KEMAMPUAN APARAT KELURAHAN DALAM PELAKSANAAN TUGAS ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI KELURAHAN TARORANE KEC. SIAU TIMUR, KABUPATEN SITARO Oleh :
NOVITA MANDALIKA Wilayah desa/kelurahan menjadi sasaran penyelenggaraan aktifitas pemerintahan dan pembangunan, mengingat pemerintahan desa dan kelurahan merupakan basis pemerintahan terendah dalam struktur pemerintahan Indonesia yang sangat menentukan bagi berhasilnya ikhtiar dalam Pembangunan nasional yang menyeluruh. Mengingat kompleksnya aspek atau bidang yang hendak dibangun ditingkat pemerintahan terendah tersebut, maka salah satu aspek yang terlebih dahulu perlu dibangun adalah peningkatan kemampuan aparat pemerintah kelurahan dalam pelaksanaan tugas-tugas administrasi pemerintahan, disamping memperkuat partisipasi masyarakat dan kelembagaannya serta aspek lainnya. Aparat Kelurahan Tarorane, Kecamatan Siau Timur, Kabupaten Sitaro sebagai tempat penelitian yang direncanakan ini, menurut pengamatan awal penulis, menunjukkan bahwa kemampuan aparat Kelurahan Tarorane dalam pelaksanaan tugas terutama dalam menyiapkan bahan dan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan perencanaan pembangunan, hasilnya masih minim atau belum terlaksana secara optimal. Dari hal tersebut penelitian ini mengangkat judul tentang kemampuan aparat kelurahan dalam pelaksanaan tugas administrasi. Dari hasil penelitian terbukti bahwa kemampau aparat dalam pengadministrasian masih rendah dan mempengaruhi kinerja instansi tersebut Key words : Administrasi, Aparat, Kelurahan
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Keberadaan aparat kelurahan yang juga diserahi tugas dibidang administrasi, menduduki posisi yang sangat penting karena sebagai organ pemerintahan yang paling bawah mengetahui sacara pasti segala kondisi dan permasalahan yang ada di wilayahnya, maka input pada pemerintah kecamatan yang menyangkut berbagai keterangan dan informasi sangatlah dibutuhkan dalam pengambilan kebijaksanaan daerah maupun nasional untuk kebutuhan pembangunan secara menyeluruh, dalam Permendagri Nomor 12 tahun 2013 tentang monografi desa dan kelurahan mengatakan Kepala desa dan Lurah melakukan pengisian dan pengumpulan data monografi desa dan kelurahan dimulai pada setiap awal dan pertengahan tahun anggaran. 1
Berangkat dari pemikiran tersebut, dikaitkan dengan kondisi rill sementara Aparat Kelurahan Tarorane, Kecamatan Siau Timur, Kabupaten Sitaro sebagai tempat penelitian yang direncanakan ini, menurut pengamatan awal penulis, menunjukkan bahwa kemampuan aparat Kelurahan Tarorane dalam pelaksanaan tugas terutama dalam menyiapkan bahan dan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan perencanaan pembangunan, hasilnya masih minim atau belum terlaksana secara optimal. Hal ini terbukti dari pelaksanaan tugas-tugas administrasi yang tidak terlaksana dengan baik dan konsisten sesuai ketentuan, baik administrasi umum, administrasi penduduk, maupun administrasi keuangan. Belum tersedianya informasi atau pencatatan administrasir secara baik sebagaimana tersebut diatas, maka hal itu terjadi karena adanya pengaruh berbagai faktor, antara lain terutama faktor kemampuan sumber daya aparat kelurahan sebagai penyelenggara yang belum optimal hal tersebut berimbas pada pelayanan masyarakat yang jadi terhambat, terkesan lambat. Kapasitas yang masih rendah merupakan bagian dari permasalahan yang ditunjukkan di lapangan. Diantaranya masih belum optimalnya aspek kelembagaan, sumberdaya manusia, maupun manajemen pemerintahan. Sehubungan dengan hal tersebut diatas, menurut penulis tertarik untuk mengkaji lebih mendalam. Oleh karena itulah penulis mengajukan judul penelitian “Kemampuan Aparat Kelurahan dalam Pelaksanaan Tugas Administrasi Pemerintahan di Kelurahan Tarorane Kec. Siau Timur, Kabupaten Sitaro.” B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakan diatas, maka perumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Bagaimanakah kemampuan aparat kelurahan dalam pelaksanaan tugas administrasi pemerintahan di Kelurahan Tarorane Kec. Siau Timur Kab. Sitaro ? 2. Faktor-faktor pendukung dan penghambat pelaksanaan tugas administrasi pegawai kelurahan Tarorane C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan 1. Untuk mengetahui kemampuan aparat kelurahan dalam pelaksanaan tugas administrasi pemerintahan di Kelurahan Tarorane. 2
2. Untuk mengetahui Faktor-faktor pendukung dan penghambat pelaksanaan tugas administrasi pegawai kelurahan Tarorane.
D. Manfaat Penelitian Hasil penelitian ini nantinya diharapkan sebagai : 1.
Bahan informasi dan kontribusi pemikiran kepada pemerintah Kelurahan Tarorane dan masyarakat serta kepada semua pihak yang berkepentingan dalam upaya meningkatkan pelaksanaan tugas-tugas administrasi kelurahan dan terutama tugas dibidang pencatatan register yang terpenting bagi kebutuhan pembangunan.
2.
