L1 LAMPIRAN
Lampiran 1 : Prosedur Penerimaan Dosen (LEC UNIV 01) Pada bulan Mei atau Oktober jurusan akan menerima draft jadwal dari SRSC. Jika membutuhkan dosen maka jurusan akan mengisi Form daftar rencana kebutuhan dosen (FM-BINUS-AA-FSD-01) dan menyerahkan Form daftar rencana kebutuhan dosen ke LRC. Saat perlu diiklankan maka LRC akan melakukan pemasangan iklan penerimaan dosen baru. LRC akan menerima lamaran dari calon dosen, lalu memasukkan data lamaran ke aplikasi. Kemudian LRC akan membuat ringkasan dan rekap lamaran lalu mengirimkannya kepada jurusan berupa data pelamar dan rekap pelamar. Jurusan yang telah menerima data pelamar dan rekap pelamar, melakukan seleksi calon dosen berdasarkan ringkasan lamaran dan kebutuhan dosen. Setelah itu jika tidak perlu test maka Kajur akan membuat daftar calon dosen untuk panggilan wawancara. Jika perlu adanya test maka LRC akan menelpon calon dosen untuk konfirmasi test. Paling lambat 1 hari sebelum test LRC melakukan persiapan untuk test kepada calon dosen. Calon dosen akan mengikuti test bahasa inggris dan computer. Setelah test selesai paling lambat satu setelah menerima hasil test dan pelatihan, Manager LRC akan membuat Form hasil test dan mengirimkannya kepada Kajur. Setelah menerima hasil tes wawancara calon dosen, Kajur akan membuat daftar calon dosen untuk panggilan wawancara. Paling lambat 1 hari sebelum wawancara dilaksanakan LRC akan menelpon calon dosen untuk panggilan wawancara dan mengkonfirmasikan calon dosen untuk membawa legalisir ijasah dan transkip nilai.
L2 Wawancara calon dosen akan langsung dilakukan oleh Kajur, setelah proses wawancara selesai kajur akan memeriksa hasil test dan wawancara dengan kesesuaian jadwal . Jika calon dosen tidak diterima oleh kajur maka Manager LRC akan membuat surat penolakan yang ditandatangani oleh Wakil Rektor 1 dan mengirimkannya kepada calon dosen paling lambat 1 minggu. Jika calon dosen diterima oleh Kajur, LRC akan mengirimkan dokumennya ke Rektor. Jika tidak disetujui oleh Rektor maka jurusan akan berdiskusi dengan Rektor, jika hasil diskusi tetap tidak menerima calon dosen maka Manager LRC akan membuat surat penolakan yang ditandatangani oleh Wakil Rektor 1 dan mengirimkannya kepada calon dosen paling lambat 1 minggu. Jika disetujui Rektor atau Hasil diskusi jurusan dengan Rektor menerima Caldos maka dua hari setelah menerima berkas Manager LRC akan membuat kode dosen baru berupa list dosen baru, membuat surat terima dosen yang ditandatangani oleh Wakil Rektor 1 dan mengirimkannya kepada calon dosen . Kemudian LRC akan melakukan persiapan dan pelaksanaan pelatihan induksi MCL dan induksi dosen baru untuk calon dosen paling lambat satu hari sebelum hari pelaksanaan. Satu minggu setelah perkuliahan Manager LRC akan membuat dan mengirimkan rekap terima dosen perjurusan ke unit terkait berupa daftar dosen baru. Setelah satu bulan perkuliahan Manager LRC akan membuat SK Pengangkatan, dan SK Pengangkatan akan diarsip, yang asli diarsip oleh Sekretaris Rektorat sedangkan LRC mengarsip fotokopian SK pengangkatan. Selama ada penambahan dosen LRC akan mengarsip data dosen berupa berkas dosen yang diterima.
L3 Lampiran 2 : Prosedur Penugasan Dosen (LEC UNIV 02) Prosedur ini dimulai pada awal Juli / akhir Desember, yaitu pada saat Kajur (Pembina matakuliah) menerima jadwal kuliah yang belum ada dosen dari SRSC. Kajur (Pembina matakuliah) kemudian akan mengatur penugasan dosen berdasarkan : -
Kebutuhan kelas
-
Mata kuliah yang dijadwalkan
-
Dosen yang dapat mengajar matakuliah tersebut
-
Hak sks dosen Jika dosen merupakan binaan jurusan yang bersangkutan ataupun diijinkan oleh
Ka.jurusan pembina dosen yang bersangkutan, maka Kajur (Pembina matakuliah) akan menetapkan jumlah sks yang diijinkan untuk diserahkan ke Sub Biro Administrasi Registrasi. Kemudian SRSC akan melakukan proses penyusunan jadwal dosen berdasarkan prosedur registrasi (PR-BINUS-03-01), mengirim rekap sks dan mata kuliah yang diajar dan mengajar di jurusan mana saja untuk dosen yang berada di bawah binaan jurusannya untuk kajur Pembina masing-masing. Setelah itu Kajur (Pembina matakuliah) akan melakukan briefing dosen mengajar di jurusan (baik dosen binaan sendiri/tidak). Setelah 1 bulan kuliah berjalan LRC akan membuat surat keputusan mengajar dosen dan membagikannya kepada dosen melalui buku mengajar dosen pada minggu ke-8 perkuliahan (SK mengajar dosen yang sudah ditandatangani Rektor). Terakhir Sekretariat Rektorat akan mengarsip SK mengajar (copy) dan proses selesai.
Lampiran 3 : Prosedur Proses IKAD (LEC UNIV 03) Sebelum minggu kedua perkuliahan CFQ akan mengkonfirmasi perubahan kuesioner kepada unit terkait yaitu Dekan. Pada minggu kedua perkuliahan CFQ akan
L4 meminta data dosen aktif kepada LRC dan meminta data jadwal mata kuliah ke Operasional TI serta menginformasikan kepada Operasional TI mengenai batas waktu untuk menaikkan dan menutup kuesioner di website Binus Maya. Pada minggu ke empat perkuliahan CFQ akan menyiapkan surat pengantar untuk dosen yang telah disetujui oleh MR lalu mengandakan surat dan dibagikan pada buku dosen. Seminggu kemudian bagian IT akan mengupload Kuesioner ke website sehingga kuesioner siap untuk diisi, lalu setiap minggunya CFQ akan memonitoring pengisian Kuesioner dan mengupdate jumlah Kuesioner yang terisi. Pengisian Kuesioner yang akan dilakukan oleh mahasiswa yaitu pada minggu ke tujuh sampai minggu ke Sembilan perkuliahan, pada minggu ke sepuluh CFQ akan mengelompokkan komentar dari mahasiswa berupa Report komentar pada aplikasi IKAD. Sekretaris LOA akan mengcopykan kehadiran rapat persiapan perkuliahan dan mengirimkannya kepada Sekretaris Fakultas, kemudian satu minggu setelah UAS Sekretaris Fakultas akan memasukkan data kehadiran rapat dosen ke aplikasi IKAD sesuai dengan Daftar kehadiran dosen (copy) dan Staff PU akan mendatakan Hadir mengajar dosen. Dua puluh hari setelah Ujian terakhir Ka. Sub Biro Nilai Mahasiswa akan mendata ketepatan penyerahan nilai dari dosen seperti jumlah hari penyerahan nilai perkelas atau perdosen. Kemudian dua puluh lima hari setelah UAS Operasional IT akan melakukan posting nilai IKAD, lalu Staff CFQ akan mengecek secara random beberapa data perjurusan. Jika hasil pemeriksaan tidak sesuai dengan perhitungan atau rumus maka Staff CFQ akan mengupdate data. Jika telah sesuai dengan perhitungan atau rumus maka
L5 satu hari setelah poting IKAD CFQ akan melakukan analisa IKAD dan menghasilkan Rekap IKAD, lalu mengirimkan hasil IKAD, IKADQ dan AD ke LRC. CFQ juga mengirimkan Rekap IKAD kepada Rektor, Wakil Rektor dan Dekan. Kemudian satu hari setelah cek random Operasional IT akan meng upload hasil IKAD ke Web Lecturer dan ke web IKAD Kajur berupa IKAD per dosen dan IKAD per jurusan. Lalu Kajur akan mengecek IKAD dosen, satu bulan setelah nilai IKAD keluar Kajur akan melakukan Evaluasi dengan jurusan dan menindak lanjuti hasil IKAD yang akan menghasilkan catatan tindak lanjut. Setelah itu Kajur akan mengirim laporan IKAD perjurusan ke Dekan dan Wakil Rektor 1 untuk pencapaian sasaran jurusan, sesuai dengan rencana MR akan memverifikasikan hasil tindak lanjut. Satu setengah bulan setelah UAS, MR akan membuat laporan review pimpinan berdasarkan Laporan IKAD. Kemudian Wakil Rektor 1 akan evaluasi rencana tindak lanjut bersama dengan Dekan atau Kajur dan CFQterakhir akan dilakukan Verifikasi hasil tindak lanjut oleh MR sesuai dengan rencana tindak lanjut.
Lampiran 4 : Prosedur Pelatihan Dosen Baru (LEC UNIV 04) Prosedur ini dimulai pada saat PSC membuat surat undangan Pelatihan induksi dan metode mengajar untuk dosen yang sudah dihubungi dan ditandatangani oleh Wakil Rektor I. Setelah itu Lecturer Recruitment Staff akan menyerahkan daftar nama dosen baru yang akan diundang pelatihan induksi dan metode mengajar kepada Secretariat Staff. Selanjutnya Secretariat Staff akan menelpon dosen untuk mengkonfirmasi kehadiran mereka untuk dibuatkan daftar Hadir Pelatihan dan melakukan persiapan bahan pelatihan dan fasilitas bagi pelatihan tersebut. Kesemua proses ini dilakukan paling lambat 2 hari sebelum pelatihan.
L6 Pelatihan Induksi dan Metode Mengajar dilakukan sesuai dengan jadwal oleh Secretariat Staff dan Recruitment Lecturer Staff. Selanjutnya, Secretariat Staff mengirimkan Daftar Hadir Pelatihan yang telah terlaksana kepada PSC, paling lambat 2 hari setelah pelatihan. Paling lambat 1 minggu setelah pelatihan, Lecturer Recruitment Staff akan membuat laporan ketidakhadiran pelatihan Induksi dan Metode Mengajar tersebut untuk jurusan, Dekan, dan Wakil Rektor. Setelah itu, Secretariat Staff akan membuat Laporan Evaluasi Hasil Pelatihan untuk pembicara, wakil rektor I, CfQ dan Rektor, paling lambat 1 bulan setelah pelatihan. Dan terakhir, PSC akan mengirimkan laporan evaluasi hasil pelatihan untuk pembicara, wakil rektor I, CfQ, dan rektor, paling lambat 1 minggu setelah pelatihan. Selain membuat laporan ketidakhadiran pelatihan induksi dan metode mengajar, Lecturer Recruitment Staff juga akan memeriksa apakah ada pelatihan induksi dan metode mengajar batch berikutnya. Jika ada pelatihan induksi dan metode mengajar batch berikutnya maka proses dalam prosedur pelatihan dosen baru dilakukan kembali dari awal. Jika tidak ada pelatihan induksi dan metode mengajar batch berikutnya maka akan dilaksanakan pelatihan induksi oleh Jurusan dan Pelatihan metode mengajar oleh LRC. Setelah itu Kepala jurusan akan mengirimkan informasi tertulis mengenai pelaksanaan induksi jurusan dan prosedur pelatihan dosen baru ini pun selesai.
L7 Lampiran 5 : Prosedur Mengurus Jenjang Akademik Dosen (LEC UNIV 05) LRC akan melakukan pembuatan dan pendistribusian daftar dosen kandidat JJA yang memenuhi syarat ke jurusan paling lambat 1 bulan setelah pengajuan terakhir, kajur selanjutnya akan melakukan pemilihan dan pengiriman daftar dosen untuk diurus JJA ke LRC (daftar pengajuan JJA yang sudah diupdate) pada saat 1 minggu setelah terima dari LRC. Kemudian LRC akan melakukan entri bidang A,B,C,D dan 1 minggu setelah pengembalian dari jurusan, Manager LRC akan mengirimkan surat pemberitahuan briefing ke dosen terkait. Pada saat 2 hari sebelum briefing, LRC akan melakukan pencetakan dan pendistribusian laporan sementara angka kredit dosen. Selanjutnya Manager LRC akan melakukan briefing dosen kandidate JJA dengan dosen yang ikut pengajuan. ¾ Jika merupakan proses baru, LRC akan melakukan pemeriksaan jadwal wawancara dan hubungi dosen (via telp) bersam dengan dekan pada saat 1 hari setelah briefing. Kemudian Dekan akan melakukan pelaksanaan wawancara sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan, -
jika JJA diterima, LRC akan mengirimkan surat penerimaan yang ditandatangan Dekan 3 hari setelah wawancara, dosen kemudian mengumpulkan berkas JJA dosen s/d batas pengumpulan dan pada batas yang sama LRC akan melakukan entri berkas JJA dosen (posisi angka kredit), Jika KUM memenuhi, LRC akan mengirim berkas kepada tim review (rekap daftar tim review) paling lambat 2 minggu sebelum batas pengumpulan. Tim review kemudian melakukan review berkas bidang B (penelitian) dosen paling lambat 1 minggu setelah berkas diterima, selanjutnya Manager LRC melaksanakan rapat pertimbangan senat JJA 2 minggu sebelum pengajuan,
L8 Apabila JJA tidak disetujui senat, Manager LRC akan mengirim surat penolakan kepada dosen yang bersangkutan, proses selesai. Tetapi apabila JJA disetujui senat, Manager LRC akan mencetak daftar usulan dan surat pernyataan kegiatan per dosen 2 hari setelah rapat senat, melakukan proses pengajuan JJA ke kopertis III sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan, jika JJA tidak disetujui Kopertis III maka dosen kembali melakukan pengumpulan berkas JJA. Jika JJA disetujui oleh kopertis III, maka Manager LRC akan mengirim berkas ke kopertis dan surat pengantar ditandatangani rector 5 hari setelah pengajuan, LRC kemudian mengirim berkas ke DIKTI s/d batas pengumpulan. Pada saat 6 bulan setelah pengajuan Manager LRC akan menerima SK JJA dosen dari kopertis III, DIKTI, dan pendistribusian ke WR II dan dosen ( 1 rangkap untuk PTS, 1 rangkap untuk dosen). Terakhir Manager LRC akan melaporkan daftar dosen yang diterima pengajuan JJA ke Rektor WR II dan Dekan, proses selesai. Jika KUM tidak memenuhi, maka dosen kembali mengumpulkan berkas JJA dosen. -
Jika JJA tidak diterima, LRC akan mengirim surat penolakan yang ditandatangani dekan 3 hari setelah wawancara dan proses selesai. ¾ Jika bukan merupakan proses baru, maka dosen langsung melakukan pengumpulan berkas JJA dosen s/d batas pengumpulan.
