PANDUAN PENYUSUNAN PROPOSAL
HIBAH KOMPETISI PROGRAM STUDI (PHK-PS) 2013
BADAN PENGEMBANGAN AKADEMIK UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA 2012
I.
Latar Belakang
Dalam persaingan antar perguruan tinggi baik negeri maupun swasta, akreditasi sudah merupakan tuntutan bahkan menurut undang-undang pendidikan yang baru, akreditasi merupakan kuwajiban bagi perguruan tinggi, demikian pula bagi UII. Untuk mendapatkan status akreditasi yang tinggi diperlukan persiapan yang sungguhsungguh, baik mengenai penyiapan datanya maupun pelaksanaan kegiatan yang mempunyai kontribusi dalam penilaian akreditasi. Untuk itu UII selalu memberikan dukungan kepada prodi-prodi di lingkungannya agar berhasil meraih akreditasi baik dalam lingkup nasional maupun internasional. Dukungan ini antara lain diwujudkan dalam bentuk pemberian hibah PHK-PS.
II.
Tujuan dan Deskripsi Program
A. Tujuan Program PHK-PS adalah hibah yang diberikan oleh UII kepada Program Studi di lingkungan UII guna meningkatkan kualitas pengelolaan program studi dalam upaya mencapai status akreditasi baik dalam lingkup nasional maupun internasional. PHK-PS sudah diberikan sejak tahun 2011 yang terdiri atas dua tipe yaitu Tipe Pengembangan Prodi (PP) yang bertujuan membantu prodi mencapai akreditasi A dan Tipe Unggulan Prodi (UP) yang bertujuan membantu prodi mencapai International Acreditation Untuk anggaran tahun 2013, PHK-PS Tipe PP meliputi Batch 1 (proposal baru) dan Batch 2 (proposal lanjutan), sedangkan Tipe UP meliputi Batch 1 (proposal baru), Batch 2 (proposal lanjutan 1), dan Batch 3 (proposal lanjutan 2). Tipe UP diberi peluang sampai Batch 3 dengan asumsi diperlukan usaha yang lebih keras untuk mencapai International Acreditation, sedangkan Tipe PP hanya diberi peluang sampai Batch 2 B. Sasaran Sasaran PHK-PS Tipe PP adalah Progran Studi di lingkungan UII yang belum mencapai akreditasi A, sedangkan sasaran PHK-PS Tipe UP adalah Program Studi di lingkungan UII yang telah mencapai akreditasi A dan sedang berupaya mencapai International Acreditation. C. Proses Pengusulan Proposal Program Studi pengusul mengirimkan proposal kepada BPA dalam bentuk hard-copy dan soft copy yang direkam dalam CD dengan format PDF. Baik hard copy maupun soft copy, diserahkan rangkap 5. Semua yang ada di hard copy harus ada juga dalam CD soft copy D. Outcomes, Outputs dan Indikator Kinerja Program-program yang diusulkan dalam PHK-PS ini harus mempunyai Outcomes dan Outputs yang terukur yang ditunjukkan oleh Indikator Kinerja. 2
1. PHK-PS Tipe PP a. Outcomes Terakreditasinya Prodi dengan nilai A dan tercapaianya Sasaran Mutu Universitas. b. Outputs Produk yang berkaitan dengan syarat kenaikan akreditasi prodi ke nilai A dan Sasaran Mutu Universitas. c. Indikator Kinerja Peningkatan capaian pada parameter yang berkaitan dengan syarat kenaikan akreditasi prodi ke nilai A dan Sasaran Mutu Universitas. 2. PHK-PS Tipe UP a. Outcomes Terakreditasinya Prodi dengan international acreditation serta tercapaianya Sasaran Mutu Universitas. b. Outputs Produk yang berkaitan dengan international acreditation serta Sasaran Mutu Universitas. c. Indikator Kinerja Peningkatan capaian pada parameter yang berkaitan dengan syarat international acreditation serta Sasaran Mutu Universitas.
III.
Besaran Dana Hibah dan Dana Pendamping
Program Studi diharuskan mengajukan proposal yang mencakup program pengembangan sesuai dengan kebutuhan, kapasitas dan kondisi Program Studi yang didasari oleh hasil evaluasi diri. Anggaran yang diajukan dalam proposal harus didasari pertimbangan yang kuat serta mencerminkan kebutuhan dan kemampuan Program Studi untuk mengelolanya dengan penuh tanggung-jawab. Pertimbangan dan rasionalitas anggaran akan dijadikan sebagai salah satu pertimbangan dalam penilaian proposal. Ketentuan tentang pagu harus dimaknai sebagai batas atas (maksimal) nilai hibah yang mungkin akan diterima. A. Pagu Dana Hibah Besarnya hibah disesuaikan dengan kebutuhan Program Studi yang tercermin dari kompleksitas program pengembangan yang diajukan dalam proposal. Besarnya dana hibah maksimum baik Batch 1, Batch 2, maupun Batch 3 ditetapkan berdasarkan jenis hibah, sebagai berikut: a. PHK-PS Tipe PP: Rp 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah) b. PHK-PS Tipe UP: Rp 400.000.000,00 (empat ratus juta rupiah) Dana hibah dapat digunakan untuk membiayai pengembangan keahlian staf dan insentif staf, pengembangan program, komponen khusus, pengadaan barang dan pustaka.
