2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5
Algemeen...................................................................................................................................................... 20 Takenpakket ................................................................................................................................................. 20 Mailboxen ..................................................................................................................................................... 22 Kazou Brugge Online .................................................................................................................................... 23 Budgetten ..................................................................................................................................................... 24
2.3.1 2.3.2 2.3.3
Beleid en Beleidsgroepen ............................................................................................................................. 28 Werkgroepen ................................................................................................................................................ 32 Vorming ........................................................................................................................................................ 36
2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.4.6
Vakantieaanbod............................................................................................................................................ 48 Inschrijving Deelnemers ............................................................................................................................... 48 Vakantieploeg ............................................................................................................................................... 48 Begeleidingsnorm ......................................................................................................................................... 53 Vakantiekeuzes en Vakantieaanduiding ....................................................................................................... 54 Opvolging en Begeleiding ............................................................................................................................. 55
2
Deze map werd opgesteld om een duidelijk en transparant overzicht te geven van het beleid en de afspraken binnen Kazou Brugge. Het is een handige informatieve tool om medewerkers bij te staan doorheen hun Kazou-carrière. Ben je nieuw in de organisatie en wil je alles te weten komen over het reilen en zeilen binnen Kazou Brugge? Of ben je een ervaren vakantieverantwoordelijke die nog iets specifieks moet opzoeken? Maakt niet uit, deze map geldt als de referentie voor al jouw Kazou-vragen. In deel 1 van de beleidsmap wordt stilgestaan bij Kazou Nationaal, het overkoepelende orgaan van de organisatie. Achtereenvolgens worden de visie, de geschiedenis en de nationale werking omschreven. Deel 2 zoomt in op de werking van Kazou Brugge. Zowel de globale structuur, de verschillende organen als het beleid worden grondig toegelicht. Voor meer uitleg over de praktische kant van het vakantiegebeuren kan je terecht in deel 3. De voorbereiding van de vakantie, het materiaal, het busvervoer, de vakantieadministratie … noem maar op, het wordt allemaal besproken. Daarnaast staan we ook stil bij enkele belangrijke afspraken rond alcohol, drugs, medicatie, tabak, multimedia en vrij begeleid skiën. In deel 4 vind je een beschrijving van een doorsnee Kazou-werkjaar terug. Tenslotte vind je op het einde van de beleidsmap nog enkele handige bijlagen: een contactlijst en een resem specifieke Kazou-nota’s. Heb je na het doornemen van de beleidsmap nog een onopgeloste vraag? Aarzel dan niet om de vakantiedienst te contacteren, via e-mail of telefonisch.
3
4
De Christelijke Mutualiteit (CM) is met 4,5 miljoen leden het grootste ziekenfonds van het land. Haar werking is gebaseerd op waarden zoals solidariteit, respect voor de persoon en aandacht voor iedereen, in het bijzonder voor de meest kwetsbaren. CM betaalt niet alleen medische kosten terug, het is ook een sociale beweging die haar leden een uitgebreid en eigentijds pakket diensten en voordelen aanbiedt. CM vindt het als dynamische beweging belangrijk om de kaart van het vrijwilligerswerk te blijven trekken. In verschillende aanverwante organisaties zijn duizenden vrijwilligers aan de slag. Kazou is daar één van.
Kazou is de jeugddienst van de Christelijke Mutualiteit en is een landelijk erkende jeugdorganisatie, gesubsidieerd door het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. We staan bekend om een ruim aanbod van betaalbare en kwaliteitsvolle vakanties voor jongeren van 7 tot 18 jaar. Elk jaar genieten ruim 40.000 kinderen en jongeren in zowel binnen - als buitenland van een deugddoende Kazou-vakantie. Op onze 200tal vakantiebestemmingen – waar er de klok rond animatie wordt voorzien – leiden 8000 goed gevormde vrijwilligers alles in goede banen. Samen maken we van onze vakanties een succesverhaal, een verhaal dat draait rond drie grote pijlers, de drie V’s. Vrijwilligersbeleid Kazou vzw staat of valt met gemotiveerde vrijwilligers. Daarom biedt Kazou jonge mensen een plaats aan waar zij zich kunnen ontplooien, verantwoordelijkheden kunnen opnemen en au sérieux worden genomen. Met vakanties als uitgangspunt kiezen we ervoor om jongeren een prominente plaats te geven in de organisatie. Door hen inspraak in het beleid te geven, mee te laten nadenken over de koers die we willen varen en actief te betrekken in de uitwerking en uitvoering van ons pedagogisch project, zijn we ervan overtuigd dat Kazou een meerwaarde biedt in de ontwikkeling en ontplooiing van heel wat jongeren. Elke jongere kan bij Kazou een engagement op maat aangaan, dat bovendien perfect combineerbaar kan zijn met andere engagementen in de vrijetijdssfeer. Vorming & Coaching Vorming is een tweede belangrijke pijler van onze werking en zorgt ervoor dat we kwaliteitsvolle vakanties kunnen aanbieden. Naast de begeleiding van vakanties is vorming het middel bij uitstek om jongeren zichzelf te laten ontdekken in een informele sfeer. Kazou bouwt al jaren aan een sterk vormingsaanbod en blijft dit bestendigen. Het samen opbouwend cursus geven is de rode draad in de aanpak van het hele vormingsgebeuren. Daarnaast vinden we ook coaching heel belangrijk. Kazou begeleidt en helpt jonge mensen in het maken van keuzes. We gaan uit van de groeimogelijkheden van elke jongere. Kazou engageert zich om jongeren te stimuleren om zichzelf te ontplooien door onder andere verschillende engagementen op te nemen. Daarbij zien we individuele coaching als een manier om de kwaliteit van de begeleiding tijdens onze vakanties te waarborgen. In heel wat luiken van de Kazou-werking benoemen we waar jongeren goed in zijn, waarin ze nog kunnen groeien, wat uitdagingen zijn voor de toekomst. Denk hierbij aan feedback op cursus of de verschillende begeleidingsgesprekken tijdens en na de vakantie. Aan de hand van een reeks competenties kan op een 5
positieve manier gereflecteerd worden (zonder daarbij te vervallen in het louter overlopen van een checklist). In het gesprek tussen de vrijwilligers en de coach (vrijwilligers of beroepskrachten) wordt uitgegaan van wat de vrijwilligers in hun mars hebben en niet enkel van wat Kazou vraagt van een aantal engagementen. De coach (er)kent de competenties van de mensen die hij/zij coacht. Samen met de coach zoekt de coachee naar de meest geschikte plaats binnen de organisatie. Vakanties Kazou biedt een meerwaarde aan het concept van een groepsvakantie. Waar we op vakantie gaan en wat we daar doen, is belangrijk, maar minstens even belangrijk, zo niet het belangrijkste is de manier waarop we op vakantie gaan. Kazou verlegt grenzen van jongeren en staat voor: uitdaging, vriendengroep, ontdekking, solidariteit en toegankelijkheid. Wie met Kazou op vakantie gaat, vertrekt vaak alleen en komt met een hele hoop vrienden terug thuis. We zien hierin het bewijs dat op onze vakanties waarden als respect, solidariteit en kansen centraal staan. De juiste vakantiemaat…voor iedereen Ook kinderen met een beperking of ziekte zijn bij ons aan het goede adres. We voorzien een doelgroepspecifiek aanbod voor kinderen en jongeren van 6 tot 30 jaar. In de JOMBA-werking worden jongeren met bijzondere aandacht door vrijwilligers in de watten gelegd. Kazou trekt daarnaast ook resoluut de lijn van inclusie. Iedereen, ongeacht sociale achtergrond, huidskleur, mogelijkheden of beperkingen, is welkom bij ons. Inclusie laat alle jongeren toe om een vakantie te kiezen die hen het beste ligt. Elke vraag is bespreekbaar. Als de vakantiedienst een inclusievraag krijgt, wordt samen met ouders en deelnemer gezocht naar een geschikte oplossing. Indien de vakantieverantwoordelijke en moniploeg op dat moment al bekend zijn, worden zij hier uiteraard ook bij betrokken. Een goede informatie-uitwisseling, een risicoanalyse en eventuele extra vorming voor de monitoren zijn enkele van de stappen naar de aanloop van de vakantie toe. Een pasklaar antwoord hebben we niet, maar wel de bereidwilligheid om er samen een fantastische vakantie van te maken. Kinderen en jongeren staan bij ons namelijk centraal. Voor elke jongere de juiste vakantiemaat, daar gaat het om.
6
Al meer dan een halve eeuw organiseren we groepsvakanties in binnen- en buitenland. Hoewel het voor vele CM-leden al jarenlang een evidentie is hun kinderen te laten genieten van een CM- vakantie, bereiken we vandaag ook vele anderen. In 1947 trok de zoon van de dokter voor het eerst samen met de zoon van de mijnwerker op tocht. Jongeren van over het hele Vlaamse land verkenden nieuwe vakantiebestemmingen en dit onder toeziend oog van enthousiaste begeleiders. Drie generaties vonden reeds hun weg in het vakantieaanbod van de Christelijke Mutualiteit, die de zorg van deze dienst 65 jaar geleden toevertrouwde aan Preventieve Luchtkuren en vanaf 1971 aan Jeugd & Gezondheid.
Aan de wieg van de ontwikkeling van vakantiemogelijkheden in het binnenland en Zwitserland stonden twee enthousiaste en gedreven heren: Jules Deprins en Jan Van Roy. Kinderen van leden van de mutualiteit werd de mogelijkheid geboden een luchtkuur aan zee of op d’n buiten te beleven. Centraal in de uitbouw van vakanties stond de zoektocht naar een juiste invulling van het christelijke aspect, de impact van een luchtkuur op het leven van een kind en het al dan niet propaganda-effect van de Preventieve Luchtkuren voor de Landsbond der Christelijke Mutualiteiten. Naast de beleving door kinderen werd vorming voor animators een belangrijk aspect van de verdere ontwikkeling van de dienst Preventieve Luchtkuren. Tussen 1955 en 1968 werd het vormingsaanbod verder uitgebreid. De invoering van de nationale hogere leiderscursussen zorgde voor de definitieve doorbraak van een eigen methodiek, die haar neerslag vond in de handboeken van Jan Van Roy. Adolescenten, kinderen van mijnwerkers en gastarbeiders veroverden hun plaats in het vakantieaanbod.
De werking van de Preventieve Luchtkuren bleef niet gevrijwaard van de invloed van mei 1968. Vrijwilligers eisten in 1970 meer inspraak en vroegen ruimte om te experimenteren. De oprichting van de vzw Jeugd en Gezondheid kwam hen daarin tegemoet. Vanaf dat moment was er sprake van de dienst Jeugd en Gezondheid en de vzw Jeugd en Gezondheid. Diepgaande pedagogische discussies leidden tot de ontwikkeling van de Fundamentele Opties, de inhoudelijke «grondwet» van Jeugd & Gezondheid. In de jaren ’80 zochten vrijwilligers en vrijgestelden naar een evenwicht tussen de nationale en regionale werking. Zij werden zich meer bewust van een bewegingsgevoel en besteedden aandacht aan de ontwikkeling van een jaarwerking, een themagericht aanbod en de verruimde jongerenwerking. De vakantiemogelijkheden groeiden sterk, vooral voor de adolescenten. Gemengde vakanties, die al sinds de jaren ’70 experimenteel georganiseerd werden, verdrongen stilaan de niet-gemengde perioden. Initiatieven als JOMBA, JOngeren Met Bijzondere Aandacht, genoten meer en meer belangstelling. In 1989 werden de bevoegdheden van dienst en vzw opgesplitst. De vzw Jeugd en Gezondheid beperkte zich tot de gezondheidsopvoeding, mutualistische vorming, kadervorming en het JOMBA-aanbod. De dienst behartigde het overige vakantieaanbod. In de periode vanaf 1990 koos de beweging voor een prioritaire versterking van kadervorming. Werkgroepen allerhande gaven gestalte aan visieteksten, die de werking inhoudelijk moesten ondersteunen en uniformiseren. Daarbij ging Jeugd en Gezondheid maatschappelijke thema’s zoals drugs en multicultureel samenleven niet uit de weg. Trouw aan de Fundamentele Opties sloeg Jeugd en Gezondheid resoluut de weg in van een doorleefde solidariteit, gebaseerd op christelijke waarden. Eind jaren ’90 zette zich de evolutie in om vrijwilligers meer en meer te betrekken op 7
beleidsniveau, zowel verbondelijk als nationaal. De laatste vijftien jaar evolueerden de vakanties grondig. Niet alleen werd er in het binnenland meer gekozen voor kleinschaligere vakanties (en bijgevolg een grotere variëteit aan locaties), maar ook in het buitenland vond Jeugd en Gezondheid steeds meer haar weg. Ook het aanbod voor verschillende leeftijden en de vakantieconcepten evolueerden. De traditionele speelvakantie moest plaats ruimen voor themavakanties. We gingen naarstig op zoek naar nieuwe bestemmingen.
De nationaal georganiseerde vormingen werden in 2000 grondig doorgelicht door deelnemers en instructeurs en er werd beslist om een andere koers te varen. Inhoudelijk werd ingespeeld op maatschappelijke tendensen (omgaan met jongeren met gedragsproblemen, het mondiger worden van de deelnemers, de grotere vraag naar inspraak, omgaan met de vraag naar kicks, de vraag naar vernieuwende activiteiten …) en veranderingen binnen onze werking (groter aanbod vakantieformules in zelfkook, nieuwe vakantieformules, toenemend aanbod JOMBAdoelgroepen …).
van het onderscheid tussen de dienst Jeugd en Gezondheid en de vzw. Dit was een bewuste keuze met het oog op een sterker en homogener pedagogisch beleid. De uitbouw van een nationale bestuurswerking met een vertegenwoordiging van alle verbonden bracht Jeugd en Gezondheid nog dichter bij de vrijwilligers.
Vandaag presenteert de jeugddienst van de CM zich als Kazou vzw. Een nieuwe naam sinds 2006 die kinderen en jongeren uitnodigt om mee te doen en die staat voor een organisatie waar iedereen mag meedoen. Het muziekinstrument met dezelfde naam vertegenwoordigt deze filosofie.
Op het vlak van begeleiding stelden we sindsdien de cursist meer centraal en probeerden we vorming aan te bieden op basis van zijn of haar concrete vragen en verwachtingen, hetgeen aan de basis lag van het Samen Opbouwend Cursus geven van de laatste jaren. De aandacht voor kinderen en jongeren met een handicap groeide, zowel door de verdere uitbouw van het JOMBA-aanbod als met de keuze voor inclusie (2003), waarbij kinderen en jongeren met een handicap moeten kunnen kiezen voor welke vakantie ze willen inschrijven. De 21ste eeuw deed Jeugd en Gezondheid zich verdiepen in de mogelijkheden van allerhande multimedia. Een nationaal gecoördineerde campagne en de uitbouw van verschillende websites worden ook vandaag nog steeds verder uitgebouwd en verfijnd. Een belangrijke stap in het verder evolueren naar een jongerenorganisatie voor en door jongeren werd op 1 januari 2004 gezet met het opheffen
8
WAAS EN DENDER
MIDDENVLAANDEREN
ALGEMEEN
Kazou Nationaal
VAKANTIE AANBOD
ZUID - WEST OOSTENDE
VLAANDEREN
BRUGGE ROESELARE TIELT
JOMBA AANBOD JOMBA WESTVLAANDEREN
JOMBA OOSTVLAANDEREN
EIGEN JOMBA WERKING
Om de werking van Kazou organisatorisch te laten verlopen bestaat Kazou naast een nationaal overkoepelend orgaan uit deelorganisaties volgens geografische ligging, we spreken van verbonden. Wat betreft het aantal dienen we een onderscheid te maken tussen het algemeen vakantieaanbod en het JOMBA-aanbod. In principe zijn er elf verbonden. Vijf van deze verbonden hebben een eigen JOMBA-werking. Voor West- en Oost-Vlaanderen is de JOMBA-werking gegroepeerd. In de bovenstaande figuur vind je een overzicht.
9
«Kazou streeft een kwalitatief hoogstaand jeugdbeleid na voor kinderen en jongeren tussen 6 en 30 jaar. Zij bevordert via sociale, culturele en sportieve activiteiten de gezonde ontplooiing van kinderen en jongeren. Kazou heeft als jeugddienst van CM een sociale rol. We maken vakanties, vorming, het thema gezondheid en het systeem van sociale zekerheid toegankelijk voor een zo groot mogelijke groep kinderen en jongeren. »
Bij alles wat we doen, nemen we het «Verdrag inzake de Rechten van het Kind» – die we met Kazou mee ondertekenden – in acht. De artikels die in het Verdrag worden opgesomd bepalen voor een groot deel hoe we met kinderen omgaan. Door het ondertekenen van het Verdrag verbinden we er ons toe om ook volgens deze principes te handelen. De vier basisideeën die centraal staan zijn:
Alle kinderen zijn gelijk; Alles in het belang van het kind; Recht op zorg, liefde en bescherming; Recht op een eigen mening.
Kazou heeft als dynamische en jeugdige organisatie een uitgebreide opdracht. Zij verzorgt een aantrekkelijk aanbod van actieve vakanties met aandacht voor gezondheid en voorziet vorming voor haar vrijwilligerskader, verweven met een organisatiestructuur voor en door vrijwilligers. Dit alles gebeurt vanuit een pedagogisch project dat te vatten is in de volgende vijf krachlijnen. Zowel vakantiegangers als vrijwilligers in de vakantie-, vormings- en jaarwerking worden uitgedaagd deze vijf krachtlijnen mee na te streven en uit te dragen. In groep …samen ben je nooit alleen Voor Kazou heeft spelen, leven, werken … in groep een meerwaarde, een positieve invloed op iedereen die er deel van uitmaakt. Als groep zijn we voortdurend in beweging. Hierbij kiezen we bewust voor inspraak en participatie. We streven naar een betrokkenheid op maat waarbij kinderen en jongeren elk hun steentje bijdragen tot de groep. Er is ruimte voor ieders mening, voor voldoende persoonlijke vrijheid, voor het maken van eigen keuzes… We staan open voor alle jongeren en willen dat iedereen zich in de groep goed in zijn vel voelt. Hierbij gaan we uit van de eigenheid van iedereen en aanvaarden we ieders sterktes en zwaktes. Samenzijn betekent een verrijking voor de hele organisatie.
