LAMPIRAN 2 PENJELASAN ATAS PRESEDEN NOTA KESEPAHAMAN PERENCANAAN PENGEMBANGAN MASYARAKAT YANG DIDUKUNG CSR (Versi Lengkap)
68
Pendahuluan Ulasan berikut ini menjelaskan secara ringkas cara menggunakan versi lengkap preseden Nota Kesepahaman (MOU) Perencanaan Pengembangan Masyarakat. MOU ini dirancang sebagai perangkat pengetahuaan yang praktis guna memfasilitasi perencanaan dan perancangan yang efektif bagi kegiatan Pengembangan Masyarakat Indonesia yang didukung CSR. MOU ini dimaksudkan terutama untuk digunakan sebagai dasar dalam mempersiapkan perjanjian yang mengikat antara: • suatu perusahaan, atau Badan Usaha Milik Negara (BUMN); dan • suatu Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) nirlaba yang terdaftar dan memiliki keahlian dalam Pengembangan Masyarakat, yang menawarkan kerja sama dalam perencanaan Pengembangan Masyarakat yang didukung CSR. TNP2K berharap bahwa tersedianya dokumen preseden dapat mendorong perusahaan dan BUMN untuk bekerja sama dengan LSM dalam merancang dan merencanakan upaya Pengembangan Masyarakat yang cermat, tepat sasaran, dan berpotensi mengurangi kemiskinan masyarakat Indonesia secara berkelanjutan. Preseden MOU juga dapat berguna bagi: • organisasi filantropis yang memberikan kontribusi dana untuk Pengembangan Masyarakat dari sumber lain selain CSR; dan • organisasi yang terlibat dalam pemberian bantuan terhadap korban bencana di Indonesia yang perlu segera mendokumentasikan ketentuan yang akan disepakati mengenai bagaimana mereka akan secara bersama-sama berkontribusi dalam perencanaan bantuan sosial pada masyarakat yang terkena dampak bencana. Catatan penting dalam mencari nasihat hukum Merupakan hal yang penting bagi para pihak untuk mendapatkan nasihat hukumnya sendiri sebelum menandatangani perjanjian apapun yang mengikat secara hukum berdasarkan preseden MOU ini guna memastikan bahwa seluruh hak dan kepentingan hukumnya benar-benar terlindungi. Selanjutnya, para pihak juga harus memastikan bahwa penandatanganan perjanjian yang berdasarkan MOU dalam hal apapun tidak bertentangan dengan hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sebagai contoh, dana yang digunakan untuk perancangan dan perencanaan (dan pelaksanaan) Pengembangan Masyarakat tidak boleh bersumber dari aktivitas melawan hukum atau pencucian uang atau yang bertentangan dengan peraturan lainnya yang secara khusus berlaku terhadap para pihak dikarenakan status dan/atau aktivitas bisnis mereka. Pernyataan Pengecualian Hukum Harap diperhatikan bahwa pernyataan pengecualian hukum (legal disclaimer) penting yang tertera di balik sampul laporan yang memuat dokumen ini sebagai lampiran turut berlaku bagi versi lengkap maupun ringkas dokumen preseden MOU dan dokumen penjelasan ini.
69
Isi dokumen preseden MOU MOU yang dimuat berisi cara-cara yang disarankan dalam mengatur hak dan kewajiban para pihak serta proses berikutnya yang akan ditempuh para pihak dalam mewujudkan kerja sama dalam merancang dan merencanakan kegiatan Pengembangan Masyarakat. Meskipun MOU tersebut berusaha menciptakan keseimbangan antara kepentingan para pihak yang mungkin berbeda, para pihak tetaplah harus cermat dalam mempertimbangkan apakah ketentuan yang terdapat dalam MOU tersebut telah adil dan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan mereka. MOU tersebut tidak boleh digunakan sebagai preseden yang kaku. MOU tersebut sebaiknya digunakan sebagai panduan dan harus selalu diubah seperlunya untuk merefleksikan keadaan yang sebenarnya. Harap diperhatikan bahwa MOU dalam keseluruhan isinya mengacu pada Pihak A dan Pihak B, namun Anda bebas menggantinya dengan nama para pihak atau menggunakan istilah ‘Perusahaan’ dan ‘LSM’ apabila dikehendaki. Paragraf-paragraf berikut ini dirancang untuk membantu Anda memahami tujuan dari masing-masing ketentuan dalam dokumen preseden dan mendorong Anda mempertimbangkan apakah ketentuan tersebut telah sesuai dengan kebutuhan Anda ataukah masih perlu diubah atau dihapus. Harap diingat bahwa Anda mungkin perlu menyusun dan menyisipkan ketentuan baru untuk memasukkan isu-isu yang belum tercakup dalam dokumen preseden MOU yang tetap harus dimasukkan guna memenuhi kebutuhan dan keadaan tertentu para pihak. Nomor-nomor berikut mengacu pada nomor pada Pasal dan Bagian dalam MOU. 1.
