K.V.V. O.G. Vorselaar BASIC regionaal Doorlichting kalenderjaar 2012
Double PASS Sylvain Dupuislaan 209/2 B-1070 Brussel
Algemene gegevens audit -
club: K.V.V. O.G. Vorselaar reeks: 2de Provinciale profiel: ‘BASIC regionaal’ doorlichting auditor: Kris Collaert clubafgevaardigden: D. Jacobs (Financieel Verantwoordelijke) jeugdafgevaardigden: B. Willems (Technisch Verantwoordelijke Jeugdopleiding/TVJO), G. Van De Vel, M. Mariën, F. Goos (Trainers) documentaire audit: vrijdag 30 november 2012 rapport geldig tot: maandag 30 november 2015 Beleid & Organisatie -
-
-
-
-
de missie en visie van de club zijn duidelijk omschreven in de infobrochure en op de website, evenals de rol van de jeugdopleiding (JO) binnen de bestaansreden van OG Vorselaar; beiden werden bevestigd door dhr. Jacobs tijdens de interviews er zijn geen doelstellingen omschreven; een SWOT-analyse is een bijkomende tool om een aantal korte en lange termijndoelstellingen te formuleren volgens het SMART-principe (dus met vermelding van wat, wie, timing, ev. budget, feedback aan en verantwoordelijke); de SWOT-analyse koppelen aan de aanbevelingen van dit Foot PASS-auditrapport (en ev. het vorige rapport van 2009), vormt een bredere basis om duidelijke doelstellingen te formuleren de JO staat actueel zelf in om het budget voor haar werking rond te krijgen; het is opportuun intern de oefening eens te maken wat de JO effectief 'kost' op basis van haar reële inkomsten en uitgaven; daarom bevelen we naar de toekomst aan om een transparant jeugdbudget met gedetailleerde inkomsten en uitgaven op te stellen (ook vermelding van kantine-inkomsten, sponsoring enz., voor de uitgaven kan ev. met verdeelsleutels gewerkt worden m.b.t. onderhoud, nutsvoorzieningen enz.); dit is een belangrijk aandachtspunt teneinde de werkingsmiddelen voor de JO te optimaliseren om zo de JO kracht bij te zetten; om de werking van de JO een versnelling hoger te laten schakelen, is het nodig een structurele investering (top-down investering) te voorzien vanuit het clubbudget (niet te verwarren met huidige tussenkomst van de club die als compensatie voor o.a. de inkomsten van de kantine geldt) er is een cluborganigram aanwezig met een duidelijke positionering van de TVJO/JO; op deze manier is het onmiddellijk duidelijk waar de JO zich binnen de globale structuur situeert uit de interviews en uit het organigram blijkt dat er een Sportieve Cel is opgericht voor de JO en dat er een lid van het Hoofdbestuur belast is met het sportieve beleid van het 1ste elftal; het is lovenswaardig dat de club inziet dat een goede coördinatie van het sportieve beleid noodzakelijk is voor een kwaliteitsvolle werking; wij adviseren echter om binnen de club één Sporttechnische Commissie (SC) te implementeren waar o.a. de TVJO wordt bij betrokken; samen kunnen zij bijdragen tot de ontwikkeling en bewaking van de voetbalspecifieke (opleidings)visie en de doorstroming van eigen opgeleide spelers stimuleren; het zou een meerwaarde zijn mocht er vanuit de SC een profiel van de trainer van het 1ste elftal worden opgesteld; wij raden aan om de TVJO volwaardig medebeslissingsrecht te geven over alle thema’s die in de SC worden besproken K.V.V. O.G. Vorselaar
2
-
-
het uitwerken en uitschrijven van een taken- en bevoegdhedenpakket van deze SC is belangrijk zodat er duurzaam beslissingen kunnen worden genomen op een transparante manier, waarbij de SC kort op de bal kan spelen het verheugt ons dat er twee leden van het Jeugdbestuur zetelen in de Raad van Beheer wat erop wijst dat de JO een belangrijke functie vervult binnen de club en dus ook dient bij te dragen tot de realisatie van de missie van de club Voetbalopleiding als kernproduct
