KOMPUTERISASI SISTEM PENERIMAAN KAS PADA KAP. HADISOERYO DAN MAHARANI

KOMPUTERISASI SISTEM PENERIMAAN KAS PADA KAP. HADISOERYO DAN MAHARANI

TUGAS AKHIR Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D III)

Trias Nurhidayat NIM : 11081781

Jurusan Komputerisasi Akuntansi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika Jakarta 2011

ABSTRAKSI

Trias Nurhidayat (11081781), Komputerisasi Sistem Penerimaan Kas Pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani

Sehubungan dengan perkembangan ilmu pengetahuan yang semakin luas dan perkembangan teknologi yang semakin canggih maka pengolahan data yang modern sangatlah dibutuhkan, yaitu suatu peralatan yang mampu mengolah berbagai macam data dengan cepat adalah komputer.

Dengan mengamati sistem yang berjalan pada proses penerimaan kas, permasalahan-permasalahan yang timbul dalam sistem penerimaan kas masih dilakukan secara manual. Oleh karena itu, penulis membuat bahan tulisan ini berdasarkan dari hasil riset pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani. Penulis juga merancang sistem komputerisasi untuk menanggulangi permasalahan yang dihadapi dan dapat menangani pengolahan data secara benar serta memudahkan pemakai dan dapat bermanfaat bagi perusahaan maupun orang lain, sehingga informasi dan pembuatan laporan yang disampaikan sangat kecil kesalahannya, terutama kekurangan datanya.

Dalam peniulisan ini, penulis menggunakan program Miscrosoft Visual Basic 6.0 untuk menjalankan sistem penerimaan kas pada KAP. Hasdisoeryo dan Maharani. Kekurangan pada sisem manual akan lebih sedikit dengan adanya sistem komputer, antara lain memiliki sarana akses data yang lebih cepat dan akurat dan dapat menyajikan laporan dengan cepat.

Kata kunci: Komputerisasi Sistem, Sistem Penerimaan Kas

ABSTRACT

Trias Nurhidayat (11081781), Computerized System Acceptance Cash in KAP. Hadisoeryo dan Maharani.

Due to the development of the knowledge that the knowledgeable and development of more advance technology and modern data processing is required, it’s an equipment that is capable of managing various kids of data with the computer is fast.

With the system runing on the acceptance cash problems, that arise in the acceptance system is still manual. Therefore the author of this paper to make based an research on KAP. Hadisoeryo dan Maharani . The author also computerized system designed to address the problems faced and can handle data correctly. And the ease can be useful for companies as well as other, so that information and preparing report that the error was very small, especially the lack of data.

In this paper, the author using Miscrosoft Visual Basic 6.0 to run system n acceptance cash KAP. Hadisoeryo dan Maharani the lack manual system more less by the computer system, among other facilities have acces data more quickly and accurately and can provide reports to the fast.

Keyword: System Computerized, Acceptance Cash System

DAFTAR ISI

Lembar Judul Tugas Akhir Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah Lembar Persetujuan dan Pengesahaan Tugas Akhir Lembar Konsultasi Tugas Akhir Kata Pengantar Abstraksi Daftar Isi Daftar Simbol Daftar Gambar Daftar Tabel Daftar Lampiran

Halaman i ii iii iv v vii ix xi xiii xv xvi xvii

BAB I PENDAHALUAN 1.1. Umum 1.2. Maksud dan Tujuan 1.3. Metode Penelitian 1.4. Ruang Lingkup 1.5. Sistematika Penulisan

1 1 2 3 4 4

BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem 2.2. Peralatan Pendukung

6 6 17

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum 3.2. Tinjauan Perusahaan 3.2.1. Sejarah Perusahaan 3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi 3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan 3.4. Diagram Alir Data Sistem Akuntansi Berjalan 3.5. Kamus Data Sistem Akuntansi Berjalan 3.5.1. Kamus Data Dokumen Masukan 3.5.2. Kamus Data Dokumen Keluaran 3.6. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan 3.6.1. Spesifikasi Dokumen Masukan 3.6.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran 3.7. Permasalahan 3.8. Alternatif Pemecahan Masalah

33 33 34 34 35 38 40 44 44 49 54 54 56 58 58

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN 4.1. Umum 4.2. Prosedur Sistem Usulan 4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan 4.4. Kamus Data Sistem Usulan 4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan 4.4.2. Kamus Data Dokumen Keluar 4.5. Spesifikasi Sistem Usulan 4.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan 4.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran 4.5.3. Normalisasi 4.5.4. Spesifikasi File 4.5.5. Struktur Kode 4.5.6. Spesifikasi Program 4.6. Spesifikasi Komputer 4.6.1. Umum 4.6.2. Perangkat Keras 4.6.3. Perangkat Lunak 4.6.4. Konfigurasi Komputer 4.7. Jadwal Implementasi

59 59 60 62 68 68 69 73 73 74 76 80 88 94 107 108 108 109 109 109

BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan 5.2. Saran-Saran

113 113 113

DAFTAR PUSTAKA DAFTAR RIWAYAT HIDUP SURAT KETERANGAN PKL/RISET LAMPIRAN-LAMPIRAN

DAFTAR SIMBOL

A.

Simbol Data Flow Diagram EXTERNAL ENTITY Digunanakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan pada arus data.

DATA FLOW Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.

PROCES Digunanakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang berlangsung.

DATA STORE Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat penyimpanan atau mengambil data yang diperlukan

B.

Simbol Konfigurasi Komputer

DISPLAY Digunakan untuk menggambarkan kegiatan menampilakan data melalui CRT (Cathode Ray Tube) atau monitor.

MANUAL INPUT Digunakan untuk menggambarkan kegiatan memasukan data dengan menggunakan terminal (Keyboard).

LINE PRINTER Digunakan untuk menggambarkan pengeluaran data pada mesin pencetak (Printer).

FLASH DISK Digunakan untuk menggambarkan media penyimpanan data dengan menggunakan flash disk.

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar III.1 Struktur Organisasi Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan Gambar III.3 Diagaram Nol Sistem Berjalan Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan Gambar III.5 Diagram Detail Sistem Berjalan Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan Gambat IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan Gambar IV.3 Diagram Detail Sistem Usulan Gambar IV.4 Diagram Detail Sistem Usulan Gambar IV.5 Diagram Detail Sistem Usulan Gambar IV.6 Diagram Detail Sistem Usulan Gambar IV.7 Diagram HIPO Gambar IV.8 Konfigurasi Komputer

35 40 41 42 43 62 63 64 65 66 67 95 109

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel II.I Notasi Tipe Data Dalam Kamus Data Tabel II.2 Notasi Struktur Data Tabel IV.I Un Normalized Tabel IV.2 First normal Form Tabel IV.3 Second Normal Form Tabel IV.4 Third Normal Form Tabel IV.5 Spesifikasi File Klien Tabel IV.6 Spesifikasi File Rekening Tabel IV.7 Spesifikasi File Perkiraan Tabel IV.8 Spesifikasi File Surat Penawaran Harga Tabel IV.9 Spesifikasi File Surat Perikatan Kerja Tabel IV.10 Spesifikasi File Surat Pengantar Tabel IV.11 Spesifikasi File Invoice Tabel IV.12 Spesifikasi File Struk Bayar Tabel IV.13 Spesifikasi File Penerimaan Kas Tabel IV.14 Spesifikasi File Jurnal Tabel IV.14 Spesifikasi File Detail Jurnal Tabel IV.14 Spesifikasi File Jadwal Implementasi

23 24 76 77 78 79 80 81 81 82 83 84 85 86 87 87 88 112

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A-1 Giro Lampiran A-2 Bukti Setor Lampiran A-3 Surat Penawaran Harga Lampiran A-4 Surat Perikatan Kerja Lampiran A-5 Kwitansi Lampiran B-1 Surat Pengantar Lampiran B-2 Surat Penawaran Harga Lampiran B-3 Kwitansi Lampiran B-4 Surat Perikatan Kerja Lampiran B-5 Laporan Penerimaan Kas Lampiran C-1 Surat Penawaran Harga Lampiran C-2 Giro Lampiran D-1 Surat Penawaran Harga Lampiran D-2 Surat Perikatan Kerja Lampiran D-3 Surat Pengantar Lampiran D-4 Invoice Lampiran D-5 Struk Bayar Lampiran D-6 Laporan Kas Lampiran D-7 Laporan Jurnal Lampiran E-1 Form Menu Login Lampiran E-2 Form Menu Utama Lampiran E-3 Form Menu Master Lampiran E-4 Form Menu Transaksi Lampiran E-5 Form Menu Laporan Lampiran E-6 Form Menu Utility Lampiran E-7 Form Menu Klien Lampiran E-8 Form Menu Rekening Lampiran E-9 Form Menu SPH Lampiran E-10 Form Menu SPK Lampiran E-11 Form Menu Pengantar Lampiran E-12 Form Menu Invoice Lampiran E-13 Form Menu Struk Lampiran E-14 form Menu Jurnal Lampiran E-15 Form Menu Penerimaan Kas Lampiran E-16 Form Menu Laporan Penerimaan Kas Lampiran E-17 Form Menu Laporan Jurnal Lampiran E-18 Form Menu Back Up Lampiran E-19 Form Menu Password

Halaman 118 119 122 123 126 127 128 130 131 134 135 136 137 138 129 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162

BAB I PENDAHULUAN

1.1.

Umum Di era globalisasi informasi dan teknologi yang semakin canggih seperti saat

ini, seiring juga perkembangan dunia usaha yang kian pesat dan persaingan antar perusahaan dalam mencapai profit dalam menjalankan usahanya, sehubungan hal itu penerapan teknologi komputer yang disebut dengan sistem komputerisasi kini tidak dapat dihindari lagi, sebut saja dibidang perkantoran, perdagangan dan lainnya yang sangat membutuhkan informasi dan pengolahan data yang cepat, akurat dan efisien harus segera diwujudkan. Saat ini sudah banyak perusahaan yang menggunakan sistem komputer untuk mendukung diperolehnya informasi khususnya laporan penerimaan kas. Tetapi beberapa masih menggunakan sistem sederhana yang berurutan input, penyimpanan dan output. Proses seluruhnya belum digunakan dalam sistem yang diterapkan. Dalam perusahaan yang menggunakan sistem yang masih sederhana banyak kendala yang dihadapi, tentunya ini diperlukan usaha untuk mengkomputerisasi suatu sistem didalam suatu perusahaan tersebut. Dalam kegiatan operasionalnya, KAP. Hadisoeryo dan Maharani yang bergerak dibidang Akuntansi Jasa, sistem pengolahan datanya masih menggunakan sistem yang masih sederhana. Hal ini tentu kurang efisien, efektif dan akurat dalam pengolahan datanya, mengingat sewaktu–waktu datanya dapat hilang.

Dalam sistem pengolahan datanya, KAP. Hadisoeryo dan Maharani masih terbilang kurang dan menemui beberapa kendala, yaitu : Proses pencatatan penerimaan kas datanya kurang efisien, data penerimaan kas mudah hilang dan pembuatan laporan yang masih menggunakan sistem manual yang kurang akurat. Kendala tersebut disebabkan belum digunakannya sistem penerimaan kas yang sudah terkomputerisasi. Untuk itu sangat diperlukan adanya sistem penerimaan kas yang sudah terkomputerisasi, sehingga kendala-kendala diatas dapat teratasi. Dengan sistem komputerisasi datanya akan akurat dan lebih efisien. Untuk mengatasi kendala di atas penulis mengambil pokok permasalahan dengan judul “KOMPUTERISASI SISTEM PENERIMAAN KAS PADA KAP. HADISOERYO DAN MAHARANI”.

1.2.

Maksud Dan Tujuan Maksud dalam pembuatan tugas akhir ini yaitu:

1.

Memperbaiki sistem yang berjalan dengan merancang sistem penerimaan kas yang dapat memberikan hasil yang lebih efektif, efisien dan akurat.

2.

Merubah sistem penerimaan kas yang masih manual kebentuk yang komputerisasi sehingga didapatkan hasil yang lebih optimal.

3.

Membentuk pola pikir yang inovatif, kreatif dan memiliki wawasan yang luas dan konkret. Tujuan penulisan tugas akhir ini ditunjukan untuk memenuhi salah satu syarat

menyelesaikan program Diploma Tiga (D.III) pada jurusan Komputerisasi Akuntansi pada Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

1.3.

Metode Penelitian Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis melakukan beberapa metode dalam

proses pengumpulan data, antara lain : a.

Metode Wawancara (Interview) Suatu bentuk metode riset dengan mengajukan beberapa pertanyaan terhadap orang yang mempunyai peran penting pada objek penelitian penulis. Penulis melakukan wawancara secara langsung kepada pihak-pihak yang berkaitan dengan sistem penerimaan kas di KAP. Hadisoeryo dan Maharani.

b.

Observasi (Observasi) Proses pengamatan objek penelitian secara langsung di lapangan pada saat melakukan riset. Penulis melakukan pengamatan langsung ke perusahaan tersebut untuk mendapatkan segala sesuatu yang ada kaitannya dengan kegiatan pendapatan untuk mengetahui masalah yang terjadi pada sistem berjalan.

c.

Metode Studi Pustaka (Library) Mencari data dan fakta dengan mengkaji sumber-sumber pustaka yang berhubungan dengan objek penelitian. Penelitian kepustakaan ini dilakukan penulis untuk memperoleh aspek–aspek teoritis dalam pengumpulan data dan informasi dengan membaca buku–buku, catatan kuliah dan literatur– literatur yang berhubungan dengan penulisan tugas akhir ini.

1.4.

Ruang Lingkup Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis membatasi ruang lingkup

pembahasan masalah hanya mengenai penerimaan kas dari KAP. Hadisoeryo dan Maharani yang dimulai dari proses penerimaan Client, proses penagihan, proses penerimaan kas, proses perhitungan kas masuk, proses pembuatan jurnal, serta proses laporan penerimaan kas.

1.5.

Sistematika Penulisan Sistematika penulisan merupakan penjabaran dari setiap isi bab yang ditulis

didalam laporan secara global. Adapun penulisan tugas akhir ini dibagi menjadi lima bab, dengan sistematika penulisan sebagai berikut: BAB I

PENDAHULUAN Bab ini meliputi pembahasan umum, maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup serta sistematika penulisan.

BAB II

LANDASAN TEORI Bab ini membahas konsep dasar sistem dan peralatan pendukung (Tool System) dari Diagram Alir Data (DAD), dan Kamus Data (Data Dictionary) yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini.

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN Bab ini berisikan masalah umum, tinjauan organisasi, struktur organisasi, tugas dan fungsi organisasi, prosedur sistem berjalan, diagram alir data, spesifikasi sistem berjalan, bentuk dokumen

masukan dan keluaran, permasalahan pokok serta alternatif pemecahan masalah. BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN Pada Bab ini dijelaskan tentang gambaran umum mengenai sistem yang diusulkan, prosedur sistem usulan, diagram alir data usulan yang meliputi spesifikasi dokumen masukan dan keluaran, spesifikasi file, normalisasi, spesifikasi program, struktur kode dan spesifikasi sistem komputer yang mengenai perangkat lunak, perangkat keras dan konfigurasi komputer yang diguakan dalam sistem usulan serta sistem usulan jadwal implementasi.

