Ketenoptimalisatie Laadinfrasfructuur Fase 1

Ketenoptimalisatie Laadinfrasfructuur – Fase 1

Opdrachtgever:

NKL

Bestandsnaam:

Ketenoptimalisatie Laadinfrastructuur – fase 1

Project:

Ketenoptimalisatie Laadinfrastructuur – fase 1

Versie:

1.0

Auteur:

Laurens van Mourik

Datum:

2 oktober 2015

Fleur Elfrink

Project: Ketenoptimalisatie Laadinfrastructuur

1 MANAGEMENTSAMENVATTING ........................................................................................................ 3 2 INLEIDING ......................................................................................................................................... 4 2.1 Achtergrond ..................................................................................................................................................................... 4 2.2 Projectdoelstellingen ................................................................................................................................................... 4 2.3 Scope .................................................................................................................................................................................. 5 2.4 Aansluiting bij andere NKL projecten ..................................................................................................................... 5 2.5 Hoe nu verder .................................................................................................................................................................. 5

3 STAKEHOLDERS ................................................................................................................................. 6 3.1 Aanvrager ......................................................................................................................................................................... 6 3.2 Gemeente .......................................................................................................................................................................... 6 3.3 Charge Point Operator ................................................................................................................................................. 6 3.4 Netbeheerder .................................................................................................................................................................. 6 3.5 ElaadNL (Aansluitservice) .......................................................................................................................................... 6

4 PROCESOVERZICHT ........................................................................................................................... 7 5 DEELPROCESSEN ............................................................................................................................... 8 5.1 Aanvraag indienen ......................................................................................................................................................... 8 5.2 Aanvraag behandelen ................................................................................................................................................. 11 5.3 Locatie bepalen ............................................................................................................................................................. 13 5.4 Basisdocument locatie ............................................................................................................................................... 17 5.5 Verkeersbesluit & vergunningen ........................................................................................................................... 18 5.6 Aanvraag aansluiting .................................................................................................................................................. 22 5.7 Aanvraag aansluiting Aansluitservice .................................................................................................................. 23 5.8 Planning en realisatie ................................................................................................................................................. 25 5.9 Planning en realisatie Aansluitservice ................................................................................................................. 30

6 RESULTATEN & AANBEVELINGEN .................................................................................................... 34 7 BIJLAGE: LEGENDA .......................................................................................................................... 35

Page. 2 of 35


1

Managementsamenvatting

Doel en beoogd resultaat: Het aanvraag & realisatieproces is een complex, tijdrovend en kostbaar proces. Het project Keteloptimalisatie beoogt alle stappen van het aanvraag en realisatieproces inzichtelijk te maken. Op deze manier moeten mogelijke optimalisaties in het proces worden geïdentificeerd. Resultaten behaald: Alle processtappen en overdrachtsmomenten zijn in kaart gebracht. Daarnaast zijn belangrijke optimalisaties geïdentificeerd, waardoor de doelstellingen van dit project ruimschoots zijn gehaald. Welke vragen lossen we met de resultaten op? • Met behulp van de resultaten van dit project wordt transparantie in de processtappen van alle stakeholders gecreëerd. Dit heeft voor alle stakeholders in het proces meerwaarde. • Gemeenten die nog geen aanvraag en realisatieproces hebben met behulp van het einddocument gemakkelijk een proces opzetten. • Door het proces inzichtelijk te maken zijn mogelijke optimalisaties geïdentificeerd. Hier kunnen vervolgprojecten voor worden opgestart om de doorlooptijd en kosten terug te brengen. Vervolgacties: • Er is in veel gevallen overlap tussen processtappen van stakeholders. Deze overlap moet uit het proces worden gehaald om kosten en tijd te besparen. • Uniforme informatieoverdracht tussen stakeholders ontbreekt. Een nieuw project zou kunnen focussen op de informatieoverdrachten, zodat landelijk op dezelfde wijze informatie wordt uitgewisseld tussen de stakeholders. • Locatiebepaling is een tijdrovend proces. Door vooraf na te denken over potentiële locaties d.m.v. een vooraf opgesteld locatieplan (bijvoorbeeld een “grid”) of door te kijken naar strategische kaarten kan veel tijdwinst opleveren. • Het aansluitproces kost veel tijd en de doorlooptijd van de aansluiting van laadpalen moet worden verkort. Een interessant vervolgproject kan focussen op het aansluitproces en de aansluitservice.

Page. 3 of 35


2

Inleiding

Het aanvraag-‐ en realisatieproces voor openbare laadpunten is voor stakeholders, zoals gemeenten, netbeheerders en laadexploitanten een tijdrovend en daarmee kostbaar proces. Het proces kenmerkt zich door geringe landelijke standaardisatie, veel handmatige overdrachten en weinig transparantie. Het project ‘Ketenoptimalisatie Laadinfrastructuur’ heeft alle stappen tussen de verschillende partijen in het aanvraag en realisatieproces in kaart gebracht. Hierbij zijn ook de overdrachtsmomenten tussen de verschillende stakeholders weergegeven. Met behulp van kennis die tijdens voorgaande projecten door EVConsult is vergaard, is een conceptmodel van het aanvraag-‐ en realisatieproces opgesteld. Vervolgens is bij verschillende gemeenten, marktpartijen en netbeheerders aanvullende informatie opgehaald, om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de bestaande processen. Met behulp van het BMPN programma yEd zijn de verschillende processen inzichtelijk gemaakt. Alle vereiste stappen in het aanvraag en realisatieproces zijn hierin opgenomen. De verschillende stappen zijn via zogenaamde “swimlanes” aan een bepaalde stakeholder toegewezen. Deze stappen per stakeholder staan echter niet vast: sommige rollen worden uitgewisseld tussen de stakeholders. Indien in de praktijk een stap ook door een andere stakeholder wordt uitgevoerd is dit aangegeven in de tekst onder de procesplaten onder het kopje “opties”. Belangrijk hierbij te vermelden is dat er veel verschillen zijn in de processen van verschillende gemeenten, marktpartijen en netbeheerders. De geïdentificeerde processtappen en volgorde van deze stappen in dit document geven een beeld weer van hoe het proces in zijn werk gaat. Het exacte proces kan per gemeente en per stakeholder hiervan afwijken. 2.1

Achtergrond

Het huidige aanvraag-‐, plaatsings-‐ en installatieproces van laadpalen in het openbaar gebied is niet optimaal. Dit komt mede door de vele ‘hand-‐overs’ in dit traject. Het proces van het aanvragen en realiseren van een laadobject is een proces waar veel partijen bij betrokken zijn. De stappen die deze partijen zetten, zijn niet (altijd) zichtbaar zijn voor andere partijen, waaronder de aanvrager/ eindgebruiker. Bij processtappen moet gedacht worden aan bijvoorbeeld het aanvragen van een verkeersbesluit, het aanvragen van een netaansluiting, het aanvragen van vergunningen voor grondwerk en het inrichten van een parkeervlak. 2.2

Projectdoelstellingen

Het N KL w il het installatieproces sneller en goedkoper m aken voor alle betrokken partijen. H iervoor is het essentieel dat het gehele traject vanaf aanvraag en plaatsing tot in gebruikstelling w ordt geïnventariseerd. Het doel van dit project is om het aanvraag-‐ en realisatieproces inzichtelijk te maken om zo eventuele optimalisaties in kaart te kunnen brengen. De uitkomst van dit project is een beschrijving van alle deelprocessen die getoetst zijn bij betrokken partijen. Alle hand-‐overs tussen alle deelactiehouders w orden hierin beschreven. H et overzicht van de in kaart gebrachte processtappen doet geen uitspraak over w ie w elke stap zou m oeten uitvoeren. De uiteindelijke procesbeschrijving m oet aangepast kunnen w orden aan nieuwe ontwikkelingen in de markt (zoals laadpleinen en vergunningstrajecten) en ingezet door het NKL. Het w ordt daarom opgeleverd en overgedragen in yEd, een gebruikersvriendelijke en open source BPMN procesbeschrijvingstool. Het is belangrijk om te benadrukken dat dit project niet beoogt een “one size fits all” proces te definiëren. Voor gemeenten die nog geen ingericht proces hebben kan deze procesinventarisatie