10
Groei …kansen geven, krijgen en nemen Kazou is een plaats waar jongeren gesteund worden in de stappen die ze ondernemen om zich verder te ontwikkelen, waar de nadruk ligt op het zelf doen, het ondervinden en het uitwisselen. We zijn ervan overtuigd dat je optimaal groeit door deel uit te maken van een groep waarin je je goed voelt. Met vallen en opstaan, laat je jezelf en anderen toe met het hoofd tegen de muur te lopen om de kans te krijgen verder te groeien. We werken aan een beweging waarin jongeren diverse engagementen en tal van verantwoordelijkheden kunnen opnemen. We gaan samen op zoek naar de juiste plek voor iedereen.
Respect …in vertrouwen samenleven We hebben respect voor alles en iedereen; voor de bomen in het bos, voor de bal waarmee we spelen, voor de spaghetti op ons bord, voor alle mensen die we tegenkomen op ons pad… Zowel binnen Kazou als daarbuiten leggen we een basishouding aan de dag van openheid, vertrouwen en eerlijkheid. We streven naar gelijkwaardigheid, ongeacht wie je bent of wat je doet. We redeneren steeds in het belang van de deelnemers, want zij staan op onze initiatieven centraal. Begeleiden, zowel van monitoren als van vakantiegangers, is kinderen en jongeren onvoorwaardelijk accepteren zoals ze zijn, respectvol met hen omgaan en ervan overtuigd zijn dat elk kind of elke jongere van goede wil is. Zo willen we aandacht hebben voor iedereen, een voorbeeld zijn, aanmoedigen, luisteren, enthousiasmeren en onszelf geven voor anderen. Kinderen en jongeren die met Kazou op vakantie gaan, worden uitgedaagd om zorgzaam met elkaar om te gaan. Samen spelen doet samen leven.
Zinspelend …er zin in hebben, er zin aan geven We vliegen erin! Met een grote dosis optimisme en steeds vertrekkend vanuit een positieve ingesteldheid, maken en beleven we vakanties op een creatieve en geanimeerde manier. Hierbij zoeken we een samenspel van uitdaging en eenvoud. Het is samen plezier maken, genieten en ontspannen. Daarnaast zoeken we naar dat ietsje meer. We willen een meerwaarde bieden vanuit de christelijke inspiratie. Op onze initiatieven maken we bewust tijd voor zingeving op een frisse, creatieve en leuke manier. Het beleven, het ervaren en de verbondenheid staat centraal. Vanuit de christelijke inspiratie hebben we respect voor andere geloofsovertuigingen en vormen van zingeving. Zin geven kan op zeer specifieke momenten en kan ook heel spontaan. Ravotten en plots stil vallen, genieten van de natuur, een schouderklopje, een knipoog, een troostend woord … Maar ook samen je grenzen verleggen, aandacht hebben voor gezondheid, eerlijk spelen, kunnen relativeren, aandacht hebben voor iedereen …
Solidariteit …er zijn voor elkaar Spelenderwijs zet Kazou jongeren aan om mee te investeren in de andere, een uitdaging te vinden om als groep verder te gaan, voor elkaar in de bres te springen, ieders inbreng te waarderen, te leren omgaan met diversiteit … om zo mee te werken aan een samenleving waar iedereen zich thuis voelt. Solidariteit betekent er zijn voor elkaar. We slaan de handen in elkaar om een vakantie mogelijk te maken voor iedereen. Zo werken we drempels weg waardoor we jongeren, ook zij die het moeilijk hebben, een gezonde en actieve tijd doen beleven binnen Kazou. Kazou wil geen eiland zijn. Met open vizier kijken we samen naar de uitdagingen die de wereld nog in petto heeft. We treden actief naar buiten en maken deel uit van de ruimere samenleving.
11
AGENDA COMMISSIE maandelijks
NATIONALE RAAD Algemene Vergadering
KADEE
minimum 4x/jaar
RAAD VAN BESTUUR minimaal 4x/jaar
4x/jaar
PROJECT GROEP
PROJECT GROEP
VASTE PROJECTGROEPEN: JOMBA-INCLUSIE VORMING
12
De Nationale Raad is de spil van onze bestuurswerking. Het is het orgaan waar verbonden elkaar ontmoeten, waar het beleid van Kazou vzw wordt gemaakt en de totale werking vorm gegeven wordt.
Heeft beslissingsbevoegdheid over de pedagogische thema’s Geeft opdrachten aan de Kadeegroep en projectgroepen in functie van het beleid Komt tweemaal samen als Algemene Vergadering met de bevoegdheden zoals bepaald in de statuten (o.a. goedkeuring begroting en afrekening) Bekrachtigt de samenstelling van de Kadee Bekrachtigt de samenstelling van de Agenda Commissie
Maximum twee vrijwilligers per verbond
Waarbij elk verbond aan het begin van het jaar zelf beslist of het één of twee zetels opneemt, en met inachtneming van volgende afspraken: Het aantal stemmen wordt toegekend op basis van het aantal opgenomen zetels bij het «begin van het jaar» Onder begin van het jaar verstaan we de eerste Algemene Vergadering van het jaar
Eén vrijwilliger voor de kerngroep JOMBA West Vlaanderen (één vrijwilliger) Voorzitter en ondervoorzitter van de Nationale Raad (= vrijwilligers) Voorzitter en ondervoorzitter van de Kadee (= vrijwilligers) Het diensthoofd van elk verbond Eén directielid per provincie Algemeen secretaris Kazou Afgevaardigd beheerder Kazou Nationaal secretaris LCM (= Landsbond Christelijke Mutualiteit) Voorzitter LCM Schatbewaarder LCM Diensthoofd vakantiewerking (zonder stemrecht) Stafmedewerkers nationaal secretariaat Kazou (zonder stemrecht)
De Nationale Raad wordt minimaal vier maal per jaar samengeroepen door de voorzitters van de Nationale Raad of door minstens twee bestuurders.
13
Toezicht op de gehele financiële werking van de vzw Begroting voorbereiden Financiële vertaling geven van vragen en beslissingen van de Nationale Raad
Zes vrijwilligers afgevaardigd door de Nationale Raad. De Nationale Raad kiest uit haar leden een Raad van Bestuur bij gewone meerderheid van stemmen. Voorzitter en ondervoorzitter van de Nationale Raad Voorzitter en ondervoorzitter van de Kadee Algemeen secretaris Kazou Nationaal secretaris LCM Afgevaardigd beheerder Kazou Eén diensthoofd Kazou per provinciegroep Eén directielid per provincie Schatbewaarder LCM Stafmedewerker bestuurswerking Kazou (zonder stemrecht) Diensthoofd vakantiewerking
Er wordt gestreefd naar een aantal van tien vrijwilligers in de Raad van bestuur waaronder de voorzitter en ondervoorzitter.
De Raad van Bestuur komt minstens vier keer per jaar samen.
14
De Kadee is een dynamische denktank die zich buigt over allerhande projecten binnen Kazou. In het begin van het werkjaar wordt een denkdag georganiseerd waarop de noden van de organisatie worden vastgelegd. Die noden worden vervolgens met behulp van projectfiches vertaald in losse projectgroepen en -doelstellingen. Aan elke projectgroep worden trekkers en medewerkers toegevoegd. Projectgroepen zijn geen vertegenwoordigingsvergaderingen, vrijwilligers zitten hier met de «nationale pet». Het wordt wel op prijs gesteld dat zo veel mogelijk verbonden aan een of meerdere projectgroepen deelnemen. Na bekrachtiging door de Nationale Raad kunnen de projectgroepen tijdens onafhankelijke vergaderingen van start gaan met de vooropgestelde taken. De Kadee volgen alle projectgroepen op en sturen bij waar nodig.
Aansturen van verschillende projecten Coaching van vrijwilligers die projecten willen uitwerken Feedback geven aan de projectgroepen Overzicht bewaken van de lopende projecten Communicatie naar de verbonden Bewaken van doelstellingen die opgenomen werden in de beleidsnota Aanspreekpunt voor vrijwilligers en beleidsgroepen
Vrijwilligers
De Kadee komen minimaal vier keer per jaar samen.
Ter ondersteuning van het nationale beleid werden enkele vaste projectgroepen opgericht met een bepaalde afgelijnde opdracht. Naargelang de specifieke inhoud van de opdracht, komt de projectgroep voor lange of minder lange tijd bijeen. De projectgroepen kunnen worden opgedoekt en opnieuw opgericht indien er een specifieke vraag is. Ze staan open voor geïnteresseerde vrijwilligers en beroepskrachten. Momenteel zijn volgende vaste projectgroepen actief.
Opdrachten
Nadenken over de weg dat het JOMBA-aanbod moet inslaan Impulsen geven rond inclusie
Zorgen voor ondersteuning in het uitwerken van de doelgroepspecifieke aanpak
15
Samenstelling Alle geïnteresseerde vrijwilligers en beroepskrachten uit alle verbonden samen met een nationale stafmedewerker.
Opdrachten
Het opvolgen van het vormingsplan voor Kazou Het opsporen van vormingsnoden Het opzetten van bijscholing – vorming voor instructeurs Algemeen advies in verband met vormingsitems op de Nationale Raad en de Raad van Bestuur
Samenstelling Alle geïnteresseerde vrijwilligers en beroepskrachten uit alle verbonden samen met een nationale stafmedewerker.
Opdrachten
Praktische voorbereidingen van nationale cursussen Pedagogische lijn bewaken over de verschillende nationale cursussen
Samenstelling Cursusverantwoordelijken van nationale cursussen en de stafmedewerker verantwoordelijk voor vorming. Het begeleidingsteam komt tweemaandelijks samen.
van
Kazou
16
Terwijl de Nationale Raad (NR) de motor is van de organisatie is de Agenda Commissie (AC) de brandstof. De Agenda Commissie bepaalt de agenda van de twee belangrijkste bestuursorganen: de Nationale Raad en de Pedagogische Commissie.
Agenda vastleggen van de Nationale Raad en de Kadee Opvolgen van de beleidsnota Praktisch-organisatorische ondersteuning van de bestuurswerking Opvolgen van de toetsing in de verschillende ziekenfondsen en wisselwerking met nationale beleidsorganen Linken van alle spelers op het veld
Voorzitter en ondervoorzitter van de Nationale Raad (vrijwilligers) Voorzitter en ondervoorzitter van de Kadee (vrijwilligers) Algemeen secretaris Kazou Stafmedewerker bestuurswerking Kazou Afgevaardigd beheerder Kazou Nationaal secretaris LCM Diensthoofd vakantiewerking
De Agenda Commissie komt maandelijks samen.
17
18
Om de werking van Kazou organisatorisch te laten verlopen is de organisatie opgesplitst in elf deelorganisaties volgens geografische ligging, Kazou Brugge is daar één van. In onderstaand schema kan je zien hoe de structuur van Kazou Brugge is opgebouwd.
LUIK I
DE VAKANTIE DIENST
KAZOU BRUGGE
LUIK III
VAKANTIES
LUIK II
DE JAARWERKING
Denktank Impuls
BELEIDSGROEPEN
WERKGROEPEN
VORMINGSINIATIEVEN
• Dagelijks Bestuur (DB) • Verbondsraad • Voorzittersoverleg
• Dans • Thema • Materiaal • Koek-it
•Post-It •Zin?!Spelen:D-@zoom •Axion
• Basiscursus •VV/VL-weekend • Instapweekend •ADO-avond • Vormingsdag •Vakantiegerichte Vorming • Fietsvorming •Mix-It en Mix-It Kook
19
Achter de 800 actieve Brugse vrijwilligers staat een enthousiast en gemotiveerd beroepskader, we spreken van de vakantiedienst. De dienst doet in de eerste plaats aan eerstelijns jeugdwerk. Ze werkt rechtstreeks met de doelgroep van vrijwilligers en vakantiegangers. Jongeren, met verschillende achtergronden en ervaringen, ontmoeten elkaar onmiddellijk op dit subniveau. Vaak kennen zij elkaar niet. Voor beroepskrachten op de vakantiedienst is dan ook een grote rol weggelegd in het coachen en begeleiden van vrijwilligers, iets waar heel wat energie in kruipt. Te meer omdat we met Kazou, nog meer dan in het verleden, een persoonlijke aanpak hoog in het vaandel dragen. Daarnaast vraagt het realiseren van ons vakantieaanbod van ongeveer 80 initiatieven per jaar, om professionele ondersteuning die vooral praktisch-organisatorisch van aard is. Het takenpakket van de beroepskrachten is dan ook zeer verscheiden. Het gaat hier om het motiveren van vrijwilligers, ouders en deelnemers te woord staan, de verbondelijke bestuurswerking ondersteunen, vrijwilligers aantrekken voor een groter engagement, opzetten van en inhoud geven aan relevante vorming, inschrijvingen bolwerken, vakantieplanning opmaken, enzovoort. De vakantiedienst werkt intensief samen met het nationaal secretariaat. Naast haar traditionele tweedelijnsopdracht, meer bepaald de ondersteuning van pedagogische projecten rond onder andere vorming en inclusie, heeft het nationaal secretariaat ook een eerstelijns opdracht te vervullen, bijvoorbeeld het uitwerken van geprofileerde vakanties, de organisatie van een nationale vergadering voor vakantieverantwoordelijken, skiweekends, showbizzvorming, enzovoort.
De vakantiedienst bestaat uit beroepskrachten die de werking opvolgen en begeleiden. De dienst valt onder de Welzijnsdienst van de Christelijke Mutualiteit in Brugge en is samengesteld uit vijf personen:
Diensthoofd Twee educatieve medewerkers Twee administratieve medewerkers
Hieronder kan je een overzicht vinden van de taakverdeling tussen het diensthoofd en de educatieve en administratieve medewerkers. Bij vragen rond een specifiek onderwerp kan je op de contactfiche (bijlage 1) opzoeken wie je best waarvoor kan aanspreken. Diensthoofd (1 FTE)
Educatief medewerk(st)er (A) (1 FTE)
Takenpakket:
Takenpakket:
Coördinatie vakantiedienst Opvolgen en coördineren van de vakanties voor 17/18-jarigen Opvolgen en coördineren van de wintervakanties Financiële opvolging initiatieven (vakanties
Opvolgen en coördineren van de vakanties voor 7/8-jarigen, 13/14-jarigen, 15/16jarigen Opvolgen en coördineren van vormingsinitatieven:
Mix-it 20
/ vormingen en andere initiatieven) Opvolgen en actief bijwonen van de bestuursvergaderingen binnen Kazou (Verbondsraad / Dagelijks Bestuur) Planning vakanties Opmaak vervoersplanning Administratieve opvolging Werkoverleg organiseren Conflictbehandeling Opvolgen interverbondelijke overlegorganen (Diensthoofdenvergadering & Provinciaal overleg) Raad van Bestuur vzw Kazou Nationale raad vzw Kazou Stuurgroep communicatie vzw Kazou
VV-weekend Instapweekend Ado-vormingsdag Impuls
Opvolgen en coördineren aanduiding vakantieverantwoordelijken Begeleiden, ondersteunen en coördineren van werkgroepen:
aXion Zin?!Spelen:D-@zoom Dans Denktank Adokader vzw Kazou
Educatief Medewerk(st)er (B) (1 FTE)
Administratief medewerk(st)er (A) (1 FTE)
Takenpakket:
Takenpakket:
Opvolgen en coördineren van de vakanties voor 9/10-jarigen, 11/12-jarigen Rekrutering en opvolging kandidaatstelling kookploegen Opvolgen en coördineren van vormingsinitiatieven:
Basiscursus Grote vormingsdag
Maandelijkse nieuwsbrief Reezumee Subsidieaanvragen Stad Brugge (voor Kazou Brugge & vrijwilligers) Opvolgen en coördineren aanduiding monitoren Begeleiden, ondersteunen en coördineren van werkgroepen:
Telefonie en ontvangst klanten Administratieve ondersteuning diensthoofd Eindverantwoordelijke klassement Opvolgen en coördineren van inschrijvingen voor de winter- en zomervakanties Opvolgen en coördineren van de betalingen Verwerken evaluatiekaarten Bijhouden deelnemersaantallen over de jaren heen en vergelijken Opvolgen verzekeringsdossiers Onderhouden van de bestanden in de computer
Medische fiches controleren en doorgeven aan centra en/of vakantieverantwoordelijke
Thema Post-it Materiaal
Administratief medewerk(st)er (B) (0.3 FTE) Takenpakket:
Controle van facturen en onkostenstaten Kosten toewijzen aan het juiste initiatief Adressenbestand aanmaken en opvolgen (oud-monitoren, monitoren ...) Ondersteuning administratieve collega Telefonie en ontvangst klanten
21
Om een vlotte werking van de vakantiedienst te garanderen zijn er verschillende mailboxen. Voor algemene vragen en als referentie voor deelnemers, ouders en externen wordt
[email protected] gehanteerd. Specifieke vragen kan je direct sturen naar de hiervoor verantwoordelijke persoon zoals aangegeven in de taakverdeling. E-mailberichten worden zo snel mogelijk beantwoord. Bij afwezigheid van het diensthoofd of een medewerker krijg je een automatisch bericht terug. Dit betekent niet dat je e-mailbericht niet is aangekomen maar wel dat hij iets later zal worden gelezen en beantwoord. Heb je een prangende vraag voor de werkgroepen? Er is één e-mailadres beschikbaar waarop je alle werkgroepverantwoordelijken kan bereiken -
[email protected]. Heb je een vraag, een voorstel of een probleem met betrekking tot het dagelijks bestuur? Stuur dan een e-mail naar
[email protected]. Heb je een vraag over het Instapweekend? Of zou je je graag inschrijven? Stuur dan een e-mail naar
[email protected].
