KONFLIK ANTARPRIBADI DAN PENGARUHNYA TERHADAP ASPEK LAYANAN PADA PERPUSTAKAAN PDII-LIPI Muhammad Rosyihan Hendrawan

KONFLIK ANTARPRIBADI DAN PENGARUHNYA TERHADAP ASPEK LAYANAN PADA PERPUSTAKAAN PDII-LIPI Muhammad Rosyihan Hendrawan *Mahasiswa Pascasarjana Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Indonesia Depok, Jawa Barat

Abstract

The phrase of “the library is a growing organism” as one item of the Fifth Law of Library Science presented by S. R. Ranganathan. This statement is not an empty statement, because the library is essentially an organization that continuously evolve to meet the needs of its users. The development of a dynamic society has influenced the development of library service in PDII-LIPI, due to the paradigm developed in the community no longer describes the library as a passive object. However, the organization became actively growing with the times. Improvements and changes must be made of the various dimensions of the PDII-LIPI internal library management (governance) that have an impact on the conditions of the organization, while also external conditions will have a direct impact to the user community. Keywords: library services, PDII-LIPI, interpersonal conflict Abstrak Ungkapan “library is a growing organism” merupakan salah satu butir dari The Fifth Law of Library Science yang dikemukakan oleh S. R. Ranganathan. Pernyataan ini bukanlah pernyataan kosong, karena perpustakaan pada hakikatnya adalah organisasi yang terus menerus berkembang untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Perkembangan masyarakat yang dinamis telah mempengaruhi perkembangan layanan di Perpustakaan PDIILIPI, dikarenakan paradigma yang berkembang di masyarakat tidak lagi menggambarkan perpustakaan sebagai objek pasif. Namun, menjadi organisasi yang aktif bertumbuh mengikuti perkembangan zaman. Perbaikan dan perubahan harus dilakukan dari berbagai dimensi dari sisi internal perpustakaan PDII-LIPI (manajemen tata kelola) yang berdampak pada kondisi di dalam organisasi, selain itu juga kondisi eksternal akan berdampak langsung kepada masyarakat pengguna. Kata Kunci: Layanan perpustakaan, PDII-LIPI, konflik antarpribadi A. Pendahuluan Masyarakat yang selalu dinamis telah mempengaruhi perkembangan dunia perpustakaan. Meskipun tidak banyak pergeseran pemaknaan akan perpustakaan itu sendiri di tengah masyarakat saat ini. Perpustakaan sebagai lembaga penyedia informasi tidak bisa lagi menjadi organisasi pasif yang hanya menunggu kedatangan penggunanya. Perpustakaan di tengah era informasi dituntut untuk aktif dan inklusif. Peranannya tidak lagi berpusat sebagai pusat penyimpanan dan pendokumentasian sumber informasi melainkan sebagai agen perubahan di tengah masyarakat. VISI PUSTAKA Vol. 15, No. 2, Agustus 2013

Pelayanan yang ramah, komunikatif, dan responsif memiliki nilai utama di hati masyarakat pengguna, namun bukan hanya itu strategi yang harus dilakukan oleh perpustakaan dalam menghadapi perubahan. Dengan kata lain perbaikan dan perubahan harus dilakukan dari berbagai dimensi dari sisi internal (manajemen tata kelola) yang berdampak pada kondisi di dalam organisasi juga eksternal yang akan berdampak langsung kepada masyarakat pengguna. Kemampuan untuk mengenali kebutuhan dan karakteristik masyarakat pengguna yang dilayani merupakan syarat utama bagi perpustakaan untuk mempertahankan eksistensinya.

71

Di era digital, perpustakaan tidak lagi hanya bersaing dengan toko-toko buku atau menjadi lembaga yang dapat memonopoli layanan kebutuhan masyarakat akan buku bacaan atau koleksi yang lain. Namun, pesaing yang paling mengancam kedudukan dan peran perpustakaan justru adalah lautan informasi yang nyaris tak terbatas, yang terus berkembang dinamis di dunia maya. Di era revolusi informasi, seorang pengguna yang membutuhkan koleksi atau informasi tertentu, ia tidak harus datang ke perpustakaan dan kemudian mencari koleksi yang dibutuhkan di rak-rak dengan dibantu kartu katalog, melainkan ia cukup duduk di kamarnya sendiri, membuka laptop, dan kemudian berselancar di dunia maya untuk mengunduh e-book atau mencari informasi yang dibutuhkan melalui Google, Yahoo!, atau situs-situs yang lain. Strategi untuk bertahan tidak cukup dengan memasukkan teknologi informasi yang canggih ke dalam perpustakaan. Aplikasi teknologi informasi tersebut tidak akan maksimal fungsinya jika tidak dapat dioperasikan dengan tepat guna. Kesiapan sumber daya manusia dalam menjalankan fungsi teknologi informasi tersebut menjadi syarat utama. Mereka yang tidak memiliki kemampuan tersebut tidak akan bisa berdamai dengan kondisi saat ini. Paradigma perpustakaan harus berubah jika perpustakaan tidak ingin tergerus zaman. Kesadaran akan kondisi tersebut idealnya menjadi bahan bakar bagi penggiat perpustakaan untuk bekerja, mengelola perpustakaan, dan memberi layanan informasi secara lebih profesional. Untuk mendesain perpustakaan secara profesional, yang dibutuhkan tak lagi cukup hanya mengandalkan pada pembenahan sistem layanan perpustakaan yang hanya mengedepankan penambahan jumlah koleksi dan keramahan sikap petugas perpustakaan. Namun, justru yang terpenting adalah bagaimana para pustakawan mampu mengembangkan metode sosio-teknikal yang lebih mempertimbangkan karakteristik dan kebutuhan manusia sebagai pengguna (Sugiharti, 2011). B. SEKILAS TENTANG PERPUSTAKA AN PDII-LIPI Perpustakaan PDII-LIPI (Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah-Lembaga Ilmu Pengetahuan 72

