Kennisnetwerken voor ketens

Kennisnetwerken voor ketens Naar webcommunities en portals voor publieke dienstverlening!

Versie 3.0 Auteur: Ketenalliantie September 2008

Begrippen In dit boekje wordt uitgegaan van de volgende begrippen:

Keten In deze context wordt onder keten verstaan: verband tussen zelfstandige maar tegelijkertijd wederzijds afhankelijke processen, met als doel het bereiken van (betere) maatschappelijke doelstellingen (in de zin van concrete resultaten) van de keten als geheel. Het vertrekpunt van de keten is een maatschappelijke opgave, een integrale interventie voor een specifieke doelgroep, een life-event (individuele vragen van burgers) of uitvoeringsknelpunt.

Netwerk Alle actoren die een bijdrage kunnen leveren aan een maatschappelijk probleem of opgave vormen een netwerk als zij op de hoogte zijn van elkaars bestaan, elkaars meerwaarde aan een of meer ketens kennen, als er onderling contacten zijn, als kennis en informatie worden gedeeld en/of als er een gemeenschappelijke ontmoetingsplek is. Een keten is vooral gericht op functionele relaties, een netwerk op sociale relaties.

Kennis Onder kennis wordt hier verstaan alle kennis, zowel vastgelegd als in hoofden van mensen, die (mogelijk) leidt tot een gedragsverandering in het handelen van mensen. Het gaat hier dus om kennisoverdracht zowel vanuit digitale kennisbanken, als in opleidingen, workshops en andere vormen van kennisoverdracht tussen mensen en kennis over ketens.

Focus op maatschappelijke doelstellingen De focus van de keten ligt op zo concreet mogelijke maatschappelijke doelstellingen. Alleen dan kan zichtbaar worden of doelstellingen worden gehaald. Dus ‘verbeteren van zorg’ is te algemeen. Concreet is het verminderen van ‘het op straat zwerven en het verkommeren en verloederen van daklozen, psychiatrische patiënten en verslaafden’.

Ketens zijn continu aan verandering onderhevig Het organiserend vermogen van ketens is afhankelijk van de maatschappelijke en politiekbestuurlijke en de organisatorische context en is volop in beweging. Hun maatschappelijke doelstellingen veranderen, naast de sturing op de ketens en de partners die er deel van uit maken.

Meerwaarde en rollen Door uit te gaan van de maatschappelijke doelstelling is niet de organisatie van belang maar de meerwaarde en rollen van partijen (inclusief burgers en professionals) die bijdragen aan het bereiken van het ketendoel.

Keteninformatisering en kennisdelen in ketens Keteninformatisering en kennisdelen in ketens richten zich allebei op het oplossen van het dominante ketenprobleem en zijn complementair. Keteninformatisering richt zich op de gestructureerde informatievoorziening ten behoeve van het primaire proces. Kennisdelen in ketens richt zich op het toepassen van gestructureerde én ongestructureerde kennis, zodanig dat hiermee een verbetering of (gedrags)verandering door mensen wordt bereikt. Beide benaderingen worden door middel van ICT ondersteund.

2

Praktijkvoorbeelden

Communitymanager aangesteld voor opstarten van communities!

3

Inleiding Inmiddels wordt breed onderkend dat samenwerking en integratie van activiteiten in ketens en netwerken noodzakelijk is om publieke dienstverlening te verbeteren. Er zijn veel ‘ketens’ in ontwikkeling: werk & inkomen, CVA Ketenzorg, COPD, Diabetes, Dementie, Depressie, Werk & Inkomen, Milieuhandhaving, Handhaving Pand & Persoon, Huiselijk Geweld, Mensenhandel etc. Doel daarbij is ketens van activiteiten en competenties te organiseren die gericht zijn op het werken aan maatschappelijke oplossingen. De partners van de Ketenalliantie delen de volgende gemeenschappelijke aandachts- en leerpunten: •

