PANDUAN PENULISAN LAPORAN TENGAH DAN AKHIR PROGRAM HIBAH KOMPETISI PROGRAM STUDI (PHK PS) dan PROGRAM HIBAH PENGEMBANGAN PROGRAM STUDI KHUSUS (PHP PK)
BADAN PENGEMBANGAN AKADEMIK UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA 2015
DAFTAR ISI 1. Pendahuluan....................................................................................................................... 1! 2. Tujuan Penulisan Laporan ................................................................................................. 1! 3. Mekanisme Laporan .......................................................................................................... 1! 4. Kaidah Penulisan Laporan ................................................................................................. 2! 5. Format Laporan ................................................................................................................. 6! 6. Administrasi Laporan ........................................................................................................ 6! Lampiran 1. Contoh format sampul depan ............................................................................ 7! Lampiran 2. Contoh lembar pengesahan ............................................................................... 8! Lampiran 3. Formulir pengadaan barang .............................................................................. 9! Lampiran 4. Format laporan keuangan ................................................................................ 10! Lampiran 5. Realisasi anggaran per program/aktivitas ....................................................... 12! Lampiran 6. Pedoman perhitungan capaian fisik ................................................................ 13!
i
1. PENDAHULUAN PHK PS adalah hibah yang diberikan oleh UII kepada program studi di lingkungan UII guna meningkatkan kualitas pengelolaan program studi dalam upaya mencapai status akreditasi baik dalam lingkup nasional maupun internasional. PHP PK adalah hibah yang diberikan oleh UII kepada program studi di lingkungan UII guna memantapkan keunikan yang dipilih dan/atau meningkatkan kapasitas institustional.
2. TUJUAN PENULISAN LAPORAN Laporan pelaksanaan hibah PHK PS dan PHP PK terdiri atas Laporan Tengah dan Laporan Akhir. Laporan pelaksanaan merupakan wujud pertanggungjawaban program studi penerima hibah kepada UII. Laporan berisi informasi terkait dengan pelaksanaan program dan pelajaran (lessons learnt) darinya. Laporan juga dimaksudkan untuk mengkaji output dan outcome program yang dilaksanakan sebagai umpan balik untuk pengambilan keputusan manajemen dalam pengembangan program studi. Secara khusus, laporan memuat: 1. Kemajuan dan kesesuaian proses pelaksanaan dengan prosedur kerja serta ketercapaian indikator yang ditetapkan dalam rencana implementasi program (RIP). 2. Pelajaran yang diperoleh selama proses pelaksanaan program. 3. Masalah!masalah yang dihadapi oleh program studi penerima hibah dalam melaksanakan program, termasuk yang terkait dengan upaya mencapai sasaran kinerja dan tujuan program yang ditetapkan, selama pelaksanaan program. 4. Rencana tindak lanjut sesuai dengan rencana strategis program studi. Dari sisi Badan Pengembangan Akademik (BPA), laporan digunakan sebagai: 1. Dasar evaluasi untuk menentukan langkah selanjutnya sesuai dengan kontrak. 2. Bahan evaluasi dan masukan untuk pengembangan program selanjutnya. 3. Pelajaran bagi program studi lain di lingkungan UII.
3. MEKANISME LAPORAN Penulisan laporan, baik Laporan Tengah maupun Laporan Akhir, dilakukan dengan tahapan sebagai berikut: 1.
Penyusunan draf laporan Draf laporan akan dievaluasi oleh Tim Monitoring dan Evaluasi (Tim Monev) melalui tahap yang disebut desk evaluation. Desk evaluation dilakukan terhadap draf laporan masing-masing program studi penerima hibah. Selanjutnya, Tim Monev akan mempelajari/mengevaluasi draf tersebut sebagai bahan untuk verifikasi ke masingmasing program studi.
2.
Revisi draf laporan Revisi draf laporan dilakukan setelah menerima masukan dari Tim Monev berdasarkan hasil site visit. Site visit ke program studi penerima hibah dilakukan oleh Tim Monev untuk memperoleh informasi tambahan dan untuk melakukan konfirmasi data/informasi hasil desk evaluation terhadap draf laporan.
1
3.
