é E J N … S P R ¡V Eé K O N T R O LA V E V E R
Kontrola ve veřejné správě JURAJ NEMEC FRANTIŠEK OCHRANA JAN PAVEL VLADIMÍR ŠAGÁT
Vzor citace: N EMEC, J., OCHRANA, F., PAVEL, J., ŠAGÁT, V. Kontrola ve veřejné správě. 1. vyd. Praha : Wolters Kluwer ČR, 2010. 160 s.
Autoři jednotlivých částí a kapitol prof. Ing. Juraj Nemec, CSc.: autor částí 2.3, 7.2, spoluautor částí 2.1, 2.2, 3.1; spolueditor prof. PhDr. František Ochrana, DrSc.: autor úvodu, kapitoly 1, částí 2.4, 2.5, 3.2, 3.3, 5.1, 5.6, 5.7, 5.8; spoluautor částí 2.1, 2.2, 3.1; spolueditor a vedoucí autorského kolektivu doc. Ing. Jan Pavel, PhD.: autor částí 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 7.1 Ing. Vladimír Šagát, PhD.: autor kapitol 4 a 6
Recenzenti: Doc. Ing. Beáta Meričková, PhD. Doc. PhDr. Jan Šelešovský, CSc. © prof. Ing. Juraj Nemec, CSc., prof. PhDr. František Ochrana, DrSc., doc. Ing. Jan Pavel, PhD., Ing. Vladimír Šagát, PhD., 2010 ISBN 978-80-7357-558-8
OBSAH
Úvod ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 7 1 Vymezení základních pojmů ����������������������������������������������������������������������������� 9 1.1 Vymezení pojmů „kontrola“, „kontrola ve veřejné správě“ a „audit ve veřejné správě“ ������������������������������������������������������������������������������������� 9 1.2 Druhy kontrolních vazeb z pohledu informačního toku ������������������������� 12 1.2.1 Kontrolní systém s (jednoduchou) přímou zpětnou vazbou ��������� 13 1.2.2 Kontrolní systém s dopřednou zpětnou vazbou ��������������������������� 14 1.3 Shrnutí ����������������������������������������������������������������������������������������������������� 17 2 Typologie kontrol ve veřejné správě ������������������������������������������������������������� 2.1 Klasifikace kontroly ve veřejné správě podle vybraných relevantních kritérií ����������������������������������������������������������������������������������������������������� 2.2 Interní kontrola a vnitřní kontrolní systém ��������������������������������������������� 2.3 Klasifikace kontroly ve veřejné správě z hlediska typu ������������������������� 2.4 Klasifikace kontroly ve veřejné správě z hlediska času ������������������������� 2.4.1 Předběžná kontrola ����������������������������������������������������������������������� 2.4.2 Průběžná kontrola ������������������������������������������������������������������������� 2.4.3 Následná kontrola ������������������������������������������������������������������������� 2.4.4 Závěrečná kontrola ����������������������������������������������������������������������� 2.5 Shrnutí �����������������������������������������������������������������������������������������������������
18 18 20 25 26 26 38 40 42 46
3 Sledování hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti ve veřejné správě ������������� 48 3.1 Podstata 3E ��������������������������������������������������������������������������������������������� 48 3.2 Audit výkonnosti jako audit hodnoty za peníze (VFM) ������������������������� 52 3.3 Shrnutí ����������������������������������������������������������������������������������������������������� 57 4 Kontrola a audit v samosprávě ��������������������������������������������������������������������� 4.1 Podstata samosprávy a kontroly a auditu v samosprávě ������������������������� 4.2 Cíle, funkce a druhy kontroly a auditu v samosprávě ����������������������������� 4.2.1 Poslání kontrolního a auditorského orgánu ��������������������������������� 4.2.2 Cíle kontrolní a auditorské činnosti ���������������������������������������������
59 59 65 65 66 5
O BS AH
4.2.3 Objekt a subjekt kontroly a auditu ����������������������������������������������� 4.2.4 Funkce kontroly a auditu ������������������������������������������������������������� 4.2.5 Informační toky o zjištěních kontroly a auditu ����������������������������� 4.3 Plánování, metodika a výkon kontroly a auditu v samosprávě ��������������� 4.4 Shrnutí �����������������������������������������������������������������������������������������������������
66 68 69 72 87
