PANDUAN PENULISAN LAPORAN AKHIR Program Hibah Kompetisi Universitas Brawijaya

PANDUAN PENULISAN LAPORAN AKHIR Program Hibah Kompetisi Universitas Brawijaya

TEMA A DAN B TAHUN ANGGARAN

2013

Universitas Brawijaya Malang 2013 Panduan Laporan Akhir Program Hibah Kompetisi- Universitas Brawijaya 2013

1

KATA PENGANTAR Dalam usaha untuk memperbaiki kualitas pendidikan guna meningkatkan daya saing bangsa, Universitas Brawijaya telah membuat dan mengimplementasikan berbagai macam program, baik melalui dana PNBP maupun APBN. Untuk tujuan yang sama Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti) Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan juga meluncurkan program hibah yang dikompetisikan (PHK) sejak tahun 1997. Universitas Brawijaya telah mengikutkan program studiprogram studi di lingkungannya untuk mendapatkan dana hibah kompetisi tersebut sejak awal dan mulai memenangkannya sejak tahun 1999 untuk skema DUE-like oleh Jurusan Teknik Pengairan, Budidaya Pertanian, dan Teknoogi Hasil Pertanian Sejak saat itu UB banyak memenangkan PHK dengan yang terakhir adalah IMHERE dan PHK-I. Melihat dampak positif yang ditimbulkan oleh PHK terhadap peningkatan kualitas pendidikan UB dan juga sebagai komitmen Pimpinan UB untuk menjaga keberlanjutan program hibah kompetisi Dikti, mulai tahun 2013 UB akan melaksanakan program hibah kompetisi Universitas Brawijaya (PHK-UB). Panduan penyusunan Laporan Akhir Program Hibah Kompetisi Universitas Brawijaya Tema A dan B merupakan hal yang sangat penting sebagai upaya untuk mengetahui keberhasilan pelaksanaan program dan untuk mengevaluasi apakah perlu dilakukan re-desain program dan penyesuaian indicator yang semula dirancang. Laporan akhir ini juga sebagai bahan evaluasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan disepakati RIP (Rencana Implementasi Program).

Malang, Mei 2013 Rektor Universitas Brawijaya,

Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito

Panduan Laporan Akhir Program Hibah Kompetisi- Universitas Brawijaya 2013

2

I. PENDAHULUAN Sebagai bagian dari pelaksanaan kegiatan Program Hibah Kompetisi Universitas Brawijaya (PHK-UB), penyusunan laporan merupakan salah satu bentuk akuntabilitas unit pengusul dan unit pelaksana hibah, dimana pada saat ini akuntabilitas merupakan salah satu sasaran pokok setiap perguruan tinggi dalam upaya menuju good university governance. Kegunaan dari laporan yang disusun bukan hanya merupakan bentuk tanggung jawab kepada penyandang dana, dalam hal ini Universitas Brawijaya dari dana BOPTN, tetapi juga untuk kepentingan internal unit pelaksana sebagai bagian dari siklus perbaikan kualitas secara berkelanjutan. Mengingat bahwa laporan tersebut merupakan laporan pelaksanaan pengembangan unit manajemen dan unit akademik, maka pelaksanaan kegiatan‐kegiatan pengembangan tersebut merupakan pengalaman yang berharga bagi pimpinan dalam merencanakan dan melaksanakan program pengembangan. Isi dari Laporan PHK-UB ini diharapkan dapat mencerminkan pelaksanaan dan hasil kegiatan yang dicapai, dan capaian untuk setiap kegiatan dibandingkan dengan indikator kinerja yang telah ditetapkan dan disepakati dan yang dicantumkan dalam RIP. Dalam Laporan Akhir hendaknya dilaporkan pelaksanaan kegiatan secara utuh, output dan outcome kegiatan. Kendala yang dialami serta cara‐cara yang ditempuh untuk mengatasinya hendaknya juga disampaikan. Pengalaman dalam melaksanakan setiap kegiatan serta capaian yang diperoleh diharapkan dilengkapi dengan analisis yang mendalam. Analisis diharapkan tidak hanya berisi tentang laporan investasi tetapi juga berisi tentang analisis terhadap pelaksanaan program kegiatan. Selain itu hambatanhambatan yang ditemui selama pelaksanaan kegiatan perlu diulas secara rinci sebagai lesson learnt yang perlu diperhatikan untuk perbaikan pelaksanaan kegiatan di waktu mendatang. Berdasarkan pada masing‐masing tujuan PHK-UB untuk tema A dan B tersebut, maka Laporan Akhir berisi laporan pelaksanaan kegiatan secara utuh yang dilaksanakan di masing-masing unit pelaksana untuk tahun anggaran 2013 sampai dengan Desember 2013. Jika terjadi perbedaan antara capaian dan indikator kinerja yang diharapkan, maka perlu dilakukan analisis yang dalam, dari berbagai aspek yang menyebabkan perbedaan tersebut. Dalam laporan juga dicantumkan tentang capaian fisik dan keuangan disertai dengan hambatan‐hambatan yang ditemui selama melaksanakan kegiatan.

