KWALITEITSHANDBOEK. afdeling Bodemsanering. ISO 9001:2000 versie 7.0. Provincie Zuid-Holland Zuid-Hollandplein i Postbus LP Den Haag

KWALITEITSHANDBOEK afdeling Bodemsanering ISO 9001:2000 versie 7.0

Provincie Zuid-Holland Zuid-Hollandplein i Postbus 90602 2509 LP Den Haag T F

070 - 441 71 62 070 - 441 78 04

Alle rechten zijn uitdrukkelijk voorbehouden aan de afdeling Bodemsanering van de Provincie Zuid-Holland. Niets uit deze uitgave mag zonder schriftelijke toestemming vermenigvuldigd ofopenbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie of op welke andere wijze dan ook.

Opgesteld door: Beoordeeld door: Geautoriseerd door:

C.G.F. van der linde (Adromi Management Consultant b.v.) H.E.O. Baank (kwaliteitscoordinator) LA. Hartholt (afdelingshoofd)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Inhoudsopgave

INHOUDSOPGAVE Deel I

Algemeen

1 Verklaring van uitgifte 2

Algemeen 2.1 Yastiqjgmvanjh^^ beheei) 2.2 Codexiog 2.3 Begrippen_endefiiiities 2.4 I^sl van_documeMen ve^^^ Documenten Fcmmilieren IMgitaLe Registraties 2.5 lijst van mjzigingen en toevoegingeii 2.6 Yeimizingstabel

3 Beleid 4 Orgaynisatie 4.1 Qmsdirij^dng^^ 4.2 Qmsdinjmngiiorgam 4.3 Qmsdirij^dng orga^ 4.4 QYerLegstTuctyur 4.5 Rollen 5

ReferentiemQdel;

Deel II Deel HI

WerMnstructies

| JA |/Ui v^^ 3

Code: Versie: Pagina: Datum:

ALG o 7.0 i van i 2 april 2007

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering i I/I JJ^L^ vrO

Verklaringvan uitgifte

1

Code: ALG i Versie: 7.0 Pagina: i van i Datum: 2 april 2007

VERKLARING VAN UITGIFTE

Het management van de afdeling Bodemsanering van de directie Groen, Water en Milieu van de Provincie Zuid-Holland verklaart hierbij dit kwaliteitshandboek (KHB), bestaande uit een algemeen deel (ALG), de Procedures (PRO) en de Werkinstructies (WI), in zijn volledigheid geldig, van kracht en bindend voor alle medewerkers van de afdeling, daartoe behorende bureaus en projecten. Vanuit de Procedures (Hoofdprocessen) wordt, waar van toepassing, verder verwezen naar onderliggende werMnstructies. Dit voor zover het in dit kwaliteitshandboek beschreven kwaliteitsmanagementsysteem zich over hun werkzaamheden uitstrekt, met ingang van: 26 april 2007 Om de geldigheid en volledigheid van het kwaliteitshandboek aan te geven is elke bladzijde van de inhoudsopgave van de verschillende delen van het handboek door de Kwaliteitscoordinator afzonderlijk geparafeerd. Elk deel van het kwaliteitshandboek bestaat uit de in de betreflfende inhoudsopgave genoemde hoofdstukken en paragrafen. Het geparafeerde kwaliteitshandboek is het moederexemplaar. Alle overige geregistreerde exemplaren zijn van het moederexemplaar getrouwe kopieen. 's-Gravenhage,

mr. LA. Hartholt hoofd afdeling Bodemsanering

(naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkJnstructies)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Algemeen

l/lh

2

ALGEMEEN

2.1

Vastieggen van het kwallteitsmanagementsysteem

Code: ALG 2 Versie: 7.0 Pagina: i van 10 Datum: 2 april 2007

Het kwaliteitsmanagementsysteem van de afdeling Bodemsanering van de directie Groen, Water en Milieu van de Provincie Zuid-Holland zoals genoemd in de verklaring van nitgifte van het kwaliteitshandboek, is opgesteld volgens de eisen gesteld in de NEN-EN-ISO 9001:2000 norm. Normeis 7.3: Ontwerp en ontwikkeling van NEN-EN-ISO 9001:2000 wordt uitgesloten van het kwaliteitsmanagementsysteem. De reden van uitsluiting is gelegen in de aard van de organisatie en de producten. 2.2

Codering

De informatie in het kwaliteitshandboek is gecodeerd door een combinatie van letters en cijfers. De letters hebben betrekking op: KHB = Kwaliteitshandboek ALG = Algemeen deel PRO = Procedures DOC =Documenten FRM = Formulieren RGS = Registraties WI = Werkinstructies

De cijfers geven de volgende aspecten aan: ie cijfer = hoofdstuk 2 e cijfer = paragraaf 3 e cijfer = (eventuele) subparagraaf

(naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies) 2.3

Begrippen en definities

AfwijMng Het niet voldoen aan een eis. Bereik Bij de procedure of werkinstructie betrokken rollen/medewerkers. Comgerende maatregel Maatregel om de oorzaak van een waargenomen afwijMng of andere ongewenste situatie weg te nemen. Dienst Zowel de resultaten die een gevolg zijn van activiteiten op het contactvlak tussen leverancier en afhemer als de resultaten die het gevolg zijn van interne activiteiten van de leverancier ten einde aan de behoeften van de afhemer te voldoen. Dienstverlening De activiteiten van de leverancier die noodzakelijk zijn voor het verwezenlijken van de dienst.


I /H I / JM ' v\j)


ALG 2 7.0 2 van 10 2 april 2007

Document Informatie en haar gegevensdrager. Doelmatigheid De verhouding tussen de behaalde resultaten en de gebruikte middelen. Doeltreffendheid De mate waarin geplande activiteiten worden gerealiseerd en geplande resultaten worden behaald. Klacht Een formele uiting van ontevredenheid van de client/opdrachtgever over de aan hem geleverde dienst of de dienstverlening. Kwaliteit De mate waarin een geheel van eigenschappen en kenmerken voldoet aan eisen. Kwaliteitsaudit Een systematisch, onafliankelijk en gedocumenteerd proces voor het verkrijgen van auditbewijsmateriaal en het objectief beoordelen daarvan om vast te stellen in welke mate aan de overeengekomen auditcriteria is voldaan. Kwaliteitsbeheersing Het aspect van kwaliteitsmanagement gericht op het voldoen aan kwaliteitseisen. Kwaliteitsborging Het aspect van kwaliteitsmanagement gericht op het geven van vertrouwen dat aan kwaliteitseisen zal worden voldaan. Kwaliteitscoordinator De door het Afdelingshoofd aangewezen persoon die verantwoordelijk is voor en toezicht houdt op de werking van het kwaliteitszorgsysteem. Kwaliteitshandboek Een document dat het kwaliteitsmanagementsysteem van een organisatie specificeert. Kwaliteitsplan Een document dat specificeert welke procedures en bijbehorende middelen door wie en wanneer voor een specifiek project, product, proces of contract moeten worden toegepast. Kwaliteitsmanagementsysteem Managementsysteem voor het sturen en beheersen van een organisatie op kwaliteit. Kwaliteitsverbetering Het aspect van kwaliteitsmanagement gericht op het vergroten van het vermogen om te voldoen aan kwaliteitseisen. Leverancier Organisatie of persoon die een product of dienst levert. Preventieve maatregel Maatregel om de oorzaak van een mogelijke toekomstige afwijking of andere ongewenste mogelijke situatie weg te nemen.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering /! i/L LJ-if Qf^^

Algemeen


ALG 2 7.0 3 van 10 2 april 2007

Procedure Gespecificeerde wijze van het uitvoeren van een activiteit of een proces. Proces Geheel van samenhangende of elkaar beinvloedende activiteiten dat input omzet in output. Registraties Een document waarin bereikte resultaten kenbaar gemaakt zijn of waarin het bewijs geleverd wordt van uitgevoerde activiteiten. Ter inzage Een ieder binnen de organisatie heeft inzage in de betreffende stukken. Alleen daartoe aangewezen personen zijn bevoegd de stukken te kopieren, in te vullen, tekst toe te voegen, etc. Toegankelijk Een ieder binnen de organisatie heeft inzage in de betreffende stukken en kan daar gebruik van maken bij het uitvoeren van zijn/haar werkzaamheden (kopieren, invullen, aanvullen, etc.). Vertrouwelijk Alleen daartoe aangewezen personen zijn bevoegd de betreffende stukken in te zien en eventueel te wijzigen of aan te passen. WerMnstructie Gespecificeerde wijze van het uitvoeren van een activiteit.

(naar inhoMds^^

2.4

lijst van documenten verband houdende met het handboek

Hieronder treft u een lijst aan van alle tot het kwaliteitsmanagementsysteem behorende documenten, formulieren en registraties. De nummering is gekoppeld aan de betreffende procedures en werkinstructies. Bij de documenten, formulieren en registraties is vermeld: - versiedatum; - de status van het document of de registratie (concept of vastgesteld); - de beheerder; - afgesproken bewaartermijn; - archief waarin het zich bevindt. Voorbeeld: DOC 10.1 FRM 10.1 RGS 10.1 SYS 1.1

Auditplan Auditformulier Auditrapport Globis


Code


fcIA VwL^ ~*^cl^

ALG 2 7.0 4 van 10 2 april 2007

Document

Versie

Status

Beheerder

Bewaartermljn

Plaats

Wbb-werkprogramma 2005 t/m 2009 Bobel-nota Afdelingsplan Overzicht Kritische Prestatie Indicatoren KJanteisen Bodemvisie

Nov. 2004 Nov. 2003 Nov. 2006 Nov. 2006 Jan. 2006 Dec. 2005

vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld

afd. hfd. afd. hfd. afd. hfd. afd. hfd. afd. hfd. afd. hfd.

6 jaar n.v.t 1 jaar n.v.t. n.v.t. n.v.t.

Allen Allen

Wet Bodembescherming Provinciale Milieuverordening Zuid-Hoiland Protocol voor het orienterend onderzoek (Sdu) NEN-5740 NVN-5725 Protocol voor het nader onderzoek, deel 1 (Sdu) Richtlijn nader onderzoek, deel 1 (Sdu) Nader onderzoeksrichtlijn ernst-, urgentie en tijdstipbepaling (Sdu) Handlelding afwegingsproces saneringsdoelstelling (Sdu) Mandaatlijst Circulaire Street- en interventlewaarde Circulaire bodemsanering 2006

15-12-2005 April 2007 1993 1999 1999 1993 1995 1997

vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld

VROM hfd. BJZ VROM

VROM VROM VROM

n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.

best/jur adv. Internet Infoc. PZH Intoc. PZH Infoc. PZH Intoc. PZH Intoc. PZH Intoc. PZH

2000 Mrt. 2007 Febr. 2000 Apr. 2006

vastgesteld vastgesteld vastgesteld Vastgesteld

VROM hfd. ABES VROM VROM

n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.

Infoc. PZH Intranet Infoc. PZH Infoc. PZH

Algemene wet bestuursrecht Beslurt unitorme saneringen Regeling uniforme saneringen Handreiking unitorme saneringen Protocol Kwaliteit uitvoering en begeleiding uniforme saneringen Methode Snelle Niet Urgente Informatie (SNUIF) Regeling financiele bepalingen bodemsanering 2005 Besluit financiele bepalingen bodemsanering Startnotitie "aanleveren gegevens t.b.v. productenraming en begroting11 Voorjaarsnota Begroting Productenraming Startnotitie "aanleveren gegevens tb.v. opstellen jaarrekening" Verordening Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing 2005-2009 Regeling Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing 2005-2009 Provinciaal Beleidskader ISV2 Protocol Ouderdomsbepaling Bodemverontreiniging

2005 01-02-2006 01-02-2006 01-03-2006 01-02-2006

vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld

BZK VROM VROM VROM VROM

n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.

best/jur adv. Infoc. PZH Intoc. PZH Intoc. PZH Infoc. PZH

19-04-2005 16-12-2005 15-12-2005 2005

vastgesteld vastgesteld Vastgesteld vastgesteld

hfd. SEB VROM VROM hfd. BCA

n.v.t. n.v.t. n.v.t. 1 jaar

Q-schijf Bedr. bur. Bedr. bur. Bedr. bur.

30-06-2005 2005 2005 Dec. 2005

vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld

hfd. CAF hfd. CAF hfd. CAF hfd. BCA

1

/2 jaar 1 jaar 1 jaar 1 jaar

Bedr. Bedr. Bedr. Bedr.

15-12-2004

vastgesteld

hfd. BJZ

6 jaar

Internet

12-04-2005

vastgesteld

hfd. BJZ

6 jaar

Internet

02-03-2004 2005

vastgesteld vastgesteld

hfd. ARW VROM

6 jaar n.v.t.

Internet Internet

1 juli 2004 2005 2002 2004 2004 09-08-2002 09-08-2002 31-01-2006 04-05-2004 26-10-2004

vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld

hfd. P&O hfd. P&O hfd. P&O hfd. P&O hfd. P&O

n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.

Bedr. bur. Intranet

Belaid DOCLOa DOC 1. Ob DOCLOd DOC 1. Of DOCLOg DOC 1. Oh

Afd. hfd.

Q-sehijf Q-schijf Allen

Organisatie Primaire proces DOC 2.0a DOC 2.0b DOC 3.1 a DOC3.1b DOC 3. 1c DOC3.1d DOC3.16 DOC3.1t

DOC3.1g DOC 3.1.1 a DOC 3.1.2a DOC 3.1.2e

DOC 3.2.1 DOC 3.2.6a DOC 3.2.6b DOC 3.2.6C DOC 3.2.6d DOC 3.2.8 DOC 3.3.1 a DOC 3.3. 1b DOC 3.3.5a

DOC 3.3.5b DOC 3.3.5C DOC 3.3.5d DOC 3.3.7 DOC 3.4a DOC 3.4b DOC 3.4c DOC 3.4.2b

NNI NNI

bur. bur. bur. bur.

Secundaire processen DOC 5.0a DOC 5.0b DOC 6.0a DOC 6.0b DOC 6.0c DOC 7.0a DOC 7.0b DOC 7.0c DOC 7.0d DOC 7.0e DOC 9.0

Fuwaprov functiebeschrijvingen Overzicht competentieprofielen Standaard Inwerkprogramma Personeelsgids Leidraad jaargesprekken Europese Richtlijn Diensten (92/50/EEG) Europese Richtlijn Werken (93/37/EEG) Kaderregeling Inkoop 2006 Alg. Inkoopvoorwaarden (AIV) Bijz. Inkoopvoorwaarden voor Ingenieursdiensten (BIVI) Handboek Globis

Okt. 2001

EU EU hfd. DCZ hfd. DCZ hfd. DCZ

hfd. BB/BS

afd. hfd.

Intranet Intranet

WUP WUP Intranet Intranet Intranet Allen

Controle en evaluatie Com'gerende en preventive maatregelen DOC 12.1 a

"Klagen over de provincie Zuid-Holland"

2004

j vastgesteld | hfd. AWBB | n.v.t.

Intranet

Formulieren (FRM) Code

Beleid

Formulier

Versie

Status

Beheerder

Bewaartermljn

Plaats

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering


Algemeen

ALG 2 7.0 5 van 10 2 april 2007

Organisatie Primaire proces FRM 3.1 FRM3.1.1a FRM 3.1. 1b FRM 3.1. 1c FRM 3.2.1 a FRM 3.2.1 b FRM 3.2.1 c

FRM 3.2.1e FRM 3.2.1 g FRM 3.2.1 h FRM 3.2.1 i FRM 3.2.1J FRM 3.2.1k FRM 3.2.1 1 FRM 3.2.1m FRM 3.2.1 n FRM 3.2.10 FRM 3.2.2a FRM 3.2.2b FRM 3.2.6a FRM 3.2.6b FRM 3.2.6C FRM 3.2.6e FRM 3.2.6f FRM 3.2.6g

FRM 3.2.6h FRM 3.2.6J FRM 3.2.7 FRM 3.3.1 a FRM 3.3.1 b FRM 3.3.2 FRM 3.4.2a FRM 3.4.2b FRM 4.0b

Checklist nazorgplan Checklist juridische toets Besluitnota Controleformulier Globis Meldingsformulier bodemverontreiniging (SEB) Projectbegeleidingsformulier Checklist (ontwerp)beschikking emst, risicobepaling en saneringsplan Checklist bjj saneringsplan te verstrekken gegevens Checklist bij Nader onderzoek te verstrekken gegevens Bericht van ontvangst (BVO) Formulier start sanering Formulier wijziging start sanering Formulier melding bereiken einddiepte ontgraving bodemsanering Formulier melding beeindiging bodemsanering Machtiging adviseur bodemsanering Bijlage Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing Overdrachtsformulier Checklist beschikking evaluatieverslag/nazorgplan Projectbegeleidingsformulier/Checklist BUS evaluatie Meldingsformulier BUS categorie immobiel Meldingsformulier BUS categorie mobiel Meldingsformulier BUS categorie tijdelijk uitplaatsen Projectbegeleidingsformulier/checklist BUS-melding Bericht van ontvangst (BVO) door DIV Formulier evaluatieverslag BUS-sanering categorie immobiel Formulier evaluatieverslag BUS-sanering categorie mobiel Formulier evaluatieverslag BUS-sanering categorie uitplaatsen Checklist tb.v. art. 41 melding Model Accountantsprotocol en accountantsverklaring Format bestedingsverantwoording Format prestatieverantwoording Aanvraagfonmulier verlening subsidie bedrijvenregeling Aanvraagformulier vaststelling subsidie bedrijvenregeling WUP-evaluatieformulier

01-01-2000 31-07-2002 n.v.t 31-07-2002 Apr. 2007 1.0 4

vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld

hfd. SEB htd.SEB BOGSDT hfd. SEB hfd. SEB hfd. SEB hfd. SEB

n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t

Q-schijf Q-schijf Huisstijl Q-schijf Internet Globis Globis

2 1 n.v.t. Aug. 2006 Aug. 2006 Mrt. 2007


hfd. SEB hfd. SEB hfd. SEB hfd. SEB htd.SEB htd.SEB

n.v.t. n.v.t. n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t.

Sjabloon Sjabloon Q-schijf Internet Internet Internet

Aug. 2006 April 2005 April 2005 2 3 1 n.v.t. n.v.t. n.v.t. 1 n.v.t. n.v.t.

vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld

htd.SEB hfd. SEB hfd. SEB htd.SEB hfd. SEB hfd. SEB VROM VROM VROM hfd. SEB hfd. SEB VROM

n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t n.v.t n.v.t. n.v.t n.v.t. n.v.t. n.v.t n.v.t

Internet Internet Internet Q-schijf Globis Globis Internet Internet Internet Globis DIV Internet

n.v.t.

vastgesteld

VROM

n.v.t.

Internet

n.v.t.

vastgesteld

VROM

n.v.t.

Internet

3 01-01-2006 01-01-2006 01-01-2006 Jan. 2006 23-11-2006 31-07-2002

vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld

hfd. SEB hfd. BB hfd. BB hfd. BB CRM CRM WUP-coord.

n.v.t. n.v.t. n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t.

Globis Bedr. bur. Bedr. bur. Bedr. Bur. internet internet Q-schijf

n.v.t. 01-01-2006 April 2006 April 2006 April 2006 April 2006


hfd. P&O WUP-coord. WUP-coord. WUP-coord. WUP-coord. WUP-coord.

n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.

Intranet Q-schijf Q-schijf Q-schijf Q-schijf Q-schijf

26-02-2007 | vastgesteld

K.C.

| n.v.t.

| Q-schijf

vastgesteld vastgesteld vastgesteld

K.C. K.C. K.C.

n.v.t. n.v.t. n.v.t.

Q-schijf Q-schijf Q-schijf

Secundaire processen FRM 6.0 FRM 7.0.1 a FRM 7.0.1 b FRM 7.0.2a FRM 7.0.2b FRM 7.0.2C

Formulier Jaargesprekken Format offerte WUP-formulier "Aanvraag offerte" WUP-formulier "Opdrachtverstrekking bureaus" WUP-formulier "Aanvullende opdracht" WUP-formulier "Opdrachtverstrekking aannemers"

Controle en evaluatie FRM 11.1 a

Registratietormulier interne Audit

Corrigerende en preventive maatregelen FRM 12.1 a FRM 1 2.1 b FRM 12.2

Klachtenformulier Verbeterformulier Evaluatieformulier

17-12-2004 17-12-2004 10-02-2003

Code

Reglstratle

Versie

Status

Beheerder

Bewaartermljn

Plaats

6.0.3.11 3.1


Hoofd BB Appl. beh. Appl. beh.


Netwerk Netwerk Netwerk

10.100

n.v.t.

| Appl. beh.

n.v.t.

Netwerk

Bewaartermljn

Plaats

»i^fei^îMsct|ri) ; ' -' ''/;-

;

:,;\

Beleid Organisatie Primaire proces SYS 1.1 SYS 3.2.1 SYS 3.4

Globis Sanscrit Tijgerbalsem

1.11

Secundaire processen SYS 7.0.2

CODA

Controle en evaluatie Corrigerende en preventive maatregelen

Registraties en rappomges (RGS) Code

Reglstratle of rapportage

-



ALG 2 7.0 6 van 10 2 april 2007

Beleid Organisatie Primaire proces RGS3.1.1C RGS3.1.1d RGS3.1.2 RGS3.1.3 RGS3.1.4b RGS 3.1.5a RGS3.1.5b RGS 3.1 .5c RGS 3.1. 5d RGS 3.1.7a RGS 3.2.1J RGS 3.2.1k RGS 3.2.1 1 RGS 3.2.1m RGS 3.2.2a RGS 3.2.2b RGS 3.2.2C RGS 3.2.4a RGS 3.2.4b RGS 3.2.5a RGS 3.2.5b RGS 3.2.5C RGS 3.2.63 RGS 3.2.8 RGS 3.3.1 c RGS 3.3.1 d RGS 3.3.2 RGS 3.3.3 RGS 3.3.4 RGS 3.3.5 RGS 3.3.63 RGS 3.3.6b RGS 3.3.8 RGS 3.4 RGS 3.4.1 3 RGS 3.4.1 b RGS 3.4.1 c RGS 3.4.1 d RGS 3.4.1e RGS 4.03 RGS 4.0b

Rapportage Initieel Onderzoek Aanschrijvingsbrief Rapportage Nader onderzoek Rapportage Saneringsonderzoek Rapportage Saneringsplan Startnotitie sanering Saneringsbestek Vergunningen voor uitvoeren werkzaamheden Milteukundjg begeleidingsplan Evaluatieverslag (BOS) Kennisgevingsbrief Advertentietekst Opschortingsbrief Beschikking Zienswijzebrief Conceptbeschikking Locstiedossier Nota van de vakafdeling Brief besluit op bezwaarschrift Verweerschrift Dupliek Plertnots Brief Brief Financiele verantwoording Managementletter Prestatieverantwoording Mon'rtoringsverantwoording Managementrapportage Aanbiedingsnotitie begroting Startnotitie werkprogramma Werkprogramma Aanvraag extra budget (urtvoering werkprogramma) Voorstel voor AMT Rapportage Stichting BSB Attenderingsbrief Voornemen tot aanwijzing Zienswijze Aanwijzing Ev3lu3tieversl3g project WUP-evaluatiefomnulier

Permanent Permanent Permanent Permanent Permanent Permanent Permanent Permanent Permanent Permanent Permanent Permanent Permanent Permanent Pemnsnerrt Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnerrt Permsnent 3 jaar 1 J33T

1 jaar 5 jaar Permsnent 2 jaar Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent

DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV Bedr. BCA Bedr. Bedr. Bedr.

bur. bur. bur. bur.

afd. hfd.

DIV DIV DIV DIV DIV DIV

Secundaire processen RGS 6.0 RGS 7.0.1 3 RGS 7.0.23 RGS 7.0.2b RGS 7.0.2C RGS 8.0

Rapportage jaargesprekken Offerteaanvraag Opdrachtveriening Afwijzingsbrief Kostenraming Distributielijst kwalitertsdocumentatie

Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent 5 jaar

afd. hfd.

5 jaar 5 jaar 5j33r n.v.t. n.v.t. 5 jaar

K.C. K.C. K.C.

WUP-coord. WUP-coord. AM. hfd.

n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.

K.C. K.C. K.C. K.C.

DIV DIV DIV DIV K.C.

Controle en evaluatie RGS 11.13 RGS11.1b RGS11.1C RGS 11. 23 RGSH.2b RGS 11. 3

Ingevuld auditformulier Auditplan Audrtrapportage Map beoordelingsforrnulieren leveranciers Overzicht leveranciers Managementreview

Corrigerende en preventive maatregelen RGS 12.1 3 RGS 1 2.1 b RGS 1 2.1 c RGS 12.2

Map klachtenformulieren Map verbeterformulieren Map verbeteren onderzoeksprojecten Map evaluatieformulieren

(naar inhoudsopgave kfab)

(m^MJ^MMm^^ê^m (naar inhoudsopgave werkinstructies)


2.5


ALG 2 7.0 7 van 10 2 april 2007

lijst van wijzigingen en toevoegingen

De lijst van wijzigingen en toevoegingen geeft inzicht in de ontwikkeling van het gedocumenteerde kwaliteitsmanagementsysteem en de daarbij behorende documenten, formulieren en (digitale) registraties. Zodra een van de onderdelen een wijziging of toevoeging ondergaat wordt de wijzigingsdatum inclusief de aard van wijziging in onderstaande tabel vastgelegd. Uitgiftedatum 28 nov. 2002 12febr.2003 12ju!i2004 6 juni 2005

09-02-2006

07-04-2006

26-04-2007

Gewijzigd document (numrner en blad) en wijziging Volledige nieuwe uitgave, versie 2.0 Volledige nieuwe uitgave, versie 3.0 Versie 4.0: WI 3.4.2 verwijderd, inkoopinstrueties aangepast aan concernrichtlijnen, onderscheid in managementrapportages vervallen, verbetering van teksten Versie 5.0: Aangepast aan FUWAPROV en BBCF, Handhavingstaken en bureauwerkplannen verwijderd, WI 3.4.2 Beschikking subsidising bodemsanering bedrijfsterreinen toegevoegd, extra formulieren toegevoegd aan WI 3.2.1 , verbeterformulier en klachtenformulier gescheiden, aanpassing organigram provincie, AWB-procedure verwerkt, verbetering div. teksten Versie 5.1 : In afwijking van de vorige versies, digitaal beschikbaar gesteid (Digilate). Diverse Documenten (DOC), Formulieren (FRM) en Registraties en Rapportages (RGS) geactualiseerd. Klanteisen toegevoegd als DOC 1 .Og. WI 3.2.1 normen en protocollen als verwijzingen opgenomen. WI 3.3.6 aangepast. Kaderregeling Inkoop van werken, zaken en diensten en AIV en BIVI toegevoegd aan PRO 7.0 en WI 7.01 en 7.02, diverse teksten verbeterd. Versie 6.0: Wijziging Awb en Wbb, diverse begrippen en procedures gewijzigd in PRO'S en Wl's. Toegevoegd Toets BUS-melding', inclusief de daarbij behorende standaardformulieren en ontwikkelde projectbegeleidingsformulieren/checklisten BUS, 'Beschikking beoordeling nazorgplan' en 'Beschikking beoordeling evaluatieverslag'. Verwijderd 'Beoordeling evaluatierapport'. WI 3.2.1 t/m 3.2.7 opnieuw gerangschikt en waar nodig aangepast. Checklisten FRM 3.2.1 c, 3.2.2a en 3.2.7 geactualiseerd. Procesvereenvoudiging doorgevoerd in het kader van functiescheiding van uitvoering en besluitvorming en nieuwe checklist (FRM 3.2.1o) toegevoegd. PRO 3.3 en WI 3.3.4 en WI 3.3.5 geactualiseerd. Diverse redactionele verbeteringen doorgevoerd. Versie 7.0: Gewijzigd: ALG 3 n.a.v. gewijzigde scope in certifieaat; ALG 4 organogram geactualiseerd, FRM 1 1 .1 registratieformulier interne audit. WI 3.3.8 vervangen door Aanvraag extra Budget, ALG 2.1 Uitsluiting van normeis 7.3: Ontwerp en ontwikkeling en tabel ALG 2; SYS 3.2.1 SUS vervangen door Sanscrit. Verwijderd: DOC 3.4.2 ASV, werkplannen en bureauplannen, Werkprogramma Algemene Taken (WAT), Bodem in Beeld (PRO 3.4), DOC 3.1 .2b Circulaire beoordeling en afstemming, DOC 3.1 .2c Circulaire tijdstipbepaling, DOC 3.1 .2d Handleiding "Urgentie van bodemsanering", FRM 3.2.1 d Aanvraagformulier verkorte procedure (SEB) inclusief toelichting, RGS 3.2.1 i Ontwerpbeschikking en SYS 3.3.5 IBS. Toegevoegd: WI 3.2.8 Beoordeling initieel onderzoek (SNUIF) en bijbehorende documenten, PRO 3.4 Gebiedsgerichte aanpak, en Regierol, PRO 3.2 BUS-melding, artikel 41 melding en Beoordeling nieuwe gevallen, DOC 3.2.1 e Circulaire bodemsanering 2006, DOC 3.3.1 a Regeling financiele bepalingen bodemsanering 2005, DOC 3.3. 1 b Besluit financiele bepalingen bodemsanering. In diverse teksten verbeteringen doorgevoerd, de redactie aangepast en documenten geactualiseerd.

Wijzigingsdatum 28 nov. 2002 10febr.2003 7 juli 2004 01-06-2005

06-02-2006

04-04-2006

02-04-2007


(naar inhoudsopgave khb) &boj^^ ^

J(f^^>


ALG 2 7.0 8 van 10 2 april 2007


2.6


1 £2*X JJrZT ^vvj^"^

ALG 2

7.0 9 van 10 2 april 2007

Verwijzingstabel

De verwijzingstabel geeft inzicht in de dekking van de in de ISO 9001:2000 norm gestelde eisen. In de tabel wordt per normelement (linkerkolom) aangegeven met welk onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem praktisch invulling wordt gegeven aan de gestelde eisen. De letters in de tabel hebben betrekking op: ALG = Algemeen deel PRO = Procedures DOC = Documenten FRM = Formulieren RGS = Registraties WI = Werkinstructies NEN-EN-ISO 9001 :2000 4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4

Kwaiileitszofgsysteem Algemene eisen Algemene documentatie eisen Algemeen Kwaliteitshandboek Beheersing van documenten Beheersing van kwaliteitsregistraties

£

mm^^^m^^<>m^\W^^

5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5

Betrokkenheid directie Klantgerichtheid Kwaliteitsbeleid Planning Kwaliteitsdoelstellingen Kwaliteitsplanning Verantwoordelijkheid, bevoegdheid en communieatie Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Directievertegenwoordiger Interne communieatie

5.5.1 5.5.2 5.5.3

ALG Code

De cijfers ie cijfer 2e cijfer 3e cijfer

PRO Code

8.1,9.0 8.1

3,4.3 3 3

1.0 12.2 1.0

1.0d 1.0d 1.0d

3

1.0 1.0

1.0d 1.0d

4.4

alle pro's

5.0

RGS Code

.- ? f *

4.3 4.4

Wmm&mm&m\mt Algemeen Review input

11.3 11.1,11.2 12.2

5.6.3 i 6.1 €L2 6.2.1

Review output Middelen management Voorziening in middelen fspsoii^l Algemeen

11.3

6.2.2

Opleiding, bewustzijn en bekwaamheid Faciliteiten Werkomgeving Product rsaysatte Planning van de realisatie processen

7,2

DOC Code 1.0

5M ,

7.2.1 7.2.2

WI Code

1 2 1,2 2 2.4 2.4, 2.5

5.6.1 5.6.2

6.3 6.4 7 7.1

geven de volgende aspecten aan: = hoofdstuk = paragraaf = (eventuele) subparagraaf

11.3 11.1, 11. 2a, 12.2,3.3.4

3.3.3, 3.3.4, 3.3.5, 3.3.7

11.3

3

1.0,2.0

3.3.5, 3.3.6 1.0a, 1.0d

4

5.0, 6.0, 12.2 5.0, 6.0

5.0, 6.0a, 1.0d 5.0, 6.0a, 1.0d

3 3

12.2 12.2

5

1.0,2.0

5

1.0,2.0 2.0,3.1, 3.2, 3.3, 3.4

12.2

12.2 12.2

1.0a, 1.0c, 1.0d, 1.0e, 1.0f, 1.0g, 1.0h

, Kf^li^lat0£ft& praoftHWi Identificatie van de producteisen Beoordeling van de producteisen

3.3.6 3.3.1, 3.3.2, 3.3.3, 3.3.4, 3.3.7

1.0a

3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4

FRM Code



Algemeen NEN-EN-ISO 9001 :2000

ALG Code

7.2.3

Communieatie met de klant

5,4

7.3.1

?4, 7.4.1

Planning van ontwerp en/of ontwikkeling Ontwerp- en/of ontwikkelingsinput Ontwerp- en/of ontwikkelingsoutput Ontwerp- en/of ontwikkelingsbeoordeling Ontwerp- en/of ontwikkelingsverrficatie Ontwerp- en/of ontwikkelingsvalidatie Beheer van ontwerpen/of ontwikkelingswijzigincj fnkoop , - "- , Beheersing van het inkoopproces 5

7.4.2 7.4.3

Inkoopinformatie Verificatie van ingekochte producten

?M

W^^M^m^^M^m i: -

7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4

Beheersing van de werkzaamheden Validatie van processen Identificatie en naspeurbaarheid Klanteigendommen

7.5.5 7.6 $ 8.1

Conservering van producten Beheersing van meet- en monitoringsmiddelen Meten , wK&$$$rm «R v$i*«$er$it Algemeen

5

11.1,11.2, 11.3,12.1, 12.2

Ii2 8.2.1 8.2.2

$feferi efrm&fi&mft Klanttevredenheid Interne audits

5 5

12.2 11.1

8.2.3

Meten en monitoren van processen

5,3

3.3

8.2.4

Meten en monitoren van producten

5

3.3

8.3 8.4

Beheersing van afwijkingen Analyse van gegevens

M 8.5.1

Wci^MBp. Continue verbetering

8.5.2 8.5.3

Corrigerende maatregelen Preventieve maatregelen

7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7

ALG 2 7.0 10 van 10 2 april 2007

PRO Code 1.0,3.3

WI DOC Code Code 3.3.1,3.3.2

RGS FRM Code Code 3.3.1,3.3.2

7.0

7.0.1,7.0.2 7.0a, 7.0b

7.0 7.0, 11.2, 11.3

7.0.1,7.0.2 7.0.1,7.0.2

7.0.2a, 7.0.2b 11. 2b 11. 2a

"^ .•_

!

