konferencia budapest

DLMFORUM2005 budapest konferencia

INDEX

DLMFORUM2005 konferenciabudapest Electronic

Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Tartalomjegyzék AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG BEVEZETÔJE: A DLM FÓRUM, A MOREQ ÉS AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG Frank Brady ..........................................................................................................................................04 LEVÉLTÁRAK A KIBÔVÍTETT EURÓPAI UNIÓBAN ÉS A DLM FÓRUM – BESZÁMOLÓ Sarah Tyacke ........................................................................................................................................10 ELEKTRONIKUS ADATBÁZIS- ÉS IRATKEZELÉS AZ ICA NÉZÔPONTJÁBÓL George MacKenzie. ..............................................................................................................................18 E-KORMÁNYZÁS AUSZTRÁL NÉZÔPONTBÓL Dr. Stephen Ellis. ..................................................................................................................................22 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK ÉS NYILVÁNTARTÁSOK KEZELÉSE (ERM) ÉS A KAPCSOLÓDÓ TECHNOLÓGIÁK TRENDJEI Eric Woods. ..........................................................................................................................................27 ELEKTRONIKUS KORMÁNYZÁS ÉS ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK Angelika Menne - Haritz. ........................................................................................................................28 CARMEN CSOPORT: CONTROL ARCHIVÍSTICO DE LA MEMORA ELECTRÓNICA (AZ ELEKTRONIKUS MEMÓRIA LEVÉLTÁRI ELLENÔRZÉSE) LÉTREHOZÁS, CÉLOK ÉS PROJEKTEK Dolores Carnicer Arribas ........................................................................................................................35 EURBICA-PROJEKT – EURÓPAI JOGI ADATBÁZIS Christine Martinez ..................................................................................................................................42 TITKOSSÁG ÉS ADATVÉDELEM: KÖVETKEZTETÉSEK AZ ÉLETCIKLUS - ÉS IRATKEZELÉSRE EURÓPÁBAN Malcolm Todd ......................................................................................................................................47 AZ OLASZ KORMÁNY „DIGITÁLIS PROTOKOLL" KEZDEMÉNYEZÉSE Linda Giuva - Lucilla Garofalo ................................................................................................................49 AZ ELEKTRONIKUSAN ALÁÍRT DOKUMENTUMOK MEGÔRZÉSE Hannelore Dekeyser ..............................................................................................................................56 A MOREQ-KEL KAPCSOLATOS TERVEK: BESZÁMOLÓ A MOREQ 2 HATÓKÖRÉNEK MEGTERVEZÉSÉRÔL Ian MacFarlane ....................................................................................................................................67 A DOMEA-KONCEPCIÓ Andrea Wettman ..................................................................................................................................74 MENNYIRE NORMÁLIS A NORMALIZÁCIÓ Hans Waalwijk ......................................................................................................................................84 A DIGITÁLIS ÖRÖKSÉG MEGÓVÁSA BIZTOSÍTÁSÁNAK EGYÜTTMÛKÖDÉSI MODELLJEI: ÉSZTORSZÁG, ESETTANULMÁNY Raivo Ruusalepp ..................................................................................................................................86 AZ IRATMEGÔRZÉSI METAADATOK FOLYAMATORIENTÁLT EGKÖZELÍTÉSE Peter Horsman ......................................................................................................................................94 A DOKUMENTUM MEGÔRZÉSRE VONATKOZÓ ISO-SZABVÁNYOK FEJLÔDÉSE Hans Hofman ........................................................................................................................................96 ARCHIVÁLÁSI KÖVETELMÉNYEK A DOKUMENTUM-NYILVÁNTARTÓ RENDSZEREKBEN Markus Merenmies ..............................................................................................................................106 AZ ARCHIVÁLÁSI VERZIÓ – HOGYAN KÉSZÜL ÉS MIKÉNT NÉZ KI Jan Dalsten Sørensen..........................................................................................................................113 ADATCSERE SZABVÁNYOS ÜZENETEKKEL Karl Wessbrandt ..................................................................................................................................119 AZ ELEKTRONIKUS IRATOK ELÉRHETÔSÉGÉNEK FENNTARTÁSA Andrea Hänger ....................................................................................................................................123 A NYÍLT SZABVÁNYOK ÉS NYÍLT FORRÁSOK TAPASZTALATAIN ALAPULÓ TANULÁS Klaartje Pompe ....................................................................................................................................131

2

INDEX Electronic

DLMFORUM2005 konferenciabudapest Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A NEMZETI DIGITÁLIS ADATRAKTÁR FELÉ – MIKKELI ESETE Osmo Palonen ....................................................................................................................................139 A PRONOM SZOLGÁLTATÁS A HOSSZÚ TÁVÚ MEGÓVÁST TÁMOGATÓ TECHNIKAI RENDSZERLEÍRÓ ADATBÁZISOK Adrian Brown ......................................................................................................................................149 SZÁLLÍTÁS A JÖVÔBE DIGITÁLIS KONTÉNEREKKEL Filip Boudrez ......................................................................................................................................158 ARCHISAFE, EGY JOGILAG BIZTONSÁGOS ÉS MÉRETEZHETÔ HOSSZÚ TÁVÚ IRATMEGÓVÁSI STRATÉGIA Professzor Siegfried Hackel..................................................................................................................170 DOKUMENTUM- ÉS NYILVÁNTARTÁS-KEZELÉSI ÉS ARCHIVÁLÁSI OKTATÁS, MINT ÁLLAMPOLGÁRI ALAPKÖVETELMÉNY A DIGITÁLIS TÁRSADALOMBAN Maria Guercio......................................................................................................................................177 ÉRTÉKMODELL James Currall, Klaire Johnson és Peter McKinney ................................................................................191 DIGITÁLIS MEGÓVÁSI KÖLTSÉGMODELL Remco Verdegem ..............................................................................................................................206 INFORMÁCIÓSZABADSÁG ÉS IRATKEZELÉS AZ EGYESÜLT KIRÁLYSÁGBAN Dr. Elizabeth Shepherd ........................................................................................................................217 MOBIL JÖVÔ – KÉRDÉSEK ÉS IRATKEZELÉSI VÁLASZOK Sari Mäkinen ......................................................................................................................................232 ERM-MEGFELELÔSÉGI FELÜLVIZSGÁLAT MÓDSZERTANA Richard Blake ......................................................................................................................................239

3


Records

AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG BEVEZETÔJE: A DLM FÓRUM, A MOREQ ÉS AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG BEVEZETÔJE: A DLM FÓRUM, A MOREQ ÉS AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG Frank Brady Az Európai Bizottság azóta vesz részt a DLM Fórum létrehozásában és fejlesztésében – csakúgy, mint a fórummal kapcsolatos számos más tevékenységben –, amióta a DLM Fórum gondolata elôször felmerült. A fórum egyik nagy eredménye a leginkább MoReq néven ismert Model requirements for the management of electronic records (Elektronikus dokumentumok kezelésének követelménymodellje) – egyike a konferencia fô témáinak. Ez a dolgozat leírja, hogy a DLM Fórumot hogyan és miért hozták létre az Európai Bizottság támogatásával, s hogyan alakult tevékenysége az elsô években. Ez után kifejti, hogy a MoReq-projekt miként merült fel a DLM Fórum munkájában, és hogyan vált azon intézmények számára nagyra becsült és széles körben alkalmazott eszközzé, amelyeknek iránymutatásra volt szükségük elektronikus irataik kezeléséhez.

A DLM Fórum története

A DLM Fórum létrehozásához vezetô események láncolata 1991. november 14-én kezdôdött, amikor az Európai Közösségek Tanácsa, illetve a kulturális miniszterek az archívumok rendjérôl határozatot fogadtak el. Ez a határozat rávilágított az archívumoknak az állami szektor döntéshozatali folyamatában, s a kulturális örökségben játszott szerepének fontosságára. A határozat felkérte az Európai Bizottságot, hogy „hozzon létre egy, a tagállamok javaslatára kinevezett szakértôkbôl álló szakértôi csoportot annak érdekében, hogy megvizsgálják, milyen mértékben kívánatos a Közösségen belüli levéltári politika és gyakorlat nagyobb mértékû koordinálása". A szakértôi csoport „Archívumok az Európai Unióban" címmel jelentést állított össze az archívumok koordinálásáról. A jelentést az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványainak Hivatala adta ki 1994-ben; az hamarosan „fekete könyv" néven vált ismertté. A jelentésben hangsúlyozott azon területek között, amelyekrôl a szakértôi csoport úgy vélte, hogy indokolt az európai szintû koordináció és együttmûködés, a számítógépes archívumok megfelelô kezelése és tárolása is szerepelt. 04

Frank Brady Electronic


Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A jelentés folyományaként 1994. június 17-én megszületett A Tanács következtetései az archívumok területén való nagyobb együttmûködésrôl címû dokumentum. Következtetéseiben a Tanács ismételten aláhúzva elismerte, hogy az archívumok lényeges részét képezik Európa kulturális örökségének, és egyetértett a szakértôi csoporttal a tagállamok közötti, illetve közösségi szintû fokozott együttmûködés fontosságában az archívumok terén. A következtetések számos olyan intézkedésre világítottak rá, amelyet a jelentés vázolt fel, és amelyet a Tanács különös érdeklôdésre számot tartónak talált.

1

HL, 91/C 314/02.

2

HL C235, 1994.08.23., 3. o.

Az egyik ilyen intézkedés „egy közösségi kereteken belül megtartott multidiszciplináris fórum szervezése [volt], amely a géppel olvasható adatok kezelésének, tárolásának, megôrzésének és visszakereshetôségének problémájával foglalkozna". E fórum résztvevôi közé javasoltak meghívni közigazgatási szakembereket, nemzeti levéltári szolgálatokat, valamint az ipar és a kutatás képviselôit. Ennek alapján a Bizottság úgy döntött, hogy – szoros együttmûködésben a tagállamokkal – ilyen multidiszciplináris fórumot szervez. A fórum DLM Fórumként vált ismertté, és fô célja, hogy mind a tagállamok között, mint EU-szinten vizsgálja, elôsegítse és megvalósítsa a tágabb együttmûködést az elektronikus levéltárak terén. Amikor a DLM Fórumot létrehozták, a DLM a francia „données lisibles par machine" (géppel olvasható adatok) rövidítése volt, azonban a Barcelonában 2002-ben megtartott DLM Fórum óta a rövidítés jelentése megváltozott: „Document Lifecycle Management" (dokumentumok életcikluson át történô kezelése). Az elsô DLM Fórumot 1996-ban tartották meg, majd ezután minden három évben. Az 1996. évi fórum témája az „Elektronikus dokumentumok – együttmûködés Európa-szerte" volt. A fórum tíz nyomon követendô pontot határozott meg, ezek között volt az elektronikus iratok kezelése funkcionális követelményeinek létrehozása a közigazgatásban és a magánszektorban egyaránt. Ennek eredménye a MoReq, amirôl késôbb részletesebben beszélek. A másik, a fórumon kiemelt fontosságú kérdés a közigazgatási szakemberek és levéltárosok olyan képzési programjának a fontosságát hangsúlyozta, amely az elektronikus dokumentumok kezelésével kapcsolatos technikai kérdésekkel foglalkozik, hogy az informatikai diszciplináktól eltanulják a szükséges készségeket. Ez a képzési program „E-term" (európai képzési program az elektronikus iratkezeléshez) néven vált ismerté. Az e-termet különféle levéltári iskolák és más tagállami szakértô testületek fejlesztették ki internetes képzési programként annak érdekében, hogy az érdeklôdôk saját ütemüknek megfelelôen haladhassanak. Az 1999. évi második DLM Fórum témája „Az európai polgárok és az elektronikus információ: az információs társadalom emlékezete, együttmûködés Európa-szerte" volt. E fórum egyik legfontosabb eredménye az „iparhoz intézett DLM-üzenet", és az info-kommunikációs ipar erre adott válasza volt. Az üzenet felhívást intézett az információs és kommunikációs ipar képviselôihez, kérve ôket az aktív együttmûködésre a levéltárosokkal és az iratkezelôkkel, hogy az elektronikus dokumentumok és nyilvántartások hatékony kezelése valósuljon meg, 05


Records


e-Government

and

Digital

Archives

és hogy azok az idô múlásával is elérhetôk és mindaddig megôrizhetôk legyenek, ameddig szükség van rájuk. Az iparhoz intézett üzenet megjegyezte, hogy az információs és kommunikációs szakemberek, valamint az elektronikus dokumentumokkal dolgozó levéltárosok közötti szorosabb együttmûködés eredményeként e dokumentumok kezeléséhez alkalmazott termékeknek javulniuk kell, és ez új üzleti lehetôségeket nyit majd meg. Az információs és kommunikációs ipar képviselôi a DLM Fórum üzenetére 2000 ôszén az INSAR-ban közreadott nyilatkozattal válaszoltak. Válaszukban az info-kommunikációs ipar kifejtette, hogy „készen áll a DLM Fórum által felvetett kihívás elfogadására", valamint, hogy „felkészült és szívesen támogatja az Európai Uniónak az archívumok és nyilvántartások megôrzésére és a hozzájuk való nyilvános hozzáférés biztosítására irányuló erôfeszítéseit". Az 1999. évi második DLM Fórum üzenetére adott válasz folytán az info-kommunikációs ipar már aktívan részt vett a 2002. májusában Barcelonában tartott harmadik DLM Fórum munkájában. Ennek jó példája volt a hat „ipari fehér könyv" bemutatása a barcelonai fórumon. Az ipari fehér könyvek, amelyeket a DLM Fórum, illetve az AIIM International Europe adott ki, azokkal a kritikus területekkel foglalkoztak, ahol további munkára volt szükség az elektronikus dokumentumok, nyilvántartások és tartalomkezelés hatékonyabbá tételéhez. A fehér könyvek mindegyikét más társaság képviselôje írta; ezek a dolgozatok értékes áttekintést adtak arról, hogy az info-kommunikációs ipar miként kezeli az e területen felmerülô kérdéseket. A 2002. évi DLM Fórum témája „Az elektronikus információ elérése és megôrzése: a legjobb gyakorlat és a legjobb megoldások" volt. E harmadik fórum eredményei rámutattak a DLM Fórum és az info-kommunikációs ipar közötti partneri kapcsolat hatékonyságára. Az egyik legfontosabb eredmény az elektronikus iratkezeléssel foglalkozó európai DLM-hálózat létrehozására irányuló felhívás volt. A hálózat nem sokkal késôbb létrejött, mert felismertük, hogy a szabványosításra, a felhasználói hozzáférésre és az elektronikus dokumentumok és nyilvántartások hosszú távú megôrzésére irányuló megerôsített és kibôvített európai platform valamennyi érintett számára jótékony hatással bír. A DLM Fórum, ahol az állami és magánszektorban az elektronikus dokumentumok létrehozásával, kezelésével és megôrzésével foglalkozó szakemberek rendszeresen találkozhatnak egymással a véleménycsere és vita érdekében, mindannyiuk javát szolgálja, hiszen kollégáik szakértelmébôl és tapasztalataiból is tanulhatnak. E fórumokon számos szakember vett részt az Európai Unió tagállamaiból és a többi európai országból, Kanadából, valamint az Egyesült Államokból egyaránt.

Az Európai Bizottság támogatása a DLM Fórum számára Az Európai Bizottság aktívan részt vett a DLM Fórum létrehozásában. A Bizottság a tagállamok képviselôivel szoros együttmûködésben szervezte meg az 1996. évi elsô, majd az 1999. évi második DLM Fórumot, amelynek vendéglátója a brüsszeli Bizottság volt. Ezen szilárd alapokon nyugodva, az 1999. évi DLM Fórum után a fórum más résztvevôi, nevezetesen a tagállamok nemzeti archívumai, a tudós közösség és az ipar képviselôi együtt mindinkább a saját kezükbe vették a fórum szervezését és irányítását. Ez különösen nyilvánvalóvá vált 2002-ben, amikor a Barcelonában megtartott harmadik DLM Fórumot a 06



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

katalán kormány szervezte meg, együttmûködve a spanyol központi kormánnyal, más tagállamok és a Bizottság támogatásával. Az Európai Bizottság örömmel látja, hogy a DLM Fórum virágzása folytatódik. 2004-ben a DLM Fórumot mint alapszabállyal rendelkezô szervezetet is életre hívták, amelynek igazgatását a 2003-ban létrehozott és a jogi személyiséggel rendelkezô DLM-hálózat Európai Gazdasági Egyesülés biztosítja. A 2005. évi budapesti DLM Fórum megrendezésében a Bizottság már nem vett részt, azt maga a fórum, illetve a magyar Miniszterelnöki Hivatal szervezte. Amellett, hogy hozzájárult a három megelôzô DLM Fórum szervezéséhez, a Bizottság más módon is segítette a DLM Fórum munkáját. A múltban fontos szerepe volt a DLM Fórum munkájának felügyeletére és koordinálására létrehozott DLM-monitoring bizottságban. Ezen kívül a Bizottság szerkesztette és adta ki valamennyi korábbi DLM Fórum jegyzôkönyveit az INSAR (Information Summary on Archives – Archívumokról szóló információösszegzés) kiegészítô mellékleteként. A Bizottság mindig arra törekedett, hogy az egyes fórumokon felmerülô és nyomon követendô kérdésekkel kapcsolatban mielôbb cselekedjenek is. E tekintetben az 1996. évi fórum után, amikor a DLM cselekvési tervét megfogalmazták, a Bizottság részt vett az E-term oktatási modul kifejlesztésében, és a Bizottság rendelte meg, majd utóbb publikálta „A közigazgatás és a levéltári szolgálatok közötti viszony az elektronikus iratkezeléssel kapcsolatban" címû jelentést. Ez a jelentés az EU tagállamai közigazgatásaiban és levéltári szolgálataiban folyó elektronikus iratkezelés átfogó felmérése volt. A DLM Fórum egyik leglényegesebb és legmesszebbre ható eredménye, amelynek nyomán a Bizottság cselekvésre szánta el magát, a MoReq fejlesztése volt.

A MoReq-projekt Valamennyi DLM Fórum új fejlesztések és projektek kezdeményezéséhez vezetett az elektronikus dokumentumok és nyilvántartások kezelése, megôrzése és a folyamatos hozzáférés lehetôvé tétele terén. Az 1996. DLM Fórum egyik lényeges eredménye az elektronikus iratok kezelésére vonatkozó követelmények átfogó specifikációjára irányuló felhívás. Az Európai Bizottság magára vállalta ezt a kezdeményezést, és vezette e specifikáció fejlesztését, ami MoReq – az elektronikus dokumentumok és nyilvántartások kezelésének követelménymodellje – néven vált ismerté. A MoReq a Bizottság Vállalkozási Fôigazgatósága által irányított IDA-program (közigazgatások közötti adatcsere) keretében került kifejlesztésre. 1999-ben jelent meg az ajánlattételi felhívás; a munka 2000-ben kezdôdött és 2001-re befejezôdött. A specifikációt kidolgozó társaságot – a Cornwell Affiliates plc-t – szakértôi csapat támogatta; a specifikáció validálására különféle szervezeteket kértünk fel az állami és a magánszektorból. A MoReq-specifikációt az Európai Bizottság az INSAR mellékleteként 2002 elején jelentette meg, de már 2001-ben elektronikusan is hozzáférhetôvé tette. Az Európa honlapon online elérhetô, és ez idáig hét nyelvre fordították le, a legutóbb szlovénra és franciára. Ez a specifikáció követelménymodellt ír le

07


Records


e-Government

and

Digital

Archives

az elektronikus dokumentumok és nyilvántartások kezeléséhez, és elsôsorban az elektronikus iratkezelô rendszerrel (ERMS) kezelt elektronikus nyilvántartásokhoz ír elô funkcionális követelményeket. A MoReq-modell azt mutatja be, hogy az iktatási tervek, fájlok, dokumentumok és nyilvántartások hogyan kapcsolódnak egymáshoz; nagyon fontos, hogy a modell egyaránt alkalmazható elektronikus fájlokra és hibridfájlokra. A MoReq-et úgy tervezték meg, hogy praktikus specifikáció legyen: nem határoz meg egyetlen konkrét ERMS-t sem, ehelyett felvázolja azokat az alapvetô elemeket, amelyekkel az ERMS-nek rendelkeznie kell, hogy biztosíthassa a dokumentumok megfelelô kezelését, mindenkori hozzáférhetôségét, fennmaradásukat addig, ameddig szükség van rájuk, valamint megfelelô elhelyezésüket a megôrzési idôszak végén. Az a szervezet, amelyik a MoReq-elôírások alapján saját ERMS-t fejleszt ki, bizonyos lehet benne, hogy dokumentumait és nyilvántartásait megfelelôen fogja kezelni. A MoReq generikus moduláris specifikáció, ami azt jelenti, hogy valamennyi azt felhasználó szervezet saját ERMS-ébe a MoReq-nek azokat a vonatkozásait építheti be, amelyek az adott szervezet számára relevánsak. Az Európai Bizottságnál folyó e-Domec -projekt célja, hogy a Bizottság valamennyi részlege számára közös szabályokon és eljárások alapuló elektronikus archiválási és iratkezelési rendszert vezessen be. Az e-Domec lehetôvé teszi, hogy valamennyi, a Bizottság hivatali funkcióival kapcsolatba hozható dokumentumot, legyen az papír vagy elektronikus formátumban, biztonságosan kezeljék, tárolják és bármely idôpontban visszakereshetô állapotban tartsák. Ez nem kis teljesítmény. Nemcsak a közös szabályok és a közös ERMS kifejlesztését követeli meg, hanem a Bizottságnál teljes körû kulturális változást is, ami még mindig folyamatban van. Saját tapasztalataink szerint a MoReq sokat segített bennünket ebben a folyamatban, különösen a belsô és külsô informatikai szakértôkkel folytatott együttmûködésünkben. Különféle szervezetek különféle okok miatt használják a MoReq-et. A példák közé tartoznak a potenciális ERMS-felhasználók, akik azt az ajánlattételi felhívás elôkészítésének alapjául használhatják, vagy azok az ERMS-felhasználók, akik a meglévô ERMS auditálásához, illetve ellenôrzésének alapjául használhatják, illetve az akadémiai intézmények, amelyek azt oktatási erôforrásként vehetik igénybe. Bevezetése óta a MoReq az elektronikus iratkezelés nagyra becsült specifikációs modelljének bizonyult. Tekintettel azonban az informatika folyamatos és gyors fejlôdésére és az elektronikus dokumentumok egyre növekvô szofisztikáltságára, általánosan elfogadottá vált, hogy a MoReq-et felül kell vizsgálni, és frissíteni kell, ha meg akarja tartani elismert európai referenciamodell státusát. Ennek érdekében a DLM Fórum végrehajtó bizottsága létrehozta a MoReq-munkacsoportot, annak megvitatására, hogy a MoReq-et milyen módon kell felülvizsgálni, illetve hogy bekérje a DLM Fórum valamennyi tagjának észrevételeit és javaslatait. A MoReq javasolt felülvizsgálatát Ian MacFarlane tárgyalja „A MoReq-re vonatkozó tervek, a MoReq 2 hatókörérôl szóló jelentés" címû elôadásában. A MoReq fejlesztése kapcsán az Európai Bizottság tudatában volt annak, hogy az ilyen jellegû specifikáció valamennyi tagállamban mind az állami, mind a magánszektorba tartozó intézmények hasznára válik. További bónusz, hogy pozitív hatása kiterjed az Európai Unión

08



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

kívüli országokra is, és az ilyen jellegû modellspecifikációk nemzetközi dokumentumai részévé vált. A Bizottság biztosítani kívánja, hogy a MoReq fenntartsa relevanciáját napjaink üzleti környezetében, függetlenül attól, hogy az az állami vagy a magánszektorban valósul meg, és felismeri azt a tényt, hogy a MoReq-et felül kell vizsgálni és frissíteni kell. A DLM Fórum képviselôi tárgyalásokat kezdeményeztek az Európai Bizottsággal 2005 elején a MoReq 2 lehetséges finanszírozásáról. Ennek eredményeként a DLM Fórum áttekintette, hogy véleménye szerint mire van szükség a MoReq frissítéséhez, és a 2005. évi DLM Fórumon bemutatta a MoReq 2-re vonatkozó terveit. Az Európai Bizottság a maga részérôl megfontolás tárgyává teszi tender kiírását a MoReq jövôbeni fejlesztésére azzal, hogy a MoReq végérvényes frissítésének kifejlesztése és közzététele 2006-ban vagy 2007-ben megvalósuljon. Végezetül, mint annyi más kezdeményezést a tevékenységek annyi más területén is, az Európai Bizottság lelkesen ösztönzi az együttmûködést és a koordinációt mindazon ügyekben, amelyek valamennyi tagállamra hatnak. Széles körben elismert, hogy olyan fórum létrehozása, amely az elektronikus dokumentumok és nyilvántartások hatékony kezelésével kapcsolatos kérdésekre koncentrál, hasznos lenne a tagállamok állami és magánszektora és az európai intézmények számára is. A Tanács 1994 júniusi következtetéseinek alapján a Bizottság – szoros együttmûködésben a tagállamokkal – magára vállalta ennek a fórumnak a létrehozását, ami azóta dinamikus és progresszív testületté vált az egész Európai Unióból érkezô tagokkal.

09

LEVÉLTÁRAK A KIBÔVÍTETT EURÓPAI UNIÓBAN ÉS A DLM FÓRUM


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

LEVÉLTÁRAK A KIBÔVÍTETT EURÓPAI UNIÓBAN ÉS A DLM FÓRUM – BESZÁMOLÓ Sarah Tyacke Bevezetés Egész Európában – az állami és a magánszektorban egyaránt – gyorsan növekszik az elektronikus eszközök használata, és ez ráébresztette az embereket arra, hogy ezt a folyamatot az elektronikus iratok kezelésének fejlesztésével, és a dokumentumok hosszú idôtartamon keresztül ép állapotban történô megóvásával kell támogatni, hogy azokat a jelenben és a jövôben is valamennyi európai polgár használhassa. Közös az érdek, hogy ezt európai szinten tegyük meg, mivel igen sok szervezetnek kell az EU irányelvei és más kapcsolódó jogszabályok elôírásainak és saját üzleti, ügyviteli igényeinek is megfelelnie. Ennek a konferenciának a célja, hogy mindazokban nagy érdeklôdést ébresszen, akiket ez a forradalom érint, legyenek közigazgatási, iratkezelési, tájékoztatási vagy információs és kommunikációs szakemberek. A konferencia élére áll ennek, és támogatást nyújt a jelen problémáiról szóló véleménycseréhez, és a gyakorlati megoldások tekintetében választási lehetôségeket kínál, lehetôvé téve mindannyiunk számára, hogy saját országunkban, illetve szervezeteinken belül javíthassuk az elektronikus iratok kezeléséhez szükséges képességeket. Az elméleti és a gyakorlati ismeretek cseréjében részes partnereink száma – az új tagállamok csatlakozásával és a gazdasági élet szereplôinek részvételével – ma már sokkal nagyobb, mint korábban; ez utóbbi csoport tagjai jellegüknél fogva, különösen a szoftveriparban, gyakran multinacionális cégeket képviselnek, így ez a konferencia feltehetôleg a világ legjobb gyakorlati szakembereit gyûjtötte egybe. Várakozásaink szerint e konferencia egyik fô eredménye az iratkezelési és a digitális megóvási megoldásokra vonatkozó új felhasználó igények megfogalmazása annak érdekében, hogy az ipar, illetve a tanácskozás résztvevôi azt megfontolás tárgyává tegyék. A DLM Fórum közössége nevében köszönetet nyilvánítok a konferenciát vendégül látó magyar kormánynak. Magyar vendéglátóink és a DLM Fórum nevében üdvözlöm önöket a DLM Fórum 2005. évi konferenciájának résztvevôiként.

10

Sarah Tyacke Electronic


Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Változó társadalmak az EU-ban A kormányok információs politikája és a jogszabályok befolyással vannak az iratokra, nyilvántartásokra és levéltárakra. A technológiák hasonlóképpen hatást gyakorolnak ezekre. A demokratizálódási folyamat eredményei közé tartozik, hogy a közösségek ma már nem engedelmes alattvalók, hanem kérdéseket fogalmaznak meg, és kritikusan viszonyulnak a közszolgáltatásban dolgozók munkájához és a közszolgáltatásokhoz, sôt ma már a politikához is. A MORI által végzett közvélemény-kutatás eredményei szerint a múzeumokat, könyvtárakat és levéltárakat a történeti értékkel bíró dokumentumok különösen megbízható letéteményeseinek tekintik.

Változó társadalmak az EU-ban

• • •

Információs politika Technológia Demokratizálódás

2005. október 5. EU DLM Fórum Konferencia, Budapest

Az EU beszámoló Az EU beszámolója adja meg a DLM Fórum, illetve e konferencia munkájának kontextusát.. EU-beszámoló

- Javasolja, hogy egy európai levéltári csoport koordinálja és kísérje figyelemmel a javasolt intézkedéseket: - a DLM Fórum munkájának kibôvítése, - a levéltárak számára internetes átjáró létrehozása, - rendkívüli helyzet utáni helyreállítás, - a levéltárakra vonatkozó és más releváns jogszabályalkotási folyamat figyelemmel kísérése, - a levéltári tolvajlások és az illegális kereskedelem elleni fellépés eszközei. 2005. október 5. EU DLM Fórum Konferencia, Budapest

11



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Támogatja, elôsegíti, biztosítja, karbantartja a bizonyító erôt A legfontosabb pontok: • Az angol elnökség alatt, szeptember 7-én a Kulturális Ügyek Bizottsága elfogadta a Tanács ajánlását. • Az Európai Levéltári Csoportnak, amely a tagállamok, illetve az unió intézményei által kijelölt szakértôkbôl áll, biztosítania és koordinálnia kell a levéltárakkal kapcsolatos általános ügyekben folyó együttmûködést, illetve továbbra is figyelemmel kell kísérnie a 2005. februári „Beszámoló a levéltárakról a kibôvített Európai Unióban" címû dokumentumban említett munkát, különös tekintettel az ajánlás B. pontja szerint prioritást élvezô intézkedésekre. Ahol és amikor helyénvaló, az Európai Levéltári Csoportnak együtt kell mûködnie más releváns európai hálózatokkal is, mint például a Nemzeti Képviselôk Digitalizálással Foglalkozó Csoportjával vagy a Könyvtár, Információ és Dokumentáció Európai Hivatalával (EBLIDA). • Ezeken a területeken a munka már megkezdôdött: a svédek a levéltári tolvajlással kapcsolatos munkát vezetik , míg az Archives Nationales-tôl Christine Martinez a jogi adatbázissal összefüggô tevékenységet irányítja, és errôl késôbb lesz szó a konferencián. • Tavaly májusban a TNA által összehívott értekezleten nemzetközi megbeszéléseket tartottunk európai kollégáinkkal az internetes átjáró koncepciójáról. • A DLM Fórum fô céljai, tárgya és munkaterve illeszkedik abba az új keretbe, amit a Nemzeti Levéltárosok Európai Tanácsa november 17–18-án a Kew-i Nemzeti Levéltárban az angol elnökség alatt tartott ülésén részletesebben dolgoz majd ki.

A DLM Fórum hajtóerôi A DLM Fórum legfontosabb hatóerôi a következôk: • az állami, illetve a magánszektor ügyviteli igényei, • új országok – EU-beszámoló, • a Bizottság támogatása – DLM Fórum, • szabványok – MoReq2.

A kormányzatoknál jelentkezô elônyök Vannak olyan elônyök, amelyeket kormányzati szervezetek realizálhatnak azzal, hogy: • az e-dokumentumokat operatív, ügyleti erôforrásként kezelik, a nyilvánosság, illetve a szervezetközi tranzakciók vonatkozásában egyaránt, • az e-dokumentumokat, mint tudásvagyont megosztják valamennyi politikai, illetve operatív szinten érintett személy és szervezet között, így hatalmas mennyiségû papírtól menekülhetnek meg, és teret szabadíthatnak fel,

12



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

• hatékony hozzáférés-ellenôrzési modellekhez jutnak, • megakadályozzák a jogosulatlan változtatásokat.

A kormányzatoknál jelentkezô elônyök

• Támogatja az e-kormányzás szolgáltatásait, • Elôsegíti a tudás gazdaságát, • Biztosítja a hozzáférés szabályozását, • Fenntartja a bizonyító erôt. 2005. október 5. EU DLM Fórum Konferencia, Budapest

„Digitálisan született" iratok Ezek az elektronikus iratok komoly jövô elôtt állnak az állami szektorban, az üzleti és a nonprofit képzésben, valamint a kutatásban.

„Digitálisan született" iratok

• Közbizalom az archívumokban, • Szakértelem, • Elszámoltathatóság.


13



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Ehhez azonban az iratoknak hiteleseknek kell lenniük. Az ISO 15489 nemzetközi szabvány (Információ és dokumentáció – iratkezelés) kimondja, hogy az a dokumentum hiteles, amelyrôl bizonyítható: – hogy az, aminek állítja magát, – hogy az a személy hozta létre vagy továbbította, akirôl állítják, hogy azt létrehozta vagy továbbította, és – az állított idôben hozták létre vagy küldték el. Majd a szabványban ez következik: „A szervezeteknek, hogy bizonyíthassák az iratok hitelességét, olyan irányelveket és eljárásokat kell bevezetniük és dokumentálniuk, amelyek segítségével ellenôrzik a dokumentumok létrehozását, fogadását, továbbítását, fenntartását és elhelyezését, biztosítva, hogy az iratok létrehozói erre felhatalmazott és azonosított személyek legyenek, illetve, hogy az iratokat a jogosulatlan kiegészítés, törlés, módosítás, felhasználás és elrejtés ellen védelemben részesítsék". Kulcsfontosságú diszciplínaként az iratkezelés: – bizonyító erejû, felhasználható és megbízható iratokat szolgáltat, – a dokumentumok teljes környezetét biztosítja, – elôsegíti a jövôbeni levéltári dokumentumok azonosítását és megôrzését. Ezen kívül az elektronikus iratkezelés elôsegíti: – a digitális és a digitalizált iratok kezelését.

A DLM Fórum A DLM betûszó, a dokumentum teljes életciklusán át történô kezelésébôl (document lifecycle management) alkotott rövidítés. A DLM Fórum az állami szektorban, a kutatás területén, a magánszektor szervezeteinél és az Európai Unió 25 tagállamában tevékenykedô tagok egyesülése. A DLM Fórum céljai

• stratégiai hálózat létrehozása, • hivatalos és fenntartható szervezet biztosítása, • tudatosítás, • a technológia és a tudás átadása. 2005. október 5. EU DLM Fórum Konferencia, Budapest

14



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Az EK 2004 elején átadta az DLM Fórum fenntartását az EU tagállamainak. A DLM Fórum céljai, mint fent, csak most más szavakkal: • Az iratok teljes életciklusán át történô kezelésében az állami és a magánszektorban érintett személyek és szervezetek egy asztalhoz ültetése; • Támogatás a fórum tagjainak az iratok teljes életciklusán át történô kezelése területén feladataik és funkcióik ellátásában; • Hozzájárulás az oktatáshoz és a készségek fejlesztéséhez (konferenciák, szemináriumok és kiállítások, workshopok és képzés, irányított tanulási környezetek); • Kutatás (a felhasználói igények elemzés, gazdasági modell, ontológia-fejlesztés, ismerettechnológia, osztályozás, információ-visszakeresés); • Információs szolgáltatások, azaz megfelelô gyakorlati iránymutatások, benchmarking és tájékoztatás, oktatási és készségfejlesztési és kutatási lehetôségek, online információs portál, publikációk, vitafórumok, hírek, dinamikus dokumentumarchívum; • Technológia- és tudásátadás (technológiafigyelés, szabványok, jogszabályok és irányelvek figyelése, tanácsadás, a technológiaszolgáltatók és a felhasználók közötti kapcsolatok létrehozása, partnerség fejlesztése). A DLM Fórum tagjai közé nemzeti levéltárak, más állami szervezetek, egyetemek, egyesülések (például az AIIM, mint a DLM Fórum Titkársága), szoftverszállítók és tanácsadók tartoznak. A DLM Fórumot a végrehajtó bizottság felügyeli (tisztújítás a hét második felében), amelynek jelenleg elnökként tagja vagyok én, Sarah Tyacke, az Egyesült Királyság Nemzeti Levéltárától, míg további tag Andrea Haenger a Németország Szövetségi Levéltártól, Torbjorn Hornfeldt Svédország Nemzeti Levéltárától, Joze Skofljanec Szlovénia Nemzeti Levéltárától, Raimo Pohjola Finnország Nemzeti Levéltárától, valamint Maria Luisa Conde, Spanyolország nemzeti levéltárától.

Mûködik továbbá a DLM Fórum Európai Gazdasági Egyesülés: – amely biztosítja a jogi személyiséget ahhoz, hogy a DLM Fórum nevében kereskedelmi szolgáltatásokra vonatkozó szerzôdéseket vagy más megállapodásokat köthessünk, – amely 2003-ban azért jött létre, hogy a DLM Fórum tagjait ne terhelje semmilyen pénzügyi kötelezettség, – amit a DLM Fórum végrehajtó bizottsága irányít.

Jelenlegi tagjai: – Sarah Tyacke, Egyesült Királyság Nemzeti Levéltára, – Ulrich Kampffmeyer, Project-Consult GmbH,

15



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

– Walter Koch, AIT, – Atle Skjekkeland, AIIM (DLM Titkárság). A DLM Fórum tevékenysége 2006-2009 között A DLM Fórum elsô számú prioritása az elektronikus iratok kezelésének követelménymodellje (MoReq). A szerzôi jogok birtokosa az EK, de a MoReq-et a DLM Fórum vezeti. A DLM Fórum az alábbiakat kívánja megszervezni: – DLM tagtalálkozók minden 6 hónapban, – DLM képzési programok, – DLM konferencia minden harmadik évben, – DLM honlap dinamikus online közösségekkel és erôforrásokkal. Ezen kívül a DLM Fórum évente legalább két DLM fehér könyvet ad ki angolul, együtt az információs és kommunikációs ipar képviselôivel. Az elsô fehér könyvek lehetséges témái: – migráció és digitális továbbítás, – iratkezelési és archiválási szabványok, – az elektronikus aláírás hosszú távú perspektívái, – benchmarking az iratkezelési irányelvek, eljárások és rendszerek számára.

Tervezünk továbbá egy, a DLM Fórum által támogatott oktatási programot.

DLM Képzési program

Miért STRATÉGIA Vezetôi workshop egynapos helyszíni képzés

ERMp

Mi ERM-szakemberek kétnapos helyszíni

ERMp

Hogyan ERM-szakértôk

v. 14 online

kétnapos helyszíni

v. 14 online

KONCEPCIONÁLIS

KONCEPCIONÁLIS

FOLYAMAT

FOLYAMAT

képzés

tanfolyam

képzés

tanfolyam

Használat

ERMp ERM-mesterképzés (4-napos)

16

egynapos helyszíni

egynapos helyszín

egynapos helyszíni

egynapos helyszíni

STRATÉGIAI

KONCEPCIONÁLIS

FOLYAMAT

ESETTANULMÁNY

Képzés

képzés

képzés

képzés



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A KONCEPCIONÁLIS képzés során az ERM-elveket tanítjuk, a FOLYAMAT az ERM-programok megvalósítását oktatja. Az ERM koncepcionális moduljai közé az alábbi témák tartozhatnak: – osztályozási séma, – ellenôrzés és biztonság, – megóvás és elhelyezés, – dokumentumok begyûjtése, – hivatkozások, – keresés, visszakeresés és megjelenítés, – adminisztratív funkciók, – egyéb funkcionalitás, – nem funkcionális elôírások, – metaadat-követelmények, – referenciamodell, – hozzáférés-ellenôrzési modell. A DLM Fórum új honlapja Az AIIM most készíti a DLM Fórum új honlapját, amelynek dinamikus és „élô" honlapnak kell lennie, hogy lehetôvé tegye a tagoknak, hogy megosszák egymással, megtanulják egymástól és megvitassák a legjobb gyakorlat példáit. Ez az új honlap lehetôvé teszi a tagsági, illetve megújítási kérelmek automatizált kezelését, hozzáférést biztosít a tagoknak az online és élô közösségekhez, és lehetôséget nyújt a tagoknak saját információik közzétételére stb. A DLM új honlapja az alábbiakat biztosítja a tagok számára: – online információs portál, – elektronikus címlisták automatikus kezelése, publikációk, – vitafórumok, – hírek, – dinamikus dokumentumarchívum, – technológiafigyelés, – szabványok, – jogszabályok és irányelvek figyelemmel kísérése, – tanácsadás, – a technológiaszolgáltatók és a felhasználók összekapcsolása, – partnerség fejlesztése, – tagtalálkozók, konferenciák, szemináriumok, workshopok és képzési programok jegyzéke. 17

ELEKTRONIKUS ADATBÁZISÉS IRATKEZELÉS AZ ICA NÉZÔPONTJÁBÓL


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

ELEKTRONIKUS ADATBÁZISÉS IRATKEZELÉS AZ ICA NÉZÔPONTJÁBÓL George MacKenzie 1. Mi az ICA? Az ICA a világ levéltárosi közösségének szakmai szervezete, amely a világ levéltári öröksége érdekében fejti ki tevékenységét. Soraiba tartoznak a nemzeti levéltárak vezetôi, a levéltárosok szakmai szervezetei, a regionális és helyi archívumok, más szervezetek levéltárai, valamint egyéni levéltárosok is. Az ICA tagja 190 ország több mint 1 400 intézménye, így globális hálózatával valóban nemzetközi szervezet. Egyéni tagjai sorába több mint 200 levéltáros és nyilvántartás-kezelô tartozik. Nem kormányzati szervezetként független a politikai folyamattól; tagjai közé tartoznak állami és magánlevéltárak, intézmények és személyek. Az ICA szorosan együttmûködik olyan kormányközi szervezetekkel, mint az UNESCO vagy az ICCROM, és szoros kapcsolatokat ápol más nem kormányzati szervezetekkel is.

Az ICA európai szervezete az EURBICA, amely különféle területeken tevékenykedô tagokat tömörít az egész kontinensrôl. Létrejött egy EU-levéltárosi csoport is, amelynek valamennyi tagja egyben ICA-tag, de attól függetlenül mûködik. Az ICA együttmûködik számos nemzetközi szervezettel, beleértve az Európa Tanácsot is.

2. Mit tett az ICA? Az ICA egyik erôssége, hogy a nemzeti határokon át képes az információ megosztására és cseréjére, és mûködése a gyakorlat számára használható szakmai eredményeket hoz. A korábban 15 ország képviselôjének részvételével létrehozott elektronikus nyilvántartásokkal foglalkozó bizottság egyedi és értékes kézikönyvet publikált ez év elején, gyakorlati útmutatást adva a levéltári szakembereknek. A korábbi bizottság munkájára alapozott könyv az elektronikus nyilvántartásokhoz taktikai szinten közelít, azaz a „hogyan" kérdésére keresi a választ. A kötet szorosan összefüggô fejezetek sorozatán keresztül bemutatja, hogy miként lehet az elektronikus iratkezelési gyakorlatot stratégiai nézôpontból befolyásolni, és hogyan lehet a nyilvántartás-vezetési funkciókat új vagy meglévô rendszerekbe integrálni. Ezt követôen a könyv az elektronikus dokumentumok megóvásának különféle lehetôségeit értékeli, és megvizsgálja, hogyan lehet az ilyen dokumentumokhoz rövid, illetve hosszútávon

18

GEORGE MACKENZIE Electronic

Records

DLMFORUM2005 konferenciabudapest Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

hozzáférést biztosítani. A kézikönyv nyomtatott változata ingyenesen valamennyi ICA-tag rendelkezésére áll, de elektronikus formában mindenki elérheti az ICA honlapján: www.ica.org.

3. Mivel foglalkozik az ICA most? A 2004-ben Bécsben tartott kongresszusán az ICA úgy határozott, hogy átalakítja struktúráját, és programját is úgy igazítja át, hogy az még inkább megfeleljen a tagok igényeinek. Bécsben négy prioritást élvezô területet határoztak meg, ezek közül az egyik az elektronikus dokumentumok és az automatizálás, ennek magam vagyok az elnöke. A szervezet különféle szakmai projektekre is pályázatot írt ki, ez még nyitva áll az újabb jelentkezôk elôtt. Eddig négy projektet hagytunk jóvá: a svájci levéltár vezeti a szoftverklíringház létrehozását célzó programot, a londoni Nemzeti Levéltár (TNA) a technológiafigyelési projekten dolgozik, és szintén a TNA vezeti az archiválással foglalkozó honlapokra vonatkozó információcsere-fórumot, míg a Feröer-szigetek archívuma a kisléptékû digitalizálási és elektronikus adatkezelési feladatokkal kapcsolatos munkáért felel. Jelenleg is folynak a tárgyalások az ausztrál levéltárral a dokumentumkezelô szoftverek funkcionális követelményeire vonatkozó projektrôl, Utah állam genealógiai társaságával pedig olyan projektrôl, amely programcsomagot biztosítana a katalogizáláshoz, valamint képek beviteléhez, továbbá a nemzetközi határokon átnyúló erôforrás-allokációhoz.

4. Milyen értékkel járulhat hozzá az ICA a projektekhez? Az ICA nem finanszírozó szervezet, és nem bôvelkedik emberi erôforrásokban sem, de a következôkben mégis közremûködhet: • a projekteket nemzetközi kontextusba helyezheti, mivel az archívumokat és levéltárosokat az egész világra kiterjedôen képviseli, és döntéshozó testületei szerte a világon meghatározzák a szakma stratégiákat; • lehetôséget ad a társzervezetek közremûködésével felülvizsgálatra és a szakmai szempontok alapján történô validálásra; • a szakmai kapcsolatok és potenciális partnerek hálózatával rendelkezik; • nagy szakértelemmel rendelkezik a nemzetközi projektek fejlesztésében és irányításában; • hálózata segítségével a termékeket közvetlenül a szakmai felsôvezetôkhöz juttathatja el; • képes befolyásolni a nemzeti és nemzetközi finanszírozó testületek döntéseit.

Az ICA aktívan keresi az alkalmas projekteket, amelyekhez szakértelmét és nevét adhatja. Olyan projekteket igyekszik felkutatni, amelyeknek a végtermékei, illetve eredményei valós és gyakorlati értékkel bírnak a levéltárosok és a nyilvántartások vezetôi számára szerte a világon, különféle intézményekben, illetve eltérô gazdasági és technológiai környezetben.

19

ELEKTRONIKUS ADATBÁZISÉS IRATKEZELÉS AZ ICA NÉZÔPONTJÁBÓL


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Az ICA a szabványosítás iránt is nagy érdeklôdést mutat. Megfigyelôi státussal rendelkezik az ISO illetékes bizottságaiban, és tagjai számos területen igen aktívan részt vesznek a szabványok kidolgozásában, többek között a levéltári anyagok leírása és az adatcsere, illetve az iratkezelés terén. Teljes mértékben támogatja a MoReq-kel kapcsolatos munkát, és elôsegíti annak fejlesztését és javasolt bôvítését is.

5. Milyen kihívásokkal kell szembenéznünk? Legalább három nagy szakmai kihívással kell a nyilvántartások vezetôinek, illetve közigazgatási és technológiai partnereiknek szembenéznie. Az elsô magukból a dokumentumokból adódik. Hatalmas növekedés várható ugyanis a keletkezô dokumentumok mennyiségében, ami rövid idôn belül nagyon is valós információs „cunamihoz" vezet. A Technology Review címû lapban Tom Hawk az IBM-tôl azt jelezte, hogy a következô néhány évben a világon több információ keletkezik majd, mint az elmúlt ezer évben összesen. Ez nagyrészt az elektronikus dokumentumrendszerek gyors terjedésének tulajdonítható az állami és a magánszektorban egyaránt. Az EU Információs társadalom és média fôigazgatóságán dolgozó Capgemini-konzulensek egy közelmúltban született jelentése szerint a 15 EU-tagországban a közszolgáltatások 46 százaléka már online módon elérhetô. A világ rekordsebességgel halad a digitalizálás felé. A második kihívás a levéltárosi tudást és készségeket érinti. Amit el kellene érnünk, az nem kevesebb, mint a dokumentumok alapos és beható ismerete valamennyi formájukban, azaz a dokumentumok fölötti intellektuális hatalom megszerzése a cél. Csak ennek elérésével kezelhetjük ezt a hatalmas és egyre növekvô információtömeget. Az elektronikus dokumentumokkal foglalkozni nem csak azt jelenti, hogy a technológiai hibákat ki kell javítani. Nem egyszerûen a metaadat-séma kérdése, hanem olyan alapvetô tudásra és készségekre van szükség, amelyeket csak a levéltárosok alakíthatnak ki az anyagok értékeléséhez és kiválogatásához. Ezeket az ismereteket kell alkalmazni annak meghatározására, hogy mi a fontos és mi a maradandó érték, elkülönítve attól, ami lényegtelen és csak átmeneti értékkel bír. Az ICA elektronikus dokumentumokra vonatkozó kézikönyve szerint négyfajta készségre van szükség. Mindenekelôtt levéltárosi készségekre, arra a hagyományos képességre, hogy kiválasszuk és értékeljük azt, ami fontos, és amit meg kell ôrizni, és ezzel kapcsolatban tanácsot adjunk. A második az elektronikus dokumentumkezeléssel kapcsolatos készség, azaz annak megértése, hogy a hagyományos készségek miként hasznosíthatók az új rendszerekben, például hogyan kell meghatározni a nyilvántartásban fellelhetô dokumentumok megôrzésének elôírásait, mi az elektronikus dokumentum-nyilvántartás, hogyan kell annak alkotóelemeit megóvni? Harmadszor, technikai készségekre van szükség, azaz alkalmasnak kell lenni arra, hogy például a szoftverigényekkel kapcsolatban tanácsot adhassanak. Ez azt jelentheti, hogy a rendszereken dolgozó alkalmazottakat részesítjük képzésben, hogy megértsék, mit jelent a nyilvántartások fenntartása, és nem a levéltárosoknak tanítjuk meg a rendszerekkel kapcsolatos készségeket. Negyedszer, vezetôi és interperszonális készségek, azaz olyan képességek, amelyek birtokában kialakíthatjuk a jövôképet, tudunk 20

GEORGE MACKENZIE Electronic

Records


e-Government

and

Digital

Archives

kommunikálni, tárgyalni és tudunk konzultálni. Ezek a tulajdonságok jellemzôen nem igazán erôsségei a levéltári szervezetekben foglalkoztatottaknak, viszont alapvetô fontosságúak, és ha szükséges, akár külsô segítséggel is meg kell szerezni ezeket. A harmadik kihívás az ügyfél. Szándékosan használom ezt a kifejezést, hogy az tükrözze a levéltári szervezetek és a szolgáltatásainkat igénybe vevô emberek közötti új viszonyt új. Az emberek egyre inkább ismerik állampolgári jogaikat és sokkal felkészültebbek azok gyakorlására. Gyakran nagyon is tudatában vannak, hogy adófizetôként milyen szerepet játszanak, ezért egyre többet követelnek az állami szervektôl. Tudatában vannak a szolgáltatási szinteknek, és folyamatosan többet és jobbat kérnek. A távolról való hozzáféréssel az ügyfélbázis is sokkal színesebb és tagoltabb lesz, mint valaha. Ezen a változó színtéren nagyon alapos figyelmet kell szentelnünk az ügyfélnek és kívánságainak. Ez nem könnyû feladat, mert nem tudjuk, hogy mi az, amihez az ügyfelek hozzá kívánnak férni, nem tudjuk, hogyan akarják azt keresni, és nem tudjuk, hogy miként akarják az információt elérni. Nem tudjuk, hogy mit hoz a jövô, de elôrejelzésekkel kell próbálkoznunk. Elôre kell jeleznünk, hogy az ügyfeleink várhatóan mit akarnak majd, és rugalmasnak kell lennünk az általunk nyújtott szolgáltatásokban, hogy gyorsan reagálhassunk, ha elôrejelzéseink helytelenek voltak.

21

E-KORMÁNYZÁS AUSZTRÁL NÉZÔPONTBÓL


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

E-KORMÁNYZÁS AUSZTRÁL NÉZÔPONTBÓL Dr. Stephen Ellis BEVEZETÉS Bevezetésként az elektronikus környezetben megvalósuló e-kormányzásra vonatkozó megjegyzéseimhez szeretném önöknek felvázolni az ausztrál kormányzati struktúrát mintegy háttérként, hogy el tudják helyezni az itt következôket. Ezután szólok majd arról, hogy miként áll az e-kormányzás Ausztráliában, és végül az e-kormányzat összefüggésében tárgyalom az e-kormányzás kérdését.

Az ausztrál kormányzati rendszer Mint ahogyan önök közül bizonyára sokan tudják, Ausztrália hat olyan állam föderációja, amely a 19. században még brit gyarmat volt. A szövetségi kormány fô feladatai az országos hatókörû tevékenységekhez kapcsolódnak, ilyen a védelem és a külügyek, a távközlés, a légi közlekedés, a szállítás és a gazdaság teljes egészében. Az alkotmány a fennmaradó jogköröket az egyes államokra bízza; nagyrészt ôk a felelôsek a rendôrségért, a közbiztonságért, a tömegközlekedésért, az oktatási és egészségügyi szolgálatokért és a helyi kormányokon keresztül számos olyan funkcióért, amelyet Európában és Amerikában az önkormányzati hatóságok látnak el. Amint befejeztem a különféle kormányzati szintek közötti felelôsségmegosztás leírását, azonnal tudatosult bennem, hogy a gyakorlatban ezek a felelôsségi körök milyen sokféleképpen feszegetik a hivatalos alkotmányos határokat. Például, bár hivatalosan az államok felelnek az általános iskolai és a középfokú oktatásért, a gyakorlatban a finanszírozás nagy része, valamint a nemzeti szabványok megalkotása a szövetségi kormánytól származik, miközben az ilyen szolgáltatások konkrét biztosítása marad csak az államoknál. Ugyanez vonatkozik az egészségügyi szolgálatra. Más esetekben néhány olyan funkció, amely korábban a kormányzat valamelyik szintjéhez tartozott, egy másikhoz került át: például a 20. század nagy részében a jogsegély az államok felelôssége volt, de a 70-es évek közepétôl a 80-as évek végéig ezt a szövetségi kormány vállalta magára, majd visszaadta az egyes államoknak. Az állampolgárok szempontjából a kormányzat különféle szintjei közötti felelôsségmegosztás szintén nem konzisztens. Például az államok kormányai felelnek a születések, a halálozások 22

Dr. Stephen Ellis Electronic

Records


e-Government

and

Digital

Archives

és a házasságkötések nyilvántartásba vételéért. Ezen nyilvántartások mindegyike elkülönül az egyes államokon belül, az államok, illetve a szövetségi kormány között. A kormányzat valamennyi szintje használja azonban az ilyen nyilvántartásokban lévô információt, arra támaszkodik, még akkor is, ha az ellátott funkció nem az államok kezében van – ha valaki például a társadalombiztosítási rendszertôl kér jövedelempótló támogatást, a születési bizonyítványa alapján kiadott azonosító ûrlapra van szüksége. Erre a példára majd késôbb még visszatérek az e-kormányzat összefüggésében.

e-kormányzat Ausztráliában Hogy rátérjek az ausztrál helyzetre az e-kormányzás tekintetében, beszámolhatok önöknek arról, hogy mint sok más OECD-ország, az ausztrál kormányok – valamennyi szinten – is szorgalmasan magukévá tették az informatika fejlôdése által kínált e-kormányzati kezdeményezéseket. Ausztráliában a legtöbb kormány már a 90-es évek közepén rendelkezett hivatalos irányelvekkel, amelyek különféle szerveik számára elôírták az online információs szolgáltatások biztosítását. Mindenütt ugyanazt a fejlôdési utat követték, amelyet hasonló országokban máshol is láttunk: kezdetben statikus információt nyújtottak, ami nagyrészt olyan anyagok más formátumú kiadását jelentette, amelyeket rendszerint nyomtatásban terjesztenek; ezután a kormányzati honlapok sokkal dinamikusabbá váltak, és nemcsak a folyamatosan változó adatbázisokból származtatott információkat kínálták konfigurálható verziókban, hanem interaktív szolgáltatásokat is, amelyek révén az állampolgárok elintézhetik ügyeiket a kormányzattal. Az ausztrálok általában szívesen veszik át a technológiai újításokat, függetlenül azok megjelenési formájától, és az internet sem volt kivétel. Az elmúlt 10 év vizsgálatai rámutattak, hogy nemcsak azoknak az embereknek a száma nôtt folyamatosan, akik képesek az internet használatra, hanem azoké is, akik a világhálót aktívan felhasználják arra, hogy a közigazgatással kapcsolatos ügyeiket azon keresztül bonyolítsák le. Az országos népszámlálás eredményei 2001-ben azt mutatták, hogy az ausztráloknak mindössze 37 százaléka nem használja az internetet, míg egy frissebb, 2005. évi sajtófelmérés szerint az ausztrál háztartásoknak már 52 százaléka rendelkezik internet-hozzáféréssel1. Az ausztrál kormány Információkezelési Hivatala által végzett 2003. évi, az e-kormányzat elônyeit kutató vizsgálata eredményei azt mutatták, hogy az internet-felhasználók 80 százaléka intézte ügyeit a kormányzattal az online-szolgáltatások igénybevétele útján. Az üzleti válaszadóknak 57 százaléka, és a nem üzleti válaszadóknak 46 százaléka használta az e-kormányzati szolgáltatásokat. Ugyanakkor néhány összehasonlító vizsgálat, amely az e-kormányzat fejlettségét és elfogadottságát kutatta, az ausztrál kormányzatokat – a többi hasonló országgal összehasonlítva2 – a legfelsô 5 százalékba helyezte.

1

E-Government Benefits Study (Az e-kormányzat elônyeirôl szóló tanulmány), Office, Canberra, 2003. április, 24.o.; Sydney Morning Herald Good Weekend Magazine 2005. április 9.

2

Better Services Better Government (Jobb szolgáltatások, jobb kormány), National Office for the Information Economy, Canberra 2002, 4.o. 23



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Szemben a korai 90-es években tapasztalt helyzettel, amikor a legtöbb kormányzati szerv egyáltalán nem volt jelen a világhálón, ma már a kormányzás minden szintjén interaktív szolgáltatásokat nyújtanak. Például a Bevándorlási, Multikulturális és Bennszülött Ügyek Minisztériuma – ez az a szervezet, amely az Ausztráliába való belépés ellenôrzéséért felel – évente többszázezer vízumot bocsát ki kizárólag a web-szolgáltatáson keresztül. A Külügyi és Kereskedelmi Minisztérium a honlapján keresztül ad ki utazási figyelmeztetéseket a nem biztonságos célállomásokról, sôt ilyen elôfizetéses szolgáltatást is kínál, amelynek segítségével az utazó a legfrissebb információk birtokába juthat. És ez csak néhány példa a kormányzás szövetségi szintjérôl. E fejlôdés nemcsak a kormányzati munka hatékonyságának javulása szempontjából járt számottevô elônyökkel, hanem a kormányzati szolgáltatások felhasználói számára is, azok következetessége, az ügyintézés gyorsasága és az idômegtakarítás révén. Ugyanakkor ezek az e-szolgáltatások nehézségeket okoztak mind a szolgáltatásnyújtók, mind a felhasználók számára; ez utóbbiak most elôször szembesültek az ausztrál kormányzati rendszer rendkívüli bonyolultságával és funkcióinak szétaprózottságával. Bár az elmúlt 10 évben a kormányzati honlapok közötti navigálás lehetôsége sokat javult, a nyitó megjegyzéseimben felvázolt bonyolultság a mai napig riasztóan hat sokakra, akik a kormányzati szolgáltatásokat online környezetben kívánják igénybe venni. Ezek azok a kérdések, amelyekkel az ausztrál kormányzatok manapság foglalkoznak: megkísérlik a világhálón való jelenlétüket inkább a felhasználók életeseményeivel, mintsem a szolgáltatásaikat alátámasztó jogszabályi vagy közigazgatási struktúrákkal összhangba hozni. De a nehézségek ettôl még komolyak maradnak. Térjünk vissza a születés, halálozás és házasságkötés életeseményeire tett korábbi hivatkozásomra. Az elkülönített állami nyilvántartások nem teszik lehetôvé az összekapcsolást vagy az adatok megosztását. Nincs szabványos „állampolgári nyilvántartás", sôt még megállapodás sem arra vonatkozóan, hogy az mit tartalmazhatna. Miközben a demokratikus hatalmi ágak közötti egyensúly szempontjából nézve a jogköröknek és hatásköröknek ez az elkülönítése igen kedvezô, súlyos akadályokat jelent a föderációs kormányzat határain átnyúló integrált szolgáltatások nyújtása szempontjából, de akkor is, ha azt a célt szeretnénk elérni, hogy az online-szolgáltatások középpontjában az állampolgár, és ne a szervezet álljon. Például éveken keresztül próbáltak megállapodásra jutni a nemzeti elektronikus egészségügyi nyilvántartásról, ami igen elônyös lett volna a betegek számára, de a hatékonyság javulása miatt a kormányzatoknak is, állami és szövetségi szinten egyaránt. Azonban az adatvédelmi elvekkel, illetve az „a csak az férjen hozzá, akinek szüksége van rá" elvével kapcsolatos kérdések túlságosan nehéznek bizonyultak ahhoz, hogy elfogadható válaszokat találjanak; ennél könnyebben megoldható a szabványosított interoperabilitás pusztán technikai kérdése. Sikeresebbek voltak azok az erôfeszítések, amelyek révén az online-felhasználók számára – az ügyintézés egyszerûsítése érdekében –szervezeti határokon átnyúló ügyintézési lehetôségeket biztosítottak. A közelmúltban például az ausztrál adóhivatal sikeresen megállapodott a Medicare Australia-val, hogy az adóhivatal online szolgáltatásai igénybevételével adózó ausztrálok az adóbevallással együtt közölhetik Medicare-adataikat is, úgy, hogy ugyanazon illesztôfelületen keresztül érhetik el a Medicare24

Dr. Stephen Ellis Electronic

Records


e-Government

and

Digital

Archives

rendszert. Ez a példa természetesen a kormányzat egyetlen szintjén belül mûködik, és még sokat kell tennünk ahhoz, hogy az illetékességi területeken átnyúló szolgáltatásokat biztosíthassunk. És ez hoz el elôadásom fô kérdéséhez, ami egyben az a kérdés is, ami a leginkább érdekel bennünket: a kormányzás kérdéséhez.

E-kormányzás Az ausztrál szövetségi kormányban 2002 óta a Better Services Better Government3 (Jobb szolgáltatások, jobb kormányzat) stratégiája szabja meg azt az összkormányzati keretet, amelyhez a kormányzati online-szolgáltatásokat szeretnék igazítani. E nagy ernyô alatt számos összefüggô stratégiát fejlesztettek ki, hogy elôsegítsék, illetve szabályozzák mindennek a gyakorlatba történô átültetését, iránymutatást adva a kormányzati szerveknek, hogy mit is kell megvalósítaniuk. Ezek közé tartozik a Technical Interoperability Framework4 (Technikai interoperabilitási keretek), amely elôírja a kormányzatok közötti interoperabilitási szabványokat, valamint az Ausztrál Nemzeti Levéltár által kibocsátott e-Permanence (emaradandóság) szabvány- és iránymutatás-gyûjteményt5, amely 2000 óta segíti a kormányzati szerveket törvényes kötelezettségeik teljesítésében, a kockázatkezelésben, valamint abban, hogy eljárásaik hozzáadott értéke a jó nyilvántartási gyakorlat alkalmazása révén tovább növekedjék. A még a 90-es években elindított kezdeményezéseket folyamatosan aktualizálják, egyre inkább elôsegítve a gyakorlati megvalósítást azzal, hogy a kormányzati szervezetek kezébe eszközöket, illetve a legjobb gyakorlatra vonatkozó iránymutatást adnak. Az ausztrál kormányzati Információkezelési Hivatal által 2004-ben kifejlesztett igényértékelési módszertan célja az volt, hogy segítséget nyújtson a kormányzati szerveknek az e-kormányzati szolgáltatások biztosítására irányuló javaslatok értékelésében. Ez konkrét iránymutatás az online -szolgáltatások által felvetett e-kormányzási kérdések kezelésére. A módszertan meghatározása szerint a kormányzási kérdések közé tartozik: – a demokratikus folyamatokban való növekvô közösségi részvétel, – a kormányzati folyamatok növekvô átláthatósága, és – a fokozott elszámoltathatóság.

Nyilvánvaló, hogy ezek nem mindegyike kapcsolódik minden kormányzati szolgáltatáshoz. A legtöbb életeseménynél a második kettô – a folyamatok átláthatósága és az elszámoltathatóság – az, ami a szolgáltatások legtöbb felhasználója számára igazán számít. Ezek a megvalósítás szintjén számos komplex kérdést vetnek fel, és én ezeket szeretném megtárgyalni, hivatkozva az ausztrál kormányzat által nyújtott online-szolgáltatások néhány gyakorlati példájára, mielôtt a felvetett kérdések megvitatására invitálnám önöket. 3

Better Services Better Government, op.cit.

4

http://www.agimo.gov.au/publications/2005/04/agtifv2#Australian20Technical20Framework.

5

http://www.naa.gov.au/recordkeeping/overview/summary.html 25



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Végezetül, az e-kormányzás jogszabályi kereteinek és irányelveinek csekély hatása van, ha azokat a gyakorlatban nem támogatja megfelelô technikai és közigazgatási infrastruktúra. Konkrétan ez azt jelenti, hogy az ügyintézés dokumentumainak létrehozására, összegyûjtésére és kezelésére megfelelô megoldását kell biztosítani. Csak ezen az alapon lehet az e-kormányzat legalapvetôbb feltételét – a bizalmat – megszerezni. Azok a rendszerek és ügyintézési folyamatok, amelyekben a felhasználók és más érintettek nem bíznak, egyszerûen meg fognak bukni.

26


Records

AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK ÉS NYILVÁNTARTÁSOK KEZELÉSE (ERM) ÉS A KAPCSOLÓDÓ TECHNOLÓGIÁK TRENDJEI Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK ÉS NYILVÁNTARTÁSOK KEZELÉSE (ERM) ÉS A KAPCSOLÓDÓ TECHNOLÓGIÁK TRENDJEI Eric Woods Összegzés Eric Woods, az Ovum kormányzati gyakorlattal foglalkozó igazgatója áttekintést ad az ERM állapotáról. Rámutat a fontos technológiai és piaci trendekre, amelyek hatással lesznek a jövô ERM- és információkezelési stratégiáira. Ismerteti, hogy az ERM hogyan illeszkedik az olyan általános információkezelési stratégiába, amely felöleli a kiegészítô technológiákat is, mint például a tartalomkezelés, a keresés és a munkafolyamat. Vizsgálja, hogy az információkezelést hogyan lehet az üzleti stratégia és folyamatok átszervezése tágabb értékelésének részeként értelmezni, és példákat ad az állami és a magánszektorból egyaránt.

27

ELEKTRONIKUS KORMÁNYZÁS ÉS ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

ELEKTRONIKUS KORMÁNYZÁS ÉS ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK Angelika Menne-Haritz Az elektronikus kormányzás (e-kormányzás) a közigazgatásban elektronikus eszközök segítségével zajló folyamatokat és kommunikációt jelenti. Általában az élet négy tipikus fázisra bontható területén van jelen: (a) a stratégia kialakítása, (b) konfliktusfeloldás és döntéshozatal, (c) az elhatározott álláspontok és lépések megvalósítása, koordinációja és moderációja és (d) az eredmények értékelése, visszacsatolással a stratégia kialakításának fázisához1. Az ennek során folytatott kommunikáció több, mint az elektronikus dokumentumok puszta elôállítása, továbbítása és tárolása. Lehetséges, hogy a folyamatokban dokumentumok keletkeznek, amelyek a papíralapú rendszerhez hasonlóan itt is azok eredményeképpen jöhetnek létre. Ezek azután kommunikálhatók kifelé, vagy használhatók saját jogbiztonságunk erôsítése érdekében vagy jelenthetik új ügyek folyamatának tudás- és információs alapját. A következôkben szeretnék néhány gondolattal kitérni arra, hogyan és miért fordul a levéltárosok figyelme az elsôsorban jogi hatállyal bíró dokumentumok archiválhatósági követelményeinek meghatározásán túl az elektronikus kormányzásban folyó mindennapi kommunikáció kérdései felé. A kérdés az, hogy az elektronikus kormányzás digitális munkamódszerei során az elektronikus feljegyzések mely formái jönnek létre, és hogyan lehet ôket archiválni.

1

Heinrich Reinermann, Jörn von Luchke, Speyerer Definition von Electronic Governance (Az elektronikus kormányzás definíciója), 2. kiadás, Speyer 2003, URL: http://foev.dhvspeyer.de/ruvii/SP-EGvce.pdf

28

Angelika Menne-Haritz Electronic

Records


e-Government

and

Digital

Archives

Az elektronikus kormányzás digitális dokumentumai Ahogyan a papíralapú rendszerben, úgy az elektronikus eszközök használatával sem öncélúan keletkeznek a dokumentumok, amelyeket sokkal inkább a cél elérése érdekében alkalmazott eszköznek kell tekintenünk. A kommunikáció célja meghatározza az eszközt. Megkülönböztethetjük tehát az (a) szóbeli megbeszéléseket, történjenek ezek akár közvetlenül jelen lévô személyek között, akár telefonon, (b) analóg írásos dokumentumokat, amelyeket szállítani és kézbesíteni, valamint raktározni kell és (c) elektronikus dokumentumokat, amelyeket adott pillanatban tetszôleges címzetteknek juttathatunk el és engedhetünk át betekintésre. Biztosan állíthatjuk, hogy az érintettek minden konkrét esetben a célnak megfelelô médiumot választanak, amely az üzenet hatását hivatott támogatni. A választott médium ugyanis minden esetben hatást gyakorol az üzenet megértésére és arra, hogy miként ellenôrizhetôk az esetleges mellékes hatások. A médium megválasztása nem mindig tudatos, rákérdezésre azonban azt mindig meg tudják indokolni. Az állami hivatalok ugyanúgy, mint bármilyen más szervezet ezt a három médiumot alkalmazza. Ezért az elektronikus feljegyzések csakúgy, mint eddig a papíralapúak, a kommunikációnak csak egy részét fedik le. A feljegyzésekbôl azonban utólag gyakran következtetni lehet a kommunikáció más részeire, vagy annyira világosan kitûnik a háttér, hogy a dokumentum alapján rekonstruálni lehet az összes eseményt. De vegyük szemügyre elôször a jogi érvényesség megteremtésének kérdését. A szóbeli megnyilvánulások helyett a dokumentumok használatát több más szempont mellett az motiválja, hogy jogilag érvényes, hosszabb távon érthetô és jelentôs nyilatkozat keletkezzék. Miután talán ezt a legnehezebb megvalósítani, ezért övezi akkora érdeklôdés. A cél a minél hosszabb ideig tartó érvényesség. Ez a magyarázata annak, hogy az emberek papírokat írnak alá, vagy ezért látták el pecséttel a középkorban az okleveleket. Ez utóbbit alaposabban szemlélve rájövünk, hogy itt inkább a szóbeli tanúskodást tartották szem elôtt, hiszen a pecsét a pecsételô személyes jelenlétére és arra utalt, hogy visszakérdezés esetén hajlandó az írás tartalmát szóban is megerôsíteni. Ebben a kultúrában a szóbeli tanúságtételben bíztak a leginkább. A hosszú távú jogérvényesség akkor vált egyre fontosabbá, amikor a jövô egyre bizonytalanabb lett és igyekeztek olyan eszközöket találni, amelyek az egyéni emlékezetet vagy az egyes embert is túlélték, mint például az aláírás. A jövôt azonban nehéz meghatározni. A jelenben beállíthatjuk ugyan a váltókat, de a jövôben azokon áthaladó vonat sebességét és célállomását már nem mi határozzuk meg. A jogilag érvényes nyilatkozatban foglalt szándék beteljesülése sok olyan tényezôtôl függ, amit a feljegyzés készítôje nem tud befolyásolni. Ezek közé tartozik a feljegyzések készítésének, tárolásának és reprodukciójának technikája is. Az egyre gyorsuló technológiai fejlôdés tovább növeli a bizonytalanságot. Világos, hogy ma még nem tudhatjuk, milyen technikával fogják 10 év múlva tárolni és olvasni digitális feljegyzéseinket. Ezeket nem lehet elôre meghatározni. Az elmúlt 20 év politikai eseményei ezen kívül megtanítottak bennünket arra, hogy a társadalmi keretfeltételekben is elôre nem látható radikális változások következnek be, amelyekkel a nyilatkozatok érvényessége is változik. A történelemben mindig megfigyelhetôk hasonló törések, lásd a francia forradalmat. A ma az egész világot átfogó kommunikáció során azonban a jogilag érvényesnek tartott nyilatkozatok megértésében törések is 29



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

bekövetkeznek, amelyeket egyidejûleg kell megoldani; a globális színtéren tevékenykedô cégek nap, mint nap kerülnek ilyen helyzetbe. A kulturális környezettôl függôen a szóbeliség és az írásbeliség különbözô jogi hatállyal bírt, ezekhez a jövôben is érvényes nyilatkozatok különféle formáit fejlesztették ki. Lehetséges, hogy a digitális dokumentumokhoz is kifejlesztenek majd sajátos formákat? Lehet, hogy ez a hitelesítés továbbfejlesztett módja vagy az aláírás egy másik formája lesz? Fel kell tehát tennünk a kérdést, miért van az, hogy az egyik feljegyzés jogilag érvényes, a másik pedig nem. A jogi érvényesség elsôsorban a mindenkori társadalmi környezet támasztotta igényektôl függ, hiszen csak akkor lehet az adott jellemzôkkel az érvényességet biztosítani, ha konszenzus él afelôl, hogy mely jegyek minôsíthetôk autentikusnak. Ezeket a jegyeket a jogrendszeren belül például törvények, de akár a hagyományok is meghatározhatják. A jogi igény fenntartásának problémája azonban abban rejlik, hogy minden jogrendszernek magát kell egyedül érvényesnek tekintenie, hiszen történelmi vagy területi szempontból relativizálná magát és saját érvényességét maga kötné feltételekhez. Ezért maga nem tudja megteremteni az átjárhatóságot más jogrendszerek felé. Ehhez tehát más, nem jogi jellegû eljárásokra és konszenzusokra van szükség. A jogi érvényesség a saját jogrend kontextusaitól függô konstrukció. Csak az adott jogrendet más jogrendekkel összehasonlító kitekintés, akár történelmi akár globális összevetés az, ami felfedi, megérteti és feltárja érvényességük mûködését és felépítésüket. Így válik az adott jogrend jogi legitimációja követhetôvé és az okok és jelenségek megértése hozzásegíthet bennünket ahhoz, hogy az érvényességet az adott rendszer határain kívül is lehetôvé tegyük. Az akár jogi, akár pusztán szervezési természetû kommunikáció mûködési módjainak nyomon követhetôségét megteremteni nem jogi, nem is technikai, hanem inkább tipikusan levéltárosi feladat. A digitális dokumentumok és a digitális aláírás hitelessé tétele talán még jobban függ a társadalmi, szervezeti környezettôl, mint a papíron történô aláírás, hiszen a hitelessé tétel másféle eljárásainál radikálisabban vonja ki magát a nyomon követhetôség, így a más kontextusba, jogrendszerbe vagy idôsíkba való áthelyezhetôség követelménye alól. A digitális aláírás rendszere igényli ugyanis a hitelesítô harmadik fél intézményét, amely rákérdezésre hitelesíti az aláírás autentikus voltát. Ezt azonban csak állítani tudja, amit hitelessé tenni megint csak egy további külsô személy tanúságtételével lehet. A nyilatkozat érvényessége tehát egy további nyilatkozatban való bizalmon alapul. Saját felülvizsgálatról szó sem lehet, ez a megoldás több esetben mégis alkalmazható. A digitálisan aláírt dokumentumot mindezeken felül az eredeti dokumentum helyettesítésére hozzák létre, amivel azonban mégsem azonos, hiszen a biztonság célja akkor teljesül, ha az eredeti dokumentumot megsemmisítik.2 Ha a kódolás technikai kivitelezésében megrendül a bizalom, utólagos ellenôrzésre nincs lehetôség. Az eljárás itt teljesen eltér a papíron készült dokumentumok hitelesítésétôl, ahol a másolatot is hitelesítik, és szükség szerint az eredetit is igénybe lehet venni utólagos ellenôrzésekre. Ezen kívül a digitális aláírás esetleg még kevésbé tartós, mint azok a dokumentumok, amelyeket a segítségükkel biztosítani szeretnénk. Ezért tehát a legtöbb esetben nem marad más hátra, mint az eredeti formátum, tehát az eredeti forma és technika megôrzése a dokumentum készítôjénél és fogadójánál mindaddig, amíg csak lehetséges.3

30


Records


e-Government

and

Digital

Archives

Az itt alkalmazott digitális aláírás technikája tehát erôsen függ az adott zárt jogrendszeren belüli legitimációjától. A levéltárak átvállalhatnak ugyan ebben a zárt rendszerben adott feladatokat, de ezek feladata inkább a határon túli elfogadottság, az igazolhatóság és a megértés biztosítása. Csak így lehet újra meg újra rekonstruálni – vagy tudatosan elutasítani – a hitelességet vagy a legitimációt. Ez azonban nem úgy történik, hogy hiszünk egy idegen kijelentéseiben vagy állításaiban, hanem úgy, hogy saját ítéletet alkotunk arról a dokumentumról, ami elôttünk fekszik. Ennek során figyelembe vesszük, hogy milyen szándékkal kívánunk jogi érvényességet biztosítani az adott dokumentumnak, valamint a további alkalmazást és a következményeket. A jogilag érvényes kijelentések digitális formájának létrehozását kísérô figyelem ellenére ez csak a kommunikáció egyik lehetséges motívuma. A szervezeteknél sokkal nagyobb a megértés a közös akciók és tevékenységek egyeztetésénél. Az elektronikus iratkezelés ebben nem különbözik a szokásos analóg kommunikációs médiumokkal végzett közigazgatási munkától, az elektronikus média azonban szétfeszíti a hatékonyság lehetséges javításának korlátait. Ugyanakkor továbbra is igaznak tûnik, hogy a jövô számára többnyire az a legérdekesebb, amit nem is kifejezetten a jövônek szántak. Ezért a digitális feljegyzések hosszú távon való hozzáférhetôségérôl folytatott vitába valóban be kell vonni az elektronikus iratkezelést is. A vita az elektronikus médiumok alkalmazásáról a közigazgatási kommunikációban végül is logikusan fordul az inputtól az output felé, a feljegyzés megírásától vagy létrehozásától azok olvasására vagy felhasználására. Ekkor ugyanis nem az az elsôdleges kérdés, hogy milyen tulajdonságokkal kell egy dokumentumot felruházni, hogy jogilag minél tovább érvényes maradjon, hanem inkább olyan infrastruktúrákat kell találni, amelyek lehetôvé teszik ezt, és amelyek segítségével az adott dokumentumok érvényességét a lehetô legtovább biztosítani lehet. Az e-kormányzás koncepciója minden olyan dokumentumra kiterjed, amely az adott szervezetben a közös munka koordinálására született, minden technikai formátumra, minden operációs rendszerre és azokra a feljegyzésekre is, amelyeket eredetileg nem hosszú távra szántak. Ez jelenti a következô évekre a legnagyobb kihívást. Az elektronikus iratkezelés digitális munkamódszerei mindenfajta egyeztetést és nyilatkozatot magukban foglalnak, amelyek az adott iratkezelési folyamatban keletkeztek. Az eközben használt médiumok és formák igen sokfélék, mivel a hatékonyság növelését mindenütt igyekeznek az új technikák segítségével is elérni. Az archiválás nem kerülheti meg, hogy ne vizsgálja a keletkezett anyagokat attól függetlenül, hogy teljesítik-e az archiválhatóság kritériumait vagy sem. A digitális feljegyzések jogi érvényességének hosszú távon való biztosítása mellett egyre inkább jelentkezik az egyéb összefüggésben keletkezett, nem archiválásra szánt anyagok archiválásának problémája is.

2

Wolfgang Farnbacher, Vom Posteingang bis in das Archiv (A beérkezô postától a levéltárig), megjelent: Rainer Hering, Ido Schäfer (Hg), Digitales Verwalten – Digitales Archivieren (Digitális igazgatás – digitális archiválás), Hamburg, 2004, 51-66. és 61. o. 3

Uo. 31



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Csakúgy, mint az analóg írásoknál, az eredetileg tiszavirág életû feljegyzések itt is lényeges szándékot és háttérinformációkat rejthetnek magukban. Ezekben a történelem nyomai érhetôk tetten, hiszen bennük lüktet maga az élet. Itt mindig lehet valami új dolgot lelni. A szakmai és mûszaki kihívást ezért valami olyan jelenti, ami rokon egyfajta digitális archeológiával: képessé kell válni arra, hogy minden formátumú és tetszôleges technikai hátterû feljegyzést úgy kezeljünk, hogy képesek legyünk értékelni a bennük rejlô információt, felfedezésük után saját kontextusukba tudjuk ôket helyezni, és a mindenkor legújabb technológiával használhatóvá is tudjuk tenni ôket. Mit jelent mindez a levéltárak számára?

Az archiválás koncepciói A dokumentumok olyan döntéseket rögzítenek, amelyek a jövôre irányulnak. A dokumentumok kezelése elsôsorban a jelen biztonsági igényeit elégíti ki, nem az információs igényt. Az archiválás célja ezért a jelen információs igényére irányul. Arra a kérdésre, hogy mire alapozva jöhetett létre egy jogigényt támasztó nyilatkozat és miért került erre sor, a válasz a levéltárban rejlik. Az anyagok archiválása és megnyitása ezért elsôsorban az elemzés és a bemutatás eszközeit igényli. Ezek a szervezett cselekvés képviselôinek tekintett és ennek megfelelôen rendezett és bemutatott analóg feljegyzések kezelése során jöttek létre. A feljegyzések formátumától függetlenül mindig is általuk válnak érthetôvé a dokumentumok keletkezésének összefüggései és motívumai. Az egyik lehetséges különbség tehát a következô: a digitális dokumentumok kezelésénél a mit kérdésre adott válasz autentikus megôrzése az elsôdleges feladat. Az archívum ezen kívül lehetôséget jelent a miért kérdéseinek a megválaszolására is. Miért tett valaki valamilyen nyilatkozatot, miért éppen akkor, miért az adott formában, milyen célt akart vele elérni, és miért tudta vagy éppen nem tudta elérni, amit akart? Az archívumokban feltett kérdések szélesebb körûek lehetnek, mint amit a dokumentumok hosszú távú kezelése és tárolása lehetôvé tenne. Az archiválás ezért az adott jogrendszerben meg tudja adni a jogi biztonságot, ha egyébként a technikai megoldás adott és az eljárás társadalmilag is elismert. Elsôsorban viszont képes arra, hogy a hitelesség ellenôrzésének kiegészítô mechanizmusait kínálja, így a jogi érvényesség elvesztését egyéb eszközökkel meg tudja elôzni. Tárgya: akciók és események, motívumok és eredmények, amelyek az adatok alapján, azok kontextusára és keletkezésük idején való megjelenésére hivatkozva rekonstruálhatók. A téma hangsúlyozása érdekében szeretnék két újabb példára kitérni, amelyek az archiválás és a hosszú távú felhasználhatóság lényeges feltételeként a digitális feljegyzések kontextusának nyomon követhetôségét állítja a figyelem középpontjába.

32


Records


e-Government

and

Digital

Archives

Az elsô az amerikai Nemzeti Levéltár (NARA) ERA- (Electronic Records Archives) projektje. Itt az elektronikus feljegyzések lényeges tulajdonságait kísérelték meg az archiválás számára rögzíteni, és a munka eredményét széles körûen hasznosítani. Ahogyan írják: „a NARA szerint az elektronikus dokumentumok lényeges tulajdonságai: a tartalom, a szerkezet, a kontextus és a megjelenítés"4. Ezt a négy tulajdonságot együttesen kell megtartani annak érdekében, hogy az elektronikus dokumentumok hosszú távon érthetôek maradjanak. Tehát maga a tartalom nem elegendô. A siker elsôsorban a tartós érthetôségen és nem a digitális artefaktumok megtartásán múlik. A megôrzés érdekében hozott intézkedések tárgya ezért a digitális objektum, ami az adatok tartalmát, és a szerkezetérôl és származásáról szóló információkat jelenti . Az ott kifejlesztett módszer, a Persistent Archives Method (PAM) célja, hogy a megôrzés egyéb eljárásai, például a migráció, mellett a dokumentumoknak ez a négy specifikus tulajdonsága együttesen fennmaradhasson, sôt ezek a technológiai infrastruktúrától függetlenedjenek és a mindenkor legújabb technológiai környezetben is felhasználhatók maradjanak. A második példa a brit National Archives és a UK Data Archive nemrégen közölt közös jelentése az elektronikus dokumentumok megôrzésére kifejlesztett saját eljárás nemzetközi szabványnak való megfelelésérôl. Itt elsôsorban azt hangsúlyozzák, hogy életidegen és legalábbis ellentmond a 80-as évek óta elektronikus dokumentumok archiválásával is foglalkozó két intézmény tapasztalatainak az a kívánalom, hogy bizonyos olyan formátumokat is megôrizzenek, amelyek a késôbbi archiválást tennék lehetôvé. Számos nemzetközi ûrkutatási együttmûködésben részt vevô laboratórium kutatási eredményeinek hasonló tapasztalatai alapján fejlesztették ki az OAIS (Open Archives Information System) nevû referenciamodellt, amely – idôközben széles körben elfogadott módon – három fázist különít el: (a) új adatok integrációja, (b) a hosszú távon rendelkezésre álló adatok kezelése és (c) a felhasználásra kikért adatok kiadása. Az egyes szakaszok elkülönítése lehetôvé teszi a differenciált stratégiák kialakítását. Az egyes fázisok között további információs csomagok átvitelére kerül sor, melyek legalább két összetevôbôl állnak: (a) az adatok tartalmából és (b) a keletkezésükrôl, formátumukról, az elôéletükrôl szóló információból, tehát mindazon adatokból, amelyek a tartós megôrzéshez és érthetôséghez szükségesek.

4

„Generically, NARA defines the essential properties of a record as including its content, structure, context, and presentation.", NARA ERA PMO, Electronic Records Archives, Introduction to Preservation and Access Levels Concepts (PAL) (Electronikus levéltárak, bevezetés az archiválási és a hozzáférési szintek /PAL/ fogalmába), végleges, 2003. december 5, URL: http://www. archives.gov/era/pdf/plicies-templates-requirements.pdf

33



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Az OAIS a gyakorlatban szabványokat igényel az információs csomagok és a digitális objektumok leírásához. Erre a nemrég megjelent XML-szabvány, a METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) jelenthet egyfajta választ, amely be tudja fogadni az összetartozó fájlok leírásáról szóló információkat és a struktúrát is. A rendszer képes adott dokumentum többféle formátumban való rögzítésére, és ezen kívül utalni tud levéltári hasznosítására is. A szerkezetük szerint összetartozó adatok, tehát pl. mindazon dokumentumok, amelyek egy üzleti folyamathoz, egy eljáráshoz vagy egy aktához tartoznak, digitális objektummá rendezôdnek össze, amit egészként lehet használni, prezentációk céljára igénybe venni vagy más intézményekkel kicserélni. Tanúi lehetünk annak, hogy új módszerek alakulnak ki a szervezetek és hatóságok mindennapi kommunikációjában a digitális dokumentumok nem irányítható formáinak kezelésére. Vannak olyan új kezdeményezések, amelyek részint olyan tapasztalatokat hasznosítanak, amelyeket más XML-alapú szabványok pl. a kódolt archivumleírás (Encoded Archival Despcription; EAD) alkalmazásával szereztek. Ezek a szabványok lehetôségek teremtenek arra, hogy túllépjünk a zárt rendszerek korlátain úgy, hogy ezek a rendszerek sajátosságaikkal és a fájlokban hátrahagyott nyomaikkal együtt maguk is leírhatók legyenek. Így, formai jegyként kezelve a szerzôi jogi oltalom alatt álló szoftverek tulajdonságait is le lehet írni és új környezetben rekonstruálni. Ezzel kezdetét veszi a tetszôleges formátumú digitális dokumentumok archiválásának új korszaka: az adatok mellett a dokumentumok tulajdonságait is úgy írhatjuk le egy speciális szoftverkörnyezetben, hogy az eredeti digitális objektum a legmodernebb technológia alkalmazása mellett is ugyanolyan formátumban mutatható be. Erre a rekonstrukciót alkalmazzuk, aminek a segítségével a dokumentum az eredetinek jobban megfelel, mint bármilyen más digitális artefaktum, beleértve a digitális aláírást is, a mindenkori hagyományos, de idôközben elavulttá vált mûszaki környezetében vagy egy egységesített migrációs formátumban megfelelne. Ez a rekonstrukció ezen kívül nyomon követhetô és létrejötte is felismerhetô. A brit tanulmány fájlalja, hogy az ISO által jóváhagyott OAIS túl sok archiválási elôfeltételt tartalmaz. A jövô a nyitottság. Az OAIS és a METS példája mutatja, hogy ezt miként lehet elérni. Szükség van további megoldásokra és tapasztalatokra ezekkel a szabványokkal kapcsolatban. Ehhez szükséges az is, hogy a tipikusan levéltárosi kíváncsiságot felélesszük az ismeretlen érdekében, és merjünk bátran új nyomon haladni.

