Konnect-IT BV
Integratie [MKB] Informatievoorziening door informatie uitwisseling
Koen van den Dool 24-9-2010
Inhoud 1.
Het nut van informatievoorziening........................................................ 3
2.
Informatievoorziening door informatie uitwisseling ............................. 3
3.
Beheersbaar groeien in informatie uitwisseling .................................... 4
4.
Enterprise Service Bus ........................................................................... 5
5. Profiteren van dezelfde voordelen die groten bedrijven hebben, door de inzet van een ESB. ..................................................................................... 6 6.
Bewustwording ...................................................................................... 7
6.1. Fase 0 ...................................................................................................... 7 6.2. Fase 1 ...................................................................................................... 8 6.3. Fase 2 ...................................................................................................... 8
1. Het nut van informatievoorziening Eigenlijk behoeft het nut van informatievoorziening geen uitleg, want iedereen heeft er mee te maken. Wij willen voorzien worden van informatie. Geen informatie maakt ons onzeker en besluiteloos. Een goede informatievoorziening stelt ons gerust en maakt ons besluitvaardig. We vinden het tegenwoordig belangrijker te weten hoe lang onze autorit gaat duren, dan hoeveel files er staan. Want daar kunnen we onze besluiten op baseren en op sturen. Het is niet voor niets dat de navigatiesystemen en het gebruik van verkeersinformatie explosief gegroeid is de laatste jaren. We leven in een 7x24 uur informatiemaatschappij. Informatievoorziening is zowel intern als extern van belang. Vraagt u zichzelf eens af van welke informatie u morgen voorzien wil worden om de juiste (business) beslissingen te kunnen nemen. U wilt vandaag weten hoeveel omzet een verkoopkanaal heeft gedraaid. Doet een aanbieding het goed of niet? Zo niet, dan moet dat morgen anders. Snel beslissen op basis van direct beschikbare informatie maakt u slagvaardig en competitief. Maar ook naar buiten toe gericht (extern) is een goede informatievoorziening van groot belang. Vraagt u zichzelf eens af van welke informatie uw klanten voorzien willen worden? En denk niet: dat kost ons allemaal moeite en geld en levert ons niets op. Dat zou wel eens een hele grote misvatting kunnen zijn! Want waarom kocht de klant bij uw concurrent, ondanks dat u een heel mooi aanbod heeft gedaan? Het komt omdat de concurrent precies kan vertellen of het product voorradig is en wanneer het product geleverd wordt, en last but not least, de klant ieder moment inzicht geeft in de orderstatus. Deze klant bestelt de volgende keer weer bij de concurrent. Dat is uw business case! Ga er van uit dat de klant alles wil weten! Hij wil proactief van informatie voorzien worden. Want informatie is transparantie. En transparantie wekt vertrouwen. En vertrouwen zoeken we, meer dan ooit. Denk aan de emoties van uw klant en laat uw informatie niet onbenut! Ga aan de slag en maak een top 10 van informatie die uw klant wil hebben, en een top 10 van informatie die uw business nu nodig heeft.
2. Informatievoorziening door informatie uitwisseling Als u uw top 10 lijstjes van informatievoorziening heeft bepaald loopt u tegen de volgende uitdaging aan: Hoe komt u aan deze informatie? Het antwoord is eenvoudig: door informatie uitwisseling. De informatie is er vaak wel, maar zit in de “gevangenis” die we software noemen. Zolang u binnen uw software pakket blijft kunt u bij deze informatie komen, maar het wordt een ander verhaal als u uw bestellingen van uw webwinkel wilt inlezen in uw
boekhoudpakket. Of als u uw klant via uw website ieder moment (7x24 uur) inzicht wil geven in de actuele orderstatus. Of als uw klantgegevens met uw klantprofielen in uw webwinkel in gesynchroniseerd wilt houden met uw CRM systeem. Uw informatie (uit uw top 10 lijstjes) zou eigenlijk als water door uw software systemen moeten lopen. Maar zo gewoon is dat nog niet. Want helaas is de praktijk vaak anders, en praten we eerder over uitzonderingen dan dat het regel is dat informatie uitwisselingen tussen uw softwaresystemen goed geregeld is.
