Kohéziós Alap projektek Menedzsment Egységeinek létrehozása Útmutató
Készült a Nemzeti Fejlesztési Hivatal megbízásából 2005. május 25.
Készítette a PricewaterhouseCoopers Kft. Szakértok: Czéh Tibor, Tóth Klára, Dr. Pásztor Zsolt
TARTALOMJEGYZÉK 1
BEVEZETÉS ....................................................................................................................... 4
2
A KEDVEZMÉNYEZETT ÉS A PME ELHELYEZKEDÉSE A KOHÉZIÓS A LAP INTÉZMÉNYRENDSZERÉBEN ........................................................................................... 6
3
A PME SZABÁLYOKBAN RÖGZÍTETT FELADATAI............................................................. 8 3.1
KEDVEZMÉNYEZETT MAGYAR JOGSZABÁLYOKBAN RÖGZÍTETT FELADATAI ......... 8 3.1.1 AZ 1/2004. (I. 5.) KORMÁNY RENDELET......................................................................................9 3.1.2 A 360/2004. (XII. 26.) KORMÁNY RENDELET...........................................................................10
3.2 3.3 3.4 3.5 4
A KEDVEZMÉNYEZETT TÁMOGATÁSI SZERZODÉS SZERINTI ÁLTALÁNOS KÖTELEZETTSÉGEI............................................................................................. 10 A KEDVEZMÉNYEZETT INTÉZMÉNYI MUKÖDÉSÉVEL KAPCSOLATOS EU JOGANYAG ......................................................................................................... 11 A PME JOGSZABÁLYOKBÓL EREDO FELADATAI ................................................. 11 A PME PONTOS FELADATAINAK MEGHATÁROZÁSA ........................................... 13
A PME HELYE, MODELLEK ÉS JOGI FORMÁK................................................................. 15 4.1
A PME ELHELYEZKEDÉSE A KEDVEZMÉNYEZETT INTÉZMÉNYRENDSZERÉBEN 15 4.1.1 A KEDVEZMÉNYEZETTRE ÉS A PME-RE VONATKOZÓ FELELOSSÉG ÉS HATÁSKÖRÖK.......15 4.1.2 A PME FELÁLLÍTÁSÁT BEFOLYÁSOLÓ SZABÁLYOZÁSOK.........................................................16 4.1.3 A KEDVEZMÉNYEZETT ÉS A PME LEHETSÉGES VISZONYA ....................................................17
4.2
A PME LEHETSÉGES JOGI FORMÁI ÉS BELSO SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE ............... 18 4.2.1 LEHETSÉGES MODELLEK .............................................................................................................18 4.2.2 A MODELLEK KÖZÖTTI VÁLASZTÁS SZEMPONTRENDSZERE...................................................19 4.2.2.1 1. MODELL – CENTRALIZÁLT PME.............................................................................19 4.2.2.2 2. MODELL - RÉSZBEN CENTRALIZÁLT PME, FOKOZOTT ELLENORZÉSI ÉS JÓVÁHAGYÁSI KÖTELEZETTSÉGGEL A KEDVEZMÉNYEZETT RÉSZÉROL................20 4.2.2.3 3. MODELL - OSZTOTT MUKÖDÉSU PME....................................................................21 4.2.2.4 4. MODELL - RÉSZBEN DECENTRALIZÁLT PME, JÓVÁHAGYÁSI ÉS ELLENJEGYZÉSI KÖTELEZETTSÉGGEL A KEDVEZMÉNYEZETT RÉSZÉROL..........................................22 4.2.2.5 5. MODELL - DECENTRALIZÁLT PME.........................................................................23 4.2.3 A PME BELSO SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE AZ EGYES MODELLEK ESETÉN...............................24
5
A PME FELÁLLÍTÁSA................................................................................................. 25 5.1 5.2
E GY PME FELÁLLÍTÁS LÉPÉSEI .......................................................................... 25 A PME MUKÖDÉSI ELVEI ................................................................................... 26 5.2.1 A PROJEKT GYAKORLATI/ TECHNIKAI LEBONYOLÍTÁSÁNAK ALAPELVEI ..............................27 5.2.2 PÉNZÜGYI- SZÁMVITELI KÖVETELMÉNYEK ÉS AZ EMIR.........................................................27 5.2.2.1 A Z EU BIZOTTSÁG ELVÁRÁSAI...................................................................................27 5.2.2.2 HAZAI SZABÁLYOZÁS...................................................................................................28 5.2.3 DOKUMENTÁLÁS...........................................................................................................................29 5.2.4 A PME ELLENORZÉSI KÖTELEZETTSÉGE..................................................................................29
5.3 Bevezetés
SZERVEZETI ÁTVILÁGÍTÁS MÓDSZERTANA ......................................................... 30 2/55
5.3.1 ÖNELLENORZÉS ............................................................................................................................30 5.3.2 AZ ÖNELLENORZÉS EREDMÉNYÉNEK ÉRTÉKELÉSE ................................................................31
5.4
PME FELÁLLÍTÁSÁNAK MEGVALÓSÍTÁSA ........................................................... 31 5.4.1 FOLYAMATOK MEGHATÁROZÁSA ...............................................................................................32 5.4.2 ÜGYREND KIDOLGOZÁSA ............................................................................................................34 5.4.3 MUNKAKÖRI LEÍRÁSOK KIDOLGOZÁSA .....................................................................................35 5.4.4 AUDIT TRAIL – ELLENORZÉSI NYOMVONAL KIALAKÍTÁSA......................................................36 5.4.5 BELSO ELLENORZÉSI KÉZIKÖNYV ..............................................................................................36 5.4.6 HUMÁNEROFORRÁS FEJLESZTÉSI TERV......................................................................................36
5.5
A PME FELÁLLÍTÁSÁHOZ SZÜK SÉGES EROFORRÁSOK ........................................ 37
1. SZ. MELLÉKLET ..................................................................................................................... 42 2. SZ. MELLÉKLET ..................................................................................................................... 44 3. SZ. MELLÉKLET ..................................................................................................................... 57
Bevezetés
3/55
1 BEVEZETÉS Az Európai Unió Magyarország csatlakozását megelozoen az ISPA Elocsatlakozási Alapon keresztül, azt követoen pedig a Kohéziós Alap révén támogatást biztosít hazánk számára nagy környezetvédelmi és közlekedési infrastrukturális beruházások megvalósítására. A támogatás sikeres felhasználásának (és megtartásának, azaz vissza nem fizetésének) feltétele egy olyan intézményi struktúra és eljárásrend kialakítása, mely lehetové teszi a támogatás átlátható, hatékony és ellenorizheto módon történo felhasználását. A Kohéziós Alap hazai intézményrendszere a vonatkozó jogszabályok alapján az alábbiak szerint épül fel: A felhasználásra vonatkozó szakmai javaslatokat a két Közremuködo Szervezet (KSz), a Gazdasági és Közlekedési Minisztérium (GKM) illetve a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium (KvVM) terjeszti elo. Ugyancsak ez a két tárca felel a projektek gyakorlati megvalósításáért. A projektek muszaki elokészítésében és fizikai megvalósításában a két szaktárcán kívül – a projekt tárgyától függoen – közlekedési projektek esetén a Magyar Államvasutak (MÁV), a Nemzeti Autópálya Részvénytársaság (NA Rt), a Közútkezelo Igazgatóság (UKIG), HungaroControl-Magyar Légiforgalmi Szolgálat, illetve környezetvédelmi projektek esetén az érintett kedvezményezettek, illetve az általuk létrehozott végrehajtó egységek (Project Implementation Unit – PME) vesznek részt. A KOHÉZIÓS A LAP PROJEKTEK VÉGREHAJTÓ EGYSÉGEINEK LÉTREHOZÁSA – ÚTMUTATÓNAK (a továbbiakban: Útmutató) a célja, hogy segítséget nyújtson a Kohéziós Alap projektek kedvezményezettei, elsosorban az önkormányzatok számára a projekt(ek) menedzselését végzo szervezet szabályszeru felállításához, illetve szabályos és hatékony muködéséhez. Ezen szervezet megjelölésére a hazai jogszabályokban, illetve EU joganyag magyar fordításában gyakori az angol Project Implementation Unit (PIU) alapján a projekt menedzsment egység (PME) elnevezés. –. Ez a terminológia a hazai gyakorlatban meghonosodott ezért az Útmutató is ezt alkalmazza. Az Útmutató jellemzoi: •
Elsosorban környezetvédelmi projekteket megvalósító önkormányzatokhoz szól.
•
Hasznosítja az eddig összegyult tapasztalatokat, ezért interjú készült számos a muködo PME képviselojével. Ebbol következtet a lehetséges és alkalmas PME modellekre.
•
Tartalmazza a PME feladatait - alapvetoen hazai jogszabályok alapján, de ismerteti az EU követelményeket is, mint szintén követendo szabályokat.
•
Utal a tárgyhoz kapcsolódó, már kidolgozott útmutatókra.
•
Felhívja a figyelmet a hazai joganyag gyors változásához történo igazodásra.
•
Ismerteti a PME lehetséges modelljeit és jogi formáit.
•
Gyakorlati javaslatokat tartalmaz a PME felállítására.
Bevezetés
4/55
•
Bevezetés
Az Irányító Hatóság és a Közremuködo Szervezet belso szabályozási logikájához, szerkezetéhez és e két intézmény által kidolgozott kézikönyvekhez igazodik, a PME velük való együttmuködésének megkönnyítése érdekében.
5/55
2A KEDVEZMÉNYEZETT ÉS A PME ELHELYEZKEDÉSE A KOHÉZIÓS ALAP INTÉZMÉNYRENDSZERÉBE N
A Kohéziós Alap projektek megvalósításában résztvevo intézmények és felelos személyek felelossége és hatásköre a vonatkozó jogszabályokban rögzített. Az intézmények mindegyike rendelkezik a felelosségi és hatásköröket rögzíto részletes eljárási szabályzattal. A Kohéziós Alap projektek megvalósításában résztvevo hazai felelos személyek és intézmények fo felelosségi és hatásköre az alábbi:
Bevezetés
•
az Irányító Hatóság: (a továbbiakban IH) a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának irányítására kijelölt szervezeti egység. A Kohéziós Alap Irányító Hatóság vezetoje feladatkörében kapcsolatot tart az Európai Bizottsággal. A Kohéziós Alap Irányító Hatóság feladata a Kohéziós Alap Keretstratégia megvalósításának koordinálása.
•
a Kifizeto Hatóság: (a továbbiakban KH) az Európai Uniós támogatásokkal kapcsolatos, az irányító hatóságok által biztosított adatokon alapuló átutalás-igénylések összeállítására, a költségnyilatkozatok igazolására, az Európai Unió felé történo benyújtására, valamint az Európai Unióból érkezo pénzügyi források fogadására kijelölt szervezet.
•
a Közremuködo Szervezetek a Kohéziós Alap Irányító Hatóság a Kohéziós Alap Keretstratégia megvalósításába a környezetvédelmi projektek tekintetében egy közremuködo szervezetet vonhat be. A Kohéziós Alap közremuködo szervezetet a Kohéziós Alap támogatásainak hatékony és jogszabályoknak megfelelo felhasználásáért felelos.
•
a Kohéziós Alap Monitoring Bizottság figyelemmel kíséri a projektek technikai és pénzügyi elorehaladását, meggyozodik a projektek végrehajtásának hatékonyságáról és minoségérol. A Kohéziós Alap Monitoring Bizottság állandó tagjai: az Irányító Hatóság, a Kifizeto Hatóság és a Közremuködo Szervezetek.
•
az Államháztartási Belso Pénzügyi Ellenorzési Rendszer Tárcaközi Bizottság a Strukturális Alapok és a Kohéziós Alap felhasználását ellenorzo rendszerek kialakításával összefüggo koordinációs és konzultatív feladatokat látja el.
•
a Beszállító a vonatkozó szabályok alapján versenyeztetés keretében kiválasztott kivitelezo vagy tanácsadó, aki a kedvezményezettel kötött szerzodésnek megfelelo munkavégzésért tartozik felelosséggel.
•
a Mérnök - a beszállítók között kituntetett szerepet tölt be. A megkötött szerzodés tartalmától függoen a PME és a többi beszállító, vagy azok egy kijelölt csoportja közötti munka kapcsolatot hivatott felügyelni és ellenorizni. Alapvetoen FIDIC szerinti „muszaki ellenori” feladatokat lát el, de van arra példa, hogy a PME részére történo muszaki segítségnyújtás is a feladata.
•
az EU Közbeszerzési Koordinációs Egység (EKKE) szakértoket biztosít a közbeszerzési eljárások minoségbiztosításához, továbbá feladata,
6/55
hogy megfigyelo tagok delegálásával felügyelje a közbeszerzési eljárások szabályoknak megfelelo lebonyolítását. •
a Magyar Államkincstár (MÁK) mint a költségvetés bankja, vezeti a pénzügyi lebonyolításhoz szükséges számlákat és végrehajtja az átutalásokat.
•
a Kormányzati Ellenorzési Hivatal (KEHI) felelos az egyes projektek végén a szabályoknak megfelelo kifizetések ellenorzéséért és a megfeleloségi záradék kibocsátásáért.
•
az Állami Számvevoszék (ÁSZ) a nemzetgazdasági költségvetés végrehajtásának ellenorzése keretében vizsgál(hat)ja az egyes szereplok tevékenységét és gazdálkodását.
•
Belso Ellenorzési Osztályok (BEOk) felelosek az intézményrendszerben eloírt bizonyos ellenorzések elvégzésért.
•
Engedélyezo hatóságok - a projekt megvalósítás különbözo fázisaiban szükséges engedélyek megszerzése céljából szükséges kapcsolattartás.
•
Önkormányzaton belüli szervezeti egységek – Ezek közül a PME rendszeres kapcsolatban áll a Pénzügyi osztállyal a számlák kifizetése, és a Jogi osztállyal a szerzodések megkötése, módosítása és esetleges panaszok orvoslása tárgyában. Ezek feladat és hatásköre az önkormányzat hatályos SzMSz-ében szerepel.
A PME a kedvezményezett által a Kohéziós Alap projekt lebonyolításának menedzselésére, koordinációjára létrehozott felelos szervezet.
Bevezetés
7/55
3A PME SZABÁLYOKBAN RÖGZÍTETT FELADATAI A KA projektek kedvezményezettjeinek a beruházás gyakorlati megvalósítása céljából meglévo a szervezetet át kell alakítani vagy munkaszervet kell létrehozni az EU források hatékony é szabályos felhasználása érdekében. A hazai jogszabályok nem határozzák meg a PME fogalmát, ezért az Útmutató számára a következo munka definíció javasolt: a PME a projekt kedvezményezettjének munkaszerve, melynek feladata a projekt hatékony megvalósítása, a támogatás szabályszeru felhasználása. Felelossége és hatásköre a kedvezményezettel kötött megállapodásban rögzített feladatok ellátására terjed ki. A kedvezményezett a projekt használója és - a vonatkozó jogszabályoknak, valamint a Közremuködo Szervezettel kötött Támogatási Szerzodésben meghatározottaknak megfeleloen – elsosorban a projekt elokészítéséért, a megvalósítás fizikai, muszaki vonatkozásainak kézben tartásáért, a beszállítókkal való szerzodések megkötéséért, a teljesítések ellenorzéséért és igazolásáért, a projekt költségeinek megfelelo nyilvántartásáért felelos. Ezeknek a feladatoknak a sikeres ellátása csak egy megfelelo felkészültséggel, anyagi és személyi háttérrel, projekt menedzsmenttel rendelkezo kedvezményezett útján lehetséges. A kedvezményezett projekt menedzsmentje általában több részbol áll, és magába foglalja annak döntéshozó testületét (például a hulladékgazdálkodási projektek esetén az Önkormányzati Társulást, vagy különbözo önkormányzati testületi bizottságokat), valamint a projekt napi, operatív feladatainak ellátásával, tulajdonképpen a lebonyolítással, menedzseléssel megbízott szervezetet, társaságot. A KA projektek lebonyolítását számos hazai és EU jogszabály, eloírás szabályozza, illetve, kézikönyv és útmutató segíti. A jelen útmutató tárgya a PME felállítása, ezért a joganyagból csak azok ismertetésére kerül sor, amelyek a kedvezményezettre (PME-re) vonatkozóan konkrét feladatokat tartalmaznak. A Kohéziós Alap projektekhez kapcsolódó többi jogforrás felsorolásszeruen szerepel. A PME létrehozásával kapcsolatos információt tartalmaznak az alábbi dokumentumok, melyek a feltuntetett honlapokon érthetok el:
3.1
•
KA Kézikönyv, hozzáférheto: www.nfh.hu
•
Minoségellenorzo Kézikönyv, hozzáférheto: KA IH-tól, www.nfh.hu
•
Belso ellenorzési útmutatók, hozzáférhetok: www.pm.gov.hu
•
IH Kézikönyv, hozzáférheto: Kohéziós Alap Irányító Hatóságtól
•
KSZ Kézikönyvek, hozzáférheto: KA Közremuködo Szervezettol
•
Kézikönyv az ISPA és a Kohéziós Alap kedvezményezettjei számára, hozzáférheto: www.kvvm.hu
KEDVEZMÉNYEZETT MAGY AR JOGSZABÁLYOKBAN RÖGZÍTETT FELADATAI
A Kohéziós Alap hazai intézményrendszerére alapvetoen az 1/2004. (I. 5.) Korm. rendelet az Európai Unió Strukturális Alapjaiból és Kohéziós Alapjából származó támogatások hazai felhasználásáért felelos intézményekrol, valamint a 360/2004. (XII. 26.) Korm. rendelet a Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai, az EQUAL Közösségi Kezdeményezés program és a Kohéziós Alap projektek támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenorzési rendszerek kialakításáról vonatkozik.
8/55
Fontos megjegyezni, hogy a PME közvetlenül nem jelenik meg a Kohéziós Alap projektek megvalósítását szabályozó joganyagban. A PME felelosségi és hatáskörét az ot megbízó szervezet, jelen esetben a kedvezményezett, határozza meg, természetesen saját felelosségi és hatáskörével összhangban. A gyakorlatban a kedvezményezettre rótt feladatokat annak munkaszerve a PME hajtja végre, illetve koordinálja. A kivonat figyelemfelhívási céllal készült. Egyrészt a teljesség hiányában, másrészt a joganyag és eljárások folyamatos fejlodése okán nem helyettesíti az 1. sz. mellékletben felsorolt szabályok ismeretét, illetve a késobbiekben megalkotásra vagy kihirdetésre kerülo jogszabályok ismeretét. 3.1.1
Az 1/2004. (I. 5.) Kormány rendelet
Az Útmutató tárgyához az Európai Unió Strukturális Alapjaiból és Kohéziós Alapjából származó támogatások hazai felhasználásáért felelos intézményekrol szóló 1/2004. (I. 5.) Korm. rendelet alábbi rendelkezései kapcsolódnak: „4. § A kormányrendelet hatálya alá tartozó intézmények feladataik végrehajtása során kötelesek: a) egymással, illetve a hatáskörükbe tartozó programok és projektek megvalósításában érintett minisztériumokkal együttmuködni, b) a rendelkezésükre álló, az Európai Unió által társfinanszírozott programok és projektek végrehajtására vonatkozó adatokat, információkat egymás rendelkezésére bocsátani, c) a tájékoztatás, a nyilvánosság és a partnerség követelményét érvényesíteni, d) rendszeres tájékoztatással, szakmai tanácsadással elosegíteni a pályázók felkészítését, az Európai Unió támogatásainak hatékony felhasználását, e) gondoskodni a közösségi alapelvek követésérol, a közösségi politikák érvényesítésérol, f) gondoskodni a feladat- és hatáskörök szétválasztásáról, a gondos pénzügyi gazdálkodás követelményeinek érvényesítésérol, g) együttmuködni az 1038/2003. (IV. 24.) Korm. határozattal létrehozott Strukturális és Kohéziós Alapok Képzoközponttal (a továbbiakban: SAKK), h) folyamatos továbbképzési lehetoséget biztosítani munkatársaiknak, különös tekintettel a SAKK által szervezett, illetve a SAKK által kidolgozott képzési követelményeknek megfelelo képzésekre, i) a rendelkezésükre álló, oktatási-képzési célra felhasználható anyagokat, dokumentumokat kölcsönösen egymás rendelkezésére bocsátani.” A kormányrendelet a Közremuködo Szervezet által kedvezményezettre részben, vagy egészben delegálható feladatként az alábbiakat jelöli meg (28§): „c) az Európai Bizottsághoz benyújtandó projekt támogatási kérelmek összeállítása; f) a hazai költségvetési tervezése érdekében vagy a projektek végrehajtása során egyéb okból szükséges pénzügyi kimutatások és elorejelzések kidolgozása és az adatok továbbítása a Kohéziós Alap Irányító Hatóság és a Kifizeto Hatóság felé; g) a projektek megvalósításához szükséges közbeszerzési eljárások lebonyolítása; j) az egységes monitoring informatikai rendszerben naprakész, a monitoring jelzoszámokhoz, valamint az értékeléshez szükséges adatok rögzítése; (3) A lebonyolító testület és a kedvezményezett feladatait másra nem ruházhatja át.”
9/55
3.1.2
A 360/2004. (XII. 26.) Kormány rendelet
A 360/2004. (XII. 26.) Korm. rendelet a Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai, az EQUAL Közösségi Kezdeményezés program és a Kohéziós Alap projektek támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenorzési rendszerek kialakításáról közvetlen rendelkezéseket nem tartalmaz a PME létrehozása tekintetében. Tartalmaz ugyanakkor rendelkezéseket a támogatások pénzügyi lebonyolításával kapcsolatban, így például a „négy szem elvét”, az ellenorzési nyomvonal kialakítását, amelyeket figyelembe kell venni a PME muködése során. Ezért ezek a rendelkezések az Útmutató 4. fejezetében kerülnek ismertetésre. 3.2
A
KEDVEZMÉNYEZETT KÖTELEZETTSÉGEI
TÁMOGATÁSI
SZERZODÉS
SZERINTI
ÁLTALÁNOS
A környezetvédelmi projektek felhasználására vonatkozó szakmai javaslatokat az illetékes Közremuködo Szervezet (KSz), a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium (KvVM) terjeszti elo. Ugyancsak ez a tárca felel a projektek gyakorlati megvalósításáért. A Közremuködo Szervezet – KvVM - Támogatási Szerzodést köt a kedvezményezettel a projekt megvalósítására. A Támogatási Szerzodés általánosságban az alábbi feladatokat fogalmazza meg a kedvezményezett számára: •
a kedvezményezett a beruházás muszaki dokumentációját, muszaki tartalmát a KSz jóváhagyása nélkül sem közvetlenül, sem közvetve nem módosítja,
•
a kedvezményezett a KSz-t elozetesen tájékoztatja, amennyiben a beruházással létrejövo rendszer üzemeltetését érinto szerzodést kíván kötni, (KSz igényelheti a kedvezményezettol, hogy megismerje az üzemeltetésre vonatkozóan kiírandó közbeszerzési eljárás közbeszerzési dokumentációját, a létrejövo szerzodés tervezetét. A KSz jogosult egy személyt delegálni a pályázatértékelo testületbe.)
•
a kedvezményezett ellen nincs olyan folyamatban lévo per, hatósági eljárás, stb., amely a jelen szerzodés teljesítésére kihatna,
•
a kedvezményezett ellen nincs adósságrendezési, csod- vagy felszámolási eljárás, és ilyen eljárás kezdeményezésérol nincs tudomása,
•
közterheit a jövoben is eloírásszeruen fizeti,
•
mindenkori adatszolgáltatási kötelezettségének eleget tesz
•
az önkormányzati saját rész összegét, valamint az el nem számolható költségek megfizetését biztosítja,
•
a támogatás összegét kizárólag a beruházás megvalósítására kívánja és köteles felhasználni,
•
a KSz-nek átadandó mindenkori mérlegek, beszámolók, adatok, jelentések, stb. hitelesek és teljesek,
•
haladéktalanul tájékoztatja eseményekrol,
KSz-t
a
bekövetkezo
felmondási
10/55
3.3
•
szervezetében, muködésében, gazdálkodásában, tulajdoni helyzetében bekövetkezett minden lényeges és meghatározó változást haladéktalanul közöl KSz-szel,
•
belso szabályozásában és szerzodéseiben a támogatással kapcsolatos személyi és anyagi felelosséget megfeleloen szabályozza.
