Kwaliteitsmeting van de Brandweer in Fryslân Project Samen naar één brandweer Deelprojectgroep Kwaliteit
Leden: Dirk Willems (technisch voorzitter) Geert Sjoerdstra (deelprojectleider) Martin Kool (ondersteuner) Andries Knol Henk van der Veen Jan Bil Marko Fennema Marco Hoogeveen Pieter Lodder Samira Veerbeek Toehoorders BOR: Edgar Groenhart Johan Wijnsma
Versie: 1.5 Datum: 13 november 2012
1
Samenvatting Deelproject kwaliteit heeft, als onderdeel van het project ‘Samen naar één brandweer’, onder andere de opdracht gekregen om de niet repressieve kwaliteit van de gemeentelijke korpsen te inventariseren en analyseren. Daarbij waren de normenset van het onderzoek van Capgemini uit 2009 met een focus op de brandweerprocessen en de bestuurlijke ambitie uit 2010 leidend. Naast een onderzoek naar de gemeentelijke korpsen heeft de deelprojectgroep ook een onderzoek naar de kwaliteit van het regionaal bureau laten uitvoeren. De belangrijkste conclusies en aanbevelingen zijn hieronder vermeld. De in 2010 door het bestuur uitgesproken ambitie dat alle normen van het in 2009 gehanteerde auditkader ‘op groen’ moesten, is niet bereikt. Achterliggende oorzaken zijn het veelal niet toekennen van extra middelen en een terughoudende opstelling bij beleid- en organisatieontwikkeling. Deze terughoudendheid was gericht op de verwachting dat bij regionalisering een aantal zaken effectiever en vooral efficiënter in regionaal verband opgepakt kunnen worden. Wel zijn de niveauverschillen tussen de diverse korpsen door de uitvoering van de korpsgebonden plannen van aanpak sterk verkleind. In de huidige situatie is naar mening van het deelproject kwaliteit geen sprake van negatieve uitschieters. De aanbeveling is dan ook om binnen de huidige kaders van het project voort te gaan met de regionalisering. De geconstateerde omissies op vlak van kwaliteit kunnen op regionale schaal het meest effectief en efficiënt aangepakt worden. Over de breedte van de brandweerzorg in de regio Fryslân geldt dat vooral op preparatief vlak nog verdere verbetering te realiseren is. In de rapportage wordt per beleidsthema aangegeven welke zaken naar de mening van de deelprojectgroep in ieder geval opgepakt moeten worden. Daarbij geldt dat niet alles in één keer aangepakt kan worden. Het deelproject kwaliteit beveelt dan ook aan om de verbeteringen binnen de eerste beleidsperiode van de nieuwe organisatie uit te zetten. Het deelproject kwaliteit heeft vastgesteld dat, ondanks dat in de meeste gevallen geen extra middelen zijn toegekend, er hard gewerkt is aan kwaliteitsverbetering. Op basis van de plannen van aanpak zijn alle korpsen aan de slag gegaan om binnen de organisatie de prestaties te optimaliseren. Bijkomend effect is wel dat veel werkprocessen daardoor ook passend bij de organisatieschaal ingericht zijn. Doordat de schaalgrootte van de huidige korpsen zeer divers is, zijn ook de werkprocessen zeer divers. Dit geldt voor alle normen, ook die normen die overal ‘groen’ scoren. Dit betekent dan ook dat ook voor veel ‘groene’ normen geldt dat harmonisatie noodzakelijk is. De uitdaging is om daarbij het kwaliteitsniveau, ook tijdens de transitie, te behouden.
2
Inhoudsopgave Samenvatting...............................................................................................................2 Inhoudsopgave.............................................................................................................3 Inleiding .....................................................................................................................4 Deel 1: Kwaliteitsbeeld Fryslân per thema regio breed .............................................................6 1.1.
Inleiding ........................................................................................................6
1.2.
Algemeen......................................................................................................7
1.3.
Risicobeheersing .............................................................................................8
1.4.
