(Demi Masa Depan Anda)
Kode Perilaku Bisnis dan Etika
(Pejabat Pematuhan Global)
Manulife Financial Kode Perilaku Bisnis dan Etika Sebagaimana diubah pada bulan Februari, 2014
2
Daftar Isi Tinjauan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 I – Mengapa Etika Penting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Mengapa Etika penting bagi anda dan Perusahaan Tujuan dari Kode Etik ini Penerapan Kode Etik Bagaimana bila seseorang melanggar Kode Etik Kemana untuk mencari bantuan Kemana untuk mencari bantuan – melaporkan keluhan/masalah akuntansi dan audit Tanya-jawab singkat mengenai etika II – Menerapkan Nilai-nilai Manulife Financial . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Profesionalisme Nilai nyata bagi nasabah Integritas Kekuatan keuangan yang Terbuktikan Perusahaan pilihan III – Etika di Tempat Kerja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Menghargai kinerja dan kemampuan Menghormati orang lain Menjaga keamanan tempat kerja anda Menjaga keselamatan tempat kerja anda Bersikap profesional setiap saat IV – Etika dalam Hubungan Bisnis Anda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14 Lindungi dan tingkatkan nama baik Perusahaan Bersikap jujur dan adil terhadap orang lain Mentaati undang-undang setempat yang berlaku Kehati-hatian dalam melakukan hubungan dengan pemerintah dan politik Membagi informasi secara bertanggung-jawab bersama kelompok industri dan lain Merujuk pertanyaan media kepada bagian komunkasi Memilih penyedia/penjual melalui persaingan yang wajar V – Konflik Kepentingan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Menjaga hubungan dengan pemasok secara wajar Suap dan pemberian tidak diperbolehkan Berhati-hati apabila memberi hadiah Berhati-hati apabila menerima sesuatu untuk keuntungan pribadi Mematuhi kebijakan Perusahaan dalam mempekerjakan keluarga Melakukan investasi secara beretika Bekerja untuk pesaing dapat membahayakan Perusahaan Berhati-hati menggunakan posisi diluar perusahaan Melindungi kesempatan perusahaan Melindungi nama dan aset Perusahaan VI – Menangani Informasi . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 3
Melindungi informasi pribadi dan rahasia Mematuhi syarat-syarat untuk melakukan pengungkapan informasi Menghormati bahan-bahan yang memiliki hak cipta Menjaga catatan dengan lengkap dan akurat Menggunakan sistem komunikasi untuk keperluan bisnis VII – Etika dan Undang-undang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Mengetahui dan mematuhi hukum Mengelola aset dengan benar dan wajar Mengidentifikasi dan melaporkan penipuan dan pencurian Melaporkan tindakan ilegal dan melanggar etika VIII – Kata Akhir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30 Dokumen kebijakan-kebijakan yang lain
Contoh dari Sertifikasi Kode Perilaku Bisnis dan Etika dan Pernyataan Pengungkapan Konflik Kepentingan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
4
TINJAUAN Kode Perilaku Bisnis dan Etika dari Manulife Financial ( “Kode”) menegaskan kembali komitmen Perusahaan terhadap etika perilaku dan penerapannya untuk memenuhi ketentuan hukum yang berlaku dan menghindari potensi atau terjadinya konflik kepentingan. Untuk itu kita diwajibkan untuk memahami seluruh ketentuan kode ini dan berperilaku sesuai dengan ketentuan dan semangat yang terkandung didalamnya. Dengan tradisi yang telah lama dibangun atas dedikasi penuh terhadap standar perilaku bisnis yang terbaik, Manulife memperoleh reputasi yang tidak diragukan atas integritas dan kejujurannya. Reputasi ini menjadi salah satu aset kita yang paling berharga dan kita harus menjaganya. Kode ini dimaksudkan untuk memberikan pengarahan berdasarkan prinsip-prinsip untuk perilaku sehari-hari kita di tempat kerja. Kode ini tidak dimaksudkan untuk menjadi suatu ringkasan dari semua peraturan, termasuk kebijakan Manulife, yang mengatur perilaku kita, meskipun dalam ketentuan-ketentuan tertentu disebutkan hal-hal untuk membantu menggambarkan prinsip-prinsip tertentu atau dimana diperlukan untuk mengatur kebutuhan tata kelola. Dalam Kode ini, yang dimaksud dengan “Perusahaan” adalah Manulife Financial dan cabang-cabangnya dan anak perusahaan yang dikendalikan. Kode dibagi dalam delapan bagian utama: I. Mengapa Etika Berarti Bagian ini menjelaskan tujuan dari Kode, penerapan dan cara menangani pertanyaan dan permasalahan khusus terkait dengan Kode termasuk yang berkaitan dengan masalah akuntansi dan audit. II. Menerapkan Nilai-nilai Manulife Financial Bagian ini menerangkan nilai-nilai perusahaan Manulife. Karena nilai-nilai ini mengarahkan setiap aspek dari kegiatan Perusahaan, maka menjadi kewajiban dari setiap orang yang bekerja untuk dan di Manulife, wajib untuk mengenali, dan mewaspadai , menerapkan Kode ini terhadap kegiatan sehari-hari kita. III. Etika di Tempat Kerja Prinsip-prinsip keadilan, profesionalisme dan keamanan di tempat kerja dijelaskan pada bagian ini. IV. Etika dalam Melakukan Hubungan Kerja Hal penting yang akan dibahas dalam bagian ini termasuk bagaimana melakukan interaksi dengan nasabah secara wajar dan jujur, menaati peraturan yang berlaku dan hal-hal khusus lainnya yang mungkin timbul apabila kita memberikan hadiah atau barang bernilai lain kepada pejabat pemerintah. Selain itu, bagian ini juga membahas hal-hal terkait dengan lobi dan pembiayaan kampanye, antitrust dan penanganan berbagai pertanyaan dari media.
5
V. Konflik Kepentingan Salah satu permasalahan yang diatur dalam Kode ini adalah bagaimana menghindari konflik kepentingan. Dalam bagian ini akan dibahas konflik yang mungkin timbul dalam berbagai situasi, termasuk dalam memberikan dan menerima hadiah; berpartisipasi dalam transaksi Perusahaan yang dapat memberi keuntungan bagi karyawan, pejabat, direktur, agen dan perwakilan Perusahaan atau anggota keluarga; mempekerjakan anggota keluarga dan melakukan pekerjaan tambahan. Bagian ini juga akan mendiskusikan perlakuan terhadap informasi orang dalam (inside information), larangan melakukan perdagangan berdasarkan informasi orang dalam (insider trading), perlindungan kesempatan Perusahaan dan penggunaan nama Perusahaan dengan benar. VI. Penanganan Informasi Bagian ini selanjutnya akan membahas pentingnya menghindari pengungkapan yang tidak benar atau tidak legal atas informasi yang diperoleh Perusahaan untuk memastikan agar privasi para pemohon (applicants), pemegang polis, pihak yang mengajukan klaim (claimants), peminjam (borrowers), karyawan, perwakilan dan investor kita terlindungi. Bagian ini juga akan membahas kewajiban kita untuk memelihara catatan dengan akurat dan menaati peraturan mengenai keterbukaan (disclosure) dan hak kekayaan intelektual. Pada bagian akhir, akan dibicarakan penggunaan sistem komunikasi Perusahaan, termasuk email, telepon, dan akses internet, serta larangan untuk mengungkapkan informasi tentang Perusahaan melalui chat rooms di internet, blog (weblogs yang digunakan untuk menyampaikan pendapat pribadi) dan fasilitas elektronik lainnya. VII. Etika dan Hukum Kebutuhan mengetahui dan mematuhi hukum, peraturan dan ketentuan yang berlaku, termasuk kewajiban untuk bekerja sama dalam investigasi internal dan eksternal akan dibahas dalam Bagian ini. Penekanan diberikan juga pada kewajiban untuk melaporkan pemalsuan, pencurian dan perilaku tidak jujur lain. VIII. Catatan Akhir Bagian ini menggarisbawahi pentingnya perilaku pegawai dan melakukan penilaian yang baik dalam menjaga nama baik Manulife. Kebijakan Perusahaan berkaitan dengan etika juga akan disampaikan dalam bagian ini. Sertifikasi Kode Perilaku Bisnis dan Etika dan Pernyataan Pengungkapan Konflik Kepentingan. Contoh dari pernyataan sertifikasi telah dilampirkan dalam materi ini. Setiap karyawan, pejabat dan direktur setiap tahun wajib menggunakan pernyataan ini untuk menyatakan bahwa mereka telah membaca, tinjau ulang dan memenuhi ketentuan-ketentuan dari Kode ini.
