KERNFUNCTIE 1. Functie-informatie Functienaam: Functieschaal: Kenmerkscores: Somscore:
Directeur Shared Services Organisatie 15 45445 45545 44 45 62
2. Omgeving De werkzaamheden worden verricht binnen de bestuurlijke organisatie van het land Curacao. De context waarbinnen de werkzaamheden worden verricht is weergegeven in het betreffende businessplan. 3. Resultaatgebieden 3.1. Overheidsbrede beleidsontwikkeling en -uitvoering van shared services • vertaalt het ministerieel (strategisch) beleid naar het meerjaren shared service beleid, strategische uitvoeringskaders, doelstellingen en kwaliteitsnormen voor de eigen shared service organisatie; • volgt en becommentarieert externe ontwikkelingen en de effecten ervan gerelateerd aan de doelstellingen van de eigen organisatie; • maakt analyses van beleids- en beheersmatige ontwikkelingen, risico's en kansen, werkt keuzemogelijkheden uit en evalueert het gevoerde beleid ter ondersteuning van te maken beleidskeuzes en/of beleidsbijstelling en doet op grond hiervan voorstellen tot verbetering van de integrale bedrijfsvoering en verdedigt deze. • onderhandelt met externe leveranciers en contractpartners over producten en diensten en sluit service level agreements (SLA’s) af en bewaakt de uitvoering en de looptijd; • onderhandelt met interne afnemers over producten en diensten en sluit dienstverlenende overeenkomsten (DVO’s) af; • adviseert de politieke en ambtelijke top over meerjaren strategische shared service vraagstukken; • rapporteert aan de SG over de voortgang binnen de shared service organisatie (SSO). 3.2. Bevordert de kwaliteit van de dienstverlening en de apparaatzorg • ontwikkelt standaarden en normen, analyseert productiecijfers, formuleert voorwaarden en kwaliteitseisen voor geleverde diensten en producten en de marktconformiteit daarvan; • bevordert de bewustwording op het gebied van efficiënte apparaatzorg en geeft voorlichting; • draagt zorg voor een optimale, integrale en eenduidige overheidsbrede aanpak van de uitvoering van SSO taken en voert hierover overleg met in- en externe klanten; • definieert, monitort en verbetert de dienstverlenings- en voorzieningenniveau van het SSO aan de ministeries stelt prestatienormen op en institutionaliseert terugkoppelingsmechanismen; • bevordert een efficiënte samenwerking tussen overheidsdiensten door integratie van administratieve systemen en procedures; • is verantwoordelijk voor de aansturing van de uitbestede diensten, stelt prestatienormen op, monitort deze en stuurt bij.
Aalse & Partners/Caribe
1
3.3. Projectleiding overheidsbrede ondersteunende projecten • initieert en leidt complexe bedrijfsvoerings- en beheersprojecten, stelt de projectgroep samen, formuleert het projectplan, bewaakt en stuurt de voortgang en kwaliteit van de projecten; • bepaalt de uitgangspunten, kaders en instrumenten voor de besluitvorming binnen het project; • treedt op als trekker, projectmanager en sparringpartner bij overheidsbrede administratieve veranderings- en optimalisatietrajecten. 3.4. Integraal management van de Shared Service Organisatie • stelt het (meerjaren) strategisch beleids- en beheersplan op, draagt zorg voor de uitvoering ervan, rapporteert hierover en legt dit vast in een managementcontract; • behartigt het management van de SSO ten aanzien van personele, financiële en materiële aspecten van beheer en bedrijfsvoering en draagt zorg voor de documentaire informatievoorziening; • draagt zorg voor de selectie van nieuwe medewerkers, voert functionerings- en beoordelingsgesprekken en doet voorstellen voor rechtspositionele aangelegenheden; • implementeert en bewaakt de integrale planning en controlfunctie en bevordert en bewaakt de toepassing van het overige managementinstrumentarium; • draagt bij aan en bevordert organisatieontwikkelingsprojecten, bevordert de interne communicatie en draagt de gewenste bedrijfscultuur uit; • overlegt met staffunctionarissen over de bedrijfsvoering om af te stemmen; • geeft leiding aan de SSO, bewaakt de voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden en coacht de medewerkers. 4. Speelruimte •
• •
de directeur Shared Services Organisatie neemt beslissingen over het te ontwikkelen en te volgen beleid inzake de shared services, bij het doen van verbeteringsvoorstellen, bij het ontwikkelen van kwaliteitsstandaarden en prestatienormen het leiden van complexe projecten en bij de uitvoering van het integraal management volgens het managementcontract strategische operationele beleidsuitgangspunten op het gebied van shared services en het algemeen bedrijfsvoeringsbeleid vormen hat kader; de directeur Shared Services Organisatie legt verantwoording af aan de SG over de realisatie van de DVO’s en SLA’s en over de eenduidigheid waarmee de diensten overheidsbreed worden uitgevoerd, over de resultaten van projecten en over de uitvoering van het managementcontract.