Laporan final Laporan final merupakan laporan hasil revisi setelah disetujui oleh Tim Monev, dan harus dikumpulkan ke BPA sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.
4. KAIDAH PENULISAN LAPORAN Laporan pelaksanaan dikemas secara ringkas namun kaya informasi, menggunakan alur yang jelas, dan bersifat analitis dan argumentatif. Laporan ditulis menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Format dan isi laporan mengikuti pedoman berikut ini: 1.
Isi laporan Laporan ditulis dengan isi sebagai berikut: RINGKASAN EKSEKUTIF Bagian ini berisi rangkuman informasi singkat tentang pelaksanaan program hibah sesuai tema masing-masing program studi yang meliputi: a. Uraian singkat dan terukur tentang pelaksanaan program dan hasil utama yang dicapai serta posisi ketercapaian terhadap rencana strategis program studi. b. Kesimpulan tentang ketercapaian indikator kinerja, dan penjelasan atau alasan jika target tidak tercapai. c. Kesimpulan atas kemajuan/ketercapaian kegiatan baik fisik maupun keuangan. d. Abstrak rancangan keberlanjutan program. BAB 1. PENDAHULUAN Bab ini berisi visi dan misi program studi, uraian latar belakang yang menunjukkan pentingnya tujuan dan strategi yang dipilih, serta skala prioritas pengembangan program. Pada bagian latar belakang disajikan ringkasan rencana strategis pengembangan program studi, evaluasi diri, dan usulan program pengembangan. Perubahan program atau aktivitas (jika ada), harus mencantumkan deskripsi yang lama dan yang baru, beserta alasannya. Perubahan tersebut harus sudah dikonsultasikan dan disetujui Tim Monev yang dibuktikan dengan berita acara yang ditandatangani oleh Tim Monev. BAB 2. PENGELOLAAN PROGRAM Bab ini berisi uraian singkat mengenai organisasi pengelolaan hibah: struktur organisasi Task Force, personel pelaksana, serta uraian tugas. Dalam bab ini juga diuraikan mekanisme pengelolaan anggaran: prosedur kerja penggunaan dana, pengadaan dan penerimaan barang. Semua uraian harus didukung dengan bukti-bukti, seperti surat keputusan pembentukan dan pengangkatan Task Force. Uraian juga harus sesuai dengan yang tercantum dalam RIP. BAB 3. HASIL YANG DICAPAI Bab ini berisi uraian tentang hal-hal berikut ini:
2
1. Kinerja pelaksanaan program secara keseluruhan. Di sini diuraikan tentang (a) Kemajuan pelaksanaan dan prestasi yang dicapai sesuai dengan tujuan program hibah yang diikuti; (b) Analisis dampak/outcomes program yang dilakukan; (c) Dampak terhadap lembaga lain, seperti fakultas, program studi, atau unit lain; 2. Capaian indikator kinerja disusun dalam bentuk tabel (lihat Tabel 1) dan analisisnya, sesuai yang tercantum dalam RIP. Tabel 1. Capaian indikator kinerja Indikator kinerja
Baseline
Capaian antara (keterangan tanggal)
Capaian akhir* (keterangan tanggal)
Target akhir
Indikator kinerja utama Indikator kinerja 1 … Indikator kinerja n Indikator kinerja tambahan Indikator kinerja 1 … Indikator kinerja n Keterangan: * diisi untuk Laporan Akhir.
3. Uraian dampak pelaksanaan program hibah secara umum terhadap kegiatan akademik dan pendukungnya. 4. Uraian kemajuan fisik pelaksanaan program (sesuai dengan Tabel 3). 5. Uraian keuangan yang meliputi mekanisme penggunaan keuangan, rekapitulasi keterserapan anggaran per komponen program dan per aktivitas (menggunakan Lampiran 4) BAB 4. URAIAN PELAKSANAAN Berisi uraian secara rinci tentang pelaksanaan masing!masing aktivitas dengan format sebagai berikut ini. Uraian program dan aktivitas (sesuaikan dengan RIP) 4.1. Program ke-1 a. Tujuan Berisi uraian ringkas tujuan program. Semua uraian tersebut harus sesuai dengan yang tercantum dalam RIP. b. Pelaksanaan program Berisi uraian ringkas mengenai pelaksanaan aktivitas-aktivitas pada program ini. Uraian tersebut harus menjelaskan bagaimana aktivitas berkontribusi dalam pencapaian indikator kinerja. c.