6
I - Mengapa Etika Penting Di Manulife Financial kita menghargai nama baik kita dan berusaha untuk menerapkan standar integritas yang tinggi dalam segala hal yang kita lakukan. MENGAPA ETIKA PENTING BAGI ANDA DAN PERUSAHAAN Melakukan kegiatan dengan sikap yang beretika sangatlah penting bagi kesuksesan kita. Para nasabah, investor dan pemangku kepentingan (stakeholders) lainnya mengandalkan sikap kita untuk berlaku jujur dan terbuka. Untuk itu, kita harus berperilaku sesuai etika di masyarakat dimana kita bekerja demi mempertahankan kepercayaan para pemangku kepentingan (stakeholders) kita yang pada akhirnya diharapkan untuk tetap mempertahankan bisnis mereka dengan kita. Adalah menjadi kepentingan kita bersama untuk menerapkan standar yang tinggi untuk diri kita sendiri setiap saat dan dalam menjalin kerjasama dengan agen dan perwakilan, pemasok dan rekan bisnis yang juga memiliki standar perilaku bisnis yang tinggi. TUJUAN DARI KODE INI Kode ini memberikan standar perilaku yang beretika pada saat mewakili Perusahaan dan pada saat berhubungan dengan pelanggan, investor, karyawan, perwakilan, pemasok, pesaing, pemerintah dan masyarakat. PENERAPAN DARI KODE Kode Perilaku Bisnis dan Etika Manulife Financial ini berlaku untuk direktur, pejabat dan karyawan dari MFC, anak perusahaan dan afiliasinya. Agen penjualan, hubungan usaha pihak ketiga, kontraktor dan pihak-pihak lain dengan tugas dan kewajiban tertentu terhadap Perusahaan juga diharuskan untuk mentaati semua ketentuan-kententuan yang berlaku dari Kode dan mentaati prinsip-prinsip dan nilai-nilai yang ditetapkan didalam Kode pada saat mewakili Manulife dalam masyarakat atau memberikan jasa untuk, atau atas nama dari, Manulife. Untuk tujuan Kode ini maka, “Manulife Financial,” “Manulife” atau “Perusahaan” berarti MFC dan cabangcabangnya dan anak perusahaan terkendali, termasuk kelompok perusahaan John Hancock . Kode ini dapat dilihat pada laman perusahaan dan di MFCentral dan juga tersedia dalam bentuk cetakan sesuai permintaan. Ketentuan-ketentuan tertentu dari Kode ini mungkin tidak pernah akan dapat dikecualikan; sebagai contoh, kewajiban untuk selalu bertindak dengan etika. Beberapa ketentuan, seperti hubungan keluarga, bisa saja dikecualikan oleh Perusahaan dalam keadaan tertentu, terbatas dan dimana terdapat pengendalian cukup untuk menangani kemungkinan terjadinya konflik kepentingan atau ketidak wajaran lain. Sebagaimana dicatat, setiap pengecualian dari suatu ketentuan dari Kode akan diberikan oleh Perusahaan hanya dalam keadaan tertentu. Setiap pengecualian untuk pejabat eksekutip dan direktur dari MFC akan diberikan hanya dengan persetujuan Direksi MFC atau Dewan Komisaris dan akan segera diumumkan sesuai dengan ketentuan hukum dan peraturan bursa yang berlaku. Setiap pengecualian untuk pejabat, pegawai, wakil atau hubungan lain dari Manulife Financial hanya akan diberikan dengan persetujuan manajemen yang berwenang atau tingkat manajemen senior dengan persetujuan tertulis dari Global Compliance Chief. Pada akhir setiap bagian akan diberikan daftar kebijakan Perusahaan yang terkait yang dapat Anda jadikan acuan untuk memperoleh informasi lebih lanjut. Kebijakan-kebijakan tersebut harus 7
terlebih dahulu dikonsultasikan penggunaannya untuk masing-masing divisi, anak perusahaan atau afiliasi. Kode ini juga akan memuat daftar dari kebijakan-kebijakan tersebut pada bagian VIII, sebagai tambahan dari salinan Sertifikasi Kode Perilaku dan Etika Bisnis serta Pernyataan Pengungkapan Konflik Kepentingan.
Bagaimana apabila seseorang melanggar Kode ini? Semua kegiatan kita harus dapat bertahan melalui pemeriksaan yang ketat. Untuk melindungi nama baik dari Manulife Financial, Perusahaan dapat mengambil tindakan disiplin dan/atau membatalkan hubungan atau pertalian dengan setiap direktur, pejabat, pegawai, perwakilan, rekanan atau pemasok yang melanggar Kode ini atau setiap kebijakan Perusahaan terkait. Apabila pelanggaran dari Kode ini juga menimbulkan pelanggaran hukum, maka anda bisa jadi akan menjalani proses pemeriksaan hukum dan penuntutan. Kemana untuk mencari bantuan Sangatlah penting bahwa kita semua yang mewakili Manulife Financial, anak perusahaannya dan affiliasinya untuk menggunakan penilaian yang baik dan akal sehat. Hal tersebut adalah cara terbaik untuk memastikan Perusahaan dapat terus memenuhi standar perilaku bisnis yang tinggi. Dan karena kita tidak bisa mengantisipasi setiap situasi yang mungkin timbul, maka penting bahwa kita untuk memiliki cara menangani pertanyaan dan permasalahan tertentu. Dalam keadaan demikian, anda disarankan bertanya terlebih dahulu sebelum bertindak. Jika anda tidak yakin dengan apa yang akan anda lakukan dalam suatu situasi, carilah bantuan sebelum bertindak. Bicaralah dengan manajer anda, staf bagian HRD atau Departemen Hukum atau Pejabat Kepatuhan Divisional (Divisional Compliance Officer) apabila anda memiliki:
Keraguan mengenai suatu keadaan; Pertanyaan atau permasalahan mengenai kegiatan bisnis; atau Pertanyaan mengenai potensi konflik kepentingan.
Adanya atau dugaan perilaku tidak sah, tidak profesional, pemalsuan atau perilaku tidak ethis lain harus disampaikan ke seorang anggota dari Divisional Compliance, atau Bagian Legal, atau Departement Sumber Daya Manusia. Perilaku tidak ethis, tidak profesional, tidak sah, pemalsuan atau perilaku yang dipertanyakan lain, juga dapat dilaporkan secara rahasia melalui Ethics Hotline tanpa biaya atau ke www.ManulifeEthics.com. Nomor-nomor telepon Ethics Hotline terdapat di website Manulife Ethics. Sistem Ethics Hotline memungkinkan komunikasi timbal-balik sehingga anda dapat menggunakan cara ini untuk mengajukan pertanyaan kepada Global Compliance Office. Komunikasi Ethics Hotline bisa dilakukan tanpa menyebutkan nama, jika pelapor menghendaki ini. Anda dapat melaporkan dugaan atau kemungkinan adanya perilaku tidak etis tanpa khawatir adanya balas dendam. Perusahaan tidak memperbolehkan adanya balas dendam untuk laporan dengan maksud baik tentang perilaku tidak benar atau tidak etis.
8
Jika anda merasa bahwa pertanyaan atau masalah anda tidak ditanggani dengan baik, anda harus mengarahkan keluhan anda kepada Global Compliance Chief atau General Counsel, dan alamat informasi terdapat pada MFCentral. Anggota Dewan Direksi MFC harus langsung mengajukan pertanyaan atau permasalahan sehubungan dengan Kode ini, cakupan pelaksanaannya atau penerapannya kepada MFC General Counsel. Selain itu, untuk menjaga kemandirian Dewan Direksi MFC, maka Dewan Direksi dan Komite-komitenya dapat meminta bantuan pihak ketiga sebagai penasihat, apabila dianggap perlu. Secara individual, direktur juga dapat meminta bantuan penasihat, atas biaya Perusahaan, untuk memberikan nasihat mengenai berbagai hal dihadapan Dewan Direksi atau Dewan Komite dengan persetujuan terlebih dahulu dari Corporate Governance & Nominating Committee. Kemana mencari bantuan – Melaporkan Keluhan/Permasalahan terkait Akuntansi dan Audit Permasalahan yang disampaikan oleh Direktur, Pejabat, Karyawan, Perwakilan dan Rekan Bisnis: Direktur, pejabat, karyawan, perwakilan dan pihak lain yang mempunyai permasalahan terkait dengan akunting dan audit yang belum ditangani dengan baik, harus melaporkan permasalahan tersebut ke Sekretaris Perusahaan MFC dalam amplop tertutup yang ditujukan kepada Ketua Komite Audit dengan alamat Sekretaris Perusahaan di Kantor Pusat Perusahaan. Permasalahan tersebut dapat diajukan secara anonim. Amplop tersebut harus diberi tanda “Permasalahan Rahasia Internal Manulife”. Sekretaris Perusahaan selanjutnya akan meneruskan amplop tertutup tersebut kepada Ketua Audit Komite. Sebagai tambahan, permasalahan terkait akunting dan audit dapat dilaporkan ke Sekretaris Perusahaan MFC dengan menyertakan informasi pelapor melalui e-mail ke Sekretaris Perusahaan. Sebagaimana halnya dengan pelaporan secara tertulis, maka Sekretaris Perusahaan akan merujuk semua laporan-laporan tersebut ke Ketua Komite Audit. Permasalahan akunting dan audit juga dapat dilaporkan dengan menelpon saluran telepon rahasia Ethics Hotline atau mengunjungi www.ManulifeEthics.com. Nomor telepon Ethics Hotline dapat diketahui di situs Manulife Ethics. Permasalahan terkait dengan audit dan akunting yang diterima melalui Ethics Hotline tersebut selanjutnya akan diteruskan ke Komite Audit MFC oleh Global Compliance Chief. Keluhan Masyarakat Setiap keluhan atau pernyataan yang disampaikan oleh masyarakat terkait dengan akunting, kontrol akunting dan permasalahan audit harus disampaikan ke Sekretaris Perusahaan MFC di kantor pusat Perusahaan. Sekretaris Perusahaan selanjutnya akan meneruskan keluhan atau pernyataan tersebut ke Ketua Audit Komite. Setelah melakukan review atas keluhan atau permasalahan, Ketua Komite Audit, dimana diperlukan, akan mengambil tindakan-tindakan untuk menyelidiki dan, apabila diperlukan meminta Dewan Direksi dan manajemen untuk melakukan tindakan korektif. Perusahaan akan melakukan review atas prosedur ini secara berkala yang terkait dengan permasalahan audit dan akunting dan melakukan perubahan apabila diperlukan.
9
Kuis Singkat Etika Meskipun kode perilaku hanya dapat memberikan prinsip-prinsip perilaku dan ketentuan umum, Kode ini tidak dapat mencakup seluruh situasi. Karenanya, permasalahan etika terkadang menjadi keputusan pribadi. Karena itu, untuk membantu anda membuat keputusan yang tepat, tanyakan pertanyaan berikut ini kepada diri anda sendiri:
Apakah hal tersebut sah? Apakah hal tersebut wajar? Apakah saya ingin orang lain mengetahui apa yang telah saya lakukan? Bagaimana perasaan saya apabila saya membaca mengenai hal tersebut di koran? Bagaimana perasaan saya mengenai diri saya apabila saya melakukan hal tersebut? Apa yang akan saya sarankan kepada anak atau sahabat saya untuk untuk dilakukan pada situasi yang sama?
