Logins nieuwsbrief voor de lokale & regionale besturen en voor de professional in de zorgsector

Newsletter letter Cevi / Logins nieuwsbrief voor de lokale & regionale besturen en voor de professional in de zorgsector Editie 2 jaargang 4

Vernieuwing: attesten online aanvragen en efficiënt verwerken voor notarissen Cevi ontwikkelde een paar jaar terug een e-Loket® waarmee een notaris online een stedenbouwkundig attest kan aanvragen. Deze toepassing bevat ook een backoffice ondersteuning van de verdere afhandeling van dergelijke aanvraag. Met de totale vernieuwing van onze e-Lokettechnologie was de tijd rijp om deze toepassing in een nieuw kleedje te stoppen en grondig te herzien. Momenteel worden de eerste besturen opgestart met dit nieuwe systeem.

Welkom bij de tiende Cevi/Logins nieuwsbrief. Terwijl de voorbereidingen van de verkiezingen van oktober en de verwerking van de uitslag soms wel een belangrijke impact hadden op de werking in uw bestuur, bleef de dagelijkse dienstverlening naar uw burgers, verenigingen en bedrijven centraal staan in uw beleid. Verschillende besturen zijn daarom gestart met de invoering van één of meerdere componenten van ons midoffice aanbod. Andere optimaliseerden hun interne werking door het verbeteren van hun ICT-infrastructuur of het digitaliseren van documenten en werkprocessen. In deze newsletter kunt u vernemen hoe Cevi/ Logins u daarbij ondersteunt. De praktijkvoorbeelden zullen u ongetwijfeld de nodige inspiratie bezorgen. Onze medewerkers staan u graag te woord om u meer details te verstrekken of om te bespreken hoe u onze oplossing kunt implementeren in uw bestuur. Ik wil van deze newsletter tevens gebruik maken om u een prettig eindejaar toe te wensen. Ik dank u voor de projecten die we in het voorbije jaar samen hebben gerealiseerd en kijk uit naar onze continuerende samenwerking in 2013. Veel leesgenot

ir. Eddy Pacquée Algemeen directeur

Met deze vernieuwing wordt het nog vlotter om een attestaanvraag van begin tot einde op te volgen en te beheren. Het systeem bestaat uit 2 gekoppelde systemen: enerzijds is er het e-Loket® waarop de notaris de aanvragen kan indienen, de dossierstatus kan opvolgen en het attest kan afhalen. Voorheen moest een notaris inloggen met een gebruikersnaam en paswoord. Dit omdat veelal een bediende van het notariskantoor dergelijke aanvragen ingeeft en opvolgt en het gebruik van de persoonlijke eID van de notaris daardoor niet evident was. Met het nieuwe systeem kan de notaris zelf eenmalig aanvragen om in het systeem opgenomen te worden. Na bevestiging vanuit het bestuur, krijgt de notaris het volledige beheer van zijn kantoor op het e-Loket® zodat hij/

zij zelf de kantoormedewerkers toegang kan geven. Het inloggen in het e-Loket® verloopt dan via de persoonlijke eID van de medewerkers. Alle aanvragen worden echter gekoppeld aan het notariskantoor zodat men op elk moment de status van alle aanvragen kan opvolgen. Anderzijds bezit het systeem een browsergebaseerde backofficetoepassing waarin automatisch alle aanvragen voor attesten en de aanvragen voor toegang tot het systeem komen. In het laatste geval worden de notarisgegevens gecontroleerd en gevalideerd door de gemeentelijke ambtenaar. Na validatie krijgt de notaris automatisch bericht hiervan en kan dan medewerkers toevoegen en aanvragen indienen. Vervolg op blz. 2

Inhoud Vernieuwing: attesten online aanvragen en efficiënt verwerken voor notarissen ___________ p1 Cevi/Logins als open integrator: hoe wij data ontsluiten en hergebruiken via webservices ___ p3 Outdoor wireless in De Haan ______________________________________________ p4 RBS Zorg+ uitgebreid met KELA-module en de Elektronische aftekenmodule ___________ p4 Elektronische verwerking van facturen ________________________________________ p5 Vernieuwd:Verrekening vakgeld en BruNo _____________________________________ p5 Digitale aanstippingslijsten voor de kiesbureaus __________________________________ p5 Scanning-Light voor het digitaliseren van de documenten gemeentebelastingen ___________ p6 Cevi Userdag van 13 november in het teken van toekomstgericht werken ______________ p6 Samenwerkingsproject bermbeheer Cevi - provincie West-Vlaanderen _________________ p7 Stad Oostende kiest voor BIBEL (beleidsinformatie belastingen) _____________________ p7 Stand van zaken Beleids- en Beheercyclus (BBC) _________________________________ p8 Nieuw: e-Loket® solliciteren _______________________________________________ p8 OCMW Zele startte met RBS Admin _________________________________________ p8 Bespaar tijd en geld: vervang papieren maaltijdcheques door elektronische ______________ p8 Verslag diensthoofdenmeeting burgerzaken centrumsteden _________________________ p9 Productmeeting KELA-module ______________________________________________ p9 Verschillende besturen starten met Cevi midofficetoepassingen _____________________ p10 Verschillen tussen Digitaal Sociaal Huis / IPDC / LPDC ___________________________ p10 Nieuwe OCMW-projecten in de kijker: nieuwe medische kaart en mini-budgetbeheer ____ p11 Productmeetings KSZ ___________________________________________________ p11

© 2012 Copyright Cevi NV / Logins NV. Niets uit deze uitgave mag gekopieerd worden zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever. Alle vermelde merken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaars.