II. TUJUAN PENULISAN LAPORAN Laporan Akhir dimaksudkan untuk memantau keberhasilan yang telah dicapai selama implementasi program PHK-UB tahun anggaran 2013. Laporan ini juga akan menjadi bagian bahan evaluasi kelayakan kelanjutan program pada tahun berikutnya. Secara khusus laporan akhir ini bertujuan untuk: 1. Mengevaluasi desain, implementasi, hasil dan dampak program hibah pada pertengahan program, 2. Mengidentifikasi hambatan‐hambatan yang ditemukan selama pelaksanaan program dan penyelesaian yang telah dan akan dilakukan, 3. Melakukan penyesuaian (berupa: penajaman atau perbaikan aktivitas, efisiensi sumberdaya, penyesuaian target indikator, dll) rencana kegiatan mendatang berdasarkan hasil evaluasi dan identifikasi di atas. Sesuai dengan Tema PHK-UB, maka bentuk Laporan akhir meliputi pelaksanaan program kegiatan untuk mencapai tujuan pokok masing‐masing Tema, dan Panduan Laporan Akhir Program Hibah Kompetisi- Universitas Brawijaya 2013

3

evaluasi atas capaian yang dihasilkan dan hambatan yang ditemukan selama pelaksanaan program dimaksud. Capaian tujuan tersebut mencakup aspek kuantitatif sebagaimana dinyatakan dalam bentuk indicator kinerja utama dan pendukung yang telah disepakati dalam RIP, serta aspek kualitatif seperti good practices, perubahan budaya kerja, budaya organisasi, pola pikir dll. Terkait dengan tema program yang dijalankan, laporan ini harus disusun dalam perspektif dan konteks yang sejalan dengan tujuan pengembangan program pada masingmasing tema.

III.

STRUKTUR LAPORAN AKHIR

Laporan akhir dari pelaksanaan program hendaknya dikemas secara padat namun kaya informasi, dan ditulis menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar serta mengikuti kerangka pikir logis yang jelas. Format laporan tersebut dibuat dengan mengikuti outline yang disajikan di bawah ini. Isi dari laporan hendaknya mengikuti tujuan dari masing-masing. Halaman Sampul Halaman sampul memuat informasi nama unit pengusul dan unit pelaksana hibah PHK-UB serta tema (Lampiran 1). Halaman pengesahan dari pemimpin Halaman ini memuat pernyataan penyampaian Laporan Akhir yang ditandatangani oleh pimpinan unit pengusul hibah. (Lampiran 2). Daftar isi

