Pedoman Etika dan Perilaku Bisnis
April 2015
Daftar Isi Komitmen kita terhadap integritas
4
Pesan dari Chief Executive Officer kita Filosofi dan nilai bisnis kita Pedoman Etika dan Perilaku Bisnis Kita
4 5 5
Melindungi kepentingan dan aset kita
6
Konflik kepentingan Menangani barang dan informasi kita Mengelola catatan perusahaan Sistem, jaringan, komunikasi elektronik Pencurian dan penyalahgunaan barang Informasi rahasia dan kekayaan intelektual Keamanan informasi Kontak dengan media dan komunitas keuangan Pernyataan yang menipu dan tidak benar atau menyesatkan Iklan dan kegiatan promosi Menggunakan media sosial
6 7 8 8 9 9 9 11 11 12 12
Melindungi kerahasiaan
13
Hubungan mitra bisnis, pelanggan, pemasok dan kompetitor kita 13 Undang-undang kompetisi dan antitrust Suap Menawarkan atau menerima hadiah atau hiburan Sanksi dagang Mengadakan kontrak dengan pihak lain
13 15 15 16 17
Urusan kita dengan pemerintah
17
Menjalankan bisnis dengan pemerintah Mempekerjakan pegawai pemerintah Keterlibatan politik perusahaan
17 18 18
Menghormati kolega dan masyarakat kita
18
Praktik hubungan kerja yang adil Tempat kerja Hak asasi manusia Lingkungan
18 19 20 20
Melaporkan dan menyelidiki keprihatinan
20
Pentingnya pelaporan Penyelidikan Kerahasiaan
20 21 21 2
Perlindungan dari pembalasan
21
Pertanyaan yang sering diajukan
22
Dokumen rujukan
24
3
Komitmen kita terhadap integritas Pesan dari Chief Executive Officer kita Kolega Yang Terhomat, Sebagai karyawan RELX Group, kami sangat bangga dengan kontribusi yang kita berikan dan cara kita menjalankan bisnis kita. Perusahaan adalah penyedia solusi informasi papan atas dunia untuk pelanggan profesional di berbagai industri, yang mempekerjakan lebih dari 28.000 staf dan menjalankan bisnis di ratusan komunitas di seluruh dunia tempat kita hidup dan bekerja. Kami membantu ilmuwan membuat penemuan baru, pengacara memenangkan kasus, dokter menyelamatkan jiwa, eksekutif membangun hubungan komersial dengan klien mereka. Kami membantu grup asuransi menawarkan kepada pelanggan harga yang lebih rendah dengan menilai risiko dengan lebih baik, menghemat uang wajib pajak dan konsumen dengan mengaktifkan lembaga pemerintah dan keuangan untuk mendeteksi penipuan. Pedoman Etika dan Perilaku Bisnis kita mewujudkan standar dan kebijakan yang mendasari operasi kita. Pedoman Etika ini menyatukan Nilai-nilai kita dan komitmen Tanggung Jawab Perusahaan kita untuk memberikan kerangka dan panduan untuk menjalankan bisnis secara terbuka, jujur, beretika, dan berprinsip. Pedoman Etika ini berlaku pada kita semua. Pedoman Etika ini menjelaskan cara kita berperilaku di tempat kerja, pasar dan komunitas tempat kita menjalankan bisnis. Pedoman Etika ini juga menjabarkan cara kita menangani berbagai masalah hukum dan etika. Pedoman Etika ini mengakui kebijakan lingkungan dan masyarakat kita dan ketentuanketentuan Global Compact PBB yang RELX Group tandatangani. Para pemasok dan kontraktor kita juga diwajibkan untuk mematuhi elemen-elemen utama dari Pedoman Etika ini melalui Pedoman Etika Pemasok kita. Silakan baca dengan cermat, pahami dan gunakan Pedoman Etika ini untuk memandu Anda di tempat kerja Anda. Pedoman Etika ini akan membantu kita untuk memastikan bahwa semua tindakan kita adalah untuk kepentingan perusahaan dan pelanggan kita. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang Pedoman Etika dan aplikasinya, Anda harus berbicara dengan manajer Anda, sumber daya manusia, pengacara perusahaan, anggota Grup Kepatuhan Perusahaan atau RELX Group atau anggota Komite Kepatuhan Area Bisnis kami. Saya juga mendorong Anda untuk menyampaikan keprihatinan dan melaporkan situasi apa pun yang Anda yakin merupakan pelanggaran Pedoman Etika. Pedoman Etika tersebut menjelaskan bagaimana Anda dapat melakukannya. Selain itu juga menjelaskan bahwa tidak akan ada toleransi terhadap pembalasan kepada siapa pun yang melapor. Perilaku kita menentukan reputasi kita. Saya yakin bahwa bersama kita akan memastikan bahwa kita terus memenuhi standar tinggi yang diharapkan dari anggota terkemuka masyarakat bisnis global. Terima kasih. Erik Engstrom Chief Executive Officer 4
Filosofi dan nilai bisnis kita Kita berkomitmen kepada keunggulan dalam mempekerjakan karyawan kita, mengembangkan produk dan jasa, hubungan kita dengan yang lainnya, dan dalam mencapai sasaran bisnis kita dengan cara yang terbuka, jujur, beretika dan berprinsip. Untuk membantu kita memenuhi komitmen ini, kita:
mengikuti Nilai-nilai kita yaitu Fokus Pelanggan, Menghargai Orang-orang kita, Tekad untuk Menang, Inovasi dan Tanpa Batas; mematuhi semua perundang-undangan yang berlaku, di mana saja kita menjalankan bisnis; menandatangani Global Compact PBB, sebuah prakarsa tanggung jawab perusahaan sukarela yang dimaksudkan untuk memastikan perlindungan hak asasi manusia, praktik hubungan kerja yang adil dan tidak bersifat diskriminasi, peduli lingkungan dan pemberantasan korupsi; berusaha menjalankan bisnis dengan pelanggan dan pemasok yang memiliki karakter dan reputasi bisnis yang dapat dipercaya; menghindari mendukung organisasi yang menggunakan diskriminasi; dan mengandalkan karyawan kita dalam bekerja dengan jujur dan integritas.
Pedoman Etika dan Perilaku Bisnis kita Dengan membaca dan mengikuti Pedoman Etika ini, serta menyampaikan pertanyaan dan melaporkan perilaku ilegal atau tidak etis, Anda sedang membantu kami menaati standar etika yang tinggi kita dan komitmen kita untuk mematuhi hukum. Pedoman Etika dan Perilaku Bisnis RELX Group dirancang untuk membantu Anda memahami dan mengikuti aturan dasar kepatuhan dan etika yang berlaku pada pekerjaan Anda. Pedoman ini juga memberi saran kepada Anda tentang kapan dan kepada siapa mengajukan pertanyaan. Hal ini berlaku pada setiap karyawan, pejabat dan direktur yang bekerja untuk bisnis kita. Pedoman Etika ini mencerminkan komitmen kita untuk bertindak secara beretika dan sesuai hukum. Akan tetapi, Pedoman Etika ini tidak menjelaskan setiap undang-undang atau kebijakan yang mungkin berlaku pada setiap situasi. Pastikan untuk mengikuti kebijakan bisnis dan kebijakan tambahan RELX Group yang berlaku pada Anda. Jika kebijakan tersebut lebih ketat daripada Pedoman Etika ini, Anda harus mengikuti aturan yang lebih ketat. Anda bertanggung jawab untuk membaca dan mematuhi Pedoman Etika, serta melaksanakan pekerjaan Anda secara beretika. Jika Anda melanggar Pedoman Etika atau kebijakan lainnya, Anda mungkin akan diwajibkan melakukan perbaikan atau menerima tindakan disipliner, atau bahkan kehilangan pekerjaan. Kita juga dapat menyerahkan persoalan serius kepada pihak yang berwenang terkait dengan kemungkinan penuntutan. RELX Group dan setiap bisnis memiliki Komite Kepatuhan untuk memberikan pengarahan dan pengawasan urusan yang terkait dengan kepatuhan. Anggota Komite terdaftar pada RELX Group dan bisnis intranet. Anda harus mengajukan pertanyaan terkait dengan Pedoman Etika kepada manajer Anda, sumber daya manusia, pengacara perusahaan, atau anggota Grup Kepatuhan Perusahaan atau anggota Komite Kepatuhan. Yang paling baik adalah menyampaikan pertanyaan terkait dengan situasi khusus yang terjadi, dan sebelum mengambil tindakan yang berpotensi melanggar undang-undang yang berlaku, Pedoman Etika atau kebijakan lainnya. 5
Jika Anda menyaksikan dan mengetahui perilaku ilegal atau tidak etis, Anda bertanggung jawab untuk melaporkannya. Kami melarang melakukan pembalasan kepada karyawan yang melaporkan pelanggaran yang diyakini telah terjadi. Pedoman Etika bukan merupakan kontrak hubungan kerja. Pedoman Etika tunduk kepada, dan tidak mengubah ketentuan-ketentuan kontrak hubungan kerja atau perjanjian tawarmenawar kolektif yang ada yang berlaku pada Anda. Dewan Direksi RELX Group plc bertanggung jawab atas interpretasi final Pedoman Etika, dan dapat merevisi Pedoman Etika kapan saja, dengan memperhatikan ketentuan-ketentuan perjanjian tawar-menawar kolektif atau perundang-undangan setempat yang berlaku.