A KEDVEZMÉNYEZETT INTÉZMÉNYI MUKÖDÉSÉVEL KAPCSOLATOS EU JOGANYAG
Az Útmutató témája szempontjából fontos elvárásokat fogalmaz meg az EK Tanácsának 1386/2002/EK rendelete a Kohéziós Alapból nyújtott támogatások irányítási és ellenorzési rendszere, valamint a pénzügyi korrekciós eljárás tekintetében. (E rendelet végrehajtásához szükséges rendelkezéseket 360/2004. (XII. 26.) Korm. rendelet megállapít ugyan, azonban az EU jogszabály ismerete a végrehajtás során hasznos lehet.) A rendelet az alábbi tárgyhoz kapcsolódó rendelkezéseket tartalmazza. 3. cikk Az irányító és kifizeto hatóságok, közremuködo szervek és végrehajtó szervek irányítási és ellenorzési rendszerei az irányított támogatás mértékével való arányosságra is figyelemmel, rendelkeznek az alábbiakról: a) az érintett szervezeten belül a feladatok világos meghatározása, világos elosztása, és — amennyire a hatékony és eredményes irányításhoz szükséges — a feladatok kello elkülönítése; b) a feladatok megfelelo módon történo elvégzését biztosító hatékony rendszerek; 4. cikk (1) A 3. cikkben említett irányítási és ellenorzési rendszerek magukban foglalják az igazolt kiadások hitelességének igazolására és az elokészítési szakasztól a finanszírozott beruházás átadásáig a projekt végrehajtására vonatkozó eljárásokat, összhangban a vonatkozó kiutalásról szóló határozat feltételeivel, a projekthez rendelt célokkal, valamint az alkalmazandó nemzeti és közösségi szabályokkal, különösen az Alapból származó A vizsgálatok minden olyan szempontra kiterjednek — legyenek azok pénzügyi, muszaki vagy igazgatási természetuek —, amelyek meghatározhatják a lekötött alapok hatékony felhasználását. (2) Az eljárások a helyszíni projektvizsgálatok nyilvántartásba vételét igénylik. A nyilvántartások tartalmazzák az elvégzett munkát, a vizsgálat eredményeit, valamint a megállapított rendellenességek tekintetében hozott intézkedéseket. Ha a fizikai vagy igazgatási ellenorzés nem teljes köru, hanem a munkák vagy ügyletek egy mintáján történt meg, a nyilvántartások megjelölik a kiválasztott munkákat vagy ügyleteket, és leírják a mintavételi módszert. 3.4
A PME JOGSZABÁLYOKBÓL EREDO FELADATAI
Az elozoekben ismertetett jogszabályi rendelkezéseket a PME-nek gyakorlati feladatokra kell átváltani. Célszeru csoportokat képezni a projekt végrehajtás idoben egymást követo fázisai szerint. Az Útmutató ezeket a fázisokat tekinti idohorizontnak mind a feladatok áttekintése, mind a PME felállítás lépéseinek meghatározása során. 1. fázis
A projekt elokészítése (a támogatási kérelem és benyújtása)
2. fázis
A közbeszerzési eljárás lefolytatása
3. fázis
A munkák végrehajtása 11/55
4. fázis
A projekt lezárása
A kedvezményezettre, illetve a PME-re vonatkozó szabályozások normatív elemzése eredményeként, és a 2000 óta folyamatban lévo ISPA projektek végrehajtásának tapasztalatai, továbbá a KvVM-tol kapott anyagok felhasználásával a PME feladatai a következok szerint összegezhetok. 1. A projekt elokészítés feladatai − Probléma elemzése − Elozetes megvalósíthatósági tanulmány elkészítése − A beruházás értékének becslése − A finanszírozás forrásainak meghatározása − Folyamatos egyeztetés a KSz-szel és központi kormányzat szakmailag illetékes szerveivel − Részletes megvalósíthatósági tanulmány készítése (költség-haszon elemzéssel, ütemtervvel, beszerzési tervvel) − A résztvevo önkormányzatok körének meghatározása, társulás szervezése − Környezetvédelmi hatásvizsgálati (és amennyiben környezethasználati engedélyezési) eljárás lefolytatása
szükséges
egységes
− A támogatási kérelem összeállítása − A támogatási szerzodés egyeztetése, aláírása − Muszaki tervek kidolgozása 2. A közbeszerzési fázis feladatai − Közbeszerzési összeállítása
dokumentáció
(muszaki
tartalom,
szerzodéstervezet,
etc.)
− Egyeztetés a KSz-szel − Értékelések megszervezése − Mérnök szerzodés aláírása − Kivitelezési szerzodések aláírása − Szolgáltatási szerzodések aláírása 3. A projekt végrehajtása − Egyeztetés a Mérnökkel, illetve a Beszállítókkal − A lakosság tájékoztatása − Pénzügyi-számviteli feladatok: nyilvántartás és audit trail − Jogi feladatok − Belso ellenorzés és monitoring − Ellenorzés turés − Dokumentálás 12/55
− Üzembehelyezés − Egyeztetés a KSz-szel. 4. A projekt lezárása − Ellenorzés − Értékelés − Ellenorzésturés − Egyeztetés a KSz-szel. 3.5
A PME PONTOS FELADATAINAK MEGHATÁROZÁSA
A PME a kedvezményezett operatív szervezete, mely alapvetoen a projekt szereploi közötti koordinációs, illetve dokumentációs és jelentési feladatokat lát el az alábbiak szerint. A felsorolt intézmények közül a PME-nek a következo ábrán szereplokkel tart rendszeres kapcsolatot:
közremuködo szervezet
és orz
kedvezményezett
szerzodés
PME
Jogi osztály
en egye ge zt d et ély é ez s, és
engedélyezo hatóságok
jelentés, egyeztetés
en ell
jóváhagyás, egyeztetés, ellenorzés
BEOk/ÁSZ/KEHI/EU
Pénzügyi o.
jelentés, egyeztetés
Mérnök ellenorzés
Beszállítók 1. ábra: A kedvezményezett és a PME kapcsolattartása A kedvezményezett feladatainak pontos meghatározásához meg kell vizsgálni, hogy szerzodése szerint a fenti feladatok mely részfeladatait végzi el részben vagy egészében a Mérnök , a kedvezményezett szervezeti felépítése alapján mely feladatok elvégzését kell delegálni, illetve elvégzésébe bevonni a kedvezményezett egyes szervezeti egységeit,
13/55
mely feladatok elvégzést célszeru delegálni, vagy az elvégzésbe bevonni az üzemeltetot (FONTOS, hogy az üzemelteto a Kbt-vel1 összhangban kerüljön kiválasztásra! Ld. üzemetetoi struktúrákra vonatkozó NFH vizsgálat). A fenti három tényezo pontos felelossége és hatásköre ismeretében határozza meg a kedvezményezett, hogy a PME-t mely részfeladatok elvégzésével bízza meg. A konkrét körülmények ismeretében a kedvezményezett eldöntheti, hogy a PME-n keresztül adott feladatot maga hajtja végre, vagy szakértoi szerzodés keretében valósíttatja meg azt.
1
2003. évi CXXIX. törvény a közbeszerzésekrol 14/55
4A PME HELYE, MODELLEK ÉS JOGI FO RMÁK A PME kedvezményezetten belüli lehetséges helyére, felépítésére vonatkozó modellek a tárgyhoz kapcsolódó EU szabályozások, jelentések, valamint a hazai és külföldi gyakorlati tapasztalatok figyelembevételével került kialakításra. A modellek kidolgozásához nagymértékben hozzájárultak a már muködo PME-k és a közlekedési ágazatban muködo lebonyolító testületek vezetoivel folytatott interjúkban elhangzott gyakorlati tapasztalatok. A PME felállításakor számos kérdést kell tisztázni, mint például az alábbiak:
4.1
•
a PME a kedvezményezett szervezetén belül helyezkedjen-e el;
•
szükséges-e a kedvezményezett valamelyik egyéb szervezeti egységét a folyamatba bevonni;
•
egy meglévo szervezeti egységen (pl. osztály) belül helyezkedjen-e el vagy új szervezeti egység jöjjön létre;
•
a meglévo szervezeti egységen belül egy külön egység jöjjön-e létre;
•
szükséges-e a PME megerosítése külso szakemberekkel, milyen külso szakértok kerüljenek bevonásra;
•
üzemelteto céget milyen formában vonja be a kedvezményezett (amennyiben az a Kbt-vel összhangban már kiválasztásra került);
•
könnyen alkalmassá teheto-e a kedvezményezett meglévo szervezeti egysége a feladat ellátására; a kedvezményezett meglévo szervezeti egységei rendelkeznek-e a feladat végrehajtásához szükséges tapasztalatokkal, szakemberekkel;
•
együttmuködés formája, jellege a kedvezményezett egyéb szervezeti egységeivel (pénzügy, belso ellenorzés, jog);
•
milyen anyagi forrásokkal rendelkezik, illetve fog rendelkezni a kedvezményezett a feladat végrehajtásához.
A PME ELHELYEZKEDÉSE A KEDVEZMÉNYEZETT INTÉZMÉNYRENDSZERÉBEN 4.1.1
A kedvezményezettre és a PME-re vonatkozó felelosség és hatáskörök
A kedvezményezett felelossége, hogy olyan szervezeti struktúrát alakítson ki, illetve eljárásrendet dolgozzon ki, mellyel maradéktalanul eleget tud tenni a Támogatási Szerzodésben és a releváns jogszabályokban foglaltaknak. A szervezet felállításakor az alábbi fobb szempontokat érdemes figyelembe venni: •
Biztosított legyen a napi kapcsolattartás lehetosége a PME és az önkormányzat között
•
A Kbt. alapján kiválasztott üzemeltetot célszeru minél elobb bevonni a projekt elokészítésébe, megvalósításába
•
Az EU finanszírozta projektek adminisztrációs szigorúbbak a hazai projektekkel szemben elvártakkal
követelményei
15/55
•
Iratmegorzés, ellenorzések (3 évig meg kell orizni az iratokat és az ellenorzések során, biztosítani kell a kompetens személyzet jelenlétét) – dokumentumok tárolására vonatkozó feladatok, eloírások teljesítése
•
Bizonyos feladatokra be kell vonni az önkormányzat egyéb egységeit (pl. saját ero biztosítása, szerzodések módosítása, könyvvizsgálat)
•
A meglévo személyzet tapasztalatának (projekt menedzsment, önkormányzati eljárások, pénzügyi, kockázatkezelési, EU szabályok, stb.) felmérése, humán eroforrás igény és képzési terv összeállítása
•
A tapasztalatok maximális mértéku hasznosítása
•
Az önkormányzat rövid és középtávú terveinek figyelembe vétele az EU projektekben és egyéb kapcsolódó fejlesztésekben való részvételre
•
Átláthatóság, nyomon követhetoség, összeférhetetlenség biztosítása
•
Szükséges anyagi eroforrások rendelkezésre állása, biztosíthatósága
•
Megfelelo pénzügyi, számviteli rendszer megléte
•
Egyértelmu felelosségi és hatáskörök biztosítása
számon
kérhetoség,
Minimum követelményként az alábbiak fogalmazhatók meg a szervezeti struktúra és az eljárásrend kialakítására vonatkozóan:
4.1.2
•
Az önkormányzaton belül legyen egy, a projektért felelos „egység”. Az egység vezetoje megfelelo képzettséggel és jogosultsággal, felelosségi és hatáskörrel rendelkezzen.
•
A Kbt-vel összhangban kiválasztott üzemeltetot célszeru bevonni a projekt végrehajtásába.
•
A dokumentumokat célszeru az önkormányzatnál, vagy az annak a tulajdonában lévo cégeknél, tuzbiztosan tárolni.
•
A felelosségi és hatáskörök egyértelmuek legyenek mind szervezeten belül, mind pedig az egyes szervezetek között
•
A nem szerzodéses viszonyban lévo szereplokkel együttmuködési megállapodást kell kötni
•
Az önkormányzat különbözo osztályait be kell vonni a folyamatokba.
A PME felállítását befolyásoló szabályozások
Tekintettel arra, hogy nincsenek közvetlenül a PME-ra vonatkozó jogszabályok, ezért annak a kedvezményezett szervezetében, a projekt menedzsment struktúrában való lehetséges elhelyezkedését, valamint jogi formáját alapvetoen az alábbi, a kedvezményezettre vonatkozó jogszabályok határozzák meg: •
A 1/2004. (I. 5.) Korm. rendelet 28. § (3) bekezdése értelmében a kedvezményezett nem ruházhatja át feladatait másra.
•
Az Önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 9. § (4) bekezdése értelmében „a képviselo-testület a feladatkörébe tartozó közszolgáltatások céljából önkormányzati intézményt, vállalatot, más szervezetet (a 16/55
továbbiakban együtt: intézmény) alapíthat, kinevezi a vezetoiket. 1993. december 31. napját követoen vállalat már nem létesítheto, gazdasági vállalkozás céljára a képviselõ-testület gazdasági társaságot alapíthat, vagy szövetkezet alapítását kezdeményezheti”. A fenti jogszabályok azt eredményezhetik, hogy a kedvezményezett •
feladatait saját maga végzi el,
•
feladatait teljesen vagy részlegesen a saját (100%-os) tulajdonában lévo intézményre (pl. gazdasági társaság) ruházza át,
•
felelossége megtartása mellett egyes feladatok (pl. közbeszerzés, pénzügyi feladatok) elvégzésére szakértoket vonhat be, beleértve az ún. technikai segítségnyújtást (technical assistance) is,
•
feladatait nem ruházhatja át olyan intézmény számára, mely nincs a 100%os tulajdonában.
Bár a fenti jogszabályok erosen korlátozzák a kedvezményezettek mozgásterét, a PME felállítására vonatkozóan többféle lehetoséget is nyitva hagynak. Fontos megemlíteni, hogy a szakértok kiválasztásakor figyelemmel kell lenni a közbeszerzésekrol szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) eloírásaira is. Ezentúl, amennyiben a szakérto díjazása EU források felhasználásával történik, akkor a költségek elszámolhatóságának kritériumait is szem elott kell tartani (pl. nem lehet a szakérto szerzodését a Támogatási Kérelem beadását megelozoen megkötni). 4.1.3
A kedvezményezett és a PME lehetséges viszonya
A kedvezményezett és a PME szervezet egymáshoz képesti viszonya az alábbiak szerint alakulhat: •
Az önkormányzat szervezetén belüli PME
•
Osztott felállású PME
•
Az önkormányzat szervezetén kívüli PME
A kedvezményezetten belüli PME Ebben az esetben a PME teljes egészében a kedvezményezett szervezetén belül helyezkedik el. Ez a megoldás egyszeruen megvalósítható, mivel semmilyen feladat végzése nem kerül át más szervezethez. Osztott felállású PME Ez a megoldás több formában is megvalósítható. Jellemzoje, hogy a PME feladatainak egy részét a kedvezményezett valamelyik szervezeti egysége, másik részét pedig egy külso szervezet végzi. Ez a szervezet lehet a kedvezményezett tulajdonában lévo, vagy attól független üzemelteto vagy tanácsadó cég. A feladatmegosztás mértéke, ezzel összefüggésben a kedvezményezett szervezetén belül kialakítandó egység szerepe függ a külso szervezet tulajdoni viszonyaitól. A kedvezményezett felelosségének megorzése érdekében külso, nem a kedvezményezett tulajdonában lévo cég megbízása esetén csak ez a megoldás választható.
17/55
A kedvezményezetten kívüli PME E megoldás jellemzoje, hogy a PME feladatait teljes mértékben a kedvezményezett 100%os tulajdonában lévo gazdasági társaság végzi. 4.2
A PME LEHETSÉGES JOGI FORMÁI ÉS BELSO SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE
A fejezet áttekinti a lehetséges PME modelleket, és a közöttük való választás szempontjait, számba véve a döntés elonyeit és hátrányait. Bemutatja továbbá az egyes modellek célszeru belso szervezeti felépítését. 4.2.1
Lehetséges modellek
Az elozoekben leírtak alapján a PME felállítására az alábbi modellek javasoltak. Fontos megjegyezni, hogy a modellek jellegét a PME és a kedvezményezett egyes folyamatok ban betöltött szerepe és nem azok fizikai elhelyezkedése határozza meg. •
1. modell – centralizált PME A PME teljes egészében a kedvezményezett szervezetén belül helyezkedik el. A PME feladatait egy meglévo szervezeti egység, egy azon belül kialakított egység vagy egy újonnan létrehozott szervezeti egység látja el. A kedvezményezett 100%-os tulajdonában lévo üzemelteto cég bizonyos muszaki feladatok ellátására bevonásra kerülhet, azonban szerepe nem jelentos (pl. többnyire csak eseti konzultáció történik).
•
2. modell – részben centralizált PME, fokozott ellenorzési és jóváhagyási kötelezettséggel a kedvezményezett részérol A kedvezményezett a felelossége megtartása mellett külso, nem a saját tulajdonában lévo céget vagy saját tulajdonában lévo céget, de a centralizált modellnél nagyobb mértékben von be feladata jelentos részének ellátására. A kedvezményezetten belül felállítandó egység - hasonlóan a centralizált modellhez - lehet egy meglévo egység, annak egy része, illetve egy újonnan létrehozott egység.
•
3. modell – osztott muködésu PME A kedvezményezett jelentos mértékben be tudja / kívánja vonni a tulajdonában lévo üzemelteto céget. Ennél a modellnél a feladatok meghatározásakor körültekintoen kell eljárni, hogy az esetleges fizikai távolság ne tegye lassúvá, körülményessé és kevésbé hatékonnyá a projekt végrehajtását (például az üzemelteto végzi a muszaki jellegu, míg a kedvezményezetten belüli szerv az adminisztratív feladatot).
•
4. modell – részben decentralizált PME, jóváhagyási vagy ellenjegyzési kötelezettséggel a kedvezményezett részérol A kedvezményezett tulajdonában lévo üzemelteto cég képes a lebonyolítási feladatok teljes köru ellátására, azonban a kedvezményezett meg akarja tartani jóváhagyási vagy ellenjegyzési jogát. Ezt a modellt akkor célszeru alkalmazni, ha a kedvezményezett esetleg több EU támogatásból finanszírozott projekt végrehajtásában is érdekelt és biztosítani kívánja azok egységes végrehajtását, kezelését.
18/55
•
5. modell – decentralizált PME A kedvezményezett 100%-ban saját tulajdonú üzemelteto cége rendelkezik a megfelelo tapasztalatokkal és képes egyedül a PME feladatai ellátására. A kedvezményezettnél ebben az esetben is célszeru lehet egy projekt koordinációs bizottság létrehozása a naprakész tájékoztatás, illetve a szervezetén belüli egyeztetések, döntéshozatal elosegítése érdekében.
4.2.2
A modellek közötti választás szempontrendszere
Az alábbiakban ismertetésre kerül az egyes modellek választásának szempontrendszere, kitérve a választás lehetségces célszeruségére, illetve elonyeire és hátrányaira. 4.2.2.1
1. modell – centralizált PME
Szerepek A kedvezményezett egyik - létezo vagy újonnan létrehozott – egysége van kijelölve PME-nek. Ebben az esetben ez az egység látja el teljes mértékben a projekt menedzselését, együttmuködve természetesen az önkormányzat egyéb osztályaival , illetve esetleg a társulással (pl. pénzügyi osztály, belso ellenorzési osztály, társulási tanács). Ilyen osztály lehet például a beruházási vagy építési osztály. Szerzodéses és pénzügyi sajátosságok, a költségek elszámolhatósága : Ebben az esetben a PME feladatokra szerzodést kötni nem szükséges, mivel az önkormányzat egyik részlege. Azon feladatokat lehet KA támogatással végrehajtani, amelyekhez a tanácsadót közbeszerzési eljárásban választják ki és arra van eloirányzott forrás a projekt költségvetésében. A PME munkatársainak, felszerelésének költsége általában az önkormányzatot terheli, azonban lehetoség van a projekt keretében, kizárólag a projekt menedzselésére felvett új munkatársak projekt ideje alatt történo finanszírozására, amennyiben erre terveztek forrást a projekt költségvetésében. Célszeru, ha: •
A meglévo egység megfelelo gyakorlattal rendelkezik beruházások, különösen az infrastrukturális beruházások lebonyolítása terén,
•
A kedvezményezett rendelkezik a megfelelo szakemberekkel és képes is megtartani oket, vagy maximum csak 1-2 olyan terület van, ahol nincs megfelelo tapasztalatokkal rendelkezo szakembere, azonban ez a hiányosság viszonylag könnyen kiküszöbölheto (akár megfelelo szakemberek felvételével, akár azok megbízás útján történo bevonásával),
•
A kedvezményezett más EU forrásból támogatott projektet is végrehajt, illetve rövid vagy középtávon több ilyen projektet is meg kíván valósítani.
Nem célszeru, ha: •
Nem célszeru ezt a megoldást választani, az elozo felsorolással ellentétes esetekben
•
Ha a Kbt-vel összhangban már kiválasztásra került létrejövo létesítményt üzemelteto cég (szakmai feladatokat célszeru a megosztani, illetve azokba bevonni az üzemeltetot), és/vagy nincs egyéb EU támogatásból finanszírozott projekt a kedvezményezettnél sem megvalósítás, sem elokészítés alatt és nem is várható középtávon.
Lehetséges elonyök 19/55
•
Jogilag szabályozott környezet, elvárások
•
Létezo szervezeti és muködési szabályzat, eljárásrendek, felelosségi és hatáskörök, melyek módosítással alkalmassá tehetok az EU projekt végrehajtására is.
•
Kialakult együttmuködés a többi osztállyal
•
Gyors információ és dokumentáció-áramlás a kedvezményezetten belül
•
A kedvezményezett döntéshozatali folyamatainak, eljárásrendjének, pontos ismerete
•
Rugalmas humáneroforrás-gazdálkodás életciklusával összhangban)
•
Tapasztalatok koncentráltan gyulnek össze, megosztásuk hatékony lehet
•
Könnyen betartható a döntés elokészíto és végrehajtó funkciók elkülönítése, a szükséges ellenorzések rendszerbe építése
lehetosége
(pl.
a
projekt
Lehetséges hátrányok •
Nehéz bevezetni megfelelo ösztönzoket és rugalmas szervezetet kialakítani
•
Tapasztalt szakemberek megtartása, illetve adott esetben pótlása gondot okozhat.
4.2.2.2
2. modell - részben centralizált PME, fokozott ellenorzési és jóváhagyási kötelezettséggel a kedvezményezett részérol
Szerepek A PME feladatainak jelentos részét külso cég látja el. Ugyanakkor, a rá ruházott felelosségi és hatáskörökkel összhangban a kedvezményezett folyamatba épített ellenorzést végez (ellenorzés és jóváhagyás). A céget már a projekt elokészítésének a szakaszában célszeru kiválasztani. Szerzodéses és pénzügyi sajátosságok, a költségek elszámolhatósága: Ebben az esetben a PME feladatokra szerzodést szükséges kötni, mivel azokat nem az önkormányzaton belül hajtják végre. Azokat a feladatokat lehet KA támogatással végrehajtani, amelyekhez a tanácsadót közbeszerzési eljárásban választják ki, és amelyekre van eloirányzott forrás a projekt költségvetésében. Célszeru, ha: •
Nincs megfeleloen felkészült, megfelelo tapasztalatokkal rendelkezo egység a kedvezményezett szervezetén belül
•
A kedvezményezett nem rendelkezik elegendo kapacitással (pl. több projekt is fut párhuzamosan)
•
Rendelkezésre állnak az anyagi források egy cég megbízására, vagy átadásra
•
Nincs a Kbt-vel összhangban kiválasztott üzemelteto cég.
Nem célszeru, ha:
20/55
•
Ha a kedvezményezett rendelkezik a megfelelo tapasztalatokkal, képzettségu szakemberekkel és kapacitással
•
A kedvezményezett tulajdonában álló üzemelteto cég rendelkezik megfelelo tapasztalatokkal (szakmai feladatokat célszeru a megosztani, illetve azokba bevonni a saját cégeket), és/vagy nincs egyéb EU támogatásból finanszírozott projekt az önkormányzatnál sem megvalósítás, sem elokészítés alatt és nem is várható a középtávon
Elonyök •
Felkészült, az EU támogatású projektek megvalósításában kello tapasztalatot szerzett szakértok állnak rendelkezésre (ez a kiválasztás feltétele kell, hogy legyen)
•
A nyertes cég szakértoi háttere is rendelkezésre áll, ami elérheto és hasznosítható
•
A kedvezményezett egy szakértoi csapatot kap, nem neki kell felvenni a szakértoket
•
Amennyiben megbízással alkalmazott szakértok bevonására is szükség van, úgy nem kell több szerzodést koordinálni, menedzselni
•
A tapasztalatok koncentráltan gyulnek össze, hatékonyan hasznosíthatók
Hátrányok •
A valós felelosség a kedvezményezettet terheli, ez csak korlátozottan osztható meg a szerzodött tanácsadó céggel.