5. Kennis en vaardigheden • • • • • •
• • •
aantoonbaar academisch niveau aangevuld met 5 ervaringsjaren; gespecialiseerde theoretische kennis van en inzicht in het beleidsdomein shared services / facilitair management; kennis van management- en planningsmodellen en technieken; inzicht in de bedrijfsvoeringsprocessen van de ministeries; kennis van en vaardigheid in het behartigen van het management van een overheidsorganisatie met een hoogwaardig uitvoeringsgericht karakter; vaardigheid in het communiceren met en overreden van gebruikers om veelal tegengestelde eisen en belangen vanuit verschillende organisatie-onderdelen te integreren in een voor de gebruikers optimale dienstverlening; vaardigheid in het onderhandelen over SLA’s en DVO’s vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van het shared service beleid. vaardigheid in het integraal managen van de shared service organisatie.
Aalse & Partners/Caribe
2
6. Contacten •
•
• •
met de SG’s, de directeur HR-OO-IT en andere staffunctionarissen om het strategisch shared service beleid te integreren in het algemeen strategisch beleid en om dit af te stemmen op de primaire en ondersteunende processen; met gebruikers over de eisen en belangen van de verschillende ministeries en organisatieonderdelen om draagvlak te verwerven, af te stemmen, dienstverleningsovereenkomsten af te sluiten en om te komen tot eenduidige en optimale dienstverlening; met leveranciers en contractpartners over door derden geleverde producten en diensten om te onderhandelen en om tot (contract)afspraken te komen; met budgethouders, projectleiders en accountmanagers over de uitvoering van het beleid en veranderprocessen om af te stemmen en draagvlak te verwerven.
Aalse & Partners/Caribe
3
Competentieprofiel Directeur SSO Kerncompetenties •
Integriteit
Het te allen tijde op een transparante eerlijke, en betrouwbare wijze handelen ten opzichte van overheidsorganen, medewerkers, afnemers, leveranciers en de gemeenschap. Het zorgvuldig en verantwoordelijk omgaan met de bevoegdheden, middelen en informatie waarover de overheid beschikt ten behoeve van het algemene belang van het Land Curacao.
o o o
stimuleert respect en openheid in de omgang met anderen en spreekt anderen aan op integer gedrag laat voorbeeldgedrag zien in respect, eerlijkheid en betrouwbaarheid oordeelt en handelt op een verantwoorde wijze in allerlei situaties en in overeenstemming met vastgestelde regels en procedures komt toezeggingen en afspraken na verschaft tijdige, relevante en juiste informatie signaleert niet integer gedrag en onderneemt actie
•
Klantgerichtheid
o o o
Het vermogen in te spelen op en tegemoet te komen aan vragen, wensen en belangen van zowel interne als externe klanten rekening houdend met principes van duurzame ontwikkeling en sociaal-maatschappelijke waarden. o o o o o o
•
stimuleert anderen om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren denkt spontaan met de klant mee, hoort zo nodig de vraag achter de vraag en ziet mogelijkheden en beperkingen vertaalt de informatie van de klant door naar een realistisch concept gericht op toegevoegde waarde voor klanten onderneemt extra acties om de relatie met klanten op te bouwen en/of te bestendigen stimuleert en faciliteert anderen om actief klantgericht te opereren is zich bewust van de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen en gedragingen voor de gemeenschap
Samenwerken
De bereidheid en het vermogen om samen te werken met anderen aan een gemeenschappelijk doel, ook wanneer dit doel niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. o o o o
moedigt anderen aan om samen te werken en hun ideeën te uiten komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren stimuleert medewerkers/collega's om periodiek met elkaar informatie/kennis te delen bevordert de goede verstandhouding en geeft opbouwende kritiek en feedback
Aalse & Partners/Caribe
4
Functiecompetenties
•
Plannen en organiseren
In staat zijn om de werkzaamheden van het eigen verantwoordelijkheidsgebied en de werkzaamheden die het verantwoordelijkheidsgebied overstijgen zodanig te organiseren dat de gewenste resultaten worden behaald. Op een effectieve wijze doelen en prioriteiten (mede) bepalen en benodigde acties, tijd en middelen aangeven of toewijzen om de gestelde doelen te bereiken. o o o o o