Melindungi kepentingan dan aset kita Konflik kepentingan Hindari kegiatan atau kepentingan keuangan yang mengganggu kinerja pekerjaan Anda, kesetiaan Anda kepada RELX Group atau keputusan yang Anda buat atas nama kami. Konflik kepentingan dapat timbul ketika Anda terlibat dalam kegiatan atau mempunyai kepentingan keuangan yang mengurangi atau mengganggu kinerja hubungan kerja Anda secara penuh, loyal dan tepat waktu; atau mungkin memengaruhi secara tidak tepat keputusan yang Anda buat dalam pekerjaan Anda. Penting untuk menghindari konflik semacam ini. Jika terlintas dalam pikiran Anda bahwa Anda mungkin mempunyai konflik, atau jika Anda berpikir bahwa Anda dapat memberikan kesan mempunyai konflik, Anda harus membahas situasi ini dengan manajer Anda dan wakil sumber daya manusia. Beberapa konflik yang kasat mata dapat diselesaikan cukup dengan memberi tahu hal tersebut; dan yang lainnya perlu dihilangkan. Konflik kepentingan dapat timbul melalui banyak cara. Beberapa contoh termasuk: Bekerja di luar, keterlibatan atau afiliasi Ketika Anda bekerja, menjabat sebagai direktur, memberikan jasa konsultasi, atau mengadakan kontrak dengan perusahaan lain, maka dapat timbul konflik kepentingan atau boleh jadi memberikan kesan adanya konflik. Untuk menghindari hal ini, jangan terlibat dalam kegiatan freelance atau "moonlighting (bekerja di dua tempat)" atau hubungan kerja yang:
memberikan dampak buruk pada mutu atau jumlah pekerjaan Anda untuk kami; bersaing dengan salah satu bisnis kami; menyiratkan bahwa kami menjadi sponsor atau mendukung hubungan kerja Anda di luar perusahaan atau organisasi tempat Anda bekerja; merugikan reputasi kami; atau memanfaatkan atau mengganggu waktu, fasilitas, sumber daya, atau pasokan kami.
Kepentingan di bisnis lainnya Kami tidak memperbolehkan kepemilikan saham pada kompetitor, pemasok atau pelanggan, kecuali untuk investasi kecil di perusahaan terbuka. Berinvestasi atau meminjamkan uang kepada kompetitor adalah konflik kepentingan yang dilarang. Jadi, Anda juga tidak boleh memiliki kepentingan pada salah satu dari pelanggan
6
atau pemasok kita yang kepada mereka Anda atau siapa pun yang di bawah pengawasan Anda bekerja. Memiliki kepentingan ekonomi semacam ini tidak diizinkan. Satu-satunya pengecualian terhadap larangan ini adalah bahwa kami mengizinkan investasi dalam jumlah kecil pada saham kompetitor, pemasok dan pelanggan yang diperdagangkan secara terbuka. Investasi adalah “kecil” jika berada dalam jumlah yang tidak akan:
memengaruhi atau memberikan kesan memengaruhi keputusan Anda atas nama kami, mengingat kewenangan sesuai kebijakan Anda mengenai hubungan kami dengan perusahaan tersebut, kompensasi tahunan Anda dan faktor-faktor lain yang relevan; atau memengaruhi keputusan perusahaan tempat Anda berinvestasi.
Pada kondisi yang apa pun Anda tidak boleh memiliki lebih dari 1% dari saham yang beredar dari perusahaan terbuka. Pembatasan ini tidak berlaku pada investasi melalui reksa dana, yang diperbolehkan tanpa memandang nilai investasi. Jika kepemilikan Anda adalah (atau tumbuh menjadi) lebih besar daripada batas-batas ini, Anda harus segera memberi tahu manajer Anda. Ketika pasangan Anda, mitra domestik atau anggota keluarga dekat lainnya bekerja di, berkonsultasi dengan atau mempunyai kepentingan keuangan di salah satu dari kompetitor atau pelanggan atau pemasok kami yang berhubungan bisnis dengan Anda, maka ada potensi konflik. Dengan demikian, Anda juga perlu memberi tahu kepentingan tersebut kepada manajer Anda dan perwakilan sumber daya manusia. Memastikan bahwa tidak memberikan kesan ada komunikasi yang tidak wajar atau konflik kesetiaan. Kesempatan perusahaan Anda mempunyai kewajiban untuk mengutamakan kepentingan sah kami ketika ada kesempatan untuk melakukannya. Adalah tidak wajar mengambil keuntungan pribadi dari kesempatan yang diperoleh melalui posisi Anda atau dengan menggunakan barang, informasi, atau waktu perusahaan. Nepotisme Nepotisme adalah konflik saat mengawasi atau membuat keputusan hubungan kerja atau mengadakan kontrak yang melibatkan saudara atau seseorang yang mempunyai hubungan pribadi yang dekat dengan diri Anda. Kami tidak melarang hubungan kerja atau mempekerjakan saudara, dan kami tidak ingin menjadi terlibat dalam hubungan konsensus antara rekan kerja. Namun demikian, harus dipastikan bahwa orang-orang tidak terpengaruh dan tidak memberikan kesan terpengaruh secara tidak wajar dengan adanya hubungan pribadi yang dekat. Anda tidak boleh secara langsung mengawasi, melakukan perundingan, menyetujui atau berpartisipasi dalam keputusan terkait dengan pengangkatan sebagai karyawan, mempekerjakan, promosi, keterlibatan atau kompensasi berdasarkan kontrak terhadap pasangan Anda, mitra domestik, anggota keluarga dekat atau pihak lain yang mempunyai jenis hubungan pribadi yang dekat dengan diri Anda yang kemungkinan dipandang berpotensi memengaruhi kemampuan Anda untuk membuat keputusan bisnis yang independen, tidak memihak.
Menangani barang dan informasi kita Anda akan menangani barang dan informasi kita secara bertanggung jawab, tanpa penyalahgunaan atau tidak boros. Aset kita dimaksudkan untuk membantu Anda mencapai tujuan kerja individual Anda, maupun sasaran bersama kita secara keseluruhan. Kita tidak 7
akan mentolerir penggunaan barang atau informasi perusahaan secara tidak sah atau tidak tepat lainnya. Juga berhati-hatilah untuk menghindari penggunaan secara ceroboh. Mengelola catatan perusahaan Catatan harus akurat, lengkap dan tepat waktu, dan disimpan dengan mematuhi Kebijakan Manajemen Catatan dan Jadwal Penyimpanan Catatan RELX Group, dan penangguhan penghancuran catatan yang berlaku. Menyiapkan catatan Satu aspek penting dari kredibilitas kita adalah integritas buku dan catatan kita. Kami mengandalkan Anda untuk memelihara pembukuan dan catatan yang dengan benar dan wajar mencerminkan semua transaksi. Untuk membantu memastikan bahwa kita memberikan kepada pemegang saham dan publik informasi keuangan yang lengkap, akurat, tepat waktu dan mudah dipahami. Demikian pula, semua catatan non-keuangan yang Anda buat harus akurat, lengkap dan tepat waktu. Termasuk, contohnya, catatan biaya, penjualan, catatan waktu kerja karyawan, laporan pengeluaran, catatan gaji dan tunjangan, pemberkasan pengaturan, kontrak, dan akuisisi. Menyimpan catatan Secara hukum, kita harus menyimpan catatan bisnis tertentu selama jangka waktu yang telah ditentukan. Untuk mematuhi persyaratan-persyaratan ini, dan untuk menghemat ruang dan membatasi biaya penyimpanan, Anda harus menyimpan dan/atau membuang catatan di setiap media sesuai dengan Kebijakan Manajemen Catatan dan Jadwal Penyimpanan Catatan RELX Group. Hal ini termasuk hard copy dokumen; pesan email; dan data elektronik lainnya yang tersimpan; dan catatan di dalam media lainnya. Kadang kala, Anda harus menyimpan catatan tertentu melampaui masa penyimpanan normal. Hal ini berlaku apabila Anda mempunyai catatan yang relevan dengan gugatan aktual, diancamkan, atau diantisipasi, penyelidikan pemerintah, atau panggilan terkait dengan dokumen atau informasi. Apabila timbul situasi semacam ini, Anda harus menyimpan semua catatan yang mungkin relevan dalam bentuk apa pun; segera menangguhkan pembuangan atau perubahan dokumen yang biasa berkaitan dengan subjek perselisihan, penyelidikan atau panggilan. Pengacara perusahaan akan menghubungi Anda jika kami mengetahui ada tindakan hukum atau pemerintah aktual atau diantisipasi yang mengharuskan penyimpanan catatan secara terus menerus. Sistem, jaringan, komunikasi elektronik. Gunakan sistem RELX Group untuk tujuan bisnis, dan pastikan bukan untuk kepentingan pribadi. Semua komunikasi dan informasi yang dikirimkan oleh, diterima dari, dibuat atau disimpan di komputer perusahaan, telepon atau sistem informasi lainnya (secara bersama-sama disebut “sistem”) adalah milik RELX Group. Anda menggunakan sistem kita dengan benar dan dengan mematuhi kebijakan yang berlaku. Penggunaan yang dapat diterima Sistem kita dimaksudkan untuk tujuan bisnis. Meski Anda dapat menggunakan sistem tersebut karena alasan pribadi yang terbatas, penggunaan tersebut tidak boleh menghambat pekerjaan Anda atau mengganggu kolega Anda atau urusan bisnis umum kita. Anda tidak boleh menggunakan sistem atau peralatan perusahaan untuk:
melecehkan, mengintimidasi, atau membuat pernyataan diskriminatif atau memfitnah orang lain;
8
membuat, mengirim, sengaja menerima, mengakses, mengunduh, atau menyimpan material yang bersifat pornografi, menghina, menyerang atau yang tidak sopan;
berjudi;
sengaja memperkenalkan program jahat, seperti virus, ke jaringan atau server RELX Group;
melanggarhak cipta, rahasia dagang, paten atau hak atas kekayaan intelektual lainnya dari pihak lain; atau
untuk tujuan lain yang melanggar kebijakan kita atau dapat berakibat pada tuntutan atau merugikan perusahaan.
