Komunikační plán ROP Severovýchod na rok 2011

Komunikační plán ROP Severovýchod na rok 2011 Datum zveřejnění: 17. 12. 2010 Verze: 1.0

Příloha č. 1, bod 25-8/2010

~2~

Komunikační plán ROP SV na rok 2011

Obsah 1. Výchozí situace.....................................................................................................................................................3 2. Strategie a cíle komunikace pro rok 2011 ............................................................................................................3 3. Cílové skupiny pro rok 2011 .................................................................................................................................6 4. Nástroje komunikace pro rok 2011.......................................................................................................................8 5. Využití definovaných nástrojů informovanosti a publicity pro stanovené informační a propagační opatření v roce 2011 (dle Nařízení komise čl. 7, bod 2) .......................................................................................................20 7. Monitorování a hodnocení ..................................................................................................................................22 8. Shrnutí KoP 2011, načasování a rozpočet .........................................................................................................24

~3~


1. Výchozí situace Komunikační plán pro rok 2011 vychází z Komunikačního plánu Regionálního operačního programu regionu soudržnosti Severovýchod na období 2007 – 2013 (dále jen KoP ROP SV 2007 - 2013), který byl schválen Evropskou komisí v srpnu 2008, a ze zkušeností s realizací ročních Komunikačních plánů, uskutečněných v letech 2007 až 2010. Současně reflektuje poznatky vzešlé z realizace Výzkumu povědomí cílových skupin v regionu soudržnosti Severovýchod o Regionálním operačním programu NUTS II Severovýchod a analýzy absorpční kapacity regionu soudržnosti Severovýchod z roku 2008 a průběžné výsledky Evaluace realizace KoP ROP SV a realizace komunikačních a propagačních aktivit. Evaluace realizace KoP ROP SV byla uskutečněna v období od 8. října do 15. prosince 2010. V době schválení KoP ROP SV pro rok 2011 nebylo hodnocení ukončeno. Závěrečné výsledky evaluace a doporučení pro další období budou případně reflektovány ve verzi číslo 2 KoP ROP Severovýchod pro rok 2011. Aktuální verze KoP ROP Severovýchod vychází z průběžných výsledků evaluace. Evaluace byla uskutečněna v souladu s článkem 4, odst. 2 Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006. Evaluace se zaměřila na analýzu povědomí cílových skupin o ROP Severovýchod, vyhodnocení nastavení rámcového KoP ROP SV a dosavadní realizace KoP ROP SV (2007 – 2010), zaměřené na zhodnocení realizace komunikačních a propagačních aktivit a v neposlední řadě na doporučení pro realizaci Komunikačních plánů pro další období (až do roku 2013). KoP ROP Severovýchod pro rok 2011, stejně jako KoP ROP SV 2007-2013, respektuje evropské i národní legislativní požadavky. Zejména základní náležitosti realizace komunikačního plánu podrobně rozvedené v oddílu 1 Nařízení Komise č. 1828/2006, kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 a k nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj (Nařízení Komise). Dále vychází z obecně platných zásad dobrého řízení a nejlepší komunikační praxe. Hlavní problémové oblasti, vyplývající z analýzy výchozí situace, pro které má KoP ROP SV 2011 za úkol definovat řešení, jsou: nízká znalost ROP SV, jeho cílů, náplně a lokalizace u široké veřejnosti, nízké povědomí o poskytnuté finanční pomoci v rámci fondů EU při rozvoji regionu, nízké povědomí o konkrétních přínosech fondů EU, potažmo ROP SV, v regionu, podpora příjemců při realizaci projektů naplňující cíle ROP SV.

2. Strategie a cíle komunikace pro rok 2011 Globální cíl KoP SV Komunikační plán ROP SV pro rok 2011 má svými informačními opatřeními přispět k naplňování dlouhodobého globálního cíle komunikace KoP ROP SV, tedy zajistit, aby podpora poskytovaná z Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Regionálního operačního programu NUTS II Severovýchod (dále jen ROP SV) v programovém období 2007 až 2013 byla dostupná a transparentní pro široce pojaté cílové skupiny. Současně podpořit vnímání pozitivní role politiky hospodářské a sociální soudržnosti EU (HSS) a jejích nástrojů v regionu soudržnosti Severovýchod.

~4~


Z hlediska koncepce se komunikace bude odehrávat ve třech základních rovinách: v rovině obecné neboli v rovině politiky hospodářské a sociální soudržnosti EU s cílem šířit povědomí o dotacích poskytovaných v jejím rámci a posilovat tak nepřímo image této politiky a zprostředkovaně EU jako takové mezi občany regionu Severovýchod; v rovině programové neboli rovině ROP SV s cílem vytvářet příznivé prostředí pro realizaci programu ve vztahu k potenciálním žadatelům (zvyšování absorpční kapacity) a subjektům zainteresovaným na jeho realizaci a ovlivňujícím prostředí, ve kterém je program realizován; v rovině projektové s cílem aktivně podporovat schopnosti potenciálních žadatelů předkládat a realizovat kvalitní projekty naplňující cíle ROP SV. Z praktického hlediska bude komunikace v roce 2011 rozdělena do 3 fází. Fáze jsou číslovány v souladu s rámcovým KoP ROP SV (3. kapitola). Fáze I.:

