PANDUAN PENYUSUNAN PROPOSAL
PROGRAM HIBAH KOMPETISI PROGRAM STUDI (PHK PS) 2015
BADAN PENGEMBANGAN AKADEMIK UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA 2015
Daftar Isi 1. Latar Belakang........................................................................................................................ 1 2. Tujuan dan Deskripsi Program............................................................................................... 1 2.1 Tujuan Program ............................................................................................................... 1 2.2 Sasaran ............................................................................................................................. 1 2.3 Outcome, Output, dan Indikator Kinerja ......................................................................... 1 3. Besaran Dana Hibah ............................................................................................................... 2 3.1 Pagu Dana Hibah.................................................................................................................. 2 4. Persyaratan Program Studi Pengusul...................................................................................... 2 4.1 2 4.1 Persyaratan PHK PS Tipe PP ............................................................................................... 2 4.2 Persyaratan PHK PS Tipe IP ................................................................................................ 3 5. Penyusunan dan Proses Seleksi Proposal ............................................................................... 3 5.1 Penyusunan Proposal............................................................................................................ 3 5.2 Proses Seleksi Proposal ........................................................................................................ 3 6. Kriteria Seleksi ....................................................................................................................... 3 7. Komponen Pembiayaan.......................................................................................................... 5 8. Format Proposal...................................................................................................................... 6 9. Jadwal Pemasukan Proposal................................................................................................. 10 10. Administrasi Hibah............................................................................................................. 10
1. Latar Belakang Lingkungan eksternal yang berkembang cepat harus direspon oleh Universitas Islam Indonesia (UII) dengan peningkatan kualitas secara berkelanjutan. Tanpanya, akan sulit bagi UII untuk memenangkan persaingan yang semakin terbuka dan ketat. Peningkatan kualitas salah satunya diindikasikan oleh predikat akreditasi, baik pada tingkat institusi maupun program studi. Akreditasi pada hakekatnya adalah pengakuan kualitas sesuai standar yang disepakati. Dalam rangka peningkatan kualitas tersebut, UII melalui Badan Pengembangan Akademik (BPA) memberikan dukungan kepada program studi dengan pemberian hibah PHK PS. Hibah ini diharapkan dapat mendorong program studi untuk mendapatkan akreditasi dengan predikat A dari Badan Akreditasi Perguruan Tinggi (BAN PT) atau akreditasi internasional oleh lembaga akreditasi internasional yang terpercaya. 2. Tujuan dan Deskripsi Program 2.1 Tujuan Program PHK PS adalah hibah yang diberikan oleh UII kepada program studi di lingkungan UII guna meningkatkan kualitas pengelolaan program studi dalam upaya mencapai status akreditasi baik dalam lingkup nasional maupun internasional. PHK PS sudah diberikan sejak tahun 2011 yang terdiri atas dua tipe, yaitu: 1. Pengembangan program studi (PP) yang bertujuan membantu program studi mencapai akreditasi A, dan 2. Internasionalisasi program studi (IP) yang bertujuan membantu program studi mencapai akreditasi internasional. Untuk 2015, 1. Tipe PP meliputi batch 1 (proposal baru) dan batch 2 (proposal lanjutan), dan 2. Tipe IP meliputi batch 1 (proposal baru), batch 2 (proposal lanjutan 1), dan batch 3 (proposal lanjutan 2). Tipe IP diberi peluang sampai batch 3 dengan asumsi diperlukan usaha yang lebih keras untuk mencapai akreditasi internasional, sedangkan Tipe PP hanya diberi peluang sampai batch 2. 2.2 Sasaran Sasaran PHK PS Tipe PP adalah program studi di lingkungan UII yang belum mencapai akreditasi A, sedangkan sasaran PHK PS Tipe IP adalah program studi di lingkungan UII yang telah mencapai akreditasi B atau A dan sedang berupaya mencapai akreditasi internasional. 2.3 Outcome, Output, dan Indikator Kinerja Program-program yang diusulkan dalam PHK PS ini harus mempunyai outcome dan output yang terukur yang ditunjukkan oleh indikator kinerja. PHK PS Tipe PP 1. Outcome Terakreditasinya program studi dengan predikat A dan tercapainya sasaran mutu universitas. 1