Voetbalspecifieke (opleidings)visie - het ‘Specifiek Ondersteuningsplan OGV Jeugd’ is een belangrijk basisdocument om een opleidingsplan (OP) uit te werken op maat van OG Vorselaar; naast het verder omschrijven van het spelconcept (zonevoetbal) dient er echter ook bijzondere aandacht te worden geschonken aan de manier waarop het zonevoetbal dient aangebracht te worden per ontwikkelingsfase evenals de veldbezetting (5v5 = ruit; 8v8 = dubbele ruit, 11v11 = 1-4-3-3 (aanvallende of verdedigende driehoek)); wij adviseren om deze visie permanent te communiceren aan de trainersstaf van de JO; een continue opvolging is het perfecte sluitstuk om de JO naar een hoger niveau te brengen - om een efficiënte doorstroming te bewerkstelligen, is het belangrijk om bovenstaande speelwijze blijvend door te trekken naar de A- en B-kern (postformatie); m.a.w. een transparante afstemming tussen de voetbal(club)visie op seniorsniveau en de opleidingsvisie vormt een belangrijk fundament om het volledige voetbalproces binnen OG Vorselaar nog beter te kunnen managen; uiteraard dienen de trainersprofielen hierop afgestemd te worden; op deze manier creëer je ook een herkenbare stijl (tijdens wedstrijden) voor de club, wat ev. een meerwaarde kan zijn met betrekking tot het werven van (jeugd)spelers - om de JO kwalitatiever en eenvormiger te maken, is het aan te bevelen dat er voor de verschillende ontwikkelingsfasen taakomschrijvingen per positie (zowel in balbezit als in balverlies) worden vastgelegd; ook voor duiveltjes (bijv. wat te doen wanneer er wordt gecoacht om met een ‘klein vliegtuigje’ te spelen bij balverlies?) Opleidingsplan - het is lovenswaardig dat in het bestaande plan reeds een opsplitsing is gemaakt naar technische, tactische, mentale en fysische aspecten; om het geheel nog kwalitatiever te maken, raden wij aan om het geheel verder te optimaliseren met eindtermen per leeftijdscategorie en een opsplitsing te maken tussen veldspelers en doelmannen - het ideale verlengstuk van het OP is het aanbieden van modeltrainingen ter ondersteuning van de trainers; het zal hen helpen de leerdoelen te vertalen naar de praktijk; het verheugt ons dat de TVJO dit initiatief reeds heeft genomen, maar wij stellen voor om deze oefenstof ‘te allen tijde’ ter beschikking te houden op de club; om het geheel overzichtelijk te houden, adviseren wij om de voorbeeldtrainingen te bundelen per ontwikkelingsfase (dit kan ook digitaal worden aangeboden via softwareprogramma’s of via een platform gekoppeld aan de website)
K.V.V. O.G. Vorselaar
3
Organisatie - om de implementatie van het OP op lange termijn te bewaken en om de trainers te helpen zich steeds voor te bereiden, kan best een standaardformulier ter beschikking worden gesteld voor de voorbereiding van zowel trainingen als wedstrijden - wat de individuele spelersevaluaties betreft, is het positief dat, naast een kwantitatieve evaluatie (a.d.h.v. scores) van de spelers, ook aandacht besteed wordt aan een kwalitatieve evaluatie (a.d.h.v. concrete adviezen); het is een meerwaarde voor het evaluatietraject dat er tevens aandacht wordt geschonken aan de mentale vaardigheden - het is fijn te horen en te lezen dat elke speler binnen de club voldoende speelgelegenheid (minstens 50% op wedstrijdbasis) dient te krijgen; dit principe dient echter wel bewaakt te worden zodat trainers dit consequent toepassen; een centraal registratiesysteem kan hierin een handige tool zijn Communicatie -
