KWALITEITSHANDBOEK AFDELING BODEMSANERING ISO 9001:2000. Versie 1.0. Provinciehuis Zuid-Hollandplein 1 Postbus LP Den Haag

KWALITEITSHANDBOEK AFDELING BODEMSANERING ISO 9001:2000 Versie 1.0

Provinciehuis Zuid-Hollandplein 1 Postbus 90602 2509 LP Den Haag Tel: 070-4416585 Fax: 070-4417804

Alle rechten zijn uitdrukkelijk voorbehouden aan de Afdeling Bodemsanering van de Provincie Zuid-Holland. Niets uit deze uitgave mag vermenigvuldigd of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, of op welke andere wijze dan ook, zonder schriftelijke toestemming van de Afdeling Bodemsanering van de Directie Groen, Water en Milieu

Opgesteld door : Beoordeeld door: Geautoriseerd door:

Adromi Management Consultancy b.v.: Kwaliteitscoördinator: Afdelingshoofd:

C. van der Linde

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering

Inhoudsopgave

Code: Versie: Pagina: Datum:

INHOUD 1.0 Verklaring van uitgifte 2.0 Algemeen 2.1 Vastleggen van het kwaliteitsmanagementsysteem (waarin ook structuur en beheer) 2.2 Codering 2.3 Begrippen en definities 2.4 Lijst van documenten verband houdende met het handboek Documenten Formulieren Digitale Registraties Registraties 2.5 Lijst van wijzigingen en toevoegingen 2.6 Verwijzingstabel 3.0 Beleid 4.0 Organisatie 4.1 Omschrijving (organigram) organisatie Provincie Zuid-Holland 4.2 Omschrijving (organigram) organisatie Afdeling Bodemsanering 4.3 Omschrijving organisatie Kwaliteit 4.4 Overlegstructuur 5.0 Referentiemodel; samenhang processen 6.0 Inhoudsopgave procedures 7.0 Inhoudsopgave werkinstructies

KHB 0 01

1 van 1 31 juli 2002


Verklaring van uitgifte

1.0


KHB 1 01

1 van 1 31 juli 2002

VERKLARING VAN UITGIFTE

Het management van de Afdeling Bodemsanering van de Directie Groen, Water en Milieu van de Provincie Zuid-Holland verklaart hierbij dit kwaliteitshandboek, bestaande uit de delen Kwaliteitshandboek (KHB) en Procedureboek (PRO), in zijn volledigheid geldig, van kracht en bindend voor alle medewerkers van de deelnemende afdeling, daartoe behorende bureaus en projecten. Vanuit het Procedurehandboek (Hoofdprocessen) wordt, waar van toepassing, verder verwezen naar onderliggende werkinstructies. Dit voor zover het in dit kwaliteitshandboek beschreven kwaliteitsmanagementsysteem zich over hun werkzaamheden uitstrekt, met ingang van heden:

1 augustus 2002 Om de geldigheid en volledigheid van het kwaliteitshandboek aan te geven is elke bladzijde van de inhoudsopgave van de verschillende delen van het handboek door de Kwaliteitscoördinator afzonderlijk geparafeerd. Elk deel van het kwaliteitshandboek bestaat uit de in de betreffende inhoudsopgave genoemde hoofdstukken en paragrafen. Het geparafeerde kwaliteitshandboek is het moederexemplaar. Alle overige geregistreerde exemplaren zijn van het moederexemplaar getrouwe kopieën. 's-Gravenhage

Ir. J.E.J. Verbunt Afdelingshoofd

(naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies)

Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Code: Versie: Pagina: Datum:

Algemeen

2.0

ALGEMEEN

2.1

Vastleggen van het kwaliteitsmanagementsysteem

KHB 2 01 1 van 11 31 juli 2002

Het kwaliteitsmanagementsysteem van de Afdeling Bodemsanering van de Directie Groen, Water en Milieu van de Provincie Zuid-Holland zoals genoemd in de verklaring van uitgifte van het kwaliteitshandboek is opgesteld conform de eisen gesteld de NEN-EN-ISO 9001:2000 norm. (naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies) 2.2

Codering

De informatie in het KHB is gecodeerd d.m.v. een combinatie van letters en cijfers. De letters hebben betrekking op: KHB = Kwaliteitshandboek PRO = Procedures DOC = Documenten FRM = Formulieren RGS = Registraties WI = Werkinstructies

De cijfers geven de volgende aspecten aan: 1e cijfer = hoofdstuk 2 e cijfer = paragraaf 3 e cijfer = (eventuele) subparagraaf

(naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies) 2.3

Begrippen en definities

Afwijking Het niet voldoen aan een eis. Corrigerende maatregel Maatregel om de oorzaak van een waargenomen afwijking of andere ongewenste situatie weg te nemen. Dienst Zowel de resultaten die een gevolg zijn van activiteiten op het contactvlak tussen leverancier en afnemer als de resultaten die het gevolg zijn van interne activiteiten van de leverancier ten einde aan de behoeften van de afnemer te voldoen. Dienstverlening De activiteiten van de leverancier die noodzakelijk zijn voor het verwezenlijken van de dienst. Document Informatie en haar gegevensdrager. Doelmatigheid De verhouding tussen de behaalde resultaten en de gebruikte middelen.


Algemeen


KHB 2 01

2 van 11 31 juli 2002

Doeltreffendheid De mate waarin geplande activiteiten worden gerealiseerd en geplande resultaten worden behaald. Klacht Een formele uiting van ontevredenheid van de cliënt/opdrachtgever over de aan hem geleverde dienst of de dienstverlening. Kwaliteit De mate waarin een geheel van eigenschappen en kenmerken voldoet aan eisen. Kwaliteitsaudit Een systematisch, onafhankelijk en gedocumenteerd proces voor het verkrijgen van auditbewijsmateriaal en het objectief beoordelen daarvan om vast te stellen in welke mate aan de overeengekomen auditcriteria is voldaan. Kwaliteitsbeheersing Het aspect van kwaliteitsmanagement gericht op het voldoen aan kwaliteitseisen. Kwaliteitsborging Het aspect van kwaliteitsmanagement gericht op het geven van vertrouwen dat aan kwaliteitseisen zal worden voldaan. Kwaliteitscoördinator De door het Afdelingshoofd aangewezen persoon die verantwoordelijk is voor en toezicht houdt op de werking van het kwaliteitszorgsysteem. Kwaliteitshandboek Een document dat het kwaliteitsmanagementsysteem van een organisatie specificeert. Kwaliteitsplan Een document dat specificeert welke procedures en bijbehorende middelen door wie en wanneer voor een specifiek project, product, proces of contract moeten worden toegepast. Kwaliteitsmanagementsysteem Managementsysteem voor het sturen en beheersen van een organisatie op kwaliteit. Kwaliteitsverbetering Het aspect van kwaliteitsmanagement gericht op het vergroten van het vermogen om te voldoen aan kwaliteitseisen. Leverancier Organisatie of persoon die een product of dienst levert. Preventieve maatregel Maatregel om de oorzaak van een mogelijke toekomstige afwijking of andere ongewenste mogelijke situatie weg te nemen. Procedure Gespecificeerde wijze van het uitvoeren van een activiteit of een proces. Proces Geheel van samenhangende of elkaar beïnvloedende activiteiten dat input omzet in output.


Algemeen

KHB 2 01

3 van 11 31 juli 2002

Registraties Een document waarin bereikte resultaten kenbaar gemaakt zijn of waarin het bewijs geleverd wordt van uitgevoerde activiteiten. Ter inzage Een ieder binnen de organisatie heeft inzage in de betreffende stukken. Alleen daartoe aangewezen personen zijn bevoegd de stukken te kopiëren, in te vullen, tekst toe te voegen, etc. Toegankelijk Een ieder binnen de organisatie heeft inzage in de betreffende stukken en kan daar gebruik van maken bij het uitvoeren van zijn/haar werkzaamheden (kopiëren, invullen, aanvullen, etc.). Vertrouwelijk Alleen daartoe aangewezen personen zijn bevoegd de betreffende stukken in te zien en eventueel te wijzigen of aan te passen. (naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies) 2.4

Lijst van documenten verband houdende met het handboek

Hieronder treft u een lijst aan van alle tot het kwaliteitsmanagementsysteem behorende documenten, formulieren en registraties. De nummering is gekoppeld aan de betreffende procedures en werkinstructies. Bij de documenten, formulieren en registraties is vermeld: - de beheerder van het document of registratie; - versiedatum; - archief waarin het zich bevindt; - afgesproken bewaartermijn. Voorbeeld: DOC 10.1 FRM 10.1 RGS 10.1 SYS 1.1

Auditplan Auditformulier Auditrapport Globis

Documenten (DOC) Paraaf directie: Code

Registratie of rapportage

Status

Bewaar Beheerder termijn

Revisie

Plaats

Geïntegreerd werkprogramma Bodemsanering BOBEL-nota Strategisch afdelingsplan Bodemsanering Afdelingsplan Bureauwerkplan BOS Bureauwerkplan SEB Bureauwerkplan BB Werkprogramma algemene taken

vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld

3 jaar n.v.t. n.v.t. 1 jaar 1 jaar 1 jaar 1 jaar 1 jaar

dec. 2001 allen juli 1998 allen

Beleid DOC 1.0a DOC 1.0b DOC 1.0c DOC 1.0d DOC 1.0e DOC 1.0f DOC 1.0g DOC 1.0h

afd.hfd. afd.hfd. afd.hfd. afd.hfd. hfd.BOS hfd.SEB hfd.BB hfd.BB


Algemeen

KHB 2 01

4 van 11 31 juli 2002

Organisatie Primaire proces DOC 2.0a DOC 2.0b DOC 3.1a DOC 3.1b DOC 3.1c DOC 3.1d DOC 3.1e DOC 3.1f DOC 3.1g DOC 3.1.1a DOC 3.1.2a DOC 3.1.2b DOC 3.1.2c DOC 3.1.2d DOC 3.2.1 DOC 3.2.3a DOC 3.3.1a DOC 3.3.5a DOC 3.3.5b DOC 3.3.5c DOC 3.3.5d DOC 3.3.7 DOC 3.4

Wet Bodembescherming Provinciale Milieu Verordening Zuid-Holland Protocol voor het Oriënterend onderzoek (SDU) NEN-5740 NVN-5725 Protocol voor het Nader onderzoek, deel 1 (SDU) Richtlijn nader onderzoek, deel 1 (SDU) Nader Onderzoeksrichtlijn Ernst-, Urgentie en Tijdstipbepaling (SDU) Handleiding afwegingsproces saneringsdoelstelling (SDU) Mandaatlijst Circulaire Interventiewaarde Circulaire Beoordeling en Afstemming Circulaire Tijdstipbepaling Handleiding "Urgentie van bodemsanering", SDU 1995 Algemene wet bestuursrecht Beroepschrift Regeling financiële bepalingen bodemsanering Startnotitie "aanleveren gegevens t.b.v. activiteiten- en beleidsbegroting" Voorjaarsbericht Beleidsbegroting Activiteitenbegroting Startnotitie "aanleveren gegevens t.b.v. opstellen jaarrekening" Stappenplan Bodem in Beeld 2005

vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld

n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.

VROM hfd.BBJZ VROM NNI NNI VROM VROM VROM

1993 1993 1997

vastgesteld n.v.t.

VROM

2000

vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld

hfd. ABES juni 2001 Q-schijf

n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. vastgesteld n.v.t. vastgesteld 1 jaar vastgesteld vastgesteld vastgesteld vastgesteld

½ jaar 1 jaar 1 jaar 1 jaar

jan. 2002 3e tranche 1993

1995

VROM hfd. FPC

hfd. FPC

vastgesteld n.v.t.

proj.leider

vastgesteld n.v.t. n.v.t. vastgesteld 1 jaar vastgesteld n.v.t. vastgesteld n.v.t. vastgesteld n.v.t.

afd.hfd. hfd. P&O hfd. P&O EU EU hfd. BB

Secundaire processen DOC 5.0 DOC 6.0a DOC 6.0b DOC 7.0a DOC 7.0b DOC 9.0

Functieboek Standaard Inwerkprogramma Personeelsgids De Europese Richtlijn Diensten (92/50/EEG) De Europese Richtlijn Werken (93/37/EEG) Handboek Globis

Controle en evaluatie Corrigerende en preventieve maatregelen Status: concept, vastgesteld

okt. 2001


Algemeen

KHB 2 01

5 van 11 31 juli 2002

Formulieren (FRM) Paraaf directie: Code


Status


Format Afdelingsplan Format Bureauwerkplannen

vastgesteld vastgesteld

1 jaar 1 jaar

Beleid FRM 1.0a FRM 1.0b

hfd. FPC hfd. FPC

Organisatie Primaire proces FRM 3.1.1a FRM 3.1.1b FRM 3.2.1a FRM 3.2.1b FRM 3.2.1c FRM 3.2.1d FRM 3.2.1e FRM 3.2.1f FRM 3.2.1g FRM 3.2.1h FRM 3.2.4a FRM 3.2.4b FRM 3.2.5 FRM 3.2.6 FRM 3.3.1a FRM 3.3.1b FRM 3.3.2 FRM 3.1

Checklist juridische toets Apostille Meldingsformulier bodemverontreiniging (SEB) Projectbegeleidingsformulier Checklist Ernst, Urgentie en saneringsplan Aanvraagformulier verkorte procedure (SEB) Checklist inhoud Saneringsplan (SEB) Checklist bij Saneringsplan te verstrekken gegevens Saneringsplan initiatiefformulier (SPIF) Bericht van ontvangst Formulier start sanering (SEB) Checklist controle sanering Checklist "Instemming evaluatierapport" Checklist bij Nader Onderzoek te verstrekken gegevens Model Accountantsprotocol en accountantsverklaring Format bestedingsverantwoording Format prestatieverantwoording Checklist inhoud zorgplan / checklist nazorgplan

n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.

FD

Secundaire processen FRM 6.0 FRM 7.0.1a FRM 7.0.1b FRM 7.0.2

Formulier Jaargesprekken Format offerte WUP-formulier offerteaanvraag WUP-formulier opdrachtverlening

n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.

hfd. P&O

n.v.t. n.v.t.

K.C. K.C.

n.v.t. n.v.t.

K.C. K.C.

Controle en evaluatie FRM 11.1 FRM 11.2a

Auditformulier Beoordelingsformulier leveranciers

Corrigerende en preventieve maatregelen FRM 12.1 FRM 12.2

Status:

Meldingsformulier Evaluatieformulier

concept, vastgesteld


Revisie

Plaats


Algemeen

KHB 2 01

6 van 11 31 juli 2002

Digitale registraties (SYS) Paraaf directie: Code


Status


Revisie

Plaats

Status


Revisie

Plaats

Beleid Organisatie Primaire proces SYS 1.1 SYS 3.2.1 SYS 3.4 SYS 3.3.5

Globis SUS Tijgerbalsem IBS

Secundaire processen SYS 7.0.2

FRIS

Controle en evaluatie Corrigerende en preventieve maatregelen Status: concept, vastgesteld Registraties en rapportages (RGS) Paraaf directie: Code Registratie of rapportage

Beleid Organisatie Primaire proces RGS 3.1.1a RGS 3.1.1b RGS 3.1.2 RGS 3.1.3 RGS 3.1.4b RGS 3.1.5a RGS 3.1.5b RGS 3.1.5c RGS 3.1.5d RGS 3.1.7 RGS 3.2.1a RGS 3.2.1b RGS 3.2.1c RGS 3.2.1d RGS 3.2.2a RGS 3.2.2b RGS 3.2.3a RGS 3.2.3b RGS 3.2.3c RGS 3.2.4a RGS 3.2.4b RGS 3.2.5a RGS 3.2.5b RGS 3.3.1b RGS 3.3.1c

Rapportage Initieel Onderzoek Aanschrijvingsbrief Rapportage Nader Onderzoek Rapportage Saneringsonderzoek Rapportage Saneringsplan Startnotitie sanering Saneringsbestek Vergunningen voor uitvoeren werkzaamheden Milieukundig begeleidingsplan Saneringsverslag (BOS) Ontwerpbeschikking ernst en urgentie Kennisgevingsbrief Publicatie Opschortingbrief Nota van de vakafdeling Brief besluit op bezwaarschrift Verweerschrift Dupliek Pleitnota Map meldingen Start Saneringen Brief niet instemmen met saneringswijze Locatiedossier Instemmingbrief Financiële verantwoording Managementletter


Algemeen RGS 3.3.2 RGS 3.3.3 RGS 3.3.4a RGS 3.3.4b RGS 3.3.5 RGS 3.3.6a RGS 3.3.6b RGS 3.3.7 RGS 3.3.8 RGS 3.4 RGS 3.4.1a RGS 3.4.1b RGS 3.4.1c RGS 3.4.1d RGS 3.4.1e RGS 3.4.2a RGS 3.4.2b RGS 3.4.2c RGS 4.0a RGS 4.0b

Prestatieverantwoording Monitoringsverantwoording Managementrapportage financiële voortgang Managegementrapportage t.o.v. afdelings- en bureauplannen Aanbiedingsnotitie begroting Startnotitie werkprogramma Werkprogramma Aanbiedingsnotitie Jaarrekeningbegroting Aanvraag calamiteitenbudget Voorstel voor AMT Rapportage Stichting BSB Attenderingsbrief Voornemen tot aanwijzing Zienswijze Aanwijzing Startnotitie BOBEL-nota Concept-BOBEL-nota Oplegnotitie Evaluatieverslag project WUP-evaluatieformulier

Secundaire processen RGS 6.0 RGS 7.0.1 RGS 7.0.2a RGS 7.0.2b RGS 7.0.2c RGS 8.0

Rapportage jaargesprekken Offerteaanvraag Opdrachtverlening Afwijzingsbrief Kostenraming Distributielijst kwaliteitsdocumentatie

n.v.t.

K.C.

1 jaar 1 jaar n.v.t. n.v.t. 1 jaar

K.C. K.C. WUP WUP K.C.

n.v.t. n.v.t. n.v.t.

K.C. K.C. K.C.

Controle en evaluatie RGS 11.1a RGS 11.1b RGS 11.2a RGS 11.2b RGS 11.3

Auditplan Auditrapportage Map Beoordelingsformulieren leveranciers Overzicht leveranciers Management review

Ter inzage Ter inzage

Corrigerende en preventieve maatregelen RGS 12.1a RGS 12.1b RGS 12.2

Status:

Map meldingsformulieren Map Verbeter- en onderzoeksprojecten Map evaluatieformulieren

concept, vastgesteld


KHB 2 01

7 van 11 31 juli 2002


Algemeen

2.5

KHB 2 01

8 van 11 31 juli 2002

Lijst van wijzigingen en toevoegingen

De lijst van wijzigingen en toevoegingen geeft inzicht in de ontwikkeling van het gedocumenteerde kwaliteitsmanagementsysteem en de daarbij behorende documenten, formulieren en (digitale) registraties. Zodra één van de onderdelen een wijziging of toevoeging ondergaat wordt de wijzigingsdatum inclusief de aard van wijziging in onderstaande tabel vastgelegd. Datum van uitgifte

Gewijzigd document (nummer en blad) en wijziging


Wijzigingsdatum


Algemeen

2.6

KHB 2 01

9 van 11 31 juli 2002

Verwijzingstabel

De verwijzingstabel geeft inzicht in de dekking van de gestelde eisen vanuit de ISO 9001:2000 norm. In onderstaande tabel wordt per normelement (linkerkolom) aangegeven met welke documentatie (het kwaliteitsmanagementsysteem) praktisch invulling wordt gegeven aan de gestelde eisen. De letters in de tabel hebben betrekking op: KHB = Kwaliteitshandboek PRO = Procedures DOC = Documenten FRM = Formulieren RGS = Registraties WI = Werkinstructies NEN-EN-ISO 9001:2000 4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5

KHB Code:

De cijfers geven de volgende aspecten aan: 1e cijfer = hoofdstuk 2e cijfer = paragraaf 3e cijfer = (eventuele) subparagraaf

PRO Code:

5.5.2 5.5.3 5.6 5.6.1 5.6.2

Kwaliteitszorgsysteem Algemene eisen Algemene documentatie eisen Algemeen Kwaliteitshandboek Beheersing van documenten Beheersing van kwaliteitsregistraties Directie verantwoordelijkheid Betrokkenheid directie Klantgerichtheid Kwaliteitsbeleid Planning Kwaliteitsdoelstellingen Kwaliteitsplanning Verantwoordelijkheid, bevoegdheid en communicatie Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Directievertegenwoordiger Interne communicatie Management review Algemeen Review input

5.6.3 6 6.1

Review output Middelen management Voorziening in middelen

3.0

1.0, 2.0

6.2 6.2.1

Personeel Algemeen

4.0

6.2.2

Opleiding, bewustzijn en bekwaamheid Faciliteiten Werkomgeving

5.0, 6.0, 12.2 5.0, 6.0

3.0 3.0

12.2 12.2

5.5.1

6.3 6.4

WI Code :

DOC Code:

1 2 1, 2 2 2.4 2.4, 2.5

8.0, 8.1, 9.0 8.0

3.0, 4.3 3.0 3.0

1.0 12.2 1.0

1.0d 1.0d 1.0d

3.0

1.0

1.0d 1.0d

4.4

Alle pro’s

5.0

4.3 4.4

9.0

RGS Code:

1.0

11.3 11.1, 11.2 12.2

11.3 11.1, 11.2a, 12.2, 3.3.4a, 3.3.4b 11.3

3.3.3, 3.3.4, 3.3.7

11.3 2.0, 3.3.6, 3.3.5

1.0a, 1.0d

5.0, 6.0a, 1.0d 5.0, 6.0a, 1.0d

12.2

12.2 12.2

FRM Code:


Algemeen

KHB 2 01

10 van 11 31 juli 2002

7 7.1

Product realisatie Planning van de realisatie processen

5.0

1.0, 2.0

1.0a, 1.0c, 1.0d, 1.0e, 1.0f, 1.0g, 1.0h

7.2 7.2.1

Klantgerelateerde processen Identificatie van de producteisen

5.0

1.0a

7.2.2

Beoordeling van de producteisen

7.2.3

Communicatie met de klant

1.0 3.3.6 2.0 2.0, 3.1, 3.2, 3.3.1, 3.3, 3.4 3.3.2, 3.3.3, 3.3.4, 3.3.7 1.0, 3.3 3.3.1, 3.3.2

7.3 7.3.1

7.4 7.4.1

Ontwerp en/of ontwikkeling Planning van ontwerp en/of ontwikkeling Ontwerp- en/of ontwikkelingsinput Ontwerp- en/of ontwikkelingsoutput Ontwerp- en/of ontwikkelingsbeoordeling Ontwerp- en/of ontwikkelingsverificatie Ontwerp- en/of ontwikkelingsvalidatie Beheer van ontwerpen/of ontwikkelingswijziging Inkoop Beheersing van het inkoopproces

7.4.2 7.4.3

Inkoopinformatie Verificatie van ingekochte producten

7.5 7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4

Productie en dienstverlening Beheersing van de werkzaamheden Validatie van processen Identificatie en naspeurbaarheid Klanteigendommen

7.5.5 7.6 8 8.1

Conservering van producten Beheersing van meet- en monitoringsmiddelen Meten, analyseren en verbeteren Algemeen

5.0

11.1, 11.2, 11.3, 12.1, 12.2

11.1, 11.2, 11.3, 12.1, 12.2

8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3

Meten en monitoren Klanttevredenheid Interne audits Meten en monitoren van processen

5.0 5.0 5.0, 3.0

12.2 11.1 3.3

8.2.4

Meten en monitoren van producten

5.0

3.3

8.3

Beheersing van afwijkingen

12.2 11.1a, 11.1b 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.2 3.3.3 3.3.4 11.1 11.1

7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7

5.0, 4.0

3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.1, 3.3.2

5.0

10.0

5.0 5.0 5.0

10.0 10.0 10.0

5.0

10.0

5.0

10.0

5.0

10.0

5.0

7.0

7.0.1, 7.0.2

7.0 7.0, 11.2, 11.3

7.0.1, 7.0.2 7.0.1, 7.0.2,

7.0.2a, 7.0.2b 11.2b 11.2a

3.3.3

3.3.3

7.0a, 7.0b

7.0.1b 7.0.2 7.0.2 11.2a

5.0 5.0 8.0, 9.0 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 3.1, 4.0, 3.3

11.1

3.3.1 t/m 3.3.7 3.3.1 t/m 3.3.7

11.1


Algemeen 8.4

Analyse van gegevens

8.5 8.5.1

Verbeteren Continue verbetering

8.5.2 8.5.3

Corrigerende maatregelen Preventieve maatregelen


5.0

KHB 2 01

11 van 11 31 juli 2002

11.1, 11.2, 11.3, 12.1, 12.2

11.1, 11.2, 11.3, 12.1, 12.2

11.1, 11.3, 12.1, 12.2

11.1, 11.2, 11.3, 12.1, 12.2 12.1 12.1

12.1 12.1


Beleid

3.0

KHB 3 01

1 van 2 31 juli 2002

BELEID

De Afdeling Bodemsanering van de provincie Zuid-Holland maakt deel uit van de directie Groen,Water en Milieu. De werkzaamheden van de afdeling bestaan voornamelijk uit: • het begeleiden van saneringen van derden (beoordelen bodemonderzoek, het opstellen van beschikkingen over ernst en urgentie, het toetsen van saneringsplannen en het controleren van de uitvoering; • de voorbereiding en de uitvoering van overheidssaneringen (bodemonderzoek, saneringsplannen en toezicht op de werkzaamheden); • financieel beleid en uitvoering op het gebied van bodemsanering (planning en control, boekhouding en administratie, informatievoorziening, opstellen meerjarenprogramma’s); • ontwikkeling en implementatie van bodemsaneringsbeleid. De missie van de afdeling Bodemsanering is: "Samenwerken aan actief bodembeheer" (bron: SAP Bodemsanering 2000). Het kwaliteitsbeleid van de afdeling Bodemsanering is gerelateerd aan het kwaliteitsbeleid van de Provincie Zuid-Holland. Dit is gericht op het structureren en verbeteren van de kwaliteit van de aangeboden diensten. In dit handboek zijn de processen vastgelegd zoals die plaatsvinden binnen de afdeling bodemsanering als geheel en binnen de bureaus Overheidssaneringen (BOS), Saneringen Eigen Beheer (SEB) en het Bedrijfsbureau (BB). Deze structurering en het daarmee verkregen inzicht zijn gericht op de verbetering van de kwaliteit van de aangeboden diensten. Om dit te bereiken werkt de Afdeling Bodemsanering continue aan verbetering van de organisatie, het primaire proces en de daaruit voortvloeiende diensten. De afdeling Bodemsanering besteedt in dit kader veel aandacht aan het herontwerpen en borgen van de professionele kwaliteit van de verschillende diensten. Voor het beheersen van het proces en het identificeren van mogelijkheden tot verbetering wordt gebruik gemaakt van het in dit handboek (volgens NEN-EN-ISO 9001:2000) vastgelegde kwaliteitsmanagementsysteem. In dit kwaliteitshandboek worden de activiteiten van de Afdeling Bodemsanering beschreven. Tevens wordt aangegeven op welke wijze deze activiteiten worden uitgevoerd. Middels periodieke interne audits en evaluaties wordt het peil en de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem in de gaten gehouden. Naar aanleiding van de resultaten van de interne audits, evaluaties, medewerkerstevredenheidsonderzoek, klanttevredenheidsonderzoek en de managementrapportage worden afdelingsdoelstellingen en actiepunten voor een komende periode vastgesteld. De afdelingsdoelstellingen worden aan het begin van de beleidscyclus in het afdelingsplan (DOC 1.0d) opgenomen. De doelstellingen worden door de directie geautoriseerd. Vervolgens worden zij bekend gemaakt aan het voltallige personeel van de afdeling. Daarnaast krijgt het uitvoerend personeel een toelichting op de doelstellingen en aanwijzingen cq. richtlijnen voor het uitvoeren van de actiepunten om de doelstellingen te bereiken.