34


Records

CARMEN CSOPORT: AZ ELEKTRONIKUS MEMÓRIA LEVÉLTÁRI ELLENÔRZÉSE) LÉTREHOZÁS, CÉLOK ÉS PROJEKTEK Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

CARMEN CSOPORT: CONTROL ARCHIVÍSTICO DE LA MEMORA ELECTRÓNICA (AZ ELEKTRONIKUS MEMÓRIA LEVÉLTÁRI ELLENÔRZÉSE) LÉTREHOZÁS, CÉLOK ÉS PROJEKTEK Dolores Carnicer Arribas Téma: Elektronikus közigazgatás

Összegzés Azok a technológiai és politikai impulzusok, amelyek az elektronikus közigazgatást az elmúlt néhány évben érték, világossá tették, hogy szakértôi csoportot kell létrehozni a spanyolországi helyzet tanulmányozására, valamint a saját történelmi, közigazgatási és levéltári hagyományaikhoz adaptált elektronikus nyilvántartási modell kifejlesztésére. A Subdirección General de los Archivos Estatales 2001 végén létrehozta az elektronikus nyilvántartásokkal foglalkozó szakértôi munkacsoportot, amelybe különféle közigazgatási egységekben dolgozó levéltárosokat, illetve archiválási szakembereket vontak be. A munkacsoport fô célja, hogy hozzájáruljon olyan elektronikus nyilvántartási rendszer kialakításához, amely lehetôvé teszi a hatékony levéltári ellenôrzést, azaz garantálja, hogy az elektronikus közigazgatás tevékenysége során keletkezô dokumentumok levéltári jellemzôkkel rendelkezzenek (hitelesség, eredetiség, változatlanság stb.), valamint váljék lehetôvé az ilyen dokumentumok megôrzése a technológiai avulás ellenére is, és ezzel biztosítani lehessen hosszú távú elérhetôségüket és az adatbázisokban való keresést.

Ez a dolgozat a munkacsoport legfontosabb tevékenységeit és projektjeit írja le.

35

Dolores Carnicer Arribas Electronic

Records


e-Government

and

Digital

Archives

CARMEN Csoport: Control ARchivístico de la Memoria ElectróNica (az elektronikus memória levéltári ellenôrzése) – Létrehozás, célok és projektek

Létrehozás és célok Az elmúlt években az elektronikus közigazgatás kialakítása technológiai és politikai oldalról is számos ösztönzést kapott, ennek folytán komoly elôrehaladás következett be a digitális információ létrehozásában. Ez arra késztette a levéltárak és nyilvántartások illetékes testületeit, hogy felismerjék, szükség van az ilyen elektronikus információ elôállítása, de fôleg annak dokumentálása és archiválási következményei elemzésére és értékelésére. Ebben a keretben munkacsoportot kellett létrehozni a spanyol helyzet tanulmányozására azzal, hogy kísérelje meg egy, a saját történelmi, közigazgatási és levéltári hagyományainkhoz illeszkedô elektronikus nyilvántartás-feldolgozó modell kialakítását. A hajtóerôt a Subdirección General de los Archivos Estatales adta az elektronikus dokumentumokkal foglalkozó szakértôi munkacsoport létrehozásához. A munkacsoportban különféle közigazgatási egységek szakemberei vettek részt: az általános államigazgatás (Subdirección General de los Archivos Estatales, Ministerio de Administraciones Públicas, Ministerio de Educación y Ciencia), az autonóm régiók (Andalusia, Asturias, Catalonia, Madrid és Murcia), a helyhatóságok (Zaragoza) és egyetemek (a Madridi III. Károly Egyetem és a Navarrai Állami Egyetem) képviselôi. Ezt a csoportot rendkívüli fontosságúnak tekintjük nemcsak azért, mert igen széles körbôl merít tapasztalatokat, hanem azért is, mert képes megtervezni azt a szakmai képzési profilt, amire a levéltárosoknak az eljövendô információs társadalomban szükségük lesz. A Subdirección General de los Archivos Estatales 2001 decembere óta támogatja és koordinálja a csoport tevékenységét. A munkacsoport fô célja, hogy hozzájáruljon olyan elektronikus nyilvántartási rendszer tervéhez, amely lehetôvé teszi a hatékony levéltári ellenôrzést, azaz garantálja, hogy az elektronikus közigazgatási tevékenység során keletkezô dokumentumok rendelkezzenek levéltári jellemzôkkel (hitelesség, eredetiség, állandóság stb.), valamint váljék lehetôvé az ilyen dokumentumok megôrzése a technológiai avulás ellenére, és biztosítani lehessen a hosszú távú hozzáférhetôséget és a kereshetôséget. A jelenlegi munkakörnyezetben a digitális memória megóvásának az ilyen típusú rendszer létrehozása az elôfeltétele. A munkacsoport kétségtelenül multidiszciplináris feladatainak teljesítéséhez a levéltárosok hozzájárulása – akik az iratok, dokumentumok, nyilvántartások kezelésének szakértôi – alapvetô fontosságú. A dokumentálási folyamatnak már az elején meg kell határozni, hogy a nyilvántartásba kerülô dokumentum szolgálhat-e a közigazgatás tevékenységének bizonyítékául, mert amelyek nem, azok esetében nincs szükség az elôzôeknél indokolt szigorú validálásra.

36


Records


e-Government

and

Digital

Archives

Ami a nyilvántartások épségét, integritását illeti, a levéltárosoknak a létrehozó szervezetekkel és más szakértôkkel (jogászok, számítógépes szakemberek) biztosítaniuk kell, hogy a nyilvántartásokban dokumentált eljárások folyamatos egymás utáni jellege fennmaradjon. Ezt függetlenül attól fenn kell tartani, hogy az eljárást eredetileg teljes egészében elektronikus eszközökkel végezték, vagy részben elektronikus, részben hagyományos eszközökkel, vagy az rövid ideit tartott, esetleg hosszú folyamatot jelentett. Itt komoly erôfeszítésre van szükség: elemezni kell a különféle közigazgatási folyamatokat, meg kell határozni azok minôségét és idôtartamuk érvényességét, és értékelni kell a dokumentumokat abból a szempontból, hogy azok megôrzendôk vagy megsemmisítendôk, valamint figyelembe kell venni egy sor kísérô tényezôt is, például az ésszerû tárhelykihasználást, a módszerek és eljárások racionalizálását, a közintézmények modernizálását, azaz röviden, az állampolgárok számára hatékony szolgáltatások nyújtását. Ez a folyamat, bár az elején igen sokba kerül, hamarosan akkora haszonnal jár, hogy több mint megéri a befektetést. Ami a dokumentumok megóvását illeti, a levéltárosoknak nem csak az ilyen adathordozók megôrzésének fizikai feltételeit kell meghatározniuk, hanem mindazt, ami releváns az adatok migrációjához, a kapcsolódó érdeket, a felmerülô kockázatokat és költségeket, és mindennek eredményeként meg kell határozniuk a prioritásokat. Mindemellett, a végrehajtás során különös figyelmet kell fordítani két alapvetô jogra: a nyilvános levéltárakhoz és nyilvántartásokhoz való hozzáférés jogára és az egyes ember személyes adatok védelméhez, illetve jó hírnévhez fûzôdô jogára. Ezzel kapcsolatban az elektronikus nyilvántartásoknak és feldolgozási folyamatainak rendkívül közvetlen hatásuk van, amennyiben fennáll a konfliktus veszélye, és ezért a levéltárosok lényegesen nagyobb szerepet játszhatnak a hozzáférés és biztonsági besorolás kérdéseinek kezeléséhez, mint amennyire az elsô pillanatban látszik. Röviden, a cél az, hogy hozzájáruljunk az iratkezelés és az archívumok között elkerülhetetlen szimbiózishoz, mivel az iratok, illetve a dokumentumok létrehozásának szakasza elválaszthatatlan része annak a rendszernek, amely kiterjed a dokumentum teljes életciklusára a születéstôl a letétbehelyezésig, és magában foglalja a tartós értékkel bíró dokumentumok kezelését és rendelkezésre bocsátását történelmi és gyakorlati jelentôségû kutatási célokra, valamint az információnyújtást az állampolgároknak azokról a közigazgatási folyamatokról, amelyekben érintettek, vagy amelyek érdeklôdésükre tartanak számot. Ez hozzájárul ahhoz is, hogy a közigazgatás munkáját átláthatóbbá tegye, és ezért a közvélemény szemében javuljon a közigazgatásról általában kialakult kép.

A spanyolországi helyzet elemzése A munkacsoport elsô lépései a spanyolországi helyzetre vonatkozó információ összegyûjtésére összpontosítottak az elektronikus dokumentumok létrehozása és megóvása terén. Ennek eredményeit a 2002-ben (május 7–8-án Barcelonában) tartott DLM Fórum május 6-i elôkonferenciáján mutatták be.

37


Records


e-Government

and

Digital

Archives

A munkacsoport elôször is szükségesnek tartotta, hogy a spanyol levéltárak, és különösen az államigazgatás, illetve az autonóm területek állami archívumai megértsék a helyzetet. A helyzetfelmérés érdekében a Subdirección General de los Archivos Estatales kérdôívet küldött ki az autonóm régiók levéltárakkal foglalkozó illetékes testületeinek. A kérdôív mintája – néhány módosítással – a közigazgatás és a levéltárak közötti kapcsolatokat vizsgáló DLM-tanulmányban1 használt kérdôív volt. Így például némiképp változott az a rész, amely politikai kérdésekrôl, illetve az eredetileg hagyományos formátumban létrehozott dokumentumok digitalizálására vonatkozó projektekrôl szólt. A kérdôív az alábbi nagy szakaszokra oszlott: jogszabályi keretek, szervezeti keretek, archiválási politika, az elektronikus dokumentumok értékelése/szerzeményezése/elhelyezése, az eredetileg papírformátumban létrehozott dokumentumok digitalizálása, az elektronikus dokumentumok megóvásának, hozzáférhetôségének és keresési segédeszközeinek szabványai, a kielégítô elektronikus nyilvántartás-politika és képzés elôre jelezhetô követelményei. A 17-bôl tizenkét autonóm régió válaszolt, így az általános helyzetrôl többé-kevésbé összehasonlítható képet kaptunk. Az így beszerzett információ lehetôvé tette a csoport számára, hogy átfogó helyzetképet vázoljon fel; viszonylag homogén volt az a vélemény, amely szerint mind a létrehozó testületek, mind az archívumok aggályukat fejezték ki az elektronikus dokumentumok létrehozása és megóvása miatt, mivel hiányoztak a kielégítô együttmûködési mechanizmusok. Továbbá, miközben a spanyol közigazgatás, az általános államigazgatás és az autonóm régiók közigazgatása már megtette a döntô lépéseket az elektronikus közigazgatás felé, az archívumok változatlanul hagyományos keretek között dolgoznak; a maguk által generált elektronikus dokumentumok kezelésében és megóvásában ugyan többnyire már használták a TIC-t, ám annak ellenére, hogy a jogszabály már kötelezte a levéltárakat a közigazgatás által létrehozott elektronikus dokumentumok gyûjtésére, az ilyen dokumentumok rendszeres átadása nem történt meg. Azóta a helyzet kétségtelenül javult, a közigazgatásban megállíthatatlan az új technológiák térnyerése, és a levéltárak a dokumentumok életciklusának kezdeti fázisaiban is részt vesznek azok kezelésében. A még mindig szükséges változtatások bevezetése érdekében szükséges lenne azonban multidiszciplináris megközelítéssel vizsgálni a dokumentumok elektronikus kezelése által okozott problémákat olyan módon, hogy valamennyi érintett közös erôfeszítéssel törekedjék a digitális memória megóvására. Mindenképpen érdekes lenne egy, a korábbihoz hasonló felmérést végezni, hogy a jelenlegi helyzetet megérthessük.

1

EURÓPAI BIZOTTSÁG, Jobb hozzáférés az információhoz az állampolgár számára: a közigazgatás és a levéltári szolgálatok közötti viszony az elektronikus dokumentumok és nyilvántartások kezelése tekintetében., , Luxemburg: Az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványainak Hivatala, 2001.

38


Records


e-Government

and

Digital

Archives

A MoReq fordítása és terjesztése Ezután a csoport áttekintette a MoReq (Elektronikus dokumentumok kezelésének modellkövetelményei) spanyol fordításának kész szövegét, amelyet a Spanyol Levéltári Közösségnek 2004. június 8-án a Kulturális Minisztérium központjában, Madridban, egy nyílt nap alkalmával mutattak be. A Közigazgatási Minisztériumnak a közigazgatás technológiai kérdéseiért felelôs fôosztálya megküldte a MoReq spanyol változatát az állami archívumok fôosztályának annak érdekében, hogy a levéltárkezelô szakértôk áttekinthessék az abban alkalmazott terminus technicusokat. Az elektronikus dokumentumokkal foglalkozó szakértôi munkacsoport vállalta ezt a feladatot, és elvégezte a fordítás teljes körû lektorálását. Ennek során: – javította a szószedetben szereplô spanyol kifejezéseket; – kijavította azoknak a bekezdéseknek a fordítását, amelyek nem tükrözték az eredeti szöveg jelentését adekvát módon; és – stilisztikai változtatásokkal pontosította a szöveget.

Az eredmény a spanyol fordítás új verziója lett, ami véleményünk szerint elôsegíti annak megértését, és ezáltal ennek az érdekes munkaeszköznek a használatát. Elôször is, a munkacsoport elemezte a MoReq szószedetében szereplô kifejezéseket, ez tartalmazza a legfontosabb szakszavakat és a specifikációban alkalmazott fogalmakat. A szószedet tételeinek kiválasztása után a csoport tagjai elôször egyénenként, majd közösen tanulmányozták a szakirodalmat, összehasonlították a különféle értelmezéseket, hogy a legmegfelelôbbeket kiválaszthassák. Végül, e szakirodalom tanulmányozás után a MoReq minden egyes szakaszát véglegesítették. A cél az volt, hogy a MoReq olyan spanyol fordításban álljon rendelkezésre, amely nem adaptáció, amely pontos és a levéltárosok számára könnyen értelmezhetô. Így a munkacsoport által elfogadott végleges szöveg az eredetinek hû fordítása, miközben – a széles körben elfogadott kritériumot követve– a szövegben említett kiadványok címét az eredeti nyelven tartja meg, lábjegyzetben közölve a spanyol fordítást, ha volt ilyen. Ez nem volt könnyû feladat. A fordításokhoz általában kapcsolódó inherens problémák mellett, a lektorálási folyamatban két kérdés merült fel újra és újra. Az elsô, hogy az új információs technológia terminológiája, különösen az, ami az elektronikus dokumentumok, nyilvántartások létrehozásához, használatához és megóvásához kapcsolódik, még nem rögzült a spanyol nyelvben. A másik ilyen az volt, hogy a MoReq használ néhány olyan fogalmat, amelynek nincs pontos megfelelôje a spanyol levéltári környezetben, sem pedig a spanyol nyelvben általánosságban, következésképpen, fordításukhoz nem rendelkeztünk megfelelô és pontos kifejezésekkel. E nehézségek ellenére a csoport már a kezdet kezdetétôl úgy vélte, hogy az elektronikus iratkezelés fejlesztéséhez rendkívül fontos a MoReq megfelelô fordításának rendelkezésre 39


Records


e-Government

and

Digital

Archives

bocsátása, mert csak ezzel lehet elôsegíteni annak terjesztését és használatát. Így, mint ahogyan már említettem, amikor a fordítás elkészült, a nyíltnap ünnepségei alkalmával bemutattuk azt a szakmai közönségnek. Ezt a célt szem elôtt tartva, a munkacsoport javaslatot tett a Kulturális Minisztériumnak, hogy az elektronikus közigazgatás fejlesztéséért felelôs Közigazgatási Minisztériummal együttmûködve szervezzen Madridban egynapos konferenciát a MoReq-rôl. Most ott tartunk, hogy a hatóságok a DLM-mel együttmûködésben azon gondolkodnak, hogy konferencia helyett nemzetközi szemináriumot tartanak.

Részvétel kongresszusokon és konferenciákon A munkacsoport számos kongresszuson és nemzeti konferencián vett részt, hogy megossza elképzeléseit a levéltári követelményekrôl, az elektronikus közigazgatás hatásairól, és ebben az összefüggésben az archívumok és levéltárak szerepérôl. E tekintetben meg kell említeni, hogy a csoport tudatában van annak, hogy az új technológia egyre szélesebb körû használata magában foglalja annak szükségességét, hogy a közigazgatási dokumentumok elôállítását integráljuk a levéltár-kezeléssel olyan rendszerek alkalmazása révén, amelyek lehetôvé teszik a dokumentumok integrált kezelésének automatizálását a létrejöttüktôl fogva. A cél olyan közérdekû archiváló információs rendszerek létrehozása, amelyek: – támogatják a gazdálkodást és a döntéshozatalt; – biztosítják a létrehozó testület, illetve az állampolgárok érdekérvényesítéséhez szükséges dokumentumokhoz és az információhoz való könnyû és gyors hozzáférést; – racionális strukturált és megbízható módon biztosítják a történelmi digitális örökség létrehozását, hogy az a szervezetek késôbbi tevékenysége azonosíthatóságát és a „testületi emlékezetet" szolgálja. A munkacsoport jelenleg az iránymutató modell hiányát tartja a fô problémának a levéltári szakemberek számára, amikor saját szervezeteiken belül elektronikus iratkezelô rendszert vezetnek be. Ez egy új terület, és annak ellenére, hogy számos írásbeli információ áll rendelkezésre a tárgyról – néha annyi, hogy az már nyomasztónak tûnik – mégsem adnak módszert a szisztematikus megközelítéshez. A munkát szeretnénk folytatni, de hogyan? Milyen lépéseket kell megtenni és milyen sorrendben? Melyek a folyamat legfontosabb vonatkozásai a levéltáros szempontjából? Mi az a konkrét szerep, amelynek betöltését a levéltárostól elvárják? Milyen stratégiát kell alkalmazni az elektronikus dokumentumok megóvásának és elérhetôségének biztosítása érdekében? Milyen követelményeket kellene elôírni az iratkezelô rendszer számára? Értelmezésünk szerint szükség lenne az elektronikus dokumentumokat kezelô rendszerek olyan koncepcionális modelljének a kialakítására, amely strukturáltan egyesíti a levéltáros valamennyi funkcióját az elektronikus közigazgatásban; ez egyike azoknak a feladatoknak, amelyeket a munkacsoport célul tûzött maga elé.

40


Records


e-Government

and

Digital

Archives

Projektek A munkacsoport által vállalt, illetve a jövôbeni, megfontolás tárgyát képezô projektek két tengely mentén helyezkednek el; mindkettô fontos, de meg kell határoznunk a prioritásokat.

Elôször is világos, hogy meg kell könnyíteni a csak spanyolul beszélô levéltári szakemberek számára az elektronikus dokumentumokról, nyilvántartásokról szóló nemzetközi szakirodalom megismerését, és rendelkezésükre kell bocsátani különféle eszközöket, munkaanyagokat, hasznos ajánlásokat stb. E tekintetben, a csoport magára vállalta a Nemzetközi Levéltári Tanács (ICA) elektronikus dokumentumokra vonatkozó új kézikönyvének lefordítását (Electronic Records: a workbook for archivist – Elektronikus dokumentumok: munkafüzet levéltárosok számára, 16. tanulmány), melynek végleges verzióját a közelmúltban adták ki. E cél elérésének hasznos eszköze lesz a minisztérium honlapján a csoport számára biztosított weboldalak információtartalmának fejlesztése olyan módon, hogy az a szervezeteik elektronikus dokumentumainak kezelésével foglalkozó levéltárosok számára hasznos eszközként és hivatkozási alapként szolgáljon. Az itt megjelenô információ tartalmazhat közérdeklôdésre számot tartó dokumentumokat a spanyol változattal együtt, valamint a munkacsoport dokumentumait, linkeket más fontos honlapokhoz, az elektronikus dokumentumkezelés tapasztalatait, folyamatosan frissülô bibliográfiát, valamint információt a levéltárosok számára hasznos tanfolyamokról, konferenciákról és szemináriumokról. Másrészrôl, legalább ilyen fontos kidolgozni az elektronikus iratkezelés modelljét, valamint az ahhoz kapcsolódó iránymutatást, amely magyarázná a felelôs politikusok és a létrehozásában közremûködô technikusok számára az új rendszer megvalósítását. Ez a mû rávilágítana a levéltári megközelítés hozzáadott értékére, azaz arra, hogy mit hozna, ha az archiválás szakemberei részt vehetnének az elektronikus dokumentumokat kezelô rendszerek tervezésére és megvalósítására vonatkozó döntéshozatalban, különös tekintettel a megôrzési idôtartamokra, az osztályozási kódokra, a szükséges metaadatokra, azokra a rendszerekre, amelyek a dokumentumok élettartama során a hitelességet biztosítják, figyelemmel a hosszú távú megbízhatóságra és integritásra, a megôrzés igényeire, a hozzáférés ellenôrzésére, a dokumentumsorozatok eljárásaira és azonosítására. A modell megvalósítása megköveteli az elôfeltételek meghatározását (normatív eljárási és operatív szempontból egyaránt), amelyet olyan szervezetnek kell végeznie, amely szorosan együttmûködik az elektronikus közigazgatásért közvetlen felelôsséget viselô testületekkel.

41

EURBICA-PROJEKT – EURÓPAI JOGI ADATBÁZIS


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

EURBICA-PROJEKT – EURÓPAI JOGI ADATBÁZIS Christine Martinez Háttér Az európai jogi adatbázis nem új gondolat, ezt a Nemzetközi Levéltári Tanács (ICA) jogi ügyekkel foglalkozó bizottságában vetették fel, majd a bizottság titkára, Jean Le Pottier, vázolta fel az Európa Tanács honlapján is elérhetô jelentésében. Az elképzelés az volt, hogy egyetlen, az interneten keresztül elérhetô adatbázisba kellene összegyûjteni valamennyi, a nyilvántartásokra és archívumokra vonatkozó európai jogszabályt. A projekt késôbbi fázisában a joganyag kiegészülne más vonatkozó jogszabályokkal (például hozzáférés és adatvédelem). Az EURBICA azért vette gondozásába a projektet, mert valamennyi európai országot érinti, és ez többé-kevésbé megegyezik az EURBICA által lefedett földrajzi területtel.

Célok A jogszabályok az alkotmánytól a törvényeken át a rendeletekig és helyi rendeletekig nemcsak a levéltárosok napi munkájának keretét adják meg – amely törekvéssel egyet kell értenünk –, hanem egyben olyan keretet teremtenek, amelynek meghatározását és befolyásolását meg kell tanulnunk. Ezért az adatbázisprojekt több célt tûzött maga elé: • a jogszabályoktól való függôség tudatosítása a levéltárosokban; • a nemzetközi együttmûködés elmélyítése és elômozdítása; • áttekintés a meglévô jogszabályokról, és azok sokszínûségének bemutatása; • a levéltárosok jogi ügyek iránti fogékonyságának növelése és meggyôzésük, hogy vegyenek részt a jogalkotási folyamatokban; • a levéltártudomány szolgálata, mivel a jogi ügyek a levéltártudomány meghatározott ágának tekintendôk. További lehetséges cél volt az európai levéltári jogszabályok bizonyos mértékû harmonizálásának elôsegítése. Ugyan ez pillanatnyilag nem tûnik teljesen irreálisnak, tekintettel arra, hogy az Európai Unióban a harmonizáció igen erôteljes törekvés, az elgondolás azért fontos, mert az adatbázis koncepciójának kidolgozásakor az elemzô és összehasonlító megközelítés lehetôségével számoltak.

42

Christine Martinez Electronic

Records


e-Government

and

Digital

Archives

Munkaterv Releváns volta ellenére a projekt megvalósítása fôleg három probléma miatt szenvedett késedelmet: hogyan dolgozzunk, hogyan fordítsunk, és hogyan szerezzünk pénzt a termékfejlesztéshez? Ezért Andreas Kellerhals, az EURBICA végrehajtó bizottságának tagja két javaslattal állt elô. – szakértôt kell kinevezni, esetleg asszisztensével együtt, akik teljes munkaidôben fizetett alkalmazottként dolgoznának a projekten, az EURBICA tagjai ugyanakkor bizonyos mértékig önkéntesen vegyenek részt a projektben; – alternatívaként a munkát teljes egészében önkéntes alapon lehetne elvégezni, olyan módon, hogy egy vagy két tag felelne az információgyûjtésért és az információnak az adatbázisba integrálásáért. Az alábbi kérdéseket azonban mindkét esetben meg kell válaszolni: • Melyek a releváns adatok (a jogszabályok központi kérdései)? • Hogyan gyûjtsük össze az adatokat? • Hogyan szervezzük meg az adatok elemzését? • Hogyan szervezzük meg a fordítást? • Hogyan építsük fel az adatbázist (technikai vonatkozások)? • Hogyan szervezzük meg az adatbázis karbantartását? Végül – a fent leírt alternatívákat kombinálva – vegyes megoldást fogadtak el. Mivel a levéltári területen (és jogi ügyekben általában) a jog szorosan kapcsolódik a helyi politikai és közigazgatási összefüggésekhez, nem tûnt reálisnak, hogy ilyen projektet, beleértve annak összehasonlító módszereit is, egyetlen szakértôre lehetne bízni, akármilyen kompetenciákkal rendelkezne is. Amikor az adatbázis struktúráját definiálták (lásd alább), az együttmûködés alapján világosan meghatározták a felelôsségi köröket is: • Az EURBICA országaiból származó önkéntesekbôl álló szakértôi csoport (Finnország, Franciaország, Svájc és az Egyesült Királyság) dolgozik az adatbázis struktúráján és tartalmán; • Négy ország (Litvánia, Szlovénia, Szlovákia és Törökország) „második köre" elfogadta, hogy csatlakozik a projektteamhez és információt nyújt a szakértôi csoport által meghatározott szabályoknak és modelleknek megfelelôen; • További lépésként, amikor a termék technikai szempontból készen áll, az EURBICA-projektben részes tagok biztosítják az információt, beviszik azt az adatbázisba és frissítik is azt, valamennyien a saját munkaterületükön belül; • Az EURBICA szerkesztôbizottsága felel a partnerországok által javasolt adatok publikációjáért; • Külsô társaság felel a munka már kidolgozott specifikációkban leírt technikai részéért.

43



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Struktúra és tartalom Az „adatbázis" vitákat keltett az EURBICA tagjai között. Nem kellene ehelyett inkább egy átjárót létrehozni? Az átjáró alkalmas lenne, ha egyszerû jogszabály-gyûjteményrôl lenne szó. Ezzel szemben ez az adatbázis lehetôvé tenné az összehasonlító elemzést, és egyben a kontextusra vonatkozó információ kiemelését, ami rendkívül fontos. A második kérdés a szövegek kiválasztására vonatkozott. Az adatbázis vajon csak a szigorúan vett levéltári jogszabályoknak adjon helyet, vagy más, az iratok és levéltárak kezeléséhez többé-kevésbé kapcsolódó releváns szövegeknek és rendelkezéseknek is? Az a döntés született, hogy annak ellenére, hogy az egyes partnerországok felelnek az adatbázisba integrálandó információért, a projektcsapat azt tanácsolja nekik, hogy a valós helyzetnek és a közigazgatási összefüggéseknek megfelelôen bôvítsék a kiválasztás szempontjait. Az EURBICA végrehajtó tanácsa 2004 áprilisi ülése kifejezetten a projekttel foglalkozott, amelynek fô vonásairól a fentieknek megfelelôen határoztak. A Direction des Archives de France javasolta, hogy ezen elôírások figyelembevételével készüljön egy prototípus. Az igazgatóság egy kisebb munkacsoportja fogott neki a munkának, és az eredményt 2004 augusztusában egy nemzetközi kongresszuson Bécsben, majd 2004 októberében Hágában a DLM Fórumon mutatták be. Úgy tûnt, hogy a prototípus komoly érdeklôdést váltott ki. Az adatbázis struktúrája nagyon egyszerû. A teljes információt országonkénti bontásban mutatja be; mint korábban mondtuk, minden ország meghatározott munkaterülettel rendelkezik. Valamennyi ország esetében az információt az alábbi címek szerint strukturálták:

1. cím : Politikai és közigazgatási kontextus Ez a cím tartalmazza az adott állam országos és helyi közigazgatási berendezkedésének általános leírását, némi általános információval együtt. Ezeket az adatokat fontos megérteni a központi és helyi hatalom közötti viszony szempontjából, mert az meghatározhatja a levéltári törvény néhány rendelkezését.

2. cím : Az iratok és archívumok igazgatásának és kezelésének jogi keretei Ez hosszú címnek tûnik, de világosan meg kell érteni, hogy mirôl szól. Ez a kulcsa az adott ország levéltári szabályozási háttere megértésének: miért, hogyan és mikor dolgozták ki; mi a kapcsolat a különféle szövegek között, ha a nyilvántartásokra, illetve archívumokra eltérô jogszabályok vonatkoznak. Ez tulajdonképpen a jogi kontextus elemzése. E rész kidolgozása különös gondosságot igényel, ezért a munkacsoport úgy döntött, hogy számos példát ad hozzá.

44

Christine Martinez Electronic

Records


e-Government

and

Digital

Archives

3. cím : Szövegek Ez a rész tartalmazza magukat a jogi szövegeket. Többféleképpen is integrálhatók az adatbázisba, a partner lehetôségeinek megfelelôen (a szövegek bemásolása vagy link beépítése). Az a döntés született, hogy elsô lépésben a szövegeket az eredeti nyelven, és ha lehetséges, francia és angol nyelvû változatban is közlik. Mivel azonban a fordítás kérdésével nehéz megbirkózni, eldöntötték, hogy az eredeti szövegekkel indítanak. Mivel a szövegekkel kapcsolatos munkát a helyi szakértôk végzik, a fordításról a következô lépésben lehet szó. A lényeg, hogy kialakuljon a partneri kapcsolat és létrejöjjenek a szövegek.

4. cím: Bibliográfia Ez a megadott vagy releváns témákról az adott országban megjelent publikációkból és cikkekbôl áll, akár helyi nyelven.

5. cím :Kapcsolatok Az e szakterületen kompetenciával rendelkezô szakértôk és szakemberek neve; az adott ország közigazgatásában vagy intézményeinél dolgozó jogi levelezôk hasznosak lehetnek további információ beszerzése érdekében. Az egyes címekhez tartozó összes információt a partnerek adják meg, és maguk terjesztik elô publikálásra. Az európai országokra vonatkozó információ mellett külön mezôt szántak az európai intézmények, illetve szervezetek (Európai Unió, Európa Tanács) iratokra és levéltárakra vonatkozó jogszabályainak, határozatainak, illetve ajánlásainak. Az európai mezô adatainak integrálásáért és frissítéséért felelôs személyt még nem határozták meg. Végül, a struktúra a levéltári jogtudományra vonatkozó általános bibliográfiával bôvíthetô.

Az összehasonlító megközelítés Az embereket általában csak egy-egy ország tapasztalatai érdeklik. Az adatbázisban azonban kutatást lehet végezni annak érdekében, hogy a különféle levéltári jogszabályok adott pontjait összehasonlítsák. Érdekes lehet például összevetni a különféle országok iratokkal, illetve levéltárakkal kapcsolatos meghatározásait, vagy a hozzáférésre vonatkozó rendelkezéseket, ha vannak ilyenek stb. Ehhez azonban ki kellett dolgozni egy indexet. Az eltérô hagyományok és kultúrák, illetve a különféle, az adatbázisban a jövôben használatos nyelvek miatt ez igen nehéz volt. Sôt, az indexet olyan módon kell kialakítani, hogy az információt akkor is meg lehessen találni, ha az adott szövegeket nem fordították le franciára és/vagy angolra. Ez komoly kihívást jelentett a munkacsoport számára, amely úgy döntött, hogy a koncepcionális megközelítéssel dolgozik: a szövegeket fogalmak, nem pedig szavak alkalmazásával indexálják. A cso-

45



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

port két alcsoportra oszlott: franciául beszélôk (Franciaország és Svájc) és angolul beszélôk (Finnország és Egyesült Királyság). Mindkét csoport a konceptuális indexen dolgozott. Ezután összehasonlították a francia, illetve az angol javaslatot, hogy egyesíthessék az indexet és kombinálhassák ezt a multikulturális megközelítést. Kiderült, hogy az indexnek nagyon rövidnek kell lennie, nem szabad túlzottan részletezni, hogy bárki könnyedén kutathasson, függetlenül saját igazgatási, kulturális környezetétôl, és megtalálhassa az információt. Az indexszel kapcsolatos munka már folyamatban van, és el fog térni attól, amit a prototípusban javasoltak. Ideális esetben a kutatást angolul lehet végezni, míg a válaszok angol, francia vagy akár az eredeti nyelven érkezhetnek. Lépésrôl lépésre, amikor a partnerországok képesek lesznek a fordítások elkészítésére, az indexálás több nyelven is elkészül. A rendszer további „közös" nyelvekkel egészül majd ki, a némettel, spanyollal…

További lépések Megfelelô finanszírozás nélkül most már nehéz folytatni a munkát, különösen a technikai téren. Az ICA a Direction des archives de France-on keresztül elkészítette a részletes technikai specifikációt, így a prototípus – ha a projekthez sikerül pénzt szerezni – átalakítható a végleges adatbázissá. Közben a prototípust több helyen is bemutatjuk a partnerszerzés reményében. A munkacsoport folytatja a fejezetcímmodell és az eszközök (index) kidolgozását. A teszteket a „második körös" partnerekkel együtt végezzük el. Amikor az adatbázis elkészül, külön regionális munkacsoportokat szervezünk, hogy bemutassuk, miként kell az adatbázist feltölteni, illetve hogyan kell a szövegeket indexálni. Reméljük, hogy az érintett országok, európai szervezetek és intézmények nagyobb érdeklôdést mutatnak projekttervezetünk iránt. Ez valóban egy európai projekt, amelyet együtt kell megvalósítanunk, és azt nem egy vagy két szakértôre rábízni. Csak így lehet olyan eredményeket elérni, amelyek mindenki számára kielégítôek.

46

TITKOSSÁG ÉS ADATVÉDELEM: KÖVETKEZTETÉSEK AZ ÉLETCIKLUS- ÉS IRATKEZELÉSRE EURÓPÁBAN


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

TITKOSSÁG ÉS ADATVÉDELEM: KÖVETKEZTETÉSEK AZ ÉLETCIKLUS- ÉS IRATKEZELÉSRE EURÓPÁBAN Malcolm Todd Az egységes európai piac azt is jelenti, hogy az európai tagállamok állampolgárai az egész unió területén személyes adataik egyenértékû szintû védelmére számíthatnak. Az 1995. évi adatvédelmi irányelvet valamennyi tagállamban – a bôvítés elôtt ez 15 országot jelentett – 2004 májusa elôtt bevezették. Az unió új tagjainak az irányelv átültetését megfelelô idôben más ütemezés szerint kell megvalósítaniuk. Számos anomália merült fel azonban akörül, ahogyan az egyes államok az irányelvet saját belsô jogukba átültették. Néhány tagállamnál két kísérletre is kényszerültek ehhez, míg másokat a Bizottság jogi lépések kilátásba helyezéséve fenyegetett. Csak közbevetôleg: a magánélethez fûzôdô, az emberi jogok európai egyezménye 8. cikkében meghatározott jogokat kiterjesztették a magánélet védelmére is: az adatvédelmi irányelv 29. cikke szerinti munkacsoport tulajdonképpen olyan területeken dolgozott az utóbbi idôben, amelyeket szigorúan meghatározott megbízatásuk kizár, ideértve az utasok adatainak más kontinensekkel való biztonsági célú cseréjét. Ennek az iratkezelésre, illetve a levéltárak kezelésére gyakorolt hatása igen mélyreható lehet. A problémák sokkal kevésbé nyilvánvalóak, mint az, hogy a személyi adatokat összegezni kell, amikor élô személyek vonatkozó adataihoz biztosítunk hozzáférést, de érthetôen a következô problémák legalább ilyen fontosak: – a megôrzés képességének megkérdôjelezése; a selejtezés ütemezése módszertanának megváltoztatása; – rövidebb idôkeret az archív információ értékelésére és kiválasztására; – nagyobb elszámoltathatóság és nem várt határterületek az információszabadságra vonatkozó irányelvekkel; – az életciklus, illetve az iratnyilvántartás folytonosságának értelmezése; – az archiváló szakemberek feladatainak értelmezése; és

47

Malcolm Todd Electronic


Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

– néhány országban a magánlevéltárak aggasztó helyzete.

Az elôadás a konferenciát a még folyamatban lévô kutatásokat bemutató és azokat elôtérbe állító dolgozatokról tájékoztatta – ezek a dokumentumok az archiválási szakirodalomban a közeljövôben megjelennek.

Publikációk A 2005. DLM Fórum konferencián elhangzó elôadásban bemutatott kutatás rövidesen megjelenik az áttekintett szaklapokban: Archivaria 61. szám (2006 elején) Archival science kutatási különkiadás (2005. december) Az InterPares projekt második fázisáról 2006. december végére készül el a jelentés. Ez tartalmazza az irányelvi kereteket (többek között a levéltárakra vonatkozó jogalkotást, a szellemi tulajdon kérdését és a hitelességre vonatkozó kutatást), valamint egy, a titkosságról szóló beszámolót, amely a fent említett kutatások és néhány más, a kutatásban együttmûködô szervezet eredményeit tartalmazza.

48

AZ OLASZ KORMÁNY „DIGITÁLIS PROTOKOLL" KEZDEMÉNYEZÉSE


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

AZ OLASZ KORMÁNY „DIGITÁLIS PROTOKOLL" KEZDEMÉNYEZÉSE Linda Giuva – Lucilla Garofalo Ez az elôadás felvázolja az olasz törvényhozás elektronikus iratkezelésre vonatkozó elveit, eszközeit, sajátosságait és eredményeit. Legelôször rövid bevezetést adunk ahhoz a politikai és kulturális környezethez, amelyben az innovációt kidolgozták, majd tájékoztatunk a fennhatóságunk alatt álló dokumentumokra vonatkozó elôírásokról, és késôbb leírjuk az olasz iratkezelési modell fô jellegzetességeit, annak kapcsolatát a nemzeti levéltári hagyományokkal és nemzetközi szabványokkal, a megoldandó problémákat, valamint a teljes körû megvalósítás nehézségeit. Az olasz e-kormányzatra vonatkozó jogalkotás – különösen az iratkezelésre vonatkozó jogszabályok – az 1990–2000 közötti idôszakban születtek. Ezt az idôszakot a közigazgatás és a lakosság közötti kapcsolatok igen lényeges átalakulása jellemezte. 1990-ben – késôbb, mint más országokban – az úgynevezett átláthatóságról szóló törvény (l 7/1990) elôször jogosította fel az állampolgárokat a közigazgatás birtokában lévô információhoz és nyilvántartásokhoz való hozzáférésre. Hogy a közigazgatás közelebb kerüljön a lakosság, illetve a szervezetek igényeihez, ez a törvény radikális reformot vezetett be az állami szektorban az ügyviteli folyamatok racionalizálásával és egyszerûsítésével, nagyobb figyelmet szentelve a teljesítményre és az eredményekre. A iratkezelési rendszert tekintették e reformfolyamat magjának (ha az iratokat nem megfelelôen kezelik, lehetetlen gyorsan és hatékonyan reagálni az állampolgári igényekre), így a dokumentumok elôállítására, kezelésére, megôrzésére és megóvására vonatkozó szabályoknak és eszközöknek elsôdleges fontosságot tulajdonítottak. A technológiai innováció támogatta ezt a reformfolyamatot, ám a mi országunkban új kérdések merültek fel, konkrétan annak szükségessége, hogy biztosítsuk: az elektronikus dokumentumok jogi értéke legyen ugyanaz, mint a papíralapú dokumentumoké. Ebben az összefüggésben a polgári jog szerint kizárólag az írásbeli dokumentum az, amely képes jogokat és ügyleteket alátámasztani. Emiatt a dokumentumok (azaz nyomtatványok, ûrlapok és az aláírás) létrehozása bármilyen jogilag elismert cselekvés alapja, történjék az állami szektorban vagy másutt. A technológiai innovációnak az állami szektorban történô elômozdítása érdekében számos jogszabály született, különösen az elektronikus iratok jogi értékérôl (lásd 59/1997), a digitális 49

Linda Giuva Electronic


Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

aláírásról (dpr 513/1997), mint a dokumentum integritása és a személy azonossága igazolásának eszközérôl (a dokumentum hitelessége), valamint az elektronikus iratkezelô rendszerekrôl. Az állami szektorban az iratkezelésre vonatkozóan jelenleg hatályos jogszabályok 1998-tól (a digitális protokollkezelésrôl szóló rendelet, 428/1998. október 20.) 2000-ig (a közigazgatási nyilvántartások megerôsítésérôl szóló törvény, 445/2000. december 28.) születtek egy olyan konzultációs folyamat eredményeként, amelyben számos szakmai közösség vett részt: jogászok, levéltárosok, informatikusok és az állami szektor vezetôi. Tavaly márciusban jelent meg a „Digitális közigazgatás kódexe" (dlg 82/2005), ami azonban nem helyezte hatályon kívül az elektronikus iratkezelésre vonatkozó korábbi jogszabályokat. A cél annak biztosítása volt, hogy a nyilvántartási rendszer: • megbízható, tartós rendben, a felelôsségi körök ellenôrzésével és a dokumentum létrehozása vagy bevitele során az adatok pontosságának biztosítás mellett mûködik; • hiteles, azaz az iratok és információk integritása biztosított térben (adatátvitel) és idôben (megôrzés) egyaránt; • biztosítja az iratokban tárolt információhoz való hozzáférést, a dokumentumok olvashatóságának maradandó megóvása mellett. Ezek a jogszabályok teljes mértékben elismerték az olasz levéltári hagyomány fô elveit, amelyeket már egy 1900. évi törvény (rd 35/1900) megfogalmazott, amikor rendelkezett az állam központi közigazgatási nyilvántartási rendszereire vonatkozó általános és országos szabályokról, az iratok aktív és félig aktív fázisaiban egyaránt. Ez a törvény 1998-ig volt hatályban. Az alapelvek a következôk: • az iratok és levéltárak egységes koncepciója, amely magában foglalja a dokumentum teljes élettartamának (aktív, félig aktív és történeti fázis) következetes kezelését; • a megfelelô kezeléshez elôírt eszközök, a protokollregisztráció, az osztályozási séma és az iktatás; • a nemzeti levéltári hatóság ellenôrzési joga a kezelés valamennyi fázisában. Az olasz intézményeket érintô átalakulások hatással voltak a nyilvántartási rendszerekre is. Így különösen: számos feladatnak a központi intézményektôl a helyi intézményekre történô átadása; a rendelkezésre álló technológia és közigazgatási kultúra, mint fentebb említettük. A mai kor dokumentumai és kezelésük komplexitása új eszközök létrehozását követelte meg. Közöttük meg kell említeni azokat, amelyek a legfontosabb innovációt jelentették országunkban: az iratkezelési és archiválási szolgálat létrehozása a közigazgatás valamennyi egységében, amelynek vezetését levéltártechnikai szakértelemmel rendelkezô, magas beosztású személyre kell bízni; a dokumentumok felett rendelkezô hatóság megalakulása; valamennyi közigazgatási egység kötelezettsége, hogy iratkezelési kézikönyvet dolgozzanak ki, ami tartalmazzon irányelveket a nyilvántartási rendszerek kezelésének és megôrzésének valamennyi fázisára; elôírás arra vonatkozóan, hogy az alkalmazottak között legyen iratkezelô szakember. 50



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Az alábbiakban röviden leírjuk az elektronikus iratkezelô rendszerekre vonatkozó olasz jogszabályokat. Az elsô az elektronikus és papíralapú dokumentumokra egyaránt vonatkozó jogszabály volt. Ez reális döntésnek bizonyult, tekintettel a közigazgatási nyilvántartási rendszerek jelenlegi állapotára és annak szükségességére, hogy kezelnünk kell a hibrid rendszerekrôl a teljesen elektronikus rendszerekre történô átállást, ami egyre hosszabbnak és egyre bonyolultabbnak tûnik, különösen a hosszú távú megóvás problémáira tekintettel. A második sajátosság, hogy a jogszabályok a nyilvántartási rendszerekhez több információs és kommunikációs alkalmazást kínálnak a közigazgatásnak a digitális protokoll rendszertôl (az úgynevezett „nucleo minimo") az ügyviteli folyamatok kezelésének integrált elektronikus iratkezelô rendszerig (munkafolyamat) és a teljes közigazgatási információs rendszerig (tartalom- és tudáskezelés). Minden közigazgatási egység megválaszthatja az általa elérni kívánt technológiai szintet. Az elektronikus iratkezelés felé az elsô lépés a digitális iktatás, amelyet a törvény szerint a közigazgatási egységeknek 2004. január 1-jéig kellett bevezetniük. Az iktatás bizonyos alapvetô információt tartalmazó regisztrálási rendszer a bejövô és a kimenô dokumentumokról. Az iktatás valamennyi dokumentumnak egyedi növekvô sorozatszámú számot ad, ami egyértelmûen meghatározza azt a közigazgatás nyilvántartási rendszerben. Az iktatás tanúsítja az irat létrejöttét, és azt is, hogy azt postázták vagy érkeztették. Ez egy ôsi eszköz – még az 1700-as években született a napóleoni közigazgatás idején – annak érdekében, hogy ellenôrzés alatt tartsa a növekvô számú állami funkcióból adódó növekvô számú dokumentumot. Olaszországban az iktatás alapján történô nyilvántartás bizonyító erejû a meglévô dokumentumokra nézve, és annak manipulálása bûncselekmény. A jogszabály szerint az iktatás kötelezô elemei az alábbiak: • iktatószám (ezt a rendszer rendeli a dokumentumhoz, és az megváltoztathatatlan); • az iktatás napja és idôpontja (ezt a rendszer rendeli a dokumentumhoz, és megváltoztathatatlan); • feladó vagy címzett (megváltoztathatatlan); • tárgy (a tartalom rövid leírása, megváltoztathatatlan); • az elektronikus dokumentum ismertetôjele (ez keverôkódolási folyamat eredménye, amely egyértelmû rögzített számú bitfolyamot generál, így két eltérô szövegnek sohasem ugyanaz az ismertetôjele). A technológiai innováció az iktatást statikus eszközbôl dinamikussá alakította át, amely a korábbinál több funkcióra képes, és integrálható más elektronikus rendszerekkel a közigazgatáson belül és kívül egyaránt. Az új funkciókra néhány példa: • strukturált vagy teljes szövegkutatás; • a dokumentumok illetékes személyeknek vagy ágazatnak történô átadásának vagy továbbításának ellenôrzése; 51



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

• a feladók és a címzettek ellenôrzött listái; • a dokumentum tárgyának szótári támogatással történô kezelése; • lehetséges kapcsolódás az iratfolyamatok kezeléséhez vagy a munkafolyamathoz; • interoperabilitás más közigazgatási egységek iktatási rendszereivel. Más szavakkal, a digitális iktatás megtartja jogi funkcióját, de olyan elektronikus információs rendszer részévé is válhat, amely kezeli az iratokat és az ügyviteli folyamatokat, és kölcsönösen hat egymásra más tevékenységekkel és alkalmazásokkal annak érdekében, hogy a teljes közigazgatási ismeretanyagot hasznosíthassák. Tekintettel arra, hogy a dokumentumrendszerben az iktatás milyen fontos szerepet tölt be, nagy figyelmet fordítottak a biztonságra. A jogszabály elôírja, hogy: • az iktatásban nem lehet megszakítás; • a napi iktatási jegyzéket el kell menteni, és késôbb ki kell nyomtatni; • hiba, megszakítás vagy a rendszer hibás mûködése esetére részletes eljárásokat írtak elô a rendkívüli nyilvántartásra; • részletes eljárásokat határoztak meg arra az esetre, ha bármilyen megváltoztathatatlan információban hiba fordul elô. Ez utóbbi esetben az iktatás törlésének tényét kell menteni és azt meg kell ôrizni. Az iktatás befejezése után következik az aláírás („digitális iktatóbélyegzô") elhelyezése. Ez vagy a dokumentum megjelölésébôl, vagy az eredeti dokumentumhoz az alábbi elemeknek történô csatolásából áll: • iktatószám; • iktatás napja és idôpontja; • a dokumentumrendszert kezelô közigazgatási egység neve. Az tartalmazhat más elemeket is, például az osztályozási kódot, annak az egységnek a nevét, amelynek az iratot megküldték és/vagy más hasznos információt, ha az adott idôpontban az rendelkezésre áll. Az iktatási protokoll és az „iktatóbélyegzô" elhelyezése egyidejû mûveletek. Az osztályozással együtt, ami az elôbbiekkel ellentétben késôbb is megtörténhet, ezek képezik az elektronikus iratkezelési rendszer úgynevezett „nucleo minimo"-ját. Az iktatás és a „bélyegzô" adatai szabványos XML-fájlformátumban állnak rendelkezésre. Ezek olyan metaadat-készletet jelenítenek meg, amely azonosítja a dokumentumot, de más mûveletekhez is rendelkezésre áll, például lehetôvé teszi a dokumentumot fogadó protokollrendszer számára az automatikus adatrögzítést.

A digitális protokoll mellett a jogszabály elôírja, hogy a közigazgatási egységeknek más releváns eszközöket is alkalmazniuk kell. Megemlítjük azokat, amelyekkel számos közigaz52



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

gatási egység ma is dolgozik: ilyen az iratkezelô kézikönyv és az osztályozási rendszer. Az iratkezelô kézikönyv hivatalos szöveg, amely: • leírja az iratkezelési és megóvási rendszereket; • felsorolja az átruházott felelôsségi köröket; • utasításokat ad valamennyi, az iratkezeléssel kapcsolatos tevékenységre. A 2000. október 31-én létrehozott technikai szabályzat írja elô, hogy a kézikönyvnek mit kell leírnia. Például: • valamennyi dokumentumáramlást (belsô, bejövô és kimenô); • a különféle adatátviteli módszerekkel érkeztetett iratok iktatásának szabályait (fax, e-mail vagy ajánlott levél); • az iratoknak az illetékes egységekhez történô továbbítása szabályait; • a protokoll szerinti iktatásból kihagyott vagy különlegesen iktatott iratok listáját (számlák vagy jegyzôkönyvek); • az osztályozási rendszert; • az osztályozási rendszerhez integrált végrehajtó hatóságot; • a hozzáférési jogosultságokat, illetve korlátozások meghatározásának, valamint a belsô és külsô felhasználói profilok meghatározásának kritériumait és eljárásait; • az elektronikus dokumentumok biztonsági tervét; • a rendkívüli helyzetekre vonatkozó protokoll szerinti iktatókönyvet. A kézikönyvet nyilvánosságra kell hozni és a világhálón is rendelkezésre kell bocsátani. Ez valódi újdonság az olasz közigazgatás számára, mert: • növeli az átláthatóságot a külsô felhasználók felé (más közigazgatási szervek, társaságok, magánszemélyek); • elôsegíti a szabályzatok megismertetését és a belsô felhasználói attitûdök formálását; • elôsegíti a szabványosítási folyamatokat, javítja a dokumentumok és az ügyvitel minôségét, és támogatja az interoperabilitást; • a belsô felhasználók képzésének alapját képezi. Összegzésképpen, a kézikönyv lényegében kommunikációs eszköz, ami csak akkor hatékony, ha a mûveleteket világosan és teljes körûen tartalmazza. Ezért a kézikönyv azokat a konkrét feltételeket és választásokat tükrözi, amelyeket az adott közigazgatási egység az általános jogszabályi kereteknek megfelelve magáénak vall. Az Országos Közigazgatási Informatikai Központ (CNIPA) kidolgozott egy modellt a kézikönyvüket író intézmények támogatására, ami az alábbi webcímen érhetô el: www.protocollo.gov.it/news_manual.asp. Ami az osztályozási rendszert illeti, ez az iratkezelés és -megóvás egyik alapvetô eleme. Számos kezdeményezés történt a közigazgatási egységek támogatására:

53



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

• a következetes módszertan kifejlesztésére; • a szabványosítás, az erôforrás-megosztás és a közigazgatási egységek közötti interoperabilitás elôsegítésére. E kezdeményezések eredménye az ügyviteli tevékenységekre épülô osztályozási rendszer lett. Különösen: • az olyan tevékenységek során elôállított dokumentumok osztályozási modellje, amely közös minden közigazgatási egységnél, például az emberi, illetve pénzügyi erôforrásokkal való gazdálkodás, a tervezés, az elektronikus rendszerek stb.; (Közigazgatási Fôiskola www.sspa.it ) • konkrét ágazatok számára készített osztályozási rendszerek, mint például egyetemek, helyi intézmények, bankok stb., ezek szintén a világhálón állnak rendelkezésre (www.archivi.beniculturali.it/divisione_III/archiviregioni.htm, www.archivi.beniculturali.it/divisione_III/comuni/presentazionealtitolario.htm, www.unipd.it/archivio/clas_idx.htm) Az iratkezelés olasz modellje teljes mértékben megfelel az iratkezelésre 2001-ben kiadott vonatkozó nemzetközi szabványoknak: az ISO 15489 Információ és dokumentáció: iratkezelés, valamint az elektronikus iratok kezelése követelménymodellje (MoReq) elôírásainak. Az eltérések a jogszabályoknak és a levéltári tradícióknak tudhatók be. Hogy teljes körû áttekintést adhassunk az olasz jogszabályokról, el kell mondanunk, hogy a 2000–2005 közötti idôszakban néhány konkrét jogszabály született az elektronikus iratoknak az állami szektorban történô használatáról. Különösen három rendeletet kell megemlíteni: • az elektronikus aláírásról szóló EU-irányelv megvalósítása (dlgs 10/2002); • az állami interoperabilitási rendszer technikai szabályai (dlgs 42/2005); • a tanúsított elektronikus levelezôrendszereken cserélt dokumentumokra vonatkozó rendelet (dpr 68/2005). Ez utóbbiról további néhány szót kell ejteni. Napjainkra az e-mail a közigazgatási egységek, valamint ezen egységek és a lakosság közötti kommunikáció bevált eszközévé vált. A tanúsított e-mail-rendszer a küldônek elektronikusan aláírt átvételi bizonylatot ad, ami bizonyítja, hogy a dokumentumot elküldték és azt a címzett megkapta. Az e-mailek iratként történô kezelése azonban még mindig kritikus, ugyanis akár tanúsított, akár nem, a levelezôrendszereket nem mindig integrálják a digitális protokollal és az egész dokumentumrendszerrel. A leggyakoribb gyakorlat az, hogy az e-mailt kinyomtatják, majd papíralapú iratként kezelik. Egyébként néhány közigazgatási egységnél most tesztelik az integrált rendszereket. Annak ellenére, hogy jogalkotási szinten ilyen erôfeszítések születtek az információs és kommunikációs eszközök állami szektorban történô alkalmazásának elôsegítésére, a technológia teljes körû átvétele késik, és számos közigazgatási szerv még nem tért át a papíralapú iktatásról a digitális protokollra. 54



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A késedelem gyakran a hiányzó, szegényes vagy nem folyamatos finanszírozásnak, a nem elegendô emberi erôforrásnak, illetve a szervezeti ügyek felszínes kezelésének tudható be. A CNIPA igyekszik támogatni a közigazgatási egységeket e késedelem ledolgozásában, és ennek érdekében szerzôdésbe adási eljárást fejlesztettek ki; jelenleg a CNIPA alkalmazói szerverszolgáltatóként mûködik, és az interneten keresztül nyújtja szolgáltatásait, vagy szoftvert biztosít az elektronikus iratkezeléséhez. Ennek az elônyei nyilvánvalóak a kisebb méretû közigazgatási egységeknél, különös tekintettel a költségekre és a hatékonyságra, a bonyolultabb struktúrával rendelkezô, nagyobb közigazgatási egységeknél azonban eltérô és talán innovatívabb megoldások vizsgálatára is lehet számítani. Ám mindez nem Ahhoz, hogy a dokumentumrendszerekben az informatikát alkalmazhassuk, mélyrehatóan elemezni kell az ügyviteli folyamatokat és eljárásokat, a szervezeti kereteket, a személyzet elosztását és a képzési igényeket Ha elkötelezettség e mellett nem elegendô, az elektronikus dokumentumrendszerek tervezése és megvalósítása súlyos akadályokba ütközik. Mindannyian tudjuk, hogy a hosszú távú megóvás a legkomolyabb probléma. A nemzetközi kutatások és a folyamatban lévô kísérletek egyaránt arra mutatnak rá, hogy az információ megóvása nem várható el kizárólag a technológiától; szükség van pontos és átlátható eljárások és a felelôsségi körök meghatározására is. Az ez idáig kidolgozott elektronikus dokumentum-megóvási technológiai megoldások, mint például a digitális aláírás vagy az idôbélyegzés, bonyolultságuk okán szinte minden esetben az elektronikus nyilvántartások elterjedése ellen hatottak, ellenérzéseket kiváltva különösen a papíralapú iratoknak azok digitális másolataira történô cserélésével szemben. Ez utóbbi esetben számos közigazgatási egység a levéltári hatóság utalásaira figyel, amelyekben leginkább a fontolva haladásra intenek, annak ellenére, hogy a kormányzati hatóságok határozottan a dematerializálás mellett foglalnak állást. A mi joghatóságunk alatt az állami szektorban az elektronikus iratkezelô rendszerekre történô áttérés folyamata csak akkor lesz teljes, ha a hosszú távú megóvás garanciái rendelkezésre állnak. Összegzésképpen el kell mondanom, hogy olyan problémákkal kell megbirkóznunk, amelyek nemcsak technológiai, hanem jogi és politikai megoldásokra is várnak: a valós tervezési, szervezési és irányítási kapacitást a teljes nyilvántartási rendszerhez ki kell fejlesztenünk.

55

AZ ELEKTRONIKUSAN ALÁÍRT DOKUMENTUMOK MEGÔRZÉSE


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

AZ ELEKTRONIKUSAN ALÁÍRT DOKUMENTUMOK MEGÔRZÉSE Hannelore Dekeyser Bevezetés Képzeljenek maguk elé egy bírát a 2025. évben, aki az Alice, Bob és Carl közötti vitát próbálja meg rendezni. Álláspontjuk bizonyítására a felek számos olyan dokumentumra – például szerzôdésre – hivatkoznak, amelyet ugyanabban az évben elektronikusan írtak alá. Mielôtt az ügy érdemében dönthetne, a bírónak elôször arról kell állást foglalnia, hogy a bemutatott bizonyíték elfogadható-e a bíróság számára, és van-e elegendô súlya. Az érintett felekre nézve eljött az ideje annak, hogy viseljék az általuk választott megóvási stratégia következményeit. Carl már egészen korán a papíralapú stratégia mellett áll ki, annak ellenére is, hogy ez a dokumentumok bizonyos elemeinek feláldozását jelentette, nevezetesen az elektronikus aláírásét. Alice elvetette az összes eredeti aláírást, és az általa létrehozott, vagy egy megbízható harmadik fél által biztosított metaadatokkal helyettesítette azokat. Bob ragaszkodott a valamennyi aláíró fél által elismert minôsített elektronikus aláírás alkalmazásához (QES), és mindent megtett annak érdekében, hogy megóvhassa azokat teljes funkcionalitásukban. A következô részekben röviden áttekintést adok az elektronikus aláírásra vonatkozó uniós jogi keretekrôl. Ezután bemutatok néhány, a digitálisan aláírt dokumentumoknál alkalmazott megóvási stratégiát. Végül illusztrációként bemutatom, hogy egy belga bíró hogyan közelítene a különféle megôrzési stratégiákhoz a szerzôdésre vonatkozó jogvitában.

E-aláírás-jog röviden 1999 óta, amióta az elektronikus aláírásokra vonatkozó irányelv megjelent, az EU-ban ezen a téren harmonizált jogi keretek érvényesülnek1. Az e-aláírásra vonatkozó irányelv meghatározza az elektronikus aláírások különféle típusait, és eltérô jogi következményeket tulajdonít nekik. 1

56

Az Európai Parlament és a Tanács 1999. december 13-i 1999/93/EK irányelve az elektronikus aláírásra vonatkozó közösségi keretfeltételekrôl. Hivatalos Lap, 2000. január 19., L13/12 (a továbbiakban az e-aláírásról szóló irányelv). Elérhetô: . A tagállamoknak 2001. júliusáig kellett az irányelvet a nemzeti jogukba átemelni.

Hannelore Dekeyser Electronic

Records


e-Government

and

Digital

Archives

Az e-aláírás olyan elektronikus adat, amelyet más elektronikus adathoz csatolnak, illetve logikailag hozzá társítanak, és amely hitelesítésre szolgál [az e-aláírásról szóló irányelv, 2. cikkének (1) bekezdése]. Például ha a nevét egy közönséges e-mail alá írja valaki, ez már tekinthetô az elektronikus aláírás egyfajta primitív formájának. Ennek az elektronikus aláírásnak – értelemszerûen –nem lehet komoly jogi súlyt tulajdonítani. Az elektronikus aláírást a bíróságnak bizonyítékként mégis el kell fogadni, és nem vethetô el kizárólag azért, mert elektronikus formában készült [az e-aláírásról szóló irányelv 5. cikkének (2) bekezdése]. A bíró azonban más indokok miatt az elektronikus aláírást szabadon elutasíthatja. Ennél nagyobb súlya van az elektronikus aláírások egy speciális fajtájának, az úgynevezett fokozott biztonságú elektronikus aláírásnak (AES). Az ilyen aláírás kizárólag az aláíróhoz kötött, alkalmas az aláíró azonosítására és olyan eszközzel hozták létre, amely kizárólag az aláíró ellenôrzése alatt áll. Ezen kívül, úgy kapcsolódik azokhoz az adatokhoz, amelyekre vonatkozik, hogy az adatok minden késôbbi változása nyomon követhetô [az e-aláírásról szóló irányelv 2. cikkének (2) bekezdése]. A technológia jelenlegi állása mellett kizárólag a digitális aláírástechnológia2 teljesítheti ezeket a követelményeket. Meglehetôsen furcsa, hogy az e-aláírásról szóló irányelv az aláírások e kategóriáját úgy határozza meg, hogy alkalmazásukhoz nem rendel semmilyen konkrét jogi következményt. A fokozott biztonságú elektronikus aláírások egy alhalmaza különösen privilegizált státust élvez, konkrétan az AES; ezt olyan minôsítési tanúsítvány kíséri, amely valamely biztonságos aláírást létrehozó eszköz segítségével jön létre. A jogi szakirodalom ezt az alhalmazt általában minôsített elektronikus aláírásnak (QES) nevezi. A QES-t el kell fogadni a bírósági eljárásokban bizonyítékként, sôt, annak ugyanolyan jogkövetkezményeket kell tulajdonítani, mint hasonló körülmények között a sajátkezû aláírásnak [az e-aláírásról szóló irányelv 5. cikkének (1) bekezdése]. A QES használatának legfontosabb elônye minden más típusú elektronikus aláírással szemben az, hogy egységesen kezelik az egész EU-ban. Ez a tulajdonsága rendkívül vonzó bárkinek, aki a jogbiztonságot akarja maximalizálni. A QES használatát bizonyos korlátok között törvény is elôírhatja, különösen az állami szektorban. Bár az e-aláírásról szóló irányelv vélelmezetten semlegesen közelít a piacon rendelkezésre álló aláírástechnológiák felé, az AES feltételeit a digitális aláírástechnológiához igazították. Egyelôre a digitális aláírások túlsúlya maradandónak tûnik. Emiatt a dolgozat további részében elsôsorban a digitálisan aláírt dokumentumok megóvásával foglalkozom.

2

Ebben a dolgozatban a „digitális aláírás" kifejezés az aszimmetrikus kódolással létrehozott aláírást jelenti.

57



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Belgium az e-aláírásról szóló irányelvet szinte szó szerint átültette a belga jogba. A minôsített fokozott biztonságú és az általános elektronikus aláírások meghatározásait szinte szó szerint másolták át a belga törvénybe3. Az irányelvtôl való eltérés viszont, hogy már a fokozott biztonságú elektronikus aláíráshoz is konkrét jogkövetkezményeket rendel. Az AES egy magánjogi megállapodás bizonyítóerejéhez szükséges mértékéig érvényes aláírásnak tekintendô4. Az elektronikus személyazonosító kártya elterjesztése valamennyi belga állampolgár számára eszközt ad a digitális aláírás létrehozásához. Sürgôsen szükség van ezért az aláírt digitális dokumentumok megbízható megóvási stratégiájára.

Megóvási stratégiák digitálisan aláírt dokumentumokhoz Jelenleg az aláírt vagy alá nem írt digitális dokumentumok megóvására számos stratégia van napirenden. Van néhány megoldás, ami kifejezetten a digitális aláírások megóvására irányu5. Megfelelô megoldást találni azonban az aláírt dokumentumokra összességében még mindig komoly problémát jelent.

Hûvös, száraz helyen tartandó Példánkban Carl a papíralapú megóvási stratégiát választja. Valamennyi elküldött vagy érkezett aláírt dokumentumot papíron vagy mikrofilmen archiválják. Az e stratégia mellett szóló érv ezen adathordozók tartóssága és technológiai igénytelensége. A stratégia fontos hátránya viszont a magas tárolási költség, a dokumentumok korlátozott rendelkezésre állása és az információ ismételt használatához szükséges komoly erôfeszítés. Ezen kívül bizonyos digitális dokumentumok nem nyomtathatók papírra értelmes módon, ilyenek például a video- és hangfelvételek, adatbázisok, háromdimenziós környezetek stb. A hash-értékek, digitális aláírások és tanúsítványok nyomtathatók, de nem használhatók a papíralapú dokumentumok hitelesítésére6.

58

3

Lásd a 2001. július 9-i, az elektronikus aláírások jogi kereteirôl és a tanúsító szolgálatokról szóló törvényt, a továbbiakban elektronikus aláírásról szóló törvény (M.B. 2001. szeptember 29.).

4

Lásd a 2000. október 20-i, a kommunikációs technológiáról és az elektronikus aláírásnak a bírósági és nem bírósági eljárásokban történô használatáról szóló törvénnyel módosított 1323. cikket (M.B. 2000. december 12.).

5

F. BOUDREZ, Digital signatures and electronic records (Digitális aláírások és elektronikus dokumentumok), Antwerpen, eDavid, 2005, megjelenés elôtt, ; Lásd J.-.F. BLANCHETTE, La conservation de la signature électronique: perspectives archivistiques (Az elektronikus aláírás megóvása: levéltári szempontok), Paris, La Documentation Française, 2004, 39. o.

6

Elméletben a bitfolyam is kinyomtatható, bár ennek nem sok értelme van. A bitfolyam újragépelésének költsége olyan magas, hogy gyakorlatilag kizárja ezt a lehetôséget; jelenleg az OCR-technológia nem eléggé pontos. Ha ezeket a problémákat figyelmen kívül is hagyjuk, a bitfolyam értelmezhetô dokumentummá történô fordításának problémája még mindig fennmarad.


Records


e-Government

and

Digital

Archives

Bob ragaszkodik ahhoz, hogy valamennyi aláíró a QES-t használja, tekintettel annak privilegizált státusára, mert tökéletesen helyettesíti a sajátkezû aláírást. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy egy biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel készült digitális aláírástechnológiát kell alkalmazni, csatolva a minôsítési tanúsítványt. Késôbb Bob mindent megtesz, hogy az aláírásokat teljes funkcionalitásukat megôrizve tárolják. Bob a teljes validálási láncolatot tanúsítványokkal és dátumbélyegzôkkel együtt összegyûjti és megôrzi. Ami az aláírt dokumentumokat illeti, Bob az emulációs stratégia mellett döntött. Alice-nak gondjai vannak a Bob, illetve a Carl által választott megóvási stratégiákkal. Ã digitális formában kívánja archiválni a digitális dokumentumokat, és azokat a jellemzôiket akarja megôrizni, amelyek számára fontosak. A hang- és videofelvételeknek lejátszhatóknak, az adatbázisoknak kereshetôknek és a dokumentumoknak állandónak és olvashatónak kell maradniuk. Alice úgy döntött, hogy nem fogja megôrizni a digitális dokumentumok hitelesítésére szolgáló digitális aláírásokat, ehelyett az aláírás-validálás sikerét vagy sikertelenségét rögzíti a dokumentum fogadásakor a metaadatokban. Mielôtt a migrált dokumentumokat másoknak átadná, Alice aláírja azokat. Nagyfontosságú dokumentumok esetében megbízható harmadik felet vonhat be, hogy a migrációs eljárást vagy a validálási metaadatokat tanúsítsa.

Menjen vagy maradjon? A digitális aláírástechnológia legnagyobb erénye – a bitfolyam manipulálásának jelzése – egyben a legnagyobb hátránya is. A digitális aláírás validálása csak akkor lehetséges, ha az eredeti bitfolyam tökéletesen ép marad. Ennek elérése még viszonylag rövid idôszakokon belül sem nem olyan egyszerû, mint ahogyan hangzik. A legtöbb tárolásra szolgáló adathordozónál meglehetôsen gyakran elôfordul, hogy egy-egy bit „kiesik". Még a kifejezetten erre a célra tervezett adathordozóknál, mint például CD-WORM-lemezeknél is az olvasóberendezés beépített szoftverétôl függ, hogy az javítja-e a hibákat7. Megjegyzendô, hogy önmagában a digitális aláírástechnológia semmit nem tesz azért, hogy megakadályozza a bitfolyam megváltoztatását. A bitintegritás védelme az elektronikus dokumentummegôrzés során biztosított alapfunkció. A bitdegradáció eltérô módon érinti Bobot és Alice-t. Bob esetében a bitfolyam legkisebb változása megtöri a digitális aláírásait. Extrém esetben egyetlen bit javíthatatlan módosulása az adott aláírt dokumentumra vonatkozó megóvási stratégia teljes bukását jelentheti. Ilyen bukással szembesülve, Bob még megpróbálhat az érintett dokumentumok esetében átváltani Alice stratégiájára, feltéve, hogy elôvigyázatosságként rögzítette az aláírások validálási eredményeit.

7

F. BOUDREZ, CD’s voor het Archief, Stadsarchief Antwerpen – ICRI K.U.Leuven, 10.o., elérhetô itt: . B. STARRET, ‘Compact Disc Errors’ (Kompaktdiszk-hibák), in: Roxio CD-R Newsletter, 2000. április 21., elérhetô itt: .

59



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Alice is abban érdekelt, hogy bitfolyamai épek maradjanak, bár apróbb módosulások elfogadhatók lehetnek, ha maga az üzenet változatlan marad. Nyilvánvaló, hogy ez a dokumentum típusától függ. Egy szerzôdés esetében a megrendelt termékmennyiség változtatása százról ezer tételre az integritás sérülésének minôsül. Ezzel szemben, egy pixelnyi módosulás egy videofelvételen valószínûleg egyáltalán nem érinti az üzenetet. Az integritás jelzése bitszinten nem ugyanaz, mint az integritás biztosítása dokumentumszinten. A bitdegradáció nem az egyetlen leküzdendô akadály. A bitfolyam, mint olyan, nem igazán jól használható. Ha nem áll rendelkezésre a szükséges hardver és szoftver annak a képernyôn megjelenô és nyomtatható dokumentummá fordításához, a tartalom hozzáférhetetlen. Az elmúlt évtizedekben a hardver- és szoftverplatformok ijesztôen nagy sebességgel jöttek és mentek. Az ilyen platformoktól függô fájlformátumok ennek következtében elavulhatnak. A nyitott szabványú formátumban létrehozott dokumentumok többé-kevésbé mentesek ettôl a problémától, ám nagy a valószínûsége annak, hogy Bob és Alice dokumentumainak csak egy töredéke ilyen. Irodai környezetben a zárt fájlformátumok fordulnak elô igen szép számban, míg az interneten – ami a nyitott szabványoknak köszönheti létét – a rendelkezésre álló szabványoknak való szigorú megfelelés viszonylag ritka. Az emuláció az egyik módja a fájlformátumok elavulása elleni fellépésnek. Az emulátor újra létrehozza az elavult platform – azaz a régi hardver, szoftver vagy mindkettô – funkcióit és magatartását egy aktuális platformon, így az eredeti fájlokhoz újra hozzá lehet férni, és azokat ismét fel lehet használni. Ez a stratégia lehetôvé teszi Bob számára, hogy ha szükséges, bizonyítékként bemutathassa eredeti fájljait. Ebben az esetben Bob a kísérô digitális aláírásokat is tudja biztosítani. Ezen a ponton az aláírások akkor validálhatók, ha a specifikációk rendelkezésre állnak. Ha Bob zárt szabadalmazott digitális aláírástechnológiát alkalmazott, az emulátornak csak a digitális aláírásokat kell validálnia. Elméletben az emuláció tûnik az aláírt dokumentumok ideális megóvási stratégiájának. Természetesen a dolog a gyakorlatban nem ilyen egyszerû. A megbízható emulátorok kifejlesztése nehéz és költséges folyamat, különösen a nem teljes körûen dokumentált platformokhoz. Ezt bizonyítja az is, hogy az elavult platformokhoz mennyire korlátozott számban állnak rendelkezésre emulátorok. Ezen kívül a ma aktuális platformon történô futtatásra kifejlesztett emulátorok maguk is el fognak avulni. Az idô múlásával emulátorok egész láncolatát kell kiépíteni, vagy cseréket kell kifejleszteni. Ha a láncolat megszakad és nem lép helyére semmi, valamennyi ettôl függô dokumentum elvész8. Az a tény, hogy a fájlt kísérô digitális aláírás még mindig validálható, nem igazán vigasztaló9.

60

8

BOUDREZ, F., DEKEYSER, H. és DUMORTIER, J., Digital Archiving: The new challenge? (Digitális archiválás: az új kihívás?), Louvain-La-Neuve, I.R.I.S., 2005, 83-84.o.

9

Sikeresen fejlesztettek ki emulátorokat különféle játékkonzolokhoz, de más számítógépes rendszerekhez is, lásd .


Records


e-Government

and

Digital

Archives

A migráció a második a fájlformátum elavulását megoldani hivatott stratégia. Migráció esetén a számítógépes fájlt egy alkalmas archiválási formátummá alakítják át. Az eredeti fájl jellemzôinek egy része a folyamat során megváltozhat vagy elveszhet, függôen a célformátum konkrétumaitól10. Alice számára a migráció teljesen életképes választási lehetôség. Természetesen megbízható migrációs eszközöket kell használnia, és a folyamatot a dokumentumok metaadataiban dokumentálnia kell. Végül is bizonyítania kell tudni, hogy a migrált és az eredeti fájl lényegében ugyanazt a tartalmat jeleníti meg11. Bob számára a migrációs kevésbé vonzó. Az eredeti fájlt kísérô digitális aláírások nem használhatók a migrált fájl validálására, mivel ennek az új fájlnak megvan a saját elkülönülô bitfolyama. Migráció után Bob egy aláíratlan fájlt kap, ami olvasható, valamint egy olyan aláírt fájlt, ami olvashatatlanságra van ítélve. Ilyen körülmények között Bobnak fel kell tennie a kérdést, hogy valóban szükséges-e mindkét fájl megôrzése. És ha a bitdegradáció és a fájlformátum elavulása nem lenne elég, ott van a rejtjelezés gyengülésének kérdése is. A digitális aláírás mögött meghúzódó feltételezés az, hogy a jelenleg rendelkezésre álló számítógépek teljesítményével egyszerûen túl sokáig tart a kód feltöréséhez valamennyi lehetséges kulcs kipróbálása. Az idô múlásával azonban, ahogyan egyre nagyobb teljesítményû számítógépeket fejlesztenek, az ilyen nyers erôt felhasználó támadás valós lehetôségé válik. Emiatt a rejtjelezô kulcsok hosszát rendszeresen növelik. Ezen kívül a rejtjelezô vagy a hash-algoritmusban hibák lehetnek, ami a támadás új útjait nyithatja meg12. Ezért folyamatosan fejlesztik az új rejtjelezô algoritmusokat, hogy a feltörtek helyére lépjenek. De a hosszabb kulcsok vagy az új algoritmusok nem oldják meg a meglévô digitális aláírások sebezhetôségének problémáját. Ha feltörték a kulcsot vagy az algoritmust, a valóditól megkülönböztethetetlen hamis digitális aláírásokat lehet létrehozni.

10

Például ha MS Word fájlokat egyszintû állománnyá konvertálunk, az eredeti külalak és érzet elvész; ha ugyanazt az MS Word fájlt tömörítetten tiff-fájlba migráljuk, a dokumentum eredeti külalakja és érzete megmarad, ehelyett azonban a tartalom ismételt használatának a lehetôsége vész el.

11

A német „Transidoc" kutatási projekt foglalkozik az aláírt dokumentumok jogilag biztonságos módon történô átalakításával. Lásd: .

12

O. LIBON és S. VAN DEN EYNDE, European Electronic Signature Standardization Initiative—Trusted Archival Service (Európai elektronikusaláírás-szabványosítási kezdeményezés – megbízható levéltári szolgálatok), Európai Bizottság 2000, 22–23.o. elérhetô itt: .

61



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Alice ezzel a problémával nem szembesül, mivel ô elveti dokumentumaiból az eredeti aláírásokat. Ha a bizonyítékként történô bemutatás elôtt ô írja alá a dokumentumait és a metaadatokat, ezt a mindenkori legkorszerûbb aláírástechnológiával végezheti el. Bobnak azonban módot kell találnia a régi aláírások védelmére. A digitális aláírások gyengülésének egyik nyilvánvaló megoldása az, ha a régi aláírásokat modernebb technológia alkalmazásával újra aláírják13. Technikai szempontból ez mindenképpen megvalósítható, a gyakorlatban azonban igen fáradtságos feladatnak bizonyulhat. Még egy utolsó szempontot kell figyelembe venni, amikor összehasonlítjuk Alice, illetve Bob stratégiáját. Ez pedig az a tény, hogy a digitális aláírás általában nem önmagában áll. Gyakran társul még hozzá egy, az aláírót azonosító tanúsítvány, és bizonyos eseményeket jelzô egy vagy több dátumbélyegzô. Az ilyen tanúsítványok és dátumbélyegzôk tulajdonképpen kisméretû digitálisan aláírt fájlok. Ez a tény súlyosbítja a digitális aláírások megóvásának problémáit.

E-aláírások a bíróság elôtt Gondolhatnánk, hogy a törvény elôtt nem számít, hogy milyen módon ôrizzük meg a bizonyítékot mindaddig, ameddig annak hitelessége a bíróságok elôtt bizonyítható. Fôszabályként ezt a megközelítést követik büntetôügyekben, és általában valamennyi tényállás bizonyításánál. Ezekben az esetekben minden és bármilyen bizonyíték elfogadható, függetlenül annak formájától14. Az Alice, Bob és Carl által megôrzött dokumentumok mind a bíróság elé terjeszthetôk, és a bírónak kell eldöntenie, hogy ezek a dokumentumok elég meggyôzôek-e. Számos joghatóságnál a bizonyíték elfogadhatóságára korlátokat alkalmaznak azokban az esetekben, amikor jogi tranzakciókról van szó. Ennek indoka az, hogy a felek általában elôre megtervezik ezeket a tranzakciókat, és olyan helyzetben vannak, hogy megbízható módon dokumentálhassák a folyamatot. A felek ezért nem terhelhetik a bíróságokat gyenge lábakon álló bizonyítékkal, kivéve, ha erre jó okuk van. Belgiumban az aláírt dokumentumot eredeti formájában kell megôrizni, valamennyi 375-t meghaladó értékû magánjogi megállapodás esetében15. Az „eredeti formátum" azt a dokumentumot jelenti, amelyet a felek eredeti aláírásukkal elláttak. Papíralapú dokumentumok

62

13

Lásd: J.-.F. BLANCHETTE, La conservation de la signature électronique: perspectives archivistiques (Az elektronikus aláírás megóvása: levéltári szempontok), u.o. 24. o.; O. LIBON és S. VAN DEN EYNDE u.o.. 17–32.o.

14

Nevezetes kivétel ezen elv alól az illegálisan megszerzett bizonyíték; ezt itt nem tárgyaljuk tovább.

15

A Polgári törvénykönyv 1341. cikke. Lásd: BOUDREZ, F., DEKEYSER, H. és DUMORTIER, J., Digital Archiving: The new challenge? (Digitális archiválás: az új kihívás?), u.o.. 16. o.


Records


e-Government

and

Digital

Archives

esetében ez azokat a papírlapokat jelenti, amelyek a felek kezében voltak, és amelyeket ôk aláírtak16. Digitális dokumentumok esetében azonban az „eredeti" kifejezés jelentése nem ennyire világos. Az biztos, hogy a felek által csatolt digitális aláírásokkal rendelkezô digitális fájl „eredetinek" minôsül. Valamely megállapodás bizonyítékául az eredeti bemutatásának elônye az, hogy önmagában is elegendô bizonyítékul szolgál a megállapodás feltételeirôl. Alice is, Bob is, Carl is egyaránt ilyen eredeti dokumentumokkal indulhat. Carl nem ôrzi meg az eredeti digitális dokumentumokat, hanem csak a papírmásolatokat. Elvben ezeknek a másolatoknak nincs jogi súlya a bíróság elôtt. Ha azonban az ellenérdekelt fél nem követeli az eredeti bemutatását, a bíró ezt saját kezdeményezésére nem teheti. A megállapodás bizonyítására a másolatot úgy fogják tehát kezelni, mint az eredetit. Nincs minden elveszve akkor sem, ha az ellenérdekelt fél kifogásolja a valódi bizonyíték hiányát. Bizonyos feltételek mellett bármilyen írásos bizonyíték benyújtható. Természetesen az önmagunk által létrehozott dokumentum nem bizonyíték, csak az ellenérdekelt féltôl származó dokumentumok számítanak. Az aláírás hiányának ellensúlyozására ezen kívül alátámasztó bizonyítékokat kell benyújtani. Így Carlnak bizonyítania kell, hogy az ellenérdekelt féltôl származó elektronikus eredeti papírmásolatával rendelkezik, ám annak tartalmát további bizonyítékokkal kell megerôsítenie. Alice elvet minden digitális aláírást és azokat metaadatokkal pótolja. A hitelesítési adatokat tartalmazó metaadatokat lehet egyszerû elektronikus aláírásnak tekinteni. A bíróság nem hagyhatja figyelmen kívül ezt az aláírást pusztán azért, mert elektronikus formátumban van, vagy azért, mert az nem QES minôsítésû. A belga jog azonban könnyedén elutasíthatja ezt az általános elektronikus aláírást, mert az nem az aláíró által létrehozott eredeti aláírás. Alice dokumentumait ugyanúgy másolatként fogják kezelni, mint Carlét. Az a tény, hogy Alice újra aláírja a migrált dokumentumokat, nincs hatással arra, hogy státusuk változatlanul másolat, de erre a harmadik félnek az archiválási folyamatban való részvétele sincs hatással. Bob mindent megtesz annak érdekében, hogy aláírt dokumentumait eredeti formátumban ôrizze meg. Ha sikerül, megfelelô bizonyítóerejû dokumentumokat tud a bíró elé tárni, és ezzel teljes mértékben eleget tett a bizonyítási tehernek. A probléma akkor merül fel, ha a digitális aláírás már nem validálható a bitdegradáció, vagy a nem teljes validálási láncolat miatt. Bár a dokumentum ekkor elveszti eredeti státusát, még mindig tekinthetô másolatnak, ha valamennyi feltétel teljesül. A helyzet rosszabb, ha a dokumentum már nem olvasható, és nem áll rendelkezésre emulátor. Nem sokat számít, ha a digitális aláírás érvényes, de a mögöttes dokumentum már nem érhetô el. Jogi szempontból az a tény, hogy a dokumentum migrált változata rendelkezésre áll, nem változtatja meg azt a tényt, hogy az eredeti olvashatatlan. Bob természetesen bemutathatja a migrált dokumentumot bizonyítékként saját jogán, de azt változatlanul csak másolatként fogják kezelni.

16

Jogi értelemben az „eredeti" nem szükségszerûen egyedi. A Polgári törvénykönyv kimondja, hogy annyi eredeti példányt kell létrehozni, ahány félnek megkülönböztethetô érdeke fûzôdik a szerzôdéshez ( 1325. cikk ).

63



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Az „eredeti" megôrzéséhez való ragaszkodás nem a belga jog sajátja. Más európai országokban is hasonló szabályok vannak érvényben17. Az eredeti példányok iránti vonzódás sem korlátozódik a szerzôdéses jogra; mindegyikre az elektronikus számlaadásról szóló irányelvben találunk példát18. A számla érvényességéhez garantálni kell eredetének hitelességét és tartalmának integritását. Ezek a célok igen sokféle archiválási stratégiával teljesíthetôk. A tagállamok azonban elôírják, hogy valamennyi számlát eredeti formátumban kell megôrizni. Belgium egyike azoknak az országoknak, amely ezt az opciót választotta, kizárva ezzel Carl papíralapú stratégiáját a számlák esetében. Ezen kívül az irányelv két technikát részesít elônyben az érvényes számlák létrehozásához, nevezetesen: a fokozott biztonságú elektronikus aláírást és a felek kölcsönös megegyezésén alapuló EDI-formátumot. A tagállamoknak csak ezt a két technikát kell elfogadniuk, a többi választható. Bob stratégiája, azaz hogy megôrzi az eredeti dokumentumokat együtt az aláírásokkal, szépen beilleszkedik ebbe a keretbe. Alice-nak azonban lehetnek problémái. Belgiumban úgy tûnik, hogy a számlák migrálása nem teljesíti azt a kötelezettséget, hogy a számlákat abban a formátumban kell megôrizni, amelyben azokat kézhez vették19. Az sem megengedett, hogy az AES-szel hitelesített számlának az aláírását elvessék. Az itt bemutatott példák arra mutatnak rá, hogy az, ahogyan a jog a különféle megóvási stratégiákat értékeli, nem szükségszerûen esik egybe a levéltárosok kritériumaival. A megóvási stratégia kiválasztásakor erre is figyelemmel kell lenni.

A bizonyíték átalakítása Az elôzô részben láttuk, hogy a jog hagyományosan az eredeti formátumban megôrzött dokumentumokat részesíti elônyben más módszerekkel szemben. A kérdés az, hogy ez indokolható-e, amikor digitális dokumentumokról van szó.

64

17

Franciaországban és Luxemburgban nagyon hasonló szabályok vonatkoznak a bizonyítékra, amelyek okirati bizonyítékot követelnek a magánjogi megállapodásokra (a francia, illetve a luxemburgi Polgári törvénykönyv 1341. cikke). Németország felhatalmazást ad a QES-ek újra-aláírására még az elôtt, hogy az alkalmazott paraméterek és algoritmusok alkalmatlanná válnának abban az esetben, amikor az eredeti dokumentumokat eredeti formátumban kell megôrizni (Signaturverordnung 17. szakasz).

18

A Tanács 2001/115/EK irányelve (2001. december 20.) a hozzáadottérték-adó számlázására megállapított feltételek egyszerûsítése, korszerûsítése és összehangolása tekintetében a 77/388/EGK irányelv módosításáról.

19

Lásd a belga áfa-törvény 60. cikk (3) bekezdésének harmadik pontját. Lehetséges, hogy az adóhivatal vagy a bíróságok ezt a követelményt liberálisan értelmezik majd, és legalábbis bizonyos mértékig engedélyezik a migrációt.


Records


e-Government

and

Digital

Archives

A másolatokat fenntartással kezelik, mivel a másolási folyamatba hibák csúszhatnak, és ezen kívül lehetôséget nyílik a szándékos manipulációra. A múltban, amikor a másolatokat kézzel írták, ez nagyon is reális feltételezés volt. Az automatizált másolási módszereknél a hiba kockázata sokkal kisebb, de bôséges lehetôség adódik a tisztességtelen eljárásra. Jogi kontextusban a dokumentum eredetisége – és ami még fontosabb, a rajta szereplô aláírás eredetisége – a hitelesítés helyettesítôjeként szolgál. A papírdokumentumokat viszonylag könnyû megôrizni, így az eredeti példányok megôrzésének elôírása ésszerû20. Az eredeti megóvásának törvényi kötelezettsége kevésbé értelmezhetô digitális környezetben. Jelenlegi állapotában a jog az emulálást részesíti elônyben archiválási stratégiaként, különösen az aláírt dokumentumok esetében. Levéltári szempontból viszont nincs jó indok egy adott megóvási stratégia kiválasztására az összes többi kizárásával; az eDavid digitális megóvási stratégia az emuláció és a migráció kombinációjára épül. A digitális aláírások funkcionalitásának és validálási láncolatának megóvása – miközben az aláírt dokumentumok olvashatóságát is megôrizzük – bonyolult és éppen ezért drága mûvelet. A migráció vagy a dokumentumok konverziója a digitális archiválás realitása. Elôbb vagy utóbb a jognak módot kell találnia arra, hogy hatékonyan megbirkózhasson az így átalakított bizonyítékokkal. Ahelyett, hogy az eredetiséghez ragaszkodnánk, a dokumentum hitelességének más kulcsait kellene figyelembe venni. Az ilyen nyomravezetô kulcsok legnyilvánvalóbb forrása az a rendszer, amelyben a dokumentum lakozik. Természetesen, a dokumentummegôrzô rendszer megbízhatósága nagymértékben függ az ôrzô megbízhatóságától. Számos nem kötelezô érvényû nemzetközi jogi dokumentum arra ösztönzi a törvényalkotókat, hogy hagyjanak fel az eredetiség elôírásával21.

