Zienswijze Het bestuur van de FUMO wordt gevraagd • als referentie uitte gaan van de bijgestelde begroting van juli 2012; • een analyse op hoofdlijnen van het verschil tussen de bijgestelde begroting en de ontwerp-begroting 2014 ad € 1,3 miljoen uitte voeren; • een inspanning te verrichten om de kostenverhoging te beperken; • er rekening mee te houden dat verandering van de kengetallen en eventuele in voering van gedifferentieerde tarieven niet zal leiden tot een verdere verhoging van de provinciale bijdrage. Verder verzoeken wij u de begroting 2014 onmiddellijk na vaststelling aan ons College te zenden.
Provinciale Staten van Fryslân
voorzitter
griffier
7
LMN!1S Friese Uitvoeringsdienst Milieu en Omgeving
FUMO Postbus 3347 8901 DH Leeuwarden
Ons kenmerk :163-2013 Behandeld door: HvdW/js Bijlage(n) : 1 Onderwerp : Ontwerpbegroting 2014 FUMO Datum
: 23 december 2013
Geacht bestuur, Het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing, hierna te noemen FUMO, heeft haar vergadering van 19 december 2013 de ontwerpbegroting van de FUMO voor 2014 vastgesteld. U treft deze bij deze brief aan. Deze ontwerpbegroting 2014 is, conform de wens van de deelnemers, gebaseerd op en een nadere uitwerking van de begroting in het vastgestelde bedrijfsplan voor de FUMO van juni 2012. Het dagelijks bestuur ziet deze ontwerpbegroting 2014 als een document dat verder ontwikkeld moet worden. Medio 2014 zal deze ontwerpbegroting worden omgebouwd naar een (concept) programmabegroting 2014. Daarnaast zullen in het eerste kwartaal van 2014 de voorbereidingen voor de opstelling van de begroting 2015 alter hand worden genomen. De begroting 2015 zal een programmabegroting zijn met een meerjarenraming, een balans en de verplichte paragrafen, waaronder een risicoparagraaf. In 2014 zal ook het bedrijfsplan uit 2012 geactualiseerd worden. Bij de opstelling van de begroting 2015 zal ook aandacht geschonken worden aan de wijze van toerekening van kosten aan de basis- en de plustaken, alsmede aan de vraag naar de noodzaak en wenselijkheid van een gedifferentieerd tarief. Overgangsjaar 2014 Het eerste jaar dat de FUMO gaat functioneren beschouwt het dagelijks bestuur als een overgangsjaar. De voor dat jaar opgestelde begroting is een begroting van een Organisatie die nog niet heeft gefunctioneerd. Deze situatie betekent dat het risico bestaat dat de geraamde bedragen niet overal toereikend zullen zijn of juist te ruim.
1
Wij noemen hier speciaal het risico dat een startende Organisatie nog niet direct kan voldoen aan het uitgangspunt dat per jaar 1.400 productieve uren per fte moeten worden gerealiseerd. Wij hebben voor het verlies aan productieve uren in verband met de ontwikkeling van de Organisatie een beperkte incidentele post opgenomen van ruim € 180.000. Ook de in de ontwerpbegroting opgenomen post onvoorzien ad € 150.000 gelijk aan de omvang in de begroting van het bedrijfsplan en corresponderend met ruim 1% van de begroting is voor een startende Organisatie een beperkt budget. -
-
Een ander risico in de begroting is de nog niet afgeronde besluitvorming over de kengetallen en de zogenoemde rafelranden. De besluiten die hierover nog genomen worden hebben mogelijk invloed op de noodzakelijke formatie van de FUMO. Om die reden zal uiterste terughoudendheid worden betracht met aantrekken van vast personeel op nu bestaande vacatures, zodat er ruimte blijft om in te spelen op de effecten van deze nog te nemen besluiten. Door de verlaging van de basistaken als gevolg van het activiteitenbesluit is er bij het opstellen van deze begroting nog steeds een resttormatie aanwezig van circa 5,5 fte. We zien mogelijkheden om deze in de begroting 2014 in te zetten en terug te verdienen in aanvullende werkzaamheden van met name de MAD gemeenten. De totale ontwerpbegroting 2014 overziend moet worden vastgesteld dat de structurele kosten zijn gestegen ten opzichte van de begroting in het bedrijfsplan. Daarbij moet nadrukkelijk bedacht worden dat er ten opzichte van de begroting in het bedrijfsplan sprake is van een autonome niet door de FUMO te beïnvloeden stijging van de personeelslasten. In de ontwerpbegroting worden alle begrotingsposten toegelicht, waarbij steeds een relatie wordt gelegd met de begroting in het bedrijfsplan. -
-
Overdracht van inrichtingen van provincie naar gemeenten De start van de FUMO valt samen met de overdracht van inrichtingen van provincie naar gemeenten. In het bedrijfsplan is het risico beschreven dat de gemeenten voor deze kostenverhogingen niet volledig worden gecompenseerd. Inmiddels is duidelijk dat dit risico niet meer bestaat. Integendeel: de overdracht van middelen naar de gemeente heeft een positief effect voor de Friese gemeenten gezamenlijk van bijna € 1.000.000. De staatssecretaris van Infrastructuur en Milieu adviseert in haar brief van 26 november 2013 de gemeenten met het oog op de continuïteit van de activiteiten van de RUD’s/Omgevingsdiensten en daarmee ook voor de voortgang van het vergunningenproces voor 2014 de gelden die gemeenten via het gemeentefonds ontvangen één op één door te zetten naar de RUD’s/Omgevingsdiensten.” Het dagelijks bestuur verzoekt u het standpunt van de staatssecretaris te betrekken bij uw oordeelsvorming over de ontwerpbegroting van de FUMO 2014. “...
—
—
Overleg FUMO deelnemers De FUMO wil periodiek de deelnemers informeren over en betrekken bij de ontwikkelingen van de FUMO. Voorstellen over het instellen van een controlleroverleg kunnen begin 2014 verwacht worden. Periodiek zal er gerapporteerd worden over de voortgang van het werk en de stand van de begroting. Daarbij zal zoveel mogelijk aangesloten worden bij de planning- en controlcyclus van de deelnemers. In dit verband wordt ook gemeld dat op korte termijn afstemming wordt gezocht met het algemeen bestuur over de instelling van een onafhankelijke bestuurlijke financiële commissie. -
Procedure Voor wat betreft de procedure van de ontwerpbegroting merken wij het volgende op. Op grond van artikel 27 van de Gemeenschappelijke regeling FUMO worden Provinciale Staten van Fryslân, het algemeen bestuur van het Wetterskip Fryslân en de raden van de deelnemende gemeenten in de gelegenheid gesteld zienswijzen over de ontwerpbegroting naar voren te brengen. U wordt verzocht een eventuele zienswijze uiterlijk op 27 februari 2014 te richten aan het dagelijks bestuur van de FUMO, postbus 3347, 8901 DH Leeuwarden.
2
Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. Het algemeen bestuur zal worden voorgesteld de begroting in haar vergadering van 13 maart 2014 vast te stellen.
Hoogachtend, Het dagelijks bestuur van de FUMO,
Marinus van der Wal secretaris/directeur
3
Ontwerpbegroting van de Gemeenschappelijke regeling Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (FUMO) 2014
1
Inhoudsopgave Inleiding
.3
Leeswijzer
4
Begroting in één oogopslag in relatie tot het bedrijfsplan
6
Analyse van de posten: “Personeelskosten bedrijfsvoering”, “Overige personeelskosten” en “Huisvestingskosten
8
Toelichtingen op de afzonderlijke begrotingsposten
10
Inkomsten FUMO 2014 Verdeling van de uitgaven over de deelnemers
20
Bijdragen van de deelnemers voor 2014 in één oogopslag
22
-
2
Inleiding Voor u ligt de ontwerpbegroting van de FUMO voor het jaar 2014. Deze begroting voor 2014 is gebaseerd op de begroting 2013, zoals die is opgenomen in het vastgestelde Bedrijfsplan FUMO van 12 juni 2012. De begroting in het bedrijfsplan bestond uit de volgende begrotingsposten: Personeel primair proces Personeelskosten management Personeelskosten bedrijfsvoering Personeelskosten externe inhuur Overige personeelskosten Kapitaallasten Wagenpark Huisvestingkosten Administratiekosten Onderhoudskosten Overige kosten Onvoorzi en Totaal
6.681 .000 338.000 1.599.000 0 431 .000 1.067.000 270.000 783.000 50.000 390.000 50.000 1 50.000 11.808.000
De ramingen van de afzonderlijke onderdelen van de begroting in het bedrijfsplan 2012 zijn voor een groot deel gebaseerd op normen, kengetallen en vergelijkingen met andere organisaties. Zo werden bijvoorbeeld de kosten van “overhead” geraamd op 24% van de lasten van de totale omvang van de formatie van de FUMO. Voor de post “overige personeelskosten” werd een percentage (5%) van de totale loonsom opgenomen. Voor de huisvestingskosten werd uitgegaan van een bedrag van € 6.500 per werkplek per jaar, gebaseerd op de index “Nederlandse Facility Cost” (NFC), voor de posten “onderhoudskosten van hard- en software” werd een stelpost opgenomen op basis van de raming uit de modellenstudie en voor “overige kosten” werd ook een stelpost opgenomen. De thans voorliggende begroting van de FUMO voor het jaar 2014 is op een groot aantal onderdelen beter onderbouwd en meer gebaseerd op de werkelijk te verwachten kosten dan de genormeerde ramingen in het bedrijfsplan. Een goed voorbeeld hiervan is de post huisvestingskosten. Deze is thans niet langer gebaseerd op een normbedrag. Thans is er sprake van een reële raming. De door de FUMO in gebruik te nemen kantoorlocatie is bekend, het huurbedrag is vastgesteld en voor de overige huisvestingskosten is voor een groot deel gebruik van de ervaringscijfers van de gemeente Boarnsterhim, die het gebouw jarenlang geëxploiteerd heeft. Voor een beperkt aantal posten, namelijk: “overige personeelskosten”, “wagenpark”, “administratiekosten”, “overige kosten” en “onvoorzien” (tezamen ongeveer 10% van de begroting van de FUMO uitmakend), moet in meer of mindere mate nog gebruik gemaakt worden van normen en aannames. De ontwerpbegroting 2014 van de FUMO geeft dus een beter beeld van de te verwachten kosten dan het bedrijfsplan. Tegelijkertijd moet nadrukkelijk worden vastgesteld dat de ramingen nog steeds zijn gedaan zonder dat de FUMO ook nog maar één dag operationeel is geweest. Organisaties die langere tijd (min of meer) hetzelfde takenpakket uitvoeren, kunnen steeds beter begroten door gebruik te maken van jaarlijkse ervaringscijfers. Die mogelijkheid heeft de FUMO nog niet. In de loop van de komende tijd zal moeten blijken waar de ramingen kunnen worden bijgesteld. Mede om die reden is thans nog geen meerjarenraming gepresenteerd. Dat zal voor het eerst bij de vaststelling van de (ontwerp)begroting 2015 plaatsvinden. Ook zal dan voor het eerst een balans gepresenteerd worden.
3
De investeringen voor de ICT-voorziening ad € 2.600.000 implementatie van de FUMO (pim. € 1 .900.000 werkelijke provincie Fryslân. Er zijn gesprekken gaande met banken terugbetaling, overeenkomstig de gemaakte afspraken, te
en de kosten die zijn gemaakt voor de kosten) zijn voorgefinancierd door de over het aantrekken van een lening om kunnen nakomen.
Ook de inkomstenkant van de begroting, meer in het bijzonder de verdeling van de totale lasten van de begroting over de deelnemers aan de FUMO, heeft een voorlopig karakter. Dit is het gevolg van het gegeven dat een aantal vraagstukken, dat gevolgen heeft voor de kostenverdeling over de deelnemers, nog niet volledig is uitgediept en tot bestuursbesluiten heeft geleid. Hierbij gaat het vooral om de te hanteren kengetailen, de gevolgen voor de FUMO voor de wijze waarop wordt omgegaan met de zogenaamde “rafelranden” en de dienstverlening die door gemeenten wordt gevraagd met betrekking tot provinciale inrichtingen waarvan het bevoegd gezag overgaat van provincie naar gemeente. Het bovenstaande heeft ook tot gevolg dat de dienstverleningsovereenkomsten tussen de deelnemers en het bestuur van de FUMO niet kunnen worden gesloten. Het bestuur van de FUMO heeft inmiddels besloten een commissie in het leven te roepen die over deze vraagstukken een advies aan het bestuur uitbrengt. Omdat de op basis van dit advies te nemen besluiten gevolgen kunnen hebben voor de omvang van de personeelsformatie in het primaire proces, zal de FUMO in afwachting van deze besluiten uiterst terughoudend zijn met het aannemen van personeel. Zodra de genoemde vraagstukken tot bestuursbesluiten hebben geleid, kunnen de dienstverleningsovereenkomsten worden opgesteld en kan een herziening van de nu vastgestelde verdeling van kosten over de deelnemers via een begrotingswijziging worden voorgelegd. Verwacht wordt dat dit in het voorjaar van 2014 kan plaatsvinden.
Leeswijzer Allereerst wordt de begroting cijfermatig gepresenteerd, gevolgd door een analyse van de begroting in één oogopslag in relatie tot het bedrijfsplan. Daarna zullen de verschillen tussen de begroting 2013 in het bedrijfspian van juni 2012 en de begroting 2014 worden geanalyseerd voor drie specifieke posten, te weten de posten: “Personeelskosten bedrijfsvoering”, “Overige personeelskosten” en “Huisvestingskosten” Deze drie posten worden apart geanalyseerd en toegelicht omdat deze drie posten na de vaststelling van het bedrijfsplan en de daarbij bijbehorende begroting in een brief van gedeputeerde Mr. J. Kramer van 17 juli 2012 zijn genoemd als posten die als gevolg van de offertes van de zogenaamde inbesteding verlaagd kunnen worden. In de brief van gedeputeerde Kramer wordt uitgegaan van een verlaging van de begroting 2013 in het bedrijfsplan met “in het meest voordelige geval” een bedrag van € 632.000. .
-
-
Na de analyse van deze drie specifieke begrotingsposten volgt per begrotingspost een toelichting, waarbij ook steeds een vergelijking wordt gemaakt met de begroting in het bedrijfsplan. Tot slot volgt een toelichting op de wijze van berekening van de kosten per deelnemer met de daarbij behorende overzichten.
4
BEGROTING FUMO 2014 Bedrijfsplan 2012 detailraming
Bedrijfsplan juni2012
Begroting 2014
Meer of minder t.o.v. bedrijfsplan 2012
Personeelskosten primair proces €
6.681.000
€
7.269.888
€
338.000
€
419.004
€
1.599.000
€
1.599.000
€ € €
402.352 883.810 1.286.162
€ 312.838
€
8.618.000
€
8.975.054
€ 357.054-
431.000
€ € € € € € € €
161.825 80.912 161.825 150.000 5.000 56.700 3.600 619.862
€ 188.862-
1.067.000
€ € € € € €
626.588 100.000 391.960 12.600 15.400 1.146.548
€270.000
€
270.000
783.000
€ € € € €
332.500 50.000 43.000 196.745 622.245
50.000
€ € €
35.000 15.000 50.000
€
-
390.000
€ € € € €
255.600 98.438 23.600 377.638
€
12.362
57.500 17.500 7.500 5.000 87.500
€
37.500-
150.000
€
€ 588.888-
Management €
81.004-
Bedrijfsvoering Salarissen en sociale lasten Dienstverleningsovereenkomst provincie
Totaal personeelskosten Overige personeelslasten Vorming en opleiding € 172.400 Secundaire arbeidsvoorwaarden € 86.200 Inhuur vervangend personeel € 172.400 Reiskosten woon-werk Budget OR Productieverlies OR Dienstkleding/beschermingsmiddelen Totaal overige personeelslasten Kapitaallasten
ICT (Na aanbesteding) meetapparatuur Implementatiekosten (Prov) Aanpassingen kantoor Grou Inrichting kantoor Grou
€ € €
€
624.000 100.000 343.000
Totaal kapitaallasten
€
Wagenpark Huisvestingskosten
Huur energie en sevicekosten schoonmaakkosten overige huisvestingskosten Totaal huisvestingskosten
€
Adm inistratiekosten
accountantskosten bureaukosten Totaal Administratiekosten
€
€
79.548€0
€ 160.755
Onderhoudskosten ICT
stelpost Genetics detachering Genetics licenties Overige licenties 1 pads/laptops Totaal Onderhoudskosten ICT -
-
Overige kosten
€
Abonnementen Telefoonkosten Drukwerk Representatie kosten
Totaal overige kosten
€
50.000
€ € € € €
Onvoorzien
€
150.000
€
Subtotaal
€ 11.809.000
€ 12.298.847
€ 489.847-
Extra scholingsbudget 2014 Productieverlies organisatieontwikkeling Totaal incidentele kosten 2014
€
€ € €
40.458 181.800 222.258
€ 40.458€ 181.800€ 222.258-
Totale kosten FUMO 2014
€11.809.000
€ 12.521.105
€ 712.105-
-
Incidentele kosten 2014
5
-
Begroting in één oogopslag in relatie tot het bedrijfsplan Hieronder wordt een begroting 2014 in één oogopslag gepresenteerd, waarbij een vergelijking wordt gemaakt met de begroting 2013 in het bedrijfsplan. Personeelskosten primair proces: • € 588.887 hoger geraamd dan in het bedrijfsplan. Oorzaak: autonome stijging van de personeelskosten. Personeelskosten managementtaken • € 81.004 hoger geraamd dan in het bedrijfsplan. Oorzaak: autonome stijging van de personeelskosten en hogere rangindicaties. Personeelskosten bedrijfsvoering • €312.838 lager geraamd dan in het bedrijfsplan. Oorzaken: een verschuiving van een post van € 108.000 naar de post huisvestingskosten. Het overige voordeel komt voort uit lagere geraamde kosten voor eigen personeel en/of lagere kosten van de dienstverleningsovereenkomst met de provincie. Overige Personeelskosten • € 188.862 hoger dan in het bedrijfsplan. Hoofdoorzaken: reiskosten woon-werkverkeer, voortvloeiend uit het sociaal plan ad € 150.000 waren niet in het bedrijfsplan geraamd. Voorts was in het bedrijfsplan geen rekening gehouden met productieverlies van leden van ondernemingsraden. Kapitaallasten • € 79.548 hoger dan in het bedrijfsplan. Hoofdoorzaken: hogere implementatiekosten en niet geraamde kosten van aanpassingen aan het kantoorgebouw in Grou. Wagenpark • De raming is gelijk aan die in het bedrijfsplan. Huisvestingskosten • € 160.755 hoger dan in het bedrijfsplan. In het bedrijfsplan werd een begrotingsbedrag opgenomen op basis van een norm. Nu zijn de kosten geraamd op basis van ervaringsgegevens met het kantoor in Grou en ook de daadwerkelijke kosten van de dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Leeuwarden zijn bekend. De hogere raming wordt voor € 108.000 veroorzaakt door een verschuiving van de post “personeelskosten bedrijfsvoering” naar “huisvestingskosten”. Administratiekosten • De raming is gelijk aan die in het bedrijfsplan. Onderhoudskosten ICT • € 12.362 lager geraamd dan in het bedrijtsplan. Er is geen sprake van een signiticante afwijking. Overige kosten • € 37.500 hoger dan geraamd in het bedrijfsplan. Oorzaken: de posten zijn nu geraamd op basis van een cijfers van een vergelijkbare Organisatie en vervolgens geëxtrapoleerd naar de omvang van de FUMO. Onvoorzien • De raming is gelijk aan die in het bedrijfsplan.
