Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access
13.1. Tujuan Mahasiswa memahami dan terampil menggunakan paket aplikasi pengolahan basis data.
13.2. Pembahasan
Membuka Aplikasi Microsoft Office Access Mengenal tools Microsoft Office Access Tabel Relasi dan Query tabel Form Report
13.3. Membuka Aplikasi Microsoft Office Access Agar dapat menjalankan Microsoft Office Power Acess, terlebih dahulu harus dipastikan bahwa aplikasi Microsoft Office sudah terinstall di komputer Anda.
Membuka dan Menyimpan Database Untuk membuka aplikasi Micrsooft Word ikuti langkah-langkah berikut : 1. Buka start menu pada Microsoft Windows 7. 2. Kemudian klik menu : All Programs Microsoft Office Microsoft Power Access 2010. 3. Selanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 seperti pada gambar berikut.
1
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 1 Pembuatan database baru
4. Secara default Anda akan berada pada folder My Document, jika Anda ingin merubahnya Anda dapat mencari dengan klik di folder mana yang akan menjadi tujuan penyimpanan file. Kemudian ketik “Database_Latihan” pada dialog File name sebagai nama database tersebut. Kemudian klik tombol Create. 5. Terakhir Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Power Access 2010 seperti pada gambar berikut.
2
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 2 Interface Microsoft Access
Catatan : Pada saat membuka aplikasi Microsoft Office Access, maka secara otomatis Anda telah membuat dan menyimpan sebuah database baru.
Dengan begitu, Anda telah menyimpan sebuah database baru dengan nama “Database_Latihan” dalam folder Dokumen. Dokumen presentasi tersebut akan tersimpan dengan ekstensi *.occdb. Selanjutnya tutup database tersebut dengan klik tab File Close atau tombol silang di bagian paling atas sebelah kanan jendela Microsoft Office Access.
Membuka Database Jika sebelumnya Anda telah membuat, menyimpan dan menutup database, maka sekarang bagaimana membuka database yang telah Anda simpan tadi ? untuk menjawab pertanyaan tersebut lakukan langkah-langkah berikut :
3
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
1. Cari tempat penyimpanan dokumen presentasi tadi (My Document). 2. Kemudian cari file Microsoft Office Access tadi, selanjutnya klik ganda pada file Microsoft Office Access “Database_Latihan” tersebut.
Gambar 8. 3 Membuka database
8.4
Mengenal Tools Microsoft Office Access
Sebelum menggunakan aplikasi Microsoft Office Access, sebaiknya Anda mengenal terlebih dahulu berbagai fitur yang disediakan oleh Microsoft Office Access. Fasilitas-fasilitas tersebut antara lain seperti : 1. Title Bar Berfungsi menunjukkan nama dokumen dan nama program yang sedang aktif. 2. Quick Access Toolbar Menyediakan beberapa tools yang paling sering digunakakn oleh pengguna (user). Quick Access Toolbar terletak di sebelah kiri dan paling atas dari jendela Microsoft Office Access yang aktif.
4
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 4 Quick Access Ribbon
3. Minimize, Maximixe, dan Close Tombol ini terletak di sebelah kanan dan paling atas dari jendela Microsoft Office Access yang aktif. a. Minimize, merupakan tombol untuk mengecilkan tampilan jendela layar pada Microsoft Office Access di taskbar b. Maximize, merupakan tombol untuk memperbesar tampilan jendela layar pada Microsoft Office Access c. Close, merupakan tombol yang berfungsi untuk menutup jendela layar pada Microsoft Office Access
Gambar 8. 5 Tombol Minimize, Maximize dan Close
4. Ribbon Ribbon merupakan bagian yang berisi sejumlah tab yang berisi perintah-perintah (ikon/tombol kontrol) yang dibagi menjadi beberapa grub pada Microsoft Office guna melakukan pekerjaan. Untuk lebih jelasnya beberapa bagian (tab) yang terdapat pada ribbon Microsoft Office Access dijelaskan pada Tabel 8.1 berikut. 5
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Tabel 8.1 Bagian dari ribbon Keterangan
Ribbon File
Tab yang menyediakan menu atau perintah-perintah dasar untuk menjalankan Microsoft Office Power Access, contohnya seperti Save, Save As, Open, close, dan lain-lain.
