Vensy Vydia
Kata Pengantar Microsoft Office merupakan program aplikasi yang sangat populer saat ini dan salah satu produk unggulan dari Microsoft Coorporation. Tujuan Penyusunan buku ini adalah agar Andap dapat menguasai dan mempelajari Microsot Office secara teoritis dan praktik. Dengan mempelajari buku ini, sangat dimungkinkan bagi Anda untuk dapat berkreasi dalam menghasilkan sebuah naskah, worksheet, presentasi dan database lebih baik, indah dan proffesional. Penulis berusaha untuk mengarahkan dan mengenalkan penggunaan Microsoft Office langkah demi langkah, sehingga Anda bisa mempelajarinya dengan mudah tanpa minta bantuan orang lain. Dengan kenyataan inilah, maka lahirlah sebuah buku "Pengantar Teknologi Informasi" yang membahas tentang Microsoft Office didalamnya
Semarang, Agustus 2004
[email protected] [email protected] Penulis
FTIK – USM
1
Vensy Vydia
FTIK – USM
2
Vensy Vydia
Sekapur Sirih Dari Penulis
Memasuki abad 21, percepatan di dunia bisnis dan teknologi menuntut kemampuan skill dan profesionalisme yang tinggi. Terlebih lagi di era persaingan global yang mengharuskan setiap pelaku bisnis dan lembaga ekonomi lainnya perlu ditunjang oleh kecepatan mengakses data dan informasi yang akurat. Hal ini membawa dampak yang secara langsung pada setiap insan, baik pegawai maupun profesional di segala bidang dalam memasuki persaingan global. Dalam kaitannya dengan dunia pendidikan sebagai penghasil sumber daya manusia dan calon profesional perlu kiranya dibekali dengan kemampuan untuk melakukan proses pengolahan data serta informasi secara lebih canggih, cepat, dan handal. Sehingga pelajaran komputer khususnya pokok bahasan tentang pengolahan kata dan data menjadi sesuatu yang sangat penting dan berguna bagi para mahasiswa dan umum. Untuk pembahasan tentang pengolahan kata dan data dalam buku ini lebih difokuskan pada program Microsoft Word dan Microsoft Excel for Windows. Semoga buku ini diharapkan dapat bermanfaat bagi para mahasiswa pada khususnya dan pembaca pada umumnya.
Penulis
FTIK – USM
3
Vensy Vydia
BAB 1 MICROSOFT WINDOWS
Microsoft Windows merupakan sistem terpadu yang dikeluarkan oleh Microsoft, yang menawarkan alternatif baru dalam memanfaatkan komputer melalui simbol-simbol grafik yang dapat dikendalikan melalui mouse ( tetikus ). Dengan Microsoft Windows, Microsoft telah memperkenalkan sistem operasi yang baru untuk PC. Hasilnya adalah sistem operasi yang lebih cepat dan handal. 1.1
Memulai Windows Setelah anda menyalakan PC dan sistem melakukan Power On Self Test ( POST ) awal, anda melihat pesan “ Starting Windows 98 “ tampil pada layar komputer, seperti tampak pada gambar 1.
Gambar 1. Tampilan Microsoft Windows 1.2
Keluar Dari Windows Untuk keluar dari Microsoft Windows, anda dapat mengklik icon “ Start “, kemudian klik menu “ Shut Down “, kemudian klik pada option button Shut Down, seperti tampak pada gambar 2.
FTIK – USM
4
Vensy Vydia
1.3
Gambar 2. Kotak Dialog Menu Shut Down Menggunakan Mouse Mouse merupakan salah satu perangkat keras komputer yang fungsinya mirip dengan keyboard. Karena bentuknya mirip dengan badan tikus itulah mengapa alat ini disebut mouse. Penggunaan mouse dalam aplikasi Windows lainnya bukan keharusan, tetapi sangat disarankan. Menggunakan mouse akan sangat membantu dan mempercepat pekerjaan anda. Mouse memiliki dua tombol, meskipun ada mouse yang memiliki tiga tombol, tombol yang berada di tengah tidak terlalu difungsikan. Mouse dioperasikan dengan cara menggerakkan
( menggeser ), sehingga penunjuk mouse (
pointer ) bergerak menuju ke suatu objek yang kemudian diikuti dengan menekan pada salah satu tombol mouse dengan rileks ( tidak keras ). Penekanan tombol mouse disebut klik. Pengoperasiannya adalah sebagai berikut : Klik Klik kanan Klik ganda ( double click )
Drag dan Drop
1.4
Menekan tombol kiri ( umumnya dengan jari telunjuk ) satu kali dengan cepat ( langsung dilepas lagi ). Operasi ini biasanya untuk pemilihan objek atau perintah. Menekan tombol kanan ( umumnya dengan jari tengah ) satu kali dengan cepat ( langsung dilepas lagi ). Operasi ini biasanya untuk memanggil menu khusus pada objek yang ditunjuk. Menekan tombol kiri dua kali dengan cepat ( kurang dari satu detik ). Operasi ini biasanya digunakan untuk perintah khusus, misalnya mengeblok kata, kalimat, dan paragraf dalam Microsoft Word atau membuka program atau file melalui suatu tombol. Pengoperasian mouse dengan melakukan klik pada suatu objek tertentu kemudian menggeser pointer tanpa melepaskan tekanan pada tombol mouse. Drop adalah meletakkan pointer ( objek ) pada suatu tempat tertentu sebagai gerakkan lanjutan setelah melakukan Drag.