Vakbekwaamheid ............................................................................................9
1.5.
Planvorming ................................................................................................. 10
1.6.
Materieelbeheer ............................................................................................ 10
1.7.
Paraatheid................................................................................................... 11
1.8.
Bedrijfsvoering .............................................................................................. 11
Deel 2: Bijlagen .......................................................................................................... 13 Bijlage 1: Auditrapportage cluster brandweer Veiligheidsregio Fryslân ..................................... 14 Bijlage 2: Parels ...................................................................................................... 15
3
Inleiding Opdracht In het kader van het project ‘Samen naar één brandweer’ is door het deelproject kwaliteit een onderzoek gedaan naar de kwaliteit van de betrokken brandweerorganisaties in Fryslân. Leidraad bij dit onderzoek was de bestuurlijke ambitie dat alle gemeentelijke korpsen eind 2011 op alle kwaliteitsnormen een voldoende moesten scoren. De kwaliteitsnormen die bedoeld worden, zijn de 90 normen zoals die in 2009 door Capgemini gedestilleerd zijn uit diverse bronnen. De audit van Capgemini was niet de eerste audit binnen de brandweer in Fryslân. Al sinds 2004 kennen de brandweerorganisaties in Fryslân een periodieke audit, gebaseerd op een door TNO ontwikkelde en begeleide systematiek. Werkwijze In 2009 is de korpsen gevraagd om zichzelf te beoordelen op alle 90 normen. Door het meezenden van relevante documentatie heeft CapGemini destijds deze beoordeling getoetst. Bij het onderzoek van het deelproject kwaliteit, onderdeel van ‘Samen naar één brandweer’, zijn alle korpsen bezocht en is, na overleg met de gesprekspartner, de waardering door de auditcommissie ingevuld. Op specifieke normen kan dit tot gevolg hebben dat, alhoewel er niets in werkwijze of beleid gewijzigd is, een korps toch een andere score heeft gekregen dan in 2009 was toegekend. In 2009 is het regionaal bureau niet meegenomen in de audit. Om een onafhankelijk oordeel over de kwaliteit van het cluster brandweer van Veiligheidsregio Fryslân (het regionaal bureau Brandweer Fryslân) te verkrijgen, is aan een extern bureau (Het Ontwikkelaarsgilde) gevraagd een normenkader op te stellen en daar het cluster aan te toetsen. Het rapport is als bijlage 1 toegevoegd aan dit document. Het normenkader dat in 2009 door Capgemini is opgesteld is gehanteerd als uitgangspunt. Daarbij moeten wel enkele kanttekeningen geplaatst worden. Sinds de inwerkingtreding van de Wet veiligheidsregio’s is de verantwoordelijkheid van enkele taken van het gemeentelijke niveau naar het regionale niveau verschoven. Er is in de audit voor gekozen om deze normen regionaal uniform in te vullen. Daarnaast heeft de wijze waarop de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) in een gemeente geïmplementeerd is, tot gevolg dat voor een aantal korpsen geldt dat taken op gebieden van proactie en preventie niet meer bij de brandweer belegd zijn. Die normen die niet onder de verantwoordelijkheid van de leidinggevenden van de brandweer vallen, zijn bij dit onderzoek niet meegenomen. Bij dit onderzoek is de normenset zoals uitgewerkt door Capgemini, gehanteerd om een goede vergelijking met 2009 te kunnen maken en om transparant te kunnen maken in hoeverre de bestuurlijke ambitie bereikt is. Gevolg van deze werkwijze is wel dat zowel ontwikkelingen in de normstelling als in de waardering niet meegenomen zijn. Hierdoor zijn de ontwikkelingen van de laatste jaren op het vakgebied ‘brandweerzorg’ niet in beeld gebracht. Het totale onderzoek van Capgemini was veel uitgebreider dan alleen een toets op de 90 normen. Ook de financiële en personele stand van zaken alsmede die van materieel en huisvestiging is in 2009 onderzocht. Bij het onderzoek door het deelproject kwaliteit zijn deze onderwerpen buiten de scope gehouden. Deze onderwerpen zijn het domein van de deelprojecten personeel, financiën en facilitair/ICT. Bij het onderzoek waarover in deze notitie gerapporteerd wordt, is niet gekeken naar de repressieve prestaties van de korpsen. Dit onderwerp wordt in 2013 nader uitgediept door deelproject kwaliteit.
