KENDALA-KENDALA APLIKASI MS.PROJECT STUDI KASUS PROYEK NORMALISASI KALI BEKASI HILIR
OLEH: SENG HANSEN
PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Proyek
Tujuan
IT: Ms. Project
Kendala
Maju Dengan Karya Bermutu
2. Maksud & Tujuan
Bahan evaluasi & penilaian terhadap pegawai baru Sarana menuangkan pengalaman sehingga dapat berbagi ilmu pengetahuan Meningkatkan pengetahuan & keterampilan pegawai baru Sarana menyumbangkan ide, saran, dan inovasi bagi kemajuan perusahaan
3. Sistematika Penulisan BAB I BAB II BAB III BAB IV
Pendahuluan Pokok Bahasan Pembahasan Makalah Penutup
POKOK BAHASAN
Perkembangan Penjadwalan Proyek
Mengenal Microsoft Project
Permasalahan Utama dalam Penanganan Suatu Proyek
Perkembangan Penjadwalan Proyek
1. Bar Chart (Diagram Batang) 2. Program Evaluation & Review Technique (PERT) 3. Critical Path Method (CPM) 4. Presedent Diagram Method (PDM) 5. Penjadwalan dengan sistem komputasi (Ms. Project)
Bar Chart (Diagram Batang) No
Kegiatan
Periode
1 1
Pekerjaan Galian
2
Pekerjaan Pondasi
3
Pekerjaan Struktur
2
3
4
5
6
7
8
...
Nutshell
Kelebihan
Kelemahan
Diperkenalkan oleh Hendri L. Gantt (1917)
Mudah dibaca dan dimengerti
Tidak adanya keterkaitan antar kegiatan
Menunjukan waktu mulai dan selesai kegiatan
Bentuknya berupa grafis sederhana
Tidak memberikan informasi secara langsung mengenai akibat-akibat dari adanya perubahan
Biasanya digabung dengan kurva S
Program Evaluation & Review Technique 1
A
C
4
D
5
3 2
B
Nutshell
Kelebihan
Kelemahan
Dikembangkan oleh Navy Spesial Project Office (1957)
Mengetahui kegiatan Tidak semua level mana yang harus manajemen dapat didahulukan dan kegiatan mengerti/membaca mana yang bisa ditunda
Menunjukan hubungan ketergantungan antara bagian-bagian kegiatan yang digambarkan dalam diagram network
Prosedur antar kegiatan yang jelas sehingga dapat mengetahui pengaruh suatu kegiatan terhadap kegiatan lainnya
Critical Path Method
ES/EF
No LS/LF
5
24
C
2
5
16
A 1
33 7
24
D
0
G
0
18 4
35
K
8
33
47
L
F
I
18
B
10 3
E
50 9
50
H
10
45 6
J
45
Nutshell
Kelebihan
Kelemahan
Dikembangkan oleh Du Pon Company (1958)
Dapat mengontrol keterlambatan kegiatan yang mempengaruhi selesainya proyek
Tidak semua level manajemen mampu membaca/mengerti
Prinsipnya mirip PERT, namun perbedaan mendasarnya adalah dalam penentuan perkiraan waktu
Menciptakan jalur atau lintasan kritis suatu proyek (mengetahui prioritas)
Presedent Diagram Method No & Pekerjaan
(2)Pek. Galian
ES
2
EF FF
EF
D
LF
7
5
(3)Pek. Pondasi
FS(2-3)-3
4
9
5
TF
Nutshell
Kelebihan
Kelemahan
Diperkenalkan oleh J.W. Fondhal dari Univ. Stanford (awal 60-an)
Penggambaran networknya lebih sederhana dari CPM
Masih cukup sulit dimengerti oleh sebagian level manajemen
Bentuknya segi empat
Dapat mengerjakan sebuah kegiatan tanpa menunggu kegiatan pendahulunya
Sistem Komputasi Nutshell
Kelebihan
Akibat
Seiring dengan perkembangan teknologi IT dan komputer
Kemampuan mengolah data dalam jumlah besar dan kemungkinan salah yang kecil
Penjadwalan dapat dilakukan dengan lebih cepat & teliti
Sudah banyak diterapkan dewasa ini
Dapat melakukan perubahan dalam waktu yang singkat
Bisa dimanfaatkan sewaktu-waktu
Contohnya: Primavera Microsoft Project
Memungkinkan penjadwalan secara terpadu (waktu, material, tenaga serta biaya)
Dapat melihat ketergantungan antar kegiatan dan logis
BACK
Mengenal Microsoft Project
Lingkungan Kerja Ms. Project 2. Teknik penjadwalan 3. Penempatan Sumber Daya 1.