20

Ezzel együtt is, a nagy papíralapú archívumok fenntartásának költségei arra késztették a jogalkotókat, hogy bizonyos körülmények között lehetôvé tegyék a bizonyíték átalakítását. Belgiumban egyebek közt számos állami szektorba tartozó szerv, illetve a pénzügyi, banki és a biztosítási ágazatok kapták meg ezt a privilégiumot. Franciaország és Luxemburg szigorú feltételek mellett kiterjesztette a másolatok szerepét a polgári bizonyítékokra vonatkozó jogban. (Lásd az 1980. július 12-i, 80-525. francia törvényt, illetve az 1986. december 22-i luxemburgi törvényt.)

21

Az Európa Tanács 81/20 ajánlása, illetve az UNCITRAL elektronikus kereskedelemre vonatkozó modelltörvénye.

65



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Az e-aláírásról szóló irányelv meglehetôsen puhatolódzó jellegû lépést tesz a helyes irányba az általános elektronikus aláírás meghatározásával22. Ezt az elmozdulást nagyrészt leértékeli, hogy változatlanul az AES-re és QES-re fektetnek nagyobb hangsúly, amely tulajdonképpen az eredeti sajátkezû aláírás digitális változata. Az e-számlázásról szóló irányelv hasonlóképpen két lépést tesz elôre és egyet hátra. A jogászok világában a digitális aláírásokra úgy támaszkodnak, mintha azok ugyanazt a szerepet játszanák, mint a sajátkezû aláírások. A két hitelesítési módszer azonban eltérô logika szerint mûködik. Ezeket az eltéréseket a jogrendszernek is megfelelô módon el kell ismernie. A hosszú távú megóvás szempontjából nézve a digitális dokumentumokat, úgy tûnik, hogy az eredetiség elôírása nem megfelelô megoldás. A jogi kereteknek alkalmas helyet kellene biztosítaniuk olyan bizonyítékok számára, amelyeket a megóvás érdekében átalakítottak

22

66

Bármilyen elektronikus adat, amely a hitelesítés módszeréül szolgál, hatókörébe tartozik. Így nemcsak az eredeti elektronikus aláírás minôsülhetnek annak, hanem a nem mûködô fokozott biztonságú vagy minôsített aláírások validálási eredményeit részletezô megbízható metaadatok is.

A MOREQ-KEL KAPCSOLATOS TERVEK: BESZÁMOLÓ A MOREQ 2 HATÓKÖRÉNEK MEGTERVEZÉSÉRÔL


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A MOREQ-KEL KAPCSOLATOS TERVEK: BESZÁMOLÓ A MOREQ 2 HATÓKÖRÉNEK MEGTERVEZÉSÉRÔL Ian McFarlane Bevezetés Ez a dolgozat arról számol be, hogy már tekintélyes munkát végeztünk a MoReq 2, azaz a MoReq (követelménymodell az elektronikus dokumentumok kezeléséhez) 2. változata hatókörének megtervezésén. A dolgozat a DLM-fórum égisze alatt mûködô MoReq munkacsoport nevében készült. A dolgozat témái: 1. A MoReq felhasználása; 2. A MoReq 2 céljai; 3. Az eddig történt elôrehaladás, amelynek alapján most hatóköri jelentés készült; 4. A hatóköri jelentés fô következtetései; 5. Következô lépések.

A MoReq használata A MoReq befolyása nôtt a felhasználás lehetôségei miatt: • A MoReq alapot szolgáltathat ahhoz, hogy – a benne foglalt követelményeket szelektíven felhasználva – rendszerekre vonatkozó tenderkiírásokat testre szabhassanak. Az összes követelmény elôírása nem szükségszerûen a legmegfelelôbb, mivel azzal a rendszer a szükségesnél bonyolultabbá válhat. Így a MoReq hasznos ellenôrzôlistát és forrást kínál, nem pedig adott hivatalos szabványt; • Amikor szoftvertermékeket a MoReq-kel összevetve értékelünk, hasznos tudni azt, hogy a szoftvertermék megfelel a követelményeknek. A felhasználói igények alapján elmondható, hogy komoly érdek fûzôdik ennek a területnek a bôvítéséhez;

67

Ian McFarlane Electronic


Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

• A szoftverszállítók úgy fejlesztették termékeiket, hogy azok megfeleljenek a MoReq elôírásainak; • A MoReq-et ERM-képzésben és oktatásban erôforrásként használták. Ez csak néhány felhasználási mód, ami a felhasználók széles skálájára utal. Tehát akkor miként dolgozunk a MoReq 2-n? A DLM Fórum létrehozta a MoReq munkacsoportot; ennek égisze alatt végeztük a hatókörrel kapcsolatos munkát.

A MoReq 2 céljai A MoReq javasolt új verzióját MoReq 2-nek neveztük. Célja, hogy kiterjessze a funkcionális elôírásokat, és kitérjen a szoftvertermékek megfelelôségi vizsgálatára is, az elôírásoknak megfeleltetve. A munkacsoport számos tagja mellett szélesebb körbôl is észrevételek érkeztek, kérve a megfelelôségi vizsgálatot. Tágabb értelemben a MoReq 2 célja, hogy támogassa az EU valamennyi országában folytatott tevékenységeket az elektronikus dokumentumok teljességének és minôségének javítása érdekében. Mért van szükség a MoReq 2-re? Azért, hogy: • a követelmények meglévô területeit aktualizálja azzal, hogy a legutolsó legjobb gyakorlatnak megfelelôen kibôvítse azokat. Olyan területekre is ki kell terjednie, amelyek a közben eltelt négy évben váltak fontossá. • a MoReq-nek jelenleg nincsen eszköze a megfelelôség vizsgálatára, ezeket tehát ki kell fejleszteni. • a követelményeknek megfelelôen rugalmasaknak kell lenniük ahhoz, hogy a sok eltérô környezetben, más-más jogszabályi keretek között és dokumentumkezelési kultúrában megvalósíthatóak legyenek. A MoReq 2 hatókörének felülvizsgálata ezt úgy teszi lehetôvé, hogy modulokat képez. • ugyanakkor, ahhoz, hogy a MoReq helyzetét és felhasználása szintjét fenntarthassuk az elektronikus dokumentumkezelés igen gyorsan fejlôdô területén, meg kell felelnie a legújabb szabványoknak és a legjobb gyakorlatnak. Elérhetô-e egyáltalán a MoReq 2? Számos indok van annak vélelmezésére, hogy: • a tervek szerint a követelménymodell rugalmas és a különféle környezetekhez hozzáigazítható lesz. Nem képez szabványos informatikai rendszert – azt nem lehetne mindenki egyetértésével létrehozni; • a MoReq 2 az eredeti MoReq-kel kapcsolatos széles egyetértésre és annak elfogadására épül; • hatókörét tekintve a MoReq 2 az eredeti MoReq evolúciós frissítése, nem radikálisan eltérô új termék. Nem cél, hogy a MoReq 2 az elektronikus dokumentumkezelés fôáramáról valamilyen új területre fókuszáljon, például a levéltárkezelés szakterületére; 68



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

a hatókörnek a megfelelôségi vizsgálatra történô kiterjesztésében jól ismert, hogy ezt a koncepciót már számos országban kipróbálták.

Elôrehaladás Mi történt eddig a MoReq 2 körül? Számos lépést már megtettek: (a) a 2004 márciusában és októberében megtartott munkacsoportüléseken az alapokat már lefektették; (b) az észrevételekre vonatkozó felhívást jól fogadták – 18 országból mintegy 170 észrevétel érkezett; (c) elkészült a hatókör meghatározásának munkája; azt két fázisban is köröztettük a munkacsoporton belül; ennek eredménye a hatóköri jelentés; (d) a hatóköri jelentést megvitatása az Európai Bizottsággal megkezdôdött.

A MoReq 2 hatóköri jelentésének fô következtetései Mibôl áll majd a MoReq 2? A következô célokat kell elérnie: • az elôírásokat modulokba kell szervezni. Az úgynevezett alapmodul a minimálisan szükséges összetevôket tartalmazza a hiteles elektronikus dokumentumkezelés biztosításához.

Kulcskérdés: Az alapmodul

• az alapmodul tartalmazza a minimálisan szükséges elôírásokat a hiteles elektronikus dokumentum-kezelés biztosításához; • a bôvítés fontos területei: – hozzáférés ellenôrzése, – megôrzési ütemtervek és elhelyezés, – exportálás és átadás, – megóvás, – metaadatok.


69

8



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

• Az alapmodulban fontos bôvítendô területeket határoztunk meg; ezek közé tartozik: – Hozzáférés ellenôrzése – itt több választási lehetôségre és rugalmasságra van szükség. Képesnek kell lenni számos szerep meghatározására – a rendszer használatát olyan szerepek szerint kell lehetôvé tenni, mint vállalati dokumentumkezelô, helyi dokumentumkoordinátor, nyilvántartási tisztviselô, dokumentum-felülvizsgáló. Szabályozni kell az ügyviteli osztályozási rendszer részeihez való hozzáférést az ilyen szerepek, illetve a különféle felhasználótípusok szerint is. – Bôvíteni kell a megôrzési ütemterveket, illetve az elhelyezési terveket is, hogy nagyobb lefedést biztosítsunk; – Exportálás és átadás generikusan. Ezekre a kérdésekre majd még visszatérek. – A digitális megóvás bôvítése az alaposabb tárgyalás érdekében. – A metaadatok körébe a megóváshoz szükséges elemeket is felvesszük. Biztosítjuk, hogy a metaadatok megfeleljenek az ISO 23081 (metaadat-elvek), illetve az OAIS (Nyílt levéltári információs rendszer, ISO 14721 szabvány) követelményeinek. – Fontos, hogy a metaadatokról szóló szakasz beleépül az elôírásokba. Nem csak passzív elôírás, hogy az ERM-rendszerekben támogatni kell, mert kikényszeríti, hogy kifejlesszék azt a funkcionalitást, ami következetesen megfelel a metaadat-elôírásoknak. A MoReq már meghatározott néhány metaadatot, de ennél többre van szükség. Az elektronikus dokumentumkezelés azonban önmagában nem elégséges. A probléma abban van, hogy különféle rendszerek létrehoznak és tartalmaznak olyan információt, amit dokumentumként kellene begyûjteni. Ezeket az információ kezelésének és a dokumentumok elvesztése elkerülésének érdekében integrálni kell. Kulcskérdés: integrált információs architektúra Tartalomkezelés

Tudásbázis e-dok. kezelés Tranzakciós adatbázisok

Dok. kezelés

2005. október 6. EU DLM Fórum Konferencia, Budapest 9.

Munkafolya mat, eseti munka

A más alkalmazásokkal való integrálást a MoReq 2-ben opcionális modulok teszik lehetôvé, amelyek –attól a környezettôl függôen, amelyben az elektronikus dokumentumkezelés megvalósítják – szükségesek lehetnek. E választható modulok közé tartozik: • a tartalomkezelô rendszerekkel való integráció; „tartalomkezelés e célra a dokumentumok és nyilvántartások sokféle kontextusban történô kezelését jelenti. Ide tartozik – és ez

70



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

fontos – az internetprotokoll-alapú környezet és a böngészôk. A fô nehézség abban áll, hogy nagy teljesítôképességû ellenôrzési kapacitásra van szükség a nyilvános honlapok, az intranet- és az extranet-tartalmak esetében. Ez több szinten lehetséges: egyszerû tartalomkezelés, amikor adott a lehetôség egyetlen dokumentumnak vagy objektumnak az ERM-környezetbôl a honlapon történô publikálása; webtartalom-kezelés, amikor különféle forrásokból származó bonyolult összetett objektumokat publikálnak honlapokon: a vállalati tartalomkezelés az, amikor a korábbi környezeteket integrálták az ERM-rendszerbe; • a nem elektronikus dokumentumok (azaz fizikai dokumentumok) és hibrid adatállományok (elektronikus és fizikai dokumentumok kombinációja) kezelése továbbfejlesztése; • munkafolyamat (meglévô), és ehhez hozzáadódik az eseti munka; • a dokumentumkezelés és az együttmûködô munka további fejlesztése; • a titkosítás, vízjelzés és az elektronikus aláírások; • az interoperabilitás és a nyitottság; • megosztott rendszer, amely egy új modul, de magában foglalja az alapmodulból és más részekbôl átvett meglévô elôírásokat. A rugalmasság kulcskérdését többféleképpen kezeljük: • az alapmodul bôvítései; • ezek a választható modulok; valamint • a „0" fejezet révén. A munkacsoportban konszenzus van a tekintetben, hogy valamennyi ország DLM Fóruma képviselôinek írniuk kellene egy bevezetést vagy „0" fejezetet saját országukról. Ezeket a MoReq 2 különféle nyelvi változatainak véglegesítésekor építenénk be az anyagba. Ezt az eredeti MoReq néhány fordítója már elvégezte, megmagyarázva a „records" (lehetséges jelentései magyarul: irat, ügyirat, dokumentum, nyilvántartás, irattár, levéltár stb.) fogalmát és összefüggéseit néhány kultúrában (például a szlovén és a portugál fordítások esetében). Minden országnak az országról szóló bevezetôben magának kellene eldöntenie, hogy mi a helyénvaló saját országában, de valószínûleg tartalmaznia kell: • a nemzeti jogszabályok hatását; • a dokumentumkezelési kultúra hatását; például MoReq 2 eljárásai az okiratokkal folytatott mûveletek rögzítésére vonatkozó eljárások és folyamatok szabályait adó rendszerleíró adatbázis eszközt kínálnak a MoReq 2 funkcióinak felhasználásával stb.; • fordítási információ, különös tekintettel a kulcsfogalmakra, például az olyan szavakra, mint a dokumentumok és nyilvántartások kezelésére. A megfelelôségi vizsgálat terveink szerint biztosítani fogja: • a szoftvertermékek MoReq 2-vel szembeni értékelését, hogy ismertté váljon, hogy megfelelnek-e,

71



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

• lehetôvé tesszük, hogy az alkalmazók konkrét rendszereken vizsgálják a szoftvert. Ehhez a MoReq 2 részeként szükség lesz szabványos vizsgálati kritériumokra és tesztszövegekre, hogy támogassa a következetes megfelelôségértékelést. Az általános megfelelôség vizsgálati rendszert azonban a DLM Fórumnak kell létrehoznia a MoReq 2 alapján.

Kulcskérdés: az interoperabilitás elôsegítése

Import

Új dokumentumkezelési alkalmazás

Szervereken lévô adat-állománytárak Aktuális dokumentumkezelési alkalmazás

Export

Dokumentumkezelési alkalma-zások

Archívum

Import

Transzfer


13

Az alapmodulban generikus fejlesztésre kerül sor az interoperabilitás elôsegítése érdekében. Az exportálási és átviteli lehetôség fejlesztése az XML-sémák és a megfelelôségi vizsgálat tekintetében a DLM Fórum feladata lesz a MoReq 2 alapján. A MoReq 2 figyelembe veszi a 2001 óta történt fejlesztéseket: • ISO 154898, mint átfogó dokumentumkezelési szabvány; • az Egyesült Királyság Nemzeti Archívumában folyó TNA 2002 elôírásokra vonatkozó munka; • hasonlóképpen, a német DOMEA projekt; • és más nemzeti projektek; • biztosítja a kompatibilitást olyan kulcsfontosságú szabványokkal, mint a dokumentumokhoz szükséges metaadatok – elvek (ISO 23081 szabvány) és az OAIS szabvánnyal (ISO 14721). 72



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Következô lépések Elôször is, röviden összegzem az eddig elérteket: • DLM Fórum munkacsoportülések, hatókör meghatározása és felülvizsgálat 2004-ben és 2005-ben; • a hatóköri jelentés már a végleges tervezet stádiumában van; • azt az Európai Bizottság szeptemberben áttekintette.

A következô lépések a MoReq 2-höz Cél: • DLM Fórum jóváhagyása októberben; • Európai Bizottság tenderfelhívás; és a DLM Fórummal partnerségben projekt 2006-ban; • Ezzel párhuzamosan a DLM Fórum foglalkozik a megfelelôségi vizsgálati rendszerrel, valamint az exportálási és átviteli módszerekkel; • A MoReq 2 kiadása 2007-ben, és a megfelelôségi vizsgálat megkezdése. 2005. október 6.

EU DLM Fórum Konferencia, Budapest

16

A jelenlegi célok: • Jóváhagyás a DLM Fórum tagjai által az éves közgyûlés alkalmával. Ez fontos ahhoz, hogy támogassa az Európai Bizottság által megfontolás tárgyává tett tenderfelhívást; valamint az EK által finanszírozott projekt a DLM Fórummal partnerségben közösen 2006-ban; • Ezzel párhuzamosan a DLM Fórum tovább dolgozik a megfelelôségi vizsgálati rendszeren, illetve az exportálási és átviteli módszereken. • Az általános cél, hogy a MoReq 2-t 2007-ben kiadhassuk és megkezdhessük a megfelelôségi vizsgálatot.

***

Konferencia utáni megjegyzésként beszámolunk arról, hogy a DLM Fórum éves közgyûlése, amely 2005. október 6-án ült össze, jóváhagyta a MoReq 2 hatóköri jelentését. A Moreq 2 hatóköre jelentése elérhetô itt: http://www.dlm-network.org/index.php?categoryid=8&p13_sectionid=1&p13_fileid=32

73

A DOMEA-KONCEPCIÓ


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A DOMEA-KONCEPCIÓ Andrea Wettmann Fejlesztés és összetevôk A „DOMEA" betûszó jelentése „Iratkezelés és Elektronikus Archiválás az Elektronikus Ügyvitelben" (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang). A DOMEA-koncepció, amit a papírmentes iroda koncepciójaként is ismernek, a legfontosabb irányelv az elektronikus iratkezelés megvalósításához Németországban. A DLM Fórum napirendjén a DOMEA most másodszor jelenik meg. 1999-ben a szövetségi levéltárban dolgozó Michael Wettengel tartott elôadást a szövetségi kormány szövetségi közigazgatási informatikai koordinációs és tanácsadó testülete (Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung, KBSt)1 kísérleti projektjének eredményeirôl. A német Bundestag és néhány berlini szövetségi minisztérium javaslatára megkezdôdött a Berlinbe költözött és a Bonnban maradó hivatalok között korábban papíralapon folytatott iratcsere fokozatos elektronizálása, ami nagy feladatot jelentett. Így a projekt célja az volt, hogy egy, az egész kormányzatban mindenki által alkalmazható megoldást találjon olyan informatikai rendszer megvalósítására, amely támogatja az iratkezelést, az elektronikus iratok létrehozását és az egymástól nagy távolságra megvalósuló együttmûködô ügyviteli folyamatokat. A projekt eredményeként meghatározták az elektronikus környezetben folyó ügyvitel részletes szabványait tartalmazó szervezési koncepciót.2 Az „Ajánlás a szövetségi szervek elektronikus iratainak elhelyezésére és archiválására" igen részletes eljárást állapít meg az elektronikus dokumentumok kezelésére vonatkozóan. Ezen kívül az elektronikus iratkezelô rendszer funkcionális követelményeit meghatározó, 440 feltételt tartalmazó katalógust hoztak létre. A DOMEA-koncepciót azonban nem szabad összekeverni a DOMEA-szoftverrel, ami az Open Text bejegyzett védjegye.

74

1

Michael Wettengel és Andreas Engel, Disposition and Archiving of Electronic Records: Concepts for the Information Network Berlin/Bonn (Elektronikus dokumentumok elhelyezése és archiválása: a Berlin-Bonn információs hálózat koncepciója, elérhetô: http://europa.eu.int/ISPO/dlm/fulltext/full_wett_en.htm.

2

Lásd Andreas Engel és Michael Wettengel, From project to practice, the DOMEA-project in Germany (Projekttôl a gyakorlatig: a DOMEA projekt Németországban), in: ARMA 2003. július-augusztus, 37. évf., 4., szám 49-56. o.

Andrea Wettmann Electronic

Records


e-Government

and

Digital

Archives

Bár a DOMEA-koncepció a német hatóságok számára 1999 óta az elektronikus iratkezelésnek félig-meddig szabványává vált, a szervezeti és technológiai változások folyamatos frissítést tettek szükségessé. Elôször is, a DOMEA-t adaptálni kellett a „Szövetségi Minisztériumok Közös Eljárási Szabályaihoz" 3, valamint az „Iktatási iránymutatás a szövetségi minisztériumok iratainak feldolgozásához és adminisztrációjához" 4 címû új szabályaihoz. Mindkét jogszabályt a „Modern állam – modern közigazgatás" program keretében fogadták el 2000-ben, illetve 2001-ben. Ezek a jogszabályok figyelemmel vannak a papíralapú és az elektronikus iratok hagyományos feldolgozására is, az elsôbbség azonban az elektronikus ügyintézésé. Ezen kívül, az elektronikus iratkezelés kulcsfontosságú szerepet játszik a szövetségi kormány e-kormányzati kezdeményezésében, a „BundOnline 2005"-ben. A szövetségi, a tartományi és a helyi kormányzatok 2003-ban közösen mutatták be a „Deutschland online" címû stratégiájukat, amellyel elhatározták, hogy létrehozzák az integrált e-kormányzati teret Németországban. Mivel az állampolgároknak és a vállalkozásoknak nyújtott szolgáltatások csak akkor javíthatók, ha a hatóságokon belül és azok között is bôvítik az együttmûködést, az elektronikus iratkezelés ezeknek az e-kormányzati kezdeményezések a keretében alapvetô összetevô. Végül, az új DOMEA-koncepció megpróbál megfelelni a szövetségi tartományi, illetve a helyi hatóságok követelményeinek is. Az egyik példa a nagyobb figyelem a strukturálatlan tranzakció (amely elsôsorban a stratégiai feladatokkal rendelkezô hatóságoknál jelenik meg) és a strukturált tranzakció (a jogalkalmazó feladatokkal rendelkezô hatóságoknál) közötti különbségekre.

3

Bundesministerium des Innern, Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (Szövetségi Belügyminisztérium, Szövetségi minisztériumok közös ügyviteli szabályzata), Berlin 2000, elérhetô angol nyelven: http://www.staat-modern.de/Anlage/original_549908/Joint-Rules-of-Procedure-of-the-Federal-Ministries. pdf

4

Bundesministerium des Innern, Richtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut (Akten und Dokumenten) in Bundesministerien (RegR) (Szövetségi Belügyminisztérium: irányelv az írásbeli anyagok (akták és iratok) feldolgozásához és adminisztrációjához a szövetségi minisztériumokban), Berlin 2001, elérhetô: http://www.staat-modern.de/Anlage/original_549123/Moderner-Staat-ModerneVerwaltung. pdf 75

A DOMEA-KONCEPCIÓ


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A Koordinációs és Tanácsadó Testület (KBSt) 2003-ban honlapján közzétette a módosított koncepció elsô tervezetét, amit az érdekeltek megvitathattak, és az észrevételeiket is megtehették 5. A végleges verziót 2005. januárjában hozták nyilvánosságra. A koncepció három részbôl áll: a szervezeti koncepcióból – annak függelékeivel és bôvítési moduljaival –, a követelménykatalógusból, valamint a tanúsítási eljárásból.

Függelék

Szervezeti koncepció

Követelménykatalógus

Bôvítési modul

Tanúsítás

1. ábra: A moduláris struktúrájú DOMEA®-koncepció. Forrás: Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt). DOMEA® Concept. Organisational Concept 2.0. Document Management and Electronic Archiving in Electronic Courses of Business (Schriftenreihe der KBSt, 74), Berlin 2005, 18. o.

5

76

lásd Andrea Hänger, Electronic Records Management Metadata: The DOMEA-Concept in Germany (Az elektronikus dokumentumkezelési metaadatok: a DOMEA-koncepció Németországban), in: Frank M. Bischoff, Hans Hofman, Seamus Ross (szerk.), Metadata in Preservation. Selected Papers from an ERPANET Seminar at the Archives School Marburg, 2003. szeptember 3-5. (Metaadatok a megôrzésben. Válogatott elôadások a 2003. szeptember 3–5. között a marburgi levéltáros iskolában rendezett ERPANET- szemináriumról) (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, 40), Marburg 2004, 169-184. o.


Records


e-Government

and

Digital

Archives

A szervezeti koncepció6 A DOMEA-koncepció fô célja, hogy bevezesse az elektronikus iratkezelést, így az elektronikus aktát is. Annak alapján, hogy az iratkezelési rendszer bevezetése elsôsorban szervezési projekt, a szervezeti koncepció képezi a DOMEA-koncepció legfontosabb dokumentumát. Az „adminisztrációs cselekvés alapelvei" meghatározza az elektronikus iratkezelô és nyilvántartó rendszer megvalósításának jogi és szervezeti kereteit. Ezen kívül foglalkozik az ügyvitellel, valamint az elektronikus és papíralapú dokumentumok egyidejû létébôl adódó problémákkal, bemutat továbbá szervezeti és technológiai megoldásokat is. Az 1999. évi DOMEA-koncepció és az elektronikus iratkezelés követelménymodellje (MoReq) között a legnagyobb különbség az ügyvitelre helyezett hangsúly. A DOMEA-ban a szabványos ügyviteli folyamat az alábbiak szerint írható le: (a) beérkezés (b) feldolgozás (c) kimenô posta (d) az irat intézése és archiválása. A feldolgozás valamennyi lépésére az aktuális állapotot mutatja, a probléma leírását, a javasolt szervezeti megoldást, valamint az ebbôl adódó technikai megközelítést. Bár az elektronikus dokumentumok kezelése és archiválása külön továbbfejlesztett modul tárgya, a szervezeti koncepció ezzel is foglalkozik. A koncepció megkülönbözteti a levéltárosok által használt „archívum" fogalmat a technológiai értelemben vett archívum definíciójától, és a rendelkezés és az elhelyezés folyamatát az elektronikus akta életciklusa szerves részeként írja le. Röviden bemutatja a szabványosított adatkészleteknek az elhelyezési folyamatban történô használatát, valamint a variációs lehetôségeket. Az ügyviteli folyamat mellett a szervezeti koncepció frissített megvalósítási forgatókönyveket is leír. A szokásos fokozatos forgatókönyvön kívül a DOMEA 2.0 két további lehetôséget nyújt és értékel: a szervezetorientált, illetve a folyamatorientált megvalósítást. A szervezeti koncepciót átfogó glosszárium és az elsô DOMEA-koncepció fontosabb eredményeit tartalmazó függelék teszi teljessé. Az viszont tény, hogy már ez az elsô modul is – amit lefordítottak angol nyelvre –rávilágít a szervezeti koncepciónak a DOMEA-koncepcióban betöltött központi helyére.

6

Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt). DOMEA® Concept. Organisational Concept 2.0. Document Management and Electronic Archiving in Electronic Courses of Business (Schriftenreihe der KBSt, 74), Berlin 2005 elérhetô: http://www.kbst.bund.de/doc,-307933/DOMEAorganisational-concept-a. htm.

77

A DOMEA-KONCEPCIÓ


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A bôvítési modulok A bôvítési modulok tárgyalják azokat a szervezeti tervezési és technikai kérdéseket, amelyek leírása túlmenne a szervezeti koncepció kívánatos hatókörén. A Koordinációs és Tanácsadó Testület (KBSt) honlapján az alábbi modulok érhetôk el 7. – virtuális postázó és iratkezelô rendszerek – mûveleti alkalmazásintegrálás – vizsgálati folyamatok – hatóságok közötti kommunikáció – az elektronikus iratok elhelyezése és archiválása – az archiválás (azaz tárolás, A.W.) technikai vonatkozásai. Ezen kívül, bejelentették a tartalomkezelô rendszerek, a formanyomtatvány-szolgáltatók és a kifizetési platformok integrációjához szükséges modulokat. Jelenleg elôkészületben van egy projekthez alkalmas iránymutató, valamint egy adatvédelmi bôvítési modul. A levéltáros szempontjából a legfontosabb az elektronikus iratok elhelyezésére és archiválására vonatkozó modul, ami az 1998-ban meghatározott ajánlások elveire épül. Ezt 2004-ben a Szövetségi Levéltár irányítása alatt – a szövetségi kormány Koordinációs és Tanácsadó Testületével együttmûködve – levéltárosok egy csoportja felülvizsgálta 8. Ez a szakértôi csoport olyan elhelyezési folyamatra tesz javaslatot, amelynek céljai az alábbiak:

78

1.

Az elektronikus akták információveszteség nélküli tartós tárolásának biztosítása.

2.

Az archivált elektronikus akták és a kapcsolódó mûveleti információk teljes körûen és pontosan dokumentálják a közigazgatási intézkedést.

3.

Az elektronikus iratok teljes életciklusára vonatkozó szabályok és ajánlások biztosítsák, hogy az elektronikus aktákat maradandóan archiválhassák, és azok álljanak rendelkezésre az illetékes hatóság rendszerkörnyezetén kívül is.

4.

Az elektronikus folyamat támogassa és gyorsítsa fel az akták értékelését.

5.

Miután az iratok idônként az illetékes hatóságnál vagy a nyilvántartóban igen hosszú idôt töltenek el, a hosszú tárolási idô miatt már a dokumentum keletkezésének korai szakaszában figyelemmel kell lenni az elmentett adatok hosszú távú olvashatóságára. Így új elôírásokat kell megfogalmazni az adattárolási rendszerre és a nem aktuális iratoknál használt adatformátumokra.

7

Lásd www.kbst.bund.de

8

Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt). DOMEA®-Kozept. Organisations-Konzept 2.0. Erweiterungsmodul zum Organisationskonzept 2.0. Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten, (Schriftenreihe der KBSt, 66) Berlin 2004. Elérhetô:


DLMFORUM2005 konferenciabudapest

Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Ahhoz, hogy ezek az elvek a gyakorlatba sikeresen átültethetôk legyenek, az elektronikus iratok elhelyezését életciklusuk szerves részének kell tekinteni. Az elhelyezésre vonatkozó elôírásokra már a dokumentum létrehozásától figyelemmel kell lenni, egészen annak a felelôs levéltárba történô továbbításáig, ahol viszont már a metaadatok játsszák a döntô szerepet. Fájl Mappa Dokumentum Dokumentum *** Mappa Dokumentum Dokumentum *** ***

2. ábra: Az akták, eljárások és iratok háromszintû objektumhierarchiája a DOMEA-ban. Forrás: Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt). Konzept zur Aussonderung elektronischer Akten. Teil 2: Erfahrungen zum Aufbau und zur Ablage elektronischer Akten im DOMEA®-Projekt, Bonn 1998 (Schriftenreihe der KBSt, 40), 54. o. A DOMEA-koncepció háromszintû aktákra, eljárásokra és iratokra bontott objektumhierarchiát hoz létre. A dokumentumok az elsôdleges információ tárolásának alapegységei. Az ugyanazon ügyviteli folyamatban (azaz tevékenység során) elôállított dokumentumokat az eljárást rögzítô elektronikus mappába építik be. Ezek az eljárások olyan konkrét intézkedéseket vagy mûveleteket jelentenek, amelyek funkcionális szempontból a cselekvés elemi egységei. Elvben az eljárások tartalmaznak minden releváns kontextusra vonatkozó információt az ügyviteli tevékenységrôl és az intézkedésekrôl. A dokumentumok és az eljárások az akták alelemei. Minden aktának saját címe van, és az iktatási tervben meghatározott helyhez kapcsolódik. Mivel az elektronikus akták általában sohasem válnak „teljessé", a folyó ügyvitelben már nem szükséges elektronikus eljárási mappákat kiválasztják, aktákban csoportosítják és felajánlják a felelôs levéltárnak értékelésre.

79

A DOMEA-KONCEPCIÓ


Records

Supporting

e-Government

Hatóság

and

Digital

Továbbítás/átvétel

Archives

Felelôs levéltár

Tárolási idôtartam Iratkezelés

Továbbítási idô

Átadás régi elektr. irattárba Irat összetétele

Ismételt kezelés

aktív aktaállomány iratkezelô rendszer

passzív aktaállomány

iratkezelô iratkezelô rendszer archívum

Felelôs levéltár rendszer archívum

3. ábra: Az elektronikus akták életciklusa.

Forrás: Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt). DOMEA® Concept. Organisational Concept 2.0. Document Management and Electronic Archiving in Electronic Courses of Business (Schriftenreihe der KBSt, 74), Berlin 2005, 78. o. A rendszeres és automatikus elhelyezési eljárás megköveteli, hogy az objektumhierarchia minden egyes szintjén és az életciklus minden egyes fázisában metaadatokat helyezzenek el. A legfontosabb metaadatok az úgynevezett „megôrzési idôtartam", a „továbbítási idôtartam" és az „elhelyezés típusa". Ezeket azonnal be kell vinni, mihelyt a dokumentum, az eljárások mappája vagy az akta vagy létrejön. A megôrzési idôtartam azt az idôtartamot írja le, ameddig a hatóságnak a dokumentumokat ôriznie kell elôször a nyilvántartóban, majd késôbb a nem aktuális dokumentumok tárolójában. Ezt az idôtartamot általában törvények vagy más közigazgatási rendelkezések határozzák meg. Mivel a megôrzés ideje meglehetôsen hosszú lehet, a hatóságnak biztosítania kell, hogy amint az aktát lezárják, megtörténjék az archiválási formátumba történô konverzió. A továbbítási idôszak azt az idôtartamot határozza meg, ameddig az akta az elektronikus nyilvántartóban, azaz az iratkezelô rendszer „élô" dokumentumok csoportjában marad. Az adott „továbbítási idôtartam" automatikusan szabályozza az archiválási formátumba történô konverziót, és az elektronikus aláírások megújítását. Ezen kívül biztosítja, hogy a lezárt 80


Records


e-Government

and

Digital

Archives

aktákat áthelyezzék a módosítás ellen védett tárolási adathordozókra. Az elhelyezés típusáról a felelôs levéltár dönt az archiválási értékelés alapján. Az elhelyezés elôtt a felelôs levéltár határoz a dokumentumok levéltári értékérôl, és eredményeit feljegyzi az elhelyezési ütemtervben. Az ütemterv felülvizsgálata és folyamatos frissítése érdekében a levéltárnak rendelkeznie kell korlátozott hozzáféréssel a hatóság iratkezelési rendszeréhez. Az akta szintjén az iratokat „levéltári szempontból értékes", „selejtezendô" vagy ha az értékelést még nem végezték el, „értékelendô" címkével látják el. Ezt az információt továbbörökítik valamennyi, az adott aktában létrejött mappára és dokumentumra.

Hatóság

Szövetségi levéltár

iratkezelô rendszer

hozzáférés régi elektr. irattár

felelôs levéltár

átadás/átvétel

4. ábra: Az elhelyezési eljárás Source: Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt). DOMEA® Concept. Organisational Concept 2.0. Document Management and Electronic Archiving in Electronic Courses of Business (Schriftenreihe der KBSt, 74), Berlin 2005, 77.o. Ezen metaadatok alapján az elhelyezés folyamata nagyrészt automatizáltan elvégezhetô. A DOMEA-koncepció kétfázisú elhelyezési eljárást ajánl. Miután a levéltár átadta az elhelyezési ütemtervet, a hatóság automatikusan kiválasztja azokat az aktákat, amelyeknek a megôrzési idôtartama lejárt. A levéltárba kizárólag a levéltári szempontból értékes, illetve még nem értékelt aktákat továbbítják. A DOMEA-koncepció nemcsak az elektronikus dokumentumok elhelyezésére és archiválására tett ajánlást, hanem a teljes, hiteles és megbízható dokumentumok és nyilvántartások létrehozásához, így archiválásához szükséges metaadat-készletre is. A metaadat-készlet az XDOMEA9 -re épül, amely a hatóságokon belüli és azok közötti adatcserére vonatkozó szabvány. Azt az XML-alapú szabványt a Szövetségi, Tartományi és Helyi Hatóságok Közös Informatikai Együttmûködési Bizottsága (Kooperationsausschuß ADV Bund/Länder/Kommunaler Bereich) hozta létre annak érdekében, hogy garantálni lehessen az iratkezelési rendszerek interoperabilitását. Ez a XJustiz-cal (XJustice), bíróságoknál és a vádhatóságoknál alkalmazott XML-csereformátumú esetfájlokkal is kompatibilis. A 2005. januárjában közzétett DOMEA-elhelyezési koncepció metaadat-készlete annyiban tér el az XDOMEA-tól, hogy metaadatokat határoz meg az akták felajánlásához és továbbításához, valamint a dokumentumok, mappák, akták és az iktatási terv cseréjéhez. 81

A DOMEA-KONCEPCIÓ


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Mivel a fenti követelmények a követelménykatalógus, illetve a tanúsítási eljárás részét képezik, a DOMEA-tanúsítvánnyal rendelkezô iratkezelô rendszerek elvben eleget tesznek az archiválási elôírásoknak. A követelménykatalógus és a tanúsítási eljárás Az, hogy a DOMEA-koncepció az iratkezelô rendszerek egyfajta kváziszabványává válhatott Németországban, nagyrészt a DOMEA követelménykatalógusából származtatott tanúsítási eljárásnak köszönhetô. A hatóságok és a szoftvergyártók számára a követelménykatalógus technikai elôírásokká fordítja le a szervezeti koncepcióban és az annak bôvítési moduljaiban meghatározott követelményeket. Ezen kívül figyelembe vesz más, nemzeti és nemzetközi források által meghatározott specifikációkat, ilyen például: – a SAGA (Standards and Architectures in e-Government Applications – Szabványok és architektúrák az e-kormányzati alkalmazásokban), amely leírja a szövetségi hatóságok informatikai rendszerei fejlesztése kommunikációjának és interakciójának technikai feltételeit10; – az E-Government Manual (e-kormányzati kézikönyv), amely referenciaként és központi információs forrásként szolgál Németországban az e-kormányzat tárgykörében11; vagy – a MoReq, a DLM Fórum elektronikus dokumentumkezelési követelménymodellje12. A szoftvergyártók a tanúsítási eljárás teljesítésével bizonyíthatják termékeik DOMEA-konform voltát. Ezt a tanúsítási eljárást a követelménykatalógus13 alapján a szövetségi kormány Koordinációs és Tanácsadó Testülete (KBSt) által feljogosított tanúsítási központok végzik. A követelményeket 8 fô csoportba strukturálták.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

fôcsoport átvétel fôcsoport feldolgozás fôcsoport kimenô posta fôcsoport az elektronikus akták elkülönítése és archiválása fôcsoport szoftverergonómia fôcsoport funkcionális igazgatás fôcsoport technikai igazgatás fôcsoport infrastruktúra

Súlyozás 125 250 25 110 105 195 75 115

5. ábra: A követelménykatalógus fô csoportjai

82

9

Lásd Andrea Hänger (lásd Fn. 5), 180. o.

10

http://www.kbst.bund.de/SAGA-,182.304386/KBSt-offers-SAGA-2.0-in-Englis.htm?global.home=1

11

http://www.bsi.bund.de/fachthem/egov/6.htm

12

http://www.cornwell.co.uk/moreq

13

http://kbst.bund.de/Anlage307932/DOMEA_Requierement_Catalogue_2_0.pdf


Records


e-Government

and

Digital

Archives

Forrás: Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt). DOMEA® Concept. Requirement Catalogue 2.0 (Schriftenreihe der KBSt, 75), Berlin 2005, 6. o. A DOMEA-tanúsítvány megszerzéséhez az iratkezelô rendszernek teljesítenie kell a fôcsoportokban meghatározott követelmények legalább 65 százalékát. A levéltáros szempontjából különösen fontos, hogy az elektronikus dokumentumok elhelyezését és súlyozását az ezer lehetséges pontból legalább 110-zel súlyozták. Ez garantálja, hogy az iratkezelô rendszerek a folyamat alapvetô követelményeinek biztosan megfeleljenek. A tanúsítási eljárás nem léphet az ajánlati és tendereztetési eljárás helyébe, de lehetôvé teszi a hatóságok számára, hogy összehasonlítsák a különféle iratkezelô rendszereket, és speciális igényeikkel bôvítsék a követelménykatalógust.14

Kilátások A DOMEA-koncepció – és különösen az elektronikus dokumentumok elhelyezésére és archiválására vonatkozó bôvítési modul – mérföldkövet jelent a fenntartható elektronikus dokumentumok felé vezetô úton. A DOMEA elhelyezési koncepciójának frissítésén dolgozó levéltáros csoport – amelyet 2004-ben hoztak létre – azonban még nem fejezte be munkáját. Elôször is, a metaadat-készletben felsorolt metaadatok közötti kapcsolatokat kell meghatározni egy entitás-kapcsolati modellben (ERM), hogy a koncepcióban leírt objektumhierarchiát létre lehessen hozni. Másodszor, e modell alapján a metaadat-készletet XML-sémává kell lefordítani olyan módon, hogy azt a szoftvergyártók megvalósíthassák elektronikus iratkezelô rendszereikben. Az XML-sémát az OSCI15 Koordinációs Hivatal16 biztosítja és frissíti; ez a hivatal egyebek mellett az adatcsere-formátumok fejlesztését koordinálja e-kormányzati környezetben. Végül, a munkacsoportnak a metaadat-készlet mellett meg kell határoznia az ügyviteli folyamathoz, illetve az ellenôrzési nyomvonalhoz szükséges információt, különösen azt, ami a hatóságok közötti adatcseréhez nem szükséges ugyan, viszont nélkülözhetetlen az iratok teljes, hiteles és megbízható archiválásához.

14

http://www.kbst.bund.de/DOMEA-Konzept/-,417/Zertifizierungsverfahren htm

13

Online Services Computer Interface.

16

Lásd www.osci.de

83

MENNYIRE NORMÁLIS A NORMALIZÁCIÓ


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

MENNYIRE NORMÁLIS A NORMALIZÁCIÓ A MoReq kiindulópontul történô felhasználásáról a dokumentumkezelô szoftverspecifikáció szabványosításához Hollandiában Hans Waalwijk Egy kijelentés: „Valamely közigazgatási vagy levéltári intézmény csak úgy tud digitális dokumentumokat begyûjteni és karbantartani, ha valamilyen iratkezelô alkalmazást – RMA – alkalmaz". Igen merész kijelentés, amely egy egész konferenciát megtölthetne. Ez azonban nem e dolgozat tárgya, és csak a továbblépést szolgálja. Ha a kijelentést tényként vesszük, az számos kérdést vet fel, például hogyan lehet az RMA-felhasználókat és az RMA-fejlesztôket (a szoftverházakat) beszélô viszonyba kényszeríteni, és hogyan lehet az eltérô felhasználók (közigazgatási és levéltári intézmények) által fenntartott különféle RMA-k között a zavarmentes információcserét biztosítani. Ezekre a kérdésekre nyilvánvalóan több lehetséges válasz is van. Az egyik az iratkezelô szoftver specifikációinak szabványosítása lehet. Az iratkezelô szoftver specifikációinak szabványosítását a Holland Szabványosítási Intézet égisze alatt kezdeményezték. A projekt során kialakuló szabvány két létezô dokumentumra, a holland közigazgatás által használt iratkezelési alkalmazásokhoz készült holland szoftverspecifikációra, valamint a iratkezelô, az RMA- és a munkafolyamat-kezelô rendszerek specifikációi felülvizsgálatára épül. Ezeket a dokumentumokat az Archiefschool és az úgynevezett InterLAB (ez hat holland minisztérium együttmûködését jelenti) dolgozta ki. Mindkét esetben az alap az elektronikus dokumentumkezelés követelménymodellje, azaz a MoReq elvei és tartalma volt. Annak tudatosítása, hogy az iratkezelô szoftver specifikációit szabványosítani kell, kétségtelenül a fent említett érveknek köszönhetô. Az iratkezelô szoftver specifikációinak szabványosítására, de legalábbis harmonizálására irányuló munka másik indoka az, hogy a szervezetek általában az üzleti alkalmazásokba beágyazott konkrét iratkezelô funkciókat 84

Hans Waalwijk Electronic


Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

használnak. Semmi baj nincs azzal, ha e célokra üzleti alkalmazásokat, és nem iratkezelô alkalmazásokat használnak, sôt. De ez azt jelenti, hogy az iratkezelô szoftver specifikációinak bizonyos pontokon általánosabbaknak kell lenniük. Így például a holland kezdeményezés nem tartalmaz majd nem sajátosan iratkezelô specifikációkat, minthogy azokat már a MoReq tartalmazza. A javasolt holland iratkezelô szoftverspecifikáció általánosabb hatókörû, elsôsorban amiatt, mert ezeket a dokumentumkezelési funkciókat beágyazták az üzleti alkalmazásokba. Így az specifikációkat fog tartalmazni a dedikált alkalmazásokra éppen úgy, mint a beágyazott funkciókra. Nyilvánvalóan helyénvaló gyakorlat más kezdeményezéseket is alkalmazni. Feltehetôleg hatékony megközelítés, ha mindazt hasznosítjuk, ami már rendelkezésre áll, és nem próbálkozunk újra feltalálni a melegvizet.. Dolgozatomban a holland specifikációtervezetnek egyrészt a MoReq-hez, másrészt pedig az olyan szabványokhoz való kapcsolatára mutatok rá, mint az US-DoD 5015-2 STD, illetve a német DOMEA-koncepció. Vagyis: miért használtuk a MoReq-et kiindulási pontul? Milyen MoReq-elôírásokat veszünk át a holland specifikációba? Milyen elôírásokat hagytunk ki és miért? Ezen kívül, a holland projekt hasznos lehet a MoReq második verziójához is.

85


Records

A DIGITÁLIS ÖRÖKSÉG MEGÓVÁSA BIZTOSÍTÁSÁNAK EGYÜTTMÛKÖDÉSI MODELLJEI: ÉSZTORSZÁG ESETTANULMÁNY Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A DIGITÁLIS ÖRÖKSÉG MEGÓVÁSA BIZTOSÍTÁSÁNAK EGYÜTTMÛKÖDÉSI MODELLJEI: ÉSZTORSZÁG, ESETTANULMÁNY Raivo Ruusalepp Leeni Langebraun (Észt Nemzeti Levéltár)1 Raivo Ruusalepp (Estonian Business Archives Consultancy, plc.)2

1. Digitális megóvás – megosztott felelôsség Manapság gyakorlatilag minden szervezetnél létrejönnek digitális értékek, azokat kezelik és megôrzik, így a digitális megóvás mindannyiunk számára közös kihívást és felelôsséget jelent. Sok intézmény és magánszemély vesz részt a digitális kulturális örökség létrehozásában, míg a megóvásukért és az elérhetôvé tételükért viselt felelôsség általában országonként csak maroknyi memóriaintézmény vállán nyugszik. Annak ellenére, hogy operatív, illetve technológiai szinten a digitális megóvás hasonló minden intézmény minden digitális objektuma számára, a különféle érdekeltek eltérô követelményekkel lépnek fel a megôrzendô források bevitele, hitelessége, a megóvási folyamatok, az adatvédelem, az IPR és hozzáférés szabályozása tekintetében. A kulturális örökséghez kapcsolódó, különféle területeken mûködô intézmények már számos iránymutatást és ajánlást tettek közzé a digitális megóvás témájában. Gyakran igen nehéz egy-egy szervezet számára meghatározni a „helyes" stratégiát, és megfelelni a nemzetközileg elfogadott legjobb gyakorlat követelményeinek, amikor digitális gyûjtemények kezelésérôl és megóvásáról van szó. Ha egy memóriaszervezet egyénileg akar megoldást találni a digitális megóvás követelményeire, az igen idô- és erôforrásigényes feladat. Ehelyett célszerûbb az együttmûködés, elôször a közös szabványok kialakítása érdekében, majd azért, hogy megosztott megóvási megoldásokat építsünk azokra.

86

1

Lásd http://www.ra.ee és http://www.eha.ee

2

Lásd http://www.eba.ee

Raivo Ruusalepp Electronic

Records


e-Government

and

Digital

Archives

2. Észtország – egy kicsiny e-állam Észtország kis ország, amely igen nagy erôfeszítéseket tesz, hogy e-szolgáltatásokat fejlesszen ki 1,3 millió állampolgára és 61 ezer vállalkozása számára. Az e-kormányzás elismerten fejlett szintje ellenére, a közigazgatásban és az üzleti életben a számítógép-használat nem túl hosszú idôre nyúlik vissza – csak valamikor 1990-ben kezdôdött, egybeesve a függetlenségét újonnan elnyert Észtország közigazgatási rendszereinek felépítésével. Bár a számítógép-használatnak nincs nagy hagyománya, az elmúlt 15 évben lényeges része volt annak, ahogyan „új utakon járva, magunknak csináltunk dolgokat a saját országunkban". Az internet és a mobiltelefonok igen magas szintû használata Észtországban hozzájárult ahhoz, hogy – elérve a felhasználók kritikus tömegét – az e-szolgáltatások fenntarthatóvá válhattak3. Mind az állami, mind a magánszektor nyújt e-szolgáltatásokat. Különösen sikeres eszközök-szolgáltatás az elektronikus adóbevallás (az észt adófizetôk 78 százaléka élt ezzel a lehetôséggel a 2004. évben) és az internetes bankolás (a banki mûveletek 95 százaléka elektronikusan történik, az internetbank-felhasználók száma pedig már közelíti a 800 ezret). Az állami információs rendszerek koordinálása és fejlesztése a Gazdasági és Hírközlési Minisztérium felelôsségi körébe tartozik. A leglényegesebb országos informatikai fejlesztési projektek a digitális aláírással ellátott személyazonosító kártya és az X-Road kommunikációs rendszer4. Személyazonosító kártya A nemzeti személyazonosítókártya-projektet 1998-ban kezdeményezték, amikor a kétfunkciós intelligens kártyát bevezették: az felhasználható a személy azonosítására, illetve digitális aláírás készítéséhez. Észtországban a személyazonosító kártya csak a személy azonosításához szükséges információt tartalmazza, minden más adatot más olyan információs rendszerek kezelnek, amelyekre az e-szolgáltatások épülnek. Észt szakértôk dolgozták ki a személyazonosító kártya koncepcióját, és a digitális aláírásokat készítô szoftvert is (DigiDoc)5. A kártya a személyazonosítás kötelezô okmánya Észtországban, és 2005. július végére már 807 641 igazolványt bocsátottak ki a lakosság mintegy 56 százalékának. A személyazonosítóra épülô szolgáltatások közül az egyik legutóbbi a tömegközlekedésben használt e-jegy Tallinban és Tartuban. Ha az eCitizen portálon keresztül kívánunk különféle e-szolgáltatásokhoz hozzáférni, ehhez vagy a személyazonosító kártya, vagy az internetes banki hitelesítô rendszerrel történô engedélyezés szükséges. A személyazonosítót azonban gyakrabban használják azonosításra és hitelesítésre, például az iskolai vizsgaeredmények ellenôrzésénél vagy a digitális okmányok aláírásához az állami hatóságokkal folytatott kommunikációban. 2005 októberében helyi önkormányzati választások lesznek, és ez az elsô alkalom, hogy az észtek személyazonosítójuk segítségével az e-szavazórendszert is használhatják. 3

Adatok és statisztikák elérhetôk: http://www.riso.ee/en/coordination/statistics

4

Az információs társadalom és az észtországi innovációs rendszer fejlesztésére vonatkozó további információ elérhetô itt: http://www.esis.ee

5

Lásd http://www.id.ee,

6

Lásd http://www.ria.ee/atp/?id=1037, 87


Records


e-Government

and

Digital

Archives

Adatcsereszint – X-Road Az elmúlt évtizedben igen sok állami nyilvántartást és adatbázist hoztak létre egyes intézmények kiszolgálására. Az e-szolgáltatások azonban gyakran több adatbázisból származó információra épülnek, amelyeknek interoperabiliseknek kell lenniük. Az X-Road projekt6 olyan biztos webalapú adatcsereszint, amely egységes illesztôfelületen keresztül biztosítja az állami nyilvántartások adatbázisaiban lévô adatokhoz való hozzáférést. Az X-Road rendszer 2005 tavaszán már 41 e-szolgáltatást nyújtó adatbázist, 354 e-szolgáltatást biztosító intézményt és társaságot kötött össze, és 687 különféle e-szolgáltatást kínált.

A kulturálisörökség-ágazat A kulturálisörökség-ágazat számára a 90-es években a közigazgatási rendszerben bekövetkezô gyors változásokkal egymással különféle alá-fölérendeltségi viszonyban álló és nem mindig ugyanazon jogszabály hatálya alá tartozó intézmények sokasága jött létre. A Kulturális Minisztérium koordinálja a könyvtárak, múzeumok munkáját, a mûsorszórást, valamint a nemzeti örökséget; az Oktatási és Tudományos Minisztérium irányítja az egyetemeket és kutatóintézeteket; a nyilvántartások kezelésért és archiválásért viselt felelôsségen pedig az Állami Kancellária és az Észt Nemzeti Levéltár osztozik. Jelenleg csak a Észt Nemzeti Könyvtár és a nemzeti levéltár kötelezett digitális anyagok gyûjtésére és megôrzésére, ugyanakkor múzeumok, kutatóintézetek, a Nemzeti Örökség Tanácsa és más érdekeltek is tesznek kísérleteket arra, hogy a digitális kulturális örökség körébe tartozó anyagok növekvô mennyiségével megbirkózzanak. Számos intézmény késôbbre halasztotta, hogy a digitális adatkezelési és megóvási szükségleteihez átfogó megoldást találjon, ezt részben a digitális megóvással kapcsolatos szegényes ismeretek, illetve az adatkezelési elôírások és világos minôségi kritériumok hiánya magyarázza, de közrejátszott a döntés halogatásában az is, hogy a számítógépes tárolás egyre olcsóbbá válik, vagyis érdemes kivárni. Az alapértelmezett hallgatólagos elvárás az volt, hogy majd a nemzeti levéltár és a Nemzeti Könyvtár kidolgozza a hosszú távú digitális megóvás módszereit. Ezek az országos hatáskörû intézmények vezetô szerepet játszottak a közös megoldások kifejlesztésében az egész kulturális örökség ágazat számára. Ahelyett, hogy egyszerûen szolgáltatásnyújtókká váltak volna, az együttmûködés stratégiai szinten kezdôdött el.

6

88

Lásd http://www.ria.ee/atp/?id=1037,


Records


e-Government

and

Digital

Archives

3. Nemzeti stratégiák A nyilvántartás és archiválás nemzeti stratégiai fejlesztési terve (2001-2005) hozta meg az elsô rendelkezéseket a nemzeti levéltáron belüli digitális archívum létrehozására. E stratégia alapján elvégezték a dokumentumlétrehozó szervek igényeinek és a nemzeti levéltár szükségleteinek elsô elemzését. Ennek eredményeként módosították a vonatkozó jogszabályokat, elôírva, hogy az elektronikus dokumentumokat a nemzeti levéltárba kell továbbítani. A nemzeti könyvtár stratégiája ugyanakkor arra irányult, hogy szolgáltatásokat hozzon létre az elektronikus publikációk gyûjtésére és megóvására. A Kulturális Minisztérium munkacsoportja dolgozta ki „A tudásalapú Észtorság – Észtország kutatás-fejlesztési stratégiája 2002–2006" címû dokumentumot7 A stratégiai tervezés hatókörét lényegesen kitágították 2003-ban, amikor a Kulturális Minisztérium egyik munkacsoportja hozzákezdett a kulturális örökség digitális megôrzésére irányuló nemzeti stratégia kimunkálásához. A munkacsoport tagjai a kulturális örökség valamennyi szektorának az akadémiai tudományos és kutatóintézeteknek a képviselôibôl álltak. A munkájuk eredményeként létrejött stratégiát a nemzetközi fejlemények is formálták, különösen a Minerva-projekt; a stratégia, amellett, hogy elmagyarázza a digitális erôforrások létrehozásának, gyûjtésének, leírásának, megóvásának és felhasználásának legfontosabb vonatkozásait, cselekvési tervet határoz meg a prioritást élvezô fejlesztendô területek számára. A stratégia cselekvési terve ma már külön finanszírozást kapott a digitális megóvás, a digitalizálás és a digitális kulturális örökséghez való hozzáférés elôsegítésére, valamint képzési tevékenységekre. Kiválósági központok jönnek létre, hogy segítséget nyújtsanak a memóriaintézeteknek abban, hogy a kulturális örökség digitalizálásához és leírásához közös szabványokat alakítsanak ki és alkalmazzák is azokat. Ez év elején a nemzeti levéltár befejezte a nemzeti digitális archiválási stratégia kidolgozását; ez prioritásokat határoz meg a dokumentumlétrehozó szervezetek fejlesztésében, valamint a nemzeti levéltári digitális archiválási rendszer létrehozásához. A stratégia megfogalmazta a digitális archívum kifejlesztéséhez a nemzeti levéltár partneri kapcsolatainak koncepcióját. Az elképzelések nyilvános vitája megerôsítette, hogy valamennyi ágazatban nô az érdeklôdés a digitális archiválás iránt, valamint azt is, hogy a megóvásra vonatkozó követelmények egyre világosabbak és egyre inkább meghatározottak. E stratégiák közzététele és a róluk folytatott nyílt vita világos üzenetet küldött az ország informatikai irányító testületeinek; ma már az elektronikus dokumentumkezelés, a dokumentumok és a kulturális örökséghez tartozó anyagok digitális megóvásának kérdései egyértelmûen az „Észt információs politika elvei 2004–2006" címû dokumentum részévé váltak8. Az „Észt informatikai architektúra" és az „Észt állami informatikai interoperabilitási keret" címû dokumentumok – amelyek most már az elektronikus dokumentumkezelésre és digitális archiválásra vonatkozó szakaszokkal gazdagodtak – további lépéseket jelentettek a kulturális örökség és a digitális megóvási kérdéseknek a hivatalos e-kormányzati stratégiák keretében történô alkalmazása felé. 7

Lásd http://www.hm.ee/uus/hm/client/download.php?id=847

8

Lásd http://www.riso.ee/en/files/Policy.pdf 89


Records


e-Government

and

Digital

Archives

4. A stratégiák megvalósítása A nemzeti stratégiák kidolgozása igen fontos olyan intézmények együttmûködésének a biztosításához, amelyek között egyébként alig van kapcsolat. Amikor azonban a stratégiák kezdenek túlburjánzani, és a szervezetek válogatnak közöttük, hogy melyiket kövessék, a stratégiai célokat a saját érdekeiknek megfelelôen próbálják értelmezni. A kulcskérdés az, hogy miként lehet a stratégiákat az évek során gyakorlatra váltani, és hogyan lehet az együttmûködést életben, a szervezetek érdeklôdését pedig a közös megoldások elérése iránt fenntartani. Észtország kicsiny volta segített e stratégiák megvalósításában, hiszen gyakran ugyanazok az intézmények, és gyakran ugyanazok az emberek vitatják meg a stratégiai kérdéseket és vesznek részt a fejlesztési munkában. Bár ez biztosítja a projektek folyamatosságát, lehetnek korlátjai is, például az innováció és az új megoldásokra való nyitottság mérsékelt foka. Az észtek jól ismertek arról, hogy szeretik maguk intézni a dolgaikat, és nem kérnek tanácsot szomszédaiktól. Úgy tûnik, hogy az ilyen „self made man"-stratégia törékenynek bizonyulhat, amikor a célok elérésérôl van szó; bonyolult területek fejlesztésénél ésszerûbb nemzetközi együttmûködésre törekedni. A stratégiák megvalósítása során a folyamatos együttmûködésre adott észt választ azok a közös szabványok jelentik, amelyekhez a különféle szervezeteknek érdekük fûzôdik. Számos olyan érdekelt van, aki szívesen és boldogan vesz részt például a szöveges örökség digitalizálása minôségi kritériumainak vagy az állami nyilvántartások elemei meghatározásának, illetve a digitális hangfelvételek metaadatai specifikálásának fejlesztésében, ha késôbb neki kell ezeket betartania. A nemzeti stratégiák megvalósításának elsô lépéseként komoly erôfeszítéseket tettünk a memóriaintézmények számára közös szabványok kifejlesztése érdekében. Ezek a szabványok nagyjából két kategóriára oszthatók, de tudatos erôfeszítést tettünk, hogy azok interoperabilisak maradjanak. A digitális javak létrehozására vonatkozó szabványok: – közös irányelvek az elektronikus dokumentumkezeléshez; – az állami nyilvántartások elemei és formátuma szabványosítása; – az elektronikus dokumentumkezelô rendszerek szabványos funkcionális elôírásai; – szabványosított irányelvek a kulturális örökséghez tartozó anyagok digitalizálásához (a Minerva-projekt legjobb gyakorlata alapján). E szabványok célja, hogy közös minôségi kritériumokat állapítsanak meg a digitális kulturális örökséghez tartozó anyagok létrehozásához, függetlenül attól, hogy azok eredetileg is digitális formában születtek vagy a digitalizálás késôbb történt – annak biztosítására, hogy azokat digitálisan meg lehessen ôrizni. Az ilyen anyagok létrehozására tett komoly befektetéseket nem szabad elpazarolni olyan anyagok megalkotására, amelyet nem lehet megóvni, vagy amelyek megóvása vagy jövôbeni elérhetôvé tétele aránytalanul költséges lenne.

90


Records


e-Government

and

Digital

Archives

A digitális javak leírásának szabványai: – szabványos metaadatok a digitális kulturális örökség értékeihez négy részben: metaadatok a digitalizálási folyamathoz, igazgatási, technikai és hozzáférést ellenôrzô metaadatok; – a dokumentumkezelésre és a metaadatokra vonatkozó ISO-szabványok fordítása; – metaadat-modell kifejlesztése az elektronikus dokumentumkezeléshez ; – digitális megóvási metaadatok fejlesztése az adatkészletekhez. Intézmények sokasága hoz létre a digitális kulturális örökséghez tartozó értéket, valamennyit az ô saját céljaiknak megfelelôen. Ezeknek a digitális értékeknek a megôrzése csak akkor lehetséges, ha rendelkezésre áll a rájuk vonatkozó leíró információ közös készlete. A különféle metaadat-szabványok célja, hogy egy olyan interoperabilis leírókészletet hozzon létre, ami lehetôvé tenné a digitális vagyon megôrzését és értelmes használatát.

Az elektronikus javak létrehozására és leírására vonatkozó szabványok fejlesztését és elfogadását jól idôzítettük, mivel a kulturális örökség anyagainak a digitalizálása még nem érte el a csúcsát Észtországban. A digitális kulturális örökséghez tartozó erôforrások létrehozói és felhasználói számára a megóvás a másik fontos kérdés. Számos fejlesztés indult el a közös digitális megóvás infrastruktúrájának megteremtése érdekében, figyelembe véve a már kifejlesztett szabványokat: – a digitális archiválási rendszer fejlesztése a nemzeti levéltárban, a nemzeti digitális archiválási stratégia alapján; – a DIGAR digitális adatraktár-rendszer létrehozása a nemzeti könyvtárban; – irányelvek az állami szektor számára a digitális anyagok megóvásához, amelyeket a nemzeti levéltár tett közzé; – a kulturális örökséghez tartozó anyagok digitális megóvásának nemzeti stratégiája magában foglalja azokat a terveket is, amelyek valamennyi memóriaintézmény számára közös digitális tárolási infrastruktúrát irányoznak elô, amelyre vonatkozóan a megvalósíthatósági tanulmány a jövô évben készül el; – megvalósíthatósági tanulmányok készítése közösen elérhetô átjáróhoz valamennyi, a digitális kulturális örökség körébe tartozó anyaghoz. Észtországban igen sikeresek voltak a közös erôfeszítések a szabványok, irányelvek és a legjobb gyakorlat kifejlesztésére, ami a nemzeti stratégiák céljainak elérésére irányuló munka része volt.

5. Az e-szolgáltatások jövôje Az informatika gyorsan változó világában a szabványok általában nem túl hosszú életûek. A szoftver- és technológiafejlesztôk nem gyakran gondolkodnak évtizedekben vagy 91

A DIGITÁLIS ÖRÖKSÉG MEGÓVÁSA BIZTOSÍTÁSÁNAK EGYÜTTMÛKÖDÉSI MODELLJEI: ÉSZTORSZÁG ESETTANULMÁNY


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

évszázadokban – a levéltárakra, könyvtárakra és más memóriaintézményekre maradt az a feladat, hogy kitalálják, miként lehet a digitális erôforrásokat ilyen idôtartamokra is megôrizni. A statikus digitális javak létrehozására és leírására vonatkozó kritériumok és szabványok létrehozása a ma számos problémáját oldja meg, de igen sok, a digitális javak dinamikus megóvására vonatkozó kérdést választ nélkül hagy. A mindannyiunk által nagyon szívesen használt e-szolgáltatások leginkább olyan dinamikus technológiai környezetekre épülnek, amelyek más szintû szabványokat és kritériumokat igényelnek a dokumentumok összegyûjtéséhez, leírásához, megóvásához és ahhoz, hogy azok a jövô generációi számára is elérhetôk legyenek. Észtországban a mindannyiunk személyi azonosító kártyájához kapcsolt digitális aláírás a fô eszköze annak, hogy az ember azonosíthassa magát az integrált üzleti információs rendszerekben és nyilvántartási adatbázisokban, amelyek az X-Road technológia segítségével zavarmentes e-szolgáltatásokat nyújtanak. Ezeknek az e-szolgáltatásoknak már most vannak olyan összetevôi, amelyek történetinek tekintett dokumentumokat kizárólag a számítógépek közötti interakció révén – emberi beavatkozás nélkül – hoznak létre. Az adminisztrációs és a „back-office" eljárások egyre növekvô automatizálása olyan új szabványokat igényel, amelyek biztosítják, hogy a szükséges folyamatokat és tranzakciókat rögzítsék, védjék, leírják, értékeljék, begyûjtsék és megóvják. Még akkor is, ha számos érintett számára világos, hogy a rendszer által létrehozott információ túl fogja élni magát a rendszert, az e-szolgáltatások és az üzleti igények rendkívül gyors fejlesztése igen kevés idôt hagy a szabványok kidolgozására, és a levéltárosok hosszú távú megóvásra, hitelességre és biztonságra vonatkozó aggályainak megválaszolására. Észtországban valamennyi e-szolgáltatás fejlesztése fölött az irányítást a közelmúltban egy koordináló testület vette át, köszönhetôen annak, hogy az archiválási és dokumentumkezelési kérdések bekerültek az e-kormányzatfejlesztési nemzeti stratégiákba. Van remény arra, hogy a jövôben legalább a hosszú távú megóvással kapcsolatos aggályok egy részét figyelembe fogják venni. Ma viszonylag aktív az együttmûködés a dokumentumkezelési és archiválási koordináló testületek, a kulturális örökség koordinátorai, illetve az állami szektorban az információs rendszerek fejlesztését felügyelô intézmények között. E párbeszéd kapcsán a levéltárak hamar megtanulták, hogy a levéltárosok technológiai ismereteivel és tudásával kapcsolatos igények nagymértékben megnôttek.

6. Következtetések Észtországban igen sikeresnek bizonyult, hogy a digitális kulturális örökség körébe tartozó javak megôrzésével kapcsolatos kérdések megoldásával felülrôl lefelé próbálkoztak. Ennek megfelelôen elôször kidolgozták a nemzeti szintû stratégiákat, majd a területspecifikus és intézményi stratégiák következtek, ezután létrehozták a stratégiai célok eléréséhez szükséges közös szabványokat. A stratégiák és szabványok fejlesztésében megnyilvánuló közös erôfeszítés széles körû vitákat gerjesztett a digitális kulturális örökség kérdéseirôl, és lehetôséget adott gyakorlatilag valamennyi érdekelt számára, hogy abban részt vegyen, 92


Records


e-Government

and

Digital

Archives

élvezze a tanulságok kölcsönös megismerésébôl származó elônyöket, és mindez az érintett intézményeket mélyebb együttmûködésre sarkallta. Például ma már megosztják a digitalizálási szolgálatokat – a nemzeti levéltár mikrofilmszkennerét Észtország két legnagyobb digitalizálási projektje is használja. Ugyanakkor a Saga-projekt a Történelmi Levéltár – ami a családtörténeti dokumentumokat digitalizálja –, valamint a nemzeti könyvtár és az Irodalmi Múzeum Digitalizált Észt Újság (DEA)9 közös projektje. Ez a felülrôl lefelé történô megközelítés segített a költségek csökkentésében, az erôforrásokkal és az erôfeszítésekkel való takarékoskodásban és a kitûzött célok gyorsabb elérésében. Egy korlátozott finanszírozási lehetôségekkel rendelkezô kis országban valamennyi érdekeltnek látnia kell a teljes képet is, nemcsak a saját intézményi igényeiket, és meg kell érteniük, hogy erô van abban, ha valamit együtt csinálunk. A közös szabványok és kritériumok létrehozásában a közös erôfeszítésre azokon a területeken van szükség, ahol egy vagy két intézmény önmagában nem tudja megválaszolni a felvetôdô kérdéseket. Az észt nemzeti stratégiák ezeket a területeket a digitális kulturális örökség körében a digitális javak létrehozásában, leírásában és megóvásában határozták meg. Egy intézmény buzgólkodása, de két-három memóriaintézmény együttmûködése sem elegendô ahhoz, hogy biztosíthassa az ilyen digitális értékek hosszú távú megôrzését és elérhetôségét. A létrehozási, illetve leírószabványok szükséges alkotóelemei és minôségi kritériumai a digitális megóvásnak; ám ezeket is együttmûködésben kell létrehozni már a digitális örökség körébe tartozó értékek keletkezésének korai fázisában. Viszonylag könnyû volt a memóriaintézményeket egy asztal köré ültetni, hogy egyezzenek meg a szabványokban. A következô kihívás abban rejlik, hogy be kell vonnunk azokat az embereket, akik a digitális erôforrásokat létrehozó intézmények számára informatikai megoldásokat terveznek és fejlesztenek. Észtország már megtette az elsô sikeres lépéseket ebbe az irányba azzal a tanulsággal, hogy a memóriaintézményeknek jobban kell ismerniük a technológiát, és fel kell gyorsítaniuk a szabványok fejlesztését.

9

Lásd http://www.eha.ee/saaga és http://dea.nlib.ee

93

AZ IRATMEGÔRZÉSI METAADATOK FOLYAMATORIENTÁLT EGKÖZELÍTÉSE


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

AZ IRATMEGÔRZÉSI METAADATOK FOLYAMATORIENTÁLT EGKÖZELÍTÉSE Peter Horsman Amióta David Wallace metaadatokról szóló cikke megjelent az Archivariában (1993), a téma komoly kérdéssé vált a levéltári vitákban. Az ausztrál közösség – beleértve a Nemzeti Levéltárat is – szoros együttmûködésben a Melbourne-i Monas Egyetemmel, lényegre törô kutatást végzett, amelynek eredményeként létrejött az ausztrál metaadat-szabvány. Olyan kutatók, mint Wendy Duff, Ann Gilliland-Swetland, Hans Hofman és mások nagymértékben hozzájárultak a nemzetközi vitához. A közelmúltban az információ- és iratkezelésrôl szóló ISO 15489:2001 szabvánnyal összefüggésben, maga az ISO tett közzé az iratkezelés metaadatairól különféle dokumentumokat. Megkérdezhetjük azonban, hogy ennek a munkának ez idáig milyen hatása volt az operatív iratmegôrzési rendszerekre. Igaz, az olyan iránymutatások, mint a MoReq e gondolkodás nagy részét lefordították a gyakorlat nyelvére, de vajon a gyakorlati szakember – az iratkezelô vagy a levéltáros – mit ért meg a valóságban a metaadatokról?. Vajon mennyire érthetôk a szabványok, publikációk, beszámolók stb. azok számára, akinek dolgozniuk kellene velük? Nem az történik, hogy e fontos munka nagy részét egyfajta fényes elszigetelôdésben végzik? Nem úgy fest, mintha a metaadat-modellek és -sémák kidolgozása önmagáért való cél lenne? Hogyan illeszkedik az a tágabb egészbe? Az Archive Information System Reference Model – OAIS – (Nyílt Levéltári Információs Rendszer Referenciamodell) fogalmi szinten egyesíti az iratkezelési folyamatokat és a hozzájuk kapcsolódó metaadatokat. Megint kérdéses, hogy mennyit ér a nem könnyen olvasható OAIS-modell az iratkezelô szakemberek számára. Akkor pedig hogyan lehet bevonni azokat, akik a metaadat-rendszerek megvalósításáért felelnek? Hogyan lehet velük megértetni, hogy a metaadatok alapvetô fontosságúak a jó irat- és levéltárkezeléshez, különösen elektronikus környezetben? Az elektronikus iratkezelô rendszer egyben információs rendszer, következésképpen az információs rendszerek fejlesztésének és tervezésének módszerei alkalmazhatók lennének az iratkezelési rendszerekre is. Nagyon sok ilyen módszer van, ami azonban alapvetôen közös bennük, az, hogy strukturálisan írják le a rendszer által elvégzendô folyamatok és tevékenységeket, valamint azokat az adatokat, amelyeket ezek a folyamatok létrehoznak, illetve használnak. E módszerek nagy része kifejezetten az adatok és a folyamatok közötti kapcsolatokat írja le, és ehhez megfelelô technikáktól kapnak segítséget, például adatfolyamábráktól, tevékenységmodellektôl stb. Az ilyen jellegû modelleket – némi segítséggel 94

Peter Horsman Electronic


Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

– a felhasználók is megértik, mivel azokat a napi folyamatokat írják le, amelyekért felelnek, vagy amelyekben dolgoznak. A rendszerfejlesztésben az is jó gyakorlatnak számít, hogy a felhasználókat bevonjuk a folyamatok és a kapcsolódó adatfolyamok elemzésébe és leírásába. Akkor pedig miért ne használhatnánk fel ezeket a technikákat az iratkezelô rendszerek fejlesztésben is? Tény, hogy az iratkezelési metaadatok semmivel nem többek, mint olyan adatok, amelyeket ezek a rendszerek létrehoznak, használnak és tárolnak a folyamatok ellátásához. Különben maga a metaadat kifejezés is zavarba ejtheti a felhasználót; alapvetôen azért használjuk ezeket, mert a rendszer iratokat ôriz, amelyek információs objektumok, és az adatok, amelyek ezt az objektumot leírják, adatokra vonatkozó adatok. Az iratkezelô rendszerekben lévô metaadatok nagy része azonban még csak nem is az iratokat írja le, hanem – a kontextust leírva – az iratkezelési tevékenységrôl számol be, vagy támogatást nyújt az iratkezelônek a tervezésben és az üzemelésben. Az iratkezelô folyamatok közös és gondos elemzése, beleértve a létrehozott, tárolt és felhasznált adatokat is, hozzájárul érthetô, pragmatikus és átfogó, a napi tevékenységekhez láthatóan kapcsolódó metaadat-sémák összeállításához. Ekkor a séma formális leírása elsôsorban a rendszerszervezôket szolgálja ki, míg a legtöbb felhasználó számára kevésbé lesz releváns. Az elôadás felvázolja a javasolt módszertant és néhány gyakorlati példát hoz a rendszerfejlesztésbôl is.

95

A DOKUMENTUM MEGÔRZÉSRE VONATKOZÓ ISO-SZABVÁNYOK FEJLÔDÉSE


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A DOKUMENTUM MEGÔRZÉSRE VONATKOZÓ ISO-SZABVÁNYOK FEJLÔDÉSE Hans Hofman Bevezetés A dokumentummegôrzésre vonatkozó hivatalos szabványok csak a közelmúltban jelentek meg, de már most óriási hatásuk van. A dokumentumkezelésért felelôs bizottság, az ISO TC46/SC11 munkáját 1997-ben kezdte és egyre nagyobb számban vonz magához tagokat. Jelenleg 25 szavazati joggal rendelkezô és mintegy 15 megfigyelô tagja van.1 A bizottságon belül az egyes munkacsoportok foglalkoznak a dokumentummegôrzés különféle vonatkozásaival, ideértve a metaadatokat, a hosszú távú megóvás funkcionális követelményeit, a munkafolyamatok elemzését és a hozzáférést is. A legismertebb a dokumentumkezelésrôl szóló ISO 15489:2001. szabvány, amit 2004-ben tettek közzé, ám már megkezdôdött ennek a felülvizsgálata. A dokumentumokhoz szükséges metaadatok tekintetében 2004 tavaszán adták ki a mûszaki elôírásokat (ISO 23081-1). A munka folyamatban van a dokumentumkezeléssel kapcsolatos egyéb szabványok, illetve technikai jelentések tekintetében is. Az ISO TC46/SC11 bizottságban folyó munka egyre nagyobb fokú professzionalizmust tükröz a dokumentum- és levéltárkezelésben, illetve abban, hogy jelenleg mit is értünk a dokumentum megôrzésén. A bizottság kísérletet tesz arra, hogy a szerte a világon megvalósuló különféle fejlesztéseket és kezdeményezéseket felölelje és szintetizálja. Az olyan projektek eredményeit, mint az InterPares, az ausztrál RKMS-projekt, vagy a melbournei Monash Egyetem Clever Metadata-projektje, beépültek az ISO munkába.2 A szabványosítás másik igen fontos indoka a növekvô globalizáció. Ahhoz, hogy képesek legyünk kommunikálni és egymást megérteni, az embereknek és a szervezeteknek közös alapokkal kell rendelkezniük ahhoz, hogy tudják, mit jelentenek üzeneteik, illetve a kicserélt információ, és hogy azok mennyiben megbízhatóak, hogyan kezelhetôek és hogyan tarthatók karban. A jó dokumentummegôrzés ennek lényegi részét képezi. 1

96

Csak a szabványosítási testületek lehetnek tagok, de azokat az érintettek, illetve az érdekelt szervezetek képviselôi képviselik.

Hans Hofman Electronic

2


Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Lásd: www.interpares.org., www.monash.edu.au/rorg, www.naa.gov.au/recordkeeping/control/rkms/summary.htm.

Ez a dolgozat rövid áttekintést ad a dokumentummegôrzésre vonatkozó szabványosítási munka legutóbbi fejleményeirôl és tárgyalja a jelenlegi dokumentummegôrzési szabványok mögöttes alapelveit és legfontosabb vonatkozásait.

Az ISO TC46/SC11 bizottságban folyó munka A TC46/SC11 célja szabványok kidolgozása a dokumentumkezeléshez. Tagsága azonban nem korlátozódik a dokumentum- és nyilvántartás-kezelôkre vagy levéltárosokra, hanem az üzleti élet, a kormányzati szervek, a szakmai szervezetek, a szoftverszállítók és a könyvtárak képviselôi is jelen vannak. Ez idáig a bizottság három szabványt adott ki: • ISO 15489:2001 – dokumentumkezelés, • ISO 23081-1:2005 – dokumentumokhoz szükséges metaadatok, elvek,3 • ISO 22310:2005 – iránymutatás a dokumentumkezelési követelmények szabványokba történô foglalásához. Az albizottság meglehetôsen aktív; jelenleg hét munkacsoporttal dolgozik, ideértve: • 01: Dokumentum-metaadatok ; • 02: RM-kapcsolatok (jelenleg felfüggesztve), amely a közelmúltban adta ki az ISO 22310 szabványt, iránymutatást adva a dokumentumkezelési követelmények szabványokba történô foglalásához. Mivel a dokumentumkezelés gyakran az ügyvitel elválaszthatatlan része, ez más szabványosítási bizottságoknak is iránymutatást adhat a tekintetben, hogy miként értelmezzék a dokumentumkezelési vonatkozásokat saját szabványaikban; • 03: Hozzáférési szabályok. A csoport célja, hogy iránymutatást adjon a dokumentumokhoz való hozzáféréssel kapcsolatos kérdésekben, így például visszakeresés, értelmezés, jogosultságok kezelése, titkosság, biztonság; • 04: Önértékelés/megfelelôségi útmutató (felfüggesztve a szabvány új változatának kiadásáig); • 05: Az ISO 15489 felülvizsgálat; • 06: Munkafolyamat-elemzés. Ezt a munkacsoportot a közelmúltban hozták létre azzal a feladattal, hogy az ausztrál munkafolyamat-elemzési szabványt (AS 5090:2003) nemzetközi szabvánnyá alakítsa át;

3

2004-ben technikai elôírásként kiadva.

97


Records

A DOKUMENTUM MEGÔRZÉSRE VONATKOZÓ ISOSZABVÁNYOK FEJLÔDÉSE Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

• 07: Digitális dokumentumok megóvása. Ez a csoport határozza majd meg a hosszú távú megóvás követelményeit. Egyik célja, hogy megállapítsa a hosszú idôn át fenntartható fájlformátumok követelményeit ahelyett, hogy valamennyi formátumhoz, például a pdfhez, archiválási szabványokat dolgozna ki. Ezt a munkát az ISO-n belüli másik technikai bizottsággal, az ISO TC171/SC2-vel együttmûködésben végzi; ez a bizottság felelôs a dokumentum- és a képkezelési alkalmazásokért. A két utóbbi munkacsoport munkáját 2005 ôszén kezdi meg. Mint ahogyan a fentiekbôl is kitûnik, a bizottság nem elszigetelten mûködik. Kapcsolata van számos más kapcsolódó bizottsággal és szervezettel az ISO-n belül és kívül. Az ISO-n belül számos olyan bizottság vagy munkacsoport (közös vagy egyéb) tevékenykedik, amelynek munkája igen szorosan kapcsolódik a dokumentumkezelés területéhez.4 Már említettük a TC171-et, amely a dokumentum- és képkezelési alkalmazások szabványaiért felel. Az egyik ilyen szabványt a PDF/A-t5 2005 októberében adták ki. Más bizottságok, például a TC10, a technikai dokumentációhoz kapcsolódó metaadat-szabványt készítette el, a TC20 pedig a nyílt levéltári információs szabványt (OAIS)6 adta ki. Különösen a metaadatok és az interoperabilitás terén van szükség az együttmûködésre. Kapcsolat van például az ISO/IEC közös technikai bizottság (JTC1)7 keretében mûködô munkacsoporttal. Ez a közös technikai bizottság olyan területeken fejti ki tevékenységét, mint az EDI, a metaadatok, az adatbázisnyelvek és az SQL/multimédia, és szabványokat adott ki például metaadat leíró adatbázisokról és a metamodell-interoperabilitás keretérôl. Ezek a szabványok lehetôvé teszik, illetve támogatják az e-kereskedelmet és az elektronikus szolgáltatásokat.

98

4

A technikai bizottságokra és a kapcsolódó albizottságokra vonatozó információ elérhetô itt: http://www.iso.org/iso/en/stdsdevelopment/tc/tclist/TechnicalCommitteeList.Technical CommitteeList.

5

ISO 19005-1:2005 PDFA/A a PDF 1.4-hez. A munkát a TC171/SC2/WG5-ben a TC42, a TC46/SC11 és a TC130 bizottságokkal közös bizottságban végezték. Jelenleg dolgoznak a PDF 1.6-ra vonatkozó PDF/A szabványon (ISO 19005-2).

6

A technikai dokumentációs szabvány metaadatai az ISO/IEC 8205 sorozat; az OAIS szabvány az ISO 17421:2003.

7

Az ISO/IEC JTC1 bizottság felelôs az információtechnológiai szabványokért. A bizottság az adatkezelésért és -cseréért felelôs 32. albizottságot jelenti, amelyen belül a 2. munkacsoport foglalkozik a metaadatokkal. Lásd: http://www.metadata-standards.org. Ãk adták ki például az ISO/IEC 11179 sorozat, Információtechnológia – metaadat leíró adatbázisok c. szabványt, és az ISO/IEC 19763 sorozat, Információtechnológia – metamodell interoperabilitás-keret c. szabványt.



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A TC 46/SC11-nek kapcsolatai vannak a dokumentum- és archívumkezelés terén mûködô szervezetekkel is, mint például a Nemzetközi Levéltári Tanáccsal (ICA), az InterPares-projekttel és a Nemzetközi Dokumentumkezelési Alapítvánnyal (IRMT). Ezeken a kapcsolatokon keresztül a TC46/SC11 tekintélye és befolyása egyre nagyobb, és sikeresen növeli a dokumentum- és levéltárkezelés státuszát és az ezekre vonatkozó tudatosság szintjét. Az alábbi részek a metaadat-szabványokkal foglalkoznak, és tárgyalják az ISO 15489 dokumentumkezelési szabvány felülvizsgálatát.

A dokumentumkezeléshez szükséges metaadatok szabványa A dokumentumkezelés egyik fontos területe a dokumentumokhoz szükséges metaadatok kérdésköre. Az elsô technikai jelentést, az ISO 234081-1-et 2004-ben adták ki, amely keretet ad az ilyen metaadatok létrehozásához, kezeléséhez és használatához, és tárgyalja a mögöttes elveket. Mint olyan, ez az ISO 15489 szabvány kiterjesztése; elmagyarázza, hogy miért van szükség egyebek között a dokumentumok idôtálló hitelességének és integritásának biztosítására metaadatok segítségével. A meghatározás szerint: „A metaadat-kezelés a dokumentumkezelés elválaszthatatlan része, amely számos funkciót és célt szolgál. A dokumentumkezelés összefüggésében a metaadat a dokumentumok és hosszú idôn át történô kezelésük összefüggéseit, tartalmát és struktúráját leíró adatként (ISO 15489-1:2001, 3.12) értelmezhetô. Ilyenként a metaadatok strukturált vagy félig strukturált információk, amelyek lehetôvé teszik a dokumentumok létrehozását, iktatását, osztályozását, elérését, megôrzését és a róluk való rendelkezést hosszú idôn át tartó tartományokon belül és azokon túlmenôen."8 A szabvány azt is elmagyarázza, hogy a metaadatok létrehozása és karbantartása milyen elônyökkel jár az ügyviteli és a dokumentumkezelési folyamatok szempontjából. Bár az eltérô üzleti környezet igényelheti a metaadatok eltérô megközelítését, néhány, a dokumentumkezeléshez a metaadatok szükségességét alátámasztó alapelv azonosítható. Egyik az, hogy a dokumentumok üzleti/ügyviteli kontextusát megmagyarázó metaadatokat együtt kell befoglalni magával a dokumentummal, így az idôben és térben állandó marad (azaz az a tartomány, amelyben a dokumentumokat létrehozzák és/vagy használják). Hasonlóképpen, a befoglalás utáni, a dokumentumokon végrehajtott valamennyi dokumentumkezelési folyamatot metaadatokkal dokumentálni kell. Ez az információ támasztja alá a dokumentumok hitelességét, integritását, megbízhatóságát és felhasználhatóságát hosszú idôn át. Másik fontos elv az, hogy valahányszor egy-egy dokumentumot ismételten használnak, az új használatra vagy üzleti/ügyviteli kontextusra vonatkozó metaadatokat ismét fel kell venni. Ez azt jelenti, hogy a dokumentum sohasem statikus vagy rögzített, hanem folyamatosan halmozza fel a metaadatokat az idôben, ahogy azt újra használják, vagy új célt adnak neki, mindaddig, ameddig a dokumentum létezik.

8

ISO 23081-1:2005, 4. szakasz

99

A DOKUMENTUM MEGÔRZÉSRE VONATKOZÓ ISOSZABVÁNYOK FEJLÔDÉSE


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Az alábbi ábra bemutatja azokat a fô entitásokat, amelyekrôl a metaadatokat be kell gyûjteni.

Felhatalmazások

Meghatározzák

Üzlet meghatározzák a kompetenciákat

beszámolnak a végrehajtásról

integrálja Kötik

Dokumentumkezelési tevékenység

feljegyzik, kezelik, al-kalmazzák

Kötik

Személyek (cselekvôk)

dokumentálják

Létrhozzák

Dokumentumok Használják

1. ábra – Fô entitások és kapcsolataik9

Az ábra alapvetôen azt tükrözi, hogy az emberek feladataikat bizonyos felhatalmazás alapján végzik, és ennek során létrehoznak illetve kezelnek olyan dokumentumokat, amelyek üzleti tranzakcióikat dokumentálják, és erre vonatkozóan bizonyítékkal szolgálnak. A dokumentumkezelés itt egyszerre integrált a feladatellátásba, miközben saját felhatalmazása alapján maga is külön feladat, és ugyanez vonatkozik a feladatokat ellátó vagy azokért felelôs személyekre, azaz a vezetôkre, az alkalmazottakra vagy a dokumentumkezelôkre. A szabvány valamennyi entitásnál megmagyarázza, hogy mit kell dokumentálni a dokumentum felvételekor, illetve az után, így átfogó képet ad valamennyi eltérô vonatkozásról, amelyet dokumentálni kell. A dokumentálandók mellett a szabvány meghatározza a metaadatokkal kapcsolatos szerepeket és felelôsségi köröket is. Amint elvárható, ezek szorosan kapcsolódnak a dokumentumkezelés feladataihoz.

9

100

A Monash Egyetem egyik projektjérôl szóló jelentésbôl származik, amelynek címe „Dokumentum-megóvási metaadat-szabványok kormányzati, üzleti, szociális és kulturális célokra, hálózati környezetekben lévô információs erôforrások kezeléséhez és az azokhoz való hosszú idôn át tartó hozzáféréshez". Lásd: http://www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/research/spirt/reports.html.



