PEMANFAATAN DATA SISTEM INFORMASI PENERIMAAN KAS PADA ASSET MANAGEMENT UNITS

Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 2 No. 1 (2013)

PEMANFAATAN DATA SISTEM INFORMASI PENERIMAAN KAS PADA ASSET MANAGEMENT UNITS Yuli Sukmawati [email protected]

Akhmad Riduwan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya

ABSTRACT This research is meant to find out the design of cash acceptance information system by designing of Asset Management Unit database and to find out how the utilization of data on the cash acceptance information system by designing of Asset Management Unit database in the Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS). The qualitative descriptive is applied as method in this research. The data collection is conducted by using preliminary survey and field research. The technique which is applied in order to collect the data in this research is conducted by using observation, interview and documentation. The result of the research indicates that the asset financial SIM is an application which can perform data and information management related to the belonged physical asset, especially in financial issues. The cash acceptance information system in the assets management units gives information which is expected to be able to assist the data utilization and the management decision making. The Asset acceptance SIM supports the treasurer of acceptance in monitoring the cash flow of acceptance from the assets management units. The participation of budgeting also has an influence to the determination of service fare to the entity of UPT which exist on asset management unit. The good comprehension of relevan knowledge and the making of suitable service fare will play a role in determining the amount of income. Keywords: information system, cash, asset management units. ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui rancangan sistem informasi penerimaan kas melalui perancangan database Asset Management Units dan mengetahui bagaimana pemanfaatan data pada sistem informasi penerimaan kas melalui perancangan database Asset Management Units pada Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS). Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriftif kualitatif. Pengumpulan data menggunakan survey pendahuluan dan penelitian lapangan. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan cara observasi, interview, dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa SIM Keuangan Aset adalah suatu aplikasi yang dapat melakukan pengelolaan data dan informasi terkait dengan aset fisik yang dimiliki, khususnya dalam hal keuangan. Sistem Informasi penerimaan kas pada Asset Management Units memberikan informasi yang diharapkan dapat membantu pemanfaatan data dan pengambilan keputusan manajemen. SIM penerimaan aset membantu Bendahara Penerimaan memantau arus Penerimaan Kas dari Asset Management Units. Partisipasi Anggaran juga berpengaruh terhadap penentuan tarif layanan pada entitas UPT yang ada pada Asset Management Units. Pemahaman yang baik tentang pengetahuan yang relevan dan membuat tarif layanan yang sesuai, akan berperan menentukan besarnya pendapatan. Kata kunci: sistem informasi, kas, asset management units.


2

PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah Tujuan utama dari institusi pendidikan adalah mencerdaskan kehidupan bangsa. Dalam pencapaian tujuan tersebuat, Institut Teknologi Sepuluh Nopember sebagai institut pendidikan milik pemerintah yang memberikan jasa dalam pelayanan pendidikan memerlukan informasi akuntansi sebagai salah satu peran penting dalam pengambilan keputusan. Dalam menunjang kegiatan pendidikan tersebut, ITS memiliki unit-unit profit center yang terbentuk dalam organisasi Asset Management Units (AMU) yang bisa menunjang dari segi finansial. Tidak semua Institusi memiliki unit profit center yang bisa menghasilkan pendapatan, itulah yang menjadi alasan bagi penulis untuk melakukan penelitian. Untuk mencatat besarnya pendapatan tersebut, organisasi Asset Management Units (AMU) memiliki Sistem informasi manajemen yang bertugas melakukan pengelolaan data dan informasi dalam hal keuangan. Organisasi Asset Management Units terdiri dari UPT Grha (yang mengelola beberapa jasa layanan yaitu Graha Sepuluh Nopember ITS, Guest House ITS dan Kantin ITS), Asrama, Pusat Bahasa dan Budaya, ITS Press, Medical Center, dan Sport Center. Secara konseptual efisiensi pendidikan meliputi efisiensi atau disebut juga keefektifan biaya (cost effectiveness), dan efisiensi eksternal atau disebut manfaat biaya (cost benefit) (Abdullah, 2004). Analisis biaya manfaat (cost benefit analysis) merupakan metodologi yang banyak digunakan dalam melakukan analisis investasi pendidikan. Metode Analisis biaya manfaat dapat membantu para pengambil keputusan dalam menetukan pilihan diantara alternatif alokasi sumber-sumber pendidikan yang terbatas tetapi memberikan keuntungan yang tinggi (Abdullah, 2004). Tidak semua biaya pendidikan ditanggung oleh individu, sebagian ditanggung oleh masyarakat melalui subsidi pemerintah (Abdullah, 2004). Dan biaya pendidikan sebagian juga ditunjang atau berasal dari keuntungan yang didapat dari organisasi dan aset-aset yang dimiliki. Komponen biaya pendidikan tersebut untuk peningkatan kegiatan belajar mengajar, pemeliharaan dan penggantian sarana dan prasarana pendidikan, peningkatan pembinaan kegiatan siswa, kesejahteraan, rumah tangga sekolah, biaya pembinaan, pemantauan, pengawasan, dan pelaporan (Abdullah, 2004). TINJAUAN TEORETIS Konsep Sistem dan Prosedur Sistem memiliki beberapa definisi menurut beberapa pakar. Widjajanto (2001: 2) menyatakan bahwa sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui 3 tahap yaitu input, proses, output. Menurut Bodnar dan Hopwod (2006: 3) bahwa sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan Mulyadi (2001: 5) berpendapat bahwa sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Mulyadi (2001: 5) menyatakan bahwa Prosedur adalah suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulangulang. Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, maka yang dimaksud dengan sistem adalah rangkaian prosedur yang dibuat untuk melaksanakan aktivitas melalui 3 tahapan utama yang meliputi input, proses dan output dalam rangka mencapai tujuan tertentu


3

organisasi. Sedangkan prosedur dalam hal ini berfungsi sebagai kerangka utama pembentuk sistem. Di antara keduanya merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam pelaksanaan aktivitas suatu organisasi. Sistem dan prosedur ini merupakan implementasi dari aktivitas suatu entitas. Dari suatu sistem dan prosedur suatu entitas diperoleh informasi sebagai suatu data yang terorganisasi yang dapat mendukung ketepatan pengambilan keputusan. Sistem Informasi, Sistem Informasi Keuangan dan Sistem Penerimaan Kas Sistem merupakan sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Setiap sistem harus mempunyai tujuan (goal) yang jumlahnya bisa satu atau mungkin lebih. Tujuan inilah yang menjadi penggerak motivasi dalam mengarahkan sistem untuk berjalan baik, tanpa tujuan sistem menjadi tidak terarah dan terkendali secara baik. Dalam suatu sistem perlu adanya suatu masukan (input) ke dalam sistem selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Melalui tahap proses yang merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna. Dalam sistem informasi, proses dapat berupa suatu tindakan yang bermacam-macam, meringkas data, melakukan perhitungan dan mengurutkan data merupakan beberapa contoh proses. Hasil dari suatu proses adalah keluaran (output) yang merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan dan sebagainya. Dalam rangka menjamin sistem berjalan sesuai tujuan perlu mekanisme pengendalian (control mechanism) dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses sistem informasi sebagai sistem, merupakan suatu pengumpulan data yang teroganisir beserta tata cara penggunaannya yang mencakup lebih jauh dari pada sekedar penyajian. Keberhasilan suatu sistem informasi yang diukur berdasarkan maksud pembuatannya tergantung pada tiga faktor utama yaitu keserasian dan mutu data, pengorganisasian data, dan tata cara penggunaan data. Sistem Informasi Keuangan adalah sistem informasi yang memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuangan perusahaan/instansi. Informasi yang diberikan disajikan dalm bentuk laporan khusus, laporan periodik, hasil dari simulasi metematika, saran dari sistem pakar, dan komunikasi elektronik. Kas adalah suatu alat pertukaran dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi (Baridwan, 2000: 85). Definisi kas menurut Gitosudarmo dan Basri (2002: 31) yaitu nilai uang kontan yang dalam perusahaan beserta pos-pos lain yang dalam jangka waktu dekat dapat diuangkan sebagai alat pembayaran kebutuhan finansial. Sedangkan Halim dan Sarwoko (1999: 103) menyatakan bahwa istilah kas menunjukkan uang tunai dan seluruh benda dan sumber-sumber lainnya yang segera tersedia untuk memenuhi kewajiban, termasuk dalam pengertian benda dan sumber-sumber lainnya antara lain simpanan dalam bentuk giro atau rekening koran di bank dan surat-surat berharga. Dari ketiga pengertian kas di atas dapat disimpulkan kas adalah suatu kekayaan yang dimiliki perusahaan yang merupakan aktiva paling lancar yaitu paling sering berubah, yang berupa uang kontan dan digunakan sebagai alat pertukaran atau pembayaran finansial bagi keperluan perusahaan. Sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dan penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan (Mulyadi, 2001: 500). Menurut Soemarso SR (2002: 172) mengatakan bahwa pengertian penerimaan kas sebagai suatu


