MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007

MODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian

MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007

Cakupan Panduan : • Dasar-dasar Microsoft Access : Pengenalan software berbasis data, Memulai Microsoft Access • Pengoerasian Microsoft Access : Menyiapkan table, mengisi table, mengedit table, menampilkan dan menghapus table/record

Tujuan Tutorial • Dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan prosedur pengoperasian program Microsoft Access. • Mempersiapkan aplikasi dan data masukan. • Menggunakan aplikasi pemasukan data. • Menggunakan aplikasi untuk meng-update data. • Menggunakan aplikas untuk men-delete data. • Mengecek hasil entry data. • Mengisi check list entry data.

SMK Negeri 1 Cikande Modul Microsoft Office Access 2007

27


PENDAHULUAN Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah database yang canggih yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah. Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan Microsoft Access diantaranya dapat melakukan proses pernyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lai sebagainya. MEMBUKA PROGRAM MS. OFFICE ACCESS 2007 1. Klik tombol Start 2. Arahkan ke All Programs 3. Arahkan ke Microsoft Office 4. Klik kiri Microsoft Office Access 2007

5. Muncul Getting Stared with Microsoft Office Access, klik icon Blank Database untuk membuat database baru.


28


6. Muncul dialog Blank Database, isi kotak File Name sesuai nama database yang diinginkan (contoh : PPDB-Kelas-Tahun) 7. Klik icon Folder jika ingin merubah lokasi penyimpanan. 8. Kemudian klik tombol Create

9. Muncul tampilan awal table dalam bentuk Datasheet View.

Tampilan menu Home :


29


Tampilan menu Create :

Tampilan menu External Data :

Tampilan menu Database Tools :

MEMBUAT TABEL Tabel dibuat untuk menyimpan data yang menjadi database. 1. Dari tampilan Datasheet View di atas, ubah kedalam tampilan Design View dengan cara klik menu Home kemudian klik panah icon View lalu klik icon Design View.

2. Tampilan awal menjadi Design View. Isi Field Name dan Data Type sesuai bentuk table yang akan dibuat.


30


Ketik seperti table di bawah : Field Name No * No_pendf Nama Prog_pilihan PKn B_ind Mtk B_ing IPA IPS Jml_nilai Jml_bbt Ket

Data Type AutoNumber Text Text Text Number Number Number Number Number Number Number Number Text

Description

3. Tentukan Primary Key dengan cara klik Field Name yang akan dibuat, agar tidak ada data yang sama pada Field tersebut.


31


4. Klik Datasheet View sehingga muncul dialogperintah menyimpan, kemudian klik tombol Yes.

5. Tampilan Table yang dibuat.

MEMBUAT QUERY Query dibuat untuk menggabungkan lebih dari satu table dan untuk menghitung beberapa field. Langkah-langkah membuat Query : 1. Klik menu Create 2. Klik icon Query Design


32


3. Akan muncul dialog Show Table, pilih table DAFTAR, kemudian klik tombol Add.

4. Tampilan Query dalam bentuk Design View, masukan semua Field dari Table yang sudah dibuat di atas.

5. Ketik rumus di field Jml_nilai seperti gambar di bawah :


33


6. Ketik rumus di field Jml_bbt seperti gambar di bawah :

7. Simpan Query yang sudah dibuat.

MEMBUAT FORM Form digunakan untuk data entry (memasukan data) yang akan tersimpan dalam table atau query tergantung link (hubungan) Form tersebut. Langkah membuat Form sbb: 1. Pilih menu Create 2. Klik panah icon More Form 3. Klik Form Wizard, sehingga muncul dialog di bawah

4. Pada kotak Tables/Queries. Pilih Table:DAFTAR kemudian pindahkan seua field Available field ke Selected Field dengan menekan tombol SMK Negeri 1 Cikande Modul Microsoft Office Access 2007

34


5. Pilih layout yang diinginkan, kemudian klik tombol

6. Pilih styale yang diinginkan, kemudian klik tombol


35


7. Terakhir klik tombol

8. Tampilan Form yang dibuat dalam bentuk Form View.

9. Ubah tampilan ke Design View supaya bisas di edit dengan cara pilih menu Home kemuadian klik panah icon View, lalu klik icon Design View.


36


UBAH TAMPILAN FORM Gunakan menu Design, kemudian klik tool Label lalu klik di Form jika ingin membuat label di Form.

Tampilan Form berubah.