6
Totale lasten en uurtarief • De totale, structurele begroting 2014 sluit op een bedrag van € 12.298.847. Op basis van 101 fte. en 1 .400 productieve uren per fte. per jaar leidt dat tot een uurtarief van € 86,98. • De begroting in het bedrijfsplan sloot op een bedrag van € 11.809.000. Het daarbij behorende uurtarief is € 83.52.
Incidentele kosten 2014 • In de begroting 2014 is een bedrag ad € 222.258 aan eenmalige kosten opgenomen. Dat leidt tot een opslag op het uurtarief van € 1,57.
7
Analyse van de posten: “Personeelskosten bedrijfsvoering”, “Overige personeelskosten” en “Huisvestingskosten” In juni 2012 zijn het bedrijf splan voor de FUMO en de daarin opgenomen begroting voor 2013 vastgesteld. Deze begroting sloot op een totaalbedrag van € 11.809.000. Op 17 juli 2012 heeft gedeputeerde Mr. J. Kramer in een brief aan de deelnemers van de FUMO laten weten dat op grond van de uitgebrachte offertes door de provincie en de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim de “structurele kosten van de FUMO behoorlijk lager worden dan nu in het bedrijfsplan opgenomen bedrag”. De gedeputeerde laat weten dat de structurele kosten dalen met “€ 632.000 in het meest voordelige geval”. De in de brief genoemde verlaging betreft een drietal posten, te weten: “Personeelskosten bedrijfsvoering”, “Overige personeelskosten” en “Huisvestingskosten”. • De post Personeelskosten bedrijfsvoering was in het bedrijfsplan geraamd op € 1.599.000 en werd met € 288.000 verlaagd tot € 1.311 .000. • De post Overige personeelskosten was in het bedrijfsplan geraamd op € 431 .000 en werd met € 41.000 verlaagd tot € 390.000. • De post Huisvestingskosten was in het bedrijfsplan geraamd op € 783.000 en werd met € 303.000 verlaagd tot € 480.000. Deze drie posten werden in het bedrijfsplan gezamenlijk geraamd op €2.813.000. Na verlaging op grond van de brief van 17juli 2012 was dat €2.181.000. In de begroting 2014 van de FUMO worden deze drie posten gezamenlijk geraamd op € 2.528.269. Dat is € 284.731 lager dan het in het bedrijfsplan opgenomen bedrag, maar € 347.269 hoger dan het aangepaste bedrag in brief van 17 juli 2012. De conclusie moet zijn dat de in de brief van 17juli 2012 opgenomen verlaging van deze drie begrotingsbedragen gezamenlijk maar ten dele is gerealiseerd. Er zijn twee belangrijke oorzaken voor deze verschillen aan te wijzen. Het betreft allereerst een verhoging van de personeelskosten als gevolg van (voornamelijk) autonome ontwikkelingen. Daarnaast wordt het verschil verklaard doordat in het bedrijfsplan posten niet zijn opgenomen die thans wel in de begroting zijn verwerkt. Personeelskosten Bedriifsvoering In de begroting van het bedrijfsplan werden de “Personeelskosten Bedrijfsvoering” geraamd op € 1 .599.000. Bij deze post is in de begroting 2014 thans sprake van een splitsing van bedragen: € 402.352 aan personeelslasten bedrijfsvoering van eigen personeel van de FUMO en een bedrag van € 883.810 op grond van de dienstverleningsovereenkomst met de provincie. Het bedrag aan eigen personeelskosten ad € 402.352, dat is opgenomen in de begroting, is thans geraamd inclusief een autonome stijging van de loonkosten ten opzichte van het bedrijfsplan met 8,8%. Teruggerekend gaat het om een stijging van € 32.543. De totale post personeelskosten bedrijfsvoering wordt thans geraamd op € 1.286.162. Dat is ten opzichte van het bedrijfsplan een lagere raming met €312.838. Als daarbij nog rekening gehouden wordt met de stijging van de eigen loonkosten ad € 32.543, die in het bedrijfsplan niet was voorzien, dan zou het verschil € 345.381 bedragen. Dat is ruim boven de in de brief van 17 juli 2012 opgenomen verlaging met € 288.000. Opgemerkt moet worden dat in de raming van de personeelskosten bedrijfsvoering rekening was gehouden met de onderbrenging van de facilitaire functie in deze post. De kosten van de facilitaire functie is thans concreet geraamd en ondergebracht in het dienstverleningscontract met de gemeente Leeuwarden voor de huisvesting. Het betreft 2 fte. voor facilitaire dienstverlening (bodefunctie en dergelijke). In de overeenkomst met de gemeente Leeuwarden is hiervoor een bedrag opgenomen van € 108.000.
8
Als dit bedrag ondergebracht zou zijn gebleven bij de post personeelskosten bedrijfsvoering, dan was het voordelige verschil ten opzichte van het bedrijfsplan ad € 312.838 beperkt gebleven tot € 204.838. De in de brief van 17 juli 2012 genoemde verlaging met € 288.000 wordt dus voor een bedrag van € 83.162 niet gehaald. Overige personeelskosten Dein de brief van 17juli 2012 verlaagde raming van de post “Overige personeelskosten” in het directe gevolg van de in de brief verlaagde raming voor de kosten van ‘personeelskosten bedrijfsvoering” omdat de post “Overige personeelskosten” wordt geraamd op basis van 5% van de loonsom: vorming en opleiding: 2%; secundaire arbeidsvoorwaarden: 1% en inhuur vervangend personeel: 2%. De totale raming van deze drie onderdelen in de begroting 2014 bedraagt € 404.562. Deze raming is € 26.438 lager dan die in het bedrijfsplan (€ 431 .000), maar € 116.562 hoger dan het verlaagde bedrag in de brief van 17juli (€288.888). Hiervoor zijn twee oorzaken aan te wijzen. Als gevolg van de met 8,8% gestegen loonkosten stijgt ook het bedrag voor overige personeelskosten, maar als gevolg van het sluiten van een dienstverleningsovereenkomst met de provincie voor een bedrag van € 883.810 wordt over dat bedrag geen 5% meer berekend voor “Overige personeelskosten”. In post overige personeelskosten is naast de drie genoemde posten nog een aantal posten opgenomen dat in het bedrijfsplan niet was voorzien. Daarmee komt de post “overige personeelskosten” in totaal uit op € 619.862. Huisvestingskosten In het bedrijfsplan waren de huisvestingskosten geraamd op € 783.000. In de brief van 17 juli 2012 werd deze raming verlaagd met € 303.000 tot € 480.000. De totale huisvestingskosten in de begroting 2014 zijn geraamd op € 622.245. Als dat bedrag gecorrigeerd wordt met € 108.000 voor de facilitaire functie, waarvan de lasten oorspronkelijk in de post personeelskosten bedrijfsvoering waren ondergebracht, dan zou de raming €514.245 hebben bedragen. Dat is € 268.755 lager dan in het bedrijfsplan geraamd, maar € 34.245 hoger dan de verlaagde raming met € 330.000 in de brief van 17 juli 2012. Geconcludeerd kan worden dat de verlaagde raming in e brief van 17juli 2012 voor het overgrote deel gerealiseerd is. Het begrote bedrag ad € 622.245 is opgebouwd uit: € 542.245 voor het dienstverleningscontract met de gemeente Leeuwarden (met inbegrip van € 108.000 voor de facilitaire functie), € 50.000 voor energielasten, € 25.00 voor servicekosten en € 5.000 voor vervanging van meubilair.
9
Toelichtingen op de afzonderlijke begrotingsposten Personeelskosten primair proces In het definitieve “Bedrijfsplan FUMO” van 12 juni 2012 is het volgende opgenomen over de personeelskosten voor het primaire proces: “Voor de personeelsiasten primair proces wordt uitgegaan van 100,8 FTE, met een gemiddelde salarispost per fte primair proces van € 66.250, uitgaande van een gemiddelde zwaarte van het totaal aan functies. Het bedrag is gebaseerd op de ontvangen gegevens over de gemiddelde salariskosten inclusief wettelijke werkgeversbijdragen van de FUMO deelnemers.” In de begroting, behorend bij het bedrijfsplan, is een begroot bedrag aan personeelskosten voor het primair proces van € 6.681 .000. Het primair proces spelt zich af in de drie afdelingen: 1. Toetsing en Vergunningverlening, 2. Toezicht en Handhaving en 3. Specialistisch advies. De noodzakelijk geachte formatie is als volgt verdeeld: Toetsing en Vergunningverlening: 26,26 fte., Toezicht en Handhaving: 35,39 fte. en Specialistisch advies: 39,35 fte. Totaal: 101 fte. De totale personeelskosten van de formatie voor het primaire proces worden geraamd op € 7.269.888. Dat is € 588.887 hoger dan in het bedrijfsplan geraamd. De omvang van het aantal fte’s is ten opzichte van het bedrijfsplan niet verhoogd. De stijging van personeelskosten is het gevolg van de volgende factoren: • Werkgeversdeel pensioenpremie: 2,15% hoger • ZVW-premie: 0,65% hoger • ZVW-maximering verhoogd: ± 3,00% hogere lasten • WW-premie is verlaagd, maar een deel van de vrijstelling is afgeschaft: ± 0.75% hogere lasten • CAO-loonsverhoging: 2,0% (FUMO volgt de gemeenten). Opgemerkt moet worden dat de nieuwe berekeningen gebaseerd zijn op de cijfers 2013 (de cijfers voor 2014 zijn nog niet bekend). De stijging van de personeelskosten primair proces met € 588.887 ten opzichte van de begroting in het bedrijfsplan (+ 8,8%) is het gevolg van autonome, door de FUMO niet te beïnvloeden, ontwikkelingen.
Personeelskosten managementtaken In het definitieve “Bedrijfsplan FUMO” van 12juni 2012 is het volgende opgenomen over de personeelskosten voor Personeelskosten managementtaken: “Verondersteld is dat er voor de FUMO één directeur wordt aangesteld en drie afdelingshoofden, één voor de afdelingen vergunningsverlening, één voor de afdeling toezicht & handhaving en één voor de afdeling specialistisch advies. De aansturing van de ondersteunende functies valt onder de verantwoordelijkheid van de directeur. Hiervoor is met salariskosten gerekend voor een directeur van € 105.000 en voor teammanagers € 77.500. Daarnaast is er een aantal clustercoördinatoren. Deze medewerkers maken onderdeel uit van het primair proces.” In de begroting van het bedrijfsplan is voor de personeelskosten van de managementtaken een bedrag opgenomen van € 338.000. De lormatie voor het management is vervuld overeenkomstig het bedrijfsplan: één directeur en drie afdelingshoofden. De totale personeelskosten van de formatie voor het management worden geraamd op € 419.004. Dat is € 81 .004 hoger dan in het bedrijfsplan geraamd. Het betreft een stijging van ongeveer 19%. Deze stijging van personeelskosten is voor ongeveer de helft het gevolg van dezelfde autonome stijgingen, gelijk aan die van de personeelskosten primair proces.
10
De stijging is daarnaast het gevolg van hogere schaalindicaties. Bij de inrichting van het functieboek is gebruik gemaakt van bestaande “functiehuizen” en waarderingssystemen bij provincie en gemeenten. In het vastgestelde functieboek zijn alle functies gekoppeld aan de generieke functiebeschrijvingen, inclusief waarderingen binnen het functiewaarderingssysteem HR21. Opgemerkt moet worden dat de nieuwe berekeningen gebaseerd zijn op de cijfers 2013 (de cijfers voor 2014 zijn nog niet bekend).
Personeelskosten bedrijfsvoering In het definitieve “Bedrijfsplan FUMO” van 12juni 2012 is over de personeelskosten bedrijfsvoering de volgende passage opgenomen: “Voor de omvang van de overhead van de FUMO wordt uitgegaan van 24% van de totale omvang van de formatie van de FUMO. Hieronder worden ook de managementtaken gerekend. Naast de vier managers (personeelskosten managementtaken) is daarmee ruimte voor 27,8 FTE bedrijfsvoering. Voor deze functies is een personeelslast van € 57.500 per medewerker gehanteerd.” In de begroting is derhalve een bedrag opgenomen van € 1 .599.000. In het bedrijfsplan is een overzicht opgenomen van mogelijke ondersteunende functies. Afgezien van de managementfuncties (directeur en afdelingshoofden) wordt gesproken over medewerkers voor het secretariaat, HR/P&O, ICT, financiën (administratie en control) salarisadministratie, juridische control, communicatie en facilitaire zaken. In het bedrijfsplan werd over deze functies verder vermeld: “Of de FUMO deze functies zelf doet of laat doen, is een keuze die tijdens de implementatie zal worden gemaakt. In bijlage 7 is een voorbeeld-overzicht opgenomen van ondersteunende taken met daarbij een inschatting van wenselijkheid zelf doen of uitbesteden.”. Op basis hiervan heeft in de tweede helft van 2013 de verdeling van deze functies tussen “uitbesteden” of “zelf doen” vorm gekregen. Met de provincie Fryslân is een dienstverleningsovereenkomst gesloten. Bij de overeenkomst hoort een producten- en dienstencatalogus. In deze catalogus wordt beschreven welke diensten op de terreinen Financiën, Informatisering en Automatisering (l&A), Documentatie en Informatiebeheer (DIM) en Personeel en Organisatie (P&O) door de provincie worden uitgevoerd voor de FUMO. De FUMO heeft er voor gekozen het overgrote deel van de ondersteunende werkzaamheden bij de provincie onder te brengen. De overeenkomst is aangegaan voor een periode van 5 jaar met de mogelijkheid tot verlenging. De totale kosten voor de dienstverlening die de provincie voor de FUMO gaat uitvoeren bedragen in 2014 € 883.810. Dit bedrag is opgebouwd uit de volgende elementen: • Financiën € 150.000 • lnformatisering en Automatisering (l&A), € 400.000 • Personeel en Organisatie (P&O) € 274.000 • Documentatie en lnformatiebeheer (DIM) € 59.810 Daarnaast wordt binnen de eigen formatie van de FUMO een beperkt aantal functies rechtstreeks ondergebracht. De FUMO is van mening dat deze functies thuishoren in de eigen Organisatie. Het betreft de functies van: • Concerncontroller (1 fte) • Bedrijfskundig adviseur (1 fte) • Functioneel beheerder (ICT) (1 fte) • Communicatieadviseur (1 fte) • Managementassistent (2 fte) De totale kosten voor deze functies worden geraamd op € 402.352 De totale kosten voor de bedrijfsvoering personeelskosten en de kosten van de dienstverleningsovereenkomst- worden hiermee geraamd op €1.286.162. Ten opzichte van het in het bedrijfsplan opgenomen bedrag ad € 1 .599.000 is er sprake van een lagere raming. Het voordelig verschil bedraagt € 288.000. —
11
Hierbij moet wel de kanttekening geplaatst worden dat er een verschuiving in de begroting heeft plaatsgevonden voor wat betreft de onderbrenging van de facilitaire functie. De aan deze functie verbonden personeelskosten zijn thans ondergebracht in de post huisvestingskosten, omdat de gemeente Leeuwarden deze functie gaat uitvoeren binnen de dienstverleningsovereenkomst voor de huisvesting. Het betreft een bedrag van € 108.000. Indien de facilitaire functie binnen de kosten van bedrijfsvoering zou zijn gebleven, dan was er sprake geweest van een voordeel van € 180.000.
Overige Personeelskosten In het definitieve “Bedrijfsplan FUMO” van 12juni 2012 is over de overige personeelskosten de volgende passage opgenomen: “Onder de overige personeelskosten vallen de volgende kostenposten: • vorming en opleiding: 2% van de loonsom • secundaire arbeidsvoorwaarden: 1% van de loonsom • inhuur vervangend personeel (binnen formatie): 2% van de loonsom. Deze percentages zijn gebaseerd op ervaringscijfers van de deelnemers.” In de begroting, behorend bij het bedrijfsplan, is hiervoor een bedrag van € 431 .000 opgenomen. Het bedrag is opgebouwd uit: • vorming en opleiding € 172.400 • secundaire arbeidsvoorwaarden € 86.200 • inhuur vervangend personeel € 172.400 Op basis van de nu begrote personeelskosten zijn hiervoor in de begroting thans de volgende bedragen opgenomen: • vorming en opleiding € 161.825 • secundaire arbeidsvoorwaarden 80.912 € • inhuur vervangend personeel € 161.825 Totaal: € 404.562 Het voordeel ad € 26.438 is ondanks de hogere loonkosten dan het bedrijfsplan opgenomen ontstaan omdat over een bedrag € 883.810, zijnde de kosten van de dienstverlening van de provincie, deze opslag op basis van de loonsom achterwege kan blijven. Echter, binnen de post overige personeelskosten moet rekening gehouden worden met kosten die in de begroting van het bedrijfsplan niet zijn opgenomen. -
-
Het betreft de volgende kostenposten. • reiskosten woon-werkverkeer: € 150.000 In het vastgestelde sociaal statuut voor de FUMO is in hoofdstuk VI onder E bepaald dat iedereen die in dienst treedt van de FUMO een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer krijgt. Deze vergoeding bedraagt bij het gebruik van het openbaar vervoer 75% van de abonnementskosten. Bij ander vervoer bedraagt de vergoeding €0,12 per te reizen kilometer. De vergoedingen worden gegeven tot een maximale reisafstand van 60 kilometer enkele reis. Op basis van een exacte opgave van 35 toekomstige medewerkers (de huidige medewerkers van de MAD) zijn de toe te kennen vergoedingen berekend en vervolgens geëxtrapoleerd naar de omvang van de FUMO. Dat leidt tot het begrote bedrag van € 150.000. • werkbudget ondernemingsraad € 5.000 Om de ondernemingsraad in staat te stellen haar taken goed uit te kunnen voeren, wordt een werkbudget begroot van € 5.000. Hiervan kunnen onder andere onderzoekskosten worden bestreden, alsmede reis- en verblijfskosten in verband met scholing e.d. Scholingskosten voor de leden van de ondernemingsraad worden ten laste gebracht van de post scholing en vorming. • productieverlies OR-leden € 56.700 De ondernemingsraad van de FUMO zal gaan bestaan uit 7 leden. In artikel 18 van de Wet op de Ondernemingsraden zijn bepalingen opgenomen over “vrijgestelde tijd en scholingsrechten”. Voor de vrijgestelde tijd wordt uitgegaan van het in artikel 18 opgenomen (minimum)aantal uren van 60 per lid. In de WOR wordt ook het een en ander bepaald over de scholingsbehoefte. 12
Op basis daarvan wordt uitgegaan van 5 scholingsdagen ad 8 uur = 40 uur x 7 = 280 uur. in totaal gaat het om 700 uur. Uiteraard is nog niet bekend wie de leden van de OR zullen zijn. 90% van de medewerkers van de FUMO dient 1.400 productieve uren per jaar te maken die gefactureerd worden. Daarom wordt 90% van het aantal geraamde uren als productieverlies aangemerkt. Het verlies aan improductieve uren bedraagt 90% van 700 = 630 x pim. € 90 € 56.700. dienstkleding en persoonlijke beschermingsmiddelen € 3.600 Een aantal medewerkers van de FUMO moet worden voorzien van dienstkleding (bedrijfsjassen, broeken en schoenen). Er wordt naar gestreefd dat medewerkers van de latende organisaties de persoonlijke beschermingsmiddelen, die nog voldoen aan de geldende regels, meenemen. Bij de aanschaf wordt gelet op uniformiteit en uitstraling, Op basis van twee offertes wordt een investering van € 15.000 geraamd. Het bedrag wordt afgeschreven in 5 jaar met een rente van 4%. De niet in het bedrijfsplan geraamde overige personeelskosten bedragen € 215.300. De totale begrotingspost voor overige personeelskosten bedraagt € 619.862. De raming is € 1 88.862 hoger dan in het bedrijfsplan opgenomen.