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

További tárgyalt terület a más metaadat-tartományokkal való kapcsolat. Ez igen fontos kérdés, mivel a legtöbb többi tartománnyal nagyon sok átfedés van, és fordítva. Például az ügyviteli folyamatok során felhasznált metaadatokat azért kell összegyûjteni, hogy dokumentálhassuk: az adott dokumentumot miért hozták létre és/vagy miért használták, ehhez viszont interoperabilitásra van szükség. Hasonlóképpen, a digitális objektumok reprodukálásához és hosszú távú megóvásának lehetôvé tételéhez szükséges technikai metaadatokat elsôsorban a tudományos, illetve a könyvtárosi közösségekben határozzák meg, de az a dokumentumok szempontjából is releváns. Végül, a Dublin Core metaadat-készlet kifejezetten az erôforrásoknak a világhálón történô feltárása célját támogatja. Ez a készlet teljes egészében lefedi a dokumentumok leírásához használt metaadatokat, és ezt követôen a dokumentumkezelés célját, nevezetesen, hogy elôsegítse a dokumentumok visszakeresését. Ezen metaadatelem-készletek mindegyikének más a háttércélja, amit meg kell érteni ahhoz, hogy láthassuk, miként kapcsolódnak vagy nem kapcsolódnak egymáshoz, vagy miként használhatók fel más kontextusokban. Mindez az interoperabilitás kérdését érinti. Feladataink ellátáshoz vagy a kommunikációhoz alapvetôen arra van szükségünk, hogy az információ egyszerûen cserélhetô és utóbb felhasználható legyen. Ezt az adott információt azonban mindkét érintett félnek egyaránt értenie kell. E cél eléréséhez egyetértésre kell jutni a kicserélt információ struktúrájáról és szemantikájáról, így például a metaadat-elemekrôl. Például az, ahogyan az egyik fél leír egy cselekvô személyt vagy szervezetet vagy akár egy üzleti tevékenységet, vajon érthetô lesz-e a másik fél számára? Ez magában foglalja nem csak a metaadat-séma és annak (al)elemei megértését, hanem a kódolási sémákét is, amelyek az elemek értékeit határozhatják meg, mint például a keresôrendszerekben lévô szótár- és fogalomtár-támogatás. Figyelembe veheti a metaadat-elemek olyan strukturális vonatkozásait is, mint ahogyan például a dátumot strukturálják, azaz NN/HH/ÉÉ, vagy HH/NN/ÉÉ, vagy akár ÉÉÉÉ/HH/NN. Röviden, ez az egész a dolgok jelentésérôl szól. Ezek eltérôek lesznek egyének, szervezetek és közösségek és diszciplínák között, mivel ôk mindannyian más és más üzleti vagy társadalmi kontextusban élnek és dolgoznak. Mindegyiknek megvannak a saját fogalmai és elôadásmódja. Az ilyen elérések áthidalásához kölcsönös megértésre és fordításra van szükség.

101


Records


e-Government

and

Digital

Archives

Szorosan kapcsolódik ehhez, hogy elkerüljük a munka szükségtelen megkettôzését, azaz, hogy ne kelljen minden alkalommal újra és újra létrehozni a metaadatokat, amikor a dokumentumokat vagy nyilvántartásokat egy másik szervezet kapja meg. Ezen a területen jelenleg igen érdekes kutatási projekt folyik, ez az ausztrál intelligens megóvási metaadatprojekt10. A projekt célja, hogy az interoperabilitás kérdéseit kutassa és megvizsgálja, hogy az egyik tartományban létrehozott metaadatok hogyan használhatók (újra) könnyen egy másik tartományban, gyakran más célokra (új cél megadása). Ezek a kérdések túlmennek az egyes szervezetek vagy akár közösségek szintjén, és megosztott szolgáltatásokat is igényelhetnek, mint például az InterPares-projektben11 jelenleg fejlesztés alatt álló metaadatséma-nyilvántartás. Ehhez olyan automatizált eszközökre lesz szükség, amelyek képesek támogatni a metaadatok kivonatolását és a metaadat-elemeknek eltérô környezetekbôl származó eltérô metaadat-sémák közötti fordítását (átjárók), de egyben a metaadat-sémák alapos megértését is. Ez utóbbi elég nehéznek bizonyulhat, mivel a metaadat-sémákat nem mindig dokumentálják megfelelôen. Az ISO 23081 második részén még dolgoznak; az a megvalósításhoz kapcsolódó kérdésekre összpontosít. A szabvány további magyarázatot ad arra, hogy a metaadatok miért fontosak az üzleti környezetben, valamint az eljárási kérdéseket és a hozzájuk tartozó felelôsségi köröket határozza meg. Ennek a dokumentumnak a fô része egy metaadatkeret, illetve egy séma megalkotása. A dokumentum foglalkozni kíván a mögöttes koncepcionális kérdésekkel, majd azzal, hogy miként kell egy metaadat-sémát megtervezni, megalkotni és megvalósítani. A metaadat-séma megalkotásakor a szervezetek létezô hasonló metaadat-sémákat vagy más sémák részeit is felhasználhatják, majd ezeket saját igényeik szerint testre szabhatják. Ehhez azonban nagyon alaposan meg kell érteni, hogy ezeket a metaadat-sémákat miért készítik. Ez különösen áll akkor, ha a szervezet saját sémáját más sémák részei alapján állítja össze. Ha ezt nem elég gondosan teszi, elôfordulhat, hogy a részek nem illeszkednek megfelelôen, és így nem tudják az érintett szervezet (új) céljait kiszolgálni.

102

10

Lásd: http://www.monash.edu.au/research/rcrg/research/crm/people.html. A projektben a Monash Egyetem, valamint az UCLA (USA), az Ausztrál Nemzeti Archívum, az NSW Állami Dokumentumhivatal, valamint az Ausztrál Levéltárosok Társasága (ASA) kutatói vesznek részt. További információ: Joanne Evens, Sue McKemmish és Karuna Bhoday, „Create once, use many time: the Clever Use of Recordkeeping Metadata for multiple archival purposes" (Egyszer létrehozni, sokszor használni: a dokumentummegóvási metaadatok intelligens használata többes levéltári célokra), elérhetô itt: http://www.wien2004.ica.org/magesUpload/pres_174_MCKEMMISH_zmcK%2001E.pdf.

11

Lásd: www.interpares.org/ip2/ip2/ip2_description.cfm és Evans, McKemmish és Bhoday, 2004.



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

E második rész záró szakasza olyan kérdésekkel foglalkozik, mint a metaadatok értékelése és megtartása, begyûjtése, tárolása és megóvása, megjelenítése, és végül, az aktuális metaadatok hosszabb idôtávon történô kezelése. Emellett olyan kérdéseket is tárgyal, hogy vajon a metaadatokat a dokumentummal együtt, vagy attól külön kell-e tárolni. A megjelenítésrôl szóló rész a metaadat-sémák ember, illetve gép által olvasható kifejezôdéseivel foglalkozik. A gép által való megjelenítésre példa az XML-séma. Végül, ez a technikai jelentés tartalmazza a megfelelô metaadatok megvalósításához kapcsolódóan megválaszolandó kérdések ellenôrzôlistáját, amibe a kezelés is beletartozik. Az ISO 23081 harmadik része olyan értékelô eszközt biztosít majd, amely annak értékelésében támogatja a szervezeteket, hogy vajon az általuk elfogadott vagy megalkotott metaadat-sémák megfelelnek-e az elsô részben meghatározott dokumentumkezelési metaadat-elveknek. Ezt a munkát az InterPares 2 projektben résztvevô leírócsoporttal szoros együttmûködésben végzik.12 Ez a csoport a dokumentum-megôrzési metaadatsémák leíró adatbázisának a kifejlesztésén dolgozik. Az adatbázisba bevitt sémákra példák az Ausztrál Nemzeti Archívum dokumentum-megóvási metaadat-készlete, a minnessotai dokumentumkezelési metaadat-készlet, az ISAD/G megóvási metaadat-készlet, sôt még a Dublin Core erôforrás-feltárási adatkészlete is. Ez utóbbit azért írták le, mert sokan még mindig úgy gondolják, hogy az alkalmas a dokumentumkezelési célokra. Az elemzés azt mutatja, hogy nem az. A projekt olyan értékelô eszközt is kifejlesztett, amely az ISO 23081-1 elveire, valamint az InterPares 1 projektben (1999–2001) meghatározott hitelességi elôírásokra épül. Ennek a munkának a nagy részét a Monash (Melbourne), a Los Angeles-i (UCLA) és az UBC (Vancouver) egyetemek munkatársai végzik. Jelenleg mintegy 25 metaadat-készletet és sémát már leírtak, ezek közül 14-et elemeztek, miközben 26 még feldolgozásra vár. Az elképzelések szerint a leíró adatbázist nyilvánosan elérhetôvé teszik majd, de elôbb még szervezeti és pénzügyi kérdéseket kell megoldani, különös tekintettel a fenntarthatóság kérdésére. Ki fogja karbantartani az adatbázist, ki lesz a szellemi tulajdonjogok tulajdonosa, hogyan fogják azt naprakészen tartani? A harmadik rész az InterParesben kifejlesztett elemzô eszköz adaptált változata és a hozzá illeszkedô ISO technikai jelentés lesz. A teljes sorozat célja, hogy átfogó dokumentációt kínáljon, amely segítséget nyújthat a dokumentumkezelési metaadatok kérdésével foglalkozó szervezetek számára.

Az ISO 15489 dokumentumkezelési szabvány felülvizsgálata Az ISO TC46/SC11 bizottság másik fô feladata magának az ISO 15489 dokumentumkezelési szabványnak a felülvizsgálata. Az ISO-n belül mintegy három–öt évvel egy-egy szabvány közzététele után felülvizsgálják a szabványokat azt megállapítandó, hogy azok még érvényesek és aktuálisak-e.

12

Lásd: www.interpares.org/ip2/ip2_description.cfm.

103


Records


e-Government

and

Digital

Archives

A felülvizsgálati folyamat 2004-ben a szabvánnyal kapcsolatos tapasztalatok felmérésével kezdôdött. A szakembereket felkérték, hogy kommentálják a szabványt; erre mintegy 420 válasz érkezett. Általánosságban a válaszok pozitívak voltak. Az is kiderült azonban, hogy a válaszoló szervezetek fele (még) nem használja a szabványt. Az észrevételeket a szabvány hatókörének megállapításához és finomításához fogják felhasználni. A fô cél nem az, hogy teljesen új szabvány készüljön el; sokkal inkább az, hogy tömörebb és megfogalmazásában valamint az alkalmazott fogalmakban világosabb legyen, és tartalmazzon néhány olyan kérdést, amellyel a jelenlegi változat nem megfelelôen foglalkozik. Ez utóbbi például olyan témákat érint, mint a hozzáférés és a metaadatok. A felülvizsgálat során olyan kérdéseket is megfontolás tárgyává tesznek, mint például kinek szánják a szabványt, hogy az méretezhetô legyen abban az értelemben, hogy kis és nagy szervezetek egyaránt alkalmazhassák. Elvben a szabvány célközönsége elsôsorban a felsô vezetôk, és nem a dokumentumkezeléssel foglalkozó szakemberek. Ez azt a gondolatot támasztja alá, hogy a dokumentumkezelést az üzleti/ügyviteli tevékenységek belsô lényegi részének kell tekinteni. Ennek következtében a dokumentumkezelést az üzleti/ügyviteli folyamatokba kell integrálni. A szándékok szerint a megújított szabványt 2006 végén vagy 2007 elején adják majd ki. A felülvizsgálatot az ISO 15489-es szabvány második részének a felülvizsgálatával együttesen végzik, így a két dokumentum kiegyensúlyozottabb lesz. Ez a rész ad további magyarázatot a szabványról; célközönsége elsôsorban a dokumentumokkal foglalkozó szakemberek köre. Jelenleg e technikai jelentés néhány része a tényleges szabványhoz tartozik, míg mások nem. Fontos kérdés az új változat szerkezete is. Legyen-e a jelenlegihez hasonló dokumentum, vagy teljesen alakítsák át szerkezetét, például különféle technikai jelentésekké? Sem a tartalom, sem a részletezettség nem világos még. A TC46/SC11 különféle munkacsoportjai mérlegelik a jelenleg a második részben szereplô témák némelyikét. Az ilyen kérdésekkel kapcsolatos döntések kapcsolódnak a TC46/SC11 más munkacsoportjaiban folyó tevékenységekhez és elérendô eredményekhez, mivel ez a munka a szabvány kiterjesztésének és további magyarázatának tekinthetô. Az új második rész céldátuma, szerkezetétôl függetlenül, jelenleg 2008.

Néhány záró megjegyzés Az ISO TC46/SC11-ben folyó szabványosítási munka bizonyos nemzetközi konszenzust tükröz a dokumentumkezelés területén, ám ahogyan az az idôben fejlôdik, idôszakonkénti felülvizsgálatra lesz szükség, hogy a szabványok naprakészek és hasznosak maradjanak. Ezt az új, az informatika, az egyre növekvô összekapcsolhatóság és a globalizáció hatására igen gyorsan változó új társadalmi és üzleti környezetben betöltött szerepének és helyzetének egyre jobb megértése egyszerre igényli és támogatja. Ebben az összefüggésben a kulcsszó az interoperabilitás, de még csak a kezdet kezdetén vagyunk annak, hogy valóban megértsük, ennek milyen vonatkozásai vannak és milyen megoldásokra lesz szükség. Ezzel együtt, azok a szabványok, amelyek elmagyarázzák a metaadatok elveit, azt, hogy miként kell sémákat alkotni és hogyan kell azokat dokumentálni, jó alapot képeznek és segítenek majd ebben a munkában.

104



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A dokumentumkezelési szabványok a szervezeteknek éppúgy, mint a dokumentumkezelô szakmának olyan átfogó keretet biztosítanak, amely lehetôvé teszi számukra, hogy dokumentumaikat addig kezeljék, ameddig csak kívánják. Ezek a dokumentumkezelés terén segítenek majd a professzionalizmus és a tekintély szintjének emelésében is. A szabványok kiterjeszkednek még az archívumok területére is, amit még mindig sokan különálló és elkülönült jelenségnek, a kulturális örökség részének tartanak. A dokumentumkezelés tényleges folyamatai azonban hasonlóak, annak ellenére, hogy a felelôsség eltérô lehet, és a kontextust esetleg ki kell terjeszteni, szervezeti szempontok helyett a társadalmi szempontokra helyezve a hangsúlyt. A szabványok azonban önmagukban semmit sem oldanak meg. Segítenek és támogatják az aktuális üzleti-ügyviteli folyamatokat, illetve a dokumentum- és levéltárkezelôk munkáját, de ahhoz, hogy hatékonnyá válhassanak, azokat be kell vonni és be kell ágyazni az üzleti folyamatokba és a tágabb információ- és dokumentumkezelési eljárásokba. Ez nagyobb fokú együttmûködést követel a különféle diszciplínák és területek között, ideértve az üzleti világot, az informatikát és az információ kezelését is.

105

ARCHIVÁLÁSI KÖVETELMÉNYEK A DOKUMENTUM-NYILVÁNTARTÓ RENDSZEREKBEN


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

ARCHIVÁLÁSI KÖVETELMÉNYEK A DOKUMENTUM-NYILVÁNTARTÓ RENDSZEREKBEN Markus Meremnies Bevezetés Az elektronikus dokumentumok megóvása és jövôbeni használhatóságuk biztosítása széles körben ismert probléma. Az elektronikus dokumentumok bemutatási és megóvási módszerei egységesítésének szükségessége, illetve az ilyen dokumentumok archiválási célú továbbítása technikai elôírásainak szükségessége fontos kérdések Finnország Nemzeti Levéltári Szolgálatánál (NAS) is. A NAS a SÄHKE-projekt keretében dolgozta ki elôírásait a dokumentumkezelô rendszerek számára, meghatározva, hogy a dokumentumokat miként kell létrehozni. A projektben most fejlesztik ki az átvételi folyamatot, a digitális levéltárat, valamint az elektronikus dokumentumokhoz kötôdô szolgáltatásokat. A finn levéltári törvény (831/1994) a „dokumentumot" írásbeli vagy képi megjelenítésként, vagy olyan elektronikusan vagy más módon elôállított megjelenítésként határozza meg, amely olvasható, hallható vagy más módon technikai berendezés segítségével megérthetôvé tehetô (831/1994, 6 §). A maradandóan megóvásra szánt elektronikus dokumentumokat el kell készíteni, és az azokban foglalt információt a hosszú távú megóváshoz megfelelô anyagokkal és módszerekkel kell rögzíteni, amint arról a Levéltári Szolgálat külön rendelkezik (831/1994, 10 §).

1. A dokumentumkezelésre vonatkozó elôírások 1.1. A Sähke-projekt Finnország Nemzeti Levéltára 2001-ben indította el az úgynevezett SÄHKE-projektet annak érdekében, hogy az elektronikus dokumentumok megóvásával kapcsolatos problémákra megoldásokat találjon. Abban az idôben a figyelem az elektronikus dokumentumkezelô rendszerekre (ERMS) összpontosult. A projekt a „dokumentumkezelô rendszert" kizárólag olyan típusú rendszerként határozza meg, amely a rendszeren belül magában foglalja az esetek nyilvántartását és az azokhoz kapcsolódó dokumentumokat.

106

Markus Meremnies Electronic

Records


e-Government

and

Digital

Archives

A SÄHKE-projekt eredményeként Finnország Nemzeti Levéltára 2003-ban tette közzé azokat az elôírásokat, amelyek szerint a dokumentumok életciklusának minden fázisában biztosítani lehet az elektronikus dokumentumkezelô rendszerekben (ERMS) lévô dokumentumok integritását és felhasználhatóságát. 2004-ben indult a SÄHKE-projekt kísérleti megvalósítása, azaz egy, a SÄHKE-projekt elôírásaival összhangban álló dokumentumkezelési rendszer gyakorlati megvalósítása az elôírások vizsgálata érdekében. Az elôírások második változatát 2005 februárjában tették közzé. Az ERMS-nek teljesítenie kell ezeket az elôírásokat, hogy biztosítani lehessen, hogy a benne foglalt dokumentumokat elektronikus formátumban átadhassák az archiváló intézményeknek, és ott azokat fogadni is tudják. A SÄHKE-projekt másik feladata volt annak meghatározása, hogy milyen jellemzôket kell az elektronikus dokumentumok megóvásához rendelni ahhoz, hogy az iratok jogi értékét biztosítani lehessen. A metaadatok nyilvántartásba vétele és összegyûjtése fontos szempont, mert nagyrészt ezek befolyásolják az ilyen dokumentumok jogi értékét. A SÄHKE-projekt a rendszer archiválási vonatkozására összpontosít. A SÄHKE-projekt felülvizsgált elôírásai alapján a nemzeti levéltár most frissíti az elektronikus dokumentumok megôrzésére vonatkozó normáit. E normák lefedik az egész dokumentumkezelési folyamatot a dokumentumok létrehozásától az archívumoknak történô átadásig, és azt is elôírják, hogy miként kell kezelni azokat az információs rendszereket, amelyek maradandóan megóvandó elektronikus anyagokat tartalmaznak.

1.2. A megóvás tervezése Finnországban valamennyi hatóságnak rendelkeznie kell dokumentumkezelési programmal. Ez a program a nyilvántartásba vételre, az iktatásra, a megóvási idôszakokra, illetve a dokumentumok nyilvánosságára vonatkozóan tartalmaz irányelveket. A dokumentumokat azon funkciók szerint csoportosítják, amelyekhez kapcsolódnak. A jegyzékeket dokumentumcím pontossággal készítik el. A dokumentum életciklusát már elôre meghatározzák akkor, amikor a dokumentumkezelési programot elkészítik, és a hatóságoknak meg kell határozniuk dokumentumaik megôrzési idôtartamát. Azon dokumentumok körét, amelyek maradandó megóvásáról gondoskodni kell, a Nemzeti Levéltári Szolgálat határozza meg. Így a funkcionális elôírások a dokumentumkezelési programok és a hozzájuk kapcsolódó metaadatok felépítésére és karbantartására koncentrálnak. A rendszer a lehetô legnagyobb mértékig az automatizált metaadat-hozzárendelésre épül; a hozzárendelést a dokumentumkezelési programban megtervezett alapértelmezett értékek irányítják. Az ERMS következetes struktúrája biztosítja, hogy az alapértelmezett értékeket – például a megóvási idôtartamot és a nyilvánosságot – automatikusan lehessen hozzárendelni. A funkcionális és metaadat-elôírások közé számos olyan elôírás tartozik, amelyek feltételezik, hogy a dokumentumok kezelését és az archiválási funkciókat elôre és megfelelô módon tervezik meg. Az elektronikus dokumentumok kezelésére vonatkozó elôírásaink és a MoReq elôírásai között sok a hasonlóság, ám úgy véljük, hogy a dokumentumkezelési programok használatával történô megóvási iránymutatásra vonatkozó elôírásaink a MoReq-szabvány-

107

ARCHIVÁLÁSI KÖVETELMÉNYEK A DOKUMENTUM-NYILVÁNTARTÓ RENDSZEREKBEN


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

nak is hasznára lennének. A mi elôírásaink szerint a dokumentumkezelési programnak igen aktív iránymutató szerepe van a folyamatban, az nemcsak a megóvási idôtartamok passzív listája.

1.3. A Sähke-elôírások A Sähke-elôírások három különálló, mûködési, technikai és elméleti modellbôl állnak; ezek mindegyike az ERMS-re más nézôpontból összpontosít. A funkcionális modell a dokumentumok teljes életciklus alatti kezelésének elôírásait írja le, azaz, hogy azokat miként kell kezelni az ERMS-ben, és hogy a metaadatokat milyen módon kell összegyûjteni. A második rész, az elméleti modell, amely a szükséges metaadat-modellt írja le. A technikai elôírások képezik a harmadik részt, amely azt határozza meg, hogy a dokumentumokat miként kell a levéltárakba továbbítani. Technikailag ez a fájlokra alkalmazandó szabványokat, valamint a dokumentumok konvertálását írja le.

2. Az elektronikus dokumentumok továbbítása a levéltárakba Az elektronikus dokumentumok maradandó megóvásához a nemzeti levéltár jóváhagyására van szükség. Amikor az erre irányuló kérelmet benyújtják, a hatóságnak meg kell gyôzôdnie arról, hogy az ERMS teljesíti a SÄHKE- és a dokumentumok nyilvántartásba vételére vonatkozó egyéb elôírásokat. Azokat a dokumentumokat, amelyeket elektronikus formátumban kell maradandóan megóvni, át kell adni a levéltáraknak. Ennek lehetôvé tételére kidolgoztuk a megfelelô módszereket és az illesztôfelületet, hogy következetes módon lehessen az elektronikus dokumentumokat a levéltárakba továbbítani. Kiindulási pontként meghatároztuk, hogy a továbbítást a dokumentumokra és a hozzájuk kapcsolódó metaadatokra korlátozzuk, és elhalasztjuk a funkcionalitások, azaz az ERMS „kinézetének és érzetének" továbbítását. A funkcionális elôírások közé tartozik egy XML-strukturált továbbítási fájl elôállítása. A sikeres átvétel szempontjából rendkívül fontos, hogy a továbbított anyag a nemzeti levéltár rendelkezéseivel összhangban álló megfelelô formátumú legyen. Ebben a rendszerben az archiváló szerepe, hogy elôállítsa a szabványoknak megfelelô továbbítási fájlt, ellenôrizze, hogy az megfelel-e a rendszer belsô adatainak, majd a fájlt zárja a továbbításhoz. A továbbítási fájl létrehozása elôtt a levéltárosnak el kell végeznie a nem hosszú távú anyagok elhelyezésének feladatát az elôírt megôrzési metaadatok segítségével. Az egyik legfontosabb elôírás, amely biztosítja, hogy az elektronikus dokumentumokat továbbítani lehessen a levéltárakba, az a metaadat-modell, amelyet a folyamatok ellenôrzésére és a dokumentumok leírására használunk. A funkcionális folyamatoknak támogatniuk kell az esetek és a kapcsolódó dokumentumok meghatározott metaadat-mezôi értékeinek elmentését, hogy az integritást és a hitelességet maradandóan garantálhassuk. Az elektronikus dokumentumokat – a hozzájuk tartozó metaadatokkal és dokumentumokkal együtt – a levéltáraknak XML-strukturált továbbítási fájlokban adjuk át. Van egy meghatáro-

108



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

zott XML-sémánk, amely megszabja az elôírt metaadat-mezôket. A továbbítási fájl elôkészítési folyamata során valamennyi dokumentumot tif-képpé konvertáljuk, és a dokumentum metaadatainak van olyan hivatkozása, amely összekapcsolja ezeket a tényleges dokumentumokkal. Azt javasoljuk, hogy a MoReq elôírásai közé vegye fel a strukturált továbbítási fájlok definícióját is.

3. A megóvási rendszer A SÄHKE-projekt a maradandóan elektronikus formátumban megóvandó elektronikus dokumentumok és metaadatok elôállításához egységes modellt határozott meg. Az elektronikus dokumentumok maradandó megóvásához szükség van a nemzeti levéltár hozzájárulására. Amikor az engedély iránti kérelmet benyújtják, a hatóságnak meg kell gyôzôdnie arról, hogy az ERMS teljesíti a dokumentumok nyilvántartásba vételére vonatkozó SÄHKE- és egyéb elôírásokat. A következô lépés az átvétel folyamata, az elektronikus levéltárak és szolgáltatások kialakítása. Az átvételi folyamat a továbbítási fájlnak a dokumentumkezelô rendszerbôl való elôállításával kezdôdik. Ez a továbbítási fájl a metaadatok XML-fájljaiból és a dokumentumok tifképeibôl áll. A korszerû szövegfeldolgozó formátumok elavulási problémái miatt a Finnország Nemzeti Levéltára úgy döntött, hogy csak azokat a dokumentumokat fogadja el, amelyeket tif-képbe konvertáltak (CCITT/ITU-T Group 4, tif v. 6.0). A PDF formátumot nem fogadják el továbbítási formátumként. Az esetek, illetve a dokumentumok metaadat-értékeit XML-strukturált fájlként tárolják; a dokumentumok és metaadataik közötti kapcsolatot a metaadatokban lévô fájlhivatkozások segítségével hozzák létre. A SÄHKE-projekt meghatározta azt az absztrakt információs modellt, amelyet a dokumentumkezelô rendszerekben tárolni kell. Ez a metaadat-modell szolgál a továbbítási fájl struktúrájának alapjául. A mi tervünk szerinti elektronikus levéltári és szolgáltató rendszer négy logikai részbôl áll: átvétel, tárolás, keresés és szolgáltatás.

Archiválási adatbázis (keresés)

Átvétel

Szolgáltatás

Elektronikus levéltárak

109


Records

ARCHIVÁLÁSI KÖVETELMÉNYEK A DOKUMENTUM-NYILVÁNTARTÓ RENDSZEREKBEN Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Átvétel Amikor a levéltár megkapja a továbbítási fájlt, az elsô lépés a minôségbiztosítás. A továbbított anyag leíró metaadatait ellenôrizni kell annak biztosítására, hogy az összhangban álljon a küldött anyaggal. Az esetek és dokumentumok metaadat-értékeit is ellenôrizni kell: meg kell gyôzôdni arról, hogy valamennyi elôírt mezôt megfelelôen kitöltötték. Ez automatikusan is elvégezhetô a meghatározott XML-sémákon az XML-tesztelôeszközök futtatásával. A dokumentumok konverziójának minôségét néhány dokumentum véletlenszerû kiválasztásával ellenôrizzük, biztosítandó, hogy technikai színvonaluk elfogadható legyen. A rendszer átvevô egysége fogadja a továbbítási fájlokat, és elvégzi a minôségellenôrzést. Az anyag leíró metaadatait a keresô adatbázisban (VAKKA) tárolják a visszakeresés céljára, és végül a leíró adatbázisba tartozó metaadatokat és a dokumentumokat is eltároljuk az elektronikus levéltárban. Amikor a továbbítási fájl megfelelt a minôségellenôrzésen, azt az elektronikus levéltárban eltárolják. Az egész továbbítási fájlt „adathordozó képként" tárolják az off-line elektronikus levéltárban. A továbbított anyag ilyen módon történô tárolása lehetôvé teszi, hogy azt mindenféle változástól meg lehessen védeni. A továbbított anyagot az off-line „adathordozó kép"-tárban történô eltárolás mellett az on-line archiválási adatbázisban is eltárolják. A leíró metaadatok tárolása az archiválási keresô adatbázisban történik; a dokumentumokat úgy tárolják el a fájlrendszerben, hogy azok összekapcsolhatók legyenek.

Az archiválási adatbázis Az archiválási adatbázis keresô funkcionalitása támogatja a hagyományos papíralapú levéltárakat és az elektronikus levéltárakat is. Valamennyi, a dokumentumokban való kereséshez szükséges elôírt metaadat-értéket a továbbítási fájlokból automatikusan tárolják el.

Az elektronikus levéltár Az elektronikus levéltár a nyilvántartásba vételi metaadatokat és a dokumentumokat is tárolja. Ez a rendszer számítógépekbôl, adatbázisokból, tárolórendszerekbôl, információkezelési rendszerbôl és hálózatból áll. Finnország Nemzeti Levéltára az elektronikus dokumentumok megôrzési stratégiájául a korszerû szabványokra történô migrációt választotta. E szabványok folyamatos figyelemmel kísérése és az anyagoknak az ezekre történô átalakítása a megôrzés alapelve a dokumentumok jövôbeni felhasználhatóságának és maradandóságának biztosítására.

Szolgáltatás Finnországban a közigazgatás a nyilvánosság elvére épül. A kutatók jogosultak a közigazgatás valamennyi hivatalos dokumentumát, illetve a nemzeti levéltárban ôrzött valamennyi hivatalos dokumentumot felhasználni és tanulmányozni. Az állami dokumentumokhoz való 110


Records


e-Government

and

Digital

Archives

hozzáférés jogát csak néhány, a nemzeti érdek, illetve a magánszemélyek vagy a társadalom törvényes védelme miatt elôírt szabály korlátozza. A nyilvánossági elve elôfeltételeket szab meg mind a megóvásra, mind a megjelenítésre. A nyilvánosság elve elôírja, hogy az elektronikus levéltárak megfelelô információs szolgálatot mûködtessenek. Az elektronikus dokumentumokhoz való online hozzáférés a keresô adatbázis útján valósítható meg. A kutatók ugyanúgy kereshetnek az elektronikus dokumentumokban, mint a papíralapú dokumentumokban. A rendszer szolgáltató része illesztôfelületet kínál az elektronikus levéltárhoz, együtt a keresô funkciókkal.

Dokumentumkezelô rendszer

Online felhasználó

Továbbítási fájl Átvétel

Keresô adatbázis

„Adathordozó kép" Offline levéltár

Elektronikus levéltár

4. Következtetések Mindannyian egyetértünk abban, hogy határozott proaktív erôfeszítésekre van szükség. A megôrzés nem tekinthetô passzív „várjuk ki a végét" típusú magatartásnak. Erôteljesen hangsúlyozzuk az életciklus létrehozási rész fontosságát. A rendszer a lehetô legautomatizáltabb módon rendeli hozzá a metaadatokat, és ezt a hozzárendelést a dokumentumkezelési program megtervezett alapértelmezett értékei irányítják. A jelenlegi SÄHKE-elôírások az elektronikus dokumentumkezelô rendszerek funkcionális, elméleti és technikai elôírásaira összpontosítanak annak érdekében, hogy olyan elektronikus dokumentumok készüljenek, amelyek biztosítják az archiválandó dokumentumok integritását és hitelességét. A maradandóan megóvandó elektronikus adatok különféle fajtáit itt különféle formátumokban, például adatbázisokban és regiszterekben állítják elô. Különleges célokra más eltérô elektronikus formátumok léteznek, például az elektronikus rajzok, a 3Dmodellek és más megoldások, amelyek csak elektronikus formátumban használhatók, de nem archiválhatók ugyanúgy, mint a közönséges dokumentumok. További kutatásra van szükség az ilyen problematikus elektronikus fájlok archiválási módszereinek kifejlesztéséhez, hogy hasonló eljárásokat hozhassunk létre az ilyen fájloknak a levéltárakba történô továbbításához.

111


Records

ARCHIVÁLÁSI KÖVETELMÉNYEK A DOKUMENTUM-NYILVÁNTARTÓ RENDSZEREKBEN Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Finnország Nemzeti Levéltárának a célja, hogy a dokumentumok kiváló minôségû, centralizált megóvásával és különféle szolgáltatásaival segítse a közigazgatást. Finnország jelenleg komoly erôfeszítéseket tesz nemzeti informatikai stratégiájának létrehozására; ebben hangsúlyozzuk az elektronikus dokumentumok elektronikus formátumban történô archiválásának elônyeit és követelményeit. Az átvételi folyamat, illetve a szolgáltatás funkcionalitásainak meghatározása komoly erôfeszítést igényel a NAS részérôl. A nemzetközi együttmûködés és a MoReq-szabvány fejlesztése rendkívül értékes eszközök, amelyek garantálják a költséghatékony és alkalmas megoldást, valamint azt, hogy a fejlesztési folyamat a jövôben is folytatódni fog.

112

AZ ARCHIVÁLÁSI VERZIÓ – HOGYAN KÉSZÜL ÉS MIKÉNT NÉZ KI


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

AZ ARCHIVÁLÁSI VERZIÓ – HOGYAN KÉSZÜL ÉS MIKÉNT NÉZ KI Jan Dalsten Sørensen Az elektronikus dokumentumok (e-dokumentumok) átvitele sok tekintetében nagyon hasonlít a hagyományos papíralapú dokumentumok mozgatásához: mindkét esetben át kell csomagolni és dokumentálni kell ôket, majd el kell ôket távolítani eredeti környezetükbôl. Természetesen, fontos, hogy dokumentálás alapján a jövôben is értelmesen újrafelhasználhatók legyenek, akkor is, ha új környezetbe kerültek. A hagyományos dokumentumok és az e-dokumentumok közötti analógiát azonban nem lehet túlzásba vinni. Mind az e-dokumentumok, mind a hagyományos dokumentumok esetében a származási elv igen lényeges, de a hagyományos dokumentumok esetében ez az elv elôírja a dokumentumoknak ugyanabban a rendben és szerkezetben történô megôrzését, mint amelyben létrehozták azokat. Ez nem pontosan ugyanúgy vonatkozik az e-dokumentumokra. A különféle szervezetek elektronikus rendszereibôl származó adatokat lehetetlen ugyanis ugyanolyan rendben és szerkezetben megôrizni, mint ahogyan létrehozták ôket – legalábbis akkor nem, ha olyan megôrzési stratégiát alkalmazunk, ami rendszerfüggetlen szabványokra való konverziót ír elô. Különben is, a bitek és bytok világában az eredeti és a másolat már nem igazán értelmezhetô. Más cikkekben és elôadásokban már leírtam az e-dokumentumok rendszerfüggetlen archiválására irányuló stratégiánk mögött meghúzódó elveket, így itt olyan konkrét és gyakorlatias szeretnék lenni, amennyire az csak lehetséges. Részletesen tárgyalom az „archiválási verziót" – ez az a kifejezés, amit mi választottunk az „információs csomagok" helyett –, amit a szervezetek informatikai rendszereibôl továbbítanak az archívumhoz. Az „archiválási verzió" kifejezésnek önmagában is legalább két jelentése van: elôször, hogy olyasmivel foglalkozunk, ami kifejezetten archiválási célra készült, így azonnal világossá válik, hogy ez a hagyományos dokumentumoktól eltérô valami. Legalább elméletileg lehetne érvelni amellett, hogy amikor elvisznek papírdokumentumokat valamilyen szervezettôl és átcsomagolják azokat levéltári dobozokba, akkor valamilyen archiválási verziót hoznak létre. Az én véleményem szerint viszont ez így túlzás. Amikor valamilyen informatikai rendszerbôl elkészítjük az adatok – illetve, ha alkalmazható – digitális dokumentumok archiválási verzióját, az információ szerkezete az archiválási célokat kielégítendô sokkal mélyrehatóbban alakul át.

113

Jan Dalsten Sørensen Electronic

Records


e-Government

and

Digital

Archives

Másodszor, a kifejezés rámutat, hogy egy verzióval, egy változattal foglalkozunk. A hagyományos papírdokumentumok esetében alapvetôen nem teszünk mást, mint az eredeti dokumentumokat egyik helyrôl a másikra továbbítjuk. Az elektronikus dokumentumok esetében azonban nincs eredeti, hanem egy olyan másolat, amelynek a szerkezetét átalakítottuk, és azt továbbítottuk. Így ez az adatoknak olyan verziója, amely közvetlenül nem hasonlítható össze az eredeti környezetben lévô eredeti adatokkal.

Az archiválási verzió létrehozásának folyamata Amikor a Nemzeti Levéltár úgy dönt, hogy valamely informatikai rendszer adatait meg kell ôrizni, egyben meghatározza azt a napot is, amikor a rendszerbôl az adatokat elôször továbbítani kell. Tipikusan, ez az adattovábbítás öt év mûveleti idô után történik. Az informatikai rendszerbôl származó adatok továbbítására való felkészülés során a levéltárosnak meg kell beszélnie az érintett szervezettel, hogy miként lehet az adatokat a meglévô rendszerbôl kivonni, és archiválási verzióvá átalakítani. A megbeszélésre való felkészülés során felkérjük a szervezetet, hogy küldjenek nekünk ER-diagramot vagy valami hasonló dokumentációt. Fontos, hogy a levéltáros áttekinthesse a rendszer táblázatait és azt, hogy azok miként kapcsolódnak egymáshoz. Itt a cél az, hogy meggyôzôdjünk arról, vannak-e olyan táblázatok, amelyeket nem kell felvenni az archiválási verzióba, mert csak ideiglenes értékkel bíró adatokat tartalmaznak, és részben ellenôrizni kell azt is, hogy a rendszer struktúrája okoz-e majd problémát, amikor az elsô normál formátumú (1NF) összefüggô struktúrába konvertáljuk, ami a minimális követelmény. A levéltáros ellenôrzi azt a rendszerre vonatkozó információt, ami nálunk a Nemzeti Levéltárban megtalálható, ilyen például a rendszer dátuma, a dokumentumok létrehozója stb., hogy megvitathassuk ennek az információnak a pontosságát a szervezettel, és biztosíthassuk, hogy az archiválási verzió helyes információt tartalmazzon. Ezen a ponton a levéltáros megadja a 8 karakterbôl álló egyedi azonosítót a továbbítandó archiválási verziónak. Ez idáig számokat használtunk, de ezek lehetnek számok és betûk kombinációi, ha szükséges – a lényeg az, hogy olyan egyedi azonosítóval rendelkezzünk, ahol az azonosítónak önmagában nincs jelentése (se név, se dátum, sem semmi hasonló). Ezen elôkészületek után létrejön a levéltáros és a szervezet közötti találkozó, gyakran valamilyen informatikai társaság tanácsadójának részvételével, hiszen számos szervezetnél nincs meg a szükséges házon belüli szakértelem ahhoz, hogy maguk elkészíthessék az archiválási változatot. Ezen a találkozón megvitatják a Nemzeti Levéltár archiválási verzió készítésére vonatkozó elôírásait, valamint azt, hogy vannak-e olyan táblázatok, illetve mezôk, amelyek nem képezik az archiválási verzió részét. A találkozón azt is megvitatják, hogy milyen általános, a kontextusra vonatkozó információt kell felvenni az archiválási verzióba. Ez az az információ, amelyre az adatok létrehozása összefüggéseinek ismeretéhez és megértéséhez van szükség. Ez a levéltáros munkájának nagyon is lényegi része, mert e dokumentumok minôsége rendkívül fontos abból a szempontból, hogy lehet-e az adatokat a jövôben újra használni. Általában a dokumentáció tar-

114



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

talmaz információt mind a rendszer technikai struktúrájáról, mind pedig arról, hogy a rendszert hogyan használták. Ilyen információ az utasítások, a kézikönyvek, illetve a legfontosabb képernyôfelvétel kiválasztása. E találkozó után a levéltáros elkészíti a továbbításról szóló határozatot, amely meghatározza az archiválási verzió tartalmát és az adattovábbítás idôpontját.

Miként néz ki az archiválási változat? A gyökérben található az archiválási verzióról szóló információt tartalmazó táblázat. Ez egy nagyon egyszerû táblázat, amelynek 1 sora és 7 oszlopa van. Tartalmazza az egyedi archiválási verzió azonosítószámot, a rendszer nevét, az adatok dátumát, az adattovábbítás típusára vonatkozó kódot, és az archiválási verziót tartalmazó CD azonosítószámát (vagy az archiválási verzió elsô CD-jét, ha a továbbításhoz több mint egy CD-re van szükség). Ha az adott rendszerbôl korábban már továbbítottak adatokat, a táblázat tartalmaz az adott rendszerbôl korábban megtörtént adattovábbítás archiválási verziója azonosítószámára vonatkozó hivatkozást is. A gyökérben van egy könyvtár is, amelynek az elnevezése a hozzárendelt egyedi archiválási verzió azonosítószáma. Ebben a könyvtárban tároljuk magát az archiválási verziót. Az archiválási verzió a kérdéses rendszerbôl származó adatokból – illetve, ha alkalmazható – dokumentumokból áll, együtt az archiválási célra létrehozott információval. Az archiválási verzióra és tartalmára vonatkozó metaadatok 3–4 kisebb táblázatban és egy, az archiválási verziók elôállításával kapcsolatban létrehozott különleges XML-fájlban találhatók. Filmap.tab

tartalmazza az archiválási verzióban lévô valamennyi fájl indexét.

Geninfo.tab

tartalmazza azoknak a dokumentumoknak az indexét, amelyek általános információt szolgáltatnak a rendszerrôl.

Skaber.tab

tartalmazza az adatok létrehozásáért felelôs szervezetre vagy szervezetekre vonatkozó információt.

A táblázatban egy-egy sor áll rendelkezésre az adatokért felelôs egyes szervezetekre, megadva annak az idôszaknak a keltét, amikor az egyes szervezeteket adatokat tároltak el a rendszerben. Ha a kérdéses rendszer dokumentumkezelési rendszer, ahol a dokumentumokat digitálisan tárolják, egy úgynevezett dokmap.tab elnevezésû negyedik táblázatra is szükség van. Ez a táblázat hozza létre a kapcsolatot a dokumentumok és a CD-ken lévô helyük között. A dokmap táblázatban három oszlop található, az egyikben a dokumentum egyedi 8 karakterbôl álló azonosítója, a másikban annak a CD-nek az azonosítója, ahol a dokumentum van, a harmadik pedig annak a könyvtárnak a neve, amelyben a dokumentum található. Végül, de semmiképpen sem utolsósorban, létre kell hozni egy XML-fájlt az archiválási verzióban lévô valamennyi táblázat és valamennyi mezô leírásával. A XML-fájl a következô rövid példával illusztrálható. Ez bemutatja a táblázat leírásának 115


Records


e-Government

and

Digital

Archives

részeit. Hogy világosabb legyen, a címkéket és a tartalmat angolra fordítottam, a valóságban a címkék dánul szerepelnek: CASEFixed CaseID num <width>8 Primary key Identification of case file (stb.) Az információ ebben a példában egészen egyszerû: a kérdéses táblázat címe „case", rekordtípusa javított, és a táblázat elsô mezôjének neve „case ID." A „case ID" mezô egy numerikus mezô, 8 karakter kiterjedésû és ez az elsôdleges kulcs. Funkciója annak biztosítása, hogy lehetôvé váljék annak az eseményfájlnak az azonosítása, amelyrôl a táblázat információt tartalmaz. A mezôfunkciókra vonatkozó információhoz használt „fieldfunc" címkét csak a dokumentumkezelô rendszerek archiválási verzióiban használják, függetlenül attól, hogy azok tartalmaznak-e digitális dokumentumokat. Ezek a címkék azért vannak, hogy biztosítsák, hogy az eseményfájlokra és dokumentumokra vonatkozó alapinformációt tartalmazó mezôket valamennyi archiválási verzióban ugyanúgy azonosítsák, függetlenül attól, hogy a konkrét archiválási verzióban mi a tényleges cím. A „fieldfunc" címke megjelöli azokat a mezôket, amelyek dokumentumokat és eseményfájlokat azonosítanak, beleértve az események és dokumentumok címét, a küldôre/fogadóra vonatkozó információt, a dokumentum dátumát stb. Erre természetesen azért van szükség, hogy a dokumentumkezelô rendszerek archiválási verzióit szabványosított módon tehessük hozzáférhetôvé. Az XML-fájlnak a kódolt mezôkrôl, a kulcsokról, a táblázatok közötti összefüggésekrôl és számos egyéb dologról kell információt tartalmaznia. Az XML-fájlban lévô információ nagy része megtalálható az eredeti rendszer dokumentációjában. E fájl elôállításához azonban szükség van némi további munkára is. Elôször is azért, mert az archiválási verzióra történô adatkonverzió során elôfordulhat, hogy néhány táblázat vagy mezô kimarad vagy átnevezôdik. Másodszor azért, mert a „fieldinfo" címkével megjelölt szöveget általában az adattovábbítás során hozzák létre kifejezetten archiválási célra, annak biztosítására, hogy az archiválási verzióban legyen elegendô információ az adatok értelmezéséhez. A rendszerbôl származó megôrzendô táblázatokat egyszerû adatbázisként kell tárolni, táblázatonként egy fájlban. Mi még mindig a DOS-szabványt használjuk a fájlok megnevezésére, ami azt jelen116



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

ti, hogy a fájlok – nagyon korlátozott karakterkészlet szerint – csak 8 karakterbôl álló nevet kaphatnak. Ez azt jelenti, hogy ha a rendszerben lévô táblázatok nevei nem felelnek meg ennek a szabványnak, akkor az archiválási verzióhoz a táblázatokat át kell nevezni. Itt megint arról van szó, hogy néha nem teljesen világos, hogy az archiválási verzió miként függ össze az eredeti rendszerrel akkor, ha nem járunk el elég gondosan a dokumentálással. Ha meg kell változtatni valamelyik fájl nevét, hogy az megfeleljen a DOS-szabványnak, akkor ezt a valamennyi táblázatra és mezôre vonatkozó információt tartalmazó leíró XML-fájlban is rögzíteni kell, megadva a táblázat eredeti nevét, hogy az archiválási verzióhoz csatolt eredeti rendszerdokumentációban azt meg lehessen találni. Az archiválási verziót vagy CD-R-en vagy USD-diszken kell továbbítani. Amikor az adat beérkezik a Nemzeti Levéltárba, megvizsgáljuk azt, hogy meggyôzôdjünk róla: a szabványok szerint valamennyi technikai elôírásnak megfelel-e. A tesztelési folyamatnak vannak automatizált és manuális elemei is. Természetesen, a vizsgálat eszköze ellenôrizheti, hogy az XML-fájlban lévô karakterkészlet, formátumok és szintaxis rendben van-e. Szükség van azonban az emberi szemre is annak ellenôrzéséhez, hogy megvan-e valamennyi kölcsönösen egyeztetett táblázat és az összes általános információ, hogy a táblázatokra és mezôkre vonatkozó információ megfelelô és érthetô-e, illetve, hogy a táblázatok közötti összefüggések helyesek-e. A továbbított adatok vizsgálata és jóváhagyása után két másolatot írunk CD-kre. Nem tartjuk meg viszont azokat a CD-ket, amelyeket a szervezetek továbbítanak nekünk, mert mi magunk kívánjuk a folyamatot ellenôrizni. Ha az adatokat USB-n továbbították, akkor azt még úgy fel kell osztani, mintha azt CD-R-n tárolták volna, azaz egységenként körülbelül 650 MB lehetséges, hogy az adatokat a vizsgálat után a CD-kre írhassuk.

Következtetés Jelenleg valamivel kevesebb, mint 2000 különféle archiválási verziót továbbítottak a Nemzeti Levéltárnak, de számuk – és különösen a méretük – egyre növekszik. A jó dolog a rendszerfüggetlen archiválási verzió koncepciójával kapcsolatban, hogy valamennyi hozzánk továbbított adatot pontosan ugyanolyan módon azonosítjuk, tároljuk és strukturáljuk. A származásra vonatkozó alap metaadatok, az archiválási verzióban lévô adatok dátuma, a táblázatok és a mezôk tartalma és struktúrája stb. ugyanazok, függetlenül attól, hogy melyik rendszer generálta az adatokat. Nem kell nyomon követni az egyes archiválási verziók karakterkészletét, dokumentumformátumát stb., mert mondanom sem kell, hogy azok mind megfelelnek az általunk elôírt szabványoknak. A hátránya ennek azonban az, hogy az eredeti rendszerbôl az archiválási verzióba történô adattovábbítás az információnak radikálisabb „átcsomagolását" jelenti, mint aminek az elfogadásához a levéltárakban hozzászoktunk. Ez olyan folyamatot jelent, amely veszélyeztetheti az adatok hitelességét, ha nem járunk el nagyon gondosan abban, hogy milyen útmutatást adunk a szervezeteknek, és nem vagyunk elég szigorúak a vizsgálati eljárások során. Mi mindazonáltal ezt az eljárást követjük, mert meggyôzôdésünk szerint pillanatnyilag ez a

117


Records


e-Government

and

Digital

Archives

legjobb adatmegôrzési modell. Azok a formátumok, amelyekben mi az adatokat kapjuk, megegyeznek a megôrzési formátumokkal és – bár ez elég szomorú – azokkal a formátumokkal is, amelyekben az e-dokumentumokat hozzáférhetôvé tesszük. Ez rövidesen megváltozhat. Az utóbbi években igen komoly figyelmet szenteltünk az adatok hozzáférhetôvé tételének problémájára, és nagyon remélem, hogy a szabványosított archiválási verziók lehetôvé teszik majd valamilyen szabványos visszakeresési eszköz megalkotását, amelynek segítségével az e-dokumentumaink viszonylag könnyen újra használhatók lesznek azok számára is, akiknek nincs számítástechnikai diplomájuk.

118

ADATCSERE SZABVÁNYOS ÜZENETEKKEL


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

ADATCSERE SZABVÁNYOS ÜZENETEKKEL Karl Wessbrandt A jelenlegi helyzet A szervezetek évek óta elektronikus adatcsere útján intézik ügyeiket. A legtöbb ilyen kapcsolat kétoldalú megállapodás alapján mûködik, és a szükséges technikai, szemantikai és szervezeti interoperabilitás eléréséhez egyedi megoldásokat alkalmaznak. Megteremtésüket követôen ezek a kapcsolatok zökkenômentesen mûködnek, kialakításuk költségei sok esetben óriásiak lehetnek. A napjainkban alkalmazott megoldások nem hibatûrôk és érzékenyek a változásokra, miután a meglévô megoldások nagyrészt az egymáshoz kapcsolódó rendszerek belsô struktúrájára támaszkodnak. Svédországban a közigazgatás meglehetôsen jól el van látva eszközökkel a technikai interoperabilitási igények megoldására a mûszaki elôírások nyújtotta támogatás és a közbeszerzésbôl biztosított IT-eszközök és szolgáltatások révén, például biztonságos hitelesítés és internetes adatátvitel. Bár az igény gyorsan nô az egyre nagyobb információcsere iránt, az igénybevétel túlságosan lassan bôvül. A jelenlegi helyzet elemzése azt mutatja, hogy a közigazgatás szervezetei közötti elektronikus iratcsere gyorsabb alkalmazásának egyik gátja még midig az, hogy kétoldalú megállapodások megkötésére törekednek. Napjainkban a projektek sokkal inkább a kicserélendô információstruktúrák szintaktikájára és szemantikájára összpontosítanak, mint az interoperabilitás technikai kérdéseire. Ugyan az elektronikus azonosítás és az aláírás-technológia, valamint a biztonságosság kérdései az Interneten történô adattovábbítás során még nagy gondot jelentenek, de állíthatjuk, hogy a gyakorlatban már jól bevált e-id és e-Link termékekkel és egyes, a magánszektorba tartozó partnerek által kínált, úgynevezett Infra Service révén erre kielégítô megoldásokat biztosítunk. Több központi – digitális információkat fogadó és küldô – szervezettel, például Adóhivatal, Cégnyilvántartás, Földnyilvántartás és mások, megvitattuk a helyzetet. Az állami szektor számos más pontján regionális és helyi szinten is szükség lehet az adatbázisaikban található információk elemeire az ügyek intézéséhez. Azokat a magánszektor is kérheti, vagy szükség lehet rájuk az üzleti ügyek intézésében. Az állami adatbázisok kivonatait számos üzleti folyamatban is felhasználhatják, például a bankok, a biztosítók, a számviteli cégek, a brókerek, az autókereskedôk, és sokan mások. Mindannyian önállóan kívánnak csatlakozni az állami adatbázisokhoz, ami gyakran megterhelô és költséges munkát jelent mindkét oldalon. Az igény azonban, úgy tûnik a jól bevált 80/20-as szabályt követi: a felhasználás eseteinek 80 %-ában a rendelkezésre álló adatoknak ugyanarra a 20 %-ára van szükség, talán még kevesebbre. 119

Karl Wessbrandt Electronic

Records


e-Government

and

Digital

Archives

A koncepció E tények alapján született meg az ötlet, hogy meg kellene meghatározni ezeket a gyakran cserélt üzenettípusoknak a korlátozott halmazát, modellezni kellene ezeket az információhalmazokat, és amennyire csak lehetséges, újrahasznosítható alapelemekként kellene strukturálni azokat és nyílt forrásként XLM-sémákban mindenki számára nyilvánosan hozzáférhetôvé kellene tenni, beleértve a konzulenseket és a szoftverházakat is. A szabványos üzenetek példái között szerepelhetnek az állami nyilvántartásokból származó, állampolgárokra, diákokra, vállalatokra, földtulajdonra, gépjármûvekre, jogosítványokra, pénzügyi beszámolókra és hasonlókra vonatkozó részletek. Fontos követelmény, hogy biztosítsuk az állami adatbázisok csatolófelületeinek korrekt és rendeltetésszerû használatát. Ennek megvalósítása érdekében tisztázni kell, és közzé kell tenni, hogy milyen jogi alapon tesszük lehetôvé meghatározott állami adatok közvetlen elektronikus elérését (cél, korlátozások, díjak stb.). A választott módszer egy ellenôrzôlista és egy sablon kidolgozása és közzététele volt arra vonatkozóan, hogy mit kell figyelembe venni és szerepeltetni az ilyen típusú engedélyezési megállapodásokban azzal, hogy minden egyes nyilvántartás és a szabványos üzenetek célja és típusa esetében egyedi adaptációk szükségesek.

Iratlekezelési szemlélet Az iratok kezelôjének és a levéltárosnak a szempontjából a különféle hatóságok közötti elektronikus adatforgalom gyakran ellenôrizetlennek tûnt. Ezeket az új, alternatív kommunikációs csatornákat az informatikusok hozták létre a hagyományos, papíralapú kommunikációval párhuzamosan, ezeknek az üzeneteknek a nyilvántartási és levéltári helyzete gyakran tisztázatlan volt. Ebben az esetben a szabványos elektronikus üzenetek koncepciójának bevezetése azzal az elônnyel járna, hogy a szükséges strukturálási, közzétételi és engedélyezési eljárás révén láthatóbbá válna az elektronikusan cserélt információ. Ennek következtében a nyilvántartások státusa is elismertebbé válik.

Az ötlettôl a közzétett ajánlásig A koncepciót 2004-ben kidolgozták, majd bemutatták az újonnan felállított svéd Országos Interoperabilitási Tanácsnak. Úgy határoztak, hogy javaslatot kell tenni a teljes svéd állami szektornak a szabványos XML-alapú üzenetformátumok alkalmazására a gyakran cserélt elektronikus üzenetek esetén. A folyamat részeként széles körben tettek javaslatot a koncepció megfontolására a hatóságoknak és az informatikai ágazatnak, aminek eredményeként számos észrevétel és továbbfejlesztésre vonatkozó javaslat született. Az ajánlás elsô változatát végül 2005 februárjában hagyták jóvá és tették közzé. (Ezen a honlapon található: http://www.e-namnden.se/enamnden/templates/Page____863.aspx, csak svéd nyelven). Az ajánlás három részbôl áll: Útmutató és legjobb gyakorlat az XML-séma kidolgozásához (Guidelines and best practices for XML Schema development), Útmutató az engedélyezési megállapodás-sablon alkalmazásához (Guidelines how to use the license agreement tem120

ADATCSERE SZABVÁNYOS ÜZENETEKKEL


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

plate) és Ellenôrzôlista az információkhoz való hozzáférés és felhasználás jogi feltételeihez (Check list for the legal terms of information access and use).

A megvalósítás helyzete A közreadást megelôzôen majd az után a szabványos üzenetekre vonatkozó ajánlásokat számos konferencián és szemináriumon mutatták be és vitatták meg az állami szektorban mûködô projektvezetôk, informatikai és levéltári vezetôk részvételével, beleértve a svéd levéltárosi közösség tagjait is. Az országos adóhivatal, a cégnyilvántartás és egyes regionális és helyi önkormányzatok most tervezik meg elsô, több szervezetet átfogó alkalmazásaikat, az új, szabványos üzenetformátumra vonatkozó ajánlásokra alapozott adatcsere felhasználásával. Számos projektet dolgoznak ki a szabványos üzenetkoncepció szellemében, bár e pillanatban (2005 augusztusában) még nem jutottunk el odáig, hogy élesben használnák az elsô, ennek teljes mértékben megfelelô alkalmazást.

Megoldandó problémák Tisztában vagyunk vele, hogy hosszú távú vállalkozásról van szó, és vannak még megoldásra váró problémák, mielôtt a mûködô, és használt szabványos üzenet alkalmazások elérik majd a kritikus tömeget. Elôször is általánosságban kell meg ismertetnünk a koncepciót, szélesebb körben tudatosítanunk kell az elérhetô elônyöket, és el kell fogadtatnunk azokat. Az elsôdleges feladat a marketingtevékenység és a motiváció. Másodszor, meg kell határozni a megfelelô alkalmazásokat, ki kell dolgozni, meg kell tervezni és finanszírozni kell az érintett rendszerfejlesztési projekteket. Motiválni kell a régi struktúrákról a modern, XML-alapú technológiára való átálláshoz szükséges induló befektetést, és szükség lehet az érintett projektcsapatok továbbképzésére és oktatására. Harmadszor, jogi szempontból úgy tûnik, hogy nem minden esetben nyilvánvaló feladat, hogy független szervezetek között új elektronikus kapcsolatokat kell létrehozni. Számos adatbázis esetében erôteljesen korlátozott a külsô, közvetlen hozzáférés, és a különféle hatóságok saját jogszabályi keretekkel rendelkeznek, amelyekhez alkalmazkodniuk kell. A jogszabályokat nem minden esetben igazították hozzá az új elektronikus világhoz, és sok jogi szakértô nem szívesen alkalmazza a papíralapú rendszerek szabályait és hagyományait egy elvont és ismeretlen, új technikai környezetre. Így nem szabad alulbecsülni a kulturális és jogi akadályokat. Negyedszer, az XML-szintaxis-orientált ajánlások nem bizonyultak elégségeseknek a felek számára, hogy megállapodhassanak arról, hogy pontosan hogyan kell elnevezni, strukturálni és értelmezni a kicserélendô információ-objektumokat. A szemantikai interoperabilitás hiánya egyre nyilvánvalóbbá válik, és egyre inkább tudatosodik a közös terminológiaelemzés és információ-modellezés iránti igény. Világszerte 121

Karl Wessbrandt Electronic

Records


e-Government

and

Digital

Archives

sok terminológiai projektet indítanak és hajtanak végre helyi, regionális, országos és nemzetközi szinten; a probléma az, hogy ezek között rengeteg az átfedés és a párhuzamosság, és hiányzik a koordináció és az átláthatóság. A fentiekben felsorolt kérdések legnagyobb része nem elsôsorban technikai, hanem ügyviteli és szervezési jellegû, az elégtelen tájékoztatási és képzési erôforrásokból, a tisztázatlan vagy egymást átfedô feladatkörökbôl, a hiányzó jóváhagyási és közzétételi eljárásokból, a megfelelô verzióazonosítási és változáskezelési gyakorlatból stb. következnek. Meg kell küzdenünk a prioritások meghatározásával kapcsolatos sokféle nézettel, a terminológiai és modellezési munka "fentrôl lefelé", vagy "lentrôl felfelé" haladó stratégiáival, az információs modellek megközelítéseinek eltérô folyamataival stb. Fontos feladat a meglévô szabványokkal és kezdeményezésekkel való összehangolás, a munka kettôzôdésének és az ellentmondásos megközelítéseknek az elkerülése. Mindez mégsem kerülhetô el teljesen, miután egyes ágazatokban már kidolgoztak és elfogadtak mûködô modelleket; a lényeg az, hogy tisztában legyünk ezekkel a különbségekkel és megtaláljuk az együttélés pragmatikus módjait.

Hogyan tovább? Munkánkat tájékoztatási és marketingtevékenységekkel folytatjuk. A továbbiakban inkább a terminológiára, a metaadatokra és az információmodellezésre összpontosítunk, és nem annyira az XML-alapú szintaktikai kérdésekre, hogy konszenzusra jussunk az általános megközelítésben, és kialakítsuk az iratok gyakori cseréjéhez a szabványos formátumokat. Az Országos Interoperabilitási Tanács ebbôl a célból ez év ôszén új projektet kezdeményezett, amelynek keretében néhány fontos hatóságot és nyilvános adatbázistulajdonost felkértek a terminológiai és a modellezési kísérleti projektben való közremûködésre. A feladat néhány alapvetô, központi elem meghatározása és a definíciókban való megállapodás; ezek sürgôsen szükségesek ahhoz, hogy elôre lehessen lépni néhány fontos szabványos üzenet gyakorlati megvalósításában. Nagyobb erôfeszítéseket teszünk, hogy megvizsgáljunk hasonló nemzeti és nemzetközi tevékenységeket, és közremûködjünk ezekben. Ezen a területen a CEN/ISSS eGovernment Focus Group (CEN/ISSS e-kormányzás Fókusz Csoport), a CEN/ISSS Administrative Nomenclature Workshop (ADNOM – CEN/ISSS Adminisztratív Nómenklatúra Munkacsoport) és az EU Bizottság IDABC XML Clearing House (Klíringház) kezdeményezéseit tekintjük fontos platformnak. A DLM Fórum hálózat kétségtelenül jelentôs szerepet játszhat az ötletek terjesztésében az európai nemzeti levéltárak és az e-kormányzás szervezetei, valamint a jelenlévô tanácsadók és az informatikai ágazat tagjai között.

122

AZ ELEKTRONIKUS IRATOK ELÉRHETÔSÉGÉNEK FENNTARTÁSA


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

AZ ELEKTRONIKUS IRATOK ELÉRHETÔSÉGÉNEK FENNTARTÁSA Andrea Hänger A Német Szövetségi Archívum digitális adatraktárában tárolt mintegy 200 adatkészlet (körülbelül 200 000 állomány) 1970 és 1990 között a Német Demokratikus Köztársaságban keletkezett. A statisztika, a közgazdaságtan, a mezôgazdaság, az oktatás, a bûnügyi nyilvántartás és a munkaügyi nyilvántartás szokásos területeit lefedô valamennyi számítógépes adatbázis megóvásra került. Ezeket a nyilvántartásokat tudományos kutatók, ügynökségek és követeléseik igazolására magánszemélyek is gyakran használják. Ez a dolgozat e nyilvántartások szerzeményezését, megóvását és hozzáférhetôségét igyekszik bemutatni. Tárgyalja a hitelesség kérdését és értékeli az adatoknak a Metadata Encoding and Transmission Standardhoz (METS – metaadat kódolási és átviteli szabvány) hasonló korszerû adatcsereszabványokkal történô bemutatásának és megóvásának kilátásait.

Szerzeményezés Az 1990. októberi hivatalos egyesülést követôen azokat a keletnémet kormányzati hivatalokat és intézményeket, amelyek nem kerültek át szövetségi hivatalokhoz vagy valamelyik újonnan létrehozott tartományhoz, vagy privatizálták vagy feloszlatták. Ennek következményeként számos állami adatfeldolgozó központot bezártak, és a felszámolási folyamat során a tárolt adatokat gyakran szisztematikusan megsemmisítették, vagy az új gazdasági társaságokon belül áthelyezték. A szövetségi levéltár azonnal aktív szerzeményezési politikáról döntött, és nagyszámú történeti és bizonyítási értékkel bíró iratot, illetve nyilvántartást sikeresen megmentett. Alapvetô fontosságú volt, hogy az adatokat ne csak beszerezzük, hanem az írásos dokumentumokon alapuló információt meg is óvjuk, ami lehetôvé teszi az adatok olvasását, értelmezését. A szerzeményezés a mai napig tartó folyamat. Az évek során sok száz mágnesszalagot találtunk padlásokon vagy elhagyott irodákban. Még ma is találunk hajlékonylemezeket a papíralapú nyilvántartásokban a leírások során. Legutóbbi felfedezésünk az NDK utolsó parlamentje, a Volkskammer vizsgálóbizottsága megállapításait tartalmazó adatkészlet. Ezt a bizottságot azért hozták létre, hogy kivizsgálja a kormány elleni korrupciós vádakat. Az adatokat több 5,25 "-os hajlékonylemezen tárolták Redabas-formátumban – ez volt a dBase szocialista verziója. Az egyik leg123

Andrea Hänger Electronic


Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

fontosabb adatkészlet a „központi vezetôk (káderek) nyilvántartása", amely az 1980-as években az NDK Minisztertanácsában összegyûjtött adatokat tartalmazza. A nyilvántartások mintegy 700 000 személyrôl tartalmaznak adatokat, beleértve az egész „funkcionális" elitet, és az NDK közszolgálatának felsô szintjén álló személyeket (de nem tartalmazza a teljes munkaidôben foglalkoztatott pártfunkcionáriusokat, sem a katonai és a biztonsági szervek tisztjeit). Ez az egyedülálló adatforrás teljes képet ad az érintettek társadalmi, politikai hátterérôl és származásáról, családi helyzetérôl a 80-as években, munkahelyi karrierjükrôl, képzettségükrôl, párt- és szervezeti hovatartozásukról, a nomenklatúrában betöltött státusukról, és további információt káderként elért helyzetükrôl (például idegennyelvtudás, nem szocialista országokba való utazási jogosultság stb.). Más fontos adatkészletek az „1971. és 1981. évi népszámlálás adatkészlete" vagy a „petíciós adatkészlet", ami az 1979 és 1989 közötti idôszakban az NDK Kormányának címzett több mint 1 millió petíció leírását tartalmazza.

Megóvás Az elsô szerzeményeket követôen meg kellett határozni a megóvás hosszú távú stratégiáját. Margret Hedstrom szerint a megóvás jelentése: „a digitális információ bemutatása, visszakeresése, kezelése és felhasználása képességének fenntartása a folyamatosan változó technológia ellenére"1. Az archiválás szándékát tekintve nem csak az elkövetkezô hónapokra és évekre kell az anyagokat megóvni, hanem hosszú távra is. A hosszú táv azt jelenti, hogy elég hosszú ideig ahhoz, hogy a változó technológia hatása megjelenjék, beleértve az új adathordozók és adatformátumok támogatását, vagy a változó felhasználói közösséget. A hosszú táv a végtelenig terjedhet. Általánosságban, az eredetileg digitálisan keletkezett nyilvántartások hosszú távú megóvásának két eltérô stratégiája van: a migráció és az emuláció. Az eredetileg digitálisan keletkezett nyilvántartások azok, amelyeknek a jelentése vagy felhasználhatósága abból származik, illetve arra támaszkodik, hogy azokat digitális formában kódolták. Nem tárolhatók máson, mint digitális adathordozón anélkül, hogy teljes funkcionalitásukat elveszítenék. Tág értelemben a migráció meghatározható, mint a digitális információnak az egyik hardver/szoftverplatformról a másikra történô átvitele, vagy a digitális technológia egyik generációjáról a másikra történô átvitele. A migráció szinte mindig folytatódó folyamat. A migráció ritkán eredményezi az adatok állandóságát; ehelyett a migrációt idôrôl idôre ismételni kell annak biztosítására, hogy az információ „örökzöld" maradjon.

1

Margret Hedstrom, Preserving digital information (A digitális információ megóvása), in: Long Term Preservation of Electronic Materials (Elektronikus anyagok hosszú távú megóvása) A JISC/BRITISH LIBRARY Workshop az Electronic Libraries Programme (eLib – Elektronikus könyvtárprogram) részeként. http://www.ukoln.ac.uk/services/papers/bl/rdr6238/paper.html

124



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Az alternatívaként alkalmazott emuláció megkísérli az eredeti szoftver-, illetve hardverkörnyezet megóvását. Ideálisan az emulátorok reprodukálják az eredeti elektronikus dokumentum „megjelenését és érzetét" azzal, hogy imitálják azt a szoftvert, illetve hardvert, amellyel a dokumentumot elôállították. Így a felhasználó eredeti formátumában férhet hozzá a dokumentumhoz, amely minden funkcionalitását megôrzi. A levéltári tudományok perspektívájából nézve, kétségtelenül ez a legjobb módszer, mivel ez ôriz meg a lehetô legtöbbet az eredetibôl. Ám ez egyúttal a legbonyolultabb és a legköltségesebb módszer. A stratégia megválasztása függ a megóvandó funkcionalitás fokától és attól, hogy az archívum milyen erôforrásokat képes a digitális információ megóvására fordítani. Ôszintén elmondhatjuk, hogy mind ez ideig egyetlen olyan stratégia sem fogalmazódott meg, amely világos és egyértelmû megoldást adhatna; a digitális információ megóvása technikai szempontból bonyolult és erôforrás-intenzív folyamat marad. Az elsôdleges cél, hogy az adatok bármilyen, a jövôben esetlegesen felmerülô kérdésre nyitottak legyenek. Hosszú távon a felhasználók új közösségei alakulnak ki, a digitális tartalmat létrehozó közösségekéitôl eltérô igényekkel és követelményekkel. Mind a migráció, mind az emuláció folyamatos megóvási kötelezettséget jelent – az archívumnak készen kell állnia arra, hogy ciklikus alapon erôforrásokat biztosítson a nyilvántartásaihoz való hozzáférhetôség fenntartása érdekében. Még ha figyelmen kívül hagynánk is, hogy a tartalom értelmezhetôségének megóvásával kapcsolatban kérdések merülnek fel, a fizikai tárolásra használt adathordozók maguk is elavulnak és állapotuk romlik, ezért folyamatosan frissítésre szorulnak. A szövetségi archívum a migrációs stratégiát választotta mind az adathordozók, mind pedig a formátumok tekintetében. Az NDK adatkészleteihez megóvási formátumként az ASCII-t választotta. Az ASCII kétségtelenül az adatok megôrzésének legbiztonságosabb módja, ugyanakkor csak a bitfolyamot óvja meg, a korábbi funkcionalitásra és formátumra vonatkozó információt nem. Ezt az információt kiegészítô dokumentációban kell rögzíteni. Számos esetben az adatstruktúrát is helyre kellett állítani. Sok kutatásra volt szükség a struktúrák és kódok azonosításához. A tárhellyel való takarékoskodás jegyében – ami e nyilvántartások létrehozásakor rendkívül drága volt – az információt a lehetô legnagyobb mértékben tömörítették. A legtöbb adatot kódolták és tömörítették, így a kereskedelemben kapható konverziós programokkal az archiválási formátumra történô konverziót nem lehetett megoldani. Néhány esetben az algoritmusokat megíró szoftvermérnököket meg kellett keresni, mert csak ôk tudtak segíteni a kódolásban. A szövetségi archívum 2003-ban speciális konverziós eszközt fejlesztett ki, ami az eredeti adatállományt EBCDIC-bôl ASCIIbe és XML-be migrálja. Az eszköz rendelkezik egy, a tömörített adatokhoz szükséges kitömörítô rutinnal, majd a hexadecimális értékeket bináris értékekké konvertálja. Ezzel az eszközzel lehetôvé válik az egyes mezôk értékeinek egyszerû elemzése, így az adatállomány-struktúrák és -kódok validálhatók. Legfontosabb funkciója az adatok nem szétválasztható összekapcsolása, a struktúra és a kódok leírása. Ez a funkció képes ellensúlyozni az ASCII azon hátrányát, hogy csak a bitfolyamot óvja meg. Az adatkészletek feldolgozása során az adatokban gyakran azonosítottak anomáliákat. 125



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A tartalom validálására és az adatok megbízhatóságának esetleges korlátaira vonatkozó információt a keresési segédeszközökben dokumentáltuk. Mintaellenôrzéseket végeztünk, amelynek során az átalakított adatokat összehasonlítottuk az eredeti adatokkal. Ide tartozott az adatok hitelességének ellenôrzése, amikor konkrét mezôk értékét hasonlítottuk össze, és ellenôriztük, hogy a rekordok és a mezôk száma összességében ugyanaz maradjon.

Hozzáférhetôség Az NDK adatkészleteit gyakran nemcsak tudományos célokra használják, hanem bizonyítási eszközként is. Így a konverziós eszköz a kódok helyettesítésére is szolgál. Mondhatni, hogy a numerikus kódok helyébe az egyszerû szöveg lép, például a „111" helyébe a „Német Demokratikus Köztársaság". Ez különösen fontos olyan adatkészleteknél, amelyeket gyakran használnak hivatalos és egyéni célokra, és amelyek igen érzékeny személyes adatokat tartalmaznak. Miközben például az „NDK Cégnyilvántartás adatkészletét" teljes egészében a polgári bíróságok rendelkezésére bocsátották, hogy maguk végezhessenek lekérdezéseket, természetes, hogy az adatkészletek személyes adatokat is tartalmazó másolatai nem adhatók át. Az ilyen adatkészletekkel kapcsolatos esetekben a kutatást csak a szövetségi archívum végezheti. A legnagyobb számú lekérdezés az „ôrizetesek és fogva tartottak adatkészletéhez" kötôdik. A táblázatok információt tartalmaznak az érintett családi helyzetérôl, fogva tartásának idôtartamáról és feltételeirôl, a büntetés alapjául szolgáló cselekményrôl és minden olyan eseményrôl (beleértve a megbetegedéseket is), amely a fogva tartás idôtartama alatt bekövetkezett. Igen sok idôt és energiát fordítottunk ennek az adatkészletnek a konverziójára és dokumentálására. Számos kód helyébe egyszerû szöveg lépett. Az egyszerû szövegtáblázatok elônye a kódolt adatokkal szemben az, hogy a kutatás elvégzéséhez nincs szükség szakértôre. A gyors hozzáférés támogatására olyan eszközt fejlesztettünk ki, amely az ugyanolyan tartalmú, de eltérô struktúrájú adatállományok struktúráit kiigazítja. Például, az „ôrizetesek és fogva tartottak adatkészlete" 1980-tól 1990-ig tartalmaz éves adatkészleteket. A struktúra az évek során fejlôdött. Kutatási célra ez az eszköz normalizálja a struktúrát, és az adatállományokat mySQL adatbázisba olvassa be. Ennek eredményeként a lekérdezés egyetlen visszakereséssel megválaszolható. Ez az eszköz képes különféle adatállományok összehasonlítására és az azonosságok megállapítására. A tudományos célú felhasználók számára anonimizált példányokat állítunk elô. A konverziós eszköz képes kivonatolni az eltárolandó mezôket, és anonimizálni azokat a mezôket, amelyek szenzitív információt tartalmaznak. A felhasználók nagy része CD-ROM-on átadott adatmásolatokkal dolgozik. Ezek a felhasználók gyakran résztvevôi nagy kutatóprogramoknak, ahol az adatokat korszerû adatbázisokban rendszerezik. Ôk a szövetségi archívumba csak a kiegészítô dokumentáció tanulmányozása céljából jönnek; csak néhány felhasználó él az adatokhoz való helyszíni nyilvános hozzáférés lehetôségével. Az adatkészletek leírását tartalmazó katalógust a szövetségi levéltár honlapja mutatja be. Nem tervezzük a web-alapú nyilvános bemutató rendszert, mivel számos adatkészlet esetében a hozzáférési feltételek kifejezetten tiltják a szabad hozzáférést. 126



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Hitelesség és megbízhatóság Az elektronikus nyilvántartások hitelességének megôrzése és igazolása kulcskérdés nemcsak az archívumok munkatársai, hanem az egész információs társadalom számára is. Ennek következtében megfigyelhetô, hogy az elektronikus iratokat, illetve nyilvántartásokat kezelô programok esetében olyan biztonsági elôírásokkal kell megbirkózni, amelyek nyilvánvalóan meghaladják a papíralapú nyilvántartások esetében elôírtakat. Az NDK-beli adatgyûjtéssel kapcsolatos tapasztalatok teljesen eltérôek. Az iratokat és nyilvántartásokat gyakran használják bizonyításra; a hajdani NDK polgárai a nyilvántartások segítségével alapozzák meg kártérítési, kárpótlási vagy nyugdíjjogosultsági igényüket. Hogy néhány példát adjak: az egyik legfontosabb adatkészlet a „vállalati dolgozói képességek" adatkészlet, amely az NDK munkaerô- állományának igen nagy hányadáról, mintegy 7,25 millió személyrôl tartalmaz információt, az iskolai végzettségre, a képzettségre és a foglalkoztatásra kiterjedôen. Ez a forrás gyakran szolgál az alkalmazásban töltött idô bizonyítására. Mint már említettem, a legtöbb lekérdezés az „ôrizetesek és fogva tartottak adatkészletéhez" kapcsolódik. Különösen, a fogvatartás ideje alatt elszenvedett betegségekre vonatkozó információ segíthet a hajdani foglyoknak abban, hogy kártérítést kaphassanak. Ez az adatkészlet kizárólag elektronikus formában létezik, és ez az egyetlen forrás, amelyre az érintett személy támaszkodhat, amikor kártérítésért folyamodik. A kérelemrôl elsô fokon a helyi önkormányzatok vagy a regionális kormányhivatalok döntenek. Elutasítása esetén a kérelmezô a határozat ellen fellebbezhet, és indítványának bírósági felülvizsgálatát kezdeményezheti. Mint már korábban rámutattam, ezeknek az adatkészleteknek a beszerzése nem felelt meg a biztonságos adatátvitel szabványainak vagy irányelveinek. A mai napig nem volt azonban olyan hatóság vagy bíró, amely/aki megkérdôjelezte volna e nyilvántartások hitelességét és megbízhatóságát. Úgy tûnik, hogy az adatok összefüggéseinek, validálásának, átalakításának és feldolgozásának gondos dokumentálása elegendô a bizonyítás céljára. Ez a tapasztalat is megerôsíti azt a politikát, mely szerint a hitelesség fenntartása érdekében kerülendô a rövid vagy középtávú megoldások, például a digitális aláírás, hosszú távú kérdésekre történô alkalmazása, és inkább a szervezési mintsem a technikai rendelkezések kapjanak elsôbbséget. A szövetségi levéltár aktív részt vállalt olyan multidiszciplináris kezdeményezésben, melynek modellje az RLG „Digital Repositories Certification – digitális adatraktár tanúsítás". A projekt célja, hogy meghatározza a digitális gyûjtemények megbízható tárolására, migrálására és az adatokhoz való hozzáférést biztosítani képes digitális adatraktárakra vonatkozó követelményeket.2

2

127

nestor: Network of Expertise in Long-Term Storage of Digital Resources (A digitális erôforrások hosszú távú tárolásában szerzett szakértelem hálózata): http://www.langzeitarchivierung.de/index.php?newlang=eng



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

METS A megbízható és hiteles adatok tárolásának elôfeltétele, hogy az ôket kísérô dokumentáció teljes legyen. Mint már rámutattam, a szövetségi archívum már a kezdet kezdetén olyan eszközt fejlesztett ki, amely el nem választható módon kapcsolja össze az adatokat, a struktúra leírását és a kódokat, így elkerülhetô, hogy a különféle források közötti kapcsolat elvesszen. Ha e három elem bármelyike hiányzik, az adat nem értelmezhetô többé. Archiválási szempontból azonban alapvetô követelmény, hogy az adatokkal együtt megóvjuk a kontextust és a technikai leíró információt is, hogy az adatállomány teljes története bármikor rekonstruálható legyen. Ez magában foglalja a létrehozó szervezet közigazgatási összefüggéseire utaló, az adatok eredeti bevitelének és validálásának módjára, valamint az adatok archívumban történô feldolgozásának dokumentálását, például a tartalom validálására, mintavételezéses ellenôrzésére, migrációjára, frissítésére stb. vonatkozó információt. Ma ezt az információt az adatoktól elkülönítve tároljuk. A szövetségi archívum jelenleg vizsgálja, hogy a metaadat-kódolási és -átviteli szabvány (Metadata Encoding and Transmission Standard – METS) adhat-e lehetôséget az adatok, a kontextus és a technikai dokumentáció összevonására. A METS a Digitális Könyvtárszövetség kezdeményezése. A METS a digitális objektumok adatraktáron belüli kezeléséhez, és az ilyen objektumok adatraktárak és felhasználóik közötti cseréjéhez szükséges metaadatkódoláshoz biztosít XML dokumentumformátumot. Bár eredetileg prezentációs célra szánták3, a METS-et egyre inkább megóvási célokra alkalmazzák. A METS-dokumentum felhasználható az elôterjesztési információs csomag (SIP), archiválási információs csomag (AIP) vagy terjesztési információs csomag (DIP) funkcióban a nyílt levéltári információs rendszer (OAIS) referenciamodell keretén belül. A METS-dokumentum széles körû támogatással rendelkezô rugalmas nyílt szabványként az XML-t használja, ami olyan módon képes a tartalmat a prezentációtól elkülöníteni, ami számos elônyt kínál az archívumokban dolgozók számára. A METS dokumentum hét fô részbôl áll: 1. a METS-fejléc, ami magát a METS-dokumentumot írja le; 2. a leíró metaadatok; 3. az adminisztratív metaadatok; 4. az adatállományrész, ami valamennyi olyan adatállományt felsorolja, amelyre a METS-dokumentumban hivatkozni lehet, vagy az azt tartalmazhatja (XML vagy Base64 bináris formátumban); 5. a strukturális térkép, ami leírja a digitális objektum hierarchikus struktúráját, és e struktúra elemeit összekapcsolja az egyes elemekre vonatkozó tartalmi fájlokkal és metaadatokkal; 6. strukturális kapcsolatok, és 7. behavior.

3

Az Andrew W. Mellon-Alapítvány által támogatott „Digitized Archives in Online Finding Aids (Digitalizált archívumok az online keresési segédeszközökben)" címû kutatási projektben a Szövetségi Archívum jelenleg fejleszt egy kísérleti alkalmazást METS-szel történô prezentációhoz: www.daofind.de.

128



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A METS elônye, hogy a leíró és a technikai/adminisztratív metaadatok nem belsôleg vannak meghatározva, hanem azok külsô szabványsémákra mutatnak. Ezek lehetnek nemzetköziek, mint a Dublin Core vagy az EAD, de lehetnek az elektronikus nyilvántartáskezelô rendszerekbôl származó nyilvántartásokra vonatkozó nemzeti szabványok is. A technikai metaadatokat nemzetközi szabványok, például a PREMIS4 is reprezentálhatják. A PREMIS például lehetôséget ad valamennyi olyan „esemény" nyilvántartásba vételére, ami az adatok átalakítása, feldolgozása vagy leírása során következik be. A METS lehetôséget kínál a leíró és a technikai metaadatok összekapcsolására, és koherens dokumentációt biztosít nemcsak a tartalomról és a kontextusról, hanem a megóvási folyamatról is.

A tanulságok Az NDK adataival kapcsolatos tapasztalat tekinthetô esettanulmánynak, ami bemutatja, hogy mi történik akkor, amikor az adat elôállítója és az archívum közötti együttmûködés elmarad. Nagyon nehéz és költséges feladat, ha a munka csak akkor kezdôdik el, amikor szabályszerû adatátadás nélkül a nyilvántartásokat egyszerûen magukra hagyják. Az elkövetkezô években vélhetôen szerzeményeink többsége az elektronikus nyilvántartáskezelô rendszerekbôl származik majd, és hozzánk már szabványosított metaadatokkal és átfogó eseménynaplóval együtt érkeznek, de nem szabad elfeledkeznünk az NDK-s tapasztalat tanulságairól: Az archívumok küldetése, hogy a maradandó értékû iratokat és nyilvántartásokat megôrizzék és ezekhez hozzáférést biztosítsanak. Ez nem jelentheti azonban azt, hogy a levéltárosoknak a pályán kívül kellene maradniuk mindaddig, ameddig valamelyik szervezet úgy véli, hogy már nincs szüksége saját nyilvántartásaira. A reprezentatív és releváns archívumok olyan iratokra épülnek, amelyeket az azokat létrehozó szervezet jól kezelt. Ez az axióma egyre növekvô fontosságú az elektronikus korban, amikor a tervezés hiánya korai halálra ítélheti az elektronikus iratokat. A levéltárosoknak az iratok életciklusának már korai fázisaiban be kell kapcsolódniuk, ha hatást akarnak gyakorolni. Megfelelô intézkedés hiányában fennáll annak a súlyos veszélye, hogy a társadalom, amint az archívumok egyre inkább elszegényednek, elveszíti történelmi és bizonyító erejû iratainak egész generációit. Az archívumok nagymértékben támaszkodnak az adatok elôállítóira abban, hogy azok teljes és pontos dokumentációt adjanak át, amikor elhelyezik adataikat, és amikor megfogalmazzák más, például az adatstruktúrára és formátumra, az adatátvitel adathordozóira vagy a bizalmas kezelésre vonatkozó elôírásokat. A digitális archiválás feltételezi a digitális információ elôállítói és az archívumok közötti együttmûködés bizonyos fokát. Az archívumok nagymértékben támaszkodnak az adatok elôállítóira abban, hogy azok teljes és pontos dokumentációt adjanak át, amikor elhelyezik adataikat, és amikor megfogalmazzák más, például az adatstruktúrára és formátumra, az adatátvitel adathordozóira vagy a bizalmas kezelésre vonatkozó elôírásokat. A digitális archiválás feltételezi a digitális információ elôállítói és az archívumok közötti együttmûködés bizonyos fokát.

4

129

PREMIS (Preservation Metadata: Implementation Strategies – Metaadat megóvás: megvalósítási stratégiák) http://www.oclc.org/research/projects/pmwg/



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Az NDK-beli adatok példája mutatja, hogy az elektronikus iratok és nyilvántartások számára stratégiai jövôképet megalkotni kívánó archívumoknak két szempontot kell figyelembe venniük: az egyik kulturális szerepük, ami a hozzáférésre, a tanulásra és a kulturális befogadásra összpontosít. De tudatában kell lenniük a bizonyításban betöltött szerepüknek is, azaz, hogy potenciálisan bizonyos jogok bizonyítását teszi lehetôvé, amikor mindenki számára hozzáférést biztosítanak. A kulturális és a bizonyító szerep szempontjából egyaránt a hitelesség a fô kérdés. A METS – más elônyei mellett – lehetôséget ad a hiteles nyilvántartások hosszú távon történô megôrzésében.

130

A NYÍLT SZABVÁNYOK ÉS NYÍLT FORRÁSOK TAPASZTALATAIN ALAPULÓ TANULÁS


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A NYÍLT SZABVÁNYOK ÉS NYÍLT FORRÁSOK TAPASZTALATAIN ALAPULÓ TANULÁS Klaartje Pompe Ez a dolgozat arról a rotterdami projektrôl szól, melynek célja digitális adatraktár létrehozása. A projektet 2004-ben indította el a Rotterdami Városi Levéltár és az Archiefschool, a levéltári oktatás és kutatás amszterdami székhelyû intézete. Ez figyelemre méltó projekt, mert: • az elsô olyan holland levéltári intézmény által tett kezdeményezés, amelynek során a gyakorlati tapasztalat próbájára bocsátják a meglévô elméletet, szabványokat és nemzetközi gyakorlati tapasztalatokat; • alacsony költségû projektként indult, és bár 2005-ben a költségek nôttek, még mindig az; • a projekt kiindulópontja igen gyakorlatias. A meglévô elméletet használjuk fel, és a projektet saját szervezetünk, a Rotterdami Városi Levéltár alkalmazottai hajtják végre. Ehhez az Archiefschool ismeretekkel és tanácsokkal járul hozzá; • a projekt eredményeit megosztjuk a holland levéltári közösséggel. Ennek a pragmatikus rotterdami projektnek a tárgya más olyan szervezetek érdeklôdésére is számot tarthat, amelyek digitális adatraktár létrehozását tervezik, mert felmutat egy lehetséges stratégiát arra vonatkozóan, hogy miként kezdjünk neki a tervezésnek és a fejlesztésnek. Rotterdamban nem folytak kiterjedt elôtanulmányok, nem voltak elijesztô költségek, kezdetben csak az igazgató és munkatársai álltak elkötelezetten az elgondolás mellé. Természetesen megvannak ennek a megközelítésnek is a csapdái: • a „próba-szerencse" stratégiája a nyílt forráskódú termékekkel nem folytatódhat örökké. A túl sok balsiker nem ösztönöz; • függôség a projekt tagjainak elkötelezettségétôl; • a projekt tagjai csak saját útjukat, és intuícióikat követhetik; • a ciklikus fejlesztésnek megvan az a veszélye, hogy túl sok ismétlés történik, validálás nélkül. 131

Klaartje Pompe Electronic


Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Elôadásomban az alábbiakkal foglalkozom: • a probléma felvázolása; • nemzetközi és holland kezdeményezések; • áttekintés a Rotterdami Városi Levéltárról, kiindulópont és jellemzôk; • a projekt 2004-ben és 2005-ben. Melyek az ilyen alacsony költségû, nyílt forrású megközelítésnek az eredményei és hátrányai, amikor az összes érintett számára a tanulás áll a középpontban.

