februari 2014
nieuwsbrief
regionale uitvoeringsdienst noord-Holland noord T 088-10 21 300 W www.rudnhn.nl Bezoekadres Dampten 2 1624 NR Hoorn Postadres Postbus 2095 1620 EB Hoorn
VoorWoorD Met trots kan ik melden dat de start van de Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord een feit is. Medewerkers van de milieudiensten uit Schagen, Alkmaar en Hoorn, het provinciekantoor in Haarlem en de gemeentehuizen van Heerhugowaard, Drechterland en Langedijk zijn per 2 januari 2014 verhuisd naar Hoorn, de nieuwe werkplek voor de RUD NHN.
i n Hou D
Circa 130 specialisten onder een dak werken samen volgens het principe van Het Nieuwe Werken. De inrichting van het gemeentelijk pand heeft in slechts 3 maanden plaatsgevonden.
H u isVesti ng 2 BoDemloKet en i ntegraal mi li eu i n Formati eloKet 2 ict 3 Person eel 4
Vanuit Hoorn bedienen wij alle negentien gemeenten en de provincie. Dit gebeurt op flexibele wijze. De medewerkers kunnen het werk uitvoeren vanuit kantoor, thuis of bij de gemeentehuizen van onze klanten. De werving van het management en de plaatsing van de medewerkers is zodanig goed verlopen dat er geen boventalligheid is ontstaan. Het resultaat is dat de frictiekosten voor de twintig deelnemende partijen ter grootte van circa 400.000 euro niet worden doorbelast. Deze nieuwsbrief biedt u een blik in de huidige stand van zaken ten aanzien van de transitie naar de RUD NHN. Uit bijgaande informatie blijkt dat we trots kunnen zijn op de tot nu toe geboekte resultaten. André Bouwens directeur Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord
Digitaliseri ng mi li eu Documenten 5 Fi nanciËn 6
Kantoor RUD NHN ingericht voor Het Nieuwe Werken
H u isVesti ng In oktober is het kantoor aan de Dampten 2 te Hoorn door de gemeente Hoorn beschikbaar gesteld aan de RUD. De RUD heeft zich gevestigd op de drie verdiepingen boven de begane grond, waar
regionale uitvoeringsdienst noord-Holland noord
regionale uitvoeringsdienst noord-Holland noord
het UWV nog gehuisvest is. Na ontvangst van de sleutel zijn de etages volledig leeg gesloopt om de inrichting voor Het Nieuwe Werken mogelijk te maken. Regionale aannemers hebben hiertoe in korte tijd een
Entree kantoor RUD NHN
enorme prestatie geleverd. Voor de inrichting van het pand is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van bureaus, stoelen, beeldschermen en andere middelen afkomstig van de drie milieudiensten. Aanvullend is meubilair op de lokale markt verkregen zowel tweedehands als nieuw.
BoDemloKet en i ntegraal mi li eu i n Formati eloKet
Per 2 januari 2014 zijn alle medewerkers vanuit de oude locaties overgegaan naar hun nieuwe standplaats.
In verband met de migratie van de Bodemloketten van de milieudiensten naar
Even was het spannend of de kachel
een loket bij de RUD zijn de bodemloketten tot medio februari alleen nog via de
wel zou branden maar uiteindelijk
“oude”milieudienst websites te benaderen. Wegens een storing is de kaart tijdelijk
zitten de medewerkers er warmpjes
niet beschikbaar. Via de adreszoeker kunt u echter nog wel een lokatie opzoeken.
bij. Momenteel wordt de warmte-
Medio februari is het echter weer operationeel en kunnen makelaars, project-
koudeopslag installatie verder in-
ontwikkelaars, gemeenten en overige belangstellenden via de site van de RUD
geregeld aangezien de inrichting
weer over de informatie beschikken.
behoorlijk is gewijzigd. Voor het beheer van het gebouw is een
Uiteindelijk is het doel om te komen tot een Integraal milieu informatieloket.