Povědomí o ROP SV

Fáze III.:

Vzdělávání a podpora

Fáze IV.:

Povědomí o přínosech ROP SV

Cíle fáze I. Povědomí o ROP SV: Zvýšit povědomí o ROP SV. Zvýšit povědomí o konkrétních přínosech fondů EU v regionu Severovýchod (o konkrétních úspěšných projektech) a podpořit tím pozitivní vnímání role Společenství pro udržitelný a sociální rozvoj regionu SV. Strategie: informační kampaň o ROP SV, jež bude z větší části postavena na imageovém a informačním základě, tj. prezentace ROP SV v graficky přitažlivé a textově jednoduché podobě. Její zaměření bude navazovat na aktivity realizované v roce 2007 až 2010. Tato fáze se bude prolínat s fází IV. Povědomí o přínosech ROP SV. Nástroje informovanosti a publicity: mediální kampaň (inzerce v audiovizuálních a tištěných médiích, venkovní reklama), PR, on-line komunikace (www.rada-severovychod.cz), přímá komunikace (veřejné akce), publikační aktivity aj. Cílová skupina: široká veřejnost a média. Cíle fáze III. Vzdělávání a podpora: Příjemcům pomoci z ROP SV poskytnout dostupné, včasné a srozumitelné informace a pomoc ve vztahu k administraci a zdárnému ukončení projektů. Včas zpracovat aktuální informace o změnách při administraci projektů a zajistit jejich dostupnost. Udržet a posílit image Úřadu Regionální Rady jako otevřeného, komunikativního, přátelského a nápomocného subjektu.

~5~


Strategie: Vzdělávání a podpora. V roce 2011 se pozornost zaměří na příjemce finanční pomoci z ROP SV. Zaměření na potenciální žadatele již není aktuální – vzhledem k plánu výzev a naplnění fáze II. Motivace a mobilizace v předchozích obdobích. Aktivity se zacílí na přímou komunikaci ve formě specializovaných, tematických, seminářů a workshopů a konzultací příjemců s pracovníky Územních odborů administrace programu Úřadu Regionální rady Severovýchod. Nástroje informovanosti a publicity: přímá komunikace (tematické semináře pro příjemce a workshopy, konzultace), on-line komunikace (aktuality pro příjemce), publikační aktivity. Cílová skupina: příjemci podpory. Cíle fáze IV. Povědomí o přínosech ROP SV: Pomocí prezentace konkrétních úspěšně realizovaných projektů podpořit znalost skutečných přínosů ROP SV v regionu. Posílit pozitivní vnímání role ÚRR jako efektivní veřejné správy, která ROP SV řídí. Strategie: Povědomostní kampaň. Prioritou kampaně bude představení konkrétních přínosů ROP SV pomocí uveřejňování informací o jednotlivých úspěšně realizovaných projektech, na kterých si cílová skupina snadno představí dopad fondů EU kolem sebe. Obsah komunikace se bude soustředit na konkrétní sdělení (co se za kolik postavilo, vytvořilo a s jakým dopadem na okolí, kdo za projekty stál a komu pomáhají, vizualizace projektů apod.). Při prezentaci výsledků a přínosů programu nenásilně komunikovat roli Regionální rady Severovýchod, potažmo Úřadu Regionální rady Severovýchod. Fáze IV. se bude prolínat s fází I. Povědomí o ROP SV. Nástroje informovanosti a publicity: mediální komunikace (prezentace projektů v tisku), venkovní reklama, on-line komunikace (aktuality o projektech, sekce Realizované projekty), PR (presstripy), přímá komunikace (veřejné akce, výroční konference), publikační činnost (plakáty, informační publikace, zpravodaj) aj. Cílová skupina: široká veřejnost a média. Hlavní komunikační sdělení pro rok 2011: ROP Severovýchod pomáhá zkvalitnit život v regionu. ROP Severovýchod spolufinancuje užitečné projekty v regionu. Finanční prostředky ROP Severovýchod jsou v regionu už vidět. Regionální rada Severovýchod je správným partnerem pro rozvoj regionu. Úřad Regionální rady Severovýchod pomáhá příjemcům dotací administrovat a zdárně ukončovat projekty. Úřad Regionální rady Severovýchod je efektivní, vstřícný a transparentní. Regionální rada Severovýchod se připravuje na další programové období.