' ,

'

'"

/

* ,'

-

7.0.1 b 7.0.2 7.0.2 11. 2a

'• - - _

5 5

8.1,9.0 3.1,3.2, 3.3, 3.4 8.2 3.1,4,3.3

3.3.3

3.3.3

• ' / # , ' * '; 11.1,11.2, 11.1 11.3,12.1, 12.2 . "* *f * &^* ' -"" 12.2 11.1a, 11.1b 3.3.2, 3.3.3 3.3.4 3.3.2 3.3.3 3.3.4 11.1 11.1 11.1,11.2, 11.3,12.1, 12.2 ''

:

11.1 11.1,11.2, 11.3,12.1, 12.2

5

(naar inhoudsopgave khb) (naar inhottdsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies)

11.1,11.3, 12.1,12.2 12.1 12.1

",

3.3.1 t/m 3.3.7 3.3.1 t/m 3.3.7

f

?'/

-\

•'•X

'••''•

"

11.1,11.2, 11.3,12.1, 12.2 12.1 12.1

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering I If (TiJ4t^ y\yp

Beleid

3


ALG 3 7.0 i van 2 2 april 2007

BELEID

De afdeling Bodemsanering van de provincie Zuid-Holland maakt deel uit van de directie Groen,Water en Milieu. Het kwaliteitssysteem omvat alle werkzaamheden van de afdeling. Deze bestaan voornamelijk uit: • het toetsen van onderzoeksresultaten en saneringsplannen van bodemsaneringen, het opstellen van beschikkingen over ernst en risico's en saneringsplannen; het beoordelen van het evaluatieverslag en het nazorgplan na afloop van de sanering en het opstellen van de beschikkingen daarover; • de voorbereiding en de uitvoering van overheidssaneringen (incl. bodemonderzoek en saneringsplannen); « financieel beleid en uitvoering op het gebied van bodemsanering (planning en control, boekhouding en administratie, informatievoorziening, opstellen meerjarenprogramma's); • ontwikkeling en implementatie van bodemsaneringsbeleid. Het werkgebied van de afdeling Bodemsanering beslaat het deel van de provincie waar het provinciebestuur bevoegd gezag voor de Wet bodembescherming is, behalve het werkgebied van de DCMR Milieudienst Rijnmond. Daarnaast verzorgt de afdeling namens het provinciebestuur de rapportages aan het ministerie van VROM. Deze rapportages beslaan ook de activiteiten van bureau Bodemtoetsing van de DCMR Milieudienst Rijnmond, bureau Nazorg van de afdeling Vergunningen, bureau Strategic van de afdeling Water, het projectbureau Hollandsche IJssel en de Stichting Bodembeheer Krimpenerwaard. De missie van de afdeling Bodemsanering is: "Samenwerken aan actief bodembeheer" (bron: Afdelingsplan). Het kwaliteitsbeleid van de afdeling Bodemsanering is gerelateerd aan het kwaliteitsbeleid van de Provincie Zuid-Holland. Dit is gericht op het structureren en verbeteren van de kwaliteit van de aangeboden diensten. Daarbij streeft de afdeling naar evenwicht tussen de wettelijke voorschriften en de wensen van de doelgroepen waar zij relaties mee heeft. Daartoe onderhoudt zij actief de contacten met deze doelgroepen. In dit handboek zijn de processen vastgelegd zoals die plaatsvinden binnen de afdeling Bodemsanering als geheel en binnen de bureaus Overheidssaneringen (BOS), Saneringen Eigen Beheer (SEB) en het Bedrijfsbureau (BB). Deze structurering en het daarmee verkregen inzicht zijn gericht op de verbetering van de kwaliteit van de aangeboden diensten. Om dit te bereiken werkt de afdeling Bodemsanering continue aan verbetering van de organisatie, het primaire proces en de daaruit voortvloeiende diensten. De afdeling Bodemsanering besteedt in dit kader veel aandacht aan het herontwerpen en borgen van de professionele kwaliteit van de verschillende diensten. Voor het beheersen van het proces en het identificeren van mogelijkheden tot verbetering wordt gebruik gemaakt van het in dit handboek (volgens NEN-EN-ISO 9001:2000) vastgelegde kwaliteitsmanagementsysteem. In dit kwaliteitshandboek worden de activiteiten van de afdeling Bodemsanering beschreven. Tevens wordt aangegeven op welke wijze deze activiteiten worden uitgevoerd. Middels periodieke interne audits en evaluaties wordt het peil en de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem in de gaten gehouden. Naar aanleiding van de resultaten van de interne audits, evaluaties, medewerkerstevredenheidsonderzoek, klanttevredenheidsonderzoek en de managementrapportage worden afdelingsdoelstellingen en actiepunten voor een komende periode vastgesteld.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Beleid

A

V |5y?


ALG 3 7.0 2 van 2 2 april 2007

De afdeUngsdoelstellingen worden aan het begin van de beleidscyclus in het afdelingsplan (DOC i.od) opgenomen. De doelstellingen worden door de directie geautoriseerd. Vervolgens worden zij bekend gemaakt aan het voltallige personeel van de afdeling. Daarnaast krijgt het uitvoerend personeel een toelichting op de doelstellingen en aanwijzingen c.q. richtlijnen voor het uitvoeren van de actiepunten om de doelstellingen te bereiken. De afdeling Bodemsanering steunt het algemene provinciale beleid en geeft de volledige medewerking om door middel van het beschreven managementsysteem de doelstellingen te bereiken. Namens de afdeling Bodemsanering,

mr. LA. Hartholt hoofd afdeling Bodemsanering (naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies)


Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Organisatie

4

ORGANISATIE

4.1

Organisatiestructuur PZH

ALG 4 7.0 i van 6 2 april 2007

De Provincie Zuid-Holland heeft een vastgelegde Organisatiestructuur. Deze wordt weergegeven in onderstaand organogram. Commissaris van de Koningin Dhr. J. Franssen

Provincials Staten Mw. drs. H. Engels-van Nijen

College van Gedeputeerde Staten

Ondersteuning GS/DT

Provinciesecretaris

Mw. S.P.M. Brok

Mw. M.H.J. van WieringenWaaenaar

Eenheid Audit en Advies

Directieteam

Directie Groen, Water en Milieu Dhr. ir. H.HJ.M. Goumans

Dhr. ra. ro. J.M.R. van Kempen

Directie Ruimte en Mobilrteit Dhr. R.L Auburger

Directie maatschappij en Bestuur Mw. drs. D. DekkerMulder

Afdelingen: -

Groen Handhaving Water Milieu Vergunningen Bodemsanering Programma's en Projecten

Dienst Muskusrattenbestrijding Dienst Groenservice Zuid-Holland

* zal wijzigen i.v.m. de inrichting van de afdeling Bedrijfsvoering, Control en Advies (BCA)

(naarinhoMsopgave Mib) (naax iixhoMsopgave procedMres)

Hierarchischerelatie Bevoegdheidsrelatie

Directie Concemzaken M.M. van der Kraan



Organisatie

4.2

ALG 4 7.0 2 van 6 2 april 2007

Organisatiestructuur afdeling Bodemsanering

Het onderhavige handboek beslaat de afdeling Bodemsanering. De afdelingsstructuur is volgens onderstaand organogram opgebouwd. Afdefingshoofd

Secretariat

eigen foeheer

Bureau overheidssanering

(naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies) 4.3

Organisatie van kwaliteitsverbetering

Door de directie Groen, Water en Milieu is een directievertegenwoordiger aangesteld die tot taak heeft om, naast zijn andere werkzaamheden, het kwaliteitsmanagementsysteem te onderhouden en de coordinatie van de organisatieverbetering te initieren en te laten begeleiden. De volgende functionaris is door de directeur van de directie Groen, Water en Milieu aangewezen: Naam: Functie: Plaats in de organisatie:

mr. LA. Hartholt hoofd afdeling Bodemsanering zie organogram

Door de directievertegenwoordiger zijn de werkzaamheden die betrekking hebben op het onderhouden van het kwaliteitsmanagementsysteem en de mogelijke verbeteringen van de organisatie gedelegeerd aan de Kwaliteitscoordinator. De kwaliteitscoordinator stelt de aandachtspunten voor kwaliteit vast, analyseert en beoordeelt deze en werkt aan de oplossing voor het betreffende probleem. De volgende functionaris is hiermee belast: Naam: Functie: Plaats in de organisatie:

H.E.O. Baank medewerker beleid bedrijfsbureau bodemsanering



Organisatie

4.4

ALG4 7.0 3van6 2 april 2007

Overlegstructuur

Overleg

Frequentie

Deelnemers

Agenda

Afdelingsmanagement-team (AMI)

1x per week

Afdelingshoofd Bureauhoofden Secretaris <-

Overleg met Gedeputeerde Milieu

2x per maand

-

Kort Managementteam (KMT) Breed Managementteam (BMT)

1x per week

Bureauoverleg BOS

1x per maand

Gedeputeerde Afdelingshoofden Milieu, Vergunningen, Bodemsanering, DCMR Directeur, Afdelingshoofden Secretaris
Bureauoverleg SEB

2x per maand

Medewerkers bureau SEB

Bureauoverleg BB

2x per maand

Medewerkers Bedrijfsbureau

2x per maand

-

Strategisch Overleg Bodem (STROB)

1xper kwartaal

AMI BS, Afd. hfd. Groen, afd. Water, afd. Milieu, afd. Verg., Beleidsmed. afd. BS en afd. Groen Bestuurlijk-juridisch adviseurs

Juristenoverleg

1x per maand

Projectgroep Integraal Gegevensbeheer (PIG)

1x per maand

Afdelingsoverleg / nascholing

4-6 x per jaar

Hoofd Bedrijfsbureau DCMR Vertegenwoordiger per bureau Alle medewerkers

Intern flnancieel overleg

2x per maand

Bedrijfsbureau

Overleg met Bodem +

1x per jaar

Overleg DCMR

1x per kwartaal

BOOG

8x per jaar

Globis Inhoudelijk Overleg

6x per jaar

Overleg bureau Nazorg

1 x per 4 maanden

Bedrijfsbureau Bodem+ Bedrijfsbureau, SEB en BOS DCMR Afdelingshoofd Andere provincies Globis-coordinatoren Beleidsmed. informatievoorziening Hoofd bureau Nazorg Financieel med. bureau Nazorg Hoofd Bedrijfsbureau Financieel med. BB

-

-

Overleg bureau Nazorg

1 x per 4 maanden

Stuurgroep Strategische Projecten

10 x per jaar

ISV Projectleidersoverleg = notulist

1xper6 weken (begin en einde cyclus)

Hoofd Bureau Nazorg en projectleider Nazorg, Hoofd bureau BOS en Beleidsmed. BS Afd. hoofden BS, Milieu, Groen, Water, Ruimte en Wonen en beleidsmed. BS (seer.)

-

Coordinator ISV Projectleiders ISV

-

-

Terugkoppelingen Besluitvorming afstemming/planning kwaliteitszorg afstemming en inhoudelijk overleg met gedeputeerde, afd. Milieu, Vergunningen en DCMR terugkoppelingen voorbespreken GS beleidsafstemming nieuwe ontwikkelingen personeelszaken kwaliteitszorg beleidsontwikkeling vakinhoudelijke zaken/ casuistiek werkplanning kwaliteitszorg beleidsontwikkeling werkplanning casuistiek kwaliteitszorg beleidsontwikkeling vakinhoudelijke zaken/ casuistiek werkplanning Ontwikkeling provinciaal Bodembeleid Afstemming tussen de afdeling Groen en BS vakinhoudelijke zaken/ casuistiek Informatiebeleid Werkplanning Kwaliteitszorg Vaktechnische thema's Ontwikkelingen afstemming financiele aangelegenheden financiele afstemming kwaliteitszorg financiele planning afstemming landelijk beleid en ontwikkelingen werking en gebruik Globis Financiele voortgang uitv. Werkprogramma s.v.z. factuurbetalingen voor bureau Nazorg s.v.z. financiele afdoening NAVOS Inhoudelijke en procedurele afstemming Ruimtelijke uitwerking beleidsplan GWM Coordinate inbreng DGWM in Provinciate Structuurvisie ontwikkeling landelijk beleid casuTstiek

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Qrganisatie

(naar inhoudsopgave kfab) (naar mhoiidsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkiiistructies)

lA/^ 4y^/ ^V^


ALG 4 7.0 4 van 6 2 april 2007



Organisatie

4.5

ALG 4 7.0 5 van 6 2 april 2007

RoUen

In de beschrijving van de processen en werkinstructies zijn bij "Bereik" en in de teksten verwijzingen naar functies opgenomen. Als dit vanwege bijvoorbeeld de mandaatlijst noodzakelijk is, is de specifieke functie vermeld (bijv. Afdelingshoofd). Omdat medewerkers met verschillende functies ook dezelfde taken kunnen uitvoeren, is verder een aantal rollen benoemd. In de meeste gevallen worden deze "rollen" in de beschrijvingen gebruikt. Onderstaand overzicht geeft de rollen weer met de bijbehorende werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Taken en verantwoordelijkheden

Bijbehorende functies vig. Fuwaprov (DOC 5.0)

Projectleider Afdelingshoofd Bureauhoofd Senior beleidsmedewerker Beleidsmedewerker Coordinerend senior financieel beleidsmedewerker Administratief uitvoerend ondersteuner A Financieel beleidsondersteunend medewerker A Opstellen projectvoorstel Beleidsondersteunend medewerker A Uitvoeren / aansturen, bewaken en tussentijds verantwoorden (inhoudelijk, financieel, planning) Financieel beleidsondersteunend medewerker C Afronden en overdragen Automatiseringsmedewerker B Dossiervorming Financieel ondersteuner A Senior projectleider B Bestuurlijk-juridisch adviseur Projectondersteuner Technisch medewerker A Juridisch beleidsondersteunend medewerker A Projectmedewerker A Projectmedewerker Ondersteunende werkzaamheden (technisch, juridisch Projectondersteuner en administrate!) Projectmedewerker C Inhoudelijke beoordeling onderzoeken en saneringsplannen, evaluatieverslagen en nazorgplannen Bepalen inhoud beschikkingen Bewaken doorlooptijd

Plantoetser Beleidsmedewerker Technisch medewerker A Projectmedewerker A

CRM-medewerker Registratie onderzoeksrapporten en saneringsplannen Juridisch beleidsondersteunend medewerker A Opstellen berichten van ontvangst, beschikkingen, advertenties en kadastrale vastleggingen Administratief ondersteuner A Registratie beschikkingen CRM-coordinator Verdeling ingediende stukken over Plantoetsers Juridisch beleidsondersteunend medewerker A Opstellen rapportages Juridisch controller Behandelen beroepen en bezwaren Bestuurlijk-juridisch adviseur Toetsen beschikkingen, opschortingen en verleningen op juridische juistheid (juridische controlfunctie) Juridisch beleidsondersteunend medewerker A Uitvoeren juridische toets



Organisatie

ALG 4 7.0 6 van 6 2 april 2007

WUP-medewerker Beoordelen offerte-aanvragen en opdrachten Senior beleidsmedewerker Administratieve registratie van offerte-aanvragen en Beleidsmedewerker opdrachten Projectondersteuner Advisering over opdrachten en offerte-aanvragen Jaarlijkse rapportage over opdrachtverlening Advisering standaardteksten opdrachtbrieven en offerteaanvragen Financieel medewerker Opstellen planningdocumenten Opstellen verantwoordingsdocumenten Opstellen financiele beleidsstukken

Dagelijkse financiele administratie Verantwoordingen Facturering

Coordinerend senior financieel beleidsmedewerker Financieel beleidsondersteunend medewerker A

Medewerker financiele administratie Financieel beleidsondersteunend medewerker A Financieel beleidsondersteunend medewerker C Financieel ondersteuner A Administratief uitvoerend ondersteuner A

Opstellen beleidsstukken

Beleidsmedewerker Bureauhoofd Senior beleidsmedewerker Beleidsmedewerker Beleidsondersteunend medewerker A Coordinerend senior financieel beleidsmedewerker Senior projectleider B Projectmedewerker A

Intranetredactie Adviseur middelen A Indeling, onderhoud en aanvulling van het inhoudelijke Beleidsmedewerker informatievoorziening deel van Intranet. Medewerker beleid Projectondersteuner Globis-coordinator Technisch medewerker A Controleren juiste en volledige invulling inhoudelijke Beleidsmedewerker projectgegevens Inhoudelijke toets juiste uitvoering onderzoek cq. Senior beleidsmedewerker Sanering Projectmedewerker A Communicatiemedewerker Het zorgen voor de beleidsontwikkeling, -advisering en Adviseur middelen A -uitvoering voor het (projectgebonden) communicatiebeleid van de afdeling Kwaliteitscoordinator Ontwikkelen en uitwerken van een beleidsvisie voor de Medewerker beleid kwaliteitsontwikkeling van de afdeling Beleidsmedewerker Informatievoorziening Onderhouden van het informatieplan van de afdeling en Beleidsondersteunend medewerker A het implementeren van informatiesystemen

(naar inhoudsopgave khb) (naar inhondsopgave procedures)



Referentiemodel

5

REFERENTIEMODEL; SAMENHANG PROCESSEN

Proces Model Middelen ALG 4, PRO 5.0, 6.0, 7.0

t

Proces Management PRO 9.0

Meteti, amalyseren, verbetereii, PRO 10,11

(naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave ¥/erMnstructies)

ALG 5 7.0 i van i 2 april 2007

D E E L II

PROCEDURES

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering j j^-v ljfe_ ^w>^

Beleid

DEEL II

PROCEDURES

INHOUDSOPGAVE BELEID i.o Vaststellen afdelingsbeleid en doelstellingen PRIMAIR PROCES 2.0 Beoordeling nieuwe projecten 3.0

Projectuitvoering 3.1 Overheidssanering 3.2 Sanering in Eigen Beheer 3.3 Bedrijfsvoering 3.4 Overige taken

4.0

Projectafsluiting en -evaluatie

SECUNDAIR PROCES 5.0 Werving en selectie 6.0

Qpleiding en ervaringsontwikkeling

7.0

Uitbesteding en inkoop

8.0

Documentatiebeheer 8.1 Kwaliteitsdocumentatie 8.2 Projectadministratie 8.3 Boekhouding en administratie

9.0

Informatiebeleid en kennismanagement

10.0

Innovatie

VERBETERPROCESSEN 11 .o Controle en evaluatie van het kwaliteitsmanagementsysteem

11.1 iBtewê^BMeitmndits 11.2 Sdedie en beooMeUng^ 11.3 Management review 12 .o

Conigerende en preventieve maatregelen 12.1 12.2 ManttevrMenheid

(naarinhoM

Code: Versie: Pagina: Datiun:

Pro o 7.0 i van i 2 april 2007

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Vaststellen afdelingsbeleid en doelstellingen

1.0

I //•> jL/^L *T^kxI>


PRO i.o 7.0 i van i 2 april 2007

VASTSTELLEN AFDELINGSBELEID EN DOELSTELLINGEN

Doel en onderwerp Het doel van deze procedure is het SMART-formuleren en vaststellen van het (kwaliteits-) beleid en de daarbij behorende (kwaliteits-) doelstellingen op basis van het werkprogramma en het afdelingsplan. SMART is: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Bereik GS, Directeur, Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Financieel medewerker en Projectieider. Verantwoordelijke(n) De Directeur is verantwoordelijk voor het vaststellen van het (kwaliteits-) beleid en de (kwaliteits-) doelstellingen van de afdeling Bodemsanering. Gedeputeerde Staten (GS) is verantwoordelijk voor het vaststellen van het Wbbwerkprogramma 2005 t/m 2009 (DOC i.oa) c.q. de budgetaanvraag bij het ministerie van VROM op basis waarvan de projecten worden uitgevoerd. Het Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het vertalen van het provinciale beleid op het gebied van Groen, Water en Milieu naar het afdelingsbeleid. Het Afdelingshoofd is tevens verantwoordelijk voor opstelling van het afdelingsplan (DOC i.od). Werkwijze Het afdelingsbeleid en de doelstellingen van de afdeling Bodemsanering worden afgeleid van het provinciaal beleid voor Groen, Water en Milieu. Het Afdelingshoofd draagt zorg voor het vertalen van het provinciebeleid naar afdelingsbeleid. Het afdelingsbeleid en de doelstellingen worden verwoord in het afdelingsplan. • In het najaar stelt de financieel medewerker een plan van aanpak op voor het opstellen van het afdelingsplan ter bespreking in het AMT. In het plan staat welke werkzaamheden de Bureauhoofden moeten verrichten en welke stukken moeten worden opgesteld op basis van de Begroting, het Werkprogramma en het Directieplan. Verder staat in het plan van aanpak beschreven wie verantwoordelijk is voor het aanleveren van input voor onderdelen van het afdelingsplan. • Het format voor het afdelingsplan wordt aangeleverd door de afdeling Bedrijfsvoering, Control en Advies (BCA) van de directie Groen, Water en Milieu. • Begin oktober moeten de eerste concepten gereed zijn, zodat ze door het AMT besproken kunnen worden. De wijzigingen worden vervolgens verwerkt door de Bureauhoofden en de financieel medewerker. Na aangeven w a de prioriteiten door het Afdelingshoofd worden de plannen voor het eind van het jaar door het AMT vastgesteld. • De voortgang van het afdelingsplan wordt vier keer per jaar gerapporteerd in de vorm van een marap (RGS 3.3.4), die ter bespreking wordt ingebracht in het AMT-overleg. Verwijzingen DOCi.oa Wbb-werkprogramma 2005 t/m 2009 DOC i .od Afdelingsplan RGS 3.3.4

Managementrapportage

(naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Beoordeling (nieuwe) projecten

2.0

I /_ fjC^ ^3^


PRO 2.0 7.0 i van 2 2 april 2007

BEOORDELING (NIEUWE) PROJECTEN

Doel en onderwerp Deze procedure heeft tot doel, aanvragen voor de uitvoering van projecten of werkzaamheden op de juiste wijze te beoordelen en te selecteren. Bij geaccepteerde aanvragen moet het daaruit voortvloeiende uitgewerkte projectvoorstel passend en volledig zijn en binnen de afgesproken termijn worden uitgewerkt (organisatorisch). In deze procedure wordt mede de eigen beoordeling van de aanvraag geregeld om zeker te stellen dat de (eventuele) opdracht binnen de gestelde eisen uitgevoerd kan worden. Bereik Afdelingshoofd, Bureauhoofden, Projectleider, Medewerker financiele administratie. Verantwoordelijke(n) Het Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het formuleren van de interne beoordelingscriteria voor de aanvragen. De Projectleider is verantwoordelijk voor het opstellen en afgeven van het projectvoorstel. Werkwijze • Via de jaarlijkse beleidscydus van planning en begroting wordt aan de hand van beschikbare budgetten en formatie een Afdelingsplan opgesteld, bestaande uit een viertal hoofdstukken t.w. Inleiding, Afdelingspecifieke hoofdopgaven, Productenboom en Bedrijfsvoering. • Het Afdelingshoofd beslist op basis van de uitkomsten van inhoudelijke toetsing of een aanvraag voor opname in het plan of werkprogramma in aamnerking komt. De aanvraag wordt beoordeeld op de punten: - Wettelijke verplichting; - Multidisciplinariteit; - Prioriteit; - Maatschappelijke urgentie. • Indien de aanvraag in de loop van het jaar binnenkomt en niet is opgenomen in het afdelingsplan of werkprogramma wordt eerst gekeken of er een wettelijke verplichting is om de aanvraag direct in uitvoering te nemen (zie PRO i.o). Indien dit niet het geval is wordt nagegaan of de aanvraag past binnen de werkzaamheden van de afdeling en of er capaciteit en budget aanwezig is om de aanvraag in uitvoering te nemen. ® Bij zeer grote en/ of complexe projecten kan indien nodig een 2e Projectleider aan het project worden toegevoegd. ® Werkzaamheden, die zijn opgenomen in plannen of programma's worden door de Projectleider uitgewerkt: in een projectvoorstel. Het projectvoorstel gaat ter goedkeuring naar het Afdelingshoofd. • In het projectvoorstel zijn de volgende onderdelen opgenomen: - eindresultaat van het project - vereiste specialisme(n) - affiniteit medewerkers - urgentie - vereiste capaciteit - beschikbaarheid van capaciteit - eventuele middelen om vereiste capaciteit te verkrijgen (subsidies e.d.) - begroting - budget (door medewerker financiele administratie) - planning - communieatie


^ I F" ^jf^>

Beoordeling (nieuwe) projecten

Code: PRO 2.0 Versie: 7.0 Pagina: 2 van 2 Datum: 2 april 2007

•

Na goedkeuring gaat de budgetaanvraag samen met het projectvoorstel getekend terug naar de Projectleider. Het project wordt uitgevoerd volgens de procedures projectuitvoering (PRO 3.1 t/m 34) Verwijzingen PRO i.o PRO 3.1/3.2/3.3/34

Vaststellen afdelingsbeleid en doelstellingen Projectuitvoering

WI 3.3.8

Aanvraag extra budget (uitvoering werkprogramma)


Kwaliteitshandboek afdeling Bodemsanering Projectuitvoering overheidssanering

3.0

PROJECTUITVOERING

3.1

Projectuitvoering overheidssanering

. i^ JJ^~7 M/(j^S

Code: PRO 3.1 Versie: 7.0 Pagina: i van 3 Datum: 2 april 2007

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige uitvoering van handelingen voor de projectuitvoering overheidssaneringen. Bereik Afdelingshoofd, Bureauhoofd (BOS), Juridisch controller, Projectleider (BOS), Projectmedewerker (BOS), Globis-coordinator en bureau SEB. Verantwoordelijkheden Het Bureauhoofd geeft leiding aan en coordineert alle projecten en de daarbij betrokken Projectleiders en draagt zorg voor de optimale randvoorwaarden. De Projectleider is verantwoordelijk voor het opstellen en bewaken van projectprocedures binnen de gestelde inhoudelijke en financiele randvoorwaarden. Tevens dient de Projectleider zich in te zetten voor de voortgang en het resultaat van het project. Werkwijze Een overheidssanering bestaat uit verschillende fasen die starten met een plan c.q. offerteaanvraag en resulteren in een rapportage. Op basis van deze rapporten wordt een besluit genomen. De rapporten Nader onderzoek (RGS 3.1 a) en Saneringsplan (RGS 3-ib) worden ter beoordeling aangeboden aan bureau SEB. Initteel onderzoek In deze fase wordt mogelijke bodemverontreiniging onderzocht. Het betreft hier historisch onderzoek en veldwerk. De werkwijze die van toepassing is op deze fase staat beschreven in WI 3.1.1. Als uitgangspunt bij initieel onderzoek geldt het "Protocol voor het Orienterend onderzoek" Sdu 1993 (DOC s.ia) of NEN-574O (DOC s.ib) Voor het historisch onderzoek geldt als uitgangspunt de "NVN-norm 5725" (DOC s.ic). Voor beide onderzoeken geldt het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid", ofwel de Bobel-nota (DOC i.ob). Nader onderzoek Indien bodemverontreiniging geconstateerd is, wordt nader onderzoek uitgevoerd om de exacte aard en omvang van de verontreiniging vast te stellen. Bij het onderzoek worden met behulp van een checklist (FRM s.ib) de volgende zaken meegenomen: Beoordeling of het vooronderzoek verdiept moet worden; - Uitwerken / opnemen contouren voor grond en grondwater; - Concrete uitwerMng van de gevalsdefinitie; Bepaling van de ernst en de risico's; - Opname kadastrale gegevens. Deze werkwijze wordt verder toegelicht in WI 3.1.2, Als uitgangspunt bij nader onderzoek geldt het "Protocol voor Nader onderzoek, deel i" Sdu 1993 (DOC s.id) en de "Richtlijn nader onderzoek, deel i", Sdu 1995 (DOC s.ie) en "Nader onderzoeksrichtlijn Ernst-, Urgentie en Tijdstipbepaling" Sdu 199? (DOC 3-if), het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" de Bobel-nota (DOC i.ob), Circulaire Streef- en interventiewaarden bodemsanering (DOC 3.i.2a) en de Circulaire bodemsanering 2006 (DOC 3.i.2e).


|^|^ LfcjL ^Lx^


Saneringsonderzoek Naar aanleiding van de uitkomst van het nader onderzoek wordt gekeken naar de verschillende mogelijke vormen van sanering (saneringsvariant) met als doel het selecteren van de juiste werkwijze. Locatiespecifieke eigenschappen zullen zo volledig mogelijk in beeld gebracht moeten worden om te kunnen besluiten, welke saneringsvariant uitgewerkt moet worden in het saneringsplan. De te ondernemen stappen van het Saneringsonderzoek worden nader beschreven in WI 3.1.3. Als uitgangspunt voor dit onderzoek wordt de "Handleiding afwegingsproces saneringsdoelstelling" (DOCs.ig) en het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid", de Bobel-nota (DOC i.ob), gehanteerd. Gecombineerd Saneringsonderzoek en Saneringsplan In die gevallen, waarin sprake is van een relatief eenvoudige verontreiniging en aanpak waarbij weinig discussie is over de saneringsvariant, kunnen Saneringsonderzoek en -plan worden gecombineerd. Op basis van een voorstel van de Projectleider wordt in overleg met het Bureauhoofd tot gecombineerde aanpak besloten. De wijze van aanpak staat in WI 3.1.4 beschreven. Als uitgangspunt voor dit plan wordt het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid", de Bobel-nota (DOC i.ob), gehanteerd. Saneringsplan Wanneer de werkwijze voor het uitvoeren van de sanering is vastgesteld, wordt deze specifiek uitgewerkt in de vorm van een saneringsplan. De wijze van aanpak staat in WI 3.1.4 beschreven. Als uitgangspunt voor dit plan wordt het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid", de Bobel-nota (DOC i.ob), gehanteerd. Sanering De sanering vindt plaats op basis van het bestek, dat een uitwerking is van het door GS goedgekeurde saneringsplan. Voor elke sanering wordt in de bestekfase een bodemsaneringsverzekering afgesloten. De uitvoering van de sanering wordt begeleid door een externe partij (directievoerder) onder verantwoordelijkheid van de Projectleider (WI 3.1.5). Meer- en minderwerk bij de uitvoering worden afgehandeld volgens WI 3.1.6. De sanering kan gevolgen hebben voor omwonenden. Deze dienen geinformeerd te worden en hebben in geval van schade recht op schadevergoeding of herstel. Als uitgangspunt voor de sanering wordt het saneringsplan en het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid", de Bobelnota (DOC i.ob), gehanteerd. Beoordeling / Toetsing evaluatieverslag Na afloop van de sanering rapporteert de betreffende saneerder, de directievoerder of een andere externe partij in een rapportage over het verloop en het resultaat van de sanering. De beoordeling van deze rapportage door de Projectleider staat omschreven in WI 3.1.7. Als uitgangspunt voor de beoordeling van het evaluatieverslag worden het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid", de Bobel-nota (DOC i.ob), en de PMV (DOC 2.ob) gehanteerd. Nazorg(plan) Op verontreinigde locaties waar een overheidssanering is uitgevoerd door middel van BBCmaatregelen (isolatie, beheersing en controle) wordt nazorg uitgevoerd. Dit geldt ook voor locaties, waar een restverontreiniging is achtergebleven of waar een deelsanering is uitgevoerd. De basis hiervoor is het nazorgplan dat de Projectleider in samenwerMng met het bureau Nazorg opstelt op basis van FRM 3.1 Checklist nazorgplan en dat door GS wordt vastgesteld. Indien de nazorg langer duurt dan 3 jaar, wordt het project overgedragen aan bureau Nazorg.



PRO 3.1 7.0 3 van 3 2 april 2007

Monitoring

Monitoring wordt uitgevoerd op locaties waar nader onderzoek heeft aangetoond dat verspreiding van verontreinigingen in of naar het grondwater mogelijk is maar waar sanering op korte termijn niet noodzakelijk is. Als een ongewenste verspreiding waargenomen wordt, kan dit aanleiding zijn voor herziening van de risicobepaling van een sanering en/of aanvullende maatregelen. Verwijzingem WI 3.1.1 WI 3.1.2 WI 3.1.3 WI3.14 WI 3.1.5 WI 3.1.6 WI 3.1.7

Initieel onderzoek Nader onderzoek Saneringsonderzoek Saneringsplan Uitvoering sanering Beoordeling meer- en minder werk Boordeling/toetsing evaluatieverslag

PRO 2.0 PRO 7.0

Beoordeling nieuwe projecten Uitbesteding en inkoop

DOC i.ob DOC 2.ob DOC 3-ia DOC 3.ib DOC s.ic DOCs.id DOC s.ie DOCs.if DOC s.ig

"Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" (Bobel-nota) Provinciale Milieuverordening (PMV) Protocol voor het orienterend onderzoek, Sdu 1993

DOCs.i.2a DOC3.1.2C

Circulaire Streef- en interventiewaarden bodemsanering Circulaire bodemsanering 2006

FRM 3.1

Checklist nazorgplan

NEN-5740 NVN-5725

Protocol voor nader onderzoek, deel I, Sdu 1993 Richtlijn nader onderzoek, deel I, Sdu 1995 Nader onderzoeksrichtlijn ernst-, urgentie en tijdstipbepaling, Sdu 1997 Handleiding afwegingsproces saneringsdoelstelling

(naar inhoudsopgave khb) (naar inhQiidsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering I /

Projectuitvoering sanering in eigen beheer

3.2

LrS tA»ZI>

Code: Versie:

Pagina: Datum:

PRO 3.2 7.0

i van 3 2 april 2007


Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige projectuitvoering binnen het bureau Sanering in Eigen Beheer. Bereik Bureauhoofd, Juridisch controller, CRM-coordinator, CRM-medewerker, Plantoetser en Globis-coordinator. Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd geeft leiding aan de medewerkers van het bureau, coordineert alle projecten en draagt zorg voor optimale randvoorwaarden. De CRM-coordinator coordineert alle aanvragen voor beschikkingen en besluiten en is verantwoordelijk voor de vastlegging en administratieve verwerking daarvan. De Plantoetser is verantwoordelijk voor het beoordelen van de ingediende rapporten en plannen en het bewaken van de projectprocedure. Werkwijze Een melder doet een melding op grond van Wet Bodembescherming inzake een (mogelijke) bodemverontreiniging. Deze meldingen worden beoordeeld en kunnen resulteren in saneringen waarvan het evaluatieverslag wordt beoordeeld. Ook zijn de gemeenten verplicht om de hun bekende vermoedelijk ernstige gevallen van bodemverontreiniging te melden (zie verder WI 3.2.7). Bepaling Ernst, Risico's en Tijdstip (ERT) en Beoordeling Saneringsplan De binnengekomen stukken worden administratief vastgelegd. Er zijn 3 mogelijkheden: de melder dient alleen een onderzoeksrapport in ter vaststelling van ERT; - de melder dient alleen een saneringsplan in; de melder dient tegelijkertijd een onderzoeksrapport in ter vaststelling van ERT en een saneringsplan. Bepaling ERT Er geldt een doorlooptijd van maximaal 15 weken. Als er onvoldoende informatie is om een besluit te nemen schort de Plantoetser de beslistermijn op. Beoordeling Saneringsplan en Geconibineerde bepaling ERT en beoordeling Saneringsplan Er geldt een doorlooptijd van maximaal 15 weken. Indien daar aanleiding toe is start de Plantoetser binnen 6 weken na ontvangst de verlengingsprocedure, waardoor de beoordelingstermijn met maximaal 15 weken kan worden verlengd. Tevens kan worden opgeschort als er onvoldoende informatie is om een besluit te nemen. In bepaalde situaties waarbij een complexe belangenafweging moet worden gemaakt zal de uniforme voorbereidingsprocedure van afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht worden gevolgd. Indien de beoordelingstermijn van het saneringsplan wordt overschreden, geldt instemming van rechtswege. De wijze van uitvoering wordt beschreven in WI 3.2.1 (Beschikking Ernst en Risico's/Saneringsplan). Bovengenoemde werkzaamheden resulteren in een definitieve beschikking. Tegen de inhoud van de beschikking kunnen belanghebbenden bezwaar en beroep aantekenen. De werkwijze in geval van Bezwaar wordt beschreven in WI 3.2.4 en in geval van Beroep in WI 3.2.5.


f

^^


^2^


Als uitgangspunt bij bepaling Ernst en Urgentie geldt "Protocol voor Nader onderzoek, deel i" (DOC 3-id), "Richtlijn nader onderzoek, deel i" (DOCs.ie), "Nader onderzoeksrichtlijn Ernst-, Urgentie en Tijdstipbepaling" (DOC s.if), het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid", de Bobel-nota (DOC i.ob), Circulaire Streef- en interventiewaarden bodemsanering (DOC 3.i.2a), en de Circulaire bodemsanering 2006. Als uitgangspunt voor het saneringsplan wordt het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid", de Bobel-nota (DOC i.ob), gehanteerd en de Provinciale Milieuverordening Zuid-Holland (DOC 2.ob). Beoordeling evaluatieverslag Ter afronding van de sanering wordt door de melder het evaluatieverslag opgesteld. Deze wordt ter beoordeling aangeboden. De binnengekomen stukken worden administratief vastgelegd. De Plantoetser beoordeelt of de saneringsdoelstelling is bereikt. Tevens beoordeelt hij of voldaan is aan de overige eisen, die de PMV stelt aan saneringen in eigen beheer. De werkwijze wordt beschreven in WI 3.2.2. Als uitgangspunt voor de beoordeling wordt de Provinciale Milieuverordening Zuid-Holland (PMV) gehanteerd (DOC 2.ob). Beoordeling nazorgplan Op verontreinigde locaties waar een sanering is uitgevoerd door middel van IBCmaatregelen (isolatie, beheersing en controle) wordt nazorg uitgevoerd. Dit geldt ook voor locaties, waar een restverontreiniging is achtergebleven of waar een deelsanering is uitgevoerd. De basis hiervoor is het nazorgplan dat de saneerder opstelt en dat door GS wordt vastgesteld. De werkwijze wordt beschreven in WI 3.2.3. Als uitgangspunt voor de beoordeling wordt de Provinciale Milieuverordening Zuid-Holland (PMV) gehanteerd (DOC 2.ob). Toets BUS-melding Het Besluit Uniforme Saneringen geeft vereenvoudigde regels omtrent de afhandeling van eenvoudige standaardsaneringen. Indien aan de vereisten van de regeling wordt voldaan hoeft geen saneringsplan te worden geschreven en is de proceduretermijn drastisch verkort. Bij de melding wordt gebruik gemaakt van standaard bij VROM in beheer zijnde meldingsformulieren. De werkwijze wordt beschreven in WI 3.2.6. Melding artikel 41 Wbb Gemeenten hebben de verplichting om opgave te doen van de hun bekende en binnen hun grondgebied gelegen vermoedelijk ernstige gevallen van bodemverontreiniging. Deze meldingen worden administratief vastgelegd en door een plantoetser op basis van wet- en regelgeving inhoudelijk beoordeeld. De werkwijze wordt beschreven in WI 3.2.7. Beoordeling nieuwe gevallen Er is sprake van een nieuw geval van verontreiniging, als dat geval is ontstaan op of na i januari 1987. Nieuwe gevallen moeten door degene die op of in de bodem handelingen verricht en daarbij kennis neemt van bodemverontreiniging die door die handelingen wordt veroorzaakt, altijd worden gemeld (artikel 27 Wbb) en zoveel mogelijk ongedaan worden gemaakt (artikel 13 Wbb). Deze meldingen worden administratief vastgelegd en inhoudelijk beoordeeld op basis van wet- en regelgeving. Zonodig kunnen er aanwijzingen worden gegeven op welke wijze en binnen welke periode de verontreiniging wordt aangepakt. Een nieuwe bodemverontreiniging, die is ontstaan als gevolg van een ongewoon voorval, wordt beoordeeld op grond van de artikelen 30 t/m 35 van de Wbb, die daarvoor een specifieke regeling bevat.