Lampiran 6 : Prosedur Cuti Dosen Resmi (LEC UNIV 06) -
Cuti Dosen Untuk dapat melakukan cuti secara resmi baik untuk cuti mengajar ditengah semester yang berjalan maupun dosen harus mengajukan cuti untuk semester
L9 berikutnya akan dilakukan secara tertulis ke jurusan Pembina dengan membuat surat permohonan cuti dilakukan 2 minggu setelah perkuliahan. Setelah mendapat persetujuan dari jurusan Pembina maka Manager LRC akan mendatakan surat cuti dosen, setiap bulannya Manager LRC akan mengambil jadwal kuliah dari SRSC. Jika dosen tersebut homebase Manager LRC akan melaporkan data cuti dosen kepada Wakil Rektor 2 berupa laporan data cuti dosen. Kemudian Wakil Rektor 1 bersama Dekan melakukan evaluasi kebijakan tentang dosen cuti setelah itu akan dilanjutkan ke PROSEDUR PEMBERHENTIAN DOSEN (PR-BINUS-06-08) -
Dosen Aktif Kembali Untuk dapat aktif mengajar kembali dosen harus mengajukan permohonan ke Kajur, lalu mengisi ulang kesediaan waktu untuk mengajar melalui web. Jika tidak disetujui kajur untuk dapat aktif kembali maka Kajur akan membuat alasan penolakan dosen untuk dapat aktif mengajar kembali dan LRC akan mengirimkan surat penolakan dan alasan penolakan kepada Dosen . Jika dosen disetujui oleh Kajur untuk aktif kembali maka Jurusan akan memberikan informasi menganai dosen akti kembali kepada LRC. Setelah menerima informasi dari Jurusan, LRC akan mengupdate dan memberikan informasi kembali kepada jurusan mengenai dosen yang aktif. Kemudian akan dilanjutkan ke PROSEDUR PEMBUATAN JADWAL KULIAH (PR-BINUS-03-01)
Lampiran 7 : Prosedur Pemberhentian Dosen (LEC UNIV 07) Prosedur pemberhentian dosen dapat dilakukan apabila : 1. LRC menerima laporan mengenai dosen meninggal dunia/pensiun/permintaan sendiri/berakhirnya perjanjian kerja/sakit berkepanjangan dari jurusan.
L10 Jika info di jurusan, maka jurusan akan membuat dan mengirimkan surat persetujuan untuk merubah status ke LRC pada saat seminggu setelah diskusi dengan dekan. -
Jika dosen homebase dan masih ada beban/tanggungan kepada institusi yang belum diselesaikan, maka dosen yang bersangkutan akan menyelesaikan kewajiban sesuai beban/tanggung jawab kepada institusi sesuai dengan waktu penyelesaian yang ditetapkan institusi. LRC akan melakukan penyelesaian administrasi 3 hari setelah menerima informasi, selanjutnya membuat surat pemberhentian dosen (ditandatangani rektor) dan didistribusikan ke unit terkait dan diserahkan ke dosen yang bersangkutan (jika memungkinkan) dalam jangka waktu 3 hari setelah penyelesaian administrasi, proses selesai.
-
Jika dosen homebase tetapi sudah tidak ada beban/tanggungan kepada institusi yang belum diselesaikan, maka LRC akan melakukan penyelesaian administrasi 3 hari setelah menerima informasi, selanjutnya membuat surat pemberhentian dosen (ditandatangani rektor) dan didistribusikan ke unit terkait dan diserahkan ke dosen yang bersangkutan (jika memungkinkan) dalam jangka waktu 3 hari setelah penyelesaian administrasi, proses selesai.
-
Jika dosen tidak homebase, maka LRC akan membuat surat pemberhentian dosen (ditandatangani rektor) dan didistribusikan ke unit terkait dan diserahkan ke dosen yang bersangkutan (jika memungkinkan) dalam jangka waktu 3 hari setelah penyelesaian administrasi, proses selesai.
Jika info tidak di jurusan, maka LRC akan mengkonfirmasi ke jurusan mengenai status dosen paling lambat 3 hari setelah terima info dari jurusan. Kemudian baru dilanjutkan oleh jurusan yang akan membuat dan mengirimkan surat persetujuan untuk merubah status ke LRC pada saat seminggu setelah diskusi dengan dekan.
L11 2. LRC mendapatkan keputusan pemberhentian dosen (PR-BINUS-06-12) Maka jurusan akan langsung membuat dan mengirimkan surat persetujuan untuk merubah status ke LRC pada saat seminggu setelah diskusi dengan dekan. 3. Manager LRC membuat daftar dosen tidak aktif 3 tahun berturut-turut ( di luar dari alas an cuti, studi, ijin kerja, dan alasan lain yang dapat dipertanggung jawabkan paling lambat satu bulan setelah perkuliahan dimulai. Setelah
terima
pengembalian
daftar
dari
jurusan,
Manager
LRC
akan
mendistribusikan daftar dosen tidak aktif 3 tahun ke Kajur. Kemudian jurusan akan mendiskusikan dengan Dekan untuk keputusan pemberhentian dosen sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Jika dosen tidak diberhentikan maka akan mengacu pada prosedur penugasan dosen (PR-BINUS-06-02) Jika dosen diberhentikan, maka jurusan akan membuat dan mengirimkan surat persetujuan untuk merubah status ke LRC pada saat seminggu setelah diskusi dengan dekan.
Lampiran 8 : Prosedur Follow up Hasil Kuesioner Dosen (LEC UNIV 08) Prosedur ini dimulai pada saat LRC menerima data dan rekap KPI dosen persemester dari Quality Management Center (QMC) pada saat akhir Maret/Agustus. Kemudian Lecturer Development Coordinator (LDC) akan melakukan filterisasi data berdasarkan KD < 3.00 (data terfilterisasi). 1.
Jika KD < 3.00 dan status dosen aktif tetapi belum ikut pelatihan Teaching Excellence dan Manajemen Pembelajaran, maka LDC akan membuat undangan pelatihan untuk 2 topik wajib tersebut.
L12 -
Jika dosen hadir dalam pelatihan, maka LDC akan mengirim status pelatihan (file follow up IKADQ) kepada jurusan yang bersangkutan dan proses selesai.
-
Jika dosen tidak hadir dalam pelatihan tetapi belum diundang minimal 2 kali, maka kembali LDC akan mengirimkan undangan pelatihan.
-
Jika dosen tidak hadir dalam pelatihan dan sudah diundang minimal 2 kali, maka LDC akan menginForm ke jurusan berupa daftar dosen yang tidak dating untuk difollow up oleh jurusan. Kemudian Kajur akan mengirimkan informasi mengenai follow up yang sudah dilakukan untuk update status di LRC (hasil follow up jurusan) paling lambat 2 minggu setelah pemberitahuan dikirim. LDC selanjutnya akan mengupdate data status pelatihan (follow up by jurusan) dan mengirim status pelatihan (file follow up IKADQ) kepada jurusan yang bersangkutan, yang menghasilkan laporan follow up IKAD, proses selesai.
2.
Jika KD < 3.00, status dosen aktif dan sudah pernah ikut pelatihan Teaching Excellence dan Manajemen Pembelajaran, maka LDC akan mengirim status pelatihan (file follow up
IKADQ) kepada jurusan yang bersangkutan dan
menghasilkan laporan follow up IKAD, proses selesai. 3.
Jika KD < 3.00 tetapi status dosen tidak aktif, maka proses langsung selesai.
4.
jika KD tidak < 3.00, maka proses langsung selesai.
Lampiran 9 : Prosedur Recruitment Dosen Homebase Adjunct (LEC UNIV 09) Prosedur ini dimulai pada bulan Maret dan Sepetember saat Manager LRC mengirimkan data calon dosen untuk pemilihan dosen HBA (Homebase Adjunct) ke jurusan, lengkap dengan status IKAD, transaksi sks mengajar, status kesesuaian bidang ilmu dengan kompetensi jurusan, dan umur. Setelah itu, Jurusan akan memilih daftar
L13 dosen yang akan diwawancarai (paling lambat 2 minggu setelah pengiriman data calon HBA) dan mengirimkan daftar dosen yang akan diwawancarai ke LRC (paling lambat 1 minggu setelah jurusan memilih data calon HBA). Paling lambat 3 hari setelah menerima informasi daftar dosen yang akan diwawancarai, Staff HBA akan menghubungi dosen yang bersangkutan serta menginformasikan kelengkapan berkas. Booking ruangan untuk proses wawancara dilakukan oleh Staff HBA paling lambat 3 hari setelah menerima informasi daftar dosen yang akan diwawancarai dari jurusan. Selanjutnya, Staff HBA akan melakukan konfirmasi wawancara ke jurusan (paling lambat 3 hari setelah LRC menghubungi dosen) dan menyiapkan Form penilaian wawancara dan daftar calon kandidat HBA yang akan diwawancara ke jurusan (paling lambat 3 hari sebelum jadwal wawancara). Jurusan melaksanakan wawancara sesuai jadwal dan mengirimkan hasil pengisian Form penilaian wawancara ke LRC paling lambat 2 minggu setelah tanggal wawancara. Satu hari setelah menerima hasil wawancara, Staff HBA akan melengkapi dan mempersiapkan berkas dosen HBA beserta Form penilaian HBA untuk Wakil Rektor I.. Paling lambat 1 minggu setelah Form penilaian HBA ditandatangani oleh Wakil Rektor I, LRC akan mengirimkan rekap hasil wawancara dosen HBA untuk ditandatangani oleh Jurusan. Selanjutnya, LRC akan mempersiapkan PKWT sesuai draft PKWT yang disetujui Wakil Rektor I dan atau TM lalu mengirimkan draft PKWT tersebut ke Wakil Rektor II untuk informasi honor PKWT. Dua hari setelah menerima informasi sari Wakil Rektor II, LRC akan mencetak PKWT lalu mengirimkannya ke Jurusan. Jurusan lalu akan menghubungi dosen untuk menandatangani PKWT sesuai dengan schedule. PKWT yang ditandatangani tersebut
L14 akan diberikan kepada dosen (1 rangkap ), kepada pihak BINUS (1 rangkap ), dan paling lambat 1 minggu setelah penandatanganan PKWT dikembalikan ke LRC (1 rangkap) untuk diarsip di LRC. Proses ini merupakan proses terakhir dari prosedur Recruitment Dosen Homebase Adjunct.