3
B. Dana Pendamping dari Fakultas Fakultas dari Program Studi yang menang wajib menyediakan dana pendamping untuk Tipe PP minimal sebesar Rp 30.000.000,00 (tiga puluh juta rupiah) sedangkan Tipe UP minimal sebesar Rp 40.000.000,00 (empat puluh juta rupiah) untuk masing masing Program Studi. Dana tersebut harus mencukupi (serta dialokasikan) untuk kebutuhan: 1. Pengelolaan kegiatan, termasuk insentif bagi pengelola program dan aktivitas. 2. Operasi dan pemeliharaan peralatan yang akan diperoleh melalui kegiatan ini. Dana pendamping tersebut disediakan dan dihitung sesuai dengan termin pembayaran dana seperti tertuang dalam kontrak. Dana tersebut akan dijadikan sebagai salah satu prasyarat untuk realisasi kontrak dengan pihak Rektor. Kesanggupan Fakultas untuk menyediakan dana pendamping dinyatakan dalam surat pernyataan bermaterai cukup yang ditandatangani oleh Dekan (lihat Lampiran contoh surat pernyataan).
IV.
Persyaratan Program Studi Pengusul
A. Persyaratan PHK-PS Tipe PP Batch 1: Program Studi yang dapat mengajukan proposal adalah Program Studi yang memenuhi persyaratan kelayakan sebagai berikut (Semua bukti persyaratan berikut dilampirkan dalam proposal): 1. Ijin operasional Program Studi masih berlaku yang dibuktikan dengan foto kopi SK Dikti. 2. Telah terakreditasi yang dibuktikan dengan foto kopi lampiran SK BAN-PT. 3. Tidak sedang menerima hibah sejenis yang dinyatakan dalam surat pernyataan bermaterai. Batch 2: Program Studi yang dapat mengajukan proposal adalah Program Studi yang memenuhi persyaratan kelayakan sebagai berikut (Semua bukti persyaratan berikut dilampirkan dalam proposal): 1. Ijin operasional Program Studi masih berlaku yang dibuktikan dengan foto kopi SK Dikti. 2. Telah terakreditasi yang dibuktikan dengan foto kopi lampiran SK BAN-PT. 3. Tidak sedang menerima hibah sejenis yang dinyatakan dalam surat pernyataan bermaterai. 4. Pemenang PHK-PS Batch 1. 5. Harus sudah menyelesaikan semua kewajiban terkait dengan proses pelaksanaan PHKPS Batch 1 yang dinyatakan dengan keterangan Tim Monev. B. Persyaratan PHK PS Tipe UP Batch 1: Program Studi yang dapat mengajukan proposal adalah Program Studi yang memenuhi persyaratan kelayakan sebagai berikut (Semua bukti persyaratan berikut dilampirkan dalam proposal): 4
1. Ijin operasional Program Studi masih berlaku yang dibuktikan dengan foto kopi SK Dikti. 2. Terakreditasi A yang dibuktikan dengan foto kopi lampiran SK BAN-PT. 3. Tidak sedang menerima hibah sejenis yang dinyatakan dalam surat pernyataan bermaterai. Batch 2: Program Studi yang dapat mengajukan proposal adalah Program Studi yang memenuhi persyaratan kelayakan sebagai berikut(Semua bukti persyaratan berikut dilampirkan dalam proposal): 1. Ijin operasional Program Studi masih berlaku yang dibuktikan dengan foto kopi SK Dikti. 2. Terakreditasi A yang dibuktikan dengan foto kopi lampiran SK BAN-PT. 3. Tidak sedang menerima hibah sejenis yang dinyatakan dalam surat pernyataan bermaterai. 4. Pemenang PHK-PS Batch 1 5. Harus sudah menyelesaikan semua kewajiban terkait dengan proses pelaksanaan PHKPS Batch 1 yang dinyatakan dengan keterangan Tim Monev. Batch 3: Program Studi yang dapat mengajukan proposal adalah Program Studi yang memenuhi persyaratan kelayakan sebagai berikut (Semua bukti persyaratan berikut dilampirkan dalam proposal): 1. Ijin operasional Program Studi masih berlaku yang dibuktikan dengan foto kopi SK Dikti. 2. Telah terakreditasi yang dibuktikan dengan foto kopi lampiran SK BAN-PT. 3. Tidak sedang menerima hibah sejenis yang dinyatakan dalam surat pernyataan bermaterai. 4. Pemenang PHK-PS Batch 2. 5. Harus sudah menyelesaikan semua kewajiban terkait dengan proses pelaksanaan PHKPS Batch 2 yang dinyatakan dengan keterangan Tim Monev.
V.
Penyusunan dan Proses Seleksi Proposal
A. Penyusunan Proposal Evaluasi Proposal dititikberatkan pada kemampuan Program Studi dalam melakukan evaluasi diri dan merancang rencana program pengembangan untuk 1 tahun. Khusus untuk Batch 2 dan Batch 3 selain hal tersebut diatas, juga dititik beratkan pada kemampuan pelaksanaan program dan prospek sustainability yang terlihat dalam proposal dan berdasarkan pada laporan Tim Monev. B. Proses Seleksi Proposal Proses seleksi proposal dilakukan sebagai berikut : 1. Program Studi pengusul mengirimkan proposal ke BPA. Proposal akan diseleksi administrasi oleh tim. 2. Selanjutnya proposal yang lolos seleksi administrasi akan dilakukan desk evaluasi oleh 5
tim reviewer independen eksternal. 3. Bagi Program Studi yang proposalnya lolos desk evaluasi diwajibkan melaksanakan presentasi. Presentasi dimaksudkaan untuk pendalaman program dan pendalaman komitmen pimpinan. Berdasarkan hasil desk evaluasi dan presentasi, reviewer akan memutuskan apakah: i) Proposal disetujui tanpa perbaikan ii) Proposal disetujui dan perlu perbaikan iii) Proposal ditolak 4. Bagi proposal yang disetujui dilanjutkan dengan penyusunan RIP sebagai finalisasi program dan anggaran serta sebagai dasar untuk nego costing dan penandatangan kontrak. 5. Proses selanjutnya adalah pelaksanaan PHK-PS.
VI.