•
A szakérto cég közbeszerzése során nagyon körültekintoen kell eljárni, amely szakértelmet igényel a kedvezményezett részérol is (pl. megfelelo alkalmassági kritériumok eloírása, rendelkezésre állás)
•
A kedvezményezettre a felülvizsgálat és jóváhagyás miatt szintén jelentos mennyiségu feladat hárul.
•
Megfelelo eljárási rend kidolgozása ido- és munkaigényes lehet.
4.2.2.3
3. modell - osztott muködésu PME
Szerepek A PME feladatait megosztva látja el a kedvezményezett szervezete és az általa tulajdonolt üzemelteto cég. A jóváhagyást a kedvezményezett végzi, azonban az egyes folyamatokban akár fordított szerepek is elképzelhetok (végrehajtás és ellenorzés felcserélodhet). Ezentúl elofordulhat, hogy bizonyos feladatokban csak az egyik vagy csak a másik fél jár el. Természetesen ez jól kiépített és muködo szervezetet tételez fel mindkét oldalon. A szerzodéses és pénzügyi sajátosságokra, valamint a költségek elszámolhatóságára a 2. modellnél leírtak vonatkoznak. Célszeru, ha:
21/55
•
Megfelelo tapasztalatokkal rendelkezik a kedvezményezett (pl. nem újonnan létrehozott szervezet elozetes gyakorlat nélkül)
•
A kedvezményezett szervezeti egysége több projektet is menedzsel, de nincs elég kapacitása
•
Az üzemelteto cég megfelelo, elsosorban muszaki tapasztalatokkal rendelkezik, de kevésbé jártas az EU projektek eljárásaiban
Nem célszeru, ha: •
Az érintettek egyike sem rendelkezik tapasztalatokkal infrastrukturális projektek végrehajtásában, nem ismeri az eljárásokat
•
A kedvezményezett vagy az általa tulajdonolt cég egyedül alkalmasabb a feladat megvalósítására
•
Külso cég alkalmasabb a feladat megvalósítására és ehhez rendelkezésre áll a megfelelo anyagi fedezet
Elonyök •
Párhuzamosan több projekt is menedzselheto a kedvezményezett részérol
•
Tapasztalatok koncentráltan gyulnek össze
Hátrányok •
Az esetleges fizikai távolság miatt kevésbé hatékony végrehajtás
•
Nagyobb adminisztrációs teher, ha munkamegosztás van a kedvezményezett és az üzemelteto, tanácsadó között (több példányban kell dokumentumokat készíteni, átfedések)
•
Megfelelo eljárási rend kidolgozása ido- és munkaigényes lehet
4.2.2.4
4. modell - részben decentralizált PME, jóváhagyási és ellenjegyzési kötelezettséggel a kedvezményezett részérol
Szerepek A projekt végrehajtását a kedvezményezett tulajdonában lévo üzemelteto vagy tanácsadó cég végzi. A kedvezményezett kisebb szervezetet tart fenn a projekt végrehajtásához. A folyamatokban jóváhagyási vagy ellenjegyzési jogosultságát tartja meg. A szerzodéses és pénzügyi sajátosságokra, valamint a költségek elszámolhatóságára a 2. modellnél leírtak vonatkoznak Célszeru, ha: •
Megfelelo tapasztalatokkal rendelkezik a cég
•
A kedvezményezett nem rendelkezik megfelelo tapasztalatokkal, vagy kapacitással
•
Más EU támogatásból finanszírozott projekteket is a cég hajt végre, illetve rövid vagy közép távon más projektek végrehajtását is tervezik
Nem célszeru, ha:
22/55
•
Nincs megfelelo tapasztalata a cégnek hasonló projektek menedzselésében
•
A kedvezményezett vagy külso cég alkalmasabb a feladat megvalósítására
Elonyök: •
Rugalmasabb szervezet, felvételének lehetosége
•
A tapasztalatok (késobbi) hasznosításának lehetosége a privát szférában, bevételek generálásának lehetosége
nagyobb
ösztönzok,
jobb
szakemberek
Hátrányok: •
Nem segíti elo a tapasztalatok hatékony megszerzését, megosztását, abban az esetben, ha a kedvezményezett több EU forrásból támogatott projektet is bonyolít.
4.2.2.5
5. modell - decentralizált PME
Szerepek Ez a modell annyiban különbözik a 4. modelltol, hogy ebben az esetben teljes mértékben a kedvezményezett saját cége jár el a kedvezményezett képviseletében, az csak legfeljebb egy kisebb létszámú munkacsoportot bíz meg a szervezetén belül a projekt nyomon követésével. A szerzodéses és pénzügyi sajátosságokra, valamint a költségek elszámolhatóságára a 2. modellnél leírtak vonatkoznak Célszeru, ha: •
4. modellnél említett érvek
Nem célszeru, ha: •
4. modellnél említett érvek
Elonyök: •
4. modellnél említettek, valamint
•
Kisebb adminisztrációs teher hárul a kedvezményezettre
•
Rugalmasabb, gyorsabb ügyintézés lehetosége
Hátrányok
23/55
4.2.3
•
4. modellnél említettek, valamint
•
A cég és a kedvezményezett közötti szerzodéses viszony pontos rendezése nehéz
•
A kedvezményezett kevésbé naprakész információval rendelkezik
•
Kevésbé hatékony ügyintézés veszélye a kedvezményezett szervezetén belül (amikor szükséges)
•
A kedvezményezett érdekeinek kevésbé hatékony érvényesítése
A PME belso szervezeti felépítése az egyes modellek esetén
A kedvezményezett és a PME szervezeti struktúrájának kialakításakor figyelembe kell venni, hogy a hatáskörök megfelelo elválasztásával a munkafolyamatba épített ellenorzés hatékonyan érvényesüljön, mely a kettos kontroll, az ún. „négy szem elv” alkalmazásával valósítható meg. A „négy szem elve” alapján a feladatok végrehajtási (feladatvégzés), ellenorzési/felülvizsgálati és jóváhagyási szintjeinek el kell válnia egymástól. Ezen szintek kialakítása bizonyos intézményekben (pl. önkormányzat) kötelezo, de kisebb, független szervezetekben is a prudens muködés egyik alapelve. A folyamatokat a kedvezményezett szervezetén, illetve a PME-n belül a fenti elvekkel összhangban szükséges kialakítani. Továbbá, a kedvezményezett és a PME belso szervezeti felépítésnek összhangban kell lenni a kiválasztott modellel, az egyes szereplok feladataival, illetve a folyamatban betöltendo funkciójával. A kedvezményezettre háruló feladatok végzésében a PME-n kívül esetenként a kedvezményezett más szervezeti egységei is tevékenyen részt vesznek (pl. jogi, pénzügyi, belso ellenorzési osztály). A velük való együttmuködést értelemszeruen a PME Szervezeti és Muködési Szabályzatának (SzMSz) is tartalmaznia kell, de a közös feladatok végzésének módját – elsosorban külso szervezetek (pl. tanácsadó, üzemelteto) esetén – szerzodésekkel, illetve kétoldalú Együttmuködési Megállapodásokban kell rögzíteni. Az érintettek köre, azok felelosségi és hatásköre az egyes végrehajtandó feladatok függvényében változhat, illetve változik. Következésképpen az egyes szereplok felelosségi és hatáskörét, az egyes feladatokra vonatkozó ellenorzési nyomvonalat az egyes feladatokkal összhangban kell meghatározni. A fentiekkel összhangban a végrehajtó, felülvizsgálati és jóváhagyó szint is az egyes tevékenységek, folyamatok függvénye. Például a szerzodések aláírásakor a jóváhagyó a kedvezményezett polgármestere vagy az önkormányzati társulás elnöke, a felülvizsgálatot végzo a PME vezetoje, a végrehajtó (feladatvégzo) a PME egyik alkalmazottja vagy a Mérnök. Abban az esetben, ha az adott szereplo szintjén nem biztosítható valamelyik funkció betöltése, akkor azt egy másik, magasabb szinten biztosítani kell.
24/55
5A PME FELÁLLÍTÁSA Egy hatékony menedzsment szervezet felállításához az alábbiak szükségesek: − A PME felállítás programjának összeállítása: •
A feladatok pontos meghatározása
•
A megfelelo modell és jogi forma megválasztása
•
Folyamatok meghatározása és szabályzatok elkészítése
•
Humán és egyéb eroforrás szükséglet meghatározása
− Önellenorzés: kedvezményezett önátvilágítása, milyen feltételek állnak rendelkezésre és vajon megfelel-e a különbözo követelményeknek és elérendo célnak. 5.1
EGY PME FELÁLLÍTÁS LÉPÉSEI
A PME létrehozás lépéseinek a projekt fázisaihoz igazodó felsorolása - az önkormányzat szemszögébol - azt a célt szolgálja, hogy lépésrol lépésre követve, belso vagy külso szakérto segítségével az önkormányzat fel tudjon állítani egy hatékony menedzsment szervezetet. Egy konkrét önkormányzat konkrét projektje sajátosságaitól függoen bizonyos lépések - például közgyulési jóváhagyás - ismétlodhetnek, más lépések viszont szükségtelenek. A PME felállítása optimális esetben a projekt elokészítési fázisában kezdodik és a támogatási szerzodés aláírásáig teljes egészében végrehajtásra kerül. A PME személyi állományát célszeru fokozatosan, a feladatok növekedésével összhangban fejleszteni. A projekt elokészítéséhez áltálában elég a projekt menedzser (PME vezeto) személye, míg késobbi fázisokban közbeszerzési, pénzügyi etc. szakértok bevonása is szükséges. A. PME személyi állománya célszeruen a közbeszerzési eljárások indulásakor éri el a teljes létszámot. A PME szervezet felállításához az alábbi felsorolt lépések megtétele szükséges. 1. A projekt elokészítési fázisban teendo lépések
A PIU felállítása
•
Az önkormányzat szervezeti átvilágítása, a feltételek meglétének-hiányának azonosítása
•
A kedvezményezettre, illetve a PME-re vonatkozó hazai és uniós jogszabályok, követelmények tanulmányozása az adott önkormányzat adott projektje sajátosságainak figyelembevételével
•
A FIDIC alapú Mérnök szerzodésminta tanulmányozása a Mérnök pontos feladatainak áttekintése, a PME muködéssel való maximális összhang megteremtése céljából
•
A rendelkezésre álló módszertani források tanulmányozása
•
A PME feladatainak meghatározása, csoportosítása −
Muszaki lebonyolítási feladatok
−
Pénzügyi feladatok
−
PR
−
Jogi feladatok
−
Belso ellenorzés
−
Dokumentálás
•
Operatív szervezési feladatok. A PME modell kiválasztás véglegesítése
•
A megfelelo jogi forma kiválasztása
•
A PME humán eroforrás szükségletének és fejlesztési igényének meghatározása, a fejlesztés ütemezése a feladatok növekedésével összhangban (ld. 5.5 fejezet)
•
Képzés
•
A feladatok egyeztetése a KSz-vel
•
A PME muködés infrastruktúra és költségvetési igényének meghatározása
2. Közbeszerzési fázisban megteendo lépések: •
A PME tevékenység fo folyamatainak meghatározása
•
A folyamatok szabályozása
•
A szükséges eroforrások, szakértoi igények számbavétele (belso, külso)
•
A PME átvilágítása, a szükséges feltételek meglétének ellenorzése
•
A PME felállítás Közgyulés által történo jóváhagyása.
A felsorolt lépések egy részének módszertana nem tárgya az Útmutatónak, ugyanis azok az önkormányzat meglévo eljárásrendje szerint hajtandók végre. A következokben azok az elvek, útmutatások kerülnek ismertetésre, amelyek elengedhetetlen feltételei egy hazai és EU követelményeinek megfelelo PME felállításához. 5.2
A PME MUKÖDÉSI ELVEI
A PME muködési elvei a gyakorlati/technikai lebonyolítás, pénzügyi számviteli követelmények, kapcsolattartási feladatok, dokumentálási és ellenorzési követelmény szerint csoportosíthatók.
A PIU felállítása
5.2.1
5.2.2
A projekt gyakorlati/technikai lebonyolításának alapelvei •
a projekt végrehajtása idoben, a támogatás megítélésénél jóváhagyott (Támogatási Szerzodésben szereplo) ütemtervet követve, hatékonyan történjen,
•
naprakész, pontos (bizonylatokkal alátámasztott) nyilvántartási rendszer muködjön mind a kifizetések, mind a követelések és az adósok tekintetében,
•
a nyilvánosság érvényesüljön,
•
a PME-n kívül ellátott feladatok esetében részletes megállapodások, eljárásrendje rögzítse a munkamegosztást és a fenti kritériumok érvényesülését, valamint ezen feladatok ellátásának ellenorizhetoséget, (pl. SzMSz)
•
az irányítás és az ellenorzés funkciója markánsan elkülönüljön,
•
a hatáskörök megosztása a kettos kontroll (négy szem elve) követelményének betartásával történjen,
•
szabálytalanságok kiszurését, dokumentálását, javítását nyomon követo rendszer muködjön,
•
a munkatársak kiválasztásánál a feladatok ellátásához szükséges képzettség megléte és a megbízhatóság biztosított legyen,
•
a munkatársak speciális, saját feladatuk megfelelo ellátásához szükséges ismeretanyagot adó tréningje megvalósuljon.
és
az
átláthatóság
követelménye
messzemenoen
Pénzügyi-számviteli követelmények és az EMIR
5.2.2.1
Az EU Bizottság elvárásai
Az EU Bizottság 1386/2002/EK rendelete (2002. július 29.) rendelkezik a Kohéziós Alapból nyújtott támogatások irányítási és ellenorzési rendszere, valamint a pénzügyi korrekciós eljárás tekintetében. 6. cikk (1) Az irányítási és ellenorzési rendszerek megfelelo számviteli nyomon követhetoséget biztosítanak. (2) A számviteli nyomon követhetoség akkor tekintheto megfelelonek, ha lehetové teszi: a) a Bizottság számára igazolt összesített összegek összeegyeztetését a különbözo igazgatási szinteken és a végrehajtó szervek által tárolt egyedi kiadási nyilvántartásokkal és az azokat alátámasztó dokumentumokkal; […] c) a projekt végrehajtásáról nyújtott információ helyességének ellenorzését, összhangban a kiutalásról szóló határozat feltételeivel, valamint a projekthez rendelt célokkal. (4) Az irányító hatóságnak meg kell bizonyosodnia arról, hogy a következok teljesülnek-e:
A PIU felállítása
a) vannak-e eljárások annak biztosítására, hogy a felmerült kiadások bizonyos tételeire, a teljesített kifizetésekre, az elvégzett munkákra, valamint az ezeket érinto, a projektekkel kapcsolatban elvégzett ellenorzésekre vonatkozó, illetve a megfelelo számviteli nyomon követhetoséghez szükséges dokumentumokat az 1164/94/EK rendelet II. melléklete G. cikkének (3) bekezdésének, valamint e rendelet I. mellékletének megfeleloen tárolják-e; b) vezetnek-e nyilvántartást arról a testületrol, amely ezeket tárolja és annak elhelyezkedésérol; c) a dokumentumokat vizsgálat céljából hozzáférhetové teszik-e azon személyek és szervek számára, akik/amelyek általában jogosultak az ilyen dokumentumok vizsgálatára. (5) A (4) bekezdés c) pontjában említett - ellenorzésre jogosult - személyek és szervek az alábbiak: a) az irányító és kifizeto hatóságok, köz[remuködo] szerv[ezet]ek […] alkalmazottai, akik a kifizetés iránti kérelmeket feldolgozzák; b)
az irányítási és ellenorzési rendszerek ellenorzését végzo szolgálatok;
c) a kifizeto hatóságnak az 1164/94/EK rendelet 12. cikke (1) bekezdésének d) pontja és II. melléklete D. cikke (2) bekezdésének d) pontja alapján az ideiglenes és végleges kifizetések iránti kérelmek igazolásával megbízott alkalmazottja vagy részlege, valamint a rendelet 12. cikke (1) bekezdésének f) pontja szerinti nyilatkozatot kiadó személy vagy részleg; 5.2.2.2
Hazai szabályozás
A magyar szabályozás eljárásrend kialakítását teszi kötelezové a pénzügyi lebonyolítási, elszámolási és jelentési rendszerre, nevezetesen: •
a belso ellenorzési tevékenységre,
•
a számviteli nyilvántartások vezetésére,
•
a beszerzési eljárásokra,
•
a monitoringra és az informatikai rendszerre (EMIR),
•
a szabálytalanságok kezelésére, valamint
•
az ellenorzési nyomvonal (audit trail) kialakítására.
Az audit trail definícióját a Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai, az EQUAL Közösségi Kezdeményezés program és a Kohéziós Alap projektek támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenorzési rendszerek kialakításáról a 360/2004. (XII. 26.) Korm. rendelet az alábbiak szerint adja meg: „Ellenorzési nyomvonal: az Európai Unió által eloírt, a Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai, az EQUAL program és a Kohéziós Alap projektek támogatásai felhasználásának rendszervizsgálati eszköze, melynek eredményeképp elkészül a támogatás lebonyolítási és ellenorzési folyamatainak leírása szövegesen, táblázatba foglalva, illetve folyamatábrával szemléltetve, amely tartalmazza különösen a felelosségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá irányítási és ellenorzési folyamatokat, lehetové téve azok nyomon követését és utólagos ellenorzését.” A PIU felállítása
Az EMIR célja, hogy támogassa a pályázati rendszerek hatékony és átlátható muködéséhez kapcsolódó adatok nyilvántartását és feldolgozását. Az EMIR biztosítja a rendszerbe rögzített adatok újbóli kinyerését, további feldolgozhatóságát, ezzel ösztönzi az adatbázis folyamatos és naprakész töltését, valamint lehetové teszi, hogy a rendszer felhasználói napi munkájukat könnyen, hatékonyan el tudják végezni. Természetesen a rendszer a már feldolgozott adatokból táplálja a statisztikai és elemzo funkciókat is. Az EMIR létrehozásáról és muködésérol a 124/2003. (VIII. 15.) Korm. rendelet az Európai Unió által nyújtott egyes pénzügyi támogatások felhasználásával megvalósuló programok monitoring rendszerének kialakításáról rendelkezik. A számlák kifizetésének és a támogatások elszámolásának feltétele a pénzügyi folyamatok EMIR-en keresztüli lebonyolítása, a pénzügyi adatok rendszerbeli rögzítése. 5.2.3
Dokumentálás
A hatályos jogszabályok dokumentáció megorzési kötelezettséget írnak elo a kedvezményezett számára az alábbiak szerint:
5.2.4
•
A projekt pénzügyi zárásától, azaz a végso egyenleg átutalásától számított 3 évig megorzi. (Szállítói számlák eredeti példányát a kedvezményezett orzi!)
•
KSz/IH kérésére valamennyi kért bizonylatot KSz rendelkezésére bocsátja.
A PME ellenorzési kötelezettsége
A PME-nek ellenorzési és monitoring kötelezettsége van az alábbiak szerint: a) Folyamatos ellenorzési kötelezettség •
Biztosítja, hogy a pénzügyi folyamatok ellenorizhetoek legyenek. Ennek érdekében a beruházás teljes idotartamára könyvvizsgálót alkalmaz.
•
Szúrópróbaszeru ellenorzéseket végez, illetve a kijelölt ellenorzo szervezetek ellenorzését turi.
•
Megfelelo képviselot delegál a Monitoring Bizottságba.
b) Utólagos ellenorzési kötelezettség •
A záró egyenleg bizottsági átutalásától számított 3 évig az ellenorzésre jogosult szervezetek utólagos ellenorzési igényeit kielégíteni.
c) Ellenorzés turési kötelezettség •
Köteles turni és segíteni az ellenorzo szervek munkáját.
•
Olyan számviteli és elkülönített pénzügyi nyilvántartási rendet alakít ki, amely a támogatás felhasználásának gyors és hatékony ellenorzését lehetové teszi.
d) Adatszolgáltatási és tájékoztatási kötelezettség
A PIU felállítása
5.3
•
Az ellenorzésre jogosult szervezeteknek a kért adatokat haladéktalanul megadja.
•
Félévenként monitoring jelentést és elorehaladási jelentést nyújt be a KSz részére.
•
Tájékoztatja a nyilvánosságot a támogatás jellegérol, eredetérol, céljáról, a KSz-szel elozetesen egyeztetett módon.
•
A beruházással kapcsolatos minden média megjelenést és civil tájékoztatást dokumentál és arról rendszeresen tájékoztatja a KSz-t.
•
A közremuködo szervezet által meghatározott formában legfeljebb negyedéves rendszerességgel jelentéseket készít a beruházás megvalósításáról.
SZERVEZETI ÁTVILÁGÍTÁS MÓDSZERTANA
A feladat végrehajtásának egyik lényeges elofeltétele annak meghatározása, hogy a Közremuködo Szervezet a jogszabályban meghatározott, az alábbiakban felsorolt feladatai közül mely feladatokat és milyen mértékben kívánja átruházni a kedvezményezett(ek)re, illetve a PME-re. A cél annak meghatározása, hogy az átruházott feladatok milyen részfeladatok elvégzését vonják maguk után, milyen azok végrehajtásának ütemezése, eroforrásigénye, milyen szakmai ismeretekre van szükség és mikor. A részfeladatokat ellátó szervezetnél, miután a kedvezményezett áttekintette a szervezetre váró feladatokat, a projekt és a saját intézményi feltételei, paraméterei alapján kiválasztotta a megfelelo intézményi modellt, leszabályozta annak muködését, célszeru ún. önellenorzést végezni. Az önellenorzés elvégezheto például az EU által kidolgozott EDIS/Strukturális Alapok – Kohéziós Alap akkreditáció módszertan alapján is. Erre adunk rövid módszertant az alábbiakban. 5.3.1
Önellenorzés
A fejlesztési programok sikeres lebonyolítása szervezeti szempontból két pilléren, a szervezeti-intézményi kereteken és az azon belül zajló folyamatok minoségén nyugszik. Kohéziós Alap projektek esetén a szervezet a projekt megvalósítását segíto, egyik intézményi eszköz. Az önellenorzés során a vizsgálat célja annak ellenorzése, hogy a vizsgált szervezet megfelel-e az elvárásoknak. Az önellenorzés a projekt céljának és a hatályos magyar és EU szabályozásnak megfelelo szervezeti muködés kialakítását segíto jellegu tevékenység. A 3. mellékletben szereplo kérdoív egy indikatív ellenorzo lista, mely a szabályos muködés kialakítását segíti. Az önellenorzo lista az EU audit-gyakorlata és a nagy beruházási projektek minoségirányítási rendszerei alapján készült. Célja a Kohéziós Alap projektet megvalósítani tervezo szervezet, önkormányzat munkájának segítése egy önellenorzo eszközzel az alábbiak biztosítása érdekében: •
Hatékony projektirányítás
•
Az EU és a magyar eloírásoknak megfelelo szervezet és folyamatok kialakítása
•
Eroforrások biztosítása
Az önellenorzés két fo fázisból áll:
A PIU felállítása
•
önértékelés a kérdoív alapján:
•
kritikusan válaszoljon minden kérdésre,
•
gyujtse össze és ellenorizzen minden alátámasztó dokumentációt.
•
a szabályozás megléte még csak szükséges, de nem elégséges feltétel, hiszen rossz vagy be nem tartott gyakorlatot is le lehet szabályozni. (Vannak nem kötelezo, csak ajánlott feltételek (távmunka lehetosége, stb.), amelyek nem szükséges feltételei a projekt sikeres, szabályos végrehajtásának.)
•
hiányosságok kiküszöbölése:
•
határozza meg, milyen konkrét lépéseket, kinek és mikorra kell tenni annak érdekében, hogy minden válasz igen legyen.
•
ellenorizze a végrehajtást.
•
amikor ez megtörtént, javasoljuk, hogy a belso ellenor világítsa át a szervezetet.