BAB V

PENUTUP Pada Bab ini berisi kesimpulan dari semua yang telah diuraikan dan saran-saran yang berguna untuk mengatasi permasalahan yang ada sehingga sistem dapat menjadi lebih baik.

BAB II LANDASAN TEORI

2.1.

Konsep Dasar Sistem Mempersoalkan sistem sebenarnya bukan membahas hal yang baru. Kalau ada

sistem yang baru, sebenarnya sudah lama ada. Dinilai baru karena baru ditemukan dan baru diketahui oleh orang banyak. Dalam mendefisinikan suatu sistem, terdapat dua pendekatan yaitu pendekatan yang menekankan pada prosedur dan pendekatan yang menekankan pada elemen atau komponen.

A.

Pengertian Sistem

1.

Definisi Sistem Menurut Jogiyanto (2005:34) bahwa “sistem adalah suatu jaringan kerja dari

prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”. Menurut Scott dalam Hanif (2007:4) bahwa “sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output)”. Sistem merupakan jalur kegiatan yang dibuat untuk diikuti dan dilaksanakan dalam sebuah perusahaan atau organisasi, sehingga kegiatan perusahaan atau organisasi tersebut dapat berjalan dengan baik dan benar.

6

2.

Karakteristik Sistem Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu

membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya : 1.

Komponen Sistem (Component) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli berapapun kecilnya.

2.

Batasan Sistem (Boundary) Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3.

Lingkungan Luar Sistem (Environment) Lingkungan luar sistem adalah segala sesuatu di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar sistem yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem tersebut, dengan demikian lingkungan luar sistem tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar sistem yang merugikan harus dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem tersebut.

4.

Penghubung Sistem (Interface) Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Bentuk keluaran dari suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung tersebut. Dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.

5.

Masukan Sistem (Input) Energi yang dimasukkan kedalam sistem disebut masukan sistem yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Sebagai contoh didalam suatu unit sistem komputer. Program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6.

Keluaran Sistem (Output) Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.

7.

Penyimpanan (Storage) Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku dan sebagainya.

3.

Klasifikasi Sistem Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan

komponen yang lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi didalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan menjadi bebarapa sudut pandang yaitu :

1.

Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physicals System) Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide–ide yang tidak nampak secara fisik, misalnya sistem teologi yaitu sistem yang berupa pemikiran tentang hubungan manusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik, seperti sistem komputer.

2.

Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam, contoh sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang melibatkan manusia dengan mesin, yang disebut dengan human machine system. Contoh sistem ini adalah sistem komputerisasi pendapatan.

3.

Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System) Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Contohnya sistem komputer yang tingkah lakunya dapat diprediksi berdasarkan program–program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi. Contoh sistem ini adalah sistem ramalan cuaca.

4.

Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Terbuka (Open System) dan Sistem Tertutup (Closed System)

Sistem tebuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi lingkungan luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya. Sedangkan sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. B.

Konsep Dasar Informasi

1.

Definisi Informasi Informasi sangat penting dialam suatu organisasi ataupun didalam suatu

perusahaan. Sumber informasi adalah data yang menggambarkan kenyataan suatu kejadian-kejadian pada saat tertentu dan kesatuan nyata berupa objek. Menurut Jogiyanto (2005:8) mendefinisikan “informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya”. Menurut Mc. Leod dalam Hanif (2007:9) mengatakan bahwa “informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti”. Sedangkan menurut Davis dalam Hanif (2007:9) bahwa “informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”. Nilai dari informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaat yang dihasilkan lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.

Sedangkan kualitas dari suatu informasi menurut Sutabri (2005:30) dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem Informasi tergantung dari tiga hal, yaitu: 1.

Akurat (accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

2.

Tepat Waktu (timelines) Informasi yang sampai pada si penerima tidak boleh terlambat. Dewasa ini informasimahal karena harus cepat dikirim dan didapat sehingga memerlukan teknologi yang mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

3.

Relevan (relevance) Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk setiap orang berbeda satu dengan lainnya.

2.

Siklus Informasi Data merupakan bentuk yang masih mentah belum dapat bercerita banyak,

sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti melakukan suatu tindakan, yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai masukan, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (Information Cyrcle) dan disebut juga siklus pengolahan data (Data Processing Cyrcle).

3.

Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi (Quality of Information) tergantung dari tiga hal yaitu : a.

Informasi harus akurat (Accurate), yaitu informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan.

b.

Tepat pada waktunya (Timelines), yaitu informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat.

c.

Relevan (Relevance), yaitu informasi tersebut mempunyai manfaat untuk

pemakai. 4.

Nilai Informasi Nilai dari informasi (Value of Information) ditentukan dari dua hal, yaitu

manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis Cost Effectiveness atau Cost Benefit.

C.

Konsep Dasar Sistem Informasi

1.

Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis

dalam Jogianto HM (2005:11) adalah: “ Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Menurut Stair dalam Hanif (2007:9) menjelaskan bahwa Sistem Informasi berbasis komputer (CBIS) dalam organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut: 1.

Perangkat keras, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan masukan data, memproses data dan keluaran data.

2.

Perangkat lunak, yaitu program dan intruksi yang diberikan ke komputer.

3.

Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses oleh pengguna sistem informasi.

4.

Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif.

5.

Manusia, yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer analis, programer dan operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.

2.

Komponen Sisetem Informasi

Komponen-komponen sistem informasi menurut Burch dan Grudniski dalam Hanif (2007:10) terdiri dari : 1.

Blok Masukan Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2.

Blok Model Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3.

Blok Keluaran Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4.

Blok Teknologi Teknologi merupakan kotak alat (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5.

Blok Database Merupaka kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasiya.

6.

Blok Kendali Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

D.

Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM) Menurut Hanif (2007:12) bahwa “Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah

sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu”. Sistem Informasi Manajemen menurut Gordon B Davis dalam Jogiyanto (2005:15) bahwa “sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi keputusan dari suatu organisasi”. Sedangkan menurut Barry E. Cushing dalam Jogiyanto (2005:14) Sistem Informasi Manajemen yaitu “Kumpulan dari manusia dan sumberdaya modal didalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen didalam kegiatan perencanaan dan pengedalian”. Sistem Informasi Manajemen tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkat manajemen yaitu : 1.

Manajemen Tingkat Bawah (Lower Level Manajement) disebut dengan operating management yang meliputi mandor dan pengawas.

2.

Manajemen Tingkat Menengah (Middle Level Management) terdiri dari manajer devisi dan manajer–manajer cabang.

3.

Manajemen Tingkat Atas (Top Level Manajemen) terdiri dari direktur utama (President Vice- President ) dan eksekutif lainya.

D.

Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Menurut Stephen A. Mouscove dan kawan-kawan dalam Jogiyanto (2005:17)

mendefinisikan “Sistem Informasi Akuntansi yaitu suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisa, mengkomunikasikan informasi, mengambil keputusan dan orientasi financial bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak perusahaan (secara prisip-prinsip manajemen)”. Sedangkan menurut Soemarso (2006:3) bahwa Sistem Informasi Akuntansi yaitu “kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya kedalam informasi”.

F.

Sistem Penerimaan Kas Transaksi kas merupakan transaksi utama dalam perusahaan, karena hampir

semua transaksi perusahaan akan berakhir dipenerimaan kas atau pengeluaran kas. Penerimaan kas dapat berupa bunga, deviden, setoran, modal, penjualan aktiva tetap dan investasi dan lain-lain. Bentuk dari penerimaan kas yaitu berupa uang tunai, cek, bilyet giro, bank draft. Adapun tujuan dari laporan penerimaan kas itu yaitu untuk mengetahui berapa jumlah kas yang dimiliki perusahaan dan berapa jumlah yang masih dipinjam oleh pihak lain. Untuk mencatat penerimaan kas dari pelanggan digunakan jurnal, yaitu sebagai berikut: Tanggal Keterangan Kas

Ref

D

K

xxxxxxx Pendapatan

xxxxxx

2.2.

Peralatan Pendukung Dalam merancang suatu sistem baru dibutuhkan peralatan pendukung yang

merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan bentuk logical model dari suatu sistem, dimana simbol–simbol, lambang–lambang dan diagram–diagram menunjukkan secara tepat arti fisiknya. Adapun tool system yang dimaksud adalah sebagai berikut :

A.

Diagram Alir Data (DAD)

1.

Konsep Dasar DAD Menurut Jogiyanto (2005:700) Data Flow Diagram adalah “bagan yang

menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang telah dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan”. Keuntungan dari pembuatan Diagram Alir Data adalah menggambarkan sistem dari level rendah (dekomposisi), sedangkan kekurangannya adalah tidak menunjukan proses perulangan, proses perhitungan dan proses perulangan.

2.

Simbol-simbol yang digunakan dalam DAD

Simbol-simbol atau lambang-lambang yang lazim digunakan dalam Diagram Alir Data, terbagi dalam 4 (empat) jenis, yaitu:

1.

Kesatuan Luar (External Entity) Merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

2.

Proses (Proses) Simbol ini dipakai untuk memproses pengolahan atau informasi data.

3.

Simpanan data (Data Store) Simpanan dari data yang dapat berupa file atau database pada sistem komputer, arsip atau catatan manual, agenda atau buku.

4.

Data Flow Satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau berakhir pada suatu proses.

3.

Cara Pembuatan DAD

Aturan yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir data untuk membentuk suatu model sistem adalah sebagai berikut : 1.

Tidak boleh menghubungkan external entity dengan external entity secara langsung.

2.

Tidak boleh menghubungkan data store dengan data store secara langsung.

3.

Tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.

4.

Setiap proses harus ada arus data yang masuk (data flow) yang masuk dan ada arus data yang keluar.

4.

Tahapan Pembuatan DAD

Adapun teknik dalam membuat Diagram Alir Data adalah sebagai berikut : 1.

Mulai dari yang umum atau tingkatan yang lebih tinggi, kemudian diuraikan atau dijelaskan sampai yang lebih detail.

2.

Jabarkan proses yang terjadi didalam data flow diagram sedetail mungkin sampai tidak dapat diuraikan lagi.

3.

Pelihara konsistensi proses yang terjadi di dalam DFD.

4.

Berikan label yang bermakna untuk setiap simbol yang digunakan.

Diagram Alir Data terdiri dari beberapa diagram yang masing–masing menggambarkan tahap–tahap yang digambarkan yaitu : 1.

Diagram Konteks Diagram ini buat untuk menggambarkan sumber serta data yang tujuannya diproses atau kata lain mengambarkan sistem secara umum atau global dari seluruh sistem yang ada.

2.

Diagram Nol Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks, yang penjabarannya secara rinci.

3.

Diagram Detail Untuk menggambarkan arus data secara mendetail lagi dari tahapan proses yang ada dalam diagram nol.

B.

Kamus Data atau Data Dictionary

1.

Konsep Dasar Kamus Data Jogiyanto (2005:725) mendefinisikan kamus data atau data dictionary atau

juga disebut dengan istilah Sistem Data Dictionary adalah “katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi”. Kamus data dibuat pada tahap analisis atau pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem (user) tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input, laporan-laporan dan database. 2.

Isi Kamus Data Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada Data Flow Diagram.

Arus data yang ada di DFD bersifat global dan hanya menunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD dapat dilihat pada kamus data. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir disistem dengan lengkap. Kamus Data yang baik terdiri dari unsur-unsur berikut ini, yaitu: 1.

Arus Data Menunjukan dari mana arus data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan ini perlu dicatat dikamus data supaya memudahkan mencari arus data didalam diagram alir data.

2.

Nama Arus Data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir didata flow diagram, maka nama dari arus data juga harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu didata flow diagram dapat langsung mencari dikamus data.

3.

Alias Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.

4.

Tipe Data Arus data mengalir dari suatu proses yang lainnya. Data yang mengalir biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar dimonitor, variable, paramenter dan field-field. Bentuk data seperti ini perlu dicatat dikamus data.

5.

Volume Volume perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata–rata dan volume puncak arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu. Sedangkan volume puncak adalah menunjukan volume terbanyak.

6.

Bentuk Data Bentuk data ini perlu dicatat dalam kamus data, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan kamus data kedalam kegunaannya sesudah perencanaan sistem. Bentuk data yang mengalir ini dapat berupa :

7.

a.

Dokumen dasar atau formulir

b.

Dokumen hasil cetakan komputer

c.

Laporan tercetak

d.

Tampilan dilayar monitor

Periode Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data. Fungsinya yaitu digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data harus dimasukan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan–laporan harus dihasilkan.

8.

Penjelasan Bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan–keterangan tentang arus data tersebut. Selain hal–hal tersebut diatas kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk

mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan yang disebut dengan “NOTASI “. Notasi atau simbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam yaitu :

3.

Notasi Pada Kamus Data

a.

Notasi Tipe Data Biasanya untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan ini digunakan

untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain adalah Tabel II.I Notasi Tipe Data Dalam Kamus Data Notasi

Keterangan

X

Setiap karakter

9

Angka numerik

a

Karakter alphabet

z

Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong

.

Titik, sebagai pemisah ribuan

,

Koma, sebagai pemisah pecahan

-

Hype, sebagai tanda penghubung

/

Slash, sebagai tanda pembagi

Sumber : Jogianto (2005:370)

b.

Notasi Struktur data Notasi ini dibuat untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang

umum digunakan adalah sebagai berikut :

Tabel II.2 Notasi Struktur Data Notasi

Keterangan

=

Terdiri dari

+

And ( dan )

()

Pilihan ( Ya atau Tidak )

{}

Iterasi / pengulangan proses

[]

Pilih salah satu pilihan

I

Pemisah pilihan didalam tanda [ ]

*

Keterangan atau catat

@

Petunjuk ( Key Field )

Sumber : Sutabri (2004:172). Analisa Sistem Informasi C.

Normalisasi Menurut Hanif (2007:129) bahwa “normalisasi adalah teknik yang digunakan

untuk memvalidasi model data”. Bila ada kesulitan dalam pengujian tersebut maka relasi tersebut dapat dipecah pada beberapa tabel lagi tau dengan kata lain perancangan yang dilakukan belum mendapatkan suatu database yang optimal. Salah satu alasan mengadakan normalisasi adalah untuk memastikan bahwa model data relasional dapat berjalan dengan baik. Ini berarti bahwa struktur yang tidak normal tidak akan berjalan, tetapi akan mengakibatkan beberapa masalah ketika program aplikasi berusaha untuk mengubah sistem landas data. Teknik normalisasi merupakan suatu teknik yang menstrukturkan data dalam cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data dalam database dan akan menghasillkan

struktur record yang konsisten secara logika yang mudah untuk dimengerti dan sederhana dalam pemeliharaannya. Pada proses normalisasi perlu dikenal definisi dari tahapan dalam normalisasi yaitu sebagai berikut : 1.

Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form) Bentuk ini merupakan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikelompokkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.

2.

Bentuk Normal Kesatu (1NF/First Normal Form) Suatu relasi 1NF jika dan hanya jika dari setiap relasi dari setiap atributnya bersifat atomik. Atom adalah zat terkecil yang masih memiliki sifat induknya, bila dipecah lagi maka ia tidak memiliki sifat induknya. Bentuk normal kesatu ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut: a.

