Stručný obsah Konvence použité v této knize Úvod
25 29
Část I: Začínáme 1. Přehled systému Microsoft Office 2007 2. Uživatelské rozhraní systému Office 2007 3. Zabezpečení a ochrana osobních údajů
35 51 73
Část II: Základy spolupráce 4. 5. 6. 7.
Spolupráce a sdílení s ostatními uživateli Uspořádání informací v Microsoft Office OneNote Týmová práce v Microsoft Office Groove Sdílení a komunikace pomocí Microsoft Office Groove
105 119 161 193
Část III: Microsoft Word 8. 9. 10. 11.
Vzhled stránky a stránkování Osnova a struktura dokumentu Rozložení a formátování pro pokročilé Revize dokumentů a nástroje pro označení
233 255 271 311
Část IV: Microsoft Excel 12. 13. 14. 15.
Práce s listem a sešitem Vytváření vzorců Práce s funkcemi Analýza dat pomocí sestav kontingenčních tabulek
345 391 443 471
4
STRUČNÝ OBSAH
Část V: Microsoft PowerPoint 16. 17. 18. 19. 20. 21.
Úvod do aplikace PowerPoint 2007 Práce s textem Objekty, diagramy a grafy v aplikaci PowerPoint 2007 Spolupráce a sdílení Práce s externími daty v aplikaci PowerPoint 2007 Nastavení a předvedení prezentace
505 527 541 561 573 585
Část VI: Microsoft Outlook 22. 23. 24. 25.
Úvod do aplikace Outlook 2007 Nalezení a organizace zpráv Zabezpečení systému, zpráv a identity Spolupráce aplikace Outlook se službou Windows SharePoint Services
601 645 657 695
Část VII: Microsoft Access 26. 27. 28. 29. 30.
Objevujeme nový vzhled Accessu 2007 Vytváření databáze a tabulek Práce s jednoduchými dotazy Vytváření formulářů Vytváření sestavy
725 795 847 903 947
Část VIII: Základy programování Microsoft Office 31. Základy VBA 32. Základy Office Open XML
991 1053
Příloha A. Instalace a konfigurace systému Office 2007
1099
Obsah 1
Konvence použité v této knize Textové konvence Grafické konvence Syntaxe
25 25 26 27
Úvod
29 Komu je kniha určena Uspořádání knihy
29 30 ČÁST I
Začínáme Kapitola 1
Přehled systému Microsoft Office 2007 New World of Work Spolupráce pracovních prostorů a nástrojů Analytické nástroje na vaší pracovní ploše
Nové uživatelské rozhraní Microsoft Office Pás karet Galerie a dynamický náhled
Nové formáty souboru Microsoft Office XML Co je ještě nového? Microsoft Office Word 2007 Microsoft Office Excel 2007 Microsoft Office PowerPoint 2007 Microsoft Office Outlook 2007 Microsoft Office Access 2007 Servery systému Office 2007 Šablony a asistence z Microsoft Office Online
35 36 37 38
38 39 41
42 43 43 45 45 46 47 48 49
Kapitola 2
Uživatelské rozhraní systému Office 2007
51
Rychlá exkurze a srovnání Pás karet a karty příkazů Přizpůsobení panelu nástrojů Rychlý přístup Tlačítko a nabídka Office
52 58 61 62
6
OBSAH
Práce v kontextu: více tabulek, plus několik nabídek a panelů nástrojů Kontextové karty Zkrácené nabídky a miniaturní panel nástrojů
Galerie a dynamický náhled Nápověda
64 65 66
68 69
Hledání online Nápovědy
70
Kapitola 3
Zabezpečení a ochrana osobních údajů Práce v Centru zabezpečení
73 74
Digitální podpisy a důvěryhodní vydavatelé Použití důvěryhodných umístění Možnosti nastavení zabezpečení pro makra a doplňky Nastavení zabezpečení ovládacích prvků ActiveX Nastavení možností ochrany osobních údajů
75 80 82 85 87
Odstranění skrytých dat a osobních informací z dokumentů Microsoft Office Použití Správy přístupových práv k informacím
90 94
Nastavení počítače pro použití technologie Správy přístupových práv k informacím Omezení oprávnění
Přiřazení hesla k dokumentu Změna hesla Odstranění hesla
95 95
97 98 99
Vyvarování se phishingovým útokům
99
ČÁST II
Základy spolupráce Kapitola 4
Spolupráce a sdílení s ostatními uživateli Pochopení a použití prostředí spolupráce systému Office 2007 Vytvoření a použití sdílených pracovních prostorů pomocí Windows SharePoint Services Pochopení pracovního prostoru Zpřístupnění či přidání obsahu do sharepointové knihovny dokumentů Vytvoření či úprava sdíleného pracovního prostoru Windows SharePoint Services
Vytvoření a použití pracovních prostorů Groove Pochopení pracovního prostoru Vytvoření pracovního prostoru Pozvání ostatních k připojení do pracovního prostoru
Použití Office OneNote 2007 jako nástroje spolupráce Sdílené poznámkové bloky a dynamické relace sdílení
105 106 107 107 109 111
112 113 114 115
116 117
7
OBSAH Kapitola 5
Uspořádání informací v Microsoft Office OneNote Uspořádání poznámkového bloku OneNote Vytvoření poznámkového bloku Práce v okně OneNote Uspořádání oddílů poznámkového bloku Přidání a seskupení stránek poznámkového bloku
Přidání poznámek a informací do poznámkového bloku Přidání a práce s textovými poznámkami Označení typů poznámek Výtisky do OneNote Vložení odkazů do souborů Společné použití aplikací OneNote a Outlook Vložení záznamů zvuku a videa Přidání informací z webu do poznámkového bloku Zachycení informací na přenosném zařízení se systémem Windows Mobile Vložení obrázku do poznámkového bloku Vytvoření kresby v aplikaci OneNote Tvorba a práce s tabulkami ve OneNote
Nalezení informací Použití poznámkového bloku ve více počítačích Vytvoření poznámkového bloku pro použití ve více počítačích Sdílení existujícího poznámkového bloku mezi počítači