4
Leeswijzer In Deel 1 geeft het deelproject kwaliteit een oordeel over de regiobrede kwaliteit op gebied van de vier thema’s zoals ook benoemd in het organisatieplan. Dit zijn de thema’s risicobeheersing, planvoming, vakbekwaamheid en materieelbeheer. In de audit van Capgemini werd gewerkt met 4 ijkpunten (risico’s in beeld, vergunningverlening op orde, aantoonbaar paraat en op tijd ter plaatse). Deze ijkpunten waren een samenvatting van de normenset en boden zo op de vier belangrijkste bestuurlijke onderwerpen inzicht in de kwaliteit van de gezamenlijke brandweer in Fryslân. In deel 1 worden deze ijkpunten verbonden met deze thema’s om zo de rapportage zowel bij de ‘nul-meting’ en de daarop gebaseerde bestuurlijke ambitie als op de contouren van de nieuwe organisatie aan te laten sluiten. In Deel 2 (de bijlagen) zijn de audit van het regionaal bureau en de ‘parels’ die bij de auditbezoeken zijn waargenomen, opgenomen.
5
Deel 1: Kwaliteitsbeeld Fryslân per thema regio breed 1.1.
Inleiding
Het deelproject kwaliteit heeft er voor gekozen om deze rapportage te richten op de toekomst. Daarom is primair aangesloten bij de thema-indeling zoals die door het deelproject organisatie is uitgewerkt. Naast deze thema’s wordt ook gerapporteerd over de bedrijfsvoering aspecten. In de audits in 2009 zijn er vier speerpunten voor de kwaliteit van de brandweer vastgesteld. Deze zijn: 1. Risico’s in beeld 2. Vergunningen op orde 3. Aantoonbaar paraat 4. Op tijd ter plaatse De eerste twee ijkpunten met de daaronder liggende normen, vormen het thema ‘risicobeheersing’. Het ijkpunt ‘aantoonbaar paraat’ wordt conform de thema’s verdeeld over ‘vakbekwaamheid’, ‘planvorming’ en ‘materieelbeheer’. Het laatste ijkpunt ‘op tijd ter plaatse’ wordt ondergebracht bij het thema ‘repressie’. In onderstaande afbeelding is een en ander grafisch weergegeven:
Thema Risicobeheersing
IJkpunt
Risico’s in beeld
Vakbekwaamheid Vergunningen op orde Planvorming Materieelbeheer Repressie
Aantoonbaar paraat
Op tijd ter plaatse
Op deze wijze ligt er een duidelijke relatie tussen de voormalige ijkpunten en de thema’s zoals die binnen de nieuwe organisatie uitgewerkt worden.
6
1.2.