Setiap data dibentuk dalam file datar (flat file), data dibentuk dalam satu record demi satu record. Nilai dari file berupa atomic value, yaitu tidak ada satu set yang berulang atau bernilai ganda, hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata sehingga memiliki arti yang lain.

b.

Tiap file hanya memiliki satu pengertian, bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti ganda.

c. 3.

mempunyai ketergantungan parsial.

Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form) Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal bentuk kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama, menghilangkan ketergantungan

parsial, mempunyai hubunngan transitif, artinya hubungan yang memiliki lebih dari satu kunci. 4.

Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form) Relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan premier tidak punya hubungan transitif.

5.

Boyce Code Normal Form (BCNF) Relasi dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut superkey.

6.

Bentuk Normal Keempat (4NF/Fourth Normal Form) Relasi R adalah bentuk 4NF jika dan hanya jika relasi tersebut juga termasuk BCNF dan semua ketergantungan multivalue juga merupakan ketergantungan fungsional.

7.

Bentuk Normal Kelima (5NF/Five Normal Form) Disebut juga PJNF (Projection Join Normal Form) dengan menghilangkan ketergantungan join yang bukan merupakan kunci kandidat. Pada normalisasi ini ada beberapa konsep yang harus diketahui seperti atribut

kunci dan ketergantungan kunci. Ada beberapa kunci (Key Function) yang digunakan untuk proses pencarian, Penyaringan, hapus dan lain sebagainya yang bisa diguanakan kedalam database. Cara menentukan field atau atribut kunci pada normalisasi yang dapat digunakan sebagai berikut :

1.

Kunci Kandidat (Candidate Key) Suatu atribut atau satu set minimal atribut mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity.

2.

Kunci Primer (Primary Key) Suatu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang secara spesifik, akan tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. Setiap kunci kandidat punya peluang menjadi primary key, akan tetapi sebaiknya dipilih satu saja yang dapat mewakili entitas yang ada secara menyeluruh.

3.

Kunci Alternatif (Alternate Key) Kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. Kerapkali kunci alternatif ini dipakai sebagai kunci pengurutan dalam pembuatan laporan.

4.

Kunci Tamu (Foreign Key) Satu atribut atau satu set minimal atribut yang melengkapi suatu hubungan yang menunjukan keinduknya.

5.

Super Key Himpunan dari satu atau lebih entitas yang digunakan untuk mengidentifikasi secara unik sebuah entitas dalam entitas set. Dari normalisasi diatas, maka didapat beberapa file dimana tipe file tersebut

adalah : 1.

File Induk (Master File) File Induk merupakan file terpenting, dan dibedakan menjadi :

a.

File Induk Acuan (Reference Master File) File induk yang recordnya relative statis, atau jarang berubah nilainya.

b.

File Induk Dinamik (Dynamic Master File) File induk yang nilai dari record-recordnya sering berubah atau sering dimutakhirkan (update) sebagai akibat dari suatu transaksi.

2.

File Transaksi (Transaction File) File ini disebut juga dengan file input (input file) yang digunakan untuk merekam data hasil dari suatu transaksi yang terjadi.

3.

File Laporan (Report File) Disebut juga dengan nam file output (output file) yaitu file yang berisi dengan informasi yang akan ditampilkan.

4.

File Sejarah (History File) Disebut juga dengan file arsip yang merupakan file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi perlu disimpan untuk keperluan mendatang.

5.

File Kerja (Working File) Berisi data-data hasil pemrosesan yang bersifat sementara.

6.

File Pelindung (Backup File) Berisi salinan data-data yang masih aktif didatabase pada suatu waktu tertentu.

D.

Pengkodean Menurut Jogiyanto (2005:384) tentang pengkodean yaitu “kode digunakan untuk untuk mengklasifikasikan data, memasukan data ke dalam komputer dan untuk mengambil data yang berhubungan dengannya.

Kode numerik (numeric code) menggunakan 10 macam kombinasi angka didalam kode. Kode alphabetik (alphabetic code) menggunakan 26 kombinasi huruf untuk kodenya. Kode alphanumerik (alphanumeric code) merupakan kode yang menggunakan gabungan angka, huruf dan karakter-karakter khusus. 1.

Petunjuk Pembuatan Kode Untuk membuat sebuah kode diperlukan aturan main agar kode yang

dirancang menjadi kode yang baik dan mewakili. Suatu kode yang baik dan mewakili isi dari informasi yang akan disampaikan lewat kode tersebut harus sesuai dengan aturan-aturan pembuatan kode. Aturan main tersebut yaitu : 1.

Harus mudah diingat Dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.

2.

Harus unik Kode harus unik untuk masing-masing item yang mewakilinya, unik berarti tidak ada kode yang kembar atau sama.

3.

Harus fleksibel Memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.

4.

Harus efisien Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam disimpan diluar komputer.

5.

Harus konsisten Kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.

6.

Harus standarisasi Kode harus standarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi. Kode yang tidak standard akan menyebabkan kebingungan, salah pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian.

7.

Spasi dihindari Spasi didalam kode sebaiknya dihindari karena dapat menyebabkan kesalahan didalam menggunakannya.

8.

Hindari karakter-karakter yang mirip Karakter-karekter yang mirip serupa bentuk dan bunyi pengucapan sebaiknya tidak digunakan dalam kode.

9.

Panjang kode harus sama Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

2.

Tipe Kode Ada beberapa macam kode yang dapat digunakan didalam sistem informasi

yaitu : 1.

Kode Mnemonik (Mnemonic code) Digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonic dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karaker dari item yang mewakili oleh kode ini. Contohnya :

KD

= Kamus Data

DAD = Diagram Alir DAta

2.

Kode Urut (Squential code) Kode ini disebut juga kode seri yang merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya. Contoh :

3.

001

Kas

002

Piutang dagang

003

Persediaan

Kode Blok (Block code) Mengklasifikasikan item didalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan. Contoh :

4.

1000-1999

Aktiva Lancar

2000-2999

Aktiva Tetap

3000-3999

hutang Lancar

Kode Grup (Group Code) Kode grup (Group Code) merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap field kode memiliki arti. Contoh :

1.

Aktiva tetap

1.1.

Aktiva Lancar 1.1.0.1

5.

Kas

Kode Desimal (Decimal Code) Mengklasifikasikan kode atas 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 dengan angka 9 atau dari angka 00 sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok. Contohnya :

100

Aktiva Lancar

E.

101

Kas

102

Piutang Dagang

HIPO (Hierarchy Plus Input-Proses-Output) Menurut Hanif (2007:150) menyatakan bahwa “HIPO adalah teknik

penggambaran modul-modul yang nantinya akan dikembangkan oleh programer menjadi prosedur-prosedur dalam program sistem informasi”. Mula-mula tiap fungsi utama diidentifikasi dan kemudian dibagi lagi kedalam tingkatan fungsi yang lebih. Tujuan utama HIPO dapat diringkas sebagai berikut : 1.

Untuk memberikan struktur yang memungkinkan fungsi sistem di mengerti.

2.

Untuk menguraikan fungsi-fugsi yang akan dikerjakan oleh suatu program, bukan mengkhususkan pernyataan program yang dipakai untuk melaksanakan fungsi.

3.

Untuk memberikan diskripsi visual dari input yang akan dipakai serta output yang akan dihasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkat diagram. Ciri-ciri paket HIPO adalah bahwa paket ini berisikan tiga jenis diagram :

1.

Daftar isi Visual Tabel of Contents (VTOC) adalah satu atau lebih diagram hierarki.

2.

Diagram ringkasan adalah suatu seri diagram fungsional, masing-masing diagram dihubungkan dengan salah satu fungsi sistem.

3.

Diagram rinci adalah suatu seri diagram fungsional dan masing-masing diagram dihubungkan dengan sebuah sub fungsi sistem.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1.

Umum Dalam bab ini penulis akan menganalisa sistem penerimaan kas yang sedang

berjalan pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani agar dapat menemukan kendala atau permasalahan pada sistem penerimaan kas tersebut, sehingga penulis bisa mengusulkan perbaikan dari sistem penerimaan kas yang sedang berjalan. Sistem yang berjalan pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani khususnya mengenai sistem penerimaan kas meliputi tinjauan perusahaan, mengenai sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem yang berjalan, DAD sistem berjalan, kamus data, spesifikasi sitem yang berjalan yang terdiri spesifikasi bentuk masukan, spesifikasi bentuk keluaran, permasalahan yang ada pada sistem yang berjalan serta alternatif pemecahan masalah. Sistem Penerimaan Kas pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani masih menggunakan sistem yang sederhana, yang tentunya banyak menemukan kendalakendala yang dihadapi. Dengan analisa yang baik dari Sistem Penerimaan Kas yang berjalan pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani, memudahkan penulis dalam menemukan permasalahan yang ada, sehingga penulis dapat mengusulkan sistem usulan.

33

3.2.

Tinjauan Perusahaan KAP. Hadisoeryo dan Maharani adalah Perusahaan yang bergerak dibidang

jasa Audit dan Pajak. Maksud dan tujuan dari pendirian KAP. Hadisoeryo dan Maharani ini yaitu menjalankan usaha dibidang Audit dan Pajak di jakarta, membuka lapangan kerja baru yang mampu menyerap tenaga kerja. Selain itu pula KAP Hadisoeryo dan Maharani juga bertujuan membantu masalah bisnis keuangan dengan jasanya seperti konsultasi keuangan maupun penilian kesehatan perusahaan .

3.2.1. Sejarah Perusahaan KAP. Hadisoeryo dan Maharani didirikan pada 1987 oleh Drs. Johnny Hadisoeryo,MBA,CPA dan Dra. Maharani H., CPA. KAP. Hadisoeryo dan Maharani adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang jasa audit dan pajak dengan modal awalnya sebesar Rp 150.000.000. Modal ini merupakan modal yang diambil dari modal pribadi. Sejak didirikannya perusahaan, telah banyak karyawan yang direkrutnya. Dan sampai sekarang sekitar 25 karyawan yang bekerja diperusahaan tersebut. Dengan semakin ketatnya persaingan bisnis khususnya dibidang jasa dan pajak ini, memaksa perusahaan untuk memberikan pelayanan terbaik, tanpa mengesampingkan kwalitas dan harganya.

Dalam perkembangannya

KAP.

Hadisoeryo dan Maharani memiliki visi yaitu memberikan service terbaik dan dapat diandalkan.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi Struktur organisasi sangat penting dalam perusahaan. Setiap perusahaan harus memiliki organisasi yang baik agar koordinasi dan tata kerja dapat tergambar dengan jelas, sehingga dapat berfungsi secara maksimal. Bentuk dari organisasi ada berbagai macam dan untuk memilih yang terbaik sangat tergantung dengan situasi dan kondisi masing-masing perusahaan atau organisasi serta tujuan yang ingin dicapai. Struktur organisasi yang baik harus dapat menggambarkan fungsi-fungsi, pengelompokan kerja masing-masing personil atau bagian. Peranan dari struktur organisasi menunjukan tipe atau bentuk organisasi yang dipergunakan, juga merupakan perwujudan hubungan fungsi-fungsi wewenang dan tanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas masing-masing personil atau bagian. Sebagaimana penjelasan diatas, KAP. Hadisoeryo dan Maharani berusaha menggunakan strutur perusahaan yang baik dan sesuai dengan tujuan dari perusahaan. Berikut struktur organisasi dari KAP. Hadisoeryo dan Maharani : M a n g in g P a rtn e r

P a rtn e r

D iv is i K e u a n g a n

D iv is i A u d itin g

D iv is i P a ja k

D iv is i P e rs o n a lia

Sumber : Arsip KAP. Hadisoeryo dan Maharani Gambar III.I Struktur Organisasi KAP. Hadisoeryo dan Maharani

Tugas dan Fungsi dari masing–masing bagian dalam struktur organisasi perusahaan A.

Managing Partner Managing Partner bertanggung jawab terhadap operasional perusahaan seharihari. Memimpin serta membawahi bagian-bagian dalam perusahaan. Tugas dari Managing Partner yaitu : 1.

Bertanggung jawab penuh terhadap seluruh pekerjaan audit dan pajak untuk dilaporkan ke klien

2.

Memiliki wewenang untuk mengambil keputusan atas nama perusahaan

3.

Mengawasi pelaksanaan tugas dan merencanakan program kerja.

4.

Mengadakan teguran, pengawasan dan peringatan terhadap tingkah laku pegawai perusahaan.

5. B.

Menghadiri PPL yang dilaksanakan oleh IAPI.

Partner Partner memiliki tanggung jawab membantu Managing Partner dalam menjalankan Perusahaan, tugasnya: 1.

Mereview laporan audit maupun pajak dari Divisi Auditing dan Divisi Pajak.

2.

Mewakili Managing Partner dalam menghadiri pelatihan maupun PPL.

3.

Membantu Managing Partner mengawasi tugas dan merencanakan program kerja

4.

Melakukan pendekatan/lobby terhadap klien atau calon klien.

5.

Mengesahkan/menentukan Harga dari suatu jenis jasa.

C.

Divisi Keuangan Bertanggung jawab atas arus keuangan didalam suatu perusahaan. Bagian ini

merupakan bagian yang amat penting. Adapun tugas-tugas dari bagian keuangan, yaitu :

D.

1.

Membuat Surat Penawaran Harga

2.

Membuat Surat Pengantar

3.

Membuat Surat Perikatan

4.

Melaksanakan pembukuan

5.

Membuat rekapitulasi keuangan

6.

Membuat Kuitansi tagihan

7.

Membuat laporan keuangan

8.

Mencatat transaksi yang terjadi diperusahaan

Divisi Auditing Merupakan bagian yang bertugas untuk pekerjaan Audit. Adapun tugas dari Divisi Auditng adalah sebagai berikut: d.

Memeriksa data-data yang diperlukan dari klien untuk dianalisis

e.

Menjaga rahasia data-data klien

f.

Membuat progress report audit

g.

Secara berkala mengikuti pelatihan yang dilaksanakan oleh IAPI ataupun lembaga lain

h.

Mereview hasil audit dengan Partner dan Managing Partner

i.

Mengarsip laporan keuangan klien

E.

Divisi Pajak Merupakan bagian yang bertugas untuk pekerjaan Pajak. Adapun tugas dari Divisi Pajak adalah sebagai berikut :

F.

1.

Memeriksa data-data yang diperlukan dari klien untuk dianlisis

2.

Menjaga kerahasiaan data-data klien

3.

Membuat progress report pajak

4.

Mereview hasil pekerjaan pajak dengan Partner dan Managing Partner

Divisi Personalia Mempromosikan karyawan, memberikan pertimbangan dan penilaian atas

pelaksanaan kerja bawahan.

3.3.

Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan Prosedur sistem akuntansi berjalan penerimaan kas pada KAP. Hadisoeryo

dan Maharani adalah sebagai berikut : 1.

Proses Penerimaan Klien Proses penerimaan klien ini dimulai dari pengiriman Surat Penawaran Harga (SPH) dari divisi keuangan ke klien, kemudian klien memberikan kembali surat penawaran harga (SPH acc klien) tersebut ke divisi keuangan yang sudah disetujui harganya. Dan surat penawaran harga tersebut diteruskan ke partner untuk diacc. Setelah surat penawaran harga diacc (SPH acc partner), lalu diarsipkan dalam arsip surat penawaran harga selanjutnya dibuatkan surat pengantar dua rangkap (SP1 dan SP2) dan surat perikatan kerja dua rangkap (SPK1 dan SPK2). SP1, SPK1 dan SPK2 diberikan ke klien, SP2 diarsipkan.