Hasil pelaksanaan (output dan outcome)
d.
Hambatan pelaksanaan dan upaya mengatasinya
Bagian ini berisi uraian tentang: (1) hasil pelaksanaan program yang terkait dengan indikator kinerja yang telah ditetapkan per program, dan (2) analisis tentang ketercapaian atau ketidak!tercapaian indikator kinerja yang telah ditetapkan per program. (3) pelajaran dari pelaksanaan program.
3
Bagian ini berisi uraian semua hambatan yang dialami dalam pelaksanaan program, tindakan yang telah diambil untuk mengatasinya, serta unit terkait yang mungkin dapat membantu mengatasinya. Penjelasan ini harus rinci untuk setiap program. e.
Rencana perbaikan
Bagian ini berisi uraian mekanisme dan prosedur yang diharapkan dapat memperlancar pelaksanaan program tersebut, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan keefektifan. 4.1.1. Uraian aktivitas ke-1 program ke-1 a. Tujuan Berisi uraian ringkas mengenai tujuan dari aktivitas ini. b. Pelaksanaan aktivitas Berisi uraian mengenai rincian pelaksanaan aktivitas ini. Uraian tersebut harus menjelaskan antara lain: (1) bagaimana realisasi mekanisme; (2) realisasi pemanfaatan sumber daya; (3) realisasi waktu pelaksanaan. c. Hasil pelaksanaan (output)
Bagian ini berisi uraian tentang: (1) hasil pelaksanaan kegiatan yang terkait dengan indikator kinerja yang telah ditetapkan per aktivitas, dan (2) analisis tentang ketercapaian atau ketidak-tercapaian indikator kinerja yang telah ditetapkan per aktivitas. (3) Pelajaran dari pelaksanaan aktivitas. d. Hambatan pelaksanaan dan upaya mengatasinya
Bagian ini berisi uraian semua hambatan yang dialami dalam pelaksanaan aktivitas, tindakan yang telah diambil untuk mengatasinya, serta unit terkait yang mungkin dapat membantu mengatasinya. Penjelasan ini harus rinci untuk setiap aktivitas. 4.1.2. Uraian aktivitas ke-2 program ke-1 Struktur uraian sama seperti pada kegiatan 4.1.1 . 4.2.
Struktur uraian sama seperti pada kegiatan 4.1. BAB 5. LAPORAN KEUANGAN Berisi uraian realisasi serapan anggaran hibah yang dilengkapi dengan Tabel 2 dan Tabel 3.
4
Tabel 2. Realisasi anggaran Komponen pembiayaan (dalam ribu rupiah)*
Tahun/aktivitas No
Jumlah (dalam ribu rupiah)
Program Kode
Kegiatan
1 Nama program
A1
Nama kegiatan
A2 2
B1 B2 B3
Sub aktivitas
A
B
C
D
E
Realisasi
Usulan (sesuai dengan hasil nego dan costing)
Sisa
A1.1. Nama sub aktivitas A1.2. A1.3. A.2. B1.1 B1.2 B2.1 B2.2 B3.1 B3.2
Jumlah realisasi Persentase realisasi anggaran dari keseluruhan anggaran Jumlah usulan anggaran
Catatan: *A: Pengembangan staf; B: Pengembangan program; C: Pengadaaan barang; D: Komponen Khusus; E: Manajemen program
Tabel 3. Realisasi fisik Aktivitas/sub-aktivitas Kode Nama Program A A1
Nama aktivitas
A2 …… Program B B1
……
B2
……
Sub-aktivitas
Bobot fisik (persentase anggaran terhadap total anggaran) (1)
Capaian fisik per aktivitas (2)
Persentase capaian fisik (1) x (2)
A1.1. Nama sub-aktivitas A1.2. …………………… A1.3. …………………… A.2 ……………………… B1.1 …………………… B1.2 …………………… B2.1 …………………… B2.2 …………………… Total
100
Pedoman penghitungan capaian fisik per aktivitas terlampir (Lampiran 6). BAB 6. CAPAIAN AKHIR HIBAH DAN RANCANGAN KEBERLANJUTAN Bab ini khusus untuk Laporan Akhir. Bab ini menjelaskan kesimpulan capaian akhir hibah dan rancangan keberlanjutan capaian outcome. Bab ini juga harus memuat gambaran ketercapaian tujuan utama sesuai dengan program hibah yang diikuti. Khusus untuk PHK PS Tipe PP, bab ini memuat hasil simulasi skor akreditasi, sedangkan untuk PHK PS Tipe IP, memuat hasil penilaian keterpenuhan parameter akreditasi internasional. Bab ini juga harus memuat uraian strategi yang digunakan oleh program studi untuk menjamin keberlanjutan program. Jika diperlukan, uraian dapat ditampilkan dalam tabel. LAMPIRAN Bagian ini berisi informasi pendukung yang diperlukan untuk memberikan justifikasi pelaksanaan program, seperti: 1. Rekapitulasi pengadaan barang (lihat Lampiran 3.A)
5
2. 3. 4. 5.