-
-
-
-
-
de club/JO beschikt over voldoende en degelijke communicatiekanalen (informatiebrochure, website, oudervergadering, facebook, twitter enz.) voor een vlotte communicatie met haar verschillende doelgroepen (spelers, ouders, trainers en andere medewerkers); wij raden aan om het organigram van de JO verder te optimaliseren (aanvullen met trainers en afgevaardigden, contactgegevens, functie enz.) zodat de juiste mensen worden aangesproken; tip: informatie is op website terug te vinden na wat zoekwerk, maak deze informatie toegankelijker het is lovenswaardig dat er met de verschillende partijen (trainers, afgevaardigden, ouders, enz.) afspraken zijn gemaakt onder de vorm van een intern reglement; ‘de 10 clubafspraken’ is een schitterend initiatief de club organiseert allerhande activiteiten (eetfestijnen, sinterklaas- of kerstfeest, mamavoetbal enz.) om het verenigingsweefsel te verstevigen; dit kunnen we enkel maar aanmoedigen en stimuleren; om de onderlinge banden nog sterker te maken, adviseren wij om per leeftijdscategorie of per ontwikkelingsfase een daguitstap te organiseren; de ultieme droom van elke jeugdvoetballer is een deelname aan een buitenlands tornooi; schitterend dat OG Vorselaar ook gelooft in deze droom mooi dat er reeds een taakomschrijving bestaat voor trainers en afgevaardigden; voor een efficiënt medewerkers- en HRM-beleid is eenvormigheid noodzakelijk; het opstellen van taakomschrijvingenen voor o.a. TVJO, Jeugdverantwoordelijke en andere leden van de technische staf, is een belangrijke stap uit de interviews blijkt dat de TVJO op héél regelmatige basis aanwezig is op trainingen en wedstrijden; de individuele en informele feedback die hij dan geeft, is toe te juichen; het zou nuttig zijn om deze gesprekken ook te formaliseren in een verslag; deze registratie kan dan ondersteunend zijn voor de evaluatie-/functioneringsgesprekken waar ook de mindere punten van de trainer aan bod kunnen komen teneinde ze te optimaliseren; het evalueren van trainers is echt wel een noodzaak om een JO (nog) kwaliteitsvol(ler) uit te bouwen inzake vorming zijn we verheugd dat de club haar technische staf ondersteunt (tussenkomst bij inschrijvingsgeld) bij het volgen van externe opleidingen/bijscholingen; om de trainers nog beter te ontwikkelen, adviseren wij om interne opleidingen te blijven organiseren (super dat er reeds een opleiding EHBO werd georganiseerd); dit kan perfect in de K.V.V. O.G. Vorselaar
4
voorziene vergadermomenten; prima dat er trainersvergaderingen worden georganiseerd, maar een formele vergadersystematiek zou meer duidelijkheid brengen bij de trainers; in dit kader is het o.a. aangewezen om de frequentie van de trainersvergaderingen op te drijven; maandelijks lijkt ons opportuun, want dit communicatiemoment is belangrijk m.b.t. de ondersteuning en begeleiding van de trainers Ondersteuning & Externe Relaties -
-
-
-
-
-
-
om een gezonde en verantwoorde sportbeoefening te verzekeren, kan best een vaste blessurebehandelingsprocedure worden opgemaakt (dit is niet de verzekeringsprocedure van de KBVB), nl. wat te doen vanaf het oplopen van een blessure tot en met de revalidatie?; het is te allen tijde te vermijden dat de trainer afgaat op het woord van de speler/ouders om de trainingen te hervatten, ook na een kleine blessure; dus de wijze waarop de trainer een ‘formele en medisch verantwoorde’ terugmelding krijgt dat de speler terug mag voetballen, is cruciaal het sociaal engagement van de club is héél duidelijk aanwezig