PARA PIHAK, LATAR BELAKANG, DAN DEFINISI
Apakah para pihak merupakan badan hukum? Para Pihak wajib merupakan badan hukum apabila mereka ingin menggunakan MOU untuk membuat perjanjian yang mengikat secara hukum. Apabila sebuah organisasi kemasyarakatan bukan merupakan badan hukum yang terdaftar, organisasi tersebut tetap dapat menggunakan MOU dimaksud sebagai sumber pemikiran dan bahasa bagi sebuah dokumen yang lebih tidak formal dan tidak mengikat secara hukum, yang menguraikan maksud dari organisasi tersebut dan suatu perusahaan untuk bekerja sama dalam kegiatan perencanaan Pengembangan Masyarakat yang didukung dana CSR. Apa rencana Anda? Apabila Anda hanya ingin merencanakan satu atau beberapa kegiatan Pengembangan Masyarakat dan bukan berupa rencana tindakan masyarakat yang lengkap, hapuslah referensi terhadap rencana tindakan masyarakat (dan definisinya). Apakah ada hukum CSR yang berlaku? Bagian latar belakang harus mengacu pada peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia yang mewajibkan perusahaan melakukan kegiatan dan mengeluarkan dana CSR sehingga terdapat kejelasan akan kewajiban hukum apa saja yang harus dipenuhi oleh perusahaan tersebut. Apabila tidak ada aturan hukum yang berlaku mengenai CSR, hapuslah referensi mengenai peraturan perundang-undangan.
70
Definisi dan Interpretasi Periksalah apakah definisi yang ada sudah sesuai dengan kebutuhan Anda. Saat Anda mengubah dokumen agar dapat sesuai dengan kebutuhan Anda, tambahkan definisi baru untuk setiap istilah yang akan banyak digunakan dalam dokumen tersebut agar lebih mudah dibaca. Bagian tentang interpretasi menjelaskan bahwa judul yang tertera (meskipun membantu pembaca) tidak memiliki signifikansi hukum dalam menginterpretasikan dokumen dimaksud, dan bahwa katakata tertentu akan secara hukum diinterpretasikan dengan turut mencakup kata-kata lainnya. 2.
PERJANJIAN UNTUK BEKERJA SAMA
Mengapa Anda melangsungkan MOU ini? Bagian 2.1 hendaknya menjelaskan secara akurat apa yang ingin dilakukan para pihak dalam kerja sama mereka. Jangka waktu MOU Masukkan tanggal yang dimaksudkan menjadi tanggal dimulainya dan diakhirinya MOU, serta tanggal pelaksanaan tinjauan (reviu) kinerja. Akan lebih baik apabila rincian tinjauan kinerja, aspek kinerja yang akan dinilai, serta ekspektasi Perusahaan terhadap standar kerja yang harus dipenuhi oleh staf LSM telah disepakati dari awal dan dibuat secara tertulis sebagai panduan bagi LSM. Panduan ini dapat dimasukkan sebagai lampiran pada MOU. Tinjauan Kinerja Bagian 2.3 berisi tinjauan rutin atas kinerja. Apakah Anda bermaksud mengikatkan diri secara hukum melalui MOU? Apabila Anda menggunakan MOU sebagai dasar bagi perjanjian yang tidak terlalu formal dan tidak mengikat secara hukum, hapuslah Bagian 2.4. 3.
PROSES PERENCANAAN
Standar kerja yang diterapkan Pasal 3 mewajibkan para pihak untuk menggunakan prinsip dan praktik Pengembangan Masyarakat yang profesional dalam melakukan perencanaan, termasuk membuat kajian kebutuhan yang dilakukan secara partisipatif guna mengidentifikasi kebutuhan dan prioritas masyarakat. Proses komunikasi dan sosialisasi Bagian 3.2 mengharuskan dibentuknya proses komunikasi dan sosialisasi yang kuat, serta membebankan kepada LSM tanggung jawab untuk mengatur dan melaksanakan komunikasi publik, sepanjang mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Perusahaan. Suatu protokol komunikasi harus disusun di awal kerja sama, yang mana protokol tersebut menguraikan pengaturan yang disepakati dalam mengomunikasi informasi dari dan kepada para pihak atau pemangku kepentingan lainnya apabila diperlukan. Protokol tersebut juga dapat mencakup etika, kerahasiaan dan persetujuan yang perlu diperoleh untuk melakukan komunikasi internal maupun eksternal, pengumuman di media, dan publikasi.
