DAGELIJKS BESTUUR
KAZOU Brugge site: www.kazoubrugge.be e-mail:
[email protected]
VERSLAG DAGELIJKS BESTUUR 18 februari 2014
Voorzitter van de vergadering: Verslaggever: Aanwezig:
Teis Devriese Pieter Billiet Lies Debacker, Teis Devriese, Lien Steyaert, Benjamin Van Eenoo, Wouter Devroe, Alexander Clarysse, Janos Braem, Bie Callens, Hannes Dekeyser, Hanne Baeyens, Jomba: Cellini, Ilse, Stijn, Benjamin, Hanne (BK), Thomas Rik Verbeke
Verontschuldigd: Afwezig: 1
Welkom
2
Goedkeuring vorig verslag -
3
4
Goedgekeurd o Foutje Hannelore Breems = Hannelore Vens
Meter- Peterschap -
Verdeling van het meter-peterschap Best waar je al als VV bent geweest zodoende correcte informatie te geven Zie lijst in bijlage
-
Wat is o o o
de doelstelling: Voor VV-weekend probeer je je pete-metekind te contacteren Op VV-weekend actief opzoeken, even zeker mee contact leggen Informatie overdracht Opvolging van de vergaderingen, helpen bij de voorbereiding Verslagen opvolgen Informatie over centrum doorgeven o Paraat staan als helpdesk is één iets maar zeker ook zelf contact opnemen
Jomba uitwisseling 4.1 Jomba in de vorming vooral BC o
BC samenwerking Benjamin Blomme en Hanne (BK) komen langs op de cursus voor tijdens de Jomba-bar, en richten de snoezelruimte in Hoe geven jullie de Jomba-blok? Kan deze gegeven worden door Jomba kerngroepleden. • Niet echt mogelijk want het is een blok die dagelijks terugkomt dus niet op één moment. Meestal gegeven door ervaren Jomba-vrijwilligers binnen de Kazou Brugge werking o Sessie is nu laagdrempelig en gaat niet zo diep in op de materie Vooral beleving Ervarings gerichte zaken • Zaken vanuit de Jombak, spelbeleving o
Vakantieaanbod is zichtbaar ganse week in het reisbureau, laatste dag is het de algemene voorstelling van alle vakanties Brugge waarbij die van Jomba ook mee opgenomen worden
Verslagformulier Oude Burg 23 - 8000 Brugge - tel. 050 44 03 42 - fax 050 44 05 23
Kunnen deze voorgesteld worden tijdens de aanwezige Jomba moment: • Niet evident wegens tussentijdse coaching en ook dan haal je dit er weer uit.
Avondsluiting Jomba is reeds doorgezonden en werd ook herbekeken door Jomba Vakantieprogramma sessie: is vorig jaar ook doorlopen geweest door de Jomba beroepskracht TO DO: sessie van Brugge zal doorgegeven worden aan Jomba kerngroep Besluit: geen instructoren op bezoek specifiek voor die sessie • •
Hoe en wat met instructoren en ervaring: • Wat we nog missen = buikgevoel
•
BC & Prikkel • Blijft een probleem van samenvallen maar geen oplossingen mogelijk door de centrum capaciteit en schuivingen
Aantal cursisten plaatsen • Sommige verbonden werken met aantallen zoveel eigen verbond + Jomba werking • Brugge aantallen: o Meestal wel 127 cursistenplaatsen en een 130 tal cursisten dus nodig binnen verbond o We zorgen wel dat men als Jomba kiest direct Jomba vakantie krijgen, en bij wensen een 2de Brugse vakantie o Dit jaar een iets slechter deelnamecijfer jaar wie weet nu een teveel die misschien kan doorgroeien
BC folder
4.2 Spelnamiddagen op de vormingsdag -
Hoe nemen we dit aan, vorig jaar minder goed geëvalueerd wegens chaotisch Klopt inderdaad en ook niet veel aanwezigen 3 op de 250 monitoren Deelnemers lopen ook wat verloren, soms deelnemers met veel aandachtspunten en misschien niet het echte beeld van de Jomba-werking
-
Nieuw o o o
-
To do: o Sessie van BC doorsturen o Thema en andere sessieblokken doorsturen o Meenemen in de uitnodiging / op de BC
idee: Survival met Jomba Echt een doe-sessie Zonder deelnemers Minimum aantal: vorig jaar met 3 is niet echt de bedoeling – misschien dan doorgeven en aflassen (minimum 8 monitoren aanwezig)
4.3 Jomba in de jaarwerking -
Hoe nemen jullie dit verder op in de jaarwerking naar oude monitoren toe? o Dit is niet inherent aanwezig in de organisatie, er kunnen hier wel stappen gezet worden. Vb. verbondsraad items voorstellen vanuit Jomba, feedback over de vakanties, …