Bahan perbandingan dan informasi awal bagi peneliti lain yang hendak mengkaji secara mendalam tentang pelaksanaan tugas-tugas administrasi kelurahan pada umumnya dan register kelurahan pada khususnya.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Konsep Kemampuan Aparat Istilah "kemampuan" mempunyai banyak makna, Jhonson dalam
(Cece
Wijaya,1991:3) berpendapat bahwa "kemampuan adalah perilaku yang rasional untuk mencapai tujuan yang dipersyaratkan sesuai kondisi yang diharapkan". Sementara itu, menurut Kartono (1993:13) bahwa “kemampuan adalah segala daya, kesanggupan, kekuatan dan keterampilan teknik maupun sosial yang dianggap melebihi dari anggota biasa.” Lebih lanjut, Syarif (1991:8) menyebutkan beberapa jenis kemampuan yang antara lain
:
kecerdasan,
menganalisis,
bijaksana
mengambil
keputusan,
kepemimpinan/kemasyarakatan dan pengetahuan tentang pekerjaan. Mengacu pada pengertian dan jenis kemampuan tersebut di atas, maka dalam suatu organisasi pemerintahan kelurahan senantiasa perlu memiliki suatu daya kesanggupan, keterampilan, pengetahuan terhadap pekerjaan dalam pengimplementasian tugas-tugas dan fungsi masing-masing aparat kelurahan. Kemampuan yang penulis maksudkan adalah kemampuan yang dilihat dari hasil kerjanya atau kemampuan kerjanya. 3
Kemampuan kerja seseorang menurut Tjiptoherianto (1993:36) mengemukakan bahwa "kemampuan kerja yang rendah adalah akibat dari rendahnya tingkat pendidikan, dan latihan yang dimiliki serta rendahnya derajat kesehatan". Pemerintah Kelurahan memiliki peran signifikan dalam pengelolaan proses sosial di dalam masyarakat. Tugas utama yang harus diemban pemerintah adalah bagaimana menciptakan kehidupan demokratik, memberikan pelayanan sosial yang baik sehingga dapat membawa warganya pada kehidupan yang sejahtera, rasa tenteram dan berkeadilan. Guna mewujudkan tugas tersebut, pemerintah dituntut untuk melakukan perubahan, baik dari segi kepemimpinan, kinerja birokrasi yang berorientasi pada pelayanan yang berkualitas dan bermakna, sehingga kinerja pemerintah benar-benar makin mengarah pada praktek good local governance, bukannya bad governance. Kondisi ini sedikit banyak juga dipengaruhi pula oleh lemahnya human resources di kelurahan yang populasinya relatif kecil dan sangat terbatas. Sebab itu guna mendobrak kebekuan atau stagnasi sosial ini diperlukan terobosan dari kekuatan luar untuk bermitra atau saling bekerja sama dengan aktor-aktor dan lembaga-lembaga potensial di kelurahan dalam melakukan perubahan sosial menuju ke arah situasi yang lebih baik dibandingkan dengan sebelumnya.
B. Konsep Administrasi Pemerintahan Sebelum menjelaskan konsep/pengertian administrasi pemerintahan terlebih dahulu perlu dijelaskan konsep "administrasi dan pemerintahan". Menurut Siagian (1991:2) "Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan dari keputusan-keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dewasa ini, peranan Pemerintah Kelurahan sebagai struktur perantara, yakni sebagai penghubung antara masyarakat dengan pemerintah dan masyarakat di luar tetap dipertahankan, bahkan ditambah dengan peranan lainnya yaitu sebagai agen pembaharuan. Sebagai konsekuensi negara hukum, perubahan format politik dan sistem pemerintahan harus ditindaklanjuti dengan perubahan peraturan perundang-undangan di bidang politik dan pemerintahan dengan dilakukannya perubahan peraturan pelaksanaan yang mengatur Kelurahan. 4
2.2.1
Pengertian Administrasi Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin ad+ministrare, suatu kata kerja yang berarti melayani, membantu, menunjang, atau memenuhi. Istilah ini berasal dari kata benda administratio dan kata sifat administratifus. Untuk Indonesia yang tepat digunakan istilah administrasi. Rangkaian kegiatan yang digolongkan sebagai administrasi mencakup: (1) dilakukan oleh sekelompok orang (2 orang atau lebih); (2) berlangsung dalam suatu kerjasama; (3) dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan. Ketiga faktor inilah yang merupakan tanda pengenal atau ciri khas dari administrasi yang apabila faktor-faktor tersebut disingkat adalah sekelompok orang, kerjasama, dan tujuan tertentu. Jadi bisa ditarik kesimpulan bahwa kerjasama adalah rangkaian perbuatan yang dilakukan bersama-sama secara teratur oleh lebih seorang yang menimbulkan akibat yang sebenarnya tidak akan terjadi apabila dilakukan oleh masing-masing seorang diri. Administrasi
adalah
proses
penyelenggaraan
kegiatan
untuk
mewujudkan
rencana/keputusan yang telah dibuat agar menjadi kenyataan, dengan cara mengatur kerja dan mengarahkan orang-orang yang melaksanakannya. Administrasi juga dapat diartikan sebagai : 1.
Suatu aktivitas yang terutama bersangkutan dengan cara untuk menyelenggarakan tujuan yang telah ditentukan semula;
2.
Suatu proses lazim terdapat dalam segenap usaha bersama, baik usaha berskala besar maupun kecil-kecilan;
3.
Suatu proses pengorganisasian dan bimbingan orang-orang agar dapat melaksanakan suatu tujuan khusus;
4.