Práce v týmu s Office OneNote 2007 Práce se sdíleným poznámkovým blokem Ochrana sdíleného oddílu Sdílení existujícího poznámkového bloku Sdílení poznámkového bloku v dynamické relaci Sdílení poznámek pomocí e-mailu
119 120 121 122 124 127
129 129 131 134 136 137 138 140 143 144 145 146
148 150 150 151
152 152 153 155 156 159
Kapitola 6
Týmová práce v Microsoft Office Groove
161
Začínáme s aplikací Groove Nastavení účtu Groove Zobrazení z Hlavního panelu Základy pracovního prostoru Groove
162 163 165 168
Vytvoření pracovního prostoru Pozvání členů pracovního prostoru a přiřazení rolí Použití účtu Groove na jiném počítači Indikátory přítomnosti člena pracovního prostoru Konverzace se členy pracovního prostoru Nastavení rolí a změna oprávnění rolí Zkoumání pracovního prostoru aplikace Groove
Vybavení pracovního prostoru Groove nástroji
168 169 172 172 174 175 176
179
8
OBSAH Vedení kalendáře Projednávaná témata Zefektivňování schůzek Ukládání, uspořádání a sdílení souborů Sledování problémů Tvorba poznámek Přidání obrázků do pracovního prostoru Načrtnutí myšlenek
180 181 183 185 186 188 190 191
Kapitola 7
Sdílení a komunikace pomocí Microsoft Office Groove Nastavení a použití pracovního prostoru pro sdílení souborů Stahování souborů v pracovním prostoru pro sdílení souborů
Správa komunikací aplikace Groove Použití Správce komunikací Rychlé zasílání zpráv aplikace Groove Správa zpráv aplikace Groove a Historie zpráv Správa výstrah aplikace Groove
Práce s kontakty aplikace Groove
193 194 198
203 203 208 210 211
212
Správa kontaktů z Hlavního panelu aplikace Groove Zobrazení digitálního otisku prstu Ověření identity kontaktu
215 216 217
Úvod do nástroje Formuláře aplikace Groove
219
Navrhování formuláře Navrhování zobrazení Testování a publikování formuláře
Správa archivů pracovního prostoru a šablon
220 225 226
228
ČÁST III
Microsoft Word Kapitola 8
Vzhled stránky a stránkování Základní nastavení vzhledu stránky Změna okrajů a orientace Změna nastavení okrajů Výběr orientace
Výběr velikosti a zdroje papíru Výběr velikosti Výběr zdroje Ukládání výchozího vzhledu stránky do aktuální šablony
Ovládání konců stránek a oddílů Manuální vložení konců stránek
233 234 234 234 236
236 236 237 238
239 240
9
OBSAH Tvorba dalších oddílů Vkládání konců pro obtékání textu
Práce s proměnným nastavením stránky Nastavení více stránek Zarovnávání obsahu svisle mezi okraje
Vkládání záhlaví a zápatí Přidání čísel stránek Vytvoření záhlaví a zápatí Odstranění záhlaví a zápatí
240 241
242 244 245
245 246 247 250
Práce s Mřížkou dokumentu
251
Nastavení Mřížky dokumentu Zobrazení mřížky kreslení
251 252
Přidání a ovládání číslování řádků
253
Kapitola 9
Osnova a struktura dokumentu Vylepšení osnovy ve Wordu 2007 Kreativní osnovy Wordu 2007 Jedenáct důvodů pro tvorbu osnovy u složitého dokumentu Zobrazení dokumentu jako osnovy Nástroje osnovy
Tvorba nové osnovy Volba zobrazení osnovy Zobrazení odlišných úrovní textu Zobrazení prvního řádku textu Zobrazení a skrytí formátování
Práce s nadpisy v osnově Vkládání nadpisu Použití úrovní osnovy Zvyšování a snižování úrovně nadpisů
Souběžné zobrazení osnovy a Rozložení při tisku Změna osnovy Rozbalení a sbalení osnovy Přesouvání témat osnovy
Tisk osnovy Zobrazení Rozložení dokumentu vs. Osnova
255 255 256 257 258 260
261 261 262 263 264
264 265 265 265
266 266 267 267
269 269
Kapitola 10
Rozložení a formátování pro pokročilé Základy rozložení a návrhu Pozadí a vodoznak Vytvoření pozadí a vodoznaku Změna a odstranění pozadí a vodoznaku
271 271 273 273 276
10
OBSAH
Umístění textu a formátování pomocí textových polí, tvarů a rámečků Vytvoření textového pole Vložení textu do textového pole a tvaru Použití plovoucích rámů pro komentáře, poznámky pod čarou, tabulky a pole Formátování textových polí a automatických tvarů Propojení textových polí a protékání textu mezi poli Přesuny mezi propojenými textovými poli Kopírování a přesuny propojených textových polí Odstranění propojení textových polí Odstranění propojeného textového pole bez ztráty textu
Přizpůsobení Možností rozložení editoru Word 2007 Upoutání pozornosti pomocí ohraničení a stínování Přidání jednoduchého ohraničení Vytvoření složitějšího ohraničení Výběr nastavení ohraničení Výběr stylů čar ohraničení Výběr barvy ohraničení Stanovení šířky ohraničení
Vytváření částečných ohraničení Používání ohraničení stránky Vytvoření ohraničení stránky Přidání efektního ohraničení
Přidání ohraničení k oddílům a odstavcům Ohraničení oddílu
277 278 279 281 281 284 285 286 287 287
288 289 289 290 292 294 295 296
297 297 298 299
300 300
Úprava rozestupu ohraničení Vložení grafických vodorovných čar
301 303
Vložení grafické vodorovné čáry Formátování grafické vodorovné čáry Načtení vlastní čáry
303 304 305
Přidání ohraničení k obrázkům Vložení ohraničení pomocí nástroje Ohraničení obrázku Vložení ohraničení formátováním obrázku
Přidání ohraničení v tabulce Stínování na pozadí Přidání stínování do tabulek a odstavců Úvahy o stínování
305 305 306
307 308 308 310
Kapitola 11
Revize dokumentů a nástroje pro označení Přínos uspořádaného procesu revize Seznamte se s nástroji pro označení Používání nástroje zvýraznění Zvýraznění informací
