Kosten besparen op huisvesting, Door te werken waar je wilt, wanneer je wilt, met wie je wilt…
Breukelen 11 november 2009 Ir. Herman van den Berg Partner DTZ Zadelhoff
Inhoud: 1. Inleiding 2. Praktijk voorbeeld 3. Opmerkelijke bevindingen uit Benchmark 4. Conclusie
1. Inleiding • Reistijden worden relevanter dan reisafstanden.
• O.V. is daarbij een steeds concurrerender alternatief voor de auto. • Stationslocaties zijn nu al 10% beter bereikbaar dan overige locaties. • 1% verslechtering van de bereikbaarheid heeft 0,3 % waardevermindering tot gevolg (VU onderzoek data bestand DTZ Zadelhoff). • Initiatieven als flexwerken, telewerken, anders werken enz. worden doorgaans alleen vanuit facilitair management geïmplementeerd daardoor missen ze vaak draagvlak bij het management en personeel. • Het stimuleren van kosten bewustzijn zal het personeel kunnen verleiden tot goedkopere huisvestings- en mobiliteitsoplossingen. • Integrale benadering van werkplek, mobiliteit en thuiswerkplek, leidt tot interessante kostenbesparingen en besparingen op CO2 uitstoot!
Bredere visie op huisvesten brengt betere, duurzamer en goedkopere huisvestingsoplossingen in beeld… Werk kantoor
Reis(tijd,kosten,CO2)
Privé woning
Pagina 3
2. Praktijkvoorbeeld:
Een organisatie had 12 locaties in heel Nederland. Een aantal bij OV een aantal langs snelweg. Men wilde de portefeuille efficiënter inrichten in verband met te verwachtte krimp in de organisatie. Daarvoor waren drie scenario’s uitgewerkt die in het rekenmodel zijn geanalyseerd. 1) Huidige situatie doorzetten: Krimpen tot 8 locaties en overcapaciteit afstoten. Ca. 3000 wp.
2) Efficiëntie opvoeren in goedkopere huisvesting: 3 Nieuwe goedkope locaties zoeken (snelweg) 3 goedkope locaties handhaven, met flexwerkplekken voor alle medewerkers. Laag service niveau op kantoor. Ca. 2500 wp.
3) Flexwerken en telewerken stimuleren op stationslocaties: 3 Nieuwe stationslocaties zoeken 2 stationslocaties handhaven, Flexwerkplekken invoeren en thuiswerken actief stimuleren. Hoog service niveau. Kantoor karakter van ontmoetingscentrum. Ca. 2000 wp.
Pagina 4
Reistijden per locatie: Ochtendspits scenario 3
Auto huidig
Auto 2020
OV huidig
Pagina 5
Aantal medewerkers in relatie tot reistijd nieuwe vestiging Aantal medewerkers Aantal medw. per isochroon met reistijd boven 4500 60 minuten: 4000
0) 403 1) 575 2) 405 3) 542 3a) 833
3500 3000
304 99
91 326
314
139 386 403
249
438
447
528 542
504
585 818 795
983
861
2500 2000
90 min + 743
60 min
883 758
718
45 min
692 623
1500 1000
75 min
30 min 15 min
1598
1508
1506
1503
1356
500 0 0
1
2 Scenario's
3
3a
Pagina 6
Woon-werk afstand in km. per functiecategorie 60
59
50 44
41
41
46
40 30
29 26
24
24
20 13 10
9
0
Pagina 7
Medewerkers die niet meegaan per functiecategorie scenario 3 (in %)
60 53 50 40 40 27
30 22
20
18
20
16
13
10 10 0
0
0
0
Pagina 8
Emissie (ton CO2/jr) Scenario’s (2011) 4.000 3.596 3.500 2.917
3.000 2.500
2.000 2.000 1.500 1.000 500 0 1
2
3
Pagina 9
Kosten totaaloverzicht (mln € / jr) 35 30 25 huisvestingskosten
20
facilitaire kosten leasekosten
15
woon-werk verg. kosten parkeren
10 5 0 Huidige situatie 8 locaties
6 snelweglocaties
5 Stationslocaties
Maatregelen op gebied van Mobiliteit en flexwerken kunnen zichzelf vooral terugverdienen door besparing op huisvestingskosten! Daarom is integrale benadering essentieel! Pagina 10
Conclusie Praktijk voorbeeld - Inzicht in besparing reistijd, km, reiskosten en besparing Co2 uitstoot per scenario. - Medewerkers met onacceptabele reistijd al vroeg te bepalen (potentieel personeelsverlies). - Inzicht in de totale kosten per huisvestingsscenario incl thuiswerken, mobiliteitskosten werving en selectie, inrichten kantoren, verhuizingen, afkoop lopende contracten etc. - Kostenbesparingen vooral op gebied van huisvesting, veel minder in besparingen vervoerskosten. - Scenario met minste mobiliteit bleek op jaarbasis 23 milj. goedkoper in exploitatiekosten. (Met name facilitaire en huisvestingskosten). - De Co2 uitstoot bleek 1.600.000 kg lager dan gewone krimpscenario!