Lampiran 10 : Prosedur Pembinaan Dosen (LEC UNIV 10) Untuk dapat membina dosennya pada setiap bulan April atau Oktober Kajur akan mendapatkan masukan stakeholder baik dari pengukuran. a. Jika masukan Terkait dengan KPI maka Kajur akan melakukan analisa terhadap hasil KPI Dosen jika dosen telah memiliki KPI lebih dari sama dengan 4 (KPI >= 4) maka tidak perlu dilakukan pembinaan dosen. Tapi jika Dosen memiliki KPI kurang dari sama dengan 4 (KPI <= 4), maka Kajur akan melakukan analisa lanjutan atas hasil dan dokumen pendukung. Jika dosen AD1/AD2/AD3 <=4 (kondisi) maka Kajur akan memberitahukan kepada dosen yang bersangkutan bahwa KPI yang rendah dikarenakan komponen komitmen yang rendah, lalu Kajur akan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan, seperti apabila dosen berhalangan hadir rapat, maka materi akan dikirimkan ke dosen yang bersangkutan atau dengan teleconference dan jika dosen terlambat menyerahkan nilai maka penilaian akan menjadi tanggung jawab Jurusan. pada akhir semester Kajur dapat memberhentikan dosen jika dosen tidak melakukan suatu tindakan perbaikan. Apabila dosen diberhentikan maka Kajur akan Memproses PEMBERHENTIAN DOSEN (PR-BINUS-06-08). Jika dosen tidak diberhentikan maka Kajur akan memberikan memo pengecualian yang berisi alasan dosen tetap diperkenankan mengajar yang ditandatangani oleh Dekan. Lalu Kajur akan mencatat
L15 tindakan perbaikan yang diambil oleh dosen dan menyampaikan tindakan perbaikan yang diambil kepada Dekan, LRC, SRSC dan QMC. Jika dosen AD1/AD2/AD3 <=4 (attitude) maka dosen akan memberitahukan kepada dosen yang bersangkutan bahwa KPI rendah dikarenakan komponen komitmen yang rendah (attitude) dan memberikan Seurat peringatan kepada dosen yang bersangkutan yang dimana masa berlaku surat peringatan adalah satu semester. Jika dosen belum tiga kali mendapat surat peringatan maka Kajur akan mencatat tindakan perbaikan yang diambil oleh dosen lalu Kajur akan menyampaikan tindakan perbaikan yang diambil dosen kepada Dekan, LRC, SRSC dan QMC. Jika dosen telah mendapat surat peringatan 3 kali, pada akhir semester Kajur dapat memberhentikan dosen jika dosen tidak melakukan suatu tindakan perbaikan. Apabila dosen diberhentikan maka Kajur akan Memproses PEMBERHENTIAN DOSEN (PR-BINUS-06-08). Jika dosen tidak diberhentikan maka Kajur akan memberikan memo pengecualian yang berisi alasan dosen tetap diperkenankan mengajar yang ditandatangani oleh Dekan. Lalu Kajur akan mencatat tindakan perbaikan yang diambil oleh dosen dan menyampaikan tindakan perbaikan yang diambil kepada Dekan, LRC, SRSC dan QMC. Jika IKADQ <=3 (SoftSkill) maka Kajur akan memberitahukan kepada dosen yang bersangkutan bahwa KPInya rendah karena komponen SoftSkillnya yang rendah, dan Kajur akan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan bekerjasama dengan LRC seperti Nurturing , Sharing, Pelatihan(PR-BINUS-06-10), dll. Jika dosen belum tiga kali mendapat tindakan perbaikan maka Kajur akan mencatat tindakan perbaikan yang diambil oleh dosen lalu Kajur akan menyampaikan tindakan perbaikan yang diambil dosen kepada Dekan, LRC, SRSC dan QMC. Jika
L16 dosen sudah tiga kali mendapat tindakan perbaikan maka pada akhir semester Kajur dapat memberhentikan dosen jika dosen tidak melakukan suatu tindakan perbaikan. Apabila dosen diberhentikan maka Kajur akan Memproses PEMBERHENTIAN DOSEN (PR-BINUS-06-08). Jika dosen tidak diberhentikan maka Kajur akan memberikan memo pengecualian yang berisi alasan dosen tetap diperkenankan mengajar yang ditandatangani oleh Dekan. Lalu Kajur akan mencatat tindakan perbaikan yang diambil oleh dosen dan menyampaikan tindakan perbaikan yang diambil kepada Dekan, LRC, SRSC dan QMC. Jika IKADQ <= 3 (HardSkill) maka Kajur akan memberitahukan kepada dosen yang bersangkutan bahwa KPI rendah dikarenakan hardskill yang rendah, dan Kajur akan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan seperti refreshing matakuliah, sertifikasi dll. Jika IKADQ dosen tidak berturut-turut selama 6 semester < 3.00 maka Kajur akan mencatat tindakan perbaikan yang diambil oleh dosen lalu Kajur akan menyampaikan tindakan perbaikan yang diambil dosen kepada Dekan, LRC, SRSC dan QMC. Jika IKADQ dosen < 3.00 berturut-turut selama 6 semester maka pada akhir semester Kajur dapat memberhentikan dosen jika dosen tidak melakukan suatu tindakan perbaikan. Apabila dosen diberhentikan maka Kajur akan Memproses PEMBERHENTIAN DOSEN (PR-BINUS-06-08). Jika dosen tidak diberhentikan maka Kajur akan memberikan memo pengecualian yang berisi alasan dosen tetap diperkenankan mengajar yang ditandatangani oleh Dekan. Lalu Kajur akan mencatat tindakan perbaikan yang diambil oleh dosen dan menyampaikan tindakan perbaikan yang diambil kepada Dekan, LRC, SRSC dan QMC. b. Jika masukan tidak terkait KPI maka Jurusan akan mendapatkan indikasi pelanggaran yang dilakukan oleh dosen lalu meminta penjelasan pada dosen yang
L17 bersangkutan melalui surat panggilan jika dosen tidak hadir Jurusan akan memberikan surat panggilan kedua kepada dosen yang bersangkutan jika dosen tidak hadir lagi jurusan akan menganggap dosen menerima indikasi pelanggaran. jika dosen hadir dan penjelasan tidak dapat diterima maka Dekan akan membentuk Tim Evaluator (tidak termasuk Kajur), Tim akan mengadakan evaluasi internal untuk melakukan pemeriksaan lebih lanjut atas fakta-fakta yang ada. Jika dosen dinyatakan tidak bersalah maka jurusan akan menjelaskan kepada dosen yang bersangkutan. Jika dosen dinyatakan bersalah dan tidak diberi peringatan maka Jurusan dan LRC akan melakukan PROSES PEMBERHENTIAN DOSEN (PR-BINUS- 06-08). Jika dosen dinyatakan bersalah dan mendapatkan peringatan maka Dekan akan memberikan surat peringatan I yang dimana masa berlaku surat peringatan adalah satu semester. Jika dosen yang bersangkutan sudah melakukan perbaikan atas surat peringatan I, maka Kajur akan memberikan tembusan keputusan ke unit terkait seperti Wakil Rektor, Rektor dengan alasan atau bukti pendukung. Jika dosen tidak melakukan perbaikan maka Dekan akan memberikan surat peringatan II dengan masa berlaku satu semester jika dosen masih tidak melakukan perbaikan maka Jurusan dan LRC akan melakukan PROSES PEMBERHENTIAN DOSEN (PR-BINUS-06-08). Sedangkan jika dosen yang bersangkutan sudah melakukan perbaikan atas surat peringatan II, maka Kajur akan memberikan tembusan keputusan ke unit terkait seperti Wakil Rektor, Rektor dengan alasan atau bukti pendukung.
L18 Lampiran 11 : Prosedur Evaluasi Pelatihan Dan Instruktur (LEC UNIV 11) Satu hari setelah pelaksanaan Pelatihan LRC Secretariat Staff akan melakukan pengolahan kuesioner pelatihan. Berdasarkan Rekapitulasi hasil evaluasi pelatihan LRC Secretariat Staff akan membuat evaluasi pelatihan yang dapat berupa saran dan kritik serta kesimpulan mengenai pelatihan yang dilaksanakan dan melakukan proses Evaluasi Jasa Instruktur yang terdiri dari penilaian peserta terhadap proses pembelajaran dan kehadiran Instruktur. Lalu LRC Secretariat Staff akan melaporkan Rekapitulasi hasil evaluasi pelatihan ke LRC Manager atau LDC dan Instruktur. LRC Manager atau LDC akan meninjau ulang dan menandatangani Rekapitulasi hasil evaluasi pelatihan. Kemudian LRC Secretariat Staff menyimpan semua catatan yang berkaitan dengan evaluasi pelatihan. Terakhir LRC Manager atau LDC akan melakukan tindak lanjut terhadap evaluasi pelatihan dan jasa Instruktur.
Lampiran 12 : Prosedur Pelaksanaan Pelatihan (LEC UNIV 12) -
Pembuatan Brosur Paling lambat satu bulan sebelum brosur disebar Lecturer Development Coordinator akan membuat rencana jadwal kegiatan pelatihan. LRC Secretariat Staff akan merancang brosur pelatihandan mengkonfirmasikan jadwal kepada instruktur, jika instruktur bersedia maka satu minggu sebelum pelatihan, LRC Secretariat Staff akan mengkonfirmasikan ruangan dan fasilitas yang mendukung pelatihan dengan Form peminjaman ruang dan fasilitas LRC BM (FM-BINUS-AAFPT-206).saat ruangan telah tersedia LRC Secretariat Staff akan melakukan finalisasi rancangan brosur pelatihan dan memberikannya kepada Lecturer Development Staff untuk di cek dan ditanda tangani, setelah Brosur ditanda tangani
L19 LRC Secretariat Staff akan melakukan penggandaan brosur dan menyebarkan brosur.
-
Persiapan Pelatihan Untuk pelaksanaan pelatihan setengah jam sebelum pelatihan LRC Secretariat Staff akan melakukan set up ruangan dan fasilitas yang diperlukan. Sebelum pelaksanaan pelatihan, Instruktu harus melakukan registrasi pada LRC Sekretariat Staff dan akan diberikan Materi dan kuesioner., Pelatihan dilaksanakan oleh Instruktur. Setelah pelatihan selesai Dosen akan di persilahkan mengisi kuesioner dan mengumpulkannya kepada LRC Secretariat Staff. Setelah itu LRC Secretariat Staff akan merapikan ruangan.
Lampiran 13 : Prosedur Penerbitan Artikel Ilmiah (LEC UNIV 13) Untuk dapat menerbitkan artikel ilmiah, Secretariat RCSC harus menerima naskah dari penulis, mendatakan naskah penulis dan 2 hari setelah naskah diterima Secretariat RCSC akan menyerahkan naskah, Form surat penugasan dewan redaksi dan penunjukan Mitra Bestari ke ketua Editor. Kemudian Ketua Editor akan menunjuk anggota Dewan Editor dan Mitra Bestari dengan mengisi Form surat penugasan Dewan redaksi dan penunjukan Mitra Bestari, lalu dua hari setelah naskah diterima, Ketua Editor akan menyerahkan naskah, Form surat penugasan Dewan Redaksi dan penunjukan Mitra Bestari ke Dewan Redaksi dan Mitra Bestari. Selama 7 hari kerja, Dewan Editor akan menyunting naskah yang diterima sesuai ketentuan pada Form daftar tilik penyunting pelaksanaan ke Secretariat. 1 hari setelah menyunting Dewan Editor akan menyerahkan hasil penyuntingan dan Form daftar tilik penyunting pelaksana ke
L20 secretariat. Selama 14 hari kerja Mitra Bestari akan memberikan rekomendasi atas naskah dan mengisikan pada Form kriteria penilaian naskah hasil penelitian. Kemudian 2 hari setelah beri rekomendasi Mitra Bestari akan mengembalikan naskah dan Form kriteria penilaian naskah hasil penelitian. 2 hai setelah menerima dari Mitra Bestari, Secretariat akan menyerahkan hasil seluruh penilaian ke ketua Editor. Kemudian selama 3 hari kerja ketua Editor memberikan keputusan atas naskah yang telah diperiksa oleh Mitra Bestari dan mengisi Form keputusan penolakan atau penerimaan naskah dan selama 1 hari kerja ketua Editor akan menyerahkan naskah dan hasil keputusan ke Secretariat. Jika naskah tidak diterima maka Secretariat akan menyerahkan naskah dan memberitahu hasil keputusan ditolak kepada penulis selama 2 hari kerja. Jika naskah diterima Secretariat akan menyerahkan naskah kepada penulis untuk diperbaiki, setelah diperbaiki oleh penulis diserahkan kembali kepada Secretariat. Selama 14 hari dari tanggal terima naskah, Editor bahasa dan Setter akan melakukan Edit atas naskah mencakup edit bahasa, setting naskah, cetak draft naskah, proof read, cetak draft final. Kemudian mengirimkan hasil edit, dan setting ke ketua Editor. Setelah itu selama 2 hari ketua Editor akan memeriksa hasil edit dan setting dan menyerahkan hasil pemeriksaan ke secretariat. Jika disetujui untuk dicetak maka secretariat mengirim ke percetakan kemudian mendistribusikan jurnal dan upload ke lotus notes dan mengarsip hardcopy jurnal yang sudah diupload.
Lampiran 14 : Prosedur Penerimaan Hibah Bersaing (LEC UNIV 14) Penerimaan proposal penelitian dan evaluasi proposal penelitian (modul 1), pada awal tahun akademik dosen akan mengajukan proposal penelitian, kemudian Kajur atau kepala program studi akan melakukan seleksi proposal penelitian (kesesuaian bidang
L21 ilmu) dan jika tidak sesuai bidang ilmu, maka dosen harus memperbaiki proposalnya. Jika sesuai bidang ilmu, maka Kajur akan menyerahkan proposal penelitian ke RCSC. Setelah itu Kajur atau kepala program studi akan mengembalikan proposal penelitian kepada dosen yang bersangkutan untuk dilengkapi, lalu akan diserahkan kembali kepada RCSC oleh Kajur. Lalu Operation Coordinator mengumpulkan proposal penelitian, jika sudah lengkap berdasarkan buku panduan maka Operation Coordinator akan membuat rekap penerimaan proposal penelitian hibah bersaing. Lalu RCSC Manager membentuk tim evaluator dan Operation Coordinator akan membuat undangan seminar proposal penelitian. Kemudian dosen harus mempresentasikan proposal penelitian yang akan dinilai oleh tim evaluator, dari hasil penilaian akan dilakukan Operation Coordinator akan membuat rekap penilaian proposal penelitian. Setelah itu Manager RCSC mengadakan rapat untuk menentukan pemenang hibah bersaing dengan tim evaluator, Dekan, WR I, dari hasil rapat Operation Coordinator akan mengumumkan pemenang (surat keputusan Terima/Tolak). Jika didanai, maka dosen harus melakukan perbaikan proposal paling lambat 2 minggu, yang akan di ACC oleh Kajur dan Dekan. Setelah itu, dosen dan RCSC menandatangani surat kontrak, untuk pencairan dana tahap 1 (70%) oleh Operation Coordinator. Setelah melakukan penelitian, dosen mengumpulkan laporan hasil penelitian dan mempresentasikan hasil akhir penelitian jika perlu perbaikan dosen harus melakukan perbaikan dan kumpul laporan akhir penelitian. Laporan hasil akhir penelitian dosen akan ditandatangani oleh Kajur dan Dekan, dan diberikan juga kepada Manager RCSC untuk ditandatangani. Terakhir Operation Coordinator akan menerima laporan akhir penelitian, mengarsip laporan penelitian dan mencairkan dana tahap 2 (30%).