Jika Anda mempunyai pertanyaan terkait penggunaan sistem perusahaan atau mengetahui adanya penggunaan yang diragukan atau dilarang, Anda harus memberi tahu manajer Anda. Privasi Jika Anda bekerja di Amerika Serikat, Anda tidak boleh mengharapkan kerahasiaan pada apa pun yang Anda buat, simpan, kirim, atau terima di sistem kita. Bahkan di negara dengan standar kerahasiaan yang lebih ketat, kita tidak menjamin kerahasiaan penggunaan sistem kita oleh Anda. Penggunaan Internet, pesan email, dan voicemail dapat dihentikan dan diungkapkan kepada pihak lain selama berlangsungnya gugatan atau penyelidikan. Apabila secara hukum diizinkan, kita dapat memantau penggunaan sistem kita oleh Anda untuk tujuan bisnis yang sah. Termasuk, contohnya, berusaha untuk mencegah dugaan perbuatan ilegal atau penyalahgunaan sistem lainnya atau untuk memastikan bahwa kita memberikan respons dengan benar kepada pelanggan kita dan kontak bisnis lainnya. Pencurian atau penyalahgunaan barang Kami melarang pencurian atau penyalahgunaan aktual atau upaya pencurian atau penyalahgunaan barang perusahaan atau barang pribadi milik karyawan lain. Hal ini termasuk penggunaan barang perusahaan secara berlebihan atau tidak sah. Pencurian atau penyalahgunaan barang perusahaan yang dilarang dapat dilakukan dalam beberapa bentuk termasuk:
mencuri pasokan, peralatan, dokumen, uang tunai atau barang berwujud lainnya; penggunaan telepon, komputer, mesin fotokopi, mesin faksimile atau peralatan lainnya secara berlebihan untuk tujuan selain bisnis; pengiriman lembar waktu atau laporan pengeluaran yang dipalsukan; menggunakan informasi kepemilikan, rahasia dagang kami atau aset lainnya tanpa otoritas; dan mempertahankan keuntungan pribadi dari pelanggan, pemasok atau yang lainnya yang dengan mereka kita menjalankan bisnis milik kita.
Informasi rahasia dan kekayaan intelektual Semua barang, informasi rahasia dan kekayaan intelektual perusahaan harus dilindungi dan disimpan di kantor kita kecuali apabila diperlukan untuk tujuan bisnis. Anda harus mengamankan informasi rahasia dan hak milik, rahasia dagang dan kekayaan intelektual kita lainnya (termasuk hak cipta, merek dagang, dan paten) sebagaimana Anda dengan hati-hati melindungi semua barang perusahaan lainnya yang penting. Ini berarti
9
dengan benar menggunakan dan dengan hati-hati melindungi kerahasiaan informasi. Contoh jenis informasi yang dianggap rahasia atau hak milik adalah:
hubungan dengan pelanggan: rencana penetapan harga; produk dan jasa yang sedang dikembangkan; proyeksi dan catatan keuangan; dan kemungkinan akuisisi atau divestasi.
Lihat Prosedur Klasifikasi Nilai Informasi untuk panduan penandaan dan penanganan berbagai jenis informasi perusahaan. Semua dokumen, berkas, catatan, dan laporan yang Anda peroleh atau buat selama hubungan kerja Anda adalah milik RELX Group. Anda boleh mengeluarkan dokumen asli atau salinan dokumen tersebut dari salah satu dari kantor kita hanya diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan Anda. Anda harus mengembalikan catatan tersebut segera dan kapan saja diminta. Jika Anda terlibat dalam akuisisi atau divestasi, Anda boleh jadi diwajibkan untuk menandatangani perjanjian kerahasiaan. Secara berkala, kita mempunyai kekayaan intelektual, rahasia dagang dan/atau informasi rahasia atau hak milik yang dimiliki orang lain. Kemungkinan ini termasuk materi berhak cipta lisensi atau informasi yang didapat selama proses akuisisi yang diusulkan. Cukup salin dan gunakan kekayaan intelektual atau informasi pihak ketiga jika penggunaan Anda mematuhi perundang-undangan yang berlaku dan perjanjian dengan pemiliknya Keamanan informasi Kita masing-masing harus mengamankan dan melindungi informasi yang dipercayakan kepada kita dalam pekerjaan kita. Kita harus rajin dalam mencegah akses tanpa izin ke sistem dan data kita. Anda bertanggung jawab untuk mengetahui dan mengikuti semua kebijakan dan praktik yang dirancang untuk mengamankan informasi kita. Hal ini mencakup, misalnya:
menjaga rahasia dan tidak berbagi ID atau kata sandi pengguna; melaporkan dengan benar upaya-upaya untuk mendapatkan akses ke atau merusak sistem kita melalui cara-cara seperti phishing, pretexting, dan social engineering; membaca dan mengikuti komunikasi yang dikeluarkan perusahaan dan panduan untuk mengamankan informasi; tidak memasang perangkat lunak pribadi atau tanpa izin di komputer perusahaan atau perangkat mobile yang dikeluarkan perusahaan, seperti smartphone atau tablet; keamanan fisik dan perlindungan kata sandi semua perangkat jinjing (laptop, tablet, smartphone) dan perangkat penyimpanan; menjaga meja dan kawasan kerja bersih dari informasi sensitif; dan hanya mengirimkan informasi rahasia atau terbatas jika Anda berwenang untuk melakukannya dan dengan pengamanan yang sesuai untuk melindungi informasi.
Jika pekerjaan Anda melibatkan akses ke informasi pribadi, catatan publik atau informasi sensitif lainnya, pastikan untuk mengetahui dan mematuhi semua kebijakan dan perundangundangan yang berlaku untuk informasi tersebut. Jika Anda mempunyai pertanyaan atau keprihatinan terkait dengan keamanan informasi, hubungi manajer Anda, manajer keamanan data Anda atau pengacara perusahaan. Kontak dengan media dan komunitas keuangan 10
Hanya karyawan yang berwenang yang boleh berkomunikasi dengan media atau komunitas keuangan. Kami memberlakukan Kebijakan Pemberitahuan untuk memastikan bahwa semua laporan dan siaran pers dikeluarkan secara otoritatif dan konsisten. Anda tidak boleh memberikan informasi atau menjawab pertanyaan dari media atau komunitas keuangan tanpa izin. Sebaliknya harus menyikapinya dengan cara berikut:
sampaikan pertanyaan media terkait dengan perusahaan induk kita, khususnya mengenai urusan keuangan atau rahasia lainnya, kepada Departemen Komunikasi Perusahaan RELX. sampaikan pertanyaan media mengenai bisnis individual Anda apabila diwajibkan berdasarkan kebijakan dan prosedur unit bisnis Anda; dan sampaikan permintaan informasi atau kunjungan lokasi dari lembaga keuangan, perantara, analis, komentator, pemegang saham atau anggota lainnya dari komunitas keuangan atau investasi kepada Departemen Keuangan Perusahaan RELX Group.