•

•

•

•

•

•

de spraakverwarringen over wat een keten of een netwerk eigenlijk is en dat geldt ook voor alle aanpalende begrippen. Binnen de Ketenalliantie is er consensus over wat een keten is (het doel-, resultaat- en/of vraaggericht ofwel oplossingsgericht koppelen van parallelle processen) en wat een netwerk (een beslis-, kennis- of informatieknooppunt voor betrokken actoren en/of organisaties) is. de nog beperkte verankering en borging van veel ketendienstverlening. Er is nog steeds veel afhankelijk van enthousiaste trekkers. Her en der ontstaan steeds vaker capaciteitsafspraken en/of wordt met hoofdaannemers gewerkt. Ook groeit het besef dat facilitaire (netwerk)organisaties nodig zijn voor het faciliteren van ICT en innovatie. Op zowel landelijk als regionaal niveau zijn deze volop in ontwikkeling. onduidelijkheid over de (maatschappelijke) effecten van ketens en netwerken door een gebrek aan resultaatmetingen of transparantie. De eerste ketenbenchmarks zijn er en ook verschijnen steeds meer wetenschappelijke evaluatie-onderzoeken, weliswaar met wisselende uitkomsten. tegenstrijdige financiële en wettelijke kaders voor ketensamenwerking en dat geldt ook voor de bijbehorende toezichtkaders. Dit is nog steeds een hardnekkig probleem. Hier ligt een mooie uitdagingen voor (samenwerkende) ministeries. de gigantische inspanningen alsmede kosten die komen kijken bij het ontwikkelen van informatisering voor ketens en netwerken en de gebrekkige aandacht en middelen voor professionalisering, samen leren en dynamische kennisuitwisseling (voor en door burgers en professionals). Langzaamaan komt er meer aandacht voor kennisnetwerken. Er zijn wel veel nieuwe opleidingen ontwikkeld. een nog beperkte focus op de burger of de cliënt of diens vragen terwijl we het daar toch allemaal voor doen. Er zijn tools voor cliëntparticipatie ontwikkeld, modellen voor eigen regie en er komen steeds meer initiatieven door burgers. Ook ‘burgercommunities’ leveren een belangrijke bijdrage: dit zijn virtuele plekken waar burgers hun ervaringen met ketendienstverlening uitwisselen. er verschijnen veel rapporten over de noodzaak van ketens en netwerken, terwijl er nog weinig aandacht is voor reeds functionerende ketendienstverlening of de implementatie ervan. Er zijn de afgelopen jaren vele tientallen publicaties met praktische handvatten verschenen. De behoefte is groot.

In dit werkkader ‘Kennisnetwerken voor ketens; naar klant- en vakcommunities voor publieke dienstverlening!’ ligt de focus op het dynamisch leren van en met elkaar in en tussen ketens. Het kader is tot stand gekomen op basis van een verkennend onderzoek, bijeenkomsten van de Ketenalliantie en bijdragen van partners.

4

Ketenalliantie Doel van de Ketenalliantie is het delen, ontwikkelen en uitwisselen van (generieke) kennis en expertise over ketens, netwerken en keteninformatisering, het faciliteren van nieuwe verbindingen tussen bestaande ‘ketens’ uit diverse sectoren en het stimuleren alsmede het verduurzamen van nieuwe initiatieven. Hieronder staat wat de Ketenalliantie de afgelopen twee jaar heeft gedaan: • • • • • • • • •

organiseren van 12 netwerkbijeenkomsten uitbrengen van 8 kernkaarten over specifieke thema’s 3 symposia Praktische keteninformatisering publiceren van de boekjes Praktische keteninformatisering, Diender in de keten en Tools voor ketenzorg inventarisatie van en publicaties over lessen van landelijke ketenprogramma’s oprichten van een promovendinetwerk Ketens & Netwerken initiëren van diverse leertrajecten en lerende netwerken lancering van een nieuwe website maken en verspreiden van een creatieve ketenanalyse

Aan het eind van het eerste jaar is het Handvest ‘Samen werken, samen leren’ verschenen. De Ketenalliantie vindt kennisdelen dé basis voor samenwerken in ketens en heeft daartoe de ‘Bouwstenen voor kennisdelen in ketens’ ontwikkeld. Dit verkennende onderzoek belicht de kansen voor het grootschalig delen van kennis met ICT (onder andere e-learning, digitale kennisbanken en virtuele communities), maakt bestaande kennisinitiatieven in en van ketens zichtbaar en biedt praktische tips voor nieuwe kennisinitiatieven.

Spin-offs De Ketenalliantie is een virtuele organisatie en wil dat ook blijven. De ambitie is dat kennis en activiteiten worden verder gebracht via spin-offs. Partners hebben samen met andere partners of afzonderlijk opleidingen en trajecten opgezet, evenementen, ketenexpedities en netwerkbijeenkomsten georganiseerd.