L22
Lampiran 15 : Prosedur Perancangan dan Perubahan Materi Pelatihan (LEC UNIV 15) Perancangan dan Perubahan materi Pelatihan akan dilakukan berdasarkan Instruktur Internal, Instruktur Eksternal, Pemintaan Khusus. Berdasarkan Instruktur Internal, Instruktur dan LDC mencari materi yang sesuai dengan kebutuhan para peserta (point ke dari FM-BINUS-AE-FSM-35 dan melihat laporan realisasi pelatihan per Jurusan). Jika usulan tidak sesuai dengan kebutuhan maka tidak perlu dilakukan Perancangan dan Perubahan materi Pelatihan. Jika usulan sesuai dengan kebutuhan, maka Instruktur akan menyusun agenda pelatihan dan merancang materi dan pengetikkan materi dalam bentuk MS. Power point (handsout). Setelah itu LDC akan memberi dan mengisi komentar mengenai materi pelatihan dan LRC Manager akan menandatangani materi pelatihan. Lalu LRC Secretriat Staff akan memberi identifikasi materi pelatihan yang telah divalidasi dan mendokumentasikannya. Setelah itu akan dilakukan Proses penggunaan materi pada pelaksanaan pelatihan(PRBINUS-18-03) terakhir LDC akan melakukan evaluasi terhadap materi pelatihan yang kriteria dibawah 3 berdasarkan rekap evaluasi pelatihan. Berdasarkan Instruktur Eksternal, Instruktur akan melakukan diskusi materi pelatihan dengan LDC, lalu Instruktur akan menyusun usulan materi pelatihan dan mengirim usulan materi pelatihan ke LRC. Kemudian LDC akan memeriksa materi yang dibuat (apakah dapat digunakan dan sesuai dengan kebutuhan Binus). Setelah itu LDC akan memberi dan mengisi komentar mengenai materi pelatihan dan LRC Manager akan menandatangani materi pelatihan. Lalu LRC Secretriat Staff akan memberi identifikasi materi pelatihan yang telah divalidasi dan mendokumentasikannya. Setelah itu akan
L23 dilakukan Proses penggunaan materi pada pelaksanaan pelatihan(PR-BINUS-18-03) terakhir LDC akan melakukan evaluasi terhadap materi pelatihan yang kriteria dibawah 3 berdasarkan rekap evaluasi pelatihan. Berdasarkan permintaan khusus, maka Jurusan, atau Biro atau Lab dan LDC akan mendiskusikan mengenai materi yang akan digunakan di dalam pelatihan. Lalu Instruktur mencari bahan yang sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan dan merancang materi dengan merancang handsout dari bahan yang telah ada (jika ada). Setelah itu LDC akan memberi dan mengisi komentar mengenai materi pelatihan dan LRC Manager akan menandatangani materi pelatihan. Lalu LRC Secretriat Staff akan memberi identifikasi materi pelatihan yang telah divalidasi dan mendokumentasikannya. Setelah itu akan dilakukan Proses penggunaan materi pada pelaksanaan pelatihan(PRBINUS-18-03) terakhir LDC akan melakukan evaluasi terhadap materi pelatihan yang kriteria dibawah 3 berdasarkan rekap evaluasi pelatihan.
Lampiran 16 : Prosedur Permintaan Pelatihan dari Luar (LEC UNIV 16) Untuk dapat dapat melakukan proses permintaan pelatihan dari luar, Biro Eksternal mengajukan permintaan pelatihan ke LRC dengan mengisi Form permintaan pelatihan LRC sekitar 1 bulan untuk topik baru atau minimal 3 hari untuk topik yang telah ada. Kemudian LRC Manager atau LDC akan Mencari Instruktur yang sesuai (sedapat mungkin dari Jurusan atau bagian masing-masing), lalu LRC Manager atau LDC bersama dengan Instruktur akan merancang materi pelatihan sesuai dengan yang diminta. Paling lambat 3 hari sebelum pelaksanaan pelatihan LRC Secretariat Staff akan menerima handsout dari Instruktur dan menggandakan handsout. Setelah pelaksanaan
L24 pelatihan LRC Manager atau LDC akan membuat laporan kegiatan dalam bentuk laporan bulanan kepada Wakil Rektor I.
Lampiran 17 : Prosedur Persiapan Pelatihan Community Center (LEC UNIV 17) Aktifitas yang harus dilakukan untuk persiapan pelatihan community center, dua minggu sebelum hari pelatihan koordinator ComServ akan menghubungi Jurusan melalui media telepon, email atau surat, lalu membuat rencana jadwal pelatihan. Sepuluh hari sebelum hari pelatihan koordinator
ComServ akan menghubungi
Instruktur, jika Instruktur berhalangan ComServ akan mencari Instruktur pengganti dengan sepengetahuan Koordinator dan jika Instruktur pengganti tidak bersedia maka Staff ComServ mengatur pelatihan agar diundur sesuai dengan kesiapan waktu dari Instruktur dan Kapasitas minimal peserta dan menghubungi semua peserta yang telah mendaftar atas perubahan tersebut. Sedangkan jika instruktur tidak berhalangan atau Instruktur pengganti bersedia (jika Instruktur berhalangan) maka Staff ComServ akan melakukan persiapan pelaksanaan pelatihan oleh Instruktur dan pemberian buku materi kepada peserta. Setelah selesai pelaksanaan pelatihan Staff ComServ akan melakukan entry dan arsip kuesioner evaluasi pelatihan. Kemudian Koordinator ComServ akan membuat laporan kegiatan. Minimum 3 bulan setelah pelatihan Staff ComServ akan melakukan tindak lanjut kegiatan (secara acak) dan membuat laporan ringkasan evaluasi kegiatan.
Lampiran 18 : Prosedur Persiapan Pelatihan (LEC UNIV 18) LRC Secretariat Staff akan mencatat daftar peserta yang mendaftar pelatihan. Satu minggu sebelumnya LRC Secretariat Staff mengirimkan Form Peminjaman Ruang
L25 dan Fasilitas BM (bila diperlukan), lalu mengkonfirmasikan kepada Pembicara mengenai materi pelatihan dan memeriksa jumlah peserta pelatihan. Jika jumlah peserta pelatihan belum memenuhi kapasitas atau Instruktur pengganti berhalangan maka LRC Secretariat Staff akan mengatur pelatihan agar diundur sesuai dengan kesiapan waktu dan instruktur dan kapasitas minimal peserta atau sesuai dengan kesediaan instruktur dan menghubungi semua peserta pelatihan yang telah mendaftar atas perubahan tersebut.. Jika jumlah peserta pelatihan memenuhi kapasitas maka minimal satu hari sebelummnya LRC Secretariat Staff akan mengkonfirmasikan kehadiran instruktur dan peserta pelatihan, jika instruktur berhalangan, instruktur akan mencari pengganti dengan sepengetahuan dari Lecturer Development Coodinator (LDC). Kalau sudah ada kesediaan intsruktur pengganti maka tiga hari sebelumnya LRC Secretariat Staff akan menggandakan materi pelatihan. Satu hari sebelumnya LRC Secretariat Staff akan melakukan pemesanan snack dan menyiapkan daftar hadir.
Lampiran 19 : Prosedur Seleksi Instruktur (LEC UNIV 19) Untuk menentukan instruktur pelatihan dapat dilakukan dengan dua cara yaitu dengan Recruitment oleh LRC dan inisiatif calon Instruktur. Dengan Recruitment oleh LRC, LDC akan membuat rencana pelatihan untuk periode mendatang atau mendapat permintaan pelatihan dari luar minimal satu bulan sebelum periode baru dan minimal dua minggu sebelum periode baru akan mencari Instruktur yang sesuai dengan topik atau bidang yang akan dibawakan dan bersedia mengajar pada jadwal yang telah disepakati serta membuat materi pelatihan (bila diperlukan). Jika Instruktur tidak tersedia di LRC maka LDC akan mencari Instruktur dari biro lain yang sesuai kompetensinya dan mengatur jadwal pelatihan para Instuktur. Kemudian LRC
L26 Secretariat Staff akan membuat laporan bulanan ke LRC Manager. Jika Instruktur tersedia di LRC maka LDC akan menjadwalkan Instruktur dan mengatur jadwal pelatihan para Instuktur. Kemudian LRC Secretariat Staff akan membuat laporan bulanan ke LRC Manager. Dengan inisiatif calon Instruktur, calon Instruktur harus mengajukan proposal atau CV file pelatihan untuk diseleksi (bila ada). LDC akan menerima proposal atau CV dari calon Instruktur. Kemudian LRC Manager dan LDC memeriksa proposal atau CV dan kesesuain materi dengan kebutuhan peserta pelatihan. Satu minggu dari tanggal terima proposal, LDC akan memberitahukan hasil seleksi ke calon Instruktur saat proposal dan CV diterima LRC Secretariat Staff akan mengarsip semua dokumen dan data yang menyangkut seleksi dan penerimaan Instruktur. Kemudian maka LDC akan menjadwalkan Instruktur dan mengatur jadwal pelatihan para Instuktur. Kemudian LRC Secretariat Staff akan membuat laporan bulanan ke LRC Manager.
Lampiran 20 : Prosedur Penerimaan Dosen Pasca Sarjana (LEC S2 01) Prosedur ini dimulai pada saat Pasca Sarjana Lecturer Development Staff menerima permintaan kebutuhan dosen dari Pasca Sarjana Coordinator, 2 bulan sebelum kick off meeting. Setelah itu Pasca Sarjana Lecturer Development Staff tersebut akan memeriksa revisi daftar kualifikasi dosen ke Program Head of Graduate Studies. Jika kualifikasi dosen tersebut tidak direvisi maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan langsung memeriksa database dosen yang sudah pernah mengajar untuk mencari dosen yang sesuai kualifikasi. Namun jika kualifikasi dosen tersebut direvisi, Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan menghubungi Program Head of Graduate Studies via email atau telpon untuk memintanya membuat revisi daftar kualifikasi dosen
L27 dan Program Head of Graduate Studies akan membuat revisi daftar kualifikasi dosen yang diminta tersebut terlebih dahulu sebelum Pasca Sarjana Lecturer Development Staff memeriksa database dosen. Jika dosen yang sesuai kualifikasi tersedia maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan meminta persetujuan dari Head Program of Graduate Studies atas daftar dosen yang tersedia. Dan jika tidak disetujui maka akan kembali ke proses pemeriksaan database dosen oleh Pasca Sarjana Lecturer Development Staff. Namun jika disetujui oleh Head Program of Graduate Studies maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengirimkan daftar dosen yang tersedia ke Pasca Sarjana Coordinator paling lambat 2 minggu sebelum kick off meeting. Proses ini merupakan proses terakhir dalam prosedur ini. Jika dosen yang sesuai kualifikasi tidak tersedia maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan memeriksa Database dosen defer. Dosen defer ini merupakan dosen dengan status dipertimbangkan atau dosen yang sudah diterima tapi belum pernah mendapatkan tugas mengajar. Apabila dosen defer ini tersedia maka Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff akan meminta persetujuan dari Program Head of Graduate Studies atas dosen defer yang diajukan dan jika disetujui maka prosedur ini pun selesai. Jika dosen defer tidak tersedia atau jika dosen defer tidak disetujui maka Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff akan mendapatkan rekomendasi calon dosen dari Program Head of Graduate Studies via email atau telpon. Setelah itu, Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff akan mendapatkan surat lamaran dan CV calon dosen yang direkomendasikan tersebut dan memeriksa kualifikasi calon dosen apakah sesuai dengan kualifikasi atau tidak.
L28 Jika calon dosen tidak sesuai kualifikasi maka akan kembali ke proses Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff akan mendapatkan rekomendasi calon dosen dari Program Head of Graduate Studies via email atau telpon. Namun jika calon dosen sesuai kualifikasi maka Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff memasukkan data calon dosen ke sistem informasi calon dosen (pelamar). Untuk menilai presentasi dari calon dosen yang melamar, Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff akan menyusun suatu tim penilai. Setelah itu, Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff akan membuat dan menyerahkan jadwal presentasi calon dosen ke tim penilai serta mengundang calon dosen untuk presentasi sesuai dengan jadwal via email atau telpon. Selanjutnya, Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff akan melakukan persiapan administrasi presentasi calon dosen yang berupa Fotocopy Faculty Candidate Evaluation, CV dan Materi Presentasi. Setelah persiapan selesai maka presentasi calon dosen pun dilakukan di depan Tim Penilai. Berdasarkan hasil presentasi, Tim Penilai akan memberikan penilaian dan mengisinya ke Form Penilaian. Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff lalu akan menghitung penilaian yang diberikan oleh Tim Penilai di Form Penilaian. Selanjutnya, sesuai dengan nilai akhir yang didapat, Program Head of Graduate Studies akan membuat keputusan penerimaan atau penolakan calon dosen tersebut. Jika calon dosen diterima dan langsung diminta untuk mengajar maka Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff akan mengirimkan Surat Penerimaan Dosen dan prosedur ini pun selesai. Jika calon dosen tidak diterima maka Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff akan mengirimkan surat penolakan kepada calon dosen dan menyimpan dokumen dosen
L29 di database dosen ditolak. Prosedur Penerimaan Dosen Pasca Sarjana ini dianggap selesai. Jika calon dosen diterima namun tidak diminta langsung mengajar maka Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff akan mengirimkan surat defer lalu menyimpan dokumen dosen di database dokumen defer dan akhirnya prosedur Penerimaan Dosen Pasca Sarjana ini pun selesai.
Lampiran 21 : Prosedur Evaluasi Jasa Dosen Pasca Sarjana (LEC S2 02) Prosedur ini dimulai pada minggu ke 2 saat Pasca Sarjana Lecturer Development Staff memeriksa apakah daftar pernyataan pada Form kuesioner berubah. Jika tidak berubah, Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan langsung memeriksa dosen, matakuliah, kelas dan jumlah mahasiswa yang akan dibagikan kuesioner pada minggu ke 2 perkuliahan. Namun jika daftar pertanyaan kuesioner berubah maka sebelumnya Dean of Programs akan membuat daftar pertanyaan kuesioner yang baru terlebih dahulu sekaligus melakukan finalisasinya. Setelah memeriksa dosen, matakuliah, kelas dan jumlah mahasiswa yang akan dibagikan kuesioner, Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan melengkapi Form kuesioner sesuai dengan data matakuliah dan dosen yang mengajar matakuliah tersebut. Selanjutnya, Pasca Sarjana Lecturer Development Staff menggandakan Form kuesioner tersebut sesuai dengan jumlah mahasiswa, mengelompokkannya sesuai dengan matakuliah, dosen dan jumlah mahasiswa, lalu mendistribusikannya melalui dosen, 1 minggu sebelum perkuliahan berakhir. Kuesioner yang telah diisi oleh mahasiswa dikumpulkan oleh Pasca Sarjana Lecturer Development Staff melalui dosen dan dientry ke dalam sistem informasi oleh
L30 InFormation Service Staff. Berdasarkan hasil olahan dari kuesioner tersebut, Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengeluarkan hasil IKAD dari sistem informasi.
