KNVI
Vak van de toekomst Vereniging van de toekomst
Verkennend bestuursvoorstel Schets van een nieuwe KNVI gemaakt door een breed samengestelde werkgroep in samenspraak met het bestuur
redactie en begeleiding Marike Kuperus, Kuperus&Co september 2014
1.
100 jaar Beroepsvereniging … en dan verder............................................................ 2
1.1
Wat is de uitdaging?........................................................................................................ 2
1.2
Ontwerpgroep nieuwe structuur ..................................................................................... 2
1.3
Traject: van uitvoering naar besluitvorming ..................................................................... 3
1.4
Inhoudelijke leeswijzer ................................................................................................... 3
2.
KNVI in de kern: Wat je nastreeft en wat je verenigt ................................................ 5
2.1
Waarom van de KNVI ...................................................................................................... 5
2.2
Vereniging in kort bestek ................................................................................................ 5
3.
KNVI Lidmaatschap in soorten ................................................................................. 7
3.1
Vier lidmaatschapsvormen .............................................................................................. 7
3.2
Twee participatievormen in de cirkels ............................................................................. 8
4.
Uitvoering in cirkels ................................................................................................. 9
4.1
Themacirkels ................................................................................................................ 10
4.2
Werksfeercirkels ........................................................................................................... 11
4.3
Cirkelkern ..................................................................................................................... 12
4.4
Werkgroepen ................................................................................................................ 12
4.5
Verbinden door actieplan en activiteitenkalender.......................................................... 13
5.
Verenigingsdemocratie: besturen en beslissen ....................................................... 14
5.1
Ledenraad .................................................................................................................... 14
5.2
KNVI Bestuur ................................................................................................................ 15
5.3
Maken van plannen, beleid en besluiten........................................................................ 16
5.3.1
Beleidsvoorbereiding ................................................................................................. 17
5.3.2
Besluitvorming .......................................................................................................... 17
5.3.3
Uitvoering en verantwoording ................................................................................... 17
Schematische weergave structuur ................................................................................... 18 Resumé voorstel ............................................................................................................. 19 Deelnemers ontwerpproces............................................................................................. 21
1
1. 100 jaar Beroepsvereniging … en dan verder In 1912 werd de NVB opgericht als de Nederlandse Vereniging van Bibliothecarissen en Bibliotheekambtenaren. Inmiddels is de vereniging koninklijk de 100 jaar gepasseerd, maar als ‘alles wordt anders…’ ergens opgaat, is het wel in het bibliotheekvak. De bibliothecaris is informatieprofessional geworden. Er komen nieuwe generaties en nieuwe groepen vakgenoten. Zij hebben een andere achtergrond, loopbaan en opleiding. Het belang van een beroepsvereniging voor de sector is onverminderd groot: privacy, auteursrecht, houdbaarheid van digitale informatie…: dossiers waarop slagvaardig lobbywerk nodig is. De vorm moet aansluiten bij de wensen van nieuwe generaties en vakgenoten. Daarom is de naam veranderd in Koninklijke Nederlandse Vereniging van Informatieprofessionals (KNVI), is het logo en de uitstraling gemoderniseerd en ligt er nu een voorstel ste om de structuur van de KNVI af te stemmen op de eisen die de informatiesamenleving van de 21 eeuw stelt.
1.1 Wat is de uitdaging? De huidige structuur van de KNVI kent twee belangrijke knelpunten: • De huidige KNVI heeft een sector gebonden structuur die bekend en aansprekend is voor een steeds beperkter deel van de achterban. Dat deel vindt in de huidige opzet voldoende herkenning. Vooral voor nieuwe groepen is deze sectorgebonden opzet met afgescheiden activiteiten en profilering minder aansprekend. Zij worden geen lid of worden als lid niet actief. Ze voelen zich onvoldoende bediend door de vereniging. De situatie en het aanbod per afdeling verschilt. De informatievoorziening is daardoor versnipperd en onvoldoende. • De bestuurlijke inrichting van de KNVI met veel bestuurlijke lagen geeft veel afstemmingsvragen en bestuurlijke drukte, terwijl aan de andere kant de daadwerkelijke inspraak op besluitvorming en afstemming in de algemene ledenvergadering beperkt is. De constructie met een algemene ledenvergadering heeft een bijkomend risico. Met een paar mensen op de vergadering kan plotseling onevenredig veel invloed uitgeoefend worden. De huidige gelaagde structuur met veel bestuurlijke functies blijkt te omslachtig om slagvaardig te zijn. De KNVI wil blijven voeden en verbinden. Dat vraagt om een vereniging die platter is, niet sectoraal organiseert, maar verbindt op gedeelde issues en thema’s. Al enige tijd wordt er gesproken over hoe de vereniging zich inhoudelijk en organisatorisch kan herpositioneren als een toekomstbestendige beroepsvereniging. Slagvaardig, verbindend en met meerwaarde voor alle leden
In 2012 is er een tweetal workshops geweest over verenigingsmanagement met afdelingsbesturen. In juli 2013 is er door het bestuur een ‘kritische vriendendag’ gehouden. Uit de oogst van deze sessies blijkt dat een flink aantal uitdagingen wordt gezien op onder andere het gebied van lobby, positioneren van het vak, faciliteren van beroepsontwikkeling en ledenwerven. In de huidige verenigingsopbouw gaat echter teveel van de tijd en aandacht op aan bestuurlijke rompslomp en onderlinge afstemming. Om de uitdagingen op te kunnen pakken, vindt het bestuur het essentieel om allereerst de verenigingsorganisatie aan te passen. De KNVI wil zich profileren als slagvaardig, verbindend en met grotere meerwaarde voor alle leden.
1.2 Ontwerpgroep nieuwe structuur Het bestuur heeft ervoor gekozen een kort traject in te gaan waarbij - in samenwerking met actieve leden - een nieuwe opzet vorm krijgt. Het traject is gestart met een inspiratiesessie met afdelingsbesturen en kritische vrienden aan de vooravond van het congres op 13 november 2013. Op deze avond is door de aanwezigen een opdracht opgesteld voor een ontwerpgroep van betrokken leden. De opdracht luidde: Ontwerp voor ons een structuur die • Activiteit georiënteerd is o Niet op beroepsgroep maar op gedeeld issue en thema organiseert. o Uitgaat van de activiteiten die we als vereniging willen doen (activity based).
2
o o
Lobby aanmoedigt en slagvaardig maakt. Veel diversiteit aan activiteiten mogelijk maakt en daarbij faciliteert met een toolkit (‘100 bloemen in een veldboeket’).
•
Samenwerking stimuleert o Kruisbestuiving stimuleert bij beroepsgenoten en ook bij andere verenigingen of verwante beroepsgroepen. o Uitnodigt tot samenwerking binnen en buiten. o Verbindt wat we delen en ons dat ook gezamenlijk laat doen. o Bereikbaarheid onderling mogelijk maakt. o Het mogelijk maakt beroepsgenoten als expert even met je mee te laten denken op praktische vragen uit de beroepspraktijk. o De gevonden antwoorden laten terug vindbaar maakt.
•
Met een eigentijdse bestuursvorm o Een nieuwe democratische relatie legt tussen de missie en de achterban. o Een democratische structuur heeft, met bestuurlijke lichtheid. o De kracht van continuïteit biedt aan meer kwetsbare groepen en belangen binnen de vereniging. o In staat is los te laten.