1

Cevi / Logins nieuwsbrief voor de lokale & regionale besturen en voor de professional in de zorgsector

Vervolg van blz. 1

Alle aanvragen verschijnen in een overzichtelijke lijst met de status. De eerste stap is het aanklikken van een aanvraag en achterliggend wordt, via het GIS, het betreffende perceel opgezocht. Dit gebeurt via LogisMap of een ArcGISServer flex-loket. Het GIS gaat over diverse kaartlagen heen de beschikbare informatie ophalen (in welke zones en plannen ligt het perceel, welke vergunningen zijn aangevraagd en al of niet verleend …). Deze informatie wordt dan automatisch overgenomen in een HTML-document. Dit document wordt opgeslagen in de databank en kan nadien verder bewerkt worden. Niet alle informatie kan uit het GIS

Overzicht lopende dossiers van het kantoor

Besturen die kiezen om het e-Loket® open te stellen, geven veelal vooraf een informatiesessie aan de notarissen. De stad Oudenaarde heeft recent dergelijke sessie voorzien. De eerste notarissen zijn er nu gestart met het gebruik van het eLoket®. Ondertussen staan er al verschillende andere besturen te popelen om dit systeem in gebruik te nemen. Meer informatie over deze toepassing krijgt u bij de GIS dienst van Cevi.

Automatisch inzoomen op het perceel en informatie uit de kaartlagen halen

gehaald worden en meerdere diensten moeten nadien bijkomende informatie toevoegen. Men kan bijhouden welke diensten nog aan een bepaalde aanvraag moeten werken en de diensten kunnen zien welke aanvragen er nog behandeld moeten worden. Als alle diensten hun bijdrage hebben geleverd, kan het document vastgelegd worden in een PDFdocument. Dit wordt naar de notaris teruggestuurd en tevens wordt een facturatielijn aangemaakt voor het boek-

houdsysteem. In de stad Knokke loopt dit systeem al een paar jaar zeer succesvol en migreert dit binnenkort naar het vernieuwde systeem. Het systeem kan aangeschaft worden in zijn geheel, maar u kunt er ook voor kiezen om in eerste instantie enkel op te starten met de backofficeverwerking. In de stad Sint-Niklaas is men inmiddels op die manier gestart en zal binnen afzienbare termijn ook het e-Loket® worden opgestart.

Donderdag 18 april 2013 Cevi Klantendag Floréal Club Blankenberge

Overzicht van aanvragen die de dienst stedenbouw nog moet behandelen

2


Cevi/Logins ontwikkelde en gebruikt al geruime tijd webservices om data te ontsluiten en te hergebruiken. Met webservices kunt u vanuit een bepaalde toepassing data of diensten opvragen uit een andere toepassing. Die andere toepassing kan zowel intern bij u staan als bij Cevi/Logins of zelfs “in the cloud”.

Zo kunnen diverse toepassingen die baat hebben bij bijvoorbeeld een koppeling met de authentieke bron Rijksregister

en de link RBS Zorg+ met domotica. Het gebruik van webservices en hergebruik van diverse componenten stelt ons bovendien in staat de data uit uw backoffice-toepassingen te ontsluiten en te vertalen naar overzichtelijke managementen beleidsrapporten. Deze beleidsinformatie kan ook op kaart worden weergegeven, dankzij de implementatie van een GIS-laag.

Weergave op kaart van gezinssamenstelling

de webservice bevolking gebruiken om persoonsgegevens op te vragen. De Cevi CRM toepassing CRM@bestuur wordt zo bijvoorbeeld standaard geïnstalleerd met de webservice CRM@bestuur die zorgt voor koppelingen met de front- en backoffice toepassingen. Daarnaast worden webservices gebruikt om een oplossing te bieden aan complexe systemen zoals het invoeren van een midoffice. Dit vertaalt zich in het aan elkaar koppelen van de verschillende applicaties als zijn het componenten van een groter geheel. Met webservices kan de data in de backoffice blijven (waar ze thuis hoort) en moet de business logica maar één keer worden ontwikkeld. De workflow en verwerking volgens de wettelijke richtlijnen blijven in de backoffice en de webservice maakt daar gebruik van. Voorbeelden hiervan zijn het notarisattestenloket (zie artikel blz. 1), het e-Loket® parkeerkaarten 2de verblijven

Voor meer inf o r m a t i e over deze onderdelen kunt u terecht bij het midoffice team.

Een webservice kan omschreven worden als een interface van een applicatiecomponent die toegankelijk is via standaard webprotocollen en waarbij wordt gecommuniceerd via XML zonder menselijke tussenkomst (bijvoorbeeld SOAP). Een webservice maakt het mogelijk om op afstand (meestal over het Internet) vanaf een client (een (web)applicatie of component) een dienst op te vragen aan een server, bijvoorbeeld het maken van een berekening, het leveren van gegevens of het uitvoeren van een taak. Webservices spelen een groeiende rol in het denken over component-based systems. (bron:Wikipedia)


Cevi/Logins als open integrator: hoe wij data ontsluiten en hergebruiken via webservices

Overzicht van de contactmethoden van uw burgers

Deze newsletter is een uitgave van: Cevi NV

Logins NV

Bisdomplein 3 - B - 9000 Gent 09 264 07 01  09 233 05 24  [email protected]  http://www.cevi.be

Gnrl De Wittelaan 17 B32 - B - 2800 Mechelen 015 45 48 50  015 45 48 89 [email protected]  http://www.logins.be

Redactie: Christine Boeve, Christoph Verheecke, Katie Bouckaert, Patrick De Backer, Eddy Janssen, Filip Moentjes, Freddy Van Der Heyden, Frédéric De Moor, Ilse Packet, Jan Reynaert, Joris Standaert, Magda Vercamer, Jo Coucke, Serge Vermeersch Eindredactie: Katie Bouckaert Verantwoordelijke uitgever: Eddy Pacquée


3


Outdoor wireless in De Haan Gemeente De Haan wenste de werking binnen de verschillende diensten die gevestigd zijn op verwijderde locaties te verbeteren door de buitendiensten te verbinden met de LAN netwerken van de gemeente en het OCMW. In het bestek werd expliciet gevraagd om een hoge performantie te halen tussen de verschillende sites en om de netwerken van de gemeente en het OCMW van elkaar gescheiden te houden.

