LPSE Pola Sederhana I.
Pendahuluan Banyak Pemerintah Daerah yang ragu-ragu dan enggan untuk membentuk LPSE didaerah. Hal ini disebabkan masih adanya anggapan dan pemikiran bahwa untuk membentuk LPSE memerlukan biaya yang mahal terhadap penyediaan perangkat keras (hardware), SDM IT yang terbatas, penanganan sistem yang rumit, pemeliharaan (maintenance) yang merepotkan. Hal ini diperparah lagi dengan kondisi dilapangan yang kurang mendukung, seperti masalah kelistrikan didaerah yang sering padam, pemahaman stakeholder bahwa LPSE merupakan pemborosan anggaran, anggapan rekanan didaerah bahwa dengan adanya LPSE akan “mengurangi jatah” (mematikan) pengusaha lokal.
Hal inipun pada awal-awal kami membentuk LPSE Kabupaten Kotawaringin Timur sangat kami rasakan. Begitu banyak kendala yang kami hadapi seperti diatas, kami beranjak hanya bermodalkan niat bahwa LPSE adalah sesuatu yang baik dan membawa angin segar terhadap perubahan pada proses pengadaan barang/jasa Pemerintah. Seiring waktu, mengambil pelajaran dari berbagai kendala yang selama ini dihadapi, serta bantuan dan support dari berbagai pihak seperi LPSE Provinsi dan LKPP, kami berkesimpulan bahwa untuk membentuk sebuah LPSE itu tidak harus mahal, tidak perlu ragu, dan tidak perlu menunggu lama. Karena sebuah LPSE bisa dibentuk dengan pola sederhana dan diharapkan dengan hasil yang maksimal. II. Pembahasan A. Keterbatasan/Kendala 1. Stakeholder Tidak sedikit stakeholder yang beranggapan pada awalnya bahwa sebuah LPSE hanya pemborosan terhadap anggaran, tidak berpengaruh besar terhadap proses dan hasil dari pengadaan barang/jasa Pemerintah. 2. Penyedia Lokal Pada awalnya kebanyakan sebuah LPSE hanya dianggap sebagai penghambat dari para Penyedia Lokal dan membuka peluang Penyedia luar (dengan kualifikasi baik) untuk ikut bersaing. 3. SDM IT Tidak dapat dipungkiri bahwa sangat sedikit atau bahkan hampir tidak tersedia SDM IT didaerah yang mengerti dan mampu untuk menangani sebuah sistem SPSE pada sebuah LPSE. Meskipun dukungan dari LKPP tetap kita kedepankan, tetapi penanganan masalah secara cepat tentu memerlukan SDM yang mampu dilapangan. Secara GUI interface pada section Admin pada aplikasi SPSE, mungkin user bisa belajar secara bertahap, tetapi jika sudah berkenaan dengan system core server tidak banyak user didaerah yang mempelajari dan pernah melakukan instalasi OS berbasis opensource (Linux), terlebih untuk server yang kebanyakan menggunakan CLI mode. Terlebih lagi aplikasi-aplikasi penunjang SPSE seperti PHP, Java Tomcat dan Postgresql pada server yang semua dikerjakan dengan CLI mode. Fasilitas backup database sementara ini masih belum tersedia pada interface Admin pada aplikasi SPSE. Admin harus melakukan backup database serta file-file kelengkapan SPSE secara manual pada sistem.
