LAPORAN MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL PROGRAM HIBAH KOMPETISI BERBASIS INSTITUSI
Tahun 2011
UNIVERSITAS JAMBI
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Nasional 2011
Lembar Pengesahan
1. Nama Perguruan Tinggi
: Universitas Jambi
2. Penanggung Jawab Nama
: H. Kemas Arsyad Somad, SH., MH
Jabatan
: Rektor
Alamat
: Kampus Pinang Masak.Jl. Raya Jambi-Muara Bulian km 15 Mendalo Darat.36361
Telepon
: (0741) 583377,583111
Fax
:
e-mail
:
3. Ketua Pelaksana Nama
: Dr. Humaryanto, Sp.OT, M.Kes
Alamat
: Jl. Letjen Soeprapto Gedung Ex SLB samping RSUD Raden Mattaher Telanaipura
Telepon
: (0741) 60246
Fax
: (0741) 60246
e-mail
:
[email protected]
4. Tema
:
Tema A,
Tema B,
Tema C
Tema D
Jambi, 11 Agustus 2011 Disampaikan oleh, Rektor Universitas Jambi
H. Kemas Arsyad Somad, SH, MH
2
KATA PENGANTAR
Dalam rangka monitoring dan evaluasi internal (Monevin) terhadap Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter Universitas Jambi (PHKPKPD UNJA) telah dibentuk Tim Monevin berdasarkan SK Rektor UNJA No. 401/H21/DT/2011 tentang Pembentukan Tim Monevin Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) pada Program Studi Pendidikan Dokter Universitas Jambi Tahun akademik 2010/2011. Tim Monevin bertugas melakukan monitoring terhadap pelaksanaan PHK-PKPD, mengevaluasi hasil monitoring tersebut serta melaporkan hasilnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Laporan Monitoring dan Evaluasi Internal PHK-PKPD UNJA Tahun 2011 ini merupakan hasil pelaksanaan kegiatan Monevin terhadap pelaksanaan kegiatan PHKPKPD sampai dengan 31 Juli 2011. Laporan ini merupakan salah satu bentuk pertanggungjawaban UNJA dalam penjaminan mutu bahwa program-program hibah yang diperoleh dilaksanakan sesuai dengan aturan dan mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Besar harapan kami agar hasil monitoring dan evaluasi internal yang dituangkan dalam laporan ini dapat mendukung pencapaian tujuan sebagaimana yang telah diusulkan, baik dalam proposal lengkap maupun dalam rencana implementasi program (RIP) tahunan. Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada pelaksana Monevin Internal UNJA, Tim Monevin Kemitraan UGM dan Tim MonEvIn DitJen DikTi atas kerjasamanya selama ini.
Jambi, Juli 2011 Rektor Universitas Jambi
H. Kemas Arsyad Somad, SH, MH
3
RINGKASAN EKSEKUTIF Laporan Monitoring dan Evaluasi Internal Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter Universitas Jambi (PHK-PKPD UNJA) Tahun 2011 ini merupakan hasil pelaksanaan kegiatan Monevin terhadap pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD di Uiversitas Jambi. Laporan ini memuat hasil monitoring dan evaluasi pelaksanaan program sampai dengan 31 Juli 2011. Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter Universitas Jambi (PHK-PKPD UNJA) merupakan program Tema B, yaitu untuk perbaikan efisiensi baik internal maupun eksternal dalam penyelenggaraan program studi dan peningkatan suasana akademik terutama proses belajar mengajar. Terdapat empat program yang diusulkan yakni 1. Perbaikan kualitas input 2. Evaluasi dan revisi kurikulum berbasis kompetensi 3. Penerapan kurikulum berbasis kompetensi. 4. Pengembangan kelembagaan dan peningkatan manajemen PSPD UNJA. (Perbaikan Kualitas Input) bertujuan untuk membuat sistem rekruitmen yang terstandarisasi serta untuk meningkatkan kualitas calon mahasiswa PSPD UNJA. Program ke dua (Evaluasi dan revisi kurikulum berbasis kompetensi) bertujuan untuk pembenahan dan penyempurnaan kurikulum program sarjana kedokteran dan program profesi dokter serta meningkatkan kualitas evaluasi sumatif dan formatif. Program ke tiga (Penerapan kurikulum berbasis kompetensi) bertujuan untuk memperbaiki dan mengembangkan kualitas pengajaran serta mengimplementasikan sistem pembelajaran dan evaluasi yang berbasis sistem ICT. Program keempat (Pengembangan kelembagaan dan peningkatan manajemen PSPD UNJA) bertujuan untuk meningkatkan status PSPD UNJA menjadi FK UNJA juga untuk meningkatkan kapasitas manajemen internal PSPD UNJA termasuk dalam mengimplementasikan sistem penjaminan mutu. Program pertama