2. Output Produk yang berkaitan dengan syarat kenaikan nilai akreditasi program studi ke predikat A dan sasaran mutu universitas. 3. Indikator Kinerja Peningkatan capaian pada parameter yang berkaitan dengan syarat kenaikan akreditasi program studi ke predikat A (menurut BAN PT) dan sasaran mutu universitas. PHK PS Tipe IP 1. Outcome Terakreditasinya program studi dengan akreditasi internasional serta tercapaianya sasaran mutu universitas. 2. Output Produk yang berkaitan dengan akreditasi internasional serta sasaran mutu universitas. 3. Indikator Kinerja Peningkatan capaian pada parameter yang berkaitan dengan syarat akreditasi internasional serta sasaran mutu universitas. 3. Besaran Dana Hibah Program studi diharuskan mengajukan proposal yang mencakup program pengembangan sesuai dengan kebutuhan, kapasitas dan kondisi program studi yang didasari oleh hasil evaluasi diri. Anggaran yang diajukan dalam proposal harus didasari pertimbangan yang kuat serta mencerminkan kebutuhan dan kemampuan program studi untuk mengelolanya dengan penuh tanggung jawab. Pertimbangan dan rasionalitas anggaran akan dijadikan sebagai salah satu pertimbangan dalam penilaian proposal. Ketentuan tentang pagu harus dimaknai sebagai batas atas (maksimal) nilai hibah yang mungkin akan diterima. 3.1 Pagu Dana Hibah Besarnya hibah disesuaikan dengan kebutuhan program studi yang tercermin dari kompleksitas program pengembangan yang diajukan dalam proposal. Besarnya dana hibah maksimum baik batch 1, batch 2, maupun batch 3 ditetapkan berdasarkan jenis hibah, sebagai berikut: • PHK PS Tipe PP: Rp 300.000.000 (tiga ratus juta rupiah) • PHK PS Tipe IP: Rp 500.000.000 (lima ratus juta rupiah) Dana hibah dapat digunakan untuk membiayai pengembangan keahlian staf dan insentif staf, pengembangan program, komponen khusus, pengadaan barang dan pustaka, dan pengelolaan kegiatan (termasuk insentif bagi pengelola program dan aktivitas). Alokasi untuk komponen pembiayaan pengelolaan kegiatan (manajemen program), pada skema PHK PS sebelumnya diambilkan dari dana pendamping. Mulai 2015, fakultas tidak diharuskan menyediakan dana pendamping. 4. Persyaratan Program Studi Pengusul Program studi yang dapat mengajukan proposal adalah program studi yang memenuhi persyaratan kelayakan sebagai berikut. Semua bukti persyaratan berikut dilampirkan dalam proposal. 4.1 Persyaratan PHK PS Tipe PP Batch 1: 2
1. Terakreditasi dengan predikat C atau B atau sudah mengajukan permohonan akreditasi ulang ke BAN PT. Batch 2: 1. Terakreditasi dengan predikat C atau B atau sudah mengajukan permohonan akreditasi ulang ke BAN PT. 2. Telah menyelesaikan semua kewajiban terkait PHK PS Tipe PP batch 1. Program studi yang sudah mengikuti PHK PS Tipe PP selama dua periode (batch 1 dan batch 2) tidak diperbolehkan untuk mengikuti lagi PHK PS Tipe PP. 4.2 Persyaratan PHK PS Tipe IP Batch 1: 1. Terakreditasi dengan predikat A atau B atau sudah mengajukan permohonan akreditasi ulang ke BAN PT. Batch 2 dan 3: 1. Terakreditasi dengan predikat A atau B atau sudah mengajukan permohonan akreditasi ulang ke BAN PT. 2. Telah menyelesaikan semua kewajiban terkait PHK PS Tipe IP batch sebelumnya. Program studi yang sudah mengikuti PHK PS Tipe IP selama tiga periode (batch 1, batch 2, dan batch 3) tidak diperbolehkan untuk mengikuti lagi PHK PS Tipe IP. 5. Penyusunan dan Proses Seleksi Proposal 5.1 Penyusunan Proposal Evaluasi proposal dititikberatkan pada kemampuan program studi dalam melakukan evaluasi diri dan membuat rencana program pengembangan untuk satu tahun. Untuk batch 2 atau batch 3, selain hal tersebut diatas, juga mempertimbangkan kemampuan pelaksanaan program dan prospek keberlanjutan yang terlihat dalam proposal berdasarkan laporan Tim Monitoring dan Evaluasi (Tim Monev). Penyusunan proposal harus sesuai dengan format proposal dalam Bagian 8. 5.2 Proses Seleksi Proposal Proses seleksi proposal dilakukan sebagai berikut: 1. BPA membentuk tim reviewer untuk mengevaluasi secara administratif proposal yang dikirimkan oleh program studi pengusul. 2. Desk evaluation dilakukan terhadap proposal yang lolos seleksi administrasi. 3. Program studi yang proposalnya lolos desk evaluation akan diundang oleh BPA untuk melaksanakan presentasi. Presentasi dimaksudkaan untuk pendalaman program dan komitmen pimpinan. Berdasarkan hasil desk evaluation dan presentasi, tim reviewer akan memutuskan apakah proposal yang diajukan disetujui atau ditolak. 4. Proposal yang disetujui harus diperbaiki (jika diperlukan) dan dilanjutkan dengan penyusunan Rencana Implementasi Program (RIP) sebagai finalisasi program dananggaran, serta sebagai dasar untuk nego costing dan penandatangan kontrak. 6. Kriteria Seleksi Seleksi proposal difokuskan pada evaluasi diri program studi dan rencana program pengembangan sebagai tindak lanjut dari hasil evaluasi diri tersebut. Untuk PHK PS batch 2 3