Beleid


KHB 3 01

2 van 2 31 juli 2002

De Afdeling Bodemsanering steunt het algemene provinciale beleid en geeft de volledige medewerking om door middel van het beschreven managementsysteem de doelstellingen te bereiken. Namens de afdeling Bodemsanering,

Ir. J.E.J. Verbunt Afdelingshoofd



Organisatie

4.0

ORGANISATIE

4.1

Organisatiestructuur PZH


KHB 4 01

1 van 4 31 juli 2002

De Provincie Zuid-Holland heeft een vastgelegde organisatiestructuur. Deze organisatiestructuur wordt weergegeven in onderstaand organogram PZH.



4.2

KHB 4 01

2 van 4 31 juli 2002

Organisatiestructuur afdeling Bodemsanering

Het onderhavige handboek beslaat de afdeling Bodemsanering. De afdelingsstructuur is volgens onderstaand organogram opgebouwd. Opmerking: Onder SEB valt de sectie CRM waar Henk Baank werkt, moeten we die niet apart noemen

Afdelingshoofd

Beleidseenheid

Secretariaat

Bedrijfsbureau

inclusief kwaliteitscoördinator

Bureau sanering in eigen beheer

Bureau overheidssanering


Organisatie van kwaliteitsverbetering

Door de Directie Groen, Water en Milieu is een directievertegenwoordiger aangesteld die tot taak heeft om, naast zijn andere werkzaamheden, het kwaliteitsmanagementsysteem te onderhouden en de coördinatie van de organisatieverbetering te initiëren en te laten begeleiden. De volgende functionaris is door de directeur van de Directie Groen, Water en Milieu aangewezen: Naam : Dhr. ir. J.E.J. Verbunt Functie : Hoofd afdeling Bodemsanering Plaats in de organisatie : zie organogram Door de directievertegenwoordiger zijn de werkzaamheden die betrekking hebben op het onderhouden van het kwaliteitsmanagementsysteem en de mogelijke verbeteringen van de organisatie gedelegeerd aan de Kwaliteitscoördinator. De kwaliteitscoördinator stelt de aandachtspunten voor kwaliteit vast, analyseert en beoordeelt deze en werkt aan de oplossing voor het betreffende probleem. De volgende functionaris is hiermee belast: Naam : Dhr. ing. A.W. Vorstenburg Functie : Beleidsmedewerker Plaats in de organisatie : zie organogram


KHB 4 01

3 van 4 31 juli 2002


Overlegstructuur

Overleg

Frequentie

Deelnemers

Agenda

Afdelingsmanagement-team (AMT)

1x per week

Afdelingshoofd Bureauhoofden Secretaris ←

Overleg met Gedeputeerde Milieu

2x per maand

terugkoppelingen besluitvorming afstemming/planning kwaliteitszorg terugkoppelingen / mededelingen

Kort Managementteam (KMT)

1x per week

-

terugkoppelingen voorbespreken GS

Breed Managementteam (BMT)

2x per maand

Overleg AMT-senioren

1x per maand

-

beleidsafstemming nieuwe ontwikkelingen personeelszaken vakinhoudelijke zaken beleidsontwikkeling

Seniorenoverleg

2x per maand

Afdelingshoofd Bureauhoofden Secretaris ← Directeur Afdelingshoofden Secretaris ← Directeur Afdelingshoofden Secretaris ← Afdelingshoofd Bureauhoofd Senior beleidsmedewerkers Senior beleidsmedewerkers

-

Bureau-overleg BOS

2x per maand

Medewerkers Bureau BOS

-

Bureau-overleg SEB

2x per maand

Medewerkers bureau SEB

Bureau-overleg BB

2x per maand

Medewerkers bureau BB

Juristenoverleg

1x per maand

Juristen

Projectgroep Integraal Gegevensbeheer (PIG)

1x per maand

Afdelingsoverleg / nascholing

4-6 x per jaar

Bureauhoofd BB DCMR Vertegenwoordiger per bureau Alle medewerkers

afstemming beleidsontwikkeling kwaliteitszorg beleidsontwikkeling vakinhoudelijke zaken/ casuïstiek werkplanning kwaliteitszorg beleidsontwikkeling vakinhoudelijke zaken/ casuïstiek werkplanning kwaliteitszorg beleidsontwikkeling vakinhoudelijke zaken/ casuïstiek werkplanning vakinhoudelijke zaken/ casuïstiek informatiebeleid werkplanning kwaliteitszorg

Intern financieel overleg

2x per maand

Bedrijfsbureau

Overleg met VROM

1x per jaar

Overleg DCMR

1x per maand

BOOG

8x per jaar

Bedrijfsbureau VROM Bedrijfsbureau DCMR Afdelingshoofd Andere provincies

← = notulist

-

vaktechnische thema’s ontwikkelingen afstemming bureauwerkplannen financiële afstemming kwaliteitszorg financiële planning afstemming landelijk beleid en ontwikkelingen



KHB 4 01

4 van 4 31 juli 2002

Kwaliteitshandboek Afdeling Bodemsanering Provincie Zuid-Holland Code: Versie: Pagina: Datum:

Referentiemodel

5.0

KHB 5 01

1 van 1 31 juli 2002

REFERENTIEMODEL; SAMENHANG PROCESSEN

Proces Model K L A N T KHB 3 PRO1.0

e i s e n

Management verantwoordelijkheid KHB 3, PRO 1.0, 8.0, 10, 11

Middelen KHB 4, PRO 5.0, 6.0, 7.0

Proces Management PRO 9.0 PRO 2.0

PRO 3.1 PRO 3.2 PRO 3.3 PRO 3.4

PRO 4.0

A C

Meten, analyseren, verbeteren PRO 10, 11


P D

t e v r e d e n h e i d

K L A N T PRO11.2


Inhoudsopgave procedure

6.0

INHOUDSOPGAVE PROCEDURES

ALGEMEEN 0.0 Toelichting rollen BELEID 1.0 Vaststellen afdelingsbeleid en doelstellingen PRIMAIR PROCES 2.0 Beoordeling nieuwe projecten 3.0

Projectuitvoering 3.1 Overheidssanering (BOS) 3.2 Sanering in Eigen Beheer (SEB) 3.3 Bedrijfsvoering (BB) 3.4 Overige taken

4.0

Projectafsluiting en -evaluatie

SECUNDAIR PROCES 5.0 Werving en selectie 6.0

Opleiding en ervaringsontwikkeling

7.0

Uitbesteding en inkoop

8.0

Documentatiebeheer 8.1 Projectadministratie 8.2 Boekhouding en administratie

9.0

Informatiebeleid en kennismanagement

10.0

Innovatie

VERBETERPROCESSEN 11.0 Controle en evaluatie van het kwaliteitsmanagementsysteem 11.1 Interne kwaliteitsaudits 11.2 Selectie en beoordeling leveranciers 11.3 Management review 12.0

Corrigerende en preventieve maatregelen 12.1 Klachten, afwijkingen en verbetermaatregelen 12.2 Klanttevredenheid

(naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave werkinstructies)


KHB 6 01

1 van 1 31 juli 2002


Vaststellen afdelingsbeleid en doelstellingen

0.0

PRO 1.0 01

1 van 2 31 juli 2002

TOELICHTING ROLLEN

In de beschrijving van de processen en werkinstructies zijn bij "Bereik" en in de teksten verwijzingen naar functies opgenomen. Als dit vanwege bijvoorbeeld de mandaatlijst noodzakelijk is, is de specifieke functie vermeld (bijv. afdelingshoofd). Omdat medewerkers met verschillende functies ook dezelfde taken kunnen uitvoeren, is verder een aantal rollen benoemd. In de meeste gevallen worden deze "rollen" in de beschrijvingen gebruikt. Onderstaand overzicht geeft de rollen weer met de bijbehorende werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Taken en verantwoordelijkheden

Bijbehorende functies uit het functieboek Projectleider

Opstellen projectvoorstel Uitvoeren /aansturen, bewaken en tussentijds verantwoorden (inhoudelijk, financieel, planning) Afronden en overdragen Dossiervorming

Afdelingshoofd Bureauhoofd Senior technisch beleidsmedewerker Technisch beleidsmedewerker Senior financieel beleidsmedewerker Administratief financieel medewerker Controller Financieel beleidsmedewerker Coördinator financiële administratie Medew. informatiebeleid & kennismanagement 1e medewerker financiën Medewerker applicatiebeheer Financieel medewerker Senior projectleider Juridisch beleidsmedewerker Technisch beleidsmedewerker Senior technisch medewerker Projectmedewerker Coördinator technische beleidsadvisering Bestuurlijk juridisch medewerker Medewerker communicatie Technisch medewerker

Projectmedewerker Ondersteunende werkzaamheden (technisch, juridisch en administratief)

Projectmedewerker schaal 7 Projectmedewerker schaal 8

Plantoetser Inhoudelijke beoordeling onderzoeken en saneringsplannen Bepalen inhoud beschikkingen Bewaken doorlooptijd Toezicht houden op de uitvoering van de sanering

Technisch beleidsmedewerker Coördinator technische beleidsadvisering Technisch medewerker

CRM-medewerker Registratie onderzoeksrapporten en saneringsplannen Bestuurlijk juridisch medewerker Opstellen berichten van ontvangst, beschikkingen, advertenties Administratief medewerker en kadastrale vastleggingen Registratie beschikkingen



PRO 1.0 01

2 van 2 31 juli 2002

CRM-coördinator Bestuurlijk juridisch medewerker

Verdeling ingediende stukken over plantoetsers Opstellen rapportages

Juridisch controller Behandelen beroepen en bezwaren Toetsen beschikkingen, opschortingen en verleningen op juridische juistheid (juridische control functie) Uitvoeren juridische toets

Juridisch beleidsmedewerker Bestuurlijk juridisch medewerker

WUP-medewerker Beoordelen offerte-aanvragen en opdrachten Administratieve registratie van offerte-aanvragen en opdrachten Advisering over opdrachten en offerte-aanvragen Jaarlijkse rapportage over opdrachtverlening Advisering standaardteksten opdrachtbrieven en offerteaanvragen

Senior projectleider Technisch beleidsmedewerker Senior technisch medewerker Technisch medewerker Projectmedewerker schaal 7 Projectmedewerker schaal 8

Financieel medewerker Senior financieel beleidsmedewerker Controller Financieel beleidsmedewerker Coördinator financiële administratie

Opstellen planningdocumenten Opstellen verantwoordingsdocumenten Opstellen financiële beleidsstukken

Medewerker financiële administratie Coördinator financiële administratie 1e medewerker financiën Financieel medewerker Administratief financieel medewerker

Dagelijkse financiële administratie Verantwoordingen Facturering

Beleidsmedewerker Bureauhoofd Senior technisch beleidsmedewerker Technisch beleidsmedewerker Senior financieel beleidsmedewerker Senior projectleider Senior technisch medewerker

Opstellen beleidsstukken

Intranetredactie Medewerker communicatie Indeling, onderhoud en aanvulling van het inhoudelijke deel van Intranet.

Medewerker informatiebeleid en kennismanagement Bestuurlijk juridisch medewerker Bureausecretaresse Projectmedewerker

Globis-coördinator Controleren juiste en volledige invulling inhoudelijke projectgegevens Inhoudelijke toets juiste uitvoering onderzoek cq. sanering

Coördinator technische beleidsadvisering Technisch beleidsmedewerker Senior technisch beleidsmedewerker Technisch medewerker

Werkgroep Monitoring Opstellen monitoringsrapportages

Financieel medewerker Globis Coördinator



Werkgroep opstellen werkprogramma Opstellen geïntegreerd werkprogramma


Financieel medewerker Projectleiders Plantoetsers

PRO 1.0 01

2 van 2 31 juli 2002



1.0


PRO 1.0 01

1 van 2 31 juli 2002

VASTSTELLEN AFDELINGSBELEID EN DOELSTELLINGEN

Doel en onderwerp Het doel van deze procedure is het SMART-formuleren en vaststellen van het (kwaliteits-) beleid en de daarbij behorende (kwaliteits-) doelstellingen op basis van het werkprogramma en de werkplannen. SMART is: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Bereik GS, Directeur, Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Financieel medewerker, Projectleider. Verantwoordelijke(n) De Directeur is verantwoordelijk voor het vaststellen van het (kwaliteits-) beleid en de (kwaliteits-) doelstellingen van de afdeling Bodemsanering. Gedeputeerde Staten (GS) is verantwoordelijk voor het vaststellen van het geïntegreerd werkprogramma (DOC 1.0a) cq. de budgetaanvraag bij het Ministerie van VROM op basis waarvan de projecten worden uitgevoerd. Het Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het vertalen van het provinciale beleid op het gebied van Groen, Water en Milieu naar het afdelingsbeleid. Het Afdelingshoofd is tevens verantwoordelijk voor opstelling van het afdelingsplan (DOC 1.0d) bestaande uit een algemeen deel, de bureauwerkplannen en werkprogramma algemene taken Werkwijze Het afdelingsbeleid en de doelstellingen van de afdeling Bodemsanering worden afgeleid van het provinciaal beleid voor Groen, Water en Milieu. Het Afdelingshoofd draagt zorg voor het vertalen van het provinciebeleid naar afdelingsbeleid. Het afdelingsbeleid en de doelstellingen worden verwoord in het afdelingsplan, de bureauwerkplannen en het werkprogramma algemene taken. • In het najaar stelt de financieel medewerker een plan van aanpak op voor bespreking in het AMT. In het plan staat, welke werkzaamheden de bureauhoofden moeten verrichten en welke stukken moeten worden opgesteld op basis van de Beleidsbegroting, het Geïntegreerd Werkprogramma Bodemsanering en het Werkprogramma algemene taken. De financieel medewerker stelt het Werkprogramma algemene taken op in overleg met de bureauhoofden en het afdelingshoofd. Het afdelingshoofd schrijft het algemene deel van het Afdelingsplan. • De financieel medewerker beheert het format (FRM 1.0a) voor het afdelingsplan en de bureauplannen. • Begin december moeten de eerste concepten gereed zijn, zodat ze door het AMT besproken kunnen worden. De wijzigingen worden vervolgens verwerkt door de bureauhoofden en de financieel medewerker. Na aangeven van de prioriteiten door het afdelinghoofd worden de plannen voor het eind van het jaar door het AMT vastgesteld. • De bureauhoofden bespreken periodiek de voortgang van de bureauwerkplannen met hun medewerkers. • Twee maal per jaar wordt de voortgang van de bureauwerkplannen en het afdelingsplan gerapporteerd. Er wordt gerapporteerd in de vorm van een marap (RGS 3.3.4b), die wordt ingebracht in het AMToverleg ter bespreking.




Verwijzingen DOC 1.0a DOC 1.0d

Geïntegreerd werkprogramma Bodemsanering Afdelingsplan

FRM 1.0a

Format Afdelingsplan

RGS 3.3.4b

Managementrapportage voortgang t.o.v. Afdelings- en Bureauplan


PRO 1.0 01

2 van 2 31 juli 2002


Beoordeling nieuwe projecten

2.0


PRO 2.0 01

1 van 2 31 juli 2002

BEOORDELING (NIEUWE) PROJECTEN

Doel en onderwerp Deze procedure heeft tot doel, aanvragen voor de uitvoering van projecten of werkzaamheden op de juiste wijze te beoordelen en te selecteren. Bij geaccepteerde aanvragen moet het daaruit voortvloeiende uitgewerkte projectvoorstel passend en volledig zijn en binnen de afgesproken termijn worden uitgewerkt (organisatorisch). In deze procedure wordt mede de eigen beoordeling van de aanvraag geregeld om zeker te stellen dat de (eventuele) opdracht binnen de gestelde eisen uitgevoerd kan worden. Bereik Afdelingshoofd, Bureauhoofden, Projectleider, Medewerker financiële administratie Verantwoordelijke(n) Het Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het formuleren van de interne beoordelingscriteria voor de aanvragen. De projectleider is verantwoordelijk voor het opstellen en afgeven van het projectvoorstel. Werkwijze • Via de jaarlijkse beleidscyclus van planning en begroting worden aan de hand van beschikbare budgetten en formatie de volgende plannen opgesteld: - Het Geïntegreerd Werkprogramma Bodemsanering; - Het Afdelingsplan bestaande uit een algemeen deel, het werkprogramma Algemene taken en per bureau een Bureauwerkplan. Hierin staan de geplande werkzaamheden per bureau beschreven; • Het Afdelingshoofd beslist op basis van de uitkomsten van inhoudelijke toetsing of een aanvraag voor opname in de plannen of werkprogramma's in aanmerking komt. De aanvraag wordt beoordeeld op de punten: - Wettelijke verplichting; - Multidisciplinairiteit; - Prioriteit; - Maatschappelijke urgentie. • Indien de aanvraag in de loop van het jaar binnenkomt en niet is opgenomen in de plannen of programma's wordt eerst gekeken of er een wettelijke verplichting is om de aanvraag direct in uitvoering te nemen (zie PRO 1.0). Indien dit niet het geval is wordt nagegaan of de aanvraag past binnen de werkzaamheden van de afdeling en of er capaciteit en budget aanwezig is om de aanvraag in uitvoering te nemen. • Werkzaamheden, die zijn opgenomen in plannen of programma's worden door de projectleider uitgewerkt in een projectvoorstel, zoals omschreven in WI 2.0. Het projectvoorstel gaat ter goedkeuring naar het Afdelingshoofd. • In het projectvoorstel zijn de volgende onderdelen opgenomen: - doel van de aanvraag - vereiste specialisme(n) - affiniteit medewerkers - urgentie - vereiste capaciteit - beschikbaarheid van capaciteit - eventuele middelen om vereiste capaciteit te verkrijgen (subsidies e.d.) - begroting - budget (door medewerker financiële administratie) - planning - communicatie


•

PRO 2.0 01

2 van 2 31 juli 2002

Na goedkeuring gaat de budgetaanvraag samen met het projectvoorstel (PRO 3.1/3.2/3.3) getekend terug naar de projectleider.

Verwijzingen PRO 1.0 PRO 3.1/3.2/3.3

Vaststellen afdelingsbeleid en doelstellingen Projectuitvoering

WI 3.3.8

Budgetaanvraag (Calamiteitenbudget)



Projectuitvoering Overheidssanering

3.0

PROJECTUITVOERING

3.1

Projectuitvoering Overheidssanering (BOS)


PRO 3.1 01

1 van 3 31 juli 2002

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige uitvoering van handelingen voor de projectuitvoering overheidssaneringen. Bereik Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Jurist, Projectleider (BOS), Projectmedewerker (BOS), Bureau SEB. Verantwoordelijkheden Het Bureauhoofd geeft leiding aan en coördineert alle projecten en de daarbij betrokken Projectleiders en draagt zorg voor de optimale randvoorwaarden. De Projectleider is verantwoordelijk voor het opstellen en bewaken van projectprocedures binnen de gestelde inhoudelijke en financiële randvoorwaarden. Tevens dient de Projectleider zich in te zetten voor de voortgang en het resultaat van het project. Werkwijze Een overheidssanering bestaat uit verschillende fasen die starten met een plan cq. offerteaanvraag en resulteren in een rapportage. Op basis van deze rapporten wordt een besluit genomen. De rapporten Nader Onderzoek (RGS 3.1a) en Saneringsplan (RGS 3.1b) worden ter beoordeling aangeboden aan bureau SEB. Initieel onderzoek In deze fase wordt mogelijke bodemverontreiniging onderzocht. Het betreft hier historisch onderzoek en veldwerk. Tevens wordt de juridische toets uitgevoerd met behulp van een checklist (FRM 3.1a). De werkwijze die van toepassing is op deze fase staat beschreven in WI 3.1.1. Als uitgangspunt bij initieel onderzoek geldt het "Protocol voor het Oriënterend onderzoek" S.D.U. 1993 (DOC 3.1a) of NEN-5740 (DOC 3.1b) Voor het historisch onderzoek geldt als uitgangspunt de "NVN-norm 5725" (DOC 3.1c). Voor beide onderzoeken geldt het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" de BOBEL-nota (DOC 1.0b). Nader onderzoek Indien bodemverontreiniging geconstateerd is, wordt nader onderzoek uitgevoerd om de exacte aard en omvang van de verontreiniging vast te stellen. Bij het onderzoek worden met behulp van een checklist (FRM 3.1b) de volgende zaken meegenomen: - Beoordeling of het vooronderzoek verdiept moet worden; - Uitwerken / opnemen contouren voor grond en grondwater; - Concrete uitwerking van de gevalsdefinitie; - Bepaling van de milieuhygiënische risico's en urgentiebepaling; - Opname kadastrale gegevens en uitvoering cq. actualisering juridische toets. Deze werkwijze wordt verder toegelicht in WI 3.1.2. Als uitgangspunt bij nader onderzoek geldt het "Protocol voor Nader onderzoek, deel 1" S.D.U. 1993 (DOC 3.1d) en de "Richtlijn nader onderzoek, deel 1", S.D.U. 1995 (DOC 3.1e) en "Nader Onderzoeksrichtlijn Ernst-, Urgentie en Tijdstipbepaling" S.D.U. 1997 (DOC 3.1f), het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" de BOBEL-nota (DOC 1.0b), Circulaire Interventiewaarde (DOC 3.1.2a), Circulaire Beoordeling en Afstemming (DOC 3.1.2b) Circulaire Tijdstipbepaling (DOC 3.1.2c) en de Handleiding urgentie van bodemsanering (DOC 3.1.2d). Saneringsonderzoek Naar aanleiding van de uitkomst van het nader onderzoek wordt gekeken naar de verschillende mogelijke vormen van sanering (saneringsvariant) met als doel het selecteren van de juiste werkwijze. Locatiespecifieke eigenschappen zullen zo volledig mogelijk in beeld gebracht moeten worden om te kunnen

Kwaliteitshandboek Afdeling Bodemsanering Provincie Zuid-Holland



PRO 3.1 01

2 van 3 31 juli 2002

besluiten, welke saneringsvariant uitgewerkt moet worden in het saneringsplan. Tevens wordt de juridische toets uitgevoerd cq. geactualiseerd. De te ondernemen stappen van het saneringsonderzoek worden nader beschreven in WI 3.1.3. Als uitgangspunt voor dit onderzoek wordt de "Handleiding afwegingsproces saneringsdoelstelling" (DOC3.1g) en het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" de BOBEL-nota (DOC 1.0b) gehanteerd. Gecombineerd Saneringsonderzoek en Saneringsplan In die gevallen, waarin sprake is van een relatief eenvoudige verontreiniging en aanpak waarbij weinig discussie is over de saneringsvariant, kunnen saneringsonderzoek en –plan worden gecombineerd. Op basis van een voorstel van de projectleider wordt in overleg met het bureauhoofd tot gecombineerde aanpak besloten. De juridische toets wordt uitgevoerd of geactualiseerd. De wijze van aanpak staat in WI 3.1.4 beschreven. Als uitgangspunt voor dit plan wordt het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" de BOBEL-nota (DOC 1.0b) gehanteerd. Saneringsplan Wanneer de werkwijze voor het uitvoeren van de sanering is vastgesteld wordt deze specifiek uitgewerkt in de vorm van een saneringsplan. Tevens wordt de juridische toets uitgevoerd of geactualiseerd De wijze van aanpak staat in WI 3.1.4 beschreven. Als uitgangspunt voor dit plan wordt het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" de BOBEL-nota (DOC 1.0b) gehanteerd. Sanering De sanering vindt plaats op basis van het bestek, dat een uitwerking is van het door GS goedgekeurde saneringsplan. Voor elke sanering wordt in de bestekfase een bodemsaneringsverzekering afgesloten. De uitvoering van de sanering wordt begeleid door een externe partij (directievoerder) onder verantwoordelijkheid van de projectleider (WI 3.1.5). Tevens wordt er toezicht en handhaving uitgeoefend op de sanering door bureau SEB (WI 3.1.5). Meer- en minderwerk bij de uitvoering worden afgehandeld volgens WI 3.1.6. De sanering kan gevolgen hebben voor omwonenden. Deze dienen geïnformeerd te worden en hebben in geval van schade recht op schadevergoeding of herstel. Voor tot sanering wordt overgegaan wordt de juridische toets geactualiseerd. Als uitgangspunt voor de sanering wordt het saneringsplan en het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" de BOBEL-nota (DOC 1.0b) gehanteerd. Beoordeling / Toetsing evaluatierapport Na afloop van de sanering rapporteert de betreffende saneerder, de directievoerder of een andere externe partij in een rapportage over het verloop en het resultaat van de sanering. De beoordeling van deze rapportage door de projectleider staat omschreven in WI 3.1.7. Als uitgangspunt voor de beoordeling van het evaluatierapport worden het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" de BOBEL-nota (DOC 1.0b) en de PMV (DOC 2.0b) gehanteerd Nazorg Op verontreinigde locaties waar een overheidssanering is uitgevoerd door middel van IBC-maatregelen (isolatie, beheersing en controle) wordt nazorg uitgevoerd. Dit geldt ook voor locaties, waar een restverontreiniging is achtergebleven of waar een deelsanering is uitgevoerd. De basis hiervoor is het nazorgplan dat de projectleider in samenwerking met de Nazorgeenheid opstelt op basis van FRM 3.1 Checklist nazorgplan en dat door GS wordt vastgesteld. Indien de nazorg langer duurt dan 3 jaar, wordt het project overgedragen aan de nazorgeenheid. Monitoring Monitoring wordt uitgevoerd op locaties waar nader onderzoek heeft aangetoond dat verspreiding van verontreinigingen in of naar het grondwater mogelijk is maar waar sanering op korte termijn niet noodzakelijk is. Als een ongewenste verspreiding waargenomen wordt kan dit aanleiding zijn voor verhoging van de urgentie van een sanering en/of aanvullende maatregelen.

Kwaliteitshandboek Afdeling Bodemsanering Provincie Zuid-Holland



Verwijzingen DOC 1.0b DOC 2.0b DOC 3.1a DOC 3.1b DOC 3.1c DOC 3.1d DOC 3.1e DOC 3.1f DOC 3.1g

"Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" (BOBEL-nota) Provinciale Milieuverordening (PMV) Protocol voor het Oriënterend onderzoek" S.D.U. 1993 NEN-5740 NVN-5725 Protocol voor Nader onderzoek, deel I " S.D.U. 1993 Richtlijn nader onderzoek, deel I" S.D.U. 1995 Nader Onderzoeksrichtlijn Ernst-, Urgentie en Tijdstipbepaling" S.D.U. 1997 Handleiding afwegingsproces saneringsdoelstelling

DOC 3.2.1c DOC 3.2.1d DOC 3.2.1e

Circulaire Interventiewaarde Circulaire Beoordeling en Afstemming Circulaire Tijdstipbepaling

FRM 3.1

Checklist nazorgplan

WI 3.1.1 WI 3.1.2 WI 3.1.3 WI 3.1.5 WI 3.1.6 WI 3.1.7

Oriënterend onderzoek Nader onderzoek Saneringsonderzoek/Saneringsplan Uitvoering Sanering Beoordeling meer- en minder werk Boordeling/Toetsing evaluatierapport

PRO 2.0 PRO 7.0

Beoordeling nieuwe projecten Uitbesteding en inkoop


PRO 3.1 01

3 van 3 31 juli 2002


Projectuitvoering Sanering in Eigen Beheer

3.2


PRO 3.2 01

1 van 2 31 juli 2002

Projectuitvoering Sanering in Eigen Beheer (SEB)

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige projectuitvoering binnen het bureau Sanering in Eigen Beheer. Bereik Bureauhoofd, Juridisch controller, CRM-coördinator, CRM-medewerker, Plantoetser, Globis-coördinator Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd geeft leiding aan de plantoetsers en draagt zorg voor optimale randvoorwaarden. De CRM-coördinator coördineert alle projecten. De CRM-coördinator en CRM-medewerker zijn verantwoordelijk voor de vastlegging en administratieve verwerking van de meldingen en beschikkingen. De Plantoetser is verantwoordelijk voor het beoordelen van de ingediende rapporten en plannen en het bewaken van de projectprocedure. Tevens dient de Plantoetser zich in te zetten voor de voortgang en het resultaat van het project. Werkwijze Een melder (kan ook een projectleider BOS zijn) doet een melding op grond van Wet Bodembescherming inzake een (mogelijke) bodemverontreiniging. Deze meldingen worden beoordeeld en kunnen resulteren in saneringen waarvan het saneringsrapport wordt beoordeeld. Bepaling Ernst, Urgentie en Tijdstip (EUT) en Beoordeling Saneringsplan De binnengekomen stukken worden administratief vastgelegd. Er zijn 3 mogelijkheden: − de melder dient alleen een onderzoeksrapport in ter vaststelling van EUT; − de melder dient alleen een saneringsplan in; − de melder dient tegelijkertijd een onderzoeksrapport in ter vaststelling van EUT en een saneringsplan. Bepaling EUT Er geldt een doorlooptijd van maximaal 13 weken, inclusief het ter inzage leggen van 4 weken. Op verzoek van de melder kan een verkorte procedure worden gevolgd. Als er onvoldoende informatie is om een besluit te nemen schort de plantoetser op. Beoordeling Saneringsplan en Gecombineerde bepaling EUT en beoordeling Saneringsplan Er geldt een doorlooptijd van maximaal 13 weken, inclusief het ter inzage leggen van 4 weken. Indien daar aanleiding toe is start de plantoetser binnen 4 weken na ontvangst de verlengingsprocedure, waardoor de beoordelingstermijn met maximaal 13 weken kan worden verlengd. Tevens kan worden opgeschort als er onvoldoende informatie is om een besluit te nemen. Op verzoek van de melder kan een verkorte procedure worden gevolgd. Indien de beoordelingstermijn wordt overschreden, geldt instemming van rechtswege. De wijze van uitvoering wordt beschreven in WI 3.2.1 (Beschikking Ernst en Urgentie/Saneringsplan). Bovengenoemde werkzaamheden resulteren in een beschikking. Belanghebbenden kunnen op de beschikking zienswijzen indienen. Na behandeling daarvan wordt de beschikking definitief. Tegen de inhoud van de definitieve beschikking kunnen belanghebbenden bezwaar en beroep aantekenen. De werkwijze in geval van Bezwaar wordt beschreven in WI 3.2.2 en in geval van Beroep in WI 3.2.3.