Az EU iránymutatása szerint a projekt sikere 80%-ban az elokészítésen - melynek része a PME felállítása - és 20%-ban a végrehajtáson múlik. Az elokészítés sikere pedig részben az idoben felállt és hatékonyan muködo PME felkészültségén, lehetoségein múlik. Az itt leírtak kialakítása idot és energiát igényel. Javasolt, hogy az elso önellenorzést a kedvezményezett szervezet vezetoje által kijelölt vezeto felügyelete mellett a PME vezetoje végezze. Célszeru továbbá, hogy az elokészítés és a végrehajtás során többször tekintsék át a listát. Ha már mindenhol igen van, és az igeneket bizonyító dokumentáció is elérheto, akkor a végso kedvezményezett és a PME vezetoje nyugodtan állhat egy külso ellenorzés elé. 5.3.2
Az önellenorzés eredményének értékelése
Az önellenorzési lista eredményei alapján, munkatervet kell készíteni a következo szakaszban megoldandó feladatokra, teendo lépésekre. A feladatok a hiányzó feltételek megteremtését célozzák a PME felállítása során. 5.4
PME FELÁLLÍTÁSÁNAK MEGVALÓSÍTÁSA
A fejezet célja szempontokat, lépésrol lépésre követheto metodológiát adni egy hatékony PME felállításához. Segítséget ad: •
A feladatok pontos meghatározásához
•
A szükséges eroforrások felméréséhez
•
Az eljárások kialakításához és leszabályozásához.
Javasolt, hogy a belso szabályozás a projekt cikluson alapuló folyamat alapú megközelítést alkalmazza. A szabályozás egységessége érdekében szükség lehet tanácsadó cég vagy/és folyamatirányítási szoftver alkalmazására is. A PME felállításakor az alábbi szempontokat célszeru figyelembe venni: •
A PIU felállítása
az állandó szakértok mielobb kerüljenek azonosításra és felvételre
•
a PME eljárásait (pl. SzMSz) a felállítást követoen mielobb célszeru kidolgozni
•
egyes feladatok elvégzése finanszírozható a Kohéziós Alapból (pl. lakossági tájékoztatás, PME feladatainak segítése), azonban a támogatás elnyeréséig a kedvezményezettnek saját forrásból kell finanszíroznia az adott feladat elvégzését.
•
az állandó, részleges és eseti szakértok költségének megállapítása alkalmazásuk függvényében. (Az eseti és bizonyos rövid távú szakértoket hatékonyabb lehet megbízásos alapon bevonni a projekt megvalósításba, mint alkalmazottként.)
•
rendkívüli esetekre való felkészülés, a helyettesítések megszervezése.
•
már a projekt elokészítésére nagy hangsúlyt kell fektetni, mert egyrészt ez a késobbi sikeres megvalósítás egyik kulcsa, másrészt késobb a projekt tartalmának megváltoztatása rendkívül nehéz, körülményes és idoigényes lehet.
•
a projekt elokészítése komoly adminisztrációs teherrel, plusz feladattal jár (pl. egyeztetéseken, megbeszéléseken való részvétel, jelentések készítése, különbözo eseményeken való részvétel). A létszám meghatározásakor ezt is figyelembe kell venni.
•
különös hangsúlyt kell tenni a PME vezetojének és helyettesének a kiválasztására.
•
a kedvezményezett egyes, a projekt különbözo fázisaiban szereppel bíró részlegeit célszeru már a projekt elokészítésének a fázisában bevonni, és rendszeres tájékoztatást nyújtani a számukra.
•
fel kell készülni a projekt lezárását akár több évvel követo esetleges ellenorzésekre is.
Az alábbiakban egy leegyszerusített, kis szervezet esetén saját eroforrással is megvalósítható eljárás kerül bemutatásra. 5.4.1
Folyamatok meghatározása
A folyamat elso lépése a PME-re vonatkozó magyar és EU jogszabályok, rendelkezések, vonatkozó nemzetközi és hazai szerzodések (elsosorban a Támogatási Szerzodés), az alapító szervezet, intézmény, önkormányzat, az Irányító Hatóság és a Közremuködo Szervezet PME-re vonatkozó intézkedéseinek jogi elemzése. A jogi elemzés célja, hogy meghatározzuk a jogszabályi kötelezettségeket, feladatokat. Ezt ki kell egészíteni a projekt végrehajtásához szükséges szakmai eloírásokból következo feladatokkal. Az így nyert feladatlistát olyan feladatcsoportokra - fo folyamatokra - kell bontani, amelyek a Kohéziós Alap projekt ciklus jól lehatárolható szakaszaihoz kapcsolódnak. Célszeru olyan fo folyamatokat kijelölni, melyek illeszkednek a közremuködo szervezet folyamataihoz. A KvVM Fejlesztési Igazgatóság mint Kohéziós Alap környezetvédelmi közremuködo szervezet fo folyamatai figyelembevételével az alábbi fo folyamatokba való szervezés javasolt: •
A PIU felállítása
tervezés, engedélyeztetés (egyéb tanulmányok készítése)
•
támogatási szerzodés, együttmuködési megállapodások, társulási szerzodés egyéb jogi és intézményi feladatok,
•
támogatási kérelem összeállítása, benyújtása, egyeztetés az érintett központi és uniós szervezetekkel,
•
közbeszerzési eljárások lefolytatása és szerzodéskötés
•
helyszíni szemlék, elorehaladással kapcsolatos koordinációs tevékenységek (pl. projekt menedzsment ülések, kapcsolattartás a Mérnökkel)
•
pénzügyi lebonyolítás (számlák kifizetése)
•
a projekt lezárása, beleértve az értékelést
§
tájékoztatás
§
szabálytalanságok kezelése,
§
független belso ellenorzés,
§
a humán eroforrással kapcsolatos eljárások.
A folyamatok olyan részelemekre bomlanak, melyek lépésrol lépésre pontosan – feladatvégzovel, illetve az abban közremuködovel együtt – meghatározzák az adott tevékenységet. A feladatlistát táblázatba célszeru szervezni (ld. alább), mely tartalmazza a feladatot, a feladatvégzot, az együttmuködot – a négy szem elve szerint – az ellenorzot, és ha külön személy, a jóváhagyót. Az alábbi táblázat a szabályozás során a munka kiinduló pontja lesz. Tartalma és használata a következo. A folyamatokat folyamatábrán is célszeru megjeleníteni, ami jelentosen megkönnyíti a logikai ellenorzést és az audit trailhez (ellenorzési nyomvonalhoz) is szükséges. Fofolyamat Folyamat Feladat Elokészítés TA
TA
Feladatvégzo Együttmuködo Ellenorzo/Jóváhagyó Dokumentum Eroforrás minta
ToR Szolgáltatási elkészítése szerzodések projektmenedzsere
Mérnök
ToR Projekt egyeztetése menedzser a KSz-szel
Szolgáltatási szerzodések projekt menedzser
PME helyettes
vezeto TA minta
ToR Mérnök
Szolgáltatási szerzodések projekt menedzsere
Az egyes oszlopok jelentése az alábbi: Fofolyamat, folyamat, stb: a fo folyamat a konkrét projekt szükségletei szerint folyamatokra, alfolyamatokra (alfolyamat01, alfolyamat02) bontható. Lehetnek ismétlodo folyamatok is (feladatkiosztás, véleményezés, jóváhagyás, stb.), melyeket célszeru külön meghatározni. A fofolyamatok szerint kerül kialakításra minden további szabályzat. Fontos megjegyezni, hogy a fofolyamatok egy része a projekt ciklusát követi (• -val jelölt folyamatok) és az adott projektszakasz lezárásával véget ér, míg egy másik része a projektciklustól függetlenül a projekt életében többször vagy ahhoz kapcsolódóva folyamatosan történik (§ -val jelölt folyamatok). A PIU felállítása
Feladat: Az egyes folyamatok során elvégzendo munkaegység. Lehet tágabb, komplexebb (pl. közbeszerzéshez/szerzodéskötéshez feladatmeghatározás (ToR) elkészítése) és lehet egyszeru (ügyintézo03 az ügyintézo02-tol kapott levelet postázza). Fontos, hogy ellenorizheto legyen. A pontos meghatározás lényeges, mivel az itt rögzített feladat meg kell, hogy jelenjen az ügyrendben, az SzMSz-ben, a feladatvégzo munkaköri leírásában vagy a szerzodött cég szerzodésében, az együttmuködési megállapodás(ok)ban, a képzési tervben az elvégzéséhez szükséges kompetencia-szükségként. Feladatvégzo: az a személy, cég, intézmény, aki, vagy amely a feladatot hajtja végre. Fentiek szerint feladatvégzonek, illetve – célszeru további bontásban - szervezeti egységének meg kell jelennie minden szabályozásban. A táblázat rendezésével pedig egyértelmuen meg kell jelennie minden, a feladatvégzo által végzett feladatnak, ami a munkaköri leírásában kell tükrözodjön. Ha pl. az önkormányzat Pénzügyi Osztálya végzi az adott feladatot, akkor az a feladat és a kapcsolódó felelosségi és jogkör meg kell jelenjen az önkormányzat belso szabályozásában az adott osztály tekintetében, továbbá a PME-nek a Pénzügyi Osztállyal kötött Együttmuködési Megállapodásában. Együttmuködo: az a személy, cég intézmény, amely részt vesz az adott feladat végrehajtásában. Ellenorzo/jóváhagyó: A „négy szem elve” alapján senki sem ellenorizheti magát, ezért az egyes feladatok végrehajtását a feladatvégzotol eltéro személynek/intézménynek ellenorizni kell, illetve jóvá kell azt hagyni. Ez a két feladat nagyobb szervezetekben jobban elválik (pl. ügyintézo végrehajt, osztályvezeto ellenoriz, foosztályvezeto jóváhagy), de kisebb szervezetekben is fontos a végrehajtó és az ellenorzo funkciók szétválasztása. Dokumentum minta: Számos olyan feladat van, aminek a formátumát EU eloírás (pl. Kohéziós Alap támogatási kérelem esetében), jogszabály (pl. számla), rendelet (pl. EMIR adatstruktúra), belso szabályozás (pl. Munkaköri leírás) vagy sokszor ismétlodo feladatoknál a PME muködési racionalitása (dokumentum kíséro lap) szab meg. A táblázatban – és ez alapján a kapcsolódó szabályozásban - célszeru az adott feladathoz kapcsolódó ilyen dokumentum mintákat feltüntetni. A PME tevékenységét mintadokumentumokkal is segíto egyéb kézikönyvek a 3. fejezetben vannak felsorolva. Eroforrás: A feladat végrehajtásához szükséges emberi, intézményi anyagi háttér. Szukítheto (pl. emberi eroforrásra) vagy tovább bontható (költségvetés, infrastruktúra) beillesztett oszlopokkal. Ha tovább bontjuk az eroforrás felmerülésének idobeli megjelenésére, akkor az eroforrásterv elkészítését hatékonyan segítheti. Az alábbi példában eroforrásként rendelkezésre kell állnia ebben a szakaszban a feladatvégzonek, az együttmuködonek, ellenorzonek/jóváhagyónak, ha van dokumentumminta, annak. Ezt az eroforrás tervezésnél figyelembe kell venni. 5.4.2
Ügyrend kidolgozása
Az ügyrend a PME muködését szabályozza oly módon, hogy leírja és elkülöníti a PME egyes munkaköreihez rendelt feladatköröket, hatásköröket és jogköröket valamint a PME szervezetén belüli együttmuködés és a PME-n kívüli szervezetek, szervezeti egységekkel való együttmuködés szabályait. Az ügyrend javasolt szerkezete és tartalma: •
A PIU felállítása
Eloszó: Itt célszeru meghatározni az Ügyrend célját és hatályát, valamint az ügyrendben foglaltak folyamatos karbantartásáért és ezek elfogadásáért felelos személyeket. A Kohéziós Alap rövid bemutatása jogszabályok felsorolásával, hivatkozásokkal.
5.4.3
•
Irányítási és muködési rend (feladatok kiosztása, ellenorzése és jóváhagyása; aláírási rend; helyettesítési rend, iratkezelés, informatikai és biztonsági szabályzat)
•
Szervezeti és Muködési Szabályzat §
Alapító szervezet – kedvezményezett és a PME alapítás jogalapja, célja
§
A PME fo feladata
§
A PME vezetoje, feladatköre hatásköre, jogköre, felelosségi köre (Folyamatok meghatározása a 5.4.3 pontban leírtak szerint, a táblázat alapján),
§
A PME szervezeti egységeinek, illetve az egyes munkakörök feladatköre, hatásköre, jogköre, felelosségi köre fo folyamatonként,
§
A kedvezményezett és a PME-vel együttmuködo egyes szervezeti egységeinek a PME-vel kapcsolatos feladatköre, hatásköre, jogköre, felelosségi köre (5.4.3 Folyamatok meghatározása pontban leírtak szerint),
§
Az SzMSz hatálya, módosítása
•
Együttmuködési megállapodások (pl. az együttmuködo szervezetek, szervezeti egységek megnevezése, az együttmuködés tárgya, az együttmuködés módja, kapcsolattartó munkakörök, döntési mechanizmusok, válaszadási határidok, a viták rendezésének módja, a megállapodás hatálya, módosításának módja)
•
A PME szervezeti ábrája mellékletként.
Munkaköri leírások kidolgozása
A folyamatok meghatározása pontban összeírtak alapján kigyujtjük az egyes munkatársak összes feladatát fo folyamatonként. A munkaköri leírásnak összhangban kell lennie az Ügyrenddel és az SzMSz-szel. A munkaköri leírások tekintetében az alábbi, értelmezo definíciókra hívjuk fel a figyelmet: Feladatkör: A feladatkör az államigazgatási szerv muködésének célját, a szerv tennivalóinak az összességét jelenti. Hatáskör: A hatáskör a feladatkörhöz viszonyítva szukebb köru fogalom, azt fejezi ki, hogy az adott államigazgatási szerv milyen jogi eszközöket vehet igénybe a feladatainak teljesítéséhez. Jogkör: A szervezeti egység/munkatárs feladataihoz rendelt cselekvési lehetoség, amelyet jogszabály vagy erre épített belso szabályozás írásban rögzít Felelosségi kör: A Kohéziós Alap támogatással kapcsolatosan feladatot ellátó munkatárs feladataihoz kapcsolható munkavállalói felelosségének összessége A Munkaköri leírások szervezetenként változó tartalmúak, de fontos, hogy •
A PIU felállítása
pontosan beazonosítható legyen a munkáltató, a munkavállaló, utóbbi beosztása, alá- és fölérendeltsége, helyettesítési rendje, a szerzodés
idotartama, az elvárt képzettségi és gyakorlati szint és az egyéb törvényi követelmények az adott munkakörrel kapcsolatban.
5.4.4
•
az adott munkatárs esetében legalább minden feladatot és hatáskört tartalmazzon, de célszeru a jog- és felelosségi köröket is felsorolni
•
mind a munkáltatói jogokat gyakorló, mind a munkáltató rendelkezzen aláírt példánnyal.
Audit trail – ellenorzési nyomvonal kialakítása
A következokben az önkormányzat részére, a PME által kidolgozandó audit trail kidolgozás menete kerül bemutatásra. •
Az ellenorzési nyomvonal elsosorban egy menedzsment eszköz, amely lehetové teszi a szervezet muködésének áttekintését és ellenorzését. Leírásokat, táblázatokat és folyamatábrákat tartalmaz, amelyek bemutatják a feladat és az információ szintjeit és kapcsolódásait, továbbá az irányítás és az ellenorzés folyamatait, amelyek együttesen lehetové teszik a monitorozást és az ellenorzést. Az ellenorzési nyomvonal lehetové teszi az olvasó számára egy ügylet végigkövetését annak indulásától a végso eredmények lejelentéséig.
•
Az ellenorzési nyomvonal lehetové teszi a rendszer muködésének gyors és részletes megismerését és ezáltal alapveto eszköze a rendszer auditálásának. Az auditor az audit trail segítségével rövid ido alatt képes elemezni a rendszert. Térkép gyanánt szolgál az egyes szinteken és szintek között való tájékozódásnál.
A PME ellenorzési nyomvonalának kialakításához javasoljuk a kedvezményezett belso ellenorzésért felelos szervezeti egysége vagy más a módszertant ismero auditor szakérto igénybevételét. A Kohéziós Alap Irányító Hatóság elkészítette az egész intézményrendszerre vonatkozó audit trailt, melyet javaslunk figyelembe venni. 5.4.5
Belso ellenorzési kézikönyv
A PME-t alapító szervezet vagy/és a végso kedvezményezettnél belso ellenorzéssel foglalkozó szervezeti egységet kell felállítania, hogy „a Kohéziós Alap keretében az EU által társfinanszírozott projektek lebonyolításával foglalkozó szervezeteken belül koherens és hatékony pénzügyi irányítási és ellenorzési, valamint belso ellenorzési rendszer kerüljön kialakításra és muködjön”. A Pénzügyminisztérium Ellenorzési Rendszer Fejlesztési Foosztály belso ellenorzési egységek tevékenységét szabályozó kézikönyveket, módszertani útmutatókat dolgozott ki. Javasoljuk a belso ellenorzési kézikönyv ezen dokumentumok figyelembe vételével történo kidolgozását. Az elérhetoség: www.pm.gov.hu . 5.4.6
Humáneroforrás fejlesztési terv
A Humáneroforrás Fejlesztési Terv célja a PME által megvalósításra kerülo Kohéziós Alap projekt szabályos végrehajtásához szükséges emberi eroforrás mennyiségi és minoség biztosítása. A fejlesztési tervhez fel kell mérni, hogy a munkaköri leírásban szereplo feladatok sikeres elvégzéséhez milyen végzettséggel, gyakorlattal, nyelvtudással, képességekkel és készségekkel rendelkezo munkaerore van szükség. Ha az adott munkakör betöltéséhez szükséges feltételeket jogszabály határozza meg, azt feltétlenül figyelembe kell venni. Az A PIU felállítása
ütemezésbol, költségvetési lehetoségekbol és az adott részmunkaero piaci helyzetbol eldöntheto, hogy a projekt teljes idotartamára vagy egy adott szakaszra szükséges illetve lehetséges az eroforrás igénybe vétele. Az így elkészült ún. kompetencia térkép alapján célszeru a pályázatokat kiírni és elbírálni. A hiányzó kompetenciákra képzési programot kell kidolgozni, melyet célszeru egyeztetni a közremuködo szervezettel és az Irányító Hatósággal, mely intézmények közre tudnak muködni csoportos, Kohéziós Alap speciális kompetencia képzések megszervezésében és megtartásában. A munkavállalókról a jogszabályokban rögzített nyilvántartások mellett javasolt a képzési és értékelési adatlap rendszeresítése, melyen nem csupán az adott munkavállaló negyedéves és rendkívüli értékelése, de a kapcsolódó képzési szükséglet is követheto.
5.5
A PME FELÁLLÍTÁSÁHOZ SZÜKSÉGES EROFORRÁSOK A Kohéziós Alap projektek lebonyolítása méretük, komplexitásuk, idotartamuk, a betartandó szabályok összetettsége, szigorúsága miatt számos, különbözo képzettségu, tapasztalattal rendelkezo szakérto bevonását igényli. Ezek, a teljesség igénye nélkül, rövid feladat-meghatározással az alábbiak: •
Mérnök szakértok: a projekt tárgyától függoen specialisták, akik az eloírásoknak való megfelelést, muszaki feltételeket ellenorzik, megfelelo tapasztalatokkal rendelkeznek az engedélyezések terén
•
Közbeszerzési szakérto: ahol a Kbt. eloírja a beszerzés bonyolítása, az ezekkel kapcsolatos tanácsadás
•
Monitoring szakérto: a tényleges és a tervezett elorehaladást figyeli, az EMIR rendszerben rögzíti, elkészíti a kapcsolódó jelentéseket
•
Pénzügyi szakérto: az EU, a finanszírozó nemzetközi pénzügyi intézmények és a magyar eloírások betartásáért felelos költségvetési és pénzügyi szakérto
•
Dokumentum menedzser, minoségirányítási szakérto: a teljes dokumentációs rendszer kialakításáért, illetve muködtetéséért felelos szakérto. Felelos a megfelelo formátumokért, engedélyekért, elektronikus és papír alapú adatkezelésért, levelezésért, dokumentumok rendszerezéséért, tárolásért.
•
PR és kommunikációs szakérto: lakossági egyeztetések, hirdetmények, média kapcsolatok, hirdeto táblák, honlap, rendezvények felelose.
•
Jogi szakérto: a szerzodések, illetve a feladatok végrehajtásának jogszeruségéért felel
•
Kockázatkezelési szakérto: a projekt kockázatait azonosításáért, azok menedzseléséért felelos
•
Könyvvizsgáló: a vállalkozók által kibocsátott és a kifizeto hatóság felé benyújtandó számlák helyességéért felelos
A projekt életciklusával, azaz az elvégzendo feladatok jellegével és mennyiségével összhangban a projekt megvalósításába bevonandó szakemberek száma, képzettsége, A PIU felállítása
bevonásuk mértéke is változik. A projektben betöltött szerepük alapján a szakértok az alábbiak szerint csoportosíthatók: Állandó szakértok: azon szakértok, akik jelenlétére a projekt több fázisában, vagy a projekt teljes idotartama alatt, gyakorlatilag napi rendszerességgel szükség van. Részleges szakértok: olyan szakértok, akik rendszeres munkájára a projekt egy adott fázisában vagy a projekt teljes idotartama alatt, de változó intenzitással és nem napi rendszerességgel van szükség (pl. közbeszerzési , pénzügyi, jogi szakérto). Eseti szakértok: olyan szakértok, akikre a projekt egy vagy több fázisában van szükség, de jelenlétük csak eseti jellegu. A kedvezményezettek képviseloivel folytatott interjúk, és az eddigi tapasztalatok alapján megállapítható, hogy egy projekt lebonyolításához – természetesen annak jellegétol és méretétol függoen - a PME-nak 2-6 fo állandó szakértovel kell muködnie. A részleges és az eseti szakértok száma a projekt egyes fázisaiban széles határok között változik, illetve változhat. A PME vezetoje a projekt menedzser. A projekt menedzser viseli az általános felelosséget a PME-ért, a felállításért, muködésért és az eredmények eléréséért. A Kedvezményezett nevezi ki (és ezt természetesen dokumentálja), a projekt menedzser a Kedvezményezettnek (az ott kapcsolattartásra kijelölt vezetonek) közvetlenül jelent. A felállításnál a fo felelossége: •
A Kedvezményezettel és minden érintett kormányhivatallal (KSZ, IH, stb.) való kapcsolattartás
•
Minden PME jelentés elfogadása
•
Teljes köru menedzsment, különös tekintettel a humán eroforrás megszervezésére.
A PME vezetojével szembeni elvárások az alábbiak •
Több éves (pl. 5-10 év) gyakorlat projektek menedzselésében
•
Gyakorlat szakági projektek elokészítésében, megvalósításában
•
Jó kommunikációs, szervezési és konfliktuskezelési képesség
•
Angol nyelv tárgyalási szintu ismerete
•
Önkormányzatok muködési rendjének ismerete
•
Az EU támogatásokkal kapcsolatos szabályok ismerete
A projekt menedzser helyettesének fo felelosségi köre lehet a projekt elso szakaszában: •
Szerzodésmenedzsment: koordináció, menedzsment és monitoring
•
ToR-ok elkészítése
•
FIDIC eloírás menedzsment
•
Költség- és ütemezés menedzsment
•
Technikai segítségnyújtásból finanszírozott és hazai szakértok irányítása
•
Humáneroforrás fejlesztés: betanítás, folyamatos képzés, értékelés
A projekt menedzser helyettesével kapcsolatban hasonló elvárások fogalmazhatók meg, mint a vezetovel kapcsolatban. A PIU felállítása
Összegzésként elmondható, hogy a PME által alkalmazandó szakértok számának és képzettségének meghatározásakor, a belso illetve a külso szakértok által elvégzendo feladatok meghatározásakor és kiosztásakor különös gondossággal kell eljárni, hogy minden kötelezettség lefedésre kerüljön, amik a projekt hatékony, hatásos és gazdaságos, valamint jogszeru és szabályos elvégzéséhez szükséges. Az alábbi táblázat tartalmazza a PME-k hazai gyakorlat szerint szükséges humán eroforrás szükségletét.
A PIU felállítása
Résztvevo PME munkatársak
PME-n kívüli szervezeti egységek és szakértok
1. Projekt elokészítése, önkormányzati társulás létrehozása; Támogatási kérelem összeállítása
Kivitelezésben és üzemeltetésben jártas muszaki szakérto (1-2 fo), jogi szakérto, (PR szakérto); az elokészítésben részt vett muszaki, pénzügyi szakérto;
Az elokészítés elvégzésére szerzodött szakérto / cég / konzorcium; Az üzemelteto cég elso számú muszaki vezetoje, amennyiben a Kbtnek megfeleloen kiválasztásra került.