4

transaksi yang menimbulkan bertambahnya saldo kas dan bank milik perusahaan yang diakibatkan adanya penjualan hasil produksi, penerimaan piutang maupun hasil lainnya yang menyebabkan bertambahnya kas. Berdasarkan beberapa pengertian diatas yang dimaksud sistem akuntansi penerimaan kas yaitu suatu jaringan prosedur yang menangani suatu peristiwa atau kejadian yang mengakibatkan terjadinya penambahan uang dalam kas yang berasal dari penjualan tunai maupun piutang yang melibatkan bagian-bagian yang saling berkaitan satu sama yang lain. Konsep Anggaran dan Penyusunan Anggaran Anggaran adalah suatu pernyataan formal yang dibuat oleh manajemen tentang beberapa rencana yang akan dilakukan pada masa yang akan datang dalam periode waktu tertentu, yang akan digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan selama periode tersebut (Hansen dan Mowen, 2005: 354). Definisi Anggaran menurut Bastian (2006: 164) mengatakan, “Anggaran adalah rencana operasi keuangan, yang mencakup estimasi pengeluaran yang diusulkan, dan sumber pendapatan yang diharapkan untuk membiayainya dalam periode waktu tertentu”. Penyusunan anggaran sangatlah diperlukan sebagai alat perencanaan dan pengawasan. Proses penyusunan anggaran terdiri atas: (1) Top down budgetin: Pada proses ini manajemen puncak menetapkan anggaran untuk dilaksanakan oleh tingkat manajemen yang lebih bawah. Proses ini memakan waktu yang lebih cepat dalam penyusunannya namun kelemahannya para karyawan yang melaksanakannya biasanya kurang memiliki komitmen terhadap anggaran tersebut; (2) Bottom up budgeting: Proses ini melibatkan manajer tingkat bawah dalam penyusunan anggaran kemudian hasilnya diserahkan kepada manajemen puncak untuk dimintakan persetujuan. Proses ini biasanya menghasilkan komitmen karyawan yang tinggi atas anggaran tersebut karena mereka terlibat langsung dalam penyusunan anggaran. Proses ini harus dikontrol lebih ketat karena jika tidak manajer akan menetapkan anggaran yang terlalu mudah untuk dicapai atau tidak cocok dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan; (3) Participative budgeting: Dalam proses ini manajer tingkat bawah menyusun anggaran berdasarkan guide lines yang ditetapkan oleh manajer level atas. Hasil riset menunjukkan bahwa participative budgeting ini mempunyai dampak positif terhadap motivasi karyawan karena mereka ikut terlibat langsung dalam proses penyusunannya dan menghasilkan pertukaran informasi yang efektif dari berbagai departemen.

Enterprise Resource Planning (ERP) Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah sistem perusahaan yang dapat mengintegrasikan beberapa aplikasi yang sudah ada di dalam perusahaan. ERP didasarkan pada software yang terintegrasi dan database pusat yang sama. Database mengumpulkan data dari berbagai divisi dan departemen dalam sebuah perusahaan, dan dari sejumlah besar proses bisnis yang penting dalam manufaktur dan produksi, keuangan dan akuntansi, penjualan dan pemasaran, dan sumber daya manusia, membuat data tersedia untuk aplikasi yang mendukung hampir seluruh aktivitas bisnis organisasi secara internal. Ketika informasi yang baru dimasukkan oleh suatu proses, informasi tersebut dengan segera tersedia bagi proses bisnis lainnya.


5

Database Management System (DBMS) Database Management System (DBMS) yaitu suatu perangkat lunak komputer yang berfungsi sebagai pengelola basis data. Di dalam DBMS ini terdiri dari fungsi-fungsi yang mendukung semua database yang ada di dalamnya yaitu ACID: (1) Atomicity artinya semua modifikasi dalam sebuah transaksi dianggap sebagai satu kesatuan, semua modifikasi akan berhasil atau semua akan gagal; (2) Consistency semua data dalam keadaan konsisten; (3) Isolation artinya Data akan lebih aman dengan fungsi isolasi ini, di mana pada saat data dibuka secara serial data tetap aman meskipun terjadi perubahan; (4) Durability yaitu ketahanan data yang tersimpan akan terjamin. Dengan ACID, DBMS ini memberikan jaminan bahwa data yang tersimpan di dalamnya memiliki kualitas yang baik. Fungsi-fungsi DBMS dapat membantu Institut Teknologi Sepuluh Nopember sebagai Badan Layanan Umum Pendidikan untuk menghasilkan data yang berkualitas yang dapat digunakan manajemen dalam mengambil keputusan. Tidak semua DBMS memiliki fungsi ini, sehingga Institut Teknologi Sepuluh Nopember perlu untuk memilih DBMS yang sesuai dengan kebutuhannya. Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data di mana komponen-komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut. DFD dapat digunakan untuk dua hal utama, yaitu untuk membuat dokumentasi dari sistem informasi yang ada, atau untuk menyusun dokumentasi untuk sistem informasi yang baru. Ada 3 (tiga) jenis DFD, yaitu: (1) Context Diagram (CD) yaitu diagram yang paling tidak detail, dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem dan ke dalam dan ke luar entitas-entitas eksternal; (2) DFD Fisik: representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukan entitas-entitas internal dan eksternal dari sistem tersebut, dan aliran-aliran data ke dalam dan keluar dari entitas-entitas tersebut; (3) DFD Logis yaitu representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukkan proses-proses dalam sistem tersebut dan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar dari proses-proses tersebut. Relational Database dan RDBMS Relational Database sebenarnya adalah salah satu konsep penyimpanan data. Sebelum konsep database relasional muncul sebenarnya sudah ada dua model database yaitu Network Database dan Hierarchie Database. Dalam database relasional, data disimpan dalam bentuk relasi atau tabel dua dimensi, dan antar tabel satu dengan tabel lainnya terdapat hubungan atau relationship, sehingga sering kita baca di berbagai literatur, database didefinisikan sebagai kumpulan dari sejumlah tabel yang saling hubungan atau keterkaitan. Fungsi RDBMS bukan cuma membuat tabel, mengisi data, mengubah dan menghapus data, untuk manajemen data dalam skala besar dan agar bisa mendukung proses bisnis yang kontinyu dan real time suatu RDBMS dituntut untuk mempunyai kemampuan manajemen user dan keamanan data, back up dan recovery data serta kemampuan lainnya yang berkaitan dengan kecepatan pemrosesan data (performance). Di lain pihak, suatu Relational database, menggabungkan tabel dengan berbagai metode untuk dapat bekerjasama. Hubungan antar tabel data dapat dibandingkan, disatukan, dan ditampilkan dalam form database. Sebagian besar relational database menawarkan fungsionalitas untuk berbagi (share) data: (1) Melalui jaringan; (2) Melalui internet; (3) Dengan laptop dan perangkat elektronik lainnya seperti palm pilots; (4) Dengan software system yang lain.


