HIBAH KOMPETISI PROGRAM STUDI (PHK-PS)
PANDUAN PENYUSUNAN PROPOSAL
BADAN PENGEMBANGAN AKADEMIK UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA 2012
I.
Latar Belakang
Akreditasi merupakan suatu proses yang digunakan lembaga yang berwenang dalam memberikan pengakuan formal bahwa suatu institusi mempunyai kemampuan untuk melakukan kegiatan tertentu. Dengan demikian akreditasi program studi merupakan bentuk legitimasi atau pengakuan yuridis pemerintah tentang mutu, efisiensi, serta relevansi pengelolaan akademik program studi, sehingga status akreditasi menjadi sesuatu yang sangat penting yang harus diraih oleh sebuah program studi. Sampai saat ini masih banyak Program Studi di UII yang status akreditasinya masih B. Hal ini menjadi tantangan bagi Program Studi yang bersangkutan untuk meningkatkannya. Untuk mendapatkan status akreditasi yang tinggi diperlukan persiapan yang sungguhsungguh, baik mengenai penyiapan datanya maupun pelaksanaan kegiatan yang mempunyai kontribusi dalam penilaian akreditasi. Untuk membantu persiapan tersebut, Program Studi perlu dikondisikan agar menyiapkan data maupun kegiatan yang diperlukan. Dalam rangka pengkondisian inilah, BPA bermaksud mengadakan Program Hibah Kompetisi Program Studi (PHK-PS). Dalam program hibah ini akan dimasukkan parameterparameter yang nantinya berguna untuk mendapatkan status akreditasi baik di lingkup nasional maupun internasional. II.
Tujuan dan Deskripsi Program
A. Tujuan Program PHK-PS adalah hibah yang diberikan oleh UII kepada program studi di lingkungan UII guna meningkatkan kualitas kelembagaan dan pengelolaan program studi dalam upaya mencapai status akreditasi tertinggi dan menuju World Class University. Untuk keperluan tersebut maka program ini dibagi menjadi dua jenis yaitu yang pertama Hibah Pengembangan Prodi yang ditujukan untuk peningkatan pencapaian akreditasi A dan yang kedua Hibah Unggulan Prodi yang ditujukan untuk peningkatan International Acreditation atau International Recognition. PHK-PS dilaksanakan setiap tahun yang terdiri atas 2 batch, batch 1 untuk proposal baru, batch 2 untuk proposal lanjutan. Dengan demikian diharapkan ada keberlanjutan dari program program yang diusulkan oleh Program Studi B. Sasaran Sasaran PHK-PS Pengembangan Prodi adalah Progran Studi di lingkungan Universitas Islam Indonesia dengan akreditasi B, sedangkan sasaran PHK-PS Unggulan Prodi adalah Program Studi di lingkungan Universitas Islam Indonesia dengan akreditasi A. C. Proses Pengusulan Proposal Program Studi pengusul mengirimkan proposal kepada BPA dalam bentuk hard-copy dan soft copy yang direkam dalam CD dengan format PDF. Baik hard copy maupun soft copy, diserahkan rangkap 5 Semua yang ada di hard copy harus ada juga dalam CD soft copy
2
D. Outcomes, Output dan Indikator Kinerja Program-program yang diusulkan dalam PHK-PS ini harus mempunyai Outcome dan Output yang terukur yang ditunjukkan oleh Indikator Kinerja. 1. PHK-PS Pengembangan Prodi a. Outcomes Terakreditasinya Prodi dengan nilai A dan tercapaianya Sasaran Mutu Universitas. b. Output Produk yang berkaitan dengan syarat kenaikan akreditasi prodi ke nilai A dan Sasaran Mutu Universitas. c. Indikator Kinerja Peningkatan capaian pada parameter yang berkaitan dengan syarat kenaikan akreditasi prodi ke nilai A dan Sasaran Mutu Universitas. 2. PHK-PS Unggulan Prodi a. Outcomes Terakreditasinya Prodi dengan international acreditation dan atau international recognition serta tercapaianya Sasaran Mutu Universitas. b. Output Produk yang berkaitan dengan international acreditation dan atau international recognition serta Sasaran Mutu Universitas. c. Indikator Kinerja Peningkatan capaian pada parameter yang berkaitan dengan syarat international acreditation dan atau international recognition serta Sasaran Mutu Universitas.
III.