Ilmiah) merupakan perpustakaan khusus yang memiliki peran dan fungsi dalam mendukung kegiatan-kegiatan penelitian di Indonesia. PDIILIPI didirikan oleh pemerintah Republik Indonesia sebagai sebuah lembaga pusat pengetahuan (knowledge center) yang bertujuan untuk melestarikan pengetahuan bangsa Indonesia. PDII-LIPI berdiri pada 1 Juni 1965 dengan nama PDIN (Pusat Dokumentasi Ilmiah Nasional). PDIN merupakan salah pusat di bawah organisasi LIPI (Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia). Seiring perkembangan zaman yang menuntut organisasi lebih adaptif, PDIN berubah nama menjadi PDII (Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah). Penambahan kata informasi bukanlah tanpa makna, akan tetapi mengandung refleksi citra ke arah yang lebih maju. Hal tersebut dirumuskan dalam visi PDII-LIPI yaitu : “Menjadi institusi terdepan di bidang dokumentasi dan informasi dalam rangka ikut membangun masyarakat yang adil, cerdas, kreatif, integratif dan dinamis berbasis ilmu pengetahuan dan teknologi yang humanistis.” Untuk mewujudkan visi, PDII-LIPI menetapkan misi untuk melaksanakan pemberian jasa, penelitian dan pengembangan di bidang dokumentasi dan informasi ilmiah. Perpustakaan PDII-LIPI mempunyai tugas pokok melaksanakan pembinaan dan pemberian jasa dokumentasi informasi ilmiah sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan ketua LlPI. Untuk merealisasikan tugas pokok tersebut Perpustakaan PDII-LIPI melakukan tiga jenis kegiatan utama yaitu jasa dokumentasi, jasa informasi, pembinaan dan pengembangan di bidang dokumentasi informasi. Pendokumentasian dilaksanakan secara komputerisasi melalui pengembangan pangkalan data bibliografis untuk memberikan kemudahan akses informasi. Pangkalan data yang tersedia meliputi monografi, prosiding, tesis, laporan hasil penelitian, RUT (Riset Unggulan Terpadu), artikel majalah ilmiah Indonesia, makalah seminar dan informasi paten. Selain dalam bentuk tercetak Perpustakaan PDII-LIPI juga melakukan pelestarian bahan pustaka dengan mengalihmediakan dalam bentuk mikrofis dan mikrofilm, terutama VISI PUSTAKA Vol. 15, No. 2, Agustus 2013

artikel-artikel mengenai Indonesia. Kegiatan jasa dokumentasi yang dilakukan antara lain selalu mengikuti munculnya literatur ilmiah dan usaha untuk mendapatkannya.

Perguruan Tinggi maupun Lembaga Penelitian dengan lebih dari 80.000 artikel dan 38.000 judul artikel dapat diakses secara lengkap (full text) (Perpustakaan PDII-LIPI, 2012).

Dokumentasi tersebut selanjutnya diolah dan disiapkan dalam bentuk pangkalan data dan himpunan literatur pangkalan data tersebut telah dapat diakses melalui jaring informasi global atau internet. Guna menjangkau pemakai yang belum mempunyai kemudahan akses pada jaringan tersebut secara berkesinambungan PDII-LIPI menerbitkan bentuk literatur sekunder seperti indeks sari karangan, katalog induk dan lain-lain.

Selain menyediakan akses informasi secara online melalui situs web PDII 2.0 yang dapat diakses melalui URL http://www.pdii.lipi.go.id, sumber daya informasi yang dimiliki PDII-LIPI juga dapat diakses secara langsung dengan datang ke Perpustakaan PDII-LIPI yang berada di Jl. Jend. Gatot Subroto No.10, Jakarta. Masyarakat dapat memanfaatkan layanan jasa informasi yang disajikan Perpustakaan PDII-LIPI setiap hari Senin – Sabtu pukul 08.30-15.30 WIB, di luar jam istirahat pada pukul 12.00-13.00 WIB (Senin-Kamis dan Sabtu) dan pukul 11.30-13.00 WIB (Jum’at). Perpustakaan PDII-LIPI menempati tiga lantai yaitu lantai tiga, empat, dan lima.

