KOLEKSI INDEKS, PROSIDING, DAN LAPORAN PENELITIAN Oleh: Wahid Nashihuddin (2013) Indeks Dalam ilmu perpustakaan dan informasi, istilah “indeks” bermakna daftar yang disusun secara abjad (alfabetis), dan indeks biasanya ditempatkan pada bagian akhir suatu buku, berupa nama orang, subjek, dan lain sebagainya. Indeks disebut juga daftar topik, nama orang, tempat dan sebagainya yang disusun menurut abjad, yang disebutkan dalam sebuah buku atau seri buku, menunjukkan tempat istilah tersebut dimuat dalam buku, lazimnya disertai dengan nomor halaman (kadang-kadang disertai dengan simbol yang menunjukkan posisi tersebut dalam halaman), kadangkadang juga nomor seksi, entri ataupun jilid. Indeks berfungsi sebagai alat bantu temu (finding aids) ke posisi sebuah materi perpustakaan dalam koleksi perpustakaan (Lasa, 1990). Penyajian indeks suatu isi terbitan disajikan dalam halaman khusus yang letaknya di bagian akhir suatu terbitan, dan biasanya disebut “halaman indeks”. Halaman indeks adalah halaman yang memuat indeks, baik disusun secara kumulatif maupun tahunan yang dimuat pada akhir volume untuk satu tahun periode. Halaman indeks suatu terbitan (misalnya majalah ilmiah) terdiri dari nama subyek, nama perorangan, nama geografis dan nama tempat, peristiwa, serta hal-hal penting lain yang bersumber dari satu terbitan (Suwahyono, 2002). Penyusunan indeks majalah ilmiah yang ada di Indonesia sebaiknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Indeks hendaknya diterbitkan sekali dalam setahun. 2. Penempatan halaman indeks dibagi menjadi 3 macam, yaitu; a. halaman indeks tahunan ditempatkan pada halaman terakhir dari akhir volume untuk satu tahun periode b. halaman indeks kumulatif ditempatkan pada halaman terakhir dari beberapa volume c. halaman indeks mempunyai urutan tersendiri dalam penomoran halaman, yaitu menggunakan angka arab diikuti dengan simbol untuk membedakan dengan nomor halaman teks. 3. Pada judul sirahan (running title) di setiap halaman agar dicantumkan judul dan jenis indeks. 4. Menentukan jenis indeks, seperti indeks pengarang, subyek, badan korporasi, atau nama geografi. 5. Indeks disusun berdasarkan abjad (alfabetis) dan klasifikasi (per-bidang ilmu). 6. Bila indeks kumulatif diterbitkan, maka dianjurkan agar penerbitannya dilakukan secara teratur. 7. Dalam hal indeks kumulatif dan indeks terbitan lengkap, dianjurkan agar huruf pertama dari entri pertama dan terakhir pada setiap halaman, atau lebih baik semua kata pertama dan terakhir dicetak dengan judul sirahan pada setiap halaman indeks. Tujuan dari pembuatan indeks terbitan buku, prosiding, dan majalah ilmiah adalah untuk memudahkan pencarian butir secara spesifik dari setiap informasi yang dicari. Susunan indeks yang baik adalah mampu menyelamatkan buku, dalam arti pembaca tidak perlu membaca secara keseluruhan dari setiap halaman, tetapi hanya cukup dengan mencari sebuah istilah yang tercantum pada suatu terbitan (Sulistiyo-Basuki, 2005). Informasi indeks suatu terbitan (buku) dikatakan baik, apabila telah memenuhi persyaratan sebagai berikut: 1) Akurat, artinya istilah yang digunakan benar-benar mencerminkan konsep yang dimuat dalam buku. Misalnya buku tentang kuda akan banyak memuat entri kuda daripada entri binatang berkaki “gazal”.