A probléma A hosszú távú megóvás a fô kihívás minden levéltári intézmény elôtt most, és a közeljövôben egyaránt. Megoldás lehet digitális adatraktár létrehozása a digitális információs objektumok, például levéltárak, digitális publikációk, fényképek, hangfelvételek és mozgóképek számára. A Rotterdami Városi Archívum ambíciója, hogy a digitális és egyben az analóg objektumok bizalomra érdemes digitális adatraktárává váljék; a küldetésünket megfogalmazó nyilatkozatban garantáljuk a kezelésünkben lévô digitális objektumok hiteles, megbízható hosszú távú elérhetôségét. A probléma túlmutat a technikán; a digitális adatraktár kifejlesztése és felépítése érinti a szervezetet, annak stratégiáját, alkalmazottait, erôforrásait, eljárásait és módszereit.

Nemzetközi és holland kezdeményezések Hollandiában nincs még gyakorlati tapasztalat arról, hogy levéltári intézmény digitális adatraktárt hozott volna létre. A Holland Királyi Könyvtár (Koninklijke Bibliotheek) az IBM-mel közösen viszont kifejlesztett egy digitális adatraktárat az e-publikációk számára Hollandiában. A Nemzeti Levéltár már 2000-ben kidolgozta a digitális adatraktár mûködési specifikációit, ám ez nem vezetett el a digitális adatraktár kifejlesztéséhez. A legtöbb levéltári intézmény számára a költségek és a bizonytalanság (hol kezdjünk neki, melyek a szervezetet, illetve az alkalmazottakat terhelô következmények) képezik az akadályokat. Szerte a világban komoly kutatások folynak a digitális objektumok hosszú távú megóvása követelményeivel, módszereivel és technikáival kapcsolatban. A Rotterdami Városi Levéltár a meglévô kutatási eredményeket és elméletet használja fel, nem kívánjuk az elkészült munkát újra elvégezni. Köszönettel tartozunk a holland Testbed-projekt eredményeinek, az Erpanet publikációinak, és természetesen az InterPares I- és az RLG-projekt eredményeinek felhasználásáért. Ezek a kutatások alapvetôknek bizonyultak. Az Egyesült Királyság Nemzeti Levéltárának (TNA), az Ausztrál Nemzeti Levéltárnak (NAA) és Antwerpen Város Levéltárának közreadott tapaszta-

132



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

latai és eredményei is segítettek bennünket. Idôközben szerte a világon levéltári intézmények kifejlesztik és felépítik digitális adatraktáraikat. Amikor ezeket a mély benyomást keltô kezdeményezéseket áttekintjük, tapasztalataikat igyekszünk felhasználni rotterdami munkánkban (stratégia, alkalmazott szabványok, információ), de ezeknek a projekteknek a költségeit látva eláll a szavunk. Megemlítem az Egyesült Királyság Nemzeti Levéltárának, az Ausztrál Nemzeti Levéltárnak, illetve a mi Holland Királyi Könyvtárunknak (KB) az adatraktárait. Igen érdekes az Egyesült Államok Nemzeti Levéltári és Dokumentumigazgatása által nemrégiben (2005. szeptember 8-án) megkötött szerzôdés az Egyesült Államok Elektronikus Dokumentum Levéltárának (ERA) létrehozására. Ennek költsége a hatéves programra szólóan 300 millió dollár. A digitális megóvás igen sürgetô, egyben nagyon bonyolult probléma, de ha az csak sok millió euró vagy dollár ráfordításával oldható meg, akkor mi itt Rotterdamban, – meg a többi, a fent említett szervezetekhez képest hozzánk hasonlóan kis intézmény – óriási problémával szembesülünk. Ez pedig az egész közigazgatást és kulturális örökség szektort érintô probléma.

A Rotterdami Városi Levéltár A Rotterdami Városi Levéltár a második legnagyobb városi levéltár Hollandiában. Célunk annak biztosítása, hogy az igen széles skálát felölelô, a középkori kéziratoktól a digitális dokumentumokig terjedô adathordozókon lévô archivált objektumok hitelesek és megbízhatóak maradjanak a jelenlegi és a jövôbeni használatra egyaránt. A Rotterdami Városi Levéltár 114 fôvel dolgozik. Két raktárában 17 fkm-nyi archívum, 90 000 publikáció, 325 000 fénykép, 600 000 negatív és filmek, videoszalagok, hangkazetták és plakátok ezrei találhatók. Az alkalmazottak házon belül rendelkeznek azokkal az eljárásokkal és know-how-val, amelyek e fizikai objektumok igazgatásához, megóvásához és a nyilvánosság rendelkezésére bocsátásához szükségesek. A levéltár vezetôi és alkalmazottai 2003-ban felismerték, hogy az egyre nagyobb számban érkezô digitális objektumokat adatraktárban kell elhelyezni, ami sürgôs cselekvést követelt. Akkor ezek a digitális objektumok nagyrészt dokumentációk, e-publikációk, digitális fényképek voltak. Fontos volt a számos rotterdami honlap megmentése is, mivel azok információs forrásként szolgálnak a városról és polgárairól. A digitális objektumok archiválásával való szembesülés több kérdést vet fel: – a szervezettel kapcsolatban: melyek a szervezetre, annak stratégiájára és alkalmazottaira vonatkozó következmények; – az alkalmazottak szempontjából: milyen ismereteket kell megszerezniük; – a technika vonatkozásában: a tárolást felügyelôi (házon belüli) vagy nem felügyelôi módon oldjuk meg; milyen tárolási kapacitásra lesz szükségünk; milyen szoftver áll rendelkezésre, amely alkalmas a digitális archiváló rendszer funkcióinak ellátására; – az eljárások vonatkozásában: milyen eljárásokra lesz szükség a helyi önkormányzat, 133



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

illetve a közigazgatáson kívül keletkezett digitális objektumok megôrzéséhez; – az erôforrások vonatkozásában: szervezetünknek nincsenek tartalék erôforrásai, de a digitális megôrzéshez végül mindenképpen szükség lesz kiegészítô költségvetési támogatásra; – a felhasználói igények és várakozások vonatkozásában: hogyan leszünk képesek bemutatni a rendelkezésünkre álló online információt; azzal kapcsolatban, hogy mit kezdjünk digitalizált objektumainkkal; a helyi újság szkennelt változatával, a házasságkötések dokumentumainak, vizuális anyagoknak a szkennelt változataival. Figyelemre méltó, hogy 2005-ig nem tároltunk digitális dokumentumokat; a digitális publikációk és az összegyûjtött fényképek voltak az elsô tárolandó objektumok. És természetesen, nagy mennyiségû (700 Gb) volt a házban digitalizált anyag. Ezeknek az eredetileg analóg, vagyis nem digitális módon keletkezett objektumoknak az esetében megfelelô felügyeletre volt szükség, miután ezek is értékek.

A projekt 2004-ben és 2005-ben: rajta! E kérdések megválaszolása érdekében 2004-ben a Rotterdami Városi Levéltár az Archiefschool-lal együttmûködve, a digitális adatraktár prototípusának megvalósítása érdekében elindította az E-depot-projektet. Kis költséggel nyílt szabványokon és nyílt forráskódú szoftveren alapuló adatraktárat akartunk létrehozni. A projektcsapat tagjai a szervezetbôl kerültek ki. 2004-ben a jelszónk az volt, hogy „E-adatraktár: rajta!". Egészen kicsi, motivált, de még tapasztalatlan csapattal, egy szerverrel és nyílt forráskódú szoftverrel indítottuk a projektet. A program középpontjában a tanulás áll. A szervezet alkalmazottainak ugyanolyan ismeretekkel és ugyanolyan szakmai hozzáállással kell rendelkezniük a digitális objektumok tekintetében, mint amivel már rendelkeznek a fizikai objektumok tekintetében.

Kiindulópont A projekt kiindulópontja a következô volt: • Nem ismétlünk munkát; azokat az eredményeket hasznosítjuk, amelyeket mások már elértek; • Nyílt szabványokat használunk: az OAIS referenciamodellt, az XML-t. A közeljövôben valószínûleg az EAD-vel, az ISAD(G)-vel és az ISAAR (CPF)-fel fogunk dolgozni; • Nyílt forráskódú szoftverrel kezdünk (DSpace a metaadatokhoz és a tároláshoz, i-Tor a szerzeményezéshez). Három ok miatt választottuk a nyílt forráskódú szoftver alkalmazását ebben a projektben: - nem szabadalmaztatott, - a feltételezések szerint a felhasználó közösség támogatást nyújt és együttmûködik a fejlesztésben, 134



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

- maradandóbb, mint a szabadalmaztatott szoftver; • A migrációs stratégiát választottuk, a legtöbb esetben az XML-be történô migrációt. A digitális adattár prototípusa 2004-ben a DSpace-szel, a Massachusetts Intitute of Technology és a HP-labs által kifejlesztett nyílt forráskódú szoftverével mûködött. A DSpacet egyetemi könyvtárak számára fejlesztették ki, mint e-adattárszoftvert; ez jól kiszolgálta a „próbálgatós" módszerünket 2004-ben és 2005-ben. 2005-ben azonban levéltári intézményként szembesültünk a DSpace-nek, mint adattári szoftvernek a korlátaival. Ezért úgy döntöttünk, hogy a DSpace-szel le nem fedett folyamatokra (elkülönítés, megóvás) új moduláris szoftvert fejlesztünk. A projektév végére el kell döntenünk, hogy folytassuk-e a munkát a nyílt forráskódú szoftverrel. Illesztôfelületként és a szerzeményezéshez egy holland kutatóintézet által kifejlesztett nyílt forráskódú szoftvert használunk. A nemzetközi nyílt forráskódú komponens a szoftverben tovább bôvült az Ausztrál Nemzeti Levéltár által kifejlesztett XENA-val; ez konvertálja a dokumentumokat maradandó formátumúvá (XML) és vissza.

2005: tervezés, fejlesztés és változtatás A 2004. évi kicsiny projekt 2005-ben nôtt, terebélyesedett és mélyült: ma már munkatársaink negyede részt vesz benne. A projektcsapat 10 kis munkacsoportra oszlott, akik a honlapok, az adatbázisok, a nagy fájlok, a multimédia, a szükséges hardver és szoftver, illetve a digitális objektumok adatraktárból történô elérhetôsége kérdéseit és az ezekkel kapcsolatos tapasztalatokat kutatják. Ezek külön-külön piciny, de együttesen fontos építôkövei a teljes digitális adatraktárnak. Tervünk alapja a saját üzleti modellünk, ami kapcsolódik az OAIS-modellhez. Itt az alábbi négy operatív munkafolyamatot különböztetjük meg: – bevételezés és tárolás, – igazgatás (karbantartás, migráció, leírás), – hozzáférés, – lekérdezések és kérések. A tervezés és az ellenôrzés (a megóvás tervezése) irányítja mindezen folyamatokat.

135



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Hardver és szoftver 2005-ben olyan e-adatraktárt fejlesztünk ki, amely nagyban hasonlít az Ausztrál Nemzeti Levéltár (NAA) általános hardver-architektúrájához. Az NAA-hoz hasonlóan, az adattár nálunk is elkülönülô alkotóelemekbôl áll: – Elkülönítés: a digitális objektumok az elkülönítôbe DVD-n vagy LUN-en lépnek be. Ellenôrizzük az ellenôrzôszámokat és elvégezzük a vírusellenôrzést. Négy hét elteltével még egyszer ellenôrizzük az ellenôrzôszámokat és lefuttatjuk a vírusellenôrzést. – Megóvás: Az objektumok megóvási folyamatai biztosítják, hogy azok hosszú idôn át is elérhetôk legyenek. Ez azt jelenti, hogy a XENA nevû ausztrál nyílt forráskódú alkalmazási szoftverrel maradandó formátumba konvertáljuk az objektumokat, és csatoljuk a leíró metaadatokat. – Adatraktár: itt tároljuk hosszú távon az eredeti bitfolyamot és az objektum XML-verzióját. Szerzeményezés: végül interfészünk lesz az eredetileg is digitális, illetve a digitalizált objektumokhoz.

Költségek 2004–2006 2004 elején tanfolyamokra, szoftveradaptációra és külsô szakértôk igénybevételére volt pénzünk. A digitális adatraktárprojektet az alábbiakkal indíthattuk: – ismeretek és tanácsadás az Archiefschool-tól, – saját szervezetünk elkötelezett és tanulni akaró munkatársai, – meglévô elmélet és a nyílt szabványok használata, – minimális hardver, egy szerver, – nyílt forráskódú termékek.

136



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A 2004. év végén tekintélyes összegért vásároltunk hardvert.

Költségek (euró)

2004

2005

2006

Projektvezetô, e-restaurátor, info-kommunikációs tanácsadó

16.160

120.000

141.000

Munkatársak munkaideje

26.000

49.563

49.563

Tanfolyamok

2.000

5.000

5.000

Szoftveradaptáció

22.000

50.000

50.000

Hardver (2005-re)

100.000

0

0

Hardverkarbantartás

0

15.000

15.000

Külsô szakértô

18.500

19.000

19.000

PR, információ

0

3.000

3.000

Összesen

184.660

261.563

282.563

A fenti áttekintés a Rotterdami Városi Levéltár által a projektre fordított idôt mutatja, nem az Archiefschool-ét, és világossá teszi, hogy a költségek a két év alatt alaposan megnôttek. A legnagyobb tétel a személyi költség volt. A Rotterdami Városi Levéltár munkatársai sok idôt szenteltek a projektnek 2004-ben és 2005-ben; ennek az egyik következménye, hogy a szervezet egységeinek bizonyos fontos tevékenységeit a projekt miatt nem lehet elvégezni.

Eredmények 2004-ben és 2005-ben A csaknem két év alatt digitális adatraktárunk alábbi építôköveit valósítottuk meg: 1. Stratégia: a Rotterdami Városi Levéltár kifejleszti hosszú távú megóvási stratégiáját. 2. Szervezet: a digitális adatraktár megvalósítása a fejlesztéssel együtt halad. 3. Munkatársak: a tanulási folyamat nyilvánvaló. A munkatársak megszerezték azokat az ismereteket, tudást és know-howt, ami az ismerethiányok leírásához szükséges. 4. Technika: rendelkezésünkre áll a hardver; a szoftver funkcionális specifikációja 2005-ben lesz készen. Valószínû, hogy a Rotterdami Városi Levéltár meglévô alkalmazásait fogjuk használni a leíró metaadatokhoz is. 5. Módszerek és dokumentáció: a Yourdon szerinti modellezési folyamatban a projektünkhöz szükséges alapvetô jelentéseket 2004-ben és 2005-ben kidolgoztuk és validáltuk:

137

(a)

a szervezeti modell: kiindulási pontunk a felügyelôi, nem jön létre újabb egység a digitális megóvásra;

(b)

környezeti modell, folyamatmodell és metaadat-modell: (mindhárom modell része a



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

logikai tervnek = leírja a rendszer funkcióit, az e funkciókhoz szükséges technológia nélkül). 6. A projekt eredményeit megosztjuk holland kollégáinkkal, mivel digitális adatraktárt nincs értelme egyedül fejleszteni. Sôt, más levéltári intézményektôl is vannak kollégáink, akik részt vesznek a projekt gyakorlati megvalósításában.

Következtetés A projekt rámutatott arra, hogy a digitális adatraktárprojektet óriási költségek nélkül is el lehet indítani; kezdetben egy egyszerû szerver vagy számítógép is elég. A nyílt forráskódú termékek segítenek a tanulásban és a fejlesztésben, mivel ingyenesen beszerezhetôk. Költségek azonban felmerülnek a nyílt forráskódú szoftverek szakértôinek bevonása során, kivéve, ha a saját szervezetben megvan az ehhez szükséges informatikai szakértelem. Nyilvánvalóan szükséges illesztôfelületeket fejleszteni, amelyek elôsegítik az adatátvitelt a dokumentumkezelô rendszerekbôl és a rotterdami városi szervezetek más alkalmazásaiból. Ezt 2006-ban továbbfejlesztjük. 2005-ben hozzájárultunk, hogy kollégáink más intézményekbôl is részt vehessenek a projektben: ez egy „mindenki nyer" ügylet, ôk tájékozódnak a mi eredményeinkrôl és elôrehaladásunkról és tanulnak, miközben mi tôlük visszacsatolást és támogatást kapunk. A projekt hajtóereje a tagok elkötelezettsége és részvétele. Akkor lesz sikeres, ha valamennyi munkatársuk megszerzi a digitális objektumok archiválásához szükséges tudást és ismereteket, és megérti, hogy a digitális objektumokat éppen úgy meg kell óvni, mint a hagyományos dokumentumokat.

138

A NEMZETI DIGITÁLIS ADATRAKTÁR FELÉ – MIKKELI ESETE


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A NEMZETI DIGITÁLIS ADATRAKTÁR FELÉ – MIKKELI ESETE Osmo Palonen Mikkeli városa Kelet-Finnország Tartomány fôvárosa. Az itt, a tóvidék szívében élô emberek (közel 50 ezren) a szolgáltatásokból, a központi, regionális és helyi közigazgatásból és néhány iparágból élnek; a grafika például igen fontos errefelé. Nincs sok olyan terület, ahol Mikkeli a legnagyobbak közé tartozna Finnországban, de a helyi levéltári és könyvtári közösség a második legnagyobb az országban. A Finn Üzleti Dokumentumok Központi Archívuma (ELKA) és a Nemzeti Könyvtár mikrofilm- és megôrzô központja – amely egyben nemzeti digitalizálási centrum – országos hatókörrel mûködnek. Mikkeli tartományi levéltára a délkeleti régiót szolgálja ki; ez a levéltár tartalmazza a karéliai régió átengedett archív anyagainak nagy részét. A Mikkeli Polytechnic, mint a digitális archiválás, megóvás, valamint a digitalizálás kutatás-fejlesztési és oktatási központja, egyre közelebb jut az országos hatókörû státus eléréséhez. A négy szervezetbôl álló csoport, amelyet a helyi és a regionális hatóságok egyaránt támogatnak, azt a célt tûzte maga elé, hogy a digitális archiválás és a digitalizálás országos vezetôjévé váljék. Ebben a szervezetek együttmûködnek nemzeti partnereikkel is. A Mikkeli Polytechnic, mint a Dél-Savo régió vezetô felsôoktatási intézménye, a közösséget szolgálja ki. A Mikkeli Polytechnic stratégiájában a digitalizálás, a digitális tartalom kezelése és a digitális archiválás a legfontosabb területek közé tartozik. 1999 óta közel hatmillió eurót költöttünk a digitális archiválás és megóvás alapjai létrehozására irányuló projektekre. A finanszírozás legnagyobb része az Európai Unió 1 Célprogramjából (Európai Szociális Alap és Európai Kutatás-fejlesztési Alap) származik, együtt a finn kormánynak Kelet-Finnország tartománya útján teljesített társfinanszírozásával. Ezen kívül saját eszközeinket és helyi finanszírozást is felhasználtunk. A fejlesztéseken átlagosan 10–15 fô dolgozott. Hosszú távon mindazonáltal nem a mienkhez hasonlatos oktatási és kutatószervezetek válnak a nemzeti digitális adatraktár fô hajtóerôivé; néhány éven belül nagy valószínûséggel egy többségi állami tulajdonú társaság vagy alapítvány veszi majd át a mûveletek irányítását. A mi feladatunk abban áll, hogy elvégezzük a fejlesztést és beindítsuk a mûködést. Ezután a szerepünk marad az oktatás és kutatás-fejlesztés, különösen a digitalizálásra és megóvásra irányuló informatikában.

139

Osmo Palonen Electronic


Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Digitálisnak „született" – archiválás papíron A digitális archiválásnak nincs hosszú tradíciója és korántsem nyilvánvaló, hogy miként kezeljük a digitális anyagokat. A ma létrejövô anyagok több mint 90 százaléka azonban digitális eszközök felhasználásával, azaz szövegszerkesztôvel, CAD-dal, e-mailben vagy táblázatkezelô szoftverrel készül, és az archiváláshoz azt nyomtatják ki papírra. Ezeket a papírokat a szervezeteken belüli irattárakban tartják. Ha ezeket a folyamatokat szeretnénk közvetlenül a digitális világba átmásolni, akkor minden szervezetnél digitális adatraktárt is létre kellene hozni. Egy példa: Finnországban 430 nagyváros, kisebb város vagy más helyhatósági szervezet van, és e 430 város tulajdonában van még több mint 200 egyéb szervezet. Létesítsünk ezért 650 digitális adatraktárt, hogy a helyi hatóságok állami nyilvántartásait tárolhassák? Legyen 650 RAID-doboz vagy tároló rendszer és 650 biztonsági másolási és archiváló folyamat? Ha azt akarjuk, hogy ezekhez a dokumentumokhoz a jövôben is hozzá lehessen férni, mind a 650 szervezetnek rendelkeznie kellene saját migrációs stratégiával, és használnia kellene a TIFF, a PDF és az egyéb formátumú tartalmak konvertálásához szükséges szoftvert. Az informatikai cégek ezt nagyon kívánatosnak tartanák, az adófizetôk valószínûleg kevésbé. És mindez még csak a települési önkormányzatokra vonatkozott. 2003-ban, amikor beléptem a Mikkeli Polytechnicba, nagy viták folytak Finnországban arról, hogy a digitális tartalmakat tartományi vagy ágazati szinten kellene-e archiválni. Finnországban hat tartomány van, és ha a regionális modellt alkalmaznánk, hat digitális adatraktárt kellene létrehozni; ha a 12 minisztériumot vagy hivatalt vesszük alapul, akkor 12 digitális adatraktárra lenne szükség – 12 tároló rendszerrel, 12 biztonsági másolati folyamattal, és 12 elkülönült helyen folytatott migrációs és konvertáló tevékenységgel. A 650-hez képest ez a modell sokkal jobb, de nekünk összesen csak ötmillió finnünk van. Vajon az Egyesült Királyságban mûködik 11 teljes digitális adatraktár? Szerintem egy is elég. A Mikkeliben jelenleg folytatott tevékenységüket az egyetlen digitális adatraktár elôfutárának tekintjük. A nemzeti levéltárak és a tartományi archívumok hálózata még mindig igen fontos szerepet játszik abban, hogy az állampolgároknak és a különféle szervezeteknek közeli hozzáférést biztosítanak a kormányzati levéltárakban ôrzött anyagokhoz. Idôbe kerül, amíg a legérdekesebb anyagok digitális formátuma elkészül. Ugyanez vonatkozik az önkormányzati, a magán-, illetve az üzleti archívumokra. A digitális korban használhatunk néhány új kiegészítést: a digitális információt terjeszthetjük a távközlési hálózatokon, amelyek közel vannak minden otthonhoz és irodához. Ma már sokkal jobban tudjuk kezelni az alig vagy nehezen nyomtatható új típusú dokumentumokat. A történelmet évtizedek óta nemcsak írják, hanem azt fényképként, hangként, mozgóképként és az utolsó hullámban már multimédiás tartalomként és honlapként is megjelenítik. A digitális megóvással ezt az információt éppen olyan hosszú ideig meg tudjuk ôrizni, mint a hagyományos dokumentumokat. Korábbi életemben, amikor az újságkiadó szakmában dolgoztam, megtanultam, hogy amikor új információs rendszereket vezetünk be, annak lényeges hatása lesz a mûködési folyamatokra, különben az ember csak elpazarolja a pénzét. Ugyanez vonatkozik a digitális 140



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

archiválásra és megóvásra. Még mindig nem azt mondom, hogy mindazt, amit megtanultunk, el kellene felejteni, és fordítva. A levéltárosok évszázadok alatt kiváló módszereket és archiválási elméleteket hoztak létre a dokumentumok kezelésére és megóvására. Az elsô migrációs folyamat ezeknek a mérföldköveknek a digitális megóvás alapjaiba történô konvertálása. Ezt próbáljuk mi elérni a mi kis projektünkkel egy tágabb archiválási világban. A következôkben megpróbálom elmondani, hogy milyen jellegû szabályokat hoztunk létre, és hogy milyen jól tudtuk ezeket alkalmazni. Az esettanulmány utolsó részében a most folyamatban lévô projektekrôl és szolgáltatásokról beszélek, és önök értékelhetik, vajon félreértelmeztük-e a hagyományt.

Az adatraktárterv A Mikkeli Polytechnic letette az egész nemzet rendelkezésére álló digitális adatraktár létrehozásának alapjait. Már most mi ôrizzük az egészségügyi szektor, az önkormányzatok, illetve az üzleti levéltárak nyilvántartásait és dokumentumait. Ez idáig a tevékenység nagy részét az EU által finanszírozott projektek tették ki, a közeljövôben azonban az állami, illetve a magánszektorral létrejövô szerzôdések kapják a prioritást. Mindig lesznek új módszerek és eszközök kifejlesztésére irányuló projektek, de a vajas kenyérre valónak a valós világból kell jönnie. A digitális archiválási folyamatok, illetve az adatraktár építésénél felhasznált fô gondolatok az alábbiak voltak. Alapszabályként elfogadtuk, hogy nem támaszkodhatunk egyetlen beszállítóra, mert a tartalmak elérhetôségét folyamatosan biztosítanunk kell. Emellett a nyílt szabványok alkalmazása mellett döntöttünk. A gyakorlatban ezek követése azonban néha igen nehéznek bizonyult és nem is sikerült teljes mértékben, amint ez az önök számára is hamarosan kiderül. Mûködési modellünk négy szintre osztható: 1. Off-line szint, adathordozó A megôrzés legalacsonyabb szintjén most az LTO-2 szalagokat használjuk archív másolatként (legalább kettôt), ezekre valamennyi dokumentum eredetijét elmentjük, függetlenül attól, hogy azok radiológiai felvételek, digitalizált videók vagy az önkormányzatok hivatalos dokumentumai. Az LTO-2 életciklusa várhatóan öt év; ezután a dokumentumokat a majd akkor széles körben támogatott formátummá kell konvertálni, ami lehet az LTO-4 vagy az LTO-5. Ez alatt az öt év alatt legalább egyszer ellenôriznünk kell, hogy a szalagok teljes mértékben használhatók maradtak-e. Megfontolás tárgyává tehetjük az IBM WORM szalagok és a szabványos DVD adathordozók ügyfélmásolatként történô alkalmazását. A mozgóképek archív másolatai azok, amelyeket csak az ilyen off-line archív másolatokon mentünk el. Kiváló minôségben egyórányi anyagot 180 gigabájton rögzíthetünk, vagyis egyik projektünkben több mint 100 terabájtot. 2. SAN-tárolás Digitális adatraktárunk második szintje a redundáns lemeztároló rendszer és a SAN-hálózaton alapuló on-line szalagos könyvtár. Terveink szerint az archív anyagok legnagyobb részét 141



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

közel on-line tároljuk, a forgalmazási példányokat vagy diszken, vagy szalagon. A near-online könyvtári szalagokon az anyagoknak két másolata van; a merevlemezeknél a RAID-5 tükrözést használjuk. A szalagos könyvtárban lévô lemezekrôl szabványos biztonsági másolat készül. A jelenleg tervezett következô lépés, hogy a lemezeket és a szalagos könyvtárat tartalmazó SAN tárolási rendszert redundánssá tegyük. Most keresünk ennek megfelelô elhelyezést a fenoskandináv pajzson belül néhány kilométernyire. Ha ez megvalósul, az információ két off-line másolatban lesz meg, két RAID-5 tükrözéssel mûködô lemezrendszeren, két near-on-line szalagos könyvtárban. A szoftverrel kiválaszthatjuk, hogy a teret miként particionáljuk. 3. Szerverek és operációs rendszerek Az adatbázisok és kritikus alkalmazások szervereit allokációs egységekbe szerveztük. A Windows Server 2000 és 2003, valamint a Linux operációs rendszer használata mellett döntöttünk. Az adatbázis mûködtetô egysége az MS SQL Server 2000, de most fontolgatjuk a nyílt forráskódú relációs adatbázisok használatát, ilyen lehet például a PostgreSQL. A felhasználó felismerése és a hitelesítése az LDAP és Novell termékeire épül. Amikor megtesszük a második lépést a SAN-tárolásban, meg fogjuk osztani a szerver allokációs egységeit is, az egyik szerver lesz az elsô, a másik a második tárhely, ami a szolgáltatásokat még megbízhatóbbá fogja tenni. 4. Alkalmazások és formátumok A két különálló szerveren valamennyi metaadat XML-ben van, és elôírjuk, hogy az az archiválási szoftverrel megnyitható, sôt böngészôvel vagy szövegszerkesztôvel olvasható legyen. A szöveges dokumentumokat vagy stíluslapot is tartalmazó XML-ként vagy egyszerû szövegként mentjük el. A szöveget és grafikus képeket is tartalmazó dokumentum „kinézetét és érzetét" PDF-ként történô elmentéssel (PDF/A-ként, ha az rendelkezésre áll) biztosítjuk. A metaadat-tartalmak és a strukturált dokumentumok továbbíthatók, és az alkalmazások a nyílt szabványokra épülnek. A metaadatok és az adatfájlok a szervezeti digitális aláírással vagy a szerver aláírásával tanúsíthatók. Az audiovizuális tartalmakat nem szabadalmaztatott formátumban mentjük el, hogy azok a kódoló-dekodolótól függetlenek legyenek. Csak informatikai alapú adathordozókat használunk. A hangfájlok digitális archívuma a broadcast wave- és az MP3-formátumra épül, míg mozgóképek esetében MPEG-2-t és MPEG-1-et használunk. A fényképeket JPEG- vagy TIFF-fájlban mentjük el; a tervrajzokat és más rajzokat PDF-ben vagy TIFF-ben; következô lépésként a JPEG2000-t vélelmezzük. A radiológiai felvételek a metaadatokkal együtt DICOM-formátumúak, a képeket – 1:2 vagy 1:3 tömörítéssel – TIFF-ben mentjük el. Itt a legfontosabb a megbízhatóság. A rendszer nem állhat le: 99.99 százalékos rendelkezésre állást akartunk megvalósítani. Készek vagyunk kortörténeti dokumentumok fogadására HL-7-üzenetben a CDA Release 2-formátum felhasználásával. Ezek a tartalmak az X-Archive-ban használt hierarchiával kezelhetôk. … és a megvalósítás Amikor adatraktárunk megvalósítási lehetôségeit kerestük, az egyik követelmény az volt, 142



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

hogy az érintett társaságok legyenek valóban elkötelezettek a digitális archiválás és megóvás mellett. Az 1. és a 2. szinten az IBM DS4500 hardvert választottuk 3584 szalagos könyvtárral és Tivoli adatkezelô szoftverrel. Most 11,5 TB lemez- és 50 TB szalagos tárhelyünk van. A lemezek FC/SCSI (8 TB) és Serial ATA (3,5 TB). Ennek az egyetlen rendszernek a határértékei lemezen 32–56 terabájt, és LTO-2 szalagon 400 terabájt. A tároló rendszert és az elsô szervereket 2003 végén telepítettük. A szerverhardver szintén az IBMtôl származik. Nagyon nehéz volt a döntéseket meghozni a 3. szinten. Végül két finn szoftvertársaságot választottunk, és elôírtuk, hogy termékeiket integrálják. Az AvainTechnologies XML-alapú eszközökkel rendelkezett, amelyekkel a levéltárosok a maradandó és a hosszú távon megôrzendô anyagokat kezelhetik (X-Archive). Az XML-formátumokkal volt tapasztalatuk, míg a digitális aláírási és PKI-hitelesítési eszközöket már a használatban tesztelték, de a metaadat-beviteli és keresési funkciók vagy teljesen hiányoztak vagy nem voltak elég magas szintûek. Egy másik cég, a Profium, kiváló RDF-alapú információkezelô mûködtetô motorral rendelkezett, ez volt a SIR (Semantic Information Router), amelyet néhány levéltári alkalmazásban, illetve hírügynökségeknél már használtak. A Profiumot bevontuk a Sähke-specifikáció konzultációs munkálataiba is. A munkafolyamat az archív anyaggal kezdôdik (a PACS-rendszer kivételével), a megfigyelt mappákból a tartalmak automatikus bevitelétôl a SIR-inputkezelôkön keresztül; ezek most már kezelni tudják a broadcast wave- és az Adobe-alapú fájloknál alkalmazott XMP-t. A manuális feltöltés elkészült, és a metaadatokat a magunk által felépített SIR felhasználói interfészek készítik el. A tartalmak a tároló rendszerben kerülnek elmentésre, és a metaadatokat a SOAP-on keresztül az X-archive-be másolják. A keresést a SIR-funkcionalitás kihasználásával RDF-alapú felhasználói interfészekkel lehet elvégezni; a levéltárosok használhatják az X-archive-ot, amely rendelkezik azzal az archiválási hierarchiával és azokkal a szabályokkal, amelyek szükségesek a tartalmak megóvásának kezeléséhez. A SIR-t fogjuk felhasználni automatikus konverterként is. A rendszer indulása után 14 hónappal visszatekintve elmondható, hogy alábecsültük az inputkezelô programok és a felhasználói interfészek építéséhez szükséges munkát. Ezen kívül a rendszer olyan, amilyet vártunk tôle, sôt többet is tud annál. Az X-archive tekintetében most kapjuk meg a jobb funkcionalitással rendelkezô újabb generációt, és ekkor a rendszernek ez a része is teljes mértékben használhatóvá válik. A PACS-rendszert illetôen magas szintû rendelkezésre állást és megbízhatóságot írtunk elô, hogy a karbantartási költségeket alacsonyan, míg a szolgáltatás minôségét magasan tarthassuk. A radiológiai archívum a Sectra nevû svéd cég terméke. Ugyanaz a szoftver kezeli a képelosztási és radiológiai munkaállomás-szolgáltatásokat, azaz teljes körû PACS-szolgáltatást nyújtunk. A Dél-Savo egészségügyi körzetben a kórházakban vagy egészségügyi centrumokban végzik a vizsgálatokat, majd az eredményeket LAN-on és egy dedikált Ethernet-kapcsolaton (1 gigabit/sec) a mi szervereinkre küldik. Országos szerzôdés keretében ugyanazt a Sectrarendszert használjuk mammográfiai szûrôvizsgálatok kiszolgálásához. A munkálatokat egy önkormányzatok tulajdonában álló társaság végzi. A vizsgálatokat most három állandó szûrôközpontban végzik, ezekbôl 2006 elejére összesen hét lesz. Ezen kívül van még két mobilegység is, és 2006 végéig több mint 20 mobil egységünk lesz. Az állandó centrumok 100 143



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

mbit/s sebességû hálózaton csatlakoznak a Mikkelihez, míg a mobilegységeknél ADSL-csatlakozást alkalmaznak. Általános tároló? Jelenleg többféle típusú archív anyagunk van, és reméljük, hogy még többféle lesz. Az egyik fô elképzelésünk az volt, hogy képessé váljunk különféle formátumú, különféle ágazatokból származó eltérô fajtájú anyagok kezelésére. Ennek egyszerû oka van: minél több bájttal dolgozunk, a munka bájtonként annál olcsóbbá válik. De ennél is fontosabb, hogy a tartalmaknak a digitális archívumba történô migrációja közös ellenôrzés alatt kell, hogy megtörténjék. Így láthatjuk a különféle típusú anyagok, alkalmazások és ügyfelek megértésének elônyeit is. Az egészségügyben a magánélet védelme és az adatbiztonság az 1. és a 2. számú prioritás, és üzleti tartalmaknál ugyanezeket a módszereket és gyakorlatot tudjuk alkalmazni. Az audiofájlokkal végzett munkánk során megismert technikai metaadat-ismereteket felhasználhatjuk akkor is, amikor egy kórház számára hozunk létre fotóarchívumot. Azok, akik a világot kizárólag a saját szakmájuk szemszögébôl nézik, sokszor adtak hangot kétkedésüknek ezzel a multidiszciplináris megközelítéssel kapcsolatban, és örömmel mondhatom, hogy úgy találtam, a levéltárosok ennél sokkal szélesebb látókörûnek bizonyultak. Idén nyáron a tudománytörténetet tanulmányoztam, ahol ugyanazokat a falakat láttam, mint amelyekkel az emberek fejében találkozunk: néhányan úgy vélik, hogy csak a tudós írhatja meg a tudomány történetét, míg mások úgy látják, hogy ezt csak a történész teheti meg, mert csak ô képes rá. Én egyikükkel sem értek egyet. Az indulásunk lehetett túl korán – vagy túl késôn – a nézôponttól függôen. A probléma az, hogy az elektronikus dokumentumok kezelésének módszere, gyakorlata és eszközei fejlôdésben vannak. Már hallották Markus Meremnies úrtól, hogy Finnország Nemzeti Levéltára most tette közzé a kormányzati szervezetek digitális tartalmai archiválásának szabályait. E szerint még évekig fog tartani, amíg azok alapján a dokumentumkezelô rendszerek archiválandó tartalmakat továbbítanak a Nemzeti Levéltárba. Ez viszont nem jelenti azt, hogy nekünk várnunk kellene. Sok anyag van más területeken is, ami mind megfelelô megôrzésre vár.

Az ELKA átáll a digitálisra Az elsô speciális projektünk 2004 elején az ElkaD volt. Ezt a projektet közösen hajtjuk végre a Finn Üzleti Nyilvántartások Központi Archívumával (ELKA). A Mikkeliben lévô ELKA már 25 éve az üzleti dokumentumok és nyilvántartások nemzeti adatraktáraként szolgált. 18 000 iratfolyóméternyi papírlevéltár tartalmazza az iparban, a kereskedelemben és a szolgáltatásokban mûködô finn vállalatok lényeges archív anyagait. Az üzleti nyilvántartások nemcsak papírdokumentumokat tartalmaznak, 2003-ban már mintegy 1200 órányi audiovizuális anyag is volt mágnesszalagokon és filmeken, ezen kívül rengeteg gépészeti, villamossági és más tervrajz a hajógyáraktól, autóbuszgyártóktól és ipari épületek tervezôitôl. Az ilyen úgynevezett speciális anyaggal a legnagyobb gond az volt, hogyan lehet a mágnesszalagokon lévô analóg hang- és videofelvételeket megôrizni. Ennek az anyagnak a nagy részét máris az információvesztés veszélye fenyegeti. Tapasztalataink szerint a színek már halványulnak, 144



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

és a hang is bizonytalan. Ha még egy évtizedet elvesztegetünk, nem marad sok, amit megôrizhetnénk. A munkát azonban nem csak ehhez az egy projekthez végeztük. A projekt eredményeként az ilyen jellegû anyagok digitális formátumban történô elmentésének és a kutatók, illetve a nyilvánosság számára elérhetôvé tételének módszereire és legjobb gyakorlatára vonatkozó dokumentációt megvizsgáltuk és megtartjuk. Az anyag egy része még mindig korlátozott hozzáférésû volt, így ennek is voltak tanulságai. Ez idáig úgy tanultuk, hogy a hang digitalizálása egyszerû folyamat, de a videó folyton problémákat okozott számunkra. Lehetséges, hogy ezek a problémák abból a döntésünkbôl származnak, hogy nem alkalmazunk csúcsminôségi megoldásokat. Mi a Pinnacle Crome és a Liquid Edition munkaállomásokat használjuk. A Chrome egészen jól mûködik a professzionális szalagokkal, mint amilyen a U-Matic és a 8 mm-es filmszkennerünk, de a szabványos VHS-nél a függôleges sorok száma nem egyezett meg, így kénytelenek voltunk a Liquidet használni. Az anyag egy része ezen sem jól fut, néha elhagy képkockákat, és idônként a hang sincs szinkronban. Nem csoda, hogy a videodigitalizálás nem szabadalmaztatott formátumban sosem volt túlzottan népszerû. Ezzel együtt is úgy véljük, hogy nekünk ez az MPEG-2 és MPEG-1 formátumok alkalmazásával sikerült. Az üzleti mûveletek digitalizálása a másik nagy veszedelem a történészek és a levéltárosok számára. Ma már nem írnak leveleket, és az e-mailek pedig elvesznek. Az ELKA-ban analóg formátumban folyamatos dokumentumgyûjtemények vannak a társaságoktól, a 90-es évektôl viszont a dokumentumokat már nem nyomtatták ki, hanem csak adatbázisokban tartották meg ôket. Ha az információ most adatbázisokban található, a láncolat gyakran megszakad. Az adatbázisok papírra nyomtatása kizárólag a papírgyártók számára járna elônnyel, az az információ viszont, ami az elavult rendszerekben maradt, szinte soha nem használható késôbb, kivéve, ha a kutató képes és hajlandó több ezernyi nyomtatott adatbázis-táblázatot vagy szekvenciális táblázatot és rendszerleírást elolvasni. Elsô megóvandó adatbázisunk a Musa-adatbázis, amely a finn mûsorszóró társaság (YLE) által sugárzott valamennyi rádiómûsor elôadóiról és a kapcsolódó szerzôi jogokról tartalmaz információt. Ezt az információt 1991 és 2004 között DMS-alapú Musa-adatbázisban mentették el; ezt mi most strukturált dokumentumformátumban archiváljuk. Digitalizálni fogjuk az egész rendszert és a projektinformációt. Mivel a Musaban lévô információra ma is szükség van, például amikor a mûsorokat ismétlik, az új ISO-SQL-t használó normalizált archiválási adatbázist hozzuk létre. Ez az adatbázis nyitva áll a kutatás és az YLE belsô használata elôtt ugyanúgy, mint a korábbi papíralapú zenei jelentések, amelyek most az ELKA polcain sorakoznak. A korábbi idôkhöz képest az az eltérés, hogy az információ ma hálózaton keresztül érhetô el. Az eredetileg is digitális anyagokkal kapcsolatban az YLE másik együttmûködési megállapodást kötött az ELKA-projekttel. Ennek megfelelôen a Mikkeli Polytechnic menti majd el a belsô vezetôi csoportok jegyzôkönyveit. Ezeknek a nagy részét papíron is archiválták az ELKA-ban. Az ipari cégek széles körben használnak digitális fényképeket. Professzionális fényképészek alkalmazása helyett a dokumentáció nagy részét digitális kamerák segítségével készítik, így 145



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

a fájlszerverek gyakran teli vannak képfájlokkal. Még akkor is, ha ezeknek csak kis részét ôrzik meg a levéltárakban, az új formátum problémákat okozott a hagyományos fotóarchívumok számára. A digitális fotók – csakúgy mint más digitális formátumok – magukkal hordoznak értékes technikai metaadatokat, amelyekre szükség lesz a jövôben használatos formátumokra történô konverzióknál. Az ilyen metaadatok elmentése és a fotóarchívumok jövôbeni igényeinek értékelésére a Mikkeli Polytechnic és az ELKA együttmûködési megállapodást kötött az UPM Kymmene-vel, egy finn erdészeti feldolgozóipari óriással. az ELKA-projekt ezen részében teszteljük az új fotóarchiválási alkalmazást. A vezérelv ebben az, hogy a Photoshop XMP alkalmazásával valamennyi metaadatot be kell vinni a JPEG-fájlokba, majd automatikusan továbbítani az archiváló szoftver RDF-struktúrájába; késôbb meglátjuk, hogy a fényképészek és a marketinggel, illetve dokumentációval foglalkozók be tudják-e írni az alapvetô metaadatokat, illetve ha igen, megteszik-e! Az ebben az alkalmazásban leírt mezôk: • Címsor • Képaláírás • Elérési út • Készítette • Idô (kezdet és vég dátuma) • Támogatott szókészlet • Ügyfél által meghatározott kategória. Hogy ôszinték legyünk, létezik felhasználói interfész a levéltárosok számára a metaadatok hozzáadásához és szerkesztéséhez.

Önkormányzati digitális levéltár Mint már említettem, Finnországban 430 önkormányzati városi vagy vidéki körzet van, amelyek mindegyike a saját irattáráért felel. Ezen önkormányzati szervezetek lakosságszáma 131 ezertôl 599 ezerig terjed, és maguk a szervezetek is nagyon eltérôek lehetnek. A papírkorszakban a kicsi és a nagy közötti különbség nagyrészt az archiválandó anyag mennyiségében és természetesen a feladat ellátásához szükséges levéltárosok számában jelentkezett. A digitális korszakban sokkal nagyobbak az eltérések: a nagyvárosok, ha úgy akarják, teljes digitális adatraktárt építhetnek, míg a kicsik egy tisztességes digitális archiváló rendszert sem engedhetnek meg maguknak. A DAT-szalagos biztonsági mentéssel ellátott fájlszerver nem digitális adatraktár. A Kunda-projektben Pieksämaa-val, egy 8700 lakosú település önkormányzatával együtt hozunk létre egy modellt arra, hogy a kicsi és közepes önkormányzatok miként léphetnek át a digitális korba. Terveink szerint a projekt eredményei képezik majd az önkormányzati szervezetek számára elôirányzott országos archiválási szolgáltatások alapját. A cél ugyan a jövôben van, mi azonban visszafelé is tekintünk. A jövôre nézve, az eredetileg is digitális anyagok bevitelén a SÄHKE-projekt eredményei, valamint a tervrajzokra és más rajzokra 146



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

vonatkozó projektben készült tanulmány alapján dolgozunk. Visszatekintve, digitalizáljuk az önkormányzati képviselô-testületek, illetve tanácsok által létrehozott anyagot. Mintegy 50 iratfolyóméternyi anyagot kell majd digitalizálnunk. Pieksämaa új önkormányzat, amelyet 2003-ban három kisebb vidéki körzet egyesítésével hoztak létre. A régi irattárak egyikét az ésszerûség határain belül digitalizálni fogjuk, a másiknál elôre jelezzük, hogy melyek a leggyakrabban használt anyagok, és ezeket digitalizáljuk, míg az utolsóhoz hozzá sem nyúlunk. Amikor már ismerjük a digitalizálási költségeket, mérni fogjuk a digitalizált és a nem digitalizált anyagok használatát, és megnézzük, hogy a digitalizált vajon jobban hasznosítható-e, mint az az anyag, amely csak papíron létezik.

ASP-szolgáltatások az egészségügynek Az elsô fizetett szerzôdéseinket az egészségügyi szektorral kötöttük. Kezdetben alkalmazási szolgáltatásokat (ASP) nyújtottunk egy regionális, illetve egy országos szervezet radiológiai képarchívuma számára. Ezeknek a felvételeknek a megôrzési ideje csak 10–20 év, de kérték, hogy az anyag 6,6 százalékát maradandóan ôrizzük meg kutatási célra. A regionális szerzôdés évi 75 ezer, az országos szerzôdés közel évi 200 ezer vizsgálatra épül. Terabájtban számolva ez több mint 40 Tb évente. Az anyag archiválása csak egy része ezeknek a szerzôdéseknek, a másik az, hogy a klinikai felhasználók számára biztosítanunk kell a képek szétosztását, és ezen kívül a radiológusok számára különleges munkaállomásokat állítunk be. Ezekkel a szerzôdésekkel megsértjük a magunk és a levéltári közösség általános szabályát, tudjuk ugyanis, hogy aktív információs rendszerek nem szolgálhatnak archívumként. Erre azonban van magyarázatunk: becsléseink szerint a PACS-rendszer a frissítéseivel akár több mint húsz évig is mûködhet, és biztosak vagyunk benne, hogy néhány éven belül meg fogjuk oldani ezt a problémát. Ezen kívül, e szerzôdésekben leírt felelôsségünk egyszerre legfeljebb öt évre szól; ha a szerzôdés megszûnik, mi csak átadjuk a digitális formátumban, DICOM-szabvány szerint szalagon ôrzött anyagot az ügyfélnek. Ahhoz azonban, hogy ez illeszkedjék a migrációs útba, azt tervezzük, hogy egy metaadat-alapú archív megoldást fejlesztünk ki az egészségügyi szervezetekben létrehozott képekre a CDA R2- és DICOMinformáció felhasználásával. Amikor nekifogunk egy digitális adatraktár létrehozásának, fontos, hogy megszerezzük azokat az ügyfeleket, amelyek gondoskodnak a kritikus tömegû terabájtról, és a kezdet kezdetétôl fizetnek a szolgáltatásokért. Az egészségügyben az archívumokban megôrzendô adatok 80 százaléka a radiológiai osztályokról érkezik. Ez új megközelítés iránti igényt hozott létre, különösen mert az egészségügyi körzetek informatikai igazgatói nem hajlandók az anyagot húsz évig megôrizni, hiszen azt csak ritkán használják. Az egészségügyben folytatni fogjuk a teljes kórtörténet archiválását. Az ilyen rendszerekben létrehozott adatok megôrzési ideje 100 évig terjedhet, és világos, hogy az aktívan használt rendszerek nem használhatók maradandó archívumként, és itt az archiválás szerepe is eltérhet, és az archívum rendszerintegrátorként is mûködhet. A tartomány egészségügyi szervezetei akár több százféle rendszert is használhatnak. A digitális archívum sokkal 147



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

könnyebben fogadhatja és oszthatja szét ezt az információt a rendszerek között, mintha e rendszerek százainak kellene egymás között kommunikálniuk. Finnország nemzeti egészségügyi stratégiája feltételezi, hogy a digitális kórtörténeteket az egészségügyi intézmények meg tudják osztani egymással még akkor is, ha a beteg elköltözik vagy más tartományba utazik. Ennek elérése érdekében a rendszereknek a magánélet védelmére és az adatkezelés biztonságára vonatkozó legszigorúbb elôírásokat is teljesíteniük kell.

A levéltárak szerepének bôvítése Jelenlegi tapasztalataink összegzéseképpen elmondhatom, hogy nagy elônyét látom a digitális archiválásnak. A legjobb dolog az, hogy az adatraktárakban lévô anyagot a kutatók, és a nyilvánosság számára is saját számítógépükön tudjuk biztosítani. Ebben a szerepben a levéltári közösség igen érdekes forrása lehet az információs társadalom által kért digitális tartalmaknak, és egyben részesévé válhat annak a demokratikus folyamatnak, amelyben az állampolgárok – de a közigazgatás is – könnyen kaphatnak az érdekeiket érintô pontos információt. Abban is biztos vagyok, hogy a követendô út a megóvási szolgáltatások néhány digitális adatraktárba történô centralizálása, viszont a források decentralizált módon történô felhasználása. Az országok közötti információs sztrádák hamarosan lehetôvé teszik a tartalmak mozgását; így a nemzeti adatraktárak olyan megosztott hálózattá válhatnak, mint például amelyeket a Distarnet- vagy LOCSS-projektek elôre jeleztek. Ezen az európai fórumon szeretném megjövendölni, hogy az Európai Unió elektronikus levéltárai három-öt helyszínen lévô digitális adatraktárban megoszthatók lesznek. Mindent megteszünk annak érdekében, hogy ezen helyek egyike Mikkeli legyen.

148


Records

A PRONOM SZOLGÁLTATÁS A HOSSZÚ TÁVÚ MEGÓVÁST TÁMOGATÓ TECHNIKAI RENDSZERLEÍRÓ ADATBÁZISOK Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A PRONOM SZOLGÁLTATÁS A HOSSZÚ TÁVÚ MEGÓVÁST TÁMOGATÓ TECHNIKAI RENDSZERLEÍRÓ ADATBÁZISOK Adrian Brown Bevezetés A digitális objektumok elérhetôségének fenntartása egymással összefüggô technikai alkotóelemek bonyolult halmazától függ; ilyenek az adatállomány formátuma, az operációs rendszer, a karakterkódolás, valamint a szoftvereszközök. Mára széles körben felismerték, hogy a digitális objektumok technikai jellemzôirôl és függôségeirôl pártatlan és pontos információt szolgáltató technikai rendszerleíró adatbázisok a hosszú távú megóvás alapvetô elôfeltételei. Ez a dolgozat a folyamatban lévô kezdeményezéseket vitatja meg, különös tekintettel az Egyesült Királyság Nemzeti Archívuma (TNA) PRONOM1-szolgáltatásának folyamatban lévô fejlesztésére.

A rendszerleíró adatbázisok szükségessége Az elektronikus iratok számos problémát okoznak a levéltárosok számára, amelyek mindegyike azonban egyetlen mögöttes kérdésbôl adódik: a digitális objektum hozzáférhetôsége teljes egészében a technológiától függ. Az adott formátumú adatállományhoz szükség van valamilyen szoftverre annak dekódolásához és megjelenítéséhez; ennek a szoftvernek a futtatásához pedig meghatározott kombinációjú hardver, operációs rendszer és esetleg más szoftver kell. Ahhoz, hogy az adathordozó hozzáférhessen az általa tárolt adatokhoz, hasonlóképpen szüksége van sajátos hardverkombinációra, szoftverre és operációs rendszerre. Az elektronikus iratok bármilyen archiváló programjának a középpontjában a technikai összefüggések ilyen komplex hálózatának a megértése áll. Azok a technológiák, amelyektôl az elektronikus iratok teljes mértékben függnek, folyamatosan fejlôdnek: a létezô technológiákat új verziókban továbbfejlesztik, vagy azok elavulnak, és teljesen új technológiák jelennek meg, és lépnek a helyükre. Ez nagyon gyorsan is megtörténhet, hiszen a szoftvertermékek új verzióit évente adják ki. A levéltárosnak nem csak azzal a kihívással kell szembenéznie, hogy megértse az ilyen technikai függôségek természetét, hanem azzal is, hogy állandóan figyelnie kell az elektronikus iratokhoz való 149

Adrian Brown Electronic


Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

folyamatos hozzáférést fenyegetô változásokat. Az ilyen problémák megoldására a TNA PRONOM név alatt leíró adatbázis-rendszert fejlesztett ki. A PRONOM mindazok számára fontos eszköz, akik az elektronikus iratokhoz és más, kulturális, történelmi vagy üzleti értéket képviselô digitális objektumokhoz való hosszú távú hozzáférés támogatásához szükséges adatállomány-formátumokról, szoftvertermékekrôl, operációs rendszerekrôl, hardverekrôl és más technikai elemekrôl tárgyilagos és pontos információt igényelnek. A PRONOM 2003 óta ingyenesen áll rendelkezésre a világhálón, és legutóbbi változata – a PRONOM 4 – számos lényeges bôvítést is tartalmaz, többek között az adatmodell lényegi felülvizsgálatát, amely lehetôvé teszi számunkra, hogy konkrét adatállomány-formátumokról részletes leíró információt kapjunk, beleértve – ahol ez lehetséges – a hivatkozást a korábbi specifikációkhoz. A felhasználók most elôször konkrét fájlformátumokra kereshetnek rá, és igen széles körben kereshetnek vissza információt a támogatott byte-sorrendre vonatkozó szabványtól és tömörítési módszerektôl a szerzôi jogi és szabadalmi korlátozásokig. Leíró adatbázis-szolgáltatásokra lehet szükség különféle megóvási tevékenység támogatásához, ilyen például a digitális objektumok technikai jellemzése, a megóvás tervezése vagy az olyan megóvási tevékenységek, mint a migráció. A leíró adatbázis szerepe szélesebb lehet, mint az információk egyszerû passzív adatraktára. A TNA a PRONOM-ot aktív, sôt proaktív alkotóelemként fejleszti, hogy lehetôvé tegye megóvási szolgáltatásainak automatizálását.

A megóvás támogatása A digitális objektumok aktív megóvásához három fô, ciklusokban mûködô funkcióra van szükség. Elôször is, meg kell értenünk a tárolandó digitális objektum jellegét; ha ez ismert, mert kell határoznunk és meg kell terveznünk a megóvási tevékenységeket, például a formátummigrációt, amire szükség lehet, valamint azt is, hogy ezeket a tevékenységeket mikor kell elvégezni. Végül, a megóvási tervet végre kell hajtani és az eredményeket validálni kell. A leíró adatoknak központi szerepük van a karakterizáció, a megóvás tervezése és a migráció hármas funkciójának támogatásában. A TNA a közelmúltban kezdeményezte a Seamless Flow (zavarmentes áramlás) elnevezésû nagy programot, amely az elektronikus iratok kezelési folyamatait egész életciklusukon át, a létrehozástól, értékeléstôl, kiválasztástól és a kormányzati intézményektôl való átadástól a TNA-nál történô megóvásig és terjesztésig integrálni és automatizálni fogja. E program központi eleme az aktív megóvási képesség kifejlesztése, amely karakterizációhoz, a megóvás tervezéséhez és a migrációhoz szükséges funkciókkal rendelkezik. E szakasz fennmaradó részében részletesen tárgyaljuk ezeket a funkciókat, valamint a PRONOM leíró adatbázisnak a támogatásban betöltött szerepét.

150

A PRONOM SZOLGÁLTATÁS A HOSSZÚ TÁVÚ MEGÓVÁST TÁMOGATÓ TECHNIKAI RENDSZERLEÍRÓ ADATBÁZISOK


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Karakterizáció Ez az, ami valamennyi utóbb következô megóvási tevékenységet alátámasztja: ha nem értjük meg a digitális objektum pontos technikai jellemzôit, nem is remélhetjük annak megóvását vagy hozzáférhetôvé tételét. A TNA karakterizációs módszertana három elkülönülô szakaszból áll: azonosítás, validálás és a jellemzôk kivonatolása. Az azonosítás határozza meg az objektum pontos formátumát (például PNG 1.0). A validáció ellenôrzi, hogy az objektum megfelelôen formázott-e és érvényes-e a formai elôírásaival (például a PNG 1.0-hoz a W3C elôírás) összevetve. A jellemzôk kivonatolása az objektumnak azokat a tulajdonságait méri fel, amelyek lényegesek hosszú távú megóvásához. Ezek lehetnek az objektum formátumának generikus tulajdonságai, vagy egy adott objektum konkrét tulajdonságai; ezeket két kategóriára oszthatjuk: • A megjelenítés jellemzôi: Ezek az objektum adott technikai manifesztációjából származtatott jellemzôk, amelyek meghatározzák azokat a technikai függôségeket, amelyektôl a hozzáférés függ, és ezért meghatározzák a megóváshoz alkalmazható választási lehetôségeket is. Közéjük tartoznak mind az explicit jellemzôk, mint például az az adatállományformátum-elôírás, amelynek az objektum megfelel, a karakterkódolás, illetve az alkalmazott tömörítési algoritmus, valamint az implicit jellemzôk, mint például az objektum eléréséhez szükséges, a hardvert, szoftvert és operációsrendszer-függôségeket is magában foglaló technikai környezet. • Inherens jellemzôk: Ezek a jellemzôk az objektum alapjául szolgáló sajátosságokból származnak, nem annak a konkrét technikai megjelenésétôl; ezek határozzák meg azokat a tulajdonságokat, amelyeket hosszú idôn át többféle technikai megjelenítési formátumban is meg kell óvni, annak érdekében, hogy az objektum hitelessége fennmaradjon. Ezek kapcsolódhatnak az objektum formátumához (például raszterkép felbontása, valamely hangfelvétel mintavételi rátája vagy valamely dokumentumban alkalmazott betûkészlet) vagy annak tartalmához (például ahhoz a naphoz, amelyen valamely e-mailt kézhez vettek). Ezek a tulajdonságot mindkét esetben explicit vagy implicit módon azonosíthatók és magából az objektumból vagy valamilyen külsô forrásból származtathatók lehetnek. Például a raszterképhez alkalmazott tömörítési algoritmust az objektum bitfolyamában lévô konkrét értékkel azonosíthatjuk, de megállapítható ez alapértelmezésben a fájlformátum azonosításával is. Hasonlóképpen elôfordul, hogy egy XML-dokumentumhoz külsô sémára van szükség bizonyos tulajdonságok meghatározásához. A TNA olyan karakterizációs szolgáltatást fejleszt ki, amely ezeket a funkciókat moduláris felépítése révén biztosítja, lehetôvé teszi új és meglévô eszközök kombinációinak egy szabványos illesztôfelületen keresztül történô hasznosítását. Az elsô ilyen azonosítási szolgáltatásokat biztosító eszközt a PRONOM 4 végleges változata részeként fejlesztették ki. A DROID (Digital Record Object IDentification – digitális iratobjektum azonosító) a fájlformátumok automatizált kötegelt azonosítását végzi belsô és külsô aláírások felhasználásával, azonosítva a digitális adatállományok konkrét fájlformátum-verzióit, és azokról jelentést készít. A DROID elôször megkísérli az adatállományt a belsô aláírások listájának megfelel151



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

tetni – ezek a formátum azonosításához felhasználható konkrét bájtminták. Ezek az aláírások hexadecimális értékek sorozataként jelennek meg; magukban foglalhatnak helyettesítô mûveleti jeleket is, ami rendkívül rugalmas és kifejezô szintaxist biztosít. A belsô aláírásnak való megfelelés a formátum pozitív azonosítását eredményezi. Másodlagos módszerként a DROID megkísérli a megfeleltetést az esetleges külsô aláírásoknak is; ezek jelenleg az állománynév-kiterjesztésekre korlátozódnak, bár a jövôben más típusok támogatására is képes lehet, például a Macintosh adatelágazásokhoz is. Azonban a kizárólag külsô aláíráson alapuló azonosítás sokkal alacsonyabb szintû prioritást élvez. Az aláírásokat XML aláírásfájlban tárolják, amelyet a PRONOM technikai rendszerleíró adatbázisába felvett információból generálnak. Jelenleg ez több mint 130 belsô aláírást és több mint 600 külsô aláírást tartalmaz. A PRONOM-ba rendszeresen felveszünk új és frissített aláírásokat; a felhasználók konfigurálhatják a DROID-ot úgy, hogy az automatikusan letöltse a frissített aláírásfájlokat a web-szolgáltatáson keresztül. Az aláírásszintaxis és az XMLsémák teljes dokumentációját most tesszük közzé a PRONOM honlapján. A DROID-ot úgy tervezték meg, hogy az nagyszámú fájl kötegelt feldolgozását támogassa. Lehetôvé teszi, hogy fájlokat, illetve mappákat lehessen kiválasztani egy adott fájlrendszerbôl azonosításra, és azokat XML- vagy CSV-formátumban listaként elmentsék. Az azonosítási folyamat lefuttatása után az eredmény további feldolgozásra megjeleníthetô XML-, CSV- vagy nyomtatóbarát (HTML) formátumban, vagy importálható a megfelelô megóvási metaadatsémába. A DROID ingyenesen letölthetô a TNA honlapjáról, és mivel azt teljes mértékben Java-ban írták, teljesen platformfüggetlen. A más rendszerekhez való integrálás megkönnyítése érdekében az mind grafikus felhasználói felülettel, mind parancsfelülettel rendelkezik. A validálás és a jellemzôk kivonatolása céljára harmadik felek meglévô eszközeit kívánjuk használni, ha csak lehetséges, ilyen például a JHOVE formátumvalidátor2, amit a Harvard Egyetem fejlesztett ki, vagy az újzélandi Nemzeti Könyvtár metaadat-kivonatolója3.

PRONOM egyedi azonosítók E fejlesztésekkel párhuzamosan a TNA létrehozza a PRONOM egyedi azonosítók (PUID-ok) kiterjeszthetô sémáját, ami a fájlformátumok számára állandó kivételes és egyértelmû azonosítókat biztosít. Az ilyen azonosítók alapvetô fontosságúak az elektronikus objektumok cseréjéhez és kezeléséhez, mivel ez teszi lehetôvé a humán vagy automatizált felhasználás számára, hogy az objektum kódolási formátumát egyértelmûen azonosíthassák, és ezt az azonosítást megoszthassák. Ez egyszerre tulajdonítható az azonosító inherens egyediségének, valamint annak, hogy kötôdik a formátum pontos leírásához valamilyen fájlformátum-iratban, például a PRONOM-ban. Egyetlen létezô egyetemlegesen alkalmazható rendszer sem tudja ezt biztosítani. Az UNIX „varázsszámai", illetve a Macintosh adatelágazásai e funkcionalitás egy részét biztosítják, de ez már nem áll a Microsoft DOS vagy Windows környezetre. A három karakterbôl álló állománynév-kiterjesztés sem nem szabványosított, sem nem egyedi, és azt a különféle környezetek eltérôen értelmezik. Hasonlóképpen, az

152



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

IANA MIME-típusú séma sem biztosít elegendô tagoltságot vagy lefedést ahhoz, hogy az egyedi azonosítás követelményeit teljesíteni tudja. A PUID-sémát kifejezetten arra a célra fejlesztették ki, hogy ilyen azonosítókat biztosítson.

Az e-Government Metadata Standard4 (e-kormányzat metaadatszabvány) legutóbbi verziójában PUID-ok új rendszerét fogadták el, mint a fájlformátumok leírásához szükséges javasolt kódolási sémát. Ez azt jelenti, hogy most elôször az Egyesült Királyság egész kormányzati szektorában konzisztens, állandó és erôsen tagolt sémát használnak a fájlformátumok leírására. Ahhoz, hogy a PUID-ok egységes erôforrás-azonosítóként (Uniform Resource Identifiers – URI) kifejezhetôvé váljanak, és ezek az azonosítók közhasználatra rendelkezésre álljanak a webalapú leíró technológiákban, a cél az, hogy a PUID-sémát névtérként az info URIsémában5 regisztrálják. Ezt a sémát a könyvtár és a kiadói közösségek fejlesztették ki, hogy elôsegítsék az információs eszközök URI-k segítségével történô hivatkoztatását azokban az esetekben, amikor az információs tárgyak nyilvános névtérben rendelkeznek ugyan azonosítóval, de nincsenek megjelenítve URI-allokációban. Ez egy egyszerû URI regisztrációs mechanizmust biztosít a nyilvános információs eszközök hivatkoztatásának támogatására az esetleges késôbbi URI-séma vagy URN-névtér alkalmazás elôtt. A tipikus PUID info URI-ként a következôk szerint fejezhetô ki: info:pronom/fmt/42 A jövôben a séma kiterjeszthetô, hogy magában foglalja a PRONOM által leírt többi technikai összetevôt is, például az operációs rendszereket és a kódoló-dekódolókat.

A megóvás tervezése Bármilyen megóvási szolgáltatás döntéshozatali alapja a megóvás tervezése. Szerepe, hogy azonosítsa és figyelemmel kísérje a technológia változásait és azok potenciális hatását az adatraktárban tárolt elektronikus iratokra, és megóvási stratégiákat fejlesszen ki az ilyen technológiai változások hatásának enyhítésére. A TNA hosszú távú megóvási stratégiája az objektummigrációra épül, amelyhez valamennyi irat eredeti formátumban történô megtartása kapcsolódik. Rendszerünk ezért az elektronikus iratok új formátumokra történô automatikus konverziójához történô migrációs utak fejlesztésére összpontosít, megóvási vagy bemutató célra egyaránt.

A TNA megóvástervezési módszere négy fô funkciót tartalmaz: • Kockázatértékelés: Az adatraktárba történô bevitel pontján minden egyes objektumot kockázatértékelésnek vetnek alá. Ez a kockázatértékelés a szabványos kritériumokra épül, amelyeket az objektum folyamatos hozzáférhetôségét fenyegetô aktuális kockázatok fô mutatóiként választottak ki. Ezek a kritériumok generikus és specifikus kockázati tényezôkre oszthatók. A generikus kockázati tényezôk az adott formátumú objektumok 153



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

esetében azonosak; ilyen például a formátumspecifikáció nyilvánosságra hozatalának a foka, vagy a szoftvertámogatás aktuális sokfélesége, és az közvetlenül a PRONOM-ban tárolt információra történô hivatkozással számítható. A specifikus kockázati tényezôk azok, amelyek az objektum egyediségéhez kapcsolódnak, ilyen például a makrók jelenléte egy Word-dokumentumban vagy a külsô betûkészletek használata a PDF-fájlban. Ezeket a karakterizációs eszközök segítségével kell azonosítani.

A kockázatértékelés eredményét a megóvási tevékenység sürgôsségi fokának megállapításához használják fel: az alacsony kockázat egyszerûen azt jelzi, hogy a kockázatértékelést valamikor a jövôben újra el kell végezni, míg a nagy kockázat azonnali intézkedést vált ki.

• Technológiafigyelés: A technológiafigyelés a technológiai változások folyamatos nyomon követésének folyamatát írja le, ami a leíró adatbázis tartalmának frissítését eredményezi. Ezek a frissítések megváltoztathatják a fent leírt kockázati kritériumokat. Például, ha megszûnik valamelyik szoftvertermék támogatása, az megváltoztathatja az adott szoftver által támogatott formátumokhoz kapcsolódó kockázatot. A PRONOM már nyilvántartja az elektronikus iratok létrehozásához vagy hozzáférhetôvé tételéhez szükséges szoftvereszközök terméktámogatási életciklusát, és a PRONOM 4-ben ezt a támogatásra vonatkozó információt már kiterjesztették más technikai alkotóelemekre, például a fájlformátumokra is. Ez az információ életfontosságú szerepet tölt be a migráció idôpontjára vonatkozó döntések meghozatalánál. • Hatásvizsgálat: Ez a folyamat elemzi a kockázatértékelés és a technológiafigyelés eredményeit annak érdekében, hogy az adatraktárban tárolt objektumokra gyakorolt tényleges hatást meg lehessen határozni. Például, a technológiafigyelés által kiváltott kockázati kritériumváltozás megköveteli, hogy valamennyi érintett objektum tekintetében új kockázatértékelést végezzenek. Hasonlóképpen, a korábban alacsony kockázatúként értékelt objektumokat idôszakonként újra kell értékelni: a hatásvizsgálati funkció állapítja meg, hogy fennáll-e még ez a helyzet, és azonosítja az érintett objektumokat. • Migrációs út generálása: A megóvás tervezésének utolsó szakasza a szükséges megóvási intézkedés részletes meghatározása. Ez a migrációs út formájában történik, ami pontosan leírja valamely objektumnak az egyik technikai megjelenítési formáról a másikra történô migrálásához szükséges pontos lépéseket. Így a migrációs út a migrációs eszközök sorozataként határozható meg, együtt az esetleg szükségessé váló konfigurációs paraméterekkel. A migrációs eszközökre vonatkozó információt a PRONOM nyilvántartja, lehetôvé téve, hogy a migrációs utakat az iratra vonatkozó konkrét hivatkozással határozzák meg. Ezen kívül, az azokra a formátumokra vonatkozó információ, amelyeket egy adott szoftver létre tud hozni, információt hozzáférhetôvé tud tenni, képezi majd a potenciális migrációs utak azonosításának alapját.

154


Records

A PRONOM SZOLGÁLTATÁS A HOSSZÚ TÁVÚ MEGÓVÁST TÁMOGATÓ TECHNIKAI RENDSZERLEÍRÓ ADATBÁZISOK Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Ezután valamennyi potenciális migrációs utat precízen tesztelni kell, és az alkalmasnak bizonyultakat késôbbi felhasználásra a rendszerleíró adatbázisba felveszik.

Migráció A megóvási folyamat utolsó szakasza a kiválasztott migrációs folyamat tényleges végrehajtása. Mûködô környezetben az automatizálás az egyetlen életképes módszer erre, és a TNA munkája éppen ezért az automatizált migrációs szolgáltatások szabályozási kereteinek kifejlesztésére összpontosít. Az e szolgáltatások nyújtására tesztelt és jóváhagyott konkrét eszközöket ezután szükség szerint ebben a keretben lehet alkalmazni. Ahol csak lehetséges, megpróbáljuk a meglévô konverziós eszközöket használni. A migrációs szolgáltatás digitális adatraktárunkról a kiválasztott migrációs út segítségével exportálja a korábban migrálandóként meghatározott elektronikus iratokat, és így a migrált iratok új manifesztációként kerülnek be a digitális adatraktárba. E megóvási intézkedések dokumentálása életfontosságú szerepet tölt be az elektronikus iratok folyamatos hitelességének létrehozásában. A TNA olyan átfogó adatmodellt fejleszt, amely lehetôvé teszi az iratok többes megjelenítéseinek és az ôket összekapcsoló migrációs utaknak a dokumentálását és kezelését a digitális adatraktárunkban. Ez a modell figyelembe veszi a digitális objektumok közötti függôségek kérdését is. Ez különösen fontos, tekintettel arra, hogy sok elektronikus irat összetett objektum, amely sok egymáshoz kapcsolódó adatállományból áll, ilyenek például a weblapok vagy a linkkel ellátott vagy beágyazott tartalmú hivatali dokumentumok. Alapvetô fontosságú az ilyen függôségek természetének megértése ahhoz, hogy teljes körûen elôre lehessen jelezni az olyan megóvási intézkedések, mint például a migráció, hatását. Ennek egyszerû példája, hogy ha egy weblap képeit GIF-bôl PNG-be migráljuk, szükségessé válik a HTML képi hivatkozások frissítése is. Így a migrációs út a valóságban a formátumkonverziós folyamatok, szövegjavítási folyamatok és az objektumok közötti társítások kezelésének komplex halmazából áll. Végül, a migráció eredményeit validálni kell. A valós világban történô használathoz, amikor nagyszámú objektum kötegelt migrációjáról van szó, az ilyen validálást automatizálni kell. Már láttuk, hogy egy-egy objektum lényeges tulajdonságait hogyan lehet a karakterizációs eszközök segítségével automatikusan származtatni. A TNA validálási módszerei ezért az újonnan migrált objektumok karakterizálását használják fel, automatikusan összehasonlítva azok lényegi tulajdonságait a forrásobjektuméival. Ez például igazolhatja, hogy a mintavételi frekvencia, a bitráta, a csatornák száma és a hangfelvétel idôtartama állandó a migráció elôtt és után is.

Egyéb kezdeményezések A digitális megóváshoz a technikai rendszerleíró adatbázisok szükségességét széles körben elismerik. Más tervezett jövôbeni hasonló leíró adatbázis-szolgáltatások közé tartozik a Global Digital Format Registry6 (GDFR – a globális digitális formátumok rendszerleíró adatbázisa); ezt a kezdeményezést a Digital Libraries Federation (Digitális Könyvtári Szövetség) 155



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

koordinálja; nemzetközi résztvevôi közé tartozik a TNA is. A GDFR a formátumok rendszerleíró adatbázisai globális szövetségi hálózatát hozná létre, és ha megvalósul, a PRONOM e hálózat egyik fô csomópontja lenne. Komoly erôfeszítéseket tettünk annak biztosítására, hogy a GDFR és a PRONOM adatmodelljeit egyeztessük a jövôbeni interoperabilitás támogatása érdekében. A GDFR leíró adatbázis-szolgáltatások prototípusának kifejlesztéséhez a Mellon alapítványhoz fordultunk a finanszírozás érdekében. A Southampton Egyetem egy JISC által finanszírozott projekt keretében már most bizonyítja, hogy potenciálisan a külsô rendszerek is hasznosíthatják a PRONOM szolgáltatásait. A PRESERV7-projekt a DROID-eszközt integrálja egy új beviteli modulba, az Eprints8 digitális megôrzô rendszerbe, amelyet szerte a világon 130 archívum használ.

A jövô Bár a TNA saját digitális megóvó szolgáltatásainak középpontjában a PRONOM áll, a TNA elkötelezte magát, hogy azt erôforrásként a tágabb digitális archiváló közösség számára is rendelkezésre bocsátja. Ebbe beletartoznak az Egyesült Királyság kormányzati intézményei, amelyek esetében a digitális iratok fenntartása hosszú idôn át ügyviteli célokra szükséges lehet, de a világ más digitális adatraktárai is. A PRONOM szélesebb körû hasznosságának felismerése állt a döntésünk mögött, hogy 2003-ban azt a világhálón hozzáférhetôvé tegyük. A TNA szándékában áll számos olyan mechanizmust kifejleszteni, amelyek a PRONOM-szolgáltatások automatizált, távoli elérésû használatát támogatják. Tervezzük számos illesztôfelület létrehozását mellyel lehetôvé tennénk a leíró adatbázis tartalmának távoli lekérdezését és visszakeresését, ilyen például a REST és a SOAP. Vizsgáljuk annak a lehetôségét is, hogy a PRONOM-ot metaadat-adatraktárként hozzáférhetôvé tesszük az Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH – nyitott archívumok kezdeményezés protokoll a metaadat-gyûjtéshez)9 támogatására. A TNA rövid idôn belül megvalósítja a PUID-sémát, a szolgáltatást kifejlesztve arra a célra, hogy megoldják a PUID URI-k PRONOM adatbázisban lévô egyezô rekordoknak való megfeleltetését. A leglényegesebb fejlesztések azonban a TNA Seamless Flow programjában történnek, ahogyan a korábban már leírt karakterizációs megóvástervezési és migrációs szolgáltatásainkat felépítjük. Amint ezek fejlesztése befejezôdik, a PRONOM technikai rendszerleíró adatbázisa elfoglalhatja méltó helyét a digitális megóvási folyamat középpontjában.

156



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Adrian Brown digitális archiválási vezetô The National Archives (Nemzeti Levéltár) Kew, Richmond Surrey, TW9 4DU Egyesült Királyság

157

1

Lásd http://www.nationalarchives.gov.uk/pronom/

2

Lásd http://hul.harvard.edu/jhove/

3

Lásd http://www.natlib.govt.nz/en/whatsnew/4initiatives.html#extraction

4

Lásd http://www.govtalk.gov.uk/schemasstandards/metadata_document.asp?docnum=872

5

Lásd http://info-uri.info/

6

Lásd http://hul.harvard.edu/gdfr/

7

Lásd http://preserv.eprints.org/

8

Lásd http://www.eprints.org/

9

Lásd http://www.openarchives.org/

SZÁLLÍTÁS A JÖVÔBE DIGITÁLIS KONTÉNEREKKEL


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

SZÁLLÍTÁS A JÖVÔBE DIGITÁLIS KONTÉNEREKKEL Filip Boudrez 1. BEVEZETÉS Most, hogy egyre inkább terjedôben a dokumentumok elektronikus kezelése és elektronikus nyilvántartása, mind közelebb jön az a nap, amikor az elektronikus dokumentumokat és nyilvántartásokat archiváló szolgálatoknak vagy intézményeknek adják majd át. Ezeket az elektronikus dokumentumokat ideális esetben speciálisan tervezett digitális adatraktárakban kellene tárolni. Jelenleg a digitális adatraktárakkal kapcsolatban számos kutatási és kísérleti projekt van folyamatban1. Az elektronikus nyilvántartások különleges jellege folytán – amelyek sokkal többek, mint pusztán digitális objektumok2 – különleges elôírások vonatkoznak a digitális adatraktár szervezetére, funkcionalitásaira és munkafolyamataira. Fontos és semmiképpen sem figyelmen kívül hagyható szempont magának az adatraktárnak a digitális maradandósága. Minden információs rendszer, így a digitális adatraktárnak is elszenvedi a technológiai avulást. A digitális adatraktár tervezése és megvalósítása során ezt a levéltárosnak figyelembe kell vennie.

1

A nemzeti levéltárak kezdeményezéseinek példái közé tartozik: Ausztrália Nemzeti Levéltára (AtoR Project), Nemzeti Archívum- és Dokumentum-igazgatás Schweizerisches Bundesarchiv (Arelda Project) stb. Közelebbi példa a „Gemeentearchief Rotterdam" és az Archiefschool e-adatraktára.

2

Lásd: K. THIBODEAU, Boundaries and transformations: an object-oriented strategy for the preservation of electronic records, (Határok és átalakulások: objektumorientált stratégia az elektronikus dokumentumok megóvására), in: Proceedings of the DLM Forum on electronic records (Az elektronikus nyilvántartásokkal foglalkozó DLM Fórum eljárásai), Brüsszel, 1996, 161–167. o.; F. BOUDREZ, A. Introduction, The electronic record (Bevezetés: az elektronikus dokumentum), in: F. BOUDREZ, H. DEKEYSER and J. DUMORTIER, Digital archiving: the new challenge? Legal and archival issues (Digitális archiválás: új kihívás? Jogi és levéltári kérdések), Mont Saint-Guibert, 2005.

158

Filip Boudrez Electronic


Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A kérdés bonyolultsága közvetlenül kapcsolódik a digitális adatraktár tartalmának szervezéséhez és összetételéhez. A levéltáros ezt a problémát kezelheti azzal, ha mindezt elôre látja az elektronikus dokumentumok, nyilvántartások tárolási módszerének és metaadatainak kiválasztásánál. A jól kiválasztott tárolási módszer mind intellektuális, mind technológiai értelemben egyszerûsítheti az elektronikus dokumentumok hosszú távú kezelését, és jobban védheti azokat a katasztrófáktól. Ebben a cikkben az eDAVID által kifejlesztett és az Antwerpen városa által alkalmazni kívánt tárolási módszert mutatom be. Ez a tárolási módszer a DAVID-projekt által javasolt stratégiát az elektronikus iratok digitális megóvására terjeszti ki. Így a cikk ennek a megóvási stratégiának a leírásával kezdôdik. A követendô stratégia világos meghatározása nélkül gyakorlatilag lehetetlen a digitális adatraktár tartalmát strukturált módon megszervezni. A cikk második részében nemcsak az e digitális megóvási stratégiához alkalmas tárolási módszerre összpontosítunk, hanem olyanra, amely megoldást kínál az elektronikus dokumentumok megóvására a metaadatokra is figyelemmel. Ehhez a nyílt levéltári információs rendszer (OAIS)3 megközelítését használják. Külön hangsúlyt fektetnek az archív információs csomagok (AIP-k) összetételére és kezelésére. A cikk harmadik részében bemutatom az AIP struktúramodelljét, majd az eDAVID által Antwerpen városa számára tervezett XML-sémákat. Az XML-t archiváló, metaadat és beágyazási formátumként igen széles körben fogják használni a digitális adatraktárakban. Az XML-sémák megvalósítási például szolgálnak; ezeket a cikk negyedik része dokumentálja. Végül, a cikk a bemutatott tárolási módszer megvalósítására vonatkozó általános megjegyzésekkel zárul.

2. A DAVID MEGÓVÁSI STRATÉGIA Mielôtt a levéltáros eldönthetné, hogy miként szervezze meg a legjobban a digitális információt a digitális adatraktárban, tudnia kell, hogy az elektronikus iratok hogyan rekonstruálhatók a jövô képernyôjén az archivált bitek és bájtok alapján. Valamely szervezet által alkalmazott digitális megóvási stratégia határozza meg, hogy milyen információt archiválnak, és azt hogyan lehet a digitális adatraktárban kezelni. A DAVID projekt4 értékelte a digitális objektumok digitális megóvását célzó stratégiákat, és azt vizsgálta, hogy milyen azok mértékben alkalmasak az elektronikus dokumentumok, illetve nyilvántartások hosszú távú archiválására. Ez egyebek között azt jelentette, hogy nemcsak azt vették figyelembe, hogy az idô múlásával miként lehet az elektronikus dokumentumokat megjeleníthetô információként megtartani, hanem azt is, hogy az elektronikus irat hitelessége és értelmezhetôsége milyen módon garantálható. A kutatás azt mutatta, hogy jelenleg a migráció és az emuláció a potenciálisan legalkalmasabb digitális megóvási

3

ISO-14721(2003): Téradatok és információátadó rendszerek. Nyílt levéltári információs rendszerek. Referenciamodell.

4

http://www.edavid.be/davidproject

159



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

stratégia5. Sokat írtak e két stratégia elônyeirôl és hátrányairól6, de lényegében a migráció és az emuláció nem zárják ki egymást. Tény, hogy e két stratégia kiegészítheti egymást: mindegyikük rendkívül alkalmas bizonyos típusú dokumentumok esetében. Funkcionalitás nélküli szöveges dokumentumoknál kétségtelen, hogy a migráció a legegyszerûbb megóvási stratégia, míg a bizonyos „viselkedésmóddal" rendelkezô dinamikus dokumentumok esetében (például honlapok) az emuláció lehet a legcélszerûbb választás. Az archívumok különféle típusú dokumentumokhoz mindkét stratégiát alkalmazhatják. Egy-egy dokumentum életciklusa során a migrációs és az emulációs fázis akár követhetik is egymást. Az emulációnak akkor van a legjobb esélye a sikerre, ha a dokumentumokat nyílt, dokumentált és szabványosított fájlformátumban tárolják. Ez azt jelentheti, hogy a zárt, szabadalmazott formátumú dokumentumokat elôször nyílt fájlformátumra kell migrálni, mielôtt emulálhatók lennének. Hogy a lehetô legtöbb olvashatósági garanciát kínálhassuk, és hogy nyitva maradjon mind a migráció, mind az emuláció választásának lehetôsége, a dokumentumokat az eredeti fájlformátumban és alkalmas archiválási fájlformátumban is beviszik a digitális adatraktárba. Valamennyi formátum ugyanazon dokumentum más-más megjelenítésének tekinthetô. A gyakorlatban azonban nem lesz mindig szigorúan két archivált digitális objektum egy-egy elektronikus dokumentumra. Abban az esetben, ha az eredeti formátum az adott dokumentumtípusra egyben a legalkalmasabb archiválási formátum, a dokumentumra egyetlen digitális objektumot vesznek fel az adatraktárba. Ugyanakkor azonban az is lehetséges, hogy a digitális dokumentumok bizonyos típusai esetében több archiválási formátumot lehet felhasználni, ami jelentheti például három digitális objektum archiválását. Ha a jövôben az eredeti, illetve az archiválási formátum megtekintéséhez szükséges hardver és szoftver nem áll rendelkezésre, a DAVID megóvási stratégiájával legalább négy választási lehetôségünk lesz, hogy a dokumentumot a képernyôn rekonstruálhassuk: – az eredeti formátum emulálása, – az eredeti formátum migrálása, – az alkalmas archiválási formátum migrálása, – az alkalmas archiválási formátum emulálása.

160

5

F. BOUDREZ, B. Preservation strategies (Megóvási stratégiák), in: F. BOUDREZ, H. DEKEYSER AND J. DUMORTIER, DIGITAL ARCHIVING: THE NEW CHALLENGE? LEGAL AND ARCHIVAL ISSUES (DIGITÁLIS ARCHIVÁLÁS: AZ ÚJ KIHÍVÁS? JOGI ÉS ARCHIVÁLÁSI KÉRDÉSEK), MONT SAINT-GUIBERT, 2005.

6

Lásd például, J. ROTHENBERG, Ensuring the longevity of digital information (A digitalis információ hosszú élettartamának biztosítása), 1999 (http://www.clir.org/pubs/archives/ensuring.pdf); D. BEARMAN, Reality and chimeras in the preservation of electronic records (Realitás és illúziók az elektronikus dokumentumok megóvásában), in: D-Lib Magazine, 1999 április (http://www.dlib.org/dlib/april99/bearman/04bearman.html)



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Azzal, hogy mind az eredeti, mind a migrált bitfolyam bekerül a digitális adatraktárba, a jövô technológiai fejlôdését is figyelembe vesszük. Az informatika folyamatosan és gyorsan fejlôdik, így lehetetlen elôre jelezni, hogy mi lesz lehetséges a jövôben. Bizonyos idô elteltével elôfordul, hogy olyan technológiával kívánunk megtekinteni elektronikus dokumentumokat, amelyek az adatraktárba történô bevitelkor még nem álltak rendelkezésre. Ez a megóvási stratégia, amellett, hogy a lehetô legnagyobb számú olvashatósági garanciát nyújtja, más elônyökkel is jár. Elôször is, a felhasználók mind az eredeti bitfolyamban, mind a migrált bitfolyamban megtekinthetik az elektronikus dokumentumot preferenciáiktól, vagy attól függôen, hogy milyen felhasználói programmal rendelkeznek. Másodszor, amikor az eredeti bitfolyamot archiválják, a hitelesítés lehetséges marad az eredeti bitfolyamhoz kapcsolódó technológiák alapján. Erre példa a fejlett digitális aláírás. Ennek feltétele azonban, hogy a „validálási láncolat" valamennyi eleme és a szükséges metaadatok rendelkezésre álljanak7. Harmadszor, az eredeti, illetve migrált bitfolyamban tárolt dokumentumok összehasonlíthatók, vagy a migrálási folyamat rekonstruálható.

3. BEÁGYAZOTT ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK A DAVID megóvási stratégia szerint ugyanannak az elektronikus dokumentumnak egy vagy több megjelenítését ôrzik meg a digitális adatraktárban. A megjelenítések mellett be kell gyûjteni és archiválni kell a dokumentumra és annak megjelenítéseire vonatkozó metaadatokat is. A levéltárosnak többféle választási lehetôsége van az elektronikus dokumentum különféle megjelenítéseinek és metaadatainak tárolására. A digitális adatraktár szervezése nagyrészt attól függ, hogy a levéltáros mit választ alapegységként, illetve attól, hogy a dokumentumokat miként azonosítják, és metaadataikat miként tárolják.