MASUKAN RUMUS KE TEXT BOX Text Box Jml_nilai dan Jml_bbt dalam kondisi Form View masih terlihat kosong, untuk itu kita ketikkan rumus di text box tersebut. Dengan cara : 1. Pastikan tampilan Form dalam bentuk Design View 2. Klik icon Property Sheet di menu Design, sehingga muncul dialog Property Sheet di sebelah kanan monitor. 3. Ubah Selection type: text Box ke field Jml_nilai atau Jml_bbt. 4. Klik text box Control Source, kemudian klik tombol


37


5. Untuk Jml_nilai, buat rumus di Expression Builder seperti rumus di bawah.

6. Untuk Jml_bbt, buat rumus di Expression Builder seperti rumus di bawah.

MEMASUKAN DATA (INPUT DATA) Melalui jendela Datasheet View dari sebuah table dapat melakukan proses editing dengan meyuting data yaitu proses penambahan data record, memindahkan data record, menyalin data record maupun menghapus data record. Prosedur yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Pada jendela database pilih salah satu nama form yang data table-nya ingin anda masukkan. 2. Pastikan form dan table dalam tampilan Datasheet View. 3. Jangan memulai input data dari field AutoNumber. 4. Gunakan tombol Tab untuk berpindah dari field satu ke field yang lain. SMK Negeri 1 Cikande Modul Microsoft Office Access 2007

38


Setelah selesai memasukan data di form maka kita dapat melihat data pada query seperti di bawah.

MENGUBAH DATA A. Memilih Field dan Record Beberapa cara melakukan editing data pada sebuah jendela Datasheet View pada daftar sebagai berikut: Untuk Memilih Perintah Sebuah sel • Klik pada posisi sel tersebut Beberapa sel • Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut sampai meilintasi beberapa sel yang ingin dipilih Sebuah kolom • Klik pada posisi selector kolom Beberapa kolom • Drag drop pointer pada posisi selector kolom Sebuah record • Klik pada posisi selector baris Beberapa record • Drag drop pointer pada posisi selector baris Semua record • Klik tombol Select All yag ada pada selector baris • Pilih perintah Select All Record dari menu Edit • Tekan kombinasi tombol Ctrl+A


39


B. Memindahkan Insertion Point Untuk memindahkan Insertion Point dapat menggunaka fasilitas yang ada diperintag Go To, perhatikan table berikut : Pindah Ke Klik Awal Record

First Record

Akhir Record

Last Record

Record sebelumnya

Previous Record

Record berikutnya

Next Record

Record baru

New Record Tekan tombol F5 atau ketik nomor Record yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan menekan tombol enter

Record tertentu

C. Menambah Record Menambah record sama dengan mengedit record yaitu membuka kembali table, query atau form tetapi kita langsung posisikan posisikan pada record yang kosong.

D. Menambah Field Dengan langkah sebagai berikut: 1. Buka file database yang sudah dibuat 2. Pilih table yang sudah dibuat 3. Ubah ke tampilan Design View 4. Klik field Ket lalu klik kanan kemudian klik kiri Insert Row. 5. Ketik field baru (contoh Asal_skl) caranya sama seperti membuat field pertama kali. 6. Kemudian ubah kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan.

*

Field Name No No_pendf Nama Prog_pilihan PKn B_ind Mtk B_ing

Data Type AutoNumber Text Text Text Number Number Number Number


Description

40


IPA IPS Jml_nilai Jml_bbt Asal_skl Ket

Number Number Number Number Text Text

Tambahan

Untuk menampilkan di query, dengan langkah sbb: 1. Buka nama query yang sudah dibuat. 2. Ubah ke tampilan Design View 3. Tempatkan pointer di field Ket. 4. Klik tombol Insert Columns di menu Design, sehingga berubah menjadi tampilan di bawah.

5. Masukan field Asal_skl


41


6. Tampilan Design View berubah seperti di bawah. 7. Ubah kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan.

MEMBUAT REPORT Report dibuat agar database dapat dicetak dengan tampilan sesuai yang diinginkan. Langkah pembuatan Report hampir sama dengan pembuatan Form yaitu sebagai berikut: 1. Pastikan menu Create terbuka. 2. Klik icon Report Wizard, seperti gambar di bawah.

3. Muncul dialog Report Wizard, pilih Table atau Query yang akan dibuat Report dengan cara mengganti text box Table/Query.


42


4. Pindahkan field dari Available Fields ke Selected Fields dengan cara menekan tombol

5. Langsung klik tombol Next jika menginginkan posisi tampilan database sejajar.

6. Apabila ingin mengubah urutan label Report, misalkan no_pendf ingin diurutan pertama, jika tidak ada langsung Next.


43


7. Atur layout Report, Posisi kertas dan beri centang jika menginginkan lebar Report sesuai lebar kertas.

8. Pilih Style yang diinginkan, lalu klik tombol Next.

9. Simpan Report, lalu klik tombol Finish.


44


10. Tampilan awal Report yang dibuat, klik tombol Close Print Preview jika ingin keluar atau mengubah tampilan report.

11. Edit Report seperti menambahkan Report Header dan Report Footer.

12. Kembali ubah ke tambilan Datasheet View, sehingga tampilan seperti di bawah.

Report dapat di Print (cetak) dengan cara mengubah terlebih dahulu ketampilan Print Preview, lalu klik icon Print. SMK Negeri 1 Cikande Modul Microsoft Office Access 2007

45

LATIHAN 1 Buatlah table di Microsoft Office Access! Tabel 1 No Kode_brg 1 BB001 2 BB002 3 BB003 4 BB004