Menjalankan Ms. Project Klik tombol Start, akan terlihat menu pilihan Pilih menu All Programs Pilih menu Microsoft Office Klik Microsoft Office Project 2003 untuk memulai program atau gambar icon Setelah itu muncul lembar kerja seperti berikut
Memasukkan Data
Data kegiatan proyek dimasukkan dengan mengetiknya pada kolom task name, waktu kegiatan pada kolom durasi Kolom start dan finish akan terisi otomatis Masukkan hubungan ketergantungan “sebelum/pendahulu” pada kolom predecessor. Kolom resource untuk sementara dikosongkan Untuk membuat kolom baru, dapat dilakukan dengan klik kanan pada baris title task names, kemudian pilih insert column. Pilih Field name, sesuaikan dengan kebutuhan. Untuk kasus ini pilih number (untuk kolom volume) dan text (untuk kolom satuan) Pada lembaran kanan (grafik gantt chart) akan tergambar secara otomatis bar chart tiap kegiatan dengan hubungan keterkaitannya
Melihat Float/Slack Pilih menu View pada bagian atas Pilih Table: Entry Kemudian pilih Schedule
Mengubah Tampilan Pilih menu View Tentukan tampilan yang dikehendaki misalnya Network Diagram
seperti berikut.
Menampilkan Lintasan Kritis
Pilih menu Format pada bagian atas. Pilih Text Styles. Pada Item to Change pilih Critical Task. Kita juga bisa mengubah warna selain hitam, misalkan merah Format, Gantt Chart Wizard atau pilih icon Gantt Chart Wizard. Pilih Critical Path. Pada tahapan ini, tekan tombol Finish, kemudian tekan Format It dan Exit Wizard Pembuatan garis kolom pada diagram barnya dapat dilakukan dengan memilih menu Format, Gridlines..., Bottom Tier Column, dan pada typenya diisikan jenis garisnya, kemudian tekan OK Penukaran tampilan penanggalan dapat dilakukan dengan memilih menu Format, Timescale sehingga akan muncul menu Time scale pada Middle Tier untuk mengubah bagian tengah judul kolom bagian gantt chart dan Bottom Tier untuk bagian bawah judul, lalu ubah label sesuai kebutuhan Memperkecil tampilan grafik Gantt Chart dapat dilakukan dengan cara yang sama. Pada tampilan Timescale, ubah Size misalnya dari 100% menjadi 80%
Menyimpan File Buka menu File (Alt+F), pilih Save As Buat nama file yang akan disimpan Kita juga bisa membuat password pada file yang kita kerjakan, yaitu
dengan memilih Tools, General Options. Kemudian buatkan password
Membuka Beberapa File Bersamaan Beberapa file dapat dibuka secara bersamaan sehingga akan memudahkan bila ada data yang akan dipertukarkan antara file. Caranya dengan memilih menu Window, Arrange All seperti gambar berikut.
Menentukan Tanggal Proyek Buka file Pilih menu Project pada bagian atas Pilih Project Information
Memasukan Data Proyek Klik icon Task Information atau klik dua kali pada nama kegiatan.
Akan muncul menu Task Information Isikan Task name dengan ketergantungan kegiatan, jenis hubungan pada kolom Type dan Lag jika ada Cara lain untuk memasukkan data kegiatan bisa langsung dengan diketikkan di Task Sheet
Menentukan Hari Kerja & Jam Kerja Untuk proyek ini digunakan 6 hari kerja. Cara mengubah hari kerja adalah sebagai berikut. Pilih menu Tools, Change Working Time.. Tekan tombol S (Saturday) lalu aktifkan tombol nondefault working time sehingga hari Sabtu menjadi berwarna putih Hari Sabtu kerja selesai pukul 15.00. Ubah jam kerja hari Sabtu dengan menekan tombol S (Saturday), lalu ubah jam kerjanya sesuai dengan jam kerja proyek Menentukan hari libur dilakukan dengan cara menandai tanggal dengan meletakkan kursor pada tanggal libur (misal 9 Maret 2009 Maulid Nabi SAW). Selanjutnya pilih Nonworking Time sehingga akan ada tanda libur pada grafik gantt chart Setelah prosedur tersebut dijalankan, ubah jam kerja per minggu dan per bulannya dengan menekan
dan menyesuaikan jam kerja per minggunya
Memasukan Sumber Daya Tukar tampilan Gantt Chart menjadi
Resource Sheet Ms. Project secara otomatis akan mengisi pekerja dengan bentuk % (1 pekerja = 100%). Untuk mengubah format ini, maka terlebih dahulu pilih menu Tools, pilih Options. Pilih Schedule dan ubah Show Assignment Unit As A menjadi Decimal Sekarang kembali ke tampilan Gantt Chart Untuk memasukkan sumber daya ke tiap-
tiap kegiatan, pilih icon assign resource (atau Tools, Assign Resource). Sekarang tinggal mengisikan menu Assign Resource dengan jumlah tenaganya Ubah tampilan menu View, Resource Graph sehingga akan terlihat sebagai berikut BACK
Permasalahan Utama
Permasalahan utama yang sering terjadi dalam penanganan suatu proyek adalah: Sulitnya menyelesaikan proyek tepat waktu Seringnya pelaksanaan proyek membutuhkan biaya yang lebih besar dari rencana Sulitnya menggunakan sumber daya seefisien mungkin