2. Ajánlati dokumentáció készítése
Közbeszerzésben jártas, jogi ismeretekkel rendelkezo munkatárs (1-2 fo); a dokumentáció jellegétol függoen PR szakérto, muszaki szakértok (1-2 fo)
Külso szakérto, konzorcium;
3. Közbeszerzési muszaki dokumentáció készítése
Muszaki szakértok (1-2 fo), jogi szakérto
Külso szakérto, konzorcium;
4. Közbeszerzési eljárás lebonyolítása
Közbeszerzésben jártas, jogi ismeretekkel rendelkezo munkatárs, közbeszerzési tanácsadó; a feladat jellegétol függoen muszaki, PR, pénzügyi szakérto
Külso szakérto, konzorcium;
5. Szerzodéskötés
Jogi szakérto, szerzodés jellegétol függoen muszaki, PR szakérto;
Mérnök, technikai segítségnyújtást végzo szakértok Jogi osztály és Pénzügyi osztály
A PME összes munkatársa
Mérnök, technikai segítségnyújtás terhére elszámolt egyéb szakértok, szolgáltatások (muszaki, pénzügyi); Jogi osztály és Pénzügyi osztály
7. Projekt lezárása
A PME összes munkatársa
Mérnök, és a 6. pontban megjelölt egyéb szakértok;
8. Monitoring
Az egyes szerzodések nyomon követésére kijelölt PME munkatársak (1-5 fo);
Mérnök;
9. Ellenorzés
A PME összes munkatársa
Mérnök;
10. Tájékoztatás
A PME muszaki munkatársai (1-2 fo);
PR szakérto
6.
Szerzodések szolgáltatás)
végrehajtása
(kivitelezés,
•
A PIU felállítása
40/55
MELLÉKLETEK
1. számú melléklet: A projekt megvalósítására vonatkozó szabályok 2. számú melléklet: Kohéziós Alap egységes definíciók 3. számú melléklet: Önellenorzo kérdoív
Mellékletek
1. SZ. MELLÉKLET
KOHÉZIÓS ALAP PROJEKTEK MEGVALÓSÍTÁSÁRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK 1. KÖZÖSSÉGI JOGSZABÁLYOK • •
•
• • • •
•
• • •
•
a Tanács 1994. május 16-i, 1164/94/EK rendelete a Kohéziós Alap létrehozásáról a 1264/1999 és 1265/1999 EK rendeletekkel kiegészítve (1999. június 21.) a Bizottság 2002. július 29-i, 1386/2002/EK rendelete az 1164/94/EK tanácsi rendelet végrehajtására vonatkozó részletes szabályainak megállapításáról a Kohéziós Alapból nyújtott támogatások irányítási és ellenorzési rendszere, valamint a pénzügyi korrekciós eljárás tekintetében; a Bizottság 2003. január 6-i, 16/2003/EK rendelete a Kohéziós Alap által társfinanszírozott intézkedések keretében a kiadások támogathatósága tekintetében az 1164/94/EK rendelet végrehajtására vonatkozó különleges részletes szabályok megállapításáról. a Tanács 1999. június 21-i 1260/1999/EK rendelete a Strukturális Alapokra vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról; a Tanács 2001. június 28-i 1447/2001/EK rendelete Strukturális Alapokra vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról szóló 1260/1999/EK rendelet módosításáról; a Tanács 1105/2003/EK rendelete (2003. május 26.) a Strukturális Alapokra vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról szóló 1260/1999/EK rendelet módosításáról; a Bizottság 2001. március 2-i 438/2001/EK rendelete a Strukturális Alapok keretében nyújtott támogatások irányítási és ellenorzési rendszerei tekintetében az 1260/1999/EK tanácsi rendelet végrehajtásának részletes szabályairól; a Bizottság 2002. december 27-i 2355/2002/EK rendelete a Strukturális Alapok keretében nyújtott támogatások irányítási és ellenorzési rendszerei tekintetében az 1260/1999/EK tanácsi rendelet végrehajtása részletes szabályainak megállapításáról szóló 438/2001/EK bizottsági rendelet módosításáról; a Bizottság 2001. március 2-i 621/2001/EK rendelete a Strukturális Alapok keretében nyújtott támogatások pénzügyi korrekciós eljárásai tekintetében az 1260/1999/EK tanácsi rendelet végrehajtásának részletes szabályairól; a Bizottság 2004. április 1-i 621/2004/EK rendelete a 1164/94 alapján a Kohéziós Alap által nyújtott támogatásokra vonatkozóan, a tájékoztatásra és a nyilvánosságra vonatkozó intézkedésekrol; a Tanács 2000. július 28-i 1685/2000/EK rendelete a Strukturális Alapok által társfinanszírozott tevékenységek kiadásainak támogathatósága tekintetében az 1260/1999/EK tanácsi rendelet alkalmazásának részletes szabályairól; a Bizottság 448/2004/EK rendelete (2004. március 10.) a Strukturális Alapok által társfinanszírozott tevékenységek kiadásainak támogathatósága tekintetében az 1260/1999/EK tanácsi rendelet alkalmazásának részletes szabályairól szóló 1685/2000/EK rendelet módosításáról és a 1145/2003/EK rendelet hatályon kívül helyezésérol;
1. sz. melléklet – Vonatkozó jogszabályok
•
az Európai Parlament és az Európai Unió Tanácsának 1999. július 12-i 1783/1999/EK rendelete az Európai Regionális Fejlesztési Alapról;
2. HAZAI JOGSZABÁLYOK •
1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról;
•
2000. évi C. törvény a számvitelrol;
•
2003. évi CXXIX. törvény a közbeszerzésekrol
•
2003. évi XXIV. törvény a közpénzek felhasználásával, a köztulajdon használatának nyilvánosságával, átláthatóbbá tételével és ellenorzésének bovítésével összefüggo egyes törvények módosításáról; 2003. évi CXVI. törvény a Magyar Köztársaság 2004. évi költségvetésérol és az államháztartás hároméves kereteirol; 1992. évi LXXIV. törvény az általános forgalmi adóról; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet az államháztartás muködési rendjérol;
• • • • • • •
•
85/2004. (IV. 19.) Korm. rendelet az Európai Közösségeket létrehozó Szerzodés 87. cikkének (1) bekezdése szerinti állami támogatásokkal kapcsolatos eljárásról és a regionális támogatási térképrol; 124/2003. (VIII. 15.) Korm. rendelet az Európai Unió által nyújtott egyes pénzügyi támogatások felhasználásával megvalósuló programok monitoring rendszerének kialakításáról; 1/2004. (I. 5.) Korm. rendelet az Európai Unió Strukturális Alapjaiból származó támogatások hazai felhasználásáért felelos intézményekrol. 360/2004. (XII. 26.) Korm. rendelet a Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai, az EQUAL Közösségi Kezdeményezés program és a Kohéziós Alap projektek támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenorzési rendszerek kialakításáról a módosított 14/2004 (VIII. 13.) TNM-GKM-FMM-FVM-PM rendelet a strukturális alapok és a Kohéziós Alap felhasználásának általános eljárási szabályairól
1. sz. melléklet – Vonatkozó jogszabályok
2. SZ. MELLÉKLET
KIFEJEZÉS Államháztartási Belso Pénzügyi Ellenorzési Tárcaközi Bizottság
Állami Számvevoszék
RÖVIDÍTÉS
ÁBPTE
ÁSZ
Államigazgatási egyeztetés
Általános forgalmi adó
ÁFA
LEÍRÁS
FORRÁS
233/2003. (XII. 16.) Korm. rendelet az Európai Unió A Kohéziós Alap felhasználása ellenorzési rendszerének kialakításával összefüggo koordinációs és konzultatív Strukturális Alapjai és a Kohéziós Alap támogatásainak feladatokat ellátó tárcaközi bizottság. fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenorzési rendszerek kialakításáról 2. § (1) 7. 2 § (1) Az Állami Számvevoszék ellenorzi az államháztartás gazdálkodását, ennek keretében az állami költségvetési javaslat (pótköltségvetési javaslat megalapozottságát, a bevételi eloirányzatok teljesíthetoségét, a felhasználások törvényességét, szükségességét és célszeruségét, a költségvetés hitelfelvételeit, azok felhasználását és törlesztését. Az Állami Számvevoszék ellenorzi, hogy az Országgyulés felhatalmazása nélkül a költségvetés egyetlen kiadási tételét se lépjék túl, és ne kerüljön sor átcsoportosításra. (5) Az Állami Számvevoszék ellenorzi az állami költségvetésbol gazdálkodó szerveket (intézményeket), valamint az állami költségvetésbol nyújtott támogatás vagy az állam által meghatározott célra ingyenesen juttatott vagyon felhasználását a helyi önkormányzatoknál, az országos és helyi kisebbségi önkormányzatoknál, a közalapítványoknál (ideértve a közalapítvány által alapított gazdasági társaságot is), a köztestületeknél, a közhasznú szervezeteknél, a gazdálkodó szervezeteknél, a társadalmi szervezeteknél, az alapítványoknál és az egyéb kedvezményezett szervezeteknél.
1989. évi XXXVIII. törvény az Állami Számvevoszékrol
Az adott kérdés kormányzati szintu igazgatásában, szabályozásában, végrehajtásában feladat- illetve hatáskörrel rendelkezo kormányzati- és országos hatásköru szervek formalizált konzultációja az adott kérdéssel kapcsolatos egységes álláspont kialakítása érdekében.
1164/94/EK Tanácsi Rendelet a Kohéziós Alap létrehozásáról 7.cikk
16/2003/EK Bizottsági rendelet a Kohéziós Alap által Az általános forgalmi adó (áfa) csak abban az esetben minosül támogatható kiadásnak, ha azt ténylegesen és részfinanszírozott intézkedések összefüggésében a kiadások véglegesen a végrehajtásért felelos szerv viseli. A bármilyen módon visszaigényelheto áfa még akkor sem minosül támogathatósága tekintetében a 1164/94/EK tanácsi támogathatóak, ha azt a végrehajtásért felelos szerv vagy a végso kedvezményezett ténylegesen nem szerzi vissza. rendelet végrehajtására vonatkozó különleges részletes szabályok megállapításáról 10. cikk
Alvállalkozás
A szigorúbb nemzeti szabályok alkalmazásának sérelme nélkül, a következo alvállalkozásokkal kapcsolatos kiadások nem támogathatók: a) olyan alvállalkozás, amely a projekt megvalósítása költségének növekedését eredményezi az 16/2003/EK Bizottsági rendelet a Kohéziós Alap által ezzel arányos hozzáadott érték nélkül; b) közvetítokkel vagy tanácsadókkal kötött olyan alvállalkozói szerzodések, részfinanszírozott intézkedések összefüggésében a kiadások amelyek értelmében a kifizetést az összköltség százalékos arányában határozzák meg, kivéve, ha az ilyen kifizetést a támogathatósága tekintetében a 1164/94/EK tanácsi végrehajtásért felelos szerv a végzett munka vagy szolgáltatás valós értékére való hivatkozással indokolja. Minden rendelet végrehajtására vonatkozó különleges részletes alvállalkozónak kötelezettséget kell vállalnia, hogy alvállalkozásban végzett munkájukról minden szükséges szabályok megállapításáról 39. cikk tájékoztatást megadnak a könyvvizsgáló és ellenorzo szerveknek.
Átláthatóság
16/2003/EK Bizottsági rendelet a Kohéziós Alap által A végrehajtásért felelos szervnél felmerült minden kiadásnak jogilag kötelezo ereju szerzodéseken vagy részfinanszírozott intézkedések összefüggésében a kiadások megállapodásokon és/vagy dokumentumokon kell alapulnia. Be kell mutatni a megfelelo alátámasztó támogathatósága tekintetében a 1164/94/EK tanácsi dokumentumokat. A projekt végrehajtása tekintetében a koncesszió-birtokos és -engedélyesekre a felügyelet és rendelet végrehajtására vonatkozó különleges részletes ellenorzés tekintetében a végrehajtásért felelos szervekkel azonos követelmények vonatkoznak. szabályok megállapításáról 4. cikk
Átmeneti segítségnyújtás
124/2003. (VIII. 15.) Korm. rendelet az Európai Unió által A csatlakozást követo idoszak átmeneti támogató pénzügyi eszközei a további, az Európai Unió által meghatározott nyújtott egyes pénzügyi támogatások felhasználásával intézményfejlesztési feladatok támogatására megvalósuló programok monitoring rendszerének kialakításáról 1. § (3) x)
2. sz. melléklet – KA Egységes Definíciók
KIFEJEZÉS
RÖVIDÍTÉS
LEÍRÁS
FORRÁS
Átutalás igénylés
233/2003. (XII. 16.) Korm. rendelet az Európai Unió Adott idoszakra vonatkozó, Irányító Hatóság által összeállított és hitelesített, valamint a Kifizeto Hatóság által igazolt Strukturális Alapjai és a Kohéziós Alap támogatásainak költségnyilatkozat eljuttatása az Európai Bizottság részére annak érdekében, hogy az Európai Bizottság az adott fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és idoszakban keletkezett költségeket jóváhagyja és az európai uniós támogatást átutalja a Kifizeto Hatóság számlájára. ellenorzési rendszerek kialakításáról 2. § (1) 2.
Azonos bizonyító ereju számviteli bizonylat
(1) A végrehajtásért felelos szerv által annak bizonyítására benyújtott bármilyen okmányt jelenti, hogy a könyvelési 16/2003/EK Bizottsági rendelet a Kohéziós Alap által tétel a ténylegesen lebonyolított ügylet hu és valós megjelenítése, a szabványos számviteli gyakorlatnak megfeleloen. részfinanszírozott intézkedések összefüggésében a kiadások (2) Koncessziók esetében a felelos hatóság által a koncessziós szerzodésben a munkára vonatkozóan megállapított támogathatósága tekintetében a 1164/94/EK tanácsi elorehaladási mutatók szerint elvégzett munka értékének igazolása azonos bizonyító ereju számviteli bizonylatnak rendelet végrehajtására vonatkozó különleges részletes minosül. Ezt a hatóságot a tagállamok az 1164/94/EK rendelet II. mellékletének D. 4. cikke szerint jelölhetik ki. szabályok megállapításáról 5. cikk
Befejezett projektek
16/2003/EK Bizottsági rendelet a Kohéziós Alap által részfinanszírozott intézkedések összefüggésében a kiadások Nem minosülhet támogathatónak olyan projekt tekintetében benyújtott támogatási kérelem, amelyet a kérelem támogathatósága tekintetében a 1164/94/EK tanácsi benyújtásának idején lényegében befejeztek. rendelet végrehajtására vonatkozó különleges részletes szabályok megállapításáról 6. cikk
Belso Ellenorzési Szabályzat és Kézikönyv
A Belso Ellenorzési Szabályzat és Kézikönyv a Kohéziós Alaphoz projektjeinek ellenorzéséhez kapcsolódó belso ellenorzési tevékenység általános szintu szabályozását tartalmazza a feladatkörök, jogkörök, hatáskörök, és felelosségi körök meghatározásával, valamint a részletes végrehajtási kézikönyvben bemutatott folyamatokra épül, és tartalmazza a szükséges formadokumentumokat, a kapcsolódó ellenorzési listákat és azok kitöltési útmutatóját. Az ellenorzési kézikönyv az ellenorzési szabályzatban meghatározottakra építetten összhangban van a folyamatmodellekkel, a Külso kapcsolatok Eljárásrendjével, az Ügyrenddel, a munkaköri leírásokkal. Kohéziós Alap projektjeinek ellenorzéséhez kapcsolódó eljárásrendek.
Bevételt eredményezo projekt
Olyan infrastruktúra projekt, amelynek használatáért közvetlenül a használók díjat fizetnek, valamint produktív beruházás a környezeti ágazatban.
1164/94/EK Tanácsi Rendelet a Kohéziós Alap létrehozásáról 7. Cikk
1/2004. (I. 5.) Korm. Rendelet az Európai Unió strukturális Az Európai Bizottságnak a Kohéziós Alaphoz benyújtott támogatási kérelem elfogadásáról hozott határozata, amely alapjaiból és Kohéziós Alapjából származó tartalmazza a támogatás arányát, a pénzügyi tervet, valamint a végrehajtáshoz szükséges rendelkezéseket és feltételeket. támogatások hazai felhasználásáért felelos intézményekrol 2§ (1) a)
Bizottsági döntés
Dokumentációs és archivációs szabályzat a munkafolyamatokhoz kötodoen valamennyi tevékenység vonatkozásában a dokumentálás, a dokumentumok kezelésének és az irattározásnak, mint tevékenységnek az eljárásrendjét foglalja magában.
Dokumentációs és archivációs szabályzat
Egyéb adók és díjak
16/2003/EK Bizottsági rendelet a Kohéziós Alap által A közösségi részfinanszírozásból fakadó egyéb illetékek, adók vagy díjak, különösen a bérekre és illetményekre részfinanszírozott intézkedések összefüggésében a kiadások vonatkozó közvetlen adók és szociális biztonsági járulék csak akkor minosül támogatható kiadásnak, ha azokat támogathatósága tekintetében a 1164/94/EK tanácsi ténylegesen és véglegesen a végrehajtásért felelos szerv viseli. rendelet végrehajtására vonatkozó különleges részletes szabályok megállapításáról 12. cikk
Egységes Monitoring Informatikai Rendszer
1/2004. (I. 5.) Korm. Rendelet az Európai Unió strukturális A nemzeti költségvetési támogatásokkal, a nemzetközi segéllyel, támogatással megvalósuló programok figyelemmel alapjaiból és Kohéziós Alapjából származó támogatások kísérését e célra létrehozott számítógépes rendszerben kell kezelni. A rendszer központi informatikai hazai felhasználásáért felelos intézményekrol 2§ (1) c); infrastruktúrájának fejlesztésérol és üzemeltetésérol az NFH gondoskodik. Az egységes montoring informatikai 124/2003. (VIII. 15.) Korm. rendelet az Európai Unió által rendszer kizárólagosan jogosult a programok monitoring adatainak gyujtésére és rendszerezésére. A monitoring nyújtott egyes pénzügyi támogatások felhasználásával bizottságok tájékoztatásához szükséges adatokat a programok végrehajtásáért felelos szervezeti egység az adatok megvalósuló programok monitoring rendszerének kezelését, illetve hozzá történo beérkezést követo egy munkanapon belül a számítógépes rendszerbe betáplálja. kialakításáról 15 §
2. sz. melléklet – KA Egységes Definíciók
EMIR
KIFEJEZÉS
RÖVIDÍTÉS
LEÍRÁS
FORRÁS
Ellenorzések
9. cikk (1) A tagállamok megfelelo mintavétel alapján ellenorzéseket szerveznek a projektekkel kapcsolatban, különösen azzal a szándékkal, hogy: a) ellenorizzék a meglevo irányítási és ellenorzési rendszerek hatékonyságát; b) kockázatelemzés révén szelektíven ellenorizzék a különbözo érintett szinten készült, kiadásról szóló nyilatkozatokat. 10. cikk (1) Az ellenorzéseken keresztül a tagállamok törekednek a következok ellenorzésére: a) az irányítási és ellenorzési rendszerek alkalmazása és hatékonysága; b) a projekteknek a kiutalásról szóló határozat feltételeinek és projekthez rendelt céloknak a megfelelo végrehajtása; c) a számviteli nyilvántartások egy megfelelo számára nézve ezeknek a nyilvántartásoknak a megegyezése a közbenso szervek és a végrehajtó szervek kíséro dokumentumaival; d) a megfelelo számviteli nyomon követhetoség megléte; e) a kiadási tételek egy megfelelo számára nézve, hogy a vonatkozó kiadás természete és idozítése megfelel-e a közösségi rendelkezésekneka projekt elfogadott dokumentációjának és a ténylegesen elvégzett munkálatoknak; f) hogy a megfelelo nemzeti társfinanszírozás ténylegesen hozzáférhetové vált-e; és g) hogy a társfinanszírozott projektek az eloírt közösségi szabályoknak és politikáknak megfeloen került-e végrehajtásra.
1386/2002/EK Bizottsági Rendelet a Kohéziós Alapból nyújtott támogatások irányítási és ellenorzési rendszere, valamint a pénzügyi korrekciós eljárás tekintetében az 1164/94/EK tanácsi rendelet végrehajtására vonatkozó részletes szabályok megállapításáról 9-10. Cikk
Ellenorzési nyomvonal (Audit Trail)
Az Európai Unió által eloírt, a Strukturális Alapok és a Kohéziós Alap támogatásai felhasználásának rendszervizsgálati eszköze, melynek eredményeképp elkészül a program lebonyolítási és muködési leírása szövegesen, táblázatba foglalva, illetve folyamatábrával szemléltetve, amely tartalmazza különösen a felelosségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá irányítási és ellenorzési folyamatokat, lehetové téve azok nyomon követését és utólagos ellenorzését
80/2003. (VI. 7.) Korm. rendelet az Európai Uniós elocsatlakozási eszközök támogatásai felhasználásának pénzügyi tervezési, lebonyolítási és ellenorzési rendjérol 2.§ 20. és 233/2003. (XII. 16.) Korm. rendelet az Európai Unió Strukturális Alapjai és a Kohéziós Alap támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenorzési rendszerek kialakításáról 2. § (1) 10.
233/2003. (XII. 16.) Korm. rendelet az Európai Unió Betekintés biztosítása a nyilvántartási, adatszolgáltatási és muködési rendszerbe, lehetové téve azt, hogy az arra Strukturális Alapjai és a Kohéziós Alap támogatásainak felhatalmazott, megbízólevéllel ellátott ellenorök a programra vonatkozó valamennyi információt megszerezhessék, és fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és azok valódiságáról meggyozodhessenek ellenorzési rendszerek kialakításáról 2. § (1) 11.
Ellenorzés turési kötelezettség
Elozetes értékelés
A Bizottság a támogatás iránti kérelmeket különösen annak ellenorzése céljából vizsgálja, hogy az adminisztratív és pénzügyi mechanizmusok alkalmasak-e a projekt hatékony megvalósítására.
Emlékezteto
Szakmai egyeztetésrol készített írásos összefoglaló, amely a megbeszélésen elhangzottakat tömören, a született döntésekre koncentrálva írja le.
EU Bizottság
Az Európai Bizottság megtestesíti és fenntartja az Unió általános érdekeit. A Bizottság elnökét és tagjait - az Európai Parlament jóváhagyását követoen - a tagállamok nevezik ki. A Bizottság az Unió intézményrendszerének hajtóereje: (1) Joga van jogszabály-tervezetek kezdeményezésére és ennek alapján jogszabály-javaslatokat terjeszt a Parlament és a Tanács elé. (2) Az Unió végrehajtó szerveként felelos a Parlament és a Tanács által elfogadott európai jogszabályok (irányelvek, rendeletek, határozatok), költségvetés és programok végrehajtásáért. (3) A Bizottság a szerzodések letéteményese, és a Bírósággal együtt biztosítja a közösségi jogszabályok megfelelo alkalmazását. (4) Nemzetközi szinten képviseli az Uniót, megtárgyalja a nemzetközi szerzodéseket, elsodlegesen a kereskedelem és együttmuködés területén.
EU Bizottság Regionális Foigazgatóság
2. sz. melléklet – KA Egységes Definíciók
EUB
1164/94/EK Tanácsi Rendelet a Kohéziós Alap létrehozásáról II. Melléklet B. Cikk (1)
http://www.europa.eu.int/inst-en.htm#3
Az Európai Bizottság Regionális Foigazgatósága felelos a hátrányos helyzetu régiók gazdasági és társadalmi fejlodését elosegíto európai intézkedésekért a szerzodés 158. és 160. cikke értelmében. Székhelye Brüsszelben van. A regionális fejlodés támogatása létkérdés az Európai Unió stabilitása szempontjából. Célja a magas szintu versenyképesség és foglalkoztatás megteremtése az elmaradott és szerkezeti nehézségekkel küzdo régiók megsegítése révén, valamint a fenntartható fejlodés megindítása a munkaeropiaci változásokhoz és a világméretu versenyhez történo http://www.europa.eu.int/comm/dgs/regional_policy/inde alkalmazkodással. A Regionális Foigazgatóság három fontos alapot kezel: (1) a mind a 15 tagállamban muködo x_en.htm Európai Regionális Fejlesztési Alap; (2) a Kohéziós Alap, amely környezetvédelmi és közlekedési projekteket támogat abban a négy tagállamban (Spanyolország, Portugália, Görögország és Írország), amelyekben a GDP nem éri el a közösségi átlag 90%-át; (3) az ISPA elocsatlakozási eszközrendszer, amely a tagjelölt közép-kelet-európai országokban támogatja a környezetvédelmet és a közlekedési hálózatok fejlesztését.