311 311 312 314 314
11
OBSAH Odstranění zvýraznění z dokumentu Hledání zvýrazněných částí Změna formátování zvýraznění pomocí jiné barvy
Efektivní způsob vkládání a správy komentářů Přizpůsobení jmen recenzentů Přizpůsobení barev spojených s recenzenty Povolit recenzentům vkládat pouze komentáře Vložení standardních komentářů Přizpůsobení bublin a podokna revizí Revize komentářů Odstranění komentářů Tisk komentářů Uložení dokumentu s komentáři jako webovou stránku
Sledování změn
315 315 316
316 317 318 320 321 322 325 326 327 329
329
Sledování změn v průběhu oprav Úprava vzhledu sledovaných změn Přijetí a odmítnutí navržených úprav
Porovnání a kombinování dokumentů Porovnání dvou verzí dokumentu (právní porovnání) Kombinování revizí více autorů
330 332 335
338 338 340
ČÁST IV
Microsoft Excel Kapitola 12
Práce s listem a sešitem Pohyb v oblastech Pohyb v oblastech pomocí klávesnice Pohyb v oblastech pomocí myši Práce se speciálními klávesami
Výběr dat Výběr dat pomocí myši Práce s příkazy Najít a Vybrat Dialogové okno Přejít na
Metody vkládání dat Vytváření záznamů v buňkách a v řádku vzorců Vytváření záznamů v oblastech Úprava a zrušení položek
Správa listů Vkládání a odstraňování listů Pojmenování a přejmenování listů Přesouvání a kopírování listů
Prohlížení listů Rozdělování listů do podoken
345 345 346 346 348
348 349 351 353
356 356 362 363
364 364 365 366
367 367
12
OBSAH Ukotvení příček Práce s vlastním zobrazením
Ochrana listů Odemčení jednotlivých buněk Ochrana sešitu Heslem chráněný přístup k určitým oblastem buněk Skrývání buněk a listů Práce s hesly
Správa více sešitů Navigace mezi otevřenými sešity Uspořádání oken sešitů Získejte ze své obrazovky co nejvíce Porovnávání listů vedle sebe
Otevření více oken pro stejný sešit Užitečné nesrovnalosti nových oken
Skrývání a ochrana sešitů Ochrana sešitů Šifrování sešitů Ukládání skrytých sešitů či oken Skrývání listů
369 371
372 373 374 374 377 378
378 379 379 381 382
383 385
387 388 389 389 390
Kapitola 13
Vytváření vzorců
391
Základy vzorců
391
Jak je to s prioritou operátorů Vkládání odkazů na buňky do vzorců Úprava vzorců O textových hodnotách Chybové hodnoty
Práce s funkcemi: Přehled Tlačítko Součet Vkládání funkcí Funkce Automatické dokončování vzorce
Práce se vzorci Názvy buněk a oblastí buněk Nastavení jednoznačného průniku Vytváření trojrozměrných vzorců Formátování řádku vzorců Práce se strukturovanými odkazy
Výpočty v listu Ruční přepočítávání Výpočet části vzorce Cyklické odkazy Přesnost číselných hodnot
Práce s maticemi
391 392 397 399 400
400 401 402 402
403 403 413 414 414 414
421 421 423 423 425
426
13
OBSAH Jednorozměrné matice Pravidla maticového vzorce Dvojrozměrné matice Maticový vzorec s jedním vstupem Práce s konstantami matice Rozšíření matice
Propojení sešitů Ukládání propojených sešitů Otevření závislého sešitu Úprava propojení Kopírování, přesouvání a vkládání v propojených sešitech
Podmíněné testování Průvodce podmíněným součtem a Průvodce vyhledáváním Vytváření vzorců podmíněného součtu Vytváření vyhledávacích vzorců
427 427 428 429 430 430
431 431 431 433 434
434 435 436 439
Kapitola 14
Práce s funkcemi Vestavěný popis funkcí v Excelu Syntaxe funkcí Argumenty výrazu Typy argumentů
Vkládání funkcí Vkládání odkazů a názvů
Matematické funkce Používání funkce SUMA Vybrané matematické funkce Zaokrouhlovací funkce
Textové funkce Vybrané textové funkce Používání funkcí pro práci s podřetězci
Logické funkce Vybrané logické funkce
Informační funkce Vybrané informační funkce Informační funkce JE
Vyhledávací a referenční funkce Používání vyhledávacích a referenčních funkcí
443 443 446 447 447
448 450
450 450 451 453
454 455 457
458 458
460 460 461
462 462
Kapitola 15
Analýza dat pomocí sestav kontingenčních tabulek Úvod do kontingenčních tabulek Vytváření kontingenčních tabulek Změna uspořádání polí v kontingenční tabulce
471 471 475 478
14
OBSAH
Aktualizace kontingenční tabulky Změna číselného formátu seskupených a neseskupených dat Výběr možností rozvržení sestavy Formátovaní kontingenční tabulky Úprava zobrazení prázdných buněk nebo buněk s chybou Slučování a centrování popisků polí Skrytí prvků osnovy Skrývání popisků řádků a sloupců
Zobrazení celkových součtů a mezisoučtů Úprava souhrnů
480 481 481 481 482 482 483 483
483 484
Řazení polí v kontingenční tabulce Filtrování polí kontingenční tabulky Změny výpočtů v kontingenční tabulce Práce s jinými funkcemi výpočtů Práce s více funkcemi souhrnu ve stejném poli Vlastní výpočty Výpočtová pole a položky
Seskupování a rozdělování dat Vytváření skupin položek ad hoc Seskupování položek v oblasti s datem nebo časem
Zobrazování podrobností o hodnotě dat Vytváření kontingenčních grafů
486 487 490 490 490 491 493
496 496 497
499 499
ČÁST V
Microsoft PowerPoint Kapitola 16
Úvod do aplikace PowerPoint 2007 Umístění příkazů Přizpůsobení aplikace PowerPoint 2007 Přizpůsobení panelu nástrojů Rychlý přístup Nastavení možností aplikace PowerPoint 2007
Formáty souborů Otevírání prezentace PowerPoint 2007 v aplikaci PowerPoint 97-2003 Uložení ve formátech aplikace PowerPoint 95 a dřívějších formátech O formátech souborů PDF a XPS