§ /^

Code: Versie:

LK^? v\jb>

Pagina: Datum:

PRO 3.2 7.0

3 van 3 2 april 2007

Er bestaat onderscheid tussen nieuwe gevallen binnen en buiten (provinciale) Wminrichtingen. Hierover gelden werkafspraken met de afdeling Handhaving. Bij nieuwe gevallen binnen inrichtingen zal, in het geval dat de provincie het bevoegde gezag is, de melding plaatsvinden bij de afdeling Handhaving in het kader van de Wm-vergunning die in overleg met de afdeling Bodemsanering, de afhandeling verzorgt. (Wanneer het overigens gaat om een gemeentelijke inrichting, dan zal de melding plaatsvinden bij de betreffende gemeente, die in principe de afhandeling zal verzorgen en dit doormelden aan de afdeling Bodemsanering.) Als het gaat om een nieuw geval buiten een Wm-inrichting kan de melding binnenkomen bij de afdeling Bodemsanering of bij de afdeling Handhaving. In principe verzorgt de afdeling Handhaving de eerste afhandeling van de melding door een bezoek te brengen aan de locatie en informeert de afdeling Bodemsanering hierover. Als er een vervolgtraject nodig is m.b.t. het beoordelen van een plan van aanpak of het geven van aanwijzingen, dan neemt de afdeling Bodemsanering hierbij het initiatief. Verwijzingen WI 3.2.1 WI 3.2.2 WI 3.2.3 WI 3.2.4 WI 3.2.5 WI 3.2.6 WI 3.2.7

Beschikking Ernst en risico's/saneringsplan Beschikking beoordeling evaluatieverslag Beschikking beoordeling nazorgplan Bezwaarprocedure Beroepsprocedure Toets BUS-melding Melding artikel 41 Wbb

DOC i.ob DOC 2.ob DOC s.id DOC s.ie DOC s.if

"Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" de Bobel-nota Provinciale Milieuverordening Zuid-Holland "Protocol voor Nader onderzoek, deel I" Sdu 1993 "Richtlijn nader onderzoek, deel I" Sdu 1995 "Nader onderzoeksrichtlijn Ernst-, Urgentie en Tijdstipbepaling" Sdu 1997

DOC 3.i.2a DOC 3.1,2e

Circulaire Streef- en interventiewaarden bodemsanering Circulaire bodemsanering 2006

(naar inhoudsopgave kfab) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Bedrijfevoering

3.3

» /A LLJL/ 7 yv^P


PRO 3.3 7.0 i van 2 2 april 2007

Bedrijfsvoering

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige uitvoering van handelingen voor de bedrijfsvoering. Bereik Directeur, Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Financieel medewerker, Medewerker financiele administratie, Projectleider en Plantoetser. Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd geeft leiding aan en coordineert alle rapportages en de daarbij betrokken medewerkers en draagt zorg voor optimale randvoorwaarden. De Projectleider en de Plantoetser zijn verantwoordelijk voor juiste invoering van de inhoudelijke gegevens van hun projecten in Globis. De Medewerker financiele administratie is verantwoordelijk voor de juiste invoering van de financiele en administratieve projectgegevens in CODA De Financieel medewerker is verantwoordelijk voor het opstellen van de verschillende rapportages. Werkwijze Opstellen begroting In de begroting met toelichting en bijlagen worden alle provinciale taken voor het komende jaar geraamd. Tevens wordt een meerjarenplanning opgenomen voor de komende vier jaren. Het betreft ramingen op hoofdniveau met toelichtende teksten en te leveren prestaties. De werkzaamheden van de afdeling Bodemsanering staan geraamd onder hoofdstuk Vn, productgroep 529 Bodembeheer. Hieronder vallen de producten beheerstaak, bevoegdgezagtaak en de uitvoering van het werkprogramma. Ook de nazorgactiviteiten van bodemsanering zijn opgenomen onder productgroep 529 en wordt samen met bureau Nazorg opgesteld. In de productenraming worden de taken waar nodig verder uitgesplitst. De werkwijze is uitgewerkt in WI 3.3.5 ("Opstellen Begroting"). Opstellen werkprogramma Het werkprogramma geeft inzicht in de meerjarige ontwikkeling van het bodemsaneringsbeleid in de provincie, de daarbij voorgenomen prestaties en het financiele kader daarvoor. Het werkprogramma wordt iedere vijf jaar opgesteld op basis van de door het ministerie van VROM beschikbaar gestelde indicatieve budgetten. De werkwijze van opstellen van het werkprogramma wordt beschreven in WI 3.3.6 ("Opstellen Werkprogramma") en vaststelling in PRO i.o (Vaststellen afdelingsbeleid en doelstellingen). Opstellen Managementrapportage Elk kwartaal wordt een Managementrapportage (marap) opgesteld. Hierin komt zowel de financiele stand van zaken als de voortgang ten opzichte van het afdelingsplan aan de orde. De wijze waarop de maraps worden opgesteld is vastgelegd in WI 3.3.4 ("Opstellen Managementrapportage"). Opstellen jaarrekening Na afloop van het boekjaar worden de geleverde prestaties en de uitgaven en inkomsten verantwoord in de jaarrekening. Daarin wordt tevens een toelichting gegeven op het gepresteerde. In WI 3.3.7 ("Opstellen Jaarrekening") is de werkwijze beschreven.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Bedrijfsvoering

^ "ÛQ^


PRO 3.3 7.0 2 van 2 2 april 2007

Opstellen Monitoringsverantwoording De voortgang van de bodemsaneringsoperatie wordt jaarlijks gemonitord om te zien in hoeveixe de beleidsvernieuwing bijdraagt aan de uitvoering van de doelstelling. Voor de monitoring worden gegevens verzameld over het aantal potentiele bodemverontreinigingen, het aantal onderzochte en gesaneerde locaties, de toegepaste saneringsvarianten, het aantal afgegeven beschikkingen, de gemiddelde en totale uitgaven en de inzet van het juridisch- en financiele instrumentarium. Deze verzamelde monitoringsgegevens worden gebruikt voor de verantwoordingsrapportage zoals omschreven in WI 3.3.3 ("Opstellen Monitoringsverantwoording"). Opstellen Financiele verantwoording voor VROM Tussentijds wordt tenminste i maal per jaar een voortgangsrapportage opgesteld. De financiele eindverantwoording wordt afgestemd op de looptijd van het werkprogramma. De werkwijze voor het opstellen van deze rapportage is uitgewerkt in WI 3.3.1 ("Opstellen Financiele verantwoording voor VROM"). Opstellen Prestatieverantwoording voor VROM Tussentijds wordt er tenminste i maal per jaar een prestatieverantwoording voor VROM opgesteld. De prestatieverantwoording wordt afgestemd op de looptijd van het werkprogramma en verwijst naar de Financiele verantwoording. De werkwijze voor het opstellen van deze verantwoording is verder uitgewerkt in WI 3.3.2 ("Opstellen Prestatieverantwoording voor VROM"). Aanvraag extra budget (uitvoering werkprogramma) Indien geconstateerd wordt dat het beschikbare of toegekende budget ontoereikend is voor uitvoering van de werkzaamheden stelt de projectleider een gemotiveerde aanvraag voor extra budget op (RGS 3.3.8). De werkwijze voor aanvraag extra budget is verder uitgewerkt in WI 3.3.8 ("Aanvraag extra budget (uitvoering werkprogramma)"). Verwijzingen PRO i.o Vaststellen afdelingsbeleid en doelstellingen WI 3.3.1 WI 3.3.2 WI 3.3.3 WI 3.3.4 WI 3.3.5 WI 3.3.6 WI 3.3.7 WI 3.3.8

Opstellen Financiele verantwoording tb.v. VROM Opstellen Prestatieverantwoording tb.v. VROM Opstellen Monitoringsverantwoording Opstellen Managementrapportage Opstellen Begroting Opstellen Werkprogramma Opstellen Jaarrekening Aanvraag extra budget (uitvoering werkprogramma)


Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Overige taken

3.4

I // x-Jf-bj^ V W^


PRO 34 7.0 i van 4 2 april 2007

Overige taken

Doel en onderwerp Deze procedure beschrijft de werkwijze en verantwoordelijkheden bij uitvoering van bureauoverstijgende projecten en taken. Bereik Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Projectleider, Financieel medewerker, Medewerker financiele administratie, Juridisch controller, CRM-coordinator en CRM-medewerker. VeraoLtwoordelijke(n) Het betreffende Bureauiioofd geeft leiding aan en coordineert alle projecten en de daarbij betrokken Projectleiders en draagt zorg voor optimale randvoorwaarden. De Projectleider is verantwoordelijk voor het definieren van projecten in samenwerking met de opdrachtgever ofwel opdrachtnemer, en het opstellen en bewaken van de projectprocedure. Tevens dient de Projectleider zich in te zetten voor de voortgang en het resultaat van het project. Werkwijze Incidentele projecten Voor de uitwerking van een volgens PRO 2.0 (Beoordeling nieuwe projecten) vastgesteld projectvoorstel doet de Projectleider een voorstel aan het AMT (RGS 3.4) voor de samenstelling van een projectteam en voor een detailplanning en zorgt in overleg met de Financieel medewerker en de Medewerker financiele administratie voor de reservering van capaciteit en budget. De Projectleider rapporteert per kwartaal aan het daartoe aangewezen lid van het AMT over de voortgang. Flankerend beleid BSB Bedrijven zijn wettelijk verplicht om bodemonderzoek te laten verrichten volgens het Besluit Verplicht Bodemonderzoek op bedrijfsterreinen. De Stichting BSB stimuleert bedrijven om dit onderzoek op hun terrein te laten uitvoeren. De provincie Zuid-Holland voert als bevoegd gezag het flankerend beleid uit. Periodiek ontvangt de Provincie ZuidHolland van de Stichting BSB een rapportage waarin vermeld staat welke bedrijven bodemonderzoek hebben laten verrichten en welke bedrijven niet gereageerd hebben. Op basis van deze rapportage worden bedrijven aangeschreven. De uitvoering van het flankerend beleid staat beschreven in WI 3.4.1 ("Flankerend Beleid BSB-operatie"). Bobel-nota De provincie is volgens de Wet bodembescherming verantwoordelijk voor de afstemming van het bodemsaneringsbeleid tussen de verschillende bevoegde gezagen in Zuid-Holland. Om deze verantwoordelijkheid vorm te geven wordt de "Nota gezamenlijk bodembeleid" (BOBEL-nota) opgesteld. De Bobel-nota blijft 5 a 10 jaar van kracht. In overleg met de gemeenten wordt besloten een nieuwe beleidsnota uit te brengen. Coordinatie Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing (ISV) en Bodemsanering De behandeling van aanvragen ISV-budget is een taak van het bureau Wonen en Stedelijke Programmering (WSP) van de afdeling Ruimte en Wonen, Dienst Ruimte en Mobiliteit. Voor het onderdeel bodemsanering wordt advies gevraagd bij de afdeling Bodemsanering (BS). Bureau WSP stelt de Verordening Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing (DOC 34a), de Regeling Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing (DOC 3.4b) en een Provinciaal Beleidskader ISV2 (DOC 34c) op, met als basis het Beleidskader Stedelijke Vernieuwing van het Rijk. Voor het onderdeel bodemsanering geeft de afdeling BS advies.


«^ j Ir -LJ^f ylu^


Binnen het ISV wordt onderscheid gemaakt tussen programma- en projectgemeenten. De programmagemeenten stellen ix per vijf jaar een Meerjaren OntwikkelingsProgramma (MOP) op aan de hand van het aan de gemeenten toegewezen subsidiebudget. In het jaar voorafgaand aan de uitvoering van de MOP wordt het subsidiebudget door de provincie bekend gemaakt. De afdeling BS geeft over het onderdeel bodemsanering voor de programmagemeenten aan Bureau WSP advies over: (i) de verdeling van de gelden over de gemeenten; (2) het MOP waarin staat aangegeven wat de gemeente de komende vijf jaar gaat doen aan de verschillende onderwerpen zoals Stedelijke Vernieuwing, bodemsanering, geluid, cultuur, etc.; (3) de voortgang van de uitvoering van de gemeenten in het vierde/ vijfde jaar van de periode; en (4) de verantwoording van de gemeenten aan de hand van de door het Ministerie van VROM en het IPO opgestelde ISV-beslisboom. Volgens de Regeling Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing 2005-2009 kunnen projectgemeenten 2 keer in een periode van vijf jaar een projectvoorstel indienen om ISVsubsidie te krijgen. Dit is dus een integraal voorstel en op basis van het projectvoorstel worden aan de verschillende onderdelen van het voorstel punten toegekend. Vervolgens krijgen de projectvoorstellen die de meeste punten hebben of boven een bepaalde grens uitkomen (een gedeeltelijke) subsidie voor het project. De afdeling BS geeft over het onderdeel bodemsanering voor projectgemeenten advies aan Bureau WSP over: (i) de toe te kennen punten per project; (2) over de voortgang van de projecten tijdens de 'midterm review1; en (3) de verantwoording van de gemeenten over het project. De bovenstaande activiteiten worden binnen de afdeling uitgevoerd door een beleidsmedewerker en verschillende projectleiders. De beleidsmedewerker heeft een coordinerende taak. Hij zorgt voor de planning van de taken, het overleg tussen de projectleiders, de aangeleverde teksten voor het beleidskader en de verordening en onderhoudt contact met Bureau WSP. De projectleiders hebben alien gemeenten toegewezen gekregen waarvoor zij een advies geven richting de beleidsmedewerker. De vijfjarige perioden van ISV zijn cydisch en de mate waarin veel tijd van medewerkers benodigd is varieert. Daarom zal aan het begin en einde van de cyclus zeswekelijks overleg plaatsvinden met Bureau WSP. In de tussentijdse perioden zal meer ad hoc overleg plaatsvinden. Voor het overleg tussen de projectleiders en de beleidsmedewerker geldt een soortgelijk ritme. Bedrijvenregeling Provincie Zuid-Holland voert de Bedrijvenregeling bodemsanering bedrijfsterreinen uit. De regeling is opgenomen in de Wet bodembescherming en is bedoeld om een financiele bijdrage te kunnen leveren aan het saneren van historische bodemverontreiniging op bedrijfsterreinen. Hierbij moet het gaan om bodemverontreiniging veroorzaakt (in hoofdzaak) voor 1975, op terreinen die nu en in de toekomst in gebruik zullen zijn als bedrijfsterrein. De sanering moet milieuhygienisch urgent bevonden zijn of in andere kaders verplicht gesteid worden (bijvoorbeeld bouwvergunning of milieuvergunning). De sanering moet worden uitgevoerd volgens een door de provincie goedgekeurd saneringsplan. De eigenaar voert de bodemsanering uit en krijgt een deel van de gemaakte bodemsaneringskosten achteraf vergoed. De subsidiegelden komen van het Ministerie van VROM en worden uitgekeerd door de uitvoeringsorganisatie Bodem* van SenterNovem. De uitvoering van de bedrijvenregeling staat beschreven in WI 3.4.2 ("Beschikking subsidiering bodemsanering bedrijfsterreinen").


I //* *^»^t cL-*-'


PRO 34 7.0 3 van 4 2 april 2007

Regierol De provincie stimuleert, faciliteert, ondersteunt en controleert op basis van wet- en regelgeving of andere afspraken, derden waaronder programma- en projectgemeenten bij de realisatie van de bodemsaneringsoperatie. Zij beoordeelt en adviseert budgetaanvragen in het kader van het Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing (ISV) en zal in een later stadium voor het Investeringsbudget Landelijk Gebied (HG) soortgelijke werkzaamheden uitvoeren. Zij voert het fiankerend beleid BSB (bodemsanering op ingebruikzijnde bedrijfsterreinen) uit en tracht bedrijven die niet vrijwillig aan de activiteiten van de BSBstichting wensen deel te nemen, alsnog te bewegen om onderzoek en/of sanering op hun bedrijfsterrein uit te voeren. Daarnaast voert zij de bedrijvenregeling uit die bedoeld is om een financiele bijdrage te verlenen aan het saneren van historische verontreinigingen. De ambities voor de bodem zijn geformuleerd in de eind 2005 gereedgekomen Bodemvisie (DOC i.oh), waarbij duurzaam bodembeheer in relatie tot ruimtelijke ordening centraal staat. De bodemvisie geeft inzicht in de kansen en bedreigingen van de bodem vanuit het gezichtspunt van de relatie tussen de boven- en ondergrond en de ruimtegebruikfuncties. De bodemvisie kan tevens worden gezien als een handreiking die gebruikt wordt bij het toepassen van de "lagenbenadering" (occupatielaag, netwerldaag en de onderste laag) in ruimtelijke ordeningsprocessen en gebiedsgerichte uitwerkingen. Er bestaat een Strategisch Overleg Bodem (StrOB) waarin periodieke afstemming tussen diverse afdelingen plaatsvindt over de implementatie van de Bodemvisie. Periodiek organiseert de afdeling bodemplatforms (provincie-gemeenten en provincieadviesbureaus) waarbij op verzoek van de deelnemers een zo breed mogelijke agendering van te bespreken onderwerpen plaatsvindt. Gebiedsgerichte aanpak Bij de gebiedsgerichte vorm van actief bodembeheer streeft de afdeling Bodemsanering naar een optimalisatie tussen de bodetnbrede basiskwaliteit van de bodem c.q. ondergrond en de ruimtelijke inrichting van grootschalige plangebieden. Het vroegtijdig onderkennen van fysische, biologische en chemische kwaliteiten in de ontwerpen inrichtingsfase van het ruimtelijkeordeningsproces draagt bij tot duurzaam bodembeheer. De aanpak van de werkvoorraad bodemsanering maakt deel uit van de bodembrede ambitie. Hierdoor verandert de schaal van projectbenadering van locatie- in gebiedsniveau, van sectoraal naar integraal, van bodemsanering naar bodembeheer en van inhoud naar proces. Het werken in integrate afwegingsprocessen is nieuw voor de van oudsher op uitvoering gerichte afdeling. Om adequaat invulling te kunnen geven aan het gebiedsgericht werken zal de afdeling Bodemsanering zich sterker dan voorheen op de externe omgeving moeten orienteren. Een gebied leent zich voor gebiedsgerichte aanpak wanneer hier ruimtelijke ordeningsvraagstukken spelen. Voor een eerste aanzet tot gebiedsgericht werken richt de afdeling zich op de projectgebieden uit het collegewerkprogramma. Om inzicht te krijgen in wat speelt binnen de gebieden wordt een gebiedsverkenning uitgevoerd. Hiervoor worden de bodembrede aspecten binnen het gebied geinventariseerd. Relevante bodemthema's kunnen worden aangevuld met milieuthema's. De uitwerking van de thema's geeft inzicht in de ordeningsaspecten van de ondergrond. De verkenning geeft tevens inzicht in de gevallen van (potentiele) verontreiniging in het studiegebied. De uitkomsten van de gebiedsverkenning dienen dan betrokken te worden bij de beoogde planologische ontwikkelingen binnen het gebied. Hiermee ontstaat een gebiedskaart waarbij de inrichting is afgestemd op de kwaliteiten van de ondergrond. Bij het samenstellen van de gebiedskaart wordt gestreefd naar een zo hoog mogelijke koppeling van de werkvoorraad bodemsanering met de gebiedsdynamiek. In specifieke gevallen, zoals: diffuse bodemkwaliteit, gebiedsgerichte verontreinigingtypes of slootdempingen, zou gebiedsgericht bodembeleid een oplossing kunnen bieden om stagnatie van gebiedsontwikkelingen op te heffen.


€


PRO 3.4 7.0 4 van 4 2 april 2007

De afdeling Bodemsanering stelt zich open op voor de ontwikkeling van dergelijk beleid. Een verdere ambitie is om gelijksoortige saneringssituaties, die binnen een plangebied voorkomen, zo veel mogelijk met gedusterde_beschikkingen af te doen. Een "saneringsplan op hoofdlijnen" met verschillende uitvoeringsvarianten geeft aan hoe gevallen van verontreiniging binnen de dynamiek van het gebied kunnen worden beheerst. Gebiedsgericht werken, ook wel de nieuwe werkwijze genoemd, is nog een onontgonnen werkmethode. De werkwijze en de functionaliteit moeten zich nog bewijzen. Het vereist kennis over de basiskwaliteiten van de ondergrond en de effecten van ingrepen in de bodem daarop. Tevens vereist het kennis van ontwikkelingsprocessen en inzicht in de denkpatronen en de verwachtingen van de (externe) partners. Verwijzingen DOC s.4a Verordening Investeringsbudget Stedelijke vernieuwing DOC 3.4b Regeling Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing DOC 3.4C Provinciaal Beleidskader ISV2 WI 3.4.1 WI 3.4.2

Flankerend beleid BSB-operatie Beschikking subsidiering bodemsanering bedrijfsterreinen

RGS 3.4

Voorstel voor AMT

(naar inhoudsopgaveIdib) (naar^ inhoiidsopgave procedures)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Projectafsluiting en -evaluatie

4.0

I 1C LiLi *\j\-J*>


PRO 4.0 7.0 i van i 2 april 2007

PROJECTAFSLUITING EN -EVALUATIE

Doel en onderwerp Beheersing van de afsluiting van het project door een eindevaluatie door de Projectleider en de interne verwerking van leerpunten waarbij adequate registratie, analyse en afhandeling van eventuele opmerkingen van de Projectleider mede bepalend zijn voor een eventueel vervolg c.q. afspraken. Bereik Bureauhoofd, Projectleider en Medewerker financiele administratie. Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd en de Projectleider zijn verantwoordelijk voor het resultaat van het project, het overdragen van kennis aan andere betrokken medewerkers, het opstellen of controleren van rapporten, het analyseren van gegevens en indien noodzakelijk, het presenteren van deze gegevens voor opdrachtgevers en collega's. De Projectleider is verantwoordelijk voor het technisch afronden van het project in Globis en, als externe opdrachtnemers zijn ingeschakeld, voor de WUP-evaluatie. De Medewerker financiele administratie is verantwoordelijk voor de financiele afsluiting van het project. Werkwijze • De Projectleider controleert aan de hand van de rapportages, administratieve gegevens e.d. of de werkzaamheden voor het project volledig zijn uitgevoerd. • De Projectleider stelt bij een project, waarvoor een projectvoorstel is opgesteld, een Evaluatieverslag project (RGS 4.oa) op. Dit verslag omvat onder andere een vergelijMng van het eindresultaat met het projectvoorstel en de leereffecten van het project. • Als bij de uitvoering van het project externe opdrachtnemers zijn betrokken, vult de Projectleider het WUP-evaluatieformulier (FRM 4.ob) in en levert dit in bij de WUP. • Als alle werkzaamheden voor een project zijn afgerond (inclusief de besluitvorming) rondt de Projectleider het project af door in Globis (SYS 1.1) alle relevante openstaande velden in te vullen. Hierna schoont hij het dossier op vlg. PRO 8.2 Projectadministratie en stuurt hij de stukken naar het archief. • De medewerker financiele administratie sluit vervolgens het project financieel af. Eventueel restantbudget wordt toegevoegd aan het totaalbudget werkprogramma. Verwijzingen PRO 2.0 Beoordeling (nieuwe) projecten PRO 8.2 Projectadministratie FRM 4.ob

WUP-evaluatieformulier

RGS 4.oa RGS 4.ob RGS 11.2a

Evaluatieverslag project WUP-evaluatieformulier Map beoordelingsformulieren leveranciers

SYS 1.1

Globis

(naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkmstmcties)


5.0

S


PRO 5.0 7.0 i van i 2 april 2007

WERVING EN SELECTIE

Doel en onderwerp Deze procedure heeft tot doel het werven en selecteren van nieuwe medewerkers op dusdanige wijze te laten verlopen dat zij voldoen aan de kwalificatie-eisen zoals gesteld in de functiebeschrijvingen van Fuwaprov. Bereik Afdelingshoofd en Bureauhoofd. Verantwoordelijke{n) Het Bureauhoofd constateert het ontstaan van een vacature en bepaalt of deze ingevuld moet worden. Het Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de vacaturestelling en voor het uitbrengen van een voorstel voor aanstelling. Werkwijze • Het Afdelingshoofc! geeft de vacature (geformuleerd conform de termen uit de Fuwaprov functiebeschrijvingen (DOC s.oa)) door aan de personeelsadviseur DGWM, zodat de vacature voor interne werving op Intranet geplaatst kan worden. • De readies die naar aanleiding van de vacature binnenkomen bij de personeelsadviseur DGWM gaan naar het Bureauhoofd ter beoordeling. • Het Bureauhoofd en zijn plaatsvervanger voeren een eerste selectie uit waarna een eerste gespreksronde met een aantal kandidaten plaatsvindt. • Er wordt een afdelingsdelegatie samengesteld die naast het Bureauhoofd een tweede gespreksronde met een selectie van kandidaten (2 a 3 personen) voert. • Hierna wordt een kandidaat voorgedragen voor een gesprek met de personeelsadviseur DGWM, indien gewenst in aanwezigheid van het Bureauhoofd. Indien de sollicitant gekozen wordt voor de functie, kan de personeelsadviseur direct contractuele afspraken vastieggen zoals de salarisschaal. • Het Afdelingshoofd houdt een kennismakingsgesprek met de kandidaat. • Het Afdelingshoofd brengt een voorstel uit aan de Directeur voor aanstelling. • De personeelsdossiers worden bijgehouden en gearchiveerd door de Personeelsadviseur. Deze dossiers bevatten vertrouwelijke informatie en zijn niet voor iedereen toegankeHjk. Een kopie van de documenten wordt op de afdeling opgeslagen in een afgesloten archiefkast. Deze stukken worden niet afgestoten naar DIV. Verwijzingen DOC s.oa Fuwaprov functiebesdirijvingen DOC 6.oa Standaard Inwerkprogramma (Handboek P&O)

(naar^ iiihQtidsopgave werkinstmcties)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Opleiding en ervaringsontwikkeling

6.0

| if\JLi ^txSV


OPLEIDING EN ERVARINGSONTWIKKELING

Doel en onderwerp In deze procedure wordt de werkwijze beschreven voor het borgen van het kennis- en vaardigheidsniveau van individuele medewerkers zodat dit te alien tijde toereikend is voor het op juiste en verantwoorde wijze vervullen van de functie. Daarnaast wordt met deze procedure geborgd dat de ontwikkeling en opleiding die noodzakelijk is om opdrachten binnen de afdeling uit te voeren periodiek wordt vastgesteld en ingepland. Bereik Alle medewerkers. Verantwoordelijke(n) Directeur, Afdelingshoofd en Bureauhoofd. Werkwijze Competentieprofiel Het Competentieprofiel en de functiebeschrijving is per medewerker omschreven in DOC S.ob "Overzicht competentieprofielen" en DOC s.oa "Fuwaprov functiebeschrijvingen". Nieuwe medewerkers worden ingewerkt conform het "Standaard Inwerkprogramma" pOC 6.oa) en krijgen de Personeelsgids uitgereikt (DOC 6.ob). Het afdelingshoofd draagt er zorg voor dat budget wordt gereserveerd voor het opleidingsplan. Behoeftebepaling De bepaling van individuele opleidingsbehoeften vindt plaats in de jaargesprekken volgens de leidraad jaargesprekken (DOC 6.oc). De gemiddelde opleidingsbehoefte en het opleidingsplan dat hieruit voortvloeit worden besproken in het AMT. De planning van de opleidingen is beschreven in het afdelingsplan (DOC i.od). Jaargesprekken ledere medewerker heeft per jaar 3 gesprekken met de direct leidinggevende: - Startgesprek (begin van het jaar) - Voortgangsgesprek (halverwege het j aar) - Evaluatie- en beoordelingsgesprek Registratie van de besproken onderwerpen vindt plaats op het standaardformulier FRM 6.0 (Formulier jaargesprekken). De beoordeling wordt gebaseerd op werkresultaten, de groei in ontwikkeling op competenties en op de overige afspraken. Registratie ontwikkelingen en opleiding Registratie van ontwikkelingen en opleiding vinden plaats in het personeelsdossier. Evaluatie Jaarlijks vindt een evaluatie van de opleidingen plaats. Kennismanagement en informatievoorziening Binnen het bureauoverleg wordt tijd ingeruimd voor behandeling van een case. In de notulen is terug te vinden wat er geleerd is van de situatie. De Bestuurlijk-juridisch adviseurs hebben maandelijks een vakinhoudelijk overleg. Het Afdelingshoofd organiseert 4 tot 6 maal per jaar afdelingsbrede themabijeenkomsten waarin nieuwe ontwikkelingen worden gepresenteerd en besproken (zie ALG 4.4).

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Opleiding en ervaringsontwikkeling

Verwijzingen DOCi.od DOC s.oa DOC s.ob DOC 6.oa DOC 6.ob

Afdelingsplan Fuwaprov ftmctiebesclirijvingen Overzicht competentieprofielen Standaard inwerkprogramma (handboek P&O) Personeelsgids

FRM 6.0

Formulier jaargesprekken

(naar inhoudsopgave khb) (naaonhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies)


PRO 6.0 7.0 2 van 2 2 april 2007

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Uitbesteding en inkoop

7.0

I J/ Cofx7 VkJ^


PRO 7.0 7.0 i van 2 2 april 2007

UITBESTEDING EN INKOOP

Doel en onderwerp Het eenduidig omschrijven van het vastgestelde kwaliteitsbeleid, dat zowel de inzet van externe krachten als de uitbesteding van werkzaamheden betreft. Tevens wordt in deze procedure vastgelegd op welke wijze kwaliteit gewaarborgd moet worden bij het inkopen van diensten (adviesbureaus) of het laten uitvoeren van werkzaamheden (aannemers), hierna te noemen leveranciers, die de kwaliteit van onze dienstverlening bepalen. Bereik Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Projectieider en Werkgroep Uitbesteding Projecten (WUP). Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd is, tenzij anders aangegeven (volgens de mandaatlijst), verantwoordelijk voor de inhuur van diensten, werken en goederen. Het Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het integraal afdelingsmanagement (waaronder personeelsmanagement, financieel management en middelenmanagement). De Projectieider is verantwoordelijk voor het voorselecteren van mogelijke leveranciers en het opstellen van de offerteaanvraag. Na beoordeling van de aanbiedingen maakt hij een voorstel over de gunning van de opdracht en stelt de opdrachtbrief op. De WUP is verantwoordelijk voor de beoordeling van en advisering over de offerteaanvraag, de gemaakte voorselectie van mogelijke leveranciers en de gunning. Tevens is de WUP verantwoordelijk voor de uitvoering van de WUP-administratie en rapportages daaruit. Werkwijze Offerteaanvraag De Projectieider selecteert een aantal leveranciers en stelt de offerteaanvraag op. Deze gegevens worden voorgelegd aan de WUP. Na verwerking van het advies van de WUP wordt de aanvraag verstuurd naar de geselecteerde leveranciers. Aanbesteding (aannemers) dient volgens de provinciale regels openbaar zijn, waarbij de "Europese Richtlijn Werken" (93/37/EEG)(DOC y.oa) van toepassing is. Verder wordt voor diensten verwezen naar de "Europese Richtlijn Diensten" (g2/so/EEG)(DOC y.ob) De werkzaamheden worden beschreven in WI 7.0.1 "Offerteaanvraag". Offertebeoordeling / Opdrachtverlening Na ontvangst van de aanbiedingen van leveranciers van diensten kiest de Projectieider het adviesbureau dat de werkzaamheden mag uitvoeren. Bij aanbestedingen geldt dat in principe het werk gegund wordt aan de laagste inschrijver. De Projectleider legt zijn keuze voor aan de WUP. Na verwerking van het advies van de WUP wordt de opdrachtbrief verder ter administratieve verwerking en ondertekening doorgestuurd. De werkwijze voor het uitvoeren van de beoordeling en opdrachtverlening via de WUP is verder uitgewerkt in WI 7.0.2 "Offertebeoordeling/Opdrachtverlening". Op de inkoop van werken, zaken of diensten is de Kaderregeling Inkoop 2006 van toepassing (DOC 7.oc). Daarnaast kunnen op de inkoop van zaken of diensten tevens van toepassing zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden (AJV/DOC 7.od) en de Bijzondere Inkoopvoorwaarden Voor Ingenieurs (BIVI)/DOC 7-oe)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Uitbesteding en inkoop

*^ I *rf *ylj^ ^^


PRO 7.0 7.0 2 van 2 2 april 2007

Verwijzingen WI 7.0.1 Offerteaanvraag WI 7.0.2 OfFertebeoordeling / opdrachtverlening DOC 7.oa DOC 7-ob DOC 7.oc DOC 7.od DOC 7.oe

"Europese Richtlijn Diensten"(g2/so/EEG) "Europese Richtlijn Werken" (93/37/EEG) Kaderregeling Inkoop 2006 Algemene Inkoopvoorwaarden (AN) Bijzondere Inkoopvoorwaarden Voor Ingenieursdiensten (BIVI)

(naar inhoudsopgave khb) (riaar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Documentatiebeheer

8.0

DOCUMENTATIEBEHEER

8.1

KwaMteitsdoaimentatie

i Ls~ 1x7 ~t/£^


Doel Het zorgen voor de duidelijkheid, toegankelijkheid en overzichtelijkheid van documentatie en gegevens. Het beheersen van uitgifte en wijzigingen van documentatie binnen het kwaliteitssysteem. Bereik Kwaliteitscoordinator en Afdelingshoofd. Verantwoordelijke(n) De kwaliteitscoordinator is verantwoordelijk voor de beheersing van het kwaliteitszorgsysteem en de daartoe behorende documentatie. Het systeembeheer wordt uitgevoerd door de Facilitaire Dienst van de Provincie ZuidHolland. Werkwijze Algemeen In hoofdstuk 2.4 van het kwaliteitshandboek is een overzicht opgenomen van alle bij de afdeling Bodemsanering aanwezige documenten, formulieren en registraties behorende bij het kwaliteitszorgsysteem. In het genoemde overzicht zijn de bewaartermijn en locatie van de verschillende registraties opgenomen. Dagelijks maakt de systeembeheerder (medewerker Facilitaire Dienst) een back-up van de op het netwerk gewijzigde data. Wekelijks wordt een complete back-up gemaakt van alle bestanden op het netwerk. Op het netwerk vindt dagelijks een virusscan plaats. Voor de virusscanner is een concernlicentie aanwezig. Als er een upgrade komt dan wordt deze door de systeembeheerder bijgewerkt zodra de leverancier deze beschikbaar stelt. Beheer kwaliteitsdocumentatie

Het kwaliteitshandboek, procedures, documenten, formulieren en registraties zijn indien mogelijk digitaal opgeslagen op het netwerk. Deze gegevens zijn alleen voor de kwaliteitscoordinator toegankelijk. Bij de kwaliteitscoordinator zijn het kwaliteitshandboek, de procedures en werkinstructies, documenten, formulieren en registraties op p apier gearchiveerd. Uitgifte en wijziging van documentatie en gegevens

