KENNISNEMEN VAN Het informatiedossier over de personeelsformatie, inhuur van externen en gerealiseerde bezuinigingen

Gemeente Amersfoort

RAADSINFORMATIEBRIEF Van Aan Portefeuillehouder

: Burgemeester en Wethouders : Gemeenteraad : Wethouder B.J. Lubbinge

Reg.nr. Datum Programma

: 4534404 : 7 november 2013 : 1. Algemeen bestuur

TITEL Personeelsformatie, inhuur externen en gerealiseerde bezuinigingen

KENNISNEMEN VAN Het informatiedossier over de personeelsformatie, inhuur van externen en gerealiseerde bezuinigingen.

AANLEIDING Bij de behandeling van het collegeprogramma en de kadernota 2014 hebben de PvdA en VVD op 11 juni 2013 een amendement ingediend om een extra taakstelling op te leggen op de organisatie van €1,3 miljoen structureel, door het gebruiken van onbenutte vacatureruimte en het terugdringen van externe inhuur. Dit amendement is ingetrokken. Daarbij hebben wij aangekondigd om met de fractiespecialisten in gesprek te willen gaan over de personeelsformatie, de ambtelijke bezetting en de inhuur in het bredere kader van en organisatie ontwikkeling (inclusief bezuinigingen) en personeelsbeleid. Op 17 juni 2013 heeft wethouder Lubbinge (portefeuillehouder P&O) in een overleg met de fractiewoordvoerders geïnventariseerd welke vragen er bij de raad leven over de inzet van (externe) medewerkers, de bezuinigingen en de organisatie ontwikkeling. De geïnventariseerde vragen zijn in de vorm van een informatiedossier beantwoord. Op 30 oktober 2013 is het dossier met de fractiespecialisten besproken en afgesproken om het dossier via een Raadsinformatiebrief aan de Raad ter kennis te brengen.

BEVINDINGEN Het vaste eigen werk van de gemeente wordt zoveel mogelijk met een vaste ambtelijke bezetting uitgevoerd. Dit zorgt voor continuïteit en kennisbehoud. Daar staat tegenover dat inhuur van externen soms bedrijfseconomisch verstandig kan zijn en ook de nodige verfrissende nieuwe ideeën en kennis met zich mee brengt. De personeelsformatie van de gemeente wordt niet volledig bezet met medewerkers in ambtelijke dienst. De financiële ruimte als gevolg van openstaande personeelsformatie (48 fte) wordt benut voor de inhuur van externe medewerkers die zorgen voor noodzakelijke tijdelijke vervanging en voor de kosten van eigen (boventallige) medewerkers en voormalig personeel. Bij uitvoerende afdelingen waar de hoeveelheid werk aan schommelingen onderhevig is, houden we bewust een flexibele schil van medewerkers aan zodat de bezetting kan mee ademen met de werklast. Externen worden ook ingezet bij grote projecten (Eemplein, Hogewegzone, decentralisaties sociaal domein, ICT), omdat slechts tijdelijke financiële dekking aanwezig is voor extra personele inzet bovenop de vastgestelde formatie, of omdat tijdelijk specialistische kennis of deskundigheid nodig die we zelf niet in huis hebben. De personeelsformatie is de afgelopen 4 jaar met ruim 100 fte (12%) gedaald en daalt de komende jaren verder met minimaal 24 fte als gevolg van eerder genomen bezuinigingsmaatregelen.

VERVOLG De analyse die wij hebben uitgevoerd, leidt tot twee vervolgstappen: Allereerst is gebleken dat de registratie van (de relatie tussen) personeelsformatie en inhuur van externen verder kan worden verbeterd, met als doel hierover goed en zuiver te rapporteren in de planning en controlcyclus. Daarnaast werken wij in het kader van het organisatie ontwikkeltraject concrete maatregelen uit, die

Inlichtingen bij:

W.L.H. Vermeulen, CM/PO, (033) 469 51 23

Gemeente Amersfoort raadsinformatiebrief 4534404 pagina 2

als doel hebben de flexibiliteit en brede inzetbaarheid van eigen medewerkers te vergroten en daarmee de benodigde inhuur van externen verder te verlagen.

DUURZAAMHEID Met het vergroten van de flexibiliteit en brede inzetbaarheid van onze medewerkers en het verlagen van de benodigde inhuur, werken we aan een toekomstbestendige en efficiënt georganiseerde gemeentelijke overheid die ook als werkgever aantrekkelijk is om voor te werken. Dit raakt alle drie de P’s (people, planet, profit) van duurzaamheid.