Kookkrant Halverwege 2008 is de Kookkrant verschenen in een oplage van 30.000 exemplaren. Met de krant wordt een verkennende periode afgesloten. In 2008 en 2009 staat het thema ‘delen van kennis in en tussen ketens’ centraal.

Uitdagingen Nieuwe uitdagingen voor de Ketenalliantie zijn: -

communitybuilding in ketens en netwerken: virtuele webgemeenschappen waar burgers en professionals hun kennisdelen; 1-loket voor initiatieven: initiatieven lopen tegen dezelfde vragen aan. Soms is elders reeds een oplossing ontwikkeld; werken met een productboek en businesscases: veel initiatieven worstelen met de vraag hoe ze hun keten, netwerk of community kunnen verduurzamen; en een tweejaarlijks groot event om initiatieven op het gebied van ketens en netwerken te expliciteren en nieuwe verbindingen te leggen.

5

Praktijkvoorbeelden

Compleet nieuwe website met kennisplatforms voor professionals!

6

1

Waarom kennisdelen in ketens?

Hieronder staan argumenten voor het delen van kennis in ketens.

Nieuwe ketenkennis beschikbaar; meer hergebruik van kennis Op dit moment wordt kennis vooral binnen en door afzonderlijke organisaties, ook als zij in een keten zitten, ontwikkeld en verspreid. Organisaties behouden daarmee grip op hun eigen taal en werkwijzen (lees: cultuur). Dit bevordert professionalisering van de eigen organisatie, maar het bevordert niet automatisch samenwerking met anderen. Bij ketens integreren professionals in teams hun handelen vanuit het oogpunt van de klant/een doelgroep en het primaire proces. Kennisdelen helpt bij het ontwikkelen, implementeren evenals het hergebruiken van nieuwe methodieken en werkwijzen.

Behoefte aan één kennisplek; met praktische kennistoepassingen Ketenwerkers zijn op zoek naar praktische kennis, zoals best practices, tools, checklisten en meetinstrumenten. Het liefst gevalideerd, toegankelijk, up to date en snel en goed vindbaar. Samenwerken in ketens roept kennisvragen op waarvoor de concrete antwoorden nog ontwikkeld of gevalideerd moeten worden. Het gaat nadrukkelijk om permanente aandacht. In een dynamische context verandert en veroudert kennis immers snel.

Van verticale naar horizontale werkrelaties; zonder hiërarchie Het aandeel van hoogopgeleide kenniswerkers met een sterke behoefte aan autonomie neemt toe. Dit vraagt om nieuwe relatievormen die ruimte bieden voor ondernemend en zelfstandig gedrag van medewerkers en klanten. De behoefte aan meer autonomie bij medewerkers of klanten uit zich enerzijds in het willen uitwisselen van kennis en informatie om zelf keuzes te maken en de eigen prestatie te toetsen of te verbeteren. Anderzijds vertaalt zich dit ook in het willen vergroten van het eigen relatienetwerk. Persoonlijke contacten zijn belangrijk voor het oplossen van actuele vragen en het opdoen van nieuwe ideeën of zien van nieuwe kansen voor verdere samenwerking.

Permanent proces van verbeteren en innoveren; samen mét de klant Door kennis van en inzicht in het werk van collega’s wordt vertrouwen en daarmee het gezamenlijk werken aan het doel van de keten bereikt. Het combineren van kennis van verschillende betrokkenen leidt tot kennisgroei en gedragsverandering en verbetert de resultaten. Kennisdelen over resultaten en veranderende doelstellingen helpt de keten zich snel te richten naar de veranderende omgeving. In het geval van innovatie moet ook buiten het netwerk naar interessante partners worden gezocht. Innovatie is immers het resultaat van kennisdelen met partners die nieuwe waarde(n) toevoegen.

Online kennisdelen bespaart veel tijd; het kan op elk moment! ICT biedt mogelijkheden om op een andere wijze kennis uit te wisselen dan de traditionele instrumenten van opleidingen en publicaties. De voorbeelden zijn inmiddels talrijk: e-mails, websites, weblogs, videoconferencing, chatten, digitale kennisbanken, webcommunities en e-learning. Het delen van kennis met behulp van ICT levert veel tijdwinst op. Professionals en klanten kunnen het op elk moment doen en hoeven zich vaak niet verplaatsen van hun werk- of woonplek. Het blijft evenwel belangrijk om fysieke contactmomenten met elkaar te hebben. ICT vervangt niet alles.