Projectuitvoering beschikking (SEB)


PRO 3.2 01

2 van 2 31 juli 2002

Als uitgangspunt bij bepaling Ernst en Urgentie geldt "Protocol voor Nader onderzoek, deel I" (DOC 3.1d), "Richtlijn nader onderzoek, deel I" (DOC3.1e), "Nader onderzoeksrichtlijn Ernst-, Urgentie en Tijdstipbepaling" (DOC 3.1f), het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" de BOBEL-nota (DOC 1.0b) Circulaire Interventiewaarde (DOC 3.2.1c), de Circulaire Beoordeling en Afstemming (DOC 3.2.1d) en de Circulaire Tijdstipbepaling (DOC 3.2.1e). Als uitgangspunt voor het saneringsplan wordt het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" de BOBEL-nota (DOC 1.0b) gehanteerd en de Provinciale Milieuverordening ZuidHolland (DOC 2.0b). Toezicht saneringsuitvoering Op basis van het goedgekeurde saneringsplan start de melder de uitvoering van de sanering: hij meldt de datum waarop de werkzaamheden beginnen aan GS. Op uitvoering van de sanering wordt toezicht uitgeoefend om te controleren of de sanering conform het goedgekeurde saneringsplan wordt uitgevoerd. De wijze van handelen wordt beschreven in WI 3.2.4. Als uitgangspunt geldt de Provinciale Milieuverordening Zuid-Holland (PMV) (DOC 2.0b). Beoordeling evaluatierapport Ter afronding van de sanering wordt door de melder de evaluatierapportage opgesteld. Deze wordt ter beoordeling aangeboden. De binnengekomen stukken worden administratief vastgelegd. De plantoetser beoordeelt of de saneringswerkzaamheden conform het ingestemde saneringsplan zijn uitgevoerd. Tevens beoordeelt hij of voldaan is aan de overige eisen, die de PMV stelt aan saneringen in eigen beheer. De werkwijze wordt beschreven in WI3.2.5. Als uitgangspunt voor de beoordeling wordt de Provinciale Milieuverordening Zuid-Holland (PMV) gehanteerd (DOC 2.0b). Verwijzingen DOC 3.1d DOC 3.1e DOC 3.1f DOC 1.0b DOC 2.0b DOC 3.2.1c DOC 3.2.1d DOC 3.2.1e

"Protocol voor Nader onderzoek, deel I" S.D.U. 1993 "Richtlijn nader onderzoek, deel I" S.D.U. 1995 "Nader Onderzoeksrichtlijn Ernst-, Urgentie en Tijdstipbepaling" S.D.U. 1997 "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" de BOBEL-nota Provinciale Milieuverordening Zuid-Holland (PMV) Circulaire Interventiewaarde Circulaire Beoordeling en Afstemming Circulaire Tijdstipbepaling

WI 3.2.1 WI 3.2.2 WI 3.2.3 WI 3.2.4 WI 3.2.5

Beschikking EUT/Saneringsplan Bezwaar Beroep Toezicht saneringsuitvoering Beoordeling evaluatierapport



Bedrijfsvoering

3.3


PRO 3.3 01

1 van 2 31 juli 2002

Bedrijfsvoering (BB)

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige uitvoering van handelingen voor de projectuitvoering bedrijfsvoering. Bereik Directeur, Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Financieel medewerker, Medewerker financiële administratie, Projectleider Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd geeft leiding aan en coördineert alle rapportages en de daarbij betrokken medewerkers en draagt zorg voor optimale randvoorwaarden. De Projectleider en de plantoetser zijn verantwoordelijk voor juiste invoering van de inhoudelijke projectgegevens van hun projecten in Globis. De Medewerker financiële administratie is verantwoordelijk voor de juiste invoering van de financiële en administratieve projectgegevens in Fris. De Financieel medewerker is verantwoordelijk voor het opstellen van de verschillende rapportages. Werkwijze De taak van het bedrijfsbureau bestaat onder andere uit het plannen van de werkzaamheden en de besteding van de financiële middelen en het opstellen van rapportages aan VROM en GS ter verantwoording van de wijze waarop de werkzaamheden zijn uitgevoerd en de gelden zijn besteed. Tevens hebben de verschillende rapportages tot doel de voortgang van de taken/projecten te bewaken. • Opstellen begroting In de beleidsbegroting met toelichting en bijlagen worden alle provinciale taken voor het komende jaar geraamd. Tevens wordt een meerjarenplanning opgenomen voor de komende vier jaren. Het betreft ramingen op hoofdniveau met toelichtende teksten en te leveren prestaties. De werkzaamheden van de afdeling Bodemsanering staan geraamd onder hoofdstuk V, de clusters 522 Algemeen, 523 Bodemsanering overheid budgetfinanciering, 524 Bodemsanering overheid projectfinanciering1 en 525 Bodemsanering in eigen beheer. Onder cluster 528 zullen de nazorg activiteiten van bodemsanering worden opgenomen. Dit cluster wordt in samenwerking met de Nazorgeenheid opgesteld. In de activiteitenbegroting worden de taken waar nodig verder uitgesplitst. De werkwijze is uitgewerkt in WI 3.3.5 ("Opstellen Begroting"). 1 Dit cluster vervalt met ingang van 2003. • Opstellen werkprogramma Het werkprogramma geeft inzicht in de meerjarige ontwikkeling van het bodemsaneringsbeleid in de provincie, de daarbij voorgenomen prestaties en het financiële kader daarvoor. Daarnaast dient het werkprogramma als basis voor het aanvragen van Wet Bodembescherming (Wbb)-budget voor de komende jaren, en de overheveling van Wbb-middelen naar het investeringsbudget Stedelijke vernieuwing. De werkwijze van opstellen van het werkprogramma wordt beschreven in WI 3.3.6 ("Opstellen Werkprogramma") en vaststelling in PRO 1.0 (Vaststellen afdelingsbeleid en doelstellingen). • Opstellen Managementrapportage Er worden verschillende managementrapportages opgesteld. Het betreft de marap, die voornamelijk gericht is op de voortgang van het werkprogramma en de financiële stand van zaken tov. de beleidsbegroting. Deze marap wordt tenminste twee maal per jaar opgesteld.


Bedrijfsvoering

PRO 3.3 01

2 van 2 31 juli 2002

Ook twee maal per jaar wordt de voortgang van de bureau- en afdelingplannen gerapporteerd in de inhoudelijke marap. De wijze waarop de maraps worden opgesteld is vastgelegd in WI 3.3.4 ("Opstellen Managementrapportage"). • Opstellen jaarrekening Na afloop van het boekjaar worden de geleverde prestaties en de uitgaven en inkomsten verantwoord in de jaarrekening. Hier wordt tevens een toelichting gegeven op het gepresteerde. WI 3.3.7 ("Opstellen Jaarrekening"). • Opstellen Monitoringsverantwoording De voortgang van de bodemsaneringsoperatie wordt jaarlijks gemonitord om te zien in hoeverre de beleidsvernieuwing bijdraagt aan de uitvoering van de doelstelling. Voor de monitoring worden gegevens verzameld over het aantal potentiële bodemverontreinigingen, het aantal onderzochte en gesaneerde locaties, de toegepaste saneringsvarianten, het aantal afgegeven beschikkingen, de gemiddelde en totale uitgaven en de inzet van het juridisch en financiële instrumentarium. Deze verzamelde monitoringsgegevens worden gebruikt voor de verantwoordingsrapportage zoals omschreven in WI 3.3.3 ("Opstellen Monitoringsverantwoording"). • Opstellen Financiële verantwoording voor VROM Tussentijds worden er ten minste 1 maal per jaar voortgangsrapportages opgesteld. De financiële eindverantwoording wordt gerelateerd aan de looptijd van het Geïntegreerd Werkprogramma Bodemsanering opgesteld. De werkwijze voor het opstellen van deze verantwoording is verder uitgewerkt in WI 3.3.1 ("Opstellen Financiële verantwoording voor VROM"). • Opstellen Prestatieverantwoording voor VROM Tussentijds worden er ten minste 1 maal per jaar voortgangsrapportages opgesteld. De eind prestatieverantwoording wordt gerelateerd aan de looptijd van het Geïntegreerd Werkprogramma Bodemsanering opgesteld en verwijst naar de Financiële verantwoording. De werkwijze voor het opstellen van deze verantwoording is verder uitgewerkt in WI 3.3.2 ("Opstellen Prestatieverantwoording voor VROM"). Verwijzing PRO 1.0 WI 3.3.1 WI 3.3.2 WI 3.3.3 WI 3.3.4 WI 3.3.5 WI 3.3.6 WI 3.3.7

Vaststellen afdelingsbeleid en doelstellingen Opstellen Financiële verantwoording t.b.v. VROM Opstellen Prestatieverantwoording t.b.v. VROM Opstellen Monitoringsverantwoording Opstellen Managementrapportage Opstellen Begroting Opstellen Werkprogramma Opstellen Jaarrekening



Overige taken

3.4


PRO 3.4 01

1 van 2 31 juli 2002

Overige taken

Doel en onderwerp Deze procedure beschrijft de werkwijze en verantwoordelijkheden bij uitvoering van bureauoverstijgende projecten en taken. Bereik Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Projectleider, Financieel medewerker, Medewerker financiële administratie, Jurist, CRM-coördinator, CRM-medewerker. Verantwoordelijke(n) Het betreffende Bureauhoofd geeft leiding aan en coördineert alle projecten en de daarbij betrokken Projectleiders en draagt zorg voor optimale randvoorwaarden. De Projectleider is verantwoordelijk voor het definiëren van projecten in samenwerking met de opdrachtgever ofwel opdrachtnemer, en het opstellen en bewaken van de projectprocedure. Tevens dient de Projectleider zich in te zetten voor de voortgang en het resultaat van het project. Werkwijze • Bureauoverstijgende projecten Voor de uitwerking van een volgens PRO2.0 (Beoordeling nieuwe projecten) vastgesteld projectvoorstel doet de projectleider een voorstel aan het AMT (RGS 3.4) voor de samenstelling van een projectteam en voor een detailplanning en zorgt in overleg met de Financieel medewerker en de medewerker financiële administratie voor de reservering van capaciteit en budget. De projectleider rapporteert per kwartaal aan het daartoe aangewezen lid van het AMT over de voortgang. • Flankerend beleid BSB Bedrijven zijn wettelijk verplicht om bodemonderzoek te laten verrichten volgens het Besluit Verplicht Bodemonderzoek op bedrijfsterreinen. De Stichting BSB stimuleert bedrijven om dit onderzoek op hun terrein te laten uitvoeren. De provincie Zuid-Holland voert als bevoegd gezag het flankerend beleid uit. Periodiek ontvangt de Provincie Zuid-Holland van de Stichting BSB een rapportage waarin vermeld staat welke bedrijven bodemonderzoek hebben laten verrichten en welke bedrijven niet gereageerd hebben. Op basis van deze rapportage worden bedrijven aangeschreven. De uitvoering van het flankerend beleid staat beschreven in WI 3.4.1 ("Flankerend Beleid BSB-operatie"). • Tot standkoming BOBEL-nota De BOBEL-nota blijft tussen de 5 à 10 jaar van kracht. In overleg met gemeenten wordt besloten een nieuwe beleidsnota uit te brengen. De organisatie omtrent de opzet van het beleid bestaat uit een stuurgroep (PZH), een projectgroep en een aantal werkgroepen. De totstandkoming van de BOBEL-nota wordt beschreven in WI 3.4.2 ("Opstellen BOBEL-nota"). • Coördinatie Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing (ISV) en Bodemsanering De behandeling van aanvragen van ISV-budget is een taak van het Bureau Stedelijke Vernieuwing van de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling, dienst Ruimte en Mobiliteit. Voor de bodemsaneringsactiviteiten en budgetten die in de programma's en de projecten worden opgevoerd, wordt advies ingewonnen bij de afdeling Bodemsanering. De projectleiders stellen dit advies aan de hand van daartoe opgestelde richtlijnen op. De financieel medewerker heeft daarbij een coördinerende rol. Voor onderlinge afstemming vindt regelmatig (éénmaal per maand) overleg plaats tussen vertegenwoordigers van de afdeling en het bureau stedelijke vernieuwing. Aan de hand van de bevindingen van de projectleiders wordt door de financieel medewerker bij de indiening van het werkprogramma bij VROM, overheveling gevraagd van WBB budget naar het ISV-budget.


Overige taken

PRO 3.4 01

2 van 2 31 juli 2002

• Interim-beleid bedrijvenregeling In de Herziening Regeling financiële bepalingen van 23 mei 2002 is vastgelegd dat voor bodemsanering van in gebruik zijnde en blijvende bedrijfsterreinen onder bepaalde voorwaarden subsidie kan worden verstrekt. Met dit interim-beleid wordt vooruitgelopen op de op handen zijnde wijziging van de Wet Bodembescherming. De provincie is voor deze regeling als budgethouder aangewezen. De consequenties daarvan en de verschillende werkprocessen die daaruit voortvloeien zijn nog niet geheel duidelijk. Zodra daarover meer duidelijkheid bestaat zal het kwaliteitshandboek worden aangevuld. • Bodem in Beeld 2005 Het doel van dit project is het samenstellen van een uniforme, dynamische dataset waarin informatie over de bodemkwaliteit binnen Zuid-Holland is opgenomen. Deze dataset moet begin 2004 zóver gereed zijn dat het mogelijk is de werkvoorraad bodemonderzoek en sanering op te stellen. Daarnaast moet deze dataset geschikt voor het opstellen van een provinciale bodemkwaliteitskaart, die per 1-1-2005 gereed moet zijn. Op deze manier kan de provincie haar aandeel in de landelijke NMP3-doelstelling bijdragen. Niet in de laatste plaats moet de dataset ook geschikt zijn voor de gemeenten voor hun eigen loketfunctie en als basis voor hun eigen bodembeleid. Door dit project kan een onderbouwing worden gegeven van de benodigde budgetten voor bodemonderzoek en sanering bij de verdeling van de rijksmiddelen in 2004. Als uitgangspunt van het project geldt het stappenplan Bodem in Beeld 2005 vastgesteld door GS, dd. juli 2001 (DOC 3.4). Verwijzingen DOC 3.4

Stappenplan "Bodem in beeld" van juli 2001

RGS 3.4

Voorstel voor AMT

WI 3.4.1 WI 3.4.2

Flankerend beleid BSB-operatie Opstellen BOBEL-nota



Projectafsluiting en evaluatie

4.0


PRO 4.0 01

1 van 1 31 juli 2002

PROJECTAFSLUITING EN -EVALUATIE

Doel en onderwerp Beheersing van afsluiting van het project door een eindevaluatie door de projectleider en de interne verwerking van leerpunten waarbij adequate registratie, analyse en afhandeling van eventuele opmerkingen van de projectleider mede bepalend zijn voor een eventueel vervolg cq. afspraken. Bereik Bureauhoofd, Projectleider, Medewerker financiële administratie Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd en de Projectleider zijn verantwoordelijk voor het resultaat van het project, het overdragen van kennis aan andere betrokken medewerkers, het opstellen of controleren van rapporten, het analyseren van gegevens en indien noodzakelijk, het presenteren van deze gegevens voor opdrachtgevers en collega's De Projectleider is verantwoordelijk voor het technisch afronden van het project in Globis en, als externe opdrachtnemers zijn ingeschakeld, voor de WUP-evaluatie. De Medewerker financiële administratie is verantwoordelijk voor de financiële afsluiting van het project. Werkwijze • De projectleider controleert aan de hand van de rapportages, administratieve gegevens en dergelijke of de werkzaamheden voor het project volledig zijn uitgevoerd en er kan worden afgerond. • De projectleider stelt bij een algemeen project, waarvoor een projectvoorstel is opgesteld, een evaluatieverslag (RGS 4.0a) op. Dit verslag omvat onder andere een vergelijking van het eindresultaat met het projectvoorstel. • Indien het een overheidssanering betreft biedt de projectleider het evaluatieverslag van de sanering ter vaststelling aan bureau SEB aan. Na beoordeling wordt het rapport vastgesteld door GS. In standaardgevallen wordt niet de gelegenheid gegeven tot het indienen van zienswijzen. • Als bij de uitvoering van het project externe opdrachtnemers zijn betrokken, vult de projectleider het WUP-evaluatieformulier (RGS 4.0b) in en levert dit in bij de WUP. • Als alle werkzaamheden voor een project zijn afgerond (inclusief de besluitvorming) rondt de projectleider het project af door in Globis (SYS 1.1) alle relevante openstaande velden in te vullen. Hierna schoont hij het dossier op conform PRO 8.1 Projectadministratie en stuurt hij de stukken naar het archief. • De medewerker financiële administratie sluit vervolgens het project financieel af. Eventueel restantbudget wordt toegevoegd aan het calamiteitenbudget (BOS-project) of het budget Algemene taken (overige projecten). Verwijzingen PRO 2.0 PRO 8.1 RGS 4.0

Beoordeling (nieuwe) projecten Projectadministratie Evaluatieverslag project

SYS 1.1

Globis



Werving en selectie

5.0

PRO 5.0 01

1 van 1 31 juli 2002

WERVING EN SELECTIE

Doel en onderwerp Deze procedure heeft tot doel het werven en selecteren van nieuwe medewerkers op dusdanige wijze te laten verlopen dat zij voldoen aan de kwalificatie-eisen zoals gesteld in het functieboek. Bereik Afdelingshoofd, Bureauhoofd Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd constateert het ontstaan van een vacature en bepaalt of deze ingevuld moet worden. Het Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de vacaturestelling en voor het uitbrengen van een voorstel voor aanstelling. Werkwijze • Het Afdelingshoofd geeft de vacature geformuleerd conform de termen uit het Functieboek (DOC 5.0) door aan de personeelsadviseur DGWM, zodat de vacature op intranet geplaatst kan worden. • De reacties die naar aanleiding van de vacature binnenkomen bij de personeelsadviseur DGWM gaan naar het Bureauhoofd ter beoordeling. • Het Bureauhoofd stelt een sollicitatiecommissie binnen het betreffende bureau aan van 3 personen waaronder het Bureauhoofd. • Er volgt een eerste gespreksronde waaruit een selectie van het aanbod wordt gemaakt. Deze selectie van kandidaten (2 a 3 personen) wordt vervolgens uitgenodigd voor een tweede gesprek. • Bij het tweede gesprek is de personeelsadviseur DGWM aanwezig. Indien de sollicitant gekozen wordt voor de functie, kan de personeelsadviseur DGWM direct contractuele afspraken vastleggen zoals bijvoorbeeld salarisschaal. • Het afdelingshoofd houdt een kennismakingsgesprek met de kandidaten. • Indien de kandidaat niet volledig aan de functie-eisen voldoet, wordt nagegaan welke aanvullende maatregelen nodig zijn zoals opleiding, coaching etc. Deze maatregelen worden meegenomen in het Standaard Inwerkprogramma (DOC 6.0a). • Het Afdelingshoofd brengt een voorstel uit richting de Directeur voor aanstelling. • De personeelsdossiers worden bijgehouden en gearchiveerd door de Personeelsadviseur. Deze dossiers bevatten vertrouwelijke informatie en zijn niet voor iedereen toegankelijk. Een kopie van de documenten wordt op de afdeling opgeslagen in een afgesloten archiefkast. Deze stukken worden niet afgestoten naar DIV. Verwijzingen DOC 5.0 DOC 6.0a

Functieboek Standaard Inwerkprogramma (Handboek P&O)




6.0


PRO 6.0 01

1 van 2 31 juli 2002

OPLEIDING EN ERVARINGSONTWIKKELING

Doel en onderwerp In deze procedure wordt de werkwijze beschreven voor het borgen van het kennis- en vaardigheidsniveau van individuele medewerkers zodat dit te allen tijde toereikend is voor het op juiste en verantwoorde wijze vervullen van de functie. Daarnaast wordt met deze procedure geborgd dat de ontwikkeling en opleiding die noodzakelijk is om opdrachten binnen de afdeling uit te voeren periodiek wordt vastgesteld en ingepland. Bereik Alle medewerkers Verantwoordelijke(n) Directeur, Afdelingshoofd, Bureauhoofd Werkwijze Kwalificatie-eisen De kwalificatie- en vaardigheidseisen per medewerker zijn omschreven in DOC 5.0 "Functieboek". Nieuwe medewerkers worden ingewerkt conform het "Standaard Inwerkprogramma" (DOC 6.0a) en krijgen de Personeelsgids uitgereikt (DOC 6.0b). Behoeftebepaling De bepaling van individuele opleidingsbehoeften vindt plaats middels de jaargesprekken. De gemiddelde opleidingsbehoefte alsmede het opleidingsplan wat hieruit voortvloeit worden besproken in het AMT. De planning van de opleidingen is beschreven in de bureauwerkplannen (DOC 1.0e t/m h) en het afdelingsplan (DOC 1.0d). Jaargesprekken Iedere medewerker heeft 2 gesprekken per jaar met de direct leidinggevende: - Evaluatiegesprek voorgaand jaar / startgesprek (begin van het jaar) - Voortgangsgesprek (halverwege het jaar) Registratie van de besproken onderwerpen vindt plaats op het standaardformulier FRM 6.0 (Formulier jaargesprekken). Tevens vinden er formele beoordelingsgesprekken plaats conform de Regeling Beoordelingsgesprekken. Registratie ontwikkelingen en opleiding Registratie van ontwikkelingen en opleiding vinden plaats in het personeelsarchief. Kennismanagement en informatievoorziening Binnen het bureauoverleg wordt tijd ingeruimd voor behandeling van een case. In de notulen is terug te vinden wat er geleerd is van de situatie. De juristen hebben maandelijks een vakinhoudelijk overleg. Het Afdelingshoofd organiseert 4 tot 6 maal per jaar afdelingsbrede themabijeenkomsten waarin nieuwe ontwikkelingen worden gepresenteerd en besproken (zie KHB 4.4).



Verwijzingen DOC 1.0d DOC 1.0e DOC 1.0f DOC 1.0g DOC 1.0h DOC 5.0 DOC 6.0a DOC 6.0b

Afdelingsplan Bureauwerkplan BOS Bureauwerkplan SEB Bureauwerkplan BB Werkprogramma Algemene Taken Functieboek Standaard inwerkprogramma (handboek P&O) Personeelsgids

FRM 6.0

Formulier jaargesprekken



PRO 6.0 01

2 van 2 31 juli 2002



7.0


PRO 7.0 01

1 van 2 31 juli 2002

UITBESTEDING EN INKOOP

Doel en onderwerp Het eenduidig omschrijven van het vastgesteld beleid inzake kwaliteitsborging, dat zowel de inzet van externe krachten als de uitbesteding van werkzaamheden betreft. Tevens wordt in deze procedure vastgelegd op welke wijze kwaliteit gewaarborgd dient te worden bij het inkopen van diensten (adviesbureaus) of het laten uitvoeren van werkzaamheden (aannemers), hierna te noemen leveranciers, die de kwaliteit van onze dienstverlening bepalen. Bereik Directeur, Afdelingshoofd, Projectleider, Werkgroep Uitbesteding Projecten (WUP) Verantwoordelijke(n) De directeur is (volgens de mandaatlijst) verantwoordelijk voor de inhuur van diensten, werken en goederen. Het Afdelingshoofd is (volgens de mandaatlijst) verantwoordelijk voor de inhuur van diensten, werken en goederen en het integraal afdelingsmanagement (waaronder personeelsmanagement, financieel management en middelenmanagement). De Projectleider is verantwoordelijk voor het voorselecteren van mogelijke leveranciers en het opstellen van de offerteaanvraag. Na beoordeling van de aanbiedingen maakt hij een voorstel over de gunning van de opdracht en stelt de opdrachtbrief op. De WUP is verantwoordelijk voor het geven van een oordeel en advies over de offerteaanvraag, de gemaakte voorselectie van mogelijke leveranciers en de gunning. Tevens is de WUP verantwoordelijk voor de uitvoering van de WUP-administratie en rapportages daaruit. Werkwijze • Offerteaanvraag De projectleider selecteert een aantal leveranciers en stelt de offerteaanvraag op. Deze gegevens worden voorgelegd aan de WUP. Na verwerking van het advies van de WUP wordt de aanvraag verstuurd naar de geselecteerde leveranciers. Aanbesteding (aannemers) dient volgens de provinciale regels openbaar zijn, waarbij "De Europese Richtlijn Werken" (93/37/EEG) van toepassing is. Verder wordt verwezen voor diensten naar "De Europese Richtlijn Diensten" (92/50/EEG). De werkzaamheden worden beschreven in WI 7.0.1 "Offerteaanvraag". • Offertebeoordeling / Opdrachtverlening Na ontvangst van de aanbiedingen van leveranciers van diensten kiest de projectleider het adviesbureau, dat de werkzaamheden mag uitvoeren. Bij aanbestedingen geldt dat in principe het werk gegund wordt aan de laagste inschrijver. De projectleider legt zijn keuze voor aan de WUP. Na verwerking van het advies van de WUP wordt de opdrachtbrief verder ter administratieve verwerking en ter ondertekening doorgestuurd. De werkwijze voor het uitvoeren van de beoordeling en opdrachtverlening via de WUP is verder uitgewerkt in WI 7.0.2 "Offerte beoordeling/Opdrachtverlening".



