LAPORAN Monitoring & Evaluasi (MONEV) Internal Akhir Tahun Program Hibah Kompetisi (PHK) A2 – TPSDP – SP4 Kompetisi Malang, November - Desember 2005
PUSAT JAMINAN MUTU UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2006
HALAMAN PENGESAHAN 1. Ketua Pelaksana
:
a. Nama
: Prof. Dr. Ir. Soebarinoto
b. NIP
: 130 531 855
c. Pangkat /Gol.
: Pembina Utama / IV-E
d. Jabatan Fungsional : Guru Besar e. Jabatan Struktural : Ketua Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya f. Alamat Kantor
: Pusat Jaminan Mutu, Kantor Pusat Universitas Brawijaya, Lantai 6. Jl. Veteran Malang, 65145
g. Telp. kantor
: 0341-575853
h. Alamat Rumah
: Jl. Sentaurus 4 Malang
i. Telepon Rumah
: 0341-553559
2. Anggota Pelaksana : Dr. Endang Arisoesilaningsih Prof. Dr. Ir. Jody Moenandir Dr. Surachman, M.SiE Dr. Unti Ludigdo, SE., M.Si., Ak. Dr. rer. Nat. Muhammad Nurhuda Drs. Djaelani Yudie Wiro Eko Setyawan, S.Si. 3. Waktu Kegiatan
: November – Desember 2005
Malang, 20 Januari 2006 Ketua PJM
Prof. Dr. Ir. Soebarinoto NIP. 130 531 855
i
DAFTAR ISI HALAMAN PENGESAHAN ..........................................................................................i DAFTAR ISI...............................................................................................................ii MONITORING DAN EVALUASI AKHIR TAHUN IMPLEMENTASI PHK A2, TPSDP, SP4 KOMPETISI ......................................................................................... 1 LATAR BELAKANG ................................................................................................... 1 TUJUAN .................................................................................................................. 2 KRITERIA MONITORING DAN EVALUASI YANG BAIK ................................................. 2 SKEMA DAN PROSEDUR .......................................................................................... 3 HASIL DAN DAMPAK PENYELENGGARAAN PROGRAM PENGEMBANGAN ...................... 3 Lampiran : ............................................................................................................... 9 IMPLEMENTASI PROGRAM A2 .................................................................................10 IMPLEMENTASI KEGIATAN TPSDP...........................................................................17 IMPLEMENTASI SP4 KOMPETISI .............................................................................22
ii
MONITORING DAN EVALUASI AKHIR TAHUN IMPLEMENTASI PHK A2, TPSDP, SP4 KOMPETISI
LATAR BELAKANG Dalam rangka meningkatkan kesehatan institusi, Universitas Brawijaya telah mengikuti beberapa Program Hibah Kompetisi (PHK) sejak 1998. Tujuan proyek DUE, DueLike, QUE, TPSDP dan Program Hibah Kompetisi (PHK) Dikti adalah meningkatkan mutu pendidikan di jurusan di masing-masing Perguruan Tinggi penerima hibah. Tercapainya peningkatan mutu pendidikan akan diukur menggunakan beberapa indikator kinerja (performance indicators) yang telah ditetapkan maupun yang diusulkan oleh penerima hibah. Sasaran kuantitatif indikator-indikator tersebut ditetapkan sebelum program dimulai dan dicantumkan dalam proposal dan Rencana Implementasi Proyek (Project Implementation Plan/PIP) yang diajukan oleh penerima hibah dari masing-masing Perguruan Tinggi. Peningkatan mutu pendidikan yang ditunjukkan oleh peningkatan indikator-indikator tersebut diharapkan tercapai karena adanya perbaikan didalam pengelolaan Jurusan dan pelaksanaan Program Studi sebagai dampak dari implementasi hibah dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Majelis dan komisi yang ada di Dewan Pendidikan Tinggi bertanggung jawab melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap kinerja yang dicapai. Akan tetapi secara internal tugas Monev implementasi PHK tersebut menjadi tanggung jawab Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Brawijaya untuk mengevaluasi pengembangan Jurusan dan Program Studi, sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan oleh penerima hibah, baik secara kualitatif yaitu berupa evaluasi terhadap ada tidaknya perbaikan ke arah tujuan yang diinginkan oleh unit penerima hibah, maupun secara kuantitatif yaitu ada tidaknya peningkatan indikator kinerja pada setiap akhir tahun pelaksanaan proyek/program selama proyek/program berlangsung. Selain itu reviewer internal PJMUB juga melakukan evaluasi tahunan terhadap kemajuan yang dicapai dalam pelaksanaan kegiatan investasi yang dilakukan oleh proyek/program tersebut sekaligus untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi. Berdasarkan SK Rektor Universitas Brawijaya No. 017/A/SK/2005, tugas dari PJMUB adalah (Standard Operation Procedure atau SOP)
1. Mengembangkan prosedur kerja baku untuk menjamin kualitas :
a. Proposal yang akan diusulkan pada program hibah kompetisi (PHK) DIKTI b. Pendampingan pada saat visitasi c. Monitoring dan evaluasi implementasi PHK d. Monitoring dan evaluasi kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 2. Melaksanakan monitoring dan evaluasi uji coba manual mutu kegiatan akademik. 3. Mengambil tindakan korektif terhadap penyimpangan yang ditemukan. 4. Menyebarluaskan good practices dari Jurusan yang menerima program hibah kompetisi ke Jurusan yang lain.
1
TUJUAN Tujuan utama dilakukannya monitoring dan evaluasi adalah : 1. Mengetahui
dengan jelas perkembangan unit penerima hibah dalam mengimplementasikan rencana pengembangannya yang tertuang di dalam proposal dan Rencana Implementasi Proyek.
2. Membantu unit penerima hibah dengan memberikan masukan-masukan dalam
menghadapi berbagai permasalahan yang dijumpai dalam rangka pelaksanaan rencana pengembangannya. 3. Memberikan laporan dan rekomendasi kepada Rektor dan Penanggungjawab Kegiatan
mengenai tindak lanjut pelaksanaan pemberian hibah dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi pada unit penerima hibah tersebut.
KRITERIA MONITORING DAN EVALUASI YANG BAIK Proses monitoring dan evaluasi yang dianggap baik harus dapat memenuhi kriteria sebagai berikut: 1. Reliable (kehandalan). Keandalan dari suatu proses monitoring dan evaluasi dinilai dengan kesamaan hasil proses monitoring dan evaluasi tersebut pada berbagai kondisi yang relatif sama, kalau antar kondisi-kondisi tersebut diperbandingkan. Dengan demikian, faktor-faktor subyektifitas (seperti karakteristik individu para reviewer, penafsiran dan penilaian yang tidak berdasar, dsb) dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi sedapat mungkin dikurangi ataupun dihindari. 2. Transparan. Transparansi pada proses monitoring dan evaluasi bergantung pada sejauh mana pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi dan pihak yang dimonitor dan dievaluasi memahami dengan baik proses tersebut, termasuk pemahaman mengenai tujuan, alasan maupun hasil yang diharapkan. 3. Credible (dapat dipercaya). Tingkat kredibilitas suatu proses monitoring dan evaluasi sangat bergantung pada tingkat validitas hasil proses monitoring dan evaluasi tersebut. Oleh karena itu, kecermatan dalam mengukur prestasi yang telah dicapai dalam mencapai tujuan yang diinginkan dan mengukur kewajaran dalam pembiayaan implementasi program, serta keterbukaan dari yang dimonitor dan dievaluasi (penerima hibah) menjadi faktor yang sangat penting dan perlu mendapatkan perhatian. 4. Comprehensiveness (tingkat komprehensif). Tingkat Komprehensif dari suatu proses monitoring dan evaluasi sangat bergantung kepada keseuaian jumlah obyek yang diamati dan kesesuaian jumlah sampel responden (mahasiswa, dosen, dsb) yang disiapkan oleh unit yang dimonitor dan dievaluasi. 5. Universality. Keuniversalan suatu proses monitoring dan evaluasi bergantung pada sejauh mana proses tersebut dapat diadopsi dan dilaksanakan pada berbagai subject area dan pada berbagai kondisi.
2
6. Effectiveness. Efektivitas proses monitoring dan evaluasi yang berkualitas bergantung pada sejauh mana dampak dari proses tersebut menyebabkan penerima hibah secara sadar (continuous melakukan proses pengembangan yang berkesinambungan improvement), termasuk melakukan identifikasi peluang-peluang pengembangan, memberikan informasi secara berkesinambungan pada para stakeholder mengenai perkembangan institusinya, dsb. Ke 6 kriteria tersebut diatas, sebaiknya dipahami benar oleh para reviewer yang melakukan proses monitoring dan evaluasi.
SKEMA DAN PROSEDUR Monev tengah tahun dan akhir tahun akan dilaksanakan oleh sebuah tim internal reviewer PJM atau minimal harus terdiri dari dua orang reviewers. Monev dilakukan dua kali dalam satu tahun, yaitu di tengah dan akhir tahun implementasi. Monev dilakukan dengan desk evaluation didasarkan pada Laporan Tengah Tahun dan Presentasi Kemajuan PHK di depan seluruh taskforce penerima hibah. • Desk evaluation Dilakukan oleh dua (2) orang internal reviewer PJM dan dimaksudkan untuk mendapat informasi secara detail kemajuan, kendala dan solusi alternatif yang dilakukan oleh penerima PHK berdasarkan Laporan yang telah dibuat. Setiap penerima PHK menyerahkan dua eksemplar Laporan. Dialukan pada Monev tengah dan akhir tahun. • Progress Report Presentation Selain itu, pada waktu yang disepakati, penerima hibah melakukan presentasi di hadapan seluruh penerima PHK di lingkungan Universitas Brawijaya. Komentar dari reviewer pada saat desk evaluation dapat diklarifikasi melalui diskusi. Selain itu, forum ini juga diharapkan menjadi sarana penyebaran dari good practices setiap penerima hibah. Pimpinan fakultas dan universitas dapat hadir dalam acara ini untuk memberikan pengarahan. • Site visit Selain itu, pada waktu yang disepakati pada akhir tahun, dilakukan visitasi untuk melakukan klarifikasi keberhasilan, kendala dan dampak hibah yang diterima. Dilakukan oleh dua (2) orang internal reviewer PJM dan dialog dengan Pimpinan Fakultas, Jurusan, PIC, dosen dan mahasiswa serta pemeriksaan dokumen pendukung.