5 Kontrolní systém České republiky ����������������������������������������������������������������� 90 5.1 Externí audit (Nejvyšší kontrolní úřad) a jeho funkce ��������������������������� 91 5.2 Poslanecká sněmovna Parlamentu ��������������������������������������������������������� 95 5.3 Úřad na ochranu hospodářské soutěže ��������������������������������������������������� 96 5.4 Systém finanční kontroly ����������������������������������������������������������������������� 98 5.5 Laická kontrola ������������������������������������������������������������������������������������� 100 5.6 Kontrola na úrovni samospráv ������������������������������������������������������������� 101 5.7 Nekompatibilita principů 3E (hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti) v relevantních zákonech ČR ����������������������������������������������������������������� 104 5.8 Shrnutí ��������������������������������������������������������������������������������������������������� 107 6 Kontrolní systémy veřejné správy v Slovenské republice ��������������������������� 6.1 Kontrolní orgány státní moci a správy na Slovensku ��������������������������� 6.2 Nejvyšší kontrolní úřad SR ������������������������������������������������������������������� 6.3 Kontrola na úrovni samosprávy na Slovensku ������������������������������������� 6.4 Shrnutí ���������������������������������������������������������������������������������������������������
109 109 118 124 130
7 K ontrola a kontrola výkonnosti a její vztah k efektivnosti veřejných zakázek a veřejných služeb ������������������������������������������������������������������������� 134 7.1 Kontrola veřejných zakázek ����������������������������������������������������������������� 134 7.2 Problémy vyplývající z dominance kontroly shody oproti kontrole výkonnosti ��������������������������������������������������������������������������������������������� 140 7.2.1 Dopady neúčinnosti kontroly na kontrahování veřejných služeb ������������������������������������������������������������������������������������������������ 142 7.3 Shrnutí ��������������������������������������������������������������������������������������������������� 145 Summary ����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 147 Literatura ��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 149 Věcný rejstřík ��������������������������������������������������������������������������������������������������� 157
6
ÚVOD
Při alokaci veřejných zdrojů stojí rozhodovací subjekty před neustálou volbou, jak tyto vzácné zdroje použít. Řešení této otázky je předmětem optimalizace, kdy se zřetelem na stanovené výdajové cíle a další omezující podmínky hledáme nejvhodnější alokační variantu, jak omezené veřejné zdroje co nejlépe využít s ohledem na stanovené cíle, jejich hodnoticí kritéria a dané (omezovací) podmínky. Hledání odpovědi na tuto otázku je součástí zkoumání, které se nazývá analýzou ex ante. Výstupem této analýzy je doporučení (volba) nejvhodnější realizační varianty. Po zvolení vybrané varianty pak v rámci průběžné kontroly sledujeme, zda jsou dodržovány všechny formální (dokumentační, účetní) a obsahové (ekonomické) náležitosti tak, aby byly v souladu s přijatými alokačními cíli a jejich ukazateli. Po skončení výdajové akce se pak provádí závěrečné vyhodnocení realizované výdajové činnosti. Kniha řeší všechny klíčové problémy související s kontrolou a auditem ve veřejné správě. V kontextu současných standardních požadavků kontrolní činnosti v zemích EU analyzuje současné kontrolní systémy veřejné správy v České republice a ve Slovenské republice a dává doporučení pro jejich zdokonalení. Autoři publikace se ve svých závěrech opírají o podrobnou analýzu odborné literatury zabývající se problémem kontroly ve veřejné správě, o obsahovou analýzu dokumentů z kontrolní činnosti, jakož i o mnohaleté praktické zkušenosti z působení ve veřejné správě a vlastní empirické výzkumy v této oblasti. Publikace svými závěry nabízí řadu námětů pro reformu státní správy a samosprávy v České republice a ve Slovenské republice. Podává relativně komplexní informace o kontrolní činnosti v obou státech bývalé federace. Vede k zamyšlení, v čem je možné se nechat oboustranně pozitivně inspirovat v oblasti kontrolní činnosti ve veřejné správě a zároveň upozorňuje, jakých budoucích chybných rozhodnutí se vyvarovat. Publikace rozpracovává nové teoretické a praktické postupy a doporučení, jak realizovat audit výkonnosti ve veřejné správě v České republice a ve Slovenské republice. Potenciálně oslovuje všechny odborníky, kteří se profesně zabývají problémem kontroly, jakož i vysokoškolské studenty ekonomických a ekonomicko-správních fakult, kteří se na tuto dráhu připravují. Kniha vznikla dominantně jako součást výstupu z výzkumné činnosti Institutu sociologických studií na FSV Univerzity Karlovy v rámci řešení výzkumného záměru 7
K O N T ROLA V E V EŘEJ NÉ SPRÁVĚ
„Rozvoj české společnosti v Evropské unii – výzvy a rizika“, MSM0021620841, řešeného FSV a FF UK Praha v letech 2005–2010. Při zpracování čtvrté, šesté a sedmé kapitoly autoři textu také využili poznatky projektu GAČR č. P403/10/1892: Optimalizace outsourcingu ve veřejném sektoru.