Besaran Dana Hibah dan Dana Pendamping
Program Studi diharuskan mengajukan proposal yang mencakup program pengembangan sesuai dengan kebutuhan, kapasitas dan kondisi Program Studi yang didasari oleh hasil evaluasi diri. Untuk PHK-PS ini, satu Program Studi hanya dapat mengajukan satu proposal. Anggaran yang diajukan dalam proposal harus didasari pertimbangan yang kuat serta mencerminkan kebutuhan dan kemampuan Program Studi untuk mengelolanya dengan penuh tanggung-jawab. Pertimbangan dan rasionalitas anggaran akan dijadikan sebagai salah satu pertimbangan dalam penilaian proposal. Ketentuan tentang pagu harus dimaknai sebagai batas atas (maksimal) nilai hibah yang mungkin akan diterima. A. Pagu Dana Hibah Besarnya hibah disesuaikan dengan kebutuhan Program Studi yang tercermin dari kompleksitas program pengembangan yang diajukan dalam proposal. Besarnya dana hibah maksimum baik batch 1 maupun batch 2 ditetapkan berdasarkan jenis hibah, sebagai berikut: a. PHK-PS Pengembanga Prodi : Rp 300,- juta. b. PHK-PS Unggulan Prodi : Rp 400,- juta. 3
Dana hibah dapat digunakan untuk membiayai pengembangan keahlian staf dan insentif staf, pengembangan program, komponen khusus, pengadaan barang dan pustaka, dan manajemen program. Dana hibah tidak dapat digunakan untuk pengadaan sarana kendaraan (motor dan mobil) meskipun untuk keperluan kantor/manajemen. B. Dana Pendamping dari Fakultas Fakultas dari Program Studi yang menang wajib menyediakan dana pendamping minimal 10% dari dana yang dianggarkan dan harus mencukupi (serta dialokasikan) untuk kebutuhan: 1. Pengelolaan kegiatan, termasuk insentif bagi pengelola program dan aktivitas. 2. Operasi dan pemeliharaan peralatan yang akan diperoleh melalui kegiatan ini. Dana pendamping tersebut disediakan dan dihitung sesuai dengan termin pembayaran dana seperti tertuang dalam kontrak. Dana tersebut akan dijadikan sebagai salah satu prasyarat untuk realisasi kontrak dengan pihak Rektor. Kesanggupan Fakultas untuk menyediakan dana pendamping dinyatakan dalam surat pernyataan bermaterai cukup yang ditandatangani oleh Dekan (lihat Lampiran contoh surat pernyataan). IV.
Persyaratan Program Studi Pengusul
C. Persyaratan PHK-PS Pengembangan Program Studi Batch 1: Program Studi yang dapat mengajukan proposal adalah Program Studi yang memenuhi persyaratan kelayakan sebagai berikut: 1. Ijin operasional Program Studi masih berlaku yang dibuktikan dengan foto kopi SK Dikti. 2. Terakreditasi B yang dibuktikan dengan foto kopi lampiran SK BAN-PT. 3. Tidak sedang menerima hibah yang dinyatakan dalam surat pernyataan bermaterai. Batch 2: Program Studi yang dapat mengajukan proposal adalah Program Studi yang memenuhi persyaratan kelayakan sebagai berikut: 1. Ijin operasional Program Studi masih berlaku yang dibuktikan dengan foto kopi SK Dikti. 2. Terakreditasi B yang dibuktikan dengan foto kopi lampiran SK BAN-PT. 3. Tidak sedang menerima hibah yang dinyatakan dalam surat pernyataan bermaterai. 4. Pemenang PHK-PS tahun sebelumnya (Batch 1). 5. Harus sudah menyelesaikan semua kewajiban terkait dengan proses pelaksanaan PHKPS tahun sebelumnya (Batch 1) yang dinyatakan dengan keterangan Monev. D. Persyaratan PHK PS Unggulan Program Studi Batch 1: Program Studi yang dapat mengajukan proposal adalah Program Studi yang memenuhi persyaratan kelayakan sebagai berikut: 1. Ijin operasional Program Studi masih berlaku yang dibuktikan dengan foto kopi SK Dikti. 4
2. Terakreditasi A yang dibuktikan dengan foto kopi lampiran SK BAN-PT. 3. Tidak sedang menerima hibah yang dinyatakan dalam surat pernyataan bermaterai. Batch 2: Program Studi yang dapat mengajukan proposal adalah Program Studi yang memenuhi persyaratan kelayakan sebagai berikut: 1. Ijin operasional Program Studi masih berlaku yang dibuktikan dengan foto kopi SK Dikti. 2. Terakreditasi A yang dibuktikan dengan foto kopi lampiran SK BAN-PT. 3. Tidak sedang menerima hibah yang dinyatakan dalam surat pernyataan bermaterai. 4. Pemenang PHK-PS tahun sebelumnya (Batch 1) 5. Harus sudah menyelesaikan semua kewajiban terkait dengan proses pelaksanaan PHKPS tahun sebelumnya (Batch 1) yang dinyatakan dengan keterangan Monev. V.