HASIL DAN DAMPAK PENYELENGGARAAN PROGRAM PENGEMBANGAN Dalam kurun waktu sepuluh tahun terakhir Universitas Brawijaya telah turut berperan aktif di berbagai kegiatan hibah kompetisi yang diselenggarakan oleh DIKTI, dan telah berhasil memenangkan beberapa program yang ditawarkan antara lain, Semi Que, Due-like, TPSDP, SP4, A2, A3, dan ICT grant. Program Studi Agronomi, Jurusan Teknologi Hasil Pertanian, Jurusan Teknik Pengairan dan UPT Pusat Komputer (Puskom) adalah pioner yang berhasil memperoleh hibah Due-like Bacth I (1999-2003). Pada saat ini sedang diusulkan proposal PHK B dan IMHERE. Program tersebut berhasil dengan sangat baik di masing-masing unit penerima hibah dan hasilnya tidak saja dirasakan oleh jurusan terkait namun mengimbas ke jurusan lain di sekitarnya. 3
1. Dampak PHK pada daya saing proposal PHK Berdasarkan memperoleh Due-Like Batch I, maka beberapa jurusan dan PCPT telah ikut menyusun proposal PHK. Akan tetapi, rasio jumlah proposal yang menang jauh lebih rendah dibandingkan dengan yang diusulkan. Hal ini menunjukkan daya saing proposal rendah (Tabel 1.). Untuk meningkatkan daya saing proposal dan memperbesar dampak PHK, maka dibentuklah Tim Koordinasi PHK tingkat universitas tahun 2003, dengan tugas membantu PR I mengkoordinasi pendampingan penyusunan dan seleksi internal proposal PHK. Disamping itu, Tim bertugas membantu teknis implementasi agar kegiatan berbagai hibah kompetisi dapat lebih efisien dan efektif (Gambar 1). Untuk menjamin ke arah peningkatan kualitas suatu PHK, maka pada tahun 2002 Rektor UB telah membentuk Tim BME (Benefit Monitoring & Evaluation) dan sejak tahun 2005 telah menjadi Pusat Jaminan Mutu (PJM). Adapun tugasnya adalah untuk menjamin mutu pendidikan (selain sebagai quality control juga sebagai quality improvement dan quality assurance). Dengan adanya koordinasi antara Tim Koordinasi PHK dan PJM, maka daya saing proposal PHK meningkat tajam (dari 8% menjadi 68-100%). Tim PHK tersebut juga melakukan koordinasi untuk hibah kompetisi lokal Unibraw yang didanai oleh DRK Universitas yang bertujuan mendorong jurusan-jurusan untuk lebih mampu berkompetisi di tingkat nasional. Agar mutu pelaksanakan PHK terjamin, maka PJM melakukan Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) PHK, yang dilakukan pada tengah tahun, tahunan dan akhir program dengan melibatkan 6 reviewer DIKTI di UB, 31 reviewer internal PHK dan Tim Koordinasi PHK menggunakan dana Monev 2,5% DRK. Tim PHK ini melakukan koordinasi pada berbagai jurusan peserta program PHK A2/A3, TPSDP, SP4 dan Hibah Kompetisi tingkat Universitas. Pada saat Monevin, di antara penerima hibah terjadi sharing pengalaman dan keberhasilan sehingga dampak positif pada peningkatan suasana akademik dan mutu pengembangan jurusan/PCPT meningkat drastis. Hal ini diikuti oleh peningkatan jumlah penerima PHK. Dengan demikian pada saat ini (tahun 2006), Universitas Brawijaya sedang menjalankan 28 hibah yaitu 4 TPSDP, 13 SP4 dan 8 PHK A2 dan 2 PHK A3, serta 1 ICT grant. Civitas akademika UB telah merasakan adanya perubahan suasana akademik dan penyebaran beberapa good practices setelah menjalankan berbagai programprogram tersebut diatas. Pada masa kerja tahun 3, Rektor UB memberikan hibah tingkat Universitas dan diberikan kepada antara lain Jurusan Teknik Sipil, Teknik Mesin, Pemanfaatan Sumberdaya Perairan, Manajemen, Dalam persiapan untuk mengikuti Hibah Kompetisi 2007 ini, Rektor UB telah memberikan sertifikasi kepada 31 orang Reviewer Internal (Pool of Internal Reviewer) tingkat universitas yang bertugas antara lain memberikan arahan, membimbing, memotivasi serta melakukan seleksi internal guna menghasilkan mutu proposal Hibah Kompetisi yang memenuhi standar yang dipersyaratkan. Tim Reviewer Internal yang ada di PJM berkoordinasi dengan Tim Koordinasi Hibah Kompetisi tingkat Universitas.
4
Tabel 1. Peningkatan jumlah penerima PHK dan daya saing proposal. Tahun
Jurusan/PS/PCPT yang memenangkan PHK
Jenis Hibah
Daya Saing Proposal (%) Tidak diketahui*
1999
Agronomi BP-FP Teknik Pengairan FT Teknologi Hasil Pertanian FTP UPT Puskom
Due-Like Batch I Due Like Batch I Due Like Batch I Due Like Batch I
2001
Biologi FMIPA
TPSDP Batch I
8,0*
2002
Fisika FMIPA
TPSDP Batch II
16,7*
2003
Ilmu Tanah FP Hukum FH Nutrisi & Makanan Ternak FPt.
PHK A2 PHK A2 PHK A2
50,0
2004
Lembaga Pengkajian & Pengembangan Pendidikan Teknologi Industri Pertanian FTP Teknik Arsitektur FT Teknik Elektro FT Administrasi Negara/Publik FIA Ilmu Tanah FP Nutrisi & Makanan Ternak FPt. Perencanaan Wilayah & Kota FT Perpustakaan UPT Bahasa
ISS TPSDP
100
PHK A2 PHK A2 PHK A2 SP4 Batch I SP4 Batch I SP4 Batch I SP4 Batch I SP4 Batch I SP4 Batch I
60,0
Program Bahasa Perpustakaan Kimia FMIPA Budidaya Pertanian FP Akuntansi FE Manajemen FE Fakultas Kedokteran Ilmu Hama & Penyakit Tumbuhan FP Manajemen Sb. Daya Perairan FPi. Produksi Ternak FPt. Teknik Pertanian FTP Matematika FMIPA UPPTI BAPSI Pusat Pengembangan E-Learning
ISS TPSDP ISS TPSDP PHK A2 PHK A2 PHK A3 PHK A3 SP4 Batch II SP4 Batch II SP4 Batch II SP4 Batch II SP4 Batch II SP4 Batch II SP4 Batch II SP4 Batch II SP4 Batch II
67,7
Jur. Adm. Bisnis FIA Jur. Sosek Pertanian FP BAAK BAUK Lab. Sentral Ilmu & TP PJM
SP4 Batch III SP4 Batch III SP4 Batch III SP4 Batch III SP4 Batch III SP4 Batch III
100
2005
2006
* Belum ada Tim Koordinasi & Seleksi Internal PHK
5
100
67,7
90
2. Dampak PHK pada sharing good practices di antara sivitas akademika UB
Sharing good practices, kinerja sinergis antara penerima PHK dengan calon penerima PHK pada saat penyusunan proposal, kebutuhan pendamping saat pembuatan proposal, kerelaan memberikan nurturing dan koordinasi pada saat visitasi dan pelaksanaan PHK menunjukkan kesehatan organisasi. Misalnya, dalam proses seleksi internal terhadap Proposal PHK B, A2 dan A3 yang akan dikirim ke DIKTI Jakarta, Tim PHK UB bekerja sama dengan PJM menyeleksi dan memperbaiki serta memberikan saran/masukan untuk menyempurnakan mutu proposal. Proposal yang diusulkan berjumlah 13 (2 PHK B, 4 PHK A3 dan 7 PHK A2) dan yang memenuhi standar seleksi internal ada 9 dengan perincian: 2 PHK B, 3 PHK A3 dan 4 PHK A2. Proses penilaian didasarkan pada tata cara penilaian yang diadopsi dari Pedoman Pembuatan Proposal PHK dari DIKTI, nilai 1-5. Proposal dinyatakan lolos jika memiliki nilai total rata-rata dari 3 reviewer > 300, tidak ada komponen dengan nilai < 3, dan minimal ada satu komponen dengan nilai > 3. Proses Akhir Penilaian akan dilaporkan kepada PR-I dan Rektor untuk mendapatkan masukan dan keputusan akhir proposal yang akan dikirim ke DIKTI Jakarta (SK Usulan Pemenang terlampir). Proses seleksi internal dilakukan secara transparan dan akuntabel di antara reviewer dan para pembuat proposal. 3. Dampak PHK pada kapasitas dan efisiensi internal kegiatan akademik UB Dampak langsung PHK adalah meningkatnya kapasitas internal UB ditunjukkan melalui peningkatan sumber daya untuk kegiatan pengembangan (dana, SDM, fasilitas PBM) dan mutu layanan administrasi akademik (on line SIAKAD, e-learning, internet dan digital library). Selain itu, PHK juga meningkatkan efisiensi dan produktivitas internal (akademik atmosfer, evaluasi diri rutin, pengembangan kurikulum, kualitas PBM, IPK lulusan, produktivitas dan softskills lulusan, resource sharing, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat multidisiplin dosen-mahasiswa). UPT Puskom saat ini telah berkembang dalam melakukan pelayanan untuk sistem administrasi akademik maupun administrasi umum. Bahkan saat ini UB dipercaya mengerjakan kajian pengembangan sistem Real Time School of Internet (SOI Asia) dan berbagai kegiatan kajian pengembangan teknologi internet dalam skala internasional.
6
Tabel 2. Penerimaan Dana PHK dan PNBP/DRK oleh masing-masing grantees dari tahun 1999-2007 Tahun
Jumlah Grantee
Jenis PHK
4 4 4 4 1 2 2 3 6 2 1 6 15 2 3 8 2 16 1 2 7
DUE-like DUE-like DUE-like DUE-like TPSDP TPSDP TPSDP A2 SP4 TPSDP TPSDP ISS A2 SP4 TPSDP TPSDP ISS A2 A3 SP4 TPSDP TPSDP ISS SP4
1999/2000 2000 2001 2002 2003 2004
2005
2006
2007 Jumlah
Grant (Ribu Rupiah)
DRK (Ribu Rupiah)
3.008.996 1.853.998 2.520.000 2.000.000 2.217.337 4.809.829 4.004.861 2.163.527 3.630.622 296.964 3.333.881 4.550.000 1.439.826 1.715.187 1.556.287 4.894.603 4.676.400 8.424.121 342.625 57.439.070,68
90.269 55.590 75.549 59.800 192.812 229.395 161.768 478.255 126.752 28.700 282.160 68.081 156.031 100.000 285.460 757.217 30.969 3.178.808,00
Total (Ribu Rupiah) 3.099.265 1.909.588 2.595.549 2.059.800 2.410.149 5.039.224 4.166.629 2.641.782 3.757.374 325.664 3.616.041 4.550.000 1.507.907 1.871.218 1.656.287 5.180.064 4.676.400 9.181.338 373.594 60.617.879
Beberapa good practices dari kegiatan PHK telah berlanjut menjadi kebijakan Jurusan, Fakultas serta Universitas, yaitu standar minimal nilai TOEFL lulusan 450, integrasi Leadership dalam perkuliahan, Mata Kuliah (MK) Kewirausahaan dan Bahasa Inggris menjadi MK wajib Universitas, evaluasi internal proposal PHK, penelitian/pengabdian dan borang akreditasi PS S-1. 4. Dampak
PHK
stakeholders
pada
pengakuan
Universitas
Brawijaya
oleh external
Dampak positif ditunjukkan melalui peningkatan pengakuan pihak luar, misalnya otonomi pengelolaan hibah penelitian bersaing oleh DIKTI, Bubu International Award 2006 untuk Website UB dan E-science & E-content Award untuk Perpustakaan Pusat UB dari Menristek tahun 2004. Selain itu, Universitas Brawijaya dapat memperbaiki budaya pola pengembangan jurusan/PCPT berbasis evaluasi diri sesuai visi-misi dan Renstra (Universitas hingga jurusan/PCPT). Ketersediaan dana bagi pengembangan kurikulum, payung penelitian, student centered learning dan kebutuhan tracer study rutin. Selain itu, pada tahun 2006 PJM mengembangkan sistem penjaminan mutu akademik yang akan segera disosialisasikan pada seluruh sivitas akademika. Dengan demikian, maka kegiatan peningkatan mutu tidak hanya berdampak secara internal, namun juga secara eksternal melalui perbaikan daya saing lulusan, pengakuan dari DIKTI, industri, atau pihak luar Universitas Brawijaya tentang kemampuan menyelenggarakan penelitian/pengabdian untuk menyelesaikan permasalahan di 7
masyarakat. Dengan adanya PHK, maka penerima PHK mampu mempertahankan atau bahkan meningkatkan akreditasi program studi (PS) oleh BAN PT dari B ke A. Jumlah PS yang terakreditasi A yang semula 23,0 % menjadi 39,5 % dari 43 PS S-1.