Verwijzingen WI 7.0.1 WI 7.0.2 DOC 7.0a DOC 7.0b

Offerteaanvraag Offertebeoordeling / Opdrachtverlening "De Europese Richtlijn Diensten"(92/50/EEG) "De Europese Richtlijn Werken" (93/37/EEG)



PRO 7.0 01

2 van 2 31 juli 2002


Documentatiebeheer

8.0


PRO 8.0 01

1 van 2 31 juli 2002

DOCUMENTATIEBEHEER

Doel Het zorgen voor de duidelijkheid, toegankelijkheid en overzichtelijkheid van documentatie en gegevens. Het beheersen van uitgifte en wijzigingen van documentatie binnen het kwaliteitssysteem. Bereik Kwaliteitscoördinator, Afdelingshoofd. Verantwoordelijke(n) De kwaliteitscoördinator is verantwoordelijk voor de beheersing van het kwaliteitszorgsysteem en de daartoe behorende documentatie. Het systeembeheer wordt uitgevoerd door de Facilitaire Dienst van de Provincie Zuid-Holland. Werkwijze • Algemeen In hoofdstuk 2.4 van het kwaliteitshandboek is een overzicht opgenomen van alle bij de afdeling Bodemsanering aanwezige documenten, formulieren en registraties behorende bij het kwaliteitszorgsysteem. In het genoemde overzicht zijn de bewaartermijn en locatie van de verschillende registraties opgenomen. Dagelijks maakt de systeembeheerder (medewerker Facilitaire Dienst) een back-up van de op het netwerk gewijzigde data. Wekelijks wordt een complete back-up gemaakt van alle bestanden op het netwerk Op het netwerk vindt dagelijks een virusscan plaats. Voor de virusscanner is een concernlicentie aanwezig. Als er een upgrade komt dan wordt deze door de systeembeheerder bijgewerkt zodra de leverancier deze beschikbaar stelt. • Beheer kwaliteitsdocumentatie Het kwaliteitshandboek, procedures, documenten, formulieren en registraties zijn indien mogelijk digitaal opgeslagen op het netwerk. Deze gegevens zijn alleen voor de kwaliteitscoördinator toegankelijk. Bij de kwaliteitscoördinator zijn het kwaliteitshandboek, de procedures en werkinstructies, documenten, formulieren en registraties op papier gearchiveerd. • Uitgifte en wijziging van documentatie en gegevens De kwaliteitscoördinator beoordeelt de documentatie en gegevens van het kwaliteitszorgsysteem voor uitgifte/wijziging op geschiktheid. De uit te geven documentatie voorziet hij van een unieke code (DOC…,FRM.., RGS…, PRO…, WI…), en een versienummer. Het numerieke gedeelte van de code is het laatst bestaande nummer +1. De kwaliteitscoördinator noteert in hoofdstuk 2.4 van het kwaliteitshandboek de nieuwe en gewijzigde documenten, formulieren en registraties. De kwaliteitscoördinator noteert de wijzigingen in datum en versienummer in de inhoudsopgave van het kwaliteitshandboek, de procedures en de werkinstructies. Voor gebruik van gewijzigde en nieuwe documenten, formulieren en registraties wordt de gewijzigde versie van hoofdstuk 2.4 van het kwaliteitshandboek door de kwaliteitscoördinator en het afdelingshoofd gedateerd en geparafeerd.


Documentatiebeheer

PRO 8.0 01

2 van 2 31 juli 2002

De kwaliteitscoördinator registreert wijzigingen en herzieningen in hoofdstuk 2.5 van het kwaliteitshandboek "Wijzigingen en herzieningen". Deze lijst dient tevens als de inhoudsopgave van het historisch kwaliteitsarchief. • Distributie van kwaliteitsdocumenten In RGS 8.0 "Distributielijst kwaliteitsdocumentatie" geeft de kwaliteitscoördinator aan welke personen over welke documentatie beschikt. Deze documentatie bevat altijd de meest recente versies. Nieuwe, vernieuwde of gewijzigde documenten worden door de kwaliteitscoördinator aan die personen die voor het beheer en distributie van deze documenten verantwoordelijk zijn ter beschikking gesteld. De kwaliteitscoördinator stelt alle medewerkers schriftelijke op de hoogte van wijzigingen in het kwaliteitszorgsysteem indien deze wijziging van wezenlijk belang zijn voor de medewerkers. Dit kan het geval zijn als de wijziging van invloed is op de kwaliteit van het werk, op de wijze waarop het werk moet worden uitgeoefend of op de algemene omstandigheden. De documenten die met de uitgifte van de nieuwe, vernieuwde of gewijzigde documenten komen te vervallen worden aan de kwaliteitscoördinator teruggegeven. De kwaliteitscoördinator vernietigt deze vervallen, teruggenomen documenten (met uitzondering van het moederexemplaar). De kwaliteitscoördinator slaat het moederexemplaar ten behoeven van de archivering van het kwaliteitssysteem op met de lijst met wijzigingen en herzieningen en voorziet het van het woord ‘VERVALLEN’. Verwijzingen KHB 2.4 KHB 2.5

Overzicht documenten, formulieren en registraties Wijzigingen en herzieningen

RGS 8.0

Distributielijst kwaliteitsdocumentatie



Projectadministratie

8.1


PRO 8.1 01

1 van 2 31 juli 2002


Doel en onderwerp Middels deze procedure wordt zorggedragen voor beschikbaarheid, toegankelijkheid en terugvindbaarheid van up-to-date en voor functie-uitoefening relevante documentatie op de werkplekken en in archieven. De vertrouwelijkheid van specifieke documenten wordt hiermee ook gewaarborgd. Bereik Alle medewerkers Verantwoordelijke(n) De medewerker is verantwoordelijk dat de stukken aangeleverd worden bij DIV voor registratie en archivering. Tevens beoordeelt hij of ongeregistreerde stukken alsnog door DIV in het systeem moeten worden opgenomen en laat deze registratie uitvoeren. De medewerker financiële administratie is verantwoordelijk voor het bijhouden van het financiële dossier. De WUP-medewerker is verantwoordelijk voor het bijhouden van het WUP-dossier. De CRM-medewerker is verantwoordelijk voor het bijhouden van de CRM-dossiers. Werkwijze Er zijn twee soorten dossiers: Het officiële dossier, dat wordt opgebouwd door DIV. Hierin wordt het originele exemplaar van alle geregistreerde stukken en overige, niet geregistreerde, relevante stukken opgeslagen. Het werkdossier, dat door de medewerker wordt opgebouwd om de dagelijks benodigde stukken bij de hand te hebben. In dit dossier mogen alleen kopieën worden opgenomen. • Werkdossier overheidssaneringen Tijdens de uitvoering van het project houdt de projectleider diverse stukken in eigen beheer op de afdeling. In het werkdossier mogen geen originele exemplaren van geregistreerde stukken aanwezig zijn. Het bevat (kopieën van) de volgende stukken: - Projectvoorstel en budgetaanvraag - Uitgaande correspondentie - Inkomende correspondentie - Offertes / opdrachtbevestigingen - Rapporten - Mailberichten - Faxberichten - Aantekeningen De projectleider zorgt dat de uitgaande stukken naar DIV gaan. Archivering vindt plaats tijdens de loop van het project: de projectleider stoot de stukken af die hij niet dagelijks nodig heeft. Na afloop van het project worden na schoning alle stukken opgenomen in het DIV-dossier (zie ook PRO 4.0). Indien het vertrouwelijke gegevens betreft dient hij dit aan te geven, zodat het in het vertrouwelijke dossier kan worden opgeslagen. • Werkdossier saneringen in eigen beheer De ingediende plannen en rapporten gaan naar de Globis coördinator en de plantoetser. De resterende exemplaren worden opgeslagen bij CRM. Na opstelling van de voorlopige beschikking worden de stukken afgestoten naar DIV voor opbouw van het dossier. BSB: alle stukken over bestuursaangelegenheden, landelijke afstemming en periodieke rapportages door de Stichting BSB worden tijdelijk in het werkdossier bij de plantoetser opgeslagen. Na afhandeling worden ze



PRO 8.1 01

2 van 2 31 juli 2002

afgestoten naar DIV voor opslag in het dossier. Brieven in het kader van het flankerend beleid worden door DIV gearchiveerd. Van alle uitgaande brieven en beschikkingen wordt door CRM een exemplaar in het CRM-dossier opgeslagen. Deze stukken worden niet afgestoten naar DIV. • Werkdossier Bedrijfsbureau De medewerker financiële administratie bergt kopieën van de volgende stukken in dit werkdossier op: - Opdrachtbrieven - Facturen van leveranciers - Facturen aan gemeenten - Andere financiële afspraken. Deze stukken worden niet afgestoten naar DIV • Werkdossier WUP-administratie De formulieren die ingevuld worden bij offerteaanvraag (FRM 7.0.1b) en opdrachtverlening (FRM 7.0.2) worden opgeslagen in het DIV dossier. De WUP-medewerker slaat kopieën op in het WUP-archief. Het betreft kopieën van de volgende stukken: - WUP-formulier offerte aanvraag - WUP-formulier opdrachtverlening Deze stukken worden niet afgestoten naar DIV. Verwijzing FRM 7.0.1b FRM 7.0.2

WUP-formulier offerteaanvraag WUP-formulier opdrachtbevestiging



Boekhouding en administratie

8.2


PRO 8.2 01

1 van 2 31 juli 2002

Boekhouding en Administratie

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige administratieve verwerking van financiële handelingen in de provinciale (project) boekhouding en in de projectadministratie van Globis en Fris-projects. Bereik Directeur, Afdelingshoofd, Bureauhoofd Bedrijfsbureau, Financieel medewerker, Medewerker financiële administratie Verantwoordelijken Het Afdelingshoofd / Directeur is verantwoordelijk voor accordering van de betaling. Het Bureauhoofd Bedrijfsbureau is verantwoordelijk voor het op juiste wijze toepassen van de comptabiliteitswet en de Wet Bodembeheer. De Medewerker financiële administratie is verantwoordelijk voor de dagelijkse goede gang van zaken en het inhoudelijk juist toepassen van de uitgangspunten. Werkwijze • Facturering De verplichte gemeentelijke bijdrage wordt op basis van de ramingen van de individuele projecten in rekening gebracht bij de gemeenten. Bij afronding van het project volgt de eindafrekening. Bij het uitvoeren van werkzaamheden voor derden worden de kosten zo spoedig mogelijk doorbekend. • Tijdschrijven Voor alle projecten is een budget toegekend, zowel in uren als in geld volgens het werkprogramma algemene taken of het geïntegreerd werkprogramma bodemsanering. De bestede uren worden wekelijks door alle medewerkers verantwoord in de tijdschrijfmodule van Globis. Indien het budget van de tijdschrijvende medewerker geheel verbruikt is geeft Globis dit aan. De medewerker dient dit op te nemen met de betreffende projectleider, zodat het budget aangepast kan worden. De medewerker dient de geparafeerde lijst in bij zijn direct leidinggevende. De door de bureauhoofden of het afdelingshoofd voor akkoord geparafeerde lijsten worden ingeleverd bij de medewerker financiële administratie die, na controle, de tijdverantwoording in Globis op akkoord zet. De lijsten worden opgeslagen. • Boekhouding/administratie Verplichtingen, aan te gaan door de afdeling, worden beoordeeld op een aantal aspecten en voorlopig in de financiële administratie vastgelegd. Na accordering door afdelingshoofd of directeur wordt de verplichting definitief en kunnen hierop betalingen plaatsvinden. Facturen worden ter betaling aangeboden en aan de juiste verplichting gekoppeld. In overleg met de medewerkers en na accordering van het in rekening gebrachte wordt de factuur ter betaling vrijgegeven in de financiële administratie. • Calamiteitenbudget en budget Algemene taken Als het oorspronkelijk geraamde budget onvoldoende is, wordt een beroep gedaan op het calamiteitenbudget voor overheidssaneringen of (voor taken uit het Werkprogramma algemene taken) op het budget algemene taken. Het beheer en de verantwoording aan het AMT wordt uitgevoerd door het medewerker financiële administratie. De wijze waarop deze budgetten worden beheerd wordt beschreven in WI 3.3.8.


Boekhouding en administratie



PRO 8.2 01 2 van 2 31 juli 2002



9.0


PRO 9.0 01

1 van 2 31 juli 2002

INFORMATIEBELEID EN KENNISMANAGEMENT

Doel en onderwerp Middels deze procedure wordt zorggedragen voor het beschikbaar zijn, het ontwikkelen en onderhouden van de geautomatiseerde systemen, waarvan de afdeling gebruik maakt. Tevens wordt de interne consistentie van de gegevens bewaakt. Bereik Alle medewerkers Verantwoordelijke(n) Het Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het scheppen van de randvoorwaarden waarbinnen geautomatiseerde systemen beschikbaar zijn en kunnen worden geraadpleegd. Het hoofd Bedrijfsbureau is verantwoordelijk voor het aansturen van de automatiseringsdeskundigen. De Medewerker informatiebeleid en kennismanagement is verantwoordelijk voor de goede dagelijkse gang van zaken, het meewerken aan nieuwe ontwikkelingen en het onderhouden van contacten met de facilitaire dienst van de directie, gebruikersoverleggen en dergelijke. De Intranetredactie is verantwoordelijk voor de indeling, het onderhoud en de aanvulling van het inhoudelijke deel van de afdeling op Intranet. Werkwijze • De afdeling maakt gebruik van geautomatiseerde systemen. Coördinatie van, besluitvorming en andere zaken over bestaande systemen, gewenste ontwikkelingen en andere automatiseringsvragen worden regelmatig besproken in de Projectgroep Integraal Gegevensbeheer (PIG). De hieruit voortvloeiende adviezen worden ter besluitvorming voorgelegd aan het AMT. • Het belangrijkste in gebruik zijnde systeem is Globis, het Geografisch Landelijk Overheids Bodem Informatie Systeem. • In Globis worden alle inhoudelijke aspecten van de projecten, de projectadministratie en de financiële administratie vastgelegd. Voor het Landsdekkend beeld bodemsanering zal in de toekomst uitwisseling van gegevensbestanden met Globis plaatsvinden. Om dit mogelijk te maken worden hiervoor voorzieningen gebouwd. • Het Globis systeem wordt voor de financiële gegevens gevoed uit FRIS-projects en levert zelf weer gegevens over projecten en budgetten aan voor de vulling van FRIS-projects. • De werkzaamheden voor Globis bestaan uit: - Het bijwonen van gebruikersoverleggen, zowel binnen de provincie als landelijk - Het inventariseren van bugs en wensen op de afdeling - Het uitvoeren van klein technisch functioneel onderhoud zoals: - Het bijwerken van codetabellen - Het opheffen van problemen met de koppeling aan GIS (Geografisch Informatie Systeem) - Het bouwen van rapportages met behulp van de Cognos-applicatie "Impromptu" - Het verwijderen van taken en locaties - Het aanmaken en inwerken van nieuwe gebruikers - Het verwerken van de dagelijkse dump uit FRIS-projects in Globis - Het aanmaken en aanleveren van de dagelijkse dump uit Globis voor FRIS-projects • Ook maakt de afdeling gebruik van het provinciale Intranet en levert daarvoor informatie aan. De inhoud wordt regelmatig geactualiseerd en uitgebreid.



• •

•


PRO 9.0 01 2 van 2 31 juli 2002

Back-ups en overige technische ondersteuning van deze systemen worden uitgevoerd door de Facilitaire Dienst van de provincie. Voorts zijn er nog de een aantal systemen op de afdeling in gebruik, waarvoor vraaggestuurde ondersteuning en onderhoud worden geleverd. Het betreffen SUS (Sanerings Urgentie Systematiek), Tijgerbalsem (BSB werk), BLIZ (Bodemverontreinigingslocaties Informatiesysteem Zuid-Holland), het adressysteem en de standaardbrieven (Macro's). Ontwikkelingswerkzaamheden: Voor het kunnen leveren van tijdschrijfgegevens uit Globis wordt voor het tijdschrijfsysteem voor de directie de koppeling tussen Globis tijdschrijven en het directie-systeem gebouwd en later onderhouden.

Verwijzingen DOC 9.0

Handboek Globis



Innovatie

10.0

PRO 10.0 01

1 van 1 31 juli 2002

INNOVATIE

Doel en onderwerp Dit procedureonderdeel van het kwaliteitshandboek beschrijft de wijze van vastlegging van onderzoek naar en ontwikkeling van een nieuwe werkwijze, onderzoeksmethodiek, proces of programma waarbij het van belang is dat de innovatiemethoden en de toepasbaarheid van het resultaat geborgd zijn. Bereik Afdelingshoofd, Kwaliteitscoördinator, Projectleider Verantwoordelijke(n) Het Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het uitwerken van nieuwe werkwijzen, processen etc. De Kwaliteitscoördinator doet aan het afdelingshoofd voorstellen voor het uitwerken van nieuwe werkwijzen, procedures etc. De Projectleider is verantwoordelijk voor het opzetten van een projectvoorstel en het uitvoeren van het project. Werkwijze Op basis van o.a. het afdelingsoverleg, de projectevaluaties (zie PRO 4.0) en de resultaten van de kwaliteitsaudit (zie PRO 11.1) of bijvoorbeeld naar aanleiding van beleidswijzigingen wordt een voorstel gedaan voor het ontwerpen van een nieuwe werkwijze of procedure. Het afdelingshoofd stelt vast, welk voorstel door de projectleider wordt uitgewerkt in een projectvoorstel. Na toetsing hiervan volgens PRO 2.0 ("Beoordeling nieuwe Projecten") besluit het afdelingshoofd of het onderwerp voor opname in het afdelingsplan in aanmerking komt. In het projectvoorstel wordt (naast de vaste onderwerpen) een test- en invoeringsvoorstel gedaan. Voor uitwerking van het projectvoorstel wordt een projectgroep opgericht. Het projectvoorstel wordt volgens PRO 3.4 ("Overige taken") uitgevoerd. Na de test wordt de werkwijze of procedure zo nodig aangepast. Tevens wordt aan het afdelingshoofd een voorstel gedaan voor voorlopige vaststelling en het ter beschikking stellen aan de afdeling. Na 6 maanden wordt de werkwijze geëvalueerd en wordt een voorstel gedaan aan het afdelingshoofd voor aanpassing, definitieve vaststelling en opname in het Kwaliteitshandboek. Verwijzingen PRO 2.0 PRO 3.4 PRO 4.0 PRO 8.0 PRO 11.1

Beoordeling nieuwe projecten Overige taken Projectafsluiting en -evaluatie Documentatiebeheer Interne kwaliteitsaudit



Interne kwaliteitsaudit


PRO 11.1 01

1 van 3 31 juli 2002

11.0

CONTROLE EN EVALUATIE VAN HET KWALITEITSMANAGEMENTSYSTEEM

11.1


Doel en onderwerp Het doel van deze procedure is het op gestructureerde wijze plannen en houden van interne kwaliteitsaudits teneinde vast te stellen of de verschillende elementen van het kwaliteitsmanagementsysteem effectief en geschikt zijn om de geformuleerde kwaliteitsdoelen te bereiken. Bereik Directeur, Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Kwaliteitscoördinator en het auditteam. Verantwoordelijke(n) Het Afdelingshoofd is eindverantwoordelijk voor het opstellen van een auditplan voor de interne audits. De Kwaliteitscoördinator is verantwoordelijk voor het samenstellen van het auditteam. De hoofdauditor is verantwoordelijk voor de eindrapportage en de terugkoppeling van de auditresultaten. Werkwijze Voorbereiding interne audit • Het Afdelingshoofd stelt jaarlijks in overleg met de Kwaliteitscoördinator het onderwerp en de doelen vast van de te houden interne audits. Hierbij letten zij op eisen zoals die in de norm worden gesteld voor interne kwaliteitsaudits en het gevoerde kwaliteitsbeleid en de daaruit voortvloeiende doelen. Ook stellen zij vast welke onderdelen of welke activiteiten van de organisatie geauditeerd worden. •

De Directeur stelt het Afdelingshoofd en de Kwaliteitscoördinator de benodigde (personele, financiële en organisatorische) middelen ter beschikking voor het uitvoeren van interne audits.

•

De Kwaliteitscoördinator stelt een auditteam samen bestaande uit een hoofdauditor en eventueel één of meerdere auditors.

•

Bij de samenstelling van het auditteam wordt erop gelet dat de auditors alleen onderdelen of activiteiten auditten waar zij niet rechtstreeks bij betrokken zijn.

•

De Kwaliteitscoördinator stelt in samenspraak met het Afdelingshoofd een auditplan (RGS 11.1a) op en informeert de betreffende Bureauhoofden over de inhoud van het plan. Het plan bevat ten minste de volgende onderwerpen: - het onderwerp en de doelen van de interne audit; - de samenstelling van het auditteam; - de te auditeren elementen; - de betrokken medewerkers (afdelingen); - het auditprogramma; - vertrouwelijkheid, aanbiedingsdatum en verspreiding van het auditrapport.

•

In het auditprogramma wordt een overzicht gegeven van: - de data waarop de interne audits plaats vinden; - de personen die bij de interne audits betrokken zijn (auditors en geauditeerden); - het tijdstip (en datum) van de bespreking van de audit met de hoofdauditor.



•


PRO 11.1 01

2 van 3 31 juli 2002

Het Afdelingshoofd informeert alle medewerkers van de afdeling tijdig over de geplande interne audits en het auditprogramma.

Interne audit • Voorafgaande aan de interne audit belegt het auditteam een bijeenkomst met het Bureauhoofd waarin het onderwerp en de doelen van de interne audit besproken worden. Ook geeft het auditteam een overzicht van de gebruikte werkwijze voor het uitvoeren van de interne audits. •

Het auditteam verzamelt middels interviews, onderzoek van documenten en waarnemingen van activiteiten, bewijs over de mate waarin het kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan de gehanteerde kwaliteitsnorm, over de effectiviteit en efficiency van de verschillende elementen van het kwaliteitsmanagementsysteem tevens in relatie tot het bereiken van de geformuleerde doelen.

•

Aanwijzingen die tekortkomingen of afwijkingen doen vermoeden worden aangetekend op FRM 11.1 "Auditformulier". Het Bureauhoofd onderzoekt deze bevindingen. Informatie verkregen uit interviews wordt getoetst door informatie over hetzelfde onderwerp van andere (onafhankelijke) bronnen te verwerven. Bijvoorbeeld door persoonlijke waarneming of metingen en uit vastgelegde gegevens.

•

Nadat de interne audit is uitgevoerd beoordeelt het auditteam alle waarnemingen om eventuele overlap of trendontwikkelingen vast te stellen. De hoofdauditor geeft aan of een waarneming gekwalificeerd kan worden als een afwijking of als een verbetermaatregel.

•

De hoofdauditor stelt na afloop van de interne audit een auditrapportage (RGS 11.1b) samen. Hij/zij zorgt ervoor dat de resultaten van de interne audits op heldere beknopte wijze worden beschreven en met bewijs worden onderbouwd in het auditrapport.

•

In het auditrapport is ten minste opgenomen: - een overzicht van de bevindingen (afwijkingen en verbetermaatregelen); - het oordeel van het auditteam over de mate waarin het kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan de gehanteerde kwaliteitsnorm, alsmede de mate waarin de verschillende elementen van het kwaliteitsmanagementsysteem effectief zijn en geschikt om de geformuleerde kwaliteitsdoelen te bereiken.

Eindbijeenkomst • Na afloop van de interne audits belegt het auditteam een bijeenkomst met het afdelingsmanagementteam (AMT). De voornaamste doelstelling van deze bijeenkomst is de auditwaarneming zo aan het AMT te presenteren dat deze met zekerheid de resultaten van de audit begrijpt. Daarnaast zal het auditteam afspraken maken met het AMT over de te nemen maatregelen naar aanleiding van de geconstateerde waarnemingen. Het auditteam maakt hierbij afspraken over het tijdstip en de wijze waarop zij de uitvoering van de overeengekomen maatregelen zal evalueren. •

De Kwaliteitscoördinator bespreekt de eindresultaten met het Afdelingshoofd.

•

De auditresultaten, de corrigerende en preventieve maatregelen en de evaluatie van deze maatregelen worden meegenomen in RGS 11.3 "Management review".



Verwijzingen PRO 11.3

Management review

FRM 11.1

Auditformulier

RGS 11.1a RGS 11.1b RGS 11.3

Auditplan Auditrapportage Management review



PRO 11.1 01

3 van 3 31 juli 2002


Selectie en beoordeling leveranciers

11.2


PRO 11.2 01

1 van 1 31 juli 2002

Selectie en beoordeling leveranciers

Doel en onderwerp Het doel van deze procedure is het bewerkstelligen dat leveranciers leveren volgens minimale kwaliteitseisen (leverbetrouwbaarheid, services, prijs/kwaliteitsverhouding, etc.). Bereik Werkgroep Uitbesteding Projecten (WUP), Directeur, Kwaliteitscoördinator, Medewerkers met inkoopbevoegdheden. Verantwoordelijke(n) De WUP is verantwoordelijk voor de selectie en beoordeling van leveranciers. Inkoop van kantoorartikelen wordt centraal geregeld binnen de Provincie Zuid-Holland. Werkwijze • De werkwijze van selectie van leveranciers door de WUP is beschreven in WI 7.0.1 en 7.0.2 ("Offerteaanvraag" en "Offerte beoordeling/Opdrachtverlening"). • Achteraf worden de leveranciers door de WUP beoordeeld aan de hand van FRM 11.2 (Beoordelingsformulier leveranciers). • Een overzicht van geselecteerde leveranciers staat vermeld in RGS 11.2b. Verwijzingen WI 7.0.1 WI 7.0.2

Offerteaanvraag Offertebeoordeling/Opdrachtbevestiging

FRM 11.2a

Beoordelingsformulier leveranciers

RGS 11.2a RGS 11.2b

Map met beoordelingsformulieren leveranciers Overzicht geselecteerde leveranciers



Management review

11.3


PRO 11.3 01

1 van 2 31 juli 2002

Management review

Doel en onderwerp Deze procedure heeft tot doel dat periodiek het kwaliteitsmanagementsysteem door de directie wordt beoordeeld op doeltreffendheid. Bereik Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Kwaliteitscoördinator, Projectleider Verantwoordelijke(n) Het Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de uitvoering van de management review en de terugkoppeling hiervan naar de directie. Het Afdelingshoofd is tevens verantwoordelijk voor de voorbereiding en begeleiding bij de uitvoering van de management review. Werkwijze Verzamelen gegevens • Om een zo volledig mogelijke beoordeling van het kwaliteitsmanagementsysteem uit te voeren verzamelt het Afdelingshoofd alle relevante gegevens. De relevante gegevens bestaan ondermeer uit: - rapportages naar aanleiding van uitgevoerde interne audits (RGS 11.1) zoals bevindingen en uit te voeren corrigerende en preventieve maatregelen; - rapportages naar aanleiding van een eventueel uitgevoerde externe audit; meldingsformulieren waarop verbeteropties (zowel intern als extern) vermeld staan, klachten van klanten en eventuele klachten over de leveranciers uit RGS 12.1 "Map met meldingsformulieren"; - uitgevoerde analyses voor de kwaliteitsregistraties; - voortgangsrapportages m.b.t. in uitvoering zijnde en uitgevoerde acties en relevante processen tot verbetering en/of aanpassing; - externe factoren waardoor kwaliteitsuitgangspunten kunnen veranderen. Uitvoering management review • Het Afdelingshoofd voert op basis van de beschikbare gegevens minimaal één maal per jaar een beoordeling uit. In deze beoordeling stelt zij het volgende vast: - stand van zaken van het kwaliteitsmanagementsysteem; - in welke mate het beleid en de kwaliteitsdoelstellingen (DOC 1.0d) zijn gerealiseerd; - afwijkingen in de geschiktheid en doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem; - onvolkomenheden in het proces; - onvolkomenheden, waar structureel, in het product en de oorzaak daarvan (voorzover deze achterhaald is); - of externe factoren aanwezig zijn welke tot aanpassing van het kwaliteitsmanagementsysteem aanleiding kunnen geven; - effectiviteit van uitgevoerde acties tot verbetering en/of aanpassing van het kwaliteitsmanagementsysteem. Opstellen van de management review • Op basis van de uitgevoerde beoordeling neemt het Afdelingshoofd in een Management review rapportage (RGS 11.3) het volgende op: - de bevindingen van de management review; - een conclusie over kwaliteitszorg; een prioriteitenlijst met te ondernemen acties tot verbetering en/of aanpassing van de kwaliteitssystematiek. Hierin wordt tevens aangegeven welke personen zijn aangewezen om de passende


Management review

PRO 11.3 01

2 van 2 31 juli 2002

maatregelen uit te voeren om de doelstellingen te bereiken, binnen welke termijn de maatregelen uitgevoerd dienen te zijn en welke middelen daartoe ter beschikking staan. •

Het afdelingshoofd meldt op basis van de prioriteitenlijst aan personen welke maatregelen/activiteiten zij moeten uitvoeren. Tevens ziet hij toe op de uitvoering daarvan.