CONSEQUENTIES Niet van toepassing

BETROKKEN PARTIJEN Niet van toepassing Burgemeester en wethouders van Amersfoort, de secretaris,

de burgemeester,


BIJLAGE: INFORMATIEDOSSIER FORMATIE, INHUUR EN BEZUINIGINGEN Dit informatiedossier gaat achtereenvolgens in op de volgende onderwerpen: 1. Formatie en ambtelijke bezetting 2. Inhuur externen 3. Bezuinigingen op formatie

1. FORMATIE EN AMBTELIJKE BEZETTING In het personeelsinformatiesysteem PIMS wordt een registratie gevoerd van de actuele (vastgestelde) personeelsformatie van de gemeente. Ambtenaren worden aangesteld in algemene dienst van de gemeente en toegewezen aan een functie (formatieplaats) op een afdeling. De formatie en ambtelijke bezetting worden uitgedrukt in full time equivalenten (fte). Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste kengetallen per 1 juli 2013: Formatie in fte 1-7-2013

Loonsom

777,5

52.157.000

Ambtelijke bezetting in fte 1-7-2013 729,3

Verwachte formatie in fte 1-1-2016 753,2*

* De formatie daalt de komende jaren nog met 24 fte als gevolg van eerdere, in de meerjarenbegroting opgenomen bezuinigingsmaatregelen en het aflopen van tijdelijke dekking voor (tijdelijke) formatie1. Bij deze raming is nog geen rekening gehouden met nieuwe taken die op de gemeente afkomen (decentralisaties sociaal domein) De effecten hiervan op de formatie zijn nog niet bekend.

1.1.

DE PERSONEELSKOSTENSYSTEMATIEK

Voor een analyse van het verschil tussen personeelsformatie en ambtelijke bezetting en de financiële dekking voor externe inhuur is het nuttig om eerst inzicht te geven in de personeelskostensystematiek van de gemeente. Onze personeelskostensystematiek is in hoofdlijnen als volgt: a) Elke afdeling van de gemeente heeft een door de directeur van de sector vastgesteld Organisatie en Formatie plan (O&F). Dit plan bevat de vaste en tijdelijke personele formatie van de afdeling (functiebeschrijving en functieniveau, fte) en de structurele/incidentele financiële dekking van deze formatie, binnen de door de raad vastgestelde begroting. Het plan wordt opgesteld door het afdelingshoofd en getoetst op kosten en financiële dekking door de Controller. De Onderdeelcommissie (personeelsvertegenwoordiging) geeft advies en de directeur stelt Organisatie- en Formatieplan vast. Daarna worden formatie en budgetten vastgelegd in de personeelsadministratie. b) Het college stelt jaarlijks bij de begrotingsrichtlijnen de genormeerde maximumbedragen vast per functieniveau. Daarnaast is er een genormeerd bedrag voor overige personele uitgaven. c) Het taakstellende personeelskostenbudget van een afdeling inclusief financiële dekking (structureel/incidenteel) volgt uit a. en b.

1

Het gaat hierbij o.a. om 8 fte bij Informatiebeheer (als gevolg van invoering DMS), diverse staffuncties en formatieplaatsen bij Milieu, Stedelijk Beheer en VTH


d) Het is de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd om met de personele bezetting (taakstellend) binnen het personeelskostenbudget te blijven. Uit het budget worden o.a. de volgende kosten betaald: - Salariskosten inclusief werkgeverslasten of (bij inhuur op het personeelskostenbudget) het inhuurtarief - De overige personele kosten zoals opleiding, reiskosten, e.d. - Kosten van medewerkers die meer verdienen dan het maximum van de functie schaal (persoonlijke toelage) moeten binnen het personeelskostenbudget worden gecompenseerd door minder kosten voor de overige formatie. - Loondoorbetaling tijdens de re-integratietermijn van medewerkers die boventallig zijn als gevolg van bezuinigingen (in de CAO bepaald op maximaal 2 jaar). In deze periode worden medewerkers van werk naar werk begeleid met behoud van salaris. - Uitkeringen: de gemeente is eigen risicodrager als het gaat om loondoorbetaling bij langdurige ziekte en WW uitkeringen (inclusief bovenwettelijke deel conform CAO). Dit gaat vaak om meerjarige uitkeringen. Aanpassingen doen aan het Organisatie en Formatie plan (O&F), bijvoorbeeld het vergroten van formatie of het verzwaren van het functieniveau, kan alleen als de besluitvorming zoals genoemd onder a. wordt gevolgd en als daar binnen de begroting dekking voor is gevonden. e) De directeur is bevoegd om in het dienstjaar verschuivingen aan te brengen tussen personeelskostenbudgetten van afdelingen. Het saldo van de bedrijfsvoering (uitgaven en inkomsten) van de gehele sector aan het einde van het jaar komt, na besluitvorming bij de vaststelling van de jaarrekening door de raad, ten gunste of ten laste van de gemaximeerde bedrijfsreserve. Met als doel om fluctuatie over de jaren heen te compenseren.