Algemeen
Conclusies • Uit het resultaat van de audit blijkt dat de in 2010 uitgesproken ambitie, te weten alle normen op groen, niet behaald is. De belangrijkste oorzaak is dat op een enkel korps na, de in 2009 per korps voorgestelde uitzetting van middelen niet gehonoreerd is. Sterker: de economische crisis heeft ook voor veel van de korpsen, als regulier onderdeel van het gemeentelijk apparaat, een taakstelling tot gevolg gehad. Een tweede oorzaak van het niet behalen van de bestuurlijke ambitie is gelegen in het feit dat met het vooruitzicht op een regionalisatie diverse korpsen een rem gezet hebben op beleidsontwikkeling en organisatiewijziging. • Het onderdeel ‘preparatie’ van de normenset is daarbij het deel dat relatief het slechtst scoort. Naar mening van het deelproject kwaliteit ligt dit aan de magere bezetting op dit onderdeel. Dit is verder niet kwantitatief onderzocht. Binnen een aantal korpsen wordt dit opgelost door vrijwilligers extra taken uit te laten voeren. Alhoewel dit een hoge mate van betrokkenheid oplevert, wordt het door dezelfde vrijwilligers ook vaak beschouwd als een stevige belasting. Wel is de bandbreedte tussen de korpsen behoorlijk verkleind. Het belangrijkste effect van deze verkleining is dat er geen sprake meer is van ernstige negatieve uitschieters. • In vergelijking met de aanbevelingen uit de audit van 2009 zijn slechts beperkt middelen beschikbaar gesteld. Desondanks hebben korpsen duidelijk verbetering gerealiseerd. De verbeteringen zijn gebaseerd op de eigen schaalgrootte. Dit betekent ook dat geoptimaliseerd is binnen de eigen schaalgrootte. Doordat er veel verschillen in schaalgrootte aanwezig zijn in Fryslân zijn de verbeteringen gerealiseerd op verschillende optimalisatieniveaus. Veel normen waar goed op gescoord wordt, zijn in de uitvoering op zeer verschillende wijze georganiseerd, passend bij schaalgrootte van het korps. Een bijkomend gevolg van deze optimalisatie binnen de eigen schaal is dat de werkprocessen ook zeer verschillend zijn. Dit betekent dat er nu op veel normen door het merendeel van de korpsen ‘groen’ gescoord wordt maar dat bij harmonisering van de werkprocessen veel aandacht nodig zal zijn om dit kwaliteitsniveau vast te blijven houden. Wat hierbij behulpzaam kan zijn, is het gegeven dat verspreid over de korpsen veel zogenoemde parels gezien zijn. Parels zijn werkprocessen of (beleids-)stukken die als voorbeeld voor andere organisaties of –onderdelen gebruikt kunnen worden. In bijlage 3 treft u een opsomming van de door de auditcommissies aangetroffen parels. • Wat in de audit naar voren komt, is dat het niveau dat door een korps zelf als ‘groen’ beschouwd wordt, verschilt. De verschillen zijn deels te herleiden naar het risicoprofiel van het verzorgingsgebied en deels naar de intrinsieke normstelling binnen een organisatie. • Uit de gesprekken komt naar voren dat de nauwe contacten tussen de huidige brandweerkorpsen en de gemeentelijke organisatie waardevol zijn voor de brandweerorganisatie. Dit past bij het beeld ‘dicht bij de gemeente en dicht bij de vrijwilligers’. • Uit de gesprekken met de werkvloer komen geen onverwachte zaken naar voren. De werkvloer hecht veel belang aan heldere communicatie vanuit de leiding. Er is behoefte aan korte lijnen en een aanspreekpunt waar ook mandaat ligt om problemen op te lossen. Zeker voor de vrijwilligers is het behoud van de eigen identiteit en cultuur van de post zeer belangrijk. Uit de gesprekken komt duidelijk naar voren dat de betrokkenheid van de beroeps en vrijwilligers met het vakgebied zeer groot is.
7
Aanbevelingen 1. De belangrijkste aanbeveling is om, alhoewel de bestuurlijke ambitie niet behaald is, door te gaan met de huidige procesgang van regionalisering om verbetering verder vorm te geven. De omissies op die op kwaliteitsvlak geconstateerd zijn, kunnen op regionale schaal het meest effectief en efficiënt aangepakt worden. 2. Gelet op de grote schaalverschillen van de huidige organisatie en het feit dat veel werkprocessen verschillend georganiseerd zijn, is de tweede aanbeveling om duidelijk te prioriteren welke werkprocessen als eerste geharmoniseerd dienen te worden. Daarbij ligt wat betreft het deelproject kwaliteit de focus als eerste op die zaken die nu op groen staan. Op deze wijze blijft datgene dat nu al goed gaat, in de nabije toekomst ook goed gaan. 3. De derde aanbeveling is om een nieuw normenstelsel in te richten, liefst gebaseerd op landelijke benchmarks, om binnen de nieuwe organisatie een passend kwaliteitszorgsysteem in te kunnen voeren. 4. De laatste aanbeveling is dat voor elke groep in de nieuwe organisatie een contactpersoon met voldoende mandaat aangewezen wordt.