dan batch 3 dalam evaluasi diri harus terlihat keberlanjutan dari hasil program batch sebelumnya. Didasari atas pemikiran ini maka proposal dievaluasi dengan menggunakan kriteria berikut: 1. Kepemimpinan dan Komitmen Institusi (20%) Kualitas kepemimpinan institusi dinilai antara lain dari kualitas proposal secara keseluruhan dan kemampuan program studi untuk merencanakan dan menjalankan program peningkatan mutu dan layanan program studi, kejelasan arah pengembangan program studi yang dinyatakan dalam pernyataan visi dan misi program studi, serta program pengembangan yang tercantum dalam rencana strategis program studi/fakultas. Komitmen institusi dalam mendukung program peningkatan mutu khususnya yang terkait dengan proposal yang diajukan akan ditelaah antara lain dari komitmen institusi dalam mengembangkan dan memelihara good practice yang telah dan akan dikembangkan di tingkat institusi. Komitmen ini ditunjukan pula dengan penyediaan dana pendamping. 2. Kualitas evaluasi diri (30%) Evaluasi diri yang dimaksud di sini adalah evaluasi diri program studi secara keseluruhan dan spesifik dikaitkan dengan: 1. Persyaratan akreditasi A dan ketercapaian sasaran mutu universitas bagi PHK PS Tipe PP. 2. Persyaratan akreditasi internasional serta ketercapaianya sasaran mutu universitas bagi PHK PS Tipe IP. Laporan evaluasi diri ditelaah dari aspek berikut: 1. Keluasan cakupan aspek yang dievaluasi. 2. Kedalaman analisis yang didukung oleh data/informasi yang handal dan memadai. 3. Ketepatan kesimpulan hasil evaluasi diri yang menggambarkan kemampuan program studi untuk memilih parameter akreditasi dan poin sasaran mutu, sesuai dengan hasil analisis SWOT serta kelayakan pendanaan. 4. Keterkaitan analisis SWOT dan program pengembangan yang diajukan, yang ditunjukkan dengan simulasi perhitungan baseline nilai akreditasi dan nilai akhir yang ditargetkan untuk parameter yang dipilih. 5. Untuk PHK PS batch 2 dan batch 3, harus terlihat benang merah yang menunjukkan keberlanjutan program yang dicapai pada batch sebelumnya. 3. Mutu dan relevansi program yang diusulkan (30%) Aktivitas yang diusulkan harus disusun secara sistematis sesuai dengan sasaran peningkatan kapasitas institusi yang telah ditetapkan. Kriteria ini akan digunakan untuk menelaah kejelasan dan koherensi aktivitas yang diajukan. Relevansi program harus ditunjukkan dengan jelas dan terukur dan dikaitkan dengan parameter akreditasi sesuai lembaga akreditasi internasional yang dituju. Kaitkan juga dengan outcome, produk, indikator capaian, dan tahapan pencapaiannya. Gunakan diagram atau tabel jika diperlukan. 4. Kelayakan implementasi dan keberlanjutan program yang diajukan (20%) Penilaian pada aspek ini meliputi kejelasan mekanisme internal pelaksanaan program pengembangan, kelayakan anggaran/program investasi, mekanisme penjaminan keberlangsungan program dan good practice yang dihasilkan, serta jaminan ketersediaan sumberdaya untuk mendukung pelaksanaan program.
4
7. Komponen Pembiayaan Bagian ini menjelaskan kaidah umum masing-masing komponen pembiayaan. Perlu ditekankan di sini bahwa dana hibah ini ditujukan untuk pengembangan dan peningkatan kapasitas, bukan untuk memenuhi kebutuhan rutin unit pengusul. Penyusunan besaran tarif menyesuaikan dengan peraturan di lingkungan UII. Agar pengusul memiliki patokan umum dalam menyusun anggaran yang akan diajukan, berikut diberikan kelompok pembiayaan yang dapat diajukan. 1. Pengembangan staf non gelar (maksimal 35%) Pengembangan staf dapat dilakukan dengan mengirimkan staf ke institusi penyedia pelatihan atau diselenggarakan di institusi sendiri (pelatihan internal). Untuk pengembangan staf ke institusi penyedia pelatihan, biaya yang dapat diajukan mencakup biaya perjalanan (mengacu ke Peraturan Rektor UII No. 16/PR/Rek/DOSDM/IX/2012 Tentang Pembaharuan Pengaturan Tarif-tarif Tertentu di Bidang Administrasi di Lingkungan UII) dan biaya pelatihan (at cost). Biaya pelatihan internal maksimal Rp 25.000.000 untuk setiap penyelenggaraan. Dana pelatihan internal tidak dapat digunakan untuk honorarium peserta. Setiap pelatihan harus dilengkapi dengan terms of reference (TOR) (lihat Lampiran K dan L). 2. Pengembangan program (maksimal 35%) Komponen biaya ini digunakan untuk membiayai kegiatan internal kampus, yang terdiri dari lokakarya atau seminar, yang dijelaskan dalam TOR. Alokasi dana maksimal per kegiatan adalah Rp 25.000.000. Selain itu, komponen biaya ini dapat digunakan untuk peningkatan publikasi karya ilmiah dan realisasi kerjasama, namun bukan untuk biaya penelitian, atau biaya-biaya lain yang sudah tercakup oleh pembiayaan program studi dan/atau fakultas dan/atau universitas. Untuk kegiatan-kegiatan dengan pembiayaan seperti tersebut di depan, harus ada kontribusi pembiayaan dari program yang tercantum dalam RKAT program studi/fakultas, dan dicantumkan dalam rencana anggaran hibah PHK PS. 3. Pengadaan barang (maksimal 40%) Komponen biaya ini mencakup pengadaan: (1) pustaka, (2) peralatan laboratorium, (3) fasilitas penunjang pembelajaran lain. Mengingat terbatasnya jumlah dana yang tersedia, komponen ini tidak dimaksudkan untuk investasi besar, melainkan untuk peningkatan kapasitas dan pengembangan layanan saja. Harga perhitungan sendiri (HPS) harus ditetapkan dengan mengacu pada ketentuan yang berlaku. Dana hibah tidak dapat digunakan untuk pengadaan sarana kendaraan (motor dan mobil) meskipun untuk keperluan kantor/manajemen. 4. Komponen khusus (maksimal 35%) Komponen biaya khusus ini digunakan untuk program-program yang tidak termasuk ketiga komponen di atas dan harus disertai justifikasi yang memadai. 5. Manajemen Program (maksimal Rp 45.000.000) Komponen biaya ini digunakan untuk mendukung penanganan dan administrasi proyek. Termasuk di dalamnya adalah honorarium untuk pengurus inti pelaksana program (koordinator, sekretaris, bendahara, penanggung jawab program/kegiatan, dan staf pembantu 5