3. Beheersbaar groeien in informatie uitwisseling Een goede en dekkende informatie uitwisseling is er nooit in één keer. Net zo goed als een baby woordje voor woordje moet leren praten (dat is informatie uitwisselen), is het ook een (leer)proces voor uw bedrijf om tot een steeds betere informatie uitwisseling te komen. Meestal begint u met de meest cruciale vormen van gegevensuitwisselingen: want deze lossen uw “pijnpunten” op. Hierna denkt u hoe u uw klant ook beter van informatie kan voorzien. En stapje voor stapje komen er steeds meer gegevensuitwisselingen tot stand. Dat is op zich goed, maar de vraag is of er niet gaande weg en stiekem een nieuwe uitdaging ontstaat: hoe houdt u al de gegevensuitwisselingen beheersbaar en controleerbaar. Vaak “lopen bedrijven dan te lang door” en komen pas in actie als er nieuwe pijnpunten ontstaan zijn, zoals: Er zijn allemaal “houtje-touwtje” oplossingen bedacht om de informatie uitwisseling te realiseren. Deze oplossingen zijn niet altijd even stabiel en de kennis van deze oplossingen verdwijnt uit het bedrijf. Hierdoor stokt de gegevensuitwisseling regelmatig, of nog erger, raakt u gegevens kwijt, en misschien wel zonder dat u het weet. (Totdat uw klant belt…) U hebt geen overzicht meer over alle oplossingen. Er zijn verschillende methoden en technologieën gebruikt die los van elkaar werken. Gemakkelijk(e) aanpassingen maken in de informatie uitwisselingen lukt niet. U hebt de man nodig “die nog weet hoe het werkt”, of het is gewoonweg te groot risico om “er aan te komen” (het draait nu stabiel, dus vooral niet aankomen.) U wilt oude software vervangen voor nieuwe, maar dat is niet meer zo eenvoudig: het hangt allemaal als een breiwerk aan elkaar, en je weet niet wat je overhoop haalt. Zo kunnen we nog wel even doorgaan. Dit bedenken we niet zelf, maar het is de praktijk bij bedrijven die gegroeid zijn en groot geworden zijn. Deze bedrijven starten grootschalige en vooral kosten intensieve projecten om de gegevensuitwisseling weer op orde en onder controle te krijgen. En dat is ook
weer een proces waar jaren over heen kan gaan. En dan geldt: voorkomen is beter dan genezen! (Het is niet voor niets dat er veel discussie is of SOA wel voldoende “return on investment” geeft.) Enfin, wij willen u helpen zodat u niet in dezelfde “valkuil” terecht komt als grote bedrijven. Want wij wachten niet totdat u dezelfde uitdaging heeft als de grote bedrijven mee kampen, maar wij helpen u dit juist te voorkomen. Door uw gegevensuitwisselingen gecontroleerd te laten groeien.
4. Enterprise Service Bus Grote bedrijven kennen over het algemeen een groot en complex IT landschap. Dat wil zeggen dat er een veelheid van applicaties (100 tot 400 applicaties is niet ongewoon), met allerlei onderlinge afhankelijkheden, zijn. Zoals beschreven in “Beheersbaar groeien in informatie uitwisseling” kost het de nodige tijd en investering om de informatie uitwisseling in zo’n landschap goed op orde te brengen. Een krachtig middel dat hierbij meestal wordt toegepast is een “Enterprise Service Bus”. De term “Enterprise Service Bus” vraagt eerst om nadere uitleg. Wat is een “Enterprise Service Bus” (ESB)? Zoals de naam al zegt gaat het over 3 dingen: enterprise, service en een bus. De “enterprise” is het totale IT landschap. Zeg maar alles wat IT is of er mee te maken heeft. Een “service” is hetzelfde als een dienst. Een dienst doet iets voor je. Een dienst voert een bepaalde taak uit. Bijvoorbeeld: het registreren van een nieuwe klant in uw CRM software. Een “bus” is net zoiets als een computernetwerk: Als je computer op het netwerk is aangesloten kan je als vanzelf andere computers benaderen, of internetten, of iets uitprinten. Of net zo goed als we de USB (Universal Serial Bus) ingang van een computer kennen: je prikt er iets in en het werkt. Dit is synoniem aan een ESB: IT systemen (software) “prikken” als het ware in op de ESB, en hebben daardoor “opeens” toegang tot diensten. Hierdoor kunnen IT systemen iets voor zich laten doen. Bijvoorbeeld: Als het IT systeem een webwinkel is, kan deze een verkoop laten registreren in het boekhoud software. Dat is handig! En scheelt u een hoop handwerk! Wat we dus zien is dat de ESB er voor zorgt dat uw IT systemen opeens elkaar diensten kunnen verlenen, en dus ook met elkaar kunnen “praten”. En dat door uw hele IT landschap heen.
