Logins nieuwsbrief voor de lokale & regionale besturen en voor de professional in de zorgsector

Newsletter letter Cevi / Logins nieuwsbrief voor de lokale & regionale besturen en voor de professional in de zorgsector Editie 1 jaargang 5

Klantgericht werken

Op onze Klantendag van 18 april toonden wij u een greep uit de vernieuwingen in ons aanbod. Deze Klantendag werd opnieuw erg gewaardeerd door zowel onze gebruikers als onze leveranciers. Meer dan 40 sessies waarop onder andere gebruikers hun ervaringen met onze toepassingen getuigden, meer dan 500 deelnemers en 12 stands waarop u onze leveranciers rechtstreeks kon bevragen: het hoeft geen betoog dat de feedback van alle deelnemers erg positief was. Deze newsletter licht enkele sessies toe zodat u een beeld hebt over de oplossingen die wij u bieden voor de dagelijkse ondersteuning van de uitdagingen waarmee u als lokale publieke sector vandaag en morgen wordt geconfronteerd. Zo kunt u meer realiseren met minder, uw dienstverlening verder optimaliseren en inspelen op moderne communicatiemiddelen zoals smartphone en tablet.

ir. Eddy Pacquée Algemeen directeur

Dirk de Vetter, secretaris/algemeen directeur gemeente Stekene getuigt: “Een modern bestuur hecht veel belang aan tevreden burgers die klantvriendelijk worden behandeld en zo goed mogelijk worden geïnformeerd over het beleid van de gemeente. Die klantvriendelijke dienstverlening aan de burger is één van de drie pijlers van modern bestuur, naast een correcte dienstverlening aan de raadsleden en een efficiënte werking van de interne organisatie. We organiseren onze gemeentelijke dienstverlening dus niet langer vanuit onze eigen organisatie en vanuit onze eigen diensten, maar vertrekken vanuit de logica van de klant en vanuit zijn vragen. De fronten midoffice oplossingen van Cevi sluiten goed aan bij onze visie en helpen onze medewerkers om de visie om te zetten naar de praktijk.”

De Cevi midoffice suite ondersteunt Stekene in het realiseren van bovenstaande visie. Zo gebruikt men concreet volgende oplossingen. Lokale Producten- en DienstenCatalogus De Lokale Producten- en DienstenCatalogus bevat een eenduidige omschrijving van alle producten en diensten die u aanbiedt. De productinformatie wordt aan de balie geraadpleegd in het a-Loket en op uw website gepubliceerd dankzij de open interface naar uw CMS-systeem.

a-Loket Een dienstoverkoepelende tool waarmee de baliemedewerker uw klanten de juiste (product)informatie geeft. De baliemedewerker heeft door integratie met CRM@Bestuur ook direct zicht op de verschillende interacties tussen uw bestuur en een burger of die nu via website, e–Loket®, balie of telefoon is gebeurd.

CRM@Bestuur Deze toepassing vormt de tussenlaag tussen Vervolg op blz. 2

Inhoud Klantgericht werken in het gemeentebestuur van Stekene __________________________________ p1 Cobra als belangrijke schakel in digitalisering besluitvormingsproces Mechelen ___________________ p3 Praktijkervaring Cobra in OCMW Berlare, OCMW Bredene en gemeente Knokke-Heist ___________ p3 Dienst bevolking Zottegem registreert ontvangsten met module Financieel Transactiebeheer _________ p4 Synergieën bij de nieuwe vreemdelingenkaart en het nieuwe biometrische paspoort _______________ p4 Begeleide opbouw vreemdelingendossiers in Oostende en Evergem ___________________________ p5 GIS: uitdagingen en kansen voor de toekomst ___________________________________________ p5 SmartBudget: vereenvoudigde begeleiding van cliënten in budgetbeheer met maandelijkse steun OCMW p6 Nieuwe toepassing Vergunningen.Net _________________________________________________ p6 Stad Zottegem verwerkt elektronische facturen in BBC-boekhouding _________________________ p7 Steeds meer besturen stappen over naar de BBC-toepassing van Cevi/Logins ____________________ p7 Referentiekader kwaliteit en kwaliteitsindicatoren in de ouderenzorgvoorzieningen _______________ p7 Hosted Monitoring ondersteunt systeembeheer Wortegem-Petegem __________________________ p8 Dendermonde introduceert WiFi voor burgers en personeel ________________________________ p8 Cevi wint Channel Award 2012 voor beste partner België van Ruckus Wireless __________________ p9 IPDC operationeel en werkend met LPDC (Lokale Producten- en DienstenCatalogus) _____________ p9 Esri website vermeldt geoloket Ronse als internationale referentie ____________________________ p9 Gemeentelijke Administratieve Sancties en de beleidsrapportering ___________________________ p10 Nieuwe versie Lokovest, onmisbare bron van informatie voor uw belastingen in Unibel ____________ p10 Bibliotheken: leners kunnen elektronisch betalen of herinneringen ontvangen per SMS ____________ p11 Nieuwe toepassing Parkeerkaarten.Net voor efficiënt parkeerbeheer _________________________ p11 Nieuwe toepassingen voor kinderopvang ____________________________________________ p12 Elektronisch zorgdossier opgestart in WZC Hof ter Veldeken (OCMW Lebbeke) _______________ p12 eCarmed: twee besturen testen de medische kaart _____________________________________ p13 Sfeerfoto’s Cevi Klantendag - 18 april 2013 ___________________________________________ p13

© 2013 Copyright Cevi NV / Logins NV. Niets uit deze uitgave mag gekopieerd worden zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever. Alle vermelde merken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaars.

1

Cevi / Logins nieuwsbrief voor de lokale & regionale besturen en voor de professional in de zorgsector

Vervolg van blz. 1

uw frontoffice en uw backoffice applicaties. CRM@Bestuur ondersteunt u in een vernieuwende en efficiënte dienstverlening. In CRM@Bestuur houdt u de contactgegevens bij, maar ook alle interacties / contacten tussen uw bestuur en de burgers / bedrijven / verenigingen. Dit open systeem is integreerbaar met uw backoffices. Daarnaast bevat deze toepassing een mailing- en een extractiemodule zodat u altijd kunt beschikken over uw gegevens. CRM@Bestuur kunt u als interne authentieke bron gebruiken. De back-

officetoepassingen gebruiken de contactgegevens uit CRM@Bestuur en schrijven op hun beurt nieuwe activiteiten weg in CRM@Bestuur. CRM@Bestuur is onmisbaar voor de besturen die proactieve dienstverlening nastreven.

e-Loket® platform Via e-Loket® kan de burger van thuis uit aanvragen doen en zijn dossiers via een persoonlijke informatiepagina (mijnGemeente) opvolgen. Zo kunnen al zijn gegevens uit CRM@Bestuur getoond worden op de website. Naast de e-Loketten, die volledig geïntegreerd zijn met de backoffice toepas-

Deze newsletter is een uitgave van:

2

Cevi NV

Logins NV

Bisdomplein 3 - 9000 Gent 09 264 07 01  09 233 05 24  [email protected]  http://www.cevi.be

Gnrl De Wittelaan 17 B32 - 2800 Mechelen 015 45 48 50  015 45 48 89 [email protected]  http://www.logins.be

singen, maakt en volgt u met de e-Loket® Formulierengenerator eenvoudig eigen formulieren op.