En werk op basis van: • Het belang van enthousiasme en met oog voor draagvlak. • Doe het ontwerpen transparant • Geef meekijkers uit een buitencirkel (kritische vrienden en geïnteresseerden) gelegenheid mee te denken. • Bekijk of er al voorlopers met een andere werkwijzen kunnen starten.
1.3 Traject: van uitvoering naar besluitvorming Na de start van het traject in november 2013 is een ontwerpgroep in december 2013 aan de slag gegaan. De ontwerpgroep heeft in drie sessies gesproken over welke thema's en activiteiten de focus zouden moeten krijgen en hoe je de verenigingsstructuur aantrekkelijk maakt voor nieuwe groepen. Tijdens het traject is een website in de lucht geweest waarop de ideeën en voorstellen te vinden waren. In praktijk is er van de mogelijkheid om digitaal te discussiëren weinig gebruik gemaakt. Het meeste denkwerk is tijdens de sessies gebeurd. In juni 2014 is in een uitgebreide sessie met bestuur en ontwerpgroep gesproken over de voorstellen. Tijdens het tweede deel van de sessie is de manier waarop besluitvorming in de vereniging gebeurt aan de orde geweest. In september heeft het bestuur de uitgewerkte voorstellen besproken en besloten de voorstellen naar de vereniging te brengen. Op 18 december zal de schets in de ALV aan de orde komen en daarna eventueel omgezet worden in nieuwe statuten.
1.4 Inhoudelijke leeswijzer Deze notitie schetst een nieuwe structuur voor de KNVI. Om die structuur goed te begrijpen is het van belang het onderscheid tussen de verenigingsdemocratie waarin de besluitvorming plaatsvindt en de feitelijke uitvoering van activiteiten en diensten ten behoeve van groepen leden. Beide processen hebben een eigen doel en vragen ook om een eigen structuur (zie figuur). .
3
Bestuur Een vereniging is van de leden. Zij besluiten in de verenigingsdemocratie over de lijn en de activiteiten van de vereniging. Een verenigingsdemocratie moet transparant en toegankelijk zijn, maar niet iedereen hoeft actief mee te doen. Voor de meeste leden is dit bestuurlijke ‘vergader’ deel van de vereniging bij uitstek niet aantrekkelijk. Risico is daardoor dat de verenigingsdemocratie vooral het standpunt van het actieve kader op het netvlies heeft. Bij bepalen van beleid is het relevant dat het belang van de hele brede achterban in beeld is. Mensen moeten zich vertegenwoordigd en begrepen voelen.
Verenigings-
Organiseren van uitvoering
democratie
Vertegen-
Bureau en Vrijwilligers
woordigers
Leden
Tussen beide processen in zit het bestuur dat in opdracht van de verenigingsdemocratie eindverantwoordelijk is voor de uitvoering en over de behaalde resultaten ook weer verantwoording aflegt. Het bestuur moet zorgen dat beide processen bijdragen aan de missie, de doelstelling van de vereniging
In de uitvoering wordt het echte werk gedaan. Hier zorgt de vereniging voor aansprekende activiteiten en behaalde doelstellingen, voor zichtbaar resultaat in de samenleving. Dit deel van de vereniging is het meest aantrekkelijk. De uitvoeringsstructuur moet daarom – binnen de afgesproken beleidskaders – vooral veel ruimte bieden aan eigen initiatief en gebruik maken van de passie bevlogenheid van mensen. Leden die actief willen worden bij de organisatie moeten daar gelegenheid voor krijgen.
Figuur 1 Schematische weergave vereniging
In de navolgende notitie wordt een structuur geschetst voor beide processen en voor de relatie tussen vereniging en leden: Hoofdstuk 2: geeft een korte beschrijving van de kern van de vereniging en de voorgestelde structuur Hoofdstuk 3: schetst de manier waarop leden zich kunnen verbinden aan de vereniging Hoofdstuk 4: bevat het voorstel voor de organisatie van de uitvoering Hoofdstuk 5: bevat het voorstel voor de organisatie van de besluitvorming Bijlage is een organogram van de nieuwe opzet.
4
2. KNVI in de kern: Wat je nastreeft en wat je verenigt De basis van elke vereniging is een groep mensen die ‘iets’ met elkaar delen. Voor de KNVI is dat het belang van het vakgebied waarop de mensen werken. Die gedeelde waarde is wat in tijden van verandering opnieuw inspireert en verbindt. Potentiele nieuwe leden moeten die kern (en daarmee zichzelf) in de vereniging kunnen herkennen.
2.1 Waarom van de KNVI In de afgelopen jaren heeft de KNVI zich al wel over de eigen missie gebogen. In het beleidsplan 2012-2015 staat het als volgt verwoord: Visie De Nederlandse samenleving wil groeien naar een kenniseconomie en is voor haar economische, maatschappelijke en educatieve ontwikkeling sterk afhankelijk van de grondstof informatie. informatieprofessionals zorgen ervoor dat de bronnen beschikbaar komen en toegankelijk worden gemaakt, beheerd en bewaard blijven voor huidig en toekomstig gebruik. Informatieprofessionals vormen, met name in een gedigitaliseerde wereld de interface tussen de gebruikers, de technologie en de bronnen. Zonder informatieprofessionals zal de Nederlandse economische, maatschappelijke, culturele en educatieve ontwikkeling onvoldoende efficiënt en effectief plaatsvinden om onze concurrentie positie te waarborgen. Missie De KNVI streeft ernaar om in het maatschappelijk, economisch, cultureel en educatief krachtenspel het belang van kwalitatief hoogwaardig informatiemanagement en informatiedienstverlening te positioneren en te bevorderen. De KNVI wil verbinding aanbrengen tussen bestaande diversiteit binnen de beroepsuitoefening en tevens de bestaande overeenkomsten in de beroepsuitoefeningen. Door met respect om te gaan met de verschillen acht de vereniging het wenselijk op basis van de overeenkomsten uitvoering te geven aan haar doelstellingen. Uit Beroep met Impact; beleidsplan 2012-2015
De ontwerpgroep heeft daarbij de volgende compacte weergave van het 'waarom' gemaakt: Kennis kunnen blijven delen
De samenleving is in alle sectoren en facetten afhankelijk van informatie en communicatie. Als informatieprofessionals hebben wij het vakmanschap en de ‘human touch’ om dat netwerk, die slagader van de samenleving naar menselijke maat in te richten en te ontsluiten. Hoe meer informatieopslag, verwerking en ontsluiting geautomatiseerd gebeurt, hoe meer onze professionaliteit en vakbekwaamheid nodig zijn om ervoor te zorgen dat het proces en het resultaat zorgvuldig, betrouwbaar, navolgbaar en transparant is. De KNVI wil informatieprofessionals daarop verbinden en versterken en de maatschappelijke meerwaarde van dit vakmanschap profileren en bewaken, zodat we als samenleving in brede zin kennis kunnen blijven delen, met als doel op tijd te kunnen reageren op de veranderingen in het informatielandschap.