Cevi heeft in samenwerking met de firma RTS een aanbod geformuleerd waarbij deze laatste de opstelling van de verschillende draadloze verbindingen verzorgde en Cevi instond voor de netwerkintegratie van de verschillende locaties. Dit resulteerde in de configuratie zoals u die hiernaast ziet.

Dit is een geoloket dat de burger of architect alle informatie geeft over de zoneringen en bouwvoorschriften die op een perceel gelden.

Voor de backboneverbindingen tussen het oude gemeentehuis Wenduine en het gemeentehuis De Haan evenals tussen gemeentehuis De Haan en de kerktoren van de St. Monicakerk is gebruik gemaakt van half-duplex outdoor WLAN 300 Mbps (+/150 Mbps netto snelheid) verbindingen van het merk “Proxim”. Dit merk is al met succes bij verschillende besturen geïnstalleerd. Voor de verbinding van de diverse verwijderde locaties met de kerktoren (sterpunt) werd geopteerd voor apparatuur met een gelijkaardige technologie doch met iets lagere performantie, namelijk een 150Mbps (+/- 100 Mbps netto snelheid). De meeste antennes werden volledig onzichtbaar geïnstalleerd. Alle locaties zijn point-to-point gekoppeld wat de bedrijfszekerheid van het netwerk zeker ten goede komt. Alle OWLAN verbindingen werken, zoals in het bestek gevraagd, met het WPAII/AES Algoritme met een 156-bit encryptiecode. Alle opgestelde apparatuur bevat een onderhoudscontract wat voorziet in een eventuele interventie binnen de 8 uren en dit tijdens de werkdagen. Zodoende is er garantie dat uitval van apparatuur op korte termijn opgelost geraakt. De routering van alle trafiek verloopt via performante layer 3 switchen (type E5500-24G) van het merk HP. Het gaat hier om 2 switchen in stack die staan opgesteld in het gemeentehuis. Door gebruik te maken van dergelijke opstelling is redundantie voorzien in dit gedeelte van het netwerk. Als u overweegt WLAN te installeren, stuur ons dan de coupon op de laatste pagina terug.

RBS Zorg+ (Rusthuis beheer Systeem) uitgebreid met KELA-module en de Elektronische aftekenmodule Daar waar de KELA module (Kine-Ergo-Logo-Animatie) in de eerste plaats bedoeld is voor de planning en opvolging van alle groepsactiviteiten (naast dossier- en ADL-opvolging), kunt u met de Elektronische aftekenmodule de individuele toegediende medicatie/zorgen en de KELA activiteiten elektronisch bevestigen zodat u geen papieren zorgplannen of medicatiefiches meer moet afdrukken.

Met de Elektronische aftekenmodule krijgt u bovendien een planningslijst als hulpmiddel aangeboden met afgetekende zorgen en activiteiten. Deze kan zowel per week als per maand opgevraagd en verkregen worden. Er zijn linken voorzien met de zorgverleners en de zorgen/medicatie/parameters. De Elektronische aftekenmodule vormt een werkinstrument waardoor de activiteiten, de zorgen, de individuele behandelingen en andere factoren op elkaar afgestemd kunnen worden. Het is een middel voor communicatie en dient als basis voor multidisciplinair overleg in het verpleegteam en met de betrokken huisarts. OCMW Merelbeke en vzw Vijvens (WZC St Petrus in Kruishoutem en WZC Home Vijvens in Huise – Zingem) zijn piloot voor deze module.Vanaf het moment dat dit afgerond wordt, houden wij u zeker op de hoogte.

4


Na het digitaliseren en verwerken van uw papieren facturen, kunt u nu ook de facturen die u elektronisch ontvangt geautomatiseerd verwerken.

Al enkele jaren wordt in de OCMWboekhouding (en bijgevolg ook in de BBCboekhouding) de mogelijkheid voorzien om facturen als digitaal document te koppelen met uw factuurregistratie. Afhankelijk van de software waarover u beschikt, kan dit verder geautomatiseerd worden. Dat gebeurt dan bijvoorbeeld via OCR-software om specifieke factuurdata (bedrag, vervaldatum, gestructureerde mededeling, BTW nummer, bankrekeningnummer …) uit de beelden af te leiden. Een andere mogelijkheid bestaat uit het gebruik van workflowsoftware om een validatieschema op maat toe te kennen aan de digitale documenten. Recent is hier een extra mogelijkheid bijgekomen, namelijk het inlezen van elektronische facturen. Hierbij krijgt u

de facturen digitaal aangeleverd, evenals de specifieke factuurdata. Hierdoor kan de stap voor het inscannen van facturen en de herkenning van de data op deze documenten overgeslagen worden. U kunt de verwerking van elektronische facturen vergelijken met het inlezen van uw CODA-bestanden in uw boekhouding waarbij ook de bijhorende beelden van deze dagafschriften automatisch gelinkt worden via de Papyrus-documenten. Op vandaag zijn volgende leveranciers beschikbaar om elektronische facturen aan te leveren: Belgacom (vaste lijnen), Electrabel, SPE (Luminus) en Proximus. Naarmate het aantal leveranciers wordt uitgebreid, wordt deze mogelijkheid steeds interessanter voor uw bestuur. Een 30-tal leveranciers zorgt immers al voor een belangrijk aandeel van het aantal facturen dat u als bestuur ontvangt.