Formátování Zobrazení aplikace PowerPoint 2007 Předloha snímků
Motivy Uložení motivu dokumentu
Tabulky Přidání nové tabulky do prezentace
505 505 507 508 510
511 513 513 514
516 517 517
519 520
520 520
15
OBSAH Navržení tabulky v prezentaci Kopírování tabulky z aplikace Word 2007 nebo Excel 2007 Vložení tabulkového procesoru aplikace Excel 2007 Několik slov o stylech tabulky
Vlastní rozložení snímků Vytvoření vlastního rozložení snímku
Knihovny snímků aplikace PowerPoint 2007 Obnovení programu
521 521 521 522
522 523
524 525
Kapitola 17
Práce s textem Přidání textového pole do snímku Nalezení a nahrazení slov nebo frází Vytvoření a uložení vlastních písem motivu Formátování pomocí WordArtu Styly WordArt Přidání stylu WordArt k textu
Zatraktivnění seznamů s odrážkami Psaní na snímky během prezentace Použití záhlaví a zápatí Práce s nástroji kontroly pravopisu
527 527 530 532 532 532 532
534 536 536 538
Kapitola 18
Objekty, diagramy a grafy v aplikaci PowerPoint 2007 Práce s obrázky Úprava obrázků Přidání stylu obrázku Uspořádání obrázků Velikost
Přidání klipartu Použití obrázků SmartArt Tvorba obrázku SmartArt od úplného začátku Přidání stylu obrázků SmartArt k vašemu obrázku SmartArt Přidání obrázků do obrázku SmartArt Použití zástupných symbolů obrázků ve tvaru Přizpůsobení obrázku SmartArt
541 542 543 543 544 544
546 547 547 548 549 549 550
Přidání zvuků Přidání videa Hra s animacemi Animace obrázků SmartArt Tvorba grafů a diagramů
551 553 554 556 556
Uložení šablony grafu Možnosti formátování grafu
558 558
16
OBSAH Kapitola 19
Spolupráce a sdílení Použití šablon Práce s aplikací Windows SharePoint Services Hodnocení, schválení a sledování změn Přidání komentářů Úprava a odstranění komentářů
Ochrana dokumentu Zabezpečení prezentace Použití Kontroly metadat
561 561 563 565 565 566
567 569 570
Kapitola 20
Práce s externími daty v aplikaci PowerPoint 2007 Práce s předchozími verzemi aplikace PowerPoint Práce s aplikací Excel 2007 Vytvoření nové tabulky aplikace Excel 2007 v aplikaci PowerPoint 2007 Přidání existující tabulky Excelu z aplikace Excel 2007
Práce s aplikací Access 2007 Přidání existující tabulky, formuláře, zprávy nebo jiného objektu z aplikace Access 2007 Použití snímku obrazovky ke zkopírování obsahu z aplikace Access 2007
Blokování a odblokování externího obsahu Použití důvěryhodných umístění Vytvoření důvěryhodného umístění Odstranění důvěryhodného umístění Upravení důvěryhodného umístění
Nastavení výstrah zabezpečení a důvěryhodných vydavatelů
573 573 576 577 577
577 578 578
579 580 581 582 582
582
Kapitola 21
Nastavení a předvedení prezentace Základy Udržení pozornosti diváků Chraňte svou práci autorským právem Zabezpečení hotového dokumentu Vyzkoušení prezentace před promítnutím
Vytvoření vlastních prezentací Vytvoření základní vlastní prezentace Vytvoření vlastní prezentace s hypertextovými odkazy Spuštění vlastní prezentace
Přidání přechodů Použití zobrazení předvádějícího Práce s fotoalbem Publikování fotoalba na webu
585 585 585 586 587 587
588 588 589 591
591 592 594 596
17
OBSAH
Možnosti tisku
597 ČÁST VI
Microsoft Outlook Kapitola 22
Úvod do aplikace Outlook 2007 Nové rozhraní Pás karet Navigační podokno Panel úkolů Ostatní změny rozhraní
Okamžité hledání Změny kalendáře Změny e-mailu Barevné kategorie Zlepšení spolupráce a sdílení Integrace se serverem Office SharePoint Server Sdílené kalendáře Sdílené vizitky
Přehled schopností aplikace Outlook 2007 Posílání zpráv Plánování Správa kontaktů Správa úloh Sledování pomocí Deníku Outlooku Organizace myšlenek pomocí poznámek
Způsob, jakým aplikace Outlook ukládá data Osobní složky – soubory .pst Možnosti pro práci v režimu offline Sdílení paměťových souborů
Seznámení s poštovními protokoly SMTP/POP3 IMAP MAPI LDAP NNTP HTML MIME S/MIME MHTML iCalendar, vCalendar a vCard
Bezpečnostní opatření v aplikaci Outlook Ochrana proti webovým signálním paketům
601 602 602 603 604 604
605 606 608 609 611 611 612 612
612 613 615 617 618 619 620
620 622 622 624
625 625 625 626 627 627 628 629 629 630 630
630 630
18
OBSAH Přílohy a zabezpečení proti virům Viry v makrech Digitální podpisy Šifrování zpráv Bezpečnostní označení Pochopení možností služeb aplikace Outlook
Možnosti spuštění aplikace Outlook Normální spuštění Spuštění v nouzovém režimu Automatické spuštění aplikace Outlook Přidání aplikace Outlook na panel Snadného spuštění Změna zástupce aplikace Outlook Použití příkazu RUNAS ke změně uživatelského kontextu Přepínače spuštění Výběr zobrazení spuštění Vytvoření zástupců pro spuštění nových položek aplikace Outlook
630 631 631 632 633 633
633 633 634 635 636 637 639 639 641 642
Kapitola 23
Nalezení a organizace zpráv Nalezení a uspořádání zpráv pomocí složek výsledků hledání Použití složek výsledků hledání Přizpůsobení složek výsledků hledání Vytvoření nové složky výsledků hledání
Označení zpráv a kontaktů příznakem a jejich sledování Označení přijatých a dříve odeslaných zpráv příznakem Označení odchozích zpráv příznakem Zobrazení a odpověď na zprávy označené příznakem Označení položek kontaktů příznakem