1.2 DE FINANCIËLE DEKKING VAN DE PERSONEELSKOSTEN Een groot deel van de structurele personele kosten worden gedekt vanuit de structurele exploitatie (algemene middelen). Een ander deel wordt gedekt vanuit leges, kredieten, projectgelden, (onderhouds)voorzieningen, reserves, bijdragen van derden, subsidies en dergelijke. Als deze tijdelijke dekking wegvalt, dan vervalt ook de tijdelijke formatie. In onderstaande tabel treft u de stand van zaken aan per 1 juli 2013. Formatie in fte 777,5

Structureel gedekt uit exploitatie (algemene middelen) 610,5

Incidenteel gedekt uit leges, projectbudgetten, etc. 167,0

1.3 VERSCHIL TUSSEN FORMATIE EN AMBTELIJKE BEZETTING Formatie in fte 1-7-2013 777,5

Ambtelijke bezetting in fte 1-7-2013 729,3

Verschil tussen formatie en ambtelijke bezetting in fte 1-7-2013 48,2

Een deel van de formatie (48,2 fte) is niet is ingevuld met medewerkers in dienst van de gemeente (ambtelijke bezetting). Deze ruimte in het personeelskostenbudget wordt voor een belangrijk deel aangewend voor loonkosten van ingehuurde medewerkers: Dubbele loonkosten als gevolg van het vervangen van een langdurig zieke medewerker. Dit betreft momenteel 9,2 fte. Tijdelijke inhuur van personeel op een formatieplaats. Hiervoor kunnen de volgende redenen zijn: een deel van de formatie wordt flexibel ingevuld met een schil van externe medewerkers om schommelingen in de werklast mee op te vangen. Daarnaast kan er sprake zijn van onzekerheid over het voortbestaan van het werk op langere termijn, waardoor het verstandiger is om de vacature tijdelijk extern in te vullen. In enkele gevallen is er sprake van een langdurig openstaande vacature die ambtelijk niet goed is in te vullen of waarvoor tijdelijk een specialist nodig is. In totaal gaat het om 24,4 fte flexibele inhuur binnen de formatie.


Daarnaast worden de volgende kosten opgevangen binnen het personeelskostenbudget (dekking uit de openstaande formatie): - Loondoorbetaling van bovenformatieve medewerkers tijdens de re-integratietermijn (maximaal 2 jaar conform CAO). Het betreft momenteel 5,5 fte. - WW uitkeringen aan ex-medewerkers (meerjarig) als gevolg van het eigenrisicodragerschap van de gemeente. Het betreft momenteel 8,0 fte. De financiële ruimte als gevolg van openstaande formatie wordt dus benut voor personeelskosten van eigen medewerkers, voormalig personeel en externe medewerkers voor noodzakelijke tijdelijke vervanging.

2. INHUUR EXTERNEN 2.1.

UITBESTEDEN, ADVIESWERK EN INHUUR

Het werk dat onder de verantwoordelijkheid van de gemeente Amersfoort plaatsvindt, wordt niet allemaal door ambtenaren in dienst van de gemeente gedaan. We kennen daarbij het onderscheid tussen uitbesteden van werken en diensten, advisering en inhuur van externen. Inkoopsegment Uitbesteed werk/dienst Advies Inhuur externen

Waarde in 2012 93,4 miljoen 7,1 miljoen 11,4 miljoen

Allereerst is er het uitbestede werk (93,4 miljoen). Bij de keuze voor het regiemodel zijn de meeste uitvoerende onderdelen van de gemeente verzelfstandigd: reiniging, afvalinzameling/verwerking, onderhoud openbaar groen en wegen, beheer van sportaccommodaties, et cetera. Voor deze werken en diensten is de gemeente de aanbestedende dienst en opdrachtgever. Via contractmanagement en Service Level Agreements wordt gestuurd en toezicht gehouden op de uitvoering van deze werken en diensten. In bovengenoemd bedrag zijn overigens niet meegerekend de subsidies die de gemeente verstrekt (in combinatie met afspraken over te leveren prestaties). Ook geeft de gemeente voor 7,1 miljoen opdrachten voor externe adviezen en onderzoeken, voornamelijk technisch, milieukundig, architecten en juridisch. Deze dienstverlening wordt door externe experts geleverd onder eigen verantwoordelijkheid; het eindproduct is doorgaans een onderzoeks- of adviesrapport. Tenslotte huurt de gemeente externe arbeidskrachten in, om onder verantwoordelijkheid van de gemeente (=onder leiding en toezicht van een leidinggevende van de gemeente) tijdelijk werkzaamheden te verrichten. Het kan daarbij gaan om uitzendkrachten, payroll-krachten, zzp-ers of detachering vanuit een bureau of een andere werkgever. Voor het vervolg van deze paragraaf zoomen we verder in op de laatste categorie van inhuur externen.