Kegiatan jasa informasi mencakup semua upaya untuk memenuhi kebutuhan informasi yang diperlukan pengguna baik dikerjaan sendiri maupun bekerja sama dengan pihak lain. Untuk itu PDII-LIPI berusaha menggali sumber informasi yang ada pada koleksi sendiri serta mengakses berbagai pangkalan data di luar negeri melalui internet. Berbagai jasa informasi ilmiah yang disediakan oleh PDII-LIPI antara lain, kegiatan perpustakaan, kegiatan jasa paket informasi ilmiah, jasa informasi teknologi, jasa informasi ilmu hayati, jasa informasi rekayasa dan industri. PDII-LIPI mempunyai perpustakaan yang diperuntukkan bagi pengguna yang datang langsung memanfaatkan fasilitas yang tersedia. Bagi pengguna yang tidak mempunyai keterbatasan waktu, kemampuan menemukan informasi dengan cepat dan ingin mendapatkan informasi yang sesuai dan siap dimanfaatkan, PDII-LIPI menyajikan beberapa bentuk kemasan informasi yang disesuaikan dengan keperluan (tailor made). Perpustakaan PDII-LIPI memiliki koleksi yang cukup lengkap dalam bidang IPTEK (Ilmu Pengetahuan dan Teknologi) dan ilmu-ilmu sosial. Sebagai lembaga penyedia informasi, jumlah koleksi Perpustakaan PDII-LIPI saat ini sekitar 66.000 makalah ilmiah (prosiding), 62.000 laporan penelitian, 84.000 buku, 33.000 tesis/disertasi dan 6.000 paten. Sementara untuk terbitan jurnal/majalah ilmiah Indonesia, sampai Januari 2012 tercatat lebih dari 7.000 jurnal ilmiah yang diterbitkan dan kurang dari 4.000 jurnal yang secara kontinyu mengirimkan terbitannnya ke Perpustakaan PDII-LIPI, dan yang dapat diakses yaitu sekitar 5.400 jurnal baik dari VISI PUSTAKA Vol. 15, No. 2, Agustus 2013

Lantai tiga merupakan tempat menyimpan koleksi umum (buku dan makalah/prosiding), koleksi referensi (kamus, ensiklopedia, hand book, direktori, almanak, standar, statistik, koleksi Meja Informasi, dan sebagainya), serta koleksi LIPI dan Ilmu Perpustakaan. Sementara di lantai empat terdapat koleksi wanita dan anak (buku, laporan penelitian, tesis, disertasi, dan sebagainya) serta koleksi Ilmu Pengetahuan Sejarah dan Kebudayaan (buku sejarah dan budaya). Sedangkan lantai lima menyimpan koleksi laporan penelitian dan Riset Unggulan Terpadu (RUT), koleksi tesis dan disertasi, serta koleksi jurnal / majalah ilmiah Indonesia.

Gambar 1. Bagan Struktur Organisasi PDII-LIPI

73

Perpustakaan PDII-LIPI berada pada level manajerial menengah sebagai subbidang Jasa Perpustakaan pada bidang Informasi PDII-LIPI. Pada bagan struktur organisasi nampak susunan hierarkis garis koordinasi yang birokratis. Sesuai dengan fungsi layanan pada subbidang jasa perpustakaan PDIILIPI kegiatan pelayanan dilakukan dengan dua sistem pelayanan, yaitu terbuka (open) dan tertutup (close). Ketentuan sistem pelayanan tersebut ditentukan berdasarkan dengan jenis layanan dan koleksi yang dilayankan kepada pemustaka seperti jasa layanan referensi dan informasi ilmiah yang meliputi jurnal dan karya ilmiah (laporan penelitian, skripsi, tesis, disertasi), Ilmu Pengetahuan Sejarah dan Kebudayaan (IPSK), Meja Informasi, Informasi Wanita dan Anak dilayankan secara tertutup, sedangkan layanan sirkulasi perpustakaan bersifat terbuka. Dalam merealisasikan semua kegiatannya, PDIILIPI didukung oleh 150 karyawan, 45% dari jumlah tersebut menduduki jabatan fungsional pustakawan, arsiparis, peneliti, perencana, pranata humas, analis kepegawaian dan pranata komputer. Sisanya adalah tenaga teknis bidang reprografi, mikrografi dan telematika serta tenaga adminstratif. Untuk mensinergikan seluruh sumber daya manusia yang dimiliki perlu diterapkan manajemen yang tepat agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perencanaan masa depan Perpustakaan PDII-LIPIl ditonjolkan pada upaya peningkatan pelayanan, sebab paradigma kepuasan pemakai setiap saat selalu berubah seiring perkembangan waktu. C. PELAYANAN PERPUSTAKAAN PDII-LIPI Perpustakaan PDII LIPI sebagai salah satu unit bidang jasa layanan informasi dan perpustakaan memiliki fungsi dan tugas utamanya memberikan pelayanan kepada masyarakat penggunanya. Pengguna perpustakaan PDII LIPI bukan hanya mereka yang berada di lingkungan PDII LIPI melainkan masyarakat umum, pelajar dan mahasiswa. Kegiatan pelayanan dilakukan dengan dua sistem pelayanan yaitu terbuka (open) dan tertutup (close). Ketentuan sistem pelayanan tersebut ditentukan berdasarkan dengan jenis layanan dan koleksi yang dilayankan kepada pengguna seperti jasa layanan referensi dan informasi ilmiah yang meliputi jurnal dan karya ilmiah (laporan penelitian, skripsi, tesis, 74