Kapitaallasten In het definitieve “Bedrijfsplan FUMO” van 12juni 2012 is onder “Kapitaallasten” een post opgenomen van € 1 .067.000. In het bedrijfsplan is de volgende toelichting opgenomen: “Hieronder vallen de afschrijving en rentelasten van de ICT investering en de investering in meetapparatuur. Ook de rentelasten en aflossing van de voorfinanciering van de implementatiekosten maken onderdeel uit van deze kostenpost. De totale eenmalige investering voor de ICT voorziening is geraamd op € 2.600.000. Atschrijving in 5 jaar bij 4% rente. De kapitaailast hiervan is € 624.000. Voor de meetapparatuur is in overleg met het Kernteam Bedrijfsplan en ervaringscijfers van de MAD een kapitaallast van € 100.000 gehanteerd.” In de begroting 2014 zijn onder de post kapitaallasten, naast de drie genoemde onderdelen (ICT, meetapparatuur en implementatiekosten) nog twee, niet in het bedrijfsplan geraamde posten opgenomen. Deze hebben betrekking op aanpassing en inrichting van het kantoor in Grou. De toelichting op deze twee posten wordt gegeven onder de post huisvestingskosten. De in het bedrijfsplan geraamde post voor kapitaallasten ad € 1.067.000 wordt met € 79.548 overschreden. Voor een bedrag van € 48.960 komt dit voor rekening van het implementatiebudget. Voor € 28.000 is de overschrijding het gevolg van de niet geraamde kosten van aanpassing en inrichting van het kantoor in Grou. De overschrijding op het lOT-budget tenslotte is gering (€ 2.588) Achtereenvolgens worden de lasten voor lOT, meetapparatuur en implementatiekosten toegelicht. ICT-investerinQen: oorspronkeliike raminci bedrilfsplan € 2.600.000 Doelstelling van de lOT-voorziening is het primaire proces en de informatie-uitwisseling tussen FUMO, bevoegde gezagen en ketenpartners te faciliteren. In het bedrijfsplan is een groeimodel en fasering voor wat e realisatie betreft van 3 jaar aangebracht. In fase 1 is opgenomen dat bij de start van de FUMO een basisvoorziening aanwezig dient te zijn waarbij gestreefd wordt naar een minimale impact op de bestaande informatievoorziening van de deelnemers. Dit uitgangspunt is in de loop van 2012 verder ingevuld. Begin 2013 is gestart met de realisatie van de basisvoorziening van het primaire proces. Voor deze productieapplicatie van de FUMO is gekozen voor een “tijdelijke voorziening” tot 1januari 2015. In de periode na realisatie van de basisvoorziening zal een Europese aanbesteding moeten worden uitgeschreven.
13
De uitgaven en verplichtingen op het investeringskrediet zijn per 1 december 2014 pim. € 2.280.000 Het betreft de volgende uitgaven en/of verplichtingen: • Specialistische software geluid/bodem/ etc. pim. € 28.000 • Infrastructuur servers en infrastructuur ciients pim. € 385.000 • Applicatie primair proces • (aanschaf en inrichting en impiementatie aansluiting keten-ICT) pIm. € 1.870.000 Binnen het krediet is een bedrag gereserveerd voor de effecten van de aanbesteding: € 330.000 Op basis hiervan wordt de kapitaallast geraamd op € 626.588, € 2.588 hoger dan geraamd. Na de aanbesteding zal duidelijk zijn of het betreffende krediet voldoende van omvang is. Meetapparatuur: oorspronkelijke ramincj bedriifsplan € 416.665 in het definitieve “Bedrijfsplan FUMO” van 12juni 2012 is onder de post kapitaallasten voor meetapparatuur het volgende opgenomen: ‘Voor de meetapparatuur is in overleg met het Kernteam Bedrijfspian en ervaringscijfers van de MAD een kapitaallast van € 100.000 gehanteerd.” Deze kapitaallast komt overeen met een investeringsbedrag van € 416.665 (afschrijving over 5 jaar tegen een rente van 4%). De latende organisaties brengen de meetapparatuur, voor zover deze geen boekwaarde meer heeft, om niet in bij de FUMO. Komend jaar zal beoordeeld worden hoe de aannames die het Kernteam Bedrijfsplan heeft gehanteerd zich verhouden tot de daadwerkelijke behoefte op basis van de door de FUMO uit te voeren taken. Daarop zal het huidige begrote bedrag worden aangepast. lmplerneritatiekosten: oorspronkelijke raminQ bedriifsplan € 1.430.000) In het definitieve “Bedrijfsplan FUMO” van 12juni 2012 is onder “Implementatiekosten” een bedrag van € 1 .430.000 opgenomen. Deze implementatiekosten worden voorgefinancierd door de provincie. De implementatiekosten zullen door een tariefsverhoging gedurende de eerste vijf jaren worden betaald door de deelnemers. De totale omvang van de eenmalige kosten was gebaseerd op een aantal aannames en ervaringen bij andere milieu- en omgevingsdiensten, uiteraard rekening houdend met de schaal en omvang van de FUMO. Het implementatiebudget ad € 1 .430.000 is opgebouwd uit de volgende onderdelen. Programmamanager (externe projectleiding) Projectcoördinator (extern m.u.v. projectleiding) Vrij spelen interne medewerkers
€ 173.000 € 115.000 € 620.000
P&O begeleiding (plaatsing procedure externe inhuur) € 50.000 Bijzondere OR kosten € 3.000 Vakbondskosten vertrouwenspersoon (BVC/OR) € 15.000 Functiewaardering € 44.000 Opleidingskosten € 86.000 Cultuur integratie € 30.000 Opstellen Organisatie & formatieplan € 10.000 Opstellen functieboek € 10.000 Communicatie (nieuwsbrieven) € 5.000 Ontwikkelen huisstijl € 10.000 Opzetten intra/ internet site € 10.000 Oprichten GR ondersteuning € 20.000 Locatie vergaderkosten 5.000 € Inrichtingskosten € 15.000 Verhuiskosten € 29.000 Certificering € 50.000 Onvoorzien 10% € 130.000
14
De periode van implementatie heeft veel langer geduurd dan was voorzien. Dat heeft ook geleid tot een forse overschrijding van het beschikbare budget. Met name de kosten onder “Programmamanager”, “Projectcoördinator” en “Vrij spelen interne medewerkers” zijn gezamenlijk fors overschreden met ongeveer € 520.000. Ook de posten “personeel” en “communicatie” zijn overschreden met respectievelijk € 80.000 en € 18.000. De post “overige implementatiekosten” vertoont een overschot van ruim € 60.000. Pers saldo is het implementatiebudget (stand 1 december 2013) overschreden met een bedrag van ruim € 465.000. Voor noodzakelijke uitgaven die nog geboekt dienen te worden op dit budget is nog een bedrag beschikbaar gehouden van pIm. € 90.000. De post opleidingskosten die oorspronkelijk geraamd was op € 86.000 en waar tot nu toe € 8.500 op is uitgegeven, is op € 0 gezet. Een bedrag voor extra scholing, zoals bedoeld in het implementatiebudget, is als incidentele kostenpost in de begroting 2014 opgenomen. ,
In de begroting, behorend bij het bedrijfsplan, is rekening gehouden met terugbetaling van het bedrag aan de provincie in vijf jaren. Voor de lening wordt gerekend met een rentepercentage van 4. Het daarmee corresponderende bedrag in het eerste jaar ad € 343.200 is opgenomen in de begroting van het bedrijfsplan. Op basis van de nu totaal geraamde kosten ad €1 .896.583 zou rekening gehouden moeten worden met een last in het eerste jaar van € 455.1 80. Om de extra last niet al te sterk te laten oplopen, wordt de terugbetalingstermijn verlengd van 5 naar 6 jaar. Dat leidt dan in het jaar 2014 tot een last van € 391 .960. Opgemerkt moet worden dat het implementatiebudget nog niet is afgesloten. Ongeveer 50% van het totaalbedrag per 1 december 2013 ad €1 .896.583 is gefactureerd. Voor het andere deel gaat het om reeds aangegane verplichtingen of gereserveerde bedragen. De FUMO heeft per brief van 13 november 2013 alle deelnemers verzocht om mee te werken aan het terugdringen van de genoemde overschrijding door af te zien van de doorberekening aan de FUMO van (een deel van) de inzet van medewerkers in de projectorganisatie. Afhankelijk van de resultaten van dit verzoek zal worden bezien of de terugbetalingstermijn al dan niet kan worden teruggebracht naar vijf jaren. Wagenpark In het definitieve “Bedrijfsplan FUMO” van 12juni 2012 is het volgende opgenomen bij de begrotingspost “wagenpark”: “Verondersteld is dat voor de FUMO 30 auto’s worden geleased (poolauto’s). Gebaseerd op de idee dat een derde van de medewerkers voor toezichttaken hiervan gebruik maakt. Leaseprijs per maand: € 750 (inclusief brandstof).” Op basis hiervan is in de begroting, behorend bij het bedrijfsplan, € 270.000 opgenomen. De FUMO heeft zich in de afgelopen periode georiënteerd op de noodzakelijke omvang van het wagenpark. Daarvoor is in eerste instantie de huidige situatie in beeld gebracht bij de afdeling Omgevingsvergunningen en Toezicht (OVT) van de provincie Fryslân en de Milieuadviesdienst (MAD). Bij deze organisaties wordt gezamenlijk een 6-tal auto’s geleased/gehuurd. Daarnaast hebben beide organisaties een geluidsmeetauto in eigendom. Vier dienstauto’s worden persoonlijk gebruikt door buitengewone opsporingsambtenaren (groen). Daarnaast maken medewerkers van de provincie gebruik van de algemene dienstautopool. Uit de reserveringsgegevens van de eerste drie kwartalen van 2013 blijkt dat gemiddeld één poolauto per werkdag wordt gebruikt door de afdeling OVT. In die periode zijn maximaal vier poolauto’s op een dag gebruikt door OVT. In de zomermaanden wordt voor de zwemwaterpiketdienst een personenauto gehuurd. Volgens opgave van de MAD wordt de geluidsmeetauto gemiddeld 2,5 dagen per week gebruikt. Bij het Servicebureau De Friese Wouden (SFW) wordt geen gebruik gemaakt van dienstauto’s.
15
Omdat de ‘groene handhaving” door de FUMO wordt uitgevoerd, is duidelijk dat de vier buitengewone opsporingsambtenaren de beschikking moeten hebben over een terreinauto met passende voorzieningen. Ook zal er een auto voor het milieualarmnummer (bereikbaarheidsdienst) beschikbaar moeten worden gesteld. Voor de geluidsspecialisten is het noodzakelijk dat deze over één geluidsmeetauto beschikken. In de zomermaanden zal er voor de zwemwaterpiketdienst een auto beschikbaar moeten worden gesteld. Overige toezichthouders en vergunningverleners hebben voertuigen nodig om locaties en opdrachtgevers (gemeenten en de provincie) te bezoeken. Voor het overige vervoer heeft binnen de FUMO het gebruik van het openbaar vervoer voor dienstreizen de voorkeur. De FUMO acht het daarnaast raadzaam eerst ervaring op te doen voordat besluiten worden genomen over het sluiten van (omvangrijke) leasecontracten. Na verloop van tijd kan beter dan nu bepaald worden hoeveel gereisd kan worden met het openbaar vervoer, hoeveel met eigen auto’s en hoeveel dienstauto’s noodzakelijk zijn. Leasen is goedkoper dan huren, maar leasen is pas zinvol als de behoefte goed in beeld is. Om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen worden de bestaande leasecontracten van de provincie overgenomen en waar noodzakelijk tijdelijk verlengd. Daarnaast wordt twee poolauto’s gehuurd. Voor de zwemwaterpiketdienst wordt in de zomermaanden een auto gehuurd en de meetauto’s van de provincie en de MAD worden overgenomen. Totdat er een beter beeld ontstaat, wordt het in het bedrijfsplan geraamde bedrag ad € 270.000 aangehouden. Hierop worden alle kosten geboekt die verband houden met dienstreizen.
Huisvestingskosten In het definitieve ‘Bedrijfsplan FUMO” van 12 juni 2012 zijn de uitgangspunten voor de huisvesting opgenomen. Voor de huisvesting werden de volgende uitgangspunten gehanteerd: • Het Nieuwe Werken • bij voorkeur géén inhuizing bij één van de deelnemers • gebruik maken van flexplekken bij deelnemers • rekening houden met beperkte groei • het beoogde gebouw heeft een functionele uitstraling (beperkte mogelijkheid • tot klantontvangst, backoffice). Gekozen werd voor een locatie met een gemengde openbaar- vervoer en autobereikbaarheid, gelegen op een bereikbare afstand van het 0V-station. Deze locatie heeft een snelle aansluiting op het hoofdwegennet en beschikt over goede parkeermogelijkheden. Uitgegaan werd van de huur van pand met een huurtermijn van 5 jaar. In het bedrijfsplan zijn verder aannames gedaan ter zake van het noodzakelijke bruto vloeroppervlak. Voor de werkplekkosten per medewerker werd uitgegaan van € 6.500 per jaar, gebaseerd op de NFC index. Een en ander heeft geresulteerd in een begroot bedrag voor huisvestingskosten in het bedrijfsplan van € 783.000, gebaseerd op kengetallen. De FUMO wordt gehuisvest in het voormalig gemeentehuis van Boarnsterhim. Thans kan inzicht gegeven worden in de werkelijk te begroten kosten. De begroting 2014 komt voor huisvestingskosten uit op een totaalbedrag van € 622.245. Dat is € 160.755 lager dan in het bed rijfsplan geraamd.
16
Het kantoor van de FUMO wordt gehuurd van de gemeente Leeuwarden voor een periode van 5 jaar. De totale kosten voor de diensten die de gemeente Leeuwarden levert, bedragen € 542.245 per jaar. Het bedrag is als volgt opgebouwd: • Huur (kantoor: € 325.000; stallingplaats geluidsmeetauto € 1 .500; huur archief € 6.000) € 332.500 • Facilitaire dienstverlening (2 tte. huismeesters) € 108.000 • Schoonmaak gebouw en inventaris € 43.000 • Koffie- en theevoorziening € 10.750 • Beveiliging € 10.700 • Kantoorartikelen (op basis van nacalculatie) € 15.500 • Overige kosten (managementtaken; accounthouderschap e.d.) 6.000 € • Onvoorzien 3% (op basis van nacalculatie) € 15.795 Over een enkel begrotingsonderdeel vindt nog overleg plaats met de gemeente Leeuwarden. Dit kan nog leiden tot een lichte neerwaartse bijstelling van het begrote bedrag. Naast de in de overeenkomst met de gemeente Leeuwarden te maken kosten, worden huisvestingkosten begroot: • Kosten van energie en waterverbruik (afgeleid van het gebruik in Boarnsterhim) • Servicekosten (technische installaties, lift, paternosters, onderhoud beplanting e.d.) • Onderhoud meubilair
de volgende € 50.000 € 25.000 € 5.000
Aan investeringen worden de volgende bedragen geraamd: • Aanpassingen kantoor (€ 90.000; afschrijving in 10 jaar, rente 4% € 12.600 • Het betreft het realiseren van douches, wanden plaatsen/verplaatsen en aanpassingen • aan het gebouw aan de Oedsmawei). • Vloerbedekking vervangen en schilderwerk (€ 110.000; afschrijving 10 jaar, rente 4%) € 15.400 De lasten zijn verantwoord onder de post kapitaallasten.
Administratiekosten In het definitieve ‘Bedrijfsplan FUMO’ van 12juni 2012 is over “Administratiekosten” de volgende passage opgenomen: “Onder deze kostenpost vallen de kosten van onder andere de accountant, schrijfgerei, papier en kopieerkosten. Hiervoor is een stelpost van € 50.000 per jaar gehanteerd.” In de begroting is thans voor de accountantskosten een bedrag van € 35.000 opgenomen. Bij de vaststelling van dit bedrag is een vergelijking getrokken met de accountantskosten van enkele gemeenten. De kosten van het kopiëren vallen binnen de dienstverleningsovereenkomst met de provincie. In de dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Leeuwarden is een stelpost van € 15.500 opgenomen voor kantoorartikelen. Dit wordt op basis van nacalculatie na afloop van ieder jaar definitief vastgesteld. De kosten van papier (met name drukkosten) zijn opgenomen onder de post “overige kosten” Onder de post “administratiekosten” wordt een bedrag opgenomen van € 15.000 voor “porti, verzekeringen en belastingen”. Deze kosten waren niet geraamd in de begroting va het bedrijfsplan. De raming is gebaseerd op de kosten van de MAD, die vervolgens geëxtrapoleerd zijn naar de omvang van de FUMO. De post administratiekosten is gelijk aan het begrote bedrag in het bedrijfsplan.
Onderhoudskosten ICT In het definitieve “Bedrijfsplan FUMO” van 12juni 2012 is onder “Onderhoudskosten” een stelpost van € 390.000 opgenomen. In het bedrijfsplan is de volgende toelichting opgenomen: “Deze kostenpost heeft betrekking op het onderhoud van hard- en software. Op basis van de raming uit de Modellenstudie voor de best passend productieapplicatie is hiervoor een stelpost opgenomen.”
17
In de afgelopen periode heeft de ICT voor de FUMO gestalte gekregen. Voor de investeringen wordt verwezen naar de toelichting bij de post kapitaallasten voor lOT (in het bedrijfsplan was hiervoor een krediet opgenomen van € 2.600.000 met de daarbij behorende kapitaallast van € 624.000). Hieronder worden de kosten van licenties en mobiel handhaven, alsmede de aanschaf van iPads/laptops geraamd. Genetics • Alle licenties van Genetics gedurende de looptijd van de tijdelijke ICT-voorziening tot en met 2014
€ 255.600
Overige licenties • Licentiekosten Geomilieu • Licentiekosten mobiel handhaven (VinX) • Licentiekosten dStyle (documentcreatie en huisstijl) • Sesomonline, Pluim+, Progecad, safeti, Carola en Windpro • Voor enkele licenties loopt nog onderzoek: stelpost • Mobiel handhaven: beheerskosten: 6 x € 300 = • KPN Aangetekend Mailen
€ € € € € € €
9.197 11.250 9.229 33.960 13.002 1 .800 20.000
De aanschaf van mobiele devices voor mobiel handhaven is opgenomen onder de post iPads/laptops (6 stuks). Totaal
€ 98.438
Opgemerkt moet worden dat de FUMO start met een applicatie voor vergunningverlening, toezicht en handhaving die moet worden aangemerkt als “tijdelijke voorziening” tot 1 januari 2015. Voor deze applicatie zal nog een Europese aanbesteding uitgeschreven moeten worden. Uiteraard is onbekend welk effect deze aanbesteding heeft op de structurele onderhoudskosten ICT. iPads, laptops In het bedrijfsplan is opgenomen dat binnen de FUMO volop gebruik gemaakt gaat worden van de mogelijkheden van het gedachtegoed van het Nieuwe Werken, waarin tijd- en plaatsonafhankelijk werken belangrijke aspecten zijn. Om deze werkwijze te kunnen implementeren zal een deel van de medewerkers over mobiele devices (een iPad of een laptop) moeten beschikken. De mobiele devices worden uitgerust met een abonnement op het 3G-netwerk. Binnen de dienstverleningsovereenkomst met de provincie is een beperkt aantal mobiele devices opgenomen (5 iPads en 7 laptops). Aanvullend zijn nodig: 27 iPads en 20 laptops. Het betreft hier een voorlopige raming. Het verdient de voorkeur deze voorzieningen ook onder te brengen in de dienstverleningsovereenkomst met de provincie onder te brengen. Het overleg hierover is gaande, maar nog niet afgerond. In afwachting daarvan zijn de kosten (voorlopig) ondergebracht onder de begrotingspost ICT. In de raming is nog geen rekening gehouden met de fiscale aspecten van de verstrekking van laptops en iPads aan werknemers. De raming van de kosten is als volgt. • Laptops: € 35.980 (afschrijvingstermijn 5 jaar; rente 4%) • Beheerskosten jaarlijks: 20 x € 300 = • iPads: € 20.520 (afschrijvingstermijn 5 jaar; rente 4%) = • 3G-abonnementen: Totaal:
=
€ 8.635 € 6.000 € 4.914 € 4.050 € 23.599
Het totaalbedrag in de begroting voor onderhoudskosten ICT bedraagt € 377.638. Dat is € 12.362 lager dan in het bedrijfsplan was geraamd.
