KOD ETIKA 2016
KOD ETIKA
KANDUNGAN 1. PENGENALAN DAN DEFINISI
1
1.1. Pengenalan
1
1.2. Definisi
3
2. PRINSIP TERAS Applus+
4
3. KOD ETIKA Applus+ 3.1. Apakah tujuan Kod Etika?
5
3.2. Siapakah yang perlu mematuhi Kod Etika?
5
3.3. Suruhanjaya CSR (CSR) dan Chief Compliance Officer (CCO)
7
3.4. Saluran Komunikasi Applus+
8
3.5. Pemprosesan aduan, siasatan dan prosedur tatatertib bagi mana-mana pelanggaran Kod Etika
9
3.6. Komunikasi dan latihan
10
3.7. Penyemakan Kod Etika
10
4. PERATURAN TINGKAH LAKU 4.1. Menghormati maruah di tempat kerja
11
4.2. Mencegah risiko keselamatan dan kesihatan dan menghormati hak pekerja
11
4.3. Perlindungan dan privasi data
12
4.4. Perlindungan persekitaran
13
4.5. Persaingan pasaran dan pengguna
14
4.6. Memerangi rasuah di Applus+
14
4.7. Tanggungjawab sosial, penajaan dan derma
15
4.8. Kesahihan maklumat dan penyimpanan rekod
16
4.9. Maklumat sulit dan bukan awam
16
4.10. Integriti dalam perkhidmatan kita
17
4.11. Konflik kepentingan
18
4.12. Penggunaan sumber Applus+
19
KOD ETIKA
1. KOD ETIKAPENGENALAN DAN DEFINISI
1.1. Pengenalan Dengan sukacitanya, saya membentangkan Kod Etika Kumpulan Applus+. Kod ini menunjukkan satu rangka kerja yang bukan sekadar mematuhi undang-undang semata-mata; tetapi dibimbing oleh integriti dan profesionalisme tentang membuat keputusan kita, dan mewujudkan satu prinsip am yang menjadi panduan dalam tingkah laku seharian kita, di mana jua kita beroperasi di dalam dunia. Kita semua tahu betapa pentingnya bertindak dengan integriti dan tanggungjawab. Nilai, prinsip dan standard etika yang dimantapkan dalam Kodkita bukan sahaja mampu menjaga imej dan reputasi syarikat atau mengelak masalah perundangan, malahan lebih daripada itu, integriti ini membolehkan kita mengekalkan persekitaran mampan yang kita bangga untuk bekerja dan untuk mengukuhkan aktiviti profesional kami. Kod Etika ini akan membantu kita membuat keputusan, dan direka cipta untuk membimbing tingkah laku kita dalam semua urusan perniagaan yang kita jalankan dalam pelaksanaan kerja kita. Pertumbuhan perniagaan dan pengekalan standard yang tinggi dari segi pengurusan dan pematuhan dalam pengawalaturan adalah elemen yang kukuh. Membina kepercayaan dengan masyarakat umum adalah proses yang mengambil masa dan memerlukan usaha yang berterusan. Oleh itu, menjadi tanggungjawab kita untuk melindungi reputasi Kumpulan, dengan bertindak secara jujur dan melayan rakan usaha sama luaran dan dalaman, pelanggan, pemegang saham, rakan niaga dan pembekal secara adil dan jujur. Kita yakin bahawa kita mempunyai sokongan penuh dan komitmen anda untuk membantu Applus+ berkembang sebagai syarikat masa hadapan yang dibina berasaskan nilai teras seperti mana yang terkandung dalam Kod Etika Kumpulan ini. Kami menggalakkan anda untuk membaca Kod Etika ini dengan teliti untuk menjadi penjaga setia dan kami dahului dengan ucapan terima kasih atas sumbangan anda dalam pelaksanaan Kod Etika dalam Kumpulan ini. Dengan bantuan anda, Applus+ akan terus meningkatkan tahap keyakinan kita semua.