7

Werkgebieden Het delen van kennis in ketens kan op diverse plekken worden georganiseerd met diverse reikwijdten ofwel werkgebieden. De ene plek sluit de andere niet uit. Zo kan op landelijk niveau de nadruk liggen op het uitwisselen van ketenprestaties en -indicatoren alsmede het uitwisselen van best practices. Op regionaal niveau kan centraal staan: het leggen van contacten tussen ketenwerkers onderling, tussen ketenwerkers en klanten/cliënten en het faciliteren van gemeenschappelijke opleidingen. Idealiter staan alle niveaus met elkaar in verbinding.

Maatschappelijke uitdagingen De kranten staan vol over maatschappelijke problemen en vraagstukken. Wie op zoek gaat naar de bijbehorende kennis en oplossingen komt snel terecht bij afzonderlijke organisaties die hun kennis en expertise vaak niet met de buitenwereld delen. Vanuit ketenperspectief moet er één plek zijn waar professionals, klanten en regio’s open hun kennis delen rond een specifiek maatschappelijke vraagstuk. Voor de volgende ‘maatschappelijke ketens’ zijn er al landelijke kennisnetwerken in ontwikkeling: - Vergrijzing en zorg: CVA Ketenzorg en COPD / Astma-aandoeningen en Dementie - Werk & Inkomen: Vroegtijdig schoolverlaten, Handhaving, Werkcafé - Milieuhandhaving: Asbest, Vuurwerk, Bouw- en Sloopafval, Dierlijke vetten - Huiselijk Geweld - Criminaliteit: Veelplegers, Ketenaanpak tegen Mensenhandel etc.

Regionale netwerken De landelijke kennisnetwerken hebben vaak goede contacten en verbindingen met het werkveld: trekkers of partners van regionale ketens. Meestal lopen deze contacten via regionale knooppunten. Deze knooppunten hebben de ambitie of opdracht om regionale ketens te ontwikkelen, te verbinden en/of met behulp van ICT te ondersteunen. De volgende regionale knooppunten zijn in ontwikkeling: -

Transmurale centra/Medisch Coördinerende Centra Samenwerkingsknooppunten Milieuhandhaving Bedrijfsverzamelgebouwen Werk & Inkomen Veiligheidshuizen Centra voor Jeugd & Gezin Brede scholen

Life-events Daarnaast zijn er ook landelijke kennisinitiatieven in ontwikkeling die zich puur richten op het vergroten van de kennis en het oplossingsvermogen van individuele burgers. Zij richten zich op de zogenaamde life-events: actuele gebeurtenissen die zich in het leven van een burger voltrekken.

Thematische netwerken Tot slot kunnen specifieke of overkoepelende ketenthema’s de aanleiding vormen voor het organiseren van kennisnetwerken. Inmiddels lopen er platforms en lerende netwerken rond thema’s als keteninformatisering, innovatiemanagement, shared services, grensverleggende ketenzorg en kennisdelen in ketens.

8

Praktijkvoorbeelden

Website wordt momenteel omgebouwd naar portal voor handhavingsprofessionals!

9

2

Focus en organisatievermogen

Wat zijn de belangrijkste kenmerken van een kennisnetwerk voor en tussen ketens?

Hoog ambitieniveau; steeds opschalen van het netwerk Kennisnetwerken en hun partners hebben een zeer hoog ambitieniveau en werken vanuit een duurzaam toekomstperspectief. Zij denken na over hoe een keten er over 10 tot 20 jaar uit kan zien en welke stappen nodig zijn om dichter bij het gewenste toekomstbeeld te komen. Daarbij spelen zij in op kansen die zich in de omgeving voordoen: de latente behoeften van bepaalde doelgroepen of partners. Die doelgroepen en partners breiden zich langzaamaan uit. Het (kennis)netwerk schaalt zich op en breidt zich net zolang uit totdat een maatschappelijke vraagstuk is ‘opgelost’.

Inhoudelijke focus en concrete targets; naar een complete oplossing Een kennisnetwerk als geheel wil een concrete maatschappelijke of economische vraag oplossen en acteert daarbij vraaggestuurd. Signalen uit het netwerk worden altijd opgepikt, ongeacht hun herkomst. Daarbij is het wel de uitdaging om de maatschappelijke opgave en samenwerking te laten prevaleren boven het eventuele organisatiebelang van de partners. Een kennisnetwerk werkt zo stapsgewijs toe naar een integrale en complete oplossing.