18
Overige kosten In het definitieve “Bedrijfsplan FUMO” van 12 juni 2012 is onder “overige kosten” de volgende passage opgenomen: “Onder deze kostenpost vallen o.a. de kosten van abonnementen, telefoonkosten, communicatie ed. Hiervoor is een stelpost opgenomen.” De stelpost in het bedrijfsplan is € 50.000. Het is niet eenvoudig thans een goede inschatting te maken van deze kosten. Op basis van rekeningcijfers van de MAD zijn de kosten voor abonnementen en telefoonkosten geëxtrapoleerd naar de omvang van de FUMO. De begrote bedragen zijn: • abonnementen € 57.500 • telefoonkosten € 17.500 • drukwerk € 7.500 • representatie € 5.000 Totaal: € 87.500 Het totaalbedrag in de begroting voor overige kosten bedraagt € 37.500 meer dan in het bedrijfsplan was opgenomen.
Onvoorzien In het definitieve “Bedrijfsplan FUMO” van 12 juni 2012 is onder “onvoorzien” de volgende passage opgenomen: “Voor onvoorziene uitgaven is een budget van € 1500.000 gehanteerd. Deze post is zo opgenomen, omdat wij het goed achten dat de dienst een budget voor onvoorziene uitgaven heeft om naar eigen inzicht kleine investeringen te doen en niet voor elk bedrag langs alle deelnemers hoeft.” Conform het bedrijfsplan wordt dit bedrag ook opgenomen in de ontwerpbegroting.
Incidentele kosten 2014 Het jaar 2014 is het eerste jaar waarin de FUMO operationeel zal zijn. Dat brengt twee extra kostenposten met zich mee, die alleen in het jaar 2014 worden voorzien. Extra scholingsbudpet 2014 In de maanden januari en februari 2014 zullen met alle medewerkers intakegesprekken worden gevoerd. In deze gesprekken wordt onder andere aandacht besteed aan de kennis en vaardigheden van de medewerker in relatie tot de kennis en vaardigheden die voor een goede uitoefening van de functie nodig zijn. Wij verwachten op basis van deze gesprekken dat de noodzakelijke vorming en opleiding in 2014 niet gedekt kan worden binnen het structurele budget van 2% van de loonsom voor vorming en opleiding ad €161.825. Daarom wordt voor 2014 een incidenteel bedrag extra geraamd van een 0,5 % van de loonsom, zijnde € 40.458. Productieverlies orQanisatieontwikkelincl De FUMO wil het samenvoegingsproces van “verschillende culturen” op een professionele manier laten plaatsvinden met als doel een moderne en zakelijke organisatie. De ontwikkeling van een gezamenlijke cultuur vraagt meer dan het formuleren van gezamenlijke waarden en cultuurkenmerken. Ontwikkeling van cultuur vraagt gerichte aandacht en grote betrokkenheid van alle medewerkers om dit proces op een goede manier in ontwikkeling te zetten, uit te voeren en voor borging te zorgen. Het ontwikkelen van een taakgerichte, no-nonsense cultuur waarbinnen het voor de aanwezige professionals goed toeven en prettig werken is vraagt tijd en energie, die nodig is om de FUMO goed te kunnen laten functioneren. Dit proces van samenvoeging en vorming van een organisatie met één gezamenlijke cultuur wordt extern ondersteund. Het zal zich voornamelijk in de eerste helft van 2014 afspelen. Iedere medewerkers zal hiervoor tijd moeten vrijmaken. Voor zover het de medewerkers in het zogenaamde primaire proces betreft, betekent dit in 2014 een eenmalig verlies aan productieve uren. Deze uren gaan af van de geraamde 1 .400 productieve uren op basis waarvan het tarief is bepaald en waarop de dekking van de totale uitgaven van de FUMO is gebaseerd.
19
Wij ramen dit productieverlies op 20 uur per medewerker voor de gehele periode. Dit leidt tot 101 (fte.) x 20 = 2.020 improductieve uren, hetgeen leidt tot een niet declarabel bedrag van € 181 .800. Het totaalbedrag aan incidentele kosten ad € 222.258 wordt buiten de structurele exploitatie gehouden en als een eenmalige opslag in 2014 op het tarief aan de deelnemers in rekening gebracht. Het betekent een eenmalige opslag op het uurtarief van € 1,57.
Inkomsten FUMO 2014 Verdeling van de uitgaven over de deelnemers De inkomsten van de FUMO zijn verdeeld over basistaken en plustaken. -
Basistaken De basistaken zijn ontstaan door gemaakte afspraken (de zogenaamde packagedeal) en bestaat uit taken op het gebied van het omgevingsrechts (milieudeel) ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De aantallen bedrijven zijn ontleend aan de uitvraag welke begin 2013 heeft plaatsgevonden. Hierbij is al rekening gehouden met de wijziging van het activiteitenbesluit milieubeheer per 1januari 2013. Bij de uitvoeringsnormen is de zogenaamde Fryske Norm gebruikt voor het berekenen van de met deze uitvoering benodigde uren. Voor de provinciale inrichtingen is de norm die de provincie tot en met 2013 gebruikt, gehanteerd. Dit geldt ook voor de inrichtingen waarvan het bevoegd gezag met ingang van 2014 overgaat van de provincie naar de gemeenten. Op basis van het via de integrale kostprijsberekening tot stand gekomen uurtarief is aldus een kostprijs per categorie van inrichtingen berekend. Per deelnemer is de bijdrage voor de basistaken bepaald door het uit de uitvraag verkregen aantal bedrijven per categorie te vermenigvuldigen met de kostprijs per inrichting. Plustaken Naast de basistaken hebben deelnemers de mogelijkheid om ook aanvullende diensten af te nemen op het gebied van milieu. Op basis van de uitvraag van begin 2013 is per deelnemer geïnventariseerd welke aanvullende diensten dit zijn en welke uren hiermee zijn gemoeid. Deze uren zijn eveneens vermenigvuldigd met het berekende integrale kostprijstarief per uur. Bijzonderheden Vanwege de wijziging in het activiteitenbesluit is een aantal bedrijven niet meer vergunningplichtig. Op grond daarvan zou de omvang van het basistakenpakket lager uitvallen dan in het bedrijfsplan 2012 was berekend. Deze verlaging betreft circa 4 fte. In het algemeen bestuur is een voorstel besproken om tot aanpassing van de normen over te gaan. Dat voorstel heeft nog niet geleid tot besluitvorming. Het algemeen bestuur heeft besloten een commissie in het leven te roepen die begin 2014 advies moet uitbrengen over de te hanteren normen. In afwachting daarvan worden de uitgangspunten zoals die zijn vastgelegd in het bedrijfsplan, gehanteerd. Dat betekent dat deze 4 fte. meegenomen zijn met dien verstande dat ze, in afwachting van besluiten, nog niet zijn verdeeld over de deelnemers. • Bij het opstellen van het bedrijfsplan is er vanuit gegaan dat de totale formatie van de Milieuadviesdienst (MAD) overgaat naar de FUMO. Op basis van de omvang van het basistakenpakket en de opgave van de plustaken hebben de MAD-gemeenten in 2012 besloten garant te staan voor de destijds berekende restformatie van 6,6 fte. Hiervoor zouden de MAD-gemeenten aanvullende plustaken in de FUMO inbrengen. Mede door de verlaging van de basistaken als gevolg van het activiteitenbesluit is er bij het opstellen van deze begroting nog steeds een restformatie aanwezig van circa 5,5 fte. Deze restformatie is, conform het voorstel dat het AB van de MAD op 18 december 2013 zal bespreken, verdeeld over de deelnemende gemeenten. Deze opbrengst is als restformatie-MAD als plustaak meegenomen in de begroting. • Per 1januari 2014 is het bevoegd gezag van een aantal provinciale inrichtingen overgeheveld van de provincie naar de gemeenten. In het bedrijfsplan is in het hoofdstuk “Financiële risico’s” ingegaan op een mogelijk onvoldoende financiële compensatie voor gemeenten bij de overheveling van middelen van het provinciefonds naar het gemeentefonds. Deze compensatie is inmiddels bekend en biedt ruim voldoende mogelijkheden om de provinciale norm aan te houden. Daarom behoeft, conform het bedrijfsplan, niet teruggevallen te worden op een lagere norm, maar kan de provinciale norm gehandhaafd blijven. De provinciale norm is dan ook toegepast bij de berekening van de bijdrage per gemeente. 20
Rekening houdend met een formatie van 101 fte. en een productiviteitsnorm van 1400 uur per fte. is aldus een omzet berekend 141 .000 uren van circa € 12,5 miljoen. Deze omzet is evenredig verdeeld over basistaken en plustaken (beide circa 50%). Hierna volgt een overzicht van de bijdragen van de deelnemers voor 2014 in één oogopslag, waarna in een aantal tabellen het achterliggende cijfermateriaal is opgenomen.
21
Bijdragen van de deelnemers voor 2014 in één oogopslag
Deelnemer Achtkarspelen
184.189
Ameland Boarnsterhim
40.631 190.163
Dantumadiel
213.782
Dongeradeel
200.191 230.880
Ferwerderadiel Franekeradeel
380.345
De Friese Meren Harlingen
473.544 503.865 205.886
Heerenen Het Bildt
129.941 120.315
Kollumerland Leeuwarden
605.568
Leeuwarderadeel Littenseradiel
174.567 132.401
Menameradiel
186.698 195.809
Ooststellingwerf Opsterland
166.726
Schiermonnikoog
14.662 247.800 545.435
Smallingerland Sudwest Fryslân Terschelling
113.452 209.710
Tytsjerksteradiel Vlieland
58.212
Weststellingwert Sub totaal
230.445 5.755.216
Verschil formatie uitvraag en bedrijfsplan ProÂncie
489.679 5.795.033
Wetterskip Externe Veiligheid
162.400 318.778 12.521.106
Totaal
22
r’J
vi
23.949 403.145
32.674 4.901 84.953 1.413.161
29.627 1.201 41.238 685.426
850.075 0
1.253.220
0 0
1.413.161
0
15.966
0
27.773
59.873
0
0
307.138
4.901 66.982
2.402 35.633
19.958
7.207
53.912
21.219
1.487.632
318.778
12.521.106
318.778
4.519.920
162.400
5.795.033
489.6791
5.755.216
936.249 397.355
60.683
19.622
58.212 230.445
0
209.710
113.452
545.435
4.906
69.352
14.717
14.662 247.800
162.400
2.800.289
1.238.453
681.427
2.930
44.275 0
0
47.374
0
121.366
29.434 0 12.468
0 61.099
4.906
0 69.352
29.434 0
0 46.400
657.037
52.014
19.622 0 2.453
166.726
186.698 195.809
132.401
174.567
605.568
120.315
129.941
205.886
503.865
473.544
380.345
230.880
200.191
213.782
190.163
40.631
1b4.18J
Toeslag top Totale bijdrage bedrijven inclusief nieuw beveegd gezag
8.669
0
4.906
0
Niet inrichting gebonden
26.007
0
0
17.338
0
95.359
0
0
34.676
104.028
104.028
69.352
0
0
17.338
52.014
0
4.bfb
Provinciale C
9.811
35.700
55.166
3.992 39.915
27.625
55.546 99.656
27.625 20.419
9.811 4.906
0
26.843
44.151
43.832
100.858
11.975 3.992
13.070
249.625
9.811
9.811
27.729 33.383
885 33.649
24.528
53.962
19.622
19.622
41.218
0
53.277
4.906
4.906
14.717
4.906
9.811
24.bb
Pronciale B
0
55.166
225.358
11.600
116.000
63.019 23.028
49.802
50.756
57.557
123.969
34.308
12.011 28.026
0
9.197
102.275
88.549
0
15.585
3.85b
Bijdragen per deelnemer Bijdrage + Restformatie taken MAD
3.992
32.674
6.806 60.447
3.992 3.992
32.674
54.850 28.026
15.966 23.949
75.151 40.843
19.958
17.616
189.511
94.486
43.907
31.932
11.975
3.992
3.992
0
55.882
Categorie D
31.629
26.139
34.431 52.048
34.308 34.308
28.426
Verschil formatie uitvraag en bedrijfsplan Provincie 0 Wetterskip Externe Veiligheid 0 Totaal 685.426
Sub totaal
Sudwest Fiyslân Terschelling Tytsjerksteradiel Vlieland Weststellingwert
Opsterland Schiermonnikoog Smallingerland
Littenseradiel Menameradiel Ooststellingwerf
Leeuwarden Leeuwarderadeel
Harlingen Heerenveen Het Bildt Kollumerland
Franekeradeel De Friese Meren
27.773
11.611
62081
16.415
Dantumadiel Dongeradeel Ferwerderadiel
1.634
4.404
9.802
50.446
Categorie C
Achtkarspelen
Categorie B
Ameland Boarnsterhim
Gemeente
+
taken MAD 4
5
6 7
0,8 0,3 0,7 0,1 0,3 0.1 7,7
Leeuwarden Leeuwarderadrel
Menanreradirl
Schiermonnikoog
Terschelling Vlieland
1,0
0,8
Ferwerderadiel 0,9 0,4
0,4 0,6
Dantomadiel l2xngera deel
Harl,ngen Kollumerland c.a.
0,5
Boarn,terbirn
rranekeradeel
0,1 0,8
Ameland het Bildt
0,3’
0,5 0,4
0,4 0,0
0,8
1,0
1,0 0,3
0,9
0,5 0,0
0,7
0,0
0,1 0,0
15,9
0,1 0,0 0,4
1,2
1,8 1,1
2,7 0,6
1,7 2,0
1,1 1,1
0,5
0,2 0,0
0,5 0,5 0,0
-
21,43
1.2 0.7
0,3
1,2
3,2 1,5
2,9. 0,7
3,0
1.8
1,1 1,3
1,5
0.3 0.9
0,4 0,3 0,0
5,50
0,1 0,0
0,3 0,0
2.0 0,2
0,3 0,3
0,4
0,5 0,2
0,4
0,4
0,1 0,2
De berekening is gebaseerd op het voorstel dat is geagendeerd voor de vergadering van het algemeen bestuur van 18december2013.
TOTAAL
0,1 0,0 0,1
opgave gemeenten in bedri jfsplan (Ite’s)
7694
1 In uren
Opgane in bedtrijfnplan
7,7 0,3 5,50
2,6
24,9 0,9
Capacite,t basispakket o.b.v. Fryske Norm Capaciteit pluspakket (o.b.n. 1.400 uren) Totaal correctie MAO
Totale rormatie MAl Vacature ruimte Externe Veil,gheid, Prnninc,e )o.b.v 1400 uren)
7,7 3,9 4,9
33 7.695
141
20
403
2.819 303
465 377
602
260
562 712
573
104 313
0,0 0,1 0,3
1,0 0,0 0,9
0,6 8,4 0,2
3
Volgend tabblad
MAD Fryske Norm basistaken Capaciteit basistaken ingevuld door degemeente MAD * taken )o.b.o. 1400 uren)
2
Inhoudsopgave
0,4 1,2 8,9 0,2 0,3 1,0 0,6 1,5 1,9 0,3 11e betrekking op de MAD.
Vorig tabbiad
1.1 0,0 0.8 5,2 1,1 0,8 0,0 13,9 0,2 0,0 0,0 Nb 1: De gemeente Leeuwarderadeel heeft 0,4 11e opgegeven voor basistaken die bij een euterrre organisatie zijn belegd, hievan heeft NH 2 De capacteit veer Externe Veiligheid, 2,7 fte is apart meegenomen in het model
uuc 0 racen MAO .taken (ob.n. 1.310 aren) Totaal MAO
Fit in het primaire proces en aantal FTE voor basistaken
Basistaken en
9
-0,9 0,0 1,9:
0,7 2,t 2,7
11
0,0 0,2 0,5
0.5 0,0 0,5
12
0,4 0,2 0,1
0,1 0,1 0,2
13
0,8 0,0 0,5
1,4 8,5 1,9
14
0,3 0,1 0,7
8,5 1,1
17
0,2 0,0
0.7
0,0 0,7
20
8,1 0,1 0,0
0,2
24
0,3 0,2 0.0
0,5
26
0,4
_9r,L 0,0 0.2
t
e
05 (t to S
S (t 0 0 (t S S (t
Sta
3
(0
0 0
3
Da
rP
0
(5
S(5
(5 S
3
0
(S
‘S
(t S 0
3
0
0
S
to
0,
Da 0 0
ro
0
D
(5
0
0 10 0
0
z
1
1 1 1
1
z
= 0 z
0,
G)
D CD CD
0
CD
3
CD
CD D CD CD
CD
CD
CD CD
3
CD
m
CD
CD CD.
-1 0
CD DC
CD
c
Dl
CD
CD-
0
m
DC
3
0
CD
CD
DC
DC DC
CD
CD
0 CD
CD CD CD CD CD 0
DC
DC DC
0
CD CD
CD CD 0 CD
DC DC
DC CC 0 CD
DC
0 CD
0
CD CD
0
m
CC
DC
3
DC
DC
DC
DC
CD CD
CD
0
CD
0
DC
DC
DC
0 CD
CD
0
CD
DC DC
DC
CD
0
CD
DC CD 0
DC DC CD
CD
DC
DC
CD
0
CD
DC DC
0 CD
CD
DC DC
CD
DCC
00W
CD
0 DC DC CD CC
CD CD
CD CC
CD
CD
CD
DC
DC CD
DC
DC
5i
CD
CD
CC
CD DC-
3 3
DC
3
CD
0
CD
0 CC DC
CD CC
CD
CD
CD CD
0
CD DC DC DC CC
CD
1
CD
0
CD CD 0 CD
CD
CD DC DC
CD
CD
CC
CD
CD CD
CD
DC DC
0)
CC CD CD
CD
CD
CD
CD
CD
DC CD
DC
DC
DC
DC DC
CD
DC
0 CD
CD
CD 0
DC
DC
DC
0
DC
0 CD
0 CD
CD
0 CD
DC
CD 0 DC
0
CD
CD
CC CD CD
m
CD
CD
CD
1E
0
CD
0
CD
DC
DC CD
DC
CD
CD)
DC
DC
0 CD CD
DC
DC
CD
0 0
CD
CD CD
CD CC
CD
CD
CD
CD
0
0 0
CD
CC CD CD
CD
CD CD
CD
0 CD
3 3
DC CD 0
4 DC DC HDC DC
b)
1
DC
DC
CD
CD
DC.