8
1
VYMEZENÍ ZÁKLADNÍCH POJMŮ
V úvodní části monografie vysvětlíme pojem „kontrola“ a stručně objasníme jeho rozdílnost ve srovnání s pojmem „audit“.
1.1
Vymezení pojmů „kontrola“, „kontrola ve veřejné správě“ a „audit ve veřejné správě“
Manažeři veřejné správy každodenně realizují řadu rozhodovacích procesů. Stojí před volbou, jak dosáhnout stanovený cíl. Vystupují v roli řídicího prvku, který formuluje cíl, stanovuje podmínky a organizuje činnosti s ohledem na objekt (předmět) řízení tak, aby byl dosažen vytyčený cíl. Plnění cíle je potřebné průběžně sledovat. To je dáno řadou faktorů, jako je očekávaný společenský účinek z realizovaného cíle či skutečnost, že realizace cíle je „rozložena“ v čase, přičemž k jeho dosažení jsou potřebné vzácné (omezené) zdroje. To vše ve svém souhrnu vytváří potřebu provádění kontroly. Kontrola je nedílnou součástí řídicích a rozhodovacích procesů. Je to akt a proces, které ve zpětné vazbě podávají informaci o dosažení stanovených cílů. Vztah mezi rozhodováním, řízením a kontrolou můžeme formálně vymezit takto (obrázek 1.1). Obr. 1.1 V ztah mezi pojmy „rozhodování ve veřejné správě“, „řízení ve veřejné správě“ a „kontrola ve veřejné správě“ Rozhodování ve veřejné správě Řízení ve veřejné správě
Kontrola ve veřejné správě
Pramen: autor
9
K O N T ROLA V E V EŘEJ NÉ SPRÁVĚ
Nejobecnějším pojmem je „rozhodování ve veřejné správě“. Rozhodování ve veřejné správě je sociální aktivitou, kterou realizují subjekty veřejné správy, a to jak jednotlivci (individuální subjekty) rozhodující ve veřejném zájmu (Potůček, et al., 2005), tak i sociální subjekty veřejné správy (vlády všech úrovní, státní orgány apod.), přičemž nejobecnějším rozhodovacím kritériem je veřejný zájem (Hamerníková, Maaytová, et al., 2010). Činnost rozhodovacího subjektu je zaměřena na nějaký objekt. Smyslem takto zaměřené činnosti je dosáhnout stanovený cíl. Takto „zacílená činnost“ je podstatou řízení. Řízení1 je tedy součástí všech rozhodovacích procesů ve veřejné správě (Rektořík, Šelešovský, 2003). Řízení je nedílnou součástí každodenní rozhodovací činnosti manažerů veřejné správy. Je to záměrná činnost, jejímž účelem je dosáhnout stanovený cíl. Monitorování úspěšnosti dosahování stanoveného cíle se nazývá kontrolou. Kontrola vystupuje jako podsystém řízení, který plní při řízení funkci zpětné vazby (Benčo, et al., 2001). „Kontrolou“ se rozumí jedna z nedílných součástí procesu řízení (managementu), kdy mezi hlavní činnosti řízení se řadí plánování, organizování, personalistika, vedení a kontrola (Weihrich, Koontz, 1994). Kontrola slouží managementu organizace jako zpětná vazba, jež zajišťuje, že procesy probíhají tak, jak byly stanoveny cíle (předjímané konečné stavy). Cílem kontroly je tudíž ve zpětné vazbě zjistit, jak jsou stanovené cíle realizovány a jak účinná jsou přijatá opatření potřebná k jejich realizaci. Pojem „kontrola“ je rodovým pojmem vůči pojmu „kontrola ve veřejné správě“. Kontrola ve veřejné správě je součástí řídicích procesů ve veřejné správě. Jejím smyslem je ve zpětné vazbě zjišťovat, jak jsou dosahovány stanovené cíle veřejné správy.2 V teorii i praxi je potřebné rozlišovat mezi pojmy „kontrola ve veřejné správě“ a „audit ve veřejné správě“. V ČR jsou pojmy „kontrola ve veřejné správě“ a „audit ve veřejné správě“ často zaměňovány, případně nejasně definovány. Tato nejasnost proniká i do obsahu některých zákonů (např. zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě), případně se projevuje v tom, že k dané činnosti nejsou dosud přijaty náležité zákony. Z formálně-logického hlediska je vztah mezi pojmy „kontrolou ve veřejné správě“ a „auditem ve veřejné správě“ vztahem zkříženosti, který vyjadřuje obrázek 1.2.