Flexibele doelgroepaanpak; veel ruimte voor actieve deelnemers Kennisnetwerken richten zich primair op doelgroepen en individuele deelnemers, niet op hun organisaties. Enerzijds gaat het om kennisvragen van specifieke doelgroepen, anderzijds om het creëren van ruimte voor individuele deelnemers aan het netwerk. Zeer waardevol zijn de actieve deelnemers aan het netwerk. Zij bepalen de koers!

Gebruik van kennis staat voorop; effectieve overdracht naar onderwijs Kennisdelen is pas succesvol als de kennis daadwerkelijk en grootschalig wordt gebruikt. Specifieke aandacht daarbij gaat uit naar: - direct antwoord op specifieke kennisvragen krijgen of vinden, dus zeer snel; - ontwikkelen van nieuwe producten en diensten waar partners verder mee kunnen; - effectieve overdracht naar alle onderwijsniveaus om nieuwe leertrajecten en ook competenties te ontwikkelen; en - het voeden van nieuwe wetgeving- of verantwoordingsystemen.

Kennisorganisator is facilitator; deelnemers leveren de inhoud De organisatie van kennisdelen heeft idealiter zelf weinig inhoudelijke expertise in huis, maar is vooral gericht op het procesmanagement van kennisdelen: het bijeenbrengen van partners en deelnemers en het uitwisselen van praktijken, praktische lessen en perspectieven, het stimuleren van actieve betrokkenheid en interactie en gezamenlijke productontwikkeling.

Lage transactiekosten; voorkomen van institutionalisering De opbrengsten staan tegenover de transactiekosten die zijn gemaakt om het netwerk te organiseren en resultaten te realiseren. Een succesvol kennisnetwerk loopt de kans een kennisinstituut te worden. Een netwerk probeert daarom de transactiekosten zo laag mogelijk te houden. Dat kan alleen door het gebruik van ICT. Met behulp van ICT kan een grote reikwijdte en interactie met zeer weinig kosten worden georganiseerd.

10

Communities De Ketenalliantie ziet webcommunities als een gewenste vorm van kennisdelen in ketens. Het is tijdbesparend voor alle deelnemers en iedereen kan meedoen. Hieronder staan 11 praktische lessen over webcommunities: •

Bij communities zijn klanten en professionals inspiratiebronnen. Ze hebben waardevolle kennis en expertise in huis en inspireren elkaar. In virtuele omgevingen ontmoeten zij elkaar en vindt interactie plaats.

•

Communities hebben geen agenda. Die agenda komt voort uit de interacties in de community. Dit zorgt voor betrokkenheid bij de deelnemers.

•

Door de open interactie komen nieuwe of latente vragen, behoeften en thema’s in de community bovenwater. Deelnemers worden niet alleen goed geïnformeerd, maar worden ook voorbereid op de uitdagingen van de toekomst. Welke vragen, behoeften en thema’s gaan in de nabije toekomst spelen?

•

Communities zijn met name vruchtbaar als ze grensoverschrijdend zijn, los staan van organisatorische kaders. Deelnemers doen het buiten de dominante denkkaders en werkdomeinen. Zo verleggen ze hun eigen grenzen.

•

Een deelnemer aan een community heeft een duidelijk eigen belang: hij/zij moet er zelf beter van worden. Partners en deelnemers doen vrijwillig mee, want ze willen er zelf slimmer van worden.

•

De kracht van de community wordt bepaald door het aantal actieve gebruikers. In het begin gaat het veelal om een kleine groep, maar die kan snel groeien.

•

Webcommunities zijn ook een virtuele vertaalslag van de bestaande groepen voor lotgenoten of ervaringsdeskundigen, maar dan gebundeld en, waar gewenst, ook toegankelijk voor professionals.

•

Met name voor het gebruik van Internet is het zelforganiserende aspect van een community belangrijk. ICT-tools die tot zelforganisatie uitnodigen zijn: beelden, filmpjes, weblogs en fora.

•

Er kan onderscheid worden gemaakt tussen klant-, vak- en burgercommunities. Klanten hebben vaak eigen communities, vakcommunities zijn vooral voor professionals, terwijl burgercommunities open staan voor alle participanten.