De kwaliteitscoordinator beoordeelt de documentatie en gegevens van het kwaliteitszorgsysteem voor uitgifte/wijziging op geschiktheid. De uit te geven documentatie voorziet hij van een unieke code (DOC..., FRM..., RGS..., PRO..., WI...) en een versienummer. Het numerieke gedeelte van de code is het laatst bestaande nummer +1. De kwaliteitscoordinator noteert in hoofdstuk 2.4 van het kwaliteitshandboek de nieuwe en gewijzigde documenten, formulieren en registraties. De kwaliteitscoordinator noteert de wijzigingen in datum en versienummer in de inhoudsopgave van het kwaliteitshandboek, de procedures en de werkinstructies.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Documentatiebeheer

r

IA3^


Voor gebruik van gewijzigde en nieuwe documenten, formulieren en registraties wordt de gewijzigde versie van hoofdstuk 24 van het kwaliteitshandboek door de kwaliteitscoordinator en het Afdelingshoofd gedateerd en geparafeerd. De kwaliteitscoordinator registreert wijzigingen en herzieningen in hoofdstuk 2.5 van het kwaliteitshandboek "Wijzigingen en herzieningen". Deze lijst dient tevens als de inhoudsopgave van het historisch kwaliteitsarchief. Distributee van kwaliteitsdocumenten In RGS 8.0 "Distributielijst kwaliteitsdocumentatie" geeft de kwaliteitscoordinator aan welke personen over welke documentatie beschikt. Deze documentatie bevat altijd de meest recente versies. Nieuwe, vernieuwde of gewijzigde documenten worden door de kwaliteitscoordinator aan die personen die voor het beheer en distributie van deze documenten verantwoordelijk zijn ter beschikking gesteld. De kwaliteitscoordinator stelt alle medewerkers schriftelijke op de hoogte van wijzigingen in het kwaliteitszorgsysteem indien deze wijziging van wezenlijk belang zijn voor de medewerkers. Dit kan het geval zijn als de wijziging van invloed is op de kwaliteit van het werk, op de wijze waarop het werk moet worden uitgeoefend of op de algemene omstandigheden. De documenten die met de uitgifte van de nieuwe, vernieuwde of gewijzigde documenten komen te vervallen worden aan de kwaliteitscoordinator teruggegeven. De kwaliteitscoordinator vernietigt deze vervallen, teruggenomen documenten (met uitzondering van het moederexemplaar). De kwaliteitscoordinator slaat het moederexemplaar ten behoeve van de archivering van het kwaliteitssysteem op met de lijst met wijzigingen en herzieningen en voorziet het van het woord 'VERVALLEN'. Verwijzingen ALG 2.4 Overzicht documenten, formulieren en registraties ALG 2.5 Wijzigingen en herzieningen RGS 8.0

Distributielijst kwaliteitsdocumentatie

(naar inhoM^ (naar^ inhoMsopgavejjrocMiims)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Projectadministratie

8.2

• /^ Lw ULi>


PRO 8.2 7.0 i van 2 2 april 2007

Projectadministratie

Doel en onderwerp Middels deze procedure wordt zorggedragen voor beschikbaarheid, toegankelijkheid en terugvindbaarheid van up-to-date en voor functie-uitoefening relevante documentatie op de werkplekken en in archieven. De vertrouwelijkheid van specifieke documenten wordt hiermee ook gewaarborgd. Bereik Alle medewerkers. Verantwoordelijke(n) De medewerker is verantwoordelijk dat de stukken aangeleverd worden bij DIV voor registratie en archivering. Tevens beoordeelt hij of ongeregistreerde stukken alsnog door DIV in het systeem moeten worden opgenomen en laat deze registratie uitvoeren. De medewerker financiele administratie is verantwoordelijk voor het bijhouden van het financiele dossier. De WUP-medewerker is verantwoordelijk voor het bijhouden van het WUP-dossier. De CRM-medewerker is verantwoordelijk voor het bijhouden van de CRM-dossiers. Werkwijze Er zijn twee soorten dossiers: Het officiele dossier, dat wordt opgebouwd door DIV. Hierin wordt het originele exemplaar van alle geregistreerde stukken en overige, niet geregistreerde, relevante stukken opgeslagen. Het werkdossier, dat door de medewerker wordt opgebouwd om de dagelijks benodigde stukken bij de hand te hebben. In dit dossier mogen alleen kopieen worden opgenomen. Werkdossier overheidssaneringen Tijdens de uitvoering van het project houdt de Projectieider diverse stukken in eigen beheer op de afdeling. In het werkdossier mogen geen originele exemplaren van geregistreerde stukken aanwezig zijn. Het bevat (kopieen van) de volgende stukken: - Projectvoorstel en budgetaanvraag - Uitgaande correspondent^ Inkomende correspondentie - Offertes / opdrachtbevestigingen - Rapporten - Mailberichten Faxberichten Aantekeningen De Projectleider zorgt dat de uitgaande stukken naar DIV gaan. Archivering vindt plaats tijdens de loop van het project: de Projectleider stoot de stukken af die hij niet dagelijks nodig heeft. Na afloop van het project worden na schoning alle stukken opgenomen in het DIV-dossier (zie ook PRO 4.0). Indien het vertrouwelijke gegevens betreft dient hij dit aan te geven, zodat het in het vertrouwelijke dossier kan worden opgeslagen. Werkdossier saneringen in eigen beheer De ingediende plannen en rapporten gaan naar de Globis-coordinator en de Plantoetser. De resterende exemplaren worden opgeslagen bij CRM. Na opstelling van de beschikking worden de stukken afgestoten naar DIV voor opbouw van het dossier.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Projectadministratie

I //^ 4/>-7 H^-^


BSB: alle stukken over bestuursaangelegenheden, landelijke afstemming en periodieke rapportages door de Stichting BSB worden tijdelijk in het werkdossier bij de Plantoetser opgeslagen. Na afhandeling worden ze afgestoten naar DIV voor opslag in het dossier. Brieven in het kader van het flankerend beleid worden door DIV gearchiveerd. Van alle uitgaande brieven en beschikkingen wordt door CRM een exemplaar in het CRMdossier opgeslagen. Deze stukken worden niet afgestoten naar DIV. Werkdossier Bedrijfsbureau De medewerker financiele administratie bergt kopieen van de volgende stukken in dit werkdossier op: Opdrachtbrieven Facturen van leveranciers Facturen aan gemeenten Andere financiele afspraken. Deze stukken worden niet afgestoten naar DIV Werkdossier WUP-administratie De formulieren die ingevuld worden bij offerteaanvraag (FRM y.o.ib) en opdrachtverlening (FRM 7.0.2) worden opgeslagen in het DIV dossier. De WUP-medewerker slaat kopieen op in hetWUP-archief. Het betreft kopieen van de volgende stukken: WUP-formulier offerte aanvraag WUP-formulier opdrachtverlening Deze stukken worden niet afgestoten naar DIV. Instandhouden producten * De medewerkers van de afdeling Bodemsanering dienen zorgvuldig om te gaan met producten die door derden worden aangeleverd, bijvoorbeeld onderzoeksrapporten. ® Producten die door derden worden aangeleverd worden geregistreerd door DIV. DIV registreert ook teruggave van producten van derden. ® Opslag en behandeling van producten die door derden worden aangeleverd vindt op dusdanige wijze plaats dat geen kwaliteitsachteruitgang kan optreden. ® Indien een product toch beschadigd is of zoek raakt bepaalt de medewerker die het product op dat moment in beheer had welke actie ondernomen wordt. Tevens wordt gekeken of de "eigenaar" van het product geinformeerd moet worden. ® Daar waar het unieke of vertrouwelijke informatie betreft wordt de oorzaak van beschadiging/verlies geanalyseerd, waarna eventueel corrigerende en preventieve maatregelen worden genomen. Verwijzingen FRM y.o.ib WUP-formulier offerteaanvraag FRM 7.0.2 WUP-formulier opdrachtbevestiging (naarjnhoudsjopgavekhb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Boekhouding en administratie

8.3


PRO 8.3 7.0 1 van2 2 april 2007

Boekhouding en administratie

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige administratieve verwerking van financiele handelingen in de provinciale (project) boekhouding en in de Projectadministratie van Globis en CODA. Bereik Directeur, Afdelingshoofd, hoofd Bedrijfsbureau, Financieel medewerker en Medewerker financiele administratie. Verantwoordelijke(n) Het Afdelingshoofd/ de Directeur is verantwoordelijk voor het accorderen van de betaling volgens de mandaatiijst. Het hoofd Bedrijfsbureau is verantwoordelijk voor het op juiste wijze toepassen van de comptabiliteitswet en de Wet bodembescherming. De Medewerker financiele administratie is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken en het inhoudelijk juist toepassen van de uitgangspunten. Werkwijze Facturering De verplichte gemeentelijke bijdrage wordt op basis van de ramingen van de individuele projecten in rekening gebracht bij de gemeenten. Bij afronding van het project volgt de eindafrekening. Bij het uitvoeren van werkzaamheden voor derden worden de kosten zo spoedig mogelijk doorbekend. Tijdschrijven Het tijdschrijven wordt niet meer gebruikt voor de doorberekening van de inzet van uren per project. Er is dus geen koppeling van de dekking formatie en ureninzet. De formatie van de afdeling wordt vooraf gedekt. Het financieringsdeel uit de Wbb wordt op programmaniveau en per jaarschijf als dekking opgevoerd en er worden vervolgens geen interne kosten meer_aan projecten toegerekend. Van het totale beschikbare Wbb-budget wordt vooraf een bedrag afgezonderd om de formatie te dekken. Het resterende deel wordt over de projecten verdeeld voor de materiele budgetten. De sturing vindt plaats op basis van de vooraf in het afdelingsplan afgesproken te leveren prestaties. De geraamde en geschreven uren zijn daarbij een middel om te sturen. Het tijdschrijfsysteem wordt dus gebruikt voor de capaciteitsberekening inzet uren en de bewaking van de afgesproken te besteden uren. De bestede uren worden wekelijks door alle medewerkers verantwoord via de tijdschrijfmodule van Globis. Wanneer uit bijv. werkplanningsgesprekken of ander overleg blijkt dat de geraamde uren van een medewerker aangepast moeten worden, dan vult deze een mutatieformulier in, die na parafering van zijn Bureauhoofd door het Bedrijfsbureau in het systeem wordt verwerkt. Boekhouding/administratie Verplichtingen, aan te gaan door de afdeling, worden beoordeeld op een aantal aspecten en voorlopig in de financiele administratie vastgelegd. Na akkoord door Afdelingshoofd of directeur volgens de mandaatiijst (DOC s.i.ia) wordt de verplichting definitief en kunnen hierop betalingen plaatsvinden.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Boekhouding en administratie

, ^\ I/ Jrf-^Lj \f^/^

Code: PRO 8.3 Versie: 7.0 Paghia: 2 van 2 Datum: 2 april 2007

Facturen worden ter betaling aangeboden en aan de juiste verplichting gekoppeld. In overleg met de medewerkers en na instemming met het in rekening gebrachte wordt de factuur ter betaling vrijgegeven in de financiele administratie. Aanvraag extra budget (uitvoering werkprogramma) Als het oorspronkelijk geraamde budget voor uitvoering van de geplande werkzaamheden onvoldoende is, wordt een aanvraag ingediend ter verkrijging van extra budget. Het beheer en de verantwoording aan het AMT wordt uitgevoerd door de medewerker financiele administratie. De wijze waarop deze budgetten worden beheerd wordt beschreven in WI 3.3.8. Verwijzingen WI 3.3.8 Aanvraag extra budget (uitvoering werkprogramma) DOC s.i.ia

Mandaatiijst

(mari^ (naar^ inhQudsopgaYe werMnstnicties)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Informatiebeleid en kennismanagement

9.0

/ 1/2 «pp?v ^L^


PRO 9.0 7.0 i van 2 2 april 2007

INFORMATIEBELEID EN KENNISMANAGEMENT

Doel en ondeiwerp Middels deze procedure wordt zorggedragen voor het beschikbaar zijn, het Ontwikkelen en onderhouden van de geautomatiseerde systemen, waarvan de afdeling gebruik maakt. Tevens wordt de interne consistentie van de gegevens bewaakt. Bereik Alle medewerkers. Verantwoordelijke(ii) Het Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het scheppen van de randvoorwaarden waarbinnen geautomatiseerde systemen beschikbaar zijn en kunnen worden geraadpleegd. Het hoofd Bedrijfsbureau is verantwoordelijk voor het aansturen van de automatiseringsdeskundigen. De Medewerker informatiebeleid en kennismanagement is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken, het meewerken aan nieuwe ontwikkelingen en het onderhouden van contacten met de farilitaire dienst van de directie, gebruikersoverleggen en dergelijke. De Intranetredactie is verantwoordelijk voor de indeling, het onderhoud en de aanvulling van het inhoudelijke deel van de afdeling op Intranet. Werkwijze • De afdeling maakt gebruik van geautomatiseerde systemen. Coordinatie van, besluitvorming en andere zaken over bestaande systemen, gewenste ontwikkelingen en andere automatiseringsvragen worden regelmatig besproken in de Projectgroep Integraal Gegevensbeheer (PIG). De hieruit voortvloeiende adviezen worden ter besluitvorming voorgelegd aan het AMT. • Het belangrijkste in gebruik zijnde systeem is Globis, het Geografisch Landelijk Overheids Bodem Informatie Systeem. • In Globis worden alle inhoudelijke aspecten van de projecten, de projectadministratie en de financiele administratie vastgelegd. Voor het Landsdekkend beeld bodemsanering zal in de toekomst uitwisseling van gegevensbestanden met Globis plaatsvinden. Om dit mogelijk te maken worden hiervoor voorzieningen gebouwd. • De financiele gegevens uit Globis worden via een koppeling met CODA aangeleverd. • De werkzaamheden voor Globis bestaan uit: - Het bijwonen van gebruikersoverleggen, zowel binnen de provincie als landelijk - Het inventariseren van bugs en wensen op de afdeling - Het uitvoeren van klein technisch functioned onderhoud zoals: - Het bijwerken van codetabellen - Het opheffen van problemen met de koppeling aan GIS (Geografisch Informatie Systeem) - Het bouwen van rapportages met behulp van de Cognos-applicatie "Impromptu" - Het verwijderen van taken en locaties - Het aanmaken en inwerken van nieuwe gebruikers - Het verwerken van de dagelijkse dump uit CODA in Globis. • Ook maakt de afdeling gebruik van het provinciale Intranet en levert daarvoor informatie aan. De inhoud wordt regelmatig geactualiseerd en uitgebreid. •

Back-ups en overige technische ondersteuning van deze systemen worden uitgevoerd door de Facilitaire Dienst van de provincie.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Informatiebeleid en kenm'smanagement

•

i KZ >Jh/ v \J^

Code: PRO 9.0 Verne: 7.0 Pagina: 2 van 2 Datum: 2 april 2007

Voorts zijn er nog een aantal systemen op de afdeling in gebruik, waarvoor vraaggestuurde ondersteuning en onderhoud worden geleverd. Het betreffen Sanscrit (Saneringscriterium), Tijgerbalsem (BSB werk), en sjablonen (checklisten). • Ontwikkelingswerkzaamheden: Voor het aanleveren van tijdschrijfgegevens aan het tijdschrijfsysteem van de directie wordt een koppeling tussen de Globis-tijdschrijfmodule en het directiesysteem gebouwd en later onderhouden. Verwijzingen DOC 9.0 Handboek Globis (naarjnhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering I ^ U^k ^w*-"

Innovatie

Code: PRO 10.0 Versie: 7.0 PagLna: i van i Datum: 2 april 2007

10.0 INNOVATIE Doel en onderwerp Dit procedureonderdeel van het kwaliteitshandboek beschrijft de wijze van vastiegging van onderzoek naar en ontwikkeling van een nieuwe werkwijze, onderzoeksmethodiek, proces of programma waarbij het van belang is dat de innovatiemethoden en de toepasbaarheid van het resultaat geborgd zijn. Bereik Afdelingshoofd, Kwaliteitscoordinator en Projectleider. Verantwoordelijke(n) Het Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het uitwerken van nieuwe werkwijzen, processen etc. De Kwaliteitscoordinator doet aan het Afdelingshoofd voorstellen voor het uitwerken van nieuwe werkwijzen, procedures etc. De Projectieider is verantwoordelijk voor het opzetten van een projectvoorstel en het uitvoeren van het project. Werkwijze Op basis van o.a. het afdelingsoverleg, de projectevaluaties (zie PRO 4.0) en de resultaten van de kwaliteitsaudit (zie PRO 11.1) of bijvoorbeeld naar aanleiding van beleidswijzigingen wordt een voorstel gedaan voor het ontwerpen van een nieuwe werkwijze of procedure. Het Afdelingshoofd stelt vast, welk voorstel door de Projectleider wordt uitgewerkt in een projectvoorstel. Na toetsing hiervan volgens PRO 2.0 ("Beoordeling nieuwe Projecten") besluit het Afdelingshoofd of het onderwerp voor (tussentijdse) opname in het afdelingsplan in aanmerking komt. In het projectvoorstel wordt (naast de vaste onderwerpen) een test- en invoeringsvoorstel gedaan. Voor uitwerking van het projectvoorstel wordt een projectgroep opgericht. Het projectvoorstel wordt volgens PRO 3.4 ("Overige taken") uitgevoerd. Na de test wordt de werkwijze of procedure zo nodig aangepast. Tevens wordt aan het Afdelingshoofd een voorstel gedaan voor voorlopige vaststelling en het ter beschikking stellen aan de afdeling. Na 6 maanden wordt de werkwijze geevalueerd en wordt een voorstel gedaan aan het Afdelingshoofd voor aanpassing, definitieve vaststelling en opname in het Kwaliteitshandboek. Verwijzingen PRO 2.0 PRO 3.4 PRO 4.0 PRO 8.0 PRO 11.1

Beoordeling nieuwe projecten Overige taken Projectafsluiting en -evaluatie Kwaliteitsdocumentatie Interne kwaliteitsaudit

(naarinhoMsopgaveJdib) (naar^ inhQ]Uidsopgave procedures) (naar inOhoMsopgave werMn^

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Interne kwaliteitsaudit

i v~ fjt? \g5P


PRO 11.1 7.0 i van 2 2 april 2007

11.0 CONTROLE EN EVALUATIE VAN HET KWALITEITSMANAGEMENTSYSTEEM 11.1

Interne kwaliteitsaudit

Doel en onderwerp Het doel van deze procedure is het op gestructureerde wijze plannen en houden van interne kwaliteitsaudits teneinde vast te stellen of de verschillende elementen van het kwaliteitsmanagementsysteem effectief en geschikt zijn om de geformuleerde kwaliteitsdoelen te bereiken. Bereik Directeur, Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Kwaliteitscoordinator en het auditteam. Verantwoordelijke(n) Het Afdelingshoofd is eindverantwoordelijk voor het opstellen van een auditplan voor de interne audits. De Kwaliteitscoordinator is verantwoordelijk voor het samenstellen van het auditteam. De hoofdauditor is verantwoordelijk voor de eindrapportage en de terugkoppeling van de auditresultaten. Werkwijze Voorbereiding interne audit • Het Afdelingshoofd stelt jaarlijks in overleg met de Kwaliteitscoordinator het onderwerp en de doelen vast van de te houden interne audits. Hierbij letten zij op eisen zoals die in de norm worden gesteld voor interne kwaliteitsaudits en het gevoerde kwaliteitsbeleid en de daaruit voortvloeiende doelen. Ook stellen zij vast welke onderdelen of welke activiteiten van de organisatie geauditeerd worden. • De Directeur stelt het Afdelingshoofd en de Kwaliteitscoordinator de benodigde (personele, financiele en organisatorische) middelen ter beschikking voor het uitvoeren van interne audits. • De Kwaliteitscoordinator stelt een auditteam samen bestaande uit een hoofdauditor en eventueel een of meerdere auditoren. • Bij de samenstelling van het auditteam wordt erop gelet dat de auditoren alleen onderdelen of activiteiten auditten waar zij niet rechtstreeks bij betrokken zijn. • De Kwaliteitscoordinator stelt in samenspraak met het Afdelingshoofd een auditplan (RGS 11.ib) op en informeert de betreffende Bureauhoofden over de inhoud van het plan. Het plan bevat tenminste de volgende onderwerpen: het onderwerp en de doelen van de interne audit; de samenstelling van het auditteam; de te auditeren elementen; de betrokken medewerkers (afdelingen); het auditprogramma; vertrouwelijkheid, aanbiedingsdatum en verspreiding van het auditrapport. • In het auditprogramma wordt een overzicht gegeven van: de data waarop de interne audits plaats vinden; de personen die bij de interne audits betrokken zijn (auditoren en geauditeerden); het tijdstip (en datum) van de bespreking van de audit met de hoofdauditor. • Het Afdelingshoofd informeert alle medewerkers van de afdeling tijdig over de geplande interne audits en het auditprogramma.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Interne kwaliteitsaudit

§ j_ 4&:? ^2^


PRO 11.1 7.0 2 van 2 2 april 2007

Interne audit « Voorafgaande aan de interne audit bespreekt het auditteam het onderwerp en de doelen van de interne audit met het Bureauhoofd. Ook geeft het auditteam een overzicht van de gebruikte werkwijze voor het uitvoeren van de interne audits. • Het auditteam verzamelt door interviews, onderzoek van documenten en waarnemingen van activiteiten, bewijs over de mate waarin het kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan de gehanteerde kwaliteitsnorm, over de effectiviteit en efficiency van de verschillende elementen van dat systeem, tevens in relatie tot het bereiken van de geformuleerde doelen. • Aanwijzingen die tekortkomingen of afwijkingen doen vermoeden worden aangetekend op FRM 11.la "Auditformulier". Het Bureauhoofd onderzoekt deze bevindingen. Informatie verkregen uit interviews wordt getoetst door informatie over hetzelfde onderwerp van andere (onafliankelijke) bronnen te verwerven. Bijvoorbeeld door persoonlijke waarneming of metingen en uit vastgelegde gegevens. • Nadat de interne audit is uitgevoerd beoordeelt het auditteam alle waarnemingen om eventuele overlap of trendontwikkelingen vast te stellen. De hoofdauditor geeft aan of een waarneming gekwalificeerd kan worden als een afwijMng of als een verbetermaatregel. • De hoofdauditor stelt na afloop van de interne audit een auditrapportage (RGS n.ic) samen. Hij/zij zorgt ervoor dat de resultaten van de interne audits op heldere beknopte wijze worden beschreven en met bewijs worden onderbouwd in het auditrapport. • In het auditrapport is tenminste opgenomen: een overzicht van de bevindingen (afwijkingen en verbetermaatregelen); het oordeel van het auditteam over de mate waarin het kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan de gehanteerde kwaliteitsnorm, alsmede de mate waarin de verschillende elementen van het kwaliteitsmanagementsysteem effectief zijn en geschikt om de geformuleerde kwaliteitsdoelen te bereiken. Eindbijeenkomst • Na afloop van de interne audits belegt het auditteam een bijeenkomst met het afdelingsmanagementteam (AMT). Het voornaamste doel van deze bijeenkomst is de auditwaarneming zo aan het AMT te presenteren dat dit met zekerheid de resultaten van de audit begrijpt. Daarnaast maakt het auditteam afspraken met het AMT over de te nemen maatregelen naar aanleiding van de waarnemingen. Het auditteam maakt hierbij afspraken over het tijdstip en de wijze waarop zij de uitvoering van de overeengekomen maatregelen zal evalueren. • De Kwaliteitscoordinator bespreekt de eindresultaten met het Afdelingshoofd. • De auditresultaten, de corrigerende en preventieve maatregelen en de evaluatie van deze maatregelen worden meegenomen in RGS 11.3 "Managementreview". Verwijzingen PRO 11.3 FRM 11.1 a RGS 11.1 a RGS n.ib RGS 11.ic RGS 11.3

Managementreview Auditformulier Ingevuld auditformulier Auditplan Auditrapportage Managementreview

(naaiLinhmidsQpgaveJdib) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Selectie en beoordeling leveranciers

11.2

i L^ Jj^ TX2>


PRO 11.2 7.0 i van i 2 april 2007

Selectie en beoordeling leveranciers

Doel en onderwerp Het doel van deze procedure is het bewerkstelligen dat leveranciers leveren volgens minimale kwaliteitseisen (leverbetrouwbaarheid, services, prijs/kwaliteitsverhouding, etc.). Bereik Werkgroep Uitbesteding Projecten (WUP), Kwaliteitscoordinator en Projectleiders. Verantwoordelijke(n) De Projectieider is verantwoordelijk voor de selectie en beoordeling van leveranciers. Inkoop van kantoorartikelen wordt centraal geregeld binnen de Provincie Zuid-Holland. Werkwijze ® De werkwijze van selectie van leveranciers door de WUP is beschreven in WI 7.0.1 en 7.0.2 ("Offerteaanvraag" en "Oflfertebeoordeling/Opdrachtverlening"). ® Achteraf worden de leveranciers door de Projectieider beoordeeld aan de hand van het WUP-evaluatieformulier (FRM 4.0). Deze formulieren worden door de WUP verzameld en verwerkt in een jaarrapportage. * Een overzicht van geselecteerde leveranciers staat vermeld in RGS n.2b. Verwijzingen WI 7.0.1 WI 7.0.2

Offerteaanvraag Offertebeoordeling/Opdrachtbevestiging

FRM 4.0

WUP-evaluatieformulier

RGS n.2a RGS 11.2b

Map beoordelingsformulieren leveranciers Overzicht geselecteerde leveranciers

(naar inhoyidsopgave khb) (naagr inhoMsopgave (naar^ inhoiidsopgave werMnstmdies)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Management review

11.3

I ^ J~i? u*t^


PRO 11.3 7.0 i van 2 2 april 2007

Managementreview

Doel en onderwerp Deze procedure heeft tot doel dat periodiek het kwaUteitemanagementsysteem door de directie wordt beoordeeld op doeltreffendheid. Bereik Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Kwaliteitscoordinator en Projectleider. Verantwoordelijke(ii) Het Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de uitvoering van de managementreview en de terugkoppeling hiervan naar de directie. Het Afdelingshoofd is tevens verantwoordelijk voor de voorbereiding en begeleiding bij de uitvoering van de managementreview. Werkwijze Verzamelen gegevens • Om een zo volledig mogelijke beoordeling van het kwaliteitsmanagementsysteem uit te voeren verzamelt het Afdelingshoofd alle relevante gegevens. De relevante gegevens bestaan ondermeer uit: rapportages naar aanleiding van uitgevoerde interne audits (RGS n.ic) zoals bevindingen en uit te voeren corrigerende en preventieve maatregelen; rapportages naar aanleiding van een eventueel uitgevoerde externe audit; meldingsformulieren waarop verbeteropties (zowel intern als extern) vermeld staan uit de Map Verbeterformulieren (RGS i2.ia), klachten van Manten en eventuele klachten over de leveranciers uit "Map met meldingsformulieren" (RGS i2.ib); uitgevoerde analyses voor de kwaliteitsregistraties (bijv. klanttevredenheidsevaluatie); voortgangsrapportages m.b.t. in uitvoering zijnde en uitgevoerde acties en relevante processen tot verbetering en/of aanpassing; externe factoren waardoor kwaliteitsuitgangspunten kunnen veranderen. Uitvoering managementreview • Het Afdelingshoofd voert op basis van de beschikbare gegevens minimaal eenmaal per jaar een beoordeling uit. In deze beoordeling stelt hij het volgende vast: stand van zaken van het kwaliteitsmanagementsysteem; in welke mate het beleid en de kwaliteitsdoelstellingen (DOC i .od) zijn gerealiseerd; afwijkingen in de geschiktheid en doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem; onvolkomenheden in het proces; onvolkomenheden, waar structured, in het product en de oorzaak daarvan (voorzover deze achterhaald is); of externe factoren aanwezig zijn welke tot aanpassing van het kwaliteitsmanagementsysteem aanleiding kunnen geven; effectiviteit van uitgevoerde acties tot verbetering en/of aanpassing van het kwaliteitsmanagementsysteem. Opstellen van de management review • Op basis van de uitgevoerde beoordeling neemt het Afdelingshoofd in een Managementreview (RGS 11.3) het volgende op: de bevindingen van de managementreview; een conclusie over kwaliteitszorg;

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Management review

I /ZZ J^2 ^y ~~>


PRO 11.3 7.0 2 van 2 2 april 2007

een prioriteitenlijst met te ondernemen acties tot verbetering en/of aanpassing van de kwaliteitssystematiek. Hierin wordt tevens aangegeven welke personen zijn aangewezen om de passende maatregelen uit te voeren om de doelstellingen te bereiken, binnen welke termijn de maatregelen uitgevoerd dienen te zijn en welke middelen daartoe ter beschikking staan. * Het Afdelingshoofd meldt op basis van de prioriteitenlijst aan personen welke maatregelen/activiteiten zij moeten uitvoeren. Tevens ziet hij toe op de uitvoering daarvan. Verwijzingen DOC i .od Afdelingsplan RGS n.ic RGS 11.3 RGS 12.1 a RGS i2.ib

Auditrapportage Managementreview rapportage Map verbeterformulieren Map klachtenformulieren

(naar iiihoMsopgave khb) (naarinhoMsopgave procedures) (naarjôMsopgaye^ werMnstructies)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Klachten, afwijkingen en verbetermaatregelen

M /-" L^^. ^^^^

12.0

CORRIGERENDE EN PREVENTIEVE MAATREGELEN

12.1

Klachten, afwijMngen en verbetermaatregelen


Doel en onderwerp Het doel van deze procedure is het vastieggen van de wijze van rapportage en het geven van een leidraad voor het onderzoek naar en de evaluatie van de oorzaken van klachten, afwijkingen en verbeteringopties. Bereik Alle medewerkers. Verantwoordelijke(n) Elke medewerker is verantwoordelijk voor het signaleren, registreren en melden van klachten, afwijkingen en verbeteropties. De Kwaliteitscoordinator is verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van onderzoek naar klachten, afwijkingen en verbeteropties. Werkwijze Klachten • Klachten kunnen bij elke medewerker binnenkomen. Klachten van klanten en derden worden genoteerd op FRM i2.ia (Klachtenformulier) en onmiddellijk besproken met de direct leidinggevende. • Het ingevulde formulier wordt ingeleverd bij de Kwaliteitscoordinator. Deze archiveert de klacht in RGS 12.1 a "Map klachtenformulieren" en voert overleg met het Bureauhoofd over het oplossen van de klacht. • Klachten worden zo nodig behandeld volgens de "Verordening klachtbehandeling ZuidHolland''. Deze is in het kort weergegeven in de brochure "Klagen over de provincie ZuidHolland'' (DOC i2.ia). • Het resultaat van de behandeling van de klacht wordt, samen met een voorstel voor verbetermaatregelen, besproken met het Afdelingshoofd. Afwijkingen en verbeteropties • Afwijkingen en verbeteropties die directe gevolgen hebben voor de kwaliteit van de dienstverlening en/of het product, worden onmiddellijk mondeling gemeld bij de direct leidinggevende of worden zelf opgelost. • Afwijkingen en verbeteropties die geen gevolg zijn van een incidenteel gebrek, worden genoteerd op FRM i2.ib (Verbeterformulier). • Het verbeterformulier wordt ingeleverd bij de Kwaliteitscoordinator. Deze bespreekt de melding met het Afdelingshoofd. • De Kwaliteitscoordinator vult het verbeterformulier verder in. Hierbij wordt de afwijking of verbeteroptie beoordeeld. Het Afdelingshoofd bepaalt wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de eventuele corrigerende en/of preventieve maatregel, het tijdsbestek waarin de maatregel dient te zijn uitgevoerd en de eventueel door de directie ter beschikking gestelde (financiele, materiele of personele) middelen. Daarnaast geeft het Afdelingshoofd aan wie verantwoordelijk is voor de evaluatie van de uitvoering, effectiviteit en efficientie van de getroffen maatregel.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Klachten, afwijkingen en verbetermaatregelen

I Y\ jtf^» ^^^^


* Het Afdelingshoofd evalueert na afzienbare periode wat het resultaat van de maatregel is geweest. De bevindingen van de evaluatie worden eveneens op het verbeterformulier genoteerd. Afhankelijk van de bevindiagen kunnen nieuwe corrigerende en/of preventieve maatregelen worden voorgesteld. * De Kwaliteitscoordinator archiveert het verbeterformulier onder RGS i2.ib "Map verbeterformulieren". * Tijdens de managementreview analyseert de Kwaliteitscoordinator de gemelde afwijkingen, tekortkomingen en verbeteropties. Samen met het Afdelingshoofd onderzoekt hij of er naar aanleiding van deze analyse aanvullende corrigerende en preventieve maatregelen ondernomen moeten worden (zie PRO 11.3 "Management review"). Preventie * Periodiek beoordeelt het Afdelingshoofd de risico's van de bedrijfsprocessen. Hiervoor wordt onder andere aansluiting gezocht bij beoordelingen voor de totale provinciale organisatie. * De Kwaliteitscoordinator vertaalt de resultaten van de beoordeling zo nodig in voorstellen voor verbeterprojecten. Verbeter- en onderzoeksprojecten Voor grote onderzoeks- en verbeterprojecten waar intern capaciteit en geld voor wordt vrijgemaakt, geldt de volgende werkwijze: * De aanleiding voor het opstarten van een verbeter- of onderzoekstraject kan liggen in de Managementreview (RGS 11.3 "Managementreview"), in de map Idachtenformulieren (RGS i2.ia) of de map verbeterformulieren (RGS i2.ib) die zijn ingeleverd of projectevaluaties (RGS 12.2). * Het Afdelingshoofd wijst een Projectleider aan voor het interne project. De interne Projectleider maakt een projectvoorstel conform PRO 2.0 ® De Projectieider legt het projectplan voor bespreking voor aan het AMT. Na aanpassing en goedkeuring door het Afdelingshoofd wordt het plan uitgevoerd. ® Tijdens een verbeter- of onderzoeksproject wordt gezocht naar oorzaken, verbanden en gevolgen. ® In het eindrapport geeft de Projectieider de bevindingen tijdens het project weer. ® De Projectieider van het project geeft acties voortkomend uit het project aan op FRM i2.ia (Klachtenformulier) of op FRM i2.ib (Verbeterformulier). Deze worden volgens PRO 12.1 afgehandeld. De Kwaliteitscoordinator archiveert het projectplan en het eindrapport in RGS i2.ic "Verbeter- en onderzoekstrajecten". Verwijzingen PRO 11.3 DOC 12.1 a FRM 12.ia FRM 12 .ib RGS 12.1 a RGS i2.ia RGS 12.ic

Managementreview "Klagen over de provincie Zuid-Holland" Klachtenformulier Verbeterformulier Map klachten formulieren Map verbeterformulieren Map Verbeter- en onderzoekstrajecten

(naarînhoudsopgave khb) (naar^înhoudsopgave: procedures)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Klanttevredenheid (intern/extern)

12.2

I fcr <|JL2^^ vg^


PRO 12.2 7.0 i van 2 2 april 2007

Klanttevredenheid (totem/extern)

Doel en onderwerp Het doel van deze procedure is regelmatig te onderzoeken in hoeverre de geleverde prestaties voldoen aan de eisen van klanten en overige belanghebbenden. Bereik Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Kwaliteitscoordinator, Communicatiemedewerker en Financieel medewerker. Verantwoordelijke(n) Het Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het onderzoek naar de klanttevredenheid* Het Bureauhoofd is verantwoordelijk voor het houden van jaargesprekken met de medewerkers. De Communicatiemedewerker is verantwoordelijk voor de organisatie van regionale bijeenkomsten met gemeenten en van het platform adviesbureaus. De kwaliteitscoordinator is verantwoordelijk voor het omzetten van klantsignalen in verbetervoorstellen. Werkwijze Externe klanttevredenheid • Er is tweewekelijks overleg van de gedeputeerde voor Milieu met de hoofden van de afdelingen Milieu, Vergunningen en Bodemsanering. Verder is er elke twee weken inloopoverleg, waarin zaken aan de orde gesteld kunnen worden die een op een met de gedeputeerde besproken moeten worden. • Er is eenmaal per jaar financieel overleg met VROM. Kwaliteitszorg is daarbij een agendapunt. • De Communicatiemedewerker organiseert meerdere keren per jaar bodemplatforms met gemeenten voor uitwisseling van informatie. Periodiek worden deze bijeenkomsten geevalueerd. • De Communicatiemedewerker organiseert incidenteel het bodemplatform adviesbureaus voor uitwisseling van informatie. Periodiek worden deze bijeenkomsten geevalueerd. • De kwaliteitscoordinator beheert de Map evaluatieformulieren (RGS 12.2). Interne klanttevredenheid (medewerkerstevredenheid) ® Met de jaargesprekken wordt de gelegenheid geboden voor de bepaling van de medewerkerstevredenheid. De Bureauhoofden maken jaarlijks een geanonimiseerd overzicht van de resultaten van de jaargesprekken over het facet medewerkerstevredenheid. Deze overzichten worden besproken in het AMT. De conclusies daaruit worden betrokken bij het opstellen van het afdelingsplan voor het opvolgende jaar. • Het Bureauhoofd houdt exitgesprekken met vertrekkende medewerkers. Tijdens dit gesprek wordt onder andere nagegaan of de vertrekkende medewerker locaties, openstaande taken en activiteiten heeft overgedragen aan andere medewerkers. Controle op een volledige overdracht vindt plaats aan de hand van lijsten die geautomatiseerd kunnen worden aangemaakt. Deze lijsten zijn aan te vragen bij de Beleidsmedewerker Informatievoorziening.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Klanttevredenheid (intern/extern)

Verwijzingen RGS 12.2 Map evaluatieformulieren (naar inhoudsopgave khb)