Als u (IT) technisch onderlegd bent, zult u zich misschien afvragen hoe dat dit dan kan, en zullen er mogelijk allerlei vragen bij u omhoog rijzen. Verschillende software pakketten zijn toch met verschillende programmeertalen gemaakt, of op heel verschillende manieren toegankelijk? Hoe kunnen dan 2 heel verschillende software pakketten met elkaar “praten”? Het antwoord is al gegeven: de ESB! Een ESB zorgt er juist voor dat al deze (technologie) kloven (en ook andere kloven) overbrugd worden. Net zo goed als uw elektrische apparaat het “gewoon” doet als u de stekker in het stopcontact doet. U bent zorgenvrij! Nu een indruk heeft gekregen wat een ESB is, kunt u zich ook voorstellen dat dit voor grote bedrijven het middel bij uitstek is om informatie uitwisseling te gaan regelen: sluit alle software (IT systemen) aan op die ESB, en voilà: we hebben een uniforme en beheersbare manier gevonden om informatie uit te wisselen. Uw verkopen (dat is informatie uit uw webwinkel), komen nu automatisch in uw boekhoudpakket.
5. Profiteren van dezelfde voordelen die groten bedrijven hebben, door de inzet van een ESB. Als u het verhaal over de “Enterprise Service Bus” (ESB) heeft gelezen, kunnen wij ons goed voorstellen dat u nu zegt: ”Dat wil ik ook hebben voor mijn bedrijf”. Ideaal! Ben ik eindelijk van een hoop handwerk af: de bestellingen kan ik nu gewoon geautomatiseerd laten doorlopen. En via die ESB kan ik mijn online klant ook nog laten weten wat de status is van zijn bestelling.” Natuurlijk willen wij u graag een ESB bezorgen, maar het is niet voor niets dat we het verschijnsel “ESB” eigenlijk alleen nog bij de “grote bedrijven” zien.
Want het zijn tijdrovende en kostenintensieve trajecten en projecten om een ESB in te voeren. Het gaat gepaard met honderden dure consultancy uren, welke worden afgenomen bij de grote detacheerders, daar bedrijven meestal zelf geen kennis in huis hebben van een ESB. Grote bedrijven kunnen deze investeringshobbel nemen, maar dat wil niet zeggen dat dit voor u ook verstandig is. We moeten alle kanten van de zaak bekijken: een ESB levert vele voordelen, maar er hangt ook een prijskaartje aan! Met onze 25 jaar ervaring in de integratie hebben wij voor u een unieke formule ontworpen, waardoor wij u laten mee profiteren van de voordelen die de grote bedrijven bij zo’n ESB oplossing, zonder dat u eenzelfde grote investeringen moet doen. U leest hierover meer in “Onze aanpak”.
6. Bewustwording Graag leggen wij u aan de hand (bewust)wordingsproces van integratie uit.
van
een
aantal
fases
het
6.1.Fase 0 Fase 0 is de fase dat u nog geen behoefte heeft aan een vorm van gegevensuitwisseling. U hebt 1 software pakket, en doet nog veel met de hand. Het kan ook nog met de hand, want de hoeveelheden zijn nog te overzien. Vroeger deden ze ook alles op 1 papiertje, en wat is daar mis aan. Maar als u wilt groeien, en ondernemen is groeien, dan zult u al gauw merken dat uw tijd kostbaar is. Graag focussed u zich op de zaken die van belang zijn om nieuwe business te genereren, terwijl uw bestaande business geruisloos doorloopt. Bedenk voor u zelf hoeveel “handwerk” u nu verricht en wat de kosten hiervan zijn als u rekent met uw gangbare uurtarief. En dan niet te spreken van de opbrengsten die u zou hebben als u in dezelfde tijd bijvoorbeeld meer aan verkoop kon doen. Stel dat u elke dag gemiddeld 1 uur handmatig werk heeft, en het aantal werkbare dagen per jaar 261 is. Dan zijn dit 261 uur. Met een uurtarief van 65 euro is dit dus 16.965 euro. Houdt u dit 3 jaar vol, dan praten we al over 50.895 euro! En niet aftrekbaar als bedrijfskosten. Hebt u niet een business case als u met een investering van bijvoorbeeld 1.000 euro een aantal taken automatiseert door te koppelen? En dit is nog eens aftrekbaar als bedrijfskosten ook! In fase 0 wordt u kritisch want uw tijd is kostbaar. Begin al vroeg met kritisch zijn en voorkom tijdsverspilling.