Meminta informasi melalui pengacara dan badan pemerintah Jika Anda dihubungi oleh pengacara yang tidak mewakili kita, agen pemerintah, penyelidik atau pihak ketiga lainnya yang mencari informasi perusahaan atau dokumen mengenai litigasi atau penyelidikan potensial atau aktual, Anda harus segera memberi tahu pengacara perusahaan. Hal ini perlu meski permintaan tersebut tidak berkaitan dengan urusan yang melibatkan kita. Segera hubungi pengacara perusahaan apabila permintaan diajukan dalam bentuk somasi, panggilan atau dokumen lain yang secara legal mewajibkan kehadiran atau jawaban diberikan sebelum tanggal yang telah ditentukan. Pengacara kita akan menilai situasi, memutuskan jawaban yang tepat dan memberi tahu karyawan yang perlu mengetahui situasi tersebut.
Pernyataan yang menipu dan tidak benar atau menyesatkan Semua laporan dan pernyataan tertulis atau lisan mengenai bisnis kita harus akurat dan tidak menyesatkan. Kredibilitas dan reputasi kita tergantung pada akurasi pembukuan, catatan dan pernyataan kita. Kita sangat melarang setiap upaya untuk mencurangi pelanggan, pemasok, pemegang saham, auditor atau orang lain yang berkomunikasi atau menjalankan bisnis dengan kita. Hal ini termasuk secara disengaja atau sembrono membuat pernyataan lisan atau tertulis yang tidak benar atau menyesatkan atau penghilangan terkait dengan produk, jasa, kondisi keuangan, kebijakan, keamanan, kerahasiaan atau praktik kepatuhan kita. Jika Anda berkomunikasi dengan auditor internal atau eksternal kita Anda harus yakin memberikan semua informasi yang diperlukan terkait dengan penyiapan laporan audit, dan mengoreksi kesalahan penafsiran yang kasat mata terhadap informasi tersebut sebelum mempublikasikan laporan terkait. Anda harus menyiapkan semua dokumentasi dan laporan internal secara jujur dan akurat. Penipuan Sekuritas Mencurangi atau mencoba mencurangi siapa pun dalam kaitannya dengan sekuritas perusahaan terbuka, termasuk saham RELX dan saham perusahaan lain yang informasi material, non-publiknya Anda dapatkan selama bekerja di RELX Group merupakan perbuatan ilegal. Contoh berikut ini termasuk dalam perbuatan ilegal:
11
memberikan informasi material yang tidak benar atau menyesatkan mengenai perusahaan kita atau perusahaan publik lainnya kepada publik; tidak memberikan informasi material yang seharusnya disampaikan (dengan memperhatikan persyaratan kebijakan kita mengenai kontak dengan media dan komunitas keuangan sebagaimana dijelaskan di atas); membeli atau menjual sekuritas berdasarkan informasi material non-publik; atau memberikan informasi tersebut kepada pihak lain yang kemungkinan menggunakannya untuk membeli atau menjual sekuritas.
Informasi material non-publik disebut sebagai “informasi internal”. Informasi bersifat “material” jika kemungkinan memengaruhi harga sekuritas atau yang akan dianggap penting oleh investor yang rasional untuk memutuskan apakah membeli atau menjual sekuritas tersebut. Informasi bersifat “non-publik” jika belum terungkapkan dalam laporan tahunan atau berkala kepada pemegang saham, siaran pers, atau di pengarsipan publik pada otoritas pengaturan. Jika ragu, Anda harus menganggap bahwa informasi yang Anda dapatkan sebagai karyawan RELX Group merupakan informasi material dan non-publik. Jika Anda mempunyai pertanyaan mengenai penjualan atau pembelian sekuritas yang boleh jadi melibatkan (atau boleh jadi memberikan kesan melibatkan) informasi internal, Anda harus berkonsultasi dengan pengacara Perusahaan sebelum memperdagangkan sekuritas tersebut. Apabila berlaku, Anda harus mematuhi Code for Share Dealings (Pedoman Berbagi Urusan) sebelum memperdagangkan sekuritas perusahaan-perusahaan kita.
Iklan dan kegiatan promosi Praktik iklan dan penjualan yang adil dan akurat diwajibkan menurut hukum. Praktik tersebut juga membantu menjaga muhibah dan reputasi kita. Semua klaim iklan dan pernyataan lainnya dalam medium cetak, elektronik atau non-cetak lainnya harus jujur dan mempunyai dasar yang wajar. Klaim dan pernyataan tersebut juga harus dibuktikan sebelum dipublikasikan atau disebarluaskan. Hal ini juga berlaku pada presentasi lisan atau bahkan percakapan tidak resmi yang di dalamnya Anda membuat komentar yang objektif, faktual, atau terkuantifikasikan mengenai produk atau jasa kita atau perusahaan lain.
Menggunakan media sosial Platform dan jasa media sosial merupakan perangkat untuk membantu kita memperkuat merek kita, mempromosikan produk dan jasa kita, dan membangun hubungan dengan pelanggan dan prospek kita. Ketika menggunakan media sosial, Anda harus:
menjalankan integritas, profesionalisme, dan tanggung jawab pribadi; menghormati hak kekayaan intelektual kita dan hak kekayaan intelektual pihak ketiga; hanya mewakili atau berbicara atas nama RELX Group jika Anda mempunyai kewenangan untuk melakukannya; dan tidak berbagi informasi rahasia atau informasi yang dilindungi lainnya.
Langkah-langkah pencegahan ini berlaku pada aktivitas media sosial yang disponsori atau diberi sanksi oleh perusahaan. Langkah-langkah tersebut juga berlaku pada penggunaan pribadi media sosial oleh Anda ketika Anda:
menyatakan diri Anda sebagai karyawan bisnis RELX Group; memposting bisnis, produk, jasa atau kompetitor kita; atau mengadakan diskusi atau berhubungan dengan karyawan lainnya atau penulis, penyunting, pelanggan, agen, pemasok atau mitra kami lainnya.
Lihat Social Media Policy (Kebijakan Media Sosial) RELX Group untuk informasi tambahan. 12
Melindungi kerahasiaan Kita bertekad untuk melindungi kerahasiaan dan keamanan data pribadi terkait dengan karyawan, pelanggan, konsumen kita dan yang lainnya, dan mematuhi semua undangundang yang mengatur cara kita menangani informasi tersebut. Selama menjalankan bisnis kita, kita dapat mengumpulkan, menyimpan dan menggunakan informasi pribadi mengenai pelanggan, konsumen, pemasok, karyawan, pelamar hubungan kerja dan pemegang saham kita dalam kapasitas mereka tersebut. Informasi pribadi adalah informasi yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi seseorang. Ini termasuk informasi seperti nama seseorang, alamat atau nomor telepon, atau nomor identifikasi pemerintahnya. Kita ingin menciptakan lingkungan keyakinan dan kepercayaan yang mendorong orangorang untuk berbagi informasi pribadi mereka dengan RELX Group apabila tepat untuk kebutuhan bisnis kita. Hal ini mengizinkan kita untuk lebih memahami kebutuhan mereka dan dengan demikian memberi mereka informasi, jasa dan produk yang lebih baik. Untuk melakukan hal tersebut, Anda harus:
mematuhi perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan perusahaan terkait dengan perlindungan dan penggunaan data pribadi; tidak mengumpulkan, mengolah, menggunakan, memberi tahu, atau menyimpan data pribadi kecuali Anda mempunyai tujuan bisnis yang sah untuk melakukan hal itu, dan pemberitahuan yang diperlukan telah disampaikan kepada orang-orang yang terkait; dan dengan cermat mengikuti kebijakan perusahaan dan perlindungan lainnya terkait dengan mengumpulkan, mengolah, menggunakan, mengungkapkan, menyimpan dan memindahkan serta menghapus informasi pribadi. Berupaya untuk melindungi informasi tersebut seolah-olah tentang diri Anda.
Hubungan mitra bisnis, pelanggan, pemasok dan kompetitor kita Undang-undang kompetisi dan antitrust Kita merupakan kompetitor yang kuat tetapi adil. Kita melarang perjanjian yang ilegal dengan kompetitor, pelanggan dan pemasok, dan praktik dagang yang monopolistik atau tidak adil. Kita bersaing dengan gigih, tetapi juga dengan adil, dengan integritas, dan dengan mematuhi undang-undang antitrust dan kompetisi. Undang-undang tersebut menggalakkan kompetisi bebas dan adil di seluruh dunia, sehingga pelanggan menikmati manfaat dari kompetisi terbuka di antara pemasok mereka; demikian pula penjual sama-sama memperoleh manfaat dari kompetisi di antara pembeli mereka. Undang-undang antitrust dan kompetisi melarang "pembatasan dagang", termasuk jenisjenis perjanjian atau perilaku tertentu yang melibatkan kompetitor, pelanggan atau pemasok, atau bahkan perusahaan tunggal dengan posisi pasar yang dominan. Berikut ini adalah contoh perilaku yang berpotensi ilegal:
Kompetitor secara ketat dilarang mencapai perjanjian atau mengambil tindakan gabungan terkait dengan: o harga, syarat atau penawaran;
13
o divisi atau alokasi teritorial atau produk; o pemilihan pelanggan atau pemasok; atau o batas pada produksi, inventaris atau penelitian dan pengembangan. Pemasok dan pelanggan atau penerima lisensi mereka tidak diperbolehkan untuk menyetujui harga minimum penjualan kembali barang atau jasa; Perusahaan individual dengan kekuasaan “monopoli” atau “dominan” tidak boleh mengambil tindakan-tindakan yang memberikan kesan merupakan upaya untuk mengontrol pasar. Tindakan-tindakan tersebut pada umumnya termasuk: o pengikatan atau kewajiban bundling produk-produk terpisah; o pemutusan dealer, distributor, atau pemasok secara tidak adil; o diskriminasi Harga. o penetapan harga predatori (menjual di bawah biaya); dan o pengaturan kesepakatan eksklusif yang sangat restriktif; Praktik dagang atau cara-cara kompetisi yang tidak adil atau menipu, contohnya: o iklan menyesatkan; o produk kompetitor yang meremehkan; o melecehkan kompetitor; dan o mencuri rahasia dagang atau informasi bisnis rahasia lainnya.