Seskupování zpráv přizpůsobením zobrazení složky Filtrování zobrazení pomocí kategorií Efektivní správa e-mailů
645 645 646 646 648
649 650 650 651 652
653 654 654
Kapitola 24
Zabezpečení systému, zpráv a identity Konfigurace pro zacházení se zprávami HTML Ochrana zpráv pomocí digitálních podpisů Pochopení digitálních certifikátů a podpisů Získání digitálního certifikátu Zkopírování certifikátu na další počítač Zálohování certifikátu Instalace certifikátu ze zálohy
Podepsání zpráv Pochopení S/MIME a možností prostého textu Přidání digitálního podpisu
657 658 661 661 662 664 665 667
668 669 669
19
OBSAH Nastavení globálních možností zabezpečení Tvorba a použití profilů zabezpečení Čtení podepsaných zpráv Změna důvěryhodnosti certifikátu Konfigurace důvěryhodnosti certifikační autority Konfigurace důvěryhodnosti certifikační autority na více počítačích Prohlížení a ověření digitálního podpisu
Šifrování zpráv Příprava na šifrování Posílání šifrovaných zpráv Čtení šifrovaných zpráv Importování certifikátů z aplikace Outlook Express
Ochrana dat pomocí Správy přístupových práv k informacím Použití služby IRM společnosti Microsoft Zobrazení zpráv chráněných IRM Práce s více účty
670 672 675 677 679 680 682
685 685 688 689 689
690 691 693 693
Kapitola 25
Spolupráce aplikace Outlook se službou Windows SharePoint Services Pochopení spolupráce služby Windows SharePoint Services Nastavení výstrah Práce se sdílenými dokumenty Načtení dokumentu Vytvoření dokumentu z webu Práce s existujícími dokumenty a kontrolou verzí
Práce se sdílenými kontakty Zobrazení kontaktů na webu služby Windows SharePoint Services Propojení seznamů kontaktů služby Windows SharePoint Services s aplikací Outlook Kopírování kontaktů ze služby Windows SharePoint Services do aplikace Outlook Kopírování kontaktů z aplikace Outlook do služby Windows SharePoint Services
Propojení týmového kalendáře s aplikací Outlook Konfigurace výstrah v aplikaci Outlook Přidání výstrah z aplikace Outlook Úprava a odstranění výstrah z aplikace Outlook Pravidla na základě oznámení
Použití aplikace Outlook pro práci s knihovnami a soubory SharePoint Připojení knihovny SharePoint k aplikaci Outlook Stažení souborů z knihovny SharePoint do aplikace Outlook Otevření souborů z webu SharePoint v aplikaci Outlook Úprava souborů z webu SharePoint v aplikaci Outlook Odstranění souborů SharePoint v aplikaci Outlook Odstranění složek SharePoint v aplikaci Outlook Použití e-mailu pro přidání souboru do knihovny SharePoint
695 695 696 699 699 700 701
704 704 705 706 707
709 710 711 713 714
715 716 717 718 720 721 722 722
20
OBSAH
ČÁST VII
Microsoft Access Kapitola 26
Objevujeme nový vzhled Accessu 2007 První otevření Accessu Začínáme – nový vzhled Accessu Otevření stávající databáze Prohlídka tlačítka Office Využijte výhody panelu nástrojů Rychlý přístup
Zabezpečení obsahu Dočasné povolení databáze, která není důvěryhodná Centrum zabezpečení Povolení obsahu určením důvěryhodného umístění
Nové funkce pásu karet Karta Domů Karta Vytvořit Karta Externí data Karta Databázové nástroje
Nové navigační podokno Zobrazení objektů Navigačního podokna Kategorie Custom (Vlastní) a Skupiny Dialogové okno Možnosti navigace Vytvoření a úprava vlastní kategorie Vytvoření a změna skupin v kategorii Custom (Vlastní) Vytvoření zástupců objektu ve vlastních skupinách Skrývání vlastních skupin v kategoriích Skrývání a přejmenování zástupců objektů Zobrazení skrytých zástupců Řazení a výběr zobrazení v Navigačním podokně Ruční řazení objektů v Navigačním podokně Vyhledání objektů databáze
Používání zobrazení jednoho dokumentu versus zobrazení pro více dokumentů Změna nejpoužívanějších možností pomocí dialogového okna Možnosti aplikace Access
725 725 726 728 730 732
738 739 740 742
744 745 746 746 747
748 750 755 757 760 761 765 768 770 774 776 777 779
783 787
Kapitola 27
Vytváření databáze a tabulek Vytvoření nové databáze Vytvoření databáze pomocí šablony Vytváření nové prázdné databáze
Vytvoření první jednoduché tabulky zadáním dat
795 796 796 800
802
21
OBSAH
Vytvoření tabulky pomocí šablony Vytvoření tabulky v návrhovém zobrazení Definování polí
803 806 807
Datové typy polí Nastavování vlastností polí Dokončení polí v tabulce Companies Definování jednoduchých ověřovacích pravidel polí Definování vstupních masek
808 811 816 817 819
Definování primárního klíče Definování ověřovacího pravidla tabulky Další vlastnosti tabulky Definování vztahů Definování prvního vztahu Vytváření relace pro více polí
Přidávání indexů Indexy pro jedno pole Indexy pro více polí
Nastavení možností návrhu tabulky Vytváření výchozí šablony pro nové databáze Vytištění definice tabulky Omezení databáze
823 823 826 828 830 832
834 834 835
837 840 844 844
Kapitola 28
Práce s jednoduchými dotazy Výběr dat z jedné tabulky Určení požadovaných polí Nastavení vlastností polí Zadání výběrových kritérií Práce s datem a časem v kritériích Operátor AND versus OR Klauzule BETWEEN, IN a LIKE Používání výrazů Vytvoření textových výrazů Definování aritmetických výrazů Použití Tvůrce výrazů Určení názvů polí Řazení dat
Testování změn v ověřovacím pravidle Kontrola nového ověřovacího pravidla pro pole Kontrola nového ověřovacího pravidla pro tabulku