Selanjutnya, berdasarkan hasil IKAD tersebut, Pasca Sarjana Lecturer
Development Staff akan memeriksa matakuliah dan dosen yang belum ada hasil kuesionernya. Jika kuesioner ternyata tidak lengkap maka proses-proses sebelumnya harus diulangi kembali. Pengulangan dimulai dari melengkapi Form kuesioner sesuai data matakuliah dan dosen yang mengajar matakuliah tersebut oleh Pasca Sarjana Lecturer Development Staff. Jika kuesioner sudah lengkap, paling lambat 2 minggu sebelum kick off meeting, Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengirimkan rekap IKAD ke Program Head of Graduate Studies dan mencetak serta mengirimkan rekap IKAD untuk tiap dosen. Jika IKAD dosen tidak kurang dari standar maka prosedur evaluasi jasa dosen pasca sarjana ini selesai. Namun jika IKAD dosen ternyata kurang dari standar maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengirimkan surat pemberitahuan IKAD kurang dari standar kepada dosen yang IKADnya kurang dari standar paling lambat 2 minggu sebelum kick off meeting. Jika IKAD dosen kurang dari standar 2 kali berturut-turut maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan melakukan follow up dosen sesuai dengan prosedur penanganan dosen bermasalah, 1 minggu sebelum kick off meeting. Namun jika IKAD dosen kurang dari standar tidak 2 kali berturut-turut maka prosedur ini selesai.
L31 Lampiran 22 : Prosedur Proses Jenjang Jabatan Akademik Pasca Sarjana (LEC S2 03) Pada bulan Januari/Juli Pasca Sarjana Lecturer Dev Staff akan memeriksa dan membuat rekap dosen potensial dapat/naik JJA yang menghasilkan Daftar Dosen Potensial, kemudian mengirimkannya kepada Dean of Program (DOP). DOP akan memilih dosen potensial untuk diurus JJA-nya dan mengirim data dosen terpilih ke Pasca Sarjana Lecturer Dev Staff. Pasca Sarjana Lecturer Dev Staff selanjutnya akan mengirim undangan briefing JJA kepada dosen terpilih melalui email/telp, melaksanakan briefing JJA pada bulan Februari/Agustus, mengumpulkan data penelitian dosen terpilih dan entri berkas penelitian (data tulisan yang dibuat oleh dosen, baik dari dosen maupun RCSC), mengentri berkas JJA dosen terpilih bersama dengan LRC, selanjutnya menghitung angka kredit sementara dosen terpilih bersama dengan LRC. Jika KUM tidak terpenuhi, maka Pasca Sarjana Lecturer Dev Staff kembali mengumpulkan data penelitian dosen terpilih dan entri berkas penelitian (data tulisan yang dibuat oleh dosen, baik dari dosen maupun RCSC). Jika KUM terpenuhi, maka pada bulan Maret/September Pasca Sarjana Lecturer Dev Staff akan mengirim undangan wawancara dosen dengan DOP melalui email/telp. Selanjutnya Dop melaksanakan wawancara, menilai wawancara, dan mengirim hasil wawancara kepada Pasca Sarjana Lecturer Dev Staff. -
Jika dosen terpilih tidak disetujui untuk diproses JJA-nya, maka pada bulan Mei/November Pasca Sarjana Lecturer Dev Staff akan mengirimkan surat pemberitahuan penolakan proses JJA ke dosen dan proses selesai.
L32 -
Jika dosen terpilih disetujui untuk diproses JJA-nya, maka Pasca Sarjana Lecturer Dev Staff akan melakukan koordinasi dengan LRC mengenai berkas JJA dosen yang akan dikumpulkan. Jika berkas dosen tidak disetujui LRC, maka Pasca Sarjana Lecturer Dev Staff
akan mengumpulkan data penelitian dosen terpilih dan entri berkas penelitian (data tulisan yang dibuat oleh dosen, baik dari dosen maupun RCSC). Jika berkas dosen disetujui LRC, maka pada bulan Mei/November Pasca Sarjana Lecturer Dev Staff akan melakukan proses pengajuan JJA dosen ke kopertis II. Jika berkas tidak disetujui kopertis maka proses langsung selesai. Jika berkas disetujui kopertis maka Pasca Sarjana Lecturer Dev Staff akan mendapatkan SK JJA dosen dari kopertis II, selanjutnya melaporkan daftar dosen yang diterima pengajuan JJA ke Operations Manager dan proses selesai.
Lampiran 23 : Prosedur Penugasan Dosen Pasca Sarjana (LEC S2 04) -
Penugasan Dosen Peyusunan penugasan dosen dimulai dengan pemeriksaan isi Teaching Agreement untuk dosen ke Dean of Programs oleh Pasca Sarjana Lecturer Development Staff, satu bulan sebelum kick off meeting. Setelah itu Dean of Program mengubah isi Teaching Agreement berupa template Teaching Agreement dan melakukan Finalisasi pada Teaching Agreement. Pasca Sarjana Lecturer Development Staff menerima Daftar dosen dari Pasca Sarjana Coordinator paling lambat satu minggu sebelum kick off meeting, lalu memeriksa status dosen apakah dosen aktif, cuti mengundurkan diri atau dosen baru. Jika dosen merupakan dosen baru, maka Pasca Sarjana Lecturer akan membuat kode
L33 dosen baru. Apabila dosen merupakan dosen lama dengan status tidak aktif sebelum diproses SK dari Rektor , Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengubah status dosen menjadi AKTIF lalu dosen lama dan dosen baru yang sudah dibuat kode dosennya akan di tentukan golongan dosennya oleh Dean of Programs. Kemudian Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengubah status dosen disisfo menjadi AKTIF dan memproses SK yayasan. Jika dosen lama dengan status dosen aktif maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan memproses SK Rektor lalu memproses surat penugasan dari Dean of Programs. Jika dosen ditugaskan untuk menjadi dosen Koordinator maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan memproses surat penugasan dosen Koordinator sebelum membuat Teaching Agreement, tapi jika tidak ditugaskan menjadi dosen Koordinator maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan langsung membuatkan Teaching Agreement untuk dosen . Setelah itu Teaching Agreement akan diperiksa oleh Head of Learning Support mengenai kesesuaian data dosen dengan jadwal mengajar dosen. Jika isi Teaching Agreement belum benar maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan memproses ulang, jika sudah benar akan dilakukan penandatangan Teaching Agreement oleh dosen paling lambat minggu pertama perkuliahan. Setelah Teaching Agreement ditandatangani oleh dosen, Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan menyerahkan SK Yayasan (jika ada), SK Rektor, Surat tugas, Surat Koordinator(jika ada), dan jadwal mengajar kepada dosen pada saat kick off meeting berupa berkas kick off meeting. Kemudian Dean of Programs akan menandatangani Teaching Agreement. Dan pada minggu kedua perkuliahan, Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan menyerahkan Teaching Agreement
L34 yang sudah ditandatangani yang asli kepada bagian Operation support Staff dan fotokopian Teaching Agreement kepada dosen.
-
Cuti Dosen Untuk melakukan cuti, dosen harus mengajukan surat pengajuan cuti kepada Program Head of Graduated Studies Paling lambat dua minggu sebelum cuti. Setelah itu Program Head of Graduated Studies menginformasikan pengajuan cuti dosen kepada Pasca Sarjan Lecturer Development melalui email atau telepon. Lalu Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengkorfirmasikan kepada unit terkait seperti Pasca Sarjana Coordinator, Head of Academic Operation, Head of Learning Support, Head of IT Support mengenai rencana cuti dosen melalui email atau telepon. Setelah itu unit terkait seperti Pasca Sarjana Coordinator, Head of Academic Operation, Head of Learning Support, Head of IT Support melakukan pengecekkan
hak
dan
kewajiban
dosen
yang
belum
diselesaikan
dan
mengkonfirmasikan hak dan kewajiban dosen yang belum selesai kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff melalui email. Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengkonfirmasikan hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan kepada dosen dan Program Head of Graduated Studies melalui email, setelah itu dosen melakukan penyelesaian kewajiban, setelah kewajiban dosen sudah diselesaikan Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengkonfirmasikan kepada Program Head of Graduated Studies melalui telepon atau email. Program Head of Graduated Studies mereview pengajuan cuti dosen, jika cuti dosen tidak disetujui maka Program Head of Graduated Studies mengkonfirmasikan penolakan cuti dosen kepada dosen melalui email paling lambat 1 minggu sebelum cuti dan
L35 Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan menyimpan semua berkas cuti dosen. Jika cuti dosen disetujui Program Head of Graduated Studies mengkofirmasikan persetujuan cuti dosen kepada dosen melalui email paling lambat 1 minggu sebelum cuti, lalu Pasca sarjana Lecturer Development Staff megubah status dosen dis sisfo menjadi CUTI, lalu unit terkait akan melakukan penyelesaian hak dosen oleh BINUS dan Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan menyimpan semua berkas cuti dosen.
-
Dosen Aktif Kembali Untuk dapat aktif kembali dosen harus mengirimkan surat pengajuan aktif
kembali kepada Program Head of Graduated Studies satu bulan sebelum aktif, Program Head of Graduated Studies menginformasikan kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengenai rencana dosen aktif kembali melalui email atau telepon. Pasca Sarjana melakukan pemeriksaan pada history dosen apakah sebelumnya dosen cuti, mengundurkan diri, terminate dan alasannya dan menginformasikan pada Program Head of Graduated Studies mengenai history dosen berupa database dan berkas dosen. Program Head of Graduated Studies mereview pengajuan dosen aktif kembali, jika dosen tidak disetujui untuk aktif kembali maka Program Head of Graduated Studies akan mengkonfirmasikan kepada dosen mengenai penolakan dosen untuk aktif kembali paling lambat 1 minggu sebelum kick off meeting. Jika dosen aktif kembali disetujui maka Program Head of Graduated Studies akan mengkonfirmasikannya kepada dosen dan Pasca sarjana Lecturer Development Staff mengenai persetujuan dosen aktif kembali paling lambat 2 minggu sebelum kick off meeting berserta berkas aktif kembali dan persetujuan dan jika dosen langsung dijadwalkan mengajar lagi maka Pasca sarjana
L36 Lecturer Development Staff akan memproses penugasan dosen. Jika tidak langsung mengajar lagi Pasca sarjana Lecturer Development Staff akan menyimpan dokumen dosen aktif kembali dan menunda perubahan status dosen di sisfo sampai dosen dijadwalkan kembali untuk mengajar, paling lambat 2 minggu sebelum kick off meeting.
Lampiran 24 : Prosedur Penanganan Dosen Bermasalah Pasca Sarjana (LEC S2 05) -
IKAD Kurang dari Standar Penanganan dosen bermasalah pasca sarjana dimulai dengan pembuatan daftar dosen yang mendapat IKAD kurang dari standar 2 semester berturut-turut oleh Pasca Sarjana Lecturer Development Staff, dua minggu sebelum kick off meeting dan melaporkan daftar IKAD yang kurang dari standar pad 2 semester berturut-turut kepada Program Head of Graduated Studies. Kemudian Program Head of Graduated Studies mereview dosen yang mendapatkan IKAD kurang dari standar pada 2 semester berturut-turut dan mengundang dosen untuk direview kinerja mengajarnya. Program Head of Graduated Studies melaksanakan review Dosen yang telah datang, setelah pelaksanaan review Program Head of Graduated Studies membuat berita acara hasil review dosen, lalu jika dosen diminta untuk mengajar lagi maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengarsip berita acara. Jika dosen tidak diminta mengajar lagi maka Program Head of Graduated Studies menginformasikan kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff bahwa dosen akan diberhentikan, stelah mendapatkan konfirmasi tersebut lalu Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengkonfirmasikan rencana pemberhentian dosen kepada Pasca Sarjana Coordinator, Head of Academic Operation, Head of
L37 Learning Support, Head of IT Support. Setelah menerima konfirmasi dari Pasca Sarjana Lecturer Development Staff, unit terkait yaitu Pasca Sarjana Coordinator, Head of Academic Operation, Head of Learning Support, Head of IT Support memeriksa
hak
dan
kewajiban
dosen
yang
belum
diselesaikan
dan
mengkonfirmasikannya kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff. Setelah menerima konfirmasi hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan dari unit terkait Pasca Sarjana Lecturer Development Staff melakukan konfirmasi kepada dosen Program Head of Graduated Studies mengenai hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan. Lalu Dosen melakukan penyelesaian kewajiban, Jika kewajiban dosen telah diselesaikan maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengkonfirmasikan kepada Program Head of Graduated Studies bahwa kewajiban dosen telah diselesaikan. Kemudian unit terkait melakukan penyelesaian hak dosen dan mengubah status dosen menjadi TERMINATE, terakhir Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengarsip berkas pemberhentian dosen.
