Kwaliteitsborging en Contractmanagement 30-1-2014, Gert-Jan Vlasveld
Even voorstellen …. • Gert-Jan Vlasveld • 20 jaar: • 5 jaar: • 7 jaar:
3 jaar:
• Mede ontwikkelaar methode
Even voorstellen …… de NBCM o Nederlandse Beroepsvereniging voor Contractmanagement o Doelstelling: o Het bevorderen van professioneel contractmanagement en de behartiging van de belangen van professionals en organisaties op het gebied van contractmanagement o Opgericht 6 mei 2010 o Momenteel +-140 leden o Bestaande uit natuurlijke personen o Uit diverse toepassingsgebieden (ICT, FM, bouw …) o Met een lage drempel (€75/jaar)
3
De activiteiten van de NBCM Doelstellingen bereiken door: o Netwerkplatform te bieden voor leden onderling en met externe partijen. o Uitwisselen van kennis en best practices. o Stimuleren van aandacht voor contractmanagement in media en vakliteratuur o Stimuleren en doen van marktonderzoek o Stimuleren onderwijs/opleidingen o Behartigen van belangen en de lobby voor contractmanagement o Uitgeven van publicaties o Op termijn stellen van normen en stimuleren/uitvoeren van certificering voor contractmanagers 4
Publicaties NBCM o De Competente contractmanager Het werkveld van de contractmanager Het competentieprofiel van de contractmanager o Handleiding beoordelingsraamwerk Organisatie Ontwikkel Modellen voor Contractmanagement
5
Kwaliteitsborging in contractmanagement • Contractmanagement heeft tot doel het realiseren van de beoogde contractdoelstellingen zeker te stellen • Welke elementen binnen contractmanagement (of CM aanpak) bieden daartoe zekerheid
Elementen 1. Heldere definitie van contract 2. Heldere definitie van contractmanagement 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Eenduidige rollen bij een contract Contract Essentials Contract Risico Profiel Contractmanagement: de stappen Contract Assessment Top 6 activiteiten van een contractmanager
1. Definitie van Contract (1/2) • Wetboek: kent geen definitie van contract, wel van overeenkomst: “Meerzijdige rechtshandeling waarbij een of meer partijen jegens een of meerdere andere partijen een verbintenis aangaan”; • Van Dale: 1) al dan niet schriftelijke overeenkomst, waarbij een of meer partijen jegens een of meer andere een verbintenis aangaan, 2) geschrift waarin het overeenkomst is vervat
1. Definitie van Contract (2/2) • CM Partners: Een contract is een schriftelijke overeenkomst, het resultaat van een meerzijdige rechtshandeling waarbij een of meer partijen jegens een of meer andere partijen een verbintenis aangaan. • Een contract is opgebouwd uit twee delen: – Het te leveren werk, diensten etc – De condities waaronder levering geschiedt
• Prestatie <> Tegenprestatie
2. Ontstaan: De contract Life Cycle Opdrachtgeverskant Leveranciersmanagement
Requirements management
Leverancierskant
RFI
RFP
Contractering
Contract uitvoering
Afsluiting en evaluatie
2. Ontstaan: De contract Life Cycle Opdrachtgeverskant Leveranciersmanagement
Requirements management
Opportunity management
RFI
Kwalificatie
RFP
Offerte
Contractering
Contract uitvoering
Afsluiting en evaluatie
Contractering
Contract uitvoering
Afsluiting en evaluatie
Evaluatie verloren offerte
Marktverkenning en –profilering Leverancierskant
De contract Life Cycle en CM Opdrachtgeverskant Leveranciersmanagement
Contractmanagement? Requirements management
RFI
RFP
Contractmanagement?
Contractering
Contract uitvoering
Afsluiting en evaluatie
Contract uitvoering
Afsluiting en evaluatie
Contractmanagement? Opportunity management
Kwalificatie
Offerte
Contractering
Evaluatie verloren offerte
Marktverkenning en –profilering
De contract Life Cycle en CM volgens CATS Opdrachtgeverskant Leveranciersmanagement
betrokkenheid Requirements management
Opportunity management
RFI
Kwalificatie
Contractmanagement!!