door o.a. de sociale samenwerking met KVC Westerlo inzake G-voetbal, een spreiding van het lidgeld voor kansarme gezinnen enz.; dergelijke engagementen zijn een extra troef voor de club; het aanbieden van initiatieven voor damesvoetbal kan in de toekomst nog overwogen worden (ev. ook via een samenwerkingsverband) het is positief dat de club tal van open (extra)sportieve activiteiten organiseert (startdag, initiatiedag 4-7 jarigen) waarbij relaties met externe organisaties/individuen/gezinnen aangesproken en onderhouden worden de samenwerking met externe organisaties zoals een school, een voetbal(sport)club uit de regio en de lokale overheid, dient bekeken te worden vanuit een win-win situatie; voor een efficiënte samenwerking is het opportuun dat de TVJO of een andere jeugdverantwoordelijke een coördinerende rol opneemt; goed dat de Jeugdvoorzitter zetelt in de lokale Sportraad de samenwerking met een voetbal(sport)club kan een meerwaarde betekenen op het vlak van uitwisseling van kennis, spelers, materiaal en accommodatie; door het bundelen van mensen, middelen en infrastructuur kan de eenvoudige optelsom van de twee clubs leiden tot een grotere meeropbrengst op velerlei vlakken voor scholen denken we vooral aan activiteiten zoals een voetbalinitiatie op school (door gediplomeerde trainers), de uitwisseling van accommodatie (bijv. sporthal van de school versus de clubterreinen), elkaar bijstaan bij de sportdag van de school of bij een stage van de club ledenwerving is één van de meest essentiële zaken om als club het voortbestaan van de vereniging te waarborgen; instroom van nieuwe leden verzekert immers de opleidingspyramide doordat men één of meerdere ploegjes per leeftijdscategorie in competitie kan brengen; verder vormen zij ook een nieuwe bron van inkomsten (lidgelden, kantine enz.), waarbij zij eveneens toekomstige spelers van de 1ste ploeg kunnen worden, mogelijks zelfs potentiële vrijwilligers (bestuurslid, trainer, scheidsrechter enz.); de reeds vermelde activiteiten zijn ook in dit kader schitterend; wij adviseren echter om het bestaande plan verder te optimaliseren door o.a. doelstellingen volgens het SMART-principe te formuleren; specifieke activiteiten om meisjes te rekruteren is een meerwaarde
K.V.V. O.G. Vorselaar
5
-
volgend op de ledenwerving is het natuurlijk zaak de leden bij de club te kunnen houden; vooral in de leeftijd 13 t/m 18 jaar merkt men in het algemeen een opmerkelijke drop-out bij jeugdspelers; daarom is het belangrijk extra inspanningen te leveren om de jongeren in deze leeftijdscategorie betrokken te houden bij de club en niet verloren te laten gaan voor het 'voetbal'; het is aangewezen geregeld te peilen naar de tevredenheid van de leden, specifieke activiteiten te organiseren voor deze leeftijdscategorieën (bijv. deelname buitenlands tornooi), en de spelers die afhaken op te volgen zodat zij nadien weer kunnen aansluiten en een meerwaarde voor OG Vorselaar kunnen betekenen Accommodatie
-
-
de JO beschikt over een goed onderhouden jeugdcomplex er zijn voldoende grasvelden ter beschikking van de JO; tevens kan men spreken van kwaliteitsvolle velden, uitgaande van de effenheid en de kwaliteit van de grasmat (op het moment van de audit); in deze context kan best nagedacht worden over de voordelen van een kunstgrasveld men beschikt over voldoende didactisch materiaal en er zijn voldoende verplaatsbare doelen (zowel groot als klein) er zijn voldoende kleedkamers ter beschikking van de JO en deze zijn van een goede kwaliteit (aanwezigheid van verluchting, theoriebord enz.) Effectiviteit