Penyusunan dan Proses Seleksi Proposal
E. Penyusunan Proposal Evaluasi Proposal dititikberatkan pada kemampuan Program Studi dalam melakukan evaluasi diri dan merancang rencana program pengembangan untuk 1 tahun. Khusus untuk Batch 2 selain hal tersebut diatas, juga dititik beratkan pada kemampuan pelaksanaan program dan prospek sustainability berdasarkan laporan monev. F. Proses Seleksi Proposal Proses seleksi proposal dilakukan sebagai berikut : 1. Program Studi pengusul mengirimkan proposal ke BPA. Proposal akan diseleksi administrasi oleh tim. 2. Selanjutnya proposal yang lolos seleksi administrasi akan dilakukan desk evaluasi oleh tim reviewer independen eksternal. 3. Bagi proposal prodi yang lolos desk evaluasi akan dilakukan site visit. Proposal yang lolos site visit akan diputuskan sebagai berikut : i) Proposal disetujui tanpa perbaikan ii) Proposal disetujui dan perlu perbaikan iii) Proposal ditolak 4. Bagi proposal yang disetujui dilanjutkan dengan penyusunan RIP sebagai finalisasi program dan anggaran, sebagai dasar untuk nego costing dan penandatangan kontrak. 5. Proses selanjutnya adalah pelaksanaan PHK-PS. VI.
Kriteria Seleksi
Seleksi proposal yang diajukan difokuskan pada evaluasi diri Program Studi dan rencana program pengembangan sebagai tindak lanjut dari hasil evaluasi diri tersebut. Untuk PHK-PS batch 2, dalam evaluasi diri harus terlihat keberlanjutan antara hasil program sebelumnya (batch 1) dengan program yang diusulkan pada batch 2 Satu Program Studi hanya mengusulkan satu proposal. Didasari atas pemikiran ini maka proposal dievaluasi dengan menggunakan kriteria berikut ini : 5
1. Kepemimpinan dan Komitmen Institusi (20%) Kualitas kepemimpinan institusi dinilai antara lain dari kualitas proposal secara keseluruhan dan kemampuan Program Studi untuk merencanakan dan menjalankan program peningkatan mutu dan layanan Program Studi, kejelasan arah pengembangan Program Studi yang dinyatakan dalam pernyataan visi dan misi Program Studi, serta program pengembangan yang tercantum dalam Renstra Program Studi/Fakultas. Komitmen institusi dalam mendukung program peningkatan mutu khususnya yang terkait dengan proposal yang diajukan akan ditelaah antara lain dari: komitmen institusi dalam mengembangkan dan memelihara good practices yang telah dan akan dikembangkan di tingkat institusi. Komitmen ini ditunjukan pula dengan penyediaan dana pendamping. 2. Kualitas evaluasi diri (30%) Evaluasi diri yang dimaksud di sini adalah evaluasi diri Program Studi secara keseluruhan dan spesifik dikaitkan dengan : 1. Persyaratan akreditasi A dan ketercapaian Sasaran Mutu Universitas bagi PHK-PS Pengembangan Prodi. 2. Persyaratan international acreditation dan atau international recognition serta ketercapaianya Sasaran Mutu Universitas bagi PHK-PS Unggulan Prodi. Bagi program dengan sasaran berupa international accreditation akan diberikan nilai plus. Laporan evaluasi diri ditelaah dari 3 aspek yaitu : 1. Keluasan cakupan aspek yang dievaluasi, 2. Kedalaman analisis yang didukung oleh data/informasi yang handal dan memadai, 3. Ketepatan kesimpulan hasil evaluasi diri yang menggambarkan kemampuan prodi untuk memilih parameter akreditasi dan poin sasaran mutu yang signifikan dan logic thinking SWOT serta feasibility pendanaan, 4. Keterkaitan analisis SWOT dan program pengembangan yang diajukan. 5. UntukPHK-PS batch 2 harus terlihat benang merah yang menunjukkan keberlanjutan program yang dicapai pada batch 1 dengan program yang diajukan pada batch 2 3. Mutu dan relevansi program yang diusulkan (30%) Untuk aktivitas yang diusulkan harus disusun secara sistematis dan terprogram menuju sasaran peningkatan kapasitas institusi yang telah ditetapkan. Kriteria ini akan digunakan untuk menelaah kejelasan dan koherensi aktivitas yang diajukan. Relevansi program harus ditunjukkan dengana tajam dan terukur mengkaitkan mulai dari parameter akreditasi sesuai board yang dituju (tuliskan sesuai dengan naskah asli dokumennya), sampai outcome rinci, kemudian produk, hingga indikator capaiannya. Tunjukkan peran program yang diusulkan terhadap rangkaian benang merah ini. Untuk memperjelas selain uraian ditambahkan pula diagram atau matriks, bila perlu masukkan time frame nya.
6
4. Kelayakan implementasi dan keberlanjutan program yang diajukan (20%) Penilaian pada aspek ini meliputi kejelasan mekanisme internal pelaksanaan program pengembangan, kelayakan anggaran/program investasi (RAB), mekanisme penjaminan keberlangsungan program dan good practices yang dihasilkan, serta jaminan ketersediaan sumberdaya untuk mendukung pelaksanaan program.
VII.