Tim monevin telah melakukan monitoring dan evalusi kemajuan pelaksanaan program, mengidentifikasi hambatan yang ditemukan selama pelaksanaan program dan penyelesaian yang telah dilakukan. Evaluasi dimaksud mencakup aspek kualitatif dan kuantitatif yang dinyatakan dalam bentuk indikator kinerja utama dan pendukung seperti yang telah disepakati dalam RIP. Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi yang telah dilakukan sampai 31 Juli 2011 terungkap bahwa secara umum seluruh kegiatan telah dilaksanakan dengan baik walaupun dalam pelaksanaannya mengalami keterlambatan dari jadual yang telah direncanakan dalam RIP sebelumnya. Namun demikian keterlambatan tersebut bukan disebabkan oleh kelalaian pengelola dan tim pelaksana program, tetapi disebabkan oleh keterlambatan penerimaan hasil review TOR. Sebagai akibatnya jadwal kegiatan seluruh program berubah dari rencana awal dan perlu direvisi kembali. Selain itu beberapa penyebab terjadinya penundaan pelaksanaaan program adalah karena lambatnya pencairan dana serta perlunya penyesuaian jadwal dengan nara sumber dari pihak mitra di Universitas gajah Mada (UGM).
4
Dari hasil monitoring dan evaluasi terhadap kegiatan pada masing-masing program diperoleh capaian indikator utama 20 %, capaian indikator tambahan 10 %, capaian program 40%, capaian fisik 15 %, dan serapan dana 0 %. Diharapkan pada akhir Desember 2011, capaian indikator utama 60 %, capaian indikator tambahan 70 %, capaian program 100 %, capaian fisik 100 %, dan serapan dana 99,90%. Walaupun seluruh kegiatan sudah dilaksanakan dengan baik, harapan pengelola program dan semua unsur yang terlibat dalam kegiatan PHK-PKPD UNJA adalah partisipasi aktif dari seluruh pihak terkait sehingga kegiatan dapat berjalan sebagaimana mestinya dan PHK-PKPD UNJA dapat mencapai sasaran yang telah ditetapkan dan memberikan manfaat sebagaimana yang diharapkan.
PELAKSANAAN MONEVIN
Monitoring dan Evaluasi Internal (MonEvIn) terhadap pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter Universitas Jambi (PHKPKPD UNJA) untuk tahun pelaksanaan 2011 dilakukan oleh Tim Monevin yang dibentuk berdasarkan SK Rektor UNJA No. 401/H21/DT/2011 tentang Pembentukan Tim Monevin Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) pada Program Studi Pendidikan Dokter Universitas Jambi Tahun akademik 2010/2011, yang anggotanya terdiri atas staf akademik PSPD dengan melibatkan anggota BPMA UNJA. Tim Monevin bertugas melakukan monitoring terhadap pelaksanaan PHK-PKPD, mengevaluasi hasil monitoring tersebut serta melaporkan hasilnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Dengan adanya proses monevin ini diharapkan PHK-PKPD UNJA dapat dijalankan dengan baik sesuai dengan yang diharapkan. Pada awalnya proses MonEvIn pada PHK-PKPD direncanakan akan dilakukan secara internal oleh Tim MonEvIn yang dibentuk di PSPD dan secara eksternal oleh Tim Monev yang berada di BPMA UNJA, Tim Monev Mitra dari Fakultas Kedokteran UGM dan tim Monev dari Ditjen Dikti. Namun pada pelaksanaannya proses MonEvIn hanya dilakukan oleh Tim MonEvIn PHK-PKPD dengan pertimbangan bahwa di dalam Tim tersebut sudah melibatkan staf dari BPMA, staf PSPD dan Staf lainnya yang dinilai independent. Sampai akhir bulan Juli, sedikitnya telah dilakukan tiga kali pertemuan, yaitu pada awal tahun, triwulan dan tengah semester. Pertemuan tidak selalu dilaksanakan secara khusus antara Tim MonEvIn dengan masing-masing PIC atau pengelola PHK-PKPD, tetapi biasanya dilakukan bersamaan dengan kegiatan-kegian rapat atau ketika ada proses pendampingan dari pihak Mitra. Apabila ada permasalahan yang perlu diselesaikan segera, dilakukan pertemuan/koordinasi diluar jadwal yang ditetapkan. Dengan cara seperti ini, berbagai permasalahan dan kendala dapat terungkap secara jelas sehingga dapat dicarikan solusinya secara cepat dan tepat. Dari hasil pertemuan, pemeriksaan, dan evaluasi tersebut selanjutnya didiskusikan dengan Ketua BPMA selaku penanggungjawab kegiatan Monevin di Unja.