Setelah SPK2 ditandatangani klien kemudian dikembalikan ke bagian keuangan lalu diarsipkan ke arsip surat perikatan kerja. 2.

Proses Penagihan Berdasarkan surat pengantar dari arsip surat pengantar (SP2), surat penawaran harga dari arsip surat penawaran harga yang telah di acc partner (SPH acc partner) dan surat perikatan kerja dari arsip surat perikatan kerja (SPK2), maka bagian keuangan membuatkan Kwitansi tagihan yang akan diberikan ke pelanggan sebanyak dua rangkap (KW1 dan KW2), dimana KW1 diberikan kepada klien dan KW2 dimasukkan kedalam arsip.

3.

Proses Penerimaan Kas Setelah klien menerima Kwitansi tagihan (KW1), maka selanjutnya kewajiban pelanggan untuk membayar tagihan. Pembayaran oleh pelanggan dapat dilakukan secara tunai dan dapat juga via giro. Bila pembayaran dari klien dilakukan via giro, maka pelanggan menyerahkan giro ke bagian keuangan,. Setelah giro dari pelanggan diterima, bagian keuangan kemudian mengcopy giro dan dimasukkan kedalam arsip giro setelah itu menyetorkan giro asli ke Bank. Dan didapatkan bukti setor yang kemudian diarsipkan di arsip bukti setor.Dan dengan cara tunai klien dapat langsung membayar langsng ke bagian keuangan, dengan Kwitansi sebagai alat bukti. (KW1)

4.

Proses Laporan Penerimaan Kas Dari arsip giro dan arsip bukti setor, didapatkan data penerimaan kas yang akan digunakan untuk pembuatan laporan penerimaan kas bulanan yang nantinya akan diberikan ke Managing Partner.

3.4.

Diagram Alir Data Sistem Akuntansi Berjalan Diagram Alir Data sistem akuntansi dimaksud untuk menjelaskan dan

menggambarkan secara logik tentang sistem yang berada diperusahaan. A.

Diagram Konteks

Partner

SPH acc pertner SPH acc klien

SPH acc klien, SPK2 acc klien, Giro

Klien

SPH, SPK1,SPK2 SP1, KW1

Giro

Sistem Penerimaan Kas Pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani

Bukti Setor

Laporan Penerimaan Kas Bulanan

Managing Partner

Keterangan : SP KW

: Surat Pengantar SPH : Surat Penawaran Harga Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Berjalan : Kwitansi SPK : Surat Perikatan Kerja

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Berjalan

Bank

B.

Diagram Nol

SPH acc klien, SPK2 acc klien

Klien

SPK1, SPK2, SP1, SPH

SPH acc klien 1.0 Penerimaan Klien

SPH acc partner

SPH acc partner

Partner

SPK2 acc Klien

SP2 Arsip SPH

Arsip SPK Arsip SP

SP2 SPH acc Partner

SPK2 acc klien

KW1 2.0 Penagihan KW2 Arsip Kwitansi KW2

Giro1

Giro1, KW1 3.0 Penerimaan Kas

Bukti Setor

KW1 Copy Giro Bukti Setor

Arsip Giro

Arsip Bukti Setor Bukti Setor

Copy Giro Managing Partner Laporan Penerimaan Kas Bulanan

4.0 Laporan Penerimaan Kas

Keterangan : SP

: Surat Pengantar

SPH

: Surat Penawaran Harga

KW

: Kwitansi

SPK

: Surat Perikatan Kerja

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Akuntansi Berjalan

Bank

C.

Diagram Detail SPH acc klien SPH acc klien Klien

1.0 Pembuatan SPH

SPH

SPH acc partner

Partner

SPH acc partner

SPK1 1.2 Pembuatan SPK1

SPH acc partner

SPK2 acc klien

SPH acc partner 1.3 Pembuatan SPK2

Arsip SPH

SPK2

SPK2 acc klien

SP1

1.4 Pembuatan SP

Arsip SPK SPK2 acc klien

SP2

Arsip SP

Keterangan : SP

: Surat Pengantar

SPH

: Surat Penawaran Harga

SPK

: Surat Perikatan Kerja

Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Akuntansi Berjalan

D.

Diagram Detail

3.1 Pembayaran Pelanggan Giro

Giro1 Klien

Copy Giro2 Giro Arsip Giro

KW2 Bukti Setor Arsip Kwitansi Arsip Bukti Setor Bukti Setor

Bukti Setor

KW1 KW1

Keterangan : KW

: Kwitansi

3.2 Pembayaran Pelanggan Tunai

Giro1

Bank Bukti Setor

Gambar III.5 Diagram Detail Sistem Akuntansi Berjalan 3.5.

Kamus Data Sistem Akuntansi Berjalan Kamus Data atau Data Dictionary adalah adalah katalog fakta dan kebutuhan

– kebutuhan informasi. Berikut ini kamus data sistem pendapatan pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani. 3.5.1. Kamus Data Dokumen Masukan I.

Nama arus data

: Giro

Alias

:-

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Arus Data

: Klien–Proses 3.0 Arsip Giro-Proses 4.0

Penjelasan

:Untuk pembayaran atas tagihan

Volume

: Rata–rata 5 kali setiap bulan

Struktur Data

: Header+Isi+Footer

Header

= No_Giro+Tgl

Keterangan

:

No_Giro

*No. Referensi Giro*

Tgl

*Tanggal pemberian Giro*

Isi

= tgl+jumlah+no_rek+nama_perusahaan+nama_bank

Keterangan

:

tgl

*tanggal pencairan*

jumlah

*Jumlah uang*

no_rek

*No. Rek. KAP*

nama_bank 2.

*Bank yang dituju*

Nama Arus Data

: Bukti Setor

Alias

:-

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Arus Data

: Bank-Proses 3.0 Arsip Bukti Setor-Proses 4.0

Penjelasan

: Digunakan untuk bukti pembayaran dan sebagai bukti setor ke Bank

Periode

: Setiap terjadi transaksi

Volume

: Rata-rata 5 kali setiap bulan.

Struktur

: Header+Isi+Footer

Header

= tgl+Jenis_Transaksi

Keterangan

:

Tgl

*tanggal terjadi transaksi*

Jenis_Transaksi

*jenis transaksi yang dilakukan*

Isi

= nama_perusahaan+nama_bank+no_rek +nama_karyawann+alamat_karyawan+sumber_Dana+1 {Bank_tertarik+Nomor_cek/BG+Valuta+Nominal}+Ju mlah +Terbilang+Biaya_Transaksi

Keterangan

:

Nama_perusahaan

*nama perusahaan*

No._Rek

*No Rekening Perusahaan*

Nama_Bank

*Nama bank*

3.

Nama_karyawan

*Nama karyawan penyetor*

Alamat_karyawan

*Alamat dan penyetor*

Sumber_dana_transaksi

*Jenis setoran*

Bank_tertarik

*Nama Bank yang disetor*

Nomor_cek/BG

*Nomor Bilyet Giro*

Valuta

*Jenis Mata Uang*

Nominal

*Jumlah uang disetor*

Jumlah

*Total setoran*

Nama Arus Data

: Surat Penawaran Harga

Alias

: SPH

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Arus Data

: Klien-proses 1.0 Arsip SPH-Proses 2.0

Penjelasan

: Digunakan untuk penawaran harga kepada klien

Periode

: Setiap terjadi penawaran

Volume

: Rata–rata 12 kali setiap bulan

Struktur data

: Header+Isi+Footer

Header

= nama_klien+alamat_klien

Keterangan

:

Nama_klien

*nama klien perusahaan*

Alamat_klien

* Alamat klien*

Isi

= isi surat+biaya

Format

= Text

Footer

=nama_partner+nama_pimpinan_klien

Keterangan

:

Nama_partner

*nama partner perusahaan*

Nama_pimpinan_klien *nama pinpinan klien* 4.

Nama Arus Data

: Surat Perikatan Kerja

Alias

: SPK

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Arus Data

: Klien-proses 1.0

Penjelasan

: Digunakan untuk perjanjian kerjasama

Periode

: Setiapsurat penawaran harga disetujui

Volume

: Rata-rata 5 kali setiap bulan.

Struktur

: Header+Isi+Footer

Header

= nama_klien+alamat_klien

Keterangan

:

Nama_klien

*nama klien*

Alamat_klien

*alamat klien*

Isi

= isi_surat+biaya

Format

= text

Footer

= nama_partner+nama_pimpinan_klien

Keterangan

:

Nama_partner

*nama partner perusahaan*

Nama_pimpinan_klien *nama pimpinan klien yang berwenang*

5.

Nama Arus Data

: Kwitansi

Alias

: KW

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Arus Data

: Klien-Porses 3.0

Penjelasan

: Sebagai Bukti Pembayaran

Periode

: Setiap kali terjadi pembayaran

Volume

: Rata–rata 5 kali setiap bulan

Struktur Data

: Header+Isi+Footer

Header

= nama_klien+alamat_klien

Keterangan

:

Nama_klien

*nama klien *

Alamat

*Alamat Klien*

Isi

= biaya+jumlah

Keterangan

:

Biaya

*biaya yang harus dibayar oleh klien*

Jumlah

*jumlah total dari biaya yang harus dibayar*

Footer

= tgl+nama_karyawan

Keterangan

:

tgl

*tanggal pembuatan kwitansi *

nama_karawan

*karyawan yang berwenang membuat kwitansi*

3.5.2. Kamus Data Dokumen Keluaran 1.

Nama arus data

: Surat Pengantar

Alias

: SP

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Arus Data

: Proses 1.0-Klien Proses 1.0-Arsip Surat Pengantar

Penjelasan

: Sumber data pembuatan Daftar Tagihan

Periode

: Setiap terjadi pengantaran dokumen

Volume

: Rata–rata 30 kali setiap bulan

Struktur Data

: Header+Isi+Footer

Header

= nama_klien+alamat_klien+tgl+alamat_perusahaan

Keterangan

:

Nama_klien

*nama_klien*

Alamat_klien

*alamat_klien*

Tgl

*tanggal dikirimnya surat pengantar tersebut*

Alamat_perusahaan

*alamat Perusahaan*

Isi

=*keterangan*

Footer

= nama_karyawan

Keterangan

:

Nama_karyawan

*nama pengirim*

2..

Nama Arus Data

: Surat Penawaran Harga

Alias

: SPH

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Arus Data

: Proses 1.0-Klien Proses 1.0-Partner Proses 1.0-Arsip SPH

Penjelasan

: Digunakan untuk penawaran harga kepada klien

Periode

: Setiap terjadi penawaran

Volume

: Rata–rata 12 kali setiap bulan

Struktur data

: Header+Isi+Footer

Header

= nama_klien+alamat_klien

Keterangan

:

Nama_klien

*nama klien perusahaan*

Alamat_klien

* Alamat klien*

Isi

= isi surat+biaya

Format

= Text

Footer

=nama_partner+nama_pimpinan_klien

Keterangan

:

Nama_partner

*nama partner perusahaan*

Nama_pimpinan_klien *nama pinpinan klien*

3.

Nama Arus Data

: Kwitansi

Alias

: KW

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Arus Data

: Proses 2.0–Kien Proses 2.0–Arsip Kwitansi

Penjelasan

: Sebagai Bukti Pembayaran

Periode

: Setiap kali terjadi pembayaran

Volume

: Rata–rata 5 kali setiap bulan

Struktur Data

: Header+Isi+Footer

Header

= nama_klien+alamat_klien

Keterangan

:

Nama_klien

*nama klien *

Alamat

*Alamat Klien*

Isi

= biaya+jumlah

Keterangan

:

Biaya

*biaya yang harus dibayar oleh klien*

Jumlah

*jumlah total dari biaya yang harus dibayar*

Footer

= tgl+nama_karyawan

Keterangan

:

tgl

*tanggal pembuatan kwitansi *

nama_karawan

*karyawan yang berwenang membuat kwitansi*

4.

Nama Arus Data

: Surat Perikatan Kerja

Alias

: SPK

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Arus Data

: Proses 1.0-Klien Proses 1.0-Arsip SPK

Penjelasan

: Digunakan untuk perjanjian kerjasama

Periode

: Setiapsurat penawaran harga disetujui

Volume

: Rata-rata 5 kali setiap bulan.

Struktur

: Header+Isi+Footer

Header

= nama_klien+alamat_klien

Keterangan

:

Nama_klien

*nama klien*

Alamat_klien

*alamat klien*

Isi

= isi_surat+biaya

Format

= text

Footer

= nama_partner+nama_pimpinan_klien

Keterangan

:

Nama_partner

*nama partner perusahaan*

Nama_pimpinan_klien *nama pimpinan klien yang berwenang*

5.

Nama arus data

= Laporan Penerimaan Kas

Alias

=-

Bentuk Data

= cetakan Manual

Arus Data

= Proses 4.0-Pimpinan

Penjelasan

= Sebagai laporan penerimaan kas

Periode

= Setiap bulan

Volume

= Satu kali dalam sebulan

Struktur data

= Header+Isi+Footer

Header

= alamat_perusahaan

Keterangan

:

Alamat_perusahaan

*alamat perusahaan*

Isi

= 1{No+tgl+nama_klien+jenis_jasa+jumlah+keterangan} 8+Total

Format

= Tabel

Keterangan

:

No

*No Urut*

Tgl

*tanggal diterima uang dari klien*

Nama_klien

*Nama klien*

Jumlah

*Jumlah pendapatan dari jasa*

Keterangan

*keterangan *

Total

*Total Keseluruhan pendapatan*

3.6.

Footer

= tgl+nama_karyawan

Tgl

*tanggal dibuatkan laporan*

Nama_karyawan

*nama karyawan yang berwenang membua laporan*

Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan Spesifikasi sistem akuntansi berjalan adalah rangkaian dari proses–proses

yang terjadi didalam sistem akuntansi berjalan yang memerlukan dokumen masukan untuk mendukung berjalannya proses utuk menghasilkan dokumen keluaran. Adapun spesifikasi sistem akuntansi berjalan pada Perusahaan Pratison Piranti Service adalah sebagai berikut :

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan 1.

2.

Nama dokumen

: Giro

Fungsi

: Untuk pembayaran atas tagihan

Tujuan

: Arsip Bagian Keuangan

Sumber

: Klien

Frekuensi

: Setiap pembayaran

Media

: Kertas

Jumlah

: Satu Lembar

Bentuk

: Lampiran A-1

Nama dokumen

: Bukti Setor

Fungsi

: Bukti Setor Bank

Sumber

: Klien dan Arsip bukti setor

3.

4.

5.