Vernieuwd: Verrekening vakgeld en BruNo BruNo (Cevi toepassing voor bruto-netto-berekening) en Verrekening vakgeld (Cevi toepassing voor de verrekening van het vakantiegeld bij indiensttreding) zijn nu beschikbaar als webtoepassing en vervangen de vroegere Access tools die niet meer compatibel waren met Windows 7 – 64 bit versie. Voordelen: geen installatie vereist, enkel een url en het opnemen van de gebruikers met naam en rijksregisternummer in de module Toegangsbeheer. Aangezien er wordt aangemeld met eID is dit een heel veilige tool. U moet alleen beschikken over een kaartlezer en de Fedict middleware. Voor meer informatie kunt u de coupon terugsturen.

Digitale aanstippingslijsten voor de kiesbureaus Tijdens de gemeente- en provincieraadsverkiezingen van 14 oktober hadden de vele duizenden voorzitters en bijzitters een grote hoeveelheid taken voor hun rekening te nemen. Dankzij het digitaliseren van de aanstippingslijsten wordt veel tijd bespaard.

Kiezers moeten hun oproepingsbrief en (elektronische) identiteitskaart aan één van de bijzitters afgeven. De bijzitters van dienst vinken dan op twee papieren lijsten aan wie zijn stem heeft uitgebracht. Deze oplossing bestaat al sinds mensenheugenis, maar heeft nu zijn digitale equivalent. Op een persconferentie in Aalter op zaterdag 6 oktober werd in aanwezigheid van minister Pieter De Crem een demonstratie gegeven van deze tijdbesparende en moderne toepassing. Zowel VTM als de VRT en de schrijvende pers hebben aandacht besteed aan deze Cevi-primeur voor Vlaanderen. De Digitale aanstippingslijst is op 14 oktober in alle kiesbureaus van Aalter gebruikt. Ook een aantal voorzitters van de gemeenten Beveren, Brakel, Langemark-Poelkapelle, Zottegem en zelfs van

de kleinste stad van België, Mesen met zijn enige stemlokaal, hebben gebruik gemaakt van deze nieuwe toepassing.


Elektronische verwerking van facturen

Met alle mogelijke scenario’s was rekening gehouden:

De

kiezerslijsten konden tot de dag vóór de verkiezingen gedownload worden op PC of laptop waartoe de voorzitter en de secretaris toegang hadden via hun eID.

 In

de module kon worden gekozen tussen het uitlezen van de eID van de kiezer of het ingeven van het kiezersnummer. Hierdoor werd het opzoekwerk in de papieren lijsten overbodig.

Op elk ogenblik zag de voorzitter de

status van zijn stemlokaal met het aantal al opgekomen kiezers en de nog te verwachten kiezers.

De tijdswinst situeerde zich vooral bij de voorbereiding en het afsluiten van het stemlokaal omdat alle noodzakelijke gegevens onmiddellijk beschikbaar waren zoals bijvoorbeeld de lijst van de niet-opgenomen kiezers of de kiezers die bij volmacht gestemd hadden. Uit de evaluatie met de diverse gebruikers blijkt dat de toepassing overal heel vlot heeft gefunctioneerd en dat deze voorzitters de toepassing bij de volgende verkiezingen zeker opnieuw zullen gebruiken.


5


Scanning-Light voor het digitaliseren van de documenten gemeentebelastingen Scanning Light is een infrastructuurcomponent waarmee u documenten digitaliseert en de data via webservices met backoffice toepassingen integreert.Voor het scannen bieden we u de software Iris Powerscan aan.

De provincie West-Vlaanderen gebruikt Scanning Light voor het scannen van de inlichtingenformulieren voor de provinciebelasting op tweede verblijven en de aangiften van de bedrijven. Deze oplossing wordt eveneens aangeboden aan gemeenteklanten die over Unibel beschikken. De integratie met Unibel gebeurt via een webservice die aan de hand van data in een xml-bestand de volgende acties uitvoert:  Het belastbaar feit opzoeken waaraan de aangifte gekoppeld moet worden. Dit gebeurt op basis van een barcode die op de aangiften afgedrukt wordt (barcode bevat sleutelgegevens van het belastbaar feit).  Het pdf-bestand van de aangifte wordt weggeschreven en gekoppeld aan het belastbaar feit.  Er wordt een beginstatus “geregistreerd” toegekend aan de verwerkte aangifte. Na het scannen is het niet meer nodig om de papieren documenten te gebruiken voor de behandeling van de aangiften. De Unibel-gebruiker kan opvragen welke aangiften gescand zijn en nog moeten behandeld worden. De verwerking van de documenten gebeurt op dezelfde manier als voor de aangiften die via het e-Loket® doorgestuurd werden. De voordelen van Scanning Light:  Vlotte verwerking van de aangiften met eventuele bijlagen en andere belastingdocumenten.  Eenvoudig gebruik door zelfde werkwijze voor behandeling en verwerking van aangiften uit diverse postkamers (gescande papieren aangiften en aangiften die ingediend werden via het e-Loket®).  De toepassing en de werkwijze zijn zowel geschikt voor grote als voor kleinere volumes.  Snelle toegankelijkheid van het archief: een aangifte moet niet langer opgezocht worden in een papieren archief, vanuit Unibel kan de aangifte op het scherm opgevraagd, gevisualiseerd en afgedrukt worden.  Verhoging van de efficiëntie: alle informatie over een belastingaanslag is altijd aanwezig en onmiddellijk toegankelijk voor alle gebruikers van de belastingtoepassing. Hierdoor kunnen vragen van belastingplichtigen vlotter beantwoord worden. Scanning Light kan ook gebruikt worden voor het digitaliseren van andere documenten, zoals brieven van burgers, bedrijven en verenigingen die geïntegreerd worden met CRM@Bestuur. Als u documenten wilt digitaliseren en integreren met een backofficetoepassing, aarzel dan niet om ons te contacteren om de mogelijkheden te bespreken.