22
Kazou is online actief op verschillende websites. Hieronder vind je een overzicht van de websites waarop je als vrijwilliger binnen Kazou Brugge terecht kan. De algemene Kazou-website kan je bezoeken op www.kazou.be. Naast heel wat algemene informatie over de organisatie vind je hier ook een overzicht van ons vakantieaanbod. Je hoeft enkel je postcode en geboortejaar in te geven, daarna kan je door ons vakantieaanbod scrollen en een vakantie boeken. Op deze website kan je vakantiefilmpjes terugvinden gemaakt door vrijwilligers. Op de website van Kazou Brugge vind je informatie over de werking van ons verbond. Je kan er ook verschillende vakantiegerelateerde documenten terugvinden. De medewerkerswebsite van Kazou is hét platform van je vrijwilligersengagement. Op deze website worden een hele reeks persoonlijke gegevens bijgehouden, gegevens die je te allen tijde kunt aanpassen. De website laat je toe om je vakantiekeuzes in te dienen, je kandidaat te stellen voor deelname aan een vormingsinitiatief of je te registreren voor een Kazou-activiteit. Op het digitale fotoalbum van Kazou kunnen deelnemers en monitoren na de vakantie foto’s uploaden. Kazoutube is dé place to be als het over dansen gaat. Op deze website staan alle vakantiedansjes van Kazou Brugge opgelijst met telkens een bijhorende videoclip vol instructies.
moniwerkingkazoubrugge
Ten slotte is er de officiële Facebook-pagina waar vrijwilligers op de hoogte worden gesteld van de laatste nieuwtjes en waar foto’s van verschillende activiteiten te bezichtigen zijn. Voor de werkgroepen en bepaalde activiteiten zijn er ook specifieke pagina’s op Facebook aangemaakt. Dit is tevens het geval voor alle vakanties vanaf 13-14 jaar. Op die manier bieden we een platform aan voor deelnemers om met elkaar in contact te blijven na de vakantie.
23
Dit zijn voorschot budgetten die telkens voorzien worden, en op basis van bewijzen (facturen) afgerekend worden met de verantwoordelijke. Soort budget
Opmerkingen
Kookbudget voorbereidend weekend BC
10 € per persoon per dag op basis van zelfwerkzaamheid, uitbetaald aan cursusleiding
Forfait Algemene Onkosten
€ 500, uitbetaald aan cursusleiding
Consumptiegeld
€ 3,10 per dag per instructeur en TP’er, uitbetaald aan cursusleiding (niet voor beroepskrachten)
Bedanking instructeursploeg basiscursusploeg
€ 20 per aanwezige instructeur, uitbetaald aan cursusleiding
Teambuildingsactiviteit basiscursus ploeg op voorbereidingsweekend
€ 10 per aanwezige instructeur, uitbetaald aan cursusleiding
Soort budget
Opmerkingen
Consumptiegeld
€ 3,10 per dag per instructeur & TP’er, uitbetaald aan cursusleiding (niet voor beroepskrachten)
Forfait Algemene Onkosten
€ 250, uitbetaald aan cursusleiding
Bedanking instructeursploeg specialisatie
€ 15 per aanwezige instructeur, uitbetaald aan cursusleiding
Kookbudget
€ 6,5 per aanwezige persoon, per dag, uitbetaald aan de TP verantwoordelijke
Start-activiteit Mix-it cursisten
€ 10 per aanwezige cursist, uitbetaald aan de cursusleiding
Soort budget
Opmerkingen
Consumptiegeld
€ 3,10 per dag per instructeur & TP’er, uitbetaald aan cursusleiding (niet voor beroepskrachten)
Forfait Algemene Onkosten
€ 250, uitbetaald aan cursusleiding
Bedanking instructeursploeg specialisatie
€ 15 per aanwezige instructeur, uitbetaald aan cursusleiding
24
Kookbudget
€ 6,5 per aanwezige persoon, per dag, uitbetaald aan de TP verantwoordelijke
Soort budget
Opmerkingen € 250, uitbetaald aan vakantieverantwoordelijke < 80 deelnemers
Forfait algemene onkosten € 500, uitbetaald aan vakantieverantwoordelijke > 80 deelnemers
Consumptiegeld
€ 3,10 per dag per moni, TP’er en VV/VL, uitbetaald aan vakantieverantwoordelijke (niet voor beroepskrachten)
Soort budget
Opmerkingen
Monifeest
€ 15, per moni (partners welkom maar tegen betaling)
Koek-it teamdag
€ 15, per TP’er (partners welkom maar tegen betaling)
Bedanking werkgroepleden
€ 5, per werkgroeplid ter bedanking aanwezig op het bedankingsmoment, uitbetaald aan werkgroepverantwoordelijke
Nieuwjaarsreceptie Kazou
€ 5, per aanwezige monitor, uitbetaald op basis van rekening voor hapjes/traktaat
Bedanking WG-voorzitters
€ 10, per aanwezige werkgroepvoorzitter, uitbetaald aan de beroepskracht
Soort budget
Opmerkingen
Bedankingsetentje Dagelijks Bestuur
€ 35 per aanwezig bestuurslid
Evaluatienamiddag
€ 25 per aanwezige bestuurder (VV/VL)
soort budget
opmerkingen
Attentie bedanking voor vrijwilligers
Filmtickets (1 per dagdeel) voor vrijwilligers die inspringen om Kazou in straatbeeld te brengen. Vb. H2O, Opvoedingsdag …
25
Hof van Watervliet is een open ontmoetings- en welzijnshuis van CM Brugge. In deze accommodatie zijn er verschillende vergaderzalen voorzien die door tal van verenigingen, als ook Kazou kunnen afgehuurd worden. Met Kazou voorzien we een aantal richtlijnen voor het gebruik, reservatie, … omtrent deze accommodatie, zie hieronder:
Geef minimaal 5 werkdagen op voorhand door wanneer je wenst te vergaderen aan de vakantiedienst, zodat de vakantiedienst je zaal kan reserveren. Indien een vergadering niet doorgaat, laat dat dan zo snel mogelijk weten aan de vakantiedienst dan kan deze zaal terug vrijgegeven worden en hoeft Kazou ook geen huur te betalen. Plaats de zaal steeds terug in de beginopstelling Op sommige dagen is het Hof van Watervliet/Lanchals gesloten. Er wordt dan aan de VV’s gevraagd om vooraf op de vakantiedienst een badge te komen afhalen zodat je de gebouwen in kan. Vergeet deze nadien niet in de brievenbus van de vakantiedienst te droppen. De vakantiedienst brengt de VV’s en werkgroepverantwoordelijken hiervan tijdig op de hoogte. In de kelder (oude gebouw) van het Hof van Watervliet kan je 2 Kazou drank-frigo’s terugvinden. Tijdens de vergaderingen biedt de vakantiedienst steeds één drankje aan. De code verandert regelmatig en kan je opvragen aan de vakantiedienst. Er worden geen andere dranken of hapjes terugbetaald.. Zorg ervoor dat de peukjes niet op de grond belanden maar in de voorziene asbakken. Zorg dat je de zaal proper achterlaat tafels proper achterlaten, gebruikte glazen en borden afwassen en blikjes in de PMD-vuilnisbak in de KEUKEN en niet in de vergaderzalen.). Er worden nooit andere vergaderzalen of consumpties terugbetaald.
26
De kantoren van Kazou liggen in de CM gebouwen in het centrum van Brugge. Parkeren is niet evident. Er zijn echter sommige parking mogelijkheden intern bij CM. Gelieve hieronder de praktische zaken hieromtrent terug te vinden. Wie geen parking heeft aangevraagd op voorhand zal geen parking ter beschikking hebben. We raden de monitoren aan om zich zoveel mogelijk met het openbaar vervoer of de fiets te verplaatsen. Indien je gebruik wil maken van de parking, geef dit dan ook door zodat de beroepskracht je de parkingcode kan doorgeven of mee noteren op de uitnodiging ter verzending aan de monitoren.
Let op de parkings worden afgesloten om 23 uur. Ben je te laat, dan is er geen andere mogelijkheid dan te wachten tot de volgende dag. In de zomerperiode voorziet Kazou telkens 2 extra parkings die op aanvraag zijn op de vakantiedienst. Deze kunnen door de VV aangevraagd worden voor het afhalen van de specifieke papieren, …. Aanvragen is een must!
27
Kazou Brugge is een organisatie die gestoeld is op vrijwilligerswerk, het is dan ook vanzelfsprekend dat het beleid van de organisatie bepaald wordt door vrijwilligers. In de beleidsgroepen van Kazou Brugge krijgen de vrijwilligers een stem, er worden beslissingen genomen rond de dagelijkse werking en tal van beleidsvraagstukken. De vakantiedienst voert de beslissingen uit en geeft het overeengekomen beleid vorm. Deze manier van werken is ontstaan uit een visie met twee belangrijke aspecten: engagement op maat en inspraak, transparantie en informatieoverdracht.
Vrijwilligers moeten op elk beleidsniveau kunnen meedenken, alle geïnteresseerden die aan de toetredingsvoorwaarden voldoen zijn welkom om over het beleid na te denken en beslissingen te nemen. Daarnaast moet het beleid raadpleegbaar zijn voor elke vrijwilliger, ook als hij/zij geen actief deel uitmaakt van de beleidswerking.
We willen zoeken naar de juiste vrijwilliger op de juiste plaats en dit vertrekkende vanuit de individuele interesses en ervaringen. We willen verantwoordelijkheden spreiden en niet belanden in een structuur waar een beperkte poule vrijwilligers alle taken op zich neemt.
De stem van de vrijwilligers naar voor laten komen Opvolging en verantwoorden van de algemene werking Beslissingen nemen:
Over voorstellen van het dagelijks bestuur Over de samenstelling van het dagelijks bestuur (jaarlijkse verkiezing) Over algemene beleidsopties en de werking van het verbond
Diensthoofd Educatief medewerk(st)ers Directeur Welzijn CM Brugge Proost Peter/meter vanuit Kazou Nationaal 28
Alle aangeduide vakantieverantwoordelijken Diegenen die de cursus «hoofdanimator in het jeugdwerk» hebben gevolgd Alle moni’s die reeds vier jaar actief zijn binnen Kazou Brugge Uitzonderlijk – Voorzitter van een werkgroep (niet-lid van de verbondsraad) om verslag te komen uitbrengen. Deze persoon zetelt met stemrecht!
De verbondsraad telt vijf vergaderingen per jaar:
januari maart (onderdeel van VV/VL-weekend in het vooruitzicht van de vakantieperiodes) mei september (o.a. werkingsdag naar evaluatie van zomervakantie) november (o.a. verkiezing voorzitter en dagelijks bestuur)
Als lid van de verbondsraad probeer je zo veel mogelijk vergaderingen bij te wonen en werk je actief mee. Alle aanwezige leden hebben elk één individuele stem in de verbondsraad. Voorzitters, beroepskrachten en moderators van de discussie worden geadviseerd om hun stem in beraad te houden en een neutrale houding aan te nemen tijdens de vergadering. Indien nodig kan een kernraad opgericht worden met vrijwillige leden om voorstellen te formuleren omtrent bepaalde ideeën of problemen die vanuit de verbondsraad naar voor komen.
De vakantiedienst beschikt over de officiële statuten van de verbondsraad en kan deze ter beschikking stellen voor de geïnteresseerden.
De stem van de vrijwilligers naar voor laten komen Opvolging en verantwoorden van de algemene werking Ondersteunen van de vakantiedienst bij de vakantieopvolging Voorstellen formuleren rond de inhoudelijke invulling van het beleid Aanduiden van de instructeurs, vakantieverantwoordelijken en monitoren per vakantie en cursus
Diensthoofd Directeur Welzijn CM Brugge Proost Peter/meter vanuit Kazou Nationaal Acht verkozen leden (waarvan twee voorzitters) 29
Maandelijks
Als lid van het dagelijks bestuur werk je actief mee als lid bij minstens één werkgroep. Als lid van het dagelijks bestuur neem je steeds een positieve houding aan. Als lid van het dagelijks bestuur neem je steeds een positieve houding aan. Opmerkingen, kritiek van anderen worden eerst intern besproken vooraleer te reageren. Het dagelijks bestuur trekt als één team aan hetzelfde touw, in dezelfde richting. Wanneer het dagelijks bestuur een standpunt inneemt dan verdedig je dat ook naar de buitenwereld toe, ook al ben je er als persoon niet mee akkoord. Over persoonlijke zaken probeert het dagelijks bestuur eerlijke info te geven, zonder dat iedereen iets zegt met verschillende nuances.
De leden van het dagelijks bestuur worden verkozen op de verbondsraad van november. Het mandaat start pas het daaropvolgende jaar: januari. Er mag geen campagne aan de verkiezing vooraf gaan. Elke kandidaat wordt voorgesteld aan de hand van een algemene informatiefiche. Alle aanwezige leden, ook de verkozen bestuursleden, hebben één individuele stem. Leden die niet aanwezig kunnen zijn kunnen niet op voorhand stemmen. De stemming valt op de verbondsraad met alle aanwezigen. Kandidaat voorzitters moeten reeds één jaar actief geweest zijn in het dagelijks bestuur van Kazou Brugge. Indien er zowel bestuursleden als voorzitter(s) moeten worden verkozen, vinden er twee stemmingsronden plaats, één per functie. Elk verbondsraadslid geeft per kandidaat schriftelijk aan of hij/zij de betreffende persoon al dan niet bestuurslid/voorzitter wil zien worden (JA|NEEN). De telling van de stemmen gebeurt achter gesloten deuren door één educatief medewerker, de proost en het jongste verbondsraadslid. Na de telling van de stemmen wordt een ranking opgemaakt en wordt het aantal vacante plaatsen opgevuld. De bestuursleden en voorzitters worden verkozen voor een termijn van twee jaar.
De vakantiedienst beschikt over de officiële statuten van het dagelijks bestuur en kan deze ter beschikking stellen voor de geïnteresseerden.
30
Brug tussen het dagelijks bestuur en de vakantiedienst Ondersteuning van de vakantiedienst bij de uitwerking van initiatieven naar deelnemers, monitoren, … Opvolging van de dagelijkse Kazouwerking
Educatieve medewerkers Diensthoofd Voorzitters
3-wekelijks
Vormingsnoden oplijsten en een vormingsjaarplan opstellen (startvergadering) Samenstellen van vormingsploegen (geen meerdaagse vormingsinitiatieven) en uitwerken van losse vormingsinitiatieven van a tot z Adviezen geven aan de meerdaagse vormingsinitiatieven (cursussen) Evalueren van het vormingsjaarplan, bekijken of de vooropgestelde doelstellingen zijn behaald (eindvergadering)
Educatieve medewerkers Voorzitters van het dagelijks bestuur Leden vanuit de vormingspool Geïnteresseerden vanuit de verbondsraad
Impuls organiseert minstens twee algemene vergaderingen (start- en eindvergadering) Tijdens de startvergadering worden de verschillende vormingsploegen per los vormingsinitiatief samengesteld, indien nodig mogen de ploegen aangevuld worden met externen. Elke vormingsploeg vergadert onderling en werkt het betreffende vormingsinitiatief zelfstandig uit. De ploegen worden getrokken door vormingsverantwoordelijken. Tijdens de startvergadering kunnen Impulsleden zich voor deze functie kandidaat stellen maar pas na een bekrachtiging van het dagelijks bestuur mogen ze ook effectief deze taak op zich nemen. Per vormingsinitiatief staat een educatief medewerker in voor de algemene opvolging vanuit de vakantiedienst.
31
Elke werkgroep wordt getrokken door één voorzitter en één ondervoorzitter. De vrijwilligers kunnen zich jaarlijks samen met hun kandidaatstelling voor de zomervakantie inschrijven om mee te werken aan één of meerdere werkgroepen, ofwel als werkgroeplid ofwel als (onder)voorzitter. Er is geen limiet op het aantal werkgroepleden. Indien er meerdere kandidaten zijn voor de functie van voorzitter of ondervoorzitter, wordt één van de kandidaten verkozen door het dagelijks bestuur. Dit gebeurt aan de hand van een onderling overleg en moet gepaard gaan met een geargumenteerde verantwoording op basis van de capaciteiten van de kandidaten. Alle kandidaten worden door het dagelijks bestuur telefonisch op de hoogte gebracht of ze al dan niet verkozen werden als (onder)voorzitter. Het werkjaar van een werkgroep start jaarlijks op één januari. Vrijwilligers die zich tijdens het werkjaar alsnog willen aansluiten bij een werkgroep kunnen dat zonder problemen. Hiervoor moet contact opgenomen worden met de vakantiedienst. Indien een werkgroep dat wenst kan het haar dagdagelijkse taken opdelen in projectgroepen. De samenstelling van de projectgroepen wordt bepaald aan het begin van het werkjaar op een startvergadering waarop alle werkgroepleden aanwezig zijn. De samengestelde groep werkt vervolgens zelfstandig aan de volledige uitwerking van één bepaald project en wordt begeleid door een projectgroeptrekker. De voorzitter en ondervoorzitter van de werkgroep staan in voor de algemene opvolging van de verschillende projectgroepen. Ze wonen op regelmatige basis projectgroepvergaderingen bij en organiseren statusvergaderingen waarop alle projectgroeptrekkers aanwezig zijn. Er wordt gepeild naar de stand van zaken, vragen worden beantwoordt en problemen opgelost. Dit is een open vergadering en mag bijgewoond worden door alle werkgroepleden. Indien een projectgroeptrekker van mening is dat hij/zij meer leden nodig heeft om hetzij de voorbereidingen hetzij het eigenlijke project tot een goed einde te brengen kan hij/zij het algemene werkgroepledenbestand aanspreken of extern (binnen de Kazou-vrijwilligers) op zoek gaan naar aanvullende medewerkers.
Zorgt voor een algemene samenhang van de werkgroep, iedereen moet zich er thuis voelen en iedereen moet evenveel kansen krijgen. Is verantwoordelijk voor het opmaken van de agenda voor de vergaderingen en het leiden van de vergaderingen. Zorgt voor een vlotte doorstroming van informatie naar de leden, de verbondraad en de vakantiedienst. Is steeds op de hoogte van het reilen en zeilen van de werkgroep. Wie is waar mee bezig, wie heeft welke taak, hoever staan we met alles, … een goede opvolging is dus van groot belang. Stuurt bij waar nodig en ondersteunt de leden van de werkgroep. Een vlotte communicatie tussen de werkgroepverantwoordelijke en de vakantiedienst is van groot belang. De werkgroepverantwoordelijke is het klankbord van de werkgroep.