1.3.
Risicobeheersing
Conclusies • Een aantal normen op het gebied van risicobeheersing wordt niet uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de brandweerleiding. Dit speelt bij 5 van de 11 samenwerkingsverbanden. Deze normen hebben we niet aan een kwaliteitsanalyse onderworpen. De betrokkenheid van de brandweer op het gebied van risicobeheersing is divers georganiseerd, van persoonlijke relaties tot dienstverleningsovereenkomsten. • Onafhankelijk van de verantwoordelijkheidsverdeling is duidelijk dat de kwaliteit van de risicobeheersing in sterke mate bepaald wordt door de korte lijnen en goede persoonlijke relatie met de gemeentelijke afdelingen vergunningverlening/ -handhaving en ruimtelijke ordening. Slechts in enkele gevallen is er sprake van heldere prestatieafspraken tussen de vergunningverlenende afdelingen en de afdeling RO. • Over de hele linie geldt dat gezamenlijke inspanningen van de korpsen en het regionaal bureau geleid hebben tot een voldoende kwaliteitsniveau. Er wordt wel aandacht gevraagd voor het gegeven dat de werkprocessen en denktrant nog veel ‘regelgericht’ is in plaats van ‘risicogericht’. Hier zal naar toe gegroeid moeten worden. • Op een tweetal vlakken is nog veel winst te boeken. De onderwerpen risicocommunicatie en Brandveilig Leven, speerpunt uit de strategische reis ‘Brandweer over morgen’ staan in deze regio nog in de kinderschoenen. • Eén norm (nummer 27: “Er is een inventarisatie van alle ontruimingsplanlichtige inrichtingen beschikbaar.”) is niet ingevuld. De waarde van deze norm is, in optiek van het deelproject kwaliteit, weinig relevant voor het kwaliteitsniveau op het vlak van risicobeheersing. Ook Capgemini vond in 2009 deze norm minder relevant: hij maakt geen onderdeel uit van de set normen die onder het ijkpunt ‘vergunningen op orde’ valt. Aanbevelingen
8
1. De belangrijkste aanbeveling is dat, ook gelet op de introductie van de Friese Norm voor opkomsttijden, het onderwerp ‘Brandveilig Leven’ zo spoedig mogelijk opgepakt moet worden. In het verlengde hiervan kan ook het onderwerp ‘risicocommunicatie’ verder ontwikkeld worden. 2. De tweede aanbeveling is om de relatie met de vergunningverlenende organisaties en/of organisatieonderdelen in het kader van de Wabo en RO te versterken en te borgen middels heldere afspraken over wederzijdse inspanningen en verwachtingen. Naast deze formele insteek moet ook voldoende ruimte gecreëerd worden om de persoonlijke contacten met alle relevante ketenpartners te kunnen onderhouden. 3. De derde aanbeveling richt zich op de transitie van ‘regelgericht’ naar ‘risicogericht’. Omdat de beschikbare capaciteit altijd limiterend zal zijn, dient ook bij het prioriteren meer gewerkt te worden vanuit een meer risicogerichte en minder regelgerichte denkwijze.
1.4.