Ringkasan Eksekutif Berisi informasi singkat tentang rencana, pelaksanaan, dan hasil PHK-UB yang telah dicapai yang menyangkut uraian singkat tentang: • Pelaksanaan program dan hasil utama yang dicapai selama tahun 2013. • Kesimpulan tentang capaian kuantitatif dan kualitatif masing‐masing tema. Bab 1 : Pendahuluan Bab ini memuat latar belakang disusunnya laporan ini terkait dengan pelaksanaan PHK-UB di unit pelaksana sebagai bagian dari upaya pengembangan institusi yang dilandasi oleh rencana strategis pengembangan institusi. Secara singkat gambarkan rancangan global program pengembangan dimaksud serta sasaran‐sasaran pokok yang ingin dicapai. Isi dalam bab pendahuluan juga menjelaskan bagaimana resultante dari masing‐masing aktivitas dalam tema yang dilaksanakan. Laporan akhir menyangkut kegiatan PHK-UB dari awal sampai dengan Desember 2013. Sedapat mungkin disampaikan akumulasi terintegrasi hasil kegiatan dari masing‐masing aktivitas terhadap tujuan pelaksanaan kegiatan secara keseluruhan.


4

Bab 2 : Pengelolaan Program Jelaskan organisasi dan pengaturan pelaksanaan kegiatan di Unit Pelaksana Hibah (PS), Mekanisme keuangan dan pengadaan barang dan jasa dan Mekanisme motitoring dan evaluasi internal Bab 3 : Hasil yang Dicapai Berisi uraian tentang prestasi secara keseluruhan tentang pelaksanaan PHKI, yang terdiri dari: a) penjelasan bagaimana dampak berbagai hasil kegiatan di tingkat unit pelaksana yang merupakan resultante dari upaya‐upaya diseminasi pelaksanaan keseluruhan program. Sebagai penciri dari kegiatan berbasis institusi, penjelasan tersebut harus dapat menjelaskan bagaimana hasil kegiatan PHKI telah berdampak dan bermanfaat tidak hanya pada unit yang terlibat, b) Status indikator kinerja untuk masing‐masing tema, baik indikator kinerja utama maupun indikator kinerja tambahan. Berikan analisis terhadap ketercapaian atau ketidak‐tercapaian indikator kinerja utama dan tambahan. c) Hasil pelaksanaan kegiatan untuk masing‐masing tema selain yang terkait dengan indikator sebagaimana disampaikan pada butir (a) seperti good practices, perubahan budaya kerja, budaya organisasi, pola pikir dll. d) Status kemajuan fisik pelaksanaan komponen biaya (Format 1) e) Status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan program (Format 2 dan 3) Tabel Indikator kinerja utama dan tambahan:

Bab 4 : Uraian Pelaksanaan Masing-masing Aktivitas Berisi uraian secara rinci tentang pelaksanaan masing‐masing kegiatan dengan format sebagai berikut: 4.1 < nama/judul kegiatan ke 1 > a. Tujuan Berisi uraian ringkas mengenai tujuan kegiatan ini. Semua uraian tersebut harus sesuai dengan yang tercantum dalam RIP mulai dari awal kegiatan sampai dengan tahun 2015. Jika ada perubahan maka perubahan itu harus dicantumkan, dengan menuliskan yang lama dan yang baru, kemudian dijelaskan juga alasan dilakukannya perubahan tersebut. b. Pelaksanaan Kegiatan Berisi uraian ringkas mengenai rincian pelaksanaan kegiatan ini termasuk sub aktivitasnya, sesuai dengan yang direncanakan dalam RIP 2013. Uraian tersebut Panduan Laporan Akhir Program Hibah Kompetisi- Universitas Brawijaya 2013