Memahami Control Panel Untuk membuka Control Panel, pilih Start, kemudian pilih Settings, dan pilih Control Panel. Control Panel menampilkan icon-icon yang bervariasi tergantung pada konfigurasi PC anda. Beberapa aplikasi dalam control panel dan fungsinya adalah sebagai berikut :
FTIK – USM
5
Vensy Vydia
Gambar 3. Kotak Dialog Menu Control Panel Appearance and Themes Berfungsi untuk menentukan wallpaper, skema warna, dan tampilan lain yang terdapat pada desktop Windows. Aplikasi ini juga berfungsi mengontrol resolusi layar, menentukan tipe monitor, dan mengatur pilihan-pilihan lain. Network and Internet Connections Berfungsi untuk menentukan nama kelompok kerja dan jaringan komputer dimana PC anda terletak dan menentukan pilihan lain yang berhubungan dengan keamanan jaringan komputer. Add or Remove Programs Berfungsi untuk menginstall atau menghapus program-program Windows. Sounds, Speech, and Audio Devices Berfungsi untuk mengontrol parameter-parameter multimedia, misalnya menentukan suara-suara untuk kejadian tertentu, mengatur mixer, dan peralatan audio yang lain. Performance and Maintenance Berfungsi untuk menampilkan informasi tentang sumber daya dalam PC anda, seperti CPU, Memory, dan lainnya, mengatur pilihan-pilihan dalam virtual memory, mengontrol hardware, mengatur device driver, dan membuat profil system. Printers and Other Hardware Berfungsi untuk menginstall dan mengkonfigurasi printer serta mesin Fax, menentukan pilihan-pilihan yang berhubungan dengan mouse, misalnya menukar tombol kiri dan tombol kanan mouse, mengatur percepatan mouse, ukuran pointer mouse dan pilihan lain yang berhubungan dengan mouse, menentukan tipe keyboard, kecepatan perulangan tombol-tombol keyboard, FTIK – USM
6
Vensy Vydia
kecepatan kedip kursor, dan pilihan lain yang berhubungan dengan keyboard. Selain itu juga berfungsi untuk menginstall dan mengkonfigurasi modem. User Accounts Berfungsi untuk membuat dan menentukan user / siapa saja yang berhak akses ke PC yang bersangkutan. Date, Time, Language, and Regional Options Berfungsi untuk menentukan tanggal dan waktu yang digunakan oleh sistem, mengatur format tanggal, waktu, bilangan, mata uang, dan parameter lokal lainnya. Accessibility Options Berfungsi untuk mengkonfigurasi text dan warna pada layar, dan fungsifungsi lainnya. 1.5
Pengaturan File, Folder, dan Disk WINDOWS EXPLORER Kegunaan : 1) Menampilkan, menyalin, dan memindahkan file / folder 2) Memformat disk 3) Melakukan tugas manajemen yang lain Cara membuka Windows Explorer : 1) Pilih menu Start, pilih Programs, pilih Windows Explorer atau 2) Klik kanan pada Start, pilih Explore Menyalin dan Memindahkan File Langkah-langkah untuk memindahkan file : 1. klik file yang akan dipindahkan 2. tekan mouse ( klik kiri ) dan jangan dilepas, kemudian arahkan / bawa file ke folder yang dituju ( gunakan metode drag and drop ) Langkah-langkah untuk menyalin / mengcopy file : 1. pilih file yang akan dicopy 2. klik mouse sebelah kanan 3. pilih menu copy 4. tentukan tujuan dari file yang akan dipindahkan ke folder tujuan 5. pada folder tujuan, klik mouse sebelah kanan dan klik paste
FTIK – USM
7
Vensy Vydia
Gambar 4. Tampilan Windows Untuk Mencopy File
Gambar 5. Tampilan Windows Untuk Memindahkan File ke Folder yang Dituju Mengganti Nama File / Folder Langkah-langkah : 1) pilih nama file / folder yang akan diubah 2) klik mouse sebelah kanan, lalu pilih rename atau 3) klik mouse satu kali, kemudian klik satu kali lagi ( ingat ! jangan mengklik mouse dua kali sekaligus / cepat ) Memformat Disk Langkah-langkah : 1) pilih disk yang akan diformat 2) klik mouse sebelah kanan 3) pilih menu format
FTIK – USM
8
Vensy Vydia
Gambar 6. Tampilan Windows Untuk Menu Format Daftar berikut ini menjelaskan pilihan-pilihan perintah dalam kotak dialog Format : Capacity
: pilih kapasitas disk yang diformat 1,44 MB atau 720 Kb
Quick
: untuk memformat disk yang sudah pernah diformat.
Perintah ini dapat digunakan untuk menghapus isi sebuah disk dengan cepat Full : untuk memformat disk secara lengkap sektor demi sektor. Perintah ini dipilih untuk memformat disket yang belum pernah diformat. Copy System File Only
: pilih perintah ini untuk membuat disket yang
telah diformat menjadi bootable. Label
: untuk memasukkan label disket.
Display summary when finished
: berisi tentang informasi disket
yang baru saja diformat, misalnya tentang jumlah byte yang tersedia, jumlah sektor yang rusak dan informasi umum yang lain. MENEMUKAN FILE DAN FOLDER Anda mungkin mengalami kesulitan menemukan file / folder yang tidak tahu dimana letaknya, padahal file tersebut sudah pernah anda simpan sebelumnya. Langkah-langkah menemukan file / folder : 1) pilih menu start 2) kemudian pilih find atau search 3) pilih Files or Folders
FTIK – USM
9
Vensy Vydia
Gambar 7. Tampilan Windows Untuk Mencari File / Folder
BAB 2 FTIK – USM
10
Vensy Vydia
MICROSOFT WORD
Microsoft Word merupakan salah satu paket program aplikasi pengolah kata yang paling populer saat ini dan tergabung dalam paket program dari keluarga Microsoft Office 2000. Dalam panduan ini Microsoft Word yang digunakan adalah Microsoft Word 2002, namun untuk penggunaannya tidak jauh berbeda dengan Microsoft Word 97. 2.1
Memulai Word Untuk memulai Word, banyak cara yang dapat dilakukan. Prosedur umum yang biasa dilakukan adalah seperti berikut : a. Klik tombol Start yang ada pada sudut kiri desktop ( area kerja ). b. Pilih menu Programs dengan menggeser pointer ( blok ), kemudian pilih dan klik Microsoft Word ( seperti tampak pada gambar 1 ). Tunggu sampai area kerja Word muncul. c. Selanjutnya akan tampak program menu utama dengan tampilan layar editor yang masih kosong ( lihat gambar 2 ). Pada gambar 2 juga dijelaskan nama bagian-bagian dari menu utama Word.
Gambar 1. Memulai Word dengan menu Start
Baris Menu FTIK – USM
Toolbars 11
Vensy Vydia
Atur margin
Tab Style
Layar Editor Ruler / Mistar Penggulung layar / Scroll bar
Gambar 2. Tampilan Menu Utama Word
Penunjuk halaman
Setelah Word dibuka, pada layar editor akan selalu terlihat batang tipis tegak ( seperti huruf I ) yang berkedip, yang disebut I-beam. Untuk selanjutnya Ibeam pada tulisan ini disebut sebagai Kursor. 2.2
Mengakhiri Word Sebagaimana halnya dengan memulai Word, ada beberapa cara untuk mengakhiri penggunaan Word. Prosedur umum yang lazim digunakan adalah sebagai berikut : a. Dari area kerja Word, pilih menu File. b. Lakukan klik pada Exit, seperti tampak pada gambar 3.
Gambar 3. Keluar dari area kerja Word 2.3
Operasi Dasar Dalam Word Berikut akan dijelaskan operasi-operasi dasar yang biasa dilakukan ketika bekerja dengan Word. A.
FTIK – USM
MEMBUAT FILE BARU 12
Vensy Vydia
Untuk membuat file baru dari Windows ( sesaat setelah Windows diaktifkan ), anda dapat memakai cara-cara yang telah dijelaskan sebelumnya. Sedangkan untuk membuat file baru setelah Word diaktifkan, anda dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Pilih menu File, kemudian klik New, atau 2. Klik ikon New ( gambar
) pada toolbars, atau
3. Tekan Ctrl+N bersama-sama B.
MENYIMPAN FILE Untuk menyimpan file yang baru dibuat, dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu : 1. Pilih menu File, kemudian klik Save, atau 2. Klik ikon Save ( gambar
) pada toolbars, atau
3. Tekan CTRl+S bersama-sama Bila salah satu langkah yang anda pilih benar, maka pada monitor akan muncuk kotak dialog seperti pada
gambar 4.