~6~


3. Cílové skupiny pro rok 2011 Vymezení cílových skupin respektuje: unijní legislativní požadavky na cílové skupiny pro programové období 2007 až 2013, stanovené komunikační cíle ROP SV, jednotlivé role v komunikačním procesu. Základní segmentace cílových skupin: A. Cílové skupiny komunikace, které se zabývají implementací a monitorováním ROP SV a jsou zdrojem informací o ROP SV: Řídicí orgán ROP SV - Regionální rada regionu soudržnosti Severovýchod (Úřad Regionální rady), Monitorovací výbor ROP SV, Výbor Regionální rady, Předseda RR. B. Cílové skupiny fungující jako distributoři a zprostředkovatelé informací o ROP SV: média, zpracovatelé projektů, informační střediska o Evropské unii v regionu SV, místní a regionální samospráva. C. Cílové skupiny obsahující příjemce informací o ROP SV: příjemci pomoci: •

kraje v regionu SV, obce v regionu SV a dobrovolné svazky obcí,

•

organizace zřizované nebo zakládané kraji, obcemi a státem,

•

nestátní neziskové organizace,

•

podnikatelské subjekty,

•

profesní organizace,

•

hospodářská komora a její složky,

•

zájmová sdružení právnických osob,

~7~


široká veřejnost regionu SV. Cílové skupiny dominantní v jednotlivých fázích komunikace (viz. kapitola 2): Fáze I. Povědomí o ROP SV: média, zpracovatelé projektů, informační střediska o Evropské unii v regionu SV, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV. Fáze III. Vzdělávání a podpora: příjemci pomoci: o

kraje v regionu SV, obce v regionu SV a dobrovolné svazky obcí,

o

organizace zřizované nebo zakládané kraji, obcemi a státem,

o

nestátní neziskové organizace,

o

podnikatelské subjekty,

o

profesní organizace,

o

hospodářská komora a její složky,

o

zájmová sdružení právnických osob.

Fáze IV. Povědomí o přínosech ROP SV: média, informační střediska o Evropské unii v regionu SV, široká veřejnost regionu SV. Charakteristika cílových skupin (jejich početnost, základní popis, vztah k fondům EU a ROP SV) jsou uvedeny v Komunikačním plánu ROP SV na období 2007 – 2013.

~8~

Komunikační plán ROP SV pro rok 2011

4. Nástroje komunikace pro rok 2011 Název informačního a propagačního nástroje či opatření

Popis

Cílové skupiny

NADLINKOVÁ KOMUNIKACE (ATL) Mediální komunikace - klasická reklama

Tisk

Rozhlas

Venkovní reklama

Hlavní cíle: průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV). Prostřednictvím: klasické inzerce s informační náplní, klasické inzerce s imageovou a motivační náplní, prezentace činností RR SV v textové podobě článků. V roce 2011 se bude pokračovat ve spolupráci s Krajskými novinami, Deníky Bohemia a Deníkem Právo. Hlavní cíle: průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV, informování o konkrétních výsledcích ROP SV). Prostřednictvím: rozhlasového spotu, redakčního rozhovoru. Hlavní cíle: průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP

široká veřejnost regionu SV, média, příjemci pomoci, zpracovatelé projektů, informační střediska o EU v regionu SV, místní a regionální samosprávy.

příjemci pomoci, zpracovatelé projektů, informační střediska o EU v regionu SV, místní a regionální samosprávy, široká veřejnost regionu SV, média.

široká veřejnost regionu SV, média.

~9~

Komunikační plán ROP SV pro rok 2011 SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV). Prostřednictvím:

Vlastní internetové stránky (www.rada-severovychod.cz)

polepů dopravních prostředků městské hromadné dopravy v Hradci Králové, Liberci a Pardubicích po dobu 6 měsíců, city-light vitrín v Hradci Králové, Liberci a Pardubicích po dobu 6 měsíců. On-line komunikace

Hlavní cíle: zajistit komplexní a aktuální informace pro široké spektrum cílových skupin v přehledné formě a se snadnou navigací, proměnit stránky v nejdůležitější informační nástroj, průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), vzdělávání a podpora (včasné poskytování srozumitelných a dostupných informací, podpora při administraci a realizaci projektů, pozvánky na vzdělávací akce – např. sekce Semináře a konference, Rady a tipy - FAQ), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV – např. sekce Realizované projekty), Klíčová sdělení:

legislativní rámec ve vztahu k ROP SV, podrobné informace o struktuře programu, programová dokumentace, pokyny a metodiky s možností jejich stažení, podrobné informace o implementaci programu (včetně organizační struktury orgánů a kontaktů), zveřejňování aktuálních výzev, podrobné informace o postupu při podávání žádosti, výběrová (bodovací) kritéria,

všechny cílové skupiny

~ 10 ~


On-line inzerce

zprávy o provádění programu, výsledky evaluací, seznam příjemců pomoci, příklady projektů, odpovědi na často kladené otázky, kalendář vzdělávacích a informačních akcí, vydané publikace v elektronické podobě, odkazy na další internetové stránky, týkající se SF EU. Hlavní cíl: průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), podpora informačních a propagačních nástrojů (např. banner hlavní informační akce), maximálně využít možností on-line prostoru pro zvýšení návštěvnosti vlastních stránek RR. Prostřednictvím: bannerů s prolinkem na www.rada-severovychod.cz, bannerů na podporu publicity jednotlivých informačních a propagačních nástrojů, prezentace činností RR SV v textové podobě článků. Nástroj operativní komunikace pro interní cílové skupiny.

Intranet/Extranet/vyhrazené komunikační rozhraní

média, zpracovatelé projektů, informační střediska o Evropské unii v regionu SV, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV.