Ada alasan dan pertimbangan untuk berinteraksi dengan kompetitor, asalkan Anda tidak terlibat dalam kolusi ilegal melalui aktivitas ini. Aktivitas ini termasuk keterlibatan asosiasi dagang, benchmarking, joint venture, mengumpulkan kecerdasan kompetitif, dan aktivitas bersama tertentu seperti pelobian dan penegakan hukum. Pelanggaran undang-undang kompetisi/antitrust seringkali diperlakukan sebagai tindak pidana yang dapat mengakibatkan penjatuhan hukuman terhadap perusahaan dan individu, termasuk denda uang yang besar dan dihukum penjara. Biaya, penalti dan tuntutan perdata terkait dengan masalah ini seringkali jauh melebihi keuntungan dari atau kerugian dalam bentuk uang yang disebabkan oleh perilaku atau perjanjian ilegal. Kemungkinan denda dan hukuman untuk pembatasan dagang adalah signifikan karena kita, sebagai perusahaan dan sebagai individu, tunduk kepada undang-undang kompetisi atau antitrust negara di mana perilaku kita menimbulkan efek ekonomi. Di Uni Eropa, Komisi Eropa (KE) dan otoritas setempat mempunyai kewenangan untuk melakukan inspeksi mendadak (dikenal sebagai “serangan fajar”) apabila mereka mencurigai ada pelanggaran undang-undang kompetisi. Komisi Eropa (KE) berhak untuk memasuki gedung kita, atau bahkan rumah Anda, untuk memeriksa dan membawa salinan catatan bisnis; menyegel kantor dan catatan; mewawancarai karyawan; dan membawa catatan tentang fakta atau dokumen terkait dengan pokok persoalan dan tujuan inspeksi. Anda mesti membiasakan diri dengan kebijakan serangan fajar dan prosedur untuk bisnis dan lokasi Anda, dan mengajukan pertanyaan terkait kepada manajer Anda atau pengacara perusahaan. Untuk informasi lebih lanjut mengenai undang-undang kompetisi dan antitrust, lihat Aturan Kepatuhan Undang-undang Antitrust dan Kompetisi Antitrust RELX Group dan kebijakan, panduan dan prosedur bisnis yang terkait.
Suap Jangan menawarkan, memberikan atau menerima dari pihak lain apa pun yang bernilai, atau keuntungan keuangan atau keuntungan lainnya, untuk ditukar dengan perlakuan yang menguntungkan, atau dengan maksud memengaruhi pembuatan keputusan pihak penerima.
14
Suap terjadi ketika seseorang mengizinkan, menawarkan, memohon, memberikan, menerima atau menyetujui apa pun yang bernilai, atau keuntungan keuangan atau keuntungan lainnya, untuk ditukar dengan perlakuan yang menguntungkan dari perusahaan, otoritas, pejabat atau pegawai pemerintah. Suap termasuk pembayaran uang tunai, hadiah, pemberian, barang atau jasa yang mempunyai nilai, atau keuntungan keuangan lainnya. Sebagian besar negara, semua negara bagian AS, dan banyak pemerintah setempat memberlakukan undang-undang yang melarang suap dan korupsi. Banyak undang-undang ini berlaku meski perilaku yang melanggar hukum dilakukan di luar perbatasan negara sendiri dan/atau oleh warga negara negara lain, seperti Undang-undang Suap Inggris dan Undang-undang Praktik Korupsi Asing AS. Pelanggaran undang-undang ini seringkali diperlakukan sebagai tindak pidana yang dapat mengakibatkan penjatuhan hukuman terhadap perusahaan dan individu, termasuk denda uang yang besar dan hukuman penjara. Dalam rangka mematuhi undang-undang suap, Anda harus menghindari membuat atau menerima pembayaran yang tidak wajar baik secara langsung ke atau dari pihak komersial lainnya, pelanggan, wakil pelanggan atau pegawai atau pejabat pemerintah. Anda juga tidak boleh melakukan pembayaran tersebut secara tidak langsung melalui konsultan, agen atau pihak lainnya yang melaksanakan jasa atas nama kami. Anda juga harus menyimpan buku dan catatan yang akurat sehingga pembayaran dijelaskan secara jujur dan tidak digunakan untuk tujuan yang melanggar hukum. Undang-undang suap juga membatasi menawarkan atau memberikan hadiah, hiburan atau bonus, terutama kepada pegawai dan pejabat pemerintah, sebagaimana dijelaskan di bagian Menawarkan atau Memberikan Hadiah atau Hiburan berikut.
Menawarkan atau menerima hadiah atau hiburan Jangan meminta, menerima, menawarkan atau memberikan hadiah atau hiburan yang dapat memengaruhi atau memberikan kesan memengaruhi kemampuan untuk membuat keputusan bisnis yang objektif. Hadiah lebih dari nilai nominal, hadiah atau hiburan yang sering, atau hiburan yang lebih dari amenitas sosial rutin dapat memberikan kesan sebagai upaya untuk memengaruhi Anda atau pihak lainnya. Kebijakan kita dimaksudkan untuk menghindari realitas dan memberikan kesan sebagai hubungan yang tidak wajar dengan pelanggan, vendor, konsultan, pemasok, dan asosiasi bisnis lainnya yang ada saat ini serta calon pelanggan, vendor, konsultan, pemasok, dan asosiasi bisnis lainnya. Selain dari kebijakan ini, Anda harus mengikuti standar yang lebih ketat yang diwajibkan oleh departemen atau bisnis individual Anda. Hadiah Ketika berurusan dengan karyawan non-pemerintah, batasi penerimaan oleh Anda hadiah, termasuk produk, pemberian atau layanan pribadi, senilai kurang dari £100 atau setara mata uang lokal Anda. Untuk pegawai dan pejabat pemerintah, undang-undang setempat menetapkan batas pemberian hadiah legal yang lebih ketat, sebagaimana tercantum dalam Aturan Kepatuhan RELX Group untuk mencegah suap dan korupsi. Batas uang ini dimaksudkan sebagai nilai maksimum, karena hadiah lebih dari nilai nominal kemungkinan kemungkinan akan dicurigai tergantung situasinya. Jangan meminta hadiah berapa pun jumlahnya. Juga, jangan menawarkan atau menerima hadiah yang berupa:
uang tunai, setara uang tunai (misalnya, kartu hadiah Visa atau American Express) atau sekuritas; ditawarkan untuk ditukar dengan sesuatu sebagai balas jasa (“quid pro quo”);
15
diberikan ketika Anda dan pihak-pihak lainnya sedang merundingkan kontrak atau dalam proses pemilihan vendor terkait. bagian dari apa yang kemungkinan memberikan kesan sebuah pola yang memberikan hadiah yang sering, meski mempunyai nilai nominal; tidak senonoh atau berorientasi seksual; ilegal atau melanggar kebijakan kita; kemungkinan menimbulkan dampak buruk pada reputasi kita; atau dimaksudkan untuk atau dapat memberikan kesan dimaksudkan untuk memengaruhi keputusan bisnis penerima.
