PANDUAN PENYUSUNAN PROPOSAL PROGRAM HIBAH KOMPETISI PROGRAM STUDI
(PHK-PS) TAHUN ANGGARAN 2011
BADAN PENGEMBANGAN AKADEMIK UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA 2011
i
KATA PENGANTAR Menindak lanjuti Rencana Strategis Universitas Islam Indonesia dan dalam upaya mencapai Sasaran Mutu Universitas, BPA telah menyusun beberapa program kerja tahun anggaran 2011 diantaranya adalah Program Hibah Kompetisi Program Studi (PHK-PS) Pada Tahun Anggaran 2011 ini, PHK-PS dimaksudkan untuk mendorong Program Studi untuk menyusun program-program yang mengacu kepada pencapaian nilai akreditasi tertinggi, baik dalam lingkup nasional maupun internasional. Kami sangat mengharapkan partisipasi aktif dari semua Program Studi untuk mengikuti PHK-PS ini. Atas perhatian dan kerjasamanya dari seluruh Program Studi kami menyampaikan rasa terima kasih. Akhirnya, ucapan terima kasih dan penghargaan kami sampaikan pula kepada tim yang telah menyusun dan merumuskan panduan penyusunan proposal ini dengan segala keterbatasannya. Yogyakarta, 1 Maret 2011 Badan Pengembangan Akademik Ttd. Dr. Ir. Sugini, MT., IAI
ii
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ............................................................................................................. i KATA PENGANTAR .......................................................................................................... ii DAFTAR ISI ....................................................................................................................... iii I. II.
Latar Belakang ...............................................................................................................................1 Tujuan dan Deskripsi Program ......................................................................................................1
A. Tujuan Program ........................................................................................................1 B. Sasaran .....................................................................................................................1 C. Proses Pengusulan Proposal ......................................................................................1 D. Outcomes, Output dan Indikator Kinerja ...................................................................1 1. PHK-PS Pengembangan Prodi ..............................................................................1 2. PHK-PS Unggulan Prodi .......................................................................................2 III.
Besaran Dana Hibah dan Dana Pendamping .................................................................................2
A. Pagu Dana Hibah ......................................................................................................2 B. Dana Pendamping dari Fakultas ................................................................................2 IV.
Persyaratan Program Studi Pengusul .............................................................................................3
A. Persyaratan PHK-PS Pengembangan Program Studi .................................................3 B. Persyaratan PHK PS Unggulan Program Studi ..........................................................3 V.
Penyusunan dan Proses Seleksi Proposal .......................................................................................3
A. Penyusunan Proposal ................................................................................................3 B. Proses Seleksi Proposal .............................................................................................3 VI.
Kriteria Seleksi ...............................................................................................................................4
1. Kepemimpinan dan Komitmen Institusi (20%) ..........................................................4 2. Kualitas evaluasi diri (30%) .......................................................................................4 3. Mutu dan relevansi program yang diusulkan (30%) ...................................................4 4. Kelayakan implementasi dan keberlanjutan program yang diajukan (20%) ................5 VII. Komponen Pembiayaan .................................................................................................................5
A. Pengembangan staf non gelar dalam dan luar negeri..................................................5 B. Pengembangan Program ............................................................................................5 C. Komponen khusus.....................................................................................................5 D. Pengadaan barang .....................................................................................................5 E. Manajemen Program .................................................................................................6 VIII. Format Proposal .............................................................................................................................6
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Halaman Judul (Cover) ...........................................................................................6 Halaman Identifikasi dan Pengesahan .....................................................................6 Halaman Pernyataan Dana Pendamping ..................................................................6 Daftar Isi ................................................................................................................6 Ringkasan Eksekutif (maksimum 1 halaman)..........................................................6 Bab 1: Rencana strategis pengembangan Prodi (maksimum 4 halaman) ..................6 Bab 2: Evaluasi diri di tingkat Prodi (maksimum 30 halaman) ................................7 iii
8. Bab 3: Usulan program pengembangan (maksimum 20 halaman). ..........................8 9. Bab 4: Rekapitulasi Anggaran.................................................................................8 10. Lampiran, berisi data dan informasi pendukung yang relevan dengan isi evaluasi diri dan program pengembangan. ............................................................................8 IX.
Jadwal Pemasukan Proposal ..........................................................................................................8
X.
Administrasi Hibah ........................................................................................................................9
XI.
LAMPIRAN .................................................................................................................................10
A. Format Sampul Depan ............................................................................................10 B. Halaman Identifikasi dan Pengesahan .....................................................................11 C. Pernyataan Komitmen Dana Pendamping................................................................12 D. Format Usulan Aktivitas .........................................................................................13 E. Tabel biaya yang dibutuhkan...................................................................................14 F. Tabel RAB Dana Pendamping ................................................................................14 G. Formulir Pengadaan Barang ....................................................................................14 H. Contoh Laporan Buku Kas Umum ..........................................................................16 I. Contoh Laporan Keuangan (Laporan Tengah)*)......................................................17 J. Contoh Laporan Realisasi Fisik (Tengah)*) ............................................................18 K. Contoh Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan (Laporan Akhir) .............................19
iv
I.