Gambar 4. Kotak dialog penyimpanan file Langkah-langkah menyimpan suatu dokumen : 1.
pada kombo File Name, ketik nama file yang diinginkan. Pada contoh ini nama file-nya adalah LATIHAN MENYIMPAN. Untuk sementara jangan tekan enter terlebih dahulu.
2.
Pilih folder / directory dimana anda akan menyimpan file tersebut, dengan memilih folder pada kotak kombo Save in
3.
Klik tombol Save atau tekan Enter bila semua pilihan telah disetujui.
4.
Untuk proses penyimpanan selanjutnya, kotak dialog tidak akan muncul lagi bila kita telah memberikan nama pada file tersebut sebelumnya.
FTIK – USM
13
Vensy Vydia
C.
MEMBUKA / MEMANGGIL FILE Langkah untuk membuka / memanggil suatu file yang pernah disimpan sebelumnya, dari menu utama Word adalah sebagai berikut : 1. Pilih menu File, kemudian klik Open, atau 2. Klik ikon Open ( gambar
) pada toolbars, atau
3. Tekan Ctrl+O bersama-sama. Bila salah satu langkah yang anda pilih benar, maka pada monitor akan muncuk kotak dialog seperti pada
gambar 5.
Gambar 5. Kotak dialog membuka file Langkah-langkah membuka suatu dokumen : 1.
Tentukan folder / directory dimana file yang pernah anda simpan akan dibuka pada kotak kombo Look in.
2.
Ketikkan ( atau pilih pada kombo Look in ) nama file yang dimaksud.
3.
Pastikan jenis datanya adalah Word documents ( atau All Files ) pada kombo Files of type.
4. 2.4
Bila semua pilihan telah sesuai, klik Open atau tekan Enter.
Mengedit dan Menata Dokumen Dokumen ( teks ) yang telah dibuat tentu saja memerlukan proses editing dan penataan agar terlihat bagus dan rapi. Word menyediakan berbagai fasilitas yang cukup lengkap dan komunikatif untuk membantu kita melakukan editing dan menata dokumen. Berikut ini akan dijelaskan beberapa proses editing dan penataan dasar yang sering dipakai secara umun. A.
FTIK – USM
MEMINDAHKAN KURSOR
14
Vensy Vydia
Ada beberapa cara yng dapat digunakan untuk memindahkan kursor ke tempat yang diinginkan. Dengan menggunakan mouse, arahkan pointer ke tempat yang dimaksud, kemudian klik pada tempat tersebut. Dengan menggunakan keyboard, kita dapat memanfaatkan tombol enter dan spasi ataupun dengan menggunakan tombol-tombol panah. B.
MELAKUKAN BLOK ( PEMILIHAN TEKS ) Banyak pekerjaan editing yang menuntut melakukan blok ( pemilihan ) teks, bahkan dalam beberapa pekerjaan tertentu, melakukan blok merupakan suatu keharusan. Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk melakukan blok. Dengan menggunakan mouse, caranya adalah seperti berikut : ‘ Letakkan kursor diawal teks yang akan dipilih, kemudian lakukan drag melewati teks yang akan diblok, dan lakukan drop di akhir teks yang diblok. Untuk blok baris dapat dilakukan dengan meletakkan pointer di awal baris yang dimaksud ( pointer masih berbentuk panah ), kemudian lakukan klik ‘. Dengan menggunakan keyboard, caranya adalah seperti berikut : ‘ Tekan tombol Shift+←, Shift+↑, Shift+→, Shift+↓, Shift+Home, atau Shift+End, tergantung kemana dan bagaimana kita akan melakukan blok. Amati hasilnya, sehingga dapat disimpulkan bagaimana melakukan blok dengan cepat dan efisien ‘.
C.
MENGHAPUS TEKS Pada penjelasan sebelumnya telah dijelaskan tentang bagaimana menghapus teks dengan memanfaatkan tombol Backspace dan Del untuk menghapus teks per karakter. Untuk menghapus teks per kata maupun per baris, lakukan blok pada teks yang akan dihapus, kemudian tekan tombol Del. Untuk menghapus satu kata di sebelah kanan kursor, dapat pula dilakukan dengan menekan kombinasi tombol Ctrl+Del.
D. FTIK – USM
MENYALIN ( MENG-COPY ) TEKS 15
Vensy Vydia
Cara menyalin teks hampir serupa dengan cara memindahkan teks. Ada beberapa melakukannya, namun akan dituliskan salah satu saja. Lakukan blok pada teks yang akan disalin. Pilih menu Edit, Copy ) atau klik ikon
( Ctrl+C
, lalu tempatkan kursor pada tempat yang dimaksudkan,
kemudian pilih menu Edit, Paste ( Ctrl+V ) atau klik ikon E.
MEMBATALKAN DAN MENGULANG PERINTAH Untuk membatalkan perintah / pekerjaan yang pernah dilakukan, pilih Edit, kemudian klik Undo Clear, atau klik ikon
yang ada
pada toolbars. Sedangkan untuk mengulangi perintah yang telah diberikan dibatalkan dapat dengan cara pilih Edit, kemudian klik Repeat Clear, atau klik ikon
. Perintah ini tidak berlaku pada file baru dan file yang
telah ditutup ( close ). F.
MENATA HALAMAN ( PAGE SETUP ) Pekerjaan berkaitan dengan menata halaman yang akan dibahas disini adalah menentukan margin ( tepi ) dan jenis kertas yang dipakai. Apabila kita tidak melakukan pekerjaan ini, maka secara otomatis Word menggunakan default ( ukuran dan pekerjaan standart yang dipakai ). Margins ( Menentukan margin dan atribut tepi teks ) Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1.
Pilih menu File, kemudian pilih dan klik menu Page Setup, pilih menu Margins. Bila langkah tersebut benar, maka akan muncul tampilan seperti pada gambar 6, gambar 7, dan gambar 8.
2.
Ukuran-ukuran yang telah ada masih merupakan default Word. Kita dapat mengubah ukuran tiap margin dengan mengisi ( memilih ) pada kombo margin Top ( atas ), Bottom ( bawah ), Left ( kiri ), dan Right ( kanan ).
3.
Apply to, digunakan untuk menentukan daerah pengaplikasian format yang dilakukan.
4.
From Edge, digunakan untuk menentukan ukuran atribut sisi kertas. Ada 2 yaitu : Header, untuk menentukan batas header ( jarak antara tepi atas atas kertas dengan teks yang dicetak pada bagian atas tiap halaman ), dan Footer, untuk menentukan batas footer ( jarak antara tepi bawah kertas dengan teks yang icetak pada bagian bawah tiap halaman ).