Dienstverleningsovereenkomst met
Dit loket gaat meer omvatten dan het bestaande Bodemloket waarvan de
de eigenaar – de gemeente Hoorn –
omgevingsdiensten en de provincie nu gebruik maken. Gedacht wordt aan geluids-
afgesloten.
kaarten en kaarten met hogere grenswaarden; geurkaarten; milieuvergunningen/ meldingen; beschikbare bodeminformatie, inclusief bodemonderzoeken, bodem-
De RUD beschikt over voldoende
kwaliteitskaarten en bodemfunctieklassenkaarten; daarnaast zijn er ook mogelijk-
vergaderzalen. Voor grotere groepen
heden voor archeologie en beschermde gebieden (bijv. natura 2000).
en kleine besprekingen is er ruimte beschikbaar. Vergaderingen van het
De gebruiker kan dan via een kaart zelf kiezen welke informatie hij wel en welke
AB kunnen dan ook in eigen huis
hij niet wil hebben voor een bepaald perceel/gebied. Eén milieu informatieloket
plaatsvinden. Op het terrein zijn circa
heeft grote meerwaarde voor zowel de gemeenten, provincie als voor de inwoners
70 parkeerplaatsen voor de RUD
en bedrijven. Totdat de keuze voor het nieuwe loket is gemaakt, blijft de bestaan-
beschikbaar. Met het UWV moeten
de site bestaan.
afspraken worden gemaakt om op drukke dagen het parkeren goed te regelen.
ict In het bedrijfsplan van de RUD NHN zijn de uitgangs-
diend en de aanbesteding is definitief gegund aan Green Valley.
punten beschreven op welke wijze de informatie- en
Deze partij had de beste prijs-kwaliteitverhouding. Momenteel
technische infrastructuur gerealiseerd wordt.
wordt gewerkt aan de inrichting van het systeem. De planning is
De uitgangspunten zijn uitgewerkt in een informatieplan
dat het systeem op 1 april 2014 volledig operationeel is en dat
dat in juni 2013 is vastgesteld. In dit plan is beschreven
de data uit de oude systemen zijn geconverteerd.
waar we als RUD NHN naar toe willen met betrekking tot de informatievoorziening en ICT. Tevens is inzichtelijk
Voor het Personeel- en Financieel systeem is de keuze
gemaakt welke stappen in de migratie worden gezet om
– na meervoudige selectie – op het pakket van AFAS gevallen.
tot die gewenste situatie te komen.
Dit wordt momenteel ingericht. Ook hier is de planning om op 1 april 2014 volledig operationeel te zijn.
Op 1 juli 2013 zijn de medewerkers die overkwamen van Drechterland, Heerhugowaard, Langedijk en de provincie bij de
Voor de technische infrastructuur is een aanbestedingsdocument,
MRA of MDWF ingetrokken. Er zijn verlengde kabels gerealiseerd
een programma van eisen en een visie voor de ICT infrastructuur
naar de latende organisaties zodat medewerkers gegevens nog
opgesteld. Gezien de doorlooptijd van een Europese aanbeste-
kunnen benaderen in de oude systemen. Het werken via verleng-
ding is besloten in oktober 2013 een noodscenario in werking
de kabels is noodzakelijk tot dat de data zijn geconverteerd of
te laten treden. De gemeente Alkmaar heeft aangegeven voor
ingevoerd in het nieuwe VTH-zaaksysteem (vergunningen, toe-
een jaar of langer als noodscenario de ICT-dienstverlening te
zicht en handhaving) en DMS (document management system).
willen ondersteunen. Lopende dit jaar zal gestart worden met het opzetten van
De bodemgegevens worden tijdelijk omgezet naar het systeem
een Europese aanbesteding om te komen tot een definitieve
Squit XO omdat de kosten voor het voortzetten van het huidige
oplossing.
pakket onevenredig hoog blijken. Op termijn zal een definitieve keuze worden gemaakt voor een bodempakket.