ARCO-DMS en Workflow Met de webtoepassing Mail Manager van Arco Information biedt Cevi u een standaardoplossing voor de registratie en verwerking van inkomende en uitgaande post en elke andere vorm van communicatie en melding die een opvolging vereist. Aan een ingescand document kan een workflow gekoppeld worden zodat de taakverdeling voor een dergelijk stuk automatisch verloopt.

Redactie: Christine Boeve, Katie Bouckaert, Michiel Denecker, Paul De Taeye, Paul Roegis, Francis Goossens, Marjan Hellin, Eddy Janssen, Daniëlle Koole, Lynn Ottevaere, Jan Reynaert, Johnny Slos, Anne Scheurweg, Joris Standaert, Dirk Van den Bossche, Christoph Verheecke, Pieter Vervaet, Jonathan De Paepe, Serge Vermeersch Eindredactie: Katie Bouckaert Verantwoordelijke uitgever: Eddy Pacquée


Ranja van Asbroeck, stafmedewerkster van de dienst Strategie en ontwikkeling bij stad Mechelen vertelt ons hoe Cobra een cruciale rol speelt binnen het beslissingsproces van de stad Mechelen. Door middel van Cobra kon stad Mechelen de voorgaande omslachtige procedures en de vele manuele handelingen vereenvoudigen en standaardiseren.

Volgens Ranja past Cobra binnen het grote digitaliseringsproject, E-Link, dat aan de hand van administratieve vereenvoudiging en een klantgerichte benadering de dienstverlening naar de burger, maar ook hun interne medewerkers, toegankelijker wil maken. Wanneer een bestuur dergelijke ingrijpende wijzigingen doorvoert, dient men er ook over te waken dat deze veranderingen door de medewerkers worden ondersteund en toegepast. Bovendien zijn veranderingsmanagement en de meerwaarde van een duidelijke en transparante communicatie naar de medewerkers en partners van groot belang De voordelen van Cobra werden al heel snel duidelijk. Zo werd gewezen op een uniforme huisstijl en mooie, gebruiksvriendelijke sjablonen met een vaste opmaak die consequent door de gebruikers worden toegepast. In Mechelen wordt nu veel

tijd uitgespaard doordat ze maar eenmaal gegevens moeten ingeven en veel knip- en plakwerk achterwege kunnen laten. Cobra biedt ook uitgebreide zoekmogelijkheden om, onder andere, specifieke agendapunten uit het verleden op te zoeken. Het bevordert ook de samenwerking tussen de verschillende diensten omdat er nu integraal aan een bepaald ontwerpbesluit kan worden gewerkt. Ook de mogelijkheid om ontwerpbesluiten te hergebruiken betekent een enorme tijdwinst. Het wordt bovendien een stuk eenvoudiger om adviezen en visums te verkrijgen aangezien die via Cobra digitaal kunnen worden aangevraagd en nagelezen.

De digitalisering van de dienstverlening en het beslissingsproces gaat nog steeds verder in Mechelen. Nu wordt er nog volop gekeken naar Cobra@home waarbij de verschillende raadsleden van thuis uit de Gemeenteraad kunnen bijwonen. Verder zal geïnvesteerd worden in digitale boeken voor het College en de Gemeenteraad, die uiteraard een immens ecologisch maar ook praktisch voordeel met zich meebrengen.

Praktijkervaring Cobra in OCMW Berlare, OCMW Bredene en gemeente Knokke-Heist


Cobra als belangrijke schakel in digitalisering van besluitvormingsproces in Mechelen

In een interessante sessie deelden de OCMW’s van Berlare en Bredene en het gemeentebestuur Knokke-Heist hun praktijkervaringen met Cobra. Het efficiënter werken met Cobra kwam hier duidelijk naar voren. De verschillende mogelijkheden die de toepassing biedt, maken het mogelijk om een verbeterde voorbereiding, verwerking en ontsluiting van de zittingen te genereren. Hierbij werd op het volgende gewezen: 1. Een gereduceerde werklast voor het secretariaat door standaardsjablonen en eenvoudige workflows te gebruiken. Terwijl vroeger elk agendapunt afzonderlijk geregistreerd werd, gebeurt dit nu een stuk sneller door het gebruik van vooraf ingestelde procedures. 2. De transparantie van de toepassing. Zo is nu duidelijk wie aan wie en wanneer het advies of het visum aangevraagd en verleend is geweest. Bijkomend werd gewezen op de module Cobra@Home waarmee raadsleden om het even waar en om het even wanneer de zittingen kunnen voorbereiden Emily Lhoëst (stafmederker OCMW Bredene) (op pc of tablet). Het feit dat de raadsleden zich toeleggen op de raad wanneer Joachim Gryson (coördinator Knokke-Heist) zij daar zelf de tijd voor vinden, wekt een hogere betrokkenheid op. Hilde Van Der Jeugt (secretaris OCMW Berlare)


3


Dienst bevolking Zottegem registreert ontvangsten met de module Financieel Transactiebeheer Met de nieuwe module Financieel transactiebeheer kunt u als bestuur producten registeren, gebruikers toewijzen aan een kassa, en de ontvangsten van elke kassa registeren.

Marc Holderbeke, diensthoofd burgerzaken van de stad Zottegem, getuigde op de Klantendag over de opstart en het gebruik van de nieuwe module Financieel Transactiebeheer. De stad gebruikt de toepassing sinds januari voor de registratie van ontvangsten inzake paspoorten en identiteitskaarten en sinds mei ook rijbewijzen. Na het eerste scepticisme van de medewerkers bij de opstart is vandaag iedereen heel positief over de module en wordt ze vlot gebruikt.Volgens Marc Holderbeke is het belangrijkste voordeel dat u als bestuur de mogelijkheid hebt om op dagelijkse of wekelijkse basis de ontvangsten te controleren.Aangezien ontvangsten uit diensten aan burgers gebruikt worden voor de financiering van gemeenschapsgerichte uitgaven, is de juiste registratie en verwerking alsook een duidelijk en regelmatig overzicht van deze ontvangsten cruciaal. Aangezien in een bestuur meerdere personeelsleden actief zijn, is het belangrijk om te weten wie welke ontvangsten heeft gedaan. Daarom is het via de toepassing mogelijk om elke bevolkingsmedewerker een persoonlijke kassa toe te wijzen. Hierdoor krijgt u een transparant zicht op Marc Holderbeke, diensthoofd de ontvangsten van elke aparte kassa. “Gedeelde kassa’s hebben het nadeel dat als iedereen verantburgerzaken stad Zottegem woordelijk is, in de praktijk niemand verantwoordelijkheid opneemt”. Aan de kant van de bevolkingstoepassing is er geen extra installatie vereist. Cruciaal is echter wel dat elke gebruiker over een individuele kassa beschikt. Aan de kant van de financiële beheerder is het belangrijk om de “New Horizon-kassamodule” te gebruiken. De koppeling van de kassaoverzichten met een ander boekhoudpakket is ook mogelijk. Het Financieel Transactiebeheer biedt u heel wat voordelen. Het zorgt voor tijdswinst en correcte gegevens. Daarnaast is het mogelijk om de kassa’s te controleren, een ontvangstbewijs af te drukken en als bestuur zelf de toepassing te beheren. Ook aan extraatjes zoals een terugbetaling aan een burger of de verwerking van een kasverschil werd gedacht.