Tujuan

: Bagian Keuangan

Frekuensi

: Setiap Penyetoran ke Bank

Media

: Kertas

Jumlah

: Dua lembar

Bentuk

: Lampiran A-2

Nama dokumen

: Surat Penawaran Harga

Fungsi

: Surat Untuk Menawarkan harga ke klien

Sumber

: Bagian Keuangan

Tujuan

: klien

Frekuensi

: Setiap memulai transaksi

Media

: Kertas

Jumlah

: Dua lembar

Bentuk

: Lampiran A-3

Nama dokumen

: Surat Perikatan Kerja

Fungsi

: Sebagai bukti perjanjian kerja sama

Sumber

: Bagian Keuangan

Tujuan

: Klien

Frekuensi

: disetujuinya Surat Penawaran Harga

Media

: Kertas

Jumlah

: Dua lembar

Bentuk

: Lampiran A-4

Nama dokumen

: Kwitansi

Fungsi

: Sebagai bukti penerimaan kas

Sumber

: Bagian Keuangan

Tujuan

: Klien

Frekuensi

: Setiap kali pembayaran dilakukan

Media

: Kertas

Jumlah

: Dua lembar

Bentuk

: Lampiran A-5

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran 1.

2.

Nama dokumen

: Surat Pengantar

Fungsi

: Bukti telah diterimanya dokumen

Sumber

: Bagian Keuangan

Tujuan

: Klien

Frekuensi

: Setiap Penggiriman dokumen

Media

: Kertas

Jumlah

: Dua lembar

Bentuk

: Lampiran B-1

Nama dokumen

: Surat Penawaran Harga

Fungsi

: Surat Untuk Menawarkan harga ke klien

Sumber

: Bagian Keuangan

Tujuan

: klien

Frekuensi

: Setiap memulai transaksi

Media

: Kertas

Jumlah

: Dua lembar

Bentuk

: Lampiran B-2

3.

4.

5.

Nama dokumen

: Kwitansi

Fungsi

: Sebagai bukti penerimaan kas

Sumber

: Bagian Keuangan

Tujuan

: Klien

Frekuensi

: Setiap kali pembayaran dilakukan

Media

: Kertas

Jumlah

: Dua lembar

Bentuk

: Lampiran B-3

Nama dokumen

: Surat Perikatan Kerja

Fungsi

: Sebagai bukti perjanjian kerja sama

Sumber

: Bagian Keuangan

Tujuan

: Klien

Frekuensi

: disetujuinya Surat Penawaran Harga

Media

: Kertas

Jumlah

: Dua lembar

Bentuk

: Lampiran B-4

Nama dokumen

: Laporan Penerimaan Kas

Fungsi

: Sebagai laporan penerimaan kas bulanan

Sumber

: Bagian Keuangan

Tujuan

: Pimpinan

Frekuensi

: Satu kali dalam sebulan

Media

: Kertas

Bentuk 3.7.

: Lampiran B-5

Permasalahan Berdasarkan

hasil

pengamatan

dan

analisa

maka

penulis

dapat

mengemukakan beberapa masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan yaitu : 1.

Pembuatan dan perhitungsn transaksi masih menggunakan cara manual sehingga data yang dihasilkan masih belum akurat.

2.

Laporan yang dihasilkan tidak tepat waktu

3.

Kerangkapan pekerjaan menyebabkan kesalahan dalam pembuatan laporan atau transaksi.

3.8.

Alternatif Pemecahan Masalah Dalam mengatasi masalah ini maka penulis mengajukan alternatif pemecahan

masalah yaitu dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi dengan pertimbangan sebagai berikut : 1. Dengan menggunakan komputer data yang dihasilkan akan lebih akurat 2. Pembuatan laporan tidak terlambat kaarena menggunakan tenaga mesin 3. Laporan yang dihasilkan tepat waktu 4. Adanya pemisahan tugas diantara bagian–bagiannya agar kesalahan dalam pembuatan laporan dapat diminimalisir. 5. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi dapat meminimalisasi kecurangan

dan

kesalahan

manusia

(

Human

Error

).

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1.

Umum Dengan semakin berkembangnya teknologi yang sangat cepat dalam menangani

aspek kehidupan diperlukan suatu perangkat keras untuk menunjang produktivitas kerja seperti komputer, karena dengan alat ini dapat dibangun suatu sistem komputerisasi. Setelah mempelajari sistem berjalan dan mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh KAP Hadisoeryo dan Maharani, maka pada bab ini penulis mencoba mengusulkan adanya komputerisasi pada sistem penggajian yang telah berjalan pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani. Dalam sistem usulan ini tidak banyak mengalami perubahan dari sistem berjalan yang telah ada. Sistem usulan ini menambahkan beberapa prosedur baru yang penulis anggap patut untuk diadakan. Dengan harapan bisa memecahkan permasalahannya yang ada demi mencapai tujuan yang hendak dicapai. Dengan adanya sistem baru ini, maka masalah yang sering terjadi dapat ditutupi dengan : 1.

ketepatan waktu dalam memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan.

2.

mengefisiensikan waktu dalam hal perhitungan dan informasi lain yang dibutuhkan.

3.

ketelitian dan kebenaran data sehingga informasi yang dibutuhkan seketika akan dapat dipercaya dan langsung diketahui kebenarannya.

59

Penulis berusaha untuk membantu dan mencapai tujuan dalam pengembangan sistem yang sudah ada agar lebih efisien. Prosedur standar yang berlaku pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani tetap berlaku dan lebih utama,

4.2

Prosedur Sistem Akuntansi Usulan Proses Penerimaan kas pada sistem usulan sama dengan prosedur sistem

berjalan, namun hanya ditambah sedikit perubahan-perubahan, mengingat sistem yang berjalan masih menggunakan manual, maka penulis mencoba mengusulkan dengan menggunakan bahasa pemrograman visual Basic , adapun prosedur-prosedur tersebut : 1.

Proses Penerimaan Klien Proses penerimaan klien ini dimulai dari pengiriman Surat Penawaran Harga (SPH) dari divisi keuangan ke klien berdasarkan data klien, kemudian klien memberikan kembali surat penawaran harga (SPH acc klien) tersebut ke divisi keuangan yang sudah disetujui harganya. Dan surat penawaran harga tersebut diteruskan ke partner untuk diacc. Setelah Surat Penawaran Harga diacc (SPH acc partner), lalu di simpan dalam File Surat Penawaran Harga (SPH) dan kedalam arsip SPH, selanjutnya berdasarkan data klien dan data SPH, dibuatkan data Surat Perikatan Kerja (SPK) yang diarsipkan terlebih dahulu ke dalam Arsip SPK lalu SPK tersebut di kirimkan kepada klien. Dan berdasarkan Data SPK maka dibuatkan Surat Pengantar dimana sebelum di kirimkan ke klien diarsipkan terlebih dahulu ke arsip klien.

2.

Proses Penagihan Berdasarkan File Surat Penawaran Harga (SPH), file Klien dan file Surat Perikatan Kerja, bagian keuangan akan membuat Invoice yang akan diberikan ke klien dan disimpan dalam file Invoice (faktur).

3.

Prosedur Penjurnalan Dalam Proses pembayaran , bagian keuangan akan menerima pembayaran dari klien dibuatkannya struk bayar yang telah diproses dalam file bayar yang datanya berasal dari file giro, file rekening dan file invoice. Setelah diproses, pelanggan akan menerima struk bayar.

4.

Proses Perhitungan Kas Masuk Berdasarkan file bayar dan file invoice, akan dilakukan proses perhitungan jumlah kas masuk dan akan disimpan ke dalam file penerimaan kas.

5.

Proses Pembuatan Jurnal Proses pencatan data penerimaan kas dimasukan dalam data jurnal lalu disimpan dalam file jurnal yang berdasarkan data perkiraan yang berasal dari file perkiraan setelah melakukan proses perhitungan kas masuk. Dalam pencatatan jurnal ditambahkan nomor jurnal, nomor perkiraan dan jumlah yang ditempatkan dalam posisi debet dan kredit.

6.

Proses Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Jurnal Dalam proses ini akan dibuatkan laporan penerimaan kas dan laporan jurnal yang akan diberikan bulanan ke managing partner. Dalam pembuatan laporan

penerimaan kas datanya diperoleh dari data jurnal dalam file jurnal dan data penerimaan kas dalam file penerimaan kas.

4.3

Diagram Alir Data Sistem Akuntansi Usulan Diagram alir data (data flow diagram) pada sistem akuntansi usulan tidak

terlepas dari diagram alir data pada sistem berjalan. Diagram alir data pada sistem akuntansi usulan ini dimaksud untuk menjelaskan dan menggambarkan secara logic serta mempermudah memahami suatu sistem.

SPH acc klien,

Klien

SPH, SPK,Invoice, sturk bayar, Surat Pengantar

SPH acc klien Komputerisasi Sistem Penerimaan Kas Pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani

Partner

SPH acc pertner

Giro Bank Laporan Penerimaan Kas Bulanan, Laporan Jurnal bulanan

Managing Partner

Keterangan : SPH

: Surat Penawaran Harga

SPK

: Surat Perikatan Kerja Gambar IV.1 Diagram Konteks Usulan

SPK Arsip SPK

SPH acc partner Arsip sph SP

Arsip SP SPH acc klien, Klien

SPH acc klien 1.0 Penerimaan Klien

SPK, SP, SPH

Partner

SPH acc partner

SPH acc Parner SPH acc partner Data SPH Data Klien File Klien

Data SPK

File SPH

Data Klien,Data SPH File SP Data SP

File SPK Data SPK Data SPK

Data SPH

Data Klien

Invoice

Data Invoice

2.0 Penagihan

Data SPK, Data Klien, Data SPH

File Invoice

Giro Data Giro, Data Invoice ,Data Rekening 3.0 Penerimaan Kas

Struk Bayar

Bank

File Bayar

Giro

Copy giro

Data Sturk Bayar

4.0 Perhitungan kas masuk

Arsip Giro

Data Invoice, Data Bayar

Data Perkiraan 5.0 Pembuatan jurnal

File Perkiraan

Data Penerimaan Kas

Data Invoice

File Penerimaan Kas

Data perkiraan, Data Penerimaan Kas File Jurnal Data Jurnal

6.0 Data Laporan Penerimaan Kas

Managing Partner Laporan Penerimaan Kas bulanan, Laporan Jurnal bulanan

Keterangan : SP

: Surat Pengantar

SPK

: Surat Perikatan Kerja

Gambar IV.2 Diagram Nol Usulan

Data Penerimaan Kas

SPH acc klien Data SPH acc klien Klien

1.0 Pembuatan SPH

SPH

Data SPH acc partner

Partner

SPH Acc Partner SPH Acc Partner 1.2 Input Klien

File Klien Data Klien

Data Klien SPH acc partner

Data Klien SPH acc partner

Data SPH 1.3 Input SPH

File SPK

File SPH Data SPH

SPH acc partner Arsip SPH

Data SPK

SPK 1.4 Pembuatan SPK

Arsip SPK

Data SPK

SPK

SPK

Arsip SP

Data SPK

SP Data SP SP

File SP 1.5 Pembuatan SP Data SPK

Keterangan : SP

: Surat Pengantar

SPK

: Surat Perikatan Kerja

Gambar IV.3 Diagram Detail 1.0 Sistem Usulan

Giro

3.1 Penerimaan Giro

Klien

Giro

Data Invoice File Invoice

3.2 Hitung Jumlah Tagihan

Data Rekening File Rekening

Data Struk Bayar File Bayar

Struk Bayar Klien

Data Bayar 3.3 Cetak Struk Bayar

Gambar IV.4 Diagram Detail 3.0 Sistem Usulan

4.1 Pengecekan data

Data Invoice File Invoice

Data Invoice

Data bayar File bayar

4.2 Input Penerimaan Data Penerimaan Kas File Penerimaan Kas

Gambar IV.5 Diagram Detail 4.0 Sistem Usulan

5.1 Input Penerimaan Kas

Data Penerimaan Kas File Penerimaan Kas

Data Penrimaan Kas

Data Rekening File Rekening

5.2 Jurnal

Data Jurnal File Jurnal

Gambar IV.6 Diagram Detail 4.0 Sistem Usulan

4.4. Kamus Data Sistem Akuntansi Usulan 4.4.1 Kamus Data Dokumen Masukan 1. Nama Arus Data : SPH Alias

: Surat Penawaran

Bentuk Data

: Dokumen Cetakan Computer

Arus Data

: Klien – Proses 1.0

Penjelasan

: Untuk mengetahui harga yang ditawarkan klien

Periode

: Setiap terjadi penawaran

Volume

: Rata–rata 12 kali setiap bulan

Struktur Data

: Header + Isi + Footer Header = nama_klien+alamat_klien Isi

= isi surat+biaya Footer

=

Nama_partner+nama_pimpinan_klien 2. Nama Arus Data

: Giro

Alias

:-

Bentuk Data

: Dokumen Cetakan Computer

Arus Data

: Klien - Proses 3.0

Penjelasan

: Untuk sumber pembuatan Struk Bayar

Periode

: Setiap terjadi pembuatan Struk Bayar

Volume

: Setiap terjadi pembuatan Struk Bayar

Struktur Data

: Header + Isi

Header

= Judul

Isi

= No_Giro+Keterangan

4.4.2 Kamus Data Dokumen Keluaran 1. Nama Arus Data : SPH Alias

: Surat Penawaran

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual Arus Data

: Proses 1.0 – Klien Proses 1.0 – File SPH Proses 1.0 – Arsip SPH

Penjelasan Volume

: Penawaran harga ke klien : Rata–rata 12 kali setiap bulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Judul+Nomor_SPH+Nomor_Klien+Nama_Klien Alamat_Klien+Tanggal_Kirim Isi

=

1{Keterangan+Jenis_jasa+biaya+acc_partner}23 Format

= Tabel

Footer =1{jenis_jasa+biaya+keterangan}23 Format 2. Nama Arus Data : SPK Alias

: Surat Perikatan

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual Arus Data

: Proses 1.0 – Klien

= Tabel

Proses 1.0 – File SP Proses 1.0 – Arsip SPK Penjelasan Volume

: Perikatan Kerja klien : Rata–rata 12 kali setiap bulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Judul+Nomor_SPH+Nomor_Klien+Nama_Klien Alamat_Klien+Tanggal_Kirim Isi

=

1{Keterangan+Jenis_jasa+biaya+acc_partner}23 Format

= Tabel

Footer =1{jenis_jasa+biaya+keterangan}23 Format

= Tabel

3. Nama Arus Data : SP Alias

: Surat Jalan

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual Arus Data

: Proses 1.0 – Klien roses 1.0 – Arsip SP

Penjelasan Volume

: Tanda Terima SPK : Rata–rata 12 kali setiap bulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Judul+Nomor_Klien+Nama_Klien

Alamat_Klien+Tanggal_Kirim Isi

= Nomor_SPK

4. Nama Arus Data : Invoice Alias

: Tagihan

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual Arus Data Penjelasan Volume

: Proses 2.0 – Klien : Tagihan kepada klien : Rata–rata 12 kali setiap bulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Judul+Nomor_Invoice+Nomor_Klien+Nama_Klien Alamat_Klien+Tanggal_Kirim Isi

=

1{Jenis_jasa+Keterangan}23 Format 5. Nama Arus Data : Struk Bayar Alias

: Kwitansi

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual Arus Data Penjelasan

: Proses 3.0 – Klien : Tanda terima pembayaran klien

= Tabel

Volume

: Rata–rata 4 kali setiap bulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Tanggal_transaksi+nomor_Invoice Isi

=

1{Nomor_sturk+nomor giro+nomor_rekening+kode pelanggan+nama_pelanggan+jumlah_pembayaran}23 Format

= Tabel

6. Nama Arus Data : Laporan Penerimaan Kas Alias

:-

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual Arus Data Penjelasan

: Proses 6.0 – Pimpinan : Digunakan untuk laporan penerimaan kas

Periode

: Setiap pembuatan laporan penerimaan kas

Volume

: Satu kali setiap bulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Judul Isi

=

1{no_kas+no_struk+tanggal_transaksi+total_

penerimaan}23 Format 7. Nama Arus Data : Laporan Jurnal

= Tabel

Alias

:-

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual Arus Data Penjelasan

: Proses 6.0 – Pimpinan : Digunakan untuk laporan Jurnal

Periode

: Setiap Pembuatan jurnal

Volume

: Satu kali setiap bulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Judul Isi

=

1{No_jurnal+no_perkiraan+nama_perkiraan+no_

Kas+tanggal_trans aksi+debet+kredit}23 Format 4.5

= Tabel

Spesifikasi Sistem Akuntansi Usulan Dalam spesifikasi sistem berjalan akan didapat dokumen-dokumen yang

dipergunakan dalam proses-proses penerimaan kas. Dokumen-dokumen tersebut meliputi dokumen masukan dan dokumen keluaran. 4.5.1 Bentuk Dokumen Masukan Dokumen input atau dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen masukan yang berasal dari lingkungan dalam atau dari lingkungan organisasi. Adapun dokumen-dokumen input adalah :

2.