6

Dengan relational database, dapat menyimpan data ke dalam tabel sedemikian rupa sehingga hubungan antar tabel dapat dimengerti. Membangun suatu relational database sangat tergantung pada kemampuan untuk menetapkan suatu model relasional. Model harus benar-benar menggambarkan penuh bagaimana data diorganisir dalam ketentuan struktur data, intergriti, query, manipulasi, dan penyimpanan. Selain itu RDBMS dapat meminimalkan redundancy data & menjaga konsistensi data. METODE PENELITIAN Sumber Data Penelitian ini menggunakan: (1) Data primer: merupakan data utama penelitian yang bersumber dari hasil observasi di institusi yang menjadi objek penelitian dan hasil wawancara langsung dengan pihak-pihak terkait, yaitu melalui karyawan dan pimpinan ITS yang menangani bagian yang bersangkutan dengan masalah yang akan diteliti diantaranya gambaran dan penjelasan mengenai sistem informasi penerimaan kas melalui perancangan database Asset Management Units (AMU) pada Institut Teknologi Sepuluh Nopember; (2) Data Sekunder: berasal dari sumber-sumber lain seperti dokumen-dokumen institusi yang meliputi gambaran umum institusi, struktur organisasi, data tentang kebijakan akuntansi yang diterapkan, jurnal-jurnal pembiayaan serta data lain yang berhubungan dengan pembahasan mengenai masalah yang diteliti, dalam hal ini adalah mengenai sistem informasi penerimaan kas melalui perancangan database Asset Management Units (AMU) pada Institut Teknologi Sepuluh Nopember. Metode dan Teknik Pengumpulan Data Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriftif kualitatif. Pengumpulan data menggunakan survey pendahuluan dan penelitian lapangan. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan cara observasi, interview dan dokumentasi. Satuan Kajian Satuan kajian dalam penelitian ini adalah 6 Asset Management Units yaitu UPT. Grha (yang mengelola beberapa jasa layanan yaitu Graha Sepuluh Nopember ITS, Guest House ITS dan Kantin ITS), Asrama, Pusat Bahasa dan Budaya, ITS Press, Medical Center, dan Sport Center. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum Subyek dan Obyek Penelitian Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya terletak di 3 lokasi yang berbeda. Kampus Sukolilo sebagai kantor pusat ITS menempati areal seluas 18 hektar dengan luas bangunan seluruhnya kurang lebih 150.000 m2. Selain itu terdapat Kampus Manyar yang dipergunakan oleh program Studi D3 Teknik Sipil dengan luas bangunan 5.176 m2, dan kampus Cokroaminoto yang dipergunakan untuk magister managemen serta beberapa lembaga kerjasama dengan luas bangunan 4.000 m2. Institut Teknologi Sepuluh Nopember memiliki 5 Fakultas yaitu Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA), Fakultas Teknologi Industri (FTI), Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan (FTSP), dan Fakultas Teknologi Kelautan (FTK), dan Fakultas Teknologi Industri (FTIF). ITS ditetapkan sebagai Badan Layanan Umum (BLU) pada tanggal 17 Desember 2008 berdasarkan SK MenKeu No. 363/KMK.05/2008. Sehubungan dengan hal tersebut, ITS yang pada mulanya berstatus Perguruan Tinggi Negeri terkena


7

ketentuan untuk menjalankan Pola Keuangan BLU, dengan melaksanakan Peraturanperaturan Menteri Keuangan (PMK) yang berlaku. Dalam memaknai Good University Governance (GUG) sebagai salah satu domain terdepan pada Program Kerja ITS 2007-2011, tentu dicirikan oleh beberapa aspek yang meliputi transparansi, akuntabilitas dan efisiensi dalam pengelolaan Keuangan Negara. Transparansi dapat dimaknai sebagai keterbukaan baik dalam penerimaan maupun penggunaan Keuangan Negara, sehingga publik dengan mudah dapat mengakses tata kelola Keuangan Negara yang dilakukan ITS. Hal ini menjadi penting mengingat sebagian sumber pembiayaan ITS berasal dari publik. Akuntabilitas harus dimaknai bahwa segenap sumber pembiayaan baik yang berasal dari pemerintah, publik maupun hibah harus dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan kaidah-kaidah manajemen keuangan yang telah ditetapkan.Sedangkan efisiensi dapat diartikan sebagai rasio terbaik antara biaya dan kinerja dalam mewujudkan sasaran-sasaran yang telah ditetapkan. Asset Manajemen Units (AMU) ITS memiliki 6 Asset Management Units yaitu UPT Grha, yang mengelola beberapa jasa layanan (Graha Sepuluh Nopember ITS, Guest House ITS, dan Kantin ITS), Asrama, Pusat Bahasa dan Budaya, ITS Press, Medical Center, dan Sport Center. Dalam rangka mendorong kemandirian ITS sebagai perguruan tinggi yang otonom, perlu dirumuskan model manajemen yang efektif untuk meningkatkan pendapatan dari aset fisik. Pendapatan yang diterima dari assets management Units merupakan penerimaan PNBP. PNBP adalah pendapatan negara atas pelayanan yang diberikan kepada masyarakat/instansi lainnya. Pelayanan umum yang dimaksud bukanlah pelayanan yang diterima masyarakat umumnya. Pelayanan umum yang dimaksud adalah tarif yang harus dibayarkan oleh masyarakat/instansi tertentu yang menginginkan mendapatkan pelayanan tertentu pula. UPT GRHA UPT Grha terdiri dari 3 (tiga) sub unit yang mengelola beberapa jasa layanan yaitu: (1) Graha Sepuluh Nopember ITS; (2) Guest House ITS; (3) Kantin ITS. Gedung Graha Sepuluh Nopember Graha Sepuluh Nopember ITS merupakan sebuah gedung yang dapat digunakan sebagai tempat berlangsungnya acara-acara seperti: Wisuda, Seminar, Pertemuan Dharma Wanita, Pengukuhan Guru Besar, Pendaftaran Mahasiswa Baru, Perkawinan, Tes Pegawai, Pelepasan Siswa, Reuni, Pelatihan ESQ, dll. Fasilitas yaitu Gedung pertemuan utama dengan panggung dan tribun penonton, Ruang sidang dengan ukuran kecil, sedang dan besar dilengkapi AC, Meja/kursi, sound system, persewaan gerabah dll. Jenis pendapatan: (1) Sewa ruangan; (2) Sewa peralatan; (3) Charge bagi pihak ketiga; (4) Charge bagi peralatan dari luar gedung; (5) Graha Sepuluh Nopember; (6) Lain-lain. Guest House ITS Guest house atau wisma tamu yaitu penginapan/hunian sementara bagi Tamu ITS dan Tamu Warga ITS. Guest house dikelola UPT Grha terdapat pada dua lokasi yaitu Guest House Bougenville yang terletak di Jalan Teknik Arsitektur Blok H/8-12, Wisma Tamu Yasmine yang terletak di Jalan Teknik Sipil Blok I/19, dan Wisma Tamu Flamboyan di Jalan