Cevi Userdag van 13 november in het teken van toekomstgericht werken De Userdag bood dit jaar een gevarieerd en gesmaakt programma, ingeleid door ir. Eddy Pacquée van Cevi en Annie Ydens van de Uservereniging. Geert Nauwelaerts van Bluevision gaf een sessie over een veilig en efficiënt WLAN met Ruckus. De voordelen van deze wireless-technologie werden uit de doeken gedaan. Voor openbare besturen waar steeds meer medewerkers op verschillende “apparaten” werken, kan dit een ideale oplossing betekenen. Als tussensmijter werd ons “het nieuwe werken” gebracht. In tijden waar een internationale dag voor thuiswerkers gehouden wordt, moest hier zeker bij stilgestaan worden. Valérie de Groote van Zytuna zette pro’s en contra’s voor ons op een rijtje. Na de middag werd de visie van Cevi rond het ontsluiten van gegevens uit de backofficetoepassingen weergegeven. Welke data, op welke manier, open standaarden ... zijn enkele thema’s die aan bod kwamen. Daarnaast toonden Guy Rammant, Daniëlle Koole en Joris Standaert van Cevi NV enkele praktijkvoorbeelden zoals het notarisattestenloket en het E-loket parkeerkaart 2de verblijven. De dag werd beëindigd door Katie Bouckaert die ons een zicht gaf op alle “op stapel staande” nieuwigheden in Cevi.

6


Provincie West-Vlaanderen besliste vorig jaar om een inventarisatie- en beheertoepassing te laten ontwikkelen voor het beheer van hun bermen. Na consultatie van de markt voor dit Europees project werd gekozen voor een samenwerking met Cevi.

De toepassing, die uniek is in Vlaanderen, zal “in the cloud” gehost worden bij provincie West-Vlaanderen en geïntegreerd zijn met het kaartmateriaal dat op GISWEST al beschikbaar wordt gesteld via ArcGISServer. Alle West-Vlaamse gemeenten kunnen ze gebruiken om hun bermen grasoppervlakten te inventariseren en te beheren. Dit voor zowel de berekening van budgettaire impact als naar ondersteuning bij opmaak en opvolging van bestekken. De databank zelf en de op te nemen objecten en attributen zijn inhoudelijk aangestuurd door provinciale en gemeentelijke ambtenaren. De toepassing werd op een generieke wijze uitgebouwd zodat een gemeente eenvoudig de stap naar inven-

Via een eenvoudige GIS webinterface kunnen de bermen ingetekend worden.

tarisatie en beheer van alle groenobjecten (bomen, verharding, parken, hagen, bloemperken …) kan zetten zodat het een volledig groenbeheersysteem wordt. Deze uitbreiding kan zowel bij Cevi gehost of lokaal in uw bestuur geïnstalleerd worden. Voor West-Vlaamse gemeenten gebeurt dan een synchronisatie met het centraal bermbeheer bij het provinciebestuur. De effectieve ontwikkeling van dit project startte

begin 2012 en eind oktober werd een piloottoepassing online gezet. Een 7-tal gemeentebesturen en uiteraard ook medewerkers van het provinciebestuur konden via deze piloot het ingeven en opbouwen van de berminventaris in de praktijk testen. Ook het beheerluik zelf waarbij alternatieve beheerscenario’s en het bijhorende kostenplaatje kunnen worden vergeleken, als het vastleggen van het definitief goedgekeurd beheerplan, zijn ondertussen in de testfase. Er wordt naar gestreefd dat het systeem eind februari volledig operationeel zal zijn en kan aangeboden worden aan de West-Vlaamse gemeenten. Deze screenshots geven u al een idee van de mogelijkheden van de toepassing.


Samenwerkingsproject bermbeheer Cevi – provincie West-Vlaanderen

Stad Oostende kiest voor BIBEL (beleidsinformatie belastingen) Na Gent, Lokeren, Knokke-Heist en Lebbeke start nu ook Oostende met de toepassing BIBEL.

Met BIBEL hebt u via rapporten en grafieken een duidelijk zicht op de belastinggegevens vanuit de toepassing Unibel (de Cevi toepassing voor het beheer van belastingen). BIBEL is systeemonafhankelijk, dynamisch, performant en benaderbaar vanuit verschillende dimensies en op verschillende detailniveaus. Het bevat 26 standaardrapporten op kohierartikels, bezwaren, budgetten, schulden, grondslagen en verzonden documenten. Via een algemene kubus kunnen de gebruikers bovendien zelf rapporten maken en dit op een gebruiksvriendelijke manier zoals werken met draaitabellen in Excel. Stuur de coupon terug voor meer informatie.


7


Stand van zaken Beleids- en Beheerscyclus (BBC) Op 1 januari 2011 startten 20 besturen met de nieuwe Beleids- en Beheerscyclus (BBC). Die zou voor alle lokale besturen (gemeente-, OCMW- en provinciebesturen) ingevoerd moeten zijn op 1 januari 2014. Cevi/Logins kon in 2011 rekenen op de inzet van 6 pilootbesturen: OCMW Boutersem, OCMW Dilbeek, Gemeente Overpelt, OCMW Overpelt, de stad Poperinge en AGB Overpelt. Halverwege 2012 heeft het merendeel van deze besturen een volledige jaarcyclus achter de rug en een eerste BBC-jaarrekening opgemaakt. Op 1 januari 2013 starten een 170-tal besturen op Hierdoor zal eind 2013 ongeveer 40 % van de besturen ingestapt zijn. De resterende 60 % stapt in op 1 januari 2014. Aangezien een goede voorbereiding van deze opstart onontbeerlijk is, worden de starters 2014 vanaf maart 2013 gecontacteerd om deze voorbereidingen tijdig in te plannen. Volgende besturen kunnen we voor de BBC ondertussen ook verwelkomen als nieuwe klanten: OCMW Ingelmunster, OCMW Wielsbeke, OCMW Zwevegem, stad Dendermonde, stad Geraardsbergen, gemeente Nevele, gemeente Oosterzele, stad Ronse en gemeente Zwijndrecht.