4. Perangkat Mahal Membangun sebuah sistem SPSE pada LPSE (system provider) memerlukan perangkat keras yang dianggap mahal, keperluan akan web server, database server (jika terpisah), firewall dan lain-lain. 5. Maintence Rumit Terkait SDM, untuk menangani berbagai perangkat keras dan perangkat lunak pada sistem SPSE tentu memerlukan keahlian tersendiri, terlebih aplikasi SPSE berbasis opensource yang masih belum familier dipelajari dan digunakan oleh SDM didaerah. 6. Kelistrikan Permasalahan yang cukup mengganggu dibanyak daerah adalah seringnya terjadi pemadaman listrik, tentu ini akan berpengaruh terhadap supply listrik kepada berbagai perangkat keras di LPSE. B. Solusi 1. Stakeholder Penjelasan secara persuasif bahwa berapa besar penghematan yang bisa didapat dari sebuah proses pengadaan secara elektonik yang mengedepankan efesiensi, efektifitas, terbuka dan kompetitif. 2. Penyedia Lokal Seiring waktu dan melihat kondisi perkembangan pada proses mereka menyadari bahwa harus “berbenah diri” harus ikut/andil dalam sebuah sistem (LPSE) jika tidak ingin terus ketinggalan dan tidak bisa mengikuti lelang dengan sistem eproc. 3. SDM IT Secara pasti seorang Admin IT seharusnya memahami lingkup sistem SPSE secara keseluruhan, termasuk hardware dan software SPSE. Karena keterbatasan SDM yang secara khusus mengerti dan faham akan kebutuhan dan kondisi tersebut, sedianya harus membuat sebuah pola dan sistem yang lebih sederhana agar proses life cycle SPSE pada LPSE dapat terus berjalan dengan baik dengan berbagai kemudahan pada proses instalasi (hardware & software), pemeliharaan (maintenance) termasuk backup sistem sampai pada situasi force major seperti disaster recovery system. Hal ini terkait dengan pembahasan solusi berikutnya (pada point 4). 4. Perangkat Keras (hardware) 4.1 Server Dalam dunia IT ada 2 teknologi yang dapat meningkatkan manfaat IT dan menurunkan biayanya secara signifikan, yaitu centralized computing dan virtualisasi. Pada implementasi LPSE, virtualisasi merupakan pilihan yang tepat. Virtualisasi adalah metode untuk membuat sesuatu menjadi lepas dari ketergantungan secara fisik. Contoh; virtual machine adalah komputer, yang sebetulnya hanya berupa sebuah file di hard disk kita. Dengan virtualisasi, maka
sebuah komputer (fisik) bisa menjalankan banyak komputer virtual sekaligus pada saat yang bersamaan. Beberapa kelebihan virtualisasi adalah : a.
Penghematan Biaya Pada sebuah server bisa menjalan beberapa OS (sesuai keperluan), misalnya 1 OS menjalankan fungsi sebagai webserver, 1 OS sebagai database server, 1 OS sebagai firewall dan 1 OS lagi sebagai mail server. Sehingga, alih-alih membeli 4 buah server fisik, kita cukup hanya membeli 1 buah saja. Juga, virtualisasi server sekarang (VMware sebagai contoh) sudah bisa diakses secara remote. Maka, kita tidak perlu lagi membeli monitor/keyboard/mouse untuk setiap server – server bisa headless, dan kita akses secara remote saja.
b.
Murah VMware Server kini sudah disediakan cuma-cuma, tanpa biaya (contoh ESXi untuk Server sampai 2 Processor secara fisik). Demikian juga dengan berbagai solusi virtualisasi lainnya; VirtualPC, QEMU, Xen, dan lainlainnya.
c.
Efesiensi Biaya Makin sedikit hardware berarti makin sedikit pula konsumsi daya. Salah satu alasan utama banyak perusahaan telah dapat memotong biaya konsumsi daya secara dramatis selama beberapa tahun terakhir adalah virtualisasi.
d.
Kemudahan Maintenace Biasanya, untuk maintenance sebuah server, kita perlu berada di lokasi server, dan ada monitor/keyboard/mouse untuk setiap server. Kini VMware server sudah bisa diakses secara remote. Maka, kini dari komputer kita sendiri, kita bisa mengakses puluhan server sekaligus yang berada di belahan dunia yang lain sekalipun pada saat yang bersamaan.
e.
Reliabilitas Makin banyak server fisik berarti semakin besar kemungkinan terjadi kerusakan. Jika jumlah server fisik dikurangi, maka infrastruktur kita akan menjadi lebih reliable.
f.
Kemudahan Backup Biasanya kita tidak bisa membackup sebuah server secara utuh, karena jika suatu saat backup tersebut di restore di komputer yang berbeda hardwarenya, maka OS biasanya akan gagal booting. Sialnya, backup per layanan (database, fileserver, dst), membuat proses backup menjadi lebih rumit, dan proses restorenya juga lebih memakan waktu. Kontra dengan virtual machine, dimana semua konfigurasinya sama. Contoh; semua virtual machine di VMware akan selalu mendapatkan card VGA VMware, network card PCnet, dst. Karena itu, backupnya jadi sangat mudah. Cukup copy virtual machine tersebut (biasanya berupa beberapa file) ke tempat backup.