Latar Belakang
Akreditasi merupakan suatu proses yang digunakan lembaga yang berwenang dalam memberikan pengakuan formal bahwa suatu institusi mempunyai kemampuan untuk melakukan kegiatan tertentu. Dengan demikian akreditasi program studi merupakan bentuk legitimasi atau pengakuan yuridis pemerintah tentang mutu, efisiensi, serta relevansi pengelolaan akademik program studi, sehingga status akreditasi menjadi sesuatu yang sangat penting yang harus diraih oleh sebuah program studi. Sampai saat ini masih banyak Program Studi di UII yang status akreditasinya masih B. Hal ini menjadi tantangan bagi Program Studi yang bersangkutan untuk meningkatkannya. Untuk mendapatkan status akreditasi yang tinggi diperlukan persiapan yang sungguhsungguh, baik mengenai penyiapan datanya maupun pelaksanaan kegiatan yang mempunyai kontribusi dalam penilaian akreditasi. Untuk membantu persiapan tersebut, Program Studi perlu dikondisikan agar menyiapkan data maupun kegiatan yang diperlukan. Dalam rangka pengkondisian inilah, BPA bermaksud mengadakan Program Hibah Kompetisi Program Studi (PHK-PS). Dalam program hibah ini akan dimasukkan parameter-parameter yang nantinya berguna untuk mendapatkan status akreditasi baik di lingkup nasional maupun internasional. II.
Tujuan dan Deskripsi Program
A. Tujuan Program PHK-PS adalah hibah yang diberikan oleh UII kepada program studi di lingkungan UII guna meningkatkan kualitas kelembagaan dan pengelolaan program studi dalam upaya mencapai status akreditasi tertinggi dan menuju World Class University. Untuk keperluan tersebut maka program ini dibagi menjadi dua jenis yaitu yang pertama Hibah Pengembangan Prodi yang ditujukan untuk peningkatan pencapaian akreditasi A dan yang kedua Hibah Unggulan Prodi yang ditujukan untuk peningkatan International Acreditation atau International Recognition. B. Sasaran Sasaran PHK-PS Pengembangan Prodi adalah Progran Studi di lingkungan Universitas Islam Indonesia dengan akreditasi B, sedangkan sasaran PHK-PS Unggulan Prodi adalah Program Studi di lingkungan Universitas Islam Indonesia dengan akreditasi A. C. Proses Pengusulan Proposal Program Studi pengusul mengirimkan proposal kepada BPA dalam bentuk hard-copy rangkap 4 dan soft copy dalam bentuk CD D. Outcomes, Output dan Indikator Kinerja Program-program yang diusulkan dalam PHK-PS ini harus mempunyai Outcome dan Output yang terukur yang ditunjukkan oleh Indikator Kinerja. 1. PHK-PS Pengembangan Prodi a. Outcomes Terakreditasinya Prodi dengan nilai A dan tercapaianya Sasaran Mutu Universitas. 1
b. Output Produk yang berkaitan dengan syarat kenaikan akreditasi prodi ke nilai A dan Sasaran Mutu Universitas. c. Indikator Kinerja Peningkatan capaian pada parameter produk yang berkaitan dengan syarat kenaikan akreditasi prodi ke nilai A dan Sasaran Mutu Universitas. 2. PHK-PS Unggulan Prodi a. Outcomes Terakreditasinya Prodi dengan international acreditation dan atau international recognition serta tercapaianya Sasaran Mutu Universitas. b. Output Produk yang berkaitan dengan international acreditation dan atau international recognition serta Sasaran Mutu Universitas. c. Indikator Kinerja Peningkatan capaian pada parameter produk yang berkaitan dengan syarat international acreditation dan atau international recognition serta Sasaran Mutu Universitas. III.