Penanggungjawab Rektor
Pusat Jaminan Mutu Prof. Dr. Ir. Soebarinoto Prof. Dr. Ir. Jody Moenandir Dr. Endang Arisoesiloningsih Dr. Surahman, MSIE Dr. Ir. M. Bisri, MS Dr. Unti Ludigdo Dr. M.Nurhuda
Direktur PR I Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito
Koordinator
Dekan yang terkait
Prof. Dr. Sutiman B.S,
Staf Akademik
Pool of Reviewer Monevin Asesor internal
Koor. Bid. Akademik
Koor. Bid. Adm & Keu
Ir. Sudarminto S.Y, M.App.Sc
Ir. Yulia Nuraini, MS
Drs. Djaelani
Femy
Dra. Siti Romlah Koordinator SP-4
Gambar 1.
Staf Adm & Keu
Sri Lestariningsih, SH, MH Koordinator Hibah A2 & A3
Ir. Sudarminto S.Y,, M.App.Sc Koordinator Hibah Universitas
Struktur Koordinasi Program Universitas Brawijaya Tahun 2007
8
Hibah
Drs. Johan A.E. Noor, M.Sc Koordinator TPSDP
Kompetisi
Lampiran : Komentar Terkonsolidasi Hasil Monev Internal Akhir Tahun 2005
9
MONEV INTERNAL TAHUNAN IMPLEMENTASI PROGRAM A2 UNIVERSITAS BRAWIJAYA TAHUN 2005
Komentar Terkonsolidasi Jurusan
: Ilmu Tanah
Fakultas
: Pertanian
Reviewer
: Prof. Dr. Ir. Soebarinoto Dr. Surachman, SE.
Tanggal
: 1-2 Desember 2005
Komentar Umum Jurusan Ilmu Tanah telah melaksanakan kegiatan untuk memperbaiki manajemen dan situasi akademik untuk meningkatkan kualitas lulusan dengan dana PHK A-2 selama 2 tahun. Penetapan kegiatan berdasarkan aktivitas bukan berisfat investasi. Data dianalisis menurut acuan pengembangan pendidikan tinggi, yaitu L-Raise. Jurusan Ilmu Tanah telah bekerja sesuai dengan track dan indikator yang benar, walaupun beberapa indikator masih bermasalah khususnya input mahasiswa yang menurun baik kuantitas maupun kualitasnya. a. Leadership Fakultas telah membuat visi, misi, tujuan dan strategi pengembangan, selanjutnya diacu oleh Jurusan Ilmu Tanah. Komitmen pimpinan fakultas baik karena telah menyediakan dana pendamping. Ada kegiatan PHK yang diadopsi oleh fakultas, yaitu : kurikulum dan wirausaha pembuatan kompos. Dampak PHK terhadap fakultas sangat dirasakan. PHK dapat meningkatkan mutu penyelenggaraan dan pengelolaan program pendidikan. Disamping itu dapat meningkatkan situasi akademik. Pimpinan Jurusan telah mengusulkan proposal PHK yang disesuaikan dengan Renstra Universitas Brawijaya. Dalam mensuskseskan implementasi PHK, pimpinan fakultas dan jurusan tidak menghadapi kendala yang signifikan dalam menerapkan good practices. b. Relevansi Kurikulum telah diupayakan sesuai dengan kebutuhan pengguna melalui perancangan yang bertahap. Kini adalah tahap untuk menentukan profil lulusan dan kompetensinya serta pembuatan sebagaian Buku Ajar. Kurikulum yang digunakan telah disesuaikan dengan kebutuhan untuk studi lanjut S2 dan S3. Kemandirian, kualifikasi, kemampuan berfikir logis dan kritis dinilai cukup menggembirakan. Kegiatan yang dilakukan adalah pelatihan kompetensi bahasa Inggris dan peningkatan kegiatan profesionalisme melalui diskusi, kelompok belajar dan perintisan usaha pembibitan dan kompos. Mata kuliah pilihan disediakan sehingga mahasiswa bebas memilih sesuai minatnya. c. Suasana Akademik Kegiatan dosen dalam seminar nasional dan internasional telah ada. Dalam suatu Seminar Internasional SAFOS telah melibatkan 2 mahasiswa. Dalam melaksanakan penelitian, para dosen telah melibatkan lebih dari 50% mahasiswa yang terkait dengan Tugas Akhir. Masih hanya beberapa dosen yang belum transparan dalam penilaian ujian, 10
namun mahasiswa diberi kesempatan bila ada keberatan atas nilai ujian. Pelaksanaan kuliah dievaluasi melalui kuisioner. d. Internal management Struktur organisasi, koordinasi dan deskripsi tugas telah berjalan dengan baik. Beberapa SOP di tiap bagian (laboratorium, adaminsitrasi) telah dibuat namun belum disosialisasikan. Peningkatan kinerja dosen dan karyawan terus diupayakan melalui pemberian motivasi. Untuk meningkatkan kinerja dalam manajemen Jurusan Tanah telah menghadirkan Tenaga Ahli dan magang kerja di UBAYA Surabaya. Walaupun telah ada mekanisme yang baku dalam pengambilan keputusan Jurusan, upaya penyederhanaan birokrasi dan pengelolaan sumberdaya secara transparan, efisiensi dan efektif, namun dalam sistim perencanaan dan penganggaran belum dibenahi ke arah perencanaan yang berorientasi pada prioritas.. Pengembangan sistem Monev juga belum dilaksanakan e. Keberlanjutan Program Untuk menjaga keberlangsungan program diupayakan melalui pengelolaan aset dan peralatan sehingga berdampak profit bagi institusi dan kegiatan wirausaha. Disamping itu juga perlu diupayakan pemberdayaan sumberdaya manusia baik dosen mapun tenaga pendukungnya. Jasa analisis dan konsultasi dari Laboratorium Ilmu Tanah merupakan kegiatan yang dapat memberikan incomes bagi Jurusan. f. Efisiensi dan Produktivitas Dengan adanya PHK A2 selama 2 tahun ternyata proses pembelajaran telah dapat berjalan cukup memadai: pendayagunaan sarana untuk proses pembelajaran terus meningkat, perencanaan praktikum dan kuliah berjalan dengan baik karena pengaturan beban staf akademik yang proporsional.
Komentar Terkonsolidasi Jurusan
: Ilmu Hukum
Fakultas
: Hukum
Reviewer
: Prof. Dr. Ir. Soebarinoto Ir. Sudarminto, M. Sc.
Tanggal
: 1-2 Desember 2005
Komentar Umum Jurusan Ilmu Hukum telah melaksanakan kegiatan PHK A2 untuk memperbaiki relevansi pendidikan, situasi akademik, dan manajemen internal untuk meningkatkan kualitas lulusan. Penetapan kegiatan berdasarkan aktivitas bukan bersifat investasi. Data dianalisis menurut acuan pengembangan pendidikan tinggi, yaitu RAISE-L. Jurusan Ilmu Hukum telah bekerja sesuai dengan track dan indikator yang benar, walaupun beberapa indikator masih bermasalah karena tidak memenuhi target. Ketidakberhasilan tersebut dipengaruhi oleh faktor eksternal, yaitu: input mahasiswa dengan skor yang menurun (651,7), gaji pertama lulusan (34,04% bergaji ≥ Rp. 1000.000,-), jumlah publikasi ilmiah dan penyampaian makalah staf akademik tingkat internasional terakreditasi (2,4%). Sedangkan ketidakberhasilan yang bersifat internal, sehingga kemungkinan dapat diperbaiki (melalui persuasi peningkatan komitmen) dalam waktu singkat, adalah: jumlah staf yang melaksanakan penelitian (56,67%), jumlah publikasi ilmiah nasional baik terakreditasi maupun belum terakreditasi, pembuatan silabi dan GBPP (82%), pembuatan buku ajar (15%). Kegiatan Bahasa Inggris dan penelitian kompetitif telah diadopsi dari PHK ini. Sedangkan dampak yang sangat dirasakan adalah peningkatan suasana 11
akademik. Sosialisasi PHK ini masih diperlukan karena penerapan good practices terkendala oleh penyamaan persepsi yang belum bulat di antara staf. a. Leadership Fakultas Hukum dengan satu Jurusan Ilmu Hukum telah membuat visi, misi, tujuan dan strategi pengembangan yang tersurat dalam Buku Pedoman FH. Sayangnya visi dan misi Unibraw tidak sesuai dengan aslinya. Komitmen pimpinan fakultas baik karena selain menyediakan dana pendamping dan juga mendorong kelancaran kegiatan PHK. Fakultas / Jurusan belum membentuk unit yang melakukan Monev internal PHK dan membangun sistem penjaminan mutu akademik. Hal ini perlu dibentuk agar perbaikan mutu akademik dapat berkelanjutan termasuk pelaksanaan PHK dapat dikendalikan secara benar dan dibantu kelancarannya. Program peningkatan PBM berbasis KBK yang tidak ada kemajuan perlu ditangani oleh fakultas karena memerlukan pembangunan komitmen, persepsi dari pimpinan. Disamping itu juga perlu fasilitas yang memadai. b. Relevansi Kurikulum tahun 1995 diperbaiki secara “tambal sulam” agar lulusan sesuai dengan pasar kerja. Penataan materi kuliah disesuaikan dengan pasar kerja. Penguasaan di bidang keterampilan dan kemahiran hukum ditingkatkan melalui pelatihan bagi mahasiswa dan praktek kerja di law firms bagi dosen. Silabi, SAP dan buku ajar lebih diperbanyak walaupun di bawah jumlah yang ditargetkan. Kegiatan menambah kemampuan berbahasa Inggris dan komputer bagi dosen dan mahasiswa cukup bagus, demikian juga dengan upaya menggubah beberapa mata kuliah ke bahasa Inggris sebagai bahasa pengantar dalam kuliah perlu dilestarikan dan ditingkatkan. Penggunaan power point dalam bahasa Inggris perlu dibudayakan bagi semua dosen. c. Atmosfir Akademik Kegiatan PHK dalam upaya meningkatkan PBM melalui implementasi KBK masih terkendala dengan persepsi KBK masing-masing staf yang masih kurang. Memang perlu waktu, pengertian yang mendalam, dan fasilitas cukup belajar dan mengimplementasikan KBK. Sebagian besar besar staf akademik melakukan penelitian (56,67%), namun tidak disertai dengan publikasi penelitian baik nasional maupun internasional yang sesuai dengan target (2,4-26,5%). Upaya membuat jurnal terakreditasi sendiri adalah langkah yang sangat dihargai. d. Internal Managemen PIC dan para anggotanya telah bekerja sama untuk mensukseskan PHK ini, walaupun demikian masih belum optimal. Hal ini terlihat pada masih adanya beberapa indikator yang belum tercapai. Pelatihan komputer dan komunikasi staf administratif telah mendongkrak kepuasan mahasiswa terhadap pelayanan administrasi akademik. e. Sustainablitas Keberlangsungan PHK ini perlu komitmen pimpinan untuk melestarikan peralatan dan terus meningkatkan kualitas sumberdaya manusia. Sumber-sumber generating incomes perlu digali. Kontribusi dalam penggunaan lab bahasa Inggris dan komputer. Dosen yang telah mempunyai kemampuan, dapat menjual jasa melalui pembentukan biro layanan atau jasa. Pengalaman melaksanakan PHK A2 dapat dijadikan modal untuk usulan PHK yang lebih tinggi tingkatannnya.