5
Proses Monevin juga dikoordinasikan dengan Institusi mitra dan PHK-PKPD Universitas Riau. Mekanisme koordinasi, monitoring dan evaluasi dilakukan melalui Mailing list GAMAJARI (Universitas Gadjah Mada, Universitas Jambi dan Universitas Riau). Pertemuan Tim Monev dengan pihak mitra baru dilaksanakan satu kali pada awal tahun, sedangkan pertemuan ke dua rencananya akan dilakukan pada bulan depan di Universitas Riau dan pertemuan ke tiga akan dilaksanakan pada akhir tahun di Jakarta. Pada pertemuan tersebut akan dilakukan pembahasan dan lokakarya dalam rangka koordinasi antara Reviewer/DPT, FK UGM dengan institusi mitra (FK UNRI dan FK UNJA). Proses monevin pada awal tahun, triwulan dan tengah tahun dilakukan sesuai dengan metode yang telah direncanakan dalam TOR, sebagaimana tertuang pada Tabel di bawah ini:
MONEVIN
Audit
Prosedur Assessment
Evaluation
Kesesuaian dan kecukupan aktivitas dengan tujuan program
Kesesuaian program dengan PIP. ketaatan terhadap program atau janji untuk perbaikan. PIP, SOP, cheklist dsb. tersedia.
Deteksi awal terhadap penyimpangan proses berjalan. Menyampaikan pesan kepada pimpinan atau autoritas lain terkait.
Membuat penilaian dan keputusan/ kesimpulan.
Hasil
Apakah dijalankan sesuai dengan prosedur. Perlu/tidak adanya koreksi/perbaikan. Pemantauan terhadap koreksi yang dilakukan.
Baik atau buruk dari hasil audit akan direkomendasikan sebagai feedback untuk autoritas terkait.
Jadwal
Awal tahun Pertengahan atau setiap saat diperlukan Setiap akhir tahun
Sesuai jadwal atau atau disesuaikan dengan aktivitas program yang dijalankan
Sesuai jadwal atau tergantung dari kebutuhan. Atas permintaan pejabat terkait bisa dilakukan audit. Meta-evaluation di setiap akhir tahun.
Hasil dari audit dan assessement akan dijadikan bahan review, koreksi dan perbaikan secara terus menerus.