Uvažujeme řízení, které se týká sociálních systémů a z nich pak systémy řízení ve veřejné správě. 2 Problematikou kontroly ve veřejné správě se v ČR a SR zabývají například Rektořík a Šelešovský (2003), Hronec, et al. (2005), Wright a Nemec (2003). 1
10
VYM E Z E N Í Z ÁKL AD N Í CH POJ M Ů
Obr. 1.2 V ztah mezi pojmy „kontrola ve veřejné správě“ a „audit ve veřejné správě“ Kontrola ve veřejné správě
Audit ve veřejné správě
Pramen: autor
Jak je z obrázku 1.2 zřejmé, existují jen některé styčné body mezi „kontrolou ve veřejné správě“ a „auditem ve veřejné správě“ a zároveň i podstatné odlišnosti, které vyplývají z odlišení čtyř základních druhů činností, k nimž patří:3 externí audit ve veřejné správě, § interní audit ve veřejné správě, § vnitřní kontrola, § externí kontrola. § Základní vymezení externího auditu podává zejména Limská deklarace o směrnicích k zásadám auditu, Mexická deklarace o nezávislosti NAI (nejvyšších auditních institucí), Etický kodex INTOSAI a Auditní standardy INTOSAI, „Audit ní standardy IFAC“, Implementační směrnice INTOSAI pro audit výkonnosti a připravovaná Implementační směrnice INTOSAI pro finanční audit. Limská deklarace4 tento „druh“ auditu definuje v článku 1 („účel auditu“) takto: „Audit je přirozenou součástí správy veřejných financí, protože hospodaření s veřejnými prostředky je hospodařením s veřejnými zdroji. Audit není samoúčelný – je nezbytnou součástí systému řízení, jehož cílem je odhalovat odchylky od přijatých norem a porušení principů legality, efektivnosti a hospodárnosti finančního řízení dostatečně včas, aby bylo možné v jednotlivých případech přijmout nápravná opatření, vyvodit odpovědnost příslušných stran, vymáhat náhradu škod či přijmout preventivní opatření, která by zabránila opakování takových porušení či by je alespoň ztěžovala.“ Děkujeme Ing. S. Hotrovi, dlouholetému pracovníkovi NKÚ, za poskytnuté konzultace a za cenné informace k této problematice. 4 Dokument a další citované dokumenty jsou dostupné na stránkách <www.nkuxnao.ic.cz/6_uvahy.htm>. 3
11
K O N T ROLA V E V EŘEJ NÉ SPRÁVĚ
Audit je pak možné různě klasifikovat. Z časového hlediska jej můžeme členit na předběžný audit a na následný audit (čl. 2 Limské deklarace). Předběžný audit je takovým druhem auditu, který je realizován před vlastním uskutečněním správních opatření či finančních transakcí. Vykonávají jej nejvyšší auditní instituce (SAI) nebo jiné auditní instituce. Pokud audit vykonává SAI, pak k jeho přednostem patří, že může preventivně vést k odvrácení škody. Nevýhodou však je, že vyžaduje poměrně vysoké transakční náklady. Následný audit je pak takovým druhem auditu, který následuje po uskutečnění správních opatření či finančních transakcí. Z hlediska institucionálního postavení útvarů auditu (čl. 3 Limské deklarace) rozlišujeme interní audit a externí audit. Interní audit realizují útvary interního auditu, které jsou zřizovány v rámci jednotlivých státních úřadů a institucí. Jsou to v rámci příslušné organizační struktury funkčně a organizačně nezávislé útvary, které podléhají vedoucímu organizačního celku, v jehož rámci byly zřízeny (např. ministerstvu). Interní audit vyžaduje samostatný zákon o interním auditu, který by se opíral o mezinárodně uznávané definice interního auditu a mezinárodně uznávané standardy. Externí audit realizují SAI. Jeho funkcí je prověřovat účinnost interního auditu. Úkolem SAI je provádět audit zákonnosti a správnosti finančního hospodaření řízení a účetnictví. Mimo to SAI provádí audit výkonnosti, hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti fungování veřejné správy (čl. 4 Limské deklarace). Pokud se týká obcí a krajů, externí audit v podstatě není prováděn. Je realizováno pouze přezkoumání hospodaření. Závěrem k vymezení pojmů „audit ve veřejné správě“ a „kontrola ve veřejné správě“ můžeme konstatovat, že jednou z hlavních funkcí auditu je podporovat rozvoj kontroly, avšak nikoli ji zdvojovat nebo nahrazovat. Významné místo pro realizaci kontroly má zpětná vazba. Ta může být realizována jako jednoduchá zpětná vazba či jako tzv. dopředná zpětná vazba. Výběr a realizace zpětné vazby jsou významné pro kontrolu. Pro audit jen v tom smyslu, aby jejich správnou funkci v kontrole auditovaných subjektů prosazoval.