KIFEJEZÉS
RÖVIDÍTÉS
LEÍRÁS
FORRÁS
OLAF
Az Európai Bizottság 1999-ben elfogadott határozatával hozta létre az Európai Csalásellenes Hivatalt (OLAF). A Hivatal feladata az Európai Unió pénzügyi érdekeinek védelme, valamint a korrupció, a csalás és az Unió pénzügyi érdekeit hátrányosan érinto egyéb illegális tevékenységek felderítése, kivizsgálása és szankcionálása. A Hivatal szervezi és irányítja az európai intézményeknél folyó, a csalások megelozését célzó munkálatokat is.
www.p-m.hu
EKKE
A KPSZE szakmailag önálló szervezeti egysége az Európai Közbeszerzési Koordinációs és Szabályossági Egység (EKKE). Az EKKE szakmai tevékenységének felügyeletét az elocsatlakozási források vonatkozásában a Nemzeti Programengedélyezo, a csatlakozás utáni források vonatkozásában az NFH elnöke látja el. Az EKKE feladata az Európai Uniós támogatások közbeszerzési eljárásainak koordinálása, az EU támogatásokhoz kapcsolódó értékelési eljárások minoségbiztosítása, közbeszerzési eljárások ellenorzése a hatályos jogszabályok alapján, közbeszerzési képzések szervezése, megtartása, az EU szabályozásnak megfeleloen a közbeszerzési gyakorlat adaptációjának megvalósítása.
Nemzeti Fejlesztési Hivatal Szervezeti és Muködési Szabályzata 30 §
Fejezeti kezelésu eloirányzat
A fejezet költségvetésében központosítottan megtervezett szakmai-ágazati, területfejlesztési célokat szolgáló eloirányzat, melynek forrása dönto részben költségvetési támogatás.
217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet az államháztartás muködési rendjérol 2.§ 55.
Fejlesztéspolitikai Koordinációs Tárcaközi Bizottság
Az FKTB feladat- és hatásköre: a) a fejlesztéspolitikában és a fejlesztési támogatások rendszerének muködtetésében érintett központi közigazgatási szervek fejlesztéspolitikai tevékenységének összehangolása, b) az Átfogó Fejlesztési Terv, a Nemzeti Fejlesztési Terv elokészítésének és a horizontális, ágazati és regionális strukturális tervezésnek a koordinálása és elfogadását követoen végrehajtásának folyamatos ellenorzése, c) a fejlesztési támogatások rendszerének átalakításával kapcsolatos javaslatok kidolgozásának, az átvilágítási és jogharmonizációs feladatok ellátásának koordinációja, d) a fejlesztési támogatások rendszerének valamely területét közvetlenül érinto kormányhatározatok és jogszabályok megalkotásának elokészítése, illetoleg határozat- és jogszabálytervezetek és más kormányzati intézkedések tervezetének véleményezése, e) a Kormány rendszeres tájékoztatása a fejlesztéspolitika kidolgozása és végrehajtása, illetve a támogatási rendszer átalakítása érdekében végzett munka állásáról, valamint a Koordinációs Bizottság munkájáról. A Koordinációs Bizottság muködésérol szükség szerint, de legalább negyedévenként beszámol a Gazdasági Kabinetnek, f) a Kormány álláspontjának összehangolt képviseletével kapcsolatos feladatok összehangolása a nemzetközi szervezetek (mindenekelott az Európai Unió Bizottsága) fejlesztéspolitikai és támogatási ügyekben illetékes szerveinél az egyes tárcák hatásköreinek érintetlenül hagyása mellett.
2171/1999. (VII. 8.) Korm. határozat Fejlesztéspolitikai Koordinációs Tárcaközi Bizottság létrehozásáról
Európai Csalás Elleni Hivatal
Európai Közbeszerzési Koordinációs Szabályossági Egység
Fejlesztéspolitikai Koordinációs Tárcaközi Bizottság Kohéziós Alap Albizottság
Feladatkör Felelosségi kör
Forrásgazda
2. sz. melléklet – KA Egységes Definíciók
FKTB
Az FKTB Kohéziós Alap Albizottság az FKTB-nek a fejlesztéspolitika kialakítására és a strukturális tervezés FKTB Kohéziós Alap összehangolására szóló feladatait valósítja meg a Kohéziós Alap társfinanszírozással létrejövo projektek Albizottság vonatkozásában.
A feladatkör az államigazgatási szerv muködésének célját, a szerv tennivalóinak az összességét jelenti.
7/2003. (II. 20.) FKTB határozat
Miniszterelnöki Hivatal Szervezeti és Muködési Szabályzata
A kohéziós alap támogatással kapcsolatosan feladatot ellátó köztisztviselo feladataihoz kapcsolható munkavállalói felelosségének összessége. 233/2003. (XII. 16.) Korm. rendelet az Európai Unió Adott intézkedés, illetve prioritás központi költségvetési finanszírozását biztosító fejezet a Strukturális Alapok Strukturális Alapjai és a Kohéziós Alap támogatásainak esetében, adott projekt központi költségvetési finanszírozását biztosító fejezet a Kohéziós Alap esetében fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenorzési rendszerek kialakításáról 2. § (1) 3.
KIFEJEZÉS
RÖVIDÍTÉS
LEÍRÁS
FORRÁS
Forráslehívás
Kohéziós Alap esetén a Kohéziós Alap közremuködo szervezet azon tevékenysége, melynek során biztosítja a támogatás összegének rendelkezésre állását a lebonyolítási (bank)számlákon annak érdekében, hogy a kedvezményezett támogatásra jogosult számlái megtérítésre, a szállítói számlák ellenértéke kifizetésre, illetve az elofinanszírozás keretében nyújtott eloleg átutalásra kerüljön
233/2003. (XII. 16.) Korm. rendelet az Európai Unió Strukturális Alapjai és a Kohéziós Alap támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenorzési rendszerek kialakításáról 2. § (1) 1.
Gazdasági és Közlekedési Minisztérium
1. § Minisztérium, amely a kormány gazdaság-stratégiájához kapcsolódóan kidolgozza a gazdaságfejlesztés és a közlekedéspolitika cél-, eszköz- és intézményrendszerét, a reálgazdaság-fejlesztésére vonatkozó feladatokat, a gazdasági növekedés, a versenyképesség feltételeit; javaslatokat dolgoz ki gazdaság és közlekedés fejlesztésére fordítható pénzügyi források céljaira és felhasználására, rendelkezik a külön jogszabály alapján hatáskörébe utalt pénzügyi alapokkal, szabályozza és ellenorzi azok muködtetését és felhasználást, dönt a támogatások odaítélésérol, közremuködik a területfejlesztés és a környezetvédelem állami pénzügyi eszközeinek felhasználásában; közremuködik a Kohéziós Alapból és az Európai Regionális Fejlesztési Alapból eredo magyarországi támogatások programjainak megvalósításában; összeállítja a Kohéziós Alapból társfinanszírozandó fejlesztési projektek listáját, részt vesz az Európai Unióval folytatott kapcsolódó tárgyalásokon, valamint a Kohéziós Alap vonatkozásában létrehozza és muködteti a közlekedési projektek Lebonyolító Testületét.
171/2002. (VIII. 9) Korm. rendelet a gazdasági és közlekedési miniszter feladat- és hatáskörérol 1.§
GKM
Hatáskör
A hatáskör a feladatkörhöz viszonyítva szukebb köru fogalom, azt fejezi ki, hogy az adott államigazgatási szerv milyen jogi eszközöket vehet igénybe a feladatainak teljesítéséhez.
Helyszíni ellenorzés
(1) A helyszíni ellenorzés elvégzését megelozoen a Bizottság a szükséges segítség végett az érintett tagállamhoz fordul. A Bizottság értesítés nélküli helyszíni ellenorzéseire a költségvetési rendelettel összhangban kötött megállapodások vonatkoznak. Az érintett tagállam tisztviseloi, illetve megbízottai részt vehetnek az ellenorzésekben. A Bizottság felhívhatja az érintett tagállamot helyszíni ellenorzés végzésére a kifizetés iránti kérelmek szabályszeruségének vizsgálata céljából. A Bizottság tisztviseloi, illetve megbízottai az ilyen vizsgálatokban részt vehetnek, és az érintett tagállam kérésére kötelezo részt venniük. A Bizottság biztosítja, hogy az általa végzett vizsgálatok összehangoltak legyenek annak érdekében, hogy elkerülheto legyen ugyanazon idoszak alatt ugyanazon tárgyban a vizsgálatok ismétlodése. Az érintett tagállam és a Bizottság haladéktalanul megküldenek egymásnak az elvégzett vizsgálatok eredményeire vonatkozó minden megfelelo információt. (2) A felelos testület és hatóságok az adott projektre vonatkozó utolsó kifizetést követo három éven keresztül a Bizottság rendelkezésére tartják a projektre vonatkozóan teljesített kiadásokat alátámasztó valamennyi bizonylatot.
1164/94/EK Tanácsi Rendelet a Kohéziós Alap létrehozásáról II. Melléklet G. Cikk
Hitelesítés
Olyan tevékenység, melynek során az irányító hatóság a kifizeto hatóság felé tanúsítja az irányítási és ellenorzési rendszereinek, beleértve közremuködo szervezetei irányítási és ellenorzési rendszereinek hatékony muködését, továbbá a jogszabályi eloírásokkal, valamint a közösségi politikákkal való összhangját, illetve a költségnyilatkozatok valódiságát, valamint melynek során a közremuködo szervezet az irányító hatóság felé tanúsítja a támogatási igénylésben, Kohéziós Alap esetén a költségkimutatásban szereplo költségek megfeleloségét
233/2003. (XII. 16.) Korm. rendelet az Európai Unió Strukturális Alapjai és a Kohéziós Alap támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenorzési rendszerek kialakításáról 2. § (1) 6.
Idoközi kifizetés
Idoközi kifizetésekre azzal a feltétellel kerülhet sor, hogy a projekt megvalósítása kielégíto módon halad elore, és hogy az elozo kifizetéssel kapcsolatos kiadásoknak legalább kétharmada teljesült. Egy ilyen kifizetés sem haladhatja meg az egyes vállalt éves részletek összegének 50%-át; valamint az összes részlet tekintetében teljesített kifizetések teljes összege nem haladhatja meg a teljes odaítélt támogatás 80%-át. Ez a százalékarány jelentos projektekre vonatkozóan és indokolt esetben 90%-ra emelheto.
1164/94/EK Tanácsi Rendelet a Kohéziós Alap létrehozásáról II. Melléklet D. Cikk
Igazolás
Olyan tevékenység, amely során a kifizeto hatóság az Európai Bizottság felé tanúsítja a költségnyilatkozatok pontosságát és megfeleloségét, valamint az irányító hatóság és közremuködo szervezetei irányítási és ellenorzési rendszereinek hatékony muködését, továbbá utóbbiak jogszabályi eloírásokkal, valamint közösségi politikákkal való összhangját
233/2003. (XII. 16.) Korm. rendelet az Európai Unió Strukturális Alapjai és a Kohéziós Alap támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenorzési rendszerek kialakításáról 2. § (1) 4, 5.
Irányítási és ellenorzési rendszerek
Magukban foglalják az igazolt kiadások hitelességének igazolására és az elokészítési szakasztól a finanszírozott beruházás átadásáig a projekt végrehajtására vonatkozó eljárásokat, összhangban a vonatkozó kiutalásról szóló határozat feltételeivel, a projekthez rendelt célokkal, valamint az alkalmazandó nemzeti és közösségi szabályokkal, különösen az Alapból származó támogatásra jogosult kiadások támogathatóságára, a környezetvédelemre, a közlekedésre, a transzeurópai hálózatokra, a versenyre és a közbeszerzésre vonatkozókkal.
1386/2002/EK Bizottsági Rendelet a Kohéziós Alapból nyújtott támogatások irányítási és ellenorzési rendszere, valamint a pénzügyi korrekciós eljárás tekintetében az 1164/94/EK tanácsi rendelet végrehajtására vonatkozó részletes szabályok megállapításáról 4. Cikk
2. sz. melléklet – KA Egységes Definíciók
KIFEJEZÉS
RÖVIDÍTÉS
LEÍRÁS
FORRÁS
16/2003/EK Bizottsági rendelet a Kohéziós Alap által részfinanszírozott intézkedések összefüggésében a kiadások A számítógépes irányítási és ellenorzo rendszerek beszerzése és telepítése során felmerülo költségek a bizottsági támogathatósága tekintetében a 1164/94/EK tanácsi határozatban megállapított korlátokig támogathatók. rendelet végrehajtására vonatkozó különleges részletes szabályok megállapításáról 42. cikk
Irányítási és ellenorzo számítógépes rendszerek
Jegyzokönyv
Szakmai egyeztetésrol készített olyan írásos összefoglaló, amely a megbeszélésen elhangzottakat a hozzászólások struktúráját követve, valamennyi észrevétel lényegét magában foglalva írja le. (Szó szerinti jegyzokönyv: szakmai egyeztetés írásban történo rögzítése.)
Jogkör
A szervezeti egység/köztisztviselo feladataihoz rendelt cselekvési lehetoség, amelyet jogszabály vagy erre épített belso szabályozás írásban rögzít.
Kedvezményezett
A projektet végrehajtó, a támogatási szerzodést kedvezményezettként aláíró szervezet vagy magánszemély.
1/2004. (I. 5.) Korm. Rendelet az Európai Unió strukturális alapjaiból és Kohéziós Alapjából származó támogatások hazai felhasználásáért felelos intézményekrol 2§ (1) c); 124/2003. (VIII. 15.) Korm. rendelet az Európai Unió által nyújtott egyes pénzügyi támogatások felhasználásával megvalósuló programok monitoring rendszerének kialakításáról 1-2 §
A képzési terv rövidtávon (1 éves idotartamra) és középtávon (3 éves idotartamra) készül. A képzési terveknek egyrészt az Európai Uniós, másrészt a nemzeti normatív szabályozással kell összhangban lennie, harmadrészt az egyéni tudásbázisra épülo kompetencia-alapú képzést kell elotérbe helyeznie olyan képzési metodika mentén, amely nemzetközileg elismert, vizsgakövetelményhez kötött projektmenedzsment-képzés.
Képzési terv
16/2003/EK Bizottsági rendelet a Kohéziós Alap által A tervezéssel, szakértoi munkával és kialakítással kapcsolatos kiadások támogathatóak, azzal a feltétellel, hogy az ilyen részfinanszírozott intézkedések összefüggésében a kiadások kiadások közvetlenül egy vagy több projekthez kapcsolódnak és azokat a bizottsági határozat konkrétan jóváhagyja, támogathatósága tekintetében a 1164/94/EK tanácsi kivéve a 14., 15. és 34. cikkben meghatározott eseteket. rendelet végrehajtására vonatkozó különleges részletes szabályok megállapításáról 13. cikk
Kiadások támogathatósága/elszámolhatósága
Kifizetés
Egy projekt tekintetében technikailag és pénzügyileg különálló projektszakasz, amely magában foglalhatja a projekt megvalósításához szükséges elozetes, megvalósíthatósági és muszaki tanulmányokat is. A pénzügyi támogatást, a megfelel! költségvetési kötelezettségvállalással összhangban, az érintett kedvezményezett tagállam által benyújtott kérelemben erre a célra kijelölt hatóság, illetve testület részére kell kifizetni. A kifizetés formája lehet eloleg, idoközi kifizetés vagy a ténylegesen felmerült kiadások alapján az utolsó részlet kifizetése.
1164/94/EK Tanácsi Rendelet a Kohéziós Alap létrehozásáról II. Melléklet, D. Cikk
Kifizeto Hatóság
Nemzeti, regionális vagy helyi hatóság vagy szervezet a fizetési kérelmek összeállítására és benyújtására, valamint a kifizetések fogadására az Európai Unió Bizottságától; az Európai Unió strukturális alapjai és a Kohéziós Alap fogadására alkalmas kifizeto hatósági feladatok ellátása tekintetében a Pénzügyminisztérium, a SAPARD esetében a Mezogazdasági és Vidékfejlesztési Hivatal.
124/2003. (VIII. 15.) Korm. rendelet az Európai Unió által nyújtott egyes pénzügyi támogatások felhasználásával megvalósuló programok monitoring rendszerének kialakításáról 1. § (3) o)
Kohéziós Alap
2. sz. melléklet – KA Egységes Definíciók
KA
1/2004. (I. 5.) Korm. Rendelet az Európai Unió strukturális alapjaiból és Kohéziós Alapjából származó támogatások Az Európai uniós pénzügyi alapja, amely hozzájárul a környezetvédelem és a közlekedés terén megvalósuló hazai felhasználásáért felelos intézményekrol 2§ (1) c); projektekhez azon tagállamokban, ahol a vásárlóero-paritással mért egy fore jutó bruttó nemzeti termék kevesebb, 124/2003. (VIII. 15.) Korm. rendelet az Európai Unió által mint a közösségi átlag 90%-a, és amelyek rendelkeznek az eloírt gazdasági konvergencia programmal. nyújtott egyes pénzügyi támogatások felhasználásával megvalósuló programok monitoring rendszerének kialakításáról 2 §
KIFEJEZÉS
Kohéziós Alap Irányító Hatóság
RÖVIDÍTÉS
KA IH
KA KSz
Kohéziós Alap Monitoring Bizottság
KA MB
Kohéziós Alap Elokészítést Áttekinto Értekezlet
PRM
2. sz. melléklet – KA Egységes Definíciók
FORRÁS
A kohéziós alapból származó támogatások felhasználásának irányítására kijelölt szervezeti egység. Koordinálja a Kohéziós Alap felhasználását megalapozó környezetvédelmi és közlekedési keret stratégiák kidolgozását; az indikatív 1/2004. (I. 5.) Korm. Rendelet az Európai Unió strukturális projektlista összeállítását; a Támogatási Kérelmek kidolgozását; a Kohéziós Alap Keretstratégiának az NFT operatív alapjaiból és Kohéziós Alapjából származó támogatások programjaival való összhangjának megteremtését; az Kohéziós Alap havi elorehaladását értékelo értekezlet (IRM) hazai felhasználásáért felelos intézményekrol 2§ (1) c); tárcaközi egyeztetését; a Kohéziós Alap közlekedési és környezetvédelmi projektjei közötti egyensúly megteremtését, a 124/2003. (VIII. 15.) Korm. rendelet az Európai Unió által projektlista összeállítását; a Kohéziós Alap tekintetében az intézményrendszer muködését és fejlesztését; a Kohéziós nyújtott egyes pénzügyi támogatások felhasználásával Alap projektek elokészítését és végrehajtását; a Kohéziós Alap támogatással megvalósuló projektek figyelemmel megvalósuló programok monitoring rendszerének kísérése.Elkészíti a Kohéziós Alap Keretstratégiát és annak évenkénti felülvizsgálatát; a projektek elorehaladásáról kialakításáról 2 §; Nemzeti Fejlesztési Hivatal Szervezeti és szóló tájékoztató jelentéseket; a Kohéziós Alap Irányító Hatóságra vonatkozó eljárásrendeket és a kapcsolódó Muködési Szabályzata 44 § dokumentumokat; a Kohéziós Alap általános eljárási szabályait; negyedévente a Kohéziós Alap támogatásaira vonatkozó szabálytalansági jelentéseket. A Kohéziós Alap Stratégia fo célja az, hogy – kiindulva a magyar közlekedés és környezetvédelem helyzetének részletes elemzésébol, összhangban az érintett ágazatok fejlesztési célkituzéseivel, valamint a vonatkozó Európai Uniós irányelvekkel – a 2004-2006 közötti tervezési idoszakra lefektesse a Kohéziós Alap támogatásainak magyarországi felhasználását meghatározó elveket és célokat, a megvalósítandó projektek kiválasztásának kritériumait, valamint bemutatásson egy indikatív listát a lehetséges projektek rövid ismertetésével.
Kohéziós Alap Keretstratégia
Kohéziós Alap közremuködo szervezet
LEÍRÁS
Kohéziós Alap Keretstratégia
A Kohéziós Alap irányító hatóság a Kohéziós Alap keretstratégia megvalósításába a közlekedési projektek tekintetében, illetve a környezetvédelmi projektek tekintetében egy-egy közremuködo szervezetet vonhat be. A közremuködo szervezet feladatai különösen: javaslat kidolgozása a Kohéziós Alap keretstratégiára a közremuködo szervezetet irányító vagy felügyelo miniszter irányítása alá tartozó ágazat tekintetében; javaslattétel az érintett ágazaton belül a Kohéziós Alapból finanszírozásra ajánlott projektek listájára; az Európai Bizottsághoz benyújtandó projekt támogatási kérelmek összeállítása; gondoskodni a projektek elokészítéshez és végrehajtásához szükséges valamennyi dokumentum elkészíttetésérol és független szakérto által elvégzett minoségellenorzésérol; a támogatási kérelmek benyújtását megelozoen meggyozodni az érintett projekt sikeres, tervszeru végrehajtásához szükséges elofeltételek, valamint a szükséges engedélyek meglétérol; a hazai költségvetési tervezése érdekében vagy a projektek végrehajtása során egyéb okból szükséges pénzügyi kimutatások és elorejelzések kidolgozása és az adatok továbbítása a Kohéziós Alap irányító hatóság és a Kifizeto 1/2004. (I. 5.) Korm. Rendelet az Európai Unió strukturális Hatóság felé; közremuködés a projektek megvalósításához szükséges közbeszerzési eljárások lebonyolításában a alapjaiból és Kohéziós Alapjából származó támogatások 14/2004. (VIII. 13.) TNM-FMM-FVM-GKM -PM együttes rendeletben meghatározottak szerint; a projektek hazai felhasználásáért felelos intézményekrol 27-28§ megvalósulásának folyamatos nyomon követése, a fizikai megvalósulás felügyelete, a fizikai és pénzügyi teljesítések igazolása; a projektek megvalósítása során felmerülo költségek szükségességének, elszámolhatóságának igazolása, a költségek igazolásához szükséges dokumentumok ellenorzése; az egységes monitoring informatikai rendszerben naprakész, a monitoring jelzoszámokhoz, valamint az értékeléshez szükséges adatok rögzítése; a Kohéziós Alap irányító hatóság hitelesítési tevékenységének alátámasztása érdekében szükséges rendszeres és eseti adatszolgáltatás; a végrehajtást akadályozó problémák felderítése, elemzése és a megoldást célzó intézkedések kidolgozása, megvalósítása a Kohéziós Alap irányító hatósággal együttmuködésben; a Kohéziós Alap projektek megvalósításával kapcsolatos szerzodések megkötése a kedvezményezettekkel, illetve a lebonyolító testületekkel; a Kohéziós Alap irányító hatóság által meghatározott a Kohéziós Alap támogatásainak felhasználásával összefüggo egyéb feladatok. A Kohéziós Alap Monitoring Bizottság figyelemmel kíséroi az intézkedések végrehajtásának hatékonyságát és minoségét. A KAMB felállításáért a Kohéziós Alap Irányító Hatóság felelos. Feladatai: a) ülésein az elorehaladási jelentések alapján vizsgálja a végrehajtás eredményeit, valamint az eredetileg kituzött célok elérésének 124/2003. (VIII. 15.) Korm. rendelet az Európai Unió által eredményességét, b) megvizsgálja és jóváhagyja a programot lezáró jelentéseket, mielott azokat az irányító hatóság az nyújtott egyes pénzügyi támogatások felhasználásával Európai Unió Bizottsága elé terjeszti, c) megfontolja és jóváhagyja az alapokból történo hozzárájárulásra vonatkozó megvalósuló programok monitoring rendszerének bizottsági határozat tartalmának módosításával kapcsolatban tett javaslatokat, d) bármely esetben javasolhatja az kialakításáról 13 § irányító hatóságnak a támogatás olyan módosítását vagy felülvizsgálatát, amely lehetové tenné a célok hatékonyabb elérését vagy a támogatás kezelésének javítását.
A Kohéziós Alap Irányító Hatóság legalább negyedévente szervezett értekezlet az elokészítés alatt álló Kohéziós Alap projektek elorehaladásának nyomon követésére. Rendkívüli ülés az Irányító Hatóság kezdeményezésére hívható össze.
