Latihan MyMesyuarat -URUS SETIA-
1
DibentangkanOleh
Versi 20120315
PENGENALAN MyMesyuarat merupakan sistem pengurusan keputusan mesyuarat atas talian dan tanpa menggunakan kertas. Merupakan salah satu produk dari Bahagian Dasar & Perancangan ICT (BDPICT) MAMPU dan dibangunkan mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991, Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan. Dimulakan sebagai langkah penyelesaian kepada ahli Government IT and Internet Committee (GITIC) dan kini ia telah diperluaskan penggunaannya kepada seluruh agensi dan setiap level di dalam kerajaan Malaysia. MyMesyuarat adalah MyMeeting Versi 4 yang telah di tambah baik bagi tujuan Projek Perlaksanaan MyMeeting ke 25 kementerian.
OBJEKTIF MYMESYUARAT Menjadikan pemantauan tentang keputusan yang dibuat semasa mesyuarat lebih efektif. Membuatkan komunikasi diantara ahli mesyuarat lebih efisyen. Memudahkan pertukaran maklumat. Aliran kerja dapat mengurangkan beban Urus Setia di dalam pengurusan mesyuarat.
CIRI-CIRI UTAMA MYMESYUARAT BA RU
BA RU
BARU
Menghantar jemputan dan peringatan mesyuarat secara email & SMS Menyediakan minit secara berformat mengikut kesesuaian Jawatankuasa Menempah bilik mesyuarat Menghantar peringatan untuk mengemaskini status secara automatik Membantu di dalam penyediaan minit dan laporan melalui templat yang telah disahkan oleh agensi
Memantau dan memberi komen terhadap status tindakan. Memantau status pengendalian Penerimaan notis tentang status yang telah dikemaskini Boleh mendapatkan semula maklumat mesyuarat dan arkib Boleh menerima peringatan untuk mengemaskini status Melakukan perbincangan secara atas talian (online) Kemaskini Profil. Memantau kehadiran ahli
CARTA ALIR MESYUARAT
TUGAS UTAMA URUSETIA Membuat pengesahan kehadiran Menambah ahli ke dalam Jawatankuasa Mencipta dan menjemput ahli ke mesyuarat Menyediakan minit Menempah bilik mesyuarat Mengedarkan minit Mendapatkan maklumbalas ahli mesyuarat Menyimpan laporan dan minit di dalam format PDF Menambah projek
7
MEMBUAT PENGESAHAN KEHADIRAN Langkah 1: Klik pada nama jawatankuasa yang telah disenaraikan pada skrin utama jawatankuasa Langkah 2: Klik pautan tab menu “Mesyuarat”
Langkah 3: Semak kehadiran ahli mesyuarat semasa mesyuarat berlangsung Tandakan “Y” jika ahli hadir, dan tandakan “T” pada ahli yang tidak hadir dan masukkan nama wakil atau sebab jika ada. Klik butang “Simpan”
MENAMBAH AHLI KE DALAM JAWATANKUASA Langkah 1: Klik pada ikon “Ahli” yang terdapat di sebelah nama jawatankuasa yang ingin ditambah ahli
Langkah 2: Klik pada pautan “Tambah ahli baru” untuk menambah ahli baru ke dalam jawatankuasa.
Langkah 3: Masukkan input samada nama, ID pengguna, atau email ahli dan apabila hasil carian dijumpai, tekan tab dua kali. (maklumat ahli tersebut akan dipaparkan secara automatik) Minimum untuk ID Pengguna ialah 4 character
Tukar peranan ahli di dalam jawatankuasa tersebut samada ahli, urusetia atau pengerusi. Klik butang “Simpan”
MENCIPTA DAN MENJEMPUT AHLI KE MESYUARAT Langkah 1: Klik pada nama jawatankuasa yang telah di senaraikan pada skrin utama jawatankuasa. Langkah 2: Klik pautan tab menu “Mesyuarat” Langkah 3: Klik pada pautan “Tambah mesyuarat baru”.