ŘO ROP SV (ÚRR, VRR), Monitorovací výbor ROP SV.

PODLINKOVÁ KOMUNIKACE (BTL) Public relations

Dlouhodobé vztahy s novináři

Hlavní cíl: průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV, informování o konkrétních výsledcích ROP SV), zajištění pravidelné nezávislé publicity ROP SV na obsahově i formálně vysoké úrovni.

média zprostředkovaně: zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV.

~ 11 ~

Komunikační plán ROP SV pro rok 2011 Prostřednictvím: rozesílání tiskových zpráv, pravidelné individuální komunikace, nabízení zajímavých textových i obrazových podkladových materiálů pro články/reportáže. Výsledkem budou:

články v denním tisku, odborných časopisech, internetových serverech, reportáže/rozhovory nebo krátké relace v regionálních televizích, regionálním zpravodajství, celostátním vysílání, reportáže/rozhovory nebo krátké relace v rozhlase. Hlavní cíl:

průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV, informování o novinkách ROP SV), vzdělávací kampaň (včasné poskytování srozumitelných a dostupných informací, posilování image ÚRR), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV, informování o konkrétních výsledcích ROP SV). Prostřednictvím:

Tiskové zprávy

pravidelného pozitivního informování veřejnosti prostřednictvím médií, rychlého informování o důležitých krocích a novinkách a průběhu realizace programu, operativních reakcí na negativní situace či zprávy v rámci krizové komunikace, nabízení zajímavých textových i obrazových podkladových materiálů. Hlavní cíl:

Tiskové konference


média zprostředkovaně:

~ 12 ~

Komunikační plán ROP SV pro rok 2011 průběžná informační kampaň (budování povědomí o výsledcích a přínosech ROP SV), pravidelné informování zástupců médií, kteří následně prezentují či komentují sdělené informace. Prostřednictvím:

Presstrip

informování o novinkách a konkrétních výsledcích ROP SV, prezentace úspěšně realizovaných projektů. Hlavní cíl: povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV). Prostřednictvím: seznámení médií s konkrétními výsledky programu, setkání médií s realizátory projektů a získání informací o jejich osobních zkušenostech s využitím fondů EU, seznámení médií s konkrétními úspěšnými projekty v místech jejich realizace. Výsledkem budou: články v denním tisku, odborných časopisech, internetových serverech, reportáže/rozhovory nebo krátké relace v regionálních televizích, regionálním zpravodajství, celostátním vysílání, reportáže/rozhovory nebo krátké relace v rozhlase. Přímá komunikace Hlavní cíl: průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV, přímá distribuce publikací. Prostřednictvím: Eurocenter v Hradci Králové, Liberci a Pardubicích (v roce 2008 byla podepsána smlouva o vzájemné spolupráci mezi

zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV.


Síť kontaktních míst

široká veřejnost

~ 13 ~


Databázový mailing

Semináře a workshopy

RR SV a Úřadem vlády ČR za účelem spolupráce při naplňování vybraných činností KoP ROP SV, např. poskytování základních informací o programu, distribuce informačních a propagačních materiálů). Hlavní cíle: průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), vzdělávání a podpora (včasné poskytování informací o správném postupu při realizaci projektů, pozvánky na vzdělávací akce), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV). Prostřednictvím: rozesílání aktuálních informací o ROP SV zaregistrovaným uživatelům www, rozesílání pozvánek na akce osobám evidovaným v databázích (např. účastníci seminářů), rozesílání aktuálních informací o ROP SV prostřednictvím komunikačního modulu IS MONIT pro uživatele IS BENEFIT7, tedy žadatele a příjemce, zodpovídání dotazů zaslaných elektronickou poštou. Hlavní cíl: vzdělávat příjemce v procesu realizace a administrace schváleného projektu, udržet a posílit image ÚRR jako komunikativního, přátelského a vstřícného subjektu, zprostředkovat metodické a teoretické návody i praktické příklady při administraci projektů (např. monitorovací zprávy, žádosti o platbu), zprostředkovat metodické a teoretické návody i praktické příklady u problematických oblastí projektového cyklu (realizace veřejných zakázek, publicita, IS BENEFIT7). Prostřednictvím:

příjemci pomoci, registrovaný uživatel stránek, účastníci konferencí, a workshopů.

příjemci pomoci, zpracovatelé projektů.

webových seminářů

~ 14 ~

Komunikační plán ROP SV pro rok 2011 seminářů pro příjemce ze 14. kola výzvy a 21. kola výzvy, seminářů pro závěrečnou monitorovací zprávu a udržitelnosti projektu, seminářů k publicitě a veřejným zakázkám, workshop BENEFIT7 (vyplňování monitorovacích zpráv, žádostí o platbu). Hlavní cíl: průběžná informační kampaň o ROP SV (budovat povědomí o ROP SV a vzbudit zájem o konkrétnější informace), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů, informování o konkrétních výsledcích ROP SV), prezentace výsledků programu (aktuální stav čerpání ROP SV, bilance realizace programu a vize na další období), diskuze o přípravě dalšího programovacího období 2014 2020. Prostřednictvím:

Konference

konference u příležitosti pětiletého výročí založení Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod v rámci hlavní informační akce dle Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 čl. 7, bod 2b. Hlavní cíl: individuální vzdělávání a podpora příjemců, a tím zvýšení úspěšnosti administrace a zdárného průběhu i dokončení realizovaného projektu, včasné poskytování srozumitelných a dostupných informací, posilování image ÚRR jako komunikativního, přátelského a vstřícného subjektu. Prostřednictvím:

všechny cílové skupiny interní skupiny RR SV (VRR, ÚRR, MV)

příjemci pomoci, zpracovatelé projektů.