-
Sociale media: o Facebookpagina Jomba werking
-
We sturen wel actief de uitnodigingen mee voorbeeld prikkel Jaarlijks schaats activiteit
-
Kan er o o o
meer promotie naar moni +1 jr voor de Prikkel Hier kunnen we iets extra doen Actief aanspreken vanuit Brugge – Op de nieuwjaarsreceptie een promostunt
Verslagformulier Oude Burg 23 - 8000 Brugge - tel. 050 44 03 42 - fax 050 44 05 23
-
Lijsten o o o o
uitwisselen Geen zicht op evaluaties van anderen, ervaringen, doorstromingen, … Dit zou toch beter moeten kunnen Bespreken met de provinciale collega’s Bedankings items: vb. 10 vakanties, 10 jaar, … de jomba’s worden niet meegeteld en is wel pijnlijk Kan er hier een actie aan gekoppeld worden Ligt wel gevoelig bij de mensen Administratief moeilijk Jomba meenemen
4.4 Jomba verder varia -
-
-
5
Startdag Jomba 3 mei Belangrijk uitwisseling tussen Jomba werkgroep vorming – en groep Impuls Kampbezoeken / prikkel altijd welkom RZM items van Jomba o Kerngroep zal dit bekijken Jaarkalender afstemmen: o Perfect afstemmen zal nooit lukken o Onstpanningsactiviteiten liggen vast maar trekt niet zoveel volk (12 man schaatsen) o Dit jaar niet veel problemen geweest hieromtrent In 2011 waren er 4 unieke monitoren in 2014 zijn dit er 15 unieke waarvan 6 personen ook een VVvakantie bij Brugge Mensen die meerdaags initiatief geven bij Jomba direct mee nemen op onze meerdaagse poule.
Update VV-weekend 5.1 VV-weekend -
Spel komt in orde, nog een aantal praktische zaken uit te werken Thema: zit volledig in elkaar en ook sterk 5.2 VV-weekend afspraken
-
Afspraken lijst in bijlage
5.3 ’t Groene boekje’ -
VV-map zal nu alles bevatten ook de enveloppe papieren die je normaal bij het begin van de zomer krijgt ’t groene boekje zal dus de voor een vlotte samenwerking vervangen 5.4 Varia
6
Kookploeg: mama en papa Steyaert, Veerle Dezutter
Agenda verbondsraad 15 maart – VV-weekend -
Voorstel agenda zie bijlage BC: Teis ADO: Pieter D GROTE Vormingsdag: Wouter o Toe te voegen de nationale cursussen Annelien voor BIC Mieke voor HMC o Campagneteam Oppassen met teveel in de bus te vallen – is ook niet zo positief o Terugkoppeling DB-vergadering Hannes: Ado-visie kader Alexander: Beleid Benjamin: Verslag DB januari - filmpje Verslagformulier Oude Burg 23 - 8000 Brugge - tel. 050 44 03 42 - fax 050 44 05 23
o
7
Lien: Communicatie Janos: Verslag DB februari – Jomba kader Toevoegen agendapunt: Kort verslag nationale vorming Uit Pure Goesting Nieuwe projectwerkgroepen – periodiek op de agenda • Er zijn Brugse moni’s ingeschreven – indien voortgang aanbod komen
Input verbondsraad januari 2014 -
Er werd vanuit overleg beslist om telkens op de verbondraad 2 items toe te lichten, niet alle 8 in eens. We kozen voor de eerste verbondsraad ‘communicatie & beleid’
-
Hoe pakken we dit aan: o
Communicatie Post-it Eerste stappen gezet leuk om deze reacties te lezen Meerdere brieven per gezin blijft Kazou facebook: • Hier volgt vorming en extra ondersteuning • Nieuw sociaal media plan • Opnemen in de nota: VV-groep afsluiten van voorbereidingspagina
o
Beleid Nationale items • Meer opvolgen: wie gaat, mailen vanuit Brugge, … • Zal besproken worden op het overleg: ook opvolging van de nationale cursisten
Communicatie bij aanduiding • Duidelijkere redenen formuleren, sommigen denken dat wij er doekjes om winden • Soms moeten we wel voorzichtig zijn • Afspraken: o Late aanduidingen VV/VL zijn via overleg – brainstorm op DB, … Waarom: niet leuk als moni gezocht VV Niet echt mogelijk om mailing: er zit een logica in wie waar VV is en waar niet (vb. leeftijd, ervaring, periode, groep,…) deze items nemen we in rekening bij het zoeken naar nieuwe kandidaten o VV’s: lopen wel goed – communicatie en feedback uit DB o Instructoren: moeilijk – DB keuze – engagement doorverwijzen – en soms over is over Aanduiding is met quota • Nieuw / ervaring /DB • J/M verdeling • Zelfde regels voor iedereen vb. Wouter Exacte puzzel Vruchten van de nieuwe vormingsstructuur meer kandidaten • Positief: minder vriendjespolitiek