2.2 Vereniging in kort bestek In deze notitie wordt een nieuwe KNVI verenigingsstructuur voorgesteld met de volgende opzet: lidmaatschap o Doel is de drempel voor lidmaatschap lager te maken en flexibeler. o Lid van de vereniging staat open voor iedereen die in het informatievak actief is. o Mensen kunnen op verschillende manieren verbonden zijn aan de vereniging: Je kunt je als vriend melden zonder contributie en betalen per activiteit voor deelname; Je kunt je een jaar als starter melden met een kennismakingstarief ; 5
o
Je kunt je als lid aanmelden, gratis of tegen een sterk gereduceerd tarief deelnemen aan activiteiten. Je steunt de vereniging bij de belangenbehartiging. Instellingen kunnen ook als instelling lid worden.
cirkels o Er zijn verschillende cirkels waarbinnen mensen die zich verbonden voelen met elkaar specifieke activiteiten organiseren: o Dat kan zijn op een issue (Denk aan big data, wet- en regelgeving, positionering, bibliotheek in transitie.) Deze themacirkels hebben zoveel mogelijk een relatie met de verschillende thema’s die aan de orde komen in het jaarlijkse congres. o Een cirkel kan ook bestaan uit mensen die affiniteit met een werkveld hebben (webdesign, medisch, wetenschap, openbare bibliotheken, etc) of in een specifieke fase van hun carrière zitten (young professionals, managers, zij-instromers), een werksfeercirkel o Alle activiteiten en alle cirkels staan open voor KNVI brede deelname. o De huidige afdelingen kunnen inhoudelijke thema’s in één of meer themacirkels overzetten. De ontmoeting met intervisie en netwerken (de sociëteitsfunctie van een afdeling) kan in een plek krijgen in een werksfeercirkel. ledenraad o Er is één KNVI met één verenigingsdemocratie. Er zijn geen aparte afdelingen met eigen ALV, contributie of eigen lidmaatschappen. o De verenigingsdemocratie wordt gevormd door een ledenraad waarin 30 mensen zitten die een afspiegeling vormen van de brede achterban. De leden van de ledenraad kunnen ook in de uitvoering actief zijn. Ze zitten er voor de hele vereniging, niet als afgevaardigde van een cirkel of specifiek deel van de leden. o Elke twee jaar wordt de helft van de ledenraad door de leden via een stemming gekozen. Bij het zoeken naar kandidaten wordt gekeken naar een diversiteit in de ledenraad wat betreft beroepsachtergrond, leeftijd, regio. Het profiel voor ledenraadsleden wordt in de ledenraad vastgesteld. Als er meer belangstellenden zijn dan plaatsen worden er verkiezingen gehouden onder de leden. Dat kan digitaal. bestuur o Het bestuur bestaat uit 7 mensen die door de ledenraad gekozen worden op basis van hun kwaliteiten en een profiel. Zij werken als collegiaal bestuur voor de KNVI als geheel. Het bestuur is niet zelf actief in de uitvoering, maar heeft bij voorkeur een beleidsbepalende taakinvulling. o De regie over de uitvoering ligt bij een directeur, coördinator, of bij een professioneel bureau op het gebied van verenigingsmanagement dat dit type diensten aan verenigingen aanbiedt. Voor deze opzet is een financiële situatie nodig die inhuren van menskracht mogelijk maakt. o Het bestuur kan ook zelf de directierol pakken (directief bestuur) en de regiegroep vormen tussen alle activiteiten. Dit is voor de vereniging goedkoper. Maar betekent wel dat bestuurslid zijn een heel ander type tijdsbesteding en inzet vraagt. ondersteuningsorganisatie o Een aantal werkzaamheden besteedt het bestuur uit aan werkgroepen (bijvoorbeeld de organisatie congres, opzet trainingsaanbod, webcare). Deze werkgroepen doen ondersteunende en faciliterende werkzaamheden tbv de vereniging. Ze doen dat direct in opdracht van het bestuur. Ze krijgen daarmee meer regie van het bestuur dan cirkels die een grotere inhoudelijke vrijheid hebben. o Afhankelijk van de gekozen optie (zie hierboven bij bestuur) is er een bureau met beroepskrachten voor regie op de uitvoering en beleidsvoorbereiding, of alleen voor service en administratie.
6
3.
KNVI Lidmaatschap in soorten
Lid zijn van de vereniging staat open voor iedereen die in het informatievak actief is. De mensen die in dit vakgebied actief zijn, hebben een meer diverse achtergrond dan voorheen. Om de KNVI gezond en levendig te houden zijn nieuwe leden, met nieuwe inzichten en andere perspectieven, welkom én nodig. De ontwikkelingen van vereniging en lidmaatschap laten een aantal zaken zien: • Jonge(re) generaties verbinden zich op allerlei manieren aan elkaar en aan de samenleving. Het vaste, verplichtende en relatief inflexibele totaalverband van lidmaatschap is voor veel van hen echter onaantrekkelijk. Ze kiezen liever voor een los netwerkverband dat aansluit op hun eigen issues. •
Leden werven doe je met dat wat aantrekkelijk/voordelig is voor het nieuwe lid zelf: 'Wat levert het me op'. Dit voordeel kan bestaan uit gezelligheid, contacten, financieel voordeel, inspiratie. Het moet wel een direct voordeel zijn voor het te werven lid. (Niet iets waarvan de huidige leden vinden dat het belangrijk voor iemand zou moeten zijn)
•
Een gezonde vereniging bestaat uit verschillende lagen van meer en minder actieve leden. Leden werven doe je het makkelijkst aan de randen van de vereniging. Om voldoende aanwas aan leden te hebben, is het van belang dat je ook voldoende activiteiten en plekken in je vereniging hebt waar mensen kunnen verkennen en aanhaken .
Kern van actieve leden Regelmatige bezoekers, incidenteel actief Consumentleden en donateurs Sympathisanten en bezoekers
3.1 Vier lidmaatschapsvormen In het nieuwe voorstel gaat de KNVI meer lichte vormen van lidmaatschap bieden, waarbij leden meer en minder intensief kunnen aansluiten bij de vereniging. Doel is om de drempel voor lidmaatschap lager te maken en flexibeler.
Figuur 2 Gelaagde betrokkenheid achterban
KNVI vriend • Kosten: Geen contributie, betaalt voor alle activiteiten volle bedrag, is wel met naam en adres bekend bij vereniging • Krijgt: nieuwsbrief, toegang tot interne delen van de website, uitnodiging voor activiteiten, mogelijkheid tot deelname congres etc • Mogelijkheid tot aansluiten als volger bij één of twee cirkels • Duur: onbeperkt Met deze vorm krijgt de KNVI toegang tot een veel groter deel van de achterban. Mensen die (nu) geen lid willen worden, zijn wel bekend bij de KNVI en kunnen ook kennis maken met de meerwaarde. Het is wel relevant om de betalende leden voldoende meerwaarde te bieden ten opzichte van KNVI vrienden. Daarom is het verstandig het aantal cirkels waarbij men volger kan worden te beperken tot één of twee.