1.2
Druhy kontrolních vazeb z pohledu informačního toku
K realizaci kontroly jsou nezbytné informace. Potřebné informace pro realizaci kontrolní činnosti můžeme získávat v rámci vytváření kontrolních informačních systémů dvěma základními způsoby, a to (jednoduchou) přímou zpětnou vazbou a tzv. dopřednou zpětnou vazbou (Weihrich a Koontz, 1994).
12
VYM E Z E N Í Z ÁKL AD N Í CH POJ M Ů
1.2.1 Kontrolní systém s (jednoduchou) přímou zpětnou vazbou Nejjednodušším systémem je kontrolní systém s (jednoduchou) přímou zpětnou vazbou. Její podstatu vyjadřuje obrázek 1.3. Obr. 1.3 Přímá zpětná vazba jako informační kanál při řízení ŘÍZENÍ Řídicí subjekt
Cíl
Objekt řízení Přímá vazba
Výsledek
Zpětná vazba
Pramen: autor
Základní prvek řídicího systému tvoří řídicí subjekt, který definuje cíl jako předjímaný (očekávaný) stav.5 Podstatou kontroly založené na přímé zpětné vazbě je, že po průběhu určité řídicí činnosti je kontrolován realizovaný výsledek s očekávaným cílem. Kontrola tedy monitoruje daný stav, který již proběhl. Na základě výsledků kontroly jsou pak realizovány potřebné korekce. Z metodického hlediska můžeme při přímé zpětné vazbě vyčlenit tyto sekvenční činnosti: 1. Nejdříve (zdařile či nezdařile) proběhne určitý proces, jehož výstupem jsou jisté výsledky. 2. Dosažené výsledky jsou monitorovány předem stanovenými ukazateli k měření stupně splnění cíle. 3. Porovnání dosažených (dosahovaných) výsledků je ve zpětné vazbě srovnáváno s cílem jako ideálním očekávaným stavem. 4. Na základě tohoto porovnání jsou činěny případné korekce k nápravě existujícího stavu tak, aby byl dosažen stanovený cíl.6
Definování cíle, stanovení jeho kritérií a ukazatelů s ohodnoceným výběrem vhodné varianty je obsahem tzv. předběžné kontroly. Rozebíráme ji samostatně. 6 Případně je prováděna (zejména se změnou rámcových podmínek) korekce stanoveného cíle. 5
13
K O N T ROLA V E V EŘEJ NÉ SPRÁVĚ
Jak je zřejmé, mezi kroky č. 1 a č. 3 proběhne určitý čas, nežli je přistoupeno ke kroku č. 4, který má vést k nápravě existujícího stavu. Při přímé zpětné vazbě7 tak vzniká riziko, že řídicí subjekt bude pracovat s neaktuálními informacemi. Jeho opatření se mohou minout účinkem. Tento jev pak nazýváme manažerským selháním z důvodu invalidní informace. Zmíněné riziko může eliminovat systém kontroly založený na dopředné zpětné vazbě.
1.2.2 Kontrolní systém s dopřednou zpětnou vazbou Kontrolní systém s dopřednou zpětnou vazbou (Weihrich a Koontz, 1994) má takový způsob zpětné vazby, který umožňuje průběžné monitorování stanoveného cíle a jeho ukazatelů s okamžitými (automatickými) korekcemi. Podstatu kontrolního systému s dopřednou zpětnou vazbou ukazuje obrázek 1.4. Obr. 1.4 Kontrola s dopřednou zpětnou vazbou Řídicí subjekt Cíl
Objekt řízení Řídicí činnosti
Výsledek
Vestavěný stabilizátor
Informace pro korekční procesy Legenda:
Tok informací Korekce
Pramen: Weihrich, Koontz (1994); upraveno autorem
Takové systémy existují právě ve veřejné správě. Analýza dosavadního fungování informací (informačního systému) ve veřejné správě ukazuje, že v současné době (např. na správní úrovni) sice již existuje relativně bohatý zdroj informací, ale tyto informace je potřebné ještě zpracovávat – např. porovnat se standardy, stanovit odchylky a navrhnout korekce. To všechno si vyžaduje určitou dobu. Časové zpoždění je téměř bez výjimky ekonomickou ztrátou.