1
Fernando Basabe CEO Applus+
Christopher Cole Pengerusi Applus+
2
1.2. Definisi Anda boleh mendapat definisi beberapa istilah yang digunakan sepanjang Kod Etika ini di bawah: Applus+ atau Kumpulan bererti Applus Services, S.A. dan semua anak syarikat dan syarikat-syarikat gabungan, termasuk usaha sama dengan rakan kongsi. CCO bererti Chief Compliance Officer. Profesional adalah semua orang yang menyediakan perkhidmatan kepada Applus+, tanpa mengira jenis hubungan kontrak dengan Applus+. Oleh itu, ia termasuk pekerja, kontraktor bebas, pengurus, pegawai dan pengarah. Pihak Ketiga bererti, sepertimana yang dinyatakan dalam Prosedur Antirasuah Global, mana-mana entiti atau individu yang diberikan kuasa untuk bertindak bagi pihak Applus+.
3
KOD ETIKA
2. PRINSIP TERAS Applus+
Kualiti perkhidmatan dan kejayaan perniagaan kita bergantung kepada pelbagai perkara, antaranya ialah bertindak dengan adil dan jujur setiap hari sebagai individu yang bertanggungjawab. Kita mengamalkan Tanggungjawab Sosial Korporat dalam konteks yang mana operasi perniagaan kita menjana kesan positif yang besar terhadap alam sekitar dan masyarakat tempatan di tempat kita bekerja. Untuk mencapai matlamat ini, kita perlu menghormati prinsip Kod teras ini: Integriti: Kita percaya dan menggalakkan tindakan jujur dalam semua hubungan dan mematuhi semua undang-undang yang berkuat kuasa dengan ketat. Applus+ menghormati maruah semua orang dan mengambil berat tentang kesejahteraan dan keselamatan orang lain. Ketelusan: Saling menghormati, komunikasi dan ketelusan merupakan asas hubungan kita. Hubungan dengan pihak berkuasa, entiti pengawalaturan dan agensi kerajaan harus dijalankan mengikut prinsip kerjasama, kejujuran dan keterbukaan. Saksama dan berdikari: Kita beroperasi dalam cara yang bebas, objektif dan berautonomi dan mengelakkan sebarang jenis rasuah atau konflik kepentingan yang boleh menjejaskan keputusan kami. Tanggungjawab: Kita menghormati persekitaran dan semua masyarakat di mana kita beroperasi. Secara ringkas, di Applus+, tujuan kita adalah untuk berkhidmat dengan integriti, berdikari dan saksama dan melebihi jangkaan pihak yang mempercayai produk dan perkhidmatan kita dalam cara yang bertanggungjawab.
4
KOD ETIKA
3. KOD ETIKA Applus+
3.1. Apakah tujuan Kod? Kod Etika merupakan satu set peraturan yang menentukan jangkaan tingkah laku yang mengandungi prinsip yang akan membimbing kelakuan Applus+ dan semua Profesional dalam menjalankan tugas mereka dan dalam hubungan komersil dan profesional mereka. Semua Profesional Applus+ dikehendaki mematuhi kelakuan yang telah ditetapkan di dalam Kod Etika ini. Peraturan dalam Kod Etika mewakili standard minimum bagi tingkah laku beretika dalam Applus+ yang tertakluk kepada semua negara, syarikat dan sistem undang-undang. Kod ini, bersama dengan peraturan pelaksanaannya, mencerminkan komitmen tegas oleh Applus+ untuk pentadbiran korporat yang baik, ketelusan dan tanggungjawab sosial.
5
Kod Etika ini mungkin tidak dapat memberikan jawapan kepada setiap situasi dan masalah etika yang kita hadapi di tempat kerja. Ini sebabnya Applus+ menyediakan Saluran Komunikasi yang telah diterangkan dalam Bahagian 3.4 Kod Etika ini kepada semua pihak, pelanggan, pembekal serta rakan niaga yang mesti mematuhi Kod Etika ini.
3.2. Siapakah yang perlu mematuhi Kod Etika? Semua Profesional Applus+ bertanggungjawab mengetahui dan mematuhi Kod Etika ini, tanpa mengira pangkat, lokasi atau syarikat Kumpulan khidmat mereka. Semua Profesional Applus+ mesti mematuhi Kod Etika ini. Ini sebabnya mereka menerima latihan pematuhan yang khusus semasa dilantik dan sekurang-kurangnya sekali setahun.