5

harus menjelaskan bagaimana sasaran kinerja yang diharapkan dapat dicapai melalui pelaksanaan kegiatan ini, termasuk jika ada perubahan dari rencana semula. Jika ada perubahan maka perubahan itu harus dicantumkan, dengan menuliskan yang lama dan yang baru berikut penjelasan (alasan) dilakukannya perubahan tersebut. Uraian kegiatan harus mencerminkan pelaksanaan kegiatan/aktivitas, dan bukan merupakan pelaksanaan investasi. Dalam uraian tentang pelaksanaan kegiatan, perlu dibahas pula tentang pengadaan resources yang dibutuhkan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan pokok tersebut, serta uraian tentang penggunaan dari resources tersebut dalam kegiatan yang berjalan. c. Hasil Pelaksanaan (Output) Laporan hendaknya memuat hasil pelaksanaan yang berisi uraian tentang hasil kegiatan, yang ditandai manfaat bagi unit pelaksana dan unit lain dalam satu unit pengusul, bertambahnya fasilitas peralatan, dan meningkatnya kemampuan unit pengusul /pelaksana dalam memberikan layanan kepada stakeholders. Didalam Laporan Akhir diharapkan dipaparkan capaian pelaksanaan dalam bentuk output (hasil) kegiatan sampai dengan Desember 2013. Selain itu diharapkan bahwa hasil pelaksanaan secara nyata yang telah dicapai dapat digunakan sebagai perkiraan tentang pelaksanaan kegiatan dan capaian tahun kedua yaitu tahun 2014. d. Hambatan pelaksanaan dan upaya mengatasinya Sajikan semua hambatan yang dialami dalam pelaksanaan kegiatan dan tindakan yang telah diambil untuk mengatasinya. Hambatan yang sama hendaknya tidak terjadi lagi pada waktu‐waktu selanjutnya, oleh karena itu penjelasan tentang hambatan dan cara penyelesaiannya harus diuraikan secara rinci untuk setiap kegiatan. Kebijakan Pimpinan unit pengusul untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut dapat dicantumkan dalam Laporan ini. f. Rencana perbaikan Sajikan mekanisme dan prosedur yang diharapkan dapat memperlancar pelaksanaan kegiatan tersebut, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan komponen program untuk periode pelaksanaan tahun berikutnya 4.2 < nama/judul kegiatan ke 2 > (Struktur uraian sama seperti pada kegiatan 4.1 di atas) 4.n < nama/judul kegiatan ke n > (Struktur uraian sama seperti pada kegiatan 4.1 di atas)

Bab 5 : Evaluasi terhadap Desain dan Implementasi Kegiatan Berdasarkan uraian dan penjelasan pada bab 4, perlu disampaikan berbagai upaya yang akan dilakukan untuk mensukseskan kegiatan sampai tiga tahun program. Program‐program secara ringkas disampaikan apa saja yang berjalan sesuai dengan rencana, program apa saja yang belum terlaksana, dan bagaimana proyeksi ketercapaian program. Identifikasi hambatan‐hambatan yang ditemukan selama pelaksanaan program dan penyelesaian yang telah dan akan dilakukan. Bab ini menjelaskan bagaimana rencana selanjutnya dan apakah perlu dilakukan redesign, replanning, dan lain‐lain. Berdasarkan hasil evaluasi dan identifikasi di atas, jelaskan berbagai langkah penyesuaian (misalnya berupa: penajaman atau Panduan Laporan Akhir Program Hibah Kompetisi- Universitas Brawijaya 2013

6

perbaikan aktivitas, efisiensi sumberdaya, penyesuaian target indikator, dll). Perubahan ini selanjutnya akan menjadi bahan acuan dalam penyusunan RIP 2014.

Lampiran Bagian Lampiran ini berisi informasi pendukung yang sangat diperlukan untuk memberikan justifikasi pelaksanaan PHK-UB

IV.

ADMINISTRASI LAPORAN

Laporan Akhir yang sudah dimonev internal unit pengusul dicetak dalam kertas ukuran A4, dengan format sampul depan seperti pada Lampiran 1. Laporan akhir masing-masing dibuat rangkap 3 (tiga), dijilid dengan warna sampul sesuai dengan masing-masing Tema PHK-UB (Tema A1 warna putih, Tema A2 warna hijau, Tema B1 warna biru muda, Tema B2 warna kuning, dan Tema B3 warna abu-abu);. Dokumen Laporan akhir disertai softcopy-nya yang direkam pada 1 CD (dengan format PDF) disampaikan ke : Tim Koordinasi Program Hibah Kompetisi UB Gedung Rektorat Lt. 3 koridor Jl. Veteran Malang, Telp./Fax 0341-575801, e-mail: [email protected] dan [email protected] Laporan akhir harus sudah diterima oleh TKPHK paling lambat tanggal 10 Desember 2013 pukul 15.00 WIB.