Jika Anda menerima atau ingin memberikan hadiah yang bernilai lebih dari £100 atau setara, atau dapat memberikan kesan menciptakan konflik, hubungi manajer Anda sebelum menerima atau menawarkan hadiah; dan bersama-sama memeriksa dengan perwakilan kepatuhan Anda atau Grup Kepatuhan Perusahaan RELX Group dengan pertanyaan tentang kewajaran hadiah tersebut. Anda boleh jadi diminta untuk mengembalikan hadiah yang bernilai lebih tinggi, atau meminta perusahaan menyimpan hadiah tersebut untuk digunakan perusahaan atau menyumbangkannya untuk amal, alih-alih mengizinkan Anda menyimpannya dan berisiko memberikan kesan memihak. Ingatlah bahwa bahkan hadiah dengan nilai yang lebih rendah adalah tidak wajar jika diulangi dan/atau dimaksudkan untuk (atau dapat memberikan kesan) memengaruhi Anda secara tidak wajar. Hiburan Menerima hiburan bisnis normal seperti makan siang rutin, makan malam, teater, acara olahraga, dibolehkan asalkan wajar, jarang dan selama rapat bisnis bonafide atau acara yang dimaksudkan untuk membahas urusan bisnis atau mendorong hubungan bisnis yang lebih baik. Sebagai panduan, hiburan bisnis “normal” dan “wajar” pada umumnya termasuk yang dinilai mempunyai jumlah yang sama dengan yang ditentukan untuk hadiah. Juga tunduk kepada pembatasan yang sama sebagaimana yang tercantum di atas untuk hadiah, tanpa mempertimbangkan biaya atau nilai. Kehadiran pada acara atau hiburan luar biasa yang termasuk perjalanan malam hari (misalnya tiket ke Piala Dunia atau acara golf akhir pekan) pada umumnya tidak wajar. Selain itu, pada waktu mempertimbangkan menghibur karyawan atau pejabat pemerintah, pastikan untuk mematuhi batas pemberian uang sesuai undang-undang setempat yang ketat yang tercantum dalam Kebijakan Menawarkan dan Memberikan Hadiah atau Bonus kepada Pejabat Pemerintah. Meminta persetujuan dari manajer Anda sebelum menawarkan atau menerima hiburan yang dapat memberikan kesan berlebihan. Jangan meminta hiburan dengan nilai berapa pun. Bahkan hiburan dengan nilai yang lebih rendah adalah tidak wajar jika dimaksudkan untuk (atau dapat memberikan kesan) memengaruhi penerima secara tidak wajar. Manfaat pribadi tidak wajar lainnya Beritahu manajer Anda jika Anda pernah ditawari atau menerima manfaat pribadi akibat dari posisi Anda di RELX Group. Manajer Anda, dengan panduan dari pengacara perusahaan apabila diperlukan, akan menentukan apakah manfaat memberikan kesan tidak wajar. ,
Sanksi dagang Undang-undang sanksi dagang internasional menetapkan pembatasan pada kemampuan kami untuk menjalankan bisnis dengan individu, entitas tertentu, dan berpotensi seluruh 16
negara. Undang-undang ini membantu mendukung tujuan kebijakan luar negeri pemerintah, termasuk prioritas seperti mempromosikan kepentingan keamanan nasional, memerangi terorisme, mencegah proliferasi senjata pemusnah massal, dan memajukan hak asasi manusia dan aturan hukum. Kami berkomitmen untuk mematuhi semua hukum sanksi yang berlaku. Ketidakpatuhan dapat berdampak pada reputasi RELX Group dan dapat menyebabkan hukuman pidana dan perdata berat yang dikenakan pada perusahaan dan karyawan-karyawan kita. Upaya kepatuhan sanksi kita terutama melibatkan para perancang tiap bisnis yang menilai transaksi dengan panduan dari perwakilan legal dan kepatuhan, yang berbeda dengan mewajibkan keterlibatan aktif sebagian besar karyawan. Namun demikian, semua karyawan harus memahami Kebijakan Sanksi Dagang kita dan prosedur terkait, dan menyampaikan pertanyaan atau keprihatinan yang timbul.
Mengadakan kontrak dengan pihak lain Pada sebagian besar situasi, kebijakan kita adalah membuat formal semua perjanjian secara tertulis. Anda hanya boleh mengadakan perjanjian sesuai dengan tingkat kewenangan yang telah diberikan manajer Anda kepada diri Anda. Jika Anda tidak diberi kewenangan, Anda tidak boleh menandatangani perjanjian atas nama kami tanpa persetujuan manajer Anda. Anda juga harus memperoleh persetujuan manajer Anda dan pengacara perusahaan jika Anda sedang mempertimbangkan untuk mengakhiri perjanjian sebelum tanggal perjanjian berakhir. Hal ini adalah karena, meski terkait dengan jumlah uang yang relatif kecil, perjanjian itu bisa jadi berisi kewajiban pemberian ganti rugi atau beban kontrak lainnya yang tidak wajar, atau memunculkan isu-isu kompetisi atau permasalahan lainnya yang merepotkan.
Urusan kita dengan pemerintah Menjalankan bisnis dengan pemerintah Aturan yang ketat berlaku pada perundingan, syarat kontrak dan hubungan bisnis kita dengan badan pemerintah dan pejabat dan karyawannya. Kita seringkali bekerja dengan badan, pejabat dan pegawai pemerintah sebagai pelanggan, pengarang, penyunting, dan sebagainya. Ada aturan yang ketat yang mengatur hubungan bisnis, perundingan kontrak, dan syarat kontrak dengan badan pemerintah dan pejabatnya. Aturan ini kadangkala berbeda dari yang berlaku pada waktu berhubungan dengan pelanggan komersial atau swasta dan yang lainnya. Jika Anda sedang menjalankan bisnis dengan badan, lembaga, pejabat atau pegawai pemerintah, Anda harus mengetahui dan mengikuti aturan ini. Pelanggaran aturan ini dapat mengakibatkan hukuman yang berat, penangguhan atau diskualifikasi dari kompetisi dalam kontrak pemerintah, dan bahkan penuntutan pidana. Untuk memastikan bahwa kita mematuhi aturan-aturan ini, Anda harus melaporkan setiap dugaan pelanggaran undangundang terkait dengan kontrak pemerintah. Kebijakan Menjalankan Bisnis dengan Badan dan Pejabat Pemerintah di Amerika Serikat kita lebih lanjut merinci persyaratan yang Anda harus penuhi ketika bekerja dengan pemerintah di Amerika Serikat.
Mempekerjakan pegawai pemerintah
17
Sebelum berbicara dengan pegawai pemerintah saat ini atau terkini mengenai bekerja di RELX Group, verifikasi bahwa hal ini secara legal diperbolehkan. Banyak undang-undang membatasi perusahaan yang menjalankan bisnis dengan pemerintah dalam menggunakan sebagai karyawan atau mempekerjakan, sebagai konsultan, penasihat, penyunting atau kontraktor lainnya, pegawai pemerintah aktif atau mantan pegawai pemerintah selain dari karyawan sekretariat, administrasi, atau yang setara. Pembatasan ini juga mencakup pengaturan informal untuk kemungkinan hubungan kerja pada situasi tertentu. Oleh karena itu, berkonsultasilah dengan pengacara perusahaan sebelum membahas usulan hubungan kerja atau pengangkatan sebagai karyawan dengan pegawai pemerintah aktif atau mantan pegawai pemerintah yang keluar dari pemerintah dalam jangka waktu dua tahun dari usulan hubungan kerja atau mempekerjakan.
Keterlibatan politik perusahaan Kontribusi politik dilarang, kecuali untuk kontribusi tertentu, yang telah disetujui sebelumnya di Amerika Serikat. Sebagian besar negara melarang penggunaan dana, aset, layanan atau fasilitas perusahaan atas nama partai politik atau kandidat partai politik. Namun demikian, beberapa negara bagian AS mengizinkan kontribusi dan kegiatan tersebut jika mematuhi peraturan pelaporan dan pemberitahuan yang ketat. Dengan demikian, Anda tidak diperbolehkan menggunakan dana perusahaan untuk kontribusi politik kecuali di AS, dan hanya apabila mematuhi pedoman ketat terkait dengan pemberian kontribusi tersebut, sebagaimana tercantum di dalam Kebijakan Pemberian Kontribusi Politik kita. Jika Anda berpartisipasi dalam proses politik, menyampaikan pandangan Anda terkait dengan legislatif atau politik, terlibat dalam kegiatan politik dan/atau memberikan kontribusi politik pribadi, Anda harus melaksanakan kegiatan tersebut dengan menggunakan waktu Anda sendiri dan dengan biaya Anda sendiri. Kecuali Anda telah memperoleh persetujuan sebelumnya dari kepala regional/negara Urusan Pemerintah Anda atau pengacara perusahaan, Anda harus menghindari merujuk kepada afiliasi Anda dengan RELX Group atau anak perusahaan kita dan menjelaskan bahwa Anda bertindak secara pribadi dan bukan untuk perusahaan.