•
creëert randvoorwaarden voor zaken die op lange termijn gerealiseerd moeten worden ontwikkelt, op een systematische wijze, strategieën en actieplannen die haalbaar en effectief zijn om de gestelde doelen te bereiken legt relaties tussen werkzaamheden van verschillende onderdelen binnen de organisatie en stemt de planning van eigen werkzaamheden hierop af coördineert veel werkzaamheden die inhoudelijk van elkaar verschillen en die een lange doorlooptijd of gevolgen op lange termijn hebben behoudt op elk moment en op elk niveau het overzicht van projecten en stuurt waar nodig bij om op een effectieve en efficiënte manier om de doelen en deadlines te bereiken
Omgevingsbewustzijn
Is goed geïnformeerd over interne, maatschappelijke, economische, en politieke ontwikkelingen en overige omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de bedrijfsvoering. Het vermogen om consequenties van beslissingen en acties op de organisatie(onderdelen) en de omgeving te overzien. o o o
o o
volgt ontwikkelingen op maatschappelijk, economisch en politiek-bestuurlijk gebied en benut deze kennis ten behoeve van de eigen organisatie onderhoudt een breed netwerk binnen en buiten de organisatie, en houdt zich daardoor goed op de hoogte van trends en ontwikkelingen volgt belangrijke interne ontwikkelingen die niet direct het eigen verantwoordelijkheidsgebied betreffen en gebruikt die informatie zo nodig voor de aansturing van de organisatie of het eigen organisatieonderdeel houdt rekening met de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op andere organisatieonderdelen en op collega’s en medewerkers houdt zorgvuldig rekening met positieve en negatieve publiciteit veroorzaakt door interne gebeurtenissen en beslissingen en de effecten daarvan, en onderneemt de benodigde acties
Aalse & Partners/Caribe
5
Overtuigingskracht Het zodanig beïnvloeden van anderen dat zij enthousiast worden of hun mening of houding aanpassen/wijzigen. Is in staat anderen voor een standpunt te winnen. o o o o o o o
•
kent de verhoudingen en mogelijke weerstand in de organisatie wint op strategisch niveau de juiste sleutelfiguren voor het eigen standpunt is een krachtig spreker: is ‘to the point’ en gebruikt zulke aansprekende voorbeelden/ taal dat anderen geboeid zijn door wat hij/zij te vertellen heeft verkrijgt draagvlak voor strategische plannen, door aan te sluiten bij de behoeften, de beleving en de ontwikkelingen in- en extern de organisatie bespreekt weerstanden en bezwaren openlijk, benoemt verschillen en overeenkomsten in meningen krijgt voorstellen voor een gezamenlijk standpunt geaccepteerd realiseert draagvlak voor voorstellen die moeilijk liggen; straalt gezag en overwicht uit en wint op basis daarvan anderen voor standpunten en ideeën
Oordeelsvorming
Het overwegen van feiten, situaties of alternatieven en op basis daarvan tot keuzes komen of conclusies trekken. Het vermogen om op basis van beschikbare informatie en ervaring tot een mening te komen.
o
o o o o
•
beargumenteert strategisch belangrijke keuzes op basis van een grondige risico- en alternatievenanalyse, rekening houdend met complexiteit van de omgeving, toekomstige ontwikkelingen en maatschappelijke gevolgen geeft aan bij welk alternatief rekening gehouden moet worden met toekomstige ontwikkelingen (intern en extern) komt tot een gewogen mening over zaken die richtinggevend zijn voor de organisatie onderkent in de oordeelsvorming de relatieve plaats van het eigen oordeel binnen het grotere geheel maakt afwegingen tussen opkomen voor eigen opvattingen en sturen op draagvlak voor beslissingen
Durf
Onder druk op eigen verantwoordelijkheid nemen van effectieve beslissingen in situaties die daadkracht verlangen. o o o o
handelt onder druk en in risicosituaties weloverwogen en daadkrachtig neemt het voortouw bij visievorming, bij het managen van crisissituaties en bij ingrijpende veranderingsprocessen betrekt collega's bij het beslechten van een probleem of vraagstuk en geeft blijk van vertrouwen in de expertise van de ander straalt gezag en vertrouwen uit en verwerft aanzien door krachtig, consistent, consequent en vastberaden optreden
Aalse & Partners/Caribe
6