Kriteria Seleksi
Seleksi proposal difokuskan pada evaluasi diri Program Studi dan rencana program pengembangan sebagai tindak lanjut dari hasil evaluasi diri tersebut. Untuk PHK-PS Batch 2 dan Batch 3 dalam evaluasi diri harus terlihat keberlanjutan dari hasil program Batch sebelumnya . Didasari atas pemikiran ini maka proposal dievaluasi dengan menggunakan kriteria berikut ini : 1. Kepemimpinan dan Komitmen Institusi (20%) Kualitas kepemimpinan institusi dinilai antara lain dari kualitas proposal secara keseluruhan dan kemampuan Program Studi untuk merencanakan dan menjalankan program peningkatan mutu dan layanan Program Studi, kejelasan arah pengembangan Program Studi yang dinyatakan dalam pernyataan Visi dan Misi Program Studi, serta program pengembangan yang tercantum dalam Renstra Program Studi/Fakultas. Komitmen institusi dalam mendukung program peningkatan mutu khususnya yang terkait dengan proposal yang diajukan akan ditelaah antara lain dari komitmen institusi dalam mengembangkan dan memelihara good practices yang telah dan akan dikembangkan di tingkat institusi. Komitmen ini ditunjukan pula dengan penyediaan dana pendamping. 2. Kualitas evaluasi diri (30%) Evaluasi diri yang dimaksud di sini adalah evaluasi diri Program Studi secara keseluruhan dan spesifik dikaitkan dengan : 1. Persyaratan akreditasi A dan ketercapaian Sasaran Mutu Universitas bagi PHK-PS Tipe PP. 2. Persyaratan international acreditation serta ketercapaianya Sasaran Mutu Universitas bagi PHK-PS Tipe UP. Laporan evaluasi diri ditelaah dari 3 aspek yaitu : 1. Keluasan cakupan aspek yang dievaluasi, 2. Kedalaman analisis yang didukung oleh data/informasi yang handal dan memadai, 3. Ketepatan kesimpulan hasil evaluasi diri yang menggambarkan kemampuan prodi untuk memilih parameter akreditasi dan poin sasaran mutu yang signifikan dan logic thinking SWOT serta feasibility pendanaan, 6
4. Keterkaitan analisis SWOT dan program pengembangan yang diajukan. 5. Untuk PHK-PS Batch 2 dan Batch 3 harus terlihat benang merah yang menunjukkan keberlanjutan program yang dicapai pada Batch sebelumnya. 3. Mutu dan relevansi program yang diusulkan (30%) Untuk aktivitas yang diusulkan harus disusun secara sistematis dan terprogram menuju sasaran peningkatan kapasitas institusi yang telah ditetapkan. Kriteria ini akan digunakan untuk menelaah kejelasan dan koherensi aktivitas yang diajukan. Relevansi program harus ditunjukkan dengan tajam dan terukur mengkaitkan mulai dari parameter akreditasi sesuai board yang dituju (tuliskan sesuai dengan naskah asli dokumennya), sampai outcome rinci, kemudian produk, hingga indikator capaiannya. Tunjukkan peran program yang diusulkan terhadap rangkaian benang merah ini. Untuk memperjelas selain uraian ditambahkan pula diagram atau matriks, bila perlu masukkan time frame nya. 4. Kelayakan implementasi dan keberlanjutan program yang diajukan (20%) Penilaian pada aspek ini meliputi kejelasan mekanisme internal pelaksanaan program pengembangan, kelayakan anggaran/program investasi (RAB), mekanisme penjaminan keberlangsungan program dan good practices yang dihasilkan, serta jaminan ketersediaan sumberdaya untuk mendukung pelaksanaan program. VII.
Komponen Pembiayaan
Bagian ini akan menjelaskan kaidah umum masing-masing komponen pembiayaan. Perlu ditekankan di sini bahwa dana hibah ini ditujukan untuk pengembangan dan investasi, bukan untuk memenuhi kebutuhan rutin unit pengusul. Pemanfaatan dana hibah untuk keperluan rutin seperti honor atau tambahan gaji bagi staf atau karyawan perguruan tinggi sama sekali tidak dapat dibenarkan. Proses pengadaan barang dan jasa yang bersumber dari dana hibah ini harus mengikuti Perpres No. 54 Tahun 2010. Agar pengusul memiliki patokan umum dalam menyusun anggaran yang akan diajukan, berikut diberikan kelompok pembiayaan yang dapat diajukan. 1. Pengembangan staf non gelar dalam dan luar negeri Pengembangan staf dapat dilakukan dengan mengirimkan staf ke institusi penyedia training atau diselenggarakan di institusi sendiri (in-house training). Untuk pengembangan staf ke institusi penyedia training, biaya yang dapat diajukan mencakup biaya perjalanan (mengacu ke Peraturan Rektor UII No. 18/PR/Rek/DOSDM/IX/2009 Tentang Biaya Perjalanan Dinas di Lingkungan UII.) dan biaya pelatihan (at cost). Program pengembangan staf luar negeri hanya ditujukan bagi program PHK-PS Tipe UP. Biaya in-house training maksimal Rp15.000.000 untuk sekali penyelenggaraan pelatihan. Dana pelatihan internal tidak dapat digunakan untuk honor peserta. Penyelenggaraan in-house training harus dilengkapi dengan Term of Reference (TOR), lihat lampiran M dan N
7
2. Pengembangan Program Pengembangan program dipergunakan untuk membiayai kegiatan internal kampus, yang terdiri dari Lokakarya dan seminar atau pelatihan internal. Dana maksimal per kegiatan Rp 15.000.000,00 (lima belas juta rupiah) dengan syarat menunjukan TOR. 3. Komponen khusus Komponen khusus adalah biaya yang dipergunakan untuk program-program yang harus dilakukan untuk mencapai international acreditation. Komponen ini dilengkapi dengan dokumen yang relevan dengan program yang diajukan. 4. Pengadaan barang Pengadaan barang mencakup pengadaan: (1) pustaka, dan (2) peralatan laboratorium. Mengingat terbatasnya jumlah dana yang tersedia, komponen ini tidak dimaksudkan untuk investasi major, melainkan untuk peningkatan kapasitas dan pengembangan layanan saja. Harga perhitungan sendiri (HPS) harus ditetapkan dengan mengacu pada ketentuan yang berlaku. Dana hibah tidak dapat digunakan untuk pengadaan sarana kendaraan (motor dan mobil) meskipun untuk keperluan kantor/manajemen. 5. Manajemen Program Komponen ini hanya dapat didanai dari dana pendamping yang ditujukan untuk mendukung penanganan dan administrasi proyek. Termasuk diantaranya : honorarium untuk pengurus inti pelaksana program, operasi dan pemeliharaan peralatan yang akan diadakan melalui kegiatan ini, serta kegiatan rutin sesuai dengan tugas pokok dan fungsi staf untuk menunjang pelaksanaan aktivitas (seperti data entry, rapat rutin, dll). Dana pendamping yang harus disediakan oleh setiap institusi pengusul untuk Tipe PP minimal sebesar Rp 30.000.000,00 (tiga puluh juta rupiah) sedangkan Tipe UP minimal sebesar Rp 40.000.000,00 (empat puluh juta rupiah). Dana pendamping ini harus dibuat rincian alokasinya.