7

Lampiran 1. Contoh Format Sampul

LAPORAN AKHIR PROGRAM HIBAH KOMPETISI UNIVERSITAS BRAWIJAYA

TAHUN 2013

Program A-1/A-2/B1/B2/B3 (Judul Program) (Nama Unit Pelaksana : Program Studi) (Nama Unit Pengusul : Fakultas/Program/Jurusan)

Universitas Brawijaya 2013


8

Lampiran 2. Contoh Lembar Pengesahan 1.

Nama Unit Pengusul

:

2.

Program Studi yang ditingkatkan

: Status Akreditasi BAN:

3.

Judul Usulan Program

:

4.

Penanggung Jawab Nama Jabatan Alamat Telepon Fax e-mail

: : Dekan/Ketua Program/Ketua Jurusan : : : :

Ketua Pelaksana Nama Alamat Telepon/mobile Fax e-mail

: : : : :

5.

< Tempat, tanggalAAAA..> Disampaikan oleh,

(AAAAAAAAAAAAAAA)


9

Format 1a.

Format Kemajuan Fisik Pelaksanaan Aktivitas Tahun 2013 Keadaan Sampai Akhir 2013 Alokasi

N0 1 1

KOMPO5E5 PEMBIAYAA5

Rp.

Bobot (%)

2

3

4= 3/ T

Prestasi Fisik Capaian per komponen 5=dihitung sesuai dengan format 1b

Capaian Fisik 6= 4 x 5

Pengembangan Staf • Pendidikan bersertifikat • Pendidikan Tidak bersertifikat

2

Tenaga Ahli

3

Pengembangan Program

4

Hibah Pengajaran

5

Hibah Penelitian Dosen

6 7

Hibah Penelitian Mahasiswa Hibah pembinaan kegiatan penalaran dan kompetisi ilmiah mahasiswa

8

Peralatan dan Koleksi Perpustakaan • Pengadaan Peralatan Laboratorium • Pengadaan Peralatan Elektronik

9

10

• Pengadaan Pustaka Komponen Khusus • Hibah student and staff exchange • Hibah publikasi jurnal internasional • MoU, sertifikasi/akreditasi internasional Manajemen Program TOTAL


T

10

Format 1b.

N0 1 1

2

3

4

Perhitungan Kemajuan Fisik Per Komponen Biaya

KOMPO5E5 PEMBIAYAA5 2

Bobot (%) Keseluruhan Capaian 3

4

Pengembangan Staf • Pendidikan bersertifikat

100

- Persetujuan dan Penyelenggaraan

20

- Implementasi

40

- Ujian Serifikasi

20

- Laporan

20

• Pendidikan Tidak bersertifikat

100

- Persetujuan dan Penyelenggaraan

30

- Implementasi

50

- Laporan Tenaga Ahli - Pembuatan TOR - Penunjukan Tenaga Ahli - Negosiasi - Penyusunan Program Kerja - Workshop/seminar/pendampingan - Laporan Akhir

20 100 20 5 5 10 40 20

Pengembangan Program

100

- Penyusunan TOR

20

- Penyusunan Panitia

10

- Pelaksanaan kegiatan

50

- Laporan

20

Hibah Pengajaran

100

- Pembuatan Guideline

5

- Evaluasi/seleksi

10

- Pengesahan Penerima Hibah

5

- Penandatangan kontrak

20

- Pelaksanaan

40

- Laporan Akhir

20

5

Hibah Penelitian Dosen

6

Hibah Penelitian Mahasiswa

100

- Pembuatan Guideline

5

- Evaluasi/seleksi

10


11

7

8

- Pengesahan Penerima Hibah

5

- Penandatangan kontrak

20

- Pelaksanaan

40

- Laporan Akhir Hibah pembinaan kegiatan penalaran dan kompetisi ilmiah mahasiswa - Pembuatan Guideline - Evaluasi/seleksi - Pembinaan kegiatan - Kompetisi - Laporan