Synergieën bij de nieuwe vreemdelingenkaart en het nieuwe biometrische paspoort De FOD Buitenlandse Zaken werkt al enkele jaren aan de integratie van een biometrisch paspoort. Dit project zit nu in de testfase. Paspoorten moeten vanaf nu worden afgeleverd conform de Europese ICAO-normen die vereisen dat er biometrische gegevens worden opgenomen.

Dat houdt in dat de ambtenaar van dienst bij elke aanvraag, naast de elektronisch geregistreerde handtekening en een ingescande foto, ook digitale afdrukken moet nemen van de tien vingers. Dit trio van gegevens vormt de sleutel tot identificatie van de persoon. Om al deze gegevens te verzamelen, wordt gebruik gemaakt van een vingerafdrukscanner, een signature PAD voor de opname van de ingescande handtekening, een A6-scanner voor de pasfoto en een documentenlezer om de nieuwe kaarten te activeren. Ook worden er twee verschillende eID-kaartlezers gebruikt voor respectievelijk de ambtenaar en de persoon in kwestie. Biobox met integratie van de vier apparaten De vier nieuwe toestellen zijn geïntegreerd in één behuizing, waardoor de koppeling via één usb-poort op de RA-PC wordt gerealiseerd. Een wanordelijke installatie van de diverse toestellen wordt vervangen door een gesloten box, met een bijkomende bescherming van de toestellen. Er zijn twee uitvoeringen van de biobox beschikbaar:  De biokit basis is een box met twee kanten, een ambtenarengedeelte en een burgergedeelte.  De biokit met extensie bestaat uit 2 boxen en is geschikt voor een loketopstelling met een fysische scheiding tussen het ambtenarengedeelte en het burgergedeelte. Cevi biedt naast opleiding en bijstand met de Biobox een geïntegreerde hardware-oplossing voor deze diverse toestellen, met inbegrip van een servicecontract. Eén van de testgemeenten is de stad Oostende. De officiële rollout van dit innovatieve project wordt verwacht in september 2013. Dan zal de installatie bij 578 steden en gemeenten worden uitgevoerd. Onze medewerkers staan in voor de correcte installatie van de software en hardware en voor de opleiding van uw medewerkers.

4


De vreemdelingenmodule is de eerste in een reeks nieuwe toepassingen die zijn gebaseerd op de nieuwe bevolkingsinterface WebBv. Ze heeft als voornaamste doel dat de papieren vreemdelingendossiers volledig verdwijnen. Zo stapt u over naar een systeem van centraal beheer van digitale vreemdelingendossiers, met als belangrijke voordeel dat verschillende mensen op elk moment het dossier kunnen aanvullen of behandelen.

Een van de grote troeven van de vreemdelingmodule is de aanmaak van een vreemdelingendossier via de wizard. Per statuut werd er voorafgaand een schema opgesteld, waaruit de verschillende stappenplannen voortvloeiden. Deze stappenplannen begeleiden de gebruiker stap voor stap bij de behandeling van de verblijfsaanvraag. Zo wordt de wettelijke basis op een vlotte manier door elke ambtenaar juist toegepast. De bewijsstukken – zoals paspoorten, documenten, beslissingen van andere diensten - die de vreemdeling meebrengt bij zijn aanbieding, worden opgeladen in het systeem. Tanja Neirynck, administratief hoofd-

medewerker dienst burgerzaken van het testbestuur Oostende getuigt: “Wij waren onmiddellijk enthousiast. Momenteel werken we met papieren dossiers in een “bakjes – vakjessysteem”. Dat zorgt voor een moeilijk overzicht van de dossiers, waardoor er aan het loket heel wat opzoekwerk moet gebeuren.We zitten ook met een groot archiveringsprobleem. Daarvoor is de digitalisering van onze dossiers een uitstekende oplossing. Een tweede pluspunt is het relatieve gemak waarmee je de vreemdelingenmodule onder de knie krijgt. Daardoor kunnen nieuwe medewerkers zich in enkele weken in de materie inwerken, wat vroeger verschillende maanden duurde.” Ze onderschrijft haar getuigenis met

een kleine demo. Aan de hand van enkele dossiers voor gezinshereniging, maakt ze de aanwezigen wegwijs in de vreemdelingenmodule. Daarnaast demonstreert ze het gemak waarmee u tussen verschillende dossiers kunt wisselen en hoe u bijlagen kunt creëren, opzoeken en afdrukken. Uiteindelijk toont ze nog even hoe u een notitie toevoegt aan een dossier. Daarbij kunt u belangrijke extra informatie voor het dossier of de behandeling delen met collega’s. Veel deelnemers aan de sessie toonden zich bijzonder geïnteresseerd. “Dit is wat we nodig hebben”, was één van de vele reacties.

“Dit is wat we nodig hebben”


Begeleide opbouw van vreemdelingendossiers in Oostende en Evergem

GIS: uitdagingen en kansen voor de toekomst De informaticabusiness is niet schuw om regelmatig “buzzwords” te lanceren. Sommige daarvan zijn blijvers, andere verdwijnen snel en nog andere verdwijnen en komen nadien terug onder een nieuwe vorm. De nieuwe termen waarmee we de laatste tijd om de oren worden geslagen zijn “in the cloud”, “mobiele apps”, “SaaS”, “PaaS”, “IaaS”… Een nieuwe trend is ook het gebruik van mobiele apps op smartphones en tabletcomputer. Dankzij het commerciële succes van beide is de vraag naar en aanbod van dergelijke toepassingen incrementeel toegenomen. Ook voor GIS gerela-

teerde mobielee apps is er een aanziennzienlijke interesse. Cevi is gestart met het onderzoek naar ar de keuze van dee ontwikkeltoolss en het aanmaken van een programmatie framework, k, waarop deze ze ontwikkelingen en nen gebeuren. n. uit te bouwen

gestart met de effectieve ontwikkeling van enkele apps. Zoals een app voor een smartphone waarbij de burger meldingen kan doorgeven aan uw bestuur en waarbij u die direct kunt koppelen aan een fronten/of backoffice verwerking. Een andere app is gericht op intern gebruik op een tabletcomputer, waarbij medewerkers ter plaatse CRAB-adressen kunnen controleren en aanpassingen initiëren. kunOm dit zijn we

We houden u op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen.


5


Smartbudget: vereenvoudigde begeleiding van cliënten in budgetbeheer met maandelijkse steun van het OCMW Voor uw cliënten in budgetbeheer die ook maandelijkse steun ontvangen van uw OCMW kan het werk voor de beheerder nu nog vereenvoudigen en verminderen.

De budgettoepassing wordt door gebruikers positief ervaren. Daar zijn goede redenen voor:  U krijgt een overzicht van alle budgetdossiers die worden beheerd door een maatschappelijk werker. Dit overzicht bevat   

duidelijke blikvangers om uw dossier nog beter op te volgen. U ziet prachtige visuele jaar- en maandoverzichten. Ze helpen u een duidelijke visie en stand van zaken over te brengen aan uw cliënt. Kosten en schulden worden eenmalig geregistreerd en opgevolgd. Het programma houdt alles bij en signaleert wanneer staving van betaling nodig is, een schuld aan zijn laatste afbetalingsschijf gekomen is … De maatschappelijk werker krijgt een gecontroleerde vrijheid om in overleg met de cliënt gemakkelijk betalingen uit te voeren.

