Kennisgevingsformulier voor evenementen
Met dit formulier doet u een kennisgeving volgens artikel 2.2.2. van de Algemene Plaatselijke Verordening Rotterdam 2008. Het feit dat u dit formulier heeft ingevuld betekent niet automatisch dat u toestemming heeft voor het evenement. Toestemming voor het evenement is verleend indien de organisator een ontvangstbevestiging kan tonen van het feit dat hij een kennisgeving heeft gedaan.
Lever dit formulier - volledig ingevuld Directie Veiligheid tenminste 5 werkdagen vóór aanvang van het Team Evenementen evenement in. Postbus 70012, 3000 KP Rotterdam Coolsingel 6 (1e etage) Leest u a.u.b. de bijlage zorgvuldig door. Meer informatie: Maandag t/m vrijdag 9.00 - 16.00 uur Telefoonnummer (010) 2673457 Faxnummer (010) 2673163
[email protected] www.rotterdam.nl
Gegevens van de melder 1
(bedrijfs-)naam melder/ organisator
straatnaam en huisnummer (correspondentieadres)
postcode en plaats telefoon werk
telefoon mobiel
fax
e-mailadres
naam contactpersoon
Gegevens van het evenement 2
naam evenement
3
datum en tijd evenement datum
Bij evenementen op zondag dient u rekening te houden met de Zondagswet (zie infoblad)
tijdstip aanvang
4
tijdstip beëindiging
waar wordt het evenement gehouden?
Voeg een situatietekening bij (op schaal, met opgave van maten) als bijlage toe of gebruik de ruimte op de volgende pagina om in te tekenen.
1
Voorschriften voor de situatietekening U dient een tekening (op schaal) bij te voegen met de maten van het evenemententerrein of gebruik onderstaande ruimte om in te tekenen. Onderstaande punten dienen duidelijk weergegeven te zijn: de bereikbaarheid van de straat c.q. het terrein voor hulpverlenende diensten de exacte plaatsbepaling en benoeming van alle te organiseren activiteiten en te plaatsen voorwerpen (bv. kramen, plaatsen en soort bak- en braadapparatuur, tribunes en de exacte afmetingen van elk te plaatsen voorwerp
5 U kunt dit nagaan bij Team Evenementen
is deze locatie op de gewenste datum vrij? nee
ja
Op www.evenementeninrotterdam.nl kunt u de reeds verleende vergunningen terugvinden 2
6
korte omschrijving van het evenement
7
aantal te verwachten bezoekers en/of publiek, inclusief deelnemers en organisatoren
8
bereikbaarheid tijdens evenement naam contactpersoon
mobiele telefoonnummer contactpersoon
Inrichting evenemententerrein 9
vul hieronder de te plaatsen materialen in (kleine objecten met een oppervlakte minder dan 25 m² per object) aantal
afmetingen
leverancier
Geluid en muziek 10
Wordt er geluid of muziek ten gehore gebracht? (Let op: geluid / muziek in de buitenruimte toegestaan tot uiterlijk 23.00 uur) nee
ja
Indien u deze vraag met” ja” beantwoordt dient u omwonenden middels een bewonersbrief op de hoogte te stellen (zie het infoblad voor meer informatie)
Drank en etenswaren 11
Wordt er tijdens het evenement alcoholhoudende drank geschonken? nee (ga door naar vraag 18)
ja
12
Onder wiens beheer vindt de alcoholverstrekking plaats?
13
Wordt er gebruik gemaakt van bak- en braadapparatuur? *
Voor het schenken van (zwak) alcohol heeft u een ontheffing artikel 35 van de Drank- en horecawet nodig. (zie het infoblad voor meer informatie)
Indien u deze vraag met” ja” beantwoordt dient u in de situatieschets duidelijk aangeven aan te geven waar de bak- en braadapparatuur zich bevinden (zie het infoblad voor meer informatie)
nee
ja, soort (bakplaat, grill, barbecue, etc.)
Milieu 14
Welke maatregelen treft u om het terrein schoon achter te laten? zelf inhuren Roteb inhuren derden 3
Overig 15
Wordt er tijdens het evenement een kansspel gehouden? nee
ja (zie infoblad)
16
Zijn er overige activiteiten die niet zijn vermeld in dit formulier, maar wel een onderdeel vormen van het door u te organiseren evenement?