(naar inhoudsopgave procedures) (Tiaar irihoudsopgave werkinstructies)

^^J^


PRO 12.2 7.0 2 van 2 2 april 2007

DEEL III

WERKINSTRUCTIES

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Inhoudsopgave werkinstructies

"TTIS^

Code: WI o Versie: 7.0 Pagina: i van i Datum: 2 april 2007

DEEL III WERKINSTRUCTIES INHOUDSOPGAVE PRIMAIJR PROCIS

WI 3.1.1 WI 3.1.2 WI 3.1.3 WI 3.1.4 WI 3.1.5 WI 3.1.6 WI 3.1.7

Initieel onderzoek Nader onderzoek Saneringsonderzoek Saneringsplan Uitvoering sanering Meer- en minder werk Evaluatie

WI 3.2.1 WI 3.2.2 WI 3.2.3 WI 3.2.4 WI 3.2.5

Beschikking ernst en Risico's/saneringsplan Beschikking Beoordeling evaluatieverslag Beschikking Beoordeling Nazorgplan Bezwaarprocedure Beroepsprocedure

WI 3.2.6 WI 3.2.7 WI 3.2.8

Toets Bus-melding Melding artikel 41 Wbb Beoordeling Initieel Onderzoek (SNUIF)

WI 3.3.1 WI 3.3.2 WI 3.3.3 WI 3.3.4 WI 3.3.5 WI 3.3.6 WI 3.3.7 WI 3.3.8

Opstellen financiele verantwoording Opstellen prestatieverantwoording Opstellen monitoringsverantwoording Opstellen managementrapportage (MARAP) Opstellen begroting Opstellen werkprogramma Opstellen provinciale j aarrekening Aanvraag extra budget (uitvoering werkprogramma)

WI 3.4.1 WI 3.4.2

Flankerend beleid BSB-operatie Beschikking subsidiering bodemsanering bedrijfsterreinen

WI 7.0.1 WI 7.0.2

Offerteaanvraag Offerte beoordeling/ opdrachtverlening

(naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Initieel onderzoek

WI 3.1.1

I // •M^l ^^


WI 3.1.1 7.0 i van 2 2 april 2007

INITIEEL ONDERZOEK

Doel en onderwerp Door deze instructie wordt zorggedragen voor een adequate en volledige uitvoering van het initieel onderzoek. Op basis van dit onderzoek wordt vastgesteld of er sprake is van mogelijk ernstig geval van bodemverontreiniging waarvoor verder onderzoek noodzakelijk is. Bereik Bureauhoofd, Projectieider, Juridisch controller en WUP. Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd is (volgens de mandaatiijst) verantwoordelijk voor de ondertekening van de stukken. Het Bureauhoofd geeft leiding aan en coordineert alle projecten en de daarbij betrokken Projectleiders en draagt zorg voor optimale randvoorwaarden. De Projectieider is verantwoordelijk voor het formuleren van de onderzoeksvraag, de uitvoering van het onderzoek en de registratie van de resultaten in Globis. De WUP is verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling van de offerteaanvraag en de goedkeuring {beoordeling van de motivatie) van de keuze voor de bureaus / aanbesteding van het project. Werkwijze Na melding van een mogelijk geval van bodemverontreiniging wordt initieel onderzoek gepland. De mogelijkheid hiertoe is opgenomen in het werkprogramma. Er zijn twee optics voor een initieel onderzoek: een orienterend of een verkennend onderzoek. • Als uitgangspunt voor het orienterend onderzoek geldt het "Protocol voor het Orienterend onderzoek" Sdu 1993 (DOC s.ia). Voor het verkennend onderzoek geldt norm NEN-574O (DOC s.ib). Voor het in beide onderzoeken opgenomen historische onderzoek geldt als uitgangspunt norm NVN-5725 (DOC 3-ic). Ten slotte geldt in alle gevallen het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" de Bobel-nota (DOC i.ob). • De Projectleider stelt een offerteaanvraag op. Deze wordt verstuurd naar een aantal geselecteerde adviesbureaus. Het aanvragen van offertes en de opdrachtverlening verlopen via de Werkgroep Uitbesteding Projecten (WI 7.0.1 en 7.0.2). • De Projectieider beoordeelt de onderzoeksresultaten, verzamelt deze in een besluitnota (FRM s.i.ib) en stuurt deze naar de Juridisch controller. • Indien het onderzoeksrapport (RGS s.i.ia) uitwijst dat de bodem vermoedelijk ernstig verontreinigd is en er is geen aansprakelijke partij, dan wordt het project volgens PRO 2.0 opgenomen in het werkprogramma voor nader onderzoek. • Indien het rapport uitwijst dat de bodem niet ernstig verontreinigd is, wordt het project afgesloten. • De Projectieider stelt een aanschrijvingsbrief op (RGS s.i.id) waarin eigenaar, B&W van de betreffende gemeente en andere betrokkenen op de hoogte worden gesteld van de conclusies van het onderzoek. De Projectieider voert de gegevens uit het onderzoeksrapport in in Globis. • De Globis-coordinator controleert of de technisch inhoudelijke gegevens juist verwerkt zijn in Globis. OpmerMngen noteert hij op het Controleformulier Globis (FRM 3.1.1.0). Indien akkoord parafeert hij de besluitnota en stuurt deze naar het Bureauhoofd BOS. Bureauhoofd ondertekent volgens de mandaatiijst (DOC 3.1.1 a) de brief.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Initieel onderzoek

^ ijK" —fcrtL^ ^*~^

Verwijzingen DOC i .ob Bobel-nota DOC s.ia Protocol voor het Orienterend onderzoek" Sdu 1993 DOC s.ib DOC 3-ic

NEN-5740 NVN-5725

DOCs.i.ia

Mandaatiijst

FRM s.i.ib FRM 3.1 .ic

Besluitnota Controleformulier Globis

RGS 3.1.ic RGS 3.1.id

Rapportage initieel onderzoek Aanschrijvingsbrief

(naarinhoudso^ (naariiito^^ ^


WI 3.1.1 7.0 2 van 2 2 april 2007

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering • HI tJUi l/\^

Nader onderzoek

WI 3.1.2


WI 3.1.2 7.0 i van 2 2 april 2007

NADER ONDERZOEK

Doel en onderwerp Door deze instructie wordt zorggedragen voor een adequate en volledige uitvoering van het Nader onderzoek. Met dit onderzoek wordt de aard, mate en omvang van de verontreiniging vastgesteld. Bereik Bureauhoofd, Projectleider, WUP en Globis-coordinator. Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd geeft leiding aan en coordineert alle projecten en de daarbij betrokken Projectleiders en draagt zorg voor optimale randvoorwaarden. De Projectleider is verantwoordelijk voor het formuleren van de onderzoeksvraag, de uitvoering van het onderzoek en de registratie van de resultaten in Globis. De WUP is verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling van de offerteaanvraag en de goedkeuring (beoordeling van de motivatie) van de keuze voor de bureaus / aanbesteding van het project. De Globiscoordinator is verantwoordelijk voor de juiste registratie in Globis. Werkwijze Het nader onderzoek wordt uitgevoerd door een adviesbureau. • Bij de aanvang van het project wordt een Globiscoordinator van bureau SEB toegewezen. • De Projectieider stelt naar aanleiding van het Wbb-werkprogramma 2005 t/m 2009 (DOC i.oa) de onderzoeksvragen op. Ms uitgangspunt gelden "Protocol voor Nader onderzoek, deel i", Sdu 1993 (DOC 3-id), "Richtlijn nader onderzoek, deel I" Sdu 1995 (DOCs.ie) en "Nader onderzoeksrichtlijn Ernst-, urgentie en tijdstipbepaling" Sdu 1997 (DOC s.if), het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" de Bobel-nota (DOC i.ob), Circulaire Streef- en interventiewaarden bodemsanering (DOC 3.1.23) en de Circulaire bodemsanering 2006 (DOC 3.i.2e). • De Projectleider stelt de offerteaanvraag op. Deze wordt verstuurd naar een aantal geselecteerde adviesbureaus. Het aanvragen van offertes en de opdrachtverlening verloopt via de Werkgroep Uitbesteding Projecten (WI 7.0.1 en 7.0.2). • Tenzij aangenomen kan worden dat er geen behoefte aan bestaat, wordt conform de PMV (DOC 2.ob) voor de start van het onderzoek een projectgroep ingesteld. In de projectgroep zitten o.a. gemeente, milieudienst, zuiverings-/waterschap, energiebedrijf, omwonenden en bewoners. Gedurende het proces vindt er overleg plaats met deze projectgroep. • De Projectieider beoordeelt het rapport (RGS 3.1.2). Indien akkoord voert hij de gegevens uit het rapport in in Globis, verzamelt de overige stukken en maakt, ten behoeve van besluitvorming door bureau SEB, gebruik van het overdrachtsformulier (FRM 3.2.10). Voorafgaande aan de indiening bij bureau SEB is het voeren van collegiaal overleg verplicht. Daarna stuurt hij deze door naar de Globis-coordinator. • De Globis-coordinator beoordeelt of de inhoudelijke gegevens juist zijn ingevoerd en stuurt het overdrachtsformulier inclusief de bijbehorende stukken door naar het bureau SEB voor de beschikking Ernst/risico/tijdstip (ERT) volgens WI 3.2.1. • Nadat de beschikking definitief is kan het project volgens PRO 2.0 voor Saneringsonderzoek worden opgenomen in het werkprogramma.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Nader onderzoek


WI 3.1.2 7.0 2van2 2 april 2007

Verwijzingen DOC i.ob DOC 2.ob DOC 3-id DOC s.ie DOCs-if DOCs.i.2a DOC 3.1.2e

Bobel-nota Provinciale Milieuverordening Protocol voor nader onderzoek, deel i, Sdu 1993 Richtlijn nader onderzoek, deel i, Sdu 1995 Nader onderzoeksrichtiijn emst-, urgentie en tijdstipbepaling, Sdu 1997 Circulaire Streef- en interventiewaarden bodemsanering Circulaire bodemsanering 2006

FRM 3.2.10

Overdrachtsformulier

(naar iribondsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Saneringsonderzoek

WI 3.1.3

I JC' ~-rr§^> <X>-^

Code: WI 3.1.3 Versie: 7.0 Pagina: i van 2 Datum: 2 april 2007

SANERINGSONDERZOEK

Doel en onderwerp Door deze instructie wordt zorggedragen voor een adequate en volledige uitvoering van het Saneringsonderzoek. Dit onderzoek dient voor de keuze van een saneringsvariant. Bereik Bureauhoofd, Projectleider, WUP en Globis-coordinator. Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd is (volgens de mandaatiijst) verantwoordelijk voor de ondertekening van de stukken. Het Bureauhoofd geeft leiding aan en coordineert alle projecten en de daarbij betrokken Projectleiders en draagt zorg voor optimale randvoorwaarden. De Projectleider is verantwoordelijk voor het formuleren van de onderzoeksvraag, de uitvoering van het onderzoek en de registratie van de resultaten in Globis. De WUP is verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling van de offerteaanvraag en de goedkeuring (beoordeling van de motivatie) van de keuze voor de bureaus / aanbesteding van het project. De Globiscoordinator is verantwoordelijk voor de juiste registratie in Globis. Werkwijze Het Saneringsonderzoek wordt uitgevoerd door een adviesbureau. • Bij de aanvang van het project wordt een Globiscoordinator van bureau SEB toegewezen. • De Projectieider stelt naar aanleiding van het Wbb-werkprogramma 2005 t/m 2009 (DOC i.oa) de onderzoeksvragen vast. Bij het Saneringsonderzoek wordt gekeken naar de verschillende saneringsmogelijkheden met als doel het selecteren van de beste saneringsvariant. Locatiespecifieke eigenschappen zullen zo compleet mogelijk in beeld gebracht moeten worden om te kunnen besluiten welke saneringsvariant uitgewerkt moet worden in het saneringsplan. Uitgangspunten voor het Saneringsonderzoek zijn de "Handleiding afwegingsproces saneringsdoelstelling" (DOCs.ig) en het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" de Bobel-nota (DOC i.ob). • Gedurende het proces vindt er overleg plaats met de projectgroep indien deze is ingesteld. • De Projectieider stelt de offerteaanvraag op. Deze wordt verstuurd naar een aantal geselecteerde adviesbureaus. Het aanvragen van offertes en de opdrachtverlening verloopt via de Werkgroep Uitbesteding Projecten (WI 7.0.1 en 7.0.2). • De Projectieider overlegt met bureau Nazorg als de voorgestelde saneringsvariant nazorg omvat waar dat bureau verantwoordelijk voor zal worden. • De Projectleider beoordeelt het rapport van het Saneringsonderzoek (RGS s.i.3).Indien hij instemt met het onderzoeksrapport voert hij de onderzoeksgegevens in in Globis (SYS 1.1). • De Projectieider stelt een beslissing Saneringsonderzoek/saneringsvariant op. Hij verzamelt de stukken in een besluitnota (FRM 3.1.ib) en stuurt deze door naar de Globiscoordinator. • De Globis-coordinator beoordeelt of de inhoudelijke gegevens juist zijn ingevoerd, parafeert de besluitnota en stuurt deze via de Projectieider naar Bureauhoofd BOS. • Belanghebbenden worden in staat gesteld hun mening te geven over de keuze van de saneringsvariant.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Saneringsonderzoek

I lf\ <rpC. t^x


WI 3.1.3 7.0 2 van 2 2 april 2007

• Het Bureauhoofd beoordeelt de stukken en ondertekent volgens de mandaatiijst (DOC 3-i.ia) het besluit. Wanneer de saneringsvariant is vastgesteld kan het project volgens PRO 2.0 voor het opstellen van het saneringsplan worden opgenomen in het werlqwrogramma. Verwijzingen DOC i.oa DOC i .ob DOC s.ig DOC s.i.ia

Wbb-werkprogramma 2005 t/m 2009 Bobel-nota Handleiding afwegingsproces saneringsdoelstelling (Sdu) Mandaatiijst

FRM s.i.ib

Besluitnota

SYS 1.1

Globis

(naar ijohoiidsopgave procedures) o^

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Saneringsplan

WI 3.1.4

, */ r Hy^> &J«^

Code: Versie: 7-0 Pagina: i van 2 Datum: 2 april 2007

SANERINGSPLAN

Doel en onderwerp Door deze instructie wordt zorggedragen voor een adequate en volledige opstelling van het Saneringsplan. Het Saneringsonderzoek wordt daarin uitgewerkt tot een technisch, milieuhygienisch en logistiek plan op basis waarvan een saneringsbestek kan worden opgesteld. Bereik Bureauhoofd, Projectleider, WUP en Globis-coordinator. Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd geeft leiding aan en coordineert alle projecten en de daarbij betrokken Projectleiders en draagt zorg voor optimale randvoorwaarden. De Projectleider is verantwoordelijk voor het formuleren van de onderzoeksvraag, de uitvoering van het onderzoek en de registratie van de resultaten in Globis. De WUP is verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling van de offerteaanvraag en de goedkeuring (beoordeling van de motivatle) van de keuze voor de bureaus / aanbesteding van het project. De Globiscoordinator is verantwoordelijk voor de juiste registratie in Globis. Werkwijze Het saneringsplan wordt door een adviesbureau opgesteld. • Bij de aanvang van het project wordt een Globiscoordinator van het bureau SEB toegewezen. • In die gevallen, waarin sprake is van een relatief eenvoudige verontreiniging en aanpak waarbij weinig discussie is over de saneringsvariant, kunnen Saneringsonderzoek en -plan worden gecombineerd. Op basis van inzichten van de Projectleider wordt in overleg met het Bureauhoofd tot gecombineerde aanpak besloten. • De Projectleider stelt naar aanleiding van het Wbb-werkprogramma 2005 t/m 2009 (DOC i.oa) de onderzoeksvragen vast. Het saneringsplan moet voldoen aan de eisen uit de nota "Gezamenlijk bodemsaneringsbeleid" Bobel-nota (DOC i.ob). • Gedurende het proces vindt er overleg plaats met de projectgroep indien deze is ingesteld. • De Projectleider stelt de offerteaanvraag op. Deze wordt verstuurd naar een aantal geselecteerde adviesbureaus. Het aanvragen van offertes en opdrachtverlening verloopt via de Werkgroep Uitbesteding Projecten (WI 7.0.1 en 7.0.2). • De Projectleider overlegt met bureau Nazorg als de saneringsvariant nazorg omvat waar dat bureau verantwoordelijk voor zal worden. Tevens wordt overleg gevoerd over het nazorgplan, wat onderdeel uitmaakt van het saneringsplan en na de sanering wordt gereviseerd. Het nazorgplan moet voldoen aan de eisen van bureau Nazorg. Opdrachtverlening vindt echter plaats door bureau Overheidssaneringen. • De Projectleider beoordeelt het saneringsplan (RGS 3-i-4b). Indien hij instemt, voert hij de gegevens in in Globis (SYS 1.1), verzamelt de overige stukken en maakt, ten behoeve van besluitvorming door bureau SEB, gebruik van het overdrachtsformulier (FRM 3.2.10). Voorafgaande aan de indiening bij bureau SEB is het voeren van collegiaal overleg verplicht. Daarna stuurt hij deze door naar de Globis-coordinator. • De Globis-coordinator beoordeelt of de inhoudelijke gegevens juist zijn ingevoerd en stuurt het overdrachtsformulier inclusief bijbehorende stukken door naar het bureau SEB voor de beschikking Saneringsplan volgens WI 3.2.1.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Saneringsplan

•

•

I If)


WIs.i4 7.0 2 van 2 2 april 2007

Nadat de beschikking definitief is kan het project volgens PRO 2.0 voor sanering worden opgenomen in het werkprogramma

Verwijzingen DOC i.oa DOC i .ob DOC s.ig DOCs.i.ia

Wbb-werkprogramma 2005 t/m 2009 Bobel-nota Handleiding afwegingsproces saneringsdoelstelling (Sdu) Mandaatiijst

FRM 3.2.10

Overdrachtsformulier

SYS 1.1

Globis

(naar inhoudmpgave procedures)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Uitvoering sanering

WI 3.1.5

i ir 44^*7 ^\J^2


WI 3.1.5 7.0 i van 2 2 april 2007

UITVOERING SANERING

Doel en onderwerp Het doel van de werkinstructie is het zorggedragen voor een adequate en volledige uitvoering van de sanering. Bereik Bureauhoofd, Projectleider en Projectmedewerker. Verantwoordelijke(ii) Het Bureauhoofd geeft leiding aan en coordineert alle projecten en de daarbij betrokken Projectleiders en draagt zorg voor optimale randvoorwaarden. De Projectleider is verantwoordelijk voor de coordinatie en de algemene gang van zaken tijdens de uitvoering van de sanering. Werkwijze • Saneringen worden openbaar aanbesteed. • De Projectleider stelt naar aanleiding van het Wbb-werkprogramma 2005 t/m 2009 (DOC i.oa) aan de hand van het saneringsplan (RGS 3.i.4b) een Startnotitie (RGS 3-i-5a) op, waarin hij aangeeft welk budget nodig is, hoelang de periode van uitvoering zal zijn en hoe de werkverdeling tussen Projectleider en directievoerder er gaat uitzien. • Gedurende het proces vindt er overleg plaats met de projectgroep indien deze is ingesteld. • De Projectleider stelt de offerteaanvraag op voor het opstellen van het bestek, milieukundig begeleidingsplan, directievoering, milieukundige begeleiding van en toezicht op de sanering. Deze wordt verstuurd naar een aantal geselecteerde adviesbureaus. Het aanvragen van offertes en opdrachtverlening verloopt via de Werkgroep Uitbesteding Projecten (WI 7.0.1 en 7.0.2). • Er moet een verzekering worden afgesloten tegen de kosten van schade door de werkzaamheden. Aan de hand van het bestek (RGS s.i.sb) vindt overleg plaats met de verzekeraar over de wijze van uitvoeren van de werkzaamheden ten einde schade te voorkomen. Mogelijke wijzigingen op het bestek worden in een nota van inlichtingen kenbaar gemaakt. Verder worden zonodig vooropnamen van omliggende panden gemaakt, taxaties uitgevoerd en worden er hoogtebouten geplaatst voor controle van de zettingen. • Het adviesbureau vraagt de Vergunningen (RGS 3.1 .sc) voor uitvoeren van de werkzaamheden aan. Hierbij moet rekening worden gehouden met de inspraakprocedure en het eventueel indienen van bezwaren. Het adviesbureau overlegt met het SCG over keuring, afvoer, storten en reinigen van de af te graven grond. • De afdeling Infrastructuur begeleidt de openbare aanbesteding volgens de UAV en de gunning van het werk aan een inschrijver. • Na de gunning moet de aannemer een bankgarantie indienen. Deze wordt bewaard bij het afdelingssecretariaat. • Als er omwonenden zijn, die te maken hebben met de uitvoering van de werkzaamheden organiseert de Projectleider voorlichtingsbijeenkomsten en stelt bewonersbrieven op. Met bewoners, die schade zullen ondervinden van de werkzaamheden worden overeenkomsten gesloten over schadevergoeding dan wel herstel van de schade (bijvoorbeeld tuinen). Bij uithuisplaatsing van bewoners treft de Projectleider voorzieningen en regelt opvang. • De uitvoering vindt plaats in overleg met de directievoerder conform het milieukundig begeleidingsplan (RGS 3.1.sd).

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Uitvoering sanering

, i A .^J~4?~~> "\J\&

Code: Versie: 7.0 Pagina: 2 van 2 Datum: 2 april 2007

* Tijdens de sanering worden er bouwvergaderingen gehouden, die bijgewoond worden door de directievoerder en vertegenwoordigers van de aannemer. » Projectleider en directievoerder houden tijdens de sanering directievergaderingen. Hier worden onder andere besluiten genomen over de vooraf gemelde posten meer/ minder werk. * Na afronding van de werkzaamheden volgt de oplevering. De opdrachtgever kan aanwezig zijn bij de oplevering. De directievoerder maakt hiervoor een proces verbaal van oplevering en goedkeuring. Hierna volgt een onderhoudstermijn van (meestal) 3 maanden, waarna de verantwoordelijkheid van de aannemer ophoudt. De directievoerder maakt ook bij afloop van de onderhoudstermijn een proces verbaal van opneming en goedkeuring. De processen verbaal worden door de aannemer en directievoerder ondertekend. In de opdrachtbrief van GS moet evenwel zijn verwezen naar de UAV. De opdrachtgever krijgt van het door beide partijen ondertekende proces verbaal een afschrift. De bankgarantie kan dan, na een verzoek daartoe, worden teruggezonden. * Na definitieve oplevering stelt de directievoerder het evaluatieverslag (BOS) (RGS 3.i.7a) op waarin opgenomen: - de kwaliteitsaspecten van de sanering; - de afvoer van grond en de grondstromen; - herkomst certificaten nieuwe grond; - aanbevelingen over te nemen maatregelen, zoals het opstellen van het nazorgplan en/of grondwatersanering; - hierna vindt de revisie van het nazorgplan plaats; - Opdrachtverlening vindt plaats door BOS volgens de gebruikelijke procedures (WI 7.0.2). De financiele verslaglegging vindt plaats bij de eindafrekening. Verwijzingen DOC i.oa Wbb-werkprogramma 2005 t/m 2009 RGS 3.1.4 sa RGS 3.1. 3-i-Sa RGS s.i.sb RGS 3.1 -5C RGS 3.1.sd RGS s.i.7a

saneringsplan Startnotitie bestek Vergunningen voor uitvoeren werkzaamheden milieukundig begeleidingsplan evaluatieverslag (BOS)

(naar inhoiidsopgaYe khb) (naarinhoud (naar^ inhoiiidsopgave werldbastTijicties)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Meer- en minder werk

WI 3.1.6

I f^ J^fs> ^^^


WI 3.1.6 7.0 i van i 2 april 2007

MEER- EN MINDER WERK

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige uitvoering van de handelingen bij meer- en minderwerk op externe opdrachten. Bereik Bureauhoofd, Projectleider en Projectmedewerker. Verauitwoordelijke(n) Het Bureauhoofd is volgens de mandaatiijst verantwoordelijk voor het verstrekken van opdrachten. De Projectleider is verantwoordelijk voor de coordinatie en de algemene goede gang van zaken tijdens de uitvoering van de werkzaamheden. Werkwijze Uitvoering bestek: Bij de uitvoering van bestekswerkzaamheden kunnen zich afwijkingen voordoen ten opzichte van het overeengekomen bestek (RGS 3.i.sb). Er kan sprake zijn van overschrijding van de verrekenbare posten, minderwerk en meerwerk. • De verrekenbare posten worden in de termijnstaten opgenomen. Bij overschrijding geeft de directievoerder advies. Bij akkoord verstrekt de Projectleider een aanvullende opdracht. • Bij minderwerk is er sprake van niet of niet geheel uitgevoerde besteksposten. De Projectleider ziet er op toe dat niet uitgevoerde werkzaamheden niet in rekening worden gebracht. • Bij meerwerk worden niet voorziene werkzaamheden uitgevoerd. De aannemer meldt het meerwerk bij de directievoerder. Deze adviseert de Projectleider over het al dan niet laten uitvoeren van de werkzaamheden. Als ingestemd wordt met uitvoering van het werk dan wordt een aanvullende opdracht verstrekt. Overige opdrachten: Bij de uitvoering van de opgedragen werkzaamheden kunnen zich afwijkingen voordoen ten opzichte van de opdracht. Het uitvoerende bureau meldt deze meerkosten schriftelijk met onderbouwing bij de Projectleider. Na beoordeling van de juistheid van de onderbouwing stelt de Projectleider een aanvullende opdracht op. Opdrachtverlening verloopt volgens WI 7.0.2. Indien hij niet akkoord gaat met de onderbouwing worden de kosten slechts tot het niveau van de oorspronkelijke opdracht geaccepteerd. Verwijzingen RGS 3.1.sb Saneringsbestek (naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgavejprocedMres) (naar inhoudsopgave werkinstructies)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Evaluatie

WI 3.1.7

» fjh ^ffV) ££/

Code: WI 3.1.7 Versie: 7.0 Pagina: i van i Datum: 2 april 2007

EVALUATIE

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige evaluatie van saneringen. Bereik Bureauhoofd, Projectleider, Globis-coordinator en Juridisch controller. Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd geeft leiding aan en coordineert alle projecten en de daarbij betrokken Projectleiders en draagt zorg voor optimale randvoorwaarden. De Projectleider is verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling van het rapport. De Globis-coordinator is verantwoordelijk voor de juiste registratie in Globis. Werkwijze ® Na afloop van de sanering stelt de directievoerder een evaluatieverslag (BOS) (RGS 3-i-7a) op over het verloop en het resultaat van de sanering. waarin opgenomen: - de kwaliteitsaspecten van de sanering; - de afvoer van grond en de grondstromen; - herkomst certificaten nieuwe grond; - aanbevelingen over te nemen maatregelen, zoals het opstellen van het nazorgplan en/of grondwatersanering. ® Bij binnenkomst van het evaluatieverslag wordt een Globis-coordinator van het bureau SEB toegewezen. ® De Projectleider beoordeelt het evaluatieverslag. Uitgangspunten daarbij zijn het saneringsplan (RGS 3.1.4) en het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid", de Bobel-nota, (DOC i.ob) en de PMV (DOC 2.ob). Hij voert de gegevens uit het evaluatieverslag in in Globis en verzamelt de overige stukken en maakt, ten behoeve van besluitvorming door bureau SEB, gebruik van het overdrachtsformulier (FRM 3.2.10). Voorafgaande aan de indiening bij bureau SEB is het voeren van collegiaal overleg verplicht. Daarna stuurt hij deze door naar de Globiscoordinator. ® De Globis-coordinator beoordeelt of de inhoudelijke gegevens juist zijn ingevoerd en stuurt het overdrachtsformulier inclusief de bijbehorende stukken door naar het bureau SEB voor de beschikking beoordeling evaluatieverslag volgens WI 3.2.2. ® Nadat de beschikking definitief is kan de Projectleider het project technisch en financieel afsluiten. De financiele verslaglegging vindt plaats bij de eindafrekening. Verwijzingen DOC i .ob Bobelnota DOC 2.ob Provinciale Milieuverordening Zuid-Holland FRM 3.2.10 Overdrachtsformulier RGS 3.1.4 RGS s.i.ya

Saneringsplan Evaluatieverslag (BOS)

(naarinhoMsopgave Mi (marin^^ (naar uihouds

Kwaliteitshandboek afdeling Bodemsanering Beschikking ernst en risico's / saneringsplan

WI 3.2.1

. JT^ >4p/ l/W^


WI 3.2.1 7.0 i van 4 2 april 2007

BESCHIKKING ERNST EN RISICO'S/SANERINGSPLAN

Doel en onderwerp Het doel van de werkinstructie is om de stappen inzichtelijk te maken die noodzakelijk zijn om de ernst en de risico's van de verontreiniging te bepalen en de termijn vast te stellen waarbinnen een locatie dient te worden gesaneerd en/of een saneringplan op inhoud en volledigheid te beoordelen. Bereik Plantoetser, CRM-coordinator, CRM-medewerker, Juridisch controller, Globis-coordinator en Bureauhoofd. Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van uitgaande stukken, alsmede het vaststellen van een beschikking afhankelijk van de aard van het besluit conform mandatering. De Plantoetser is verantwoordelijk voor de technisch inhoudelijke beoordeling van de stukken. De CRM-coordinator is verantwoordelijk voor registratie van het bodemonderzoek of beschikkingsaanvraag, het aangeven van de noodzakelijke administratieve stappen, de controle op het invoeren van deze gegevens in Globis en het toewijzen van het plan aan een Plantoetser. De CRM-medewerker is verantwoordelijk voor de uitvoering van de administratieve stappen, het completeren van het projectbegeleidingsfonnulier en het opstellen van de beschikking en toebehoren. De Globis-coordinator is verantwoordelijk voor de juiste registratie in Globis. De Juridisch controller is verantwoordelijk voor de juridische kwaliteit van de uitgaande stukken. Werkwijze Voor de procedure beschikking Ernst en risicobepaling en saneringsplan geldt een doorlooptijd van maximaal 15 weken. Voor beschikking ernst en risicobepaling is geen sanctie van toepassing bij overschrijding van de termijn. Bij een saneringsplan bestaat de mogelijkheid om binnen 6 weken de beslistermijn met maximaal 15 weken te verlengen. Wanneer de termijn bij het saneringsplan overschreden wordt, geldt instemming van rechtswege. Als uitgangspunt bij bepaling Ernst en risico's geldt "Protocol voor Nader onderzoek, deel i" (DOC s.id), "Richtlijn nader onderzoek, deel i" (DOCs.ie), "Nader onderzoeksrichtlijn Ernst-, Urgentie en Tijdstipbepaling" (DOC s.if), het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" de Bobel-nota (DOC i.ob) Circulaire Streef- en interventiewaarden bodemsanering (DOC 3.i.2a), de Circulaire bodemsanering 2006 (DOC 3-i-2e), en Sanscrit (SYS 3.2.1). Als uitgangspunt voor het saneringsplan wordt het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid", de Bobel-nota (DOC i.ob), gehanteerd en de Provinciale Milieuverordening Zuid-Holland (DOC 2.ob).

Kwaliteitshandboek afdeling Bodemsanering

t

Beschikking ernst en risico's / saneringsplan

-^*—

•

•

•

• •

•

•

^


WIs.2.1 7.0 2 van 4 2 april 2007

Wanneer een beschikking ernst en risicobepaling en/of instemming met een saneringsplan wordt gevraagd, vult de melder een Standaard meldingsformulier bodemverontreiniging (FRM 3.2.ia) in en stuurt dit met de machtiging adviseur bodemsanering (FRM 3.2.im) en het formulier start sanering (SEB) (FRMs.2.ii) en de Bijlage Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing (FRM 3.2.in) naar de provincie ZuidHolland. In geval van een aanvraag besluitvorming door bureau Overheidssanering (BOS) wordt gebruik gemaakt van het overdrachtsformulier (FRM 3.2.10). Voorafgaande aan de aanvraag is het voeren van collegiaal overleg verplicht. Per post komt via DIV het Standaard meldingsformulier bodemverontreiniging binnen bij de CRM-coordinator. Deze zorgt voor toewijzing van het plan aan een Plantoetser en CRM-medewerker op basis van tijd en ruimte en aan een Globis-coordinator, die altijd een ander is dan de Plantoetser. De CRM-coordinator zorgt voor het opvoeren van de locatie in Globis (SYS 1.1), het aamnaken van een bijbehorende taak en het aanmaken van een projectbegeleidingsformulier (FRM 3.2.ib). Hij geeft tevens aan welke administratieve stappen doorlopen dienen te worden. De CRM-medewerker voert een volledigheidstoets uit, waarbij gelet wordt op de volledigheid en de ondertekening van de stukken. Wanneer de gegevens niet compleet zijn noteert hij dat op het projectbegeleidingsformulier. Hij voert de administratieve gegevens in in Globis. Vervolgens vult hij het projectbegeleidingsformulier verder in en vermeldt het resultaat van de volledigheidstoets erop. Hij stelt een BVO (FRM 3.2.ih) op en stuurt de stukken naar de CRM-coordinator ter flattering. Indien sprake is van een aanvraag besluitvorming door BOS, wordt het verzenden van een BVO achterwege gelaten. Alvorens de CRM-medewerker over kan gaan tot verzending, dient het BVO door het Bureauhoofd ondertekend te worden. Het Bureauhoofd ondertekent indien akkoord. De CRM-medewerker zorgt voor de verzending en scheidt de binnengekomen stukken. Een exemplaar van de stukken wordt naar de Plantoetser verzonden, een exemplaar aan de Globis-coordinator en de andere exemplaren worden gearchiveerd bij CRM. De Plantoetser voert een inhoudelijke beoordeling van de stukken uit.