5.
Mirror margins, digunakan untuk membuat model margin buku. Artinya margin halaman sebelumnya akan berbalik dengan margin halaman berikutnya.
FTIK – USM
16
Vensy Vydia
Gambar 6
Gambar 7
Gambar 6 – 8. Kotak Dialog Page Setup ( Menata Ukuran Kertas )
Gambar 8
Paper Size ( Menentukan jenis / ukuran kertas yang dipakai ) Paper Size, untuk menentukan / memilih jenis / ukuran kertas yang dipakai. Bila ukuran kertas yang dipakai tidak terdapat pada pilihan, kita dapat menentukannya endiri dengan memilih Custom Size dan mengisi list Width dan Height ( lihat gambar 7 ). Orientation, untuk menentukan orientasi / arah cetakan. Pilih Portrait bila arah cetakan tegak, dan pilih Landscape bila arahnya mendatar ( lihat gambar 6 ). G.
MENATA PARAGRAF Word menyediakan fasilitas untuk menata paragraf, baik secara umum, maupun untuk paragraf tertentu. Penataan paragraf dapat dilakukan dengan memilih satu atau lebih paragraf sebelum memberikan perintah
FTIK – USM
17
Vensy Vydia
penataan. Pilih menu Format, Paragraph ( atau tekan Alt+O, lalu Alt+P ). Pada layr monitor akan tampil seperti pada gambar 9. Alignment, untuk menentukan jenis peratan teks yang diinginkan. Left untuk penulisan rata kiri, Center untuk penulisan rata tengah, Right untuk penulisan rata kanan, dan Justified untuk penulisan full block ( rata kiri dan rata kanan ).
LEFT
CENTER
RIGHT
JUSTIFIED
Gambar 9. Perataan Kertas H.
MEMBUAT KOLOM KORAN Fasilitas pembuatan kolom ini digunakan untuk membuat dokumen dengan penulisan teks terdiri dari beberapa kolom, seperti surat kabar, tabloid, dan majalah. Langkahnya adalah sebagai berikut : pilih menu Format, Columns ( atau tekan Alt+O kemudian Alt+C ). Maka akan muncul tampilan seperti pada gambar 10.
Gambar 10. Kotak dialog penulisan teks berbentuk kolom Presets dan Number of columns, digunakan untuk menetukan banyaknya kolom yang akan dibuat. Sub menu Presets dan Number of FTIK – USM
18
Vensy Vydia
columns saling berkaitan dan secara otomatis akan menyesuaikan bila dilakukan setting pada salah satu sub menu tersebut. Width and spacing, untuk mengatur lebar kolom dan jarak / spai antar kolom. Col#, untuk menentukan kolom mana yang akan disetting. Width, untuk mengatur lebar kolom. Spacing, untuk mengatur jarak / spasi dengan kolom sebelumnya / berikutnya. Equal column width, bila diklik berarti lebar masing-masing kolom dan spasinya secara otomatis akan dibuat sama. Line between, digunakan untuk memberikan garis batas antar kolom pada spasi antar kolom. I.
MEMBUAT TABEL Pekerjaan membuat tabel untuk kasus-kasus tertentu lebih mudah dilakukan dengan Excel, namun untuk pembuatan tabel yang menekankan pada bentuk teks ( entri tabel bukan data numerik yang akan diolah ), lebih baik jika menggunakan Word. Untuk membuat tabel dapat dilakukan dengan prosedur umum, dapat pula dengan memanfaatkan ikon. CARA PERTAMA 1.
Pilih menu Table, dan klik pada Insert Table, hingga muncul tampilan seperti pada gambar 11.
2.
Isikan banyaknya kolom yang akan dibuat pada textbox Number of columns, dan isikan banyaknya baris pada textbox Number of rows.
3.
Klik Ok, atau tekan Enter.
Gambar 11. Kotak dialog pembuatan tabel CARA KEDUA 1.
Klik ikon tabel
yang ada pada toolbars, tekanan pada
mouse jangan dilepaskan dulu. 2.
Lakukan drag untuk menentukan banyaknya baris dan kolom. Drag ke kanan untuk mendapatkan kolom, Drag kebawah untuk
FTIK – USM
19
Vensy Vydia
mendapatkan banyaknya baris. Banyaknya baris dan kolom ditunjukkan dengan penanda di bawahnya ( lihat gambar 12 ).
Gambar 12. Membuat tabel dengan ikon tabel Setelah itu ( baik dengan cara pertama maupun cara kedua 0, akan muncul di layar editor tabel yang dimaksudkan, seperti tampak pada gambar 13.
Gambar 13. Gambar tabel yang terbentuk, dengan pengaturan lebar baris / kolom J.
MENYISIPKAN SIMBOL Teks-teks dalam Fisika dan Matematika biasanya memuat banyak tulisan simbol ( huruf Yunani ). Untuk membuat tulisan simbol tersebut, Word menyediakan fasilitas penulisan simbol. Langkahnya adalah sebagai berikut : 1.
Letakkan kursor pada tempat yang akan disisipi simbol, kemudian pilih menu Insert, Symbol ( Alt+I, kemudian Alt+S ), atau
2.
Klik ikon
pada toolbars hingga muncul tampilan seperti
pada gambar 14.
FTIK – USM
20
Vensy Vydia
Gambar 14. Tampilan beberapa simbol yang disediakan Word 3.
Langkah berikutnya adalah dengan memilih ( klik ) simbol yang dimaksud ( atau dapat langsung klik ganda ( klik 2x )).
4.
Kemudian tekan tombol Insert dan kotak dialog ditutup dengan menekan tombol Close ( X ).
K.
MENYISIPKAN GAMBAR Untuk menyisipkan gambar dari suatu file pada teks, langkahnya adalah seperti berikut : 1.
Letakkan kursor pada tempat yang akan disisipi gambar, kemudian pilih menu Insert, Picture, From File, hingga muncul tampilan seperti pada gambar 15
2.
Langkah selanjutnya adalah menentukan letak file gambar yang dimaksud. Setelah ditemukan, tekan tombol Insert.
Gambar 15. Kotak dialog penyisipan gambar
L.
FTIK – USM
MENYISIPKAN SHAPE
21
Vensy Vydia
Untuk memudahkan penyisipan bentuk-bentuk shape
( bentuk
bangun dan kurva ), terlebih dahulu aktifkan fasilitas Drawing Toolbar pada toolbars seperti tampak pada gambar 16.
Gambar 16. Drawing Toolbar Langkah untuk menyisipkan shape adalah sebagai berikut :
1.
Letakkan kursor pada tempat yang akan disisipi gambar, kemudian klik menu AutoShapes, sehingga muncul sub-sub menu lain ( lihat gambar 17 ).
2.
Langkah selanjutnya adalah pilih bentuk yang dimaksud, secara otomatis Word akan menyisipkan shape tersebut pada teks.