Page. 4 of 35


dienen als basis, gemeenten kunnen aan de hand van dit proces hun eigen aanvraag-‐ en realisatieproces m et eigen verantwoordelijkheden samenstellen. Naast gemeenten die nog geen ingericht proces hebben is deze procesbeschrijving ook van belang voor gemeenten die al een rol hebben in het aanvraag-‐ en realisatieproces. D eze procesbeschrijving draagt bij aan de transparantie van het gehele proces, bij elke beschreven processtap zijn eventuele optimalisaties benoemd. D eze optimalisaties komen voort uit observaties van de gehele procesbeschrijving en kunnen indien toegepast het proces versnellen. Daarnaast brengt dit project de verschillende hand-‐overs in kaart. D eze overdrachten vinden nu nog vaak plaats door m enselijke tussenkomst. Indien gemeenten er voor w illen kiezen om deze hand-‐ overs te automatiseren komt dit de snelheid van het proces ten goede. D eze procesbeschrijving kan de input zijn voor een dergelijk IT-‐systeem. 2.3

Scope

De scope van dit project omvat het proces vanaf het moment dat er een aanvraag voor een laadobject wordt ingediend bij de gemeente tot aan het moment dat de e-‐rijder kan gaan laden. De looptijd per processtap is in dit document niet opgenomen, omdat de doorlooptijden per project zeer kunnen verschillen. Daarnaast is het traject voor het aanvragen van vergunningen niet opgenomen, omdat er zeer grote verschillen bestaan tussen de benodigde vergunningen en de processtappen tussen gemeenten. 2.4

Aansluiting bij andere NKL projecten

De uiteindelijke procesbeschrijving w ordt opgeleverd en overgedragen aan het N KL in een gebruikersvriendelijke en open source procesbeschrijvingstool. H et is van belang dat het proces kan worden aangepast w aar nodig. Om te w aarborgen dat de uitkomsten van dit proces onder de aandacht komen bij gemeente en de andere stakeholders, is het van belang om de resultaten te implementeren in verdere projecten van het NKL. H ierbij kan gedacht w orden aan het project “kennistour” en “kennisloket”. 2.5

Hoe nu verder

Dit rapport brengt het proces van aanvraag tot realisatie in kaart. Het inzichtelijk maken van het proces en de aanbevelingen voor optimalisatie zijn de eerste stap in het versnellen van de doorloop tijd van een laadobject. Vervolgstappen kunnen onder andere zijn; • Het in kaart brengen van de doorlooptijd per stap in het proces; • Analyse van de aansluitservice • Op basis van het huidige proces een “optimaal proces” opstellen

Page. 5 of 35


3

Stakeholders

Bij het aanvraag en realisatieproces zijn verschillende stakeholders betrokken. De belangrijkste stakeholders zijn hieronder weergegeven. De rollen die de verschillende stakeholders op zich nemen staan niet vast. De CPO (zie 3.3) neemt in sommige processen een deel van de rol van de gemeente over en omgekeerd. Ook kan bijvoorbeeld de aanvrager een particulier zijn, terwijl deze rol ook kan worden ingevuld door de gemeente. 3.1

Aanvrager

De aanvrager is diegene die een verzoek indient voor het plaatsen van een oplaadobject. De aanvrager kan de eigenaar of leaserijder zijn van de elektrische auto maar dit hoeft niet in alle gevallen zo te zijn. De gemeente kan er ook voor kiezen om op strategische plekken (eventueel in overleg met de CPO) laadobjecten te plaatsen. In dat geval neemt de gemeente de rol van aanvrager op zich. 3.2

Gemeente

De Gemeente heeft zeggenschap over de openbare ruimte en is verantwoordelijk voor het vaststellen en publiceren van verkeersbesluiten. De verdere rollen die een gemeente op zich kan nemen variëren van het uitzoeken van een locatie van een laadobject tot het onderhouden van de communicatie met de aanvrager. Indien de gemeente er voor kiest om bepaalde verantwoordelijkheden af te dragen, neemt de CPO deze verantwoordelijkheden in de meeste gevallen over. 3.3

Charge Point Operator

De Charge Point Operator (verder: CPO) is verantwoordelijk voor de realisatie en exploitatie van de laadobjecten. Het aanvraagloket, communicatie met aanvragers en coördinatie en planning ligt in veel gevallen bij de CPO. 3.4

Netbeheerder

De netbeheerder is een bedrijf dat in vastgestelde regio verantwoordelijk is voor het beheer van het elektriciteitsnet. De netbeheerder is derhalve verantwoordelijk dat het elektriciteitsnet naar behoren functioneert en dat laadobjecten worden aangesloten op het elektriciteitsnet. Netbeheerders stellen daarom eisen aan laadobjecten 3.5

ElaadNL (Aansluitservice)

De Aansluitservice is een partij die in het leven is geroepen door ElaadNL met als doel het aansluitproces te optimaliseren. Via de Aansluitservice zullen alle aanvragen op een centraal punt binnenkomen en zal er een duidelijk aanspreekpunt voor zowel de CPO als voor de netbeheerder zijn.

Page. 6 of 35


4

Procesoverzicht

Om het proces van aanvraag tot realisatie in kaart te brengen zijn 9 deelprocessen geïdentificeerd. Deze deelprocessen worden in afzonderlijke hoofdstukken verder besproken. Per deelproces is ook aangegeven of het proces essentieel is in elke gemeente of dat het deelproces ‘optioneel’ is. Na het deelproces ‘Locatiebepaling’ wordt de netaansluiting aangevraagd. Hierna is met een wit blok aangegeven dat er een optioneel deelproces (‘Basisdocument locatie’) tussen zit. Dit deelproces is niet essentieel voor het gehele proces (in veel gevallen wordt een netaansluiting direct aangevraagd) en zal in paragraaf 5.4 verder worden toegelicht. De netaansluiting kan ook op verschillende manieren worden aangevraagd. Als de CPO kiest voor de aanvraag van een netaansluiting via de aansluitservice van ElaadNL wijken de processtappen af van de processtappen die uitgevoerd dienen te worden als de netaansluiting direct via de netbeheerder worden aangevraagd. Om deze reden vindt er hier een splitsing in de processen plaats: mét of zonder de aansluitservice. Tegelijkertijd met het aanvragen van de netaansluiting worden het verkeersbesluit en eventuele vergunningen aangevraagd. In Afbeelding 1 zijn alle deelprocessen in een ‘proces flow’ weergegeven. Afbeelding 1: 9 deelprocessen

Zoals hierboven is weergegeven, is het deelproces ‘aanschaf van een elektrische auto’ is niet opgenomen in het procesoverzicht. Leasemaatschappijen en autodealers geven aan geen actieve rol te willen vervullen in het aanvraag-‐ en realisatieproces. Voor vragen met betrekking tot de realisatie van openbare oplaadpunten, verwijzen ze de eindgebruiker van een elektrische auto door naar de gemeente waar laatstgenoemde woonachtig is. Leasemaatschappijen en autodealers geven wel aan dat het wel zou helpen als het aanvraag-‐ en realisatieproces van publieke laadinfrastructuur per gemeente openbaar wordt gemaakt en op een openbare plaats beschikbaar is.