17
Ondertekening naar waarheid ingevuld, plaats
datum
handtekening
Let op: te late indiening of het ontbreken van informatie kan leiden tot het niet in behandeling nemen van de kennisgeving. Voor het in behandeling nemen van de vergunningaanvraag worden leges in rekening gebracht (zie informatieblad voor de tarieven). U krijgt een bevestiging van ontvangst van de kennisgeving toegestuurd.
4
Infoblad Algemeen U kunt dit kennisgevingsformulier voor evenementen gebruiken indien: het een feest op eigen terrein of straatfeest in de openlucht betreft; het aantal bezoekers niet meer bedraagt dan 250 personen; het een evenement is dat plaatsvindt op een werkdag of zaterdag tussen 9 en 23 uur of op of zon- of feestdag tussen 13.00 en 23.00 uur; het geluidsniveau op een afstand van 10 meter van enige geluidsbron niet meer bedraagt dan 80 dB(A); het niet plaatsvindt op de weg in de zin van de Wegenverkeerswet 1994 of anderszins een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten; het geen extra politiecapaciteit vergt; slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 25 m² per object; er geen ander evenement in de nabijheid plaatsvindt; er een organisator is. Voor evenementen die niet voldoen aan bovenstaande criteria moet een vergunning worden aangevraagd. Waar de vergunning moet worden aangevraagd, hangt af van de categorie waartoe het evenement moet worden gerekend. Categorie evenement* 0-evenement
Categorie A
Categorie B
Categorie C
Omschrijving Zeer kleinschalig (maximaal 250 bezoekers, geluidsniveau maximaal 80 dB(A), oppervlakte van minder dan 25 m2 per object, geen belemmering voor verkeer en hulpdiensten, vergt geen extra politiecapaciteit) Laag risico-evenement, waarbij sprake is van een beperkte impact op de omgeving en de gevolgen voor het verkeer beperkt zijn Gemiddeld risico-evenement, waarbij sprake is van een grote impact op de directe omgeving en/of gevolgen heeft voor het verkeer
Wel/geen vergunning nodig Alleen kennisgeving bij de betreffende deelgemeente of Directie Veiligheid (voor centrum)
Hoog risico-evenement, waarbij sprake is van een grote impact op de stad en/of regionale gevolgen voor het verkeer
Vergunning aanvragen bij Directie Veiligheid
Vergunning aanvragen bij betreffende deelgemeente of Directie Veiligheid (voor centrum) Vergunning aanvragen bij Directie Veiligheid
* De definitieve categorisering wordt door middel van een risicoanalyse vastgesteld. Mocht dit afwijken van het door u ingevulde formulier wordt u hiervan op de hoogte gebracht.
Leges Evenementen <250 bezoekers Evenementen >250 bezoekers Evenementen <50.000 bezoekers Evenementen >50.000 bezoekers Ontheffing art. 35
€ 6,80 € 169 € 620 € 1691 € 30
Schenken van alcohol Als organisator van een evenement waarbij alcohol wordt geschonken, dient u beleid te voeren dat gericht op het tegengaan van alcohol-misbruik. Het schenken van alcohol kan als katalysator werken bij het ontstaan van verstoringen van de openbare orde. Dit beleid bestaat uit: tijdens evenementen is alleen het schenken van zwak-alcoholhoudende dranken toegestaan (max. 15% vol.). de locatie waar de activiteit / festiviteit wordt gehouden dient duidelijk herkenbaar te zijn afgescheiden van de openbare weg. er dient op te worden toegezien dat er geen alcoholhoudende dranken worden meegenomen naar de openbare weg buiten het evenemententerrein (adequate toegangs- en uitgangscontrole). Indien alcoholhoudende drank wordt geschonken, dient een ontheffing volgens artikel 35 van de Drank- en Horecawet te zijn verleend. Een dergelijke ontheffing maakt het mogelijk om bij bijzondere gelegenheden van zeer tijdelijke aard zwak alcoholische dranken te schenken voor maximaal 12 aaneengesloten dagen. Deze ontheffing is als bijlage bij dit aanvraagformulier toegevoegd (zie bijlage 2). Zondagswet Volgens de Zondagswet is het niet toegestaan om op zondag voor 13.00 uur muziek c.q. geluid te produceren dat verder dan 200 meter hoorbaar is. Schoonmaak Het schoon opleveren van het evenemententerrein na afloop en het voorzien in extra afvalvoorzieningen ter bestrijding van zwerfvuil tijdens het evenement is uw verantwoordelijkheid. Als u die schoonmaak in eigen beheer uitvoert, dient u aan te geven welke voorzieningen en maatregelen u treft voor een goede schoonmaak. U kunt de schoonmaak ook uitbesteden aan een derde partij (dan dient u de overeenkomst bij te sluiten). Overigens zijn afvalbakken en schoonmaakmateriaal te huur bij Roteb. Schoonmaak in eigen beheer wordt altijd gecontroleerd door Roteb en indien het eindresultaat niet conform het opleverniveau is, zal de extra noodzakelijke reiniging door Roteb voor uw rekening worden uitgevoerd. Indien het verwijderen van het afval niet in eigen beheer kan worden gedaan, dan dient u tijdig contact op te nemen met Roteb (telefoonnummer 14010 / e-mail:
[email protected]).