Komponen Pembiayaan
Bagian ini akan menjelaskan kaidah umum masing-masing komponen pembiayaan. Perlu ditekankan di sini bahwa dana hibah ini ditujukan untuk pengembangan dan investasi, bukan untuk memenuhi kebutuhan rutin unit pengusul. Pemanfaatan dana hibah untuk keperluan rutin seperti honor atau tambahan gaji bagi staf atau karyawan perguruan tinggi sama sekali tidak dapat dibenarkan. Proses pengadaan barang dan jasa yang bersumber dari dana hibah ini harus mengikuti Perpres No. 54 Tahun 2010. Agar pengusul memiliki patokan umum dalam menyusun anggaran yang akan diajukan, berikut diberikan kelompok pembiayaan yang dapat diajukan. G. Pengembangan staf non gelar dalam dan luar negeri Pelatihan tak bergelar harus dilaksanakan oleh suatu institusi penyedia pelatihan di luar institusi pelaksana hibah (bukan in house training). Biaya yang dapat diajukan mencakup perjalanan pergi-pulang dan biaya pelatihan (at cost). Program pengembangan staf luar negeri hanya ditujukan bagi program PHK-PS Unggulan Prodi. H. Pengembangan Program Pengembangan program dipergunakan untuk membiayai kegiatan internal kampus, yang terdiri dari Lokakarya dan seminar atau pelatihan internal. Dana maksimal per kegiatan 15 juta dengan syarat menunjukan TOR. Dana ini tidak diperbolehkan untuk perjalanan dinas peserta. I. Komponen khusus Komponen khusus adalah biaya yang dipergunakan untuk program-program yang harus dilakukan untuk mencapai international acreditation dan atau international recognition. Komponen ini dilengkapi dengan dokumen yang relevan dengan program yang diajukan. J. Pengadaan barang Pengadaan barang mencakup pengadaan: (1) pustaka, dan (2) peralatan laboratorium. Mengingat terbatasnya jumlah dana yang tersedia, komponen ini tidak dimaksudkan untuk investasi major, melainkan untuk peningkatan kapasitas dan pengembangan layanan saja. Harga perhitungan sendiri (HPS) harus ditetapkan dengan mengacu pada ketentuan yang berlaku. Dana hibah tidak dapat digunakan untuk pengadaan sarana kendaraan (motor dan mobil) meskipun untuk keperluan kantor/manajemen. 7
K. Manajemen Program Komponen ini hanya dapat didanai dari dana pendamping yang ditujukan untuk mendukung penanganan dan administrasi proyek. Termasuk diantaranya : honorarium untuk pengurus inti pelaksana program, operasi dan pemeliharaan peralatan yang akan diadakan melalui kegiatan ini, serta kegiatan rutin sesuai dengan tugas pokok dan fungsi staf untuk menunjang pelaksanaan aktivitas (seperti data entry, rapat rutin, dll). Dana pendamping yang harus disediakan oleh setiap institusi pengusul minimal 10% dari dana yang diusulkan. Dana pendamping ini harus dibuat rincian alokasinya. VIII.
Format Proposal
Satu Prodi hanya dapat menyampaikan satu proposal. Proposal ditulis menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, dengan jarak baris 1 spasi (spasi tunggal), menggunakan jenis huruf Times New Roman ukuran 12 points. Khusus untuk tabel, ukuran font bisa diperkecil jika dirasa diperlukan untuk menghemat halaman. Penulisan Proposal harus mengikuti struktur dan format berikut: 1. Halaman Judul (Cover) Memuat informasi tentang nama institusi, seperti contoh pada Lampiran A 2. Halaman Identifikasi dan Pengesahan Halaman ini berisi informasi ringkas tentang nama dan alamat lengkap Prodi, nama dan alamat e-mail Ketua Pelaksana program di tingkat Prodi, seperti contoh pada Lampiran B 3. Halaman Pernyataan Dana Pendamping Halaman ini berisi pernyataan singkat dari pimpinan Fakultas bahwa Fakultas sanggup menyediakan dana pendamping, memenuhi semua persyaratan yang ditetapkan, dan kesediaan untuk mengikuti aturan yang berlaku yang terkait dengan pengadaan dan pengelolaan/pelaporan keuangan. Lihat contoh pada Lampiran C 4. Daftar Isi 5. Ringkasan Eksekutif (maksimum 1 halaman) Memuat intisari Proposal, khususnya kesimpulan hasil evaluasi diri dan strategi yang dipilih dan diajukan untuk pengembangan Prodi dan kaitannya dengan rencana pengembangan Prodi secara keseluruhan. 6. Bab 1: Rencana strategis pengembangan Prodi (maksimum 4 halaman) Bagian ini memuat informasi ringkas tentang rencana strategis Prodi yang saat ini dijalankan dan dijadikan landasan untuk penyusunan rencana program pengembangan. Informasi dimaksud paling tidak memuat jangka waktu renstra, visi dan misi Prodi, serta strategi utama dan pola ilmiah pokok atau fokus Prodi yang telah ditetapkan. Kemudian secara ringkas tuliskan hasil evaluasi atas pelaksanaan renstra tersebut dan capaian hingga akhir Tahun 2012. Dokumen Renstra Prodi/Fakultas (yang resmi dan saat ini berlaku) harus disampaikan dalam dokumen terpisah. 8