Pertimbangan perlu diberikan terhadap rasa hormat dan pematuhan Kod ini serta komitmen kepada Applus+ dalam setiap kes untuk kenaikan pangkat di dalam Applus+. Sebarang pelanggaran Kod Etika tidak akan diterima. Profesional Applus+ tidak mempunyai sebarang sebab bagi kelakuan yang melanggar peruntukan Kod Etika ini kerana bergantung kepada arahan daripada pihak atasan atau pengetahuan mengenai kelakuan itu oleh pihak atasan tersebut. Dalam kes seperti ini, Profesional Applus+ tersebut mesti melaporkannya melalui Saluran Komunikasi.
Memilih dan menaikkan pangkat pekerja dan rakan usaha sama mereka berdasarkan kepada integriti, kelayakan dan prestasi kerja mereka, selain daripada kriteria berkenaan yang lain.
Kejayaan Kod Etika bergantung kepada komitmen semua orang, tetapi tanggungjawab mematuhi Kod Etika ini dengan ketat adalah sangat penting terutamanya bagi para pengarah dan pengurus.
Prosedur pengambilan dan pemilihan bagi pengarah dan pengurus akan dipertimbangkan berdasarkan merit, kapasiti dan komitmen mereka terhadap nilai Kod ini. Tahap pemenuhan tanggungjawab yang disenaraikan di atas akan diambil kira dalam penilaian prestasi dan keputusan kenaikan pangkat serta penentuan gaji mereka.
Applus+ mewajibkan semua pengarah dan pengurus agar: Meningkatkan kesedaran dan menggalakkan pematuhan Kod Etika dengan ketat,
Mendapatkan bimbingan daripada CCO sekiranya terdapat sebarang keraguan mengenai pelaksanaan atau pemahaman Kod Etika, dan Melaporkan sebarang pelanggaran Kod Etika yang telah berlaku atau disyaki berlaku.
Mengambil langkah yang sewajarnya untuk memantau mereka yang berada di bawah kuasanya agar mematuhi Kod Etika,
6
Kita mengharapkan pelanggan, rakan niaga dan pembekal kita agar bertindak secara profesional dan jujur dan menerima prinsip-prinsip teras kita. Untuk mencapai matlamat ini, Applus+ komited dalam memupuk amalan yang seiring dengan Kod Etika kita dalam kalangan mereka. Menurut Prosedur Antirasuah Global, Pihak Ketiga perlu mematuhi Kod Etika kita.
3.3. Jawatankuasa Corporate Social
Responsibility (Jawatankuasa CSR) dan Chief Compliance Officer (CCO) Lembaga Pengarah Applus+ telah mempertanggungjawabkan Jawatankuasa CSR untuk menggalakkan pelaksanaan Dasar Tanggungjawab Sosial Korporat Kumpulan ini terutamanya pengurusan hal pentadbiran korporat, tanggungjawab sosial korporat, etika dan ketelusan. CCO yang berada di bawah arahan dan penyeliaan Jawatankuasa CSR mesti mengambil tindakan yang sewajarnya untuk menyebarkan Kod Etika dan memantau pematuhannya oleh semua Profesional Applus+.
7
Oleh itu, CCO bertanggungjawab: Menyebarkan isi kandungan Kod Etika, membangun dan mengadakan latihan pematuhan yang sewajarnya. Menggalakkan dan menyelaraskan pelaksanaan Kod Etika oleh pelbagai syarikat dalam Kumpulan ini. Meningkatkan dan menggalakkan kelulusan dasar dan prosedur dalaman yang diperlukan untuk melaksanakan nilai kita dengan cekap. Menerima dan mentafsir soalan dan aduan mengenai Kod Etika. Menyiasat sebarang pelanggaran Kod dan mengesyorkan langkahlangkah disiplin yang bersesuaian. Menjalankan penilaian risiko yang sewajarnya untuk menilai sama ada Kod Etika perlu dikemas kini.
Aduan yang berkaitan dengan syak wasangka yang didapati tidak berasas tidak semestinya aduan dengan niat jahat. Walau bagaimanapun aduan yang dibuat dengan niat jahat (iaitu berniat jahat atau menggunakan maklumat yang diketahui palsu) akan disiasat dan tindakan sewajarnya akan diambil.