Algemeen
In februari vindt de kick-off van de werkgroepen plaats. Zo nemen we een gezamenlijke start. Stel op je eerste vergadering een soort werkplan op, zo weet je waar je naartoe wilt met de werkgroep. Betrek de leden van de werkgroep bij het vastleggen van vergaderdata. Het 32
gemakkelijkste is om ongeveer twee maanden vooruit te plannen. Op die manier zijn de werkgroepleden al een lange tijd op voorhand op de hoogte van wanneer de verschillende vergaderingen zullen doorgaan. Vermeld de vastgelegde data zeker ook in het verslag. Probeer een vaste structuur in je vergaderingen te steken. Bijvoorbeeld - steeds op vrijdag vergaderen. Overloop op de eerste vergadering de lijst met werkgroepleden. Controleer of alle gegevens correct zijn.
Promotie
Er worden geen brieven verstuurd vanuit de werkgroepen voor activiteiten. Alles (informatie, flyer, aankondiging …) wordt via de Reezumee 2.0 verspreid. De informatie voor de Reezumee moet ten laatste rond de 20ste van de maand op de vakantiedienst aanwezig zijn. (Bijvoorbeeld - voor de Reezumee van maart moet alle informatie binnen zijn ten laatste 20 februari). Specifieke informatie naar de ingeschrevenen kan uiteraard wel apart via e-mail verstuurd worden. Om de 3-maanden voorziet de WG Post-It een papieren RZM boekje. Hierin is het mogelijk om ook activiteiten promo per werkgroep in op te nemen. Deze gegevens bezorg je tijdig aan de werkgroep d.w.z. ten laatste één maand voor publicatie.
Algemene vergadering en opvolging leden
Probeer tijdens een vergadering het aangename aan het nuttige te koppelen. Dit kan zorgen voor een grotere motivatie bij de werkgroepleden. Er is één e-mailadres beschikbaar om alle werkgroepverantwoordelijken te bereiken. Dit kan via:
[email protected]. Wat met afwezigheden van mensen die zich niet op voorhand verontschuldigden? Op een vroegere vergadering van de werkgroepverantwoordelijken werd beslist dat wie twee maal niet heeft verontschuldigd een mail of telefoon ontvangt met de boodschap dat ze al tweemaal afwezig waren op een vergadering van de betreffende werkgroep en indien ze zich nog verder willen engageren ze contact moeten opnemen met de werkgroepverantwoordelijke. Doen ze dit niet, dan zijn ze geen lid meer van die werkgroep. Volg dit als werkgroepverantwoordelijke goed op en geef de namen gerust door aan de vakantiedienst. Zij proberen de monitoren dan te bereiken. Wie tijdens het werkjaar mensen aanspreekt om lid te worden van zijn werkgroep, mag dit gerust doen maar houd de vakantiedienst op de hoogte zodat de verzendingslijsten up to date kunnen gehouden worden.
Opvolging vakantiedienst en dagelijks bestuur
De algemene opvolging van de werkgroepen is in handen van de educatieve medewerkers. Zij proberen regelmatig vergaderingen bij te wonen. Het is echter niet zo dat zij in «alle» werkgroepen als actief lid meedraaien. Lukt er iets niet, is er een probleempje, heb je vragen… signaleer dit dan zo snel mogelijk. Zo kunnen we snel naar een oplossing zoeken in plaats van zaken te laten aanslepen. Elke werkgroep wordt tevens opgevolgd door één persoon van het dagelijks bestuur. Deze persoon probeert zo veel mogelijk aanwezig te zijn op de vergaderingen en is de brugpersoon» tussen de werkgroep en het dagelijks bestuur.
Evaluatie Elke werkgroepactiviteit wordt na afloop op verschillende niveaus geëvalueerd. In de eerste plaats wordt de activiteit binnen de werkgroep besproken en beoordeeld maar ook bij deelnemers kan op, tijdens of na de activiteit gepolst worden naar hun waardering. De werkgroepverantwoordelijke zit
33
bovendien regelmatig samen met de vakantiedienst waar de voorbije activiteiten en de algemene werking worden geëvalueerd.
Op de contactfiche (bijlage 1) vind je een overzicht terug met de contactgegevens van de werkgroeptrekkers. WERKGROEP DANS
Onderhouden en updaten van de CD met zomerdansjes Beschrijvingen dansen Aanleren dansen Richtdatum CD is het VV-weekend
WERKGROEP THEMA
Bepalen thema Uitwerken en opmaak themaverhalen Opmaken draaiboek voor het themaverhaal (dag per dag, wanneer welk decor, personages, …) Samenstellen van een verkleed- en attributenkoffer voor vakanties met een specifiek themaverhaal
WERKGROEP MATERIAAL
Inventariseren van de depot Op orde houden van de depot Opmaken lijsten basiskoffers en lijsten per centra Opmaken schema voor vullen /ledigen koffers Controleren en gebruiksvriendelijk houden van de tenten
WERKGROEP POST-IT
Organiseren van eventuele promotieactiviteiten Uitwerken van promomateriaal RZM boekje om de drie maanden opmaken Opvolging sociale media Kazou
WERKGROEP ZINSPELEND-@ZOOM
Inspelen op de zinspelende noden Een aantal momenten /activiteiten voorzien gedurende het werkjaar omtrent zinspelers Startmoment zomer ondersteunen Organiseren solidariteitsactiviteit Monitoren bewust maken wat betreft solidariteit Kazou maatschappelijk laten bijdragen tot solidariteitswerkingen
WERKGROEP AXION
Opmaken activiteitenkalender Organisatie van activiteiten in functie van monibinding Opvolging financiële mogelijkheden samen met de verantwoordelijke beroepskracht. De rekening wordt beheerd door de vakantiedienst. Organiseren van sportactiviteiten Ondersteunen van een sporttornooi 34
WERKGROEP KOEK-IT
Vormingsavond voor kookploegleden Screenen en aankopen van kookmaterialen Organiseren van een teamdag voor kookploegleden Ondersteuning op evenementen voor catering: nieuwjaarsreceptie, terugkomdag Samenstellen van technische fiches kookploegen Kookworkshops voor de kookvakanties organiseren Materiaal klaarzetten en meegeven op vakantie
35
Vorming is één van de drie belangrijke pijlers van Kazou, het zorgt er voor dat we kwaliteitsvolle vakanties kunnen aanbieden. Daarnaast is vorming ook het middel bij uitstek om jongeren zichzelf te laten ontdekken en ontplooien in een informele sfeer. Kazou bouwt al jaren aan een sterk vormingsaanbod en blijft dit bestendigen. Het samen opbouwend cursus geven is de rode draad in de aanpak van het hele vormingsgebeuren. Kazou biedt vormingen aan op nationaal, provinciaal en verbondelijk niveau. Voor de juiste data van de vormingsinitiatieven kan je terecht op de medewerkerssite of op de jaarkalender. Op de medewerkerssite vind je tevens meer informatie en inschrijvingsmogelijkheden.
Hoofdmonicursus (HMC) Op hoofdmonicursus leer je omgaan met eindverantwoordelijkheid op onze vakanties. Hierbij wordt aandacht besteed aan coachen en begeleiden van monitoren, de praktische organisatie van een vakantie, financiële en andere administratie, … De cursus gaat door in een 5-daagse- of in weekendformule. Basisinstructeur (BIC) Op de BIC-cursus wordt er aandacht besteed aan het kunnen overbrengen van leerinhouden in functie van een doelgroep, het kunnen coachen en begeleiden van cursisten, het actief meedraaien in een instructeursploeg, het meewerken aan de praktische organisatie van de cursus, … De cursus gaat door in een 5-daagse- of weekendformule. Boemerang Boemerang is speciaal gecreëerd voor mensen met interesse in beleid- en vormingsverantwoordelijkheid. Dit houdt in dat je bezig bent met beleid in een beleidsgroep of dat je cursusleider bent op een vormingsinitiatief. Op de cursus worden praktische zaken besproken alsook de visie van Kazou op diverse vlakken. De cursus gaat door in een 5-daagse formule. Uit Pure Goesting De vormingsdag Uit Pure Goesting is er voor instructeurs en/of beleidgroepsleden. Ieder jaar worden andere actuele thema’s aangesneden waarbij in één dag verschillende sessies kunnen gevolgd worden. Deze vormingsdag gaat door in het najaar. Bergmonicursus (BMC) (om de twee jaar) De Bergmonicursus is er voor monitoren die zin hebben om met een groep Kazou’ers de bergen in te trekken en hen te laten zien waarom “Hoe je deelnemers kan begeleiden op bergtochten.”. De cursus wordt gegeven tijdens een echte huttentocht. Voorafgaand aan de tocht worden er enkele essentiële basistechnieken en oefeningen aangeleerd. Het decor van deze unieke belevenis is Val d’Anniviers. Andere
Showbizzvorming Watersportvorming Vormingsdag Vakanties 36
Ski-screeningsweekend Skiweekend voor gevorderden
Meer informatie over bovenstaande vormingsmomenten vind je op de website www.kazou.be.
Instapweekend Dit weekend is bedoeld voor alle jongeren die interesse hebben in het begeleiden van een Kazouvakantie en die reeds een sociaal-culturele opleiding of een opleiding tot animator hebben gevolgd. We laten instappers kennis maken met onze organisatie, geven onze visie mee, verduidelijken onze manier van begeleiden en stellen op een originele manier onze vakanties voor. Eén van de instapweekends wordt georganiseerd door Kazou Brugge, en dit voor de volledige provincie WestVlaanderen. Ook personen die onder een andere Kazou regio vallen binnen West-Vlaanderen kunnen dus deelnemen aan dit weekend. Passen de data niet in jouw agenda? Geen paniek! Ook andere West-Vlaamse verbonden organiseren een dergelijk instapweekend die toegankelijk zijn voor alle geïnteresseerden uit de regio West-Vlaanderen. Raadpleeg de folder «Instapweekend» voor meer informatie. Opgelet! Dit instapweekend is geen erkende jeugdwerkcursus en leidt bijgevolg niet tot het behalen van een attest. Vorming + De werkgroep vorming + is een werkgroep van Jomba West-Vlaanderen die ondersteuning wil bieden aan de West-Vlaamse Kazou-werkingen. Vorming + voorziet Jomba-specifieke vormingen op initiatieven en biedt ondersteuning aan de basiscursussen. Prikkel Prikkel is een vierdaagse cursus voor ervaren en onervaren Jomba-monitoren waarbij de cursisten zelf hun programma kunnen samenstellen. De cursus vindt plaats in het laatste weekend van de paasvakantie.
Als we het over vormingen binnen Kazou Brugge hebben dienen we een onderscheid te maken tussen «cursussen» en «losse vormingsinitiatieven». Terwijl een cursus een meerdaags vormingsinitiatief betreft, biedt Impuls losse vormingsinitiatieven die één dag of avond in beslag nemen. Na elke zomer bepaalt de denktank Impuls op welke vlakken de vrijwilligers extra vorming kunnen gebruiken. De vormingsinitiatieven die vanuit deze denktank worden opgesteld bieden je de kans om je kennis te verruimen. Binnen elk vormingsinitiatief zijn er specifieke onderwerpen waaruit jij – naargelang jouw interessegebied – een keuze kan maken.
37
Basiscursus Op basiscursus ontdek je alles over het «moni-zijn». Een week lang word je ondergedompeld in de leefwereld van kinderen en jongeren, kan je je eigen creatieve mogelijkheden ontplooien, ontdek je alles over leeftijdskenmerken, gezag opbouwen, E.H.B.O en het maken en begeleiden van een spel. Tussendoor zorgen we natuurlijk ook voor de nodige actie en plezier! Deze cursus geeft, samen met het begeleiden van twee vakanties, recht op het attest «Animator in het Jeugdwerk». VV/VL-weekend Het VV/VL-weekend is een vormingsweekend waarop zowel beginnende als ervaren vakantieverantwoordelijken/vakantieleiders vorming op maat krijgen. De beginnende VV’s/VL’s worden volledig ondergedompeld in het «VV/VL zijn» en krijgen sessies rond basisthema’s zoals organiseren, motiveren, communiceren en coachen. Voor de ervaren VV’s/VL’s zijn er sessies die de basiskennis versterken, denk hierbij aan sessies in verband met grensoverschrijdend gedrag en noodsituaties. Dit is een weekend zonder attestering voor een hoofdanimatorbrevet. Mix-It en Mix-It Kook Mix-It is een specialisatieweekend met de nodige variatie in sessies waarbij zowel specifieke thema’s als leeftijdsgerichte zaken aan bod komen. Mix-It Kook vindt op hetzelfde tijdstip en dezelfde locatie plaats en is een cursus voor vrijwilligers die in de zomer wensen mee te werken als kok op één van onze zelfkookvakanties.
ADO-avond De ADO-avond is bedoeld voor alle monitoren die tijdens de zomer een ADO-vakantie begeleiden. De groep wordt opgedeeld in beginnende en ervaren ado-monitoren. Aan de hand van een doorschuifsysteem worden ADO-specifieke onderwerpen aangehaald. Vormingsdag -15 Monitoren die tijdens de zomer een vakantie begeleiden voor kinderen jonger dan 15 jaar kunnen terecht op de grote vormingsdag. Elke moni kan twee keuzes maken uit een brede waaier van sessies. Hierbij wordt aandacht besteed aan verschillende leeftijdspecifieke onderwerpen. Vakantiegerichte Vorming De vakantiegerichte vorming draait elk jaar rond een nieuw thema waarvan de denktank Impuls vindt dat ze belangrijk is voor de ontwikkeling van de monitoren. Vakantiespecifieke Vormingen Een aantal vormingen zijn specifiek bedoeld voor bepaalde vakanties:
Fietsvorming Kookvorming Avonturenvorming …
Los Impulsje Naargelang de behoeften van de medewerkers kan Impuls bijkomende projecten en vormingsmomenten uitwerken. We noemen dit een los impulsje.
38
«Elke monitor is verplicht om een basiscursus of instapweekend te volgen bij Kazou Brugge. Door het volgen van één van deze cursussen wordt een engagement aangegaan bij de organisatie.» «Elke monitor die zijn/haar engagement wil verruimen als hoofdmonitor of instructeur moet* bereid zijn om de daarmee gepaarde cursus te volgen.» Uitzonderingsregel*
Indien een monitor al het brevet van «hoofdanimator in het jeugdwerk» bezit, door het volgen van een cursus bij een andere organisatie, moet hij/zij de hoofdmonicursus van Kazou niet meer volgen. De betreffende persoon blijft echter wel verplicht om het jaarlijks VV/VL-weekend te volgen. Indien een monitor al een instructeurscursus heeft gevolgd bij een andere organisatie, moet hij/zij de instructeurscursus van Kazou niet meer volgen.
*Hierbij dient te worden opgemerkt dat deze uitzonderingsregel niets verandert aan de aanduidingprocedure. Niet iedereen die over een hoofdmonibrevet beschikt of een instructeurscursus heeft gevolgd komt automatisch in aanmerking om deze respectievelijke rol binnen Kazou Brugge te vervullen. Het dagelijks bestuur bepaalt welke mensen er in aanmerking komen.
39
Wie wil deelnemen aan een cursus stelt zich kandidaat via de medewerkerssite.
Alle richtlijnen die hier omschreven zijn, zijn bedoeld als leidraad Deze richtlijnen zijn niet bindend, maar we proberen «een streven naar» te realiseren Bij de volledige aanduidingprocedure houden we steeds «kwaliteit» voor ogen en proberen we evenwichtige cursistenploegen samen te stellen
Wie komt in aanmerking
Minimum twee vakanties begeleid hebben
Minimumleeftijd
20 jaar worden in het jaar van het vormingsmoment
Procedure en voorwaarden
Bij een tekort aan inschrijvingen kunnen mensen door het dagelijks bestuur aangesproken worden om de cursus te volgen Bij plaatsgebrek bepaalt het voorzittersoverleg wie mee mag VV’s die nog geen cursus gevolgd hebben krijgen voorrang Wie een vakantie afzegt voor de cursus, mag niet mee op cursus
Wie komt in aanmerking
Al hoofdmoni geweest zijn of hoofdmonicursus gevolgd hebben
Minimumleeftijd
20 jaar worden in het jaar van het vormingsmoment
Procedure en voorwaarden
Bij een tekort aan inschrijvingen kunnen mensen door het dagelijks bestuur aangesproken worden om de cursus te volgen Bij plaatsgebrek bepaalt het voorzittersoverleg wie mee mag De nieuwe mensen aangeduid in het dagelijks bestuur van oktober krijgen voorrang Instructeurs die nog geen cursus gevolgd hebben krijgen voorrang
Wie komt in aanmerking
Minimumleeftijd
Al hoofdmoni geweest zijn of hoofdmonicursus gevolgd hebben Al instructeurscursus gevolgd hebben en instructeur geweest zijn 21 jaar worden in het jaar van het vormingsmoment
40
Procedure en voorwaarden
Bij een tekort aan inschrijvingen kunnen mensen door het dagelijks bestuur aangesproken worden om de cursus te volgen Bij plaatsgebrek bepaalt het voorzittersoverleg wie mee mag
Wie komt in aanmerking
Minimum twee vakanties begeleid hebben
Minimumleeftijd
19 jaar worden in het jaar van het vormingsmoment
Procedure en voorwaarden
Bij plaatsgebrek bepaald het voorzittersoverleg wie mee mag
41
Alle richtlijnen die hier omschreven zijn, zijn bedoeld als leidraad en worden gebruikt door het dagelijks bestuur tijdens de aanduidingen. Deze richtlijnen zijn niet bindend, maar we proberen «een streven naar» te realiseren Bij de volledige aanduidingprocedure houden we steeds «kwaliteit» voor ogen en proberen we evenwichtige vormingsploegen samen te stellen
De vrijwilligers die:
Minstens drie jaar meewerken; VV zijn (HMC cursus gevolgd hebben is geen vereiste maar wel een meerwaarde!); De BIC gevolgd hebben of van plan zijn deze binnen het jaar te volgen; Minstens één keer een losse vorming hebben gegeven; OF gevraagd worden door het dagelijks bestuur
De vrijwilligers die:
Minstens drie jaar meewerken; De BIC gevolgd hebben of van plan zijn om deze binnen het jaar te volgen Minstens één keer een losse vorming hebben gegeven OF gevraagd worden door het dagelijks bestuur
De vrijwilligers die:
Minstens drie jaar meewerken; Minstens twee keer VV geweest zijn en HMC cursus hebben gevolgd; De BIC hebben gevolgd Minstens één keer een losse vorming hebben gegeven; OF gevraagd worden door het dagelijks bestuur
De vrijwilligers die:
Minstens drie jaar meewerken De BIC-cursus gevolgd hebben
EN
CUL op Basiscursus – twee maal Basiscursus gegeven hebben CUL op Mix-It – twee maal Mix-It OF één maal Basiscursus en één maal Mix-It gegeven hebben CUL op VV-weekend – één maal VV-weekend gegeven hebben OF gevraagd worden door het dagelijks bestuur
42
De vrijwilligers die:
Minstens drie zomers en drie vakanties hebben meegewerkt
De vrijwilligers die:
Minstens drie zomers en drie vakanties hebben meegewerkt Minstens twee ADO-vakanties hebben begeleid
De vrijwilligers die:
Minstens drie zomers en drie vakanties hebben meegewerkt VV zijn (HMC cursus gevolgd hebben is geen vereiste maar wel een meerwaarde);
De voorwaarden zijn afhankelijk van de inhoud van dit impulsje. De vrijwilligers die;
Minstens drie jaar meewerken; VV zijn (HMC cursus gevolgd hebben is geen vereiste, maar wel een meerwaarde!) De BIC gevolgd hebben Minstens één keer een losse vorming hebben gegeven OF gevraagd worden door het DB.