Vakbekwaamheid
Conclusies • Strenger toezicht vanuit landelijke inspecties en dwingender wetgeving heeft er toe bijgedragen dat alle medewerkers in de repressieve organisatie nu de beschikking hebben over de juiste diploma’s. Aan de kwaliteitseisen van de beheersmatige functies uit het Besluit personeel veiligheidsregio’s (BPVR) is nog geen invulling gegeven. De reden hiervoor is dat binnen de huidige organisaties deze functies uit het BPVR veelal geen onderdeel van het functieboek zijn. Daarnaast ligt de focus voor medewerkers opleiden en oefenen ook bij de repressieve functies en wordt de verantwoordelijkheid voor vakbekwaamheid op ‘koude functies’ vooral bij medewerkers zelf en afdelingen P&O belegd. • Vakbekwaam blijven is, op het vlak van repressieve functies, overal opgepakt. De Leidraad oefenen wordt binnen alle korpsen gehanteerd. Daarbij komt wel naar voren dat er geen eenduidigheid bestaat over het wenselijke niveau. Ook is het inzicht in de kwalitatieve vakbekwaamheid van het personeel vrijwel nergens aanwezig. • Ook hier geldt dat vooral vanuit een ‘regelgerichte’ blik naar vakbekwaam blijven gekeken wordt. De koppeling tussen risico’s in het verzorgingsgebied en de daarbij behorende vakbekwaamheid van het brandweer personeel ontbreekt veelal. • Alhoewel op het grensvlak met bedrijfsvoering wordt hier toch vermeld dat voor de regio Fryslân geldt dat nog nergens het Periodiek Preventief Medisch Onderzoek (PPMO) ingevoerd is. Het huidige systeem van periodieke medische keuringen wordt nog gehanteerd. Aanbevelingen 1. De belangrijkste aanbeveling is om, gebaseerd op het risicoprofiel van het relevante verzorgingsgebied, een kader voor het noodzakelijke kwaliteitsniveau en de bijbehorende inspanning op gebied van oefenen bijscholen en trainen voor repressieve functies op te stellen. Koppel dit vervolgens aan een registratiesysteem zodat voor de organisatie en de individuele medewerker transparant inzichtelijk is hoe de kwaliteit van de vakbekwaamheid er voor staat. 2. Aanvullend hierop verdient het aanbeveling om dezelfde werkwijze toe te passen op de functies in de beheersmatige fase. 3. Tenslotte dient het PPMO ook in de regio Fryslân ingevoerd te worden.
9
1.5.
Planvorming
Conclusies • Alle korpsen hebben een inhaalslag gemaakt met het opstellen van aanvalsplannen. Wel geldt voor enkele korpsen dat het beheer van de gerealiseerde aanvalsplannen en bereikbaarheidskaarten nog niet ingeregeld is. De relevante plannen zijn, veelal in papieren vorm, beschikbaar voor uitrukkende eenheden. • Door het ontbreken van eenduidigheid binnen de regio op gebied van voertuigautomatisering, is slechts op een enkel uitrukvoertuig de operationele informatie digitaal beschikbaar. • Vrijwel alle korpsen (beter gezegd: de gemeenten die gezamenlijk de korpsen bezitten) hebben het nieuwe convenant over de primaire bluswaterwinning ondertekend. Daarmee is de primaire bluswatervoorziening in bebouwd gebied geborgd op het gewenste kwaliteitsniveau. Veel minder inzichtelijk is de bluswatervoorziening in het buitengebied en de secundaire bluswaterwinning in de totale regio. Op een enkel korps na, is er weinig inzicht in de gewenste en reële prestaties van secundaire bluswatervoorzieningen. Ook het borgen van deze presentaties middels periodiek schouwen of beproeven, is veelal niet geregeld. Aanbevelingen 1. De belangrijkste aanbeveling is om de voertuigautomatisering met voorrang op te pakken om zo relevante operationele informatie snel en up-to-date aan te bieden aan de uitrukkende eenheden. 2. De tweede aanbeveling is om op gebied van bluswatervoorziening een onderzoek te doen naar de primaire bluswatervoorziening in het buitengebied en de secundaire bluswatervoorziening in de gehele regio. Hierbij dienen ook nieuwe ontwikkelingen op gebied van blussystemen en watervoorzieningen (DLS, WTS-500, etc) meegenomen te worden.
1.6.