Page. 7 of 35


5

Deelprocessen

Dit hoofdstuk bevat de procesoverzichten van alle geïdentificeerde deelprocessen. Elke processtap wordt in de tekst verder toegelicht. Daarnaast is in de bijlage is een legenda opgenomen met informatie over de procesoverzichten. 5.1

Aanvraag indienen

Het aanvraag-‐ en realisatieproces begint bij het aanvragen van een laadobject. Het aanvragen van een laadobject gebeurt digitaal. De gemeente en CPO werken vaak in een workflow systeem om de aanvraag te registreren en te volgen. In sommige gemeenten wordt er niet gesproken over het aanvragen van een laadobject, maar om een “verzoek tot uitbreiding van het laadnetwerk”. Deze verschillen in terminologie hebben niet tot nauwelijks invloed op het proces. Afbeelding 2: Aanvraag indienen

1. Naar site gemeente voor aanvraag De aanvrager gaat naar de site van de gemeente voor informatie over het aanvragen van een oplaadobject. Opties: • De aanvrager kan de eigenaar van de elektrische auto zijn, of kan ingevuld worden door de gemeente zelf (strategische locatie voor een oplaadobject). • Deze stap wordt overgeslagen indien de aanvrager direct naar site voor aanvragen laadobject gaat. 2. Doorverwijzen naar aanvraagsite of website aanbieders De gemeente verwijst de aanvrager op haar eigen site door naar de site voor het aanvragen van een oplaadobject. Deze site kan onderdeel zijn van de gemeentelijke site of de aanvrager wordt

Page. 8 of 35


doorverwezen naar de site van de laadaanbieder. Indien er meerdere aanbieders zijn in een gemeente, kan de aanvrager zelf beslissen welke aanbieder hij wil. Opties: • Aanvraag site is onderdeel van gemeentelijke site of aanvraag site is in handen van CPO. • Indien er meerdere aanbieders zijn in een gemeente kan de aanvrager zelf de keus maken voor een aanbieder. 3. Aanvraag online indienen De aanvrager vult op de aanvraag site een formulier in. v Gegevensoverdracht (1) De aanvrager vult in: -‐ NAW gegevens -‐ Contactgegevens aanvrager -‐ Indien niet woonachtig in de gemeente; werkovereenkomst -‐ Soort auto waarvoor oplaadobject wordt aangevraagd -‐ Beschikbaarheid van eigen terrein (ja/nee) De aanvrager voegt bij: -‐ Kentekenbewijs -‐ Aankoopbewijs/leasecontract Opties: • De eisen aan gegevens kunnen verschillen per gemeente. 4. Aanvraag ontvangen De aanvraag wordt ontvangen. Aanvragen komen vaak binnen in een digitaal “workflow” systeem. Binnen deze IT-‐omgeving wordt de status van een aanvraag gemonitord. Opties: • De aanvraag kan ontvangen worden door de CPO of door de gemeente 5. Aanvraag volledig De aanvraag wordt gecontroleerd op volledigheid. Opties: De aanvraag wordt op volledigheid nagelopen door de CPO of door de gemeente. 6. Contact opnemen met aanvrager Indien de aanvraag niet volledig is neemt de gemeente of de CPO contact op met de aanvrager met het verzoek tot het opleveren van de juiste documenten. 7. Opleveren juiste documenten De aanvrager levert een volledig ingevuld aanvraagformulier aan. De aanvraag gaat terug naar processtap 4. 8. Voldoet aanvraag aan gemeentelijke eisen? De aanvraag wordt gecontroleerd op overeenkomst met gestelde eisen. Gestelde eisen: -‐ Aanvrager kan bewijzen dat hij een elektrische auto bezit met een range van minimaal een door de gemeente vastgesteld aantal kilometer (xkm).

Page. 9 of 35


-‐ -‐ -‐

Aanvrager is woonachtig in de gemeente waar hij een oplaadobject aanvraagt Indien aanvrager niet woonachtig is in de gemeente kan hij bewijzen dat hij meer dan 18 uur per week in de gemeente werkt Aanvrager beschikt niet over eigen terrein om auto op te laden

Opties: • Check kan uitgevoerd worden door de CPO of de gemeente en eisen kunnen verschillen per gemeente.

9. Aanvraag afwijzen en contact opnemen met aanvrager Indien de aanvraag niet volledig is krijgt de aanvrager hierover een bericht. Opties: • Bericht naar aanvrager wordt afgehandeld door de CPO of door de gemeente. 10. Bericht naar aanvrager Indien de aanvraag volledig is wordt de aanvraag in behandeling genomen. De aanvrager krijgt hier bericht over. Opties: • Bericht naar aanvrager wordt afgehandeld door de CPO of door de gemeente. Aanbevelingen voor het proces • Duidelijke informatie verschaffen aan aanvragers over de voorwaarden voor het aanvragen van een laadobject, zodat minder aanvragen worden afgewezen. • Loket zo inrichten dat alleen verzoeken die aan de eisen voldoen kunnen worden ingediend. • Communicatie met aanvrager zo veel mogelijk gestandaardiseerd en geautomatiseerd laten verlopen.

Page. 10 of 35


5.2

Aanvraag behandelen

De CPO of de gemeente neemt de aanvraag in behandeling en bekijkt of de aanvrager voldoet aan de eisen. Daarnaast wordt er bekeken of de aanvrager gebruik kan maken van een huidig laadobject in het laadnetwerk. Deze stap is van belang omdat meerdere gebruikers per laadobject de business case van een laadobject verbeteren. Afbeelding 3: Aanvraag behandelen

1. Aanvraag in behandeling nemen Indien de aanvraag volledig is en voldoet aan de gestelde eisen wordt de aanvraag in behandeling genomen. Opties: • Aanvraag kan door de gemeente of door de CPO in behandeling worden genomen.

2. Adres aanvrager binnen straal van X meter van bestaande paal? Er wordt gecontroleerd of de aanvraag zich in een straal van een door de gemeente bepaalde afstand (X meter) van een al bestaand oplaadobject bevindt. Opties: • Controle wordt uitgevoerd door CPO of door de gemeente 3. Aanvrager doorverwijzen naar bestaande paal? Indien er een laadobject is in een straal van X meter vanaf het adres van de aanvrager wordt er gecontroleerd of de aanvrager gebruik kan maken van dit oplaadobject. Gestelde eisen: -‐ Laat het verbruik van het laadobject een extra gebruiker toe? -‐ Laat de bezetting van het laadobject een extra gebruiker toe? Opties: • Eisen kunnen verschillen per gemeente.

Page. 11 of 35


• Eisen kunnen gecontroleerd worden door de CPO of door de gemeente. 4. Aanvrager krijgt bericht en kan huidige paal gebruiken Indien de aanvrager het bestaande oplaadobject kan gebruiken krijgt hij hierover bericht. Opties: • Bericht kan door de CPO of door de gemeente worden verzonden. Aanbevelingen voor het proces • Indien een nieuwe aanvraag binnenkomt is het aan te raden dat de locatie van de aanvrager en de locatie van de oplaadobjecten in de buurt visueel wordt weergegeven met behulp van bijvoorbeeld google maps in een IT-‐tool. Indien mogelijk moeten ook de gegevens met betrekking tot bezetting en verbruik van laadobjecten worden gekoppeld en inzichtelijk gemaakt, zodat aanvragers vooraf al weten of laadobjecten in de buurt beschikbaar zijn. • Het is aan te raden om aanvragen die worden doorverwezen naar een bestaand oplaadobject visueel weer te geven op een kaart. Op deze manier is er een overzicht van bestaande palen en doorverwezen aanvragers en aanvragers op basis waarvan een nieuwe locatie wordt ontwikkeld.