2.2.

AANTALLEN EN FINANCIËLE DEKKING INHUUR

In onderstaande tabel zijn de aantallen en fte inhuur van externen weergegeven en is de financiële dekking aangegeven. De inhuur van externen wordt volledig gedekt binnen de begroting. Inhuur in fte per 1-7-2013

97,8

Inhuur in aantallen per 1-7-2013

138

Financiële dekking uit personeelskostenbudget Vervanging Tijdelijke Ziekte externe invulling vacature 24,4 9,2

Totaal Personeelskostenbudget 33,6

Extra capaciteit; tijdelijke financiële dekking uit overige bronnen Extra Extra Totaal extra capaciteit uit capaciteit capaciteit exploitatie projecten, leges, etc. 18,7 45,5 64,2


Toelichting op de tabel: Inhuur kan uit de volgende financiële bronnen worden gedekt: - Personeelskostenbudget (structurele dekking uit algemene middelen). Hier wordt vervanging bij langdurige ziekte en tijdelijke externe invulling van een vacature uit gedekt. In de praktijk is het nodig om boven de formatie tijdelijk extra capaciteit aan te trekken. Deze wordt als volgt gedekt: - Andere structurele budgetten uit de exploitatie. De hoofdafdeling Sociale Zekerheid heeft bijvoorbeeld een apart budget voor inhuur extern advies. Hieruit wordt in voorkomende gevallen ook extra capaciteit boven de formatie uit gedekt. Binnen SZ wordt dit budget thans ingezet vanwege snelle stijging van het aantal uitkeringsgerechtigden. Hiervoor wordt pas een jaar later bij de begroting structureel personeelsbudget toegekend (op basis van het functienormeringsysteem, of afgeraamd bij dalende aantallen uitkeringsgerechtigden). Op dat moment wordt ook de formatie aangepast. - Incidentele budgetten: projectbudgetten, kredieten, reserves, voorzieningen, bijdragen van derden, leges e.d. Uit deze tijdelijk beschikbare financiële dekking wordt tijdelijk extra capaciteit bovenop de vastgestelde formatie gedekt.

2.3.

REDENEN VOOR INHUUR EXTERNEN

De hoofdregel is dat we het vaste eigen werk van de gemeente zoveel mogelijk met vaste ambtelijke bezetting uitvoeren. Dit zorgt voor continuïteit en kennisbehoud. Daar staat tegenover dat inhuur van externen soms bedrijfseconomisch verstandig kan zijn en ook de nodige verfrissende nieuwe ideeën en kennis met zich mee brengt. Er zijn diverse redenen om werkzaamheden door een externe inhuurkracht te laten uitvoeren: Uitvoeren van tijdelijke werkzaamheden die met de eigen ambtelijke bezetting niet kunnen worden opgevangen. Bijvoorbeeld grote projecten bij Projectontwikkeling (Eemplein, Hogewegzone, verkeersprojecten e.d.), bij Maatschappelijke Ontwikkeling (decentralisaties sociaal domein) of bij de afdeling ICT, waar slechts tijdelijke financiële dekking aanwezig is voor extra personele inzet bovenop de vastgestelde formatie. Met tijdelijke dekking kan geen vast personeel worden aangenomen. Opvangen van tijdelijke schommelingen in de werklast. Bijvoorbeeld de opvang van piekwerkzaamheden bij Burgerzaken, onder andere de piek in de aanvraag van reisdocumenten voor de zomervakantie. Hetzelfde geldt voor de schommelingen in de werklast bij de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH). Een snelle daling of stijging in het aantal bouwvergunningen (en dus van de inkomsten uit leges) wordt in eerste instantie opgevangen met een ‘flexibele schil’ van extern ingehuurde medewerkers. Daarna wordt bekeken of er sprake is van een structureel effect. Een derde voorbeeld is de conjuncturele fluctuatie in het aantal uitkeringsgerechtigden bij Sociale Zekerheid. Een groeiend klantenbestand wordt zoveel mogelijk opgevangen met de bestaande personele bezetting, totdat het maximum van de ‘caseload’ bereikt is en de dienstverlening aan de klanten in gevaar komt. Indien nodig wordt dan de eigen bezetting aangevuld met ingehuurde krachten (detachering of zzp). Met behulp van de flexibele schil kan de personele bezetting (en dus ook de loonkosten) optimaal mee ademen met het klantenbestand. Er is tijdelijk specialistische kennis of deskundigheid nodig die we zelf niet in huis hebben. Vanwege het tijdelijke (ad hoc) of specialistische karakter is het niet rendabel om deze kennis/deskundigheid structureel in de eigen ambtelijke organisatie op te nemen. Noodzakelijke vervanging van een ambtenaar die afwezig is wegens langdurige ziekte of (zwangerschaps)verlof. Dit speelt ook bij een langdurig openstaande, moeilijk vervulbare vacature. In eerste instantie proberen we de afwezigheid van medewerkers op te vangen door inzet van eigen medewerkers. Pas als dat niet lukt en de afwezigheid leidt tot onaanvaardbare continuïteitsproblemen, dan wordt de ambtelijke bezetting tijdelijk aangevuld met een externe arbeidskracht. Onzekerheid over het voortbestaan van het werk. Door wijzigende omstandigheden of gemeentelijke bezuinigingen kan er onzekerheid ontstaan over de toekomstige financiële dekking voor personeelsinzet. Vanwege dit risico wordt een deel van het werk tijdelijk (flexibel) ingevuld met externe arbeidskrachten.