Rekapitulasi pengadaan bahan pustaka (lihat Lampiran 3.B) Buku kas umum (lihat Lampiran 4.A) Laporan keuangan (lihat Lampiran 4.B) Rekapitulasi realisasi anggaran (lihat Lampiran 5)
5. FORMAT LAPORAN Laporan ditulis dengan spasi tunggal menggunakan jenis huruf Times New Roman ukuran 12 poin. Khusus untuk tabel, ukuran huruf bisa diperkecil jika dirasa perlu untuk menghemat ruang dan meningkatkan keterbacaan. Ukuran kertas yang digunakan adalah A4.
6. ADMINISTRASI LAPORAN Draf Laporan Tengah harus sudah diterima oleh Tim Monev (Sdr. Putut Sutarwan) selambat-lambatnya 26 Juni 2015, untuk kemudian dijadikan dasar visitasi dan verifikasi. Laporan Tengah yang telah disetujui Tim Monev harus sudah diterima BPA selambatlambatnya 31 Juli 2015 jam 15.00. Draf Laporan Akhir harus sudah diterima oleh Tim Monev (Sdr. Putut Sutarwan) selambat-lambatnya 6 November 2015 untuk kemudian dijadikan dasar visitasi dan verifikasi. Laporan Akhir yang telah disetujui Tim Monev harus sudah diterima BPA selambat-lambatnya 27 November 2015 jam 15.00. Draf Laporan Tengah/Akhir dibuat rangkap dua, dengan format sampul depan seperti pada Lampiran 1. Laporan yang telah disetujui Tim Monev dibuat rangkap tiga, dijilid dengan sampul warna kuning dan dilengkapi dengan CD yang berisi file elektronik dari dokumen laporan tersebut. Semua file dalam dua bentuk yaitu pdf dan doc, kecuali laporan keuangan, disertai file dalam bentuk xls. Dokumen dilengkapi dengan halaman pengesahan, seperti contoh pada Lampiran 2.
6
Lampiran 1. Contoh format sampul depan
LAPORAN TENGAH/AKHIR* PROGRAM HIBAH KOMPETISI PROGRAM STUDI (PHK PS)/ PROGRAM HIBAH PENGEMBANGAN PROGRAM STUDI KHUSUS (PHP PK)* Tipe: IP/PP** Batch: I/II/III**
Judul Program Nama Jurusan Nama Fakultas
BADAN PENGEMBANGAN AKADEMIK UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA 2015
Catatan: *pilih salah satu; **khusus untuk PHK PS, hapus untuk PHP PK. 7
Lampiran 2. Contoh lembar pengesahan LEMBAR PENGESAHAN 1.
Nama Fakultas
: ___________________________________
2.
Penanggung Jawab Nama Jabatan Alamat Telepon Faksimili E-mail
: : : : : : :
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
3.