Page. 12 of 35


5.3

Locatie bepalen

Locatiebepaling is in veel gemeenten een tijdrovend proces. Gemeenten en CPOs moeten rekening houden met een aantal eisen voor een geschikte locatie. Het vooraf bepalen van locaties kan het proces aanzienlijk versnellen. Afbeelding 4: Locatie bepalen

1. Heeft de gemeente een locatieplan? De gemeente kan er voor kiezen om de oplaadlocaties al van te voren te bepalen en weer te geven in bijvoorbeeld een “grid”. Strategische kaarten (op basis van statistische, demografische en geografische factoren) kunnen ten grondslag liggen aan de keuze voor laadlocaties maar gemeenten kunnen ook voor een meer simpele benadering kiezen; een dekkend netwerk met een maximale loopafstand van bijvoorbeeld X’ meter. N.B. indien de gemeente beschikt over een locatieplan kan de vooraf vastgestelde locatie ter goedkeuring naar de gemeente worden opgestuurd. Indien de vooraf bepaalde locaties geschikt zijn voor meerdere laadobjecten kan er ook gekozen worden voor uitbreiding op een al bestaande locatie. Omdat deze locaties al van te voren zijn bepaald gaat het proces verder bij stap 8. 2. Uitbreiden bestaande locatie? Bij locatiebepaling wordt bepaald of huidige locatie wordt uitgebreid (meerdere oplaadobjecten op één aansluiting) of een nieuwe locatie moet worden ontwikkeld. Afwegingen voor keuze uitbreiden van huidige locatie: -‐ Is uitbreiding economisch aantrekkelijker dan ontwikkelen van nieuwe locatie?

Page. 13 of 35


-‐ -‐ -‐

Is de huidige laadobject geschikt voor het bijplaatsen van een “slave” paal? (Zo niet; kan de oplaadobject worden aangepast?) Is uitbreiding ruimtelijk inpasbaar? Is uitbreiding sociaal wenselijk (zijn er op huidige locatie veel bezwaren binnengekomen)?

Opties: • Afwegingen kunnen verschillen per gemeente. • Afwegingen kunnen gemaakt worden door de CPO of door de gemeente. 3. Locatie en type nieuwe laadobject bepalen Indien niet wordt gekozen voor uitbreiding van een bestaande locatie wordt een nieuwe locatie gekozen. Er kan gekozen worden voor verschillende soorten oplaadobjecten. Afwegingen bij keuze locatie; -‐ De locatie van de niet ingewilligde aanvragen in de buurt. -‐ Er zijn geen belemmeringen uit het oogpunt van Openbare Orde. -‐ Er zijn geen belemmeringen door vervuilde grond. -‐ Er is voldoende sociale controle. -‐ Het oplaadobject is zichtbaar en bruikbaar voor een grote doelgroep. -‐ Er is geen belemmering voor doorstroming van het overige wegverkeer. -‐ Er is minimale kans op beschadigingen door aanrijdingen e.d. -‐ Geen beschadiging van boomwortels e.d. -‐ Geen technische belemmeringen vanuit de netbeheerder. -‐ Nabijheid van hoofdkabel voor aansluiting op net. Afwegingen bij keuze laadobject (bijvoorbeeld een enkele paal of een laadplein) -‐ De bezetting en verbruik van palen in de omgeving. -‐ Het aantal aanvragen in behandeling in de omgeving. -‐ De mogelijkheid om een laadeiland in te passen in de ruimtelijke omgeving. -‐ Data met betrekking tot parkeerdruk voor betreffende locatie. -‐ Aantal verzoeken in portefeuille. Opties: • Afwegingen kunnen per gemeente verschillen. • Afwegingen kunnen gemaakt worden door CPO of door de gemeente. • Het uitvoeren van een KLIC-‐melding. 4. Klant akkoord? Indien er een potentiele locatie is voor een nieuw laadobject kan de locatie worden voorgelegd aan de aanvrager. Opties: • Deze stap wordt in sommige gemeenten overgeslagen. 5. Locatievoorstel opstellen De CPO stelt locatievoorstel op.

6. Locatievoorstel opsturen naar gemeente De CPO stuurt de gekozen locatie (zoals voortgekomen uit het locatieplan of voortgekomen uit “vraag”). v Gegevensoverdracht (2)

Page. 14 of 35


Locatievoorstel bestaat uit: -‐ Een kaart met: o Locatie van aanvrager; o Voorgestelde locatie laadobject; o Locatie laadpalen in omgeving; o Locatie afgewezen aanvragen/aanvragen in portefeuille; o Verbruiksgegevens en bezettingsgraad van laadpalen in omgeving. -‐ Een kadastrale kaart met: o Ligging kabels en leidingen; o Informatie met betrekking tot vervuilde grond; o Voorgestelde locatie laadobject. -‐ Een straatfoto met daarop de voorgestelde locatie laadobject. Opties: • Onderdelen kunnen per gemeente verschillen. • Het locatievoorstel kan door de CPO of door de gemeente gemaakt worden. Indien voorstel door de gemeente gemaakt wordt, wordt het voorstel uiteraard niet opgestuurd naar de gemeente. maar intern doorgezet naar de juiste afdeling. • Het locatievoorstel kan al van te voren gemaakt zijn (vooraf bepaald “grid”). 7. Locatie(s) bezoeken De gemeente kan er voor kiezen om de voorgestelde locaties te bezoeken. Opties: • In sommige gemeenten wordt deze stap overgeslagen. 8. Akkoord met locatie? De gemeente geeft akkoord op de voorgestelde locaties. 9. Basisdocument locatie via ElaadNL Om een netaansluiting aan te vragen, dient de CPO een document met de exacte locatie en met het type oplaadobject bij de netbeheerder aan te leveren. Om de informatieoverdracht tussen CPO en netbeheerder te structureren kan de CPO er voor kiezen om via ElaadNL een basisdocument aan te vragen. Binnen 2 dagen zal ElaadNL controleren of de juiste informatie is aangeleverd en zet dit in een basisdocument. Opties: • De CPO de keuze om het deelproces ‘Basisdocument Locatie’ over te slaan. In dit geval zal de CPO zelf een basisdocument opstellen waarmee de netaansluiting kan worden aangevraagd. De keuze om het basisdocument via ElaadNL aan te vragen of zelf op te stellen heeft geen invloed op de keuze van de CPO om later in het proces een aansluiting aan te vragen via de aansluitservice of direct via aansluitingen.nl. 10. Basisdocument opstellen De CPO stelt een basisdocument op waarmee netaansluiting kan worden aangevraagd. Dit document bevat dezelfde informatie als in het document ‘locatievoorstel gemeente’ (stap 6). Verschil hierbij is dat de gemeente nu akkoord is met de locatie. v Gegevensoverdracht (3) Locatievoorstel bestaat uit: -‐ Een kaart met: o Locatie van aanvrager;

Page. 15 of 35


-‐

o Voorgestelde locatie landpaal; o Type laadobject; Een straatfoto met daarop de voorgestelde locatie laadobject.

Aanbevelingen voor het proces • CPO moet op de hoogte zijn van plaatsingscriteria van gemeente en netbeheerder. • CPO/gemeente moet toegang hebben tot data-‐dump kabels en leidingen en gegevens over parkeerdruk. • Indien de gemeente van te voren nadenkt over laadlocaties verloopt het proces aanzienlijk sneller. • Communicatie tussen partijen moet zo veel mogelijk gestandaardiseerd en geautomatiseerd verlopen.

Page. 16 of 35


5.4

Basisdocument locatie

Het basisdocument locatie is geen verplicht onderdeel in het proces. ElaadNL kan ondersteuning bieden bij het opstellen van een locatie en het controleren van het geschiktheid van een laadobject. Dit document wordt bij ElaadNL aangevraagd en zal binnen twee dagen retour worden gestuurd aan de CPO. Afbeelding 5: Basisdocument locatie

1. Basisdocument aanvragen bij ElaadNL De CPO vraagt op de website van ElaadNL het basisdocument aan. v Gegevensoverdracht (4): Voor het aanvragen van het basisdocument vult de CPO de exacte locatiegegevens van de te plaatsen laadobject in op de website van ElaadNL. Een detailfoto van de locatie moet toegevoegd en de technische gegevens van het laadobject dienen te worden opgegeven. 2. Verzoek basisdocument ontvangen ElaadNL ontvangt de aanvraag. 3. Verzoek compleet & goedgekeurd laadobject? ElaadNL controleert of het verzoek compleet is en of de te plaatsen laadobject is goedgekeurd.