8

Teknik Hidrodinamika Blok T/1. Semuanya terletak dalam lingkungan kampus dengan desain serta tingkat keamanan yang baik. Fasilitas: kamar dilengkapi dengan AC, TV 21” bersama, refrigerator bersama, kopi dan teh. Jenis pendapatan: sewa kamar Kantin ITS Kantin yang dikelola oleh UPT Grha terdapat di beberapa tempat antara lain di pusat (kantin lama), Gedung Student Community Center (SCC), Biologi, dan FTIF. Fasilitas: Stan kantin, listrik, air. Jenis pendapatan: Sewa stan, kontribusi penjualan. UPT Asrama Asrama mahasiswa ITS memiliki kapasitas yang cukup besar diutamakan untuk memenuhi kebutuhan akan tempat tinggal bagi mahasiswa baru ITS. Fasilitas: (1) Kamar tidur, tempat tidur, meja belajar, almari pakaian; (2) Tambahan fasilitas lainnya: TV, Rice Cooker, dll. Jenis pendapatan: sewa asrama, tambahan biaya lainnya UPT Pusat Bahasa dan Budaya Fungsi utama UPT Pusat Bahasa dan Budaya adalah untuk mengembangkan program pembelajaran yang efektif dan efisien dalam meningkatkan kemampuan untuk mengkomunikasikan dan menyampaikan ide-ide para mahasiswa dan lulusan ITS dengan menggunakan bahasa Inggris, maupun bahasa asing lainnya. Selain itu melakukan penelitian bidang kebahasaan baik murni maupun terapan dan mengembangkan jaringan komunikasi dan kerjasama dalam bidang pengajaran Bahasa Inggris dengan pihak ketiga yaitu institusi pendidikan baik dalam maupun luar negeri. Fasilitas: listening room, ruang belajar mandiri, pemutaran video dan CD, buku bacaan dan internet. Jenis pendapatan: Test TOEFL ITS, kursus bahasa Inggris, kursus bahasa Jepang, kursus bahasa Mandarin, kursus bahasa Jerman, kursus bahasa Prancis, kursus bahasa Arab, LCPT (Tes untuk syarat kelulusan Mhs. ITS), TOEFL ITP (Institutional Testing Program), Self Acces Membership, Proof Reading, Program comparative Study, Training dan Workshop Kebahasaan, dll. UPT Penerbitan Awalnya unit ini dibentuk karena kebutuhan internal institut akan adanya suatu sarana pengelola yang melayani bidang produksi percetakan dan penerbitan di lingkungan ITS yang pada aktifitasnya berkaitan erat dengan pembuatan dan penerbitan jurnal ilmiah, buku ajar, laporan akademis, dan penyediaan media cetak untuk pendidikan serta penelitian. Dalam perkembangannya hingga saat ini hampir 70% pelayanannya untuk internal ITS dan 30% untuk umum. Fasilitas: Mesin cetak offset (Double F+), Mesin cetak offset folio, Mesin jilid lem, Mesin binding, Mesin plate maker (paper), Mesin plate maker (zeng), Mesin klep kalender, Mesin potong kertas Elektrik, Mesin potong kertas Manual, Camera vertikal, Printer, Mesin perforasi, Personal Computer. Jenis Pendapatan: Pembuatan brosur, Pembuatan poster, Pembuatan stopmap, Pembuatan kartu nama, Pembuatan amplop, Pembuatan kop surat, Pembuatan blangko lembar jawaban, Pembuatan Undangan, Jilid hard cover, Print + jilid soft cover, Print + jilid hard cover, Spanduk, Tas ITS, Lain-lain.


9

UPT Medical Center UPT Medical Center ITS adalah Pusat Pelayanan Kesehatan untuk civitas akademika ITS dan masyarakat umum. Medical Center ITS adalah Unit Rawat Jalan yang melaksanakan pelayanan pemeriksaan, tindakan medis, penunjang medis dan rujukan. Medical Center ITS mulai beroperasi pada tanggal 14 Juli 2006. Fasilitas: 2 orang dokter umum tetap, 2 orang dokter gigi, 1 orang Psikolog, 1 orang Bidan, Ruang pemeriksaan, UGD dan Depo Farmasi Pendapatan: Poli Umum, Poli Gigi, Apotek, UGD, BKIA, Poli Psikologi, Estetidherma, Askses PNS, Klaim Askes Pegawai Honorer, Uang Kesehatan MABA & PMDK UPT Fasilitas Olah Raga Fasilitas: Lapangan Sepakbola, Shuttle ban (lintasan lari), Lapangan basket, Lapangan bulu tangkis, Lapangan tennis, Lapangan futsal Outdoor, Gedung Futsal Indoor Jenis Pendapatan: Penyewaan Lapangan Sepakbola, Penyewaan Lintasan lari, Penyewaan Lapangan bulutangkis, Penyewaan Lapangan Tenis Lapangan, Penyewaan Lapangan Futsal Outdoor, Penyewaan Lapangan Futsal Indoor, Penyewaan Lapangan Basket Outdoor 1, Penyewaan Lapangan Basket Outdoor 2, Penyewaan Lapangan Volley, Event/Turnament. PEMBAHASAN Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan Sistem informasi Manajemen Aset di ITS dirancang agar pengelolaan aset fisik dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Dikatakan efektif dan efisien karena dapat melakukan pengelolaan aset secara obyektif dan informasi yang tersimpan dapat disampaikan secara tepat waktu dan akurat. Data dan informasi yang dihasilkan pun dapat dikatakan terpercaya karena informasi tersebut bisa dipertanggungjawabkan serta diuji kebenarannya. Dengan pemanfaatan teknologi informasi maka diharapkan pelaksanaan pengelolaan aset dapat dilaksanakan lebih optimal. Pemanfaatan teknologi informasi ini dilakukan lewat suatu pegembangan sistem informasi manajemen aset. Sistem Informasi Manajemen Aset ini berupa suatu aplikasi yang dapat melakukan pengelolaan data dan informasi terkait aset fisik yang dimiliki khususnya dalam hal keuangan. Melalui sistem informasi manajemen aset ini maka diharapkan permasalahan mengenai kinerja aset fisik yang dimiliki oleh ITS dapat teratasi dengan baik sehingga dapat memberikan kontribusi peningkatan pendapatan yang lebih besar. Penerimaan kas yang berasal dari organisasi AMU dan Aset-aset Fisik yang dimiliki oleh ITS yaitu berasal dari antara lain UPT Grha (yang mengelola beberapa jasa layanan yaitu Graha Sepuluh Nopember ITS, Guest House ITS dan Kantin ITS), Asrama, Pusat Bahasa dan Budaya, ITS Press, Medical Center, dan Sport Center. Untuk Penerimaan kas tersebut bisa dilihat pada flowchart Operasional Penerimaan Kas pada AMU. Kebutuhan User Kebutuhan user yang ada dapat dikategorikan ke dalam bagian-bagian yang terdapat dalam sistem antara lain: a. UPT Kebutuhan user dari bagian UPT adalah: (1) Sistem informasi yang dapat menginputkan data-data pendapatan. Jenis pendapatan terdiri dari pendapatan cash, pendapatan transfer dana dan pendapatan yang berupa pindah alokasi khusus untuk dikerjakan di dalam ITS sendiri; (2) Sistem informasi yang dapat melihat pendapatan dari masingmasing UPT; (3)Laporan pendapatan pada masing-masing UPT. Jenis laporan juga dapat menampilkan per jenis pendapatan yang ada, yaitu : cash (C), transfer (T) dan