6
Rencana jadwal kegiatan akhir tahun berdasarkan TOR monitoring dan evaluasi dengan institusi mitra, UGM tahun 2011 sebagai berikut: Sub Aktifitas
Tahun kegiatan 2011 2012 2013 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
Visitasi Pembina Kemitraan
LINGKUP KEGIATAN
Sesuai dengan SK Rektor UNJA No. 401/H21/DT/2011 tim Monevin hanya ditugaskan untuk memonev Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) pada Program Studi Pendidikan Dokter Universitas Jambi Tahun akademik 2010/2011. Walaupun, di Universitas Jambi juga ada program hibah IMHERE, namun kegiatan monevin untuk program ini dilakukan oleh gugus tugas lainnya. Adanya pengkhususan tugas ini dimungkinkan karena tim monev PHK-PKPD secara khusus melibatkan staf PSPD dan Staf dari Fakultas lain yang dinilai independent, serta anggota dari Badan Penjaminan Mutu Akademik Unja, Sebelum dilaksanakan kegiatan monevin, pada awal tahun Tim telah melakukan sosialisasi tentang peran dan rencana kegiatan Monevin yang akan diterapkan. Kegiatan ini bertujuan agar pengelola dan semua pihak yang terlibat dapat menjalankan tugas dan fungsi sebagaimana mestinya dan menjadikan Tim monevin sebagai mitra pencari solusi, terutama bila terdapat hambatan-hambatan dalam pelaksanaan program. Sampai pertengahan tahun, lingkup kegiatan Tim monevin yang telah dilakukan meliputi : 1. Pemantauan dan evaluasi kemajuan pelaksanaan keempat program pada tahun berjalan, dengan mengacu pada besaran dana yang telah diterima. Dalam hal monitoring dan evaluasi didasari atas rencana keseluruhan program sebagaimana telah ditetapkan di proposal lengkap. Dalam hal ini tim monevin telah membuat checklist kegiatan keempat program yang disesuaikan dengan proposal lengkap. 2. Mengestimasi pelaksanaan program hingga akhir tahun 2011 serta melakukan assesmen atas kelayakan keberlanjutan program untuk tahun berikutnya . Termasuk dalam aspek ini adalah perencanaan kembali kegiatan bila ada ketidak-sesuaian antara pelaksanaan dengan target yang semula direncanakan di tahun 2011. 3. Memberikan arahan kepada pelaksana kegiatan demi terlaksananya program secara lebih optimal sesuai dengan kapasitas dan pengetahuan Tim MonEvIn 7
HASIL EVALUASI Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi yang telah dilakukan sampai 31 Juli 2011 terungkap bahwa secara umum seluruh kegiatan telah dilaksanakan dengan baik sesuai tujuan kegiatan yang telah ditetapkan, walaupun dalam pelaksanaannya mengalami keterlambatan dari jadual yang telah direncanakan dalam RIP. Hal ini disebabkan karena TOR harus direview terlebih dahulu oleh CPCU untuk mendapatkan persetujuan dimulainya kegiatan. Review TOR diterima pada bulan April 2011, sehingga kegiatan baru dimulai pada awal bulan Mei 2011. berkaitan dengan keterlambatan ini, penanggung jawab program telah melakukan revisi penjadwalan dengan harapan seluruh aktivitas program tahun pertama dapat dicapai 100% pada akhir tahun pertama. Berdasarkan checklist indikator kerja utama dan tambahan, sampai 31 Juli 2011 yang baru tercapai adalah akreditasi program studi. Hal ini dikarenakan persiapan pengajuan akreditasi program studi telah dilakukan sebelumnya, sedangkan indikator kerja lainnya baru dapat dievaluasi pada akhir tahun 2011. Sampai 31 Juli 2011, untuk program perbaikan kualitas input saat ini sedang menjalankan kegiatan policy study system seleksi mahasiswa baru yaitu penyusunan instrumen policy study di bawah bimbingan narasumber. Pelaksanaan berjalan baik, hanya terjadi kertelambatan jadwal pelaksanaan kegiatan, tetapi masih bisa diselesaikan pada tahun 2011. Untuk Program evaluasi dan revisi kurikulum berbasis kompetensi sampai 31 Juli 2011 telah menyelesaikan dengan baik kegiatan policy study evaluasi KBK selama 2 bulan, mulai awal Mei 2011 dan selesai pada 9 Juli 2011, dengan hasil diperoleh masukan dan saran untuk pengembangan kurikulum. Pelaksanaan kegiatan TA Pengembangan Kurikulum Makro-Meso saat ini sedang berlangsung. Hasil kegiatan TA ini akan