12
Komentar Terkonsolidasi Jurusan
: Nutrisi dan Makanan Ternak
Fakultas
: Peternakan
Reviewer
: Dr. Endang Arisoesilaningsih Dr. Unti Ludigdo, Ak.
Tanggal
: 1-2 Desember 2005
Komentar Umum Jurusan telah melaksanakan tiga kegiatan yang diusulkan dengan kemajuan fisik mencapai pada Nopember 2005 mencapai 98% setelah pada tengah tahun mencapai 55%. Penggunaan dana untuk sebagian besar komponen telah mencapai 100%, sedangkan hanya komponen bahan pustaka dan manajemen proyek masih 90 %. Evaluasi diri telah dilakukan sehingga indikator utama dan indikator pendukung telah diketahui. Sebagian besar indikator utama telah mencapai atau melampaui target tahun ke-2, kecuali nilai rata-rata SPMB. Hal ini menjadi kecenderungan untuk seluruh PS di UB. Untuk indikator pendukung yang perlu dicermati adalah penurunan nilai TOEFL lulusan. Diperlukan inovasi pembelajaran yang komprehensif untuk memperbaiki kompetensi lulusan yang dibutuhkan pasar kerja. Hal ini karena kemampuan mahasiswa.lulusan tidak secara otomatis terjadi setelah jumlah dosen yang menguasai Bahasa Inggris secara aktif telah mencapai 80% dan pustaka yang disediakan berbahasa Inggris. Laporan secara detail telah menjelaskan kinerja tiap kegiatan. Kegiatan inovasi kurikulum telah menghasilkan perubahan proses pengembangan kurikulum yang lebih relevan dengan kebutuhan pasar dan peningkatan mutu lulusan. Jurusan NMT perlu membedakan antara output dan outcomes. Output seharusnya tidak berorientasi pada investasi, output bukanlah proses implementasi kegiatan (hibah pengajaran, hibah penelitian, lokakarya dst.). Outcomes adalah dampak yang telah terjadi, bukan yang masih diharapkan. Tim masih belum konsisten menafsirkan output dan direct outcomes. Selain itu perlu dipertimbangkan perlunya keberlanjutan rencana perbaikan yang diusulkan. Dalam melakukan inovasi pembelajaran, beberapa komponen pembiayaan telah diinvestasikan. Problem Based Learning (PBL) meningkatkan keaktifan dan respon positif mahasiswa pada PBM. Tabel yang disampaikan belum komunikatif karena tidak ada penjelsan tentang persentase jawaban SS, S, RR, TS (?). Di dalam laporan masih ada kesan bahwa aktivitas terfokus pada investasi dan berorientasi pada output, sedangkan analisis yang menyangkut pada ketercapaian indikator kinerja kurang banyak disinggung. Tim dan Pimpinan Jurusan NMT perlu memperhatikan feasibilitas rencana perbaikan yang diusulkan. Mengingat bahwa masih ada indikator yang belum mencapai target yang ditetapkan, maka Jurusan perlu meningkatkan efektivitas kegiatan dengan mempertimbangkan efisiensi waktu yang ada.
13
Komentar Terkonsolidasi Jurusan
: Teknik Industri Pertanian
Fakultas
: Teknologi Pertanian
Reviewer
: Dr. Endang Arisoesilaningsih Dr. Unti Ludigdo
Tanggal
: 1-2 Desember 2005 Komentar Umum
Jurusan TIP telah mensukseskan upaya peningkatan efisiensi internal dengan dana PHK A2 2005. Jurusan TIP telah mendapatkan dana PHK SP4 tahun 2004. Hal ini merupakan salah satu modal untuk melanjutkan pengembangan jurusan dan kegiatan PHK A2. Secara umum pelaksanaan hingga akhir tahun berjalan lancar dan berhasil baik dengan kemajuan fisik lebih dari 98%. Masih ada kegiatan yang belum selesai dilaksanakan. Hal ini perlu diprioritaskan sehingga kegiatan akan selesai sebelum negosiasi tahun ke-2. Sebagian besar indikator yang ditargetkan di tahun ke-1 telah tercapai, indikator yang belum tercapai antara lain adalah nilai TOEFL. Beberapa kegiatan PHK telah dirasakan manfaatnya pada tingkat fakultas, jurusan dan lokal Jurusan TIP. Saat ini, beberapa kegiatan implementasi PHK A2 telah melibatkan jurusan lain terutama terkait PBM dan kerjasama dengan UKM. Selain itu, manajemen perpustakaan dan LAN telah menjadi kebijaksanaan fakultas. Keberhasilan tersebut tidak terlepas dari dukungan pimpinan FTP untuk menyediakan dana pendamping, adanya monev internal melalui RAPIM FTP tiap minggu dan penunjukkan taskforce yang kompeten dan berdedikasi. Upaya terbentuknya unit jaminan mutu masih terbatas dan hanya dilakukan oleh Kajur atau Sekjur TIP. Keterbatasan ini juga tampak pada belum standarnya manajemen Laboratorium atau Ruang Baca, yang jam bukanya tidak pasti. Perbaikan tracer study yang dilakukan serta pendekatan Problem Based Learning diharapkan akan memperbaiki relevansi PBM yang student oriented. Hal ini juga ditunjang oleh telah dirumuskannya payung penelitian dan akitivitas belajar mahasiswa di Ruang Baca Jurusan TIP. Suasana akademis yang makin kondusif juga ditunjukkan melalui inisiatif mahasiswa BEM, Civa award guna perbaikan PBM. Mahasiswa juga merasakan keberhasilan PHK A2 melalui materi perkuliahan yang lebih up to date, peningkatan kepercayaan diri, kerjasama dengan industri atau semakin lengkapnya sarana pembelajaran yang dapat dimanfaatkan oleh mahasiswa, baik di kelas maupun di laboratorium. Akan tetapi transparansi penilaian MK masih terbatas dan dilaporkan hanya ada tiga (3) MK yang berkas UTS nya dikembalikan pada mahasiswa.
14
Komentar Terkonsolidasi Jurusan
: Teknik Elektro
Fakultas
: Teknik
Reviewer
: Dr. Endang Arisoesilaningsih
Tanggal
: 1-2 Desember 2005 Komentar Umum
Hingga akhir bulan Oktober 2005, Jurusan Teknik Elektro telah mengimplementasikan 4 (empat) kegiatan yang dilakukan dengan kemajuan fisik mencapai 87%, sementara itu masih ada kegiatan yang belum diselesaikan. Kegiatan pengembangan GBPP sebagai bagian dari up dating kurikulum telah menjadi kebijaksanaan Fakultas Teknik. Pimpinan Jurusan menyatakan telah memantau implementasi kegiatan ketua pelaksana PHK dan PIC. Keterlibatan dosen dalam menjelaskan kegiatan PHK melalui kuliah diamati ikut mensukseskan kegiatan PHK. Kegiatan Monev internal implementasi PHK dilakukan terutama pada saat rapat pimpinan. Namun demikian, sangat disayangkan tabel performance indicators yang seharusnya siap didiskusikan, pada saat visitasi belum dapat ditunjukkan. Oleh karena itu, Pimpinan Jurusan, Ketua Pelaksana PHK dan PIC perlu memperhatikan kegiatan yang belum selesai tepat waktu sesuai dengan yang direncanakan. Evaluasi yang mendalam dapat dilakukan agar Jurusan Teknik Elektro memperoleh lesson learned, tidak mengulangi kelemahan yang sama pada masa mendatang. Selain itu, civitas academica dapat melanjutkan good practices yang telah ada, misalnya budaya kompetisi dalam teaching dan research grants, keterlibatan mahasiswa dalam riset. Oleh karena itu kegiatan evaluasi diri perlu dilakukan secara sistematik, minimal tiap semester untuk memantau kemajuan program yang dicapai.