Materieelbeheer
Conclusies • Op gebied van materiaal heeft een duidelijke inhaalslag plaatsgevonden. Zeker de uitrukvoertuigen zoals de TS-en staan er nu goed bij. Meerdere mantelovereenkomsten in regionaal verband hebben hieraan bijgedragen. Het beeld op vlak van verwerving, keuringen en onderhoud is meer divers. • Bij veel posten wordt het (eerstelijns) onderhoud uitgevoerd door de vrijwilligers zelf. Dit zorgt voor een grote betrokkenheid maar is mogelijk kwetsbaar in verband met de belasting. Aanbevelingen 1. De aanbeveling is om bij het beheer van materieel goed rekening mee te houden op welke schaalgrootte zaken worden georganiseerd 2. De betrokkenheid van de vrijwilligers met het materieel is van belang.
10
1.7.
Paraatheid
Conclusies • Diverse en uiteenlopende inspanningen zijn geleverd om de repressieve prestaties in de dagsituatie en vakantieperiode te kunnen blijven waarborgen. Voorbeelden zijn consignatieregelingen, uitbreiding van het aantal vrijwilligers, inzet van beroepspersoneel, aangepaste voertuigbezetting en dubbelzijdig aanrijden. Om zicht te houden op de uitruktijden is een centraal systeem (Safety Portal) beschikbaar maar dit wordt minimaal gebruikt. Slechts een enkel korps benut deze informatie als verantwoording van haar prestaties richting haar bestuur. • Vele posten vaak gelegen in landelijk gebied kampen met structurele bezettingsprobleem in de dagsituatie en vakanties. De posten in de meer stedelijke gebieden kampen met het oplopen van de uitruktijden in zowel de dag- als nachtsituatie. • Met de huidige middelen en wijze van operationeel optreden zit de brandweer organisatie aan de grenzen van de te leveren prestaties. De huidige wettelijke normen zijn op deze wijze niet realiseerbaar. Aanbevelingen 1. De belangrijkste aanbeveling is om uitvoering te geven aan het ontwikkelen van een nieuw repressief model zoals beschreven in het deelproject kwaliteit onderdeel B. 2. Daarnaast verdient het aanbeveling om regiobreed helder beleid te formuleren voor vrije instroom, consignatie en inzet van beroepspersoneel.
1.8.
Bedrijfsvoering
Conclusies • Over het algemeen worden de bedrijfsondersteunende processen zoals ICT, facilitair en inkoop afgenomen bij de gemeentelijke organisatie waarvan men onderdeel is. De districten Noordoost en Noordwest Fryslân nemen deze producten af bij VR Fryslân. • Bij het grootste deel worden momenteel geen jaargesprekken met vrijwilligers gevoerd. • Op gebied van uitwisseling van digitale informatie tussen gemeenten en korpsen bestaat er groot verschil tussen de korpsen die onderdeel zijn van een gemeentelijke organisatie en korpsen die zelfstandig zijn of onder de vleugels van VR Fryslân vallen. In de eerste situatie kan een korps gebruik maken van de applicaties die binnen het gemeentelijk apparaat beschikbaar zijn. In het laatste geval komt het voor dat het korps voor elke gemeente in kwestie een inlogoptie heeft en bij elke gemeente met andere applicaties en werkprocessen geconfronteerd wordt. • De kwaliteitsmeting is nu vooral gebaseerd op 90 normen gedestilleerd uit recente maar ook minder recente normenboeken. Voor het regionaal bureau is daarnaast een aparte set normen gehanteerd. Dit stelsel houdt geen stand in de toekomst: er moet een ander kwaliteitszorgsysteem (liefst gebaseerd op een landelijk model en ontwikkelingen) ingericht worden.