•

Een zeer grote en diverse groep moet worden aangesproken en verleid om te gaan participeren. Er is een gemeenschappelijke marketing via traditionele media en een gemeenschappelijke en gezaghebbende portal/website/startpagina.

•

Een terechte vraag is wat communities opleveren. Dat resultaat is niet direct meetbaar en de meerwaarde is vooral in het begin vooral voor de participanten zelf zichtbaar. Dit blijft voorlopig nog een groot aandachtspunt.

11

Praktijkvoorbeelden

Website gaat binnenkort verder als www.werkcafe.nl!

12

3

Dynamische verschijningsvorm

Kennisdelen in ketens is wellicht een nieuw fenomeen, maar het manifesteert zich reeds in veel verschillende verschijningsvormen. In de praktijk zien we vormen die elkaar opvolgen of aanvullen. De instrumentkeuze is sterk afhankelijk van de verschijningsvorm, de onderlinge afhankelijkheden tussen de partners, de beschikbare middelen (financieel en technisch) en de positie van de initiatiefnemers. Het onderscheid hieronder is ideaaltypisch en wordt zowel op regionaal als landelijk niveau georganiseerd.

Platform of lerend netwerk; organiseren van urgentie en verbinding Dit is vaak de eerste fase van een netwerk. Mensen of partners weten elkaar te vinden rond een gemeenschappelijk thema of probleem. Zij organiseren informele bijeenkomsten om hun kennis uit te wisselen. De belangrijkste instrumenten in deze fase zijn het organiseren van netwerkbijeenkomsten: informele bijeenkomsten rond concrete thema’s, een website: een virtuele plek waarop beschikbare kennis wordt geplaatst, nieuwsbrief: berichten met nieuws uit en voor deelnemers aan het netwerk, e-mails, expedities en een congres. Cruciaal in deze fase zijn enthousiaste initiatiefnemers. Vaak is inhoud een belangrijkste drijfveer. Als het netwerk een meerwaarde heeft voor het merendeel van de deelnemers ontstaat de roep om meer focus en concrete resultaten. En kan er worden doorgepakt of opgeschaald.

Concretiseren in pilots: ontwikkelen best practices en prototypes In deze verschijningsvorm wordt toegewerkt naar een specifiek kennisproduct. Er is een opdrachtgever die een duidelijk belang heeft bij te ontwikkelen kennis en hiertoe opdracht heeft gegeven. Deze opdrachtgever is eigenaar van de nieuw ontwikkelde kennis en stelt deze aan anderen beschikbaar. De belangrijkste kennisinstrumenten in pilots zijn: verkenning/vooronderzoek, het expliciteren van best practices, het ontwikkelen van prototypes, accountmanagement en het organiseren van symposia voor de doelgroep van het specifieke product.

Uitzetten via een kennisnetwerk; verspreiden, implementatie en validatie De volgende fase is het daadwerkelijk opzetten van een kennisnetwerk. De nadruk ligt dan op het structureren van kennisproducten ten behoeve van implementatie. De belangrijkste producten van een kennisnetwerk voor ketens zijn: een ketenbenchmark: het vergelijken van ketens onderling, implementatieteams, kennisbank, allerlei soorten events en het uitbrengen van compacte publicaties. Het organiseren van een kennisnetwerk is erg complex: er zijn meerdere doelgroepen die moeten worden bediend en er zijn meerdere opdrachtgevers die voor financiering zorgen. Daarnaast speelt de vraag hoe kan worden uitgebreid naar nieuwe partners en gebruikers en welke afspraken nodig zijn? Bij veel partners en gebruikers doet zich een nieuwe opschalingsvraag voor: hoe kan het nog virtueler en interactiever?

Doorontwikkeling naar een portal: voor permanente en open interactie In deze context zijn velen eigenaar van de ingebrachte en verspreide kennis en vindt er voortdurend interactie plaats. Een portal biedt een overzicht van alle relevante initiatieven (lerende netwerken, programma’s en kennisnetwerken), brengt de halers en brengers van kennis bij elkaar en biedt ruimte aan communities en discussiegroepen. De portal richt zich vooral op het transparant maken van diverse kennisnetwerken en andere initiatieven met behulp van ICT. De drijvende kracht is ICT. Er is een facilitaire organisatie met veel ICTexpertise die dit mogelijk maakt. De belangrijkste instrumenten bij deze verschijningsvorm zijn e-learning, games, webcommunities, weblogs, beurs en digitale prijsvragen.