7
KNVI starter • Kosten: eenmalige laag bedrag • Krijgt: nieuwsbrief, kleine korting bij activiteiten • IP abonnement in digitale vorm • Toegang tot interne delen website, kennis, advies, interessegroep • Mogelijkheid tot aansluiten als volger of participant • Duur max 12 maanden of kalenderjaar. Daarna keus om lid te worden of vriend Met deze vorm kunnen geïnteresseerden (denk aan jong afgestudeerden) kennismaken met de KNVI. KNVI lid • Kosten: jaarlijkse contributie, voor werkzoekenden en studenten geldt een kortingstarief • Krijgt: korting activiteiten of vrije toegang • IP abonnement op papier • Toegang website, kennis, advies, interessegroep • Mogelijkheid tot aansluiten als volger of participant bij meerdere cirkels of werkgroepen KNVI instellingslid • Kosten: afhankelijk van aantal Fte in de afdeling die zich bezighoudt met de informatieverzorging (bibliotheek, informatiecentrum, enz.) • Krijgt: korting op bijeenkomsten en cursussen voor alle medewerkers van de bibliotheek • Toegang voor website voor aantal medewerkers De inhoud van het lidmaatschap zal – afhankelijk van de andere ontwikkelingen van de KNVI – nog verder worden uitgewerkt. Relevant is dat duurdere lidmaatschappen daadwerkelijk meerwaarde bieden. Resumé Er komen vier varianten van lidmaatschap, passend bij de behoeften van netwerkgeneraties: vriend starter en lid en een specifiek instellingslidmaatschap. Hiermee vervalt het lidmaatschap van afdelingen. Er is geen apart lidmaatschap van cirkels. De precieze inhoud van het vriendschap, lidmaatschap vraagt zeker nog verkenning. Voor het verdienmodel is het van belang dat het (duurdere) lidmaatschap extra voordeel heeft en dat ‘vriend’ zijn een voldoende aantrekkelijk beeld van de vereniging oplevert om eventueel lid te worden.
3.2 Twee participatievormen in de cirkels Vrienden, starters en leden kunnen op twee manieren actief worden in de vereniging •
Volger: Bij elke cirkel kun je je als volger aanmelden. Je krijgt dan: o Nieuwsbrief met agenda en actualiteiten van die cirkel o Toegang online bij die cirkel o Mailmelding van belangrijke nieuwsfeiten Volger zijn van een cirkel kost niets extra’s. Vrienden en starters kunnen van één cirkel volger zijn. Leden van net zo veel als ze willen.
•
Participant: Elke cirkel verzorgt activiteiten door en voor leden. Als participant van een cirkel doe je mee in bijvoorbeeld: o Kern van de cirkel (2-5 mensen) o Onderzoeksproject o Organiseren van bijeenkomst o Online advies geven o Opstellen advies, webtekst, visie etc.
8
Participant zijn van een cirkel kost niets extra’s. Wat de activiteiten van een cirkel zijn, bepaalt de kern van die cirkel. Als je mee organiseert aan een cirkel kun je kortingspunten verzamelen waardoor de activiteiten van die cirkel voor jou goedkoper zijn. Resumé Actieve leden van cirkels noemen we participant. Alle leden wordt de gelegenheid geboden de activiteiten van een cirkel te volgen en er eventueel aan deel te nemen. Participanten worden voor hun inzet beloond met kortingspunten voor activiteiten.
4.
uitwisselen.
Uitvoering in cirkels
De KNVI organiseert zich door een huis te bieden aan alle informatieprofessionals. De verschillende bloedgroepen krijgen in de vereniging een eigen plaats: de professionals in het bedrijfsleven een eigen kamer, de bibliothecarissen in de universiteiten en hogescholen een eigen kamer enzovoort. De deuren tussen de kamers staan steeds wijd open en omdat we dezelfde taal spreken kunnen we Een goede web-omgeving is cruciaal voor het makkelijk bij elkaar slagen van de nieuwe structuur KNVI. Een binnenlopen en ideeën passende verenigingswebsite vraagt:
In die ‘kamers’ - de cirkels - werkt de KNVI aan de missie en doelen door het organiseren van bijeenkomsten, leveren van diensten, versterken van het vak en andere activiteiten. In de cirkels kunnen leden, vrienden en starters als participant werken aan, en als volger profijt hebben van wat ze verbindt. Als de organisatie van het werk goed loopt, kunnen mensen hier hun passie kwijt. De uitvoeringsstructuur moet daarom – binnen de afgesproken beleidskaders – vooral veel ruimte bieden aan eigen initiatief en gebruik maken van de passie bevlogenheid van mensen. De KNVI ziet twee invalshoeken voor verbindende thema’s van de cirkels: • Themacirkels op inhoudelijke lijnen en trends • Werkveld en leefwereld
• • • • •
•
Openbaar stuk met standpunten, informatie overzichtelijk voor leden, potentiele leden en geïnteresseerden Per cirkel een eigen plek is met openbare informatie, activiteiten. Alle activiteiten gekoppeld in één centrale agenda Elke cirkel een besloten digitale werkruimte met inhoudelijke dossiers, thema’s, instrumenten, standpunten Elk lid een profiel op een besloten gedeelte (of eventueel koppelen aan Linkedin) waardoor leden op basis van kenmerken specialisme locatie andere leden kunnen bereiken en mailen Een klussenbank of activiteitenoverzicht per cirkel die leden met kleinere vragen of thema’s stimuleert om actief te worden.
Cirkels zijn niet statisch maar gaan en komen, afhankelijk van ontwikkelingen en actuele thema’s. Op eigen initiatief, op verzoek van de ledenraad of van een groep leden kan het bestuur een cirkel instellen. Cirkels staan in ieder geval open voor alle leden van de KNVI. Bij het organiseren van activiteiten wordt steeds gekeken of ze samen met andere cirkels kunnen worden opgezet. Resumé Activiteiten worden in cirkels georganiseerd. Leden krijgen veel ruimte om op door hen gewenste thema’s een cirkel te beginnen. In deze notitie staan een slechts voorbeelden van activiteiten en cirkels uitgewerkt. Wat wel en niet wordt opgepakt, zal in de praktijk door mensen en cirkels zelf worden ingevuld.
9
4.1 Themacirkels We delen grote lijnen en trends: Dat zijn de KNVI thema’s, A-prioriteiten. Actuele vraagstukken in het vakgebied houden mensen bezig in hun werk. Ze worden als expert aangesproken en willen dan een antwoord of een visie hebben op zaken als duurzame opslag, zoeken, auteursrecht. Die vakinhoudelijke ontwikkeling overstijgt sector gebonden vraagstukken. Op die passies en actuele vragen zoekt de KNVI verbinding met de leden. In dit voorstel schetsen we verschillende themacirkels waarbinnen leden met elkaar werken aan onderzoek, verdieping, uitwisseling op deze thema’s. Een cirkel kan met elkaar een vraagstuk verkennen, voorstellen doen en ook op dat vraagstuk via de website zaken aanbieden als: bijeenkomsten (meer onderzoekend, of cursus en training) methodes of checklists inzichten en artikelen Een cirkel kan ook (meer naar buiten) werken aan voorlichting of het positioneren van het vraagstuk in de samenleving. Lobby richting overheden of andere cruciale spelers doet het bestuur, in samenwerking met de experts van een cirkel. De huidige afdelingen kunnen hun inhoudelijke thema’s in een of meer themacirkels organiseren. Op basis van een eerste inventarisatie van relevante thema’s en de thema’s van de congrestracks zou je kunnen denken aan de volgende themacirkels:
NB: Deze notitie schetst een aantal mogelijke cirkels. In de komende periode zal mét de actieve leden bekeken worden welke cirkels levensvatbaar zijn en prioriteit hebben.
o
Cirkel Data Over alle ontwikkelingen rond data opslag, over zoeken, vinden, hergebruik van informatie, met speciale aandacht voor nieuwe online informatiestromen en de hieraan gerelateerde vraagstukken (big - open - linked - metadata - ethiek conservering - zoeken en vinden - dataset als informatiebron - data librarianship etc)
o
Cirkel Bibliotheek in transitie Over de ontwikkelingen in het concept van de bibliotheek: de maatschappelijke rol en de mondige burger, samenwerking OB, UB HBO-B, erfgoedB
o
Cirkel Information literacy en gebruiker Over overdracht, educatie, doelgroepen, apps – mobiele informatie . Welke condities aan de voorkant - faciliteren toegang en gebruik van informatie.
o
Cirkel Wet- en regelgeving Over wetgeving en de nieuwe vragen rondom het (her)gebruik van informatie (auteursrecht, licenties, digital rights management, net neutraliteit - privacy - ethiek - phishing - global access) Hierbij hoort ook de lobby voor een Nederlandse informatiewet.