disertasi), Ilmu Pengetahuan Sejarah dan kebudayaan (IPSK), meja Informasi, Informasi Wanita dan Anak dilayankan secara tertutup, sedangkan layanan sirkulasi perpustakaan bersifat terbuka. Pelayanan adalah proses pemenuhan kebutuhan melalui aktivitas orang lain yang langsung (Moenir, 2002: 16-17). Pelayanan menjadi basis kegiatan pada perpustakaan. Seiring berjalannya waktu, konsep pelayanan mengalami perubahan secara dinamis. Dahulu konsep pelayanan adalah memberikan pelayanan kepada siapa yang mendatangi (baca: apapun yang bergerak di sektor jasa dan pelayanan). Jika tidak ada yang mendatangi maka tidak ada pelayanan. Sekarang ini praktek pelayanan dalam konsep masa lalu tidak berlaku di tengah masyarakat. Organisasi yang bergerak pada sektor jasa dan pelayanan menyadari bahwa keberlangsungan kehidupan organisasi mereka bergantung kepada pengguna. Maka konsep yang tadinya pengguna harus mendatangi dalam pengertian pengguna menunggu untuk dilayani sekarang ini menjadi bagaimana agar pengguna tidak menunggu untuk dilayani melainkan pelayanan mendatangi pengguna. Wajar jika seorang pengguna yang baru pertama kali mendatangi perpustakaan mengalami kesulitan dalam beradaptasi dengan lingkungan perpustakaan. Hal tersebut akan menjadi hambatan bagi pengguna untuk mendapatkan pelayanan yang tersedia di perpustakaan. Membaca kondisi tersebut idealnya pustakawan mampu bertindak responsif sesuai dengan fungsinya yaitu memberikan pelayanan. Bukan malah mengacuhkan dan baru akan memberikan pelayanan jika pengguna yang kesulitan tersebut mendatangi mereka. Namun bukan berarti pula bahwa pelayanan hanya diberikan kepada pengguna yang merasakan kesulitan.

Gambar 2. Pengguna yang kesulitan mencari koleksi

VISI PUSTAKA Vol. 15, No. 2, Agustus 2013

Nampaknya kondisi pelayanan pada perpustakaan PDII-LIPI berdasarkan hasil observasi dan pengalaman pribadi peneliti saat melakukan kegiatan pemanfaatan perpustakaan masih berlaku bahwa pengguna yang mendatangi pemustaka dalam kondisi kesulitan. Namun kami menemukan pula bahwa tidak melulu pengguna mendatangi pustakawan dalam kondisi kesulitan. Pengguna juga tidak melulu mendatangi pustakawan untuk mendapatkan pelayanan. Saat itu pengguna informasi datang di lantai tiga yang merupakan unit layanan koleksi buku. Pengguna terlihat bingung dan masih mencoba menyesuaikan diri dengan keadaan sekitar. Pengguna tersebut masuk ruangan tanpa memperhatikan daftar pengunjung yang harus diisi. Mengamati keadaan sekitar sembari berjalan beberapa langkah menyusuri jajaran rak di samping meja daftar kunjungan. Membaca kondisi pengguna tersebut salah seorang petugas meja layanan informasi berdiri dan berjalan beberapa langkah mendekati pengguna. Kondisi lain ketika datang pengguna di lantai yang sama, dari perilakunya terlihat bahwa pengguna tersebut pernah mendatangi lantai ini sebelumnya. Pengguna tersebut masuk, mengisi daftar kunjungan dan berjalan menuju petugas yang berada di area koleksi referensi dan buku tandon. Saat pengguna mencoba untuk menanyakan informasi, petugas yang sedari tadi duduk diam di tempatnya sadar bahwa ada seseorang yang mendatangi dan bertanya padanya tidak beranjak dari kursi dan memberikan jawaban singkat. Pengguna lalu berbalik dan meninggalkan meja si petugas tersebut.

Gambar 3. Pengguna yang memanfaatkan layanan informasi di lantai tiga

VISI PUSTAKA Vol. 15, No. 2, Agustus 2013

Kami bergegas ke lantai lima yang merupakan unit layanan jurnal ilmiah dan laporan penelitian, tesis dan disertasi. Mengisi daftar pengunjung, berjalan perlahan mencoba mengamati suasana. Ketika sampai pada jajaran rak-rak jurnal, tampak seorang petugas duduk sembari mengerjakan pekerjaannya, bertanya pada kami. “Ada yang bisa dibantu, Mbak?”