Besaran Dana Hibah dan Dana Pendamping
Program Studi diharuskan mengajukan proposal yang mencakup program pengembangan sesuai dengan kebutuhan, kapasitas dan kondisi Program Studi yang didasari oleh hasil evaluasi diri. Untuk PHK-PS ini, satu Program Studi hanya dapat mengajukan satu proposal. Anggaran yang diajukan dalam proposal harus didasari pertimbangan yang kuat serta mencerminkan kebutuhan dan kemampuan Program Studi untuk mengelolanya dengan penuh tanggung-jawab. Pertimbangan dan rasionalitas anggaran akan dijadikan sebagai salah satu pertimbangan dalam penilaian proposal. Ketentuan tentang pagu harus dimaknai sebagai batas atas (maksimal) nilai hibah yang mungkin akan diterima. A. Pagu Dana Hibah Besarnya hibah disesuaikan dengan kebutuhan Program Studi yang tercermin dari kompleksitas program pengembangan yang diajukan dalam proposal. Besarnya dana hibah maksimum ditetapkan berdasarkan jenis hibah, sebagai berikut: a. PHK-PS Pengembanga Prodi : untuk 2 pemenang @300 Juta Rupiah b. PHK-PS Unggulan Prodi : untuk 1 pemenang 400 Juta Rupiah Dana hibah dapat digunakan untuk membiayai pengembangan keahlian staf dan insentif staf, pengembangan program, komponen khusus, pengadaan barang dan pustaka, dan manajemen program. Dana hibah tidak dapat digunakan untuk pengadaan sarana kendaraan (motor dan mobil) meskipun untuk keperluan kantor/manajemen. B. Dana Pendamping dari Fakultas Fakultas dari Program Studi yang menang wajib menyediakan dana pendamping minimal 10% dari dana yang dianggarkan dan harus mencukupi (serta dialokasikan) untuk kebutuhan: 1. Pengelolaan kegiatan, termasuk insentif bagi pengelola program dan aktivitas. 2
2. Operasi dan pemeliharaan peralatan yang akan diperoleh melalui kegiatan ini. Dana pendamping tersebut disediakan dan dihitung sesuai dengan termin pembayaran dana seperti tertuang dalam kontrak, dan akan dijadikan sebagai salah satu prasyarat untuk realisasi kontrak dengan pihak Rektor. Kesanggupan Fakultas untuk menyediakan dana pendamping dinyatakan dalam surat pernyataan bermeterai cukup yang ditandatangani oleh Dekan (lihat Lampiran C, halaman c). Apabila Fakultas menyatakan komitmen untuk menyediakan dana pendamping lebih besar dari dana pendamping minimum sebagaimana tersebut di atas, maka hal itu akan memberikan nilai tambah. IV.
Persyaratan Program Studi Pengusul
A. Persyaratan PHK-PS Pengembangan Program Studi Program Studi yang dapat mengajukan proposal adalah Program Studi yang memenuhi persyaratan kelayakan sebagai berikut: 1. Ijin operasional Program Studi masih berlaku yang dibuktikan dengan foto kopi SK Dikti. 2. Terakreditasi B yang dibuktikan dengan foto kopi lampiran SK BAN-PT. 3. Tidak sedang menerima hibah yang dinyatakan dalam surat pernyataan bermaterai. B. Persyaratan PHK PS Unggulan Program Studi Program Studi yang dapat mengajukan proposal adalah Program Studi yang memenuhi persyaratan kelayakan sebagai berikut: 1. Ijin operasional Program Studi masih berlaku yang dibuktikan dengan foto kopi SK Dikti. 2. Terakreditasi A yang dibuktikan dengan foto kopi lampiran SK BAN-PT. 3. Tidak sedang menerima hibah yang dinyatakan dalam surat pernyataan bermaterai. V.
Penyusunan dan Proses Seleksi Proposal
A. Penyusunan Proposal Evaluasi Proposal dititikberatkan pada kemampuan Program Studi dalam melakukan evaluasi diri dan merancang rencana program pengembangan untuk 1 tahun. B. Proses Seleksi Proposal Proses seleksi proposal dilakukan sebagai berikut : 1. Program Studi pengusul mengirimkan proposal kepada BPA. Proposal akan diseleksi administrasi oleh tim PHK-PS di BPA. 2. Selanjutnya proposal yang lolos seleksi administrasi akan dilakukan desk evaluasi oleh tim reviewer independen 3. Bagi proposal prodi yang lolos desk evaluasi akan dilakukan site visit. Proposal yang lolos site visit akan diputuskan sebagai berikut : i) Proposal disetujui tanpa perbaikan ii) Proposal disetujui dan perlu perbaikan iii) Proposal ditolak 3
4. Bagi proposal yang disetujui dilanjutkan dengan finalisasi program dan anggaran serta nego costing dan penandatangan kontrak. 5. Proses selanjutnya adalah pelaksanaan PHK-PS. VI.