Suatu proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. (Syafiie, Tanjung, Modeong, 1999:17). Berdasarkan pengertian tersebut dan apabila dikaitkan dengan aktifitas ditingkat kelurahan, maka berbicara tentang administrasi kelurahan berarti yang dimaksud dengan "administrasi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh penyelanggara pemerintahan kelurahan untuk mencapai tujuan pemerintahan, seperti antara lain, baik dalam menggerakkan partisipasi dalam pembangunan dan terwujudnya demokrasi Pancasila secara nyata guna meningkatkan taraf hidup masyarakat. Mengacu pada pengertian diatas berarti konsep administrasi terbagi dalam dua 5
pengertian yaitu administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam arti luas. Administrasi dalam arti luas berarti segenap proses kegiatan untuk mencapai tujuan sedangkan administrasi dalam arti sempit adalah segenap penyelenggaraan kegiatan tulis menulis, Surat menyurat, beserta penyimpanan, pengurusan masalah-masalah dan segala pencatatannya dilaksanakan oleh aparat dalam arti pencapaian tujuan (Widjaya,1992:88). Selanjutnya konsep/pengertian pemerintah dan pemerintahan dalam kajian sistem pemerintahan Indonesia, pemerintah dibedakan dengan istilah pemerintahan. Menurut Saparin (1996:21) untuk membedakan pengertian kedua konsep tersebut, maka perlu diterangkan secara etimologis, yaitu : a.
Pemerintah adalah kata nama subjek yang berdiri sendiri, contoh Pemerintah Daerah.
b.
Pemerintah adalah kata jadian yang disebabkan karena subjeknya mendapat akhiran "an" yang artinya pemerintah sebagai subjek melakukan tugas-tugas atau kegiatan, dimana cara melakukan kegiatan itu disebut pemerintahan. Ada dua persepektif umum mengenai ruang lingkup dari administrasi. Perspektif
yang pertama adalah perspektif makro yang meliputi proses penentuan tujuan, alokasi sumber daya, dan koordinasi kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi. Penekanan dari perspektif ini terutama pada aspek filosofis tentang apa tujuan dan makna kehidupan, apa tujuan yang kita inginkan dan bagaimana mencapainya, serta bagaimana seharusnya orang berperilaku. Perspektif selanjutnya adalah perspektif mikro, yang menerangkan perilaku administrasi sebagai sikap, pendekatan, persepsi, dan nilai-nilai yang dianut oleh para administrator. Stephen P. Robbins (1976) mengatakan bahwa perilaku administrasi dipengaruhi oleh sejarah organisasi, norma-norma pendidikan, dan pengalaman. Dari uraian diatas nampak istilah pemerintah menunjuk kepada aparat yaitu para pelaksana pemerintahan, sedang istilah pemerintahan menunjuk pada aktifitas atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah. Hal ini berarti "Pemerintahan" adalah keseluruhan tindakan atau kegiatan aparat pemerintah dalam menjalankan tugas dan fungsinya. BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian 6
Berangkat dari rumusan masalah dan tujuan penelitian, maka jenis penelitian ini adalah deskriptif. Menurut Sugiyono (2007 : 15) penelitian deskriptif yaitu jenis penelitian yang memberikan gambaran atau uraian suatu keadaan pada objek yang diteliti. Data yang terkumpul akan di analisa secara kualitatif. B. Informan Penelitian Adapun yang menjadi informan dalam penelitian ini meliputi 1 (satu) orang Sekretaris Kelurahan, 3 (tiga) orang Kepala Seksi dan 3 (tiga) orang Kepala Lingkungan, maka kami menetapkan Kepala Kelurahan Tarorane sebagai informan kunci (key informan). C. Fokus Penelitian Fokus dalam penelitian ini adalah bagaimana upaya dalam peningkatan kemampuan aparat dalam penyelenggaraan administrasi kelurahan, menurut Widjaya (1992:88): administrasi terbagi dalam dua pengertian yaitu administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam arti luas. Administrasi dalam arti luas berarti segenap proses kegiatan untuk mencapai tujuan sedangkan administrasi dalam arti sempit adalah segenap penyelenggaraan kegiatan tulis menulis, Surat menyurat, beserta penyimpanan, pengurusan masalah-masalah dan segala pencatatannya dilaksanakan oleh aparat dalam arti pencapaian tujuan. D. Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data Untuk mendapatkan data dalam penelitian ini, baik data primer maupun data sekunder, dipergunakan beberapa teknik : 1.
Wawancara, yaitu melakukan tanyajawab langsung dengan para informan, dengan menggunakan pedoman wawancara. Sumber-sumber data yang akan diwawancarai dalam penelitian ini adalah: 1. Kepala Kelurahan Tarorane sebagai informan kunci (key informan). 2. Sekretaris Kelurahan. 3. 3 orang Kepala Seksi dan 4. 5 Kepala Lingkungan 5. 6 Orang Masyarakat
2.
Observasi, yaitu secara langsung mengamati obyek yang menjadi kajian, terutama mengamati secara langsung masing-masing aparat dalam pelaksanaan tugas sehari-hari disamping mengamati cara kerja dan hasil kerja mereka. 7
3.
Kaji Dokumen, yaitu menelaah dokumen-dokumen laporan hasil pelaksanaan tanggung Jawab masing-masing aparat.
E. Analisis Data Analisis data dalam penelitian ini akan dilakukan secara mendalam sebagai upaya mencari dan menata secara sistematis catatan hasil observasi, wawancara dan informasi lainnya untuk meningkatkan pemahaman peneliti tentang kasus yang diteliti.