KIFEJEZÉS
RÖVIDÍTÉS
LEÍRÁS
Kohéziós Alap Elorehaladást Értékelo Értekezlet
IRM
A Kohéziós Alap Irányító Hatóság által havonta szervezett értekezlet, amelyen a Közremuködo Szervezetekkel és szakmai végrehajtókkal áttekintik a kohéziós alap projektek elorehaladását.
FORRÁS
Kohéziós Alap támogatási kérelem
Az Irányító Hatóság által az Európai Unióhoz benyújtott, a Kohéziós Alap eszközeinek felhasználásával megvalósítani kívánt projektjavaslatokat ismerteto dokumentum, amely a mellékletekkel együtt tartalmazza az összes információt a projekt lényeges adminisztratív, muszaki, gazdasági és pénzügyi vonatkozásáról.
124/2003. (VIII. 15.) Korm. rendelet az Európai Unió által nyújtott egyes pénzügyi támogatások felhasználásával megvalósuló programok monitoring rendszerének kialakításáról 2 §
Kormány határozat
A Kormány, a kormánybizottságok határozatban szabályozzák az általuk irányított szervek feladatait, a saját muködésüket, és állapítják meg a feladatkörükbe tartozó terveket.
1987. évi XI. törvény a jogalkotásról 46. § (1)
Kormány rendelet
A Kormány az Alkotmányban meghatározott feladatkörében, illetoleg törvényben vagy törvényereju rendeletben kapott felhatalmazás alapján ad ki rendeletet.
1987. évi XI. törvény a jogalkotásról 7. §
Kormányzati Ellenorzési Hivatal
KEHI
2. § (1) A Hivatal által végzett ellenorzés kiterjed: a) a Kormány döntései hatályosulásának vizsgálatára; b) a Kincstári Egységes Számla (KESZ) pénzforgalmára a központi költségvetés és az elkülönített állami pénzalapok vonatkozásában; c) a központi költségvetésbol teljesített kormányzati kiadásokra, a beszedett bevételekre, az engedélyezett támogatásokra, és kedvezményekre a támogatást folyósító vagy a kedvezményt engedélyezo és a kedvezményezett szervezetnél egyaránt; d) az adóellenorzés körébe tartozó vállalkozások részére jogszabályok alapján nyújtott támogatások folyósítására; e) a fejezetek felügyeletét ellátó szervek, a fejezetek felügyelete alá tartozó költségvetési szervek - a (2) bekezdésben foglalt fejezetek kivételével -, az elkülönített állami pénzalapok, valamint - az ügyvezeto szerv vagy személy felhatalmazása alapján - az állam, illetve a költségvetési szerv közvetlen vagy közvetett 61/1999. (IV. 21.) Korm. rendelet a Kormányzati Ellenorzési tulajdonában vagy befolyása alatt álló gazdálkodó szervezetek gazdálkodási tevékenységére;f) a gazdálkodó szerveknek, Hivatal felügyeletérol, feladat- és hatáskörérol a közalapítványoknak, az alapítványoknak a megyei és regionális területfejlesztési tanácsoknak és - a pártok kivételével - társadalmi szervezeteknek a központi költségvetésbol, elkülönített állami pénzalapokból juttatott pénzeszközök ideértve a nemzetközi szerzodések alapján kapott támogatásokat és segélyeket is - felhasználására;g) az állami kezesség beváltásának jogosságára, ennek keretében a központi költségvetés mellett a tartozás eredeti kötelezettjénél és jogosultjánál a kezességi szerzodés feltételeinek betartására; h) a Kormány irányítási és felügyeleti jogkörébe tartozó központi költségvetési szervek és az állami felügyeletek ellenorzési szervezeteinek ellenorzési rendszerére; i) a hazai és nemzetközi forrásokból finanszírozott programokat figyelemmel kíséro monitoring rendszer fejlesztésére és módszereinek kidolgozására.
Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium
KvVM
Minisztérium, amelynek feladata a környezeti elemek és hatótényezok, a természeti, illetoleg védett természeti területek, illetve érték összehangolt és rendezett védelme, alakítása, fejlesztése és helyreállítása, valamint a vízgazdálkodási tevékenységekkel kapcsolatos állami feladatok ellátása.
155/2002. (VII. 9.) Korm. rendelet a környezetvédelmi és vízügyi miniszter feladat- és hatáskörérol
Kötelezettségvállalás
A költségvetési kötelezettségvállalások az intézkedéseket (projektekkel, projektszakasszal, projektcsoporttal, tanulmánnyal, illetve technikai támogatássa kapcsolatos intézkedéseket) jóváhagyó bizottsági határozatokon alapulnak. A kötelezettségvállalás érvényességének idotartamát az intézkedés jellege, illetve a végrehajtására vonatkozó konkrét feltételek határozzák meg. A kötelezettségvállalások teljesítésének két módja lehetséges: a) két- vagy többéves idotartamú projektek tekintetében éves részletekben kell teljesíteni, b) két évnél rövidebb idotartamú projektekre vonatkozóan, illetve, ha a a közösségi támogatás 40 millió ECU-nél kevesebb, a közösségi támogatás odaítélésérol szóló határozatnak a Bizottság általi elfogadásakor a támogatás teljes összegére lehet kötelezettséget vállalni.
1164/94/EK Tanácsi Rendelet a Kohéziós Alap létrehozásáról II. Melléklet I. cikk
Közbenso kifizetés
Idoközi kifizetésekre azzal a feltétellel kerülhet sor, hogy a projekt megvalósítása kielégíto módon halad el re, és hogy az elozo kifizetéssel kapcsolatos kiadásoknak legalább kétharmada teljesült, azonban, egy ilyen kifizetés sem haladhatja meg az egyes vállalt éves részletek összegének 50% -át.
1164/94/EK Tanácsi Rendelet a Kohéziós Alap létrehozásáról II. Melléklet D. cikk
Közbeszerzési szabályzat
A Közbeszerzési szabályzat a kedvezményezett költségvetésének felhasználásához kapcsolódó közbeszerzési eljárásokat és az eljárásokhoz kötodo formadokumentumokat tartalmazza.
2. sz. melléklet – KA Egységes Definíciók
KIFEJEZÉS
Központi Mnitoring Bizottság
RÖVIDÍTÉS
KMB
MÁK
FORRÁS
124/2003. (VIII. 15.) Korm. rendelet az Európai Unió által Az országban rendelkezésre álló nemzetközi és nemzeti támogatással megvalósuló programok végrehajtásával nyújtott egyes pénzügyi támogatások felhasználásával kapcsolatos figyelemmel kíséro, koordináló, értékelo szervezet megvalósuló programok monitoring rendszerének kialakításáról 1.§ (3) e) Az irányító vagy kifizeto hatóságok felelosségi körében eljáró, vagy a végrehajtó szervekkel kapcsolatban a nevükben feladatot teljesíto közcélú vagy magánszervek vagy szolgálatok.
Közremuködo Szervezet
Magyar Államkincstár
LEÍRÁS
1386/2002/EK Bizottsági Rendelet 2. Cikk
Közremuködik az elocsatlakozási alapokkal és egyéb Európai Uniós pénzeszközökkel kapcsolatosan jogszabályban 1992. évi XXXVIII. törvény – Az Államháztartásról 18/B § meghatározott költségvetési, végrehajtási, ellenorzési és pénzforgalmi feladatok ellátásában. (1) h) pont A források, az eredmények és a teljesítmények mindenre kiterjedo és rendszeres vizsgálata, amely a központi 124/2003. (VIII. 15.) Korm. rendelet az Európai Unió által költségvetésbol, nemzetközi segélybol vagy támogatásból, illetve az Európai Unió által nyújtott támogatásokkal nyújtott egyes pénzügyi támogatások felhasználásával végrehajtandó programok eredményes, tervszeru és hatékony megvalósítása érdekében történik. A monitoring kiterjed megvalósuló programok monitoring rendszerének annak vizsgálatára is, hogy a programok megvalósítása megfelelt-e azoknak a célkituzéseknek, amelyek a támogatás kialakításáról 1 § elnyerését lehetové tették.
Monitoring
Monitoring Bizottsági szabályzat és eljárásrend
Kohéziós Alap Monitoring Bizottság szabályzatai és eljárásrendje a Kohéziós Alap Monitoring Bizottságának professzionális bürokratikus feladatait szabályozza, összhangban a folyamatmodellel, az Ügyrenddel, a munkaköri leírásokkal, a Végrehajtási Kézikönyvvel és a Külso kapcsolatok eljárásrendjével.
Monitoring rendszer
A monitoring tevékenység folytatása céljából létrehozott intézmények, szervezetek és eszközök, valamint az ezek muködtetése érdekében foganatosított intézkedések összessége.
Munkaköri leírás
A komplex feladatkörön alapuló munkaköri leírások a folyamatmodellekben bemutatott valamennyi funkcióhoz (tevékenységhez) hozzá rendelt munkakörök alapján kerültek kialakításra, amelyek tartalmazzák (amely a folyamatmodellbol konkrétan lekövetheto) a munkakörök tartalmát, valamint a képzettség, végzettség meghatározását.
124/2003. (VIII. 15.) Korm. rendelet az Európai Unió által nyújtott egyes pénzügyi támogatások felhasználásával megvalósuló programok monitoring rendszerének kialakításáról 1 §
Muködési kiadások és támogatott projektek folyó költségei
16/2003/EK Bizottsági rendelet a Kohéziós Alap által (1) Egy projekt vagy projektek egy cs oportja muködési költségei nem támogathatók. (2) Az (1) bekezdéstol eltérve a részfinanszírozott intézkedések összefüggésében a kiadások projekt és berendezései üzemeltetoinek képzése és az elobbiek tesztelése a bizottsági határozatban meghatározott támogathatósága tekintetében a 1164/94/EK tanácsi bármilyen szükséges idoszakra nézve támogatható kiadásoknak tekinthetok. rendelet végrehajtására vonatkozó különleges részletes szabályok megállapításáról 35. cikk
Nemzeti Fejlesztési Terv
NFT
Helyzetelemzést, stratégiát a tervezett fejlesztési területek prioritásait, azok konkrét céljait és a hozzájuk kapcsolódó 1/2004. (I. 5.) Korm. Rendelet az Európai Unió strukturális pénzügyi források megjelölését tartalmazó dokumentum, melyet a Magyar Köztársaság készít az Európai Unió alapjaiból és Kohéziós Alapjából származó támogatások programozási irányelveinek, célkituzéseinek megfeleloen a fejlodésben lemaradó régiók fejlodésének és strukturális hazai felhasználásáért felelos intézményekrol 2§ (1) m) átalakulásának elosegítésére a kiemelt szükségletekre figyelemmel
NFH
A Hivatal az érdekelt kormányzati szervekkel együttmuködve elkészíti az Európai Unió strukturális alapjaiból származó támogatások igénybevételéhez szükséges nemzeti fejlesztési terveket és a Kohéziós Alap támogaásainak igénybevételévhez szükséges stratégiát, szervezi az Európai Unió strukturális és kohéziós politikájával kapcsolatos feladatokat, a Kormány által meghatározott körben ellátja az Európai Unió pénzügyi támogatásainak felhasználásához szükséges feladatokat, elosegíti a más kormányzati szerveknél muködo intézmények és szervezetek létrehozását és koordinálja az intézményrendszer összehangolt muködését, ellátja a közösségi támogatási keret és a Kohéziós Alap irányító hatóságainak feladatait, gondoskodik a monitoring bizottságok muködésérol.
Nemzeti Fejlesztési Hivatal
2. sz. melléklet – KA Egységes Definíciók
196/2003. (XI. 28.) Korm. Rendelet a Nemzeti Fejlesztési Hivatalról
KIFEJEZÉS
Nemzetközi Pénzügyi Szervezetek
RÖVIDÍTÉS
LEÍRÁS
FORRÁS
IFI
A kohéziós alap támogatás akkor töltheti be valóban a szerepét, ha a Nemzetközi Pénzintézetektol származó alapokat mozgósít. Ezt szem elott tartva az Európai Bizottság 1998. március 2-án Együttmuködési Megállapodást írt alá az Európai Újjáépítési és Fejlesztési Bankkal (EBRD) és a Világbankkal az együttmuködés megerosítése és a társfinanszírozás megkönnyítése érdekében. 1998 októberében négy új partner csatlakozott a megállapodáshoz: a Skandináv Környezetvédelmi Pénzügyi Társaság (Nordic Environment Finance Corporation - NEFCO), a Skandináv Beruházási Bank (NIB), a Nemzetközi Pénzügyi Társaság (IFC) és az Európa Tanács Fejlesztési Bankja.
http://europa.eu.int/comm/enlargement/pas/ifis.htm
233/2003. (XII. 16.) Korm. rendelet az Európai Unió Strukturális Alapjai és a Kohéziós Alap támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenorzési rendszerek kialakításáról 2. § (1) 12.; 80/2003. Minden végrehajtási és pénzügyi tranzakció engedélyezését megelozoen az adott feladatot ellátó személy munkáját egy (VI. 7.) Korm. rendelet az Európai Uniós elocsatlakozási másik személy teljesköruen felülvizsgálja, beleértve az ellenorzési listák és a kitöltési útmutatók alkalmazását is eszközök támogatásai felhasználásának pénzügyi tervezési, lebonyolítási és ellenorzési rendjérol 2.§ 24. és Környezetvédelem és Infrastruktúra Operatív Program Irányító Hatóság Muködési Kézikönyv
Négy szem elve
Az Alap által finanszírozott projektek sikeres befejezésének garantálása érdekében a tagállamok megteszik a következo szükséges intézkedéseket:a) a Közösség által finanszírozott tevékenységek megfelel elvégzésének rendszeres vizsgálata, b) a szabálytalanságok megelozése és az ellenük való fellépés, c)az adott esetben szabálytalanság, illetve mulasztás miatt elveszített összeg behajtása. A tagállam vagylagos felelosséget visel a jogtalanul kifizetett összegek megtérítésért, kivéve, ha bizonyítja, és/vagy az irányító hatóság bizonyítja, hogy nem volt felelos a szabálytalanságért, illetve mulasztásért.
1164/94/EK Tanácsi Rendelet a Kohéziós Alap létrehozásáról 12. cikk
A pénzügyminiszter a kormányzati gazdaságpolitika kialakítása során elemzi és figyelembe veszi a monetáris politikából fakadó következményeket; folyamatosan figyelemmel kíséri és elemzi a gazdasági folyamatokat, a gazdaságpolitikai programok végrehajtására tett intézkedéseket, azok hatását.
140/2002. (VI. 28.) Kormányrendelet a pénzügyminiszter feladat- és hatáskörérol 1.§
Projekt
Olyan infrastruktúra, amelynek használatáért közvetlenül a használók díjat fizetnek, illetve produktív beruházás a környezeti ágazatban.
1164/94/EK Tanácsi Rendelet a Kohéziós Alap létrehozásáról 7. Cikk (2)
Projekt megfeleloségi kritéirumok
A projektek kiváló minoségének biztosítása céljából a következo feltételeket kell alkalmazni: a projektek középtávú gazdasági és társadalmi haszna, amely arányban van a felhasznált forrásokkal; a költség-haszon elemzés fényében értékelést kell készíteni; a kedvezményezett tagállamok által megállapított prioritások; a projekteknek a környezetre és a transz-európai hálózatokra vonatkozó közösségi politikák végrehajtásához történ! lehetséges hozzájárulása; a projekteknek a közösségi politikákkal való összeegyeztethetosége, és a Közösség egyéb strukturális intézkedéseivel való összhangjuk; megfelelo egyensúly megteremtése a környezet és a közlekedési infrastruktúra területei között.
1164/94/EK Tanácsi Rendelet a Kohéziós Alap létrehozásáról 10. Cikk
Projekt nagysága
A projektek nagyságrendjének, beleértve az összefüggo projektek csoportjait is, megfelelonek kell lennie ahhoz, hogy jelentos hatást gyakoroljon a környezetvédelem, illetve a transz-európai közlekedési infrastruktúrahálózatok javítása terén. A projektek, illetve projektcsoportok összköltsége elvben nem lehet 10 millió EUR-nál kevesebb. Az ennél kisebb összeg" projektek, illetve projektcsoportok kelloen indokolt esetben hagyhatók jóvá.
1164/94/EK Tanácsi Rendelet a Kohéziós Alap létrehozásáról 10. Cikk
Projekt szakasz
Egy projekt tekintetében technikailag és pénzügyileg különálló projektszakasz, amely magában foglalhatja a projekt megvalósításához szükséges elozetes, megvalósíthatósági és muszaki tanulmányokat is.
1164/94/EK Tanácsi Rendelet a Kohéziós Alap létrehozásáról II. Melléklet A. Cikk (2)
Pénzügyi ellenorzés
Pénzügyminisztérium
Projekt végrehajtása
2. sz. melléklet – KA Egységes Definíciók
PM
(1) Egy projekt végrehajtása az elozetes tervezéstol a jóváhagyott projekt befejezéséig minden szakaszt magába foglal, 16/2003/EK Bizottsági rendelet a Kohéziós Alap által beleértve a vonatkozó nyilvánosságra hozatali intézkedéseket. Az elozetes tervezésbe az alternatívák tanulmányozása is részfinanszírozott intézkedések összefüggésében a kiadások beletartozik. (3) A projekt végrehajtási fázisa a végrehajtási szakaszok befejezéséhez szükséges idoszakot fedi le addig a támogathatósága tekintetében a 1164/94/EK tanácsi pontig, amelynél a projekt teljes mértékben muködoképessé válik, és amelyben a bizottsági határozatban elfogadott rendelet végrehajtására vonatkozó különleges részletes tárgyi célkituzéseket teljesítették. szabályok megállapításáról 3. cikk
KIFEJEZÉS
LEÍRÁS
FORRÁS
Projektek befejezésekor tett nyilatkozat
A nyilatkozatok az irányítási és ellenorzési rendszerek vizsgálatán, a már elvégzett ellenorzések eredményein, ahol szükséges, az ügyletek egy további szúrópróbaszeru ellenorzésén, valamint az 1164/94/EK rendelet II. melléklete F. cikkének (4) bekezdése alapján elkészített záróbeszámolón alapulnak. A nyilatkozatot kiadó személy vagy részleg minden szükséges vizsgálatot elvégez, hogy megalapozott bizonyosságot szerezzen arról, hogy az igazolt kiadásról szóló nyilatkozat megfelelo, hogy az alapjául szolgáló ügyletek jog- és szabályszeruek, valamint hogy a projekt végrehajtása a kiutalásról szóló határozatnak és a projekthez rendelt céloknak megfeleloen történt.
1386/2002/EK Bizottsági határozat a Kohéziós Alapból nyújtott támogatások irányítási és ellenorzési rendszere, valamint a pénzügyi korrekciós eljárás tekintetében az 1164/94/EK tanácsi rendelet végrehajtására vonatkozó részletes szabályok megállapításáról 14.cikk
Projektvizsgálatok nyilvántartása
Az eljárások a helyszíni projektvizsgálatok nyilvántartásba vételét igénylik. A nyilvántartások ismertetik az elvégzett munkát, a vizsgálat eredményeit, valamint a megállapított rendellenességek tekintetében hozott intézkedéseket. Ha a fizikai vagy adminisztratív ellenorzés nem teljes köru, hanem a munkák vagy ügyletek egy mintáján történt meg, a nyilvántartások megjelölik a kiválasztott munkákat vagy ügyleteket, és leírják a mintavételi módszert.
1386/2002/EK Bizottsági határozat 4.cikk
Szabálytalanság
RÖVIDÍTÉS
233/2003. (XII. 16.) Korm. rendelet az Európai Unió A Kohéziós Alap felhasználása során, a vonatkozó nemzetközi szerzodésekbe, a hazai jogszabályokba foglalt Strukturális Alapjai és a Kohéziós Alap támogatásainak eloírások, illetve a támogatási szerzodésben vállalt kötelezettségek megsértése, amelyek eredményeképpen az Európai fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és Közösségek vagy a Magyar Köztársaság pénzügyi érdekei sérülnek ellenorzési rendszerek kialakításáról 2. § (1) 13.
Szennyezo fizet-elv
A szennyezo fizet elv azt jelenti, hogy a környezeti kár okozójának kell állnia a megelozés vagy az elhárítás költségét, ezért a tagállamok maguk is felelosek a környezetpolitika finanszírozásáért.
www.kvvm.hu
Tájékoztatás és nyilvánosság
A Kohéziós Alap által társfinanszírozott valamennyi projekt esetében a tájékoztatásra és a nyilvánosságra vonatkozó intézkedések célja az, hogy valamennyi tagállamban jobban megismertessék a Közösség tevékenységét a társadalommal, és fokozzák e tevékenység átláthatóságát, valamint, hogy a négy érintett tagállamban hozott intézkedésekrol egyöntetu képet alakítsanak ki.
625/2004/EK Bizottsági Rendelet.
Támogatás
1. Cikk (1) Az Alap hozzájárulhat projektek, technikailag és pénzügyileg különálló projektszakaszok illetve egységes egészét képezo, valamely látható stratégiához kapcsolódó projektcsoportok finanszírozásához. 2. Cikk (1) Az Alap pénzügyi hozzájárulást nyújt a környezetvédelem és a transz-európai közlekedésinfrastruktúra-hálózatok terén megvalósuló, az Európai Unióról szóló szerzodésben megállapított célok eléréséhez hozzájáruló projektekhez azonban a tagállmokban, ahol a vásárlóero-paritásban mért, egy fore jutó bruttó nemzeti termék (GNP) a közösségi átlag 90%-ánál kevesebb, és amelyek rendelkeznek a gazdasági konvergenciára vontkozó feltételek teljesítésére irányuló programmal.
1164/94/EK Tanácsi Rendelet a Kohéziós Alap létrehozásáról
Támogatási Szerzodés
Támogatás mértéke
2. sz. melléklet – KA Egységes Definíciók
233/2003. (XII. 16.) Korm. rendelet az Európai Unió Kohéziós Alap esetében a közremuködo szervezetnek/lebonyolító testületnek a végso kedvezményezettel kötött Strukturális Alapjai és a Kohéziós Alap támogatásainak szerzodése, amely a támogatás felhasználásának részletes feltételeit tartalmazza fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenorzési rendszerek kialakításáról 2. § (1) 9. (1) Az Alapból nyújtott közösségi támogatás mértéke a közkiadások, illetve azokkal egyenértéku kiadások 80-85%-a, beleértve azoknak a testületeknek a kiadásait, amelyek tevékenységüket olyan közigazgatási vagy jogi keretek között végzik, amelyek révén köztestülettel egyenértékunek tekintendok. A támogatás tényleges mértékét a nyújtandó támogatás típusának megfeleloen kell meghatározni. (2) Ha bevételt eredményezo projekt részesül támogatásban, az Alapból adott támogatás számításának alapjául szolgáló kiadási összeget a Bizottság állapítja meg, figyelembe véve a bevét elt, ha az jelentos nettó bevételt képez a projekt végrehajtói számára, és szorosan együttmuködve a kedvezményezett tagállammal.
1164/94/EK Tanácsi Rendelet a Kohéziós Alap létrehozásáról 7. Cikk
KIFEJEZÉS
RÖVIDÍTÉS
LEÍRÁS
FORRÁS
Támogatási kérelem
A kérelem a következo információkat tartalmazza: a végrehajtásért felelos testület, a beruházás jellege és leírása, költségei és helyszíne, beleértve adott esetben az ugyanazon a közlekedési tengelyen található helyszíneken megvalósítandó közös érdeku projektekre történo utalást, a munka teljesítésének ütemterve, a költség-haszon elemzés, beleértve a foglalkoztatásra közvetlenül és közvetve gyakorolt hatásokat, a környezetre gyakorolt lehetséges hatás felmérését lehetové tevo információk, a közbeszerzési szerzodésekre vonatkozó információk, a finanszírozási terv, amely lehetoség szerint tartalmazza a projekt gazdasági életképességére vonatkozó adatokat, valamint a tagállam által az Alapból és bármely egyéb közösségi forrásból igényelt teljes összeg. Tartalmazza továbbá az összes megfelelo információt, amely annak bizonyításához szükséges, hogy a projekt megfelel a meghatározott feltételeknek, és különösen, hogy a középtávú gazdasági és társadalmi haszon arányban van a felhasznált forrásokkal.