Gambar 4. Layanan terbitan berkala di lantai lima

Kutipan-kutipan pengalaman pengguna di atas merupakan refleksi dari pelayanan kepada pengguna saat mengunjungi perpustakaan. Ada pengguna yang dilayani dengan ramah, responsif tidak perlu menunggu, dan ada pula yang berlalu karena dilayani dengan kurang baik. Berdasarkan gambaran tersebut dapat dikatakan bahwa ada perbedaan pelayanan dan interaksi antara pengguna dan petugas. Hal tersebut bisa terjadi karena terjadi perbedaan makna dan interpretasi atas suatu hal. Memaknai layanan perpustakaan bukan menunjuk pada konteks membantu memenuhi kebutuhan informasi masyarakat dan kebutuhan pendidikan. Selain menjadi tempat pembelajaran seumur hidup, perpustakaan juga dianggap sebagai tempat bersosialisasi dan inklusi sosial yang merangsang hubungan antar manusia yang dilandasi oleh nilai saling percaya (McMenemy, 2009, p.49, dalam Laksmi, 2012). Penting untuk disadari bahwa perpustakaan merupakan organisasi yang diawaki oleh beberapa orang yang bekerja di dalamnya, fokus kegiatannya adalah pelayanan. Sehingga seharusnya memiliki pengetahuan dan pemahaman bersama mengenai bagaimana menjalankan layanan, menyeragamkan 75

sikap dalam memberikan layanan kepada pengguna. Pemahaman bersama akan pelayanan dapat diperoleh dengan mengalami pengalaman yang sama, sosialisasi, komunikasi dan proses yang terkait seperti mempengaruhi, menguasai, atau dalam memimpin. Proses ini juga mencakup membangun kebiasaan-kebiasaan, melalui peniruan dan keteladanan dan kegiatan lain. Proses memaknai dilakukan antara lain dengan menggunakan bentuk-bentuk budaya, seperti simbol, ritual, bahasa, seremoni, dan sebagainya. Karena terjadi secara kolektif, unsur-unsur budaya seperti nilai, kepercayaan, norma, dan simbol yang kemudian diekspresikan kedalam tindakan tertentu (Pheysey, 1993, p.135, dalam Laksmi, 2009). Perlekatan kata informasi pada PDII-LIPI bukanlah tanpa makna, akan tetapi mengandung refleksi citra ke arah yang lebih maju. Hal tersebut dirumuskan dalam visi PDII LIPI. Dalam visi tersebut terlihat tujuan dan strategi PDII-LIPI untuk bertahan hidup di tengah masyarakat informasi. Namun jika melihat pada kenyataan bahwa pelayanan yang dilakukan kepada pengguna akan mengakibatkan perpustakaan PDII-LIPI mengalami sepi pengunjung seperti sekarang ini. Perpustakaan PDII-LIPI juga berusaha melengkapi diri dengan alat-alat teknologi informasi yang ditujukan bagi kepentingan petugas maupun pengguna. Hanya saja fasilitas tersebut tidak dimanfaatkan secara maksimal. Di era digital, seorang pengguna bukanlah seorang yang pasif dan sekadar menunggu dilayani pustakawan tatkala mereka datang ke perpustakaan. Namun, pengguna di era masyarakat post-modern adalah seorang yang memiliki kemampuan mandiri untuk menelusur informasi layaknya pustakawan itu sendiri, memiliki akses yang seluas-luasnya terhadap informasi, sehingga keberadaan perpustakaan untuk saat ini mau tidak mau harus didefinisikan ulang dan disesuaikan dengan perubahan karakteristik dan perilaku pengguna. D. GAMBARAN KONDISI MANAJERIAL SERTA NILAI-NILAI YANG DIANUT PUSTAKAWAN UNIT LAYANAN PERPUSTAKAAN PDII-LIPI