Pagina 11
3. De Euromobility Benchmark Inmiddels 24 Euromobility Quickscans: • 19 bedrijven • 3 overheidsorganisaties • 1 onderzoeksinstituut • 1 ZBO Totaal: 500.000 m2 vvo.
NFC index bepaald de kosten per werkplek (index 2008: € 10.434,-) De EuroMobility-benadering geeft daarnaast inzicht in: 1) verstrekking van het gemiddeld aantal werkplekken per medewerker 2) de benutting van de werkplek. 3) de gemiddelde mobiliteitskosten ca € 4.252,- per werkplek. Pagina 12
Opmerkelijke bevindingen uit het benchmarkonderzoek: • De feitelijke benutting van het totaal aantal werkplekken is gemiddeld 74% (>30% dag in gebruik). Het aantal werkplekken per medewerker is gemiddeld 1. Het aantal werkplekken per aanwezige medewerker is gemiddeld 1,4! • De jaarlijkse huisvestingskosten per werkplek zijn gemiddeld € 10.894,- . Iets hoger dan de NFC Index. De jaarlijkse werkplekkosten per aanwezige medewerker verschillen van € 6.900,- tot € 40.000,- met een gemiddelde van € 15.800,-!
Kans: Het kan soms zinvoller zijn, de benutting van de werkplekken te optimaliseren, dan de kosten per werkplek te reduceren. • De facilitaire kosten (werkplek, mobiliteit, parkeren) maken gemiddeld 34% uit van het bruto salaris van medewerkers. De gemiddelde facilitaire uitgaven voor werkplek, mobiliteit en parkeren bedragen € 15.146,- /jr./werkplek bij een gemiddeld brutosalaris van € 44.800,-/jr.
Kans: stel uw medewerker in de gelegenheid om het facilitaire budget een effectievere invulling te geven. Waarbij de werknemer meer profiteert, als voor maatregelen gekozen wordt die ook in het belang van de werkgever zijn (win-win situatie).
Pagina 13
Secundaire arbeidsvoorwaarden?: • De duurste werkplekken (gemiddeld € 19.130,-), lijken het vaakst leeg te staan (55% benutting):
Kans: het kan kosteneffectief zijn, het beleid tav. werkplekkosten en benutting af te stemmen. Wellicht zijn andere incentives effectiever om personeel te binden. • Een hoog aandeel mobiele medewerkers leidt niet tot minder werkplekken per medewerker. Het omgekeerde lijkt het geval: De 6 organisaties met de meeste mobiele medewerkers (gemiddeld 40%) is de benutting slechts 64%.
Kans: Organisaties kunnen de kosten voor leegstand beter inzetten door hun, mobielemedewerkers optimaal te faciliteren.
Pagina 14
Flex-werkplekken: • Er bestaat geen eenduidige relatie tussen het voorkomen van flexplekken en de benuttingsgraad van de werkplek. Bij de 2 organisaties met 100% flexplekken is de benutting gemiddeld 67,5%, dat is lager dan het gemiddelde (74%).
Kans: het kan kosteneffectief zijn, het beleid tav. flexplekken en benutting af te stemmen. • Tegen de verwachting in gaat bij de 24 organisaties een hoger aandeel deeltijdmedewerkers gepaard met een lager aandeel flexplekken.
Kans: het kan kosteneffectief zijn, het beleid tav. flexplekken en deeltijd af te stemmen.
Pagina 15
Telewerken: • Het gemiddeld percentage Telewerk is nog geen 5,5%,. Het feitelijk gebruik van die voorzieningen wordt niet bijgehouden, maar is naar zeggen beduidend lager.
Kans: Het kan zinvoller zijn het feitelijk Telewerken te bevorderen, dan te sturen op het bezit van Telewerk voorzieningen. • Er is nauwelijks een relatie tussen telewerk en flexwerkplekken, terwijl een combinatie voor de hand ligt. Bij de 2 organisaties met meeste Telewerkers komen überhaupt geen flexplekken voor.
Kans: het kan kosteneffectief zijn, het beleid tav. flexplekken en Telewerk af te stemmen. • Er is geen relatie tussen telewerk, en afnemende bereikbaarheid van locaties.
Kans: Organisaties met minder hoge autoafhankelijkheid zijn minder kwetsbaar voor de achteruitgang in autobereikbaarheid.
Pagina 16
4. Conclusie: - Er is nog veel winst te behalen door beter te sturen op de feitelijke werkplekbehoefte. - Meer aandacht voor implementatie en de benodigde cultuuromslag bij flexwerken. - De (thuis)werkplek en mobiliteit zijn interessante keuzeopties in de arbeidsvoorwaarden. - Stel medewerker in de gelegenheid om het facilitaire budget een effectievere invulling te geven. - Samenwerking tussen HRM (arbeidsvoorwaarden), Inkoop (lease auto’s) en Facility management (werkplek, parkeerplaats), zou gestructureerd plaats moeten vinden. - Besparingen op huisvesting maken mobiliteitsmaatregelen interessant voor het topmanagement!
Pagina 17
Dank voor uw aandacht.
Meer informatie: www.euromobility.eu www.mobiliteit.nu www.bereikbaarheidskaart.nl www.dtz.nl
Pagina 18