Waaruit bestaat de integratie van de budgettoepassing op dit moment?

  

Ze maakt gebruik van de centrale dossierregistratie. Ze neemt de registraties van de intake over uit de module Cliëntonthaal en trajectopvolging. Ze stelt de actuele financiële situatie voor aan de intaker, wanneer de cliënt met een nieuwe hulpvraag komt.

Wanneer uw dienstverlening “financiële steun” voor de cliënt verder gaat dan het louter uitbetalen van de financiële steun, wanneer u ervoor zorgt dat prioritaire betalingen zoals huur tijdig gebeuren, wanneer u helpt bij het terugbetalen van schulden … dan kunt u dit beheer van de financiële steun nu eenvoudig overhevelen naar de budget toepassing. Dit spaart werk en communicatie binnen uw OCMW.

Inkomstenplan In het inkomstenplan “Smartbudget” moet u de inkomsten niet ramen, maar krijgt u online een volledig overzicht van de uit te betalen steun aan de cliënt. Dit inkomsten plan blijft steeds up-to-date met de genomen beslissingen uit de sociale dienst. U kunt in dit inkomstenplan de uitbetaling van de steun ook visueel volgen. De betalingen steun die op een betaallijst komen, worden direct gevlagd in dit overzicht.

Betaallijst “Saldo einde maand” Voor de cliënten waarvan u het beheer van de financiële steun op u neemt, volstaat het voor de maatschappelijk werker de uit te betalen kosten en schulden in een eenvoudig plan te gieten. Een maandelijkse betaallijst “Saldo einde maand” zorgt dat kosten en schulden tijdig betaald worden en dat het saldo van de steun naar de cliënt gaat. De maatschappelijk werker kan altijd onmiddellijk een duidelijk jaar- of maandoverzicht maken voor de cliënt of zichzelf.

Nieuwe toepassing Vergunningen.Net Ook in de vergunningenwereld staat de digitalisering niet stil. Daarom krijgen ook onze vergunningentoepassingen Cemos en CeviRO een grondige “upgrade”. De vernieuwde suite Vergunningen.Net is momenteel in volle ontwikkeling. Het huidige client/server verhaal zal plaats maken voor een webomgeving met alle voordelen vandien.

Vanuit de nieuwe toepassing zal evenwel met dezelfde database worden gewerkt die nu al door CeviRO en Cemos wordt gebruikt. Hierdoor zult u bij de overschakeling naar de webtoepassing niet met een moeilijke, tijdrovende, kostelijke en imperfecte conversie geconfronteerd worden. U werkt immers op dezelfde gegevens verder. De schermen krijgen een nieuwe look en feel, en alle functies en registraties worden herbekeken opdat het pakket tegemoet komt aan de geldende wetgeving en procedures én aan de manier waarop u die wilt registreren. Anderzijds staan we bij deze startfase aan de vooravond van een aantal heel belangrijke evoluties: het eMIL-Loket, de digitale bouwaanvraag en uiteindelijk de omgevingsvergunning. Ook voor deze nieuwe projecten streven we naar een optimale integratie.

6


Vanaf de opstart van de BBC-boekhouding kan elk bestuur de verwerking van elektronische facturen integreren. U kunt kiezen tussen verschillende methodes van verwerking van een factuur. Daarnaast bestaan er een aantal mogelijke manieren waarop de facturen binnenkomen. Ongeacht de keuze is de leidraad dezelfde: digitalisering die leidt tot administratieve vereenvoudiging.

Afhankelijk van uw noden zult u eerst een methode kiezen om facturen elektronisch te verwerken. U kunt de facturen zelf scannen zonder OCR, waarna u de scan koppelt aan de overeenkomstige documenten in de boekhouding. Eventueel maakt u intracomptabel gebruik van een traject om de factuur in te boeken. U kunt de scanning met OCR-software (Optical Character Recognition) uitvoeren. Dan wordt een preregistratie uitgevoerd van de factuur in de boekhouding op basis van de digitale herkenningsgegevens. Vul de registratie van de factuur dan verder aan en koppel de scan, waarna van de facturen in de boekhouding. u intracomptabel gebruik kunt maken van Een inkomende factuur kan binneneen traject om de factuur in te boeken. komen onder de vorm van een papieren document, een PDF-document De derde methode is de of een e-document (PDF- en elektronische verwerking XML-document). Dit hangt af van facturen via een DMS van de beschikbare vormen (Document Management die de leverancier aanbiedt. Systeem). In dit geval wordt In de maand mei startte een de preregistratie van de faccampagne om zoveel mogelijk tuur en de manuele aanvullleveranciers te overtuigen om ing van de factuurgegevens in te stappen in dit project. en de workflow in DMS zelf uitgevoerd. Het resultaat is Marnic Fort, financieel Naast de nutsmaatschappijen de automatische aanmaak beheerder Zottegem neemt Cevi hier ook aan deel.

“E-kantoor is niet langer toekomstmuziek”

Steeds meer besturen stappen van hun boekhoudpakket over naar de BBC-toepassing van Cevi/Logins

De omschakeling naar de BBC vereist veel inspanningen van zowel de besturen als van de ondersteunende dienstenleveranciers. De positieve ervaringen van de besturen die de BBC van Cevi/Logins al invoerden, overtuigden ook andere besturen om over stappen van hun huidig boekhoudpakket naar de BBC van Cev/Logins.

Sinds 15 april 2013 ontvangt stad Zottegem facturen in elektronische vorm. Verschillende leveranciers sturen de facturen op door middel van XML- en PDF-bestanden, die binnengelezen en gekoppeld worden in de BBC-boekhouding. Geniet mee van de voordelen door mee in te stappen in dit project. U kunt op eigen tempo naargelang uw eigen noden de meest geschikte methode kiezen om elektronische facturen te ontvangen en te verwerken in uw bestuur.


Stad Zottegem verwerkt elektronische facturen in BBC-boekhouding

Referentiekader kwaliteit en kwaliteitsindicatoren in ouderenzorgvoorzieningen Vanaf 31/07/2013 moet u halfjaarlijks gegevens invullen over kwaliteitsindicatoren op een website van het Vlaams Agentschap Zorg en Beleid. U zult hiervoor optimaal gebruik kunnen maken van de gegevens uit RBS Zorg+.