20 100 5 10 45 20 20

Peralatan dan Koleksi Perpustakaan • Pengadaan Peralatan Laboratorium

100

- Pembentukan panitia pengadaan

5

- Pembuatan dokumen pengadaan - Pengumuman pengadaan

5 5

- Penjelasan Pengadaan

5

- Pemasukan penawaran

5

- Evaluasi - Penetapan Pemenang - SPK - Kontrak - Barang Tiba - Instalai dan Training - Serah TerimaBarang • Pengadaan Peralatan Elektronik - Pembentukan panitia pengadaan - Pembuatan dokumen pengadaan - Pengumuman pengadaan - Penjelasan Pengadaan - Pemasukan penawaran - Evaluasi - Penetapan Pemenang - SPK - Kontrak - Barang Tiba - Instalai dan Training - Serah TerimaBarang • Pengadaan Pustaka

5


5 5 5 30 15 10 100 5 5 5 5 5 5 5 5 5 30 15 10 100

12

9

10

- Pembentukan panitia pengadaan - Pembuatan dokumen pengadaan - Pengumuman pengadaan - Penjelasan Pengadaan - Pemasukan penawaran - Evaluasi - Penetapan Pemenang - SPK - Kontrak - Barang Tiba - Instalai dan Training - Serah TerimaBarang Komponen Khusus • Hibah student and staff exchange - Persetujuan dan Penyelenggaraan - Implementasi - Laporan • Hibah publikasi jurnal internasional - Persiapan/panduan - Implementasi / Publikasi Jurnal - Laporan • MoU, sertifikasi/akreditasi internasional - Persetujuan - Implementasi - Laporan Manajemen Program - Setiap 1 bulan


5 5 5 5 5 5 5 5 5 30 15 10 100 30 50 20 100 30 50 20 100 30 50 20 100 11.11

13

Format 2. Realisasi Anggaran Per Aktivitas Selama Tahun 2013

Rencana Anggaran 2013 (Rp) Aktivitas Rp. Aktivitas 1 - Sub aktivitas 1.1 - Sub aktivitas 1.2 - Sub aktivitas 1.n Aktivitas 2 - Sub aktivitas 2.1 - Sub aktivitas 2.2 - Sub aktivitas 2.n Aktivitas n - Sub aktivitas n.1 - Sub aktivitas n.2 - Sub aktivitas n.n TOTAL


% dari Total dana

Realisasi Anggaran 2013 (Rp) Rp.

% dari dana yang direncanakan

Sisa Anggaran 2013 (Rp) Rp.


100

14

Format 3. Realisasi Anggaran Per Komponen Biaya Tahun 2013

Rencana Anggaran 2013 (Rp) Komponen Biaya Rp.

Pengembangan Staf • Pendidikan bersertifikat • Pendidikan Tidak bersertifikat Tenaga Ahli Pengembangan Program Hibah Pengajaran Hibah Penelitian Dosen Hibah Penelitian Mahasiswa Hibah pembinaan kegiatan penalaran dan kompetisi ilmiah mahasiswa Peralatan dan Koleksi Perpustakaan • Pengadaan Peralatan Laboratorium • Pengadaan Peralatan Elektronik • Pengadaan Pustaka Komponen Khusus • Hibah student and staff exchange • Hibah publikasi jurnal internasional • MoU, sertifikasi/akreditasi internasional Manajemen Program TOTAL


% dari Total dana

Realisasi Anggaran 2013 (Rp) Rp.


Sisa Anggaran 2013 (Rp) Rp.


100

15

PANDUAN PENULISAN LAPORAN AKHIR Program Hibah Kompetisi Universitas Brawijaya

Recommend Documents