archiveringsdiensten in een shared services model

DIGITAAL ARCHIEF VLAANDEREN

archiveringsdiensten in een shared services model Luc Truyens, VIAA/DAV

EFFICIËNTIE •

Digitaal tijdperk • • •

•

Voordelen digitaal werken optimaal benutten • •

•

Niet meer gebonden aan papier(en archief) Kost papier(en archief)

Explosieve groei digitale informatie • • •

•

24/24/7/7 en WWW Concurrentieel voordeel, …

Versnippering Steeds moeilijker (duurder) om informatie terug te vinden “Kenniswerker”: 20% tijd = informatie opzoeken en hermaken

Pure opslagkost daalt, maar totale kost stijgt!

Digitaal Archief Vlaanderen

RISICOBEHEERSING •

Openbaarheid bestuur

•

Digitale informatie veroudert snel •

Conversie, migraties, formaten, hardware,…

• Dragers zijn kwetsbaar •

Harde schijven, CD’s,… hebben beperkte levensduur

• Gisteren is al archief •

Website, vervangen toepassing,…


-> Digitaal Archief Vlaanderen is geen ‘druk op de archiefknop’ oplossing, maar een deel van een complex en continu wijzigend proces Dus naast tools vooral interne strategie: hoe beheren we onze informatie


Waarom digitale archivering als shared service?

• Risicobeheersing • • •

Onvoldoende bewustzijn bij zorgdragers Alarmsignaal wordt steeds luider -> matuurdere oplossingen Steeds meer digitale informatie = zonder strategie groeiend probleem

• Kostenbeheersing • • •

Centrale infrastructuur vs. decentrale infrastructuur: buurlanden 75% goedkoper Geen lokale opbouw van expertise in (complexe) archiveringstechnieken Geen lokale continue opvolging van technologie

-> Laat toe interne werking te optimaliseren


Waarom digitale archivering als shared service?

• Specifieke expertise maximaliseren • •

Expertise kan makkelijker opgebouw en op peil worden gehouden Ten dienste van iedereen

• Standaardisatie • • •

Toepassen van best-practices over de gehele organisatie Impact op ICT en kost Beperking HR risico’s


Project Digitaal Archief Vlaanderen Opdracht Vlaamse Regering •

Oplossing nodig voor problematiek van duurzame digitale archivering bij openbare besturen (cfr. Archiefdecreet): bestuurlijke informatie

•

Aanleiding = oprichting Vlaams Instituut voor de Archivering (VIAA)

•

Voorstel aan Vlaamse Regering tegen 15/3/2014

•

Onderzoek opportuniteit hergebruik infrastructuur en dienstverlening VIAA – FelixArchief/eDavid – KU Leuven/Lias


Project Digitaal Archief Vlaanderen Waarom hergebruik infrastructuur en dienstverlening ? • •

Recuperatie investeringen Expertise opgebouwd • • •

Technologisch Processen (interne) Dienstverlening


Behoefteanalyse Klankbordgroep • 42 vertegenwoordigers , +80 overheidsinstellingen (Gemeente, Stad, OCMW, Provincie, Vlaamse Overheid) • Zeer grote diversiteit (maturiteit, gebruikte toepassingen, …) • Veelal met “een aspect” bezig

• 3 bijeenkomsten • Actieve bevraging huidige toestand en noden


Klankbordgroep Verschillende maturiteitsniveaus informatiebeheer/ digitale duurzaamheid

5 4

Besturen per type Aantal deelnemers

33% Type 1: niet structureel benaderd 52% Type 2: structureel in opbouw 6 14% Type 3: gevorderde opbouw

3 2 1 0 OCMW

Type1 (7)

Type2 (11)

Type3 (3)

1

1

1

Onderwijs Overheid

1 1

Provincie Steden & Gemeentes

4 2

5

3

2

Digitaal Archief Vlaanderen Iscan: anoniem voorbeeld

Klankbordgroep Conclusies • Grote gap met “noodzakelijke” ondersteuning rekenen op dienstverlening/ondersteuning • Bewustzijn en vrijgemaakte middelen bij managementsniveaus eerder laag • Correcte inschatting impact op interne organisatie • Willen zelf informatie beheren Iscan: anoniem voorbeeld

Bevestigen: Informatiebeheer/digitale duurzaamheid krijgt weinig aandacht


LEIDRAAD OAIS FRAMEWORK (ISO14721:2003) • Conceptueel referentiemodel • Functies • Inname (kwaliteitscontrole, registratie, beschrijving, extractie metadata, transformatie, …) • Lange termijn opslag (optimale condities opslag, foutopsporing (checksums), rampenplan, back-ups maken, leesbaar houden, …)