3.
Gunakan fasilitas menu Draw untuk mengatur tampilan shape.
Gambar 17. Contoh tampilan shape M.
MEMBUAT HEADER DAN FOOTER Header atau Footer adalah teks yang berada pada kepala atau bawah kertas dan dicetak pada setiap halaman dokumen. Contoh header yang lazim adalah kepala ( kop
surat ). Untuk membuatnya, langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut : Header 1.
Pilih menu View, klik pada Header and Footer.
2.
Secara otomatis, kursor akan dibawa pada area kepala surat. Bila telah sampai pada langkah ini, anda dipersilahkan menuliskan teks yang dimaksud. Langkah penulisannya seperti menuliskan teks pada Word.
3.
Jika tulisan yang dimaksud telah selesai dituliskan, lakukan klik pada daerah diluar area header atau klik Close.
Footer 1.
FTIK – USM
Pilih menu View, klik pada Header and Footer.
22
Vensy Vydia
2.
Seperti pembuatan header, kursor secara otomatis akan berada pada area header. Untuk membawa kursor pada area footer, gulung layar ke bawah
( gunakan penggulung layar /
scroll bar ). Bila area footer telah nampak, klik pada area tersebut. Langkah penulisannya sama seperti menuliskan teks pada Word. 3.
Jika tulisan yang dimaksud telah selesai dituliskan, lakukan klik pada daerah diluar area footer atau klik Close.
N.
PENOMORAN HALAMAN Untuk membuat penomoran halaman secara otomatis, langkahlangkahnya adalah sebagai berikut : 1.
Pilih menu Insert, Page Numbers, hingga muncul tampilan seperti pada gambar 18, dimana : Position, untuk menentukan letak nomor halaman Alignment, untuk menentukan posisi nomor halaman Show number on first page, dipilih jika nomor halaman pertama ditampilkan sama dengan nomor halaman yang lain Format…, untuk tatanan dan atribut halaman
2. Setelah semua pilihan disetujui, klik OK.
Gambar 18. Kotak dialog penomoran halaman O.
CETAK GABUNG ( MAIL MERGE ) Beberapa pekerjaan yang menuntut melakukan pekerjaan cetak gabung diantaranya adalah pembuatan nakah, dimana hanya beberapa terks tertentu yang berbeda, semisal pembuatan undangan, piagam, sertifikat, dan sebagainya. Penjelasan berikut hanya sebatas pembuatan mail merge dari dokumen Word. Untuk melakukan pekerjaan cetak gabung, langkahlangkahnya adalah sebagai berikut : 1.
Pastikan anda berada pada file utama ( file dimana naskah dokumen berada ).
2.
Pilih menu Tools, Mail Merge.
3.
Pilih Create, diikuti memilih Forms Letters. Untuk sementara ikuti dengan memilih Active Window.
FTIK – USM
23
Vensy Vydia
4.
Selanjutnya kotak dialog Mail Merge Helper akan muncul kembali. Pilih Get Data, dan klik pada Create Data Source.
5.
Untuk membuat field baru, tuliskan field pad Field name ( pada contoh ini field baru yang dibuat adalah “ Nama “ ). Kemudian klik tombol Add Field Name, sehingga field yang dibuat akan verpindah ke sebelah kanan.
6.
Demikian seterusnya sampai pada field terakhir yang dibuat. Untuk mengakhiri pembuatan field, klik OK.
7.
Bila langkah anda benar, maka akan muncul kotak dialog penyimpanan
file
yang
memuat
nama-nama
field
yang
ditambahkan. Simpan dengan nama yang berbeda dengan file utama. 8.
Untuk sementara pilih Edit Data Source.
9.
Isikan data pada field yang telah dibuat sebelumnya. Untuk memindahkan record, klik tombol Add New. Demikian seterusnya, bila telah selesai memasukkan data, klik OK.
10. Letakkan kursor pada tempat dimana data suatu field akan ditempatkan. Kemudian klik tombol Insert Merge File, dan klik field yang dimaksud. Lakukan hal serupa pada field lainnya. 11. Bila anda telah sampai pada langkah ini, klik tombol Merge to New Document yang ada pada toolbars 12. Lakukan pencetakan untuk melihat hasilnya. Klik Next Record setiap kali melakukan pencetakan untuk berpindah pada record berikutnya. 2.5
Mencetak ( Printing ) Tampilan dokumen sebelum dicetak dapat dilihat dengan menggunakan fasilitas print preview. Langkahnya adalah pilih menu File, Print Preview, atau klik ikon
yang ada pada toolbars. Pencetakan Langsung Jika dokumen akan dicetak dalam satu kesatuan yang utuh dan memakai setting printer default, maka cukup klik ikon yang ada pada toolbars. Tatanan Pencetakan Untuk prosedur pencetakan dengan prosedur umum, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Pilih menu File, Print, hingga muncul tampilan seperti pada gambar 19. 2. Name, untuk nama / jenis printer yang sedang digunakan. 3. Page range, terdiri dari : All, dipilih jika akan mencetak seluruh halaman dokumen ( file ); Current page, untuk mencetak
FTIK – USM
24
Vensy Vydia
( dimana kursor berada ); Pages, untuk
halaman aktif
menentukan halaman yang akan dicetak. 4. Print what, untuk menentukan jenis naskah yang akan dicetak. Defaultnya adalah Document. 5. Print, digunakan untuk memilih halaman ganjil atau genap atau semua halaman yang akan dicetak. All pages in range untuk mencetak seluruh dokumen, Odd pages untuk mencetak halaman ganjil, Even pages untuk mencetak halaman genap. 6. OK untuk memulai pencetakan, Cancel untuk membatalkan perintah pencetakan. 7. Properties dan Options untuk pengaturan lebih lanjut.
Gambar 19. Kotak Dialog Pencetakan
FTIK – USM
25
Vensy Vydia
LATIHAN 1 : FORMAT HURUF, KOLOM KORAN DAN INSERT PICTURE P R O G R A M A ‘ 80 Mulai tahun 1994 Yayasan Pendidikan AQUARIUS meluncurkan produk baru di bidang pendidikan yang diberi nama “ PROGRAMA ‘80 “. Seperti halnya Program Diploma 1 tahun ICPY, PROGRAMA ‘80 juga anak AQUARIUS. ( enter 2x )
Programa ’80 adalah Program Pendidikan yang khusus didesain sedemikian rupa untuk membantu anak didik yang akan meneruskan pendidikan ke jenjang perguruan Tinggi. Programa ’80 juga merupakan pilot proyek yang mempersiapkan para putra-putri yang duduk di bangku sekolah dari tingkat 6 SD, 3 SMP, serta 1,2,3 SMA dari IPA maupun IPS agar dapat mencapai ranking nilai tertinggi di kelas, serta mampu berkompetisi untuk menerobos benteng Perguruan Tinggi Negeri. ( enter 1x ) Kesulitan dan tantangan yang dialami para siswa-siswi baik yang duduk di bangku SD, SMP, dan SMA dalam menerapkan strategi belajar untuk dapat mencapai hasil yang maksimal, serta membantu memperoleh ranking dan prestasi yang cemerlang, mendasari Yayasan Pendidikan AQUARIUS menelorkan produk pendidikan PROGRAMA ’80. ( enter 2x )
PROGRAMA ’80 hadir ditengah-tengah masyarakat dengan sasaran : Membantu adik-adik yang masih duduk di bangku 6 SD, 3 SMP, 1 2 3 SMU untuk mencapai ranking tertinggi di kelas. Serta membantu adik-adik kelas 3 SMA mampu masuk perguruan tinggi negeri. SIMPAN DENGAN NAMA LATIHAN 1.