71
Perangkat Pengembangan Masyarakat yang dapat digunakan Sejumlah perangkat Pengembangan Masyarakat yang dapat digunakan tercantum di Bagian 3.3 untuk mendorong Anda mempertimbangkan apakah penggunaan berbagai perangkat tersebut, baik sebagian ataupun seluruhnya, akan tepat guna. LSM mungkin berada di posisi terbaik untuk memberi masukan apakah ada perangkat tertentu yang sebaiknya digunakan dan, bila demikian, apakah kata-kata pada Bagian 3.3 sebaiknya diubah guna menjelaskan kapan dan dengan cara apa perangkat tersebut akan digunakan. Tujuan yang ingin dicapai ialah pembangunan berkelanjutan Para pihak dalam Bagian 3.4 berkomitmen untuk melakukan perbaikan yang berkelanjutan di tingkat masyarakat tempat mereka bekerja. Para pihak juga sepakat bahwa apa yang mereka lakukan harus sejalan dengan kode etik Perusahaan yang berlaku serta prinsip keberlanjutan (bila ada) serta kegiatan-kegiatan lainnya yang juga melibatkan masyarakat yang telah dilakukan sebelumnya. Pentingnya bekerja dengan pemerintah Bagian 3.5 membahas tentang isu memahami rencana dan prioritas pembangunan pemerintah yang relevan bagi masyarakat, sehingga Anda dapat memastikan bahwa apa yang Anda lakukan melengkapi dan mendukung, namun tidak menggantikan, upaya-upaya Pengembangan Masyarakat yang didanai Pemerintah. Pertimbangkan seluruh sarana/sumber daya yang mungkin dapat ditawarkan oleh Kementerian maupun instansi Pemerintah lainnya yang dapat membantu kegiatan perencanaan Anda. Secara khusus, manfaatkan informasi dan panduan yang tersedia dari Tim Nasional Percepatan Penanggulangan Kemiskinan (TNP2K) dan Tim Koordinasi Penanggulangan Kemiskinan Daerah (TKPKD) yang sesuai guna memastikan bahwa upaya Anda akan tepat sasaran demi mencapai penanggulangan kemiskinan yang berkelanjutan pada masyarakat yang terkait. Pertimbangkan apakah Anda perlu membuat perjanjian kerja sama teknis dengan instansi pemerintah yang sepakat untuk bekerja sama dengan Anda. Ada banyak aturan hukum terkait proses penganggaran dan pendanaan pemerintah yang mungkin akan berlaku apabila Anda memilih untuk melakukan kerja sama dengan pihak instansi pemerintah, dan Anda perlu mendapatkan nasihat hukum untuk hal-hal tersebut sebelum menandatangani perjanjian apapun dengan instansi pemerintah. Apabila terdapat Forum CSR yang aktif di wilayah kerja Anda, kerja sama dengan forum tersebut bisa jadi memberikan manfaat bagi Anda, khususnya dalam mengidentifikasi ketimpangan dalam kebutuhan pembangunan dan potensi melakukan sinergi dengan kegiatan-kegiatan lain yang juga didanai oleh CSR perusahaan lainnya maupun dengan program-program pembangunan pemerintah. Bekerja sama dengan Forum CSR juga dapat membantu Anda mengidentifikasi berbagai pelajaran yang diperoleh dari kegiatan Pengembangan Masyarakat sebelumnya di wilayah tersebut, sekaligus mencegah Anda mengulangi kesalahan yang sama. Bentuk kegiatan perencanaan Anda Uraian pada Bagian 3.6 dan 3.7 terkait CAP (rencana tindakan masyarakat) dan aneka perangkat perencanaan yang akan digunakan hendaknya diubah, bila perlu, agar mencerminkan niat Anda yang sesungguhnya dan untuk menambah rincian lanjutan yang akan membantu. 72
Kedua belah pihak wajib menyepakati rencana tertentu sebelum dapat menerapkannya Bagian 3.8 menyatakan bahwa para pihak tidak dapat melanjutkan ke tahap pelaksanaan atas perencanaan mereka kecuali apabila dan sebelum para pihak telah sepakat mengenai bentuknya. Konsekuensi bagi para pihak apabila mereka tidak mencapai kata sepakat diatur dalam Pasal 12. Monitoring dan Evaluasi Mengingat pentingnya mengukur efektivitas kerja sama Anda, Bagian 3.9 mengatur mengenai memasukkan bagian tentang monitoring dan evaluasi ke dalam rencana Anda. Bagian ini dapat diperluas guna memberikan rincian tambahan apabila diperlukan. 4.
