LEO CLUB MyLCI REPORTING GUIDEBOOK LEO CLUBS MULTIPLE DISTRICT 307 INDONESIA FOR LIONS CLUB SPONSORING
1
Table of Contents ALAMAT WEBSITE DAN LOGIN .......................................................................................................................................... 3 MENU - MY LEO CLUBS ...................................................................................................................................................... 4 MEMBERS .......................................................................................................................................................................... 5 ADD MEMBERS .............................................................................................................................................................. 6 New Member ............................................................................................................................................................ 6 Returning Member .................................................................................................................................................... 7 Transfer Member .................................................................................................................................................... 10 EDIT MEMBERS............................................................................................................................................................ 11 DROP MEMBERS .......................................................................................................................................................... 12 FIND MEMBERS ........................................................................................................................................................... 14 CLUB INFO ....................................................................................................................................................................... 15 OFFICERS ......................................................................................................................................................................... 17 ADD OFFICERS ............................................................................................................................................................. 18 SERVICE ACTIVITIES ......................................................................................................................................................... 20 REPORTS .......................................................................................................................................................................... 21 PARENTAL CONSENTS ..................................................................................................................................................... 22 DATA DOWNLOAD........................................................................................................................................................... 23
2
ALAMAT WEBSITE DAN LOGIN KUNJUNGILAH website Lions Clubs International: www.lionsclubs.org KLIK Submit Report
Dengan meng-klik Submit Report akan keluar tampilan:
3
Masukkan User name dan Password Anda, dan KLIK Submit. Akan muncul Tampilan Menu Utama seperti di bawah ini.
MENU - MY LEO CLUBS
4
MEMBERS Pada menu My Leo Club terdapat menu Members.
KLIKLAH members tersebut maka akan muncul informasi mengenai keanggotaan Leo Club Anda.
5
Pada menu members ini terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan pada member Leo Club Anda seperti:
ADD MEMBERS
Anda bisa melakukan add members dengan 3 jenis penambahan, yaitu: New Member KLIKLAH New Member apabila anggota tersebut benar-benar baru, belum pernah menjadi anggota Leo sebelumnya. Setelah itu akan muncul tampilan seperti di bawah ini.
ISIKANLAH data anggota tersebut selengkap-lengkapnya dan sebenar-benarnya, terutama pada bagian: FIRST NAME, MIDDLE NAME, LAST NAME, YEAR OF BIRTH, mengingat data tersebut tidak akan dapat diubah sewaktu-waktu. 6
Setelah data diisi lengkap, CEKLAH kembali, setelah yakin benar KLIKLAH Save, maka akan mendapatkan konfirmasi bahwa anggota tersebut sudah terdaftar di Internasional.
KLIKLAH Add another new member apabila ingin menambahkan anggota baru lainnya (pastikan seluruh anggota anda sudah ter-add atau terdaftar di internasional). KLIKLAH Go back to Members apabila ingin kembali melihat seluruh anggota. KLIKLAH Vew/Print Reports apabila ingin melihat Leo Club Contact List Report. Returning Member KLIKLAH Returning Member apabila anggota tersebut sudah pernah menjadi anggota Leo, sudah keluar dan akan bergabung kembali menjadi anggota Leo. Setelah itu akan muncul tampilan seperti di bawah ini.
7
Carilah terlebih dahulu anggota yang akan menjadi anggota Leo kembali tersebut dengan masukkan Member Number terdahulu atau First Name atau Last Name. KLIKLAH Search dan akan muncul member tersebut.
KLIKLAH Add Member pada anggota yang sesuai.
Masukkan Effective Date member tersebut gabung kembali.
8
Masukkan Tipe Member tersebut, KLIKLAH “Leo Member”
KLIKLAH Add, dan akan mendapatkan Konfirmasi bahwa anggota tersebut telah berhasil di add kembali atau re-instate.
KLIKLAH Go back to Members apabila ingin kembali melihat seluruh anggota. KLIKLAH Vew/Print Reports apabila ingin melihat Leo Club Contact List Report.
9
Transfer Member KLIKLAH Transfer Member apabila anggota tersebut anggota Leo Club lainnya dan akan bergabung dengan Leo club Anda. Setelah itu akan muncul tampilan seperti di bawah ini.
Carilah terlebih dahulu anggota yang akan menjadi anggota Leo Club Anda dari club lain tersebut dengan masukkan Member Number terdahulu atau First Name atau Last Name atau From Club. KLIKLAH Search dan akan muncul member tersebut.
KLIKLAH Add Member pada member yang sesuai, lalu Anda akan mendapatkan konfirmasi bahwa member tersebut akan ditransfer ke Leo Club Anda, namun harus mendapatkan persetujuan dari club asalnya.
10
EDIT MEMBERS Anda pun dapat melakukan edit data members, dengan KLIKLAH edit member pada member yang diinginkan.
Maka akan muncul tampilan data member tersebut.
Ubahlah data yang akan diubah lalu KLIK Save, kecuali data FIRST NAME, MIDDLE NAME, LAST NAME, YEAR OF BIRTH yang tidak dapat diubah. Apabila ingin mengubahnya, KLIKLAH Change Member Information Request dan ikuti petunjuk selanjutnya. Internasional akan meminta alasan mengapa data tersebut perlu diubah, dan akan terubah setelah mendapatkan persetujuan dan konfirmasi dari Internasional.
11
DROP MEMBERS Anda dapat mengeluarkan anggota yang akan keluar dari keanggotaan club Anda dengan KLIK Drop member pada anggota yang akan keluar.
Maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini.
MASUKKANLAH drop reason member tersebut keluar. Dengan KLIK pilihan alasan yang sesuai yang sudah tersedia dari Internasional.
12
MASUKKANLAH drop effective date member tersebut keluar. Dengan KLIK pilihan alasan yang sesuai yang sudah tersedia dari Internasional.
KLIKLAH Drop setelah Drop Reason dan Drop Effective Date terisikan.
Selanjutnya akan ada konfirmasi bahwa member tersebut telah keluar, atau berhasil di-drop
13
FIND MEMBERS Anda pun dapat melakukan find members dengan berbagai cara seperti pada tampilan tersebut.
14
CLUB INFO Pada menu My Leo Club, terdapat menu Club Info.
KLIKLAH Club Info tersebut maka akan muncul informasi mengenai Leo Club Anda, tentunya berbeda dengan yang ditampilkan pada tampilan MyLCI Leo Club.
Isikanlah Informasi pada tampilan Club Info tersebut, seperti web address, lokasi Meeting 1, Meeting 2 (apabila ada tempat meeting alternatif). PERBEDAANYA: Lions Club Sponsoring dapat mengajukan perubahan Club Type (Community based atau School based) dan Club Track (Omega atau Alpha Club) ke Internasional dengan suatu alasan.
15
Apabila ingin merubah Club Type maka KLIKLAH pada bagian Club Type.
Apabila ingin merubah Club Track maka KLIKLAH Request Track Change. Maka akan muncul tampilan seperti berikut.
MASUKKANLAH alasan yang tepat dan sesuai mengapa ingin merubah Club Track Leo Club Anda. Kemudian KLIKLAH Submit.
16
OFFICERS Setelah memastikan semua anggota club terdaftar di Internasional, KLIKLAH menu Officers untuk menginput member yang menjadi officer club.
Officers terbagi menjadi 3 periode, yaitu: Current Year, Next Year dan Past Years. Pastikanlah terlebih dahulu Current Year Officers telah terisi semua dengan baik.
17
ADD OFFICERS Apabila belum, hendaklah membantu Leo Club Anda untuk Add Officer, agar member tersebut dapat melakukan registrasi mendapatkan Username dan password untuk mengakses MyLCI. Apabila Leo Club Anda sudah mengirimkan Leo 72 untuk FY 2012-2013 tahun lalu, maka pasti Leo Advisor dan Leo Club President untuk periode ini akan sudah terisi. Apabila Anda ingin membantu Leo Club Anda mengisikan Officernya, silakan ISIKAN sisanya seperti Leo Club Vice President, Secretary, Treasurer dengan meng-KLIK Add Officer.
Setelah KLIK Add Officer akan muncul tampilan seperti di bawah ini. KLIKLAH “Select Member” untuk memilih member sesuai dengan jabatannya.
PILIH dan KLIKLAH nama member yang sesuai dengan jabatannya.
PERIKSALAH kembali nama member tersebut sudah sesuai dengan jabatannya, dan KLIK save.
18
Setelah KLIK save, Anda akan mendapatkan konfirmasi bahwa member tersebut telah menjadi officer yang diinginkan.
KLIKLAH Go back to Officers untuk memastikan kembali jabatan tersebut telah terisikan dengan nama member yang sesuai.
Silakan KLIK Next Years pada Select Term, dan akan muncul tampilan seperti di bawah ini.
*Ada perbedaan dengan tampilan yang Leo Club, yaitu Sponsoring Club dapat Add Officer Leo Club Advisor.
19
Apabila President / Secretary / Treasurer Leo Club ingin melakukan registrasi, mereka harus menjadi officer terlebih dahulu untuk periode ini. Maka dari itu apabila Leo Club tersebut belum mengirimkan Leo-72 ke Internasional, hendaklah mendapatkan bantuan dari Sponsoring Clubnya. Selanjutnya silakan KLIK Past Years pada Select Term, dan akan muncul seluruh officers (Leo Advisor, PST dan VP) untuk tahun lalu hingga awal club terbentuk.
SERVICE ACTIVITIES
PERHATIKAN, Sponsoring Lions Club tidak dapat membantu Leo Clubnya untuk melaporkan kegiatan Clubnya. Hanya dapat melihat, memantau kegiatan yang sudah dilaporkan oleh Leo Clubnya.
20
REPORTS
KLIKLAH Reports pada menu My Leo Club, maka akan muncul tampilan seperti berikut.
KLIKLAH Leo Club Contact List di sebelah kiri, maka di sebelah kanan akan muncul tampilan seperti berikut.
21
KLIKLAH View/Print, maka akan muncul laporan seperti berikut.
*File yang di-download akan dalam bentuk pdf.
PARENTAL CONSENTS Perbedaan dengan MyLCi yang diakses oleh Leo dengan Lion, salah satunya terletak pada menu Parental Consents tersebut. Dimana Lions Club Sponsoring harus melakukan persetujuan untuk add members yang berusia di bawah 18 tahun. Berikut tampilannya.
22
DATA DOWNLOAD
KLIKLAH Data Download pada menu My Leo Club, maka akan muncul tampilan seperti berikut.
SELECT untuk data member yang dibutuhkan untuk mendownload data seluruh member, lalu KLIKLAH View/Print . SELECT Officer yang diinginkan untuk mendownload data officer saja, lalu KLIKLAH View/Print . *File yang di-download akan dalam bentuk csv.
– Selamat Mencoba –
23