pelaksana yang tertera dalam struktur), dan pemeliharaan peralatan yang akan diadakan melalui kegiatan ini, serta kegiatan rutin sesuai dengan tugas pokok dan fungsi staf untuk menunjang pelaksanaan aktivitas (seperti pemasukan data, rapat rutin, dan lain-lain). 8. Format Proposal Proposal ditulis menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, dengan spasi tunggal, menggunakan jenis huruf Times New Roman ukuran 12 poin. Khusus untuk tabel, ukuran huruf dapat diperkecil untuk meningkatkan keterbacaan. Penulisan proposal harus mengikuti struktur dan format berikut: 1. Halaman judul (sampul) Memuat informasi tentang nama institusi, seperti contoh pada Lampiran A. 2. Halaman identifikasi dan pengesahan Halaman ini berisi informasi ringkas tentang nama dan alamat lengkap program studi, nama dan alamat e-mail Koordinator Task Force, seperti contoh pada Lampiran B. 3. Halaman pernyataan kesanggupan mengikuti aturan Halaman ini berisi pernyataan ketua program studi sebagai ketua pelaksana untuk memenuhi semua persyaratan yang ditetapkan, mengawal implementasi program yang disepakati, dan untuk mengikuti aturan yang berlaku yang terkait dengan pengadaan dan pengelolaan/pelaporan keuangan (lihat contoh pada Lampiran C). 4. Daftar isi 5. Ringkasan eksekutif (maksimum 1 halaman) Memuat intisari proposal, khususnya kesimpulan hasil evaluasi diri dan strategi yang dipilih dan diajukan untuk pengembangan program studi dan kaitannya dengan rencana pengembangan program studi secara keseluruhan. 6. Bab 1: Rencana strategis pengembangan program studi (maksimum 4 halaman) Bagian ini memuat informasi ringkas tentang rencana strategis program studi yang saat ini dijalankan dan dijadikan landasan untuk penyusunan rencana program pengembangan. Informasi yang dimaksud paling tidak memuat jangka waktu rencara strategis, visi dan misi program studi, serta strategi utama dan pola ilmiah pokok atau fokus program studi yang telah ditetapkan. Kemudian, secara ringkas tuliskan hasil evaluasi atas pelaksanaan rencara strategis tersebut dan capaian hingga akhir 2015. Dokumen rencara strategis program studi/fakultas (yang resmi dan masih berlaku) harus disampaikan dalam dokumen terpisah. 7. Bab 2: Evaluasi diri di tingkat program studi (maksimum 30 halaman) Bagian ini berisi evaluasi diri di tingkat program studi yang merupakan landasan untuk usulan program pengembangan yang diajukan. Aspek-aspek yang dievaluasi adalah aspek-aspek yang terkait langsung dan tidak langsung dengan aspek dan parameter akreditasi BAN PT dan butir-butir sasaran mutu universitas (bagi program PHK PS Tipe PP), sedangkan bagi PHK PS Tipe IP aspek dan parameter yang dievaluasi sesuai dengan aspek dan parameter yang terkait langsung dengan akreditasi internasional yang dituju serta sasaran mutu universitas. 6
Beberapa aspek yang perlu disajikan antara lain: a. Profil lingkungan eksternal Bagian ini memuat hasil analisis atas lingkungan eksternal program studi yang relevan, mencakup peluang dan tantangan yang dihadapi program studi, khususnya terkait dengan program yang diajukan. b. Evaluasi sistem tata kelola dan organisasi program studi Bagian ini memuat hasil evaluasi atas organisasi dan sistem tata kelola yang saat ini diterapkan di program studi dalam upaya untuk mengidentifikasi persoalan yang dihadapi program studi menyangkut aspek-aspek tersebut. Evaluasi didasari atas suatu acuan normatif untuk menetapkan efektivitas dan efisiensi sistem tatakelola dan organsiasi yang ada. c. Evaluasi kinerja dan manajemen program akademik Bagian ini memuat evaluasi penyelenggaraan program akademik oleh program studi yang mencakup kegiatan pendidikan (seluruh jenjang pendidikan), penelitian, dan layanan pada masyarakat. Dalam hal kinerja akademik, aspek-aspek yang dievaluasi diharapkan meliputi aspek input, proses, dan output. Untuk bidang penelitian dan layanan serta evaluasi misalnya menyangkut intensitas kegiatan, proyek penelitian atau layanan yang telah dilakukan, hasil-hasil kegiatan seperti publikasi ilmiah, paten/HaKI, dana kerjasama, dan lain-lain. Dalam aspek manajemen program akademik, diharapkan mencakup siklus lengkap proses manajemen yang meliputi perencanaan, penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi, dan pengembangan. Profil akademik ini harus dapat melandasi kesimpulan tentang kinerja program akademik yang diselenggarakan, khususnya dalam hal efisiensi internal, mutu dan relevansi serta daya saing program studi. d. Evaluasi ketersediaan dan manajemen sumber daya Bagian ini memuat hasil evaluasi atas ketersediaan sumber daya untuk mendukung program program studi dan sistem manajemen sumber daya yang diterapkan di program studi. Sumber daya dimaksud meliputi sumber daya manusia (staf akademik dan non akademik), keuangan, informasi, sarana dan prasarana. Dari aspek ketersediaan dan kecukupan, evaluasi mencakup kelayakan dan daya dukung (service level) sumber daya yang dimiliki