Home
Tab yang digunakan untuk mengatur format dari tulisan, shorting data, record.
Create
Tab yang digunakan untuk mengatur template, membuat tabel, membuat query, membuat report, mambuat form.
External Data
Tab yang digunakan untuk import dan export data.
Database Tools
Tab yang digunakan untuk mengatur relasi antar tabel, analisis data
5. Area kerja Merupakan area yang digunakan untuk membuat tabel, query, report dan form. 6. Scrool Bar Merupakan tombol yang dapat digunakan untuk menggeser dokumen yang sedang aktif, baik secara vertikal maupun horizontal. 7. Taskpane Navigasi Terletak di jendela sebelah kiri dari Microsoft Office yang secara umum menunjukkan preview dari tabel, form, query yang sedang aktif.
Gambar 8. 6 Navigation
8. Tombol View dan Tombol Zoom
6
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Berada dibagian paling bawah sebelah kanan dari jendela Microsoft Office Access yang sedang aktif. Tombol View digunakan untuk mengatur layout tampilan dari area kerja dari Microsoft Office Access.
Gambar 8. 7 View
9. Status Bar Berada dibagian paling bawah sebelah kiri dari jendela Microsoft Office Acces yang sedang aktif. Status bar berfungsi menunjukkan informasi mengenai tabel, query, form yang sedang aktif.
Gambar 8. 8 Status bar
8.5
Tabel
Sebelum memulai membuat tabel dengan menggunakan Microsoft Office Access, terlebih dahulu perhatikan contoh tabel berikut. Tabel 8.2 Contoh tabel provinsi ID_Prov Provinsi Kota
7
1
Banten
Banten
2
DKI Jakarta
Jakarta
3
Jawa Barat
Bandung
4
Jawa Tengah
Semarang
5
DI Yogyakarta
Yogyakarta
6
Jawa Timur
Surabaya
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Membuat Tabel Baru Berdasarkan Tabel 8.2, untuk membuat tabel dengan menggunakan Microsoft Office Access dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Pada tab Create Tables klik menu Table.
Gambar 8. 9 Menu Table
2. Selanjutnya anda akan melihat tabel baru dengan nama Table1 sebagai berikut.
Gambar 8. 10 Tabel baru
3. Selanjutnya ubah nama field “ID” menjadi “ID_Provinsi” dengan cara klik kanan tepat di field “ID”, kemudian pilih menu Rename Field.
8
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 11 Menu Rename Field
4. Setelah selesai merubah nama “ID” menjadi “ID_Prov”, selanjutnya tekan tombol Tab atau Enter di keyboard, hasilnya terlihat seperti berikut.
Gambar 8. 12 Hasil pengeditan nama field
5. Jika ingin merubah format tipe data dari filed “ID_Prov”, klik field “ID_Prov” sehingga menu Formats Data Type terlihat aktif. Kemudian klik combo box Data Tipe dan pilih salah satu tipe data yang diinginkan.
9
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 13 Menu Formating Data Type
6. Selanjutnya buat field baru dengan nama “Provinsi” dengan cara klik kanan field Click to Add pilih tipe Text (sebagai format tipe data).
Gambar 8. 14 Pemilihan tipe data
7. Setelah field dengan nama “Field1” aktif, ubah namanya menjadi “Provinsi” kemudian tekan tombol Enter di keyboard. 8. Selanjutnya buatlah field baru dengan nama “Kota” dengan cara yang sama pada langkah 6 dan 7, hasilnya dapat dilihat seperti berikut.
10
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 15 Penambahan kolom Provinsi
Menyimpan Tabel Tabel “Table1” yang barusan Anda buat tersebut, sebaiknya disimpan terlebih dahulu dengan tujuan agar tersimpan secara permanen di dalam database. Untuk itu lakukan langkahlangkah sebagai berikut : 1. Klik tab File Save, atau dengan cara klik kanan tepat di jendela Table1 Save.