Menyelia pelaksanaan Kod Etika yang betul tanpa mempunyai prasangka terhadap tugas Audit Dalaman.
mengemukakan sebarang soalan atau keraguan tentang pemahaman dan pelaksanaan Kod Etika.
Memantau pematuhan terhadap Kod Etika dengan bantuan jabatan Audit Dalaman jika perlu.
Semua soalan dialu-alukan dan akan ditangani dengan cepat dan dalam cara yang sensitif.
Setiap tahun CCO akan menyediakan dan mengemukakan laporan tahunan untuk diluluskan oleh Lembaga syarikat mengenai semua tindakan yang telah dilaksanakan berdasarkan pematuhan kepada tanggungjawab yang disenaraikan di atas untuk menilai tahap Pematuhan Kod Etika. Untuk membantu CCO dalam melaksanakan tugasan yang dinyatakan, Applus+ telah melantik wakil pematuhan di peringkat bahagian dan serantau.
3.4. Saluran Komunikasi Applus+:
[email protected] Soalan Saluran Komunikasi Applus+ disediakan bagi semua Profesional Applus+ serta para pelanggan, pembekal dan rakan niaga kita untuk
CCO bertanggungjawab mengurus Saluran Komunikasi dan merujuk keraguan yang tiada kaitan dengan Kod Etika kepada pihak yang sewajarnya. Aduan Semua Profesional Applus+ serta Pihak Ketiga akan melaporkan melalui Saluran Komunikasi sebarang petunjuk atau kesangsian yang munasabah tentang sebarang tindakan yang melanggar peraturan yang telah ditetapkan dalam Kod Etika ini. Sekiranya pengadu mempunyai hubungan dengan CCO atau jabatan Pematuhan, aduan boleh dilaporkan kepada pihak atasan, wakil pematuhan bahagian atau rantau, jabatan undang-undang atau Jawatankuasa CSR yang akan mematuhi peraturan yang dinyatakan di bawah.
8
Untuk memberikan perlindungan dan keselamatan maksimum kepada individu yang membuat laporan tentang pelanggaran, Applus+ sendiri memberi komitment untuk: Mematuhi perlindungan data yang berkaitan dengan sistem aduan. Sewajarnya, Applus+ tidak akan mendedahkan identiti individu yang membuat laporan tanpa kebenaran mereka, kecuali dikehendaki oleh undang-undang. Mencegah, menyiasat dan bertindak ke atas sebarang gangguan atau tindakan balas terhadap orang yang membuat laporan. Patuhi undang-undang perlindungan data yang berkuat kuasa.
9
3.5. Pemprosesan aduan, siasatan dan prosedur
tatatertib bagi sebarang pelanggaran Kod
CCO akan memproses sebarang aduan yang dilaporkan melalui Saluran Komunikasi. CCO akan menyalurkan dan menyelarasakan sebarang siasatan dan semua Profesional Applus+ mesti mematuhi arahan CCO dalam hal ini, Applus+ akan melaksanakan prosedur dalaman untuk menguruskan aduan dan menjalankan siasatan dalaman. Kod ini dan dasar yang berkaitan dengannya bukan sekadar satu set “amalan terbaik” atau saranan. Pematuhan adalah mandatori. Oleh itu, sebarang pelanggaran akan mengakibatkan tindakan tatatertib dan termasuk pemberhentian kerja, mengikut undang-undang pekerjaan yang berkuat kuasa.
3.6. Komunikasi dan latihan
3.7. Penyemakan Kod Etika
CCO bertanggungjawab menggalakkan dan menyebarkan isi kandungan Kod Etika dalam kalangan Profesional Applus+, pelanggan, pembekal dan rakan niaga. Untuk menggalakkan penyebaran dalam kalangan Profesional dalam Kumpulan ini, CCO akan menyediakan pelan latihan dalaman dan komunikasi dalaman.
Kod Etika mesti disemak dan dikemas kini secara berkala berdasarkan laporan tahunan CCO. Suruhanjaya CSR, jabatan Audit Dalaman dan CCO akan dapat mengemukakan usul untuk menambah baik Kod Etika. Sebarang penyemakan Kod Etika akan memerlukan kelulusan daripada Jawatankuasa CSR dan Lembaga Pengarah.