program studi untuk menyelenggarakan kegiatan akademik. Dari aspek manajemen, evaluasi menyangkut siklus lengkap proses manajemen yang meliputi perencanaan, penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi, dan pengembangan. e. Evaluasi sistem penjaminan mutu di tingkat fakultas Bagian ini memuat evaluasi atas penerapan sistem penjaminan mutu di tingkat fakultas, yang meliputi evaluasi sistem manajemen mutu, kelembagaan, dan sumber daya pelaksana penjaminan mutu (quality assurance). f. Evaluasi aspek-aspek spesifik Bagian ini memuat evaluasi aspek-aspek spesifik yang berkaitan dengan spesifikasi tujuan hibah yang disasar (poin ini memberikan bobot penting bagi penilaian). Pada bagian ini harus dicantumkan simulasi perhitungan baseline skor akreditasi, skor akhir yang ditargetkan serta analisis parameter yang harus dinaikkan serta hubungannya dengan aspek-aspek khusus yang akan ditonjolkan. 7
g. Ringkasan evaluasi diri Bagian ini memuat ringkasan evaluasi diri yang dilandasi atas kelemahan atau permasalahan, kekuatan atau potensi yang ada di program studi dan peluang serta tantangan yang dihadapi program studi. Bagian ini harus mencerminkan posisi relatif program studi serta menjadi dasar untuk menetapkan pilihan strategi yang diajukan. h. Ringkasan strategi/solusi alternatif Bagian ini berisi ringkasan masalah yang teridentifikasi dan strategi penyelesaian yang merupakan hasil sintesis dari kesimpulan evaluasi diri. Ringkasan ini juga menjelaskan peta dan benang merah yang menggambarkan hubungan antara outcome dan rincian outcome (sebutkan butir referensi parameter akreditasi di naskah asli dari lembaga akreditasi internasional yang disasar) dengan output dan indikator kinerja. Gunakan diagram atau tabel jika diperlukan. i. Nilai baseline indikator kinerja Nilai baseline didasarkan pada pencermatan kecenderungan tiga tahun terakhir dari setiap indikator kinerja yang bersesuaian. Indikator kinerja terdiri dari indikator kinerja program, dan indikator kinerja aktivitas (untuk program yang lebih dari satu aktivitas). Indikator kinerja program adalah indikator kinerja yang menunjukkan keberhasilan dalam mencapai parameter akreditasi yang menunjukkan keberhasilan program yang diusulkan. Indikator kinerja aktivitas adalah penjabaran dari indikator kinerja program yang menunjukkan keberhasilan aktivitas yang diusulkan. 8. Bab 3: Usulan program pengembangan (maksimum 20 halaman). Bagian ini berisi usulan program dan rincian aktivitas. Setiap program yang diusulkan sesuai dengan kebutuhan yang tercermin dalam evaluasi diri. Bagian ini harus memuat: a. Tujuan program Rumusan tujuan mengacu pada tujuan hibah ini dan dipertajam sesuai dengan hasil dari analisis SWOT dan latar belakang yang juga tercermin dalam judul. b. Sasaran program Rumusan sasaran mengacu pada sasaran hibah ini dan dipertajam sesuai dengan latar belakang, evaluasi diri, dan analisis SWOT. c. Outcome program Outcome untuk program PHK PS Tipe PP adalah terakreditasinya program studi dengan predikat A dan tercapaianya sasaran mutu universitas. Tambahkan outcome rincian yang spesifik sesuai dengan parameter akreditasi dari BAN PT yang dituju. Outcome untuk program PHK PS Tipe IP adalah terakreditasinya program studi dengan akreditasi internasional serta tercapaianya sasaran mutu universitas. Bagian ini memuat outcome rincian yang spesifik sesuai dengan parameter akreditasi dari lembaga akreditasi internasional yang dituju sesuai dengan disiplin ilmunya.
8
d. Output program Output untuk program PHK PS Tipe PP adalah produk yang berkaitan dengan syarat kenaikan akreditasi program studi ke predikat A dan sasaran mutu universitas. Bagian ini memuat penjelasan atau peta benang merah yang menggambarkan hubungan rumusan output dengan outcome rincian yang dituju. Output untuk program PHK PS Tipe IP adalah produk yang berkaitan dengan akreditasi internasional dan sasaran mutu universitas. Bagian ini memuat penjelasan atau peta benang merah yang menggambarkan hubungan rumusan output dengan outcome rincian yang dituju. e. Indikator kinerja program Indikator kinerja program PHK PS Tipe PP adalah peningkatan capaian pada parameter yang berkaitan dengan syarat kenaikan akreditasi program studi ke predikat A dan sasaran mutu universitas. Bagian ini memuat penjelasan atau peta benang merah yang menggambarkan hubungan rumusan indikator kinerja dengan output dan dengan outcome rincian yang dituju. Indikator kinerja program PHK PS Tipe IP adalah peningkatan capaian pada parameter yang berkaitan dengan syarat akreditasi internasional dan sasaran mutu universitas. Bagian ini memuat penjelasan yang dilengkapi peta benang merah (dapat berupa diagram tulang ikan [fishbone diagram]) yang menggambarkan hubungan rumusan indikator kinerja dengan output dan dengan outcome rincian yang dituju. Indikator kinerja harus dirumuskan dengan parameter yang terukur dan dilengkapi dengan baseline serta cara pengukurannya. Untuk program yang terdiri dari lebih dari satu aktivitas maka indikatornya harus dirinci dalam indikator kinerja aktivitas. Bagian ini dilengkapi dengan tabel sebagai berikut: Program
Indikator Kinerja Program
Program 1
………… ……..