Konzultace

Územních odborů realizace programu Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod (osobní, telefonické a emailové komunikace).

~ 15 ~

Komunikační plán ROP SV pro rok 2011 Veřejné akce

Hlavní cíl: průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (budování povědomí o výsledcích a přínosech programu), Prostřednictvím: výstavy realizovaných projektů prostřednictvím plakátů. Putovní výstava se otevře na hlavní informační akci dle Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 čl. 7, bod 2b., soutěže pro širokou veřejnost. Publikační aktivity Hlavní cíl: iniciace zájmu o detailnější informace o ROP SV, průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), vzdělávání a podpora (podpora při přípravě, administraci a realizaci projektů, pozvánky na vzdělávací akce), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (budování povědomí o výsledcích a přínosech programu). Prostřednictvím grafiky a tisku:

široká veřejnost regionu SV, příjemci pomoci, média.

příjemci pomoci, zpracovatelé projektů, média, místní a regionální samospráva, informační střediska o EU v regionu SV, široká veřejnost regionu SV.

Letáky, plakáty a jiné publikační aktivity

informačního letáku o ROP SV/prioritních os, plakátů realizovaných projektů, image letáku, plakátů informujících o akcích KoP (např. veřejné akce, konference), pozvánek na akce KoP, polepů dopravních prostředků městské hromadné dopravy, plakátů umístěných v city-light vitrínách, kalendáře úspěšně realizovaných projektů, pf 2012, dalších nástrojů vytvořených operativně dle průběžné realizace KoP.

~ 16 ~

Komunikační plán ROP SV pro rok 2011 Hlavní cíl: informování subjektů zapojených do implementace ROP SV a do přípravy a realizace projektů, průběžná informační kampaň o ROP SV (zajistit jasnou prezentaci ROP SV s patřičnou délkou sdělení), motivační/mobilizační kampaň (zajistit jednotný výklad dotační problematiky, zabezpečit informovanost o procesu předkládání žádostí o dotace), vzdělávání a podpory (poskytnout pomoc a informace ve vztahu k přípravě, administraci a realizaci projektů). Prostřednictvím: Programového dokumentu a Prováděcího dokumentu ROP SV, Příručky pro žadatele a příjemce, včetně příloh - obsahují podrobné informace o zaměření a podmínkách ROP SV ve srozumitelné a jasné formě (např. popis jednotlivých prioritních os a oblastí podpory, definice příjemců, postupy při vyplňování a podávání žádostí a při realizaci projektu, postup hodnocení žádostí o financování a daných časových obdobích, seznam výběrových kritérií, způsobilé výdaje, kontakty na zdroje a osoby, které poskytnou další informace), metodiky pro žadatele a příjemce (zpracovány pro oblasti, v nichž je nutné podrobněji specifikovat postupy za účelem snadnější implementace). Publikace jsou distribuovány v elektronické podobě – na www.radaseverovychod.cz jsou zveřejněny v aktuálním znění. Hlavní cíl:

Metodiky, manuály, příručky

Informační publikace

průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV, budování znalosti o ROP SV prezentace cílů, oblastí podpory ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (budování povědomí o výsledcích a přínosech programu),

potenciální/reální žadatelé a příjemci pomoci: kraje v regionu SV, obce v regionu SV a dobrovolné svazky obcí, organizace zřizované nebo zakládané kraji, obcemi a státem, nestátní neziskové organizace, podnikatelské subjekty, profesní organizace, hospodářská komora a její složky, zájmová sdružení právnických osob.

široká veřejnost regionu SV, příjemci pomoci, místní a regionální samospráva, média.

~ 17 ~

Komunikační plán ROP SV pro rok 2011 shrnutí obecných či specifických informací o ROP SV a jeho realizaci, přehled kontaktů a další informace, které pomohou cílovým skupinám získat ucelené informace o možnostech programu. Prostřednictvím:

informační brožury „ROP Severovýchod: Vaše nápady, náš kapitál“ (aktualizace a dotisk, včetně letáků prioritních os), výroční zprávy pro veřejnost „Čerpání evropských dotací v roce 2010“ (informování o realizaci programu v roce 2010 s důrazem na informování o čerpání ROP SV a prezentaci realizovaných projektů), brožury „Úspěšné projekty severovýchodních Čech II.“ (prezentace přínosů ROP SV prostřednictvím konkrétních realizovaných projektů, včetně DVD se spoty vybraných projektů v rámci videoprezentace „Dobrá praxe – dobrý projekt“). Uvedené typy publikací jsou distribuovány v elektronické podobě (web) i v tištěné podobě. Hlavní cíl: poskytnout kvalitní podkladové materiály pro rozhodování členů VRR a MV o věcech spojených s realizací ROP SV. Publikace jsou distribuovány v elektronické (web) i v tištěné podobě.