0 CD
3
CD CD
0
CD
CD DC
DC
DC
al
DC
CD
CD
CC
CC CDCD:
CC
CD
CD: CD CD
CD:
1
CD CD
0
CD
3
CD
CD CD
CD
CD
0
-U 0
CD ‘1
-I
0
CD
(1)
-I
FUIVIb Friese Uitvoeringsdienst Milieu en Omgeving
FUMO Postbus 3347 8901 DH Leeuwarden
Aan: -
-
-
Colleges van burgemeester en wethouder en de raden van de Friese gemeenten College van Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten van Fryslân Dagelijks bestuur en algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân
Ons kenmerk :161-2013 Behandeld door: TvB/js Bijlage(n) : 2 Onderwerp : Wijziging gemeenschappelijke regeling FUMO Datum
: 19december2013
Geacht bestuur, Met ingang van 1januari 2014 gaat de Friese Uitvoeringsorganisatie Milieu en Omgeving (FUMO) van start. De FUMO is een openbaar lichaam op grond van de gemeenschappelijke regeling FUMO die in december 2012 is ondertekend. De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Sûdwest Fryslân, Ooststellingwerf, Opsterland en Weststellingwerf waren nog geen deelnemer in de huidige gemeenschappelijke regeling. Inmiddels hebben deze colleges aangegeven per 1januari 2014 toe te willen treden tot de gemeenschappelijke regeling FUMO, zodat vanaf deze datum alle overheden in Fryslân in de FUMO participeren. Vanuit de deelnemers zijn voorstellen gedaan om de gemeenschappelijke regeling op onderdelen aan te passen. Het algemeen bestuur van de FUMO heeft in haar vergadering van 2 december jI. besloten om bijgevoegd conceptbesluit tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling aan de deelnemers ter besluitvorming voor te leggen. Enkele gemeenten hebben voorgesteld om binnen de FUMO een bestuurlijke financiële adviescommissie in te stellen. Het is niet nodig om daarvoor de gemeenschappelijke regeling te wijzigen. Op grond van het artikel 22 van de regeling kan het algemeen bestuur een dergelijke commissie instellen. In onze vergadering van 2 december is daartoe besloten. Voorstellen tot wijziging van artikel 29 (over kostenverdeling en bijdragen) en artikel 34 (over uiffreding) worden niet overgenomen. Deze artikelen blijven dan ook ongewijzigd. In artikel 35 van de gemeenschappelijke regeling is de procedure tot wijziging beschreven. Voor wijziging is een gelijkluidend besluit van ten minste tweederde van de deelnemers nodig, onder gelijktijdige toestemming van provinciale staten, de raden en het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân.
1
FUMb Friese Uitvoeringsdienst Milieu en Omgeving
Bijgevoegd treft u aan: • Het besluit van het algemeen bestuur van de FUMO, d.d. 2 december 2013; • Een conceptbesluit waarin de voorgestelde wijzigingen zijn opgenomen. Aan het slot van dit conceptbesluit treft u de geconsolideerde tekst van de gemeenschappelijke regeling aan waarin de wijzigingen zijn verwerkt. • De tekst van huidige gemeenschappelijke regeling zoals die eind 2012 is vastgesteld. Wij verzoeken u dit voorstel in uw college respectievelijk dagelijks bestuur te behandelen en tevens voor de wijziging toestemming te vragen van Provinciale Staten / de raad / het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân. Op donderdag 13 maart 2014 vergadert het algemeen bestuur van de FUMO. Wij verzoeken u ons uiterlijk eind februari te informeren over de besluitvorming binnen uw organisatie. Hoogachtend, Het algemeen bestuur van de FUMO
Mevrouw L.l Diks, voorzitter
M. van der Wal, secretaris/directeur
2
Gemeenschappelijke regeling Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (FUMO) Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling FUMO overwegende dat: in het besluitvormingsproces tot het treffen van de gemeenschappelijke regeling Fryske Uttieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (FUMO) diverse voorstellen, strekkende tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling, zijn gedaan; het algemeen bestuur de wens heeft uitgesproken tot wijziging van de samenstelling van het algemeen en dagelijks bestuur te komen; het voorts wenselijk is de gemeenschappelijke regeling FUMO op enkele overige onderdelen te wijzigen,
—
—
—
gelet op: de Wet gemeenschappelijke regelingen en de gemeenschappelijke regeling FUMO,
—
—
BESLUIT
de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling FUMO voor te stellen: —
deze regeling gewijzigd vast te stellen, overeenkomstig het bij dit voorstel gevoegde conceptbesluit.
Het algemeen bestuur van de FUMO, Grou, 2 december 2013
mevrouw L.l. Diks
M. van der Wal
,
,
voorzitter
secretaris
TOELICHTING op het voorstel Op 24 december 2012 is de gemeenschappelijke regeling FUMO in werking getreden. In de maanden daaraan voorafgaande hebben de deelnemende colleges en het dagelijks bestuur van Wetterskip Fryslân de regeling vastgesteld en voor toestemming voorgelegd provinciale staten onderscheidenlijk de gemeenteraden onderscheidenhijk het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân. Ingevolge artikel 35 van de gemeenschappelijke regeling kunnen het algemeen bestuur en de deelnemers voorstellen doen tot wijziging van de regeling. De regeling kan worden gewijzigd bij gelijkluidend besluit van ten minste tweederde van de deelnemers, na verkregen toestemming van provinciale staten, de raden en het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân. De artikelen 3, 4, 5, 6, 12, 13, 15, 16, 29 en 33 tot en met 36 van deze regeling kunnen alleen worden gewijzigd indien alle deelnemers daarmee instemmen. In het proces van besluitvorming is vanuit de deelnemers, respectievelijk de algemene besturen van de deelnemers al dan niet in de vorm van een motie, de wens uitgesproken om de regeling op onderdelen , 1 aan te passen, met name waar het betreft de samenstelling van het algemeen en dagelijks bestuur en het toepassen van het indexpercentage op de begroting. Ook van de (nog) niet-deelnemende colleges van de gemeente Sûdwest-Fryslân en de zgn. OWO gemeenten zijn enkele voorstellen tot wijziging ontvangen. Daarnaast is gekeken, conform hetgeen is besproken in de vergadering van het algemeen bestuur van 17 juni 2012, of uit de Juridische stresstest Regionale Uitvoeringsdiensten (d.d. 30januari 2013) verbeterpunten voortvloeien. Hiertoe blijkt vooralsnog geen aanleiding te zijn. Daarnaast is het zo dat voor een gedegen beoordeling van de juridische structuur van de FUMO het wenselijk is dat verschillende documenten (de gemeenschappelijke regeling, het dehegatiebesluit, de mandaatbesluiten, het Directiestatuut, dienstverleningsovereenkomsten, en dergelijk) in onderlinge samenhang worden beoordeeld.. Dat is op dit moment nog niet mogelijk, omdat een aantal van deze instrumenten nog niet is vastgesteld. Ook binnen het algemeen bestuur is de wens geuit om de regeling aan te passen, met name waar het betreft de getalsmatige vertegenwoordiging van de provincie in het algemeen en dagelijks bestuur. Een en ander heeft geresulteerd in het voorstel dat nu voorligt. In het voorstel worden eerst de wijzigingen besproken. Aan het slot van het voorstel is de (nieuwe) geconsolideerde tekst opgenomen.
1
Gemeenten Heerenveen, Ameland, Boarnsterhim, Kollumerland c.a., Lemsterland, Skarsterlân en Gaasterlân-Sleat.
2
[Hier invullen het bestuursorgaan dat het besluit neemt] (kiezen uit: Gedeputeerde staten van Fryslân of het college van burgemeester en wethouders van de gemeente (...) of het dagelijks bestuur van Wetterskip Fryslân 1 overwegende dat: in het besluitvormingsproces tot het treffen van de gemeenschappelijke regeling Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (FUMO) diverse moties zijn aangenomen, strekkende tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling, het algemeen bestuur de wens heeft uitgesproken tot wijziging van de samenstelling van het algemeen en dagelijks bestuur, het voorts wenselijk is de gemeenschappelijke regeling FUMO op enkele overige onderdelen te wijzigen,
—
—
—
gelet op: de Wet gemeenschappelijke regelingen en de gemeenschappelijke regeling FUMO,
—
—
BESLUIT
onder het voorbehoud van toestemming van [hier invullen welk bestuursorgaan toestemming verleent] (kiezen uit: provinciale staten van F,yslân of de gemeenteraad van (...) of het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân) —
vast te stellen het besluit tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling FUMO, overeenkomstig bijlage 1 bij dit besluit.
[Hier invullen het bestuursorgaan dat het besluit neemt] (kiezen uit: Gedeputeerde staten van Fryslân of het college van burgemeester en wethouders van de gemeente (...) of het dagelijks bestuur van Wetterskip Fryslân) [plaats], [datum]
voorzitter
secretaris
3
Bijlage 1 bij het besluit tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (FUMO) Artikel 1 A.
Plaats van vestiging
Artikel 2, tweede lid, komt te luiden: 2.
De FUMO is gevestigd te Grou.
Toelichting: De Wet gemeenschappelijke regelingen vereist dat de plaats van vestiging van het openbaar lichaam in de regeling wordt opgenomen. Dit houdt verband met de vraag welke rechtbank bevoegd is. Het aanwijzen van de officiële vestigingsplaats laat overigens onverlet dat er ook op andere locaties gewerkt kan worden. 8.
Samenstelling algemeen bestuur
Artikel 9 wordt gewijzigd als volgt: 1.
Het eerste lid vervalt.
2.
Onder vernummering van het tweede tot en met zevende lid tot eerste tot en met zesde lid, komt het eerste lid (nieuw) te luiden: 1. De deelnemers wijzen elk uit hun midden één lid aan van het algemeen bestuur. Behoudens de eerste aanwijzing vindt de aanwijzing plaats in de eerste vergadering van de deelnemers in nieuwe samenstelling.
3.
In het derde lid (vernummerd) vervalt de zin
Toelichting: Onderdeel B betreft een drietal wijzingen van artikel 9. In de eerste plaats kan het eerste lid vervallen. De Wet gemeenschappelijke regelingen vereist niet meer dan dat de regeling het aantal leden van het algemeen bestuur dat door de deelnemers wordt aangewezen, bepaalt. Het totaal aantal leden blijkt al uit de aanhef waarin de deelnemers aan de regeling worden genoemd en de bepaling in artikel 9 waarin staat hoeveel leden elk van de deelnemers aanwijst. Het schrappen van het eerste lid voorkomt tevens dat deze bepaling en daarmee de regeling moet worden gewijzigd bij toetreding van een gemeente. -
-
—
—
In de initieel vastgestelde regeling is opgenomen dat de provincie twee leden aanwijst van het algemeen bestuur en de overige deelnemers één lid. Met dit voorstel wordt dit gewijzigd, zodanig dat elke deelnemer één lid aanwijst. De zinsnede in het vierde lid “Op het als voorzitter aangewezen lid is het tweede lid niet van toepassing”, strekt ertoe te benadrukken dat de deelnemer van wie het lid als voorzitter is aangewezen meer leden
4
aanwijst dan het eerste lid voorschrijft. Bij nader inzien is deze toevoeging overbodig en kan deze worden geschrapt. C.
Samenstelling dagelijks bestuur
Artikel 14, eerste lid, komt te luiden: 1.
Het dagelijks bestuur bestaat uit vijf leden, de voorzitter inbegrepen, door en uit het algemeen bestuur aan te wijzen als volgt: a. het door gedeputeerde staten aangewezen lid van het algemeen bestuur; drie door de colleges van burgemeester en wethouders aangewezen leden van het b. algemeen bestuur en het door het dagelijks bestuur van Wetterskip Fryslân aangewezen lid van het algemeen c. bestuur.
Toelichting: De wijziging van artikel 14 hangt rechtstreeks samen met de wijziging van artikel 9, op grond waarvan de provincie na wijziging van de regeling op de voet van dit besluit één lid aanwijst van het algemeen bestuur in plaats van twee. Hiermee wordt ook het aantal provinciale vertegenwoordigers in het dagelijks bestuur teruggebracht van twee naar één. Een aantal leden van het dagelijks bestuur blijft gehandhaafd op vijf. De opengevallen plaats wordt ingevuld door de deelnemende gemeenten. D.
Informatie en verantwoording
Artikel 19 wordt gewijzigd als volgt: Onder vernummering van het eerste en tweede lid tot tweede en derde lid worden twee nieuwe leden ingevoegd, luidende: 1. Het algemeen en dagelijks bestuur informeren de deelnemers tijdig over de voorbereiding van besluiten met ingrijpende gevolgen voor hen. 4. Het dagelijks bestuur informeert de deelnemers door middel van kwartaalrapportages over de financiële stand van zaken met betrekking tot het openbaar lichaam. Toelichting: Artikel 19, eerste lid, introduceert een actieve informatieplicht wanneer sprake is van de voorbereiding van besluiten met ingrijpende gevolgen. Het is als het ware het complement van de passieve informatieplicht, die in het tweede lid van dit artikel is verwoord. De bewoordingen “ingrijpende gevolgen” zijn niet eenduidig te interpreteren. Het kan zijn dat een gevolg zich niet bij alle deelnemers voordoet, even ingrijpend van aard is of als zodanig wordt ervaren. Dit zal zich in de bestuurspraktijk moeten ontwikkelen. In het nieuwe vierde lid wordt een actieve financiële informatieplicht geïntroduceerd. E.
Begroting
Artikel 27 wordt gewijzigd als volgt: Aan artikel 27 worden twee nieuwe leden 8 en 9 toegevoegd, luidende: 8.
Het algemeen bestuur past jaarlijks, bij de vaststelling van de najaarsrapportage van enig jaar, maximaal het reële accres toe zoals dat in de Meicirculaire gemeentefonds, dat betrekking heeft op 5
9.
het jaar dat aan het begrotingsjaar vooraf gaat, voor het desbetreffende begrotingsjaar is geprognosticeerd. Het algemeen bestuur kan besluiten voor enig jaar een hoger indexpercentage dan het maximale accres, zoals bedoeld in het achtste lid, toe te passen. Dit besluit van het algemeen bestuur wordt genomen bij tweederde meerderheid.
Toelichting: De bedoeling van het wijzigingsvoorstel is dat bij de opstelling van de jaarlijkse begroting van de FUMO rekening wordt gehouden met het accres van de algemene uitkering uit het gemeentefonds voor gemeenten zoals dat blijkt uit de meicirculaire. F.
Toetreding
Artikel 33, derde lid, komt te luiden: 3.
Het algemeen bestuur stelt de datum van toetreding vast.
Toelichting: In de initieel vastgestelde regeling is bepaald dat toetreding mogelijk is per 1 januari van het kalenderjaar, volgend op het jaar waarin de voor de toetreding noodzakelijke wijziging van de regeling in werking is getreden. Met de inwerkingtreding van de regeling zijn nog niet alle Friese gemeenten deelnemer aan de regeling. Om het mogelijk te maken dat gemeenten gedurende het kalenderjaar toetreden wordt deze bepaling aangepast. Het is het algemeen bestuur dat de datum van toetreding bepaalt. G.
Wijziging
Artikel 35, vierde lid, wordt gewijzigd als volgt: 4.
Een besluit tot het wijzigen van de regeling wordt bekend gemaakt door kennisgeving van dat besluit of van de zakelijke inhoud ervan in een dag-, nieuws- of huis-aan-huisblad en treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.
Toelichting: De Wet gemeenschappelijke regelingen bepaalt in artikel 26 dat de deelnemers op de gebruikelijke wijze zorg dragen voor de bekendmaking van de regeling en de besluiten tot wijziging, opheffing, toetreding en uittreding. Deze besluiten zijn zogenoemde besluiten van algemene strekking en moeten, met inbegrip van de toestemmingsbesluiten, worden bekendgemaakt met toepassing van artikel 3:42, tweede lid, Algemene wet bestuursrecht. Een besluit tot toetreding en uittreding wordt, met inbegrip van de toestemmingsbesluiten, bekend gemaakt door de betreffende deelnemer. Voor zover dat besluit leidt tot wijziging of opheffing van de regeling vergt dit een besluit van alle deelnemers. Omdat besluiten niet verbinden voordat ze zijn bekendgemaakt, treedt een besluit tot wijziging of opheffing eerst in werking nadat alle deelnemers dat besluit hebben bekendgemaakt. Om daar regie op te houden en met zekerheid de datum van inwerkingtreding te kunnen vaststellen, is gekozen voor een (gezamenlijke) bekendmaking in een dag-, nieuws- of huis-aan-huis blad. De regeling bepaalt voorts dat het aldus bekendgemaakte besluit op de dag na bekendmaking in werking treedt. Door dit ook op te nemen in de bekendmaking is het voor een ieder duidelijk wanneer de wijziging in werking treedt.
6
H.
Bijlage 2 Stemverhouding
Bijlage 2 komt te luiden: Bijlage 2 Stemverhouding algemeen bestuur De door het algemeen bestuur vast te stellen stemverhouding wordt bepaald aan de hand van de financiële bijdrage van de deelnemers, gebaseerd op het basistakenpakket als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel a en het aanvullend takenpakket, als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel b van de gemeenschappelijke regeling. De stemverdeling vindt plaats aan de hand van lineaire grootteklassen, waarbij: a. één stem wordt toegekend per € 150.000,-, met dien verstande dat iedere deelnemer waarvan de financiële bijdrage minder bedraagt dan € 150.000,- ook één stem heeft; b. de met toepassing van artikel 17, eerste lid, van de gemeenschappelijke regeling aangewezen voorzitter in het algemeen bestuur geen stemrecht uitoefent. Toelichting: De wijziging van bijlage 2 hangt samen met de wijziging van artikel 9, op grond waarvan de provincie na wijziging van de regeling op de voet van dit besluit één lid aanwijst van het algemeen bestuur, in plaats van twee. In de initieel vastgestelde bijlage 2 is bepaald dat het aantal stemmen per lid, aangewezen door gedeputeerde staten, wordt berekend door het totaal van de stemmen dat toekomt aan de provincie te delen door twee. Deze bepaling komt met dit besluit te vervallen. Artikel II 1. 2.
Dit besluit wordt bekend gemaakt door kennisgeving ervan in een dag-, nieuws- of huis-aan huisblad. Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking. Artikel 1, onderdelen A en F, werken terug tot 31 december 2013.
Toelichting: Technische bepaling.
7
Overzicht van de geconsolideerde tekst van de artikelen die met dit besluit worden gewijzigd Artikel 2 komt te luiden: Artikel 2 Openbaar lichaam 1. Er is een openbaar lichaam als bedoeld in artikel 74, eerste lid, juncto artikel 8, eerste lid, van de wet, genaamd Fryske Uttieringstsjinst Miljeu en Omjouwing, hierna te noemen: FUMO. 2. De FUMO is gevestigd te Grou. 3. Het bestuur van het openbaar lichaam bestaat uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter. Artikel 9 komt te luiden: Artikel 9 Samenstelling 1. De deelnemers wijzen uit hun midden één lid aan van het algemeen bestuur. Behoudens de eerste aanwijzing vindt de aanwijzing plaats in de eerste vergadering van de deelnemers in nieuwe samenstelling. 2. De deelnemers wijzen voor elk lid een plaatsvervangend lid aan. 3. De deelnemer van wie het lid als voorzitter als bedoeld in artikel 17, eerste lid, is aangewezen wijst een extra lid aan van het algemeen bestuur. 4. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt gedeputeerde, wethouder of lid van het dagelijks bestuur van Wetterskip Fryslân te zijn. 5. De zittingsduur van de leden van het algemeen bestuur is gelijk aan die van de bestuursorganen die hen hebben aangewezen. Onverminderd het bepaalde in het derde lid, blijven de leden van het algemeen bestuur na het verstrijken van de in de vorige volzin genoemde termijn hun functie waarnemen tot het tijdstip dat de nieuwe leden zijn aangewezen. 6. Indien in het algemeen bestuur een vacature ontstaat wijst de betreffende deelnemer zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan. Artikel 14 komt te luiden: Artikel 14 Samenstelling 2. Het dagelijks bestuur bestaat uit vijf leden, de voorzitter inbegrepen, door en uit het algemeen bestuur aan te wijzen als volgt: d. het door gedeputeerde staten aangewezen lid van het algemeen bestuur; e. drie door de colleges van burgemeester en wethouders aangewezen leden van het algemeen bestuur en f. het door het dagelijks bestuur van Wetterskip Fryslân aangewezen lid van het algemeen bestuur. 3. De leden van het dagelijks bestuur worden aangewezen in de eerste vergadering van het algemeen bestuur in nieuwe samenstelling. 4. De leden van het dagelijks bestuur treden af met ingang van de dag waarop de zittingsperiode van het algemeen bestuur afloopt. Zij blijven hun functie waarnemen tot het tijdstip waarop het algemeen bestuur de leden van een nieuw dagelijks bestuur heeft aangewezen. 5. Degene die tussentijds ophoudt lid van het algemeen bestuur te zijn, houdt tevens op lid van het dagelijks bestuur te zijn. 6. Indien tussentijds een vacature ontstaat in het dagelijks bestuur, wijst het algemeen bestuur zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.