Práce se zobrazením datového listu dotazu Používání klávesových zkratek Vnořené datové listy Úpravy dat
847 849 851 852 854 855 856 858 860 860 862 868 873 874
876 876 877
878 879 881 883
22
OBSAH Přidávání nových záznamů Výběr a změna dat Nahrazování dat Kopírování a vkládání dat Odstraňování řádků
Práce s hypertextovými odkazy Aktivace hypertextového odkazu Vložení nového hypertextového odkazu Úprava existujícího hypertextového odkazu
Řazení a vyhledávání dat Řazení dat Vyhledávání a filtrování dat
884 885 886 887 888
888 889 890 891
892 892 896
Kapitola 29
Vytváření formulářů Formuláře a objektově orientované programování Začínáme – jednoduchý formulář pro vkládání dat Vytvoření nového formuláře pomocí návrhových nástrojů Vytvoření jednoduchého vstupního formuláře pro tabulku tblCompanies Skupina Písmo Úprava barev a kontrola výsledků návrhu
Práce s průvodci formuláři Vytvoření základního formuláře pomocí příkazů rychlého vytvoření a Průvodce Vytváření formulářů pomocí průvodce Úprava formuláře Products
903 904 907 907 920 922 928
929 930 932 936
Zjednodušení vstupu dat pomocí formuláře
939
Seznamy a pole se seznamy Přepínací tlačítka, zaškrtávací políčka a přepínače
939 943
Kapitola 30
Vytváření sestavy Jednoduchá sestava
947 947
Vytvoření dotazu pro sestavu Návrh sestavy Řazení a seskupování informací Dokončení sestavy
948 949 951 957
Příkaz Sestava Použití Průvodce sestavou
961 963
Výběr typu sestavy Prohlížení výsledku Úprava sestavy vytvořené v zobrazení rozložení
963 968 969
Vytvoření sestavy v zobrazení rozložení
975
Začínáme s prázdnou sestavou Přidávání skupin a řazení
975 976
23
OBSAH Práce s rozložením ovládacího prvku Přidání souhrnů k záznamům Automatický formát
979 985 987
ČÁST VIII
Základy programování Microsoft Office Kapitola 31
Základy VBA Kdy a proč použít VBA Úvod do jazyka VBA a struktury kódu Nahrávání maker Jak číst kód VBA Příkazy, procedury, moduly a projekty
Pochopení a použití Visual Basic Editoru Okno Code Project Explorer Okno Properties Nastavení pracovního prostoru
Psaní, úprava a sdílení jednoduchých maker Vytvoření modulů a spuštění procedur Objekty, vlastnosti a metody Objektové modely Použití Automatických seznamů Proměnné Konstanty Kolektivní objekty Skupinové příkazy Smyčky Podmíněné struktury Operátory Okna zpráv a vstupní okna Spuštění jednoho makra z druhého Nastavení maker pro podmíněné zastavení provádění příkazů Spuštění maker a kompilace projektů Pochopení chyb Tvorba ovladačů chyb Získání nápovědy Ukládání a sdílení maker
Použití VBA pro úsporu času při tvorbě dokumentů a řešení problémů Použití okna Immediate
Úvod do použití událostí Tvorba UserForms (dialogových oken)
991 992 992 993 995 997
997 998 998 999 999
1000 1000 1001 1003 1004 1005 1012 1014 1016 1019 1023 1025 1026 1030 1031 1032 1033 1036 1038 1038
1040 1040
1042 1044
24
OBSAH Navržení UserForm Automatizace UserForm
Další kroky pro práci s automatizací v Microsoft Office
1044 1048
1051
Kapitola 32
Základy Office Open XML Předpoklady kapitoly Základy XML pro čtení dokumentů Čtení jazyka se značkami Pochopení klíčových pojmů Možnosti úprav XML
1053 1054 1054 1055 1056 1057
Rozpoznání formátů Office Open XML
1058
Vniknutí do dokumentu Struktura souboru Office Open XML Detailnější pohled na klíčové části dokumentu Tvorba základního dokumentu aplikace Word
1058 1060 1062 1065
Úprava a správa dokumentů prostřednictvím XML Dříve než začnete upravovat část dokumentu Úprava textu a formátování Úprava obrázků Odstranění části dokumentu
Přizpůsobení pásu karet Základní části přizpůsobení pásu karet Přidání záložky pásu karet Přidání skupiny do zabudované záložky pásu karet
Vázání dat k ovládacím prvkům obsahu Součásti vázaného ovládacího prvku obsahu Vázání ovládacího prvku k vlastnímu XML
Další kroky pro práci s formáty Office Open XML
1072 1073 1073 1080 1081
1083 1084 1084 1088
1090 1090 1091
1096
Příloha A
Instalace a konfigurace systému Office 2007 Instalace systému Microsoft Office z CD Změna nastavení vašeho systému Office 2007 Změna nastavení z ovládacího panelu Změna nastavení a získání aktualizací z dialogového okna Možnosti
Rejstřík
1099 1099 1103 1103 1105
1107
Konvence použité v této knize Abyste snáze nalezli informaci, kterou potřebujete, jsou v knize použity speciální textové a grafické konvence.
Textové konvence Konvence
Význam
Zkrácené příkazy pro navigaci Pro vaše pohodlí jsou v knize použity zkrácené příkazy. na pásu karet Například „Klepněte Domů Vložit Vložit buňky“ znamená, že byste měli klepnout na kartu Domů na pásu karet, poté klepnout na tlačítko Vložit a nakonec na příkaz Vložit buňky. Tučné písmo
Tučným písmem je označen text, který máte napsat.
Počáteční velké písmeno
První písmena názvů karet, dialogových oken, dialogových oken elementů a příkazů jsou velká. Například: dialogové okno Uložit jako.
Kurziva
Kurzivou se používá k označení nových pojmů.
Znak plus (+) v textu
Klávesové zkratky jsou označeny znakem plus (+), který odděluje názvy klávesy. Například Alt+Shift+Tab znamená, že stisknete klávesy Alt, Shift a Tab ve stejnou chvíli.