Zprávy a studie

Newsletters eu´ROPLAN

Hlavní cíl: průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV, informování o aktuálním dění), vzdělávání a podpora (podpora při přípravě, administraci a realizaci projektů, informování o dokumentech, metodických pokynech zprostředkování rad, tipů či odkazů při realizaci projektů), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace

MV, VRR.

média, zpracovatelé projektů, informační střediska o Evropské unii v regionu SV, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, vnitřní cílové skupiny.

~ 18 ~

Komunikační plán ROP SV pro rok 2011 výsledků a přínosů ROP SV, úspěšně realizovaných projektů v regionu SV). Prostřednictvím: eu´ROPLANU (zpravodaj RR SV, vychází 4x ročně – případně ve speciálním vydání - v tištěné i elektronické podobě, zprostředkovává informace např. o průběhu realizace ROP SV, aktuálních i ukončených výzvách, aktuálních událostech, seminářích, publikacích, konkrétních projektech; zpravodaj se distribuuje na krajské úřady, obce s rozšířenou působností, do Eurocenter, knihoven i zástupcům médií a prostřednictvím aktivit přímé komunikace). OSTATNÍ NÁSTROJE Hlavní cíl: nástroj budující a posilující povědomí a vztah k ROP SV a jeho nástrojům, budování image, odkazování na komplexní zdroje informací jako jsou např. internetové stránky RR SV. Tento nástroj doplňuje především nástroje přímé komunikace.

Propagační předměty

Digitální média

Služby fotografa

Natáčení videospotů

Hlavní cíl: distribuce informačních publikací, distribuce propagačních spotů. Hlavní cíl: získání profesionální fotodokumentace významných událostí roku 2011 a fotografických podkladů pro publikační aktivity (podklad k brožurám, eu´ROPLANu) a prezentaci činností na www. Hlavní cíl: zhotovení videospotů devíti vybraných projektů ROP SV (úspěšně zakončených). Spoty se poprvé představí na hlavní informační akci dle Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 čl. 7,

všechny cílové skupiny

média, zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV. interní cílové skupiny (ÚRR ) zprostředkovaně: příjemci pomoci, široká veřejnost, média. interní cílové skupiny (ÚRR) zprostředkovaně: příjemci pomoci, široká veřejnost,

~ 19 ~

Komunikační plán ROP SV pro rok 2011 bod 2b. Videa (na DVD) budou součástí brožury Úspěšné projekty severovýchodních Čech II. a také se umístí na webových stránkách ROP SV.

Aplikace jednotné vizuální identity (corporate identity)

Evaluace komunikačních aktivit

Monitoring tisku

Redesing Manuálu jednotného vizuálního stylu ROP SV byl vytvořen v roce 2010. V aktuálním období se řídicí orgán zaměří na jeho uplatňování, koordinaci aplikace vizuálního stylu a kontrolu jeho dodržování. Hlavní cíl: komplexní vyhodnocení realizovaných opatření v rámci Komunikačního plánu na rok 2011, včetně zhodnocení harmonogramu, financování komunikačních aktivit a naplňování monitorovacích indikátorů. Prostřednictvím: vyhodnocení KoP 2011. Hlavní cíl: denní monitoring médií zaměřený na klíčová slova „Regionální rada“, „Úřad Regionální rady“ a „Regionální operační program“ včetně zkrácené alternativy „ROP“. Výstupy z monitoringu tisku mají úzký vztah s komunikačním nástrojem PR/dlouhodobé vztahy s novináři.

média. vnitřní cílové skupiny zprostředkovaně: zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, média, široká veřejnost regionu SV.

interní cílové skupiny (ŘO, MV, VRR)

interní cílové skupiny (ÚRR)

~ 20 ~


5. Využití definovaných nástrojů informovanosti a publicity pro stanovené informační a propagační opatření v roce 2011 (dle Nařízení komise čl. 7, bod 2) Jedna větší informační aktivita ročně, která představí výsledky operačního programu a případně rovněž velké projekty (čl. 7, bod 2b Nařízení komise) Možné využití následujících nástrojů informovanosti a publicity: Hlavní informační akce (dále jen HIA) bude navazovat na předchozí HIA nazvané ROPfórum. Hlavní nástroje: Přímá komunikace – konference, společenská akce u příležitosti 5. výročí založení Regionální rady Severovýchod. Doplňkové nástroje: Mediální komunikace – tisk, rozhlas On-line komunikace – webové stránky, on-line inzerce Public relations – tiskové zprávy, tisková konference, dlouhodobé vztahy s novináři, presstrip Přímá komunikace – databázový mailing, výstava, soutěž Publikační aktivity – plakáty, pozvánky, brožura best practices, newsletter Ostatní nástroje – videospoty, propagační předměty, digitální média Primárně oslovované cílové skupiny pro akci v roce 2011 Všechny cílové skupiny s důrazem na cílové skupiny fungující jako distributoři a zprostředkovatelé informací o ROP SV.