7
14
VYM E Z E N Í Z ÁKL AD N Í CH POJ M Ů
Klíčovou roli, tak jako ve všech řídicích a kontrolních systémech, hraje řídicí subjekt. Ten vytyčuje cíl řídicí činnosti, zpracovává či odpovídá za vypracování variant k dosažení cíle, kalkulaci zdrojů nákladově užitkovou analýzou. Na základě rozhodnutí o výběru nejvhodnější varianty nastává realizační fáze. Řídicí subjekt produkuje potřebné činnosti k tomu, aby byly dosaženy stanovené cíle. Jejich monitoring se však podstatně liší ve srovnání s přímou kontrolní vazbou. U dopředné vazby je na vstupu zabudován prvek (resp. podsystém) ve formě vestavěného stabilizátoru. Jeho funkcí je automaticky provádět průběžné korekce tak, aby byl dosahován stanovený cíl. Informace pro korekční procesy jsou získány přímo z toku průběžných řídicích činností. To je možné dosáhnout tak, že účinnost samotných řídicích činností je možné průběžně vyhodnocovat a formalizovat. Vestavěný stabilizátor tyto formalizované informace automaticky transformuje do korekcí, které jsou vytvářeny na základě předem zpracovaných algoritmů. Tím dochází k průběžným korekcím bez toho, že hrozí nebezpečí manažerského selhání z důvodu invalidní informace (Ochrana, Pavel, Vítek, et al., 2010). Kontrola založená na dopředné zpětné vazbě umožňuje provádět účinné aktuální korekční zásahy. Některé procesy samozřejmě není možné algoritmizovat. Ty jsou vyvolány jedinečnými efekty, které ani není možné předvídat. V takovém případě podléhají korekční procesy přímým zásahům ze strany řídicího subjektu. Jak je zřejmé, dopředná zpětná vazba v podstatné míře eliminuje riziko použití neaktuálních informací potřebných k řídicí činnosti. Proto je vhodné ve veřejné správě (na úrovni rozsáhlých a složitých řídicích systémů) vytvářet informační a kontrolní systémy budované na dopředné vazbě. Možný metodický postup při zavádění kontrolního systému s „dopřednou vazbou“ ukazuje obrázek 1.5. Výchozím krokem je provedení důkladné analýzy dosavadního systému řízení, jejímž výstupem je zjištění, jaký typ kontrolní vazby je používán v kontrolním procesu. V případě, že v daném segmentu není používána vazba s „dopřednou“ kontrolní vazbou, následuje zpracování návrhu řídicího a kontrolního systému, kde potřebné údaje ke korekci řídicího procesu vstupují do systému již na vstupu. Na vstupu je vybudován tzv. vestavěný stabilizátor. Jím se rozumí systémový prvek, který na základě průběžných informací z kontroly automaticky provádí potřebné korekce. Vestavěný stabilizátor tudíž umožňuje průběžnou korekci řídicích činností a procesů tak, aby při realizaci stanoveného cíle byly minimalizovány veškeré náklady spojené s jeho realizací a eliminováno riziko, že cíl nebude ve stanoveném časovém limitu splněn. K fungování vestavěného stabilizátoru je potřebné vytvořit algoritmy pro formalizovatelné proměnné. Ty mají různou formu s ohledem na
15
K O N T ROLA V E V EŘEJ NÉ SPRÁVĚ
Obr. 1.5 Postup při zavádění kontrolního systému s „dopřednou“ vazbou START
Proveď analýzu dosavadního kontrolního systému!
Identifikuj typ zpětné kontrolní vazby!
Je možné informace z řízení formalizovat?
NE
Zdokonaluj systém kontroly s (jednotnou) zpětnou vazbou!
KONEC ANO Proveď analýzu dosavadního kontrolního systému!
Standardizuj řídicí činnosti potřebné k dosahování cíle jako vstupních proměnných!
Formalizuj vstupní proměnné!
Vytvoř vestavěný stabilizátor!
Zabuduj vestavěný stabilizátor do architektury kontrolního systému s dopřednou vazbou!
KONEC
Pramen: autor
16
VYM E Z E N Í Z ÁKL AD N Í CH POJ M Ů
podstatu řídicího systému.8 Systémy s dopřenou kontrolní vazbou jsou zejména účinné při provádění průběžné kontroly.
1.3
Shrnutí
Pojmy kontrola a audit ve veřejné správě jsou často používány jako synonyma (a také se prolínají), ale je nutné je vnímat odlišně. Kontrola slouží managementu organizace jako zpětná vazba, jež zajišťuje, že procesy probíhají tak, jak bylo zamýšleno, čímž by mělo být dosaženo definovaných cílů. „Kontrola“ je pojem sloužící pro označení jedné z pěti nedílných součástí řízení (plánování, organizování, personalistika, vedení, kontrola). Slouží managementu dané organizace jako zpětná vazba, jež zjišťuje, jak jsou implementována jeho rozhodnutí, a má zajistit, aby procesy probíhaly tak, jak bylo zamýšleno, aby bylo dosaženo vytyčených cílů organizace. Kontrola vystupuje jako podsystém řízení, který plní při řízení funkci zpětné vazby. Smyslem zpětné vazby je (na základě kvantitativních ukazatelů a kvalitativních charakteristik) prověřit, nakolik byly dosaženy stanovené cíle. Toto prověření může mít dvojí základní formu, a to podobu přímé zpětné vazby a tzv. dopředné zpětné vazby. Obě vazby jsou monitoringem účinnosti dosahování stanoveného cíle. Liší se však způsobem získání informace a možností jejího účinného použití při případné korekci řídicích procesů. Při přímé zpětné vazbě tak vzniká riziko, že řídicí subjekt bude pracovat s neaktuálními informacemi. Jeho opatření se mohou minout účinkem. Tento jev pak nazýváme manažerským selháním z důvodu invalidní informace. Zmíněné riziko může eliminovat systém kontroly založený na dopředné zpětné vazbě, který má takový způsob zpětné vazby, jenž umožňuje průběžné monitorování stanoveného cíle a jeho ukazatelů s okamžitými (automatickými) korekcemi.