10
II – Menerapkan Nilai-nilai Manulife Financial Di Manulife Financial, nilai-nilai Manulife Financial menuntun setiap tindakan yang kita lakukan, baik dalam perencanaan strategi, pengambilan keputusan sehari-hari atau cara kita menangani nasabah dan hal-hal lain dimana terdapat kepentingan Perusahaan. Nilai-nilai tersebut terangkum dalam P.R.I.D.E.:
PROFESIONALISME Manulife Financial dikenal karena memiliki standar profesionalitas tertinggi. Para karyawan dan perwakilan kita memiliki pengetahuan dan kemampuan yang tinggi untuk kepentingan para nasabah kita, investor dan pemangku kepentingan (stakeholders). Profesionalitas kita selanjutnya tampak dalam setiap aspek perilaku bisnis kita, termasuk tingkah laku, bahasa, penampilan dan seragam yang kita kenakan.
REAL VALUE (NILAI NYATA) BAGI PELANGGAN Kita ada untuk memuaskan nasabah. Dengan memberikan produk, layanan, nasihat yang berkualitas dan nilai-nilai yang berkelanjutan, kita akan memastikan bahwa nasabah akan menerima solusi yang terbaik untuk memenuhi kebutuhan mereka masing-masing.
INTEGRITAS Seluruh transaksi yang kita lakukan, dilaksanakan dengan tingkat kejujuran dan kewajaran yang tinggi. Kita menjaga kepercayaan dengan memelihara perilaku beretika yang tinggi.
KEKUATAN DI BIDANG KEUANGAN Para pelanggan, investor dan pemangku kepentingan (stakeholders) yang lain bergantung kepada kita untuk tetap berada di Manulife di masa yang akan datang untuk memenuhi komitmen keuangan kita. Kita memperoleh kepercayaan ini dengan menjaga kemampuan pembayaran klaim yang baik, menjaga arus pemasukan keuangan sehat, dan hasil dari kinerja investasi yang baik, yang konsisten dengan filosofi manajemen investasi yang bertanggungjawab.
PERUSAHAAN PILIHAN Karyawan kita akan menetapkan kesuksesan masa depan kita. Untuk dapat menarik dan mempertahankan karyawan terbaik dan handal, kita melakukan investasi dalam pengembangan sumber daya manusia dan menghargai kinerja karyawan yang sangat baik.
11
III – Etika di Tempat kerja Kita tidak dapat memiliki tempat kerja yang positif dan produktif jika kita tidak menghormati dan mempercayai orang lain. Untuk itu, setiap orang harus membantu menciptakan dan mempertahankan lingkungan yang sehat dan aman yang menghargai kontribusi karyawan dan mendukung proses belajar. MENGHARGAI KINERJA DAN KEMAMPUAN Di Manulife Financial, kami menghargai keragaman dan memperlakukan semua individu dengan martabat. Kami mempekerjakan dan mempromosikan karyawan berdasarkan kemampuan dan menghargai mereka atas kinerja mereka. Kami menghormati hak individu terhadap privasi dan mentaati peraturan ketenagakerjaan setiap saat. MENGHORMATI ORANG LAIN Kita harus menghormati dan melayani rekan kerja dengan baik seperti halnya kita menghormati dan melayani nasabah. Ketika kita berkomunikasi dengan satu sama lain dalam organisasi, kita harus bersikap terbuka dan jujur. Hal ini adalah salah satu cara untuk memastikan kualitas dalam segala hal yang kita lakukan. Perusahaan tidak akan memberikan toleransi terhadap tindakan diskriminasi dan pelecehan di tempat kerja. Lebih jauh, tindakan kekerasan, mengancam dan kasar sangat dilarang. MENJAGA KEAMANAN TEMPAT KERJA ANDA Manulife Financial harus menyediakan suatu lingkungan kerja yang aman dan sehat untuk semua karyawan. Perlindungan kepada para karyawan dari kecelakaan atau sakit yang disebabkan oleh pekerjaan adalah tanggung-jawab berkelanjutan dari Perusahaan. Semua pegawai bertanggung-jawab untuk membantu menjamin bahwa Perusahaan mentaati undang-undang dan Kode kesehatan, keamanan dan lingkungan dengan melaporkan kecelakaan, kemungkinan bahaya dan hal-hal lain, segera kepada manajer anda atau manajemen fasilitas di daerah anda. MENJAGA KESELAMATAN TEMPAT KERJA ANDA Adalah penting bahwa kita melindungi milik dan kekayaan perorangan dan Perusahaan. Meskipun Manulife Financial mengambil telah melakukan tindakan keamanan terhadap fisik dan maya (cyber), kita semua harus menjadi bagian dari proses keamanan. Apabila anda mengetahui adanya keadaan atau peristiwa yang dapat mengakibatkan kerugian, salah-penggunaan atau pencurian dari miliki Perusahaan atau perorangan, laporkan ini dengan segera kepada manajer anda atau bagian keamanan. BERSIKAP PROFESIONAL SETIAP SAAT Ketika mewakili Manulife Financial atau menghadiri acara Perusahaan, maka harus bersikap dengan penuh tanggung jawab. Anda harus mewakili Perusahaan dengan sikap positif ketika berhubungan dengan para klien dan calon klien, dan di segala kegiatan bisnis. Kepada mereka yang memiliki kebiasaan minum minuman beralkohol pada suatu acara yang disponsori Perusahaan atau acara-acara karyawan lainnya, anda diharapkan untuk dapat melakukannya secara bertanggung jawab. 12
Untuk keterangan lebih lanjut: Lihat kebijakan-kebijakan terkait berikut ini:
Kebijakan Akomodasi/Ketidak Mampuan (Accommodation/Disability Policies) Kebijakan Karagaman dan Ganggunan/Diskriminasi (Diversity Harassment/Discrimination Policies) Kebijakan Penggunaan Alkohol/Minuman Keras (Alcohol Consumption Policies) Kebijakan Kesehatan dan Keamanan (Health and Safety Policies)
13
and
IV – Etika dalam Hubungan Usaha Anda Bisnis/Usaha kita bergantung pada hubungan baik dengan nasabah, lingkungan sekitar, organisasi lain dan para pemangku kepentingan (stakeholders). Kita wajib memelihara hubungan tersebut dengan sangat hati-hati ketika memberikan atau menerima hadiah, ketika membuat materi untuk nasabah dan pihak-pihak lain, serta ketika memberi informasi dengan individu dan organisasi lain di luar perusahaan.
MELINDUNGI MENINGKATKAN NAMA BAIK PERUSAHAAN Setiap karyawan dan perwakilan Perusahaan yang terikat dengan Kode ini harus melakukan kegiatan bisnisnya dengan tetap menjaga dan meningkatkan reputasi Perusahaan. Resiko rusaknya reputasi harus menjadi pertimbangan penting dalam menilai dan menjalin hubungan bisnis, serta melakukan transaksi dan berbagai kegiatan. Setiap kejadian yang berpotensi merusak reputasi harus menjadi prioritas utama dan harus segera diinformasikan kepada manajer senior anda. BERSIKAP JUJUR DAN ADIL TERHADAP ORANG LAIN Kita harus memperlakukan nasabah dengan standar kejujuran, kewajaran dan kesopanan yang tinggi. Nasabah harus dapat menyampaikan permasalahannya dengan mudah dan kita harus menangani setiap keluhan dan perselisihan dengan wajar dan cepat. Kita ingin mencapai keberhasilan yang lebih baik dari pesaing kita dengan cara yang jujur dan adil. Kita ingin mencapai keunggulan bersaing dengan menunjukkan performa yang terbaik dan, tidak dengan cara-cara praktek bisnis yang tidak etis dan ilegal. Materi yang kita sediakan kepada para nasabah, investor dan pemangku kepentingan (stakeholders) lain harus memenuhi standar profesionalitas yang tinggi. Iklan dan materi penjualan harus faktual, mudah dimengerti dan dibuat berdasarkan prinsip transaksi yang wajar dan itikad baik. Segala usaha promosi, ilustrasi produk dan konsep pemasaran juga harus selalu faktual. Kita harus berhati-hati untuk tidak memberikan informasi yang keliru kepada nasabah, investor serta pemangku kepentingan (stakeholders) lain sehubungan dengan status keuangan, produk atau layanan Perusahaan atau perusahaan pesaing. Kita juga tidak boleh membuat pernyataan mengenai Perusahaan pesaing yang tidak benar. Baik direktur, pejabat perusahaan, karyawan, pewakilan dan pihak-pihak lain yang berhubungan dengan Perusahaan tidak boleh memperoleh manfaat yang tidak wajar dari pihak lain, termasuk nasabah, investor, pemangku kepentingan (stakeholders), pemasok maupun pesaing. Yang dimaksud dengan manfaat yang tidak wajar termasuk diantaranya tindakan manipulasi, penyembunyian, penyalahgunaan informasi rahasia, memberikan pernyataan yang tidak benar atau melakukan tindakan lain yang tidak wajar. Selain itu, petugas atau karyawan dilarang meminta untuk penjualan suatu produk atau jasa untuk pembelian atau penjualan dari suatu produk atau jasa lain atau dengan cara lain memaksa pembeli untuk menerima pembelian dari produk atau jasa. Yang disebut sebagai penjualan “pertalian/berhubungan” adalah tidak sah dalam banyak daerah hukum dan sebaiknya dihindari 14
dengan menawarkan produk khusus secara terpisah dan memasarkan masing-masing atas keunggulannya sendiri. MENTAATI UNDANG-UNDANG SETEMPAT Untuk menjadi profesional, kita harus mengikuti standar perusahaan tentang perilaku usaha etis bersamaan dengan menghargai budaya dan kebiasaan usaha dari negara dan masyarakat dimna kita melakukan usaha. Kita harus memastikan kepatuhan terhadap hukum, peraturan dan ketentuan yang berlaku di negara dimana kita melakukan bisnis. KEHATI-HATIAN DALAM URUSAN PEMERINTAH DAN POLITIK Kita harus sangat hati-hati menggunakan kedudukan perusahaan kita apabila berhubungan dengan badan pemerintahan dan perwakilan. Ini terutama benar berkaitan dengan tata cara politik. Adalah penting bahwa kita mentaati semua ketentuan hukum dan peraturan yang berlaku pada saat menawarkan untuk memberikan hiburan, makanan, hadiah, dan hal-hal lain yang bernilai kepada setiap pegawai atau perwakilan dari pemerintah bagian, propinsi, negara atau setempat atau perusahaan milik negara, atau apabila menerima hal-hal bernilai tersebut dari seorang pegawai atau wakil dari pemerintah bagian, propinsi, negara atau setempat atau perusahaan milik negara. Memberikan hadiah kepada atau membayar biaya untuk, atau atas nama dari, pejabat umum diatur oleh sederetan peraturan yang rumit, yang berbeda dari satu negara ke negara yang lain. Sebelum mengeluarkan biaya untuk, atau atas nama dari, pejabat negara anda harus menghubungi fungsi Divisi Hubungan Pemerintah (Divisional Government Relations) atau Kepala Divisi Hukum untuk persetujuan. Pemberian hadiah-hadiah dengan nilai berarti kepada seorang pejabat pemerintah, pejabat partai, atau seorang pegawai dari perusahaan milik negara adalah dilarang. Meskipun Perusahaan menyatakan pendapat tentang masalah setempat dan nasional yang mempengaruhi kegiatan mereka, kita tidak dapat mewakili diri sendiri sebagai seorang juru bicara Perusahaan tanpa kuasa wajar. Pertanyaan apakah kuasa telah diberikan secara benar harus diteruskan kepada Kepala Pemenuhan Global. Perusahaan menghargai dan mendukung hak dari setiap orang untuk ikut serta dalam proses politik. Akan tetapi, Perusahaan tidak akan memberikan penggantian untuk setiap sumbangan politik yang diberikan oleh seseorang, termasuk pembelian tiket ke acara pengumpulan dana politik seperti makan malam. Ini harus ditangani secara pribadi oleh pegawai sendiri. Kebijakan umum Perusahaan adalah untuk tidak memberikan sumbangan politik apapun. Setiap petugas atau karyawan dilarang untuk memberikan dan menguasakan pembayaran oleh atau atas nama Perusahaan ke suatu partai politik, organisasi, panitia, calon atau pejabat umum atau berkaintan dengan suatu kaukus politik, konvensi atau pemilihan, kecuali sebagaimana diperbolehkan oleh hukum dan disetujui oleh Kepala Divisi Hubungan Pemerintah dan Divisional Law Department. Menurut hukum yang berlaku sumbangan dan pengeluaran yang dilarang juga mencakupi jasa amal dari pegawai Perusahaan kepada panitia kampanye dari seorang calon.