Vyvěšení vlajky Evropské unie na jeden týden ode dne 9. května před budovou každého řídicího orgánu (čl. 7, bod 2c Nařízení komise) Možné využití následujících nástrojů informovanosti a publicity: Vlajka EU bude vyvěšena před budovou ŘO Doplňkové nástroje: On-line komunikace – webové stránky Primárně oslovované cílové skupiny Všechny cílové skupiny Elektronické nebo jiné zveřejnění seznamu příjemců, názvů operací a výše částky financování přidělené operacím z veřejných zdrojů (čl. 7, bod 2d Nařízení komise) Možné využití následujících nástrojů informovanosti a publicity: Hlavní nástroj: On-line komunikace – webové stránky Doplňkové nástroje:

~ 21 ~


Mediální komunikace – redakční články Public relations – tiskové zprávy, tiskové konference Publikační aktivity – newsletter, informační brožury Primárně oslovované cílové skupiny Všechny cílové skupiny s důrazem na cílové skupiny fungující jako distributoři a zprostředkovatelé informací o ROP SV. V seznamu umístěném na webových stránkách je zveřejněn název příjemce a jeho IČ, název operace, datum alokace, alokovaná částka, datum průběžné platby, celková částka proplacená od začátku operace a stav operace. Seznam je zveřejněn formou tabulky, názvy jsou uvedeny i v anglickém jazyce. Na webových stránkách je vytvořen v sekci Výzvy a dokumenty přímý odkaz na seznam. Aktualizace elektronického seznamu příjemců bude probíhat kvartálně u ukončených projektů. Zdrojem dat pro tvorbu seznamů budou údaje z monitorovacího systému. Vybrané výstupy budou dále využívány jako podkladový materiál pro účely využití dalších nástrojů informovanosti a publicity (např. informační publikace).

~ 22 ~


7. Monitorování a hodnocení V rámci evaluace se bude hodnotit efektivita komunikačních aktivit podle 3 indikátorů: Indikátor výstupu – měří počet uskutečněných aktivit, akcí a opatření ve vztahu k plánovanému počtu aktivit, akcí a opatření, Indikátor výsledku – vyhodnocuje přímý a okamžitý dopad aktivity na cílové skupiny – počet zasažených členů CS, počet prokliků na banner, počet účastníků seminářů atd., Indikátor dopadu – sleduje změnu v informovanosti, spokojenosti a obeznámení cílových skupin s konkrétní aktivitou – změna znalosti, povědomí, vnímání a postojů. Komunikační nástroje

Indikátor výstupu a plánovaný počet pro rok 2011 Počet vytvořených inzerátů - 12 Počet uveřejněných inzerátů - 12 Počet Mediální komunikace vytvořených rozhlasových spotů - 1 Počet odvysílaných rozhlasových spotů - 10 Počet uveřejněných stránek (portálů) –1 On-line komunikace Počet vytvořených databází - 2 Public relations

Počet tiskových zpráv - 15 Počet tiskových konferencí - 1 Počet rozhovorů s novináři - 6

Indikátor výsledku a plánovaný počet pro rok 2011

Indikátoru dopadu a plánovaný počet pro rok 2011

Údaje o čtenosti, Změna informovanosti, sledovanosti a poslechovosti povědomí, vnímání médií použitých v kampaních postojů cílových skupin Měření spontánní znalosti podpořené znalosti preferencí

Počet návštěvníků – 100 000 Počet registrovaných Nárůst/pokles návštěvnosti uživatelů – 500 v určitém časovém úseku Počet stáhnutých Změna spokojenosti CS stránek/dokumentů - 500 s obsahem webu 000 Medializace na základě spolupráce s novináři, TZ, TK: Počet článků 20 Počet příspěvků 10 Počet reportáží 2 Počet rozhovorů 6

Změna úrovně povědomí novinářů Změna počtu pozitivních/ negativních zpráv v médiích Změna čtenosti/ sledovanosti článků (příspěvků/rubrik)

~ 23 ~

Přímá komunikace

Publikační aktivity


Počet seminářů, Počet účastníků Nárůst/pokles pozitivní či školení a (očekávaný/reálný) - 400 negativní zpětné vazby CS na konferencí - 12 Počet rozdaných materiálů obsah a kvalitu akce a kvalitu během akce - 400 organizace Písemné ohlasy - 50 Zvýšení/snížení počtu účastníků v nebo mezi jednotlivými kurzy za daný časový úsek

Počet publikovaných výtisků - 6

Počet distribuovaných Změna úrovně povědomí CS výtisků – 1500 Nárůst/pokles pozitivní či Počet písemných ohlasů - 5 negativní zpětné vazby CS na obsah a podobu tiskovin