VIII.
Format Proposal
Proposal ditulis menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, dengan jarak baris 1 spasi (spasi tunggal), menggunakan jenis huruf Times New Roman ukuran 12 points. Khusus untuk tabel, ukuran font bisa diperkecil jika dirasa diperlukan untuk menghemat halaman. Penulisan Proposal harus mengikuti struktur dan format berikut: 1. Halaman Judul (Cover) Memuat informasi tentang nama institusi, seperti contoh pada Lampiran A 2. Halaman Identifikasi dan Pengesahan Halaman ini berisi informasi ringkas tentang nama dan alamat lengkap Prodi, nama dan alamat e-mail Koordinator Task Force, seperti contoh pada Lampiran B
8
3. Halaman Pernyataan Dana Pendamping Halaman ini berisi pernyataan dari pimpinan Fakultas bahwa Fakultas sanggup menyediakan dana pendamping, PHK-PS yang diajukan oleh Prograam Studi yang berada di fakultasnya. 4. Halaman Pernyataan Kesanggupan Mengikuti Aturan Halaman ini berisi pernyataan Ketua Program Studi sebagai Koordinator pelaksana untuk memenuhi semua persyaratan yang ditetapkan, dan kesediaan untuk mengikuti aturan yang berlaku yang terkait dengan pengadaan dan pengelolaan/pelaporan keuangan. Lihat contoh pada Lampiran D 5. Daftar Isi 6. Ringkasan Eksekutif (maksimum 1 halaman) Memuat intisari Proposal, khususnya kesimpulan hasil evaluasi diri dan strategi yang dipilih dan diajukan untuk pengembangan Prodi dan kaitannya dengan rencana pengembangan Prodi secara keseluruhan. 7. Bab 1: Rencana strategis pengembangan Prodi (maksimum 4 halaman) Bagian ini memuat informasi ringkas tentang rencana strategis Prodi yang saat ini dijalankan dan dijadikan landasan untuk penyusunan rencana program pengembangan. Informasi dimaksud paling tidak memuat jangka waktu renstra, Visi dan Misi Prodi, serta strategi utama dan pola ilmiah pokok atau fokus Prodi yang telah ditetapkan. Kemudian secara ringkas tuliskan hasil evaluasi atas pelaksanaan renstra tersebut dan capaian hingga akhir Tahun 2013. Dokumen Renstra Prodi/Fakultas (yang resmi dan saat ini berlaku) harus disampaikan dalam dokumen terpisah. 8. Bab 2: Evaluasi diri di tingkat Prodi (maksimum 30 halaman) Bagian ini berisi evaluasi diri di tingkat Prodi yang merupakan landasan untuk usulan program pengembangan yang diajukan. Aspek-aspek yang dievaluasi adalah aspek-aspek yang terkait langsung dan tidak langsung dengan aspek dan parameter-parameter akreditasi BAN PT dan butir-butir Sasaran Mutu Universitas (bagi program PHK-PS Tipe PP), sedangkan bagi PHK-PS Tipe UP aspek dan parameter yang dievaluasi sesuai dengan aspek dan parameter yang terkait langsung dengan international acreditation yang dituju serta Sasaran Mutu Universitas. Beberapa aspek yang perlu disajikan antara lain: a. Profil lingkungan eksternal. Bagian ini memuat hasil analisis atas lingkungan eksternal Prodi yang relevan, mencakup peluang dan tantangan yang dihadapi Prodi, khususnya terkait dengan program yang diajukan. b. Evaluasi sistem tata kelola dan organisasi prodi Bagian ini memuat hasil evaluasi atas organisasi dan sistem tata kelola (governance) yang saat ini diterapkan di prodi dalam upaya untuk mengidentifikasi persoalan yang dihadapi prodi menyangkut aspek-aspek tersebut. Evaluasi didasari atas suatu acuan normatif untuk menetapkan efektivitas dan efisiensi sistem tatakelola dan organsiasi yang ada. c. Evaluasi kinerja dan manajemen program akademik Bagian ini memuat evaluasi penyelenggaraan program akademik oleh prodi yang 9
mencakup kegiatan pendidikan (seluruh jenjang pendidikan), penelitian, dan layanan pada masyarakat. Dalam hal kinerja akademik, aspek-aspek yang dievaluasi diharapkan meliputi aspek input, proses, dan output. Untuk bidang penelitian dan layanan serta evaluasi misalnya menyangkut intensitas kegiatan, proyek penelitian atau layanan yang telah dilakukan, hasil-hasil kegiatan seperti publikasi ilmiah, paten/HaKI, dana kerjasama, dll. Dalam aspek manajemen program akademik, diharapkan mencakup siklus lengkap proses manajemen yang meliputi perencanaan, penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi, dan pengembangan. Profil akademik ini harus dapat melandasi kesimpulan tentang kinerja program akademik yang diselenggarakan, khususnya dalam hal efisiensi internal, mutu dan relevansi serta daya saing prodi d. Evaluasi ketersediaan dan manajemen sumberdaya Bagian ini memuat hasil evaluasi atas ketersediaan sumberdaya untuk mendukung program prodi dan sistem manajemen sumberdaya yang diterapkan di prodi. Sumberdaya dimaksud meliputi sumberdaya manusia (staf akademik dan non akademik), keuangan, informasi, sarana dan prasarana. Dari aspek ketersediaan dan kecukupan, evaluasi mencakup kelayakan dan daya dukung (service level) sumberdaya yang dimiliki prodi untuk menyelenggarakan kegiatan akademik. Dari aspek manajemen, evaluasi menyangkut siklus