2) Komprehensif, artinya mencakup seluruh konsep yang ada dalam sebuah buku. Keluasan indeks dapat dibatasi asalkan saja hal pembatasan tersebut dijelaskan terlebih dahulu, misalnya pada kata pengantar atau pedoman penggunaan indeks. 3) Istilah yang digunakan harus konsisten, tidak berubah-ubah walaupun maknanya sama. Maka pengindeks (indexer) harus memutuskan istilah mana yang akan digunakan, istilah mana yang akan merujuk ke istilah yang digunakan. Contoh kata nyanyian, lagu, dendang. Ketiga kata tersebut sinonim maka harus dipilih satu kata secara konsisten, walaupun dalam buku yang diindeks, mungkin saja si penulis menggunakan ketiga kata. Sehubungan dengan konsistensi ini, maka ada baiknya pengindeks menggunakan tesaurus. 4) Penggunaan penunjukan “lihat” dan “lihat juga”. Penunjukan ‘lihat” digunakan dari satu istilah yang tidak digunakan ke istilah yang digunakan. Sebagai contoh, menyangkut sinonim kata sapi, lembu, jawi, maka bila pengindeks memutuskan menggunakan kata “sapi”, dia membuat penunjukan Jawi lihat Sapi dan Lembu lihat Sapi (Wellisch, 1993). Prosiding Prosiding merupakan kumpulan makalah hasil penyelenggaraan seminar, workshop, atau konferensi ilmiah, yang bertujuan untuk berbagi pengalaman dan pengetahuan hasil penelitian atau kajiannya kepada masyarakat. Melalui seminar atau konferensi terjadi tukar-menukar ide dan pikiran antar peneliti, pengambil kebijakan, akademisi dan praktisi yang menjadi peserta kajian sehingga dapat menambah pengetahuan. Selain itu, seminar ilmiah juga dapat meningkatkan motivasi seseorang dalam aktivitas penelitian, baik secara individual maupun berkolaborasi. Senada dengan itu, Rufaidah (2008) mengatakan bahwa motivasi mengembangkan ilmu pengetahuan menjadi alasan utama peneliti untuk melakukan kegiatan penelitian, pengkajian, dan percobaan, baik secara individual maupun berkelompok atau bekerja sama. Komunikasi hasil penelitian dilakukan melalui berbagai pendekatan dan media agar dapat diketahui pengguna atau dikembangkan lebih lanjut oleh peneliti lain. Adapun media mengkomunikasikan hasil penelitian adalah dengan kajian ilmiah yang hasilnya dapat diterbitkan dalam bentuk prosiding ataupun majalah ilmiah. Kedua media terbitan tersebut sangat diperlukan oleh peneliti karena informasi yang dimuat akan lebih mutakhir bila dibandingkan dengan media komunikasi lainnya. Prosiding merupakan salah satu jenis koleksi serial atau terbitan berkala yang sering diterbitkan oleh lembaga penelitian. Selain prosiding, jenis terbitan serial lainnya yaitu laporan tahunan (annual), jurnal/majalah, memoar, almanak, dan transaksi masyarakat. Evans (2005), mengatakan bahwa koleksi serial adalah “a publication issued in successive parts, usually at regular intervals, and as rule, intended to be continued indenfinitely. Serials include periodicals, annuals (reports, yearbooks, etc) and memoirs, proceedings, and transactions of societies”. Dari definis tersebut tersirat bahwa karakteristik koleksi serial adalah diterbitkan secara berturut-turut atau berkala, sesuai dengan rentang waktu yang sudah ditentukan, apakah bulanan, tiwulan, semester, atau tahunan. Sementara itu, isi informasi koleksi serial selalu terikat dengan kegiatan hasil kajian atau penelitian yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga litbang, termasuk informasi dari prosiding juga didasarkan pada hasil kajian dan penelitian lapangan. Prosiding adalah catatan yang dipublikasikan pada acara konferensi, kongres, simposium, atau pertemuan ilmiah lainnya yang disponsori oleh suatu masyarakat atau asosiasi (Reitz, 2002),. Biasanya materi prosiding disajikan dalam bentuk abstrak atau laporan ringkas dari makalah yang disajikan kepada para peserta. Ketika isi teks prosiding disajikan secara menyeluruh maka disebut dengan transaksi (transcation). Magrill (1984), menambahkan bahwa informasi yang disajikan dalam prosiding adalah kajian hasil pertemuan atau konferensi yang diselenggarakan secara teratur,