Beleidsbeslissingen nota’s • Voorstel: om nota’s op voorhand door te geven – kort en summier zoveel mogelijk door te sturen • Positief dat men dit wenst te doen • Op deze manier kan men zich voorbereiden • Akkoord: om nota’s op voorhand door te sturen o Pieter: standaard sjabloon opmaken Waarin ook staat of er een beslissing zal moeten genomen worden o Toekomst: het DB-lid die dit zal voorstellen, maakt ook de nota op in de toekomst
Handopsteking Verslagformulier Oude Burg 23 - 8000 Brugge - tel. 050 44 03 42 - fax 050 44 05 23
•
• • -
Roze flappen: o o
8
9
Stemmen met de hand is niet evident – groepsuiting o Als de nota op voorhand doorkomt kan iedereen wel een mening vormen misschien meer draagvlak en meningsuiting gedrag op moment zelf Tijdsbestek niet evident Zoveel mogelijk naar consensus
Voorstel zelf hoe ze een probleem kunnen aanpakken Kan dit een methodiek zijn op de verbondsraad Brengt ook inspraak
Ado-visie algemeen nationaal kader -
Ter bespreking/goedkeuring op de nationale raad Nog een aantal zaken uit het document o Janos stuurt dit door naar Pieter Zin weglaten: als ze daar een pils drinken (bij 15/16)-weglaten o GSM ook op eigen risico, vermelden in de nota
-
Zie korte samenvatting met Joannes o Wat met afspraken en wettelijke kaders in andere landen: roken, alcohol, … Wat is de visie van Kazou: eigen Kazou-visie volgen Niet zo eenvoudig alle verschillende landen Terugkoppelen naar nationale raad - wat met nationale wetgeving Vooral de Belgische wetgeving volgen Niet heiliger zijn dan de paus – 17/18 Wel VV informeren naar wat de nationale wetgeving zijn per land VV duidelijk communiceren naar de wetgeving in de land Op privé-domein kan hier volgen we de Kazou-visie Visie Brugge: • We volgen de Kazou-visie communiceren wel wat de landswetten zijn hieromtrent en wijzen op de verantwoordelijkheid van de dln’ers o Opnemen in de visie omtrent pepdranken waarom het niet mag. Meer inhoud en body geven hieromtrent
Actie week van de vrijwilliger -
Zie nota Lien, Benjamin, Hannes (probeert), Janos, Wouter (leidingsweekend), Alexander, Teis, Lies
Verslagformulier Oude Burg 23 - 8000 Brugge - tel. 050 44 03 42 - fax 050 44 05 23
10 Varia 10.1 -
12 maart start om 15u-17u (Hannes kom om 15u30) Helpende handen mee helpen VV-map vullen 10.2
-
-
-
Nieuwjaarsfeest Kazou
Tevreden opkomst Roken onder de poort mag niet, moet buiten Te warm – ramen open – geluidsoverlast Uitwijken in de toekomst – naar zaal Sint-Michiels 10.5
-
1e reactie n.a.v. moni-aanduiding
Overlappende vakanties van 2 verschillende mensen Brief nog niet gehad van een aantal monitoren o Vielen volledig uit de lucht o Nagaan o Hebben mensen die een 2de vakantie hebben een brief gehad? Showbizz op de hoogte dat Oostende groep zal opvolgen Rollercoaster – tweede vakantie of personen die afgehaakt hebben 10.4
-
Filmavond Kazou
32 personen inschrijvingen 1.5. rechter box vooraan – Mario herstellen – Pieter polst 10.3
-
2de aanduidingsronde
Feedback uit pure goesting
Was goed: ruim vormingsaanbod creatief en spelend Laagdrempelig, veel nieuwe en jonge mensen Afsluitend concept was leuk 4 aanwezigen Brugge Inhoud van die sessies kunnen achterhalen? o Niet zo evident vb. Oetang zeer interactieve manier – Hanne vraagt wel na wat kan maar vreest er wel voor Wat een catering: broodjes in alle vormen en smaken Duidelijker signaal vanuit het verbond laten komen naar de ervaren instructeurs
Verslagformulier Oude Burg 23 - 8000 Brugge - tel. 050 44 03 42 - fax 050 44 05 23