7

F. BOUDREZ, Digital signatures and electronic records (A digitális aláírás és az elektronikus dokumentum), Antwerpen, 2005. (http://www.edavid.be)

161



Records

3.1

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Beágyazás, mint tárolási módszer

A tárolási módszer kiválasztásánál rendkívül fontos az elektronikus dokumentum különféle alkotóelemei és az azok közötti kapcsolatok azonosítása. A dokumentum alkotóelemei logikai egységet képeznek, amelyet természetesen nem lehet elveszteni akkor, amikor azt átadják az archívumnak. A legtöbb tárolási módszer esetében az elektronikus dokumentum különféle alkotóelemei nem képeznek fizikai egységet, azokat különféle helyeken (adatbázisban, fájlrendszerben vagy a kettô kombinációjában8) és különféle digitális objektumokként tárolják. A köztük lévô kapcsolatot linkekkel, adatbázis-összefüggésekkel, mutatókkal és fájlnevekkel jelzik. Ezeknek a kapcsolatoknak az archiválása (közép-) hosszú távon nem nyilvánvaló. Az informatika gyors fejlôdése megköveteli, hogy a digitális objektumok közötti kapcsolatot világos és maradandó módon állapítsák meg. Ez nem leküzdhetetlen probléma, de fontos, és az idô múlásával komoly kihívást jelenthet. Ezen kívül mindig fennáll annak veszélye, hogy a kapcsolat elveszhet. Az elektronikus dokumentum alkotóelemeinek külön-külön történô megóvása mindig kockázattal jár. Amint megszakad a kölcsönös kapcsolat, és az nem helyreállítható, a dokumentum elveszettnek tekinthetô. A levéltáros ezt a kockázatot azzal kerülheti el, ha a metaadatokat beviszi azokba a számítógépes fájlokba, amelyek magukat a dokumentumokat tartalmazzák. Azzal, hogy a két alkotóelemet egyetlen fizikai objektumba kombinálja, a dokumentum és metaadatai közötti kapcsolat elvesztését meg lehet akadályozni. A metaadatoknak a digitális objektumokhoz való hozzáadását beépítésnek vagy beágyazásnak nevezzük. A beágyazást gyakran a migrációval és az emulációval együtt említik, mint digitális megóvási stratégiát9, de szigorúan szólva nem tartozik ebbe a kategóriába. A beágyazás semmi más, mint egy tárolási technika, amelyben a metaadatokat hozzáadják a digitális objektumhoz és/vagy több dokumentumot egy digitális objektumba csoportosítanak. A beágyazás azonban nem olyan módszer, amely elôírná, hogy a digitális dokumentumokat miként lehet rekonstruálni a képernyôn a jövôben, vagy hogy a hozzáférési lehetôséget miként lehet megôrizni. A metaadatoknak a digitális objektumba történô beágyazásának gondolata nem új keletû. A beépítés egyike az objektumorientált programozás alapelveinek. Az elektronikus nyilvántartások megôrzése szempontjából a beépítés fontosságát 1996–1997-ben David Bearman10 mutatta ki. Közben a beágyazást alkalmazták

8

A lehetôségek: – metaadat: adatbázis/megjelenítések: adatbázis (BLOB-ok) – metaadat: adatbázis/megjelenítések: fájlrendszer – metaadat: fájlrendszer/megjelenítések: fájlrendszer.

8

Például, http://www.nla.gov.au/padi/topics/18.html; TESTBED DIGITALE BEWARING, XML for digital preservation (XLM a digitális megóvásért), Hága, 2002.

10

Lásd például: D. BEARMAN, Item level control and electronic recordkeeping (Tételszintû ellenôrzés és elektronikus nyilvántartás-vezetés), in: Archives and museum informatics (Archívumok és múzeumi informatika) 10. évf. (3), 195–245. o.; MARK D. GIGUERE, Metadata-Enhanced Electronic Records (Metaadatokkal bôvített elektronikus dokumentumok) Philadelphia, 1997.

162



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

például a NARA Victoria Állam Állami Nyilvántartási Hivatalának VERS archiválási stratégiájában, illetve az Ausztrál Nemzeti Archívum AtoR projektjében11. A dokumentumoknak a metaadatokkal történô gazdagítása nem abszolút elôfeltétele az elektronikus nyilvántartások maradandóságának, de érdemes megfontolni, mivel fontos elônyökkel jár: – a metaadatok az archivált digitális objektum részét képezik, és azokat nem külsô helyen tárolják. A metaadatok elkülöníthetetlenül összekapcsolódnak a dokumentummal, így nem kell aggódni a digitális objektumok és metaadataik közötti linkek vagy mutatók miatt. A beépítés elôsegíti a (közép-) hosszú távú kezelést is; – az elektronikus dokumentum valamennyi alkotóelemét könnyen és egyszerre lehet továbbítani vagy migrálni; – az elektronikus dokumentumok önleírók és autonómak: magukat azonosítják és dokumentálják; – a beépített metaadatok bármikor kivonatolhatók és központilag tárolhatók; – A digitális adatraktárban lévô digitális objektumok rekordstátusszal rendelkeznek anélkül, hogy ehhez külsô információra lenne szükségük. Így az elektronikus rekordok, és nem a digitális objektumok képezik a digitális adatraktár alapegységeit. A levéltáros a beágyazást, mint tárolási módszert, különféle módokon alkalmazhatja. Az elsô módszer, hogy a metaadatokat beviszik azokba a számítógépes fájlokba, amelyek a dokumentum egy bizonyos megjelenítését tartalmazzák (például a TIFF-fájl fejlécében a metaadat-címkék kitöltésével). Ez a beépítési módszer azonban tovább nem segíti a levéltárost. A többféle megjelenítéssel rendelkezô dokumentumoknál ugyanazokat a metaadatokat többször is tárolni kell, és a különféle megjelenítéseket így vagy úgy, de egymáshoz kell kapcsolni. Ennek a beépítési módszernek technikai téren is vannak hátrányai. A metaadatok beépítése nem okoz sok problémát az egyszerû szöveges fájloknál, viszont igen sok gonddal jár a bináris fájlformátumoknál, ami sokkal kevésbé egyértelmû. A legtöbb bináris fájlformátum számos szabványos mezôt biztosít a metaadatok felvételére, de nem elégíti ki az összes archiválási igényt. A biztosított metaadat-mezôkben általában túl kevés a hely, és a mezôk bôvítése felcserélhetôségi és olvashatósági problémákat okozhat. A metaadatok hozzáadása a bináris fájlokhoz minden egyes formátumhoz külön modult vagy szoftvereszközt igényel, mert általában az ilyen funkcionalitást a jelenleg meglévô számítógépes programok nem támogatják.

11

K. THIBODEAU, R. MOORE and C. BARU, Persistent Object Preservation: Advanced computing infrastructure for digital preservation (Marandó objektummegóvás: fejlett számítástechnikai infrastruktúra a digitális megóváshoz), in: Proceedings of the DLM Forum on electronic records (Az elektronikus dokumentumokról szóló DLM Fórum eljárásai, Brussels, 2000, 113-118 . o. ; http://www.prov.vic.gov.au/vers/standard/advice_11; http://www.naa.gov.au/recordkeeping/er/guidelines/10-preservation.html#pres6.

163



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Az ilyen hátrányok elkerülése érdekében jobb, ha a levéltáros más beágyazási módszert alkalmaz, konkrétan, ugyanazon dokumentum különféle megjelenítéseinek egyetlen számítógépes fájlba történô beépítését. Ekkor a különféle megjelenítéseket már nem kell egymáshoz kapcsolni, mert kapcsolatukat jelzi az a tény, hogy ugyanannak a fizikai objektumnak részei. Ez a beépítési módszer azzal az elônnyel jár, hogy az archiválási leíró metaadatokat csak egyszer kell bevinni. A metaadatokat már nem kell beágyazni a bináris fájlformátumok fejlécmezôibe, hanem egész egyszerûen be lehet vinni ôket a számítógépes fájlba. E szerint a levéltáros két beépítési lehetôséget kombinál: hozzáadja a metaadatokat és a különféle digitális objektumokat egyetlen számítógépes fájlba viszi be. Ez a beépítési módszer hozza létre az úgynevezett konténerfájlokat12. Egy konténerfájl egy elektronikus dokumentum valamennyi elemét tartalmazza, és az képezi a digitális adatraktár alapegységét. Amikor beágyazást alkalmaznak tárolási módszerként, az elektronikus dokumentumokat a konténerfájlokba kell csomagolni, mielôtt bekerülnének a digitális archívumba, ezért csak akkor tekinthetôk meg, ha már „kicsomagolták", azaz kitömörítették ôket. Így a konténerfájlok létrehozása két további lépést jelent a digitális adatraktár munkafolyamatában.

3.2

Rekordok, mint archívumi információs csomagok

Amikor az elektronikus dokumentumok digitális adatraktárban történô tárolásához tárolási módszert alakítunk ki, az OAIS-szabvány alkalmas keretnek bizonyul ehhez. Konkrétan, ennek az általánosan elfogadott ISO-szabványnak az információs modellje értékes referenciaként szolgál. Az OAIS-modellben az információs csomagok képezik a digitális adatraktár alapegységeit. Az OAIS leírja a digitális archívum funkcióit, folyamatait és információáramlását. Azokra az információs csomagokra összpontosít, amelyeket a digitális archívum tartalmaz, kezel, illetve amelyeket az megtekint13. Az OAIS-modellben valamennyi információs csomag konceptuális konténer, ami kéttípusú információból áll: tartalominformációból és a megóvást leíró információból. A tartalominformáció a tényleges digitális információs forrás (az adatobjektum) bitfolyama mellett megjelenítési információt is tartalmaz. A megjelenítési információ segítségével az adatobjektum átalakul érthetô információs objektummá. Így az információs csomagok az archivált digitális objektum tényleges bitfolyama mellett különféle metaadatokat is tartalmaznak:

164

12

Azokat a fizikai vagy logikai struktúrákat, amelyekben valamilyen dokumentum bitfolyamait és metaadatait összevonják, általában „konténernek" vagy „csomagolónak" nevezik.

13

Az AIP-k mellett az OAIS modell két másik információs csomagot is megkülönböztet: az elôterjesztési információs csomagokat (SIP-k) és a terjesztési információs csomagokat (DIP-k). A SIP-ket a létrehozó továbbítja a levéltárosnak, aki azokat AIP-kké alakítja. Az AIP-k alapján a felhasználók között a DIP-ket osztják el.



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

_ a megjelenítési információ: valamennyi információ, amire szükség van a digitális objektumnak értelmezhetô fogalommá történô lefordításához (például forráskód vagy a megjelenítôhöz szükséges lefordított telepítési fájlok); _ a megóvást leíró információ: – egyedi azonosítók („referenciainformáció"), – összefüggésre vonatkozó információ („kontextus-információ"), – származásra vonatkozó információ („származási információ" – a tartalom integritását vagy validálását szolgáló információ („állandósági információ")14. A levéltárosnak nem kell figyelembe vennie, hogy az OAIS modellben egy-egy információs csomagnak nem kell szükségszerûen egybeesnie egy dokumentummal. Az OAIS-t a digitális információ általános hosszú távú archiválására tervezték. Egy AIP megfelelhet egy dokumentumnak, de valamely dokumentum egy elemének vagy számos dokumentumnak is. Az OAIS modellben különféle AIP-ok kombinálhatók. Ez lehetôvé teszi a levéltáros számára, hogy válasszon a különféle aggregációs szintek között. A vonatkozó metaadatokkal együtt, az AIP tartalma lehet: _ a dokumentum/rekord egy eleme: például a szövegdokumentumba illesztett kép; _ a dokumentum egy megjelenítésének valamennyi eleme: például egy szövegdokumentum (beleértve valamennyi képét és a szöveget); _ egy dokumentum valamennyi megjelenítése: például egy szövegdokumentum eredeti és archiválási formátumaiban; _ egy gyûjtemény vagy dokumentumcsoport valamennyi része: például valamennyi dokumentum, amely egy fájl vagy témamappa részét képezi15. Mivel az elektronikus dokumentumok archiválása a kiindulási pont, nem is kell mondani, hogy a levéltáros egy dokumentum valamennyi megjelenítését választja az AIP aggregációs szintjeként. A digitális objektumok bitfolyamai mellett az AIP tartalmazza a metaadatokat is: az egyes megjelenítésekre vonatkozó technikai metaadatokat és az aggregációs szinthez – ebben az esetben a dokumentumhoz – kapcsolódó archiválási metaadatokat.

14

ISO-14721 (2003): Space data and information transfer systems -- Open archival information system -- Reference model (Téradatok és információtovábbító rendszerek – nyílt levéltári információs rendszer – referenciamodell).

15

A NARA állandó objektummegóvási módszere biztosítja ezt a lehetôséget. Ekkor a fájl tételei közötti archiválási kötést fizikailag regisztrálják. Ennek a módszernek az a hátránya, hogy a konténerek igen gyorsan igen nagyra nônek (> 150 MB), így feldolgozásuk már nem könnyû. A kölcsönös viszony fizikai rögzítésének alternatívája, ha az elektronikus dokumentum AIP-jében hivatkozunk azokra a mappákra, amelyeknek részét képezik.

165



Records

3.3

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

AIP-k konténerfájlokban

Az OAIS-modellben az információs csomagokat konceptuális konténereknek tekintik: egy információs csomag több digitális objektumot is lefedhet, és ez az egész egy logikai egységet képez. Ha a levéltáros teljes mértékben ki akarja használni a beágyazás elônyeit, célszerû, ha az AIP-ket digitális objektumként vagy fizikai konténerfájlként tárolja. Ekkor egy konténerfájl teljes AIP-ként mûködik, és a metaadatok mellett az elektronikus dokumentum valamennyi megjelenítését is tartalmazza. Ezek az AIP-k vagy metaadatokkal gyarapított dokumentumok képezik a digitális adatraktár alapegységeit. Az a választás, hogy egy-egy dokumentum valamennyi megjelenítését és alapvetô metaadatait egyetlen AIP-be és egyetlen számítógépes fájlba kombináljuk, felel meg leginkább annak a koncepciónak, hogy egy-egy elektronikus dokumentum rendelkezhet különféle megjelenítésekkel, és azzal az elônnyel jár, hogy a megosztott archiválási leírási metaadatokat csak egyszer kell közölni. Az elektronikus dokumentumoknak metaadatokkal való gyarapításának célja, hogy a lehetô legönleíróbbakká és legautonómabbá tegyük azokat. A metaadatok nélkülözhetetlenek az elektronikus dokumentumok kezeléséhez és megóvásához, különféle funkcióik vannak: intellektuális ellenôrzés, adminisztratív kezelés, archiválási leírás, a hitelesség igazolása, a hosszú távú olvashatóság megóvása, a visszakeresés támogatása stb. Az elektronikus dokumentumokhoz egyelôre még nincs általános metaadat-szabvány. Az ISAD(G)-szabvány az archiválási leíráshoz biztosít néhány olyan mezôt, amelybe az elektronikus dokumentumok digitális jellemzôit és tulajdonságait rögzíteni lehet, de az ISAD(G) metaadat-készletének elsôdleges célja a leírás és a hozzáférhetôvé tétel. Így az ISAD(G) túlságosan korlátozott ahhoz, hogy elektronikus dokumentumok általános metaadat-készleteként lehessen használni, mert az ISAD(G) nem fedi le az elektronikus dokumentumok valamennyi metaadat-funkcióját. Természetesen, az ISAD(G) használható az elektronikus dokumentumok leírására, de a többi metaadat-funkcióhoz további metaadatokra van szükség. Az elektronikus dokumentumok, mint digitális objektumok és mint rekordok további metaadatokat igényelnek a hosszú távú kezeléshez. A dokumentum jellege miatt az elektronikus dokumentumhoz szükség van a dokumentumkezeléshez kapcsolódó metaadatokra: metaadatokra arról a kontextusról, amelyben a dokumentum létrejött, illetve azt fogadták, és metaadatokra azokról az eljárásokról, amelyekkel azt kezelik. Az alapvetô metaadatoknak legalább jelezniük kell a dokumentum azonosságát és egyedi jellegét, hogy megkülönböztethetô legyen más dokumentumoktól. Ezeknek a metaadatoknak nemcsak azonosító funkciójuk van, hanem fontosak a dokumentum hitelességének igazolásához is, hogy az bizonyítékként is szolgálhasson. Ezek a metaadatok kapcsolják a dokumentumokat a munkafolyamatokhoz és más dokumentumokhoz, hogy azokat a felhasználók értelmezhessék. A közönséges fájlrendszerekben vagy dokumentumkezelô alkalmazásokban ezeket általában külön tárolják az elektronikus dokumentumoktól, bár alapvetô fontosságúak a dokumentumok státusának és funkciójának megállapításához16. A dokumentumkezelési szabvány (ISO-15489) további finomításaként jelenleg dolgoznak a metaadatos dokumentumkezelés szabványán (ISO-23081). E szab166



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

vány elfogadásáig a meglévô dokumentumkezelési metaadat-készletek (Ausztrália, Egyesült Királyság stb.) szolgálhatnak ösztönzésül. A pusztán archiválási szempontból szükséges külön metaadatok mellett az elektronikus dokumentumok digitális megjelenítése(i)re vonatkozó egyéb technikai metaadatokat is be kell építeni. Ezek a technikai metaadatok dokumentálják azokat a megóvott bitfolyamokat, amelyekbôl a dokumentumok a képernyôn rekonstruálhatók. Bizonyos idô elmúltával technikai dokumentáció nélkül nehéz, ha nem lehetetlen az elektronikus dokumentumokat megtekinteni. A technikai metaadatok támogatják az archivált bitek és byte-ok ember által a képernyôn olvasható dokumentummá történô rekonstrukcióját. Hogy milyen technikai adatok a legfontosabbak, a dokumentum típusától és az alkalmazott megóvási stratégiától függ. A technikai metaadatok tekintetében érdekes túllépni az archiválás tudománya korlátain, és olyan kezdeményezéseket is vizsgálni, mint az OAIS és a Premis. Az OAIS referenciamodell elôírja, hogy milyen típusú metaadatokra van szükség a digitális információ archiválásához, de az OAIS-szabvány pontosan nem jelzi, hogy milyen metaadat-mezôkre van szükség. A levéltáros ezt a Premis-munkacsoport által kifejlesztett, a digitális objektumok megóvásához szükséges metaadat-készletben találhatja meg. A Premis-munkacsoport, az OAIS információs modellt kibôvítve, azonosította a digitális objektumok archiválásához szükséges metaadatokat17. A beágyazásnak, mint tárolási módszernek az alkalmazásához alapvetô fontosságú annak meghatározása, hogy a konténerfájlok milyen metaadatokat tartalmazzanak. Technikailag lehetséges valamennyi releváns metaadat beágyazása, de ez nem mindig hatékony vagy célszerû. Elôször is, figyelembe kell venni, hogy a metaadat-folyamat mindig csak a legutóbbi változásokkal foglalkozik, így a beágyazott metaadatokat nem kell gyakran frissíteni, jobb, ha csak az alapvetô metaadatokat veszik fel. Másodszor, valamennyi metaadat beépítése a konténerfájlok túlzott megterheléséhez és a digitális adatraktárban óriási „felesleg" kialakulásához vezet. Nincs sok értelme például valamennyi konténerbe felvenni bizonyos fájlformátumok specifikációit vagy megjelenítôit (megjelentési információ), vagy a létrehozóra vonatkozó dokumentációt (ISAAR hatósági dokumentum). Az ilyen megosztott metaadatokat csak egyszer kell megôrizni. Ezen kívül, a metaadatok beépítése nem jelenti azt, hogy metaadatokat már nem tárolnának központilag vagy külsôleg, éppen ellenkezôleg.

16

David Bearman már 1996-ban hangsúlyozta az elektronikus dokumentumok „dokumentumságának" bizonyításához a metaadatok és a metaadatok beépítésének fontosságát. „A nyilvántartás-vezetés funkcionális követelményei" címû projekt a dokumentumot beépített metaadatokkal rendelkezô objektumnak tekinti, és azt a szükséges metaadatokkal megcímzett borítékban tárolt okmányhoz hasonlítja. (D. Bearman, Virtual archives (Virtuális archívumok) in: ICA Közgyûlés, Peking, 1996. szeptember. (http://www.archimuse.com/papers/nhprc/prog6.html).

17

PREMIS, Data Dictionary for Preservation Metadata: Final Report of the PREMIS Working Group (Adatszótár metaadatok megôrzéséhez: A Premis-munkacsoport zárójelentése), 2005. május. (http://www.oclc.org/research/projects/pmwg/premis-final.pdf). 167



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A központi nyilvántartás-megóvási metaadat-rendszer (RKMS) különféle metaadatokat tartalmazhat: például hatósági dokumentumokat a létrehozók leírásával (ISAAR), adatokat a dokumentáció fájlformátumairól (megjelenítési információ), kezelôi információt a tároló adathordozóról, archiválási leíró metaadatokat a dokumentumnál magasabb szinten (például mappák, sorozatok, rekordcsoportok stb.). Az ilyen metaadatok egy része kivonatolható a külsô leíró adatbázisokból, vagy kapcsolható azokhoz. Még az AIP-be beágyazott metaadatok is megismételhetôk a központi nyilvántartás-megóvási metaadat-rendszerben (például a gyorsabb keresés lehetôvé tétele érdekében). Emiatt néha szükség van a szinkronizálásra az AIP-k és a központi metaadat-rendszer között, de ez is további biztonsági intézkedésként szolgál. Ideálisan, az általános metaadat-rendszerben lévô metaadatok alapján az ISAD(G)nek megfelelô archiválási leírások is (automatikusan) összeállíthatók. Ennek következtében az a célszerû, ha a levéltáros szelektíven választja ki a beágyazandó metaadatokat. A beágyazandó alapvetô metaadatok kiválasztása során meg kell kísérelni elérni az egyensúlyt egyrészt az autonómia, másrészt a konténerfájlok kezelhetô mérete között. E kiválasztás szempontjai: – metaadat a dokumentum szintjén, – metaadat, amely alapvetô fontosságú az okmány jelleg igazolásához, és az emberek illetve gépek általi értelmezéshez.

4 AZ AIP-MODELL Az a levéltári információs csomag, ami a megjelenítési lehetôségek mellett a dokumentum alapvetô metaadatait is tartalmazhatja, többféleképpen modellezhetô. Alább bemutatok egy hierarchikus modellstruktúrát és megmagyarázom, hogy egy teljes AIP hogyan tárolható egyetlen számítógépes fájlban.

168


4.1


Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Az AIP-struktúra

Az AIP fô struktúrája három részbôl áll: – az AIP azonosítója, – a dokumentum valamennyi megjelenítése és alapvetô metaadatai, – az ellenôrzô szám. Az azonosító és az ellenôrzô szám fôleg az AIP-k kezelését szolgálják. Az azonosító tartalmazza annak a számítógépes fájlnak az egyedi azonosítóját, amelynek az AIP képezi a tartalmát, és az a hivatkozás az AIP-ra. Célszerû, ha ez egy állandó azonosító, hogy az AIP-t hosszú távon is azonosíthassa. Az ellenôrzô szám „állandósági információként" szolgál, de használható az AIP azonosítójaként, illetve annak részeként. Az ellenôrzô számmal késôbb alaposan vizsgálni lehet az AIP érvényességét, úgy, hogy összehasonlítjuk a beépített és az átszámított hash-értékeket. Ez az ellenôrzés teljesen automatikusan és véletlenszerûen hajtható végre. Ha a beépített hash-érték nem egyenlô az újraszámított hash-értékkel, a riasztófunkció aktiválható (például a biztonsági másolat visszakereséséhez). Az ellenôrzô számnál nemcsak a hash-érték marad meg, hanem az alkalmazott titkosító algoritmus is. Ebben az AIP-struktúrában a második rész tartalmazza az elektronikus dokumentum valamennyi alkotóelemét, ami több elemre oszlik. Az archiválási leíró metaadatokat és a dokumentumkezelési metaadatokat a „megóvási leíró információ" nevû elem tartalmazza. Ezek a metaadatok kapcsolódnak az elektronikus dokumentum valamennyi megjelenítéséhez, és ezért ezeket csak egyszer kell eltárolni. A második elem („megjelenítések") a dokumentum valamennyi megjelenítést („digitális objektum") és azok technikai metaadatait („megjelenítési metaadatok") tartalmazza. Az eredeti megjelenítéshez helyet biztosítanak a választható digitális aláíráshoz és valamennyi ehhez kapcsolódó metaadathoz. Ezt az elemet a digitálisan aláírt dokumentumok archiválásához biztosítják, és elvben az eredeti dokumentumnak csak alelemeként jelenik meg. Ebbe az elembe a digitális aláírás és annak metaadatai mellett felvehetôk a validálási láncolat más alapvetô elemei . Ez a struktúra egy vagy több archiválási fájlformátum számára biztosít teret. Egy-egy dokumentumnak több mint egy alkalmas archiválási formátuma lehet, vagy a jövôben új migrációkra lehet szükség. A technikai metaadatok és az aktuális digitális objektum mellett van hely a migrációs mûvelet („migráció") dokumentálására is.

169


Records

ARCHISAFE, EGY JOGILAG BIZTONSÁGOS ÉS MÉRETEZHETÔ HOSSZÚ TÁVÚ IRATMEGÓVÁSI STRATÉGIA Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

ARCHISAFE, EGY JOGILAG BIZTONSÁGOS ÉS MÉRETEZHETÔ HOSSZÚ TÁVÚ IRATMEGÓVÁSI STRATÉGIA Siegfried Hackel A digitális információfeldolgozási környezetek hatása figyelemre méltóan egyetemleges, kiterjed az iparra, a kormányzatra és a felsôoktatásra, a vállalkozásokra, a tudományokra, a mérnöki munkára és a közigazgatásra egyaránt. A személyi számítógép már régóta meghódította az állami hivatalokat. A papíralapú akta és a hagyományos iroda, mint a klasszikus közigazgatás lényeges szervezeti alapegysége, az informatika által támogatott folyamatok bevezetetésével egyre inkább elveszíti jelentôségét. Az e-kormányzat – a kifejezést tegnap még csak a bennfentesek használták – már ma is tökéletes példát nyújt a klasszikus papíralapú bürokrácia ellenmodelljére. Digitális formátumban óriási mennyiségû információ jön létre, cserélôdik, illetve kerül felhasználásra a legkülönfélébb környezetben milliónyi célra. Az informatika mindezen különféle alkalmazásai a megosztott elônyök közös alapjára épültek, ideértve az igen hatékony keresési és visszakeresési képességeket, a hálózatokat, a tökéletes másolást és az interoperabilitást. Ugyanakkor a közigazgatás elektronikus modernizálására irányuló valamennyi erôfeszítés el fogja veszíteni a benne rejlô elônyöket, ha megmarad a szakadék a front és a back office között, azaz ha továbbra is aktahalmok, faxok és állománykártyák maradnak az úgynevezett back office-ban, a háttérben. A back office a közigazgatás, a „dolgozó állam" szervezetének központi „termelôhelye". A back office központi „terméke" az akta. Így a modern közigazgatási struktúrák elektronikus alapú felépítése is elsôsorban az aktára vonatkozik. Az új elektronikus akta a jövôben támogatni fogja a zavarmentes és gyors adat- és információcserét a közigazgatás egységei között – az állampolgárok és különösen a gazdaság javára. De éppen úgy, ahogyan a digitális információs környezet elônyei meghaladják az embereket, a rendszereket és a tárgyköröket, ugyanez történik az ôket kísérô kihívásokkal is. Ez sehol sem nyilvánvalóbb, mint a digitális információ megóvásánál, azaz, amikor a digitális formában létezô információ hosszú távú maradandóságát, integritását és hitelességét 170

Siegfried Hackel Electronic

Records


e-Government

and

Digital

Archives

kell biztosítani. A digitális információ leglényegesebb elônye, hogy digitalizálás és kódolás után géppel azonnal olvasható, és ennek következtében egyszerû bitenként és bájtonként nagy távolságokra is néhány másodperc alatt továbbítható, ám ez egyben a határozott gyengéje is. Virtualitása folytán a digitális információ nemcsak illékony, hanem nagyon könnyedén és észrevétlenül manipulálható is. Így bárki, aki az elektronikus aktát, mint az elektronikus kormányzat felé történô további haladás alapvetô elôfeltételét kívánja támogatni, meg kell birkózzék az elektronikus dokumentumok hitelessége és integritása problémáival. A közigazgatás egyik központi elve, hogy minden lényegi közlést aktákban kell rögzíteni, hogy bárki bármikor képes legyen a közigazgatási döntéseket rekonstruálni. Fôszabályként ez az elv fejezôdik ki az ügyviteli és hivatali szabályzatok azon elôírásában, amely szerint „egy közigazgatási ügy állapotának az aktából teljes mértékben felismerhetônek kell lennie" – mégpedig bármely idôpontban. A közigazgatási eljárás e központi parancsolata kétségtelenül vonatkozik az elektronikus aktára is. Az e-kormányzat keretében különösen az elektronikus iratok esetében van szükség a jogilag biztonságos és maradandó státus hosszú idôn át tartó fenntartására, annak ellenére, hogy a számítógépes rendszerek (hardver és szoftver egyaránt) rövidéletûek és az elektronikus információ könnyen sérülhet. És pontosan ez az ArchiSafe-projekt célja. Az elektronikus iratmegôrzési stratégiák nemzetközi (például www.prov.vic.gov.au/vers) és nemzeti (www.archisig.de) tapasztalatai alapján a Német Szövetségi Gazdasági és Munkaügyi Minisztérium égisze alatt mûködô Physikalisch-Technische Bundesanstalt (PTB), egy szövetségi kutatóintézet 2005-ben projektet indított el egy jogilag biztonságos és méretezhetô elektronikus levéltári megoldás kifejlesztésére és megvalósítására, amely nemcsak az elektronikus iratok maradandó státusát biztosítja hosszú idôn át, hanem teljesíti a német elektronikus aláírásról szóló törvény elôírásait is. A bemutatott megoldást az alábbi tulajdonságok jellemzik: elôször is, ahelyett, hogy rendszerorientált megoldást kerestünk volna az elektronikus iratok és akták kezelésére, a helyénvalóbbnak tûnô adatorientált megközelítést alkalmaztuk. Így bizonyos informatikai alkalmazások által generált és hosszú távú megóvásra szánt elektronikus dokumentumok meghatározott és szabványosított adatformátumokba (PDF, TIFF) konvertálhatók, majd egy rétegezett XML-struktúrába ágyazhatók (mint egy hagyma), amely a folyamatinformáció metaadat-rétegeit támogatja (hagymaszerkezetû modell); magukat a rétegeket XML-sémák határozzák meg, amelyek nemcsak azt teszik lehetôvé az archiváló rendszer számára, hogy megvizsgálja az archiválandó XML-adatcsomagok belsô struktúrájának helyességét, hanem azokat a felhasználó a saját ügyviteli területéhez, illetve céljaihoz kapcsolódó metaadatokkal is kiegészítheti. Az adatstruktúra olyan, hogy egyetlen objektumba beágyazható a dokumentum („a hasznos teher"), a feldolgozás kontextusa és a hitelesítési információ.

171

ARCHISAFE, EGY JOGILAG BIZTONSÁGOS ÉS MÉRETEZHETÔ HOSSZÚ TÁVÚ IRATMEGÓVÁSI STRATÉGIA


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

ars: XML-adatcsomag ars: Csomagleírás ars: Aláírt objektum ars: Objektumleírás ars: Objektum kontextusa ars: Objektum „hasznos terhe" ars: Objektum adatai ars: Aláírás adatai ars. Keletbélyegzô ars. Végleges megôrzési adatok

1. ábra: Az ArchiSafe fô adatstruktúrája

Az adatstruktúra alapjául szolgáló terv az alábbi elvekhez illeszkedik: – öndokumentálás: legalább egyszerû szinten lehetségesnek kell lennie az adatcsomagban lévô információ értelmezésének és megértésének bármiféle külsô dokumentációra történô hivatkozás nélkül; – maga tartartalmaz mindent (self-containing): a struktúrának a tartalomra és a folyamatra vonatkozóan minden információt tartalmaznia kell. Sokkal könnyebb és sokkal megbízhatóbb az információ kezelése, ha azt egy helyen tárolják, mint külön alkotóelemekben; az iratok base64 kódolásúak lesznek azért, hogy az XML-struktúrába beágyazhatók legyenek, míg az adatbázis-táblázatok közvetlenül kódolhatók XML-be; – kiterjeszthetô: legyen könnyen kiterjeszthetô, vagy a struktúra legyen módosítható új metaadatok vagy metaadat-konténerek hozzáadásával anélkül, hogy a kiindulási terv interoperabilitását befolyásolná. Az irattartalmak PDF- illetve TIFF-formátumban történô megjelenítésének elsôdleges kiválasztási szempontja az a meggyôzôdés volt, hogy az elôrelátható jövôben lehetôség lesz az irathoz nyilvánosan rendelkezésre álló információ alapján megjelenítôt írni (a formátumtámogatás hosszú élettartama). Ezen kívül 2006-ra rendelkezésre áll majd a PDF-A formátum ISO-verziója, azaz egy olyan szabvány, amely korlátozott, szállítófüggetlen PDF-alkészletet határoz meg kifejezetten dokumentumok hosszú távú archiválásához. A TIFF-formátum alkalmazása fizikai dokumentum archiválási célú beviteléhez a jövôben is biztonságos választás marad. Ezen kívül a TIFF-kép PDF-A formátumba történô beágyazása sok esetben az ügyvitel szempontjából értékesebb, különösen, amikor bonyolult keresésekre vagy átfogó ellenôrzési nyomvonalakra van szükség.

172


Records


e-Government

and

Digital

Archives

Az XML alkalmazása nyílt és szabványos módja a dokumentumszerkezet rögzítésének. Az XML a 80-as évek közepén tervezett ISO technológiai szabványból (Standardized General Markup Language – SGML – szabványos általános kijelölô nyelv) származtatott szabvány. Ez az ISO-szabvány a 70-es évek elején az IBM-nél kifejlesztett dokumentumstrukturálási technológiákból származik, így a dokumentumstrukturálás érett módszerének tekinthetô. Az XML-dokumentumformátum lehetôvé teszi a függetlenül meghatározott XML-szókészlet használatát a digitális dokumentumok struktúrájának megjelenítéséhez. 2008-ra a fô alkalmazásszállítók – mint az IBM vagy a Microsoft – vezetik majd azokat az XML-alapú dokumentumformátumokat, amelyek bármilyen archiválási formátummá könnyen átalakíthatók. Így a szállítófüggetlen archiválási formátumnak, mint a PDF-A- és a szállítófüggetlenebb XML-alapú dokumentumformátumnak a kombinációja kiérlelt módszert ad a kezünkbe az alkalmazás- és platformfüggetlenebb dokumentumformátum iránti igény kielégítéséhez. Ezen kívül, ezek a jövôorientált formátumok könnyebbé teszik az elektronikus iratmegóvásra vonatkozó szabályozási követelmények betartását. A második lényegi pont, hogy a hosszú távú megóvásra szánt elektronikus iratokat már létrehozásuk, illetve átvételük idôpontjában össze kell gyûjteni, és védelemben kell részesíteni. Az elektronikus aláírás és a keletbélyegzô alkalmazása biztosítja az elektronikus iratok integritását, hitelességét és visszautasíthatatlanságát; ezeket is archiválni kell, csakúgy, mint az aláírás adatai értékelésének eredményeit (tanúsítványok érvényessége az értékelés idôpontjában). Így a tárolt iratok jogi érvényességét hosszú távon is biztosítani lehet. Mindezek ellenére figyelemmel kell lenni arra, hogy az elektronikus aláírás titkosító algoritmusokon, kulcsokon és tanúsítványokon nyugszik. A papíralapú példányokkal szemben, a titkosító algoritmusok és kulcsok által nyújtott biztonság az idô elôrehaladtával elvész, ezért az elektronikus tanúsítványokat a tanúsító hatóságok csak nem hosszabb 30 évre dokumentálják. Az ArchiSafe ezért az elektronikus adatokra vonatkozó adatokat és az aláírástanúsítványokat az archiválás idôpontjában beviszi és eltárolja, és gondoskodik az aláírások idôrôl idôre történô megújításáról. A 2. ábra mutatja az ArchiSafe-környezet fô rendszerarchitektúráját. Az archiválás iránti kérelmet bármilyen, a tárgykörbe tartozó alkalmazás (például iratkezelô rendszer) kezdeményezheti. Ez az alkalmazás generálja az XML-adatcsomaggal konform sémát, és a dokumentum tartalmának, valamint a dokumentum kontextusának (feldolgozási adatok) leírásához és fenntartásához szükséges valamennyi információval kitölti a címkéket. Ezután az XML-adatcsomagot az ArchiSafe közvetítôszoftvere feldolgozza, amely egy titkosító segítségével értékeli az aláírás adatait, és a csomagot titkosító pecsétként ellátja az elsô keletbélyegzôvel. Ezután az XML-csomagot az archiválási rendszerbe küldi, amely létrehozza az archiválási egyedi azonosítót (AUID), mint „ruhatári jegyet" az irat egyedi azonosításához mind a tárolási rendszerben, mind a tárgyköri alkalmazásban. Éppen ezért az AUID-t visszajuttatják a tárgyköri alkalmazásnak is.

173


Records


e-Government

and

Digital

Archives

2. ábra: Az ArchiSafe fô architektúra Az ütemezett archiválási rendszer, hogy hosszú idôn át fenntarthassa az archivált adatok jogilag biztonságos státusát, valamint, hogy nagyteljesítményû és gazdaságos archiválási megoldást találjon különösen az aláírások rendszeresen szükséges megújítása tekintetében, az archivált adatcsomagok konfigurálható mennyiségébôl hash-fákat épít (www.archisig.de), amiket utólag csak a fa tetején látnak el keletbélyegzôvel. Így a mögöttes titkosító algoritmus esetleges megszakadása miatt az aláírások megújítására csak a fa tetején lévô keletbélyegzô tekintetében van szükség. A hash-fák alkalmazása ezen kívül lehetôséget ad arra is, hogy egyes iratokat a tárolóból kivonjunk, például a személyes adatok védelme okán. Mindaddig, ameddig a hash-fa ép, a tárolóban lévô iratok jogérvényessége nem szûnik meg. Hogyan mûködik egy ilyen fa? Az az alkalmazás, amely létrehozza az elektronikus dokumentumokat és aláírásokat, az aláírással és a kísérô információval együtt az archiválási rendszerbe menti el a dokumentumot. Archiváláskor az archiváló rendszer valamennyi fájl hashértékét kiszámítja, ez a dokumentum digitális „ujjnyomata". Ezekbôl az egyedi hash-értékekbôl ekkor felépíti a hash-fát, és annak tetejét a keletbélyegzôvel „lezárja". Ezeknek a hashértékeknek a feladat szempontjából fôleg két jellemzôje fontos: – a hash mindig egyedi, azaz a fájlban bekövetkezô valamennyi változás elkerülhetetlenül megváltoztatja az eredeti számított hash-értéket. Így a fájl manipulálása nem maradhat 174



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

rejtve; – a hash számítása egyirányú funkció, azaz a hash ismeretébôl nem lehet következtetni a fájl tartalmára. Ez különösen akkor fontos, ha a törvényes indokok miatt egyes dokumentumokat törölni kell, és ezzel a módszerrel azok közvetlenül ki is törölhetôk az archívumból. Mindaddig azonban, ameddig a kísérô hash az archívumban marad, a bélyegzô változatlanul érvényes a hash-fa valamennyi „ágára" és „levelére", de a fában lévô hash létébôl nem lehet következtetni a törölt dokumentum tartalmára.

Technológia • keletbélyegzô, és • Merkle-féle hash-fák • eredmény • az elektronikus formátum megôrzése • bizonyítóerô megôrzése

• Archiválás elôtt az aláírást validáló adatok bevitele • Az aláírás idôszakonkénti meg-újítása egyszerûen a hash-fa tetején lévô keletbélyegzô megújításával • Integrált validált aláírási adatokkal és archivált keletbélyegzôkkel ellátott dokumentum visszakeresése

Csökkentett has-fa + keletbélyegzô

Kelet-bélyegzô

Elektronikus „ujjnyomat"

Hash-fa

Bizonyító erejû dokumentum

3. ábra: A Merkle-féle hash-fák a hosszú távú megóváshoz De mit nyertünk mindezzel, hiszen maga a hash és a „pecsétek" szintén elavuló algoritmusokra épülnek. Az aláírás megújításával a biztonsági kockázatot elfogadható mértékûre lehet csökkenteni, amikor a különféle dokumentumok „lepecsételésével" az egyes hashfákat lezárják. Mindaddig, ameddig a „fa pecsétjeit" nem törik fel, az egyes hash-értékek, így maguk a dokumentumok is biztonságban vannak. Minden alkalommal, amikor az aláírást meg kell újítani, mostantól ez azt jelenti, hogy csak a „pecséteket" kell kicserélni, és a „fákban" lévô hash-értékeket ez nem érinti. Ezzel ki lehet zárni az egyes dokumentumok, illetve aláírások rejtett manipulációját, ezen kívül, a teljes hash-fa megújításának kockázatát is csökkenteni lehet azzal, hogy két redundáns fát 175


Records


e-Government

and

Digital

Archives

építünk fel eltérô algoritmusokkal. Így, ha az egyik algoritmus valamilyen hiba miatt már nem biztonságos, a második fa még mindig az, és bôven elég idô marad arra, hogy az elsô fában lévô valamennyi dokumentum hash-értékét újraszámítsuk. A Német Szövetségi Kormány „BundOnline 2005" elnevezésû e-kormányzati kezdeményezése támogatja és segíti az ArchiSafe projektet, amely a www.archisafe.de honlapon érhetô el.

176

DOKUMENTUM, NYILVÁNTARTÁS KEZELÉSI, ARCHIVÁLÁSI OKTATÁS A DIGITÁLIS TÁRSADALOMBAN


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

DOKUMENTUM- ÉS NYILVÁNTARTÁS-KEZELÉSI ÉS ARCHIVÁLÁSI OKTATÁS, MINT ÁLLAMPOLGÁRI ALAPKÖVETELMÉNY A DIGITÁLIS TÁRSADALOMBAN Maria Guercio Általános megjegyzések Ez a dolgozat a szakmai oktatási és szakképzési programok relevanciáját tárgyalja az elektronikus dokumentumok kezelése, illetve a digitális archívumok terén, amelyek a demokratikus társadalmak jelenlegi és jövôbeni megújulási folyamatai támogatásának alapvetô eszközei. Ambiciózus céljaink eléréséhez, illetve ahhoz, hogy ezt az új társadalmi funkciót betölthessük, az oktatási és szakképzési folyamatok során a politikai tudatosság magasabb fokát és átfogóbb technikai ismereteket kell kialakítaniuk. Erre a technológiai környezetben szerzett tapasztalatok hiánya miatt is szükség van; a konceptuális és módszertani dimenziók szisztematikus elemzésének részbeni elmaradása pedig ezt a feladatot nagyon valós és bonyolult kihívássá teszi. Reflexióm, amelyek a levéltári és dokumentumkezelô szakemberek nemzetközi, illetve nemzeti szinten az utóbbi néhány évben tett erôfeszítéseinek elemzésére épülnek, megkísérlik meghatározni az egyetemek és más felsôoktatási intézmények (például a néhány országban létezô független levéltáros iskolák, illetve a nemzeti levéltárakon belül létrehozott oktatási intézmények) szakmai tantervében szükségessé vált változtatásokat, de azokat a tartalmakat, eszközöket és modelleket is, amelyekre szükség van ahhoz, hogy az elektronikus dokumentumok létrehozása, használata és a hozzáférés területén érdekelt személyek nagyobb közösségét vonhassuk be, emellett kitérnek a folyamat során figyelembeveendô kockázatokra és teljesítménymérésre. Az egész oktatási szférára, annak eszközeire és metodikáira folyamatos nyomás nehezedik a modernizáció és a megújulás érdekében, különösen akkor, amikor olyan diszciplínákhoz kapcsolódnak, amelyek egyre inkább kötôdnek a digitális környezethez, mint például a levél177

Maria Guercio Electronic


Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

tári és dokumentumkezelési ágazatban. Elkötelezett intézmények folyamatos és makacs erôfeszítéseire van szükség, hogy az oktatási programok új kapacitásai tekintetében biztosíthassák szolgáltatásaik megfelelô színvonalát: – tudományos vizsgálódás és multidiszciplináris megközelítés alapján meg kell értenünk a digitális innováció és oktatási technikák folyamatos evolúcióját; – meg kell határoznunk a dokumentumok kezelése és annak archiválási dimenziói leglényegesebb koncepcionális és gyakorlati problémáira megfelelô választ adó tartalmakat és módszereket; – újra kell definiálnunk, és pontosítanunk kell annak belsô következetességét; – az érdekelt közösségek rendelkezésére kell bocsátanunk a régi és az új alapvetô koncepciókat és a hozzájuk kapcsolódó metodikákat; – általánosan elfogadott, következetes és könnyen megérthetô terminológiát kell megalkotnunk; – nemzeti és nemzetközi szinten egyaránt meg kell határozni a releváns szabványokat és irányelveket, és ezeket köröztetnünk kell ahhoz, hogy mindezek már rövid távon a szakmai tanterv részévé válhassanak; – kísérleteznünk kell a kritikai megközelítéssel (nem fogadhatjuk el a passzív viszonyulást); – vizsgálnunk kell az e-tanulási technikák hatékonyságát, potenciális lehetôségeit és korlátait. Így készíthetjük fel a dokumentum- és nyilvántartás-kezelés, illetve a levéltárak minden rendû és rangú tisztviselôit és szakembereit úgy, hogy rugalmas megközelítéssel, de erôs elvek és jól megfogalmazott módszertan segítségével szükség esetén maguk is képesek legyenek az oktatási funkciók ellátására. Az összes elôttünk álló probléma bonyolultsága, és az ellenôrzésünk alatt tartandó kockázatok bizonyos alapvetô, általános feltételek meglétére (és azok konszolidációs célú folyamatos monitorozására) figyelmeztetnek, ezek a feltételek azonban számos oktatási program közelmúltban történt fejlesztése ellenére sem tekinthetôk adottnak: – a hagyományos oktatási/szakképzési rendszerek konceptuális és módszertani keretének teljesítménye; – jól meghatározott egyensúly a változás iránti igény, a modernizáció követelményei, valamint az oktatási tartalmak folyamatosságának garanciája között; – a programok következetes általános modellen belüli rugalmasságának figyelemmel kísérése annak érdekében, hogy elkerüljük annak kockázatát, hogy az átfogó ismeretek a fragmentált környezetben nem állnak össze egységes egésszé. A levéltári oktatók közösségének alapvetô kérdéseket kell újratárgyalnia és újra meghatároznia mind nemzetközi, mind nemzeti szinten, nyitottan és a felgyülemlett tapasztalatok birtoklása adta magabiztossággal.

178


Records

DOKUMENTUM, NYILVÁNTARTÁS KEZELÉSI, ARCHIVÁLÁSI OKTATÁS A DIGITÁLIS TÁRSADALOMBAN Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

E problémák tekintélyes részét már felsorolták, kritikusan meghatározták és néhány esetben igen mélyreható vitákat folytattak róluk a közelmúltban rendezett nemzetközi eseményeken (amelyeken, nem okozva meglepetést, az oktatás kérdései iránt egyre növekvô érdeklôdés és új aggályok mutatkoztak). Ilyen volt például az ICA 2004 augusztusában tartott bécsi kongresszusa1, vagy az ICA regionális EURBICA2-szekciója Helsinkiben 2004 novemberében megtartott szemináriuma. A vita tárgyát képezô fô vonatkozások összegzése alapján az alábbi kérdések vetôdnek fel: – Ki és milyen szinten legyen az új oktatási paradigma középpontjában (kit kell képezni, és ki legyen az oktató? Mennyire képes a jogszabályi és intézményi környezet befolyásolni és meghatározni a követett modellt?) – Miért van szükség arra, hogy a tágabb közösség is osztozzék a magasabb szintû tudásban és felelôsségben? – Mit kell megtanítani (ezzel kapcsolatos kérdések a hagyományos tartalom megújítása vagy átstrukturálása, illetve – ha szükséges – az új multidiszciplináris megközelítés, valamint azok az eszközök és készségek, amelyekre a tartalomkezeléshez, a tudásmenedzsmenthez, az üzleti folyamatok áttervezéséhez, a portálkezeléshez szükségesek, továbbá a networking emberi vonatkozásai)? – Hogyan lehet ezeket a fejlett képességeket átadni, hogy a gyakorlati készségeket és az egyértelmû elméleti alapokat a folyamatosan változó környezetben garantáljuk?

179

1

Lásd http://www.wien2004.ica.org, külön hivatkozom a 2. (Levéltárak és a tudás [Oktatási források létrehozása workshop, oktatási dokumentumok kezelésének tapasztalatai a fejlôdô világban lévô kollégák számára]) és a 2.1 (Levéltárak és tudás – Szakmai fejlôdés [levéltári oktatási és szakképzési programok: tervezés és értékelés, tanulás és fejlesztés a kompetens munkaerô számára]; Online képzés és a francia nyelvû nemzetközi levéltári portál: Tapasztalatok és tanulságok a sikeres és releváns képzés felé: kompetenciamodell; Az új tudás kiépítése a levéltárosok számára: a levéltári és dokumentumkezelési oktatás fejlesztése a digitális korban; Levéltári szakmai továbbképzés szerte a világon: az ICA-felmérés eredményei, új tudás kiépítése a levéltárosok számára: közös alaptanmenet felé]), távoktatás: Rugalmas hozzáférés a szakképzéshez szekciókban bemutatott jelentésekre.

2

Lásd http://www.eurbica.org/sections/actualites/seminaire_formation/view : Compte rendue du Séminaire "Formation des formateurs en records management». Helsinki, 2004. november 11-12.



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

– Hogyan lehet a hagyományos levéltári oktatásban a tartalmak és az új diszciplínák teremtette technológiai kihívások között egyensúlyozni? Vajon az olyan eszközök, mint a szakaszolás és az esettanulmányok, megfelelôek és elegendôek-e (és milyen feltételek mellett és milyen költségekkel) annak biztosítására, hogy a diákok jól használható módszertani képességekre tegyenek szert?3 – Mikor kerüljön sor az oktatási folyamatra? Posztgraduális oktatásként? A doktori képzésben? Az egész életen át tartó tanulás keretei között?

Elôször is, ezek a kérdések magukban foglalják a képzési/oktatási folyamatért viselt felelôsség világos és konzisztens meghatározását, és a közelmúlt éveiben kifejlesztett modellek nemzetközi szinten történô megvitatását, összekapcsolva a nemzeti, az intézményes, a szervezeti és kulturális kontextusok, valamint azok erôs és gyenge pontjai konkrét értékelésével. A vizsgálati mechanizmusoknak és a minôségtanításnak minden esetben kritikus fontosságot kell tulajdonítani minden olyan folyamat esetén, amelyet nagyszámú változó és számos hiányosság jellemez, mert: – hiányzik a szakmai alapirodalom (nemcsak a fejlett tartalmak esetében); – más, új, dinamikusabb de kevésbé következetes zárt diszciplínák létezô határainak bizonytalansága (például az „adatbányászat" vagy a tudás-, illetve tartalomkezelés); – a szakmai, illetve a mûködési környezethez történô szükséges és folyamatos visszacsatolás biztosításának nehézségei.

3

Theo Thomassen és J. Schenkogel a közelmúltban fejtegette egy diákorientált módszerre alapuló megoldás relevanciáját, amely tartalmát tekintve rugalmas, de erôteljes hangsúlyt helyez a módszertani képesség átadására. Különösen lásd: H. Schenkogel, Whose master’s voice (Kié az úr hangja), elôadás az ICA bécsi kongresszusán, 2005 augusztusában (elérhetô: www.wien2004.ica.org ).

180


Records


e-Government

and

Digital

Archives

A digitális innováció kihívásai a tanulási környezetben Az oktatási készségek és eszközök nem szolgálhatnak kizárólagosan a meggyôzô elemzés kiindulópontjául; annak magában kell foglalnia az RM-funkció jelenlegi evolúciójának megértését is, különös figyelemmel a digitális innováció jelentette nehézségekre a dokumentum-nyilvántartási rendszerekben és a levéltári diszciplínában: ez az evolúció releváns és bonyolult változásokat hozott, amelyeket a szakirodalom mélységében megvitat (még akkor is, ha még nem oldotta meg), és ezeket a változásokat elemezték és összegezték is a 2004 októberében Bernben megtartott ERPANET-workshopon4, amelyet a levéltári megóvás területén a tudomány jelenlegi állása vizsgálatának szenteltek. amelyet a levéltári megóvás területén a tudomány jelenlegi állása vizsgálatának szenteltek. A szakemberektôl (különösen azoktól, akik a felsôoktatás munkájában vesznek részt, akiknek a feladata, hogy következetes, világos és érthetô módon fordítsák le és kommunikálják azokat a fogalmakat, amelyek különösen a digitális dimenzióban nem feltétlenül idôtállók) ma azt várjuk el, hogy a diákoknak egyszerre adjanak át elméleti elveket és gyakorlati eszközöket, szabványokat, irányelveket, metodikát, hogy képesek legyenek:

4

A berni workshopra eltérô levéltári hagyományokat képviselô kutatókat hívtak meg (az Egyesült Államokból, az Egyesült Királyságból, Franciaországból, Németországból, Kanadából, Svájcból, Hollandiából és Ausztráliából), hogy megvitassák a levéltári tudomány jelenlegi állapotát és a dokumentumok kezelésének és archiválásának legfôbb problémáit a digitális korban. A Svájci Nemzeti Levéltár kezdeményezésére a workshop eredményeit ki fogják adni. Hat fô kérdést tettek fel az elôadóknak: 1. Melyek a digitális információ és dokumentumok kezelésének és megôrzésének fô kihívásai? 2. Megváltoztatja-e az új digitális rend a felhasználók intézkedésekre, a dokumentum és/vagy levéltárak kezelésére vonatkozó szükségleteit vagy elvárásait? 3. A meglévô levéltári paradigmák adekvátak-e az új digitális rend kihívásaival? Az új kontinuumparadigmának milyen hatása lesz arra, ahogyan ma szervezzük a dokumentumok, nyilvántartások és levéltárak kezelését? A levéltári hagyomány képes-e még további választási lehetôségeket kínálni? 4. Az új technológia milyen szervezeti és/vagy ügyviteli modelleket kínál a dokumentumok és a nyilvántartások és levéltárak kezelésének szervezéséhez? Lesz-e eltolódás a felelôsségi körökben a levéltáraktól a dokumentumkezelés felé, vagy fordítva? 5. Milyen hatása lesz az új digitális rendnek a kapcsolódó diszciplínákkal – például információkezeléssel, könyvtárakkal, tartalomkezeléssel, tudáskezeléssel stb. – folytatott együttmûködésre? 6. Milyen hatása lesz mindennek a levéltári vagy dokumentumkezelési diszciplínára? – a digitális környezetben dokumentumok és a nyilvántartások aktív kezelésére; – biztosítani, hogy a nyilvántartásokban olyan dokumentumok keletkezzenek, amelyek megbízható bizonyítékul szolgálnak, és hatékonyan támogatják létrehozóik üzleti

181



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

tevékenységét; – biztosítani ezen dokumentumok hiteles megôrzését, amikor azokat más környezetbe továbbítják, vagy hosszú idôn át megôrzik; – meghatározni és követni az új és folyamatosan aktualizált szervezési modelleket a dokumentációs és adminisztrációs munkafolyamatokban; – fenntartani az összefüggést a döntéshozatali folyamat és a nyilvántartási funkciók között; – garantálni a dokumentumok közzétételének azonnaliságát, az összefüggô információk és profilok teljességét a hatékony osztályozási eszközök segítségével; – azonosítani (vagy koordinálni) a dokumentum létrehozásáért, megôrzéséért és megóvásáért viselt felelôsségi köröket, az egyre általánosabbá váló decentralizációs folyamatnak megfelelô modellek vizsgálatával; – ellenôrizni a teljes dokumentum- és nyilvántartási rendszer megfelelôségét és hatékonyságát. Összegzésképpen, az elmúlt két évszázadban a szisztematikus ismeretekkel, stabil módszertannal és magasan fejlett eszközökkel jellemezhetô dokumentumrendszerek ma olyan általános átalakulás alatt állnak, amely specifikus, gyakran frissített és sokkal szélesebb körû ismereteket igényel minden szinten. Ezen új feladatok megfelelô végrehajtásához és a szükséges szakértelem megteremtéséhez alapvetô követelmény a szakmai környezet megfelelô fejlesztése az alábbiak tekintetében: – hangsúlyváltás és a dokumentumkezelési funkció új megközelítése, különös tekintettel a digitális dokumentumrendszerekre; – a mai átmeneti idôszak (amely valószínûleg bizonytalan ideig így is marad) még hiányzó átfogó értelmezésének szükségessége, különös tekintettel a hagyományos és az új modellek, tevékenységek és szakmai profilok jellegére és viszonyára. Ez a bizonytalanság és a jelenlevô komplexitás belsô és lényeges következményként a képzési/oktatási funkció egyre inkább központi szerepet kap, amit ebben a dinamikusan változó környezetben a szakma maga is a stabilizáció és az ellenôrzés eszközének tekint. A levéltári oktatási infrastruktúra minôsítése A mélyebb és következetesebb ismeretek iránti közös igény következményeképpen a szakmai közösség fejlôdése közvetlenül kötôdik az oktatási és a képzési infrastruktúra minôségéhez, amelynek a megfelelô javítása lehetôvé tenné, hogy a levéltárosok és dokumentum-, valamint nyilvántartás-kezelôk relevánsabb szerepet játszhassanak az IMS/EDMS/ERMS-rendszerek professzionális mûködtetésében. Ezen kívül, ha a rugalmasság – mint korábban megjegyeztük – alapkövetelménynek tekinthetô, további feltétel, amit nem becsülhetünk alá, hogy ennek a rugalmasságnak a kutatásra és a tudományos módszerekre kell épülnie. Az informatika fejlôdése és folyamatos változásai által gyakorolt „nyomás" maga után vonja a dokumentumok burjánzásának aktív és igényes vizsgálatának, 182


Records


e-Government

and

Digital

Archives

illetve az interdiszciplinaritásból adódó nehézségekkel történô komoly szembenézésnek a szükségességét. Ennek az evolúciónak számos következménye van az oktatási stratégiák fejlesztésére, a komplexitás megfelelô szintjének, illetve a felelôsségnek a meghatározására. Az oktatás és a kutatás már nem tekinthetô elkülönülô tevékenységnek, szükség van alapos és folyamatos integrációjukra és a kifejezetten ezt szolgáló környezetre. Mindezt általánosabb szempontból Adriano Di Maio, az olaszországi Kiválóság Egyetemének rektora (Università Bocconi, Milánó) nagyon jól kifejezte: a jelen, és még inkább a jövô olyan szakértôket igényel, akiknek a legfontosabb minôsége nem az összegyûjtött szaktudás mennyisége, hanem az, hogy rendelkeznek-e szisztematikus kutatási módszerekkel és eszközökkel; az azonnal alkalmazhatóság képessége azzal veszélyeztet, hogy az nem tartalmazza a tudás elavulásával való szembenézés képességét. Ám ha a szakember ilyen módszernek a birtokában van, az nemcsak azt jelenti, hogy képes az innovációval megbirkózni, hanem azt is, hogy maga képes innovációt generálni. Inkább a nyilvántartások dimenziójához kapcsolódóan Carol Couture a levéltári diákokra utalva hasonló megállapítást tett 1994-ben: „Nem arra kell képeznünk ôket, hogy csináljanak dolgokat, hanem arra, hogy megtanuljanak dolgokat"; 2001-ben Theo Thomassen felismerte, hogy a levéltári diákokat „Nemcsak a munkahelyi környezetükben bekövetkezô változás folyamatának az adaptálására kell képezni, hanem arra is, hogy uralni tudják a változás folyamatát. Fel kell készülniük arra, hogy alakot adjanak annak a jövônek, amelynek egyelôre még csak a körvonalai látszanak. A levéltári oktatásnak alkalmassá kell tennie a szakembereket a változáshoz való alkalmazkodásra, de egyben a változás közvetítôjévé is kell tenni ôket". Mindezen okok miatt a levéltári oktatás nem helyettesíthetô az RM-képzéssel, fôleg akkor nem, ha a munkatársaknak együtt kell mûködniük más dokumentum-elôállító szolgáltatásokkal, tehát nem bürokratikus és passzív, hanem centrális és proaktív szerepet kell játszaniuk, hogy képesek legyenek a következetes metodika átadására. Ez nem tér el maguknak az oktatóknak a dinamikus funkciójától: a dokumentumokkal foglalkozó szakembereket gyakran kérik fel, hogy más munkatársaik képzésében vegyenek részt, emiatt szükségük van a magas színvonalú oktatásra a kutatói, illetve akadémiai környezetben, amelynek révén jól megalapozott elméleti és módszertani gyökerekkel rendelkezô, magas színvonalú levéltári szakismeretekkel rendelkezhetnek. Természetesen a diszciplína fejlôdése és az oktatási folyamatba történô befektetési készség hiánya új nehézségekhez vezethet, és ha ezekkel nem nézünk szembe, az több negatív következménnyel járhat, mint a korábbi bizonyosságok korában, különös tekintettel: – a levéltári tudományok és a dokumentumkezelési elméletek legújabb eredményeire, valamint a következetes hagyomány és a szisztematikus megközelítés hiányára; – a múltat jellemzô túlzott pragmatizmusra, ami a mai napig sok közösséget és az oktatási és képzési programjaikat is erôteljesen befolyásol, bármilyen szintrôl legyen is szó (nemzeti levéltárak iskolái, akadémiai programok, szakmai kezdeményezések); – a késedelemre, amely a tanulási folyamat minôségi javítása átfogó kereteinek kialakításában mutatkozik. 183



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Gyors válaszok az alapvetô kérdésekre Az oktatási szolgáltatások minôségének javítására minden nemzet rendelkezik valamilyen közös, a hagyományokban gyökerezô eljárással. Ezt a fejlôdést ösztönözni kell az akadémiai és levéltári intézmények közötti megállapodásokkal és azok integrációjával, valamint a szakmai egyesületek támogatásával is. Egyébiránt ezt a folyamatot úgy kell támogatni, hogy világosan megértsük a velünk szemben támasztott általános kihívásokat. Az elsô lépés a korábban javasolt és itt röviden illusztrált kérdések további vizsgálata lehet.

Kik legyenek az új oktatási paradigma fôszerelôi? Életképes megoldás-e a megosztott folyamat? Ez a fejlôdés milyen költségekkel jár és melyek a feltételei? Mivel a szakemberek gyakran kényszerülnek oktatói szerepkörbe a dokumentumfelhasználók nagyobb közösségében – esetleg a képviselniük kell a szakmát az információs rendszerek fejlesztésében érintett informatikai szakértôkkel szemben –, a mai oktatók nemcsak egyetemi vagy más professzionális tanárok lehetnek, hanem gyakran maguk azok a szakemberek, akik az állami vagy a magánszektorban a dokumentumkezelési programért felelnek, különösen, ha ezeket a rendszereket ERMS-ként fejlesztik ki. Természetesen, ebben az esetben az oktatók oktatását is vizsgálni kell. E fejlôdés támogatásához – és hivatkozva a konkrét európai kontextusra, ahol be kell vezetni a bolognai nyilatkozatban meghatározott elôírásokat – meg kell változtatni a felsôfokú levéltárosképzés eddigi felelôsségi köreit (független levéltáros iskolák, a nemzeti levéltárak oktatási programjai, az egyetemi mesterképzés az angolszász hagyományokban), és a mainál fokozottabban ellenôrzött modelleket kell kialakítani az akadémiai tanúsítási folyamat során. A jelenlegi kínálat korlátai és ellentmondásai meghatározók, és kedvezôtlen hatással járhatnak: – a mesterszintû RM-tanfolyamok számának növekedése (nemcsak egyetemi környezetben); – a megfelelô szakosodás nélküli oktatók számának burjánzása, különösen a magánkezdeményezések esetén (de a levéltári intézményeken belüli iskoláknál is); – a kifejlesztett tartalmak egyre növekvô bonyolultsága; – a kifejlesztett módszerek és az alkalmazott erôforrások minôsége fölötti egyre gyengébb ellenôrzés.

Miért van szükség a magasabb szintû tudásra és a képzettebb oktatókra? A választ a technológiai környezet, illetve az RM-tevékenységgel kapcsolatos vonatkozások elemzésével találhatjuk meg: – a funkciók és felelôsségi körök decentralizációja, amelyet a dokumentumkezelésben megosztott kompetenciaként határoztak meg; – a bonyolultság és a fragmentáció növekedése; – a dokumentumkezelôk változó szerepe, amely magában foglalja: 184



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

• a szabályok és szabványok meghatározását, • a minôség-ellenôrzés biztosítását, • az oktatási tevékenységeket, • a módszertan átadásának elsôdlegességét az RM-funkciók közvetlen gyakorlása helyett. Meg kell fontolni azt a tényt is, hogy a technológiai környezet hosszú távú instabilitása (és ennek következtében a dokumentumkezelési funkció változása) a szolgáltatások ellátásában fejlettebb képességeket és különleges tulajdonságokat igényel: – megbízható szaktudást; – a fogalmak következetességét és a vonatkozó terminológia pontosságát; – a gyakorlati tevékenység rugalmasságát, amire mindig szükség van olyan, különféle területeket átfedô tevékenységben, mint a dokumentum- és nyilvántartás-rendszerek. A folyamat annyira bonyolult, hogy annak megoldása valamennyi, erre a célra rendelt közösség különleges részvételét igényli (levéltári adminisztráció, dokumentumok létrehozói, az akadémiai intézetek), hogy integrált együttmûködésük révén jöjjön létre a hatékony oktatás és a termékeny környezet. Természetesen – politikai és szervezeti okok miatt – ez nem könnyen elérhetô cél, ám az oktatók és az oktatás felhasználói gondolkodásának középpontjában az általános tudatosság fokozása és az eredmények minôségét emelni képes megosztott felelôsségek rendszere kell álljon.

Mit kellene tanítani (a hagyományos tartalom megújítása és az új multidiszciplináris megközelítés tekintetében)? A konkrét tartalmak minôségének és következetességének biztosításához nagyobb elméleti és módszertani következetességre és operatív készségekre van szükség, mint a múltban: a fejlett technológiai környezet nem csak konkrét ismereteket igényel, hanem – a feladatok jelenlegi és jövendôbeli bonyolultságra tekintettel – inkább az aktivitás és a dinamikus reagálás képességének kialakítását, a technikai szakértelem területének bôvítésével. A dokumentumkezelési elvek és módszerek oktatásának ekként a diplomáciai és levéltári tudomány és a dokumentumkezelés elveire kell összpontosítania (mi a dokumentum és a nyilvántartás fogalma, melyek ezek alkotóelemei, az iktatásra és osztályozásra épülô dokumentumlétrehozás elvei stb.), valamint a levéltári funkciók gyakorlatára (leírás, megôrzés, értékelés). A tanulási folyamat során megszerzendô új készségek közé kell tartozzék: – az infokommunikációs technika fejlôdéséhez kapcsolódó technikai tudás (információs rendszerelmélet, DBM-es „adatbányászat" és tartalom-, illetve tudáskezelô rendszerek); – a jogszabályi keretek megértése történelmi és jogi szempontból egyaránt; – projektirányítás; – ügyviteli folyamatok ellenôrzése.

Hogyan lehet fejlett képességeket átadni olyan módon, hogy a folyamatosan változó

185



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

környezetben is garantálhassuk a gyakorlati készségeket és az elméleti tisztánlátást? Az új módszereket meg kell vizsgálni, de összekapcsolva költség-haszonelemzéssel és az egyes választásokhoz kapcsolódó legfontosabb viszonyrendszerek értékelésével. Konkrétan: – rendkívül fontos, hogy az oktatási programok szervezôi (évente) figyelembe vegyék a nyilvántartási rendszerek változó követelményeit, anélkül azonban, hogy az elméleti keretek következetességébôl engednének; – az e-tanulási módszerek ezen új környezet szerves részét képezik (különösen a vegyes rendszerek, amelyek egyszerre biztosítják az elektronikus fórumot és vitákat, mentori eszközöket és a beszélgetés, ugyanakkor tantermi oktatás lehetôségét is, mivel ez biztosítja a lehetôséget tanárok és a magasan képzett szakemberek tapasztalataival való közvetlen szembesülésre); – a komplex oktatási módszerek kifejlesztése fárasztó és drága folyamat, és fennáll a kockázata annak is, hogy minden igyekezetünk haszontalanná válik, ha a koncepciót az RM-szakemberek és RM-oktatók számára egyaránt releváns gyakorlati tevékenység nem támasztja alá; az elméleti ismereteket és módszereket a gyakorlatnak folyamatosan vissza kell igazolnia, fôként digitális környezetben; – a rendelkezésre álló módszerek széles skáláját (tanulás a tevékenység folytatásával, felhasználóként, kutatással, interakcióval, megfigyeléssel) meg kell tapasztalni, és azok helyességét újra kell igazolni minden alkalommal, fôleg az oktatók képzése során; – a fejlett ismeretek megszerzéséhez az esettanulmányok és a legjobb gyakorlat bemutatása fontosabbá vált, mint a múltban: az eredmények gyorsan jelentkeznek és hasznosak, de szükség van az ellenôrzésre, a tanulmányok vezetésére, a kapcsolatokra stb. A diákok részvételét a konkrét RM-tevékenységben (természetesen tanulási környezetben) általában kritikus tényezônek tekintik a program sikere szempontjából. Jó példa erre valamilyen osztályozási terv meghatározása (vagy frissítése) vagy részvétel egy elektronikus nyilvántartási rendszer megtervezésében. Mindenesetre – mint már korábban is hangsúlyoztuk – a kétosztatú oktatás-kutatás relevanciáját mindig meg kell fontolni, mert: – a tudományos kutatással való kapcsolat alapvetô követelmény egy olyan szektorban, amelyet a folyamatos átalakulás jellemez: emiatt az akadémiai környezetnek (az alkalmazott tudományok esetében is) létre kell hoznia a szükséges elméleti alapismereteket, és biztosítania kell a folyamatos frissítési folyamatot; – a szakmai közösségek által biztosított képzés (különösen akkor, ha a kétosztatú oktatáskutatás megfelelô módon nem fejleszthetô) nem elegendô, fôként az ERMS esetében. Ez mindenképpen az integrált megközelítés fontos eleme; – ahhoz, hogy tekintélyük lehessen az oktatóknak, magunknak is rendszeresen részt kell venniük a tanulási folyamatban, ám egyelôre ennek tapasztalatai még kialakulatlanok.5 186


Records


e-Government

and

Digital

Archives

A folyamat során figyelembe kell venni az eszközök, szabványok és iránymutatások relevanciáját is, mert ezek is szükségesek az oktatói közösségek tevékenysége minôségének javításához. Lásd például az Elektronikus Dokumentumkezelô Rendszerek Követelménymodelljét (MoReq) vagy a TC46 technikai albizottságai által kidolgozott ISOszabványokat. Ami az egyes országok helyzetét illeti, egyes munkacsoportok ERMS-iránymutatásokat fejlesztenek ki, az osztályba sorolási tervek módszertanának létrehozásán dolgoznak, kialakítják a funkcionális követelmények meghatározásának irányelveit (lásd például a Scuola superiore della pubblica amministrazione által végzett munkát 2000–2002-ben )6, és ezzel igen fontos szerepet játszhatnak. A fô erôfeszítések hogyan foglalják magukba a nemzeti és nemzetközi dedikált hálózatok megvalósítását? A nemzeti, illetve nemzetközi kutatási hálózatok fejlesztése, különösen, ha azokat összekapcsolják a képzéssel, lényeges szerepet játszhatnak egyes területeken: – platformot adhatnak a vitákhoz és az eszmecseréhez (ennek hiányát széles körben elismerték); – oktatási anyagként használható eszközöket és iránymutatásokat adhatnak; – gyakorlati környezetként esettanulmányokkal szolgálhatnak, tesztkörnyezetként a tovább vizsgálatoknak adhatnak teret. Az ERPANET igen jó példa arra, hogy a nagyfokú komplexitással és innovációval (mint a digitális megôrzés) jellemezhetô szakterületeken miként lehet a nemzetközi szintû oktatási célú együttmûködés eredményeit vizsgálni. Az ERPANET eseményein az oktatók részvétele 17 százalékos volt a szakértôi munkacsoportokban, és 32 százalék a szemináriumokban; ez a nagyarányú részvétel a technikai jellegû találkozókon (a második kizárólag az állami szektorra vonatkozott, ami a digitális megóvási tevékenység fô területe) világos tanúbizonyságot ad arra, hogy az oktatóknak is szükségük van ismereteik frissítésére, és ennek tudatában is vannak, de arra is, hogy az európai együttmûködés ezen a téren milyen potenciális szerepet tölthet be.

5

Az Urbinoi Egyetem együttmûködve Pávia és Parma Egyetemével a megvalósítás céljával elemzi jelenleg a diákoknak és oktatóiknak szolgáló, a kölcsönök oktatási tapasztalatokra vonatkozó projektet, amely a mesterfokozatot érinti. Jelenleg ezt a projektet szervezési és politikai okok késleltetik.

6

Az anyagok elérhetôk: www.sspa.it . Lásd még La metodologia per la definizione di piani di classificazione in ambiente digitale, a cura di Elena Aga Rossi e Maria Guercio, Roma Scuola superiore della p.a., 2005

Hozzáteszem, olyan együttmûködési hálózat létrehozása, amely az eredmények és ajánlások kölcsönös cseréjére összpontosít, igen bonyolult és idôigényes. Azt még nem sikerült igazolni, hogy olyan idôszakban, amikor a feladatok bonyolultsága 187



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

és az erôforrások fogyatkozása között egyértelmû ellentmondás tapasztalható, a közelmúltban szerzett európai tapasztalatokat kellene-e tovább elemezni és jobban hasznosítani, különös tekintettel az oktatási célokra. Theo Thomassen világosan leírta 2001-ben: „Az együttmûködés az elôfeltétele az új oktatási eszközök folyamatos fejlesztésének, mert ezek túlságosan drágák ahhoz, hogy az egyes intézmények maguk is elôállíthassák azokat… A „nyílt forrás" megközelítés szükséges feltétele a levéltári oktatás és továbbképzés különféle alkotóelemeihez való hozzáférésnek a levéltári oktatók és diákjaik közössége számára, ám erre mindenképpen szükség van ahhoz, hogy a levéltári oktatásszolgáltatókat segítse abban, hogy megbirkózhassanak a folyamatos változással és testre szabott képzési kínálatot biztosíthassanak." Mikor van itt az ideje a képzési folyamatnak: posztgraduális oktatás vagy doktori tanulmányok keretében, esetleg az élethosszig tartó tanulás részeként? Ez az utolsó kérdés nem kevésbé releváns, mint a többi, és a képzési/oktatási tevékenység különféle szintjeire és a világos felelôsségi körök meghatározására irányul. Számos európai országban az egyetemek és az akadémiai szervezetek magukra vállalták, hogy nemcsak oktatási, hanem továbbképzési szervezetként is szolgálnak, amelynek következtében: – kínálatukat sokszínûbbé tehetik, és inkább képesek az elméleti vonatkozásokra, mint a gyakorlati készségekre összpontosítani ; – hatékonyabban képesek fejleszteni a szakmai azonosságtudatot. Néhány ellentmondást azonban még nem sikerült feloldani: például nem világos, hogy ezek a kezdeményezések (nem szükségszerûen a megszokott és alapvetô egyetemi funkciók részeként) miként folytatódhatnak a jövôben; és az sem, hogy ezek hogyan biztosítják az intézményi célokhoz integrált és azokkal összhangban álló megközelítést. A levéltári szektornak nincs szilárd hagyománya a PhD-programok, illetve a magasabb fokozatok terén, annak ellenére, hogy a tudományos fokozat a diszciplína tudományos elismertségéhez mindenképpen szükséges. A meglévô kísérletek tartalma nem jól meghatározott, és e programok hagyományos (azaz a történelemre koncentráló) jellege befolyásolja az eredményeket az RM-szektorban megnyilvánuló igényeket és szükségleteket illetôen. Az egész életen át tartó tanulást központi kérdésként kell kezelni, még akkor is, ha szervezési okok, illetve a kölcsönös felelôsségi körök meghatározása miatt az igen nehezen megy. Az egész életen át tartó tanulás esetében szükség van kontinuitásra és arra, hogy az innovációs folyamatok valamennyi szereplôje e szükséglet tudatában legyen. Jelenleg a tapasztalatok igen szegényesek és korlátozottak: nem alkalmaznak szisztematikus megközelítést még akkor sem, ha új kezdeményezéseket fejlesztenek ki, mint például Olaszországban az Urbinoi, Pármai és Pavai Egyetem között létrejött megállapodás formájában, melynek célja, hogy átjárható, magas szintû nyári kurzusokat indítsanak. A kor-

188



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

mányok európai és nemzetközi szinten már felismerték az egész életen át tartó tanulási folyamat stratégiai szerepének elônyeit, amint azt Marion Hoy világosan leírta az ICA bécsi kongresszusán tartott elôadásában, tanúsítva, hogy az elmúlt években számos országban erre a feladatra egyre nagyobb erôforrásokat szántak.7 A levéltárosok és a dokumentumkezelôk számára ezek a lehetôségek nyilvánvalóan elônyösek.

Néhány következtetés A mai európai kihívások (amint ezt többek között az ICA szakmai képzéssel foglalkozó bizottsága által szervezett felmérés8 kimutatta) közé tartozik: – a kompetenciák meghatározásának és a bizonyítványok elismerésének értékeléséhez szükséges szempontok közös ellenôrzése; – a tapasztalatcsere kereteinek meghatározása legalább az Európai Unión belül, de ha lehetséges, tágabb nemzetközi szinten; – az oktatási és képzési programok minôségének és hatékonyságának biztosítását szolgáló modellek kidolgozása (a szakértelem különféle szintjein); e modellekre egyre inkább építeni lehet az elkötelezett közösségek és az információs társadalom szervezeteiben szükséges archiválási ismeretek bôvítésének eszközeként.

7

Lásd Marian Hoy, Professional Development and Competency Standards Unravelling the Contradictions and Maximising Opportunities (Szakmai fejlôdés és kompetenciaszabványok: az ellentmondások feloldása és a lehetôségek maximális kihasználása), in 15th International Congress on Archives (15. Nemzetközi Levéltári Kongresszus). Bécs, 2004. augusztus, elérhetô: www.wien2004.ica.org . A dolgozatot releváns referencialista gazdagítja. Lényeges példa, hogy az olasz kormány, különösen az Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione (ma Centro nazionale per l’informatica nella p.a.) milyen nagy összeget fordított az elmúlt 3–4 évben konkrétan az elektronikus dokumentumkezelési rendszerekre. A közelmúltban is komoly erôforrásokat fordítottak az elektronikus dokumentumkezelési rendszerekkel és az e-tanulási tevékenységekkel kapcsolatos konkrét projektekre. Lásd a CNIPA Avviso per la selezione di progetti di e-learning, amelyet a „Gazzetta ufficiale" adott ki, 2005. július 12., 160.o., amelyben egy szakasz kifejezetten a dokumentumkezelési rendszerekrôl szól. Hoy elôadása leírja az ausztrál kormány erôfeszítéseit, de errôl számolt be David Roberts is az ICA bécsi kongresszusán, Education and Training in a New Regime for Government Recordkeeping: a Case Study (Oktatás és képzés a kormányzati dokumentumkezelés új rendszerében: esettanulmány), amely ugyanazon a website-on érhetô el.

8

Lásd Ch. Martinez, Professional Archival Training around the World: the Results of an ICA Survey (Levéltári szakképzés szerte a világon: az ICA-felmérés eredményei (elérhetô: http://www.wien2004.ica.org ).

A felmérések – amelyekkel szemben a fô követelmény a közös koncepcionális keret, amely eszközöket biztosíthat az egyetemek és más szakképzést folytató szervezetek tapasztalatainak és módszereinek összehasonlítására – alapján további vizsgálatra van 189



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

szükség. Bár minden szinten több erôfeszítésre kellene, a költségvetési megszorítások egyre inkább hatással vannak az európai akadémiai intézmények aktivitására is. Ebben a szektorban a magántôke bevonása sem jelent megoldást, mert az nem képes biztosítani a minôséget, és még kevésbé az innovatív megközelítést. Ezért tehát nemzetközi együttmûködésre van szükség, ám ezt nehéz elérni (a nemzeti hagyományok és a levéltárosképzô iskolák közötti eltérések miatt, de a meglévô érdekkonfliktusok miatt is, amelyeket nem szabad alábecsülni, mint például a levéltéri intézményeken belüli oktatási programok és az egyetemi mesterképzés közötti ütközés). Az ICA levéltári oktatással foglalkozó szekciója által folytatott szakképzést górcsô alá vevô felmérés fô következtetései rávilágítottak a jelenlegi helyzet kritikus pontjaira: a tanmenetek és az irányelvek sokszínûségére és töredezettségére, a szabványok és az értékelési szempontok pontos definíciójának hiányára, a szükséges tartalmak bizonytalanságára, az oktatás eltérô színvonalára, a biztosított anyagok gyenge minôségére, valamint az oktatói közösségen belül a tapasztalatok és tudás cseréjének hiányára.9 Ezeket a negatív eredményeket ugyanakkor kompenzálja az a széles körben elismert tény, hogy szükség van minôségellenôrzésre és tanúsításra, hogy szükség van egy, a tapasztalatcserét szolgáló, gazdag és sokféle eszköztárral mûködô hálózat létrehozására legalább a legfejlettebb régiókban, de mindenképpen a legkülönfélébb szinteken (bilaterális, multinacionális és nemzetközi, illetve helyi) (szakszemináriumok a tanárok számára, speciális tanfolyamok és workshopok, technikai missziók, dedikált publikációk), az elmélet és a gyakorlat közötti szoros kapcsolatra és a hozzájuk kapcsolódó elôírásokra az integrált eszközök létrehozására vonatkozóan, amelyekkel a rendszer felépíthetô és karbantartható. Mivel napjaink komplexitása lényeges javulást hozott a levéltári tudomány és a kapcsolódó diszciplínák konceptuális kereteiben, hasonló minôsítési folyamat ismerhetô el az oktatási és képzési kezdeményezések, irányelvek és eszközök sajátos területén. Az oktatói közösségek közös aggályára, hogy vajon képesek-e elônyükre fordítani a globalizáció és a technológia adta lehetôségeket, legalábbis ebben a kicsiny és jól körülhatárolt környezetben pozitív válasz adható, mert ma jobb lehetôségek állnak rendelkezésre „a kritikus levéltári vészhelyzetek megoldásában szerte a világon".10

9

Lásd Christine Martinez, Professional Archival Training around the World: the Results of an ICA Survey (Levéltári szakképzés szerte a világon: az ICA-felmérés eredményei), in 15. Nemzetközi Levéltári Kongresszus, Bécs, 2004. augusztus, elérhetô www.wien2004.ica.org . Lásd még Wang Jian, Janet Foster, Caroline Williams, Anne Gilliland Swetland beszámolóit is.

10

T. Hickerson, Ten Challenges for the Archival Profession (Tíz kihívás a levéltári szakma elôtt), in „The American Archivist", 64, 1 (2001 tavasz/nyár) 9.o.

190

ÉRTÉKMODELL


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

ÉRTÉKMODELL James Currall, Klaire Johnson, Peter McKinney Bevezetés Sokunk számára az információ alapvetôen árucikk. Azért dolgozunk, hogy megtaláljuk, létrehozzuk, átalakítsuk, átadjuk, kereskedjünk vele; miközben annak hasznossága és terjeszthetôsége a mikroprocesszor és a memóriachipek feltalálásával jelentôsen, akár forradalminak is minôsíthetô mértékben bôvült. Ma már nem lehet egy-egy szervezet eszközeinek valós értékét úgy felmérni, hogy leltárt készítünk a szervezet gépeirôl, berendezéseirôl, ingatlanairól, egyéb tárgyairól és pénzügyi tartalékairól. Olyan társaságok esetében, mint a Walmart, az eBay, a Dell és az Amazon, amelyek tárgyi eszközeinek csak egy igen kis része jelenik meg kézzelfogható formában, és ez komoly kihívást jelent a konzervatív számviteli elvek számára, amelyeknek a történelmi gyökerei a fizikálisan megjelenô tôke által dominált gazdasági világban rejlenek. Ezek a társaságok bôvében vannak az olyan nem tárgyi eszközöknek, mint például a jó hírnév, a know-how, az emberi tôke, a tudás, a szervezeti jellemzôk, az üzleti rutinok és az ügyféli, illetve beszállítói kapcsolatok. Ezek azok a dolgok, amelyek azzá teszik ôket, amik, és amelyek versenyelônyt biztosítanak számukra a konkurenciával szemben. Az ilyen típusú eszközökkel az a probléma, hogy borzasztóan nehéz ezeket szilárd értékként meghatározni, így a számviteli szakemberek általában rákényszerülnek arra, hogy a nem tárgyi eszközöket a vállalati mérlegekbôl kizárják. Nyilvánvaló, hogy ha az önök szervezete tevékenységeinek nyersanyaga az információ (erre jó példák az egyetemek, a kollégiumok, a kutatóintézetek, a könyvtárak, a levéltárak és a múzeumok), akkor ezeknek az eszközöknek a karbantartása és megóvása fontos feladat. Az információ megóvása költséges és kockázatos, és ugyanígy költséges és kockázatos, ha elmulasztják ezt a megóvást. Ezek a költségek becsülhetôk, és megjelennek a mérleg kiadási oldalán, vagy ami talán ennél fontosabb, ezeket kifejezetten figyelembe veszik a stratégiai tervezésnél. Ennél sokkal nehezebb azonban, hogy az ilyen eszközökhöz rendeljünk értéket annak érdekében, hogy egy adott intézkedést üzletileg alátámasszunk. Ezek a nehézségek ugyanazok, mint amelyekkel az a számviteli szakember szembesül, aki megpróbálja felbecsülni a társaság piaci értékét olyan módon, hogy ne vezesse félre a befektetôket az eszközök várható jövôbeni értéke tekintetében. Ebben a dolgozatban ezeket a kérdéseket vizsgáljuk: hogyan kapcsolódnak az értékeléshez a levéltári és dokumentumkezelési területek, és felvázoljuk az információs rendszerek közös bizottsága (JISC), valamint a Glasgow-i Egyetem (Egyesült Királyság) által finanszírozott espida-projektben alkalmazott módszerünket.

191

JAMES CURRALL, KLAIRE JOHNSON, PETER MCKINNEY

Electronic

Records

Supporting

DLMFORUM2005 konferenciabudapest e-Government

and

Digital

Archives

Az információ, mint tárgy Buckland (1991) amellett érvel, hogy az információnak három elkülönülô jelentése van:1 • Információ, mint folyamat – a tájékoztatás cselekménye, a tudás közlése. • Információ, mint ismeret – az, amit valamilyen tényrôl, tárgyról eseményrôl stb. közlünk. • Információ, mint tárgy – objektumok, amelyek az ismeret megjelenítését tartalmazzák (könyvek, számítógépes fájlok stb.) Az elsô kettôt általánosan elfogadják, mint az információ érvényes jelentését, a harmadik azonban vitatott; számos szerzô igen erôteljes érveket sorol fel amellett, hogy az információ, mint tárgynem érvényes jelentése az információnak (Machlup, Fairthorne). Buckland azzal érvel, hogy az információ manifesztációja/megjelenése – „az információ, mint tárgy" tapintható, miközben a tudás (akármilyen szegényesen és tökéletlenül is) maga a dolgon keresztül megjeleníthetô tapintható információ. Az információs rendszerek nem képesek feldolgozni a tudást, de feldolgozhatják az információt, mint tárgyat. A könyvtárak könyveket és folyóiratokat, a számítógépek byte-okat, a múzeumok tárgyakat, az archívumok dokumentumokat stb. dolgoznak fel. Buckland ezért az információfeldolgozást is hozzáteszi az információ három jelentéséhez, és ebben a táblázatban összegzi a helyzetet:

ENTITÁS

FOLYAMAT

NEM MEGFOGHATÓ

MEGFOGHATÓ/TÁRGYI

Információ, mint tudás

Információ, mint tárgy

tudás

adatok, dokumentumok stb.

Információ, mint folyamat

Információfeldolgozás

tájékozódás

adatfeldolgozás

Amikor felhívjuk a figyelmet Buckland megkülönböztetésére, célunk nem az, hogy az ô álláspontja mellett vagy az ellen érveljünk. Bennünket az információ, mint tudás megôrzése érdekel, ám ez a megôrzés bizonyosabb és ellenôrizhetôbb, ha léteznek az ilyen információnak megjelenítései (információ, mint tárgy), szemben azzal, ha az információ egyszerûen csak az egyes emberek fejében létezik. Bennünket az információ digitális megjelenítéseinek (számítógépes fájlok, amelyeket különféle papírlapú, mágneses vagy optikai adathordozókra kódoltak) hosszú élettartama, és nem fizikai megjelenítése (amelyet közvetlenül valamilyen fizikai hordozóra, például papírra, festôvászonra, agyagra stb. vittek rá).

1

Michael Buckland, Information as Thing (Az információ, mint tárgy), JASIS 1991 vol 45:5, 351–360. o.

E két kontextusban az információ, mint tárgy hasznos médium, mivel az információmegôrzés célját elsôsorban az információnak, mint tárgynak, és nem az információnak, 192

ÉRTÉKMODELL


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

mint tudásnak, vagy az információnak, mint folyamatnak a megôrzése révén éri el. A megjelenítés hatása függ persze attól, hogy milyen jól fogja meg az általa megjelenítendô intellektuális ideákat, ami fontos kérdés, de túlmegy jelen dolgozatunk hatókörén.