Komentar Terkonsolidasi Jurusan
: Teknik Arsitektur
Fakultas
: Teknik
Reviewer
: Dr. Unti Ludigdo, SE, M.Si, Ak Dr. Surachman, M.Si.E Dr. Endang Arisoesilaningsih
Tanggal
: 1-2 Desember 2005 Komentar Umum
Jurusan Teknik Arsitektur melaporkan implementasi Program A2 tanun ke-1 dalam Laporan tahunan yang telah disusun dengan baik. Pengelolaan program telah dikoordinasikan oleh taskforce dengan melibatkan berbagai unsur di dalam Jurusan Arsitektur, Fakultas Teknik dan Universitas Brawijaya. Adanya surat tugas Dekan Fakultas Teknik untuk membentuk tim implementasi PHK A2 Jurusan Teknik Arsitektur menunjukkan dukungan pimpinan terhadap pengelolaan PHK A2. Secara umum implementasi program pengembangan telah dilakukan sehingga telah mencapai 82,1% (Nopember 2005) setelah mencapai 66,3% pada tengah tahun (Juli 15
2005). Indikator utama belum berubah dari kondisi awal kecuali adanya alat tes, sedangkan sebagian besar indikator pendukung telah melebihi target capaian tahun I. Hal ini menunjukkan bahwa proses perbaikan sedang berlangsung. Selain itu, untuk indikator input bisa diketahui apabila Jurusan Teknik Arsitektur memperbaiki akses data lebih baik ke Fakultas/Universitas. Untuk itu, kegiatan updating database sebagai bagian dari kegiatan Evaluasi Diri dan pengembangan jurusan perlu dilakukan sesuai kemampuan (tiap semester atau tahun). Kendala utama yang dihadapi adalah kesesuaian rencana dan pelaksanaan kegiatan karena terkait dengan keterbatasan waktu tenaga ahli, kelambatan pencairan dana, efisiensi implementasi kegiatan, kelemahan perencanaan awal (misalnya jumlah hibah penelitian tahun ke-1). Hal ini telah ditanggulangi dengan membuat penjadwalan ulang dan penggunaan dana talangan dari Jurusan/Fakultas. Hal ini mendukung penguatan kepemimpinan di Jurusan/Fakultas, yang juga ditunjukkan oleh keterlibatan dan komitmen berbagai unsur dalarn Jurusan Teknik Arsitektur untuk perbaikan kualitas lulusan, terutama ini tampak dari akademik atmosfir, manajemen internal dan partisipasi dosen dalam berbagai aktifitas pelaksanaan program. Hal ini diharapkan akan menjadi modal bagi enam kegiatan yang belum diselesaikan sebelum kegiatan pada tahun ke-2. Untuk menjamin keberlanjutan kegiatan pengembangan Jurusan Teknik Arsitektur, maka perlu dipersiapkan tim yang akan bertugas untuk mengembangkan sistem penjaminan mutu internal Jurusan Teknik Arsitektur.
16
MONEV INTERNAL TAHUNAN IMPLEMENTASI KEGIATAN TPSDP UNIVERSITAS BRAWIJAYA TAHUN 2005
Komentar Terkonsolidasi Jurusan
: Biologi
PS
: Biologi
Fakultas
: MIPA
Reviewer
: Prof. Dr. Ir. Soebarinoto Ir. Sudarminto S.Y., M.App.Sc.
Tanggal
: 1-2 Desember 2005
Komentar Umum Jurusan Biologi telah melaksanakan kegiatan TPSDP selama 4 tahun. Kegiatan ini dapat mendukung grand strategy PS untuk memwujudkan visi, misi, tujuan dan strategi fakultas yang tersurat dalam Buku Pedoman FMIPA. Program Studi Biologi mengharapkan lulusan yang unggul di bidang riset. Pada akhir kegiatan TPSDP ini beberapa indikator utama yang masih belum tercapai, yaitu : NEM (602,03), IPK (3,05), lama studi (4,76 bulan), gaji pertama (Rp 612.000,-). Sedangkan indikator tambahan yang belum tercapai, antara lain : mahasiswa DO (7:1), jumlah publikasi jurnal nasional (9,4/th), inputs mahasiswa (51,6), pilihan mahasiswa pada teksbooks berbahasa Inggris (60,2%), nilai A skripsi (70,3%), nilai A seminar hasil penelitian (69,4%) dan jumlah paper yang disajikan pada seminar nasional/staf (0,8). Sebagian besar kemajuan fisik belum tercapai , yaitu berkisar 0 sampai 100 % (rataan 53,47%). Oleh karena itu komunikasi yang intensif dengan pimpinan Jurusan Biologi, FMIPA, SPMU, CPMU dan ADB perlu dilakukan agar dapat menyelesaikan masalah-masalah implementasi yang sering dihadapi. Walaupun demikian, hasil kegiatan block grant TPSDP ini telah dapat dirasakan adalah terbinanya suasana akademik yang kondusif dan aktivitas PBM yang meningkat. Dampak block grant ini yang menonjol adalah kemammpuan para staf PS Biologi mengimplementasikan good practices dalam peningkatan mutu pendidikan, tidak hanya di antara PS di lingkungan FIMPA, namun juga merambah ke tingkat Universitas Brawijaya. a. Leadership Pimpinan FMIPA, Jurusan mempunyai komitmen untuk tinggi mutu lulusan yang unggul di bidang riset. Upaya tersebut didukung oleh dana hibah TPSDP yang berorientasi kegiatan pada peningkatan suasana akademik dan proses belajar mengajar. Sistem penjaminan mutu belum ada di tingkat fakultas, namun sudah ada di Jurusan Biologi. Evaluasi eksternal dari BAN-PT dengan nilai akreditasi A, menunjukkan bahwa mutu pendidikannya telah sangat baik. Banyak staf Jurusan ini yang menjadi 3 reviewer internal PHK tingkat universitas, 2 di antaranya reviewer TPSDP (nasional). PS Biologi juga menjadi supervisor di biudang ilmu pengetahuan alam (Universitas Andalas, Padang) dan ilmu lingkungan ( ITS, Surabaya). Permasalahan yang muncul dalam implementasi PHK (kontrak dan bidding yang terlambat, staf pendukung tidak sesuai dengan kemampuan) ini perlu dicari jalan keluar yang baik melalui jalinan komunikasi yang baik di tingkat jurusan, fakultas, universitas maupun ADB.
17
b. Relevance Walaupun kegiatan perbaikan kurikulum tidak diprogramkan, namun ada upaya meningkatkan relevansi pendidikan dengan dunia kerja. Upaya menarik minat mahasiswa lintas propinsi menjadi 8 tidak tercapai, sebagian besar mahasiswa masih berasal dari kota Malang. Kekeketatan penerimaan mahasiswa baru juga terus menurun. Oleh karena student enrollment belum memenuhi target itu maka perlu publikasi yang intensif. Kemampuan bahasa Inggris, minat terhadap KKN dan kewiraushaan mahasiswa sangat membanggakan, hal ini menjadikan lulusan mudah mendapatkan pekerjaan pertama (1,1 bulan) dan sebagian besar alumni bekerja dalam bidangnya (64,3%). Ini menunjukkan bahwa pendidikan di PS Biologi telah relevan dengan kebutuhan masyarakat (pasar kerja). c. Atmosfir Akademik Dampak dari kegiatan TPSDP ini adalah suasana akademik yang meningkat lebih baik. Para staf melaksanakan kegiatan publikasi seminar internasional dan nasional, publikasi jurnal nasional, pembuatan buku ajar, bahan kuliah (transparansi) dalam bahasa Inggris, dan pengajuan hak paten. Beban dosen seminggu 12 sks sudah mencapai 74,5%. Mahasiswa juga banyak yang dilibatkan dalam seminar. Kepuasan mahasiswa terhadap supervisi akademik dan skripsi juga meningkat. Hubungan dosen-mahasiswa berjalan lancar. Dalam penilaian akademik dilakukan secara transparan. Mahasiswa DO menurun (7,1%), namun belum mencapai target (6,5%). d. Internal management Pada dasarnya Internal management di dalam Jurusan yang meliputi : kejelasan struktur organisasi, koordinasi , SOP, deskripsi tugas, upaya peningkatan kinerja dan penyederhanaan birokrasi secara transparan, efisien dan efektif, serta sistem Monev internal telah dilaksanakan. Kemajuan yang dicapai adalah kepuasan mahassiswa terhadap PBM meningkat, kepuasan layanan administrasi dan laboratorium, persentase DO menurun, IPK naik, dosen makin banyak yang melaksanakan beban 12 sks/minggu. Dalam melaksanakan kegiatan seperti TPSDP, perlu tenaga pendukung yang terlatih dan berpengalaman. Oleh karena kebijaksanaan fakultas untuk melaksanakan rotasi tenaga administrasi perlu dikoordinasikan dengan baik sehingga Jurusan dan kegiatan TPSDP dapat berjalan lancar. e. Sustainabalilitas Peningkatan staf melalui studi lanjut merupakan aset sumberdaya ke depan agar PS dapat meningkatkan image profil staf yang lebih berkualitas di masyarakat. Selain itu pemberdayaan staf penting dalam upaya menggaet kerjasama penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sebanyak mungkin untuk menopang upaya kemandirian. Upaya pengoperasian unit usaha di PS telah berhasil karena BC>1 perlu terus dikembangkan. Jasa layanan yang terus meningkat (Rp. 69,7 juta/tahun) telah melebih target (Rp. 46 juta) merupakan bukti keseriusan PIC untuk mandiri. Ide untuk mendapatkan PHK lagi perlu ditindaklanjuti karena beberapa indikator masih perlu bermasalah dapat segera diatasi. f. Efisiensi dan produktivitas PS Biologi telah meningkatkan PBM, dengan memnafaatkan sumber daya manusia dan peralatan yang dimiliki. Lulusan yang dihasilkan lebih berkaulitas, dilihat dari segi IPK (rataan di atas 3) dan lama tunggu mendapatkan pekerjaan pertama yang sangat singkat (1,1 bulan). Mahasiswa DO terus menurun (7,1%) walaupun belum memenuhi target. Lama pembuatan skripsi telah diturunkan dari 11,3 bulan menjadi 10,3 bulan. Rataan lama studi terus menurun (4,76 tahun) namun di bawah taget 4,5 tahun. Upaya dan kerja keras untuk memperbaiki efisiensi dan produktivitas lulusan ke depan masih sangat diperlukan karena trends inputs kualitas mahasiswa (skore UMPTN/SPMB, NEM, keketatan) yang semakin menurun.
18
Komentar Terkonsolidasi Jurusan
: Fisika
PS
: Fisika
Fakultas
: MIPA
Reviewer
: Prof. Dr. Ir. Soebarinoto Ir. Sudarminto S.Y., M.App.Sc.