10
KOD ETIKA
4. PERATURAN TINGKAH LAKU
Peraturan tingkah laku yang diperoleh daripada prinsip asas Applus+ disenaraikan di dalam bahagian Kod Etika ini.
4.1. Menghormati maruah di tempat kerja
4.2. Mencegah risiko keselamatan dan
Komitmen Applus+ terhadap nilai dalam Kod Etika ini tidak berwibawa jika tidak diamalkan dalam hubungan pekerjaan yang berasaskan rasa hormat terhadap maruah setiap pekerja. Hubungan pekerjaan mesti bebas daripada sebarang penyalahgunaan kuasa atau sebarang kelakuan yang boleh menyinggung perasaan orang lain secara serius.
Persekitaran kerja yang sihat dan menghormati maruah pekerja juga merangkumi menghormati hak pekerja. Syarikat kita akan menghormati standard antarabangsa yang disediakan oleh Pertubuhan Buruh Antarabangsa di mana sahaja ia beroperasi.
Applus+ beroperasi dalam pelbagai budaya dengan adat berbeza yang kita perlu mempelajari mengenainya dan menghormati, bertindak dengan sikap hormat dan mengikuti norma sosial yang berbeza. Dasar antidiskriminasi kita bertumpu kepada pencegahan sebarang jenis diskriminasi dalam keputusan pengambilan pekerja, kenaikan pangkat profesional, aturan tempat kerja atau tindakan tatetertib.
11
kesihatan dan menghormati hak pekerja
Dasar Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Applus+ mencegah risiko dan menggalakkan Kesihatan dan Keselamatan di tempat kerja.
Pembulian dan gangguan seksual di tempat kerja adalah kelakuan yang tidak boleh diterima dan mesti dilaporkan oleh semua orang.
Applus+ bertanggungjawab menjaga dan melindungi kesihatan, keselamatan dan kebajikan semua Profesional kita dan semua Profesional mempunyai hak untuk mencabar dan berkuasa untuk menghentikan kerja pada bila-bila masa mereka mempunyai kebimbangan tentang keselamatan. Semua Profesional pula berkewajipan mengetahui dan mematuhi dasar dan prosedur Kesihatan dan Keselamatan Kumpulan dan memastikan keselamatan mereka sendiri terjaga serta keselamatan semua orang yang mungkin dipengaruhi oleh aktiviti mereka. Applus+ mengiktiraf bahawa semua individu dalam organisasi berhak untuk melibatkan diri dalam kesatuan sekerja.
4.3. Perlindungan dan privasi data Menguruskan sebarang perniagaan hari ini memerlukan perlindungan data peribadi yang dikumpulkan dalam skop pekerjaan Walaupun undang-undang yang berkaitan dengan perlindungan data berbeza dalam negara yang kita beroperasi, Applus+ menganggap elemen-elemen berikut sebagai elemen yang penting:
Applus+ akan mereka cipta Dasar Perlindungan Data berdasarkan pada undang-undang perlindungan data yang berkuatkuasa di setiap negara dan disesuaikan dengan setiap kerangka undang-undang. Selain daripada semua undang-undang setempat, semua pekerja atau pegawai mesti menghormati peraturan asas sepereti berikut: Kecuali jabatan Undang-undang dan Sumber Manusia, tiada pegawai atau pekerja boleh mengakses sebarang fail Profesional, selain fail mereka sendiri kecuali akses itu diperlukan untuk menjalankan tugas mereka atau mereka diberi kebenaran dengan jelas. Data peribadi hanya perlu dikumpulkan dan difailkan setakat yang perlu bagi mencapai tujuan perniagaan yang sah, dan maklumat tersebut hanya boleh digunakan untuk tujuan ia dikumpulkan.
12
Data peribadi mana-mana Profesional Applus+ boleh digunakan semasa penyiasatan apabila terdapat sebab sah untuk mengesyaki bahawa Profesional tersebut telah melanggar Kod Etika, berdasarkan undang-undang yang berkaitan. Data peribadi yang diproses hanya boleh disampaikan kepada pihak ketiga untuk mematuhi kewajipan yang berkaitan secara langsung dengan aktiviti Syarikat, dalam semua kes hanya dengan kebenaran individu yang terlibat. Applus+ juga boleh berkongsi data peribadi dalam simpanannya jika dikehendaki oleh pihak berkuasa yang kompeten.