•
Cirkel Innovatie en actuele vragen Over de cruciale innovaties in het vakgebied en in de samenleving (bijvoorbeeld sluiting boekwinkels, downloadsites, privacy …) met speciaal aandacht voor een innovatieve werkwijzen. Deze cirkel neemt deel aan het maatschappelijk debat en inspireert de achterban.
•
Cirkel Positionering IP Profilering en positionering van het vak van IP in de huidige informatiesamenleving. IP als economische factor en potentiele opbrengst van het vak. 20% van de tijd van kenniswerkers gaat verloren aan zoeken. Iedereen kan Googlen, maar wij kunnen "vinden". Participatiewet en de rol van de IP
Resumé Er komen themacirkels We bespreken in november of in eerdere sessies vooraf met welke cirkels begonnen zal worden.
10
4.2 Werksfeercirkels We hebben verschillende leefwerelden, werksfeer en carrièreverloop. Binnen een vereniging is het prettig om ook die mensen te ontmoeten die jouw vragen en uitdagingen kennen en in een vergelijkbare omgeving of fase van de loopbaan zitten. •
Voor werkveldspecialisten
Informatieprofessionals zitten in alle maatschappelijke sectoren. Excellentie vraagt om expertise op de context van je eigen werkveld met de eigen specifieke opdrachtgevers. Denk aan wegvallende subsidies, organisatiekenmerken in profit of nonprofit, vraagstukken over arbeidsvoorwaarden. In de ene sector speelt dat meer dan in de andere. In de cirkel vindt een lid de ‘eigenheid’ van het eigen werkveld, herkenbaar in taal, sfeer, zorgen en passies. Samen kun je de specifieke sectorgebonden vragen te lijf. Werkveldcirkels kunnen ook met meerdere andere werkvelden deelnemen aan een themacirkel met een gedeeld A-thema. De huidige afdelingen kunnen hun vakkennis en inhoudelijke thema’s in een of meer themacirkels organiseren. Wil je als collega’s elkaar ontmoeten voor intervisie en netwerken (de sociëteitsfunctie) kan je een werksfeercirkel starten. •
Voor carrièrefases
KNVI wil ook in alle fasen van hun loopbaan een warm nest zijn voor informatieprofessionals. Als net afgestudeerd heb je andere belangstelling dan een veertiger of vijftiger. Je zoekt een passend interessegroep en aanbod. Dit vak kent bovendien veel mensen die vanuit een ander vakgebied later in hun carrière instromen. Een vereniging die je aanspreekt op je eigen ervaring, positie, behoefte, achtergrondkennis etc, is van waarde. Voor de werksfeercirkels zou je kunnen denken aan de volgende groepen: o
Cirkel Young talent voor starters met ambitie
Cirkels vormen geen eilandjes. Ze maken gebruik van elkaars aanbod, of verzorgen deelactiviteiten in het aanbod van de ander. Bijvoorbeeld: De cirkel wet en regelgeving verzorgt een middag voor intervisie deelnemers, heeft een studiedag in voorbereiding over auteursrecht in het digitale tijdperk voor overheidsfunctionarissen Doet onderzoek naar internationale wetgeving schrijft een artikel in een vakblad
o
Cirkel Directie en management gericht op mensen met een managementverantwoordelijkheid
o
Cirkel Second life, gericht op mensen die vanuit een andere achtergrond in de loop van hun carrière informatieprofessional zijn geworden.
o
Cirkel Webwerkers Gericht op mensen die online kennis beheren
o
Cirkel Medisch Gericht op informatieprofessionals in de gezondheidszorg
o
Cirkel Onderwijs en Onderzoek Gericht op informatieprofessionals in universiteiten en hogescholen
o
Cirkel Openbare bibliotheek Gericht op mensen die in de openbare bibliotheeksector werken
De cirkel Young Talent verzorgt een deelprogramma op het congres nodigt de expert over een actuele en relevante onderwerp uit voor een lezing stimuleert Young talent leden om … deel te nemen aan andere activiteiten bij andere groepen door bijvoorbeeld deel te nemen aan onderzoek om mee werken aan een artikel.
Resumé Er komen passende cirkels voor werkvelden en carrièrefases. De huidige afdelingen blijven niet bestaan. De inhoud en activiteiten van een afdelingen kunnen een plek krijgen in cirkels, áls mensen die activiteiten graag willen behouden en blijven organiseren. Werksfeercirkels kunnen participeren in, en samenwerken met, de themacirkels
11
4.3 Cirkelkern Elke cirkel heeft een kern die bestaat uit 2-5 mensen, waarvan één contactpersoon is met het bestuur. De kern is verantwoordelijk voor het programma in het eigen interessegebied en kan daarin ook prioriteiten stellen. De plannen en begroting zijn onderdeel van de verenigingsbegroting. Een cirkel doet een voorstel werkplan en budget. Dat wordt besproken en goedgekeurd door het bestuur en de ledenraad. Daarna is het aan de cirkel om uitvoering te geven De financiering van de activiteiten zal steeds een combinatie zijn van: begrotingen per jaar in te dienen bij het KNVI bestuur; aanvullende subsidies bijvoorbeeld van externe partijen of fondsen (aanvragen in overleg met KNVI bestuur); deelnemersbijdrage voor activiteiten (starters en leden lager dan anderen). Resumé Per cirkel is er één iemand die het formele contact met het bestuur onderhoudt Bestuur en cirkel voeren overleg over programma, samenwerking en financiering Plannen en begroting van een cirkel zijn onderdeel van de verenigingsbegroting
4.4 Werkgroepen In het huis van de vereniging moet ook het huishouden gedaan. Het bestuur is hoofdverantwoordelijk voor het regelen van de interne verenigingsorganisatie en is ook de werkgever van het verenigingsbureau, danwel opdrachtgever van een extern bureau voor verenigingsmanagement. Het bestuur kan externe werkkracht inhuren voor werkzaamheden. Voor een aantal concrete werkzaamheden kan het bestuur werkgroepen vragen om het bestuur te ondersteunen. Een werkgroep krijgt een concrete en vastomlijnde opdracht van het bestuur en zo nodig een budget. Je zou kunnen denken aan: o
Werkgroep Congres Is verantwoordelijk voor de organisatie van het jaarlijkse congres. Heeft daarvoor contact met alle cirkels.
o
Werkgroep PR en ledenwerving Is verantwoordelijk voor het werven van leden en de PR van de vereniging. Samen met het bestuur maakt de werkgroep campagnes en organiseert belangenbehartiging
o
Werkgroep Aanbod Training en scholing Deze werkgroep is verantwoordelijk voor het opleidingsaanbod van de vereniging. In nauwe samenwerking met cirkels verzorgen ze een open aanbod op de belangrijkste thema’s.
o
Werkgroep Webcare Deze werkgroep zorgt voor een toegankelijke en aansprekende nieuwe digitale verenigingsomgeving. Een dergelijke website is cruciaal voor het slagen van deze nieuwe structuur KNVI. Voor de opbouw, inrichting en beheer kan (bij voldoende financiële ruimte) een professionele webbeheerder (extern) gezocht worden.