Nama Dokumen

: Surat Penawaran

Harga Fungsi

: Untuk mengetahui Penawaran dari klien

Sumber

: Klien

Tujuan

: Bagian Keuangan

Frekuensi

: Setiap ada penawaran dari klien

Media

: Cetakan Komputer

Bentuk

: Lampiran C-1

b. Nama Dokumen

: Data Giro

Fungsi

: Sebagai sumber pembuatan

Sumber

: File Giro

Tujuan

: Bagian Keuangan

Frekuensi

: Setiap pembuatan Struk bayar

Media

: Cetakan Komputer

Bentuk

: Lampiran C2

Struk Bayar

4.5.2 Bentuk Dokumen Keluaran Dokumen output atau dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen keluaran yang akan mendukung kegiatan manajemen serta merupakan dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen keluaran sebagai berikut : a. Nama Dokumen

: Surat Penawaran Harga

Fungsi

: Untuk mengetahui Penawaran dari klien

Sumber

: Kepala Keuangan

Tujuan

: Klien

Frekuensi

: Setiap ada penawaran dari klien

Media

: Cetakan Komputer

Bentuk

: Lampiran D-1

b. Nama Dokumen

: Surat Perikatan Kerja

Fungsi

:

Untuk

Dasar

perikatan

kerjasama dengan klien

c.

Sumber

: Bagian keuangan

Tujuan

: Klien

Frekuensi

: Setelah SPH disetujui Partner

Media

: Cetakan Komputer

Bentuk

: Lampiran D-2

Nama Dokumen

: Surat Pengantar

Fungsi

: Untuk tanda terima dikirmnya

Sumber

: Bagian Keuangan

Tujuan

: Klien

Frekuensi

: Setelah SPK disepakati

Media

: Cetakan Komputer

Bentuk

: Lampiran D-3

SPK

d. Nama Dokumen

: Invoice

Fungsi

: Sebagai tagihan kepada Klien

Sumber

: Bagian Keuangan

Tujuan Frekuensi Media Bentuk e. Nama Dokumen

: Setelah Pekerjaan dimulai : Cetakan Komputer : Lampiran D-4 : Stuk Bayar

Fungsi

: Sebagai bukti pembayaran

Sumber

: Bagian Keuangan

Tujuan

: Klien

Frekuensi Media Bentuk f. Nama dokumen

g.

: Klien

: Setelah Pembayaran Diterima : Cetakan Komputer : Lampiran D-5 : Laporan Penerimaan Kas

Fungsi

: Sebagai laporan penerimaan kas bulanan

Sumber

: Bagian Keuangan

Tujuan

: Pimpinan

Frekuensi

: Satu kali dalam sebulan

Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran D-6

Nama dokumen

: Laporan Jurnal

Fungsi

: Sebagai Laporan Jurnal

Sumber

: Bagian Keuangan

Tujuan

: Pimpinan

Frekuensi

: Satu kali dalam sebulan

Media

: Kertas

Jumlah

: Satu lembar

Bentuk

: Lampiran D-7

4.5.3 Normalisasi File Untuk lebih memudahkan dalam perancangan spesifikasi file sistem usulan, penulis membuat normalisasi mulai dari bentuk tidak normal hingga normal kedua. Adapun normalisasi tersebut adalah : A.

Bentuk Tidak Normal (Unormalized Form) No_Pengantar No_klien Nama_klien Alamat_klien Tgl_Pengantar No Keterangan Jumlah_barang No_SPH No_klien Nama_klien Alamat_klien Tgl_SPH No Keterangan Jenis_jasa Biaya Biaya Tgl_transaksi

No_klien Nama_klien Alamat_klien No_telp No_giro Keterangan No_rekening Nama_rekening Nama_Bank Kd_perkiraan Nama_perkiraan Nomor_klien Nama_klien Alamat_klien Nomor_invoice No_SPK Jenis_Jasa Keterangan Biaya Jumlah Tgl_stuk Jumlah Tgl_transaksi No_invoice No_kas no_struk Tgl_transaksi Terima_dari Total_penerimaan No_jurnal

Jenis_Jasa Keterangan Biaya Jumlah Tgl_stuk Jumlah Tgl_transaksi No_invoice No_kas no_struk Tgl_transaksi Terima_dari Total_penerimaan No_jurnal Acc_Partner Jenis jasa Biaya Keterangan

No_SPK No_SPH No_klien Nama_klien Alamat_klien Tgl_SPK No Jenis_Jasa Keterangan

Tabel IV.1 Normalisasi Tidak Normal (Unormalized Form)

B.

Bentuk normalisasi kesatu (1NF/First Normal Form) No_SPH* Tgl_SPH No Keterangan Jenis_jasa Biaya Acc_partner No_klien* Alamat_klien No_telp No_SPK* Tgl_SPK No_Pengantar* Tgl_Pengantar No_Invoice Jumlah No_struk* Tgl_struk No_rekening* Nama_rekening No_giro* Keterangan_giro

No_kas* No_jurnal Debet Kredit Kd_perkiraan* Nama_perkiraan Jumlah_barang

Tabel IV.2 Normalisasi Kesatu (1NF/First Normal Form)

C.

Bentuk Normal Kedua (2NF/ Second Normal Form)

Tabel SPH

Tabel Invoice

Tabel SPK

No_Invoice* Jumlah No_SPK** No_Klien**

No_SPK* Tgl_SPK

No_SPH* Tgl_SPK No Keterangan Jenis_jasa Biaya Acc_Partner No_Klien**

No_SPH** No_Klien**

Tabel Bayar No_Struk* Tgl_Struk Total_Penerimaan No_Invoice** No_Klien** No_Rekening** No_Giro**

Tabel Klien Tabel Surat Pengantar No_Klien* Nama_klien Alamat_klien No_telp

No_Pengantar* No_SPK** No_Klien**

Tabel Perkiraan Tabel Jurnal Kd_perkiraan* Nama_perkiraan

Tabel Giro

Tabel Rekening

No_Giro* Keterangan_giro

No_Rekening* Nama_Bank

No_jurnal* Debet Kredit Tgl_Trans

Tabel Penerimaan Kas No_Kas* No_Struk**

No_Kas** No_Perkiraan** Keterangan

:

*

: Primary key

: Hubungan Relasi One to One

**

Foreign key

:Hubungan Relasi One to Many

Tabel IV.3 Normalisasi Kedua (2 NF/Second Normal Form)

D.

Bentuk Normalisasi Ketiga (3NF/ Thrid Normal Form)

Tabel SPH

Tabel SPK

Tabel Invoice

No_SPK* Tgl_SPK

No_SPH* Tgl_SPH No Keterangan : Keterangan Jenis_jasa Biaya Acc_Partner No_Klien**

No_Invoice* Jumlah No_SPK** No_Klien**

No_SPH** No_Klien**

Tabel Struk No_Struk* Tgl_Struk Total_Penerimaan No_Invoice** No_Klien** No_Rekening** No_Giro**

Tabel Klien No_Klien* Nama_klien Alamat_klien No_telp

No_Pengantar* No_SPK** No_Klien**

Tabel Perkiraan Kd_perkiraan* Nama_perkiraan

Tabel Giro No_Giro* Keterangan_giro

Tabel Rekening No_Rekening* Nama_Bank

Tabel Jurnal Tabel Jurnal

Debet Kredit No_Jurnal** No_Perkiraan* *

No_jurnal* Debet Kredit Tgl_Trans

Tabel Penerimaan Kas No_Kas* No_Struk**

No_Kas** No_Perkiraan** *

: primary key

: Hubungan Relasi One to One

**

: Foreign key

: Hubungan Relasi One to many Tabel IV.4 Bentuk Normalisasi 3 NF (Second Normal Form

4.5.4 Spesifikasi File A.

File Klien Nama File

: File Klien

Akronim

: Klien

Type File

: Master

Organisasi File

: Index Sequential

Kunci File

: No_klien

Media File

: Hard Disk

Panjang Record

: 68 Byte

Software

: Microsoft Access Tabel IV.5 Spesifikasi File Data Klien

No

Elemen Data

Akronim

Type

Panjang

Ket Primary Key

1

Nomor Klien

No_klien

Character

6

2

Nama Klien

Nama_Klien

Charakter

25

3

Alamat Klien

Alamat_Klien

Charakter

25

4

No Telepon Klien

No_telp

Numeric

12

B.

File Rekening Nama File

: File Rekening

Akronim

: Rekening

Type File

: Master

Organisasi File

: Index Sequential

Kunci File

: No_Rek

Media File

: Harddisk

Panjang Record

: 31 Byte

Software

: Microsoft Access Tabel IV.6 Spesifikasi File Rekening

No

Elemen Data

Akronim

Type

Panjang

Ket Primary key

1

Nomor Rekening

No_Rekening

Charakter

6

2

Nama Bank

Nama_Bank

Charakter

25

C.

Spesifikasi File Perkiraan Nama File

: File Perkiraan

Akronim

: Perkiraan

Organisasi File

: Index Sequential

Kunci File

: Kd_Perkiraan

Media File

: Harddisk

Panjang Record

: 32 Byte

Software

: Microsoft Access Tabel IV.7 Spesifikasi File Perkiraan

No

Elemen Data

Akronim

1

Nomor Perkiraan

Kd_Perkiraan

2

Nama Perkiraan

Type

Panjang

Ket

Charakter

4

Primary Key

Nama_Perkiraan Charakter

25

D.

File Surat Penawaran Harga Nama File

: File Surat Penawaran Harga

Akronim

: Surat Penawaran Harga

Organisasi File

: Index Sequential

Akses File

: Random

Kunci File

: No_SPH

Media File

: Harddisk

Panjang Record

: 82 Byte

Software

: Microsoft Access Tabel IV.8 Spesifikasi File Surat Penawaran Harga

No

Elemen Data

Type

Panjang

Ket

1

Nomor Surat Penawaran Harga

No_SPH

Character

6

Primary Key

2

Tanggal kirim

Tgl_SPH

Date

8

3

Jenis Jasa

Jenis_Jasa

Charakter

25

4

Biaya

Biaya

Numeric

12

5

Acc Partner

Acc_Partner

Charakter

25

6

Nomor Klien

No_Klien

Charakter

6

E.

Akronim

File Surat Perikatan Kerja Nama File

: File Surat Perikatan Kerja

Akronim

: Surat Perikatan Kerja

Organisasi File

: Index Sequential

Foreign Key

Kunci File

: No_SPK

Media File

: Harddisk

Panjang Record

: 76 Byte

Software

: Microsoft Access Tabel IV.9 Spesifikasi File Surat Perikatan Kerja

No 1

Elemen Data Nomor Surat

Akronim

Type

Panjang

Ket

No_SPK

Character

6

Primary Key

Perikatan Kerja 2

Tanggal kirim

Tgl_SPK

3

Jenis Jasa

Jenis_Jasa

Character

25

4

Keterangan

Slip_Gaji

Character

25

5

Biaya

Biaya

Currency

8

6

Nomor Surat

No_SPH

Character

6

Foreign Key

No_Klien

Character

6

Foreign Key

Penawaran Harga 7

F.

Nomor Klien

File Surat Jalan Nama File

: File Surat Pengantar

Akronim

: Surat Jalan

Organisasi File

: Index Sequential

Akses File

: Random

Kunci File

: No_Pengantar

Media File

: Harddisk

Panjang Record

: 68 Byte

Software

: Microsoft Access Tabel IV.10 Spesifikasi File Surat Pengantar

No

Elemen Data

Akronim

Type

Panjang

Ket

1

Nomor Surat Jalan

No_Pengantar

Character

6

Primary

3

Nama Klien

Nama_klien

Character

25

4

Alamat Klien

Alamat_Klien

Character

25

5

Nomor Klien

No_Klien

Character

6

Foreign Key

6

Nomor Surat

No_SPK

Character

6

Foreign Key

Perikatan Audit

G.

File Invoice Nama File

: File Invoice

Akronim

: Invoice

Organisasi File

: Index Sequential

Akses File

: Random

Kunci File

: No_Invoice

Media File

: Harddisk

Panjang Record

:128 Byte

Software

: Microsoft Access

Tabel IV.11 Spesifikasi File Invoice No

Elemen Data

Akronim

Type

Panjang

Ket Primary

1

Nomor Invoice

No_Invoice

Character

6

2

Nama_Klien

Nama_Klien

Character

25

3

Alamat_Klien

Alamat_Klien

Character

25

4

Jenis Jasa

Jenis_Jasa

Character

25

5

Keterangan

Keterangan

Character

25

6

Biaya

Biaya

Currency

8

7

Nomor Klien

No_Klien

Character

6

Foreign Key

8

Nomor SPK

No_SPK

6

Foreign Key

H.

File Bayar Nama File

: File Bayar

Akronim

: Struk Bayar

Organisasi File

: Index Sequential

Akses File

: Random

Kunci File

: No_Struk

Media File

: Harddisk

Panjang Record

: 69 Byte

Software

: Microsoft Access

Tabel IV.12 Spesifikasi File Bayar No

Elemen Data

Akronim

Type

Panjang

Ket Primary

1

Nomor Struk

No_Struk

Character

6

2

Tanggal_Struk

Tgl_Struk

Date

8

3

Nama_Klien

Nama_klien

Character

25

4

Total Penerimaan

Total_Penerimaan

Numeric

8

5

Nomor Invoice

No_Invoice

Character

6

Foreign Key

6

Nomor Giro

No_Giro

Character

6

Foreign Key

7

Nomor Klien

No_Klien

Character

6

Foreign Key

8

Nomor Rekening

No_Rekening

Character

6

Foreign Key

I.

File Penerimaan Kas Nama File

: File Penerimaan Kas

Akronim

: Penerimaan Kas

Organisasi File

: Index Sequential

Akses File

: Random

Kunci File

: No_Kas

Media File

: Harddisk

Panjang Record

: 64 Byte

Software

: Microsoft Access

No. 1 2 3 4 5 6

H.