Per 1 januari 2014 is uiteindelijk een functionerende technische infrastructuur gerealiseerd en zijn alle medewerkers voorzien
Momenteel loopt de selectie en aanschaf van de primaire- en
van de juiste voorzieningen om hun werk plaats- en tijdonafhan-
ondersteunende systemen.
kelijk te kunnen uitvoeren. Voor alle medewerkers zijn voorzie-
Zo is het VTH-Zaaksysteem en het DMS Europees aanbesteed.
ningen aangeschaft en ingericht. Iedereen heeft de beschikking
Dit omdat de totale kosten over vier jaar meer dan € 200.000,-
gekregen over een laptop en mobiele telefoon. De werkplekken
bedragen. In september zijn de zes biedingen binnengekomen.
op Dampten zijn voorzien van twee beeldschermen.
Ze zijn inhoudelijk beoordeeld volgens een vooraf vastgelegde beoordelingsmatrix. In oktober is de voorlopige gunning voor-
Op basis van de oude websites van de drie milieudiensten is
gelegd aan de directie en die uitkomst is gemeld aan de aanbie-
voor de RUD NHN per 1 januari 2014 ook een tijdelijke website
ders. Er zijn in de Alcatel-periode (waarin eerst vragen moeten
in de lucht gebracht. Deze is te benaderen via de link
worden beantwoord aan de aanbieders) geen bedenkingen inge-
www.rudnhn.nl. Deze site zal medio dit jaar vervangen worden door een meer interactieve, nieuwe website. Dit om beter aan de huidige verwachtingen van de burgers, bedrijven en onze opdrachtgevers tegemoet te komen.
Flexibele werkplekken kantoor RUD NHN
Werkvloer RUD NHN
Person eel In augustus 2013 is met het BGO tot een overeenkomst
januari ziet het er naar uit dat er mogelijk een bezwaar wordt
gekomen over het Sociaal Plan en de arbeidsvoorwaarden.
ingediend bij de Awb-commissie. Hiervoor maakt de RUD NHN
Er is daarbij een reiskostenregeling overeengekomen
gebruik van de commissie van de gemeente Hoorn.
waarin in het belang van de dienst de taken door medewerkers zoveel mogelijk met eigen vervoer worden
Daarnaast zijn er met de medewerkers afspraken gemaakt die
uitgevoerd. Dit in samenhang met Het Nieuwe Werken
in een harmonisatieformulier zijn opgenomen. Met name tegen
waarbij wordt uitgegaan van flexibel werken vanuit huis,
het niet overnemen van een aantal individuele afspraken is door
aanlandingsplekken bij deelnemende organisaties of
circa tien medewerkers een bezwaar ingediend. Eind januari zijn
vanuit ons eigen kantoor.
er met de meeste bezwaarmakers gesprekken geweest. Het ziet er naar uit dat het uiteindelijk beperkt blijft tot een paar mede-
Vanaf augustus heeft in een betrekkelijk kort tijdsbestek de wer-
werkers die naar de Awb-commissie gaan.
ving van het management en staf plaatsgevonden. Er zijn vier afdelingshoofden, twee teamleiders, een directiesecretaris en
Er is geen boventalligheid bij zowel de primaire als de overhead-
controller uit de deelnemende organisaties geworven. De selectie
functies. Wanneer er meerdere passende kandidaten voor een
was onder de leidinggevenden bij de drie milieudiensten en de
functie waren is het anciënniteitsbeginsel toegepast. Ook hier is
provincie. Assessments waren een verplicht onderdeel van de
het personeel van de drie milieudiensten, provincie en de overige
procedure. Uiteindelijk bleken de functies gelijkelijk verdeeld te
gemeenten, op evenwichtige wijze verdeeld over de diverse
zijn over de vier organisaties.
afdelingen, functies en schalen.
Bij het werven van het management en de staf is geen bovental-
Voor 1 maart 2014 wordt een beperkt aantal vacatures (max.
ligheid ontstaan. Hiermee zijn de mogelijk te declareren frictie-
vier), vooral bij de overhead, opengesteld. Voor het overige
kosten bij de gemeenten (maximaal € 400.000,=) vervallen.
wordt er gewerkt met een flexibele schil, waarbij de taken door inhuur of uitbesteding worden uitgevoerd.