Program 2
Program n
Sebelum hibah
Setelah program hibah batch 1
Setelah program hibah batch 2
Setelah program hibah batch 3
Cara pengukuran
f. Deskripsi usulan aktivitas Deskripsi setiap usulan aktivitas mengikuti struktur sebagai berikut: judul aktivitas, latar belakang, rasional, tujuan, mekanisme dan rancangan, jadwal pelaksanaan, indikator aktivitas (serta indikator kinerja program yang relevan), sumber daya yang dibutuhkan, keberlanjutan, unit terkait dan penanggung jawab kegiatan. Indikator aktivitas harus dijelaskan keterkaitannya dengan indikator kinerja program, sehingga sinkronisasi antar keduanya terlihat.
9
Format untuk deskripsi usulan masing-masing aktivitas dapat dilihat pada Lampiran D. Jika program hanya terdiri dari satu aktivitas, maka program otomatis menjadi usulan aktivitas. 9. Bab 4: Rekapitulasi anggaran Rekapitulasi anggaran merupakan usulan anggaran total program studi yang didasarkan atas usulan anggaran pada setiap aktivitas yang direncanakan. Lihat contoh pada Lampiran E (total anggaran yang diusulkan). 10. Lampiran Berisi data dan informasi pendukung yang relevan dengan isi evaluasi diri dan program pengembangan. 9. Jadwal Pemasukan Proposal Rancangan jadwal pelaksanaan PHK PS 2015: No. 1 2 3 4 5 6 7 8
Kegiatan Sosialisasi Penyerahan proposal Seleksi (administrasi, desk evaluation, presentasi) Pendampingan perbaikan proposal/pembuatan RIP Nego costing dan kontrak Pengumpulan laporan tengah grantee Pengumpulan laporan akhir grantee Diseminasi
9
Monitoring dan evaluasi
Jadwal Pekan II Januari 2015 6 Februari 2015 Pekan II Februari 2015 Pekan III Februari 2015 Pekan IV Februari 2015 Pekan II Juli 2015 Pekan IV November 2015 Pekan I Desember 2015 Pekan IV Februari s.d. Pekan IV November 2015*
Catatan: *Jadwal akan dikoordinasikan oleh Tim Monitoring dan Evaluasi (Tim Monev).
10. Administrasi Hibah Proposal dicetak dalam kertas ukuran A4 dengan huruf Time New Roman ukuran 12 poin. Proposal yang dikumpulan, terjilid dengan warna halaman sampul putih (rangkap lima) dan disertai softcopy yang direkam pada CD dengan format pdf. Semua dokumen yang tercetak (termasuk lampiran lampiran dan salinan naskah asli dokumen parameter akreditasi dari board yang dituju) harus terdapat juga di CD (rangkap lima). Proposal disampaikan ke: Badan Pengembangan Akademik Universitas Islam Indonesia, Gedung Prabuningrat Lantai 3 Sayap Utara, Telepon (074) 898444 ext. 1311 paling lambat 6 Februari 2015 pukul 16.00 WIB.
10
Lampiran A. Format sampul depan
PROPOSAL PROGRAM HIBAH KOMPETISI PROGRAM STUDI 2015 Judul:…. Tipe program1: I. PHK PS Tipe PP II.PHK PS Tipe IP batch2: I/II/III
(Nama program studi)
BADAN PENGEMBANGAN AKADEMIK UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA 2015
1
Coretlah yang tidak sesuai 2 Coret yang tidak sesuai
11
Lampiran B. Halaman identifikasi dan pengesahan Halaman Identifikasi dan Pengesahan 1. Program studi
: __________________________________________________
2. Fakultas
: __________________________________________________
3. Penanggung jawab
: Dekan
4. Ketua Pelaksana
: Ketua Program Studi
5. Koordinator Task Force Nama
: __________________________________________________
Alamat
: __________________________________________________
Telepon kantor
: __________________________________________________
Telepon seluler
: __________________________________________________
Faksimile
: __________________________________________________
E-mail
: __________________________________________________
Ketua Pelaksana
Koordinator Task Foce
(Ketua program studi)
(____________________) Penanggung Jawab
(Dekan) Catatan: Koordinator Task Force untuk implementasi hibah ditunjuk oleh Ketua Program Studi
12
Lampiran C. Pernyataan kesanggupan mengikuti aturan
Pernyataan Kesanggupan Mengikuti Aturan Bismillahirrohmanirrohim Kami Ketua Program Studi _______________________ sebagai Ketua Pelaksana PHK PS 2015 yang didanai oleh UII melalui BPA, bersedia untuk memenuhi semua persyaratan yang ditetapkan, mengawal implementasi program yang disepakati, dan untuk mengikuti aturan yang berlaku yang terkait dengan pengadaan dan pengelolaan/pelaporan keuangan.