13
Applus+ dan semua Profesional menghormati hak privasi Profesional lain, pelanggan, pembekal dan rakan niaga dalam semua bentuk.
4.4. Perlindungan Persekitaran Syarikat kita akan menghormati undang-undang yang berkaitan dengan perlindungan persekitaran dan komited terhadap kemampanan. Oleh itu kita mematuhi Garis Panduan untuk Amalan Terbaik Persekitaran dan dasar dan prosedur dalaman yang berkenaan.
Perjanjian tidak sah dengan pesaing kita, rasuah atau memberikan manfaat yang tidak wajar kepada pegawai awam atau pekerja syarikat lain adalah dilarang sama sekali. Sekiranya anda mempunyai sebarang soalan, sila hubungi CCO dengan segera melalui Saluran Komunikasi.
4.5. Persaingan pasaran dan pengguna
4.6. Memerangi rasuah di Applus+
Di Applus+ kita percaya bahawa inovasi dan pematuhan kepada undang-undang “antitrust” adalah asas bagi pembangunan ekonomi. Oleh itu, perkara-perkara berikut adalah dilarang sama sekali:
Applus+ mematuhi undang-undang kebangsaan dan antarabangsa yang berkaitan dengan pencegahan rasuah di semua negara di mana kita beroperasi.
Sebarang perjanjian yang menyalahi undang-undang yang bertujuan untuk berkongsi pasaran atau untuk menetapkan harga atau manipulasi bidaan dalam sektor swasta dan awam.
Oleh itu, Profesional Applus+ dan Pihak Ketiga mempunyai kewajipan untuk menghindari sebarang amalan rasuah. Applus+ telah melaksanakan Dasar Antirasuah Global bagi semua negara di mana kita beroperasi.
Pengunaan yang tidak wajar dan/atau pendedahan rahsia perdagangan atau maklumat sulit atau hak harta intelektual (seperti tanda dagangan, hak cipta dan paten) milik pihak ketiga.
Dasar ini melarang aktiviti-aktiviti berikut:
Membuat sebarang jenis tawaran atau iklan yang boleh menyebabkan kekeliruan atau menipu pelanggan.
Menjanjikan atau memberi apa-apa yang bernilai kepada pegawai awam atau pekerja syarikat lain untuk mendapatkan layanan atau manfaat yang tidak wajar. Memberikan apa-apa yang bernilai kepada pegawai awam atau pekerja syarikat lain melebihi had khusus yang ditetapkan dalam dasar kita atau tanpa mematuhi Prosedur Antirasuah Global. Meminta atau menerima apa-apa yang bernilai daripada syarikat lain untuk memberi manfaat yang tidak wajar kepada syarikat tersebut atau Pihak Ketiga.
14
Applus+ tidak menggalakkan Profesional dan Pihak Ketiga daripada memberi atau menerima hadiah atau layanan bagi pihak Applus+. Penerimaan atau pemberian apa-apa hadiah atau layanan harus mematuhi Prosedur Antirasuah Global dengan ketat. Apa-apa yang bernilai mungkin berupa: • Wang tunai, kad hadiah atau apa-apa sahaja • Hadiah • Jemputan ke acara atau aktiviti masa lapang (acara sukan, memburu, dll.) • Makan malam dan perbelanjaan pelancongan • Tawaran kerja untuk ahli keluarga atau kawan karib • Pemansuhan hutang
Menggunakan perhubungan peribadi dengan pegawai awam, ahli keluarganya, atau dengan ketua parti atau ahli parti politik dengan cara yang tidak betul untuk memperoleh layanan yang menguntungkan atau manfaat yang tidak wajar bagi Applus+. Membayar wang kepada Pihak Ketiga yang bertindak bagi pihak Applus+ tanpa pengesahan ke atas integriti profesional mereka dan keupayaan mereka untuk mematuhi Dasar Antirasuah kita. Membuat bayaran kepada pegawai awam, selain daripada cukai rasmi, duti dan yuran, walaupun jika dibenarkan oleh undang-undang untuk mendapatkan pengesahan atau untuk memudahkan prosiding pentadbiran.