Tak například v případě alokačních systémů realizujících veřejné výdaje jsou jimi nákladové standardy. Na jejich základě můžeme vytvořit algoritmy tak, že v případě nedodržení stanovených ukazatelů systém provádí algoritmem povolené úkony. V případě nealgoritmizovaných činností a úkonů dává systém informaci správci systému, že je nutné provést změnu ad hoc, na kterou neexistuje algoritmus.
8
17
2
TYPOLOGIE KONTROL VE VEŘEJNÉ SPRÁVĚ
Jak bylo zmíněno, podstatou kontroly je získání informací o tom, zda jsou plněny (splněny) stanovené cíle a jejich ukazatele. Kontrolní aktivity lze dělit podle různých hledisek.
2.1
Klasifikace kontroly ve veřejné správě podle vybraných relevantních kritérií
V praxi se realizuje mnoho různých druhů a typů kontrol, které můžeme rozlišovat podle jednotlivých klasifikačních hledisek (např. Rektořík a Šelešovský, 2003, Medveď, Nemec, Orviská a Zimková, 2005), jak například souhrnně uvádí tabulka 2.1. Tab. 2.1 Příklad klasifikace kontroly ve veřejné správě podle vybraných kritérií Klasifikační hledisko
Název kontroly
Objekt kontroly
Předmětná kontrola nazvaná podle druhu kontrolovaného předmětu (např. kontrola veřejných výdajů)
Kontrolovaná stránka
Formální kontrola (např. dokumentační kontrola), obsahová kontrola (např. kontrola dosažených výsledků)
Čas
Předběžná kontrola, průběžná kontrola, následná kontrola
Realizující kontrolní instituce
Interní kontrola, kontrola vnějším orgánem
Pramen: zákon č. 320/ 2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů, Rektořík, Šelešovský, 2003, Medveď, Nemec, Orviská, Zimková, 2005; upraveno autorem
Uvedená klasifikace je příkladem jedné z možných klasifikací. V uvedeném případě je klasifikační hledisko zvoleno s ohledem na přístup a zaměření kontroly. Z existující množiny objektů, činností či procesů ve veřejné správě vybíráme ty předměty, které budou předmětem kontrolní činnosti. Tento typ kontrolní činnosti nazýváme předmětnou kontrolou. Podle druhu předmětu, který je kontrolován, hovoříme například o kontrole veřejných výdajů, kontrole působností, kontrole fungování informačního systému. Pojem „předmětná kontrola“ tedy vymezuje, které 18
TYPOLOGIE KONT ROL VE VE ŘE J NÉ SPRÁVĚ
konkrétní předměty, procesy, činnosti budou (jsou, byly) předmětem kontroly. Před zahájením kontroly musí mít kontrolní orgán jasno, jaká stránka kontrolovaného předmětu bude kontrolována, zda bude kontrola pouze formální, či obsahová. Formální kontrola je zaměřena na monitorování ukazatelů, které prověřují soulad s příslušnými předpisy upravujícími výkon veřejné správy. Příkladem takové kontroly je dokumentační kontrola, kdy zjišťujeme, zda má kontrolovaný dokument všechny náležitosti (např. u smlouvy podpis oprávněné osoby, datum), které jsou stanoveny odpovídajícím předpisem. Cílem formální kontroly je tedy „vnější“ (formální) kontrola úkonů veřejné správy souvisejících s realizací stanoveného cíle. Formální kontrola závěrem konstatuje, zda jsou patřičné úkony v souladu s příslušnými předpisy, či zda je nutno v případě nesouladu daný stav napravit. Obsahová kontrola je protikladem formální kontroly. Je takovým druhem kontroly, který je zaměřen na obsah předmětného problému. Nezkoumá tedy korektnost administrativních náležitostí, nýbrž se zaměřuje na monitorování samotné, věcné (obsahové) podstaty kontrolovaného předmětu. Typickým příkladem obsahové kontroly je kontrola výsledků, která je v oblasti kontroly veřejných výdajů označována pojmem „výkonnostní audit“ (Medveď, Nemec, Orviská, Zimková, 2005). V dosavadní praxi veřejné správy jsou formální kontrola a obsahová kontrola obvykle prováděny samostatnými kontrolními subjekty. Hlavním důvodem je skutečnost, že uvedené typy kontrol vyžadují specializované odborné znalosti, jimiž jeden kontrolní subjekt obvykle nedisponuje. V praxi