8
BAB V HASIL PENELITIAN A. KEMAMPUAN APARAT KELURAHAN DALAM PELAKSANAAN TUGAS ADMINISTRASI PEMERINTAH DI KELURAHAN TARORANE Adapun pelaksanaan tugas dimaksud dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Pencatatan atau Registrasi Register
adalah
suatu
aktivitas
pemerintahan
dengan
maksud
untuk
mendokumentasikan berbagai peristiwa dan atau kegiatan yang telah terjadi melalui pencatatan-pencatatan di dalam format yang telah ditetapkan. Berdasarkan hasil penelitian (kaji dokumen) menunjukkan bahwa pelaksanaan tugas pemerintahan Kelurahan Tarorane dalam pencatatan atau pengisian Buku-buku register tersebut, dapat dinilai "kurang efektif", bahkan cenderung "tidak efektif”. Hal tersebut terlihat dari sembilan buku register yang harus diisi oleh aparat kelurahan, ternyata yang terisi hanya 5 buku, yaitu : Buku Agenda, Buku Aparat, Buku Keputusan Dalam, Buku Induk Penduduk dan Buku Kas Pembantu. Lebih lanjut dapat dijelaskan bahwa buku yang terisi tersebut, data atau informasinya tidak akurat dan tidak lengkap. Rincian tentang ketidaklengkapan pengisian buku-buku tersebut, sebagai berikut : a. Buku Agenda Buku Agenda adalah buku tentang pencatatan surat-surat masuk dan keluar. Dalam penelitian ini tercatat 14 surat masuk dan 8 surat keluar. Dan penelitian yang dilakukan pada buku agenda terlihat bahwa 10 kolom yang tersedia pada agenda surat masuk ternyata kolom 5, 6, 7, 10 yaitu : nama instansi yang mengirim, penanggung jawab pengelola dan kolom keterangan tidak terisi. Demikian pula dengan Agenda Surat Keluar, ternyata 10 kolom yang tersedia yang terisi hanya 4 kolom sedang yang tidak terisi adalah kolom nama instansi yang dituju, penanggung jawab pengelola, tanggal pengiriman dan kolom keterangan. Berdasarkan data-data tersebut di atas dapat dijelaskan bahwa pengisian buku agenda pada bagian Surat masuk dan Surat keluar, dalam pengisian kolom-kolomnya tidak terlaksana dengan baik seperti yang diharapkan. b. Buku Aparat 9
Buku Aparat adalah buku tempat pencatatan berbagai informasi tentang keadaan aparat pemerintah dalam. Dari 11 kolom yang tersedia, ternyata yang terisi hanya 6 kolom, sedangkan yang tidak terisi sebanyak 5 kolom, yaitu ; kolom NIP, Tempat dan tanggal lahir, Pangkat/Golongan, Tanggal Keputusan Pengangkatan dan kolom keterangan. c. Buku Keputusan Dalam Buku Keputusan Dalam adalah buku tempat mencatat data/informasi mengenai, kebijakan atau keputusan pemerintah dalam, sehubungan dengan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan di tingkat dalam. Dari 12 kolom yang tersedia dalam register tersebut, terisi hanya 6 kolom, yaitu : Kolom Nomor Urut, Uraian Singkat Keputusan, Keputusan Rapat, Tanggal Rapat, Pimpinan Rapat dan Tanggal Pengesahan. Sedang kolom yang tidak terisi sebanyak 6 kolom, yaitu : Kolom Peserta Rapat, jabatan, Jenis Keputusan, Hasil Keputusan setuju atau tidak setuju dan Kolom Kesimpulan. d. Buku Induk Penduduk Buku Induk Penduduk adalah buku tempat mencatat seluruh penduduk yang menjadi warga di dalam tersebut, serta berbagai karakteristik yang melingkupi, setiap individu warga tersebut. Dari 19 kolom yang tersedia pada daftar register tersebut, yaitu secara berturut-turut antara lain kolom nomor urut, nama lengkap/panggilan, jenis kelamin, status perkawinan, tempat dan tanggal lahir, agama, pendidikan terakhir, pekerjaan, dapat membaca huruf, kewarganrgaraan, alamat lengkap, kedudukan dalam keluarga, nomor KTP, nomor kartu keluarga dan kolom keterangan. Ternyata masih banyak kolom, pengisian yang tidak terisi seperti antara lain status perkawinan, tempat dan tanggal lahir, alamat, pendidikan terakhir, pekerjaan, nomor KTP dan nomor Kartu Keluarga. Selain dari itu jumlah penduduk yang tercatat dalam buku ini tidak seluruhnya terdaftar. Hal ini terlihat bahwa dari jumlah penduduk yang ada pada tahun 2007 sebanyak 3015 jiwa yang tercatat hanya 2920 jiwa. e. Buku Kas Umum Buku Kas Umum adalah buku tempat pencatatan setiap kegiatan penerimaan rutin dan pembangunan serta pengeluaran dan pembangunan setiap hari. Buku Kas umum berfungsi untuk mengetahui berapa jumlah penerimaan dan pengeluaran setiap hari terhadap keadaan uang tunai yang ada pada kas dalam. Dalam buku tersebut terdiri dari 5 kolom pada bagian penerimaan dan 5 kolom pada 10
bagian pengeluaran. Dari kaji dokumen yang penulis lakukan yang terisi masing-masing. 5 kolom, yaitu : kolom tanggal penerimaan, uraian penerimaan, nomor urut kode pos anggaran, jumlah anggaran dan bukti anggaran begitu juga pada kolom penerimaan yang terisi yaitu : Pengeluaran Rutin, Kolom Tanggal Pengeluaran, kolom Nomor Urut Kode Pos Anggaran, Jumlah Anggaran Pengeluaran dan Buku Pengeluaran Anggaran. 2. Pembuatan Pencatatan Monografi Dalam Pembuatan dan pencatatan Monografi Dalam merupakan salah satu tugas dari aparat kelurahan. Tugas tersebut perlu dilaksanakan dan untuk selanjutnya ditampilkan dalam ruang kantor dalam. Hal ini penting mengingat papan monografi tersebut dapat memberikan informasi dan data kepada pihak luar atau masyarakat umum tentang keadaan Wilayah dengan berbagai potensinya. Namun dari hasil pengamatan penulis menunjukkan bahwa pelaksanaan tugas tersebut tidak terealisir secara baik. Hal ini terlihat dari data yang ditampilkan pada papan monografi yang ada tidak akurat dan aktual lagi. Hal ini diketahui karena data yang ditampilkan adalah data antara tahun 2011 dan tahun 2012. Selain itu tidak semua kolom-kolom yang tersedia pada papan monografi tersebut terisi. 