13

Stappenplan In het verkennend onderzoek ‘Kennisdelen in ketens’ (2007) van de Ketenalliantie staan 10 aanbevelingen om te komen tot kennisnetwerken voor ketens. 1.

Organiseer initiatiefnemer(s) en sponsoren. Maak de meerwaarde van het initiatief snel inzichtelijk voor potentiële opdrachtgevers, want zij zijn nodig om het initiatief ook duurzaam te maken.

2.

Focus met sleutelfiguren of kernpartners uit de keten op maatschappelijke opgave en/of probleem, ketendoel, burgerperspectief, thema’s, reikwijdte en mogelijke doelgroepen voor kennisdeling. Begin met mensen en thema’s waar urgentie of enthousiasme op zit. Zonder een scherpe focus verzandt het kennisinitiatief.

3.

Inventariseer de concrete kennisbehoefte(n) van doelgroep(en) of gebruikers en prioriteer deze. Kennis moet aansluiten bij de wensen en belevingswereld van de gebruiker.

4.

Zoek partners met wie behoeften kunnen worden opgepakt. Bouw het netwerk van partners en gebruikers gestaag uit. Nieuwe of innovatieve kennis vraagt om andere partners dan het inventariseren van best practices.

5.

Kies een verschijningsvorm die past bij centrale focus. Maak concrete afspraken met partners over activiteiten, rollen en financiering. De verschijningsvorm en reikwijdte is niet statisch, maar verandert mee als ook de focus verschuift. Als een vraagstuk niet meer urgent is dan kan een kennisnetwerk zelfs worden opgeheven.

6.

Zet een facilitaire organisatie met een sterke virtuele opzet en netwerkkarakter op of sluit aan bij een reeds bestaande facilitaire organisatie. Deze netwerkorganisatie zorgt met name voor goede faciliteiten (procesbegeleiding, ICT-ondersteuning en marketing & communicatie) voor het delen van kennis. De facilitators zijn echte netwerkers; ze zijn de verkopers van het (kennis)netwerk.

7.

Gebruik simpele, aansprekende en creatieve vormen/middelen voor communicatie en fysieke kennisverspreiding. Zet ze vooral in als teaser/trigger voor een goed toegankelijke en aantrekkelijke website en/of portal. Zorg ervoor dat de gehanteerde taal simpel en praktisch is.

8.

Evalueer en verscherp de focus of verbreed naar andere doelgroepen op basis van de opgedane ervaringen. Begin klein, signaleer wat goed en minder goed gaat en leer van de ervaringen. Stop met wat niet werkt, ga door met wat een succes is.

9.

Vertaal het werkplan naar een business case die inzichtelijk maakt hoe de activiteiten (kunnen) worden gefinancierd.

10.

Doe regelmatig leuke dingen, ben actief in het betrekken van nieuwe mensen en partners en varieer met werkvormen. Dit zorgt voor nieuwe energie.

14

Praktijkvoorbeelden

15

4

Randvoorwaarden

Hieronder staan de belangrijkste randvoorwaarden voor het delen van kennis.

Organiseer het sociale netwerk van de keten; begin klein Organisaties, inclusief de bestaande kennisinstituten en -centra, stellen zelden de keten als geheel centraal, maar richten zich op een stukje. Daarom is er vaak een initiatiefnemer nodig die start met het organiseren van een netwerk. Deze initiatiefnemer handelt uit persoonlijke betrokkenheid en weet anderen voor het netwerk te enthousiastmeren en te interesseren. Geld of subsidie is zelden een goede start voor een kennisinitiatief. Dat trekt de verkeerde ‘energie’ aan. Geld is wel nodig om een initiatief verder te brengen.

Ontwikkelen van kennisnetwerken; maatschappelijk doel en mensen voorop Voor trekkers of werkteams van kennisnetwerken geldt: - zij stellen het maatschappelijke belang van de samenwerking voorop; - zij zijn goed in het signaleren en expliciteren van latente vragen, behoeften en knelpunten en kunnen deze doorvertalen naar concrete activiteiten; - zij zoeken en leggen voortdurend nieuwe verbindingen; - zij hebben oog voor individuele deelnemers in het netwerk die hun talenten (verder) willen ontwikkelen; en - ze hebben eigen expertise en capaciteit op het gebied van communicatie, marketing, logistiek en ICT.