Tabel IV.13 Spesifikasi File Penerimaan Kas Elemen Data Akronim Type Panjang Nomor Kas No_Kas Character 6 Tanggal Transaksi Tgl_Trans Date 8 Terima Dari Trm_Dari Character 25 Jumlah Kas Jml_Kas Currency 8 Total Ttl Currency 8 Nomor Struk Bayar No_Struk Character 6

Keterangan Primary Key

Foreign Key

File Jurnal Nama File

: File Jurnal

Akronim

: Jurnal

Fungsi

: Untuk menyimpan data Jurnal

Tipe File

: File Laporan

Organisasi File

: Index Sequential

Panjang Record

: 51 Byte

Media

: Harddisk

Kunci Field

: No_Jur

Software

: Microsoft Access

Tabel IV.14 Spesifikasi File Jurnal No. Elemen Data Akronim Type Panjang 1 Nomor Jurnal No_Jurnal Character 3 2 Nama _Perkiraan Nama_perkiraan Character 12 Tanggal 3 Transaksi Tgl_Trans Date 8 4 Debet Debet Currency 8 5 kredit Kredit Currency 8 6 Nomor Perkiraan Kd_Perkiraan Character 4 7 Nomor Kas No_Kas Character 6

Keterangan Primary Key

Foreign Key Foreign Key

I.

File Jurnal Detail Nama File

: File Jurnal Detail

Akronim

: Jurnal Detai

Fungsi

: Untuk menyimpan data Jurnal Detail

Tipe File

: File Laporan

Organisasi File

: Index Sequential

Panjang Record

: 22 byte

Media

: Harddisk

Kunci Field

: No_Jur

Software

: Microsoft Access

Tabel IV.15 Spesifikasi File Jurnal Detail No. Elemen Data Akronim Type Panjang 1 Debet Debet Currency 8 2 Kredit Kredit Currency 8 3 Nomor Jurnal No_Jurrnal Character 3 4

Nomor Perkiraan

No_Perkiraan Character

4

Keterangan

Foreign Key Foreign Key

4.5.5 Struktur Kode Pemakaian kode ini berfungsi untuk mengidentifikasi data yang akan digunakan untuk pemrosesan. Adapun tujuan pemakaian kode ini adalah : 1.

Kode Nomor Urut Klien Fungsi

: untuk memudahkan dalam pengkodean klien

Type

: Karakter

Panjang

: 5 Digit

Format

: K

L

9

9

9

No urut klien

Kelompok Klien Contoh

: K

2.

L

0

0

0

7

Kode SPH Fungsi

: untuk memudahkan dalam pembuatan SPH

Type

: Karakter

Panjang

: 6 Digit

Format

: S

P

H

0

0

1

No urut slip SPH

Kelompok SPH

Contoh 3.

S

:

P

H

0

2

1

Kode SPK Fungsi

: untuk memudahkan dalam pembuatan SPK

Type

: Karakter

Panjang

: 6 Digit

Format

:

S

P

K

9

9

9

No urut SPK

Kelompok SPK

Contoh :

4.

S

P

K

0

2

2

Kode Surat Pengantar Fungsi

: untuk memudahkan dalam pembuatan Surat Pengantar

Type

: Karakter

Panjang

: 5 Digit

Format S

P

: 9

9

9

No urut Surat Pengantar

Kelompok Surat Pengantar Contoh: S

5.

P

0

2

0

Kode Invoice Fungsi

: untuk memudahkan dalam pembuatan Invoice

Type

: Karakter

Panjang

: 6 Digit

Format

:

I

N

V

9

9

9

No urut Invoice

Kelompok Invoice Contoh : I

N

V

0

2

2

6.

Kode Struk Bayar Fungsi

: untuk memudahkan dalam pembuatan Struk Bayar

Type

: Karakter

Panjang

: 5 Digit

Format

:

S

B

9

9

9

No urut Struk Bayar

Kelompok Struk Bayar Contoh : S

7.

B

0

5

0

Kode Rekening Fungsi

: untuk memudahkan dalam pembuatan Rekening

Type

: Karakter

Panjang

: 4 Digit

Format

:

9

9

9

9 Kas Kecil Golongan Kas Golongan Aktiva Lancar Kelompok Aktiva

Contoh : 0

10.

7

0

4

Kode Nomor Jurnal Fungsi

: Untuk memudahkan dalam pembuatan jurnal

Type

: Karakter

Panjang

: 3 Digit

Format

:

X

X

9

Nama Perkiraan Kelompok Jurnal

Contoh J

: U

1

Keterangan: JU

11.

: Singakat dari Jurnal Umum

Kode Nomor Kas Fungsi

: Untuk memudahkan dalam pencairan no jurnal

Type

: Karakter

Panjang

: 6 Digit

Format

:

9

9

9

9

9

9

9

9 9 No urut Kas Masuk Bulan Kas Masuk Tahun Kas Masuk

Contoh 0

: 7

0

5

0

2

4.5.6 Spesifikasi Program Tahap selanjutnya setelah membuat spesifikasi file yang dibutuhkan oleh sistem kita membuat suatu rancangan program yang dibutuhkan sistem usulan. Spesifikasi program merupakan pembahasan mengenai program yang digunakan dalam sistem usulan. Berdasarkan spesifikasi program ini maka diperlukan suatu alat dokumentasi program yang dikenal dengan metode HIPO ( Hirarchy of Input Proses Output ) yang merupakan bentuk diagram HIPO berdasarkan spesifikasi program yang di buat :

LOGIN

0.0 Menu Utama

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

Menu Master

Menu Transaksi

Laporan

Utility

Exit

0.0

0.0

0.0

0.0

1.0

2.1

3.1

4.1

Klien

SPH

Peneriman Kas

Back Up

1.0

2.0

3.0

4.0

1.2

2.2

3.2

4.2

Rekening

SPK

Laporan Jurnal

Password

1.0

2.0

3.0

4.0

2.3 Pengantar 2.0 2.4 Invoice 2.0 2.5 Struk 2.0 2.6 Peneriman Kas 2.0 Gambar IV.7 Diagram HIPO

Spesifikasi program yang diusulkan adalah sebagai berikut : a.

Spesifikasi Program Login Nama Program

: Login

Paket Program

: Login. firm

Akronim Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi Program

: Untuk membuka aplikasi program yang pertama

Bentuk Format

: Lihat Lampiran E-1

Proses Program

:

Pada program Login ini pertama kali

b.

1.

Masukkan USER ID

2.

Masukkan Password

3.

OK

4.

Cancel

: Untuk masuk ke dalam program : Jika tidak jadi masuk ke dalam program

Spesifikasi Program Menu Utama Nama Program

: Menu Utama

Paket Program

: Menu_utama.firm

Akronim Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi Program

: Untuk membuka aplikasi program yang pertama

Bentuk Format

: Lihat Lampiran E-2

Proses Program

:

Pada program Menu Utama ini terdapat 5 pilihan yaitu : 1.

Menu File Master

2.

Menu File Transaksi

3.

Menu Laporan

4.

Menu Utility

5.

Exit

Dalam pemilihan menu yang diinginkan user tinggal mengklik atau double klik pada menu yang diinginkan. c.

d.

Spesifikasi Program Menu Master Nama Program

: Menu Master

Paket Program

: Master.firm

Akronim Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi Program

: Untuk menampilkan menu File Master

Bentuk Format

: Lihat Lampiran E-3

Proses Program

:

1.

Klik menu utama

2.

Klik menu master

3.

Klik file klien untuk menampilkan data klien

4.

Klik file Rekening untuk menampilkan data Rekening

5.

Klik file Giro untuk menampilkan data Giro

6.

Klik file Perkiraan untuk menampilkan data Perkiraan

Spesifikasi Program Menu Transaksi Nama Program

: Program Menu Transaksi

Paket Program

: Transaksi.firm

Akronim Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi Program

: Untuk menentukan pilihan data transaksi

Bentuk Format

: Lihat Lampiran E-4

Proses Program

:

1. Klik menu utama 2. Klik menu transaksi 3. Klik file SPH untuk menampilkan data SPH 4. Klik file SPK untuk menampilkan data SPK 5. Klik file Pengantar untuk menampilkan data Pengantar 6. Klik file Invoice untuk menampilkan data Invoice 7. Klik file Struk untuk menampilkan data Struk Bayar 8. Klik file Jurnal untuk menampilkan data Jurnal 9. Klik file Penerimaan Kas untuk menampilkan Penerimaan Kas e.

Spesifikasi Program Menu Laporan Nama Program

: Menu Laporan

Paket Program

: Laporan.firm

Akronim Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi Program

: Untuk menentukan pilihan data Laporan

Bentuk Format

: Lihat Lampiran E-5

Proses Program

:

1. Klik menu utama 2. Klik menu laporan 3. Klik menu cetak Penerimaan Kas untuk mencetak Penerimaan Kas 4. Klik menu cetak laporan jurnal untuk mencetak laporan jurnal.

f.

g.

Spesifikasi Program Menu Utility Nama Program

: Menu Utility

Paket Program

: Utility.firm

Akronim Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi Program

: Untuk membuat data cadangan

Bentuk Format

: Lihat Lampiran E-6

Proses Program

:

1.

Klik menu utama

2.

Klik menu utility

3.

Klik menu back-up untuk membuat cadangan file

4.

Klik menu password untuk keamanan data

Spesifikasi Program Menu Klien Nama Program

: File Klien

Paket Program

: Klien.firm

Akronim Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi Program

: Untuk menginput data klien

Bentuk Format

: Lihat Lampiran E-7

Proses Program

:

Klik menu utama Klik menu master kemudian pilih karyawan 1.

Add ;

Untuk melakukan penambahan data

2.

Edit;

Untuk melakukan perubahan data

h.

3.

Delete; Untuk melakukan penghapusan data

4.

Save;

5.

Browse; Untuk melihat data klien

5.

Cancel;

Untuk melakukan peyimpanan data

Untuk melakukan pembatalan data

Spesifikasi Program Menu Rekening Nama Program

: File Rekening

Paket Program

: Rekening.firm

Akronim Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi Program

: Untuk menginput data Rekening

Bentuk Format

: Lihat Lampiran E-8

Proses Program

:

Klik menu utama Klik menu master kemudian pilih perkiraan

i.

1.

Add ;

Untuk melakukan penambahan data

2.

Edit; Untuk melakukan perubahan data

3.

Delete;

Untuk melakukan penghapusan data

4.

Save;

Untuk melakukan peyimpanan data

5.

Browse;

Untuk melihat Data rekening

6.

Cancel;

Untuk melakukan pembatalan data

Spesifikasi Program Menu SPH Nama Program

: File SPH

Paket Program

: SPH.firm

Akronim Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi Program

: Untuk menginput data SPH

Bentuk Format

: Lihat Lampiran E-9

Proses Program

:

Klik menu utama Klik menu transaksi kemudian pilih menu SPH

j.

1.

Add ;

Untuk melakukan penambahan data

2.

Edit; Untuk melakukan perubahan data

3.

Delete;

Untuk melakukan penghapusan data

4.

Save;

Untuk melakukan peyimpanan data

5.

Browse;

Untuk melihat Data SPH

6.

Cancel;

Untuk melakukan pembatalan data

7.

Exit;

Untuk Keluar dari menu

Spesifikasi Program Menu SPK Nama Program

: File SPK

Paket Program

: SPK.frm

Akronim Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi Program

: Untuk menginput data SPK

Bentuk Format

: Lihat Lampiran E-10

Proses Program

:

Klik menu utama Klik menu transaksi kemudian pilih menu SPK 1.

Add ;

Untuk melakukan penambahan data

2.

Edit; Untuk melakukan perubahan data

k.

3.

Delete;

Untuk melakukan penghapusan data

4.

Save;

Untuk melakukan peyimpanan data

5.

Browse;

Untuk melihat Data SPK

6.

Cancel;

Untuk melakukan pembatalan data

7.

Exit;

Untuk Keluar dari menu

Spesifikasi Program Menu Pengantar Nama Program

: File Surat Pengantar

Paket Program

: Pengantar.frm

Akronim Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi Program

: Untuk menginput data Surat Pengantar

Bentuk Format

: Lihat Lampiran E-11

Proses Program

:

Klik menu utama Klik menu transaksi kemudian pilih menu Pengantar

l.

1.

Add ;

Untuk melakukan penambahan data

2.

Edit; Untuk melakukan perubahan data

3.

Delete;

Untuk melakukan penghapusan data

4.

Save;

Untuk melakukan peyimpanan data

5.

Browse;

Untuk melihat Data Surat Pengantar

6.

Cancel;

Untuk melakukan pembatalan data

7.

Exit;

Untuk Keluar dari menu

Spesifikasi Program Menu Invoice Nama Program

: File Invoice

Paket Program

: Pengantar.frm

Akronim Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi Program

: Untuk menginput data Invoice

Bentuk Format

: Lihat Lampiran E-12

Proses Program

:

Klik menu utama Klik menu transaksi kemudian pilih menu Invoice

m.

1.

Add ;

Untuk melakukan penambahan data

2.

Edit; Untuk melakukan perubahan data

3.

Delete;

Untuk melakukan penghapusan data

4.

Save;

Untuk melakukan peyimpanan data

5.

Browse;

Untuk melihat Data Surat Pengantar

6.

Cancel;

Untuk melakukan pembatalan data

7.

Exit;

Untuk Keluar dari menu

Spesifikasi Program Menu Struk Nama Program

: File Struk Bayar

Paket Program

: Struk.frm

Akronim Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi Program

: Untuk menginput data Invoice

Bentuk Format

: Lihat Lampiran E-13

Proses Program

:

Klik menu utama Klik menu transaksi kemudian pilih menu Struk

n.

1.

Add ;

Untuk melakukan penambahan data

2.

Edit; Untuk melakukan perubahan data

3.

Delete;

Untuk melakukan penghapusan data

4.

Save;

Untuk melakukan peyimpanan data

5.

Browse;

Untuk melihat Data Surat Pengantar

6.

Cancel;

Untuk melakukan pembatalan data

7.

Exit;

Untuk Keluar dari menu

Spesifikasi Program Menu Jurnal Nama Program

: File Jurnal

Paket Program

: jurnal.frm

Akronim Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi Program

: Untuk menginput data jurnal

Bentuk Format

: Lihat Lampiran E-14

Proses Program

:

Klik menu utama Klik menu transaksi kemudian pilih menu jurnal 1.

Add ;

Untuk melakukan penambahan data

2.

Edit; Untuk melakukan perubahan data

3.

Delete;

Untuk melakukan penghapusan data

4.

Save;

Untuk melakukan peyimpanan data

5.

Browse;

Untuk melihat Data Surat Pengantar

6.

Cancel;

Untuk melakukan pembatalan data

7.

Exit;

Untuk Keluar dari menu

o.

Spesifikasi Program Menu Penerimaan Kas Nama Program

: File Penerimaan Kas

Paket Program

: jurnal.frm

Akronim Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi Program

: Untuk menginput data jurnal

Bentuk Format

: Lihat Lampiran E-15

Proses Program

:

Klik menu utama Klik menu transaksi kemudian pilih menu penerimaan kas

p.

1.

Add ;

Untuk melakukan penambahan data

2.

Edit; Untuk melakukan perubahan data

3.

Delete;

Untuk melakukan penghapusan data

4.

Save;

Untuk melakukan peyimpanan data

5.

Browse;

Untuk melihat Data Surat Pengantar

6.

Cancel;

Untuk melakukan pembatalan data

7.