Tanggal
: 1-2 Desember 2005
Komentar Umum Kegiatan TPSDP PS Fisika telah berjalan selama 3 tahun. Kegiatan ini untuk mendukung tercapainya visi, misi, tujuan dan strategi pengembangan FMPIA yang terdapat dalam Buku Pedoman Fakultas. Tujuan PS Fisika adalah membentuk lulusan yang unggul di bidang riset. Pada akhir tahun ke 3 ini beberapa indikator yang belum dicapai, adalah : non degree traing (81,05%), pengadaan peralatan (10%), bahan ajar (27%), jasa konsultan domestik (1% ), hibah penelitian (72%) dan hibah pengajaran (75%). Sebelum dibobot dengan anggaran rataan capain fisik 77% (berkisar 10 sampai 100%) atau 46,66% dari total kemajuan. Agar tidak terjadi kelambatan adaministrasi, PIC perlu koordinasi lebih intensif baik di antara teman sejawat maupun ke pimpinan di atasnya. Dengan cara demikian segala masalah dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat. Walaupun masih terjadi kasus penurunan IPK, namun telah dirasakan ada perbaikan dalam pelayanan mahasiswa dan proses PBM. Dampak yang dapat dirasakan adalah peningkatan kualitas dosen da mahasiswa. a. Leadership Keterlambatan pengurusan visa untuk non degree training adalah salah satu indikasi kepemimpinan yang perlu diperbaiki. Peluang yang gagal dapat diatasi dengan komunikasi yang intensif baik sessama teman sejawat maupun dengan pimpinan di atasnya. b. Relevansi Kurikulum baru telah dilakasankan sejak tahun 2004. Mahasiswa senang karena lebih fleksibel. Namun ada aturan bahwa mahasiswa senior tidak boleh mengulang mata kuliah lama. Hal ini berdampak postif dapat memperpendek masa studi (dari 70,8 menjadi 67,2 bulan). Kemampuan bahasa Inggris mahasiswa meningkat, jumlah mahasiswa yang memperoleh Toefel lebih 450 dari 30,6% menjadi 41,07%. Kerjasama dengan industri perlu ditingkatkan agar kegiatan magang, riset dan kegiatan studi yang lain sesuai dengan arah kurikulum sesuai dengan kebutuhan masyarakat. c. Atmosfir Akademik Kegiatan riset, publikasi, seminar dan konfernesi yang dilakukan dosen baik nasional maupun internasional cukup menonjol. Kerjasama riset dalam dan luar negeri juga telah dilaksanakan. Mahasiswa yang dilibatkan dalam kegiatan riset untuk menyelesaikan tugas akhir terus meningkat 8,3 % menjadi 12%. Sebagian besar dosen yang mengikuti workshop multi media mengimplementasikan dalam mengajar dengan menggunakan LCD dan power point, sehingga mahasiswa lebih tertarik dan suasana lebih interaktif. Disamping juga banyak tersedia lecture notes (60,2%). Program Linux dan Windows yang dipasang pada setiap komputer di laboratorium memudahkan mahasiswa dalam mengerjakan tugas dan membuat reportsnya. Hal ini menyebabkan kepuasan terhadap bahan ajar meningkat menjadi 49,2%, sedangkan kepuasan terhadap PBM 45,6%. Bimbingan kounseling juga meningkat menjadi 36,9% dan suasana akademik 19
yang kondusif inilah yang (hanya 2%).
dapat mendukung pada capaian DO yang tidak signifikan
d. Internal Management Internal management telah bertambah baik. Pelaksanaan TQM menyebabkan mutu pelayanan adminitrasi dan laboratorium yang lebih baik sehingga kepuasan mahasiswa meningkat terhadap jasa adminitrasi (23,6%) dan layanan laboratorium (52%). Sistem MIS telah berjalan baik sehingga staf administrasi dapat membuat evaluasi dengan cepat dan baik. e. Sustaibilitas PS Fisika telah meningkat sumberdaya manusia dan peralatan. Kedua hal tersebut merupakan modal untuk memperoleh kegiatan kerjasama riset dan pengabdian kepada masyarakat baik dengan industri, instansi di dalam dan dari luar negeri. Hal ini perlu digali dan dikembangkan agar kelestarian kegiatan ke depan dalam meningkatkan kualitas pendidikan dapat terjamin. f. Efisiensi dan Produktivitas Melalui kegiatan TPSDP telah dapat menurunkan lama skripsi dari 8,8 menjadi 6,1 bulan dan lama studi dari 70,8 menjadi 67,2 bulan. Namun ada penurunan IPK dari 3,04 menjadi 2,89 . Hal ini karena ada mahasiswa tahun 1998 yang tidak boleh mengulang mata kuliah lama. Walaupun demikian angka DO sangat tidak sugnifikan (2%). Lama tunggu mendapatkan pekerjaan pertama turun dari 9,2 menjadi 7,7 bulan. Angka ini perlu diklarifikasi karena kesulitan men-trace alumninya. PS Fisika ke depan perlu lebih keras bekerja dalam proses PBM karena rataan skor UMPTN yang rendah (560), walaupun ada indikasi pilihan peratma meningkat.
Komentar Terkonsolidasi Lembaga
: Lembaga Pengembangan & Pengkajian Pendidikan (LP3)
Reviewer
: Dr. Endang Arisoesilaningsih Ir. Yulia Nuraini, M.S.
Tanggal
: 1-2 Desember 2005 Komentar Umum
LP3 telah memperoleh TPSDP sejak pertengahan tahun 2005 untuk memperbaiki layanannya terutama untuk pengembangan dan pengkajian pendidikan. Untuk itu LP3 sedang memperbaiki Renstra, mengadakan tracer study, menyiapkan standarisasi jaminan mutu pendidikan dsb. Untuk kegiatan tersebut, pimpinan telah memberikan dana pendamping dan menunjuk tim yang kompeten untuk menjalankan kegiatan. Akan tetapi struktur organisasi, deskripsi tugas dan dukungan tenaga administratif yang membantu Task Force belum jelas atau masih dalam proses. Hal ini menunjukkan bahwa kesiapan Task Force masih perlu segera ditingkatkan. Pada saat visitasi, data dan dokumen evaluasi diri LP3 masih tersimpan di Sekretaris LP3, kemajuan fisik yang dicapai selama enam bulan masih pada taraf belajar serta konsultasi dengan SPMU tentang beberapa TOR kegiatan. Memperhatikan hasil visitasi ini, maka SPMU diharapkan dapat memberikan perhatian agar keberhasilan program yang direncanakan dan terlaksana dan berhasil guna. Beberapa perbaikan yang 20
disarankan untuk menunjang akselarasi kinerja Taskforce adalah dipenuhinya terutama minimal requirement untuk berjalannya proses implementasi dana TPSDP, yaitu perubahan mind set pengelola terhadap program TPSD, komitmen semua pihak, komunikasi efektif dan staffing (PIC yang efektif, pembantu pelaksana administratif dan bendahara). Perlu dipikirkan oleh Pimpinan LP3 dan SPMU untuk melakukan pemantauan maupun evaluasi secara periodik kegiatan TPSDP yang sedang berjalan ini.
21
MONEV INTERNAL TAHUNAN IMPLEMENTASI SP4 KOMPETISI UNIVERSITAS BRAWIJAYA TAHUN 2005 Jurusan /PS
: Hama dan Penyakit Tumbuhan (HPT)
Fakultas
: Pertanian
Reviewer
: Dr. Endang Arisoesilaningsih Komentar Umum
Jurusan telah merencanakan empat kegiatan yang dilakukan dengan kemajuan fisik pada bulan Desember 2005 mencapai 100%. Dengan keterlambatan dana yang ada di tahun 2005, JHPT tetap mampu mengimplementasikan semua kegiatan, walaupun telah dilaporkan menghambat beberapa kegiatan. Selain itu, JHPT melaporkan hasil SP4 dengan indikator capaian tiap kegiatan. Capaian yang telah mencapai target tahun ke-1 adalah peningkatan pelayanan administrasi atau laboratorium, % lama studi mahasiswa 4,0-4,5 tahun dan penurunan % lulusan dengan TOEFL < 450. Akan tetapi, sebagian besar indikator belum mencapai target misalnya pelayanan alat-bahan laboratorium, dosen PA, PKL, KKN dan Skripsi, kehadiran dosen di kuliah-praktikum, aktivitas penelitian-kerjasama dengan instansi terkait dan seterusnya. Berdasarkan evaluasi diri tersebut diketahui bahwa meskipun kegiatan telah diselesaikan namun target yang ditetapkan tidak tercapai. Hal ini menuntut JHPT untuk menganalisis lebih mendalam proses implementasi program, metode evaluasi diri, teknik penetapan target serta akar permasalahan yang sebenarnya ada. Hal ini diperlukan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan yang diprogramkan. Deteksi dini terhadap keberhasilan program dapat dilakukan melalui Evaluasi Diri tiap semester dan adanya dukungan Dekanat, Ketua Jurusan dan Tim Penjamin Mutu Internal. Kegiatan 1 ditujukan untuk pengembangan TQM, SIM dan peningkatan kapasitas manajerial. Dua sub kegiatan pertama telah dilaporkan langkah yang ditempuh, namun sub kegiatan yang terakhir tidak. Selain itu, belum jelas apakah ada evaluasi pada akhir kegiatan. Perlu dijelaskan juga, pemendekan waktu pelaksanaan kegiatan yang mana telah memendek dari jadwal yang direncanakan. Apakah faktor ini yang menyebabkan kegiatan kurang efektif? Kegiatan 2 terdiri atas lima sub kegiatan yang dilaporkan secara sangat singkat, sehingga tidak jelas bagaimana cara taskforce dapat mengevaluasi keberhasilan setiap sub kegiatan. Hasil pelaksanaan dilaporkan telah terjadi peningkatan wawasan, pelayanan, motivasi pengembangan perkuliahan dst. Walaupun tidak ada hambatan yang berarti, namun capaiantidak setinggi target yang ditetapkan. Permasalahannya adalah taskforce tidak dapat menemukan permasalahan yang sebenarnya ada. Dikhawatirkan, kegiatan di tahun ke dua akan memiliki kecenderungan tidak kena sasaran dan tidak menjamin keberlanjutan. Laporan kegiatan 3 juga kurang menjelaskan implementasi agak detail, sehingga hambatan yang dilaporkan tidak konsisten atau belum tentu merupakan akar permasalahan utama yang ada. Dituliskan hambatan berupa minimnya jumlah dosen JHPT yang terlibat dalam kegiatan penelitian dan pengabdian. Apakah diyakini bahwa motivasi dosen tsb akibat nilai nominal hibah penelitian,? Hal ini terkait dengan perbaikan yang direncanakan untuk tahun ke-2. Kegiatan 4 dilaporkan terlambat diimplementasikan akibat perubahan pencairan dana. Tiga indikator dilaporkan meningkat walaupun tidak semua sesuai target, akan tetapi perlu dievaluasi apakah tidak perlu ada indikator antara yang langsung mengukur keberhasilan kegiatan. Nilai TOEFL, lama tunggu dan gaji pertama hanya akan meningkat 22
akibat peningkatan banyak kegiatan. Rekomendasi: Setiap kegiatan yang direncanakan perlu didasarkan pada hasil evaluasi diri tahun sebelumnya. Hal ini diharapkan akan mempertinggi ketepatan target, ruang lingkup kegiatan dan alokasi dana yang digunakan. Selain itu, perlu ada penjelasan bagaimana Taskforce mengukur hasil kegiatan, misalnya terjadinya peningkatan wawasan staf, dampak pada layanan administrasi dan laboratorium dst.