Page. 17 of 35


4. Opleveren juiste documenten In geval tijdens stap 3 blijkt dat onvolledige of onjuiste informatie is opgeleverd, zal de CPO de juiste documenten moeten opleveren. 5. Locatiecontrole in GIS en bepaling afstand tot hoofdkabel ElaadNL kan in de systemen van de netbeheerders en zal in GIS een locatiecontrole uitvoeren en de afstand tot de hoofdkabel vaststellen. 6. Opstellen kostenindicatie Met behulp van de informatie die tijdens stap 5 is opgehaald wordt een kostenindicatie opgesteld. 7. Opstellen basisdocument ElaadNL stelt het basisdocument op. 8. Basisdocument met kostenindicatie naar CPO Binnen twee dagen nadat het verzoek van de CPO (stap 1) bij ElaadNL is binnengekomen worden de documenten opgestuurd naar de CPO 9. Akkoord met kostenindicatie De CPO heeft de keuze om akkoord te gaan met de kostenindicatie of om een nieuwe locatie te selecteren. 10. Aanvraag aansluiting via aansluitservice? Als het basisdocument is ontvangen, zal de CPO de stappen van het deelproces ‘Verkeersbesluit & vergunningen’ doorlopen. Tegelijkertijd zal de CPO de keuze moeten nemen om de netaansluiting via de aansluitservice van ElaadNL aan te vragen of om de netaansluiting via aansluitingen.nl aan te vragen. Aanbevelingen voor het proces: • ElaadNL moet duidelijk communiceren hoe het basisdocument kan worden aangevraagd en wat de toegevoegde waarde is. Nu denken veel CPOs dat het aanvragen van het basisdocument ook tot gevolg heeft dat de netaansluiting via de aansluitservice van ElaadNL loopt. Dit is niet het geval. 5.5

Verkeersbesluit & vergunningen

Voor het inrichten van een parkeerplaatsen speciaal voor elektrische auto’s is een verkeersbesluit nodig. Het verkeersbesluit wordt genomen door de gemeente aangezien het een beslissing betreft over de openbare ruimte. Daarnaast moeten in veel gevallen vergunningen worden aangevraagd. Omdat de benodigde vergunningen verschillen per gemeente, zijn deze niet in detail in dit document opgenomen. Netbeheerders en CPOs hebben lijsten beschikbaar welke vergunningen wanneer nodig zijn.

Page. 18 of 35


Afbeelding 6: Verkeersbesluit & vergunningen

1. Definitief locatievoorstel ontvangen De gemeente ontvangt het definitieve locatievoorstel. Dit voorstel bevat het basisdocument dat of door ElaadNL of door de CPO zelf is opgesteld. v Gegevensoverdracht (5) Het basisdocument wordt hier ontvangen. Dit basisdocument is of door ElaadNL of door de CPO zelf opgesteld en bevat de exacte locatie, de afstand tot de hoofdkabel en de specificaties van het laadobject. In geval de CPO zelf het basisdocument heeft opgesteld, is de gegevensoverdracht al omschreven bij deelproces ‘locatie bepaling’. In processtap 10 (gegevensoverdracht 3) zijn de specificaties weergegeven. 2. Akkoord interne afdelingen? Het locatievoorstel wordt intern bij de gemeente getoetst. Lokale kennis is van belang bij het kiezen van de juiste locatie. Hierbij kan gedacht worden aan; -‐ Geplande wegopbrekingen; -‐ Kennis van gebiedsmanagers; -‐ Politie en brandweer; -‐ Verkeerskundige Opties: • Indien van te voren al laadlocaties zijn uitgezocht vervalt deze stap omdat de interne afdelingen al vooraf in het proces zijn benaderd. 3. Concept wijkbericht 1 opstellen De buurt wordt op de hoogte gebracht door middel van een wijkbericht. In dit wijkbericht worden de plannen van de gemeente bekend gemaakt.

Page. 19 of 35


Opties: • Het wijkbericht kan worden opgesteld door de CPO of door de gemeente. • In veel gemeenten worden geen wijkberichten verzonden. 4. Concept wijkbericht 1 naar gemeente Indien de CPO het wijkbericht opstelt wordt het wijkbericht voor controle verzonden naar de gemeente.

5. Concept wijkbericht 1 controleren Indien de CPO get wijkbericht opstelt wordt het wijkbericht gecontroleerd door de gemeente. Opties: • In veel gemeenten worden geen wijkberichten verzonden. 6. Wijkbericht 1 naar bewoners Het wijkbericht wordt verzonden naar de bewoners in de wijk waar de laadlocatie wordt gerealiseerd.

Opties: • Het wijkbericht kan verspreid worden door de CPO of door de gemeente. • Het wijkbericht kan bestaan uit een flyer die door de brievenbus wordt gedaan of er kan gekozen worden voor publicatie in een (digitale) courant. • In sommige gemeenten wordt er geen wijkbericht verzonden. 7. Bewaar bewoners? Bewoners mogen bezwaar maken op de voorgestelde locatie. Optie: • In sommige gemeenten wordt er geen wijkbericht verzonden en kunnen de bewoners ook geen bezwaar maken (op het wijkbericht, wél op het verkeersbesluit). 8. Bezwaar bewoners gegrond? De gemeente bekijkt of het bezwaar gegrond is. Indien het bezwaar gegrond is wordt er een nieuwe locatie aangedragen. Indien het bezwaar niet gegrond is, wordt er doorgegaan met de procedure. 9. Verkeersbesluit en vergunningen aanvragen Er wordt een verkeersbesluit aangevraagd bij de gemeente en de juiste vergunningen worden geregeld. Optie: • De benodigde vergunningen voor het realiseren van een locatie verschillen per gemeente en per locatie. Het is van belang dat er een locatie wordt uitgezocht waar zo min mogelijk vergunningen voor nodig zijn (5.3 processtap 4). Op deze manier kan de doorlooptijd verminderd worden. 10. Verkeersbesluit opstellen De gemeente stelt een verkeersbesluit op, dit verkeersbesluit bevat het adres van de locatie (bij benadering) en de van toepassing zijnde wet-‐ en regelgeving. 11. Verkeersbesluit publiceren De gemeente publiceert het verkeersbesluit (digitaal) in de Staatscourant. Vanaf het moment van publicatie gaat de bezwaartermijn in, deze heeft een termijn van 6 weken.

Page. 20 of 35


Opties: • Gemeenten kunnen er voor kiezen om het verkeersbesluit ook in gedrukte vorm te verspreiden onder de bewoners. 12. Datum verkeersbesluit doorgeven De datum van publicatie wordt doorgegeven aan de CPO. 13. Bezwaar verkeersbesluit? 6 weken na publicatie moet eventueel bezwaar bij de gemeente ingediend zijn. 14. Bezwaar gegrond? De gemeente beoordeelt of het bezwaar gegrond is. Indien het bezwaar gegrond is wordt er een nieuwe locatie opgesteld. 15. Bezwaartermijn verlopen? Na de 6 weken bezwaartermijn kan geen bezwaar meer worden ingediend. Aanbevelingen voor het proces: • Indien de gemeente vooraf locaties heeft bepaald versnelt dit het proces aanzienlijk. Het tijdrovende proces van goedkeuring en opstellen van locatiedocument kan dan worden overgeslagen. • Indien het aanvragen van een aansluiting tegelijk wordt uitgevoerd met het opstellen van een verkeersbesluit staat het proces niet 6 weken stil (afwachten bezwaartermijn).

Page. 21 of 35


• 5.6

Aanvraag aansluiting

De CPO vraagt een aansluiting aan bij de netbeheerder. Dit proces kan eventueel tegelijk gestart worden met het proces van het verkeersbesluit. Het aanvragen van een aansluiting kan via de Aansluitservice van ElaadNL of direct bij de netbeheerder. Het proces via de aansluitservice van ElaadNL staat beschreven in paragraaf 5.7. Afbeelding 7: Aanvraag aansluiting

1. Locatievoorstel (basisdocument) naar netbeheerder Het basisdocument wordt via aansluitingen.nl naar de netbeheerder gestuurd. v Gegevensoverdracht (8) Het basisdocument (opgesteld door ElaadNL of door de CPO) wordt hier opgestuurd naar de netbeheerder. 2. Basisdocument ontvangen De netbeheerder ontvangt het basisdocument. 3. Basisdocument akkoord? De netbeheerder controleert of het basisdocument volledig is en beslist of het basisdocument akkoord is. 4. Bericht naar CPO In geval de netbeheerder niet akkoord gaat met het basisdocument, wordt telefonisch of per mail contact gezocht met de CPO. De reden wordt in deze processtap doorgegeven.