-
-
-
-
er is duidelijke sprake van een effectieve doorstroming van de JO naar de 1ste ploeg; twaalf van de 28 spelers die deel uitmaken van het 1ste elftal, hebben minstens vijf jaar van hun opleiding bij OG Vorselaar genoten en ook effectief speelminuten gekregen; actueel starten tien eigen opgeleide jeugdproducten geregeld als basisspeler aan de wedstrijden van het 1ste elftal; dit verdient absoluut een pluim! ondanks het feit dat de club in externe vormingsmogelijkheden tussenkomt, beschikt slechts tien van de 28 (35%) trainers over een voetbalspecifiek diploma; er kan dus nog meer aandacht geschonken worden aan de voetbalspecifieke kwalificaties van de trainersstaf de continuïteit van de ploegen per leeftijdscategorie is gewaarborgd doorheen de JO; de meer dan vijftig nieuw aangesloten spelers zorgen voor een positieve tendens naar de toekomst; deze materie vergt wel de nodige aandacht (drop-out actueel 20%) het grote aantal vrijwilligers werkzaam in de JO zorgt voor een bruisend verenigingsleven
K.V.V. O.G. Vorselaar
6
Actiepunten -
-
op basis van een SWOT-analyse een aantal doelstellingen (zowel korte als lange termijn) uitwerken volgens het SMART-principe uitwerken van een afzonderlijk transparant jeugdbudget en inbrengen van een jaarlijkse structurele top-down investering vanuit het clubbudget implementeren van een SC op clubniveau, formaliseren van haar taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en de TVJO permanent lid maken met volwaardig medebeslissingsrecht opstellen van een profiel voor de trainer van het 1ste elftal uitwerken van de taakomschrijvingen per positie (zowel in balbezit als in balverlies) optimaliseren van het Specifiek Ondersteuningsplan naar een OP waar het spelconcept en de veldbezetting duidelijk(er) worden toegelicht gestructureerd aanbieden van modeltrainingen per ontwikkelingsfase ter beschikking stellen van trainings- en wedstrijdvoorbereidingsformulieren informatie omtrent JO op website toegankelijker maken het jeugdorganigram (ref.: website) meer in detail uitwerken (namen trainers, contactgegevens enz.) opstellen van functieomschrijvingen voor TVJO, Jeugdverantwoordelijke enz. de informele gesprekken tussen TVJO en trainers formaliseren in een evaluatie als basis voor een functioneringsgesprek invoeren van een formele vergadersystematiek (met verhoging van het aantal trainersvergaderingen) opstellen en implementeren van een blessurebehandelingsprocedureplan de samenwerking met scholen en een voetbal(sport)club opstarten/optimaliseren verder uitwerken en implementeren van het ledenwervings- en ledenbehoudplan met aandacht voor meisjes verhogen van de kwalificatie van de trainersstaf
Conclusie Het is overduidelijk dat OG Vorselaar werk maakt van doorstroming. Het aantal eigen opgeleide spelers dat een basisplaats heeft, spreekt voor zich. Het is wel belangrijk dat de club dit voortdurend blijft opvolgen. Uit de interviews blijkt dat de verantwoordelijken nog héél wat ideeën in petto hebben om de JO kwaliteitsvoller te maken. Een gouden tip: formaliseer deze ideeën zodat ze duurzaam kunnen worden geïmplementeerd. Naar trainers toe zijn er twee belangrijke aspecten. Enerzijds trachten de kwalificatie van de staf nog te verhogen en anderzijds regelmatiger trainersvergaderingen beleggen waar ook over voetbal wordt gesproken. Samengevat kunnen we stellen dat OG Vorselaar een duidelijke missie heeft waar ze voluit willen voor gaan. Wij wensen de club verder veel succes in hun weg naar een kwaliteitsvollere JO.