Nieuw: e-Loket® solliciteren Met het e-Loket® solliciteren kunnen sollicitanten via uw website solliciteren in plaats van per post. Dankzij de koppeling met de backoffice toepassing Cevips-HRM (Cevi HRM-toepassing die geïntegreerd is met de loontoepassing Cevips) verwerkt u de sollicitaties automatisch.

Het e-Loket® solliciteren biedt u on-

line in te vullen dynamische formulieren op uw website. De formulieren worden in samenspraak met uw bestuur op maat geconfigureerd, in uw eigen huisstijl. U kunt zelf nieuwe vacatures toevoegen of bestaande vacatures wijzigen. Sollicitanten kunnen op die manier online hun gegevens en documenten doorsturen. Die kunnen door uw bestuur onmiddellijk (na validatie) worden verwerkt in de backofficetoepassing Cevips-HRM. Daardoor kan het proces sneller verlopen, wordt er papier uitgespaard en moeten uw medewerkers de gegevens niet meer overtikken in de syste-

men, wat mogelijke fouten uitsluit en efficiënter is. De sollicitant meldt zich aan met zijn eID op het e-Loket®, waardoor bepaalde gegevens al in het e-Loketformulier worden ingevuld en hij ook zijn aanvraag elektronisch kan ondertekenen. Op die manier krijgt de aanvraag een wettelijke handtekening mee. Dit is een optie die u zelf kunt activeren of deactiveren. Deze toepassing is beschikbaar. Voor meer informatie kunt u de coupon terugsturen.

OCMW Zele startte met DBS Admin Directeur Bart Crombez: “Wij startten onlangs met de toepassing “DBS Admin” voor de automatisering van ons dagverzorgingscentrum, omdat we een manier zochten om het beheer van de boekingen en de facturatie op een vlotte manier te laten gebeuren. Het feit dat dit dan ook consistent is met de registraties binnen RBS Admin, biedt natuurlijk bijkomende mogelijkheden.”.

Directeur Bart Crombez

Bespaar tijd en geld: vervang papieren maaltijdcheques door elektronische Uw overstap van papieren naar elektronische maaltijdcheques kan vlot verwerkt worden in Cevips (Cevi toepassing voor loonverwerking). In Cevips kunt u immers al de kaartnummers inlezen die aangeleverd worden door uw leverancier van de maaltijdcheque.

Er zijn al twee besturen die hiervan gebruik maken. Er werd dan ook een aangepast bestelbestand voorzien in Cevips-Centraal, waardoor naast de cheques op papier ook de elektronische correct worden besteld. Deze functionaliteit is voor Edenred (Ticket Restaurant) al beschikbaar. Deze werkwijze heeft als voordeel dat u geen maaltijdcheques meer moet verdelen, aangezien het saldo op een virtuele maaltijdchequerekening wordt aangevuld. Tevens moet de werknemer in de supermarkten, die de elektronische variant aanvaarden, geen cheques meer tellen maar kan met de kaart in de daarvoor bestemde terminal op dezelfde manier betalen als met bankcontact.Verlies van cheques, beschadigde en onbruikbare cheques behoren zo ook tot het verleden. 8


Voor de halfjaarlijkse samenkomst van de diensthoofden burgerzaken van onze centrumsteden waren wij op 26 oktober te gast in de prachtige Oostenrijkse zaal van het stadhuis van Gent. Hierbij een kort overzicht van de agenda van die dag. Bij de verkiezingen van 14 oktober 2012 heeft Cevi ingestaan voor de levering van de kiezerslijsten en oproepingskaarten van 1 722 000 kiezers waar de verwerking en verzending probleemloos en perfect binnen de timing is verlopen. Cevi pakte voor deze verkiezingen met twee primeurs uit voor Vlaanderen:  Voor de eerste keer werden de elektronische kiezerslijsten via een centraal platform rechtstreeks en beveiligd via eID beschikbaar gesteld aan de politieke partijen en kandidaten. Wij registreerden meer dan 4 000 downloads en gaven technische ondersteuning aan een 150-tal mandatarissen.  Daarnaast hebben de voorzitters van de stemlokalen van zes gemeenten gebruik gemaakt van de nieuwe module “digitale aanstippingslijsten”. Meer details over de digitale aanstippingslijsten vindt u in het artikel op bladzijde 5. Het project Financieel Transactiebeheer staat momenteel in piloot in de gemeente Denderleeuw en de stad Brugge. Deze nieuwe module, die de betaaltransacties van de dienst bevolking automatisch doorgeeft naar de financiële dienst, werd voorgesteld tijdens twee productmeetings op 11 en 13 december in de gebouwen van Cevi. Tezelfdertijd werd op die dagen ook de nieuwe Vreemdelingenmodule voorgesteld. Daarnaast gaf Hilde Mortier kort uitleg over de nieuwe WinLBv ( het lokaal bevolkingsbestand) en de omschakeling van het gebruik van de View op WinLBv naar het Abonnementensysteem bevolking. Hierdoor zullen andere toepassingen gemakkelijker, gestructureerder en beter beveiligd en gelogd kunnen gebruik maken van actuele persoonsgegevens. Patrick De Backer gaf kort weer wat mogelijk zal worden binnen het nieuwe e-Loket® fotograaf, waarover u meer zult vernemen in een volgende editie van de Cevi newsletter en op de klantendag van 18 april 2013. Anne Scheurweg gaf duiding bij het project modernisering burgerlijke stand en de stand van zaken rond het centraal strafregister. Ten slotte besprak Katie Bouckaert het onderzoeksproject in verband met het digitaal ondertekenen en afdrukken van documenten. In de namiddag werden we door Katie Van Cauwenberge, directeur van de dienst burgerzaken van de stad Gent begeleid naar het CAW (Centrum Algemeen Welzijnswerk) Artevelde in de prachtige oude abdij en kerk van de Franciskanen.