15
Anda dilarang untuk melibatkan diri dalam setiap tindakan lobby atas nama Perusahaan kecuali anda mendapat kuasa khusus dari Kepala Divisi Hubungan Pemerintah atau Divisional Chief Legal Officer. Sebagai tambahan, seorang petugas atau pegawai dilarang melakukan atau mengkuasakan setiap pembayaran atau transfer dari sesuatu yang bernilai kepada seorang pejabat umum asing (termasuk pegawai dari perusahaan milik pemerintah atau milik partai) kecuali sebagaimana diperbolehkan oleh hukum yang berlaku dan disetujui Divisional Law Department atau Kepala Divisional Government Relations. BERBAGI INFORMASI SECARA BERTANGGUNG-JAWAB DENGAN KELOMPOK INDUSTRI DAN YANG LAIN Kenaggotaan dalam organisasi usaha dapat meningkatkan kemanjuran dari perorangan, Perusahaan dan industri. Perusahaan memacu keanggotaan dalam organisasi tersebut, terutama yang berusaha meningkatkan industri. Adalah hal yang biasa dari keanggotaan ini untuk membagi informasi yang terkumpul, statistik dan kebijakan. Akan tetapi, kita harus memastikan bahwa kita tidak bertukar informasi perusahaan rahasia yang dapat membahayakan kedudukan bersaing Perusahaan. Kita juga harus memperhatikan untuk tidak melanggar kerahasiaan atau keleluasan pribadi yang diharapkan oleh pelanggan, para investor, pegawai, wakil, penyalur, penyedia dan lain harapkan sesuai hukum. Sebagai tambahan, Perusahaan wajib mentaati ketentuan hukum mengenai antitrust dan dagang di banyak yurisdiksi. Pada umumnya, undang-undang ini melarang pembahasan, persetujuan atau kesepakatan dengan setiap pesaing yang berkaitan dengan harga, pelanggan, produk, alokasi daerah atau pelarangan atau penolakan untuk berurusan dengan pihak ketiga. Wakil perusahaan yang bertugas untuk menghubungi mereka dengan wakil dari perusahaan pesaing secara khusus harus berhati-hati. Jika ada informasi peka yang dipertanyakan oleh pesaing dengan dihadiri wakil Perusahaan, maka setiap usaha yang wajar harus dilakukan untuk menghentikan pembicaraan dan wakil Perusahaan harus segera melaporkan kejadian ini kepada Divisional Law Department. Apabila ikut serta dalam suatu pertukaran informasi dengan pesaing, termasuk setiap pemeriksaan statistik, maka seharusnya meminta nasehat dari Departemen Divisional Law. MERUJUK PERTANYAAN MEDIA KE BAGIAN KOMUNIKASI Media memainkan peranan penting dalam membantu memberikan penjelasan kepada masyarakat tentang Manulife Finansial, produk dan layanannya. Departemen komunikasi didalam setiap divisi atau lokasi geografis bertanggung-jawab untuk mengkomunikasikan posisi perusahaan ke media. Anda harus merujuk semua pertanyaan dari media kepada departemen ini. MEMILIH PEMASOK MELALUI PERSAINGAN ADIL Manulife Financial bertanggung-jawab atas persaingan yang adil dalam semua urusannya dengan penyedia. Adalah penting untuk memberitahukan kebutuhan Perusahaan dengan jelas dan sama
16
kepada semua calon penyedia. keandalan dan nama baik.
Pilih Penyedia berdasarkan kebaikan, persaingan, harga,
Jika seorang penyedia meminta anda untuk mengabsahkan suatu produk atau jasa menggunakan nama Perusahaan atau kedudukan anda sebagai wakil Perusahaan, lanjutkan permintaan itu kepada wakil Presiden Pelaksana Senior (Senior Executive Vice–President), Wakil Presiden Pelaksana (Executive Vice-President) atau Senior Vice President dari divisi anda atau lokasi geografis. Anda dilarang memberi saran atau menyatakan secara tidak langsung kepada penyedia bahwa perlindungan Perusahaan tergantung pada penyedia menjadi pelanggan atau penyedia melakukan pembelian berlanjut dari Perusahaan. Untuk keterangan lebih lanjut Lihat bagian-b agian berikut dalam Kode ini : Konflik Kepentingan Menangani Informasi Etika dan Hukum
17
V – Konflik Kepentingan Suatu “konflik kepentingan” terjadi apabila kepentingan pribadi anda mengganggu dengan cara apa saja kepentingan Perusahaan, kliennya atau pelangganya. Suatu keadaan konflik timbul apabila anda mengambil tindakan atay memiliki kepentingan yang menyulitkan melakukan pekerjaan untuk Perusahaan secara objektip dan tepat guna. Menjadi suatu konflik juga jika kegiatan diluar mempengaruhi keputusan anda untuk bertindak demi kepentingan terbaik dari pelanggan, para investor dan pemegang kepentingan lain. Konflik kepentingan merusak kepercayaan antara anda, masyarakat dan Perusahaan. Lebih lagi, bahkan penampilan adanya konflik sudah merugikan Perusahaan. Kita semua harus berjaga-jaga dalam hal ini, dan harus menghindar semua pengaruh timbal-balik, hubungan atau keadaan yang dapat menimbulkan adanya suatu konflik. Untuk membantu menghindari konflik atau perkiraan adanya konflik, anda harus muthahirkan Kode Perusahaan dan Sertifikasi Etika dan Pernyataan Pengungkapan Konflik Kepentingan anda setiap tahun. Anda juga bertanggung-jawab untuk mutakhirkan pernyataan dengan berubahnya keadaan dalam setahun. Pernyataan tersedia di Database Kebijakan dan harus diajukan ke Frances McManus, AVP Global Compliance. Para Direktur dan pejabat dari MFC diharuskan menurut undang-undang untuk uengkapkan konflik kepentingan dalam perjanjian dan transaksi penting yang diadakan oleh Perusahaan. Untuk pemanduan lebih lanjut, para direktir dan pejabat perusahaan MFC harus tinjau ulang Kode Konflik Kepentingan MFC untuk para Direktur dan Petugas. Jika suatu konflik kepentingan atau suatu kemungkinan perselisihan timbul, segera melaporkan inmi kepada manajer anda. Jika anda perlu nasehat, periksa tata cara yang diuraikan dalam Kode ini dengan jujul “Kemana untuk mendapat bantuan.” Berikut ada beberapa dari kemungkinan konflik paling umum, tetapi pedoman yang paling diandalkan adalah akal sehat anda sendiri. MENJAGA HUBUNGAN DENGAN PEMASOK DAN REKANAN SECARA WAJAR Anda dilarang dengan cara apapun ada kaitan dengan perjanjian antara Perusahaan dan penyedia dimana anda menjadi anggota dari keluarga dekat anda memiliki kepentingan, atau yang dapat menghasilkan keuntungan atau manfaat pribadi bagaimana pun untuk anda atau kepada seorang anggota keluarga anda. Anda dilarang ikut serta dalam transaksi atau pengambilan keputusan usaha lain berkaitan denan penyedia, penjual, pelanggan atau hubungan dagang lain yang dapat bermanfaat bagi anda atau seorang anggota keluarga dekat anda, tanpa mendapat kuasa tertulis secara tegas dari atasan anda. Pemberikan kuasa tersebut hanya tepat dimana atasan menetapkan tidak adanya konflik kepentingan nyata. Kegagalan mendapat kuasa tertulis tersebut sebelum mengadakan kegiatan tersebut bisa mengakibatkan pembatalan, SUAP DAN PEMBERIAN DILARANG
18
Manulife Financial tidak mengizinkan praktek usaha tidak jujur seperti pemotongan, suapan atau pembayaran kembali (kickback). Praktek-praktek ini melanggar kebijakan Perusahaan di semua tempat dimana kita melakukan usaha. BERHATI-HATI TENTANG HADIAH Penawaran hadiah dan hiburan merupakan kesopanan yang biasa antara mitra dagang. Akan tetapi menawarkan atau menerima hadiah, hiburan atau manfaat lain dapat disalah artikan sebagai pemabayaran tidak wajar. Karena alasan ini, pedoman dibahwa harus di ikuti. Petugas dan pegawai atau anggota keluarga mereka dilarang menerima uang atau setiap barang bernilai dari setiap pihak ketiga berkaitan dengan keikutsertaan petugas atau pegawai dalam suatu transaksi Perusahaan. Ganti rugi petugas, selain gaji, bonus, pensiun atau tunjangan, dapat diatur sesuai undang-undang dan harus disetujui oleh suatu Kepala Divisi. Petugas Perusahaan dilarang memiliki kepentingan dalam komisi atau ganti rugi lain berdasarkan premi atau pertimbangan yan g harus dibayar kepada Perusahaan atas setiap polis atau kontrak asuransi kecuali polis atau kontrak dibuat dan berlaku sebelum pengangkatan petugas. Sebagai tambahan pada Kode yang tertulis dibawah, para direktur, petugas dan pegawai dilarang menerima dari, atau memberi hadiah atau bentuk hiburan ke, setiap orang dengan siapa Perusahaan memiliki atau mungkin melakukan urusan usaha, jika hadiah atau hiburan tersebut secara wajar dapat dianggap sebagai usaha untuk mempengaruhi keputusan