De bijgevoegde scores kunnen best als volgt geïnterpreteerd worden: - Eindscore <30%: de JO is in ontwikkeling. Er wordt aan basiskwaliteit gewerkt. Een scorebord wordt actueel niet toegevoegd. - Eindscore tussen 30% en 50%: de club biedt een JO aan met basiskwaliteit. - Eindscore tussen 50% en 60%: de club biedt een degelijke JO aan. - Eindscore >60%: de club biedt een hoogstaande opleiding aan. K.V.V. O.G. Vorselaar
7
een project van Voetbalfederatie Vlaanderen en Double PASS met de steun van de Vlaamse Overheid
Projectleiding: Hugo Schoukens Jo Van Hoecke Robbie De Sutter Projectmanagement: David Pauwels Danny Aerts
Auditoren: Danny Aerts Tim Aga Claude Bamelis Michel Berghs Kris Collaert Benny Meurs Thomas Peer Tim Van Rompay
Double PASS - Sylvain Dupuislaan 209/2 - B-1070 Brussel
Foot PASS: BASIC regionaal jeugdopleiding scorebord K.V.V. O.G. Vorselaar 2de Provinciale 30/11/2012
totaal
2750
1610
59
beleid en organisatie kernproduct: voetbalopleiding interne marketing en HRM ondersteuning en externe relaties accommodatie & materiaal effectiviteit
235 1155 265 265 360 470
83 553 175 161 244 396
35 48 66 61 68 84
K.V.V. O.G. Vorselaar
1
Foot PASS: BASIC regionaal jeugdopleiding scorebord beleid en organisatie
235
83
35
missie / visie van de club (corporate level) basistekst missie / visie club nota termijndoelstellingen financiële planning aansturing jeugdbudget samenstelling jeugdbudget structuur organigram formele verankering JO in de club
50 25 25 60 40 20 125 10 115
25 25 0 27 19 8 31 7 24
50 100 0 44 46 40 25 70 21
kernproduct: voetbalopleiding
1155
553
48
voetbalspecifieke opleidingsvisie voetbal- en opleidingsvisie van de club opleidingsplan aanwezigheid en specificatie doelstellingen en trainingsaccenten modeltrainingen schriftelijke organisatie schriftelijke training- en wedstrijdvoorbereiding trainingsgelegenheid trainingsgelegenheid tijdens wedstrijdperiode (seizoen) speelgelegenheid formalisering / bewaking van principes inzake speelgelegenheid individuele evaluatie en spelervolgsysteem globale rapportering en opvolging van de spelers sporttechnische staf (diploma's en ervaring) hoofdtrainers onderbouw (tot en met U12) hoofdtrainers middenbouw (tot en met U16) hoofdtrainers bovenbouw (tot en met B-kern) andere begeleiders
135 135 250 30 160 60 35 35 70 70 40 40 35 35 590 150 150 120 170
82 82 217 27 130 60 0 0 65 65 36 36 32 32 122 9 24 16 72
61 61 87 90 81 100 0 0 93 93 90 90 90 90 21 6 16 13 42
K.V.V. O.G. Vorselaar
2
Foot PASS: BASIC regionaal jeugdopleiding scorebord communicatie & human resources management
265
175
66
interne communicatie infobrochure / website intern reglement / code of conduct communicatiekanalen met ouders verenigingsleven organisatie nevenactiviteiten functieomschrijvingen (technische) staf /medewerkers aanwezigheid functieomschrijvingen overleg en vorming technische staf frequentie van specifieke vergaderingen / overlegmomenten vormingsmogelijkheden evaluatie en bijsturing technische staf evaluatie technische staf individuele functioneringsgesprekken
60 15 25 20 85 85 25 25 55 30 25 40 25 15
57 14 25 18 51 51 8 8 40 15 25 20 20 0
94 90 100 90 60 60 30 30 73 50 100 50 80 0
ondersteuning en externe relaties
265
161
61
ondersteuning medische begeleiding EHBO-kit sociaal-maatschappelijke initiatieven externe communicatie, samenwerking, rekrutering open (extra) sportieve organisaties van de club samenwerking met (sport)scholen samenwerking met club(s) uit de regio samenwerking met lokale overheid plan ledenwerving en ledenbehoud
80 35 25 20 165 60 35 35 35 20
52 18 25 9 103 54 14 0 35 6
64 50 100 45 62 90 40 0 100 30
K.V.V. O.G. Vorselaar
3
Foot PASS: BASIC regionaal jeugdopleiding scorebord accommodatie en materieel
360
244
68
beheer jeugdcomplex en materiaal algemene kenmerken jeugdcomplex wedstrijd- en oefenvelden jeugd grasvelden kunstgrasveld(en) ter beschikking van JO andere accommodatie kleedkamers andere lokalen ter beschikking van de JO
55 55 225 140 85 80 50 30
39 39 140 140 0 65 50 15
70 70 62 100 0 81 100 50
effectiviteit
470
396
84
doorstroming ledencijfers en drop-out medewerkers (sporttechnisch en vrijwilligers)
250 110 110
250 94 52
100 85 47
K.V.V. O.G. Vorselaar
4