lengkap proses manajemen yang meliputi perencanaan, penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi, dan pengembangan. e. Evaluasi sistem penjaminan mutu di tingkat fakultas. Bagian ini memuat evaluasi atas penerapan sistem penjaminan mutu di tingkat fakultas, yang meliputi evaluasi sistem manajemen mutu, kelembagaan, dan sumberdaya pelaksana Quality Assurance. f. Evaluasi aspek-aspek spesifik yang harus ditambahkan yang berkaitan dengan spesifikasi tujuan hibah yang disasar (poin ini memberikan bobot penting bagi penilaian). g. Ringkasan evaluasi diri. Bagian ini memuat ringkasan evaluasi diri yang dilandasi atas kelemahan atau permasalahan, kekuatan atau potensi yang ada di prodi dan peluang serta tantangan yang dihadapi prodi. Bagian ini harus mencerminkan posisi relatif prodi serta menjadi dasar untuk menetapkan pilihan strategi yang diajukan. h. Ringkasan strategi/solusi alternatif Untuk menyelesaikan persoalan yang teridentifikasi atau strategi untuk mengembangkan potensi yang ada, yang merupakan hasil sintesa dari kesimpulan evaluasi diri. Di dalam ringkasan ini dijelaskan peta dan benang merah yang menggambarkan hubungan antara outcome dan rincian outcome (sebutkan butir referensi parameter akreditasi di naskah asli dari board yang disasar) dengan output dan indicator kinerja. Tambahkan matriks atau diagram sebagai penjelas. i. Nilai base line indikator kinerja Nilai base line didasarkan pada pencermatan kecenderungan 3 tahun terakhir dari setiap indikator kinerja yang bersesuaian. Indikator kinerja terdiri dari Indikator Kinerja Program, dan Indikator Kinerja Aktivitas (untuk program yang lebih dari satu aktivitas). Indikator Kinerja Program adalah indikator kinerja yang menunjukkan keberhasilan dalam mencapai parameter akreditasi. Indikator Kinerja Program menunjukkan keberhasilan program yang diusulkan. Indikator kinerja aktivitas adalah penjabaran dari indikator kinerja program. Indikator kinerja aktivitas menunjukkan keberhasilan aktivitas yang diusulkan. 10
9. Bab 3: Usulan program pengembangan (maksimum 20 halaman). Bagian ini berisi usulan program dan rincian aktivitas. Setiap program yang diusulkan sesuai dengan kebutuhan yang tercermin dalam evaluasi diri. Bagian ini harus memuat: a) Tujuan Rumusan tujuan mengacu pada tujuan hibah ini dan dipertajam sesuai dengan hasil dari analisis SWOT dan latar belakang yang juga tercermin dalam judul. b) Sasaran Rumusan sasaran mengacu pada sasaran hibah ini dan dipertajam sesuai dengan hasil dari latar belakang, evaluasi diri, termasuk analisis SWOT dan lainnya. c) Outcomes Outcome untuk program PHK-PS Tipe PP adalah terakreditasinya Program Studi dengan nilai A dan tercapaianya Sasaran Mutu Universitas. Tambahkan outcome rincian yang spesifik sesuai dengan parameter akreditasi dari BAN-PT yang dituju. Outcome untuk program PHK-PS Tipe UP adalah terakreditasinya Program Studi dengan international acreditation serta tercapaianya Sasaran Mutu Universitas. Ada outcome rincian yang spesifik sesuai dengan parameter akreditasi dari board yang dituju sesuai dengan disiplin ilmunya. d) Output Output untuk program PHK-PS Tipe PP adalah produk yang berkaitan dengan syarat kenaikan akreditasi Program Studi ke nilai A dan Sasaran Mutu Universitas. Ada penjelasan atau peta benang merah yang menggambarkan hubungan rumusan output dengan outcome rincian yang dituju. Output untuk program PHK-PS Tipe UP adalah produk yang berkaitan dengan international acreditation dan Sasaran Mutu Universitas. Ada penjelasan atau peta benang merah yang menggambarkan hubungan rumusan output dengan outcome rincian yang dituju. e) Indikator Kinerja Indikator kinerja program PHK-PS Tipe PP adalah peningkatan capaian pada parameter yang berkaitan dengan syarat kenaikan akreditasi Program Studi ke nilai A dan Sasaran Mutu Universitas. Ada penjelasan atau peta benang merah yang menggambarkan hubungan rumusan indikator kinerja dengan output dan dengan outcome rincian yang dituju. Indikator kinerja program PHK-PS Tipe UP adalah peningkatan capaian pada parameter yang berkaitan dengan syarat international acreditation dan Sasaran Mutu Universitas. Ada penjelasan yang dilengkapi peta benang merah (bisa berupa fish bone) yang menggambarkan hubungan rumusan indikator kinerja dengan output dan dengan outcome rincian yang dituju. Indikator kinerja harus dirumuskan dengan parameter yang terukur dan dilengkapi dengan base line serta cara pengukurannya. Untuk program yang terdiri dari lebih dari satu aktivitas maka indikatornya harus dibreak down dalam indikator kinerja aktivitas. Pada butir ini dilengkapi dengan tabel sbb: Program
Program 1
Indikator Kinerja Program
Sebelum hibah
Setelah program hibah Batch 1
Setelah program hibah Batch 2
Setelah program hibah Batch 3
Cara pengukuran
Program
Program 2
Program ….