A digitális világ

Meg nem osztott megértés Jelenleg a digitális világban az emberek egy technológiai álmot kergetnek. A hardvergyártók egyre nagyobb digitális „teret" próbálnak meg egyre kisebb fizikai térbe erôltetni; a szoftvergyártók egyre több felhasználói programot próbálnak létrehozni; miközben a felhasználók olyan hardvert és szoftvert keresnek, amely segíthet nekik az információ megjelenítésében, tárolásában, megtalálásában és elemzésében. A szervezetek nagyon sokat invesztáltak az új technológiákba, de még nem foglalkoztak megfelelôen azzal a problémával, hogy mi történik akkor, ha ezt az információt nem kezelik megfelelôen a létrehozástól a megsemmisítésig, vagy olyan hosszú idôre történô megóvásáig, ameddig annak értéke lehet. A Digitális Megóvás (szándékosan nagybetûvel) mára egy közösségi szimbólummá vált; az elôre jelzett adatvesztés katasztrófájának megállítása iránti vágy jelképe lett. Egyben jelzi azt a folyamatot is, amikor intézkedéseket vezetünk be már a létrehozás fázisában, amelyek segítik a digitális anyagok használatát, elérését és tárolását. Fontos felismerés, hogy a „digitális megóvás" a végeredmény: az adatokat sikerült megóvni. Nem meglepô, hogy az érintett közösség elsôsorban azokból áll, akik egyszerre érdekeltek a tárgyban és mélyen értik is azt. Ez a közösség azonban a mai napig elmulasztotta, hogy megnyerje a „valódi" kulcsszereplôket. Feltehetôleg a digitális avulás fogalmát a digitális megóvás közösségén kívül is értik, de a kérdés bonyolultságát és megoldását nem.2 Tapasztalataink azt sugallják, hogy sokan tudnak valamit a digitális avulásról, de nagyon keveset a digitális megóvásról. Ez a közösség nem azon a nyelven beszél, amit a felsô vezetôk vagy az eszközök létrehozói könnyedén használnak vagy megértenek. A szervezeteken belül ennek két hatása van. Elôször is az eszközök létrehozói nem ismerik a digitális megóvás segítéséhez szükséges dokumentumlétrehozási és karbantartási jó gyakorlatot, vagy nincs is felelôsségük ezen a területen. Másodszor a digitális eszközök hosszú élettartamát nem ágyazzák be a stratégiai tervekbe, és ezért nem is biztosítanak ehhez folyamatos finanszírozást.

2

Ilyen támogató munkát már néhány projekt vállalt, a legnevezetesebb ezek közül az Egyesült Királyságban a digitális megóvási koalíció munkája, amely a digitális megóvásról szóló cikkeket juttatott el a sajtó fôáramába.

Nem stratégiai tárgyalás Már eddig is sok munkát végeztek a digitális megóvás költségbecslésének területén.3 Ez 193


Electronic

Records

Supporting


and

Digital

Archives

felöleli a szükséges intézkedéseket, mint (a) a digitális eszközök hosszú élettartamát biztosítani képes rendszer megvalósítását4; valamint (b) a technológiai frissítéseket, a szolgáltatás(ok) üzemeltetését, az alkalmazottaknak az új gyakorlatra történô képzését, valamint a folyamatok hosszú távú értékelése5 pénzügyi költségeit. Az alkalmazott módszerek azonban nem veszik figyelembe azokat a tényleges eszközöket, amelyeket meg kell óvni (kezelni kell). Ezen kívül a munka a költségmodellekre, és nem az üzleti érvekre koncentrált. Az általános feltételezés az, hogy az eszközöket meg kell óvni, illetve, hogy máshol már érveltek amellett, hogy az eszközök értékesek. Az üzleti modellekben nemcsak azt a kérdést kell megválaszolni, hogy „mennyibe kerül?", hanem azt is, hogy „miért van erre szükségünk?", és „mért költsünk pénzt erre, ahelyett, hogy a szervezet elsôdleges tevékenységére fordítanánk azt?". Ezek a kérdések nagyon másmilyen válaszokat igényelnek, mint amilyeneket a költségmodellek adni képesek.

3

A legtöbb munka azokat a költségelemeket vizsgálta, amelyekkel el kell számolni (ERPANET 2003, Granger, Russell & Weinberger 2000; Hendley 1998), és kevés gyakorlati példát hoztak fel a tényleges költségekre. Sokan jelezték, hogy a megóvás költségeinek a többi költségtôl, mint például a létrehozás és a kezelés költségeitôl való szétválasztása igen bonyolult és összezavarja a képet, de feltehetô, hogy ez hamis állítás: valamennyi költség releváns a digitális anyagok hosszú élettartama alatt. Igen részletes munkát végeznek a Cornell Intézetben (lásd a legutóbb Kenney 2005). Lavoie (2004) a megóvást, mint gazdasági tevékenységet vizsgálva, hangsúlyozva a fenntartható gyakorlatot.

4

A „rendszer" szó nem szükségszerûen jelent egységes technológiai rendszert az eszközök birtoklásához és kezeléséhez. Ez inkább a folyamatok, intézkedések és a megvalósítandó technológiai infrastruktúra.

5

Oltmans összevetette az egyik megóvási módszer költségeit a másikéval (emuláció és migráció), és úgy találta, hogy költségmintáik eltérnek. Változatlanul fennáll azonban az a jövôbeni költség, amit figyelembe kell venni. Erik Oltmans & Nanda Kol, "A Comparison Between Migration and Emulation in Terms of Costs" (A migráció és az emuláció költségeinek összehasonlítása), RLG DigiNews, 9:2 2005. április 15. http://www.rlg.org/en/page.php?Page_ID=20571.

A stratégiai gondolkodást nem pusztán a költségek, illetve a pénzügyi megfontolások mozgatják. A stratégiai gondolkodás mozgatórugója a jövôkép és a belátás. Az espida-projekt 194

ÉRTÉKMODELL


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

azt próbálja biztosítani, hogy egyetemünk felismerje saját információs eszközeinek értékeit, és rendelkezzék azzal az elôrelátással, hogy elfogadja, maradandóságuk inkább döntés kérdése, mint a technológiai meghatározottságé. Ehhez szükség van az információs eszközök értékének kifejezett elismerésére, valamint e között és az intézmény stratégiai terve és küldetése közötti kapcsolatra. A kihívás abban áll, hogy ki kell fejezni az értéket olyan módon, hogy azt a felsô vezetôk megértsék. Ha be tudjuk bizonyítani, hogy a digitális vagyon sokoldalú stratégiai értékkel járul hozzá egy intézmény mûködéséhez, akkor nagyobb az esélye annak, hogy megôrzéséhez biztosítják az erôforrásokat, hogy ezt az értéket tôkeként lehessen használni.

Finanszírozás csak rövidtávra Nem túlzás azt állítani, hogy a digitális tartalmak hosszú élettartama kérdését vizsgáló munkák legnagyobb részét vagy külsô adományokból, vagy belsô projektfinanszírozással végezték. Mindkét esetben az a közös, hogy a finanszírozás jellege rövidtávú. Ez pedig ellentétben áll a probléma jellegével. Miközben a finanszírozó testületek belátják a végzett munka szükségességét, finanszírozást csak tûzoltójelleggel tudnak adni, nem pedig hosszú távra. A korlátozott finanszírozás oda vezet, hogy a közösség különféle részei konkrét kérdésekre való összpontosítanak, bár idônként voltak olyan projektek is, amelyek a terjesztésre és a közösségépítésre koncentráltak a kettôzések elkerülése érdekében6. A munka elsôsorban technológiai kérdésekre összpontosított, beleértve a technikai megoldások költségbecslését, illetve a hitelesség kérdéseit is. Most, hogy a technológiai problémák nagy részét már megoldották vagy azok megoldhatók, olyan környezet létrehozására kell összpontosítanunk, ahol a digitális tartalom hosszú élettartama a szervezeti cél. A mi munkánk kétirányú információ- és ismeretáramlásba vonja be az eszközök létrehozóit és a felsô vezetést, amelynek eredménye a helyzet újfajta megértése és egy új gondolkodásmód – azaz a kulturális változás. Ez azt jelenti, hogy a kulcsszereplôknek három dolgot kell megérteniük, és arról meg kell gyôzôdniük: 1) az eszközök értéke, 2) a digitális eszközöket fenyegetô technológiai veszély, valamint 3) a fenntartott támogatás szükségessége annak biztosítására, hogy az eszközöket megóvjuk.

6

Az ERPANET-projektet az Európai Bizottság finanszírozta. Lásd http://www.erpanet.org.

A stratégia kettôs: megnyerjük a létrehozókat és a vezetôket, hogy megszerezhessük az objektumok értékére és megóvásuk követelményeire vonatkozó információt; és bevonjuk a 195


Electronic

Records

Supporting


and

Digital

Archives

döntéshozókat, megismertetve velük, hogy mit kockáztatnak, így világos, a költségeket, értéket és kockázatokat bemutató érveléssel a digitális eszközök hosszú élettartamát szempontként érvényesíthetjük az egyetem stratégiai tervezésében. Mi nem a „digitális megóvást" akarjuk eladni a felsô vezetôknek és az eszközök létrehozóinak; mi azt a motivációt „adjuk el" nekik, hogy kezeljék, használják újra és ôrizzék meg azokat az eszközöket, amelyek értékesek számukra és az egyetem számára. Ha már egyszer a kérdés a stratégiai radar képernyôjére került, könnyebb folyamatos finanszírozáshoz jutni, hogy ez meg is valósuljon, és az eszközük létrehozói és a vezetôk bevonásának eredményeként ôk azt is megérthetik, hogy milyen kulturális változásokra van szükség.

Értékelés és érték A szervezetek információt kiegészítô és lényegi üzleti célokra hoznak létre, némi egyszerûsítéssel, a szervezeti tevékenység bizonyítékai (azaz a dokumentumok) értékelésének folyamata determinálja, hogy milyen dokumentumokat kell begyûjteni, azokat milyen hosszú ideig kell megôrizni, hogy a konkrét üzleti szükségleteknek, illetve az érdekeltek igényeinek megfeleljenek, valamint hogy a (külsô és belsô felek irányában) biztosítsák az elszámoltathatóságot. Ez a definíció az ISO 15489-1:2001 dokumentumkezelés)7meghatározására épül.

(Információ

és

dokumentáció

–

A dokumentumok fenntartása költséges, és annak meghatározása, hogy mikor helyénvaló egy-egy konkrét dokumentumsorozat megsemmisítése, meghatározóan fontos feladat. Az értékelés során megkíséreljük a dokumentumoknak információként való belsô értékét felmérni, és ennek eredményeként meghatározzuk az adott célra vagy felhasználásokra szükséges megóvási idôtartamot.8 Ez adja meg a keretet a dokumentumok megóvásával, illetve a rájuk vonatkozó rendelkezésekkel kapcsolatos döntések meghozatalához. Ez ilyen ütemezett tevékenység biztosítja az értékeléssel kapcsolatos döntések megvalósításának egyik legfontosabb eszközét.

7

ISO 15489-2001 (Információ és dokumentáció – dokumentumkezelés) 1. rész: Általános, 2. rész: Irányelvek.

8

Ezt tovább vizsgálja: Barbara L. Craig „The acts of the appraisers: The context, the plan and the record" (Az értékelôk cselekedetei: a kontextus, a terv és a dokumentum). Archivaria 34 (1992 nyár), 175–180. o.

Az értékelés során használt „metrika" változatos, de megkísérli létrehozni a szervezet céljai és tevékenységei szisztematikus elemzésének eszközét, vagyis olyan szempontokat 196

ÉRTÉKMODELL


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

határoz meg, amelyek alapján el lehet dönteni, hogy mely dokumentumsorozatokra van szükség és milyen hosszú ideig. Bizonyos típusú információ esetében a megsemmisítésre csak akkor kerül sor, amikor az információt létrehozó szervezet már nem létezik, de az értékelési kritériumok többségét külsô szabályozási követelmények (törvények), illetve az aktív igazgatási használat határozza meg. Az információ elsôdleges (elsô használat) és másodlagos (újrahasználat) értékét is úgy ismerik el, mint ami logikai alapot biztosít az elszámoltatható értékelési döntések meghozatalához. Ezt közölni kell a dokumentumok létrehozójával és a felsô vezetô döntéshozókkal, hogy megértsék az üzleti/ügyviteli folyamatok bizonyítékául szolgáló információs eszközök tapintható hasznait, és ne csak az ezzel kapcsolatos költségeket lássák. A dokumentum-megóvási ütemterv az az eszköz, amellyel ez a folyamat elôkészíthetô, és amely kapcsolatot biztosít a levéltári iratgyûjtési irányelvekhez. Az ütemterv meghatározza a rutin megsemmisítési eljárásokat, az információ értékét a szervezet számára, és – az üzleti folytonosság és az újrakezdési tervezése9 részeként – lehetôvé teszi az életfontosságú dokumentumok meghatározását. A folyamatok kockázatértékelésének eredménye is felvehetô az értékelésbe és az ütemtervkészítésbe, mivel néhány kockázat (például az információ túl sokáig vagy túl rövid idôre történô megtartása) érinti a jogszabályoknak való megfelelést is. A hagyományos értékelés az üzleti területen meglévô dokumentumok felmérésével kezdôdik. A létrehozott és birtokolt dokumentumokat a szerint dokumentálják, hogy miként használják azokat és ki felel a róluk való gondoskodásért. Összegyûjtik a mennyiségre, a fejlôdésre, a használatra, a tárolásra és a kezelésre vonatkozó információt; a megóvási ütemtervbe felveszik az archiválási státusra (valamilyen idôtartam után vagy konkrét esemény bekövetkeztekor) történô átállás vagy megsemmisítés idôpontját is. Ezt a megközelítést egyre inkább egyesítik a funkcionális megközelítéssel, vagy az lép a hagyományos módszer helyére (ezt az ISO 15489 ajánlja és vázolja fel), amely az üzleti funkciókat és azokat a dokumentumokat elemzi, amelyek az ilyen tevékenységekbôl, illetve tranzakciókból származnak. Ez arra a meggyôzôdésre épül, hogy a dokumentumok azért vannak, hogy a szervezet funkcióinak és tevékenységeinek bizonyítékát nyújtsák, és azok nem szükségszerûen jelenítik meg annak szervezeti struktúráját.

9

Ezt tovább vizsgálja: Ian Wilson „The fine art of destruction revisited" (A megsemmisítés kifinomult mûvészetérôl még egyszer) Archivaria 49 (2000 tavasz), 124–139. o.

A funkcionális megközelítés céljai: • a vállalkozás és dokumentumai közötti kapcsolat alapos megértése, 197


Electronic

Records

Supporting


and

Digital

Archives

• dokumentumok értékének meghatározása az üzleti funkciókhoz való kapcsolatuk alapján, a rájuk irányadó jogszabályi és szervezeti elôírások vizsgálatával, • a digitális dokumentumok ütemezése problémájának megoldása. Az információ helyénvaló megsemmisítése az információhoz való hozzáférés biztosításának társtevékenysége. A digitális világban azok az intellektuális folyamatok, amelyek a következetes dokumentum-megôrzést és a helyénvaló megóvást támogatják, világossá kell váljanak még az információ létrehozásának idôpontja elôtt, és azokat be kell építeni a rendszer tervezésébe és kezelésébe. Ez egy szorosabb és világosabban meghatározott kapcsolat kialakítását igényli a dokumentumkezelôk, a dokumentumok létrehozói, illetve a vállalati információs rendszerek fejlesztôi, támogatói és irányítói között.

Az értékelés archiválási felhasználása… "Nincs zavarba ejtôbb elméleti kérdés a levéltáros számára, mint az, hogy mi legyen az archívum értékelésének alapja. A sok gondolkodás ellenére is, egyelôre még nincs általános elfogadott olyan értékeléselmélet, amely formálhatná a módszertant és a gyakorlatot." Theories of Appraisal (Értékeléselmélet), Elizabeth Shepherd http://www.ucl.ac.uk/~uczcw09/appraisl/level1.htm Az a levéltári gyûjtési politika, amelyik meghatározza, hogy milyen információt kell örökre megtartani, hogy az a szervezeti memóriát dokumentálja, a dokumentum-megóvási politika szerves része. A levéltárosok hagyományosan a dokumentumérték négy fô típusát határozták meg: adminisztratív/információs, jogi/bizonyítéki, megfelelôségi/szabályozási és történeti. Az adott szervezet lényegi vagy „egyedi" funkcióiból eredô (az egyetem esetében ezek az oktatás, a diákokkal és a külsô érintettekkel való kapcsolatok, illetve az egyetemi kutatás) dokumentumoknak általában fontosabb helyük van a levéltári gyûjtésben, mint az elôsegítô vagy támogató funkciókból származó dokumentumoknak, ilyen például a humánerôforrás-gazdálkodás és a pénzügyek. Az értékelés fô megközelítései: • Értékelés a létrehozó által, amint Jenkinson10 javasolja.

10

Jenkinson, H. A Manual of Archive Administration (A levéltári adminisztráció kézikönyve) Lund Humphries London, 1965, 2. kiadás.

• A (tényleges vagy várható) felhasználói igények értékelése, amint Schellenberg11 javasolja. [Ez tágítja Jenkinson szervezeti elfogultságát azzal, hogy úgy tekinti: a dokumentumok 198

ÉRTÉKMODELL


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

értékét a felhasználók széles skálájának igényei is befolyásolják (bizonyítéki vagy információs érték)]. • Az értékelés társadalmi modellje Schellenberg értékosztályozásában kifejlesztve, ami „áttérés az állammal folytatott párbeszédrôl a társadalommal folytatott párbeszédre" (észak-amerikai archívumok a 20. század második felében).12 • Funkcionális értékelés (az ISO 15489 alapján, amelyet széles körben alkalmaznak például Kanada vagy az Egyesült Államok Nemzeti Levéltára stb.).13 • Makró-értékelés (Ausztrália Nemzeti Levéltára).14

Értékelés és az espida Az espida-projekt az információ értékét, konkrétan annak az információnak az értékét kutatja, amint azt megjelenítették. Az értékelés annak érdekében vizsgálja az információ értékét, hogy a fontos szervezeti dokumentumok megfelelô megóvását biztosítsák. Ezt az értéket a következôk alapján vizsgálja: a szervezet céljai, az információ felhasználására és megóvására irányadó jogszabályok, valamint a hatékony mûködés érdekében történô információfelhasználás. Mindhárom cél releváns az espida szempontjából, tekintettel arra, hogy célunk annak biztosítása, hogy ez az érték releváns legyen az adott szervezet számára, hogy figyelembe vegye a jogszabályokat a kockázat csökkentésével, és hogy tükrözze az alkalmazottak szükségleteit és attitûdjeit, valamint a hatékony ügyvitel folyamatát. Az értékelés azonban túlságosan korlátozott, mert: 1) csak azokat a dokumentumokat vizsgálja, amelyek a szervezet tevékenységeit (tranzakcióit) részletezik. Ez nem foglalja magában az elôadásjegyzeteket, a kutatási dolgozatokat, az adatkészleteket, a könyvtári állományokat és más információs eszközöket;

11

Schellenberg, T.R. Modern archives: principles and techniques (Modern levéltárak: elvek és módszerek) Melbourne: Cheshire, 1956

12

Cook, T. „Mind over matter: Towards a new theory of archival appraisal" (Értelem az anyag fölött: a levéltári értékelés új elmélete felé). In: Barbara L.Craig, szerk. The Archival Imagination: Essays in honour of Hugh A. Taylor (Levéltári képzelet: esszék Hugh A. Taylor tiszteletére). Ottawa: ACA, 38–70. o.

13

Cook, T. „Macro-appraisal and Functional Analysis" (Makró-értékelés és funkcionális elemzés) Journal of the Society of Archivists 2004 április, .25. kötet, 1. szám.

14

Bailey, C. „From the top down: the practice of macro-appraisal" (Föntrôl lefelé: a makróértékelés gyakorlata) Archivaria 43 (1997 tavasz) 89–128. o. Beaven, B. „Macro-appraisal from theory to practice" (Makró-értékelés az elmélettôl a gyakorlatig) Archivaria 48 (1999 ôsz) 154–189. o.

2) az információs eszközökhöz nem rendel egyértelmû értéket;

199


Electronic

Records

Supporting


and

Digital

Archives

3) hatóköre túlságosan korlátozott az értékkel kapcsolatban olyan területeken, mint az alkalmazottak gyarapítása, a folyamatpotenciál, illetve az ügyféligények. Az értékeléssel kapcsolatos eszmecserék rámutattak arra, hogy módszerekre van szükség az érték megvitatásához, továbbításához és mások meggyôzéséhez annak érdekében, hogy az értékes információt lehessen kezelni és megtartani.

Információ és érték Nyilvánvaló, hogy az információhoz értéket rendelni nagyon bonyolult feladat. Láttuk, hogy az értékelés „az a folyamat, melynek során megállapítjuk az ügyek vitele során készített vagy kézhez vett dokumentumok értékét",15 valamint azt is, hogy az információs érték tágabb szemléletéhez ezt az értéket módosítani kell, és hozzá idôskálát kell rendelni. Egyáltalán nem egyszerû dolog felmérni mindazokat a módokat, ahogyan a szervezet információs eszközeihez értéket rendelnek, és akkor még nem beszéltünk arról, hogy miként is lehetne mérni az ilyen értéknek az idôben történô változásait. Mi nem csak a dokumentumokra összpontosítunk, hanem az információs eszközök teljes palettájára, legyenek azok publikáltak, nem publikáltak, nyersek vagy feldolgozottak, mindazok, amelyek egy információgazdag vállalkozást jellemeznek. Ezen kívül világos, üzletileg érthetô módon kívánjuk kifejezni ezeknek az eszközöknek az értékét.

Objektum az eszközhöz: az értékfordulat? A szervezetek naponta hoznak létre digitális objektumokat. Számos ilyen objektum az is marad, azaz objektum, néhányan közülük azonban eszközzé válnak. A változásnak ez a pontja, amit úgy írhatnánk le, mint érdeklôdésünkre számot tartó „értékfordulatot", mert ha felfedezhetjük, hogy mi az, ami egy objektumot eszközzé változtat, akkor jobb esélyünk van a megóvása melletti érveléshez. Az értékfordulat gyakran rejtett, vagy létét csak feltételezzük, például a felsô vezetôk üléseinek jegyzôkönyveirôl úgy véljük, hogy azok értékesek az egyetem számára, de a bennük rejlô értékeknek nem minden területét ismerjük vagy értjük16 . Ezen kívül vannak olyan objektumok egy-egy szervezeten belül, amelyeket csak akkor értékelnek eszközként, amikor már túl késô, mert elvesznek. Az objektumból eszközzé válás ilyen értékfordulatának a vizsgálata megköveteli, hogy megértsük az érték területeit és becsüljük az értéket.

15

Luciana Duranti, „The Concept of Appraisal and Archival Theory" (Az értékelés koncepciója és az archiválás elmélete), American Archivist, 57, 1994: 328–344.

16

Eddig végzett munkánk során felfedeztük, hogy miközben az ülés rögzítésének cselekménye értékes a bizottság számára a saját munkája miatt, a bizottság messze nem ismerte el a jegyzôkönyvnek az egyetem szempontjából képviselt általános értékét (kommunikáció és elszámoltathatóság).

Az értékmodell 200

ÉRTÉKMODELL


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Mi a szervezetnek információs erôforrásai olyan szilárd értékmodelljét javasoljuk, amelyet az alábbi ábra négy elvi dimenzió mentén összegez: Ügyfél és külsô érdekelt érték a szervezet kedvezményezettjeinek

Belsô üzleti ügyviteli folyamat érték a szerint, ahogyan a szervezet mûködik

Információs eszköz

Innováció és fejlesztés érték az alkalmazottaknak és a szervezetnek

Pénzügy érték a szervezet mérlegében

Néhányan felismerhetik ezeket a dimenziókat, mert meglehetôs hasonlóságot mutatnak a Kaplan és Norton-féle kiegyensúlyozott céltáblához, amely az üzleti tervezésben alkalmazott eszköz. Ez nem véletlen – az érték definiálásakor a digitális megóvásról szóló vitát próbáljuk meg áttolni a döntéshozók területére (akiknek az elképzeléseit Kaplan és Norton szánta) anélkül, hogy kiadnánk az egészet a számviteli szakembereknek és a könyvvizsgálók kultúrájának, amelyrôl Marilyn Strathern és más szociológusok olyan sokat írtak a közelmúltban17. A dimenziókon belüli értékelemek olyan dolgok, amelyekhez az „információ, mint tárgy" létrehozói viszonyulni tudnak, annak ellenére is, hogy azok egyszerûen csak az „információ, mint tudás", manifesztációi, pedig az információ, mint tudás az, amely az igazi érték rejti. Természetesen a mi értékdimenzióink, illetve azok, amelyeket az archiválási értékelés során elismernek, összecsengenek, ami szintén nem véletlen.

17

Marilyn Strathern (szerk.) Audit Cultures – Anthropological studies in accountability, ethics and the academy (Könyvvizsgálói kultúrák – antropológiai tanulmányok az elszámoltathatóság, az etika és az akadémia terén), London, 2000.

Az értéknek, mint egésznek a megértése, megköveteli valamennyi értékelem azonosítását

201


Electronic

Records

Supporting


and

Digital

Archives

az ábra négy dimenziójában. Az espida-projektben együttmûködtünk az egyetemen belüli dokumentum-létrehozókkal és -felhasználókkal, hogy azonosítsuk a digitális objektum értékterületeit. Ezt a munkát az informatikus szakértelme egészítette ki. Az érték néhány közös területe az oktatás és a kutatás minôsége, a jogszabályok betartása és az erôforrásokhoz való hozzáférés lehetôsége. Az egyetemen belüli különféle tanszékeknek a munkájuk jellegébôl adódóan vannak egyedi értékterületeik, és ezek rendre kiváló anyagoknak bizonyulnak érvelésünk kialakításához18. Viszonylag könnyen meg lehet érteni annak az értéknek a felépítését, amivel mondjuk egy Constable-festmény rendelkezik – tudjuk, hogy ott van a galéria számára megjelenô érték (pénzügyi megtérülés és egyre növekvô jó hírnév), ott van az érték azok számára, akik eljönnek megnézni azt (személyes tanulás, esztétikai élmény) és ott van az érték az azt körbevevô város számára, azzal, hogy a mûalkotással társítják. Ezek a különféle érdekeltek másképpen értékelnék ezeket az értékeket. Az érték nem abszolút, és csak akkor becsülhetô, ha azt valamilyen kontextusban helyeztük el19. Bárminek az értéke az egyén vagy az azt megszerzô személy céljaitól függ – a Constable-festmény értéke eltér a mûgyûjtô, a mûvészettörténész-hallgató, a mozaikjáték-készítô, a csokoládé- vagy kekszszállító vagy az egyszerûen esztétikum iránt érdeklôdô mindennapi ember számára. Az információs eszköz értéke szorosan kapcsolódik a szervezet stratégiájához és céljaihoz. Amikor az egyes perspektívák szemszögébôl értékelemlistánkat meghatározzuk, a fókuszcsoport eredményeit az egyetem stratégiai tervéhez viszonyítottuk. Az objektumok létrehozóival és az informatikusokkal folytatott megbeszéléseink során felfedezett területek nem mindegyikének van relevanciája e stratégia szempontjából, és ezért azok nem érdekesek abból a tekintetben, hogy mit tartunk az egyetem számára eszközértéknek.

Értékmetrika Miután megállapítottuk, hogy az érték mely összetevôi fontosak, megfelelô mérési módszert kell találnunk hozzájuk. A mérési módszernek: • stratégiailag értelmezhetônek kell lennie, • megfelelô módon mérhetônek kell lennie, • ellenôrizhetônek kell lennie abban az értelemben, hogy a vezetés intézkedései az értéket növelhetik vagy csökkenthetik.

18

Például, az egyetem egyik tanszéke rendelkezik általa kifejlesztett üzleti technológiákkal.

19

Mondják, hogy az ember csak akkor képes valaminek az értékét igazán becsülni, amikor az már elmúlt; ez a végsô és abszolút kontextus nem az, amire nekünk szükségünk van.

E metrikának nem kell: 202

ÉRTÉKMODELL


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

• pénzügyi értelemben meghatározhatónak vagy arra átalakíthatónak lennie, • egy mérési skálán elhelyezkednie – lehet megszámlálható (A>B) vagy ennél elmosódottabb (A∫ B vagy A≥B). Probléma, hogy az érték olyan fogalom, ami nem abszolút, és ezért rugalmasságot igényel. Hogyan mérjük azt az értéket, amivel egy digitális eszköz hozzájárul az egyetemen belüli intellektuális tôkéhez (az akadémiai dolgozatok számával, kutatási minôsítéssel, ösztöndíjak és szerzôdések pénzügyi értékeivel)? A következô néhány hónapban munkánkat erre a területre összpontosítjuk.

Érték az idôben Az érték az idôben nem állandó; bizonyos információtípusok kezdeti értéke igen magas, ami aztán az idôvel csökken, míg más típusú információnál egészen más helyzetet tapasztalunk. Ez számos tényezôtôl függ. Az egyes eszköztípusok eltérô kontextussal, követelményekkel és célokkal rendelkeznek. Szigorú szabályok vonatkoznak például a pénzügyi nyilvántartások megôrzésére élettartamuk elsô 5–10 évében, amikor komoly értéket jelentenek a szervezet számára; ezután értékük a pusztán történelmi érdeklôdés maradványszintjére zuhan. Ezzel szemben az akadémiai dolgozatok kezdôértéke lehet alacsonyabb, ami aztán nô, ahogyan az idô telik, mielôtt hanyatlani kezdene, ahogyan a további, az eredetit meghaladó kutatási eredményeket publikálják. A kutatási adatok értéke kezdetben lehet mérsékelt, majd nagymértékben nôhet, ha esetleg nem lehet visszatérni ahhoz a helyzethez, amire vonatkoznak. Az értékmetrikával kapcsolatos munkánk után ezt a területet fogjuk részletesebben tanulmányozni, amelynek eredményeként konkrét eszköztípusokra dolgozunk ki értékprofilokat.

Az új megközelítés A digitális megóvás beruházási döntés, amikor az aktuális idôszak ráfordítása abban a hitben történik, hogy abból egy jövôbeni idôszakban elôny származik, és így szükség van az elônyöknek a költségekkel és kockázatokkal való összemérésére. Ha ebbôl a szempontból nézzük, akkor bizonyos értelemben ennek a beruházásnak meg kell térülnie. Amit mi teszünk az espida-projektben, az, hogy nagyon gondosan vizsgáljuk ennek a megtérülésnek a jellegét, igen világossá téve egyúttal, hogy a megtérülés (vagy elônyök, ha ez jobban tetszik) a közvetlenül pénzügyitôl eltérô formákban is megjelenhet. Elismerjük, hogy az információs eszközökhöz költségek, érték és kifejezett kockázatok társulnak.

203

Költség

a létrehozás, a megszerzés, a hozzáférés, a kezelés, a megóvás, a megsemmisítés költsége,

Kockázat

az elvesztéssel, a közzététellel, a megtartással társított kockázat,

Kockázat

annak kockázata, hogy olyan eszközökrôl gondoskodunk, amelynek nem lesz hozadéka,


Electronic

Records

Supporting


and

Digital

Archives

Érték mint szellemi tulajdon, bizonyíték, erôforrás, folyamat. Az eszközök értékelésének egyik megközelítése az, amit az archiválás, illetve dokumentumkezelési értékelés során végeznek. Ám ez a megközelítés nem ad egyértelmû értéket az információs eszközöknek, és nehéz lefordítani abba a költség/haszon keretbe, amelyhez a döntéshozók hozzászoktak. Miért csináljuk ezt? Azért, hogy legyen eszközünk üzleti érvek felsorakoztatására olyan dolgok mellett, amelyek mellett hagyományosan nagyon nehéz érvelni. Ilyen például a digitális világ „információ, mint tárgyának" a fenntartható megóvása. Így az információs eszközök értékét össze lehet vetni a költségekkel, és ezzel lehetôvé tesszük, hogy a döntéshozók racionálisan határozhassanak róluk. A közelmúltban számos jelentést láttunk például az Egyesült Királyságban a British Library-tôl20, illetve az Egyesült Államokban a floridai21 és a dél-Karolinai22 állami könyvtárszolgálattól, amelyek szintén azon gondolkodnak, hogy miként lehet mérni, hogy amit ôk végeznek, mennyit ér az általuk kiszolgált közösségeknek, így azoknak, akik a számlát állják23. Ez a munka végig a pénzügyi értékre épül, de azt mutatja, hogy a szervezetek kezdik felfogni ennek a szükségét.

Miért érdekes ez az önök számára? Számos indoka van annak, amiért az információs eszközök értékével kapcsolatos munka érdekes és hasznos lehet a DLM Fórum delegátusai számára:

Szervezetek • lehetôvé teszi az információs eszközökkel való jobb gazdálkodást, • eszközöket ad ahhoz, hogy racionalizálni lehessen az intellektuális eszközök, a tudás megjelenítésére fordított kiadásokat,

20

A BL tanulmány, Measuring our Value (Értékünk mérése) elérhetô:: http://www.bl.uk/pdf/measuring.pdf

21

A floridai tanulmányról szóló beszámoló elérhetô: http://dlis.dos.state.fl.us/bld/roi/index.cfm

22

A dél-karolinai tanulmányról szóló beszámoló elérhetô: http://www.libsci.sc.edu/SCEIS/home.htm

23

A könyvtárak által alkalmazott módszer a feltételes értékelés. Nagyon egyszerûen ez kérdôíveket és más eszközöket használ ahhoz, hogy megkérdezze „mennyit volnál hajlandó fizetni ezért a szolgáltatásért, ha az nem lenne?". Erre további példákat lásd a Duberstein & Steiguer (2003) és Arrow et al (1993).

• lehetôséget ad az információ létrehozói számára, hogy világosabban lássák erôfeszítéseik értékét.

204

ÉRTÉKMODELL


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Technológiaszállítók • meghatározza a termékekben lévô innováció kontextusát, ami demonstrálható, hogy maximalizálni lehessen az információ értékét az ügyfél számára, • új módszereket ad az információkezelés termékeinek marketingjéhez, • segítséget nyújt a potenciális ügyfeleknek, hogy üzleti érveket dolgozzanak ki az információkezelési megoldásokra irányuló beruházások mellett.

Dokumentumkezelôk és levéltárosok • új módszereket ad az értékelés átláthatóbbá tételéhez, • eszközöket biztosít a szükséges intézkedések melletti érvelés mellett, • jobb kilátást ad örökségünk megôrzéséhez ebben a gyorsan változó digitális világban, • szilárd alapinformációs forrásokat biztosít a szervezeti átláthatóság követelményeinek kielégítéséhez.

205

DIGITÁLIS MEGÓVÁSI KÖLTSÉGMODELL


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

DIGITÁLIS MEGÓVÁSI KÖLTSÉGMODELL Remco Verdegem 1. Bevezetés A Digital Preservation Testbed egy gyakorlati kutatási projekt volt, amelynek általános célja a hiteles levéltári iratok hosszú távú és fenntartott elérhetôsége biztosítási lehetôségeinek vizsgálata kontrollált és biztonságos környezetben végrehajtott kísérletek segítségével. Ez lehetôvé tette, hogy a projekt során meggyôzôdjünk az elvégzett megóvási intézkedéseknek más levéltári iratokra gyakorolt hatásairól. A Testbed háromféle megközelítést vizsgált a hosszú távú digitális megóvás tekintetében: a migrációt, az XML-t és az emulációt (konkrétabban: az UVC- [univerzális virtuális számítógép] megközelítést). Nemcsak az egyes megoldások hatékonyságát értékelte, hanem azok korlátait, alkalmazhatóságát és költségeit is. A kísérleteket négy különféle dokumentumtípuson végezték: szöveges iratok, táblázatok, e-mailek és különféle méretû, bonyolultságú és jellegû adatbázisok. A Digital Preservation Testbed projekt 2005 tavaszára elvégezte feladatait: • tanáccsal szolgált arról, hogy miként kell a jelenlegi digitális iratokkal foglalkozni; • ajánlásokat tett dokumentumtípusonként a megfelelô megóvási megoldásokra vagy azok kombinációjára; • funkcionális elôírásokat határozott meg a megóvási rendszerre; • létrehozott egy, a megfelelô megóvási stratégia kiválasztására alkalmas döntéshozatali modellt; • ajánlásokat tett archiválási irányelvekre és szabályokra; • költségmutatókat dolgozott ki, és kialakította a digitális megóvás költségmodelljét. Ez a dolgozat ismerteti a digitális megóvás különféle költségmutatóit, különös hangsúlyt fektetve a Testbed-projektben vizsgált különféle megóvási módok költségeinek összehasonlítására. Elkészítették azoknak a mutatóknak a listáját, amelyek a megóvás költségeit befolyásolják. Ezen kívül kialakítottak egy Excelben mûködô számítási modellt, amely a megóvás összes költségét kiszámítja ahhoz, hogy a különféle megóvási módszerek alkalmazása során felmerülô költségeket összehasonlíthatóvá tegyék. Ezek a költségek a Testbed vizsgálataira és tapasztalataira, a közzétett információra, a mások által a Testbed-projektnek nyújtott információra és a józan észre alapozott becslések. 206

Remco Verdegem Electronic

Records


e-Government

and

Digital

Archives

A részletes becslések célja ösztönözni másokat, hogy kommentálják ezeket az adatokat és számoljanak be a gyakorlatban ténylegesen felmerülô költségekrôl. Egyes meghatározott költségmutatók mindig felmerülnek, függetlenül attól, hogy a vonatkozó dokumentumokat tíz vagy húsz évre kell tárolni, vagy maradandó megóvásuk is felvetôdik. Bár a digitális archiválási és a digitális megóvási rendszerek léptéke a különféle telepítési összetevôik közötti különbségek miatt változhat, az alább leírt költségtényezôket mindenképpen figyelembe kell venni. Bár az alább bemutatandó lista elsô látásra igen részletesnek tûnik, fontos, hogy e költségmutatók egyikét se hagyjuk figyelmen kívül. Különösen fontos a tôke és a személyi költségek számítása. A digitális megóvás fejlôdik és változik, következésképen, a digitális iratok fenntartható megóvása funkcionalitásainak is változnia kell. A jövôbeni változások bevezetése során felmerülô költségeket már a kezdet kezdetétôl be kell építeni a számítási modellbe.

2. Költségmutatók A Testbed az alábbi költségmutatókat különböztette meg: (a) a digitális archiválási rendszer (= digitális depó vagy adatraktár) és a digitális iratok hosszú távú funkcionalitásának megóvása (= megóvási rendszer) költségei; (b) a személyzet költsége; (c) a digitális dokumentumok megóvásához szükséges szoftver, illetve módszerek/stratégiák fejlesztésének (vagy beszerzésének) költségei; (d) bizonyos megóvási intézkedések tényleges végrehajtásának költségei; (e) más, a megóvás költségét befolyásoló tényezôk.

(a)

A digitális archiválási rendszer és a digitális iratok hosszú távú megóvásához szükséges funkcionalitások költségei többféle összetevôbôl állnak

A költségmodell a fô tényezôket és a kisebb tényezôket is jelzi. Elmagyarázza, hogy milyen mutatókat befolyásolnak a dokumentumok létrehozásának különféle módszerei, illetve a különféle megóvási stratégiák, és melyek azok a mutatók, amelyek ilyen jellegû (stratégiai) választásokra nem érzékenyek. • A fizikai tér Fizikai térre van szükség a tárolás és hosszú távú megóvás rendszereihez. Szerverekre lesz szükség a digitális iratok tárolásához és a hosszú távú megóvásához. Tanácsos lehet a hosszú távú megóváshoz külön eszközöket beállítani a fejlesztésre, a vizsgálatokra és a feldolgozásra. • A digitális archiválási rendszer hardverelemei (például szerverek, tárolási adathordozók, a 207



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

biztonsági másoláshoz szükséges berendezések) Hardverre van szükség az iratok tárolásához (valamilyen fájlrendszerben, levéltári adatraktárban vagy RMA-ban). Szükség lesz a tároló rendszer konfigurálása is, amikor már van benyomásunk arról, hogy milyen számú iratot kell elhelyezni, bár elég nehéz elôre jelezni a következô években várható mennyiséget. • A digitális archiválási rendszer szoftverelemei (például operációs rendszer, felhasználói szoftver, biztonsági szoftver, megjelenítô szoftver, kommunikációs szoftver) Ez olyan kérdéseket fed le, mint az operációs rendszerek, illetve az adatbázisokhoz szükséges szoftver megvásárlása. Szükség lesz védelmi szoftverre (vírusok, jogosulatlan hozzáférés és a jogosulatlan személyek által történô iratmanipulálás elleni szoftver). Szükség lehet speciális szoftverre is a hiteles digitális levéltári iratok szerzeményezéséhez és tárolásához. • Hardver a megóvási rendszerhez (például szerverek, munkaállomások, tárolási adathordozók, a biztonsági másolatok elôállításának berendezései) A megóvás rendszeréhez feltehetôen ugyanolyan típusú és méretû számítógépes rendszerre (szerverekre és tárolókra) lesz szükség, mint a digitális archiválási rendszerhez. Erre azért van szükség, hogy a megóvási rendszer képes legyen több terabájtot meghaladó összméretû dokumentumcsoportok fogadására. A rendszernek biztonságosan kell ezeket a dokumentumokat eltárolnia a megóvási mûveletek elvégzéséhez (például a migrációhoz vagy az XML-re történô konverzióhoz), értékelnie kell a megóvási intézkedések eredményeit, és a megôrzött dokumentumokat vissza kell juttatnia a digitális archiválási rendszerbe. • Szoftver a megóvási rendszerhez (például operációs rendszer, felhasználói szoftver, biztonsági szoftver, megôrzési eszközök, tesztelô és értékelô szoftver, kommunikáció szoftver) A megóvás rendszeréhez feltehetôen több mint egy operációs rendszerre lesz szüksége, mivel szükségessé válhat a dokumentumoknak az eredeti operációs rendszerrôl egy más operációs rendszerbe történô továbbításra, amely képes a jobb megôrzési teljesítményre. Ezen kívül, ha a szervezet házon belül kíván szoftvereszközöket fejleszteni vagy harmadik felek eszközeit módosítani, feltehetôen több mint egy programozási környezetre is szükség lesz.

a) A személyzet költségei Ez a szakasz a digitális archiválási és a megóvási rendszer mûködtetéséhez kapcsolódó feladatokat tekinti át. Itt vizsgáljuk, hogy milyen számú és milyen jellegû munkaerôre lesz szükség. Az e fejezet további részében tárgyalt költségmodell az eltérô képesítésû és képességû alkalmazottak munkaidô-szükségletére épül. A személyzeti költségek mindig lényeges tényezôt jelentenek. A szükséges munkaerô kifejezetten a digitális archiválási vagy megôrzési rendszeren való munkavégzésre is kiválasztható, illetve felvehetô. Bizonyos esetekben azonban jobb megoldás lehet, ha más 208


Records


e-Government

and

Digital

Archives

diszciplínák (például az iratkezelési vagy az információs és kommunikációs fôosztály) küld munkatársakat). • A digitális archiválási rendszer személyzete A munkatársaknak a digitális archívum tervezésével és felépítésével kell kezdeniük. Ez egy vagy két emberévnyi költségvetést igényel. A költségszámításoknál ezt a tényezôt nem szabad alábecsülni. • A megóvási rendszer személyzete A megóvási rendszerért felelôs munkatársaknak elôször a rendszert kell megtervezniük és megépíteniük. Ezután hozható létre a minôségellenôrzési rendszer, a SOP-ok és az eljárások. Végül meg kell kezdeniük a megóvási módszerek és az értékelô tesztek fejlesztését, és el kell kezdeniük a munkát az iratok fenntartható megóvására. Ismét hangsúlyozzuk, hogy a fejlesztési és építési fázisban felmerülô költségeket nagyon könnyû alábecsülni. • Nyilvános szolgáltatások munkaerôigénye Ãk azok a munkatársak, akik segítenek az ügyfeleknek a „nyílt" iratok elérésében.

b) A szoftver, illetve az iratmegôrzés módszerei fejlesztésének (vagy beszerzésének) költségei A Testbed egyik következtetése az volt, hogy a digitális megóvás nem a minden vagy semmi kérdése. Sok esetben az iratok integritása és hitelessége szempontjából alapvetô fontosságú dokumentumjellemzôk elkülöníthetôk más, kevésbé fontos jellemzôktôl. Ilyen esetekben a digitális megóvási tevékenységek az irat integritása és hitelessége szempontjából alapvetô vonatkozásokra összpontosíthatnak. A digitális megóvás során felmerülô kezdeti költségek olyan kérdésekhez kapcsolódnak, mint az egyes iratkötegek hitelességi elôírásainak meghatározása. Ideális helyzetben, az iratkezelôk határozzák meg ezeket az elôírásokat. Vannak azonban olyan helyzetek, amikor szakértôkbôl, például levéltárkezelési és informatikai szakértôkbôl álló multidiszciplináris csoportnak kell a (hitelességi) elôírásokat meghatároznia, és ehhez a csoport minden tagjának a többi szakértô területén is némi tapasztalattal kell rendelkeznie. A költségmodell feltételezi, hogy valamennyi iratkötegre meg kell határozni a (hitelességi) elôírásokat. Egy-egy köteg az ugyanazon alkalmazással elôállított iratokat tartalmazza, amelyeknek a szerzeményezése vagy megôrzése ugyanakkor történik. Késôbb bemutatom, hogy a köteg mérete a költségek szempontjából kritikus tényezô. A hitelességi elôírások meghatározása utáni következô lépés az alkalmas megóvási módszer tervezése és kifejlesztése. Mivel ez hosszadalmas folyamat, ami számos készséget igényel, feltételeztük, hogy fokozatosan ki fog alakulni a megosztott megóvási stratégiák nemzetközi gyûjteménye. Még ilyen esetben is szükség lesz azonban ezeknek a stratégiáknak az értékelésére a kérdéses iratköteg konkrét elôírásaira tekintettel. Bizonyos esetekben végsô soron akár a módszer módosítása is szükségessé válhat.

209



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Végül valamennyi stratégiát vagy megközelítést tesztelni és dokumentálni kell. Az egyes megôrzési rendszerekben érintett valamennyi informatikai mûveletnek meg kell felelnie a legszigorúbb minôségi szabványoknak. A hitelesség szempontjából a magas szintû minôség alapvetô fontosságú, mivel a minôségi rendszerekre és ezek dokumentálására van szükség annak bizonyítására, hogy a megôrzési intézkedések elérték a tervezett eredményeket, azaz nem befolyásolták magukat a dokumentumokat. A magas minôség annak a valószínûségét is növeli, hogy az adott megközelítést ebben, vagy más megôrzési rendszerben ismételten használni fogják.

c) A megóvási intézkedések végrehajtásának költségei Ez a szakasz a digitális dokumentumokon végrehajtott megóvási intézkedések során felmerülô költségeket tekinti át. Ebben az összefüggésben a „megóvási intézkedések végrehajtása" különféle tevékenységekhez kapcsolódhat: • az iratok migrálása (átalakulás); • az iratok XML-be történô konverziója; • az UVC alkalmazása az iratok elérhetôségének fenntartására. Ezeket az OAIS terminológiával1 lehet meghatározni. Az iratok migrálása vagy más módon történô átalakítása a digitális archiválási rendszerben tárolt archiválási információs csomag (AIP) változásait idézi elô: az AIP1 AIP2-vé alakul át. Az AIP2 szolgál a kérelmezôknek kiadott DIP (Dissemination Information Package – Terjesztési információs csomag) alapjául. A Testbed a dokumentumok fenntartható megóvásának egy másik lehetséges módját is megvizsgálta, ez pedig az XML-be történô konverzió. Az XML lehetséges elônyeit költségeivel szemben (mivel az egy nyílt szabvány, várhatóan hosszú és hasznos élete lesz, és többféle alkalmazás is képes értelmezni) az alábbiakban megmagyarázzuk. Az XML-be történô konverzió az AIP-t AIP1-rôl AIPX-re változtatja, amikor az AIPX XML-ben van. A digitális dokumentumok elérhetôségének fenntartása a hardveremuláció használatával nem érinti az AIP-ben lévô dokumentumot. Elvben a DIP is változatlan marad, bár a gyakorlatban szükséges lehet a DIP néhány apró módosítása a jövôbeni technológia befogadása érdekében. E vonatkozásban a Testbed vizsgálta az IBM által megfogalmazott UVCmegközelítést. Ez a módszer részben az emulációra, részben a migrációra épül. Mint ahogyan költségmodellünk bemutatja, a digitális megóvási tevékenység (mûködés) költségei a megóvás összköltségének csak egy kis hányadát képezik. A digitális megóvási intézkedések végrehajtásának költségei a köteg méretétôl is függnek, a költségmodell rávilágít, hogy az iratok nagyobb kötegekbe történô csoportosításával a költséghatékonyság javul.

1

210

http://ssdoo.gsfc.nasa.gov/nost/isoas/ref_model.html


Records


e-Government

and

Digital

Archives

d) Egyéb, az összköltséget befolyásoló tényezôk Más, a fenti összegzésben nem említett tényezôk is relevánsak lehetnek. Ezek a közvetett tényezôk azonban az összköltségnek igen lényeges részét tehetik ki. Ezen kívül, befolyásolhatnak számos fent említett tényezôt is. • Nyilvános szolgáltatások Az, hogy a felhasználók milyen mértékben használják a levéltár és a megóvási rendszerei szolgáltatásait, komoly befolyást gyakorol a költségekre; a szolgáltatásnyújtás azonban bevételszerzésre is lehetôséget ad. • A megóvási intézkedések közötti idô Ez kritikus költségtényezô. Minél több megóvási intézkedésre van szükség, annál magasabbak a költségek. Ezen kívül a megóvási intézkedések növekvô száma a z iratok hitelessége és integritása a veszélyeztetésének kockázatát is növeli, így további tesztekre lehet szükség. Ezek a költségek a megóvási intézkedések között eltelô idô hosszának növelésével csökkenthetôk. Ha azonban túlságosan nagy idôintervallumonként végzik el a megóvási intézkedéseket, az növelheti a digitális megóvással kapcsolatos kockázatot, és ezáltal a költségét. • Technológiafigyelés – a kockázatok növekedésének értékelése A technológiafigyelés a jelenlegi iratokhoz használt hardver, szoftver, illetve rendszerek figyelemmel kísérését jelenti. Azoknak az összetevôknek a fenyegetô elavulása, amelyektôl a digitális iratok függnek, indokolja az értékelést és a szükséges intézkedések bevezetését. • Kiegészítô tárolási követelmények A Testbed azt ajánlja, hogy a megóvott iratok eredeti fájljait is eltárolják. Azt tanácsoljuk, hogy a szöveges dokumentumokat PDF-ben és XML-ben tárolják. Ezek az ajánlások növelik ugyan az igényelt tárolási teret – bizonyos esetekben ez a tér három-ötszörösére nôhet. Bár a tárolás viszonylag olcsó, ez is többletköltségeket jelent. • Az elektronikus iratkezelô rendszerekkel való kapcsolat A Testbed nem vizsgálta a DMS-ekben vagy RMA-kban lévô kapcsolatokat. Várható azonban, hogy ezek a kapcsolatok a jövôben valamikor kívánatossá válnak. E kapcsolatok kiépítése és karbantartása során többletköltségek fognak felmerülni. • Az iratok mennyisége A tárolandó és kezelendô iratok várható mennyisége lényeges kihatással van a költségekre. A tárolási költségek ezzel egyenes arányban növekednek. Ezen kívül, a szükséges tér még gyorsabban nô, ha az iratokat többféle formátumban is el kell tárolni (például az eredeti fájlformátumban és két migrált formátumban). Drágább szerverekre és tárolási rendszerekre lehet szükség nagy mennyiségû irat (több mint 500 terabájt) esetén, különösen akkor, ha azok gyors elérése szükséges.

211



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Megjegyzendô azonban, hogy a digitális megóvás költségére inkább a dokumentumok sokszínûsége, mint mennyisége van befolyással. Azok az iratok, amelyek valamilyen alkalmazás különféle funkcióit vagy eltérô felhasználói szoftverek különféle funkcióit használják, általában eltérô megóvási stratégiákat igényelnek, de legalábbis többféle tesztre lesz szükség e stratégiák validálásához. Emiatt kevesebbe kerül az olyan iratok néhány nagy kötegben történô megóvása, amelyek mind ugyanazt az alkalmazást (esetleg ugyanazt a sablont) használják, és ugyanazok a hitelességi elôírások vonatkoznak rájuk, mintha nagyszámú, kicsiny, de eltérô jellegû köteget ôriznénk meg, amely ugyannyi tárhelyet foglal el. • A hitelesség és a megbízhatóság elôírásai Adott típusú irat hitelességi elôírásai lényeges költségtényezôt jelentenek. Nézzünk például egy szöveges dokumentumot. Ennek megôrzése viszonylag egyszerû feladat, ha csak a közönséges szöveget (a tartalmat) kell megôrizni. Kevéssel nagyobb költség mellett megôrizhetôk a kiemelések is. Azonban a költségek növekednek, ha az egyes oldalakon lévô valamennyi karakter pontos helyét és színét is meg kell ôrizni. Ez már bonyolultabbá teszi az adott módszerre vonatkozó megóvási teszteket is. Emiatt fontos, hogy a hitelességi elôírásokat a lehetô legátfogóbb és legrealistább módon határozzák meg. • A rendszerek megôrzése Végül magukat a rendszereket is meg kell ôrizni. Ezeket a költségeket részben fedezi az amortizáció, amelynek eredményeként a pénzeszközök három-ötéves csereciklussal számolva rendelkezésre állnak. Lehetséges azonban, hogy a megóvási rendszer konkrét elemei a digitális irat vagy megôrzési objektum2, részét képezik, amelynek következtében ezeket külön kell megôrizni. A digitális dokumentumoknak az A-rendszerbôl való exportálása és a B-rendszerbe történô importálása azonban nem holmi triviális vállalkozás.

3. A költségmodell Elôadásomnak ebben a részében elmagyarázom a költségmodellt. Ez egy Excel 97-ben fejlesztett számítási modell (verzió 1.0, 2005. április 20.), amely honlapunkon (http://www.digitaleduurzaamheid.nl/index.cfm?paginakeuze=185&categorie=6) elérhetô, és három táblázatból áll. Az elsô (költségalap) a másik két táblázat alapja; ez írja le a munkaerô, a digitális archiválási rendszer és a megóvási rendszer költségeit. A második táblázat (idôszámítás) írja le azt az idôtartamot, ami a különféle iratmegóvási tevékenységek ellátásához szükséges megôrzési módszerek kifejlesztéséhez és a megôrzési tevékenységek tényleges végrehajtásához (munkaerô típusonként évente, illetve N éves idôszak alatt) kell. A harmadik táblázat (költségszámítás) a Testbed-projektben vizsgált megóvási módszerek [migráció (beleértve a PDF-be történô konverziót]; az XML használata; illetve az emuláció (univerzális virtuális számítógép) költségeit hasonlítja össze (dokumentumkötegenként, évente, illetve N év idôtartamra)]. 2

212

Lásd az Adatbázis ajánlások 5. fejezetét a "megôrzési objektum" további magyarázatához.


Records


e-Government

and

Digital

Archives

Megint hangsúlyozni kell, hogy a költségmodell nem rögzített és nem végleges; célja, hogy kiindulópont legyen a közösség tapasztalataira és visszacsatolására épülô javításokhoz és bôvítésekhez. Ezek a költségek becslések, a Testbed-projekt kísérleteire és tapasztalataira, közzétett adatokra, más munkatársak által a Testbednek átadott adatokra és a józan észre épültek. Ezeket a részletes becsléseket azért tesszük közzé, hogy arra ösztönözzünk más csoportokat, hogy fûzzenek e költségekhez megjegyzéseket, illetve számoljanak be valós költségméréseikrôl. A következô szakaszokban néhány fontos következtetést tekintek át a költségmodell eredményeinek alapján. A szakaszok nyilvántartási tevékenységek, fejlesztési tevékenységek, illetve digitális megóvási tevékenységek szerint követik egymást. Ezeket a költségeket 1 évtôl N évig terjedô idôszakra számítottuk. Azzal kezdjük, hogy meghatározzuk azokat a feltételezéseket, amelyekre a számítási modellt alapoztuk.

A számítási modellnél alkalmazott feltevések Feltételeztük, hogy a munkatársak hat kategóriába sorolhatók, akik négyféle órabérben részesülnek. Azt is feltételeztük, hogy a munkatársak valamennyi kategóriában évi 1620 órát dolgoznak. A munkatársak valamennyi kategóriájához egy költségkategóriát rendeltünk, amit a táblázat következô részeiben használunk fel. Feltételeztük, hogy a digitális archiválási és megóvási rendszernek négyféle térre lesz szüksége. Becsléseket készítettünk az egyes térféleségek berendezésének költségeirôl. Javaslatot tettünk – teljes munkaidôs egyenérték alapján – az egyes térkategóriákban dolgozó munkatársak létszámára is. Itt is módosítani lehet a számítási modellt, ami befolyással lesz a számítások eredményeire. A meghatározott létesítménynek képesnek kell lennie összesen 100 terabájt irat kezelésére, olyan módon, hogy könnyen bôvíthetô legyen 1000 terabájtra (1 petabájtra) vagy ennél is nagyobbra. Feltételeztük, hogy a digitális archiválási rendszerbe bevitt dokumentumok 10 százalékánál lesz szükség javításra (jelszavak törlése, szokatlan betûkészletek, automatizált adatmezôk, makrók stb. megadása). Feltételeztük, hogy a közvetlenül XML-ben létrehozott dokumentumok esetében nincs szükség javításra, vagy metaadatokkal történô bôvítésre. Feltételeztük, hogy a migrációt (visszafelé irányuló kompatibilitás alapján) háromévente meg kell ismételni, míg az XML-be (és/vagy utódjába) történô konverziót minden tizedik évben kell megismételni. Nem számoltunk ismétlési tényezôvel az UVC-nél (és a megjelenítônél), mert feltételeztük, hogy az UVC és a megjelenítô esetében a jövôbeni hardvermódosítások elhanyagolhatók lesznek. Az UVC-módszernél feltételeztük, hogy évente ki kell fejleszteni egy adatformátum-dekódoló programot.

213



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Nyilvántartási tevékenységek A Testbed által az általa vizsgált négy típusú dokumentumra (e-mail, szöveges iratok, táblázatok és adatbázisok) közzétett ajánlásokból kiderül, hogy a digitális megóvás a dokumentumok létrehozásakor kezdôdik. A dokumentumoknak a megfelelô módon történô létrehozása gyorsabb, olcsóbb és kevésbé kockázatos módja a fenntartható dokumentumok megszerzésének, mint amikor ezeket késôbb kell „javítani". E hatásra jó példa a szokványos e-mail alkalmazásokból (például az Outlookból) megôrzött e-mailek és egy olyan rendszerbôl megôrzött e-mailek költségei közötti különbség, amely a maradandóságra összpontosít, például a TestbedXMaiL alkalmazás. E-mailenként 2,30 euróba kerül számításaink szerint a metaadatok beszerzése és bevitele, miközben a költség mindössze 0,06 euró XML-formátumú e-mailenként. Fontos megjegyezni, hogy ezek az adatok a költségmodellben alkalmazott változókra épülnek (például kötegenként 2000 e-mail, és 4 óra a köteg megszerzésére és értékelésére). A fô különbség az, hogy az XML-formátumú e-mailek már rendelkeznek a megfelelô metaadatokkal és struktúrával (az XML-sémában leírva).

A megóvási módszer kifejlesztése A megóvási módszer kifejlesztése a költségek tekintélyes részét teszi ki. Az alább bemutatott példa mindössze évi 100 táblázat (20–20 táblázatból álló öt köteg) megóvására épül. Lényeges különbség van a migrációs stratégia kidolgozása (táblázatonként 33,5 euró) és az UVC-módszer, konkrétan az adatformátum-dekódoló program kifejlesztésének költségei (tételenként 769,1 euró) között. Az XML-módszer alkalmazása ingyenes (feltéve, hogy van olyan alkalmazás, amely a táblázatokat XML-ben a megfelelô metaadatokkal együtt eltárolja).

1. táblázat: A megóvási módszer kidolgozásának költségei

214


Records


e-Government

and

Digital

Archives

Digitális megóvási tevékenységek A megóvási intézkedések végrehajtásának mûködési költségei marginálisak a tényleges módszer kifejlesztésének költségeihez képest. Értékelési célra automatikus eszközökre van szükség a konkrét megóvási tevékenység eredményeinek értékeléséhez. Manuális értékelés alkalmazható a „megóvott" dokumentumok véletlenszerû kiválasztásra épülô teszteléséhez.

Következtetések Hosszú távon a migráció (beleértve a szöveges dokumentumok PDF-be történô konverzióját) drága megôrzési módszer, mivel a fejlesztés költségei újra és újra megjelennek. A modellünkben azt feltételeztük, hogy a migrációt minden harmadik évben meg kell ismételni. Költségmodellünk szerint az UVC-módszer alkalmazása a legdrágább. Ezt a hatalmas fejlesztési költségek (K+F) okozzák. A Testbed-projektben azt tapasztaltuk, hogy nagyon nehéz volt „adatformátum-dekódoló" programot fejleszteni az Excelhez, továbbá, minden egyes (új) fájlformátumhoz (új) adatformátum-dekódoló programot kellett kifejleszteni. Ugyanakkor ezek a költségek késôbb már nem merülnek fel: ha egyszer elkészült, az adatformátum-dekódoló program „örökéletû". Ezen a területen a nemzetközi együttmûködés erôsítheti az UVC-módszer alkalmazását. Költségmodellünk alapján az XML bizonyult a legköltséghatékonyabb megôrzési módszernek, szemben a migrációval (visszafelé irányuló kompatibilitás), illetve PDF-be történô konverzió) és az UVC-módszerhez képest, különösen, ha a dokumentumokat már eleve XML-ben állították elô. Azonban még az XML-ben elôállított (vagy XML-be konvertált) dokumentumoknál is szükség van valamilyen megóvási intézkedésre, mert az XML sem tart örökké. Költségmodellünkben feltételeztük, hogy az XML-ben lévô (közvetlenül XML-ben létrehozott vagy XML-be konvertált) dokumentumokat tíz év elteltével valamilyen új nyílt szabványra kell konvertálni.

2. táblázat: A négy megóvási módszer összehasonlítása

215



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

3. táblázat: A három megóvási módszer és a köteg méretének hatása

216

Archives

INFORMÁCIÓSZABADSÁG ÉS IRATKEZELÉS AZ EGYESÜLT KIRÁLYSÁGBAN


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

INFORMÁCIÓSZABADSÁG ÉS IRATKEZELÉS AZ EGYESÜLT KIRÁLYSÁGBAN Dr. Elizabeth Shepherd Bevezetés Az információszabadságról szóló törvény (FOI) az Egyesült Királyságban teljes egészében 2005. január 1-jével lépett hatályba.1 A törvény súlyos kötelezettségeket ró az állami hatóságokra, amennyiben hozzáférést kell biztosítaniuk a birtokukban lévô információhoz. Ennek érdekében az állami hatóságoknak tudniuk kell, hogy milyen információval rendelkeznek, ezt az információt hatékonyan kell kezelniük, megfelelô infrastruktúrával kell rendelkezniük, hogy a törvény szerinti kérelmeket gyorsan megválaszolhassák, és egy közzétételi rendszeren keresztül is terjeszteniük kell az információt2. Az információszabadságról szóló törvény az 1998. évi adatvédelmi törvénnyel3 – amely a személyes adatokkal kapcsolatban biztosít jogokat az egyes személyeknek – és a Modernizáljuk a kormányt4 napirenddel együtt – amely 2004-et határozta meg arra, hogy a központi kormányzat szervei digitálisan tárolják és kezeljék digitális dokumentumaikat – lényeges részét képezi annak a tág kormányzati

217

1

Egyesült Királyság: Törvények, jogszabályok stb. Az információszabadságról szóló 2000. évi törvény (Freedom of Information Act 2000) az alábbi címen elérhetô: http://www.legislation.hmso.gov.uk/acts/acts2000/20000036.htm . Ez a törvény Angliára, Walesre, Észak-Írországra és az Egyesült Királyság egészére vonatkozik. Skóciának hasonló saját törvénye van (Freedom of Information (Scotland) Act 2002: http://www.opsi.gov.uk/legislation/scotland/acts2002/20020013.htm

2

A témához kiváló bevezetôt írt Kelvin Smith: Freedom of Information: a practical guide to Implementing the Act (Információszabadság: gyakorlati útmutató a törvény végrehajtásához) (Facet, 2004).

3

Egyesült Királyság: Törvények, jogszabályok stb. 1998. évi adatvédelmi törvény (Data Protection Act 1998) az alábbi címen található: http://www.hmso.gov.uk/acts/acts1998/19980029.htm.

4

Modernizáljuk a kormányt (Modernizing Government Cm 4310 (1999) elérhetô: eGovernment Policy Framework for Electronic Records Management (e-Kormányzat az elektronikus iratkezelés politikai keretei (2001). Elérhetô: http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/pdf/egov_framework.pdf.

Dr. Elizabeth Shepherd Electronic

Records


e-Government

and

Digital

Archives

programnak, amelynek célja az állami szektor nyitottságának, átláthatóságának, az iránta való bizalomnak és elszámoltathatóságának fokozása. A FOI csak az információhoz biztosítja a hozzáférést, nem azokhoz a tényleges iratokhoz vagy dokumentumokhoz, amelyek „valamely tevékenység bizonyítékát adják"5. Bár a gyakorlatban számos szervezet hozzáférést biztosít az eredeti dokumentumokhoz, vagy ezekrôl kérésre példányokat ad ki, ez nem elôírás számukra. A törvény szokatlan abban is, hogy teljes egészében visszamenôleges hatályú, és a kérelmezôkre vonatkozó korlátozások nélkül mûködik. Ez azt jelenti, hogy – függetlenül annak keletkezési dátumától – minden, az állami hatóságok birtokában lévô információra vonatkozik, és bárki kérheti az információt. Ennek az egyik következménye az, hogy a törvény hatékony betartatásában az archívumoknak és a nyilvántartás-kezelô szolgálatoknak kulcsszerepük van. A törvény két, az igazságügy-miniszter által kiadandó magatartási kódexrôl is rendelkezik6. Az elsô kódex (a 45. szakaszban) az információhoz való hozzáférés eljárásaira vonatkozik, a második (a 46. szakaszban) az iratkezelés jó gyakorlatát határozza meg7. Az Egyesült Királyság Nemzeti Levéltára (TNA) akciótervmodelleket adott ki, hogy segítsen az állami szektor különféle szerveinek az iratkezelési kódexnek való megfelelésben; ide tartoznak a központi kormányzat, a helyi önkormányzatok, a felsôoktatás, a rendôrség, a nemzeti egészségügyi szolgálat és a tanintézetek.8 A TNA kiadott egy értékelô munkafüzetet is, amely abban segít a szervezeteknek, hogy felmérhessék, milyen mértékben felelnek meg a kódex elôírásainak. Ezt az értékelô munkafüzetet használja a TNA is, ha az információs biztos felkéri, hogy értékelje valamelyik állami hatóság iratkezelési rendszerét.9

5

E. Shepherd és G. Yeo: Managing Records: A Handbook of Principles and Practice (Iratkezelés: elvek és a gyakorlat kézikönyve) (London, 2003), 2.

6

Department for Constitutional Affairs, http://www.dca.gov.uk/foi/codesprac.htm, accessed 9/9/05.

7

Department for Constitutional Affairs (2002) Lord Chancellor’s Code of Practice on the management of records under Section 46 of the Freedom of Information Act 2000 (Az igazságügy-miniszter magatartási kódexe a dokumentumok kezelésérôl az információszabadságról szóló 2000. évi törvény 46. szakasza alapján) elérhetô: http://www.dca.gov.uk/ FOI/codemanrec.htm.

8

The National Archives (2004) Model Action Plans for Preparing for the Implementation of the Freedom of Information Act (Akcióterv-modellek az információszabadságról szóló törvény bevezetésére való felkészüléshez), elérhetô: http://www.nationalarchives.gov.uk/policy/FOI/

9

The National Archives (2005) Complying with the Records Management Code: evaluation workbook (Az iratkezelési kódex betartása: értékelô munkafüzet) tervezete megtekinthetô: http://www.nationalarchives.gov.uk/news/stories/62.htm

218



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Az Egyesült Királyság hatóságainak négy éve volt arra, hogy felkészüljenek a törvény végrehajtására, ami a nemzetközi szabványok szerint is hosszú bevezetési idôszaknak minôsül, így megfelelô idô állt rendelkezésre ehhez10. Érdemes megjegyezni, hogy az információszabadságról szóló törvény mintegy százezer állami hatóságra vonatkozik, közülük sokan nem tartoztak az nyilvántartásokról szóló 1958. és 1967. évi levéltári törvény hatálya alá. Például az Egyesült Királyságban lévô 44 rendôrség közül11 csak egy, a londoni rendôrség tartozott ez utóbbi törvény hatálya alá. Ennek a történeti fejlôdésnek az eredményeként a köziratkezelô szolgáltatások az állami hatóságok köreiben nagyon sokféleképpen strukturáltak, sokféleképpen kezelik és finanszírozzák ôket: az egységesség alig figyelhetô meg. Ez a dolgozat azt mutatja be, ahogyan az információszabadságról szóló törvény végrehajtása ez idáig az Egyesült Királyság közhatóságainak köziratkezelô szolgálataira, valamint a digitális dokumentumok kezelési gyakorlatára hatott. Konkrétan beszámolok két kutatásról, amelyet a School of Library, Archive and Information Studies at University College London (UCLSLAIS) végzett. Az elsô tanulmányt Lorraine Screene készítette 2004 nyarán, még azelôtt, hogy a törvény teljes körûen hatályba lépett volna; ebben a tanulmányban az akciótervmodell keretét használták, hogy felmérjék a felkészülés öt legfontosabb szempontját az esettanulmányban szereplô négy szervezetnél.12 Vizsgálták a felsô vezetés hozzáállását ahhoz, hogy erôforrásokat kössenek le a törvény bevezetésére való felkészülés céljára, az oktatási programokat és más támogató tevékenységeket, amelyek a szervezeteken belül szükségessé váló kulturális változás létrejöttét voltak hivatva segíteni, azt, hogy az iratkezelési irányelvek és gyakorlat milyen mértékben javult az iratkezelési kódex ajánlásainak hatására, valamint azt, hogy milyen információt nyújtottak ügyfeleiknek a náluk lévô adatbázisokból és arról, hogy a törvény alapján hogyan kell a kérelmet benyújtani.13

219

10

P Birkenshaw „Freedom of information in the UK and Europe: further progress", (Információszabadság az Egyesült Királyságban és Európában: további elôrelépés) Government Information Quarterly, 19:1 (2002), 79

11

Lásd Association of Chief Police Officers (Rendôrfôkapitányok Egyesülete): http://www.acpo.police.uk/about/about.html

12

Department for Constitutional Affairs Model Action Plan for Preparation for the Implementation of the Freedom of Information Act 2000 (Akciótervmodell az információszabadságról szóló 2000. évi törvény végrehajtására való felkészüléshez) (2003), elérhetô: http://www.dca.gov.uk/foi/map/modactplan.htm

13

Lorraine Screene „How prepared are public bodies for the implementation of the UK Freedom of Information Act in January 2005?" (Mennyire készültek fel az állami szervek az információszabadságról szóló törvény végrehajtására 2005 januárjában?) Records Management Journal, 15:1 (2005): 34-42.


Records


e-Government

and

Digital

Archives

A második tanulmány a Brit Akadémia finanszírozta; azt Elizabeth Ennion készítette 2005 nyarán. Az esettanulmányban négy szervezetet vizsgált, és igyekezett felmérni, hogy az állami szektor szervei milyen mértékben voltak felkészülve a törvény végrehajtásának elsô hat hónapjában, illetve hogy a törvény végrehajtása miként érintette az Egyesült Királyság állami szerveinél a levéltárakat és az iratkezelô szolgálatokat, rávilágítva a gyengeségekre, illetve a sikeres területekre, majd javaslatokat tett a helyzet javításra. A vizsgálatban felmérték a törvénynek az e nyilvántartások kezelésére gyakorolt hatását, valamint megvizsgálták a jogszabályi környezet és a digitális iratok közötti viszonyt.14 A dolgozat öt fô területet tárgyal az akciótervmodell keretére építve: vezetés és intézkedések; oktatás és tudatosítás; információ és iratkezelés; ügyfelek és érdekeltek; rendszerek és eljárások15.

Vezetés és intézkedések A vezetés több szinten is meghatározható. A törvény hatályosulásáért felelôs Alkotmányügyi Hivatal (DCA) élén álló igazságügy-miniszter 2005. júniusában a legmagasabb politikai szinten fejtette ki, hogy „Megteremtették a nyitottság vélelmét", valamint hogy „A központi kormányzatnak példát kell mutatnia az állami szektor többi részének a nagyobb nyitottságra való készségben (…) abban, hogy az általunk kiadott információt a lehetô legszélesebb rétegek számára elérhetôvé tegyük (…) hogy odafigyeljünk az érdekeltekre és bevonjuk ôket gondolkodásunkba, hogy saját ügyfélszolgálatunkat bôvíthessük"16. A kormány nyitottság melletti elkötelezettsége azonban nem korlátlan. Nyitott kormányzást? Igen – de nem a hatékony kormányzás kárára és nem úgy, hogy ne tudjuk elvégezni azt a munkát, amire megválasztottak bennünket".

14

British Academy Small Research Grant, How has the implementation of the Freedom of Information Act 2000 affected archive and records management services in public bodies in the UK? (Hogyan érintette az információszabadságról szóló 2000. évi törvény végrehajtása az Egyesült Királyság állami szerveinek levéltárait és iratkezelô szolgálatait?) (5/2005-10/2005), Vizsgálatvezetô: Dr E Shepherd, kutató-asszisztens Elizabeth Ennion.

Elizabeth Ennion How has the implementation of the Freedom of Information Act 2000 affected archive and records management services in public bodies in the UK? University of London, MA diss., 2005 15

Department for Constitutional Affairs Model Action Plan for Preparation for the Implementation of the Freedom of Information Act 2000 (Akciótervmodell az információszabadságról szóló 2000. évi törvény végrehajtására való felkészüléshez) (2003), elérhetô: http://www.dca.gov.uk/foi/map/modactplan.htm.

16

Például, Lord Falconer igazságügy-miniszter 2005. június 16-án tartott beszéde. Elérhetô itt: http://www.dca.gov.uk/speeches/2005/lc160605.htm. 220



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Az információszabadságról szóló törvény egyébként talán jobban vonatkozik a helyi önkormányzatok és más állami szolgáltatók beszámoltathatóságára és átláthatóságára, mint a központi kormányzatéra. A tengerentúli tapasztalatok az információszabadságról szóló törvény politikai támogatásának fontosságára hívják fel a figyelmet17. Terrill azt állítja, hogy a hasonló ausztrál törvényt súlyosan aláaknázta a politikai támogatás csökkenése18. Az ottani rendszer gyengeségének látta azt is, hogy Ausztráliában nincs független, az információszabadságot érvényre juttató biztos sem19. Néhányan úgy vélték, hogy az angol törvény végrehajtására engedélyezett hosszú idôszak a vezetô politikusok törvény iránti lelkesedésének hiányáról üzent20. Ahhoz, hogy az információszabadságról szóló törvény sikeres lehessen, szükség van arra, hogy a kormány támogassa és egyben jól használja azt. Mentességekkel nem szabad rutinszerûen és széles körben élni. Nem elég a törvényt bevezetni, az állampolgároknak foglalkozniuk kell vele, és hasznot kell húzniuk belôle, ha azt akarjuk, hogy az javítson a kormány nyitottságán és elszámoltathatóságán. Létrejöttek a tanácsadás, illetve a fellebbezés mechanizmusai. A független tisztségviselôként mûködô információs biztost a korona nevezte ki, és feladata az információszabadságról szóló törvénynek a teljes állami szektorban történô elômozdítása és végrehajtása. A biztos a Parlamentnek és nem a kormánynak tartozik felelôsséggel, bár „szorosan együttmûködik" a DCA-val21.Feladatainak egyik része, hogy elôsegítse az állami hatóságoknál a jó gyakorlat folytatását az iratkezelési-kódex betartatásával, de ebben szerepe van az igazságügy-miniszter nemzeti nyilvántartásokkal és archívumokkal foglalkozó tanácsadó testületének is.

17

Ennion (2005): 21.

18

G Terrill, „The rise and decline of freedom of information in Australia" („Az információszabadság felemelkedése és bukása Ausztráliában") in: A. McDonald és G. Terrill (szerk.) Open Government: Freedom of Information and Privacy (Nyitott kormányzás: információszabadság és a személyes adatok védelme) (London, 1998), 111

19

D Banisar, The Freedominfo.org Survey: Freedom of Information and Access to Government Record Laws Around the World (A Freedominfo.org felmérése: az információszabadságról és a kormányzati dokumentumokhoz való hozzáférésrôl szóló jogszabályok szerte a világon) (2004), 7, elérhetô: http://www.freedominfo.org/survey/global_survey2004.pdf .

20

Birkenshaw, „Freedom of information in the UK and Europe" („Információszabadság az Egyesült Királyságban és Európában), 80.

21

Department for Constitutional Affairs, Role of the Information Commissioner (Az információs biztos szerepe), elérhetô itt: http://www.dca.gov.uk/foi/infocomm.htm#top.

221


Records


e-Government

and

Digital

Archives

E tanácsadó testület feladatainak egyik része, hogy tanácsokat adjon az igazságügy-miniszternek a történelmi, azaz 30 évnél idôsebb dokumentumok titkosságának felszabadításáról22. A tanácsadó testület az reméli, hogy tevékenységével átláthatóbbá és nyitottabbá válnak az állami szervek, ezért igyekszik nyomást gyakorolni, hogy nyissák meg nyilvántartásaikat – a 30 évesnél nem régebbieket is –, emellett tanácsadással szolgál azokban az esetekben, amikor a zárt iratokra mentességek vonatkoznak, vagy ha olyan kérdés merül fel, hogy a mentesség fenntartásához fûzôdô közérdek erôsebb-e, mint az információ közzétételéhez fûzôdô közérdek. Szervezeti szinten mind Screene, mint Ennion igen nagy eltéréseket talált abban, hogy a vezetôk milyen mértékben kötelezték el magukat a törvény végrehajtása mellett, vagyis biztosítottak-e elegendô szakértôi létszámot a törvény végrehajtására, és általában abban, hogy erre a célra elegendô erôforrást bocsátottak-e rendelkezésre. A kormány külön nem finanszírozta a törvény bevezetésével kapcsolatos költségeket. Az esettanulmányban szereplô szervezetek némelyikében a törvénnyel kapcsolatos tevékenységet egyszerûen hozzácsapták az alkalmazottak meglévô feladataihoz (például az irat-kezelôk esetében) anélkül, hogy további erôforrásokat biztosítottak volna. Más szervezeteknél létrehoztak ugyan projektcsoportokat, ám ezek elé több célt tûztek, ami ahhoz vezetett, hogy elégtelen figyelmet fordítottak a törvény bevezetésére; emellett a gyakori vezetôváltást is megszenvedték. Bár a vezetôk tudatában voltak a törvény kényszerítô erejének, mégsem ismerték fel annak összes vonatkozását, mert vagy nem voltak képesek, vagy nem voltak hajlandók (lehetséges, hogy az új erôforrások hiánya miatt) a szükséges szervezeti változások végrehajtására. Néhányan a törvény be nem tartásának lehetôségét elfogadható kockázatnak tekintették. Screene szerint „Látható az a tendencia, hogy az alapvetô változásokat bevezetjük, és reméljük, hogy az elég"23. Ennion ezt részben – 2005 elôtt – annak tulajdonította, hogy általános volt a bizonytalanság a törvénynek a munkateherre gyakorolt hatása felôl. Bár az ô esettanulmányában szereplô valamennyi szervezet úgy vélte, hogy az elsô hat hónapban feladataikkal jól megbirkóztak, ha a törvény végrehajtásának hatását fel lehet mérni, a szervezetek jobban érvekkel a nyilvántartás-kezelés javításához szükséges több erôforrás, illetve rendszereik más igényeinek biztosítása érdekében. Megjegyezte, hogy „Minden esetben üzleti alapon kell megindokolni a fejlesztésre fordítható összegeket. Egyszerûen azt mondani, hogy »de ez a törvény« már nem elég"24.

22

Advisory Council on National Records and Archives, First Annual Report 2003-2004 (Elsô éves jelentés 2003–2004) (2004), elérhetô itt: .

23

Screene (2005): 36

24

Ennion (2005): 44.

222



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Oktatás és tudatosítás 2004 prioritása az alkalmazottak képzése volt: meg kellett ismerniük a törvényt, azt, hogy miként kell intézniük a törvény alapján benyújtott kérelmeket, és biztosítani kellett, hogy az alkalmazottak ismerjék, melyek azok a kérelmek, amelyekre 20 napon belül választ kell adni. A tanulmányokban szereplô valamennyi szervezet (egy kivételével)25 létrehozta és megvalósította saját oktatási tervét, bár ezek tematikája és képzési módszerei nagymértékben változtak26. Az oktatási módszerek közé tartoztak a belsô vagy külsô szakértôk által vezetett szemináriumok és tájékoztatók, a videotanfolyam, a kiadványok, a webalapú tájékoztatás és a számítógépes oktatási csomag. Mindegyiknek megvannak a maga korlátai. Az egyik egyetem például szinte teljes egészében az iratkezelô, illetve a törvény végrehajtásáért felelôs tisztviselônek az alkalmazottak különféle csoportjai számára tartott elôadásokra támaszkodott. Ennek megvolt az az elônye, hogy olcsó (legalábbis külön erôforrásokra nem volt szükség), biztosította, hogy az oktatónak a törvényre vonatkozó ismeretei a házon belül maradjanak, és tartalom is kiváló volt. De a program – a korlátozott erôforrásokra tekintettel – nagy tehernek bizonyult, nem tette lehetôvé a potenciálisan értékes külsô szakértelem bevonását, arra épített, hogy az iratkezelô nem csak a törvényre vonatkozó ismeretekkel, hanem megfelelô oktatási készségekkel is rendelkezik, és nem tudta elérni azokat az alkalmazottakat, akik az ilyen elôadásokon nem vettek részt27. Az egyik önkormányzat formális képzést csak azoknak a vezetôknek biztosított, akik kifejezett felelôsséget viseltek a törvény végrehajtásáért, míg a többi alkalmazott kénytelen volt a világhálóhoz fordulni tájékoztatásért. A nagy szervezeteknél általában a képzést nem is ütemezték úgy, hogy az 2005. januárjáig befejezôdjék. A képzés idôzítése mindenképpen problematikus volt. Ha túl korán csinálják, az alkalmazottak elfelejtik amit tanultak; ha túl késôn, nem készülnek fel megfelelôen. Az egyik szervezetnél – egy rendôri szervnél – komoly erôforrásokat fordítottak a külsô konzulensek által vezetett átfogó oktatási programra, amely eltérô intenzitású volt az alkalmazottak különféle csoportjai számára, függôen attól, hogy a törvény alapján milyen feladataik voltak; ezek a kurzusok fél naptól négy napig tartottak28. Valamilyen képzésben a 2004 vége és 2005 eleje közötti rövid intervallumban minden alkalmazott részesült. A belsô oktatókat azonban nem képezték ki a munka folytatására, nem biztosítottak képzést az újonnan felvettek számára, sem pedig frissítô kurzusokat a meglévô munkatársaknak.

223

25

Iskola 1300, 11–16 éves diákkal. Az igazgató foglalkozott valamennyi, a törvény alapján benyújtott kérelemmel.

26

Screene (2005): 36-37. Ennion (2005): 46.

27

Screene (2005): 36-37. Ennion (2005): 46.

28

Ennion (2005): 48.


Records


e-Government

and

Digital

Archives

Sok esetben a szervezeteknél vagy hiányoztak az erôforrások, vagy túlságosan késôn kezdték meg a tervezést ahhoz, hogy 2005 januárja elôtt befejezhessék a képzési programokat, így a törvény végrehajtásának kezdetekor a szervezetek meglehetôsen sebezhetôk voltak29. Ennion tanulmánya azonban azt mutatja, hogy a legtöbb szervezet 2005 elejére már felkészült és komoly erôfeszítéseket tett, hogy munkatársait idôben képzésben részesítse30. Ã inkább azt találta aggályosnak, hogy a munkatársak jövôbeni oktatásáról nem rendelkeztek. Néhány szervezetnél a törvény megismertetésére és a speciális nyilvántartások kezelésére irányuló oktatás az új munkatársak bevezetô programjának részévé vált, míg másutt kevés szakértôi inputtal éltek, és elsôsorban a törvényre vonatkozó generikus oktatási anyagokra, vagy a tájékoztatókon való önkéntes részvételre támaszkodtak31. Feltehetô, hogy az informális hálózatok is fontos ismeretforrásul szolgáltak. Amos és Holsen arról számolt be, hogy kevés szervezet gondoskodott a harmadik feleknek a törvény elôírásáról való tájékoztatásáról (azaz azoknak a szervezeteknek a tájékoztatásáról, amelyek az állami intézmény nevében végeznek munkát és amelyektôl szintén kérhetik az üzleti tevékenységeikrôl szóló információ közzétételét).32 Azt, hogy a képzési és tudatosítási programok mennyire voltak hatékonyak, nem az dönti el, hogy hányan vettek részt a tanfolyamokon, hanem az, hogy miként változott a résztvevôk magatartása és a törvényre vonatkozó ismerete. Egy mérce lehet, hogy milyen következetesek a törvény alapján benyújtott kérelmekre adott válaszok egy-egy szervezeten belül, illetve az egész állami szektorban. Az egyik tanulmányozott esetben – a rendôrségnél – a következetességet azzal próbálták javítani, hogy bizonyos típusú kérdések központi megválaszolásával a nyilvántartás-kezelô egységet bízták meg, míg a többi osztály állományának keresztképzést biztosítottak, amivel egyben az osztályok elôítéleteit is igyekeztek leküzdeni33. A központi kormányzatban a DCA 2005. januárjában központi klíringházat hozott létre azzal a feladattal, hogy tanácsadással segítse a központi kormányzatot azoknak az információs kérelmeknek a megválaszolásában, amelyek különösen nehéznek bizonyulnak, vagy amelyeknek az egész kormányra kiterjedô vonatkozásai vannak; az információs biztos közreadja a fellebbezések eredményeit, és az állami hatóságok

29

Screene (2005): 37.

30

Ennion (2005): 48.

31

Ennion (2005): 51.

32

J. Amos és S. Holsen Freedom of Information Act 2000: Survey of FOI Officers One Month After Implementation: A Pilot Study: Report (Az információszabadságról szóló 2000. évi törvény: a törvény végrehajtásáért felelôs tisztviselôk felmérése a bevezetés után egy hónappal: kísérleti tanulmány: jelentés) (London, 2005), 6, elérhetô itt: .

33

Ennion (2005): 51.

224



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

nem csak a kérelmet benyújtók számára adnak információt honlapjaikon. Ezek a tényezôk nagy valószínûséggel befolyásolják majd a jövôbeni eljárásokat34.

Információ- és iratkezelés Az iratkezelési kódex létrehozásával a Parlament világos jelzést adott a jó információ- és iratkezelési gyakorlatnak az információszabadságról szóló törvény hatékony végrehajtásában játszott fontos szerepérôl. Az iratkezelést nagymértékben erôsítette egy nemzetközi szabvány (ISO15489) közzététele 2001-ben35. Viszont mind a szabvány, mind a kódex betartása önkéntes, új erôforrásokat pedig nem bocsátottak az állami szervek rendelkezésére a kódex végrehajtása érdekében. Mi történt tehát a gyakorlatban? Screene úgy találta, hogy valamennyi tanulmányozott szervezet megfelelô iratkezelési eljárásokat dolgozott ki, bár néhány esetben ezek nem terjedtek ki az egész szervezetre, amelyek lényeges felülvizsgálat vagy szerkezetátalakítás folyamában voltak, illetve legalább egy esetben nem feleltek meg a magatartási kódex 2005-i elôírásainak.36. Mérni kezdték az iratkezelési kódexnek való megfelelôségét is: ebben a TNA értékelô munkafüzete bizonyára segíteni fog37. Ennion felfedezte, hogy bár a szervezetek azt állították magukról, hogy megfelelnek az elôírásoknak, a mélyreható vizsgálat gyenge pontokat tárt fel. A tanulmányozott szervezetek közül háromnál volt központi iratkezelô rendszer, de ott is beismerték, hogy a program nem terjed ki valamennyi ágazatra vagy részlegre. Súlyos hiányosságokat fedeztek fel a digitális i

225

34

Department for Constitutional Affairs, Central clearing house guidance (Központi klíringház iránymutatása), elérhetô itt: http://www.dca.gov.uk/foi/guidance/index.htm#2. Például, a Department for Constitutional Affairs, Information released under the Freedom of Information Act 2000 (Az információszabadságról szóló 2000. évi törvény alapján közreadott információ), elérhetô itt: http://www.dca.gov.uk/rights/dca/disclosure.htm. Information Commissioner’s Office, Decision notices (Határozatokról szóló közlemények), elérhetô itt: http://www.informationcommissioner.gov.uk/eventual.aspx?id=8617. Hálás vagyok kollégámnak, Dr Andrew Flinn-nek, hogy felhívta figyelmemet a szervezeti közzétételi naplók indexére – mely e naplók közül sokra linkeket tartalmaz –, és amely elérhetô Steve Wood-nak, a törvénnyel foglalkozó blogjában: http://foia.blogspot.com

35

Julie McLeod „Assessing the impact of ISO15489 – a preliminary investigation" („Az ISO15489 hatásának értékelése – egy elôzetes vizsgálat) Records Management Journal 13: 2 (2003): 70-82.

36

Screene (2005): 38.

37

The National Archives (2005) Complying with the Records Management Code: evaluation workbook (Megfelelés az iratkezelési kódex elôírásainak: értékelô munkafüzet) a betekintésre rendelkezésre álló munkafüzet elérhetô itt: http://www.nationalarchives.gov.uk/news/stories/62.htm.