Menghormati kolega dan masyarakat kita Praktik hubungan kerja yang adil Kita mendukung keragaman dan inklusi, melarang pelecehan dan diskriminasi, dan berkomitmen terhadap perlakuan yang aman dan adil terhadap karyawan. Kita berkomitmen untuk mendorong tempat kerja yang menggalakkan kerja tim, keragaman, inklusi dan kepercayaan. Kebijakan dan praktik tenaga kerja dan hubungan kerja kita adalah sesuai dengan dan dimaksudkan untuk memastikan kepatuhan kepada prinsip-prinsip Global Compact PBB terkait dengan praktik hubungan kerja yang adil dan tidak bersifat diskriminasi. Diskriminasi Kita memberikan kesempatan yang sama. Kita berkomitmen untuk memperlakukan semua karyawan dan pelamar kerja dengan hormat dan martabat, dan kita melarang diskriminasi. Kita merekrut, mempekerjakan, mengembangkan, mempromosikan, mendisiplinkan dan memberikan kondisi-kondisi hubungan kerja tanpa memandang ras, warna, agama, asal
18
negara, jenis kelamin, orientasi seksual, status perkawinan, usia, disabilitas, atau kategori lainnya yang dilindungi oleh undang-undang. Bisa jadi ada tambahan perlindungan yang diberikan kepada karyawan berdasarkan undangundang setempat dan tercantum di dalam kebijakan hubungan kerja tambahan yang berlaku. Contohnya, di Amerika Serikat, yang termasuk dilarang adalah diskriminasi berdasarkan status veteran militer tertentu. Pelecehan Kami melarang segala macam pelecehan, termasuk pelecehan seksual atau pelecehan dalam bentuk apa pun yang didasarkan pada karakteristik-karakteristik yang dilindungi yang disebutkan di atas. Pelecehan dapat berupa perilaku verbal, fisik atau visual yang menciptakan lingkungan yang menyerang, bermusuhan atau mengintimidasi. Kami juga melarang lelucon atau hinaan yang menyerang, rasial, etnik, agama, terkait usia atau seksual; mendistribusikan atau menayangkan gambar atau kartun yang menyerang; dan menggunakan voicemail, email, atau perangkat elektronik lainnya untuk menyampaikan informasi yang menghina atau bersifat diskriminasi. Kondisi hubungan kerja Kami mematuhi semua undang-undang yang berlaku terkait dengan hubungan kerja dan kondisi hubungan kerja. Kami menghormati hak kebebasan Anda untuk berkumpul dan diwakili baik melalui serikat dagang, dewan kerja atau forum lain yang sesuai. Standar tenaga kerja Kita beroperasi di banyak negara berbeda dengan standar dan kondisi tenaga kerja yang bervariasi. Di mana saja kita menjalankan bisnis, kita berusaha untuk memastikan bahwa kita dan pemasok kita mematuhi semua undang-undang tenaga kerja yang berlaku dan memberikan kepada karyawan di seluruh dunia dengan kondisi kerja dan gaji yang memuaskan (dengan memperhitungkan ekonomi lokal).
Tempat kerja Kami berkomitmen untuk memberikan tempat kerja yang aman dan mematuhi persyaratan legal untuk menghindari bahaya keselamatan dan kesehatan. Kami berharap karyawan kami berperilaku dengan cara yang memberikan kontribusi kepada lingkungan kerja yang sehat, aman dan produktif. Kesehatan dan Keselamatan Kita mengelola fasilitas kita dengan mematuhi semua peraturan kesehatan dan keselamatan yang berlaku. Untuk melakukannya, setiap orang di fasilitas kita harus mengikuti semua instruksi dan prosedur keselamatan kita, termasuk yang dijabarkan di dalam Kebijakan Kesehatan dan Keselamatan RELX Group. Peringatkan manajer Anda dan wakil sumber daya manusia segera jika Anda mempunyai pertanyaan atau keprihatinan mengenai kemungkinan bahaya kesehatan dan keselamatan di fasilitas kita. Tempat kerja bebas narkoba Penggunaan narkoba dan alkohol dapat menimbulkan ancaman pada keselamatan dan dilarang di lingkungan kerja kita. Kami melarang penggunaan, pemilikan, penjualan, pembuatan, pembagian, distribusi atau pembelian alkohol atau narkoba (kecuali sesuai resep terkini, sah yang dikeluarkan oleh profesional medis) ketika berada di tempat kerja atau di properti kami. Kami juga melarang karyawan terlibat dalam pekerjaan atas nama RELX Group apabila sedang berada di bawah pengaruh obat. Minuman beralkohol dapat 19
diberikan di tempat kerja dengan persyaratan tertentu dengan persetujuan manajemen senior. Karyawan yang menduduki jabatan tertentu diharapkan berperilaku secara patut dan profesional. Juga mematuhi kebijakan narkoba dan alkohol yang berlaku yang diberlakukan oleh bisnis Anda.
Hak asasi manusia Sebagai penanda tangan Global Compact PBB, kita berkomitmen untuk melindungi hak asasi manusia. Kita mendukung dan menghormati hak asasi manusia internasional dalam lingkup pengaruh kita. Kita juga berusaha untuk memastikan bahwa kita tidak terlibat dalam pelanggaran hak asasi manusia.
Lingkungan Kita berusaha untuk mendukung prakarsa perbaikan lingkungan dan mengurangi dampak negatif kita pada lingkungan. Bisnis kita menimbulkan dampak pada lingkungan, terutama melalui penggunaan energi dan kertas, penggunaan teknologi cetak dan produksi serta daur ulang limbah. Kita berkomitmen untuk memastikan bahwa dampak ini berkurang apabila dimungkinkan dan untuk menaati tiga prinsip terkait dengan lingkungan yang tercantum di dalam Global Compact PBB sbb:
mendukung pendekatan pencegahan perubahan lingkungan; melaksanakan prakarsa untuk mempromosikan tanggung jawab lingkungan yang lebih besar; dan mendorong pengembangan dan penyebaran teknologi yang ramah lingkungan.
Untuk memenuhi komitmen ini, kita berusaha menggunakan:
sumber daya dan material yang berkelanjutan dan dapat didaur ulang dengan limbah minimum; teknologi, material dan proses yang menimbulkan dampak minimal pada lingkungan, apabila mungkin; dan pemasok dan kontraktor yang mempunyai tujuan yang sama.
Kita menetapkan langkah dan target untuk kinerja lingkungan kita, sebagaimana dijabarkan di dalam Sistem Manajemen Lingkungan RELX Group.
Melaporkan dan menyelidiki keprihatinan Pentingnya pelaporan Laporkan keprihatinan Anda mengenai dugaan pelanggaran Pedoman Etika, undangundang atau kebijakan kepada beberapa outlet, tanpa takut dengan pembalasan. Kita segera menyelidiki dugaan pelanggaran Pedoman Etika dan mengambil langkahlangkah perbaikan yang sesuai apabila menemukan pelanggaran. Hal ini penting untuk melindungi karyawan, menjaga reputasi kita, dan menghindari tuntutan hukum. Kami membutuhkan Anda membantu melaksanakan upaya ini. 20
Jika Anda mengetahui atau mencurigai bahwa seseorang telah melanggar Pedoman Etika atau bertindak secara tidak beretika atau ilegal, Anda harus segera melaporkan keprihatinan Anda kepada supervisor Anda, wakil sumber daya manusia, pengacara perusahaan atau anggota Komite Kepatuhan. Anda juga dapat melaporkan pelanggaran secara online melalui Saluran Rahasia RELX Group di www.ReedElsevierConfidentialLine.com atau melalui telepon via nomor yang sesuai dari negara Anda, sebagaimana tercantum di intranet kita. Laporan ke Saluran Rahasia dari atau berkaitan dengan aktivitas di Eropa Daratan hanya diperbolehkan apabila terkait dengan dugaan suap, korupsi atau ketidakwajaran akunting atau keuangan yang berat. Yang juga penting adalah melaporkan pelanggaran tanpa melihat identitas atau posisi pihak yang diduga sebagai pelanggar. Di banyak negara, tidak melaporkan kegiatan pidana dapat dianggap sebagai kejahatan. Kami berharap Anda menyebutkan jati diri Anda ketika melaporkan dugaan pelanggaran. Namun, kami menyadari bahwa pada beberapa kasus Anda bisa jadi merasa perlu untuk tidak menyebutkan jati diri. Dengan memperhatikan pembatasan penggunaan di Eropa Daratan, laporan dapat dibuat via Saluran Rahasia baik secara terbuka atau tanpa menyebutkan jati diri. Laporan terkait dengan urusan akunting atau auditing yang diragukan dapat disampaikan secara langsung ke Komite Audit
Penyelidikan Kami akan menyelidiki semua laporan dugaan pelanggaran undang-undang atau Pedoman Etika, termasuk laporan yang tanpa menyebutkan jati diri. Agar dapat melaksanakannya dengan benar dan teliti, Anda wajib bekerja sama dalam penyelidikan laporan pelanggaran.
Kerahasiaan Kami tidak akan mengungkapkan identitas siapa pun yang melaporkan dugaan pelanggaran atau yang berpartisipasi dalam penyelidikan terkait kecuali karyawan mengirimkan laporan yang memungkinkan pengungkapan; pengungkapan diwajibkan oleh undang-undang, peraturan atau proses hukum; atau, setelah memberi tahu karyawan yang terkait bahwa pengungkapan tersebut dianggap perlu agar dapat menyelidiki dengan benar masalah tersebut.
Perlindungan dari pembalasan Pembalasan dalam bentuk apa pun terhadap individu yang dengan iktikad baik melaporkan pelanggaran Pedoman Etika atau undang-undang, meski laporan tersebut salah, atau membantu dalam penyelidikan pelanggaran yang dilaporkan, adalah pelanggaran berat terhadap Pedoman Etika dan undang-undang. Karyawan yang bertanggung jawab atas pembalasan tersebut akan menerima tindakan disipliner hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja.