Ook heeft de plaatsingsprocedure van de circa 130 medewerkers in de primaire- en overhead functies plaatsgevonden. De
Medewerkers die – naast de functie bij de RUD Noord-Holland
plaatsingsprocedure die in september is gestart leverde circa vijf
Noord – nevenwerkzaamheden hebben die (de schijn van) belan-
bedenkingen op. Na gesprekken met de medewerkers die beden-
genverstrengeling in zich hebben, kunnen die werkzaamheden
kingen hebben ingediend is het plaatsingsbesluit nog aangepast.
niet meer binnen het werkgebied van de RUD uitoefenen. Zij
Vanaf medio december is de termijn van zes weken ingegaan
krijgen een overgangstermijn van een jaar om deze werkzaam-
voor het indienen van bezwaren tegen het plaatsingsbesluit. Eind
heden af te bouwen.
Digitaliseren mi li eu documenten Om de vele milieudossiers van de twintig deelnemende
Niet alle deelnemende partijen hebben (tijdig) opdracht gegeven
organisaties voor de medewerkers van de RUD goed en
aan de SW-bedrijven voor het digitaliseren. Voordat de Europese
betrouwbaar beschikbaar te maken is besloten om deze te
aanbesteding van het VTH-zaaksysteem en het Document
digitaliseren. Het bestuurlijk team heeft in 2013 besloten
Managementsysteem definitief was gegund kon er niet gescand
dat deze werkzaamheden uitgevoerd moeten worden door
worden. Omdat de documenten ook gekoppeld moeten worden
de Sociale Werkvoorzieningen in de drie regio’s.
aan deze systemen van de RUD NHN heeft dit vertraging opgelo-
Dit wordt voor alle deelnemende partijen gecoördineerd
pen. In oktober 2013 heeft gunning aan Green Valley plaatsge-
vanuit de RUD NHN.
vonden.
De drie SW-bedrijven hebben de archieven van alle deelnemende
Om de digitale documenten straks goed aan de systemen van
partijen geïnventariseerd op hoeveelheid en de staat van de
de RUD NHN te koppelen is het van essentieel belang dat er
documenten. Op basis van deze inventarisatie en een aanvul-
overeenstemming is over de wijze van indexeren van de docu-
lende inventarisatie door de deelnemende organisaties is geble-
menten. Deze afstemming heeft onlangs plaatsgevonden. Op
ken dat er veel vervuiling in de dossiers aanwezig is. Daarom is
korte termijn zullen de SW-bedrijven beginnen met het scannen
besloten dat alle milieudossiers volledig gedigitaliseerd worden
van dossiers van organisaties die hiervoor inmiddels opdracht
zodat geen informatie verloren gaat. De SW-bedrijven hebben bij
gaven. De SW-bedrijven hebben hiervoor scanstraten ingericht.
alle deelnemende partijen een offerte ingediend voor het digitali-
Deelnemende partijen die nog geen opdracht hebben geven aan
seren van de milieudocumenten.
de SW-bedrijven voor het scannen worden vanuit de RUD NHN benaderd om deze opdracht zo spoedig mogelijk te geven.
Algemeen bestuur RUD NHN tijdens de oprichtingsvergadering
Fi nanciËn Ten behoeve van de oprichting en inrichting van de
4. Onvoorzien
organisatie is een projectbegroting opgesteld met
Tot half januari 2014 hebben zich geen belangrijke onvoorziene
een totale omvang van € 1.467.013,-. Onderstaand
omstandigheden voorgedaan.
de financiële voortgang van de projectbegroting en investeringsbegroting (rapportagedatum 15-01-2014).
5. Kosten transitiefase
Het overzicht geeft per categorie weer hoeveel budget
Omdat de transitiefase op 31 december is afgesloten en grote
is gebruikt en of er bijzonderheden zijn.
mutaties niet meer worden voorzien kan worden gemeld dat de gemaakte kosten binnen begroting zullen blijven.