Kriteria Seleksi
Seleksi proposal yang diajukan difokuskan pada evaluasi diri Program Studi dan rencana program pengembangan sebagai tindak lanjut dari hasil evaluasi diri tersebut. Satu Program Studi hanya mengusulkan satu proposal. Didasari atas pemikiran ini maka proposal dievaluasi dengan menggunakan kriteria berikut ini : 1. Kepemimpinan dan Komitmen Institusi (20%) Kualitas kepemimpinan institusi dinilai antara lain dari kualitas proposal secara keseluruhan dan kemampuan Program Studi untuk merencanakan dan menjalankan program peningkatan mutu dan layanan Program Studi, kejelasan arah pengembangan Program Studi yang dinyatakan dalam pernyataan visi dan misi Program Studi, serta program pengembangan yang tercantum dalam renstra Fakultas. Komitmen institusi dalam mendukung program peningkatan mutu khususnya yang terkait dengan proposal yang diajukan akan ditelaah antara lain dari: komitmen institusi dalam mengembangkan dan memelihara good practices yang telah dan akan dikembangkan di tingkat institusi. Komitmen Fakultas ditunjukan dengan penyediaan dana pendamping. 2. Kualitas evaluasi diri (30%) Evaluasi diri yang dimaksud di sini adalah evaluasi diri Program Studi secara keseluruhan dan spesifik dikaitkan dengan : 1. Persyaratan akreditasi A dan ketercapaian Sasaran Mutu Universitas bagi PHK-PS Pengembangan Prodi. 2. Persyaratan international acreditation dan atau international recognition serta ketercapaianya Sasaran Mutu Universitas bagi PHK-PS Unggulan Prodi. Laporan evaluasi diri ditelaah dari 3 aspek yaitu : 1. Keluasan cakupan aspek yang dievaluasi, 2. Kedalaman analisis yang didukung oleh data/informasi yang handal dan memadai, 3. Ketepatan kesimpulan hasil evaluasi diri yang menggambarkan kemampuan prodi untuk memilih parameter akreditasi dan poin sasaran mutu yang signifikan dan logic thinking SWOT serta feasibility pendanaan, 4. Keterkaitan analisis SWOT dan program pengembangan yang diajukan. 3. Mutu dan relevansi program yang diusulkan (30%) Untuk aktivitas yang diusulkan harus disusun secara sistematis dan terprogram menuju sasaran peningkatan kapasitas institusi yang telah ditetapkan. Kriteria ini akan digunakan untuk menelaah kejelasan dan koherensi aktivitas yang diajukan.
4
4. Kelayakan implementasi dan keberlanjutan program yang diajukan (20%) Penilaian pada aspek ini meliputi kejelasan mekanisme internal pelaksanaan program pengembangan, kelayakan anggaran/program investasi (RAB), mekanisme penjaminan keberlangsungan program dan good practices yang dihasilkan, serta jaminan ketersediaan sumberdaya untuk mendukung pelaksanaan program. Termasuk dalam kriteria ini adalah kelayakan jumlah mahasiswa yang akan menerima manfaat dari hibah. VII.
Komponen Pembiayaan
Bagian ini akan menjelaskan kaidah umum masing-masing komponen pembiayaan. Perlu ditekankan di sini bahwa dana hibah ini ditujukan untuk pengembangan dan investasi, bukan untuk memenuhi kebutuhan rutin unit pengusul. Pemanfaatan dana hibah untuk keperluan rutin seperti honor atau tambahan gaji bagi staf atau karyawan perguruan tinggi sama sekali tidak dapat dibenarkan. Proses pengadaan barang dan jasa yang bersumber dari dana hibah ini hendaknya mengikuti Peraturan PYBW No. 6 Tahun 2009 tanggal 15 Desember 2009 tentang Pengadaan Penggunaan Pemeliharaan dan Penghapusan Barang. Agar pengusul memiliki patokan umum dalam menyusun anggaran yang akan diajukan, berikut diberikan kelompok pembiayaan yang dapat diajukan. A. Pengembangan staf non gelar dalam dan luar negeri Pelatihan tak bergelar harus dilaksanakan oleh suatu institusi penyedia pelatihan di luar institusi pelaksana hibah (bukan in house training). Biaya yang dapat diajukan mencakup perjalanan pergi-pulang dan biaya pelatihan (at cost). Program pengembangan staf luar negeri hanya ditujukan bagi program PHK-PS Unggulan. B. Pengembangan Program Pengembangan program dipergunakan untuk membiayai kegiatan internal kampus, yang terdiri dari Lokakarya dan seminar atau pelatihan internal. Dana maksimal per kegiatan 15 juta dengan syarat menunjukan TOR. Dana ini tidak diperbolehkan untuk perjalanan dinas peserta. C. Komponen khusus Komponen khusus adalah biaya yang dipergunakan untuk program-program yang harus dilakukan untuk mencapai international acreditation dan atau international recognition. Komponen ini dilengkapi dengan dokumen yang relevan dengan program yang diajukan. D. Pengadaan barang Pengadaan barang mencakup pengadaan: (1) pustaka, dan (2) peralatan laboratorium. Mengingat terbatasnya jumlah dana yang tersedia, komponen ini tidak dimaksudkan untuk investasi major, melainkan untuk peningkatan kapasitas dan pengembangan layanan saja. Harga perhitungan sendiri (HPS) harus ditetapkan dengan mengacu pada ketentuan yang berlaku. Dana hibah tidak dapat digunakan untuk pengadaan sarana kendaraan (motor dan mobil) meskipun untuk keperluan kantor/manajemen. 5
E. Manajemen Program Komponen ini hanya dapat didanai dari dana pendamping yang ditujukan untuk mendukung penanganan dan administrasi proyek. Termasuk diantaranya : honorarium untuk pengurus inti pelaksana program, operasi dan pemeliharaan peralatan yang akan diadakan melalui kegiatan ini, serta kegiatan rutin sesuai dengan tugas pokok dan fungsi staf untuk menunjang pelaksanaan aktivitas (seperti data entry, rapat rutin, dll). Dana pendamping yang harus disediakan oleh setiap institusi pengusul minimal 10% dari dana yang diusulkan untuk diperoleh dari Fakultas. Dana pendamping ini harus dibuat rincian alokasinya. VIII.