si penerima dalam melaksanakan tugas mereka terhadap Perusahaan atau majikan mereka. Jika kesesuaian dari suatu hadiah atau hiburan dipertanyakan, pegawai harus meminta nasehat dari Kepala Divisi mereka atau Divisional Law Department, sedangkan para direktur MFC harus meneruskan pertanyaan/permintaan kepada MFC General Counsel. Hadiah atau hiburan yang diberikan kepada pejabat umum, termasuk pegawai dari badan usaha milik negara dan partai politik, terlingkup dalam bagian dengan judul “Berhati-hati dalam Urusan Pemerintah dan Politik.” Pelanggan Asuransi atau Prospek: Hadiah atau hiburan, termasuk barang promosi, tunduk terbahdap anti-potongan asuransi dan undang-undang bujukan yang menguasai penjualan produk dan produk santunan. Pertanyaan tentang penerapan dari undang-undang ini harus disampaikan kepada Petugas Divisional Compliance. Kegiatan penjualan dan Yang Berkaitan: Aturan dan Kode khusus berlaku untuk kegiatan penjualan. Dalam peraturan A.S. FINRA berlaku peneriman dan pemberian hadiah yang melibatkan perwakilan terdaftar atau pialang-pedgang. Pertanyaan mengenai berlakunya dari aturan dan peraturan berkaitan-penjualan ini harus disampaikan kepada Petugas Divisional Compliance. BERHATI-HATI APABILA MENERIMA SESUATU UNTUK KEPENTINGAN PRIBADI
19
Konflik kepentingan dapat timbul jika anda menerima, atau anggota keluarga anda menerima, manfaat pribadi sebagai hasil dari kedudukan anda didalam Perusahaan. Semua manfaat pribadi tersebut, termasuk pinjaman dan jaminan kewajiban dari Perusahaan, harus di ungkapkan pada Peraturan Perusahaan dan Sertifikasi Etika dan Pernyataan Pengungkapan Konflik Kepentingan dan disetujui oleh Perusahaan. Pinjaman pribadi kepada petugas eksekutip tidak diperkenankan, kecuali di izinkan secara khusus oleh undang-undang. Keikutsertaan dalam Keputusan Investasi yang Mensyaratkan Pengungkapan: para direktur, petugas dan pegawai Manulife Financial tidak akan memberi saran atau ikut serta dalam keputsan investasi Perusahaan yang melibatkan suatu badan dimana mereka atau seorang anggota keluarga mereka memiliki kepentingan keuangan, kecuali keberadaan dari kepentingan tersebut telah dijelaskan secara wajar kepada atasan mereka dan kepada mereka yang terlibat dalam tingkatan proses persetujuan. Keputusan perorangan dan satuan usaha dapa menetapkan suatu amang batas minimum dimana pengungkapan tidak diperlukan, dengan persetujuan dari Divisional Compliance Officer. Para direktur dan pejabat perusahaan MFC seharusnya juga tinjau ulang Peraturan Konflik Kepentingan MFC untuk para Direktur dan Pejabat. MENTAATI KEBIJAKAN PERUSAHAAN DALAM MEMPEKERJAKAN ANGGOTA KELUARGA Dalam beberapa keadaan, menerima, memindahkan atau mengelola anggoya keluarga dapat mengarah ke konflik kepentingan, dengan kemungkinan kolusi, praktek penerimaan yang tidak etis dan anggapan perlakukan khusus. Anggota keluarga seharusnya tidak berada dalam kedudukan yang menempatkan mereka atau memberikan kuasa pengawasan langsung atau tidak langsung dari anggota lain keluarga. Anggota keluarga didalam satuan usaha tertentu yang diketahui dan fungsi pekerjaan dapat menciptakan anggapan bahwa dan/atau kemungkinan bentrokan dan kegiatan pemalsuan secara teoretis. Daerah usaha harus menyadari keadaan ini untuk memastikan adanya pengendalian wajar untuk memperkecil risiko. Untuk tujuan Kode ini, anggota keluarga mencakupi istri/suami (sebagaimana diartikan untuk tujuan manfaat), mitra domestik, anak-anak, cucu, saudara kandung, orang tua, kakek-nenek, bibi, paman, sepupu perempuan/laki, hubungan mantu dan hubungan tiri dan umum. Kode berkaitan dengan anggota keluarga berlaku untuk semua penerimaan kerja, termasuk penuh waktu dan status paruh waktu tetap, kontrak dan penerimaan kerja sementara mahasiswa saat musim panas. Semua penerimaan kerja didalam Manulife harus dilakukan oleh bidang Divisional Staffing. MELAKUKAN INVESTASI SECARA BERETIKA Para direktur, petugas dan pegawai harus secara tegas mentaati semua undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan investasi. Tidak etis dan tidak sah untuk para direktur, petugas dan pegawai untuk membeli atau menjual sekuritas Manulife dambil mengetahui informasi penting yang belum diumumkan secara terbuka tentang Perusahaan atau anak perusahaan atau memberitahukan orang lain, kecuali sebagaimana di izinkan menurut undang-undang, tentang informasi penting yang belum di umumkan secara terbuka.
20
Lagi pula, tidak etis dan mungkin saja tidak sah untuk membeli atau menjual sekuritas dari perusahaan lain dengan keuntungan pengatahuan anda tentang maksud investasi Perusahaan atau setiap keterangan penting lain tentang Perusahaan yang belum di umumkan secara terbuka. Para direktur, petugas dan pegawai juga harus berhati-hati agar tidak ada kemungkinan terlibat dalam konflik kepentingan dimana mereka ingin berinvestasi dalam suatu badan usaha yang mereka ketahui melakukan usaha dengan Manulife atau domana Manulife telah melakukan investasi. Jangan berspekulasi dalam sekuritas Manulife. Untuk mentaati undang-undang yang berlaku dan untuk memastikan bahwa anggapan perdagangan insider yang tidak wajar itu tidak timbul. Manulife melarang para direktur, petugas dan pegawai mereka untuk “berspekulasi” dalam sekuritas Manulife. Dalam “Spekulasi” termasuk pembelian atau penjualan dari sekuritas Manulife dengan maksud menjual kembali atau membeli kembali dalam jangka waktu agak singkat dengan harapan adanya kenaikan dan penurunan dalam harga pasar dari sekuritas tersebut, pembelian dan penjualan dari opsi “put on call” atas sekuritas Manulife, dan penjualan kurang dari sekuritas Manulife. Lagi pula, para direktur dan petugas, dan pegawai tertentu yang secara langsung atau tidak langsung menjual (short sell) sekuritas Manulife atau membeli atau “sell put” atau “opsi panggilan” atau turunan lain pada sekuritas Manulife menjadi wajib, sesuai dengan ketentuan dari UU Perusahaan Asuransi (Kanada), untuk membayar ganti rugi kepada orang yang menderita kerugian dan membayar ganti rugi kepada Perusahaan untu setiap manfaat atau keuntungan yang diterima sebagai hasil dari transaksi. Monetisasi dari hasil modal perusahaan sebelum investasi dan pembayaran oleh perusahaan tidak di izinkan. Untuk pertanyaan lebih lanjut yang berkaitan dengan penangan informasi didalam dan/atau perdagangan sekuritas atau turunan Perusahaan, anda harus mengacu ke Kebijakan Insider Trading dan Pelaporan dari MFC. Ditambah lagi, sebagai suatu lembaga keuangan global, pengatur pemerintah, mitra usaha dan pelanggan mengharapkan Manulife menerima dan memberlakukan peraturan dan standar untuk menangani perselisihan antara investasi pribadi pegawai dan kegiatan investasu dari usaha kita secara pro-aktip. Karena itu, ada pegawai tertentu yang langsung atau tidak langsung terlibat dalam usaha investasi Manulife atau memiliki akses tertentu pada informasi peka tertentu, diharuskan mentaati peraturan etika tingkat-usaha tertentu. Peraturan etika tingkat usaha memberikan kewajiban pengungkapan dan membatasi kegiatan investasi pribadi dalam sekuritas Manulife dan kegiatan sekuritas non-Manulife oleh pegawai dan anggota keluarga pegawai. Kewajiban dan pembatasan ini meliputi tetapi tidak terbatas pada mendapatkan persetujuan dari Manulife untuk transaksi sekuritas pribadi tertentu, dengan ketentuan adanya akses kepemilikan sekuritas pribadi dan informasi transaksi, pembatasan menggunakan perusahaan pialang tertentu, dan pembatasan pada kegiatan investasi pribadi tertentu. BEKERJA UNTUK PESAING DAPAT MEMBAHAYAKAN PERUSAHAAN
21