Secara teknis, tujuan Perpustakaan PDII-LIPI 76

adalah melayani semua lapisan masyarakat terutama para peneliti dalam memperoleh informasi dan meningkatkan IPTEK (ilmu pengetahuan dan teknologi). Untuk memenuhi tujuannya, Perpustakaan PDII-LIPI melakukan serangkaian kegiatan dalam praksis manajemen. Direktur perpustakaan saat ini berlatar pendidikan S1 (strata satu), yang sudah menjabat lebih dari empat tahun. Dalam wawancara, direktur perpustakaan mengeluhkan kelangkaan sumber daya manusia, yaitu pustakawan yang bertugas sebagai pelaksana kegiatan layanan. Ketika kami berbicara dengan ketua unit layanan, beliau pun menyatakan penyesalannya atas ketidakmampuan perpustakaan untuk terlibat dalam refleksi kelompok dimana setiap orang duduk untuk berpikir dan berbicara tentang apa yang akan pustakawan lakukan dan kemana layanan perpustakaan akan diarahkan. Para pustakawan pada unit layanan relatif sedikit yaitu lima orang dan tidak punya waktu untuk kegiatan semacam ini. Fandi (bukan nama sebenarnya), adalah pustakawan pada unit layanan, telah menghabiskan sebagian besar waktunya untuk berafiliasi dalam beberapa bentuk kegiatan layanan perpustakaan dan tak tergoyahkan dalam keyakinannya akan citra positif yang dimiliki perpustakaan bila pustakawan dapat melayani pengguna dengan sebaik-baiknya. Beberapa kali sepanjang wawancara dengan kami, dia menekankan citra dan cara yang positif yang ia lakukan selama ini. Pandangannya itu diamini oleh pustakawan lainnya dalam unit layanan. Roni (bukan nama sebenarnya) menyatakan bahwa pustakawan yang diandalkan adalah pustakawan yang dianggap lebih berpengalaman. Roni berkomentar pada hubungannya yang sangat baik dengan pustakawan lainnya. Tapi ia masih memiliki ganjalan apa yang masih membayangi yaitu aspek senioritas dan ketidakseimbangan dalam hal bekerja, yang mana dalam hal ini berarti melayani pengguna. Roni memahami perannya dan apa yang bisa ia lakukan. Fandi, seperti banyak pustakawan yang aktif, menghabiskan banyak waktu melayani para pengguna yang setiap kali datang maupun tersambung secara online melalui internet (online chat). Ia sangat berdedikasi dan pro sosial, maka ia pun tak pelak juga VISI PUSTAKA Vol. 15, No. 2, Agustus 2013

mendengar banyak pujian dari kepala unit layanan. Fandi juga berargumen bahwa meja informasi adalah prioritas nomor satu. Ia berpikir bahwa semua pustakawan merasa berkomitmen yang kuat nyata untuk melayani para pengguna. Namun tidak semua mampu berinteraksi dengan para pengguna dengan baik, selain itu pustakawan di unit layanan masih kurang menjalankan layanan yang berorientasi pada pengguna seperti yang seharusnya. Walaupun demikian ia sangat percaya melayani adalah untuk membantu orang menemukan apa yang mereka butuhkan dalam koleksi. E. HUBUNGAN ANTAR STAF, KEPEMIMPINAN, DAN MASA DEPAN LAYANAN PERPUSTAKAAN PDII-LIPI Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan di lapangan bahwa perpustakaan PDII-LIPI mayoritas terdiri dari sumber daya manusia yang rata-rata dalam periode usia non produktif. Hal tersebut dapat kita lihat pada masing-masing unit layanan. Jadi bukan hanya secara fisik dan material perpustakaannya saja yang sudah berumur melainkan juga sumber daya manusia yang ada di dalamnya. Hanya ada beberapa tenaga muda yang masih direntang usia produktif. Dari hasil wawancara tersebut pula kami mengetahui bahwa perbedaan karakteristik sumber daya manusia yang ada mempengaruhi semangat hidup organisasi tersebut. Mayoritas pekerja memiliki pengalaman berpuluh-puluh tahun, beberapa gelintir merupakan tunas-tunas baru yang tumbuh dan berkembang di era informasi, yang memiliki ilmu pengetahuan dan kemampuan yang berbeda dengan pendahulunya. Bila diamati dari situasi pelayanan dan interaksi yang terjadi antara pengguna dan petugas maka karakteristik sumber daya manusia pada perpustakaan PDII LIPI adalah : 1. Usia produktif, responsif, aktif, menguasai teknologi informasi, jumlahnya terbatas 2. Usia produktif, responsif, kurang menguasai teknologi informasi 3. Usia non produktif, pasif, tidak menguasai teknologi informasi (mayoritas) 4. Usia non produktif, responsif, aktif, kurang menguasai teknologi informasi Kesenjangan usia dan pengalaman membentuk VISI PUSTAKA Vol. 15, No. 2, Agustus 2013