Verwijzingen DOC 1.0d

Afdelingsplan

RGS 11.1 RGS 11.3 RGS 12.1

Auditrapport Management review rapportage Map met meldingsformulieren



Klachten, afwijkingen en verbetermaatregelen

12.0

CORRIGERENDE EN PREVENTIEVE MAATREGELEN

12.1



PRO 12.1 01

1 van 2 31 juli 2002

Doel en onderwerp Het doel van deze procedure is het vastleggen van de wijze van rapportage en het geven van een leidraad voor het onderzoek naar en de evaluatie van de oorzaken van afwijkingen, tekortkomingen en verbeteringsmogelijkheden. Bereik Alle medewerkers Verantwoordelijke(n) Elke medewerker is verantwoordelijk voor het signaleren, registreren en melden van afwijkingen, tekortkomingen en verbeteropties. De Kwaliteitscoördinator is verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van onderzoek naar afwijkingen, tekortkomingen en verbeteropties. Werkwijze Klachten, afwijkingen en verbeteropties worden schriftelijk of via e-mail gemeld aan de Kwaliteitscoördinator. Deze maakt vervolgens een notitie op FRM 12.1 (Meldingsformulier). Klachten • Klachten van klanten en derden worden genoteerd op FRM 12.1 "Meldingsformulier verbeteringen, klachten, afwijkingen" en onmiddellijk besproken met de direct leidinggevende. Klachten kunnen bij elke medewerker binnenkomen. • Het ingevulde meldingsformulier wordt ingeleverd bij de Kwaliteitscoördinator. Deze archiveert de klacht in RGS 12.1 "Map met meldingsformulieren" en voert overleg met het Bureauhoofd over het oplossen van de klacht. • Op basis van het overleg met het Bureauhoofd en de hieruit voortgekomen maatregelen neemt een daarvoor aangewezen persoon schriftelijk of mondeling contact op met de klant. Afwijkingen en verbeteropties • Afwijkingen en verbeteropties, welke directe gevolgen hebben voor de kwaliteit van de dienstverlening en/of het product, worden onmiddellijk mondeling gemeld bij de direct leidinggevende of worden zelf opgelost. • Afwijkingen die niet optreden als gevolg van een incidenteel gebrek worden genoteerd op FRM 12.1 "Meldingsformulier verbeteringen, klachten, afwijkingen". • Verbeteropties worden eveneens genoteerd op FRM 12.1. • Het meldingsformulier wordt ingeleverd bij de Kwaliteitscoördinator. Deze bespreekt de melding met het Afdelingshoofd. • Het Afdelingshoofd vult het meldingsformulier verder in. Hierbij wordt de afwijking of verbeteroptie beoordeeld. Hij bepaalt wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de eventuele corrigerende en/of preventieve maatregel, het tijdsbestek waarin de maatregel dient te zijn uitgevoerd en de eventueel door de directie ter beschikking gestelde (financiële, materiële of personele) middelen. Daarnaast geeft het Afdelingshoofd aan wie verantwoordelijk is voor de evaluatie van de uitvoering, effectiviteit en efficiëntie van de getroffen maatregel. • Het Afdelingshoofd evalueert na afzienbare periode wat het resultaat van de maatregel is geweest. De bevindingen van de evaluatie worden eveneens op het meldingsformulier genoteerd. Afhankelijk van de bevindingen kunnen nieuwe corrigerende en/of preventieve maatregelen worden voorgesteld.




PRO 12.1 01

2 van 2 31 juli 2002

• De Kwaliteitscoördinator archiveert het meldingsformulier onder RGS 12.1 "Map met meldingsformulieren". • Tijdens de management review analyseert de Kwaliteitscoördinator de gemelde afwijkingen, tekortkomingen en verbeteropties. Samen met het Afdelingshoofd onderzoekt hij of er naar aanleiding van deze analyse aanvullende corrigerende en preventieve maatregelen ondernomen moeten worden (zie PRO 11.3 "Management review"). Verbeter- en onderzoeksprojecten Voor grote onderzoeks- en verbeterprojecten waar intern capaciteit en geld voor wordt vrijgemaakt, geldt de volgende werkwijze: • De aanleiding voor het opstarten van een verbeter- of onderzoekstraject kan liggen in de Managementreview (RGS 11.3 "Managementreview"), in meldingsformulieren (RGS 12.1) die zijn ingeleverd of projectevaluaties (RGS 12.2). • Het Afdelingshoofd wijst een projectleider aan voor het interne project. • De interne projectleider maakt een projectplan met daarin minimaal de volgende punten opgenomen: - doel van het project; - aanleiding voor het project; - planning van het project inclusief de inhoud van verschillende projectfasen; - evaluatiemomenten met het AMT tijdens het project; - benodigde capaciteiten (personeel, uren, overige voorzieningen). • De projectleider legt het projectplan voor bespreking voor aan het AMT. Na aanpassing en goedkeuring door het Afdelingshoofd wordt het plan uitgevoerd. • Tijdens een verbeter- of onderzoeksproject wordt gezocht naar oorzaken, verbanden en gevolgen. • In het eindrapport geeft de projectleider de bevindingen tijdens het project weer. • De projectleider van het project geeft acties voortkomend uit het project aan op FRM 12.1 "Meldingsformulier", waarna PRO 12.1 "Klachten, afwijkingen en verbetermaatregelen" in werking treedt. • De Kwaliteitscoördinator archiveert het projectplan en het eindrapport in RGS 12.1b "Verbeter- en onderzoekstrajecten". Verwijzingen PRO 11.3

Management review

FRM 12.1

Meldingsformulier verbeteringen, klachten, afwijkingen

RGS 12.1a RGS 12.1b

Map met meldingsformulieren Map Verbeter- en onderzoekstrajecten



Klanttevredenheid

12.2


PRO 12.2 01

1 van 1 31 juli 2002

Klanttevredenheid (intern/extern)

Doel en onderwerp Het doel van deze procedure is regelmatig te onderzoeken in hoeverre de geleverde prestaties voldoen aan de eisen van klanten en overige belanghebbenden. Bereik Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Kwaliteitscoördinator, communicatiemedewerker. Verantwoordelijke(n) Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het onderzoek naar de klanttevredenheid. Het bureauhoofd is verantwoordelijk voor het houden van jaargesprekken met de medewerkers. De communicatiemedewerker is verantwoordelijk voor de organisatie van regionale bijeenkomsten met gemeenten en van het platform adviesbureaus. De kwaliteitscoördinator is verantwoordelijk voor het omzetten van klantsignalen in verbetervoorstellen. Werkwijze Externe klanttevredenheid • Er is tweewekelijks overleg van het AMT met de gedeputeerde voor Milieu. Het verslag van dit overleg is voor de medewerkers van de afdeling beschikbaar op de Q-schijf. • Er is éénmaal per jaar financieel overleg met VROM. Kwaliteitszorg is daarbij een vast agendapunt. • De communicatiemedewerker organiseert meerdere keren per jaar bodemplatforms met gemeenten voor uitwisseling van informatie. Periodiek worden deze bijeenkomsten geëvalueerd • De communicatiemedewerker organiseert incidenteel het bodemplatform adviesbureaus voor uitwisseling van informatie. Periodiek worden deze bijeenkomsten geëvalueerd Interne klanttevredenheid (medewerkerstevredenheid) • Met de jaargesprekken wordt de gelegenheid geboden voor de bepaling van de medewerkerstevredenheid. De bureauhoofden maken jaarlijks een geanonimiseerd overzicht van de resultaten van de jaargesprekken over het facet medewerkerstevredenheid. Deze overzichten worden besproken in het AMT. De conclusies daaruit worden betrokken bij het opstellen van het afdelingsplan voor het opvolgende jaar. (naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies)


Klanttevredenheid


PRO 12.2 01

1 van 1 31 juli 2002


Inhoudsopgave Werkinstructies

7.0

INHOUDSOPGAVE WERKINSTRUCTIES

PRIMAIR PROCES 3.1.1 Initieel onderzoek 3.1.2 Nader Onderzoek 3.1.3 Saneringsonderzoek/Saneringsplan 3.1.5 Uitvoering Sanering 3.1.6 Meer- en minder werk 3.1.7 Evaluatie 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6

Beschikking Ernst en Urgentie/Saneringsplan Bezwaarprocedure Beroepsprocedure Toezicht Saneringsuitvoering Beoordeling Evaluatierapport SEB Melding artikel 41 Wbb

3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.5 3.3.6 3.3.7 3.3.8

Opstellen financiële verantwoording Opstellen prestatieverantwoording Opstellen monitoringsverantwoording Opstellen managementrapportage (MARAP) Opstellen begroting Opstellen werkprogramma Opstellen Provinciale jaarrekening Aanvraag calamiteitenbudget

3.4.1 Flankerend beleid BSB-operatie 3.4.2 Opstellen BOBEL-nota SECUNDAIR PROCES 7.0.1 Offerteaanvraag 7.0.2 Offertebeoordeling/opdrachtverlening (naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures)


KHB 7.0 01

1 van 1 31 juli 2002

PZH afdeling Bodemsanering Code: Versie: Pagina: Datum:

Initieel onderzoek

WI 3.1.1

WI 3.1.1 01 1 van 2 31 juli 2002

INITIEEL ONDERZOEK

Doel en onderwerp Door deze instructie wordt zorggedragen voor een adequate en volledige uitvoering van het initieel onderzoek. Op basis van dit onderzoek wordt vastgesteld of er sprake is van mogelijk ernstig geval van bodemverontreiniging waarvoor verder onderzoek noodzakelijk is. Bereik Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Projectleider, Jurist, WUP Verantwoordelijke(n) Het Afdelings- of het Bureauhoofd zijn (volgens de mandaatlijst) verantwoordelijk voor de ondertekening van de stukken. Het Bureauhoofd geeft leiding aan en coördineert alle projecten en de daarbij betrokken Projectleiders en draagt zorg voor optimale randvoorwaarden. De Projectleider is verantwoordelijk voor het formuleren van de onderzoeksvraag, de uitvoering van het onderzoek en de registratie van de resultaten in Globis. De WUP is verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling van de offerteaanvraag en de goedkeuring (beoordeling van de motivatie) van de keuze voor de bureaus / aanbesteding van het project. De Jurist is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de juridische toets. Werkwijze Na melding van een mogelijk geval van bodemverontreiniging wordt initieel onderzoek gepland. De mogelijkheid hiertoe is opgenomen in het werkprogramma. Er zijn twee opties voor een initieel onderzoek: een oriënterend of een verkennend onderzoek. • Als uitgangspunt voor het oriënterend onderzoek geldt het "Protocol voor het Oriënterend onderzoek" S.D.U 1993 (DOC 3.1a). Voor het verkennend onderzoek geldt norm NEN-5740 (DOC 3.1b). Voor het in beide onderzoeken opgenomen historische onderzoek geldt als uitgangspunt norm NVN-5725 (DOC 3.1c). Ten slotte geldt in alle gevallen het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" de BOBEL-nota (DOC 1.0b). • De projectleider stelt een offerteaanvraag op. Deze wordt verstuurd naar een aantal geselecteerde adviesbureaus. Het aanvragen van offertes en de opdrachtverlening verlopen via de Werkgroep Uitbesteding Projecten (WI 7.0.1 en 7.0.2). • De projectleider beoordeelt de onderzoeksresultaten, verzamelt deze in een apostille (FRM 3.1.1b) en stuurt deze naar de jurist. • De jurist voert de juridische toets uit en stelt vast of er sprake is van een schuldige eigenaar of een aansprakelijke veroorzaker. Hij noteert zijn bevindingen op de checklist Juridische Toets (FRM 3.1.1a). en stuurt de apostille naar de projectleider. • Indien het onderzoeksrapport (RGS 3.1.1a) uitwijst dat de bodem vermoedelijk ernstig verontreinigd is en er is geen aansprakelijke partij, dan wordt het project volgens PRO 2.0 opgenomen in het werkprogramma voor nader onderzoek. • Indien het rapport uitwijst dat de bodem niet ernstig verontreinigd is, wordt het project afgesloten. • De projectleider stelt een aanschrijvingsbrief op (RGS 3.1.1b) waarin eigenaar, B&W van de betreffende gemeente en andere betrokkenen op de hoogte worden gesteld van de conclusies van het onderzoek. De projectleider voert de gegevens uit het onderzoeksrapport in in Globis. • De Globis-coördinator controleert of de technisch inhoudelijke gegevens juist verwerkt zijn in Globis. Indien akkoord parafeert hij de apostille en stuurt deze naar het bureauhoofd BOS.


Initieel onderzoek

•

WI 3.1.1 01 2 van 2 31 juli 2002

Bureauhoofd of Afdelingshoofd ondertekent volgens de mandaatlijst (DOC 3.1.1 a) de brief.

Verwijzingen DOC 1.0b DOC 3.1a DOC 3.1b DOC 3.1c

BOBEL-nota Protocol voor het Oriënterend onderzoek" S.D.U 1993 NEN-5740 NVN-5725

FRM 3.1.1a FRM 3.1.1b

Checklist juridische toets Apostille

RGS 3.1.1a RGS 3.1.1b

Rapportage initieel onderzoek Aanschrijvingsbrief



Nader onderzoek

WI 3.1.2

WI 3.1.2 01 1 van 2 31 juli 2002

NADER ONDERZOEK

Doel en onderwerp Door deze instructie wordt zorggedragen voor een adequate en volledige uitvoering van het Nader Onderzoek. Met dit onderzoek wordt de aard, mate en omvang van de verontreiniging vastgesteld. Bereik Bureauhoofd, Projectleider, Jurist, WUP Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd geeft leiding aan en coördineert alle projecten en de daarbij betrokken Projectleiders en draagt zorg voor optimale randvoorwaarden. De Projectleider is verantwoordelijk voor het formuleren van de onderzoeksvraag, de uitvoering van het onderzoek en de registratie van de resultaten in Globis. De WUP is verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling van de offerteaanvraag en de goedkeuring (beoordeling van de motivatie) van de keuze voor de bureaus / aanbesteding van het project. De Jurist is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de juridische toets. Werkwijze Het nader onderzoek wordt uitgevoerd door een adviesbureau. • De projectleider stelt naar aanleiding van het werkprogramma (DOC 1.0a) de onderzoeksvragen op. Als uitgangspunt gelden "Protocol voor Nader onderzoek, deel 1", SDU 1993 (DOC 3.1d), "Richtlijn nader onderzoek, deel I" SDU 1995 (DOC3.1e) en "Nader Onderzoeksrichtlijn Ernst-, Urgentie en Tijdstipbepaling" SDU 1997 (DOC 3.1f), het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" de BOBEL-nota (DOC 1.0b), Circulaire Interventiewaarde (DOC 3.1.2a), Circulaire Beoordeling en Afstemming (DOC 3.1.2b), de Circulaire Tijdstipbepaling (DOC 3.1.2c) en de handleiding "Urgentie van bodemsanering" (DOC 3.1.2d). • De jurist actualiseert de juridische toets. Hij noteert zijn bevindingen op de checklist Juridische Toets (FRM 3.1.1a) en stuurt deze naar de projectleider. • De projectleider stelt de offerteaanvraag op. Deze wordt verstuurd naar een aantal geselecteerde adviesbureaus. Het aanvragen van offertes en de opdrachtverlening verloopt via de Werkgroep Uitbesteding Projecten (WI 7.0.1 en 7.0.2). • Tenzij aangenomen kan worden dat er geen behoefte aan bestaat wordt conform de PMV (DOC 2.0b) vóór het onderzoek start een projectgroep ingesteld. In de projectgroep zitten o.a. gemeente, milieudienst, zuiverings-/waterschap, energiebedrijf, omwonenden en bewoners. Gedurende het proces vindt er overleg plaats met deze projectgroep. • De projectleider beoordeelt het rapport (RGS 3.1.2). Indien akkoord voert hij de gegevens uit het rapport in in Globis, verzamelt de stukken in een apostille (FRM 3.1.1b) en stuurt deze door naar de Globiscoördinator. • De Globis-coördinator beoordeelt of de inhoudelijke gegevens juist zijn ingevoerd. • Het Bureauhoofd beoordeelt de stukken en stuurt de apostille indien akkoord door naar Bureau Sanering Eigen Beheer voor de beschikking Ernst/Urgentie/Tijdstip (EUT) volgens WI 3.2.1. • Wanneer de beschikking (RGS 3.2.1b) is vastgesteld door GS kan het project volgens PRO 2.0 voor saneringsonderzoek worden opgenomen in het werkprogramma. Verwijzingen DOC 1.0b

BOBEL-nota


Nader onderzoek

DOC 2.0b DOC 3.1d DOC 3.1e DOC 3.1f DOC 3.1.2a DOC 3.1.2b DOC 3.1.2c DOC 3.1.2d

Provinciale Milieuverordening (PMV) Protocol voor Nader onderzoek, deel 1, S.D.U 1993 Richtlijn nader onderzoek, deel 1, S.D.U. 1995 Nader Onderzoeksrichtlijn Ernst-, Urgentie en Tijdstipbepaling, S.D.U. 1997 Circulaire Interventiewaarde Circulaire Beoordeling en Afstemming Circulaire Tijdstipbepaling Handleiding Urgentie van bodemsanering

FRM 3.1.1a FRM 3.1.1b



WI 3.1.2 01 2 van 2 31 juli 2002

PZH afdeling Bodemsanering

Saneringsonderzoek

WI 3.1.3


WI 3.1.3 01 1 van 2 31 juli 2002

SANERINGSONDERZOEK

Doel en onderwerp Door deze instructie wordt zorggedragen voor een adequate en volledige uitvoering van het Saneringsonderzoek. Dit onderzoek dient voor de keuze van een saneringsvariant. Bereik Directeur, Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Projectleider, Jurist, WUP Verantwoordelijke(n) De Directeur of het Afdelingshoofd zijn (volgens de mandaatlijst) verantwoordelijk voor de ondertekening van de stukken. Het Bureauhoofd geeft leiding aan en coördineert alle projecten en de daarbij betrokken Projectleiders en draagt zorg voor optimale randvoorwaarden. De Projectleider is verantwoordelijk voor het formuleren van de onderzoeksvraag, de uitvoering van het onderzoek en de registratie van de resultaten in Globis. De WUP is verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling van de offerteaanvraag en de goedkeuring (beoordeling van de motivatie) van de keuze voor de bureaus / aanbesteding van het project. De Jurist is verantwoordelijk voor de actualisatie van de juridische toets. Werkwijze Het saneringsonderzoek wordt uitgevoerd door een adviesbureau. • De projectleider stelt naar aanleiding van het werkprogramma (DOC 1.0a) de onderzoeksvragen vast. Bij het Saneringsonderzoek wordt gekeken naar de verschillende saneringsmogelijkheden met als doel het selecteren van de beste saneringsvariant. Locatiespecifieke eigenschappen zullen zo compleet mogelijk in beeld gebracht moeten worden om te kunnen besluiten welke saneringsvariant uitgewerkt moet worden in het saneringsplan. Uitgangspunten voor het saneringsonderzoek zijn de "Handleiding afwegingsproces saneringsdoelstelling" (DOC3.1g) en het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" de BOBEL-nota (DOC 1.0b). • De jurist actualiseert de juridische toets. Hij noteert zijn bevindingen op de checklist Juridische Toets (FRM 3.1.1a) en stuurt deze naar de projectleider. • Gedurende het proces vindt er overleg plaats met de projectgroep indien deze is ingesteld. • De projectleider stelt de offerteaanvraag op. Deze wordt verstuurd naar een aantal geselecteerde adviesbureaus. Het aanvragen van offertes en de opdrachtverlening verloopt via de Werkgroep Uitbesteding Projecten (WI 7.0.1 en 7.0.2). • De projectleider overlegt met de Nazorgeenheid als de voorgestelde saneringsvariant nazorg omvat waar de Nazorgeenheid verantwoordelijk voor zal worden. • De projectleider beoordeelt het rapport van het saneringsonderzoek (RGS 3.1.3).Indien hij instemt met het onderzoeksrapport voert hij de onderzoeksgegevens in in Globis (SYS 1.1). • De projectleider stelt een beslissing Saneringsonderzoek/Saneringsvariant op. Hij verzamelt de stukken in een apostille (FRM 3.1.1b) en stuurt deze door naar de Globis-coördinator. • De Globis-coördinator beoordeelt of de inhoudelijke gegevens juist zijn ingevoerd, parafeert de apostille en stuurt deze via de projectleider naar bureauhoofd BOS. • Belanghebbenden worden in staat gesteld hun mening te geven over de keuze van de saneringsvariant. • Het Bureauhoofd beoordeelt de stukken en ondertekent volgens de mandaatlijst (DOC 3.1.1a) het besluit.


Saneringsonderzoek

•


WI 3.1.3 01 2 van 2 31 juli 2002

Wanneer de saneringsvariant is vastgesteld kan het project volgens PRO 2.0 voor het opstellen van het saneringsplan worden opgenomen in het werkprogramma.

• Verwijzingen DOC 1.0a Geïntegreerd werkprogramma Bodemsanering DOC 1.0b BOBEL-nota DOC3.1g Handleiding afwegingsproces saneringsdoelstelling (SDU) DOC 3.1.1a Mandaatlijst FRM 3.1.1a FRM 3.1.1b


SYS (naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies)


Saneringsplan

WI 3.1.4

WI 3.1.3 01 1 van 2 31 juli 2002

SANERINGSPLAN

Doel en onderwerp Door deze instructie wordt zorggedragen voor een adequate en volledige opstelling van het Saneringsplan. Het saneringsonderzoek wordt daarin uitgewerkt tot een technisch, milieuhygiënisch en logistiek plan op basis waarvan een saneringsbestek kan worden opgesteld. Bereik Bureauhoofd, Projectleider, Jurist, WUP Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd geeft leiding aan en coördineert alle projecten en de daarbij betrokken Projectleiders en draagt zorg voor optimale randvoorwaarden. De projectleider is verantwoordelijk voor het formuleren van de onderzoeksvraag, de uitvoering van het onderzoek en de registratie van de resultaten in Globis. De WUP is verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling van de offerteaanvraag en de goedkeuring (beoordeling van de motivatie) van de keuze voor de bureaus / aanbesteding van het project. De jurist is verantwoordelijk voor de actualisatie van de juridische toets. Werkwijze Het saneringsplan wordt door een adviesbureau opgesteld. • In die gevallen, waarin sprake is van een relatief eenvoudige verontreiniging en aanpak waarbij weinig discussie is over de saneringsvariant, kunnen saneringsonderzoek en -plan worden gecombineerd. Op basis van inzichten van de projectleider wordt in overleg met het bureauhoofd tot gecombineerde aanpak besloten. • De projectleider stelt naar aanleiding van het werkprogramma (DOC 1.0a) de onderzoeksvragen vast. Het saneringsplan moet voldoen aan de eisen uit de nota "Gezamenlijk bodemsaneringsbeleid" BOBELnota (DOC 1.0b). • De jurist actualiseert de juridische toets. Hij noteert zijn bevindingen op de checklist Juridische Toets (FRM 3.1.1a) en stuurt deze naar de projectleider. • Gedurende het proces vindt er overleg plaats met de projectgroep indien deze is ingesteld. • De projectleider stelt de offerteaanvraag op. Deze wordt verstuurd naar een aantal geselecteerde adviesbureaus. Het aanvragen van offertes en opdrachtverlening verloopt via de Werkgroep Uitbesteding Projecten (WI 7.0.1 en 7.0.2). • De projectleider overlegt met de Nazorgeenheid als de saneringsvariant nazorg omvat waar de Nazorgeenheid verantwoordelijk voor zal worden. • De projectleider beoordeelt het saneringsplan (RGS 3.1.4b). Indien hij instemt, voert hij de gegevens in in Globis (SYS 1.1), parafeert de stukken en stuurt deze door naar de Globis-coördinator. • De Globis-coördinator beoordeelt of de inhoudelijke gegevens juist zijn ingevoerd, parafeert de apostille en stuurt deze via de projectleider naar bureauhoofd BOS. • Het Bureauhoofd beoordeelt de stukken en stuurt deze indien akkoord naar bureau Saneringen in Eigen Beheer voor de beschikking Saneringsplan volgens WI 3.2.1. • Wanneer de beschikking (RGS 3.2.1b) is vastgesteld door GS kan het project volgens PRO 2.0 voor sanering worden opgenomen in het werkprogramma.


Saneringsplan

Verwijzingen DOC 1.0a DOC 1.0b DOC3.1g DOC 3.1.1a

Geïntegreerd werkprogramma Bodemsanering BOBEL-nota Handleiding afwegingsproces saneringsdoelstelling (SDU) Mandaatlijst

FRM 3.1.1a FRM 3.1.1b


SYS 1.1

Globis


WI 3.1.3 01 2 van 2 31 juli 2002


Uitvoering sanering

WI 3.1.5


WI 3.1.5 01 1 van 2 31 juli 2002

UITVOERING SANERING

Doel en onderwerp Het doel van de werkinstructie is het zorggedragen voor een adequate en volledige uitvoering van de sanering. Bereik Bureauhoofd, Projectleider, Projectmedewerker Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd geeft leiding aan en coördineert alle projecten en de daarbij betrokken Projectleiders en draagt zorg voor optimale randvoorwaarden. De Projectleider is verantwoordelijk voor de coördinatie en de algemene goede gang van zaken tijdens de uitvoering van de sanering. Werkwijze • Saneringen worden openbaar aanbesteed. • De Projectleider stelt naar aanleiding van het werkprogramma (DOC 1.0b) aan de hand van het saneringsplan (RGS 3.1.4b) een startnotitie (RGS 3.1.5a) op, waarin hij aangeeft welk budget nodig is, hoelang de periode van uitvoering zal zijn en hoe de werkverdeling tussen projectleider en directievoerder er gaat uitzien. • De jurist actualiseert de juridische toets. Hij noteert zijn bevindingen op de checklist Juridische Toets (FRM 3.1.1a) en stuurt deze naar de projectleider. • Gedurende het proces vindt er overleg plaats met de projectgroep indien deze is ingesteld. • De projectleider stelt de offerteaanvraag op voor het opstellen van het bestek, milieukundig begeleidingsplan, milieukundige begeleiding van en toezicht op de sanering. Deze wordt verstuurd naar een aantal geselecteerde adviesbureaus. Het aanvragen van offertes en opdrachtverlening verloopt via de Werkgroep Uitbesteding Projecten (WI 7.0.1 en 7.0.2). • Er moet een verzekering worden afgesloten tegen de kosten van schade door de werkzaamheden. Aan de hand van het bestek (RGS 3.1.5b) vindt overleg plaats met de verzekeraar over de wijze van uitvoeren van de werkzaamheden ten einde schade te voorkomen. Mogelijke wijzigingen op het bestek worden in een nota van inlichtingen kenbaar gemaakt. Verder worden zonodig vooropnamen van omliggende panden gemaakt, taxaties uitgevoerd en worden er hoogtebouten geplaatst voor controle van de zettingen. • Het adviesbureau vraagt de vergunningen (RGS 3.1.5c) voor uitvoeren van de werkzaamheden aan. Hierbij moet rekening worden gehouden met de inspraakprocedure en het eventueel indienen van bezwaren. Het adviesbureau overlegt met het SCG over keuring, afvoer, storten en reinigen van de af te graven grond. • De afdeling Infrastructuur begeleidt de openbare aanbesteding volgens de UAV en de gunning van het werk aan een inschrijver. • Na de gunning moet de aannemer een bankgarantie indienen. Deze wordt bewaard bij het afdelingssecretariaat. • Als er omwonenden zijn, die te maken hebben met de uitvoering van de werkzaamheden organiseert de projectleider voorlichtingsbijeenkomsten en stelt bewonersbrieven op. Met bewoners, die schade zullen ondervinden van de werkzaamheden worden overeenkomsten gesloten over schadevergoeding dan wel herstel van de schade (bijvoorbeeld tuinen). Bij uithuisplaatsing van bewoners treft de projectleider voorzieningen en regelt opvang. • De uitvoering vindt plaats in overleg met de directievoerder conform het milieukundig begeleidingsplan (RGS 3.1.5d).


Uitvoering sanering

• • • •

•

WI 3.1.5 01 2 van 2 31 juli 2002

Tijdens de sanering worden er bouwvergaderingen gehouden, die bijgewoond worden door de directievoerder en vertegenwoordigers van de aannemer. Projectleider en directievoerder houden tijdens de sanering directievergaderingen. Hier worden onder andere besluiten genomen over de vooraf gemelde posten meer-/minderwerk. Na afronding van de werkzaamheden volgt de oplevering. De directievoerder maakt hiervoor een proces verbaal van oplevering. Hierna volgt een onderhoudstermijn van (meestal) 3 maanden, waarna de verantwoordelijkheid van de aannemer ophoudt. De bankgarantie kan dan teruggezonden worden. Na definitieve oplevering stelt de directievoerder het evaluatierapport (RGS 3.2.5a) op waarin opgenomen: - de kwaliteitsaspecten van de sanering; - de afvoer van grond en de grondstromen; - herkomst certificaten nieuwe grond; - aanbevelingen over te nemen maatregelen, zoals het opstellen van het nazorgplan en/of grondwatersanering. De financiële verslaglegging vindt plaats bij de eindafrekening.