10

a.

b.

pindah alokasi (PA); (4) Laporan terhadap jenis pendapatan transfer yang telah dan yang belum mendapatkan validasi dari Biro Keuangan; (5) Laporan terhadap jenis pendapatan pindah alokasi yang telah dan yang belum mendapatkan validasi dari Biro Keuangan. (6) Laporan untuk jangka waktu tertentu dari masing-masing jenis laporan yang ada. Jenis ukuran waktu yang akan dipakai adalah: sampai dengan hari berjalan, bulanan, triwulan, semester dan tahunan; (7) Khusus untuk UPT. GRHA maka dapat bertindak sebagai 3 sub unit, yaitu: sub unit GSN (Graha Sepuluh Nopember), Sub unit Guest House dan Sub unit Kantin; (9) Transaksi tutup buku yang dilakukan masingmasing UPT sebagai tanda bahwa proses transaksi pada suatu bulan tertentu telah selesai dan menuju bulan berikutnya. Biro Keuangan Kebutuhan user dari bagian Biro Keuangan adalah: (1) Sistem informasi yang dapat melakukan validasi terhadap jenis transaksi yang membutuhkan validasi oleh UPT, yaitu: jenis pendapatan transfer dan jenis pendapatan pindah alokasi; (2) Laporan pendapatan per UPT secara detail ataupun resume untuk semua UPT; (3) Laporan transaksi yang telah mendapatkan validasi dan yang belum mendapatkan validasi dari semua transaksi yang dibuat oleh UPT; (4) Laporan UPT yang belum melakukan mekanisme tutup buku. Asset Management Units (AMU) Kebutuhan user dari bagian AMU adalah: (1) Sistem informasi yang dapat melakukan validasi terhadap jenis transaksi yang membutuhkan validasi oleh UPT, yaitu: jenis pendapatan transfer dan jenis pendapatan pindah alokasi; (2) Laporan pendapatan per UPT secara detail ataupun resume untuk semua UPT; (3) Laporan transaksi yang telah mendapatkan validasi dan yang belum mendapatkan validasi dari semua transaksi yang dibuat oleh UPT; (4) Laporan UPT yang belum melakukan mekanisme tutup buku.

Mekanisme Penerimaan Pendapatan Mekanisme penerimaan pendapatan yang terjadi pada unit di ITS dapat terjadi melalui salah satu mekanisme di bawah ini: a. Penerimaan secara Cash/Tunai, yaitu pelanggan langsung membayar kepada unit tertentu selaku penerima pendapatan. Mekanisme tunai dapat terjadi antara pihak UPT sebagai penerima pendapatan dan pihak pelanggan yang dapat terdiri dari UPT internal ITS dan pihak ke-3. b. Penerimaan via transfer bank yaitu pihak ke-3/Pelanggan mengirimkan sejumlah uang yang telah ditentukan besarnya ke rekening Rektor ITS. c. Penerimaan secara pindah alokasi yaitu proses pemindahan dana pelanggan (Unit) ke rekening Aset Manajemen melalui pengajuan kepada Biro Keuangan

Mekanisme Tutup Bulan Mekanisme ini terjadi ketika UPT telah sampai pada akhir bulan dan tidak akan menambah dan merubah transaksi lagi. Fungsi dari mekanisme ini adalah untuk menjaga kevalidan data agar data tidak bisa berubah. Jika terjadi kesalahan saat pengecekan oleh Biro Keuangan maka Biro Keuangan harus menghilangkan tanggal tutup bulan sehingga UPT dapat melakukan pembetulan kembali pada transaksi yang salah.


11

Flowchart Penerimaan Dana Asset Management Units (AMU) Flowchart Penerimaan Dana Asset Management Units (AMU) bisa ditunjukkan dalam Gambar 1 sebagai berikut:

MULAI

INFORMASI PENERIMAAN DANA PENGELOLAAN ASET

BUKTI SETOR/ PEMBAYARAN

UNIT KERJA MENGINFORMASIKAN

COPY BUKTI SETOR/ PEMBAYARAN

MEMPEROLEH INFORMASI

BENDAHARA PENERIMAAN

REKAPITULASI HARIAN PENERIMAAN PEMBAYARAN

SESUAI ? Y

T

REKENING KORAN

I-BANKING BANK PERSEPSI

LAPORAN REKAP PENERIMAAN

INPUT/JURNAL PENERIMAAN KE SIM KEUANGAN

BANK

INFORMASI

STOP

Gambar 1 Flowchart Penerimaan Dana Asset Management Units Sumber: Internal ITS (2012)

Keterangan : a. Unit Kerja dari Asset Management Units memberikan informasi tentang penerimaan pendapatan dari pengelolaan aset kepada Biro Keuangan dengan dilampiri copy bukti setor atau pembayaran pengelolaan aset kepada Biro Keuangan (Bendahara Penerimaan). b. Selanjutnya Bendahara Penerimaan melakukan monitoring penerimaan pengelolaan asset melalui fasilitas I-banking Bank Persepsi dan konfirmasi dengan Bank Persepsi. Jika data sesuai, bendahara penerimaan bisa membuat rekapitulasi harian penerimaan/pembayaran pengelolaan asset. c. Dari rekapitulasi penerimaan harian, Bendahara Penerimaan bisa membuat laporan rekap penerimaan. d. Berdasarkan data tersebut Bendahara penerimaan melakukan input data atau penjurnalan pada SIM Keuangan


12

Aplikasi SIM keuangan aset Aplikasi SIM keuangan aset yang melakukan pengelolaan data dan informasi terkait dengan aset fisik yang dimiliki dalam hal keuangan bisa ditunjukkan dalam Screen Shot SIM. Screen shot Data Penerimaan Cash bisa ditunjukan dalam Gambar 2, screen shot Data Penerimaan Transfer bisa ditunjukkan dalam Gambar 3, dan screen shot data Penerimaan Pindah Alokasi bisa ditunjukkan dalam Gambar 4 berikut:

Gambar 2 Screen Shot Data Penerimaan Cash

Gambar 3 Screen Shot Data Penerimaan Transfer

Gambar 4 Screen Shot Data Penerimaan Pindah Alokasi


13

Untuk mengecek data penerimaan AMU kita dapat melihat melalui SIM Penerimaan dengan alamat http://simkeu.its.ac.id/amu/. Untuk dapat mengakses sim ini harus memiliki username dan password. Unit kerja AMU menginput data penerimaan mereka. Selanjutnya Biro Keuangan melalui Bendahara Pembantu Pengeluaran (BPP) IV sebagai admin, memantau data penerimaan dan melakukan proses verifikasi/pengecekan ke rekening Rektor. Jika benar uang telah disetor maka dilakukan proses validasi. Berikut ini adalah tampilan screen shot Validasi Penerimaan Transfer yang bisa ditunjukkan dalam Gambar 5 dan screen shot Validasi Penerimaan Pindah Alokasi bisa ditunjukkan dalam Gambar 6:

Gambar 5 Screen Shot Validasi Penerimaan Transfer

Gambar 6 Screen Shot Validasi Penerimaan Pindah Alokasi Setelah dilakukan proses validasi, BPP IV bisa melakukan rekonsiliasi dengan Bendahara Penerimaan pada setiap bulannya. Selanjutnya Bendahara penerimaan menginput data penerimaan ke dalam jurnal SIM Keuangan. Namun masih ada kelemahan tidak terintegrasi antara SIM AMU dengan SIM Keuangan, sehingga sistem penjurnalan


14

pendapatan AMU di ITS dilakukan secara manual pada Sim Keuangan. Tampilan Aplikasi SIM Keuangan ITS bisa ditunjukkan dalam Gambar 7 - 10 berikut:

Gambar 7 Screen Shot SIM Keuangan ITS

Gambar 8 Screen Shot Login SIM Keuangan ITS

Gambar 9 Screen Shot Menu SIM Keuangan ITS


15

Gambar 10 Screen Shot Penjurnalan SIM Keuangan ITS Bendahara Penerimaan melakukan pencatatan/perjurnalan pada SIM Keuangan ini setiap bulan. Untuk dapat mengakses SIM ini juga harus mempunyai username dan password. Sim Keuangan ini memiliki keterbatasan hanya dapat diakses secara localhost di Lingkungan ITS. Dengan adanya SIM ini membantu tugas Bendahara Penerima memantau penerimaan yang didapat dari AMU setiap bulannya. Jurnal untuk Penerimaan AMU dalam SIM Keuangan: Bank xxx Pendapatan Usaha Lainnya

xxx

Sistem Asset Manajemen Units (AMU) Melalui sistem informasi pendapatan keuangan aset, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) bermaksud agar pengelolaan aset yang ada dapat dilaksanakan dengan lebih optimal. Sehingga data informasi penerimaan kas yang dihasilkan bisa lebih akurat dan menghasilkan laporan yang akuntanbel. Keberadaan sistem pendapatan keuangan asset ini adalah hasil kerja sama antara unit kerja yang terkait. Segala peraturan, kebijakan, pengembangan dikoordinir dan dikelola sepenuhnya oleh Badan Teknologi dan Informasi (BTSI) ITS yang bertindak atas nama Institut Teknologi Sepuluh Nopember. Analisis Kelemahan Sistem Sistem yang telah dipaparkan di atas adalah Sistem Penerimaan Kas dan pengolahan transaksi yang ada di dalam Penerimaan Kas Asset Management Units (AMU) pada Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS). Dari sistem yang telah dipaparkan tersebut, dapat dilihat beberapa kelemahan sebagai berikut: 1. Banyak data yang tidak terintegrasi dan masih banyak proses yang dilakukan secara manual. Informasi yang ada belum secara otomatis terintegrasi untuk beberapa fungsi yang berbeda. 2. Banyaknya aktivitas input data yang sama berulang-ulang. Akitivitas seperti ini tentu mempengaruhi efisiensi dan efektivitas di Institut Teknologi Sepuluh Nopember. 3. Kurang adanya Controlling System antara Data, Server dan Penerimaan.


16

Desain Sistem Setelah melakukan analisis tentang sistem yang sedang berjalan di Institut Teknologi Sepuluh Nopember, maka akan dapat didesain sebuah sistem yang dapat mengatasi kelemahan yang telah disebutkan dengan tujuan agar manajemen dapat memperoleh informasi secara efektif dan efisien melalui sistem yang berjalan serta dapat menggunakan informasi tersebut untuk pengambilan keputusan dalam hal Penerimaan Kas, khususnya dalam Penerimaan Kas melalui Asset Management Units (AMU). Input Sistem Input sistem berasal dari data yang diinput oleh internal ITS yaitu dari 6 Asset Management Units: UPT Grha (yang mengelola beberapa jasa layanan yaitu Graha Sepuluh Nopember ITS, GuestHouse ITS, dan Kantin ITS), Asrama, Pusat Bahasa dan Budaya, ITS Press, Medical Center, dan Sport Center, Bendahara Penerimaan, Bendahara Pembantu Pengeluaran IV, dan Bank. Berikut rancangan input untuk system: a. Asset Management Units (AMU): Unit kerja/organisasi yang tergabung ke dalam AMU melakukan penyetoran ke Bank dan membuat laporan penyetoran ke Biro Keuangan dilampiri dengan salinan bukti setoran. b. Bendahara Pembantu Pengeluaran IV: (1) Melakukan proses verifikasi/pengecekan ke rekening. Jika benar uang telah disetor maka Biro Keuangan melakukan proses validasi; (2) Melakukan Transfer/pindah alokasi; (3) Memonitor Penerimaan AMU baik yang melalui rekening Rektor maupun proses transfer alokasi dan melaksanakan rekonsiliasi penerimaan AMU dengan bendahara penerimaan setiap bulan c. Bendahara Penerima: Melakukan Input data Penerimaan dan Menyusun Laporan Penerimaan Pendapatan serta melakukan input data penerimaan AMU pada SIM Keuangan. d. BANK: Menerima pembayaran dan menerbitkan slip bukti setoran. Rancangan Sistem Perancangan sistem menggunakan beberapa bahasa pemodelan untuk mempermudah analisa terhadap sistem. Pemodelan sistem yang digunakan adalah SystemFlow, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram. Berikut DFD AMU seperti tampak pada gambar 11: AMU

Laporan Pendapatan

0 Laporan Pendapatan

Laporan Pendapatan Validasi Transfer

Data Pendaptan Data Transfer UPT

SIM Pendapatan AMU validasi Pindah Alokasi Data Pindah Alokasi

+

Data Master

Admin

Bukti Transfer

Pihak Ketiga

Gambar 11 Data Flow - Context Diagram SIM Pendapatan AMU

Biro Keuangan BAUK


17

Dari gambar di atas dapat diketahui bahwa sistem berhubungan berbagai entitas. Pada entitas AMU, sistem memberikan semua laporan pendapatan baik laporan bulanan, triwulan dan tahunan. Pada entitas Biro Keuangan, sistem juga memberikan semua laporan pendapatan. Sebagai inputan sistem, Biro Keuangan melakukan proses validasi transfer dan proses pindah alokasi. Dari entitas pihak ketiga, sistem mendapatkan inputan data berubah bukti transfer. Dari entitas admin, user mendapatkan inputan data berupa data master (master rekening, master user, master Biro Keuangan, master UPT). Dari entitas UPT, sistem memberikan semua laporan pendapatan per UPT. Entitas UPT memberikan data pendapatan, data transfer dan data pindah alokasi. DFD sistem penerimaan cash bisa ditunjukkan pada gambar 12, DFD system penerimaan transfer bisa ditunjukkan pada gambar 13, dan DFD system penerimaan secara pindah alokasi bisa ditunjukkan pada gambar 14 berikut: 1