Ketua Pelaksana, Materai
(Ketua program studi)
13
Lampiran D. Format usulan aktivitas Nama aktivitas: _____________________________________________________________ 1. Latar belakang Penjelasan mengenai akar permasalahan atau potensi yang telah berhasil diidentifikasi pada evaluasi diri, yang akan diselesaikan atau dikembangkan dengan melaksanakan aktivitas ini. Nomor halaman dalam laporan evaluasi diri di mana masalah atau potensi tersebut diidentifikasi harus dicantumkan. Dalam latar belakang dijelaskan posisi aktifitas yang diusulkan terhadap tujuan, sasaran, dan outcome 2. Rasional Jelaskan argumentasi (alasan) tentang mengapa usulan aktivitas ini adalah pilihan yang tepat untuk menyelesaikan akar permasalahan yang disampaikan pada latar belakang. Untuk PHK PS batch 2 dan batch 3, tunjukkan bahwa program tersebut merupakan keberlanjutan dari program pada batch sebelumnya. 3. Tujuan Uraikan tujuan yang ingin dicapai oleh kegiatan ini dan dampak yang diharapkan serta keterkaitan dengan tujuan, sasaran, dan outcome program secara keseluruhan yang akan dicapai. Penetapan tujuan harus dapat dijabarkan menjadi indikator kinerja yang terukur. 4. Mekanisme dan rancangan Uraikan rincian, tahapan, dan langkah-langkah aktivitas (sub-aktivitas) yang akan dilaksanakan, secara ringkas dan jelas dalam bentuk narasi untuk mencapai tujuan yang ditargetkan. Sub-aktivitas bukan merupakan kegiatan investasi. 5. Sumberdaya yang dibutuhkan Berdasarkan mekanisme dan rancangan, jelaskan biaya yang dibutuhkan untuk melakukan setiap sub-aktivitas (selama satu tahun), sebutkan sumber daya yang sudah ada atau bersumber dari sumber daya lainnya. Gunakan tabel sumber daya seperti contoh pada Lampiran F (sajikan tabel tersebut langsung di sini). Bagian ini menjadi dasar untuk pengusulan pengadaan barang dan training peningkatan keahlian staf maupun teknikal asisten. 6. Jadwal pelaksanaan Tentukan rincian jadwal yang realistik dan logis sesuai dengan tahapan pelaksanaan kegiatan sebagaimana diuraikan dalam bagian mekanisme dan rancangan. Rencana aktivitas 01
02
03
04
05
2015 06
07
08
09
10
11
12
<sub-aktivitas a> <sub-aktivitas b> <sub-aktivitas c> <sub-aktivitas n>
7. Indikator keberhasilan aktivitas • Indikator keberhasilan aktivitas adalah ukuran pencapaian tujuan. • Cantumkan kondisi pada saat sebelum ada hibah dan target indikator kinerja setelah ada hibah.
14
Indikator kinerja program
Indikator kinerja aktivitas
Sebelum hibah
Setelah program hibah batch 1
Setelah program hibah batch 2
Setelah program hibah batch 3
Cara pengukuran
8. Keberlanjutan Jelaskan bagaimana aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah program hibah selesai. Implikasi finansial, alokasi sumber daya dan komitmen manajemen perlu disampaikan pada bagian ini. 9. Penanggungjawab aktivitas Sebutkan nama penanggungjawab aktivitas.
15
Lampiran E. Total anggaran yang diusulkan Komponen pembiayaan (dalam ribu rupiah) No.
Aktivitas
1 2 n Total usulan anggaran Persentase usulan anggaran
Pengembangan staf (1)
Pengembangan prograam (2)
Pengadaaan barang (3)
%
%
%
Khusus (4)
%
Total (dalam ribu rupiah)
Sumber dana PHK PS
100%
RKAT/ Lainnya
Lampiran F. Rincian penggunaan dana manajemen No. 1 2 n
Pos Komponen manajemen 1 Komponen manajemen 2 Komponen manajemen n Jumlah
Volume
17
Satuan
Harga satuan
Jumlah
Lampiran G. Spesifikasi rinci untuk pengembangan staf Uraian
Nama calon
Bidang studi
Perguruan tinggi/instansi yang dituju
Perkiraan lama studi (hari/pekan/bulan)
Total
18
Perkiraan biaya (dalam ribu rupiah)
Sumber dana PHK PS
RKAT/lainnya
Lampiran H. Spesifikasi rinci untuk pengembangan program
Nama program
Bentuk kegiatan (lokakarya/ workshop)
Biaya penyelenggaraan Honorarium nara sumber
Konsumsi
Biaya perjalanan nara sumber
19
Transportasi peserta
Penggandaan materi
Perkiraan biaya (dalam ribu rupiah)
Sumber dana (dalam ribu rupiah) PHK PS
RKAT/lainnya
Lampiran I. Komponen khusus No.
Nama komponen khusus
Spesifikasi
Volume
Satuan
20
Biaya satuan (dalam ribu rupiah)
Total biaya (dalam ribu rupiah)
Sumber dana (dalam ribu rupiah) PHK PS RKAT/lainnya
Lampiran J. Pengadaan barang dan pustaka J1. Pengadaan barang No. 1
Jenis peralatan Peralatan laboratorium
2 Peralatan x 3 Peralatan y 4
Peralatan pendukung
Nama peralatan
Spesifikasi teknis
Fasilitas pendukung
Jumlah
Perkiraan biaya (dalam ribu rupiah)
Sumber dana PHK PS RKAT/lainnya
1. ... 2. ... n. ... 1. ... 2. ... n. ... 1. ... 2. ... n. ... 1. ... 2. ... n. ...