Verslag diensthoofdenmeeting burgerzaken centrumsteden

Productmeeting KELA-module Wij ontvingen recent een groot aantal gebruikers van onze Ouderenzorgtoepassing voor de lancering van de nieuwe module KELA. Deze module vereenvoudigt de planning en opvolging van de groepsactiviteiten/individuele behandelingen van Kine, Ergo, Logo en Animatie in uw woon- en zorgcentrum.

OCMW Merelbeke en OCMW Waasmunster, die als piloot fungeerden, bevestigden de grote meerwaarde van deze module voor hun dagelijkse werking. De ergo beklemtoonde zowel het belang van de ADL-registraties als van de opvolging ervan terwijl de animatie het accent legde op het beheer van de activiteiten en de maandoverzichten. De kine toonde ten slotte aan hoe zij, naast hun individuele zorgplannen, hun dossiers in de toekomst op een vlotte en overzichtelijke manier elektronisch kunnen beheren. Wouter Van Der Cruyssen en Pascal SchelStuur ons de coupon terug voor meer informatie.

Ann Tempels en Anne Van Loon, OCMW Waasmunster

straete, OCMW Merelbeke


9


Verschillende besturen starten met Cevi midofficetoepassingen In de vorige edities van deze newsletter kon u al lezen hoe u met onze midoffice-toepassingen enerzijds uw dienstverlening aan uw burgers, bedrijven en verenigingen kunt optimaliseren en anderzijds uw interne werking verbeteren en uw interne kosten verlagen. Op onze volgende Klantendag zult u meer vernemen over het “Open-IT” project, de volgende stap in het “Horizon” project waarbij u, dankzij open standaarden en een intermediair intergeconnecteerd netwerk van webservices, informatie op uw maat, op het moment dat u wenst en op het toestel naar uw keuze (pc, laptop, tablet, smartphone

…) zult kunnen krijgen, gebaseerd op gegevens uit uw backofficesystemen. De voorbije maanden hebben al verschillende besturen gekozen om te starten met één of meerdere toepassingen uit het midofficeaanbod. Dankzij de modulaire opbouw van midoffice kunnen besturen starten

met de toepassing die prioriteit kent vanuit het beleid. Zo startten sommige besturen met de invoering van geautomatiseerde postregistratie, al dan niet gekoppeld met CRM@ Bestuur. Anderen verkozen dan weer om eerst hun producten- en dienstencatalogus uit te bouwen met de LPDC en deze te ontsluiten met het a-Loket. Nog andere besturen voerden eerst het vernieuwde e-Loket® in om daarna CRM@ Bestuur uit te bouwen. U zult hier in de nabije toekomst zeker meer over vernemen.

Reserveer alvast Donderdag 18 april 2013 in uw agenda voor de 9de Cevi Klantendag

Verschillen tussen Digitaal Sociaal Huis / IPDC / LPDC U hoorde ongetwijfeld al over de Interbestuurlijke Producten- en Dienstencatalogus (IPDC). Cevi is lid van het consortium en wij staan zo mee aan de bron van deze generieke productencatalogus. Voor lokaal gebruik van deze gegevens bieden we u de LPDC aan.

Het Digitaal Sociaal Huis (DSH) van Vera, dat ook door Cevi/Logins werd aangeboden, is het resultaat van de samenwerking tussen een 40-tal Vlaams-Brabantse besturen. Met het DSH wordt uw dienstverlening op een gestructureerde manier opgedeeld in een producten- en dienstencatalogus. Zowel interne als externe gebruikers kunnen de catalogus via een website of intranet consulteren en meteen over de juiste informatie beschikken. Het DSH handelt over de “sociale” producten en diensten en bevat een 300-tal producten.

Omdat zowel vanuit gemeente als OCMW de vraag bestond een catalogus te hebben met ook andere producten, zoals de gemeentelijke en Vlaamse producten, werd in 2011 de IPDC (de Vlaamse Interbestuurlijke Producten- en DienstenCataloog) opgestart. Cevi en Vera maken deel uit van het consortium, samen met V-ICT-OR, de VVSG, stad Antwerpen, CIPAL, Kortom en de VVP. Het consortium heeft als doelstelling de inhoud van de catalogus uit te breiden en gratis ter beschikking te stellen van de lokale besturen. Er wordt verwacht dat de IPDC live zal gaan begin 2013 en in eerste fase een 600-tal producten bevatten. Door de komst van de IPDC, die naast de “sociale” producten ook gemeentelijke producten zal bevatten, neemt de relevantie van het DSH af. Vera heeft daarom beslist deze toepassing af te stoten en zich te focussen op ondersteuning van samenwerkingsverbanden. Cevi/Logins heeft deze ontwikkelingen op de voet gevolgd en heeft geanticipeerd op deze evolutie om u een passende oplossing te bieden: de LPDC (Lokale producten en Diensten Cataloog) waarin u de productbeschrijvingen uit het DSH en uit de toekomstige IPDC kunt importeren en er lokale informatie aan toevoegen, zoals openingsuren van uw diensten en beschrijving van alle producten en diensten die u aanbiedt en het gebruik van webservices tussen verschillende toepassingen. Daarnaast kunt u de informatie over de contacten met de burger voor een welbepaalde dienst of product uitwisselen tussen de verschillende front-, mid- en backofficesystemen en zo uw dienstverlening optimaliseren. Als u hierover meer wilt vernemen, kunt u contact opnemen met onze medewerkers van het domein midoffice.