Records


e-Government

and

Digital

Archives

iratok kezelésében annak ellenére, hogy a kódex külön szakaszt szentelt ennek a kérdésnek és a TNA is számos iránymutatással szolgál38. Ennion arra a következtetésre jutott, hogy a 2002-ben végzett Barata-vizsgálat óta, amely szerint az angol önkormányzatok nagy többsége nem gondoskodott a digitális iratok hosszú távú gondozásáról, tárolásáról, illetve az azokhoz való hozzáférésrôl, a helyzet sokat javult39. Az Ennion kutatásában résztvevô valamennyi válaszadó tudatában volt a digitális dokumentumok problémáinak, de kevesen hozták meg a szükséges intézkedéseket azon túl, hogy a digitális dokumentumokat papírra nyomtatták, majd ezeket papírdokumentumonként kezelték. Egy esetben – a rendôrségnél – a nemzeti tanácsadó testület, a Rendôrség Informatikai Szervezete (PITO) a nemzeti adatállományterv érdekében tett – az elsôdleges digitális dokumentumok alátámasztását szolgáló – lépései valódi elôrehaladást jelentettek. Ennion felfigyelt arra, hogy sok szervezetnél ûr van az iratkezelés és a törvény betartásáért felelôs tisztviselô között40. Egy esetben az iratok kezeléséért és a törvény betartásáért felelôs tisztviselô egy és ugyanaz a személy volt, míg máshol a törvény betartásáért felelôs tisztviselô nem rendelkezett iratkezelôi képzettséggel, bár kérhetett szakmai tanácsot, ha a szervezet ilyen szakembert is alkalmazott. A törvény betartásáért való felelôsséget a legkülönfélébb funkcionális területekre ruházták: az iratok és az információk kezelését végzô egységhez, az ügyfélszolgálathoz vagy a jogi szolgálathoz. Valamennyien más és más nézôpontból tekintettek a törvényre, de „akárhol helyezkedik el az információszabadságról szóló törvény betartásának felelôssége, fontos, hogy azt prioritásnak fogadják el, amit a felsô vezetés támogat"41. Ennion vizsgálta azt az elterjedt vélekedést is, hogy a törvénynek igen kedvezô hatása volt a dokumentumok kezelésére.42 Nyilvánvaló, hogy a jogszabályoknak, mint az információszabadságról szóló törvénynek is, fontos része van abban a környezetben, amelyben az iratkezelés folyik. Azoknál a tanulmányozott szervezeteknél azonban, amelyek megfelelô iratkezelô rendszerekkel rendelkeztek már a törvény hatálybalépése elôtt is, csak korlátozott mennyiségû további erôforrást biztosítottak az elôkészületi fázisban ahhoz, hogy a rendszerek jobban megfeleljenek az elôírásoknak. A törvény nem biztosította a digitális dokumentumok kezelésének azt a javulását, ami egyébként elvárható lett volna.

38

DCA (2002) Code of Practice on the management of records: (Magatartási kódex az iratkezeléshez) 10. o.

39

Kim Barata Archives in a Digital Age: A study for Resource (Archívumok a digitális korban: az erôforrások tanulmányozása) (2002).

40

Ennion (2005): 54.

41

Ennion (2005): 56.

42

Ennion (2005): 59.

226



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Ennion úgy vélte, hogy a törvény elôírásainak való megfelelés sikertelensége nagyobb valószínûséggel adott ösztönzést új erôforrások bevonására, amint azt a kanadai tapasztalat is mutatta43.Azoknál a tanulmányozott szervezeteknél viszont, ahol korábban nem sok tapasztalattal rendelkeztek, a törvény mind a felsô vezetôk tudatosságában, mind pedig az iratkezelési programok megvalósítására szánt erôforrások biztosításában javulást hozott. Az egyik kérdés, amelynek közvetlen kihatása van az archívumokra és az iratkezelô szolgáltatásokra, az, hogy egy adott kérelmet milyen módon teljesítenek. Van, hogy a dokumentumok másolatát adják át fénymásolatban vagy szkennelt kép formájában; vannak azonban olyan dokumentumok, amelyek nem másolhatók (például megôrzési indokok miatt), így a kérelmezôt arra kérhetik, hogy jöjjön és tekintse meg a dokumentumot személyesen. Ennek vannak kihatásai mind az online szolgáltatásokra, amelyeknek gyorsan kell bôvülniük, hogy a kért dokumentumok digitális másolatait biztosítani tudják, mind a helyszíni szolgáltatásokra, amelyeknél további igényekre kell számítani44. Egyelôre nem világos, hogy a törvénynek milyen hatása van a szervezetek által létrehozott és általuk ôrzött dokumentumokra. A kanadai tapasztalatok arra mutattak rá, hogy az információhoz való hozzáférésrôl szóló 1982. évi törvény után iratokat vagy nem hoztak létre, vagy azok kevésbé voltak teljes körûek45. Az Egyesült Államokban a harmadik fél közremûködô gazdálkodó szervezetek követelték, hogy a fájlokat semmisítsék meg, hogy azok közzétételét megakadályozzák46. Ennion arról is beszámolt, hogy az általa tanulmányozott szervezetek némelyike utasítást adott ki az alkalmazottak számára a testületi dokumentumok létrehozására vonatkozóan.

227

43

„Ösztönözve egyes botrányos esetektôl, amikor nem sikerült fontos dokumentumokat megtalálni, illetve papíralapú iratok nyomon követési, megôrzési és megsemmisítési programjait kidolgozni, az elmúlt években az iratkezelés gyakorlata sokat fejlôdött. Ehhez azonban mind pénzügyi, mind személyi értelemben igen sok erôforrásra volt szükség": lásd Information Commissioner, Annual Report 2004-2005 (Éves jelentés 2004–2005) (Ottawa, 2005), elérhetô itt: http://www.infocom.gc.ca/reports/pdf/oic04_05E.PDF. Ennion (2005): 19.

44

Ennion (2005): 66.

45

J. Gilbert „Access denied: the Access to Information Act and its effect on public records" (Hozzáférés megtagadva: az információhoz való hozzáférésrôl szóló törvény és annak hatása az állami nyilvántartásokra) Archivaria 49 (2000): 113. A. Roberts „Spin control and freedom of information: lessons for the United Kingdom from Canada" (A ferdítések ellenôrzése és az információ szabadsága: tanulságok Kanadából az Egyesült Királyság számára) Public Administration 83:1 (2005): 4.

46

T. Huskamp Peterson „After 5 years: an assessment of the amended US Freedom of Information Act" (5 év után: Az Egyesült Államok információszabadságról szóló módosított törvényének értékelése) American Archivist 43:2 (1980): 164


Records


e-Government

and

Digital

Archives

Az egyik szervezet például a bizottsági ülések jegyzôkönyveivel kapcsolatban adott ki iránymutatást azzal, hogy a tényszerû információt – például a határozatokat –, rögzítsék, de a véleményeket és a vitát ne47. A törvénynek a dokumentumok elôállítására gyakorolt hatása megér egy további vizsgálatot.

Ügyfelek és érdekeltek Az információszabadságról szóló törvényre való felkészülés egyik kulcsfontosságú része volt az az elôírás, amely szerint közzétételi programot kellett elôkészíteni, amely meghatározta, hogy a szervezet birtokában milyen típusú információ van, és azt az információt miként fogják rendelkezésre bocsátani. Hatékony közzétételi programok csak akkor állíthatók össze, ha a szervezet tudja, hogy milyen információ van a birtokában, és az ilyen elemzés a dokumentumkezelés kulcsfontosságú része. A közzétételi programok egyben csökkentik annak szükségességét, hogy az ügyfelek kérelmek benyújtására kényszerüljenek, mivel az információt anélkül is biztosítják. Az Ennion vizsgálatában szereplô szervezetek tapasztalata az volt, hogy az ilyen közzétételi programok jól mûködtek, és megérte aktívan karbantartani azokat, míg Amos és Holsen arról számolt be, hogy nem minden szervezet tervezte a saját közzétételi rendszerének fejlesztését48. A közzététel egységesen a honlapokon történt, bár nyilvánosság elé tárt dokumentumokra nem mindig könnyû rátalálni a honlapról, az internethozzáférést nélkülözô ügyfelek ezeket nem tudják használni, míg mások az információt nem minden esetben találják meg49. Az információszabadságról szóló törvény bevezetésének egyik legnehezebb vonatkozása annak elôrejelzése volt, hogy mennyi és milyen kérelmet nyújtanak be 2005. januárja után. Az Amos és Holsen által 2005. február elsô felében végzett kutatás azt vizsgálta, hogy a közepes méretû hatóságok miként reagáltak a törvényre50 . Felmérésük eredményei azt jelezték, hogy az elsô néhány hétben a kérelmek mennyisége és bonyolultsága a várakozásoknak megfelelô volt: a kérelmek mintegy 60 százaléka érkezett magánszemélyektôl, 18 százaléka vállalkozásoktól és 14 százaléka a sajtótól és politikusoktól51. A kutatás idején a megkérdezettek nem számoltak be olyan nehéz kérésekrôl, ami valóban próbára tette volna rendszereiket, vagy nélkülözte volna a felsô vezetôk támogatását. Az aggályosnak bizonyuló kérdések közé tartozott a mentességek értelmezése, a dokumentumok megtalálása, a DCA-beszámolási kötelezettség teljesítése, illetve a törvény betartásáért felelôs tisztviselô szerepének kialakítása52.

47

Ennion (2005): 85.

48

Amos és Holsen (2005): 6.

49

Ennion (2005): 76-78.

50


51


52

Amos és Holsen (2005): 7. 228



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A törvénynek az egész központi kormányzatban történô bevezetésérôl szóló statisztikákat is tartalmazó elsô hivatalos jelentés kimutatta, hogy 2005 januárja és márciusa között a kérelmek 82 százalékát 20 munkanapon belül megválaszolták53. Az Amos és Holsen vizsgálattal párhuzamosan Ennion arról számolt be, hogy a kérelmek mennyisége nagyjából megfelelt a vártnak, bár néhány esetben ennél kevesebb volt. Megállapította, hogy nehéz megkülönböztetni az információszabadságról szóló törvény alapján benyújtott kérelmeket a „szokásos" kérelmektôl, és ezért problémák merülnek fel a törvény alapján benyújtott kérelmek számlálásában. Bár a legtöbb szervezetnél elkülönítették a „szokásos" kérelmeket a törvény alapján benyújtottaktól, így a törvény alapján benyújtott kérelmeket megfelelôen naplózni lehetett és errôl jelentést lehet készíteni, a gyakorlatban ez nem volt mindig világos. Ennion arra is felfigyelt, hogy a kérelmek áramlásában voltak csúcsok és mélypontok, amelyek vagy a szervezet általános profiljához kapcsolódtak (például a rendôrséget általában többet vizsgálják, mint az iskolát), vagy aktuális témákhoz kapcsolódnak (például egy vitatott tervvel kapcsolatos vizsgálódás nagyszámú kérelem benyújtásához vezethet az önkormányzatnál)54. Várható, hogy ahogyan az emberek megismerkednek a törvénnyel és rendelkezéseinek alkalmazásával, egyre több kérelmet fognak benyújtani. A törvény bevezetése utáni elsô néhány hónap tapasztalatai alapján feltehetôleg nem lehet a jövôbeni keresletet megbízhatóan elôre jelezni. A szervezeteknek képeseknek kell lenniük, hogy rugalmasan reagáljanak a törvénnyel kapcsolatos munkateher változására. Mivel a legtöbb törvényhez kapcsolódó rendszert még 2005 elôtt, azaz a valós munkateher ismerete elôtt hozták létre, ezeket a tényleges kérelmek száma alapján értékelni kell55.

Rendszerek és eljárások Általánosságban, az elôkészítô fázisban elegendô és világos tanács illetve útmutatás állt a szervezetek rendelkezésére, hogy létrehozhassák a törvény betartását biztosító rendszereiket és eljárásokat, hogy 2005. januárjára minden készen álljon56. A szervezeteknek azonban folyamatosan szükségük van naprakész tanácsra az ICO-tól, a DCA-tól, a TNA-tól és az informális hálózatoktól, hogy fejleszthessék a törvény betartását biztosító rendszereiket, megbirkózhassanak a nehéz esetekkel és kialakuljon a jó gyakorlat. Az ICO nem ad jogi tanácsot; ha erre van szükségük a szervezeteknek, a házon belül saját jogászokat kell megkérdezniük, vagy konkrét ügyekben külsô szakértôket kell alkalmazniuk.

229

53

DCA, Freedom of Information statistics January - March 2005 (Információszabadság, statisztika – 2005. január–március), elérhetô itt: http://www.dca.gov.uk/foi/statsjanmar05.htm.

54

Ennion (2005): 64-65.

55

Ennion (2005): 81.

56

Screene (2005): 40.


Records


e-Government

and

Digital

Archives

Screene kutatása rámutatott arra, hogy az általa tanulmányozott állami szervek a minimális felkészülés szintjét 2005. januárjára elérik, de lényeges hiányosságok is voltak: korlátozott erôforrások álltak rendelkezésre az iratkezelés integrálására, aminek a próbája akkor következik be, ha nehezen megválaszolható kérelmeket kapnak, vagy amikor a szervezet nem tudja megtalálni a vonatkozó dokumentumokat57. Ennion tanulmányában arról számolt be, hogy a szervezetek jól megbirkóztak az elsô hat hónappal, és bizakodtak abban, hogy rendszereik megfelelnek a kérelmek mennyiségének, és minden kérdést a törvény elôírásainak megfelelôen válaszolhatnak meg. Vajon ez elegendô? Ennion felvetette azt a kérdést, hogy mit jelent a törvény „sikeres" végrehajtása. „Azt jelenti, hogy a szervezet nagyszámú kérelmet kap és képes azt 20 munkanapon belül megválaszolni? Azt jelenti, hogy átfogó közzétételi programot készít, hogy a kérelmeknek elébe menjenek? Azt jelenti, hogy megváltoztatják a szervezet belsô kultúráját, hogy az nyitottabbá és átláthatóbbá váljék?"58 Ennion arra a következtetésre jutott, hogy a kormányzat számára a válasz a kultúra változása, a nagyobb nyitottság, a várható kérelmekre adandó válaszok elôre történô közzététele anélkül, hogy megkísérelnék az olyan információt titokban tartani, ami rossz fényt vethet az adott szervezetre59. Az információszabadságról szóló törvény mellett kampányolók a sikert másképpen definiálhatják. Az elkötelezett vezetés számára – mind országos szinten, mind pedig az egyes szervezeteken belül – kritikus fontosságú, hogy biztosítsák az átfogó iratkezelési és más rendszerekhez a szükséges erôforrásokat.

Mi történik most? Az UCL-nél, attól függôen, hogy sikeres lesz-e a finanszírozásért benyújtott pályázatunk, 2006-ra olyan projektet tervezünk, amelynek keretében átfogóan értékeljük az információszabadságról szóló angol törvénynek az állami hatóság nyilvántartás-kezelô szolgálataira gyakorolt hatását a bevezetés elsô teljes évében (2005. január-december), ami a késôbbi vizsgálatok alapjául szolgálhat. A tanulmány olyan tudásanyagot hoz létre, amely segítséget nyújt az állami hatóságoknak, hogy a törvény politikai céljai elérése érdekében javítsák szolgáltatásaik hatékonyságát, biztosítsák a nagyobb átláthatóságot és elszámoltathatóságot, és biztosítsák, hogy az állampolgárok a demokratikus államban gyakorolhassák jogaikat.

57

Screene (2005): 41.

58

Ennion (2005): 44, 82.

59

K. Murphy "Freedom of Information – The Irish Experience’ (Információszabadság – az ír tapasztalatok) elôadás az 1999. november 19-én a Glasgow-i Egyetemen ‘Delivering Freedom of Information in Scotland’ (Az információszabadság megvalósítása Skóciában) címen rendezett konferencián; elérhetô itt: http://www.foi.gov.ie/foi.nsf/PublicationsSpeeches?OpenFrameSet .

230



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Konkrétan, a projekt megkísérli felmérni, hogy az iratkezelô szolgálatok milyen mértékben voltak felkészülve a törvény végrehajtásának elsô évére, és meghatározza majd, hogy milyen intézkedésekre lesz szükség ahhoz, hogy az elôírásoknak való teljes megfelelést biztosítani lehessen. Értékelni fogja, hogy az iratkezelô szolgáltatások menyiben járultak hozzá, hogy az állami hatóságok milyen mértékben képesek megfelelni a törvény elôírásainak, hogy a törvény hatékonynak bizonyult-e, illetve azt, hogy a hatékony iratkezelésnek milyen hatása van az állami hatóságok által nyújtott szolgáltatások nagyobb átláthatóságának biztosítására. Megvizsgálja majd a törvénynek a felhasználó közösségekre gyakorolt hatását, például, hogy a törvény következtében javult-e az elszámoltathatóság, és ennek voltak-e konkrét pozitívumai a felhasználók számára. Vizsgálja majd a legjobb gyakorlat példáit, amelyeket meg lehet osztani a nyilvántartás-kezelôk és az állami szektorba tartozó közösségek között. A javasolt projekt eredményeként jobban megérthetjük, hogy az információszabadságról szóló angol törvény milyen hatást gyakorolt az iratok kezelésére az állami szektorban, illetve azonosíthatjuk azokat az intézkedéseket, amelyekre szükség lesz a szolgáltatások színvonalának javítására a jogszabály érvényesülése érdekében. Talán, ha ehhez a munkához pénzt tudunk szerezni, visszatérhetek Önökhöz és beszámolhatok az eredményekrôl egy késôbbi DLM Fórum alkalmával!

Kapcsolattartási adatok Dr Elizabeth Shepherd PhD, MA, BA, DMS, DAS, ILTM, RMSA docens, témája az archívumok és az iratkezelés, School of Library, Archive and Information Studies University College London Gower Street London WC1E 6BT E-mail: [email protected] tel: +020 7679 2945 fax: +020 7383 0557 http://www.ucl.ac.uk/SLAIS/elizabeth-shepherd/

231

MOBIL JÖVÔ – KÉRDÉSEK ÉS IRATKEZELÉSI VÁLASZOK


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

MOBIL JÖVÔ – KÉRDÉSEK ÉS IRATKEZELÉSI VÁLASZOK Sari Makinen Bevezetés Az információs és kommunikációs technológia kihívást intéz a dokumentumkezelés elmélete és gyakorlata ellen. Az elektronikus dokumentumokat nem lehet kezelni anélkül, hogy az elsôdlegesen papírformátumban tárolt hagyományos dokumentumokra kialakított módszereket ne változtatnánk meg. Ahhoz, hogy egy dokumentumot elektronikusnak nevezhessünk, metaadatokat és kontextust kell rendelni hozzá. A dokumentumokat ma már nem egy helyen tárolják: azokat dokumentumkezelô rendszerekben, elektronikus nyilvántartás-kezelô rendszerekben és különféle információs és kommunikációs technológiát alkalmazó eszközökben tárolják. Ezen kívül, a dokumentumok és nyilvántartások ugyanabban az idôben, de más-más helyeken számos példányban, verzióban és formátumban jelenhetnek meg. A kormányzati, illetve üzleti tevékenységek minden területén találkozunk elektronikus dokumentumokkal. Hivatalos dokumentumok jönnek létre az üzleti és közigazgatási, valamint döntéshozatali folyamatok és eljárások során. Az iratokat pedig meg kell ôrizni, hogy azokat késôbb dokumentumként és bizonyítékként, illetve kulturális és történelmi emlékként használhassuk fel. A dokumentumokat ugyanakkor a polgárok és az ügyfelek rendelkezésére kell bocsátani (Young & Kampffmeyer, 2002). A mobil technológia az információs és kommunikációs technológia folyamatosan terjeszkedô ága, ami még inkább fokozta a dokumentumkezelés elôtt álló kihívásokat. A mobil készülékek és az új vezeték nélküli eszközök a dokumentumkezelés elmélete és gyakorlata ellen is kihívást intéznek (Mäkinen & Huotari, 2004; Mäkinen, 2005). Mivel egyre többen használnak mobil eszközöket, újfajta problémával szembesülünk. Például, már rámutattak arra, hogy egy-egy szerezet szervezeti tudásának mintegy 12 százaléka található annak strukturált tudásbázisában, ám ennek többsége papíralapú és elektronikus dokumentumok formájában szanaszét szóródva van valahol a szervezetekben (Kikawada & Holtshouse, 2001). A mobil munkakörnyezet ezen a helyzeten nem javít, mivel a dokumentumok feldolgozásához használt eszközök száma drámai módon nôtt. Egy-egy ember különféle munkaállomásokon dolgozhat, ezek közül néhány lehet mobil is. Ezek a munkaállomások ráadásul nem szükségszerûen kommunikálnak egymással vagy a szervezet információs rendszereivel. Az egyik lényeges probléma manapság az adatbiztonság: errôl gondoskodni kell. A szervezetek bizalmas dokumentumokat állítanak elô és kezelnek; ezeknek a feldolgozása a 232

Sari Makinen Electronic


Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

mobil eszközökkel óriási kihívás az információ- és dokumentumkezelôk számára. A vezeték nélküli hálózatok segítenek az internetre kapcsolódásban, ugyanakkor komoly biztonsági kockázatot jelentenek – a különféle adattitkosítási rendszerek ellenére is. A bonyolult kommunikációs rendszerek növelik az információvesztés és a szervezeti memória integritása felbomlásának kockázatát. Ez az elôadás egy Ph.D.-tanulmányhoz kapcsolódik, amely jelenleg a Tamperei Egyetemen (Mäkinen 2004) folyamatban van. A dolgozat célja, hogy jobban megértsük a dokumentumés nyilvántartás-kezelés jelenlegi állapotát a mobil és vezeték nélküli környezetekben. A tanulmány különösen a szervezeti tudás, az intellektuális tôke, illetve a szervezeti memória kezelésének problémáira helyezi a hangsúlyt. A munka – etnográfiai kutatási módszereket alkalmazásával – egy kvalitatív esettanulmányra épül. Empirikus adatokat gyûjtünk két közepes méretû finnországi szervezetrôl, az adatforrások háromszögelésének módszerét alkalmazva (interjúk, megfigyelés és dokumentumelemzés).

Dokumentumok a mobil világban Mobil eszköznek tekintjük a vezeték nélküli kommunikációs technológiák alkalmazását, adatok feldolgozásárát, továbbítását és cseréjét. Ide tartoznak a laptopok, a „digitális titkárnôk" (PDA-k), a mobiltelefonok és az „okostelefonok" (lásd például Allen & Shoard, 2004; Weilenmann, 2003). A mobil eszközökben és azokkal dokumentumokat lehet létrehozni, feldolgozni, továbbítani, tárolni, terjeszteni, megosztani, felhasználni és elhelyezni. Kétféleképpen is nôtt a mobiltechnológiát hasznosító munka. Elôször is, azok, akik a hagyományos értelemben vett mobil munkakörökben dolgoztak, ma tevékenységük részeként különféle helyszínekre magukkal viszik a számítógépet. Ez azt jelenti, hogy azok a dokumentumok, amelyek korábban teljesen elkülönülô folyamat keretében egy irodában (offline) készültek, ma a tényleges munka során (online) jönnek létre. Másodszor, az a munka, amit korábban rögzített helyen (például egy orvosi rendelôben) végeztek, ma szabadon választott helyen is ellátható (például a beteg otthonában). Szakemberek sora, például katonák, oktatók, ügynökök, konzulensek, karbantartók – legyenek fizikai vagy szellemi dolgozók –, tömegesen dolgoznak mozgó, illetve változó munkahelyeken (Churchill & Munro, 2001). Dolgoznak emberek repülôgépeken, repülôtereken, vonatokban, hotelszobákban és autókban. Az egyik mobil alkalmazott szerint a repülôgép biztosítja a legkedvezôbb munkahelyi környezetet, mert bôven van étel és nyugalom – nincs viszont telefon. Egy másik mobil dolgozó szerint a vonaton üldögélés ugyancsak igen hasznos, mert ekkor az ember meg tud írni néhány e-mailt, amit azonnal el is tud küldeni, mihelyt rácsatlakozik az internetre. Az irodában dolgozó szakemberek jobban ismerik a környezetet és az erôforrásokat, a létesítményeket, a technológiát és az embereket, és biztosabban is mozognak abban a környezetben. A mobil dolgozók viszont széles skálán szereznek tapasztalatot a különféle környezetekrôl és létesítményekrôl (Perry et al., 2001). Lehetséges például az is, hogy nem tudják elérni kollégáikat, a szervezeti memóriát vagy a szervezet információs rendszereit. Amint Perry és mások megfogalmazták, a mobil dolgozók kevésbé képesek meghatározni 233



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

a környezeti feltételeket és azt a módot, ahogyan munkájukat menedzselik. A dokumentumok az ügyvitelhez kötôdô információt tartalmazzák és négy elembôl állnak: a fizikai dokumentum, a tartalom, a kontextus és a struktúra (Hofman, 1996; Thomassen, 2001). Ha e négy elem bármelyike hiányzik, lehet-e még a dokumentumot dokumentumnak tekinteni? A „dokumentumsághoz" különösen hozzátartozik a kontextusfüggôség, a kollektivitás és az egyediség. Mivel a mobil dolgozók kevésbé tudják befolyásolni munkahelyi környezetüket, elôfordulhat, hogy az iratkezelô rendszerek és a szervezeti memória a dokumentumaikat nem gyûjtik be. Ilyenkor a veszély abban áll, hogy a mobil eszközökben lévô dokumentumok nagy részét nem tudják azonosítani, szervezni vagy leírni, hanem azok elvesznek, illetve megsemmisülnek. Ez nagyon is reális kockázat, mivel a mobil környezetre nincsenek iratkezelési szabályok, szabványok és utasítások. Ezen kívül, a mobil dolgozóknak igen bonyolult technikai feltételekkel kell megküzdeniük, és gyakran nem is tudják, hogy miként kellene a dokumentumokkal kapcsolatos folyamatokat megfelelôen végigvinni. Ez csak tovább súlyosbítja az amúgy is jelentkezô motivációs probléma hatásait: még a szakértôk között is sokan, egyszerûen nem ismerik fel az ügyviteli dokumentumok tárolásának és szervezésének fontosságát, vagy az egyszerûen nem érdekli ôket. A vezeték nélküli kommunikáció és a különféle drótnélküli eszközök megsokszorozzák a tárolási formátumok és tárolási helyszínek számát. Ma az olyan kézi eszközöket, mint a mobiltelefont és a „digitális titkárnôt", a mindennapi munka során használjuk; igen sok mobil dolgozó el sem tudja képzelni, hogy ezek nélkül képes lenne ellátni a feladatát. A vezeték nélküli eszközök és a mobiltechnológia létrehozza az összekapcsolhatóságot az információs forrásokkal, és kiterjeszti a hírközlési kapacitásokat. Nagyon sok kézi eszközben viszont tipikusan nincs lemezmeghajtó vagy más tárolókapacitás (Phillips, 2002). Sok felhasználó véli úgy, hogy az ezekben az eszközökben tárolt üzenetek ideiglenes jellegûek, és ezeket nem mentik el úgy, mint ahogyan az ügyviteli dokumentumok esetében laptopjukat vagy asztali számítógépüket használva tennék. A szervezeti memória szempontjából azonban ezek az üzenetek lehetnek kritikus fontosságúak is. Hányan gondoltak akár közülünk is arra, hogy a mobiltelefon üzenetei (SMS – Short Message Service – rövid szöveges üzenetszolgáltatás) lehetnek olyan dokumentumok, amelyeket a hivatalos megôrzési idôszakoknak megfelelôen kellene kezelni? A dokumentumokkal és az információval foglalkozó szakembereknek ma azzal a kihívással kell szembesülniük, hogy olyan iratkezelési rendszereket kell kifejleszteniük, amelyek képesek az ilyen anyagok begyûjtésére, osztályozására, illetve tartalmuk, formátumuk és metaadataik megôrzésére (Andolsen, 2002). E rendszerek között sok olyan van, amely képes e-maileket összegyûjteni és megôrizni, és azokat ahhoz a folyamathoz kötni, amelyben létrejöttek. De hány ilyen rendszer képes SMS-eket összegyûjteni? Egy jövôbeni forgatókönyv lehetne például az, hogy munkahelyi pályázatot hirdetnek az SMS- vagy MMS- (multimédiás üzenetszolgáltatás) formátumú üzenetek nyilvántartására. Egy másik válasz az elektronikus iratkezelési program lehet. Amint Andolsen (2002) megfogalmazta, a digitális megôrzést körülvevô problémák már nem technológiai jellegûek, hanem emberi vonatkozásúak.

234



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

A dokumentumok mobilkörnyezetben történô létrehozásával kapcsolatos problémák a verzióellenôrzéssel, a dokumentumok megosztásával és az elhelyezésével függnek össze. A dokumentumokat létrehozó, feldolgozó, megosztó és kezelô mobil dolgozóknak különféle eszközökkel kell megbirkózniuk különféle helyzetek és környezetekben. A mobil dolgozó számára mindennapos probléma, hogy miként kezelje a különféle dokumentumok sok-sok verzióját. Vajon melyik az éppen aktuális: az, amelyik az irodai számítógépén, az otthoni számítógépen vagy a laptopjában van? A gondot az okozza, hogy a legtöbb esetben a mobil dolgozó nem professzionális információkezelô. Sokuk egész aktív életében egyetlen laptop egyetlen merevlemezét használhatja. Ám sajnálatos módon a laptopok nem archívumok. Vajon hányan tudják egyáltalán, hogy léteznek megôrzési ütemtervek? A laptop elvesztése kritikus problémát jelenthet, ha titkos dokumentumokat tartalmaz, még akkor is, ha az iratokat titkosították. Még súlyosabb gondok merülnek fel, ha a szervezetnek csak néhány laptopja van, és más-más alkalmazottak használják azokat. Ilyen esetben illetéktelen személyek is láthatnak nem rájuk tartozó dokumentumokat, de meg is semmisíthetnek olyan adatokat, amelyeket a megôrzési ütemterv alapján meg kellene tartani. Vannak olyan mobil dolgozók, akik a fontos információ kezelésére saját „túlélési stratégiát" alakítottak ki. Vagyis ôk számba veszik, hogy milyen nehézségekkel kell megküzdeniük. Mivel a mobiltechnológia még újdonság, a legtöbb szervezet egyáltalán nem ismerte fel a mobilkörnyezet által az irat- és levéltárkezelési szempontokból okozott problémákat. A legtöbb szervezetben egyáltalán nem tudatosult, hogy a mobil, illetve vezeték nélküli környezet milyen veszélyeket rajt. Ha például egy mobil dolgozó több eszközt használ, és azokon bizalmas dokumentumokat hoz létre, illetve kezel és tárol, elég nagy a kockázata annak, hogy az információt egyszer csak elveszíti. Hány olyan szervezet van, amely rendelkezik kifejezett utasításokkal a mobil eszközökkel létrehozott dokumentumok kezelésére, megôrzésére és biztonsági másolatok készítésére vonatkozóan? Andolsen (2002) szerint a veszély abban áll, hogy differenciálatlan és visszakereshetetlen adatok tömkelege jön létre. Ez a kockázat pedig a mobil, illetve a vezeték nélküli környezetben lévô elektronikus dokumentumok nagy részét fenyegeti.

Adatbiztonság a mobil világban Nagyon sok bizalmas dokumentumot készítenek, illetve dolgoznak fel mobil eszközökön üzleti utak alkalmával. Az e-maileket titkosítani kellene, a papíralapú dokumentumokat meg jó lenne biztonságba helyezni. Állítom, hogy nagyon kevés olyan mobil dolgozó van, aki ennek, és még kevesebb, aki az iratkezelési követelményeknek is tudatában van. A nem biztosított adat viszont illetéktelen kézben mindenki számára súlyos kockázatot jelenthet. Ráadásul az e-mail és a távközlés világában a vírusok és a férgek is a valóság részei, ugyanakkor vírusok – mint a Commonwarrior – ma már a mobilkörnyezetben is léteznek: több mint 50 ilyen van, ami kifejezetten a mobil eszközöket fenyegeti. A mobilvírusok elsôsorban az okostelefonokat fenyegetik, és például a Bluetooth-t használják arra, hogy önmagukat terjesszék. 235



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Ha egy laptop elvész, az nagy valószínûség szerint katasztrófát jelent: ha nem készítettek biztonsági másolatokat, a mobil dolgozó elveszítheti szervezeti memóriájának nagy részét. Közülünk laptophasználók közül ugyan hányan készítünk rendszeresen biztonsági másolatokat? Ron Elliott (2002) mutatott rá arra, hogy a vezeték nélküli eszközökkel elôállított üzletiügyviteli dokumentumok tárolásában három súlyos információs probléma rejlik, és ezek a mobil eszközökre is vonatkoznak. Elôször, a szervezeti információt az eszköz tárolja, majd továbbítja a szervezeti rendszernek. Másodszor, az információ integritását és megbízhatóságát azzal lehet biztosítani, ha az eszközben lévô információ eredeti és nem sérült. Harmadszor, biztosítják, hogy az információt az arra felhatalmazott felhasználó továbbítsa. Végül, a kézi és mobil eszközökben lévô információ idôbeni megsemmisítésérôl a megôrzési ütemterv rendelkezik. Különösen a vezeték nélküli hálózatok jelenthetnek adatbiztonsági kockázatot. A különféle adattitkosítási rendszerek ellenére nem ajánlható, hogy a WLAN-okat titkos adatok továbbítására használják.

Következtetések A mobil munkakörnyezetben a dokumentumok elôállítására, szerkesztésére és tárolására nincsenek szabályok. Mit tehetnek az iratkezelô szakemberek? A kihívásokra adott helyes válasz az lehet, hogy – ismerve a jelenlegi helyzetet – megértik ezeket a kérdéseket, listát állítanak össze a veszélyekrôl és létrehozzák a mobil környezetre vonatkozó iratkezelési szabályokat. Erre azonban az irat- és levéltárkezelô szakemberek, a számítógépes szakértôk és a mobil dolgozók kizárólag együttesen lehetnek képesek. Még mindig vannak papíralapú dokumentumok, de vannak dokumentumok a laptopokban, a mobiltelefonokban és a „digitális titkárnôkben" is. A mobil dolgozókban tudatosítani kell az iratkezelési és archiválási szolgáltatások elôírásait, mert a szervezeti memória megôrzése életfontosságú a szervezet mûködéséhez. A dokumentumok szervezett gyûjtése képezi a szervezeti memóriát. Az iratkezelôknek szembe kell nézniük a valósággal és a mobil jövôvel: az elôttük álló kihívás ma és a jövôben egyaránt az, hogy mobilkörnyezetben is biztosítsák a dokumentumok hitelességét és megbízhatóságát

Hivatkozások: Allen, D. K., & Shoard, M. (2004). Spreading the Load: Mobile Information and Communication Technologies and Their Effect on Information Overload (A teher szétosztása: mobil info-kommunikációs technológiák és hatásuk az információs túlterheltségre). In: Proceedings of the ISIC Conference, Dublin, Ireland. Andolsen, A. A. (2002). On the Horizon (A horizonton). The Information Management Journal, 2002. március/április, 23-29.

236



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Churchill, E. F. & Munro, A. J. (2001). Work/Place: Mobile Technologies and Arenas of Activity (Munka/hely: mobiltechnológiák és a tevékenység színterei). SISGGROUP Bulletin, 2001.december, 3-9. Elliott, R. (2002). Wireless Information Management (Vezeték nélküli információkezelés). The Information Management Journal, 2002 szeptember/október, 62–68. Hofman, H. (1996). Lost in Cyberspace - Where Is the Record? (Elveszve a kibertérben – hol van a dokumentum?) Beszámoló 2. Stockholmi konferencia a levéltári tudományról és a dokumentum fogalmáról, 1996. május, 30-31. Kikawada, K., & Holtshouse, D. (2001). The Knowledge Perspective in the Xerox Group (A tudásperspektíva a Xerox Csoportnál). In: I. Nonaka & D. J. Teece (szerk.), Managing Industrial Knowledge: Creation, Transfer and Utilization (Az ipari ismeretek kezelése: létrehozás, továbbítás és hasznosítás). London: Sage, 216-230. Mäkinen, S. (2005), Document Management, Organizational Memory, and Mobile Environment (Dokumentumkezelés, szervezeti memória és a mobilkörnyezet). In: Az Információs és tudáskezelési gyakorlat enciklopédiája. Megjelenés elôtt. Mäkinen, S. (2004), The Use of Mobile ICT in Organizational Document Management in the Context of Organizational Memory (A mobil info-kommunikációs technológia használata a szervezeti dokumentumkezelésben a szervezeti memória összefüggésében). Proceedings of the Information Resources Management Association International Conference IRMA2004, New Orleans, USA, 2004. május 23–26. Mäkinen, S. & Huotari, M-L. (2004). Organizational Memory – Knowledge as a Process or Information as an Entity (Szervezeti memória – tudás, mint folyamat vagy információ, mint entitás). Proceedings of the Information Resources Management Association International Conference IRMA2004, New Orleans, USA, 2004. május 23–26. Perry, M., O'Hara, K., Sellen, A., Brown, B. & Harper, R. (2001). Dealing with Mobility: Understanding Access Anytime, Anywhere (Megbirkózni a mobilitással: megérteni a bármikor bárminek elérését). ACM Transactions on Computer-Human Interaction, 2001. 8 (4), 323-347. Phillips, J. T. (2002). Welcome to the New Wireless Culture (Üdvözöljük az új vezeték nélküli kultúrában). The Information Management Journal, január–február, 64-68. Thomassen, T. (2001). A First Introduction to Archival Science (Bevezetés a levéltártudományba). Archival Science, 1: 373-385. Weilenmann, A. (2003). Doing mobility: Towards a New Perspective on Mobility (A mobilitás megélése: a mobilitás új perspektívája felé). Proceedings of the 26th Information Systems Research Seminar in Scandinavia (IRIS 26).

237



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Young, R., & Kamffmeyer, U. (2002). Availability & Preservation : Long-term Availability & Preservation of Digital Information (AIIM Industry White Paper on Records, Document and Enterprise Content Management for the Public Sector) (A digitális információ hosszú távú rendelkezése állása és megôrzése – A nyilvántartások, dokumentumok és szervezeti tartalom kezelésérôl az állami szektor számára) AIIM International Europe: Stephens & George Print Group.

238

ERM-MEGFELELÔSÉGI FELÜLVIZSGÁLAT MÓDSZERTANA


Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

ERM-MEGFELELÔSÉGI FELÜLVIZSGÁLAT MÓDSZERTANA Richard Blake 1 Bevezetés 1.1 Az Egyesült Királyságban 2005. januárjában lépett életbe az információs szabadságról szóló szabályozás, amely új jogokat biztosít a magánszemélyeknek az állam birtokában lévô információhoz való hozzáférésre. Ez a rendszer – a hozzá kapcsolódó adatvédelmi jogszabályokkal, valamint a végrehajtási rendeletekkel együtt – átalakította az információs környezetet, elôírva valamennyi állami hatóság számára a proaktív iratkezelô rendszer fenntartását. Ez általában is növelte a fogékonyságot a helyes információirányítás iránt. 1.2 Az információirányítást tekintjük preferált információkezelési rendszernek, amely lehetôvé teszi a szervezetek, illetve magánszemélyek számára, hogy biztonságosan, eredményesen és hatékonyan cseréljenek, illetve hasznosítsanak információt annak érdekében, hogy a szolgáltatások lehetô legjobb színvonalát érhessék el. Ideális esetben ez keretet ad az információ kezelésére vonatkozó valamennyi elôírás, szabvány és legjobb gyakorlat összefogására. 1.3 A jó irányítás és az elvárható gondosság elismert fogalmak, ám ezeknek az elveknek az információirányítási rendszerek kialakításában történô alkalmazása még szokatlan, és azt sem a szervezetek, sem a lakosság nem igazán értik. De már tudatában vannak annak, hogy az információs rendszerekben tárolt adatok – beleértve a manuális rendszereket is – rendkívül értékes eszközt jelentenek. Az információ számítógépek hálózatán keresztül történô továbbításának egyre fokozódó igénye és az információ egyre szélesebb körben való megoszzásának , az elôírása azt is jelenti, hogy sokkal nagyobb a véletlen vagy szándékos kiszivárogtatás, módosítás vagy elvesztés veszélye, mint a hagyományos fizikai adathordozókon tárolt információ esetében; ezen kívül, még mindig széles körû a bizalmatlanság az elektronikus információval szemben, ezért az eredeti irat hagyományos fogalmát újra kell értelmezni. 1.4 A gyakorlatban az információirányítás az ilyen aggályokra, valamint az Egyesült Királyság kormánya információs politikája hatására adott válasz, amely számos további törvényi és jogszabályi elôírás meghatározásával még bonyolultabbá teszi a helyzetet. Ez egyetlen egységes vezetési tevékenységben fogja össze az információbiztonságot, a vállalat/szervezetirányítást és az ügyviteli folyamatosságot. Ez nemcsak a jó szervezeti házvezetés kérdése – a jó információirányítás kétségtelenül a hatékonyság javításához és a hathatósabb vezetéshez vezet. 239

Richard Blake Electronic


Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

1.5 Az információ és iratkezelés holisztikus megközelítése számos elônyt kínál az állami szektor szervezetei számára. Az elôsegíti a hatékonyabb vezetést, a láthatóságot és az ellenôrzést, mert azonosítja az egyezôségeket, megszünteti az átfedéseket, miközben az egész szervezet követelményeit figyelembe veszi. Segít a szervezet információs rendszerébe vetett bizalom kialakításában is. Míg a hagyományos biztonsági gyakorlat gyakran azt követeli meg a szervezetektôl, hogy biztonsági képességeiket tartsák rejtve, az információirányítás biztosítja a külsô demonstrálhatóságot: a külsô bizalom építéséhez szükséges információval és validálási mechanizmusokkal. 1.6 Az Egyesült Királyság információszabadságról szóló 2000. évi törvénye által bevezetett megengedô információ-közzétételi rendszer kötelez is abban az értelemben, hogy az új feladatok erôs információirányítási rendszer segítségével hajthatók végre. Az információszabadságról szóló 2000. évi törvény, különösen annak 46. szakasza magatartási kódex (a továbbiakban az iratkezelési kódex) létrehozásáról rendelkezik, amely iránymutatást ad az illetékes hatóságoknak az irataik megôrzése, kezelése és selejtezése terén folytatandó gyakorlat tekintetében. E kódex elsô kiadása 2002-ben jelent meg. Miután az információszabadságról szóló 2000. évi törvény hatályba léptetését 2005. januárjáig elhalasztották, általában az iratkezelési kódexet sem kellett alkalmazni, de annak korai közzététele lehetôvé tette a hatóságok számára, hogy lássák, melyek a velük szemben támasztott követelmények, és lehetôséget adott nekik arra, hogy ennek megfelelôen fejlesszék saját iratkezelô rendszereiket. 1.7 Ebben az elôadásban vizsgálom az iratkezelési kódex természetét, valamint az Anglia, Wales és az Egyesült Királyság Nemzeti Levéltára által erre adott választ, nevezetesen egy megfelelôségi munkafüzet formáját öltô módszertan kifejlesztését, amely az állami hatóságok teljesítményének a kódex alapján történô önértékelését, illetve ahol szükséges, külsô értékelését is támogatja. Célja, hogy elôsegítse a bizonyítékok, illetve szabályok alapján történô értékelést, hogy lehetôvé tegye a hatékony információirányítást az egész állami szektorban Angliában és Walesben. 2 A megfelelôségi módszertan kidolgozása 2.1 Az információszabadságról szóló törvény az információs biztost bízta meg az Egyesült Királyságban az információs kérelmek felügyeletével és szabályozásával. Amennyiben a biztos úgy látja, hogy valamely állami hatóság gyakorlata nem felel meg az e törvényben foglaltaknak vagy az iratkezelési kódexben foglalt ajánlásoknak, a biztos gyakorlati ajánlásokat tehet a hatóságnak, meghatározva azokat a lépéseket, amelyeket véleménye szerint a megfelelôség biztosítása érdekében a hatóságnak meg kell tennie. A gyakorlati ajánlás betartásának elmulasztása bizonyos körülmények között végrehajtási felhívás kibocsátásához vezethet, és ha ezt is figyelmen kívül hagyják, hivatalos bírósági eljárás kezdeményezhetô az illetékes állami hatóság és az esetlegesen megnevezett tisztviselôk ellen is. 2.2 A biztosnak konzultálnia kell azonban az állami iratmegôrzô szervezettel, nevezetesen a Nemzeti Levéltár (TNA) fôigazgatójával, mielôtt valamely állami hatóságnak az iratkezelési kódexnek való megfeleléssel kapcsolatban gyakorlati ajánlást tenne. E kapcsolat alátá240



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

masztására az információs biztos és az állami iratmegôrzô együttmûködési megállapodást írtak alá, amely meghatározza az iratkezelési kódex alkalmazásának elôsegítése és figyelemmel kísérése terén folytatott együttmûködésüket. Ezt segíti a hivatalos szolgáltatási megállapodás, amely részletesen meghatározza a Nemzeti Levéltár által az információs biztosnak nyújtott támogatást. 2.3 Mind az együttmûködési megállapodás, mind pedig a szolgáltatási megállapodás legfontosabb része az a rendelkezés, amely szerint az információs biztos és az iratmegôrzô auditálási programban állapodnak meg, amelyet a megôrzô végez el a biztos nevében, hogy értékelje az iratkezelési kódexnek való megfelelôséget. 2.4 Az ilyen auditálások, illetve megfelelôség-értékelések támogatására a Nemzeti Levéltár (TNA) hozzájárult egy módszertantervezet kidolgozásához, amely lehetôvé tenné az állami hatóságok önértékelését, ugyanakkor eszközt adna azoknak a külsô auditoroknak a kezébe, akiknek értékelniük kell az iratkezelési kódexnek való megfelelést. Ezt a módszertant 2005 elején dolgozták ki, és megfontolásra, illetve felülvizsgálatra átadták a biztosnak. 2.5 Ez a módszertan, amelyet megfelelôségi munkafüzet formájában bocsátottak ki, az iratkezelési kódexben intézkedési területként nyomatékosított területekre, valamint a Nemzeti Levéltár (TNA) által kidolgozott létezô, az ilyen területekre vonatkozó legjobb gyakorlatot bemutató iránymutatásra épül. Bizonyítékalapú értékelés alkalmazásával megkísérli meghatározni a megfelelô mennyiségi és minôségi mutatóit is. Célja, hogy eszközt adjon az aggályos vagy kockázatos területek meghatározásához, ami lehetôvé teszi az állami hatóságok számára, hogy felmérjék a nem megfelelôség kockázatát, korrekciós intézkedéseket hozzanak és kidolgozzák az elôre nem látható helyzetekre vonatkozó megfelelô terveket.

3 A vizsgálat alapja 3.1 Az iratkezelési kódex hét kulcsfontosságú területet határozott meg. Ezek: • az iratkezelési funkció, • az iratkezelési irányelv kifejtése, • szerepek és felelôsségi körök, • képzés és tudatosítás, • Az iratok létrehozása és nyilvántartása, • Az iratok karbantartása, • Az iratok elhelyezése. Az iratkezelési kódex az Alkotmányügyi Minisztérium (DCA) honlapján az alábbi címen érhetô el: http://www.dca.gov.uk/foi/codemanrec.htm 3.2 Az erre a programra válaszul a Nemzeti Levéltár által kidolgozott megfelelôségi munkafüzet az iratkezelési kódexben intézkedésre felsorolt területekre összpontosít, de a jobb használhatóság érdekében megkülönbözteti az iratok létrehozásának és az iratok nyil-

241



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

vántartásának területeit, hogy elkülönítse a hozzáférés konkrét kérdéseit, viszont összevonta a Szerepek és felelôsségi körök c. részt a Képzés és tudatosítás c. résszel. A munkafüzet a teljesítménymérésrôl is tartalmaz egy szakaszt. A munkafüzet összesen nyolc, kérdôívekbôl álló modulból áll, összesen 180 kérdéssel. 3.3 Valamennyi modul tartalmaz bevezetést a modul céljáról, az adott részre vonatkozó információt, hivatkozást a vonatkozó iránymutatásra, és végül a vonatkozó kérdôívet. Az egyes modulokban lévô kérdések kritikus fontosságúak, mivel ezeket a felhasználóknak meg kell válaszolniuk ahhoz, hogy felmérhessék, szervezetük milyen mértékben felel meg az iratkezelési kódexben leírt konkrét kulcsterület elôírásainak. 3.4 A munkafüzet célja, hogy a kérdôívek kitöltésével lehetôvé váljon meghatározni, hogy az adott szervezet milyen mértékben felel meg az iratkezelési kódex elôírásainak. Tartalmaz egy olyan mechanizmust is, amivel értékelni lehet annak a kockázatnak a szintjét, amelyet az iratkezelési kódex elôírásait nem teljesítô iratkezelési szolgáltatások okoznak a szervezetnek; ez egyben ösztönzést ad a megfelelô kárenyhítési stratégiák kidolgozására is. Azt remélik, hogy az értékelések rendszeres elvégzésével valamennyi, a munkafüzetet használó szervezet kialakítja a saját, a kódexnek való megfelelôségére vonatkozó történeti vizsgálati nyilvántartását. Ez potenciálisan igen hatékony eszköz lehet az önkormányzatokon belüli hatóságok támogatására akkor, amikor átfogó teljesítményértékelést kell végezniük. 3.5 A munkafüzet jelenlegi kiadását hivatalos nyilvános konzultációra szánt tervezetként tették közzé, hogy a létezô legszélesebb körû visszacsatolást ösztönözzék. A cél az volt, hogy ezen az ôszön összeállítsák és kiadják a javított és átdolgozott kiadást, amely tükrözné a beérkezett észrevételeket a 2005. augusztusában záruló konzultációs idôszak után.

4 Célok és elônyök 4.1 A munkafüzetet valamennyi állami szervezet értékelésére szánták, függetlenül azok méretétôl vagy bonyolultságától. Azonban azt is felismerték, hogy bizonyos elemeinek a relevanciája az egyes hatóságok szerepétôl, bonyolultságától és méretétôl függ. Amennyiben valahol nem megfelelôséget állapítanak meg, értékelni kell a kockázat hatását, valamint azt, hogy az elôre nem látható esetekre tartalékolt, a kockázat csökkentésére vagy elkerülésére szánt erôforrások elegendôek-e. 4.2 A munkafüzetet úgy tervezték meg, hogy támogassa bármilyen formátumú – mind papíralapú, mind digitális formátumú – iratot tartalmazó iratkezelô rendszer értékelését, ideértve az elektronikus iratkezelô rendszereket (EDRMS) is. A munkafüzet és jelen elôadásom alkalmazásában az irat egy konkrét információdarab, amelyet valamilyen intézményi vagy egyéni tevékenység kezdeményezésekor, végzésekor vagy lezárásakor állítottak elô vagy fogadtak, és amely elegendô tartalmat, összefüggést és struktúrát biztosít ahhoz, hogy valamely tevékenység bizonyítékául szolgáljon. Vezetett iratnyilvántartó-rendszerrôl akkor beszélhetünk, amikor az iratok logikai csoportokba szervezhetôk és kezelési és visszakeresési célra indexálhatók, oly módon, hogy az tükrözze a létrehozás és felhasználás összefüggéseit. Az iratokat ütemezni kell, és a kezelési folyamatokat úgy kell megszervezni, hogy azokat vizsgálni lehessen. 242



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

4.3 A munkafüzetben lévô megfelelôségi módszertan alkalmazásával azt remélik, hogy az formálni fogja a felsôvezetôk gondolkodását és döntéseit az alábbi kulcsfontosságú célok és elônyök alátámasztása, illetve elômozdítása érdekében: • hatékony közös munka és információcsere; • bizonyítékalapú politikai döntéshozatal, megbízható és hiteles tájékoztatás nyújtásával a múltbéli intézkedések és döntések értékeléséhez; • az adatvédelmi elvek, valamint az információszabadságról és más információpolitikáról szól jogszabályok hatékony megvalósítása az iratok megfelelô szervezésével; • elszámoltathatóság az intézkedések, döntések megbízható iratainak rendelkezésére bocsátásával; • tudáskezelés a kormányzat különféle szektorai között, azzal, hogy megbízható információt bocsátanak rendelkezésre, amely megosztható, kivonatolható és összegezhetô; • különféle konkrét jogszabályok végrehajtása, amelyek elôírják az iratok hitelességének bizonyítását, hogy elôsegítsék az iratok bizonyítékként történô elfogadását a bíróságok elôtt. 4.4 Várakozásaink szerint, a teljesítményértékelést végzô külsô auditorok ezt a munkafüzetet használják majd, hogy megállapítsák, mennyire hatékonyak az adott hatóság iratkezelési irányelvei és eljárásai. Evégett azzal számolunk, hogy azok, akik a munkafüzetet a meglévô teljesítményértékelési eszközökkel kombinálva használják, képesek lesznek holisztikusan szemlélni a szervezeten belüli információs folyamatokat, meghatározni, hogy az iratkezelés mennyire kielégítô, és pontosítani az elvárt szintû megfelelôség biztosításához elôírt javító intézkedések jellegét.

5 A megfelelôségi munkafüzet szerkezete 5.1 A munkafüzet az iratkezelési kódexben intézkedési területként felsorolt területekre összpontosít. A füzet nyolc konkrét modult tartalmaz, mindegyikük a saját kérdôívével. Ezek: • iratkezelési funkció, • iratkezelési irányelv, • szerepek és felelôsségi körök, • képzés és tudatosítás, • iratlétrehozás és iratnyilvántartás, • iratkarbantartás, • irat elhelyezés, • hozzáférés (az iratlétrehozás és irat nyilvántartás része, amelyet azonban kényelmesebb külön kezelni). Ezen kívül tartalmaz egy modult 243



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

• a teljesítménymérésrôl is. 5.2 Ennek a munkafüzetnek nem célja, hogy pusztán az Igen válaszok teljes sorozatát érje el, mivel bizonyos körülmények között ez nem lehet releváns vagy alkalmazható. Azonban, ha a válasz negatív (Nem), azt ajánljuk, hogy a modul teljesítése után végezzék el a kockázatértékelést, hogy felmérjék a kockázat szintjét, és dolgozzák ki a megfelelô kockázatcsökkentési stratégiákat. 5.3 Valamennyi kérdésre négy lehetséges válasz van. Ezek • pozitív (Igen) válaszok, • negatív (Nem) válaszok, • nem alkalmazható (N/A) válaszok, • részleges megfelelôségre vonatkozó válaszok, ahol a pozitív válasz (Igen?) helyénvaló a szervezet egy részére. 5.4 Valamennyi kérdés alatt található egy hivatkozási mezô, amibe vagy magyarázatot lehet beilleszteni, vagy kereszthivatkozást valamilyen releváns iratra vagy irányelvre, amelyet a független megfelelôség-értékelô megvizsgálhat. Tájékoztatásul, íme egy kidolgozott példa: 1 Az iratkezelési funkciót a szervezeten belül hivatalosan elismerik-e, mint konkrét vállalati programot? Igen Nem N/A Hivatkozás Ezt a funkciót az igazgatótanácsnak 2004. 07. 20-án nyújtottuk be hivatalos elfogadásra hiv. MB 37/2004; a részletek a kísérô iratokban, illetve az iratkezelési irányelvben hiv. MP 101/2004 találhatók. 5.5 A hivatkozási mezôbe írt megjegyzés lehetôvé teszi a független értékelô számára, hogy validálja a beírt választ. 5.6 Negatív válasz esetén szükség van valamilyen alátámasztó megjegyzésre a helyzet tisztázása érdekében, ami segíthet a kockázat csökkentésében. 5.7 Ha a válasz nem alkalmazható, ez önmagában elégséges lehet, de ha csak lehetséges, itt is ösztönözzük a további megjegyzéseket, hogy magyarázatot adjanak arra, hogy ez a kérdés miért nem alkalmazható a szervezet iratkezelésében. 5.8 Sok esetben elôfordul, hogy nem helyénvaló teljes Igen vagy Nem választ adni, mivel a megfelelôség nem teljes, vagy változik a szervezet különféle részeiben. Ilyen esetben a minôsített „Igen?" megjegyzést kell beírni. Reálisan nézve, a munkafüzet legtöbb kérdésére a részleges megfelelôség a leghelyénvalóbb válasz, ám ilyen helyzetekben a magyarázó megjegyzésnek kell tisztáznia, hogy a szervezet milyen mértékig felel meg, illetve amennyiben lehetséges, megadni a hiányosságok felszámolásának ütemezését, vagy magyarázatot adni arra, hogy miért van az, hogy más intézkedések vagy körülmények, amelyek kiterjeszthetnék a megfelelôséget, nem helyénvalóak az adott szervezet számára. Ennek az információnak is elegendônek kell lennie ahhoz, hogy az értékelô validálhassa a választ. 5.9 Ha a kérdôívet kitöltötték, el kell végezni az értékelést, hogy megerôsítsék a kísérô hivatkozások, irányelvek, eljárásokat tartalmazó iratok, valamint az alátámasztó teljesít244



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

ménymérések validálását. Ha részleges megfelelôséget vagy nem megfelelôséget állapítanak meg, teljes körû kockázatértékelést kell végezni, megállapítva, hogy mennyire kritikus az adott kockázat, mennyire releváns az esetlegesen javasolt kockázatcsökkentési stratégia, illetve pontosítani kell a szükséges korrekciós munkálatok végrehajtásának ütemezését. Ezeknek a munkálatoknak az eredményét validálni kell, és azt az igazgatótanácsnak vagy más vezetô szervnek jóvá kell hagynia.

6 A modulok meghatározása és célja 6.1 Valamennyi modul biztosít az összefüggésekre vonatkozó információt, valamint hivatkozásokat a megfelelô szabványokra, a gyakorlati kódexekre és más releváns iránymutatásokra, hogy segítse azokat a felhasználókat, akik nem ismerik az iratkezelési kódexben meghatározott konkrét tárgyat.

Az iratkezelési funkció 6.2 Ez a modul foglalkozik annak szükségességével, hogy az iratkezelést stratégiai vállalati funkcióként kell létrehozni a szervezeten belül, és biztosítani kell, hogy az megkapja a szükséges szintû szervezeti támogatást. Megállapítja annak szükségességét is, hogy legyenek szervezeti kapcsolatok vagy szoros kapcsolattartás az iratkezelés, illetve az információszabadságra, az adatvédelemre vonatkozó törvényi kötelezettségek és más információkezelési funkciók között. Az idevonatkozó kérdôív nyolc kérdést tartalmaz. 6.3 Az iratkezelési kódex megállapítja, hogy: „Az iratkezelési funkciót konkrét testületi programként kell meghatározni a hatóságon belül, annak meg kell kapnia a hatékonyság biztosításához szükséges szintû szervezeti támogatást. Az iratkezelési funkció felöleli a valamennyi formátumban létezô iratért viselt felelôsséget, beleértve az elektronikus iratokat is, azok egész életciklusán keresztül a tervezéstôl a létrehozáson át a végleges elhelyezésig. Világosan meghatározott felelôsségi körökkel és célokkal, valamint az elérésükhöz szükséges erôforrásokkal kell rendelkeznie. Kívánatos, hogy az iratkezelési funkcióért felelôs személy vagy személyek együttesen viseljék az információszabadság, adatvédelem és más információkezelési kérdésekért a közvetlen felelôsséget, vagy az ezekért felelôs személlyel szervezeti kapcsolatban álljanak." Ez a szöveg elismeri, hogy az iratok, illetve az információ eszköz, amit ugyanolyan szinten kell kezelni, mint az emberi erôforrásokat, a pénzügyeket vagy a vagyont. 6.4 Az ezt követô kérdôív a legrövidebb a munkafüzetben, mindösszesen hét kérdésbôl áll, melyek megkísérlik felderíteni, hogy a funkciót a szervezeten belül valóban elismerik-e és megfelelôen ellátják-e erôforrásokkal. 6.5 E modul értékelése az alábbi tevékenységeket kell lehetôvé tegye: • a szervezet felépítésének felülvizsgálata annak kiderítésére, hogy milyen változtatások lehetnek szükségesek e cél eléréséhez;

245



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

• annak biztosítása, hogy valamennyi információs funkció ugyanazon hierarchiának legyen része, vagy alternatívaként, létezzenek a szoros kapcsolattartásra vonatkozó mûködési megállapodások; • annak biztosítása, hogy az iratkezelési funkciót megfelelô erôforrások támogassák, együtt dolgozva azokkal, akik az erôforrások szintje meghatározásáért, illetve az ilyen erôforrások allokációjáért felelôsek.

Iratkezelési irányelv 6.6 Ez a modul a szervezeten belüli iratkezelési irányelvvel foglalkozik, amelyet az egész szervezetre vonatkozóan a felsô vezetésnek kell jóváhagynia. Az irányelvnek átfogónak kell lennie felölelve valamennyi, az iratkezelési funkció körébe tartozó tevékenységet. Kell, hogy legyen egy mechanizmus annak rendszeres áttekintésére, hogy az irányelv még releváns-e. A vonatkozó kérdôív 44 kérdést tartalmaz. 6.7 Az iratkezelési kódex megállapítja: „A hatóságnak rendelkeznie kell egy általános irányelvvel arról, ahogyan iratait kezeli, beleértve az elektronikus iratokat is, amelyet a felsô vezetésnek kell jóváhagynia, és amelyet az alkalmazottak rendelkezésére kell bocsátani a szervezet valamennyi szintjén. Ennek az irányelvnek kell megadnia a felhatalmazást valamennyi irat- és információkezelési funkció ellátására. Konkrétan ki kell fejtenie a hatóság elkötelezettségét amellett, hogy létrehozza, megôrzi és kezeli azokat az iratokat, amelyek fô tevékenységeit dokumentálják. Ennek az irányelvnek fel kell vázolnia az iratkezelés szerepét, annak kapcsolatát a hatóság általános stratégiájával; meg kell határoznia a szerepeket és a felelôsségi köröket, ideértve az egyes személyeknek a felelôsségét azért, hogy dokumentálják tevékenységeiket és döntéseiket a hatóság nyilvántartásaiban, valamint hogy az iratokat el kell helyezni; keretet kell biztosítania az azt alátámasztó szabványok, eljárások és iránymutatások számára; jeleznie kell, hogy az irányelvnek és az azt alátámasztó szabványoknak, eljárásoknak és iránymutatásoknak való megfelelést hogyan fogják figyelemmel kísérni. Az irányelvet rendszeres idôközönként (de legalább háromévente) felül kell vizsgálni, és ha helyénvaló, módosítani kell, hogy relevanciáját megôrizhesse." 6.8 Az iratkezelési kódex ezeket az elveket az elektronikus vagy digitális iratok kezelésére is kiterjeszti. Kifejezetten kimondja, hogy: „Az elektronikus iratok kezelésének fô kérdései ugyanazok, mint amelyek bármilyen irat kezelése során felmerülnek. Ide tartozik például a hiteles iratok létrehozása, az iratok nyomon követése és az elhelyezésre vonatkozó megoldások. Azonban e kérdések megoldásának eszközei eltérnek az elektronikus környezetben. A hatékony elektronikus irat- és nyilvántartáskezelés megköveteli: • az elektronikus iratok természetének világos megértését; • az ügyviteli folyamatok dokumentálásához szükséges iratok és metaadatok létrehozását: 246



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

ennek az iratokat tartalmazó rendszer részének kell lennie; • olyan mappastruktúra fenntartását, amely az iratok logikai csoportosítását tükrözi; • az elektronikus iratok integritásának biztonságos fenntartását; • az elektronikus iratoknak a szükséges ideig tartó elérhetôségét és felhasználását (ami magában foglalhatja az iratok rendszereken át történô migrációját); • a megfelelô elhelyezési eljárások alkalmazását, ideértve az archiválási eljárásokat; valamint • vegyes környezetben lehetôséget az elektronikus iratok és papíralapú megfelelôik közötti kereszthivatkozásokra." 6.9 Az egyeztetett iratkezelési irányelv felhatalmazást ad valamennyi irat- és információkezelési funkció ellátására. A felsô vezetés jóváhagyását élvezô végleges iratkezelési irányelvet valamennyi munkatárs rendelkezésére kell bocsátani. A munkafüzet kérdôíve arról igyekszik meggyôzôdni, hogy szerepelnek-e benne azok a területek, amelyekkel egy ilyen irányelvnek foglalkoznia kell, és további bizonyítékot keres arra nézve, hogy az irányelvet hivatalosan elfogadták-e, közzétették-e; az iratkezelési funkcióhoz megfelelô erôforrásokat rendeltek-e, és biztosítottak-e megfelelô mechanizmust az irányelv idôközönkénti felülvizsgálatára.

Szerepek és felelôsségi körök, valamint képzés és tudatosítás 6.10 Ez a modul az iratkezelés ellátásához szükséges emberi erôforrások kérdésével foglalkozik. Tárgyalja a szerepek meghatározását, a szerepek ellátásához szükséges erôforrások allokációját, a megfelelô képzettségû iratkezelô munkatársak kinevezését, a szakmai fejlôdésükhöz szükséges képzési programok bevezetését, valamint azt, hogy a munkatársakban, az egész szervezetben hogyan kell tudatosítani azt, hogy ôk is hozzájárulnak a hatékony szervezeti iratkezeléshez, ezért az iratkezelési eljárások, illetve iránymutatások követéséhez szükséges képzésben részesíteni kell ôket. Az idevonatkozó kérdôív 29 megválaszolandó kérdést tartalmaz. 6.11 Az iratkezelési kódex megállapítja: „A hatóságon belül megfelelôen magas beosztású, erre kijelölt munkatársnak kell viselnie az iratkezelésért való felelôsséget. Ezt a vezetô szerepet hivatalosan el kell ismerni és az egész hatóságon belül meg kell ismertetni. Az iratkezelésért felelôs munkatársaknak rendelkezniük kell azokkal a megfelelô készségekkel és ismeretekkel, amelyek szükségesek az iratkezelési program céljainak eléréséhez. Specifikusan meg kell határozni az iratkezelés és nyilvántartás valamennyi vonatkozásáért viselt felelôsséget, és ennek a munkaköri leírásokban vagy hasonló iratokban szerepelnie kell. A szervezet emberi erôforrás politikájának és gyakorlatának gondoskodnia kell a megfelelôen jó minôségû alkalmazotti állomány felvételérôl és megtartásáról; ezen kívül 247



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

támogatnia kell az iratkezelési funkciót az alábbi területeken: • megfelelô erôforrások biztosítása ahhoz, hogy az iratkezelési funkció fenntartható legyen valamennyi tevékenysége tekintetében; • egy kompetenciakeret-szerû program létrehozása és karbantartása az irat- és információkezeléshez szükséges ismeretek, készségek és vállalati kompetenciák azonosításához; • az iratkezelési kötelezettségekkel járó állások esetében a kiválasztási szempontok rendszeres áttekintése annak érdekében, hogy biztosítsák a folyamatosságot és a legjobb gyakorlatnak való megfelelést; • a képzési igények és szükségletek rendszeres elemzése; • Az iratkezelési kötelezettségekkel felruházott munkaerô számára szakmai fejlesztési program létrehozása; • valamennyi új munkaerô számára tartott bevezetô képzési programban az iratokkal kapcsolatos kérdések és gyakorlat tudatosításának felvétele." 6.12 Az iratkezeléssel kapcsolatos felelôsségi köröket pontosan meg kell határozni, és azokat a megfelelô személyekhez kell hozzárendelni. Ezt az egész szervezetben meg kell ismertetni. Az iratkezelési programhoz megfelelô képesítésû embereket kell hozzárendelni. Ez az utolsó pont különösen is fontos, miután a képzett munkaerô rendelkezésre állása kritikus fontosságú az iratkezelési program sikerében. 6.13 A szervezeteknek rendelkezniük kell házon belüli iratkezelési szakértelemmel, vagy felvétel, vagy képzés, vagy fejlesztés útján, vagy ha nem, akkor megfelelôen képzett külsô tanácsadók révén. A közepes, illetve nagyméretû szervezeteknél ez szakképzett iratkezelôi állás(ok)at igényel, míg kisebb szervezeteknél ez lehet olyan szerepkör, amelyhez más felelôsség is tartozik. A szerepkört világosan össze kell kapcsolni az információszabadságra és az adatvédelemre vonatkozó jogszabályok betartásával kapcsolatos tevékenységekkel és kötelezettségekkel. 6.14 Az iratkezelési irányelvekre és eljárásokra vonatkozó képzés két szinten történik meg: • szakmai fejlesztés az iratkezelésben dolgozók számára, • az iratokkal kapcsolatos kérdések és gyakorlat tudatosítása valamennyi munkatárs számára. 6.15 A szükséges készségek és képzettség aszerint változik, hogy az érintett állami hivatal milyen jellegû és milyen bonyolultságú. A képzettségi szinteknek meg kell felelniük azon iratkezelési feladatok bonyolultságának, amelyért az erre kijelölt munkatársak felelnek. Azonban az iratkezelésben dolgozó munkatársaknak mind rendelkezniük kell az állásuknak és feladataiknak megfelelô képzettséggel és készségekkel, és ezeket naprakészen kell tartani. 6.16 Valamennyi szervezetnek szakmai továbbképzési programot kell kidolgoznia az iratokkal foglalkozók számára. Ebbe az is beletartozik, hogy az iratokért felelôs vezetô 248



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

együttmûködik az oktatással és fejlesztéssel foglalkozó munkatársakkal. A programnak meg kell határoznia az iratkezeléssel kapcsolatos konkrét képzési szükségleteket a szervezet kompetenciakeretének fényében, és megoldást kell találnia az ilyen igények kielégítésére belsô és külsô képzés alkalmazásával, amint helyénvaló. 6.17 A vonatkozó kérdôív arra keres bizonyítékot, hogy meghatározták és létrehozták a megfelelô szerepköröket, és az ilyen szerepköröket hatékony képzés és kompetenciarendszer támasztja alá.

Iratok létrehozása és nyilvántartása 6.18 Ez a modul foglalkozik az iratkezelô rendszer szervezeten belüli létrehozásával, amelynek biztosítania kell, hogy hiteles, megbízható és használható iratokat hozzanak létre és tartsanak meg mindaddig, ameddig azokra szükség van. Megjegyzendô, hogy az iratok létrehozásával kapcsolatos hozzáférés kérdését a hozzáférésrôl szóló 7. modul tárgyalja. Az idevonatkozó kérdôív 23 kérdést tartalmaz. 6.19 Az iratkezelési kódex 8. szakasza felsorolja azokat a legfontosabb jellemzôket és tevékenységeket, amelyekre szükség van a létezô, illetve újonnan létrehozott iratok hatékony kezeléséhez szükséges folyamatok, szabályok és mechanizmusok létrehozásához. Az iratok létrehozása tekintetében a kódex megállapítja: „A hatóság valamennyi operatív/ügyviteli egysége rendelkezzen megfelelô rendszerrel tevékenységei dokumentálására. Ennek a rendszernek figyelembe kell vennie azt a törvényi, illetve jogszabályi környezetet, amelyben a hatóság mûködik. Az ügyviteli tevékenység dokumentációjának teljesnek és elég pontosnak kell lennie ahhoz, hogy lehetôvé tegye az alkalmazottak, illetve utódaik számára, hogy saját felelôsségi körükben meghozzák a megfelelô intézkedéseket, hogy • elôsegítse az ügyvitel auditálását vagy vizsgálatát bármilyen erre felhatalmazott személy által; • védje a hatóság, a hatóság ügyfelei és bármilyen más, az intézkedéseivel érintett személy törvényes és egyéb jogait; valamint • biztosítsa az iratok hitelességét, hogy az abból származó bizonyíték kimutathatóan hiteles és mértékadó legyen. A hatóság által létrehozott iratokat olyan iratnyilvántartó rendszerbe kell szervezni, amely lehetôvé teszi a hatóság számára, hogy maximálisan kihasználja a gyors és könnyû információ visszakeresésbôl adódó elônyöket." 6.20 Az iratkezelô rendszernek képesnek kell lennie valamennyi, a szervezet által generált vagy birtokában lévô irat kezelésére, függetlenül azok formájától. Ki kell terjednie a fizikai iratok (például papíralapú akták, mikrofilmek stb.) és az elektronikus dokumentumok kezelésére is, ideértve, ha helyénvaló, az e-mailt. A munkafüzet kérdôívének célja, hogy alkalmas bizonyítékot találjon annak megállapításához, hogy a szervezet rendelkezik-e hatékony és proaktív iratkezelô rendszerrel. 249



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

Az iratok karbantartása 6.21 Ez a modul azzal foglalkozik, hogy be kell vezetni egy olyan iratkarbantartási rendszert, amely fenntartja vagy megôrzi az iratokat az azonosításukra vagy a bennük való egyszerû keresésre szolgáló eszközökkel együtt mindaddig, ameddig szükség van rájuk. A cél az, hogy az elôzô fejezetben már meghatározott hiteles, megbízható és használható iratokat tartsunk, amelyek megfelelnek a BS ISO 15489 szabvány az irat integritásának fenntartására vonatkozó elôírásának. Az idevonatkozó kérdôív 23 megválaszolandó kérdést tartalmaz. 6.22 Az iratkezelési kódex 8.7 szakasza írja le a megfelelô karbantartási rendszer létrehozásának legfontosabb szempontjait. Megállapítja: „Az iratok mozgását és helyét ellenôrizni kell annak biztosítására, hogy azok bármikor könnyedén visszakereshetôk legyenek, hogy az esetleges el nem intézett ügyeket el lehessen intézni, és gondoskodni kell arról, hogy az iratokkal folytatott tevékenységekhez ellenôrzési nyomvonal kapcsolódjon. Az aktuális iratok tárolási elhelyezése legyen tiszta és rendes, és alkalmas arra, hogy megóvja az iratokat a károsodástól. Az aktuális iratoknál használt berendezés biztosítson olyan tárolást, amely kizárja a jogosulatlan hozzáférést, de megfelel a tûzvédelmi szabályoknak, viszont maximális hozzáférést biztosít az információhoz a használata gyakoriságának megfelelôen. Amikor a folyó ügyek viteléhez az iratokra már nincs szükség, elhelyezésük egy erre kijelölt irattárban (és nem az irodákban) gazdaságosabb és hatékonyabb módja lehet a tárolásnak. Az iratok kezelésére vonatkozó eljárásoknak teljes mértékben figyelembe kell venniük a fontos információk megôrzésének szükségességét. A hatóságnak rendelkeznie kell egy elôre nem látható helyzetekre vonatkozó ügyvitelhelyreállítási tervvel, amelynek biztosítania kell a hatóság folyamatos mûködéséhez életfontosságú iratok védelmét." 6.23 Az iratok hatékony karbantartása biztosítja, hogy azokat megfelelô védelemben részesítsék a tûz, az áradás, a lopás és a katasztrofális adatvesztés más formáival szemben, hogy az iratok formátumtól függetlenül ne vesszenek el, azok ne sérüljenek meg, és jogosulatlanul azokban módosítás ne következzék be, viszont szükség esetén könnyedén megtalálhatók és visszakereshetôk legyenek. Ez a rész tárgyalja a fizikai biztonság kérdését, ám az elektronikus vagy digitális iratok esetében logikai biztonságra is szükség van, ha biztosítani kell, hogy azokat hiteles iratokként a jövôben is elfogadják. A munkafüzet azt is vizsgálja, hogy a szervezetek bevezettek-e hatékony rendszert az elektronikus információnak hosszú idôn át tartó védelmére, oly módon, hogy az képes legyen az iratok hitelességét tanúsítani.

Az iratok elhelyezése 6.24 Ez a modul az iratok végleges elhelyezési rendjérôl szól. Az információszabadságról szóló törvény különösen is fontos elôírása, hogy világosan meghatározott irányelvekkel és eljárásokkal kell szabályozni az iratok megôrzésének idôtartamát, az ügyviteli célokra már nem szükséges iratok elhelyezését (megsemmisítéssel vagy levéltárba történô továbbítás250



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

sal), valamint a vonatkozó döntések és végrehajtásuk dokumentálását. Ennek kell bizonyítania, hogy az iratokat nem azért semmisítették meg, hogy elkerüljék az információszolgáltatást az annak kiadására irányuló kérelemre válaszul. A hatóságoknak ezért világosan meghatározott megoldásokat kell bevezetniük az iratok értékelésére és kiválasztására és az ilyen munka dokumentálására. A vonatkozó kérdôív 17 megválaszolandó kérdést tartalmaz. 6.25 Az iratkezelési kódex 9. szakasza felsorolja a hatékony elhelyezési megoldásokhoz szükséges eljárások és mechanizmusok bevezetéséhez szükséges legfontosabb elemeket és tevékenységeket. Megállapítja: „Különösen fontos az információszabadságról szóló törvény szerint, hogy az iratok elhelyezését – az iratok életciklusának azon a pontján, amikor azokat vagy továbbítják a levéltárnak, vagy megsemmisítik – világosan meghatározott, a hatóságok által hivatalosan elfogadott és az erre megfelelôen felhatalmazott munkatársak által betarttatott irányelveknek megfelelôen végezzék el." 6.26 Valamennyi állami hatóságnak be kell vezetnie egy rendszert, amely az értékelési döntéseket dokumentálja. Ennek tartalmaznia kell az állandó megôrzésre, a megsemmisítésre vagy a hatóság általi visszatartásra kiválasztott iratokra vonatkozó információt. Az elhelyezési ütemtervek lehetnek ennek a dokumentációnak részei. Az elhelyezési ütemtervek olyan ütemtervek, amelyek meghatározzák, hogy egyes iratok vagy iratcsoportok esetében mikor esedékes a felülvizsgálat, a levéltárba történô továbbítás és/vagy a megsemmisítés. Segítségükkel könnyen megállapítható, hogy egy-egy irat létezik-e vagy sem, ha arra vonatkozó kérelem érkezik. A polgárok bizalmát növeli, ha az állami hatóság megfelelô eljárásokkal rendelkezik az iratok megfelelô elhelyezési intézkedésinek meghatározására, együtt a végrehajtásra vonatkozó helyénvaló ütemtervvel. 6.27 A modulhoz tartozó kérdôív arra keres bizonyítékot, hogy a szervezet megfelelô elhelyezési rendszert vezetett-e be.

Hozzáférés 6.28 Ez a modul azzal foglalkozik, hogy megfelelô hozzáférési rendszert kell bevezetni a 2000. évi információszabadságról szóló törvény alapján benyújtott információ iránti kérelmek hatékony kezelésére, amelynek dokumentálnia kell azokat az indokokat, amiért az információ nem tehetô közzé, illetve hogy milyen mentességeket hívtak fel a döntéshozatali folyamat során. Röviden, az állami hatóságoknak rendelkezniük kell világosan meghatározott megoldásokkal a mentességekre és a közzétételre vonatkozó döntéseik dokumentálására. A vonatkozó kérdôív 20 kérdést tartalmaz. 6.29 Az iratkezelési kódex megállapítja: „A hatóság valamennyi operatív/ügyviteli egysége rendelkezzen megfelelô rendszerrel tevékenységei dokumentálására. Ennek a rendszernek figyelembe kell vennie azt a törvényi, illetve jogszabályi környezetet, amelyben a hatóság mûködik." 6.30 Ez után a kódex kifejti:

251



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

„Az ügyviteli tevékenység dokumentációjának teljesnek és elég pontosnak kell lennie ahhoz, hogy lehetôvé tegye az alkalmazottak, illetve utódaik számára, hogy saját felelôsségi körükben meghozzák a megfelelô intézkedéseket, hogy • elôsegítse az ügyvitel auditálását vagy vizsgálatát bármilyen erre felhatalmazott személy által; • védje a hatóság, a hatóság ügyfelei és bármilyen más, az intézkedéseivel érintett személy törvényes és egyéb jogait; valamint • biztosítsa az iratok hitelességét, hogy az abból származó bizonyíték kimutathatóan hiteles és mértékadó legyen. A hatóság által létrehozott iratokat olyan iratnyilvántartó rendszerbe kell szervezni, amely lehetôvé teszi a hatóság számára, hogy maximálisan kihasználja a gyors és könnyû információ visszakeresésbôl adódó elônyöket." 6.31 Annak érdekében, hogy a hozzáférésre vonatkozó határozataik következetesek és átláthatóak legyenek, a hatóságoknak be kell vezetniük egy olyan rendszert, amivel nyilvántartásba veszik, ha információt tettek közzé – akár a közzétételi programjaikon keresztül, akár kérésre reagálva – és ha a közzétételt elutasították, akkor ennek indokait. 6.32 A 2000. évi információszabadságról szóló törvény szigorú határidôket szab meg a kérelmek teljesítésére, elôírva, hogy az információ visszakeresésének költsége legyen ésszerû, és megerôsíti, hogy minden, az állami hatóság birtokában lévô rögzített információ, legyen az bárhol a hatóságon belül, potenciálisan közzétehetô. Ha a rossz iratkezelés miatt e követelmények bármelyike nem teljesül, azzal a hatóság megszegi a törvény elôírásait, és az információs biztos megfontolhatja jogszabály betarttatási jogkörének gyakorlását. 6.33 A munkafüzetben lévô kérdôív eszközt ad annak validálásához, hogy a szervezet bevezetett-e megfelelô rendszert az információhoz való hozzáférésre irányuló kérelmek kezelésére, valamint a következetes megközelítés biztosítására a végrehajtott intézkedések dokumentálásának rendszerét.

Teljesítménymérés 6.34 Az elôzô modulok számos kérdése határozott meg mérési módszereket a hatóság iratkezelô rendszere hatékonyságának értékeléséhez. Ez a modul a bevezetett teljesítménymérési módszerekkel foglalkozik, biztosítva, hogy a hatóság által létrehozott iratkezelô rendszert a végfelhasználók hatékonyan használják és kezeljék. Az idevonatkozó kérdôív 15 megválaszolandó kérdést tartalmaz. 6.35 Az iratkezelési kódex kifejezetten nem tesz említést a teljesítmény mérésérôl, de a szerzôk úgy vélték, hogy bölcs és elôrelátó dolog lenne ezt is felvenni a munkafüzetbe, mivel nélküle a hatékony irat- és információkezelési rendszer létrehozását nem lehetne sikerre vinni. Az iratkezelési kódex azonban elôírja a következôt: „Az információszabadságról szóló jogszabály csak annyit ér, amennyit azoknak az iratoknak a minôsége, amelyekhez hozzáférést biztosít. Nem sokat érnek az ilyen jogok, ha elôször is, 252



Records

Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

megbízható iratokat nem hoznak létre, ha nem találják meg ôket, mikor szükség van rájuk, vagy ha az esetleges archiválásukra vagy megsemmisítésükre vonatkozó megoldások nem kielégítôek. Következésképpen, valamennyi állami hatóságot arra ösztönözzük, hogy vegyék figyelembe a kódex iránymutatását… … A hatóság által létrehozott iratokat úgy kell elrendezni az iratnyilvántartó rendszerben, hogy a hatóság maximálisan kihasználhassa az információ gyors és könnyû visszakeresésébôl adódó elônyöket… … Az iratnyilvántartó rendszer, legyen az papíralapú vagy elektronikus, tartalmazzon szabályzatot az iratok hivatkozására, címére, indexálására és ha helyénvaló, biztonsági jelölésére. Ez legyen könnyen érthetô és tegye lehetôvé az információ hatékony visszakeresését… ... Valamennyi elektronikus információhoz és irathoz biztosítani kell az ellenôrzési nyomvonalat. Ezt biztonságosan kell ôrizni, és az erre felhatalmazott személyek általi vizsgálathoz rendelkezésre kell bocsátani. Az információkezelés jó gyakorlatának elvei c. BSI dokumentum (PD0010) elôre meghatározott idôközönként ajánlja az ellenôrzô vizsgálatok elvégzését az elektronikus iratkezelés bizonyos vonatkozásai tekintetében." 6.36 A teljesítménymérésre szükség van ahhoz, hogy az iratokkal kapcsolatos tevékenységeket össze lehessen kapcsolni az igényekkel, hogy azok hatékonyságát vagy hathatósságát értékelni lehessen, illetve, hogy az ilyen tevékenységek értékét, illetve az elszámoltathatóságot bizonyítani lehessen. Különösen kritikus fontosságú az, hogy a végfelhasználók releváns iratokat gyûjtsenek be és iktassanak, azokat a megfelelô aktákba helyezzék el, vagy elektronikus iratok esetén azokat az ügyviteli osztályozási rendszer megfelelô mappáihoz társítsák, ha a szervezet biztosítani akarja, hogy a hatóság számára kifejlesztett iratkezelô rendszer ténylegesen a felsô vezetés által jóváhagyott tervezési kritériumoknak megfelelôen mûködjék. További kritikus megfontolandó, hogy a pontos visszakeresést lehetôvé kell tenni az iratokban lévô információ iránti kérelmekre reagálva a végrehajtott keresések során. A munkafüzet kérdéstáblázataiban meghatározott intézkedések célja, hogy kulcsfontosságú információt adjon a teljesítménymérésekrôl; ennek mutatnia kell a megfelelô szokást és gyakorlatot. Van, hogy a szervezeteknek a körülményektôl függôen további intézkedéseket is ki kell dolgozniuk.

7 Reakciók a munkafüzetre és a jövôbeni fejlesztés 7.1 Az információs biztos által jóváhagyott munkafüzetet nyilvános vitára szánt tervezet formájában ez év áprilisában tették közzé. A vitára nyitva álló idôszak 2005. augusztus 31-én zárult, de a tervezet továbbra is elérhetô a Nemzeti Levéltár honlapján: http://www.nationalarchives.gov.uk/news/stories/62.htm 7.2 A kapott visszacsatolás fényében a tervezetet felülvizsgálatára és módosítására lesz szükség. A kapott válaszok azonban általában kedvezôek voltak, sôt, néhány hatóság már egyoldalúan felhasználta a munkafüzet-tervezetet saját maguk értékeléséhez. 7.3 Bár a visszacsatolás általában pozitív volt, két lényeges kérdésre azonban rávilágítottak 253



Supporting

e-Government

and

Digital

Archives

a válaszadók. Az elsô a munkafüzet hossza, ami összességében 98 oldal; a második pedig kitöltött kérdôívek értékelésével kapcsolatban adott tanácsra vonatkozik. Ami a munkafüzet hosszúságát illeti, a jelenlegi tervezet kritikusai azt az óhajukat fogalmazták meg, hogy a munkafüzetet osszák fel nyolc kisebb kiadványra, amelyek mindegyike egy-egy konkrét modul kérdôívére összpontosítson. A kritikusok azt is kérték, hogy a munkafüzet több segítséget nyújtson az értékelési modell kidolgozásában, hogy megbizonyosodhassanak arról, hogy szervezeteik milyen mértékben felelnek meg az iratkezelési kódex elôírásainak, valamint kérték a hiányosságelemzést is. 7.4 Elfogadtuk ezeket a változtatásokat, és így a füzetet nyolc modulra épülô kisebb egységekre fogjuk átszerkeszteni. Azt is elismertük, hogy többet kell tennünk a felhasználók támogatása érdekében, amikor a kitöltött kérdôívek áttekintésérôl van szó, és valamiféle pontozási mechanizmusról is kell gondoskodnunk. A jelenlegi irat a meg nem felelôként meghatározott területek értékelésére a kockázatértékelési eszközök alkalmazását tanácsolja; a pontozási mechanizmus kidolgozása reményeink szerint nagyobb szigort tesz majd lehetôvé. Beterjesztettünk egy hivatalos javaslatot, hogy az Egyesült Királyság egyik hivatalos auditáló szervezete – a Számvevôszéki Bizottság – a kitöltött munkafüzet eredményeit használja fel az átfogó teljesítményértékelési folyamat (CPA) során, ami az Egyesült Királyságban a helyi hatóságok teljesítménye értékelésének a legfontosabb eszköze. Reméljük, hogy a pontozási mechanizmus kidolgozása elôsegíti majd a munkafüzet, illetve moduljai e célra történô felhasználását. 7.5 A Nemzeti Levéltár a következô néhány hónapban a javasolt pontozási modell kidolgozásán dolgozik mind a nyolc modulhoz; tervezzük, hogy az átdolgozott munkafüzetet helyszíni tesztelésnek vetjük alá mind központi kormányzati szervezeteknél, mind pedig a helyi önkormányzati hatóságoknál, hogy meggyôzôdhessünk arról, hogy mindkét típusú szervezetnek megfelelô. A továbbfejlesztés iránya a modulok integrálása olyan információirányítási eszközkészletekbe, mint amilyet már kidolgoztunk a Nemzeti Egészségügyi Szolgálat számára, ilyen a hozzá kapcsolódó szociális gondoskodás információirányítási eszközkészlet is, amelyet az Egyesült Királyságban szociális szolgáltatásokat nyújtó valamennyi állami szervezet számra fejlesztettünk ki.

Richard Blake Head of the Records Management Advisory Service National Advisory Services The National Archives Kew, Richmond, Surrey, TW9 4DU United Kingdom

Tel: 020 8392 5208 e-mail: [email protected] web-site: http://www.nationalarchives.gov.uk

254

Copyright © 2024 ADOC.PUB. All rights reserved.
About Us | Privacy Policy | Terms of Service | Copyright | Contact Us | Cookie Policy

Sign In

Email

Password

Remember me Forgot password?

Our partners will collect data and use cookies for ad personalization and measurement. Learn how we and our ad partner Google, collect and use data. Agree & close

konferencia budapest

Recommend Documents