Total dana peralatan Catatan: Perkiraan biaya harus dilampiri referensi biaya dari pemasok/vendor.
J2. Spesifikasi rinci untuk pengadaan bahan pustaka Judul buku
Pengarang
Penerbit
ISBN
Jumlah
Biaya per unit
Total Catatan: Perkiraan biaya harus dilampiri referensi biaya dari pemasok/vendor.
X
21
Total biaya (dalam ribu rupiah)
PHK PS
Sumber dana RKAT/lainnya
Lampiran K. Contoh terms of reference (TOR) pelatihan staf di luar institusi Nama pelatihan: ____________________________________________________________ 1. Latar belakang Jelaskan secara singkat (maksimum setengah halaman): • Permasalahan yang ingin diselesaikan dengan mengacu pada laporan evaluasi diri dan latar belakang usulan kegiatan. • Penjelasan/rasional yang menghubungkan antara permasalahan dengan tujuan dan indikator. 2. Tujuan Uraikan tujuan spesifik yang ingin dicapai oleh pengembangan staf tidak bergelar dikaitkan dengan tujuan dari aktivitas. 3. Lingkup kegiatan Jelaskan secara spesifik pengembangan staf tidak bergelar yang akan diselenggarakan untuk mendukung tujuan yang ingin diperoleh, termasuk bidang kompetensi yang akan dikembangkan. Pengembangan staf tidak bergelar ini harus disesuaikan dengan rencana pengembangan/peningkatan program dan secara spesifik ditunjukkan hubungan lingkup kegiatan dengan indikator yang ditargetkan. 4. Keluaran Jelaskan tentang rencana pemanfaatan kompetensi yang diperoleh oleh peserta pengembangan staf tidak bergelar untuk mendukung capaian indikator yang ditargetkan. Jelaskan pula ukuran keberhasilan dari kegiatan pelatihan dan/atau magang. 5. Penyelenggara pelatihan/magang Sebutkan kriteria institusi penyelenggara pengembangan staf tidak bergelar dan justifikasi yang digunakan untuk memilih institusi terkait. 6. Peserta Jelaskan kualifikasi, kriteria seleksi, kesesuaian dengan tujuan pengembangan staf tidak bergelar. 7. Jadwal kegiatan Susun jadwal kegiatan sesuai dengan lingkup kegiatan dan jadwal kegiatan yang lain. 8. Anggaran Usulan anggaran harus disusun sesuai dengan harga satuan dan komponen biaya yangdiperbolehkan dalam panduan. Uraian
Nama calon
Bidang studi
Perguruan tinggi/instansi yang dituju
Perkiraan lama studi (hari/pekan/bulan)
Perkiraan biaya (dalam ribu rupiah)
Total Catatan: TOR pengembangan staf tidak bergelar yang dilakukan melalui pengiriman staf untuk pelatihan atau magang di institusi lain harus disusun untuk masing-masing pelatihan dan dilengkapi dengan penawaran.
Lampiran L. Contoh terms of reference (TOR) pelatihan internal Nama pelatihan internal: _____________________________________________________ 1. Latar belakang Jelaskan secara singkat (maksimum setengah halaman): • Permasalahan yang ingin diselesaikan melalui kegiatan pengembangan staf dengan mengacu pada laporan evaluasi diri dan latar belakang usulan kegiatan. • Penjelasan/rasional yang menghubungkan antara permasalahan dengan tujuan serta indikator yang ditargetkan. 2. Tujuan Uraikan tujuan spesifik yang ingin dicapai dengan pelatihan internal yang dikaitkan dengan tujuan dari aktivitas. 3. Lingkup kegiatan Jelaskan secara spesifik pengembangan staf yang akan diselenggarakan untuk mendukung tujuan yang ingin diperoleh, termasuk bidang kompetensi yang akan dikembangkan. Pengembangan staf tidak bergelar melalui pelatihan internal ini harus disesuaikan dengan rencana pengembangan/peningkatan program dan secara spesifik ditunjukkan hubungan lingkup kegiatan dengan indikator yang ditargetkan. 4. Keluaran Jelaskan tentang hasil yang akan diperoleh dari pelatihan internal untuk mendukung pelaksanaan tugas akademik atau non-akademik sehari-hari. Jelaskan pula ukuran keberhasilan dari kegiatan yang diusulkan. 5. Nara sumber Sebutkan kompetensi dan persyaratan nara sumber untuk pelatihan internal yang dimaksud dan justifikasi yang digunakan untuk memilih nara sumber. 6. Peserta Jelaskan jumlah dan kualifikasi/persyaratan peserta disesuaikan dengan tujuan pengembangan staf. Jumlah peserta minimal 10 orang. 7. Jadwal kegiatan Susun jadwal kegiatan sesuai dengan lingkup kegiatan dan jadwal kegiatan yang lain. 8. Anggaran Usulan anggaran harus disusun sesuai dengan harga satuan dan komponen biaya yang diperbolehkan dalam panduan. Komponen pembiayaan Honorarium nara sumber/pembicara/instruktur Konsumsi pelatihan internal [ ___ orang x ___hari] Penggandaan materi Biaya perjalanan narasumber/pembicara/instruktur Transpor peserta pelatihan
Volume
Total
23
Biaya satuan
Total biaya