Resumé Het bestuur kan werkzaamheden uitbesteden aan eigen beroepskrachten, externe specialisten of een werkgroep van leden vragen om specifieke werkzaamheden te verrichten Het bestuur is de opdrachtgever van werkgroepen, begeleidt de werkzaamheden, zorgt voor een goed omschreven opdracht, budget en begeleiding De nieuwe verenigingsstructuur vraagt een geheel vernieuwde en functionele digitale omgeving. Er is een werkgroep verantwoordelijk. Mogelijk kan een deel van de werkzaamheden worden uitbesteed.
12
4.5 Verbinden door actieplan en activiteitenkalender Eens per 3, 4 jaar stelt de KNVI vast welke gemeenschappelijke thema’s er voor de komende paar jaar zijn. Elk jaar wordt dat omgezet in een actieplan voor het volgende jaar. Het actieplan wordt omgezet in een activiteiten kalender. De activiteiten worden uitgevoerd door de mensen vanuit één of meerdere cirkels: enthousiaste beroepsgenoten die samen deze activiteit organiseren. Er zijn ook in de buitenwereld partijen waarmee we activiteiten kunnen organiseren: regionale netwerken, zusterorganisaties, commerciële partijen. De activiteitenkalender bevat ook elementen waar de KNVI in gezamenlijkheid aan werkt: publiciteit voor de vereniging, ledenwerven, lobby. Leden kunnen zich opgeven om in een cirkel klussen te doen. Sommige klussen zijn individueel uit te voeren, andere worden in een team opgepakt. Klussen staan op de website. Volgers van een cirkel worden periodiek gemaild met opties en mogelijkheden. In afstemming met de cirkels is het bestuur verantwoordelijk voor het maken van een voorstel voor de meerjarige agenda, voor het actieplan. Het voorstel wordt voorgelegd aan de ledenraad. Resumé Gemeenschappelijke A-thema’s worden eens per 3-4 jaar vastgesteld Jaarlijks komen alle activiteiten van de cirkels in een actieplan en activiteitenkalender. De activiteitenkalender en klussenbank staan op de website Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van een voorstel voor de ledenraad voor de meerjarige thema’s, actieplan en begroting
13
5. Verenigingsdemocratie: besturen en beslissen Over het bestuur en over de besluitvorming van een vereniging is een aantal zaken bij wet geregeld. • Besluitvorming: Een vereniging is van de leden. Zij besluiten over de lijn en de activiteiten van de vereniging. Wettelijk is geregeld dat elk lid direct of indirect toegang moet hebben tot de besluitvorming. Dat kan in een algemene vergadering zoals de KNVI nu heeft (waarbij alle leden kunnen komen) of in een ledenraad (met een kleine groep gekozen vertegenwoordigers). De organisatie van deze verenigingsdemocratie moet transparant en toegankelijk zijn, maar niet iedereen hoeft erbij actief mee te doen. Binnen de KNVI is gebleken dat voor de meeste leden dit bestuurlijke ‘vergader’ deel van de vereniging bij uitstek niet aantrekkelijk is. Bij het bepalen van beleid is het relevant dat het belang van de hele brede achterban in beeld is. Mensen moeten zich vertegenwoordigd en begrepen voelen. •
Besturen: Het bestuur bestuurt. Dat is wettelijk bepaald. Het bestuur is daarmee – in opdracht van de ledenraad of alv - verantwoordelijk voor de uitvoering. Hoe het bestuur wordt samengesteld en welke rol het heeft, kan de vereniging zelf bepalen. Het wordt in Nederland ook van belang geacht dat de afspraken hierover in een vereniging transparant zijn en ook aansluiten bij codes goed bestuur. In de ‘codes goed bestuur’ die in veel sectoren worden gehanteerd staan normen over de bestuurssamenstelling, verkiezing en ook taakopdrachten voor verschillende typen bestuur. Een bestuur kan: o zelf de uitvoering doen (executief bestuur) o meer een aansturende rol hebben (directief) o zich vooral op beleid concentreren (beleidsmakend bestuur) o of als strategisch bestuur een meer toezichthoudende rol hebben. Hoe minder het bestuur zelf in de uitvoering doet, hoe meer er aan anderen (een directeur/coördinator met een verenigingsbureau) wordt uitbesteed. Het bestuur blijft wel altijd zelf bestuurlijk aansprakelijk.
Voor de KNVI stellen we het volgende voor:
5.1 Ledenraad De huidige ALV van de KNVI wordt in dit voorstel vervangen door één ledenraad met 30 mensen. Door het instellen van een ledenraad zorgen we voor een evenwichtiger en minder toevallige samenstelling van het orgaan dat de besluiten neemt. Daarmee worden besluiten genomen door een gekozen groep van 30 personen, in plaats van door de (vaak kleine) groep die op komt dagen bij de ALV. Een ALV heeft daardoor het risico dat je door het mobiliseren van een kleine groep met specifieke belangen ineens een onevenredig grote invloed kan hebben op het beleid. samenstelling
De leden vormen een afspiegeling van de brede achterban. De leden van de ledenraad kunnen actief zijn in een cirkel of werkgroep. Ze zitten echter niet als afgevaardigde van een cirkel in de ledenraad, dus zonder last of ruggespraak. Om vermenging van verantwoordelijkheden te voorkomen kan een lid van de ledenraad daarom niet gelijktijdig in de kern van een cirkel zitten. Er is één KNVI met één ledenraad. De cirkels hebben geen aparte bestuurders, ledenraad of alv. Elke cirkel kan zelf op eigen wijze contact onderhouden met de achterban en van tijd tot tijd de eigen 14
volgers en participanten raadplegen voor wensen etc. Hoe een cirkel dat wil doen kan iedere cirkel zelf bepalen. Er is geen formeel statutaire verplichting. termijn
Per twee jaar wordt de helft van de ledenraad gekozen. De leden van de ledenraad worden steeds voor 4 jaar gekozen en zijn eenmaal herkiesbaar. Leden kunnen zich kandidaat stellen. Het bestuur en de ledenraad kunnen ook op zoek gaan naar kandidaten. Als er meer kandidaten zijn dan plaatsen moet er gekozen worden. Alle leden kunnen dan een stem uitbrengen. Dit gaat digitaal. Een kiescommissie of werkgroep verenigingsdemocratie kan dit proces verzorgen. Bij het zoeken naar kandidaten wordt gekeken naar een diversiteit in de ledenraad wat betreft beroepsachtergrond, leeftijd, regio. Het profiel voor ledenraadsleden wordt in de ledenraad vastgesteld. bevoegdheid
De leden van de ledenraad krijgen de statutaire bevoegdheid om: • te besluiten over het meerjarenbeleid • te besluiten over de jaarplannen • te besluiten over de begroting op hoofdlijnen, inclusief de contributie en lidmaatschapsvormen (De cirkels zijn zelf verantwoordelijk voor de invulling van plannen en begroting in details) • goedkeuring te verlenen aan jaarverslag en jaarrekening • bestuursleden te benoemen en schorsen • te besluiten over statutenwijziging, huishoudelijk regelement, fusie of opheffing van de vereniging frequentie
De ledenraad komt twee keer per jaar met het bestuur bij elkaar. In de najaarsvergadering worden de plannen voor het nieuwe verenigingsjaar besproken. In de voorjaarsvergadering staat de verantwoording over het afgelopen jaar op de agenda. Op beide vergaderingen is ook ruimte voor een meer inhoudelijke discussie tussen ledenraad en bestuur over het strategisch beleid, relevante ontwikkelingen in de sector of het vakgebied. De voorzitter van de vereniging is voorzitter van de ledenraad. Het bestuur stelt vooraf de agenda op en zorgt voor de vergaderfaciliteiten. Leden van de ledenraad krijgen de gelegenheid agendapunten in te brengen.