Verwijzingen DOC 1.0a

werkprogramma

RGS 3.1.4 RGS 3.1.5a RGS 3.1.5b RGS 3.1.5c RGS 3.1.5d RGS 3.2.5a

saneringsplan startnotitie bestek vergunningen voor uitvoeren werkzaamheden milieukundig begeleidingsplan evaluatierapport

FRM 3.1.1a

checklist juridische toets



Meer- en minder werk

WI 3.1.6


WI 3.1.6 01 1 van 1 31 juli 2002

MEER- EN MINDER WERK

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige uitvoering van de handelingen bij meer- en minderwerk op externe opdrachten. Bereik Directeur, Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Projectleider, Projectmedewerker. Verantwoordelijke(n) Het bureauhoofd, afdelingshoofd of directeur zijn volgens de mandaatregeling verantwoordelijk voor het verstrekken van opdrachten. De Projectleider is verantwoordelijk voor de coördinatie en de algemene goede gang van zaken tijdens de uitvoering van de werkzaamheden. Werkwijze Uitvoering bestek: Bij de uitvoering van bestekswerkzaamheden kunnen zich afwijkingen voordoen ten opzichte van het overeengekomen bestek (RGS 3.1.5b). Er kan sprake zijn van overschrijding van de verrekenbare posten, minderwerk en meerwerk. • De verrekenbare posten worden in de termijnstaten opgenomen. Bij overschrijding geeft de directievoerder advies. Bij akkoord verstrekt de projectleider een aanvullende opdracht. • Bij minderwerk is er sprake van niet of niet geheel uitgevoerde besteksposten. De projectleider ziet er op toe dat niet uitgevoerde werkzaamheden niet in rekening worden gebracht. • Bij meerwerk worden niet voorziene werkzaamheden uitgevoerd. De aannemer meldt het meerwerk bij de directievoerder. Deze adviseert de projectleider over het al dan niet laten uitvoeren van de werkzaamheden. Als ingestemd wordt met uitvoering van het werk dan wordt een aanvullende opdracht verstrekt. Overige opdrachten: Bij de uitvoering van de opgedragen werkzaamheden kunnen zich afwijkingen voordoen ten opzichte van de opdracht. Het uitvoerende bureau meldt deze meerkosten schriftelijk met onderbouwing bij de projectleider. Na beoordeling van de juistheid van de onderbouwing stelt de projectleider een aanvullende opdracht op. Opdrachtverlening verloopt volgens WI 7.0.2. Indien hij niet akkoord gaat met de onderbouwing worden de kosten slechts tot het niveau van de oorspronkelijke opdracht geaccepteerd. Verwijzingen DOC 3.1.6

Aanvullende opdracht

RGS 3.1.5b

Bestek



Evaluatie

WI 3.1.7

WI 3.1.7 01 1 van 1 31 juli 2002

EVALUATIE

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige evaluatie van saneringen. Bereik Bureauhoofd, Projectleider, Globiscoördinator, Juridisch medewerker Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd geeft leiding aan en coördineert alle projecten en de daarbij betrokken Projectleiders en draagt zorg voor optimale randvoorwaarden. De projectleider is verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling van het rapport. De Globiscoördinator is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Globistoets. Werkwijze • Na afloop van de sanering stelt de directievoerder een evaluatierapport (RGS 3.7.1a) op over het verloop en het resultaat van de sanering. waarin opgenomen: - de kwaliteitsaspecten van de sanering; - de afvoer van grond en de grondstromen; - herkomst certificaten nieuwe grond; - aanbevelingen over te nemen maatregelen, zoals het opstellen van het nazorgplan en/of grondwatersanering. • De projectleider beoordeelt het evaluatierapport. Uitgangspunten daarbij zijn het saneringsplan (RGS 3.1.4) en het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" de BOBEL-nota (DOC 1.0b) gehanteerd. Hij voert de gegevens uit het evaluatierapport in in Globis en verzamelt de stukken in een apostille. • De Globis-coördinator beoordeelt of de inhoudelijke gegevens juist zijn ingevoerd, parafeert de apostille en stuurt deze via de projectleider naar bureauhoofd BOS. • Het Bureauhoofd beoordeelt de stukken en stuurt de apostille indien akkoord door naar Bureau Sanering Eigen Beheer voor de beoordeling van het evaluatierapport volgens WI 3.2.5 • Wanneer bureau SEB instemt met het evaluatierapport kan de projectleider het project technisch en financieel afsluiten. • De financiële verslaglegging vindt plaats bij de eindafrekening. Verwijzingen DOC 1.0b BOBELnota RGS 3.7.1

Saneringsverslag



Beschikking Ernst en Urgentie / Saneringsplan

WI 3.2.1


WI 3.2.1 01 1 van 3 31 juli 2002

BESCHIKKING ERNST EN URGENTIE / SANERINGSPLAN

Doel en onderwerp Het doel van de werkinstructie is om de stappen inzichtelijk te maken die noodzakelijk zijn om de ernst van de verontreiniging en urgentie van de sanering te bepalen en de termijn vast te stellen waarbinnen een locatie dient te worden gesaneerd en/of een saneringplan op inhoud en volledigheid te beoordelen. Bereik Bureauhoofd, Plantoetser, CRM-coördinator, CRM-medewerker, Juridisch controller, Globis-coördinator Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van uitgaande stukken, alsmede het vaststellen van een ontwerpbeschikking afhankelijk van de aard van het besluit conform mandatering. De Plantoetser is verantwoordelijk voor de technisch inhoudelijke beoordeling van de stukken. De CRM-coördinator is verantwoordelijk voor registratie van het bodemonderzoek of beschikkingsaanvraag, het aangeven van de noodzakelijke administratieve stappen, de controle op het invoeren van deze gegevens in Globis en het toewijzen van het plan aan een plantoetser. De CRM-medewerker is verantwoordelijk voor de uitvoering van de administratieve stappen, het completeren van het projectbegeleidingsformulier en het opstellen van de (ontwerp)beschikking en toebehoren. De Globis-coördinator is verantwoordelijk voor de juiste registratie in Globis. De Juridisch controller is verantwoordelijk voor de juridische kwaliteit van de uitgaande stukken. Werkwijze Voor de procedure beschikking Ernst en Urgentie/Saneringsplan geldt een doorlooptijd van maximaal 13 weken inclusief 4 weken ter inzage legging conform de Wet bodembescherming. Voor beschikking ernst en urgentie is geen sanctie van toepassing bij overschrijding van de termijn. Bij een saneringsplan bestaat de mogelijkheid om binnen 4 weken verlenging van de termijn met maximaal 13 weken aan te vragen. Wanneer de termijn bij het saneringsplan overschreden wordt geldt instemming van rechtswege. • • •

• •

Wanneer een beschikking ernst en urgentie en/of instemming met een saneringsplan wordt gevraagd, vult de melder een standaard meldingsformulier bodemverontreiniging (FRM 3.2.1a) in en stuurt dit met bijbehorende stukken naar de provincie Zuid-Holland. Per post komt via DIV het standaard meldingsformulier bodemverontreiniging (FRM 3.2.1a) binnen bij de CRM-coördinator. Deze zorgt voor toewijzing van het plan aan een plantoetser op basis van tijd en ruimte en aan een Globis-coördinator. De CRM-coördinator zorgt voor het opvoeren van de locatie in Globis (SYS 1.1), het aanmaken van een bijbehorende taak en het aanmaken van een projectbegeleidingsformulier (FRM 3.2.1b). Hij geeft tevens aan welke administratieve stappen doorlopen dienen te worden waaronder het verzenden van een Bericht van ontvangst (BVO) (FRM 3.2.1h). De CRM-medewerker voert een volledigheidstoets uit, waarbij gelet wordt op de volledigheid en de ondertekening van de stukken. Wanneer de gegevens niet compleet zijn noteert hij dat op het projectbegeleidingsformulier (FRM 3.2.1b). Hij voert de administratieve gegevens in in Globis en stelt een uren- en kostenraming op. Vervolgens vult hij het projectbegeleidingsformulier verder in en vermeldt het commentaar van de volledigheidstoets erop. Hij stelt het BVO (FRM 3.2.1h) op en stuurt de stukken naar de CRM-coördinator ter fiattering.



•

•


WI 3.2.1 01 2 van 3 31 juli 2002

Alvorens de CRM-medewerker over kan gaan tot verzending, dient het BVO door het bureauhoofd ondertekend te worden. Het bureauhoofd ondertekent indien akkoord. De CRM-medewerker zorgt voor de verzending en scheidt de binnengekomen stukken. Een exemplaar van de stukken wordt naar de plantoetser verzonden, een exemplaar aan de Globis-coördinator en de andere exemplaren worden gearchiveerd bij CRM. De plantoetser voert een inhoudelijke beoordeling van de stukken uit.

Er zijn 2 mogelijkheden: 1. De plantoetser heeft voldoende informatie om een besluit te nemen • De plantoetser vult de checklist Ernst Urgentie en Saneringsplan (FRM 3.2.1c) in waarop de uitkomst van de toetsing vermeld wordt. Hij retourneert de stukken aan CRM zodat de ontwerpbeschikking (RGS 3.2.1a.) opgesteld kan worden. Indien op het meldingsformulier gevraagd wordt de verkorte procedure te hanteren en voldaan wordt aan de criteria van de provinciale milieu verordening, wordt direct overgegaan tot het opstellen van de definitieve beschikking. • De CRM-medewerker stelt de ontwerpbeschikking op alsmede de kennisgeving (RGS 3.2.1b), de advertentietekst (RGS 3.2.1c) en verzamelt deze stukken in een apostille. Afschriften van de stukken worden naar de CRM-coördinator gezonden. • De apostille inclusief stukken gaat naar de plantoetser. Hij beoordeelt de stukken inhoudelijk. Indien akkoord parafeert hij de apostille en stuurt deze naar de Globis-coördinator. • De Globis-coördinator controleert of de technisch inhoudelijke gegevens juist verwerkt zijn in Globis. Indien akkoord parafeert hij de apostille en stuurt deze naar de Juridisch controller. • De Juridisch controller beoordeelt de stukken en parafeert de apostille indien akkoord. Vervolgens stuurt hij de stukken door naar het bureauhoofd. Volgens de mandaatregeling (DOC 3.1.1a) is het bureauhoofd of het afdelingshoofd gemandateerd tot ondertekening/vaststelling van de (ontwerp) beschikking. • Het bureauhoofd of afdelingshoofd tekent de stukken ter vaststelling en stuurt ze vervolgens naar de CRM-medewerker. • De CRM-medewerker zorgt voor registratie van het besluit in Globis, verzending en archivering van de stukken en stuurt afschriften naar de CRM-coördinator. • Het plan wordt volgens de Algemene wet bestuursrecht (Awb) (DOC 3.2.1) ter inzage gelegd. 2. De plantoetser heeft niet voldoende informatie om een besluit te nemen • De plantoetser vult op de checklist Opschorten in, dat er een opschortingbrief (RGS 3.2.1d) verzonden moet worden met een verzoek om aanvullende informatie. Ook wordt de termijn aangegeven waarbinnen de aanvullende informatie binnen moet zijn. Hij stuurt deze stukken naar CRM voor verwerking. • De CRM-medewerker stelt de opschortingbrief op met verzoek om aanvullende informatie en verzamelt alle stukken in een apostille. In geval van opschorting geldt dat de termijn conform de Wet bodembescherming wordt stopgezet tot ontvangst van de aanvullende informatie. De apostille inclusief stukken gaat naar plantoetser ter beoordeling. • De plantoetser beoordeelt de stukken en parafeert de apostille indien akkoord. Hij stuurt de stukken door naar de Juridisch controller. • De Juridisch controller beoordeelt de stukken en parafeert de apostille indien akkoord. Hij stuurt de apostille inclusief stukken door naar het bureauhoofd. • Het bureauhoofd beoordeelt de stukken en ondertekend de brieven indien akkoord. Hij stuurt de stukken naar de CRM-medewerker die zorg draagt voor de verzending. • De aanvullende informatie wordt doorgestuurd naar de plantoetser. Verder wordt de bovenstaande procedure vervolgt. Indien er geen informatie binnenkomt, wordt vlak voor het aflopen van de gestelde termijn telefonisch contact opgenomen. Wanneer er nog geen informatie volgt wordt de



•


WI 3.2.1 01 3 van 3 31 juli 2002

melding niet ontvankelijk verklaard. In geval onderzoek noodzakelijk is, vervolgt men de route tot bevel. Indien er geen informatie binnenkomt en de opschorting termijn wordt niet verlengd of wordt niet ontvankelijk verklaard, dan gaat de beoordelingstermijn weer lopen en kan, in geval van beoordeling van een saneringsplan, van rechtswege instemming volgen.

Verwijzingen DOC 3.1.1a DOC 3.2.1

Mandaatlijst Algemene wet bestuursrecht

FRM 3.2.1a FRM 3.2.1b FRM 3.2.1c FRM 3.2.1d FRM 3.2.1e FRM 3.2.1f FRM 3.2.1g FRM 3.2.1h

meldingsformulier bodemverontreiniging projectbegeleidingsformulier checklist Ernst, Urgentie en saneringsplan aanvraagformulier verkorte procedure checklist inhoud saneringsplan checklist bij Saneringsplan te verstrekken gegevens Saneringsplan initiatieformulier (SPIF) Bericht van ontvangst (BVO)

RGS 3.2.1a RGS 3.2.1b RGS 3.2.1c RGS 3.2.1d

ontwerpbeschikking kennisgevingsbrief publicatie opschortingbrief

SYS 1.1 SYS 3.2.1

Globis SUS



Bezwaarprocedure

WI 3.2.2

WI 3.2.2 01 1 van 2 31 juli 2002

BEZWAARPROCEDURE

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige administratieve organisatie bij het behandelen van bezwaarschrift van een belanghebbende. Bereik Plantoetser, Jurist Verantwoordelijke(n) De Plantoetser is verantwoordelijk voor de aanlevering van de stukken voor de behandeling van het bezwaar. De Jurist is verantwoordelijk voor het opstellen van de "Nota van de vakafdeling". Werkwijze Ontvangst Bezwaarschrift • Bureau Awb ontvangt het bezwaarschrift over het aangevochten besluit. Een kopie van het bezwaarschrift wordt naar de vakafdeling (ic. afd. Bodemsanering) verzonden. • De plantoetser levert het projectdossier bij Bureau Awb aan. • Bureau Awb draagt zorg voor de eerste beoordeling van het bezwaarschrift. Er zijn drie mogelijkheden: A Buiten procedurele oplossing • Bureau Awb zendt een Opschortingsbrief aan bezwaarmaker over de te volgen procedure. In deze brief wordt meegedeeld dat de beslissingstermijn wordt opgeschort. • De plantoetser voert overleg met de bezwaarmaker. Wanneer dit overleg leidt tot een oplossing wordt het bezwaarschrift ingetrokken. Wanneer het overleg niet leidt tot een oplossing wordt de normale procedure van Bezwaar hervat (zie hieronder). B Bezwaar kan worden behandeld: • Bureau Awb plant de zitting en stuurt ontvangstbevestiging en uitnodiging voor de zitting naar de bezwaarmaker en andere belanghebbenden. De apostille gaat naar de vakafdeling. • De plantoetser en jurist van de vakafdeling dragen zorg voor het opstellen van de "Nota van de vakafdeling" (RGS 3.2.2a) en toezending van alle relevante stukken aan Bureau Awb binnen de door het Bureau Awb gestelde termijn. • Bureau Awb stelt het advies, de "Secretariaatsnota", op en zendt deze naar alle leden van de Bezwarencommissie-Awb en de vakafdeling. • Tijdens de zitting zijn zowel de jurist als de plantoetser aanwezig. De jurist is namens vakafdeling de woordvoerder met technische ondersteuning door de plantoetser. Na de zitting spreekt de Bezwarencommissie-Awb een oordeel uit over het advies. Dat standpunt wordt telefonisch met de vakafdeling gecommuniceerd. • Bureau Awb stelt verslag van de zitting op en concipieert advies in de vorm van een ontwerpbeschikking. Vervolgens zijn er twee mogelijkheden: 1. Gewoon vervolg - De plantoetser en jurist hebben 5 werkdagen om de ontwerpbeschikking te beoordelen. - De stukken worden na beoordeling geparafeerd en de apostille wordt geretourneerd aan Bureau Awb. Bureau Awb draagt zorg voor het gereedmaken van de stukken voor GS. - GS beslist op bezwaarschrift. - Bureau Awb zorgt voor verzending van de beslissing op bezwaarschrift aan de bezwaarmaker en de belanghebbenden.


Bezwaarprocedure

WI 3.2.2 01 2 van 2 31 juli 2002

2. De vakafdeling geeft aan dat zij contrair gaat: - Wanneer overwogen wordt contrair te gaan, geeft de Bezwarencommissie-Awb een beschrijvend advies. - De jurist maakt een voorstel voor contrair advies inclusief ontwerpbeschikking en zorgt dat de stukken via de vakafdeling gereed komen voor GS. - GS beslist op bezwaarschrift. - De vakafdeling zorgt voor verzending van de beslissing op het bezwaarschrift (RGS 3.2.2b) aan de bezwaarmaker en de belanghebbenden. C. Bezwaar is niet-ontvankelijk (beperkte behandeling in de bezwarencommissie) • Bureau Awb plant een datum voor behandeling door een Kamer uit de Bezwarencommissie-Awb. • Bureau Awb stelt de ontwerpbeschikking op als advies van de Kamer uit de Bezwarencommissie-Awb. Deze wordt toegezonden aan de vakafdeling. • De vakafdeling heeft 5 werkdagen om de ontwerpbeschikking te beoordelen. De stukken worden na beoordeling geparafeerd en de apostille wordt geretourneerd aan Bureau Awb. • De voorzitter van de Kamer uit de bezwarencommissie-Awb ondertekent het advies. • Vervolgens kunnen de stukken gereedgemaakt worden voor behandeling in GS. • De behandeling in GS verloopt volgens normale procedure. De plantoetser registreert het resultaat van de bezwarenprocedure in Globis. Verwijzingen RGS 3.2.2a RGS 3.2.2b

Nota van de vakafdeling Brief besluit op bezwaarschrift



Beroepsprocedure

WI 3.2.3

WI 3.2.3 01 1 van 1 31 juli 2002

BEROEPSPROCEDURE

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige administratieve organisatie van de afhandeling van een ingediend beroep naar aanleiding van een beschikking. Bereik GS, Bureauhoofd, Plantoetser, CRM-coördinator CRM-medewerker, Jurist. Verantwoordelijke(n) De jurist is verantwoordelijk voor het aanleveren van de stukken voor het beroep, alsmede het inhoudelijke verweer. Werkwijze • De Raad van State ontvangt het beroepsschrift en stuurt een kopie van het beroepsschrift naar PZH. Via de interne postbehandeling komt het CRM-coördinator binnen. Deze registreert het beroepsschrift in Globis en stuurt de stukken door naar de plantoetser die de beschikking heeft opgesteld. • De plantoetser beoordeelt het beroep inhoudelijk. • De jurist voert de juridische beoordeling uit. • De jurist draagt in overleg met de plantoetser zorg voor het opstellen van een verweerschrift (RGS 3.2.3a), waarbij volledigheid en juistheid van belang zijn. Tevens stelt de Plantoetser een lijst van relevante stukken uit het dossier op. De stukken gaan naar het bureauhoofd ter beoordeling. • Het bureauhoofd beoordeelt de stukken en parafeert de apostille indien akkoord. De apostille wordt geretourneerd aan CRM voor verzending van de stukken. • De CRM-medewerker draagt zorg voor de toezending van alle relevante stukken naar de Raad van State. • De jurist wacht eventuele reactie van de appellant, de "Repliek" bij de Raad van State af. • De Plantoetser voert een inhoudelijke beoordeling van de repliek uit en de jurist voert de juridische beoordeling uit. Bezien wordt of er noodzaak is tot het indienen van de dupliek (RGS 3.2.3b). • De jurist draagt zorg voor het opstellen van een pleitnota (RGS 3.2.3c). • Het beroep komt voor bij de Raad van State. De zitting wordt bijgewoond door de jurist en de projectleider. De jurist voert het woord, bijgestaan door de plantoetser op het gebied van technische zaken. De Raad van State beslist op het beroep, waaruit mogelijke vervolgacties kunnen voortvloeien. Verwijzingen RGS 3.2.3a RGS 3.2.3b RGS 3.2.3c

Verweerschrift Dupliek Pleitnota



Toezicht Saneringsuitvoering

WI 3.2.4


WI 3.2.4 01 1 van 2 31 juli 2002

TOEZICHT SANERINGSUITVOERING

Doel en onderwerp Deze werkinstructie beschrijft het toezicht op de saneringsuitvoering. Tijdens het toezicht wordt beoordeeld of de sanering conform het saneringsplan wordt uitgevoerd. Er wordt naar gestreefd dat minimaal 60% van de saneringslocaties daadwerkelijk wordt bezocht. Bereik GS, Bureauhoofd, Plantoetser, CRM-coördinator, CRM-medewerker, Juridisch controller. Verantwoordelijke(n) De CRM-coördinator is verantwoordelijk voor registratie van het formulier start sanering. De Plantoetser is verantwoordelijk voor het bezoeken van de saneringslocatie en beoordeling van de saneringsuitvoeringen, met het opstellen van een verslag en de lijst met aandachtspunten voor het toezicht uitvoering sanering. Werkwijze De saneerder meldt de start van de sanering minimaal 1 week van tevoren met het formulier start sanering (FRM 3.2.4a). Het formulier start sanering wordt door de CRM-coördinator geregistreerd in Globis (SYS 1.1). De CRM-coördinator wijst een plantoetser aan en doet een voorstel de saneringslocatie al dan niet te bezoeken. Dit staat vermeld op de uitdraai die de plantoetser van de CRM-coördinator ontvangt. De uitdraai meldingen start saneringen (RGS 3.2.4a) wordt door de plantoetser ingevuld en aan de CRMcoördinator geretourneerd. Deze registreert het bezoek in Globis. De plantoetser beoordeelt tijdens het locatiebezoek of de sanering overeenkomstig het saneringsplan wordt uitgevoerd. De plantoetser vult zijn bevindingen in op een "lijst met aandachtspunten voor het toezicht uitvoering sanering" (FRM 3.2.4b checklist controle sanering). Indien geen afwijkingen ten opzichte van het saneringsplan worden geconstateerd wordt de ingevulde lijst toegevoegd aan het dossier (deze lijst wordt weer gebruikt bij de beoordeling van het evaluatierapport) Indien afwijkingen ten opzichte van het saneringsplan worden geconstateerd wordt dit besproken met de saneerder. Indien de saneerder niet bereid is om de sanering in overeenstemming met het saneringsplan te brengen zijn de volgende mogelijkheden van toepassing: 1 GS constateert een milieuhygiënisch resultaat dat aanvaardbaar is, maar dat wordt bereikt via een andere saneringsvariant dan waarmee was ingestemd; • Indien het milieuhygiënisch resultaat aanvaardbaar is, maar wordt bereikt via een andere saneringsvariant dan waarmee was ingestemd, kan besloten worden om door een het indienen van een nieuw saneringsplan formele/juridische onvolkomenheden weg te werken. • De plantoetser meldt de saneerder dat niet kan worden ingestemd met de wijze waarop de sanering wordt uitgevoerd, omdat eerst de procedure beoordeling saneringsplan, met daarin beschreven de gehanteerde saneringsvariant, moet zijn afgerond. • De CRM-medewerker stelt op voorstel van de plantoetser een brief op waarin wordt aangegeven dat niet kan worden ingestemd met de wijze waarop de sanering wordt (RGS 3.2.4b) uitgevoerd, omdat eerst de procedure beoordeling saneringsplan, met daarin beschreven de gehanteerde saneringsvariant, moet zijn afgerond. De CRM-medewerker stuurt de brief naar de plantoetser ter beoordeling. • Indien de plantoetser de brief goedkeurt stuurt hij deze door naar de Juridisch controller. • De Juridisch controller beoordeelt de stukken op volledigheid en juistheid en parafeert de apostille indien akkoord. Vervolgens gaan de stukken naar het bureauhoofd ter ondertekening.


Toezicht Saneringsuitvoering


WI 3.2.4 01 2 van 2 31 juli 2002

• Het bureauhoofd ondertekent de brief en retourneert deze aan CRM-medewerker voor verzending aan de saneerder of diens gemachtigde. 2 GS constateert dat bij de uitvoering van de sanering zodanig wordt afgeweken van het plan dat het eindresultaat milieuhygiënisch niet acceptabel is. • Indien de uitvoering van de sanering compleet afwijkt van het plan en het eindresultaat is milieuhygiënisch niet acceptabel of afwijkt van het saneringsplan zonder dat er locatiespecifieke omstandigheden zijn die deze afwijking rechtvaardigen, wordt de saneerder verzocht aanvullende maatregelen te treffen. • Indien de saneerder niet bereid is om aanvullende maatregelen te treffen, overlegt de plantoetser met het bureauhoofd en de Juridisch controller of overgegaan moet worden tot het opleggen van een correctiebevel. Verwijzingen FRM 3.2.4a FRM 3.2.4b

Formulier Start Sanering Checklist controle sanering

SYS 1.1

Globis

RGS 3.2.4a RGS 3.2.4b

Map meldingen Start Sanering Brief niet instemmen met saneringswijze



Beoordeling evaluatierapport SEB

WI 3.2.5


WI 3.2.5 01 1 van 3 31 juli 2002

BEOORDELING EVALUATIERAPPORT SEB

Doel en onderwerp Deze werkinstructie heeft tot doel op basis van het evaluatierapport te toetsen of de sanering conform het saneringsplan is uitgevoerd. Bereik GS, Bureauhoofd, Plantoetser, CRM-medewerker, CRM-coördinator, Juridisch controller, Globiscoördinator Verantwoordelijke(n) De CRM-medewerker is verantwoordelijk voor registratie van het evaluatierapport, het aangeven van de noodzakelijke administratieve stappen en de controle op het invoeren van deze gegevens in Globis. De plantoetser is verantwoordelijk voor de technisch inhoudelijke beoordeling van de stukken. Het Bureauhoofd is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van Bericht van ontvangst (BVO), alsmede het vaststellen van een besluit afhankelijk van de aard van het besluit conform mandatering. Werkwijze Het evaluatierapport wordt na afloop van de sanering in eigen beheer ter beoordeling aan het bevoegde gezag aangeboden. Het rapport komt via DIV binnen bij CRM. • De CRM-medewerker voert de administratieve handelingen voor het evaluatierapport uit. Wanneer het geregistreerd is in Globis (SYS 1.1), stuurt hij de stukken door naar de plantoetser. • De plantoetser controleert het rapport op volledigheid. Indien de informatie als onvoldoende wordt beoordeeld wordt de saneerder in de gelegenheid gesteld aanvullende gegevens te verstrekken. De ontbrekende gegevens kunnen betrekking hebben op schriftelijke informatie of op het uitvoeren van aanvullende maatregelen. Indien het rapport qua volledigheid als voldoende wordt beoordeeld kan de inhoudelijke toets plaatsvinden. • Daar de inhoudelijke beoordeling van het rapport voorkennis vereist, dient de plantoetser het locatiedossier (RGS 3.2.5a) op te halen bij DIV. Hij kijkt eveneens naar eventuele rapporten van bezoeken aan de sanering en de aanmelding of constatering van tussentijdse aanpassingen van het saneringsplan. • De plantoetser beoordeelt of de saneringswerkzaamheden conform het goedgekeurde saneringsplan zijn uitgevoerd. Hij vergelijkt het saneringsdoel en resultaat van het saneringsplan en het ontvangen evaluatierapport. Tevens beoordeelt hij of voldaan is aan overige eisen die de Provinciale Milieu Verordening (DOC 2.0b) stelt aan saneringen in eigen beheer. Afhankelijk van zijn conclusie zijn de volgende mogelijkheden van toepassing: • 1. GS constateert een milieuhygiënisch resultaat dat aanvaardbaar is, maar een andere saneringsvariant betreft dan waarmee was ingestemd; 2. GS constateert dat bij de uitvoering van de sanering zodanig is afgeweken van het plan dat het eindresultaat niet acceptabel is. 1

GS stemt in met het evaluatierapport • De plantoetser vult een checklist "instemming evaluatierapport" (FRM 3.2.5) in retourneert de stukken aan CRM. • De CRM-medewerker stelt een instemmingsbrief (RGS 3.2.5b) op en geeft deze aan de plantoetser ter goedkeuring. • Indien de plantoetser de brief goedkeurt stuurt hij deze door naar de Globis-coördinator



• • • •


WI 3.2.5 01 2 van 3 31 juli 2002

De Globis-coördinator controleert of de technisch inhoudelijke gegevens juist verwerkt zijn in Globis. Indien akkoord parafeert hij de apostille en stuurt deze naar de Juridisch controller. De Juridisch controller beoordeelt de stukken op volledigheid en juistheid en parafeert de apostille indien akkoord. Vervolgens gaan de stukken naar het bureauhoofd ter ondertekening. Het bureauhoofd ondertekent de brief en retourneert deze aan CRM voor verzending aan de indiener van het rapport. De CRM-medewerker draagt zorg voor de verzending en archivering van de brief. Een afschrift van de brief gaat naar het Kadaster.