je žádoucí nastavit kontrolní systémy tak, aby obsahová i formální kontrola byly vzájemně se doplňujícími kontrolami. V takovém případě hovoříme, že oba druhy kontroly jsou vzájemně komplementární. Důsledná komplexní kontrola vyžaduje informace jak o formálních stránkách kontrolovaného procesu, tak i informace o jeho věcně obsahové účinnosti. Informace obou druhů kontrol jsou „vzájemně doplňujícími“ v tom, že formální kontrola monitoruje, zda příslušné procesy a činnosti jsou v souladu s existujícími právními předpisy. To je jen jedna stránka kontrolního procesu, která nepodává informaci o věcnosti kontrolovaných procesů z pohledu ekonomické racionality (zejména hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti) monitorovaných procesů. To může zjistit pouze obsahová kontrola. Ta ale odhlíží od monitorování administrativní (dokumentační, účetní) stránky problému. Obsahová kontrola tudíž tím, že odhlíží od formální stránky kontrolovaného předmětu, vůbec nemusí zjistit pochybení řídicích subjektů z důvodu nedodržení nařízení právních předpisů. Proto je žádoucí vytvářet ve veřejné správě systém kontroly tak, aby kontrola byla komplexní (úplná) a včasná. V případě nedodržení komplexnosti a včasnosti kontroly vzniká riziko společenských ztrát. Z časového hlediska rozlišujeme předběžnou, průběžnou a následnou kontrolu. Jejich analýzu provedeme v samostatných částech.
19
K O N T ROLA V E V EŘEJ NÉ SPRÁVĚ
2.2
Interní kontrola a vnitřní kontrolní systém
Instituce veřejné správy ke kontrole svých činností provádí vnitřní (interní) kontrolu. Interní kontrolu provádějí funkčně nezávislé orgány, jež působí uvnitř daného orgánu veřejné správy, případně tuto kontrolu může provádět k tomuto účelu vyčleněný zaměstnanec, který je organizačně oddělen od řídicích struktur daného orgánu veřejné správy. Výstupem interní kontroly je protokol o výsledcích kontroly. Ten je předkládán vedoucímu orgánu veřejné správy se zjištěným stavem a závěry ke korekcím v případě nalezení nedostatků. Aby mohla interní kontrola fungovat, musí mít veřejné organizace vybudované následující efektivně fungující vnitřní subsystémy (Jones, 1997): 1. Finanční účetnictví a výkaznictví. 2. Systém nákladových/výkonových středisek pro monitorování výkonu. 3. Efektivní vnitřní komunikace – všichni zaměstnanci pracují lépe v situaci, kdy znají a akceptují cíle organizace a podstatu svých vlastních aktivit. Komunikace je nástrojem řízení a kontroly každé organizace. Umožňuje tlumočit zaměstnancům očekávání nadřízených a také zpětnou vazbu. 4. Hmotná kontrola, obsahující zejména postupy pro kontrolu jednotlivých přístupů (např. přístup k výkazům). 5. Účetní kontrola, definující postupy vykazování a využívaní účetního systému. Vnitřní účetní postupy by měly okamžitě signalizovat všechny anomálie. 6. Procesní kontrola, garantující, že operace budou realizovat jen osoby s příslušným oprávněním. 7. Kontrola veřejných zakázek. 8. Systém dělby povinností a odpovědností, který umožňuje, aby všechny klíčové operace podléhaly dvojité kontrole. V realitě neexistuje perfektní kontrolní systém, plně „odolný“ proti selhání nebo zneužití. Cílem je proto tato rizika minimalizovat a včas diagnostikovat možnost jejich vzniku. Klasické chyby, které mohou negativně ovlivnit fungování kontrolního systému, jsou např.: Chyby v designu kontrolního systému – každá organizace má svá specifika, § a proto čisté kopírovaní designu kontrolních systémů jiných organizací pro vlastní potřebu nemusí vést k úspěchu. Chyby také mohou vzniknout nedostatkem času k vyvinutí efektivního kontrolního systému. Chybná implementace – každý systém kontroly může dosahovat cíle jen tehdy, § když je vhodně implementován. Vedoucí zaměstnanci musí znát cíle systému, podřízení pak znát a akceptovat standardní postupy.
20