Gambar 8. 16 Menu Save
2. Selanjutnya Anda akan mendapati jendela konfirmasi Save As. Di text field Table Name isikan dengan nama “Tb_Provinsi” atau dapat diganti yang sesuai dengan kebutuhan, kemudian klik tombol OK.
11
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 17 Dialog Save As
Design View Design view digunakkan untuk melihat desain tabel (table properties) yang telah dibuat tadi dalam model desain. Di sini Anda akan lebih leluasa untuk merubah jenis tipe data maupun nama field-nya, untuk lebih jelasnya langkah-langkahnya sebagai berikut. 1. Klik kanan tepat di jendela Tb_Provinsi Design View.
Gambar 8. 18 Menu Design View
2. Selanjutnya Anda akan melihat jendela table properties dari tabel Tb_Provinsi seperti berikut ini.
12
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 19 Properties tabel Tb_Provinsi
Input Data Setelah membuat dan menyimpan tabel ke dalam database, yang harus dilakukan terhadap tabel yang telah dibuat tadi adalah mengisi tabel tersebut dengan data. Untuk itu lalakukan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Klik di bawah nama field ID_Prov, sehingga field ID_Prov akan terlihat aktif seperti berikut.
Gambar 8. 20 Aktivasi penambahan data
2. Selanjutnya tekan tombol Tab atau tombol Enter di keyboard, sehingga posisi field yang aktif akan berpindah ke field Provinsi, kemudian isikan dengan nama provinsi Banten seperti berikut.
Gambar 8. 21 Penambahan data
13
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
3. Selanjutnya lengkapi data-data provinsi seperti berikut.
Gambar 8. 22 Hasil penambahan data
4. Langkah terakhir simpan kembali tabel “Tb_Provinsi” tersebut.
Hapus Data Jika terdapat data-data yang tidak diperlukan di dalam tabel, Anda dapat melakukan operasi untuk menghapus data-data yang dirasa tidak diperlukan tersebut. Untuk melakukan penghapusan data dari tabel lakukan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Select data yang akan dihapus dari tabel, misalnya data ke enam “Jawa Timur”. 2. Selanjutnya klik kanan pada bagian kiri record dan klik Delete Record.
Gambar 8. 23 Menu Delete Record
14
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
3. Selanjutnya akan terlihat jendela konfirmasi Microsoft Access, kemudian klik tombol Yes (jika benar-benar yakin untuk menghapus data tersebut dari tabel).
Gambar 8. 24 Konfirmasi Microsoft Access
4. Hasilnya akan terlihat data “Jawa Timur” akan hilang dari tabel seperti berikut.
Gambar 8. 25 Hasil penghapusan data
Edit Data Selain input data, Anda juga dapat melakukan pengeditan data yang telah diinputkan di dalam tabel. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Sebelumnya pastikan data yang akan di edit, misalnya data “Jawa Timur” akan di edit menjadi Jatim”. 2. Klik kolom yang terdapat data “Jawa Timur” seperti berikut.
15
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 26 Aktivasi pengeditan data
3. Setelah kolom tersebut aktif, tekan tombol Backspace di keyboard untuk menghapus data dan kemudian ketikkan “Jatim” untuk menggantinya. Selanjutnya tekan tombol Enter di keyboard jika sudah selesai melakukan pengeditan.
Gambar 8. 27 Edit data
Pengurutan Data Pengurutan data (shorting) merupakan salah satu operasi yang sering dilakukan dalam suatu database, biasanya digunakan untuk melakukan pengurutan data dari data terkecil ke data terbesar atau sebaliknya. Untuk melakukan pengurutan data dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Sebelumnya pastikan field yang datanya akan diurutkkan, misalnya field “Provinsi”. 2. Klik kanan tanda panah pada field “Provinsi”.
16
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 28 Shorting data
3. Selanjutnya pilih mode pengurutan, misalnya Sort A to Z (data akan diurutkan secara ascending dari abjad A ke Z) atau Sort Z to A (data akan diurutkan secara descending dari dari abjad Z ke A). 4. Hasilnya akan terlihat seperti berikut.