T_Pendapatan Data Header Pendapatan

1 2

T_DPendapatan

Data Penerimaan Cash

Data Detil Pendapatan

UPT Entry Data Penerimaan Cash

Data Akun 3

M_Akun

data user

Data UPT

13 4

M_USER

M_UPT

Gambar 12 DFD Level 1 (Sub Sistem Penerimaan Cash) Pihak Ketiga

Data Copy Bukti Transfer

UPT Input Data Rekening

2 1

T_Pendapatan

Data Header Pendapatan Entry Pendapatan Transfer

13 data user

Data Detil Pendapatan 2

T_DPendapatan Data UPT

Proses Validasi Data Akun Update validasi

4 3 3

Validasi Penerimaan Transfer BAUK

M_Akun

Proses Validasi Transfer

B. Keu.

Gambar 13 DFD Level 1 (sub sistem penerimaan transfer)

M_UPT

M_USER


18

2 6

T_PA

UPT

Data Pindah Alokasi

Data Pindah Alokasi data user Data Header Pendapatan

1

T_Pendapatan Entry Pendapatan Pindah Alokasi

2

T_DPendapatan

Data Detail Pendapatan

13

M_USER

3

M_Akun

4

M_UPT

Data Akun

Data UPT

Proses Validasi

3 validasi Pindah Alokasi Update validasi

Proses Vali dasi Pindah Alokasi

Biro BAUK Keuangan

Gambar 14 DFD Level 1 (sub sistem penerimaan pindah alokasi) Output Sistem Usulan output berupa report yang dapat digunakan oleh manajemen untuk membantu pengambilan keputusan adalah sebagai berikut: (1) Laporan pendapatan bulanan, triwulan dan tahuan UPT; (2) Laporan pendapatan bulanan, triwulan dan tahunan Biro Keuangan/AMU. Laporan UPT: a. Laporan Bulanan Pendapatan UPT: (1) Fungsi: untuk menampilkan pendapatan bulanan per UPT; (2) Mekanisme: pendapatan bulanan per UPT dihitung dari jumlah penerimaan bulanan dengan default bulan yang sedang berjalan atau bulan terpilih; Grafik Data Penerimaan per Bulan bisa ditunjukkan pada gambar 15 berikut:

Validasi Biro Keu

Gambar 15 Contoh Grafik Data Penerimaan per Bulan


19

Keterangan gambar: Data-data yang disajikan dalam grafik adalah jumlah total pendapatan per kode akun dengan pembagian menurut jenis penerimaan pendapatan yaitu: cash, transfer dan pindah alokasi. Pada bagian penjelasan di bawah grafik terdapat informasi total pendapatan dan pembagian menurut jenis penerimaan cash, transfer dan pindah alokasi yang disajikan berdasarkan besar biaya dan prosentase. Terdapat informasi saldo yang diambil dari: Total pendapatan bulan terpilih – Total penyetoran. Terdapat informasi validasi Biro Keuangan dengan informasi banyaknya transaksi yang harus divalidasi, transaksi yang telah tervalidasi, dan transaksi yang belum tervalidasi dengan jumlah dana dan prosentase. Berikut adalah contoh detail laporan bulanan pendapatan UPT seperti tampak dalam Gambar 16: LAPORAN PENDAPATAN BULANAN ASET MANAJEMEN UNIT Tahun

Tanggal

Kode Akun

Nama Akun

Uraian

Jumlah

Ket

Pendapatan Saldo

Gambar 16 Laporan Bulanan Pendapatan UPT b.

Laporan Pendapatan Per Triwulan: (1) Fungsi: untuk menampilkan pendapatan triwulan per UPT; (2) Mekanisme: Pendapatan triwulan per UPT dihitung dari jumlah penerimaan selama 3 bulan dengan default range yang diambil berdasarkan panduan yang ada. Range triwulan: (1) Triwulan I: Januari-Pebruari-Maret; (2) Triwulan II: April-Mei-Juni; (3) Triwulan III: Juli-Agustus-September; dan (4) Triwulan IV: Oktober-NovemberDesember.


20

Grafik Data Penerimaan per Bulan dengan penjelas akun bisa ditunjukkan pada gambar 17 berikut:

Gambar 17 Contoh Grafik Laporan Data Penerimaan per Triwulan per Kode Akun Keterangan : Data-data yang disajikan dalam grafik adalah jumlah total pendapatan per bulan dengan pembagian menurut kode akun yang ada pada masing-masing bulan. Pada bagian penjelasan di bawah grafik terdapat tingkat kenaikan atau penurunan dari bulan satu ke bulan lainnya dan disertai dengan prosentasi kenaikan/penurunan. Terdapat total pendapatan dalam 3 bulan yang diperinci dengan pendapatan dari 3 bulan per kode akun. Grafik Data Penerimaan per Bulan dengan penjelas prosentase bisa ditunjukkan pada gambar 18 berikut:

Gambar 18 Contoh Grafik Laporan Data Penerimaan per Triwulan disertai penjelas prosentase


21

Keterangan : Data-data yang disajikan dalam grafik adalah jumlah total pendapatan per bulan dengan pembagian menurut jenis penerimaan pendapatan yaitu: cash, transfer dan pindah alokasi. Pada bagian penjelasan di bawah grafik terdapat tingkat kenaikan atau penurunan dari bulan satu ke bulan lainnya dan disertai dengan prosentasi kenaikan/penurunan. Terdapat total pendapatan dalam 3 bulan yang diperinci dengan pendapatan dari 3 bulan per jenis penerimaan disertai dengan penjelas prosentase. c.

Laporan Pendapatan Tahunan UPT: (1) Fungsi: untuk menampilkan pendapatan tahunan per UPT; (2) Mekanisme: Pendapatan tahunan per UPT dihitung dari jumlah penerimaan selama 12 bulan tahun berjalan atau tahun terpilih. Grafik Laporan Data Penerimaan per Tahun bisa ditunjukan pada gambar 19 berikut:

Gambar 19 Contoh Grafik Laporan Data Penerimaan per Tahun Keterangan : Data-data yang disajikan dalam grafik adalah jumlah total pendapatan per bulan dalam setahun dengan pembagian menurut jenis penerimaan pendapatan yaitu: cash, transfer dan pindah alokasi. Pada bagian penjelasan di bawah grafik terdapat tingkat kenaikan atau penurunan dari bulan satu ke bulan lainnya dalam satu tahun dan disertai dengan prosentasi kenaikan/penurunan. Terdapat total pendapatan dalam 1 tahun yang diperinci dengan pendapatan dari 12 bulan per jenis penerimaan disertai dengan penjelas prosentase. Laporan pendapatan bulanan, triwulan dan tahunan Biro Keuangan/AMU: a. Laporan Pendapatan Bulanan Biro Keuangan/AMU: (1) Fungsi: untuk menampilkan pendapatan bulanan semua UPT; (2) Mekanisme: jumlah dari pendapatan masingmasing UPT pada bulan berjalan atau bulan terpilih.


22

Grafik Laporan Data Penerimaan AMU per Bulan bisa ditunjukkan pada gambar 20 berikut:

Validasi Biro Keuangan

Gambar 20 Contoh Grafik Laporan Data Penerimaan AMU per Bulan Keterangan: Data-data yang disajikan dalam grafik adalah jumlah total pendapatan per UPT dalam setahun dengan pembagian menurut jenis penerimaan pendapatan yaitu: cash, transfer dan pindah alokasi. Keterangan penjelas yang disajikan antara lain: total semua pendapatan dari semua UPT yang ada, rincian pendapatan dikategorikan berdasarkan jenis penerimaan cash, transfer dan pindah alokasi. Informasi lain yang dapat disajikan adalah transaksi (transfer dan pindah alokasi) yang membutuhkan proses validasi dari Biro Keuangan. Detail rinciannya informasi yang ditampilkan adalah transaksi yang telah tervalidasi dan belum tervalidasi baik dalam bentuk jumlah satuan maupun prosentase. Informasi ini dapat dilihat detailnya rincian transaksinya. b.