Het eigen risico dragerschap voor de Werkloosheidswet speelt een belangrijke rol in de afweging. Als we tijdelijk een medewerker in ambtelijke dienst aannemen, dan loopt de gemeente een (aanzienlijk) risico op het betalen van de WW uitkering na afloop van het dienstverband. Het gaat hier vaak om meerjarige uitkeringsverplichtingen conform de WW en de boven- en nawettelijke WW uitkering in de CAO gemeenten. Als dit risico op uitkeringsrechten onevenredig groot is in verhouding tot de loonsom van het tijdelijk dienstverband, dan kiezen we voor een flexibele invulling van het werk via een uitzendbureau, detacheringsbureau of een payroll organisatie. We betalen dan aan de uitlenende organisatie een opslag op het uurtarief maar lopen geen risico op meerjarige uitkeringsverplichtingen.

2.4.

BESLUITVORMINGSPROCEDURE INHUUR

Het afdelingshoofd is gemandateerd budgethouder van het personeelskostenbudget en incidentele projectbudgetten. Hij/zij kan daarbinnen een gemotiveerd voorstel doen aan de directeur voor inhuur van een externe. Het voorstel wordt door de controller getoetst aan: - Financiële dekking - Inkoopbeleid en regels - Normen voor duur en maximum tarief Voor inhuur met een bedrag tussen €25.000 en €100.000 aan inhuurwaarde neemt de sectordirecteur het besluit. Boven €100.000 neemt het college het besluit voor de inhuur. Inhuurcontracten worden per definitie tijdelijk afgesloten. Ook bij langere projecten wordt de inhuurovereenkomst voor een half jaar of een jaar afgesloten en indien nodig verlengd, waarbij de directeur (tussen €25.000 en €100.000) respectievelijk het college (boven €100.000) het besluit neemt.

2.5.

INTERNE RICHTLIJNEN VOOR INHUUR

Het college hanteert de volgende richtlijnen voor inhuur (collegebesluit mei 2012): - De duur van de inhuur is in principe maximaal 2 jaar - Het uurtarief van de inhuur is in principe maximaal 150% van de uurnorm2 van een qua functieniveau vergelijkbare ambtelijke functie. Van deze richtlijnen kan bij uitzondering en gemotiveerd worden afgeweken door de directeur (principe ‘comply or explain’). Tweemaal per jaar rapporteert het Gemeenschappelijk Management Team aan het college over de afwijkingen. Hieronder volgt de stand van zaken per 1-7-2013. Inhuur in fte per 1-7-2013

97,8

Inhuur in aantallen per 1-7-2013 138

Gemiddeld uurtarief in % ambtelijk uursalaris 112%

Aantal fte overschrijding norm 150% 19,5

Duur inhuur < 2 jaar in fte

67,8

Duur inhuur 24 jaar in fte

Duur inhuur > 4 jaar in fte

18,3

11,7

Bij een deel van onze inhuur wijken we gemotiveerd af van de gestelde richtlijnen. Daar zijn de volgende redenen voor te geven: - Bij 19,5 fte inhuur (20% van het totaal) is het inhuurtarief meer dan 150% van het vergelijkbare ambtelijk uurtarief. We vinden dit vooral terug bij de inhuur van projectleiders van grote vastgoedprojecten en bij consultants en projectleiders ICT. De markttarieven voor goede mensen met specifieke (schaarse) deskundigheid liggen in deze segmenten duidelijk boven het ambtelijk salarisgebouw. - Bij 30,0 fte inhuur (30,6% van het totaal) duurt de inhuur langer dan 2 jaar. De langdurige inhuur is verspreid over diverse afdelingen van de gemeenten; de grootste groep is werkzaam voor (langdurige en complexe) vastgoedprojecten. Het is schadelijk voor de continuïteit en kwaliteit van complexe meerjarige projecten om een externe projectleider na twee jaar te 2