15
Di dalam sesetengah negara atau kawasan geografi, Applus+ mungkin melaksanakan Dasar Antirasuah khusus, yang akan mengikut peruntukan dasar awam.
4.7. Tanggungjawab sosial, penajaan dan derma Sebagai ahli masyarakat yang bertanggungjawab secara sosial, Applus+ menggalakkan kebudayaan, sains dan seni melalui aktiviti penajaan dan pendermaan. Apa-apa tajaan atau derma mesti mempunyai tujuan sah, mesti dijadikan rasmi secara bertulis dan diluluskan mengikut Prosedur Antirasuah Global. Sumbangan kepada parti politik atau kesatuan pekerja bagi pihak Applus+ di mana-mana tempat di seluruh dunia adalah dilarang sama sekali.
4.8. Kesahihan maklumat dan penyimpanan rekod
4.9. Maklumat sulit dan bukan awam
Menjamin integriti, kebolehharapan dan ketepatan maklumat adalah tanggungjawab semua. Kita mesti memastikan ketepatan dan kesahihan maklumat yang kita berikan kepada pemegang saham, kepada pasaran yang menyenaraikan saham kita dan agensi pengawalaturannya dan kepada mana-mana pentadbiran awam. Profesional Applus+ tidak boleh memberikan maklumat salah secara sengaja walau dalam apa-apa situasi.
Semua Profesional Kumpulan ini mesti merahsiakan semua maklumat sulit yang mereka mempunyai akses kepadanya disebabkan aktiviti profesional mereka di Applus+. Disebabkan aktiviti kita, kita mempunyai akses kepada maklumat sulit pembekal dan pelanggan yang kita harus lindungi dan kendalikan secara sulit. Ini termasuk kewajipan untuk tidak mendedahkan maklumat ini tanpa kebenaran daripada pemilik maklumat tersebut.
Applus+ juga bertanggungjawab memberikan maklumat yang cukup, betul dan objektif tentang perkembangan Kumpulan ini kepada pemegang sahamnya. Semua urus niaga kewangan Applus+ mesti dicatatkan dan dirakam dengan jelas dan tepat.
Sebarang tanda kebocoran maklumat sulit atau penggunaan peribadi maklumat sedemikian mesti dilaporkan oleh mereka yang mendapat tahu hal ini melalui Saluran Komunikasi.
16
Maklumat sulit merangkumi: Rahsia perdagangan atau komersil Applus+ atau pihak ketiga, seperti dasar penentuan harga, projek penyelidikan, pangkalan data pengguna, maklumat kewangan atau perakaunan, pengetahuan, rancangan untuk pemasaran atau pembangunan perniagaan atau sebarang bahan yang ditanda “sulit”.
Di samping itu, Profesional Applus+ harus mengelak daripada memperoleh manfaat peribadi daripada peluang yang diketahui oleh mereka hasil daripada kerja mereka yang mempunyai akses kepada maklumat sulit. Dasar Keselamatan Maklumat menjelaskan kewajipan ini dengan lebih terperinci. Apa-apa maklumat sulit atau bukan awam mengenai syarikat tersenarai, termasuk Applus+ tidak boleh digunakan untuk menjalankan (atau mengesyorkan Pihak Ketiga agar berbuat demikian) sebarang jenis urus niaga secara langsung atau tidak langsung dalam saham, terbitan kewangan atau apa-apa sekuriti lain. Profesional yang mempunyai akses kepada apa-apa maklumat bukan awam Kumpulan ini mesti mematuhi kewajipan, sekatan dan larangan yang ditetapkan dalam Peraturan Dalaman bagi tingkah laku dalam Pasaran Sekuriti.
17
4.10. Integriti dalam perkhidmatan kita Perkhidmatan kita mesti dilaksanakan secara profesional, bebas dan saksama, berdasarkan kaedah, prosedur, amalan dan dasar Applus+ serta undang-undang setiap negara. Cadangan, pendapat profesional, data, keputusan dan secara umumnya sebarang fakta yang ditegaskan mesti didokumenkan dengan teliti, mematuhi dasar dalaman. Laporan dan pensijilan perlu memasukkan keputusan dan penemuan, dan juga pendapat yang sepadan dengan profesional yang berkaitan. Applus+, dalam meyediakan perkhidmatannya, mematuhi dan mengelakkan apa-apa jenis sekatan atau batasan undang-undang berkenaan perkhidmatan yang ia boleh berikan.