7. Bab 2: Evaluasi diri di tingkat Prodi (maksimum 30 halaman) Bagian ini berisi evaluasi diri di tingkat Prodi yang merupakan landasan untuk usulan program pengembangan yang diajukan. Aspek-aspek yang dievaluasi adalah aspek-aspek yang terkait langsung dan tidak langsung dengan aspek dan parameter-parameter akreditasi BAN PT dan butir-butir Sasaran Mutu Universitas (bagi program PHK-PS Pengembangan Prodi), sedangkan bagi PHK-PS Unggulan Prodi aspek dan parameter yang dievaluasi sesuai dengan aspek dan parameter yang terkait langsung dengan international acreditation dan atau international recognition yang dituju serta Sasaran Mutu Universitas. Beberapa aspek yang perlu disajikan antara lain: a. Profil lingkungan eksternal. Bagian ini memuat hasil analisis atas lingkungan eksternal Prodi yang relevan, mencakup peluang dan tantangan yang dihadapi Prodi, khususnya terkait dengan program yang diajukan. b. Evaluasi sistem tatakelola dan organisasi prodi Bagian ini memuat hasil evaluasi atas organisasi dan sistem tata kelola (governance) yang saat ini diterapkan di prodi dalam upaya untuk mengidentifikasi persoalan yang dihadapi prodi menyangkut aspek-aspek tersebut. Evaluasi didasari atas suatu acuan normatif untuk menetapkan efektivitas dan efisiensi sistem tatakelola dan organsiasi yang ada. c. Evaluasi kinerja dan manajemen program akademik Bagian ini memuat evaluasi penyelenggaraan program akademik oleh prodi yang mencakup kegiatan pendidikan (seluruh jenjang pendidikan), penelitian, dan layanan pada masyarakat. Dalam hal kinerja akademik, aspek-aspek yang dievaluasi diharapkan meliputi aspek input, proses, dan output. Untuk bidang penelitian dan layanan serta evaluasi misalnya menyangkut intensitas kegiatan, proyek penelitian atau layanan yang telah dilakukan, hasil-hasil kegiatan seperti publikasi ilmiah, paten/HaKI, dana kerjasama, dll. Dalam aspek manajemen program akademik, diharapkan mencakup siklus lengkap proses manajemen yang meliputi perencanaan, penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi, dan pengembangan. Profil akademik ini harus dapat melandasi kesimpulan tentang kinerja program akademik yang diselenggarakan, khususnya dalam hal efisiensi internal, mutu dan relevansi serta daya saing prodi d. Evaluasi ketersediaan dan manajemen sumberdaya Bagian ini memuat hasil evaluasi atas ketersediaan sumberdaya untuk mendukung program prodi dan sistem manajemen sumberdaya yang diterapkan di prodi. Sumberdaya dimaksud meliputi sumberdaya manusia (staf akademik dan non akademik), keuangan, informasi, sarana dan prasarana. Dari aspek ketersediaan dan kecukupan, evaluasi mencakup kelayakan dan daya dukung (service level) sumberdaya yang dimiliki prodi untuk menyelenggarakan kegiatan akademik. Dari aspek manajemen, evaluasi menyangkut siklus lengkap proses manajemen yang meliputi perencanaan, penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi, dan pengembangan. e. Evaluasi sistem penjaminan mutu di tingkat fakultas. Bagian ini memuat evaluasi atas penerapan sistem penjaminan mutu di tingkat fakultas, yang meliputi evaluasi sistem manajemen mutu, kelembagaan, dan sumberdaya pelaksana Quality Assurance. f. Evaluasi aspek-aspek lain yang harus ditambahkan yang berkaitan dengan spesifikasi tujuan hibah yang disasar (poin ini memberikan bobot penting bagi 9
penilaian). g. Ringkasan evaluasi diri. Bagian ini memuat ringkasan evaluasi diri yang dilandasi atas kelemahan atau permasalahan, kekuatan atau potensi yang ada di prodi dan peluang serta tantangan yang dihadapi prodi. Bagian ini harus mencerminkan posisi relatif prodi serta menjadi dasar untuk menetapkan pilihan strategi yang diajukan. h. Ringkasan strategi/solusi alternatif Untuk menyelesaikan persoalan yang teridentifikasi atau strategi untuk mengembangkan potensi yang ada, yang merupakan hasil sintesa dari kesimpulan evaluasi diri. Di dalam ringkasan ini dijelaskan peta dan benang merah yang menggambarkan hubungan antara outcome dan rincian outcome (sebutkan butir referensi parameter akreditasi di naskah asli dari board yang disasar) dengan output dan indicator kinerja. Tambahkan matriks atau diagram sebagai penjelas. i. Nilai baseline indikator kinerja utama dan indikator kinerja tambahan. Nilai baseline didasarkan pada pencermatan kecenderungan 3 tahun terakhir dari setiap indikator kinerja yang bersesuaian. 