PERAN PERUSAHAAN
Menyediakan dana CSR dan dukungan lainnya dalam bentuk barang/jasa Perusahaan sepakat untuk membayarkan dana CSR sesuai dengan anggaran dan jadwal pembayaran yang disepakati ke rekening bank yang khusus dibuat oleh LSM untuk menampung dana tersebut. Para Pihak wajib menyiapkan anggaran dan jadwal pembayaran dan memasukkannya ke dalam MOU sebagai lampiran. Lampiran ini juga harus meliputi rincian dari dukungan yang akan diberikan oleh Perusahaan dalam bentuk barang dan dukungan non-pendanaan lainnya bagi kegiatan perancangan yang diatur berdasarkan MOU. Lampiran tersebut dapat diubah dari waktu ke waktu guna merefleksikan perubahan situasi, namun hanya apabila kedua belah pihak menyepakati perubahan tersebut. Mempertimbangkan permintaan untuk mendanai kegiatan pengembangan kapasitas LSM Penting bagi LSM untuk menghadirkan kemampuan profesional yang kompeten sekaligus pengetahuan terkini di bidang Pengembangan Masyarakat dalam kemitraan CSR. Selain itu, LSM perlu memiliki kemampuan manajerial dan administratif yang baik. Memperkuat LSM yang bekerja di masyarakat dalam aspek-aspek tersebut sudah dengan sendirinya merupakan bentuk Pengembangan Masyarakat yang berkelanjutan, karena manfaat akan mengalir ke masyarakat hingga ke kegiatankegiatan pembangunan di masa mendatang yang dilakukan LSM. Menyadari kesulitan yang dihadapi LSM dalam memperoleh dana untuk membantu staf mereka mengikuti pelatihan, konferensi, dan kegiatan pengembangan kapasitas lainnya, MOU memandang bahwa Perusahaan dapat menyediakan pendanaan tambahan sebagaimana diperlukan agar LSM dapat mengembangkan kapasitasnya dalam hal/cara yang akan bermanfaat bagi kerja sama mereka. Perusahaan juga dapat memutuskan untuk menawarkan mentoring, pelatihan usaha, dan memberikan dokumen template dan pelatihan dalam hal pelaporan dan pembukuan catatan keuangan, bila dianggap sesuai – yang kesemuanya akan meningkatkan standar kerja LSM dan efektivitas penanaman dana yang dilakukan Perusahaan berdasarkan MOU. Menyediakan sarana/sumber daya lainnya Meskipun MOU memandang bahwa LSM akan mengambil peran sebagai manajer proyek untuk kegiatan para pihak (lihat Pasal 5 di bawah), Perusahaan sepakat, sebagaimana dimaksud Bagian 4.4, untuk berkontribusi pada kegiatan perencanaan dengan memberikan manfaat penuh dari pengetahuan, ilmu, dan pengalaman mereka dari segi teknis dan bisnis. Akan lebih membantu apabila ditambahkan rincian lanjutan dalam Bagian ini untuk menggambarkan bentuk bantuan teknis sesungguhnya yang akan diberikan oleh Perusahaan.
73
Memberikan arahan bagi anggaran dana CSR ke depan Agar Para Pihak dapat menyusun anggaran yang realistis dalam perencanaan mereka, Perusahaan akan memberikan arahan kepada LSM mengenai jumlah dana CSR di masa mendatang yang mungkin tersedia untuk menerapkan kegiatan Pengembangan Masyarakat yang diusulkan. Rencana keamanan Di lokasi yang masyarakatnya terkena dampak konflik, Perusahaan akan bertanggung jawab untuk bekerja sama dengan LSM dalam melakukan pengaturan keamanan yang sesuai demi memastikan keamanan pegawai dan kontraktor selama berlangsungnya kegiatan. Upaya mencegah atau menyelesaikan sengketa di masyarakat Perusahaan akan mengemban tanggung jawab utama dalam mencegah dan menyelesaikan sengketa, baik yang sedang terjadi maupun yang mungkin timbul, di masyarakat. LSM sepakat untuk memberikan bantuan apabila diperlukan. 5.
PERAN LSM
Mengelola proyek LSM, dengan menerapkan standar profesional dalam pekerjaannya, akan bertindak sebagai manajer proyek. Mengelola anggaran yang telah disepakati dll. LSM utamanya bertanggung jawab utama mempersiapkan dan mengelola anggaran, jadwal pembayaran, dan jadwal kegiatan. LSM perlu bekerja secara erat dengan Perusahaan dalam mempersiapkan dokumen-dokumen tersebut untuk memastikan Perusahaan menyetujuinya. Seiring dengan berjalannya kegiatan, dokumen-dokumen tersebut dapat diubah bila perlu, namun hanya atas kesepakatan kedua belah pihak. Jadwal pembayaran perlu diatur agar tersedia dana yang memadai di awal pemberlakuan MOU untuk memungkinkan LSM memobilisasi staf dan sumber daya lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan perannya. LSM perlu menyiapkan rekening bank khusus untuk menerima dana CSR yang dibayarkan Perusahaan. Tujuan rekening ini adalah untuk memastikan bahwa dana CSR dari Perusahaan tidak tercampur dengan dana umum LSM atau dana dari pihak lain. Hal ini membantu menciptakan transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan LSM. Total anggaran yang diperlukan untuk kegiatan berdasarkan MOU hendaknya dimasukkan dalam Bagian 5.2(d). Para Pihak wajib memasukkan dalam anggaran dana untuk mencakup biaya tidak langsung dan pengeluaran operasional dari sisi administrasi LSM. Komponen anggaran ini dapat, namun tidak harus, dinyatakan sebagai biaya manajemen, dan persentase komponen anggaran ini terhadap total anggaran wajib dimasukkan dalam Bagian 5.2(f). Jumlah yang dialokasikan untuk keperluan ini akan tergantung dari negosiasi dan hendaknya mencerminkan nilai yang realistis dari besarnya biaya tidak langsung yang dapat ditimbulkan LSM untuk menjalankan kegiatan operasionalnya menurut standar profesional sembari melaksanakan kewajibannya berdasarkan MOU. 74