Gambar 8. 29 Hasil penyotingan data
17
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
8.6
Relasi dan Query Tabel
Relasi tabel dalam suatu database digunakan untuk merelasikan dua buah tabel atau lebih. Sebelum memulai membuat relasi, sebagai contoh terlebih dahulu buatlah tabel fakultas (Tb_Fakultas), prodi (Tb_Prodi) dan mahasiswa (Tb_Mhs) dengan struktur berikut.
Gambar 8. 30 Struktur tabel Tb_Fakultas
Gambar 8. 31 Stuktur tabel Tb_Prodi
Gambar 8. 32 Struktur tabel Tb_Mhs
Membuat Relasi Tabel Untuk membuat relasi antar tabel dalam suatu database, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Pada tab menu Create Queries Query Design.
18
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 33 Menu Query Design
2. Setelah jendela Show Table terlihat, select semua tabel yang akan direlasikan kemudian klik tombol Add.
Gambar 8. 34 Jendela Show Table
3. Selanjutnya akan terlihat jendela query seperti berikut.
19
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 35 Relasi antar tabel
Menyimpan Relasi Tabel Relasi “Query1” yang barusan Anda buat tersebut, sebaiknya disimpan terlebih dahulu dengan tujuan agar tersimpan secara permanen. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Klik tab File Save, atau dengan cara klik kanan tepat di jendela Query1 Save.
Gambar 8. 36 Menu Save
2. Selanjutnya Anda akan mendapati jendela konfirmasi Save As. Di text file Query Name isikan dengan nama “Query_1” atau dapat diganti yang sesuai dengan kebutuhan, kemudian klik tombol OK.
20
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 37 Dialog Save As
Menghapus Relasi Tabel Untuk menghapus relasi yang telah dibuat, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Sebelumnya tentukan terlebih dahulu relasi yang akan dihapus, misalnya relasi antar tabel “Tb_Mhs” dengan tabel “Tb_Provinsi”. 2. Klik kanan garis yang menghubungkan kedua tabel tersebut, kemudian pilih menu Delete.
Gambar 8. 38 Menu Delete
Mengedit Query Query merupakan fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Office Access (database pada umumnya), untuk menampilkan data-data dalam suatu database yang melibatkan beberapa tabel secara bersamaan.
21
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Setelah tabel fakultas (Tb_Fakultas), prodi (Tb_Prodi) dan mahasiswa (Tb_Mhs) dibuat, selanjutnya isikan data untuk masing-masing tabel dengan data sebagai berikut. Tabel 8.3 Contoh tabel fakultas ID_Fak Fakutas FTI
Teknologi Informasi
FPSI
Psikologi
FE
Ekonomi
FIKOM Komunikasi FKES
Kesehatan
Tabel 8.4 Contoh tabel program studi ID_Prodi Prodi ID_Fak
NIM
22
55201
Teknik Informatika
FTI1
57201
Sistem Informasi
FTI1
15401
Kebidanan
FKES
48401
Farmasi
FKES
13462
Rekam Medis & Info Kesehatan FKES
Tabel 8.5 Contoh tabel mahasiswa Nama ID_Prodi Alamat
ID_Provinsi
10111024
Sunarto
55201
Gunung Kidul 5
10111071
Annisa Retno Sari
55201
Sleman
5
11122016
Alzea Arafat
57201
Kuningan
3
11111034
Nunung Nurhayati
55201
Majalengka
3
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
11111051
Winandini Bayu Mukti 55201
Temanggung
4
2007131060 Siti Aisyah
15401
Sleman
5
2009131008 Ika Sulistyawati
15401
Bantul
5
Untuk mengedit query yang akan digunakan untuk menampilkan data laporan misalnya, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Di jendela bagian bawah relasi yang telah dibuat tadi, terdapat jendela konfigurasi untuk mengatur field yang akan ditampilkan ke dalam query yang dapat dipilih dari beberapa tabel sekaligus. Untuk itu klik dialog Field, sehingga akan terlihat combo box dengan pilihan banyak field. Selanjutnya klik field “Tb_Mhs.NIM” (yang berarti field NIM yang berada pada tabel Tb_Mhs).