43
Alle richtlijnen die hier omschreven zijn, zijn bedoeld als leidraad Deze richtlijnen zijn niet bindend, maar we proberen «een streven naar» te realiseren Bij de volledige aanduidingprocedure houden we steeds «kwaliteit» voor ogen en proberen we evenwichtige vormingsploegen samen te stellen
Vormingspool
Instructorenpool
Voor de losse vormingsinitiatieven en cursussen worden medewerkers geworven vanuit respectievelijk de vormingspool en de instructeurspool.
Alle instructeurs Alle leden van de denktank Impuls die meegewerkt hebben aan minstens één los vormingsinitiatief Alle personen die door het dagelijks bestuur aangesproken werden en meegewerkt hebben aan minstens één los vormingsinitiatief Om in de vormingspool te geraken moet je
A. je inschrijven voor de denktank Impuls EN meegewerkt hebben aan minstens één los vormingsinitiatief.
Alle instructeurs Alle personen die door het dagelijks bestuur aangesproken werden en meegewerkt hebben aan een cursus
Om in de instructeurspool te geraken moet je A. een los vormingsmoment gegeven hebben, een positief advies krijgen van de vormingsverantwoordelijke en bekrachtigd worden door het dagelijks bestuur
44
B. gevraagd worden door het dagelijks bestuur en meegewerkt hebben aan een cursus
Leden van de vormingspool kunnen zich bij het eerstvolgende losse vormingsinitiatief spontaan kandidaat stellen om mee te werken.
Leden van de instructeurspool kunnen zich bij het eerstvolgende meerdaagse vormingsinitiatief spontaan kandidaat stellen om mee te werken.
n.v.t.
Binnen de twee jaar dat je cursus geeft, zelf instructeurscursus gevolgd hebben.
Leden van de denktank Impuls behoren niet automatisch tot de vormingspool. Een lid die komt meedenken over de vormingsnoden maar niet voldoet aan de voorwaarden om een los vormingsmoment uit te werken, kan niet in de vormingspool terecht komen.
Na twee negatieve vormingsmomenten en een negatief advies van het dagelijks bestuur vlieg je uit de instructeurspool (voor altijd!)
Na twee negatieve vormingsmomenten en een negatief advies van het dagelijks bestuur vlieg je uit de vormingspool (voor altijd!)
Tijdens de startvergadering van de denktank Impuls worden de verschillende losse vormingsinitiatieven opgelijst en wordt bekeken wie aan welk los vormingsmoment wil meewerken. Na de startvergadering bekijkt het voorzittersoverleg de kandidaturen, wie aan de voorwaarden voldoet wordt effectief toegewezen. Indien er tekorten zijn in het aantal sessiegevers worden de vormingspool en de instructeurspool aangeschreven.
Het dagelijks bestuur probeert voor elke cursus een gezonde verhouding te bekomen van ervaren instructeurs en onervaren instructeurs. Bij een teveel aan kandidaten maakt het dagelijks bestuur vanuit een onderling overleg een ranking op. Aan de hand van de bekomen ranking worden de vacante plaatsen ingevuld. Bij tekorten, wordt aan het dagelijks bestuur de vraag gesteld om nieuwe mensen aan te spreken.
45
n.v.t.
Het is niet zo dat indien er voldoende kandidaten zijn, de kandidaten sowieso aangeduid zijn. De kandidaat moet aan de voorwaarden voldoen en bekrachtigd worden door het dagelijks bestuur.
Tijdens de startvergadering van de denktank Impuls wordt bekeken wie zich kandidaat wil stellen als vormingsverantwoordelijke.
Het dagelijks bestuur bekijkt per kandidaat of hij/zij voldoet aan de voorwaarden om cursusleiding te worden op het opgegeven vormingsinitiatief.
Na de startvergadering bekijkt het voorzittersoverleg de kandidaturen, wie aan de voorwaarden voldoet wordt effectief toegewezen. Indien er geen vormingsverantwoordelijke wordt gevonden gaat het voorzittersoverleg op zoek naar een geschikte persoon.
n.v.t.
Het is niet zo dat indien er voldoende kandidaten zijn, de kandidaten sowieso aangeduid zijn. De kandidaat moet aan de voorwaarden voldoen en bekrachtigd worden door het dagelijks bestuur.
46
De voorbereiding van de verschillende vormingsinitiatieven worden ruim op voorhand opgestart en bestaan uit verschillende vergaderdagen- of avonden. Voor de basiscursus is er ook een voorbereidingsweekend voorzien. Aanwezigheid als instructeur of sessiegever is telkens vereist. Buiten de vergadermomenten worden de verschillende cursusblokken en sessies in beperkte groep voorbereid en teruggekoppeld aan alle instructeurs of sessiegevers. De cursusleiding of vormingsverantwoordelijke heeft hier de verantwoordelijkheid om alles te bundelen en te evalueren.
Na de vorming worden er geen individuele evaluaties gehouden maar is er een algemene groepsevaluatie. In specifieke gevallen kan er eventueel een individueel gesprek aan de vorming worden gekoppeld. De vormingsverantwoordelijke geeft voor elk los vormingsinitiatief een advies aan het dagelijks bestuur over alle sessiegevers die meegewerkt hebben. Het dagelijks bestuur beslist vervolgens onderling op basis van de adviezen of iemand al dan niet in de instructeurspool terecht komt. Alle sessiegevers worden zowel bij een positieve als negatieve uitkomst opgebeld door de bestuursleden. Er wordt ook één jaarlijks feedbackmoment ingelast voor alle sessiegevers (in mei). De sessiegevers die een losse vorming hebben gegeven en positief werden bekrachtigd door het DB worden voor het volgende meerdaagse vormingsinitiatief aangeschreven per brief of mail om zich kandidaat te stellen voor dit initiatief.
Bij meerdaagse vormingsinitiatieven krijgen de instructeurs een individuele evaluatie. Deze evaluatie gebeurt aan de hand van een coachingsgesprek met de cursusleider. Bij twee negatieve evaluaties vlieg je uit de instructeurspool. Deze beslissing wordt bekrachtigd door het DB met oog op kwaliteit van onze vorming en organisatie.
Een aantal van onze vormingsinitiatieven komen in aanmerking voor attestering door de Afdeling Jeugd van het ministerie van de Vlaamse gemeenschap als deze voldoen aan de vooropgestelde criteria. Het gaat hier om het attest van:
Animator in het jeugdwerk (basiscursus) Hoofdanimator in het jeugdwerk (hoofdmonicursus) Instructeur in het jeugdwerk (bic) Hoofdinstructeur in het jeugdwerk (boemerang)
Alle hierboven opgesomde Kazou-cursussen voldoen aan de vooropgestelde criteria. De betreffende decretale criteria kan je integraal terugvinden op: http://www.sociaalcultureel.be/jeugd/landelijk_attesten.aspx
47
Elk jaar kunnen jongeren van 7 tot en met 18 jaar hun favoriete Kazou-vakantie kiezen uit een spetterend en gevarieerd vakantieaanbod. Vakanties worden meestal aangeboden aan een leeftijdscluster bestaande uit deelnemers geboren in twee opeenvolgende geboortejaren. Naast het zomeraanbod is er ook een winteraanbod voor jongeren van 11 tot en met 18 jaar. Elk jaar spelen we in op de vakantietrends en passen we ons vakantieaanbod aan. Het meest recente vind je terug op www.kazou.be.
De inschrijvingen voor de zomervakanties starten begin januari, hiervoor voorzien we een inschrijvingsweekend. Deelnemers en ouders kunnen zich dan zowel online als telefonisch inschrijven. Twee dagen lang zit een team van vrijwilligers in het callcenter klaar om aan de grote telefonische inschrijvingsvraag te voldoen. Na het inschrijvingsweekend kan er via dezelfde kanalen nog ingeschreven worden voor vakanties met resterende vrije plaatsen of op reservelijsten. Wie op de reservelijst staat wordt gecontacteerd van zodra er iemand anders annuleert. Een reservelijst biedt bijgevolg geen garantie dat iemand effectief mee kan op de vakantie van zijn/haar keuze. Voor wintervakanties organiseren we geen inschrijvingsweekend. Vanaf halfweg september kunnen ouders en deelnemers online of telefonisch boeken.
De vakantieverantwoordelijke (VV) is een vrijwilliger die de eindverantwoordelijkheid van een vakantie op zich neemt. Hij/zij organiseert – eventueel samen met de vakantieleiding (VL) – het algemeen verloop en de praktische realisatie van de vakantie. VOOR DE VAKANTIE
Bevestigen aan de vakantiedienst of de monitoren die aangeduid zijn ook effectief meegaan op vakantie Vergaderingen voorbereiden en leiden (data vastleggen, uitnodigingen versturen naar de monitoren en eventueel een zaaltje reserveren via de vakantiedienst) Het groepsproces begeleiden en aandacht besteden aan teambuilding Zich grondig informeren over het centrum en de externe activiteiten en alle informatie briefen aan de monitoren
48
De Kazou-afspraken overlopen en ervoor zorgen dat alle voorbereidingen gebundeld worden in een monibundel Met de volledige moniploeg een verantwoord en gevarieerd vakantieprogramma opbouwen De monitoren begeleiden en voorbereidingen van activiteiten opvolgen De vakantiedienst op de hoogte houden van de vorderingen van de vakantievoorbereiding …
TIJDENS DE VAKANTIE
De praktische organisatie van de vakantie in goede banen leiden en hierbij aandacht besteden aan een permanente kwaliteitsbewaking (vergaderingen leiden, opvolgen van de activiteiten, vakantieadministratie ...) Deel uitmaken van het volledige vakantiegebeuren en zoveel mogelijk deelnemen aan de activiteiten Een vlot contact met de uitbater en/of de coördinatie opbouwen Aandacht hebben voor de sfeer in de moniploeg en eventuele moeilijkheden tijdig bespreekbaar maken om een goede samenwerking te blijven garanderen Indien nodig zelf de nodige concrete beslissingen nemen De vakantiedienst op de hoogte houden van het vakantiegebeuren De monitoren coachen tijdens de volledige duur van de vakantie (en op het einde van de vakantie coachingsgesprekken voeren met alle monitoren aan de hand van de coachingformulieren) …
NADIEN
De administratie van de vakantiedienst afhandelen (kasstaat, verzekeringen, …) Samen met een beroepskracht een algemene evaluatie van de vakantie maken
De vakantieleiding is de rechterhand van de vakantieverantwoordelijke. Hij/zij springt bij waar nodig en draagt actief bij aan de organisatie van het algemeen vakantieverloop. De exacte taakverdeling gebeurt in onderling overleg met de VV. Hieronder vind je een overzicht van enkele taken die sowieso tot het takenpakket van een VL behoren.
De vakantieverantwoordelijke helpen bij de organisatie en de programmering van de vakantie Minder ervaren monitoren helpen bij de voorbereiding van activiteiten De vakantieverantwoordelijke vervangen tijdens diens afwezigheid Monitoren coachen in samenspraak met de vakantieverantwoordelijke Deelnemen aan alle activiteiten …
49
Gemaakte afspraken met de vakantiedienst en de hoofdmonitor naleven Actief meewerken- en denken op vergaderingen Vakantieactiviteiten voorbereiden op een voorbereidingsfiche Deelnemers animeren en activiteiten begeleiden, rekening houdend met de leefwereld Voor ervaren monitoren: ondersteunen van minder ervaren monitoren Creatief omgaan met activiteiten, vakantiegebeuren, thema, … Doelgroep kennen en gedrag, communicatie en activiteiten hierop afstemmen Omgaan met inclusie op vakantie Aandacht voor EHBO, hygiëne, gezondheid en veiligheid hebben Ervoor zorgen dat zinspeling voldoende aanwezig is op vakantie; avondsluiting, tafelmomentje, kristalmomentje, … Gepast inspelen op moeilijke momenten 24u/24u monitor kunnen zijn (duid eventueel een BOB-monitor aan) …
Materiaalcoördinator De materiaalcoördinator helpt de koffers vullen en is verantwoordelijk voor de coördinatie van het (duurzaam) materiaal op vakantie. Als materiaalcoördinator zorg je er steeds voor dat al het materiaal terugkeert naar het materiaalkot en dat deze ruimte proper blijft. De materiaalcoördinator is geen schoonmaak(st)er, hij/zij stuurt anderen aan en coördineert, en houdt de vakantieverantwoordelijke op de hoogte. EHBO-verantwoordelijke De EHBO-verantwoordelijke staat in voor de opvolging van de medicatie die de deelnemers van thuis meekrijgen. Hij/zij is niet verplicht om alle EHBO-gevallen op zich te nemen. Iedereen kan een blaar of een schaafwonde verzorgen. Inclusiemonitor Kazou Brugge trekt resoluut de lijn van inclusie. Een inclusiemonitor staat in voor de begeleiding van een inclusiedeelnemer en staat hem/haar bij in moeilijke momenten. Het is niet zo dat de inclusiemonitor zich constant met die ene deelnemer moet bezighouden, er is ook voldoende contact met de volledige groep. De aanstelling van deze monitor verloopt in samenspraak met de monitor zelf. De vakantiedienst neemt contact op met een welgekozen monitor en bevraagd zijn/haar interesse om deze taak op zich te nemen. Ziekenmonitor Tijdens wintervakanties wordt er vanuit de vakantiedienst vaak een extra monitor aangeduid; de ziekenmonitor. Dit laat de moniploeg toe om een doorschuifsysteem op te starten. De ziekenmonitor van dienst staat in voor de begeleiding van deelnemers die door een ziekte of ongeval niet meer kunnen deelnemen aan het skiën of snowboarden.
Sommige vakanties zijn zelfwerkzaam, wat betekent dat er zelf gekookt moet worden, materiaal vervoerd moet worden, … Om de monitoren en de VV/VL ten volle op hun vakantie, de deelnemers en de activiteiten te laten focussen, worden de monitoren voor deze taken ondersteund door een technische ploeg. Deze technische ploeg bestaat uit een aantal vrijwilligers die ervoor kiezen om tijdens hun vrije tijd als «kok» of als «TP» mee te gaan op vakantie. Ze staan in voor het bereiden van
50
de maaltijden, het onderhoud van het centrum en eventueel voor het vervoer van zieke deelnemers of materiaal (in overleg met de VV). Houd er rekening mee dat dit vrijwilligers zijn en ze dus met de nodige respect en waardering behandeld moeten worden. De technische ploegen worden door de vakantiedienst aangeduid. Dit zit verwerkt in het takenpakket van educatief medewerker A, die hiervoor in overleg met het diensthoofd de beslissing neemt welke ploeg op welke vakantie ingezet wordt. De aanduiding van technische ploegen voor jaarinitiatieven (vb. VV-weekend) is een beslissing van het voorzittersoverleg.
Op bepaalde winterbestemmingen zet Kazou Brugge eigen ski- en snowboardinstructeurs in. De lessen en de begeleidingsstijl kunnen hierdoor nog beter op de deelnemers worden afgesteld, wat de kwaliteit van de vakantie alleen maar ten goede komt.
Een snowchef is verantwoordelijk voor een groep snowinstructeurs op een winterbestemming. Hij/zij coördineert de lessen, begeleidt de instructeurs en lost allerhande problemen op.