Resumé Er komt een ledenraad van 30 mensen in plaats van een algemene vergadering. Elke 2 jaar wordt de helft van de leden van de ledenraad gekozen. Leden kunnen eenmaal herkozen. Bij de samenstelling van de leden van de ledenraad wordt gelet op de afspiegeling Leden van de ledenraad zitten op persoonlijke titel, zonder last of ruggespraak in de ledenraad. Er is één KNVI met één ledenraad. De cirkels hebben geen aparte ledenraad of alv. De leden van de ledenraad krijgen de statutaire bevoegdheid om: te besluiten over meerjarenbeleid, jaarplannen, begroting op hoofdlijnen, contributie en lidmaatschapsvormen. Goedkeuring te verlenen aan jaarverslag en jaarrekening. Bestuursleden te benoemen en schorsen. Te besluiten over statutenwijziging, huishoudelijk regelement, fusie of opheffing van de vereniging De cirkels zijn - binnen de door de ledenraad vastgestelde kaders - zelf verantwoordelijk voor de invulling van plannen en begroting in details,
5.2 KNVI Bestuur Het KNVI bestuur heeft een belangrijke coördinerende taak. Het bestuur houdt oog op de activiteiten van de cirkels. Het bestuur bekijkt de financiering van activiteiten. Ze voert overleg over de plannen (jaarlijks) en spreekt met hen de begroting af, inclusief eventuele inzet vanuit het bureau. Het bestuur stimuleert coproducties tussen cirkels. 15
Het bestuur is opdrachtgever voor het bureau, is verantwoordelijk voor de beleidskaders en algemene verenigingsfaciliteiten en heeft daarmee ook de werkgroep zoals ledenwerving en marketing, congres en website onder de vleugels. Samenstelling
Het bestuur bestaat uit zeven mensen die door de ledenraad gekozen worden op basis van hun kwaliteiten en een profiel. Dat profiel wordt in de ledenraad vastgesteld. Taakopdracht
Het bestuur is niet zelf actief in de uitvoering maar heeft bij voorkeur een beleidsbepalende taakinvulling. Alternatief is dat het bestuur zelf – als directief bestuur - de regiegroep vormt tussen alle activiteiten. Lid zijn van het bestuur is in deze vorm tijdsintensiever. Het vraagt van bestuursleden regelmatig contact houden met cirkels om af te stemmen, te monitoren, stimuleren, begeleiden De keuze tussen deze twee vormen wordt in hoge mate bepaald door financiële mogelijkheden en beperkingen. Aansturing en regie
Bij een beleidsbepalend bestuur ligt de directe aansturing van de uitvoering (regie) bij een directeur of coördinator. Deze optie heeft de voorkeur van het huidige bestuur en past ook bij de omvang van de vereniging. De belasting voor het bestuur is kleiner, kosten voor uitvoering nemen toe. Het bestuur blijft verantwoordelijk voor de uitvoering en ook voor bijvoorbeeld het instellen van cirkels. Ze kan dat doen op eigen initiatief, verzoek van de ledenraad of van een groep leden die in de cirkel actief wil worden. Op dit moment is er geen directeur. Kiezen voor deze bestuursrol betekent dat de regierol bij een andere persoon (of personen) neergelegd moet gaan worden. Onderbrengen van bureau/directie bij een professioneel secretariaatsbureau is een optie die zeker verder onderzocht gaat worden. Een professioneel verenigingssecretariaat heeft ervaren verenigingsmanagers in dienst die de directierol voor enkele dagdelen of dagen per week kunnen uitoefenen. Ook een aantal andere randvoorwaardelijke faciliteiten (administratie, financieel beheer, website) kunnen op maat en passend bij de verenigingscontext worden ingekocht. Door de inzet van een professioneel secretariaatsbureau draagt de vereniging en het bestuur niet het werkgeversrisico. Er is met een beperkte formatie wel continuïteit in bemensing en bereikbaarheid. Resumé Het bestuur krijgt een beleidsbepalende rol (voorkeursvariant). Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de uitvoering en legt daarover verantwoording af aan de ledenraad. Het bestuur heeft ook de bevoegdheid om cirkels in te stellen (op eigen initiatief, verzoek van de ledenraad of een groep leden die in de cirkel actief wil worden). De dagelijkse leiding over de uitvoering wordt belegd bij een beroepskracht of extern bureau dat professioneel verenigingssecretariaat aanbiedt.
5.3 Maken van plannen, beleid en besluiten Zoals al eerder genoemd vindt het meeste (en leukste) werk plaats in de cirkels. Dáár doet de KNVI voor de leden wat ze moet doen. Om tot een uitdagend en excellente vereniging te komen, is het van belang dat goede activiteiten, projecten en plannen de ruimte krijgen, en dat er voor nieuwe initiatieven middelen zijn. Door een goede beleidscyclus zorgt de vereniging dat de goede prioriteiten worden gesteld en dat de middelen ook op de beste manier verdeeld worden. In deze paragraaf schetsen we de beleidscyclus bij deze verenigingsstructuur.
16
5.3.1
Beleidsvoorbereiding
Het bestuur stelt het meerjarig beleidskader op en het jaarplan en begroting. Voor het vaststellen van de belangrijke thema’s en de beleidskaders voor de KNVI heeft het bestuur overleg met de verschillende cirkels, werkgroepen en andere delen van de vereniging. Elk jaar leveren de cirkels hun plannen voor het komende jaar aan bij het bestuur. Daarbij geeft een cirkel ook aan: • welke middelen ze vanuit de verenigingskas nodig hebben (naast deelnemersbijdrage, subsidie of fondsen); • of en hoe de activiteiten aansluiten bij de A thema’s; • waar er met andere cirkels wordt samengewerkt. Het bestuur kijkt naar overlap, kruisbestuiving en naar hoe de plannen aansluiten bij de A thema’s. Met alle plannen bij elkaar maakt het bestuur een jaarplan en bijbehorende begroting.
5.3.2
Besluitvorming
Het bestuur legt de plannen jaarlijks en het meerjarenbeleid eens per drie of vier jaar voor aan de ledenraad. De ledenraad stelt het beleid en de plannen vast. Vervolgens is het bestuur verantwoordelijk voor de uitvoering.