Gambar 8. 39 Konfigurasi query
2. Selanjutnya tambahkan field-fiel lain yang dibutuhkan untuk melengkapi query, sebagai contoh misalnya : a. Tb_Mhs.Nama (field Nama yang berada pada tabel Tb_Mhs) b. Tb_Prodi.Prodi (field Prodi yang berada pada tabel Tb_Prodi) c. Tb_Fak.Fakultas (field Fakultas yang berada pada tabel Tb_Fak) d. Tb_Provinsi.Provinsi (field Provinsi yang berada pada tabel Tb_Provinsi)
23
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 40 Hasil konfigurasi query
Menampilkan Data Dengan Query Untuk melihat hasil dari pembuatan query tadi. Dapat dilakukan dengan langkahlangkah sebagai berikut. 1. Klik ganda Query pada jendela Navigation atau klik menu Datasheet View yang terletak di bagian bawah jendela query.
Gambar 8. 41 Menu Datashet View
2. Hasilnya akan terlihat seperti berikut ini.
Gambar 8. 42 Record query
8.8
Form
Form dapat digunakan untuk membuat formulir yang dapat digunakan sebagai input, delete, edit data atau yang lainnya dengan tampilan yang lebih menarik. Di samping lebih menarikm, penggunaan form juga ditujukan agar struktur dari database / tabel tidak diketahui oleh pengguna.
24
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Form Design Untuk membuat form dari suatu tabel dapat dilakukan dengan langnkah-langkah sebagai berikut. 1. Sebelum membuat form, tentukan terlebih dahulu tabel yang akan dibuat form, misalnya tabel fakultas (Tb_Fakultas). 2. Pada tab menu Create Forms Form Design. 3. Selanjutnya setelah jendela form baru terlihat, klik menu Add Existing Field untuk menampilkan tabel yang akan dibuatkan form.
Gambar 8. 43 Menu Form Design dan Add Existing Fields
4. Selanjutnya klik Show all tables di jendela Field List, dan klik tanda “+” pada tabel fakultas (Tb_Fakultas), sehingga terlihat seperti berikut.
Gambar 8. 44 Jendela Field List
25
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
5. Selanjutnya klik field “ID_Fak” dan drag ke arah area kerja form, lakukan hal yang sama untuk field “Fakultas”.
Gambar 8. 45 Menggeser field
6. Hasilnya akan terlihat seperti berikut ini.
Gambar 8. 46 Hasil penggeseran field
7. Selanjutnya tambahkan komponen Label untuk memberikan judul terhadap form tersebut. Klik menu Design Controls Klik Label dan tulis judul yang sesuai dengan kebutuhan, misalnya “Form Fakultas”.
Gambar 8. 47 Manu Label
26
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
8. Hasil penambahan Label terlihat seperti berikut.
Gambar 8. 48 Hasil penambahan Label
9. Selanjutnya tambahkan komponen Button untuk memberikan kontrol/operasi terhadap form tersebut. Klik menu Design Controls Klik Button.
Gambar 8. 49 Menu Button
10. Setelah jendela Command Button Wizard terlihat, pilih : a. Categories : Record Operations b. Actions : Add New Record Kemudian klik tombol Next.
27
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 50 Jendela Command Button Wizard
11. Pilih radio button Text, dan klik tombol Finish.
Gambar 8. 51 Jendela Command Button Wizard
12. Hasil penambahan komponen button akan terlihat seperti berikut.
28
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 52 Hasil penambahan button
13. Selanjutnya tambahkan operasi-operasi yang lain seperti Save Record dan Delete Record seperti berikut.
Gambar 8. 53 Hasil akhir penambahan button
14. Untuk melihat hasil dari pembuatan form tadi. Klik menu View yang terletak di menu Home Views.
29
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 54 Menu View
15. Hasil akhir dari pembuatan form tadi adalah seperti berikut.
Gambar 8. 55 Hasil akhir pembuatan form
Menyimpan Form Form “Form1” yang barusan Anda buat tersebut, sebaiknya disimpan terlebih dahulu dengan tujuan agar tersimpan secara permanen. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Klik tab File Save, atau dengan cara klik kanan tepat di jendela Form1 Save.