2

GS constateert een milieuhygiënisch resultaat dat aanvaardbaar is, maar een andere saneringsvariant betreft dan waarmee was ingestemd • Indien het milieuhygiënisch resultaat aanvaardbaar is, maar een andere saneringsvariant is uitgevoerd dan waarmee was ingestemd, kan besloten worden om, door het indienen van een nieuw saneringsplan, formele/juridische onvolkomenheden weg te werken. • De CRM-medewerker stelt aan de hand van de door de plantoetser ingevulde checklist een brief op waarin wordt aangegeven dat formeel niet kan worden ingestemd met het evaluatierapport, omdat eerst de procedure beoordeling saneringsplan, met daarin beschreven de gehanteerde saneringsvariant, moet zijn afgerond. De CRM-medewerker stuurt de brief naar de plantoetser ter beoordeling. • Indien de plantoetser de brief goedkeurt stuurt hij deze door naar de Globis-coördinator. • De Globis-coördinator controleert of de technisch inhoudelijke gegevens juist verwerkt zijn in Globis. Indien akkoord parafeert hij de apostille en stuurt deze naar de Juridisch controller. • De Juridisch controller beoordeelt de stukken op volledigheid en juistheid en parafeert de apostille indien akkoord. Vervolgens gaan de stukken naar het bureauhoofd ter ondertekening. • Het bureauhoofd ondertekent de brief en retourneert deze aan CRM voor verzending aan de indiener van het rapport.

3

GS constateert dat bij de uitvoering van de sanering compleet is afgeweken van het plan en het eindresultaat milieuhygiënisch onacceptabel is • Indien de uitvoering van de sanering volledig afwijkt van het plan en het eindresultaat milieuhygiënisch niet acceptabel is of afwijkt van het saneringsplan zonder locatiespecifieke omstandigheden die deze afwijking rechtvaardigen wordt de saneerder verzocht aanvullende maatregelen te treffen. • Indien de saneerder niet bereid is om aanvullende maatregelen te treffen, dan overlegt de plantoetser met het bureauhoofd en de Juridisch controller of overgegaan moet worden tot het opleggen van een correctiebevel.

Verwijzingen DOC 2.0b

Provinciale Milieuverordening

FRM 3.2.5

Checklist "Instemming rapport"

RGS 3.2.5a RGS 3.2.5b

Locatiedossier Instemmingbrief

SYS 1.1

GLOBIS





WI 3.2.5 01 3 van 3 31 juli 2002


Melding artikel 41 Wbb

WI 3.2.6


WI 3.2.6 01 1 van 2 31 juli 2002

MELDING ARTIKEL 41 WBB

Doel en onderwerp Gemeenten zijn op grond van artikel 41 verplicht om de hun bekende vermoedelijk ernstige gevallen van bodemverontreiniging te melden aan de provincie. Het doel van deze werkinstructie is om de stappen inzichtelijk te maken die noodzakelijk zijn om een melding op grond van artikel 41 van de Wbb te beoordelen. Bereik Bureauhoofd, Plantoetser, CRM-coördinator, CRM-medewerker, Juridisch controller, Globiscoördinator Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van uitgaande stukken, alsmede het vaststellen hiervan afhankelijk van de aard van het besluit conform mandatering. De Plantoetser is verantwoordelijk voor de technisch inhoudelijke beoordeling van de stukken. De CRM-coördinator is verantwoordelijk voor registratie van de melding en het bodemonderzoek, het aangeven van de noodzakelijke administratieve stappen en de controle op het invoeren van deze gegevens in Globis. De CRM-medewerker is verantwoordelijk voor de uitvoering van de administratieve stappen, het completeren van het projectbegeleidingsformulier en het opstellen van de brief of (ontwerp) beschikking en toebehoren. De Globiscoördinator is verantwoordelijk voor de juiste registratie in Globis. De juridisch controller is verantwoordelijk voor de juridische kwaliteit van de uitgaande stukken. Werkwijze • De CRM-coördinator ontvangt via DIV van de gemeente een ingevuld standaard meldingsformulier (FRM 3.2.1a) met onderliggende stukken. • De CRM-coördinator draagt zorg voor toewijzing van het plan aan een plantoetser op basis van tijd en ruimte en aan een Globis-coördinator. • De CRM-coördinator zorgt voor: - opvoeren van de locatie in Globis - aanmaken van een bijbehorende taak - uitdraaien van het projectbegeleidingsformulier (FRM 3.2.1b) • De CRM-coördinator geeft daarnaast aan welke administratieve stappen doorlopen dienen te worden waaronder een BVO. De stukken gaan vervolgens naar de CRM-medewerker voor het uitvoeren van deze administratieve stappen. • De CRM-medewerker voert een volledigheidstoets uit, waarbij gelet wordt op de volledigheid van de stukken en of de stukken zijn ondertekend. De bevindingen worden genoteerd op het projectbegeleidingsformulier (FRM 3.2.1b). • Hij voert de administratieve gegevens in in Globis en stelt een uren- en kostenraming op. Hij stelt het BVO (FRM 3.2.1h) op en stuurt de stukken naar de CRM-coördinator ter fiattering. • De coördinator CRM beoordeelt de stukken en parafeert het projectbegeleidingsformulier indien akkoord. Vervolgens retourneert hij de stukken aan de CRM-medewerker voor verzending van het BVO. • Alvorens de medewerker CRM over kan gaan tot verzending, dient het BVO door het Bureauhoofd ondertekend te worden. Het Bureauhoofd beoordeelt het BVO en ondertekent indien akkoord. De CRM medewerker zorgt voor de verzending en scheidt vervolgens de binnengekomen stukken. Een exemplaar


Melding artikel 41 Wbb

•


WI 3.2.6 01 2 van 2 31 juli 2002

van de stukken wordt naar de plantoetser verzonden, een exemplaar aan de Globiscoördinator en de andere exemplaren worden gearchiveerd bij CRM. De plantoetser voert een inhoudelijke beoordeling van de stukken uit op basis van de ‘wet bodembescherming’(DOC 2.0a), het provinciale bodemsaneringsbeleid (DOC 1.0b)(BOBEL) en de provinciale milieu verordening (DOC 2.0b). Er zijn 2 mogelijkheden:

1. Als de plantoetser voldoende informatie heeft om een besluit omtrent ernst en urgentie te nemen, vult hij de checklist Ernst Urgentie (en Saneringsplan) (FRM 3.2.1c) in waarop de uitkomst van de toetsing vermeld wordt. Zie verder WI 3.2.1 vanaf 1. 2. Wanneer de plantoetser niet voldoende informatie heeft om een besluit omtrent ernst en urgentie te nemen, vult hij in op de checklist (FRM 3.2.6) dat er een brief verzonden moet worden aan eigenaar of veroorzaker met een verzoek om aanvullende informatie of nader onderzoek. Ook wordt de termijn aangegeven waarbinnen de aanvullende informatie binnen moet zijn. Hij stuurt deze stukken naar CRM voor verwerking. • De CRM-medewerker stelt de brief met verzoek om aanvullende informatie op en verzamelt alle stukken in een apostille. De apostille gaat naar de plantoetser. • De plantoetser beoordeelt de stukken en parafeert de apostille indien akkoord. Hij stuurt de stukken door naar de juridisch controller. • De juridisch controller beoordeelt de stukken en parafeert de apostille indien akkoord. Hij stuurt de apostille door naar het Bureauhoofd. • Het Bureauhoofd beoordeelt de stukken en ondertekend de brieven indien akkoord. Hij stuurt de apostille retour aan de CRM-medewerker die zorg draagt voor de verzending. • De aanvullende informatie wordt doorgestuurd naar de plantoetser. Verder wordt werkinstructie WI 3.2.1 doorlopen vanaf 1. • Indien er geen informatie binnenkomt, wordt voor het aflopen van de gestelde termijn telefonisch contact opgenomen met de melder. Verwijzingen FRM 3.2.1a FRM 3.2.1h FRM 3.2.6

Meldingsformulier BVO Checklist bij Nader Onderzoek te verstrekken gegevens

DOC 1.0b DOC 2.0a DOC 2.0b

BOBEL-nota Wet bodembescherming Provinciale milieuverordening

RGS 3.2.2d

Ontwerpbeschikking

SYS 1.1

GLOBIS


Opstellen financiële verantwoording

WI 3.3.1


WI 3.3.1 01 1 van 2 31 juli 2002

OPSTELLEN FINANCIËLE VERANTWOORDING

Doel en onderwerp Deze werkinstructie heeft tot doel dat de financiële verantwoording voor het ministerie van VROM inzichtelijk en eenduidig wordt opgesteld op basis van de Regeling financiële bepalingen Bodemsanering, waarbij de gerealiseerde bestedingen duidelijk worden. Bereik GS, Directeur, Afdelingshoofd, Projectleider, Bureauhoofd, Management Team, Financieel medewerker, Medewerker financiële administratie. Buiten de afdeling zijn de volgende organisaties betrokken: Bureau Bodem van de DCMR, de stichting Krimpenerwaard, de projectgroep Hollandsche IJssel, de Afdeling Water en de Nazorgeenheid. Verantwoordelijke(n) De Financieel medewerker is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële verantwoording conform de Regeling financiële bepalingen Bodemsanering. Werkwijze De financiële verantwoording wordt gerelateerd aan het geïntegreerd Werkprogramma Bodemsanering opgesteld. • De medewerker financiële administratie voert controle werkzaamheden uit op de gegevens in Globis. • De financieel medewerker verzamelt informatie, gegevens en eventueel accountantsverklaringen bij het Bureau Bodem van de DCMR, de Stichting Krimpenerwaard, de Projectgroep Hollandsche IJssel, de Nazorgeenheid, Afdeling Water en bij gemeenten als er sprake is van voorfinancieringen. • De financieel medewerker haalt financiële informatie uit Globis (SYS 1.1). Dit betreft een standaardrapportage met de benodigde gegevens conform de Regeling financiële bepalingen bodemsanering Bijlage 3 behorende bij artikel 6, eerste lid (DOC 3.3.1a). • Vervolgens verstrekt hij de opdracht aan de accountant om een accountantsverklaring op te stellen conform Model Accountantsprotocol en accountantsverklaring uit de Regeling financiële bepalingen bodemsanering (FRM 3.3.1a). • De accountant dient vast te stellen dat de gelden juist en rechtmatig in overeenstemming met de volgende regelgeving is besteed: - Wet bodembescherming - Regeling financiële bepalingen bodemsanering - Beschikkingen van de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke ordening en Milieubeheer aan de budgethouders waarin de bijdrage wordt toegezegd. Tevens controleert hij of de financiële jaarverantwoording juist is en voldoet aan de voorgeschreven vorm en detaillering. Zijn bevindingen legt hij vast in de managementletter (RGS 3.3.1c). • De financieel medewerker verzamelt de stukken en stelt de concept aanbiedingsbrief op. De stukken worden besproken met het bureauhoofd bedrijfsbureau. Indien akkoord worden de stukken ter bespreking naar het AMT gezonden • Vervolgens worden de concept stukken en de managementletter van de accountant ter informatie respectievelijk ter bespreking in het AMT-overleg gebracht. Ten aanzien van de managementletter worden over de bevindingen indien noodzakelijk, maatregelen getroffen. • De financieel medewerker verzamelt de stukken in een apostille en stuurt de stukken na goedkeuring naar het bureauhoofd ter beoordeling. • Het bureauhoofd beoordeelt de stukken en tekent de apostille indien akkoord. Vervolgens stuurt hij de apostille naar het afdelingshoofd ter beoordeling. • Het afdelingshoofd beoordeelt de stukken en tekent de apostille indien akkoord. Indien akkoord stuurt het afdelingshoofd de stukken naar de directeur ter beoordeling. • De directeur beoordeelt de stukken en parafeert de apostille indien akkoord.


Opstellen financiële verantwoording

• • •


WI 3.3.1 01 2 van 2 31 juli 2002

Vervolgens gaan de stukken naar GS ter vaststelling. Wanneer GS de financiële verantwoording (RGS 3.3.1b) heeft vastgesteld en ondertekend wordt het geretourneerd aan de senior financieel beleidsmedewerker. De financieel medewerker is verantwoordelijk voor de verzending van de stukken aan VROM.

Verwijzingen DOC 3.3.1a

Regeling financiële bepalingen bodemsanering Bijlage 3 behorende bij artikel 6, eerste lid

FRM 3.3.1a

Model Accountantsprotocol en accountantsverklaring

RGS 3.3.1b RGS 3.3.1c

Financiële verantwoording Managementletter

SYS 1.1

GLOBIS



Opstellen prestatieverantwoording

WI 3.3.2


WI 3.3.2 01 1 van 2 31 juli 2002

OPSTELLEN PRESTATIEVERANTWOORDING

Doel en onderwerp Deze werkinstructie heeft tot doel dat de Prestatieverantwoording voor het ministerie van VROM inzichtelijk en eenduidig wordt opgesteld op basis van de Regeling financiële bepalingen bodemsanering, waarbij de behaalde resultaten duidelijk worden. Bereik GS, Directeur, Afdelingshoofd, Financieel medewerker, Medewerker financiële administratie, Projectleiders, Bureauhoofd Management Team. Hierbij zijn behalve de afdeling de volgende organisaties betrokken: Bureau Bodem van de DCMR, de stichting Krimpenerwaard, de projectgroep Hollandsche IJssel, de Afdeling Water en de Nazorgeenheid. Verantwoordelijke(n) De Financieel medewerker is verantwoordelijk voor het opstellen van de prestatie verantwoording conform de Regeling financiële bepalingen Bodemsanering. De Projectleider is verantwoordelijk voor actuele en juiste invoering van planning van de projecten in Globis. Werkwijze De Prestatieverantwoording wordt gerelateerd aan de looptijd van het Geïntegreerd Werkprogramma opgesteld. • De medewerker financiële administratie voert controle werkzaamheden uit op de gegevens in Globis. • De financieel medewerker haalt projectinformatie uit Globis (SYS1.1). Dit betreft een standaardformat (FRM 3.3.2) met de benodigde gegevens conform de Regeling financiële bepalingen bodemsanering Bijlage 4 behorende bij artikel 6, tweede lid. • Naast deze cijfermatige gegevens uit Globis, dient de financieel medewerker in de prestatieverantwoording ook een beleidsmatige toelichting te gegeven op de door het provincie gevoerde beleid. Hierbij worden de volgende punten belicht: - Welke acties/stappen zijn genomen om bepaalde projecten goed te laten verlopen; - Welke acties zijn uitgevoerd voor de inzet van het juridisch instrumentarium; - Welke acties en resultaten zijn bereikt om medefinanciering te krijgen bij bodemsaneringsprojecten; - Welke resultaten zijn bereikt om bodemsanering te integreren in andere ontwikkelingen; - Welke acties zijn uitgevoerd met oog in de regierol van de provincie ivm. de overdracht en begeleiding van uitvoering van bodemsanering naar gemeenten. • De financieel beleidsmedewerker verzamelt de stukken in een apostille en stuurt deze naar het bureauhoofd ter beoordeling. • Het bureauhoofd beoordeelt de stukken en tekent de apostille indien akkoord. Vervolgens stuurt hij de apostille naar het afdelingshoofd ter beoordeling. • Het afdelingshoofd beoordeelt de stukken en tekent de apostille indien akkoord. Vervolgens worden de stukken besproken in AMT. Indien akkoord stuurt het afdelingshoofd de stukken naar de directeur ter beoordeling. • De directeur beoordeelt de stukken en parafeert de apostille indien akkoord. • Vervolgens gaan de stukken naar GS ter vaststelling. • Wanneer GS de prestatieverantwoording (RGS 3.2.2) heeft vastgesteld en ondertekend wordt het geretourneerd aan de financieel medewerker. • De financieel medewerker is verantwoordelijk voor de verzending van de stukken aan VROM.


Opstellen prestatieverantwoording

Verwijzingen FRM 3.3.2

Standaard format Prestatieverantwoording

RGS 3.3.2

Prestatieverantwoording

SYS 1.1

GLOBIS

(naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave werkinstructies)


WI 3.3.2 01 2 van 2 31 juli 2002


Opstellen monitoringsverantwoording

WI 3.3.3


WI 3.3.3 01 1 van 1 31 juli 2002

OPSTELLEN MONITORINGSVERANTWOORDING

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige administratieve organisatie bij het opstellen van de monitoringsverantwoording. Bereik Werkgroep monitoring, Financieel medewerker, Bureauhoofd, Afdelingshoofd, Managementteam, projectleiders, plantoetsers. Buiten de afdeling zijn de volgende organisaties betrokken: Bureau Bodem van de DCMR, de stichting Krimpenerwaard, de projectgroep Hollandsche IJssel, de Afdeling Water en de Nazorgeenheid. Verantwoordelijke(n) De Werkgroep monitoring is verantwoordelijk voor het controleren van de gegevens in Globis op volledigheid en juistheid, het uitdraaien van het overzicht, het opstellen van de teksten en de verzending respectievelijk indiening van de informatie. De financieel medewerker, als lid van de werkgroep monitoring is verantwoordelijk voor aansturing en coördinatie van de werkzaamheden. Werkwijze De Monitoringsverantwoording en de Toelichting op de Monitoringsverantwoording worden jaarlijks opgesteld op basis van de gegevens zoals door de projectleiders en plantoetsers ingevoerd in GLOBIS (SYS 1.1). De gegevens worden gebruikt om de volgende rapportages op te stellen: - Landelijke rapportage, die wordt ingediend bij het RIVM tbv. VROM. Deze rapportage bestaat alleen uit een overzicht; - Provinciale rapportage voor GS en PS. Deze rapportage bestaat uit overzichten, toelichtende teksten en beleidsmatige teksten; - Interprovinciale rapportage voor de IPO milieu monitoring. • • • • •

De werkgroep monitoring controleert de gegevens in Globis op volledigheid en juiste wijze van invoering in het systeem. Wanneer de gegevens er volledig en juist in staan, draait de werkgroep het overzicht (RGS 3.3.3) uit. Tevens worden de teksten opgesteld. De stukken worden besproken met het bureauhoofd bedrijfsbureau. Indien akkoord worden de stukken ter bespreking naar het AMT gezonden. Indien akkoord worden de stukken geretourneerd aan de werkgroep. De apostille wordt opgesteld en voor parafering en ondertekening aan het bureauhoofd en het afdelingshoofd voorgelegd. Na tekening worden de stukken verzonden.

Verwijzingen RGS 3.3.3

Monitoringsverantwoording

SYS 1.1

GLOBIS



Opstellen managementrapportage (MARAP)

WI 3.3.4


WI 3.3.4 01 1 van 2 31 juli 2002

OPSTELLEN MANAGEMENTRAPPORTAGE (MARAP)

Doel en onderwerp Deze procedure heeft tot doel dat de managementrapportage tijdig en conform vast format wordt aangeleverd aan het AMT, zodat de voortgang van het werkprogramma en afdelingsplan bewaakt kan worden. Bereik Financieel medewerker, Bureauhoofd Bedrijfsbureau, Afdelingshoofd, Managementteam (AMT) Verantwoordelijke(n) De Financieel medewerker is verantwoordelijk voor het opstellen van de managementrapportage. Het managementteam is verantwoordelijk voor de vaststelling van de managementrapportage. Werkwijze De managementrapportage (RGS 3.3.4a/b) wordt eens per kwartaal opgesteld door de financieel medewerker van het bedrijfsbureau. Er worden 2 maraps per jaar gewijd aan financiële voortgang ten opzichte van het werkprogramma en 2 maraps per jaar aan de voortgang ten opzichte van de afdelings- en bureauplannen. MARAP financiële voortgang • De financieel medewerker haalt de benodigde gegevens over de stand van zaken over financiën, planning en voortgang uit Globis (SYS 1.1), IBS (SYS 3.3.5) en FRIS-projects (SYS 7.0.2). Ook worden de projectleiders gevraagde de nodige informatie over de verwachte voortgang in de komende periode aan te leveren. Vervolgens worden bijvoorbeeld de volgende onderwerpen beschreven: o Stand van zaken m.b.t. uitvoering bodemsanering: - bestedingen t.o.v. budget - stand fonds en toetsing achteraf o Stand van zaken m.b.t. uitvoering werkprogramma: - harde werkvoorraad - doorlopende projecten - budgettoekenningen - bestuurlijke zaken o Stand van zaken m.b.t. materiele budgetten en formatie o Stand van zaken m.b.t. tijdschrijven op algemene projecten • De concept managementrapportage (RGS 5.3.4a) wordt door de financieel medewerker besproken met het Bureauhoofd Bedrijfsbureau. Het commentaar en eventuele aanvullingen worden verwerkt door de financieel medewerker. • De marap wordt besproken in het AMT en indien akkoord vastgesteld. • Het afdelingshoofd bespreekt de marap met de directeur tijdens het periodiek overleg. MARAP voortgang t.o.v. afdelingsplan en bureauplannen • De financieel medewerker haalt de benodigde gegevens over de stand van zaken over financiën, planning en voortgang van de projecten welke genoemd zijn de plannen uit Globis, IBS en FRISprojects. Ook wordt de projectleiders gevraagde de nodige informatie over de voortgang en de inhoudelijke invulling van de projecten aan te leveren. Vervolgens worden bijvoorbeeld de volgende onderwerpen beschreven: o Algemene taken o Speerpunten en actiepunten o Afspraken met individuele medewerkers o Vorming, training en opleiding o Jaargesprekken o Ziekteverzuim o Begeleiding nieuwe medewerkers


Opstellen managementrapportage (MARAP)

•

• •


WI 3.3.4 01 2 van 2 31 juli 2002

De concept managementrapportage (RGS 5.3.4b) wordt door de financieel medewerker besproken met het betreffende bureauhoofd cq. afdelingshoofd. Het totaal wordt daarna besproken met het Bureauhoofd Bedrijfsbureau Het commentaar en eventuele aanvullingen worden verwerkt de financieel medewerker. Indien het bureauhoofd bedrijfsbureau instemt met de rapportage wordt deze ter bespreking aan het AMT aangeboden. De marap wordt besproken in het AMT en indien akkoord vastgesteld. Het afdelingshoofd bespreekt de marap met de directeur tijdens het periodiek overleg.

Verwijzingen RGS 3.3.4a RGS 3.3.4b

Managementrapportage financiële voortgang Managementrapportage voortgang t.o.v. afdelings- en bureauplannen

SYS 1.1 SYS 3.3.5 SYS 7.0.2

GLOBIS IBS FRIS



Opstellen begroting

WI 3.3.5


WI 3.3.5 01 1 van 2 31 juli 2002

OPSTELLEN BEGROTING

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige administratieve organisatie bij het opstellen van de begroting. Bereik Financieel medewerker, Bureauhoofd, AMT. Verantwoordelijke(n) De financieel medewerker is verantwoordelijk voor het opstellen van de beleids- en activiteitenbegroting, stukken voor de beleidsbrief en aanbiedingsnotitie. Het Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor vaststelling van de aanbiedingsnotitie. Werkwijze In de beleidsbegroting met toelichting en bijlagen worden alle provinciale taken voor het komende jaar geraamd. Tevens wordt een meerjarenplanning opgenomen voor de komende vier jaren. Het betreft ramingen op hoofdniveau met toelichtende teksten. De werkzaamheden van de afdeling Bodemsanering staan geraamd onder hoofdstuk V, de clusters 522 Algemeen, 523 Bodemsanering overheid budgetfinanciering, 524 Bodemsanering overheid projectfinanciering (vervalt per 1-1-2003) en 525 Bodemsanering in eigen beheer. Onder cluster 528 zullen de nazorg activiteiten van bodemsanering worden opgenomen. In de activiteitenbegroting worden de taken waar nodig verder uitgesplitst. • Een maand voor de deadline verzendt F.C.P. de startnotitie "aanleveren gegevens t.b.v. activiteiten- en beleidsbegroting’ (DOC 3.3.5a). In deze notitie wordt uitvoerig beschreven wat, wanneer en op welke wijze door de afdeling moet worden aangeleverd. Het betreft de volgende zaken: - planning doelen, prestaties en activiteiten t.b.v. activiteitenbegroting - opstellen clusters t.b.v. beleidsbegroting - bijdrage aan de beleidsbrief - actualiseren risicoparagraaf - opstellen speerpunten • Voor het opstellen van de beleidsbegroting moeten de beschrijvingen en ramingen door de financieel medewerker worden geactualiseerd. Dit geschiedt aan de hand van het voorjaarsbericht (DOC 3.3.5b), de rekening van afgelopen jaren, de beleidsveranderingen en andere relevante zaken. Voor het opstellen van de teksten voor de prestaties en het actualiseren van speerpunten worden het afdelingshoofd, de bureauhoofden en andere medewerkers benaderd. Ook het Bureau Bodem van de DCMR, de Stichting Krimpenerwaard, de projectgroep Hollandsche IJssel, de Afdeling Water en de Nazorgeenheid wordt om informatie gevraagd voor het juist kunnen opstellen van de ramingen en de teksten. • In de beleidsbrief worden politiek-bestuurlijk relevant zaken vermeld. Indien dit voor toepassing is voor bodemsanering dan moeten deze zaken door de financieel medewerker aan FPC worden doorgegeven. • De financieel medewerker gaat bij de afdeling na of er nieuwe risico's vermeld moeten worden en verwerkt deze in de risicoparagraaf. • Voor de vaststelling van de concept-beleidsbegroting en activiteitenbegroting stelt de financieel medewerker een aanbiedingsnotitie (RGS 3.3.5) op. In deze notitie wordt toelichting gegeven op de conceptbegrotingen in IBS (SYS 3.3.5). De notitie wordt voorgelegd aan het bureauhoofd ter goedkeuring. • Het bureauhoofd beoordeelt de stukken en parafeert het voorblad indien akkoord. • Het Management Team bespreekt de notitie in aanwezigheid van de financieel medewerker. De notitie wordt vastgesteld, eventueel na het aangeven van door te voeren wijzigingen en/of aanvullingen. • Wanneer de notitie is vastgesteld dient de financieel medewerker de volgende administratieve handelingen uit te voeren:


Opstellen begroting

• • •

WI 3.3.5 01 2 van 2 31 juli 2002

- invoeren beleidsbegroting in IBS 2002 (SYS 3.3.5); - eventueel aanpassen activiteiten begroting in IBS 2002; - risicoparagraaf moet eventueel aangepast naar FPC gestuurd worden; - bijdrage aan beleidsbrief moet eventueel aangepast aan FPC worden verstuurd. Nadat de bijdragen in IBS 2002 zijn opgenomen cq. bij FPC zijn ingeleverd, toetst de FPC de bijdragen aan provinciale financiële kaders en andere richtlijnen. FPC beoordeelt de stukken en geeft indien nodig opdracht aan de financieel medewerker tot wijzigingen doorvoeren in de concept-beleidsbegroting (DOC 3.3.5c) en activiteitenbegroting (DOC 3.3.5d). De financieel medewerker verwerkt in overleg met FPC de wijzigingen. Vervolgens koppelt hij de wijzigingen naar het bureauhoofd.