Indikator Kinerja Program
Sebelum hibah
Setelah program hibah Batch 1
Setelah program hibah Batch 2
Setelah program hibah Batch 3
Cara pengukuran
1.2> ………… ……..
f) Deskripsi usulan aktivitas Deskripsi setiap usulan aktivitas mengikuti struktur sebagai berikut: judul aktivitas, latar belakang, rasional, tujuan, mekanisme dan rancangan, jadwal pelaksanaan, indikator aktivitas (serta indikator kinerja yang relevan), sumberdaya yang dibutuhkan, keberlanjutan, unit terkait dan penanggung jawab kegiatan. Indikator aktivitas harus dijelaskan keterkaitannya dengan indikator kinerja program sehingga sinkronisasinya terlihat. Format untuk deskripsi usulan masing-masing aktivitas dapat dilihat pada Lampiran E. Jika program hanya terdiri dari satu aktivitas, maka program otomatis menjadi usulan aktivitas 10. Bab 4: Rekapitulasi Anggaran Rekapitulasi anggaran merupakan usulan anggaran total prodi yang didasarkan atas usulan anggaran pada setiap aktivitas yang direncanakan. Lihat contoh pada Lampiran F. (Tabel Biaya yang dibutuhkan). Dana pendamping disajikan sesuai Lampiran G. (Tabel RAB dana pendamping). 11. Lampiran, berisi data dan informasi pendukung yang relevan dengan isi evaluasi diri dan program pengembangan.
IX.
Jadwal Pemasukan Proposal
Rancangan jadwal pelaksanaan PHK-PS 2013: No 1 2 3
Kegiatan Penyusunan panduan proposal Hibah Sosialisasi Pembuatan – penyerahan proposal Penyerahan proposal
4
Seleksi (administrasi, desk, presentasi)
5 6 7
Pendampingan perbaikan proposal/ pembuatan RIP Nego costing Kontrak a Tipe PP (baru & lanjutan) b Tipe UP (baru & lanjutan) 8 Laporan tengah grantee
12
Jadwal Minggu IV September 2012 Minggu I Oktober 2012 Minggu II Oktober 2012 sampai Minggu III November 2012 12 November 2012 Minggu III November 2012 sampai Minggu I Desember 2012 Minggu II Desember 2012 Minggu III Desember 2012 Minggu IV Desember 2012
Minggu II Juni 2013
No 9 10 11 12 13 14 15
Kegiatan Laporan akhir grantee Diseminasi Proses Monev internal
Jadwal Minggu III Oktober 2013 Minggu I November 2013 Minggu II Desember 2012 - November 2013 Minggu II Desember 2012 Minggu III Juli 2013 Minggu II November 2013 Minggu III November 2013
Laporan Monev tahap pertama (RIP) Laporan Monev tahap antara Laporan Monev akhir Laporan akhir penyelenggara hibah
X.
Administrasi Hibah
Proposal yang diajukan dicetak dalam kertas ukuran A4 dengan font standar ukuran 12 pt, dengan format sampul depan seperti pada Lampiran 1. Proposal dibuat rangkap 5 (lima), di jilid dengan warna halaman sampul putih. Proposal dan softcopy yang direkam pada CD (rangkap 5) dengan format PDF. Semua yang ada di hard copy (termasuk lampiran lampiran dan salinan naskah asli dokumen parameter akreditasi dari board yang dituju) harus ada juga di CD soft copy, dan disampaikan ke: Badan Pengembangan Akademik Universitas Islam Indonesia, Gedung GBPH Prabuningrat lantai 3. Kampus Terpadu., Telepon: 898444-1311 paling lambat tanggal 12 November 2012 pukul 15.00 WIB. Informasi mengenai program hibah ini dapat dilihat pada situs http://bpa.uii.ac.id/
13
XI. A. Format Sampul Depan
PROPOSAL PROGRAM HIBAH KOMPETISI PRODI Tahun Anggaran 2013 Judul:…. Tipe program1: I. PHK-PS Tipe PP II.PHK-PS Tipe UP Batch2 :I/II/III
(Nama Program Studi)
Badan Pengembangan Akademik UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA 2013 1 2
Coretlah yang tidak sesuai Coret yang tidak sesuai
14
LAMPIRAN
B. Halaman Identifikasi dan Pengesahan 1 2 3 4 5
Program Studi : __________________________________ Fakultas : __________________________________ Penanggung Jawab : _____ Dekan __ _____ Ketua Pelaksana : Ketua Program Studi Koordinator Task Force Nama : __________________________________ Alamat : __________________________________ Telepon Kantor : __________________________________ Telepon Cellular : __________________________________ Fax : __________________________________ e-mail : __________________________________
Ketua Pelaksana
Koordinator Task Foce
(……………………. )
( Ketua Program Studi ) Penanggung Jawab
(
Dekan
)
Koordinator Task Force untuk implementasi hibah ditunjuk oleh Ketua Program Studi
15
C. Pernyataan Komitmen Dana Pendamping Pernyataan Komitmen Dana Pendamping Bismillahirrohmanirrohim Kami sebagai Dekan Fakultas……..…, dengan ini menyatakan bersedia menyediakan dana pendamping PHK-PS 2013 yang diajukan oleh Program Studi ……… sebesar Rp....(diisi sesuai ketentuan untuk Tipe PP atau Tipe UP). Dalam melaksanakan program hibah yang didanai oleh UII melalui BPA ini, kami bersedia memenuhi semua persyaratan sebagaimana ditetapkan dalam panduan dan mengikuti aturan UII yang terkait dengan pengelolaan keuangan serta pengadaan barang. Dekan (Materai Rp. 6.000,-) (………………………)
D. Pernyataan Kesanggupan Mengikuti Aturan Pernyataan Kesanggupan Mengikuti Aturan Bismillahirrohmanirrohim Kami Ketua Program Studi……..sebagai Koordinator pelaksana PHK-PS 2013 yang didanai oleh UII melalui BPA, bersedia memenuhi semua persyaratan sebagaimana ditetapkan dalam panduan dan mengikuti aturan UII yang terkait dengan pengelolaan keuangan serta pengadaan barang. Ketua Pelaksana Materai (…………………….)