8. Bab 3: Usulan program pengembangan (maksimum 20 halaman). Bagian ini berisi usulan program dan rincian aktivitas. Setiap aktivitas yang diusulkan sesuai dengan kebutuhan yang tercermin dalam evaluasi diri. Bagian ini harus memuat: a) Tujuan Rumusan tujuan mengacu pada tujuan hibah ini dan dipertajam sesuai dengan hasil dari analisis swot dan latarbelakang yang juga tercermin dalam judul. b) Sasaran Rumusan sasaran mengacu pada sasaran hibah ini dan dipertajam sesuai dengan hasil dari latar belakang, evaluasi diri, termasuk analisis swot dan lainnya. c) Outcomes Outcome untuk program PHK-PS PP adalah terakreditasinya Program Studi dengan nilai A dan tercapaianya Sasaran Mutu Universitas. Tambahkan outcome rincian yang spesifik sesuai dengan parameter akreditasi dari BAN-PT yang dituju. Outcome untuk program PHK-PS UP adalah terakreditasinya Program Studi dengan international acreditation dan atau international recognition serta tercapaianya Sasaran Mutu Universitas. Ada Outcome rincian yang spesifik sesuai dengan parameter akreditasi dari board yang dituju sesuai dengan disiplin ilmunya. d) Output Output untuk program PHK-PS PP adalah produk yang berkaitan dengan syarat kenaikan akreditasi Program Studi ke nilai A dan Sasaran Mutu Universitas. Ada penjelasan atau peta benang merah yang menggambarkan hubungan rumusan output dengan outcome rincian yang dituju. Output untuk program PHK-PS UP adalah produk yang berkaitan dengan international acreditation dan atau international recognition serta Sasaran Mutu Universitas. Ada penjelasan atau peta benang merah yang menggambarkan hubungan rumusan output dengan outcome rincian yang dituju. e) Indikator Kinerja Indikator kinerja program PHK-PS PP adalah peningkatan capaian pada parameter yang berkaitan dengan syarat kenaikan akreditasi Program Studi ke nilai A dan 10
Sasaran Mutu Universitas. Ada penjelasan atau peta benang merah yang menggambarkan hubungan rumusan indikator kinerja dengan output dan dengan outcome rincian yang dituju. Indikator kinerja program PHK-PS UP adalah peningkatan capaian pada parameter yang berkaitan dengan syarat international acreditation dan atau international recognition serta Sasaran Mutu Universitas. Ada penjelasan atau peta benang merah yang menggambarkan hubungan rumusan indicator kinerja dengan output dan dengan outcome rincian yang dituju f) Deskripsi usulan aktifitas Deskripsi setiap usulan aktivitas disarankan mengikuti struktur sebagai berikut: judul aktivitas, latar belakang, rasional, tujuan, mekanisme dan rancangan, jadwal pelaksanaan, indikator aktivitas (serta indikator kinerja utama yang relevan), sumberdaya yang dibutuhkan, keberlanjutan, unit terkait dan penanggung jawab kegiatan. Contoh format untuk deskripsi masing-masing aktivitas dapat dilihat pada Lampiran D 9. Bab 4: Rekapitulasi Anggaran Rekapitulasi anggaran merupakan usulan anggaran total prodi yang didasarkan atas usulan anggaran pada setiap aktivitas yang direncanakan. Lihat contoh pada Lampiran E. Rekapitulasi anggaran dana pendamping disajikan sesuai Lampiran F . 10. Lampiran, berisi data dan informasi pendukung yang relevan dengan isi evaluasi diri dan program pengembangan. IX.
Jadwal Pemasukan Proposal
Usulan PHK-PS akan diproses sesuai dengan jadwal berikut: No
Kegiatan
1
Penyusunan Panduan
2 3
Sosialisasi Penyusunan Proposal
4
Seleksi dan Kontrak: Persiapan, Administrasi Desk Evaluasi Site visite Pengumuman pemenang Penyusunan RIP Negocosting Kontrak Pelaksanaan Laporan Antara pelaksana hibah Laporan Akhir pelaksana hibah Proses Monev internal Laporan Monev tahap pertama (RIP) Laporan Monev tahap antara
a b c d E F g 5 6 7 8
Tanggal (Tahun 2011) Mingu III & IV Oktober – Minggu I November 2011 Minggu II dan III November 2011 Minggu IV November– Minggu III Desember 2011 Minggu III Desember 2011 Minggu IV Desember 2011 Minggu I Januari 2012 Minggu II Januari 2012 Minggu III Januari 2012 Minggu IV Januari 2012 Minggu IV Januari 2012 Minggu I Februari – Minggu III Oktober 2012 Minggu II Juni 2012 Minggu III Oktober 2012 Minggu III Januari - November 2012 Minggu III Januari 2012 Minggu III Juli 2012 11
9
Laporan Monev akhir Diseminasi Laporan akhir penyelenggara hibah
Minggu I November 2012 Minggu III November 2012
X.