Projectbegroting
Investeringsbegroting
Tot half januari 2014 hebben zich geen belangrijke onvoorziene
Het Algemeen Bestuur heeft gevraagd om ook geïnformeerd te
omstandigheden voorgedaan. In 2014 worden nog activitei-
worden over overschrijdingen van investeringsbudgetten kleiner
ten uitgevoerd die ten laste worden gebracht van de project-
dan € 50.000,-. Er hebben zich in verslagperiode geen over-
begroting. Met het jaarwerk zal worden voorgesteld het
schrijdingen ten opzichte van de investeringsbegroting voorge-
resterende bedrag middels een reservering beschikbaar te
daan.
stellen voor 2014. Tabel 2: specificatie investeringsbegroting Specificatie Investeringsbegroting (in €)
Tabel 1: specificatie projectbegroting - lasten Specificatie projectbegroting (in €) Nr
Omschrijving
Begroting
Uitgaven en verplichtingen
Resteert
1
Proceskosten
723.000
731.377
-8.377
2
Aanloopkosten
532.012
300.135
231.878
3
Kosten sociaal plan
25.000
6.272
18.728
4
Onvoorzien
58.396
5
Kosten Transitiefase*
Totaal
62.751
4.355
124.250
90.646
33.604
1.467.013
1.132.785
334.228
Nr
Omschrijving
Begroting
Uitgaven en verplichtingen
Resteert
6 7
ICT-voorzieningen
498.458
238.199
260.258
Aanpassing en inrichting pand Dampten 2
425.000
423.111
1.889
923.458
661.311
262.147
Totaal
6. ICT-voorzieningen De begrote investeringen in ICT betreffen met name de technische infrastructuur (servers en netwerkverbindingen) en voor-
1. Proceskosten
zieningen (zoals laptops en telefoons). Ten aanzien van de tech-
In de proceskosten zijn de kosten ter begeleiding van personeel
nische infrastructuur heeft het bestuur van de RUD NHN ervoor
van de latende organisatie naar de RUD NHN opgenomen.
gekozen in het eerste jaar gebruik te maken van de infrastruc-
De kosten hiervoor blijken hoger dan opgenomen in het bedrijfs-
tuur van de gemeente Alkmaar. Hiervoor wordt een vast jaar-
plan. Dit heeft ondermeer te maken met het zo zorgvuldig
bedrag betaald. Het investeringsbedrag in ICT-voorzieningen, en
mogelijk plaatsen van de medewerkers en het begeleiden en
daarmee de verwachte afschrijvingen in 2014, is dus lager dan
afhandelen van de bedenkingen en bezwaren. De overschrijding
begroot. De jaarkosten voor dienstverlening door de gemeente
zal worden opgevangen binnen het totale budget.
Alkmaar komen hiervoor in de plaats. Begrote afschrijvings-
Naar verwachting zullen de kosten voor ontwikkelen van de
kosten en jaarlasten van de gemeente Alkmaar zijn vergelijkbaar
huisstijl en website ook iets hoger dan verwacht, maar ook die
in hoogte. In 2014 zullen keuzes gemaakt moeten worden over
zijn op te vangen binnen het totale budget.
definitieve invulling van de technische infrastructuur.
2. Aanloopkosten
7. Aanpassing en inrichting pand Dampten 2
De belangrijkste aanloopkosten zijn ICT gerelateerd.
De aanpassing en inrichting van het pand aan het Dampten 2 in
Het gaat om projectleiding en implementatie van systemen.
Hoorn is bijna afgerond. De kosten zijn tot verslagdatum binnen
Naar verwachting blijven de kosten binnen budget.
het budget gebleven. Naar verwachting zullen nog kosten voor aanpassingen en het oplossen van problemen of ongewenste
3. Kosten Sociaal Plan
situaties ontstaan. De RUD zal deze binnen het huisvestings-
Mogelijke afkoop van individuele aanspraken ten aanzien van
budget in de exploitatie van 2014 plaatsen. Een eventuele be-
reiskosten worden momenteel onderzocht. Naar verwachting
perkte overschrijding ten opzichte van de investeringsbegroting
zullen hier geen substantiële bedragen mee gemoeid zijn.
zal over een periode van tien jaar worden afgeschreven en aldus
Het opstellen van het sociaal plan is gereed. Naar verwachting
een geringe impact hebben op de jaarlijkse exploitatie.
blijven de kosten binnen het budget.