Er zijn 2 mogelijkheden: 1. De Plantoetser heeft voldoende informatie om een besluit te nemen • De Plantoetser vult de checklist (ontwerp)beschikking ernst, risicobepaling en saneringsplan (FRM 3.2.ic) in waarop de uitkomst van de toetsing vermeld wordt. Hij retourneert de stukken aan CRM zodat de beschikking (RGS 3.2.im) opgesteld kan worden. • De CRM-medewerker stelt de beschikking op alsmede de kennisgevingsbrief (RGS 3.2.ij), de advertentietekst (RGS 3.2.ik) en verzamelt deze stukken in een besluitnota. • De besluitnota inclusief stukken gaat naar de Plantoetser. Hij beoordeelt de stukken inhoudelijk. Indien akkoord parafeert hij de besluitnota en stuurt deze naar de Globis-coordinator. • De Globis-coordinator controleert of de technisch-inhoudelijke gegevens juist verwerkt zijn in Globis. Indien akkoord parafeert hij de besluitnota en stuurt deze naar de Juridisch controller. • De Juridisch controller beoordeelt de stukken en parafeert de besluitnota indien akkoord. Vervolgens stuurt hij de stukken door naar het Bureauhoofd. Volgens de mandaatiijst (DOC s.i.ia) is het Bureauhoofd gemandateerd tot ondertekening/vaststelling van de beschikking.


if 4-J4^ Ttj^>

Code: WI 3.2.1 Versie: 7.0 Pagina: 3 van 4 Datum: 2 april 2007

•

Het Bureauhoofd tekent de stukken ter vaststelling en stuurt ze vervolgens naar de CRM-medewerker. • De CRM-medewerker zorgt voor registratie van het besluit in Globis, verzending en archivering van de stukken en stuurt afschriften naar de CRM-coordinator. • De aanvraag wordt volgens de Algemene wet bestuursrecht (Awb) (DOC 3.2.1) ter inzage gelegd. « Bij verzending van de beschikking (RGS 3.2.im) aan de melder worden, indien er sprake is van instemming met een saneringsplan, de navolgende bijlagen onder andere meegezonden: - Formulier start sanering(FRM 3.2.1 .i); Formulier wijziging start sanering (FRM 3.2.ij); Formulier melding bereiken einddiepte ontgraving bodemsanering (FRM 3.2.ik); - Formulier melding beeindiging bodemsanering (FRM 3.2.1!). • Een afschrift van de beschikking wordt verzonden aan het Kadaster t.b.v. kadastrale registratie en aan de gemeente. • Indien sprake is van instemming met een saneringsplan wordt, naast een exemplaar van de beschikking, ook van de ingediende stukken (meldingsformulier, bodemonderzoeken, saneringsplan, etc.) een exemplaar verzonden aan de afdeling Handhaving. 2. De Plantoetser heeft niet voldoende informatie om een besluit te nemen • De Plantoetser vult, afhankelijk van de ontbrekende informatie, de checklist bij Nader onderzoek te verstrekken gegevens (FRM 3.2.ig) en/of checklist bij Saneringsplan te verstrekken gegevens (FRM 3-2.ie) in en geeft aan dat er een opschortingsbrief (RGS 3.2.1!) verzonden moet worden met een verzoek om aanvullende informatie. Ook wordt de termijn aangegeven waarbinnen de aanvullende informatie binnen moet zijn. Deze termijn is maximaal 15 weken. Hij stuurt deze stukken naar CRM voor verwerking. Indien sprake is van een aanvraag besluitvorming door BOS wordt, in plaats van een opschortingsbrief, door de Plantoetser een e-mail verzonden aan de Projectieider BOS, met afschriften aan de beide Bureauhoofden en CRM, met het verzoek om binnen een daarbij aangegeven tijd gegevens aan te leveren. • De CRM-medewerker stelt de opschortingsbrief op met verzoek om aanvullende informatie en verzamelt alle stukken in een besluitnota. In geval van opschorting geldt dat de termijn conform de Wet bodembescherming wordt stopgezet tot ontvangst van de aanvullende informatie. De besluitnota inclusief stukken gaat naar Plantoetser ter beoordeling. • De Plantoetser beoordeelt de stukken en parafeert de besluitnota indien akkoord. Hij stuurt de stukken door naar de Globis-coordinator. • De Globis-coordinator beoordeelt of alle ontbrekende informatie is opgevraagd, tekent de besluitnota indien akkoord en stuurt deze naar de Juridisch controller. • De Juridisch controller beoordeelt de stukken en parafeert de besluitnota indien akkoord. Hij stuurt de besluitnota inclusief stukken door naar het Bureauhoofd. • Het Bureauhoofd beoordeelt de stukken en ondertekent de brieven indien akkoord. Hij stuurt de stukken naar de CRM-medewerker die zorg draagt voor de verzending. •

Per post ontvangen aanvullende informatie wordt geregistreerd in Globis.


yv I /j «*4^L/ ^v^


•

De aanvullende informatie wordt doorgestuurd naar de Plantoetser. Verder wordt de bij i) beschreven werkwijze gevolgd. Indien er geen informatie binnenkomt, wordt vlak voor het aflopen van de gestelde termijn telefonisch contact opgenomen. Wanneer dan nog geen informatie volgt, wordt de melding niet ontvankelijk verklaard. In geval onderzoek noodzakelijk is, vervolgt men de route tot bevel. • De opschortingstermijn kan voor een saneringsplan met 15 weken verlengd worden. In bijzondere omstandigheden kan de termijn in overleg met een Juridisch controller nog een keer verlengd worden. Indien er geen informatie binnenkomt en de opschortingstermijn wordt niet verlengd of de aanvraag wordt niet ontvankelijk verklaard, dan gaat de beoordelingstermijn weer lopen en kan, in geval van beoordeling van een saneringsplan, van rechtswege instemming volgen. Verwijzingen DOC i .ob DOC 2.ob DOC 3.id DOC s.ie DOC s.if DOC s.i.ia DOC 3.1.2a DOC 3.1.2e DOC 3.2.1

Bobel-nota Provinciale Milieuverordening Zuid-Holland Protocol voor nader onderzoek, deel i, Sdu 1993 Richtlijn nader onderzoek, deel i, Sdu 1995 Nader onderzoeksrichtiijn ernst-, urgentie en tijdstipbepaling, Sdu 1997 Mandaatiijst Circulaire Streef- en interventiewaarden bodemsanering Circulaire bodemsanering 2006 Algemene wet bestuursrecht

FRM s.2.ia FRM s.2.ib FRM 3.2.ic FRM 3.2.ie FRM 3.2.ig FRM 3.2.ih FRM s.2.ii FRM 3.2.ij FRM 3.2.ik FRM 3.2.1! FRM 3.2.im FRM 3.2.in FRM 3.2.10

meldingsformulier bodemverontreiniging projectbegeleidingsformulier checklist (ontwerp)beschikking ernst, risicobepaling en saneringsplan checklist bij saneringsplan te verstrekken gegevens checklist bij nader onderzoek te verstrekken gegevens Bericht van ontvangst (BVO) Formulier start sanering Formulier wijziging start sanering Formulier melding bereiken einddiepte ontgraving bodemsanering Formulier melding beeindiging bodemsanering Machtiging adviseur bodemsanering Bijlage Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing (ISV) Overdrachtsformulier

RGS 3.2.ij RGS 3.2.ik RGS 3.2.1! RGS 3.2.im

kennisgevingsbrief advertentietekst opschortingsbrief beschikking

SYS 1.1 SYS 3.2.1

Globis Sanscrit

(naar iiohQiidsopgave procedures)

Kwaliteitshandboek afdeling Bodemsanering Beschikking beoordeling evaluatieverslag

WI 3.2.2

i ir L-XLi Ô^

Code: WI3.2.2 Versie: 7.0 Pagina: i van 4 Datum: 2 april 2007

BESCHIKKING BEOORDELING EVALUATIEVERSLAG

Doel en onderwerp Deze werMnstructie heeft tot doel op basis van het evaluatieverslag te toetsen of de saneringsdoelstelling is bereikt. Deze werkwijze geldt ook voor BUS-saneringen. Bereik Bureauhoofd, Plantoetser, CRM-medewerker, CRM-coordinator, Juridisch controller en Globis-coordinator. Verantwoordelijke(n) De CRM-coordinator is verantwoordelijk voor registratie van het evaluatieverslag, het aangeven van de noodzakelijke administratieve stappen en de controle op het invoeren van deze gegevens in Globis. De CRM-medewerker is verantwoordelijk voor de uitvoering van de administratieve stappen, het complementeren van het projectbegeleidingsformulier en het opstellen van de beschikking en toebehoren. De plantoetser is verantwoordelijk voor de technisch inhoudelijke beoordeling van de stukken. De Globis-coordinator is verantwoordelijk voor de juiste registratie in Globis. Het Bureauhoofd is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de uitgaande stukken, alsmede het vaststellen van een beschikking afhankelijk van de aard van het besluit conform mandatering. De Juridisch controller is verantwoordelijk voor de juridische kwaliteit van de uitgaande stukken. Werkwijze Het evaluatieverslag wordt zo spoedig mogelijk na afloop van de sanering ter beoordeling aan het bevoegde gezag aangeboden. De afdeling Handhaving draagt er zorg voor en onderneemt actie dat dit binnen 13 weken na beeindiging van de sanering geschiedt. Voor de procedure beschikking beoordeling evaluatieverslag geldt conform het bepaalde in de Awb een doorlooptijd van 8 weken. Deze termijn is niet fataal, er volgt geen instemming van rechtswege. De mogelijkheid bestaat om de termijn te verlengen met een redelijke termijn. Wanneer een beschikking beoordeling evaluatieverslag wordt gevraagd vult de melder een Standaard meldingsformulier (FRM s.2.ia) in en stuurt dit met het evaluatieverslag naar de provincie Zuid-Holland. Wanneer het een BUS-sanering betreft, vult de melder het BUSformulier evaluatieverslag sanering (FRM 3.2.6g..3.2.6i) in. In geval van een aanvraag besluitvorming door BOS wordt gebruik gemaakt van het overdrachtsformulier (FRM 3.2.10). Voorafgaande aan de aanvraag is het voeren van collegiaal overleg verplicht. *

Per post komt via DIV het Standaard (BUS)meldingsformulier (FRM 3.2.6g..3.2.6i/3.2.ia) en het evaluatieverslag binnen bij de CRM-coordinator. DIV stuurt tevens een kopie van het evaluatieverslag naar de afdeling Handhaving. De CRM-coordinator zorgt voor het toewijzen van het evaluatieverslag aan een plantoetser, een CRM-medewerker en een Globis-coordinator, het aanmaken van een bijbehorende taak in Globis (SYS 1.1), het aanmaken van een


^ I ir ^4l>^ v\y~^


WI 3.2.2 7.0 2 van 4 2 april 2007

projectbegeleidingsformulier (FRM 3-2.ib) of bij een BUS-evaluatie (FRM 3.2.2b) en geeft aan welke administratieve stappen doorlopen dienen te worden. • De CRM-medewerker voert een volledigheidstoets uit, waarbij gelet wordt op de volledigheid en de ondertekening van de stukken. Wanneer gegevens niet compleet zijn noteert hij dat op het (BUS) projectbegeleidingsformulier (FRM 3.2.2b/3.2.ib) • De CRM-medewerker voert de administratieve gegevens in Globis in. Vervolgens vult hij het projectbegeleidingsformulier verder in en vermeldt het resultaat van de volledigheidstoets erop. Hij stelt een BVO (FRM 3.2.ih) op en zendt de stukken naar de CRM-coordinator ter fiattering. Indien sprake is van een aanvraag besluitvorming door BOS, wordt het verzenden van een BVO achterwege gelaten. • Alvorens de CRM-medewerker over kan gaan tot verzending, dient het BVO door het Bureauhoofd ondertekend te worden. Het Bureauhoofd ondertekent indien akkoord. De CRM-medewerker zorgt voor de verzending van het BVO en scheidt verder de binnengekomen stukken. De CRM-medewerker stuurt een kopie van het Bericht van ontvangst (BVO) en het projectbegeleidingsformulier en het evaluatieverslag naar de Plantoetser en de Globis-coordinator. • De Plantoetser voert een inhoudelijke beoordeling van de stukken uit en maakt daarbij gebruik van het locatiedossier (RGS 3.2.2C). Er zijn 2 mogelijkheden: 1. De plantoetser heeft voldoende informatie om een besluit te nemen • De Plantoetser vult de checklist beschikking evaluatieverslag/nazorgplan (FRMs.2.2a) en bij een BUS-evaluatie (FRM 3.2.2b) in waarop de uitkomst van de beoordeling vermeld wordt. Hij retourneert de stukken aan CRM zodat de (concept)beschikking opgesteld kan worden. a. Instemming met evaluatieverslag • De CRM-medewerker stelt de beschikking (RGS 3.2.im) op, de kennisgevingsbrief (RGS 3.2.ij) alsmede de advertentietekst (RGS 3.2.ik) en verzamelt deze stukken in een besluitnota. • De besluitnota inclusief stukken gaat naar de Plantoetser. De Plantoetser beoordeelt de stukken inhoudelijk. Indien akkoord parafeert hij de besluitnota en stuurt deze naar de Globis-coordinator. • De Globis-coordinator controleert of de technisch inhoudelijke gegevens juist verwerkt zijn in Globis. Indien akkoord parafeert hij de besluitnota en stuurt deze naar de Juridisch controller. • De Juridisch controller beoordeelt de stukken en parafeert de besluitnota indien akkoord. Vervolgens gaan de stukken naar het Bureauhoofd ter ondertekening. Volgens de mandaatiijst (DOC s.i.ia) is het Bureauhoofd gemandateerd tot ondertekening/vaststelling van de beschikking. • Het Bureauhoofd tekent de stukken ter vaststelling en retourneert deze aan de CRMmedewerker. • De CRM-medewerker zorgt voor registratie van het besluit in Globis, verzending en archivering van de stukken en stuurt afschriften naar de CRM-coordinator. Een afschrift van de beschikking wordt verzonden aan het Kadaster t.b.v. kadastrale registratie en aan de gemeente. • Tevens wordt een afschrift van de beschikking gezonden aan de afdeling Handhaving.


I If lr^7 < v/^x


WI 3.2.2 7.0 3 van 4 2 april 2007

b. Niet instemmen met evaluatieverslag • De CRM-medewerker stelt de zienswijzebrief (RGS s.2.2a) en de conceptbeschikking (RGS 3.2.2b) op alsmede de kennisgevingsbrief (RGS 3.2.ij) en de advertentietekst (RGS 3.2.ik) en verzamelt deze stukken in een besluitnota. • De besluitnota inclusief stukken gaat naar de Plantoetser. Hij beoordeelt de stukken inhoudelijk. Indien akkoord parafeert hij de besluitnota en stuurt deze naar de Globis-coordinator. • De Globis-coordinator controleert of de technisch inhoudelijke gegevens juist verwerkt zijn in Globis. Indien akkoord parafeert hij de besluitnota en stuurt deze naar de Juridisch controller. « De Juridisch controller beoordeelt de stukken en parafeert de besluitnota indien akkoord. Vervolgens gaan de stukken naar het Bureauhoofd ter ondertekening. Volgens de mandaatiijst is het Bureauhoofd gemandateerd tot ondertekening/vaststelling van de zienswijzebrief. • Het Bureauhoofd tekent de zienswijzebrief en retourneert deze aan de CRMmedewerker. • De CRM-medewerker zorgt voor registratie van het besluit in Globis, verzending en archivering van de stukken en stuurt afschriften naar de CRM-coordinator. Tevens wordt een afschrift van de zienswijzebrief en de conceptbeschikking gezonden aan de afdeling Handhaving. • Gedurende in de zienswijzebrief aangegeven periode (in de regel 2 weken) kan de aanvrager een zienswijze op de conceptbeschikking indienen. Elke ontvangen zienswijze wordt in Globis geregistreerd door de CRM-coordinator. • Nadat de termijn voor het indienen van zienswijzen is verstreken, vult de Plantoetser de checklist beschikking evaluatieverslag/nazorgplan verder in en bij een BUS-evaluatie FRM 3.2.2b. • De Plantoetser beoordeelt de zienswijze(n). Deze beoordeling wordt besproken met de Juridisch controller. • Vervolgens wordt de werkwijze gevolgd zoals hierboven aangegeven bij la. 2. De Plantoetser heeft niet voldoende informatie om een besluit te nemen • De Plantoetser geeft aan welke informatie ontbreekt (op basis van de wettekst) en geeft aan dat er een opschortingsbrief (RGS 3.2.1!) verzonden moet worden met een verzoek om aanvullende informatie. Ook wordt de termijn aangegeven waarbinnen de aanvullende informatie binnen moet zijn. De Plantoetser stuurt deze stukken naar CRM voor verwerking. Indien sprake is van een aanvraag besluitvorming door BOS wordt, in plaats van een opschortingsbrief, door de Plantoetser een e-mail verzonden aan de Projectieider BOS, met afschriften aan de beide Bureauhoofden en CRM, met het verzoek om binnen een daarbij aangegeven tijd gegevens aan te leveren. • De CRM-medewerker stelt de opschortingsbrief op met verzoek om aanvullende informatie en verzamelt alle stukken in een besluitnota. In geval van opschorting geldt dat de beslistermijn wordt stopgezet tot ontvangst van de aanvullende informatie. De besluitnota inclusief stukken gaat naar Plantoetser ter beoordeling. • De Plantoetser beoordeelt de stukken en parafeert de besluitnota indien akkoord. De Plantoetser stuurt de stukken door naar de Globis-coordinator. • De Globis-coordinator beoordeelt of alle ontbrekende informatie is opgevraagd, tekent de besluitnota indien akkoord en stuurt deze naar de Juridisch controller. • De Juridisch controller beoordeelt de stukken en parafeert de besluitnota indien akkoord. De Juridisch controller stuurt de besluitnota inclusief stukken door naar het Bureauhoofd.


if^ «JJ^/ vL>


•

Het Bureauhoofd beoordeelt de stukken en ondertekent de brieven indien akkoord. Hij stuurt de stukken naar de CRM-medewerker die zorg draagt voor de verzending.

• •

Per post ontvangen aanvullende informatie wordt geregistreerd in Globis. De aanvullende informatie wordt doorgestuurd naar de Plantoetser. Verder wordt de bij i) beschreven werkwijze gevolgd. Indien er geen informatie binnenkomt, wordt vlak voor het aflopen van de gestelde termijn telefonisch contact opgenomen. Wanneer dan nog geen informatie volgt, wordt de melding niet in behandeling genomen. Dit moet geschieden binnen 4 weken nadat de aanvraag onvoldoende is aangevuld of nadat de voor de aanvulling gestelde termijn ongebraikt verstreken is. Gebeurt dit niet, dan moet de melding alsnog inhoudelijk beoordeeld worden.

Verwijzingen DOC 2.ob Provinciale Milieuverordening DOC s.i.ia Mandaatiijst FRM s.2.ia FRM s.2.ib FRM s.2.ih FRM 3.2.10 FRM s.2.2a FRM 3.2.2b FRM 3.2.6g FRM 3.2.6h FRM 3.2.6i

meldingsformulier bodemverontreiniging Projectbegeleidingsformulier Bericht van ontvangst (BVO) Overdrachtsformulier Checklist beschikking evaluatieverslag/nazorgplan Projeclbegeleidingsformiilier/Checklist BUS evaluatie Formulier evaluatieverslag BUS-sanering categorie immobiel Formulier evaluatieverslag BUS-sanering categorie mobiel Formulier evaluatieverslag BUS-sanering categorie tijdelijk uitplaatsen

RGS 3.2.2C RGS 3.2.ij RGS 3.2.ik RGS 3.2.1! RGS 3.2.im RGS 3.2.2a

Locatiedossier kennisgevingsbrief advertentietekst opschortingsbrief Beschikking Zienswijzebrief

SYS 1.1

Globis

(naar inhoudsopgave kfab) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies)

Kwaliteitshandboek afdeling Bodemsanering Beschikking beoordeling nazorgplan

WI 3.2.3

i Cn jut? ^\<J2


BESCHIKKING BEOORDELING NAZORGPLAN

Doel en onderwerp Het doel van de werkins tructie is om op basis van het nazorgplan de nazorgmaatregelen en de beperkingen in gebruik vast te stellen. Bereik Plantoetser, CRM-coordinator, CRM-medewerker, Juridisch controller, Globis-coordinator en Bureauhoofd. Verantwoordelijke(ii) Het Bureauhoofd is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van uitgaande stukken, alsmede het vaststellen van een beschikking afliankelijk van de aard van het besluit conform mandatering. De Plantoetser is verantwoordelijk voor de technisch inhoudelijke beoordeling van de stukken. De CRM-coordinator is verantwoordelijk voor registratie van de beschikkingsaanvraag, het aangeven van de noodzakelijke administratieve stappen en de controle op het invoeren van deze gegevens in Globis. De CRM-medewerker is verantwoordelijk voor de uitvoering van de administratieve stappen, het completeren van het projectbegeleidingsformulier en het opstellen van de beschikking en toebehoren. De Globis-coordinator is verantwoordelijk voor de juiste registratie in Globis. De Juridisch controller is verantwoordelijk voor de juridische kwaliteit van de uitgaande stdkken. Werkwijze Het Nazorgplan wordt tegelijk of zo spoedig mogelijk na de toezending van het Evaluatieverslag ingediend. Voor de procedure Beschikking beoordeling Nazorgplan geldt een doorlooptijd van maximaal 6 maanden conform het bepaalde in de Wet bodembescherming. Wanneer de beslistermijn overschreden wordt, geldt instemming van rechtswege. • Per post komt via DIV het Standaard meldingsformulier (FRM 3.2.ia) en het Nazorgplan binnen bij de CRM-coordinator. Tngeval van een aanvraag besluitvorming door BOS wordt gebruik gemaakt van het overdrachtsformulier (FRM 3.2.10). Voorafgaande aan de aanvraag is het voeren van collegiaal overleg verplicht. • De CRM-coordinator zorgt voor het toewijzen van het nazorgplan aan een Plantoetser, CRM-medewerker en een Globis-coordinator en het aanmaken van een projectbegeleidingsformulier (FRM 3.2.ib). Hij geeft tevens aan welke administratieve stappen doorlopen dienen te worden. • De CRM-medewerker voert een volledigheidstoets uit, waarbij gelet wordt op de volledigheid en de ondertekening van de stukken. Wanneer de gegevens niet compleet zijn noteert de CRM-medewerker dat op het projectbegeleidingsformulier.


t

v

^ ^

^^


•

De CRM-medewerker voert de administratieve gegevens in Globis in. Vervolgens vult hij het projectbegeleidingsformulier verder in en vermeldt het resultaat van de volledigheidstoets crop. De CRM-medewerker stelt een BVO (FRM s.2.ih) op en stuurt de stukken naar de CRM-coordinator ter flattering. Indien sprake is van een aanvraag besluitvorming door BOS, wordt het verzenden van een BVO achterwege gelaten. • Alvorens de CRM-medewerker over kan gaan tot verzending, dient het BVO door het Bureauhoofd ondertekend te worden. Het Bureauhoofd ondertekent indien akkoord. De CRM-medewerker zorgt voor de verzending en scheidt de binnengekomen stukken. Een exemplaar van de stukken wordt naar de Plantoetser verzonden, een exemplaar aan de Globis-coordinator, een exemplaar aan de afdeling Handhaving en de overige exemplaren worden gearchiveerd bij CRM. • De Plantoetser voert een inhoudelijke beoordeling van de stukken uit.

Er zijn 2 mogelijkheden: 3. De Plantoetser heeft voldoende informatie om een besluit te nemen • De Plantoetser vult de checklist beschikking evaluatieverslag/nazorgplan (FRM3.2.2a) in waarop de uitkomst van de beoordeling vermeld wordt. Hij retourneert de stukken aan CRM zodat de (concept)beschikMng opgesteld kan worden. a. Instemming met nazorgplan • De CRM-medewerker stelt de beschikking (RGS 3.2.im) op, de kennisgevingsbrief (RGS 3.2.ij) alsmede de advertentietekst (RGS 3.2.ik) en verzamelt de stukken in een besluitnota. • De besluitnota inclusief stukken gaat naar de Plantoetser. Hij beoordeelt de stukken inhoudelijk. Indien akkoord parafeert de Plantoetser de besluitnota en stuurt deze naar de Globis-coordinator. • De Globis-coordinator controleert of de technisch inhoudelijke gegevens juist verwerkt zijn in Globis. Indien akkoord parafeert de Globis-coordinator de besluitnota en stuurt deze naar de Juridisch controller. • De Juridisch controller beoordeelt de stukken en parafeert de besluitnota indien akkoord. Vervolgens gaan de stukken naar het Bureauhoofd ter ondertekening. Volgens de mandaatiijst (DOC 3.1.1 a) is het Bureauhoofd gemandateerd tot ondertekening/vaststelling van de beschikking. • Het Bureauhoofd tekent de stukken ter vaststelling en retourneert deze aan de CRMmedewerker. • De CRM-medewerker zorgt voor registratie van het besluit in Globis, verzending en archivering van de stukken en stuurt afschriften naar de CRM-coordinator. Een afschrift van de beschikking wordt verzonden aan het Kadaster tb.v. kadastrale registratie en aan de gemeente. Tevens wordt een afschrift van de beschikking gezonden aan de afdeling Handhaving. b. Niet instemmen met nazorgplan • De CRM-medewerker stelt de zienswijzebrief (RGS 3.2.2a) en de conceptbeschikking (RGS s.2.2b) op alsmede de advertentietekst en verzamelt de stukken in een besluitnota. • De besluitnota inclusief stukken gaat naar de Plantoetser. Hij beoordeelt de stukken inhoudelijk. Indien akkoord parafeert hij de besluitnota en stuurt deze naar de Globis-coordinator.


| // dfHL ^^

Code: WIs.2.3 Versie: 7.0 Paghia: 3 van 4 Datum: 2 april 2007

•

De Globis-coordinator controleert of de technisch inhoudelijke gegevens juist verwerkt zijn in Globis. Indien akkoord parafeert hij de besluitnota en stuurt deze naar de Juridisch controller. • De Juridisch controller beoordeelt de stukken en parafeert de besluitnota indien akkoord. Vervolgens gaan de stukken naar het Bureauhoofd ter ondertekening. « Het Bureauhoofd tekent de zienswijzebrief en retourneert deze aan de CRMmedewerker. • De CRM-medewerker zorgt voor registratie van het besluit in Globis, verzending en archivering van de stukken en stuurt afschriften naar de CRM-coordinator. Tevens wordt een afschrift van de zienswijzebrief en de conceptbescMkking gezonden aan de afdeling Handhaving. • Gedurende in de zienswijzebrief aangegeven periode (in de regel 2 weken) kan de aanvrager een zienswijze op de conceptbeschikking indienen. Elke ontvangen zienswijze wordt in Globis geregistreerd door de CRM-coordinator. • Nadat de termijn voor het indienen van zienswijzen is verstreken, vult de Plantoetser de checklist bescliilddng evaluatieverslag/nazorgplan verder in. • De Plantoetser beoordeelt de zienswijze(n). Deze beoordeling wordt besproken met de Juridisch controller. • Vervolgens wordt de werkwijze gevolgd zoals hiervoor aangegeven bij la. 4. De plantoetser heeft niet voldoende informatie om een besluit te nemen • De Plantoetser geeft aan welke informatie ontbreekt (op basis van de wettekst) en geeft aan dat er een opschortingsbrief (RGS 3.2.1!) verzonden moet worden met een verzoek om aanvullende informatie. Ook wordt de termijn aangegeven waarbinnen de aanvullende informatie binnen moet zijn. De Plantoetser stuurt deze stukken naar CRM voor verwerking. Indien sprake is van een aanvraag besluitvorming door BOS wordt, in plaats van een opschortingsbrief, door ae Plantoetser een e-mail verzonden aan de Projectieider BOS, met afschriften aan de beide Bureauhoofden en CRM, met het verzoek om binnen een daarbij aangegeven termijn gegevens aan te leveren. • De CRM-medewerker stelt de opschortingsbrief op met verzoek om aanvullende informatie en verzamelt alle stukken in een besluitnota. In geval van opschorting geldt dat de termijn van zes maanden, zoals genoemd in de Wet bodembescherming, wordt stopgezet tot ontvangst van de aanvullende informatie. De besluitnota inclusief stukken gaat naar Plantoetser ter beoordeling. • De Plantoetser beoordeelt de stukken en parafeert de besluitnota indien akkoord. Hij stuurt de stukken door naar de Globis-coordinator. • De Globis-coordinator beoordeelt of alle ontbrekende informatie is opgevraagd, tekent de besluitnota indien akkoord en stuurt deze naar de Juridisch controller. • De Juridisch controller beoordeelt de stukken en parafeert de besluitnota indien akkoord. De Juridische controller stuurt de besluitnota inclusief stukken door naar het Bureauhoofd. • Het Bureauhoofd beoordeelt de stukken en ondertekent de brieven indien akkoord. Het Bureauhoofd stuurt de stukken naar de CRM-medewerker die zorg draagt voor de verzending. •

Per post ontvangen aanvullende informatie wordt geregistreerd in Globis door de CRM-coordinator.

Kwaliteitshandboek afdeling Bodemsanering Beschikking beoordeling nazorgplan_

•

I if ^fe-) Sl^


De aanvullende informatie wordt doorgestuurd naar de Plantoetser. Verder wordt de bij i) beschreven werkwijze gevolgd. Indien er geen informatie binnenkomt, wordt vlak voor het aflopen van de gestelde termijn telefonisch contact opgenomen.

* Wanneer dan nog geen informatie volgt, wordt de melding niet in behandeling genomen. Dit moet geschieden binnen 4 weken nadat de aanvraag onvoldoende is aangevuld of nadat de voor de aanvulling gestelde termijn ongebruikt verstreken is. Gebeurt dit niet, dan moet de melding alsnog inhoudelijk beoordeeld worden. Indien er geen of onvoldoende informatie binnenkomt binnen de opschortingstermijn en er wordt niet besloten de melding niet in behandeling te nemen, dan gaat de beoordelingstermijn weer lopen en kan van rechtswege instemming volgen. Verwijzingen DOC 3 .1 .1 a Mandaatiij st DOC 3.2.1 Algemene wet bestuursrecht FRM s.2.ia FRM s.2.ib FRM 3-2.ih FRM 3.2.10 FRM 3.2.2a

Meldingsformulier Projectbegeleidingsformulier Bericht van ontvangst (BVO) Overdrachtsformulier Checklist beschikking evaluatieverslag/nazorgplan

RGS 3.2.ij RGS 3.2.ik RGS 3.2.1! RGS 3.2.im RGS 3.2.2a RGS 3.2.2b SYS 1.1 SYS 3.2.1

Kennisgevingsbrief Advertentietekst Opschortingsbrief Beschikking Zienswijzebrief Conceptbeschikkiing Globis Sanscrit

inhoudsopgave Mb) _inhQMsopgaYe prQc (naar^ ijahoiidsopgaYe werkinsmicties)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Bezwaarprocedure

WI 3.2.4

Ij UJjL \J(jL^


WI 3.24 7.0 i van 2 2 april 2007

BEZWAARPROCEDURE

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige administratieve organisatie bij het behandelen van een bezwaarschrift van een belanghebbende. Bereik Plantoetser en Juridisch controller. VeranLtwoordelijke(ii) De Plantoetser is verantwoordelijk voor de aanlevering van de stukken voor de behandeling van het bezwaar. De Juridisch controller is verantwoordelijk voor het opstellen van de "Nota van de vakafdeling". Werkwijze Ontvangst Bezwaarschrift • Een kopie van het bezwaarschrift wordt ontvangen van bureau Awb. • De Plantoetser levert het locatiedossier (RGS 3.2.2C) bij bureau Awb aan, waarna bureau Awb zorgt voor de eerste beoordeling van het bezwaarschrift. Er zijn drie mogelijkheden: A Buiten procedurele oplossing • De Plantoetser voert na afstemming met bureau Awb overleg met de indiener. Wanneer dit overleg leidt tot een oplossing wordt het bezwaarschrift ingetrokken. Wanneer het overleg niet leidt tot een oplossing wordt de normale procedure hervat (zie hieronder). B Normale bezwaarprocedure • Bureau Awb plant de zitting en stuurt een ontvangstbevestiging en uitnodiging voor de zitting naar de indiener en andere belanghebbenden. De besluitnota gaat naar de vakafdeling. • De Juridisch controller stelt in samenspraak met de Plantoetser de "Nota van de vakafdeling" (RGS 3.2.4a) op en verzend alle relevante stukken aan bureau Awb binnen de door dat bureau gestelde termijn. • Tijdens de zitting zijn zowel de Juridisch controller als de Plantoetser aanwezig. De Juridisch controller is namens de vakafdeling woordvoerder met technische ondersteuning door de Plantoetser. Na de zitting spreekt de Bezwarencommissie-Awb een oordeel uit over het advies. De vakafdeling krijgt hierover telefonisch bericht. • Bureau Awb maakt een verslag van de zitting en stelt een advies op in de vorm van een ontwerpbeschikking. Er zijn twee vervolgmogelijkheden: 1. Normaal vervolg Plantoetser en Juridisch controller beoordelen de ontwerpbesciiilddng binnen 5 werkdagen. Indien akkoord worden de stukken geparafeerd door de Juridisch controller en met besluitnota geretourneerd aan bureau Awb. Bureau Awb draagt zorg voor de verdere procedure incl. besluitvorming door GS en verzending aan indiener en belanghebbenden. 2. De vakafdeling gaat contrair Het voorstel om contrair te gaan wordt via een notitie voorgelegd aan het AMT en de ie rapporteur.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Bezwaarprocedure

1 h ^^rf^ ^J\~**?


WI 3.24 7.0 2 van 2 2 april 2007

Indien besloten wordt contrair te gaan, geeft de Bezwarencommissie-Awb een beschrijvend advies. De Juridisch controller maakt een voorstel voor contrair advies inclusief ontwerpbesdiikking en zorgt dat deze voorgelegd wordt aan GS. GS beslist op bezwaarschrift. De vakafdeling zorgt voor verzending van de beslissing op het bezwaarschrift (RGS 3.2.2b) aan de indiener en de belanghebbenden. C. Bezwaar is niet-ontvankelijk (bepefkte behandeling in de bezwarencommissie) « Zowel de vakafdeling als bureau Awb kunnen in onderling overleg voorstellen om nietontvankelijk te verklaren. • Als besloten wordt niet-ontvankelijk te verklaren ontvangt de vakafdeling van bureau Awb een ontwerpbesciiilddng als advies van de Kamer uit de Bezwarencommissie-Awb. • Plantoetser en Juridisch controller beoordelen de ontwerpbeschikking binnen 5 werkdagen. • Indien akkoord worden de stukken geparafeerd door de Juridisch controller en met besluitnota geretourneerd aan bureau Awb. • Bureau Awb draagt zorg voor de verdere procedure incl. besluitvorming door GS en verzending aan indiener en belanghebbenden. De Plantoetser registreert het resultaat van de bezwarenprocedure in Globis. Verwijzingen RGS 3.2.2C Locatiedossier RGS 3.2.43 Nota van de vakafdeling RGS 3.2.4b Brief besluit op bezwaarschrift (naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Beroepsprocedure_

WI 3.2.5

Code: WI 3.2.5 j £ Versie: 7.0 IJfc^ Pagina: i van i *nyjS^ _ Datum: 2 april 2007

BEROEPSPROCEDURE

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige administratieve organisatie van de afhandeling van een ingediend beroep naar aanleiding van een beschikking. Bereik GS, Bureauhoofd, Plantoetser, CRM-coordinator, CRM-medewerker en Juridisch controller. Verantwoordelijke(ii) De Juridisch controller is verantwoordelijk voor het aanleveren van de stukken voor het beroep en het inhoudelijke verweer. Werkwijze • De Raad van State ontvangt het beroepsschrift en stuurt een kopie daarvan naar PZH. Via de interne postbehandeling komt het bij de CRM-coordinator binnen. Deze registreert het beroepsschrift in Globis en stuurt de stukken door naar de Plantoetser die de beschikking heeft opgesteld. • De Plantoetser beoordeelt het beroep inhoudelijk. • De Juridisch controller voert de juridische beoordeling uit. • De Juridisch controller draagt in overleg met de Plantoetser zorg voor het opstellen van een verweerschrift (RGS 3.2.sa), waarbij volledigheid en juistheid van belang zijn. Tevens stelt de Plantoetser een lijst van relevante stukken uit het dossier op. De stukken gaan naar het Bureauhoofd ter beoordeling. • Het Bureauhoofd beoordeelt de stukken en parafeert de besluitnota indien akkoord. De besluitnota wordt geretourneerd aan CRM voor verzending van de stukken. • De CRM-medewerker draagt zorg voor de toezending van alle relevante stukken naar de Raad van State. • De Juridisch controller wacht eventuele reactie van de appellant, de "Repliek" bij de Raad van State af. • De Plantoetser voert een inhoudelijke beoordeling van de repliek uit en de Juridisch controller voert de juridische beoordeling uit. Bezien wordt of er noodzaak is tot het indienen van de dupliek (RGS 3-2.sb). • De Juridisch controller draagt zorg voor het opstellen van een pleitnota (RGS 3.2.sc). • De Juridisch controller verzorgt de incidentele machtiging voor de Plantoetser om namens de provincie op te treden voor de Raad van State. • Het beroep komt voor bij de Raad van State. De zitting wordt bijgewoond door de Juridisch controller en de Plantoetser. De juridisch controller voert het woord, voor technische zaken bijgestaan door de Plantoetser. De Raad van State beslist op het beroep, waaruit mogelijke vervolgacties kunnen voortvloeien. Verwijzingen RGS 3.2.sa RGS 3-2.sb RGS 3.2.5C

(naiuLi^

Verweerschrift Dupliek Pleitnota

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Toets BUS-melding

WI 3.2.6

i If AJk$ ^^£2


WI 3.2.6 7.0 i van 3 2 april 2007

TOETS BUS-MELDING

Doel en onderwerp Het doel van de werkinstructie is om inzichtelijk te maken welke stappen noodzakelijk zijn om te bezien of de BUS-melding past binnen het kader van het Besluit uniforme saneringen (BUS). Het BUS heeft betrekking op het uitvoeren van kleinschalige, kortdurende bodemsaneringen onder algemene regels en kent vier categorieen, namelijk immobiel, mobiel, tijdelijk uitplaatsen en projectgebied De Kempen. Het projectgebied De Kempen wordt verder buiten beschouwing gelaten. Voor elke categorie wordt gebruik gemaakt van een ander (bij VROM in beheer zijnd) meldingsformulier. Bereik Plantoetser, CRM-medewerker, Globis-coordinator en Bureauhoofd. Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van uitgaande stukken. De Plantoetser is verantwoordelijk voor de technisch inhoudelijke beoordeling van de stukken. Voor BUS zijn een aantal vaste plantoetsers aangewezen. De CRM-medewerker is verantwoordelijk voor registratie van de BUS-melding, het aangeven van de noodzakelijke administratieve stappen, de controle op het invoeren van deze gegevens in Globis, het toewijzen van de BUS-melding aan een plantoetser, de uitvoering van de administratieve stappen, het completeren van het (elektronisch) projectbegeleidingsfonnulier/checklist en het opstellen van de brief. Voor BUS zijn twee vaste CRM-medewerkers aangewezen. De Globis-coordinator is verantwoordelijk voor de juiste registratie in Globis en de (juridische) kwaliteit van de uitgaande stukken. Voor BUS is een vaste Globis-coordinator aangewezen. Werkwijze Voor de procedure beoordeling BUS-melding geldt een doorlooptijd van maximaal 5 weken inclusief publicatie conform de Wet bodembescherming en het Besluit uniforme saneringen. Bij overschrijding van deze termijn kan de saneerder starten, onafhankelijk van het oordeel van het bevoegd gezag (instemming van rechtswege). Voor de categorie tijdelijk uitplaatsen van verontreinigde grond geldt dat, wanneer aan strenge criteria wordt voldaan, binnen een termijn van 5 werkdagen (vanaf de datum van ontvangst van de BUSmelding) kan worden begonnen met de uitvoering. Als uitgangspunt bij de beoordeling van de BUS-melding geldt het "Besluit uniforme saneringen" (DOC 3.2.6a), de "Regeling uniforme saneringenw(DOC 3.2.6b), de "Handreiking uniforme saneringen"(DOC 3.2.6c) en het VROM-protocol "Kwaliteit uitvoering en begeleiding uniforme saneringen"(DOC 3.2.6d). •

Per post komt bij DIV het Standaard meldingsformulier BUS (FRM 3.2.6a..3.2.6.c) binnen. DIV stuurt aan de melder een ontvangbevestiging (BVO) (FRM 3.2.6f). De BUSmelding komt via DIV bij de CRM-medewerker. Deze zorgt voor toewijzing van de melding aan een (BUS)plantoetser op basis van tijd en ruimte en aan de voor BUS aangewezen Globis-coordinator, die altijd een ander is dan de plantoetser.