11
• De huisvesting is vrijwel overal op orde. Enkele kazernes voldoen nog niet. Deze kazernes dienen te voldoen aan de geldende arbo-eisen voordat het gebruik overgedragen wordt aan de Veiligheidsregio Fryslân. • Aanbevelingen 1. Voor alle bedrijfsondersteunende processen geldt dat deze na 1 januari 2014 afgenomen zullen worden bij de eigen organisatie: Veiligheidsregio Fryslân. Inhoudelijk is dit het domein van collegadeelprojectgroepen. 2. Cruciaal voor het goed kunnen uitvoeren van haar adviestaken, zeker op het vlak van risicobeheersing, is het beschikken over koppelingen met de relevante gemeentelijke applicaties. Daarnaast is het zeer wenselijk om als organisatie zelfstandig toegang te hebben tot de landelijke basisadministraties die relevant zijn voor de brandweerzorg. 3. Voor de brandweer dient een nieuw model van kwaliteitsmetingen en periodieke rapportage hierover, te worden opgezet. 4. Alle kazernes dienen te voldoen aan de geldende arbo-eisen voordat een eventuele overdracht aan de Veiligheidsregio Fryslân plaats vindt.
12
Deel 2: Bijlagen Bijlage 1: Auditrapportage cluster brandweer Veiligheidsregio Fryslân Bijlage 2: Parels
13
Bijlage 1: Auditrapportage cluster brandweer Veiligheidsregio Fryslân [separaat pfd-bestand]
14
Bijlage 2: Parels Parels zijn processen of producten die bij een bepaald korps zover door ontwikkeld zijn, dat ze wellicht als voorbeeld of blauwdruk kunnen worden gehanteerd bij het harmoniseren van de processen en producten binnen de nieuwe organisatie. Het betrokken korps geeft ook vaak aan dat ze er veel behoefte aan hebben dat het behaalde resultaat in het verleden toepasbaar mag blijven in de toekomst. De parels zijn tijdens de audits door korpsen zelf aangedragen. Niet elk korps heeft parels aangemeld. Dat zegt niets over de kwaliteit van het korps. Sommige parels zijn al in meer korpsen overgenomen en sommige korpsen zien wellicht zelf niet direct dat ze over een parel beschikken. Parels Leeuwarden/Boarnsterhim: 1. Evaluatieprocedure is opgesteld. After Action Review (bij kleinere incidenten of oefeningen), elke maand sector overleg over de leerpunten. Vanaf middelincident of –oefening is de OVD verantwoordelijk voor de evaluatie. Er wordt gewerkt conform een standaard format voor evaluatie. Hierdoor ook ‘meta-evaluatie’ mogelijk. 2. Digitale ontsluiting van alle planvorming op alle eerstelijns eenheden, en digitale gegevensuitwisseling over incidenten met de Meldkamer Noord Nederland. Parel IBOW: 1. Gebied gebonden aanpak van ontruiming in bosrijk gebied in geval van natuurbranden. Parels Heerenveen: 2. Checklist Omgevingsanalyse 3. Activiteitenplan Brandveilig Leven 2012-2013, medewerker brandveilig leven aangesteld, prioritering naar burgers. Parels Noordwest: 1. Nota bluswatervoorzieningen Noord West Fryslân 2. Notitie "Aantoonbaar paraat" (materieelvoorziening en operationele sterkte) 3. Het oefencentrum voor het eigen district in Harlingen Parels Friese Meren: 1. Het evenementenbeleid. Gericht op structurele advisering bij vergunningverlening en controle. 2. Het beleid voor het moeilijk bereikbare buitengebied. Gericht op een gebied waar de opkomsttijd van de brandweer zeer hoog is. 3. Vaste partner in Keurmerk Veilig Ondernemen. 4. Helder overzicht van bezittingen met afschrijvingsoverzicht in Excel. 5. Helder overzicht van meerjaren personeelsplanning met doorberekening per medewerker. Parels Súdwest Fryslân: 1. Procesmatige inrichting van het korps 2. Evenementenbeleid 3. Beleid op externe veiligheid binnen het RO-domein 4. Nieuwe bluswatertransportmaterieel (WTS-500) 5. Leeragentschap via het procesmanagementmodel ingebed in de organisatie Parel Opsterland 1. Het arbobeleid is middels PDCA-cirkel goed geïmplementeerd in de staande organisatie 15