Format Proposal
Satu Prodi hanya dapat menyampaikan satu proposal. Proposal ditulis menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, dengan jarak baris 1 spasi (spasi tunggal), menggunakan jenis huruf Times New Roman ukuran 12 points. Khusus untuk tabel, ukuran font bisa diperkecil jika dirasa diperlukan untuk menghemat halaman. Penulisan Proposal harus mengikuti struktur dan format berikut: 1. Halaman Judul (Cover) Memuat informasi tentang nama institusi, seperti contoh pada Lampiran A (halaman 10). 2. Halaman Identifikasi dan Pengesahan Halaman ini berisi informasi ringkas tentang nama dan alamat lengkap Prodi, nama dan alamat e-mail Ketua Pelaksana program di tingkat Prodi, seperti contoh pada Lampiran B (halaman 11). 3. Halaman Pernyataan Dana Pendamping Halaman ini berisi pernyataan singkat dari pimpinan Fakultas bahwa Prodi pengusul sanggup menyediakan dana pendamping, memenuhi semua persyaratan yang ditetapkan, dan kesediaan untuk mengikuti aturan yang berlaku yang terkait dengan pengadaan dan pengelolaan/pelaporan keuangan. Lihat contoh pada Lampiran C (halaman 12). 4. Daftar Isi 5. Ringkasan Eksekutif (maksimum 1 halaman) Memuat intisari Proposal, khususnya kesimpulan hasil evaluasi diri dan strategi yang dipilih dan diajukan untuk pengembangan Prodi dan kaitannya dengan rencana pengembangan Prodi secara keseluruhan. 6. Bab 1: Rencana strategis pengembangan Prodi (maksimum 4 halaman) Bagian ini memuat informasi ringkas tentang rencana strategis Prodi yang saat ini dijalankan dan dijadikan landasan untuk penyusunan rencana program pengembangan. Informasi dimaksud paling tidak memuat jangka waktu renstra, visi dan misi Prodi, serta strategi utama dan pola ilmiah pokok atau fokus Prodi yang telah ditetapkan. Kemudian secara ringkas tuliskan hasil evaluasi atas pelaksanaan renstra tersebut dan capaian hingga akhir Tahun 2011. Dokumen Renstra Prodi (yang resmi dan saat ini berlaku) harus disampaikan dalam dokumen terpisah. 6
7. Bab 2: Evaluasi diri di tingkat Prodi (maksimum 30 halaman) Bagian ini berisi evaluasi diri di tingkat Prodi yang merupakan landasan untuk usulan program pengembangan yang diajukan. Aspek-aspek yang dievaluasi adalah aspek-aspek yang terkait langsung dan tidak langsung dengan aspek dan parameter-parameter akreditasi BAN PT dan butir-butir Sasaran Mutu Universitas (bagi program PHK-PS Pengembangan Prodi), sedangkan bagi PHK-PS Unggulan Prodi aspek dan parameter yang dievaluasi sesuai dengan aspek dan parameter yang terkait langsung dengan international acreditation dan atau international recognition yang dituju serta Sasaran Mutu Universitas. Beberapa aspek yang perlu disajikan antara lain: a. Profil lingkungan eksternal. Bagian ini memuat hasil analisis atas lingkungan eksternal Prodi yang relevan, mencakup peluang dan tantangan yang dihadapi Prodi, khususnya terkait dengan program yang diajukan. b. Evaluasi sistem tatakelola dan organisasi prodi Bagian ini memuat hasil evaluasi atas organisasi dan sistem tata kelola (governance) yang saat ini diterapkan di prodi dalam upaya untuk menemukenali persoalan yang dihadapi prodi menyangkut aspek-aspek tersebut. Evaluasi didasari atas suatu acuan normatif untuk menetapkan efektivitas dan efisiensi sistem tatakelola dan organsiasi yang ada. c. Evaluasi kinerja dan manajemen program akademik Bagian ini memuat evaluasi penyelenggaraan program akademik oleh prodi yang mencakup kegiatan pendidikan (seluruh jenjang pendidikan), penelitian, dan layanan pada masyarakat. Dalam hal kinerja akademik, aspek-aspek yang dievaluasi diharapkan meliputi aspek input, proses, dan output. Untuk bidang penelitian dan layanan serta evaluasi misalnya menyangkut intensitas kegiatan, proyek penelitian atau layanan yang telah dilakukan, hasil-hasil kegiatan seperti publikasi ilmiah, paten/HaKI, dana kerjasama, dll. Dalam aspek manajemen program akademik, diharapkan mencakup siklus lengkap proses manajemen yang meliputi