51
Basiscursus gevolgd hebben
Of instapweekend gevolgd hebben
Minimumleeftijd – 21 jaar worden in het jaar van de vakantie
Hoofdmoni cursus gevolgd hebben of willen volgen
Minimum drie vakantie begeleid hebben
Ervaring hebben met de leeftijd
7-tot 14-jarigen
Open voor alle leeftijden zonder vereisten
18 jaar zijn of worden
EN minimum twee vakanties begeleid hebben
20 jaar zijn of worden
EN minimum drie vakanties begeleid hebben
21 jaar zijn of worden
EN minimum drie vakanties begeleid hebben
Specifieke gevolgde cursussen (Mix-It, bergmonicursus, … ) zijn een meerwaarde voor het begeleiden van een vakantie maar bieden geen garantie dat je effectief wordt aangeduid
52
Het aantal monitoren dat mee kan op een vakantie wordt op voorhand vastgelegd en is afhankelijk van het aantal inschrijvingen voor de vakantie en van de leeftijd die begeleid wordt. Per leeftijdscategorie geldt dat er één monitor mee kan voor een bepaald aantal deelnemers. 7- en 8-jarigen en 9- en 10-jarigen
één vakantieverantwoordelijke per initiatief één monitor per ingegane schijf van acht deelnemers één vakantieleiding vanaf 80 deelnemers
11- en 12-jarigen en 13- en 14-jarigen
één vakantieverantwoordelijke per initiatief één monitor per ingegane schijf van tien deelnemers één vakantieleiding vanaf 80 deelnemers
15- tot 18-jarigen
één vakantieverantwoordelijke per initiatief één monitor per ingegane schijf van 15 deelnemers één vakantieleiding vanaf 80 deelnemers
Technische ploeg Het aantal TP-leden wordt bepaald naargelang de grootte van de groep deelnemers Wintervakanties Voor wintervakanties geldt dezelfde begeleidingsnorm. Naargelang de vakantiebestemming kan eventueel een extra ziekenmonitor aangeduid worden. Uitzondering bij ado-wintervakanties: één monitor per ingegane schijf van 15 deelnemers (inclusief vakantieverantwoordelijke)
53
Elke vrijwilliger kan zich kandidaat stellen voor de vakantie die hij/zij wenst te begeleiden, zowel voor het winter- als het zomeraanbod. Hiertoe vult de vrijwilliger ofwel de monitorentool in op de medewerkerssite, ofwel het vakantiekeuzeformulier. Volgende regels zijn hierbij van toepassing:
Een vrijwilliger geeft minimum drie en maximum vijf vakantiekeuzes op Alle keuzes zijn evenwaardig, er is geen prioritaire volgorde De vrijwilliger geeft aan welke functie hij/zij wenst op te nemen Eventueel kan de vrijwilliger ook aangeven of hij/zij twee vakanties wil begeleiden en wat zijn/haar vrije periodes zijn
Terwijl het aanduiden van technische ploegen door de vakantiedienst wordt uitgevoerd, is het aanduiden van monitoren en vakantieverantwoordelijken in handen van het dagelijks bestuur. Het diensthoofd en de educatieve medewerkers hebben hierbij een adviserende functie. De aanduiding bestaat uit een afzonderlijke VV-aanduidingsronde en moniaanduidingsronde (op twee verschillende data). Per vakantie wordt een oplijsting gemaakt van alle monitoren/vakantieverantwoordelijken die deze vakantie in hun keuze opgaven, daarna kan het puzzelen starten. Eerst worden de «probleemvakanties» in volgorde behandeld (vakanties met een tekort aan kandidaten, vaak eind augustus). Kazou Brugge wil iedereen de kans geven om minstens één vakantie te begeleiden, wie aangeduid wordt voor een bepaalde vakantie wordt op zijn/haar andere vakantiekeuzes weggehaald. Wanneer op het einde van de puzzel blijkt dat er hier en daar nog lege plaatsen opgevuld moeten worden, kijkt men naar de weggehaalde kandidaten die meerdere vakanties wensen te begeleiden. Dankzij het instapweekend en de basiscursus komen er jaarlijks heel wat nieuwe monitoren bij. Bij de aanduiding van die nieuwe monitoren wordt dezelfde procedure gevolgd zoals hierboven werd omschreven. De aanduiding van instappers is in handen van het voorzittersoverleg na feedback ontvangen te hebben van de instructeurs van het instapweekend. Basiscursisten worden aangeduid door de instructeursploeg die de basiscursus hebben begeleid. Het BC- aanduidingsteam wordt aangevuld met het diensthoofd, de educatieve medewerkers en beide voorzitters (ook wanneer zij geen instructeur waren op basiscursus).
54
Hieronder overlopen we enkele aandachtspunten.
Tijdens de aanduiding wordt gestreefd om met volgende punten rekening te houden:
Kwaliteit Jongens-/meisjesverhouding Evenwichtige vakantieploegen Keuzes van de monitoren Vrije periodes van de monitoren Gevolgde cursussen
Er wordt geprobeerd om de juiste mensen op de juiste plaats aan te duiden in functie van de vakantie, hierbij wordt zoveel als mogelijk rekening gehouden met hun keuze. Personen die de hoofdmonicursus hebben gevolgd krijgen voorrang op zij die de cursus niet hebben gevolgd.
Wanneer het tijdens een aanduiding over (de vakantie van) iemand gaat die aan de aanduiding deelneemt, zwijgt de persoon in kwestie en neemt hij/zij niet deel aan de eventuele discussie.
Het dagelijks bestuur, het diensthoofd en de educatieve medewerkers hebben zwijgplicht. Na een aanduiding krijgen de monitoren en vakantieverantwoordelijken een brief en een e-mail met een bevestiging van hun vakanties.
Kazou Brugge hecht veel belang aan de opvolging en begeleiding van haar vrijwilligers. We helpen jonge mensen bij het maken van keuzes. Hierbij gaan we uit van de groeimogelijkheden van elk individu. Kazou Brugge engageert zich om jongeren te stimuleren om zichzelf te ontplooien door onder andere verschillende engagementen op te nemen. Daarbij zien we individuele coaching als een manier om de kwaliteit van de begeleiding tijdens onze vakanties te waarborgen.
Sinds enkele jaren heerst er een maatschappelijk fenomeen waarbij men in werk – en schoolsituaties steeds meer focust op evolueren in plaats van op evalueren. Kazou Nationaal heeft hier op ingespeeld en kwam op de proppen met Oscar. Kazou gaat ervan uit dat je niet alleen op de schoolbanken veel leert. Ook door het opnemen van vrijwilligersfuncties en door het volgen van vormingen doe je – bewust of onbewust – heel waardevolle leerervaringen op. Die leerervaringen maken je sterker en verdienen de nodige waardering. Oscar zet ze in de verf en helpt je om jouw leerervaringen te verzamelen en te benoemen in termen van competenties. Kazou Brugge was enthousiast over het Oscarsysteem en gebruikte het als basis voor «Ready, Set, Coach», een tool met eigen accenten waarbij ingespeeld wordt op de behoeftes van ons eigen verbond. We willen niet meer beoordelen, maar vrijwilligers sturen in hun engagement. Op vakantie is het de bedoeling dat de monitoren en de vakantieverantwoordelijke elkaar voortdurend coachen. Dit kan zich uiten in verschillende vormen: een schouderklopje, een woordje feedback, … noem maar op. Op het einde van de vakantie vindt er een laatste coachingsessie plaats. Na een zelfreflectie zitten de VV en de monitor rond de tafel. Aan de hand van speciale 55
coachingformulieren en een goed gesprek sturen ze elkaar en duiden ze zowel sterke punten als groeipunten aan. Je kunt de coachingformulieren downloaden via de downloadzone op de medewerkerssite.
Na de vakantie worden alle coachingformulieren overlopen aan de hand van een gesprek tussen de vakantieverantwoordelijke en de vakantiedienst. Hierbij wordt een oplijsting gemaakt van monitoren die een zwak tot matig resultaat hebben neergezet op vakantie. De lijst wordt besproken in het voorzittersoverleg en gemeld aan het dagelijks bestuur voor verdere acties. Monitoren kunnen uitgenodigd worden voor een gesprek op de vakantiedienst met betrekking tot hun houding op de vakantie. Dit gesprek gebeurt samen met een beroepskracht en één van de voorzitters. Hierin worden duidelijke afspraken gemaakt naar het eventueel begeleiden van een volgende vakantie toe. We gaan ervan uit dat monitoren groeien in hun manier van begeleiden en daarom bieden we hen verschillende kansen aan. Wanneer we merken dat het toch telkens opnieuw misloopt kan een samenwerking stopgezet worden. Voor alle duidelijkheid: ook vakantieverantwoordelijken kunnen de bal misslaan, voor hen geldt dezelfde procedure zoals hierboven omschreven.
Na de aanduidingprocedure wordt een oplijsting gemaakt van (hoofd)monitoren die geen vakantiekeuze hebben gemaakt voor het nieuwe vakantiejaar maar wel actief waren in het vorige jaar. Daarbij worden zij die definitief beslist hebben om geen vakanties meer te begeleiden weg gelaten. Na bespreking in het dagelijks bestuur wordt een belactie op poten gezet voor (hoofd)monitoren die na één of twee vakanties afhaken. De lijsten worden verdeeld over alle leden van het dagelijks bestuur. Uit een telefonische vragenlijst moet blijken of de persoon in kwestie:
Vergeten is het keuzeformulier in te dienen Een negatieve vakantie-ervaring heeft gehad Geen (hoofd)monitor meer wenst te zijn …
Dankzij de belactie kunnen werkpunten worden vastgesteld of kunnen vrijwilligers gestimuleerd worden om toch nog mee te werken en zich kandidaat te stellen voor een vakantie. In het laatste geval wordt er een lijst met vrije vakantieplaatsen doorgestuurd.
56
57
Neem zeker een kijkje onder punten 2.2.6 Hof van Watervliet en 2.2.7 Parkinggebruik CM voor het reserveren van een vergaderlocatie. De uitnodiging voor de allereerste vergadering wordt vanuit de vakantiedienst verzonden, op die manier zijn ook de aangeduide basiscursisten snel op de hoogte. Voor een tweede of derde vergadering mag je de uitnodiging gerust zelf versturen via e-mail maar vragen we je om je opvolgende beroepskracht in CC te plaatsen. Werk je liever per post? Stuur je uitnodiging dan telkens naar de vakantiedienst. Een uitgebreid verslag van je vergadering is niet verplicht. We verwachten wel dat elke vakantieverantwoordelijke een digitale versie van het vakantieprogramma doorstuurt. Indien een monitor twee vergaderingen na elkaar afwezig is zonder te verwittigen, meld je dit aan de vakantiedienst. Er wordt dan samen met de voorzitters bekeken om de monitor op te bellen of om die van de betreffende vakantie weg te halen.
Vanuit Kazou Brugge voorzien we voor de verschillende vakanties zoveel mogelijk vorming op maat. Dit is een must voor alle monitoren. We verwachten dat de VV’s hun moniploegen stimuleren om hier aan deel te nemen. Een overzicht van de vormingsmomenten vind je bij 2.3.3 Vorming van deze beleidsmap.
Indien er een monitor wegvalt verwittig je onmiddellijk de vakantiedienst , op die manier kan er snel een vervanger worden gezocht. Kan de opgegeven reden volgens jou niet door de beugel? Laat dat dan even weten, de vakantiedienst zal in dat geval contact opnemen met de betreffende monitor en hem/haar wijzen op zijn/haar engagement. Wanneer de betreffende monitor nog een andere vakantie kan begeleiden, moet hij/zij dit zelf aan de vakantiedienst melden. Als VV spreek je zelf geen monitoren aan om vacante moniplaatsen op te vullen. Monitoren die mee wensen te gaan op jouw vakantie, moeten dit zelf aan de vakantiedienst melden.
De werkgroep Thema verzorgt het volgende:
7/8 en 9/10-jarigen – Themaverhaal met verkleedkoffer 11- en 12-jarigen – Aanbod hangt af van de vakantie
58
Verschillende mensen hebben met veel enthousiasme aan de themaverhalen. Dit alles kan enkel tot zijn recht komen wanneer alle monitoren zich 100% voor het thema inzetten. We verlangen dat de toneelstukken zo goed mogelijk uitgespeeld worden en dat de verschillende activiteiten in het thema ingekleed worden. Als VV ben je verantwoordelijk om dit op te volgen.
Vergeet niet om het antwoordblad in te vullen en op te sturen naar de vakantiedienst. Op het betreffende formulier – dat je in je VV-map kan terugvinden – duid je aan welk materiaal je graag zou meenemen op vakantie (booster/muziekinstallatie/beamer/ … ). Je kan je materiaalkoffer komen vullen op vooraf vastgelegde data (zie VV-bundel). Bij het vullen van je koffer zijn je materiaalcoördinator en iemand van de werkgroep materiaal aanwezig. Voor een exact uur maak je best een afspraak met het verantwoordelijke werkgroeplid. Je geeft op voorhand je materiaallijst digitaal door aan de hand van het reservatieblad dat je in de VV-map kan terugvinden. Enkel het gevraagde materiaal zal meegegeven worden. Om te vermijden dat er specifiek – en vaak duur – materiaal aangekocht wordt zonder te bekijken welk materiaal er in het depot aanwezig is, moeten alle VV’s materiaalaankopen via email aanvragen bij de vakantiedienst. De opvolgende educatieve kracht zal bevestigen of het materiaal al dan niet aangekocht mag worden. Deze mailbevestiging moet als bewijs bij het onkostenformulier gevoegd worden. Zoniet worden de kosten niet terugbetaald.
Om de vrijwilligers verder te ondersteunen heeft de vakantiedienst voor elke vakantie een standaardboekje voorzien waar niets aan aangepast hoeft te worden. Er wordt wel nog gevraagd om de bagagekaart per vakantie te controleren en eventueel aan te vullen met verkleedkledij, belangrijke items, … naargelang de wensen van de moniploeg. Opgelet! Op de bagagekaart vind je ook terug hoeveel zakgeld de deelnemers mogen meenemen. Het is niet de bedoeling dat deze bedragen door de vakantieverantwoordelijke aangepast worden aangezien ze vanuit een nationaal kader vastgelegd werden.
€ 10 € 10 € 15 voor vakanties in Massembre € 20 voor buitenlandse vakanties € 40 € 65
59
Alle inkomsten en uitgaven moeten op een kasstaat worden bijgehouden. De kastickets worden niet vastgeniet aan de kasstaat, maar in volgorde van uitgaven (en genummerd) op een wit A4blad gekleefd. Het bedrag voor de algemene onkosten wordt enkele dagen voor afreis op de rekening van de vakantieverantwoordelijke gestort. De terugbetaling van het resterende bedrag gebeurt ook via storting. Het bewijs van de terugstorting moet aan de kasstaat worden toegevoegd.
60
Als moniploeg zorg je ervoor dat je één uur voor vertrek aanwezig bent. Spreek af wie met de beroepskracht het materiaal zal vervoeren. De eerste indruk die je op de kinderen en de ouders maakt is van essentieel belang.
Wees tijdig aanwezig. Vergeet de Kazou T-shirts en sjaaltjes niet aan te doen. Maak vooraf een taakverdeling op (aanmeldpunt, bagage, … ) Laat de monitoren afscheid nemen van hun vriend(in) voor de eerste deelnemer aankomt. Geef je volle aandacht aan de kinderen, maak er geen monitorenonderonsje van. Bij de jongere leeftijden is het tof wanneer de moni’s verkleed zijn bij het vertrek.
Net voor je vertrek geef je het definitieve aantal deelnemers door aan de verantwoordelijke van de vakantiedienst. Laat ook weten indien er nog een deelnemer achterkomt, zo voorkomen wij veel onduidelijkheden achteraf.
Als VV spreek je de kinderen en de ouders kort toe voor je vertrekt. Indien je dit niet zelf wenst te doen vraag dan aan de beroepskracht om dit over te nemen. Zorg ervoor dat je je woordje goed voorbereid hebt, enkel zo zal je zelfverzekerd overkomen naar de ouders. Enkele tips voor tijdens je woordje:
Spreek klaar en duidelijke taal Zorg dat je monitoren de groep samen brengen, roep niet op de aanwezigen Vraag stilte en start pas wanneer het stil is Laat de bus de motor afleggen Maak gebruik van de megafoon (probeer wind te vermijden) …
Wat moet je allemaal vermelden in je welkomstwoordje:
Stel jezelf even voor Aankomstwebsite (voor alle vakanties) en terugkomtelefoon (indien van toepassing) Waar, wanneer en hoe laat de groep terugkomt Afspraken rond nieuwe media
GSM – verbod / afgeraden iPod & MP3 – verbod / afgeraden
Bus verdeling / aantallen / rustig opstappen
Wat kan je nog allemaal vertellen zonder te langdradig te worden
Waar gaan we naartoe? Weersverwachtingen? Programma bij aankomst? 61
De vakantiedienst regelt het vertrek en de aankomst met alle betrokken partijen. Ter plekke is de VV verantwoordelijk voor de praktische organisatie en het verdelen van de verschillende taken (afspraken buschauffeur, verwelkomen ouders, medische informatie verzamelen, bus laden, …). Zorg dat je op je laatste vergadering het parkingplan en de parkingrichtlijnen overlopen hebt met je monitoren (zie bijlage 2).
De vakantiedienst heeft in samenspraak met de busfirma een afsprakenblad gemaakt waar de deelnemers, de moniploeg en de buschauffeur zich aan moeten houden. Alle documenten die ondertekend moeten worden, worden in tweevoud opgemaakt. De chauffeur en de VV krijgen elk één exemplaar. Een overzicht van de belangrijkste afspraken:
De VV duidt per bus een busverantwoordelijke aan. De busverantwoordelijke plaatst EHBO-tasjes op elke bus. De monitoren en de chauffeurs helpen met het in- en uitladen van de bagage. De busafspraken moeten door de busverantwoordelijke bij aanvang van de busreis meegedeeld worden aan de deelnemers (en niet door de buschauffeur). De chauffeur en de busverantwoordelijke moeten de deelnemers erop wijzen de veiligheidsgordels te dragen. Boetes zijn ten laste van de persoon op de desbetreffende zitplaats. Tijdens de busreis zitten de monitoren tussen de kinderen, ook bovenaan in een dubbeldekker. De bussen moeten bij het afstappen proper achter gelaten worden. Dit is de verantwoordelijkheid van de busverantwoordelijke. Indien de groep zich met meerdere bussen verplaatst moet aangeduid worden welke deelnemers op welke bus zitten.
Bij aankomst van de bus op de parking moet de bus gecontroleerd worden door een verantwoordelijke van de vertrekkende groep. Dit kan de beroepskracht, de busverantwoordelijke of de vakantieverantwoordelijke zijn. Bestaande mankementen / schadegevallen / … moeten vooraf opgemerkt worden, op deze manier vermijden we dat schadegevallen door anderen op ons terecht komen.