16
E. FORMAT Usulan Aktivitas 1. Latar Belakang Penjelasan mengenai akar permasalahan atau potensi yang telah berhasil diidentifikasi pada evaluasi diri, yang akan diselesaikan atau dikembangkan dengan melaksanakan aktivitas ini. Nomor halaman dalam laporan evaluasi diri di mana masalah atau potensi tersebut diidentifikasi harus dicantumkan. Dalam latar belakang dijelaskan posisi aktifitas yang diusulkan terhadap tujuan, sasaran, dan outcome 2. Rasional Jelaskan argumentasi (alasan) tentang mengapa usulan aktivitas ini adalah pilihan yang tepat untuk menyelesaikan akar permasalahan yang disampaikan pada latar belakang. Untuk PHK-PS Batch 2 dan Batch 3, tunjukkan bahwa program tersebut merupakan keberlanjutan dari program pada Batch sebelumnya. 3. Tujuan Uraikan tujuan yang ingin dicapai oleh kegiatan ini dan dampak yang diharapkan serta keterkaitan dengan tujuan, sasaran, dan outcome program secara keseluruhan yang akan dicapai. Penetapan tujuan harus dapat dijabarkan menjadi indikator kinerja yang terukur. 4. Mekanisme dan Rancangan Uraikan rincian, tahapan, dan langkah-langkah aktivitas (sub-aktivitas) yang akan dilaksanakan, secara ringkas dan jelas dalam bentuk narasi untuk mencapai tujuan yang ditargetkan. Sub-aktivitas bukan merupakan kegiatan investasi. 5. Sumberdaya yang dibutuhkan Berdasarkan mekanisme dan rancangan, jelaskan biaya yang dibutuhkan untuk melakukan setiap sub-aktivitas (selama 1 tahun), sebutkan sumber daya yang sudah ada (existing). Gunakan tabel sumber daya seperti contoh pada Lampiran F, sajikan tabel tersebut langsung di sini. Bagian ini menjadi dasar untuk pengusulan pengadaan barang dan training peningkatan keahlian staf maupun teknikal asisten.. 6. Jadwal Pelaksanaan Tentukan rincian jadwal yang realistik dan logis sesuai dengan tahapan pelaksanaan kegiatan sebagaimana diuraikan dalam Mekanisme & Rancangan. Rencana Aktivitas 01
02
03
04
<sub-aktivitas a> <sub-aktivitas b> <sub-aktivitas c> <sub-aktivitas n>
17
05
Tahun 2013 06 07
08
09
10
11
12
7. Indikator Keberhasilan Aktivitas Indikator keberhasilan aktivitas adalah ukuran pencapaian tujuan. Cantumkan kondisi pada saat sebelum ada hibah dan target indikator kinerja setelah ada hibah. Indikator Kinerja Program
Indikator Kinerja Aktivitas
Sebelum hibah
Setelah program hibah Batch 1
Setelah program hibah Batch 2
Setelah program hibah Batch 3
Cara pengukuran
8. Keberlanjutan Jelaskan bagaimana aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah program hibah selesai. Implikasi finansial, alokasi sumberdaya dan komitmen manajemen perlu disampaikan pada bagian ini. 9. Penanggungjawab Aktivitas <sebutkan nama penanggungjawab aktivitas> F. Total anggaran yang diusulkan Komponen Pembiayaan (Ribu Rp.) N o
Aktivitas
1 2 n Total Usulan Anggaran Persentase Usulan Anggaran
Total
Pengem. Staf (1)
Insenti f Staf (2)
Pengemb. Prograa Khusus m (4) (3)
Pengadaaan Barang (5)
Pengadaan Pustaka (6)
Manajeme n (7)
Ribu Rp.
%
%
%
%
%
%
100%
%
G. Rincian penggunaan dana pendamping No
Kegiatan Manajemen
1 2 n
Komponen Manajemen 1 Komponen Manajemen 2 Komponen Manajemen n Total Usulan Anggaran
Volume
Satuan
Harga Satuan
Jumlah
H. Spesifikasi Rinci untuk Pengembangan Staf Uraian
Nama Calon
Bidang Studi
Perguruan Tinggi/Instansi yang dituju
Perkiraan Lamastudi (hari/minggu/bln)
Total
18
Perkiraan Biaya (ribuan rupiah)
I. Spesifikasi Rinci untuk Pengembangan Program Bentuk Kegiatan (Lokakarya/ w.shop)
Nama Program
Biaya penyelenggaraan Hr.Nara sumber
Biaya perjalanan nara sumber
Konsu msi
Transportasi peserta
Penggand aan Materi
Perkiraan Biaya (ribuan rupiah)
J. Komponen Khusus No
Nama Komponen Khusus
Spesifikasi
Volume
Biaya Satuan (Rp.000)
Satuan
Total Biaya (Rp 000)
Dana PHK-PS (Rp)