• Toegankelijk maken (beheren en bijwerken beschrijvingen en metadata, zoekmogelijkheden voorzien)

• Ter beschikking stellen (archieftoegangen en archiefdocumenten beschikbaar stellen) • Beheer (beleid, standaarden vastleggen, beheer infrastructuur, documenteren, opvolgen technologische veranderingen, …)


Welke diensten • inname: Kantoordocumenten, databases, foto’s, websites,… met zo weinig mogelijk inspanning kunnen opladen en documenteren (Metadata!) ! “Rommel in = rommel uit” (informatiebeheer!) en niet alles kan ineens

• lange termijn opslag: Infrastructuur en preservatiemaatregelen aanwezig • toegankelijk maken: Tools aanwezig, waar kan automatisch verrijken, zoeken mogelijk

• beheer: Expertise en beleid aanwezig • ter beschikking stellen: Tools zodat zorgdragers kunnen raadplegen (formaten!) en indien gewenst zelf kunnen beschikbaar stellen


Welke diensten

+ Ondersteuning • Integreren in de werking en processen van de organisatie (advies, interactie met toepassingen,…) • Acties naar de leveranciers en ondersteuners van de zorgdragers • Acties omtrent het juridisch statuut van digitale informatie


Principes bij de dienstverlening Gericht op alle overheidsdiensten, geen onderscheid naar bestuursniveau, maar naar ‘type’ Focus op Type 2 = informatiebeheer/digitale duurzaamheid structureel gestart • • •

management is bewust en/of investeert in informatiebeheer informatiebeheer is noodzakelijke (interne) voorbereidende stap kunnen of willen zelf investeren, maar hoge drempel voor duurzame oplossing

Andere types? •

•

Type 3 = soms particuliere verwachtingen, willen aanbod afwegen tegenover andere opties Type 1 = voor ‘specifieke identieke situaties’ (vb. identieke applicatie) kunnen deze aansluiten zonder grote inspanning Digitaal Archief Vlaanderen

Principes bij de dienstverlening Autonomie/verantwoordelijkheid blijft bij zorgdrager, DAV = technische ondersteuning •

Elke zorgdrager kiest zelf afname diensten en wanneer

•

Intellectueel en inhoudelijk beheer blijft bij zorgdrager

•

Rechten (wie kan wat intern/extern) worden bepaald door zorgdrager


Principes bij de dienstverlening Variabel dienstenpakket • Selectief gebruik van diensten mogelijk (bestaande diensten blijven gebruiken, maar wel integratiekost)

Gemeenschappelijke aansturing en overleg • Governance: beheer met afvaardiging besturen • Werking in samenspraak met Community


Principes bij de dienstverlening Vraaggedreven en klantgericht •

Samen vanuit de praktijk opportuniteiten zoeken en deze aanpakken

•

Rekening houden met operationeel tempo van de individuele zorgdrager (niet alleen willen maar ook kunnen)

•

Pragmatische standaardisatie

Mikken op verhoogde Juridische waarde •

Via certificatie rechtszekerheid van Juridisch statuut digitale documenten beïnvloeden


DAV in het landschap

1. Bewustmaking • BinnenBand (ABB), Lokaal (VVSG), META (VVBAD) (samen met VIAA), interne organen Vlaamse overheid • Vandaag: ICT


2. Draagvlak creëren Andere actoren sensibiliseren en samenwerken •

Ondersteuning management •

•

Integratie met bestaande en nieuwe IT-oplossingen •

•

VVSG, ECG, VVOS, VVP, …

V-ICT-OR, software- en dienstenleveranciers

Informatiebeheer en erfgoedwerking •

VVBAD, Faro, Packed, bestaande platformen


3. Goedkeuring Vlaamse Regering Voorjaar 2013: Plan van aanpak Go?


4. Diensten opzetten • • • •

Juridisch Organisatorisch Financieel Technisch


5. Diensten verlenen Uiteindelijk doel: Digitale duurzaamheid bereikbaar voor alle Vlaamse Overheidsinstellingen


Conclusie Digitaal Archief Vlaanderen vereist een veranderingstraject, is deel van een hogerliggende strategie, en is gericht op het

drukken van onvermijdelijke kosten en spreiden van de inspanning en kan enkel lukken met engagement van management


Vragen?


Vragen/opmerkingen?

Meer info: Contact: [email protected] Website: http://www.bestuurszaken.be/digitaal-archief-vlaanderen Twitter: @DAVlaanderen


archiveringsdiensten in een shared services model

Recommend Documents