Page. 22 of 35


5. Opleveren juiste documenten De CPO heeft te horen gekregen dat de netbeheerder niet akkoord is met het basisdocument. De CPO zal om deze reden de juiste documenten (i.e. een compleet basisdocument) moeten opleveren. 6. Offerte incl. eventueel meerwerk opstellen Als de netbeheerder akkoord is het basisdocument wordt een offerte met eventueel meerwerk opgesteld. Het meerwerk vindt plaats als de hoofdkabel bijvoorbeeld niet in de buurt ligt. 7. Bericht naar CPO De offerte wordt door de netbeheerder per mail naar de CPO gestuurd. 8. Akkoord met offerte? De CPO beslist of de offerte akkoord is. In geval de CPO niet akkoord gaat, zal de CPO een nieuwe locatie moeten bepalen. In geval de CPO wel akkoord gaat, wordt de offerte ondertekend. 9. Offerte ondertekenen & datum publicatie verkeersbesluit doorgeven De ondertekende offerte wordt in combinatie met de datum van het verkeersbesluit geretourneerd aan de netbeheerder. 10. Verwerken offerte De netbeheerder verwerkt de offerte in de eigen systemen. 11. Vergunningen benodigd? De netbeheerder controleert of er voor de uit te voeren werkzaamheden in de betreffende gemeente vergunningen benodigd zijn. 12. Vergunningen aanvragen De netbeheerder vraagt de benodigde vergunningen aan. De vergunningen kunnen ook worden aangevraagd door de aannemer. v Gegevensoverdracht (9) Omdat de benodigde vergunningen in gemeenten niet gelijk zijn, zijn de verschillende opties in dit document niet opgenomen. Netbeheerders kunnen wel per gemeente zien welke vergunningen benodigd zijn. 13. Opdracht uitzetten bij aannemer De opdracht voor het aansluiten van het laadobject wordt uitgezet bij de aannemer. 14. Opdrachtbevestiging & verstrekken EAN Nadat de opdracht is uitgezet bij de aannemer wordt de opdracht bevestigd en wordt een EAN code verstrekt, waarmee de CPO energielevering kan aanvragen. 15. Energielevering aanvragen met EAN code De CPO vraagt met de ontvangen EAN code energielevering aan bij een energieleverancier. 5.7

Aanvraag aansluiting Aansluitservice

De CPO kan ook gebruik maken van de Aansluitservice van ElaadNL. In dit geval zal ElaadNL de netaansluiting verder coördineren. Elaad fungeert in dit geval als aanspreekpunt voor de CPO en voor de netbeheerder. Indien voor de aansluitservice wordt gekozen, zal dit ook invloed hebben op het deelproces ‘planning en realisatie’.

Page. 23 of 35


Afbeelding 8: Aanvraag aansluiting aansluitservice

1. Aansluiting aanvragen via ElaadNL De CPO vraagt de netaansluiting aan via de website van ElaadNL. 2. Aansluitverzoek ontvangen ElaadNL ontvangt het aansluitverzoek van de CPO. 3. Aansluiting aanvragen via huisaansluiting.nl ElaadNL vraagt de aansluiting aan via huisaansluitingen.nl v Gegevensoverdracht (10) Het basisdocument (opgesteld door ElaadNL) wordt opgestuurd naar de netbeheerder.

Page. 24 of 35


4. Basisdocument & bijlage compleet De netbeheerder controleert of het basisdocument compleet is. Als er informatie ontbreekt of onjuist is, zal ElaadNL de juiste informatie moeten opleveren. 5. Offerte opstellen en sturen naar ElaadNL Als het basisdocument compleet is, stelt de netbeheerder de offerte op en stuurt deze per mail naar ElaadNL. 6. Offerte ontvangen en doorsturen naar CPO ElaadNL ontvangt de offerte en stuurt deze door naar de CPO. 7. Akkoord met offerte? De CPO beslist of de offerte akkoord is. In geval de CPO niet akkoord gaat, zal de CPO een nieuwe locatie moeten bepalen. In geval de CPO wel akkoord gaat, wordt dit doorgegeven aan ElaadNL. 8. Offerte namens CPO onderteken en doorsturen naar NB Na akkoord van de CPO ondertekent ElaadNL de offerte namens de CPO en stuurt deze door naar de netbeheerder. 9. Vergunningen benodigd? De netbeheerder controleert of er voor de uit te voeren werkzaamheden in de betreffende gemeente vergunningen benodigd zijn. 10. Vergunningen aanvragen De netbeheerder vraagt de benodigde vergunningen aan. De vergunningen kunnen ook worden aangevraagd door de aannemer. v Gegevensoverdracht (11) Omdat de benodigde vergunningen in gemeenten niet gelijk zijn, zijn de verschillende opties in dit document niet opgenomen. Netbeheerders kunnen wel per gemeente zien welke vergunningen nodig zijn. 11. Opdracht uitzetten bij aannemer De opdracht voor het aansluiten van het laadobject wordt uitgezet bij de aannemer. 12. Opdrachtbevestiging & verstrekken EAN Nadat de opdracht is uitgezet bij de aannemer wordt de opdracht bevestigd en wordt een EAN code verstrekt, waarmee de CPO energielevering kan aanvragen. 13. EAN code doorgeven aan ElaadNL De netbeheerder geeft de EAN code door aan ElaadNL. 14. EAN doorgeven aan CPO ElaadNL geeft de EAN code door aan de CPO. 15. Energielevering aanvragen met EAN code De CPO vraagt met de ontvangen EAN code energielevering aan bij een energieleverancier. 5.8

Planning en realisatie

Voor de realisatie van laadobjecten is afstemming nodig tussen de CPO, de netbeheerder en de aannemer. Deze afstemming is in afbeelding 9 weergegeven. In geval er voor is gekozen om de

Page. 25 of 35


netaansluiting via de Aansluitservice van ElaadNL te laten verlopen, verloopt de planning en realisatie volgens het deelproces, zoals beschreven in paragraaf 5.9. Afbeelding 9: Planning en realisatie

1. Planning opvragen bij netbeheerder De CPO vraagt de planning op bij de netbeheerder. Deze planning bevat de datum waarop de netbeheerder het laadobject zal aansluiten. 2. Afstemming planning met aannemer en CPO De netbeheerder stemt de planning af met de aannemer. 3. Planning doorgeven aan netbeheerder De aannemer geeft de planning door aan de netbeheerder 4. Planning ontvangen en doorgeven aan CPO De netbeheerder ontvangt de planning en geeft de planning door aan de CPO. 5. Planning akkoord?