3. Penyimpanan Dokumen Penyimpanan dokumen-dokumen atau arsip secara baik adalah salah satu tugas aparat kelurahan. Dengan penyimpanan arsip yang baik dapat membantu aparat kelurahan upaya menemukan kembali, jika data itu dibutuhkan untuk suatu kepentingan. Namun dari kaji dokumen dan pengamatan penulis, ternyata tugas tersebut tidak dilaksanakan dengan baik. Hal ini terbukti dengan tidak ditemukannya arsip dan atau register-register yang tidak dipaparkan sebelumnya pada kantor dalam. Akan tetapi daftar register dimaksud tersimpan dan atau berserakan di rumah Lurah. Berdasarkan seluruh uraian sebelumnya, khususnya uraian tentang kondisi rill pelaksanaan, tugas pegawai kelurahan dalam arti sempit, yang meliputi : pencatatan register, pembuatan dan pencatatan monografi dalam, dan penyimpanan dokumen/arsip, diperoleh gambaran bahwa pelaksanaan tugas dimaksud dapat dinilai kurang efektif bahkan cenderung tidak efektif. Hal tersebut terlihat dari tidak akuratnya data dan atau informasi yang diuraikan dan tidak terealisasinya seluruh tugas dan fungsi yang diharuskan. Bahkan data-data dan atau informasi yang dipaparkan tidak "up to date” lagi, karena data/informasi yang berlangsung adalah data/informasi yang belangsung beberapa tahun sebelumnya yaitu data antara tahun 2011 hingga tahun 2012. 11
Lebih jauh dapat dijelaskan bahwa "tidak efektifnya" pelaksanaan tugas pegawai kelurahan dimaksud, diketahui melalui aktifitas kearsipan atau penyimpanan dokumen yang tidak efektif, bahkan cenderung gagal dilaksanakan sebagaimana mestinya. Maksudnya adalah bahwa arsip-arsip surat-menyurat yang harusnya disusun dan tersimpan pada kantor tetapi hal itu tidak dilakukan. Akan tetapi dokumen/arsip Surat-Surat dimaksud tidak disimpan rapi (berserakan), sehingga sangat sulit untuk menemukannya kembali bila dibutuhkan. Selain itu, dari pengamatan penulis selama melakukan penelitian terlihat bahwa aparat atau pegawai kelurahan kurang efektif dalam melaksanakan tugas sehari-hari, bahkan cenderung tidak efektif ditinjau dari aspek disiplin waktu. Hal ini terlihat dari kehadiran aparat pada setiap hari kerja sangat terbatas, bahkan sering terjadi seorang aparat tidak masuk kantor selama beberapa hari. Bahkan kadangkala pada hari-hari tertentu kantor tidak terbuka karena aparat tidak ada yang hadir. Akibatnya sering terjadi pelayanan pada masyarakat dilakukan di rumah aparat, terutama di rumah Lurah atau Sekretaris Kelurahan. Penulis mewawancarai sekretaris kelurahan mengenai masalah tersebut diatas beliau mengatakan : memang tingkat kedisiplinan yang pegawai kelurahan Tarorane masih rendah, pegawai terkadang datang terlambat bahkan tidak masuk dengan berbagai alasan, hal ini menyebabkan kurang efektifnya pelayanan yang ada. Namun hal tersebut sedang diupayakan agar pegawai dapat mematuhi aturan yang ada. Keadaan tersebut, semakin memperjelas, bahwa pelaksanaan tugas pemerintahan dalam dan atau pegawai kelurahan cenderung semakin tidak efektif, terutama pelaksanaan tugas-tugas administrasi dalam arti sempit. B.
UPAYA
PENINGKATAN
KEMAMPUAN
APARAT
KELURAHAN
DALAM
PELAKSANAAN TUGAS ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI KELURAHAN TARORANE 1. Pembinaan Disiplin Pegawai. Upaya pemberdayaan dapat dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja Pegawai Negeri Sipil dalam melaksanakan tugas pokoknya dan fungsi organisasi adalah melalui pembinaan disiplin, hal ini dimaksudkan agar para pegawai dalam melaksanakan tugas sehari-harinya senantiasa patuh dan taat pada berbagai ketentuan yang berlaku dan menunjukan prestasi kerja yang tinggi. Usaha untuk meningkatkan kualitas kerja melalui pembinaan disiplin, diperlukan 12
suatu pedoman atau kerangka yang memuat dengan jelas sistem metode dan prosedur pembinaan serta tujuan dan sasaran setiap bentuk pegawai yang bermental baik berdaya guna, berhasil guna dan sadar akan tanggung jawab dalam melaksanakan dan menjalankan tugas-tugas pemerintahan dan pembangunan. Adapun bentuk penerapan disiplin pegawai pada Kantor Kelurahan Tarorane adalah pembinaan disiplin waktu kerja, sebab dengan ketepatan pada jam masuk kantor sangat erat kaitannya dengan disiplin lainnya. Menurut pengamatan penulis bahwa penerapan disiplin waktu jam kerja pada dasarnya belum dilaksanakan dengan baik. Pelanggaran disiplin waktu bagi pegawai Kelurahan Tarorane cenderung sering terjadi. Dari hasil wawancara dengan Lurah Kelurhan Tarorane beliau mengatakan Tingkat kedisiplinan pegawai Kelurahan memang masih tergolong rendah, seringnya beberapa pegawai terlambat datang ke kantor dan terkadang pulang lebih awal dengan berbagai alasan. Hal tersebut didukung oleh ibu MR yang pernah mengurus surat keterangan tidak mampu dikelurahan beliau mengatakan : pegawai kelurahan kelihatannya malas masuk kantor karna waktu saya mengurus surat keterangan, hanya ada 1 pegawai saja yang ada di kantor sedangkan sudah jam 10 lewat. a. Disiplin Aparat Faktor disiplin yang dimaksud dalam uraian ini adalah disiplin ditinjau dari aspek ketepatan dan kebutuhan setiap aparat terhadap waktu yang telah ditentukan pada