7


8

Hosted Monitoring ondersteunt systeembeheer in Wortegem-Petegem Met Hosted Monitoring houdt u uw infrastructuur (servers, netwerk, verbindingen …) in de gaten en wordt uw systeemverantwoordelijke per mail verwittigd van eventuele anomalieën (schijven die vol geraken, te langdurig en te hoog CPU-verbruik, waarschuwingen over hardware die in de problemen komt …)

“Ik kan het beleid een reëel beeld van de situatie geven” Christophe Poupaert, systeembeheerder Wortegem-Petegem

Christophe Poupaert, systeembeheerder en milieuambtenaar van Wortegem-Petegem, gebruikt Hosted Monitoring sinds een jaar en getuigt. “Als kleine gemeente bieden wij dezelfde dienstverlening als een stad, maar beschikken niet over de middelen om een voltijdse systeembeheerder in dienst te nemen. Als ICT-verantwoordelijke combineer ik dan ook verschillende functies. Hosted Monitoring van Cevi is voor mij de ideale tool om een juist beeld te hebben van onze ICT-infrastructuur, of ik nu al dan niet op kantoor ben. Hosted Monitoring heeft al meerdere malen zijn nut bewezen bij het uitvallen van een server of de firewall, onze gemeentelijke websites, alle datacomapparatuur zoals switches en routers, het al of niet lopen van updates van antiviruspakketten, haperende back-uppolicies tot zelfs onze telefooncentrale … Deze laatste viel door een stroompanne uit tussen kerst en nieuw, waardoor we proactief onze operator de vaste lijnnummers konden laten doorschakelen naar verschillende mobiele smartphones, zonder dat onze inwoners hiervan iets hebben gemerkt. Wij staan voor een grote vernieuwing van onze infrastructuur, maar op dit moment kampen we met een ondercapaciteit op Citrix. Ik gebruik de grafieken uit Hosted Monitoring dan ook intensief om het gebruik van Citrix te monitoren. Dit laat mij toe om proactief software te verplaatsen of gebruikers te vragen in te loggen op een specifieke server. Ook geeft Hosted Monitoring mij de nodige ondersteuning bij de rapportering naar het beleid. In plaats van het weergeven van subjectieve gevoelens als “die server ligt meer plat dan iets anders”, kan ik het beleid een reëel beeld van de situatie geven. Na de vernieuwing van onze infrastructuur zal het aantal incidenten ongetwijfeld verminderen. Maar Hosted Monitoring zal ook dan zijn meerwaarde terugverdienen, ik denk aan monitoring van back-up, connectiviteit van externe locaties (gemeenteschool en sporthal). Ik kan Hosted Monitoring aan ieder bestuur aanbevelen. Het feit dat ik over deze dienst geen enkele helpdesk heb gemeld sinds de ingebruikname spreekt voor zich!”

Dendermonde introduceert WiFi voor burgers en personeel Paul Van Royen, diensthoofd / coördinator stad Dendermonde getuigt: “De stad Dendermonde (43 000 inwoners en ongeveer 500 personeelsleden) ontkomt niet aan trends zoals verhoogd laptopgebruik, thuiswerken, smartphones, BYOD (Bring Your Own Device) … Ook onze typische vergadercultuur zorgt ervoor dat werknemers minder vaak op hun vaste werkplek aanwezig zijn. Er waren dus redenen genoeg om, naast het vaste netwerk, uit te kijken naar een makkelijk, veilig en krachtig draadloos netwerk. De stadsadministratie is gecentraliseerd in het administratief centrum. Daarnaast zijn het stadhuis, cultuurcentrum, sportcomplex, technisch centrum en bibliotheek via “dark fiber” of via een draadloze link met het administratief centrum verbonden. Een ruime marktverkenning bracht ons via Cevi bij een oplossing van Ruckus wireless. Wij waren vooral gecharmeerd door het be-

perkte aantal access points dat Ruckus vooropstelt om in ons administratief centrum een degelijke WiFi-dekking te garanderen.Wij vonden het immers belangrijk om zo weinig mogelijk extra netwerkbekabeling te moeten bijtrekken. Ook de BeamFlex technologie, eigen aan de Ruckus-oplossing, levert een groter bereik, een stabiele dekking en efficiënter energieverbruik. Vermits onze netwerkswitchen Power-over-Ethernet ondersteunen is geen afzonderlijke stroomvoorziening voor de draadloze stations nodig. Ook dit laat een vlottere plaatsing toe. Ten slotte kunnen de access points via mesh met elkaar worden verbonden, een voordeel op plaatsen waar geen netwerkbekabeling voorhanden is of voor tijdelijke opstellingen. Uiteraard speelde ook de schaalbaarheid en uitstekende prijs/kwaliteitverhouding een belangrijke rol. De centrale WiFi-controller is met minimale opleiding te bedienen en laat toe het draadloze netwerk te beheren en van kortbij op te volgen.

In Dendermonde zijn intussen de belangrijkste administratieve stadsgebouwen uitgerust met WiFi, zowel voor personeel als burger. Personeel en mandatarissen kunnen voortaan draadloos “op het netwerk”, handig en nodig in een tijd waarin efficiëntiewinsten worden gezocht in het digitaliseren van de informatie. Vermits Ruckus afgestemd is op onze Windows-omgeving merken de meeste personeelsleden zelfs niet of ze al dan niet “bedraad” zijn geconnecteerd. Voor de burger maken wij gebruik van de bestaande internetverbinding van de bibliotheek (via VLAN) om louter internet aan te bieden. Zo scheiden wij op een veilige manier het stadsnetwerk van het publieke internet. De burger kan via het WiFi-portaal en mits een wachtwoord aanmelden op dit draadloze netwerk. Indien nodig kunnen wij ook tijdelijke toegangen via tickets aanbieden. Kortom, dit draadloze netwerk voldoet aan onze stoutste verwachtingen en is een van de slimmere investeringen die zichzelf snel terugverdient.”


We kunnen u melden dat de productencatalogus van Cevi/Logins, beter bekend als de Lokale Producten- en DienstenCatalogus (LPDC), volledig operationeel is, inclusief de koppeling naar de interbestuurlijke producten en dienstencatalogus (IPDC) die sinds midden mei ook beschikbaar is. Met deze oplossing biedt Cevi u een toepassing voor een vereenvoudigd beheer van alle producten en diensten die u aflevert aan burgers, bedrijven en verenigingen. In deze webtoepassing beschrijft u alle producten en diensten die u als bestuur aflevert of waarvoor uw burgers, bedrijven en verenigingen u contacteren. U voert het beheer uit in de LPDC en nadien gebruikt u de gegevens in uw website, aan de balie of in de backoffice. Cevi biedt hier een unieke oplossing waarmee u de gegevens centraal beheert en ze maximaal gebruikt in andere toepassingen dankzij de webservices. Stekene en Knokke-Heist gebruiken de LPDC als centrale bron die de website voedt (zie www.stekene.be en www.knokke-heist.be) en die uniforme productinformatie aan de balie aflevert. Bovendien moet u dankzij de koppeling met de IPDC (http:// productencatalogus.vlaanderen.be/) niet alle producten zelf opbouwen. In deze centrale toepassing worden namelijk voor de diverse producten en diensten generieke beschrijvingen gemaakt en up-todate gehouden. Dit gebeurt door Corve in samenwerking met een aantal partners (zie http://www.corve.be/projecten/lokaal/IPDC/ index.php). Deze generieke beschrijvingen uit de IPDC trekt u dan in de LPDC binnen waarop u dan uw specifieke aanvullingen of verbeteringen kunt aanbrengen indien gewenst. Aanpassingen aan de generieke beschrijvingen door bijvoorbeeld wetswijzigingen zullen dankzij de webservices automatisch de productbeschrijvingen in de LPDC updaten. Als het product dan In de LPDC vult u de lokale informatie toe en beslist u zelf welke bijvoorbeeld ook ontsloten is via de website, zal ook uw website informatie voor elk onderdeel wordt gepubliceerd op bijvoorbeeld uw website: de generieke of de specifieke informatie, of beiden. automatisch up-to-date zijn! De LPDC biedt u de ideale oplossing voor het beheer van al uw producten en diensten binnen uw bestuur (gemeente en OCMW). Dit kan op een dienstoverkoepelende manier met maximaal hergebruik van de gegevens. Deze oplossing maakt deel uit van een volledig midoffice productengamma. Als u graag een demo krijgt van dit product of meer informatie wenst over het midoffice-aanbod kunt u zich altijd richten tot domein midoffice via [email protected]. Ondertussen heeft ook OCMW Torhout gekozen voor de LPDC.