6.2. Fase 1 In deze fase heeft u 1 of meerdere concrete gevallen waar de mogelijkheid tot informatie-uitwisseling (ofwel “koppelen”) u een hoop efficiency, tijd en mogelijk verhoogde klanttevredenheid oplevert. Maar u ziet nog beperkte mogelijkheden. Bijvoorbeeld: Het koppelen van uw webwinkel aan uw CRM software, zodat nieuwe klanten direct in uw CRM software geregistreerd worden. Het koppelen van uw webwinkel aan uw boekhoud pakket, zodat nieuwe verkopen direct in uw boekhouding verwerkt worden. U kunt een “business case” hiervoor maken, hoe bescheiden deze ook is in vergelijking met de grote bedrijven. Met deze “business case” zegt u in feite “als ik een koppeling tussen software pakket A en software pakket B heb kan ik X euro besparen op jaarbasis”. Maak het voor uzelf inzichtelijk! Om uw business case niet om zeep te helpen bieden wij u laag drempelige oplossingen met onze aanpak. 6.3. Fase 2 In deze fase heeft u al lang het voordeel van automatische informatieuitwisseling en de belangrijkheid van informatievoorziening onderkend. Uw onderneming wordt steeds volwassener en de volumes steeds groter. Efficiency en wendbaarheid zijn nu van levensbelang geworden. Met andere woorden: U bent toe aan een oplossing die op een echte ESB (Enterprise Service Bus) is gebaseerd. Zonder u te vermoeien met de al te technische details van een ESB, sommen wij voor u een aantal kenmerken van een ESB op. Deze opsomming is overigens niet per se uitputtend.
F
lexibel Door modulaire opbouw gemakkelijk nieuwe of andere software, maar ook externe partijen, aan te sluiten. Informatie-uitwisseling is niet meer het probleem, maar uw kracht!
U
niform De ESB biedt u een uniforme manier om informatie-uitwisseling te doen. Met andere woorden: het gebeurt steeds volgens hetzelfde principe. Hierdoor is de oplossing transparant en goed beheersbaar.
O
pen standaarden De ESB werkt met wereldwijd geaccepteerde standaarden. Hierdoor kunnen andere partijen gemakkelijk met u informatie uitwisselen. De stekker past!
G
ecentraliseerd Met een ESB is de informatie-uitwisseling gecentraliseerd. Er is 1 plaats waar informatie-uitwisseling geregeld wordt. Hierdoor worden uw investeringen zo efficiënt mogelijk uitgenut, in plaats dat het wiel elke keer opnieuw wordt uitgevonden.
C
entrale regie Doordat de ESB de informatie-uitwisseling centraliseert, kunt u ook beveiliging en monitoring centraal regelen. Zodat u in control bent!
G
roeipotentie Een ESB faciliteert bij uitstek “groei”. Een ESB is zeer goed schaalbaar en uitbreidbaar vanwege zijn modulaire opbouw. Groeit de mate van informatie-uitwisseling, dan groeit uw ESB net zo gemakkelijk mee. Een ESB is daarom ook een investering voor de lange termijn!
G
aat met zijn tijd mee Een ESB hoort bij de zgn. “ state-of-the-art” oplossingen, omdat een ESB behalve oudere, beproefde technologieën, ook de meest moderne technologieën ondersteunt. Tevens zal er functionaliteit aan de ESB toegevoegd worden wanneer er nieuwe
technologieën op de markt komen. Hierdoor blijft u bij, en raakt uw ESB niet verouderd.
M
aakt het leven van uw software eenvoudiger Een ESB neemt de “integratieproblematiek” uit handen van uw software. Want daar is de ESB juist voor. Hierdoor hoeft u geen hoge eisen te stellen aan uw software als het gaat om informatieuitwisseling.
O
nonderbroken business Een ESB werkt altijd, 7x24 uur. Hierdoor kunt u 7x24 uur uw klanten bedienen. De ESB bevat technieken om uw klant verzoeken toch af te handelen, al zijn er geen medewerkers op uw kantoor of zijn andere software systemen niet beschikbaar. Wij noemen dat “het overbruggen van beschikbaarheidkloven”. Nu hoeft u geen business meer te missen en helpt een ESB u om uw omzet te verhogen!
H
onger naar meer Met een ESB als basis voor het regelen van uw informatieuitwisselingen, kunt u naar meer. Want er is meer, bovenop een ESB. En dat meer biedt interessant mogelijkheden om uw business nog verder te versterken. Zoals: procesbesturing, realtime event afhandeling, realtime beslissingen nemen door patroonherkenning in grote hoeveelheden bulkinformatie, enzovoort.
Vertaal deze kenmerken in voordelen en business cases voor uw onderneming. Graag zijn wij u hierbij van dienst om u een advies te geven passend bij uw organisatie en situatie. Ga naar onze website, of neem contact me ons op: www.konnect-it.com