. 1 f"
Code: WIs.2.6 Versie: 7.0 Pagina: 2 van 3 Datum: 2 april 2007

®

De CRM-medewerker zorgt voor het opvoeren van de locatie in Globis (SYS 1.1), het aanmaken van een bijbehorende taak en het aanmaken van een projectbegeleidingsformiilier/checklist BUS-melding (FRM s.2.6e). Hij geeft tevens aan welke administratieve stappen doorlopen dienen te worden. * De CRM-medewerker voert een volledigheidstoets uit, waarbij gelet wordt op de volledigheid en de ondertekening van de stukken. Wanneer de gegevens niet compleet zijn noteert hij dat op het projectbegeleidingsformulier/checklist BUSmelding (FRM 3-2.6e). ® De CRM-mdewerker voert de administratieve gegevens in in Globis. Vervolgens vult hij het projectbegeleidingsfonniilier/checklist BUS-melding (FRM 3.2.6e) verder in en vermeldt het resultaat van de volledigheidstoets erop. Indien de melding op formele gronden niet voldoende lijkt, bespreekt de CRM-medewerker met de Globiscoordinator of een inhoudelijke toets en publicatie zinvol is. Zo ja, dan stelt hij de advertentietekst (RGS 3-2.ik) op, verzamelt de stukken in een besluitnota en stuurt deze naar de Globis-coordinator/Bureauhoofd. Hij stuurt de melding BUS en de bijlagen naar de plantoetser. Zo nee, dan wordt verdergegaan met de werkwijze zoals opgenomen onder 2. * De Globiscoordinator/Bureauhoofd controleert de stukken en indien akkoord parafeert hij de besluitnota. ® De plantoetser voert een inhoudelijke beoordeling van de stukken uit. Er zijn 2 mogelijkheden: 1. De plantoetser heeft voldoende informatie en constateert dat de melding past binnen BUS ® De plantoetser vult het projectbegeleidingsformulier/checklist BUS-melding (FRM 3.2.6e) in waarop de uitkomst van de toetsing vermeld wordt. Hij retourneert de stukken aan CRM zodat de brief (RGS 3.2.6a) opgesteld kan worden. ® De CRM-medewerker stelt de brief op (RGS 3.2.6a) en verzamelt de stukken in een besluitnota. ® De besluitnota inclusief stukken gaat naar de plantoetser. Hij beoordeelt de stukken inhoudelijk. Indien akkoord parafeert hij de besluitnota en stuurt deze naar de Globiscoordinator. ® De Globis-coordinator controleert of de techmsch-inhoudelijke gegevens juist verwerkt zijn in Globis. Indien akkoord parafeert hij de besluitnota en stuurt deze naar het Bureauhoofd. ® Het Bureauhoofd tekent de stukken ter vaststelling en stuurt ze vervolgens naar de CRMmedewerker. ® De CRM-medewerker zorgt voor registratie van het oordeel in Globis, verzending van de stukken in de vierde week en archivering van de stukken. ® Een exemplaar van de ingediende stukken (meldingsformulier en bijlagen) en een afschrift van de brief aan de melder wordt toegezonden aan de afdeling Handhaving. Verder wordt een afschrift gezonden aan het Kadaster tb.v. kadastrale registratie en aan de gemeente. • Bij verzending van de brief aan de melder worden de navolgende bijlagen onder andere meegezonden: - Formulier start sanering (FRM 3.2.ii); - Formulier wijziging start sanering (FRM 3.2.ij); Formulier melding bereiken einddiepte ontgraving bodemsanering (FRM 3.2.ik); Formulier melding beeindiging bodemsanering (FRM 3.2.1!); - Formulier evaluatieverslag sanering (FRM 3.2.6g..3.2.6i).


2. •

t|O>


De plantoetser heeft niet voldoende informatie en/of constateert dat de melding niet past binnen BUS De plantoetser vult, afhankelijk van de ontbrekende informatie, het projectbegeleidingsformulier/checklist in en geeft aan dat de melding niet past binnen BUS en de reden daarvan. Hij stuurt deze stukken naar CRM voor verwerking. • De CRM-medewerker stelt de brief op en verzamelt alle stukken in een besluitnota. De besluitnota inclusief stukken gaat naar plantoetser ter beoordeling. • De plantoetser beoordeelt de stukken en parafeert de besluitnota indien akkoord. Hij stuurt de stukken door naar de Globis-coordinator. • De Globis-coordinator beoordeelt of alle ontbrekende informatie is opgevraagd, tekent de besluitnota indien akkoord en stuurt deze naar het Bureauhoofd. • Het Bureauhoofd beoordeelt de stukken en ondertekent de brief indien akkoord. Hij stuurt de stukken naar de CRM-medewerker die zorg draagt voor de verzending en archivering.

Verwijzingen DOC 3.2.6a DOC 3.2.6b DOC 3.2.6c DOC 3.2.6d

Besluit uniforme saneringen Regeling uniforme saneringen Handreiking uniforme saneringen Protocol Kwaliteit uitvoering en begeleiding uniforme saneringen

FRM 3.2.6a FRM s.2.6b FRM 3.2.6c FRM 3.2.6e FRM s.2.6f FRM 3.2.ii FRM 3.2.ij FRM 3.2.ik FRM 3.2.1! FRM 3.2.6g FRM s.2.6h FRM 3.2.61

Meldingsformulier BUS categorie immobiel Meldingsformulier BUS categorie mobiel Meldingsformulier BUS categorie tijdelijk uitplaatsen Projectbegeleidingsformulier/checklist BUS-melding Bericht van ontvangst (BVO) door DIV Formulier start sanering Formulier wijziging start sanering Formulier melding bereiken einddiepte ontgraving bodemsanering Formulier melding beeindiging bodemsanering Formulier evaluatieverslag BUS-sanering categorie immobiel Formulier evaluatieverslag BUS-sanering categorie mobiel Formulier evaluatieverslag BUS-sanering tijdelijk uitplaatsen

RGS 3.2.ik RGS 3-2.6a

Advertentietekst Brief

SYS 1.1 SYS 3.2.1

Globis Sanscrit

(naar^ inhoiidsopgaYe khb) (naarinMudsopgavepmcMures)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Beoordeling initieel onderzoek (SNUIF)

WI 3.2.7

i // JLbX^ U^P


MELDING ARTIKEL 41 WBB

Doel en onderwerp Gemeenten zijn op grond van artikel 41 verplicht om de hun bekende vermoedelijk ernstige gevallen van bodemverontreiniging te melden aan de provincie. Het doel van deze werkinstructie is om de stappen inzichtelijk te maken die noodzakelijk zijn om een melding op grond van artikel 41 van de Wbb te beoordelen. Bereik Bureauhoofd, Plantoetser, CRM-coordinator, CRM-medewerker, Juridisch controller en Globis-coordinator. Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van uitgaande stukken, alsmede het vaststellen hiervan afhankelijk van de aard van het besluit conform mandatering. De Plantoetser is verantwoordelijk voor de technisch inhoudelijke beoordeling van de stukken. De CRM-coordinator is verantwoordelijk voor registratie van ae melding en het bodemonderzoek, het aangeven van de noodzakelijke administratieve stappen en de controle op het invoeren van deze gegevens in Globis. De CRM-medewerker is verantwoordelijk voor de uitvoering van de administratieve stappen, het completeren van het projectbegeleidingsformulier en het opstellen van de brief of beschikking en toebehoren. De Globis-coordinator is verantwoordelijk voor de juiste registratie in Globis. De Juridisch controller is verantwoordelijk voor de juridische kwaliteit van de uitgaande stukken. Werkwijze • De CRM-coordinator ontvangt via DIV van de gemeente een ingevuld Standaard meldingsformulier (FRM 3.2.ia) met onderliggende stukken. • De CRM-coordinator draagt zorg voor toewijzing van het plan aan een Plantoetser op basis van tijd en ruimte en aan een Globis-coordinator. • De CRM-coordinator zorgt voor: opvoeren van de locatie in Globis aanmaken van een bijbehorende taak uitdraaien van het projectbegeleidingsformulier (FRM 3.2.ib) • De CRM-coordinator geeft daarnaast aan welke administratieve stappen doorlopen dienen te worden waaronder een BVO. De stukken gaan vervolgens naar de CRMmedewerker voor het uitvoeren van deze administratieve stappen. • De CRM-medewerker voert een volledigheidstoets uit, waarbij gelet wordt op de volledigheid van de stukken en of de stukken zijn ondertekend. De bevindingen worden genoteerd op het projectbegeleidingsformulier (FRM s.2.ib). • Hij voert de administratieve gegevens in in Globis. Hij stelt het BVO (FRM 3.2.ih) op en stuurt de stukken naar de CRM-coordinator ter flattering. • De coordinator CRM beoordeelt de stukken en parafeert het projectbegeleidingsformulier indien akkoord. Vervolgens retourneert hij de stukken aan de CRM-medewerker voor verzending van het BVO.


i fr MrC^ irUg'


•

Alvorens de medewerker CRM over kan gaan tot verzending, dient het BVO door het Bureauhoofd ondertekend te worden. Het Bureauhoofd beoordeelt het BVO en ondertekent indien akkoord. De CRM-medewerker zorgt voor de verzending en scheidt vervolgens de binnengekomen stukken. Een exemplaar van de stukken wordt naar de Plantoetser verzonden, een exemplaar aan de Globis-coordinator en de andere exemplaren worden gearchiveerd bij CRM. • De Plantoetser voert een inhoudelijke beoordeling van de stukken uit op basis van de 'wet bodembescherming'(DOC 2.oa), het provinciale bodemsaneringsbeleid (Bobel) (DOC i.ob) en de provinciale milieuverordening (DOC 2.ob). Er zijn 2 mogelijkheden:

Als de Plantoetser voldoende informatie heeft om een besluit omtrent ernst en risico's te nemen: vult hij de checklist Ernst Risico's (en Saneringsplan) (FRM 3.2.ic) in waarop de uitkomst van de toetsing vermeld wordt. Zie verder WI 3.2.1 onder i. Wanneer de Plantoetser niet voldoende informatie heeft om een besluit omtrent ernst en risico's te nemen: vult hij in op de checklist (FRM 3.2.sa) dat er een brief verzonden moet worden aan eigenaar of veroorzaker met een verzoek om aanvullende informatie of nader onderzoek. Ook wordt de termijn aangegeven waarbinnen de aanvullende informatie binnen moet zijn. Hij stuurt deze stukken naar CRM voor verwerking. • De CRM-medewerker stelt de brief met verzoek om aanvullende informatie op en verzamelt alle stukken in een besluitnota. De besluitnota gaat naar de Plantoetser. • De Plantoetser beoordeelt de stukken en parafeert de besluitnota indien akkoord. Hij stuurt de stukken door naar de Juridisch controller. • De Juridisch controller beoordeelt de stukken en parafeert de besluitnota indien akkoord. Hij stuurt de besluitnota door naar het Bureauhoofd. • Het Bureauhoofd beoordeelt de stukken en ondertekend de brieven indien akkoord. Hij stuurt de besluitnota retour aan de CRM-medewerker die zorg draagt voor de verzending. • De aanvullende informatie wordt doorgestuurd naar de Plantoetser. Verder wordt werkinstructie WI 3.2.1 doorlopen vanaf i. Indien er geen informatie binnenkomt, wordt voor het aflopen van de gestelde termijn telefonisch contact opgenomen met de melder. Verwijzingen DOC i .ob Bobel-nota DOC 2.oa Wet bodembescherming DOC 2.ob Provinciale milieuverordening FRM 3.2.ia FRM s.2.ih FRM 3.2.7

Meldingsformulier bodemverontreiniging Bericht van ontvangst (BVO) Checklist t.b.v. art. 41 melding

SYS 1.1

Globis khb)

(naarinhoj^


WI 3.2.8

j J~* Lr^ ^(^p


BEOORDELING INITIEEL ONDERZOEK (SNUIF)

Doel en onderwerp Deze werkinstructie heeft tot doel op basis van ingediend initieel onderzoek vast te kunnen stellen of een verontreinigingsituatie naar verwachting actuele risico's met zich draagt. Bereik Bureauhoofd, Plantoetser, CRM-coordinator, CRM-medewerker, Juridisch controller en Globis-coordinator. Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van uitgaande stukken, alsmede het vaststellen hiervan afhankelijk van de aard van het besluit conform mandatering. De Plantoetser is verantwoordelijk voor de technisch inhoudelijke beoordeling van de stukken. De CRM-coordinator is verantwoordelijk voor registratie van de melding en het bodemonderzoek, het aangeven van de noodzakelijke administratieve stappen en de controle op het invoeren van deze gegevens in Globis. De CRM-medewerker is verantwoordelijk voor de uitvoering van de administratieve stappen, het completeren van het projectbegeleidingsformulier en het opstellen van de brief. De Globis-coordinator is verantwoordelijk voor de juiste registratie in Globis. De Juridisch controller is verantwoordelijk voor de juridische kwaliteit van de uitgaande stukken. Werkwijze •

De CRM-coordinator ontvangt via DIV van de aanvrager een verzoek tot beoordeling van bodemonderzoek met onderliggende stukken. • De CRM-coordinator draagt zorg voor toewijzing van het verzoek aan een Plantoetser op basis van tijd en ruimte en aan een Globis-coordinator. • De CRM-coordinator zorgt voor: opvoeren van de locatie in Globis aanmaken van een bijbehorende taak uitdraaien van het projectbegeleidingsformulier (FRM 3-2.ib) • De CRM-coordinator geeft daarnaast aan welke administratieve stappen doorlopen dienen te worden. De stukken gaan vervolgens naar de CRM-medewerker voor het uitvoeren van deze administratieve stappen. • De CRM-medewerker voert een volledigheidstoets uit, waarbij gelet wordt op de volledigheid van de stukken. De bevindingen worden genoteerd op het projectbegeleidingsformulier (FRM 3.2.ib). • Hij voert de administratieve gegevens in Globis in en stuurt de stukken naar de CRMcoordinator ter flattering. ® De coordinator CRM beoordeelt de stukken en parafeert het projectbegeleidingsformulier indien akkoord. Vervolgens stuurt hij de stukken door naar de Plantoetser.


.^ l/\ •*J^|r>


WI 3.2.8 7.0 2 van 2 2 april 2007

• De Plantoetser voert een inhoudelijke beoordeling van de stukken uit en maakt aan de hand van methode SNUIF - Snelle Niet Urgent InFormatie - (DOC 3.2.8) een inschatting van de aanwezigheid van actuele risico's. • Wanneer het resultaat van de toetsing is dat te verwachten is dat geen actuele risico's optreden, dan vermeldt de Plantoetser in Globis (SYS 1.1) "mogelijk ernstig geval, sanering niet spoedeisend". De Plantoetser tekent de locatie in Globis in. • De Plantoetser stelt een concept-brief op waarin aan de aanvrager wordt meegedeeld dat uitstel voor onbepaalde tijd verleend wordt voor het doen van nader bodemonderzoek. • De CRM-medewerker stelt de brief (RGS 3.2.8) op en verzamelt deze met onderliggende stukken in een besluitnota. • De besluitnota inclusief stukken gaat naar de plantoetser. Hij beoordeelt de stukken inhoudelijk. Indien akkoord parafeert hij de besluitnota en stuurt deze naar de Globiscoordinator. • De Globis-coordinator controleert of de technisch-inhoudelijke gegevens juist verwerkt zijn in Globis. Indien akkoord parafeert hij de besluitnota en stuurt deze naar de Juridisch controller. • De Juridisch controller beoordeelt de stukken en parafeert de besluitnota indien akkoord. Vervolgens stuurt hij de stukken door naar het Bureauhoofd. Volgens de mandaatiijst (DOC s.i.ia) is het Bureauhoofd gemandateerd tot ondertekening van de brief. • Het Bureauhoofd tekent de stukken ter vaststelling en stuurt ze vervolgens naar de CRMmedewerker. • De CRM-medewerker zorgt voor registratie van het besluit in Globis, verzending en archivering van de stukken en stuurt afschriften naar de CRM-coordinator. Verwijzingen DOC i.ob DOC 2 .oa DOC 2.ob DOC 3.1.1 a DOC 3.1.2a DOC 3.i.2e DOC 3.2.1 DOC 3.2.8

Bobel-nota Wet bodembescherming Provinciale milieuverordening Zuid-Holland Mandaatiijst Circulaire Streef- en interventiewaarden bodemsanering Circulaire bodemsanering 2006 Algemene wet Bestuursrecht Methode Snelle Niet Urgente InFormatie (SNUIF)

FRM 3.2.ib

Projectbegeleidingsformulier

RGS 3.2.8

Brief

SYS 1.1

Globis


Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Opstellen financiele verantwoording

WI 3.3.1

i ir ]J~? v7v2l^


OPSTELLEN FINANCIELE VERANTWOORDING

Doel en onderwerp Deze werkinstructie heeft tot doel dat de financiele verantwoording voor het ministerie van VROM inzichtelijk en eenduidig wordt opgesteld op basis van de Regeling financiele bepalingen Bodemsanering, waarbij de gerealiseerde bestedingen duidelijk worden. Bereik GS, Directeur, Afdelingshoofd, Projectleider, Bureauhoofd, AMT, Financieel medewerker, Medewerker financiele administratie. Buiten de afdeling zijn de volgende organisaties betrokken: bureau Bodemtoetsing van de DCMR, de Stichting Bodembeheer Krimpenerwaard, de projectgroep Hollandsche IJssel, de afdeling Water en het bureau Nazorg. Verantwoordelijke(n) De Financieel medewerker is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiele verantwoording conform de Regeling financiele bepalingen Bodemsanering. Werkwijze De financiele verantwoording wordt gerelateerd aan het werkprogramma opgesteld. • De financieel medewerker voert controlewerkzaamheden uit op de gegevens in Globis (SYS 1.1) en verzamelt informatie, gegevens en eventueel accountantsverklaringen bij de Stichting Bodembeheer Krimpenerwaard, Projectteam Hollandsche IJssel, bureau Nazorg en afdeling Water. • De financieel medewerker ontvangt en verzamelt jaarlijks de van bureau Bodemtoetsing van de DCMR ontvangen accountantsverklaring. • De financieel medewerker haalt financiele informatie uit Globis. Dit betreft een standaardrapportage met de benodigde gegevens conform de Regeling financiele bepalingen bodemsanering 2005 (DOC s.s.ia), bijlage 3 behorende bij artikel 6, eerste lid. • Vervolgens verstrekt hij de opdracht aan de provinciale accountant om een accountantsverklaring op te stellen conform Model Accountantsprotocol en accountantsverklaring (FRM 3.3-ia) uit de Regeling financiele bepalingen bodemsanering. • De accountant dient vast te stellen dat de gelden juist en rechtmatig in overeenstemming met de volgende regelgeving is besteed: - Wet bodembescherming Regeling financiele bepalingen bodemsanering 2005 Besluit financiele bepalingen bodemsanering Beschikkingen van de minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer aan de budgethouders waarin de bijdrage wordt toegezegd. Tevens controleert hij of de financiele jaarverantwoording juist is en voldoet aan de voorgeschreven vorm en detaillering. Zijn bevindingen legt hij vast in de managementletter (RGS s.s.id). • De managementletter wordt besproken tussen de accountant, Bureauhoofd en financieel medewerker. Indien noodzakelijk worden naar aanleiding van de bevindingen maatregelen getroffen. • De managementletter wordt ter kennisname aan het AMT aangeboden. • De financieel medewerker verzamelt de stukken in een besluitnota en stuurt de stukken naar het Bureauhoofd ter beoordeling. • Het Bureauhoofd beoordeelt de stukken en tekent de besluitnota indien akkoord. Vervolgens stuurt hij de besluitnota naar het Afdelingshoofd ter beoordeling.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Opstellen financiele verantwoording

* * * * *

/J/L ^4h^ y \~^


WIs.3.1 7.0 2van2 2 april 2007

Het Afdelingshoofd beoordeelt de stukken en tekent de besluitnota indien akkoord. Indien akkoord stuurt het Afdelingshoofd de stukken naar de directeur ter beoordeling. De directeur beoordeelt de stukken en parafeert de besluitnota indien akkoord. Vervolgens gaan de stukken naar GS ter vaststelling. Wanneer GS de financiele verantwoording (RGS 3.3-ic) heeft vastgesteld en ondertekend wordt het geretourneerd aan de senior financieel beleidsmedewerker. De financieel medewerker is verantwoordelijk voor de verzending van de stukken aan Senter Novem.

Verwijzingen DOC 3.3.1 a DOC 3.3 .ib

Regeling financiele bepalingen bodemsanering 2005 Besluit financiele bepalingen bodemsanering

FRM 3.3.ia

Model Accountantsprotocol en accountantsverklaring

RGS 3.3-ic RGS 3-S.id

Financiele verantwoording Managementletter

SYS 1.1

Globis


Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering I £>,

Qpstellen prestatieverantwoording

WI 3.3.2

Ix? y^^

Code: Versie:

WI 3.3.2 7.0

Pagina: i van 2 Datum: 2 april 2007

OPSTELLEN PRESTATIEVERANTWOORDING

Doel en onderwerp Deze werkinstructie heeft tot doel dat de Prestatieverantwoording voor het ministerie van VROM inzichtelijk en eenduidig wordt opgesteld op basis van de Regeling financiele bepalingen bodemsanering, waarbij de behaalde resultaten duidelijk worden. Bereik GS, Directeur, Afdelingshoofd, Financieel medewerker, Medewerker financiele administratie, Projectleiders, Bureauhoofd, AMT. Hierbij zijn behalve de afdeling de volgende organisaties betrokken: bureau Bodemtoetsing van de DCMR, de Stichting Bodembeheer Krimpenerwaard, de projectgroep Hollandsche Ifssel, de afdeling Water en het bureau Nazorg. Verantwoordelijke(n) De Financieel medewerker is verantwoordelijk voor het opstellen van de prestatie verantwoording conform de Regeling financiele bepalingen Bodemsanering. De Projectieider is verantwoordelijk voor actuele en juiste invoering van planning van de projecten in Globis. Werkwijze De Prestatieverantwoording wordt gerelateerd aan de looptijd van het werkprogramma opgesteld. * De medewerker financiele administratie voert controle werkzaamheden uit op de gegevens in Globis. * De financieel medewerker haalt projectinformatie uit Globis (SYSi.i). Dit betreft een standaardformat (FRM 3.3.2) met de benodigde gegevens conform de Regeling financiele bepalingen bodemsanering Bijlage 4 behorende bij artikel 6, tweede lid. ® Naast deze djfermatige gegevens uit Globis, dient de financieel medewerker in de prestatieverantwoording ook een beleidsmatige toelichting te gegeven op de door het provincie gevoerde beleid. Hierbij worden de volgende punten belicht: - Welke acties/stappen zijn genomen om bepaalde projecten goed te laten verlopen; - Welke acties zijn uitgevoerd voor de inzet van het juridisch instmmentarium; - Welke acties en resultaten zijn bereikt om medefinanciering te krijgen bij bodemsaneringsprojecten; - Welke resultaten zijn bereikt om bodemsanering te integreren in andere ontwikkelingen; Welke acties zijn uitgevoerd met oog in de regierol van de provincie i.v.m. de overdracht en begeleiding van uitvoering van bodemsanering naar gemeenten. ® De financieel beleidsmedewerker verzamelt de stukken in een besluitnota en stuurt deze naar het Bureauhoofd ter beoordeling. ® Het Bureauhoofd beoordeelt de stukken en tekent de besluitnota indien akkoord. Vervolgens stuurt hij de besluitnota naar het Afdelingshoofd ter beoordeling. ® Het Afdelingshoofd beoordeelt de stukken en tekent de besluitnota indien akkoord. Vervolgens worden de stukken besproken in AMT. Indien akkoord stuurt het Afdelingshoofd de stukken naar de directeur ter beoordeling. @ De directeur beoordeelt de stukken en parafeert de besluitnota indien akkoord. ® Vervolgens gaan de stukken naar GS ter vaststelling. @ Wanneer GS de prestatieverantwoording (RGS 3.2.2) heeft vastgesteld en ondertekend wordt het geretourneerd aan de financieel medewerker.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Qpstellen prestatieverantwoording

•

/I k^ -Jtf^) v^x


WI 3.3.2 7.0 2 van 2 2 april 2007

De financieel medewerker is verantwoordelijk voor de verzending van de stukken aan VROM.

Verwijzingen FRM 3.3.2 Standaard format Prestatieverantwoording RGS 3.3.2 SYS 1.1

Prestatieverantwoording Globis

(naar inhoMsopgave^ (naar^ inhoMsopgave wer

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Opstellen managementrapportage (MARAP)

WI 3.3.3

1 ffL <±pZ l7x£^


WI 3.3.3 7.0 i van i 2 april 2007

OPSTELLEN MONITORINGSVERANTWOORDING

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige administratieve organisatie bij het opstellen van de monitoringsverantwoording. Bereik Beleidsmedewerker Informatievoorziening, Financieel medewerker, Bureauhoofd, Afdelingshoofd, Projectleider, Plantoetser. Buiten de afdeling zijn de volgende organisaties betrokken: bureau Bodemtoetsing van de DCMR, de Stichting Bodembeheer Krimpenerwaard, de projectgroep Hollandsche IJssel, het Bureau Nazorg en Toezicht op saneringen (TOS) van de afdeling Handhaving. Verantwoordelijke(n) De Beleidsmedewerker informatievoorziening is verantwoordelijk voor het controleren van de gegevens in Globis op volledigheid en juistheid, het uitdraaien van het overzicht, het opstellen van de teksten en de verzending respectievelijk indiening van de informatie. Werkwijze De Monitoringsverantwoording en de Toelichting op de Monitoringsverantwoording worden jaarlijks opgesteld op basis van de gegevens zoals door de Projectleiders en Plantoetsers ingevoerd in Globis (SYS 1.1). De gegevens worden gebruikt om de volgende rapportages op te stellen: Landelijke rapportage, die wordt ingediend bij het RIVM t.b.v. VROM. Deze rapportage bestaat alleen uit een overzicht; Provinciale rapportage voor GS en PS. Deze rapportage bestaat uit overzichten, toelichtende teksten en beleidsmatige teksten; Voor de opstelling van de Monitoringsverantwoording wordt een werkgroep ingesteld bestaande uit de Medewerker Informatiebeleid en Kennismanagement, vertegenwoordigers van de bureaus en het CRM. De Medewerker Informatiebeleid en Kennismanagement draait de monitoringsverantwoording uit (RGS 3-3-3). De werkgroep controleert de gegevens op volledigheid en past het overzicht zo nodig aan. Tevens worden de teksten opgesteld. De stukken worden besproken met het hoofd bedrijfsbureau. Indien akkoord worden deze ter bespreking naar het AMT gezonden. Indien akkoord worden de stukken geretourneerd aan de werkgroep. De besluitnota wordt opgesteld en voor parafering en ondertekening aan het Bureauhoofd en het Afdelingshoofd voorgelegd. Na tekening worden de stukken verzonden. Verwijzingen RGS 3.3.3 Monitoringsverantwoording SYS 1.1

Globis

(naar inhQudsopâve Mb) (naar inhoijdsopgaveprocûres)


. /<£-, T^2>

Opstellen managementrapportage (MARAP)

WI 3.3.4


WI 3.3.4 7.0 i van 2 2 april 2007

OPSTELLEN MANAGEMENTRAPPORTAGE (MARAP)

Doel en onderwerp Deze procedure heeft tot doel dat de managementrapportage tijdig en conform vast format wordt aangeleverd aan het AMT, zodat de voortgang van het werkprogramma en afdelingsplan bewaakt kan worden. Bereik Financieel medewerker, hoofd Bedrijfsbureau, Afdelingshoofd, AMT en Directeur. Verantwoordelijke(ii) De Financieel medewerker is verantwoordelijk voor het opstellen van de managementrapportage. Het AMT is verantwoordelijk voor de vaststelling van de managementrapportage. Werkwijze • Aan het begin van het jaar wordt er een draaiboek opgesteld voor het opstellen van de maraps. Dit wordt vastgesteld door het AMT. • Elk kwartaal stelt de Financieel medewerkers een managementrapportage (RGS 3.3.4) op. • De financieel medewerker haalt de benodigde gegevens over de stand van zaken over financien, planning en voortgang uit Globis (SYS 1.1) en CODA (SYS 7.0.2). Ook wordt de Projectleiders gevraagde de nodige informatie over de verwachte voortgang in de komende periode aan te leveren. Vervolgens worden bijvoorbeeld de volgende onderwerpen beschreven: o Stand van zaken uitvoering bodemsanering: - bestedingen to.v. budget - stand fonds en toetsing achteraf o Stand van zaken uitvoering werkprogramma: - harde werkvoorraad - doorlopende projecten - budgettoekenningen - bestuurlijke zaken o Stand van zaken materiele budgetten en formatie o Stand van zaken tijdschrijven van productgerelateerde- en niet productgerelateerde taken o Speerpunten en actiepunten o Afspraken met individuele medewerkers o Vorming, training en opleiding o Jaargesprekken o Arbo o Ziekteverzuim o Integriteit • De concept managementrapportage (RGS 3-34) wordt door de financieel medewerker besproken met het hoofd Bedrijfsbureau. Het commentaar en eventuele aanvullingen worden verwerkt door de financieel medewerker, waarna hij de concept managementrapportage naar de F-consulent (BCA) stuurt. • De marap wordt aan het afdelingshoofd aangeboden met een begeleidende managementletter van het hoofd Bedrijfsbureau, waarna de marap in het AMT wordt besproken en vastgesteld. Na vaststelling stuurt de financieel medewerker de definitieve marap naar de directeur, adjunct-directeur en F-consulent (BCA) • Het Afdelingshoofd en het hoofd bedrijfsbureau bespreken de marap met de directeur waarbij de financieel medewerker aanwezig is voor de verslaglegging.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Opstellen managementrapportage (MARAP)

I L*& ^^^^^> ^^^^

Code: WI 3.3.4 Verne: 7.0 Pagina: 2 van 2 Datum: 2 april 2007

Het proces van het opstellen van de marap en het bijbehorende draaiboek worden geevalueerd en eventueel aangepast. Deze wijziging wordt door het AMT wederom vastgesteld. Verwijzingen RGS 3.3.4

Managementrapportage

SYS 1.1 SYS 7.0.2

Globis CODA

(marinh^^^

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Opstellen begroting

WI 3.3.5

\JT (InSC. ^£^x


WI 3.3.5 7.0 i van 2 2 april 2007

OPSTELLEN BEGROTING

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige administratieve organisatie bij het opstellen van de begroting. Bereik Financieel medewerker, Bureauhoofd en AMT. Verantwoordelijke(n) De financieel medewerker is verantwoordelijk voor het opstellen van de productenraming en de begroting, stukken voor de beleidsbrief en aanbiedingsnotitie. Het Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor vaststelling van de aanbiedingsnotitie. Werkwijze In de begroting met toelichting en bijlagen worden alle provinciale taken voor het komende jaar geraamd. Tevens wordt een meerjarenplanning opgenomen voor de komende vier jaren. Het betreft ramingen op hoofdniveau met toelichtende teksten. De werkzaamheden van de afdeling Bodemsanering staan geraamd onder hoofdstuk Vn, productgroep 529 Bodembeheer. Hieronder vallen de producten beheerstaak, bevoegdgezagtaak en de uitvoering van het werkprogramma. Ook de nazorgactiviteiten van bodemsanering zijn opgenomen onder productgroep 529. In de productenraming worden de taken waar nodig verder uitgesplitst. • Een maand voor de deadline verzendt afdeling BCA de Startnotitie "aanleveren gegevens t.b.v. productraming en begroting" (DOC 3-3-5a). In deze notitie wordt uitvoerig beschreven wat, wanneer en op welke wijze door de afdeling moet worden aangeleverd. Het betreft de volgende zaken: - planning doelen, prestaties en activiteiten t.b.v. productenraming - opstellen clusters t.b.v. begroting bijdrage aan de beleidsbrief actualiseren risicoparagraaf - opstellen speerpunten • Voor het opstellen van de begroting moeten de beschrijvingen en ramingen door de financieel medewerker worden geactualiseerd. Dit geschiedt aan de hand van de voorjaarsnota (DOC s.s.sb), de rekening van afgelopen jaren, de beleidsveranderingen en andere relevante zaken. Voor het opstellen van de teksten voor de prestaties en het actualiseren van speerpunten worden het Afdelingshoofd, de Bureauhoofden en andere medewerkers benaderd. Ook het bureau Bodemtoetsing van de DCMR, de Stichting Bodembeheer Krimpenerwaard, de projectgroep Hollandsche IJssel, de afdeling Water en het bureau Nazorg worden om informatie gevraagd voor het juist kunnen opstellen van de ramingen en de teksten. • In de beleidsbrief worden politiek-bestuurlijk relevant zaken vermeld. Indien dit van toepassing is voor bodemsanering dan moeten deze zaken door de financieel medewerker aan afdeling BCA worden doorgegeven. • De financieel medewerker gaat bij de afdeling na of er nieuwe risico's vermeld moeten worden en verwerkt deze in de risicoparagraaf. • Voor de vaststelling van de conceptbegroting en productenraming stelt de financieel medewerker een aanbiedingsnotitie (RGS 3-3-5) op. In deze notitie worden de transactieformulieren toegelicht die aangeleverd worden aan BCA. De notitie wordt voorgelegd aan het Bureauhoofd ter goedkeuring. • Het Bureauhoofd beoordeelt de stukken en parafeert het voorblad indien akkoord.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Qpstellen begroting_

• •

• • •

Code: • i> Versie: csJj^ Pagina: *^Sx>_ Datum:

WI 3.3.5 7.0 2 van 2 2 april 2007

Het AMT bespreekt de notitie in aanwezigheid van de financieel medewerker. De notitie wordt vastgesteld, eventueel na het aangeven van door te voeren wijzigingen en/of aanvullingen. Wanneer de notitie is vastgesteld dient de financieel medewerker de volgende administratieve handelingen uit te voeren: risicoparagraaf moet eventueel aangepast naar BCA gestuurd worden; bijdrage aan beleidsbrief moet eventueel aangepast aan BCA worden verstuurd. Nadat de bijdragen bij afdeling BCA zijn ingeleverd, toetst de afdeling BCA de bijdragen aan provinciale financiele kaders en andere richtiijnen. Afdeling BCA beoordeelt de stukken en geeft indien nodig opdracht aan de financieel medewerker tot wijzigingen doorvoeren in de conceptbegroting (DOC 3-3.sc) en productenraming (DOC 3-3-Sd). De financieel medewerker verwerkt in overleg met afdeling BCA de wijzigingen. Vervolgens koppelt hij de wijzigingen naar het Bureauhoofd.