Mengatur pembayaran LSM bertanggung jawab untuk membayarkan tagihan yang sah dari kontraktor dan pemasok yang merupakan pihak ketiga. Tagihan wajib dialamatkan pada LSM, termasuk nama Masyarakat dan proyek perencanaan dan dengan menyebutkan tujuan pembayaran tersebut. Pembayaran akan dilakukan dari dana yang telah disetorkan oleh Perusahaan ke rekening bank khusus. Akan tetapi, untuk memungkinkan fleksibilitas, Bagian 5.3 memandang bahwa Perusahaan dapat memutuskan untuk langsung membayar sendiri kontraktor dan pemasok pihak ketiga tersebut. Perusahaan berhak melakukan audit atas tagihan yang dibayarkan. Memberikan laporan dan pertanggungjawaban pada Perusahaan Bagian 5.4 mewajibkan LSM menjaga dan menyimpan catatan dan laporan yang layak atas pekerjaannya yang berdasarkan MOU. Laporan keuangan harus disusun sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan yang berlaku umum di Indonesia. Laporan berkala kegiatan harus disiapkan oleh LSM dengan cara yang memungkinkan Perusahaan memahami kemajuan yang dicapai yang dibandingkan dengan tujuan dan indikator kinerja utama, untuk mengidentifikasi hasil akhir yang diperjanjikan dan yang aktual, dan untuk mengidentifikasi serta memahami alasan untuk (dan akibat dari) setiap keterlambatan atau kekurangan dalam kinerja, dan harus turut memuat saran perbaikan. Adalah hal yang wajar untuk menyepakati format laporan berkala ini sejak awal dan melampirkan format tersebut pada MOU. Para Pihak juga perlu menyepakati seberapa sering dilakukanya pelaporan masalah keuangan dan operasional. Setelah disepakati, referensi atas periode pelaporan yang telah disepakati dapat dimasukkan dalam Bagian 5.4. Memperbolehkan catatan dan laporan diaudit oleh Perusahaan dan penasihatnya Perusahaan berhak melakukan audit atas catatan dan laporan LSM dari waktu ke waktu. Perusahaan wajib memberikan LSM pemberitahuan akan dilakukannya audit secara wajar dan melakukannya pada jam kantor yang wajar pula. Apabila Perusahaan mengharuskan LSM memberikan laporan yang telah diaudit, Perusahaan akan memasukkan dana untuk biaya audit dalam anggaran. Memastikan setiap biaya yang secara sah dibebankan oleh pemerintah dibayar dan dicatat Anggaran hendaknya turut memperhitungkan jumlah yang berdasarkan peraturan perundangundangan wajib dibayarkan kepada lembaga pemerintah yaitu berupa pajak, retribusi, atau biaya lainnya. LSM bertanggung jawab melakukan pembayaran tersebut dan memastikan memperoleh tanda terima tertulis atas pembayaran tersebut.
6.
TATA KELOLA YANG BAIK DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Proses pengambilan keputusan Akan sangat membantu apabila suatu proses pengambilan keputusan dapat dirancang agar mampu mendorong tumbuhnya kepercayaan seiring dengan jalannya kegiatan. Proses ini harus memungkinkan pengambilan keputusan yang efektif dan tepat pada waktunya secara transparan dan akuntabel. 75
Bagian 6.1 menguraikan proses yang disarankan, yaitu perwakilan para pihak dari berbagai tingkatan dapat bertemu pada interval waktu yang berbeda dan meninjau kembali pengambilan keputusan. Proses yang disarankan turut mencakup: Orang-orang yang terlibat dalam perencanaan sehari-hari bertemu setidaknya dua kali seminggu. Orang-orang tersebut bertemu dengan atasan langsung masing-masing setidaknya sekali seminggu. Semua orang dari pertemuan mingguan tersebut bertemu dengan manajer tingkat yang lebih tinggi yang bersangkutan serta dengan pemangku kepentingan lainnya yang terkait setidaknya sekali setiap bulan. Bagian 6.1 menunjukkan bahwa kebiasaan di Indonesia ialah untuk suatu keputusan dibuat berdasarkan mufakat, alih-alih berdasarkan pengambilan suara yang dihitung sebagai persentase tertentu. Merupakan hal yang penting bagi terlaksananya tata kelola yang baik apabila seluruh keputusan didokumentasikan dan bahwa notulensi keputusan tersebut diedarkan untuk dikomentari, ditinjau, diubah bila perlu, dan ditandatangani apabila telah sesuai. Bagian 6.1 memberikan keleluasaan dalam hal mengadakan rapat. Bilamana perlu, hal ini patut diubah untuk mencerminkan preferensi para pihak. Komitmen untuk berperilaku etis Bagian 6.2 berisi komitmen untuk berperilaku etis dan menekankan pentingnya pelatihan dan memonitor staf dalam kaitannya dengan perilaku etis. Konflik Kepentingan Apabila salah satu pihak terpengaruh oleh konflik kepentingan, pihak tersebut wajib menghilangkan atau menyelesaikan konflik tersebut sesegera mungkin sehingga tidak mengakibatkan kerusakan reputasi dari pihak manapun, dan bahwa kerja sama mereka tidak terkena dampak buruk dengan adanya konflik tersebut. Kepatuhan terhadap hukum Para pihak wajib mematuhi ketentuan hukum yang berlaku. Apabila Perusahaan ataupun LSM memiliki hubungan internasional, maka yang dimaksud sebagai hukum yang berlaku juga dapat mencakup hukum negara asing yang terkait dengan hal-hal seperti korupsi, privasi, atau perlindungan anak. Isu ini perlu dijajaki selama negosiasi sehingga jelas bagi kedua belah pihak mengenai hukum apa yang berlaku bagi kegiatan mereka. 7.