Administrasi Hibah
Proposal yang diajukan dicetak dalam kertas ukuran A4 dengan font standar ukuran 12 pt, dengan format sampul depan seperti pada Lampiran 1. Proposal dibuat rangkap 5 (lima), di jilid dengan warna halaman sampul putih. Proposal dan softcopy yang direkam pada CD ( rangkap 5) dengan format PDF. Semua yang ada di hard copy (termasuk lampiran lampiran dan salinan naskah asli dokumen parameter akreditasi dari board yang dituju ) harus ada juga di CD soft copy, dan disampaikan ke: Badan Pengembangan Akademik Universitas Islam Indonesia, Gedung GBPH Prabuningrat lantai 3. Kampus Terpadu., Telepon: 898444-1311 pada tanggal seperti tersebut dalam tabel di atas paling lambat pukul 15.00 WIB. Informasi mengenai program hibah ini dapat dilihat pada situs http://bpa.uii.ac.id/
12
XI. L. Format Sampul Depan
PROPOSAL PROGRAM HIBAH KOMPETISI PRODI Tahun Anggaran 2012 Judul:…. Tipe program1: I. PHK-PS PP II.PHK-PS UP Batch2 :I/II
(Nama Program Studi)
Badan Pengembangan Akademik UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA 2012 1
Coretlah yang tidak sesuai
2
Coret yang tidak sesuai
13
LAMPIRAN
A. Halaman Identifikasi dan Pengesahan
1
Program Studi
: __________________________________
2
Fakultas
: __________________________________
3
Penanggung Jawab
: _____ Dekan _______
4
Ketua Pelaksana
: Ketua Program Studi
5
Koordinator Program Nama
: __________________________________
Alamat
: __________________________________
Telepon Kantor
: __________________________________
Telepon Cellular
: __________________________________
Fax
: __________________________________
e-mail
: __________________________________
Ketua Pelaksana
Koordinator Program
( ……………… )
(……………………. ) Penanggung Jawab
( ………………………)
Koordinator Program adalah ketua gugus tugas untuk implementasi hibah yang ditunjuk oleh Ketua Program Studi
14
B. Pernyataan Komitmen Dana Pendamping PERNYATAAN KOMITMEN DANA PENDAMPING UNTUK PROGRAM HIBAH KOMPETISI PRODI TAHUN ANGGARAN 2012 Kami sebagai Dekan……………dengan ini menyatakan bersedia menyediakan dana pendamping sebesar 10% dari total anggaran PHK-PS yang diajukan oleh Program Studi ……… yaitu sebesar Rp.... Dalam melaksanakan program hibah yang didanai oleh UII melalui BPA ini, kami bersedia memenuhi semua persyaratan sebagaimana ditetapkan dalam panduan dan mengikuti aturan UII yang terkait dengan pengelolaan keuangan serta pengadaan barang. Dekan
(Materai Rp. 6.000,-)
(………………………)
C. Format Usulan Aktivitas
1. Latar Belakang Penjelasan mengenai akar permasalahan atau potensi yang telah berhasil diidentifikasi pada evaluasi diri, yang akan diselesaikan atau dikembangkan dengan melaksanakan aktivitas ini. Nomor halaman dalam laporan evaluasi diri di mana masalah atau potensi tersebut diidentifikasi harus dicantumkan. Dalam latar belakang dijelaskan posisi aktifitas yang diusulkan terhadap tujuan, sasaran, dan outcome 2. Rasional Jelaskan argumentasi (alasan) tentang mengapa usulan aktivitas ini adalah pilihan yang tepat untuk menyelesaikan akar permasalahan yang disampaikan pada latar belakang. Untuk PHK-PS batch 2, tunjukkan bahwa program pada batch 2 merupakan keberlanjutan dari program pada batch 1. 3. Tujuan Uraikan tujuan yang ingin dicapai oleh kegiatan ini dan dampak yang diharapkan serta keterkaitan dengan tujuan, sasaran, dan outcome program secara keseluruhan yang akan dicapai. Penetapan tujuan harus dapat dijabarkan menjadi indikator kinerja yang terukur. 4. Mekanisme dan Rancangan Uraikan rincian, tahapan, dan langkah-langkah aktivitas (sub-aktivitas) yang akan dilaksanakan, secara ringkas dan jelas dalam bentuk narasi untuk mencapai tujuan yang 15