perencanaan, penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi, dan pengembangan. Profil akademik ini harus dapat melandasi kesimpulan tentang kinerja program akademik yang diselenggarakan, khususnya dalam hal efisiensi internal, mutu dan relevansi serta daya saing prodi d. Evaluasi ketersediaan dan manajemen sumberdaya Bagian ini memuat hasil evaluasi atas ketersediaan sumberdaya untuk mendukung program prodi dan sistem manajemen sumberdaya yang diterapkan di prodi. Sumberdaya dimaksud meliputi sumberdaya manusia (staf akademik dan non akademik), keuangan, informasi, sarana dan prasarana. Dari aspek ketersediaan dan kecukupan, evaluasi mencakup kelayakan dan daya dukung (service level) sumberdaya yang dimiliki prodi untuk menyelenggarakan kegiatan akademik. Dari aspek manajemen, evaluasi menyangkut siklus lengkap proses manajemen yang meliputi perencanaan, penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi, dan pengembangan. e. Evaluasi sistem penjaminan mutu di tingkat fakultas. Bagian ini memuat evaluasi atas penerapan sistem penjaminan mutu di tingkat fakultas, yang meliputi evaluasi sistem manajemen mutu, kelembagaan, dan 7
sumberdaya pelaksana Quality Assurance. Evaluasi aspek-aspek lain yang harus ditambahkan yang berkaitan dengan spesifikasi tujuan hibah yang disasar (poin ini memberikan bobot penting bagi penilaian). g. Ringkasan evaluasi diri. Bagian ini memuat ringkasan evaluasi diri yang dilandasi atas kelemahan atau permasalahan, kekuatan atau potensi yang ada di prodi dan peluang serta tantangan yang dihadapi prodi. Bagian ini harus mencerminkan posisi relatif prodi serta menjadi dasar untuk menetapkan pilihan strategi yang diajukan. h. Ringkasan strategi/solusi alternatif Untuk menyelesaikan persoalan yang teridentifikasi atau strategi untuk mengembangkan potensi yang ada, yang merupakan hasil sintesa dari kesimpulan evaluasi diri. i. Nilai baseline indikator kinerja utama dan indikator kinerja tambahan. 8. Bab 3: Usulan program pengembangan (maksimum 20 halaman). Bagian ini berisi usulan program dan rincian aktivitas. Setiap aktivitas yang diusulkan sesuai dengan kebutuhan yang tercermin dalam evaluasi diri. Deskripsi setiap usulan aktivitas disarankan mengikuti struktur sebagai berikut: judul aktivitas, latar belakang, rasional, tujuan, mekanisme dan rancangan, jadwal pelaksanaan, indikator aktivitas (serta indikator kinerja utama yang relevan), sumberdaya yang dibutuhkan, keberlanjutan, unit terkait dan penanggung jawab kegiatan. Contoh format untuk deskripsi masing-masing aktivitas dapat dilihat pada Lampiran D (halaman 13). 9. Bab 4: Rekapitulasi Anggaran Rekapitulasi anggaran merupakan usulan anggaran total prodi yang didasarkan atas usulan anggaran pada setiap aktivitas yang direncanakan. Lihat contoh pada Lampiran E (halaman f). Rekapitulasi anggaran dana pendamping disajikan sesuai Lampiran F (halaman 14). 10. Lampiran, berisi data dan informasi pendukung yang relevan dengan isi evaluasi diri dan program pengembangan. IX.
Jadwal Pemasukan Proposal
Usulan PHK-PS akan diproses sesuai dengan jadwal berikut: No 1 2 3 4 5 a b c d
Kegiatan Penyusunan Panduan Sosialisasi Penyusunan Proposal Penyerahan Proposal ke BPA Seleksi dan Kontrak Persiapan, Administrasi Desk Evaluasi Site visite Revisi proposal
Tanggal (Tahun 2011) Mingu III & IV Febr – Minggu I Maret 2011 Minggu II Maret 2011 Minggu II Maret – Minggu I April 2011 4 April 2011 Minggu I April 2011 Minggu II April 2011 Minggu III April 2011 Minggu III & IV April 2011 8
e Negocosting f Kontrak 6 Pelaksanaan 7 Laporan Antara pelaksana hibah 8 Laporan Akhir pelaksana hibah 9 Proses Monev internal Laporan Monev tahap pertama (RIP) Laporan Monev tahap antara Laporan Monev akhir 10 Laporan akhir penyelenggara hibah
Minggu I Mei 2011 Minggu I Mei 2011 Minggu II Mei – Minggu III Oktober 2011 Minggu II Juli 2011 Minggu III Oktober Minggu II Mei – Minggu III Oktober 2011 Minggu III Juli 2011 Minggu III Oktober 2011 Minggu I November 2011 Minggu I November 2011 X.