Proses restorenya yang lebih mengagumkan lagi – menjadi sangat mudah dan cepat. Cukup install VMware di komputer yang lain, dan copy virtual machine tersebut ke komputer tersebut, maka semua kembali berjalan normal. 4.2 Perangkat Keras Penunjang Operasional Pada kebutuhan perangkat keras penunjang operasional LPSE, seperti kebutuhan untuk bidding room dsb kami lebih cenderung menggunakan laptop tanpa OS dengan pertimbangan : a. Harga laptop saat ini sudah semakin murah b. Mobile, bisa dipindahkan dengan mudah jika layout ruangan berubah c. Hemat energy (listrik) d. Menggunakan OS opensource dengan tujuan : Hemat (tidak perlu melakukan pembelian lisensi terhadap OS) Tidak melakukan pembajakan (sesuai dengan anjuran pemerintah untuk melakukan Pemanfaatan Perangkat Lunak Legal dan Open Source Software (OSS) Surat Edaran Menpan nomor SE/01/M.PAN/3/2009 tanggal 30 Maret 2009 minim virus 5. Kelistrikan Mengatasi permasalahan listrik yang sering padam, kami menggunakan cadangan daya Accu dan inverter untuk mensuplay daya listrik kepada UPS jika terjadi pemadaman listrik. Selain hemat biaya karena tidak memerlukan bahan bakar, kita juga bisa mengurangi polusi (green technology) karena tidak menimbulkan asap seperti menggunakan genset. Selain itu yang terpenting, cadangan daya yang dihasilkan relatif lama, bisa 4-5 jam. III. Kesimpulan Dari pembahasan diatas kami dapat menyimpulkan hal-hal sebagai berikut : 1. Menyakinkan stakeholder sebagai decession making terkait kebijakan dalam pembentukan sebuah LPSE sangat penting. Tidak ada “kata ampuh” selain “PENGHEMATAN” dan “BISA TIDUR NYENYAK” dengan menggunakan e-proc pada proses pengadaan barang/jasa pemerintah. 2. Kepuasan pelanggan (dalam ini Penyedia, PPK dan Panitia) sebagai mitra LPSE sangat penting melakukan sinergi dan kerjasama yang baik. Pendekatan secara proaktif dan persuasif dengan adanya manfaat LPSE penting dilakukan. Persaingan yang sehat, terbuka, transparan serta bebas KKN diharapkan dapat memberikan kontribusi besar terhadap penyelenggaraan pengadaan barang/jasa pemerintah. 3. Membentuk sebuah LPSE tidak harus dengan biaya mahal dan SDM IT bagus (kalo tersedia sih alhamdulillah dan lebih baik lagi). Penekanan biaya bisa dilakukan dengan memanfaatkan tekhnologi virtualisasi terhadap kebutuhan banyak server, pemanfaatan OS opensource untuk kebutuhan dibidding room dsb. Dengan memanfaatkan virtualisasi, proses backup dan restore sangat mudah dan cepat dilakukan, jadi pekerjaan admin menjadi lebih mudah dan menghemat waktu.
IV. Saran Beberapa saran dapat kami berikan terhadap sistem SPSE yang berjalan saat ini adalah : 1.
Menambahkan modul backup dan restore database pada interface Admin pada aplikasi SPSE, dimaksudkan untuk kemudahan admin yang masih belum memahami cara melakukan backup database secara manual pada sistem dengan CLI mode.
2.
Menambahkan fasilitas SMTP Authentication pada setting SMTP Server pada aplikasi SPSE, dimaksudkan untuk memfasilitasi email yang digunakan menggunakan SMTP Auth dan menghindari penggunaan SMTP Server yang open relay (alasan keamanan)
3.
Menghilangkan atau merevisi tulisan “Ukuran file maksimum 500 MB” pada form upload dokumen. Hal ini untuk menghindari panitia yang akan melakukan ungguh dokumen atau rekanan yang akan melakukan ungguh kelengakapan dokumen dengan ukuran file yang besar. Padahal sewajarnya sebuah dokumen yang akan diungguh biasanya tidak melebihi dari 20 Mb. Tentu ini bermanfaat dalam penghematan space storage server.
4.
Dengan mulai agregasi beberapa LPSE, ini sangat memudahkan bagi penyedia jasa untuk berperan serta dalam proses lelang elektronik. Pengalaman menunjukan bahwa agregasi nasional yang dilaksanakan pada LPSE Kab. Kotawaringin Timur (1 dari 15 LPSE yang di agregasi) dapat meningkatkan pelayanan kami kepada semua stake holders.
5.
Kedepan, dimungkinkan LPSE dapat dimanfaatkan oleh kalangan swasta. Banyak perusahaan yang menggunakan dana kredit dari perbankan, agar ada jaminan pihak pemberi kredit, dimungkinkan dana yang dipergunakan disyaratkan menggunakan LPSE dalam lelangnya. Secara sistem sudah “support”, tinggal mekanisme administrasi dan pola penggunaannya saja yang perlu diatur kembali. Karena pihak swasta berjalan sendiri, mengakibatkan pemerintah tidak bisa tidak memonitor perkembangan usahanya. Bahkan diketahuinya ada kegiatan ketika ada “konflik”, sehingga peran pemerintah menjadi sulit dalam melindungi investor atau pelaksana pekerjaan. Hal ini juga dalam rangka “pencegahan” atas kegiatan korupsi di kalangan swasta.