menjadi dasar untuk kegiatan selanjutnya yaitu Kegiatan TA Pengembangan Kurikulum Mikro yang keluaran dari kegiatan ini secara langsung berhubungan dengan pencapaian indikator kinerja tambahan berupa terbentuknya 3 modul blok. Kegiatan berlangsung sesuai revisi jadwal sebelumnya. Untuk program penerapan kurikulum berbasis kompetensi sampai 31 Juli 2011, kegiatan policy studi terlaksana pada awal Mei 2011 dan saat ini sedang menyelesaikan laporan kegiatan. Untuk kegiatan hibah pengajaran terlaksana pada awal Mei 2011 dan telah melewati tahap pembuatan SK panitia tim penilai seleksi, masuknya 3 proposal calon penerima hibah dan evaluasi dari 3 proposal tersebut oleh tim penilai. Saat ini hibah pengajaran masih menunggu persetujuan pemenang dari CPCU. Untuk kegiatan pengembangan staff bergelar, tahap yang telah dilewati antara lain tahap persetujuan TOR, surat penerimaan dari universitas tujuan, dan surat PIU/Rektor mengenai pengajuan calon. Saat ini PHK-PKPD masih menunggu persetujuan dari CPCU dan/atau Ditdiktendik untuk dapat dilaksanakan. Untuk program pengembangan kelembagaan dan peningkatan manajemen di PSPD UNJA mulai terlaksana pada bulan Juni 2011 dan saat ini sedang menjalankan
8
kegiatan policy study Evaluasi Sistem Internal Manajemen Akademik. Kegiatan ini telah melewati tahap site visite ke mitra pembina (FK UGM) dan saat ini sedang dalam penyusunan instrumen policy study di bawah bimbingan narasumber. Untuk proses pengadaan buku serta komputer dan multimedia sampai 31 Juli 2011 sudah melewati tahap NOL Procurement Plan dan NOL dokumen lelang dan saat ini sedang memasuki tahap pembentukan panitia lelang dan persiapan pengumuman/iklan. Untuk proses pengadaan peralatan skill lab, laboratorium dan furniture yang tidak memerlukan NOL Procurement Plan, sampai 31 Juli 2011 ini sudah melewati NOL dokumen lelang dan saat ini juga sedang memasuki tahap pembentukan panitia lelang dan persiapan pengumuman/iklan. Untuk NOL WB diterima kurang lebih 2 bulan lebih lambat dari yang direncanakan (1 April - 6 Juni 2011) dan disertai dengan catatan harus ada perbaikan terutama spesifikasi barang yang terdapat pada paket Komputer dan Multimedia. Untuk perbaikan spesifikasi barang oleh user dan proses selanjutnya (di level institusi) sampai pada selesainya bidding dokumen juga memakan waktu kurang lebih 2 bulan, sehingga kehilangan waktu 2 bulan lebih (6 Juni - Agustus 2011). Total kehilangan waktu poin 1 dan 2 kurang lebih 4 bulan. . Untuk penyerapan keuangan dalam pelaksanaan aktivitas sampai 31 Juli 2011 adalah sebesar Rp 48.476.750,- yang diambil dari dana DRK untuk pembayaran honorarium pengelola HPEQ PSPD UNJA dan menutupi pelaksanaan kegiatan yang sedang berlangsung saat ini. Sampai 31 Juli 2011, kegiatan yang telah selesai terlaksana adalah policy study evaluasi KBK, namun dana HPEQ untuk kegiatan ini belum dapat dicairkan dari pihak universitas, sehingga sampai 31 Juli 2011 belum ada penyerapan dana HPEQ yang terlaksana Pada umumnya hambatan yang ditemui pada setiap kegiatan adalah penyesuaian penjadwalan dengan narasumber/TA, kekurangan dana dan terbatasnya jumlah SDM yang ada di PSPD. Kekurangan dana terutama disebabkan karena berfluktuasinya harga tiket, baik pada masing-masing maskapai penerbangan maupun antar maskapai, sedangkan di dalam rencana anggaran yang telah diajukan untuk tahun 2011 kondisi tersebut kurang diperhitungkan. Untuk mengatasi masalah ini pengelola menutupi kekurangan tersebut dari dana universitas. Hambatan lain yang dianggap sangat prinsip adalah terbatasnya staf pengajar di PSPD, sehingga mereka memiliki beban kerja berlebih. Pada tahun 2011 ini, 7 orang dosen akan melanjutkan pendidikan S2 dan S3 dimana ke 7 orang tersebut sebelumnya terlibat dalam kegiatan program PHKPKPD. Kondisi ini dikhawatirkan akan mempengaruhi capaian kinerja yang diharapkan. Oleh karena itu pengelola diharapkan dapat mengusulkan staf baru atau merekrut tenaga honorer untuk membantu pelaksanaan program.