Administrasi Hibah
Proposal yang diajukan dicetak dalam kertas ukuran A4 dengan font standar ukuran 12 pt, dengan format sampul depan seperti pada Lampiran 1. Proposal dibuat rangkap 4 (empat), di jilid dengan warna halaman sampul putih. Proposal dan softcopy yang direkam pada 1 CD (dengan format PDF) disampaikan ke: Badan Pengembangan Akademik Universitas Islam Indonesia, Gedung GBPH Prabuningrat lantai 3. Kampus Terpadu, pada tanggal seperti tersebut dalam tabel di atas paling lambat tanggal 4 April 2011 pukul 15.00 WIB. Informasi mengenai program hibah ini dapat dilihat pada situs http://bpa.uii.ac.id/
9
XI.
A. Format Sampul Depan
PROPOSAL PROGRAM HIBAH KOMPETISI PRODI Tahun Anggaran 2011
(Nama Program Studi)
Badan Pengembangan Akademik UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA 2011
10
LAMPIRAN
B. Halaman Identifikasi dan Pengesahan
1
Program Studi
: __________________________________
2
Fakultas
: __________________________________
3
Penanggung Jawab
: __________________________________
4
Ketua Pelaksana Nama
: __________________________________
Alamat
: __________________________________
Telepon Kantor
: __________________________________
Telepon Cellular
: __________________________________
Fax
: __________________________________
e-mail
: __________________________________
Tempat, tanggal…………. Penanggung Jawab, < Ketua Program Studi > ( __________________________________ ) Ketua Pelaksana adalah ketua gugus tugas untuk implementasi hibah yang ditunjuk oleh Ketua Program Studi
11
C. Pernyataan Komitmen Dana Pendamping PERNYATAAN KOMITMEN DANA PENDAMPING UNTUK PROGRAM HIBAH KOMPETISI PRODI TAHUN ANGGARAN 2011
Kami sebagai Pimpinan Fakultas……………dengan ini menyatakan bersedia menyediakan dana pendamping sebesar 10% dari total anggaran PHK-PS yang diajukan oleh Program Studi di lingkngan Fakultas .... Dalam melaksanakan program hibah yang didanai oleh UII melalui BPA ini, kami bersedia memenuhi semua persyaratan sebagaimana ditetapkan dalam panduan dan mengikuti aturan UII yang terkait dengan pengelolaan keuangan serta pengadaan barang. Dekan
(Materai Rp. 6.000,-)
(………………………)
12
D. Format Usulan Aktivitas
1. Latar Belakang Penjelasan mengenai akar permasalahan atau potensi yang telah berhasil diidentifikasi pada evaluasi diri, yang akan diselesaikan atau dikembangkan dengan melaksanakan aktivitas ini. Nomor halaman dalam laporan evaluasi diri di mana masalah atau potensi tersebut diidentifikasi harus dicantumkan. 2. Rasional Jelaskan argumentasi (alasan) tentang mengapa usulan aktivitas ini adalah pilihan yang tepat untuk menyelesaikan akar permasalahan yang disampaikan pada latar belakang. 3. Tujuan Uraikan tujuan yang ingin dicapai oleh kegiatan ini dan dampak yang diharapkan. Penetapan tujuan harus dapat dijabarkan menjadi indikator kinerja yang terukur. 4. Mekanisme dan Rancangan Uraikan rincian, tahapan, dan langkah-langkah aktivitas (sub-aktivitas) yang akan dilaksanakan, secara ringkas dan jelas dalam bentuk narasi untuk mencapai tujuan yang ditargetkan. Sub-aktivitas bukan merupakan kegiatan investasi. 5. Sumberdaya yang dibutuhkan Berdasarkan mekanisme dan rancangan, jelaskan sumberdaya beserta sumber pendanaan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap sub-aktivitas (selama 1 tahun). Gunakan tabel sumberdaya seperti contoh pada Lampiran E (halaman f), sajikan tabel tersebut langsung di sini. 6. Jadwal Pelaksanaan Tentukan rincian jadwal yang realistik dan logis sesuai dengan tahapan pelaksanaan kegiatan sebagaimana diuraikan dalam Mekanisme & Rancangan. Rencana Aktivitas <sub-aktivitas a> <sub-aktivitas b> <sub-aktivitas n>
01
02
03
04
Tahun 2011 05 06 07 08
09
10
11
12
7. Indikator Keberhasilan Aktivitas • Indikator keberhasilan aktivitas adalah ukuran pencapaian tujuan. • Cantumkan kondisi pada saat sebelum ada hibah dan target indikator kinerja setelah ada hibah. Indikator Kinerja
Sebelum program hibah
Setelah program hibah
8. Keberlanjutan Jelaskan bagaimana aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah program hibah selesai. Implikasi finansial, alokasi sumberdaya dan komitmen manajemen perlu disampaikan pada bagian ini. 9. Penanggungjawab Aktivitas <sebutkan nama penanggungjawab kegiatan> 13
E. Tabel biaya yang dibutuhkan Total
Komponen Pembiayaan (Ribu Rp.) No
Tahun/Aktivitas
1 2 ... … n Total Usulan Anggaran Prosentase Usulan Anggaran
1
%
%
%
%
%
%
%
Volume
Satuan
Ribu Rp.