5
Kansspelen (loterijen en bingo’s) Voor het houden van een loterij dient u een loterijvergunning aan te vragen. Deze vergunning is gebaseerd op de Wet op de Kansspelen en geeft de spelregels/voorwaarden om een loterij te mogen houden. U kunt een loterijvergunning aanvragen bij Directie Veiligheid, Team Evenementen, indien de prijzen en premies geen grotere waarde hebben dan € 4.500,- (dit bedrag is inclusief de economische waarde van de gesponsorde prijzen). Indien u een loterij wilt houden in één van de Rotterdamse deelgemeenten dient deze te worden aangevraagd bij de betreffende deelgemeente. Als de prijzen en premies een grotere waarde hebben dan € 4.500,- dient u een vergunning aan te vragen bij de Kansspelautoriteit. Voor meer informatie hierover kunt u terecht op www.kansspelautoriteit.nl of telefonisch contact opnemen via 070-3021300. Verenigingen die een bingo willen organiseren hebben geen vergunning nodig. De bingo moet wel uiterlijk 14 dagen vantevoren worden aangemeld bij de (deel)gemeente waar de bingo plaatsvindt. Bij het houden van een bingo mag er per spelronde niet meer uitgekeerd worden dan € 400,- en het totale prijzengeld mag per bijeenkomst niet meer dan € 1.550,- bedragen. Gebruiksvergunning Voor het plaatsen van tenten en het inrichten van of afgesloten terreinen, zoals bedoeld in artikel 2.1.1. van de Brandbeveiligingsverordening der Gemeente Rotterdam, dient ten minste 30 dagen voordat het evenement plaatsvindt een gebruiksvergunning te worden aangevraagd. Dit geldt alleen indien: er meer dan 50 personen tegelijk aanwezig zijn, óf; bedrijfsmatig in artikel 2.2.2 bedoelde stoffen zullen worden opgeslagen. Deze meldingen/vergunningen geven een tijdelijke toestemming om de afgesloten terreinen, gebouwen, bouwwerken of tenten te gebruiken waarbij een brandveilig gebruik gewaarborgd wordt voor u en uw bezoekers. Op de voorschriften die gesteld kunnen worden in de gebruiksvergunning met activiteit brandveilig gebruik is de gebruiker aanspreekbaar en verantwoordelijk. Indien u een tijdelijke gebruiksvergunning dient aan te vragen, betekent dit dat u separaat bij de betreffende instantie een aanvraag in moet dienen. De betreffende instanties geven aan welke stukken u bij de aanvraag moet indienen. Tevens worden hiervoor door instanties apart leges berekend. U kunt meer informatie of het aanvraagformulier krijgen als u contact opneemt met de Regionale Brandweer Rotterdam Rijnmond. Voor district Noord (Rotterdam Centrum): telefoon 010- 446 8345/ e-mail
[email protected] Voor district Haven en m.b.t. industriële veiligheid: telefoonnummer 010- 446 8500 / e-mail
[email protected] Vuurwerk Vuurwerk afsteken buiten de Nieuwjaarsviering is wettelijk verboden. Als u tijdens het evenement vuurwerk wilt afsteken dient u zich te wenden tot de Milieudienst Rijnmond (DCMR). U dient er rekening mee houden dat zowel de aanvraag als het afsteken van het vuurwerk alleen door een professioneel vuurwerkbedrijf kan worden gedaan. Bij de procedure voor het afsteken van vuurwerk wordt onderscheid gemaakt in een: melding: voor het afsteken van theatervuurwerk, zowel binnen als buiten, gelden de maximale hoeveelheden van 10 kg theatervuurwerk en 100 kg consumentenvuurwerk. U kunt volstaan met een melding. Deze melding dient ten minste 10 werkdagen vóór het evenement te zijn ingediend. ontbrandingstoestemming: voor het afsteken van een grotere hoeveelheid vuurwerk kunt u niet volstaan met een melding en dient u een ontbrandingstoestemming aan te vragen. De procedure voor het verkrijgen van een ontbrandingstoestemming neemt 14 weken in beslag. Voor een dergelijk vuurwerkevenement is tevens een evenementenvergunning vereist. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de DCMR, telefoonnummer: 010-2468000. Informeren van bewoners en ondernemers Houdt u er rekening mee dat bewoners van nabij gelegen woningen en bedrijven vooraf op correcte wijze dienen te worden geïnformeerd omtrent het evenement en de te organiseren activiteiten, de aanvangstijd en het tijdstip van beëindiging van de activiteiten. Deze brief dient tenminste de volgende informatie te bevatten: datum en tijd(en) evenement. datum en tijd(en) op- en afbouw. parkeerbeperkingen (locaties en tijden). telefoonnummer van de organisatie waarop informatie verkrijgbaar is (ook op de dag zelf). mogelijke overlast veroorzakende activiteiten of beperkingen. telefoonnummer van de Meldkamer van de DCMR Milieudienst Rijnmond (010-4733333, 24 uur per dag bereikbaar) waar contact mee kan worden gezocht bij geluidsoverlast. Voorschriften bak- en braadapparatuur Voor bak- en braadapparatuur gelden de volgende voorschriften: de apparatuur dient te worden opgesteld in de buitenlucht op een afstand van tenminste 2 meter ten opzichte van bebouwing, beplanting en andere objecten. de opstelling van de apparatuur mag niet onder permanent opgestelde luifels behorende bij de bebouwing. niet-permanente luifels, afdaken, parasols en dergelijke mogen niet worden toegepast boven of in de nabijheid van de apparatuur. de apparatuur dient op een vlakke, liefst stenen, ondergrond geplaatst te worden; of anders dient de verwarmingsapparatuur te worden opgesteld op onbrandbaar en slecht warmtegeleidend materiaal. in bedrijf zijnde verwarmingsapparaten mogen niet verplaatst worden. het hebben van open vuur ter bereiding van gerechten of voor andere verwarmingsdoeleinden, anders dan in speciaal daarvoor en vervaardigde apparatuur, is niet toegestaan. nabij een bakinstallatie moeten een of meer onbrandbare deksels aanwezig zijn om de bak(pannen) bij het in de brand geraken van de inhoud te kunnen afdekken. bij een bakinstallatie dient een CO2-blusser met een inhoud van tenminste 6 kilo gebruiksgereed beschikbaar te zijn; de blustoestellen dienen van een rijkskeurmerk te zijn voorzien; het blustoestel dient een keer per jaar op goede werking te zijn gecontroleerd, ten bewijze waarvan bij het blusapparaat een keuringsbewijs aanwezig dient te zijn. er dienen beschermende maatregelen genomen te worden voor op de diesel gestookte verwarming, bijvoorbeeld een lekbak onder de tank. ten aanzien van het eventueel gebruiken van vloeibaar gas in kramen voor de verkoop van kleine eet- en drinkwaren dient het volgende in acht genomen te worden: drukhouders met vloeibaar gas moeten buiten het bereik van onbevoegden op een veilige en goed geventileerde plaats worden opgesteld. de waterinhoud van de gevulde en lege drukhouders mag gezamenlijk niet meer bedragen dan 110 liter. de te gebruiken branders/bakinstallaties dienen door middel van een met deugdelijke slangenklemmen bevestigde goedgekeurde hogedrukslang aan de drukhouder te zijn aangesloten. Nog vragen? In deze bijlage zijn op hoofdlijnen zaken aangegeven die van belang zijn bij het organiseren van een evenement. Voor specifieke zaken en vragen kunt u contact opnemen met Team Evenementen 6