IPDC operationeel en werkend met LPDC (Lokale Producten- en DienstenCatalogus)

Esri website vermeldt geoloket Ronse als internationale referentie

Cevi wint Channel Award 2012 voor Beste partner België van Ruckus Wireless Met deze award beloont Ruckus Wireless Cevi voor de goede prestatie die ze het afgelopen jaar heeft geleverd op het gebied van omzet, toekomstperspectief, toewijding en motivatie.


9


10

Gemeentelijke Administratieve Sancties en beleidsrapportering De GAS-toepassing van Cevi ondersteunt uw GAS-ambtenaar en zijn medewerkers bij de registratie en opvolging van GAS-dossiers in alle mogelijke procedurele stappen. De controle op termijnen en de status van de dossiers zorgt ervoor dat u tijdig de nodige acties onderneemt om de dossiers binnen de wettelijke termijnen en volgens de opgelegde procedures af te handelen.

Voordelen De toepassing werkt met parameters. Dat maakt het eenvoudig om aanpassingen volgens uw eigen werkwijze, het geldende politiereglement en de geldende wetgeving door te voeren. Documenten en briefwisseling worden volgens uw eigen huisstijl opgeladen. Met een importmodule leest u overtredingen uit de ISLP-toepassing in. Bovendien kunt u een koppeling met de webservice bevolking gebruiken voor het opzoeken en bijwerken van persoonsgegevens, en bestaat er een koppeling met het New Horizon boekhoudpakket.

De toepassing levert u tevens een aantal standaardrapporten, zowel voor wat de controle en de werkopvolging betreft als voor het afleveren van beleidsondersteunende en statistische informatie. Maar we weten dat naast al deze voor-

delen ieder bestuur zijn eigen vorm van rapportering heeft. Daarom bieden wij u, bij lokale installaties, de mogelijkheid om gebruik te maken van Report Builder. Daarmee ontwerpt u op een eenvoudige manier rapporten en grafieken, volledig op uw eigen maat. Kortom: de GAS-toepassing biedt uw GAS-ambtenaar en medewerkers naast een optimale ondersteuning in de registratie en opvolging van GAS-dossiers ook een ideaal werkinstrument om het GAS-reglement en de administratieve organisatie te evalueren en bij te sturen.

Mevrouw Nathalie Dumarey, GAS-coördinator van het stadsbestuur Oostende, getuigt: “Als GAS-coördinator is het een must op de hoogte te zijn van de overlastproblemen in de stad. In GAS.Net worden er heel wat gegevens bewaard die mij zicht kunnen geven op de GAS-gerelateerde overlast in de stad: het aantal vastgestelde overtredingen, de aard van de vastgestelde feiten, maar ook wie de inbreuken vaststelt en waar de meeste vaststellingen gebeuren (waar de meeste overlast dus plaatsvindt). Report Builder biedt de mogelijkheid om al deze informatie uit het programma te filteren.”

Nieuwe versie Lokovest, onmisbare bron van informatie voor uw belastingen in Unibel Welke ondernemingen zijn er in de afgelopen maand gestart in mijn bestuur? Wie ging er failliet in het voorbije kwartaal? Hoeveel dokters zijn er in de centrumwijk? Op veel van dergelijke vragen kon Lokovest u al een antwoord geven. De nieuwste versie biedt u uitgebreidere rapportering en queries die bovendien vlotter opvraagbaar zijn.

Zo kunt u zelf wijken samenstellen in uw gemeente of activiteitscodes bundelen in een gemeenschappelijk thema (horeca, medisch, middenstand, garagisten …). De KBO-gegevens in Lokovest worden nu ook verrijkt met gegevens uit de VKBO. Zo zijn tewerkstellingsgegevens en jaarrekeningen zichtbaar en kunt u doorklikken naar informatie op bcc.nbb.be. Daarnaast worden gegevens van Lokovest en Unibel 1.50 (fase 2) nog beter geïntegreerd. Zo kunt u de starters uit Lokovest opvragen (bijvoorbeeld voor een bepaalde maand) en ze inlezen in Unibel, waarbij automatisch belastbare feiten aangemaakt worden. Door de uitbreiding van de koppeling van Unibel met Lokovest, kunt u de mutaties per dag opvragen. Unibel lanceert een opvraging van de mutaties, de webservice haalt de gegevens op uit de database van Lokovest en stelt het resultaat ter beschikking aan Unibel voor verwerking. Dit moet ervoor zorgen dat er enkel mutaties gepresenteerd worden voor de ondernemingen en vestigingen die zich in Unibel bevinden. De volgende mutaties zijn belangrijk voor de inkohiering en opvolging van belastingschulden in Unibel:  Rechtstoestand gewijzigd  Adres maatschappelijke zetel gewijzigd  Maatschappelijke naam gewijzigd  Toestand gewijzigd  Rechtsvorm gewijzigd De nieuwe versie van Lokovest en de verdere integratie van KBO-gegevens in Unibel zijn onmisbaar voor de belastingdienst. Dit alles biedt uitgebreide mogelijkheden om de belastingplichtige bedrijven in uw gemeente op te volgen. Daardoor hebt u minder manueel werk in Unibel en zijn gegevens van de belastingplichtige ondernemingen in uw gemeente steeds upto-date in uw belastingbestanden. Ook de inkohiering en de afhandeling van openstaande schulden verlopen accuraat. © 2013 Copyright Cevi NV / Logins NV. Niets uit deze uitgave mag gekopieerd worden zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever. Alle vermelde merken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaars.

Betalen met PingPing

Bibliotheken zijn al langer vragende partij om financiële transacties cashless af te handelen. De koppeling met PingPing komt hieraan tegemoet via twee werkwijzen: er kan betaald worden per SMS of de transactie kan contactloos via NFC (Near Field Communication) afgehandeld worden. In de nabije toekomst zal waarschijnlijk elke smartphone standaard uitgerust zijn met een NFC-chip. Wie niet over dergelijk uitgerust toestel beschikt, kan deze technologie toch al gebruiken door een NFCsticker op de achterzijde van de GSM of smartphone te bevestigen. Mobiletr@cks, een toepassing van de firma PIMC, speelt de rol van gateway tussen de Vubis-applicatie en Proximus die de elektronische geldbeugel aanlevert. Dit laatste betekent niet dat de lener een GSM-abonnement bij Proximus moet hebben. Om deze functie te kunnen gebruiken, wordt een gratis Proximus account aangemaakt om de elektronische geldbeugel in onder te brengen.Voor de andere GSM-functies blijft de lener zijn normale GSM-abonnement (Mobistar, Base …) gebruiken. PingPing laat zowel betalingen toe in de bibliotheek (Vubis- en zelfuitleenbalie, betaalterminal) als thuis via de webinterface van de catalogus. Elektronische gegevensuitwisseling Vubis – MedioEurope MedioEurope is een leverancier van boeken en audiovisuele materialen aan onder andere bibliotheken. Door de koppeling tussen de besteladministratie van Vubis en deze van MedioEurope wordt tussen beide toepassingen automatisch gegevens uitgewisseld (titel, auteur, isbn, aantal exemplaren, prijs ...) waardoor dit niet langer manueel moet gebeuren.Verder houdt MedioEurope u op de hoogte van de bestelstatus en ontvangt u leveringsbevestigingen. MedioEurope kan ook elektronische facturen aanleveren zodat die zonder inspanning kunnen ingelezen worden in het boekhoudpakket van de gemeente.