30
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 56 Menu Save
2. Selanjutnya Anda akan mendapati jendela konfirmasi Save As. Di text file Form Name isikan dengan nama “FormFakultas” atau dapat diganti yang sesuai dengan kebutuhan, kemudian klik tombol OK.
Gambar 8. 57 Dialog Save As
Operasi Data Dengan Form Setelah membuat dan menyimpan form, selanjutnya Anda dapat mengoperasikan input, edit, maupun delete data dari form tersebut. Di tambah anda juga sudah menambahkan beberapa button untuk operasi tersebut. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut.
31
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
1. Klik tombol Add Record, sehingga field ID_Fak dan Fakultas Kosong, atau klik jika belum menambahkan button operasi seperti yang dicontohkan sebelumnya, anda juga dapat menggunakan menu New (Blank) Record yang berada di bagian bawah form.
Gambar 8. 58 Penambahan record
2. Selanjutnya tambahkan sebuah record baru dan klik tombol Save Record.
8.9
Report Report Design Untuk membuat report dari suatu tabel atau query dapat dilakukan dengan langkahlangkah sebagai berikut. 1. Sebelum membuat report, tentukan terlebih dahulu tabel atau query yang akan dibuat form, misalnya tabel fakultas (Tb_Fakultas). 2. Pada tab menu Create Reports Report Design. 3. Selanjutnya setelah jendela report baru terlihat, klik menu Add Existing Field untuk menampilkan tabel atau query yang akan dibuatkan report.
32
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 59 Menu Report Design dan Add Existing Fields
4. Selanjutnya klik Show all tables di jendela Field List, dan klik tanda “+” pada tabel fakultas (Tb_Fakultas), sehingga terlihat seperti berikut.
Gambar 8. 60 Jendela Field List
5. Selanjutnya klik field “ID_Fak” dan drag ke arah area kerja report, selanjutnya hapus “ID_Fak” yang berada di sebelah kiri dengan menggunakan tombol Delete di keyoard.
33
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 61 Menggeser field
6. Selanjutnya tambahkan field “Fakultas”, sama dengan langkah sebelumnya. 7. Selanjutnya tambahkan komponen Label pada bagian Page Header untuk memberikan judul terhadap report tersebut. Klik menu Design Controls Klik Label dan tulis judul yang sesuai dengan kebutuhan, misalnya “Daftar Fakultas”. Kemudian tambahkan juga dua buah komponen Label baru untuk memberi nama pada masing-masing field.
Gambar 8. 62 Menu Label
8. Selanjutnya geser Page Footer mendekati Detail dengan menggunakan mouse. Hasil penambahan Label terlihat seperti berikut.
34
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 63 Hasil penambahan label
9. Untuk melihat hasil dari pembuatan report tadi. Klik menu View yang terletak di menu Home Views.
Gambar 8. 64 Menu View
10. Hasil akhir dari pembuatan form tadi adalah seperti berikut.
35
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 65 Hasil akhir report
Menyimpan Report Report “Report1” yang barusan Anda buat tersebut, sebaiknya disimpan terlebih dahulu dengan tujuan agar tersimpan secara permanen. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Klik tab File Save, atau dengan cara klik kanan tepat di jendela Report1 Save.
Gambar 8. 66 Menu Save
2. Selanjutnya Anda akan mendapati jendela konfirmasi Save As. Di text file Report Name isikan dengan nama “ReportFakultas” atau dapat diganti yang sesuai dengan kebutuhan, kemudian klik tombol OK.
36
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 67 Jendela Save As
Mencetak Report Bagian akhir dari penggunaan Microsoft Office Access adalah mencetak report yang telah dibuat menggunakan printer. Untuk mencetak report dengan menggunakan Microsoft Office Access (dengan syarat report yang akan dicetak telah disiapkan), dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut. 1. Klik tab menu File Print klik Print.
Gambar 8. 68 Menu Print
2. Setelah jendea Print terlihat, pilih printer yang akan digunakan dan pastikan sudah dalam keadaan aktif. Kemudian klik tombol OK.
37
Aplikom_Microsoft Office Access
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
Gambar 8. 69 Jendela Print
38
Aplikom_Microsoft Office Access