PEMBAHASAN MAKALAH Tentang Proyek NKBH Constraint Task Perataan Sumber Daya Blok Schedule Cara Termyn Menambah/Memperbaiki Harga Mempercepat Waktu Penyelesaian
Sekilas Tentang Proyek NKBH Nama Proyek
Normalisasi Kali Bekasi Hilir
Lokasi
Kotamadya dan Kabupaten Bekasi, Jawa Barat
Nomor Kontrak
KU.08.08/PPKPBPS-SNVTPPSDACC/XII/1214
Tanggal Kontrak
3 Desember 2008
Nomor SPMK
KU.08.12/PPKPBPS-SNVTPPSDACC/XII/1214B
Tanggal SPMK
3 Desember 2008
Nilai Kontrak
Rp 148.207.984.000,- (Incl. PPN 10%)
Pelaksanaan
400 Hari Kalender
Pemeliharaan
180 Hari Kalender
Tipe Kontrak
Unit Price
Sumber
APBN
Pembayaran
Progress Termin Bulanan Minimum Rp. 1 M
Sekilas Tentang Proyek NKBH
Metode Kerja
2m Muka Air Banjir Normal MAB + 14.10
kisdam (sand bag)
6m
6m
pompa submersible Ø 6” = 6 bh
Metode Kerja PENGEBORAN BORED PILE Ø 60 CM 1.
2. 3. 4.
Methode yang dipakai adalah methode wash boring atau dry boring sesuai dengan kondisi lapangan. Pengeboran dengan Auger Pembuangan sisa tanah pengeboran. Penggemburan dengan auger dan ditambah air auger crane MAB + 14.10
kisdam (sand bag)
pompa submersible
water tank
Metode Kerja PEMASANGAN STEEL CASING 1.
2.
Pemasangan temporary steel casing tergantung dengan kondisi tanah dilapangan. Pengurasan lumpur dengan flexible pipe. 1 auger crane MAB + 14.10
kisdam (sand bag)
steel casing pompa submersible 2
Metode Kerja PEMASANGAN TULANGAN DAN PENGECORAN 1. 2. 3.
truck mixer
Pemasangan tulangan bored pile dg crane. Pengecoran boredpile dg bantuan talang. Pencabutan temporary steel casing dg crane. auger crane 1 MAB + 14.10
kisdam (sand bag)
tremie pompa submersible
tulangan boredpile
2
Metode Kerja 1. Lantai kerja Bo dan lapisan pasir urug 2. Pemasangan bekisting dan penulangan Pile Cap 3. Pengecoran Pile Cap 2 pasang bekisting 1 dan penulangan pasir urug dan lantai kerja MAB + 14.10
kisdam (sand bag)
pompa submersible
truck mixer
3
Metode Kerja 1. Pemasangan besi tulangan 2. Pemasangan bekisting PERI disisi muka dan bekisting konvensional di sisi belakang. 3. Pengecoran dinding – stage 1.
truck mixer
Bekisting Peri MAB + 14.10
Konvensional
kisdam (sand bag)
Tahap - 1
pompa submersible
Lihat
Tahap - 2
Metode Kerja
kisdam (sand bag dipindah ke lokasi baru)
pemadatan berlapis dg vibro roller
BACK
Constraint Task Dalam perencanaan proyek tertentu seringkali terdapat batasan-batasan tertentu dimana suatu kelompok kegiatan harus diselesaikan pada tanggal tertentu Misalkan pada proyek Normalisasi Kali Bekasi Hilir ini untuk pekerjaan pemancangan SPC oleh owner harus selesai pada tanggal 30 April 2009. Letakkan kursor pada baris ke 18. Lakukan double klik sehingga muncul menu task information seperti gambar di bawah ini
Constraint Task
Pada menu, pilih advanced. Tukar constraint type dengan Must Finish On. Tentukan constraint date dengan tanggal 30 April 2009. Selanjutnya akan ada planning wizard, pilih Continue. A must finish on constraint will be set. Setelah prosedur tersebut dilakukan akan muncul kegiatan-kegiatan kritis baru dimana sebelumnya kegiatan tersebut bukan kegiatan kritis. Hal tersebut disebabkan tanggal selesainya kegiatan sudah ditetapkan sehingga perhitungan ke belakang untuk pekerjaan tersebut dihitung dari tanggal milestone, bukan lagi dari tanggal default
BACK
Perataan Sumber Daya Pilih menu Tools, Resource Leveling, lalu pilih Level Now dan OK Pada menu Level Now, pilih OK Selanjutnya akan terlihat berpindahnya kegiatan yang tidak kritis dan
tampilan resource graphnya telah rata
Manual Leveling Kembali ke tampilan Gantt Chart Mengubah
Gantt Chart menjadi tampilan Slack/Float dengan cara klik icon Gantt Chart Wizard. Pilih Custom Gantt Chart, next> sampai step ke 8 lalu pilih total Slack dan Finish Pada kegiatan yang tidak kritis akan terlihat garis hitam yang menandakan batasan waktu senggangnya (slack time). Bagi dua lembaran kerja Gantt Chart dengan cara memilih menu Windows, Split atau klik icon Task Entry View sehingga layar terbagi menjadi dua
Manual Leveling Selanjutnya geser kegiatan-kegiatan non kritis ke belakang sesuai slack
timenya. Atau bisa pula digeser sekaligus memecah kegiatan non kritis sehingga tampilan resource graph menjadi lebih baik
BACK
Blok Schedule Permasalahan yang seringkali terjadi di lapangan adalah keterbatasan
sumber daya yang terampil dan ruang atau area kerja yang tidak memungkinkan sumber daya dengan jumlah besar. Penyusunan grafik sumber daya yang baik dapat juga dilakukan dengan membuat blok schedule.