SMS in V-Smart Ten slotte kunnen leners herinneringsen serveringberichten of rappels ontvangen via Dit als alternatief communicatiekanaal naast brieven en e-mail.

reSMS.

Nieuwe toepassing Parkeerkaarten.Net voor efficiënt parkeerbeheer Op de Klantendag werd de nieuwe toepassing Parkeerkaarten.Net voor de eerste keer gedemonstreerd. Met de nieuwe toepassing Parkeerkaarten.Net kunt u als bestuur alle types parkeerkaarten creëren en beheren.

Naast

bewoners hebt u bijvoorbeeld de tweede verblijvers, de zorgverstrekkers, maar ook werknemers, pendelaars, logiesverstrekkende verblijven, bezoekers … Elke doelgroep betekent andere voorwaarden om deze types parkeerkaarten te verkrijgen. Die kunt u nu gemakkelijk beheren. Parkeerkaarten.Net is een centrale webtoepassing op de beveiligde servers van Cevi, u hebt dus geen lokale installaties of lokale servers nodig. De automatische link met de bevolkingsdatabank is uniek in België. Ze maakt het u gemakkelijker om persoonsgegevens in te voeren. Bovendien kunt u perfect sluitend controleren of en wanneer iemand recht heeft op een type parkeerkaart. Maar er is meer … natuurlijk: er wordt gewerkt met een vooraf ingestelde configuratie per type parkeerkaart. Die configuratie weerspiegelt alle voorwaarden

en regels om die kaart te krijgen: startdatum en duurtijd, verplichte documenten, aantal toegestane kaarten, tarieven … Met die vooraf bepaalde regels, bedient u met enkele eenvoudige klikken de aanvrager op zijn wenken. Het volledige beheer van alle parkeerkaarten zit vervat in de webtoepassing. Een link met de belastingtoepassing Unibel, de DIV webservices en de KBO laat verregaande controles toe voordat u een parkeerkaart aflevert. Een automatische vernieuwing kan worden ingesteld, samen met een begeleidende brief. Indien gewenst kan de aanvrager een parkeerkaart ook online betalen. Dagelijks controleert de toepassing of een par-


Bibliotheken: leners kunnen elektronisch betalen of herinneringsberichten ontvangen per SMS

keerkaart nog geldig is, bijvoorbeeld ook nadat de kaarthouder verhuisd is. Doordat een uitgebreide set van gegevens wordt bijgehouden, krijgt u heel ruime statistiek- en lijstmogelijkheden. U kunt op regelmatige tijdstippen evalueren welke parkeerkaarten veel gevraagd worden of het meeste opbrengen, voor welke voertuigtypes in welke zone de meeste parkeerkaarten uitgegeven worden … Het ultieme voordeel van de nieuwe Parkeerkaarten. Net is uiteenlopende reglementen samen te brengen in één generieke webapplicatie. Zo kunt u uw aanbod van parkeerkaarten zo specifiek mogelijk maken en afstemmen op de nood van uw eigen grondgebied.


11


12

Nieuwe toepassingen voor kinderopvang in kinderdagverblijf, bij onthaalouder of in buitenschoolse opvang Als verantwoordelijke voor kinderopvang, als begeleider van een leefgroep of als onthaalouder wilt u zoveel mogelijk tijd besteden aan een goede organisatie en opvang van de kinderen en zo weinig mogelijk tijd verliezen aan administratie. Als medewerker van de dienst administratie of dienst voor onthaalouders wilt u geen tijd verliezen door gegevens over te tikken zodat u meer aandacht kunt besteden aan belangrijke taken. Cekiro kan u daarbij helpen.

Cekiro is een totaalpakket voor de ICT-ondersteuning van de erkende kinderopvang met een dubbel doel: enerzijds vereenvoudigt het de administratieve opvolging van de prestaties en anderzijds zorgt het voor een vlotte logistieke opvolging van de dagelijkse activiteiten van de kinderen. Cekiro bestaat uit drie modules: KDV voor erkende kind e rd a g ve r b l i j ve n ; DVO voor opvang via diensten voor onthaalouders en IBO voor initiatieven voor buitenschoolse opvang. U kiest gewoon de module(s) die van toepassing is (zijn) voor uw bestuur. Bovendien kunt u zowel soft- als hardware kiezen waarbij het gebruiksgemak wordt verhoogd dankzij touchscreen, tablet en/

of smartphone. Met Cekiro plant en organiseert u vlot de opvang en hoeft u als begeleider of ont-haalouder de dagelijkse activiteiten niet langer manueel te noteren en door te geven aan de administratie voor verdere facturering en rapportering. Dankzij een touchscreen worden de nodige aanwezig heden en registraties snel en correct uitgevoerd op de werkvloer. Zo toont een eerste scherm bijvoorbeeld een overzicht van de kindjes met foto, waarbij u door een foto aan te raken meteen de aanwezigheid registreert. Het uur van aankomst wordt automatisch mee opgeslagen. Maaltijden, verzorging … wor-

den op dezelfde manier geregistreerd. Hierdoor wordt de dagelijkse informatie in een oogwenk online aangeleverd voor het heen-en-weer schriftje en voor de administratie die onder andere instaat voor de inschrijvingen, facturering en de rapportage voor Kind en Gezin.