Jurusan
: Produksi Ternak (JPT)
Fakultas
: Peternakan
Reviewer
: Dr. Endang Arisoesilaningsih Komentar Umum
Jurusan telah merencanakan enam kegiatan dan telah diimplementasikan dengan kemajuan fisik pada bulan Desember 2005 <100%. Sementara itu, masih ada satu kegiatan yang belum dilaksanakan. Jurusan akan menyelesaikan kegiatan tersebut pada bulan Januari 2006. Format Laporan Akhir yang ditulis bervariasi, tampaknya tidak ada kejelasan sistematika dan substansi yang ditulis sebagai Bab 1. Informasi Umum dan Bab 2. Prestasi Keseluruhan. Prestasi SP4 yang dilaporkan untuk JPT terbatas pada kemajuan penggunaan dana, sedangkan prestasi atau hasil yang dicapai bersifat kualitatif (misalnya kontribusi staf dalam pengambilan keputusan meningkat, kualitas PBM meningkat, administrasi jurusan semakin meningkat dst). Akan tetapi di Bagian Uraian Kegiatan, sama sekali tidak dicantumkan capaian indikator kegiatan. Indikator yang dilaporkan, terbatas pada rencana yang ditargetkan. Dampak atau outcomes yang dilaporkan bersifat normatif (dampak kegiatan tidak langsung dari kegiatan ini diharapkan....). Untuk itu, maka JPT perlu melakukan evaluasi diri secara sistematik dan rutin tiap semester. Evaluasi ini sangat penting untuk mengetahui sejauh mana efektivitas kegiatan pengembangan atau pemecahan masalah yang dilakukan. Keberhasilan kegiatan diukur dari hasil yang dicapai dan dibandingkan dengan yang ditargetkan dalam indikator kinerja. Dukungan Dekanat, Ketua Jurusan dan Tim Penjamin Mutu Internal sangat diharapkan. Belum ada perbaikan Laporan dan mind set setelah ada Hasil Monev Tengah Tahun dari PJM. Kegiatan yang dilaporkan tetap berorientasi pada investasi, kegiatan 4 & 5 misalnya memiliki subkegiatan pelatihan TQM/HAKI, Perbaikan peralatan laboratorium masih bersifat investasi. Hal ini berdampak tidak jelasnya target yang ingin dicapai dari kegiatan tersebut, kelanjutan dari kegiatan dan keberlanjutan program. Perubahan mind set tentang SP4 Kompetisi ini perlu dipahami oleh seluruh civitas akademika, terutama pimpinan dan taskforce. Di dalam laporan tidak dijelaskan indikator kinerja yang dicapai, hasil kegiatan TETAP SAJA hanya berupa uraian deskriptif dan kualitatif. Hibah pengajaran bukan untuk membuat buku ajar, namun lebih ditekankan pada inovasi pembelajaran sehingga kompetensi mahasiswa lebih baik dan berguna ketika sudah lulus. Hambatan dari kegiatan pada umumnya adalah keterbatasan dana dan waktu, keterbatasan kegiatan tracer study adalah penelusuran alumni?, ketidakpahaman dosen, beban kerja dosen besar, antusiasme dosen terbatas, kemampuan peserta pelatihan berbeda dst. Hal ini menunjukkan bahwa kelemahan pemahaman dan perencanaan kegiatan. Keterlibatan seluruh komponen di Jurusan dalam menunjang keberhasilan SP4 sangat perlu. Rencana perbaikan kegiatan untuk mengantisipasi hambatan perlu ditentukan berdasarkan pada penetapan akar permasalahan. SP4 tidak akan bermanfaat kecuali dengan dukungan semua pihak. Task force dan pimpinan diharapkan dapat memberikan dukungan dan pengarahan. 23
Rekomendasi : •
Perlu perbaikan mind set pimpinan-dosen-mahasiswa-karyawan tentang Dana SP4 untuk kemajuan kapasitas internal Jurusan.
•
Kegiatan penyelesaian masalah atau pengembangan program tidak berorientasi investasi.
•
Perbaikan sistematika pembuatan Laporan SP4 dengan menampilkan indikator capaian dibandingkan dengan yang ditargetkan.
Jurusan /PS
: Manajemen Sumber Daya Perairan (MSDP)
Fakultas
: Perikanan
Reviewer
: Dr. Endang Arisoesilaningsih Komentar Umum
Jurusan telah merencanakan enam kegiatan yang diimplementasikan terutama untuk meningkatkan kapasitas internal MSDP dengan kemajuan fisik pada bulan Desember 2005 mencapai 100%. Sementara itu, evaluasi kinerja PHK SP4 efektivitas kegiatan pengembangan atau pemecahan masalah yang telah dilakukan. Keberhasilan kegiatan telah diukur dari hasil yang dicapai dan dibandingkan dengan yang ditargetkan dalam indikator kinerja. Semua indikator utama yang dijanjikan belum tercapai hingga tahun ke-2, baik untuk IPK lulusan, nilai TOEFL, lama studi dan pengerjaan skripsi serta lama menunggu pekerjaan. Dukungan Dekanat, Ketua Jurusan dan Tim Penjamin Mutu Internal sangat diharapkan untuk menjamin keberhasilan. Kegiatan yang dilaporkan masih berorientasi pada investasi, misalnya lokakarya kurikulum, tracer study, hibah pengajaran, penambahan buku ajar, kursus bahasa Inggris dst. Hal ini berdampak tidak jelasnya target yang ingin dicapai dari kegiatan tersebut, kelanjutan dari kegiatan dan keberlanjutan program. Perubahan “mind set” tentang SP4 Kompetisi ini perlu dipahami oleh seluruh civitas akademika, terutama pimpinan dan taskforce. Di dalam laporan setiap kegiatan, tidak dijelaskan indikator kinerja, hasil kegiatan hanyalah berupa uraian deskriptif dan kualitatif. Indikator kinerja yang dilaporkan adalah capaian hingga tengah tahun dan bukan akhir tahun. Hibah pengajaran bukan untuk membuat buku ajar, namun lebih ditekankan pada inovasi pembelajaran sehingga kompetensi mahasiswa lebih baik dan berguna ketika sudah lulus. Hambatan dari kegiatan pada umumnya adalah kepasifan dosen, ketidakpahaman dosen, dosen status quo, waktu yang terbatas, kemampuan peserta pelatihan berbeda, jadwal kursus mahasiswa bersamaan dengan perkuliahan dst. Hal ini menunjukkan bahwa kelemahan ketepatan perencanaan kegiatan dan keterlibatan seluruh komponen di Jurusan dalam menunjang keberhasilan SP4 sangat perlu. SP4 tidak akan bermanfaat kecuali dengan dukungan semua pihak. Task force dan pimpinan diharapkan dapat memberikan dukungan dan pengarahan terutama untuk keberlanjutan kegiatan SP4 ini. Walaupun kegiatan SP4 telah berakhir, namun good practices dan prestasi yang dicapai ini diharapkan akan dapat meningkatkan kualitas lulusan, serta upaya pengembangan Jurusan dengan dana PHK.
24
Jurusan /PS
: Perencanaan Wilayah & Kota (PWK)
Fakultas
: Teknik
Reviewer
: Dr. Endang Arisoesilaningsih Komentar Umum
Jurusan PWK telah melaksanakan PHK SP4 Tahun I untuk mempertinggi kemampuan sintesis mahasiswa dan sekaligus membangkitkan kreativitas dan inovasi. Pelaksanaan kegiatan hingga akhir tahun 2005 telah dilaporkan mencapai 100% terimplementasi dan berdampak positif. Tersurat bahwa ada pemberian dana talangan, hal ini menunjukkan bahwa pimpinan fakultas dan jurusan memberikan komitmen yang tinggi. Selain itu, Rapat koordinasi sudah seharusnya dilaksanakan secara rutin agar setiap masalah dapat diselesaikan. Tim menyatakan keterbatasan dana, waktu dan tenaga dosen untuk membantu implementasi SP4. Akan tetapi, keterlibatan mahasiswa dalam Tim hendaknya hanya sebagai pendukung. Keterlibatan yang besar dari mahasiswa dikhawatirkan akan menganggu studi mahasiswa. Selain itu, dari Laporan Akhir tampak bahwa ada keterbatasan pemahaman taskforce tentang kegiatan program pengembangan dan belum dapat membedakan investasi dan kegiatan. Enam kegiatan yang dilaporkan, semuanya masih berorientasi pada investasi misalnya pembelian peralatan, pengadaan furniture, pengadaan buku, hibah penelitian dan seminar sehari. Kegiatan ini semestinya mengacu pada L-RAISE: Pengembangan staf, seminar dan hibah penelitian bisa masuk Atmosfir akademik, pembelian buku dan peralatan untuk mendukung PBM masuk ke Efisiensi dan produktivitas lulusan. Taskforce perlu memahami dan dapat membedakan investasi dan kegiatan/program penyelesaian masalah. Penjelasan tahapan kegiatan untuk mencapai tujuan masih kurang tepat, dengan demikian hasil kegiatan hanyalah berupa tahapan proses investasi. Keterbatasan pemahaman taskforce pada penyusunan kegiatan menyebabkan penetapan indikator tidak berorientasi pada output atau outcomes, tidak jelas cara mengukurnya dan tidak kuantitatif. Misalnya taskforce tidak menjelaskan bagaimana indikator capaian ditentukan untuk mengetahui apakah sudah terjadi peningkatan kemampuan mahasiswa terkait perencanaan wilayah/desa, atau belum. Untuk itu Taskforce perlu meninjau kembali pedoman-pedoman tentang penetapan kegiatan berikut indikatornya. Program yang dicanangkan hendaknya disesuaikan dengan kemampuan SDM yang ada. Perlu adanya sharing informasi dengan pihak-pihak penerima program hibah kompetensi lainnya. Evaluasi diri perlu dilakukan rutin untuk mengetahui mengukur keberhasilan PS PWK. Dengan analisis tersebut dapat diketahui mengapa suatu kegiatan kurang berhasil, ditemukan masalah, akar masalah serta kendala yang ada, kemudian dilanjutkan dengan alternatif pemecahan masalah. Upaya membahas capaian dari PS PWK ini adalah salah satu bentuk evaluasi diri. Namun capaian disajikan dalam % kegiatan fisik hendaknya disertai dengan capaian indicator antara yang pada akhirnya mengarah pada pencapaian indikator utama, untuk itu indikator harus jelas terukur, misalnya berapa tahun dosen yang membuat GBPB dan SAP, berapa jumlah buku yang dibaca mahasiswa dan sebagainya.
25
Komentar Terkonsolidasi Jurusan /PS
: Teknik Pertanian
Fakultas
: Teknologi Pertanian
Reviewer
: Dr. Endang Arisoesilaningsih Komentar Umum
Jurusan Teknik Pertanian melakukan kegiatan pengembangan melalui pendanaan program hibah kompetisi SP4 2005 dengan kemajuan fisik mencapai 100% pada Desember 2005. Akan tetapi, sangat disayangkan bahwa indikator pencapaian kegiatan di Laporan belum tersedia semuanya (lima dari 15 indikator). Hal ini menunjukkan bahwa evaluasi diri dan analisis database belum dilakukan. Evaluasi diri rutin sangat diperlukan untuk mengevaluasi kinerja kegiatan yang dicanangkan. Selain itu, sebagian besar (70%) indikator tidak mencapai target yang ditetapkan. Dengan demikian maka efektivitas kegiatan masih perlu diperbaiki. Hal ini terkait dengan kelemahan teknik evaluasi diri yang tidak dilakukan secara mendalam untuk menemukan akar permasalahan yang sebenarnya. Untuk itu evaluasi diri perlu dilakukan secara periodik dan sistematis dengan melibatkan internal dan eksternal stakeholder. Terdapat 10 kegiatan yang telah dilaksanakan mulai dari upaya peningkatan minat calon mahasiswa sampai dengan peningkatan indikator kepemimpinan. Hasil pelaksanaan kegiatan (output) sebaiknya menjelaskan tingkat ketercapaian indikator dibandingkan dengan target. Di dalam laporan, hasil kegiatan masih berorientasi pada investasi (pelaksanaan pengadaan barang, pelatihan, kursus dst.). Beberapa kegiatan melibatkan mahasiswa sebagai peserta pelatihan. Jika kegiatan tersebut didanai oleh SP4, maka JTEP perlu memperhatikan keberlanjutan kegiatan SP4 tersebut. Hibah pengajaran seyogyanya bukan hanya untuk membuat diktat, namun untuk memperbaiki dan mengembangkan inovasi pembelajaran. Untuk menentukan efektivitas kegiatan, maka setiap kegiatan hendaknya disertai dengan proxy indicator atau indikator kinerja pendukung, bukan hanya indikator utama. Tim task force terkesan kesulitan menjelaskan hasil kegiatan, yang seharusnya adalah berupa proxy indicator. Hal ini mengingat bahwa indikator utama hanya akan berubah akibat dari banyak kegiatan. Selain itu, dampak yang dituliskan di laporan adalah dampak yang telah terjadi akibat implementasi kegiatan secara langsung atau tidak langsung. Ada kesan dampak yang dituliskan masih berupa harapan, belum menjadi kenyataan. Dengan demikian, maka untuk tahun ke-2 implementasi SP4, JTEP perlu memperhatikan efektivitas, efisiensi dan keberlanjutan kegiatan pemecahan masalah/pengembangan program.