-
26
GRAFICKÉ KONVENCE
Grafické konvence DO DETAILU
TENTO PŘÍKAZ ZNÁZORŇUJE PŘÍKLAD ZÁHLAVÍ „DO DETAILU“ Takto jsou v knize označeny tipy. V těchto tipech dostanete přímo vysvětlení, o co v softwaru jde – je zde informace o tom, proč funkce funguje právě tímto způsobem. Rovněž zde najdete užitečný návod, jak se vypořádat se softwarovými problémy. TIP Tipy nabízejí užitečné rady, triky šetřící čas nebo jinou variantu postupů, které se vztahují k právě probíranému úkolu. ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ
TENTO PŘÍKAZ UKAZUJE PŘÍKLAD ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ Podívejte se na tyto tipy, které vám pomohou vyřešit běžné problémy, se kterými byste se mohli setkat. Rovněž lze k vyhledání problému využít „Index témat řešení problému“, který je na konci knihy. ODKAZ Křížové odkazy vás nasměrují do jiných míst v knize, kde najdete další informace k probíranému tématu. UPOZORNĚNÍ Upozornění označuje potenciální problémy, na které byste se měli zaměřit ve chvíli, kdy dokončujete úkol, nebo problémy, které je nutné vyřešit ještě před skončením úkolu. POZNÁMKA Poznámka nabízí další informace vztahující se k právě probíranému tématu.
Tato ikona se objeví ve chvíli, kdy je odpovídající soubor pro příklad obsažen na webu knihy: http://knihy.cpress.cz/K1516. Tyto soubory lze zároveň využít pro sledování příkladů uvedených v knize.
SYNTAXE
Syntaxe Následující konvence jsou použity v popisech příkazů Visual Basicu v kapitole 19 „Základy Visual Basicu“, kapitole 20 „Automatizace aplikací pomocí Visual Basicu“, příkazech SQL v bodě 2, „Základy SQL“ a v dalších kapitolách, kde najdete tuto syntaxi. Tato syntaxe není aplikována na příklady kódu v textu; všechny příklady kódu jsou zobrazeny přesně tak, jak je najdete v ukázkových databázích. Konvence
Význam
Tučně
Tučné písmo označuje klíčová slova a vyhrazená slova, která je nutné zadat přesně tak, jak jsou uvedena. Visual Basic rozumí klíčovým slovům zadaným velkými písmeny, malými písmeny a kombinovanou velikostí písmen. Access uchovává všechna klíčová slova SQL v dotazech s velkými písmeny, ovšem zadávat je lze velkými i malými písmeny.
Kurziva
Slova psaná kurzivou představují proměnné, jež zadáváte.
Lomené závorky < >
Lomené závorky ohraničují syntaktické prvky, jež je nutné zadat. Slova uvnitř lomených závorek popisují daný prvek, ale neuvádějí vlastní syntaxi tohoto prvku. Lomené závorky nezadávejte.
Hranaté závorky [ ]
Hranaté závorky ohraničují volitelné položky. Je-li ve výčtu uvedena více než jedna položka, jsou tyto položky odděleny spojovacím znakem (|). Vyberte si jeden nebo žádný z daných prvků. Hranaté závorky ani spojovací znak nezadávejte; nejsou součástí prvku. Jazyky Visual Basic a SQL v mnoha případech vyžadují, abyste hranatými závorkami ohraničovali jména. Když jsou hranaté závorky vyžadovány jako součást syntaxe proměnných, jež je nutné v těchto příkladech zadat, jsou hranaté závorky psané kurzivou, například [MyTable].[MyField].
Složené závorky { }
Složené závorky ohraničují jednu nebo více možností. Je-li ve výčtu uvedena více než jedna možnost, jsou položky oddělené spojovacím znakem (|). Vyberte ze seznamu jednu položku. Složené závorky ani spojovací znak nezadávejte.
Výpustka ...
Výpustky označují, že lze položku opakovat vícekrát. Je-li spolu s výpustkou uvedena čárka (,...), zadejte mezi položky čárku.
Podtržítko _
Mezera následovaná podtržítkem slouží k pokračování kódu Visual Basic na následujícím řádku. Podtržítko nelze umístit doprostřed textového řetězce. V jazyce SQL není nutné zadávat podtržítko pro pokračování kódu na dalším řádku, ovšem slova v kódu nelze rozdělovat na dva řádky.
Je nutné zadat všechny další znaky, jako závorky a dvojtečky, přesně tak, jak se objevují v syntaxi řádku. Velká část syntaxe ukázaná v kapitole o Visal Basicu byla rozdělena do několika řádků. Váš kód lze uspořádat do jednoho řádku nebo lze ve Visual Basicu jeden řádek kódu napsat do více řádků pomocí znaku pokračování řádku (_).
27
Úvod Verze systému Microsoft Office 2007 je dalším milníkem sady obchodního softwaru společnosti Microsoft. Zprvu vás možná některé programy sady Microsoft Office překvapí výrazně odlišným uživatelským rozhraním. Microsoft ho označujte jako rozhraní Microsoft Office Fluent (fluent = plynulý, rychlý). Tímto označením chce vyjádřit jeho snadné použití a především způsob, jakým se příkazy a nástroje, které potřebujete k provedení své práce, objevují, když je potřebujete (a v tichosti se skryjí, když je nepotřebujete). Zároveň vám nabízí náhledy a možnosti sloužící k provedení analýzy, úprav a formátování, které je mnohem snazší pochopit a uskutečnit. Systém Microsoft Office se stále rozrůstá a zvětšuje. Verze 2007 obsahuje několik sad (například Office Standard 2007 a Office Professional 2007), jejichž součástí je speciální směs pracovních programů. Počet těchto programů také roste a najdete v nich v současné době například Microsoft Office Groove 2007 (aplikaci pro spolupráci a sdílení informací) a Microsoft Office SharePoint Designer 2007 (aplikaci určenou pro automatizaci podnikových procesů a úpravu designu webových stránek). Verze Office 2007 aktualizovala verze Microsoft Office InfoPath, Microsoft Office OneNote a Microsoft Office Visio. Obsahuje i nástroje pro komunikaci v reálném čase stejně jako programy pro tvorbu tištěného dokumentu, účetní programy a programy projektového řízení. Verze Office 2007 přinesla zároveň funkce přepracovaných a nově obohacených verzí nejrozšířenějších programů – Microsoft Office Access, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Microsoft Office PowerPoint a Microsoft Office Word. Systém Microsoft Office 2007 obsahuje rovněž serverové produkty, například Microsoft Office SharePoint Server 2007, který dále systém Microsoft Office přeměňuje na platformu, na které mohou softwaroví vývojáři a uživatelé stavět a pracovat s nástroji spolupráce, soustřeďovat obchodní zpravodajství, spravovat obchodní procesy a obsah atd. Toto je však jen letmý pohled na schopnosti systému Microsoft Office 2007, jenž se snaží uspokojit potřeby a zvyky organizací a jednotlivců, kteří se na daný software a informační technologii spoléhají při svém podnikání a v osobním životě.