pola komunikasi yang kurang harmonis sehingga menciptakan konflik-konflik antar pribadi. Konflikkonflik yang muncul lebih kepada hubungan antar pribadi bukan mengenai pekerjaan. Pekerja yang merasa memiliki pengalaman berpuluh-puluh tahun memposisikan mereka sebagai senior yang harus selalu dihormati, sulit untuk diajak bekerja bersama dengan mereka yang masih muda, tidak memanfaatkan kesempatan untuk mempelajari hal-hal baru guna menunjang pekerjaannya. Bagi mereka pekerjaan yang sampai sekarang mereka lakoni hanya menunggu berakhirnya masa kerja mereka. Tidak ada lagi motivasi untuk maju dan mengembangkan organisasi. Namun ada satu hal yang mereka pertahankan yaitu disiplin dalam hal waktu, saat mulai bekerja, istirahat hingga jam pulang kerja selalu tepat. Tenaga-tenaga muda kerap dianggap sombong karena terlalu bersemangat mengaplikasikan ilmu yang mereka miliki. Semangat mereka untuk mengubah paradigma yang ada. Tenaga muda ini kurang disiplin soal waktu. Tapi mereka memiliki energi yang lebih untuk bekerja panjang dan memiliki ide dan kemampuan lebih. Kondisi ini menyulitkan pemimpin mereka dalam mendistribusikan SDM yang ada. Karena dengan mudahnya para senior untuk menolak dan mengabaikan tugas yang diberikan. Sehingga ada dua posisi yang tidak pernah mengalami rotasi yaitu layanan informasi dan layanan elektronis. Para staf senior sepakat melakukan penolakan bukan tanpa alasan, mereka memiliki kesamaan nasib yaitu mereka tidak menguasai teknologi informasi. Mereka memiliki kesamaan motivasi dalam bekerja yaitu hanya menghabiskan sisa waktu sehingga ketika era informasi tiba di hadapan mereka yang mengharuskan mereka untuk bersikap aktif, inovatif dalam memberikan pelayanan mereka bersikap menolak. Tidak harmonisnya jalinan komunikasi bukan hanya terjadi antar staf melainkan antara staf dan pimpinan. Pimpinan sudah merasa patah arang dengan sulitnya staf “senior” untuk diajak kerja sama merubah kondisi yang dialami perpustakaan. Interaksi yang dilakukan antara pimpinan dan para staf “senior” cukup terbatas dan kaku hanya sekedar basa-basi. Hal tersebut terjadi karena para staf ‘senior’ merasa bahwa pimpinan mereka saat ini tidak 77

jauh beda usia dan pengalamannya dengan mereka. Demikianlah konstruksi citra diri seorang pimpinan di mata staf senior. Karena dalam berinteraksi setiap individu membutuhkan informasi tentang orang yang dihadapi. Individu tersebut memanfaatkan informasi tersebut yaitu cara orang lain berpikir tentangnya, agar dapat memprediksi apa yang diharapkan orang tersebut dari dirinya, sehingga ia dapat mengatur kesan dan tindakan yang akan dilakukannya (Jones, 2003, p.142, dalam laksmi, 2012). Resistensi senior staf terhadap apapun reaksi pimpinan untuk mengubah kondisi telah membentuk konfigurasi yang merusak sistem. Kelemahan kepemimpinan memandulkan fungsi-fungsi manajemen untuk diterapkan secara maksimal. Pelayanan tidak berjalan dengan semestinya, visi lembaga dan standar pelayanan menjadi tidak berarti. Perbedaan nilai antara senior dan junior sebenarnya dapat dijembatani dengan adanya keinginan kuat untuk saling memahami bukan saling mempertahankan ego. Pemaknaan akan pelayanan yang ideal kepada pengguna harus dibangun secara sadar dan disosialisasikan secara terus menerus. Karena bagaimanapun setiap individu membentuk kesan dan citra dirinya sendiri agar dapat diterima oleh dirinya maupun orang lain. Proses ini bias terjadi secara tidak sadar karena sudah terbiasa melakukannya. Dalam kehidupan sehari-hari, menurut Piliang dalam Adlin (2006: 71), selalu ada hubungan timbalbalik dan tidak dapat dipisahkan antara keberadaan citra (image) dan gaya hidup (life style). Gaya hidup adalah cara manusia memberikan makna pada dunia kehidupannya, membutuhkan medium dan ruang untuk mengekspresikan makna tersebut, yaitu ruang bahasa dan benda-benda, yang di dalamnya citra mempunyai peran yang sangat sentral. Di pihak lain, citra sebagai sebuah kategori di dalam relasi simbolik di antara manusia dan dunia objek, membutuhkan aktualisasi dirinya ke dalam berbagai dunia realitas, termasuk gaya hidup. Gaya dalam memberikan pelayanan harus memiliki kesamaan. Pemahaman bersama akan bentuk pelayanan yang sesuai standar pelayanan dari. Istilah gaya hidup, baik dari sudut pandang individual maupun kolektif, mengandung pengertian bahwa gaya hidup sebagai cara hidup mencakup sekumpulan kebiasaan, pandangan 78