5.3.3
Uitvoering en verantwoording
Gedurende het verenigingsjaar houdt het bestuur contact met de cirkels en volgt de uitvoering. Zo nodig worden plannen aangepast of gecombineerd. Het bestuur zorgt dat het hele jaar de activiteitenagenda wordt bijgehouden en zorgt dat de vereniging op de hoogte is van de activiteiten van alle cirkels. Na afloop van het verenigingsjaar vraagt het bestuur aan alle cirkels een overzicht van de activiteiten, resultaten en besteedde middelen. Op basis daarvan maakt het bestuur een verantwoording voor de ledenraad.
Resumé Het bestuur is verantwoordelijk voor een goede beleidscyclus. Het bestuur stelt periodieke een meerjarenbeleid op – na consultatie van de cirkels, werkgroepen en leden. Jaarlijks leveren cirkels plannen en begroting aan Het bestuur let op onderlinge afstemming Het bestuur legt de plannen voor aan de ledenraad Het bestuur volgt en begeleidt de cirkels en werkgroepen bij de uitvoering Na afloop van het verenigingsjaar legt het bestuur mede op basis van de informatie vanuit de cirkels, verantwoording af aan de ledenraad
17
Bijlage A Schematische weergave structuur • Vooraf: inbrengen van plannen, ideeën en ambities • Onderwijl: overleg en afstemming • Achteraf: verantwoording van middelen en activiteiten
• Besluitvorming: voorleggen plannen en begroting • Achteraf: toezichthouden op resultaten en activiteiten
Werkgroep Young talent
Bestuur
Second life cirkel
Sector cirkel
7 m/v
Ledenraad
Manage ment cirkel
Werkgroep
??
Sector cirkel
Big data cirkel Thema cirkel
Leden Starters Vrienden Uitvoering voor en door volgers en participanten
Gekozen vertegenwoordiging vanuit leden
18
Bijlage B Resumé voorstel Lidmaatschap in soorten •
Er komen vier varianten van lidmaatschap, passend bij de behoeften van netwerkgeneraties: vriend, starter en lid, plus een instellingslidmaatschap.
•
Het arrangement per lidmaatschapsvorm is aantrekkelijk. Duurdere lidmaatschappen bieden ook daadwerkelijk meerwaarde.
Uitvoering in cirkels •
Activiteiten worden in cirkels georganiseerd.
•
Leden krijgen veel ruimte om op door hen gewenste thema’s een cirkel te beginnen.
•
Er komen themacirkels en werksfeercirkels voor werkvelden en carrièrefases.
•
We bespreken voor en in november met welke cirkels begonnen zal worden.
•
Afdelingen krijgen de gelegenheid bieden in cirkels activiteiten voort te zetten.
•
Werksfeercirkels kunnen participeren in, en samenwerken met, de themacirkels.
•
Actieve leden van cirkels noemen we participant. Alle leden wordt de gelegenheid geboden de activiteiten van een cirkel te volgen en er eventueel aan deel te nemen.
•
Participanten worden voor hun inzet beloond met kortingspunten voor activiteiten.
•
Per cirkel is er in ieder geval één iemand die het contact met het bestuur onderhoudt.
•
Bestuur en cirkel voeren overleg over programma, samenwerking en financiering.
•
Plannen en begroting van een cirkel zijn onderdeel van de verenigingsbegroting.
Werkgroepen •
Het bestuur kan werkzaamheden uitbesteden aan eigen beroepskrachten, externe specialisten of een werkgroep van leden vragen om specifieke werkzaamheden te verrichten.
•
Het bestuur is de opdrachtgever van werkgroepen, begeleidt de werkzaamheden, zorgt voor een goed omschreven opdracht, budget en begeleiding.
•
De nieuwe verenigingsstructuur vraagt in ieder geval een geheel vernieuwde en functionele digitale omgeving.
A-thema’s en actieplan •
Gemeenschappelijke A-thema’s worden eens per 3-4 jaar vastgesteld.
•
Jaarlijks komen alle activiteiten van de cirkels in een actieplan en activiteitenkalender.
•
De activiteitenkalender en klussenbank staan op de website.
19
•
Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van een voorstel voor de ledenraad voor de meerjarige thema’s, actieplan en begroting.
Bestuur •
Het bestuur krijgt een beleidsbepalende rol (voorkeursvariant).
•
Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de uitvoering en legt daarover verantwoording af aan de ledenraad.
•
Het bestuur heeft ook de bevoegdheid om cirkels in te stellen (op eigen initiatief, verzoek van de ledenraad of een groep leden die in de cirkel actief wil worden).
•
De dagelijkse leiding over de uitvoering wordt belegd bij een beroepskracht of een professioneel verenigingssecretariaatsbureau.
Ledenraad •
Er komt een ledenraad van 30 mensen in plaats van een algemene vergadering.
•
Er is één KNVI met één ledenraad. De cirkels hebben geen aparte ledenraad of alv.
•
Elke 2 jaar wordt de helft van de leden van de ledenraad gekozen. Leden kunnen eenmaal herkozen.
•
Bij de samenstelling van de leden van de ledenraad wordt gelet op de afspiegeling.
•
Leden van de ledenraad zitten op persoonlijke titel, zonder last of ruggespraak in de ledenraad.
•
De leden van de ledenraad krijgen de statutaire bevoegdheid om: te besluiten over meerjarenbeleid, jaarplannen, begroting op hoofdlijnen, contributie en lidmaatschapsvormen. goedkeuring te verlenen aan jaarverslag en jaarrekening, bestuursleden te benoemen en schorsen, te besluiten over statutenwijziging, huishoudelijk regelement, fusie of opheffing van de vereniging.
Maken van plannen •
Het bestuur is verantwoordelijk voor een goede beleidscyclus.
•
Het bestuur stelt periodiek een meerjarenbeleid op – na consultatie van de cirkels, werkgroepen en leden.
•
Jaarlijks leveren cirkels plannen en begroting aan.
•
Het bestuur let op onderlinge afstemming.
•
Het bestuur legt de plannen voor aan de ledenraad.
•
Het bestuur volgt en begeleidt de cirkels en werkgroepen bij de uitvoering.
•
De cirkels zijn - binnen de door de ledenraad vastgestelde kaders - zelf verantwoordelijk voor de invulling van plannen en begroting in details.
•
Na afloop van het verenigingsjaar legt het bestuur mede op basis van de informatie vanuit de cirkels, verantwoording af aan de ledenraad.
20
Bijlage B Deelnemers ontwerpproces 1
Aan het ontwerpproces hebben tot nu toe in verschillende bijeenkomsten de volgende mens en een bijdrage geleverd: • • • • • • • • • • • • • •
Paul Baak Johannes Belt Jeroen de Boer Dieuwke Brand Elvira Caneda Cabrera Edith van Dasler Ingeborg van Dusseldorp Clary Genuit Nicolien Govers Joet Halmos Eveline van Haren Martijn Hartman-Maatman Joost Heessels Trijntje Lucassen
• • • • • • • • • • • • •
Peter Nieuwenhuizen Marijke Mentink Peter Nieuwenhuizen Daniëlle Quadakkers Kees Riekwel Marijek Rinkel Björn Ross Jolieke Schroot Esther Valent Hannah Verhoeff Ingeborg Versprille Gemma Wiegant Michel Wesseling
De groep is begeleid door Marike Kuperus, verenigingsadviseur bij Kuperus&Co
1
Mocht er een naam gemist zijn of ten onrechte vermeld, excuus!
21