1164/94/EK Tanácsi Rendelet a Kohéziós Alap létrehozásáról 10. Cikk
Támogatási területek
Környezet projektek, valamint különösen a “Környezetre és fenntartható fejlodésre vonatkozó ötödik politikai és intézkedési program” által a közösségi környezetpolitikának tulajdonított prioritásokkal összhangban lévo projektek és a tagállamok által finanszírozott, közös érdeku közlekedési infrastrukturális projektek; valamint a támogatható projektekre vonatkozó elozetes tanulmányokra, beleértve a projektek megvalósításához szükségeseket, technikai támogatási intézkedésekre, különösen: a) horizontális intézkedésekre, úgymint a közösségi támogatás hatását felméro összehasonlító tanulmányokra; b) a projektek felméréséhez, felügyeletéhez, illetve értékeléséhez hozzájáruló, valamint a projektek koordinációjának és összhangjának, különösen az egyéb közösségi politikákkal való összhangjának megerosítéséhez és biztosításhoz hozzájáruló intézkedésekre és tanulmányokra; c) a projektek megvalósításában szükséges kiigazítások elvégzését segíto intézkedésekre és tanulmányokra.
1164/94/EK Tanácsi Rendelet a Kohéziós Alap létrehozásáról 3. Cikk
Támogathatóság/elszámolhatóság kezdetének határideje
16/2003/EK Bizottsági rendelet a Kohéziós Alap által (1) A felmerült kiadások attól a naptól jogosultak támogatásra, amelyen a Bizottság a teljes kérelmet kézhez kapja. A részfinanszírozott intézkedések összefüggésében a kiadások kérelem akkor minosül teljesnek, ha tartalmazza az 1164/94/EK rendelet 10. cikke (4) bekezdésében eloírt támogathatósága tekintetében a 1164/94/EK tanácsi információt. (2) A támogathatóság idoszakának kezdetét a projektet jóváhagyó bizottsági határozatban kell rendelet végrehajtására vonatkozó különleges részletes meghatározni. Az e napot megelozoen kifizetett kiadás nem támogatható. szabályok megállapításáról 7. cikk
Támogathatósági/elszámolhatósági idoszak vége
16/2003/EK Bizottsági rendelet a Kohéziós Alap által részfinanszírozott intézkedések összefüggésében a kiadások A támogathatóság végso napja a végrehajtásért felelos szerv által teljesített kifizetésekhez kapcsolódik. A támogathatósága tekintetében a 1164/94/EK tanácsi támogathatóság végso napját a bizottsági határozatban kell rögzíteni. rendelet végrehajtására vonatkozó különleges részletes szabályok megállapításáról 8. cikk
Teljesítésigazolás
Ténylegesen felmerült kiadások
A kifizetéseket megelozo, annak alapjául szolgáló, az adott feladat elvégzését hivatalosan igazoló irat. (1) A közösségi támogatás kifizetésénél olyan kiadások vehetoek figyelembe, amelyek a bizottsági határozatban az 16/2003/EK Bizottsági rendelet a Kohéziós Alap által 1386/2002/EK bizottsági rendelet 8. cikke (2) bekezdése b) pontja szerint meghatározott támogatható idoszak során részfinanszírozott intézkedések összefüggésében a kiadások ténylegesen felmerültek, és közvetlenül kapcsolódnak a projekthez. A kiadást a tagállamnak igazolnia kell, és annak a támogathatósága tekintetében a 1164/94/EK tanácsi tagállam által vagy nevében, vagy koncesszió esetében azon koncesszió-birtokos által teljesített kifizetéshez kell rendelet végrehajtására vonatkozó különleges részletes kapcsolódnia, amelyet a végrehajtásért felelos szerv a projekt végrehajtásával megbízott, továbbá azt nyugtázott szabályok megállapításáról 5. cikk számlákkal vagy ezzel azonos bizonyító ereju számviteli bizonylatokkal kell alátámasztani.
Végrehajtási Kézikönyv
A Végrehajtási Kézikönyv a Kohéziós Alap programozásától, a projektek végrehajtásának koordinálásán és a projektek monitoringján keresztül, a végso értékelésig és a projektek lezárásáig terjedo projektciklust felöleli mind projekt-, mind pénzügyi oldalról. A Végrehajtási kézikönyv a folyamatmodellekkel, az Ügyrenddel, a Külso kapcsolatok Eljárásrendjével és a munkaköri leírásokkal összhangban van.
Végso jelentés
A projekteknek az 1164/94/EK rendelet 12. cikke (1) bekezdésének f) pontja szerint történo bejezésével kapcsolatos nyilatkozatok kiadásával megbízott személyek vagy részlegek feladata független a következoktol: a) az irányító hatóság, a végrehajtó szerv, valamint a közbenso szervek; b) a 8. cikk (1) bekezdésében említett igazolások kiállításáért felelos kifizeto hatóságnál lévo személy vagy részleg. A vizsgálatot a nemzetközileg elfogadott könyvvizsgálói normákkal összhangban végzi. A végrehajtó szerv, az irányító és kifizet hatóság, valamint a közbenso szervek minden szükséges információval ellátják, valamint hozzáférést biztosítanak számára a nyilatkozat kiállításához szükséges bizonyítékokhoz és nyilvántartásokhoz.
2. sz. melléklet – KA Egységes Definíciók
1386/2002/EK Bizottsági határozat 13.cikk
KIFEJEZÉS
RÖVIDÍTÉS
LEÍRÁS
FORRÁS
Végso kifizetés
A kifizeto hatóság a már teljesített közösségi támogatás kifizetéseibol behajtandó összegekrol számlát vezet, és biztosítja, hogy az összegeket indokolatlan késedelem nélkül térítsék meg. A behajtás után visszafizeti a Bizottságnak az érintett projekt tekintetében behajtott szabálytalan kifizetéseket a késedelmes fizetés miatt kapott kamatokkal 1386/2002/EK Bizottsági határozat a Kohéziós Alapból együtt, az érintett összegeknek a következo kiadásról szóló nyilatkozatból és kifizetési kérelembol való levonásával. Ha nyújtott támogatások irányítási és ellenorzési rendszere, ez valamint a pénzügyi korrekciós eljárás tekintetében az nem elegendo, a Bizottság kérheti a többletösszeg számára történo megtérítését. A közösségi támogatás utolsó 1164/94/EK tanácsi rendelet végrehajtására vonatkozó részletének a kifizetése azzal a feltétellel történik, hogy: a) a projekt, a projektszakasz, illetve a projektcsoport a részletes szabályok megállapításáról 7. Cikk ; 1164/94/EK céljainak megfeleloen megvalósult; b)az (1) bekezdésben említett kijelölt hatóság, illetve testület a projekt, a Tanácsi Rendelet a Kohéziós Alap létrehozásáról II. projektszakasz, illetve a projektcsoport fizikai kivitelezését l számított hat hónapon belül a kifizetés iránti kérelmet Melléklet D. Cikk nyújt be a Bizottsághoz; c)az F. cikk (4) bekezdésében említett záró beszámolót nyújtanak be a Bizottsághoz; d) a tagállam igazolja a Bizottság számára, hogy a kifizetés iránti kérelemben és abeszámolóban szerepl adatok helytállóak.
Zárónyilatkozat
A Kormányzati Ellenorzési Hivatal által készített nyilatkozat, mely összegzi a korábbi években végzett ellenorzések során tett megállapításokat, elbírálja a záró kifizetés iránti kérelem megalapozottságát, valamint a kiadásokról szóló záró igazolás tárgyát képezo ügyletek jogszeruségét és szabályszeruségét, az Európai Bizottság és a pénzügyminiszter által kiadott módszertani útmutatások alapján
2. sz. melléklet – KA Egységes Definíciók
233/2003. (XII. 16.) Korm. rendelet az Európai Unió Strukturális Alapjai és a Kohéziós Alap támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenorzési rendszerek kialakításáról 2. § (1) 14.
3. SZ. MELLÉKLET
Kérdés Igen/Nem/ Nincs adat I. Jogszabályi környezet Összegyujtötték-e a PME törvényeket, jogszabályokat, szabályozásait?
muködését szabályozó a felügyelo szervek
Kaptak-e írásbeli tájékoztatást az IH-tól illetve a KSZ-tol a KA hazai muködési rendszerérol? Egyértelmuen kijelölik-e a jogszabályok a PME feladatait és jogkörét? A kapott tájékoztatások elegendo segítséget jelentettek-e, hogy a PME olyan rendszert alakítson ki, amely biztosítja - a kiadások támogathatóságát?
pontosságát,
szabályszeruségét
és
- a projektek szabályszeru, határidon és költségvetésen belüli megvalósítását? A PME-t alapító szervezet rendelkezik-e jogosultággal a PME felállítására?
3. sz. melléklet – Önellenorzési kérdoív
Alátámaszt ó dokument umok
Hiánypótlás módja
Hiánypótlás határideje
Felelos
Kérdés Igen/Nem/ Nincs adat Az alapító szervezet SzMSz-ében szabályozásra kerültek-e a PME muködésével, a vele való együttmuködéssel kapcsolatos feladat és jogkörök, kötelezettségek? Kinevezésre került-e a PME vezetoje? Rendelkezik-e a PME vezetoje feladat elvégzéséhez szükséges hatáskörrel? Rendelkezik-e a PME Muködési kézikönyvvel, Ügyrenddel, SzMSz-el? Az SzMSz egyértelmuen definiálja-e a szervezeti egységeket, azok feladatait, hatáskörét, jogkörét, felelosségi körét, a feladatmegosztást, együttmuködést? Meghatározásra kerültek-e a folyamatok és minden abban résztvevo személy és szervezet? Minden munkatársnak és együttmuködo szervezeti egység részére rendelkezésre állnak-e a Kohéziós Alapot és a PME muködését szabályozó jogszabályok eloírások? Van-e minden munkatársnak aláírt, a belso szabályozással összhangban lévo munkaköri leírása? Létezik-e megállapodás a PME és a KSZ között? Szabályozásra kerül-e a négy szem elve? 3. sz. melléklet – Önellenorzési kérdoív
Alátámaszt ó dokument umok
Hiánypótlás módja
Hiánypótlás határideje
Felelos
Kérdés Igen/Nem/ Nincs adat Szabályozásra került-e az esélyegyenloség elve? A Muködési Kézikönyv illetve az SzMSz összhangban van-e a KSZ,az IH és a KH szabályozásával? 2. Eroforrások Készült-e részletes feladat-meghatározás vagy projekt stratégia? A PME feladatai elvégzéséhez szükséges költségvetéssel gazdálkodik? Biztosítottak-e a muködési feltételek a projekt teljes életciklusára? Készült-e humán eroforrás terv? Rendelkezésre áll-e a humáneroforrás terv megvalósításához szükséges költségvetés? Megfelelo humán eroforrás áll rendelkezésre? - Megfelelo a munkatársak végzettsége? - Megfelelo a munkatársak gyakorlata? - Megfelelo a munkatársak kompetenciája?
3. sz. melléklet – Önellenorzési kérdoív
Alátámaszt ó dokument umok
Hiánypótlás módja
Hiánypótlás határideje
Felelos
Kérdés Igen/Nem/ Nincs adat A jelentkezo feladatok idobeliségéhez igazodtak-e a munkaero felvételek? Készült-e a PME elindításához, illetve folyamatos képzési terv? Van-e megfelelo értékelo, motivációs rendszer? A feladatvégzéshez szükséges tárgyi feltételek rendelkezésre állnak? - Megfelelo irodahelység áll rendelkezésre? - Gondoskodtak a fizikai biztonságról? - Gondoskodtak-e a dokumentumok megfelelo tárolásáról? - Megfelel minden munkavédelmi eloírásnak az iroda? - Akadálymentesített-e az iroda és az épület? 2.3. Informatika - Megfelelo mennyiségben és minoségben állnak az informatikai és telekommunikációs eszközök a munkatársak rendelkezésére? - Megfelel az informatikai rendszer az EU, a magyar és az alapító szervezet eloírásainak, szabályzatának? 3. sz. melléklet – Önellenorzési kérdoív
Alátámaszt ó dokument umok
Hiánypótlás módja
Hiánypótlás határideje
Felelos
Kérdés Igen/Nem/ Nincs adat - Létezik-e elfogadott folytonos üzemmenet terv és katasztrófa helyreállítási terv? - Megfelel az informatikai rendszer adatvédelmi és informatikai biztonsági eloírásoknak? - Az informatikai rendszer támogatja a PME feladatainak végrehajtását? - Van-e informatikai felhasználói kézikönyv? - Az informatikai rendszer méretezésében, topológiájában megfelel a feladatnak? - Támogatja-e informatikai rendszer a fizikai és adatvédelmi biztonságot (belépteto rendszer, jogosultsági rendszer) - Alkalmas az informatikai rendszer az EMIR rendszerrel való együttmuködésre? - Rendelkezésre áll-e adatkommunikációhoz?
megfelelo
sávszélesség
az
- Biztosított-e a rendszerkarbantartás? - Rendelkeznek-e a munkatársak a munkakörnek megfelelo távközlési eszközökkel, a sokat irodán kívül dolgozók mobiltelefonnal?
3. sz. melléklet – Önellenorzési kérdoív
Alátámaszt ó dokument umok
Hiánypótlás módja
Hiánypótlás határideje
Felelos
Kérdés Igen/Nem/ Nincs adat - Figyelembe vették-e az informatikai rendszer kialakításánál az esélyegyenloség szempontjait? - Van-e lehetoség távmunkahelyek kialakítására? - Van-e megfelelo képzettséggel és gyakorlattal rendelkezo munkatárs a PME-n belül/ az alapító szervezetnél/ szerzodött külso cég, aki az informatikai menedzsmentért felelos? - Van-e nyilvántartás a használt hardverrol és szoftverrol? - Csak jogtiszta, hivatali szoftver található a gépeken? 3. Ellenorzés Van-e a PME belso ellenorzéséért felelos, személyileg független, a kedvezményezett vezetoje alá közvetlenül tartozó egység? Rendelkezésre állnak az eroforrások, szabályzatok, módszertanok a belso ellenorzési egység muködéséhez? Van megfelelo leírás a követelések/kifizetések/kiadások visszatérítése/ellenorzése folyamatát? Rendelkezésre állnak írásbeli eljárások, amelyek kiterjednek a kifizetési kérelmekre/a kiadások visszatérítésére/az adatok összeállítására? 3. sz. melléklet – Önellenorzési kérdoív
Alátámaszt ó dokument umok
Hiánypótlás módja
Hiánypótlás határideje
Felelos
Kérdés Igen/Nem/ Nincs adat Rendelkezésre állnak eljárások a visszatérített kiadások támogathatóságának biztosítása érdekében, pl. olyan vizsgálati kérdéslisták, amelyek a Kohéziós Alap projektjeihez kapcsolódó kiadások támogathatóságának elveire vonatkoznak? Rendelkezésre állnak ellenorzési eljárások, segédletek, útmutatók annak biztosítása érdekében, hogy: -
a kiadások a támogatható idoszakon belül merültek fel és kerültek kifizetésre? a kiadások ténylegesek és nem spekulatívak (kifizetések nyomon követése banki kimutatások segítségével)? a kiadások nem tartalmaznak olyan hiteleket, amelyek nem képezik a szerzodési feltételek részét? a kiadásokat a határozatban megnevezett végso kedvezményezett fizette meg? a kiadásokat eredeti számlák támasztják alá, amelyek kifizetését megfeleloen jóváhagytak és engedélyezték? a kiadásokat nem követelték korábban? a kiadásokat ellenorizték a számítások pontosságát illetoen? a kiadások olyan intézkedésekhez kapcsolódnak, amelyeket a projektre vonatkozó bizottsági határozat jóváhagyott?
3. sz. melléklet – Önellenorzési kérdoív
Alátámaszt ó dokument umok
Hiánypótlás módja
Hiánypótlás határideje
Felelos
Kérdés Igen/Nem/ Nincs adat -
a kiadások a vonatkozó közösségi és nemzeti szabályokkal összhangban merültek fel, különös tekintettel a környezetvédelemre, a transzeurópai hálózatokra, a versenyre és a közbeszerzésre vonatkozó szabályokra?
Megfeleloen elkülönül a feladatmegosztás a követelések ellenorzéséért, illetve a követelések kifizetéséért felelos személyek között? Megfeleloen elkülönül a feladatmegosztás a kiadások hitelesítéséért, illetve a követelések kifizetésének engedélyezéséért felelos személyek között? Az ellenorzéseket megfelelo bizonyítékokkal támasztják alá? Rendelkezésre állnak eljárások annak biztosítása érdekében, hogy a végso kedvezményezett kello idoben, illetve indokolatlan késedelem nélkül részesüljön a kifizetésekben? Kapott tájékoztatást valamennyi közremuködo végso kedvezményezett az alkalmazandó átváltási árfolyamról? Rendelkezésre állnak olyan ellenorzések, amelyek biztosítják, hogy a bejelentett kiadások kapcsán a havi átlagárfolyamat alkalmazzák (azaz, hogy a kiadások visszatérítésének ellenorzésére sor kerül-e e tekintetben)? Rendelkezésre állnak eljárások a projektek vizsgálatának helyszíni lebonyolítására és regisztrációjára? 3. sz. melléklet – Önellenorzési kérdoív
Alátámaszt ó dokument umok
Hiánypótlás módja
Hiánypótlás határideje
Felelos
Kérdés Igen/Nem/ Nincs adat Ha igen, válaszoljon az alábbi kérdésekre: -
A szervezeti ábrán jelölje meg azt az egységet, amely ilyen helyszíni projekt-vizsgálatokat bonyolít le.
-
Rendelkezésre áll az ilyen vizsgálatok esetére éves terv?
Az ilyen vizsgálatokat nyilvántartásba veszik? -
Amennyiben a fizikai vagy az adminisztratív vizsgálatok nem kiterjedtek (de elvégezték oket egy munkákból vagy ügyletekbol kiválasztott mintán), a regisztráció azonosítja a kiválasztott munkákat, illetve ügyleteket és a mintavételkor alkalmazott módszert?
Rendelkezésre áll egy eljárási kézikönyv, amely kiterjed a szabálytalanságok jelentésére? A szabálytalanságokról szóló jelentések elkészítésének, benyújtásának, nyomon követésének felelosségét kiosztották egy adott személynek/egységnek? (minden szintre vonatkozóan: kifizetési/irányítási és közbülso szintek) Tüntesse fel az alábbiakat: -
Milyen rendszerességgel készítik szabálytalanságokról szóló jelentéseket?
3. sz. melléklet – Önellenorzési kérdoív
el
a
Alátámaszt ó dokument umok
Hiánypótlás módja
Hiánypótlás határideje
Felelos
Kérdés Igen/Nem/ Nincs adat Milyen nyomon követést alkalmaznak az azonosított szabálytalanságok esetében? Megkülönböztetik a rendszerbol adódó, illetve az ettol eltéro szabálytalanságokat? -
Rendelkezésre állnak eljárások annak biztosítása érdekében, hogy a behajtásokra indokolatlan késedelem nélkül kerüljön sor? Rendelkezésre állnak eljárások annak biztosítása érdekében, hogy a kifizeto hatóság évenként eljuttasson a Bizottság számára egy, a beszedési eljárás megkezdésének éve szerint csoportosított, az aktuális behajtandó összegekre vonatkozó kimutatást? Nevezze meg az e feladatért felelos személyt. Készítettek nem nullás eredményu szabálytalanságokról szóló jelentést 2004. május 1-je óta? Ha igen, vegyék fontolóra az esettel kapcsolatos megfelelési vizsgálatot a felkészülést és a nyomon követést illetoen. 4. Audit trail Rendelkezésre áll a számviteli nyomon követhetoségnek az alábbi területekre kiterjedo leírása: -
a számviteli nyilvántartás tárolási helye (beleértve a muszaki eloírásokat, a pénzügyi tervet, az elért haladásról szóló jelentéseket a pályázati
3. sz. melléklet – Önellenorzési kérdoív
Alátámaszt ó dokument umok
Hiánypótlás módja
Hiánypótlás határideje
Felelos
Kérdés Igen/Nem/ Nincs adat
-
-
dokumentációt, a projekt végrehajtásával kapcsolatos vizsgálati jelentéseket) valamennyi szint vonatkozásában? valamennyi részt vevo szerv felsorolása? a költségfelosztás/kiadásfelosztás alapja, amennyiben a költségek csak részben kapcsolódnak a projekthez? kiadások visszatérítésével kapcsolatos adatok összeállításának folyamata valamennyi szint vonatkozásában? számviteli adatok elektromos átvitele valamennyi szint esetében?
A fenti folyamatok mindegyikének vonatkozásában: -
rendelkezésre áll a folyamat írásbeli leírása, valamennyi résztvevo szerv adataival együtt? rendelkezésre áll olyan folyamatábra, amely az információ áramlását mutatja be a különbözo szervek között, valamennyi szint vonatkozásában?
Nevezze meg a számviteli nyomon követhetoség leírásának aktualizálásáért felelos személyt. 5. Nyilvánosság Kaptak-e tájékoztatást a nyilvánossági követelményekrol? Szabályozásra került-e, hogy mi módon ellenorzik, hogy a projektek megfelelnek-e a Kohézós Alap nyilvánossági 3. sz. melléklet – Önellenorzési kérdoív
Alátámaszt ó dokument umok
Hiánypótlás módja
Hiánypótlás határideje
Felelos
Kérdés Igen/Nem/ Nincs adat követelményeinek? A nyilvánossági követelmények vonatkoznak a 4. cikk szerinti helyszíni ellenorzésekre is? Nyilvántartják-e a nyilvánosságra vonatkozó megvalósult intézkedések bizonyítékát valamennyi projekt tekintetében (pl. audio-vizuális anyagok, brosúrák, sajtóközlemények, fényképek)? Alkalmaznak vizsgálati kérdéslistát annak biztosítása érdekében, hogy a nyilvánosságra vonatkozó intézkedéseket a projekt nagyságrendjének / költségvetésének megfeleloen tegyék meg? Szerezze be a nyilvánosságra vonatkozó megvalósult intézkedések bizonyítékát. 5. Monitoring Rendelkezésre áll a KA Monitoring Bizottság ügyrendje? Az eljárásrend szabályozza-e az éves és végso végrehajtási jelentés elokészítésének és Monitoring Bizottsághoz történo benyújtását? (formanyomtatványok, ellenorzo listák, útmutatók) Alkalmaznak számítógépesített számviteli rendszert a Kohéziós Alap projektjeihez kapcsolódó, valamennyi 3. sz. melléklet – Önellenorzési kérdoív
Alátámaszt ó dokument umok
Hiánypótlás módja
Hiánypótlás határideje
Felelos
Kérdés Igen/Nem/ Nincs adat vonatkozó adat regisztrációjára? Megvannak-e a hardver/szoftver/kommunikációs/biztonsági feltételek az EMIR rendszerhez való kapcsolódáshoz? Kaptak-e képzést az EMIR rendszer használatához? Megfelel a rendszer azon rendelkezés biztosítására, hogy a Kohéziós Alap projektjeihez kapcsolódó tájékoztatás idoben vonatkozó és pontos legyen? A rendszerbe bevitt adatokat rendszeresen aktualizálják annak biztosítása érdekében, hogy az a projektekkel kapcsolatosan idoszeru tájékoztatást nyújtson? Tüntesse fel, hogy milyen idoközönként kerül sor az aktualizálásra. Tüntesse fel a felelos személy nevét és elérhetoségét. Létezik hivatalos meghatározás a hozzáférési szinteket illetoen? Tüntesse fel, hogy ki rendelkezik hozzáféréssel a rendszerhez -
az adatok aktualizálását illetoen.
-
az adatok áttekintését illetoen.
Egyéni jelszavak alkalmazása. 3. sz. melléklet – Önellenorzési kérdoív
Alátámaszt ó dokument umok
Hiánypótlás módja
Hiánypótlás határideje
Felelos
Kérdés Igen/Nem/ Nincs adat Rendelkezésre állnak biztonsági/hozzáférési ellenorzések az adatok egységességének biztosítása érdekében? Amennyiben még nem került sor számítógépes rendszer kifejlesztésére, tervezik azt? Számítógépes számviteli rendszer hiányában tüntesse fel, hogy milyen rendszert alkalmaznak, valamint hogy az megfelel-e az elozo kérdésekben hivatkozott rendelkezéseknek. A számviteli információs rendszer elkülönül az ellenorzo információs rendszertol? Ha igen, hogyan egyeztetik össze a pénzügyi adatokat és a két rendszer egyéb közös adatait?
3. sz. melléklet – Önellenorzési kérdoív
Alátámaszt ó dokument umok
Hiánypótlás módja
Hiánypótlás határideje
Felelos