Langkah 4: Isikan semua maklumat yang berkaitan dan pilih ahli mesyuarat yang ingin di jemput. Langkah 5: Tetapkan peranan setiap ahli mesyuarat. Langkah 6: Klik butang “Simpan”
Klik butang “Hantar Email Jemputan Sekarang” atau “Hantar Email & SMS Jemputan” atau “Jangan hantar jemputan”
MENYEDIAKAN MINIT Langkah 1: Setelah mesyuarat dicipta, klik pada pautan bilangan mesyuarat yang telah di cipta tersebut. (Contoh: Bil. 2 Tahun 2012) Langkah 2: Klik pada pautan “Tambah minit”
Langkah 3: Klik pada pautan “Jana templat minit default”
Format minit akan dijanakan mengikut pilihan format yang telah dipilih semasa proses menambah mesyuarat baru. (Format minit: Tetap atau Bebas)
Langkah 4: Klik pada pautan “Tambah Butiran” pada sub-tajuk yang ingin di tambah butiran.
Langkah 5: Isikan maklumat yang perlu di letakkan di dalam minit tersebut. Langkah 6: Setiap keputusan yang di rekod di dalam minit boleh di tentukan jenisnya sebagai “Makluman” atau “Perhatian”
Langkah 7: Klik butang “Simpan”
MENEMPAH BILIK MESYUARAT Langkah 1: Klik pada nama jawatankuasa yang telah di senaraikan pada skrin utama jawatankuasa Langkah 2: Klik pautan tab menu “Mesyuarat” Langkah 3: Klik pada pautan “Tambah mesyuarat baru”
Langkah 4: Isikan semua maklumat yang berkaitan. Langkah 5: Masukkan tarikh mula dan tarikh akhir mesyuarat untuk membuat penempahan bilik.
Fungsi ini hanya akan wujud jika pentadbir membenarkan sistem MRBS di gunakan (pada tetapan global)
Langkah 6: Pilih bilik mesyuarat berdasarkan status kesediaan bilik tersebut. Klik pada pautan “Status kesediaan bilik” untuk menyemak status kesediaan bilik. Langkah 7: Tetapkan peranan setiap ahli mesyuarat. Klik butang “Simpan”
MENGEDARKAN MINIT Langkah 1: Klik pada nama jawatankuasa yang telah di senaraikan pada skrin utama jawatankuasa. Langkah 2: Klik pada pautan bilangan mesyuarat yang ingin diedarkan minit. Langkah 3: Klik pautan “Edar minit mesyuarat”
Pautan ini akan wujud apabila Pengerusi telah meluluskan minit mesyuarat.
Langkah 4: Isikan maklumat berkaitan Langkah 5: Email notifikasi tentang edaran minit akan di hantar kepada setiap ahli mesyuarat apabila butang “Hantar” di klik.
MENDAPATKAN MAKLUMBALAS AHLI MESYUARAT Langkah 1: Klik pada nama jawatankuasa yang telah di senaraikan pada skrin utama jawatankuasa Langkah 2: Klik pautan tab menu “Mesyuarat” Langkah 3: Klik pada pautan bilangan mesyuarat. (Contoh: Bil. 2 Tahun 2012)
Langkah 4: Pada skrin maklumat mesyuarat, klik pada pautan “Pohon maklumbalas”.
Langkah 5: Sistem akan menghantar email notifikasi kepada ahli mesyuarat untuk memberi maklumbalas.
MENYIMPAN LAPORAN DAN MINIT DI DALAM FORMAT PDF Langkah 1: Klik pada nama jawatankuasa yang telah di senaraikan pada skrin utama jawatankuasa. Langkah 2: Klik pautan tab menu “Mesyuarat”. Langkah 3: Klik pada pautan minit/laporan yang terletak di dalam jadual mesyuarat bagi jawatankuasa tersebut.
Langkah 4: Apabila minit/laporan di paparkan, klik ikon PDF yang terletak di bawah skrin tersebut.
MENAMBAH PROJEK Langkah 1: Klik pada nama jawatankuasa yang telah di senaraikan pada skrin utama jawatankuasa. Langkah 2: Klik pautan tab menu “Projek” .
Langkah 3: Klik pada pautan “Tambah Projek baru”.
Langkah 4: Isikan maklumat tentang projek yang ingin di tambah. Klik butang “Simpan”
Terima Kasih
30