8
Artikel 19 komt te luiden: Artikel 19 1. Het dagelijks bestuur, dan wel het algemeen bestuur, informeert de deelnemers tijdig over de voorbereiding van besluiten met ingrijpende gevolgen voor hen. 2. Het algemeen bestuur, dagelijks bestuur en de voorzitter verstrekken provinciale staten, de raden van de deelnemende gemeenten en het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân alle inlichtingen die door één of meer leden van die bestuursorganen worden verlangd. 3. Het reglement van orde van de betreffende deelnemer regelt de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan het in het eerste lid bepaalde. 4. Het dagelijks bestuur informeert de deelnemers door middel van een voor- en najaarsrapportage over de financiële stand van zaken met betrekking tot het openbaar lichaam. Artikel 27 komt te luiden Artikel 27 Begroting 1. Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting zes weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, toe aan provinciale staten, de raden en het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân. 2. De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de deelnemers voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van de kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld. 3. Provinciale staten, de raden en het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. 4. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast, uiterlijk 1 juli in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. 5. Het dagelijks bestuur zendt de vastgestelde begroting zonodig toe aan provinciale staten, de raden en het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân. 6. Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval vôér 15juli van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. 7. Het bepaalde in het eerste, derde en vijfde lid is mede van toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting, voor zover de wijziging van invloed is op de hoogte van de bijdrage van de deelnemers. 8. Het algemeen bestuur past jaarlijks, bij de vaststelling van de najaarsrapportage van enig jaar, maximaal het reële accres toe zoals dat in de Meicirculaire gemeentefonds, dat betrekking heeft op het jaar dat aan het begrotingsjaar vooraf gaat, voor het desbetreffende begrotingsjaar is geprognosticeerd. 9. Het algemeen bestuur kan besluiten voor enig jaar een hoger indexpercentage dan het maximale accres, zoals bedoeld in het achtste lid, toe te passen. Dit besluit van het algemeen bestuur wordt genomen bij tweederde meerderheid. Artikel 33 komt te luiden: Artikel 33 Toetreding 1. Het daartoe bevoegde orgaan van een publiekrechtelijke rechtspersoon kan een verzoek tot toetreding richten aan het algemeen bestuur.
9
2. 3. 4.
Toetreding vindt plaats bij daartoe strekkende besluiten van ten minste tweederde van de deelnemers. Het algemeen bestuur stelt de datum van toetreding vast. Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de toetreding. Daarbij kunnen voorwaarden worden gesteld.
Artikel 35 komt te luiden: Artikel 35 Wijziging 1. Het algemeen bestuur en de deelnemers kunnen voorstellen doen tot wijziging van de regeling. 2. De regeling kan worden gewijzigd bij gelijkluidend besluit van ten minste tweederde van de deelnemers, onder gelijktijdige toestemming van provinciale staten, de raden en het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân. 3. De artikelen 3, 4, 5, 6, 12, 13, 15, 16, 29 en 33 tot en met 36 van deze regeling kunnen alleen worden gewijzigd indien alle deelnemers daarmee instemmen. 4. Een besluit tot het wijzigen van de regeling wordt bekend gemaakt door kennisgeving van dat besluit of van de zakelijke inhoud ervan in een dag-, nieuws- of huis-aan-huisblad en treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking. Bijlage 2 komt te luiden: Bijlage 2 Stemverhouding algemeen bestuur De door het algemeen bestuur vast te stellen stemverhouding wordt bepaald aan de hand van de financiële bijdrage van de deelnemers, gebaseerd op het basistakenpakket als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel a en het aanvullend takenpakket, als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel b van de gemeenschappelijke regeling. De stemverdeling vindt plaats aan de hand van lineaire grootteklassen, waarbij: a. één stem wordt toegekend per € 150.000,-, met dien verstande dat iedere deelnemer waarvan de financiële bijdrage minder bedraagt dan € 150.000,- ook één stem heeft; b. de met toepassing van artikel 17, eerste lid, van de gemeenschappelijke regeling aangewezen voorzitter in het algemeen bestuur geen stemrecht uitoefent.
10
Samenwerkingsovereenkomst Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing Gedeputeerde staten van Fryslân, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Achtkarspelen, Ameland, het Bildt, Boarnsterhim, Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel, Franekeradeel, Gaasterlân-Sleat, Harlingen, Heerenveen, Kollummerland c.a., Leeuwarden, Leeuwarderadeel, Lemsterland, Littenseradiel, Menameradiel, Schiermonnikoog, Skarsterlân, Smallingerland, Terschelling, Tytsjerksteradiel, Vlieland en het dagelijks bestuur van Wetterskip Fryslân, ieder voor zover zij bevoegd zijn; overwegende dat: +
het Rijk, het Interprovinciaal Overleg en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten onderling afspraken hebben gemaakt over de vorming van regionale uitvoeringsdiensten, het takenpakket dat deze diensten in ieder geval moeten gaan uitvoeren en de kwaliteitsnormering van vergunningverlening en handhaving;
••
de deelnemers op 30 juni 2011 een overeenkomst hebben ondertekend, waarin de intentie is uitgesproken om te komen tot de oprichting van een regionale uitvoeringsdienst;
+
de regionale uitvoeringsdienst vergunningverlenende, toezichthoudende en handhavingstaken gaat uitvoeren op het gebied van het milieu- en omgevingsdomein;
gelet op: +
de Wet gemeenschappelijke regelingen en
+
de toestemming van provinciale staten van Fryslân, de raden van de deelnemende gemeenten en het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân;
BESLUITEN: de volgende gemeenschappelijke regeling te treffen:
Hoofdstuk 1
Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsbepalingen 1. In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder: de regeling: de gemeenschappelijke regeling Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing; a. b. het openbaar lichaam: het openbaar lichaam als bedoeld in artikel 2 van deze regeling; c. de wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen: d. deelnemers: het college van gedeputeerde staten van Frysln, de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten en het dagelijks bestuur van Wetterskip Fryslân; de raden: de gemeenteraden van de aan de regeling deelnemende gemeenten; e. provinciale staten: provinciale staten van Fryslân. f.
2.
Waar de wet of de regeling bepalingen van de Provinciewet van overeenkomstige toepassing verklaard wordt voor provinciale staten, gedeputeerde staten en de commissaris van de Koningin gelezen: het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter.
Artikel 2 Openbaar lichaam 1. Er is een openbaar lichaam als bedoeld in artikel 74, eerste lid, juncto artikel 8, eerste lid, van de wet, genaamd Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing, hierna te noemen: FUMO. 2. De FUMO is gevestigd te Leeuwarden. 3. Het bestuur van het openbaar lichaam bestaat uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter.
Hoofdstuk 2
Belangen, taken en bevoegdheden
Artikel 3 Te behartigen belangen De regeling heeft ten doel het behartigen van de belangen van de deelnemers bij de uitvoering van taken en bevoegdheden op het gebied van het milieu- en omgevingsrecht in ruime zin in het algemeen en de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht in het bijzonder, alsmede taken en bevoegdheden op het terrein van vergunningverlening, handhaving en toezicht op grond van de in artikel 5.1 van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht genoemde wetten. Artikel 4 Taken 1. Ter behartiging van de in artikel 3 genoemde belangen heeft het openbaar lichaam de volgende taken: basistakenpakket: het ten behoeve van de deelnemers uitvoeren van adviserende, a. voorbereidende en uitvoerende taken die behoren tot het zogenoemde Basistakenpakket, zoals opgenomen in Bijlage 1; aanvullend takenpakket (facultatief): het ten behoeve van de deelnemers uitvoeren van niet b. tot het Basistakenpakket behorende adviserende, voorbereidende en uitvoerende taken op het terrein van het milieu- en omgevingsrecht, voor zover de betreffende deelnemer daartoe een besluit heeft genomen;
alsmede ten behoeve van de onder a. en b. genoemde taken: c. d. e. f. 2.
3.
adviserende en voorbereidende taken ten behoeve van bezwaarprocedures, administratief beroepsprocedures en rechtsgedingen; de advisering over en voorbereiding van besluiten op grond van de Wet openbaarheid van bestuur; het adviseren over en ontwikkelen van strategische en operationele beleidskaders op het terrein van het milieu- en omgevingsrecht; het in stand houden van een Milieualarmnummer.
De FUMO is bevoegd tot het ten behoeve van de deelnemers verrichten van diensten op het terrein van het milieu- en omgevingsrecht, anders dan bedoeld in het eerste lid, indien een deelnemer daarom verzoekt en het dagelijks bestuur daarin bewilligt. Het bepaalde in artikel 6, eerste lid, is van overeenkomstige toepassing. De FUMO is bevoegd tot het ten behoeve van het Rijk verrichten van diensten op het terrein van het milieu- en omgevingsrecht, indien het Rijk daarom verzoekt en het dagelijks bestuur daarin bewilligt. Het bepaalde in artikel 6, eerste lid, is van overeenkomstige toepassing. 2
4.
De taken als bedoeld in het eerste en tweede lid worden uitgevoerd met inachtneming van de door of ten behoeve van de deelnemers vastgestelde beleidskaders, beleidsregels en overige instructies.
Bevoegdheden Artikel 5 1. Aan het bestuur van het openbaar lichaam worden geen publiekrechtelijke bevoegdheden overgedragen. 2. Onverminderd het bepaalde in artikel 10:4 van de Algemene wet bestuursrecht kunnen de deelnemers, ter uitvoering van de in artikel 4 genoemde taken, aan het bestuur van het openbaar lichaam mandaat verlenen om in naam van de respectieve bestuursorganen besluiten te nemen, volmacht verlenen tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen of machtiging verlenen tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. 3. Tenzij anders is bepaald kan het bestuur van het openbaar lichaam ten aanzien van de in mandaat, volmacht en machtiging opgedragen taken en bevoegdheden ondermandaat, ondervolmacht en ondermachtiging verlenen. 4. Besluiten als bedoeld in het tweede en derde lid worden, onder de zorg van de secretaris/directeur, opgenomen in het Register mandaat, volmacht en machtiging FUMO. Het register is openbaar. Artikel 6 Uitvoeringsovereenkomst 1. Onverminderd het bepaalde in artikel 4, vierde lid, worden ter uitvoering van de taken als bedoeld in artikel 4, eerste lid, tussen de FUMO als opdrachtnemer en de deelnemer als opdrachtgever één of meerdere uitvoeringsovereenkomsten gesloten, op basis van een door het dagelijks bestuur vastgesteld model. 2. De uitvoeringsovereenkomst ten behoeve van de in artikel 4, eerste lid, onderdeel a, genoemde taken wordt voor onbepaalde tijd gesloten. Het beëindigen van deze overeenkomst is uitsluitend mogelijk door uittreding, zoals bedoeld in artikel 34. De consequenties hiervan worden op analoge wijze meegenomen en maken onderdeel uit van de gevolgen van uittreding, zoals verwoord in artikel 34. 3. De looptijd van een uitvoeringsovereenkomst ten behoeve van de in artikel 4, eerste lid, onderdeel b, genoemde taken bedraagt, behoudens uittreding zoals bedoeld in artikel 34, vijf jaren. Opzegging gedurende deze termijn is niet mogelijk. 4. De overeenkomst als bedoeld in het derde lid wordt voor onbepaalde tijd Voortgezet. Opzegging is mogelijk per 1 januari van enig kalenderjaar, met inachtneming van een opzegtermijn van twaalf maanden. 5. De deelnemer die de overeenkomst als bedoeld in het derde lid opzegt, Verplicht zich het personeel dat is belast met de uitvoering van deze taken, over te nemen. Het algemeen bestuur stelt de omvang van het toe te wijzen personeel vast op basis van de begroting over het jaar voorafgaande aan het jaar waarop de opzegging betrekking heeft. Onverminderd het bepaalde in het vijfde lid stelt het algemeen bestuur de overige kosten vast van 6. opzegging. Artikel 7 Jaarprogramma 1. Het algemeen bestuur stelt jaarlijks, voor 1 januari, een programma van activiteiten vast voor het daarop volgende kalenderjaar. 2. Het Jaarprogramma wordt aan de deelnemers gezonden.
3
Artikel 8 Jaarverslag 1. Het algemeen bestuur stelt jaarlijks, voor 1 april, een verslag van werkzaamheden vast, over het daaraan voorafgaande kalenderjaar. 2. Het Jaarverslag wordt aan de deelnemers gezonden.
Hoofdstuk 3
Het algemeen bestuur
Artikel 9 Samenstelling 1. Het algemeen bestuur bestaat uit 27 leden. 2. Gedeputeerde staten wijzen uit hun midden twee leden aan van het algemeen bestuur. De overige deelnemers wijzen elk uit hun midden één lid aan van het algemeen bestuur. Behoudens de eerste aanwijzing vindt de aanwijzing plaats in de eerste vergadering van de deelnemers in nieuwe samenstelling. 3. De deelnemers wijzen voor elk lid een plaatsvervangend lid aan. 4. De deelnemer van wie het lid als voorzitter als bedoeld in artikel 17, eerste lid, is aangewezen wijst een extra lid aan van het algemeen bestuur. Op het als voorzitter aangewezen lid is het tweede lid niet van toepassing. 5. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt gedeputeerde, wethouder of lid van het dagelijks bestuur van Wetterskip Fryslân te zijn. 6. De zittingsduur van de leden van het algemeen bestuur is gelijk aan die van de bestuursorganen die hen hebben aangewezen. Onverminderd het bepaalde in het derde lid, blijven de leden van het algemeen bestuur na het verstrijken van de in de vorige volzin genoemde termijn hun functie waarnemen tot het tijdstip dat de nieuwe leden zijn aangewezen. 7. Indien in het algemeen bestuur een vacature ontstaat wijst de betreffende deelnemer zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan. Artikel 10 Incompatibiliteiten Onverminderd het bepaalde in artikel 20 van de wet is het lidmaatschap van het algemeen bestuur onverenigbaar met de betrekking van ambtenaar, door of vanwege het bestuur van één van de deelnemers dan wel door of vanwege het bestuur van de FUMO aangesteld of daaraan ondergeschikt. Met een ambtenaar worden voor de toepassing van dit artikel gelijkgesteld zij die in dienst van één van de deelnemers dan wel de FUMO op arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht werkzaam zijn. Artikel 11 Werkwijze 1. Het algemeen bestuur vergadert ten minste twee maal per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter of het dagelijks bestuur dit nodig oordeelt, dan wel ten minste een vijfde van het aantal leden dit, onder opgaaf van redenen, schriftelijk verzoekt. 2. De vergaderingen van het algemeen bestuur zijn openbaar. Indien de voorzitter dan wel een vijfde gedeelte van de aanwezige leden het nodig oordeelt, dient het algemeen bestuur te besluiten of zal worden vergaderd met gesloten deuren. 3. Het algemeen bestuur stelt een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. 4. De voorzitter roept de leden schriftelijk tot de vergadering op. Tegelijkertijd met de oproeping brengt de voorzitter dag, tijdstip en plaats van de vergadering ter 5. openbare kennis. De agenda en de daarbij behorende voorstellen met uitzondering van de in artikel 23, tweede lid, van de wet bedoelde stukken worden tegelijkertijd met de oproeping en op een bij de openbare kennisgeving aan te geven wijze ter inzage gelegd.
4
6. 7.
8.
De vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. Indien ingevolge het zesde lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen. Op de vergadering, bedoeld in het zevende lid, is het zesde lid niet van toepassing. Het algemeen bestuur kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het zesde lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.
Artikel 12 Besluitvorming 1. Er wordt voorzien in meervoudig stemrecht. Het aantal stemmen per deelnemer wordt bepaald naar rato van de financiële bijdrage van de betreffende deelnemer voor het uitvoeren van het takenpakket als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdelen a. en b., overeenkomstig het bepaalde in bijlage 2. 2. Op basis van de begroting voor enig jaar stelt het algemeen bestuur, op voorstel van het dagelijks bestuur, de stemverhouding voor dat jaar vast. 3. Een stemming is alleen geldig als meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft, en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen. 4. Voor het tot stand komen van een besluit bij stemming wordt de volstrekte meerderheid vereist van het aantal uitgebrachte stemmen, die tot stand wordt gebracht door ten minste drie deelnemers. 5. Een lid neemt niet deel aan de stemming over: een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als a. vertegenwoordiger is betrokken; de vaststelling of goedkeuring van de rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is b. of tot welk bestuur hij behoort. Artikel 13 Taken en bevoegdheden 1. Alle taken en bevoegdheden die niet bij of krachtens deze regeling, aan het dagelijks bestuur of de voorzitter zijn opgedragen, behoren aan het algemeen bestuur. Tot de taken en bevoegdheden behoren in elk geval: het vaststellen van de begroting; a. b. het vaststellen van de bijdragen van de deelnemers in de kosten van de regeling; het vaststellen van de rekening; c. d. het vaststellen van het jaarprogramma; het vaststellen van het jaarverslag; e. f. regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie; het benoemen, schorsen en ontslaan van de secretaris/directeur; g. h. te besluiten tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, onverminderd het bepaalde in het tweede lid. 2. Besluiten tot het oprichten van en deelnemen in privaatrechtelijke rechtspersonen behoeven de instemming van de deelnemers. 3. Het algemeen bestuur kan aan het dagelijks bestuur bevoegdheden van het algemeen bestuur overdragen, tenzij de aard van de bevoegdheid zich tegen overdracht verzet. Artikel 152, tweede lid, van de Provinciewet is van overeenkomstige toepassing.
5
Hoofdstuk 4
Het dagelijks bestuur
Artikel 14 Samenstelling 1. Het dagelijks bestuur bestaat uit vijf leden, de voorzitter inbegrepen, door en uit het algemeen bestuur aan te wijzen als volgt: a. de twee door gedeputeerde staten aangewezen leden van het algemeen bestuur; b. twee door de colleges van burgemeester en wethouders aangewezen leden van het algemeen bestuur en c. het door het dagelijks bestuur van Wetterskip Fryslân aangewezen lid van het algemeen bestuur. 2. De leden van het dagelijks bestuur worden aangewezen in de eerste vergadering van het algemeen bestuur in nieuwe samenstelling. 3. De leden van het dagelijks bestuur treden af met ingang van de dag waarop de zittingsperiode van het algemeen bestuur afloopt. Zij blijven hun functie waarnemen tot het tijdstip waarop het algemeen bestuur de leden van een nieuw dagelijks bestuur heeft aangewezen. 4. Degene die tussentijds ophoudt lid van het algemeen bestuur te zijn, houdt tevens op lid van het dagelijks bestuur te zijn. Indien tussentijds een vacature ontstaat in het dagelijks bestuur, wijst het algemeen bestuur zo 5. spoedig mogelijk een nieuw lid aan.