Page. 26 of 35


De CPO moet akkoord gaan met de planning, indien de CPO niet akkoord gaat begint het proces van afstemmen opnieuw. 6. Planning afstemmen met aannemer Indien de CPO akkoord gaat met de planning moet de CPO de planning ook doorgeven aan zijn aannemer, zodat de CPO ervoor kan zorgen dat het laadobject tijdig wordt geplaatst. 7. Planning doorgeven aan gemeente Zodra er een datum is voor plaatsing en aansluiting van het laadobject, wordt de planning doorgegeven aan de gemeente. 8. Planning akkoord? De gemeente moet akkoord zijn met de planning. Wijkbericht 2 (vlg. wijkbericht 1) Zodra de gemeente een datum heeft voor het plaatsen en het aansluiten van het laadobject kan er een tweede wijkbericht worden opgesteld. De gemeente informeert de buurtbewoners over de datum dat de paal geplaatst wordt. Veel gemeenten nemen een marge van 1 á 2 weken omdat de planning nog kan veranderen. Het proces van het wijkbericht is conform wijkbericht 1, paragraaf 5.5 stap 3. Opties: • Niet elke gemeente kiest ervoor om de buurtbewoners in te lichten over de plaatsingsdatum. In veel gevallen wordt deze stap daarom overgeslagen. 9. Definitieve planning afstemmen met netbeheerder De CPO stemt de definitieve planning af met de netbeheerder. 10. Definitieve planning afstemmen met aannemer en CPO Netbeheerder stemt de definitieve planning af met de aannemer en de CPO. Vanaf dit moment is er ook een tijdstip voor het aansluiten van het laadobject. 11. Plaatsingsdatum doorgeven aan gemeente De datum en het tijdstip worden doorgegeven aan de gemeente. 12. Afstemming interne afdeling De gemeente geeft de planning door aan de verschillende afdelingen (gebiedsmanagers, openbare werken enz.) 13. Borden & belijning plaatsen De gemeente plaatst de juiste bebording en belijning voordat het laadobject wordt geplaatst. Optie: • De bebording en belijning kan ook geplaatst worden door de CPO. 14. Plaatsen mogelijk? De CPO controleert of plaatsing mogelijk is. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat voertuigen geparkeerd staan op de plaats waar het laadobject geplaatst moet worden, of dat struikgewas eerst weggehaald moet worden voordat het laadobject geplaatst kan worden. 15. Plaatsen laadobject & eventueel aardpen De CPO plaatst het laadobject en slaat, indien nodig, een aardpen.

Page. 27 of 35


16. Graafwerkzaamheden De netbeheerder (of aannemer van de netbeheerder) voert de graafwerkzaamheden uit. 17. Aansluiting op hoofdkabel De netbeheerder sluit het laadobject aan op de hoofdkabel. 18. Aansluiting kWh-‐meter & eventueel configureren De netbeheerder sluit de kWh-‐meter aan en configureert deze kWh-‐meter. 19. Meter afmelden bij netbeheerder vanaf locatie (Timm’n) De meter wordt door de aannemer afgemeld bij de netbeheerder. Dit wordt ook wel Timm’n genoemd. 20. Opleverdocument opsturen naar NB + schets kabels De aannemer stuurt een opleverdocument naar netbeheerder. v Gegevensoverdracht (12) De aannemer stuurt een document waaruit blijkt dat de locatie op de juiste manier is opgeleverd naar de netbeheerder. Dit document bevat foto’s en een schets van de kabels en leidingen van de locatie. 21. Is er een energiecontract De netbeheerder controleert of er een energiecontract is. Als er geen contract voor energielevering is, zal de netbeheerder het laadobject niet in bedrijf stellen. 22. Wacht met in bedrijf stellen Indien het energiecontract er niet is wacht de netbeheerder met het laadobject in bedrijfstellen. 23. Laadobject in bedrijf stellen Indien er een energiecontract is stelt de netbeheerder het laadobject in bedrijf. 24. Aansluiten laadobject (koppeling backoffice, soms tegelijk met 19) De CPO koppelt het laadobject aan op de backoffice. Dit kan soms tegelijk gebeuren met stap 19 (aansluiting van de kWh-‐meter) 25. Inbedrijfsstellingstoets De CPO voert een inbedrijfsstellingstoets uit, waarbij gecontroleerd wordt of het laadobject naar behoren functioneert. 26. Laadobject werkt naar behoren? Indien het laadobject naar behoren werkt, wordt een opleverdocument opgesteld. 27. Problemen oplossen Als de CPO problemen constateert, moeten deze worden opgelost, voordat een opleverdocument opgesteld wordt. 28. Opleverdocument Zodra het laadobject naar behoren werkt wordt er een opleverdocument verzonden naar de gemeente. v Gegevensoverdracht (13) Het opleverdocument bevat

Page. 28 of 35


-‐ -‐ -‐

foto’s van de locatie check op juiste onderdelen check op werking

29. Opleverdocument akkoord De gemeente controleert het opleverdocument. 30. Facturatie Indien de gemeente akkoord gaat met het opleverdocument kan de CPO factureren aan de gemeente. Optie: • Indien de CPO geen kosten rekent voor de plaatsing van het laadobject wordt deze stap overgeslagen Aanbevelingen voor het proces: • In afbeelding 9 zijn alle processtappen afzonderlijk weergegeven. In veel gemeenten vinden er echter al pilots plaats om processtappen tegelijkertijd te laten plaatsvinden. Dit wordt 1-‐ arbeidsgang genoemd. Er zijn meerdere opties om 1-‐arbeidsgang te realiseren. Doel is om stap 13 tot en met 19 op dezelfde dag en indien mogelijk door dezelfde aannemer te laten uitvoeren. Gemeenten, CPO’s en netbeheerders bekijken per situatie of 1-‐arbeidsgang mogelijk is.

Page. 29 of 35


5.9

Planning en realisatie Aansluitservice

In onderstaande afbeelding is het deelproces planning en realisatie weergegeven voor het geval de netaansluiting via de Aansluitservice van Elaad is aangevraagd. Afbeelding 10: Planning en realisatie Aansluitservice

1. Planning opvragen bij aansluitservice De CPO vraagt de planning op bij de Aansluitservice. In deze planning wordt de datum waarop het laadobject wordt aangesloten vermeld. 2. Planning netbeheerder opvragen De Aansluitservice vraagt de planning op bij de netbeheerder. 3. Planning doorgegeven aan netbeheerder De aannemer van de netbeheerder geeft zijn planning door aan de netbeheerder.

Page. 30 of 35


4. Planning ontvangen en doorgegeven aan Aansluitservice De netbeheerder ontvangt de planning van de aannemer en geeft deze planning door aan de Aansluitservice. 5. Planning ontvangen en doorgegeven aan CPO De Aansluitservice geeft de planning van de netbeheerder en aannemer door aan de CPO. 6. Planning akkoord? De CPO geeft aan of hij akkoord gaat met de planning. 7. Planning afstemmen aan aannemer De CPO stemt de planning af met zijn aannemer. 8. Planning doorgeven aan gemeente De CPO geeft de planning door aan de gemeente. 9. Planning akkoord? Indien de gemeente akkoord gaat met de planning wordt een wijkbericht opgesteld Wijkbericht 2 (vgl. wijkbericht 1) Zodra de gemeente een datum heeft voor het plaatsen en het aansluiten van het laadobject kan er een tweede wijkbericht worden opgesteld. De gemeente informeert de buurtbewoners over de datum dat de paal geplaatst wordt. Veel gemeenten nemen een marge van 1 á 2 weken omdat de planning nog kan veranderen. Het proces van het wijkbericht is conform wijkbericht 1, paragraaf 5.5 stap 3. Opties: • Niet elke gemeente kiest ervoor om de buurtbewoners in te lichten over de plaatsingsdatum. In veel gevallen wordt deze stap daarom overgeslagen. 10. Definitieve planning afstemmen met Aansluitservice De CPO stemt de definitieve planning af met de Aansluitservice. 11. Definitieve planning afstemmen met netbeheerder & CPO De Aansluitservice stemt de planning af met netbeheerder en met de CPO. 12. Definitieve planning afstemmen met netbeheerder De netbeheerder stemt de definitieve planning af met de aannemer. 13. Definitieve planning doorgeven De Aansluitservice geeft de definitieve planning door aan de CPO. 14. Plaatsingsdatum doorgeven aan gemeente De CPO geeft de plaatsingsdatum door aan de gemeente. 15. Afstemming interne afdelingen De gemeente stemt de planning af met interne afdelingen. 16. Borden & belijning plaatsen De gemeente plaatst de juiste bebording en belijning voordat het laadobject wordt geplaatst.