Loonkosten per jaar inclusief werkgeverslasten, gedeeld door 1.312 effectieve uren (na aftrek vakantie, ziekte, scholing etc)


vervangen door een ander. Maar ook de mensen in de flexibele schil van de afdelingen Publieksdienstverlening en KCC worden om redenen van continuïteit en kwaliteit soms langer dan 2 jaar ingehuurd. Minimaal 1x per jaar wordt opnieuw afgewogen of de inhuurperiode wordt beëindigd of verlengd.

2.6.

INKOOPPROCEDURES VOOR INHUUR

Naast de richtlijnen voor inhuurduur en tarief zijn er de procedurele eisen aan de inhuur van externen vanuit het inkoopbeleid, waarbij de zwaarte van de inkoop- en besluitvormingsprocedure wordt bepaald door de omvang van de contractwaarde van de inhuur (tarief maal inhuurduur). Voor alle inhuur tot en met functieschaal 8 heeft gemeente Amersfoort in regioverband een raamcontract gesloten met drie voorkeursleveranciers (uitzendbureaus). Aanvragen moeten eerst bij deze drie bureaus worden uitgezet en meestal ook via deze weg ingevuld. De hoogte van het inhuurtarief is vastgelegd in het raamcontract (omrekenfactor keer ambtelijk uurtarief). Ook voor medewerkers Informatiebeheer boven schaal 8 hebben we een raamcontract met drie voorkeursleveranciers; voor communicatie-adviseurs hebben we een raamcontract met een intermediair. Voor overige inhuur boven schaal 8 zijn sinds 2012 geen raamcontracten meer, maar gelden de reguliere inkoopregels, wat betekent dat in de meeste gevallen een meervoudig onderhandse aanbesteding wordt gevolgd : minimaal 3 leveranciers worden uitgenodigd om CV’s en inhuurtarieven aan te leveren. Gemeente Amersfoort experimenteert tevens met een marktplaats voor externe inhuur. Diverse aanvragen voor tijdelijk personeel bij Sociale Zekerheid zijn via www.gemeente-marktplaats.nl uitgezet en succesvol vervuld. Dit is een openbaar publicatiekanaal, waar zowel bureaus als ZZP-ers op kunnen reageren. Het systeem brengt de prijs/kwaliteitverhouding in beeld. Via selectiegesprekken wordt de uiteindelijke kandidaat gekozen en ingehuurd. Waarbij de prijs dus ‘door marktwerking’ wordt bepaald. Het gebruik van de marktplaats gaan we ook toepassen bij andere vakgebieden waarvoor dit een passend wervingskanaal is.

2.7.

VOORKOMEN VAN BELANGENVERSTRENGELING BIJ INHUUR

Extern ingehuurde medewerkers zijn tijdelijk en vaak ook in deeltijd werkzaam bij de gemeente Amersfoort. Deze inhuurkrachten werken voor meerdere opdrachtgevers, soms zelfs tegelijkertijd. We zijn ons er van bewust dat we daarbij moeten waken voor (de schijn van) belangenverstrengeling. Daar is ons integriteitbeleid op ingericht. Externe inhuurkrachten ondertekenen bij binnenkomst een integriteitverklaring waarin staat dat zij zich zullen houden aan de integriteitregels ‘Zo zijn onze manieren’ van de gemeente Amersfoort. De volgende regels zijn in dit kader relevant: Je meldt nevenwerkzaamheden, voor zover die een relatie hebben met je werk, bij je leidinggevende. De nevenwerkzaamheden mogen je werk niet in de weg staan. Je doet geen zaken met partijen waar je een financieel belang in hebt en begeeft je niet in transacties met effecten van partijen waar je zakelijk mee te maken hebt. Mogelijke tegenstrijdigheid bespreek je met je leidinggevende. Je geeft geen informatie met een mogelijk vertrouwelijk karakter aan derden. Of er sprake is van mogelijke belangenverstrengeling toetsen we bij binnenkomst van de externe. Als er sprake is van onverenigbare nevenwerkzaamheden of belangen, dan gaat de inhuur niet door. Bij de uitvoering van het werk waken wij ook voor mogelijke belangenverstrengeling en nemen we zo nodig maatregelen om de belangen gescheiden te houden. Een externe die ons ondersteunt bij de aanbesteding van diensten, dient een verklaring te ondertekenen waarin staat dat de Amersfoortse inkoopprocedures gevolgd worden, dat betrokkene geen belang heeft bij de aanbesteding en dat de organisatie van betrokkene niet zal meedingen aan de aan te besteden opdracht. In onze bedrijfsprocessen (inkoop- en inhuurprocedures) zijn controlemechanismen ingebouwd om toe te zien op eerlijke, integere en transparante inhuurprocessen. We noemen daarbij het