9
Adapun status indikator kinerja utama dan tambahan pada program PHP-PKPD PSPD UNJA sampai dengan 31 Juli 2011 adalah sebagai berikut: Tabel 1. Indikator Kinerja Utama dan Tambahan Base Line
Indikator Kinerja Utama
Target
capaian
2.42
2.50
-
Program berjalan bulan September
-
-
-
Target tahun ke-3
3. Rata-rata nilai ujian kompetensi lulusan; %
-
-
-
Target tahun ke-3
4. Akreditasi Program Studi
-
C
C
Sudah tercapai
-
Program berjalan bulan September
1. Rata-rata IPS
2. Jumlah kelulusan uji kompetensi; %
Ket.
5. Persentase mahasiswa yang lulus S.ked tepat waktu (%)
0
6. Persentase mahasiswa yang lulus tahap profesi dokter tepat waktu (%)
-
-
-
Target tahun ke-3
Indikator Kinerja Tambahan
Base Line
Target
capaian
Ket.
1. Peningkatan nilai TPA
NA
-
-
Target tahun ke-2
2. Peningkatan nilai matrikulasi
NA
-
-
Target tahun ke-2
3. Rata-rata NEM mahasiswa baru
7,8
7,9
-
Dalam pendataan
proses
4. Tingkat keketatan seleksi
1:3
1:4
-
Dalam pendataan
proses
5. Jumlah modul blok
0
3
-
6. Jumlah skenario per blok
3
4
5
7. Jumlah panduan skills lab
0
3
15
8. Persentase Kenaikan Learning Skill Mahasiswa
NA
NA
-
Target tahun ke-2
4
-
Program berjalan bulan Desember
NA
NA
-
Target tahun ke-2
11. Rerata Indeks kepuasan mahasiswa dalam NA pembelajaran tutorial, skala 1-5
2,5
-
Program berjalan bulan September
12. Rerata Indeks kepuasan mahasiswa dalam NA
2,5
-
Program
9. Jumlah panduan pendidikan klinik 10. Persentase Soal Terstandarisasi
0
15
Program berjalan bulan September Program berjalan bulan September Program berjalan bulan September
berjalan
10
pembelajaran keterampilan klinik, skala 1-5
bulan September
13. Rerata Indeks kepuasan mahasiswa dalam NA kelengkapan sarana dan sumber pembelajaran (textbook, computer-assisted learning, fasilitas internet), skala 1-5
2,5
14. Rerata Indeks kepuasan mahasiswa dalam NA pembelajaran rotasi klinik, skala 1-5
2,5
-
Program berjalan bulan September
15.Jumlah Summary
-
3
-
16. Skor Kecukupan Akreditasi Program Studi khusus program pendidikan dokter yang mandiri
NA
250
-
Program berjalan bulan September Target tahun ke-2
17. Jumlah Dokumen mutu
NA
NA
-
Target tahun ke 2
Kelengkapan data base NA akademik,keuangan,SDM dan sarana prasarana (%)
NA
-
Target tahun ke 2
18.
Program berjalan bulan September
Keterangan: Rata-rata IPS; Indek prestasi kelulusan komulatif rata-rata seluruh mahasiswa yang dihitung pada setiap semester. Jumlah kelulusan uji kompetensi; Indikator ini belum bisa dihitung baselinenya karena PSPD UNJA belum meluluskan sarjana maupun profesi kedokteran. Tahun ketiga proyek kemungkinan sudah bisa diisi, dan akan dihitung setiap tahun dengan mencari persentase jumlah mahasiswa yang lulus ujian kompetensi dokter tiap tahunnya. Rata-rata nilai ujian kompetensi lulusan; Indikator ini belum bisa dihitung baselinenya karena PSPD UNJA belum meluluskan sarjana maupun profesi kedokteran. Dihitung dengan mencari persentase nilai rata-rata uji kompetisi dari semua yang lulus ujian kompetisi setiap tahun. Akreditasi Program Studi; Indikator ini belum ada/tidak ada baseline, tetapi pada akhir tahun kedua diharapkan sudah ada nilai akreditasi yang dikeluarkan BANPT. Persentase mahasiswa yang lulus S.ked tepat waktu; Indikator ini belum ada/tidak ada baseline, karena PSPD UNJA belum meluluskan sarjana kedokteran. Tahun kedua proyek kemungkinan sudah bisa diisi, dihitung dengan mencari persentase jumlah mahasiswa yang lulus S.Ked tepat waktu (8 semester) pada satu angkatan dan akan dihitung setiap tahun. Persentase mahasiswa yang lulus tahap profesi dokter tepat waktu; Indikator ini belum ada/tidak ada baseline, karena PSPD UNJA belum meluluskan mahasiswa profesi dokter. Tahun ketiga proyek kemungkinan sudah bisa diisi, dihitung dengan mencari persentase jumlah mahasiswa yang lulus profesi dokter tepat waktu ( 4 semester) pada satu angkatan dan akan dihitung setiap tahun.