Page. 31 of 35


Optie: • De bebording en belijning kan ook geplaatst worden door de CPO. 17. Plaatsen mogelijk? De CPO controleert of plaatsing mogelijk is. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat voertuigen geparkeerd staan op de plaats waar het laadobject geplaatst moet worden, of dat struikgewas eerst weggehaald moet worden voordat het laadobject geplaatst kan worden. 18. Plaatsen laadobject & eventueel aardpen De CPO plaatst het laadobject en slaat, indien nodig, een aardpen. 19. Graafwerkzaamheden De aannemer van de netbeheerder voert de graafwerkzaamheden uit. 20. Aansluiting op hoofdkabel De netbeheerder sluit het laadobject aan op de hoofdkabel. 21. Aansluiting kWh-‐meter & eventueel configureren De netbeheerder sluit de kWh-‐meter aan en zal deze indien nodig configureren. 22. Meter afmelden bij netbeheerder vanaf locatie (Timm’n) De meter wordt door de aannemer afgemeld bij de netbeheerder. Dit wordt ook wel Timm’n genoemd. 23. Opleverdocument opsturen naar NB + schets kabels De aannemer stuurt een opleverdocument naar netbeheerder. v Gegevensoverdracht (14) De aannemer stuurt een document waaruit blijkt dat de locatie op de juiste manier is opgeleverd. Dit document bevat foto’s van de locatie en een schets van de kabels en leidingen. 24. Is er een energiecontract De netbeheerder controleert of er een energiecontract is. 25. Wacht met in bedrijf stellen Indien het energiecontract er niet is wacht de netbeheerder met het laadobject in bedrijf stellen. 26. Laadobject in bedrijf stellen Indien er een energiecontract is stelt de netbeheerder het laadobject in bedrijf. 27. Opleverdocument De netbeheerder levert een opleverdocument aan de Aansluitservice. v Gegevensoverdracht (15) Het opleverdocument bevat: -‐ foto’s van de locatie -‐ check op juiste onderdelen -‐ check op werking 28. Aansluiten laadobject (koppeling backoffice, soms tegelijk met 21) De CPO koppelt het laadobject aan de backoffice. Dit kan soms tegelijk gebeuren met stap 20; aansluiting van de kWh-‐meter.

Page. 32 of 35


29. Inbedrijfsstellingstoets De CPO voert een inbedrijfsstellingstoets uit, waarbij gecontroleerd wordt of het laadobject naar behoren functioneert. 30. Oplaadobject werkt naar behoren? Indien het laadobject naar behoren werkt, wordt er een opleverdocument opgesteld. 31. Problemen oplossen Als de CPO problemen constateert, moeten deze worden opgelost, voordat een opleverdocument verstuurd kan worden. 32. Opleverdocument Zodra het laadobject naar behoren werkt wordt er een opleverdocument verzonden naar de gemeente. v Gegevensoverdracht (16) Het opleverdocument bevat -‐ foto’s van de locatie -‐ check op juiste onderdelen -‐ check op werking 33. Opleverdocument akkoord De gemeente controleert het opleverdocument. 34. Facturatie Indien de gemeente akkoord gaat met het opleverdocument kan de CPO factureren aan de gemeente. Optie: -‐ Indien de CPO geen kosten rekent voor de plaatsing van het laadobject wordt deze stap overgeslagen Aanbevelingen voor het proces: • In afbeelding 10 zijn alle processtappen afzonderlijk weergegeven. In veel gemeenten vinden er echter al pilots plaats om processtappen tegelijkertijd te laten plaatsvinden. Dit wordt 1 arbeidsgang genoemd. Er zijn meerdere opties om 1 arbeidsgang te realiseren. Doel is om stap 16 tot en met 22 op dezelfde dag en indien mogelijk door dezelfde aannemer te laten uitvoeren. Gemeenten, CPO’s en netbeheerders bekijken per situatie of 1 arbeidsgang mogelijk is.

Page. 33 of 35


6

Resultaten & aanbevelingen

Doel project: Het doel van dit project is om het aanvraag-‐ en realisatieproces inzichtelijk te maken om zo eventuele optimalisaties in kaart te kunnen brengen. Uitkomst: Een gedetailleerde procesbeschrijving van het aanvraag-‐ en realisatieproces waarin een zo volledig mogelijk beeld weer te geven van de verschillende processtappen van de verschillende stakeholders. Deze procesbeschrijving zal bij veel stakeholders afwijken van het reële proces, maar geeft een duidelijk beeld van essentiële processtappen en van knelpunten in het proces. Wat kunnen we ermee: Met behulp van dit project is het proces van aanvraag en realisatie in kaart gebracht. Dit proces is voor iedereen toegankelijk. Voor alle stakeholders is er meet transparantie en inzicht in elkaars activiteiten. Hierdoor zijn dubbelingen aan het licht gebracht. Gemeenten die nog niet met laadinfrastructuur bezig zijn kunnen dit proces gebruiken om hun eigen aanvraag-‐ en realisatieproces in te richten. Het proces is geen one size fits all proces, maar een proces waarmee gemeenten kunnen kiezen tussen verschillende mogelijkheden. Deze procesbeschrijving is de basis voor verdere projecten zoals het in kaart brengen van de doorlooptijden en een analyse van de aansluitservice. Belangrijkste aanbevelingen: Ø Duidelijke informatie verschaffen aan aanvragers over de voorwaarden voor het aanvragen van een laadobject, zodat minder aanvragen worden afgewezen. Ø Loket zo inrichten dat alleen verzoeken die aan de eisen voldoen kunnen worden ingediend. Ø Opties waarop een verzoek kan worden afgewezen zo vroeg mogelijk in het proces kunnen detecteren. Ø Communicatie met aanvrager zo veel mogelijk gestandaardiseerd en geautomatiseerd laten verlopen. Ø Indien een nieuwe aanvraag binnenkomt, is het aan te raden dat de locatie van de aanvrager en de locatie van de laadobjecten in de buurt visueel wordt weergegeven in bijvoorbeeld google maps. Indien mogelijk moeten hier ook gegevens met betrekking tot bezetting en verbruik inzichtelijk worden gemaakt, zodat aanvragers kunnen zien of laadobjecten in de buurt beschikbaar zijn. Ø Het is aan te raden om aanvragen die worden doorverwezen naar een bestaand laadobject visueel weer te geven op een kaart. Op deze manier is er een overzicht van bestaande palen en doorverwezen aanvragers en aanvragers op basis waarvan een nieuwe locatie wordt ontwikkeld. Ø Aantal overdrachtsmomenten minimaliseren (meer contact, meer complexiteit). Ø Duidelijke aanspreekpunten binnen verschillende partijen en uniforme informatieoverdracht. Ø Indien de gemeente vooraf locaties bepaalt, wordt het proces aanzienlijk versneld. Het proces van selectie, goedkeuring en opstellen van locatiedocument kan dan worden overgeslagen. Ø Indien het aanvragen van een aansluiting tegelijk wordt gedaan met het opstellen van een verkeersbesluit staat het proces niet zes weken stil (dit is de bezwaartermijn van het verkeersbesluit).

Page. 34 of 35


7

Bijlage: legenda

Legenda: -‐

Start of eindpunt van het proces

-‐

Essentieel deelproces

-‐

Deelproces nadat de keuze voor de manier van netaansluiting is gemaakt

-‐

Optioneel deelproces

-‐

Processtap waar een beslissing moet worden genomen

-‐

Processtap waar een beslissing moet worden genomen, waarna de vervolgprocessen van elkaar kunnen afwijken

-‐

Processtap die niet in alle gemeenten plaatsvindt, waar een beslissing moet worden genomen

-‐

Processtap

-‐

Processtap die niet in alle gemeenten plaatsvindt

-‐

Gegevensoverdracht

-‐

Geeft volgorde van de processtappen weer Geeft volgorde van de processtappen waar gegevensoverdracht plaatsvindt weer

-‐

Page. 35 of 35

Ketenoptimalisatie Laadinfrasfructuur Fase 1

Recommend Documents