baik dalam materi yang disampaikan pada saat pelakasanaan seminar (teknis) maupun proses diskusi dalam suatu konferensi. Di lembaga dokumentasi dan informasi seperi perpustakaan, prosiding merupakan salah satu koleksi “langka” di perpustakaan. Alasannya bahwa tidak semua perpustakaan memiliki koleksi prosiding hasil konferensi ilmiah, karena informasi koleksi prosiding tidak diperjual-belikan kepada umum (sifat terbatas). Dengan keterbatasan itulah, perpustakaan harus lebih selektif dalam menentukan jenis koleksi prosiding yang akan dilanggannya. Evans (2005), mengatakan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan perpustakaan apabila akan melanggan koleksi serial (jenis prosiding), yaitu: 1. Menentukan setiap judul yang diminta oleh pengguna berdasarkan bidang studi/ilmu yang banyak diminta pengguna (aturan ini sering digunakan dalam perpustakaan khusus). 2. Berlangganan ke salah judul koleksi serial yang sering digunakan atau dipinjam pengguna. 3. Berlangganan koleksi dari semua judul inti makalah prosiding yang sudah diidentifikasi melalui analisis kutipan di bidang studi/ilmu yang dikumpulkan 4. Tidak berlangganan ke judul terbitan serial yang belum memiliki indeks (unindexed) 5. Tidak berlangganan jurnal/prosiding yang berisi artikel yang tidak belum pernah dikaji secara ilmiah (unrefereed). Laporan Penelitian Laporan penelitian adalah laporan yang berisi hasil dan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh seseorang ataupun berkelompok. Amran (2006) mengatakan bahwa kegiatan penelitian merupakan usaha pemecahan masalah berdasarkan fakta-fakta yang diolah secara sistematis berdasarkan ilmu pengetahuan dengan metode ilmiah. Dalam menyusun hasil penelitian, peneliti harus menulis laporan hasil penelitian dengan mengikuti sistematika atau kaidah penulisan karya ilmiah yang baku. Sebagai contoh, sistematika penulisan laporan penelitian itu sekurangkurangnya meliputi: 1. Bagian pembuka, terdiri dari halaman judul, lembar pengesahan, kata pengantar, daftar isi, dan daftar lampiran. 2. Bagian Isi, terdiri dari latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, dan manfaat penelitian. 3. Bagian kajian teori atau tinjauan kepustakaan, terdiri dari pembahasan teori, kerangka pemikiran dan argumentasi keilmuan, dan pengajuan hipotesis. 4. Bagian metodologi penelitian, terdiri dari waktu dan tempat penelitian, metode atau teknik pengumpulan data, instrumen penelitian, populasi dan sampel, dan analisis data. 5. Bagian hasil penelitian, berisi tentang gambaran hasil/pembahasan penelitian, diskusi penelitian, dan pandangan teoritis tentang hasil-hasil yang dicapai 6. Bagian kesimpulan dan saran 7. Bagian penunjang penelitian, terdiri dari daftar pustaka dan referensi lain yang digunakan sebagai bahan rujukan penelitian Sementara itu, Dewiyana (2009) mengatakan bahwa di dalam kegiatan penelitian terkandung foci of attention (fokus perhatian), tingkat perkembangan, dan isi intelektual. Ketiga aspek tersebut harus terdapat pada sebuah penelitian, agar hasil penelitian sesuai dengan masalah yang akan diselesaikan solusinya kemudian dapat dikembangkan hasilnya menjadi temuan-temuan baru. Fokus perhatian dalam suatu penelitian adalah masalah, masalah yang muncul dalam pikiran peneliti berdasarkan penelaahan situasi yang meragukan (a perplexing situation). Masalah adalah