Artikel 15 Werkwijze en besluitvorming 1. Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of één van de leden dit nodig acht. 2. In de vergadering van het dagelijks bestuur heeft ieder lid één stem. Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt de volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht. 3. In de vergaderingen van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. 4. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, een nieuwe vergadering. 5. Op de vergadering, bedoeld in het vierde lid, is het derde lid niet van toepassing. Het dagelijks bestuur kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. 6. Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter. 7. Het dagelijks bestuur kan voor zijn vergaderingen een reglement van orde vaststellen. Artikel 16 Taken en bevoegdheden Tot de taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur behoren in elk geval: a. het voeren van het dagelijks bestuur van de FUMO, voor zover niet bij of krachtens de wet of deze regeling de voorzitter hiermee is belast; b. de voorbereiding van alles waarover in de vergadering van het algemeen bestuur zal worden beraadslaagd en besloten; c. het uitvoeren van beslissingen van het algemeen bestuur, tenzij bij of krachtens de wet of deze regeling de voorzitter hiermee is belast; d. het nemen, ook alvorens is besloten tot het voeren van een rechtsgeding, van alle conservatoire maatregelen en doen wat nodig is ter voorkoming van verjaring of verlies van recht of bezit;
6
e. f.
g. h. i.
j. k. 1.
het procederen in kort geding en tot voeging in strafzaken, tenzij het algemeen bestuur daaromtrent in voorkomende gevallen een beslissing heeft genomen; indien ingevolge een wettelijk voorschrift aan de FUMO of het bestuur van de FUMO hetzij een recht van beroep hetzij een recht bezwaar te maken toekomt, spoedshalve beroep in te stellen of bezwaar in te brengen alsmede, voor zover de voorschriften dat toelaten, schorsing van het aangevochten besluit of een voorlopige voorziening ter zake te verzoeken. Het ingestelde beroep of het gemaakte bezwaar wordt ingetrokken, indien het algemeen bestuur de beslissing van het dagelijks bestuur tot het instellen van beroep of het maken van bezwaar niet hetzij in hun eerstvolgende vergadering, hetzij binnen drie maanden bekrachtigen; het uitvoeren van opgedragen taken als bedoeld in artikel 4, eerste, tweede en derde lid; het beheer van de financiële administratie; de zorg, voor zover niet aan anderen opgedragen, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding; ambtenaren, niet zijnde de secretaris/directeur, te benoemen, te schorsen en te ontslaan; het stimuleren en coördineren van overleg tussen de deelnemers; het behartigen van de belangen van de FUMO bij andere overheden, instellingen, diensten of personen.
Hoofdstuk 5
De voorzitter en de secretarisldirecteur
Artikel 17 De voorzitter 1. Het algemeen bestuur benoemt uit zijn midden een voorzitter. 2. De voorzitter is tevens voorzitter van het dagelijks bestuur. 3. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. 4. De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur en dagelijks bestuur uitgaan. 5. De voorzitter vertegenwoordigt de FUMO in en buiten rechte. De voorzitter kan deze bevoegdheid opdragen aan een door hem aan te wijzen persoon. 6. De voorzitter wordt vervangen door een lid van het dagelijks bestuur, dat daartoe door het dagelijks bestuur wordt aangewezen. Artikel 18 De secretarisldirecteur 1. De secretaris/directeur wordt, op voorstel van het dagelijks bestuur, benoemd, geschorst en ontslagen door het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur regelt tevens de rechtpositie. 2. De secretaris/directeur is belast met de dagelijkse leiding van de FUMO. 3. De secretaris/directeur is het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter behulpzaam bij de vervulling van hun taak. 4. De secretaris/directeur is bij de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur aanwezig. 5. De stukken die van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur uitgaan worden door de secretaris/directeur mede ondertekend. 6. Het algemeen bestuur regelt de vervanging van de secretaris/directeur.
7
Hoofdstuk 6
Informatie en verantwoording
Artikel 19 1. Het algemeen bestuur, dagelijks bestuur en de voorzitter verstrekken provinciale staten, de raden van de deelnemende gemeenten en het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân alle inlichtingen die door één of meer leden van die bestuursorganen worden verlangd. 2. Het reglement van orde van de betreffende deelnemer regelt de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan het in het eerste lid bepaalde. Artikel 20 1. Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de deelnemer die dit lid heeft aangewezen, alle inlichtingen die door één of meer leden daarvan wordt verlangd op de binnen de betreffende provincie, gemeente of het Wetterskip gebruikelijke wijze. 2. Een lid van het algemeen bestuur kan door de deelnemer die dit lid heeft aangewezen, ter verantwoording worden geroepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid op de binnen de betreffende provincie, gemeente of het Wetterskip gebruikelijke wijze. 3. Een deelnemer kan een door hem aangewezen lid van het algemeen bestuur ontslag verlenen, indien dit lid het vertrouwen van de deelnemer niet meer bezit. 4. Het bepaalde in het eerste en tweede lid is van overeenkomstige toepassing op het verstrekken van inlichtingen aan één of meer leden van respectievelijk het afleggen van verantwoording aan provinciale staten, de raden van de deelnemende gemeenten en het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân. Artikel 21 Informatie en verantwoording binnen het bestuur van de FUMO 1. De leden van het dagelijks bestuur, tezamen en ieder afzonderlijk, zijn aan het algemeen bestuur verantwoording verschuldigd voor het door hen gevoerde beleid. 2. De leden van het dagelijks bestuur, tezamen en ieder afzonderlijk, geven mondeling of schriftelijk de door één of meer leden van het algemeen bestuur gevraagde inlichtingen.
Hoofdstuk 7
Commissies
Artikel 22 Adviescommissies 1. Het algemeen bestuur kan commissies van advies instellen. Het algemeen bestuur regelt de bevoegdheden en de samenstelling. 2. De instelling van vaste commissies van advies aan het dagelijks bestuur of de voorzitter en de regeling van haar bevoegdheden en samenstelling geschieden door het algemeen bestuur op voorstel van het dagelijks bestuur onderscheidenlijk de voorzitter. 3. Andere commissies van advies aan het dagelijks bestuur of de voorzitter worden door het dagelijks bestuur onderscheidenlijk de voorzitter ingesteld. Artikel 23 Bestuurscommissies 1. algemeen Het bestuur kan bestuurscommissies instellen met het oog op de behartiging van bepaalde belangen. Het algemeen bestuur regelt de bevoegdheden en de samenstelling. 2. Het algemeen bestuur gaat niet over tot het instellen van een bestuurscommissie dan na toestemming van provinciale staten, de raden en het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân.
8
Hoofdstuk 8
Organisatie, directie en personeel
Artikel 24 Organisatiestructuur Iedere 3 jaar evalueert het dagelijks bestuur de doeltreffendheid en doelmatigheid van de organisatiestructuur. Artikel 25 Directiestatuut Het dagelijks bestuur kan een directiestatuut vaststellen met betrekking tot de taken en bevoegdheden van de directeur. Dit statuut wordt ter kennis van het algemeen bestuur gebracht. Artikel 26 Personeel 1. Het dagelijks bestuur is, binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde regels over de ambtelijke Organisatie, belast met de benoeming, schorsing en het ontslag van personeel in dienst van de FUMO. 2. Op het personeel in dienst van de FUMO is de rechtspositieregeling van de gemeenten van toepassing.
Hoofdstuk 9
Financiën en beheer
Artikel 27 Begroting 1. Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting zes weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, toe aan provinciale staten, de raden en het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân. 2. De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de deelnemers voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van de kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld. 3. Provinciale staten, de raden en het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. 4. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast, uiterlijk 1juli in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. 5. Het dagelijks bestuur zendt de vastgestelde begroting zonodig toe aan provinciale staten, de raden en het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân. 6. Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval v66r 15 juli van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. 7. Het bepaalde in het eerste, derde en vijfde lid is mede van toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting, voor zover de wijziging van invloed is op de hoogte van de bijdrage van de deelnemers. Artikel 28 Jaarrekening 1. Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast uiterlijk 1 juli in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft. 2. Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval v5ôr 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan de minister van Binnenlandse Zaken en Kon inkrijksrelaties.
9
Artikel 29 Kostenverdeling en bijdrage 1. De geldmiddelen van de FUMO worden gevormd door: a. de financiële bijdragen van de deelnemers en b. overige inkomsten. 2. De kosten van de taakuitoefening als bedoeld in artikel 4, eerste lid, worden, voor zover deze niet uit andere inkomsten worden bestreden, gedragen door de deelnemers op basis van een door het algemeen bestuur vast te stellen kostenverdeling. 3. De grondslag voor de financiële bijdrage van een deelnemer ten behoeve van de taken als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel a, is het aantal inrichtingen vermenigvuldigd met de kostprijs per type inrichting. 4. De grondslag voor de financiële bijdrage van een deelnemer ten behoeve van de niet-inrichting gebonden basistaken en de taken als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel b tot en met e, is de voor de uitvoering noodzakelijke personele capaciteit vermenigvuldigd met het uurtarief. 5. Het algemeen bestuur stelt jaarlijks de kostprijs per type inrichting en de opbouw van het uurtarief vast, ten behoeve van de taken als bedoeld in artikel 4, eerste lid. 6. In de begroting wordt aangegeven welke bijdrage elke deelnemer verschuldigd is voor de uitvoering van de taken als bedoeld in artikel 4, eerste lid. 7. De kosten van de taakuitoefening als bedoeld in artikel 4, tweede en derde lid, bedragen ten minste de integrale kostprijs van de betreffende opdracht. Het dagelijks bestuur stelt de opbouw van het uurtarief vast. Het dagelijks bestuur kan deze vaststelling opdragen aan de directeur. 8. Een batig rekeningsaldo wordt toegevoegd aan het weerstandsvermogen van de FUMO. Het weerstandsvermogen bedraagt ten hoogste 10% van de jaaromzet. Voor zover het batig saldo van enig jaar leidt tot een weerstandsvermogen van meer dan 10% van de jaaromzet, wordt het meerdere uitgekeerd naar rato van de in het zesde lid genoemde bijdrage. 9. Een nadelig rekeningsaldo in enig jaar, voor zover dit niet geheel of gedeeltelijk ten laste van het weerstandsvermogen kan worden gebracht, wordt gedragen door de deelnemers, naar rato van de in het zesde lid genoemde bijdrage voor dat jaar. 10. In de uitvoeringsovereenkomst wordt de betaling middels voorschotnota’s geregeld. 11. De deelnemers dragen er, naar rato van de bijdrage als bedoeld in het zesde lid, zorg voor dat de FUMO te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen jegens derden te voldoen. De FUMO verzoekt de deelnemers elk kwartaal om een voorschot. De definitieve afrekening vindt plaats binnen twee maanden na vaststelling van de jaarrekening.
Artikel 30 Financiële voorschriften 1. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer. 2. Het algemeen bestuur stelt regels vast voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële Organisatie. Deze regels dienen te waarborgen dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële Organisatie worden getoetst. 3. Het algemeen bestuur wijst een accountant aan als bedoeld in artikel 393 lid 1 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het daarbij uitbrengen van een verslag van de bevindingen. Artikel 217, derde tot en met vijfde lid, van de Provinciewet is van overeenkomstige toepassing op de accountantsverklaring en het verslag. Artikel 31 Tegemoetkoming in de kosten 1. Het algemeen bestuur kan, met inachtneming van de wet, een regeling vaststellen voor een tegemoetkoming in de kosten van de leden van het algemeen bestuur, de leden van het dagelijks bestuur en de voorzitter.
10
2.
Het algemeen bestuur kan, met inachtneming van de wet, een regeling vaststellen voor een tegemoetkoming in de kosten van de leden van bestuurscommissies.
Hoofdstuk 10
Archiefbescheiden
Artikel 32 Archief 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van de organen ingesteld bij de regeling overeenkomstig een door het algemeen bestuur vast te stellen regeling, die aan gedeputeerde staten wordt medegedeeld. 2. Gedeputeerde staten oefenen toezicht uit op de aan het dagelijks bestuur opgedragen zorg voor de archiefbescheiden overeenkomstig artikel 33, eerste lid, van de Archiefwet 1995. 3. De secretaris/directeur is belast met het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van Tresoar. 4. De provinciale archiefinspectie oefent toezicht uit op het onder het derde lid genoemde beheer. 5. Voor de bewaring van de op grond van artikel 12 van deArchiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden van de in deze regeling genoemde organen is aangewezen de archiefbewaarplaats van Tresoar. 6. Na opheffing van de gemeenschappelijke regeling worden de onder het derde lid bedoelde archiefbescheiden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van Tresoar. 7. De onder het vijfde lid bedoelde archiefbescheiden worden beheerd door de archivaris van Tresoar.
Hoofdstuk 11
Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing
Artikel 33 Toetreding 1. Het daartoe bevoegde orgaan van een publiekrechtelijke rechtspersoon kan een verzoek tot toetreding richten aan het algemeen bestuur. 2. Toetreding vindt plaats bij daartoe strekkende besluiten van ten minste tweederde van de deelnemers. 3. Toetreding is mogelijk per 1 januari van het kalenderjaar, volgend op het jaar waarin de voor de toetreding noodzakelijke wijziging van de regeling in werking is getreden. 4. Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de toetreding. Daarbij kunnen voorwaarden worden gesteld.
Artikel 1. 2. 3.
4.
5.
34 Uittreding Een deelnemer kan besluiten uit de regeling te treden. Een besluit tot uittreding wordt bij aangetekende kennisgeving gericht aan het algemeen bestuur. Uittreding is mogelijk met ingang van 1 januari van enig kalenderjaar, met dien verstande dat ten minste een opzegtermijn van één jaar in acht wordt genomen, te rekenen vanaf de datum waarop het uittredingsbesluit aan het algemeen bestuur ter kennis is gebracht. Na ontvangst van de in het derde lid vermelde kennisgeving wordt een in overleg met de uittredende deelnemer aan te wijzen onafhankelijke registeraccountant opdracht verleend een plan op te stellen dat ten minste inzicht geeft in alle kosten, die direct en indirect samenhangen met de uittreding. De kosten van het plan komen voor rekening van de uittredende deelnemer. Het plan wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. De uittredende deelnemer verplicht zich het personeel dat is belast met de uitvoering van de door deze deelnemer opgedragen taken over te nemen. Het algemeen bestuur stelt de omvang van het 11
6. 7.
toe te wijzen personeel vast op basis van de begroting over het jaar voorafgaande aan het jaar waarop de uittreding betrekking heeft. Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van uittreding en zal daarbij in ieder geval het bepaalde in enige uitvoeringsovereenkomst als bedoeld in artikel 6 in acht nemen. In afwijking van het eerste en derde lid vindt uittreding niet plaats binnen vijf jaren na de inwerkingtreding van het besluit tot het treffen van respectievelijk toetreden tot deze regeling.
Artikel 35 Wijziging 1. Het algemeen bestuur en de deelnemers kunnen voorstellen doen tot wijziging van de regeling. 2. De regeling kan worden gewijzigd bij gelijkluidend besluit van ten minste tweederde van de deelnemers, onder gelijktijdige toestemming van provinciale staten, de raden en het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân. 3. De artikelen 3, 4, 5, 6, 12, 13, 15, 16, 29 en 33 tot en met 36 van deze regeling kunnen alleen worden gewijzigd indien alle deelnemers daarmee instemmen. 4. Een wijziging treedt in werking op de eerste dag van de maand, volgende op die waarin de regeling is opgenomen in het register van de provincie Fryslân als bedoeld in 74, eerste lid, onderdeel j. juncto artikel 27 van de wet. Artikel 36 Opheffing 1. De regeling kan worden opgeheven bij gelijkluidend besluit van ten minste tweederde van de deelnemers. Ingeval van opheffing stelt het algemeen bestuur, de deelnemers gehoord, een liquidatieplan vast 2. en regelt de vereffening van het vermogen. 3. Het liquidatieplan voorziet in de gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel.
Hoofdstuk 12
Slotbepalingen
Artikel 37 Geschillenregeling 1. Eventuele geschillen zullen zoveel mogelijk in onderling overleg worden opgelost. De deelnemers verplichten zich tot het uiterste daartoe in te spannen. 2. Een geschil bestaat indien een of meer deelnemers zulks schriftelijk aan de andere partijen meedeelt, onder aanduiding van het geschil. 3. Bij de mededeling als genoemd in het tweede lid zal (zullen) de desbetreffende partij(en) tevens haar (hun) zienswijze over het geschil en een voorstel voor een mogelijke oplossing(srichting) vermelden. 4. Indien een geschil niet in der minne blijkt te kunnen worden opgelost zal dit, alvorens het geschil kan worden voorgelegd aan de bevoegde rechter, voor een niet bindend advies worden voorgelegd aan een commissie van drie personen die zal bestaan uit één persoon aangewezen door gedeputeerde staten, één persoon aangewezen door een door de meerderheid van de deelnemende colleges van burgemeester en wethouders aangewezen persoon en één persoon aangewezen door het dagelijks bestuur van Wetterskip Fryslân, waarbij als voorwaarde geldt dat de aangewezen personen geen deel uitmaken van het algemeen bestuur. Artikel 38 Bekendmaking en inwerkingtreding 1. De regeling wordt door elk van de deelnemers op de voor hen gebruikelijke wijze bekend gemaakt. 2. De regeling treedt in werking op de eerste dag na opname in het register van de provincie Fryslân als bedoeld in artikel 74, eerste lid, onderdeel j. juncto artikel 27 van de wet. 12
Artikel 39 Citeertitel 1. Deze regeling wordt aangehaald als Gemeenschappelijke regeling Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing, afgekort tot FUMO. Gedeputeerde staten zenden deze regeling aan de minister van Binnenlandse Zaken en 2. Koninkrijksrelaties en de staatssecretaris van Infrastructuur en Milieu.
Bijlage 1
Basistakenpakket
Bijlage 2 Stemverhouding algemeen bestuur De door het algemeen bestuur vast te stellen stemverhouding wordt bepaald aan de hand van de financiële bijdrage van de deelnemers, gebaseerd op het basistakenpakket als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel a en het aanvullend takenpakket, als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel b van de gemeenschappelijke regeling. De stemverdeling vindt plaats aan de hand van lineaire grootteklassen, waarbij: a. één stem wordt toegekend per € 150.000,-, met dien verstande dat iedere deelnemer waarvan de financiële bijdrage minder bedraagt dan € 150.000,- ook één stem heeft; b. het aantal stemmen per lid, aangewezen door gedeputeerde staten, wordt berekend door het totaal van de stemmen dat toekomt aan de provincie te delen door twee en c. de met toepassing van artikel 17, eerste lid, van de gemeenschappelijke regeling aangewezen voorzitter in het algemeen bestuur geen stemrecht uitoefent.
13
Gedeputeerde staten van Fryslân, d.d, voorzitter
secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Achtkarspelen, dd. voorzitter
secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ameland, d.d. voorzitter
secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente het Bildt, d.d. voorzitter
secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Boarnsterhim, d.d. voorzitter
secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dantumadiel, d.d. voorzitter
secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dongeradeel, d.d. voorzitter
secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ferwerderadiel, dd. voorzitter
secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Franekeradeel, d.d. voorzitter
secretaris
14
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Gaasterlân-Sleat, d.d. voorzitter
secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Harlingen, d.d. voorzitter
secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerenveen, d.d. voorzitter
secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Kollummerland c.a. d.d. voorzitter
secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leeuwarden, dd. voorzitter
secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leeuwarderadeel, dd. voorzitter
secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lemsterland, d.d. voorzitter
secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Littenseradiel, d.d. voorzitter
secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Menameradiel, d.d. voorzitter
secretaris
15
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiermonnikoog, d.d. voorzitter
secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Skarsterlân, d.d. voorzitter
secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Smallingerland, dd. voorzitter
secretaris
Het college van burgemeesteren wethouders van de gemeente Terschelling, dd. voorzitter
secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Tytsjerksteradiel, dd. voorzitter
secretaris
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vlieland, d.d. voorzitter
secretaris
Het dagelijks bestuur van Wetterskip Fryslân, d.d. voorzitter
secretaris
16
Toelichting Inleiding en achtergrond In verschillende onderzoeken, waaronder het in 2008 verschenen rapport van de commissie Mans, is te lezen dat de Organisatie en uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving van de regelgeving op het gebied van Milieu, Bouwen en Ruimte structurele problemen kent. Fragmentatie, onnodige bestuurlijke drukte, gecompliceerde verantwoordelijkheidsverdeling tussen overheden, een tekort aan capaciteit, kennis en kunde bij een deel van de individuele bevoegde gezagsinstanties, onvoldoende en te vrijblijvende samenwerking en informatie-uitwisseling tussen toezichthouders en hand havers, toename van specialismen en afname van schaal door vermindering vergunningverlening, overdracht van bevoegdheden van provincie naar gemeenten van complexe inrichtingen. Het is een greep uit de problemen zoals die uit een reeks van adviezen en rapporten naar voren komen.