Laporan Pendapatan Triwulan, Semester, Tahunan Biro Keuangan/AMU: (1) Fungsi: Triwulan untuk menampilkan pendapatan 3 bulanan dari semua UPT. Semester untuk menampilkan pendapatan 6 bulanan dari semua UPT. Tahunan untuk menampilkan pendapatan 12 bulanan dari semua UPT; (2) Mekanisme: Jumlah dari pendapatan masing-masing UPT pada triwulan, semester berjalan atau terpilih atau tahun berjalan.


23

Grafik Laporan Data Penerimaan masing-masing UPT per Triwulan bisa ditunjukkan pada gambar 21 berikut:

Gambar 21 Contoh Grafik Data Penerimaan masing-masing UPT per Triwulan Grafik Laporan Data Penerimaan masing-masing UPT per Bulan per Tahun bisa ditunjukkan pada gambar 22 berikut:

Gambar 22 Contoh Grafik Data Penerimaan masing-masing UPT per Bulan per Tahun Keterangan : Data-data yang disajikan dalam grafik adalah jumlah total pendapatan bulanan semua UPT dari bulan ke bulan. Informasi penjelas yang disajikan adalah tingkat penurunan dan kenaikan dari bulan satu ke bulan selanjutnya. Informasi lain yang dapat disajikan adalah jumlah pendapatan menurut jenis penerimaan cash, transfer dan pindah alokasi.


24

c.

Laporan Tutup Bulan Untuk memberikan informasi dari UPT yang belum tutup bulan maupun yang sudah tutup bulan.

d.

Laporan Transfer Untuk memberikan informasi tentang UPT yang telah melakukan transaksi transfer yang telah divalidasi maupun yang belum tervalidasi oleh Biro Keuangan.

e.

Laporan Pindah Alokasi Untuk memberikan informasi tentang UPT yang telah melakukan transaksi pindah alokasi yang telah divalidasi maupun yang belum tervalidasi oleh Biro Keuangan.

SIMPULAN DAN KETERBATASAN Simpulan Simpulan hasil penelitian ini dapat dikemukakan sebagai berikut: (1) Sim Keuangan Aset adalah suatu aplikasi yang dapat melakukan pengelolaan data dan informasi terkait dengan asset fisik yang dimiliki khususnya dalam hal keuangan; (2) SIM Penerimaan Aset membantu Bendahara Penerimaan memantau arus Penerimaan Kas dari beberapa entitas UPT; (3) Adanya keterbatasan dalam SIM Penerimaan Aset, data yang tidak terintegrasi dan masih banyak aktivitas input data yang sama berulang-ulang; (4) Kurang adanya Controlling antara Data Bank, Data Penerimaan, dan Data Base Server. Jadi kemungkinan bisa terjadi kesalahan dan Server yang mudah rusak; (5) Belum terintegrasinya SIM Penerimaan dengan SIM Keuangan. Penjurnalan penerimaan pendapatan yang berasal dari Asset Management Units (AMU) ke dalam SIM Keuangan masih dilakukan secara manual. Keterbatasan Keterbatasan utama yang terdapat dalam penelitian ini adalah meliputi subyektifitas yang ada pada peneliti. Penelitian ini tergantung pada interpretasi peneliti tentang makna yang tersirat dalam wawancara, sehingga kecenderungan untuk bias atau subyektifitas tetap ada. Untuk penelitian selanjutnya agar lebih dilakukan cross check data dan informan sehingga dapat diketahui secara pasti bagaimana pemanfaatan data pada sistem informasi penerimaan kas melalui perancangan database Asset Management Units (AMU) dalam pemanfaatan organisasi sektor publik. DAFTAR PUSTAKA Abdullah N.S. 2004. Ekonomi Pendidikan. Universitas Terbuka. Jakarta. Anthony, R.N., dan V. Govindarajan. 2001. Management Control System. Irwin Mc.GrawHill. Boston. Terjemahan FX.K. Tjakrawala. 2002. Sistem Pengendalian Management. Salemba Empat. Jakarta ______., J. Dearden, dan N.M. Bedford. 2000. Management Control System. 10th Edition. Irwin Mc.GrawHill. Boston. Terjemahan A. Maulana. 2001. Sistem Pengendalian Manajemen. Edisi 10. Erlangga. Jakarta. Baridwan , Z. 1991. Sistem Akuntansi. BPFE. Yogyakarta. ______. 2000. Intermediate Accounting. BPFE. Yogyakarta. Bastian, I. 2006. Akuntansi Sektor Publik: Suatu Pengantar. Edisi Kedua. Erlangga. Jakarta.


25

Brewer, P.C., E.J. Garrison, dan E.W. Norren. 2005. Managerial Accounting. 11th Edition. Terjemahan N. Hinduan dan E. Tanujaya. 2006. Akuntansi Manajerial. Edisi 11. Salemba Empat, Jakarta. Bungin, B. 2008. Penelitian Kualitatif. Kencana Media Group. Jakarta. Gitosudarmo, I. dan Basri 2002. Manajemen Keuangan. Edisi 4. BPFE. Yogyakarta. Halim, A. dan Sarwoko. (1999). Manajemen Keuangan. BPFE. Yogyakarta. Hansen, D.R., dan M.M. Mowen. 2004. Management Accounting. 7th Edition. Cengage SouthWestern. Cincinnati. Terjemahan D. Fitriasari dan A.D. Kwary. 2005. Akuntansi manajemen. Edisi ke 7. Salemba Empat. Jakarta. Bodnar, G.H. dan W.S. Hopwood. 2004. Accounting Information system. Prentice Hall. London. Terjemahan J.A. Saputra. 2006. Sistem Informasi Akuntansi Andi. Yogyakarta. Laudon, K.C. dan J.P. Laudon. 2007. Management Information System: Managing Digital Firm. 10th Edition. Pearson PrenticeHall. New Jersey. Terjemahan C. Sungkono dan M.E. Prasetya. 2008. Sistem Informasi Manajemen: Mengelola Perusahaan Digital. Edisi 10. Salemba Empat. Jakarta. Mulyadi. 2001a. Sistem Akuntansi, Edisi 3, Salemba Empat. Jakarta. ______. 2001b. Sistem Informasi Penerimaan Kas. Salemba Empat. Jakarta. Permata, N.I. 2011. Koneksi dan Jaringan, http://permatanovia.blogspot.com/ 2011/10/koneksidan-jaringan. 30 Januari 2013 (19:45). Slamin, A. Maududie, K. Muzakhar, dan M.F. Ma’ruf. 2007. Pengantar Teknologi Informasi. Andi Offset. Yogyakarta. Soemarso S.R. 2002. Akuntansi Suatu Pengantar. Buku Dua. Edisi Kelima. Salemba Empat. Jakarta. Wijayanto, N. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Erlangga. Jakarta.

●●●

PEMANFAATAN DATA SISTEM INFORMASI PENERIMAAN KAS PADA ASSET MANAGEMENT UNITS

Recommend Documents