-
Dosen Melakukan Pelanggaran Saat Program Head of Graduated Studies mendapatkan infromasi mengenai adanya dosen yang melakukan pelanggaran, Program Head of Graduated Studies akan mengidentifikasikan masalah dosen lalu menggumpulkan berbagai bukti pelanggaran yang dilakukan oleh dosen dan Program Head of Graduated Studies akan memanggil dosen untuk dimintakan penjelasan. Setelah mendapatkan penjelasan dari dosen paling lambat 3 hari setelah mendapat informasi, apabila penjelasan dosen dapat diterima maka Program Head of Graduated Studies akan
L38 membuat berita acara pemeriksaan dan penjelasan dosen atas masalah atau pelanggaran yang terjadi kemudian akan mengarsip berita acara. Sedangkan bila penjelasan dosen tidak dapat diterima makan Program Head of Graduated Studies mengadakan evaluasi ulang atas bukti dan penjelasan dosen, lalu membuat keputusan Final. Jika dosen memang tidak bersalah maka Program Head of Graduated Studies akan membuat berita acara pemeriksaan dan penjelasan dosen atas masalah atau pelanggaran yang terjadi kemudian akan mengarsip berita acara. Apabila
dosen bersalah dan dosen belum dua kali mendapatkan surat
peringatan maka Program Head of Graduated Studies akan membuat surat peringatan kepada dosen yang bersangkutan lalu mengarsip surat peringatan. Lalu apabila dosen dinyatakan bersalah dan sudah perna mendapatkan dua kali surat peringatan
sebelumnya
maka
Program
Head
of
Graduated
Studies
menginformasikan unit terkait bahwa dosen akan diberhentikan. Setelah menerima informasi dari Program Head of Graduated Studies, unit terkait akan memeriksa hak dan
kewajiban
dosen
yang
belum
diselesaikan.
Kemudian
dosen
harus
menyelesaikan kewajibannya, setelah kewajiban dosen diselesaikan maka Program Head of Graduated Studies akan membuat surat pemberhentian dosen. Unit terkait juga melakukan penyelesaian hak dosen terhadap BINUS, lalu Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengubah status dosen di sisfo menjadi TERMINATE, kemudian mengarsip berkas pemberhentian dosen.
L39 Lampiran 25 : Prosedur Pemberhentian Dosen Pasca Sarjana (LEC S2 06) -
Pengunduran Diri Dosen Untuk dapat melakukan pengunduran diri dosen harus mangajukan surat pengunduran diri kepada Program Head of Graduated of studies paling lambat dua minggu sebelum mulai pengunduran diri, lalu Program Head of Graduated of studies mengkonfirmasikan pengajuan pengunduran diri dosen kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff melalui email atau telepon. Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengkonfirmasikan ke unit terkait seperti Pasca Sarjana Coordinator, Head of Academic Operation, Head of Learning Support, Head of IT Support mengenai rencana pengunduran diri dosen melalui email atau telepon. Setelah
itu
unit
terkait
Pasca
Sarjana
Lecturer
Development
Staff
mengkonfirmasikan ke unit terkait seperti Pasca Sarjana Coordinator, Head of Academic Operation, Head of Learning Support, Head of IT Support melakukan pemeriksaan
hak
dan
kewajiban
dosen
yang
belum diselesaikan
dan
mengkonfirmasikannya kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff. Pasca Sarjana Lecturer Development Staff lalu mengkonfirmasikan hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan kepada dosen dan Program Head of Graduated of studies melalui email, dengan itu dosen melakukan penyelesaian kewajiban jika kewajiban dosen telah diselesaikan, Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengkonfirmasikannya kepada Program Head of Graduated of studies melalui enail atau telepon. Program Head of Graduated of studies pun mereview pengajuan pengunduran diri dosen, jika pengunduran diri dosen tidak disetujui maka Program Head of Graduated of studies akan mengkonfirmasikannya kepada dosen paling lambat satu minggu sebelum mulai pengunduran diri. Dan jika pengunduran diri
L40 dosen
disetujui
maka
Program
Head
of
Graduated
of
studies
akan
mengkonfirmasikannya kepada dosen paling lambat satu minggu sebelum mulai pengunduran diri dosen lalu Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengubah status dosen disisfo menjadi MENGUNDURKAN DIRI dilakukan paling lambat satu hari sebelum mulai mengundurkan diri dan dilakukan penyelesaian hak dosen oleh BINUS melalui unit terkait. Pasca Sarjana Lecturer Development Staff menyimpan semua berkas pengunduran diri dosen.
-
Dosen Meninggal Dunia Jika Program Head of Graduated of studies mendapatkan kabar bahwa dosen meninggal dunia maka mengkonfirmasikannya kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff melalui email atau telepon. Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengubah status dosen di sisfo menjadi MENINGGAL DUNIA satu hari setelah mendapat konfirmasi dan mengkonfirmasikannya kepada bagian terkait seperti Pasca Sarjana Coordinator, Head of Academic Operation, Head of Learning Support, Head of IT Support melalui email atau telepon lalu bagian terkait ini akan memeriksa
hak
dan
kewajiban
dosen
yang
belum
diselesaikan
dan
mengkonfirmasikan hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff melalui email. Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengkonfirmasikan hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan kepada ahli waris dan Program Head of Graduated of studies. Setelah itu ahli waris harus menyelesaikan kewajiban yang belum selesai. Jika ahli waris telah menyelesaikan kewajibannya maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengkonfirmasikannya kepada Program Head of Graduated of studies melalui
L41 email atau telepon dan akan dilakukan penyelesaian hak dosen oleh BINUS melalui unit terkait. Terakhir Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan menyimpan semua berkas dosen meninggal dunia.
-
Pemberhentian Dosen Dosen dapat diberhentikan jika dosen dengan status cuti lebih dari 3 tahun, dosen melakukan pelanggaran kode etik dosen, dan IKAD kurang dari standar. Prosedur pemberhentian dosen jika dosen dengan status cuti lebih dari 3 tahun yaitu Pasca Sarjana Lecturer Development Staff membuat daftar dosen yang cuti lebih dari 3 tahun berserta historynya dilakukan 1 bulan setelah awal semester dan mengirimkan daftar dosen ke Program Head of Graduated Studies untuk direview. Program Head of Graduated Studies melakukan review daftar dosen yang cuti lebih dari 3 tahun, jika Program Head of Graduated Studies tidak memberhentikan dosen maka Program Head of Graduated Studies membuat berita acara
tidak
memberhentian
dosen
dan
mengirimkan
berita
acara
tidak
memberhentikan kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff untuk disimpan atau diarsip. Jika Program Head of Graduated Studies memberhentikan dosen maka akan dibuat daftar dosen yang akan diberhentikan dan menyerahkan daftar dosen yang akan diberhentikan kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff, lalu Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengkonfirmasikan daftar dosen yang akan diberhentikan kepada Pasca Sarjana Coordinator, Head of Academic Operation, Head of Learning Support, Head of IT Support melalui email. Unit terkait yaitu Pasca Sarjana Coordinator, Head of Academic Operation, Head of
L42 Learning Support, Head of IT Support akan memeriksa hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan dan mengkonfirmasikannya kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff. Setelah menerima konfirmasi hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengkonfirmasikannya kepada dosen dan Program Head of Graduated Studies. Dosen menyelesaikan kewajibannya, jika dosen telah menyelesaikan kewajibannya maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengkonfirmasikannya kepada Program Head of Graduated Studies bahwa kewajiban dosen telah diselesaikan. Setelah itu dilakukan penyelesaian Hak dosen oleh BINUS melalui unit terkait, kemudian Pasca Sarjana Lecturer Development Staff membuat surat pemberhentian dosen lalu mengubah status dosen menjadi TERMINATE dan Menyimpan Berkas dosen. Jika dosen akan diberhentikan karena dosen melakukan pelanggaran kode etik dosen atau karena IKAD kurang dari standar maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan melakukan proses penanganan dosen bermasalah sesuai dengan prosedur penanganan dosen bermasalah
Lampiran 26 : Prosedur Penerimaan Dosen BI (LEC BI 01) Prosedur ini dimulai pada saat BI Lec.Development Staff (BI LDS) menerima Permintaan Kebutuhan Dosen dari BI Scheduling, yaitu 3 bulan sebelum kick off meeting. BI Lec.Development Staff akan memeriksa Daftar Kualifikasi Dosen ke Program Head of Undergraduate (PHU) untuk memastikan apa kualifikasi dosen perlu direvisi atau tidak, jika perlu maka BI Lec.Development Staff akan meminta Program Head of Undergraduate untuk membuat revisi Daftar Kualifikai Dosen melalui
L43 email/telp, maka Program Head of Undergraduate akan merevisi Daftar Kualifikai Dosen tersebut. Jika kualifikasi dosen tidak perlu direvisi maka BI Lec.Development Staff akan memeriksa database dosen yang sudah pernah mengajar untuk mencari dosen yang sesuai kualifikasi, jika dosen tersedia sesuai kualifikasi dan mendapatkan persetujuan dari Program Head of Undergraduate maka BI Lec.Development Staff akan mengirimkan Daftar Dosen yang tersedia ke BI Schedulling paling lambat 2 minggu sebelum kick off meeting, sehingga proses selesai. Akan tetapi jika dosen tersedia tidak sesuai kualifikasi ataupun tidak mendapat persetujuan dari Program Head of Undergraduate maka BI Lec.Development Staff akan memeriksa database dosen defer (dosen dengan status dipertimbangkan atau dosen yang sudah diterima tetapi belum pernah dapat tugas mengajar). Jika dosen defer tersedia dan disetujui oleh PHU maka BI LDS akan mengirimkan Daftar Dosen yang tersedia ke BI Schedulling paling lambat 2 minggu sebelum kick off meeting, dan proses selesai. Namun jika dosen defer tidak tersedia ataupun tidak disetujui oleh PHU maka BI LDS akan menerima rekomendasi calon dosen dari PHU melalui email/telp, BI LDS menerima dan memeriksa Surat Lamaran & CV dari calon dosen, jika calon dosen tidak sesuai kualifikasi maka kembali meminta rekomendasi calon dosen dari PHU. Jika calon dosen sesuai kualifikasi maka BI LDS akan memasukkan data calon dosen ke sisfo calon dosen/pelamar, menyusun Daftar Tim Penilai untuk presentasi calon dosen, membuat dan menyerahkan jadwal presentasi calon dosen kepada tim penilai, mengundang calon dosen untuk presentasi sesuai jadwal melalui email/telp serta mempersiapkan administrasi presentasi calon dosen (fotocopy faculty candidate evaluation, CV, materi presentasi). Tim penilai akan melaksanakan presentasi calon dosen dan mengisi Form
L44 Penilaian yang kemudian akan dihitung oleh BI LDS. Selanjutnya PHU akan membuat keputusan penerimaan/penolakan calon dosen : -
Jika calon dosen diterima dan diminta langsung mengajar, BI LDS akan mengirimkan surat penerimaan dosen, mengirimkan Daftar Dosen yang tersedia ke BI Schedulling paling lambat 2 minggu sebelum kick off meeting, dan proses selesai.
-
Jika calon dosen diterima tetapi tidak langsung diminta mengajar, maka BI LDS akan mengirimkan surat defer dan menyimpan dokumen dosen di database dosen defer, proses selesai.
-
Jika calon dosen tidak diterima maka BI LDS akan mengirimkan surat penolakan kepada calon dosen serta menyimpan dokumen dosen di database dosen ditolak, proses selesai.
Lampiran 27 : Prosedur Penugasan Dosen Binus International (LEC BI 02) -
Penugasan Dosen Prosedur ini dimulai pada saat BI Lecturer Development Staff memeriksa isi Teaching Agreement untuk dosen ke Dean of Programs, 3 bulan sebelum kick off meeting.. Jika isi Teaching Agreement tersebut berubah maka Dean of Programs akan mengubah isi dari Teaching Agreement tersebut dan sekaligus melakukan finalisasinya. Setelah itu, BI Lecturer Development Staff akan menerima daftar dosen yang akan mengajar dari scheduling paling lambat 2 minggu sebelum kick off meeting. Namun jika isi teaching tidak berubah maka BI Lecturer Development Staff akan langsung menerima daftar dosen tersebut. Selanjutnya berdasarkan daftar dosen yang diterima ini, BI Lecturer Development Staff akan memeriksa status dosen (dosen aktif, cuti, mengundurkan diri, baru).
L45 Jika dosen bukan dosen lama, BI Lecturer Development Staff akan membuat kode dosen yang baru ke dalam sistem informasi. Setelah itu, Dean of Programs akan menentukan golongan dari dosen tersebut dan BI Lecturer Development Staff akan mengubah status dosen menjadi aktif ke dalam sistem informasi. Selanjutnya, BI Lecturer Development Staff akan memproses SK Yayasan dan diteruskan dengan memproses SK Rektor. Jika dosen adalah dosen lama dan status dosen tidak aktif maka BI Lecturer Development Staff akan mengubah status dosen menjadi tidak aktif ke dalam sistem informasi. Namun, jika dosen adalah dosen lama dan status dosen adalah aktif maka BI Lecturer Development Staff akan langsung memproses SK Rektor. Setelah SK Rektor diproses, BI Lecturer Development Staff akan membuat Teaching Agreement untuk dosen. Selanjutnya Head of Learning Support akan memeriksa isi Teaching Agreement apakah sesuai dengan data dosen dan jadwal mengajar dosen. Jika isi Teaching Agreement tidak benar maka proses akan diulang kembali dari proses membuat Teaching Agreement untuk dosen. Tapi jika sudah benar maka Dean of Programs akan melakukan penandatanganan Teaching Agreement. Teaching Agreement yang sudah ditandatangani tersebut kemudian diserahkan oleh BI Lecturer Development Staff kepada operation support Staff (asli) dan dosen (fotocopy) pada minggu pertama perkuliahan. Proses ini merupakan proses terakhir dalam prosedur Penugasan Dosen (Binus International).