Kecuali atasan anda atau Dewan Direksimemberikan persetujuan tertulis secara tegas, maka setiap direktur, petugas dan pegawai Manulife Financial dilarang bekerja untuk setiap organisasi yang bersaing dengan Perusahaan atau yang memiliki hubungan dagang dengan Perusahaan. Ini termasuk bekerja untuk seorang direktur, petugas, wali, mitra, pegawai, penasehat atau agen. Lagi pula, seorang petugas atau pegawai dapat bertugas sebagai seorang direktur dari setiap perusahaan yang berdagang sekuritas secara umum tanpa mendapatkan pesertujuan tertulis terlebih dahulu dari MFC SEVP, Corporate Development & General Counsel. BERHATI-HATI MENGGUNAKAN POSISI DILUAR PERUSAHAAN Bekerja sampingan atau keterlibatan keuangan dalam organisasi diluar dapat mengarah ke konflik kepentingan. Keterlibatan tersebut dapat mengganggu dengan kemampuan memberikan perhatian penuh-waktu kepada pekerjaan anda di Manulife Financial atay dapat merusak penampilan Perusahaan. Anda dilarang bekerja di perusahaan lain atau menjabat kedudukan sipil, sosial, pemerintah atau politik yang dapat menghambat kinerja anda atau keputusan anda untuk bertindak untuk kepentingan terbaik dari Perusahaan. Anda dapat menjual barang dagangan di tempat milik Perusahaan hanya apabila diberi kuasa dari manajer anda atau wakil Sumber Daya Manusia. LINDUNGI KESEMPATAN PERUSAHAAN Perorangan untuk mana Kode ini beraku dilarang untuk (a) mengambil manfaat dari kesempatan yang ditemukan melalui penggunaan milik, informasi atau kedudukan Perusahaan; (b) menggunakan tempat milik Perusahaan, infrmasi atau kedudukan demi keuntungan pribadi; dan (c) bersaing dengan Perusahaan. Anda memiliki kewajiban terhadap Perusahaan untuk meningkatkan kepentingan sahnya pada saat timbul kesempatan. MELINDUNGI NAMA, REPUTASI DAN KEKAYAAN PERUSAHAAN Nama Manulife Financial harus digunakan hanya untuk usaha resmi Perusahaan dan tidak pernah untuk kegiatan pribadi. Dilarang menyamakan anda sendiri sebagai Perusahaan pada saat mengejar kegiatan pribadi, politik atau kegiatan tidak menguntungkan, kecuali anda mendapat persetujuan sebelumnya dari Kepala Compliance Officer dalam Divisi Anda. Suatu cara yang penting untuk melindungi nama baik Perusahaan adalah untuk tidak memberi pernyataan yang dapat beri pengaruh buruk terhadap perusahaan. Tanggapan meremehkan atau pernyataan palsu mengenai Perusahaan, perwakilannya atau produk dan jasa nya, dapat merusak nama baik Perusahaan. Anda dilarang memberikan pernyataan tertulis atau lisan, dalam cetak, melalui media elektronik atau secara pribadi yang dapat merugikan Perusahaan, kecuali anda diharuskan oleh hukum atau untuk tujuan melaksanakan kewajiban terhadap Perusahaan. Setiap direktur, petugas, pegawai, wakil atau teman sejawat lain yang dipercayakan dengan akses ke atau pengawasan atas transaksi dan kekayaan Perusahaan harus memastikan bahwa setiap penggunaan, pembelian atau penjualan dari suatu milik oleh seseorang atas nama Perusahaan dilakukan dengan kuasa umum atau khusus dari manajemen dan direkam secara benar dan tepat secara wajar didalam buku-buku akuntansi dan perekaman dari Perusahaan.
22
Selama jangka waktu dari atau berkaitan dengan pengabdian anda di Perusahaan, anda bisa saja terlibat dalam penciptaan, pengembangan atau penemuan milik intelktual, yang termasuk tetapi tidak terbatas pada, gagasan, konsep, metode, tata cara, penemuan, informasi rahasia dan rahasia dagang, hasil penulisan, marka dagang, marka jasa dan rancangan. Semua milik intelektual tersebut dan hak-hak kepemilikan intelektual sedunia didalamnya, seperti hak cipta dan paten akan menjadi milik Perusahaan. Anda bertanggung-jawab untuk kerja sama dengan Perusahaan dan memberikan semua bantuan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua milik intelektual tersebut menjadi milik tersendiri dari Perusahaan termasuk dengan memberikan kepada Perusahaan penunjukkan, pelepasan dan dokumen lain sesuai permintaan. Kita semua berbagi tanggung-jawab untu melindungi kekayaan Perusahaan. Semua dokumen, rekaman, data, peralatan dan milik fisik lain yang diberikan kepada anda oleh Perusahaan, atau diperoleh dengan cara lain atau dibuat berkaitan dengan pekerjaan anda di Perusahaan, akan menjadi atau setiap saat tetap merupakan milik Perusahaan. Waktu, milik dan jasa Perusahaan, termasuk kekayaan seperti perlengkapan tulis menulis, komputer, pelayanan pos, dilarang digunakan untuk kegiatan pribadi, kecuali dengan izin kebijakan Perusahaan, dan dengan persetujuan khusus dari atasan anda. Kegiatan pribadi, termasuk persoalan politik dan amal. Anda dilarang mengangkat atau meminjam milik Perusahaan tanpa di izinkan. Laporkan penyalah gunaan dari barang milik Perusahaan kepada manajer anda, Divisional Legal atau Divisional Compliance Officer atau Konsultan Divisional HR. Untuk petunjuk lebih lanjut Periksa kebijakan berkaitan berikut ini : Peraturan Real Estate dan Pemenuhan Dana Umum Peraturan Perusahaan Kebijakan Risiko Reputasi /global (Global Reputation Risk Policy) Kebijakan Perdagangan Orang Dalam dan Pelaporan (Insider Trading and Reporting Policy) Peraturan Perusahaan Cabang atau Peraturan Etika Divisi dan Kebijakan perdagangan orang didalam (Subsidiary or Divisional Codes of Ethics and insider trading policies) Kebijakan Gangguan/Diskriminasi (Harassment/Discrimination Policies)
23
VI – Menangani Informasi Informasi adalah salah satu kekayaan paling penting dari Perusahaan. Informasi rahasia mancakupi semua informasi bukan untuk umum yang dapat digunakan oleh pesaing atau merugikan Perusahaan atau pelanggan dan pemegang kepentingan lain apabila diungkapkan. Adalah penting bahwa anda memahami tingkat kepekaan dari informasi ini dan seberapa berarti untuk persaingan dan keleluasan pribadi perorangan. MELINDUNGI INFORMASI PRIBADI DAN RAHASIA Dalam menjalankan usaha biasa, Perusahaan mengumpulkan sejumlah besar informasi tentang pemohon, pemegang polis, penuntut, peminam, pegawai, wakil dan para investor kami. Kami harus menangani inforasi ini dengan sangat hati-hati untuk memenuhi kepecayaan merekan dan melindungi keleluasan pribadi mereka. Informasi pribadi harus tersimpan aman, secara rahasia dan digunakan hanya untuk tujuan pengumpulannya. Dapat diungkapkan kepada mereka yang berhak atas informasi atau apabila pengungkapan diharuskan oleh undang-undang, atau selain sesuai dengan kebijakan keleluasan pribadi Perusahaan yang berlaku. Informasi rahasia tentang Perusahaan sendiri juga harus dilindungi. Informasi tentang Perusahaan adalah rahasia jika tidak tersedia secara umum untuk masyarakat. Contohnya adalah hasil keuangan sebelum di umumkan, rencana usaha, prakiraan usaha, gagasan strategis, anjuran pembelian atau pelepasan dan produk sekarang atau yang dianjurkan. Jika anda memiliki akses ke informasi rahasia sebagai akibat dari pekerjaan anda, anda harus menggunakan setiap perlindungan untuk menjaga kerahasiannya. Adalah penting untuk menggunakan kehati-hatian apabila membahas usaha Perusahaan di tempat umum seperti tempat makan dan pesawat terbang, atau apabila menggunakan telepon umum atau selular, Internet dan mesin fax. Jika anda diharuskan untuk tujuan usaha sah mengungkapkan informasi rahasia kepada seseorang diluar Perusahaan, maka perlu mendapatkan surat kuasa dari Divisional Chief Legal Officer atau Divisional Chief Compliance Officer atau yang ditunjuk oleh mereka. Anda berkewajiban untuk melindungi informasi pribadi dan rahasia bahkan setelah anda tidak lagi bekerja di Perusahaan. Dalam hubungan ini, anda harus melepaskan akses ke atau tidak membawa file atau informasi rahasia dalam bentuk apa saja bersama anda pada saat meninggalkan Perusahaan. MEMATUHI INFORMASI
SYARAT-SYARAT
UNTUK
MELAKUKAN
PENGUNGKAPAN
Manulife diharuskan untuk membuka informasi tentang keadaan keuangan dan kegiatan usaha atas dasar tepat waktu dan penyebaran luas dan tidak terlalu mengharapkan prospek kinerja perusahaan di masa depan. Perusahaan melakukan pengungkapan tersebut melalui juru bicara yang dikuasakan atau pengajuan yang dikuasakan. Azas-azas utama dari pengungkapan adalah:
Semua bahan harus disebarkan secara luas dalam waktu yang tepat.
24
Pengungkapan harus sepenuhnya, jujur, dapat dimengerti dan tepat dan menghindar setiap salah penafsiran tentang Perusahaan dan keuangannya. Pengungkapan harus dilaksanakan scara konsisten dalam waktu baik dan buruk. Semua permintaan sah untuk informasi harus diperlakukan sama.