FTIK – USM
26
Vensy Vydia
P R O G R A M A ‘ 80
M
ulai tahun 1994 Yayasan Pendidikan AQUARIUS meluncurkan produk baru di bidang pendidikan yang diberi nama “ PROGRAMA ‘80 “. Seperti halnya Program Diploma 1 tahun ICPY, PROGRAMA ‘80 juga anak AQUARIUS.
Programa ’80 adalah Program Pendidikan yang khusus didesain sedemikian rupa untuk membantu anak didik yang akan meneruskan pendidikan ke jenjang perguruan Tinggi. Programa ’80 juga merupakan pilot proyek yang mempersiapkan para putra-putri yang duduk di bangku sekolah dari tingkat 6 SD, 3 SMP, serta 1,2,3 SMA dari IPA maupun IPS agar dapat mencapai ranking nilai tertinggi di kelas, serta mampu berkompetisi untuk menerobos benteng Perguruan Tinggi Negeri. Kesulitan dan tantangan yang dialami para siswa-siswi baik yang duduk di bangku SD, SMP, dan SMA dalam menerapkan strategi belajar untuk dapat mencapai hasil yang maksimal, serta membantu memperoleh ranking dan prestasi yang cemerlang, mendasari Yayasan Pendidikan AQUARIUS menelorkan produk pendidikan Programa 80
PROGRAMA
’80
hadir
ditengah-tengah
masyarakat
dengan sasaran : Membantu adik-adik yang masih duduk di bangku 6 SD, 3 SMP, 1 2 3 SMU untuk mencapai ranking tertinggi di kelas. Serta membantu adik-adik kelas 3 SMA mampu masuk perguruan tinggi negeri.
FTIK – USM
27
Vensy Vydia
LATIHAN 2 : FORMAT TEXT DAN TABEL
TOKO BESI “ AQUARIUS JAYA “ Jl. Jendral Soedirman No. 202 Bancar (0281) 891986 PURBALINGGA Hal : Penawaran Keramik
Kepada : Yth Ibu Erna Supi Apti Direktur Hotel “ SOKANANDI “ Jl. Raya Wonosobo KM 3 Phone / FAX : ( 0286 ) 592535 Di – BANJARNEGARA
Dengan hormat, Dalam kesempatan ini perkenankanlah kami menawarkan keramik untuk rencana kebutuhan pembangunan Hotel Sokanandi di Banjarnegara. Perlu ibu ketahui, bahwa untuk jenis keramik yang tersedia di toko kami meliputi berbagai keperluan interior dapur, kamar mandi, ruang makan maupun lantai dengan kualitas prima dan harga dijamin paling murah. Pemesanan hari ini dapat kami berikan discount 30% termasuk perangko di tempat. Bersama ini pula kami lampirkan daftar harga keramik yang ada di toko kami. MERK ITALIA ARDANON MADONA ALAMANDA
TYPE KW 1 KW 2 SUPER MEDIUM
UKURAN 40 X 40 30 X 30 25 X 15 20 X 20
HARGA / M2 Rp. 35.000,Rp. 27.000,Rp. 42.000,Rp. 25.000,-
Demikian penawaran kami, mudah-mudahan mendapat tanggapan yang positif. Berita selanjutnya sangat kami nantikan.
Hormat kami,
Wati Siregar Sales Manager
FTIK – USM
32
Vensy Vydia
LATIHAN 3 : MEMBUAT MAIL MERGE ( CETAK GABUNG ) PT. AQUARIUS WINDU KENCANA JL. KOLONEL SUGIONO NO. 48 (0283) 57637 TEGAL - INDONESIA UNDANGAN Tegal, 10 Agustus 2004 Kepada Yth : <<SEBUTAN>> <
> <> d/a : Jl. <> di Kantor Cabang : <> No. Telp. : <> Dengan Hormat, Mohon kehadiran Bpk/Ibu/Sdra./i untuk pengamanan tambak, sehubungan akan berlangsungnya Panen Raya Udang dari PT. AQUARIUS WINDU KENCANA yang pelaksanaannya akan kami langsungkan pada : Hari : Minggu Tanggal : 15 Agustus 2004 Jam : 08.00 – selesai Tempat : Areal Tambak II Losari Cirebon Jawa Barat Mengingat pentingnya acara tersebut, harap saudara datang tepat pada waktunya, dan mohon jangan diwakilkan. Demikian undangan ini disampaikan, atas kesediaan dan bantuan saudara diucapkan terima kasih. PT. AQUARIUS WINDU KENCANA Gita Bayu Kencana Sales Manager Sebutan Nama Gelar Alamat Cabang Telepon
FTIK – USM
1 Bapak Saptohadi S.Sos Wahidin 110 smg Aquarius Semarang 024-747856
2 Sdra Irvan Deo S.Si Pramuka Timur 3 sltg Aquarius Salatiga 0298-311391
33
3 Sdri Rina Hadian SE, Akt. Diponegoro 12/8 pwkt Aquarius Purwokerto 0281-637225
4 Ibu Erna Pudji S.Pt Merdeka 10/45 jkt Aquarius Jakarta 021-3666525
Vensy Vydia
LATIHAN 4 : MEMBUAT TEKS ARTISTIK ( WORDART GALLERY )
Misal :
LATIHAN 5 : MEMBUAT FLOWCHART Data Siswa Lama kls.1
Data Siswa Lama kls.2
Pengelompokkan Ulang Siswa dan Perwalian per kelas
Data Siswa Baru dan Wali kls.2
FTIK – USM
Data Siswa Baru dan Wali kls. 3
34
Vensy Vydia
BAB 3 MICROSOFT EXCEL
Microsoft Excel merupakan salah satu program aplikasi Spreadsheet yang sangat populer, dan banyak digunakan untuk membantu, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data
( angka dan grafik ).