Bij aankomst van de bus op de parking moet de bus gecontroleerd worden door een verantwoordelijke van de vertrekkende groep. Dit kan de beroepskracht, de busverantwoordelijke of de vakantieverantwoordelijke zijn. Bestaande mankementen / schadegevallen / … moeten vooraf opgemerkt worden, op deze manier vermijden we dat schadegevallen door anderen op ons terecht komen.
62
Bij aankomst in het centrum doet de busverantwoordelijke/VV samen met de chauffeur een controleronde door de bus. Indien er schade wordt vastgesteld moet dit onmiddellijk op een schadeformulier worden ingevuld dat door beide partijen ondertekend wordt. Vervolgens moet men samen het «evaluatieformulier busrit» invullen en ondertekenen.
De bus die de groep opnieuw naar Brugge brengt moet opnieuw gecontroleerd worden op bestaande mankementen, schadegevallen, …
Bij aankomst in Brugge doet de busverantwoordelijke/VV samen met de chauffeur een controleronde door de bus. Indien er schade wordt vastgesteld moet dit onmiddellijk op een schadeformulier worden ingevuld dat door beide partijen ondertekend wordt. Vervolgens moet men samen het «evaluatieformulier busrit» invullen en ondertekenen.
Bij aankomst in Brugge doet de busverantwoordelijke/VV samen met de chauffeur een controleronde door de bus. Indien er schade wordt vastgesteld moet dit onmiddellijk op een schadeformulier worden ingevuld dat door beide partijen ondertekend wordt. Vervolgens moet men samen het «evaluatieformulier busrit» invullen en ondertekenen.
Op de debriefing van de vakanties met de verschillende beroepskrachten worden er vaak meer klachten over de bus meegegeven dan deze die op het «evaluatieformulier busrit» stonden. De vakantiedienst vraagt om alle noemenswaardige problemen te noteren op de betreffende formulieren. Wees niet afgeschrikt door de chauffeur maar ga een positief gesprek aan om alles te evalueren.
Indien de groep zich met meerdere bussen verplaatst moet aangeduid worden welke deelnemers op welke bus zitten. Op de deelnemerslijst en monilijst aanduiden wie op welke bus zit. Men duidt in fluo aan wie op de bus zit Men start hiermee na het vertrek van de bus Tijdens de rit kan er dus niet meer gewisseld worden van plaats
63
Bepaalde Kazougroepen (zeven tot tien jaar) reizen met de trein naar hun vakantiebestemming. Als moniploeg ben je één uur voor vertrek aanwezig in het station van Brugge. Ouders en deelnemers plaatsen eerst hun bagage in de camionette op de kiss-and-ride-parking aan de voorkant van het station. Daarna verzamelen ze in de inkomhal en melden ze zich aan. Wanneer alle deelnemers aanwezig zijn doet de VV een welkomstwoordje. Vergeet hierin niet te vermelden dat de ouders in de inkomhal afscheid moeten nemen van hun kind want na het woordje vertrekken alle deelnemers in groep naar het perron.
Indien de vakantie verplaatsing via het vliegtuig gaat dan spreken we toch altijd centraal af. Afhankelijk van de vluchtgegevens kunnen we gezamenlijk treinen of bussen richting de luchthaven. Meestal voorzien we de heen- en terugverplaatsing naar de luchthaven via de trein vanuit het station. Via het Diabola ticket gaan we zo richting de luchthaven. Belangrijk is als VV om duidelijk je welkomstwoordje te richten zeker omtrent de terugkomtelefoon waarop ook vluchtvertragingen doorgegeven worden. We volgen de procedures van een trein- of bus vertrek/aankomst zoals hierboven beschreven.
64
Op de dag van aankomst stuur je als VV een leuk aankomstberichtje naar de beroepskracht van permanentie. Belangrijke informatie die jij kan meegeven in je berichtje.
Al dan niet vertraging Weersverwachtingen Wat er de komende dagen op het programma staat …
De beroepskracht zal op de website van Kazou Brugge aanvinken dat de groep vlot is aangekomen en wat meer informatie geven.
De vakantiedienst maakt gebruik van de terugkomtelefoon voor alle vakanties van zeven tot 18 jaar (met uitzondering van enkele vakanties). Tijdens de terugreis zal de beroepskracht van permanentie enkele uren voor het aankomstuur met de VV contact opnemen. De bedoeling is dat de VV op dat moment navraag doet bij de buschauffeur over het exacte uur van aankomst. De beroepskracht zal dit vervolgens inspreken op de terugkomtelefoon. Op die manier wil Kazou nutteloze wachttijden vermijden voor de ouders. Indien je met meerdere bussen rijdt is het de bedoeling dat deze te allen tijde samen rijden en op hetzelfde tijdstip aankomen op de parking in Brugge.
Bij het aanspreken van de ouders en de kinderen bij het vertrek en de aankomst vraagt de vakantiedienst aan alle monitoren om algemeen Nederlands te praten. Op vakantie wordt een tussentaaltje gehanteerd. Plat en grof taalgebruik wordt niet geduld. Durf in te grijpen als het moet. Roepen en tieren tegen kinderen / jongeren hoort zeker niet thuis op een vakantie met Kazou. Maak zelf die fout niet en begeleid je monitoren daarin.
Het contact tussen de monitoren en de deelnemers is enorm belangrijk. Een goede wisselwerking tussen deelnemers en monitoren resulteert in een onvergetelijke vakantie. De vakantiedienst rekent erop dat de VV’s hun monitoren erop wijzen om te allen tijde aandacht te hebben voor de deelnemers.
65
Stimuleer je moni’s om zo veel mogelijk tussen de deelnemers te zitten en met hen de vakantie te beleven. We denken hierbij aan volgende voorbeelden:
Verdeel de moni’s op de bus, bij een dubbeldekker zitten er zowel moni’s boven als beneden. Tijdens het eten zitten de moni’s tussen de deelnemers, zowel bij de jongere als oudere leeftijden. Dode momenten zijn er om samen op te vullen met de deelnemers. Dit geldt ook voor douchemomenten, platte rust, … Ado’s struinen graag eens alleen door een stad, dat is waar, maar het kan niet de bedoeling zijn hen een hele dag alleen een stad te laten bezoeken.
Moedig je moni’s aan om na de vakantie op een volwassen manier om te gaan met het afscheid nemen van deelnemers. Help hen het evenwicht te zoeken tussen voldoende afstand en een blijvend contact, je kan hierbij verwijzen naar de Facebooknota van Kazou.
Probeer zo veel mogelijk aan te moedigen en te belonen. Straf indien nodig, maar overdrijf daar niet in… Straf zeker niet uit onmacht en durf zelf ook eens een eventuele fout naar een deelnemer toe te geven. Hou je monitoren in de gaten, zorg ervoor dat er tijdens het straffen geen zaken gebeuren die niet door de beugel kunnen. Als VV/VL ben jij verantwoordelijk voor de daden van de monitoren. Bespreek op een van de vergaderingen samen tips om straffen te vermijden en maak consequente afspraken. Fysieke straffen en afzonderingen (zonder begeleiding) kunnen niet. Indien een jongere te ver gaat, kan een moniploeg niet autonoom beslissen om iemand naar huis te sturen of om de ouders op te bellen. Dit gebeurt in samenspraak met de vakantiedienst. De vakantiedienst heeft het laatste woord bij het naar huis sturen van een deelnemer.
Coaching vinden we bij Kazou Brugge enorm belangrijk. De VV moet de monitoren begeleiden op vergaderingen, bij de voorbereidingen en tijdens de vakantie. Er moet een open sfeer gecreëerd worden waarin alles gezegd kan worden. Coachen kan zich uiten in verschillende vormen; het moet niet altijd verbaal zijn, ook een schouderklopje kan wonderen doen. De VV/VL moet de monitoren stimuleren om ook feedback te geven op zijn/haar prestaties. Coachen vloeit voort vanuit twee richtingen. Op het einde van de vakantie zitten de VV/VL en de monitor samen, tijdens een constructief gesprek en met behulp van coachingsformulieren worden de prestaties van beide partijen in kaart gebracht. Zelfreflectie staat hierbij centraal.
66
Alle activiteiten moeten op een voorbereidingsfiche worden voorbereid. De voorbereidingsfiches worden gebundeld in enkele overzichtelijke mappen en in het monilokaal geplaatst. Het is niet nodig om elke monitor een map met voorbereidingsfiches te bezorgen, denk aan het milieu en spaar een boom. Keuze-actitviteiten zijn belangrijk, probeer daar in je programma de nodige aandacht aan te besteden. Probeer wat van het «overbeschermingsgevoel» af te stappen. Het is niet omdat er het ene jaar iets misloopt bij een bepaalde activiteit, dat je deze het volgende jaar niet meer kan programmeren. Wees voorzichtig… maar onderschat je deelnemers niet. Voorzie samen met je moni’s voldoende regenactiviteiten. Zorg dat er voldoende afwisseling inzit. Zo hoeft regen niet de grote spelbreker te zijn en krijg je toch een geslaagde vakantie. Wanneer je aan je deelnemers materiaal gevraagd hebt voor een bepaalde activiteit, zorg er dan ook voor dat je dit effectief gebruikt op vakantie. Overloop met je moni’s wat je verlangt van hen. Zeg hun duidelijk dat «meespelen en begeleiden tijdens activiteiten» heel belangrijk is. Overloop elke dag (‘s middags of ‘s avonds) stap voor stap het programma. Vele moni’s hebben nood aan een houvast Met Kazou willen we de klemtoon leggen op ecologisch verantwoord spelen. We ijveren er dan ook voor om duurzaam om te springen met materiaal.
Voorzichtigheid en zuinigheid met verfspelletjes. Een paintball-activiteit is geen enkel probleem maar Kazou zegt neen tegen actionpainting waarbij verfbussen over plastiek uitgegoten worden. Ook spelen met voedsel is niet toegelaten. Indien er voeding gebruikt wordt, kan dit enkel en alleen in het belang van een kookactiviteit. Kookactiviteiten kunnen enorm veel geld kosten. Gelieve deze activiteit op voorhand aan te vragen bij de educatief medewerkers.
Indien een bepaalde activiteit op vakantie niet doorgaat, hoeven de kinderen de reden daarvan niet te weten. Zeker niet wanneer het om een organisatorische of financiële fout gaat.
Zinspeling is de verzamelnaam voor kristalmomenten en avondsluitingen. Aan de hand van zinspelers krijgen deelnemers een bepaalde zingevende boodschap mee. Kazou wil op vakantie voldoende aandacht besteden aan zinspeling. Wees creatief, grijp niet steeds naar je gitaar of een emotioneel filmpje. Waarom geen middagactiviteit over diversiteit of de Noord-Zuid-verhouding? Zinspelend werken is nog altijd het zwakke broertje op vakantie. Nood aan inspiratie? Vraag dan een Zinbox aan op de vakantiedienst.
67
Draag zorg voor het materiaal dat je meekrijgt op vakantie, in het bijzonder voor de beamers, muziekinstallaties en boosters. Na elk vakantieseizoen moeten veel kosten gemaakt worden om verschillende installaties te repareren, probeer dit te vermijden.
We willen er graag op wijzen dat dit materiaal zeer duurzaam is. In het kader van onze visie worden sommige materialen van deelnemers tijdelijk in bewaring afgenomen. Draag goed zorg voor dit materiaal en berg dit op een veilige plaats. We rekenen er telkens op dat alle deelnemers hun persoonlijke materialen terug ontvangen. Afnamen kan binnen het afspraken kader, maar zorg er dan ook voor dat je het materiaal op einde van de vakantie in goeie staat terug geeft!
7-12
GSM is verboden
kan niet
13-14
GSM is sterk afgeraden
Kan maar enkel op afgesproken tijdstippen niet tijdens activiteiten
15-18
GSM is afgeraden
Kan, maar niet tijdens activiteiten. Kan wel tijdens bar avonden
Cursisten
GSM is afgeraden
Kan, maar niet tijdens vormingsblokken. Kan wel tijdens bar avonden
Monitoren/ GSM is afgeraden Instructeur
Enkel wanneer het nodig is voor Kazou is gebruik overdag toegelaten.
7-12
Verboden op vakantie
kan niet
13-18
Afgeraden op vakantie
Kan, maar mag niet hinderlijk zijn vb. tijdens busritten, op de kamers
Cursisten
Afgeraden op vakantie
Kan, maar mag niet hinderlijk zijn vb. tijdens busritten, op de kamers
Monitoren/ Afgeraden op vakantie Instructeur
Kan, maar mag niet hinderlijk zijn vb. tijdens busritten, op de kamers
GSM
MP3 en Ipod
68
Digitale camera’s
Andere gadgets (laptops, spelconsoles, draagbare spelers, …)
DVD-
7-14
Toegelaten
15-18
Toegelaten
Monitoren voorzien begeleiding
Monitoren/ Toegelaten Instructeur
Kazou voorziet toestellen om te gebruiken op initiatieven
7-14
Verboden op vakantie
Kan niet
15-18
Toegelaten
Kan gebruikt worden maar niet tijdens activiteiten momenten.
Monitoren/ Toegelaten Instructeur
Kan gebruikt worden in het kader van de Kazou-vakantie
Facebook is een krachtig medium en valt niet te negeren binnen een jongerenorganisatie. Voor elke vakantie vanaf 13-14 jaar wordt een Facebookpagina aangemaakt die gebruikt kan worden als opwarmer voor de vakantie. Het kan tevens een eerste aanzet zijn bij de kennismaking van het thema, de monitoren, deelnemers en plaatselijke activiteiten die de deelnemers te wachten staan. Na de vakantie contact houden met de deelnemers is leuk, maar we staan met Kazou achter het idee dat dit niet hoeft via een vriendschapslink met de deelnemers. Dit kan beter via de hierboven besproken groep. Wat een monitor doet in zijn/haar privéleven, is iets waar deelnemers en ouders niet van op de hoogte moeten zijn, want ook hier is een oordeel snel gemaakt. Dit en een heleboel andere Facebookafspraken vind je terug in de Facebooknota in bijlage 3.
Overdrijf niet met het geven van medicatie. Veel hoofdpijn en keelpijn ontstaan door oververmoeidheid … eens vroeg gaan slapen kan wonderen verrichten. Indien een deelnemer naar de dokter moet kan de dokter de begeleidende monitor weigeren uit de consultatieruimte. De dokter moet de monitor of VV/VL wel steeds correct en volledig op de hoogte brengen van zijn bevindingen. Bepaalde Kazou-centra beschikken over een eigen verpleegdienst. Zijn nemen alle EHBO-taken op zich. Indien je kritiek hebt op de verpleging meld je dit onmiddellijk aan de coördinator of de vakantiedienst. Het verpleegdagboek moet door de monitoren volledig en correct ingevuld worden. Indien er iets niet instaat, kan die persoon achteraf ook niet verzekerd worden en dan beginnen de problemen.
69
Probeer de zieke/gewonde kinderen en jongeren tijdens de vakantie geregeld op te volgen (ook wanneer jij denkt dat ze genezen zijn), laat hen niet aan hun lot over. Bij warm weer zorg je dat de deelnemers voldoende drinken. Het is aangeraden dat de moniploeg extra flessen water meeneemt op uitstap. De allerkleinsten moeten voldoende beschermd worden tegen de zon, dragen T-shirt, zonnepet, … Daarnaast moeten er voldoende insmeermomenten voorzien worden waarbij de monitoren de kinderen insmeren met zonnecrème. Bij elk bezoek aan de dokter of de apotheker moet je een bewijs vragen. Let op: bij een ongeval is een apothekersticket onvoldoende, je moet aan de apotheker een apothekersattest vragen. Vul bij ieder ongeval steeds een ongevalsaangifte in. Elke deelnemer en monitor vult op voorhand een medische fiche in. De medische fiches worden door de vakantiedienst gescreend en met de VV meegegeven tijdens het laatste briefingmoment. Indien er specifieke medische gevallen zijn die extra aandacht vragen wordt de VV hiervan op voorhand op de hoogte gebracht. Na de vakantie moeten alle medische fiches terug naar de vakantiedienst gebracht worden. De ouders moeten worden ingelicht indien er op vakantie medische problemen waren. De vakantiedienst voorziet een standaardbrief (voor de ouders), die de VV nog moet aanvullen. Van zodra een dokter een ingreep doet, moet de VV de ouders van de deelnemer onmiddellijk verwittigen. Neem hiervoor eerst contact op met de vakantiedienst. Indien je het niet zelf ziet zitten om te bellen, kan de persoon van permanentie dit ook steeds voor jou doen.
Maak één map aan waarin je alle documenten per deelnemer bijhoudt. De beëdigde toestemming (nodig voor sommige landen), ISI+kaart, de medische fiche, kopies van identiteitskaarten ...
70
Zorg dat de kinderen niet oververmoeid thuis komen. Zorg ervoor dat de monitoren steeds fris voor de kinderen staan. Vooral beginnende monitoren hebben het soms moeilijk om hun krachten in te schatten. zeven dagen fris en monter voor een bende joelende kinderen staan, is niet altijd evident. Tijdens nachtreizen met de bus moet het vanaf middernacht volledige stil zijn. Voor elke leeftijdsgroep geven we door hoeveel uur slaap men best moet voorzien. Dit aantal uur is bindend. Als VV mag je zelf het uur van slapen kiezen zodat je kan inspelen flexibel op je programma: vb. fuif, uitstap, … Daarnaast geven we voor de jongere leeftijden nog steeds een richt uur van slapen doorgeven! Zomervakantie: Richtuur slapen 20u30 Laatste avond: 21u Richtuur slapen 21u00 twee avonden tot 21u30 (o.a. laatste avond) Richtuur slapen 21u30 één avond tot 22u en laatste avond 22u30
7/8-jarigen
11u slaap
9/10-jarigen
10u à 11u slaap
11/12-jarigen
10u à 11u slaap
13/14 jarigen
9u à 10u slaap
één avond tot 23.00 uur met brunch laatste avond 23u30
15/16-jarigen 17/18-jarigen
8u à 9u slaap
laatste avond tot 1u
*
Deze aantal uren van slaap zijn bindend. Je bent zelf verantwoordelijk als VV om te voorzien dat de deelnemers voldoende slaap hebben!