BACK
Cara Pembayaran Bertahap (Termyn) Misalkan pada kegiatan nomor 8 (tes sondir) dikerjakan oleh subkontraktor dengan durasi 10 hari dan nilai kontrak Rp 750.000,00. Subkontraktornya meminta: Uang muka sebesar 15% x nilai kontraknya 25% x nilai kontrak setelah separuh kegiatan atau 50% fisik pekerjaan selesai 50% x nilai kontrak setelah pekerjaan fisik siap 10% x nilai kontrak setelah masa pemeliharaan (selama 5 hari) selesai Langkah pertama adalah membuka resource sheet dan menyisipkan sumber daya sub-kon 1, 2, 3, dan 4 dengan harga cost/use dan cara pembayaran end seperti gambar berikut.
Cara Pembayaran Bertahap (Termyn) Kembali ke tampilan gantt chart, tempatkan resource sub-kon 1, 2, 3, 4 untuk
S1, S2, S3, dan S4. Letakkan kursor pada kegiatan sondir, bagi dua lembaran kerja gantt chart dengan cara mengklik Task Entry View atau dengan membuka menu windows, lalu pilih split sehingga layar kerja terbagi dua. Tukar bagian bawah dengan task usage dan bagian atas adalah gantt chart. Klik icon go to selected task.
BACK
Menambah/Memperbaiki Harga View, Resource Sheet, lalu tekan dua kali dengan mouse pada sumber
daya yang akan diubah harga satuannya. Misalnya untuk kasus ini, sejak tanggal 15 Februari 2009 harga upah pekerja naik menjadi Rp 20.000,00. Sedangkan biaya lembur tetap.
BACK
Mempercepat Waktu Penyelesaian Menambah Sumber Daya Mengatur kembali jadwal yang tersisa (rescheduling): 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Kegiatan Tumpang Tindih Memutus/memindahkan Hubungan Ketergantungan Saling Tukar Tenaga Kerja Membeli Waktu Dengan Biaya Penambahan Sumber Daya Berkualitas Penambahan Waktu Kerja / Lembur
PENUTUP KESIMPULAN Dibutuhkan pemahaman manajemen proyek yang baik untuk merancang, menjadwalkan dan melakukan pengendalian terhadap proyek Penerapan Microsoft Project dapat mempermudah pengendalian dan pelaporan proyek Adapun kendala-kendala dalam aplikasi Microsoft Project berkaitan dengan masalah waktu, biaya, dan sumber daya Kendala-kendala tersebut dapat diatasi dengan melakukan trik yang tepat sehingga dapat dimengerti oleh Microsoft Project SARAN Untuk mendapatkan laporan yang lebih baik, perlu dilakukan proses updating rutin Penerapan Microsoft Project perlu ditingkatkan dan didalami untuk proyekproyek PT. Waskita Karya Diperlukan latihan untuk memahami kendala-kendala penerapan Microsoft Project dengan kendala-kendala yang ditemui di lapangan
REFERENSI Putri Lynna A. Luthan, Syafriandi. 2006. Aplikasi
Microsoft Project Untuk Penjadwalan Kerja Proyek Teknik Sipil. Yogyakarta: Penerbit Andi. Trihendradi, Cornelius. 2005. Microsoft Project 2003.
Langkah Cerdas Merencanakan, Menjadwalkan dan Mengontrol Proyek. Yogyakarta: Penerbit Andi.
SEKIAN & TERIMA KASIH