setiap hari kerja. Dari uraian sebelumnya menunjukkan bahwa umumnya aparat pemerintan Kelurahan Tarorane kurang efektif dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya atau dengan kata lain, bahwa salah satu faktor yang berpengaruh negatif dan dapat menghambat kemampuan terhadap pelaksanaan tugas-tugas administrasi dalam adalah ketidakdisiplinnya aparat kelurahan pelaksanaan tugas mereka. Pemberdayaan aparat sangat diperlukan untuk mengantisipasi perkembangan dalam dunia kependudukan yang demikian cepat sehingga membutuhkan aparat yang profesional dalam menjalankan tugasnya dengan baik. Guna meningkatkan kemampuan dalam mengantisipasi tugas-tugas di bidang pemerintahan dan pembangunan yang semakin kompleks maka dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi Kantor Kelurahan Tarorane telah melaksanakan pemberdayaan terhadap aparatnya yaitu : 1). Pendidikan Dan Pelatihan Pendidikan dan pelatihan adalah merupakan upaya untuk memberdayakan aparat, terutama untuk meningkatkan kemampuan intelektual dengan kepribadian manusia. 13
Pendidikan yang dilakukan dalam suatu proses pengembangan kemampuan bertujuan kearah yang diinginkan oleh organisasi yang bersangkutan. Sedangkan pelatihan adalah merupakan bagian dari proses pendidikan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan atau keterampilan khusus seseorang. Pendidikan dan pelatihan yang diikuti oleh aparat Kelurahan Tarorane diharapkan nantinya mampu mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik yang dibebankan kepadanya tanpa arahan langsung dari pihak atasannya. Pendidikan dan pelatihan dapat dipandang sebagai salah satu jalur untuk meningkatkan kemampuan pegawai kelurahan usaha melayani kepentingan masyarakat. Pentingnva program pendidikan dan pelatihan adalah bertujuan: Untuk meningkatkan kemampuan mereka dalam mengelolah kegiatan-kegiatan sesuai dengan profesinya. Untuk meningkatkan pengetahuan mereka. Dari hasil wawancara dengan pegawai kelurahan yakni ibu. TM beliau mengatakan: program pendidikan dan pelatihan kabupaten memang ada, tetapi bukannya tidak pernah mengikuti namun jarang diikuti oleh kami. Karena terkadang jauh dan lama.Hal ini juga dibenarkan oleh beberapa staf yang ada di kelurahan. 2) Pemberian Motivasi Kerja Bentuk motivasi kerja yang di berikan oleh Lurah adalah memberikan dorongan dan menyerahkan sepenuhnya tugas-tugas kepada bawahannya untuk dilaksanakan dengan penuh rasa tanggung jawab. 3) Pengembangan Karir Di Tempat Kerja Dalam rangka untuk lebih meningkatkan kualitas sumberdaya aparat Kelurahan Tarorane, maka semua aparat yang telah mengikuti program pendidikan dan pelatihan diberikan kesempatan untuk mengembangkan karirnya di tempat kerjanya yang sebagai salah satu upaya pemberdayaan aparat. Pengembangan karir berarti bahwa seorang pegawai ingin terus berkarya dalam organisasi tampatnya bekerja untuk jangka waktu yang lama. Demikian Hal tugas lainnya seperiti juru tulis, sekretaris kelurahan, kepala seksi dan sebagainya. C. FAKTOR-FAKTOR PENGHAMBAT DAN PENDUKUNG Menyimak uraian sebelumnya, terutama uraian tentang kondisi riil pelaksanaan tugas perangkat Kelurahan Tarorane di bidang penyelenggaraan tugas-tugas administrasi Pemerintah kelurahan. Keadaan tersebut tentunya disebabkan adanya pengaruh negatif dari beberapa faktor, 14
1. Faktor Pendukung Adapun faktor-faktor yang mendukung pemerintahan dalam dalam pelaksanaan tugas pencatatan atau regsiter, Pembuatan Data Monografi dan Pendokumentasian atas pengarsipan. a. Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dimaksudkan disini adalah aturan dan atau petunjuk pengisian buku-buku register. Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa pertunjuk yang dimaksudkan termasuk format-format register serta contoh format monografi dan teknik pengarsipan tersedia di kantor kelurahan. b. Perangkat Keras Perangkat keras yang dimaksudkan disini adalah sarana kantor. Dari hasil pengamatan penulis, sarana kantor ini cukup memadai untuk pelaksanaan kegiatan pemerintahan di tingkat kelurahan termasuk peralatannya seperti mesin ketik, meja, kursi kerja dan lain-lain. 2. Faktor Penghambat a. Kemampuan untuk mengukur/mengetahui Keterampilan Setiap Aparat Faktor kemampuan dan atau keterampilan setiap aparat pada bidang tugas yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya merupakan salah satu faktor penentu efektif tidaknya pelaksanaan tugas yang dibebankan kepadanya. Namun kenyataan menunjukkan bahwa faktor ini kurang dimiliki oleh setiap aparat/perangkat Kelurahan Tarorane, meskipun tingkat pendidikan formal setiap aparat dinilai cukup memadai, dimana dari jumlah 7 orang aparat yang terdiri dari : Lurah, Sekretaris Kelurahan, 3 orang Kepala Seksi, yang disajikan dalam daftar register dan monografi yang ada, juga terkait dengan kurang mampunya para kepala-kepala lingkungan dalam menyampaikan berbagai laporan atau data yang dibutuhkan oleh bagian sekretariat untuk kebutuhan pencatatan register dan pembuatan monografi dalam. Keadaan tersebut dipertegas dari hasil wawancara penulis dengan Kepala Kelurahan Tarorane, Yang pada intinya menyatakan bahwa "aparat sekretariat yaitu sekretaris dan kepalaKepala seksi, termasuk kepala-kepala lingkungan cenderung kurang komitmen dan dedik.asi untuk melaksanakan tugasnya dengan baik, karena disebabkan oleh masih rendahnya kemampuan/keterampilan mereka, terutarna dalam hal pelaporan dan pencatatan berbagai aktifitas atau peristiwa yang teradi dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan". b. Faktor Pendidikan Faktor Pendidikan merupakan factor yang tidak dapat dipisahkan pengaruhnya terhadap kinerja pegawai, semakin tinggi tingkat pendidikan seseorang, maka tingkat pemahaman akan 15