4.11. Konflik kepentingan Konflik kepentingan timbul apabila kepentingan peribadi seorang Profesional Applus+ bercanggah secara langsung atau tidak langsung dengan kepentingan Kumpulan ini atau melibatkan mereka secara peribadi dalam sebarang perkhidmatan yang disediakan oleh Applus+. Kepentingan peribadi Profesional wujud apabila hal tersebut melibatkan Profesional tersebut atau orang yang berkaitan dengannya. Profesional Applus+ mesti menghindari situasi yang boleh menyebabkan konflik kepentingan atau yang boleh menjejaskan keupayaan mereka untuk bertindak atau membuat keputusan yang saksama dan demi kepentingan Applus+. Ketika menghadapi potensi konflik kepentingan: beritahu pihak atasan anda, bertindak secara profesional dan taat kepada Applus+ dan elakkan daripada campur tangan atau mempengaruhi urus niaga tersebut. Peraturan lanjut mengenai apa yang dianggap sebagai konflik kepentingan dan cara untuk bertindak ketika berdepan dengannya boleh didapati di dalam peraturan dalaman tentang konflik kepentingan.
Contoh-contoh konflik kepentingan yang biasa berlaku ialah: Mengambil ahli keluarga atau kawan karib sebagai pekerja tanpa kelulusan. Mempunyai kepentingan kewangan dalam syarikat yang bersaing dengan Applus+ atau yang merupakan pelanggan atau pembekal Kumpulan ini. Menjalankan sebarang aktiviti berbayar yang berkaitan dengan jenis perkhidmatan yang Applus+ mungkin sediakan, selain daripada kerja yang dilakukan di Applus+. Menyediakan sebarang perkhidmatan lain kepada pelanggan Applus+ kecuali jika diluluskan secara sah. Menggunakan pekerjaan kita dalam Applus+ untuk mendapatkan sebarang peluang komersil atau perniagaan untuk faedah sendiri. Semua tindakan di atas boleh diluluskan oleh pihak atasan anda mengikut dasar dalaman yang berkenaan.
18
4.12. Penggunaan sumber Applus+ Sebagaimana ditentukan dalam Polisi Keselamatan Maklumat Applus+ dan dasar-dasar berkaitan lain, akaun e-mel syarikat adalah milik Syarikat dan oleh sebab itu, tidak tepat jika digunakan untuk kepentingan peribadi. Setiap penggunaan akaun e-mel syarikat untuk kepentingan peribadi merupakan pembebasan privasi atas isi emelnya. PC, komputer riba, tablet, telefon, akses internet dan sistem komunikasi lain yang disediakan oleh Applus+ untuk kegunaan Profesionalnya adalah untuk kegunaan kerja dan hanya boleh digunakan untuk hal peribadi apabila kegunaan sedemikian tidak mengganggu prestasi aktiviti kerja. Dalam semua kes, Applus+ berhak mengawal kegunaan alat ini, termasuk komunikasi yang telah dibuat pada masa lampau, dengan mematuhi undang-undang yang berkenaan.
19
Penggunaan fail luaran dan perisian menimbulkan risiko keselamatan bagi kita dan boleh mengakibatkan hukuman jenayah dan sivil yang serius bagi Applus+. Oleh itu, sebarang muat turun atau penggunaan perisian yang tidak dibenarkan, sebarang muat turun kandungan yang tidak elok atau sebarang tindakan yang mencabuli hak harta intelektual adalah dilarang. Sumber Applus+ selebihnya hanya boleh digunakan secara eksklusif untuk mengembangkan aktiviti kita dan dalammana-mana hal tidak digunakan untuk kepentingan peribadi. Semua Profesional mesti menjaga sumber yang diberikan kepada mereka dengan baik dan mesti mengelakkan kerosakan, kecurian atau penggunaan yang tidak wajar dengan sumber tersebut.
KOD ETIKA 2016
Campus de la UAB • Ronda de la Font del Carme, s/n E-08193 Barcelona • España / Spain www.applus.com