-
Cuti Dosen Prosedur ini dimulai pada saat dosen mengajukan surat pengajuan cuti kepada Program Head of Undergraduate paling lambat 2 minggu sebelum mulai
L46 cuti. Setelah itu, Program Head of Undergraduate akan menginformasikan pengajuan cuti dosen kepada BI Lecturer Development Staff via email atau telepon. Informasi tersebut kemudian diteruskan oleh Lecturer Development Staff kepada bagian yang terkait (BI Coordinator, Head of Academic Operation, Head of Learning Support, Head of IT Support) juga melalui email atau telepon. Selanjutnya, unit terkait akan melakukan pengecekan hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan oleh BI Coordinator, Head of Academic Operation, Head of Learning Support, Head of IT Support. Berdasarkan pengecekan tersebut, Unit Terkait akan menginformasikan hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan kepada BI Lecturer Develompment Staff via email dan kemudian diteruskan oleh BI Lecturer Development Staff kepada dosen dan Program Head of Undergraduate. Dosen yang masih mempunyai hak dan kewajiban yang belum terselesaikan akan melakukan penyelesaian kewajibannya. Apabila kewajibannya belum diselesaikan maka dia akan melakukan lagi penyelesaian kewajibannya. Namun apabila kewajibannya sudah selesai maka BI Lecturer Development Staff akan menginformasikan telah selesainya kewajiban dosen kepada Program Head of Undergraduate via email atau telepon dan selanjutnya Program Head of Undergraduate akan mereview pengajuan cuti yang diajukan tersebut. Apabila cuti dosen disetujui maka Program Head of Undergraduate akan menginformasikan persetujuan cuti kepada dosen paling lambat 1 minggu sebelum cuti dimulai. Setelah itu, BI Lecturer Development Staff akan mengubah status dosen di sistem informasi menjadi cuti paling lambat 1 minggu sebelum mulai cuti. Selanjutnya Unit terkait akan melakukan penyelesaian hak dosen oleh binus dan
L47 terakhir BI Lecturer Development Staff akan menyimpan semua berkas cuti dosen. Prosedur Cuti Dosen ini pun selesai. Jika cuti dosen tidak disetujui, sebelum BI Lecturer Development Staff menyimpan semua berkas dosen dan sekaligus prosedur Cuti Dosen ini selesai, Program Head of Undergraduate terlebih dahulu menginformasikan penolakan cuti kepada dosen melalui email paling lambat 1 minggu sebelum masa cuti.
-
Dosen Aktif Kembali Prosedur ini dimulai saat dosen mengirimkan surat pengajuan aktif kembali kepada Program Head of Undergraduate, 2 bulan sebelum aktif kembali. Informasi mengenai rencana dosen aktif kembali tersebut akan diteruskan oleh Head of Undergraduate kepada BI Lecturer Development Staff via email atau telepon. Berdasarkan informasi tersebut, BI Lecturer Development Staff akan memeriksa history dosen terutama mengenai cuti, pengunduran diri atau terminate dan alasannya. Informasi yang didapat tersebut kemudian akan disampaikan kepada Program Head of Undergraduate. Program Head of Undergraduate akan mereview pengajuan dosen aktif kembali. Jika dosen aktif kembali tidak disetujui maka Program Head of Undergraduate akan menginformasikan kepada dosen mengenai penolakan tersebut paling lambat 1 minggu sebelum kick off meeting dan prosedur pun selesai. Jika pengajuan dosen aktif kembali disetujui maka Program Head of Undergraduate akan menginformasikan kepada dosen dan BI Lecturer Development Staff mengenai dosen aktif kembali paling lambat 1 minggu sebelum kick off meeting. Selanjutnya akan ditentukan apakah dosen langsung dijadwalkan untuk
L48 mengajar lagi. Jika iya maka BI Lecturer Development Staff akan memproses penugasan dosen sesuai dengan proses penugasan dosen dan prosedur ini selesai. Namun jika tidak dijadwalkan untuk langsung mengajar maka BI Lecturer Development Staff akan menyimpan dokumen dosen aktif kembali dan menunda perubahan status dosen di sistem informasi sampai dosen dijadwalkan kembali mengajar paling lambat 1 minggu sebelum kick off meeting. Proses ini merupakan proses terakhir dalam Prosedur Dosen Aktif Kembali.
Lampiran 28 : Prosedur Evaluasi Jasa Dosen Binus International (LEC BI 03) Prosedur ini dimulai pada minggu ke 2 perkuliahan saat BI Lecturer Development Staff memeriksa apakah daftar pernyataan pada Form kuesioner berubah. Jika tidak berubah, BI Lecturer Development Staff akan langsung memeriksa dosen yang mengajar pada semeter berjalan pada minggu ke 3 perkuliahan. Namun jika daftar pertanyaan kuesioner berubah maka sebelumnya Dean of Programs akan membuat daftar pertanyaan kuesioner yang baru terlebih dahulu sekaligus melakukan finalisasinya. Berdasarkan pemeriksaan atas dosen yang mengajar pada semester berjalan, BI Lecturer Development Staff akan memperoleh informasi apakah dosen tersebut adalah dosen baru atau bukan. Jika dosen tersebut bukan dosen lama, BI Lecturer Development Staff akan membuat daftar matakuliah dan dosen yang akan diambil IKADnya ke Form kuesioner pada minggu ke 3 perkuliahan. Pada minggu ke 4 perkuliahan, BI Lecturer Development Staff akan mengupload kuesioner ke access BI bersana dengan IT. Setelah itu, BI Lecturer Development Staff akan membuat pengumuman untuk dosen dan mahasiswa mengenai periode pengambilan IKAD. Tiga minggu setelah awal periode
L49 pengambilan IKAD, BI Lecturer Development Staff akan menutup pengambilan IKAD bersama dengan IT. Satu minggu setelah akhir periode IKAD tersebut, BI Lecturer Development Staff akan mengeluarkan hasil olahan kuesioner dari sistem informasi dan mencetak Hasil IKAD tersebut untuk tiap dosen. Dua minggu setelah periode IKAD berakhir, BI Lecturer Development Staff akan mengirimkan rekap IKAD ke Program Head of Undergraduate dan juga mengirim IKAD ke tiap dosen. Berdasarkan hasil IKAD tersebut ditentukan apakah IKAD dosen kurang dari standar. Jika kurang maka BI Lecturer Development Staff akan mengirimkan surat pemberitahuan IKAD kurang dari standar kepada dosen yang IKADnya kurang dari standar, 2 minggu setelah periode IKAD berakhir lalu membuat daftar mata kuliah dan dosen yang akan diambil IKADnya pada minggu ke 9 perkuliahan. Namun jika IKAD tidak kurang dari standar maka membuat daftar mata kuliah dan dosen yang akan diambil IKADnya akan langsung membuat daftar mata kuliah dan dosen yang akan diambil IKADnya. Jika dosen adalah dosen lama, BI Lecturer Development Staff akan langsung membuat daftar matakuliah dan dosen yang akan diambil IKADnya pada minggu ke 9 perkuliahan tanpa terlebih dahulu melewati proses-proses yang dilakukan jika dosen bukan dosen lama. Pada minggu ke 10 perkuliahan, BI Lecturer Development Staff akan mengupload kuesioner ke access BI bersama dengan IT. Setelah itu, BI Lecturer Development Staff akan membuat pengumuman untuk dosen dan mahasiswa mengenai periode pengambilan IKAD. Tiga minggu setelah awal periode pengambilan IKAD, BI Lecturer Development Staff akan menutup pengambilan IKAD bersama dengan IT. Satu minggu setelah akhir periode IKAD tersebut, BI Lecturer Development Staff akan mengeluarkan hasil olahan kuesioner dari sistem informasi dan mencetak Hasil IKAD tersebut untuk tiap dosen. Dua minggu setelah periode IKAD berakhir, BI Lecturer
L50 Development Staff akan mengirimkan rekap IKAD ke Program Head of Undergraduate dan mengirim IKAD ke tiap dosen paling lambat 2 minggu sebelum kick off meeting. Berdasarkan hasil IKAD tersebut ditentukan apakah IKAD dosen kurang dari standar. Jika tidak kurang maka prosedur ini pun selesai. Namun jika kurang maka BI Lecturer Development Staff akan mengirimkan surat pemberitahuan IKAD kurang dari standar kepada dosen yang IKADnya kurang dari standar, paling lambat 2 minggu sebelum kick off meeting. Apabila IKAD dosen kurang dari standar pada dua semester berturut-turut maka BI Lecturer Development Staff akan melakukan follow up dosen sesuai dengan prosedur penanganan dosen bermasalah (PR-BINUS-06-65) paling lambat 1 minggu sebelum kick off meeting. Namun jika tidak maka sebelumnya, yaitu proses mengirimkan surat pemberitahuan IKAD kurang dari standar kepada dosen yang IKADnya kurang dari standar merupakan proses terakhir dalam Prosedur Evaluasi Jasa Dosen Binus International ini.
Lampiran 29 : Prosedur Proses Jenjang Jabatan Akademik BI (LEC BI 04) Pada bulan Januari/Juli BI Lecturer Development Staff (BI LDS) akan memeriksa dan membuat rekap dosen potensial dapat/naik JJA, daftar tersebut selanjutnya dikirim ke Dean of Program(DOP). Dean of Program akan memilih dosen potensial untuk diurus JJA nya dan dikirimkan ke BI LDS, BI LDS akan mengirimkan undangan briefing JJA kepada dosen terpilih serta melaksanakan briefing JJA pada bulan Februari/Agustus. Setelah briefing BI LDS akan mengumpulkan data penilaian dosen terpilih dan mengentri berkas penelitian (data tulisan yang dibuat oleh dosen, baik dari dosen maupun RCSC). Selanjutnya BI LDS akan mengentri berkas JJA dosen
L51 terpilih serta menghitung angka kredit sementara dosen terpilih, jika KUM tidak terpenuhi maka BI LDS kembali mengumpulkan data penilaian dosen terpilih dan mengentri berkas penelitian. Jika KUM dosen terpilih terpenuhi maka pada bulan Maret/September BI LDS akan mengirim undangan wawancara dosen dengan DOP. DOP kemudian melaksanakan wawancara dan melakukan penilaian wawancara serta mengirim hasil wawancara kepada BI LDS. Jika dosen terpilih disetujui untuk diproses JJA-nya, BI LDS akan mengkoordinasikan berkas JJA dosen yang akan dikumpulkan kepada LRC, -
Jika berkas dosen tidak disetujui LRC maka BI LDS kembali mengumpulkan data penilaian dosen terpilih dan mengentri berkas penelitian
-
Jika berkas dosen disetujui LRC, BI LDS akan melakukan proses pengajuan JJA dosen ke kopertis III pada bulan Mei/November. Apabila berkas tersebut disetujui kopertis BI LDS akan mendapatkan SK JJA dosen dari kopertis III kemudian melaporkan daftar dosen yang diterima pengajuan JJA ke Operations Manager, proses selesai. Tetapi jika berkas tidak disetujui kopertis maka proses langsung selesai.
Sebaliknya jika dosen terpilih tidak disetujui untuk diproses JJA-nya, maka BI LDS akan mengirimkan surat pemberitahuan penolakan proses JJA ke dosen dan proses selesai.
Lampiran 30 : Prosedur Penanganan Dosen Bermasalah BI (LEC BI 05) -
Ikad Kurang Dari Standar BI Lecturer Development Staff (BI LDS) akan membuat daftar dosen bermasalah (dosen yang mendapat IKAD < standar 2 semester berturut-turut) pada
L52 saat 2 minggu sebelum kick off meeting, yang kemudian akan dilaporkan kepada Program Head of Undergraduate (PHU). PHU akan mereview dosen yang mendapat IKAD < standar pada 2 semester berturut-turut, mengundang dosen untuk direview kinerja mengajarnya serta pelaksanaan review dosen, berita acara hasil review dosen akan dibuat oleh PHU paling lambat 1 minggu sebelum kick off meeting. Jika dosen diminta untuk mengajar kembali maka BI LDS akan mengarsip berita acara, dan proses selesai. Akan tetapi jika dosen tidak diminta untuk mengajar lagi maka PHU akan menginformasikan BI LDS bahwa dosen akan diberhentikan, BI LDS kemudian menginformasikan rencana pemberhentian dosen kepada unit terkait. Unit terkait akan melakukan pengecekan hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan yang kemudian diinformasikan kepada BI LDS, oleh BI LDS hak dan kewajiban dosen yang belum selesai akan diinformasikan lagi kepada dosen dan PHU. Dosen akan melakukan penyelesaian kewajiban, jika kewajiban dosen telah selesai, BI LDS akan menginformasikan telah selesainya kewajiban dosen kepada PHU, selanjutnya unit terkait akan melakukan penyelesaian hak dosen oleh binus, mengubah status dosen menjadi “terminate”, dan BI LDS akan mengarsip berkas pemberhentian dosen, proses selesai.
-
Dosen Melakukan Pelanggaran PHU akan mengidentifikasikan masalah dosen (kecurangan nilai/administrasi, melanggar kode etik Binus, dll), mengumpulkan bukti pelanggaran dosen, memanggil dosen untuk meminta penjelasan dan mendapatkan penejelasan dosen paling lambat 3 hari setelah mendapat informasi.
L53 Jika penjelasan dosen dapat diterima maka PHU akan membuat berita acara pemeriksaan dan penjelasan dosen atas masalah/pelanggaran yang terjadi, kemudian BI Lecturer Development Staff (BI LDS) akan mengarsip berita acara, proses selesai. Jika penjelasan dosen tidak dapat diterima, PHU akan mengadakan evaluasi ulang atas bukti dan penjelasan dosen, kemudian membuat keputusan final. -
Jika dosen tidak bersalah, PHU akan membuat berita acara pemeriksaan dan penjelasan dosen atas masalah/pelanggaran yang terjadi
-
Jika dosen bersalah dan sudah 2 kali mendapat surat peringatan, PHU akan menginformasikan unit terkait bahwa dosen akan diberhentikan, unit terkait akan memeriksa hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan. Kemudian dosen akan melakukan penyelesaian kewajiban, jika kewajiban dosen sudah diselesaikan maka PHU akan membuat surat pemberhentian dosen, unit terkait akan melakukan penyelesaian hak dosen oleh binus, BI LDS akan mengubah status dosen pada SISFO menjadi “terminate” dan mengarsip berkas pemberhentian dosen, proses selesai.