10


eCarmed of de medische kaart is een belangrijk project voor de POD. Of er al dan niet een “verplichting” komt in 2013 is moeilijk te voorspellen. Ook welk scenario de POD voor de overgang naar de medische kaart zal vooropstellen is nog niet gekend. Cevi/Logins werkt samen met de pilootbesturen OCMW Brussel en OCMW Kortrijk aan een goede oplossing.Vanaf begin volgend jaar starten de eerste testen. Deze werkwijze resulteert in het voordeel voor u dat we u een geteste oplossing zullen kunnen aanbieden. Binnen budgetbeheer kan de maatschappelijk werker op een eenvoudige en gestructureerde wijze de gelden van de cliënt beheren zodat hij/zij zorgt voor de tijdige betaling van prioritaire betalingen (gas, elektriciteit, water ...) en schuldaflossingen. Het programma maakt ook begrijpelijke overzichten om te communiceren met de cliënt. Voor heel wat OCMW cliënten die financiële steun genieten, wordt niet de volledige steun doorgestort aan de cliënt, maar worden ook eerst schuldaflossingen en prioritaire betalingen uitgevoerd. Het saldo is voor de cliënt. Met mini-budget geven we de maatschappelijk werker de voordelen van de budgettoepassing om de financiële steun van de cliënt te beheren. Automatismen zorgen ervoor dat mini-budget dossiers zoveel mogelijk geïntegreerd zijn met, en automatisch gevoed worden vanuit, de toepassing sociale dienst.

Productmeetings over nieuwe KSZ berichten Dit jaar zijn er een aantal nieuwe berichten bijgekomen die interessante informatie bevatten voor het sociaal onderzoek van de maatschappelijk werker.

Op

9 en 26 november organiseerden wij een productmeeting KSZ om u meer informatie te geven over de nieuwe berichten. Deze productvoorstelling gebeurde in samenwerking met Chris Boens, projectm e d e w e r ke r Chris Boens, projectmedewerker KSZ KSZ van de VVSG. Zij gaf een totaalbeeld over de werking van KSZ en het gebruik van de verschillende

opvragingen. Wij demonstreerden ver volgens hoe dit in het pakket NH Sociale Dienst verwerkt wordt. Bovendien gaf mevrouw Boens een blik in de toekomst met een overzicht van gegevens die binnenkort en in de verdere toekomst beschikbaar zullen zijn. Door de grote opkomst en de positieve reacties van de

bezoekers kunnen we spreken van een succes. Daarom zal de productmeeting KSZ volgend jaar nog georganiseerd worden. We sturen hierover binnenkort de nieuwe datums door.


Nieuwe OCMW projecten in de kijker: nieuwe medische kaart en mini-budgetbeheer

Prettige feestdagen en een gelukkig 2013 Vanwege directie en personeel van Cevi NV en Logins NV © 2012 Copyright Cevi NV / Logins NV. Niets uit deze uitgave mag gekopieerd worden zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever. Alle vermelde merken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaars.

11

Wilt u meer vernemen over de voorgestelde IT-oplossingen? Contacteer ons dan vrijblijvend op  09 264 07 01 of 015 45 48 50 of stuur ons de onderstaande coupon terug per fax op 09 233 05 24 of 015 45 48 89 Ja, ik wens informatie over de toepassingen voor gemeenten:

Ja, ik wens informatie over de toepassingen voor: Bibliotheek Brandweer Intercommunales Parkeerbeheer Politie Provincies

Ja, ik wens informatie over de toepassingen voor OCMW’s: Beleidsinformatie Budgetbegeleiding en schuldbemiddeling Cliëntenonthaal en trajectopvolging Financiën Boekhouding Facturatie/eFacturatie Financieel Beheer Kinderopvang Loonadministratie Lokale Producten- en Dienstencataloog Onthaal Personeelsbeheer Rapportering Woon- en Zorgcentrum / Rust- en verzorgingstehuis / Serviceflat / Dagverzorgingscentrum Sociaal Secretariaat Sociale Diensten Subsidieregeling derden Thuiszorgdiensten Dienstencheques Poetshulp Gezins- en bejaardenhulp Maaltijdbedeling Ja, Ik wens informatie voor het uitbouwen van mijn ICT-infrastructuur : Netwerk Beveiliging Storage & Back-up (Blade) Servers Kosten efficiënt printen Software Licenties (Microsoft, Adobe ...) Informatiezuilen Draadloos netwerk ICT-audit (beveiliging, back-up ...) Outsourcing PC, Laptop, Desktop, Beeldschermen Cevi Hosted Monitoring Outdoor Wireless

nieuwsbrief voor de lokale & regionale besturen en voor de professional in de zorgsector

Begraafplaatsen Bermbeheer Beleidsinformatie Burgerzaken Bevolking Capelo Digitale bouwaanvraag Gemeentebelastingen GAS (Gemeentelijke Administratieve Sancties) E-Loketten Geoloketten Gemeentelijk Strafregister Financiën Boekhouding Facturatie/eFacturatie Financieel Beheer GIS (Geografische Informatiesystemen) Groeninventarisatie Leegstandsheffing Loonadministratie Lokale Producten- en Dienstencataloog Notarisattestenloket Onthaal Personeelsbeheer Sociaal Secretariaat Rapportering Secretariaat Briefwisseling Notulering Documentbeheer Workflowmanagement Technische Diensten Verkiezingen Vergunningen Webdiensten & Communicatie Andere: ____________________________________

Ja, ik wens meer informatie over de volgende toepassingen: Eenheidsloket & LPDC CRM DMS & Workflow

Scanning light Webservices

Ja, neem contact met mij op over: __________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________

Naam: ___________________________________________ Voornaam: ______________________________________ M/V Functie: __________________________________________ E-mail: ______________________________________________ Organisatie: _______________________________________ Adres: ______________________________________________ Tel: _____________________________________________ Fax: _______________________________________________

12

Logins nieuwsbrief voor de lokale & regionale besturen en voor de professional in de zorgsector

Recommend Documents