tugas dan fungsi semakin besar. Dengan kata lain, bahwa salah satu faktor pendidikan yang rendah dapat menghambat kemampuan terhadap pelaksanaan tugas pegawai kelurahan sehingga menyebabkan kurang efektifnya pelaksanaan tugas pemerintah kelurahan dan perangkatnya. Dilihar dari hasil penelitian lewat data dokumentasi dilapangan mengenai tingkat pendidikan aparat, hanya seorang yang berpendidikan sarjana (S1) yakni tidak lain adalah lurah dan para stafnya hanya berpendidikan Sekolah menengah Atas. b. Disiplin Aparat Faktor disiplin yang dimaksud dalam uraian ini adalah disiplin ditinjau dari aspek ketepatan dan kepatuhan setiap aparat terhadap waktu yang telah ditentukan pada setiap hari kerja. Dari uraian sebelumnya menunjukkan bahwa umumnya aparat pemerintah Kelurahan Tarorane kurang efektif dalam melaksanakan tugas dan tanggung Jawabnya. Dengan kata lain, bahwa salah satu faktor yang berpengaruh negatif dan dapat menghambat
kemampuan
terhadap
pelaksanaan
tugas
pegawai
kelurahan
sehingga
menyebabkan kurang efektifnya pelaksanaan tugas pemerintah kelurahan dan perangkatnya. Hal lain yang juga menjadi penyebab adalah masih rendahnya kehadiran setiap pegawai kelurahan mewujudkan kedisiplinan, terutama disiplin dalam hal ketepatan dan kepatuhan terhadap waktu/jam kerja pada setiap hari kerja. Dari hasil penelitian dokumen menunjukkan bahwa frekuensi kehadiran aparat setiap hari kerja dapat dinilai sangat minim, karena itu sangat wajar jika pelaksanaan tugas khususnya pencatatan register tidak terlaksana dengan baik khususnya bagi aparat yang berfungsi sebagai aparat sekretariat, sedangkan untuk enam orang aparat lainnya (Kepala-kepala lingkungan) dimana kehadiran kerja mereka pada setiap hari kerja di kantor sangat minim, Hal ini disebabkan karena dalam melaksanakan tugas tidak diharuskan untuk selalu hadir di kantor kelurahan kecuali jika diundang atau dipanggil oleh pimpinan. Penulis mewawancarai informan masyarakat yang pernah mengurus surat di kelurahan penulis bertanya mengenai disiplin pegawai Bapak TR mengatakan: Tingkat kedisiplinan pegawai di kelurahan tarorane masih rendah nyatanya waktu saya mengurus ke kelurahan pada jam 09.00, keadaan kantor masih tutup nanti buka pada jam setengah 10. Hal ini juga dibenarkan oleh beberapa warga yang tinggal disekitar kantor kelurahan. c.
Dukungan Pemerintah 16
Oleh karena pegawai pemerintah kelurahan, terutama Lurah dan perangkatnya adalah pegawai negeri sipil, maka efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab mereka sangat ditentukan oleh adanya dukungan pemerintah, baik pemerintah kabupaten maupun pemerintah kelurahan terutama Lurah. Dukungan yang dimaksudkan di sini adalah upaya dari pemerintah untuk memberikan bantuan kepada setiap pegawai kelurahan dan kepala-kepala lingkungan, berupa bimbingan teknis administrasi, keterampilan, pengawasan dan pengendalian. Namun dari hasil analisis penulis menunjukkan bahwa dukungan pemerintah tersebut tidak terwujud. Hal ini terbukti dari pelaksanaan tugas setiap aparat tidak terealisasi dengan baik, hal ini berarti bahwa karena disebabkan oleh keterampilan administrasi yang tertulis karena penempatan staf tidak sesuai dengan spesifikasi jurusan dari staf tersebut. Sementara itu, berkualitas tidaknya aparat yang ditugaskan pada suatu unit pemerintahan, terlebih lagi bagi PNS adalah juga merupakan tanggung jawab pemerintah. Selain itu, kepatuhan setiap pegawai kelurahan melaksanakan tugasnya, juga ditentukan oleh atasan/pimpinan dalam melakukan pengawasan dan pengendalian. d. Kondisi Kerja Kondisi kerja yang dimaksudkan dalam uraian ini adalah suasana kerja yang dapat mendorong seorang pegawai/aparat untuk mengaktualisasikan potensinya dan menampilkan pekerjaannya secara baik. Agar kondisi tersebut dapat terwujud, maka suasana kooperatif dan kolaboratif, Fasilitas kerja yang memadai, kejelasan tugas dan tanggung jawab setiap aparat, harus diciptakan. Namun dari hasil analisis penulis terhadap uraian sebelumnya, diperoleh gambaran bahwa kondisi kerja seperti tersebut tidak termasuk. Tidak disiplinnya pegawai kelurahan mematuhi waktu-waktu kerja, tidak terampilnya dan minimnya dedikasi dan komitmen terhadap tugas, merupakan refleksi dari suasana kerja yang tidak kooperatif, kolaboratif, kurangnya kejelasan tugas dan tanggung jawab masing-masing perangkat/aparat, dan karena minimnya fasilitas kerja. Hal yang disebutkan terakhir, diperkuat dari hasil wawancara penulis dengan Sekretaris dan Kepala-kepala seksi yang pada intinya menyatakan bahwa "dalam melaksanakan tugas mereka, fasilitas yang tersedia kurang mendukung atau memadai". Lebih jauh dijelaskan bahwa fasilitas yang kurang memadai tersebut, antara lain : peralatan kantor seperti meja dan kursi kerja, ruang kerja, lemari tempat penyimpanan arsip, mesin ketik, kertas dan lain sebagainya. 17
BAB V PENUTUP A.