~ 24 ~


8. Shrnutí KoP 2011, načasování a rozpočet KoP ROP NUTS II Severovýchod pro rok 2011 Komunikační cíle pro rok 2011: Zvyšovat povědomí o ROP Severovýchod u široké veřejnosti obyvatel regionu Severovýchod. Zajistit jednotný výklad dotační problematiky používáním srozumitelného jazyka, informovat o procesu předkládání žádostí o dotace a vybudovat image transparentnosti hodnocení a konečného výběru projektů pro financování z ROP SV. Systematicky propagovat vzdělávací a konzultační roli Úřadu Regionální rady SV, zvyšovat povědomí o něm a zároveň směřovat k vytvoření image ÚRR jako otevřeného, komunikativního, přátelského a nápomocného subjektu. Příjemcům pomoci z ROP SV poskytnout dostupné, včasné a srozumitelné informace a pomoc ve vztahu k administraci projektů. Včas zpracovat aktuální informace o změnách při administraci projektů a zajistit jejich dostupnost. Podporovat pozitivní vnímání existence a významu fondů EU pro udržitelný hospodářský a sociální rozvoj regionu soudružnosti Severovýchod zejména zvyšováním povědomí o konkrétních přínosech fondů EU v regionu SV na základě prezentace projektů realizovaných v ROP Severovýchod. Pomocí prezentace konkrétních úspěšně realizovaných projektů podpořit znalost skutečných přínosů ROP SV v regionu.

Nástroje KoP v roce 2011: Nadlinková komunikace Nástroj

Převažující CS

Načasování

Odhadovaný rozpočet

Mediální komunikace (zahrnují náklady na nákup prostoru v médiích, náklady na tvorbu spotu apod.) 633 000,- Kč Tisk

Všechny CS

Průběžně

Rozhlas

Všechny CS

06/11

100 000,- Kč

Venkovní reklama

Široká veřejnost

02 – 12/11

1 140 040,- Kč

On-line komunikace (zahrnuje náklady na nákup médií a služby související se správou webu) Internetové stránky RR SV

Všechny CS

Průběžně

60 000,- Kč

~ 25 ~


Inzerce on-line

Všechny CS

Průběžně

0,- Kč

Intranet, extranet

ÚRR, VRR, MV

Průběžně

0,- Kč

Podlinková komunikace Public relations (zahrnují náklady související s pořádáním dané akce – nájem, občerstvení, doprava)

Dlouhodobé vztahy s novináři

Média

Průběžně

Tiskové zprávy

Média

Průběžně

0,- Kč

0,- Kč

4 000,- Kč Tiskové konference

Média

Operativně

Presstrip

Média

06/11

50 000,- Kč

Přímá komunikace (zahrnují náklady na pronájem, občerstvení a další služby nezbytné pro zajištění konferencí a seminářů) Síť kontaktních míst

Zpracovatelé projektů, široká veřejnost Průběžně

0,- Kč

0,- Kč

Databázový mailing

Zaregistrovaní na www, účastníci seminářů/konferencí Průběžně

Semináře a workshopy

Příjemci pomoci, 02/11,03/11,05/11,09/1 zpracovatelé projektů, 1

100 000,- Kč

Konference (u příležitosti 5. výročí RR SV) je součástí rozpočtu v položce povinná publicita HIA. Konference a veletrhy

Všechny CS

06/11

Konzultace

Zpracovatelé projektů, příjemci pomoci Průběžně

0,- Kč 50 000,- Kč (Výstava regionálních projektů)

Veřejné akce

Široká veřejnost

06/11 – 12/11

165 864,- Kč (soutěž)

~ 26 ~


Publikační aktivity (zahrnují náklady na grafiku a tisk) Letáky a plakáty a jiné publikační Všechny CS aktivity

Průběžně

Metodiky, (online)

Žadatelé a příjemci

Průběžně

Informační publikace

Všechny CS

Průběžně

285 000,- Kč

Zprávy a studie

MV, VRR

Průběžně

0,- Kč

Newsletters

Všechny CS

1/11, 4/11, 7/11, 10/11

186 796,- Kč

manuály,

příručky

396 300,- Kč 0,- Kč

Ostatní nástroje (zahrnují náklady na grafiku a výrobu propagačních předmětů a další služby nezbytné pro výrobu nebo distribuci publikací/propagačních předmětů) Propagační předměty

Všechny CS

Průběžně

Digitální média

Všechny CS

Průběžně

Služby fotografa

Vnitřní CS

Operativně

Natáčení videospotů

Vnitřní CS

06/11

Aplikace jednotné vizuální identity Vnitřní CS

Průběžně

400 000 Kč 10 000,- Kč 175 000,- Kč 200 000,- Kč 0 Kč

Evaluace komunikačních aktivit

ŘO, MV, VRR

12/11

0,- Kč

Monitoring tisku

Vnitřní CS

Průběžně

72 000,- Kč

06/11

237 000,- Kč

Povinná publicita dle Nařízení komise čl. 7, bod 2b HIA (ROPfórum 2011) Celkem

Všechny CS

4 265 000,- Kč

Pražská 320/8 500 04 Hradec Králové tel.: +420 498 501 011 e-mail: [email protected]

www.rada-severovychod.cz

Komunikační plán ROP Severovýchod na rok 2011

Recommend Documents