%
100%
F. Tabel RAB Dana Pendamping
Kegiatan Manajemen
No 1 2 ... n
Harga Satuan
Jumlah
Komponen Manajemen 1 Komponen Manajemen 2 ... Komponen Manajemen n Total Usulan Anggaran
G. Formulir Pengadaan Barang
Jenis Peralatan I. Peralatan Laboratoriu m II..........
III......... V. Peralatan Pendukung2
Nama Peralatan
Spesifikasi Teknis
Jumlah
Fasilitas Pendukung
1. ... 2. ... n. ... 1. ... 2. ... n. ... 1. ... 2. ... n. ... 1. ... 2. ... n. ... Total dana peralatan 14
Perkiraan Biaya (ribuanrupiah)
Spesifikasi Rinci untuk Pengadaan Bahan Pustaka
Judul Buku
Pengarang
Penerbit
ISBN
Jumlah
Biaya per Unit
Total
Total Biaya (ribuan rupiah)
X
Spesifikasi Rinci untuk Pengembangan Staf Pendidikan Tidak Bergelar Dalam Negeri
Uraian
Nama Calon
Bidang Studi
Perguruan Perkiraan Tinggi/Instansi Lamastudi yang dituju (hari/minggu/bln
Total
15
Perkiraan Biaya (ribuan rupiah)
H. Contoh Laporan Buku Kas Umum
BUKU KAS UMUM
Bulan : ………….. Tahun 2011 Penerimaan Pengeluaran Debet Tanggal
Uraian
No. Bukti
Jumlah
Tanggal
Transaksi 1 Transaksi 2 Transaksi 3 Jumlah dipindahkan
Uraian
Kredit No. Jumlah Bukti
Transaksi 1 Transaksi 2 Transaksi n Jumlah dipindahkan
………..
………..
Ketua Prodi,
Ketua Pelaksana
(………………………)
(………………………)
Tabel ini hanya digunakan untuk penyusunan laporan pelaksanaan untuk Prodi yang menerima hibah. Pada saat pengajuan proposal tabel ini dikosongkan saja.
16
I. Contoh Laporan Keuangan (Laporan Tengah)*) LAPORAN KEUANGAN (LAPORAN TENGAH) Bukti Nomor
Tanggal
Uraian Transaksi
Penerimaan (Rp)
Pengeluaran (Rp)
Saldo (Rp)
*)Tabel ini hanya digunakan untuk penyusunan laporan pelaksanaan untuk Prodi yang menerima hibah. Pada saat pengajuan proposal tabel ini dikosongkan saja.
Ketua Prodi,
Ketua Pelaksana
(………………………)
(………………………)
17
J. Contoh Laporan Realisasi Fisik (Tengah)*) LAPORAN REALISASI FISIK (TENGAH)
No
Jenis Kegiatan
Volume Rencana
Satuan
1. 2.
Program Pengadaan
Ruang Unit
3. n.
Pembangunan ..
Paket
Volume Realisasi
Keterangan
*)Tabel ini hanya digunakan untuk penyusunan laporan pelaksanaan untuk PTS yang menerima hibah. Pada saat pengajuan proposal tabel ini dikosongkan saja.
Ketua Prodi,
Ketua Pelaksana
(………………………)
(………………………)
18
K. Contoh Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan (Laporan Akhir) LAPORAN REALISASI FISIK & KEUANGAN (Laporan Akhir) No.
Jenis Kegiatan
Satuan
Volume
Jumlah (Rp)
Tabel ini hanya digunakan untuk penyusunan laporan pelaksanaan untuk Prodi yang menerima hibah. Pada saat pengajuan proposal tabel ini dikosongkan saja.
Ketua Prodi,
Ketua Pelaksana
(………………………)
(………………………)
19