Kesimpulan Berdasarkan uraian sebelumnya terutama uraian Pada bab hasil penelitian dan
pembahasan, dikaitkan dengan rumusan masalah dan tujuan penelitian, maka dapat ditarik beberapa Kesimpulan pokok sebagai berikut : 1. Kemampuan pegawai pemerintah kelurahan Tarorane dalam pelaksanaan tugas administrasi masih rendah. Terlihat dengan bukti-bukti yang didapati dilapangan, masih banyaknya buku- buku untuk pencatatan kearsipan tidak terisi. 2. Peningkatan kemampuan aparat Kelurahan Tarorane dalam pelaksanaan tugas administrasi pemerintahan kelurahan yang meliputi: a. Pembinaan disiplin Pegawai b. Pendidikan dan pelatihan c. Motivasi kerja d. Pengembangan karir 3. Peningkatan kemampuan aparat Kelurahan Tarorane dikarenakan kondisi pelaksanaan tugas pemerintahan disebabkan oleh beberapa faktor yang melingkupi Aparat kelurahan. Faktor-faktor yang dimaksud adalah minimnya keterampilan/kemampuan setiap Aparat sehubungan dengan tugas-tugas tersebut, masih rendahnya disiplin kerja ditinjau dari aspek waktu, minimnya pemberian bimbingan terhadap aparat, pengawasan dan, pengendalian yang tidak efektif, serta kondisi kerja yang kurang mendukung. B.
Saran Untuk lebih meningkatkan kemampuan penyelenggaraan administrasi pemerintahan di
Kelurahan Tarorane, khususnya tugas-tugas administrasi kelurahan, ada beberapa saran pokok yang dapat dijadikan pertimbangan adalah sebagai berikut : 1.
Hendaknya pemerintah kabupaten, melakukan kegiatan/pelatihan keterampilan bagi Aparat pemerintah kelurahan, dengan maksud agar supaya dari hasil pelatihan tersebut diharapkan dapat meningkatkan kemampuan/keterampilan mereka dalam berbagai aspek yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya.
2.
Sebagai aparat (pegawai negeri) yang telah mengangkat sumpah dan janji, hendaknya dapat meningkatkan aktualisasinya sebagai seorang pelayan publik (public service) dalam hal kedisiplinan dari segi waktu kerja yang telah ditetapkan oleh pemerintah kabupaten. 18
3.
Hendaknya pemerintah lebih meningkatkan kualitas dan kuantitas dukungan terhadap penyelenggaraan pemerintah ditingkat kelurahan, baik dukungan berupa bimbingan teknis administrasi maupun pengawasan dan pengendalian.
4.
Hendaknya di antara para pegawai Kelurahan dapat menciptakan suasana yang penting serta memperbaiki kondisi kerja yang dapat mendukung pelaksanaan tugas-tugas seharihari, oleh karena itu setiap aparat perlu meningkatkan dedikasi dan komitmennya sebagai abdi masyarakat, abdi negara dan abdi bangsa. DAFTAR PUSTAKA
Amirin, Tatang M. 1990. Menyusun Rencana Penelitian, Rajawali Press Jakarta Beratha, I Nyoman. 1992. Desa, Masyarakat Desa dan Pembangunan. Indonesia. Jakarta
Ghalia
Kartono, Kartini. 1993. Pemerintahan dan Kepemimpinan. Rajawali Press. Jakarta Rasyid, M. 1992. Pembangunan Kualitas dan Usaha-Usaha Peningkatan Aparatur Pemerintah. Universitas Tadulako Palu Sawe, Jamaluddin. 1996. Konsep Dasar Pembangunan Pedesaan. Bandung
APDN Press.
Saparin, Sumber. 1996. Tata Pemerintahan dan Administrasi Pemerintahan Desa. Ghalia Indonesia. Jakarta Siagian, SP. 1991. Administrasi Pembangunan. Haji Masagung. Jakarta Singarimbun, Masri dan Sofyan Efendi. 1984. Metode Penelitian Survey. Jakarta
LP3ES.
Sugiyono, Prof.Dr. 2007, Memahami Penelitian Kualitatif. Alfabeta; Bandung. Syarif, Roesli. 1991. Teknik Manajemen Latihan dan Pembinaan. Aksara. Bandung Tjiptoherianto, Prijono. 1993. Pembangunan Sumber Daya Manusia. Jakarta
Bina Prisma.
Widjaya, AW. 1992. Pemerintahan Desa dan Administrasi Desa. Rajawali Press. Jakarta Wijaya, Cece. 1991. Manajemen Pemerintahan. Rajawali Press. Jakarta
Sumber lain : Undang-Undang No.32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah. Undang-Undang No. 33 Tahun 2004 tentang Pertimbangan Keuangan Pusat dan Daerah. Undang-Undang No. 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional. Peraturan Pemerintah No 73 Tahun 2005 tentang Kelurahan 19
Permendagri Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Monografi Desa dan Kelurahan Instruksi Mendagri Nomor 21 Tahun 1992 tentang Pedoman Pelaksanaan Pemerintahan Daerah.
ii
20