Jurusan /PS
: Matematika
Fakultas
: MIPA
Reviewer
: Dr. M. Murhuda Komentar Umum
Laporan pelaksanaan SP4 kompetisi yang disusun terkesan asal-asalan, seperti Bab I: Informasi Umum yang ternyata tidak berisi informasi apapun (kosong). Lebih jauh, meski diklaim bahwa 100 % anggaran telah terpakai dan pelaksanaan program berjalan sesuai dengan rencana, laporan yang ditulis mencerminkan kekurang keseriusan pelaksanaan program.
26
a. Relevansi Secara umum program yang dilaksanakan mempunyai keterkaitan yang bagus dengan upaya peningkatan mutu proses belajar mengajar, seperti hibah pengajaran dan pencakokan dosen ke perguruan tinggi lain. Dampak perbaikan terhadap mahasiswa, berdasarkan base line evaluasi diri, diklaim meningkat. Namun demikian, program-program yang dijalankan terkesan lebih berorientasi sebagai proyek dosen ketimbang mahasiswa. Hal ini tampak, misalkan belum ada satu kegiatanpun yang melibatkan partisipasi langsung mahasiswa. Untuk perbaikan ke depan, hendaknya program direncanakan secara lebih matang dan lebih “student oriented”. Disamping itu, penilaian keberhasilan proyek lebih “statistic oriented”. Penilaian yang mengedepankan peningkatan kualitas terlihat kurang. b. Atmosfir Akademik Kegiatan dalam kerangka peningkatan atmosfir akademik tampak lebih berorientasi sebagai proyek dosen dan kurang bersentuhan langsung dengan kepentingan mahasiswa, misal untuk percepatan penyelesaian tugas akhir. Meski demikian, untuk melihat sejauh mana keberhasilan proyek penelitian para dosen tersebut, mengingat bahwa ada karya tulis yang dikirimkan ke jurnal internasional (dan tentunya kualitas penelitian tersebut jelas bagus), perlu dijelaskan hubungan antara judul penelitian yang didanai dengan judul artikel yang dikirim ke jurnal internasional tersebut. Hal ini penting untuk penilaian objektif dari program-program yang dijalankan, sehingga “asal klaim” sekedar untuk menunjukkan bahwa program yang dikelola berhasil dapat dihindari. c. Manajemen Internal dan Organisasi Kegiatan untuk peningkatan jaminan mutu akademik sudah dirumuskan, namun hasil kegiatan, sejauh mana keberhasilan program tersebut, belum ditabulasi secara baik. Hal ini mempersulit evaluasi keberhasilan proyek. Sebagai contoh, seberapa cepat layanan akademik sebelum dan sesudah proyek SP4 ini berlangsung belum terukur. Di lain pihak, beberapa kegiatan menunjukkan hasil yang belum optimal, seperti peningkatan pendokumentasian dan evaluasi data yang masih jauh dari target akhir tahun yang ditetapkan. d. Keberlangsungan Dalam laporan, belum disinggung satu langkah apapun yang akan dilakukan bila proyek SP4 ini berakhir. Belum disinggung langkah-langkah sistematis untuk melanjutkan peningkatan kegiatan PBM dan penelitian dosen demikian juga dengan layanan akademis. Dalam rangka kesinambungan kegiatan, perlu dirumuskan langkah-langkah lanjutan, meski tidak lagi didanai proyek SP4.
PCPT
: BAPSI
Reviewer
: Dr. M. Nurhuda
Komentar Umum Secara umum, kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan dalam rangka SP4 kompetisi yang dilakukan di Biro Administrasi Perencanaan, Kerjasama dan Sistem Informasi telah berjalan dengan baik dengan capaian melebihi target yang telah ditetapkan ketika proyek SP4 kompetisi ini diusulkan. Laporan yang disusun juga menyeluruh, terinci, dan jelas. 27
Update data secara rutin baik ditingkat BABSI maupun unit kerja, dimana target capaian akhir update setiap 3 bulan sekali masih belum terlampaui. Hal ini disebabkan karena kemampuan staf BABSI yang masih rendah tentang transaksi data base dengan menggunakan internet melalui program FTP. Ke depan, perlu diusahakan agar mekanisme transfer data dapat dilakukan dengan cara yang mudah, sehingga tidak memerlukan pelatihan khusus. Selain itu, pada kegiatan 2 terkait dengan peningkatan efektifitas dan managemen internal, capaian samoai akhir tahun pertama masih dibawah target. Peningkatan dalam layanan informasi masih sangat minim, hanya 5% dari base line. Bahkan informasi tentang persentasi unit kerja yang sudah menerapkan sistem informasi dari BABSI belum ada, setidaknya sampai akhir tahun 1. Taskforce hendaknya menjelaskan langkahlangkah apa yang akan diambil, secara lebih detail dan reliable, agar target sampai akhir tahun ke 2 nanti dapat terealisasi. Terakhir, belum dijelaskan usaha dan langkah-langkah apa yang akan dilakukan untuk kesinambungan kegiatan, apabila aliran dana dari SP4 berakhir. Hal ini penting, agar kesinambungan kegiatan tidak bergantung pada dana, tetapi menjadi semacam kegiatan rutin.
PCPT
: Unit Pengkajian & Penerapan TI (UPPTI)
Reviewer
: Dr. M. Nurhuda
Komentar Umum Ada dua kegiatan yang diusulkan dalam SP4, peningkatan kualitas layanan teknologi informasi dan peningkatan kualitas lulusan melalui penguasaan teknologi informasi. Secara umum, progress kegiatan pertama bagus, sedang kegiatan kedua terlihat kurang menggembirakan. Perlu ditunjau kembali term “jumlah komplain dari pengguna layanan” sebagai indikator keberhasilan kegiatan 1. Hal ini dikarenakan sebagian besar pemakai internet di lingkungan Brawijaya adalah silent users, dalam arti mereka akan mendiamkan saja bila terjadi ketidak-beresan koneksi internet. Oleh karenanya, cara yang lebih objektif seharusnya tidak saja berdasar komplain user ke helpdesk, tetapi dengan menyebar langsung kuisener ke user-user di lingkungan Universitas Brawijaya. Dengan cara ini, diharapkan diperoleh gambaran yang lebih objektif. Selain itu, dalam laporan terjadi overlapping dan pengulangan materi yang tidak perlu. Capaian yang didapat pada kegiatan 2 masih sangat kurang. Dalam hal ini, task force harus mampu secara jeli mengurai dan merumuskan problem-problem lapangan yang muncul, yang menyebabkan terhambatnya pelaksanaan kegiatan 2, dan kemudian mencari jalan penyelesaiannya. Keterbatasan perangkat keras untuk pelatihan, hendaknya tidak menjadikan pelatihan tertunda, tetapi dicarikan alternatif yang memungkinkan kegiatan tetap berjalan, misalkan dengan sistem sewa ke beberapa unit di lingkungan Unibraw. Bukankah dalam hal ini, peserta juga dikenai biaya, sehingga suatu kewajaran bila kekurangan komputer diatasi dengan sewa. Hal yang sama berlaku juga dengan masalah dana. Bila kedua masalah tersebut dapat dipecahkan, kedepan keberlangsungan kegiatan dapat lebih dipastikan, karena kebergantungan pada sumber dana eksternal dengan sendirinya dapat lebih diminimalisir.
28
PCPT
: Program Pengembangan E-Learning (PPE)
Reviewer
: Dr. M. Nurhuda
Komentar Umum Secara keseluruhan laporan yang dibuat agak membingungkan dengan sistematiska yang kurang jelas. Beberapa singkatan yang dipakai tidak dituliskan kepanjangannya, sehingga membingungkan. Task force dalam membuat laporannya, hendaknya menulis secara jelas, sistematis dan tidak bertele-tele. Dalam Bab 2, prestasi secara keseluruhan misalnya, tidak diklasifikasi secara jelas kegiatan apa saja yang dilakukan. Reviewer baru memahami jenis tiga kegiatan utama yang telah dilakukan setelah membaca bab lanjutan dari laporan tersebut. Disamping itu tidak dijelaskan bagaimana cara mengukur indikator-indikator keberhasilan kegiatan. Hampir semua kegiatan tidak dijelaskan kapan dilaksanakan dan bagaimana cara memperoleh indikator keberhasilan tersebut. Terlalu banyak hal yang samar-samar (atau sengaja disamarkan?). Sebagai contoh, term “Jumlah peserta yang paham” sangat ambuguitas, karena tidak dijelaskan bagaimana cara mengukur tingkat kepahaman peserta terhadap materi yang diajarkan, sistem grading yang dipakai, tingkat kesulitan materi yang diujikan, enumerasinya dll. Demikian juga dengan indikator “kepuasan terhadap mutu layanan”, tidak dijelaskan kapan survey dilakukan, berapa responden dsb. Dari laporan juga dapat disimpulkan, bahwa proyek diusulkan tidak dengan perencanaan yang matang. Ini dibuktikan dengan jadwal pelaksanaan lokakarya yang tidak sinkron antara pemateri, dosen dan mahasiswa. Bagaimana sebuah proyek yang didanai ratusan juta tidak direncanakan secara matang? Good practice dari program lain yang mendapatkan hibah kompetisi SP4 atau A2 dalam mengantisipasi keterlambatan dana hendaknya dijadikan contoh. Terakhir, menyangkut sustainabilitas, perlu dipikirkan bagaimana langkah kedepan jika proyek SP4 berakhir. Task force perlu merumuskan langkah-langkah lanjutan untuk swasembada dalam pendanaan. Misal, dengan membuat paket-paket program yang mempunyai nilai jula tinggi, sehingga ketergantungan pada dana-dana hibah dapat dikurangi.
29