Pegawai harus mengacu semua pertanyaan dari masyarakat keuangan, pemegang saham dan media kepada seorang juru bicara yang dikuasakan. HARGAI BAHAN DENGAN HAK CIPTA Undang-undang hak cipta melindungi banyak bahan dalam pelaksanaan pekerjaan anda sebagai seorang pegawai atau waktil dari Manulife Financial. Beberapa contoh adalah perangkat lunak komputer, buku, audio dan videotapes, majalah dagang dan majalah. Mungkin juga ada hak cipta atas slides, bahan pelatihan, model manajemen dan kerangka kerja penyelesaian masalah yang dibuat oleh konsultan luar. Dilarang memproduksi ulang, menyebar atau merubah bahan dengan hak cipta tanpa izin dari pemilik hak cipta atau agen yang dikuasakan. Anda harus mentaati hak cipta dari perangkat lunak yang dipasang di komputer anda dan atas daerea penyimpanan jaringan komputer yang anda mengawasi. Anda dilarang menyalin, instal atau dengan cara lain menggunakan perangkat lunak dengan cara yang melanggar perjanjian lisensi dari perangkat lunak tersebut. MENYIMPAN CATATAN DENGAN LENGKAP DAN TEPAT Perusahaan memerlukan rekaman lengkap dan tepat untuk memenuhi kewajiban hukum dan keuangannya dan untuk mengelola kegiatan usahanya secara benar. Semua buku-buku Perusahaan, laporan keuangan, akun pengeluaran, lembaran waktu, rekaman tata usaha dan dokumen serupa lain harus diselesaikan dengan benar, jujur dan sesuai dengan tata cara Perusahaan. Membuat masukkan yang palsu, dipalsukan, menyesatkan atau tidak sesuai berkenaan dengan setiap transaksi dari Perusahaan atau disposisi dari setiap kekayaan Perusahaan dilarang, dan seorang direktur, petugas, pegawai, wakil atau teman sejawat lain dilarang terlibat dalam suatu transaksi yang mensyaratkan atau pertimbangkan m=pembuatan masukan palsu, dipalsukan, menyesatkan atau yang tidak sesuai. Anda bertanggung-jawab untuk kebenaran dan kelengkapan dari setiap laporan atau rekaman yang anda ciptakan atau simpan. Kekayaan yang tidak terungkap atau tidak direkam, kewajiban, pendapatan atau pengeluaran tidak di izinkan. Lagipula, semua direktur, petugas, pegawai, wakil dan teman sejawat lain harus mentaati kebijakan manajemen rekaman Perusahaan. Kebijakan ini menguraikan seberapa lama dokumen dan rekaman (apakah dalam cetakan atau bentuk elektronik) harus disimpan untuk dapat memudahkan kegiatan yang sedang berlangsung dari Perusahaan dan untuk memenuhi persyaratan keuangan, hukum dan peraturan penyimpanan. Kebijakan ini juga memberikan pengarahan untuk penghancuran yang benar dari rekaman yang telah disimpan untuk jangka-waktu yang disyaratkan. Sesuai dengan kebijakan ini, dalam hal terjadi pengaduan hukum atau pemeriksaan oleh pemerintah, harap minta nasehat dari Divisional Law Department. PENGGUNAAN SISTEM DAN LAYANAN KOMUNIKASI UNTUK KEPERLUAN
25
BISNIS Sistem komunikasi perusahaan, termasuk keseluruhan perangkat telekomunikasi dan computer milik perusahaan atau sewa seperti layanan komputer jarak jauh yang digunakan, termasuk internet, yang dimaksudkan untuk tujuan bisnis. Penggunaan sistem komunikasi untuk pribadi diperbolehkan sepanjang tidak: -
mengganggu performa pekerjaan pegawai yang bersangkutan mengganggu individu lain dari tanggungjawab pekerjaannya; atau melanggar semua ketentuan dari Kode ini atau Kebijakan Perusahaan lainnya
Semua system komunikasi Perusahaan (termasuk data yang ada dalam sistem ini) merupakan properti Perusahaan. Individu yang berwenang diperbolehkan memeriksa sistem komunikasi ini untuk memperbaiki masalah kerusakan jaringan, sesuai dengan ketentuan peraturan atau sebaliknya dan/atau untuk memastikan system jaringan tersebut sedang digunakan sebagaimana mestinya dan aman. Anda tidak dapat mengharapkan adanya privasi pribadi untuk berkomunikasi yang anda kirim, terima atau simpan dalam sistem ini. Media Sosial Terdapat jumlah yang meningkat tajam untuk penggunaan situs Media Sosial dan perangkatnya, seperti Facebook, LinkedIn dan Twitter. Perusahaan mempunyai Kebijakan Global Media Sosial yang mengatur penggunaan media sosial ini untuk tujuan bisnis dan pribadi. Dalam situasi tertentu, seorang pegawai yang menggunakan media sosial dapat menimbulkan resiko terhadap kerahasiaan perusahaan dan informasi kepemilikan, reputasi dan merek, dan dapat membahayakan kepatuhan Perusahaan terhadap peraturan dan perundang-undangan bisnis. Postingan/kegiatan komunikasi yang dilakukan pada media social dapat menjadi milik public dan postingan tersebut sangat sukar atau tidak mungkin untuk dibatalkan kembali. Karyawan bertanggungjawab atas postingan dan kegiatan komunikasi mereka di media social. Walaupun penggunaan media social untuk tujuan resmi bisnis (sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Kebijakan Global Media Sosial) atau penggunaan pribadi, dan dilakukan di jam kerja normal maupun di luar jam kerja, karyawan dilarang untuk (1) memposting/mengkomunikasikan/melampirkan informasi rahasia pegawai atau Perusahaan; (2) memposting/mengkomunikasikan informasi terkait nasabah atau customer; (3) memposting/mengkomunikasikan komentar yang tidak professional, berbahaya, diskriminatif atau bersifat memfitnah; (4) berbicara mewakili Perusahaan tanpa memiliki kuasa untuk melakukannya; (5) melanggar peraturan dan perundang-undangan terkait informasi kepemilikan. Untuk pedoman lebih lanjut Lihat kebijakan spesifik berikut ini ・ Kebijakan Global Media Sosial (Global Social Media Policy) ・ Kebijakan dan Standar Keamanan Informasi (Information Security Policy and Standards)
26
・ ・ ・ ・
Pedoman Dewan Media Sosial (Social Media Council Standards and Guidelines) Pedoman Divisi Media Sosial (Divisional Social Media guidelines) Kebijakan Pengungkapan (Disclosure Policy) Kebijakan Komunikasi Elektronik (Electronic Communications Policy)
27
VII – Etika dan Undang-undang Manulife Financial bertanggung-jawab untuk pelaksanaan sesuai undang-undang dan peraturan dari setiap yurisdiksi (daerah hukum) dimana mereka bekerja. MENGENALI DAN MEMATUHI HUKUM Anda diharuskan untuk mendapatkan kefahaman tentang undang-undang yang mempengaruhi pekerjaan anda dan memastikan bahwa perilaku berusaha anda mentaati undang-undang tersebut. Laporkan pelanggaran segera dan mengelolanya dengan benar jika ini terjadi didalam daerah yang dikelola anda. Suatu program pengelolaan pemenuhan resmi terdapat di Manulife Financial. Dirancang untuk memajukan penglolaan dan pemantaun yang konsisten dari pemenuhan dengan undang-undang dan peraturan dalam semua kegiatan Perusahaan. Jika anda masih prihatin berkaitan dengan pemenuhan, periksa prosedur yang diuraikan dalam bagian dari Kode ini dengan jujul “Kemana untuk mendapat bantuan”. Jika anda anggota dari perkumpulan profesional, anda juga diharapkan untuk mentaati aturan yang menguasai perkumpulan tersebut tentang tanggung-jawab profesional dan perilaku. MENGELOLA KEKAYAAN SECARA WAJAR Pelanggan mengharapkan bahwa uang yang mereka percayakan kepada Perusahaan akan ditangani dengan tanggung-jawab. Jika anda memiliki akses ke dana pelanggan, anda harus memastikan bahwa dan pelanggan ditangani dengan cara terpercaya. Setiap divisi memiliki tata cara dan standar untuk membantu melindungi dan pertanggung-jawabkan semua dana dibawah pengelolaan dan menghindari kecerobohan, pemalsuan atau ketidak jujuran.