titik sentral dari keseluruhan penelitian. Terkait dengan masalah yang diteliti, Amran (2006) mengatakan bahwa ada beberapa aktivitas yang sebaiknya dilakukan dalam penelitian yaitu: 1) Pengumpulan fakta, yaitu berupa pengambilan data-data sesuai dengan fakta yang terjadi di lingkungan sekitar 2) Analisis dan sintesis, yaitu melakukan penganalisisan atau pun pengevaluasiaan terhadap data-data yang didapatkan 3) Pengambilan keputusan, yaitu menarik sebuah kesimpulan ataupun makna dari hasil data yang telah dianalisis maupun diolah Pada umumnya, laporan penelitian berisi tentang informasi hasil kajian atau pengamatan di lapangan yang dianalisis dengan metode tertentu. Ciri khas koleksi ini adalah memunculkan adanya permasalahan yang harus dicari pemecahannya, yang didasarkan dengan pendapat tokoh (teori), wawancara, maupun data statistik yang ada di lapangan. Tetapi pada prinsipnya, konten informasi laporan penelitian itu terdiri atas 3 aspek yaitu deskripsi permasalahan, pengetahuan tentang fakta dan konsep, serta pemecahan masalah. Javerlin (2003) mengatakan bahwa ada tiga jenis informasi, yaitu: 1. Informasi yang berkaitan dengan masalah, menggambarkan struktur, sifat dan syarat dari masalah yang sedang dihadapi. Misalnya pedoman membangun konstruksi jembatan, maka informasi yang dibutuhkan adalah mengenai jenis, tujuan dan masalah yang dihadapi dalam membangun konstruksi jembatan 2. Informasi yang berkaitan dengan wilayah terdiri dari pengetahuan tentang fakta, konsep, hukum dan teori dari wilayah permasalahan. Misalnya kajian tentang konstruksi pembangunan jembatan di Jakarta, maka informasi yang dibutuhkan adalah data ukuran jembatan, kondisi wilayah, bahan material, uji ilmiah, dan teknologi informasi yang akan digunakan untuk membangun jembatan. 3. Informasi sebagai pemecahan masalah, menggambarkan bagaimana melihat dan memformulasikan masalah, apa masalah dan wilayah informasi bagaimana yang akan digunakan dalam upaya memecahkan masalah. Misalnya dalam konstruksi jembatan, insyinyur perencana akan menghadapi pro dan kontra mengenai berbagai informasi desain jenis jembatan. Ini hanya dapat dipecahkan pada keahlian seseorang dan pengetahuan yang dimiliki. Ketiga informasi di atas juga merupakan karakteristik dari konten informasi karya hasil penelitian (jurnal atau laporan penelitian). DAFTAR PUSTAKA 1. Amran, M. Anshar. 2006. Defenisi dan Jenis-jenis penelitian. Bandung: Program Studi Teknik Geodesi dan Geomatika Sokolah Pasca Sarjana Institut Teknologi Bandung. Diakses tanggal 14 Oktober 2010. 2. Dewiyana, Himma. 2009. Teknologi informasi dan komunikasi untuk penelitian (e-Research): Studi kasus pada pusat penelitian UK Petra. Pustaha. Vol. 5, no. 1, Juni 9-10. 3. Evans, G. Edward, dan Margaret ZS. 2005. Developing Library and Information Center Collections. London: Library and Information Science Text Series. 4. Javerlin, Rowley. 2003. Organization Knowledge: An Introduction to Information Retrieval. Aldershot: Gower. 5. Lasa HS. 1990. Kamus Istilah Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius.
6. Magrill, Rose Mary dan Doralyn J.Hickey. 1984. Acquisitions Management and Collection Development in Libraries. Chichago: American Library Association. 7. Reitz (2002). ODLIS: Online Dictionary of Library and Information Science. Diakses tanggal 24 Februari 2012, dalam vlado.fmf.uni-lj.si/pub/networks/data/dic/odlis/odlis.pdf 8. Rufaidah, Vivit Wardah. Kolaborasi dan graf komunikasi artikel ilmiah peneliti Bidang pertanian: Studi Kasus pada Jurnal Penelitian dan Pengembangan Pertanian serta Indonesian Journal of Agricultural Science. Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 17, Nomor 1, 2008. 9. Sulistiyo-Basuki. Pembuatan indeks buku untuk Dewey Decimal Classification edisi ringkas berdasarkan kaidah Bahasa Indonesia: sebuah catatan. 10. Suwahyono, Nurasih, Sri Purnomowati, dan Maria Ginting. 2002. Pedoman Penampilan Majalah Ilmiah Indonesia. Jakarta: PDII-LIPI. 11. Wellisch, H.H. (1991). Indexing from A to Z . Bronx,NY: H.H.Wilson.