11
Rata-rata nilai ujian seleksi mahasiswa baru: Jumlah kumulatif nilai seleksi mahasiswa yang lulus dibagi jumlah mahasiswa yang lulus pada seleksi mahasiswa baru Rata-rata NEM mahasiswa baru: Jumlah kumulatif NEM mahasiswa yang lulus dibagi jumlah mahasiswa yang lulus pada seleksi mahasiswa baru Tingkat keketatan seleksi; Perbandingan antara calon mahasiswa yang berhasil diterima pada saat seleksi mahasiswa baru dengan yang mendaftar dengan (daya tampung) Peningkatan nilai TPA: Peningkatan persentase nilai TPA dari nilai awal. Peningkatan nilai matrikulasi: Peningkatan persentase nilai dari pre-test dan posttest matrikulasi. Jumlah modul blok; Jumlah modul blok yang telah disusun dan disempurnakan. Jumlah skenario per blok; Jumlah skenario yang telah dipersiapkan per blok. Jumlah panduan skills lab; Jumlah panduan skills lab yang telah disusun dan disempurnakan Jumlah panduan pendidikan klinik; Jumlah panduan pendidikan klinik yang telah disusun. Persentase Kenaikan Learning Skill Mahasiswa: Peningkatan kelulusan Learning Skill Mahasiswa Persentase Soal Terstandarisasi : Peningkatan jumlah soal MCQ yang sudah terstandarisasi Rerata Indeks kepuasan mahasiswa dalam pembelajaran tutorial; Tingkat kepuasan mahasiswa dalam pembelajaran tutorial berdasarkan skala 1-5 yang dihitung dengan cara kumulasi nilai kepuasan semua mahasiswa yang mengikuti tutorial dibagi jumlah mahasiswa yang mengikuti proses tutorial selama satu tahun ajaran. Indikator ini dihitung pada setiap akhir tahun ajaran. Rerata Indeks kepuasan mahasiswa dalam pembelajaran keterampilan klinik; Tingkat kepuasan mahasiswa dalam pembelajaran keterampilan klinis berdasarkan skala 1-5 yang dihitung dengan cara kumulasi nilai kepuasan semua mahasiswa yang mengikuti keterampilan klinis dibagi jumlah mahasiswa yang mengikuti proses keterampilan klinis selama satu tahun ajaran. Indikator ini dihitung pada setiap akhir tahun ajaran. Rerata Indeks kepuasan mahasiswa dalam kelengkapan sarana dan sumber pembelajaran (textbook, computer-assisted learning, fasilitas internet); Tingkat kepuasan mahasiswa dalam kelengkapan sarana dan sumber pembelajaran berdasarkan skala 1-5 yang dihitung dengan cara kumulasi nilai kepuasan semua mahasiswa dibagi jumlah mahasiswa yang mengikuti proses pembelajaran selama satu tahun ajaran. Indikator ini dihitung pada setiap akhir tahun ajaran. Rerata Indeks kepuasan mahasiswa dalam pembelajaran rotasi klinik; Tingkat kepuasan mahasiswa dalam pembelajaran rotasi klinik berdasarkan skala 1-5 yang dihitung dengan cara kumulasi nilai kepuasan semua mahasiswa yang mengikuti pembelajaran rotasi klinik dibagi jumlah mahasiswa yang mengikuti proses pembelajaran rotasi klinik selama satu tahun ajaran. Indikator ini dihitung pada setiap akhir tahun ajaran. Jumlah Summary; Jumlah tugas summary dalam blok yang berbahasa inggris dalam satu tahun ajaran. Dihitung pada akhir tahun ajaran. Skor Kecukupan Akreditasi Program Studi khusus program pendidikan dokter yang mandiri;
12
Indikator ini belum ada/tidak ada baseline, tetapi pada akhir tahun kedua diharapkan sudah ada nilai skor kecukupan akreditasi yang dikeluarkan BANPT. Jumlah Dokumen mutu; Jumlah pembuatan dokumen mutu beserta pengesahan oleh senat fakultas Kelengkapan data base akademik,keuangan, SDM dan sarana prasarana; Tersedianya Data base akademik,keuangan,SDM dan sarana prasarana secara lengkap (dalam persentase)