Verwijzingen DOC 3.3.5a DOC 3.3.5b DOC 3.3.5c DOC 3.3.5d

startnotitie "aanleveren gegevens t.b.v. activiteiten- en beleidsbegroting’ voorjaarsbericht beleidsbegroting activiteitenbegroting

RGS 3.3.5

aanbiedingsnotitie begroting

SYS 3.3.5

IBS



Opstellen werkprogramma

WI 3.3.6


WI 3.3.6 01 1 van 2 31 juli 2002

OPSTELLEN WERKPROGRAMMA

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige administratieve organisatie bij het opstellen van het werkprogramma. Bereik GS, Gedeputeerde, Directeur, Afdelingshoofd, Werkgroep opstellen werkprogramma, Financieel medewerker, Bureauhoofd. Verder zijn buiten de afdeling de volgende organisaties betrokken: Bureau Bodem van de DCMR, de stichting Krimpenerwaard, de projectgroep Hollandsche IJssel, de Afdeling Water en de Nazorgeenheid. Verantwoordelijke(n) De Werkgroep opstellen werkprogramma is verantwoordelijk voor het opstellen van het werkprogramma. De financieel medewerker is, als lid van de werkgroep opstellen werkprogramma, verantwoordelijk voor aansturing en coördinatie van de werkzaamheden. Het Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor vaststelling van de aanbiedingsnotitie. Gedeputeerde Staten (GS) is verantwoordelijk voor het vaststellen van het geïntegreerd werkprogramma (DOC 1.0a) cq. de budgetaanvraag bij het Ministerie van VROM (VROM) op basis waarvan de projecten worden uitgevoerd. De Directeur is verantwoordelijk voor het vaststellen van het (kwaliteits-) beleid en de (kwaliteits-) doelstellingen van de afdeling Bodemsanering. Werkwijze De input voor het werkprogramma bestaat uit de doorlopende projecten uit voorgaande periode alsmede de nieuwe projecten die door de projectleiders worden aangedragen. • De financieel medewerker stelt de startnotitie (RGS3.3.6a) op waarin de volgende zaken worden behandeld: - inhoud van het werkprogramma; - uitgangspunten voor de opstelling van het werkprogramma; - het voorlopige financiële kader; - procedure opstelling werkprogramma; - wie doet wat; - planning. • Het bureauhoofd Bedrijfsbureau bestudeert de startnotitie en parafeert deze indien akkoord. • Het AMT bespreekt de startnotitie in aanwezigheid van de financieel medewerker. De startnotitie wordt vastgesteld, eventueel na het aangeven van door te voeren wijzigingen en/of aanvullingen. • Vervolgens wordt een werkgroep geformeerd, bestaande uit Financieel medewerker van het Bedrijfsbureau, Projectleiders van Bureau BOS, Plantoetsers van Bureau SEB, nazorgeenheid, afdeling Water, Bureau Bodem DCMR, Stichting Krimpenerwaard en projectgroep Hollandse IJssel. • De startnotitie gaat naar de leden van de werkgroep werkprogramma. • De projectleiders krijgen de opdracht te zorgen dat de planning van de projecten actueel en correct in Globis (SYS 1.1) verwerkt is, zodat de werkgroep de benodigde projectenoverzichten uit kan draaien. • Na het uitdraaien van de projectenoverzichten stelt de werkgroep de teksten van het ontwerpwerkprogramma op (3.3.6b). Het ontwerp-werkprogramma en het voorstel aan GS worden opgenomen in een apostille.


Opstellen werkprogramma

• • •

• • • • •


WI 3.3.6 01 2 van 2 31 juli 2002

De stukken worden door de financieel medewerker ter beoordeling voorgelegd aan het bureauhoofd bedrijfsbureau. Na akkoord worden de stukken ter bespreking ingebracht in het AMT. Na vaststelling door het AMT vervolgen de stukken de route ter vaststelling door GS via Afdelingshoofd, Directeur en het werkoverleg met Gedeputeerde. GS stelt het ontwerp-werkprogramma vast. Dit bestaat uit het projectenoverzicht en een tekstueel gedeelte. Het ontwerp-werkprogramma wordt 4 weken ter inzage gelegd bij de gemeentehuizen in de provincie. Hierop kunnen zienswijzen worden ingediend. Er bestaat geen mogelijkheid tot bezwaar en beroep. Na verstrijken van de termijn worden de reacties verzameld en door de financieel medewerker verwerkt in de inspraaknota. Deze nota is onderdeel van het definitieve werkprogramma. De financieel medewerker verzamelt de stukken in de apostille en stelt een voorstel aan GS op, de aanbiedingsnotitie. De stukken vervolgen de route ter vaststelling door GS via bureauhoofd, afdelingshoofd en directeur. GS stelt het werkprogramma definitief vast en retourneert de stukken aan de financieel medewerker. De financieel medewerker draagt zorg voor de verzending van het definitieve werkprogramma naar VROM, Provincies, Gemeenten, Waterschappen, Milieudiensten en insprekers.

Verwijzingen PRO 1.0


RGS 3.3.6a RGS 3.3.6b

Startnotitie werkprogramma Werkprogramma

SYS 1.1

GLOBIS



Opstellen provinciale jaarrekening

WI 3.3.7


WI 3.3.7 01 1 van 2 31 juli 2002

OPSTELLEN PROVINCIALE JAARREKENING

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige administratieve organisatie bij het opstellen van de jaarrekening, onderdeel Bodemsanering. Bereik Financieel medewerker, Medewerker financiële administratie, Bureauhoofd, Afdelingshoofd, AMT, FPC Hierbij zijn behalve de afdeling de volgende organisaties betrokken: Bureau Bodem van de DCMR, de Stichting Krimpenerwaard, de projectgroep Hollandsche IJssel, de Afdeling Water en de Nazorgeenheid Verantwoordelijke(n) De Financieel medewerker is verantwoordelijk voor het opstellen van de provinciale jaarrekening, onderdeel Bodemsanering. De Medewerker financiële administratie is verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste cijfers uit Globis en Fris-projects. Het Bureauhoofd is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens en de opgestelde stukken. Werkwijze Het opstellen van de provinciale jaarrekening betreft het verantwoorden van gerealiseerde uitgaven en prestaties op hoofdniveau met toelichtende teksten. De werkzaamheden van de afdeling Bodemsanering staan geraamd onder hoofdstuk V, de clusters 522 Algemeen, 523 Bodemsanering overheid budgetfinanciering 524 Bodemsanering overheid projectfinanciering (zal per 1-1-2003 vervallen) en 525 Bodemsanering in eigen beheer. Onder cluster 528 zullen de nazorg activiteiten van bodemsanering worden opgenomen. • FPC verzendt de startnotitie "aanleveren gegevens t.b.v. provinciale jaarrekening’. In deze notitie wordt uitvoerig beschreven wat, wanneer en op welke wijze door de afdeling moet worden aangeleverd. Tevens is een planning opgenomen. Het betreft de volgende zaken: - realisatie doelen, prestaties en activiteiten tov. activiteitenbegroting - opstellen clusters - bijdrage aan de beleidsbrief - actualiseren risicoparagraaf • Voor het opstellen van de jaarrekening worden de geboekte uitgaven gecontroleerd door de medewerker financiële administratie, en waar nodig aangepast door toerekening van kosten en dergelijke. • De Financieel medewerker stelt de teksten op. Voor het opstellen van deze teksten voor de prestaties en het actualiseren van de risicoparagraaf worden het afdelingshoofd, de bureauhoofden en andere medewerkers benaderd. Ook het Bureau Bodem van de DCMR, de Stichting Krimpenerwaard, de projectgroep Hollandsche IJssel, de Afdeling Water en de Nazorgeenheid wordt om informatie gevraagd voor het juist kunnen opstellen van de afrekening en de teksten. • Voor de vaststelling van de conceptjaarrekening stelt de financieel medewerker een aanbiedingsnotitie op. In deze notitie wordt toelichting gegeven op de conceptafrekening in IBS (SYS 3.3.5). • De notitie wordt voorgelegd aan het bureauhoofd bedrijfsbureau ter goedkeuring. • Het bureauhoofd beoordeelt de stukken en parafeert indien akkoord. • Het AMT bespreekt de notitie in aanwezigheid van de financieel medewerker. De notitie wordt vastgesteld, eventueel na het aangeven van door te voeren wijzigingen en/of aanvullingen. • Nadat de bijdragen in IBS 2002 zijn opgenomen cq. bij FPC zijn ingeleverd, toetst de FPC de afrekening aan provinciale financiële kaders en andere richtlijnen.


Opstellen provinciale jaarrekening

• •


WI 3.3.7 01 2 van 2 31 juli 2002

FPC beoordeelt de stukken en geeft indien nodig opdracht aan de financieel medewerker tot doorvoeren van wijzigingen in de concept-jaarrekening (DOC 3.3.5c) De financieel medewerker verwerkt in overleg met FPC de wijzigingen. Vervolgens koppelt hij de wijzigingen terug naar het bureauhoofd.

Verwijzingen DOC 3.3.7 DOC 3.3.5d

startnotitie "aanleveren gegevens t.b.v. opstellen jaarrekening’ activiteitenbegroting

RGS 3.3.7

aanbiedingsnotitie jaarrekeningbegroting

SYS 1.1 SYS 3.3.5 SYS 7.0.2

GLOBIS IBS FRIS-projects



Aanvraag calamiteitenbudget

WI 3.3.8


WI 3.3.8 01 1 van 1 31 juli 2002

AANVRAAG CALAMITEITENBUDGET

Doel en onderwerp Het doel is om de toewijzing van budget uit de post onvoorziene uitgaven (calamiteitenbudget) te bewaken en te beheersen. Bereik AMT, Bureauhoofd, Projectleider, Medewerker financiële administratie. Verantwoordelijke(n) Het Bureauhoofd beoordeelt de aanvraag calamiteitenbudget. De Projectleider is verantwoordelijk voor het bepalen van de hoogte van de benodigde budgetverhoging en het opstellen van de aanvraag. De Medewerker financiële administratie is verantwoordelijk voor het bewaken van het totaal van het calamiteitenbudget en het inbrengen van de voorstellen in het AMT. Werkwijze Het calamiteitenbudget is bestemd voor het opvangen van kleine financiële tegenvallers. Het budget betreft het rijksaandeel in de kosten en wordt naar rato van de budgetten (zoals opgevoerd in het geïntegreerd werkprogramma) verdeeld over de projecten van de afdeling Bodemsanering, de DCMR en de Nazorgeenheid. • De Projectleider stelt een gemotiveerde aanvraag calamiteitenbudget (RGS 3.3.8) op als hij constateert of een melding van het Bedrijfsbureau krijgt (bijvoorbeeld bij opdrachtverlening) dat het budget niet toereikend is voor uitvoering van de geplande werkzaamheden. • De aanvraag calamiteitenbudget wordt ter beoordeling voorgelegd aan het bureauhoofd. • Na akkoord van het bureauhoofd gaat de aanvraag calamiteitenbudget naar de medewerker financiële administratie. • De medewerker financiële administratie verzamelt de aanvragen calamiteitenbudget, schrijft ze in op een overzichtlijst, waarbij het onderscheid wordt gemaakt ten laste van welk deel van het budget de aanvraag komt. Het gaat om de rijksbijdrage, het deel dat de gemeente betaalt en het provinciale deel. Elke aanvraag calamiteitenbudget krijgt een volgnummer. • Het overzicht geeft tevens de totaalstand van het calamiteitenbudget aan. • Het bureauhoofd bedrijfsbureau beoordeelt het overzicht en na akkoord wordt het voorstel in het AMT besproken. • Indien het AMT akkoord gaat worden de budgetverhogingen doorgevoerd met vermelding van het volgnummer. De stukken worden gearchiveerd in het werkdossier Bedrijfsbureau. Verwijzingen RGS 3.3.8

Aanvraag calamiteitenbudget

SYS 1.1

GLOBIS



Flankerend beleid BSB-operatie

WI 3.4.1


WI 3.4.1 01 1 van 2 31 juli 2002

FLANKEREND BELEID BSB-OPERATIE

Doel en onderwerp Het doel van deze werkinstructie is het eenduidig beschrijven van de werkwijze waarop bedrijven door de provincie Zuid-Holland gestimuleerd moeten worden tot het uitvoeren van verkennend onderzoek naar mogelijke bodemverontreiniging. Bereik GS, Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Plantoetser, Jurist Verantwoordelijke(n) De plantoetser is verantwoordelijk voor de screening van de gegevens, beeld scheppen van de locatie en bepaling van de relevantie alsmede het aanschrijven van de bedrijven. Het Bureauhoofd is verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling. De Jurist is verantwoordelijk voor de controle op de brieven aangaande juistheid en volledigheid. Werkwijze Bedrijven zijn wettelijk verplicht om bodemonderzoek te laten verrichten conform het Besluit Verplicht Bodemonderzoek op bedrijfsterreinen. De Stichting BSB stimuleert bedrijven om bodemonderzoek op hun terrein te laten uitvoeren. Het bevoegde gezag provincie Zuid-Holland voert het flankerend beleid uit. Periodiek ontvangt de Provincie Zuid-Holland van de Stichting BSB een rapportage (RGS 3.4.1a) waarin vermeld staat welke bedrijven bodemonderzoek hebben laten verrichten en welke bedrijven niet gereageerd hebben. • De rapportage van Stichting BSB komt via post bij de DIV van de Directie Ruimte en Mobiliteit of de Directie Groen, Water en Milieu binnen. DIV zorgt vervolgens dat het bij de plantoetser terechtkomt. • Uit de rapportage worden de bedrijven geselecteerd die geweigerd hebben om onderzoekresultaten aan de Stichting BSB aan te bieden. De plantoetser screent de gegevens m.b.v. informatie van gemeente en/of provincie, hij schept een beeld van de locatie en van de relevantie. Wanneer onderzoek door de plantoetser relevant bevonden wordt op basis van historie en activiteiten, dient het bedrijf aangeschreven te worden. • De plantoetser stelt een attenderingsbrief (RGS 3.4.1b) op waarin hij aangeeft dat er bodemonderzoek uitgevoerd moet worden. De CRM-medewerker werkt de brief uit. Alvorens de brief te versturen, beoordeelt een Juridisch controller de brief op juistheid en volledigheid. De plantoetser verzendt vervolgens de brief naar het bedrijf. • Indien het bedrijf niet binnen 3 maanden reageert op de attenderingsbrief en/of aangeeft geen bodemonderzoek te laten verrichten, dan stuurt de plantoetser een tweede brief naar het bedrijf waarin een termijn vermeld staat waarbinnen het onderzoek moet starten. Voordat de brief daadwerkelijk verstuurd wordt, controleert de Juridisch controller de brief te op juistheid en volledigheid. • Indien het bedrijf niet reageert op de tweede aanschrijving en/of aangeeft geen bodemonderzoek te laten verrichten, dan wordt een voornemen tot aanwijzing (RGS 3.4.1c) opgesteld door de plantoetser, waarin mogelijke sancties staan vermeld. Hij maakt vervolgens de apostille en stuurt het geheel naar de Juridisch controller ter beoordeling. • De Juridisch controller beoordeelt de stukken op juistheid en volledigheid. Indien akkoord parafeert hij de apostille en stuurt deze vervolgens naar het bureauhoofd ter beoordeling. Wanneer er nog op en aanmerkingen zijn, retourneert hij de stukken aan de plantoetser voor aanpassing/aanvulling.


Flankerend beleid BSB-operatie

• • •

• •

• • • • • •


WI 3.4.1 01 2 van 2 31 juli 2002

Het bureauhoofd voert een inhoudelijke beoordeling van de stukken uit. Indien akkoord parafeert hij de apostille en stuurt de stukken door naar het afdelingshoofd. Het afdelingshoofd voert een laatste check uit en tekent de apostille voor akkoord en retourneert de stukken aan de CRM-medewerker voor verzending. De CRM-medewerker verzendt de stukken naar het bedrijf. Het bedrijf heeft de mogelijkheid tot het geven van hun zienswijze (RGS 3.4.1d). Wanneer er binnen de zienswijzetermijn geen afdoende reactie op het voornemen tot aanwijzing komt, dan dient er een aanwijzing (RGS 3.4.1e) te worden opgesteld. De plantoetser stelt de tekst van de aanwijzing op. De Juridisch controller beoordeelt de stukken op juistheid en volledigheid. Hij doet hierbij ook een kadastrale toets. Indien akkoord parafeert hij de apostille en stuurt deze vervolgens naar het bureauhoofd ter beoordeling. Wanneer er nog op en aanmerkingen zijn, retourneert hij de stukken aan de plantoetser voor aanpassing/aanvulling. Het bureauhoofd voert een inhoudelijke beoordeling van de stukken uit. Indien akkoord parafeert hij de apostille en stuurt de stukken door naar het afdelingshoofd. Het afdelingshoofd beoordeelt de stukken en tekent voor akkoord. Vervolgens stuurt hij de stukken naar de directeur ter goedkeuring. Voorts vervolgen de stukken de route ter vaststelling door GS. Wanneer vaststelling door GS heeft plaatsgevonden, wordt de aanwijzing naar het bedrijf gestuurd. Het bedrijf heeft de mogelijkheid tot bezwaar en beroep. Wanneer na een half jaar nog geen gevolg is gegeven aan de aanwijzing, wordt de zaak overgedragen aan de afdeling Handhaving voor het afdwingen van het onderzoek. In het vervolgtraject bij afdeling Handhaving treden de plantoetser en de Juridisch controller op als adviseurs voor de inhoudelijke toets, alsmede voor afstemming over de te nemen dwangmaatregelen.

Verwijzingen RGS 3.4.1a RGS 3.4.1b RGS 3.4.1c RGS 3.4.1d RGS 3.4.1e

Rapportage Stichting BSB Attenderingsbrief Voornemen tot aanwijzing Zienswijze Aanwijzing



Opstellen BOBEL-nota

WI 3.4.2


WI 3.4.2 01 1 van 2 31 juli 2002

OPSTELLEN BOBEL-NOTA

Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige realisatie van de BOBEL-nota. Bereik Senior beleidsmedewerker, Financieel medewerker, Jurist, stuurgroepleden, projectgroepleden, werkgroepleden, Bureauhoofd, Afdelingshoofd, GS, Medewerker communicatie. Verantwoordelijke(n) De senior beleidsmedewerker is verantwoordelijk voor de coördinatie bij het opstellen van de BOBEL-nota. Werkwijze • De senior beleidsmedewerker stelt een startnotitie (RGS 3.4.2a) op met daarin de projectomschrijving, de motivatie, de planning en de projectorganisatie. • De organisatie en de startnotitie worden besproken en vastgesteld in het AMT. Na vaststelling wordt de notitie besproken in het overleg van het AMT met de gedeputeerde voor Milieu. • De organisatie voor het opstellen van de BOBEL-nota wordt opgezet. Er wordt een stuurgroep geformeerd bestaande uit de leidinggevenden van de bevoegde gezagen volgens de Wet bodembescherming in Zuid-Holland. Het hoofd van de afdeling Bodemsanering van de provincie ZuidHolland is voorzitter. Er wordt tevens een projectgroep samengesteld uit vertegenwoordigers van de betrokken organisaties. Er worden werkgroepen ingesteld voor de verschillende inhoudelijke onderdelen. Er wordt een eindredacteur aangesteld. • De werkgroepen werken de hen toegewezen onderdelen van de nota uit. De eindresultaten daarvan leveren zij aan bij de eindredacteur. De eindredacteur voegt de stukken samen en stelt de conceptBOBEL-nota (RGS 3.4.2b) op. • De conceptnota wordt besproken en vastgesteld in de projectgroep. Indien akkoord gaat de conceptnota naar de stuurgroep. • De conceptnota wordt besproken in de stuurgroep en op hoofdlijnen beoordeeld. Indien akkoord wordt het concept vervolgens in workshops met alle betrokken (gemeentelijke) organisaties besproken. Voor de workshops worden o.a. ook andere afdelingen van de provincie uitgenodigd. • De conceptnota wordt eveneens besproken in het platform adviesbureaus en met het ministerie van VROM. • Het commentaar uit de workshops wordt doorgestuurd naar de eindredacteur. De eindredacteur verwerkt dit in de definitieve nota (DOC 1.0b). • De gemeenten hebben de mogelijkheid om een oplegnotitie (RGS 3.4.2c) toe te voegen aan de nota. De senior beleidsmedewerker is verantwoordelijk voor het opstellen van de oplegnotitie. • De definitieve nota inclusief eventuele oplegnotitie volgt de route ter vaststelling door GS via Juridisch controller, Bureauhoofden, Afdelingshoofd, Directeur. • Na vaststelling van de nota door GS bereid de senior beleidsmedewerker zo nodig aanpassingen voor in de Provinciale milieuverordening (PMV) en het beleidsplan Milieu en Water. Verwijzingen DOC 1.0b

BOBEL-nota

RGS 3.4.2a RGS 3.4.2b RGS 3.4.2c

startnotitie BOBELnota concept BOBEL-nota oplegnotitie


Opstellen BOBEL-nota



WI 3.4.2 01 2 van 2 31 juli 2002


Offerteaanvraag

WI 7.0.1

WI 7.0.1 01 1 van 2 31 juli 2002

OFFERTEAANVRAAG

Doel en onderwerp Het doel is om de stappen inzichtelijk te maken die leiden tot het aanvragen van een offerte, opdat deze objectief, passend en volledig zijn en de offerte binnen de afgesproken termijn wordt uitgebracht. Bereik Directeur, Bureauhoofd, Projectleider, Projectmedewerker, Werkgroep Uitbesteding Projecten (WUP). Verantwoordelijke(n) Afdelingshoofd of directeur zijn (volgens de mandaatlijst) verantwoordelijk voor ondertekening van de stukken. De projectleider is verantwoordelijk voor het opstellen van de offerteaanvraag alsmede het invullen van het WUP-formulier. De projectleider is verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling van de offerte. De WUP is verantwoordelijk voor inhoudelijke beoordeling van de offerteaanvraag alsmede de goedkeuring (beoordeling van de motivatie) van de keuze voor de bureaus. Werkwijze • De projectleider stelt de offerteaanvraag op. Deze wordt verstuurd naar een aantal geselecteerde adviesbureaus. • De projectmedewerker of de projectleider stelt de offerteaanvraag (RGS 7.0.1) op. Hij gebruikt hiervoor een format ( FRM 7.0.1a). Vervolgens vult hij de volgende gegevens in op het WUP-formulier (FRM 7.0.1b): - voorcalculatie - aard van het onderzoek - motivatie keuze offerte aanvraag europees, in concurrentie of onderhands - motivatie keuze bureaus De offerteaanvraag en het WUP-formulier worden opgenomen in de apostille. • Indien de stukken zijn opgesteld door de projectmedewerker voert de projectleider een inhoudelijke beoordeling van de stukken uit en parafeert de apostille. • Vervolgens gaan de stukken ter goedkeuring naar de coördinator van de WUP. De coördinator verdeelt de aanvragen en één van de leden van de WUP beoordeelt of de stukken voldoen aan de gestelde eisen en of de motivatie van de keuze van bureaus akkoord is. Wanneer er nog aanpassingen dienen te worden gedaan, zendt hij de stukken inclusief commentaar ter verwerking retour aan de projectleider. Indien akkoord wordt de apostille gefiatteerd en doorgestuurd naar het bureauhoofd. • Het Bureauhoofd beoordeelt de stukken en ondertekent de brieven bij akkoord. Hij retourneert de stukken aan de projectmedewerker of de projectleider voor registratie en verzending. • De projectmedewerker of projectleider registreert de brieven in GLOBIS (SYS 1.1) en draagt zorg voor de verzending van de offerteaanvraag. Binnen 8 weken dienen de offertes binnen te zijn. Deze termijn wordt bewaakt. Verwijzingen RGS 7.0.1

Offerteaanvraag

FRM 7.0.1a FRM 7.0.1b

Offerte format WUP-formulier

SYS 1.1

GLOBIS


Offerteaanvraag



WI 7.0.1 01 2 van 2 31 juli 2002


Offertebeoordeling/opdrachtverlening

WI 7.0.2


WI 7.0.2 01 1 van 2 31 juli 2002

OFFERTE BEOORDELING/ OPDRACHTVERLENING

Doel en onderwerp Deze werkinstructie heeft tot doel de stappen inzichtelijk te maken die leiden tot een objectieve beoordeling van offertes en verlening van opdrachten. Bereik Directeur, Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Projectmedewerker, Projectleider, Werkgroep Uitbesteding Projecten (WUP), Medewerker financiële administratie Verantwoordelijke(n) De projectleider is verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling van de offertes en het aangeven van zijn voorkeur. De projectmedewerker of de projectleider is verantwoordelijk voor het opstellen van de opdrachtverlening, afwijzingsbrieven en apostille alsmede voor de verzending van de brieven. Het Afdelingshoofd of de Directeur is verantwoordelijk voor de ondertekening van de opdrachtbrief. Werkwijze Maximaal 8 weken na verzending van de offerteaanvragen komen de aanbiedingen binnen bij bureau Bodemsanering. Bij een (openbare) aanbesteding komen de inschrijvingen binnen bij de afdeling Infrastructuur. • De projectleider beoordeelt de aanbiedingen uitgaande van de criteria in de offerteaanvraag en doet een gemotiveerde voordracht. Hij geeft de voordracht met bijlagen door aan de projectmedewerker voor uitwerking. • Bij bestek wordt een UAR beoordeling uitgevoerd door de afdeling Infrastructuur conform het aanbestedingsreglement. De uitkomst communiceert hij aan de projectleider Bodem. In principe wordt gekozen voor de inschrijving met de laagste prijs. • De projectmedewerker of de projectleider stelt een opdrachtbrief (RGS 7.0.2a) en afwijzingsbrieven (RGS 7.0.2b) op. Vervolgens vult hij het WUP-formulier Opdrachtverlening (FRM 7.0.2) in, maakt een kostenraming (RGS 7.0.2c) en verzamelt deze stukken in de apostille. De apostille gaat naar de projectleider ter fiattering indien de stukken zijn opgesteld door de projectmedewerker. • De projectleider beoordeelt de stukken en parafeert de apostille indien akkoord. De projectleider zorgt dat de apostille naar de WUP gaat. • De WUP-medewerker voert een inhoudelijke beoordeling van de stukken uit. Vervolgens krijgt de projectleider de mogelijkheid zijn keuze te verdedigen. Indien akkoord gaat, parafeert hij de apostille. De WUP-medewerker draagt zorg voor registratie en stuurt de apostille door naar de Medewerker financiële administratie. • De Medewerker financiële administratie beoordeelt de inhoud van de opdrachtbrief en controleert of er voldoende financiële dekking aanwezig is. Indien onvoldoende dekking aanwezig is, wordt de werkinstructie "aanvraag calamiteitenbudget" (WI 3.3.8) doorlopen. Indien akkoord parafeert hij de apostille en maakt een opdrachtnummer aan in FRIS (SYS 7.0.2) en GLOBIS (SYS 1.1) Vervolgens wordt de apostille doorgestuurd naar het bureauhoofd ter beoordeling. • Het bureauhoofd beoordeelt de stukken en parafeert de apostille bij akkoord. Indien akkoord worden de stukken doorgestuurd naar het afdelingshoofd ter ondertekening. • Het afdelingshoofd beoordeelt de stukken. Bevoegdheid tot ondertekening van de brief is afhankelijk van de mandaatlijst. Na ondertekening van de opdracht wordt de apostille inclusief stukken geretourneerd aan de projectmedewerker of de projectleider.


Offertebeoordeling/opdrachtverlening

•


WI 7.0.2 01 2 van 2 31 juli 2002

De projectmedewerker of de projectleider draagt zorg voor verzending van de opdrachtbrief en de afwijzingsbrieven. Een afschrift van de opdrachtbrief gaat naar de medewerker financiële administratie, zodat zij de opdrachtverlening kunnen verwerken in FRIS.

Verwijzingen RGS 7.0.2a RGS 7.0.2b RGS 7.0.2c

Brief Opdrachtverlening Afwijzingsbrief Kostenraming

FRM 7.0.2

WUP formulier Opdrachtverlening

SYS 1.1 SYS 7.0.2

GLOBIS FRIS


KWALITEITSHANDBOEK AFDELING BODEMSANERING ISO 9001:2000. Versie 1.0. Provinciehuis Zuid-Hollandplein 1 Postbus LP Den Haag

Recommend Documents