KONTRAKTOR DAN PEMASOK
Pada Pasal 7, LSM diberi tanggung jawab mengadakan kontraktor dan pemasok serta membuat kontrak secara langsung dengan mereka. LSM berkomitmen melakukan praktek pengadaan yang baik yang juga sesuai dengan persyaratan tender yang didasarkan pada kebijakan pengadaan Perusahaan, atau sebagaimana dipersyaratkan oleh hukum. Sebagai contoh, Badan Usaha Milik Negara harus tunduk pada peraturan yang mengatur mengenai persyaratan tender.
76
Sepanjang dimungkinkan, LSM sepakat mendahulukan kontraktor dan pemasok lokal. Terdapat ketentuan yang menyatakan bahwa Perusahaan perlu memberikan persetujuan atas keputusan pengadaan yang dibuat LSM apabila nilai kontrak tersebut melebihi batas tertentu. Para Pihak perlu menyepakati dan memasukkan ambang batas nilai kontrak ini di Bagian 7(f). 8.
ASURANSI
LSM akan bertanggung jawab untuk memperoleh polis asuransi yang disepakati. Apabila Perusahaan tidak mengharuskan LSM melakukan hal ini, Pasal 8 dapat dihapus. 9.
PERISTIWA DI LUAR KENDALI PARA PIHAK
Salah satu pihak tidak akan dianggap melanggar MOU apabila pihak tersebut tidak dapat melaksanakan kewajibannya dikarenakan peristiwa yang ada di luar kendalinya. Pengecualian terhadap hal ini tidak berlaku untuk kegagalan Perusahaan membayar dana CSR yang telah disepakati. Pasal 9 membolehkan salah satu pihak mengakhiri MOU apabila pihak lainnya tidak mampu melaksanakan kewajibannya selama lebih dari 3 bulan (atau jangka waktu lain sebagaimana disepakati) dikarenakan peristiwa yang terjadi di luar kendali pihak yang terkena dampak. Akan tetapi pihak yang tidak terkena dampak tidak berkewajiban mengakhiri MOU. Pihak tersebut dapat menunggu lebih lama dari jangka waktu yang disepakati agar pihak lainnya dapat melanjutkan kewajibannya. Para Pihak hendaknya mempertimbangkan apakah jangka waktu tiga bulan telah sesuai atau apakah jangka waktu lain akan lebih sesuai untuk keadaan mereka. 10.
PERNYATAAN
Masing-masing pihak wajib melakukan pengecekan guna memeriksa reputasi dan kemampuan pihak lainnya sebaik mungkin sebelum mereka memasuki tahap negosiasi MOU. Pasal 10 menyediakan pernyataan resmi dari para pihak mengenai status hukum, kapasitas hukum untuk melangsungkan kontrak, dan kemampuan untuk melaksanakan kewajiban mereka berdasarkan MOU tanpa menimbulkan konflik kepentingan atau pelanggaran terhadap peraturan atau prinsip-prinsip etika. 11.
KONSEKUENSI DARI KESEPAKATAN TERHADAP SUATU RENCANA
Apabila para Pihak telah menyelesaikan kegiatan perencanaan mereka berdasarkan MOU secara memuaskan dan LSM berkeinginan untuk bekerja dengan pihak Perusahaan untuk melaksanakan kegiatan Pengembangan Masyarakat yang telah disepakati, maka Para Pihak perlu menyepakati ketentuan yang akan dilaksanakan oleh mereka. Para pihak dapat menggunakan preseden Perjanjian Kerja Sama sebagai dasar dalam negosiasi mereka karena preseden tersebut telah sengaja disusun untuk memuat berbagai ketentuan yang serupa dengan ketentuan yang ada dalam MOU ini dan oleh karena itu seharusnya mudah digunakan. Pasal 11 membolehkan Perusahaan menetapkan jangka waktu yang wajar untuk menyelesaikan negosiasi tersebut. Apabila pada akhir jangka waktu tersebut para Pihak belum dapat mencapai kesepakatan, Perusahaan bebas untuk bekerja dengan LSM lain atau melaksanakan sendiri rencana yang telah diajukan.