Komu je kniha určena Změny a doplňky přidané do verze Office 2007 mohou způsobit problémy dokonce i zkušeným uživatelům, kteří již roky pracují s programy, jako jsou Excel nebo PowerPoint. Kniha Mistrovství v Microsoft Office 2007 je určena lidem, kteří již mají hlubší znalosti, co se týče práce s programy Microsoft Windows a zvláště s aplikacemi Microsoft Office. Možná budete prvními lidmi ve své společnosti, kteří budou s verzí Office 2007 pracovat, nebo jste dokonce školitelé (zatímco školíte sami sebe). Softwaroví vývojáři a konzultanti, kteří vyvíjí a navrhují řešení pomocí systému Microsoft Office, zde naleznou informace a náhledy týkající se práce s novými funkcemi, což ocení nejen oni, ale i ostatní uživatelé. Tato kniha je určena pro všechny zastánce obsáhlých a podrobných knih. Ti všichni v ní najdou zalíbení.
30
ÚVOD Obtížnou skutečností, které bylo třeba čelit, je to, že verze Office 2007 je příliš rozsáhlá, aby se dala zdokumentovat v jediné knize. Ve skutečnosti byla převážná část této knihy sestavená z kapitol knih, které pojednávají o jednotlivých aplikacích jako Access nebo Excel od A do Z. Každá část této knihy spolu s doplňujícím materiálem, který najdete na webu knihy http://knihy.cpress.cz/k1516, nabízí celkový přehled nejdůležitějších základů programu stejně jako kapitoly, které se dopodrobna zabývají pokročilejšími tématy. Tato kniha je určena i uživatelům, kteří si myslí, že dosáhli hranic Microsoft Office. Jedním z cílů, kterého se Microsoft při navrhování verze Office 2007 držel, bylo vytvoření mnoha funkcí – zejména mnoha pokročilejších funkcí – obzvláště šlo o to, aby se daly jednodušeji najít, použít a aplikovat. Příkazy nabídek, které byly schované v podnabídkách nebo na panelech nástrojů a nebyly vždy vidět, jsou nyní ihned po ruce. To, co tyto příkazy provádí, a efekty, které nabízí, jsou názorně ukázány každému, kdo je používá. V neposlední řadě je tato kniha určena lidem, kteří se chtějí naučit, jak udělat většinu práce pomocí několika aplikací Microsoft Office zároveň. Což je možné díky kompatibilitě jednotlivých aplikací a použitím jejich funkcí souvisejících s přípravou, analýzou a distribucí dokumentů, prezentací a informací.
Uspořádání knihy Kniha Mistrovství v Microsoft Office 2007 je uspořádána do osmi částí. Zde je krátký popis obsahu, který najdete v jednotlivých částech této knihy. V první části „Začínáme“ se seznámíte se systémem Microsoft Office 2007 a najdete zde celou kapitolu o rozhraní Microsoft Office Fluent. Dozvíte se něco o bezpečnostních funkcích verze Office 2007 včetně Centra zabezpečení, kde si nastavíte možnosti správy svého soukromí stejně jako makra, kterým umožníte spouštění. V druhé části „Základy spolupráce“ objevíte několik nástrojů a programů verze Office 2007, které jsou navrženy pro spolupráci a sdílení, včetně Microsoft Office OneNote 2007 a Microsoft Office Groove 2007. Najdete zde i přehled týkající se toho, jak používat Microsoft Office s Windows SharePoint Services. Třetí část pojednává o Microsoft Office Wordu 2007 včetně formátování a technik rozložení, ohraničení, označení, revize dokumentů a nastavení stránky. Čtvrtá část je o Microsoft Office Excelu 2007. Tato část popisuje techniky pro práci s pracovními listy a pracovními sešity, vytváření vzorců, použití funkcí a analyzování dat. Na webu knihy http://knihy.cpress.cz/k1516 najdete další informace týkající se práce s grafy v Excelu a připojení pracovních listů Excelu k externím datům. Pátá část rozebírá Microsoft Office PowerPoint 2007 včetně základů tvorby a formátování prezentace, jak v prezentaci pracovat s textem, s objekty, diagramy a grafy. Tato část nabízí i informace o spolupráci a sdílení powerpointových prezentací a vysvětluje, jakým způsobem data z prezentací exportovat nebo je do nich importovat. V poslední kapitole této části se naučíte nastavovat a prezentovat prezentaci diapozitivy. Šestá část nás uvede do Microsoft Office Outlooku, do aplikace, ve které tráví mnoho informačních pracovníků lepší část svého dne – čtením e-mailů, plánováním schůzek a stanovením úkolů. Tato část začíná celkovým pohledem na Microsoft Office Outlook 2007, na jeho nové funkce a nové uživatelské rozhraní. V následujících kapitolách se dozvíte, jak spravovat e-mail, o bezpečnostních funkcích Outlooku
ÚVOD 2007 a o tom, jak sloučit použití Outlooku s Windows SharePoint Services. Na webu knihy http://knihy.cpress.cz/k1516 najdete, jak v Outlooku 2007 spravovat úkoly, schůzky, nařízení a kontakty. V sedmé části se seznámíte s poslední verzí Microsoft Office Accessu. Dozvíte se podrobné informace týkající se nového uživatelského rozhraní Accessu 2007, jak vytvořit databázi a její tabulky, jak pracovat s objekty databáze, například dotazy, formuláři a zprávami. Další informace najdete na webu knihy http://knihy.cpress.cz/k1516. Poslední část této knihy „Základy programování Office“ vás uvede do Visual Basic for Applications, programovacího jazyka, který využijete k automatizaci a rozšíření funkčnosti programů Microsoft Office. Naučíte se i základy práce s formáty Office Open XML, jedním z nejdůležitějších formátů souborů používaných v Office 2007.
31