Microsoft Excel adalah program spreadsheet yang bisa digunakan secara efisien untuk menyimpan dan bekerja dengan daftar data, menghitung angka, dan membuat laporan serta diagram. Lingkungan kerja dasar Microsoft Excel adalah file workbook yang dapat berisi satu worksheet atau lebih. Worksheet serupa dengan buku besar akuntan, dengan ngka, teks, dan kalkulasi berjajar dalam kolom dan baris. Dengan Microsoft Excel, mudah saja untuk memasukkan informasi ke dalam sebuah worksheet, kemudian mengubah, menghapus, atau menambahkan informasi, dan memberi nama sehinggga anda dapat menmukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat. 3.1
Memulai Excel Untuk memulai Excel, banyak cara yang dapat dilakukan. Prosedur umum yang biasa dilakukan adalah seperti berikut : a. Klik tombol Start yang ada pada sudut kiri desktop ( area kerja ). b. Pilih menu Programs dengan menggeser pointer ( blok ), kemudian pilih dan klik Microsoft Excel ( seperti tampak pada gambar 1 ). Tunggu sampai area kerja Excel muncul. c. Selanjutnya akan tampak program menu utama dengan tampilan layar editor yang masih kosong ( lihat gambar 2 ). Pada gambar 2 juga dijelaskan nama bagian-bagian dari menu utama Excel.
Gambar 1. Memulai Excel dengan menu Start FTIK – USM
35
Vensy Vydia
Baris Menu
Toolbars Standart Toolbars Formatting
Formula Bar
Baris
Penggulung layar / Scroll bar
Kolom Worksheet / lembar kerja yang bisa ditambah jumlahnya
Gambar 2. Lembar Kerja Microsoft Excel Keterangan : Baris Menu
:
Baris perintah yang berguna untuk melakukan set up,
dimana dalam worksheet tediri dari : File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows, Help. Toolbar
: Perintah yang dilambangkan dengan simbol
Formula Bar
: Tempat untuk melakukan editing rumus atau fungsi
Address Box
: Kotak penunjuk alamat sel yang sedang aktif
Identitas sel dalam kolom ada 256 kolom Identitas sel dalam baris ada 65536 baris 3.2
Data Dalam Excel a. Tipe Data Alpha Numerik / Teks Adalah tipe data berupa teks seperti huruf ( A-Z, a-z ), simbol ( *, ^, @, $, %, &, #, dll ) dan data angka ( 0-9 ) yang tidak akan diproses secara matematika, artinya kita ingin menganggapnya sebagai alpha numerik / teks, maka kita harus mengetik label prefiks sebelum data tersebut, misalnya : ‘2004 dan secara otomatis akan dibuat rata kiri oleh Excel. b. Tipe Data Numerik / Angka Adalah tipe data yang terdiri dari angka ( 0-9 ), waktu dan tanggal yang dapat diproses secara matematika. Penulisan data dengan tipe ini tidak boleh didahului oleh label prefiks dan secara otomatis akan dibuat rata kanan oleh Excel.
FTIK – USM
36
Vensy Vydia
c. Tipe Data Formula Adalah tipe data yang terdiri dari rumus-rumus, seperti perkalian, pembagian, penjumlahan, serta fungsi matematika lainnya. Tipe data ini merupakan tipe data yang terpenting dalam Excel, karena akan selalu digunakan dalam pengolahan data. 3.3
Bekerja Dengan Menu Format Cell Tempat angka yang telah diformat
Tempat angka desimal
Jenis format cell pada number
Gambar 3. Kotak Dialog Format Cells Number
Gambar 4. Kotak Dialog Format Cells Alignment
FTIK – USM
37
Vensy Vydia
Gambar 5. Kotak Dialog Format Cells Font
Gambar 6. Kotak Dialog Format Cells Borders
FTIK – USM
38
Vensy Vydia
Gambar 7. Kotak Dialog Format Cells Paterns
FTIK – USM
39
Vensy Vydia
LATIHAN 1 : MEMBUAT FORMAT SEL DENGAN FUNGSI SUM, FORMAT RUPIAH, DAN FORMAT NUMBER SECARA OTOMATIS
Langkah-langkah membuat : letakkan kursor pada sel A1 ketikkan PEMBAYARAN CICILAN BULANAN pada sel A2 ketikkan BULAN JANUARI – MARET masukkan data-data seperti contoh untuk menggabungkan kata PEMBAYARAN CICILAN BULANAN agar rata tengah antara sel A1 – F1, klik icon Merge and Center ( ) 5. untuk membuat penomoran secara otomatis : • ketik di sel A5 angka 1 • lalu klik menu Edit, pilih dan klik Fill, lalu sorot pada pilihan Series dan klik, hingga muncul kotak dialog seperti berikut : 1. 2. 3. 4.
• kemudian klik OK 6. untuk membuat penjumlahan dengan fungsi SUM, yaitu : • TOTAL MENURUT TIAP NAMA ( BARIS ) letakkan kursor di sel F5 dan ketikkan =SUM (C5:E5) dan tekan Enter • Untuk mengcopy agar rumus tersebut berlaku untuk setiap baris nama berikutnya adalah klik pada sel F5, lalu klik icon copy ( ) , sehingga muncul bingkai kecil-kecil disekitar sel F5 • Lalu blok dari sel F5 sampai dengan sel F9, kemudian klik icon paste ( ) • maka otomatis Total menurut tiap nama akan terisi dengan rumus yang sama. • TOTAL MENURUT TIAP BULAN ( KOLOM ) caranya hampir sama, hanya kursor diletakkan pada sel C10 dan ketikkan =SUM (C5:C9) dan tekan Enter, gunakan fungsi copy dan paste untuk menghitung Total di kolom selanjutnya.
FTIK – USM
40
Vensy Vydia
LATIHAN 2 : MEMBUAT FORMAT SEL DENGAN FORMAT CELL ALIGNMENT
Langkah-langkah membuat : 1. masukkan data seperti diatas, setelah itu blok mulai dari sel A4 sampai dengan sel H4 2. pilih menu Format, pilih Cell, lalu klik tab Alignment ( lihat di bagian teori Excel ) 3. pada kotak Orientation isikan 45, lalu klik OK. LATIHAN 3 : MEMBUAT FORMAT SEL DENGAN FUNGSI IF ( KONDISI ) Bentuk umum =IF(Expresi Logika,Pilihan Benar,Pilihan Salah)
KETENTUAN : 1. jika nilai 0 s/d 59 hasil GAGAL dan keterangan MENGULANG 2. jika nilai 60 s/d 100 hasil LULUS dan keterangan NAIK KELAS MASUKKAN RUMUS : 1. =IF(C4>=60;"LULUS";"GAGAL") 2. =IF(D4="LULUS";"NAIK KELAS";"MENGULANG")
FTIK – USM
41
Vensy Vydia
LATIHAN 4 : MEMBUAT FORMAT SEL DENGAN FUNGSI ABSOLUT (F4)
KETENTUAN : 1. Waktu Kerja = Jam Keluar – Jam Masuk 2. Total Honor = Waktu Kerja * 24 * Tarif Honor per Jam 3. Untuk Sel C4 dan C5 menggunakan fungsi Sel Absolut LATIHAN 5 : MEMBUAT GRAFIK
Dengan layout sebagai berikut :
FTIK – USM
42
Vensy Vydia
FTIK – USM
43
Vensy Vydia
BAB 4 MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access merupakan salah satu program aplikasi basis data ( database ) paling lengkap. Dengan menggunakan access 2000 Anda dapat merancang, membuat, dan mengelola database dengan mudah. 4.1
Memulai Access Banyak cara yang dapat digunakan untuk memulai atau menjalankan Access 2000, yaitu : a. Klik tombol Start b. Pilih menu Programs c. Kemudian pilih dan klik Program Microsoft Access, kemudian tunggu sampai jendela program aplikasi Access 2000 ditampilkan dan kotak dialog Startup Access ditampilkan seperti pada gambar 1.