bevoegdhedenbesluit en bevoegdhedenregister (bevoegdheden voor inkoop en inhuur), inkoopbeleid (transparante en eerlijke procedure), interne controles, tussenrapportages en de accountantscontrole. Wij zien een extra integriteitrisico als een externe wordt ingehuurd op een ambtelijke functie waarin betrokkene, conform het bevoegdhedenregister, bevoegd is om namens de gemeente opdrachten te verstrekken. Deze bevoegdheid geldt voor een budgethouder tot maximaal € 10.000, voor een afdelingshoofd tot maximaal € 25.000, voor een sectordirecteur tot maximaal € 100.000, Het college besluit over het aangaan van verplichtingen hoger dan € 100.000. Om het risico op deze belangenverstrengeling zoveel mogelijk te beperken, hebben we in ons inkoopbeleid in 2012 op twee punten verder aangescherpt: • Ten eerste hebben we expliciet opgenomen dat externe medewerkers zelf géén opdrachten mogen verstrekken namens de gemeente aan een bureau waar zij zelf in dienst zijn en/of een financieel belang in hebben. In dat geval is uitsluitend de sectordirecteur bevoegd de opdracht namens de gemeente verstrekken, met een maximale waarde van € 100.000,-. Boven dit bedrag neemt het college een besluit tot opdrachtverstrekking. Op deze manier zijn de belangen feitelijk altijd gescheiden. • Het is niet toegestaan dat een afdeling enkelvoudig onderhands een opdracht plaatst bij een bedrijf waar een medewerker van die afdeling een financieel belang in heeft. Deze regel geldt zowel voor eigen medewerkers als voor extern ingehuurde medewerkers. Het bedrijf is niet uitgesloten voor de opdracht maar de inkoop moet meervoudig onderhands/ openbaar worden aanbesteed, waarbij de directeur beslist (college boven de € 100.000) na advies van de controller.

3. BEZUINIGINGEN OP FORMATIE Deze paragraaf bevat een terugblik op voorgaande bezuinigingsronden, voor zover die consequenties hadden op de personeelsformatie. Hoe is de taakstelling ingevuld, hoeveel formatie is verdwenen en welke effecten heeft dat gehad op beleid/uitvoering van de gemeentelijke taken? Hieronder treft u de ontwikkeling van de formatie aan over de afgelopen jaren (uit de jaarverslagen): Formatie 31-12-2009 880,0 fte

Formatie 31-12-2010 853,1 fte

Formatie 31-12-2011 825,1 fte

Formatie 31-12-2012 777,2 fte

NB1: De formatie daalt de komende jaren nog met 24 fte tot 753 fte, als gevolg van eerder genomen bezuinigingsmaatregelen en het wegvallen van incidentele gelden als dekking voor tijdelijke formatie. De bezuinigingstaakstelling voor de organisatie in de (nog vast te stellen) begroting 2014 is hier nog niet in verwerkt. Ook de gevolgen van de decentralisatie van overheidstaken (sociaal domein) voor de personeelsformatie zijn nog niet duidelijk, hierover moet nog besluitvorming plaatsvinden. NB 2: Het bovengenoemde formatie overzicht is exclusief de formatie van de Brandweer (79 fte) die in 2010 is overgeheveld naar de VRU. Deze formatiedaling staat los van de bezuinigingsoperatie en is daarom uit het overzicht weggelaten. NB: 3: De formatie is voor een deel structureel gedekt (610 fte) in de begroting en voor een deel tijdelijk gedekt met projectgelden, leges, etc. (167 fte). Alleen op het eerste (structurele) deel van de formatie kan structureel worden bezuinigd.


3.1.