77
12.
KETIDAKMAMPUAN BERSEPAKAT ATAU BERKOMITMEN
Apabila para pihak memutuskan untuk menghentikan kerja sama berdasarkan MOU atau apabila Perusahaan memberitahu LSM bahwa dikarenakan hal yang tidak terduga atau kejadian di luar kendalinya Perusahaan tidak mampu menyediakan pendanaan CSR untuk melaksanakan rencana para pihak, maka MOU akan berakhir. Dalam situasi demikian, Pasal 12 menyatakan bahwa Perusahaan akan mendanai biaya yang wajar yang dikeluarkan LSM untuk menghentikan kerja sama CSR tersebut. 13.
PENYELESAIAN SENGKETA
Prosedur penyelesaian sengketa Apabila timbul suatu sengketa di antara para pihak yang tidak dapat diselesaikan oleh pihak manajemen senior, Pasal 13 menyatakan bahwa sengketa tersebut dapat dirujuk untuk diselesaikan melalui mediasi oleh seseorang yang independen dan dihormati. Apabila mediasi gagal, para Pihak sepakat untuk merujuk sengketa tersebut untuk diselesaikan di pengadilan pada wilayah hukum yang sesuai. Tidak terpengaruhnya hak untuk meminta putusan yang bersifat mendesak dari pengadilan Prosedur yang dinyatakan di atas tidak menghentikan para pihak untuk sewaktu-waktu memintakan putusan yang bersifat mendesak dari pengadilan. 14.
PENGAKHIRAN
Pengakhiran karena pelanggaran Pasal 14 menguraikan beberapa alasan MOU dapat dibatalkan. Secara ringkas, alasan-alasan tersebut yaitu: Pelanggaran kewajiban kontraktual; Tindakan yang berpotensi merugikan pekerjaan para pihak; Keadaan insolvensi; Perbuatan korup; atau Perusahaan mempunyai alasan yang masuk akal untuk beranggapan, berdasarkan hasil dari tinjauan kinerja, bahwa LSM tidak memiliki kemampuan yang diperlukan untuk melaksanakan kewajibannya. Hak atas upaya hukum lainnya tidak terpengaruh Pihak yang mengakhiri MOU dikarenakan pelanggaran berdasarkan Pasal 14 tidak kehilangan hak atas upaya hukum lainnya yang mungkin dimilikinya berdasarkan hukum Indonesia. Akibat pengakhiran Bagian 14.4 menguraikan akibat dari pengakhiran, termasuk kebutuhan para pihak untuk menyelesaikan urusan yang terutang antara mereka dan dengan kontraktor dan pemasok pihak ketiga serta mengakhiri pekerjaan mereka.
78
LSM wajib memberikan Perusahaan laporan akhir dan laporan pertanggungjawaban atas pengeluarkan, serta menyelesaikan dengan baik laporan dan catatan sebagaimana disepakati dengan Perusahaan. Bagian ini membolehkan LSM menyimpan salinan dokumen yang diperlukan untuk tujuan tata kelola internal dan dokumen yang memungkinkan LSM untuk tetap menikmati manfaat dari pembelajaran profesional. Dana CSR yang tidak digunakan wajib dikembalikan kepada Perusahaan kecuali apabila Perusahaan sepakat bahwa LSM dapat menggunakannya untuk tujuan lain. Pengesampingan Pasal 1266 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Indonesia Para pihak sepakat untuk mengesampingkan hak mereka untuk memohon Pengadilan untuk menyetujui pengakhiran MOU. 15.
KERAHASIAAN
Informasi Rahasia Bagian 15.1 merupakan pengakuan dari kedua belah pihak bahwa mereka dapat saling bertukar informasi rahasia. Sebagai contoh, LSM dapat mengetahui informasi rahasia tentang urusan bisnis dan keuangan Perusahaan. Bagian ini juga menyatakan bahwa MOU, begitu ditandatangani, merupakan dokumen rahasia dan bahwa para pihak wajib menjaga kerahasiaan syarat dan ketentuannya. Informasi rahasia wajib dijaga kerahasiaannya Masing-masing pihak sepakat untuk menjaga kerahasiaan setiap informasi rahasia yang diberikan kepadanya dan tidak menggunakan informasi tersebut untuk kepentingan pribadi atau untuk merugikan pihak lain. Akan tetapi ada pengecualian yang diberikan, termasuk hak LSM untuk mengungkapkan informasi rahasia tersebut sebagai sebuah informasi rahasia (tertutup) bagi jaringan masyarakat sipil yang mana LSM tersebut merupakan anggota, dan pengungkapan tersebut diperlukan untuk memungkinkannya melaksanakan kewajibannya berdasarkan MOU. Informasi rahasia tidak dipengaruhi oleh pengakhiran Adalah penting untuk dimengerti bahwa Bagian 15.3 memiliki pengertian bahwa kewajiban kerahasiaan tidak akan dipengaruhi oleh pengakhiran MOU untuk jangka waktu yang tidak terbatas. 16.