Om deze problemen fundamenteel aan te pakken, hebben het Rijk, het IPO en de VNG overeenstemming bereikt over de zogeheten package deal van 19 juni 2009. De UvW heeft zich hier in een later stadium aan geconformeerd. In een aantal bestuurlijke overleggen is de package deal aan de orde geweest en zijn er bijstellingen aangebracht. Onder meer is in dit kader een basistakenpakket vastgesteld en zijn er zogenaamde kwaliteitscriteria ontwikkeld. De kwaliteitscriteria geven onder meer aan welke deskundigheden organisaties in huis moeten hebben om goede vergunningverlening, toezicht en handhaving mogelijk te maken. De criteria gelden in ieder geval voor de regionale uitvoeringsdiensten, waarvan is afgesproken dat deze een landsdekkende structuur moeten gaan vormen. De kwaliteitscriteria vormen daarmee één van de belangrijkste pijlers zo niet de belangrijkste onder een adequate uitvoering van de onderhavige medebewindstaken door gemeenten, provincies en het Rijk of in hun opdracht door derden, waaronder de RUD’s. —
-
In aansluiting op de gemaakte afspraken is het Programma Uitvoering met Ambitie (PUmA) gestart. In dit programma zijn de acties gebundeld die nodig zijn om het kabinetsbeleid en de bijbehorende package dealte kunnen uitvoeren. De partijen die bij dit programma zijn betrokken, zijn het Rijk, IPO, VNG, UvW, het Openbaar Ministerie (OM) en de politie. In het kader van dit programma zijn in januari 2011 een Stappenplan vorming regionale Uitvoeringsdienst (RUD) en een Checklist Criteria RUD-vorming opgesteld. Zowel het stappenplan als de checklist is opgesteld door de stuurgroep PUmA. Het stappenplan is op 16 februari 2011 bestuurlijk vastgesteld. Met betrekking tot de Checklist Criteria RUD-vorming is in hetzelfde bestuurlijk overleg vastgesteld dat deze checklist het richtinggevende kader is voor het verdere proces. Daarbij is ook aangegeven dat een eventuele afwijking daarvan op grond van een voorkeur voor regionaal maatwerk onder voorwaarden mogelijk is. Bij deze voorwaarden gaat het er om dat de direct betrokken partijen (provincie, waterschap(pen) en de gemeenten) het met elkaar eens zijn over het regionale maatwerk, dat de afstemming met het OM en de politie moet zijn geborgd en dat de RUD’s ook op langere termijn voldoende kritieke massa hebben conform de KPMG-kwaliteitscriteria. Het zijn deze criteria die in de Modellenstudie tot de conclusie hebben geleid dat er in Fryslân gekozen dient te worden voor één RUD. De belangrijkste elementen uit de package deal en de Checklist Criteria-RUD-vorming: + in de RUD wordt deelgenomen door gemeenten en provincies voor de uitvoering van VTH-taken op het gebied van het omgevingsrecht. In de RUD zullen ook rijkstaken worden ondergebracht. De RUD werkt samen met de waterschappen in de provincie; 17
+ het werkgebied van elke RUD is congruent met dat van de Veiligheidsregio; •• alle RUD’s gezamenlijk vormen een landsdekkend netwerk voor de uitvoering van VTH-taken; •• de provincie en de gemeenten brengen alle taken uit het basistakenpakket over naar de RUD en bij voorkeur meer taken dan de basistaken. Bij het basistakenpakket gaat het om versie 2.3 1 van dit pakket; •:• de RUD voldoet aan de kwaliteitscriteria die voor de RUD’s gelden (de zgn. KPMG criteria 2.0) op het gebied van kritieke massa, proces en kwaliteit en prioriteiten. Hieraan voldoen betekent dat de RUD robuust is op het gebied van kwaliteit. De kwaliteitscriteria dienen tegelijkertijd als referentiekader voor elk bevoegd gezag voor de achterblijvende taken die niet in RUD-verband worden georganiseerd; + de robuustheid van de RUD op het gebied van bestuur en financieringsstructuur is geregeld ten behoeve van continuiteit en toekomstbestendigheid; + elke RUD is in staat continuiteit in de dienstverlening (en termijnen) te bieden ook in piektijden tegen overeengekomen kosten en conform de eisen van de deelnemers/opdrachtgevers. De Organisatie dient daartoe efficiënt en effectief georganiseerd te zijn; + de RUD is bij voorkeur een openbaar lichaam in de zin van de Wgr. voor alle deelnemers. Hiermee wordt robuustheid in juridische zin bereikt; + voor de vormgeving van de RUD’s geldt dat regionaal maatwerk mogelijk is, mits aan de genoemde voorwaarden wordt voldaan (overeenstemming provincie, waterschap en gemeenten, borging afstemming met OM en politie, voldoen aan de kwaliteitscriteria); + de RUD heeft een belangrijke rol in de afstemming straf- en bestuursrecht en in de ketensamenwerking en •• de informatievoorziening voor ketentoezicht en opsporing in de regio is ingericht op en gegarandeerd voor de samenwerking binnen de keten, op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau. —
-
Friese kaders Voordat in 2008 de commissie Mans met zijn rapport kwam, zijn in de provincie Fryslân op basis van trends in het domein van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) al gesprekken gevoerd tussen bevoegde gezagen over mogelijke samenwerking ter verbetering van de kwaliteit. In dit Friese overleg zijn ook de landelijke ontwikkelingen over de RUD-vorming betrokken en dit heeft uiteindelijk geleid tot een aantal kaders voor de RUD. Deze conformeren zich aan de landelijke kaders, maar geven er tegelijkertijd een nadere verfijning en nuancering aan.
In de aanloop naar de RUD en tegen de achtergrond van bovengenoemde kaders heeft in 2010 en begin 2011 een onderzoek plaatsgevonden naar de vraag hoe de Friese uitvoeringsdienst op hoofdlijnen organisatorisch vormgegeven zou moeten worden en wat naar verwachting de financiële consequenties van samenwerking zijn. In dat kader is tevens onderzocht als verdieping op een eerder door Capgemini uitgevoerd onderzoek wat de best passende productie-applicatie is. In het onderzoek zijn verschillende modelvarianten op diverse aspecten met elkaar vergeleken, met name op het aspect takenpakket en het aspect één of twee uitvoeringsdiensten. -
-
De conclusie uit dit onderzoek luidde dat bij samenwerking op alle omgevingsrechtelijke taken in één Organisatie de grootste winst op het gebied van kwaliteit, effectiviteit en efficiëntie kan worden geboekt. Omdat een dergelijke samenwerking op korte termijn niet haalbaar werd geacht, is een qua takenpakket kleinschaliger samenwerking geadviseerd die in één organisatie zou moeten worden ondergebracht. Het takenpakket zou dan moeten bestaan uit de basistaken, de milieutaken en de vrijwillig op te schalen taken van de gemeenten en de provincie, alsmede enkele taken van het Wetterskip Fryslân. Een dergelijk takenpakket vormt dan een goede basis voor de samenwerking en sluit een groeimodel niet uit. -
-
18
Wet dualisering provinciebestuur De samenwerking is vormgegeven in een gemeenschappelijke regeling, als kader voor publiekrechtelijke samenwerking. Hoofdstuk VI van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: Wgr.) is van toepassing op regelingen tussen gemeenten, provincies en waterschappen. In dit hoofdstuk worden op enkele plaatsen bepalingen uit de Provinciewet van overeenkomstige toepassing verklaard. In dat geval is tevens art. XV van de Wet dualisering provinciebestuur van toepassing (Wet van 16januari 2003, Stb. 2003, 17). Het eerste lid van dat artikel bepaalt dat, voor zover bij of krachtens de Wgr. de bij of krachtens de Provinciewet gestelde regels van toepassing zijn verklaard, de bij of krachtens de Provinciewet gestelde regels van toepassing blijven zoals die luidden onmiddellijk voorafgaand aan de inwerkingtreding van de Wet dualisering provinciebestuur op 12 maart 2003. De ratio achter deze bepaling is dat zonder nadere voorziening de bepalingen van de gedualiseerde Provinciewet via de verwijzingen in de Wgr. doorwerken op de verhoudingen binnen de gemeenschappelijke regeling, die (nog) op monistische leest is geschoeid. Op grond van het tweede lid van art. XV Wet dualisering provinciebestuur s het eerste lid van deze bepaling niet van toepassing op de artt. 190 tot en met 219 van de Provinciewet. Bevoegdheid tot het treffen van een regeling In de regeling worden uitsluitend taken en bevoegdheden van gedeputeerde staten, het college van burgemeester en wethouders en het dagelijks bestuur van het waterschap ingebracht. Deze bestuursorganen zijn dan ook bevoegd om de gemeenschappelijke regeling te treffen, mits daartoe toestemming is verleend door provinciale staten, de gemeenteraden en het algemeen bestuur van het waterschap. Op de toestemming zijn de bepalingen van afdeling 10.2.1 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing. De toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Daarbij dient een zekere terughoudendheid te worden betracht.
Artikeisgewijs Hieronder wordt kort ingegaan op enkele in de regeling opgenomen bepalingen. art. 2 Openbaar lichaam Bij de regeling wordt een rechtspersoonlijkheid bezittend openbaar lichaam ingesteld. De rechtspersoonlijkheid van het openbaar lichaam heeft tot gevolg dat het op eigen naam en voor eigen rekening privaatrechtelijke rechtshandelingen kan verrichten. Het openbaar lichaam kan personeel in dienst hebben. De Wgr. bepaalt dat het bestuur van een openbaar lichaam bestaat uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter. art. 3 Belangen. De Wgr. vereist dat de regeling het belang of de belangen ter behartiging waarvan zij is getroffen vermeldt. Dat mag overigens ook in algemene termen. Dat belang is hier gelegen in het gezamenlijk uitvoeren van taken op het terrein van het omgevingsrecht in het algemeen en de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht en de in artikel 5.1 van deze wet genoemde wetten in het bijzonder. art. 4 Taken Deze bepaling geeft een omschrijving van de taken die aan het bestuur van de FUMO worden opgedragen. Het accent van de taken ligt op het uitvoering van het basistakenpakket. Iedere deelnemer brengt ten minste het basistakenpakket in de regeling in. In aanvulling daarop mogen de deelnemers ook een aanvullend takenpakket door de FUMO laten uitvoeren. De regeling biedt daarnaast ook de mogelijkheid dat diensten op het terrein van het omgevingsrecht aan de FUMO worden opgedragen die niet tot het basistakenpakket of het aanvullend takenpakket behoren. Deze werkzaamheden zullen in de regel een meer incidenteel karakter hebben. Om het uitvoerend karakter van de werkzaamheden te 19
benadrukken is uitdrukkelijk aangegeven dat de taken door de FUMO steeds worden uitgeoefend met inachtneming van de door of ten behoeve van de deelnemers vastgestelde beleidskaders, beleidsregels en overige instructies. De regeling opent de mogelijkheid dat de FUMO voor het Rijk, als niet-deelnemer aan de regeling, werkzaamheden verricht op het terrein van het milieu- en omgevingsrecht. art. 5 Bevoegdheden De Wgr. voorziet in de mogelijkheid dat deelnemers bevoegdheden aan het bestuur van de FUMO overdragen. In de regeling is uitdrukkelijk opgenomen dat een dergelijke overdracht van bevoegdheid niet plaatsvindt. Het bevoegd gezag en daarmee de politieke verantwoordelijkheid voor de uitoefening van de bevoegdheden blijft nadrukkelijk bij de deelnemers. Wel kunnen de deelnemers besluiten om het bestuur van de FUMO mandaat, volmacht of machting te verlenen, om namens de deelnemers besluiten te nemen of (rechts)handelingen te verrichten. In artikel 10:3 Awb is de begrenzing van mandaatverlening opgenomen. Iedere deelnemer dient zelf een besluit te nemen over het verlenen van mandaat, volmacht of machting te nemen. Het betreft hier mandaat aan een niet-ondergeschikte, zodat de FUMO op grond van art. 10:4 Awb met het mandaat dient in te stemmen. art. 6 Uitvoeringsovereenkomst De aan de FUMO opgedragen taken worden per deelnemer uitgewerkt in een uitvoeringsovereenkomst. Uit de aard van de opdracht vloeit voort dat de looptijd van een uitvoeringsovereenkomst voor de basistaken onbepaald is. Deze overeenkomst kan uitsluitend worden opgezegd door uittreding van de betreffende deelnemer. De gevolgen hiervan zijn geregeld in artikel 34 van de regeling. Deelnemers brengen immers ten minste het basistakenpakket in. Voor de uitvoeringsovereenkomst met betrekking tot het aanvullend takenpakket is bepaald dat deze voor de eerste maal voor de duur van vijf jaren wordt aangegaan en daarna voor onbepaalde tijd wordt voortgezet. De periode van vijf jaar geeft de FUMO de gelegenheid de bedrijfsvoering ten aanzien van die taken te richten en in te richten. Opzegging van de uitvoeringsovereenkomst voor het aanvullend takenpakket brengt voor de deelnemer de verplichting met zich mee het personeel dat is belast met de uitvoering van deze taken over te nemen. Het algemeen bestuur stelt de omvang van het toe te wijzen personeel vast. Overige kosten van opzegging, met name in de sfeer van overhead, worden eveneens door het algemeen bestuur vastgesteld. artt. 9 tot en met 16 Algemeen en dagelijks bestuur en voorzitter Deze bepalingen volgen voornamelijk rechtstreeks uit de Wgr. en de Provinciewet, zoals die luidde voor 12 maart 2003. De stemverhouding is gerelateerd aan de financiële bijdrage van de deelnemer, gebaseerd op het basistakenpakket en het aanvullend takenpakket. De Wgr. bepaalt dat de voorzitter door en uit het algemeen bestuur wordt aangewezen. In de gemeenschappelijke regeling is er voor gekozen om de voorzitter in het algemeen bestuur een meer onafhankelijke positie te laten bekleden. Daarom voorziet de regeling er in dat de deelnemer van wie een lid als voorzitter wordt aangewezen een extra lid van het algemeen bestuur aanwijst. In de stemverhouding in bijlage 2 is bepaald dat de voorzitter in het algemeen bestuur geen stemrecht uitoefent, waarmee de constructie van de onafhankelijk voorzitter niet van invloed is op de stemverhouding. De Wgr. regelt niets over plaatsvervanging, zodat daarvoor moet worden aangesloten bij de bepalingen van de Provinciewet, zoals die luidde voor dualisering. Dat betekent dat de voorzitter wordt vervangen door een lid van het dagelijks bestuur. De plaatsvervangend voorzitter vervangt de voorzitter zowel als voorzitter van het algemeen bestuur, als voorzitter van het dagelijks bestuur en als voorzitter van het gemeenschappelijk openbaar lichaam. artt. 19 tot en met 21
Informatie en verantwoording
20
In de Wgr. is voorgeschreven dat in de regeling bepalingen worden opgenomen over de wijze waarop het bestuur van de gemeenschappelijke regeling de door één of meer van de deelnemers gevraagde inlichtingen verschaft en de wijze waarop verantwoording wordt afgelegd. Via de informatie- en verantwoordingsplicht wordt het uitgangspunt van verlengd lokaal bestuur benadrukt. Deze bepalingen volgen rechtstreeks uit de Wgr. artt. 22 en 23 Commissies Deze bepalingen volgen rechtstreeks uit de Wgr. Voor het instellen van een bestuurscommissie is toestemming nodig van provinciale staten, de raden van de deelnemende gemeenten en het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân. art. 24 tot en met 26 Organisatiestructuur, directie en personeel Het algemeen bestuur stelt regels omtrent de ambtelijke organisatie van de FUMO. Het algemeen bestuur kan deze bevoegdheid delegeren aan het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur heeft de opdracht om de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de organisatiestructuur te evalueren. Hiermee wordt periodiek de ambtelijke structuur en werkwijze tegen het licht gehouden. De FUMO heeft een directeur, die de dagelijkse leiding heeft. Die functie valt samen met de functie van secretaris. Anders dan het overige personeel wordt de directeur door het algemeen bestuur benoemd, geschorst en ontslagen. artt. 27 en 28 Begroting en jaarrekening Deze bepalingen volgen rechtstreeks uit de Wgr. art. 29 Kostenverdeling en bijdrage Deze bepaling voorziet onder meer in de grondslag voor de financiële bijdrage voor het uitvoeren van het basistakenpakket en het aanvullend takenpakket. Voor het basistakenpakket is dat het aantal inrichtingen dat is ingebracht, vermenigvuldigd met de kostprijs per inrichting. Voor de niet-inrichting gebonden basistaken en het aanvullend takenpakket is dat de noodzakelijk personele capaciteit vermenigvuldigd met het uurtarief. Het algemeen bestuur stelt jaarlijks de kostprijs per inrichting en de opbouw van het uurtarief vast. Voor de taakuitoefening voor niet tot het basistakenpakket en aanvullend takenpakket behoren werkzaamheden stelt het dagelijks bestuur de opbouw van het uurtarief vast. artt. 33 tot en met 36 Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing De Wgr. bepaalt dat in de voor onbepaalde tijd getroffen regeling bepalingen zijn opgenomen over toetreding, uittreding, wijziging en opheffing. Deze artikelen voor hierin. Ingevolge de Wgr. wordt onder het treffen van een gemeenschappelijke regeling mede verstaan het toetreden tot, het uittreden uit of wijzigen van een gemeenschappelijke regeling, zodat ook hiervoor toestemming moet worden verkregen van provinciale staten, de raden van de deelnemende gemeenten en het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân. Bij uittreding uit de gemeenschappelijke regeling wordt een opzegtermijn in acht genomen, zodat het bestuur van de regeling alvast kan anticiperen op de uittreding. Uittreding brengt voor de deelnemer de verplichting met zich mee het personeel dat is belast met de uitvoering van de ingebrachte taken over te nemen. Het algemeen bestuur stelt de omvang van het toe te wijzen personeel vast. Overige kosten van uittreding, met name in de sfeer van overhead, maar ook bijvoorbeeld voor wat betreft verplichtingen die samenhangen met enige uitvoeringsovereenkomst, worden eveneens door het algemeen bestuur vastgesteld. art. 37 Geschillenregeling
21
Anders dan bij regelingen waaraan uitsluitend gemeenten deelnemen voorziet de Wgr. niet in een geschillenregeling. Art. 28 van de Wgr., die als geschillenregeling, een recht van administratief beroep bij gedeputeerde staten creëert, is niet van toepassing op regelingen waaraan een provincie deelneemt, In plaats daarvan voorziet de regeling zelf in een geschillenregeling. Uitgangspunt is steeds dat geschillen in goed overleg tot een oplossing worden gebracht. Mocht dat niet slagen dan zal een door de deelnemers te benoemen commissie van wijzen een niet bindend advies uitbrengen.
22