MENGENALI DAN MELAPORKAN PEMALSUAN DAN PENCURIAN Sebagai penyedia dari jasa keuangan, Manulife Financial mudah diserang kerugian disebabkan ketidak jujuran dan pemalsuan. Pemalsuan bisa saja dalam banyak bentuk, seperti salah tangani uang, pencurian uang tunai atau barang milik, pencucian uang, korupsi pembayaran uang dan pemberian barang berharga, pendanaan terorisme, salah pernyataan dan pemalsuan atau dokumen. Segala ketidak jujuran, mencampur dana pribadi dan usaha dan penipuan adalah tidak sah. Adalah tanggung-jawab pengelola untuk memastikan adanya pengawasan internal yang benar untuk menghalangi dan mengenali penipuan dan kegiatan tidak jujur lain, tetapi setiap orang di Perusahaan harus membantu. Jika ada mengetahui adanya kegiatan mencurigakan, anda wajib melaporkan ini segera ke atasan langsung terkait, Business Unit Compliance Officer dan Divisional Chief Compliance Officer, atau Ethics Hotline. Selanjutnya, anda wajib kerja sama dengan semua penyelidikan sehubungan dengan hal-hal Perusahaan. MELAPORKAN PERILAKU TIDAK SAH ATAU TIDAK ETIS 28
Anda wajib bicara dengan pegawai yang sesuai tentang dugaan atau kemungkinan adanya perilaku tidak benar atau tidak etis. Apabila anda meragukan tentang cara terbaik bertindak dalam suatu keadaan tertentu, maka lihat tata cara yang diuraikan dalam bagian dari Kode ini dengan jujul “Kemana untuk mendapat bantuan” tentang melaporkan dugaan atau kemungkinan perilaku tidak benar atau tidak etis. Kebijakaan Perusahaan adalah melarang tindakan balas dendam untuk pelaporan dengan maksud baik tentang kelakuan tidak senonoh oleh orang lain. Para direktur, petugas, pegawai, wakil dan teman sejawat lain diharapkan kerjasama dalam penyelidikan internal tentang kelakuan tidak baik. Untuk petunjuk lebih lanjut Lihar bagian-bagian berikut dalam Kode ini :
Etika dalam Hubungan Usaha anda Konflik Kepentingan Menangani Informasi
Periksa kebijakan terkait berikut ini:
Kebijakan anti-Penipuan (Anti-Fraud Policy) Kebijakan Kode Pengelolaan Risiko (Regulatory Risk Management Policy) Anti-pencucian Uang dan Kebijakan Anti-pendanaan Terorisme (Anti-Money Laundering and Anti-Terrorist Financing Policy
29
VIII – Kata Akhir Nama baik Manulife Financial adalah hasil dari lebih 125 tahun pengabdian, pelayanan bermutu dan urusan beretika. Menjaga nama baik kita tergantung langsung pada keputusan yang anda ambil setiap hari. Kode Perilaku Bisnis dan Etika memberikan standar-standar dan menetapkan harapan tinggi untuk para direktur, petugas, pegawai, wakil, penyedia dan mitra lain. Akan tetapi, sebagaimana ditekankan didalam Kode, penilaian baik anda sendiri adalah yang terpenting untuk memastikan bahwa Manulife Financial tetap menjadi suatu perusahaan yang ethical. KEBIJAKAN LAIN Perusahaan memiliki kebijakan terkait untuk membantu anda menangani masalah etika. Kebijakan-kebijakan berikut bersifat badan hukum dan dimaksudkan diterapkan di seluruh dunia, kecuali ditetapkan lain oleh undang-undang dan peraturan setempat, atau kebijakan Perusahaan serupa yang disetujui dan telah dilaksanakan.
Kebijakan anti Penipuan (Anti-Fraud Policy) Kebijakan Anti-Pencucian Uang dan Anti-Pendanaan Terorisme (Anti-Money Laundering and Anti-Terrorist Financing Policy) Kebijakan Pengungkapan (Disclosure Policy) Kebijakan-kebijakan Keanekaragaman dan Gangguan/diskriminasi (Diversity and Harassment/Discrimination Policies (Divisional) Kebijakan Komunikasi elektronik (Electronic Communications Policy) Pedoman Pengelolaan Email (Email Management Guidance) Kebijakan Risiko Reputasi Sedunia (Global Reputation Risk Policy) Kebijakan dan Standar-standar Keamanan Informasi ( Information Security Policy and Standards) Kebijakan Perdagangan Insider dan Pelaporan (Insider Trading and Reporting Policy) Kebijakan Keleluasan Pribadi (Privacy policies (Divisional) Kebijakan anti-Penipuan – Protocol untuk Menerima dan Perlakuan Pengaduan Tentang Hal-hal Akuntansi atau Audit (Anti-Fraud Policy - Protocol for Receipt and Treatment of Complaints Regarding Accounting or Auditing Matters) Kebijakan Pengelolaan Rekaman (Records Management Policy) Kebijakan Pengelolaan Risiko (Regulatory Risk Management Policy) Kebijakan Staff di setiap daerah kekuasaan hukum (Staffing policies in each jurisdiction.)
Harap juga, mengacu ke divisi anda untuk kebijakan Divisi atau cabang seperti: Kebijakan Penyesesuaian/Keanekaragaman/Ketidak mampuan (Accommodation policies / Diversity policies / Disability policies) Peraturan Agen (Agent Code of Conduct) Kebijakan Penggunaan Minuman Keras (Alcohol Consumption policies) Kebijakan Kesehatan dan Keamanan (Health and safety policies) Kebijakan Biaya Perjalanan dan Hiburan (Travel and Entertainment Expense Policy)
30
Peraturan cabang atau Peraturan Etika Divisi dan Kebijakan perdagangan insider (
Di Amerika Utara, anda dapat akses banyak dari kebijakan ini di MPCentral. Selanjutnya, anda dapat menghubungi Departemen Sumber Daya Manusia anda atau Petugas Divisional Compliance untuk mendapatkan salinan dari kebijakan –kebijakan ini. Akhirnya, harap perhatikan juga bahwa semua eksekutip pada tingkat Wakil Presiden dan diatasnya diharuskan mentaati Kebijakan Clawback, dibawah mana Dewan memiliki pilihan untuk membatalkan hadiah perangsang tidak tetap dan/atau clawback tetap dan/atau hadiah perangsang yang telah dibayar, sebagaimana berlaku, dalam kejadian penipuan, pencurian, penggelapan atau perilaku tidak benar berat (termasuk, tetapi tidak terbatas pada, ketidak jujuran atau pelanggaran kebijakan Perusahaan yang merusak usaha atau nama baik dari Manulife atau John Hancock dan setiap perilaku yang dapat dijadikan alasan untuk pemecatan sesuai undang-undang umum) tanpa pertimbangkan adanya uraian keuangan lain. Dalam paragrap ini, “hadiah perangsang” mencakupi pembayaran AIP tetap, tidak tetap dan/atau telah dibayar, RSUs, PSUs, DSUs dan/atau Opsi Saham .
Informasi Membantu Lain Sumber-sumber tambahan tersedia bagi anda dari Kantor Pemenuhan Global. Anda bisa menemukan bahan-bahan melalui MFCentral di Tools and Resources / Global Compliance / Code of Business Conduct dan Ethics Toolbox. Konflik Kepentingan – Praktek Terbaik Konflik Kepentingan – Pertanyaan yang sering diajukan Anti-Penipuan dan Anti-Pencucian Uang Jika ada pertanyaan atau keprihatinan anda dapat menghubungi staf Kantor Pemenuhan Global berikut ini: Hubungan Kantor Pemenuhan Global (Global Compliance Office Contacts) Kevin Cloherty
Senior Vice President, Global Compliance Chief
617-663-2375 x732375
Paul McKay
VP, Deputy Global Compliance Chief
519-594-5242 x245242
Jack Hodgens
AVP, MFC ChiefAML Officer&Chief Counsel, Global Compliance
617-663-2293 x732293
Frances McManus
AVP, Global Compliance
416-926-5223 x265223
Elena Papoulias
Assistant Counsel, Global Compliance
617-663-4214 x734214
31
Jika anda ingin membuat laporan rahasia, maka EthicsHotline dari Manulife Financial dan John Hancock memberi kemungkinan kepada para pegawai untuk mengajukan pertanyaan tentang Kode Perilaku Bisnis dan Etika atau melaporkan dugaan perilaku tidak biasa. Selanjutnya, ke tempat-tempat pelaporan lain yang tersedia, yang mencakupi membahas dengan manajer anda, hubungan legal, pemenuhan, sumber daya manusia dan pegawai, EthicsHotline tersedia 24-jam sehari, tujuh hari dalam seminggu dan dapat digunakan tanpa memberitahuan nama, jika itu pilihan anda. anda dapat melaporkan dugaan atau kemungkinan adanya perilaku melanggar hukum atau tidak etis tanpa kekhawatiran adanya balas dendam. Hubungi hotline di: www.manulifeethics.com or 866.294.9534
32
Kode Perilaku Bisnis dan Etika dan Sertifikasi Pernyataan Pengungkapan Konflik Kepentingan 1.
Dalam tahun lalu, selama menjadi pegawai di Manulife, saya telah terlibat dalam kegiatan luar berikut ini: Anda harus beri tanda 'Ya' atau 'Tidak' untuk semua pernyataan dalam Bagian Satu. Jika anda menjawab ‘Ya’,sebutkan kegiatan dalam ruang kosong yang disediakan. a.
Pekerjaan sampingan atau kegiatan komersial lain pada saat masih bekerja di Manulife.
Ya
Tidak
b.
Jabatan Direktur diluar pada saat masih bekerja dengan Manulife.
Ya
Tidak
2. Saya telah menyelesaikan program pelatihan . Ya
Tidak
3. Saya telah membaca dan tinjau ulang Kode Perilaku Bisnis dan Etika dari Manulife Financial (“Kode”), yang telah dirubah sampai bulan Agustus 2012. Saya memahami Kode, tanggungjawab saya untuk mentaatinya dan hukuman untuk pelanggaran; Anda harus beri tanda pada 'Setuju' atau 'Tidak setuju' untuk semua pernyataan dalam Bagian Dua Jika anda jawab ‘Tidak setuju’, berikan penjelasan di ruang kosong yang disediakan. I : Saya selanjutnya menyatakan: a.
Telah memenuhi semua ketentuan dalam Kode;
Setuju
Tidak setuju
b.
Saya tidak ada konflik kepentingan (Untuk pengarahan, harap mengacu ke Kode, bagian V, Konflik Kepentingan. Jika anda masih ada pertanyaan, harap hubungi Divisional Compliance atau Kantor Global Compliance);
Setuju
Tidak Setuju
b2.Harap hanya beri jawaban jika anda telah melaporkan suatu konflik berpotensi d “b” . Setuju Saya telah membahas konflik berpotensi saya dengan manajer saya dan pada saat ini sedang ditangani.
33
Tidak Setuju
c.
d.
Jelaskan : Saya telah menyelesaikan Sertifikasi ini dengan lengkap dan benar;
Saya sadar bahwa saya berkewajiban berkelanjutan untuk memutakhiri informasi dalam pernyataan ini dengan merubahnya keadaan saya.
Setuju
Tidak setuju
Setuju
Tidak setuju
Jika anda masih ada tanggapan tentang Pernyataan anda, ada seseorang yang akan menghubungi anda untuk membahas ini.
Tanda tangan
tanggal (bln/tgl/tahun)
Nama Lengkap
Nomor Pegawai
Jabatan
Perusahaan
34