HAK KEKAYAAN INTELEKTUAL
Tidak ada pengalihan atas Hak Kekayaan Intelektual yang telah ada Hak Kekayaan Intelektual adalah istilah yang sudah memiliki definisinya sendiri. Bagian 16.1 menyatakan bahwa Hak Kekayaan Intelektual dari masing-masing pihak yang telah ada tidak akan dialihkan kepada pihak lainnya saat para pihak menandatangani MOU. Hak yang telah ada tersebut akan tetap pada pihak yang memiliki. Kepemilikan Hak Kekayaan Intelektual yang dihasilkan berdasarkan MOU Namun demikian, Hak Kekayaan Intelektual yang dihasilkan oleh masing-masing pihak dalam pelaksanaan tugasnya berdasarkan MOU akan menjadi milik bersama kedua belah pihak. Dengan demikian, pihak yang mana hak tersebut berasal wajib segera mengemukakan informasi tentang hal tersebut kepada pihak lainnya. 79
Apabila pengaturan atas kepemilikan hak kekayaan intelektual ini tidak sesuai bagi para pihak, silakan ubah ketentuan tersebut guna mencerminkan pengaturan yang dapat disepakati para pihak. Kewajiban yang tidak terpengaruh pengakhiran Kewajiban untuk mengemukakan Hak Kekayaan Intelektual yang dimiliki bersama tidak akan terpengaruh oleh pengakhiran MOU untuk jangka waktu yang tidak terbatas. 17.
ASET LAINNYA
Pasal 17 menyatakan bahwa, apabila dan pada saat MOU diakhiri, aset selain daripada kekayaan intelektual akan dialihkan kepada masyarakat dengan siapa para pihak bekerja, kecuali apabila Perusahaan dan LSM sepakat bahwa LSM dapat memanfaatkan aset tersebut dengan lebih baik. 18.
KETENTUAN UMUM
Pemberitahuan Bagian 18.1 menguraikan bagaimana masing-masing pihak hendaknya berkomunikasi dengan pihak lainnya serta memuat rincian alamat. Hubungan antara para pihak Pasal 18.2 menyatakan dengan jelas bahwa para pihak tidak membentuk kerja sama secara hukum atau hubungan ketenagakerjaan atau keagenan melalui kerja sama yang berdasarkan ketentuan MOU. Adalah penting bahwa karyawan masing-masing pihak tidak memberikan pernyataan kepada siapapun bahwa mereka adalah perwakilan yang berwenang dari para pihak atau untuk mengikat pihak lain secara kontraktual. Pengalihan Tidak ada salah satupun pihak yang diperbolehkan mengalihkan haknya berdasarkan MOU kecuali pihak lainnya memberikan persetujuan terlebih dahulu atas pengalihan tersebut. Perubahan Tidak ada perubahan yang boleh dilakukan atas MOU kecuali para pihak secara tertulis sepakat untuk melakukan perubahan tersebut. Pengesampingan Pengesampingan apapun atas hak dari salah satu pihak berdasarkan MOU tidak akan berlaku kecuali dapat dibuktikan secara tertulis. Keseluruhan perjanjian Bagian 18.6 menyatakan bahwa MOU merupakan keseluruhan perjanjian antara para pihak sehubungan dengan hal-hal yang diatur. Apabila para pihak, secara nyata, ingin mempertahankan pemberlakuan ketentuan dari dokumen terkait yang telah ditandatangani sebelumnya, para pihak wajib menyatakannya secara spesifik dalam Bagian 18.6. Keterpisahan Apabila terdapat ketentuan dari MOU ini yang batal, melanggar hukum, atau tidak dapat ditegakkan pemberlakuannya, ketentuan tersebut dapat dihapus dan ketentuan lainnya dari MOU akan tetap berlaku. 80
Bahasa Apabila MOU dipersiapkan dalam bahasa Inggris dan Bahasa Indonesia, maka versi bahasa Inggris dapat ditandatangani terlebih dahulu dan mulai berlaku sebelum versi Bahasa Indonesia ditandatangani. Akan tetapi, apabila terdapat inkonsistensi antara kedua versi tersebut, pengertian dari Bagian MOU yang ditulis dalam Bahasa Indonesia lah yang akan berlaku. Salinan Untuk mempermudah penandatanganan, para pihak dapat menandatangani salinan dari MOU yang sama. Apabila hal tersebut dilakukan, salinan-salinan tersebut secara bersama-sama merupakan satu dokumen yang sah. Hukum yang mengatur MOU ini akan diatur oleh hukum Indonesia. PENANDATANGANAN MOU Masing-masing pihak harus secara resmi memberikan kewenangan secara tertulis, sesuai dengan prosedur tata kelola internalnya, kepada orang yang berhak untuk menandatangani MOU mewakili pihak tersebut.
81