Cekiro is ontstaan uit een samenwerking tussen Cevi/Logins en de firma DayCare-Solutions. Al meer dan 150 privé kinderopvangvoorzieningen gebruiken deze oplossing voor hun dagelijks beheer. Cevi/Logins voegde daar de meer dan 40 jaar ervaring in de IT-ondersteuning van de publieke sector aan toe om de toepassing aan te passen aan de noden van een erkende kinderopvang

Elektronisch zorgdossier opgestart in WZC Hof terVeldeken (OCMW Lebbeke) De eerste helft van het jaar bracht grote veranderingen met zich mee in woon- en zorgcentrum Hof ter Veldeken, want er werd gestart met nieuwe pakketten, met name RBS Zorg+, de KELA-module (Kine, Ergo, Logo en Animatie) en de Aftekenmodule. Hoofdverpleegkundige Valérie Nys vertelt over het hele introductieproces. “Er was al een hele tijd sprake van, en nu was het eindelijk zover! De opstart met RBS Zorg+, de KELA- en Aftekenmodule! Bij het zorgpersoneel werd met gemengde gevoelens gereageerd. Een aantal personeelsleden waren onmiddellijk mee in het verhaal. Een andere groep had een beetje schrik dat dit allemaal niet zo vlot zou verlopen. Het werd al vlug duidelijk dat we een goede keuze hadden gemaakt en voor een zeer veelzijdig en gebruiksvriendelijk programma hadden gekozen. Een bezoek aan onze collega’s van WZC “De Boarebreker” in Oostende, die ook met RBS Zorg+ werkt, had dit trouwens ook bevestigd. Een eerste echte sessie was enkel voor de kerngroep bedoeld. We kregen de werking van het programma tot in de puntjes uitgelegd. Het feit dat wij reeds over een pak gegevens beschikken van bij de installatie die vanuit RBS Admin komen, is een hele sterke troef! Tijdens een tweede sessie met alle verpleegkundigen werden de zorgplannen opgemaakt. En een derde dag van de opleiding was voorzien voor het hele zorgdepartement.Tijdens deze sessie leerden we observaties ingeven. Gezien we de KELA-module in ons pakket hebben, kwam uiteraard ook de KELA-groep uitdrukkelijk aan de beurt. Zij leerden hun eigen planning opmaken, elektronisch aftekenen en observaties noteren. In een laatste sessie leerden ten slotte de verpleegkundigen en zorgkundigen elektronisch aftekenen en parameters noteren. Op maandag 3 juni 2013 lieten we ons papieren dossier voor wat het was en startten we officieel met het elektronisch dossier Zorg+.” © 2013 Copyright Cevi NV / Logins NV. Niets uit deze uitgave mag gekopieerd worden zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever. Alle vermelde merken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaars.

Fase 1 van de nieuwe medische kaart wordt dit jaar een feit.We hadden het geluk om twee goede testbesturen te mogen begeleiden, namelijk OCMW Brussel en OCMW Kortrijk.

Van in het begin was onze doelstelling meer dan eenvoudigweg een medische kaart te ontwikkelen die dan door het OCMW doorgestuurd kan worden. We streefden naar een ondersteuning van het volledige traject en een oplossing die met minimale inspanning ingevoerd kan worden in uw OCMW. Om de overstap te vereenvoudigen, kunt u voor eenzelfde steuncode zowel formulieren Wet65 als medische kaarten aanmaken. Het KSZ-onderzoek Voor illegalen is een KSZ-onderzoek van de volledige familie nodig, minimaal per 3 maand. Hierin onderzoekt u de status van de cliënt, de bevoegdheid van het OCMW, de verzekerbaarheid van de cliënt … Het nieuwe KSZ-onderzoek laat u toe om in één beweging de nodige stromen te onderzoeken voor alle gezinsleden. Het volstaat enerzijds de gezinsleden aan te duiden en anderzijds de nodige stromen aan te vinken. Hierbij maakt u een onderscheid tussen de meerderjarige (+ 18) en minderjarige (- 18) gezinsleden. Het resultaat van de opvraging wordt overzichtelijk voorgesteld in verschillende tabbladen per persoon. U klikt achtereenvolgens op het juiste tabblad om de gegevens van de persoon te bekijken.

De voorstellen Er werd een nieuw invoerprogramma voor de medische kaarten ontwikkeld. De nieuwe medische kaart is individueel en moet per gezinslid aangemaakt worden. Het invoerprogramma laat eenvoudig toe een voorstel met medische kaart samen te stellen, geldig voor meerdere gezinsleden. Het invoerprogramma kan op basis van gedefinieerde modellen een medische kaart voorstellen, of u kunt de medische kaart zelf samenstellen.

Het beheer van de medische kaarten De medische kaarten worden automatisch aangemaakt op basis van de voorstellen. Het volstaat de monitor met de medische kaarten op te roepen. Kaarten worden direct opgemaakt en klaargezet om te verzenden. De gekende kleurcodes groen en rood helpen u verder bij de opvolging. Deze module wordt momenteel getest bij enkele besturen. Uit deze ervaring stellen we een “best-practice” werkwijze op. Met tijdig advies bereiden we u voor op de nieuwe werkwijze.

Sfeerfoto’s Cevi Klantendag - 18 april 2013



eCarmed: twee besturen testen de medische kaart

13

Wilt u meer vernemen over de voorgestelde IT-oplossingen? Contacteer ons dan vrijblijvend op  09 264 07 01 of 015 45 48 50 of stuur ons de onderstaande coupon terug per fax op 09 233 05 24 of 015 45 48 89 Ja, ik wens informatie over de toepassingen voor gemeenten:

Ja, ik wens informatie over de toepassingen voor: Bibliotheek Brandweer Intercommunales Parkeerbeheer Politie Provincies

Ja, ik wens informatie over de toepassingen voor OCMW’s: Beleidsinformatie Budgetbegeleiding en schuldbemiddeling Cliëntenonthaal en trajectopvolging Financiën Boekhouding Facturatie/eFacturatie Financieel Beheer Kinderopvang Loonadministratie Lokale Producten- en Dienstencataloog Onthaal Personeelsbeheer Rapportering Woon- en Zorgcentrum / Rust- en verzorgingstehuis / Serviceflat / Dagverzorgingscentrum Sociaal Secretariaat Sociale Diensten Subsidieregeling derden Thuiszorgdiensten Dienstencheques Poetshulp Gezins- en bejaardenhulp Maaltijdbedeling Ja, Ik wens informatie voor het uitbouwen van mijn ICT-infrastructuur : Netwerk Beveiliging Storage & Back-up (Blade) Servers Kosten efficiënt printen Software Licenties (Microsoft, Adobe ...) Informatiezuilen Draadloos netwerk ICT-audit (beveiliging, back-up ...) Outsourcing PC, Laptop, Desktop, Beeldschermen Cevi Hosted Monitoring Outdoor Wireless Citrix Ja, ik wens meer informatie over de volgende toepassingen: Eenheidsloket & LPDC CRM DMS & Workflow

Scanning light Webservices

Ja, neem contact met mij op over: __________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________

Naam: ___________________________________________ Voornaam: ______________________________________ M/V Functie: __________________________________________ E-mail: ______________________________________________ Organisatie: _______________________________________ Adres: ______________________________________________ Tel: _____________________________________________ Fax: _______________________________________________

14

nieuwsbrief voor de lokale & regionale besturen en voor de professional in de zorgsector

Begraafplaatsen Bermbeheer Beleidsinformatie Burgerzaken Bevolking Capelo Digitale bouwaanvraag Gemeentebelastingen GAS (Gemeentelijke Administratieve Sancties) E-Loketten Geoloketten Gemeentelijk Strafregister Financiën Boekhouding Facturatie/eFacturatie Financieel Beheer GIS (Geografische Informatiesystemen) Groeninventarisatie Leegstandsheffing Loonadministratie Lokale Producten- en Dienstencataloog Notarisattestenloket Onthaal Personeelsbeheer Sociaal Secretariaat Rapportering Secretariaat Briefwisseling Notulering Documentbeheer Workflowmanagement Technische Diensten Verkiezingen Vergunningen Webdiensten & Communicatie Andere: ____________________________________

Logins nieuwsbrief voor de lokale & regionale besturen en voor de professional in de zorgsector

Recommend Documents