Ketua Pelaksana Nama Alamat Telepon Faksimili E-mail
: : : : :
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
Yogyakarta, ________________ Disahkan oleh Dekan
Diperiksa oleh Ketua Pelaksana/ Program Studi
Disiapkan oleh Koordinator Task Force
_____________________
_____________________
_____________________
Disetujui oleh Ketua Tim Monev
_____________________
8
Lampiran 3. Formulir pengadaan barang A. Rekapitulasi pengadaan barang Jenis peralatan I. Peralatan laboratorium II.......... III......... V. Peralatan pendukung
Nama peralatan
Spesifikasi teknis
Jumlah
Fasilitas pendukung
Alokasi anggaran (ribu rupiah)
Realisasi biaya (ribu rupiah)
1. ... 2. ... n. ... 1. ... 2. ... n. ... 1. ... 2. ... n. ... 1. ... 2. ... n. ... Total dana peralatan
B. Spesifikasi rinci untuk pengadaan bahan pustaka Judul buku
Pengarang
Penerbit
ISBN
Jumlah
Biaya per unit
Total Biaya (ribu rupiah)
Rencana biaya!
Lampiran 4. Format laporan keuangan A. Buku kas umum BUKU KAS UMUM Bulan: ______________2015 Penerimaan Debet Tanggal
Uraian
No. bukti
Jumlah
Transaksi 1 Transaksi 2 Transaksi 3 Jumlah dipindahkan
Tanggal
Uraian
No. Bukti
Pengeluaran Kredit Jumlah
Transaksi 1 Transaksi 2 ………..
Transaksi n Jumlah dipindahkan
Ketua Pelaksana/ Program Studi
Koordinator Task Force
_________________________
_________________________
………..
10
B. Laporan keuangan (Laporan Tengah) LAPORAN KEUANGAN TENGAH TAHUN Bukti Nomor
Tanggal
Uraian transaksi
Penerimaan (Rp)
Pengeluaran (Rp)
Ketua Pelaksana/ Program Studi
Koordinator Task Force
_________________________
_________________________
Saldo (Rp)
11
Lampiran 5. Realisasi anggaran per program/aktivitas REKAPITULASI REALISASI ANGGARAN Rencana anggaran (dalam ribu rupiah) Aktifitas (sesuai kontrak)
1 2 1 Aktivitas A 2 Aktivitas B ... n Aktivitas N Manjamen program Total
Hibah
RKAT
Total
3
4
5
Realisasi anggaran sampai dengan tanggal/bulan/tahun (dalam ribu rupiah) Hibah RKAT Total Rp % Rp % 6 7=6/3 8 9=8/4 10
Sisa anggaran (dalam ribu rupiah) Hibah
RKAT
Total
11= 3-7
12= 4-8
13
12
Lampiran 6. Pedoman perhitungan capaian fisik A. Pengembangan staf No. 1 2 3 4 5
Tahap Persetujuan TOR Permohonan/pendaftaran/persiapan Komunikasi dengan universitas/lembaga pelatihan/pembicara Pelaksanaan Laporan Total
Bobot (%) 10% 10% 10% 65% 5% 100%
B. Pengadaan barang/pengerjaan sipil No. 1 2 3 4 5 6
Tahap Pembentukan panitia pengadaan/lelang Penyiapan dokumen pengadaan/lelang Pengumuman pengadaan/iklan/undangan Proses pengerjaan/pengadaan Serah terima hasil pekerjaan/barang Laporan Total
Bobot (%) 5% 10% 5% 60% 10% 10% 100%
C. Pengembangan program/pengadaan tenaga ahli No. 1 2 3
Tahap
Bobot (%)
Total
15% 60% 25% 100%
Persiapan Pelaksanaan Evaluasi dan pelaporan
13
D. Pengadaan bahan pustaka NO. 1 2 4 5 7 8 9 10 11 12
8 9 10
Tahap Pembentukan panitia Penyiapan dokumen Penerimaan penawaran Evaluasi penawaran (teknis dan biaya) dan penentuan vendor Kontrak Impor Pengapalan (bill of loading) Buku tiba di pelabuhan Buku tiba di lokasi Pengecekan buku Serah terima barang Total impor Non impor Buku tiba di lokasi Pengecekan buku Serah terima Buku Total non impor
Bobot (%) 5% 10% 5% 10% 5% 20% 10% 20% 10% 5% 100% 50% 10% 5% 100%
14