REKOMENDASI Tim monevin telah menyarankan revisi anggaran pendampingan untuk RIP tahun berikutnya (2012), sehingga tidak terjadi kekurangan dana pada kegiatan berikutnya. Dalam hal keterlambatan pencairan dana diharapkan semua pihak yang terkait mendukung pencairan dana secepatnya, sehingga tidak menghambat jalannya kegiatan yang telah direncanakan. Mengenai kesesuaian penjadwalan dengan institusi mitra diharapkan koordinasi antara kedua belah pihak telah dilakukan dan disepakati minimal 1 bulan dari waktu pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan. Pelaksana aktivitas program memiliki beban tugas berlebih dikarenakan selain menjalankan program PHK-PKPD juga terlibat dalam proses belajar mengajar karena kurangnya SDM. Oleh karena itu untuk memastikan program PHK-PKPD berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan diperlukan perekruitan tenaga baru. Sebagai alternatif solusi kedepan untuk proses pengadaan barang, diharapkan harus ada cara (pada CPU) untuk dapat mempercepat keluarnya/persetujuan NOL dari WB, HPEQ user (PIU) harus dapat mempersiapkan/memperbaiki bidding dokumen secara cepat, terutama setelah NOL keluar, dan mencoba untuk menjalin koordinasi yang baik antara user dengan pihak universitas (ULP) untuk teknis pelaksanaan lelangnya.
13
checklist 1. Kegiatan MonevIn Perguruan Tinggi No 1 2
3 4
5
6
Kegiatan program dan pengamatan Ada kegiatan dan investasi fiktif Ada anggaran yang tidak akan diimplementasikan sampai dengan desember 2011 (harus dikembalikan ke kas negara) Ada dana efisiensi ( harus dikembalikan kekas negara) Kepatuhan terhadap peraturan DikTi: Perijinan program studi masih berlaku Ketertiban melaporkan EPSBED Akreditasi masih berlaku Tidak menyelenggarakan kelas jauh Pemenuhan sarana minimal penyelenggaraan pendidikan Mengevaluasi ketertiban pelaksanaan hibah Pelaksanaan monevin Laporan keuangan bulanan dan pembukuan,dilengkapi dengan bukti-bukti pengeluaran Laporan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan (workshop, teaching grant dll) Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa sesuai KepPres80 (tim pengadaan, tender, tim penerima dan pemeriksaan barang,dsb) Pelaksanaan sistem inventarisasi barang Integrasi pengelolaan PHK dengan struktur organisasi PT Menginformasikan bahwa laporan akhir harus memuat tentang kegaitan dan investasi yang benar-benar dilaksanakan sampai dengan tanggal 11 desember 2011 Laporan lengkap diterima pada tanggal 20 desember 2011
Ya V
Tidak V
Keterangan Pengembangan staff bergelar
V V V V V
V V
V V
V V
14
Checklist 2. Capaian indikator, capaian fisik dan serapan dana No Kriteria
1 2 3 4
5
Capaian (100%) Juli 2011 Perkiraan desember 2011 Persentase capaian indikator utama = (capaian- 20 60 baseline)/target-baseline) Persentase capaian indikator tambahan = (capaian- 10 70 baseline)/target-baseline) Persentase capaian program = program yang telah 40 100 terlaksana vs yang direncanakan Persentase capaian fisik = persentase pelaksanaan 15 100 pengadaan barang, non degree training,dsb (sesuai panduan) Persentase serapan pendanaan = total 0 99,90 serapan/alokasi dana
15