RFP
Contractering
Contract uitvoering
Afsluiting en evaluatie
Offerte
Contractering
Contract uitvoering
Afsluiting en evaluatie
Evaluatie verloren offerte
Marktverkenning en –profilering
2. Definitie contractmanagement (CATS CM) • Contractmanagement is het op operationeel niveau managen van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven plus het managen van alle onduidelijkheden, hiaten en gewenste wijzigingen in het contract met als doel de met het contract beoogde doelstellingen te realiseren.
3. Rollen bij een contract • Contracteigenaar • Contractmanager • Servicesmanager • Let op: Rollen, hoeven geen functies te zijn (kan wel)!!
Contracteigenaar • Ieder contract kent één contracteigenaar • Een contracteigenaar kan eigenaar zijn van meerdere contracten • De contracteigenaar is initiatiefnemer van het contract en accountable gedurende de contract life cycle.
Contractmanager • Wordt aangesteld door de contracteigenaar; • Met gedelegeerde verantwoordelijkheid van de contracteigenaar; • Om de dagelijkse zaken van het contract te managen en de contractdoelstellingen te realiseren; • Is verantwoordelijk voor het héle contract; • Met een focus op het ‘Voorwaarden’ deel; • Gebaseerd op input van de service manager voor het deel ‘Werk’. • Kan contractmanager van meerdere contracten zijn.
Servicemanager • Betrokken bij levering/ontvangst van ‘Het werk’; • In staat om een beoordeling te geven over: – Het kwaliteitssysteem, – De processen en – De prestaties van de leverancier;
• Eerste gesprekspartners bij (dreigende) noncompliance; • Informeert Contractmanager bij definitieve/voortdurende non-compliance.
4. Contract Essentials 1. 2. 3. 4.
Contractomgeving Contractdossier Doelstellingen en Resultaten Belangrijkste contractartikelen (Facturatie, opleverdata, audits, reviews, inspecties acceptatieprocedure, IGS, kritische randvoorwaarden, beëindiging, what-if)
5. Proces- en kwaliteitsbewaking 6. Risicobeheersing (Contract Risico Profiel, aannames, beheersingsmaatregelen)
Contract omgeving
5. Contract Risico Profiel • Het managen van risico’s is een belangrijke taak van de contractmanager • Instrument om de risico’s binnen een contract te identificeren is het Contract Risico Profiel • Subjectief hulpmiddel dat ook als communicatiemiddel ingezet kan worden.
6. Contractmanagement: de stappen • CM is een proces binnen de uitvoeringsfase en de evaluatie & afsluitingsfase; • Kent een eigen set aan stappen;
De processen binnen de uitvoeringsfase Contractmanagement
Bestellen/ Afroepen
Contract Implementatie
Ontvangst/Gebruik
Gebruik
Transitie
Afbouw
Transformatie Verleng of vernieuw
Contractmanagement stappen: basis is Deming Cyclus
Plan
Do
Act
Check
Uitgebreid met twee extra stappen
Initiate
Plan
Do
Act
Check
Close
10. Top 6 activiteiten van een contractmanager 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Prestatiemonitoring/-management Relatiemanagement Financiën Contractbeheer Inkoop/onderhandelen/pricing Issue-/risicomanagement Bron: onderzoek naar de positie en werkzaamheden van contractmanagers, CM Partners, feb 2013
Afsluiting • • • • • • • •
Nog vragen? Stel ze gerust via mail of de telefoon. 06 44 35 15 29
[email protected] www.cmpartners.nl Kijk ook op www.nbcm.nl LinkedIn group: CATS CM, NBCM Laat visitekaartje achter voor een pdf versie van de competente contractmanager
Contractmanagement en contractwaarde Contractwaarde
Optimaal contractmanagement Beoogde toegevoegde waarde
Ontbrekend of ineffectief contractmanagement Tijd ^ Contract ondertekening
^ Contracteinde Bron: Coen willems, Shell, presentatie 14-3-2013
Contract Assessment
Na verloop van tijd
Resultaten van een contract assessment