BEZUINIGING APPARAATSKOSTEN EN BIJHORENDE FORMATIE (2010-2014)

Bij bezuinigingen op de ambtelijke organisatie zijn er in feite twee varianten: Ten eerste het efficiënter maken van werkprocessen, bijvoorbeeld door digitalisering of het slimmer en effectiever inrichten van het werk. Hetzelfde werk kan dan met minder mensen worden uitgevoerd. De tweede variant is het maken van bestuurlijke keuzes in het takenpakket van de gemeente. Door het verminderen of volledig schrappen van taken, vervalt ook de daarvoor benodigde ambtelijke formatie. In het onderstaande overzicht van gerealiseerde bezuinigingen is zoveel mogelijk aangegeven of het efficiencywinst betreft of het schrappen van taken. Bij de €10 miljoen bezuinigingsoperatie met realisatietermijn 2010-2011 ging het om € 2,2 miljoen structurele bezuiniging op de apparaatskosten, een vermindering van de formatie met 30 fte. Hiervan is grofweg éénderde behaald met efficiencyvoordelen en tweederde met het stopzetten of versoberen van taken van de gemeente. De bezuiniging op de organisatie uit deze eerste ronde is conform en binnen de gestelde termijn gerealiseerd. Bij de €20 miljoen bezuiniging met realisatietermijn 2012-2014 gaat het om €7,1 miljoen structurele bezuiniging op de apparaatskosten. Alle voorstellen bij elkaar resulteren in een vermindering van de formatie met per saldo 93 fte, overeenkomend met een besparing van € 6.1 miljoen. De helft hiervan komt voort uit efficiencymaatregelen, de andere helft uit het verminderen van taken. Aanvullend hierop is de automatische uitbreiding van de formatie als gevolg van de autonome groei van de stad Amersfoort afgeschaft. Hiermee wordt de in de meerjarenbegroting vastgestelde structurele bezuiniging van € 7.1 miljoen op de apparaatskosten gerealiseerd. In onderstaande tabel wordt uitgesplitst bij welke taken de bezuiniging op formatie terecht is gekomen. Management, staf en ondersteuning: Management Planning en control Secretariële ondersteuning Communicatie Informatiebeleid, -projecten en ICT P&O Overig Middelen Uitvoering en beleid: Sociale zekerheid Burgerzaken Onderwijs, Zorg, Cultuur, Sport (MO) Vergunningen, Toezicht en Handhaving Ruimtelijke ordening en Projectontwikkeling

12 fte 10 fte 9 fte 3 fte 9,6 fte 3,7 fte 1,5 fte 8,5 fte 3,2 fte 7,5 fte 15 fte (*) 10 fte

(*) Bij de afdeling VTH is in de bezuinigingsronde van 2012 gerekend met 15 fte. Inmiddels is de formatie, als gevolg van de terugloop in vergunningaanvragen en in de te verwachten legesinkomsten, verder gedaald. De afdeling functioneert nu op een basisformatie van rond de 30 fte, terwijl de afdeling per 1-1-2011 nog een formatie van ca 54 fte had. Geconcludeerd kan worden dat de taakstelling van de formatiereductie van de in 2011 ingezette bezuiniging van € 7.1 miljoen op de apparaatskosten inmiddels grotendeels is gerealiseerd3.

3

Het opheffen van 8 fte bij Informatiebeheer als gevolg van de volledige digitalisering van de documentaire informatievoorziening via een vanaf 2015 operationeel systeem, wordt later gerealiseerd. Deze 8 fte zijn buiten de telling van 93 fte gehouden. Hetzelfde geldt voor de formatieafname bij Stedelijk Beheer van 5 fte (t/m 2015).


Bij de € 3 miljoen bezuiniging met realisatie termijn 2013 e.v. gaat het om € 0,25 miljoen structurele bezuiniging op de apparaatskosten. Als gevolg van wegvallende taken op de beleidsterreinen integratie en cultuur is de bijhorende formatie (inclusief overhead) geschrapt. Hiermee is deze bezuiniging gerealiseerd. In de begroting is er met ingang van 2014 opnieuw de noodzaak van een structurele bezuiniging, dit keer van € 6 miljoen. Daarin wordt een taakstelling op de organisatie vastgesteld van € 1,5 miljoen. In 2014 geldt een gemeentebrede nullijn. Dat betekent dat er in de begroting geen vergoeding wordt gegeven voor de autonome stijging van salariskosten en werkgeverslasten. De stijging van personeelskosten moet binnen de begroting worden opgevangen. Dit wordt opgevangen door efficiencymaatregelen op de onderdelen: management, ondersteuning, beleid, informatievoorziening en productieafdelingen. Deze bezuinigingsonderdelen worden nader ingevuld door 11 werkprocessen nog efficiënter in te richten via Lean Six Sigma trajecten.

KENNISNEMEN VAN Het informatiedossier over de personeelsformatie, inhuur van externen en gerealiseerde bezuinigingen

Recommend Documents