Exit;

Untuk Keluar dari menu

Spesifikasi Program Laporan Penerimaan Kas Nama Program

: File laporan penerimaan kas

Paket Program

: laporan penerimaan kas.frm

Akronim Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi Program

: Untuk mencetak laporan penerimaan kas

Bentuk Format

: Lihat Lampiran E-15

Proses Program

:

q.

1.

Klik menu utama

2.

Klik menu laporan kemudian pilih penerimaan kas

3.

Klik print untuk mencetak laporan penerimaan kas

4.

Pilih bulan yang ingin dilihat laporan penerimaan kasnya.

5.

Pilih tahun untuk melihat tahu penerimaan kasnya.

Spesifikasi Program Menu Laporan Jurnal Nama Program

: File laporan jurnal

Paket Program

: laporan jurnal.frm

Akronim Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi Program

: Untuk menginput data jurnal

Bentuk Format

: Lihat Lampiran E-17

Proses Program

:

1. Klik menu utama 2. Klik menu laporan kemudian pilih Laporan Jurnal 3. Pilih bulan yang ingin dilihat laporan Jurnal. 4. Pilih tahun untuk melihat tahun laporan jurnalnya 5. Klik Print untuk mencetak laporan Jurnal r.

Spesifikasi Program Menu Back Up Nama Program

: File Back up

Paket Program

: back up.frm

Akronim Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi Program

: Untuk menginput data jurnal

Bentuk Format

: Lihat Lampiran E-18

Proses Program

:

1. Klik Pilih Lokasi untuk memilih lokasi file yang akan di Back Up. 2. Klik Pilih Tujuan untuk memilih tujuan file Back Up. 3. Klik Proses untuk memproses Back Up. 4. Klik Bantuan untuk meminta bantuan dan penjelasan. 5. Klik Batal untuk membatalkan proses Back Up. s.

Spesifikasi Program Password Nama Program

: Password

Paket Program

: program Password.frm

Akronim Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi Program

: Untuk menginput data jurnal

Bentuk Format

: Lihat Lampiran E-19

Proses Program

:

Klik menu utama Klik menu Utility kemudian pilih Password 1. Klik OK untuk mengganti password. 2. Klik Keluar untuk kembali kemenu awal. 4.6

Spesifikasi Sistem Komputer Pengembangan dari sistem informasi berbasis computer, selain membutuhkan

sumber daya juga dapat memakan waktu yang cukup lama untuk menyelesaikan dan melewatkan beberapa tahapan dari mulai system itu direncanakan sampai dengan system itu diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Apabila sistem operasi yang telah

dikembangkan masih menimbulkan masalah-masalah yang rumit dan tidak dapat diatasi dengan tahap pemeliharaan sistem maka perlu dikembangkan kembali pada proses perencanaan sistem untuk menunjang kebbutuhan akan pengolahan data.

4.6.1 Umum Dalam suatu sistem komputerisasi tentunya membutuhkan sarana penunjang yaitu perangkat computer yang ada digunakan dalam proses pengolahan data, dalam spesifikasi sistem computer yang menggunakan perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) 4.6.2 Perangkat Keras Perangkat keras (hardware) adalah keseluruhan komponen peralatan yang membentuk suatu sistem komputer dan peralatan lainnya yang memungkinkan komputer dapat melaksanakan tugasnya. Adpun perangkat keras yang digunakan dalam system usulan adalah sebagai berikut : Processor

: 1.6 GHZ

RAM

: 512 MB

TYPE Monitor

: SVGA 15”

Hardisk

: 80 GB

CD-ROM

: 52 X

Keyboard

: 108 Keys

Printer

: Inkjet Printer

4.6.3 Perangkat Lunak Perangkat lunak (software) yang dipakai dalam sistem akuntansi usulan ini menggunakan program Microsoft Visual Foxpro 9.0 dimana program ini mempunyai kelebihan mudah dalam memproses dan mudah dalam penggunaan. Sedangkan system operasi yang digunakan adalah Microsoft Windows XP. 4.6.4 Konfigurasi Sistem Komputer Perangkat komputer yang digunakan dalam komputerisasi system penulis dapat dilihat pada gambar konfigurtasi komputer sabagai berikut :

Keyboard/ Mouse 108 Key Disk Drive

CPU

Hardisk 80 GB

1.60 Ghz

CD Room

Printer Deskjet

Monitor 15”

Gambar IV.8 Konfigurasi Sistem Komputer 4.7.

Jadwal Implementasi Jadwal implementasi menunjukkan suatu kegiatan dari penerapan sistem yang

dibuat dalam sistem usulan yang berbentuk tabel. Penerapan Komputerisasi Sistem Penerimaan Kas pad KAP. Hadisoeryo dan Maharani mempunyai tahapan sebagai berikut :

a.

Persiapan Data Awal Penyiapan data awal merupakan kegiatan yang bertujuan mengumpulkan data-data yang akan digunakan untuk memperlancar kegiatan yang dilakukan oleh petugas pendataan. Waktu yang digunakan dalam penyiapan data awal ini selama satu minggu.

b.

Pembuatan File Setelah data disiapkan tahap selanjutnya yaitu membuat file-file yang diperlukan dan berhubungan dalam pembuatan file, ini kurang lebih satu minggu.

c.

Pembuatan Program Setelah file-file dibuat barulah program yang akan dipergunakan dibuat sesuai dengan keperluan program yang dipakai, pembuatan program ini harus teliti dan cermat agar program yang jadi nantinya tidak mempunyai kendala yang tidak diinginkan. Secara perlahan pembuatan program dilakukan lebih selama dua minggu.

d.

Test Program Setelah program selesai dibuat maka sebelum program itu dijalankan terlebih dahulu program ditest, apakah program yang dibuat sudah benar atau belum agar program yang akan dijalankan nantinya berjalan dengan lancar dan sesuai dengan prosedur pemrograman yang dipakai. Dan untuk test program ini cukup membutuhkan waktu kurang lebih satu minggu.

e.

Pembuatan Buku Petunjuk Sebelum aplikasi atau komputerisasi dijalankan oleh seorang user, dibuatlah buku petunjuk atau cara menjalankan program yang telah dibuat agar pemakai atau user dapat mengerti hal-hal yang harus dilakukan. Dan pembuatan buku petunjuk memerlukan waktu sekitar satu minggu.

f.

Pelatihan Pegawai Setelah segala sesuatu siap untuk dijalankan maka tahap selanjutnya adalah melakukan pelatihan unbtuk

para

pegawai

atau orang-orang

yang

berhubungan dengan pekerjaan komputerisasi sistem yang dipakai. Karena pelatihan merupakan kegiatan untuk memberikan pengarahan dalam berbagai bentuk juga agar pegawai atau orang-orang tersebut memahami betul aplikasi yang ada. Pelatihan pegawai dilakukan selama satu minggu. g.

Test Sistem Sebelum sistem itu sendiri dipergunakan maka tahap yang harus dilakukan adalah test sistem atau pengujian sistem yang dipergunakan ini sesuai komputerisasi yang telah dirancang dan lancar. Test sistem diuji atau coba dijalankan dalam waktu kurang lebih satu minggu.

h.

Peralihan Sistem Dalam peralihan sistem terdapat empat macam diantaranya secara langsung, secara paralel, secara percontohan dan secara bertahap. Penulis mengusulkan peralihan sistem yang dipakai yaitu peralihan sistem secara langsung karena

merupakan peralihan dari sistem dilakukan secara langsung oleh pemakai atau user. Dan peralihan sistem ini memerlukan waktu selama dua minggu. i.

Operasi dan Evaluasi Operasi dan evaluasi bertujuan untuk mengoperasikan sistem yang baru secara penuh setelah masalah pelatihan berakhir. Selama beroperasinya sistem ini akan dilakukan evaluasi yang mengetahui kekurangan-kekurangan dari sistem yang baru, agar pada pengembangan sistem selanjutnya dapat diperbaiki. Operasi dan evaluasi ini akan dijalankan selama dua minggu, sehingga waktu diperlukan dalam jadwal implementasi ini hanya kurang lebih tiga bulan.: Table IV.16 Jadwal Implementasi Bulan 1

No

Bulan 2

Bulan 3

Nama kegiatan I II III IV I II III IV I II III

1

Persiapan Awal

2

Pembuatan File

3

Pembuatan Program

4

Test Program

5

Pembuatan Buku Kerja

6

Pelatihan Pegawai

7

Test Sistem

8

Peralihan Sistem

9

Operasi Dan Evaluasi

IV

* * *

* * * * * *

* *

*

BAB V PENUTUP

5.1.

Kesimpulan Pada dasarnya sistem penerimaan Kas pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani

sudah baik, namun dalam pencatatannya masih menggunakan cara manual, sehingga membutuhkan waktu, uang, tenaga yang lebih banyak agar dapat menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan baik dan tepat. Maka penulis mengusulkan sistem penerimaan kassebagai judul di Tugas Akhir (TA) ini. Dengan adanya sistem yang dipergunakan dalam penerimaan kas tersebut, diharapkan dapat mengalami perubahan yang signifikan. Sehingga dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan dengan tepat waktu dan menghemat uang serta tenaga.

5.2.

Saran Sebagai penutup dari keseluruhan isi laporan ini, penulis mempunyai saran

yang dapat dipakai atau digunakan KAP Hadisoeryo dan Maharani dalam mengembangkan usahanya, diantaranya : a.

Pengguna komputer yang menjalankan sistem tersebut diupayakan mampu atau menguasai dasar-dasar pendidikan komputer.

b.

Back-up file harus dibuat agar data yang sudah ada, tidak mudah rusak atau hilang akibat terkena virus.

113

c.

Penggunaan Password. Dalam hal ini penggunaan password sangatlah dianjurkan, agar tidak semua orang dapat menggunakan sistem ini selain yang menangani sistem.

d.

Perlu adanya kerjasama antara pihak-pihak yang terkait dalam sistem ini.

e.

Diadakannya pemeliharaan komputer dan aplikasi-aplikasi yang digunakan secara berkala sehingga kesalahan dapat diketahui secepat mungkin.

115

DAFTAR PUSTAKA Fatta, Hanir Al.2007. Analisa dan perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto.2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan praktek Aplikasi Bisnis Edisi Ketiga (III). Yogyakarta: Andi Offset. Krismiaji.2002. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta:UPP AMP YKN. Soemarso, SR. 2006. Akuntansi Suatu pengantar Edisi Lima. Jakarta: Salemba Sutabri, Tata.2005. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi Offset

86

Lampiran A-1

Lampiran A-2

Lampiran A-3

Lampiran A-3

Lampiran A-3

Lampiran A-4

Lampiran A-4

Lampiran A-4

Lampiran A-5

Lampiran B-1

Lampiran B-2

Lampiran B-2

Lampiran B-3

Lampiran B–4

Lampiran B-4

Lampiran B-4

Lampiran B-5

Lampiran C-1

KAP HADISOERYO DAN MAHARANI Nomor SPH Nomor Klien Nama Klien Alam at

Tanggal Dikirim

:

:

: : :

Surat Penawaran Harga Keterangan

Jenis Jasa

Biaya

Acc Partner*)

NB : Apabila menyetujui jasa penawaran harga kami diatas mohon tandatangani surat ini lalu kembalikan kepada kami dan apabila ada penyesuaian harga dan jasa mohon diisi dikolom yang telah disediakan.

Menyetujui

(Nama Pimpinan Perusahaan Klien)

Kolom Penyesuaian Jenis Jasa Biaya

Keterangan

Lampiran C-1

KAP HADISOERYO DAN MAHARANI Nomor SPH Nomor Klien Nama Klien Alam at

Tanggal Dikirim

:

:

: : :

Surat Penawaran Harga Keterangan

Jenis Jasa

Biaya

Acc Partner*)

NB : Apabila menyetujui jasa penawaran harga kami diatas mohon tandatangani surat ini lalu kembalikan kepada kami dan apabila ada penyesuaian harga dan jasa mohon diisi dikolom yang telah disediakan.

Menyetujui

(Nama Pimpinan Perusahaan Klien)

Kolom Penyesuaian Jenis Jasa Biaya

Keterangan

Lampiran C-2

Lampiran D-1

KAP HADISOERYO DAN MAHARANI Nomor SPH Nomor Klien Nama Klien Alamat

Tanggal Dikirim

: : : :

:

Surat Penawaran Harga Keterangan

NB

:

Jenis Jasa

Biaya

Acc Partner*)

Apabila menyetujui jasa penawaran harga kami diatas mohon tandatangani surat ini lalu kembalikan kepada kami dan apabila ada penyesuaian harga dan jasa mohon diisi dikolom yang telah disediakan.

Menyetujui

(Nama Pimpinan Perusahaan Klien)

Kolom Penyesuaian Jenis Jasa Biaya

Keterangan

Lampiran D-2

KAP HADISOERYO DAN MAHARANI Nomor SPK Nomor SPH Nomor Klien Nama Klien Alama t

: :

Tanggal Dikirim

: : :

Surat Perikatan Kerja Jenis Jasa

Keterangan

Biaya

Menyetujui

Menyetujui

(Nama Pimpinan Perusahaan klien)

(Nama Pimpinan Perusahaan)

Lampiran D-3

KAP HADISOERYO DAN MAHARANI

Surat Pengantar Nomor Surat Pengantar Nomor Klien Nama Klien Alamat Klien

: : : :

Nomor SPK

:

Diterima Oleh

(Nama)

Tanggal Pengiriman

Dikirim Oleh

(Nama)

Lampiran D-4

KAP HADISOERO DAN MAHARANI Nomor Invoice Nomor SPK Nomor Klien Nama Klien Alamat Klien

: : :

Jenis Jasa

Keterangan

Biaya

Jumlah

Jakarta, DD/MM/YYYYY Hormat Kami

( )

Lampiran D5 KAP HADISOERYO DAN MAHARANI Tanggal Transaksi Nomor Invoice

Struk Bayar Nomor Struk Nomor Giro Nomor Rekening Kode Klien Nama Klien Jumlah Penerimaan Pembayaran

: : : : : :

: :

Lampiran D-6 KAP HADISOERYO DAN MAHARANI

LAPORAN PENERIMAAN KAS

No. Kas

No. Struk

Tanggal Transaksi

Terima dari

Total penerimaan

Lampiran D-7 KAP HADISOERYO DAN MAHARANI

LAPORAN JURNAL No. Jurnal

No. Perkiraan

Nama Perkiraan

No. Kas

Tanggal Transaksi

Debet

Kredit

Lampiran E-1 From Menu Login

Lampiran E-2 Form Menu Utama

Lampiran E-3 Form Menu Master

Lampiran E-4 Form Menu Transaksi

Lampiran E-5 Form Menu Laporan

Lampiran E-6 Form Menu Utility

Lampiran E-7 Form Menu Klien

Lampiran E-8 Form Menu Rekening

Lampiran E-9 Form SPH

Lampiran E-10 Form SPK

Lampiran E-11 Form Pengantar

Lampiran E-12 Form Invoice

Lampiran E-13 Form Struk

Lampiran E-14 Form Menu Jurnal

Lampiran E-15 Form Penerimaan Kas

Lampiran E-16 Form Laporan Penerimaan Kas

Lampiran E-17 Form Laporan Jurnal

Lampiran E-18 Form Back Up

Lampiran E-19 Form Password