-
Jika dosen bersalah tetapi belum 2 kali mendapat surat peringatan, maka PHU akan membuat surat peringatan untuk dosen kemudian BI LDS akan mengarsip surat peringatan, proses selesai.
Lampiran 31 : Prosedur Pemberhentian Dosen BI (LEC BI 06) -
Pengunduran Diri Dosen Prosedur ini dimulai ketika dosen mengajukan surat pengajuan pengunduran diri kepada Program Head of Undergraduate (PHU) paling lambat 2 minggu sebelum mulai pengunduran diri. PHU akan menginformasikan pengajuan
L54 pengunduran diri dosen kepada BI Lecturer Development Staff (BI LDS) melalui email/telp, kemudian BI LDS menginformasikan rencana pengunduran diri ini kepada bagian terkait (BI Coordinator, Head of Academic Operations, Head of Learning Support, Head of IT Support) juga melalui email/telp. Setelah itu unit terkait akan memeriksa hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan serta menginformasikan hak dan kewajiban belum selesai tersebut kepada BI LDS, dan BI LDS akan menginformasikan hal tersebut kepada dosen dan PHU melalui email. Kemudian dosen akan melakukan penyelesaian kewajiban, jika kewajiban dosen sudah diselesaikan maka BI LDS akan menginformasikan telah selesainya kewajiban dosen kepada PHU. PHU akan mereview pengajuan pengunduran diri dosen, - Jika pengunduran diri dosen disetujui, PHU akan menginformasikan persetujuan pengunduran diri kepada dosen paling lambat 1 hari sebelum mulai pengunduran diri. BI LDS kemudian mengubah status dosen di SISFO menjadi “Mengundurkan Diri” paling lambat 1 hari sebelum mulai mengundurkan diri. Selanjutnya unit terkait akan melakukan penyelesaian hak dosen oleh Binus dan BI LDS akan menyimpan semua berkas pengunduran diri dosen, proses selesai. - Jika pengunduran diri dosen tidak disetujui, PHU akan menginformasikan penolakan pengajuan pengunduran diri kepada dosen paling lambat 1 minggu sebelum mulai pengunduran diri dan proses selesai.
-
Dosen Meninggal Dunia Prosedur ini dimulai pada saat Program Head of Undergraduate (PHU) mendapatkan
informasi
dosen
meninggal
dunia,
selanjutnya
PHU
akan
menginformasikan dosen meninggal dunia kepada BI Lecturer Development Staff
L55 (BI LDS) melalui email/telp dan BI LDS akan mengubah status dosen di sisfo menjadi “Meninggal Dunia” satu hari setelah mendapat konfirmasi PHU, menginformasikan kabar dosen meninggal dunia kepada bagian terkait (BI Coordinator, Head of Academic Operations, Head of Learning Support, Head of IT Support). Setelah itu unit terkait akan melakukan pemeriksaan hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan yang diinformasikan lebih lanjut kepada BI LDS, BI LDS selanjutnya menginformasikan hak dan kewajiban dosen belum selesai tersebut kepada ahli waris dan PHU satu minggu setelah dosen meninggal dunia melalui email. Pihak ahli waris akan menyelesaikan kewajiban, jika kewajiban dosen sudah terselesaikan maka unit terkait akan melakukan penyelesaian hak dosen oleh Binus kepada hali waris. BI LDS akan menyimpan semua berkas dosen meninggal dunia dan proses selesai.
-
Pemberhentian Dosen Proses pemberhentian dosen dapat dilakukan pada : 1. Dosen dengan status cuti lebih dari 3 tahun Satu bulan setelah awal semester BI Lecturer Development Staff (BI LDS) akan membuat daftar dosen yang cuti lebih dari 3 tahun, beserta historinya, kemudian mengirimkan daftar tersebut kepada Program Head of Undergraduate (PHU). PHU selanjutnya akan menreview daftar dosen yang cuti lebih dari 3 tahun, jika PHU akan memberhentikan dosen maka PHU akan membuat daftar dosen yang akan diberhentikan dan menyerahkan daftar dosen tersebut kepada BI LDS. Setelah itu BI LDS akan menginformasikan daftar dosen yang akan diberhentikan kepada unit terkait melalui email, menindaklanjuti informasi
L56 tersebut maka unit terkait akan memeriksa hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan serta menginformasikannya kepada BI LDS, oleh BI LDS informasi tersebut selanjutnya disampaikan kepada dosen dan PHU. Dosen akan melakukan penyelesaian kewajiban, apabila kewajiban dosen sudah terselesaikan BI LDS akan menginformasikan kepada PHU bahwa kewajiban dosen sudah diselesaikan. Unit terkait kemudian melakukan penyelesaian hak dosen oleh Binus, selanjutnya BI LDS membuat surat pemberhentian dosen, mengubah status dosen menjadi ‘Terminate’ serta menyimpan berkas dosen, proses selesai. Apabila PHU tidak memberhentikan dosen, PHU membuat berita acara tidak pemberhentian dosen dan mengirimkannya kepada BI LDS, BI LDS kemudian menyimpan/mengarsip berita acara dosen yang tidak diberhentikan dan proses selesai. 2.
Dosen melakukan pelanggaran kode etik dosen BI LDS akan melakukan proses penanganan dosen bermasalah sesuai prosedur penanganan dosen bermasalah.
3.
IKAD kurang dari standar BI LDS akan melakukan proses penanganan dosen bermasalah sesuai prosedur penanganan dosen bermasalah.
Lampiran 32 : Prosedur Penerimaan Teaching assistant Binus International (LEC BI 07) Prosedur ini dimulai pada saat BI Lecturer Development Staff menerima permintaan kebutuhan teaching assistant dari Schedulling BI, 3 bulan sebelum kick off meeting. Setelah itu BI Lecturer Development Staff tersebut akan memeriksa revisi
L57 daftar kualifikasi teaching assistant ke Program Head of Undergraduate. Jika kualifikasi teaching assistant tersebut tidak direvisi maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan langsung memeriksa database teaching assistant yang sudah pernah mengajar untuk mencari teaching assistant yang sesuai kualifikasi. Namun jika kualifikasi teaching assistant tersebut direvisi, BI Lecturer Development Staff akan menghubungi Program Head of Undergraduate via email atau telpon untuk memintanya membuat revisi daftar kualifikasi teaching assistant dan Program Head of Undergraduate akan membuat daftar kualifikasi teaching assistant yang diminta tersebut terlebih dahulu sebelum BI Lecturer Development Staff memeriksa database teaching assistant. Jika teaching assistant yang sesuai kualifikasi tersedia maka BI Lecturer Development Staff akan meminta persetujuan dari Head Program of Undergraduate atas daftar teaching assistant yang tersedia. Dan jika tidak disetujui maka akan kembali ke proses pemeriksaan database teaching assistant oleh BI Lecturer Development Staff. Namun jika disetujui oleh Head Program of Undergraduate maka BI Lecturer Development Staff akan mengirimkan daftar teaching assistant yang tersedia ke BI Schedulling paling lambat 1 minggu sebelum kick off meeting. Proses ini merupakan proses terakhir dalam prosedur ini. Jika teaching assistant yang sesuai kualifikasi tidak tersedia maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan memeriksa Database teaching assistant defer. Teaching
assistant
defer
ini
merupakan
teaching
assistant
dengan
status
dipertimbangkan atau teaching assistant yang sudah diterima tapi belum pernah mendapatkan tugas mengajar. Apabila teaching assistant defer ini tersedia maka BI Lecturer Developmet Staff akan meminta persetujuan dari PIC Course atas teaching
L58 assistant defer yang diajukan dan jika disetujui maka BI Lecturer Development Staff akan mengirimkan daftar teaching assistant yang tersedia ke BI Schedulling paling lambat 1 minggu sebelum kick off meeting. Prosedur ini pun selesai. Jika teaching assistant defer tidak tersedia atau jika teaching assistant defer tidak disetujui maka BI Lecturer Developmet Staff akan mendapatkan rekomendasi calon teaching assistant dari PIC Course via email atau telpon. Jika tidak ada rekomendasi, BI Lecturer Developmet Staff akan membuat pengumuman lowongan teaching assistant bersama dengan PIC Course. Setelah itu, BI Lecturer Developmet Staff akan menerima surat lamaran dan CV calon teaching assistant dan PIC Course akan menyeleksinya. Jika calon teaching assistant tersebut tidak disetujui maka akan dilakukan seleksi kembali. Namun jika disetujui, maka BI Lecturer Developmet Staff akan langsung memeriksa kualifikasi calon teaching assistant apakah sesuai dengan kualifikasi atau tidak. Jika ada rekomendasi dari PIC Course, BI Lecturer Developmet Staff akan mendapatkan surat lamaran dan CV calon teaching assistant yang direkomendasikan tersebut via email atau telpon dan juga memeriksa kualifikasi calon teaching assistant apakah sesuai dengan kualifikasi atau tidak. Jika calon teaching assistant tidak sesuai kualifikasi maka akan kembali ke proses BI Lecturer Developmet Staff akan mendapatkan rekomendasi calon teaching assistant dari Program Head of Undergraduate via email atau telpon. Namun jika calon teaching assistant sesuai kualifikasi maka BI Lecturer Developmet Staff akan membuat jadwal wawancara calon teaching assistant kepada PIC Course via email atau telpo dan mengundang calon teaching assistant untuk diwawancara sesuai dengan jadwal.
L59 BI Lecturer Developmet Staff akan melakukan persiapan administrasi wawancara calon teaching assistant yang berupa Fotocopy Teaching assistant Candidate Evaluation dan CV. Setelah persiapan selesai maka wawancara calon teaching assistant pun dilakukan oleh PIC Course. Berdasarkan hasil wawancara, PIC Course lalu akan memberikan penilaian dan mengisinya ke Form Penilaian Wawancara. Selanjutnya, dengan hasil penilaian tersebut, PIC Course akan membuat keputusan penerimaan atau penolakan calon teaching assistant tersebut. Jika calon teaching assistant diterima dan langsung diminta untuk mengajar maka BI Lecturer Developmet Staff akan mengirimkan Surat Penerimaan Teaching assistant dan prosedur ini pun selesai. Jika calon teaching assistant tidak diterima maka BI Lecturer Developmet Staff akan mengirimkan surat penolakan kepada calon teaching assistant dan menyimpan dokumen teaching assistant di database teaching assistant ditolak. Prosedur Penerimaan Teaching assistant Pasca Sarjana ini dianggap selesai. Jika calon teaching assistant diterima namun tidak diminta langsung mengajar maka BI Lecturer Developmet Staff akan mengirimkan surat defer lalu menyimpan dokumen teaching assistant di database dokumen defer dan akhirnya prosedur Penerimaan Teaching assistant Pasca Sarjana ini pun selesai.
Lampiran 33 : Prosedur Evaluasi Jasa Teaching assistant BI (LEC BI 08) Pada minggu ke-2 perkuliahan BI Lecturer Development Staff (BI LDS) akan memeriksa daftar pertanyaan kuesioner. Jika daftar pertanyaan kuesioner berubah, Dean of Program (DOP) akan membuat daftar pertanyaan kuesioner yang baru dan melakukan
L60 finalisasi daftar pertanyaan kuesioner yang baru. Pada minggu ke-3 perkuliahan BI LDS akan memeriksa TA yang mengajar pada semester berjalan. Jika TA lama maka BI LDS akan membuat daftar mata kuliah dan TA yang akan diambil indeks kinerjanya serta upload kuesioner ke Access BI bersama dengan IT pada minggu-9 kuliah, kemudian membuat pengumuman untuk TA dan mahasiswa mengenai periode pengambilan indeks kinerja. BI LDS akan menutup pengambilan indeks kinerja bersama dengan IT 3 minggu setelah awal periode pengambilan indeks kinerja dan mengeluarkan hasil olahan kuesioner (Hasil Indeks Kinerja) dari SISFO 1 minggu setelah akhir periode indeks kinerja, mencetak Hasil Indeks Kinerja untuk setiap TA, mengirimkan rekap indeks kinerja ke Program Head of Undergraduate (PHU) pada periode 2 minggu setelah akhir periode indeks kinerja, serta mengirimkan rekap indeks kinerja ke tiap TA paling lambat 2 minggu sebelum kick off meeting. -
Jika IK TA < standar, BI LDS akan mengirimkan surat pemberitahuan IK kurang dari standar kepada TA paling lambat 2 minggu sebelum kick off meeting. Apabila IK < standar mencapai 2 semester berturut-turut, PHU akan follow up TA dan menyampaikan hasil follow up
TA kepada BI
LDS paling lambat 1 minggu
sebelum kick off meeting, proses selesai. Jika tidak mencapai 2 semester berturutturut maka proses langsung selesai. -
Jika IK TA tidak < standar, maka proses selesai. Akan tetapi jika bukan TA lama, maka BI LDS akan membuat daftar mata kuliah
dan TA yang akan diambil IK-nya pada minggu-3 kuliah, upload kuesioner ke Access BI bersama dengan IT pada minggu-4 kuliah, membuat pengumuman untuk TA dan mahasiswa mengenai periode pengambilan indeks kinerja, BI LDS akan menutup pengumpulan indeks kinerja bersama dengan IT 3 minggu setelah awal periode
L61 pengambilan indeks kinerja dan mengeluarkan hasil olahan kuesioner (Hasil Indeks Kinerja) dari SISFO 1 minggu setelah akhir periode indeks kinerja, mencetak Hasil Indeks Kinerja untuk setiap TA, mengirimkan rekap indeks kinerja ke Program Head of Undergraduate (PHU) dan setiap TA 2 minggu setelah periode indeks kinerja berakhir. Jika IK TA < standar maka BI LDS akan mengirimkan surat pemberitahuan IK < standar kepada TA 2 minggu setelah periode IK berakhir lalu kembali membuat daftar mata kuliah dan TA yang akan diambil indeks kinerjanya. Jika IK TA tidak < standar maka proses selesai.