ditargetkan. Sub-aktivitas bukan merupakan kegiatan investasi. 5. Sumberdaya yang dibutuhkan Berdasarkan mekanisme dan rancangan, jelaskan sumberdaya beserta sumber pendanaan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap sub-aktivitas (selama 1 tahun), sebutkan sumber daya yang sudah ada (existing). Gunakan tabel sumberdaya seperti contoh pada Lampiran E, sajikan tabel tersebut langsung di sini. Bagian ini menjadi dasar untuk pengusulan pengadaan barang dan training peningkatan keahlian staf maupun teknikal asisten.. 6. Jadwal Pelaksanaan Tentukan rincian jadwal yang realistik dan logis sesuai dengan tahapan pelaksanaan kegiatan sebagaimana diuraikan dalam Mekanisme & Rancangan. Rencana Tahun 2012 Aktivitas 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 <sub-aktivitas a> <sub-aktivitas b> <sub-aktivitas c> <sub-aktivitas n> 7. Indikator Keberhasilan Aktivitas Indikator keberhasilan aktivitas adalah ukuran pencapaian tujuan. Cantumkan kondisi pada saat sebelum ada hibah dan target indikator kinerja setelah ada hibah. Indikator Kinerja Sebelum hibah Setelah program Setelah program hibah Batch 1 hibah Batch 2 8. Keberlanjutan Jelaskan bagaimana aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah program hibah selesai. Implikasi finansial, alokasi sumberdaya dan komitmen manajemen perlu disampaikan pada bagian ini. 9. Penanggungjawab Aktivitas <sebutkan nama penanggungjawab kegiatan>
D. Tabel biaya yang dibutuhkan Total
Komponen Pembiayaan (Ribu Rp.) No
Tahun/Aktivitas
1 2 … ... n Total Usulan Anggaran Prosentase Usulan Anggaran
1
%
%
%
%
%
%
%
16
Ribu Rp.
%
100%
E. Tabel RAB Dana Pendamping No 1 2 ... n
Kegiatan Manajemen
Volume
Satuan
Harga Satuan
Jumlah
Komponen Manajemen 1 Komponen Manajemen 2 ... Komponen Manajemen n Total Usulan Anggaran
F. Formulir Pengadaan Barang Jenis Peralatan
Nama Peralatan
Spesifikasi Teknis
Jumlah
Fasilitas Pendukung
Perkiraan Biaya (ribuanrupiah)
1. ... 2. ... n. ... 1. ... 2. ... II.......... n. ... 1. ... 2. ... III......... n. ... V. Peralatan 1. ... Pendukung2 2. ... n. ... I. Peralatan Laboratoriu m
Total dana peralatan
Spesifikasi Rinci untuk Pengadaan Bahan Pustaka
Judul Buku
Pengarang
Penerbit
ISBN
Total
17
Jumlah
Biaya per Unit
X
Total Biaya (ribuan rupiah)
Spesifikasi Rinci untuk Pengembangan Staf Pendidikan Tidak Bergelar Dalam Negeri
Uraian
Nama Calon
Bidang Studi
Perguruan Perkiraan Tinggi/Instansi Lamastudi yang dituju (hari/minggu/bln
Perkiraan Biaya (ribuan rupiah)
Total
G. Contoh Laporan Buku Kas Umum BUKU KAS UMUM Bulan : ………….. Tahun 2012 Penerimaan Pengeluaran Debet Tanggal Uraian
No. Bukti
Jumlah
Tanggal Uraian
Transaksi 1 Transaksi 2
No. Bukti
Kredit Jumlah
Transaksi 1 Transaksi 2
Transaksi 3 Jumlah dipindahkan
Transaksi n Jumlah dipindahkan
………..
Ketua Pelaksana/Ketua Prodi
Koordinator Program
(………………………)
(………………………)
………..
Tabel ini hanya digunakan untuk penyusunan laporan pelaksanaan untuk Program Studi yang menerima hibah. Pada saat pengajuan proposal tabel ini dikosongkan saja 18
H. Contoh Laporan Keuangan (Laporan Tengah) LAPORAN KEUANGAN (LAPORAN TENGAH) Bukti Nomor
Tanggal
Uraian Transaksi
Penerimaan (Rp)
Pengeluaran (Rp)
Saldo (Rp)
Ketua Pelaksana/Ketua Prodi
Koordinator Program
(………………………)
(………………………)
Tabel ini hanya digunakan untuk penyusunan laporan pelaksanaan untuk Program Studi yang menerima hibah. Pada saat pengajuan proposal tabel ini dikosongkan saja
I. Contoh Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan (Triwulan) LAPORAN REALISASI FISIK (TRIWULAN)
No 1. 2.
Jenis Kegiatan Program Pengadaan
Satuan
3. n.
Pembangunan Paket ..
Volume Rencana
Volume Realisasi
Keterangan
Ruang Unit
Ketua Pelaksana/Ketua Prodi
Koordinator Program
(………………………)
(………………………)
Tabel ini hanya digunakan untuk penyusunan laporan pelaksanaan untuk Program Studi yang menerima hibah. Pada saat pengajuan proposal tabel ini dikosongkan saja. 19