Verwijzingen DOC 3.3-sa Startnotitie "aanleveren gegevens t.b.v. productenraming en begroting" DOC s.s.sb voorjaarsnota DOC 3-3-5C begroting DOC 3 .3 .gd productenraming RGS 3.3.5

aanbiedingsnotitie begroting



4 WI 3.3.6


WI 3.3.6 7.0 i van 2 2 april 2007

OPSTELLEN WERKPROGRAMMA

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige administratieve organisatie bij het opstellen van het werkprogramma. Bereik GS, Gedeputeerde, Directeur, Afdelingshoofd, Werkgroep opstellen werkprogramma, Senior financieel beleidsmedewerker, Bureauhoofd. Verder zijn buiten de afdeling de volgende organisaties betrokken: bureau Bodemtoetsing van de DCMR, Stichting Bodembeheer Krimpenerwaard, projectgroep Hollandsche IJssel, afdeling Water en bureau Nazorg. Verantwoordelijke(n) De Senior financieel beleidsmedewerker is verantwoordelijk voor het opstellen van het werkprogramma. Het Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor vaststelling van de aanbiedingsnotitie. De Directeur is verantwoordelijk voor het vaststellen van het (kwaliteits-) beleid en de (kwaliteits-) doelstellingen van de afdeling Bodemsanering. Gedeputeerde Staten (GS) is verantwoordelijk voor het vaststellen van het Wbbwerkprogramma 2005 t/m 2009 (DOC i.oa). Werkwijze De input voor het werkprogramma bestaat uit de doorlopende projecten uit voorgaande periode alsmede de nieuwe projecten die door de Projectleiders worden aangedragen en het indicatieve budget dat door het ministerie van VROM wordt beschikbaar gesteld. • De Senior financieel Beleidsmedewerker stelt de Startnotitie (RGSs.3.6a) op waarin de volgende zaken worden behandeld: inhoud van het werkprogramma; - uitgangspunten voor de opstelling van het werkprogramma; - het voorlopige financiele kader; procedure opstelling werkprogramma; wie doet wat; planning. • Het hoofd Bedrijfsbureau bestudeert de Startnotitie en parafeert deze indien akkoord. • Het AMT bespreekt de Startnotitie in aanwezigheid van de senior financieel beleidsmedewerker. De Startnotitie wordt vastgesteld, eventueel na het aangeven van door te voeren wijzigingen en/of aanvullingen. • Vervolgens wordt een werkgroep geformeerd, bestaande uit in ieder geval de Coordinerend Senior financieel beleidsmedewerker, (als Projectieider), de planning en control medewerker van het bedrijfsbureau, twee beleidsmedewerkers van bureau BOS, twee Plantoetsers van bureau SEB en twee beleidsmedewerkers van bureau Bodemtoetsing van de DCMR. De afdeling Water, het bureau Nazorg, de Stichting Bodembeheer Krimpenerwaard en de projectgroep Hollandse IJssel zullen door de Projectieider afzonderlijk worden benaderd om hun bijdrage aan het werkprogramma te leveren. Dit kan ook door middel van ad hoc deelname in de werkgroep. • De Startnotitie gaat naar de leden van de werkgroep werkprogramma. • De Projectleiders krijgen de opdracht te zorgen dat de planning van de projecten actueel en correct in Globis (SYS 1.1) verwerkt is, zodat de werkgroep de benodigde projectenoverzichten uit kan draaien.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Opstellen werkprogramma

lit ^Ji^: *^^^*

*


Na het uitdraaien van de projectenoverzichten stelt de werkgroep de teksten van het concept werkprogramma (RGS 3-3.6b) op. Het concept werkprogramma en het voorstel aan GS worden opgenomen in een besluitnota. * De stukken worden door de financieel medewerker ter beoordeling voorgelegd aan het hoofd Bedrijfsbureau. Na akkoord worden de stukken ter bespreking ingebracht in het AMT. • Na vaststelling door het AMT vervolgen de stukken de route ter vaststelling door GS via Afdelingshoofd, Directeur en het werkoverleg met Gedeputeerde. • GS zenden het concept werkprogramma conform de richtiijnen van VROM voor i juli van het jaar voorafgaande aan de periode waarvoor het werkprogramma dient in aan het ministerie van VROM. Voor 15 november van dat jaar dient het door GS vastgestelde programma aan het ministerie van VROM ingezonden te zijn. In het werkprogramma zijn geen afzonderlijke projecten meer opgenomen. Het werkprogramma wordt ingericht conform daartoe door het ministerie van VROM opgestelde richtiijnen. In een afzonderlijk hoofdstuk wordt inzage gegeven in de kosten en de te realiseren"bodemprestatie-eenheden". Dit betreft het aantallen onderzoeken, aantal saneringen, aantallen m2 te saneren grond en aantallen m3 te saneren grondwater. Verwijzingen PRO i.o Vaststellen afdelingsbeleid en doelstellingen RGS 3.3.6a RGS 3.3.6b

Startnotitie werkprogramma Werkprogramma

SYS 1.1

Globis


Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Opstellen provinciale jaarrekening

WI 3.3.7

• /r JJL' lAÎ^


OPSTELLEN PROVINCIALE JAARREKENING

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige administratieve organisatie bij het opstellen van de jaarrekening, onderdeel Bodemsanering. Bereik Financieel medewerker, Medewerker financiele administratie, Bureauhoofd, Afdelingshoofd, AMT, afdeling BCA. Hierbij zijn behalve de afdeling de volgende organisaties betrokken: bureau Bodemtoetsing van de DCMR, de Stichting Bodembeheer Krimpenerwaard, de projectgroep Hollandsche IJssel, de afdeling Water en het bureau Nazorg. Verantwoordelijke(n) De Financieel medewerker is verantwoordelijk voor het opstellen van de provinciale jaarrekening, onderdeel Bodemsanering. De Medewerker financiele administratie is verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste cijfers uit Globis en CODA. Het Bureauhoofd is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens en de opgestelde stukken. Werkwijze Het opstellen van de provinciale jaarrekening betreft het verantwoorden van gerealiseerde uitgaven en prestaties op hoofdniveau met toelichtende teksten. De werkzaamheden van de afdeling Bodemsanering staan geraamd onder hoofdstuk VH, productgroep 529 Bodembeheer. Hieronder vallen de producten beheerstaak, bevoegdgezagtaak en de uitvoering van het werkprogramma. Ook de nazorgactiviteiten van bodemsanering zijn opgenomen onder productgroep 529. • Afdeling BCA verzendt de Startnotitie "aanleveren gegevens t.b.v. provinciale jaarrekening" (DOC 3.3.7). In deze notitie wordt uitvoerig beschreven wat, wanneer en op welke wijze door de afdeling moet worden aangeleverd. Tevens is een planning opgenomen. Het betreft de volgende zaken: realisatie doelen, prestaties en activiteiten ten opzichte van de productenraming (DOC3.3.5d) opstellen clusters bijdrage aan de beleidsbrief actualiseren risicoparagraaf • Voor het opstellen van de jaarrekening worden de geboekte uitgaven gecontroleerd door de medewerker financiele administratie, en waar nodig aangepast door toerekening van kosten en dergelijke. • De Financieel medewerker stelt de teksten op. Voor het opstellen van deze teksten voor de prestaties en het actualiseren van de risicoparagraaf worden het Afdelingshoofd, de Bureauhoofden en andere medewerkers benaderd. Ook het bureau Bodemtoetsing van de DCMR, de Stichting Bodembeheer Krimpenerwaard, de projectgroep Hollandsche IJssel, de afdeling Water en het bureau Nazorg wordt om informatie gevraagd voor het juist kunnen opstellen van de afrekening en de teksten. • Voor de vaststelling van de conceptjaarrekening stelt de financieel medewerker een aanbiedingsnotitie op. In deze notitie wordt toelichting gegeven op de conceptafrekening in CODA (SYS 7.0.2). • De notitie wordt voorgelegd aan het hoofd Bedrijfsbureau ter goedkeuring. • Het Bureauhoofd beoordeelt de stukken en parafeert indien akkoord.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Opstellen provinciale jaarrekening

I iL ^4-fe^ ^^


* Het AMT bespreekt de notitie in aanwezigheid van de financieel medewerker. De notitie wordt vastgesteld, eventueel na het aangeven van door te voeren wijzigingen en/of aanvullingen. * Nadat de bijdragen bij afdeling BCA zijn ingeleverd, toetst afdeling BCA de afrekening aan provinciale financiele kaders en andere richtiijnen. * Afdeling BCA beoordeelt de stukken en geeft indien nodig opdracht aan de financieel medewerker tot doorvoeren van wijzigingen in de begroting (DOC s.s.sc). De verschillen in de primitieve begroting, begroting na wijzigingen en de realisatie worden toegelicht in de conceptjaarrekening. * De financieel medewerker verwerkt in overleg met afdeling BCA de wijzigingen. Vervolgens koppelt hij de wijzigingen terug naar het Bureauhoofd. Verwijzingen DOC 3.3 ,sc begroting DOC 3.3 ,sd productenraming DOC 3.3.7 Startnotitie "aanleveren gegevens tb.v. opstellen jaarrekening" SYS 1.1 SYS 7.0.2

Globis CODA

(naariîQudsQpgaveMib) (naar inhoudsopgave procedures)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Aanvraag extra budget (uitvoering werkprogramma)

WI 3.3.8

s if 4jret: HlS?

Code: WI 3.3.8 Versie: 7.0 Pagina: i van i Datum: 2 april 2007

AANVRAAG EXTRA BUDGET (UITVOERING WERKPROGRAMMA)

Doel en onderwerp Het doel is om de toewijzing van budgetten uit het werkprogramma 2005-2009 te bewaken en te beheersen. Bereik AMT, Bureauhoofd, Projectieider en Financieel medewerker. Verantwoordelijke(ii) Het Bureauhoofd beoordeelt de aanvraag extra budget. De Projectieider is verantwoordelijk voor het bepalen van de hoogte van het extra budget en het opstellen van de aanvraag. De Financieel medewerker is verantwoordelijk voor het bewaken van het totale budget werkprogramma en het inbrengen van de voorstellen in het AMT. Werkwijze • De Projectieider stelt een gemotiveerde aanvraag voor extra budget op (RGS 3.3.8) als hij constateert, of een melding van het Bedrijfsbureau krijgt (bijvoorbeeld bij opdrachtverlening), dat het budget niet toereikend is voor uitvoering van de geplande werkzaamheden. • De aanvraag voor extra budget wordt ter beoordeling voorgelegd aan het Bureauhoofd. • Na akkoord van het Bureauhoofd gaat de aanvraag "extra budget" naar de financieel medewerker. • De financieel medewerker beoordeelt of de aanvraag past binnen het budget van het werkprogramma. Past de aanvraag binnen het budget, dan wordt de aanvraag gereed gemaakt t.b.v. het door het hoofd Bedrijfsbureau vast te stellen advies. Past de aanvraag met binnen het budget dan zal de projectieider en het Bureauhoofd met de financieel medewerker hierover overleg moeten voeren. Zij doen een voorstel, dat in een advies wordt verwoord. Elke aanvraag voor "Extra budget" krijgt een volgnummer. • Het hoofd Bedrijfsbureau stelt het advies vast, waarna AMT-besluitvorming plaatsvindt. In incidentele gevallen kan sprake zijn van vertrouwelijkheid. Vastiegging van het besluit vindt niet plaats in het AMT-verslag maar op een aparte bijlage die vertrouwelijk wordt gearchiveerd. Indien het AMT akkoord gaat, worden de budgetmutaties in Globis doorgevoerd met vermelding van het volgnummer. De stukken worden gearchiveerd in het werkdossier Bedrijfsbureau, tenzij sprake is van vertrouwelijkheid. Verwijzingen RGS 3.3.8 Aanvraag extra budget (uitvoering werkprogramma) SYS 1.1

Globis

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Flankerend beleid BSB-operatie

WI 3.4.1

i l\ cobyk v^^


WI 34.1 7.0 i van 2 2 april 2007

FLANKEREND BELEID BSB-OPERATIE

Doel en onderwerp Het doel van deze werkinstructie is het eenduidig beschrijven van de werkwijze waarop bedrijven door de provincie Zuid-Holland gestimuleerd moeten worden tot het uitvoeren van verkennend onderzoek naar mogelijke bodemverontreiniging. Bereik GS, Directeur, Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Plantoetser en Juridisch controller. Verantwoordelijke(n) De Plantoetser is verantwoordelijk voor de controle van de gegevens, beeld scheppen van de locatie en bepaling van de relevantie alsmede het aanschrijven van de bedrijven. Het Bureauhoofd is verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling. De Juridisch controller is verantwoordelijk voor de controle op de brieven aangaande juistheid en volledigheid. Werkwijze Bedrijven zijn wettelijk verplicht om bodemonderzoek te laten verrichten conform het Besluit Verplicht Bodemonderzoek op bedrijfsterreinen. De Stichting BSB stimuleert bedrijven om bodemonderzoek op hun terrein te laten uitvoeren. Het bevoegde gezag provincie Zuid-Holland voert het flankerend beleid uit. Periodiek ontvangt de Provincie Zuid-Holland van de Stichting BSB een rapportage (RGS 3.4.1 a) waarin vermeld staat welke bedrijven bodemonderzoek hebben laten verrichten en welke bedrijven niet gereageerd hebben. • De rapportage van Stichting BSB komt via post bij de DIV van de directie Groen, Water en Milieu binnen. DIV zorgt vervolgens dat het bij de Plantoetser terechtkomt. • Uit de rapportage worden de bedrijven geselecteerd die geweigerd hebben om onderzoekresultaten aan de Stichting BSB aan te bieden. De Plantoetser screent de gegevens m.b.v. informatie van gemeente en/of provincie, hij schept een beeld van de locatie en van de relevantie. Wanneer onderzoek door de Plantoetser relevant bevonden wordt op basis van historic en activiteiten, dient het bedrijf aangeschreven te worden. • De Plantoetser stelt een attenderingsbrief (RGS 34.ib) op waarin hij aangeeft dat er bodemonderzoek uitgevoerd moet worden. De CRM-medewerker werkt de brief uit. Alvorens de brief te versturen, beoordeelt de Juridisch controller de brief op juistheid en volledigheid. De Plantoetser verzendt vervolgens de brief naar het bedrijf. • Indien het bedrijf niet binnen 3 maanden reageert op de attenderingsbrief en/of aangeeft geen bodemonderzoek te laten verrichten, dan stuurt de Plantoetser een tweede brief naar het bedrijf waarin een termijn vermeld staat waarbinnen het onderzoek moet starten. Voordat de brief daadwerkelijk verstuurd wordt, controleert de Juridisch controller de brief te op juistheid en volledigheid. • Indien het bedrijf niet reageert op de tweede aanschrijving en/of aangeeft geen bodemonderzoek te laten verrichten, dan wordt een voornemen tot aanwijzing (RGS 3-4-ic) opgesteld door de Plantoetser, waarin mogelijke sancties staan vermeld. Hij maakt vervolgens de besluitnota en stuurt het geheel naar de Juridisch controller ter beoordeling. • De Juridisch controller beoordeelt de stukken op juistheid en volledigheid. Indien akkoord parafeert hij de besluitnota en stuurt deze vervolgens naar het Bureauhoofd ter beoordeling. Wanneer er nog op en aanmerkingen zijn, retourneert hij de stukken aan de Plantoetser voor aanpassing/aanvulling.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Flankerend beleid BSBoperatie

•

f /^ ^tf^l ^2^

Code: WI 34.1 Versie: 7.0 Pagina: 2 van 2 Datum: 2 april 2007

Het Bureauhoofd voert een inhoudelijke beoordeling van de stukken uit. Indien akkoord parafeert hij de besluitnota en stuurt de stukken door naar het Afdelingshoofd. • Het Afdelingshoofd voert een laatste check uit en tekent de besluitnota voor akkoord en retourneert de stukken aan de CRM-medewerker voor verzending. • De CRM-medewerker verzendt de stukken naar het bedrijf. Het bedrijf heeft de mogelijkheid tot het geven van hun zienswijze (RGS 34.id). Wanneer er binnen de zienswijzetermijn geen afdoende reactie op het voornemen tot aanwijzing komt, dan dient er een aanwijzing (RGS 3.4.16) te worden opgesteld. ® De Plantoetser stelt de tekst van de aanwijzing op. • De Juridisch controller beoordeelt de stukken op juistheid en volledigheid. Hij doet hierbij ook een kadastrale toets. Indien akkoord parafeert hij de besluitnota en stuurt deze vervolgens naar het Bureauhoofd ter beoordeling. Wanneer er nog op en aanmerkingen zijn, retourneert hij de stukken aan de Plantoetser voor aanpassing/aanvulling. • Het Bureauhoofd voert een inhoudelijke beoordeling van de stukken uit. Indien akkoord parafeert hij de besluitnota en stuurt de stukken door naar het Afdelingshoofd. • Het Afdelingshoofd beoordeelt de stukken en tekent voor akkoord. Vervolgens stuurt hij de stukken naar de directeur ter goedkeuring. • Voorts vervolgen de stukken de route ter vaststelling door GS. • Wanneer vaststelling door GS heeft plaatsgevonden, wordt de aanwijzing naar het bedrijf gestuurd. Het bedrijf heeft de mogelijkheid tot bezwaar en beroep. • Wanneer na een half jaar nog geen gevolg is gegeven aan de aanwijzing, wordt de zaak overgedragen aan de afdeling Handhaving voor het afdwingen van het onderzoek. • In het vervolgtraject bij afdeling Handhaving treden de Plantoetser en de Juridisch controller op als adviseurs voor de inhoudelijke toets, alsmede voor afstemming over de te nemen dwangmaatregelen. Verwijzingen RGS 3-4-ia Rapportage Stichting BSB RGS 3.4.ib Attenderingsbrief RGS 3.4.ic Voornemen tot aanwijzing RGS 3.4.id Zienswijze RGS 3-4.ie Aanwijzing SYS 3.4

Tijgerbalsem

(naar inhoudsopgave khb) (naarinhfflidsQpgave^ (naar inhoudsopgave werkinstructies)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Beschikking subsidiering bodemsanering bedrijfeterreinen

WI 3.4.2

I // <sp|iL t/cx


WI 34.2 7.0 i van 3 2 april 2007

BESCHIKKING SUBSIDIERING BODEMSANERING BEDRIJFSTERREINEN

Doel en onderwerp Het doel van de werkinstructie is om op eenduidige wijze beschikkingen te nemen op een subsidieaanvraag voor de sanering in eigen beheer van historische verontreinigingen op in gebruikzijnde bedrijfsterreinen. Bereik Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Projectleider, CRM-coordinator, CRM-medewerker en Juridisch controller. Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van uitgaande stukken. De Projectleider is verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling van de stukken en de coordinatie rond de verschillende processtappen. De CRM-medewerker is verantwoordelijk voor de uitvoering van de administratieve stappen en het opstellen van de beschikking en toebehoren. De Juridisch controller is verantwoordelijk voor de juridische kwaliteit van de uitgaande stukken. Werkwijze Voor de procedure bescMkking op subsidieaanvraag geldt een doorlooptijd van maximaal 13 weken. Dit geldt zowel voor het onderdeel verlening als vaststelling. Er is een mogelijkheid om deze termijn te verlengen met maximaal 13 weken. Wanneer de termijn wordt overschreden, geldt dat een fictieve weigering om te beslissen is ontstaan, waarop bezwaar van de aanvrager mogelijk is. Als uitgangspunt bij bepaling verlening subsidie geldt de "Regeling financiele bepalingen bodemsanering 2005" (DOC 3.3.ia), het "Besluit financiele bepalingen bodemsanering" DOC 3.3.ib, de "Algemene wet bestuursrecht" (DOC 3.2.1) en het "Protocol ouderdomsbepaling bodemverontreinigingen" (DOC 3-4-2b). Wanneer een beschiMcing subsidieverlening wordt gevraagd, vult de aanvrager een Aanvraagformulier verlening subsidie bedrijvenregeling (FRM 3.4.2a) in en stuurt dit met bijbehorende stukken naar de provincie Zuid-Holland. Per post komt via DIV het aanvraagformulier (FRM 34.2a) binnen bij de CRMcoordinator. Deze zorgt voor toewijzing aan de Projectleider en CRM-medewerker. Indien de locatie nog niet bekend is, zorgt de CRM-coordinator voor het opvoeren van de locatie in Globis zoals in WI 3.2.1. De CRM-coordinator zorgt voor het aanmaken van een bijbehorende taak aanvraag subsidieverlening. Hij geeft tevens aan welke administratieve stappen doorlopen dienen te worden. De CRM-medewerker voert een volledigheidstoets uit, waarbij gelet wordt op de volledigheid en de ondertekening van de stukken. Wanneer de gegevens niet compleet zijn noteert hij dat op het projectbegeleidingsformulier (FRM 3.2.ib). Hij voert de administratieve gegevens in Globis in. Daarna vult hij het projectbegeleidingsformulier verder in met het resultaat van de volledigheidstoets. Hij stelt een Bericht van ontvangst (BVO) (FRM 3.2.ih) op en stuurt de stukken naar de CRMcoordinator ter flattering.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Beschikking subsidiering bodemsanering bedrijfsterreinen

•

•

• • •

•

i $/ <^TjT) v(£S


Alvorens de CRM-medewerker over kan gaan tot verzending, dient het Bericht van ontvangst (BVO) door het Bureauhoofd ondertekend te worden. Het Bureauhoofd ondertekent indien akkoord. De CRM-medewerker zorgt voor de verzending en scheidt de binnengekomen stukken. De aanvraag wordt naar de Projectleider verzonden. De Projectleider voert de beoordeling van de stukken uit door de geleverde gegevens te toetsen aan de Regeling financiele bepalingen bodemsanering 2005 en het Besluit financiele bepalingen bodemsanering. Wanneer blijkt dat er onvoldoende informatie is om een besluit te nemen dan wordt gehandeld zoals in WI 3.2.1. Bij de aanwezigheid van voldoende informatie om een besluit te kunnen nemen, stelt de Projectieider een concepttekst van de beschikking op. Het nemen van een ontwerpbesluit is niet noodzakelijk en wordt daarom achterwege gelaten. De CRM-medewerker verzorgt de opmaak van de tekst en verzamelt de stukken in een besluitnota. De besluitnota inclusief stukken gaat naar de Juridisch controller. De Juridisch controller beoordeelt de stukken en parafeert de besluitnota indien akkoord. Vervolgens stuurt hij de stukken door naar het Bureauhoofd. Indien deze akkoord is, parafeert hij de besluitnota en ondertekent conform de mandaatiijst (DOC 3.1.1 a) de beschikking. De CRM-medewerker zorgt voor registratie van het besluit in Globis, verzending en archivering van de stukken en stuurt afschriften naar de CRM-coordinator. Een afschrift wordt verzonden aan SenterNovem, ter reservering van de later uit te betalen subsidiegelden.

VasfsteUing • De saneerder in eigen beheer, die een subsidiebedrag verleend heeft gekregen, dient na afronding van de saneringswerkzaamheden een verzoek in tot definitieve vaststelling en uitbetaling van de subsidie door het Aanvraagformulier Vaststelling subsidie bedrijvenregeling (FRM 3.4.2!)) en de vereiste bewijsmiddelen aan de provincie toe te zenden. • Per post komt via DIV het Aanvraagformulier Vaststelling subsidieregeling Bedrijvenregeling (FRM 34.2b) binnen bij de CRM-coordinator. Deze zorgt voor toewijzing aan een Projectieider en CRM-medewerker. • De CRM-coordinator zorgt voor het aanmaken van een bijbehorende taak Aanvraag subsidievaststelling. Hij geeft tevens aan welke administratieve stappen doorlopen dienen te worden. • De CRM-medewerker voert een volledigheidstoets uit, waarbij hij let op de volledigheid en de ondertekening van de stukken. Wanneer de gegevens niet compleet zijn noteert hij dat op het Projectbegeleidingsformuher (FRM s.2.ib). • Hij voert de administratieve gegevens in Globis in. Daarna vult hij het Projectbegeleidingsformulier verder in en vermeldt het resultaat van de volledigheidstoets erop. Hij stelt een Bericht van ontvangst (BVO)(FRM 3-2.ih) op en stuurt de stukken naar de CRM-coordinator ter flattering. • Na flattering door de CRM-coordinator dient het Bericht van ontvangst (BVO) door het Bureauhoofd ondertekend te worden. Het Bureauhoofd ondertekent indien akkoord. De CRM-medewerker zorgt voor de verzending en scheidt de binnengekomen stukken. De aanvraag wordt naar de Projectieider verzonden. • De Projectieider voert een beoordeling van de stukken uit door de geleverde gegevens te toetsen aan de eerdere beschikking verlening subsidie en de Regeling financiele bepalingen bodemsanering 2005 en het Besluit financiele bepalingen bodemsanering. Wanneer blijkt dat er onvoldoende informatie is om een besluit te nemen dan wordt gehandeld zoals in WI 3.2.1.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Beschikking subsidiering bodemsanering bedrijfeterreinen

• • •

• •

j /$f tipkUdL^' ^%L^


WI 34.2 7.0 3 van 3 2 april 2007

Bij de aanwezigheid van voldoende informatie om een besluit te kunnen nemen, stelt de Projectieider een concepttekst van een beschikking op. Het nemen van een ontwerpbesluit is niet noodzakelijk en wordt daarom achterwege gelaten. De CRM-medewerker verzorgt de opmaak van de tekst en verzamelt de stukken in een besluitnota. De besluitnota, inclusief stukken, gaat naar de Juridisch controller. De Juridisch controller beoordeelt de stukken en parafeert de besluitnota indien akkoord. Vervolgens stuurt hij de stukken door naar het Bureauhoofd. Indien deze akkoord is, parafeert hij de besluitnota en ondertekent conform de mandaatiijst (DOC s.i.ia) de beschikking. De CRM-medewerker zorgt voor registratie van het besluit in Globis, verzending en archivering van de stukken en stuurt afschriften naar de CRM-coordinator. Een afschrift wordt tezamen met een verzoek tot uitbetalen verzonden aan het Bedrijfsbureau. Het bedrijfsbureau heeft acht weken de tijd om de betaling uit te voeren (PRO 3.3).

Verwijzingen DOC i .ob DOC 2.ob DOC s.i.ia DOC 3.2.1 DOC 3-3-ia DOC 3.3 .ib DOC 3.4.2b

Bobel-nota Provinciale Milieuverordening Zuid-Holland Mandaatiijst Algemene wet bestuursrecht Regeling financiele bepalingen bodemsanering 2005 Besluit financiele bepalingen bodemsanering Protocol Ouderdomsbepaling Bodemverontreiniging

FRM 3.2.ib FRM 3.2.ih FRM 3.4.2a FRM 3.4.2b

projectbegeleidingsformulier Bericht van ontvangst (BVO) Aanvraagformulier verlening subsidie bedrijvenregeling Aanvraagformulier vaststelling subsidie bedrijvenregeling

SYS 1.1

Globis


Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering i /?A LMC ^x^

Offerteaanvraag

WI 7.0.1


WI 7.0.1 7.0 i van 2 2 april 2007

OFFERTEAANVRAAG

Doel en onderwerp Het doel is om de stappen inzichtelijk te maken die leiden tot het aanvragen van een offerte, opdat deze objectief, passend en volledig zijn en de offerte binnen de afgesproken termijn wordt uitgebracht. Bereik Bureauhoofd, Projectieider, Projectmedewerker, Juridisch controller en Werkgroep Uitbesteding Projecten (WUP). Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd is (volgens de mandaatiijst) verantwoordelijk voor ondertekening van de stukken. De Projectieider is verantwoordelijk voor het opstellen van de offerteaanvraag alsmede het invullen van het WUP-formulier. De Projectieider is verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling van de offerte. De WUP is verantwoordelijk voor inhoudelijke beoordeling van de offerteaanvraag, de goedkeuring (beoordeling van de motivatie) van de keuze voor de bureaus en voor de controle op de uitvoering van de juridische toets. De Juridisch controller is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de juridische toets. Werkwijze • De Projectmedewerker of de Projectieider stelt de offerteaanvraag (RGS y.o.ia) op. Hij gebruikt hiervoor een format (FRM 7.0.1 a). Vervolgens vult hij de volgende gegevens in op het WUP-formulier (FRM y.o.ib): voorcalculatie aard van het onderzoek motivatie keuze offerte aanvraag europees, in concurrentie of onderhands. De offertes voor aanvullende opdrachten worden veelal niet in concurrentie aangevraagd. De redenen hiervoor zijn onder andere continuering van het werk, ervaringen van de opdrachtnemer, het voorkomen van informatieverlies en de geleverde kwaliteit in de vorige fase/ taak. motivatie keuze bureaus De offerteaanvraag en het WUP-formulier worden opgenomen in de besluitnota. • De Juridisch controller voert de juridische toets uit of actualiseert deze en stelt vast of er sprake is van een schuldige eigenaar of een aansprakelijke veroorzaker. Daarnaast stelt hij vast of dit een sanering in eigen beheer is of een overheidssanering. Hij noteert zijn bevindingen op de checklist Juridische Toets (FRM s.i.ia). en stuurt de besluitnota naar de Projectieider. • Indien de stukken zijn opgesteld door de Projectmedewerker voert de Projectieider een inhoudelijke beoordeling van de stukken uit en parafeert de besluitnota. • Vervolgens gaan de stukken ter goedkeuring naar de coordinator van de WUP. De coordinator verdeelt de aanvragen en een van de leden van de WUP beoordeelt of de stukken voldoen aan de gestelde eisen en of de motivatie van de keuze van bureaus akkoord is. De WUP-medewerker controleert tevens of de juridische toets is uitgevoerd of geactualiseerd en de Kaderregeling Inkoop 2006 (DOC y.oc) is nageleefd. Tevens controleert hij of de passages betreffende de Algemene inkoopvoorwaarden (AIV/DOC y.od) en Bijzondere inkoopvoorwaarden voor Ingenieursdiensten (BIVI/DOC y.oe) van

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering IT* <^T^ V>^

Offerteaanvraag


WI 7.0.1 7.0 2 van 2 2 april 2007

toepassing zijn en in de offerte aanvraag zijn opgenomen. Zonodig voegt hij de betreffende stukken bij. Wanneer er nog aanpassingen dienen te worden gedaan, zendt hij de stukken inclusief commentaar ter verwerking retour aan de Projectieider. Indien akkoord wordt de besluitnota gefiatteerd en doorgestuurd naar het Bureauhoofd. * Het Bureauhoofd beoordeelt de stukken en ondertekent de brieven bij akkoord. Hij retourneert de stukken aan de Projectmedewerker of de Projectieider voor registratie en verzending. • De Projectmedewerker of Projectieider registreert de brieven in Globis (SYS 1.1) en draagt zorg voor de verzending van de offerteaanvraag. Binnen 8 weken dienen de offertes binnen te zijn. Deze termijn wordt bewaakt. Verwijzingen DOC y.oc DOC y.od DOC y.oe FRM s.i.ia FRM y.o.ia FRM y.o.ib

Kaderregeling Inkoop 2006 Algemene Inkoopvoorwaarden (AN) Bijzondere Inkoopvoorwaarden Voor Ingenieursdiensten (BIVI) Checklist juridische toets Format offerte WUP-formulier

RGS y.o.ia

Offerteaanvraag

SYS 1.1

Globis

(naarinhQMdsopgaveWbb) (naar iiiihQudsopgave procedures)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Offertebeoordeling/opdrachtverlening

WI 7.0.2

I If ^±J^L. v*Q^/


WI 7.02 7.0 i van 2 2 april2007

OFFERTE BEOORDELING/ OPDRACHTVERLENING

Doel en onderwerp Deze werkinstructie heeft tot doel de stappen inzichtelijk te maken die leiden tot een objectieve beoordeling van offertes en verlening van opdrachten. Bereik Bureauhoofd, Projectmedewerker, Projectleider, Juridisch Controller, Werkgroep Uitbesteding Projecten (WUP) en Medewerker financiele administratie. Verantwoordelijke(n) De Projectleider is verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling van de offertes en het aangeven van zijn voorkeur. De Projectmedewerker of de Projectleider is verantwoordelijk voor het opstellen van de opdrachtverlening, afwijzingsbrieven en besluitnota alsmede voor de verzending van de brieven. De Juridisch controller is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de juridische toets. De Medewerker financiele administratie is verantwoordelijk voor de beoordeling van de financiele dekking. Het Bureauhoofd is verantwoordelijk voor de ondertekening van de opdrachtbrief. Werkwijze Maximaal 8 weken na verzending van de offerteaanvragen komen de aanbiedingen bij de afdeling binnen. Bij een (openbare) aanbesteding komen de inschrijvingen binnen bij de afdeling Infrastructuur. • De Projectleider beoordeelt de aanbiedingen uitgaande van de criteria in de offerteaanvraag en doet een gemotiveerde voordracht. Hij geeft de voordracht met bijlagen door aan de Projectmedewerker voor uitwerking. • Indien het meerwerk betreft wordt er geen offerte aangevraagd, maar wordt er veelal mondeling een opdracht gegeven. De reden voor deze mondelinge opdracht is dat er vaak tijdens het werk een directe beslissing noodzakelijk is. De financiele dekking moet direct na verlening van de opdracht worden aangepast. Ook dient het WUP-formulier "Aanvullende opdracht" (FRM y.o.2b) te worden aangeleverd. • Bij een bestek wordt een UAR-beoordeling uitgevoerd door de afdeling Infrastructuur conform het aanbestedingsreglement. De uitkomst communiceert hij aan de Projectieider Bodem. In principe wordt gekozen voor de inschrijving met de laagste prijs. • De Projectmedewerker of de Projectieider stelt een opdrachtbrief (RGS y.o.2a) en afwijzingsbrieven (RGS 7.o.2b) op. Vervolgens vult hij het WUP-formulier Opdrachtverstrekking bureaus (FRM y.o.2a) of het WUP-formulier aanvullende opdracht (FRM y.o.2b) voor een aanvullende opdracht in, maakt een kostenraming (RGS y.o.2c) en verzamelt deze stukken in de besluitnota. Indien de stukken zijn opgesteld door de Projectmedewerker gaat de besluitnota naar de Projectieider ter flattering. • De Juridisch controller voert de juridische toets uit of actuahseert deze en stelt vast of er sprake is van een schuldige eigenaar of een aansprakelijke veroorzaker. Daarnaast stelt hij vast of dit een sanering in eigen beheer is of een overheidssanering. Hij noteert zijn bevindingen op de checklist Juridische Toets (FRM s.i.ia). en stuurt de besluitnota naar de Projectieider.

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering OfFertebeoordeling/opdrachtverlening

/j/ <3zjjr^ ^-?ns^


* De Projectieider beoordeelt de stukken en parafeert de besluitnota indien akkoord. De Projectieider zorgt dat de besluitnota naar de WUP gaat. * De WUP-medewerker beoordeelt of de (aanvullende) opdrachten afwijzingsbrieven passen binnen het aanbestedingsbeleid, correct geformuleerd zijn en de Kaderregeling Inkoop 2006 (DOC y.oc) is nageleefd. Tevens wordt gecontroleerd of de passages betreffende de Algemene Inkoopvoorwaarden (AN) en Bijzondere inkoopvoorwaarden voor Ingenieursdiensten (BIVI) van toepassing zijn en in de opdrachtbrief zijn opgenomen. Zo nodig voegt hij de betreffende stukken bij. Vervolgens krijgt de Projectieider de mogelijkheid zijn keuze te verdedigen. Indien akkoord parafeert hij de besluitnota. De WUP-medewerker draagt zorg voor registratie en stuurt de besluitnota door naar de Medewerker financiele administratie. * De Medewerker financiele administratie beoordeelt de inhoud van de (aanvullende) opdrachtbrief en controleert of er voldoende financiele dekking aanwezig is. Indien onvoldoende dekking aanwezig is, wordt de werkinstructie "Aanvraag extra budget (uitvoering werkprogramma)" (WI 3.3.8) doorlopen. Indien akkoord parafeert hij de besluitnota en maakt een opdracht aan in CODA (SYS 7.0.2) en Globis (SYS 1.1). Vervolgens wordt de besluitnota doorgestuurd naar het Bureauhoofd ter beoordeling en ondertekening. ® Het Bureauhoofd beoordeelt de stukken en ondertekent conform de maandaatlijst (DOC S.i.ia) de brief. Na ondertekening van de (aanvullende) opdracht wordt de besluitnota inclusief stukken geretourneerd aan de Projectmedewerker of de Projectieider. ® De Projectmedewerker of de Projectieider draagt zorg voor verzending van de (aanvullende) opdrachtbrief en de afwijzingsbrieven en verzend de besluitnota en overige stukken ter archivering aan DIV. Een afschrift van de (aanvullende) opdrachtbrief gaat naar de Medewerker financiele administratie. Verwijzingen DOCs.i.ia DOC y.oc DOC y.od DOC y.oe

Mandaatiijst Kaderregeling Inkoop 2006 Algemene Inkoopvoorwaarden (AN) Bijzondere Inkoopvoorwaarden Voor Ingenieursdiensten (BIVI)

FRM 3.1 .ia FRM y.o.2a FRM y.o.2b

Checklist juridische toets WUP formulier Opdrachtverstrekking bureaus WUP formulier Aanvullende opdracht

RGS y.o.2a RGS y.o.2b RGS y.o.2c

Brief Opdrachtverlening Afwijzingsbrief Kostenraming

SYS 1.1 SYS y.o.2

Globis CODA


KWALITEITSHANDBOEK. afdeling Bodemsanering. ISO 9001:2000 versie 7.0. Provincie Zuid-Holland Zuid-Hollandplein i Postbus LP Den Haag

Recommend Documents