Dana Pendamping (Rp) Total
K. Pengadaan Barang Jenis Peralatan I. Peralatan Laboratorium II..........
III......... V. Peralatan Pendukung2
Nama Peralatan
Spesifikasi Teknis
Jumlah
Fasilitas Pendukung
Perkiraan Biaya (ribuanrupiah)
1. ... 2. ... n. ... 1. ... 2. ... n. ... 1. ... 2. ... n. ... 1. ... 2. ... n. ... Total dana peralatan
Perkiraan biaya harus dilampiri referensi biaya dari supplier
L. Spesifikasi Rinci untuk Pengadaan Bahan Pustaka Judul Buku
Pengarang
Penerbit
ISBN
Jumlah
Total
Perkiraan biaya harus dilampiri referensi biaya dari supplier 19
Biaya per Unit
X
Total Biaya (ribuan rupiah)
M. Contoh TOR Pelatihan Staf di Luar Institusi Nama Pelatihan: ......................................................... 1. Latar belakang Jelaskan secara singkat (maksimum setengah halaman): Permasalahan yang ingin diselesaikan dengan mengacu kepada Laporan Evaluasi Diri dan latar belakang usulan kegiatan. Penjelasan/rasional yang menghubungkan antara permasalahan dengan tujuan dan indikator. 2. Tujuan Uraikan tujuan spesifik yang ingin dicapai oleh pengembangan staf tidak bergelar dikaitkan dengan tujuan dari aktivitas. 3. Lingkup kegiatan Jelaskan secara spesifik pengembangan staf tidak bergelar yang akan diselenggarakan untuk mendukung tujuan yang ingin diperoleh, termasuk bidang kompetensi yang akan dikembangkan. Pengembangan staf tidak bergelar ini harus disesuaikan dengan rencana pengembangan/peningkatan program dan secara spesifik ditunjukkan hubungan lingkup kegiatan dengan indikator yang ditargetkan. 4. Keluaran Jelaskan tentang rencana pemanfaatan kompetensi yang diperoleh oleh peserta pengembangan staf tidak bergelar untuk mendukung capaian indikator yang ditargetkan. Jelaskan pula ukuran keberhasilan dari kegiatan pelatihan dan/atau magang. 5. Penyelenggara pelatihan/magang Sebutkan kriteria institusi penyelenggara pengembangan staf tidak bergelar dan justifikasi yang digunakan untuk memilih institusi terkait. 6. Peserta Jelaskan kualifikasi, kriteria seleksi, kesesuaian dengan tujuan pengembangan staf tidak bergelar. 7. Jadwal kegiatan Susun jadwal kegiatan sesuai dengan Lingkup Kegiatan dan jadwal kegiatan yang lain. 8. Anggaran Usulan anggaran harus disusun sesuai dengan harga satuan dan komponen biaya yang diperbolehkan dalam Panduan PHK-PS Uraian
Nama Calon
Bidang Studi
Perguruan Tinggi/Instansi yang dituju
Perkiraan Lamastudi (hari/minggu/bln)
Perkiraan Biaya (ribuan rupiah)
Total
TOR Pengembangan Staf tidak bergelar yang dilakukan melalui pengiriman staf untuk pelatihan atau magang di institusi lain, perlu disusun TOR untuk masing-masing pelatihan dilengkapi dengan penawaran.
20
N. Contoh TOR In-house Training Nama In-house training: ....................................... 1. Latar belakang Jelaskan secara singkat (maksimum setengah halaman): Permasalahan yang ingin diselesaikan melalui kegiatan pengembangan staff dengan mengacu kepada Laporan Evaluasi Diri dan latar belakang usulan kegiatan. Penjelasan/rasional yang menghubungkan antara permasalahan dengan tujuan serta indikator yang ditargetkan. 2. Tujuan Uraikan tujuan spesifik yang ingin dicapai oleh kegiatan in-house training dikaitkan dengan tujuan dari aktivitas. 3. Lingkup kegiatan Jelaskan secara spesifik pengembangan staf yang akan diselenggarakan untuk mendukung tujuan yang ingin diperoleh, termasuk bidang kompetensi yang akan dikembangkan. Pengembangan staf tidak bergelar melalui in-house training ini harus disesuaikan dengan rencana pengembangan/peningkatan program dan secara spesifik ditunjukkan hubungan lingkup kegiatan dengan indikator yang ditargetkan. 4. Keluaran Jelaskan tentang hasil yang akan diperoleh dari kegiatan inhouse training untuk mendukung pelaksanaan tugas akademik atau non-akademik sehari-hari. Jelaskan pula ukuran keberhasilan dari kegiatan yang diusulkan. 5. Nara Sumber Sebutkan kompetensi dan persyaratan nara sumber untuk in-house training yang dimaksud dan justifikasi yang digunakan untuk memilih nara sumber. 6. Peserta Jelaskan jumlah dan kualifikasi/persyaratan peserta disesuaikan dengan tujuan pengembangan staf. Jumlah peserta minimal 10 orang. 7. Jadwal kegiatan Susun jadwal kegiatan sesuai dengan Lingkup Kegiatan dan jadwal kegiatan yang lain. 8. Anggaran Usulan anggaran harus disusun sesuai dengan harga satuan dan komponen biaya yang diperbolehkan dalam Panduan PHK-PS. Komponen Pembiayaan
Volume
Honorarium nara sumber/pembicara/instruktur Konsumsi in-house training [...orangx...hari] Penggandaan materi Biaya perjalanan narasumber/pembicara/instruktur Transport peserta training Total
21
Biaya Satuan
Total Biaya