21
Pertanyaan yang sering diajukan T. Untuk apa Pedoman Etika tersebut? J. Pedoman Etika berisi kebijakan dan aturan umum utama yang berlaku di RELX Group, karyawan dari semua bisnis kita dan anggota Dewan Direksi kita. Pedoman Etika dimaksudkan untuk membantu kita memelihara lingkungan yang taat hukum, jujur dan beretika di perusahaan kita.
T. Pedoman tersebut berlaku pada siapa saja? J.
Berlaku pada setiap orang, termasuk semua karyawan perusahaan keluarga RELX Group di seluruh dunia. Ketika Pedoman Etika merujuk kepada “perusahaan” atau RELX Group, ini berarti semua badan, anak perusahaan, divisi, afiliasi dan bisnis RELX Group plc.
T. Apa yang menjadi dasar semua kebijakan di dalam Pedoman Etika tersebut? J. Banyak kebijakan di dalamnya didasarkan pada undang-undang dan aturan dan peraturan pemerintah yang berlaku di RELX Group dan karyawan kita di mana saja kita menjalankan bisnis. Kebijakan-kebijakan yang lain di dalam Pedoman Etika ini menunjukkan tekad kita untuk menjaga tempat kerja yang taat hukum dan beretika yang kondusif bagi bisnis kita dan bebas dari diskriminasi, pelecehan atau perilaku tidak wajar lainnya. Karena RELX Group adalah perusahaan global, ada juga undang-undang lokal di tiap negara tempat operasi kita yang berlaku pada operasi kita di negara tersebut. Anda diharapkan mematuhi semua undang-undang, aturan dan peraturan pemerintah yang berlaku, meski tidak secara khusus dibahas dalam Pedoman Etika tersebut. Selain Pedoman Etika, ada kebijakan-kebijakan terpisah yang diberlakukan pada RELX Group dan tiap bisnis, negara atau grup yang Anda menjadi bagian di dalamnya. Anda juga diharapkan mempelajari dan mematuhi kebijakan-kebijakan tersebut.
T. Apakah ada kebijakan-kebijakan lain yang berlaku pada saya? Kebijakan-kebijakan mana yang lebih diutamakan? J. Selain kebijakan-kebijakan di dalam Pedoman Etika, RELX Group dan bisnisnya memberlakukan kebijakan-kebijakan lain terkait dengan semua atau sebagian dari bisnis kita. Pada beberapa kasus, RELX Group atau bisnisnya juga mempunyai kebijakankebijakan yang lebih detail mengenai subjek yang dimasukkan di dalam Pedoman Etika. Jika demikian, kebijakan-kebijakan yang lebih detail juga berlaku, sepanjang sesuai dengan Pedoman Etika tersebut. Apabila ada pertentangan antara Pedoman Etika dan kebijakan-kebijakan tambahan, berkonsultasilah dengan manajer Anda, wakil sumber daya manusia atau pengacara perusahaan.
T. Bagaimana jika saya mempunyai pertanyaan mengenai Pedoman Etika tersebut? J. Meski setelah membaca Pedoman Etika tersebut dan menerima pelatihan mengenai Pedoman Etika dan/atau masing-masing kebijakan dalam Pedoman Etika tersebut, Anda mungkin masih mempunyai beberapa pertanyaan. Pada akhirnya, banyak kebijakan didasarkan pada undang-undang dan peraturan yang kompleks. Mematuhi tiap kebijakan 22
adalah penting karena bahkan pelanggaran yang tidak disengaja dapat mengakibatkan konsekuensi berat bagi orang-orang yang terlibat dan bagi RELX Group. Dengan demikian, sampaikan pertanyaan kepada manajer Anda, sumber daya manusia atau pengacara perusahaan.
T. Apa yang harus saya lakukan jika saya mengetahui pelanggaran Pedoman Etika? J. Anda bertanggung jawab untuk melaporkan pelanggaran kebijakan atau undang-undang yang Anda ketahui. Anda dapat melaporkan pelanggaran kepada manajer Anda, wakil sumber daya manusia, pengacara perusahaan, anggota Komite Kepatuhan RELX Group atau unit bisnis yang sesuai atau via Saluran Rahasia RELX Group.
T. Apakah melaporkan pelanggaran aturan atau kebijakan dapat membahayakan pekerjaan saya? J. Kebijakan RELX Group dirancang untuk melindungi siapa pun yang dengan iktikad baik meyakini kemungkinan telah terjadi pelanggaran Pedoman Etika dan, melaporkannya. Upaya pembalasan tidak hanya akan melanggar Kebijakan RELX Group, tetapi bisa jadi juga melanggar undang-undang, dan akan ditangani secara semestinya.
T. Bagaimana cara saya membuat laporan ke Saluran Rahasia? J. Saluran Rahasia adalah outlet untuk membuat laporan jika Anda merasa tidak nyaman melaporkan pelanggaran yang diketahui atau dugaan pelanggaran kepada supervisor Anda, wakil sumber daya manusia, pengacara perusahaan atau anggota Komite Kepatuhan yang sesuai. Layanan ini tersedia 24 jam setiap hari, 7 hari seminggu, 365 hari setahun. Anda dapat membuat laporan secara online di www.ReedElsevierConfidentialLine.com atau melalui telepon. Informasi akses telepon untuk tiap negara dan bahasa tersedia di situs web dan di intranet kami.
T. Bolehkah saya membuat laporan tanpa menyebutkan jati diri saya? J. Anda boleh melaporkan ke Saluran Rahasia tanpa menyebutkan jati diri jika Anda memilih demikian. Jika Anda melakukannya, pastikan memberikan sebanyak mungkin detail sehingga memungkinkan kami menyelidiki permasalahannya. Pelapor yang tidak menyebutkan jati diri diberi nomor laporan, dan diminta untuk memeriksa catatan laporan pada tanggal yang telah ditentukan. Anda juga harus memeriksanya, karena hal ini juga akan memungkinkan kami mengajukan pertanyaan-pertanyaan lanjutan apabila memerlukan informasi lebih banyak untuk menyelesaikan penyelidikan secara teliti.
T. Apa yang dimaksud dengan Komite Kepatuhan? J. Komite Kepatuhan adalah grup manajer senior yang ditunjuk untuk membantu memastikan kepatuhan oleh bisnis yang mereka wakili dan karyawannya. Ada sebuah komite untuk keseluruhan RELX Group, yang terdiri atas manajer senior dan perwakilan beberapa bisnis kita. Ada juga komite untuk setiap bisnis utama. Informasi kontak untuk anggota Komite Kepatuhan tersedia di intranet kami.
T. Apa yang harus saya lakukan jika saya diminta untuk melakukan sesuatu yang menurut saya melanggar Pedoman Etika? J. Anda harus mendiskusikan kekhawatiran Anda dengan manajer Anda. Jika Anda tidak nyaman melakukannya, Anda harus menghubungi sumber daya manusia, pengacara perusahaan atau anggota Komite Kepatuhan RELX Group atau unit bisnis Anda.
23
Dokumen rujukan Kebijakan dan dokumen terkait diidentifikasi di Pedoman Etika ini dalam urutan yang tercantum di bawah ini. Tersedia di The Wire, PeopleHUB, dan intranet unit bisnis. Situs internal kami juga berisi informasi tambahan tentang departemen terkait dan material terkait. Hal ini termasuk, contohnya, Kepatuhan, Tanggung Jawab Perusahaan, Perlindungan & Privasi Data, Kekayaan Intelektual, Legal dan Keamanan.
Supplier Code of Conduct (Pedoman Perilaku Pemasok)
Record Management Policy and Record Retention Schedule (Kebijakan Manajemen Catatan dan Jadwal Penyimpanan Catatan)
Information Value Classification Procedures (Prosedur Klasifikasi Nilai Informasi)
Code for Share Dealing (Pedoman Berbagi Urusan)
Social Media Policy (Kebijakan Media Sosial)
Antitrust and Competition Laws Compliance Rules (Aturan Kepatuhan Undang-Undang Antitrust dan Kompetisi)
Compliance Rules for Preventing Bribery and Corruption (Aturan Kepatuhan untuk Mencegah Suap dan Korupsi)
Trade Sanctions Policy (Kebijakan Sanksi Dagang)
Kebijakan terkait dengan urusan dengan pemerintah di AS:
Offering and Giving Gifts or Gratuities to Government Officials (Menawarkan dan Memberikan Hadiah atau Bonus kepada Pejabat Pemerintah)
Doing Business with Government Agencies and Officials in the United States (Menjalankan Bisnis dengan Badan dan Pejabat Pemerintah di Amerika Serikat)
Making Political Contributions (Memberikan Kontribusi Politik)
Health and Safety Policy (Kebijakan Kesehatan dan Keselamatan)
Environmental Management System (Sistem Manajemen Lingkungan)
Hubungi wakil sumber daya manusia atau kirim email ke
[email protected] jika Anda tidak dapat mengakses dokumendokumen ini.
24