Wintervakantie: 11/12-jarigen
11u slaap
Richtuur slapen 21u00 Laatste avond 22u00
13/14 jarigen
11u slaap
Richtuur slapen 21u30 Laatste avond 22u00
15/16-jarigen 17/18-jarigen
9u slaap
Laatste avond 24u00
BREAK-out periodes
9u slaap
Oudejaarsavond vakantie
Vieren
op
één avond tot 01.00u en oudejaarsavond tot 02.30 (brunch voorzien nadien) Bij 11/14 direct nadien slapen – 15/16 kan tot 01u probeer de dag erop later het skigebeuren op te starten (brunch, …)
*Deze aantal uren van slaap zijn bindend. Je bent zelf verantwoordelijk als VV om te voorzien dat de deelnemers voldoende slaap hebben!
71
Vegetarische maaltijden en andere diëten worden door de vakantiedienst aan de centra doorgegeven. Indien er zaken i.v.m. de voeding niet in orde zijn, meld dit dan zo snel mogelijk aan de directeur of de coördinator van het centrum. Indien je speciale aanpassingen in het menu wenst, regel je dat zelf met het centrum.
De VV zorgt ervoor dat elke deelnemer elke morgen de kans krijgt om te douchen. Let erop dat er minstens om de drie dagen een verplicht douchemoment is, voor een 5-daagse vakantie plan je verplicht twee douchemomenten in! Alle 7-8 en 9-10-jarigen krijgen een tandenborstel en beker van Ben de Bever mee op vakantie. Bij de 7-8 en 9-10-jarige vakanties raden we ook aan om gebruik te maken van de hygiënekaarten. Aan de hand van stappenplannen en duidelijke kamervisualisaties worden de kinderen gewezen op hygiëne en is de monitor de coach. Ook monitoren moeten voldoende aandacht besteden aan lichaamshygiëne.
Jongens en meisjes slapen gescheiden. Bij 7-8-jarigen kan er op vraag van de ouders een uitzondering gemaakt worden. Ook jongens- en meisjesmonitoren slapen gescheiden. Indien de kamerverdeling dit echter niet toelaat kan er gerust een uitzondering gemaakt worden. Om de eigenheid van alle deelnemers te respecteren waken jongensmonitoren bij de jongens en meisjesmonitoren bij de meisjes. Uitdagende spelletjes en massages tussen deelnemers en monitoren worden absoluut niet getolereerd op vakantie.
72
Binnen Kazou in het algemeen - en ook binnen Kazou Brugge - hebben we een aantal afspraken vastgelegd rond alcoholgebruik, tabak, drugs ... Dit is nodig omdat «goede afspraken goede vrienden maken» maar ook om een gelijke behandeling van probleemsituaties te bekomen. Hieronder kan je een overzicht vinden van de afspraken voor deelnemers en monitoren. Bij het niet naleven van deze afspraken wordt contact opgenomen met de vakantiedienst.
1 Delen houdt in dat je kosteloos met een ander deelt. 2 Rokers dien
a
en zich an het begin van de vakantie
te m
elden bij de monitoren
. Op de vakantie zelf kan een deelnemer niet plots beginnen roken. Er zijn
elden bij de monitoren
. Op de vakantie zelf kan een deelnemer niet plots beginnen roken. Er zijn
tijdens de vakantie afgesproken momenten en plaatsen met betrekking tot het roken. 3 Rokers dien
a
en zich an het begin van de vakantie
te m
tijdens de vakantie afgesproken momenten en plaatsen met betrekking tot het roken.
73
11-jarigen
twee x twee uur per dag
13-jarigen
per niveaugroep
14-jarigen
met vaste ski leraar
15-jarigen
15 uur les over onder begeleiding van een Kazoumoni volledige periode
drie uur voormiddag namiddag
12-jarigen
16-jarigen
les
onder begeleiding van een Kazoumoni
in of onder begeleiding van een Kazoumoni
onder begeleiding van ski/snowboardinstructeur
17-jarigen18jarigen
Break-out concept
een
Indien men kies om vrij te skiën/boarden dan kan dit. Het is een Keuze tussen lessenpakket geven van verantwoordelijkheid of niet trapsgewijs. Deelnemers die niet met deze vrijheid kunnen omgaan worden hierop aangesproken.
74
Het steeds drukker wordende verkeer vergt steeds meer van iedere persoon n het verkeer. Komt daar nog de begeleiding van een groep personen bij, dan is het verre van evident om verplaatsingen in groep in goede banen te leiden. Vooral de begeleiding van groepen kinderen of jongeren, van wie het (verkeers-)gedrag veelal onvoorspelbaar is, vergt een verregaande aandacht en zin voor verantwoordelijkheid. Bovendien is de Belgische wegcode ingewikkeld en verandert zij voortdurend. Snel even nagaan welke regels je in acht moet nemen voor de begeleiding van groepen wandelaars of fietsers is dan ook geen sinecure. Weet jij langs welke kant van de weg je loopt met een groep? Waar je best oversteekt? Op de vakantiedienst kan je de brochures «Wandelen in groep» en «Fietsers en de Wegcode» aanvragen, voor de fietsvakanties geven we deze standaard mee.
Probeer er voor te zorgen dat er zo veel mogelijk deelnemers op de foto’s staan.
Neem aan het begin van de vakantie een groepsfoto (of een vendelfoto) en een monifoto en stuur die via e-mail naar de vakantiedienst met vermelding van de correcte aantallen. De vakantiedienst zal de foto’s laten drukken en naar het vakantiecentrum opsturen. Het is aangeraden om de foto’s op de vakantie zelf uit te delen (en niet tijdens de aankomst).
Neem aan het begin van de vakantie een groepsfoto en een monifoto en stuur die via e-mail naar de vakantiedienst met vermelding van de correcte aantallen. Bij aankomst in Brugge zal de beroepskracht van permanentie de foto’s meebrengen. De deelnemers krijgen hun foto tijdens het uitstappen.
Zorg ervoor dat de kinderen zo vlug mogelijk een brief naar huis schrijven. Verstuur de brieven tijdig en koop bij voorkeur priorzegels aan.
75
Probeer niet te vroeg toe te komen met de bus. Bij de aankomst van de bussen, laat je alle deelnemers op de bus zitten. Haal met je moni’s alle bagage uit de bus. Wanneer de bagage uitgeladen is, kan je de kinderen laten uitstappen. De VV spreekt kort de ouders aan en zegt dat vakantie en reis goed zijn verlopen en nu eerst alle bagage wordt gelost + verloren voorwerpen uitgestald worden. De VV blijft op de parking tot de laatste deelnemer vertrokken is en controleert of de parking net achterblijft. De VV voorziet een monitor om de materiaalkoffers samen met de beroepskracht naar het depot te brengen. Als VV maak je na de vakantie zo snel mogelijk een afspraak met de opvolgende beroepskracht voor een debriefing. Je brengt dan alle administratie mee (kasstaat, coachingsformulieren, medische fiches, … ) Alle ouders en kinderen zullen een digitale enquête ontvangen waarop ze hun positieve en eventuele negatieve ervaringen kunnen aangeven.
Probeer zo veel mogelijk verloren materiaal te vermijden, overloop op de laatste dag van de vakantie alle verloren voorwerpen samen met je deelnemers. Bij aankomst moet je het resterende verloren materiaal uitstallen op de parking. Als VV voorzie je één monitor die bij de verloren voorwerpen blijft. Ouders en deelnemers kunnen na de vakantie het verloren materiaal ophalen in de vakantiedienst. Indien je als VV zelf verloren materiaal naar huis meeneemt, breng het dan de volgende dag naar de vakantiedienst.
In het kader van een debriefing van de vakantie maakt de VV een afspraak met de beroepskracht die zijn/haar vakantie opvolgt. Tijdens de debriefing wordt alle administratie afgehandeld en worden de verschillende coachingsformulieren overlopen. Er wordt ook aandacht besteed aan de enquête die de ouders en deelnemers in hun mailbox bezorgd kregen. We verwijzen naar de VV-map voor een overzicht van wat je allemaal mee moet nemen naar de debriefing.
Als VV verzamel je alle onkostennota’s en dien je die in op de vakantiedienst. De onkostennota’s die 40 dagen na de einddatum van de vakantie niet op het vakantiesecretariaat aanwezig zijn, worden niet meer uitbetaald. 76
De onkosten van VV’s wiens administratie niet in orde is, worden niet uitbetaald. De VV in kwestie wordt hier meermaals aan herinnerd. Enkele belangrijke zaken:
De GSM wordt enkel gebruikt door de VV. GSM-gesprekken van de monitoren worden in principe niet terugbetaald. Mocht een moni in een noodsituatie toch zijn/haar GSM gebruiken, kan dit – na goedkeuring door de VV – toch terugbetaald worden. Wanneer de VV of een monitor zijn/haar GSM in functie van de voorbereiding van de vakantie gebruikt, kunnen de gemaakte kosten zonder bewijsmateriaal teruggevorderd worden, het moet echter wel gaan over een realistisch bedrag is. Voor telefoongesprekken tijdens de vakantie duid je als VV de gesprekken aan op een betalingsbewijs. De gesprekken naar het thuisfront zijn voor eigen rekening. Bij GSM-rekeningen boven de € 12,50 wordt een schriftelijke uitleg gevraagd die je aan de onkostennota vastniet. Indien de rekening hoger is en er geen uitleg voorzien werd, betaalt de vakantiedienst slechts € 12,50 terug. Het kan soms handig zijn om op vakantie een kort overzichtje bij te houden van wie je gebeld hebt, wanneer en hoelang. Op de onkostenstaat kan je geen kopies inbrengen. Alle kopies moeten op de vakantiedienst gemaakt worden. Kilometeronkosten worden enkel terugbetaald indien het gaat om kilometers afgelegd binnen het verbond. Vergaderingen vanuit of in Gent, Leuven … worden niet terugbetaald (nationale vergaderingen zijn daar een uitzondering op).
Vele VV’s willen hun monitoren bedanken op het einde van de vakantie. Een kleine attentie is zeker en vast een meerwaarde maar je mag niet vergeten dat de monitoren vanuit de vakantiedienst worden bedankt op het monifeest. Monibedankingen kunnen niet ingebracht worden op de onkostenstaat en worden dus niet terugbetaald. We raden de VV’s aan om hun monitoren spontaan te bedanken, bijvoorbeeld door kristalmomenten bij het opstaan – slapen gaan, …
De foto’s van je vakantie moeten binnen de 10 werkdagen na de vakantie opgeladen zijn op de nationale fotosite http://fotoalbum.kazou.be Monitoren kunnen maximaal 200 foto’s opladen en deelnemers 20 foto’s. Daarnaast voorzien we voor alle vakanties +13 een eigen vakantie facebookgroep. Op deze groep kan je als VV je deelnemers uitnodigen en hierop foto’s plaatsen. We wijzen er wel op dat dit niet de enige plaats is waar er foto’s mogen staan (zie boven de Kazou Foto-site). Als VV ben je verantwoordelijk voor het posten van de foto’s zorg er dan ook voor dat deze foto’s voor publicatie zijn. o De deelnemers van de vakantie kan je via je afreisboekje op de hoogte brengen van deze facebookgroep.
Omwille van verzekeringstechnische kwesties wordt het organiseren van reünies niet toegelaten. Indien je toch een reünie organiseert kan je niet in naam van Kazou handelen en kan de organisatie niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele persoonlijke of materiële schade. 77
78
79
80
81
82
83
84
85
Pieter Billiet
Joannes Logghe
Mathias Moerman
[email protected]
[email protected]
[email protected]
050 44 03 82
050 44 03 62
050 44 75 46
Nadia Clerick
Nathalie Alleman
[email protected]
[email protected]
050 44 03 42
050 44 03 42
E-mail werkgroepen
[email protected]
Teis Devriese
Lies Debacker
Rik Verbeke
Hanne Baeyens
Bie Callens
Pieter Billiet
Janos Braem
Wouter Devroe (NAR)
Alexander Clarysse (NAR)
Lien Steyaert
Hannes Dekeyser
Benjamin Van Eenoo
86
Algemeen
E-mail werkgroepen :
[email protected]
Werkgroep Axion
Werkgroep Zinspelend-@Zoom Werkgroep Dans
Jelske Sanders 0499 472183
Sofie Snauwaert 0476 711042
Lies Debacker 0496 460068
Janos Braem 0494 242583
Jason Tournoy 0487 519897
Pauline De Jaeger 0498 415619
Werkgroep Thema
Werkgroep Materiaal
Werkgroep Post-It
Ine Vanthuyne 0495 996546
Diederik Brysse 0476 091042
Mathias Moerman 0472 534842
Nona Verbrugghe 0479 219731
Hannelore Vens 0477 606883
87
Richting rotonde Expressweg
Koningin Astridlaan
GEEN INRITMOGELIJKHEID VOOR BUSSEN
V e n t w e g E x p r e s w e g N 3 1
P a r k i n g s t r o o k
P a r k i n g s t r o o k
P a r k i n g s t r o o k
4 0
4 0
4 0
4 0
w a g e n s
w a g e n s
w a g e n s
w a g e n s
P1
P a r k i n g s t r o o k
P1
P a r k i n g s t r o o k
P a r k i n g s t r o o k
P a r k i n g s t r o o k
P a r k i n g s t r o o k
5 0
4 0
4
4 0
w a g e n s
w a g e n s
w a g e n s
w a g e n s
richting rotonde Bosrand
Laat hier geen wagens doorrijden
P a r k i n g s t r o o k 1 2 5 0 w a g e n s
Legende:
P a r k i n g s t r o o k 1
= groen/struik/boom = afscheidingsdraad
= kegels = ton = beachflag of paneel I-z
3 0 w a g e n s
= inrit bussen = inrit auto’s
B-z
= afgescheiden zone door lint / paaltjes = bochten
88
Facebook kent voor Kazou Brugge maar weinig geheimen. Met dit medium kunnen we grootste dingen doen: monitoren warm maken voor een activiteit, deelnemers warm maken voor een vakantie, jongeren overtuigen hoe tof Kazou wel is, ouders informeren ... Als je ervoor kiest om jouw engagement als Kazou-vrijwilliger ook online in te zetten, sta dan eerst even stil bij onderstaande tips en richtlijnen. 1
Als moniploeg van een vakantie +12-jarigen kan je je eigen vakantie facebook groep aanvragen aan de vakantiedienst die deze reeds aangemaakt heeft. Deze groep is altijd gesloten en kan via het afreisboekje aangekondigd worden. Zo gebruik je facebook op een leuke manier als opwarmer voor de vakantie en kan het een eerste aanzet zijn bij de kennismaking van het thema, de monitoren, andere deelnemers, en plaatselijke activiteiten die hen te wachten staan. Maak dit spannend en mysterieus zodat het verrassingseffect op vakantie niet verdwijnt!
2
Zorg er voor dat je als moniploeg allemaal beheerder bent van de groep. Op die manier kunnen jullie ingrijpen wanneer deelnemers ongepaste reacties of foto’s plaatsen. Met de juiste opvolging wordt dit zeker een succes en zullen de deelnemers aftellen naar de vakantie.
3
Om je medemonitoren tijdens de voorbereiding beter te leren kennen en afspraken vlotter te laten verlopen kan een besloten groep met de monitoren op facebook een praktisch hulpmiddel zijn.
4
Met een rugzak vol onvergetelijke herinneringen en een fototoestel vol leuke foto’s komen heel wat deelnemers en monitoren thuis. Om deze herinneringen en foto’s ook met elkaar te kunnen delen kan de eerder gemaakte facebookgroep een handig middel zijn. Mooie en leuke foto’s kunnen ook voor Kazou reclame opleveren. Wees echter op je hoede welke foto’s je selecteert en welke je liever in de besloten map voor monitoren plaatst. De context die jij in je hoofd had bij het posten, ontbreekt vaak voor de lezer.
5
Bovendien bekijken ouders de dingen toch net iets anders dan jouw medemonitoren. Vergeet dus niet dat ouders, deelnemers kunnen meelezen of meekijken… Wat zegt een Kazou-foto van jezelf achter een meter bier over jou? Meer nog: wat zegt dit over Kazou? Jij bent als moni immers het uithangbord van Kazou. Wat je goed doet, komt ook Kazou ten goede! Wat je kwaad doet, schaadt ook Kazou!
6
Na de vakantie contact houden met de deelnemers is leuk, maar we staan met Kazou achter het idee dat dit niet hoeft via het vriendschapsverzoek van de deelnemers. Dit kan beter via de hierboven besproken groep. Wat je doet in je privéleven, is iets waar deelnemers en ouders niet van op de hoogte moeten zijn, want ook hier is een oordeel snel gemaakt. Facebook is dikke fun, maar niet zonder gevolgen. Het zou jammer indien ouders en deelnemers een verkeerd beeld krijgen van jouw kwaliteiten als monitor. Wat betreft het uploaden van foto’s op je privé pagina met deelnemers erop dit kan ook niet omwille van de privacy redenen van de deelnemers. Wij hebben daartoe geen rechten.
89
7
Zie je ergens iets verschijnen over Kazou wat niet klopt? Of merk je een negatief commentaar op waar je het niet mee eens bent? Reageer daar dan gerust op, maar doe dit op een respectvolle manier! Zie je ergens een klacht? Signaleer dit dan aan een beroepskracht. Laat je niet verleiden om jouw mening of een antwoord te geven over iets waar je onvoldoende over weet.
8
Zit je zelf met een ei over Kazou? Of ben je gefrusteerd om iets in verband met Kazou? Wees dan verstandig en hang je vuile was niet buiten op facebook. Probeer in zo’n geval een babbel te doen met iemand van Kazou!
9
Dit klinkt allemaal logisch, niet?! Zo zie je maar, met een portie gezond verstand kom je op facebook al heel ver. Dus ga je gang, deel je passie en maak Kazou bekend op facebook! We zullen je dankbaar zijn.
90