Gambar 1 : Kotak Dialog Start Up Access 2000
d. Pada kotak dialog tersebut, beri tanda atau klik tombol pilihan berikut ini : Blank Access database, untuk membuat sebuah database baru yang masih kosong. Access database wizards, pages, and project, untuk membuat sebuah database baru dengan menggunakan panduan dari Access 2000 Open an existing file, untuk membuka file database yang ada. e. Klik OK
FTIK – USM
44
Vensy Vydia
4.2
Mengenal Elemen Dasar Access 2000 Elemen dasar Access 2000 yang perlu diketahui diantaranya ( seperti pada gambar 2 ) : Icon Kontrol Menu, digunakan untuk mengontrol jendela yang sedang aktif. Baris Judul, berisi nama file dan nama program aplikasi yang sedang aktif. Baris Menu, berisi barisan perintah berupa menu. Baris Toolbar, berisi tombol-tombol yang digunakan untuk menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah. Jendela Database, menampilkan file database yang sedang aktif, lengkap dengan seluruh obyek databasenya. Icon Kontrol Menu
Baris Menu
Baris Toolbar
Jendela Database
Gambar 2 : Elemen Dasar Access 2000 4.3
Mengenal Database Access 2000 Database adalah kumpulan data yang berhubungan dengan suatu obyek, topik atau tujuan khusus tertentu. Sebagai contoh buku telepon, kamus bahasa, katalog buku di perpustakaan, data mobil, data pelanggan, data supplier, data pegawai, dan data lainnya. Dengan Access 2000, kita dapat mengelola seluruh data yang dimiliki ke dalam sebuah file database. Database pada Access 2000 dapat terdiri atas satu ata beberapa tabel, query, form, report, page, makro, dan modul yang semuanya saling terkait.
FTIK – USM
45
Vensy Vydia
Tables, berupa tabel kumpulan data yang merupakan komponen utama dari sebuah database. Queries, digunakan untuk mencari dan menampilkan data yang memenuhi syarat tertentu dari satu tabel atau lebih. Query juga dapat digunakan untuk mengupdate atau menghapus beberapa record data pada satu saat yang sama. Selain itu query juga dapat digunakan untuk menjalankan perhitungan terhadap sekelompok data. Forms, digunakan untuk menampilkan data, mengisi data, dan mengubah data yang ada di dalam tabel. Ketika membuka forms, Access 2000 mengambil data dari satu tabel atau lebih dan menampilkannya ke layar monitor, menggunakan layout yang dibuat melalui Form Wizard atau dari layout yang dirancang sendiri. Reports, digunakan untuk menampilkan laporan hasil analisa data. Kita dapat mencetak sebuah report ( laporan ) yang telah dikelompokkan, dihitung subtotal dan total datanya berdasarkan kriteria tertentu. Pages, digunakan untuk membuat halaman Web ( page ) berupa data access page yang ditempatkan di server sistem jaringan Intranet atau Internet. Macros, digunakan untuk mengotomatisasi perintah-perintah yang sering digunakan dalam mengolah data. Modules, digunakan untuk perancangan berbagai modul aplikasi pengolahan database tingkat lanjut sesuai dengan kebutuhan. Module ini berisi kode Visual Basic for Applications yang ditulis untuk menangani even dalam Access 2000. 4.4
Membuat Database Baru yang Masih Kosong Untuk membuat database baru yang masih kosong, ikuti langkah-langkah berikut ini : 1.
Jalankan atau aktifkan program aplikasi Access 2000. kotak dialog Microsoft Access Startup akan ditampilkan.
2.
Pada kotak dialog tersebut, klik pilihan Blank Database. Kemudian kotak dialog File New Database akan ditampilkan 3 ).
FTIK – USM
46
( seperti tampak pada gambar
Vensy Vydia
Gambar 3 : Kotak Dialog File New Database 3.
Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih drive dan folder tempat akan menyimpan file.
4.
Pada kotak isisan File name, ketikkan nama file yang diinginkan.
5.
Klik tombol Create. Tunggu sampai database baru yang masih kosong terbentuk ( seperti tampak pada gambar 4 )
Gambar 4 : Kotak Dialog Database Untuk selanjutnya dapat langsung diaplikasikan pada latihan-latihan dalam Microsoft Access 2000.
FTIK – USM
47
Vensy Vydia
Buat 3 ( tiga ) tabel berikut dengan langkah yang berbeda ! TABEL : MOBIL Field Name Υ Kode Mobil Jenis Mobil Merk Mobil Tarif Sewa Foto Mobil Catatan Informasi Mobil
Data Type Text Text Text Currency OLE Object Memo Hyperlink
TABEL : PELANGGAN Field Name Υ Kode Pelanggan Nama Pelanggan Kontak Pelanggan Alamat Pelanggan Kota Pelanggan
Data Type Text Text Text Text Text
TABEL : SEWA MOBIL Field Name Υ Nomor Faktur Kode Pelanggan Tanggal Pinjam Kode Mobil Lama Pinjam Uang Muka
Data Type Text Lookup Wizard Date / Time Lookup Wizard Text Currency
Ketentuan : 1. Tabel Mobil gunakan : Create Table in Design View 2. Tabel Pelanggan gunakan : Create Table by using wizard 3. Tabel Sewa Mobil gunakan : Create Table by entering data
FTIK – USM
48
Vensy Vydia
DAFTAR PUSTAKA
Eko Adi Nuryadin, 2001, Panduan Praktikum Komputer Microsoft Word 97, Semarang, MCC UNNES M. Hendy Nugroho, 2001, Seri Panduan Praktikum Microsoft Word 97, Semarang, MCC UNNES. Santosa, Singgih, 2000, Microsoft Excel 2000 untuk Pemula, Ed.1, Cet.1, Yogyakarta, Andi. Tutang, 1999, Petunjuk Menggunakan Word 2000, Jakarta, Medikom Pustaka Mandiri. www.ilmukomputer.com, Tutorial Microsft Excel
www.ilmukomputer.com, Tutorial Microsft Word
www.ilmukomputer.com, Windows dan Internet
FTIK – USM
49