Meerwaarde aantonen en vergroten; zakelijke benadering Voor veel initiatieven is het nog moeilijk om de meerwaarde aan te tonen van het delen van kennis. Om tot een duurzaam kennisinitiatief te komen is het aantonen van de meerwaarde essentieel. Hiervoor is het belangrijk: • • • •

Indicatoren te benoemen: om zicht te krijgen op de waarde en de ontwikkeling van kennis, dienen meetbare indicatoren te worden benoemd; Extern over de resultaten te communiceren: potentiële opdrachtgevers, financiers en sponsoren willen weten wat het is en wat het hen oplevert; Businesscase: een kennisnetwerk heeft een productenoverzicht of business case; en Enthousiaste moderators en/of kennismakelaars die het initiatief actief uitdragen.

Facilitaire ondersteuning; scheiden van inhoud en facilitering Een kennisnetwerk dat vooral gebruik maakt van ICT is scherp in het scheiden van inhoud en facilitering. Inhoud of content zit immers bij de deelnemers in het netwerk. De inzet van ICT vraagt om de aanwezigheid van facilitaire ondersteuning, in de vorm van een persoon, eenheid of organisatie. Die moet waarborgen dat de ICT-middelen te allen tijde werken.

Middelen voor kennisinfrastructuur; investeringen nodig Kennisnetwerken en portals maken deel uit van de Nederlandse kennisinfrastructuur die volop in ontwikkeling en in beweging is. Openheid van kennis, informatie en interactie is een systeemverantwoordelijkheid. Het organiseren van lerende netwerken en inhoudelijke kennisnetwerken kan worden gezien als een verantwoordelijkheid van ketens en hun partners. Voor de benodigde infrastructuur of ICT-faciliteiten is een beroep op de overheid mogelijk. Inmiddels zijn er diverse fondsen. Maar weten ketens de weg daar naartoe te vinden?

16

Colofon Dit werkkader is gebaseerd op het vooronderzoek ‘Bouwstenen voor een kader voor kennisdelen in ketens’ dat is uitgevoerd in opdracht van de Ketenalliantie en diverse bijeenkomsten over communities, onder andere tijdens de drie symposia ‘Praktische keteninformatisering’. De volgende personen hebben aan het onderzoek een bijdrage geleverd: Riet van Loon, Gemeente Rotterdam Heleen Bouwmans, Bureau Keteninformatisering Werk & Inkomen Marion van Griethuizen, Het Buitenhuis Gerard Olthof, Politie Kennisnet Erik Geensen, Postkantoren BV Elbert Raadsen, Kenniscentrum E-overheid Freek Duynstee, Bureau Keteninformatisering Werk & Inkomen Leo Cok, Landelijke Verwijsindex Harrie van Houtum, Immigratie- en Naturalisatie Dienst Nelly Spanjersberg, Ministerie van Justitie Ries Ouwerkerk, Politie Kennisnet Teun Oosterbaan, Erasmus Universiteit Pavla Sikova, Informatiespecialist Jan Moelker, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Margarethe Hilhorst, Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Brian Dommisse, Elektronsiche Berichtenuitwisseling in Strafrechtsketen Peter Fest, SURF Ruud Soudijn, Hogeschool InHolland Coen Boot, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Mirella Minkman, CBO & Vilans Peter Stevens, Ketennetwerk Arina Angerman, Netwerken Sociale Initiatieven Jos de Groen, Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen Monique Jongerius, Divosa Jeroen Bakker, Paragin Pieter Boeder. Kenniscentrum E-overheid Anja van der Aa, Ketennetwerk De geïnterviewden van de praktijkcases in het onderzoek: Ries Ouwerkerk en Gerard Olthof (Politie Kennisnet) Karin Idema (Kennisnetwerk CVA) Marjan Jellema (Digitaal Platform voor Handhavingsprofessionals, SZW)) Rini Ruefli (Kenniscentrum Handhaving Persoon en Pand, gemeente Rotterdam) Miguel Boerboom (i-Teams) Hilde Schmit Jongbloed (SZW) en de werkgroep Dienstverlening Manifestgroep

Eindredactie De eindredactie van dit werkkader ligt in handen van Anja van der Aa. U kunt mailen in het geval van vragen of aanvullingen mailen naar [email protected].

17