dan pola-pola respons terhadap hidup, serta terutama perlengkapan untuk hidup. Cara sendiri bukan sesuatu yang alamiah, melainkan hal yang ditemukan, diadopsi atau diciptakan, dikembangkan dan digunakan untuk menampilkan tindakan agar mencapai tujuan tertentu. Menurut Adian dalam Adlin (2006: 37) untuk dapat dikuasai, cara harus diketahui, digunakan dan dibiasakan. Gaya senior dalam memberikan pelayanan dan gaya junior dalam memberikan pelayanan seharusnya menjadi rumusan untuk membentuk formula pelayanan yang ideal. Karena masingmasing individu membutuhkan aktualisasi diri. Pemahaman bersama akan pelayanan harus selalu disosialisasikan dan diketahui secara bersamasama agar menjadi kebiasaan bersama (budaya). Organisasi membutuhkan pemahaman bersama yang akan menjadikan sistem berjalan dengan semestinya. F. KESIMPULAN Perpustakaan merupakan organisasi yang pada hakikatnya merupakan sebuah interaksi sosial. Organisasi lahir karena manusia ada dan manusia tetap ada karena membangun suatu sistem organisasi, demikian pula halnya dengan perpustakaan yang ada karena pengguna. Organisasi dan budaya merupakan satu kesatuan. Budaya memiliki dampak yang signifikan terhadap manajemen. Budaya membentuk perilaku manajerial. Nilai-nilai yang dianut individu pustakawan PDII-LIPI memberi pengaruh yang besar terhadap jalannya manajemen perpustakaan. Nilai-nilai individu inilah yang membentuk budaya korporasi Perpustakaan PDII-LIPI. Perpustakaan PDII-LIPI mengalami dorongan perubahan secara internal yang bersumber dari permasalahan sumber daya manusia dan perilaku manajerial. Hal ini terlihat secara signifikan dari kepuasan kerja yang rendah, produktivitas yang rendah (terutama dari staf senior), serta adanya konflik dikotomi senior-junior. Resistensi yang muncul atas dorongan perubahan secara internal tersebut menjadi penghalang utama terjadinya perubahan dalam Perpustakaan PDII-LIPI. Pekerjaan Perpustakaan PDII-LIPI di masa yang akan datang menjadi lebih berat selain karena VISI PUSTAKA Vol. 15, No. 2, Agustus 2013

semakin beragamnya masyarakat pengguna yang harus dilayani juga karena makin progresifnya akselerasi transformasi teknologi informasi yang membuat para pengguna lebih sadar dalam hal pelayanan informasi dan pustaka teknologi. Hal tersebut merupakan tantangan bagi PDII-LIPI dalam era informasi ini untuk mengatur segala sumber daya yang dimiliki melalui sistem manajemen yang tepat agar tetap mampu mempertahankan eksistensinya sebagai sebuah lembaga pusat pengetahuan (knowledge center) yang memenuhi tujuan keberadaannya yaitu untuk melestarikan pengetahuan bangsa Indonesia. DAFTAR PUSTAKA Adlin, Alfathri (ed.), 2006a. Menggeledah Hasrat: Sebuah Pendekatan Multi Perspektif. Yogyakarta: Jalasutra. __________ . 2006b. Resistensi Gaya Hidup: Teori dan Realitas. Yogyakarta: Jalasutra. Laksmi. (2012). Interaksi, Interpretasi dan Makna. Bandung: Karya Putra Darwati. Lasa Hs. (2005). Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Gama Media. Handoko, T. Hani. (2011). Manajemen ed. 2. Yogyakarta: BPFE. Hubeis, Musa. (2008). Manajemen Stratejik dalam Pengembangan Daya Saing Organisasi. Jakarta: Elex Media Komputindo. Kotler, Phillip. (1997). Marketing Management: Analysis Planning. Implementation and Control 9th ed. New jersey: Prentice Hall. Kreitner, Robert dan Kinicki. (2008). Organizational Behavior 8th ed. Boston: McGraw-Hill. Moenir, H.A.S. (2003). Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia. Jakarta: Bumi Aksara.

VISI PUSTAKA Vol. 15, No. 2, Agustus 2013

Mullins, Laurie J. (2010). Management and Organizational Behaviour. Essex: Pearson Education Limited. Ndraha, Taliziduhu. (2005). Teori Budaya Organisasi. Jakarta: Rineka Cipta. Pangestu, Raden. (2011). Mazhab dan Tipe Manajemen. Diunduh dari http://hotisu.blogspot.com/2011/08/mashab-dantipemanajemen. Pada tanggal 17 September 2012. Qalyubi, Syihabuddin dkk. (2003). Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga. Rangkuti, Freddy. (2003). Analisis SWOT Tekhnik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Restiyanto, Dumadi Tri. (2008). Peran Budaya Organisasi dalam Manajemen Modern. Diunduh dari http://dumadia.wordpress.com/2008/12/09/ peranbudaya-organisasi-dalam-manajemenmodern/ Pada tanggal 7 Desember 2012. Sabardi, Agus. (2008). Manajemen Pengantar Ed. Revisi. Yogyakarta: UPP STIM. Sugiharti, Rahma. (2011). Menyikapi Perilaku Users pada Layanan Perpustakaan di Era Digital. Makalah yang disajikan dalam Seminar Ethics Librarianship 13 Juli 2011 di Auditorium Gedung A STIE Perbanas Surabaya. Woods, David. 2009. “People related problems form the main barrier to Organisational Change”. HR Magazine, 29 September 2009. Pada http://www. hrmagazine.co.uk/hro/news/1015856/peoplerelated-formmain-barrier-organisationalchange diakses pada tanggal 13 Januari 2012. Yukl, Gery. (2007). Kepemimpinan dalam Organisasi. Ed. 5. Jakarta: Indeks.

79