Nama_brg Susu Coklat Permen Kacang

Tabel 2 No Nisn 1 99..001 2 99..002 3 99..003 4 99..004

Nama_siswa ASEP NUR JAKI ZENI

Tmt_lhr Serang Serang Lebak Cilegon

Tabel 3 No Nisn 1 99..001 2 99..002 3 99..003 4 99..004


pai 6 4 6 6

pkn 7 5 7 7

Tabel 4 No Nisn 1 99..001 2 99..002 3 99..003 4 99..004


B_ing 6 4 6 6

mtk 7 5 7 7

Tabel 5 No Nisn 1 99..001 2 99..002 3 99..003 4 99..004


pdil 4 6 6 6

Stok_awal 456 756 674 833

SMK Negeri 1 Cikande Latihan Microsoft Office Access 2007

Brg_msk 411 456 647 678

Brg_klr Stok_akhir Harga_stn Jml Ket 302 Rp 10.000 423 Rp 7.500 423 Rp 500 324 Rp 3.500

Tgl_lhr 21/09/1994 23/05/1994 25/12/1994 01/01/1994

kml 5 7 7 7

B_ind 7 6 6 8

kimia 7 6 6 8

gtl 6 6 8 7

Nama_ortu Anton Usep Jaka Dedi

penjas 6 7 6 5

ipa 6 7 6 5

Asal_skl SMPN SMPS MTs MTsN

Seni_budaya Jml 7 7 8 6

ips 7 7 8 6

abc 7 6 5 6

Thn_lulus 2010 2010 2010 2010

kkpi

xyz 7 8 6 7

Jml

Jml

Ket L L L L

Ket

Ket

Ket

46

LATIHAN 2 Buatlah Table dan Query di Microsoft Office Access! Tabel 1 No Kode_brg 1 BB001 2 BB002 3 BB003 4 BB004

Nama_brg Susu Coklat Permen Kacang

Tabel 2 No Nisn 1 99..001 2 99..002 3 99..003 4 99..004


Tmt_lhr Serang Serang Lebak Cilegon

Tabel 3 No Nisn 1 99..001 2 99..002 3 99..003 4 99..004


pai 6 4 6 6

Stok_awal 456 756 674 833


Brg_msk 411 456 647 678

Brg_klr Stok_akhir Harga_stn Jml Ket 302 Rp 10.000 423 Rp 7.500 423 Rp 500 324 Rp 3.500

Tgl_lhr 21/09/1994 23/05/1994 25/12/1994 01/01/1994

pkn 7 5 7 7

B_ind 7 6 6 8

Nama_ortu Anton Usep Jaka Dedi

penjas 6 7 6 5

Asal_skl SMPN SMPS MTs MTsN

Thn_lulus 2010 2010 2010 2010


Ket L L L L

Ket

47

LATIHAN 3 Buatlah Table dan Form di Microsoft Office Access! Tabel 1 No Nisn 1 99..001 2 99..002 3 99..003 4 99..004


pai 6 4 6 6

pkn 7 5 7 7

Tabel 2 No Nisn 1 99..001 2 99..002 3 99..003 4 99..004


B_ing 6 4 6 6

mtk 7 5 7 7


B_ind 7 6 6 8

kimia 7 6 6 8

penjas 6 7 6 5

ipa 6 7 6 5

ips 7 7 8 6


kkpi

Jml

Ket

Ket

48

LATIHAN 4 Buatlah Table dan Report di Microsoft Office Access! Tabel 1 No Nisn 1 99..001 2 99..002 3 99..003 4 99..004


pai 6 4 6 6

pkn 7 5 7 7

Tabel 2 No Nisn 1 99..001 2 99..002 3 99..003 4 99..004


B_ing 6 4 6 6

mtk 7 5 7 7

Tabel 3 No Nisn 1 99..001 2 99..002 3 99..003 4 99..004


pdil 4 6 6 6


kml 5 7 7 7

B_ind 7 6 6 8

kimia 7 6 6 8

gtl 6 6 8 7

penjas 6 7 6 5

ipa 6 7 6 5


ips 7 7 8 6

abc 7 6 5 6

kkpi

xyz 7 8 6 7

Jml

Jml

Ket

Ket

Ket

49

LATIHAN 5 1.

Buatlah Table dan Query dari Ketiga Tabel di atas di Microsoft Office Access!

Tabel 1 No Nisn 1 99..001 2 99..002 3 99..003 4 99..004


pai 6 4 6 6

pkn 7 5 7 7

Tabel 2 No Nisn 1 99..001 2 99..002 3 99..003 4 99..004


B_ing 6 4 6 6

mtk 7 5 7 7

Tabel 3 No Nisn 1 99..001 2 99..002 3 99..003 4 99..004


pdil 4 6 6 6

2. 3.

kml 5 7 7 7

B_ind 7 6 6 8

kimia 7 6 6 8

gtl 6 6 8 7

penjas 6 7 6 5

ipa 6 7 6 5


ips 7 7 8 6

abc 7 6 5 6

kkpi

xyz 7 8 6 7

Jml

Jml

Ket

Ket

Ket

Buatlah form dari query yang dibuat! Buatlah report dari query yang dibuat!


50

MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007

Recommend Documents